W jaki sposób uzyskać dostęp do bazy danych EDM z innego systemu medycznego?

Zdarza się czasem taka sytuacja, że z jakiegoś powodu chcemy zmienić system do prowadzenia placówki medycznej – np. korzystamy z jakiegoś konkretnego systemu danej firmy, ale decydujemy, że chcemy się przenieść właśnie do Proassist. Wiemy od naszych aktualnych, a także potencjalnych klientów, że kwestią, która bardzo często powstrzymuje ich od podjęcia takiej właśnie decyzji, jest to, że obawiają się, że przy zmianie systemu, utracą ważne pliki Elektronicznej Dokumentacji Medycznej, myśląc, że przeniesienie jej z systemu “A” do systemu Proassist będzie niemożliwe.

Czym jest Elektroniczna Dokumentacja Medyczna?

Elektroniczna Dokumentacja Medyczna (EDM) to nic innego, jak forma przechowywania informacji medycznych w cyfrowej postaci.

W EDM zapisywane są informacje dotyczące stanu zdrowia pacjenta, historii chorób, przebiegu leczenia, wyników badań diagnostycznych, przepisanych leków i innych, tego typu informacji związanych z opieką medyczną.

EDM jest nowoczesną alternatywą dla tradycyjnej papierowej dokumentacji medycznej. Umożliwia jej przechowywanie, przetwarzanie i udostępnianie w sposób zautomatyzowany. Zastosowanie EDM przyczynia się do poprawy jakości opieki medycznej, szybszego dostępu do informacji medycznych, oszczędności czasu i pieniędzy oraz zwiększenia bezpieczeństwa danych pacjenta.

W Polsce prowadzenie EDM regulowane jest przez szereg przepisów, w tym przede wszystkim przez Ustawę o Prawach Pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta oraz Rozporządzenie Ministra Zdrowia w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania.

Różnica między chmurowym a instalowanym dostępem do bazy danych

Zmieniając system, na pewno staniesz przed ważną decyzją – wyborem instalowanego lub chmurowego dostępu do bazy danych. Wyjaśniamy, czym się różnią, jakie mają plusy, a jakie minusy:

Dostęp w chmurze

Chmurowy dostęp do bazy danych Elektronicznej Dokumentacji Medycznej (EDM) to taki model udostępniania bazy danych, w którym baza EDM jest hostowana i udostępniana przez dostawcę usług chmurowych w ramach specjalnej infrastruktury chmurowej.
Dzięki temu rozwiązaniu baza danych EDM jest dostępna z dowolnego miejsca na świecie i o dowolnej porze, o ile ma się dostęp do internetu i odpowiednie uprawnienia dostępowe. W ten sposób pracownicy służby zdrowia mają stały dostęp do dokumentacji medycznej swoich pacjentów bez konieczności fizycznego dostępu do nośników dokumentacji, takich jak papiery lub płyty CD.
Chmurowy dostęp do bazy danych EDM oferuje wiele korzyści, takich jak skalowalność, elastyczność, łatwość konfiguracji i zarządzania, a także bezpieczeństwo danych Twoich pacjentów. Dostęp do bazy danych można kontrolować za pomocą autoryzacji i uwierzytelnienia, a także można stosować różne poziomy zabezpieczeń, takie jak szyfrowanie danych w spoczynku i w ruchu.
Ponadto, dzięki temu rozwiązaniu, pracownicy służby zdrowia mogą łatwiej wymieniać się informacjami medycznymi na temat swoich pacjentów, co zwiększa efektywność i skuteczność opieki medycznej. Dostawcy chmurowych usług oferują również różne narzędzia i usługi, które ułatwiają pracę z bazą danych EDM, takie jak narzędzia do monitorowania, zarządzania, replikowania i migracji danych.

Dostęp instalowany

Instalowany dostęp do bazy danych Elektronicznej Dokumentacji Medycznej (EDM) oznacza to, że baza danych EDM jest zainstalowana na lokalnym serwerze wewnętrznym, a dostęp do niej jest udzielany przez sieć wewnętrzną lub VPN – czym jest VPN, wyjaśnimy w kolejnych akapitach.
Pracownicy służby zdrowia, którzy mają dostęp do bazy danych EDM, muszą znajdować się w tym samym miejscu co serwer, lub połączyć się z siecią VPN, aby uzyskać dostęp do bazy danych. W takim przypadku pracownicy zdrowia zazwyczaj muszą korzystać z dedykowanego oprogramowania, które umożliwia im pracę z bazą danych.
Instalowany dostęp do bazy danych EDM oferuje kontrolę nad danymi, ponieważ baza danych znajduje się fizycznie wewnętrznie w organizacji służby zdrowia i jest kontrolowana przez wykwalifikowany personel IT w organizacji. Ponadto, instalowany dostęp umożliwia przetwarzanie i przechowywanie dużych ilości danych w szybkim tempie, co jest ważne w przypadku medycznych dokumentów i wyników badań.
Jednak instalowany dostęp do bazy danych EDM ma również pewne wady i minusy. Wymaga od organizacji służby zdrowia utrzymania własnego serwera i oprogramowania, co wiąże się z kosztami związanymi z zakupem i utrzymaniem sprzętu, a także z kosztami szkolenia personelu IT. Ponadto, instalowany dostęp może być bardziej podatny na problemy związane z bezpieczeństwem danych, takie jak ataki hakerskie lub utrata danych w przypadku awarii sprzętu.

EDM – co musisz wiedzieć?

Jak już wspomnieliśmy, ta kwestia często jest ogromną przeszkodą dla osób, które pragną zmienić usługodawcę, który dostarcza nam system do prowadzenia placówki lub gabinetu medycznego. Wiele osób obawia się tego, że zmiana systemu będzie wiązać się z nieodwracalną utratą danych EDM, która jest niezbędna do prowadzenia działalności medycznej. Problem polegający na ubieganiu się o uzyskanie dostępu do bazy danych, pojawia się najczęściej w przypadku, w którym postanawiamy zmienić system do zarządzania placówką medyczną “A”, na system do zarządzania placówką “B”. Np. gdy przez kilka lat pracowaliśmy na jednym systemie, który następnie zamieniliśmy na system Proassist i wraz ze zmianą musimy przenieść lub uzyskać dostęp do bazy danych. Ważne jest, aby pamiętać o tym, że twórca naszego poprzedniego oprogramowania medycznego powinien zapewnić możliwość eksportu danych z dokumentacji na każdym etapie jej tworzenia. Co więcej, format danych powinien zostać zaprojektowany w taki sposób, aby umożliwić odtworzenie historii leczenia pacjenta w innym systemie. To bardzo ważne, aby historia wizyt pacjenta, w tym rodzaj udzielanych świadczeń oraz diagnozy, była widoczna w nowym, wybranym przez nas systemie, ponieważ to umożliwi nam kontynuowanie prowadzenia dokumentacji medycznej wraz ze zmianą systemu na inny. Jeżeli chcesz uzyskać dostęp do bazy danych z poprzedniego systemu medycznego, z którego korzystałeś, do nowego systemu medycznego, do którego aktualnie się przenosisz, możesz wysłać poprzedniemu usługodawcy, z którego systemu korzystałeś, odpowiednie pismo. Jeżeli jednak nie wiesz, w jaki sposób napisać takie pismo, to nie musisz się martwić. Nasz prawnik przygotował odpowiedni wzór, który możesz odpowiednio dostosować, wpisując dane swoje, swojej placówki i firmy, która poprzednio zapewniała Ci oprogramowanie. Po prostu wpisz swój adres e-mail w okienku poniżej, a my wyślemy Ci plik z wzorem pisma w odpowiednim formacie.

Jak uzyskać dostęp?

