Zadania rejestratorki medycznej

Zakres obowiązków rejestratorek medycznych jest bardzo szeroki. Osoby na tym stanowisku mają wiele zadań. Oprócz stacjonarnej i telefonicznej rejestracji wizyt sprawują kontrolę nad dokumentacją medyczną, oraz zajmują się pacjentami w placówce.

Z uwagi na różnorodność obowiązków stanowisko rejestratorki medycznej wymaga dobrej organizacji pracy. Zadania związane z prowadzeniem dokumentacji medycznej wymagają skupienia, natomiast stały kontakt z pacjentem — komunikatywności.

Czym dokładnie zajmują się rejestratorki medyczne?

Przede wszystkim rejestracją pacjentów, oraz wszystkim, co z nią związane: zapisywaniem wizyt, oraz ich przekładaniem, oraz odwoływaniem. To zadanie jest ściśle związane z panowaniem nad terminarzem wizyt. Rejestratorka medyczna z jednej strony dba o to, żeby znaleźć najbardziej dogodny termin dla pacjenta, z drugiej stara się, aby w grafiku lekarza nie było zbędnych luk.

Rejestratorki medyczne przyjmują od pacjentów materiały do badań, oraz są odpowiedzialna za przekazywanie ich do laboratorium. Następnie wydają wyniki tych badań pacjentom.

Prowadzenie oraz przechowywanie dokumentacji medycznej również wchodzi w zakres obowiązków rejestratorek medycznych. Osoby na tym stanowisku wypełniają karty pacjenta, oraz dbają o to, aby wszystkie karty trafiały do gabinetu lekarskiego przed wizytą.

Rejestratorki wystawiają faktury oraz rachunki za świadczenia medyczne. Pacjent wizytę w placówce medycznej rozpoczyna w recepcji w celu uzyskania informacji w kwestii gabinetu, w którym przyjmuje lekarz. Następnie po zakończeniu wizyty w gabinecie lekarskim pacjent udaje się do recepcji w celu uregulowania opłaty. Osoby zatrudnione w rejestracji medycznej obsługują pacjenta od momentu zapisu do wyjścia z przychodni.

W zakres obowiązków rejestratorek medycznych wchodzi także prowadzenia statystyk finansowych. Osoby na tym stanowisku sporządzają sprawozdania i pozostawiają do wglądu managerom placówki.

Wielozadaniowość rejestratorek medycznych

Pracownik rejestracji medycznej powinien być wielozadaniowy. Wiąże się to szerokim zakresem obowiązków, które czekają na taką osobę na tym stanowisku. Prowadzenie dokumentacji medycznej oraz sporządzanie sprawozdań wymaga dużej staranności. Kontakt z pacjentem wymaga dużej komunikatywności oraz radzenia sobie w stresowych sytuacjach. W placówkach medycznych zdarzają się rozmaite sytuacje, związane z opóźnieniami, czy nagłą nieobecnością lekarza. Dlatego rejestratorki medyczne powinny posiadać umiejętność łagodzenia tego typu sytuacji.

Różnorodność zadań na stanowisku rejestratorki medycznej wymaga dużej elastyczności oraz wielozadaniowości. Zakres jej obowiązków obejmuje czynności, które wiążą się zarówno z dużą starannością, jak i komunikatywnością. Rejestratorki z jednej strony dbają poprawne prowadzenie dokumentacji medycznej, z drugiej są w stałym kontakcie z pacjentami. Dlatego praca na tego typu stanowisku wymaga dobrej organizacji czasu oraz radzenia sobie w trudnych sytuacjach.

Zewnętrzna rejestracja medyczna – wsparcie dla placówki oraz sposób na pozyskanie nowych pacjentów

Zewnętrzna rejestracja medyczna - wsparcie dla placówki oraz sposób na pozyskanie nowych pacjentów

Komunikacja placówki medycznej z pacjentem jest bardzo ważna. Dobrze funkcjonująca rejestracja medyczna generuje większy ruch w placówce, dlatego warto zadbać o to, aby była ona jak najbardziej sprawna. Nieważne, czy prowadzisz pojedynczą praktykę lekarską, czy kierujesz dużym podmiotem medycznym – pacjenci muszą docierać na wizyty. Aby im to ułatwić, potrzebujesz wydajnej rejestracji medycznej.

REJESTRACJA MEDYCZNA W PLACÓWCE

Obecnie najbardziej tradycyjnym rozwiązaniem jest zatrudnienie rejestratorek medycznych. Wiąże się z tym odpowiednie przeszkolenie oraz wdrożenie do pracy. Nie jest ono łatwe z uwagi na fakt, że osoby zatrudnione na tym stanowisku mają wiele obowiązków. Oprócz samego odbierania połączeń od pacjentów rejestratorki medyczne zajmują się pacjentami na miejscu, sprawują kontrolę nad dokumentacją medyczną, oraz sporządzają raporty dotyczące statystyk. Dlatego tego typu stanowisko powinna obejmować osoba doskonale zorganizowana, oraz taka, która szybko się uczy.

Jak widać, znalezienie odpowiedniej osoby na stanowisko rejestratorki medycznej nie należy do najłatwiejszych zadań. Jest to jednak warunek dobrego funkcjonowania placówki. Pacjenci muszą przychodzić na wizyty, inaczej przychodnia nie będzie odnotowywać przychodu. Żeby dotrzeć do placówki, pacjent musi najpierw dokonać rezerwacji terminu. Dlatego w pełni wydajna rejestracja to podstawa.

ZEWNĘTRZNA REJESTRACJA PACJENTÓW

A gdyby tak ktoś przejął część obowiązków rejestratorek medycznych? Połączenia telefoniczne odbierałyby w pełni przeszkolone, doświadczone osoby, a rejestratorki Twojej przychodni mogłyby zajmować się zapisywaniem pacjentów na miejscu, oraz skupić się na pozostałych obowiązkach. To wszystko jest możliwe dzięki outsourcingu rejestracji medycznej, z której korzysta coraz więcej placówek medycznych.

Tego typu rozwiązanie skutecznie odciąża personel, zajmujący się rejestracją wizyt w przychodni. Konsultanci z firmy zewnętrznej odbierają połączenia i zapisują pacjentów, a rejestracja medyczna w placówce zajmuje się resztą obowiązków. Następuje rozdzielenie obowiązków bez konieczności zatrudniania dodatkowego pracownika do pomocy. Najważniejszą zaletą jest to, że zyskujesz odebrane telefony bez angażowania kolejnej osoby, jednocześnie obniżając koszty.

TELEFONICZNA REJESTRACJA MEDYCZNA PROASSIST

Nasi konsultanci przechodzą przez bardzo dokładne szkolenia dotyczące tego, jak rozmawiać z pacjentami oraz tego, jak rejestrować wizyty. Każdy nowy klient podaje nam stosowne informacje o swojej przychodni lub gabinecie, a nasze rejestratorki zapoznają się z nimi, by zastosować je podczas rejestracji wizyt. Każda nowa placówka oraz gabinet jest traktowany indywidualnie, dzięki czemu rejestracja wizyt przebiega bardzo profesjonalnie.

Praca rejestratorek medycznych Proassist jest stale monitorowana. Rozmowy z pacjentami są omawiane oraz stale usprawniane. Dzięki temu masz pewność, że wszystkie telefony zostaną odebrane. Dodatkowo nasza rejestracja medyczna odbiera połączenia poza godzinami pracy Twojej placówki. Pracujemy od 8:00 do 21:00 od poniedziałku do piątku, oraz od 8:00 do 15:00 w soboty. Dzięki temu na wizytę zapiszą się również pacjenci, którzy nie znają godzin pracy Twojej placówki medycznej.

ZALETY OUTSOURCINGU REJESTRACJI MEDYCZNEJ

Zewnętrzna rejestracja medyczna oferuje pełen wachlarz korzyści. Wspiera dobrą organizację pracy placówki medycznej poprzez rozdzielenie obowiązków. Ponadto:

1. Telefoniczna rejestracja medyczna spoza Twojej placówki odbierze wszystkie telefony od pacjentów. Rejestratorki zajmują się odbieraniem połączeń i rezerwacją terminów (i ewentualnym oddzwanianiem i potwierdzaniem wizyt), oraz posiada odpowiednią liczbę konsultantów, która pozwala na zapisanie wszystkich pacjentów. Dzięki temu likwidowany jest problem telefonów nieodebranych ze względu na natłok innych obowiązków, lub dużą ilość osób, zapisujących się do lekarzy stacjonarnie.

2. Obowiązki są rozdzielone, dzięki temu nie występują żadne przeszkody w dobrej organizacji pracy przychodni. Rejestracja medyczna placówki zajmuje prowadzeniem dokumentacji medycznej oraz pomaga pacjentom na miejscu, natomiast zewnętrzna – rezerwuje terminy telefonicznie.

