Jak zmniejszyć ilość połączeń przychodzących do placówki medycznej, nie tracąc przy tym na liczbie pacjentów? 

Dlaczego redukcja połączeń jest taka ważna? W większości placówek medycznych pojawia się problem nieodebranych połączeń. Aby je zredukować i jednocześnie zwiększyć liczbę wizyt i skuteczność pracowników rejestracji, należy przyjrzeć się nagraniom rozmów telefonicznych.

Często nieodebrane połączenia wynikają z tego, że jest za mało osób do odbierania połączeń i trzeba przekierować ruch telefoniczny do rejestracji zewnętrznej. Czasem też placówki medyczne mają taki problem, że dzwonią pacjenci, którzy nie chcą umówić się na wizytę lekarską, tylko zadać pytania dotyczące grafiku pracy lekarzy albo przygotowania do badania. Albo mają już umówioną wizytę, ale przy pierwszym kontakcie nie mieli jak zapisać terminu i wykonują kolejne połączenie, żeby upewnić się, czy dobrze zapamiętali datę.

Powody połączeń wykonywanych przez pacjentów do placówek medycznych mogą być różne i dlatego warto sprawdzić nagrania rozmów z pacjentami, bo może istnieją rozwiązania, które pomogą usprawnić proces obsługi pacjentów. Jeśli nie posiadasz odpowiednich narzędzi do odsłuchu rozmów, o nic się nie martw! Na bazie naszych doświadczeń, poniżej opisaliśmy pięć najczęstszych powodów, dla których pacjenci dzwonią do Twojej placówki oraz propozycje rozwiązań, które pomogą zredukować ilość połączeń bez utraty jakości obsługi.

Brak rejestracji online – umożliwienie rezerwacji wizyt przez Internet

Najczęstszym i najbardziej oczywistym powodem połączeń telefonicznych jest chęć umówienia się na wizytę. Jeśli Twoja strona internetowa nie oferuje pacjentom możliwości rejestracji online, pacjenci będą zmuszeni do kontaktu telefonicznego. Wdrożenie systemu rezerwacji online, który pozwala na łatwe zapisywanie się na wizyty bez potrzeby rozmowy telefonicznej, znacząco zmniejsza obciążenie rejestracji.

Jeśli posiadasz już rejestrację online, to sprawdź statystyki rejestracji i zastanów się, dlaczego pacjenci wciąż wybierają połączenia do placówki medycznej. Istnieje wiele rozwiązań VOIP, dzięki którym możesz odpowiednio poinformować pacjentów o możliwości rejestrowania wizyt online. Dzieje się to w czasie, kiedy pacjent oczekuje na połączenie, więc prawdopodobieństwo, że pacjent sprawdzi Twój system do e-rejestracji jeśli nie dodzwoni się do placówki za pierwszym razem, jest bardzo duże.

Pamiętaj, że sposób rezerwacji powinien być intuicyjny, łatwy do wypełnienia i dostępny zarówno z komputerów, jak i urządzeń mobilnych. Nie dodawaj formularza kontaktowego, tylko okienko e-rejestracji, w którym pacjent sam będzie mógł wybrać dogodny termin i zarezerwować wizytę. To rozwiązanie nie tylko odciąży personel, ale również zwiększy komfort pacjentów, którzy mogą rezerwować wizyty z dowolnego miejsca, o dowolnej porze, nawet poza godzinami pracy rejestracji.

Pacjenci dzwonią, aby zapytać o cennik – wyraźna zakładka z cenami usług

Wielu pacjentów dzwoni z pytaniem o koszt usług medycznych w Twojej placówce. Jeśli nie publikujesz cennika na swojej stronie, możesz spodziewać się licznych telefonów dotyczących cen konsultacji czy badań. Oczywiście, rozumiemy, że nie zawsze chcesz udostępniać ceny z obawy przed konkurencją, ale warto znaleźć kompromis – wtedy nie będziesz musiał walczyć z nadmiernym ruchem telefonicznym.

Zamiast unikać publikacji cennika, utwórz zakładkę, w której umieścisz przynajmniej ogólną informację o przedziale cenowym za usługi. Taki ruch zwiększa przejrzystość i zaufanie pacjentów do Twojej placówki, jednocześnie zmniejszając liczbę telefonów z pytaniami o koszt wizyty.

Informacje kontaktowe i adres  – zakładka „Kontakt” na stronie

Pacjenci często dzwonią z pytaniami o konkretne dane dotyczące Twojej placówki, na przykład godziny otwarcia, lokalizację placówki czy możliwość płatności kartą. To kolejne połączenia, które można łatwo wyeliminować, tworząc dokładną i wyczerpującą zakładkę „Kontakt” na stronie internetowej. Powinna ona zawierać wszystkie niezbędne informacje, takie jak:

🔷 Adres placówki

🔷 Godziny pracy (zarówno placówki, jak i poszczególnych specjalistów)

🔷 Opcje płatności (karta, BLIK, gotówka)

🔷 Wskazówki dojazdu i informacje o parkingu oraz ewentualnie o udogodnieniach dla osób niepełnosprawnych

Dodając te dane na stronie, zmniejszasz ilość połączeń, a jednocześnie ułatwiasz pacjentom przygotowanie się do wizyty.

Jak się przygotować do wizyty – automatyczne powiadomienia

Kolejnym częstym powodem telefonów są pytania dotyczące przygotowania do badań. Na przykład przed USG jamy brzusznej pacjenci, którzy nigdy wcześniej nie wykonywali takiego badania, mogą nie wiedzieć, że powinni wypić 2 litry wody i unikać korzystania z toalety przed badaniem. Jeśli te informacje są niedostępne na stronie lub nie są przekazywane automatycznie, pacjenci będą dzwonić, by je uzyskać. To kolejne połączenia telefoniczne, które nie przynoszą Ci zysku, a są możliwe do wyeliminowania w łatwy sposób.

Oczywiście, w takiej sytuacji najpierw trzeba odpowiednio przyjrzeć się procesowi obsługi pacjenta i pracy rejestracji. Rejestracja powinna bowiem już na etapie rezerwacji terminu poinformować pacjenta, w jaki sposób powinien przygotować się On do wizyty. Jeżeli pacjent był w przychodni zarejestrować się osobiście, rejestracja powinna wręczyć mu karteczkę z dokładnym opisem przygotowania do badania i powiedzieć na ten temat kilka słów. A jeśli pacjent dzwonił, to w najlepszej sytuacji rejestratorka powinna zapytać pacjenta, czy ma możliwość zanotowania informacji i powoli i wyraźnie wytłumaczyć mu, co i jak. To oczywiście wydłuża czas trwania połączeń przychodzących, ale pacjent nie będzie musiał dzwonić ponownie.

Innym dobrym rozwiązaniem może być stworzenie zakładki FAQ (Najczęściej Zadawane Pytania) na stronie internetowej Twojej placówki medycznej, w której umieścisz instrukcje dotyczące przygotowania do różnych badań. Dodatkowo, warto rozważyć także wysyłanie automatycznych wiadomości e-mail lub SMS z informacjami o przygotowaniu do wizyty po zarejestrowaniu pacjenta. Wtedy rejestratorka nic nie musi dyktować – wystarczy, że poinformuje pacjenta, że tuż po zakończeniu połączenia otrzyma wiadomość z informacją.

Odwoływanie wizyt – możliwość odwołania przez SMS

Pacjenci często dzwonią, aby odwołać wizytę. Jeśli proces odwoływania wizyty nie jest wystarczająco łatwy, pacjent będzie musiał dzwonić, co nie tylko generuje dodatkowe połączenia, ale i zwiększa ryzyko, że w przypadku braku kontaktu pacjent po prostu nie pojawi się na wizycie bez wcześniejszego powiadomienia. Nie w każdej placówce numery pacjentów zapisują się w telefonie i czasem nie ma nawet możliwości oddzwonienia na połączenia nieodebrane.

Zaproponuj pacjentom możliwość odwołania wizyty za pomocą SMS. Jest to szybkie i wygodne rozwiązanie, które z jednej strony odciąży rejestrację, a z drugiej strony pozwoli na efektywne zarządzanie placówką i jej harmonogramem. W ten sposób można uniknąć strat, jakie powoduje niepojawienie się pacjenta na wizycie. 

Podsumowanie

Zmniejszenie liczby połączeń telefonicznych w placówce medycznej jest możliwe dzięki odpowiedniemu przygotowaniu strony internetowej oraz wdrożeniu prostych narzędzi, takich jak rejestracja online, automatyczne przypomnienia czy FAQ. Dzięki temu pacjenci będą mieli łatwiejszy dostęp do najczęściej poszukiwanych informacji, a Twoja placówka stanie się bardziej efektywna, bez obniżenia jakości obsługi. Pomoże Ci to również zmniejszyć ilość nieodebranych połączeń.

Pamiętaj, że zmniejszenie liczby połączeń nie oznacza utraty pacjentów – wręcz przeciwnie. Dzięki wdrożeniu powyższych rozwiązań, Twoja placówka stanie się bardziej dostępna i profesjonalna, co przełoży się na lepsze doświadczenie pacjentów oraz oszczędność czasu dla Twojego personelu.

Zwróć uwagę, że aż 4 z 5 podanych przez nas rozwiązań dotyczą usprawnienia komunikacji z pacjentami poprzez stronę internetową. To pokazuje, jak ważne jest posiadanie dobrze zaprojektowanej i funkcjonalnej witryny dla każdej placówki medycznej. Strona internetowa to nie tylko wizytówka, ale także narzędzie, które może znacząco zmniejszyć liczbę połączeń przychodzących, jednocześnie usprawniając obsługę pacjentów i zwiększając liczbę wizyt.  

W Proassist oferujemy stworzenie profesjonalnej strony internetowej dla naszych użytkowników za jedyne 129 zł, co stanowi doskonałą inwestycję w poprawę obsługi pacjentów. Dodatkowo, przygotowaliśmy bezpłatny ebook „Jak skutecznie promować stronę internetową”, w którym znajdziesz wiele cennych wskazówek na temat tego, jak w pełni wykorzystać potencjał witryny swojej placówki medycznej.

Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się więcej!

Lista rezerwowa w programie medycznym

Lista rezerwowa jako narzędzie ułatwiające pracę rejestratorek

W wielu placówkach medycznych prowadzi się listy rezerwowe w formie papierowej – w zeszycie lub na kartkach. Jest to rozwiązanie czasochłonne i mało efektywne. W innych miejscach taka lista nie istnieje wcale, co oznacza brak możliwości zorganizowania wcześniejszych terminów. Albo czasem nie ma w placówce polityki prowadzenia listy rezerwowej i wszystko zależy od dobrej woli rejestratorki, która może (lub nie) zanotować dane pacjenta na małej karteczce i zadzwonić do niego, gdy zauważy, że zwolnił się termin.

W systemie medycznym Proassist lista rezerwowa to wygodne, zautomatyzowane rozwiązanie, które usprawnia codzienną pracę. Pacjent, który nie może umówić się na wizytę w pożądanym terminie, zostaje zapisany na listę rezerwową w programie, a rejestratorka ma pełną kontrolę nad tym, jakie terminy interesują pacjenta – np. „tylko popołudnia”, „tylko poniedziałki”, czy nawet „jak najszybciej”, co jest idealnym rozwiązaniem dla osób elastycznych czasowo, np. emerytów.

Nie mów o „rezerwowych” pacjentach – porada dla rejestratorek

Ciekawą wskazówką dla rejestratorek medycznych jest unikanie określenia „lista rezerwowa”. Pacjenci mogą poczuć się mniej ważni, słysząc, że są „rezerwowymi”. Lepszym pomysłem jest użycie sformułowań takich jak „lista pacjentów oczekujących” lub „lista pilnych wizyt”. Te terminy brzmią neutralnie i bardziej profesjonalnie. I choć wewnętrznie najczęściej stosuje się sformułowanie “lista rezerwowa” i tak też funkcja nazwana jest w systemie, to w rozmowie z pacjentem należy stosować inne określenia.

Proces dodawania pacjentów na listę rezerwową w Proassist

Dodawanie pacjenta na listę w systemie Proassist jest bardzo intuicyjne. Rejestratorka zapisuje pacjenta i dokładnie określa jego preferencje czasowe. Zaznacza, czy pacjent jest dostępny w konkretnych dniach lub godzinach.

Jeśli nagle zwolni się termin, rejestratorka może szybko znaleźć odpowiedniego pacjenta na liście, sugerując się wskazanymi przy zapisywaniu preferencjami. Przykładowo, gdy zwolni się termin na godzinę 10:30, to rejestratorka zaznaczy w filtrach listy rezerwowej, że interesują ją osoby dostępne w godzinach porannych i z tymi osobami będzie się kontaktować w celu zaproponowania skorzystania ze zwolnionego terminu.

Mało tego, dzięki możliwości szybkiego podglądu umówionych wizyt, rejestratorka wie, czy ten pacjent ma już zaplanowaną wizytę. To eliminuje problem, gdy dzwonimy do pacjenta z terminem, który okazuje się być zbyt blisko tego, który już ma, co nie daje mu realnej korzyści.

Polityka placówki w zakresie listy rezerwowej

Polityka prowadzenia listy rezerwowej powinna być integralnym elementem zarządzania gabinetem. Dzięki odpowiedniemu procesowi dodawania pacjentów na listę rezerwową można unikać pustych miejsc w grafiku lekarzy i zwiększać zadowolenie pacjentów. Placówka nie traci przychodów, a lekarze nie mają „dziur” w harmonogramie. Rejestratorki, które proponują pacjentom zapisanie na liście oczekujących same z siebie są cieplej odbierane przez pacjentów (a wszyscy dobrze wiemy, że to im najczęściej “obrywa się” za długi czas oczekiwania na wizytę u lekarza). Wszyscy zatem korzystają na liście rezerwowej!

Korzyści dla placówek

Dzięki liście rezerwowej w systemie medycznym, takim jak Proassist, placówki zyskują znacznie większą efektywność w zarządzaniu wizytami. Nawet w sytuacjach, gdy pacjent odwołuje wizytę na ostatnią chwilę, istnieje duża szansa, że uda się znaleźć kogoś, kto skorzysta z wolnego terminu. Automatyzacja tego procesu to oszczędność czasu, większa organizacja pracy i większe zadowolenie pacjentów, a placówka nie traci pieniędzy.

Podsumowując, wprowadzenie listy rezerwowej w formie elektronicznej to mała zmiana, która przynosi wielkie korzyści – zarówno dla placówki, jak i jej pacjentów.

Jak uniezależnić placówkę medyczną od portali zewnętrznych i pozyskiwać pacjentów bez prowizji

Jak działa e-rejestracja na stronie internetowej?

E-rejestracja to nowoczesne narzędzie, które umożliwia pacjentom samodzielne umawianie wizyt przez stronę internetową placówki medycznej. Dzięki systemowi medyczneu Proassist, ten proces jest nie tylko prosty, ale i niezwykle efektywny.

Synchronizacja kalendarza online i systemu rejestracji internetowej

Jednym z najważniejszych elementów e-rejestracji w Proassist jest pełna synchronizacja kalendarza dostępnego na stronie internetowej z tym, który jest używany przez obsługę rejestracji w przychodni. Co to oznacza w praktyce? Jeśli pacjent umówi wizytę online, informacja o niej natychmiast pojawia się w grafiku rejestratorki, nawet jeśli w tym samym czasie prowadzi rozmowę telefoniczną z innym pacjentem. Dzięki temu eliminowane jest ryzyko podwójnej rezerwacji i wprowadzenie chaosu w harmonogramie pracy lekarzy.

To, co wyróżnia e-rejestrację Proassist, to płynność działania i pewność, że każda umówiona wizyta jest od razu widoczna dla całego zespołu. System automatycznie aktualizuje kalendarz, co pozwala uniknąć błędów i nieporozumień, które mogą wyniknąć z ręcznego wpisywania wizyt. Dlatego nie musisz obawiać się problemu zdublowanych wizyt.

E-rejestracja w mediach społecznościowych

Nie tylko strona internetowa może stać się narzędziem do pozyskiwania pacjentów.System medyczny Proassist umożliwia również wdrożenie e-rejestracji na profilach placówki w mediach społecznościowych. To idealne rozwiązanie, jeśli chcesz dotrzeć do pacjentów tam, gdzie spędzają najwięcej czasu.

Pacjenci mogą umawiać się na wizyty bezpośrednio przez Twoją stronę na Facebooku czy Instagramie, a każda rezerwacja jest od razu widoczna w kalendarzu przychodni. Co więcej, system Proassist umożliwia sprawdzenie, z jakiego źródła pochodzi dana rezerwacja – czy została umówiona przez rejestratorkę, czy też pacjent skorzystał z e-rejestracji na stronie internetowej lub w mediach społecznościowych. Możesz zatem na bieżąco weryfikować, skąd pozyskujesz najwięcej pacjentów i wykorzystywać tą wiedzę w ustalaniu budżetu reklamowego.

Zalety wdrożenia e-rejestracji w Twojej placówce medycznej

1. Pełna kontrola nad procesem rejestracji: unikniesz prowizji płaconych portalom zewnętrznym i zyskasz pełną kontrolę nad harmonogramem wizyt.

2. Bezpieczeństwo i synchronizacja: dzięki synchronizacji kalendarza online z systemem rejestracji w placówce wyeliminujesz ryzyko podwójnych rezerwacji i innych błędów organizacyjnych.

3. Dostępność dla pacjentów: pacjenci mogą umawiać się na wizyty 24/7, niezależnie od godzin pracy placówki. To wygoda, którą docenią zarówno pacjenci, jak i personel.

4. Skuteczne pozyskiwanie pacjentów: e-rejestracja na stronie internetowej i w mediach społecznościowych to doskonały sposób na zwiększenie liczby pacjentów bez konieczności ponoszenia dodatkowych kosztów związanych z prowizjami. Lepiej wydać te pieniądze na reklamę 😉

A co jeśli nie masz strony internetowej?

Nie musisz wydawać fortuny na stworzenie profesjonalnej strony internetowej! Z Proassist stworzymy dla Ciebie nowoczesną i funkcjonalną stronę już od 39 zł miesięcznie. Zadbamy o to, aby Twoja placówka była widoczna online i gotowa do przyjmowania pacjentów za pomocą e-rejestracji. Co więcej, będziemy Cię wspierać na każdym etapie – od pełnego szkolenia dla pracowników i wdrożenia systemu do gabinetu po codzienne wsparcie w użytkowaniu.

Jeśli zatem szukasz informacji jak postawić stronę www dla placówki medycznej, skontaktuj się z nami klikając TUTAJ.

Podsumowanie

Wdrożenie e-rejestracji w Twojej placówce medycznej to krok w stronę uniezależnienia się od zewnętrznych portali i odzyskania pełnej kontroli nad procesem umawiania wizyt. Dzięki Proassist możesz efektywnie zarządzać kalendarzem, eliminując ryzyko błędów i podwójnych rezerwacji.

Co więcej, e-rejestracja dostępna na stronie internetowej i w mediach społecznościowych pozwala dotrzeć do pacjentów tam, gdzie są najbardziej aktywni, co przekłada się na wzrost liczby wizyt w Twojej placówce.

Nie czekaj – wprowadź e-rejestrację do swojego gabinetu już dziś i zyskaj pełną kontrolę nad harmonogramem wizyt w Twojej przychodni!

Kulisy pracy rejestratorki medycznej. Jak wygląda codzienna obsługa pacjentów i praca na programie medycznym?