Jak już wspomnieliśmy, ta kwestia często jest ogromną przeszkodą dla osób, które pragną zmienić usługodawcę, który dostarcza nam system do prowadzenia placówki lub gabinetu medycznego.

Wiele osób obawia się tego, że zmiana systemu będzie wiązać się z nieodwracalną utratą danych EDM, która jest niezbędna do prowadzenia działalności medycznej.

Problem polegający na ubieganiu się o uzyskanie dostępu do bazy danych, pojawia się najczęściej w przypadku, w którym postanawiamy zmienić system do zarządzania placówką medyczną “A”, na system do zarządzania placówką “B”. Np. gdy przez kilka lat pracowaliśmy na jednym systemie, który następnie zamieniliśmy na system Proassist i wraz ze zmianą musimy przenieść lub uzyskać dostęp do bazy danych.

Ważne jest, aby pamiętać o tym, że twórca naszego poprzedniego oprogramowania medycznego powinien zapewnić możliwość eksportu danych z dokumentacji na każdym etapie jej tworzenia. Co więcej, format danych powinien zostać zaprojektowany w taki sposób, aby umożliwić odtworzenie historii leczenia pacjenta w innym systemie. To bardzo ważne, aby historia wizyt pacjenta, w tym rodzaj udzielanych świadczeń oraz diagnozy, była widoczna w nowym, wybranym przez nas systemie, ponieważ to umożliwi nam kontynuowanie prowadzenia dokumentacji medycznej wraz ze zmianą systemu na inny.

Jeżeli chcesz uzyskać dostęp do bazy danych z poprzedniego systemu medycznego, z którego korzystałeś, do nowego systemu medycznego, do którego aktualnie się przenosisz, możesz wysłać poprzedniemu usługodawcy, z którego systemu korzystałeś, odpowiednie pismo.

Jeżeli jednak nie wiesz, w jaki sposób napisać takie pismo, to nie musisz się martwić. Nasz prawnik przygotował odpowiedni wzór, który możesz odpowiednio dostosować, wpisując dane swoje, swojej placówki i firmy, która poprzednio zapewniała Ci oprogramowanie.

Po prostu wpisz swój adres e-mail w okienku poniżej, a my wyślemy Ci plik z wzorem pisma w odpowiednim formacie.

The form was sent successfully.

An error occured.

Masz już kopię zapasową swoich danych medycznych? Ministerstwo Zdrowia ostrzega przed atakami hakerskimi!

Masz już kopię zapasową swoich danych medycznych?

Ministerstwo Zdrowia ostrzega przed atakami hakerskimi, a my radzimy Ci, jak stworzyć kopię zapasową Twoich danych medycznych

Ministerstwo Zdrowia, za pośrednictwem strony internetowej www.gov.pl, opublikowało rekomendacje dotyczące wykonywania kopii zapasowych danych medycznych. Piszą:

W związku z atakami hakerskimi na podmioty lecznicze, rekomendujemy zabezpieczenie kopii zapasowych danych na zewnętrznych nośnikach danych odłączonych od sieci komputerowej.

Hakerzy stosują złośliwe oprogramowanie ransomware, by zaszyfrować i zablokować dostęp do danych, systemów informatycznych i zażądać okupu za ich odszyfrowanie. Systemy zapewniające cyberbezpieczeństwo stanowią linię obrony przed tego typu atakami, ale w przypadku przełamania zabezpieczeń i udanego ataku ostatnią formą ochrony jest posiadanie skutecznej kopii zapasowej, umożliwiającej odtworzenie danych i systemów.

Szczegóły znajdziesz klikając tutaj.
Postanowiliśmy to sprawdzić i skontaktować się z Ministerstwem Zdrowia. Na podstawie otrzymanych odpowiedzi, przedstawiamy kilka istotnych rad, które mogą przydać Ci się podczas tworzenia kopii zapasowych Twoich danych medycznych.

Kilka słów o backupach

Jak sama nazwa wskazuje – backup to nic innego, jak kopia zapasowa ważnych dla nas danych. W tym tekście dowiesz się, w jaki sposób można tworzyć backupy, jakie są rodzaje backupów. Przedstawimy również takie kwestie, jak plusy i minusy różnych rodzajów backupów, a także różnice między backupami fizycznymi oraz chmurowymi.

1. Kopie zapasowe

Bardzo ważną czynnością jest tworzenie kopii zapasowych danych medycznych, niemedycznych i konfiguracji systemów. Warto również zaznaczyć, że jeżeli świadczenia wykonywane są także w dni wolne od pracy, np. w soboty, to w te dni również musimy tworzyć kopie zapasowe danych medycznych, niemedycznych itd.

Ale czym właściwie są dane medyczne, których kopię zapasową musimy zrobić? To bardzo prosta kwestia. Mówimy tutaj konkretnie o takich kwestiach, jak przebieg wizyty, alergie, księgi itd.
Kolejna kwestia, to dane niemedyczne – to znaczy, że prócz samych baz wizyt pacjenta, backupowane muszą być również:

Wszystkie pliki, dołączone do kart pacjenta
Notatki do pacjenta np. Pacjent się spóźnia
Notatki do wizyty itd.

Konfiguracja systemów

Konfiguracja systemów jest również niezwykle istotna w kwestii tworzenia kopii zapasowych danych medycznych.
Mowa tutaj zarówno o całym serwerze, na którym jest hostowany system, połączony z komputerami lekarzy i specjalistów w placówce, a także komputerach np. rejestratorek, konfiguracji poczty e-mail, telefonów. Dodatkowo dochodzą tutaj również informacje typowo techniczne np.: konfiguracja DNS, drukarek internetowych, wifi, autoryzacji do plików itd.

Backupy – jakie możemy wymienić?

Różne typy backupów różnią się między sobą – posiadają różne wady, zalety, sposoby działania.

Możemy je podzielić na dwa rodzaje:
Bezpośrednie przywracanie całego systemu, poprzez tworzenie jego „obrazu”. Chodzi tutaj o tworzenie idealnej kopii 1:1 całego systemu na komputerze/serwerze lub jakiejś części, którą wybierzesz, np. bez dysku D itp.

Zaletą tego typu backupu jest fakt, że taka kopia pozwala na najszybsze i najprostsze przywrócenie całego systemu na stan z danego, wybranego dnia, ponieważ odtwarzamy tutaj wszystko 1:1, jak było wcześniej.

Problemem jest jednak fakt, że do tego potrzebne są zwykle osobne programy, które niestety często nie należą do najtańszych. Co więcej, rozmiar kopii zapasowej, tworzony w ten sposób może być naprawdę duży.

Dlatego warto zwrócić uwagę również na drugi rodzaj backupów. Mowa tutaj o backupach wszystkich informacji i danych zapisywanych osobno, a następnie krok po kroku instalowanych. Wygląda to w ten sposób:

Na początku osobno instalujemy program medyczny. Następnie osobno wgrywamy bazę pacjentów, klientów, tworzymy konta i resztę istotnych kwestii, które będą nam potrzebne.

Zaletą tego rozwiązania jest fakt, że z takimi danymi (tak długo jak plik, który je zawiera się nie uszkodzi), można przywrócić system i zawsze od razu wprowadzić wszystkie potrzebne zmiany.

Taka baza jest o wiele bardziej uniwersalna. Dlaczego? Ponieważ, gdy stracisz tylko wizyty, to możesz wgrać po prostu wizyty, a nie cały system od nowa. Inną zaletą jest fakt, że takie pliki (osobno np. sam folder wizyt, osobno sam folder pacjentów) łatwiej jest przechowywać na wielu dyskach.

Niestety wadą trzymania wszystkiego osobno, jest fakt, że potem trzeba wszystko osobno stawiać i konfigurować ręcznie. Wszystkie programy na wszystkich komputerach, przegrać z kopii, skonfigurować, co zajmie O WIELE więcej czasu niż „obraz systemu”, jak w punkcie pierwszym.