3. Nie ma potrzeby prowadzenia czasochłonnych szkoleń oraz monitorowania rozmów rejestratorek medycznych z pacjentami. Personel rejestrujący wizyty zewnętrznie, wdrażany jest krok po kroku, a szkolenia są uzupełniane na bieżąco. Dzięki temu oszczędzasz czas i pieniądze, które poświęciłbyś na przyuczanie nowych pracowników.

4. Jeśli w Twojej przychodni pracują już osoby na stanowisku rejestratorki medycznej – to dobrze. Zewnętrzna rejestracja może stanowić wsparcie dla osób już zatrudnionych. Daje Ci to dodatkowy komfort braku konieczności zatrudniania nowych osób na to stanowisku w przypadku, gdyby rejestracja medyczna Twojej przychodni straciła na wydajności. Szukanie nowego pracownika wiąże się z długim procesem rekrutacji oraz niepewnością, czy znaleźliśmy odpowiednią osobę. W przypadku zaopatrzenia się w outsourcingową rejestrację medyczną tego typu problem nie istnieje.

Zewnętrzna telefoniczna rejestracja medyczna może w pełni zastąpić personel, zapisujący pacjentów wizyty. Jeżeli przykładowo prowadzisz gabinet lekarski i samodzielnie zajmujesz się dokumentacją medyczną – to rozwiązanie jest dla Ciebie.

5. Oszczędność wydatków. Zatrudnienie jednego pracownika kosztuje miesięcznie około 3000 zł. Zewnętrzna rejestracja wizyt w przypadku Proassist to koszt nieprzekraczający 300 zł dla jednego specjalisty (przy czym, przy zamówieniu rejestracji dla każdego nowego lekarza w placówce ten koszt się zmniejsza). Dzięki temu zyskujesz dodatkowe źródło zapisu wizyt bez poważnego naruszenia budżetu placówki, a zaoszczędzone finanse możesz przeznaczyć na inne cele.

6. Twoi pacjenci zyskują możliwość zapisów przez cały dzień. Jeśli jesteś lekarzem specjalistą, Twoje godziny mogą być nieregularne. Zewnętrza rejestracja medyczna Proassist odbierze wszystkie telefony od Twoich pacjentów także po zamknięciu gabinetu. Dzięki temu Twój grafik będzie wypełniany podczas gdy Ty będziesz odpoczywać po pracy.

REJESTRACJA ON-LINE JAKO DODATKOWE WSPARCIE

Będąc w temacie outsourcingu rejestracji wizyt, warto wspomnieć o innym nowoczesnym rozwiązaniu, jakim są zapisy pacjentów przez internet. Zakładka umieszczana na stronie internetowej lekarza lub placówki medycznej umożliwia wybranie usługi, daty, oraz godziny wizyty. Pacjenci rejestrują się samodzielnie przez całą dobę, co jeszcze bardziej odciąża rejestrację medyczną w przychodni. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak kwestia rejestracji on-line wygląda w Proassist – skontaktuj się z nami. Wszystko Ci opowiemy.

POZYSKUJ NOWYCH PACJENTÓW

Oprócz zwolnienia rejestratorek medycznych z obowiązku telefonicznych zapisów na wizyty, możesz zyskać znacznie więcej. Zewnętrzna rejestracja medyczna, zarówno telefoniczna, jak i online stanowi dodatkowe źródło zapisów na wizyty. To wiąże się z udostępnieniem pacjentom możliwości dotarcia na wizyty, a co za tym idzie – zwiększenia przychodów placówki medycznej.

Zewnętrzna rejestracja medyczna pacjentów to doskonała opcja zarówno dla dużych placówek medycznych, jak i małych gabinetów lekarskich w przypadku, gdy szukasz odciążenia dla swoich rejestratorek medycznych, oraz, gdy nie masz jeszcze rejestracji medycznej
.
Tego typu rozwiązanie przynosi wiele korzyści w kwestii organizacji pracy placówki, pozwoli pozyskać nowych pacjentów, a co najważniejsze – zaoszczędzić finanse, które poświęciłbyś na zatrudnienie nowej osoby.

Jak sprawdzić skuteczność rejestracji medycznej w Twojej placówce?

Telefony do placówki medycznej muszą być odbierane. Niezależnie od tego, ile obowiązków poza odbieraniem połączeń mają rejestratorki medyczne – pacjenci muszą mieć szansę zapisów na wizyty. Bez tego przychodnia przestanie funkcjonować.

Szkolenie rejestracji medycznej w placówce

Pracownicy telefonicznej rejestracji medycznej, zanim zaczną zapisywać pacjentów, powinni zostać odpowiednio przeszkoleni oraz wdrożeni do pracy. Na samym początku rejestratorki medyczne muszą poznać oprogramowanie medyczne, w którym będą rejestrować pacjentów. Następnie osoba wdrażająca do pracy, powinna przekazać im informacje dotyczące specyfiki danej placówki medycznej. Powiadomić o wszelkich wyjątkowych sytuacjach, które rejestratorki mogą napotkać podczas pracy z pacjentami. Dodatkowo każda osoba, zajmująca się telefoniczną rejestracją medyczną powinna zostać wyposażona w przykładowy skrypt rozmów, który będzie towarzyszył jej podczas pracy, dzięki czemu pozwoli uniknąć pomyłek oraz zaskoczenia trudnymi pytaniami pacjenta.
Szkolenie telefonicznej rejestracji medycznej należy przeprowadzić bardzo skrupulatnie. Od tego, jak będziesz wdrażać rejestratorki do pracy zależy, jak wydajna będzie rejestracja w Twojej placówce. Dzięki temu, że dobrze przeszkolisz swój personel telefony będą odbierane, a pacjenci będą mogli szczęśliwie docierać na wizyty do Twoich lekarzy.

Dalsze wdrażanie do pracy

Twoja placówka medyczna posiada już w pełni przeszkolony personel rejestracyjny. Każda rejestratorka medyczna dokładnie wie, co robić, co mówić pacjentom, oraz w jaki sposób zapisywać wizyty. W tym momencie pojawia się pytanie: Co dalej?
Jeżeli w tym momencie zaprzestaniesz działań, może okazać się, że telefoniczna rejestracja pacjenta w Twojej placówce przestanie funkcjonować prawidłowo, a co za tym idzie – mniej pacjentów dostanie się do Twojej przychodni.
Dlatego nie można w tym temacie spoczywać na laurach. W tym momencie należy obmyślić plan działania, dotyczący rozwoju rejestracji medycznej. Co zrobić, aby połączenia były odbierane?

Działania, pozwalające na stałe usprawnianie telefonicznej rejestracji pacjenta w placówce:

1. Monitorowanie postępów w rozmowach z pacjentami
Pierwszym sposobem jest sprawdzanie postępów w kwestii rozmów rejestratorek z pacjentami. Polega to na tym, że raz na wybrany przez Ciebie czas (co miesiąc, lub co dwa tygodnie) odsłuchujesz rozmowy osób odpowiedzialnych za rejestrację wizyt w placówce. Następnie wychwytujesz błędy, które mogą wpływać na to, że dany pacjent zrezygnował z zapisu na wizytę. Czy rejestratorka medyczna dąży do rezerwacji terminu? Czy proponuje najbliższy dostępny termin? Czy nie wdaje się w niepotrzebne rozmowy z pacjentem, które przedłużają rozmowę? Czy nie odradza odbycia wizyty u danego specjalisty? Wszystkie Twoje spostrzeżenia zbierasz, a następnie przeprowadzasz rozmowę, podczas której zwracasz uwagę na popełniane błędy. W celu odpowiedniego zmotywowania, opisujesz również dobre aspekty rozmów.

2. Sprawdzanie połączeń odbieranych
Istnieją specjalne programy, w których można monitorować pracę osób pracujących przy odbieraniu telefonu. Można w nich sprawdzić, ile połączeń telefonicznych dziennie, oraz miesięczne odebrała dana osoba. Istnieje także możliwość wglądu w długość poszczególnych połączeń, oraz w ogólny czas, spędzony na rozmowach w ciągu dnia. Jeżeli zauważysz, że odbieralność telefonów w Twojej placówce spada, możesz zajrzeć w statystyki i porównać wspomniane informacje. Dzięki temu uzyskasz pogląd na pracę rejestratorek medycznych w Twojej przychodni. Monitorowanie czasu rozmów i ilości odebranych połączeń pozwoli Ci trzymać rękę na pulsie i reagować w przypadku, kiedy liczba pacjentów zapisujących się przez telefoniczną rejestrację zacznie spadać.

Drugi sposób na sprawdzanie, czy rejestracja medyczna odbiera telefony jest nieco łatwiejszy, ale nie do końca miarodajny. W każdej chwili możesz zadzwonić do swojej placówki medycznej i sprawdzić, czy telefony są odbierane. Oczywiście, jak wiadomo, jeden, czy dwa razy nie wystarczy, aby się przekonać, czy telefoniczna rejestracja wizyt jest w pełni wydajna. Ten sposób może przynieść jakiekolwiek skutki tylko wtedy, kiedy wykonasz tych telefonów od kilku do kilkunastu.

