Prywatna Medycyna w 2022 roku – debata o zmianach i planach na przyszłość

Prywatna Medycyna w 2022 roku - debata o zmianach i planach na przyszłość

Odwiedź grupę na Facebooku, aby mieć stały dostęp do informacji z branży medycznej!

Debata została przeprowadzona 13 stycznia 2022 roku i cieszyła się ogromną popularnością, za co serdecznie dziękujemy. Prelegentami byli: Marcin Fiedziukiewicz(kliniki.pl), Paweł Jędrzejewski (ImageMed), Marcin Janicki (Medyczny Marketing) i Jacek Piaseczyński (Proassist). 

Główne tematy, które zostały poruszone na debacie to: 

  • Telemedycyna – przyszłość czy przestrzeń do nadużyć?
  • Ceny wizyt u specjalisty w wersji online – czy powinny być niższe? 
  • Osoby spoza branży medycznej vs. lekarze z wieloletnim stażem w prowadzeniu kliniki – kto na jakiej płaszczyźnie ma przewagę?

Telemedycyna - szanse czy zagrożenia?

Rozwój telemedycyny jest niewątpliwym zjawiskiem naszych czasów. Było to skutkiem nie tylko COVID-19, ale coraz większej cyfryzacji, która pojawia się również w branży medycznej. Telemedycyna jest dobrym wyborem w przypadku zwolnień lekarskich, skierowaniach, i w momencie pilnej potrzeby otrzymania recepty. Mimo wszystko należy zwrócić swoją uwagę na duże pole do nadużyć zarówno ze strony specjalistów, jak i pacjentów.

Pacjent, który potrzebuje kontaktu z lekarzem nie lubi telemedycyny. W dodatku wykonywanie niektórych usług związanych z konkretnymi specjalizacjami wyklucza się z prowadzeniem konsultacji online. np. okulistyka – nie da się bowiem zbadać wzroku przez internet.

W ramach debaty wspólnie stwierdziliśmy, że jeśli jest coś tańsze oznaczać by to mogło, że jest gorsze. W dalszym ciągu bowiem specjalista wykorzystuje zdobytą przez wiele lat wiedzę, co nie powinno wiązać się dla niego z mniejszym wynagrodzeniem. Jeśli zatem jest to pełnowymiarowa wizyta – nie mamy wątpliwości, że cena powinna być taka sama jak w przypadku wizyt stacjonarnych. Z kolei w przypadku konieczności wystawienia wyłącznie e-recepty lub e-skierowania, czyli wtedy kiedy wizyta jest znacznie krótsza – niższa cena może być uzasadnionym rozwiązaniem. 

Telemedycyna - kiedy będzie dobrym rozwiązaniem?

Telemedycyna jest przyszłością, ponieważ zwiększa dostępność lekarzy, rozwija się i coraz więcej pacjentów korzysta z tej formy współpracy np. ze względu na wygodę i oszczędność czasu. W przypadku zwolnień lekarskich, antykoncepcji i ogólnych porad, które kończą się na wystawieniu skierowania lub recepty, wizyty online mogą być skuteczną drogą do zwiększenia dostępności świadczeń medycznych i np. wypełnieniu luk w terminarzu lekarza w zaplanowanym czasie pracy. 

Wizyty online nie powinny być jednak sposobem na wypełnienie wolnego czasu lekarzy, gdyż w pracy lekarzy tak, jak każdej innej ważne jest zachowanie tak zwanego Work Life Balance. W dodatku wizyty online nie powinny być wykonywana np. na dyżurze, bo specjalista w tym czasie ma inne zobowiązania, uregulowane przez kwestie prawne. Krótko mówiąc, jeśli jest ktoś na dyżurze, to jego zadaniem jest skupić się na pomocy pacjentom w szpitalu. Z kolei po godzinach dyżuru jak najbardziej telekonsultacje mogą stanowić formę pre konsultacji, czyli ułatwiać podjęcia decyzji przez pacjenta i lekarza o tym, czy w ogóle warto się fatygować do gabinetu. 

W ginekologii od zawsze istniała wizyta recepturowe, wówczas cena była niższa kobieta przychodziła po receptę, a wizyta nie wiązała się z badaniem i konsultacja, wyłącznie z wypisaniem recepty i przeprowadzeniem krótkiego wywiadu na temat samopoczucia i stanu zdrowia pacjentki. Taka wizyta recepturowa może być przeprowadzona w formie internetowej. Lekarz może znaleźć czas poza pracą lub poświęcić 1-2 godziny w dzień, kiedy nie przyjmuje w gabinecie, co zwiększa dostępność opieki medycznej w Polsce. 

Budowanie polityki cenowej placówki i trendy

Zarządzanie placówką medyczną coraz częściej przejmuje osoba z biznesu, spoza branży medycznej. Wśród większych placówek korporacyjnych często można to zauważyć, ale kiedy jest kilku lekarzy zazwyczaj placówkę prowadzi lekarz. Z reguły, lekarze są mniej otwarci na nowości, które nie są ściśle związane z medycyną, a na przykład z lepszą organizacją pracy rejestratorek medycznych i marketingiem. 

Najmniejsze placówki bardzo często otwierają się na pomoc marketingowców i menedżerów, którzy pomagają w zarządzaniu. Osoby te mogą pochodzić z zewnątrz (i poświęcać swój czas w wyznaczonej liczbie godzin), bo nie ma ludzi, którzy znają się na każdym aspekcie prowadzenia biznesu najlepiej. Lekarz, prowadzący rozwiniętą placówkę medyczną na danym etapie, może samodzielnie nie przeskoczyć pewnego pułapu (pod kontem popularności jego placówki). Wszystko zależy jednak od jego umiejętności i wizji rozwoju. Nowi specjaliści powinni umożliwiać generowanie większych zysków dla placówki medycznej.  Lekarz, który ma rozwiniętą placówkę i zatrudnia kogoś, kto zna się na marketingu jest w stanie w lepszy sposób skalować swój biznes. 

Z PROASSIST MOŻESZ WIĘCEJ!

DOŁĄCZ DO +250 ZADOWOLONYCH KLIENTÓW, KORZYSTAJĄCYCH Z PROASSIST

Jak poprawić skuteczność rozmów rejestracji telefonicznej?

Jak poprawić skuteczność rozmów rejestracji telefonicznej?

Odwiedź grupę na Facebooku, aby mieć stały dostęp do informacji z branży medycznej!

Poprawność rejestracji medycznej zależy w dużej mierze od prawidłowej organizacji. Poniżej znajdziesz szereg praktycznych wskazówek, gotowych do wdrożenia w Twojej placówce medycznej. Dowiedz się, dlaczego połączenie telefonicznej rejestracji pacjentów z udogodnieniem w postaci rejestracji online, jest skuteczne. 

Naszym zadaniem jest doprowadzenia do ilości odbieranych połączeń na poziomie minimum 95%.

Webinar przeprowadziła Mirella Sajdak. Serdecznie zapraszamy do odsłuchania lub przeczytania! 