Podczas webinaru nasza ekspertka, Marta Matyja, która pracuje na stanowisku kierownika rejestracji medycznej, podzieliła się swoimi doświadczeniami, praktycznymi wskazówkami oraz opowiedziała o najczęściej spotykanych sytuacjach w pracy. Omawialiśmy również, jak nowoczesne technologie, takie jak system Proassist, mogą wspierać rejestratorki w ich codziennych obowiązkach, poprawiając efektywność pracy i zwiększając satysfakcję pacjentów. Mirella Sajdak, która w Proassist jest Dyrektorem Działu Pomocy Technicznej i ekspertką od systemu medycznego, zaprezentowała jak wygląda w praktyce działanie systemu z poziomu rejestracji.

Zachęcamy do zapoznania się z pełną transkrypcją, w której znajdziecie mnóstwo cennych informacji i wskazówek. Niezależnie od tego, czy jesteś rejestratorką medyczną, czy też prowadzisz placówkę medyczną, ten materiał dostarczy Ci nowej perspektywy i inspiracji do poprawy organizacji pracy w Twojej placówce.

Jak wygląda praca rejestratorki medycznej?

Mirella: Dzień dobry, witam wszystkich serdecznie na dzisiejszym wydarzeniu. Nazywam się Mirella Sejdak i w zasadzie w Proassist pracuję od ponad 9 lat. Aktualnie odpowiadam za Dział Pomocy Technicznej.

Widzę tutaj osoby powoli dołączają, ale myślę, że będziemy już zaczynać, bo mamy bardzo obszerny temat, a trochę czasu mamy mało, jak na tego rodzaju temat wydarzenia. Także ja może jeszcze słowem wstępu opowiem dla nowych uczestników, czym się zajmujemy.

Także Proassist to przede wszystkim oprogramowanie medyczne w chmurze, które umożliwia kompleksowe zarządzanie placówką medyczną. I co ciekawe, system powstał tak naprawdę z myślą o rejestratorkach. Bo początkowo to był zwykły prosty terminarz, który służył do zapisywania wizyt pacjentów.

Z czasem jednak w czasie rozwoju stał się takim bardziej zaawansowanym systemem, który wspiera placówki medyczne na każdym etapie ich pracy. Oprócz właśnie możliwości dodawania wizyty do systemu Proassist, jest też możliwość pobierania przedpłat, płatności online, ale również możliwość wypełnienia dokumentacji medycznej, czy też wystawiania e-skierowań, e-zwolnień, e-recept.

No i myślę, że to, co jest też istotne już na samym końcu procesu przyjmowania pacjenta, to finalizacja wizyty. Dzięki systemowi można szybko sfinalizować wizytę, wystawiając odpowiedni paragon bądź też fakturę.

Ale o samym systemie można by było opowiadać godzinami, niestety nie mamy tyle czasu. I jak Państwo widzicie, ze mną jest Marta Matyja. Cieszę się, że mam przyjemność z nią prowadzić ten webinar. Marta jest kierownikiem rejestracji w prywatnej placówce medycznej. Witamy się, Marto.

Marta: Cześć, witam wszystkich bardzo serdecznie. Cieszę się ogromnie, że znaleźliśmy wszyscy czas, przestrzeń i gotowość na to, aby tu się spotkać i porozmawiać na bardzo ciekawy temat, czyli kulisy pracy rejestratorki medycznej.

Witam wszystkie osoby z Instagrama, z którymi może nie znam się osobiście, ale online. Witam wszystkie osoby, które odsłuchują to nagranie w innym terminie. Super, że jesteście. Ja również bardzo dziękuję zespołowi Prossist za zaproszenie, jak zawsze, za miłą atmosferę.

Tak jak Mirella powiedziała, nazywam się Marta Matyja. I od 2009 roku jestem związana z ochroną zdrowia. Studiowałam położnictwo na Uniwersytecie Medycznym w Szczecinie. Natomiast aktualnie pracuje jako kierownik rejestracji i jako rejestratorka medyczna w prywatnej, dobrze prosperującej przychodni na Śląsku już od ośmiu lat, więc mamy podobny staż i żartuję sobie, że awansowałam z położnej na rejestratorkę, z czego się ogromnie cieszę.

I tak jeszcze kilka słów o mnie, co ja tutaj robię. Właśnie od 2020 roku mocno stawiam na rozwój osobisty, sfera prywatna również i to głównie zawodowa i tutaj rozwijanie umiejętności komunikacyjnych, kompetencji miękkich. Skupiam się na psychologii, sprzedaży i dzięki licznym szkoleniom, kursom, książkom – a uważam, że dobra książka wdrożona w życie potrafi je zmienić – skutecznie wypracowałam standardy podnoszenia obsługi pacjenta, zwiększając efektywność placówki i to wszystko poprzez odkrywanie potencjału rejestratorek medycznych. I tę swoją przygodę opisałam w książce “Transformacja świadomości rejestratorki medycznej”, która jest właśnie drogowskazem do tego osobistego, troszkę duchowego oraz zawodowego rozwoju.

Po co to wszystko? Po to, by być szanowanym, cenionym ekspertem do spraw obsługi pacjenta, bo właśnie moim zdaniem rejestratorka ma w tym ogromny potencjał. A po co to wszystko? Dalej idąc, praca stanowi ważną część naszego życia. Jak zakładam, większość z nas jest tutaj na całym etacie, więc codziennie osiem godzin. I naprawdę warto być ważnym i takim niezbędnym członkiem zespołu medycznego, po to żeby czerpać satysfakcję z tej codziennej pracy, z tych wyzwań. Po to, żeby być wsparciem dla zespołu, dla pacjenta, bo to jest mocno rozwijające.

I ja zawsze zachęcam wszystkie rejestratorki: zróbcie to dla siebie, przede wszystkim. A Wasze otoczenie będzie z tego korzystać. I o tym wszystkim mówię na swoich social mediach, na których dzielę się swoją wiedzą, doświadczeniem. Serdecznie Was zapraszam, ponieważ aktualnie trwa konkurs. Można wygrać tam właśnie tę książkę, czyli “Transformacja świadomości rejestratorki medycznej”.

Warunki konkursu – wystarczy zaobserwować moje konto @martamatyja.pl oraz Proassist @proassist_dla_specjalisty, nie tylko dla konkursu, ale naprawdę i u mnie i u Proassist są fajne wskazówki praktyczne, z których możecie czerpać. I odpowiedzieć pod konkursową rolką na pytanie: co najbardziej lubisz w pracy, rejestratorki medycznej? I konkurs trwa do 31 sierpnia. Zachęcam wszystkie rejestratorki, ale nie tylko, bo również mogą wypowiedzieć się osoby, które są związane z rejestracją, menedżerowie, kierownicy, właściciele, bo Wy możecie ze swojego punktu powiedzieć, co doceniacie w tej pracy.

Więc czekam na Wasze zgłoszenia i tyle słowem wstępu, oddaję Ci głos Mirella.

Mirella: Tak, ja już powoli odpisuję na czacie. Pojawiło się pytanie, czy będzie nagranie – tak jak najbardziej będzie nagranie i postaramy się dzisiaj zamknąć z tematem do godziny 19. Także, jeżeli macie możliwość, to pozostańcie z nami do końca. Tutaj widzę Dominik, wysłał też link do konkursu, także zachęcam, klikajcie i weźcie udział.

A my co, Marta, może zacznijmy, przedstawmy te kulisy pracy rejestratorki medycznej, jak byś mogła rozpocząć.

Marta: Oczywiście. Właśnie chciałybyśmy z Mirellą opowiedzieć o pracy rejestratorki medycznej naszymi oczami. Z uwzględnieniem, moim zdaniem, najważniejszego programu, z którym na co dzień rejestratorka ma do czynienia, czyli tak zwanym EDM-ie, czyli elektronicznej dokumentacji medycznej. Oprogramowaniu, które umożliwia prowadzenie tej elektronicznej dokumentacji i powiem Wam, że ja kiedyś intuicyjnie, dzisiaj już będąc na ścieżce rozwojowej, wiem, że pewne narzędzia są mi bardziej przydatne, inne mniej. Natomiast takim uważam, który jest numerem jeden, to jest tablica Eisenhowera. I jestem ciekawa, czy Wy to znacie, może tak jak kiedyś korzystaliście, ale nie wiedzieliście, że się tak ładnie nazywa, natomiast to jest dla mnie najważniejsze narzędzie, żeby zarządzać czasem i sobą w czasie.

Priorytety w zadaniach wykonywanych przez rejestratorkę medyczną

zrób teraz (zielony), zaplanuj (żółty), deleguj (niebieski), wyeliminuj (czerwony).

Marta: I tutaj można to odnosić w stosunku do miesiąca, tygodnia, do do dnia. My dzisiaj się skupimy bardziej co do dnia i ja planuję swój dzień. Mam dane zadania i przydzielam im priorytety pod względem pilności i ważności.

I od tego wychodzimy. I mamy zadania ważne i pilne. Czyli wszystkie te zadania, które wykonujemy w pierwszej kolejności. Natychmiast, tu i teraz. Następnie mamy zadania ważne i nie-pilne. Czyli wszystko to, co może poczekać, co wykonamy, ale oczywiście nie od razu, tylko w późniejszym czasie po prostu.

Następnie mamy zadania nieważne, a pilne. I tutaj te zadania oddelegowujemy, np. koleżance. I na samym końcu mamy zadania nieważne i nie-pilne. Ja nie wiem, czy się pokuszę, żeby powiedzieć, że rejestratorka ma takie zadania. Natomiast załóżmy, że są to wszystkie zadania, które wykonujemy na samym końcu. Bo nawet rozmowa z koleżanką czy innym członkiem zespołu jest ważna, bo to wzmacnia relacje w zespole. Także tutaj podchodzimy do tego z takim przymrużeniem oka.

I zaczynając od zadań ważnych i pilnych, to w mojej pracy to jest na pewno obsługa pacjenta dzwoniącego i pacjenta, który przychodzi do placówki stacjonarnie. I teraz najczęściej jest to umawianie wizyt i najczęściej pacjenci proszą o najszybszy termin lub podają konkretne preferencje.

Jak wygląda organizacja pracy rejestratorki medycznej – umawianie pacjentów na wizyty

Marta: I tutaj właśnie Mirella, jak to wygląda w Proassist? Ta najczęstsza nasza czynność rejestratorek, czyli umawianie wizyt?

Mirella: W systemie Proassist mamy świetne rozwiązanie. Ja może udostępnię ekran, żeby od razu pokazać, jak wygląda ta ścieżka procesu zapisu pacjenta na wizytę.

Mirella: Przede wszystkim system bardzo ułatwia pracę rejestracji pod tym względem. Dlaczego? Wyświetla jej automatycznie 100 najbliższych dostępnych terminów dopasowując pod preferencje pacjenta. I co tutaj mam na myśli?

Czyli tak jak powiedziałeś, pacjent dzwoni i chce się umówić na kontynuację leczenia. I On już wie, że chce do konkretnego specjalisty. Czy też dzwoni po raz pierwszy i chce się umówić po prostu na najbliższy dostępny termin. I mu nie zależy na konkretnym nazwisku specjalisty, tylko żeby jak najszybciej dostać się do danej placówki. I teraz tak. Jeżeli mamy preferencję co do konkretnego specjalisty, w oknie dodawania wizyty, wystarczy określić tego specjalistę, a następnie przejść do punktu pierwszego, czyli usługi.

I tutaj już mamy przedstawioną listę usług, które wykonuje dany specjalista i system po wybraniu odpowiedniej usługi, co jest istotne, wyszukuje 100 najbliższych dostępnych terminów do tego konkretnie specjalisty.

Zwróćmy uwagę, on już automatycznie nam proponuje te terminy uwzględniając czas, jaki dany specjalista chce, abyśmy mu rezerwowali daną wizytę. Dodatkowo też mamy informację na temat ceny. Natomiast jeżeli wybierzemy sobie dowolnego specjalistę, czyli jeżeli pacjent nie ma preferencji, co do nazwiska specjalisty, wystarczy kliknąć X przy konkretnym specjaliście i wtedy mamy sekcję nazwaną “dowolne”.

Przechodzimy bezpośrednio do listy usług. Wtedy ta lista jest obszerna, bo wyświetla nam się lista usług w całej placówce, czyli wszystkich specjalistów. Gdy wybierzemy odpowiednią usługę, system wyświetli nam 100 najbliższych dostępnych terminów, podpowiadając przy tym, kto ją wykonuje, kto taką usługę wykonuje, więc też tutaj unikniemy ewentualnej pomyłki, że ktoś po prostu pomyli i zapisze daną usługę do niewłaściwego specjalisty. Także wtedy ta lista wyświetla się z uwzględnieniem każdego specjalisty, który wykonuje taką usługę.

Także proces jest bardzo intuicyjny. Po wyborze terminu przechodzimy do wpisania danych osobowych pacjenta. Także myślę, że to jest szybki sposób, plus też tutaj od razu zdradziłam system podpowiada już taką bazę wiedzy o danym specjaliście, danych usługach, czy też danej placówce.

Marta: Bardzo fajnie to wygląda i te szybkie terminy, no to jest mega ułatwienie, bo nie trzeba przeklikiwać całego kalendarza.

Mirella: Tak, zdecydowaie. I drugim takim plusem, oprócz tego, że mamy właśnie ten zaoszczędzony czas, że tak powiem, bo przeklikać każdy grafik załóżmy ortopedy, gdzie przyjmuje sześciu, dziesięciu, no to jest pracochłonne, nie czarujmy się. Jeszcze przeliczając czy ten 20 minut, ten 30, to już dochodzą dodatkowe czynności, które po pierwsze trzeba pamiętać albo szukać w notatkach. Ale też zwróćmy uwagę, jak to wpływa na placówkę, na funkcjonowanie placówki.

Jeżeli placówka zatrudnia nowego specjalistę, to wiadomo z automatu nie ma jeszcze wypełnionego grafiku pracy, tak. I mamy innych specjalistów, którzy pracują już w placówce kilka lat i do nich po prostu terminy są z miesięcznym terminem oczekiwania i wtedy w naturalny sposób rejestratorka będzie promowała tego nowego specjalistę, proponując jak najbliższy dostępny termin.

I tutaj tak naprawdę i placówka jest szczęśliwa i pacjent, bo uzyskał pomoc, której oczekiwał od danej rejestratorki, tak. No bo zapewniliśmy mu najbliższy dostępny termin. Dzięki temu mamy wypełniony grafik, również tego nowo utworzonego specjalisty.

Marta: To jest ta obopólna, a nawet wielopoziomowa korzyść, nie? No właśnie, obok umawiania najczęstszą czynnością – zależy wiadomo, jak to wygląda w placówce, ale u nas na szczęście zaraz obok umawiania – najpierw jest umawianie, potem jest odwoływanie.

I tutaj mam dla Was, koleżanki, rejestratorki, taką wskazówkę, aby przy odwoływaniu wizyty nigdy nie mówić za pacjenta. Bo pacjent potwierdza nieprawdę. I już zaraz Wam rozwijam, o co chodzi. Na przykładzie mojej sytuacji, kiedyś pacjent zadzwonił i powiedział, że chciałby odwołać wizytę z dzisiaj z godziny 15:00 u laryngologa.

No i otwieram grafik, u laryngologa, patrzę godzina 15:00, pan Marek. No i mówię do pacjenta sama od siebie: pan Marek, tak? No i pacjent odpowiedział: tak, tak. Odwołuję, dziękuję, do widzenia i się rozłączył. A ja oczywiście usunęłam tę wizytę i jakie było moje zdziwienie, jak pan Marek z godziny 15:00 przyszedł do placówki, natomiast nie pojawił się pan Arek z godziny 15:20. Pan Arkadiusz, no ale w skrócie Arek.

No i później w logach w centrali telefonicznej sprawdziłam, no o odwoływał wizytę pan Arek. I to ta sytuacja, jakoś wybrnęliśmy z tego, bo ta wizyta nie trwała jakoś bardzo długo, natomiast no warto unikać takich sytuacji, szczególnie gdy wizyty trwają, na przykład godzinę. I taki błąd jest dość niekomfortowy dla zespołu i dla lekarza. I ja się wtedy nauczyłam, ja i też doświadczenie innych koleżanek – bo każdej z nas z mojego zespołu się tu zdarzyło – po prostu pytać pacjenta o te dane. Nigdy nie mówić za niego.

Czyli: dobrze, przyjmuję to odwołanie, proszę podać mi imię i nazwisko, najlepiej jeszcze początek numeru PESEL i gdy jeszcze słyszymy, że nie do końca wszystko jest dla nas jasne, pytamy na przykład jeszcze o numer telefonu. Bo wiecie, pacjenci, to nie jest tak, że pacjenci potwierdzają nieprawdę umyślnie, tylko jest pełno dystraktorów, a często się zdarza, że pacjenci odwołują, bo są np. w pośpiechu, jadą samochodem, czasami słyszymy dziecko w tle, albo ktoś inny zagaduje, albo pacjenci jeszcze jest w pracy, ile razy u nas się zdarza, że dzwonią klienci, no nie mogę się wyrwać z pracy, więc odwołuję i słychać jeszcze jakieś maszyny, jakichś ludzi, więc my też jakby tutaj wychodząc naprzeciw tym różnym sytuacjom, to my pytamy, a nigdy odwrotnie.

Tak samo jak sprawdzamy numer telefonu, to też nie dyktujemy go za pacjenta, tylko prosimy, żeby on nam podał i naprawdę to zmniejsza pomyłki i błędy. I tutaj mówimy o jednym odwołaniu, ale pewnie każda z nas i każdy, kto ma placówkę, miał taką sytuację, że trzeba było odwołać wiele wizyty, bo lekarz zgłosił nieobecność.

Jak skutecznie zarządzać odwoływaniem i przenoszeniem wizyt w systemie medycznym? 

I tutaj też takim zadaniem rejestratorki jest to, aby przy każdym odwołaniu zaproponować nowy termin, czyli my wychodzimy z inicjatywą. To nie jest tak, że czekamy, że pacjent, ok, dobrze, dziękuję za informacje, tylko my od razu: czy możemy zaproponować nowy termin?

Bo my odwołujemy, natomiast my nie chcemy stracić tego klienta. Więc jak to wygląda w programie Proassist? Czy jest taka możliwość odwołania i szybkiego przeniesienia wizyty?

Mirella: Tak, jak najbardziej, właśnie jak zaczynaliśmy pracę na systemie i w ogóle pierwsze początkowe rozmowy, to zawsze było przyzwyczajenie pacjentów do papierowego kalendarza, gdzie specjalista do tej pory sam odbierał i żeby mu ułatwić pracę, to mówili: panie doktorze, ja byłam umówiona wtedy i wtedy, proszę mnie wykreślić.

No i teraz proszę o nowy termin wizyty. I z automatu taka rozmowa napędza nas na faktycznie odwołanie i to jest mega strata czasu, bo możemy od razu wykonać akcję taką, jak przeniesienie tej wizyty na nowy, dostępny termin.

Mirella: I w jaki sposób to zrobić w systemie? Tak jak Marta wspomniała, warto zapytać pacjenta o dane, nie sugerować się tym terminem wizyty, o którym on wspomina i przechodzimy do zakładki wizyty, gdzie znajduje się zbiór wszystkich naszych rezerwacji.

Tutaj mamy wyszukiwarkę, można wyszukać po numerze PESEL, imieniu, nazwisku, bądź też numerze telefonu. Ja wyszukam przykładowego pacjenta, na którego dodałam rezerwację i po wprowadzeniu tych danych, po kliknięciu “szukaj” system wyświetla nam listę rezerwacji dla tej konkretnie osoby.