3. Sprawdzanie czasu pracy rejestratorek medycznych
W programie do monitorowania pracy osób odbierających telefony masz możliwość sprawdzania czasu tej pracy. W systemie jak na dłoni widać, jak długi był czas pracy i przerw rejestratorek medycznych. Zestawienie tego z ilością odbieranych połączeń i porównanie pracy jednej rejestratorki do drugiej da Ci pełen obraz sytuacji.

4. Czas trwania rozmów
Sprawdzaj także czas trwania rozmów osób, zajmujących się rejestracją wizyt w Twojej placówce medycznej. Im dłuższa rozmowa, tym mniejsza szansa na zapisanie jak największej liczby pacjentów. Wdawanie się w dłuższe dyskusje z pacjentem może doprowadzić do tego, że nie dość, że nie dojdzie do telefonicznego zapisu, to jeszcze poskutkuje tym, że inni pacjenci stracą szansę na dodzwonienie się do przychodni.

5. Sprawdzanie w oprogramowaniu medycznym, ile wizyt dodała dana rejestratorka medyczna
Jeżeli korzystasz z oprogramowania dla przychodni do prowadzenia EDM i terminarza wizyt, dobrze byłoby gdyby był on wyposażony w możliwość sprawdzania, ile terminów zostało zarezerwowanych przez daną osobę. To również pozwoli porównać skuteczność rejestratorek medycznych i ewentualnie podjąć odpowiednie kroki.
Oprogramowanie medyczne Proassist posiada opcję sprawdzania źródła dodawania wizyt. Funkcja pozwala sprawdzić, ile wizyt zostało dodanych przez naszą telefoniczną rejestrację pacjentów, ile wizyt zapisała rejestracja medyczna danej placówki stacjonarnie, ile terminów pacjenci zarezerwowali samodzielnie przez internet na stronie lekarza, a ile na portalach takich jak znanylekarz.pl, czy kliniki.pl, z którymi system Proassist jest zintegrowany. Opcja pozwala uzyskać pełne statystyki dotyczące dodawania wizyt.

6. Monitorowanie innych obowiązków
Ostatni sposób, który może być nieco mniej miarodajny od reszty, to monitorowanie obowiązków rejestracji medycznej niezwiązanych z odbieraniem telefonów. Jeżeli przyjrzysz się dokładnie, jakie czynności wykonują rejestratorki medyczne w Twojej placówce, sprawdzisz, ilu pacjentów zapisuje się stacjonarnie – uzyskasz szansę na to, aby zwrócić uwagę na organizację pracy rejestracji w Twojej przychodni.
Monitorowanie pracy rejestracji medycznej jest jednym z elementów, które pozwolą Ci lepiej niż zarządzać, a co za tym idzie – sprawić, że będzie ona odpowiednio funkcjonować. Skrupulatne szkolenia to pierwszy krok do uzyskania w pełni wydajnej telefonicznej rejestracji medycznej. Odpowiednie wdrożenie personelu na kolejnych etapach również ma wpływ na wydajność pracy rejestracji. Na samym początku ważne jest zwracanie uwagi na błędy popełniane podczas rozmów z pacjentami. Jeżeli zwrócisz uwagę na ten aspekt na samym początku – będzie większa szansa na to, że unikniesz błędów na dalszych etapach pracy rejestracji.

Podsumowanie

Praca rejestracji medycznej powinna być stale monitorowana. Dzięki możesz przez cały czas trzymać rękę na pulsie i reagować w przypadku, gdy liczba zarejestrowanych wizyt spadnie.

Migracja danych z jednego oprogramowania medycznego do drugiego

Jeżeli rozważasz zmianę oprogramowania medycznego, nie musisz obawiać się o dane, które do tej pory zgromadziłeś w systemie. Karty pacjenta, grafiki lekarzy oraz dokumentacja medyczna są w pełni bezpieczne dzięki możliwości migracji danych.

Migracja danych polega na przeniesieniu danych z jednego oprogramowania medycznego do drugiego. Pozwala na zachowanie wszystkich kart pacjentów, oraz dokumentacji medycznej. Jest niezbędna w celu zachowania ciągłości pracy lekarza.

Co zapewnia migracja danych?

Najważniejsze w wymianie oprogramowania medycznego jest to, aby nie stracić danych, gromadzonych przez dłuższy czas. Migracja danych zapewnia ciągłość pracy, ponieważ przyjmowanie pacjentów z nowym programem do gabinetu rozpoczynasz ze wszystkimi ich kartami. Masz stały dostęp zarówno do nich, jak i całej dokumentacji medycznej oraz grafiku lekarzy.

Dzięki możliwości przenoszenia danych z jednego programu do drugiego nie ma konieczności zakupu nowego sprzętu. Wszystko odbywa się wirtualnie, dzięki czemu nie ma potrzeby inwestowania w nowe urządzenia.

Migracja danych zapewnia stały dostęp do całej dokumentacji medycznej, tworzonej od początku istnienia gabinetu lub przychodni. Zmieniając oprogramowanie medyczne, nie musisz martwić się o to, że stracisz jakiekolwiek archiwalne e-recepty, e-zwolnienia lekarskie, czy e-skierowania. Cała historia wizyt oraz pozostała dokumentacja medyczna znajdzie się w nowym programie bez pominięcia żadnych jej elementów.

Przeniesienie danych do oprogramowania, działającego w chmurze zapewnia bezpieczeństwo przechowywanej dokumentacji medycznej. Zapewnia większą swobodę, niż w przypadku programów instalowanych. Pozwala na wybór urządzenia, na którym będziesz z niego korzystać. Przykładem tego typu oprogramowania medycznego jest Proassist dla lekarza.

Przeniesienie danych do Proassist

Migracja danych do oprogramowania medycznego Proassist to wiele korzyści:

Proassist jest programem do gabinetu, który pracuje w chmurze, dzięki czemu masz stały dostęp do terminarza wizyt oraz elektronicznej dokumentacji medycznej. Wystarczy wpisać login i hasło, i możesz rozpocząć przyjmowanie pacjentów, dodawanie wizyt, oraz prowadzenie EDM z telefonu, tabletu, czy komputera.

W ramach korzystania z oprogramowania medycznego Proassist w chmurze masz również dostęp do czytelnego kalendarza lekarskiego. Jeżeli w Twoim poprzednim programie do obsługi gabinetu były zapisane jakiekolwiek wizyty – wszystkie przeniosą się do terminarza wizyt Proassist. Dzięki temu nie będzie konieczności ponownego wprowadzania ich do grafiku lekarzy.

Jeżeli prowadzisz gabinet lekarski lub placówkę medyczną od dłuższego czasu, Twoje oprogramowanie medyczne z pewnością zawiera bogatą kartotekę pacjentów. Wprowadzanie wszystkich danych na nowo byłoby kłopotliwe i zajęłoby mnóstwo czasu. Migracja danych pozwala na wgląd w karty pacjenta bezpośrednio po zmianie programu do gabinetu lekarskiego. W Proassist prowadzenie kartoteki jest bardzo intuicyjne. Weryfikacja danych podczas dodawania pacjenta do systemu zapobiega wprowadzeniu dwóch kart tej samej osoby. Gwarantuje to porządek w kartotece.

W ramach migracji danych możesz przenieść także całą elektroniczną dokumentację medyczną. Historie wizyt, wystawione e-recepty, e-zwolnienia lekarskie, e-skierowania oraz inne dokumenty, tworzone w systemie. Należy jednak pamiętać, że każde przenoszenie dodatkowych dokumentów do nowego systemu medycznego determinuje dodatkowy czas programisty na przeniesienie danych, a więc zapewne i większe koszty. Po kilkunastu przeniesieniach bazy nauczylibyśmy już w Proassist, jak dokładnie selekcjonować dane do przeniesienia z klientem, aby później nie było niedomówień. Oprogramowanie medyczne Proassist posiada wszystkie funkcje, które pozwolą na korzystanie z Twojej dotychczasowej elektronicznej dokumentacji medycznej, oraz pozwoli na tworzenie nowej. Ciągłość Twojej pracy zostaje w pełni zachowana.

Uwaga: Zdarza się, że oprogramowania medyczne w celu uniknięcia obowiązku prawnego z przygotowaniem danych do migracji danych nazywają się oprogramowanie komputerowe. W ten sposób mówią, że zapis prawny dotyczący oprogramowania medycznego ich nie dotyczy.

„możliwość prowadzenia i udostępniania dokumentacji w formatach i standardach wydanych na podstawie art. 11 ust. 1a i 1b ustawy z dnia 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia (Dz. U. z 2019 r. poz. 408, 730, 1590 i 1905), a w przypadku ich braku – możliwość prowadzenia i udostępniania dokumentacji w standardach HL7 oraz DICOM lub innych standardach i formatach;„

Link do całości rozporządzenia

Jak przebiega migracja danych do programu medycznego Proassist?

Przeniesienie bazy danych odbywa się w kilku krokach.