Na czym trzymać kopie zapasowe?

Gdy wybrałeś już, w jaki sposób będziesz tworzyć kopie zapasowe swoich danych, warto zastanowić się również nad tym, gdzie będziesz je przechowywać. Masz do wyboru dwie opcje:

Przechowywanie fizycznie:

W takim wypadku musimy kupić dyski twarde (np. HDD), USB, lub taśmy magnetofonowe, a następnie wszystkie pliki powstałe podczas backupów zgrywamy bezpośrednio na nie. Gdy już się zgrają, musimy odłączyć taki dysk od serwerowni i przenieść go, najlepiej do osobnego lokalu na przechowanie.

Zaletą tego rozwiązania jest fakt, że trzymając je w osobnym budynku, jesteśmy pewni, że są one bezpieczne, w przypadku, gdy sam budynek placówki ulegnie jakiemuś wypadkowi jak pożar, zalanie itd.
Wadą jest to, że jednak marnujemy czas na dojechanie do takiego miejsca. Poza tym, nie da się wszystkiego przewidzieć i takie rozwiązanie również w pełni nie wyklucza problemów z zalaniem, czy pożarem w innym budynku, w którym to przechowujemy, bo w życiu różne sytuacje mogą potoczyć się różnie.

Przechowywanie chmurowe:

To kolejne rozwiązanie, na jakie możemy postawić, wybierając, w jaki sposób chcemy przechowywać kopie zapasowe naszych plików. Wygląda to następująco:

Po utworzeniu kopii zapasowej, przesyłamy skopiowane dane na serwer. Należy jednak pamiętać o tym, że taki serwer musi znajdować się w Unii Europejskiej, zgodnie z RODO. Następnie po zgraniu kopii, taki serwer możemy po prostu wyłączyć.
W takim wypadku jesteśmy chronieni podwójnie, ponieważ usługodawca serwera dodatkowo wykonuje kopie zapasowe tego, co my wrzucimy na serwery. W przypadku np. pożarów serwerów (dla przykładu głośna afera z pożarem serwerowni OVH), możemy być spokojni ze względu właśnie na dodatkowe kopie tworzone przez usługodawcę.
Problemem jest jednak to, że wtedy takie kopie musimy ponownie pobierać (pliki te są naprawdę duże, więc jeśli placówka ma słaby internet, to długo to zajmie), co jest dodatkowym wydłużeniem operacji przywracania systemów.

Warto jednak zaznaczyć to, że wybierając oprogramowanie np. Proassist jesteś o tyle do przodu, że to na usługodawcy (czyli w tym wypadku na nas) spływa odpowiedzialność za tworzenie takich kopii i nie musisz się tym zajmować, ani zatrudniać dodatkowej osoby, która będzie to wszystko kontrolować i spinać w jedno.

Jacek Piaseczyński
CEO Proassist

Dzień dobry, czy ja dobrze rozumiem, że jest to rekomendacja dla placówek, które korzystają z tzw. instalowanych oprogramowań i mają bazę danych we własnej placówce ? W momencie, gdy korzystamy z oprogramowania w chmurze, w którym dostawca sprzedaje nam dostęp do systemu i u dostawcy przechowujemy bazę danych, to nie mamy obowiązku/rekomendacji do tego, aby przechowywać ją jeszcze na oddzielnym dysku (np. taśmie czy USB) ? Czy rekomendacja dotyczy wszystkie placówki — również te korzystające na co dzień z aplikacji w chmurze ?

Nowości w systemie Proassist – Grudzień 2022

Co nowego w Proassist?

W systemie Proassist wdrożyliśmy kilka zmian pracą naszych programistów, naszych projektantów, naszego działu technicznego i oczywiście Was – naszych klientów. Dodaliśmy również nowe funkcje, które ułatwią korzystanie z systemu. Wśród nowości znajdziesz:

Szybszy system

Pisząc o nowościach, musimy wspomnieć o tym, że system Proassist został zoptymalizowany. Ponieważ tylko w ciągu ostatnich 6 miesięcy liczba zalogowanych użytkowników jednocześnie do systemu, wzrosła o połowę, postaraliśmy się o kolejny serwer i optymalizację systemu, by ten zawsze działał sprawnie i szybko, nawet w momencie, w którym jednocześnie korzysta z niego ponad 6000 użytkowników.

Możliwość wglądu do miniaturek w plikach pacjenta

Dzięki miniaturkom w plikach pacjenta, odnalezienie ważnych dokumentów i zdjęć będzie o wiele łatwiejsze. Teraz, szukając np. zdjęcia istotnego dla dokumentacji medycznej, już po samej miniaturze rozpoznasz, którego zdjęcia potrzebujesz.

Wysyłanie plików pacjenta w mailu podsumowującym lub osobnym mailu

Dzięki tej opcji wszystko stanie się wygodniejsze. Koniec z pobieraniem plików i wysyłaniu ich w osobnym mailu, co zajmuje sporo czasu.
Teraz możesz wysłać dokumentację obrazową pacjenta drogą mailową poprzez kliknięcie w zakładkę PLIKI PACJENTA i następnie w panelu bocznym przy odpowiednim pliku, klikając w kopertę. To umożliwi Ci przekazanie pacjentowi zdjęć lub skanów wykonanych przez specjalistę w dowolnym momencie.

Dołączenie e-ZLA do zaleceń w mailu

Tak jak wspomnieliśmy wyżej, wystarczy jedno kliknięcie, by w mailu podsumowującym wysłać plik do pacjenta. Teraz możesz wysłać również e-ZLA w formie elektronicznej bezpośrednio do pacjenta. To oszczędzi Ci sporo czasu, ponieważ dzięki tej opcji, Twój pacjent będzie miał zwolnienie zawsze przy sobie. Koniec z kolejkami pacjentów z prośbą o wystawienie kolejnego zwolnienia, ponieważ poprzednie gdzieś się zgubiło. To mniej pracy dla Ciebie i więcej czasu na to, by pomagać chorym pacjentom.

Mediacje z pacjentem w sprawie lepszej oceny wizyty

„Dla mnie mediacje to szansa na rozmowę z pacjentem i ze specjalistą, dzięki temu będę mogła poznać opinie i stanowiska obu stron. Zawsze jako manager mogę zaproponować jakieś rozwiązanie np. ponowną wizytę na kosz kliniki, ale u innego specjalisty lub jeśli trzeba będzie zwrot pieniędzy za pierwszą wizytę. Całe szczęście nie miałam jeszcze takich mediacji z pacjentami. Natomiast cieszę się, że w systemie jest taka opcja” – mówi Pani Anna, manager krakowskiej kliniki medycyny estetycznej, którą zapytaliśmy co sądzi o funkcji mediacji.

Mediacje zapobiegają udostępnieniu złej opinii, na przykład w Google. Po otrzymaniu negatywnej opinii, po rozmowie z klientem i przeanalizowaniu z nim sytuacji, manager może wysłać do pacjenta mail z mediacjami, w którym będzie mógł wystawić kolejną ocenę i uzasadnić ją.
Dzięki mediacjom, pacjent będzie mógł po raz kolejny przeanalizować przebieg wizyty i być może wyciągnie z niej pozytywne szczegóły – to może skłonić go do wybrania naszej placówki kolejny raz.

Podgląd ocen przez specjalistę

Teraz manager może szybko i sprawnie zobaczyć oceny specjalistów. Dodatkowo, jeżeli manager chce, żeby specjaliści widzieli swoje oceny, może ustawić im do nich dostęp, by byli na bieżąco z opiniami pacjentów. To świetny sposób na to, by ułatwić lekarzom rozwój. Dzięki podglądowi ocen, specjaliści, będą mieli okazję przeanalizować swój sposób obsługi pacjenta i poprawienia tego, co nie jest w tej kwestii ich mocną stroną.