Rejestracja pacjentów na wizyty - podstawowe wskazówki

Nie mamy wątpliwości, że prowadzenie rejestracji telefonicznej na wizyty, to duże wyzwanie. Niemniej, nasze doświadczenie pokazuje, że wprowadzenie kilku podstawowych rozwiązań jest w stanie poprawić jej skuteczność. Naszym zadaniem jest doprowadzenie do sytuacji, kiedy poziom odbierania połączeń osiągnie poziom minimum 95%. Bez tego elementu wdrożenie dodatkowych działań nie będzie skuteczne w dostatecznym stopniu. 

Co poprawić - skuteczna rejestracja medyczna

  • Odbieranie połączeń na poziomie 95%.
  • Numer telefonu powinien być przeznaczony wyłącznie do rejestracji, co zminimalizuje ryzyko zajętej linii przez osoby, które na ten moment nie są zainteresowane rejestracją na wizytę. 
  • Przed odebraniem słuchawki, pacjenci powinni usłyszeć informacje na temat możliwości rejestracji online wraz z konkretnym powitaniem, które potwierdzi, że osoba dodzwoniła się do właściwej firmy.  
  • Rejestratorka powinna być kulturalna i dobrze poinformowana na temat usług świadczonych przez specjalistów, sposobu przygotowania się na konkretny zabieg, ceny, czy konieczności dokonania płatności przed wizytą za konkretne usługi. 
  • Na stronie internetowej placówki medycznej powinna znaleźć się sekcja przygotowana do rejestracji online. Umożliwia to całodobowe zarezerwowanie wizyty nawet w momencie, kiedy placówka nie pracuje. 
  • Na stronie internetowej placówki medycznej niezbędne jest umieszczenie odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania (związane z dojazdem do placówki, cennikiem za konkretne usługi, sposobem przygotowania do zabiegów itp.). 
  • Każda rejestratorka powinna prowadzić rozmowę w umiejętny sposób. Niezbędne jest do tego określenie skryptu rozmowy, który pozwoli na jej swobodne prowadzenie od przywitania, przez zarezerwowanie terminu, aż po jej zakończenie pożegnaniem pacjenta. 
  • Na stronie internetowej powinna znaleźć się aktualna informacja na temat specjalistów, świadczonych przez nich usług, miejsc gdzie przyjmują itp. 

Strona internetowa i rejestracja online - czy rzeczywiście ma coś wspólnego z rejestracją telefoniczną?

Mogłoby się wydawać, że rejestracja online i telefoniczne umawianie wizyt, nie mają ze sobą wiele wspólnego. Nic bardziej mylnego. Ilość odbierania połączeń na poziomie minimum 95% jest znacznie łatwiej osiągnąć w momencie, kiedy część zainteresowanych osób zdecyduje się na zarezerwowanie wizyty w formie internetowej. 

Na stronie internetowej znacznie łatwiej jest dokonać rejestracji na konkretną godzinę, a proces ten pozostaje możliwy w formie całodobowej. Automatyzacja tego elementu jest skutecznym rozwiązaniem, kiedy rejestracja telefoniczna na ten moment pozostaje bardzo obciążona. Kolejną kwestią pozostaje fakt, że coraz więcej pacjentów preferuje elektroniczne umawianie wizyt do specjalistów. 

Od czego zacząć poprawę skuteczności rejestracji?

Poprawa skuteczności rozmowy rejestracji medycznej, to kluczowy proces. 

Skrypt rozmów 

  • krótkie zwroty – nie mogą być za długie, wówczas rozpraszają uwagę klienta. 
  • lista dobrych praktyk – np. brak spożywania posiłków w trakcie rozmowy, picia kawy itp. 
  • przywitanie pacjenta – potwierdzenie, że dodzwonił się do właściwego miejsca, kulturalne przywitanie.
  • najczęstsze przypadki rozmów telefonicznych – przeanalizowanie konkretnych case study i znalezienie sposobów na rozwiązanie problemów pacjentów. 
  • najczęstsze błędy podczas rejestracji – przeanalizowanie sposobu prowadzenia rozmów w niewłaściwy sposób i wskazanie dobrych praktyk w formie alternatyw. 
  • cisza podczas rozmowy – zamiast niezapowiedzianej ciszy spowodowanej na przykład poszukiwaniem wolnego terminu, warto poinformować o aktualnym etapie i poprosić o cierpliwość. 
  • brak dążenia do umawiania wizyty – warto dążyć do deklaracji pacjenta, pytać konkretnie, wtedy pacjent musi się ustosunkować do pytania.
  • rozmowa z trudnym pacjentem – wymaga przeanalizowania najczęstszych sytuacji i znalezienia skutecznych, kulturalnych metod ich rozwiązania.  
  • podsumowanie rozmowy i pożegnanie pacjenta. 

System w Proassist wyświetla usługi, które wykonuje dany specjalista rejestratorce. Kiedy pacjent chce po prostu zapisać na konkretną wizytę —- rejestratorka nie wybiera specjalisty, tylko szuka z listy usług konkretną usługę i system automatycznie podpowiada jej najbliższy termin. System wyświetla informacje, które rejestratorka musi wiedzieć (czas trwania, cena usługi i przygotowanie do badania). Jeśli usługa wymaga płatności online to rejestratorka również taką informację otrzymuje bezpośrednio w systemie.  

Istotne kwestie (dojazd, parking, sposoby płatności, umowy podpisane z NFZ i innymi ubezpieczeniami, formy potwierdzeń zarezerwowanego terminu, przypomnienia SMS, dostosowanie dla osób niepełnosprawnych) na temat przychodni są przedstawione za pomocą infografik. 

Z PROASSIST MOŻESZ WIĘCEJ!

DOŁĄCZ DO +250 ZADOWOLONYCH KLIENTÓW, KORZYSTAJĄCYCH Z PROASSIST

Jakie są przewagi systemu medycznego w chmurze nad systemem zainstalowanym na urządzeniu?

Jakie są przewagi systemu medycznego w chmurze nad systemem zainstalowanym na urządzeniu?

System medyczny w chmurze czy ten zainstalowany bezpośrednio na urządzeniu? Która opcja charakteryzuje się  większą ilością funkcjonalności, jest prosta w obsłudze i pozwala na bezpieczne przechowywanie danych? Poznaj największe przewagi pierwszej opcji. Dowiedz się, czym jest oprogramowanie medycznego w chmurze i na czym polegają największe różnice w kontekście korzystania z tych rozwiązań.

Co to znaczy, że oprogramowanie medyczne jest w chmurze?

Placówki medyczne, gabinety i kliniki specjalistów zmagają się z postępującą cyfryzacją. Rozwiązań nazywanych oprogramowaniem medycznym jest na rodzimym rynku naprawdę sporo. Większość z nich gwarantuje podobne funkcjonalności, wśród których do podstawowych należy: 

  • możliwość prowadzenia elektronicznej dokumentacji medycznej, 
  • korzystanie z szablonów wizyt, co znacznie skraca czas poświęcony w trakcie wizyty na papierologię, 
  • możliwość wystawienia e-Recepty, e-Skierowania i e-ZLA (zwolnienie lekarskie). 