I w tym momencie też jest posegregowane, na samej górze mamy najbardziej aktualną wizytę i oczywiście mamy też akcję do wykonania. Po prawej stronie mamy kosz, czyli jeżeli chcielibyśmy naprawdę odwołać tą wizytę, to za pomocą tego kosza czerwonego usuwamy ją, ale tak jak wspomniałaś,zawsze warto zaproponować ten nowy termin wizyty i wtedy przechodzimy bezpośrednio do zakładki edycji, czyli to kółko zębate.

Po kliknięciu w to koło pojawia nam się panel boczny, wysuwany, który troszkę jest zbliżony, tak samo wygląda praktycznie, jak w przypadku dodawania wizyty. I teraz możemy zdecydować, jakie chcemy terminy wyszukać dla danego pacjenta.

Czy pacjent chce najbliższy dostępny termin kolejny, czy może wyjeżdża za granicę, będzie nieobecny, jest chory i chce bardziej odległy termin, na przykład za dwa miesiące. Jeżeli mamy taki szybki termin, przechodzimy w punkcie drugim do zakładki “najbliższe terminy” i wtedy system wyświetla nam najbliższe dostępne terminy do tego specjalisty.

Jeżeli chcemy ten bardziej odległy termin wyszukać dla danego pacjenta, wystarczy kliknąć w zakładkę wolne terminy, określić datę od kiedy chcemy, żeby system wyświetlił nam te najbliższe dostępne terminy – np. od 7 października i możemy też wyfiltrować datę.

On może nam powiedzieć, że interesują mnie tylko po godzinie 15, bo jestem w pracy, wcześniej nie dam rady. Żeby oszczędzić sobie też tego wyszukiwania, możemy sobie wyfiltrować tą godzinę, a następnie kliknąć “pokaż”.

I teraz system pominął wszystkie proponowane terminy wcześniejsze, tylko od tego siódmego października mi proponuje i po godzinie 15:00, czyli uwzględnia moje filtry. I jeżeli chcemy dokonać takiej zmiany, wystarczy kliknąć w zakładkę “wybierz” przy konkretnym terminie nowym i też system nas informuje, co jest istotne – częste pytania na szkoleniach z systemu: czy ja będę musiała mimo wszystko odwołać tam tą rezerwację, czy zostanie to faktycznie przeniesione? To tu jest taki komunikat informacyjny, że zostanie po prostu usunięty poprzedni termin i można to zapisać lub zapisać i automatycznie zostanie wysłana wiadomość SMS do pacjenta.

Informacyjna, że właśnie jest nowy termin rezerwacji, żeby on to miał też w swoim telefonie, żeby mógł wrócić do tej wiadomości i zawsze przypomnieć sobie, co to jest za termin i na spokojnie później wpisać sobie do kalendarza, bo tak jak wspomniałeś, ludzie często dzwonią w różnych sytuacjach, w różnych miejsc i warto później sięgnąć do tej wiadomości, żeby sobie wbić w kalendarz.

Zaznaczam “OK” i całość zapisuję jako “zapisz wizytę”. I w tym momencie system zapisuje taką rezerwację już z nowym terminem wizyty. Także myślę, że to jest szybkie rozwiązanie i przede wszystkim znowu ta wyszukiwarka terminów, gdzie możemy też określić, jaki termin pacjenta interesuje, żeby móc szybciej odnaleźć dla niego interesującą godzinę i datę.

Marta: No dla mnie super. W ogóle to, że przy przenoszeniu wizyty jeszcze mamy możliwość wysłania pacjentowi tego SMS-a, nie musimy wchodzić w żaden inny, nowy komunikator, nie musimy dzwonić, potwierdzać, nie musimy wychodzić w ogóle z programu, to jest naprawdę świetne.

Mirella: Wszystko w jednym miejscu, tak.

Marta: Tak, tak, to na pewno jest pomocą dla rejestratorki i oszczędza czas, a czasem tego czasu brakuje. I już sobie omówiliśmy zadania pokrótcee takie ważne i pilne i przechodząc dalej, do ważnych i niepilnych.

Przynajmniej w mojej placówce jest to łatanie dziur, tzw. szycie grafiku, czasem na nowo. I u mnie są to, najpierw odnoszę się do danego dnia i potem zaglądam do dnia następnego, aby sprawdzać jak to wygląda, kto potwierdził, kto odwołał.

I tutaj powiem Wam, że ja podchodzę do tego bardzo sumiennie i skrupulatnie, dlatego że uważam, że zadaniem rejestratorki jest właśnie zarządzanie tym grafikiem. To należy do naszych zadań i wiem, że w różnych placówkach różnie rejestratorki do tego podchodzą.

U mnie jest inaczej, naprawdę podchodzimy do tego tak zadaniowo, żeby lekarz się czuł zadowolony, jak przychodzi, że ten grafik jest zapełniony. Czasem się zdarza, że u nas lekarz przychodzi raz w miesiącu i nam zależy na tym, żeby był zadowolony, a nie siedział na przykład dwa razy, bo nie ma pacjenta.

Więc i też dla pacjenta i dla siebie, znowu dla siebie. To jest bardzo satysfakcjonujące, jak uda nam się ten grafik ułożyć. Czasem na nowo, ja mam takiego jednego specjalistę. Właśnie dzisiaj się tym zajmowałam. Jest to dermatolog, to jest taki specjalista, że no właśnie często ta sprawa pilna, nagle się okazuje nie pilna i pacjent się wykreśla. I ja akurat we wtorek jestem na rano i ja zawsze odpowiadam i to jest dla mnie satysfakcjonujące, że mogę ten grafik ustalić albo właśnie uzupełnić.

Lista rezerwowa w systemie medycznym, czyli jak zapełnić luki w grafikach lekarzy?

I tu mam dla was dwie moje wskazówki. Po pierwsze, jak dzwoni do mnie pacjent, ogólnie to wszystkich specjalistów, ale jeżeli się dłużej siedzi w danej przychodzi, to już się wie, gdzie właśnie ten grafik się wykrusza.

I u tych pacjentów, którzy są zapisani na odleglejszy termin i wspominają, że im zależy na tym szybszym terminie, no to właśnie wpisuje notatkę: pacjent prosi o szybszy termin. Przy umówionej już wizycie, a drugi sposób to jest lista rezerwowych, lista pacjentów oczekujących na termin.

I tutaj też mam dla was taką małą wskazówkę, żeby nie używać słowa rezerwowy do pacjenta. My możemy sobie wewnętrznie w zespole mówić “lista rezerwowych”, natomiast nikt nie chce być rezerwowym. Więc tu raczej tak nie mówimy. Lista pacjentów priorytetowych, bo ten pacjent, co prawda u nas nie był priorytetem, bo nie dostał szybkiego terminu, ale zaraz za tym na liście oczekujących pacjentów jest na tej liście.

Ja najczęściej mówię “lista pacjentów oczekujących”. Jak wpisuję pacjenta na taki termin, to też zbieram informację, czyli kiedy mu najbardziej pasuje, bo powiem Wam, że zdarzyło mi się wiele razy, jak dzwoniłam do pacjenta i mówię: mam dla Pana szybszy termin, jutro na 13. A pacjent: Pani, ale ja pracuję codziennie do 15.

Więc warto, już jak już rozmawiamy z tym pacjentem, zapisujemy na tą listę rezerwowych, to już zapytać, a jakie godziny mniej więcej Panu pasują. A czasem powiem różnie, to ja wtedy mówię mu: to będziemy dzwonić, będziemy szukać do skutku, a czasem właśnie jest to informacja – przeważnie Wam powiem, że przeważnie – jest taka konkretna informacja.

Więc tutaj mam dla Was takie dwie wskazówki. No i jestem ciekawa, jak to wygląda w programie Proassist, czy i tutaj macie udogodnienia, jakieś funkcje, które nam pomagają w wyeliminowaniu karteczek i zeszytów?

Mirella: Tak, zdecydowanie tak. Usprawniają zarządzanie też tą właśnie listą pacjentów, żeby był szybszy kontakt i pacjent otrzymał szybszą pomoc, którą oczekiwał i prosił i czeka na ten kontakt z naszej strony.

Mirella: Tak to już pokazuje. Tak jak wspomniałaś, lista rezerwowa wewnętrznie, między nami też się tak nazywa. I jak wygląda zapis na taką listę pacjentów oczekujących? Wystarczy kliknąć w “dodaj na listę rezerwową” plus i tutaj zwróćmy uwagę znowu, ten panel wysuwany dla rejestratorek, jest to fajne też rozwiązanie, że wszystko wygląda w bardzo podobny sposób, jest intuicyjnie. I każdy tak naprawdę element prowadzi rejestratorkę krok po kroku do uzupełnienia danych formularzy.

I tutaj mamy pierwszy wybór. Czy chcemy zapisać pacjenta na listę oczekujących do konkretnego specjalisty? Bo czasem się zdarza też tak, że ktoś prowadzi już leczenie u jednego specjalisty i zależy mu na tym terminie do tej konkretnie osoby.

Więc wtedy też, żeby wyeliminować ten kontakt niepotrzebny, gdy zwolni nam się termin do innego specjalisty z tej samej dziedziny i zapytanie, czy może chciałby Pan skorzystać z tego terminu? To wtedy czas, oszczędność dla rejestratorki jest zdecydowanie ważne w takich sytuacjach i możemy określić specjalistę, do którego dany pacjent chciałby dostać się szybciej.

Wybieramy usługę, na jaką jest zainteresowany. I właśnie mamy ten termin kluczowy. Domyślnie jest zaznaczony “jak najszybciej”, bo z reguły wszystkim zależy na jak najszybszym terminie. Jeżeli jednak pacjent ma jakieś preferencje, to śmiało możemy dokonać takiej modyfikacji, poprzez kliknięcie “zmień”.

I w tym momencie określamy datę, czyli pacjentowi zależy – od 2 września i po godzinie 15. Możemy również jak najbardziej wyszukać pacjenta z listy, jeżeli jest to stały pacjent, czyli wyszukać jego kartotekę. Po wprowadzeniu danych klikamy enter i automatycznie nam się uzupełniają dane, plus dodatkowa informacja notatka, czyli jeżeli chcemy coś jeszcze dodać do tego zapisu, to tutaj możemy wprowadzić taką informację. I całość tych danych wpada nam automatycznie do systemu.

I tutaj jest właśnie ta lista. Ona jest znowu posortowana w odpowiedni sposób, czyli na samej górze mamy te terminy z pacjentami, którzy czekają na jak najszybszy termin. Dzięki temu też mamy łatwiejszy podgląd do pacjentów, którzy czekają na jak najszybszy termin wizyty, a później układa się to według preferowanego terminu wizyty.

Notatka jak najbardziej jest widoczna, preferowana usługa, czyli też mamy informacje na jaką usługę pacjent oczekuje i do jakiego specjalisty. Cały kontakt do pacjenta, że możemy w szybki sposób się skontaktować z pacjentem, no i to co najważniejsze, gdy przychodzi właśnie ten moment, kiedy zwalnia nam się to miejsce w grafiku specjalisty i chcemy go wypełnić pacjentem, który jest zapisany na takie liście oczekującej, to możemy sobie wyfiltrować odpowiednich pacjentów.

Albo wyszukując imię i nazwisko pacjenta lub w danych dodatkowych możemy filtrować np. po terminach jak najszybciej lub od odpowiedniej daty. Czyli jeżeli wypada nam konkretny termin i chcemy już teraz załatać taką lukę w grafiku, to możemy określić datę wybierając ją z kalendarza.

Gdy wyfiltrujemy odpowiednie informacje, klikamy “szukaj” i system wyświetli nam tylko i wyłącznie listy pacjentów z tymi konkretnie filtrami. Także też możemy filtrować po konkretnym specjaliście, żeby szybciej odnaleźć tego pacjenta, któremu możemy szybciej pomóc zaproponować termin, który go usatysfakcjonuje.

Marta: Super, że jest to filtrowanie, bo właśnie mi się teraz tak przypomniało. Jak wybrałaś to USG ortopedyczne, to że u nas lista oczekujących na termin najdłuższe jest u ortopedy. Także tak, trafiłaś idealnie.

I był taki moment, że my mieliśmy 20 osób oczekujących na termin, bo mieliśmy dwóch ortopedów, jeden lekarz chwilowo był nieobecny, robił specjalizację i nagle się pojawił jeden lekarz. On też poszedł jakoś częściowo na urlop i no w jednym czasie mieliśmy mnóstwo tych pacjentów i właśnie super, że można to filtrować, bo jak się ma dwóch, trzech, czterech pacjentów, to wiadomo, że można wizualnie teraz zobaczyć, ale jak się ma ich więcej, a różnie wyglądają te poradnie i czasami ta lista oczekujących na termin jest bardzo długa.

Nie no super, dla mnie to jest świetne, świetne narzędzie. Chyba moje ulubione, ale zobaczymy, zobaczymy. Ja w ogóle, jak zaczynałam pracę na EDM-ie w 2017 roku, gdzie to były początki, my naprawdę w placówce dosyć szybko z tym wystartowaliśmy, to naszym jedynym wymogiem było to, żeby program działał i się nie zawieszał i żeby działał.

Podstawowe, minimum. Tak, a tutaj Proassist nie dość, że płynnie działa, bo widzę, jak klikasz, a jesteśmy przecież na żywo i to tak płynnie działa, to takie są super funkcje.

Baza wiedzy w systemie medycznym – game changer dla rejestratorek medycznych

I w placówce, w której pracuję, jest wielu specjalistów, placówka wielospecjalistyczna. I każdy lekarz ma jakieś wytyczne, jakieś preferencje. Jeden chce przyjmować od 5 roku życia, inny od 12 roku życia. Jeden lekarz co 15 minut, drugi co 20. A trzeci, co 15 minut, ale osoby po 50 roku życia co 20 minut.

I zadaniem rejestratorki, tak jak zarządzanie grafikiem, tak jak mówiliśmy o układaniu grafiku, uważam, że też jest takim zadaniem, aby te preferencje, te wytyczne uwzględniać. I po co? Po to, żeby wzmacniać te relacje w zespole, żebyśmy po prostu sobie pomagali.

I ja bardzo lubię, jak lekarz jest wdzięczny i to tak wznosi morale w całym zespole. Więc my też podchodzimy do tego dość skrupulatnie, ale nie ukrywam, że może mi jest łatwiej, bo ja w tych wszystkich wytycznych biorę częściowo udział, bo do mnie się zgłaszają lekarze i mówią: Marta, to, to i to, taka zmiana, to zróbmy i tak dalej. I ja to przekazuję zespołowi. I ciężko jest to wszystko spamiętać. I teraz są osoby, które pracują na pół etatu, są osoby, które pracują zdalnie, bądź są osoby nowe i wdrożenie nowej osoby i przekazanie ich tych wytycznych wszystkich, no naprawdę to jest nie lada wyzwanie.

I tutaj Mirella, powiedz, czy to prawda, że program Proassist i tutaj wyszedł naprzeciw rejestratorkom, aby im pomóc, żeby wszystko grało i hulało w tym grafiku?

Mirella: Tak, zdecydowanie znamy ten temat. Sami, jak rozpoczynaliśmy to, tak jak wspomniałam, był sam terminarz, więc nie mieliśmy żadnego narzędzia, gdzie mogłybyśmy przechowywać te informacje.

I w naszym przypadku to było odbieranie połączeń do przeróżnych gabinetów lekarskich rozproszonych po całej Polsce, więc wiesz, ta baza wiedzy już nam się tak w pewnym momencie kumulowała, jak ja to mówię, segregatory już nie dawały rady.

I te fiszki się zawsze odklejały. No i poza tym zaktualizować bazę wiedzy u każdej rejestratorki w wersji papierowej – jest to mega czasochłonne i mega się ucieszyliśmy, gdy w końcu właśnie zostało wdrożone, jeśli chodzi o bazę wiedzy do systemu Proassist.

Mirella: Jeżeli chodzi o Proassist, to wyróżniamy tak naprawdę trzy rodzaje bazy: baza wiedzy o placówce, baza wiedzy o specjalistach i baza wiedzy o usługach.

Jeżeli chodzi o przedstawienie tej bazy wiedzy, to znowu mamy podział na dwa sposoby. Pierwszy sposób, to może pokażę, jest to przedstawienie w formie takiej wizualnej, graficznej. I tutaj mamy takie kolorowe infografiki na przykład przy konkretnym specjaliście, czyli po lewej stronie mamy listę specjalistów i kolorowe ikonki.

Po najechaniu kursorem myszki na konkretną ikonę pojawia nam się na przykład w pierwszej ikonie, od jakiego wieku przyjmuje dany specjalista. I mamy, że wiek od piątego roku życia do bez ograniczeń. Czyli pacjentów poniżej piątego roku życia nie powinniśmy zapisywać.

Mamy jeszcze informacje, co w przypadku, kiedy pacjent bardzo zależy mu na tym kontakcie bezpośrednio z specjalistą, czy możemy jakoś się skontaktować wtedy ze specjalistą, czy przekazać jakąś informację, jak on tutaj sobie życzy, jaka ma być procedura w tym przypadku. No i kolejna procedura, chyba najczęstsza, czyli właśnie jak postępujemy w przypadku, kiedy grafik jest dopełniony i mamy bardzo pilną sytuację, tak? Pogorszenie stanu lub po prostu pacjentowi zależy na tym wcześniejszym terminie, bo za chwilę wyjeżdża i musi się dostać do specjalisty, po na przykład kolejne jakieś zaświadczenie, czy też receptę.

Kolejna rzecz to informacje dodatkowe. Zależy też od specjalizacji, ale z doświadczenia wiem, że często pacjenci pytają na przykład, w jakich szpitalach specjaliści przyjmują. Rejestratorka tego nie jest w stanie zapamiętać, jeszcze jak ma długą listę specjalistów, choćby chciała, nie jest w stanie, a tych karteczek jeszcze z takimi dodatkowymi informacjami to już się robi naprawdę duża sterta i przewertować tę informację też to zajmuje dużo czasu.

No i właśnie kolejna sprawa – lista rezerwowa. Bo może być lista rezerwowa do konkretnego specjalisty, inny specjalista może takiej listy rezerwowej nie chcieć prowadzić. Kolejna rzecz to jest recepta, czyli co w sytuacji, kiedy pacjentowi zależy na wystawieniu recepty, jest stałym pacjentem i jakie są procedury w takiej sytuacji.

No i ostatnie, to jest w jakim języku przyjmuje pacjentów, bo też zdarzają się takie telefony, gdzie właśnie rejestracje są w innym języku i teraz pytanie, czy specjalista przeprowadzi tą wizytę, bo to, że zostanie pacjent zapisany i rejestratorka sobie poradziła, super, wszystko świetnie. Pacjent przychodzi na wizytę i okazuje się niestety, ale w tym języku specjalista nie realizuje wizyt. Także to są takie podstawowe, które są wyświetlane w formie infografiki o specjaliście, ale też w przypadku placówki również się wyświetlają tu kolorowe ikony.

Takie najważniejsze informacje to na przykład o sposobie jakiś dodatkowy cennik, który nie jest uwzględniony na liście wizyt zapisywanych pacjentów, czyli jak dodajemy wizytę, to wyświetla nam się lista, na jaką usługę możemy zapisać, ale na przykład są takie usługi, które są wykonywane już bezpośrednio w gabinecie i nie można się na nią bezpośrednio umówić, tylko jak lekarz zleci, to wtedy dodatkowo wykonuje to na przykład badanie, ale jako samodzielne badanie nie może się umówić.

