Marka osobista lekarza i specjalisty. Jak budować wizerunek eksperta?

Jak odpowiedzialnie budować markę osobistą lekarza lub specjalisty?

Jacek: Dzień dobry, witam wszystkich. Witam w kolejnym odcinku naszej serii spotkań z ekspertami z branży medycznej, o tyle medycznej, że pomagają czy to specjalistom, czy placówkom medycznych. Dzisiaj jest z nami Paweł Jędrzejewski z ImageMed. Cześć Paweł!

Paweł: Cześć Jacku! Dobry wieczór Państwu. 

Jacek: Ja tylko tak słowem wstępu przypominam, to jest cykl spotkań Gość Proassist. Ja nazywam się Jacek Piaseczyński, zajmuję się oprogramowaniem medycznym Proassist. My się zajmujemy dostarczaniem oprogramowania dla placówek medycznych oraz taką usługą rejestracji pacjentów. To są dwie usługi, które możemy dla Państwa świadczyć.

Natomiast Paweł Jędrzejewski zajmuje się dwiema rzeczami. Jedno to są nieruchomości i grunty inwestycyjne, a druga, ta część, która nas dzisiaj interesuje, to jest pozyskiwanie pacjentów, marketing, marka osobista, lekarzy i specjalistów. Dzisiaj przyszliśmy na ten temat porozmawiać. Także Paweł, oddaję Ci głos, żebyś mógł powiedzieć, kim jesteś, czym się zajmujesz w tym zakresie. 

Paweł: Bardzo dziękuję Jacku za zaproszenie. Bardzo dziękuję wszystkim tym, którzy dołączyli do naszego webinaru. 

Edukować zawsze się warto, bo edukacja ma swoją niewymierną wartość. I zawsze to jest dla mnie taka fajna okazja, żeby się tą wiedzą podzielić i skonfrontować to, bo nadzieję, że będzie sesja pytań i odpowiedzi z tym, co Państwo myślą, jakie mają doświadczenia i co Państwo planują. 

Kim jestem, czym się zajmuję? Od 8 lat wspólnie z moją żoną prowadzimy i działamy na obszarze marketingu medycznego, prowadzimy agencję ImageMed. W toku naszych doświadczeń, współpracy z klientami wyodrębniły się takie dwa główne obszary, to jest właśnie pozyskiwanie pacjentów – można powiedzieć, że pacjentów wysokobudżetowych, to akurat autorem tego określenia jest ktoś inny, ale chodzi o pacjentów, którzy muszą wydać z własnej kieszeni, opłacić z własnych pieniędzy zabiegi za kilkanaście tysięcy złotych, oraz marka osobista lekarza – dlatego, że przy pozyskiwaniu pacjentów wysokobudżetowych, ta marka osobista lekarza często odgrywa kluczową rolę w budowaniu zaufania, ale o to pewnie Jacek mnie dzisiaj zapyta. 

A nieruchomości to jest właśnie rzecz, w którą popchnęli nas tak pozytywnie, właśnie nasi klienci lekarze, bo nasi klienci, mając nadwyżki finansowe, mając więcej pieniędzy, mniej pracy, mniej czasu spędzając w pracy, mając więcej wysokobudżetowych pacjentów chcieli gdzieś te pieniądze inwestować i dzięki temu pojawiły się nieruchomości. A dokładnie teraz z moim wspólnikiem Tomaszem Mosiołkiem tworzymy taką markę: MOiJE nieruchomości, które zarabiają – Mosiołek i Jędrzejewskiej. Strona nazywa się Mo i Je, ale to może tyle o mnie. Chyba, że są pytania, to mogę coś doprecyzować. 

Jacek: Dokładnie. Jeżeli będą pojawiać się pytania, ja będę w jakiś sposób takim nazwijmy to moderatorem, będę je tam czytał, przedstawiał Pawłowi, więc jak coś to dajcie znać. 

Paweł, marka osobista i tu istotna rzecz, wizerunek eksperta. Jestem w stanie sobie wyobrazić, że ta marka osobista to teraz jest bardzo dużo, nazwijmy to influencerów, którzy tam w różnej wersji, a to właśnie nieruchomości, a to właśnie reklama, a to jakcyś architekci, a to też jacyś influencerzy, ale też po drugiej stronie galaktyki i ludzie, którzy tam mają historię spiskowe, że planetę jest płaska i tak dalej, tego się mnoży, szczególnie w Internecie. Natomiast tu mówimy o trochę specyficznej wersji, bo mówimy o roli takiego wizerunku eksperta, w dziedzinie medycyny. Tu rozumiem, że trzeba to robić odpowiedzialnie. I teraz pytanie jest – odpowiedzialnie, czyli jak? 

Paweł: Dobry wstęp o tym wpływie, czyli o influencer ach, też warto kilka słów powiedzieć, ale myślę, że nie teraz. Pytałeś się o to, jak robić to odpowiedzialnie i postaram się bardzo konkretnie na to pytanie odpowiedzieć. 

Są dwa takie główne podejścia. Jedno mówi o tym, że każdy z nas ma jakąś swoją markę, tworzy jakiś swój brand. To, co kiedyś nazywało się przez naszych rodziców, naszych dziadków reputacją. Każda osoba miała jakąś reputację, była przez sąsiadów znajomych jakoś postrzegana. Więc można uznać, że każdy z nas ma jakąś markę.

 A drugi taki kierunek to jest to, że jednak marka osobista, marka osobista lekarza, to jest coś, co zostało zbudowane. Czyli, że samodzielnie albo przy pomocy specjalistów robi się taką markę w sposób profesjonalny. Składa się ona z kilku elementów i kilka kroków trzeba wykonać, określić ją. I ona dotyczy zazwyczaj, czyli mówimy o takiej profesjonalnej marce osobistej, pewnej strefy naszego życia. Tutaj wiadomo chodzi o strefę zawodową. 

No bo… Jeżeli myślimy o takim influencerze, no to on właściwie jest takim ekshibicjonistą, który pokazuje wszystko, czym się zajmuje. I to chyba różni najbardziej – w moim oczywiście rozumieniu – influencerów od lekarzy czy innych specjalistów pracujących w zawodzie medycznym, że ich marki dotyczą jednak strefy życia zawodowego, a życie prywatne jest tylko jakimś tam rąbkiem, niewielką częścią. 

I robienie tego odpowiedzialnie, no to jest właśnie robienie tego zgodnie z tymi wcześniej przygotowanymi założeniami, czyli z tak zwaną strategią marki, która jest i zawiera plan działania. I teraz odpowiedzialnie to jest tak, aby sobie pomagać, aby przekazywać informacje prawdziwe, aby pomagać pacjentom, bo misją naszej firmy ImageMed jest to, żeby pacjenci mogli jak najłatwiej odnaleźć za pomocą internetu i mediów społecznościowych jak najlepszych specjalistów, którzy ich potrzebują i żeby to zrobili jak najszybciej. 

Nie wiem, jaka jest misja Proassist, ale pewnie zapytam Cię o to za chwilę. Więc odpowiedzialnie to jest tak, żeby to nam nie zrobiło szkody i żeby przyniosło to korzyść pacjentom. Nie wiem, czy taka odpowiedź jest w satysfakcjonująca dla Ciebie, ale wierzę, że za chwilkę dopytasz.

Jacek: Jest, ale wiesz co, tak się zastanawiam, bo teraz tak – bo mówiłeś o tym ekshibicjonizmie, natomiast to nie jest tak, że decydując się na tworzenie swojej marki osobistej w Internecie, w pewien sposób będziemy musieli się na to zgodzić jako ci eksperci z medycyny?