Aby korzystać z wybranego oprogramowania medycznego nie musisz pobierać aplikacji. W przypadku korzystania z systemu Proassist, logujesz się do swojego konta bezpośrednio z okna przeglądarki, co gwarantuje Ci możliwość korzystania z wszystkich funkcjonalności. Ponadto dane zapisane w tak zwanej chmurze są bezpieczne ze względu na wykorzystywanie przez nas wydajnej infrastruktury chmurowej i stosowaniu odpowiednich zabezpieczeń. 

Instalacja systemu czy korzystanie z przeglądarki?

Instalacja systemu dla niektórych specjalistów może okazać się uciążliwa. W kontekście korzystania z oprogramowania medycznego na przykład na wielu urządzeniach, które są zlokalizowane w przychodni X, szpitalu Y i jeszcze prywatnej praktyce lekarskiej – instalowanie programu na nowo to pracochłonny proces. 

Dodatkowo korzystanie z systemu zainstalowanego na urządzeniu wymaga współpracy z informatykiem. Posiadanie odpowiedniej umowy z dostawcą oprogramowania medycznego zwalnia Cię z konieczności przejmowania się tym, w jaki sposób dane są przechowywane i zabezpieczane. Proassist jest zatem wygodnym rozwiązaniem dla Twojej placówki medycznej, które niesie za sobą szereg korzyści pod kątem finansowym i bezpieczeństwa. 

Czy korzystanie z przeglądarki jest bezpieczne?

Tak, korzystanie z przeglądarki internetowej i logowanie się do systemu jest jak najbardziej bezpieczne i co ważne wygodne. Ogólnodostępność sprawia, że nawet, kiedy Twoje urządzenie ulegnie zepsuciu, zapomnisz go na dyżur lub zdarzy się jakakolwiek losowa sytuacja – zawsze możesz skorzystać z innego urządzenia z dostępem do internetu i dysponować wszystkimi danymi, które wcześniej zostały zapisane w chmurze. 

Z PROASSIST MOŻESZ WIĘCEJ!

DOŁĄCZ DO +250 ZADOWOLONYCH KLIENTÓW, KORZYSTAJĄCYCH Z PROASSIST

Oprogramowanie medyczne dla przychodni – jakie wybrać najlepsze?

Oprogramowanie medyczne dla przychodni - jakie wybrać najlepsze?

Obecnie właściciele placówek medycznej zastanawiają się nierzadko nad wyborem właściwego oprogramowania medycznego. Co zrobić, aby wybrać dla siebie najlepszą z opcji? Warto pamiętać o tym, że w dobie zmieniających się potrzeb pacjentów i cyfryzacji dokumentacji, wybrane oprogramowanie medyczne powinno gwarantować nam wiele korzyści. Poniżej dowiesz się jakich! 

Funkcjonalności dla właścicieli placówki medycznej

Aby każdy specjalista mógł swobodnie korzystać z wybranego oprogramowania medycznego, warto zastosować system, który działa w chmurze. Dzięki temu za pomocą każdej przeglądarki internetowej możliwe jest korzystanie z oprogramowania medycznego. Wszystko to wyłącznie z wykorzystanie dostępu do internetu, bez konieczności instalowania aplikacji i programów zewnętrznych na swoje urządzenie.

Dużym ułatwieniem stosowania oprogramowania medycznego Proassist dla właścicieli placówki medycznej, jest intuicyjny terminarz wizyt. Przejrzysty i dostępny grafik pracy umożliwia szybkie wyszukanie dostępnych terminów i umożliwia rejestrację wizyty u konkretnego specjalisty. Dostępna wersja terminarza umożliwia zestawienie godzin pracy kilku specjalistów z przychodni. 

Funkcjonalności dla specjalisty

Dostępne oprogramowanie medyczne gwarantuje dostęp do modułu elektronicznej dokumentacji medycznej EDM. To prosty i intuicyjny system, który gwarantuje gromadzenie niezbędnych informacji na temat przebytych chorób pacjenta, jego stanu zdrowia i udzielonych świadczeń lekarskich w jednym miejscu. Każdy ze specjalistów zatrudnionych w danej placówce medycznej, może sporządzić kompletny opis wizyty, w prosty sposób wystawić e-ZLA (elektroniczne zwolnienie lekarskie), e-Receptę i e-Skierowanie. 

Aktualnie kartoteka konkretnego pacjenta jest dostępna dla specjalisty po wpisaniu numeru PESEL – data urodzenia zostaje generowana automatycznie. Za sprawą elektronicznej kartoteki, w jednym miejscu masz dostęp do podstawowych danych pacjenta, takich jak jego dane osobowe, podstawowe informacje medyczne, wypełniony przez pacjenta formularz, historia wizyt oraz wcześniej dodane załączniki. 

Specjaliści z pewnością zainteresują się dostępem do szablonów wizyt, co przyspieszy uzupełniania dokumentacji medycznej podczas przeprowadzania wizyty.  Dodatkowym atutem jest możliwość przeprowadzenia telekonsultacji prosto z systemu. W ten sposób wystawienie e-skierowania, e-recepty, czy e-ZLA nie stanowi żadnego problemu i może odbyć się na przykład w trakcie przerw w grafiku wizyt stacjonarnych lub z dowolnego miejsca na świecie. Wystarczy zaledwie dostęp do internetu. Aplikacja mobilna to świetne rozwiązanie dla specjalistów, którzy chcą mieć zawsze pod ręką grafik swojej pracy, dostęp do konsultacji i informacji na temat prowadzonej praktyki lekarskiej. 

Funkcjonalności dla pacjentów

Świat dynamicznie się zmienia, podobnie jak nasze preferencje i potrzeby. Obecnie coraz częściej decydujemy się na rezerwację wizyt u specjalistów online ze względu na chęć oszczędzenia czasu i swojej lepszej organizacji w trakcie dnia. Odpowiednie oprogramowanie medyczne dla Twojej przychodni pozwoli Ci na to, aby na stronie internetowej placówki znalazł się prosty moduł do rejestracji elektronicznej. Taka forma jest dostępna 24 godziny na dobę, siedem dni w tygodniu, czyli również w tych godzinach, kiedy rejestratorki medyczne nie pracują. 

Powiadomienia SMS są niezawodnym rozwiązaniem, który ze strony menedżera placówki medycznej redukuje ilość pacjentów, którzy nie zjawią się na wizytę. Z kolei dla pacjentów to dodatkowe ułatwienie, które pozwala w pełni zorganizować swój czas, zrezygnować, przelożyć lub potwierdzić swoja wizytę w konkretnym terminie. 

Z PROASSIST MOŻESZ WIĘCEJ!

DOŁĄCZ DO +250 ZADOWOLONYCH KLIENTÓW, KORZYSTAJĄCYCH Z PROASSIST

Jak poprawnie dobrać nazwy usług do rejestracji online?

Jak poprawnie dobrać nazwy usług do rejestracji online?

