Jak zapewnić, że pacjenci przychodzą na umówione wizyty? Oto 5 sprawdzonych sposobów!

Jak zapewnić, że pacjenci przychodzą na umówione wizyty? Oto 5 sprawdzonych sposobów!

Nieodwołane wizyty to problem, który może wpłynąć negatywnie na pracę placówki medycznej. Jeśli zastanawiasz się, jak skutecznie zarządzać harmonogramem w gabinecie medycznym, dobrze trafiłeś! Przedstawiamy 5 sprawdzonych sposobów, które pomogą Ci zmniejszyć straty z powodu nieodwołanych wizyt pacjentów.

Przypominaj o wizycie.

Wysyłanie przypomnień pacjentom o zbliżających się wizytach to kluczowy element skutecznego zarządzania harmonogramem. SMSy stanowią wygodną formę kontaktu, a przeczytanie wiadomości pacjent może wykonać w dogodnym dla siebie momencie. Dzięki temu zwiększasz szanse na potwierdzenie wizyty i minimalizujesz ryzyko nieodwołanych spotkań.

Rejestracja wizyty przez internet.

Dzięki systemowi rejestracji online pacjenci mogą samodzielnie wybrać dogodny termin. Samodzielna decyzja o dacie wizyty zwiększa zaangażowanie pacjenta i szanse na zapamiętanie terminu.

System przedpłat za wizytę.

Wprowadzenie przedpłat może znacząco zmniejszyć liczbę nieodwołanych wizyt. Pacjenci dokonujący płatności z góry lub wpłacający zadatek będą bardziej odpowiedzialnie podchodzić do umawiania się na wizyty.

Korzystaj z listy rezerwowej.

Dzięki liście rezerwowej możesz skutecznie reagować na zwolnione miejsca, zwiększając szanse na wykorzystanie każdego dostępnego slotu i zadowolenie pacjentów.

Telemedycyna.

Konsultacje online to odpowiedź na zmieniające się potrzeby pacjentów. Dzięki nim zapewnisz bezpieczną alternatywę dla wizyt osobistych i zwiększysz elastyczność w planowaniu spotkań.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Zapraszamy na nasz webinar pt. „Co robić, gdy pacjenci nie przychodzą na umówione wizyty?”. Dowiedz się więcej o skutecznych metodach zarządzania harmonogramem w gabinecie medycznym i poznaj praktyczne narzędzia, które pomogą Ci w codziennej pracy. Zapisz się już teraz! 

A jeśli nie chcesz czekać, umów się na spotkanie i poznaj wszystkie nasze sprawdzone sposoby na zwiększenie efektywności pracy gabinetu medycznego.

Nie pozwól, aby nieodwołane wizyty wpływały negatywnie na Twoją pracę. Zastosuj się do naszych rad i zobacz różnicę!

Jak poprawić odbieralność połączeń w placówce medycznej?

Jak poprawić odbieralność połączeń w placówce medycznej?

Odbieranie połączeń od dużej liczby pacjentów może okazać się nie lada wyzwaniem. Mimo że ta z pozoru łatwa czynność nie wymaga skomplikowanych umiejętności, to jednak wiąże się ze znalezieniem dodatkowego czasu.
pacjent

Masz problem z nieodebranymi połączeniami w Twojej placówce medycznej?

Pacjenci często skarżą się, że nie mogą dodzwonić się do rejestracji. Są zdenerwowani straconym w oczekiwaniu na połączenie czasem i uważają, że “na pewno słuchawka jest odłożona”. My wiemy jednak, że w wielu placówkach medycznych to wcale nie odłożona słuchawka jest problemem, a ogromna liczba dzwoniących pacjentów i natłok zadań. Przykładowo: jeżeli rejestratorka musi jednocześnie.

odbierać telefon, zakładać kartoteki, potwierdzać wizyty na kolejny dzień i wspomagać na bieżąco pracę lekarza – nie jest możliwe, by odebrała każdy telefon.
Rozwiązaniem może być zatrudnienie do pracy w rejestracji kolejnej osoby. Jednak nie zawsze się to opłaca. Jak więc poradzić sobie ze stale dzwoniącym telefonem, a jednocześnie poprawić odbieralność i zaoszczędzić czas?

Odpowiedź jest prosta: przekierowanie połączeń przychodzących. Łączenie kilku czynności stanowi istotny i nieodzowny element pracy. Nie zawsze niestety da się pogodzić ze sobą wszystkie obowiązki. Właśnie dlatego stworzyliśmy funkcję przekierowania połączeń, która odpowiada za optymalizację Twojego czasu.

lekarz-rozmawia-przez-telefon-komorkowy_85574-8244 nananannananananna

Połączenia bezwarunkowe i warunkowe

Przekierowanie połączeń to najlepszy sposób, by usprawnić profesjonalną obsługę pacjentów. Usługa zawiera dwie opcje: bezwarunkową i warunkową
.
Połączenia bezwarunkowe, to takie, które są odbierane wyłącznie przez rejestrację telefoniczną Proassist. Tą funkcję można uruchomić w prosty sposób – wystarczy wprowadzić na klawiaturze telefonu kod: **21*numer telefonu nadany przez Proassist#

Połączenia warunkowe są natomiast przydatne w momencie, gdy numer jest zajęty, niedostępny lub nie odpowiada. Do uruchomienia tej usługi służą trzy kody, z których każdy odpowiada za określoną przyczynę.

Wartościowa rozmowa z konsultantami telefonicznej rejestracji Proassist

Jedną z pozytywnych cech programu dla lekarzy Proassist jest rejestracja telefoniczna, która odpowiada nie tylko za zapisanie pacjenta na daną wizytę, ale także za prawidłowy przebieg rozmowy i pozytywny wizerunek Twojej placówki. Połączenie bezwarunkowe odbiera tylko rejestracja Proassist, dzięki czemu możesz mieć pewność, że każda rozmowa będzie utrzymana w tym samym standardzie, a pacjent zawsze uzyska od rejestratorki wszystkie niezbędne informacje. Pacjent, który w czasie umawiania się na wizytę będzie mógł nie tylko wybrać dogodny dla siebie termin, ale także uzyska odpowiedzi na wszystkie pytania, już na wstępie będzie pozytywnie nastawiony. Rejestratorki telefoniczne Proassist wytłumaczą pacjentowi, jak przygotować się na wizytę, wskażą gdzie powinien się zgłosić w umówionym terminie oraz podpowiedzą jak dotrzeć do placówki komunikacją miejską lub czy przed gabinetem są dostępne bezpłatne miejsca parkingowe. Taki sposób komunikacji niewątpliwie przyczynia się do większej satysfakcji z jakości konsultacji.

Sposób na poprawę relacji z pacjentami

Funkcja, którą gwarantuje oprogramowanie medyczne Proassist, umożliwi kompleksowe zarządzanie czasem, a także może pozytywnie oddziaływać na stosunki z pacjentami. Pracowity tryb życia, w którym zazwyczaj funkcjonuje lekarz, nie pozwala łączyć zbyt wielu obowiązków. Dzięki naszemu rozwiązaniu nie będziesz musiał już czuwać nad swoją rejestracją i martwić się o odbieranie dodatkowych połączeń. Rejestracja telefoniczna Proassist sprawi, że negatywne opinie na temat możliwości dodzwonienia się do Twojego gabinetu już nie będą spędzać Ci snu z powiek.
Smiling female doctor on phone

Wywiad: Jak Proassist zarządza 40 tys. połączeń miesięcznie?

Wywiad: Jak Proassist zarządza 40 tys. połączeń miesięcznie?

Witajcie na naszym blogu! Dziś mamy dla Was wyjątkowy artykuł, który będzie formą wywiadu Jacka z Justyną na temat Tajników Rejestraji Medycznej. Ta rozmowa przybliży Wam kulisy pracy naszej firmy.

Na początek – dla tych, którzy jeszcze nas nie znają – krótkie przedstawienie bohaterów dzisiejszego artykułu.

Jacek – pierwszy handlowiec, marketingowiec i oczywiscie pomysłodawca Proassist.

Justyna – kierownik rejestracji medycznej.