Dodanie vouchera jako formy płatności

To funkcja, która była długo wyczekiwana przez wiele osób. W czasach, w których vouchery prezentowe stają się coraz popularniejszą formą podarunku, ta opcja jest niezwykle przydatna. Zamiast mówić “idź do specjalisty”, możemy delikatnie zasugerować naszą troskę o bliską nam osobę i kupić jej voucher. A wtedy z pewnością skorzysta z wizyty w ramach prezentu. Dlatego, jeżeli sprzedajesz w swojej placówce vouchery na usługi, to teraz, dzięki aktualizacji systemu, możesz dodać opcję vouchera jako formę płatności.

Dodatkowo, opcja vouchera pojawi się również w statystykach jako forma płatności.

Informacja o wystawieniu paragonu lub faktury do wizyty pacjenta w rozliczeniu kasy

Dodaliśmy również podgląd w rozliczeniu, w którym możesz sprawdzić, czy do wizyty wystawiono fakturę lub paragon. To bardzo pomaga w rozliczeniu i “zamknięciu dnia” w naszej placówce.

Magazyn

Już teraz możesz prowadzić elektroniczny magazyn w systemie Proassist. Dla przykładu, jeżeli sprzedajesz pacjentom różnego rodzaju produkty lub zużywasz preparaty podczas wizyty, możesz kontrolować stan magazynowy danych produktów. W systemie Proassist jest to bardzo proste.

Nasz magazyn jest bardzo prosty w obsłudze. Dla przykładu, w trakcie dodawania produktu należy podać nazwę produktu, producenta, stawkę VAT oraz jednostkę zużycia. Możliwe jest również ustalenie marży automatycznie, wybierając opcję MARŻA USTALANA AUTOMATYCZNIE i określając typ i wartość marży — procentowo lub kwotowo. W ten sposób sugerowana cena produktu będzie się zmieniać w zależności od ceny dostawy, zawsze zachowując ustaloną marżę. Dzięki temu zawsze masz pewność, że produkty będą sprzedawane po właściwej cenie i nie musisz się martwić, że któryś z pracowników sprzeda produkt w nieodpowiedniej cenie,

Wśród funkcji znajdziesz również możliwość dodania dostawcy dla magazynu. Dzięki temu dostawca będzie zapisany w systemie. To bardzo wygodne, szczególnie gdy wystawiasz fakturę.

To nie wszystko. Możliwe jest również wprowadzanie zużycia produktów bezpośrednio w magazynie, co jest szczególnie przydatne w sytuacji wydawania produktu klientowi bez realizacji wizyty, np. w ramach promocji lub testu produktu. W ten sposób można śledzić zużycie produktów bez konieczności ich sprzedaży lub wydania magazynowego.

Kolejną opcją, która ułatwi Twoją pracą jest to, że od teraz nie musisz już sam fizycznie kontrolować stanu magazynowego – zrobi to za Ciebie system.

W systemie można kontrolować stan magazynowy produktów na ukończeniu. W tym celu należy wejść do zakładki magazyn i na liście produktów wybrać odpowiedni filtr, określając wartości. Na przykład, aby wyszukać produkty, których stan magazynowy jest mniejszy niż 5, należy wpisać 5 w sekcji „do”. Po kliknięciu szukaj wyświetlą się wszystkie produkty, których stan magazynowy jest mniejszy lub równy 5.

Co dokładnie znajdziesz w zakładce magazyn?

Możliwość dodania produktów,
Możliwość dodania dostawców,
Możliwość ustalenia automatycznej marzy dla produktu,
Możliwość łączenia produktów,
Możliwość łączenia dostawców,
Możliwość sprzedaży produktów,
Wydanie magazynowe,
Możliwość wyfiltrowania brakujących produktów,
Możliwość połączenia produktów z usługa,
Możliwość sprzedaży produktów z widoku rozliczenia wizyty,
Podgląd zużycia produktów (sprzedaż, wydanie, połączone z usługą),
Możliwość wystawiania paragonów na produkty,
Możliwość wystawiania faktur na produkty.

Jeżeli chcesz poznać dokładnie wszystkie funkcje i możliwości magazynu, a także dowiedzieć się, w jaki sposób z niego korzystać, to sprawdź nasz przewodnik – z nim poznasz magazyn od A do Z.

Kliknij, by dowiedzieć się więcej o funkcjonalnościach magazynu

Obsługa pacjentów w gabinecie psychologa – na co zwrócić uwagę?

Co możesz zrobić, aby ułatwić pacjentowi gabinetu/poradni psychologicznej korzystania z Twoich usług? Poniżej przekazujemy najważniejsze wskazówki na ten temat i mamy nadzieję, że dzięki skorzystaniu z systemu Proassist, wykorzystasz funkcje, które ułatwią pacjentowi zarówno proces rejestracji na wizytę, jak i również czynne skorzystanie z usług.

Rejestracja na wizyty u psychologa – jak je uprościć?

Zwróć uwagę na to, aby rejestracja na wizyty w gabinecie psychologa była dostępna przez całą dobę i możliwie uproszczona. Aby o to zadbać, możesz skorzystać z widżetu do rejestracji online systemu medycznego Proassist i udostępnić go na stronie internetowej gabinetu. Funkcja rejestracji wizyt online jest podobnie jak portal znanylekarz.pl zintegrowany z terminarzem wizyt. Zwiększenie poziomu komfortu podczas umawiania się na wizytę sprawia, że z większym prawdopodobieństwem pacjenci dokonają rejestracji na pierwszą wizytę i rozpoczną terapię w gabinecie psychologicznym.

Zwróć uwagę na systematyczną komunikację

Wybranie systemu Proassist pozwala na systematyczne komunikowanie się. Udogodnieniem jest przypominanie o umówionych wizytach i pozostawanie w stałym kontakcie z pacjentem – zarówno wtedy, kiedy pacjent tego potrzebuje, jak również w formie przypomnienia, czy marketingu SMS. Pacjent może nie pamiętać dokładnego terminu umówionej wizyty lub usilnie próbować skomunikować się z psychologiem. Dogodnym rozwiązaniem będzie komunikacja w formie wiadomości SMS – przypomnień i powiadomień.

Zadbaj o dostępność różnych form konsultacji

Zwiększ swoją dostępność poprzez zapewnienie dostępu do konsultacji w gabinecie i zdalnych form – czyli konsultacji telefonicznych, za pośrednictwem czatu lub wideoczatu. Wyżej wymienione kanały komunikacji są szczególnie polecane w momencie kontynuowania terapii pacjenta lub w momencie, gdy gabinet jest położony kilkaset kilometrów od miejsca zamieszkania pacjenta i dojazd na wizyty byłby kłopotliwy.

Chcesz lepiej zarządzać swoją
placówką medyczną?

Chcesz lepiej zarządzać swoją placówką medyczną? Bądź na bieżąco z najnowszym contentem w tej tematyce. Zostaw nam swój adres mailowy, a raz w miesiącu otrzymasz od nas zestawienie materiałów, które mogą Cię zainteresować.

Wysyłanie formularza zakończone sukcesem.

Wystąpił błąd.

Podczas wizyty skup się na przyjmowaniu pacjenta

Zamiast notować, czy wypełniać dokumentację, zwróć uwagę na to, co na etapie przeprowadzania konsultacji powinno być najbardziej istotne – na pacjencie. Dużym ułatwieniem będzie dla Ciebie szereg funkcjonalności, takich jak – głosowe wypełnianie wizyt, wgrywanie zdjęć do systemu, czy korzystanie z szablonów dokumentacji i e-dokumentów.