Wiesz, wyobrażam sobie sytuację taką, że jeżeli, no bo rozumiem, że mam prowadzić ten profil na Facebooku, Instagramie, TikToku, gdziekolwiek, gdzie są ci moi pacjenci, w zależności czym tam się zajmuję, rozumiem? No i teraz mam prowadzić ten profil. No i rozumiem, wiesz, jadę na konferencji naukową, no muszę porobić tam fotki, czy tam nagrać filmik, że tam jestem, że się tego uczę. Muszę przekazać tym swoim oglądającym to, że biorę w tym czynny udział, poszerzam swoją wiedzę. 

Paweł: Dobrze, no to ja się podzielę z Tobą takimi naszymi założeniami, jak my to realizujemy, żeby nie gadać tylko o teorii, tylko o praktyce. No to żeby to obrazowo przedstawić, tak, dla mnie marka osobista lekarza, to jest właśnie praca specjalisty lekarza w gabinecie, rozmowy i główna komunikacja w tym zakresie. 

Według mnie, jak jedzie na konferencję, czy na jakiś zjazd, sympozjum, to nadal jest w pracy, tylko uczy się wówczas, tak? Wymienia doświadczeniem, tak jak my teraz troszkę to robimy, a ekshibicjonizm jest wtedy, kiedy na przykład pokazujesz swoje dzieci. No bo pies, kot, to wiadomo, też jest członek rodziny, ale nie może zaprotestować, ale kiedy pokazujesz swoje dzieci, kiedy pokazujesz swoją rodzinę, kiedy pokazujesz, nie wiem, z okazji dnia matki swoją matkę, to uważam, że to już nie jest konieczne do budowania marki osobistej lekarza czy innego specjalisty, bo to wkracza w obszar życia rodzinnego i tutaj jest dla mnie taka główna granica, że marka specjalisty dotyczy życia zawodowego, a influencer to jest jakby całość życia, łącznie z pokazywaniem śniadania. Ale uważam, że jak lekarz pokazuje swoje śniadanie w tym celu, aby zachęcić do zdrowego odżywiania, albo szuka wsparcia, żeby wytrzymać w diecie, no to jednak to można połączyć z życiem zawodowym, bo dotyczy to zdrowia, ale tutaj znowu zapytam się Ciebie, czy to, co wyjaśniłem, jest zrozumiałe? Może też zapytamy Państwa, którzy nas oglądają, czy to jest, czy mają inną definicję właśnie między influencerem, ekshibicjonizmem, a marką osobistą lekarza, specjalisty?

Jacek: Ja się z Tobą zgadzam, ale tak mi się zdaje, że ostatecznie i tak dochodzimy do wniosku takiego, że jeżeli ktoś nie robił nic w ramach tego, żeby budować tą markę osobistą w Internecie, a teraz się na to decyduje, to jakkolwiek tą granicę tego ekshibicjonizmu ustalimy, dla jednych to będzie tak, dla drugich tak, no to jednak musi się pogodzić z tym takim, nie wiem, byciem influ, nie?

Paweł: Tak, no wiesz co, no tutaj powinniśmy, znaczy możemy, zrobimy to. Cofnijmy się do czasów sprzed mediów społecznościowych, tak? 

Jacek: Były takie czasy kiedyś? 

Paweł: Tak, Ty wiesz, że ja się urodziłem przed Googl’m?  Przed mediami społecznościowymi, media w rozumieniu prasa, radio, telewizja, tworzyły kierunki, czy też wywierały wpływ na grupy społeczne, na nas wszystkich, tak? 

Jakiś, nie wiem, jeżeli Telewizja Polska puszczała Dynastię, no to wszystko, co było związane z Dynastią, tworzyło jakąś grupę, która ten serial oglądała i tak dalej. Mam nadzieję, że to dla Państwa jest zrozumiałe. 

I teraz za mediami i zatem, co kreowały media szły masy. Dlatego się mówiło o mass mediach. Kiedy pojawiły się media społecznościowe w takiej już pełnej, dojrzałej formie, to się okazało, że te tradycyjne media, czy w ogóle media, chodzą za grupami społecznymi, bo grupy społeczne same wytwarzają jakieś grupy zainteresowań, same dla siebie są opiniotwórcze, same dla siebie tworzą reguły i zasady, mniej lub bardziej akceptowalne dla innych i dlatego nazywają się mediami społecznościowymi. 

I to jest ta podstawowa różnica, że jak się jest w pełni, w pewnej grupie społecznej, np. pacjentów skupionych wokół jakiegoś zabiegu, jest grupa np. na Facebooku, czy pacjentów, czy grupa fanów jakiegoś serialu medycznego, no to oni wywierają wpływ, bo oni np. mogą wpłynąć na producentów serialu, żeby coś zmienili. Są grupą nacisku, to tam się szuka poparcia do tego, czy coś działa czy nie działa. Nie wiem, czy to co powiedziałem jest właśnie w porządku, ale też spojrzałem na komentarz, który mnie trochę wybił z jakbym mojego toku rozumowania. 

No więc media społecznościowe są bliżej ludzi, tylko jeszcze takim, że ludzie je tworzą. Nie przechodzi się przez granicę studia, nie przechodzi się przez granicę jakiegoś druku, nie przechodzi się przez granicę studia również radiowego. Tylko ma się telefon i samemu się tworzy, no więc można pokazać tyle ile się chce, nie więcej. 

Czy media społecznościowe są koniecznością w budowaniu marki osobistej lekarza?

Jacek: No można, ale jeżeli ja przyjdę do Ciebie jako lekarz, powiem Ci Panie Pawle, Pani Moniko, no ja to bym sobie tak chciał budować markę osobistą, ale no ja to bym mógł pisać tam artykuły na temat tej choroby. Nie chciałbym robić zdjęć, nagrywać filmików, robić live’ów. To Ty mi powiesz: Panie, to się nie uda? 

Paweł: Jeżeli chcielibyśmy stworzyć markę osobistą, lekarza, autora artykułów, no to mielibyśmy główną podstawę. Tylko pytanie, kto by te artykuły czytał, skoro nawet programy telewizyjne mają swoje fanpage’y, swoje strony na Facebooku czy na Instagramie, tak? No więc tutaj jeżeli żyjemy w świecie, w którym zmiana jest bardzo szybka i reguły rządzące światem się bardzo szybko zmieniają i można albo te reguły akceptować, albo być z tyłu, być outsiderem, tak? 

No więc teraz aktualnie komunikacja odbywa się poprzez media społecznościowe, bo budowanie marki to jest przecież sposób komunikowania się jako marki do odbiorców. Jeżeli mówimy o komunikacji, to pomyślmy o narzędziach. Jeżeli są narzędzia, takie jak media społecznościowe, które teraz aktualnie są wykorzystywane, no to jak nie chcemy korzystać z narzędzi, które aktualnie są akceptowane, no to pytanie, jak mamy tą markę, budować, dla kogo, skoro komunikacja odbywa się w mediach społecznościowych i nawet tradycyjne media są w mediach społecznościowych. 

Canal Plus, jak gra Barcelona z Lewandowskim strzela gole, to w trakcie meczu Canal Plus wrzuca na swoją stronę na Facebooku właśnie krótkie zrzuty filmu, informacje o tym, że padła bramka, jaki jest wynik i tak dalej. 