Ale to nie wszystko! Przygotujcie się na coś jeszcze bardziej emocjonującego – zapis webinaru, podczas którego Jacek i Justyna dzielili się swoimi spostrzeżeniami i odpowiedziami na nurtujące pytania. Wartościowe wnioski, inspirujące historie i ciekawostki na temat rozwoju Proassist czekają na Was w wersji wideo na naszym kanale YouTube.

Jacek: Ile my mamy połączeń? Ile dziennie, miesięcznie, tygodniowo?

Justyna: W poniedziałki tych połączeń jest więcej, w piątki jest już zdecydowanie mniej. Widać tę tendencję w każdym tygodniu. To naturalne, że w poniedziałki czujemy się zmotywowani by zadzwonić i umówić się do lekarza. Jest to też związane z dostępnością terminów, bo specjaliści otwierają swoje grafiki od początku nowego tygodnia. 

Jeśli chodzi o skalę połączeń, o którą pytałeś to jest to ponad 40 tysięcy odebranych połączeń w skali miesiąca. A nasz cel to utrzymanie odebrania każdego połączenia w czasie krótszym niż 9 sekund.

Drugim naszym wskaźnikiem jest utrzymanie odbieralności połączeń w pierwszym kontakcie na poziomie 95% i to się łączy jedno z drugim. Szybkość odebrania dzwoniącego telefonu wpływa na wskaźnik wszystkich odebranych rozmów. Oczywiście na te połączenia nieodebrane oddzwaniamy.

Jacek: Telefoniczną rejestrację pacjentów prowadzi się po to żeby była skuteczna. Jak taki wysoki poziom odbieralności (95%) przekłada się na skuteczność rejestracji?

Justyna: Czas oczekiwania pacjenta na linii jest kluczowy. Szczególnie dla pacjentów pierwszorazowych dzwoniących do gabinetu. Wtedy ten czas jest najważniejszy, bo jeżeli pacjent będzie czekał na linii to w międzyczasie rozmyśli się, poszuka innego specjalisty, do którego szybciej i łatwiej się dodzwoni. Dlatego im szybciej odbierzemy połączenie tym mamy większy wpływ, że pacjent umówi się na wizytę i dobrze oceni gabinet – będziemy kojarzeni z tymi, którzy odbierają połączenia. 

Kiedy mamy pacjenta, który był już u nas i sprawdził specjalistę i kolejny raz chce umówić się do tej samej osoby, to widzimy, że takiemu pacjentowi najbardziej zależy na tym, żeby umówić się do tego samego specjalisty. Dlatego powracający pacjent jest bardziej cierpliwy i wyrozumiały nawet w przypadku odległych terminów.

Jacek: Dodałbym od siebie takie rozróżnienie, które lubię stosować. Mamy placówki, które skupiają się na konsultacjach, typowe poradnie, szybka wizyty interwencyjne. Np. fizjoterapeuta, podolog, ortopeda, ginekolog – do nich umawiamy się na podstawowe zabiegi, najczęściej pacjenci wiedzą jak się przygotować i na jaką usługę chcą umówić termin wizyty. Tutaj właśnie będzie liczyło się to, co mówisz – szybkość odebrania połączenia.

Z drugiej strony są specjalistyczne zabiegi, operacje, gdzie dzwoni pacjent i liczy na to, że rejestracja będzie miała wiedzę. Wtedy konieczna jest baza informacji, umiejętności rejestratorki i to w jaki sposób ona prowadzi rozmowę ma znaczenie czy pacjent umówi się na konsultację czy nie.

Jacek: Powiedziałaś, że miesięcznie odbieracie ponad 40 tysięcy połączeń. Jak Ty to wszystko organizujesz, że Twój zespół odbiera, umawia wizyty, że to wszystko działa?

Justyna: Kluczem do naszego sukcesu jest dobre wdrożenie klienta, czyli gabinetu czy placówki medycznej. Na początku naszej współpracy potrzebuję pobrać maksymalnie dużo informacji. Chcemy znać odpowiedzi na pytanie, które mogą nam zadać pacjenci i być profesjonalnie przygotowanie do rozmowy. Liczy się to, zeby rejestratorka odbierająca połączenie mogła od razu udzielić kompletu informacji dzwoniącemu pacjentowi. 

Zebrane informacje wygrywamy do systemu, żeby ją mieć pod ręką podczas każdej rozmowy. Jak wiesz system jest przygotowany w taki sposób, że do każdej placówki mamy informacje o tym: od jakiego wieku specjalista przyjmuje w dzieci, jak długo trwa konsultacja i ile kosztuje, mamy informacje o lokalizacji, parkingu i sposobie dotarcia do gabinetu.

Jacek: Każde pytanie, które konsultant kieruje do Justyny powoduje to, że Justyna zaczyna się zastanawiać dlaczego on mnie o to zapytał, bo raczej nie powinien mieć wątpliwości. Czy rzeczywiście jest to tak kluczowe w Waszej pracy?

Justyna: Tak, ponieważ wszystkie informacje powinien mieć w systemie gotowe do skorzystania w rozmowie z dzwoniącym pacjentem. Wtedy zastanawiam się czy mamy jakąś niejasną informacje od gabinetu, czy źle zaimplementowałam informacje do systemu, czy jest coś nie tak ze skryptem, czy jest to zwykły błąd ludzki, że konsultantka sobie nie poradziła w tej sytuacji.

Chodzi o skuteczność naszych rozmów. Musimy zadbać o to, aby schemat zapisu pacjenta na wizytę był prosty i jasny. Dlatego jak pojawiają się niejasności, muszą być one szybko zlokalizowane. Im więcej mamy niewiadomych, to pewność rejestratorki spada, co się z tym łączy to wydłuża nam czas rozmowy i tym samym inni dzwoniący czekają dłużej.

Jacek: Odbieracie 40 tys połączeń miesięcznie co jeśli zdarzają się błędy?

Justyna: Błędy się mogą pojawić, jesteśmy ludźmi. Dzięki bazie wiedzy, szablonom, szkoleniom i codziennej pracy przy biurkach moich rejestratorek mogę zminimalizować ryzyko popełnienia błędu.

Jacek: Opowiedz Justyna o procesie wdrożenia nowego klienta, dajmy na to jakiś gabinet czy placówka medyczna. To jak to wygląda od Twojej strony?

Justyna: Dla naszych klientów jest to łatwy i prosty proces. mamy przygotowaną bazę pytań, są one proste i wszyscy znają odpowiedzi. Po zebraniu informacji wprowadzamy wszystko do systemu, żeby później rejestratorki odbierające telefony mogły korzystać z tych informacji. Zwykle pytamy zaczynając od adresu czy lokalizacji tego gabinetu, a później przechodzimy do specjalistów. Pytamy o wiek przyjmowanych pacjentów, długość wizyty, zalecenia przed wizytą, przy dużych placówkach nam się to wydłuża, bo mamy więcej informacji i więcej specjalistów do dodania.

Jacek: Co robicie jeśli pacjent chce skontaktować się z właścicielem gabinetu?

Justyna: Jeśli nie ustalimy inaczej – to nasza rejestracja wysyła sms z informacją, że Pani Anna prosi o kontakt z właścicielem i jej numer telefonu. Wiadomość sms trafia do właściciela, a w rozmowie z Panią Anną przekazujemy informację, że wyślemy sms do właściciela z prośbą o kontakt.

Jacek: Jak wygląda Twoja praca?

Justyna: Moja praca głównie polega na pracy z zespołem i dla zespołu. Jedną z ważniejszych – moim zdaniem – rzeczy, jakie robię na co dzień to rozmowy jeden na jeden z pracownikami oraz trening rozmów i radzenia sobie z różnymi rodzajami pacjentów. Przygotowanie ich na trudniejsze scenariusze, a czasem zdarza się, że pomoc w rozładowaniu napięcia po ciężkiej rozmowie. Również śledzę i monitoruję liczby i statystyki pracy naszego zespołu. Tak jak wcześniej rozmawialiśmy na temat 9 sekund, jeśli ten czas oczekiwania na połączenie rośnie od razu reaguje i wdrażam nowe osoby.

Moja praca różni się od pracy managera placówki, ponieważ mam więcej czasu na pracę z moim zespołem. Odpowiadamy za odbieranie połączeń i skuteczne umawiania wizyty – czyli zajmujemy się praca z pacjentem zanim przyjdzie do gabinetu.