Dodatkowo też jest informacja na przykład o różnych płatnikach, czy placówka realizuje wizyty w ramach innych ubezpieczycieli. No i chyba takie najczęściej zadawane pytanie, w jakich terminach i czy w ogóle dostanę potwierdzenie ze strony placówki, więc żeby rejestratorka nie musiała pamiętać, że ok, to zawsze idzie SMS, jak umówię wizytę i jeszcze 24 godziny przed wizytą otrzyma Pani wiadomość.

Także tu jeszcze szczególnie dla nowo zatrudnionych rejestratorek, to jest mega niezbędne, bo ogarnąć to wszystko w początkowych dniach naprawdę jest bardzo duża baza wiedzy i przyswoić to jest dosyć trudne i ciężkie.

No i kolejna baza w formie graficznej, to baza o usługach. W momencie kiedy rejestratorka dodaje wizytę, czyli wybiera usługę, to ma też wyświetlane różnego rodzaju ikony.

Pierwsza, czyli ta kamera oznacza, że ta usługa jest realizowana w ramach wideokonsultacji. Minus to jest tak bardziej dla niej, że istnieje możliwość po prostu nadania limitów względem tej usługi, czyli specjalista sobie życzy, że w określonych terminach można umawiać na tą konkretnie usługę, żeby nie było też zdziwienia, że przecież specjalista ma otwarty grafik – czemu ja nie mogę zapisać na tą usługę? Więc wtedy to jest taka dla niej podpowiedź, że nic takiego złego się nie dzieje w systemie. Po prostu są procedury związane też z zapisem. No i chyba takie jeszcze podstawowe to płatności, czyli ten dolar i najważniejsze to przygotowania do badań. Niektóre przygotowania są mega obszerne, a niektóre po prostu krótkie.

I można przedstawić pacjentowi w trakcie zapisu na wizytę. Takie krótkie można przedstawiać właśnie w momencie, kiedy wybieramy usługę, wyświetla nam się taki komunikat, można swobodnie przeczytać, czy też powiedzieć swoimi słowami. A jeśli chodzi o obszerne przygotowanie, to zachęcam do automatyzacji, to znaczy przed, po umówieniu wizyty, w momencie umówienia wizyty, pacjent otrzyma mailowo, albo załącznik, albo w treści maila całą instrukcję przygotowania. Wystarczy tylko pobrać adres mailowy, poinformować pacjenta o tym, że na wskazany adres mailowy otrzyma takie przygotowanie, i że prosimy o zapoznanie się z nim. I wtedy tak naprawdę ta rozmowa jest dużo krótsza, pacjent nie musi notować tego na kartce, co też wydłuża tą rozmowę.

No i tak jak wspomniałam też, ta baza ukryta, czyli chociażby to, na jaki czas mogę zarezerwować do danego specjalisty, tak? Czyli po wyborze odpowiedniego specjalisty, gdy wybiorę odpowiednią usługę, wtedy mam informację, że ten specjalista wykonuje tą usługę, w czasie 40 minut i system mi podpowiada tę rezerwację już uwzględniając ten czas.

Druga rzecz to cena. Też się zdarza, że mamy dwóch specjalistów i różne cenniki, ta sama usługa. Nikt nie jest w stanie tego zapamiętać, ale w przypadku systemu Proassist można dopasować i czas do konkretnego specjalisty, i cenę, i nawet przygotowanie, bo też się tak zdarzało, że co specjalista to miał inne preferencje, co do przygotowania, także można też dopasować to przygotowanie pod procedury konkretnego specjalisty.

No i to co najważniejsze, to to, że te informacje są wyświetlane wtedy, kiedy faktycznie rejestratorce są potrzebne. Na etapie konkretnym, w którym się znajduje podczas rezerwacji pacjenta na wizytę.

Także baza myślę, że jest bardzo potrzebna dla rejestratorki, co na pewno zwiększa skuteczność i zmniejsza ilość pomyłek, która może się niestety zdarzyć ze względu na tą bardzo dużą ilość informacji i procedur, która aktualizuje się na pewno bardzo często, szczególnie dotycząca usług.

I zapanować nad karteczkami jest bardzo ciężko, wiem z doświadczenia, a aktualizacja w systemie tych informacji zajmuje nam naprawdę bardzo mało czasu i co najważniejsze, każdy użytkownik widzi tą zmianę, czyli nie trzeba na koncie każdego użytkownika dokonywać tej zmiany, tylko jednorazowo zmieniamy i wszyscy to widzą.

Także zachęcam do korzystania z bazy wiedzy w systemie, bo dzięki temu rejestratorki mają te informacje od razu pod ręką. Nie muszą się stresować i szukać, tracić czasu na znalezienie odpowiednich informacji.

I jeszcze może w międzyczasie też powiem, że możecie zadawać pytania śmiało. Będziemy odpowiadać, jeżeli są jakieś pytania dotyczące konkretnej funkcjonalności odnośnie systemu albo pracy rejestratorki do Marty – możecie zadawać na czacie, postaramy się na nie wszystkie odpowiedzieć.

Marta: Tak, to chyba baza wiedzy u mnie wygrywa, to jest po prostu super narzędzie. Ja nawet dzisiaj ustalałam nowe zalecenia do jednego specjalisty.

I wiecie, ja – w ogóle to jest bardzo pomocne dla kierownika rejestracji – bo ja dużo tych takich zaleceń, wytycznych, ustalam i ja to przekazuję zespołowi. I przekazujemy w różny sposób i właśnie zrobienie tego raz, czyli raz wprowadzam informację do programu i każdy może właśnie tak jak wspomniałaś, w odpowiednim momencie to się pojawia, więc nawet nie trzeba pomyśleć, tylko już pokazuje się informacja: hej, tutaj są zalecenia, wspomnij o tym pacjentowi.

Bo te automatyczne zalecenia to jest super, ale czasami są takie malutkie zalecenia. Na przykład teraz ustalaliśmy do kardiologa dziecięcego i żeby ubierać dziecko w jakieś rozpinanie ubranie, które łatwo i szybko zdjąć i żeby wziąć ulubioną zabawkę, czyli nie trzeba wysyłać automatycznego zalecenia, natomiast przez telefon przy rejestracji warto o tym wspomnieć i tutaj taka informacja przy rejestracji to jest super pomocna.

I tak, przechodząc dalej, bo widzę, że mamy mało czasu, do zadań ważnych, ale nie pilnych – przynajmniej z mojego punktu jest to przygotowywanie gabinetów. U nas przeważnie w placówce, w której pracuje ci lekarze, troszeczkę później zaczynają 12, 13, nie tak zaraz z rana, więc u mnie to nigdy nie należy do zadań pilnych.

Oczywiście czasem się zdarza, ale na co dzień to przeważnie jest na późniejszy czas i dbamy o to bardzo, żeby gabinety były dobrze przygotowane, aby lekarze mieli taki sprzęt, jaki sobie życzą, na jakim pracują, żeby były wszystkie odpowiednie akcesoria do przeprowadzenia wizyty, żeby nie wchodzić podczas konsultacji, żeby nie przerywać tej wizyty, żeby pacjent miał wszystkie zachowane prawa, czyli do komfortu przede wszystkim.

Oczywiście zdarzają się różne sytuacje, jak awarie sprzętowe, gdzie wkraczamy i naprawiamy jak informatycy, wpinamy wtyczkę do laptopa i naprawiamy, ale to są sytuacje wyjątkowe, o których pacjent wie, że będzie przerwana wizyta, więc właśnie dbamy o te zasoby, żeby one były zapewnione.

Jak uniknąć zdublowania wizyt na tą samą usługę w placówce medycznej, gdy mamy jedno urządzenie do wykonania badania? 

I tak jak już wspominaliśmy o ortopedzie, to mi się przypomniała taka sytuacja, szybko Wam opowiem. Mieliśmy dwóch ortopedów. Jeden przyjmował we wtorek, drugi w czwartek i jeden zmienił dzień przyjęć, nie pasował mu we wtorek i również otworzył grafik w czwartek.

No i okazało się, że mamy dwóch ortopedów w tym samym czasie, w tym samym godzinach i oni lubią pracować na tym konkretnym aparacie USG. No i była niefajna sytuacja. Poszedł na kompromis lekarz ten, który zmienił grafik, więc szybko się uczył na nowym aparacie.

Ortopedzi akurat oni szybko się uczą, szybko przeszliśmy do obsługi tego sprzętu. No ale wiecie, fajnie byłoby unikać takich sytuacji niekomfortowych, stresujących, bo automatycznie ścisk w żołądku i szybko szukanie rozwiązania.

A można temu zapobiec. Czy program Proassist daje możliwość zarządzania tymi zasobami, abyśmy mogły po prostu właśnie tych wpadek nie popełniać?

Mirella: Tak, jak najbardziej już udostępniam.

Mirella: O ortopedzie dzisiaj mówimy i akurat też sobie przygotowałam ortopedę na dzisiaj. Nie umawiałyśmy się, a akurat pasuje. I tutaj mam taki przypadek, gdzie mam zestawienie dwóch kalendarzy, akurat ortopedów.

I teraz sytuacja wygląda tak, że mamy godzina 18:49 i na godzinę tutaj akurat mam 19. Dodamy wizytę na nasze USG, żeby zaprezentować, jak to będzie wyglądało. Także ja szybciutko dodam, chyba nie przewidziałam czasu, jaki nam zajmie, jeśli chodzi o webinar, także już dodaję.

I teraz tak, mamy umówioną wizytę na godzinę 19, czyli najbliższy dostępny teoretycznie teraz termin, i mamy z użycie właśnie tej aparatury USG. I teoretycznie drugi specjalista, który ma otwarty grafik na godzinę 19, śmiało mógłby przyjąć pacjenta.

I zobaczmy, czy system przyjmie możliwość umówienia do tego specjalisty, czyli wybieram sobie konkretnie Annę Kowalską i następnie usługę USG ortopedyczne. Zwróćmy uwagę, że system nie podpowiada nam godziny 19, tylko godzinę 19:30.

Dlaczego? Bo o 19:20 kończy się wizyta u doktora Jana Kowala, więc w tym momencie sprzęt się zwalnia o godzinie 19:20. Z tym, że interwał i czasy, w którym ten specjalista z kolei przyjmuje, jest co 30 minut, więc aby zachować jego też terminowość, jeżeli zapiszemy pacjenta na 19, to kolejny może być zapisany na 19:30.

19:00 jest niedostępna dla tej usługi, ale to nie oznacza, że nie jest dostępna na inną usługę. Jeżeli wybierzemy sobie już, akurat z USG też nie, konsultacje, to już godzina 19:00 jest dostępna. Dlaczego? Ponieważ konsultacja nie zużywa tego sprzętu, naszego zasobu, jakim jest sprzęt USG, tylko pozostałe usługi. Także tutaj jest bardzo kluczowa konfiguracja, jeśli chodzi o zasoby. Tworzymy sobie zasób o nazwie na przykład aparatu i określamy jej ilość.

W tym przypadku jest jedna i ustawiamy, jakie usługi są wykonywane na tym sprzęcie. Dzięki temu rejestratorka nie musi pamiętać tych procedur. System jej sam podpowiada dostępne terminy, ale właśnie z uwzględnieniem wykorzystania tego sprzętu.

Także jest to też szybkie rozwiązanie, jeśli chodzi o znalezienie tego terminu, żeby nie pamiętać o tych wszystkich procedurach. System za nas to podpowiada i kieruje nas we właściwym kierunku. Także myślę, że to rozwiązanie jest idealne.

Marta: Nie, to jest super. Właśnie mnie ciekawi o, czyli my ten aparat przypisujemy do usługi. Nie do lekarza, tylko do usługi, tak?

Mirella: Tak, dokładnie. Czyli nieważne, który specjalista wykona daną usługę, on już wyczuwa, że zasób jest wykorzystany, bo miałam jeden zasób USG, nie?

Czyli tutaj chodzi o usługę. Czyli może być też kilka usług wykonywanych na danym sprzęcie przez kilku specjalistów. Ważny jest tutaj warunek jeden i przypisanie tych usług.

Mamy 10 specjalistów i nie dokonamy takiej pomyłki, bo system nam na to nie pozwoli. O ile korzystamy z tej naszej wyszukiwarki najbliższych dostępnych terminów, do czego zachęcam, żeby nie scrollować wszystkich grafików, tylko korzystać z podpowiedzi systemu.

Kontakt z pacjentami – jak system medyczny ułatwia codzienną komunikację rejestratorkom medycznym? 

Marta: No super, super. Do zadań ważnych i nie-pilnych z mojego punktu widzenia jest zaliczane również czatowanie z pacjentami, czyli kontakt z pacjentami.

Wszystko zależy oczywiście od tematu, z którym zgłasza się do nas pacjent, bo czasem jest to sprawa pilna. Ale, patrząc tak ogółem, przeważnie są to sytuacje, takie pytania, które mogą trochę poczekać i my oczywiście odpowiadamy pacjentom.

Kiedyś wszystko opierało się na telefonach. Pacjent do nas dzwonił, my mówimy, że oddzwonimy, potem dzwoniliśmy do lekarza, potem kolejno do pacjenta, jeszcze po drodze do kogoś innego, żeby na przykład dać pełną odpowiedź pacjentowi.

I wiecie, dzwonienie jest fajne, ja lubię dzwonić, natomiast, gdy się odbywa to w godzinach pracy lekarzy czy na przykład klientów, no to ktoś nie odbierze, zostaje to w czasie i wiadomo, fajnie jest dzwonić, natomiast nie zawsze jest to najlepsze rozwiązanie, więc uważam, że w takich właśnie odpowiedziach, jeżeli pacjent wyszedł z inicjatywą i napisał do nas wiadomość, no to że my też odpisujemy w formie wiadomości.

I pytanie właśnie, jak to się odbywa w Proassist, czy możemy czatować z pacjentami, czy jest ten komunikator wbudowany w program, czy musimy korzystać z osobnego urządzenia, komunikatora?

Mirella: Tak, wszystko jest w systemie Proassist. Ja jeszcze z ciekawostek powiem, że jak jestem w roli pacjenta, to zawsze się stresuję, jak nie odbieram połączenia, a wiem, że to placówka dzwoni z potwierdzeniem wizyty. Co jak nie odbiorę, czy oni mnie wykreślą z wizyty? Taki stres zawsze jest i taki paraliż jest od razu, muszę oddzwonić, muszę oddzwonić najszybciej, jak się da.

Mirella: W Proassist natomiast stawiamy na automatyczne wiadomości SMS, które po prostu pozwalają pacjentowi na odczytanie tej informacji i w dowolnym momencie i nie musi rzucać wszystkiego, jak jest w pracy, żeby odebrać to połączenie.

Nie musi się stresować, że ta placówka dzwoni już po raz trzeci. żeby potwierdzić wizytę. Wysyłane są wiadomości SMS z przypomnieniem o wizycie. Możecie sami ustalić, kiedy ten SMS ma wyjść systemu i co najważniejsze wiadomość ta zawiera również możliwość odwołania wizyty.

Pojawia się kod, jeżeli pacjent odpisze takim kodem, system automatycznie odwołuje taką rezerwację. No i tutaj wiadomo, rejestratorka nie musi kontrolować, czy pacjent odpisał na wiadomość i szukać tej odpowiedzi, tak jak wspomniałeś w innych komunikatorach, to się dzieje wszystko z naszego systemu. Jak pacjent odpisze, to wizyta jest odwoływana automatycznie, to też rejestratorka nie musi ręcznie odwoływać takiej wizyty.

I ja może pokażę, jak wygląda takie okno czatu, tak jak wspomniałeś, jeśli chodzi o czatowanie. Po kliknięciu w daną rezerwację ikona “wyślij wiadomość”. Mamy możliwość podglądu do pełnej historii korespondencji z pacjentem z konkretnego numeru.

I tutaj mamy informację, jak wygląda właśnie taka standardowa wiadomość z przypomnieniem o wizycie, podajemy nazwę placówki, termin, oczywiście godzinę, adres jeszcze dla przypomnienia. I ten kod, że jeżeli chce pacjent odwołać wizytę, może odpisać tym kodem.

Także tutaj mamy też zaprezentowany, gdzie pacjent odpisał kodem i zostało potwierdzenie wysłane jeszcze w formie wiadomości, że wizyta została odwołana. Pacjent nie musi się martwić, czy ten SMS dotarł, czy nie dotarł, jest komunikat zwrotny z naszej strony.

No i z tego miejsca można też pisać własne, ręczne wiadomości. Jeżeli oczekujemy na taką wiadomość zwrotną ze strony pacjenta, pomijając już to potwierdzenie, to taka wiadomość będzie sygnalizowana przez system w formie czerwonego dzwonka, takiego alarmu, który tutaj mamy przy pacjencie z godziny 18:40.

Mamy dzwonek, gdy sobie wejdziemy w taką rezerwację, klikniemy w nią i w to okno chatu, to wtedy możemy sobie podejrzeć już te konkretnie wiadomości od pacjenta. I jak zamkniemy to okno, to ta wiadomość, ta informacja o tym dzwonku zostanie po prostu usunięta, czyli jest to znak, że pacjent już nie napisał żadnej nowej wiadomości do nas. Także można w ramach właśnie chatu SMS korespondować z pacjentami i przede wszystkim mieć podgląd do historii korespondencji.

Z takich ciekawostek, z doświadczenia, z kontaktu z klientami, wiem, że placówki cieszą się z tego chatu, chociażby ze względu na to, że pacjenci często mówią “ale ja nie dostałam przypomnienia”. Nie dostałam przypomnienia i wtedy ciach – możemy sobie od razu podejrzeć.

No został wysłany tego i tego dnia, o godzinie tej i tej i nagle “o ja, tak, faktycznie mam, przepraszam Panią bardzo”. Zupełnie inaczej wygląda też ta rozmowa, gdy mamy te niezbite dowody na to, bo czasem po prostu pacjent w stresie, jest mu głupio, że nie przyszedł na wizytę, nie odwołał i na szybko wymyśla jakiś powód, żeby po prostu rejestratorka mu wybaczyła i zaproponowała kolejny, najbliższy dostępny termin.

Marta: O skąd ja to znam? Skąd ja to znam? U mnie właśnie program EDM, ale jeszcze centrala telefoniczna, która daje możliwość sprawdzenia logów, kto kiedy dzwonił. To jest totalny game changer, bo nawet nam się zdarzali lekarze, którzy mówili – miałam kiedyś taką sytuację – “dzwoniłam do Was cały dzień, żeby powiedzieć, że mnie dzisiaj nie będzie”. Ja mówię: tak? Na jaki numer w ogóle, nie? Jesteśmy w pewnym składzie, odbieramy telefony. Co się dzieje?

No i sprawdziłam numer telefonu, nie było ani jednego połączenia. Także też się zdarzają takie sytuacje i naprawdę możliwość podglądu jest super ekstra udogodnieniem i fajnie, że to wszystko w jednym miejscu, że widać tą korespondencję, więc naprawdę to jest ekstra.

I w ogóle te udogodnienia naprawdę wspomagają rejestratorkę i widać, że jak tworzyliście ten program, to myśleliście o nas i naprawdę to jest super. Ja ogólnie jak sama jestem pacjentem, a jestem z pokolenia millenialsów, to wybieram rejestrację online i też myślę w ogóle, że pacjenci wybierają te takie już – sami oczekują. Może różne są grupy społeczne, natomiast to widać po pacjentach u nas w przechodni, że są zadowoleni z tych SMS-ów, które wychodzą automatycznie. Na początku trzeba było ich nauczyć, bo do zadań rejestratorki też jest edukacja i też my mówiliśmy pacjentom, że wychodzi ten SMS, żeby potwierdzić go, że jak potwierdzą, to my już nie będziemy dzwonić.