W pierwszej kolejności podpisywana jest odpowiednia umowa, która gwarantuje pełną poufność danych i reguluje cel przeniesienia danych
Następnie należy pobrać dane ze starego oprogramowania medycznego. W tym celu należy skontaktować się z pomocą techniczną oprogramowania medycznego, w celu wygenerowania odpowiednich plików. Najbardziej preferowanym formatem otrzymanych plików jest CSV lub XML, natomiast bardzo często zdarza się, że są one w formacie SQL, lub całkowicie innym, nadanym przez obecne oprogramowanie. Jeżeli jest to inny plik, to powinna zostać dołączona instrukcja, w jaki sposób nowi dostawcy mają wyciągnąć odpowiednie dane. Należy mieć na uwadze fakt, że obecne oprogramowanie medyczne ma obowiązek prawny na przygotowanie takiego pliku z możliwością odtworzenia w innym programie.
W kolejnym etapie zahasłowana baza danych przekazywana jest do Proassist. Hasło przekazywane jest innym kanałem komunikacji niż samą bazę.
Nasi specjaliści wdrażają dane do oprogramowania medycznego.

Po kilku przeniesieniach i naszych doświadczeniach robimy to w taki sposób, że po otrzymaniu bazy sprawdzamy dane i porównujemy z kartą wizyty, następnie dokładnie opisujemy klientowi, do których formularzy w naszym systemie będą przeniesione konkretne dane. Ustalamy również z klientem, które dane przenosimy. Należy pamiętać, że w zależności od bazy może się tak zdarzyć, że np. wywiad i badanie w danej bazie będzie w jednym wierszu i nie będzie dało się rozpoznać, które jest które. Ważne jest, aby wcześniej poinformować klienta, które dane pójdą w które pola.

Baza danych z innego oprogramowania medycznego

Kilkukrotnie przenosiliśmy już bazę z ogólnodostępnych popularnych programów. W takim przypadku mamy przygotowane “roboty” do przenoszenia bazy, a więc taka migracja jest o wiele szybsza i tańsza niż standardowa.

Czas przenoszenia danych

Standardowo w Proassist ustalamy 30 dni na przeniesienia bazy z starego systemu do naszego od momentu otrzymania danych. O ile w przypadku systemów, w których już przenosiliśmy bazy danych, ten termin jest zdecydowanie krótszy, o tyle w momencie, w którym jest to baza z programu, z którego nie przenosiliśmy danych, trwa to od dwóch do trzech tygodni.

Koszt przeniesienia danych

Oprogramowania medyczne pobierają wynagrodzenie za migrację danych do systemu. Zdarza się taka sytuacja, że jeżeli klient decyduje się na podpisanie umowy na dłuższy okres, to koszt jest obniżony, lub całkowicie wrzucany w koszty miesięcznego abonamentu. Dodatkowo istnieje możliwość rozbicia kosztów na raty, lub zapłacenia jednorazowo, dzięki czemu nie ma konieczności wiązania się umową na dłużej. W przypadku migracji bazy danych z oprogramowań medycznych, z których były już przenoszone dane do naszego programu, koszty są niższe.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat migracji danych - skontaktuj się z nami.

Jeżeli rozważasz zmianę oprogramowania medycznego, z pewnością zastanawiasz się, co stanie się z danymi, które do tej pory zgromadziłeś w swoim poprzednim programie. Dzięki możliwości migracji nie musisz martwić się o utratę danych zgromadzonych do tej pory. Przenoszenie danych zapewnia zachowanie ciągłości pracy, która jest niezbędna w pracy każdego lekarza.

Migracja danych do programu do gabinetu lekarskiego Proassist jest bardzo prosta i przebiega w kilku krokach. Dzięki temu, że oprogramowanie działa w chmurze, możesz korzystać z niego za pomocą dowolnego urządzenia. Po przeniesieniu danych do programu Proassist zyskujesz stały dostęp do elektronicznej dokumentacji medycznej, a tym historii wizyt, kart pacjenta, oraz e-recept, e-skierowań, czy e-zwolnień. Program wyświetli pełny terminarz wizyt przeniesiony z poprzedniego systemu. Kalendarz lekarski jest funkcjonalny i czytelny, co pozwoli Ci się szybko odnaleźć w pierwszych etapach korzystania.

Jak odpowiednio przygotować w pełni funkcjonalną rejestrację pacjentów?

Rozmowy telefoniczne z pacjentami nie zawsze przebiegają sprawnie. Każdy dzwoniący jest inny, co niejednokrotnie może być powodem wielu nieporozumień podczas rejestracji wizyt. Dlatego niezmiernie ważne jest odpowiednie przygotowanie osób odpowiedzialnych za tę czynność do pracy.

Czas rozmowy telefonicznej nie powinien być zbyt długi. Im dłuższa rozmowa, tym mniejsza szansa na zapis większej liczby pacjentów. Dlatego najważniejsze jest to, aby każda rejestratorka medyczna potrafiła sprawnie zapisać pacjenta na wizytę, oraz jak najszybciej i bardzo rzeczowo odpowiedzieć na wszystkie zadane przez niego pytania.

Dodatkowo rejestratorki powinny zostać uczulone na trudnych pacjentów, nie przekraczać swoich kompetencji poprzez doradzanie w kwestiach zdrowotnych, oraz wiedzieć, co można mówić osobom, dzwoniącym do placówki, oraz jakich tematów unikać.

Etapy wdrażania telefonicznej rejestracji medycznej w Proassist

Bardzo ważne jest skrupulatne szkolenie rejestratorek medycznych, oraz wsparcie podczas pierwszych dni pracy. Im lepiej przygotujesz swoich pracowników do rejestracji pacjentów, tym mniej trudności wystąpi w późniejszych etapach.

Wszystkie osoby, rejestrujące wizyty w Proassist przeszły dokładne szkolenie oraz wdrożenie do pracy. Dzięki temu zdobyliśmy cenne doświadczenie w tym temacie.

Wprowadzenie osób odpowiedzialnych za rejestrację pacjentów, odbywa się w kilku etapach:

1. Szkolenie rozpoczyna się od nauki naszego oprogramowania medycznego. System dodatkowo stanowi narzędzie, ułatwiające wdrażanie rejestratorów i rejestratorek medycznych. Zawarte są w nim wszystkie informacje, dotyczące placówek oraz gabinetów lekarskich, współpracujących z Proassist.

Wdrażanie w dużej mierze zależy od wielkości placówek medycznych, korzystających z naszego programu. Nauka rejestracji wizyt do każdego klienta odbywa się na tym samym schemacie. Za każdym razem, kiedy do programu dla lekarzy Proassist dodawany jest nowy klient – osoby, odpowiedzialne za rezerwację wizyt są informowane o sposobie rejestracji pacjentów.

2. Istnieje jeden schemat pytań. Rejestratorzy i rejestratorki medyczne zapoznają się z nim, po czym odbywają się rozmowy próbne. Prowadzone są w postaci scenek, polegających na tym, że osoba wdrażająca odgrywa rolę pacjenta, natomiast osoba wdrażana odpowiada na pytania dotyczące rejestracji wizyt.

Każda osoba zajmującą się telefoniczną rejestracją pacjentów w Proassist dostaje skrypt rozmów, zawierający przykładowe dialogi pacjentów z osobami odbierającymi telefony. Pozwala on przybliżyć to, jak wyglądają takie rozmowy, oraz nauczyć się odpowiadać na trudne pytania. Skrypt można mieć zawsze przy sobie, dzięki czemu rejestratorzy oraz rejestratorki medyczne mogą sięgnąć po niego w każdej chwili.

3. Kolejnym etapem jest rejestracja wizyt w systemie testowym. Oczywiście nie są to wizyty realnych pacjentów. Umożliwia to dokładne zapoznanie się z oprogramowaniem medycznym, na którym będą pracować rejestratorzy i rejestratorki medyczne. Dzięki temu mają możliwość dokładnie zobaczyć, jak wygląda dodawanie wizyt do terminarza Proassist.

Osoby zajmujące się rejestracją pacjentów, wdrażane są indywidualnie. W taki sposób dużo efektywniej przekazuje się wiedzę. Ryzyko niezrozumienia, lub niedosłyszenia pewnych informacji praktycznie nie istnieje. Oprócz tego szkolona osoba ma możliwość zadawania pytań oraz uzyskiwania natychmiastowych odpowiedzi.

4. Oprócz szkolenia z oprogramowania medycznego oraz samej rejestracji pacjentów, rejestratorzy i rejestratorki poznają terminologię medyczną. Dzięki temu lepiej odnajdują się w swojej pracy i rozumieją potrzeby pacjentów.

5. Po szkoleniu osoba odpowiedzialna za rejestrację pacjentów rozpoczyna pracę. Przez pierwszy miesiąc rozmowy są odsłuchiwane. Następnie na tej podstawie prowadzone są rozmowy oceniające. Podczas rozmów omawiane są zarówno błędy, jak i poprawne rozmowy rejestracji medycznej z pacjentem. Służy to zmotywowaniu pracownika do dalszego działania. Następnie przez kolejny miesiąc monitorowane są postępy. Po miesiącu znowu odbywa się rozmowa, podczas której omawiany jest sposób rejestracji pacjenta przez rejestratorkę.