Oczywiście innych lig też wrzuca informacje, też wrzuca newsy w trakcie trwania meczu, no więc nie da się funkcjonować i komunikować ze światem zewnętrznym bez mediów społecznościowych. 

Jacek: No tak, tak, tak, tak, ale wiesz, też sobie wyobrażam taką sytuację, to pewnie Ty będziesz w stanie to więcej opowiedzieć, że przychodzi do Ciebie klient i mówi, wiesz co, ja to patrzę na tych, no bo jest już trochę tych marek osobistych wśród lekarzy, tak, mniej lub bardziej znanych, niektórzy są tam znani tak szerzej nawet ludzie spoza tego, no i bardzo duża część środowiska lekarskiego na przykład czy tam fizjoterapeutycznego ma do nich w pewien sposób można powiedzieć pretensję, że to jakby trochę skracanie, wypłaszczanie tych problemów, o których oni mówią. No to nie wiem, godzi trochę w ten wizerunek lekarza i teraz wyobrażam sobie, że jest jakaś część lekarzy, którzy mówią, że no oni chcieliby tak jak tam ci mieć takie zasięgi, ale jednak chcieliby to mówić w sposób, nie wiem, bardziej zaawansowany, te problemy zdrowotne omawiać, da się to tak zrobić? 

Paweł: Wiesz co, no to dochodzisz do bardzo ważnych, nie wiem czy świadomie, pewnie się dobrze przygotowałeś do rozmowy i do pewnych ważnych kwestii, które są związane właśnie z marką osobistą, no bo tak jak powiedziałaś, jest jakiś lekarz czy jakaś lekarka, która ma swoją wizję, swój punkt widzenia, prawda, o to tobie chodziło, że ma swój punkt widzenia. 

I w 30 sekund omawia do pacjentów problemy medyczne, które ja jako lekarz uważam, że tak to skróciła, że mogła wprowadzić w błąd, nie? No tak, ale to, czas trwania, zależnie, w odpowiedniej formie jest kwestią drugorzędną, po prostu może być tym w tych 30 sekundach informacja taka, że na YouTube jest pełen materiał na ten temat, tak?

Może w ciągu 30 sekund zaprosić na live, w którym szeroko mówi ten temat. Jeżeli skrócenie informacji miałoby zaszkodzić pacjentom, no to ja bym odradził tworzenie takich informacji, rolek i tak dalej. 

Mamy punkt widzenia lekarzy, czy innego specjalisty, zajmując się naszym zdrowiem. Następnie media społecznościowe są pewnego rodzaju filtrem i przekaźnikiem. I teraz wrzucasz taką informację na przykład o naszych webinarach czy o szczepieniach na przykład, bo jesteś lekarzem. Teraz po drugiej stronie jest odbiorca. No i pytanie, co ten odbiorca zrozumie i w jaki sposób. Więc sztuką jest i takim celem czasami, żeby osiągnąć te wysokie liczby wyświetleń i zasięgów, żeby tak tą informację przekazać przez feed, żeby to odbiorca ją zrozumiał. 

\My możemy być na jakimś tam  wyższym stopniu zaawansowania, w wyższym stopniu wtajemniczenia, mieć wyższą wiedzę, ale jeżeli nie przefiltrujemy tego tak, żeby zrozumieli to odbiorcy, to nie odniesiemy tego sukcesu, który może być… 

Jacek: No wiesz, lekarz jest tego nauczony, on tam ma 15 minut wizyty i musi w ten czas przekazać informację pacjentowi na temat jego zdrowia. Oczywiście wtedy mówi o konkretnym przypadku, a nie o jakby całym spektrum, nie? 

Ile czasu zajmuje praca nad wizerunkiem lekarza w mediach?

Ale tak, wiesz co, bardziej mi chodzi o to, bo tak… Kurcze, jak ciebie słucham, to widzę, że to budowanie tej marki osobistej w Internecie, to jest, kurde, ciężka harówa, nie? To nie jest tak, że ja sobie przyjdę i powiem “o, od dzisiaj sobie działam” i mogę jakoś nieregularnie od czasu do czasu coś tam sobie wrzucić. Rozumiem, że trzeba ustalić regularność, tak, działania? Trzeba ustalić jakąś strategię działania i się tego trzymać, tak? 

Paweł: Tak. Właśnie jak wspomniałeś o tym, że o tych różnicach w spojrzeniu na media społecznościowe wśród lekarzy o tym, że część osób nie akceptuje formy, którą inni prezentują, to mógłbym porównać tą sytuację, która jest właśnie w grupie osób zajmujących się zdrowiem lekarzy, lekarek, do takich lat, powiedzmy, 10-2018, gdzie polscy przedsiębiorcy, prezesi spółek, osoby zajmujące się biznesem, też musiały przejść z kontaktów z mediami tradycyjnymi do komunikowania przecież czasami o wielomilionowych projektach inwestycyjnych, rozwoju swoich firm, o organizacji często również spółek Skarbu Państwa, w mediach społecznościowych, więc tego się można nauczyć. Nawet powiedziałbym, że trzeba się nauczyć, bo teraz ta komunikacja odbywa się właśnie w mediach społecznościowych. 

I czy to jest ciężka praca? Z pracą, no to wykonuje się ją stale. Projekt Marka Osobista, nie da się powiedzieć, że okej, zbudowaliśmy Markę Osobistą, mamy określoną ilość zasięgów i koniec, zamykamy ten projekt. Tak to nie działa. Jeżeli zamkniemy projekt, no to tą przestrzeń internetową, którą my zajmujemy swoją Marką Osobistą, zajmie inna Marka Osobista, no bo media żyją. Gazety, dzienniki żyły codziennie, tygodniki co tydzień, miesięczniki co miesiąc, a media społecznościowe żyją co minutę. Co minutę pojawia się nowa informacja, nowa treść, więc jak wypadniemy z tego rynku, no to zastąpią inne treści, więc to się nie kończy, ta praca musi cały czas trwać. Sztuką jest, w przypadku lekarzy, państwa, no bo może państwo nam podzielą się w komentarzu informacją, ile mają czasu wolnego na marketing w swoich grafikach?

Jacek: Nie no, to lekarze to nie mają nawet minuty, nie? 

Paweł: No właśnie, więc sztuką jest znaleźć taki sposób, żeby być tam odpowiednio często i tą markę budować, a jednocześnie zmieścić, to w tych wszystkich obowiązkach, które są związane z pracą lekarza. A wiadomo, że tych obowiązków jest bardzo dużo, więc sztuką i tą wartością, którą my jako Image Med wnosimy, to, że wiemy ile i znamy sposoby czy metody, aby to funkcjonowało. 

Jacek: Konkretne pytanie, przychodzę do ciebie, jako lekarz, jestem pediatrą, czy wykonuję jakiś super kliniczny zabieg, jestem tam specjalistą w tym zakresie i mówię tobie, Paweł, ja bym chciał stworzyć taką markę osobistą, to ile ja mam czasu na to poświęcić? Nie wiem, na ile ty mnie czasu potrzebujesz miesięcznie ze mną pracować, czy nie wiem, nagrywać, czy coś, żeby to się działo, żeby to szło w dobrą rzecz, nie? 

Paweł: Ja tylko od razu mi przychodzi i na myśli ten dowcip o prawnikach, powiedz coś po prawniczemu: to zależy. Idealnie do tej sytuacji pasuje, to wszystko zależy od celu, nie da się rozmawiać z naszym klientom o marce osobistej, o realizacji marki osobistej bez określenia celu. Tą markę zawsze się robi po coś, no i to zależy się od tego po coś, przekłada się na to ile czasu. 