Jacek: Skąd wiecie do jakiego gabinetu dzwoni pacjent - jak rozpoznajecie i jak się przedstawiacie się dzwoniącemu pacjentowi?

Justyna: System Proassist jest tak skonstruowany, że podpowiada nam informacje o placówce, gabinecie o pracujących w niej specjalistach. Nasi konsultanci przedstawiają się nazwą gabinetu, swoim imieniem i nazwą stanowiska, jakie zajmują. “Dzień dobry, tutaj Centrum Medyczne Med, Justyna rejestratorka, w czym mogę pomóc?”
Przedstawiamy się w ten sposób, żeby osoba, dzwoniąca do jednoosobowego gabinetu nie pomyślała, że jesteśmy lekarzem albo – co gorsza – co się stało z jej lekarzem, do którego chodzi od 10 lat.

Jacek: Porozmawiajmy o rejestratorkach, jakie cechy powinna mieć dobra rejestratorka?

Justyna: Na pewno liczy się wysoki poziom kultury osobistej, umiejętności słuchania oraz dokładność. Kiedyś wydawało mi się że osoba, która nie jest zaangażowana nie powinna pracować w moim zespole. Dziś już wiem, że zaangażowanie pojawia się po czasie, w nowym pracowniku chęć narasta stopniowo. W zasadzie dopiero jak zobaczy, że jest mu dobrze w nowym miejscu pracy.

Jacek: Jak wygląda wdrożenie nowego pracownika?

Justyna: Zaczynamy od szkolenia z części technicznej, czyli pracy w systemie i aplikacji. Omawiamy wewnętrzne procedury i skrypty rozmów. Nasz onboarding jest prosty, pozwala nam szybko i skutecznie pozyskać nową osobę do zespołu.

Jacek: Czy pierwsze rozmowy mocno odbiegają od standardu, do którego dążysz?

Justyna: Pierwsze rozmowy nie mogą odbiegać od założeń. W trakcie wdrożenia mamy rozmowy z wirtualnym pacjentem i szereg narzędzi do przygotowania się do pierwszego dnia w pracy. Z moich rozmów z zespołem wynika, że dwa pierwsze połączenia odebrane są najbardziej stresujące. Wydaje mi się, że to kwestia takiej poprzeczki do przeskoczenia. Później jest już z górki.

Jacek: Często klienci dopytują, jak to jest, że Wy kosztujecie 20% minimalne stawki wynagrodzenia, jaką trzeba zapłacić? Jakbyś, Justyna, na to pytania odpowiedziała ze swojej perspektywy?

Justyna: Nasze rejestratorka odbiera jedno połączenie za drugim, przez cały dzień pracy. Dla porównania: rejestratorka zatrudniona w gabinecie odbiera kilka połączeń i zajmuje się też innymi sprawami.

Przez te ponad 7 lat, od kiedy prowadzimy rejestrację telefoniczną, zdążyliśmy już ułożyć taki system pracy, który pozwala nam pracować efektywnie.

Dziękujemy, że przebrnęliście z nami przez ten wyjątkowy wywiad z Jackiem i Justyną. Jacek jako założyciel i Justyna jako kierownik zespołu rejestratorek, stanowią serce i duszę Proassist. Ich pasja, zaangażowanie i wizja pomogły nam dotrzeć do miejsca, w którym teraz jesteśmy. 

Podczas tej rozmowy mogliśmy zagłębić się w kulisy naszej firmy, poznać tajniki rejestracji medycznej oraz zrozumieć, dlaczego warto skorzystać z outsourcingu rejestracji medycznej. Jednak nasza historia nie kończy się tutaj. Proassist ciągle się rozwija i dąży do zapewnienia pacjentom najlepszej obsługi telefonicznej. Dzięki Waszemu wsparciu i zaufaniu jesteśmy w stanie zdobywać nowe cele i realizować naszą misję.

Skuteczne zarządzanie priorytetami w Rejestracji Medycznej

Skuteczne Zarządzanie Priorytetami w Rejestracji Medycznej

Dzisiaj porozmawiamy o jednym z kluczowych wyzwań, przed którym staje personel medyczny – zarządzaniu priorytetami w dziale rejestracji medycznej. Każdego dnia pracownicy tego działu muszą radzić sobie z ogromnym nawałem zadań, co często wiąże się z presją czasu, opóźnieniami i stresującymi sytuacjami. W tym odcinku dowiesz się, jakie strategie można zastosować, aby unikać chaosu, utrzymać jakość obsługi pacjentów i minimalizować błędy. Jeśli jesteście gotowi, zaczynajmy!

Identyfikacja Kluczowych Zadań:

Aby skutecznie zarządzać priorytetami w dziale rejestracji medycznej, kluczowe jest zrozumienie pełnego zakresu zadań, które należy wykonać. Oprócz typowych czynności, takich jak przyjmowanie pacjentów i wypełnianie dokumentacji, personel musi koordynować komunikację między zespołem, zapewniać aktualność danych pacjentów oraz utrzymywać spójność informacji. Dzięki temu zyskujemy klarowny obraz tego, które zadania są nieodzowne i które wymagają priorytetowego działania.

Skala i Charakter Nawału Zadań

Nawał zadań w dziale rejestracji medycznej może wynikać z różnych źródeł. Wzrost liczby pacjentów, szczególnie w sezonowych okresach, jak również zmiany w przepisach zdrowotnych, mogą znacząco zwiększyć obciążenie pracowników. Zrozumienie charakteru nawału jest kluczowe, ponieważ pozwala lepiej przygotować się na wyzwania, określić, które zadania są najbardziej krytyczne oraz jakie są najlepsze metody radzenia sobie z ich ilością.

Skutki Niewłaściwego Zarządzania Priorytetami:

Brak właściwego zarządzania priorytetami może prowadzić do opóźnień w obsłudze pacjentów, niekompletnej dokumentacji medycznej oraz zwiększonego ryzyka błędów. To może negatywnie wpłynąć na doświadczenia pacjentów, ich zaufanie do placówki medycznej oraz na ogólną jakość opieki zdrowotnej. Pamiętajmy, że konsekwencje te mogą być trwałe i wpływać na wizerunek całego zespołu.

Metody Identyfikacji Priorytetów:

Skuteczne zarządzanie priorytetami wymaga zastosowania różnych metod identyfikacji. Możemy skupić się na analizie pilności zadań – które z nich wymagają szybkiej reakcji i natychmiastowej uwagi. Ważne jest również określenie, które zadania mają największy wpływ na obsługę pacjentów oraz dostępność zasobów.

Planowanie i Organizacja:

Planowanie i organizacja to kluczowe elementy w zarządzaniu priorytetami. Tworzenie harmonogramów, priorytetyzacja zadań na podstawie aktualnych potrzeb oraz efektywne przypisanie zadań do odpowiednich pracowników to klucz do utrzymania porządku i skuteczności w nawałach pracy. Dzięki tym praktykom unikamy chaosu i zapewniamy, że żadne zadanie nie zostanie pominięte.

Delegowanie Zadań:

Delegowanie zadań to kolejny ważny aspekt. Nie bójmy się przekazywać zadań innym pracownikom. Dobrze przypisane zadania pracownikom o odpowiednich umiejętnościach nie tylko odciążają innych, ale również pozwalają pracownikom rozwijać swoje kompetencje. To podejście sprzyja większej efektywności i angażowaniu całego zespołu.

Rozwiązania Technologiczne:

Obecnie technologia oferuje narzędzia, które mogą istotnie ułatwić zarządzanie priorytetami. Systemy zarządzania zadaniami, specjalistyczne aplikacje do planowania oraz oprogramowanie dostosowane do potrzeb medycyny mogą pomóc w śledzeniu postępów, gromadzeniu i analizie danych oraz minimalizacji ryzyka popełnienia błędów.

Sposoby Radzenia Sobie z Nagłymi Sytuacjami:

Nagłe nawały pracy to część codzienności w dziale rejestracji medycznej. W takich chwilach warto być elastycznym i umiejętnie współpracować z zespołem. Możemy dostosowywać plan pracy, przekazywać zadania tam, gdzie są najbardziej potrzebne, a także utrzymywać otwartą i efektywną komunikację między pracownikami.