Bo zdarza się, że ktoś nie odpowie, to my wtedy dzwonimy do tego pacjenta i trzeba go uświadomić, bo nie odpisał Pan. Ok, to już będę odpisywać. To super, będziemy wdzięczni, jak będzie Pan odpisywać. Więc do zadań rejestratorki i Was też zachęcam, moje drogie, żebyście edukowały swoich pacjentów, że jak widzicie, że ten pacjent po raz kolejny czegoś nie zrobił, a nawet i ten pierwszy raz, żeby powiedzieć, że jest taka opcja, bo to jest dla nich, mogą napisać, mogą odpowiedzieć na SMS-a, że anulują. Są różne, różne sposoby.

Jak rejestratorka medyczna może zachęcić pacjentów do korzystania z e-rejestracji?

I też ja zachęcam, do umawiania wizyt online, bo to jest tak samo według mnie game changer, to jest dla wszystkich osób, które nie lubią dzwonić, nie lubią przychodzić do placówki. Myślę, że to też będzie dotyczyć coraz bardziej pokolenia, które wchodzi na rynek zdrowotny, czyli GenZi, ale ja jestem milenialsem i też preferuję umawianie wizyt online i uważam, że w ogóle każda profesjonalna placówka powinna dawać takie możliwości i ku temu zmierzać i jest to dobre dla wszystkich.

Bo placówka pracuje do pewnej godziny, a są osoby, które np. funkcjonują w nocy. I one mogą wejść sobie na taki grafik i wyznaczyć sobie odpowiedni, dogodny termin, ustalić z grafikiem dzieci, męża, babci i wszystkich w rodzinie, bo czasami to jest proces złożony, żeby wyznaczyć ten termin.

Ja nawet zachęcam pacjentów do tego, aby może jak im się nie chce umawiać online, bo są to osoby, które preferują telefon, to żeby sobie wybrały ten termin. I powiem Wam, że dużo osób z tego korzysta, że ja sobie zaglądam w terminarz i dzwoni, mówi: bo wie Pani co, bo ja wolę zadzwonić, ja lubię z Wami rozmawiać. Super, miło nam. Ale już sobie wyznaczyłam termin, widzę, że wolny jest tego, tego i tego. I my chwalimy zawsze pacjentów, super, że Pani sobie już wyznaczyła termin, to jest dla pani dogodny termin. Oczywiście, to jest dla Pani i rezerwujemy.

Natomiast wiem, że udogodnieniem już takim kolejnym są płatności online, o których już wspomniałaś Mirella, więc wiem, że i Proassist tutaj odpowiada na potrzeby.

I naprawdę uważam, że prywatna przechodnia powinna postawić na takie rozwiązanie, bo tego się już oczekuje. Już wchodzimy w erę chatbotu, sztucznej inteligencji, więc ta potwierdzanie automatyczne, płatności online, umawianie online, to już jest game changer, natomiast już powinien to być must have.

Przynajmniej z mojego punktu widzenia, jako rejestratorki i jako pacjenta. Jestem ciekawa, jakie jest Wasze zdanie? Może napiszcie na czacie, czy w Waszym odczuciu i rejestratorek i pacjentów, czy to jest taki must have, te online rozwiązania?

Mirella: Tak, u nas w połączeniu z rejestracją online to jest naprawdę świetne rozwiązanie, bo pacjent tak naprawdę rozpoczyna zapis. Może pokażę, jak wygląda nasza rejestracja online, czy tak wykorzystując chwilę jaką mamy albo już nie mamy.

Marta: Zostańcie z nami. Jeszcze jeden, ostatni punkt.

Mirella: Pacjent wybiera w zależności od konfiguracji widgetu, a mamy ich kilka rodzajów. Możecie sobie wybrać, a ja zachęcam też, żeby umieścić wszystkie rodzaje na stronie internetowej.

Po pierwsze, widget dynamiczny, który podąża za pacjentem. Nieważne, na jakiej podstronie się znajduje, jakich informacji wyszukuje. Dajmy mu możliwość dokonania takiego zapisu, czyli ten dynamiczny na każdej podstronie. Statyczny, czyli wklejony właśnie w treść strony, widget usługowy, gdzie odwracamy trochę kolejność, czyli nie jest standardowa, gdzie wybieramy specjalistę, a następnie usługę, tylko po prostu przechodzimy bezpośrednio do usługi i system nam wyświetla proponowane wolne terminy, segregując sobie poszczególnych po prostu specjalistów, przeszukując ich grafiki pracy.

I wtedy pacjent ma krótszą drogę i to świetnie się sprawdza w przypadku, kiedy mamy specjalizację, gdzie nie do końca pacjentowi zależy na tym, żeby umówić się do tego specjalisty, tylko na tą konkretną usługę i otrzymać jak najszybszy termin wizyty.

I taki ostatni rodzaj widgetu to widget osobowy, który dla mnie jest fenomenalny. Czyli jak placówka ma opis specjalisty, to może przejść pacjent bezpośrednio do umówienia wizyty i tu znowu mu ograniczamy, ulepszamy wybór tej rejestracji poprzez wybór usługi, czyli nie musi przeklikiwać znowu z listy wszystkich specjalistów, szukając tego nazwiska.

Po przeczytaniu opisu spodobał mi się ten specjalista i to do niego właśnie chce się umówić, więc to jest takie ułatwienie w dokonaniu zapisu pacjenta na wizytę. I tak jak wspomniałaś, z tymi płatnościami w momencie, kiedy podłączymy takie płatności online, to w momencie rezerwacji wizyty pacjenta przez widget będzie tu wyświetlany komunikat o płatności online.

Dodajemy regulamin płatności i pacjent finalizuje tą wizytę płacąc. Czyli inaczej ta wizyta nie wpadnie nam do systemu, nie będzie ona potwierdzona, dopóki pacjent nie opłaci. Koniec etapu rejestracji jest właśnie opłaceniem wizyty i taka wizyta wpada nam do systemu jako wizyta opłacona z informacją, ile pacjent zapłacił i co najważniejsze – mamy pewność, że pacjent przyjdzie, bo dokonał samodzielnie zakupu i czuje się zobowiązany, że dobra zapłaciłam, więc ja muszę przyjść na tą wizytę i skorzystać za to, za co po prostu zapłaciłam i to co Ty też powiedziałaś rejestracja online dla osób, które mają bardzo napięty grafik. A kto w dzisiejszych czasach nie ma napiętego grafiku?

Ta rozmowa z rejestracją trwa bardzo długo. Rejestratorka próbuje znaleźć, tu pacjentka mówi, że po 15, ale nie dzisiaj akurat, to ja mam basen, a jutro mam to. I wtedy proponowanie, że można na spokojnie sobie wybrać dogodny dla siebie terminu, w dowolnym dla siebie też czasie.

Bo ja nie ukrywam, że ja uwielbiam w niedzielę sobie takie rzeczy planować, a wtedy nie mam jak zadzwonić do placówki, więc korzystam z rejestracji online. I taki pacjent może odciążyć rejestratorkę, nie zmniejszając dla placówki ilości zapisanych wizyt.

No i ta skuteczność zapisu przy płatnościach online też jest zdecydowanie większa. A płatności online w przypadku telefonicznej rejestracji, czyli w momencie, kiedy rejestratorka zapisuje, to wtedy ten pacjent otrzymuje link na wskazany adres mailowy, i musi opłacić tą rezerwację do północy, czyli dajemy mu ten czas do północy, bo nie wiadomo, jakie czynności teraz wykonuje, gdzie jest, czy ma teraz możliwość, bo jednak dzwoni, a nie wiadomo, czy jest przy komputerze, ma taką możliwość, więc do północy musi opłacić tą wizytę, jeżeli nie opłaci, system automatycznie odwołuje taką wizytę, więc też system za nas robi te porządki, nie muszę sprawdzać przelewów i eliminować rezerwacji pacjentów, którzy nie opłacili daną rezerwację.

Marta: No, według mnie to jest super rozwiązanie i od razu przypomina mi się mój czas, jak pracowałam na rejestracji stomatologicznej i był to duży problem, bo pacjenci się zapisywali, decydowali się na tę pierwszą konsultację, przegląd gdzieś tam powstała intencja, że zabieram się za swoje zęby, no i później zdarzało się, że ci pacjenci nie przychodzili i później pod koniec wiem, że już powstał pomysł, żeby jakoś tych pacjentów pierwszy raz obciążać za takie anulowanie na ostatnią minutę.

No wtedy to był czas, kiedy te programy dopiero zaczynały wchodzić i myślę, że dzisiaj dla stomatologii to jest super rozwiązanie, żeby właśnie przy tych pierwszych konsultacjach, jak już pacjent jest stały, to według mnie tych sytuacji jest mniej, ale tych pierwszorazowych, żeby właśnie dać możliwość opłacenia i wtedy to już jest takie wiążące. Pacjent opłacił, zarezerwował termin, czyli traktujemy się poważnie, tak?

Mirella: Dokładnie. Dobra, chyba nazwijmy to, wyczerpałyśmy temat, chociaż trochę punktów nam pozostało, ale tak jak wspomniałam o systemie i pracy rejestracji, można rozmawiać godzinami.

My mamy tylko tą jedną godzinę. Bardzo dziękuję Ci Marta za te cenne wskazówki, rady, jeśli chodzi o pracę rejestracji. Wam, drodzy Państwo, dziękujemy za uwagę. Mamy nadzieję, że przekazane przez nas informacje uświadomią Wam, że ważne jest też oprogramowanie medyczne, na którym pracujecie, że może Wam naprawdę usprawnić tę pracę.

Będzie Wam się przyjemniej pracowało i zdecydowanie szybciej. I tutaj pozostawiam Wam kontakt po lewej stronie dla osób, dla naszych użytkowników, dla naszych klientów. Przypominam, że dział pomocy technicznej jest dla Was dostępny od poniedziałku do piątku od 08:00 do 20:00.

Śmiało możecie się z nami kontaktować i mail, telefon, chat wbudowany w nasze oprogramowanie medyczne.

I dla osób, które chciałyby rozpocząć korzystanie z systemu Proassist podajemy numer telefonu. I co najważniejsze, taki mamy program poleceń, czyli jakbyście znały placówkę, dla której warto polecić system Proassist, bo wiecie, że im jest potrzebny i na pewno usprawniłby im pracę – uzupełniajcie formularz, podajcie namiary i wybierajcie nagrody za polecenia.

A my tymczasem dziękujemy i życzymy miłego wieczoru.

Marta: Tak, ja również bardzo dziękuję wszystkim i korzystajcie. Naprawdę, nawet jeżeli pracujecie na jakimś programie, ale prawda jest taka, że naprawdę ja już poznałam trochę tych programów i muszę przyznać, że Proassist zrobił na mnie ogromne wrażenie z tymi funkcjami, bo to nie jest tak, że każdy program je ma. I ja jestem nim zachwycona i tak jak wspomniałam, baza, wiedzy i lista rezerwowa, to chyba to moje takie ulubione i możecie po prostu przejść ze swojego programu do Proassist i Prossist wiem, że pomaga w tym, jest wsparcie przy migracji, przy wdrożeniu.

Można do nich z każdym tematem uderzyć, bo wiadomo, że te funkcje ich jest ogrom i na początku może być takie przytłoczenie, że z czego korzystać, to pamiętajcie – KAIZEN, czyli małymi krokami doskonalenie się. To jest moja filozofia, którą w życiu się kieruje, czyli jaki jest duży projekt, to zaczynamy od małych kroków i małymi krokami, dążymy do polepszenia, nie kisimy się w tym, co jest. Jak gotująca czasem żaba, siedzimy w tym, jesteśmy niezadowoleni, ale boimy się zmiany. Więc ja Was tutaj zachęcam, mówię o tym na swoich socialach, że właśnie idźmy ku zmianie, nie bójmy się, a Proassist jest super partnerem i pomaga przejść w tym w miłej atmosferze.

To Wam mogę zagwarantować od siebie.

Mirella: Super. To co? Do zobaczenia, do następnego.

Dlaczego pacjenci nie przychodzą na umówione wizyty i jak to zmienić?

Powody nie pojawiania się pacjentów na wizytach

Jednym z głównych powodów, dla których pacjenci nie przychodzą na umówione wizyty, jest zapomnienie o terminie. Żyjemy w zabieganym świecie, w którym codzienne obowiązki mogą przytłoczyć nawet najbardziej zorganizowane osoby. W takich sytuacjach pacjenci mogą po prostu zapomnieć o umówionej wizycie. Rozwiązaniem może być wprowadzenie systemu przypomnień. Regularne powiadomienia SMS-em, e-mailem czy telefoniczne przypomnienia na dzień przed wizytą mogą znacząco zwiększyć liczbę pacjentów pojawiających się na umówionych spotkaniach.

Innym częstym powodem nieobecności pacjentów jest nagła zmiana planów. Życie bywa nieprzewidywalne, a nagłe sytuacje, takie jak choroba, problemy w pracy czy rodzinne zobowiązania, mogą zmusić pacjentów do zmiany planów w ostatniej chwili. Aby zminimalizować skutki takich zdarzeń, warto wprowadzić elastyczność w zarządzaniu wizytami. Możliwość łatwego przełożenia terminu wizyty przez pacjenta, np. za pomocą systemu e-rejestracji, może pomóc w utrzymaniu płynności w grafiku lekarzy.

Komunikacja jest kluczowym elementem, który może wpływać na obecność pacjentów na wizytach. Brak jasnych informacji na temat wizyty, takich jak data, godzina, lokalizacja czy specyfikacja przygotowania do wizyty, może skutkować nieporozumieniami i ostatecznie nieobecnością pacjenta. Dlatego tak ważne jest, aby każda placówka medyczna dostarczała szczegółowych i klarownych informacji podczas rejestracji wizyty. Automatyczne potwierdzenia e-mailem lub SMS-em z wszystkimi niezbędnymi szczegółami mogą znacznie poprawić komunikację z pacjentami.

Koszty związane z wizytą mogą również stanowić barierę dla pacjentów. Jeśli pacjenci nie są w stanie sobie pozwolić na wizytę, mogą po prostu na nią nie przyjść, zamiast ją odwołać. Transparentna polityka cenowa oraz możliwość rozłożenia płatności na raty mogą zmniejszyć ten problem. Dodatkowo, wprowadzenie opcji płatności online może ułatwić pacjentom regulowanie należności przed wizytą.

Niektóre placówki medyczne zauważają, że brak motywacji pacjentów do regularnych wizyt może być problemem, zwłaszcza w przypadku długotrwałych terapii czy kontroli zdrowotnych. Warto więc inwestować w edukację pacjentów, podkreślając znaczenie regularnych wizyt kontrolnych i ich wpływu na zdrowie. Kampanie informacyjne, materiały edukacyjne i indywidualne rozmowy z pacjentami mogą pomóc w budowaniu świadomości i motywacji do regularnego odwiedzania gabinetu.

Na koniec, warto wspomnieć o roli technologii w zarządzaniu wizytami pacjentów. Nowoczesne systemy medyczne, takie jak Proassist, oferują wiele narzędzi, które mogą pomóc w zwiększeniu liczby pacjentów pojawiających się na umówionych wizytach. Automatyczne przypomnienia, e-rejestracja, możliwość łatwego przełożenia wizyty, transparentność kosztów oraz dostępność szczegółowych informacji na temat wizyt to tylko niektóre z funkcji, które mogą znacząco poprawić sytuację.

Starsza osoba czyta wiadomość na smartfonie, trzymając kubek, z tekstem o SMS przypomnieniach.

Rozwiązanie – co zrobić, żeby pacjenci przychodzili na wizyty

Zrozumienie przyczyn nieobecności pacjentów na wizytach oraz wprowadzenie odpowiednich rozwiązań może znacząco poprawić efektywność działania każdej placówki medycznej. Dzięki temu, zarówno pacjenci, jak i personel medyczny będą bardziej zadowoleni, a gabinet będzie mógł funkcjonować sprawniej i efektywniej.

Poniżej podsumowaliśmy w kilku punktach działania, które możesz zastosować, aby zmniejszyć ilość pacjentów, którzy nie zjawiają się na umówionych wizytach.

Przypomnienia o wizycie: regularne powiadomienia SMS-em, e-mailem lub telefoniczne przypomnienia.

Jasna komunikacja: dostarczanie szczegółowych i klarownych informacji na temat wizyty.

Transparentność kosztów: płatności internetowe i możliwość rozłożenia płatności na raty.

Edukacja pacjentów: kampanie informacyjne, marketing SMS i materiały edukacyjne podkreślające znaczenie regularnych wizyt.

Technologia: wykorzystanie nowoczesnych systemów medycznych, takich jak Proassist, do zarządzania wizytami.

Jak przygotować się do rozmowy kwalifikacyjnej na stanowisko rejestratorki medycznej?

Zrozumienie roli rejestratorki medycznej

Przede wszystkim warto dokładnie zrozumieć, na czym polega praca rejestratorki medycznej. Jest to osoba, która jest pierwszym punktem kontaktu dla pacjentów w klinikach, przychodniach i szpitalach. Do jej głównych obowiązków należy:

👉 Rejestracja pacjentów i umawianie wizyt

👉 Obsługa telefoniczna i mailowa pacjentów

👉 Wprowadzanie i aktualizacja danych w systemie medycznym

👉 Wsparcie administracyjne dla personelu medycznego – np. przekładanie wizyt, układanie grafiku dla lekarzy

Musisz zdać sobie sprawę z tego, że praca rejestratorki medycznej nie polega tylko na piciu kawy i odbieraniu telefonów, jak niektórym się wydaje. Rejestratorka medyczna to ważna osoba w każdej placówce medycznej, która jest w pewnym sensie twarzą (lub głosem) placówki i od niej w dużym stopniu zależy to, jak pacjenci będą postrzegali wizerunek całej placówki medycznej.

Jako rejestratorka medyczna lub rejestrator medyczny (choć częściej spotyka się na tym stanowisku kobiety, to Panowie też świetnie sobie radzą z obsługą recepcji) musisz mieć w sobie wiele empatii i zrozumienia dla drugiego człowieka. Będziesz mieć kontakt z chorymi, którzy potrzebują wsparcia i poczucia się “zaopiekowanym”.

Musisz pamiętać też o tym, że pacjenci często wyładowują na pracownikach rejestracji swoje emocje, a Ty nie możesz pozwolić sobie na wybuch, czy wytrącenie z równowagi. Nie możesz też brać do siebie negatywnych komentarzy. Musisz wiedzieć, że takie rzeczy w pracy rejestratorki medycznej są nieuniknione i być gotowa na pracę z trudnym pacjentem/klientem.

Zadania rejestratorki medycznej, lewy tekst, przycisk "Przeczytaj", kobieta w medycznym stroju.

Przygotowanie dokumentów aplikacyjnych

Twoje CV i list motywacyjny powinny być starannie przygotowane i dostosowane do stanowiska, na które aplikujesz. Zadbaj o to, aby:

👉 CV było klarowne i przejrzyste, zawierało wszystkie istotne informacje dotyczące Twojego doświadczenia zawodowego, wykształcenia i umiejętności.

👉 List motywacyjny podkreślał Twoje zainteresowanie pracą w branży medycznej oraz Twoje umiejętności interpersonalne i organizacyjne. Jeśli posiadasz doświadczenie na podobnych stanowiskach lub nawet w opiece nad chorymi członkami rodziny, to list motywacyjny jest dobrym miejscem na podzielenie się takimi informacjami i podkreślenie, w jaki sposób te doświadczenia pomogą Ci w wykonywaniu obowiązków rejestratorki medycznej

Zdobywanie wiedzy o placówce

Przed rozmową warto zdobyć jak najwięcej informacji o placówce, do której aplikujesz. Sprawdź:

👉 Stronę internetową placówki i profile w mediach społecznościowych.