Jak widać, dobrze funkcjonująca rejestracja medyczna wymaga odpowiedniego wdrożenia osób odpowiedzialnych za zapisy pacjentów na wizyty. Rejestratorki medyczne w placówkach, poza odbieraniem telefonów mają wiele innych obowiązków, dlatego ważne jest to, aby umiejętnie połączyć wdrażanie w inne czynności ze szkoleniem z rozmów z pacjentami.

Działania, które warto wdrożyć podczas szkolenia telefonicznej rejestracji medycznej

System wdrażania Proassist może być przykładem dla managerów placówek medycznych w kwestii tego, co zrobić, aby rejestracja w przychodni była jak najbardziej funkcjonalna.

Czynności, które powinny zostać wykonane w ramach wdrażania rejestracji medycznej, to:

1. Nauka oprogramowania medycznego oraz zawartego w nim terminarza wizyt, w którym rejestratorki telefoniczne zapisują pacjentów.
2. Stworzenie skryptu rozmów przez bardziej doświadczone rejestratorki medyczne i przekazywanie go nowym pracownikom.
3. Udostępnienie systemu testowego rejestratorkom medycznym rozpoczynającym pracę w placówce.
4. Szkolenie z terminologii medycznej, szczególnie dla osób, które nie miały styczności z rejestracją wizyt w przychodni.
5. Monitorowanie realnych rozmów z pacjentami
6. Rozmowy oceniające i omawianie postępów.

Dzięki pełnemu szkoleniu oraz skrupulatnemu wdrażaniu osób, odpowiedzialnych za rejestrację wizyt pacjentów, zapisy będą przebiegać sprawnie. Wprowadzenie wspomnianych działań do placówki gwarantuje dobrze funkcjonującą telefoniczną rejestrację medyczną, a co za tym idzie możliwość zapisania większej ilości pacjentów.

Zdarzenia medyczne — w co powinieneś wyposażyć się przed 1 lipca?

Zdarzenia medyczne - w co powinieneś wyposażyć się przed 1 lipca?

Termin, w którym każdy podmiot leczniczy oraz praktyka medyczna zostanie objęta koniecznością raportowania zdarzeń medycznych do Systemu Informacji Medycznej zbliża się wielkimi krokami. Już od 1 lipca każdy lekarz będzie miał obowiązek prowadzenie elektronicznej rejestracji medycznej. Do tego celu każdy gabinet oraz placówka medyczna powinna zostać wyposażona w specjalne oprogramowanie medyczne, które umożliwi tworzenie oraz przechowywanie EDM.

Co oznacza termin zdarzenie medyczne?

Jest to nic innego, jak świadczenie zdrowotne. Oznacza to, że są to czynności, które mają zapobiegać, ratować, przywracać, lub poprawiać zdrowie. Działania te obejmują badania, leczenie oraz zapobieganie chorobom. Od początku lipca będą one obowiązkowo wprowadzane do oprogramowań medycznych w placówkach i gabinetach, a następnie przekazywane do SIM.

W jakim celu będziemy raportować zdarzenia medyczne?

Obowiązek przekazywania tych danych ma na celu usprawnienie funkcjonowania służby zdrowia. Dzięki temu, że zdarzenia medyczne będa raportowane do SIM, będzie można sprawdzić, czy występują jakiekolwiek problemy w zakresie świadczeń medycznych, oraz jasno określić, co można zrobić, aby się tych problemów pozbyć. Raportowanie zdarzeń medycznych ma stanowić pomoc w szukaniu rozwiązań, usprawniających pracę placówek medycznych oraz gabinetów lekarskich. Przekazywanie informacji o zdarzeniach medycznych daje szansę na dokonanie analizy, która pozwoli zmienić służbę zdrowia na lepsze.

Korzyści płynące z wymiany danych o zdarzeniach medycznych

Przesyłanie informacji dotyczących zdarzeń medycznych może okazać się bardzo korzystne dla polskiej służby zdrowia. Przede wszystkim takie rozwiązanie pozwala na wgląd w EDM wszystkim lekarzom, którym dostęp do tej dokumentacji jest niezbędny do leczenia pacjentów, oraz diagnostyki. Dodatkowo raportowanie zdarzeń medycznych pozwala na uporządkowanie stale rosnącej ilości informacji, aby były one przydatne dla wszystkich lekarzy osób zarządzających w przychodniach.

Zakres elektronicznej dokumentacji medycznej

Wszystkie elementy EDM wymienione są w Rozporządzeniu Ministra Zdrowia z dnia 8 maja 2018 r. w sprawie rodzajów elektronicznej dokumentacji medycznej. Z art. 13a, ustawy z dnia 28 kwietnia 2011, wspomnianego w rozporządzeniu wynika, że zakres elektronicznej dokumentacji medycznej obejmują:

Informacje o rozpoznaniu choroby, problemu zdrowotnego lub urazu, wynikach przeprowadzonych badań, przyczynie odmowy przyjęcia do szpitala, udzielonych świadczeniach zdrowotnych oraz ewentualnych zaleceniach – w przypadku odmowy przyjęcia pacjenta do szpitala.
Informacja dla lekarza kierującego pacjenta do poradni specjalistycznej lub leczenia szpitalnego o rozpoznaniu, sposobie leczenia szpitalnego o rozpoznaniu, sposobie leczenia, rokowaniu, ordynowanych lekach, środkach spożywczych specjalnego przeznaczenia żywieniowego, i wyrobach medycznych, w tym okresie ich stosowania i sposobie dawkowania oraz wyznaczonych wizytach kontrolnych.
Karta informacyjna z leczenia szpitalnego
Wyniki badań laboratoryjnych
Opis badań diagnostycznych

Czego potrzebujesz, aby móc swobodnie przesyłać dane?

Niezbędne do tej czynności będzie specjalne oprogramowanie dla przychodni lub gabinetu lekarskiego, umożliwiające tworzenie oraz przechowywanie elektronicznej dokumentacji medycznej. Co powinno posiadać takie oprogramowanie medyczne?

Twój program do gabinetu lub placówki medycznej powinien działać w chmurze. Dzięki temu przekazywanie informacji będzie mogło odbywać się bezpiecznie oraz bez ograniczeń.
Możliwość stworzenia karty wizyty, w której wpiszesz wszystkie elementy wywiadu lekarskiego: dolegliwości, badanie, rozpoznanie, itp.
Opcja wystawiania e recepty, e skierowania oraz e zwolnienia lekarskiego. Wszystkie te dokumenty wystawiane są już w formie elektronicznej.
Funkcja prowadzenia kart pacjentów, które będą zawierały wszystkie dane osób, odwiedzających Twoją placówkę medyczną lub gabinet lekarski.
Możliwość prowadzenia historii wizyt oraz historię pacjenta, czyli dane dotyczące wystawionych e-recept, e-skierowań, e-zwolnień lekarskich.
Szablony wywiadów oraz innych dokumentów wypisywanych na wizytach lekarskich.

Oprogramowanie medyczne Proassist jako program w pełni przygotowany na przesyłanie danych dotyczących świadczeń zdrowotnych.

Oprogramowanie dla przychodni i gabinetów Proassist posiada wszystkie opcje, umożliwiające prowadzenie elektronicznej dokumentacji medycznej. Program działa w chmurze, co pozwala na swobodne przesyłanie informacji. Wszystkie dane są bezpieczne, w dodatku każdy użytkownik ma do nich bardzo szybki dostęp.

Nasze oprogramowanie zostało wyposażone w opcje tworzenia oraz szybkiej edycji kart pacjenta. Wprowadzane dane są bardzo skrupulatnie weryfkowane, dzięki czemu nie ma ryzyka wpisania do systemu pacjenta, który już w nim widnieje. Dzięki temu dane są uporządkowane.

Dodatkowo w systemie Proassist istnieje opcja wystawiania oraz archiwizowania wszystkich obowiązkowych dokumentów takich jak: e-recepta, e-skierowanie, oraz e-zwolnienie lekarskie.

Możliwość tworzenia szablonów wywiadów oraz innych dokumentów ułatwia Twoją pracę. Dodatkowo masz możliwość tworzenia karty wizyty, wprowadzanie informacji uzyskiwanych podczas wywiadu lekarskiego, oraz szybkiego wyszukiwania zaleceń oraz rozpoznania dzięki wyszukiwarkom ICD-9 oraz ICD-10. Całość dopełnia historia przeprowadzonych wizyt, tworzona podczas korzystania z naszego oprogramowania przychodni i gabinetów lekarskich.

Nowości majowe w oprogramowaniu medycznym Proassist

NOWOŚCI MAJOWE W OPROGRAMOWANIU MEDYCZNYM PROASSIST

Usprawniamy nasz program dla lekarzy, wdrażając do niego coraz to nowsze funkcje. W maju, jak co miesiąc również wprowadziliśmy kolejne nowości.