Kontrola Postępów i Doskonalenie:

Ostatnim etapem jest stała kontrola postępów i dążenie do doskonalenia procesów. Regularne monitorowanie, analiza danych oraz zbieranie opinii od pracowników i pacjentów to klucz do nieustannego udoskonalania zarządzania priorytetami. Stawiamy na ciągły rozwój i dostosowywanie się do zmieniających się potrzeb.

Zarządzanie opóźnieniami u lekarzy: 10 skutecznych sposobów dla pracowników Rejestracji Medycznej

Zarządzanie opóźnieniami u lekarzy: 10 skutecznych sposobów dla pracowników Rejestracji Medycznej

Witajcie pracownicy Rejestracji Medycznej! Dzisiaj skupiamy się na temacie, który dotyczy nas wszystkich – opóźnień u lekarzy. W naszej placówce medycznej staramy się zapewnić jak najlepszą obsługę pacjentów, ale czasami zdarzają się opóźnienia, które wpływają na naszą pracę. W tym odcinku podzielimy się z Wami 10 skutecznymi sposobami radzenia sobie z tym wyzwaniem.

Przewidywanie i planowanie

Przewidywanie i planowanie to kluczowe narzędzia, które pozwalają nam unikać niepotrzebnych opóźnień. Przygotowując harmonogram pacjentów, zwracajcie uwagę na różne czynniki, które mogą wpłynąć na czas wizyty u lekarza. Jeśli spotykacie się z pacjentami, którzy wymagają bardziej zaawansowanych konsultacji lub zabiegów, zaplanujcie dla nich odpowiednio więcej czasu. 

Pamiętajcie także o wykorzystaniu danych i analizie wcześniejszych czasów oczekiwania. Sprawdzajcie, czy występują określone godziny czy dni, w których opóźnienia są bardziej prawdopodobne, i dostosowujcie harmonogram zgodnie z tymi obserwacjami. Starajcie się także unikać nagłego nagromadzenia pacjentów w określonych godzinach, co może prowadzić do zatorów w kolejce.

Wykorzystanie technologii

W dzisiejszych czasach technologia oferuje wiele narzędzi, które mogą znacznie ułatwić zarządzanie czasem w placówce medycznej. Elektroniczna rejestracja pacjentów może znacznie skrócić czas przyjmowania, eliminując konieczność manualnego wprowadzania danych. Wprowadźcie systemy przypominające o wizytach, które automatycznie wysyłają SMS-y lub e-maile do pacjentów, przypominając im o terminie wizyty. To może pomóc zminimalizować nieobecności i opóźnienia związane z zapomnianymi wizytami.

Przygotowanie pacjentów

Aktywne zaangażowanie pacjentów w proces przygotowania się do wizyty może znacznie wpłynąć na skrócenie czasu wizyty u lekarza. Przy rezerwacji wizyty dostarczcie pacjentom informacje o tym, jakie dokumenty, wyniki badań czy inne materiały mogą przydać się podczas konsultacji. Zachęcajcie ich, aby przygotowali pytania lub obawy, które chcieliby poruszyć podczas wizyty. W ten sposób pacjent będzie bardziej zorientowany, a lekarz będzie mógł skupić się na konkretnych problemach, zamiast tracić czas na zbędne wyjaśnienia.

Warto również włączyć pacjentów w proces rejestrowania i wypełniania formularzy. Zadawanie pytań na temat celu wizyty, chorób czy wcześniejszych historii medycznych pozwoli lekarzom lepiej przygotować się do wizyty i szybciej zidentyfikować problemy. 

Wzmocnienie komunikacji z lekarzami

Dobra komunikacja w zespole medycznym jest kluczowa w identyfikowaniu i rozwiązywaniu problemów związanych z opóźnieniami. Regularne spotkania z lekarzami, podczas których omawiacie czas oczekiwania, pomogą zrozumieć, jakie są przyczyny opóźnień i jak można temu zaradzić. Poruszajcie kwestie organizacyjne, potencjalne problemy logistyczne czy dostępność zasobów, które mogą wpływać na harmonogram wizyt. 

Stworzenie otwartej atmosfery, w której pracownicy medyczni mogą dzielić się swoimi obserwacjami i sugestiami, jest kluczowe dla doskonalenia procesów. Zachęcajcie lekarzy do udostępniania swoich opinii na temat czasu obsługi pacjenta i przyczyn ewentualnych opóźnień.

Monitorowanie czasu oczekiwania

Monitorowanie czasu oczekiwania pacjentów to kluczowe narzędzie w identyfikacji problemów i podejmowaniu odpowiednich działań. Regularnie analizujcie dane dotyczące czasu oczekiwania, uwzględniając różne dni tygodnia i godziny. Zwracajcie uwagę na okresy, w których zazwyczaj występują opóźnienia, i starajcie się znaleźć przyczyny takiej sytuacji. 

Analiza danych może także pomóc w identyfikacji pacjentów, którzy najczęściej przyczyniają się do opóźnień, np. pacjentów, którzy spóźniają się na wizyty lub potrzebują dodatkowego czasu na badania. Dzięki temu możecie wprowadzić odpowiednie procedury lub przypomnienia, aby zminimalizować ilość czasu straconego na obsługę konkretnych przypadków.

Optymalizacja organizacji przestrzeni

Efektywna organizacja przestrzeni rejestracji pacjentów może znacznie skrócić czas oczekiwania. Przemyślcie układ stanowisk rejestracji, aby zapewnić płynne przemieszczanie się pacjentów i personelu. Upewnijcie się, że wszystkie niezbędne narzędzia i dokumenty są łatwo dostępne, aby nie tracić czasu na szukanie potrzebnych materiałów. Wprowadzenie rozbudowanej przestrzeni oczekiwania dla pacjentów, gdzie znajdą wygodne miejsca do siedzenia i dostęp do informacji, może przynieść korzyści zarówno w zminimalizowaniu frustracji pacjentów, jak i w ograniczeniu czasu oczekiwania na wizytę.

Zapewnienie informacji dla pacjentów

Komunikacja z pacjentami jest kluczowa w budowaniu zaufania i zrozumienia w przypadku opóźnień. Informujcie pacjentów o możliwych opóźnieniach, na przykład za pomocą informacyjnych tablic lub komunikatów w oczekiwaniach. Starajcie się być proaktywni, przekazując informacje o opóźnieniach drogą telefoniczną lub za pośrednictwem wiadomości SMS, jeśli zauważycie, że lekarz z pewnych powodów nie może być dostępny na czas. 

Przypominajcie pacjentom o wcześniejszych wizytach, szczególnie jeśli konieczne są dodatkowe przygotowania lub badań. Dzięki temu pacjenci będą lepiej przygotowani i bardziej zrozumieją konieczność dłuższego czasu oczekiwania.

Wprowadzenie elastycznego harmonogramu

Elastyczny harmonogram może okazać się bardzo korzystny, zwłaszcza gdy pacjenci zgłaszają się z różnymi potrzebami. Rozważcie możliwość udostępnienia lekarzom opcji wydłużonych lub skróconych godzin pracy w zależności od ich preferencji i planów. To pozwoli lepiej dostosować harmonogram do wymagań pacjentów i uniknąć nagromadzenia wizyt w jednym określonym czasie.

Warto także rozważyć opcję wprowadzenia czasu na wizyty akutalne, który będzie dostępny w przypadku nagłych przypadków czy pilnych konsultacji. Dzięki temu pacjenci z nagłymi problemami medycznymi mogą być szybciej obsłużeni, a standardowe wizyty nie zostaną opóźnione. 

Tworzenie list rezerwowych

Tworzenie list rezerwowych może okazać się bardzo korzystne, szczególnie w przypadku odwołań wizyt. Zamiast pozostawiania pustych miejsc w harmonogramie, zachęcajcie pacjentów do dołączania do listy rezerwowej. Gdy pojawi się luka w harmonogramie z powodu odwołania, skontaktujcie się z pacjentami z listy rezerwowej i zaproponujcie im możliwość wcześniejszej wizyty. To pozwoli uniknąć niepotrzebnych opóźnień i zapewni szybszą obsługę pacjentów.