Wiemy, że jako specjalista posiadasz wiedzę z zakresu świadczonych konsultacji i zabiegów, na które składa się wiele różnorodnych usług. W zależności od tego, jaką specjalizację wybrałeś w swoich zawodzie, dostępne usługi w Twoim gabinecie mógłbyś wymieniać przez kilka minut, a nawet godziny… 

Pacjenci nie dysponują wystarczającym zapleczem wiedzy, aby wiedzieć którą konkretnie usługę wybrać

Warto jednak zdawać sobie sprawę z tego, że pacjenci nie dysponują tak szerokim zapleczem wiedzy, jak Ty. Jeśli zależy Ci na wysokim poziomie skuteczności Twojej rejestracji online, nie możesz pozwolić sobie na to, aby na stronie internetowej dostępnych było setet usług do wyboru. W końcu wiedza pacjenta zazwyczaj kończy się na tym, co konkretnie ich boli lub co im dolega. 

Dobrym sposobem na właściwą organizację dostępnych usług jest ich podzielenie na grupy. Zamiast wypisywać wszystkie konkretne rozwiązania dostępne w Twoim gabinecie lub placówce medycznej, warto określić czego one konkretne dotyczą i do jakiej kategorii na należą. Pacjent w ten sposób jest w stanie wybrać lepiej, mogą zdarzyć się pomyłki, ale na pewno nie w takiej ilości, jak byłoby to w przypadku dostępnych do wyboru kilkuset usług. 

W dodatku mniejsza liczba rozwiązań do wyboru zmniejsza ryzyko rezygnacji pacjenta. Podczas rejestracji wizyt pacjent chce po prostu zapisać się do lekarza specjalisty, bo zależy mu na uśmierzaniu bólu, czy obecnych dolegliwości, z którymi się zmaga. Dopiero po postawieniu diagnozy Ty jako specjalista jesteś w stanie określić, jaka usługa będzie konieczna do wykonania. 

Proassist - inne usług w systemie, inne w rejestracji online

Z pewnością jednak zastanawiasz się nad tym, co jeśli nie udostępnisz usług do wyboru na swojej stronie internetowej. W końcu w takiej sytuacji możesz nie mieć okazji spisania ich, ustalenia cen, analizowania najbardziej popularnych i rentownych usług itp. Nic bardziej mylnego. System Proassist umożliwia funkcję, dzięki której możesz ustawić inne usług dostępne przy rejestracji online, niż te, które są dostępne wewnątrz w systemie. Takie rozwiązanie pozwala Ci na posiadanie setek usług do rozliczeń po to, aby prowadzić odpowiednie analizy względem ilości osób zapisujących się na konkretny zabieg lub usługę (czytaj przychodzących z konkretnym problemem do gabinetu specjalisty). 

Pacjent dzięki temu wie tyle, ile potrzebuje. To znaczy, nie utrudniasz mu drogi do rejestracji wizyty – jego zadaniem jest wybranie terminu i godziny wizyty, a nie ustalenia tego, jaka usługa będzie dla niego odpowiednia. Zadaniem specjalisty jest w trakcie wizyty ustalenie konkretnej nazwy świadczonej usługi. Jeśli obawiasz się, że brak cen może stać się problemem, umieść na stronie widełki cenowe lub umieść cennik niezależny od systemu rejestracji internetowej.

Z PROASSIST MOŻESZ WIĘCEJ!

DOŁĄCZ DO +250 ZADOWOLONYCH KLIENTÓW, KORZYSTAJĄCYCH Z PROASSIST

Sprawdzone sposoby na rejestrację pacjentów

Sprawdzone sposoby na rejestrację pacjentów

Zastanawiasz się nad tym, jak powinna być zorganizowana rejestracja pacjentów w Twoim gabinecie lub placówce medycznej? Obecne rozwiązania umożliwiają wielotorowe działania i najbardziej korzystną opcją będzie połączenie formy telefonicznej i internetowej. O czym zatem warto wiedzieć, w trakcie tworzenia elementów takich jak rejestracja pacjentów online i telefoniczna rejestracja pacjentów? Dziś rozważymy ten temat i przeanalizujemy go od podstaw. 

Rejestracja pacjentów - jak nie wpaść w błędne koło?

Problematyczna sytuacja, która pojawia się w wielu gabinetach medycznych i placówkach, są… ludzkie ograniczenia. Zazwyczaj zatrudniona rejestratorka lub rejestratorki mają ręce pełne roboty, co znacznie ogranicza ich możliwości w kontekście odbierania telefonów od potencjalnych pacjentów. Dodatkowo, Twoja placówka jest czynna w określonych godzinach, co znacznie redukuje dostępność do rejestracji w przypadku wykorzystywania wyłącznie tradycyjnej formy na umawianie wizyt do specjalisty. 

Aby tego uniknąć, warto zwrócić uwagę na rozwiązania, takie jak internetowa rejestracja pacjentów w połączeniu z telefoniczną rejestracją pacjentów. Nie ulega wątpliwości, że coraz częściej potencjalni pacjenci korzystają właśnie z internetu w kontekście poszukiwania wolnych terminów do konkretnego lekarza specjalisty. Zatem, aby nie wpaść w błędne koło, kiedy to pacjent nie może się dodzwonić, bo rejestratorka nie jest dostępna (ze względu na godziny pracy) lub jest zajęta (innymi sprawami, związanymi z dokumentacją medyczną), warto przygotować rozwiązania takie jak elektroniczna rejestracja pacjentów na Twojej stronie internetowej i zewnętrznych pracowników, którzy zajmą się obsługą telefonicznej rejestracji wizyt. 

Rejestracja pacjentów przez internet - czy to skomplikowane?

Więcej na temat usług związanych z telefoniczną rejestracją pacjentów możesz dowiedzieć się na naszej stronie internetowej. Przeprowadzenie rejestracji pacjentów online jest możliwe w sytuacji, kiedy masz swoją stronę internetową. Wówczas stworzenie systemu do umawiania wizyt nie jest skomplikowanym procesem, a Ty cieszysz się z otwartego systemu rejestracji 24 godziny na dobę, siedem dni w tygodniu. Korzystanie z oprogramowania medycznego Proassist, połączonego z telefoniczną rejestracją gwarantuje Ci kolejną przewagę nad konkurencją. Mianowicie – nasza telefoniczna rejestracja pacjentów odbiera telefony od poniedziałku do piątku, między godziną 8:00, a 21:00 oraz w soboty od 8:00 do 15:00. Dzięki temu “dowozimy” wyniki w postaci zwiększenia stopnia odbieralności połączeń nawet o 95 procent, a Twoi pacjenci oczekują na podniesienie słuchawki niecałe 9 sekund. Jeśli połączenie zostanie zakończone przed odebraniem telefonu, oddzwonimy do pacjenta. 

Sprawdzone sposoby na rejestrację pacjentów - krok po kroku

Rejestracja pacjentów na wizyty to w wielu placówkach medycznych ogromny problem. Zdarza się bowiem, że nikt z personelu nie jest w stanie odebrać telefonu w konkretnym czasie. Taka sytuacja (kiedy nie oddzwonimy do pacjenta natychmiast) rodzi ogromne zagrożenie – sfrustrowany pacjent z pewnością zatelefonuje za moment do konkurencji, która słuchawkę może podnieść i umówić naszego potencjalnego jeszcze przed chwilą pacjenta na wizytę u siebie. Dlatego telefoniczna rejestracja pacjentów i udostępnienie formy, jaką jest rejestracja pacjentów przez internet, to skuteczna forma poradzenia sobie z tym problemem. 