Mogę ci powiedzieć, że takie minimum, poniżej którego nie schodzimy, no to są dwie publikacje w tygodniu. No wiadomo, że taka przeciętna rolka ma około minuty, więc jedni nagrywają taką rolkę, pięć minut, dziesięć minut, wiadomo, jakieś duble, coś tam, trzeba się rozgrzać, aparat mowy, inni piętnaście, dwadzieścia, ale myślę, że łącząc to z komunikacją z nami, żeby coś wysłać, ustalić, no to minimum pół godziny tygodniowo jest potrzebne.

Naszym sprawnym klientom tyle wystarczy, żeby funkcjonować i markę osobistą rozwijać i jesteśmy na podstawie tego określić tempo rozwoju marki, czyli jej wartości, zasięgów itd. Czym więcej czasu, tym więcej jesteśmy w stanie zrobić, żeby się tej markę rozwijać. 

Jacek: Ale wy to chyba tak potraficie robić, że ja to sobie nagram dzisiaj przez tam godzinę i zrobię te rolki na miesiąc, nie?

Paweł: Tak jest. No to mówimy o takim planie minimum. Te 8-10 filmów jest nam potrzebnych. My również dajemy te tematy, prowadzimy rozpoznanie w internecie co interesuje pacjentów. Żeby dotrzeć do odbiorców, trzeba mówić na temat, który ich interesuje albo w sposób, który oni rozumieją, jest dla nich interesujący. Dostarczamy te tematy i trzeba zacząć. Na początek najważniejsze, żeby zrobić pierwsze kroki, zacząć nagrywać. Pierwszy miesiąc jest po to, żeby przekonać się do tego, że chcemy to robić, cz ja jako lekarz, lekarka czy specjalista fizjoterapeuta chcę to robić i nagrywać. 

Nie ma gorszej sytuacji, gdzie robienie czegoś na siłę albo wbrew sobie. Mamy takie historie. Historia w historii naszej firmy, że żona namówiła męża albo mąż żonę, no i to po prostu szło jak po grudzie i się wysypywało, czyli kończyło się niepowodzeniem i frustracją. Trzeba po prostu to rozumieć i chcieć. 

Jacek: Rozumiem, że, bo to też jest, wiesz, tak sobie myślę, no dla ciebie to już pewnie jest proste i tak dalej, ale ja sobie wyobrażam to, że to też jest trochę takie zmienienie w głowie, takiego jakby przeświadczenia, że teraz szukam okazji do kontentu, nie? 

No, bo nie wiem, tam przyjmuje pacjentów i nagle jest jakiś, wiesz, w firmie technologicznej to się mówi use case, a w medycynie nie wiem, no jakiś ciekawy przypadek, tak, o którym warto wspomnieć. Oczywiście bez podawania danych tego pacjenta, ale warto się tym podzielić w tych mediach społecznościowych, albo nie wiem, właśnie, jestem na jakiejś konferencji. Warto pochwalić się tym, że się kształcę w tym zakresie. To rozumiem, jest taka trochę zmiana mentalności czy myślenia tej osoby, tego lekarza specjalisty, która robi tą markę. Jest to na to, że teraz szukam okazji do tworzenia tego kontentu do Internetu, nie? 

Paweł: Wiesz, tutaj dotknąłeś bardzo ważnej rzeczy, która pomoże, mam nadzieję, naszym widzom i słuchaczom, może ktoś po prostu słucha, jedzie samochodem i słucha, w tym, że partner, który ma wspomagać rozwój marki osobistej, realizować marketing medyczny, czy nawet prowadzić media społecznościowe, musi posiadać dość szczegółową i aktualną wiedzę na temat tego, co lekarzowi wolno i nie wolno, co zawodom medycznym wolno i nie wolno wykonywać w zakresie promocji marketingu, tak zwanej reklamy. 

Właśnie na podstawie tej wiedzy, jak tutaj mówiłeś, są różne sytuacje, różne zachowanie. Jeżeli spotykamy się w gronie specjalistów, jest to zamknięte grono specjalistów, no to te informacje, które możemy podać o pacjencie, o jego przypadku, są znacznie szersze. Jest większa swoboda, bo jednak trafiają do specjalistów. Jeżeli ktoś miałby bardzo rzadki przypadek i chciał o nim powiedzieć mediach społecznościowych, no to musielibyśmy to bardzo mocno zakamuflować, aby nie dało się tej osoby rozpoznać. Nawet po opisie samej choroby, przypadku, jeżeli można tak sformułować to określenie. Więc no i znowu, pytanie. Akurat w tym wypadku, myślę, że na kongresie medycznym wśród kolego zrobilibyśmy duże zaciekawienie tym przypadkiem, ale patrząc z punktu widzenia odbiorców, jeżeli to jest rzadka sytuacja, to zainteresuje małą grupę osób. Więc lepiej mówić o tematach, które dotyczą szerokiej grupy, jeżeli mamy grupę pacjentów i 30% na to może cierpieć, na jakieś schorzenie.

Jacek: Może wiesz, ja to źle powiedziałem. Powiedzmy, że przyjmujesz 20 pacjentów i dziesięciu z nich się pyta, czy przy tym leku mogę zażywać probiotyki, tam strzelam. Nie byłem lekarzem, nie wiem, z czym tam przychodzą pacjenci. O to się wszyscy pytają, to gdzieś musisz sobie zakomunikować w głowie od razu, jakoś sobie to wylistować, zapisać notatkę, że jak będę robił rolkę, to jest to ciekawe pytanie, bo wszyscy o to pytają. Czy można probiotyki zażywać przy takim schorzeniu? 

Paweł: Jasne. No to właśnie doszliśmy do takiego momentu, kiedy my te tematy wyszukujemy i badamy i oczywiście w trakcie rozmów, bo każdy klient ma możliwość z nami raz w tygodniu się spotkać i omówić to, co robimy, pomysły itd. Zalecamy zawsze wyłapywanie tego, co pacjenci mówią, pytamy się o to, co słychać w gabinecie, czy powtarzału się jakieś pytania. To jest dobry kierunek do tworzenia tematów do filmów, czyli właściwie na każde pytanie, które się powtarza w gabinecie, powinnoa być nagrana odpowiedź i umieszczana w mediach społecznościowych, żeby pacjentów edukować. 

Jeżeli pacjent się pyta, nie wiem, medycyna, estetyczna jest naszym klientem, suplementy, a okres trzymania botoksu na przykład na czole, może lekarz powiedzieć, że zażywanie magnezu skraca efekty botoksu. No i wszyscy ci, którzy słuchają tego, to mogą o to dopytać w gabinecie, ale często jest to długa lista rzeczy, które ma wpływ na efekt zabiegu, czy efekt terapii, o których nie sposób mówić w gabinecie wszystkich naraz, a też na pewno nikt tego nie zapamięta, bo nikt nie ma takiej pamięci. Więc każde pytanie, które się pojawia w gabinecie, i się powtarza. Powinno znaleźć się w formie odpowiedzi nagranej jako rolka, relacja w mediach społecznościowych. 

Najczęściej popełniane błędy w budowaniu wizerunku

Jacek: Ok. Dobra, a teraz pogadajmy jeszcze o takich nazwijmy to błędach w podejściu do budowania własnej marki. Ja sobie już wylistowałem z naszej rozmowy wiele, to znaczy tak. Pierwszy błąd to jest taki, że ja to sobie nazwałem: nic na siłę. To znaczy, jeżeli ktoś ewidentnie, nie wiem, namawiany jest przez żonę czy kogoś do tego, że masz się nagrywać i nie chce tego robić, to nic z tego nie będzie. Musi się przemóc i to działać. 