Uczenie się na błędach

Uczcie się na błędach i kierujcie się zasadą ciągłego doskonalenia. Regularnie analizujcie i dyskutujcie w zespole o sytuacjach, które doprowadziły do opóźnień. Rozważcie, co mogło być zrobione inaczej, aby uniknąć tych problemów w przyszłości. Współpracujcie z zespołem medycznym, aby wprowadzać ulepszenia i nowe rozwiązania, które pomogą zminimalizować opóźnienia. 

Pamiętajcie, że skuteczne radzenie sobie z opóźnieniami wymaga wspólnego wysiłku całego zespołu medycznego. Wasza praca jako pracowników rejestracji odgrywa kluczową rolę w zapewnieniu jak najlepszej opieki naszym pacjentom. Dziękujemy za Waszą zaangażowaną pracę i współpracę! Jesteście niezastąpionym elementem placówki medycznej, dlatego działajmy razem, aby osiągnąć jak najwyższą jakość obsługi i zminimalizować opóźnienia.

Chat SMS – Klucz do Lepszej Komunikacji Z Pacjentami

Chat SMS - Klucz do Lepszej Komunikacji Z Pacjentami

W dzisiejszych czasach technologia odgrywa kluczową rolę w wielu dziedzinach naszego życia, a sektor medyczny nie jest wyjątkiem. Rozwój systemów informatycznych w placówkach medycznych odgrywa kluczową rolę w usprawnianiu zarządzania danymi pacjentów oraz w poprawie komunikacji między lekarzami a pacjentami. Jedną z firm, która postawiła na nowoczesne rozwiązania, jest Proassist. Dziś przybliżymy temat jednej z ich najpopularniejszych funkcjonalności – usługi Chat SMS. Już wcześniej poruszaliśmy ten temat, ale teraz skupimy się na rozwoju tej funkcji i wyjaśnimy różnice między zwykłymi SMS-ami a Chat SMS-ami.

Wzrost Popularności SMS w Komunikacji Medycznej

Zmieniające się realia życia i coraz bardziej mobilny styl funkcjonowania ludzi sprawiają, że tradycyjne kanały komunikacji w medycynie, takie jak rozmowy telefoniczne czy umówienie się na wizytę bezpośrednio w placówce medycznej, nie zawsze spełniają oczekiwania pacjentów. Coraz częściej pacjenci preferują krótkie, prostsze i szybsze komunikaty – i tutaj wkracza SMS. Dlatego tak istotne jest, aby systemy medyczne były “na czasie” i oferowały swoim użytkownikom możliwość komunikacji za pomocą wiadomości SMS.

Chat SMS - Proste i Skuteczne Rozwiązanie

Proassist zdaje sobie sprawę z tych zmian i oferuje swoim klientom funkcję Chat SMS, która rewolucjonizuje komunikację z pacjentami. Ta nowoczesna usługa pozwala lekarzom na wysyłanie wiadomości tekstowych (SMS) bezpośrednio z systemu do pacjentów. To prosty i wygodny sposób na potwierdzenie wizyt, przypomnienie o nadchodzących spotkaniach oraz na ogólną komunikację z pacjentami.

Różnice między Zwykłymi SMS a Chat SMS

Choć zwykłe SMS-y są świetnym narzędziem do przypominania pacjentom o wizytach, mają pewne ograniczenia. Są wysyłane z „systemowego” numeru telefonu i nie są rejestrowane jako pełna historia konwersacji. Oznacza to, że jeśli pacjent odpowie na taki SMS, odpowiedzi nie są widoczne dla lekarza ani personelu medycznego. Jest to szczególnie istotne w przypadku anulowania wizyty — choć pacjent może odpisać, że odwołuje spotkanie specjalnym kodem, to lekarz nie będzie mógł zobaczyć jego prośby o ponowne zapisanie się na usługę w innym terminie. 

Na szczęście, funkcja Chat SMS to rozwiązanie tego problemu. System Proassist przydziela lekarzom indywidualne numery telefonów, dzięki którym mają pełen wgląd w historię rozmowy z pacjentem. Teraz gdy pacjent odpowie na Chat SMS, lekarz otrzyma wiadomość i będzie mógł sprawdzić całą historię korespondencji. To oznacza pełną kontrolę i brak nieścisłości w komunikacji.

Personalizacja Wiadomości - Klucz do Sukcesu

Jedną z najważniejszych zalet Chat SMS jest możliwość personalizacji wiadomości. System Proassist pozwala lekarzom dostosować wiadomości do indywidualnych potrzeb pacjentów. Na przykład, lekarz może dodać informacje o tym, że pacjent powinien przyjść 10 minut wcześniej przed planowanym terminem wizyty, aby wypełnić dodatkowe dokumenty. Ta personalizacja sprawia, że pacjenci czują się bardziej docenieni i zadowoleni z usług świadczonych przez placówkę medyczną.

Efektywność i Oszczędność Czasu

Usługi Chat SMS i zwykłe SMS-y są nie tylko wygodne, ale także efektywne i oszczędzają czas zarówno lekarzom, jak i pacjentom. Szybkie wysyłanie wiadomości tekstowych umożliwia przypomnienie pacjentom o wizytach, co jest kluczowe dla utrzymania harmonogramu i uniknięcia opóźnień. Automatyczne kody do odwoływania wizyt eliminują konieczność ręcznego monitorowania i ułatwiają zarządzanie harmonogramem.

Jak uruchomić usługę Chat SMS w Proassist?

Uruchomienie usługi Chat SMS w systemie Proassist jest prostym procesem, który pomoże Ci jeszcze bardziej usprawnić komunikację z pacjentami. Oto kroki, które musisz podjąć, aby cieszyć się wszystkimi zaletami tej nowoczesnej funkcji:

Kroki do uruchomienia usługi Chat SMS:
1. Skontaktuj się z Działem Pomocy Technicznej
Pierwszym krokiem jest skontaktowanie się z Działem Pomocy Technicznej Proassist lub opiekunem przypisanym do Twojej placówki. Powiedz im, że chciałbyś uruchomić usługę Chat SMS i zapytaj, jakie są dostępne opcje.

2. Przydzielanie Indywidualnego Numeru Telefonu
Po potwierdzeniu wyboru usługi Chat SMS, Proassist przydzieli Twojemu gabinetowi indywidualny numer telefonu. To właśnie ten numer będzie służył do wysyłania wiadomości tekstowych do pacjentów i umożliwi Ci pełny wgląd w historię komunikacji.

3. Krótkie Szkolenie Obsługi
Następnie, otrzymasz krótkie szkolenie od zespołu Proassist. Podczas tego szkolenia dowiesz się, jak korzystać z nowej opcji w systemie, jak wysyłać wiadomości do pacjentów oraz jak sprawdzać historię rozmów. Szkolenie jest bardzo szczegółowe, więc szybko opanujesz wszystkie funkcje.

4. Możliwość Nagrania Szkolenia
Jeśli obawiasz się, że coś przeoczysz lub czegoś nie zapamiętasz, możesz poprosić o nagranie szkolenia. Dzięki temu będziesz mógł wrócić do materiałów w dowolnym momencie lub przekazać je swoim współpracownikom.

Ciesz Się Zaletami Chat SMS!

Po przeprowadzeniu szkolenia, będziesz gotowy do korzystania z nowej funkcji Chat SMS. Błyskawicznie przypominaj pacjentom o wizytach, potwierdzaj terminy wizyt, a także prowadź spersonalizowaną komunikację. Teraz, dzięki indywidualnemu numerowi, będziesz mógł śledzić całą historię konwersacji z pacjentami i niezawodnie zarządzać harmonogramem wizyt. 

Ciesz się zaletami usługi Chat SMS i zadbaj o wygodę swoich pacjentów. Dzięki temu innowacyjnemu rozwiązaniu Proassist, Twoja placówka medyczna będzie jeszcze bardziej nowoczesna, efektywna i doceniona przez pacjentów.

Podsumowanie

Proassist, jako zaawansowany system medyczny, oferuje swoim użytkownikom funkcję Chat SMS, która zrewolucjonizowała komunikację z pacjentami. Wygodne i efektywne wysyłanie wiadomości tekstowych pozwala na potwierdzanie wizyt, przypominanie o nadchodzących spotkaniach oraz umożliwia budowanie pozytywnych relacji z pacjentami. Funkcja Chat SMS daje lekarzom pełen wgląd w historię komunikacji, co wpływa na lepszą kontrolę nad procesem komunikacji i spersonalizowane usługi. 