Jak działać, aby zwiększyć procent odebranych połączeń? 

  1. Nie angażuj do odbierania telefonów osoby, która ma dużo obowiązków, czyli również siebie. 
  2. Zwróć uwagę na ograniczenia, jakie wynikają z posiadania wyłącznie telefonicznej rejestracji na miejscu – takie jak, ograniczony czas otwarcia placówki, brak możliwości rejestracji przez internet (formy coraz częściej wybieranej przez osoby w różnym wieku). 
  3. Jeśli odebranie połączenia nie jest możliwe – postaraj się najszybciej, jak tylko to możliwe oddzwonić. 

Jak poprawić skuteczność rejestracji w swojej placówce medycznej ogółem? 

  1. Postaraj się odciążyć telefoniczną rejestrację na rzecz udostępnienia rejestracji wizyt online, w tym ich przedkładania w formie zdalnej. 
  2. Zwróć uwagę na możliwość przypomnienia o wizytach – SMS, telefonicznych i mailowych. 
  3. Udostępnij możliwość płatności online za wizyty – dokonanie rezerwacji terminy razem z płatnością z góry. 
  4. Zintegruj system zapisów na wizyty z oprogramowaniem medycznym. 

 

Jesteś zainteresowany? Umów się na prezentację demo lub wypróbuj oprogramowanie medyczne Proaasist podczas darmowego okresu próbnego.

Z PROASSIST MOŻESZ WIĘCEJ!

DOŁĄCZ DO +250 ZADOWOLONYCH KLIENTÓW, KORZYSTAJĄCYCH Z PROASSIST

Kiedy jest dobry czas na zorganizowanie rejestracji pacjentów w swoim gabinecie?

Kiedy jest dobry czas na zorganizowanie rejestracji pacjentów w swoim gabinecie?

Rejestracja medyczna – a konkretniej jej organizacja. Czy jest na nią lepszy i gorszy czas? Kiedy podjąć odpowiednie działania, aby w maksymalnym sposób wykorzystywać potencjał swojego gabinetu? 

W trakcie lektury naszego najnowszego artykułu dowiesz się między innymi: 

  1. Jak w czasie zaplanować konkretne działania rozwojowe swojej placówki medycznej/gabinetu medycznego. 
  2. Czy rejestrację pacjentów możemy zostawić na później i zajmować się nią samodzielnie.   
  3. Po czym poznać dobrze zorganizowaną rejestrację pacjentów. 

Jak w czasie zaplanować konkretne działania rozwojowe swojej placówki medycznej/ swojego gabinetu medycznego?

Kiedy otwierasz swój gabinet masz jeden cel – świadczyć najwyższą jakość swoich usług dla pacjentów, którzy przyjdą na umówioną wcześniej wizytę. Jednak sam proces umożliwienia im rejestracji jest często pomijany. W standardowym (dość archaicznym – zaraz dowiesz się dlaczego) przykładzie – w gabinecie medycznym, sam specjalista odpowiada za umawianie pacjentów, czyli odbieranie telefonów. Proces ten jest nierzadko żmudny i ma ogromne wady, jeśli nie zadbamy o jego właściwą organizację. 

W sytuacji, kiedy nadrzędny element, jakim jest organizacja rejestracji medycznej zostanie przez nas zignorowany, nawet najlepiej zoptymalizowane działania marketingowe mogą nie przynieść zadowalających efektów. Czytaj – większą ilość pacjentów, którzy rejestrują się na wizyty i co ważne, finalnie na nie przychodzą. 

Podajmy przykład.

Przykład 1. 

Sam prowadzisz gabinet specjalistyczny i zajmujesz się odbieraniem połączeń. Rejestracja jest czynna w godzinach, kiedy przyjmujesz pacjentów, dlatego naturalne jest, że nie każde połączenie zostanie przez Ciebie odebrane od razu. Z punktu widzenia pacjenta może oznaczać to brak wolnych miejsc lub po po prostu zignorowanie jego próby kontaktu, przez co rozpocznie ponowne poszukiwanie specjalisty

Przykład 2. 

Prowadzisz placówkę medyczną i za odbieranie połączeń odpowiedzialna jest rejestratorka medyczna. Jak każda osoba, tak również ona ma pewne ograniczenia i naturalnie jest w stanie na raz odebrać wyłącznie jedno połączenie. Przez co więcej pacjentów może finalnie nie dodzwonić się do Twojego gabinetu i zdecydować się na ofertę konkurencyjnej placówki medycznej.  

Czy rejestrację pacjentów możemy zostawić na później i zajmować się nią samodzielnie?   

Z założenia oczywiście rejestracja pacjentów może pozostać na naszej głowie. W praktyce jednak powierzenie odbierania połączeń nawet jednej osobie, staje się niezwykle wymagającym procesem. Biorąc pod uwagę możliwości prowadzenia różnych działań z zakresu marketingu medycznego (Prowadzenie fanpage’a, Facebook ADS, Google ADS itp.) zapewnienie wyłącznie telefonicznej rejestracji, jest utrudnieniem w komunikacji z placówką. Zdecydowanie zatem nie powinniśmy odkładać organizacji rejestracji na potem, czy ograniczać pola kontaktu dla pacjentów wyłącznie do możliwości rejestracji telefonicznej.  Co zatem zrobić?



Po czym poznać dobrze zorganizowaną rejestrację pacjentów? 

Dobrze zorganizowana rejestracja pacjentów to gwarancja możliwości skontaktowania się z placówką medyczną i umówienia się na wizytę w wybrany przez pacjenta sposób. Ogromnym atutem jest możliwość stworzenia formularza do rejestracji online na stronie internetowej konkretnego gabinetu specjalisty. Dzięki temu w prosty sposób zmniejszamy ryzyko ogromnej ilości zainteresowanych pacjentów, którzy chcą zarejestrować się wyłącznie przy pomocy telefonu. 

Odpowiednia organizacja rejestracji w placówce medycznej to gwarancja, że pacjent ma możliwość umówienia terminu wizyty i jego zmiany o dowolnej porze, a nie wyłącznie w wyznaczonych godzinach. Takie właśnie propozycje oferują swoim potencjalnym pacjentom kliniki, placówki i gabinety, które umożliwiają rejestrację online. 

Dobrze zorganizowana rejestracja pacjentów to także zaplanowanie formy przypomnieć o zbliżającym się terminie wizyty. Możemy zastosować różnorodne formy przypomnieć w postaci wysyłanym automatycznie maili, wiadomości SMS, a nawet połączeń. Wszystko zależy od grupy docelowej, która stanowi większą część grupy naszych potencjalnych pacjentów. Więcej na temat właściwej organizacji rejestracji pacjentów i tego ile możesz stracić, kiedy odłożysz ją na później, dowiesz się na łamach podcastów Jak zrozumieć Pacjenta.

