Migracja danych z jednego oprogramowania medycznego do drugiego

Migracja danych z jednego oprogramowania medycznego do drugiego

Jeżeli rozważasz zmianę oprogramowania medycznego, nie musisz obawiać się o dane, które do tej pory zgromadziłeś w systemie. Karty pacjenta, grafiki lekarzy oraz dokumentacja medyczna są w pełni bezpieczne dzięki możliwości migracji danych.

Migracja danych polega na przeniesieniu danych z jednego oprogramowania medycznego do drugiego. Pozwala na zachowanie wszystkich kart pacjentów, oraz dokumentacji medycznej. Jest niezbędna w celu zachowania ciągłości pracy lekarza. 

Przenoszenie bazy w oprogramowaniu medycznym

Co zapewnia migracja danych?

Najważniejsze w wymianie oprogramowania medycznego jest to, aby nie stracić danych, gromadzonych przez dłuższy czas. Migracja danych zapewnia ciągłość pracy, ponieważ przyjmowanie pacjentów z nowym programem do gabinetu rozpoczynasz ze wszystkimi ich kartami. Masz stały dostęp zarówno do nich, jak i całej dokumentacji medycznej oraz grafiku lekarzy. 

Dzięki możliwości przenoszenia danych z jednego programu do drugiego nie ma konieczności zakupu nowego sprzętu. Wszystko odbywa się wirtualnie, dzięki czemu nie ma potrzeby inwestowania w nowe urządzenia.

Migracja danych zapewnia stały dostęp do całej dokumentacji medycznej, tworzonej od początku istnienia gabinetu lub przychodni. Zmieniając oprogramowanie medyczne, nie musisz martwić się o to, że stracisz jakiekolwiek archiwalne e-recepty, e-zwolnienia lekarskie, czy e-skierowania. Cała historia wizyt oraz pozostała dokumentacja medyczna znajdzie się w nowym programie bez pominięcia żadnych jej elementów.

Przeniesienie danych do oprogramowania, działającego w chmurze zapewnia bezpieczeństwo przechowywanej dokumentacji medycznej. Zapewnia większą swobodę, niż w przypadku programów instalowanych. Pozwala na wybór urządzenia, na którym będziesz z niego korzystać. Przykładem tego typu oprogramowania medycznego jest Proassist dla lekarza.

Chat sms w oprogramowaniu medycznym

Przeniesienie danych do Proassist

Migracja danych do oprogramowania medycznego Proassist to wiele korzyści:

Proassist jest programem do gabinetu, który pracuje w chmurze, dzięki czemu masz stały dostęp do terminarza wizyt oraz elektronicznej dokumentacji medycznej. Wystarczy wpisać login i hasło, i możesz rozpocząć przyjmowanie pacjentów, dodawanie wizyt, oraz prowadzenie EDM z telefonu, tabletu, czy komputera.

W ramach korzystania z oprogramowania medycznego Proassist w chmurze masz również dostęp do czytelnego kalendarza lekarskiego. Jeżeli w Twoim poprzednim programie do obsługi gabinetu były zapisane jakiekolwiek wizyty – wszystkie przeniosą się do terminarza wizyt Proassist. Dzięki temu nie będzie konieczności ponownego wprowadzania ich do grafiku lekarzy.

Jeżeli prowadzisz gabinet lekarski lub placówkę medyczną od dłuższego czasu, Twoje oprogramowanie medyczne z pewnością zawiera bogatą kartotekę pacjentów. Wprowadzanie wszystkich danych na nowo byłoby kłopotliwe i zajęłoby mnóstwo czasu. Migracja danych pozwala na wgląd w karty pacjenta bezpośrednio po zmianie programu do gabinetu lekarskiego. W Proassist prowadzenie kartoteki jest bardzo intuicyjne. Weryfikacja danych podczas dodawania pacjenta do systemu zapobiega wprowadzeniu dwóch kart tej samej osoby. Gwarantuje to porządek w kartotece. 