Nie ma wątpliwości, że funkcja Chat SMS jest bardzo istotnym narzędziem dla każdej placówki medycznej, która stawia na innowacyjne rozwiązania i doskonałą komunikację z pacjentami. Dzięki temu nowoczesnemu rozwiązaniu, Proassist wychodzi naprzeciw oczekiwaniom pacjentów i pomaga placówkom medycznym podnieść jakość obsługi oraz osiągnąć pełną satysfakcję pacjentów.

Skuteczna rejestracja pacjentów dzięki firmie Proassist – Profesjonalna rejestratorka medyczna w Twojej placówce

Skuteczna rejestracja pacjentów - klucz do sukcesu dzięki firmie Proassist

Cześć! Nazywam się Justyna i jestem menadżerką zespołu rejestratorek w firmie Proassist. Dzisiaj chciałabym podzielić się z Wami historią naszej firmy oraz naszą misją, która polega na zapewnieniu profesjonalnej pomocy medycznej na każdym etapie, zaczynając od skutecznej rejestracji pacjentów.

Nasza wizja — skuteczna rejestracja pacjentów

W dzisiejszych czasach rejestracja telefoniczna w placówkach medycznych w Polsce jest nadal popularną formą umawiania wizyt. Dlatego firma Proassist postawiła sobie za cel zapewnienie pacjentom jak najlepszej obsługi oraz gabinetom medycznym wsparcia w codziennych obowiązkach.

Profesjonalny zespół rejestratorek-klucz do sukcesu

Nasz zespół rejestratorek działa efektywnie i skutecznie, odbierając codziennie setki połączeń od pacjentów. Naszym priorytetem jest szybki czas reakcji, dbając o pierwsze pozytywne wrażenie pacjenta podczas kontaktu z gabinetem lub kliniką. Osiągamy to dzięki naszemu specjalnemu programowi, który pozwala nam na bieżąco monitorować, do jakiego gabinetu dzwonią pacjenci oraz wyświetla informacje o danej placówce i skrypty rozmów. To umożliwia nam sprawną rejestrację pacjentów oraz odpowiedzi na ich pytania.

Dbałość o standardy obsługi pacjenta

Moim głównym zadaniem w roli menadżerki zespołu rejestracji telefonicznej Proassist jest rozwijanie i szkolenie zespołu. Regularnie organizujemy scenki, w których wcielamy się w role pacjentów, aby utrzymać wysokie standardy obsługi i doskonalić indywidualne procedury dla każdego klienta. Ważne jest, aby każdy pacjent czuł się zaopiekowany i usatysfakcjonowany z naszych usług.

Dogodne godziny dla pacjentów

Jednym z głównych argumentów przemawiających za współpracę z firmą Proassist jest to, że nasi klienci nie muszą się już martwić o nieodebrane połączenia. Pracujemy 12 godzin od poniedziałku do piątku, co wykracza poza standardowy etatowy czas pracy. Dzięki pełnemu wsparciu telefonicznemu, możemy zagwarantować, że Wasze grafiki są zawsze w pełni wypełnione, a pacjenci otrzymują wsparcie na najwyższym poziomie. Proassist działa jako prawdziwa pomoc dla placówek medycznych, pozwalając im skoncentrować się na potrzebach pacjentów, bez obaw o przegapione połączenia czy opóźnione odpowiedzi.

Elastyczność i wsparcie

Wychodząc naprzeciw potrzebom naszych klientów, świadczymy pomoc w przekładaniu terminów wizyt pacjentów w nagłych przypadkach. Najważniejsze jest zapewnienie natychmiastowej reakcji na takie zgłoszenia, jednocześnie starając się znaleźć odpowiednią alternatywę terminu, która zaspokoi potrzeby pacjenta. Naszym celem jest zapewnienie pacjentom maksymalnej elastyczności i wygody, aby mogli w pełni dostosować terminy wizyt do swoich zmieniających się potrzeb.

Proassist - Twoja prawdziwa rejestratorka medyczna

Proassist to nie wirtualna asystentka, czy bot, ale prawdziwa, wykwalifikowana rejestratorka medyczna. Współpraca z nami przekłada się nie tylko na zadowolenie pacjentów, ale także na zwiększenie efektywności i profesjonalizmu pracy gabinetów medycznych. Nasz zespół rejestratorek, pełen zaangażowania i pasji, doskonale rozumie specyfikę branży medycznej oraz indywidualne potrzeby pacjentów. Dzięki naszym usługom, proces rejestracji staje się łatwiejszy i bardziej efektywny. To pozwala zespołom medycznym skoncentrować się na swoich głównych obowiązkach oraz zapewnić pacjentom wsparcie na najwyższym poziomie.

Podsumowując

Proassist to klucz do skutecznej rejestracji pacjentów. Zapewniamy profesjonalne wsparcie na każdym etapie, dbając o elastyczność, dogodne godziny dla pacjentów i najwyższe standardy obsługi. Nasz zespół rejestratorek pracuje z pasją i oddaniem, aby zapewnić Twojej placówce medycznej profesjonalną asystę i zadowolenie pacjentów na najwyższym poziomie.

Problemy w rejestracji telefonicznej w placówkach medycznych – Jak sobie z nimi radzić?

Problemy w rejestracji telefonicznej w placówkach medycznych - Jak sobie z nimi radzić?

Dzisiaj poruszymy ważny temat dotyczący obsługi pacjentów w placówkach medycznych – „Problemy w rejestracji telefonicznej”. Rejestracja telefoniczna jest często pierwszym kontaktem pacjenta z placówką medyczną, ale niestety często napotyka na wiele problemów. W dzisiejszym wpisie omówimy najczęstsze wyzwania i zaproponujemy skuteczne sposoby radzenia sobie z nimi.

Brak jasnej i spójnej komunikacji

Pierwszym problemem, który warto podkreślić, jest brak jasnej i spójnej komunikacji. Gdy różni pracownicy rejestracji przekazują pacjentom różne informacje, może to prowadzić do dezorientacji i nieporozumień. Warto wprowadzić spójne standardy komunikacji dla całego personelu rejestracji oraz zapewnić szkolenia z umiejętności komunikacyjnych i zarządzania stresem.

Długi czas oczekiwania na odpowiedź

Kolejnym wyzwaniem jest długi czas oczekiwania na odpowiedź. Gdy linie telefoniczne są przeciążone lub brakuje personelu, pacjenci mogą czekać bardzo długo na połączenie, co powoduje frustrację. Rozważmy zastosowanie systemów rezerwacji terminów online i monitorowanie ilości personelu na liniach telefonicznych w różnych porach dnia.

Niezrozumiały język medyczny

Kolejny problem to używanie przez rejestratorów specjalistycznego języka medycznego, który jest niezrozumiały dla pacjentów. Ważne jest wyjaśnianie pojęć medycznych w sposób prosty i zrozumiały. Dzięki temu pacjenci nie będą dezorientowani podczas rezerwacji wizyt.

Brak uwzględnienia indywidualnych potrzeb pacjentów

Każdy pacjent ma swoje indywidualne potrzeby, dlatego warto być wrażliwym na nie i dostosować obsługę do ich wymagań. Ignorowanie tych potrzeb może prowadzić do niezadowolenia u pacjentów. Dlatego zrozumienie i empatia powinny być kluczowymi elementami pracy rejestratora.

Brak szkoleń dla personelu rejestracji

Brak odpowiednich szkoleń dla personelu rejestracji jest kolejnym problemem. Dlatego konieczne jest zapewnienie szkoleń z zakresu obsługi pacjentów, komunikacji, rozwiązywania problemów oraz zarządzania stresem. To pozwoli personelowi na skuteczniejsze radzenie sobie z różnymi sytuacjami i zapewni wyższą jakość obsługi.

Błędy w rejestracji danych

Niewłaściwe wprowadzenie danych pacjentów to poważny problem, który może prowadzić do poważnych konsekwencji. Staranność i dokładność podczas wprowadzania informacji do systemu są niezwykle ważne. Rejestratorzy powinni zwracać szczególną uwagę na poprawność wprowadzanych danych.