Z PROASSIST MOŻESZ WIĘCEJ!

DOŁĄCZ DO +250 ZADOWOLONYCH KLIENTÓW, KORZYSTAJĄCYCH Z PROASSIST

Zadania rejestratorki medycznej

Zadania rejestratorki medycznej

Zakres obowiązków rejestratorek medycznych jest bardzo szeroki. Osoby na tym stanowisku mają wiele zadań. Oprócz stacjonarnej i telefonicznej rejestracji wizyt sprawują kontrolę nad dokumentacją medyczną, oraz zajmują się pacjentami w placówce. 

Z uwagi na różnorodność obowiązków stanowisko rejestratorki medycznej wymaga dobrej organizacji pracy. Zadania związane z prowadzeniem dokumentacji medycznej wymagają skupienia, natomiast stały kontakt z pacjentem — komunikatywności.

wysyłka zdarzeń medycznych

Czym dokładnie zajmują się rejestratorki medyczne?

  • Przede wszystkim rejestracją pacjentów, oraz wszystkim, co z nią związane: zapisywaniem wizyt, oraz ich przekładaniem, oraz odwoływaniem. To zadanie jest ściśle związane z panowaniem nad terminarzem wizyt. Rejestratorka medyczna z jednej strony dba o to, żeby znaleźć najbardziej dogodny termin dla pacjenta, z drugiej stara się, aby w grafiku lekarza nie było zbędnych luk.
  • Rejestratorki medyczne przyjmują od pacjentów materiały do badań, oraz są odpowiedzialna za przekazywanie ich do laboratorium. Następnie wydają wyniki tych badań pacjentom.
  • Prowadzenie oraz przechowywanie dokumentacji medycznej również wchodzi w zakres obowiązków rejestratorek medycznych. Osoby na tym stanowisku wypełniają karty pacjenta, oraz dbają o to, aby wszystkie karty trafiały do gabinetu lekarskiego przed wizytą.
  • Rejestratorki wystawiają faktury oraz rachunki za świadczenia medyczne. Pacjent wizytę w placówce medycznej rozpoczyna w recepcji w celu uzyskania informacji w kwestii gabinetu, w którym przyjmuje lekarz. Następnie po zakończeniu wizyty w gabinecie lekarskim pacjent udaje się do recepcji w celu uregulowania opłaty. Osoby zatrudnione w rejestracji medycznej obsługują pacjenta od momentu zapisu do wyjścia z przychodni. 
  • W zakres obowiązków rejestratorek medycznych wchodzi także prowadzenia statystyk finansowych. Osoby na tym stanowisku sporządzają sprawozdania i pozostawiają do wglądu managerom placówki.
Case study

Wielozadaniowość rejestratorek medycznych

Pracownik rejestracji medycznej powinien być wielozadaniowy. Wiąże się to szerokim zakresem obowiązków, które czekają na taką osobę na tym stanowisku. Prowadzenie dokumentacji medycznej oraz sporządzanie sprawozdań wymaga dużej staranności. Kontakt z pacjentem wymaga dużej komunikatywności oraz radzenia sobie w stresowych sytuacjach. W placówkach medycznych zdarzają się rozmaite sytuacje, związane z opóźnieniami, czy nagłą nieobecnością lekarza. Dlatego rejestratorki medyczne powinny posiadać umiejętność łagodzenia tego typu sytuacji.

Różnorodność zadań na stanowisku rejestratorki medycznej wymaga dużej elastyczności oraz wielozadaniowości. Zakres jej obowiązków obejmuje czynności, które wiążą się zarówno z dużą starannością, jak i komunikatywnością. Rejestratorki z jednej strony dbają poprawne prowadzenie dokumentacji medycznej, z drugiej są w stałym kontakcie z pacjentami. Dlatego praca na tego typu stanowisku wymaga dobrej organizacji czasu oraz radzenia sobie w trudnych sytuacjach.

Z PROASSIST MOŻESZ WIĘCEJ!

DOŁĄCZ DO +250 ZADOWOLONYCH KLIENTÓW, KORZYSTAJĄCYCH Z PROASSIST

Zewnętrzna rejestracja medyczna – wsparcie dla placówki oraz sposób na pozyskanie nowych pacjentów

Zewnętrzna rejestracja medyczna - wsparcie dla placówki oraz sposób na pozyskanie nowych pacjentów

Komunikacja placówki medycznej z pacjentem jest bardzo ważna. Dobrze funkcjonująca rejestracja medyczna generuje większy ruch w placówce, dlatego warto zadbać o to, aby była ona jak najbardziej sprawna. Nieważne, czy prowadzisz pojedynczą praktykę lekarską, czy kierujesz dużym podmiotem medycznym – pacjenci muszą docierać na wizyty. Aby im to ułatwić, potrzebujesz wydajnej rejestracji medycznej.
Zewnętrzna rejestracja telefoniczna

REJESTRACJA MEDYCZNA W PLACÓWCE

Obecnie najbardziej tradycyjnym rozwiązaniem jest zatrudnienie rejestratorek medycznych. Wiąże się z tym odpowiednie przeszkolenie oraz wdrożenie do pracy. Nie jest ono łatwe z uwagi na fakt, że osoby zatrudnione na tym stanowisku mają wiele obowiązków. Oprócz samego odbierania połączeń od pacjentów rejestratorki medyczne zajmują się pacjentami na miejscu, sprawują kontrolę nad dokumentacją medyczną, oraz sporządzają raporty dotyczące statystyk. Dlatego tego typu stanowisko powinna obejmować osoba doskonale zorganizowana, oraz taka, która szybko się uczy.

Jak widać, znalezienie odpowiedniej osoby na stanowisko rejestratorki medycznej nie należy do najłatwiejszych zadań. Jest to jednak warunek dobrego funkcjonowania placówki. Pacjenci muszą przychodzić na wizyty, inaczej przychodnia nie będzie odnotowywać przychodu. Żeby dotrzeć do placówki, pacjent musi najpierw dokonać rezerwacji terminu. Dlatego w pełni wydajna rejestracja to podstawa. 

ZEWNĘTRZNA REJESTRACJA PACJENTÓW

A gdyby tak ktoś przejął część obowiązków rejestratorek medycznych? Połączenia telefoniczne odbierałyby w pełni przeszkolone, doświadczone osoby, a rejestratorki Twojej przychodni mogłyby zajmować się zapisywaniem pacjentów na miejscu, oraz skupić się na pozostałych obowiązkach. To wszystko jest możliwe dzięki outsourcingu rejestracji medycznej, z której korzysta coraz więcej placówek medycznych.

Tego typu rozwiązanie skutecznie odciąża personel, zajmujący się rejestracją wizyt w przychodni. Konsultanci z firmy zewnętrznej odbierają połączenia i zapisują pacjentów, a rejestracja medyczna w placówce zajmuje się resztą obowiązków. Następuje rozdzielenie obowiązków bez konieczności zatrudniania dodatkowego pracownika do pomocy. Najważniejszą zaletą jest to, że zyskujesz odebrane telefony bez angażowania kolejnej osoby, jednocześnie obniżając koszty. 