Brak możliwości odwołania wizyty w danym czasie

Pierwsza funkcja, która pojawiła się w naszym oprogramowaniu medycznym, z pewnością spodoba się wszystkim specjalistom, którzy borykają się na co dzień z pacjentami odwołującymi wizyty w ostatniej chwili. Nowa opcja pozwoli Ci zadecydować o tym, ile godzin przed wizytą pacjent może zrezygnować z zarezerwowanego terminu. Wybór jest szeroki: możesz zablokować możliwość odwołania wizyty najwcześniej godzinę przed jej odbyciem, a najpóźniej 42 godziny przed wizytą.

Jeżeli pacjent kliknie opcję odwołania wizyty w czasie, który ustawiłeś jako ten, w którym jest to niemożliwe, zobaczy komunikat, informujący go o tym, że nie może już odwołać terminu.

Jeśli pacjent będzie próbował odwołać wizytę przez kod SMS, a będzie już na to za późno – otrzyma wiadomość zwrotną z powiadomieniem o braku takiej możliwości. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak ustawić tę opcję w naszym programie dla lekarzy, zajrzyj do naszego przewodnika użytkownika, lub obejrzyj poniższe wideo.

Możliwość umówienia wielu pacjentów na jeden termin

Opcja dedykowana użytkownikom naszego oprogramowania medycznego, prowadzącym zajęcia grupowe zajęcia rehabilitacyjne lub szkoły rodzenia. Włączenie tej funkcji pozwoli na zapisanie się kilku pacjentów na tę samą datę i godzinę. Sam ustalasz, ile osób może zapisać się na dany termin. Dopóki limit pacjentów nie zostanie wyczerpany, termin wizyty będzie widniał jako wolny na zakładce do rejestracji online, a rejestratorki medyczne w placówce będą zapisywały pacjentów telefonicznie oraz stacjonarnie.

Tutaj znajdziesz informację, jak ustawić tę opcję w programie. Możesz także obejrzeć poniższy film z instrukcją.

Możliwa płatność on-line

Jeśli chcesz, możesz udostępnić pacjentom możliwość wyboru dotyczącego uregulowania opłaty przez internet. Skorzystaj z opcji „możliwa płatność online” jeśli nie chcesz, aby e-płatność za usługę była obowiązkowa bezpośrednio po rejestracji na wizytę. Podczas rejestracji online pacjent będzie mógł zdecydować, czy płaci od razu, czy później. Natomiast w przypadku zapisu telefonicznego lub stacjonarnego, pracownik rejestracji medycznej wygeneruje dla pacjenta link do e-płatności, (który nie będzie obowiązkowy) i wyśle go w wiadomości e-mail.

Jest to dobre rozwiązanie, kiedy obawiasz się, że pacjent nie wybierze Twoich usług z uwagi na obowiązkową opłatę z góry. Dzięki tej opcji pacjent nie zrazi się koniecznością płacenia za wizytę bezpośrednio po zapisie.

Zajrzyj do naszego przewodnika użytkownika, lub obejrzyj film, jeśli chcesz dowiedzieć się, jak ustawić tę opcję w naszym oprogramowaniu medycznym.

Ustawienie wizyty cyklicznej

Tę funkcję z pewnością doceni każdy lekarz, który przyjmuje pacjentów na regularne wizyty, odbywające się w krótkich odstępach czasu. Opcja będzie dobrym rozwiązaniem dla lekarzy rehabilitantów, czy psychologów, prowadzących terapie. Dzięki możliwości ustawienia wizyty cyklicznej pacjent nie musi zapisywać się na następny termin zaraz po wyjściu z gabinetu.

Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak ustawiać wizyty cykliczne w Proassist, kliknij tutaj lub obejrzyj nasz film:

Odpowiednia osoba na odpowiednim miejscu, czyli jaki powinien być idealny manager placówki medycznej?

Zarządzanie placówką medyczną wymaga dużej odpowiedzialności. Dlatego znalezienie kompetentnej osoby na stanowisko kierownika przychodni nie należy do najłatwiejszych zadań. Kandydaci na dobrego managera placówki powinni posiadać odpowiednie cechy oraz umiejętności.

Praca kierownika placówki medycznej wymaga dużej elastyczności. Wynika to z faktu, że z jednej strony nadzoruje on pracę personelu medycznego, natomiast z drugiej – buduje i utrzymuje dobre relacje z pacjentami, korzystającymi z usług placówki.

Jakie zadania należą do kierownika placówki?

Dbanie o organizację pracy placówki medycznej. Manager placówki kontroluje pracę rejestracji medycznej oraz specjalistów, świadczących usługi w przychodni. Nadzoruje grafiki lekarzy tak, aby wszystkie wizyty były dokładnie zaplanowane oraz, aby wyeliminować ryzyko nakładania się terminów.

Zatrudnianie pracowników. Kierownik przychodni nawiązuje umowy ze specjalistami oraz zatrudnia osoby odpowiedzialne za rejestrację medyczną w placówce. Dodatkowo manager decyduje o ewentualnym rozwiązywaniu stosunku pracy z personelem medycznym oraz może prowadzić rozmowy oceniające personel.

Planowanie i kontrola wydatków placówki medycznej. Manager przychodni zajmuje się także wszystkimi sprawami związanymi z organizacją budżetu placówki. Dba o to, aby wszyscy specjaliści otrzymali swoje wynagrodzenia na czas, oraz planuje wydatki przychodni, takie jak np. zakup sprzętu, czy kampanie reklamowe.

Dbanie o wizerunek placówki medycznej. Dobra organizacja pracy przychodni to nie wszystko. Oprócz zarządzania personelem i planowaniem budżetu manager placówki medycznej powinien dbać dobre opinie dla przychodni oraz lekarzy, wykonujących w niej świadczenia. Przyjmuje reklamacje od pacjentów i wspólnie z zespołem omawia ewentualne zmiany w organizacji pracy.

Idealny kierownik placówki medycznej

Nie wiemy, czy taka osoba istnieje, jednak, biorąc pod uwagę wszystkie zadania, z którymi musi się zmierzyć, mamy pewne wyobrażenie tego, jakie cechy taki manager przychodni powinien posiadać.

Powinien być osobą dobrze zorganizowaną. Przed managerem placówki medycznej stoi wiele zadań. Dodatkowo jego obowiązki są bardzo różnorodne, dlatego osoba zarządzająca placówką medyczną powinna wykazywać się wielozadaniowością oraz samodyscypliną.

Dobra organizacja pracy to bardzo ważny aspekt w prowadzeniu placówki medycznej. Jednak równie ważny jest jej nieustanny rozwój. Dlatego ktoś, kto prowadzi przychodnię, powinien być ambitny i konsekwentnie dążyć do celu.

Dodatkowo jeśli mowa o rozwoju placówki, w grę wchodzi kreatywność. Kierownik obdarzony tą cechą z pewnością będzie wiedział co zrobić, aby przychodnia nieustannie pozyskiwała nowych pacjentów.

Manager placówki medycznej powinien być również osobą otwartą oraz komunikatywną. Z jednej strony zarządza personelem, z drugiej jest w stałym kontakcie z pacjentami, którzy zgłaszają do niego uwagi, dotyczące usług świadczonych przez lekarzy.

Podsumowanie

Kierownik pełni bardzo ważną funkcję w placówce medycznej. Dlatego bardzo ważne jest skrupulatne podejście do szukania osoby na takie stanowisko. Wielozadaniowość i ambicja to absolutna podstawa w kwestii cech, które powinien posiadać manager placówki. Pożądaną cechą u osób zarządzających przychodnią jest kreatywność, która będzie przydatna przy pozyskiwaniu nowych pacjentów Otwartość i komunikatywność ułatwią kontakt zarówno z personelem, jak i pacjentami.

Kwietniowe nowości w oprogramowaniu medycznym Proassist

Kwiecień był miesiącem wielu nowości w programie dla lekarzy Proassist. Jesteśmy pewni, że funkcje te usprawnią nie tylko pracę użytkowników naszego oprogramowania, ale także samo poruszanie się po nim. Jak zwykle zebraliśmy wszystkie funkcje i opisaliśmy, aby jeszcze łatwiej było się w nich odnaleźć.

1. Możliwość wystawiania faktur

Jeśli wystawiasz faktury dla swoich pacjentów, dana opcja z pewnością ułatwi Ci tę czynność. Samodzielne tworzenie szablonów faktur, czy wystawianie dokumentu w specjalnych programach to niepotrzebna strata czasu, której możesz uniknąć dzięki tej nowej funkcji naszego systemu. Opcję wystawiania faktur masz oprogramowaniu medycznym, którego używasz do przyjmowania pacjentów. Dzięki temu nie musisz tracić czasu na otwieranie dodatkowych programów. Wszystko jest w jednym miejscu.