👉 Opinie pacjentów i pracowników.

👉 Informacje na temat misji, wartości i specjalizacji placówki.

Znajomość tych informacji pokaże Twoje zaangażowanie i zainteresowanie konkretnym miejscem pracy.

Przygotowanie się do typowych pytań

Rozmowa kwalifikacyjna może obejmować zarówno standardowe pytania rekrutacyjne, jak i te specyficzne dla branży medycznej. Przygotuj odpowiedzi na pytania takie jak:

🔹 Dlaczego chcesz pracować jako rejestratorka medyczna?

🔹 Jak radzisz sobie w sytuacjach stresowych?

🔹 Jakie są Twoje mocne i słabe strony?

🔹 Jakie masz doświadczenie w obsłudze klienta/pacjentów?

🔹 Czy masz doświadczenie w pracy z systemami medycznymi?

🔹 Co zrobisz, jeśli zostaniesz sama w recepcji i jednocześnie zjawi się pacjent osobiście i telefon zacznie dzwonić?

🔹 Jak zachowasz się w sytuacji, kiedy pacjent zjawi się w placówce mocno zdenerwowany i będzie żądał wizyty w tym samym dniu, a w kalendarzu wizyt nie będzie wolnego terminu do żadnego z lekarzy?

Dodatkowo, musisz spodziewać się pytań niezwiązanych ze stanowiskiem pracy, na które aplikujesz. Mogą to być pytania o teraźniejszość, a także o przeszłość. Na przykład:

🔹 Opowiedz coś o sobie – warto, żebyś podała informacje, których nie ma w CV. Coś, co może być ciekawe dla rekrutera i coś, czego jeszcze o Tobie nie wie.

🔹 Jakie są Twoje wady i zalety? – do tego pytanie też powinnaś się przygotować. O ile z zaletami jest łatwiej, to czasem trudno podać swoje wady. Dlatego pomyśl wcześniej, jakie wady mogłabyś podać i pamiętaj, że nie mogą to być wady, które będą miały istotny wpływ na pracę na stanowisku rejestratorki medycznej. Jeśli jako wadę podasz, że jesteś nieśmiała lub, że nie lubisz rozmawiać przez telefon, to nie będzie dla Ciebie korzystne.

🔹 W jakim zespole chciałabyś pracować, co jest dla Ciebie ważne?

🔹 Co skłoniło Cię do poszukiwania pracy/rezygnacji z obecnej pracy?

🔹 Opowiedz o sytuacji, w której…

Rekruterzy są różni i zawsze możesz trafić na trudne pytanie, na które nie będziesz przygotowana. Mimo to, im więcej pytań przećwiczysz wcześniej, tym lepiej wypadniesz podczas rozmowy kwalifikacyjnej i będziesz miała szansę otrzymać swoją pracę marzeń.

Szkolenia i samodzielne doskonalenie

Posiadanie certyfikatów i ukończonych szkoleń może być dużym atutem podczas rozmowy kwalifikacyjnej. Mało tego, jeśli będziesz posiadać umiejętności obsługi danego oprogramowania potwierdzone certyfikatami i zamieścisz takie informacje w swoim CV, to może być to Twój punkt przewagi nad innymi kandydatami.

Jest wiele osób chętnych do pracy na stanowisku rejestratorki medycznej, zwłaszcza w dużych miastach. Rekruterzy mają przed sobą wyzwanie wyłonienia najbardziej odpowiednich kandydatów i spośród setek nadesłanych CV wybierają tylko kilka osób, które zaproszą na rozmowę rekrutacyjną. Dlatego warto w swoim CV umieścić informacje, które mogą zdecydować o tym, czy zostaniesz zaproszona na taką rozmowę.

Jedną z takich rzeczy jest właśnie znajomość oprogramowania medycznego. Jeśli pracowałaś już wcześniej w przychodni lub szpitalu, to prawdopodobnie znasz jakiś system. Jeśli jednak pierwszy raz aplikujesz na takie stanowisko pracy, warto zainwestować czas w naukę obsługi systemów medycznych na własną rękę.

Jeśli chodzi o system Proassist, to masz taką możliwość, by nauczyć się obsługi oprogramowania medycznego ZA DARMO. Szkolenie z systemu medycznego w trybie e-learningowym jest dostępne dla każdego. Na naszej stronie internetowej znajdują się filmiki, które możesz obejrzeć w trybie asynchronicznym i nauczyć się obsługi systemu samodzielnie. Po ukończeniu szkolenia możesz uzyskać certyfikat, który będzie wartościowym dodatkiem do Twojego CV.

Osoba w niebieskim kitlu przy komputerze, reklama kursu e-learningowego dla rejestratorek.

Praktyczne przygotowanie

Oprócz przygotowania teoretycznego, warto zadbać o kilka praktycznych aspektów:

1️⃣ Upewnij się, że masz odpowiedni strój na rozmowę – schludny i profesjonalny. Zrezygnuj z krótkich spodenek, bluzek bez rękawów i głębokich dekoltów. Ubierz się w taki strój, w jakim mogłabyś bez skrępowania obsługiwać pacjentów.

2️⃣ Przygotuj wszystkie potrzebne dokumenty, takie jak CV, list motywacyjny, referencje oraz certyfikaty.

3️⃣ Jeśli bardzo się stresujesz, to przećwicz rozmowę z przyjacielem lub członkiem rodziny, aby poczuć się pewniej.

4️⃣Upewnij się wcześniej, jak dotrzeć do placówki, żeby nie spóźnić się na rozmowę kwalifikacyjną z powodu braku wolnego miejsca parkingowego lub pomylonego przystanku.

Pozytywne nastawienie

Podczas rozmowy staraj się być pozytywnie nastawiona i otwarta. Uśmiechaj się, utrzymuj kontakt wzrokowy i słuchaj uważnie pytań rekrutera. Twoja postawa i komunikatywność są równie ważne, jak Twoje doświadczenie i kwalifikacje.

Pamiętaj o tym, że będziesz w pewnym sensie reprezentować placówkę medyczną, więc rekruter będzie zwracał dużą uwagę na Twoje nastawienie i postawę. Jeśli będziesz zbyt nieśmiała, ponura lub cicha, możesz wydać mu się kandydatką nieodpowiednią do komunikacji z pacjentem.

Bezpłatne szkolenie dla rejestratorek medycznych:

Jeśli chcesz zostać rejestratorką medyczną i otrzymać pracę w przychodni, klinice medycznej lub szpitalu, możesz nauczyć się obsługi systemu medycznego na własną rękę!

Szkolenie e-learningowe dla rejestratorek medycznych znajdziesz klikając w poniższy link:

Proassist – bezpłatne szkolenia z systemu medycznego

Po rozwiązaniu testu skontaktuj się z nami, a otrzymasz certyfikat znajomości systemu medycznego, którym będziesz mogła pochwalić się podczas rekrutacji!

Powodzenia! 🍀

Jak zostać idealnym managerem placówki medycznej?

Zrozumienie potrzeb pacjentów

Pierwszym krokiem do efektywnego zarządzania placówką medyczną jest zrozumienie potrzeb i oczekiwań pacjentów. To pacjenci są centrum działalności medycznej, dlatego ich satysfakcja powinna być priorytetem. Manager placówki medycznej powinien regularnie zbierać opinie i sugestie pacjentów, aby na bieżąco dostosowywać usługi do ich wymagań.

Budowanie zespołu

Idealny manager wie, że sukces placówki zależy od zaangażowanego i dobrze zgranego zespołu. Początek skutecznego zarządzania zespołem to inwestycja w rozwój pracowników. Regularne szkolenia, warsztaty i spotkania zespołowe w celu wspólnego rozwiązywania problemów mają kluczowe znaczenie w budowaniu zaufania pracowników.

Ważne jest także odpowiednie delegowanie zadań i motywowanie pracowników w Twojej placówce. Upewnij się, że każdy członek zespołu zna swoje obowiązki i ma dostęp do niezbędnych narzędzi do wykonywania swojej pracy. Zachęcaj do otwartej komunikacji i wspieraj współpracę między różnymi działami.

Wdrażanie nowoczesnych technologii

Nowoczesne technologie mogą w dzisiejszych czasach znacząco usprawnić funkcjonowanie placówki medycznej. Wdrożenie systemów zarządzania pacjentami, elektronicznej dokumentacji medycznej oraz narzędzi do rejestracji online może zwiększyć efektywność i usprawnić codzienną pracę. Regularnie analizuj dostępne na rynku rozwiązania technologiczne i wprowadzaj te, które najlepiej odpowiadają na potrzeby Twojej placówki.

Spełniaj oczekiwania pacjentów dotyczące rozwoju firmy i wprowadzaj w placówce medycznej rozwiązania, które ułatwią im dostęp do lekarza. Możesz wdrożyć e-rejestrację do specjalistów albo tele-medycynę i wystawianie recept na stałe leki przez telefon.

Zarządzanie finansami

Efektywne zarządzanie finansami i planowanie wydatków jest istotną kwestią dla utrzymania stabilności placówki medycznej. Planuj budżet, kontroluj koszty i analizuj przepływy finansowe. Upewnij się, że każda decyzja finansowa jest przemyślana i korzystna dla placówki. Warto również regularnie monitorować wskaźniki finansowe i wprowadzać korekty, gdy jest to konieczne.

Pamiętaj, że skuteczny menedżer to taki, który zapewnia ciągłość dalszej pracy lekarzy. Nie możesz zatem dopuścić do sytuacji, w której w magazynie medycznym zabraknie jakichś produktów, co uniemożliwi wykonanie zadania przez lekarza.

Komunikacja i marketing

Skuteczna komunikacja zarówno wewnętrzna, jak i zewnętrzna jest niezbędna do prawidłowego funkcjonowania placówki medycznej. Dbaj o regularny kontakt z pacjentami poprzez różne kanały komunikacji – strony internetowe, media społecznościowe, newslettery i wiadomości SMS. Stosuj odpowiedni marketing medyczny i prowadź kampanie marketingowe, które przyciągną nowych pacjentów i zachęcą obecnych do korzystania z dodatkowych usług.

Oczywiście, nie musisz robić wszystkiego na własną rękę. Chcesz być przecież dobrym managerem w placówce medycznej, nie musisz mieć doświadczenia w marketingu. Możesz zatrudnić kogoś, kto ma doświadczenie w swojej dziedzinie na stanowisko specjalisty ds. marketingu albo skorzystać z usług agencji reklamowej, których jest mnóstwo na rynku pracy.

Dobry lider powinien mieć jednak chociaż trochę pojęcia na temat pracy zespołu, dlatego polecamy Ci pobrać nasze darmowe ebooki dotyczące marketingu w branży medycznej, które znajdziesz TUTAJ. Podstawą zarządzania ludźmi jest regularne monitorowanie efektywności pracy i pomaganie im w radzeniu sobie z trudnymi sytuacjami. Dlatego jeśli chcesz zostać dobrym menedżerem, musisz dążyć do zrozumienia pracy wykonywanej przez innych członków zespołu i wciąż poszerzać swoje doświadczenie.

Zapewnienie wysokiej jakości usług

Wysoka jakość świadczonych usług medycznych w Twojej placówce jest podstawą zadowolenia pacjentów. Monitoruj i oceniaj jakość usług, dbaj o odpowiednie standardy i wprowadzaj procedury mające na celu poprawę jakości opieki.

Dobry manager nie boi się otwartości i podejmowania decyzji. Regularnie przeprowadzaj audyty i zbieraj opinie od pacjentów, aby ciągle podnosić standardy w placówce. Dbaj o to, by personel medyczny był odpowiednio przygotowany do swojej pracy. Ważne jest, by pracownicy byli w stanie sami zwalczać trudności, okazując przy tym 100% zrozumienia dla pacjentów leczących się w placówce.

Dbanie o rozwój osobisty

Dobry manager nie zapomina o własnym rozwoju. Bądź na bieżąco z najnowszymi trendami na rynku pracy, w zarządzaniu i medycynie. Nie bój się otwartości na nowe rozwiązania. Uczestnicz w konferencjach i szkoleniach. Rozwijaj swoje umiejętności przywódcze, interpersonalne i organizacyjne. Pamiętaj, że Twój rozwój przekłada się bezpośrednio na rozwój całej placówki i motywowanie pracowników.

Przestrzeganie przepisów i regulacji

Placówki medyczne muszą działać zgodnie z obowiązującymi przepisami i regulacjami. Upewnij się, że wszystkie procedury są zgodne z wymogami prawnymi, a pracownicy są odpowiednio przeszkoleni w zakresie przestrzegania przepisów. Regularnie monitoruj zmiany w przepisach i dostosowuj działalność placówki do nowych wymagań.

Podsumowanie

Bycie idealnym managerem placówki medycznej to zadanie wymagające wszechstronnych umiejętności i zaangażowania. Kluczem do sukcesu jest zrozumienie potrzeb pacjentów, budowanie zgranego zespołu, wdrażanie nowoczesnych technologii oraz efektywne zarządzanie finansami. Nie zapominaj również o komunikacji, marketingu, jakości usług i rozwoju osobistym. Przestrzeganie przepisów i regulacji to fundament, na którym opiera się działalność każdej placówki medycznej. Dążąc do doskonałości w tych obszarach, z pewnością zbudujesz placówkę, która zyska zaufanie i lojalność pacjentów.

10 powodów, dla których musisz wdrożyć rejestrację online do swojej placówki medycznej

W naszym ostatnim webinarze, „10 powodów, dla których musisz wdrożyć rejestrację online do swojej placówki medycznej”, Ania z Działu Pomocy Technicznej szczegółowo omówiła, dlaczego warto zainwestować w to rozwiązanie.

Poniżej znajdziesz transkrypcję tego webinaru, w której Ania wyjaśnia, jak wdrożenie rejestracji online może zrewolucjonizować sposób, w jaki zarządzasz swoją placówką, poprawić zadowolenie pacjentów i zwiększyć efektywność operacyjną.

Zapraszamy do lektury i odkrycia, jak rejestracja online może przynieść realne korzyści dla Twojej praktyki medycznej.

Zalety rejestracji online w placówce medycznej

Dobra, to w takim razie na początek musiała przedstawić z tej strony Anno Spigarska z firmy Proassist. W Proassist już pracuję ponad rok i dzisiaj chciałabym Państwu opowiedzieć o tym, dlaczego powinni Państwo wdrożyć rejestrację online do swojej placówki. Podam między innymi 10 powodów ku temu. No i mam nadzieję, że przyczyni się to do zwiększenia popularności rejestracji online Proassist.

Na początek chciałabym Państwu przedstawić nasz harmonogram webinaru. Poopowiadamy sobie o tym, jakie zalety nieść rejestracji online Proassist.

Omówię też rodzaje widgetów, jakie mamy dostępne w Proassist. Omówię też, w jaki sposób zarządzać takim widgetem. Pokażę, jak wygląda proces zapisu pacjenta za pomocą takiego widgetu oraz, jak możemy dodać taki widget online na różne platformy strony Social Media.

Na początek przejdziemy sobie do punktu pierwszego, czyli zalety rejestracji. Między innymi taką główną zaletą jest to, że rejestracja online, która jest na naszej stronie internetowej, buduje naszą markę i pozwala pacjentom zapoznać się z nami, z naszą firmą, placówką i też zobaczyć wszystkie usługi, czy wszystkich specjalistów, których mamy w placówce.

Dzięki czemu pacjent przywiązuje się do nas w jakiś sposób i też nie ma takiej obawy, że powiedzmy na jakimś marketplace, zobaczy innych specjalistów, czy konkurencje i po prostu umówi się do konkurencji.

Tylko ten widget umieszczony na naszej stronie internetowej pozwala na zapis tylko u nas. Kolejną zaletą jest to, że minimalizujemy błędy, ponieważ tutaj mamy ułożony formularz i taki pacjent wypełnia go po prostu i nie ma tutaj możliwego czynnika takich błędów ludzkich, jak powiedzmy, przy rejestracji, takiej zwykłej, gdzie mamy rejestratorka, no bo wiadomo, rejestratorka dużo więcej pacjentów w ciągu dnia zapisuje, więc jest większa szansa na jakąś tam drobną, nawet chociażby pomyłkę.

Kolejną zaletą jest to, że minimalizujemy tak naprawdę do zera ryzyko dokonania fałszywych rejestracji, czy to przez naszą konkurencję, czy na przykład przez boty, bo jak Państwo potem zobaczą, żeby się zarejestrować, ostatnim etapem rejestracji przez widget jest potwierdzenie tożsamości poprzez wpisanie kodu, który przychodzi SMSem na numer telefonu, który wpiszemy w formularzu, więc tutaj od razu właśnie minimalizujemy to ryzyko dokonania fałszywej rejestracji, no bo trzeba podać ten kod.

Oczywiście też jest duża wygoda i elastyczność takiego widgetu, ponieważ możemy zapisać się przez niego i poprzez telefon, czy poprzez tablet, czy komputer niezależnie od godziny pracy placówki. Tak naprawdę widget jest dostępny 24 godziny na dobę, więc tak naprawdę pacjent może w każdej chwili się zapisać.

Taki widget też zwiększa przychody placówki, ponieważ tak jak już wspomniałam przed chwileczką, widget jest dostępny przed godzinami, po godzinach pracy placówki, czy dni wolne, święta, więc tutaj pacjent może się zapisać i wtedy oczywiście każdy zapis to jest wizyta, a wizyt to jest przychód, więc dla nas same plusy.

Dodatkowo rejestracja online jest dużo tańsza niż rejestracja telefoniczna, no bo tak naprawdę widget jest darmowy, umieszczamy go na stronie, czy na różnych social mediach i pacjenci się mogą zapisywać, no nie musimy opłacać rejestracji takiej fizycznej rejestratorki.

Kolejnymi zaletami jest na przykład to, że mamy brak ograniczeń zasobów takich jak ma właśnie telefoniczna rejestracja, ponieważ tutaj rejestratorka ma do uzupełnienia też inne obowiązki, niż tylko odbieranie telefonów i zapisywanie pacjentów, więc tutaj też może wykonać mniej pracy w jednym momencie, a taki widget – właśnie nie ograniczają go żadne zasoby, więc tak naprawdę pacjent może zapisać je w każdej chwili.

Dodatkowo też rejestracja przez taki widget nie wymaga zakładania żadnego konta, więc pacjent po prostu wchodzi na naszą stronę i może od razu się zapisać. Nowoczesność to jest kolejna zaleta. Pokazujemy pacjentom, że podążamy za trendami i że nasza placówka się rozwija i to też powoduje, że możemy przyciągnąć nową grupę odbiorców, też z tego młodszego pokolenia, które woli korzystać z widgetów, bo sama ma duże grono znajomych, które gdzieś tam boi się dzwonić, telefonów używać, więc tutaj widget byłby idealnym rozwiązaniem dla takich nieśmiałych osób, ponieważ wyklucza jednak obowiązek rozmowy.

No i dzięki temu też mamy też właśnie to grono odbiorców u siebie, właśnie dzięki widgetowi.

Widget mamy za darmo. I w połączeniu z płatnościami online, które możemy wdrożyć, powoduje nam to, że widget dzięki temu, że mamy te płatności online wdrożone, to pacjent zapisując się opłaca na przykład przedpłatę albo całą kwotę podczas rejestracji. To też nam minimalizuje tą możliwość, że pacjent nie przyjdzie na taką wizytę, tylko że będzie musiał się stawić. No bo już jednak opłacił, a jak już opłaci wizytę, to wtedy już jest mniej skory do tego, żeby rezygnować, więc to nam tworzy taki wspaniały duet, że mamy zarówno potwierdzonego pacjenta poprzez tą opłatę, dodatkowo od razu nie musimy też sprawdzać gdzieś tam konta bankowego, tylko od razu nam ta płatność wpływa i w systemie się oznacza jako opłacona.