Nowości

W ramach migracji danych możesz przenieść także całą elektroniczną dokumentację medyczną. Historie wizyt, wystawione e-recepty, e-zwolnienia lekarskie, e-skierowania oraz inne dokumenty, tworzone w systemie. Należy jednak pamiętać, że każde przenoszenie dodatkowych dokumentów do nowego systemu medycznego determinuje dodatkowy czas programisty na przeniesienie danych, a więc zapewne i większe koszty. Po kilkunastu przeniesieniach bazy nauczylibyśmy już w Proassist, jak dokładnie selekcjonować dane do przeniesienia z klientem, aby później nie było niedomówień. Oprogramowanie medyczne Proassist posiada wszystkie funkcje, które pozwolą na korzystanie z Twojej dotychczasowej elektronicznej dokumentacji medycznej, oraz pozwoli na tworzenie nowej. Ciągłość Twojej pracy zostaje w pełni zachowana.

Uwaga: Zdarza się, że oprogramowania medyczne w celu uniknięcia obowiązku prawnego z przygotowaniem danych do migracji danych nazywają się oprogramowanie komputerowe. W ten sposób mówią, że zapis prawny dotyczący oprogramowania medycznego ich nie dotyczy.

możliwość prowadzenia i udostępniania dokumentacji w formatach i standardach wydanych na podstawie art. 11 ust. 1a i 1b ustawy z dnia 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia (Dz. U. z 2019 r. poz. 408, 730, 1590 i 1905), a w przypadku ich braku – możliwość prowadzenia i udostępniania dokumentacji w standardach HL7 oraz DICOM lub innych standardach i formatach;

Jak przebiega migracja danych do programu medycznego Proassist?

Przeniesienie bazy danych odbywa się w kilku krokach. 

  • W pierwszej kolejności podpisywana jest odpowiednia umowa, która gwarantuje pełną poufność danych i reguluje cel przeniesienia danych
  • Następnie należy pobrać dane ze starego oprogramowania medycznego. W tym celu należy skontaktować się z pomocą techniczną oprogramowania medycznego, w celu wygenerowania odpowiednich plików. Najbardziej preferowanym formatem otrzymanych plików jest CSV lub XML, natomiast bardzo często zdarza się, że są one w formacie SQL, lub całkowicie innym, nadanym przez obecne oprogramowanie. Jeżeli jest to inny plik, to powinna zostać dołączona instrukcja, w jaki sposób nowi dostawcy mają wyciągnąć odpowiednie dane. Należy mieć na uwadze fakt, że obecne oprogramowanie medyczne ma obowiązek prawny na przygotowanie takiego pliku z możliwością odtworzenia w innym programie.
  • W kolejnym etapie zahasłowana baza danych przekazywana jest do Proassist. Hasło przekazywane jest innym kanałem komunikacji niż samą bazę.
  • Nasi specjaliści wdrażają dane do oprogramowania medycznego.

Po kilku przeniesieniach i naszych doświadczeniach robimy to w taki sposób, że po otrzymaniu bazy sprawdzamy dane i porównujemy z kartą wizyty, następnie dokładnie opisujemy klientowi, do których formularzy w naszym systemie będą przeniesione konkretne dane. Ustalamy również z klientem, które dane przenosimy.  Należy pamiętać, że w zależności od bazy może się tak zdarzyć, że np. wywiad i badanie w danej bazie będzie w jednym wierszu i nie będzie dało się rozpoznać, które jest które. Ważne jest, aby wcześniej poinformować klienta, które dane pójdą w które pola.

case study

Baza danych z innego oprogramowania medycznego

Kilkukrotnie przenosiliśmy już bazę z ogólnodostępnych popularnych programów. W takim przypadku mamy przygotowane “roboty” do przenoszenia bazy, a więc taka migracja jest o wiele szybsza i tańsza niż standardowa.

Czas przenoszenia danych

Standardowo w Proassist ustalamy 30 dni na przeniesienia bazy z starego systemu do naszego od momentu otrzymania danych. O ile w przypadku systemów, w których już przenosiliśmy bazy danych, ten termin jest zdecydowanie krótszy, o tyle w momencie, w którym jest to baza z programu, z którego nie przenosiliśmy danych, trwa to od dwóch do trzech tygodni.

Koszt przeniesienia danych

Oprogramowania medyczne pobierają wynagrodzenie za migrację danych do systemu. Zdarza się taka sytuacja, że jeżeli klient decyduje się na podpisanie umowy na dłuższy okres, to koszt jest obniżony, lub całkowicie wrzucany w koszty miesięcznego abonamentu. Dodatkowo istnieje możliwość rozbicia kosztów na raty, lub zapłacenia jednorazowo, dzięki czemu nie ma konieczności wiązania się umową na dłużej. W przypadku migracji bazy danych z oprogramowań medycznych, z których były już przenoszone dane do naszego programu, koszty są niższe.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat migracji danych - skontaktuj się z nami.