A drugie to jest neregularne podejście, tak? Też sobie tak zapisałem, że musi być jakaś reguła tego wystawiania i działania. Jeżeli ja tobie wrzucę dzisiaj filmik i za miesiąc wam dam drugi, to też z tego nic nie będzie. Musi być rozumiem regularność tego działania. Czy są jeszcze jakieś takie inne błędy, które możemy popełniać i są dość popularne? 

Paweł: Tak, oczywiście. No to to mówisz o takich błędach w strategii i w planie działania, czyli złe nastawienie, albo zła motywacja, nieodpowiednia motywacja i regularność. Kolejna rzecz, o której też mówiliśmy, to niewłaściwy sposób komunikowania. Nie można do pacjentów mówić, jak do kolegów na tym spotkaniu. Jeździmy na jakiś zjazd, nie wiem, urologów, no to możemy do nich mówić po języku urologów, ale do pacjentów trzeba mówić w inny sposób. Więc tak, język komunikacji. Zbyt specjalistyczny jest na pewno nieefektywny, więc można powiedzieć, że jest błędnym założeniem. 

Kolejna sprawa, no to brak celu. Czyli nie wiemy po co jesteśmy w mediach społecznościowych. Mogą być różne cele i marka osobista może w tym pomóc, więc jeżeli nie realizujemy celu, to jest na pewno błąd.

Jacek: Ale wiesz, ja sobie wyobrażam, znam trochę tą branżę i jestem w stanie sobie wyobrazić sytuację, w której jest lekarz, który ma pełny grafik, już w zasadzie nie jest w stanie nic więcej przyjmować, więc budowanie własnej marki w celu zwiększenia popytu wtedy nie istnieje. Po prostu jest to budowanie własnej marki dla własnej, nie wiem, popularności, trochę podbicia ego, ale może wstydzi się po prostu tego wam powiedzieć. 

Paweł: Jest taka możliwość. Zdarzały się takie sytuace, że podczas pierwszej rozmowy, nie są ujawnione prawdziwe cele. Ale to znowu, to w ciągu tego pierwszego miesiąca to i tak wyjdzie szydło z worka i się okaże, że to jednak o coś innego chodziło. Taką najczęściej sytuacją jest właśnie to, że to motywacja jest na przykład taka, żeby być postrzeganym lepiej przez swoich kolegów i koleżanki. 

Jacek: Wiesz, dla mnie każdy cel jest ok, tylko rozumiem, że, żeby się go dało zrealizować, to trzeba go znać, nie? W sensie, wy jako współpracownicy, wykonawcy, kontrahenci, rozumiem, musicie go wtedy znać, nie? 

Paweł: No, z nami, jak z lekarzem, trzeba być szczerym i uczciwym, bo oszukiwanie nie pozwoli nam zrealizować tych celów. Znaczy, doprecyzuję, wyobraźmy sobie taką sytuację, która się zdarza, przychodzi do nas lekarz czy lekarka, mówi o tym, że chce zaistnieć w mediach społecznościowych, że chce komunikować się z pacjentami, a po miesiącu jednak wychodzi – nie mówię, że to jest świadome, może to być nieświadome założenie – że jednak wolałaby, czy wolałby, żeby rósł autorytet wśród kolegów i koleżanek. 

I wtedy trzeba dobrać inne media, inną formę. Kolejnym takim niebezpieczeństwem jest to, na przykład że nasz klient, przyszły klient wyobraża sobie, że ktoś będąc nie lekarzem, będzie ghost writerem w treściach medycznych, czyli znowu to, że ktoś napisze za niego jakiś post, o jakiejś chorobie, o jakimś czymś, i on się pod tym podpisze. 

Tylko, że w mediach społecznościowych jest tak, przynajmniej kiedyś też tak robiliśmy, ale po którejś jakiejś rozmowie z prawnikiem się z tego wycofaliśmy. Bo jeżeli to jest profil lekarza i na tym profilu jest zamieszczony tekst o czymś, i nie jest napisany przez lekarza, no to znaczy, że kto bierze za niego odpowiedzialność? No przecież jest to jakby, już w mediach. Można porównać Facebooka do książki, że ja tam zamieszczam treść i tam to jest moja książka, no to ja jestem autorem. I nie ujawniam innego autora. No więc to też jest jedno z kolejnych niebezpieczeństw, cały czas rośnie świadomość prawna, coraz więcej jakby rzeczy jest doprecyzowane, wiadomo z opóźnieniem właśnie. 

Na przykład spójrzmy na to, jak późno będzie zaktualizowany Kodeks Etyki Lekarskiej w kwestii właśnie działań marketingowych. Tutaj widzę to pytanie na końcu, i powiem pani Martyno, że przygotowujemy taki webinar, więc opowiemy na tym webinarze, co ma wpływ na budowanie marki osobistej, ale takim głównym założeniem jest to, że markę osobistą można budować, lekarza, lekarki w sposób legalny, otwarty i zgodny z prawem, każdym prawem Unii Europejskiej, naszej konstytucji, ustaw i kodeksów lekarskich, nie naruszając ich. I żadne zmiany tego nie zabronią, bo cały czas można pacjentów przecież informować i edukować, więc będzie po prostu raczej aktualizacja w tej kwestii, ale to jest, mówię, temat zbyt szeroki, żeby go teraz omawiać. 

Jacek: Ok, a wracając jeszcze do tych celi, o których rozmawialiśmy przy budowaniu własnej marki, to rozumiem, że ten najbardziej taki powszechny, popularny, zrozumiały, to jest budowanie takiej własnej popularności po to, żeby to potem zainicjować z tego wizyty, to znaczy doprowadzić do tego, że pacjenci będą do naszego gabinetu, czy tam, gdzie przyjmujemy będą przychodzić i się chcieli do nas zapisywać. To jest pewnie najbardziej powszechny cel. I to jest takie, że tak powiem, da się w ogóle zrobić? Chyba się da, bo chyba ta najbardziej popularna lekarka, ta ginekolożka, to ona ma markę osobistą, ale tam ma sklep internetowy itd. I chyba nawet w ogóle nie przyjmuje pacjentów. Rozumiem, że da się zrobić markę osobistą, która niekoniecznie tych pacjentów na wizyty nam przyniesie, nie?

Paweł: Tak, no to powiem w kontekście jakby, ukłonię się w ramach podziękowania odnośnie tego, co robicie, czyli wy jako Proassist czy inne firmy świadczące usługi w zakresie rejestracji pacjentów online. To jest tak. Lekarz nie może funkcjonować bez pacjentów, znaczy większość lekarzy potrzebuje tych pacjentów, żeby wykonywać swoją pracę. No i jest tak, że można mieć wrażenie, że taki kontakt przez media społecznościowe, kontakt przez Internet jest formą odhumanizowania, jakby również nie mam takiego słowa jeszcze, ale jeszcze chodzi o to, że jakby odsunięcia tej otoczki współpracy lekarza z pacjentem, tej intymności, tajemnicy lekarskiej, jakby odsunięcie tej zasłony i to się staje mniej intymne, mniej człowiecze i mniej intymne. Tak się często wydaje wielu lekarzom, z którymi rozmawiam, ale to jest tak naprawdę danie pacjentom dodatkowych możliwości kontaktu przez Internet, przez media społecznościowe, danie im dodatkowej wiedzy w Internecie. 