To jest naprawdę dobre rozwiązanie. Dobrze, i czy do tych zasad byłyby jakieś pytania? Ja sobie teraz szybko zerknę tylko na chat i jeśli coś byłoby niejasne, albo coś miałabym powtórzyć, to proszę śmiało pisać.

Rodzaje widgetów do rejestracji online w systemie Proassist

Dobra, widzę, że nie ma pytań, także przechodzę sobie do części kolejnej. Dobrze, teraz mamy tak naprawdę rodzaje widgetów do rejestracji online.

obie powróciła do prezentacji, ale jeszcze tylko zerknę czy nie ma jakichś pytań.

Proces zapisu wizyty przez e-rejestrację od strony pacjenta

Dobra, widzę, że pytań brak, to przechodzę znowu do prezentacji. I tak naprawdę przedostaniem punktem całego webinaru jest pokazanie, jak przebiega proces zapisu pacjenta, więc teraz przejdę sobie do Proassist.

W jaki sposób umożliwić pacjentom zapisy na wizyty przez social media?

I tak naprawdę ostatnim punktem naszego webinaru jest pokazanie Państwu, jak można dodać widget Proassist do różnych social mediów czy też stron. Tak naprawdę jest to link, który mogą państwo dodać wszędzie, gdzie państwo chcą.

Jeśli chodzi o stronę internetową, to najlepiej na każdą zakładkę strony internetowej, żeby pacjent mógł w każdym momencie dokonać tego zapisu. I teraz, dla przykładu, tutaj mamy odpalony Proassist jako wizytówkę Google.

I teraz tak, tutaj od razu wizyty mamy proassist.pl i jak sobie klikniemy, to już przechodzi nam do widgetu i możemy się zapisać. To jest jedna możliwość dodania Widgetu właśnie jako wizytówka Google.

Mamy też Instagrama i w opisie na Instagramie również tutaj pod ikoną linku możemy dodać sobie takie linki i tutaj na przykład mamy też dodany Widget. Czyli to jest kolejne miejsce, w którym mogą państwo umieścić taki formularz do rejestracji.

Dodatkowo, tutaj mamy odpalonego Facebooka i też możemy mieć pod tym “zarejestruj się”, tak jak i tutaj w opisie – widget. Tak. Więc tak naprawdę mają Państwo bardzo szeroki wybór tego, gdzie ten widget będzie się znajdował i tego, gdzie by chcieli Państwo, żeby był on widoczny.

I teraz bym sobie jeszcze zobaczyła na clickmeetingu tylko szybciutko, czy nie ma jakichś pytań. Dobra, są pytania, więc odpowiem na nie.

Pytania od uczestników webinaru i odpowiedzi na nie

1. Czy Proassist jest podobne do znanego lekarza?

Nie do końca. Proassist to oprogramowanie medyczne, którego jedną z zalet jest możliwość umieszczenia widżetu rejestracji online (za darmo) na swojej stronie Internetowej lub w mediach społecznościowych. Wtedy taki pacjent, który umawia się przez stronę od razu automatycznie “wpada” do kalendarza wizyt, który jest dostępny także dla lekarzy i rejestratorek medycznych. Sam proces rejestracji, czy wygląd okienka do umawiania wizyty jest podobny do Znanego Lekarza, ale są dwie zasadnicze różnice:

Na własnej stronie internetowej ustawiasz możliwość rezerwacji wizyt do swoich lekarzy, a więc potencjalnemu pacjentowi nie wyświetlają się z boku konkurencyjne placówki, jak to jest w przypadku Znanego Lekarza

Widżet rejestracji online jest darmowy dla użytkowników systemu Proassist, czyli nie musisz płacić żadnej prowizji za umówione wizyty

2. Czy system medyczny Proassist współpracuje z Optimedem?

Nie współpracujemy z Optimedem. Proassist to oprogramowanie medyczne w chmurze, które posiada rozwiązania konkurencyjne dla systemu Optimed. W systemie Proassist możesz prowadzić kalendarz wizyt, wypełniać EDM, wystawiać faktury i zarządzać magazynem. Jest to kompleksowe rozwiązanie do zarządzania placówką medyczną. Więcej o systemie można poczytać tutaj: https://proassist.pl/placowka-medyczna-wersja-digital/

3. Czy Proassist bierze jakiś procent za pośrednictwo w płatnościach?

Proassist nie pobiera żadnych opłat za pośrednictwo w płatnościach, natomiast sam operator płatności, czyli Autopay S.A. w integracji z naszym systemem pobiera 2% prowizji od każdej transakcji online. Możemy się pochwalić, że jest to najniższa prowizja oferowana na rynku branży medycznej 🙂

Okej, na sam koniec już tak naprawdę ostatnią rzecz, która się może Państwu przydać.

I będzie to taki Przewodni Użytkownika Proassist, na który też mogą Państwo wejść lub każdy użytkownik zalogowany do systemu. I to jest tak naprawdę małe kompendium wiedzy o systemie i również właśnie o widgecie.

Tutaj jest widoczna strona wiedza.proassist.pl, czyli ten Przewodniku Użytkownika i tutaj mamy zakładkę o rejestracji online. Więc tak naprawdę jeśli mimo tego webinaru byłyby jakieś kwestie, które chciałby ktoś z Państwa sobie powtórzyć, to tutaj znajdą Państwo wszystkie informacje, o których mówiłam.

Niektóre artykuły mają filmiki, zdjęcia, więc tak naprawdę wszystko jest ładnie opisane. Więc na pewno zaciekawią Państwa te rzeczy i tutaj myślę, że znajdą Państwo odpowiedzi na wszystkie pytania.

Dobrze, w takim razie będziemy już kończyć. Dziękuję bardzo za obecność i liczę na to, że się jeszcze spotkamy.

Jak wprowadzić płatności online w gabinecie medycznym?

Jak wprowadzić płatności online w gabinecie medycznym?

W dobie cyfryzacji, płatności online stają się nieodłącznym elementem funkcjonowania wielu branż, w tym również sektora medycznego. Umożliwienie pacjentom szybkiego i wygodnego opłacania wizyt przez internet może znacząco poprawić komfort korzystania z usług medycznych, a także usprawnić zarządzanie finansami w gabinecie.

W poniższym artykule prezentujemy transkrypcję webinaru, podczas którego Michalina z Działu Pomocy Technicznej w Proassist szczegółowo omówiła proces wprowadzania płatności online w placówkach medycznych. Dowiesz się, jakie kroki należy podjąć, jakie narzędzia warto wykorzystać oraz jakie korzyści przyniesie Twojemu gabinetowi wdrożenie nowoczesnych rozwiązań płatniczych.

Zapraszamy do lektury!
Smartfon z ekranem płatności online do rezerwacji wizyt, tekst o opłatach za wizyty.
Witam serdecznie wszystkich uczestników dzisiejszego webinaru.

Nazywam się Michalina Sternal, na co dzień możemy się spotkać przy kontakcie z naszym działem obsługi i klienta, gdzie zawsze rozjaśniamy dla Państwa pewne kwestie, które tego rozjaśnienia wymagają – w dużym skrócie.

Od ponad roku możecie mnie Państwo spotkać i chętnie pomagam w codziennej pracy z systemem Proassist. Dzisiaj będziemy zgłębiać się w świat płatności online w naszym systemie oraz omówimy, jak te obecne technologie mogą ułatwić Państwu codzienną pracę, a przy okazji podnieść jakość obsługi pacjentów i klientów.

Na wstępie też chciałabym przedstawić plan naszego spotkania, które w założeniu będzie podzielone na 5 części. Na samym początku zdefiniujemy sobie różnicę między rodzajami płatności w Proassist. Następnie pokażę Państwu proces rejestracji online ze strony pacjenta, aby widzieli państwo oraz mieli Państwo możliwość po prostu weryfikacji, że jak włączymy płatność online to ten proces ze strony pacjenta nam się nie komplikuje. Także tu będzie możliwość weryfikacji. Na trzecim etapie dzisiejszego spotkania zobaczymy, jak ta funkcjonalność wygląda również z perspektywy specjalisty w naszym systemie. Na sam koniec przejdziemy dość ogólnikowo, jak wygląda proces konfiguracji jednorazowej takich płatności w systemie oraz podsumujemy sobie takie wskazówki z mojej codziennej pracy odnośnie tych płatności.

Wracając do punktu pierwszego, zaraz wyświetlę dla Państwa odpowiedni slajd. Także tak, wracając do punktu pierwszego, musimy sobie powiedzieć, że istnieje w systemie Proassist podział płatności na płatność wymaganą oraz płatność możliwą. W przypadku płatności wymaganej pacjent musi dokonać płatności do północy dnia, w którym dokonał rejestracji. W przeciwnym razie system automatycznie odwołuje pacjentowi tą wizytę.

W przypadku płatności możliwej zostawiamy trochę większe pole do decyzji dla naszego pacjenta, bo pacjent może zapłacić internetowo lub uiścić opłatę na miejscu, w gabinecie czy też w placówce.

Dodatkowo, system pozwala nam na pobieranie płatności online od pacjentów w pełnej kwocie albo też w kwocie częściowej, tak zwanego zadatku, za usługę. To wszystko, o czym mówię, ustala placówka czy specjalista wprowadzający płatności online.

Czyli sami decydujemy, czy chcemy nałożyć na pacjencie obowiązek płatności online, czy dać mu jedynie możliwość i wybór odpowiedniej dla niego formy. Decydujemy również za jakie usługi pacjent może albo też musi opłacić online i w jakiej konkretnie ma być to kwocie. Czy to będzie pełna wartość usługi, czy jedynie zadatek oraz możemy ustalić jacy specjaliści, chcą przyjmować płatności online za konkretne usługi.

Teraz przejdziemy do tego etapu, o którym wspomniałam wcześniej, czyli właśnie tego procesu płatności w systemie od strony pacjenta. Zaczniemy od rejestracji wizyty przez pacjenta z podziału strony internetowej z ustawioną rejestracją online.

Tutaj wspomnę od siebie, ścieżka pacjenta zależy od źródła jego zapisu. Czyli teraz pokażemy sobie źródło zapisu, którym jest strona internetowa oraz właśnie nasz widget do rejestracji. A później szybko ja Państwu wspomnę o tym, jak wygląda sytuacja, gdy pacjent jest zapisany przez rejestrację telefoniczną albo po prostu kontrahenta czy specjalistę.

Rejestracja online w formie widgetu to taki dodatek na stronę internetową umożliwiający pacjentom swobodną rejestrację. Pacjent może dokonać zapisu przez całą dobę, a wizyta, którą zarezerwował, automatycznie trafia do systemu, do kalendarza specjalisty.

Także tutaj zasymulujemy taką sytuację:
Jestem pacjentem, który wszedł na stronę, wybieram rejestrację w formie widgetu. Wybieram odpowiedniego specjalistę, do którego chciałabym się w tym momencie umówić, odpowiednią usługę. Tutaj chciałabym się zapisać na konsultacje, jakąś wizytę. System automatycznie proponuje mi dostępne terminy, biorąc pod uwagę to, co jest zapisane w kalendarzu ustawienia w kalendarza specjalisty.

Wybieram 14:40, wybieram, że wizyta jest dla mnie, wpisuję swoje dane. Proszę zobaczyć, jak korzystam z autouzupełniania, ten proces przychodzi mi bardzo szybko, prawie nic nie muszę wpisywać. Jeśli ktoś autouzupełnienia nie ma, jak najbardziej też może szybko to wprowadzić.

Na samym końcu akceptuję regulamin i rezerwuję wizytę. Przechodzę automatycznie tutaj do bramki naszego partnera AutoPay, który obsługuje te płatności. Muszę zaakceptować regulamin oraz przechodzę dalej klikając “zapłać”.

Automatycznie mam informację o kwocie należności za wizytę oraz mam do wyboru metodę płatności. W tym momencie wybiorę przelew internetowy ze względu na to, że jest to wizyta testowa. To bank jest tylko testowy, proszę wziąć na to poprawkę, dlatego to podkreślam.

Wyrażam zgodę na wszystkie zgody i oświadczenia. Klikam “płacę”. I cała wizyta została już w tym momencie z perspektywy pacjenta opłacona. Pacjent nie dokona rejestracji przez ten widget do rejestracji online, jeśli nie dokona płatności.

W obojętnie jakiej formie, czy to będzie całość kwoty wizyty, czy to będzie jedynie zadatek. Proszę zobaczyć jeszcze na samym końcu pacjent dostaje informacje o tym, że dokonano płatności. Na podany przez Państwa tutaj adres email zostało wysłane potwierdzenie tej płatności.

Czyli również jest informacja o tym, że została ta wizyta opłacona na mailu pacjenta. Także jak najbardziej wygląda to w ten sposób. Troszkę inna sytuacja jest, gdy zapisujemy pacjenta z poziomu telefonicznej rejestracji, czy też systemu.

Ale teraz zmienimy trochę naszą perspektywę i przeniesiemy się do systemu, aby pokazać ten proces z perspektywy specjalisty. Albo też innego użytkownika oczywiście. Teraz wyświetlam dla Państwa okno w systemie Proassist, nasz kalendarz.

I teraz możemy spojrzeć, jak wygląda wizyta opłacona z wymaganą przedpłatą. Bo przy okazji wpadła nam tutaj kolejna rezerwacja. Jak Państwo widzieli termin, który wybrałam, to była 14:40. I ona w tym momencie jest już w systemie.

Istnieje przy tej wizycie informacja, ile zostało zapłacone przez Internet, wizyta widnieje zielona, czyli oznacza to dla nas, że została już po prostu rozliczona. Nic, nigdzie nie muszą Państwo szukać informacji, wszystko jest zautomatyzowane w systemie, na bieżąco jest do tego podgląd.

Ale wróćmy jeszcze do kwestii tego zapisu pacjenta, który zostaje zapisany przez nas, bądź przez rejestrację telefoniczną. Wybieram “dodaj wizytę”. Tutaj proszę zauważyć, jak rozwinę kartę usług, to usługi, które wyświetlają się z ikoną tego dolarka w kolorze białym, pojawiają się w momencie, gdy nie zostanie wybrany jeszcze konkretny specjalista. Na liście usług, w oknie dodawania wizyty, ta ikona pojawia się w kolorze białym. To oznaka dla nas, że część specjalistów wymaga przedpłaty za daną usługę.

Jak wybiorę już konkretnego specjalistę, to ta ikona zmienia mi się na czarną. No i tak jak Państwo widzą, pojawia się to w momencie, gdy zostanie wybrany konkretny specjalista, który ma ustawione płatności online do danej usługi. Wymagana jest po prostu przedpłata za daną usługę, i to jest dla nas odpowiednia informacja.

Znowu zapisuję wizytę. System proponuje mi odpowiednio najbliższe terminy. Jeden z nich wybieram. Wpisuję w punkcie trzecim dane pacjenta. Wybiorę siebie. I zapisuję taką wizytę. Jak to wygląda wtedy z perspektywy pacjenta, też już od razu Państwu pokazuję.

Pacjent dostaje maila z informacją, że “Termin jest zarezerwowany do końca dzisiejszego dnia. Aby potwierdzić rezerwację, musisz dokonać płatności online.” Także tutaj jest szybka informacja dla pacjenta.

“W przypadku braku płatności do końca dnia dzisiejszego, wizyta zostanie automatycznie usunięta. Jeśli chcesz anulować wizytę, kliknij tutaj.” Także pacjent wszystko dostaje również na maila z linkiem do płatności.

Wrócę w takim razie do systemu. Chciałabym również poruszyć taką sytuację. Jak to wygląda, kiedy pacjent zapłacił nam za zadaną wizytę z góry. I nie musi drugi raz tej płatności robić. Czy mamy możliwość zwolnienia go z kolejnej płatności online.

I tak, jak najbardziej taka możliwość istnieje. Pokażemy sobie teraz, jak wygląda zapis konkretnego pacjenta na wizytę, gdzie chcemy go zwolnić z tej płatności. Także wybieramy dalej, “dodaj wizytę”. Wybieram odpowiedniego specjalistę, usługę. Termin proponowany przez system. Punkt trzeci to dane pacjenta. Ponownie wyszukam siebie.

No i jeśli wiem, że pani Michalina, którą obecnie zapisuję na wizytę, już wcześniej za nią zapłaciła i chciałabym zwolnić ją z konieczności opłaty online za usługę, która wymaga przedpłaty, zaznaczam w tym miejscu “wizyta bez płatności online”.

Dzięki temu pacjent po dokonaniu rezerwacji przez nas nie otrzyma wiadomości e-mail z linkiem do opłacenia wizyty. Co za tym idzie? Wizyta nie zostanie odwołana o północy w dniu rezerwacji z powodu braku płatności. Także, to też jest ważna wiadomość. I zapisuję wizytę. Wtedy pacjent dostaje tylko potwierdzenie mailowe, bez linku do płatności.

Jeszcze mamy taką opcję, o której chciałam wspomnieć, jak ręczne generowanie linku do płatności. Czyli jeśli mamy sytuację, że pacjent stwierdzi, że nie otrzymał, usunął link do płatności – jak najbardziej możemy ręcznie dla pacjenta wygenerować link w dowolnym momencie dla tego jednego, konkretnego pacjenta.

To też przydaje się nam, jeśli wiemy, że przychodzi do nas pacjent czy klient trudny albo często nie pojawiający się na wizytach. A na przykład dla danej usługi jeszcze nie mamy skonfigurowanych płatności online. Możemy zobligować tego naszego pacjenta do przedpłaty za tą jedną, konkretną, na przykład wizytę, żeby mieć pewność, że przyjdzie.

Także tutaj na przykładzie pani Świątek – jak wysłać taki automatyczny link do płatności? Oczywiście z poziomu zakładki kalendarz wybieramy konkretną wizytę, tak jak Państwo widzą. W oknie informacyjnym do tej wizyty klikamy w ostatnią ikonę, czyli ikonę kasy. Wybieramy ostatnią zakładkę, czyli “generuj płatność online”.

W panelu bocznym – jeśli dla tego pacjenta wcześniej nie wysłaliśmy żadnego linku, zobaczymy taką automatyczną podpowiedź od systemu, gdzie system podpowiada kwotę zapłaty za daną usługę. W każdej chwili będziemy mogli dokonać edycji tej ceny wpisując odpowiednie cyfry. Po kliknięciu w zieloną zakładkę “generuj link zapłaty”link do płatności online zostaje przesłany do pacjenta drogą e -mail na wskazany adres e -mail w karcie pacjenta.

Tak to wygląda w tym momencie. Ja wrócę jeszcze do naszego spotkania i zobaczyć, czy Państwo mają dodatkowe pytania. Widzę, że pytań nie ma.

Obejrzyj nagranie całego spotkania!

systemu.

Ponownie pokażę Państwu mój ekran. Troszkę powtórzę to, o czym już mówiłam, to co mieliśmy okazję zaobserwować. Wracam do systemu. Mamy bardzo szybki wygląd w płatności. Czyli tutaj dokonałam wcześniej z poziomu pacjenta tej płatności, a my szybko – bez sprawdzania danych w banku, bez dodatkowych logowań, wszystkie informacje dotyczące opłaty mamy widoczne z poziomu kalendarza.