Brak rezerwacji dostępnych terminów

Brak dostępności terminów w rejestracji to kolejny problem, z którym mogą się spotykać pacjenci. Rejestratorzy powinni być dobrze poinformowani o dostępnych opcjach i regularnie aktualizować harmonogram lekarzy oraz usług medycznych.

Brak dostosowania do potrzeb osób niepełnosprawnych

Ostatnim problemem jest brak uwzględnienia potrzeb osób niepełnosprawnych. Placówki medyczne powinny zadbać o dostępność dla osób z różnymi niepełnosprawnościami, tak aby mogły skorzystać z usług medycznych bez żadnych utrudnień.

Podsumowanie:

Problemy w rejestracji telefonicznej są realnym wyzwaniem dla placówek medycznych. Jednak dzięki odpowiednim działaniom można je skutecznie rozwiązać. Dbanie o jasną komunikację, skracanie czasu oczekiwania, używanie prostego języka medycznego oraz uwzględnienie indywidualnych potrzeb pacjentów to klucz do poprawy jakości obsługi. Zapewnienie odpowiednich szkoleń dla personelu rejestracji oraz dbałość o dokładność wprowadzanych danych to kolejne ważne kroki. Warto również zadbać o dostępność terminów i zapewnienie ułatwień dla osób niepełnosprawnych. Dzięki tym działaniom placówki medyczne będą mogły zapewnić pacjentom lepszą jakość obsługi i bardziej pozytywne doświadczenia w kontaktach z placówkami medycznymi. 

To łatwiejsze niż Ci się wydaje! Czyli jak działają podpisy elektroniczne?

To łatwiejsze niż Ci się wydaje! Czyli jak działają podpisy elektroniczne?

Podpisy elektroniczne w placówkach medycznych to temat, który ostatnio wywołuje sporo emocji wśród właścicieli i managerów placówek medycznych. Część z Was od razu, gdy tylko dowiedziała się o tym rozwiązaniu, z chęcią się na nie przerzuciła. 

Jednakże, niektórzy z Was wykazują pewne zastrzeżenia wobec tego rozwiązania, zwłaszcza z punktu widzenia aspektu prawnego. Oczywiście jak najbardziej to rozumiemy! Dlatego postanowiliśmy, że w tym tekście blogowym nie tylko opiszemy Wam wszystkie plusy wynikające z tego rozwiązania, ale również przedstawimy, jak podpisy elektroniczne mają się do prawa.

Podpis elektroniczny a Polskie Prawo – jak to wygląda?

Umowy w formie dokumentowej mają taką samą moc prawną jak pisemne umowy. Forma dokumentowa została wprowadzona przez nowelizację Kodeksu cywilnego w 2016 roku, umożliwiając zawieranie umów w innej postaci niż forma pisemna. Aby zachować formę dokumentową, należy przedstawić oświadczenie woli w postaci dokumentu i potwierdzić tożsamość osoby składającej oświadczenie. Forma dokumentowa umożliwia korzystanie z różnych formatów, takich jak e-maile, wiadomości SMS, pliki tekstowe, pliki PDF, arkusze kalkulacyjne, obrazy, dźwięki i zapisy audiowizualne. 

W przypadku czynności medycznych pacjent powyżej 16. roku życia może wyrazić zgodę ustnie, poprzez zachowanie jednoznacznie wskazujące na wolę poddania się czynnościom medycznym. Może również to zrobić poprzez podpisanie zgody na ekranie komputera, telefonu lub tabletu za pomocą kursora. W przypadku operacji lub innych działań medycznych o podwyższonym ryzyku zgoda pacjenta musi być udzielona w formie pisemnej, lub elektronicznej z kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Brak formy pisemnej nie powoduje automatycznej nieważności oświadczenia pacjenta. Czasem, np. w przypadku stomatologów, takie sprawy załatwia się ustnie.

Podpis elektroniczny ma ważność prawną i może być uznany jako dowód w postępowaniu sądowym zgodnie z przepisami UE.
Dokumentacja medyczna jest regulowana przez Rozporządzenie Ministra Zdrowia. Może być prowadzona za pomocą systemów teleinformatycznych, a dzieli się na indywidualną (dotyczącą konkretnych osób) i zbiorczą (dotyczącą ogółu osób lub określonych grup).

A teraz po polsku…

Nie musisz w stu procentach rozumieć prawa! W końcu jesteś specjalistą medycznym, a nie prawnikiem 😉

Dlatego wytłumaczymy Ci krótko, jak to wygląda w praktyce:

Umowy w formie dokumentowej mają taką samą moc prawną jak pisemne umowy. Czyli, jeśli zawrzesz umowę przez e-mail, SMS-a, czy nawet w formie pliku PDF, to będzie ona ważna i zobowiązująca. Możesz nawet podpisać zgody na ekranie komputera czy telefonu za pomocą kursora.

Oczywiście, jeśli chodzi o medycynę, to musisz pamiętać o pewnych zasadach. Jeśli jesteś starszy niż 16 lat, możesz wyrazić zgodę ustnie lub przez zachowanie, które jasno pokazuje, że zgadzasz się na leczenie. Możesz też podpisać zgody na ekranie urządzenia elektronicznego. Jednak w przypadku operacji lub innych ryzykownych działań medycznych, musisz podać zgodę na piśmie lub elektronicznie z kwalifikowanym podpisem.

Nie martw się, jeśli nie masz pióra przy sobie, brak formy pisemnej nie oznacza, że twoje oświadczenie jest nieważne. Twój elektroniczny podpis ma pełną moc prawną i może być uznany jako dowód w sądzie, zgodnie z przepisami UE.

A jeśli chodzi o dokumentację medyczną, to ma swoje zasady. Można ją prowadzić za pomocą systemów teleinformatycznych, a dzieli się na dokumentację indywidualną (dla konkretnych osób) i zbiorczą (dla wszystkich pacjentów lub określonych grup).
Podsumowując, możesz zawierać umowy w różnych formach dokumentowych, w tym elektronicznych. Ważne jest jednak, aby pamiętać o wymogach, zwłaszcza w przypadku czynności medycznych. Twój podpis elektroniczny ma moc prawną i dokumentacja medyczna może być prowadzona w formie elektronicznej.

A teraz jeszcze prościej, żebyś mógł to wytłumaczyć swoim pacjentom:

“Proszę Pani, proszę Pana: zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 6 kwietnia 2020 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania:
Pacjenci mogą na tablecie lub telefonie wypełniać, a następnie podpisywać zgody, kwestionariusze i ankiety.“

W przypadku zgód na operacje lub ryzykowne badania, zaleca się dodatkowo wręczenie pacjentowi papierowego dokumentu do podpisu.

Mimo korzystania z tabletów, taka praktyka jest nadal wskazana, ponieważ zapewnia pacjentowi fizyczną kopię dokumentu, która może być przechowywana dla celów archiwizacyjnych oraz może pomóc w potwierdzeniu udzielonej zgody w przyszłości.

Kombinacja wykorzystania tabletów i tradycyjnych dokumentów papierowych gwarantuje zwiększoną przejrzystość oraz bezpieczeństwo dla wszystkich zaangażowanych stron. 

A jakie są właściwie tego plusy?

Część z Was zdecydowanie opowiada się za wdrożeniem tej funkcjonalności, jednak nie brakuje także tych, którzy początkowo odczuwają pewne obawy. Dlatego teraz postaramy się Was przekonać i przedstawić wszystkie korzyści tego rozwiązania.