To jest właściwie ukłon w kierunku ich stylu, ich wygody, ich potrzeb, bo wiele osób ma awersje do tego, że musi tracić czas na telefony, że musi tracić czas na wystawanie w kolejkach, na szukanie informacji i odpowiedzi, więc dużą zaletą jest to, że lekarz i specjaliści nadążają za potrzebami pacjentów, za ich stylem bycia, są w Internecie, są dostępni poprzez rejestrację online 24 godziny, siedem dni w tygodniu i w weekendy i wieczorem zapytałbym Cię i z chęcią, może masz takie dane pod ręką, jaki procent pacjentów rejestruje się wieczorami, w weekendy i w święta, i w nocy, i w dni wolne od pracy? 

Jacek: Wiesz co, Dominik, który z nami jest z nami, oni w marketingu zrobili ten raport, nawet mamy taki raport do ściągnięcia, i tam wyszło naprawdę bardzo dużo. Pewnie gdzieś tam Dominik zaraz to napisze na czacie, to ci powiem, ale pamiętam, że nas bardzo zaskoczyła ta liczba, że to było bardzo dużo. Duża część rejestracji online jest dokonywana poza godzinami pracy gabinetów. 

Paweł: Tak, no i ci pacjenci czują się bardziej zadbani, bardziej ludzko potraktowani, jeżeli właśnie mogą jak najszybciej umówić tą wizytę, jak najszybciej sobie w dowolnym czasie dla siebie to zrobić, bo dzięki temu nie są, nie jest im zabierany wolny czas, z którego mają tak mało, nie muszą już zakłócać swojego rytmu dnia, i jest większość pozytywnych efektów obecności lekarza w Internecie, a bardzo mało negatywnych. No i zmierzam do tego, że można być w Internecie obecnie na różne sposoby. I teraz Mama Ginekolog ma swoją markę. No i teraz pytanie, jakie są skojarzenia z tą marką. 

Bo poza marką specjalisty Ginekologa, Mama Ginekolog ma również taką markę, nie chcę powiedzieć, osoby, która przyczyniła się do kilku afer w Internecie. Osoba, która właśnie jest też sprawną bizneswoman, bo realizuje różne projekty komercyjne, o których wspomniałeś, ma ogromną rozpoznawalność, która pozwala jej funkcjonować. Nie wiem, czy jest autorytetem dla swoich koleżanek i kolegów. Jest na pewno autorytetem dla wielu kobiet w Polsce, które skorzystają z jej porad, więc marka może mieć różne twarze i różnie być postrzegana przez różne grupy. Wiarygodna, niewiarygodna, pozytywna, niepozytywna. Ale to nie jest sprzeczność z rozpoznawalnością. Bo można mieć bardzo dużą rozpoznawalność wśród jednej grupy, np. pacjentek, ale nie być uznawaną za wiarygodną markę osobistą wśród swoich kolegów i koleżanek. Więc to jest bardziej złożone temat, tak? 

Jacek: To mi bardziej chodziło o to, że, wiesz, rozumiem, że jeden temat to jest zrobienie własnej marki osobistej, a drugi temat, pewnie połączony, ale mimo wszystko to jest drugi temat, to znaczy z tej marki osobistej zrobić sobie, znaczy brzydko mówiąc, stworzyć sobie wizyty, to znaczy doprowadzić do zwiększonej ilości wizyt, tak? 

Paweł: Tak, ale to znowu wszystko, jak prawnicy mówią, zależy. Jacek, zależy od tego, jaką specjalizację ma lekarz, bo nawet w ramach jednej specjalizacji są lekarze, którzy wykonują zabiegi i są tacy, którzy wykonują konsultacje, są tacy, którzy wykonują jedno i drugie. Więc na pewno większa, wiarygodna marka osobista, a wiarygodność przecież tworzą opinię, tak? Powoduje, że pacjent, wiemy, to są na to różne badania – chętniej zarejestruje się do lekarza, który ma 150 pozytywnych opinii, niż do lekarza, który ma 5 opinii, z czego dwie, powiedzmy, neutralne. Więc na pewno dobrze zbudowana marka osobista pomaga pacjentom podjąć pozytywną decyzję, więc więcej tych pacjentów lekarz będzie miał. Ale może mieć świetne wyniki w marketingu medycznym, ale nie być dobrym specjalistą i z czasem to będzie ze sobą, jakby tu powiedzieć, żyć w sprzeczności, bo nie da się mówić, że jest się świetnym specjalistą, skoro pacjenci, którzy korzystali z usług, nie podzielają tego zdania. To musi być spójne, czyli nie tylko mówimy, że coś zrobimy, ale faktycznie robimy to i pokazujemy rezultaty. 

Tutaj wracamy do tego, co pacjenci bardzo lubią, czyli efektów przed i po. Nie wszędzie da się je pokazać, jestem tego świadom, ale to w ten sposób funkcjonuje, że są lekarze, którzy się nigdzie nie promują, mają mnóstwo pacjentów, ale są też lekarze, którzy po prostu muszą takie działania podjąć, bo jest bardzo duża konkurencja. Albo nie chcą tak długo czekać jak ich koledzy, którzy przez wiele lat budowali swoją reputację i zapełniali grafiki. To jest też kwestia źródeł tych pacjentów. Jeżeli ktoś pracuje w szpitalach, w wielu miejscach, to łatwiej mu pozyskać pacjentów, niż jeżeli ktoś decyduje się na odważny krok stworzenia swojego gabinetu, swojej kliniki, to sam doskonale o tym wiesz, prawda? 

Ale podsumowując, marka osobista i rozpoznawalność. Ktoś może być lekarzem, którzy świetnie tańczy występuje w telewizji, i to na pewno pomaga w zdobywaniu pacjentów. Jeżeli więcej osób o nas wie, to w tej większej ilości grup osób, która o nas wie, jest z kolei większa liczba osób, które skorzystają z naszej usługi, tylko dlatego, że nas znają. 

Jacek: No tak, o ile to nie jest sprzeczne, no a w przypadku lekarza nigdy nie jest sprzeczna jego działalność z tym, co robi.

Paweł: No to na pewno. 

Jacek: Tak, bo mówiliśmy o tej rejestracji online, to tak już powiem dla tych, co tam niekoniecznie widzą chat. Tu Pan Lech mówi, że nawet 45% pacjentów umawia się po godzinie 17.00 i w weekendy. U nas chyba tak nie wyszło, natomiast jest tam link, podesłał Dominik od nas link do tego, natomiast my to liczyliśmy poza godzinami pracy po 21.00. No bo my rejestrujemy telefonicznie do 21.00, mamy taką usługę rejestracji pacjentów, więc tam sprawdzaliśmy ile osób w nocy się rejestruje, ale jest to duża część, więc kto nie ma rejestracji online to musi mieć, a kto nie ma możliwości to zapraszamy do Proassist. 

Tu było też pytanie chyba, a stricte pytanie Paweł do was, wy w ogóle nie korzystacie z copywriterów, lekarze sami piszą teksty. Takie pytanie jest, tak? 

Paweł: Tak, jeżeli chodzi o teksty medyczne, to, znaczy można te teksty medyczne podzielić na dwie kategorie. Mamy tylko jednego klienta, który zamieszcza na swojej stronie teksty, ale to są bardziej teksty informacyjne, nie opisujący jakiś problem medyczny, więc nie mogę powiedzieć, że w stu procentach nie. Na pewno nie korzystamy z copywriterów do zamieszczenia treści w mediach społecznościowych. 