5 dowodów na to, że powinieneś przejść z papieru na system elektroniczny

Jakie dokumenty są związane z prowadzeniem przez Ciebie gabinetu medycznego? Z pewnością, jeśli nie korzystasz z systemu elektronicznego lub aplikacji mobilnej, będzie to:

papierowy kalendarz, w którym sporządzasz informacje na temat pacjentów i ich zarezerwowane wizyty
dokumenty, na temat wszelkiego rodzaju regulaminach, zgodach, przygotowaniach do wykonywania usług w Twoim gabinecie podologicznym
opisy poszczególnych wizyt i postępów wykonywanych zabiegów w formie papierowej
drukujesz, spisujesz zalecenia dla klientów w formie papierowej

Dodatkowo, z dużym prawdopodobieństwem wykorzystujesz swój telefon i prywatną galerię zdjęć do robienia i przechowywania zdjęć z postępów wykonywanych zabiegów.

Dlaczego powinieneś przejść z papieru na system elektroniczny? Czy musisz korzystać z pamięci swojego telefonu i przechowywać w prywatnej galerii zdjęcia z postępów wykonywanych zabiegów? Alternatywą będzie system medyczny!

Po pierwsze, Twoja wygoda

Wykonywanie papierowej dokumentacji, prowadzenie papierowego kalendarza i pozostałe czynności, związane z Twoją codzienną pracą, w przypadku korzystania z rozwiązań papierowych niosą za sobą kilka zagrożeń.

Charakter pisma – możesz po prostu nie doczytać się treści swoich notatek, notatek swojego pracodawcy, czy kolegi/koleżanki z pracy;
Dostępność – nawet prowadzenie gabinetu samodzielnie nie powinno być wymówką do prowadzenia papierowego kalendarza. Do papierowej wersji materiałów masz ograniczony dostęp, np. poza gabinetem.

Po drugie, Twoje bezpieczeństwo

Przechowywanie ważnych danych w formie papierowej, to prawdziwa jazda bez trzymanki. Dane przechowywane w formie papierowej są po prostu mniej bezpieczne, aniżeli ich elektroniczne odpowiedniki, przechowywane w bezpiecznym systemie medycznym.

Po trzecie, Twój wizerunek

Przechodząc z papieru na system elektroniczny, otrzymujesz nie tylko pewność, co do bezpieczeństwa danych, czy wygodniej wykonujesz codzienne czynności w gabinecie. Otrzymujesz również pakiet dodatkowych funkcji, dzięki którym budujesz swój wizerunek wśród klientów – wizerunek profesjonalisty.

Po czwarte, CZAS

Prowadzenie papierowej dokumentacji, czy grafiku wizyt nie pozwoli Ci na przykład na to, aby jednym kliknięciem umówić klienta na serię kolejnych zabiegów. System sprawdzi za Ciebie dostępne wolne terminy, bazując o podane przez Ciebie interwały czasowe.

Chcesz lepiej zarządzać swoją
placówką medyczną?

Wysyłanie formularza zakończone sukcesem.

Wystąpił błąd.

Po piąte, bycie eko

Ochrona środowiska naturalnego jest obowiązkiem każdego z nas – bez względu na profesję, wykonywany zawód etc. Korzystanie z systemu nie tylko zapewni Ci wizerunek profesjonalisty, ułatwiając przy tym Twoją pracę. Sprawi dodatkowo, że Twój gabinet podologiczny będzie bardziej EKO, ograniczysz liczbę generowanych odpadów, zmniejszysz ilość drukowanych dokumentów, Ty i Twoi klienci będą bardziej eko!

Program dla gabinetu lekarskiego – sprawdź, po czym go poznać

Prowadzisz gabinet lekarski lub zastanawiasz się nad otwarciem własnej działalności? Z pewnością zastanawiasz się nad organizacją swojej nowej przestrzeni, ale czy zwróciłeś uwagę również na wybór odpowiedniego programu dla gabinetu lekarskiego? Sprawdź, jakie funkcje powinno zapewniać Ci oprogramowanie medyczne poniżej!

Grafik pracy, zaplanowanych wizyt, luk w grafiku

Program dla gabinetu lekarskiego powinien zapewniać Ci intuicyjny i szybki dostęp do grafiku pracy, w tym zaplanowanych wizyt oraz aktualnych luk w grafiku. Kalendarz ten powinien być dostępny nie tylko na laptopie/komputerze, ale również za pośrednictwem aplikacji mobilnej w telefonie/tablecie. Jako właściciel gabinetu lekarskiego z pewnością chcesz mieć pełną kontrolę nad tym, jak obecnie wygląda Twój plan pracy na konkretny dzień tygodnia, czy zapisać pacjentów, proponując im terminy, gdzie pojawiają się luki w grafiku.

Kartoteka pacjentów i dokumentacja medyczna

Jeśli chodzi natomiast o dokumentację medyczną pacjentów i ich kartotekę, podczas wyboru systemu dla gabinetu lekarskiego zwróć uwagę na czas, który możesz zaoszczędzić.

Prowadzenie papierowej kartoteki pacjentów ogranicza dostępność do danych pacjentów, a poszukiwanie konkretnego dokumentu wymaga czasu. Przechowywanie kartoteki pacjentów w formie papierowej, wymaga również zagospodarowania dodatkowej przestrzeni. O wiele prościej i bezpieczniej jest skorzystanie z systemu do gabinetu lekarskiego, gwarantującego prowadzenie kartoteki pacjentów, umożliwienie jej prostej aktualizacji, a przede wszystkim zapewnienia błyskawicznego wyszukiwania kartoteki konkretnego pacjenta – po peselu, czy innych danych pacjenta.

Z kolei prowadzenie elektronicznej dokumentacji medycznej w systemie Proassist dla gabinetu lekarskiego jest rozwiązaniem, gwarantującym możliwość korzystania z licznych automatyzacji, szablonów i skrótów, co skraca czas niezbędny do sprawdzenia aktualnego stanu ubezpieczenia zdrowotnego pacjenta, spisania dokumentacji medycznej, wystawienia e-dokumentów, czy przekazania ich kodów i zaleceń do pacjenta.

Aplikacja mobilna systemu do gabinetu lekarskiego

Dostawa systemu do gabinetu lekarskiego powinien zapewnić użytkownikowi systemu dostęp do aplikacji mobilnej na urządzenia mobilne. Jakie funkcje powinny wchodzić w zakres aplikacji?

Nieograniczony dostęp do kalendarza, sprawdzenia luk w grafiku, zapisanych wizyt, zapisywanie nowych konsultacji
Głosowe wypełnianie wizyt
Prowadzenie zdjęciowej dokumentacji medycznej
Podpisywanie dokumentów na telefonie/tablecie
Wgrywanie dokument, wyników badań bezpośrednio do systemu

Marketing medyczny gabinetu lekarskiego

Prowadzenie i rozwój gabinetu lekarskiego będzie dla Ciebie znacznie prostszy, jeśli dostawca oprogramowania medycznego zapewni Ci możliwość korzystania z takich funkcji, jak:

wiadomości SMS – dzięki którym w prosty sposób przypomnisz o zbliżającym się terminie wizyty, czy powiadomisz pacjenta o nowych usługach, nowych specjalistach w placówce
wiadomości e-mail – automatycznie wyślesz dokumenty do zapoznania się jeszcze przed wizytą, prześlesz zalecenia bezpośrednio do pacjenta, czy kody e-dokumentów
strona internetowa i zoptymalizowana Wizytówka Google Moja Firma – oprócz systemu do gabinetu lekarskiego zapewnimy Ci stworzenie strony internetowej i zoptymalizujemy Wizytówkę Google Moja Firma Twojej działalności
płatności online – zmniejszysz liczbę umówionych wizyt, które nie odbyły się z powodu nieobecności pacjentów
rejestracja pacjentów na wizyty online – pacjenci bezpośrednio na Twojej stronie mogą zarezerwować termin wizyty
marketing rekomendacji i automatyczne badanie poziomu satysfakcji pacjentów – dowiedz się, jak pobyt w gabinecie oceniają Twoi pacjenci i zaprezentuj rekomendacje od pacjentów na stronie internetowej

Chcesz lepiej zarządzać swoją
placówką medyczną?