Układanie grafiku

TELEFONICZNA REJESTRACJA MEDYCZNA PROASSIST

Nasi konsultanci przechodzą przez bardzo dokładne szkolenia dotyczące tego, jak rozmawiać z pacjentami oraz tego, jak rejestrować wizyty. Każdy nowy klient podaje nam stosowne informacje o swojej przychodni lub gabinecie, a nasze rejestratorki zapoznają się z nimi, by zastosować je podczas rejestracji wizyt. Każda nowa placówka oraz gabinet jest traktowany indywidualnie, dzięki czemu rejestracja wizyt przebiega bardzo profesjonalnie.

Praca rejestratorek medycznych Proassist jest stale monitorowana. Rozmowy z pacjentami są omawiane oraz stale usprawniane. Dzięki temu masz pewność, że wszystkie telefony zostaną odebrane. Dodatkowo nasza rejestracja medyczna odbiera połączenia poza godzinami pracy Twojej placówki. Pracujemy od 8:00 do 21:00 od poniedziałku do piątku, oraz od 8:00 do 15:00 w soboty. Dzięki temu na wizytę zapiszą się również pacjenci, którzy nie znają godzin pracy Twojej placówki medycznej. 

ZALETY OUTSOURCINGU REJESTRACJI MEDYCZNEJ

Zewnętrzna rejestracja medyczna oferuje pełen wachlarz korzyści. Wspiera dobrą organizację pracy placówki medycznej poprzez rozdzielenie obowiązków. Ponadto:

1. Telefoniczna rejestracja medyczna spoza Twojej placówki odbierze wszystkie telefony od pacjentów. Rejestratorki zajmują się odbieraniem połączeń i rezerwacją terminów (i ewentualnym oddzwanianiem i potwierdzaniem wizyt), oraz posiada odpowiednią liczbę konsultantów, która pozwala na zapisanie wszystkich pacjentów. Dzięki temu likwidowany jest problem telefonów nieodebranych ze względu na natłok innych obowiązków, lub dużą ilość osób, zapisujących się do lekarzy stacjonarnie.

2. Obowiązki są rozdzielone, dzięki temu nie występują żadne przeszkody w dobrej organizacji pracy przychodni. Rejestracja medyczna placówki zajmuje prowadzeniem dokumentacji medycznej oraz pomaga pacjentom na miejscu, natomiast zewnętrzna – rezerwuje terminy telefonicznie.

3. Nie ma potrzeby prowadzenia czasochłonnych szkoleń oraz monitorowania rozmów rejestratorek medycznych z pacjentami. Personel rejestrujący wizyty zewnętrznie, wdrażany jest krok po kroku, a szkolenia są uzupełniane na bieżąco. Dzięki temu oszczędzasz czas i pieniądze, które poświęciłbyś na przyuczanie nowych pracowników.

Podcast

4. Jeśli w Twojej przychodni pracują już osoby na stanowisku rejestratorki medycznej – to dobrze. Zewnętrzna rejestracja może stanowić wsparcie dla osób już zatrudnionych. Daje Ci to dodatkowy komfort braku konieczności zatrudniania nowych osób na to stanowisku w przypadku, gdyby rejestracja medyczna Twojej przychodni straciła na wydajności. Szukanie nowego pracownika wiąże się z długim procesem rekrutacji oraz niepewnością, czy znaleźliśmy odpowiednią osobę. W przypadku zaopatrzenia się w outsourcingową rejestrację medyczną tego typu problem nie istnieje.

Zewnętrzna telefoniczna rejestracja medyczna może w pełni zastąpić personel, zapisujący pacjentów wizyty. Jeżeli przykładowo prowadzisz gabinet lekarski i samodzielnie zajmujesz się dokumentacją medyczną – to rozwiązanie jest dla Ciebie.

5. Oszczędność wydatków. Zatrudnienie jednego pracownika kosztuje miesięcznie około 3000 zł. Zewnętrzna rejestracja wizyt w przypadku Proassist to koszt nieprzekraczający 300 zł dla jednego specjalisty (przy czym, przy zamówieniu rejestracji dla każdego nowego lekarza w placówce ten koszt się zmniejsza). Dzięki temu zyskujesz dodatkowe źródło zapisu wizyt bez poważnego naruszenia budżetu placówki, a zaoszczędzone finanse możesz przeznaczyć na inne cele.

6. Twoi pacjenci zyskują możliwość zapisów przez cały dzień. Jeśli jesteś lekarzem specjalistą, Twoje godziny mogą być nieregularne. Zewnętrza rejestracja medyczna Proassist odbierze wszystkie telefony od Twoich pacjentów także po zamknięciu gabinetu. Dzięki temu Twój grafik będzie wypełniany podczas gdy Ty będziesz odpoczywać po pracy.

REJESTRACJA ON-LINE JAKO DODATKOWE WSPARCIE

Będąc w temacie outsourcingu rejestracji wizyt, warto wspomnieć o innym nowoczesnym rozwiązaniu, jakim są zapisy pacjentów przez internet. Zakładka umieszczana na stronie internetowej lekarza lub placówki medycznej umożliwia wybranie usługi, daty, oraz godziny wizyty. Pacjenci rejestrują się samodzielnie przez całą dobę, co jeszcze bardziej odciąża rejestrację medyczną w przychodni. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak kwestia rejestracji on-line wygląda w Proassist – skontaktuj się z nami. Wszystko Ci opowiemy.
Odbieraj nie oddzwaniaj

POZYSKUJ NOWYCH PACJENTÓW

Oprócz zwolnienia rejestratorek medycznych z obowiązku telefonicznych zapisów na wizyty, możesz zyskać znacznie więcej. Zewnętrzna rejestracja medyczna, zarówno telefoniczna, jak i online stanowi dodatkowe źródło zapisów na wizyty. To wiąże się z udostępnieniem pacjentom możliwości dotarcia na wizyty, a co za tym idzie – zwiększenia przychodów placówki medycznej.

Zewnętrzna rejestracja medyczna pacjentów to doskonała opcja zarówno dla dużych placówek medycznych, jak i małych gabinetów lekarskich w przypadku, gdy szukasz odciążenia dla swoich rejestratorek medycznych, oraz, gdy nie masz jeszcze rejestracji medycznej
.
Tego typu rozwiązanie przynosi wiele korzyści w kwestii organizacji pracy placówki, pozwoli pozyskać nowych pacjentów, a co najważniejsze – zaoszczędzić finanse, które poświęciłbyś na zatrudnienie nowej osoby.

Z PROASSIST MOŻESZ WIĘCEJ!

DOŁĄCZ DO +250 ZADOWOLONYCH KLIENTÓW, KORZYSTAJĄCYCH Z PROASSIST

Jak odpowiednio przygotować w pełni funkcjonalną rejestrację pacjentów?

Jak odpowiednio przygotować w pełni funkcjonalną rejestrację pacjentów?