Rozwiązanie, które proponujemy, opiera się na wypełnianiu i podpisywaniu zgód, kwestionariuszy oraz ankiet przez pacjentów za pomocą tabletu lub telefonu. Ma to wiele zalet, oto niektóre z nich:

  1. Wygoda dla pacjentów: Dzięki zastosowaniu tabletów pacjenci zyskują możliwość bezpośredniego przeczytania i podpisania dokumentów, eliminując konieczność poruszania się z dużą ilością kartek.
  2. Oszczędność czasu: Eliminacja konieczności drukowania, dystrybucji i przechowywania tradycyjnych dokumentów papierowych przyspiesza proces administracyjny. Pacjenci nie muszą czekać w kolejce, aby otrzymać lub zwrócić papierowe dokumenty.
  3. Redukcja błędów: System elektroniczny może zawierać wbudowane zabezpieczenia, które pomagają uniknąć błędów w wypełnianiu dokumentów. Na przykład, mogą być wprowadzone kontrole poprawności danych, wymagane pola mogą być oznaczone jako obowiązkowe, a niektóre pola mogą mieć predefiniowane opcje wyboru.
  4. Szybki dostęp do danych: Elektroniczna forma dokumentów pozwala na łatwe przechowywanie i dostęp do zgód, kwestionariuszy i ankiet. W przypadku potrzeby, personel medyczny może szybko odnaleźć i przejrzeć potrzebne informacje.
  5. Środowiskowa korzyść: Redukcja zużycia papieru i innych materiałów biurowych przyczynia się do ochrony środowiska naturalnego.
  6. Możliwość łatwej edycji i aktualizacji: W przypadku zmian w dokumentach, takich jak aktualizacja zgód lub kwestionariuszy, elektroniczna forma ułatwia wprowadzenie i rozpowszechnienie tych zmian. Nie trzeba drukować i wymieniać wszystkich papierowych dokumentów.

Wszystkie te korzyści przyczyniają się do bardziej efektywnej i przyjaznej dla środowiska obsługi administracyjnej w placówkach medycznych.

Wygrana dla innowacji w branży medycznej! Firma Proassist i naukowcy z AGH zdobywają 9 milionów złotych od NBCR na rozwój asystenta głosowego dla lekarzy.

Wygrana dla innowacji w branży medycznej! Firma Proassist i naukowcy z AGH zdobywają 9 milionów złotych od NBCR na rozwój asystenta głosowego dla lekarzy.

Narodowe Centrum Badań i Rozwoju (NCBR) na zlecenie Ministerstwa Zdrowia ogłosiło konkurs i wyłoniło zwycięzców. Jednym z nich zostało konsorcjum naukowo-biznesowe AGH i Proassist.

Projekt zakłada stworzenie asystenta głosowego, podobnego do Siri, który będzie pełnił funkcje wsparcia dla lekarzy i specjalistów w codziennej pracy. Dzięki temu rozwiązaniu lekarz będzie miał możliwość wydawania poleceń głosowych. Jedna komenda rozwiąże szereg wielu akcji w systemie: np. jednocześnie wystawienie e-skierowania i e-recepty i wypełnienie icd-10 i zwolnienie lekarskie na 3 dni. Celem projektu jest odciążenie specjalistów z obowiązków związanych z wypełnianiem dokumentacji. Lekarz będzie mógł wybrać czy skupić się na pacjentach lub pomóc większej liczbie chorych.

Proassist doskonale rozumie i zna problemy, z jakimi borykają się lekarze oraz placówki medyczne. Dzięki temu ich rozwiązanie będzie idealnie dopasowane do potrzeb środowiska medycznego. Współpraca z naukowcami z AGH gwarantuje wprowadzenie najnowszych technologii i innowacyjnych rozwiązań.

Jacek Piaseczyński CEO Proassist i kierownik projektu:
“Naszym celem jest to, aby lekarz porozumiewał się ze swoim komputerem lub telefonem w taki sposób jakby rozmawiał ze swoją asystentką medyczną, która jest obok niego w gabinecie”

Projekt asystenta głosowego dla lekarzy zakłada trzy lata intensywnych prac badawczych i rozwojowych. W tym czasie planowane jest gromadzenie i analiza zebranych informacji od lekarzy, które posłużą do nauki maszynowej i doskonalenia funkcjonalności asystenta.

Specjaliści będą nagrywali swój głos podczas wizyt i konsultacji z pacjentami. Zebrane dane posłużą do zbudowania bazy i doskonalenia asystenta głosowego. Zbieranie realnych danych z wizyt lekarskich jest kluczowym elementem projektu, umożliwiającym dostosowanie asystenta głosowego do konkretnych potrzeb i preferencji lekarzy.
Wiedza i doświadczenie zgromadzone przez lata pracy zawodowej specjalistów będą stanowić cenny wkład w rozwój asystenta. 

Jacek Piaseczyński o ostatecznym celu projektu:
“Chcę zrewolucjonizować Polską służbę zdrowia i wreszcie zdemokratyzować nowe technologie w medycynie, aby nie były dostępne wyłącznie w wielkich szpitalach, tylko mógł z niego korzystać każdy lekarz w swoim gabinecie. Nasza historia rozpoczęła się od wejścia na rynek udostępniając nasze rozwiązanie małym placówkom medycznym, a korzysta z nas już 5.000 specjalistów. Pokazujemy, że potrafimy dotrzeć z naszym produktem do lekarza – i na tym mi najbardziej zależy”

Przedstawiciele Proassist i naukowcy z AGH zdają sobie sprawę z wagi ochrony danych medycznych oraz przestrzegania zasad etyki zawodowej. Pracując z danymi, podejmują wszelkie środki ostrożności, aby zapewnić pełne bezpieczeństwo informacji oraz przestrzeganie obowiązujących regulacji prawnych.
Bezpieczeństwo i poufność zgromadzonych informacji zostaną ściśle przestrzegane, zgodnie z obowiązującymi przepisami o anonimizacji i ochronie danych osobowych. 

Asystent głosowy dla lekarzy to kolejny kamień milowy w zastosowaniu sztucznej inteligencji w medycynie. Innowacyjne rozwiązania technologiczne od AGH połączone z doświadczeniem Proassist w dziedzinie oprogramowania medycznego, otwierają nowe perspektywy dla lekarzy i pacjentów w Polsce.

Profesor Konrad Kowalczyk i kierownik B+R:
„Naszym celem jest ułatwienie i usprawnienie pracy lekarza poprzez konwersję wypowiedzi lekarza na tekst, a następnie automatyczną ekstrakcję pożądanych informacji i odpowiednie uzupełnienie formularzy elektronicznej dokumentacji medycznej (EDM). Cel ten zostanie osiągnięty poprzez opracowanie asystenta głosowego dostosowany do zastosowań medycznych składającego się z modułów sztucznej inteligencji (AI) odpowiedzialnych za automatyczne rozpoznawanie mowy (ASR) i przetwarzanie języka naturalnego (NLP).”

Krakowska firma technologiczna Proassist w partnerstwie z naukowcami z AGH stworzy Inteligentnego Asystenta lekarza za 11 milionów złotych. Ich zadaniem jest zbudować sztuczną inteligencję dla lekarzy.

Podsumowując:

Celem projektu jest zmniejszenie czasu, jaki lekarz lub personel medyczny poświęca na wypełnienie dokumentacji medycznej. Taka optymalizacja ma za zadanie przełożyć się na skrócenie czasu trwania wizyt pacjentów a przez to zwiększenie dostępności lub zwiększenie uwagi specjalisty w trakcie wizyty wyłącznie na pacjencie. Ostatecznym celem jest zapewnienie lepszej jakości opieki pacjentów.

W ramach działania B+R (badanie i rozwój) w projekt będą zaangażowani konsultanci medyczni i placówki medyczne, które zdecydują się na nagrywanie rozmów w gabinecie z pacjentami. Następnie rozmowy przejdą proces anotacji, anonimizacji i transkrypcji, przez co będą pozbawione wrażliwych danych. Tak powstały zbiór danych pozwoli stworzyć narzędzie, którego zadaniem będzie przetwarzanie mowy lekarza na tekst. tzw. ASR i wyciąganie z niego kluczowych sentencji. Tak skonstruowane narzędzie będzie zaimplementowane w systemie do wypełniania dokumentacji medycznej Proassist i udostępnione lekarzom do ich pracy.

Cały projekt o wartości: 11 050 494.01 PLN
Poziom dofinansowania NCBR: 9 202 929,84 PLN

Czas realizacji projektu: 2023-2026

Image

Jesteś managerem lub właścicielem placówki?

Obecnie wszyscy nasi eksperci są poza biurem. Zostaw swój numer telefonu, a my oddzwonimy do ciebie, aby zaprezentować Ci funkcje, które usprawnią pracę w Twojej placówce!

Oddzwonimy jak najszybciej to możliwe w dni robocze od poniedziałku do piątku od 9 do 17.

Cześć!

Podaj numer telefonu, a oddzwonimy do 2 minut!