Wysyłanie formularza zakończone sukcesem.

Wystąpił błąd.

Statystyki i rozliczenia

Rozbudowany moduł statystyk i rozliczeń pozwoli Ci lepiej zarządzać swoim gabinetem lekarskim. W prosty sposób ocenisz średni koszyk pacjenta, poziom LTV, czy % odbieranych telefonów do gabinetu. System połączysz z drukarką fiskalną, a wszystkie wystawiane dokumenty pobierzesz jednym kliknięciem i przekażesz plik do księgowej.

Pomoc techniczna

Dostawca systemu do programu lekarskiego pozwoli Ci skorzystać z pomocy technicznej aż przez 12 godzin dziennie, bezpośrednio w systemie do gabinetu lekarskiego. Pomoc techniczna zapewni również wdrożenie do oprogramowania i przeszkolenie z systemu medycznego.

Przenoszenie bazy pacjentów z systemu medycznego do Proassist

Jeśli stoisz obecnie przed wyborem systemu medycznego, to bardzo możliwe, że zastanawiasz się również nad procesem przenoszenia bazy pacjentów z konkurencyjnego systemu medycznego, do oprogramowania, które wybierzesz. Warto wiedzieć, że wybierając system medyczny Proassist dla specjalistów, masz szansę na zaoszczędzenie czasu i lepszą organizację swojej pracy już na etapie przenoszenia bazy pacjentów. Sprawdź szczegóły poniżej, aby dowiedzieć się dlaczego!

Jak wygląda proces przenoszenia bazy pacjentów z innego systemu medycznego do systemu Proassist

Warto wiedzieć, że klienci zlecający nam przenoszenie bazy pacjentów nie muszą angażować swojego cennego czasu. Nasi specjaliści zajmą się przeniesieniem bazy pacjentów z innego systemu medycznego systemu Proassist. W tym czasie specjalista, właściciel placówki medycznej, manager, rejestratorka i pozostały personel medyczny, może spokojnie zająć się wykonywaniem swoich obowiązków, zamiast angażowaniu się w proces przenoszenia bazy pacjentów do nowego systemu medycznego. W Proassist już od pierwszych dni naszej współpracy chcemy ułatwić Ci wykonywanie obowiązków, dlatego nie angażujemy Ciebie i Twoich pracowników w ten proces.

Co więcej, nasi specjaliści zajmą się przeniesieniem bazy pacjentów i zakończą ten proces z sukcesem bez względu na to, z jakiego systemu medycznego obecnie korzystasz. Jedyną różnicą pomiędzy przenoszeniem bazy pacjentów z poszczególnych systemów medycznych jest czas. Jeśli chcesz dowiedzieć się, ile potrwa przenoszenie danych z konkretnego systemu, skontaktuj się z nami!

Do tej pory korzystałeś z kilku kont jednym lub w wielu systemach? Chcesz lepiej organizować swoją pracę i przenieść bazy pacjentów z wielu kont do jednego konta w systemie Proassist? Żaden problem! Zrobimy to dla Ciebie!

Przenoszenie danych z innych systemów medycznych do systemu Proassist

Poniżej możesz znaleźć najczęściej pojawiające się pytania na temat przenoszenia danych z innych systemów medycznych do systemu Proassist. Mamy nadzieję, że ten zbiór odpowiedzi pozwoli Ci podjąć dobrą decyzję i rozjaśnić wątpliwości.

Czy możliwe jest przeniesienie zdjęć z bazy danych konkurencyjnego systemu?

Tak, przenosimy wszystkie pliki z wszystkich oprogramowań, które mają powiązanie w pliku csv z tymi plikami.

Czy można przenieść bazę danych z dwóch różnych kont w innym systemie na jedną bazę danych Proassist?

Tak, możliwe jest przeniesienie bazy danych z dwóch różnych kont w innym systemie medycznym do jednej bazy danych w systemie Proassist.

Czy można przenieść baze pacjentów z Google Callendar?

Tak, dokonywanie przenoszenia bazy pacjentów z Google Callendar do systemu medycznego Proassist wykonujemy bez większych przeszkód.

Satysfakcja pacjentów i ich lojalność – co mają wspólnego?

Budowanie lojalności pacjentów oraz dbanie o ich satysfakcję jest kluczem do sukcesu gabinetu medycznego, czy placówki medycznej. Dlaczego zadowolenie z jakości wizyty wpływa na lojalność pacjentów? Ponieważ w znakomitej większości usatysfakcjonowani z jakości obsługi pacjenci są skłonni wrócić do placówki, umówić się ponownie na wizytę do danego specjalisty, a nawet polecić go znajomym. Lojalność pacjentów jest ważna również ze względu na fakt, że sam koszt pozyskania nowego pacjenta, pozostaje statystycznie nawet pięciokrotnie wyższy, aniżeli budowanie jego lojalności.

Jakie są powody niezadowolenia pacjentów z wizyty?

Wielu pacjentów po pierwszej wizycie u danego specjalisty rezygnują z kontynuowania leczenia w danej placówce. Dlaczego nie decydują się na umówienie kolejnego terminu? Powodów może być naprawdę wiele, ale najczęściej są to kwestie, nad którymi personel medyczny powinien pracować. Mowa o:

Braku możliwości zapisu na wizytę w wybranych przez pacjentów godzinach – rozwiązaniem tej sytuacji będzie zapewnienie całodobowej rejestracji online na stronie internetowej.
Nieuprzejmości personelu medycznego – rozwiązaniem może być między innymi stworzenie skryptu dla rejestracji medycznej, czy przeprowadzenie szkoleń, które zapewnią lepsze przygotowanie do obsługi pacjenta.
Braku możliwości dodzwonienia się do placówki – rozwiązaniem może okazać się outsourcing telefonicznej rejestracji. Pacjenci, którzy nie dodzwonią się do Twojego gabinetu/ do Twojej placówki z dużym prawdopodobieństwem zrezygnują z usług w danym podmiocie i spróbują umówić się do innego specjalisty.
Zbyt odległe terminy konsultacji – rozwiązaniem może być staranne niwelowanie luk w grafiku, czy prowadzenie list rezerwowych. Dużym problemem jest bowiem brak kontroli nad % wizyt, które nie odbyły się mimo ich wcześniejszego zapisu i tworzenia przez sytuacje tego typu niepożądanych luk w grafiku. Poprzez wykorzystanie dostępności specjalisty możemy doprowadzić do skrócenia czasu oczekiwania na wolne terminy konsultacji.

Z jakich względów budowanie lojalności pacjentów jest ważne?

Co zrobić, aby pacjenci byli usatysfakcjonowani z wizyty, a tym samym lojalni? Odpowiedz sobie na pytanie, jakie są potrzeby Twoich pacjentów? Pacjenci oczekują profesjonalizmu od specjalistów i personelu pomocniczego. Ważnym czynnikiem, przyczyniającym się do wzrostu ich poziomu satysfakcji jest możliwość dokonania wygodnego zapisu, stałego kontaktu ze strony placówki/gabinetu medycznego oraz dostępność bliskich terminów wizyty.