Jeżeli rozważasz zmianę oprogramowania medycznego, z pewnością zastanawiasz się, co stanie się z danymi, które do tej pory zgromadziłeś w swoim poprzednim programie. Dzięki możliwości migracji nie musisz martwić się o utratę danych zgromadzonych do tej pory. Przenoszenie danych zapewnia zachowanie ciągłości pracy, która jest niezbędna w pracy każdego lekarza. 

Migracja danych do programu do gabinetu lekarskiego Proassist jest bardzo prosta i przebiega w kilku krokach. Dzięki temu, że oprogramowanie działa w chmurze, możesz korzystać z niego za pomocą dowolnego urządzenia. Po przeniesieniu danych do programu Proassist zyskujesz stały dostęp do elektronicznej dokumentacji medycznej, a tym historii wizyt, kart pacjenta, oraz e-recept, e-skierowań, czy e-zwolnień. Program wyświetli pełny terminarz wizyt przeniesiony z poprzedniego systemu. Kalendarz lekarski jest funkcjonalny i czytelny, co pozwoli Ci się szybko odnaleźć w pierwszych etapach korzystania.

Jak odpowiednio przygotować w pełni funkcjonalną rejestrację pacjentów?

Jak odpowiednio przygotować w pełni funkcjonalną rejestrację pacjentów?

Rozmowy telefoniczne z pacjentami nie zawsze przebiegają sprawnie. Każdy dzwoniący jest inny, co niejednokrotnie może być powodem wielu nieporozumień podczas rejestracji wizyt. Dlatego niezmiernie ważne jest odpowiednie przygotowanie osób odpowiedzialnych za tę czynność do pracy.

Czas rozmowy telefonicznej nie powinien być zbyt długi. Im dłuższa rozmowa, tym mniejsza szansa na zapis większej liczby pacjentów. Dlatego najważniejsze jest to, aby każda rejestratorka medyczna potrafiła sprawnie zapisać pacjenta na wizytę, oraz jak najszybciej i bardzo rzeczowo odpowiedzieć na wszystkie zadane przez niego pytania.

Dodatkowo rejestratorki powinny zostać uczulone na trudnych pacjentów, nie przekraczać swoich kompetencji poprzez doradzanie w kwestiach zdrowotnych, oraz wiedzieć, co można mówić osobom, dzwoniącym do placówki, oraz jakich tematów unikać.

Błędy w rejestracji telefonicznej

Etapy wdrażania telefonicznej rejestracji medycznej w Proassist

Bardzo ważne jest skrupulatne szkolenie rejestratorek medycznych, oraz wsparcie podczas pierwszych dni pracy. Im lepiej przygotujesz swoich pracowników do rejestracji pacjentów, tym mniej trudności wystąpi w późniejszych etapach. 

Wszystkie osoby, rejestrujące wizyty w Proassist przeszły dokładne szkolenie oraz wdrożenie do pracy. Dzięki temu zdobyliśmy cenne doświadczenie w tym temacie.

 

Wprowadzenie osób odpowiedzialnych za rejestrację pacjentów, odbywa się w kilku etapach:

 

1. Szkolenie rozpoczyna się od nauki naszego oprogramowania medycznego. System dodatkowo stanowi narzędzie, ułatwiające wdrażanie rejestratorów i rejestratorek medycznych. Zawarte są w nim wszystkie informacje, dotyczące placówek oraz gabinetów lekarskich, współpracujących z Proassist.

Wdrażanie w dużej mierze zależy od wielkości placówek medycznych, korzystających z naszego programu. Nauka rejestracji wizyt do każdego klienta odbywa się na tym samym schemacie. Za każdym razem, kiedy do programu dla lekarzy Proassist dodawany jest nowy klient – osoby, odpowiedzialne za rezerwację wizyt są informowane o sposobie rejestracji pacjentów.