Oczywiście niewątpliwą zaletą, o której też należy wspomnieć, jest redukcja liczby nieodwołanych wizyt i większa gwarancja co do pojawienia się pacjenta na wizycie. No, bo w codziennym kontakcie z placówkami medycznymi wiemy, że jedną z największych bolączek są po prostu pacjenci nie pojawiający się na już umówionych wizytach.

Przedpłata znacząco redukuje ten problem. Pacjenci, którzy już zapłacili są zdecydowanie bardziej skłonni do przestrzegania terminów wizyt.

Oczywiście też plusem, o którym chciałabym wspomnieć jest po prostu zakończony proces zakupowy. Pacjent przestaje już szukać, nie porównuje tych cen i dostępności terminów. Jest zdecydowanie mniejsze prawdopodobieństwo, że odwoła wizytę na rzecz jakiejś bardziej konkurencyjnej oferty. Także to też jest warte wspomnienia i dlatego o tym mówię.

No i dla niektórych specjalizacji, czy zawodów okołomedycznych, które mogą sobie pozwolić się na taką opcję jak wizyty online czy zdalne, to w tym momencie od procesu zapisu, po przyjmowanie płatności oraz realizowanie wizyty wszystko możemy zrobić tak naprawdę z jednego miejsca. Nie musimy wychodzić do jakichś zewnętrznych programów, czy stron. Wszystko mamy tutaj w zasadzie widoczne z poziomu kalendarza.

Teraz chciałabym wspomnieć o tym ostatecznym temacie, czyli kroki do uruchomienia płatności online w systemie Proassist. Aby poprawnie uruchomić płatności online, musimy dokonać rejestracji w systemie płatności online autopay, o którym wcześniej wspominałam. Autopay jest to nasz partner, który po prostu obsługuje te płatności.

Dedykowany link do rejestracji otrzymują Państwo od nas – obsługi technicznej. I jak najbardziej mogą Państwo po prostu w tym temacie się do nas odezwać, do czego bardzo zachęcam. Tutaj przypominam tylko – jest możliwość skontaktowania się z nami tą ikoną chatu i w całym procesie Państwu oczywiście pomożemy.

Jest to dedykowany link od nas, czyli Proassist, także najlepiej byłoby o niego podpytać. Od siebie tylko dodam, że prosiłabym, aby zwrócić uwagę na to, żeby optymalnie przejść cały proces bez jego przerwania w przypadku wypełniania formularza. I w ostatnim etapie wykonać przelew ze wskazanego w formularzu konta firmowego. Także to jest tyle z takich bardziej technicznych kwestii.

Następnie uruchamiamy moduł płatności online w systemie Proassist. Sposób jego uruchomienia zależy od tego, czy placówka posiada jeden wspólny numer konta dla wszystkich specjalistów, czy każdy z lekarzy – czy też innych pracowników – posiada swoje indywidualne konto bankowe, bo taką sytuację też rozwiązać możemy.

Także, już Państwu pokazuje, jak możemy to zrobić. Aby uruchomić płatności w systemie, przechodzimy do zakładki placówki z bocznego menu. Następnie, wybieramy ikonę edycji przy konkretnej placówce. Tutaj jeszcze wspomnę, przedstawiam sytuację, dla której numer konta jest wspólny dla całej placówki.

W panelu, który wyskoczył nam z prawej strony, w punkcie piątym wypełniamy pola, które uzyskaliśmy od Autopay. Czyli Autopay przekaże nam service ID oraz klucz. Treść checkboxa, tak jak Państwo widzieli podczas rejestracji, jest tutaj w tym momencie uzupełniona.

Taką przykładową treść również mogą państwo od nas uzyskać. Także to pacjenci będą widzieć na Państwa stronie internetowej, tuż przed dokonaniem płatności. Jeśli chodzi o tworzenie regulaminu, tutaj Państwo widzą, dotyczącego płatności, mogą Państwo skorzystać z naszego wzoru lub stworzyć swój.

Taki regulamin umieszczamy właśnie w formie pliku. Tutaj poprzez kliknięcie w zakładkę “dodaj regulamin płatności online”. Możemy sami zdecydować, czy i w jakiej sytuacji będziemy zwracać pieniądze za wizytę, na której pacjent się nie zjawił.

Najczęściej wybieraną opcją jest zwrot pieniędzy za odwołanie rezerwacji do 24 godzin przed planowanym terminem. Także specjalnie tutaj dla Państwa, konsultując się z prawnikami, mamy też przygotowany wzór regulaminu płatności online, który po prostu jest zgodney z prawem i zawiera wszystkie odpowiednie informacje. Również jeśli państwo by chcieli, możemy taki regulamin przekazać.

Także tak wygląda konfiguracja modułu płatności online z poziomu systemu dla wspólnego numeru konta placówki. Jeśli nasi specjaliści rozliczali by się tutaj indywidualnie, każdy na swój numer konta, to jak najbardziej mamy też rozwiązanie do takiej sytuacji.

Po prostu wchodzimy w zakładkę specjaliści, wybieramy ikonę edycji przy danym specjaliście. Analogicznie, tak jak było w poprzednim przykładzie, przechodzimy do punktu ostatniego, czyli płatności online dla praktyk lekarskich i w tym miejscu, tak samo jak było to w placówce, wpisujemy service ID, klucz, treść checkboxa na widget oraz regulamin płatności online dodajemy w tym miejscu, czyli wygląda to analogicznie – dokładnie tak samo.

Zostaje nam ostatni etap, czyli ustalenie dla jakich usług włączamy płatności online. Do tego przechodzimy do zakładki usługi i tutaj możemy edytować usługę, która już jest w systemie. Rozwijam strzałką w dół sekcję “specjaliści”, wybieram ikonę edycji przy danym specjaliście i tutaj ustalam czy płatność będzie wymagana. Czyli tak jak wcześniej wspomniałam, płatność wymagana to jest tak, gdzie pacjent musi dokonać przedpłaty do godziny 00:00. Czy płatność jest tylko możliwa, czyli wtedy może podjąć pacjent decyzję, czy będzie płacił na miejscu, czy teraz skorzysta z możliwości zapłaty online.

Jak w tym miejscu sobie klikniemy, to możemy ustalić kwotę tych płatności, które chcę przyjmować, czyli tutaj mam usługę, która już jest 150 zł, mogę zrobić przedpłatę, zadatek 100 zł, mogę wymagać całości. Jak dla Państwa jest wygodniej, to jest wszystko kwestia oczywiście, oczywiście indywidualna. Tak samo w tym miejscu mogę wybrać, czy płatność ma być wymagana, czy zostawić płatność możliwą. Ja zostawię płatność wymaganą i będę chciała całość przedpłaty, przed wizytą.

Dla każdego ze specjalistów mogę ustalić zupełnie inne zasady. Komuś mogę wyłączyć płatność, dla innych specjalistów mogę zmniejszyć kwotę i zostawić na przykład płatność możliwą. Jak to wygląda w przypadku, gdy chcę skonfigurować zupełnie nową usługę do płatności online? Jak najbardziej nie ma z tym żadnych problemów. Już Państwu pokazuję. Wybieramy “dodaj nową”, odpowiedniego kontrahenta. Następnie wybieramy placówki, do których chcę przypisać i w tym miejscu wybieram specjalistów, dla których chciałabym to nową usługę przypisać.

I załóżmy tutaj dla podologów. Dodaję zupełnie nową usługę. Wybieram odpowiedni czasu trwania. I w tym miejscu wybieram, czy możliwa będzie płatność online. Analogicznie – wybieram kwotę oraz ustalenie, czy płatność będzie wymagana, czy nie.

To już są wszystko ustalenia indywidualne. Proszę tylko zauważyć, że jak tworzę nową usługę i przypiszę ją do każdego specjalisty, no to ona będzie taka sama dla tych wszystkich specjalistów, do których w tym momencie ją tworzę. Indywidualne jakieś kwestie będę mogła wprowadzać, tak jak pokazywałam wcześniej, przy danym specjaliście ikoną edycji. W tym momencie klikam “zapisz i zakończ” i stworzyłam nową usługę, która będzie wymagać płatności online.

Ostatnim elementem to takie moje wskazówki, które chciałabym Państwu pokazać. Takie wskazówki z codziennej pracy i też takie informacje dodatkowe, które myślę, że zasługują na osobne wspomnienia.

Czyli podsumowując, tak jak mówiłam wcześniej – operatorem płatności online jest system Autopay, co wiąże się z koniecznością założenia konta w Autopay. Wiem, że mogę się powtarzać, ale jest to po prostu dość ważna kwestia. Nasz formularz jest dedykowany pod łączenie usług z operatorem, także Autopay obsługuje te nasze płatności.

Warunkiem koniecznym, aby przejść tą rejestrację, o której wspomniałam wcześniej, jest posiadanie strony internetowej. Także to też jest bardzo ważny temat, o którym trzeba wspomnieć. Jeśli nie mają Państwo strony internetowej, to jak najbardziej też z naszą pomocą może zostać ona założona i również poprowadzona.

Prowizja wynosi 2% od transakcji, przy wprowadzeniu tego całego procesu automatyzacji transakcji.

No i tak, przed rejestracją w Autopay, jak już mamy stronę, należy umieścić widget do rejestracji online na swojej stronie internetowej. To jest warunek konieczny. Czyli ja jeszcze w tym momencie przypomnę Państwu, jak ten widget wygląda.

Tutaj mamy widget dynamiczny wyjeżdżający z boku strony. Możemy taki włączyć na swojej stronie. Bądź też wybrać widget usługowy, gdzie najpierw nasz pacjent wybiera odpowiednią usługę i system automatycznie dopasowuje mu odpowiedniego specjalistę, a raczej pomija jego wybór i pokazuje tylko i wyłącznie dostępne terminy.

Albo jest też taki stały widget klasyczny, tak jak przed chwilą Państwu pokazałam, tylko w troszkę innej formie, taki bardziej stały.

Także myślę, że powoli zbliżamy się do końca naszego spotkania.

I myślę, że też byłby odpowiedni czas na dodawanie wszelkich pytań, jeśli Państwo jakieś mają. Obecnie też wyświetlam oczywiście możliwości kontaktu z nami, numerem telefonu do naszego działu obsługi klienta oraz adres mailowy też jest tu podany.

Jeśli Państwo chcieliby oczywiście takie płatność wdrożyć do swoich codziennej praktyki, to my jak najbardziej w tym pomożemy. Ja jeszcze spojrzę, czy mają Państwo jakieś dodatkowe pytania. Widzę, że tych pytań na razie nie ma.

Dziękuję bardzo Państwu za spotkanie.

Czy warto korzystać z e-rejestracji w placówce medycznej?

Czy warto korzystać z e-rejestracji w placówce medycznej?

E-rejestracja w placówce medycznej to nowoczesne rozwiązanie, które przynosi szereg korzyści zarówno pacjentom, jak i personelowi medycznemu. Przede wszystkim, umożliwia pacjentom wygodne umawianie wizyt do lekarza bez konieczności dzwonienia czy osobistej wizyty. Dzięki temu oszczędzają czas, który mogą poświęcić na inne, ważniejsze sprawy i mogą umówić się do lekarza nawet jeśli ich stan zdrowia nie pozwala na wyjście z domu.

System e-rejestracji jest dostępny 24/7, co oznacza, że pacjenci mogą zarezerwować termin wizyty do poradni specjalistycznej o dowolnej porze dnia i nocy, niezależnie od godzin pracy rejestracji. To szczególnie ważne dla osób pracujących w nieregularnych godzinach lub mających napięty harmonogram dnia. To dobre rozwiązanie również dla osób, które wciąż wolą umawiać się telefonicznie, żeby zapisać się do lekarza, bo przy okazji mogą dopytać o wystawienie skierowania lub inne kwestie związane z leczeniem specjalistycznym. Czas oczekiwania na połączenie się skraca, więc są zadowoleni. Placówka medyczna jest dzięki temu lepiej postrzegana i zdobywa lepsze opinie.

Dodatkowo, e-rejestracja minimalizuje ryzyko pomyłek i zapomnienia o wizycie, ponieważ system medyczny Proassist może wysyłać przypomnienia SMS lub e-mail przed planowanym terminem świadczenia.

Dla personelu medycznego e-rejestracja oznacza mniejszą ilość pracy administracyjnej i mniej połączeń telefonicznych do obsłużenia. Automatyzacja tego procesu pozwala na lepsze zarządzanie harmonogramem pracy lekarzy i rejestratorek medycznych, co przekłada się na wyższą jakość obsługi pacjentów i ich szybszy powrót do zdrowia. Rejestratorka może zająć się sprawdzaniem listy oczekujących, a lekarz wykonywaniem świadczeń.
Osoba w białym fartuchu na wideorozmowie, tekst o telemedycynie na niebieskim tle.

Jak wygląda e-rejestracja w systemie medycznym Proassist?

Wielokanałowy dostęp do e-rejestracji w placówce medycznej

Oprogramowanie medyczne Proassist umożliwia dodanie specjalnego widżetu do e-rejestracji dla placówek medycznych na stronach www, w wizytówce Google oraz w social mediach. Tak, dobrze widzisz! Z Proassist Twoi pacjenci będą mogli umówić się na wizytę do lekarza także przez Twój profil na Facebooku, Instagramie, a nawet TikToku! Brzmi trochę śmiesznie? Nic bardziej mylnego! Dla pokolenia Z robienie wszystkiego online jest naturalne. Zdalna opieka zdrowotna również.

Te młode osoby, urodzone w dobie cyfryzacji i dorastające w czasie błyskawicznego rozwoju wirtualnego świata korzystają z Instagrama, Facebooka i TikToka na co dzień. Z pewnością nie będą mieli obaw przed zapisaniem się na wizytę do lekarza za pomocą tych platform, a wręcz przeciwnie – placówki prężnie działające w Internecie wzbudzają w nich większe zaufanie. No bo jeśli placówka dba o swój marketing internetowy i podąża za nowinkami technologicznymi, to przecież dobrze o niej świadczy – jest dobrze rozwinięta, nowoczesna i otwarta na klientów. Na pewno też dobrze zadba o nasze zdrowie. Dlatego jako właściciel gabinetu, lekarz lub manager nie musisz obawiać się udostępnienia opcji e-rejestracji w swoich mediach społecznościowych.

Brak konieczności tworzenia konta

Większość z nas nie lubi tworzyć dodatkowych kont na stronach internetowych, dlatego proces e-rejestracji w Proassist skonstruowany jest tak, że nie jest potrzebne żadne internetowe konto pacjenta. Wystarczy, że pacjent wprowadzi w okienku wymagane dane i już jest zapisany! To szybkie i wygodne rozwiązanie – zwłaszcza dla osób, które potrzebują tylko wystawienia e-skierowania, zaświadczenia lub naniesienia poprawek na wcześniejszym skierowaniu. Osoby, które potrzebują szybkiego powrotu do zdrowia też będą zadowolone z takiego rozwiązania.

Integracja z kalendarzem

Rejestracja pacjentów przez Internet w Proassist jest w pełni zintegrowana z systemem chmurowym, z którego korzystają lekarze, rejestratorki i pozostały personel. Wizyty umówione online zostaną od razu, w czasie rzeczywistym, automatycznie przeniesione do kalendarza, który jest widoczny dla rejestratorek medycznych i lekarzy. Dzięki temu cały proces e-rejestracji w placówce medycznej i ogólnego zarządzania wizytami staje się bardziej płynny i efektywny, a ryzyko podwójnych rezerwacji i błędów w dokumentacji zostaje wyeliminowane. Rejestratorka w każdej chwili może też zadzwonić do pacjenta i poinformować go, że np. musi dostarczyć nowe skierowanie.

Personalizacja widżetu

Usługi dotyczące zdrowia, które będą mogli wybrać pacjenci w procesie umawiania wizyt online, mogą być dostosowane według Twoich preferencji. Nie musisz dodawać wszystkich usług do wyboru dla pacjenta, jeśli obawiasz się, że pacjent nie będzie wiedział, na jaką usługę ma się zapisać. Wystarczy, że wybierzesz kilka podstawowych świadczeń i nazwiesz je w oknie e-rejestracji w prosty i zrozumiały sposób, np. „rezonans magnetyczny”, „konsultacja” albo „USG jamy brzusznej”. Możesz ustawić dla pacjenta także informacje dodatkowe na temat świadczeń zdrowotnych – na przykład, że wizyty odbywają się tylko na podstawie skierowania lub że wizyta do specjalisty odbywa się tylko jeśli pacjent odpowiednio się przygotuje.

Standardowa wersja widżetu e-rejestracji w systemie Proassist umożliwia wybór podstawowych ustawień, co pozwala na częściowe dopasowanie do estetyki strony internetowej. Jednak dla tych, którzy chcą pełnej personalizacji, Proassist oferuje zaawansowane możliwości dzięki API. Dzięki API możesz edytować wszystkie elementy widżetu, takie jak kolor, kształt, czy czcionka, która jest charakterystyczna dla wyglądu strony internetowej Twojej placówki. E-rejestracja ma wtedy spójny i profesjonalny wygląd.

Zamknięty proces zakupowy

Jeśli decydujesz się na wprowadzenie e-rejestracji do gabinetu medycznego lub kosmetologicznego, warto rozważyć też opcję udostępnienia płatności online dla swoich pacjentów. Pozwoli to na szybkie zamknięcie procesu zakupowego – pacjent znajdzie dostępny termin w Internecie, umówi się na wizytę i zapłaci z góry. Jeśli pieniądze zostaną już pobrane z jego konta, to z pewnością zakończy już swoje poszukiwania (nie będzie szukał szybszego terminu czy tańszego świadczenia).

Dodatkowo, możesz sam zdecydować, czy chcesz, żeby pacjent płacił z góry całą kwotę, czy tylko zadatek. Możesz wybrać też, czy chcesz zwracać pieniądze w przypadku, gdy pacjent odwoła wizytę na mniej niż 24h przed umówionym terminem. W Proassist przygotowaliśmy dla Ciebie regulaminy płatności online, które pomogą Ci działać w tej kwestii zgodnie z prawem.

Jak dodać możliwość e-rejestracji na swoją stronę internetową?

Dodawanie widżetu e-rejestracji dla placówki medycznej do wizytówki Google, na własną stronę www lub na profile w mediach społecznościowych jest bardzo proste, jeśli korzystasz z systemu Proassist dla gabinetów medycznych. Możesz to zrobić:

1) samodzielnie – korzystając z Bazy Wiedzy i zawartych w niej instrukcji. Instrukcje dotyczące e-rejestracji znajdziesz TUTAJ

Dla osób, które wolą samodzielnie wykonywać techniczne zmiany w systemie medycznym Proassist, przygotowaliśmy Bazę Wiedzy, która jest pełna instrukcji i filmików instruktażowych.

2) z pomocą działu Customer Succes na podstawie zgłoszenia osobistego

Pomoc Techniczna w Proassist jest otwarta na klientów i dostępna od poniedziałku do piątku w godzinach od 08:00 do 18:00. Pracujemy w takich godzinach jak standardowo pracują gabinety medyczne, żeby świadczeniodawca w każdej chwili mógł poprosić o wsparcie.

Możesz skontaktować się z Pomocą w dowolny sposób – poprzez e-mail, telefon lub czat na żywo.

Zacznij już dziś! Gabinet medyczny dostępny 24/7 – to możliwe!
proassist logo

Zamów bezpłatne
połączenie w 5 minut!

Jesteśmy gotowi, aby odpowiedzieć na wszystkie Twoje pytania.

Dział sprzedaży dostępny jest od poniedziałku do piątku w godzinach od 08:00 do 16:00.

Wysyłając formularz, wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z Polityką Prywatności Proassist.