Budowanie zaufania i relacji z pacjentem jest kluczowe dla rozwoju placówki medycznej. Niezadowoleni pacjenci nie tylko odejdą do konkurencji. Niezadowoleni pacjenci nie polecą Twoich usług innym, a nawet mogą odradzać znajomym korzystanie z usług Twoich specjalistów. Kiedy inwestujesz w pozyskanie pacjenta, przychodzi on na wizytę, a następnie ze względu na swoje niezadowolenie, nie zapisuje się na kolejną konsultację, proces rozpoczyna się od nowa. Ponownie bowiem w celu napływu pacjentów do placówki medycznej, musisz inwestować w działania marketingowe i przekonywać do siebie potencjalnych pacjentów. Proces pozyskania pacjenta jest długotrwały i ze względu na konieczność wdrażania konkretnych działań marketingowych kosztowny. Koszt pozyskania pacjenta jest nawet 5-krotnie wyższy, aniżeli zadbanie o lojalność pacjenta. W dodatku wartością dodaną, której możemy spodziewać się w przypadku satysfakcji pacjenta, jest pozostawienie przez niego pozytywnej opinii. Marketing rekomendacji wciąż odgrywa ogromną rolę w procesie decyzyjnym potencjalnych pacjentów.

Jak zwiększyć lojalność swoich pacjentów?

Przygotowaliśmy dla Was check-listę działań, które pozwolą Ci na zwiększenie satysfakcji pacjentów oraz ich lojalności.

Możliwość umówienia wizyty przez Internet;
Dostępność płatności online za umówione wizyty;
Przypomnienia SMS o zbliżającym się terminie konsultacji;
Łatwość dodzwonienia się do placówki medycznej;
Możliwość pozostawania w stałym kontakcie z lekarzem po wizycie – np. z wykorzystaniem chatu;
Uzyskanie e-dokumentów i zaleceń na wskazany adres mailowy;
Wysoki poziom obsługi rejestracji medycznej;
Podpisywanie dokumentów z wykorzystaniem urządzenia mobilnego;
Powiadomienia SMS – np. o tym, że zbliża się rocznica przeprowadzenia ostatnich badań kontrolnych i z tej okazji pacjent otrzymuje specjalną zniżkę na ich wykonanie.
Badanie poziomu satysfakcji pacjenta i niwelowanie błędów, wskazanych przez samych pacjentów.

Najczęściej pojawiające się pytania na temat systemu medycznego

Podczas rozmów z klientami spotykamy się różnymi pytaniami. Część z nich pojawia się systematycznie, dlatego z dużym prawdopodobieństwem mogą również dotyczyć Twojej placówki/ Twojego gabinetu. Seria pytań i odpowiedzi na temat oprogramowania medycznego Proassist, to również wskazówka dla Ciebie pod kątem tego, o co zapytać na prezentacji systemów konkurencyjnych.

FAQ na temat systemu Proassist i outsourcingu telefonicznej rejestracji pacjentów

Pytanie #1:

Jaki % odbieranych połączeń mogą Państwo osiągnąć? (Pytanie dotyczy %, w jakim nasze rejestratorki są w stanie odbierać połączenia do placówki)?

Odpowiedź #1:

Nasze doświadczone rejestratorki medyczne od pierwszego dnia współpracy pracują na najwyższych obrotach. Nie mamy wpływu na to, jaki był % odbieranych połączeń do tej pory, dlatego obliczanie średniego wyniku na samym początku naszej współpracy, może zaniżać nasze wyniki. Nasza usługa outsourcingu telefonicznej rejestracji zapewnia skuteczność odbierania połączeń od pacjentów nawet na poziomie 99%. Pacjenci placówki czekają na linii na podniesienie słuchawki średni 9 sekund.

Pytanie #2:

Czy zdjęcia robione przez specjalistę muszą być wykonane poza aplikacją mobilną i przechowywane w pamięci telefonu?

Odpowiedź #2:

Zdjęcia mogą zostać wykonane bezpośrednio w panelu aplikacji mobilnej Proassist. Nie musisz ich przechowywać w pamięci swojego telefonu. Dokumentacja w tej formie jest automatycznie umieszczana w konkretnej kartotece pacjenta (możesz na przykład raportować efekty poszczególnych zabiegów, czy zrobić zdjęcie wyników badań). FAQ proassist

Pytanie #3:

Czy każdy z użytkowników systemu ma przydzielonego opiekuna?

Odpowiedź #3:

Chcemy działać niezawodnie i być dostępni zawsze, kiedy nasi użytkownicy tego potrzebują. Z tego powodu i w celu zniwelowania czynnika ludzkiego (choroba, urlopy, niedyspozycja w danej chwili), nasi użytkownicy nie muszą kontaktować się personalnie, z jedną z osób z naszego zespołu. U nas jest to lepiej rozwiązane prze dział pomocy technicznej, czynny od poniedziałku do piątku, od godziny 8 do 20.

Pytanie #4:

W jaki sposób zapisujecie pacjentów na wizytę skoro nie możecie określić czasu wizyty?

Odpowiedź #4:

Klienci często obawiają, że na etapie rejestracji pacjentów rejestratorki nie są w stanie ich zastąpić. Specjaliści bowiem już podczas rozmowy telefonicznej na podstawie wstępnego wywiadu, jest w stanie określić czas trwania wizyty. Na tym etapie warto zadać sobie następujące pytania:

Czy na pierwszą wizytę umawiamy pacjenta na zabieg, czy na konsultację?
Jakie pytania są zadawane podczas rozmowy? Te pytania można przekazać naszej rejestracji, co pozwoli na kompleksowe przeprowadzenie rozmowy wstępnej.
Proszę pamiętać, że jeśli nie odbieramy za pierwszym razem, to istnieje duże prawdopodobieństwo, że pacjent będzie szukał kolejnego gabinetu, który przyjmie go na już i na już odbierze.proszę pamiętać, że jak nie odbierze pani za pierwszym razem to istnieje duże prawdopodobieństwo, ze pacjent bedzie szukał kolejnego gabinetu, który przyjmie go na już i na już odbierze

Pytanie #5:

Z jakich zabezpieczeń serwerowych korzystanie w formie zabezpieczeniem przed wyciekiem danych z systemu?

Odpowiedź #5:

Przede wszystkim warto zwrócić uwagę na proces szyfrowania danych. Profesjonalne szyfrowanie danych i kontrola dostępu, minimalizuje ryzyku wycieku danych specjalistów i pacjentów. Bezpieczeństwo danych, które są wprowadzone do systemu jest zapewniane na wiele sposobów, o których szerzej napisaliśmy tutaj.

Pytanie #6:

Czy system często się zacina/zawiesza?

Odpowiedź #6:

Jesteśmy systemem medycznym – u nas lekarz musi w 10 minut przeprowadzić wizytę, zbadać pacjenta, wystawić mu receptę i skierowanie oraz wypełnić dokumentację medyczną. Dla nas priorytetem jest szybkość działania systemu i jego ciągła optymalizacja pod tym względem.

Pytanie #7:

Jakie są wymagania sprzętowe dla systemu Proassist?

Odpowiedź #7:

Windows lub iOS, przeglądarka internetowa Google Chrome, Mozilla etc. Jeśli przeglądarka działa na urządzeniach typu komputery i laptopy sprawnie, to będą one wystarczające.

Pytanie #8:

Czy możliwe jest przeniesienie bazy danych z dwóch kont konkurencyjnego systemu do jednego konta systemu Proassist?

Odpowiedź #8:

Tak, łączyliśmy już bazy danych z więcej niż jednego konta w konkurencyjnym systemie i tworzyliśmy z danych jedną bazę danych w systemie Proassist.

Pytanie #9:

Czy jest możliwość wysyłania sms-ów do pacjentów z listy rezerwowej, gdy termin się zwolni?