2. Istnieje jeden schemat pytań. Rejestratorzy i rejestratorki medyczne zapoznają się z nim, po czym odbywają się rozmowy próbne. Prowadzone są w postaci scenek, polegających na tym, że osoba wdrażająca odgrywa rolę pacjenta, natomiast osoba wdrażana odpowiada na pytania dotyczące rejestracji wizyt.

Case study

Każda osoba zajmującą się telefoniczną rejestracją pacjentów w Proassist dostaje skrypt rozmów, zawierający przykładowe dialogi pacjentów z osobami odbierającymi telefony. Pozwala on przybliżyć to, jak wyglądają takie rozmowy, oraz nauczyć się odpowiadać na trudne pytania. Skrypt można mieć zawsze przy sobie, dzięki czemu rejestratorzy oraz rejestratorki medyczne mogą sięgnąć po niego w każdej chwili.

3. Kolejnym etapem jest rejestracja wizyt w systemie testowym. Oczywiście nie są to wizyty realnych pacjentów. Umożliwia to dokładne zapoznanie się z oprogramowaniem medycznym, na którym będą pracować rejestratorzy i rejestratorki medyczne. Dzięki temu mają możliwość dokładnie zobaczyć, jak wygląda dodawanie wizyt do terminarza Proassist.

Osoby zajmujące się rejestracją pacjentów, wdrażane są indywidualnie. W taki sposób dużo efektywniej przekazuje się wiedzę. Ryzyko niezrozumienia, lub niedosłyszenia pewnych informacji praktycznie nie istnieje. Oprócz tego szkolona osoba ma możliwość zadawania pytań oraz uzyskiwania natychmiastowych odpowiedzi.

4. Oprócz szkolenia z oprogramowania medycznego oraz samej rejestracji pacjentów, rejestratorzy i rejestratorki poznają terminologię medyczną. Dzięki temu lepiej odnajdują się w swojej pracy i rozumieją potrzeby pacjentów.

5. Po szkoleniu osoba odpowiedzialna za rejestrację pacjentów rozpoczyna pracę. Przez pierwszy miesiąc rozmowy są odsłuchiwane. Następnie na tej podstawie prowadzone są rozmowy oceniające. Podczas rozmów omawiane są zarówno błędy, jak i poprawne rozmowy rejestracji medycznej z pacjentem. Służy to zmotywowaniu pracownika do dalszego działania. Następnie przez kolejny miesiąc monitorowane są postępy. Po miesiącu znowu odbywa się rozmowa, podczas której omawiany jest sposób rejestracji pacjenta przez rejestratorkę.

Jak widać, dobrze funkcjonująca rejestracja medyczna wymaga odpowiedniego wdrożenia osób odpowiedzialnych za zapisy pacjentów na wizyty. Rejestratorki medyczne w placówkach, poza odbieraniem telefonów mają wiele innych obowiązków, dlatego ważne jest to, aby umiejętnie połączyć wdrażanie w inne czynności ze szkoleniem z rozmów z pacjentami.

Jak zatrudnić dobrego managera do placówki

Działania, które warto wdrożyć podczas szkolenia telefonicznej rejestracji medycznej

System wdrażania Proassist może być przykładem dla managerów placówek medycznych w kwestii tego, co zrobić, aby rejestracja w przychodni była jak najbardziej funkcjonalna.

Czynności, które powinny zostać wykonane w ramach wdrażania rejestracji medycznej, to:

1. Nauka oprogramowania medycznego oraz zawartego w nim terminarza wizyt, w którym rejestratorki telefoniczne zapisują pacjentów.
2. Stworzenie skryptu rozmów przez bardziej doświadczone rejestratorki medyczne i przekazywanie go nowym pracownikom.
3. Udostępnienie systemu testowego rejestratorkom medycznym rozpoczynającym pracę w placówce.
4. Szkolenie z terminologii medycznej, szczególnie dla osób, które nie miały styczności z rejestracją wizyt w przychodni.
5. Monitorowanie realnych rozmów z pacjentami
6. Rozmowy oceniające i omawianie postępów.

Dzięki pełnemu szkoleniu oraz skrupulatnemu wdrażaniu osób, odpowiedzialnych za rejestrację wizyt pacjentów, zapisy będą przebiegać sprawnie. Wprowadzenie wspomnianych działań do placówki gwarantuje dobrze funkcjonującą telefoniczną rejestrację medyczną, a co za tym idzie możliwość zapisania większej ilości pacjentów.