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na temat konfiguracji oraz wystawiania faktur w naszym oprogramowaniu medycznym, obejrzyj poniższe filmy, lub zajrzyj do naszego przewodnika użytkownika.

2. Możliwość samodzielnego wgrania certyfikatu przez lekarza

Do tej pory certyfikat ZUS wgrywała do systemu osoba posiadająca status administratora. Oznacza to, że specjaliści nie mieli takiej możliwości. Od niedawna jednak również lekarze mogą samodzielnie dodać podpis kwalifikowany oraz wpisać hasła (również do e-WUŚ) bezpośrednio z konta użytkownika.

3. Zmiana modelu zapisu pacjenta

W panelu dodawania wizyty możliwe jest szybkie wyszukanie istniejącego w systemie pacjenta, lub dodanie zupełnie nowego. W tym celu zlikwidowany został przycisk DODAJ NOWEGO KLIENTA. Zamiast tego, aby uniknąć tworzenia powtarzających się kart pacjenta, wprowadziliśmy opcję podwójnej weryfikacji danych. System sprawdza, czy PESEL oraz numer telefonu widnieje już w programie, wyświetlając te dane wraz z imieniem i nazwiskiem pacjenta istniejącego już w programie. Dzięki temu nie musisz tego sprawdzać, wyszukując pacjenta na liście. Nasze oprogramowanie medyczne zrobi to za Ciebie.

4. Filtr odwołanych wizyt w statystykach

Zakładka STATYSTYKI w naszym programie zyskuje coraz więcej funkcjonalności. Do tej pory w jej obrębie możliwe było rozliczanie lekarzy oraz płatników, a także wyświetlanie, które kwoty zostały opłacone gotówką, przelewem oraz które zostały uregulowane podczas rejestracji on-line. Dodatkowo istnieje opcja wygenerowania raportu, dotyczącego popularności wykonywanych usług medycznych.

W minionym miesiącu w zakładce STATYSTYKI pojawił się filtr, dzięki któremu możesz zadecydować o tym, czy wizyty odwołane zostaną uwzględnione w raporcie rozliczeniowym lub usługowym. Pozwala to na uzyskanie bardziej szczegółowych raportów dla Twojej placówki medycznej.

5. Nowa forma panelu edycji danych specjalistów

Z uwagi ma to, że panel edycji specjalisty oprogramowania medycznego Proassist jest cały czas rozbudowywany, postanowiliśmy dodać do niego dwie dodatkowe zakładki: POWIADOMIENIA oraz E-ZDROWIE. Pierwsza umożliwia ustawienie wszystkich powiadomień SMS oraz e-mail dla specjalistów i pacjentów, natomiast w drugiej uzupełnisz dane dotyczące placówki, platformy e-zdrowie oraz wgrasz certyfikaty do wystawiania e-recepty, e-skierowania oraz e-zwolnienia lekarskiego.

6. Pokoje dla lekarzy w placówkach

Nowa funkcja dedykowana zarządzającym większymi placówkami medycznymi. Pozwoli na zaprowadzenie porządku w grafiku, dotyczącym przeprowadzania wizyt w konkretnym gabinecie. Dzięki tej opcji możesz ustalić, który lekarz, którego dnia oraz w jakich godzinach będzie przyjmował w danym gabinecie. Jeżeli lekarze w Twojej placówce codziennie przyjmują w różnych godzinach oraz w różnych gabinetach, to ta funkcja pozwoli na uniknięcie niepotrzebnego bałaganu, który może wynikać z takiej sytuacji.

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na temat tworzenia pokoi, obejrzyj film, lub zajrzyj do naszego przewodnika użytkownika.

7. Mailowe powiadomienia dla specjalistów

W ramach korzystania z oprogramowania medycznego Proassist dostępna jest możliwość wysyłki SMS-ów dla specjalistów, z godziną rozpoczęcia pracy oraz listą pacjentów zapisanych na następny dzień. W kwietniu wprowadziliśmy także możliwość wysyłania takich wiadomości mailem. Z rozwiązania korzystają lekarze, nieprzyjmujący pacjentów codziennie. Dzięki tej opcji nie muszą za każdym razem sprawdzać swojego terminarza wizyt. Od niedawna jednak również lekarze mogą samodzielnie dodać podpis kwalifikowany oraz wpisać hasła (również do e-WUŚ) bezpośrednio z konta użytkownika.

8. Informacja o ilości wgranych do systemu załączników

Nasze wielofunkcyjne okno do przeprowadzania wizyty posiada wszystkie opcje niezbędne do przyjmowania pacjenta, włącznie z możliwością wystawiania e recepty, e skierowania oraz e zwolnienia lekarskiego. W tym samym oknie lekarz może wgrywać pliki pacjenta, a od niedawna na zakładce, która to umożliwia, wyświetla się liczba wgranych załączników. Dzięki temu lekarz widzi, czy wgrał już potrzebne dokumenty bez klikania zakładki.

9. Poszerzenie opcji wysyłki maili

Ostatnią funkcją dodaną w kwietniu do naszego oprogramowania medycznego jest rozbudowanie funkcji wiadomości e-mail z systemu. Od teraz system pozwala na wysłanie mailem nie tylko historii choroby, ale także wszystkich dokumentów tworzonych w zakładce DRUKI.

Podsumowanie

Nowe opcje oprogramowania medycznego Proassist, takie jak zmiany w zakładce do statystyk, czy pokoje dla lekarzy pomogą lepiej zarządzać placówką. Możliwość wystawiania faktur, weryfikacja danych pacjenta, czy opcja wysyłania dodatkowych elementów dokumentacji medycznej mailem to funkcje dedykowane specjalistom pracującym na naszym systemie. Mamy nadzieję, że wszystkie nowe opcje będą z powodzeniem wykorzystywane na co dzień.

Jak w pełni kontrolować swój marketing medyczny, aby przynosił efekty?

W dzisiejszych czasach wykorzystywanie marketingu medycznego w sieci jest niezbędne. Niezależne od kierunku działań, najważniejsze jest dotarcie do jak największego grona odbiorców. Także branża medyczna coraz częściej wdraża działania reklamowe w sieci w celu pozyskiwania pacjentów. Czynności reklamowe wprowadzane są na wielu polach. Obejmują media społecznościowe, portale dla specjalistów oraz strony internetowe lekarzy.

Podzielony marketing medyczny online

Reklama lekarza w internecie to szereg czynności, które mają przynieść konkretne efekty. Chodzi tutaj o pozyskanie jak największej liczby osób, która będzie skłonna skorzystać z naszych usług medycznych. Działania reklamowe obejmują zazwyczaj założenie strony internetowej placówki medycznej, czy utworzenie profilu w serwisie typu marketplace dla lekarzy. Czynności te dzielą się na takie, na które mamy wpływ w pełni, oraz takie, których skuteczność nie do końca zależy od nas. Warto mieć tego świadomość, jeśli chcemy w pełni wykorzystać swój plan na marketing usług medycznych.

Rodzaje działań w marketingu medycznym, które zależą wyłącznie od nas

1. Strona internetowa lekarza lub placówki medycznej.

Własna witryna to niezależna reklama. Kluczem do sukcesu jest odpowiedni adres URL. Powinien zawierać nazwisko lekarza i specjalizację, którą wykonuje. Pomoże to wypozycjonować stronę w sposób naturalny. Dobrym rozwiązaniem będzie też blog z własnymi treściami. Istnieje także możliwość zamieszczenia zakładki do internetowej rejestracji na wizyty. Dzięki temu pacjenci będą mogli zarezerwować termin bezpośrednio po zapoznaniu się z ofertą placówki. Własna strona internetowa daje mnóstwo możliwości. Przede wszystkim jest tylko i wyłącznie dla konkretnego specjalisty lub przychodni, co pozwoli na promowanie się bez obaw o konkurencję, o czym nie można powiedzieć na temat profilu na tzw. marketplace’ach.

2. Baza pacjentów w CRM medycznym.

Dobre relacje z pacjentami są bardzo ważne. Budują wizerunek przychodni jako miejsca, które jest blisko osób, które ją odwiedzają. Dlatego ważne jest to, aby w swoim oprogramowaniu medycznym była możliwość prowadzenia bazy pacjentów, wysyłania do nich grupowych maili oraz wiadomości dotyczących zmian cen usług, czy rabatów.

3. Google Moja Firma, Mapy Google.

Założenie konta na tej platformie pozwoli Twoim potencjalnym pacjentom łatwiej do Ciebie dotrzeć. Podczas rejestracji profilu dodawany jest adres placówki medycznej lub gabinetu lekarskiego. Dzięki temu pacjenci, szukający konkretnego lekarza w Twojej lokalizacji, szybciej trafią na Twój gabinet. Dodatkową zaletą jest możliwość dodawania opinii o przychodniach i specjalistach. Dzięki temu profil na Google Moja Firma może okazać się dobrą wizytówką Twojej placówki i zachęcać pacjentów do korzystania z jej usług medycznych.