Odpowiedź #9:

Taka opcja jest dostępna dla pacjentów listy rezerwowej. Specjalista lub rejestracja medyczna może takie wiadomości SMS wysyłać do poszczególnych pacjentów ręcznie. Nie ma natomiast takiej opcji, które byłyby wysyłane automatycznie. Automatyzacja obowiązuje wyłącznie w przypadku przypomnień o zarezerwowanych wizyt i zbliżających się terminach.

Jak wybrać dobre oprogramowanie medyczne?

Stoisz przed trudnym wyborem oprogramowania medycznego dla swojego gabinetu lub placówki medycznej? Zastanawiasz się, które funkcje mogą być kluczowe w procesie lepszej organizacji pracy specjalisty, rejestratorki, managera i innych użytkowników systemu? Naszym zdaniem podczas poszukiwania systemu dla specjalisty, warto zwrócić uwagę na:

Dostęp do aplikacji mobilnej. Dzięki takiej aplikacji mobilnej możesz w dowolnym dla siebie momencie sprawdzić grafik wizyt, głosowo wypełnić dokumentację medyczną, czy zdigitalizować dokumentację pacjenta. Ciekawym rozwiązaniem jest także możliwość podpisu dokumentów na telefonie/tablecie z wykorzystaniem wspomnianej aplikacji mobilnej. Ważne! Podczas prezentacji systemu zapytaj o dostępność tych funkcji. Niektóre z dostępnych na rynku systemów medycznych nie są w nie wyposażone.
Zewnętrzna telefoniczna rejestracja pacjentów, to rozwiązanie, zapewniające Ci odbieranie połączeń do Twojego podmiotu medycznego w określonych godzinach, bez zatrudniania rejestratorki medycznej, czy samodzielnego odbierania połączeń.
Szablony wydruków zapewniające oszczędność czasu podczas wypełniania niezbędnej dokumentacji w trakcie wizyty. Dzięki nim szybciej przygotujesz e-receptę, e-skierowanie, czy e-ZLA dla pacjenta, a także szybciej wypełnisz dokumentację medyczną.
Ikonografiki ułatwiające pracę są cennym wsparcie dla rejestratorek. Dzięki nim szybciej przekazywane są takie informacje, jak dostępność parkingu pod placówką, prowadzenie listy rezerwowej dla danego specjalisty, możliwe formy płatności, udogodnienia dla osób niepełnosprawnych itp.
Rozbudowany moduł statystyk i rozliczeń zapewni Ci możliwość zbierania danych ważnych pod kątem podejmowania decyzji w gabinecie, placówce, analizowania poziomu obsługi pacjenta, czy popularności danych specjalistów.

Na co zwrócić uwagę podczas wyboru systemu dla gabinetu / placówki medycznego?

Zwróć uwagę na ważne dla siebie funkcjonalności. Każdy specjalista najlepiej zna swoje środowisko pracy, sposób funkcjonowania i przyzwyczajenia. Ważne, aby wybrany system spełniał Twoje oczekiwania, był dostosowany do sposobu wykonywania przez Ciebie pracy, ale jednocześnie ułatwiał zarządzanie podmiotem medycznym i pozwalał na wykorzystanie potencjału Twojego gabinetu, Twojej placówki medycznej.

Wybierając system zwróć uwagę na:

Funkcje, ułatwiające pracę telefonicznej rejestracji pacjentów – ikonografiki, skrypt rozmów, intuicyjny system, proste zapisywanie wizyt, etc.
Funkcje, ułatwiające pracę specjalistów – szablony wydruków, skan podpisu, aplikacja mobilna, automatyzacja procesów, etc.

Czym kierować się podczas wyboru oprogramowania medycznego?

Wybierając system:

Zwróć uwagę na dostęp do funkcjonalności, takich jak głosowe wypełnianie dokumentacji medycznej, podpisywanie dokumentów na telefonie i tablecie, czy bezpośrednie zdigitalizowanie papierowych dokumentów i ich wgrywanie do systemu.
Zwróć uwagę na ilość dostępnych wdrożeń i przeszkoleń dla użytkowników systemu. Sprawdź dostępność i łatwośćnawiązywania kontaktu z pomocą techniczną.

W jaki sposób uzyskać dostęp do bazy danych EDM z innego systemu medycznego?

Czym jest Elektroniczna Dokumentacja Medyczna?

Różnica między chmurowym a instalowanym dostępem do bazy danych

Dostęp w chmurze

Dostęp instalowany

EDM – co musisz wiedzieć?

Jak uzyskać dostęp?

Masz już kopię zapasową swoich danych medycznych?

Ministerstwo Zdrowia ostrzega przed atakami hakerskimi, a my radzimy Ci, jak stworzyć kopię zapasową Twoich danych medycznych

Kilka słów o backupach

1. Kopie zapasowe

Konfiguracja systemów

Backupy – jakie możemy wymienić?

Na czym trzymać kopie zapasowe?

Przechowywanie fizycznie:

Przechowywanie chmurowe:

Jacek PiaseczyńskiCEO Proassist

Paweł MasiarzZastępca Dyrektora Departament Innowacji

Co nowego w Proassist?

Szybszy system

Możliwość wglądu do miniaturek w plikach pacjenta

Wysyłanie plików pacjenta w mailu podsumowującym lub osobnym mailu

Dołączenie e-ZLA do zaleceń w mailu

Mediacje z pacjentem w sprawie lepszej oceny wizyty

Podgląd ocen przez specjalistę

Dodanie vouchera jako formy płatności

Informacja o wystawieniu paragonu lub faktury do wizyty pacjenta w rozliczeniu kasy

Magazyn

Co dokładnie znajdziesz w zakładce magazyn?

Kliknij, by dowiedzieć się więcej o funkcjonalnościach magazynu

Obsługa pacjentów w gabinecie psychologa – na co zwrócić uwagę?

Rejestracja na wizyty u psychologa – jak je uprościć?

Zwróć uwagę na systematyczną komunikację

Zadbaj o dostępność różnych form konsultacji

Podczas wizyty skup się na przyjmowaniu pacjenta

5 dowodów na to, że powinieneś przejść z papieru na system elektroniczny

Po pierwsze, Twoja wygoda

Po drugie, Twoje bezpieczeństwo

Po trzecie, Twój wizerunek

Po czwarte, CZAS

Po piąte, bycie eko

Program dla gabinetu lekarskiego – sprawdź, po czym go poznać

Grafik pracy, zaplanowanych wizyt, luk w grafiku

Kartoteka pacjentów i dokumentacja medyczna

Aplikacja mobilna systemu do gabinetu lekarskiego

Marketing medyczny gabinetu lekarskiego

Statystyki i rozliczenia

Pomoc techniczna

Przenoszenie bazy pacjentów z systemu medycznego do Proassist

Jak wygląda proces przenoszenia bazy pacjentów z innego systemu medycznego do systemu Proassist

Przenoszenie danych z innych systemów medycznych do systemu Proassist

Satysfakcja pacjentów i ich lojalność – co mają wspólnego?

Jakie są powody niezadowolenia pacjentów z wizyty?

Z jakich względów budowanie lojalności pacjentów jest ważne?

Jak zwiększyć lojalność swoich pacjentów?

Najczęściej pojawiające się pytania na temat systemu medycznego

FAQ na temat systemu Proassist i outsourcingu telefonicznej rejestracji pacjentów

Jak wybrać dobre oprogramowanie medyczne?

Na co zwrócić uwagę podczas wyboru systemu dla gabinetu / placówki medycznego?

Czym kierować się podczas wyboru oprogramowania medycznego?

Czy wiedziałeś, że...

Jesteś managerem lub właścicielem placówki?

Zostaw swój numer, a zadzwonimy do Ciebie i przedstawimy dostępne funkcję systemu Proassist, które usprawnią pracę w Twojej placówce.

Jacek Piaseczyński
CEO Proassist

Paweł Masiarz
Zastępca Dyrektora Departament Innowacji