Mówimy tylko o treściach na stronę internetową, które tak i tak później są weryfikowane przez lekarza, więc ktoś powiedzmy robi research, ktoś to przygotowuje, ale to już jest powiedzmy usługa na wymarciu w mojej ocenie, dlatego że tych rzeczy z powodów, które mówiłem wcześniej. Jeżeli chodzi o media społecznościowe, to nie korzystamy z copywriterów.Mamy tylko takie, opieramy nasz marketing na wideo, gdzie na przykład na wideo jest jedno czy dwa zdania, które wskazują, co w danym materiale jest, a to nie jest copywriter, tylko osoba, która publikuje treści, opisuje, co po prostu w tym filmie jest. 

A kiedyś były to całe opisy, jakieś przyczyny, chorób i tak dalej, sposoby leczenia i inne rzeczy. Więc odpowiadając krótko, jeżeli chodzi o media społecznościowe, to nie korzystamy z copywriterów, jeżeli chodzi o stronę, to mamy taki jeden przypadek, gdzie jeszcze sobie klient zażyczył i to jest realizowane. Ale bardziej informacyjnie o pewnych rzeczy, niż o samym leczeniu chorobach i przyczynach. 

Jacek: Okej, ja mam wszystko spisane, to znaczy miałem więcej punktów, ale w jakimś stopniu, tam przegadaliśmy, tak wiesz, mimochodem. 

Paweł: Może pytania będą? 

Jacek: Może będą pytania, to jest ewentualnie czas na to, żeby zadawać pytania. Ja mam jeszcze coś takiego, zapisałem sobie o etykę zawodową, ale to też poruszyliśmy. Ja to sobie tak zapisałem, że ty tu na samym początku trochę powiedziałeś o tym ekshibicjonizmie i rozumiem, że wy budujecie tak tą markę osobistą, żeby ona jakby nie naruszała tej etyki zawodowej, tak? 

Paweł: Nie jakby, tylko na 100%. No, budowane przez nas marki osobiste lekarzy są w pełni autentyczne, są wiarygodne, w zgodzie z aktualnymi przepisami i mam nadzieję również, ale to pytanie do naszych klientów w zgodzie z ich jakby poczuciem wartości samych siebie czy jakby z taką samą świadomością, ale to jest pytanie dla naszych klientów. Wszystko, co było pomiędzy, czyli to tak zwane jakby, no to coś, co się z tym rozstaliśmy. Więc tu mamy dość bardzo jasno, klarowną sytuację. Tak to przygotowaliśmy, że te treści są autentyczne, wiarygodne i w pełni autoryzowane przez lekarzy, bo jak inaczej lekarz może nagrać film, rolkę i jej nie autoryzować. 

Jacek: No ale co, macie trochę taką rolę takiego motywatora, że Panie Jacku dawaj tą rolkę, bo jej nie ma, czy jak? 

Paweł: Tak, oczywiście, no sprawa jest prosta. My się omawiamy, że w ciągu miesiąca, no bo pracujemy w systemie miesięcznym, klient ma dostarczyć jakąś określoną ilość artykułów i my wykonamy usługę za określoną kwotę. Jeżeli tych artykułów, tych filmów nie dostarczy, to i tak dostanie fakturę. Jeżeli ma ochotę nie nagrywać i płacić, no to mamy trzy miesiące, żeby te pieniądze przyjmować, a potem i tak się rozstajemy. I takie historie też się zdarzały. No nie wiem, przez osiem lat mnóstwo tych historii się zdarzało, mnóstwo różnych wątków i ciężkie choroby klientów. 

Czy można nauczyć się “bycia influencerem”?

Jacek: A w drugą stronę, że na przykład na samym początku widzieliście, że przyszedł taka osoba, jakaś nazwijmy, to nie wiem, niepewna siebie, taka, że mi się chyba nie uda i tak dalej, a jednak patrzysz po pół roku i mówisz, kurczę, petarda, ale nazwijmy to medialnie się wyrobił, czy, czy coś takiego?

Paweł: No to znów pytanie do naszych klientów, ale jeżeli nagrywasz siebie, co najmniej, no dwa razy w tygodniu zakładając, że ktoś by sobie tak uporządkował życie, że dwa razy w tygodniu nagrywa i wysyła, no to musisz się rozwijać. No chociażby przez to, że ćwiczysz, tak? No to już kwestia indywidualnej sytuacji, czy osoba jakby ogląda te filmy, czy robi sobie jakąś autokorektę, czy widzi, co wychodzi, co nie wychodzi, czy słucha znajomych, którzy to oglądają, jak zbiera feedback, jak go wykorzystuje, ale nie da się nie rozwijać, robiąc jakąś czynność. Więc każdy z naszych klientów się rozwija, nie tylko medialnie, no bo często to jest tak, jak nasz klient zaczyna być aktywny w Internecie, no dostaje propozycję z różnych mediów z portali internetowych, żeby się podzielili wiedzą, żeby gdzieś wystąpił, no bo dziennikarz widzi taką osobę, czy ją słyszy i widzi, że ma odbiór taki, aha, no ten lekarz potrafi mówić, jak go zaproszę do studia, to nie usiądzie i nie zacznie dukać. Mówi językiem, który rozumiem, więc nasi klienci bardzo często zostają propozycje, żeby pójść gdzieś dalej, do telewizji, do radia, do prasy, do portali, więc ten progres jest. Myślę, że kolejną ważną rzeczą jest to, że rozwijają się w takim kontekście jakby też znajomości samego siebie, żeby zrozumieć siebie tego, to w jaki sposób, czy myślę w ten sam sposób, jak mówię, czy to, co mówię do kamery, mógłbym wykorzystać w gabinecie, albo czy pacjent na przykład przyjdzie i powie coś, że nie wiem – ta metafora, której użyłem, spowodowała, że zrozumiał coś, albo myślę, że największą wartością dla nas wszystkich, dla lekarzy, klientów, pacjentów Image Medu jest to, że często potrafimy oswoić strach. Więc pacjent ratuje swoje życie, swoje zdrowie, dlatego że się zdecydował pójść do lekarza, wykonać jakiś zabieg, który wcześniej był skazany przez strach na odsuwanie w tego w niekończące się nigdy, wiesz. 

No i to jest największe przyjemność w tej pracy, że są pacjenci, przychodzą do gabinetu i mówią, panie, ja też oglądam pana filmy i przyjechałem z drugiego końca Polski, dlatego że pana słucham i czuję się, że u pana będę bezpieczny, pan mnie przekonał, doinformował i u Pana się położę na stole, nie. I to jest taka wartość z pracy, której czuję pewną satysfakcję, no bo nie robi się pracy dla pieniędzy, jeżeli robi się pracy dla pieniędzy, no to wiadomo, że czeka nas wypalenie zawodowe. 

Jacek: Ok. Słuchaj, pytanie jest, czy marka osobista to jest praca zero jedynkowa, którą trzeba robić na 100% albo w ogóle? Czy widzicie jakiś plan minimum, żeby uwiarygodnić eksperta, podologa znanego w branży wśród normalnych klientów w Internecie? 