Rozmowy telefoniczne z pacjentami nie zawsze przebiegają sprawnie. Każdy dzwoniący jest inny, co niejednokrotnie może być powodem wielu nieporozumień podczas rejestracji wizyt. Dlatego niezmiernie ważne jest odpowiednie przygotowanie osób odpowiedzialnych za tę czynność do pracy.

Czas rozmowy telefonicznej nie powinien być zbyt długi. Im dłuższa rozmowa, tym mniejsza szansa na zapis większej liczby pacjentów. Dlatego najważniejsze jest to, aby każda rejestratorka medyczna potrafiła sprawnie zapisać pacjenta na wizytę, oraz jak najszybciej i bardzo rzeczowo odpowiedzieć na wszystkie zadane przez niego pytania.

Dodatkowo rejestratorki powinny zostać uczulone na trudnych pacjentów, nie przekraczać swoich kompetencji poprzez doradzanie w kwestiach zdrowotnych, oraz wiedzieć, co można mówić osobom, dzwoniącym do placówki, oraz jakich tematów unikać.

Błędy w rejestracji telefonicznej

Etapy wdrażania telefonicznej rejestracji medycznej w Proassist

Bardzo ważne jest skrupulatne szkolenie rejestratorek medycznych, oraz wsparcie podczas pierwszych dni pracy. Im lepiej przygotujesz swoich pracowników do rejestracji pacjentów, tym mniej trudności wystąpi w późniejszych etapach. 

Wszystkie osoby, rejestrujące wizyty w Proassist przeszły dokładne szkolenie oraz wdrożenie do pracy. Dzięki temu zdobyliśmy cenne doświadczenie w tym temacie.

 

Wprowadzenie osób odpowiedzialnych za rejestrację pacjentów, odbywa się w kilku etapach:

 

1. Szkolenie rozpoczyna się od nauki naszego oprogramowania medycznego. System dodatkowo stanowi narzędzie, ułatwiające wdrażanie rejestratorów i rejestratorek medycznych. Zawarte są w nim wszystkie informacje, dotyczące placówek oraz gabinetów lekarskich, współpracujących z Proassist.

Wdrażanie w dużej mierze zależy od wielkości placówek medycznych, korzystających z naszego programu. Nauka rejestracji wizyt do każdego klienta odbywa się na tym samym schemacie. Za każdym razem, kiedy do programu dla lekarzy Proassist dodawany jest nowy klient – osoby, odpowiedzialne za rezerwację wizyt są informowane o sposobie rejestracji pacjentów.

2. Istnieje jeden schemat pytań. Rejestratorzy i rejestratorki medyczne zapoznają się z nim, po czym odbywają się rozmowy próbne. Prowadzone są w postaci scenek, polegających na tym, że osoba wdrażająca odgrywa rolę pacjenta, natomiast osoba wdrażana odpowiada na pytania dotyczące rejestracji wizyt.

Case study

Każda osoba zajmującą się telefoniczną rejestracją pacjentów w Proassist dostaje skrypt rozmów, zawierający przykładowe dialogi pacjentów z osobami odbierającymi telefony. Pozwala on przybliżyć to, jak wyglądają takie rozmowy, oraz nauczyć się odpowiadać na trudne pytania. Skrypt można mieć zawsze przy sobie, dzięki czemu rejestratorzy oraz rejestratorki medyczne mogą sięgnąć po niego w każdej chwili.

3. Kolejnym etapem jest rejestracja wizyt w systemie testowym. Oczywiście nie są to wizyty realnych pacjentów. Umożliwia to dokładne zapoznanie się z oprogramowaniem medycznym, na którym będą pracować rejestratorzy i rejestratorki medyczne. Dzięki temu mają możliwość dokładnie zobaczyć, jak wygląda dodawanie wizyt do terminarza Proassist.

Osoby zajmujące się rejestracją pacjentów, wdrażane są indywidualnie. W taki sposób dużo efektywniej przekazuje się wiedzę. Ryzyko niezrozumienia, lub niedosłyszenia pewnych informacji praktycznie nie istnieje. Oprócz tego szkolona osoba ma możliwość zadawania pytań oraz uzyskiwania natychmiastowych odpowiedzi.

4. Oprócz szkolenia z oprogramowania medycznego oraz samej rejestracji pacjentów, rejestratorzy i rejestratorki poznają terminologię medyczną. Dzięki temu lepiej odnajdują się w swojej pracy i rozumieją potrzeby pacjentów.

5. Po szkoleniu osoba odpowiedzialna za rejestrację pacjentów rozpoczyna pracę. Przez pierwszy miesiąc rozmowy są odsłuchiwane. Następnie na tej podstawie prowadzone są rozmowy oceniające. Podczas rozmów omawiane są zarówno błędy, jak i poprawne rozmowy rejestracji medycznej z pacjentem. Służy to zmotywowaniu pracownika do dalszego działania. Następnie przez kolejny miesiąc monitorowane są postępy. Po miesiącu znowu odbywa się rozmowa, podczas której omawiany jest sposób rejestracji pacjenta przez rejestratorkę.

Jak widać, dobrze funkcjonująca rejestracja medyczna wymaga odpowiedniego wdrożenia osób odpowiedzialnych za zapisy pacjentów na wizyty. Rejestratorki medyczne w placówkach, poza odbieraniem telefonów mają wiele innych obowiązków, dlatego ważne jest to, aby umiejętnie połączyć wdrażanie w inne czynności ze szkoleniem z rozmów z pacjentami.

Jak zatrudnić dobrego managera do placówki

Działania, które warto wdrożyć podczas szkolenia telefonicznej rejestracji medycznej

System wdrażania Proassist może być przykładem dla managerów placówek medycznych w kwestii tego, co zrobić, aby rejestracja w przychodni była jak najbardziej funkcjonalna.

Czynności, które powinny zostać wykonane w ramach wdrażania rejestracji medycznej, to:

1. Nauka oprogramowania medycznego oraz zawartego w nim terminarza wizyt, w którym rejestratorki telefoniczne zapisują pacjentów.
2. Stworzenie skryptu rozmów przez bardziej doświadczone rejestratorki medyczne i przekazywanie go nowym pracownikom.
3. Udostępnienie systemu testowego rejestratorkom medycznym rozpoczynającym pracę w placówce.
4. Szkolenie z terminologii medycznej, szczególnie dla osób, które nie miały styczności z rejestracją wizyt w przychodni.
5. Monitorowanie realnych rozmów z pacjentami
6. Rozmowy oceniające i omawianie postępów.

Dzięki pełnemu szkoleniu oraz skrupulatnemu wdrażaniu osób, odpowiedzialnych za rejestrację wizyt pacjentów, zapisy będą przebiegać sprawnie. Wprowadzenie wspomnianych działań do placówki gwarantuje dobrze funkcjonującą telefoniczną rejestrację medyczną, a co za tym idzie możliwość zapisania większej ilości pacjentów.

Z PROASSIST MOŻESZ WIĘCEJ!

DOŁĄCZ DO +250 ZADOWOLONYCH KLIENTÓW, KORZYSTAJĄCYCH Z PROASSIST