4. Oprogramowanie medyczne.

Koniecznie takie, które posiada wszystkie niezbędne funkcje do obsługi gabinetu medycznego. Ważne jest to, aby można było prowadzić w nim dokumentację medyczną, wystawiać e-recepty, e-skierowania, oraz e-zwolnienia lekarskie. Specjalista pracujący na odpowiednio wyposażonym programie do gabinetu ma szansę przyjmowania większej ilości pacjentów. Intuicyjne wypełnianie EDM oraz czytelny terminarz wizyt to funkcjonalności, które pomogą dobrze zorganizować pracę każdego lekarza. Przypomnienia SMS wysyłane automatycznie i bezpośrednio z oprogramowana medycznego są świetnym sposobem na radzenie sobie z „zapominalskimi” pacjentami. Wszystkie te funkcjonalności pozwolą na taką organizację Twojego czasu pracy, że liczba pacjentów pojawiających się w Twoim gabinecie medycznym z pewnością się zwiększy.

Rodzaje czynności marketingowych, na które nie mamy wpływu

1. Działania na Youtubie

Nagrywanie filmów na temat zdrowego trybu życia wydaje się świetnym pomysłem jeśli promuje je sam lekarz. W końcu specjalista, opowiadając o zdrowiu, jest bliżej pacjentów. Przy okazji zostaje zapamiętany przez nich jako dobry lekarz, któremu zależy na pacjentach. O ile to, jak często będziesz publikować filmy, jest w pełni zależne od Ciebie, o tyle nie masz możliwości przewidzieć, jakie ten film będzie miał zasięgi. Dlatego także w tym przypadku czynności w ramach marketingu usług medycznych mogą okazać się niewystarczające.

2. Media społecznościowe.

Tutaj sytuacja wygląda podobnie. Można publikować posty codziennie, a i tak nie ma pewności, do ilu odbiorców trafią informacje o Twojej placówce medycznej.

3. Marketplace’y, czyli portale dla lekarzy.

Marketing medyczny w tego typu serwisie z pozoru wydaje się bardzo korzystnym rozwiązaniem. Lekarze zakładający tam profile opisują swoją działalność oraz uzyskują opinie od pacjentów na temat swoich usług medycznych. Problem w tym, że na tego typu portalach konkurencja jest ogromna. Możesz poświęcić mnóstwo czasu na opis swojego gabinetu, a w rezultacie może on zostać zupełnie pominięty, ginąc pośród innych profili specjalistów.

Inwestuj swój czas dla lepszych efektów.

Wniosek nasuwa się sam. Na własnej stronie internetowej istniejesz ty tylko Ty i Twoje usługi, a pacjenci trafiają bezpośrednio do Ciebie. Jeżeli dodatkowo na witrynie zamieścisz bloga z treściami kierowanymi do Twojej grupy odbiorców i podłączysz ją pod Mapy Google, dotrzesz do większego grona pacjentów. W serwisach dla lekarzy bardzo ciężko przebić się przez profile konkurencji, szczególnie jeśli Twoja specjalizacja jest popularna.

Dlatego najlepszym rozwiązaniem będzie robić to, na czym mamy pełną kontrolę. Zamiast istnieć wśród wielu, możesz być niezależny. Dzięki temu będziesz miał pełną kontrolę nad tym, w jakim kierunku idzie Twój marketing medyczny. Będzie to praca wykonana wyłącznie dla Twojego gabinetu lekarskiego lub placówki – nie na rzecz konkurencji, wyświetlającej się koło Ciebie w jednym serwisie.

Od czego zacząć?

Chciałbyś założyć stronę internetową, ale nie wiesz jakie kroki podjąć? Skontaktuj się z nami, pomożemy Ci w tym. Na stronie internetowej dla lekarzy od Proassist umieszczane są wszystkie najważniejsze informacje dotyczące specjalistów, cen usług oraz danych kontaktowych. Dodatkowo na witrynie możemy dodać zakładkę do internetowej rejestracji pacjentów. Dzięki temu udostępnimy osobom odwiedzającym Twoją stronę internetową natychmiastową rezerwację terminu wizyty. Oprócz marketingu usług medycznych zyskujesz szansę na dotarcie pacjentów na wizytę.

Podsumowując,

działania w zakresie marketingu medycznego są czasochłonne i potrzeba czasu, aby zaczęły przynosić efekty. Na początku, owszem, warto pokazać się na portalach dla lekarzy. Dzięki temu łatwiej będzie zacząć reklamowanie się w internecie. Jeżeli jednak chodzi o dalsze kroki, warto pomyśleć o własnej stronie internetowej i zacząć promować swoje świadczenia zdrowotne niezależnie. Ponadto warto wdrożyć do swojego gabinetu lub przychodni oprogramowanie medyczne z bazą pacjentów, aby móc sprawnie się z nimi komunikować. Takie rozwiązania z pewnością wesprą Twój marketing medyczny.

Jeśli interesuje Cię marketing usług medycznych i chciałbyś bardziej zagłębić się w ten temat, zapraszamy do pobrania naszego darmowego e-booka: „Marketing placówek medycznych i gabinetów lekarskich„.

Zadania rejestratorki medycznej

Czym dokładnie zajmują się rejestratorki medyczne?

Wielozadaniowość rejestratorek medycznych

Zewnętrzna rejestracja medyczna - wsparcie dla placówki oraz sposób na pozyskanie nowych pacjentów

REJESTRACJA MEDYCZNA W PLACÓWCE

ZEWNĘTRZNA REJESTRACJA PACJENTÓW

TELEFONICZNA REJESTRACJA MEDYCZNA PROASSIST

ZALETY OUTSOURCINGU REJESTRACJI MEDYCZNEJ

REJESTRACJA ON-LINE JAKO DODATKOWE WSPARCIE

POZYSKUJ NOWYCH PACJENTÓW

Jak sprawdzić skuteczność rejestracji medycznej w Twojej placówce?

Szkolenie rejestracji medycznej w placówce

Dalsze wdrażanie do pracy

Działania, pozwalające na stałe usprawnianie telefonicznej rejestracji pacjenta w placówce:

Podsumowanie

Migracja danych z jednego oprogramowania medycznego do drugiego

Co zapewnia migracja danych?

Przeniesienie danych do Proassist

Jak przebiega migracja danych do programu medycznego Proassist?

Baza danych z innego oprogramowania medycznego

Czas przenoszenia danych

Koszt przeniesienia danych

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat migracji danych - skontaktuj się z nami.

Jak odpowiednio przygotować w pełni funkcjonalną rejestrację pacjentów?

Etapy wdrażania telefonicznej rejestracji medycznej w Proassist

Wprowadzenie osób odpowiedzialnych za rejestrację pacjentów, odbywa się w kilku etapach:

Działania, które warto wdrożyć podczas szkolenia telefonicznej rejestracji medycznej

Zdarzenia medyczne - w co powinieneś wyposażyć się przed 1 lipca?

Co oznacza termin zdarzenie medyczne?

W jakim celu będziemy raportować zdarzenia medyczne?

Korzyści płynące z wymiany danych o zdarzeniach medycznych

Zakres elektronicznej dokumentacji medycznej

Czego potrzebujesz, aby móc swobodnie przesyłać dane?

Oprogramowanie medyczne Proassist jako program w pełni przygotowany na przesyłanie danych dotyczących świadczeń zdrowotnych.

NOWOŚCI MAJOWE W OPROGRAMOWANIU MEDYCZNYM PROASSIST

Brak możliwości odwołania wizyty w danym czasie

Możliwość umówienia wielu pacjentów na jeden termin

Możliwa płatność on-line

Ustawienie wizyty cyklicznej

Odpowiednia osoba na odpowiednim miejscu, czyli jaki powinien być idealny manager placówki medycznej?

Jakie zadania należą do kierownika placówki?

Idealny kierownik placówki medycznej

Podsumowanie

Kwietniowe nowości w oprogramowaniu medycznym Proassist

1. Możliwość wystawiania faktur

2. Możliwość samodzielnego wgrania certyfikatu przez lekarza

3. Zmiana modelu zapisu pacjenta

4. Filtr odwołanych wizyt w statystykach

5. Nowa forma panelu edycji danych specjalistów

6. Pokoje dla lekarzy w placówkach

7. Mailowe powiadomienia dla specjalistów

8. Informacja o ilości wgranych do systemu załączników

9. Poszerzenie opcji wysyłki maili

Podsumowanie

Jak w pełni kontrolować swój marketing medyczny, aby przynosił efekty?

Podzielony marketing medyczny online

Rodzaje działań w marketingu medycznym, które zależą wyłącznie od nas

2. Baza pacjentów w CRM medycznym.

3. Google Moja Firma, Mapy Google.

Rodzaje czynności marketingowych, na które nie mamy wpływu

1. Działania na Youtubie

2. Media społecznościowe.

3. Marketplace’y, czyli portale dla lekarzy.

Inwestuj swój czas dla lepszych efektów.

Od czego zacząć?

Podsumowując,

Czy wiedziałeś, że...

Jesteś managerem lub właścicielem placówki?

Cześć!