Paweł: Bardzo interesujące pytanie, myślę, że nawet bardzo interesujące. Tak jest, czy marka osobista to praca zero jedynkowa? Marka osobista jest związana ściśle, z człowiekiem, z osobą, więc nie może być zero jedynkowa, bo my nie jesteśmy zero jedynkowi. Czy trzeba robić to na 100% czy w ogóle? Trzeba to robić na jakimś poziomie minimum i wszystko więcej. W jakiś sposób każdy z nas jest swoją marką osobistą w rozumieniu naszych rodziców, dziadków, czyli ma tą swoją reputację, w jakiś sposób ją robimy poprzez to, jak żyjemy, jakie jak dajemy świadectwo swoim działaniom, no i jest jak jest ten plan minimum, no to da się tą markę osobistą rozwijać w takim rozumieniu marketingowym, jak nasi klienci ją budują, ale to zawsze to, co my robimy, prosto co oni robią w gabinecie i poza gabinetem. 

Jeżeli chodzi o podologa, to jest wszystkie inne zawody medyczne poza lekarzem mają w Polsce dużo większe wyzwanie, dlatego że wśród pacjentów jest tak ogromny autorytet lekarza, że on bardzo łatwo, każdy lekarz ma bardzo łatwo, nie lekarz ma trochę trudniej, 

więc musisz więcej napracować, żeby mieć ten sam efekt, bo nie jesteś lekarzem, no takie są realia. 

Jacek: Znaczy, lekarz ma jakiś tam handicap na wstępie, nie, a szczególnie jeszcze teraz, gdzie chyba tak macie przestrzeń jeszcze, nie? To się coraz bardziej wypełnia, ale jeszcze ta przestrzeń dla lekarza chyba jest, albo ja jakoś tak dziwnie krążę po tym Internecie, ale nie dostrzegam wielu. 

Paweł: Nie wiem, czy jest 100, nie wiem, czy jest 100 lekarzy w Polsce, którzy regularnie publikują treści, żeby być obecnym w Internecie.  Tak, no ja uważam, że ciągle jesteśmy w powijakach, jeżeli chodzi o to, jak lekarze i lekarki pochodzą do edukacji pacjentów. 

Oczywiście jeżeli ktoś ma taką specjalizację, albo takie miejsce w karierze zawodowej, że ma ful wszystkiego i full pacjentów w gabinecie, full pacjentów na zabiegi, mnóstwo ofert, współpracy, może prowadzić badania medyczne, może prowadzić badania kliniczne, ma współpracę z korporacjami farmaceutycznymi, z innymi instytucjami, nie wiem, jest zapraszany do Sejmu czy do Ministerstwa Zdrowia na konsultacje z uznanym ekspertem, nie wiem, chodzi do sądu jakonbiegły, no to pytanie, czy jest mu to potrzebne. Czy potrzebne jest zaproszenie do TVN-u i tak dalej? No być może już samo się wokół niego życie kręci, nic nie musi robić, ale są osoby, które mają inną sytuację. 

Znaczy są tacy, znowu w ogóle zaczynają, chcą otworzyć swój gabinet, no i to też jakaś tam zmiana w życiu i coś trzeba zacząć działać marketingowo. 

Jacek: Słuchajcie, no nie będziemy powoli trzymać dużej, obiecałem godzinę i nie będziemy go tak długo przedłużać. Tak, jeżeli chodzi o kontakt do Pawła, bo pewnie będziecie chcieli, to Paweł, jakby ktoś się chciał z Tobą kontaktować w sprawie marki osobistej. Co się wtedy robi? 

Paweł: Najlepiej do mnie zadzwonić, bo maile różnie trafiają do spamu, ktoś inny odbiera maile ze strony, więc mój numer telefonu to jest 515-515-195. Jak się wpisze Paweł Jędrzejewski w Internecie, to powinniście mnie znaleźć na Facebooku, na LinkedInie, w innych miejscach i wysłać mi wiadomość prywatną. Znaczy, dzisiejszy czas, jak wiadomość bezpośrednia jest najszybsza i najskuteczniejsza, a nie ginie w innych mailach, więc po prostu dzwonić, pisać. 

Czy regulamin i zgody zabiegowe mogą skutecznie ochronić Twój gabinet przed reklamacją ze strony pacjenta?

Regulamin gabinetu to nie to samo co RODO

Jacek: Dzień dobry. Ja nazywam się Jacek Piaseczyński, jestem właścicielem firmy Proassist – firmy, która zajmuje się oprogramowaniem medycznym, systemem do zarządzania placówką, a także prowadzimy taką usługę zdalnej rejestracji pacjentów. A w ramach tego cyklu webinarów spotykamy się z ludźmi, którzy pomagają nam w tych biznesach medycznych, są ekspertami w swojej dziedzinie i pomogą nam w różnych aspektach naszego funkcjonowania. 

Dzisiaj jest z nami pani Karolina Kochańska, która jest adwokatem. Dzień dobry. 

Karolina: Dzień dobry.

Jacek: Porozmawiamy o zgodach na zabiegi, o regulaminach, o różnicach między jednym a drugim. Natomiast tak, Karolina ja oddaję Tobie głos, żebyś się przedstawiła, powiedziała czym się zajmujesz, to też będzie ludziom fajnie sobie to jakoś tam ułożyć w głowie. 

Karolina: Dzień dobry Państwu, tak jak kolega mnie już przedstawił, ja się nazywam Karolina Kochańska, jestem adwokatem. Na co dzień zajmuję się sprawami z zakresu prawa cywilnego, jak również zabezpieczam Państwa biznesy, zabezpieczam od strony prawnej, czyli tworzę dla Państwa dokumentację, taką jak zgody na wykonanie zabiegów, jak regulaminy, jak umowy z pracownikami. 

Wszystko to, czego Państwu potrzeba dla tej branży beauty i branży medycyny estetycznej. Reprezentuję też Państwa w sądach, w procesach, w różnych negocjacjach. Przeprowadzam audyty, konsultacje. Także zakres jest spory. 

Jacek: Tak, słuchajcie, jak będziecie chcieli jakieś pytania zadać Karolinie, to dajcie znać na czacie. Będziemy, ja tu będę moderatorem gdzieś tam pod koniec, w którym postaramy się je zadać. Natomiast tak, ja zacznę z takiej jakby grubej rury, znaczy z wyjaśnieniem, że regulamin gabinetu to nie jest RODO i jakbyś mogła rozwinąć, bo to ja już wiem, natomiast dlaczego to nie jest, to już nie wiem. 

Karolina: Regulamin i RODO to są dwie zupełnie różne rzeczy. RODO to jest obowiązek informacyjny, który trzeba spełnić tak, żeby klient czy pacjent wiedział, że jego dane są przetwarzane, w jaki sposób są przetwarzane, komu są przekazywane, czy ma jakieś prawa związane z tymi danymi, to znaczy czy może złożyć sprzeciw, czy może cofnąć tą zgodę. 

Natomiast REGULAMIN to jest, ja zawsze lubię swoim klientom mówić, że to jest swego rodzaju umowa, którą się podpisuje, czy która gdzieś tam wchodzi, bo to też zależy od gabinetu, wchodzi ustnie, bo niektóre gabinety nie podpisują tego, to też o tym potem powiem, jak nie zapomnę, mam nadzieję. 

I w tej umowie po prostu strony określają sobie wzajemne obowiązki, czyli ja jako klient przychodząc do gabinetu muszę wiedzieć, czego mogę od tego gabinetu wymagać i czego wymaga ode mnie gabinet. Czyli muszę wiedzieć, w jaki sposób mogę zarezerwować z wizyty, czy mogę się na nią spóźnić, a jeśli tak, to ile. Muszę wiedzieć, czy mogę ją odwołać, w jaki sposób mogę złożyć reklamację, czy wymagany jest zadatek, 

czy ten zadatek jest w określonej wielkości, czy naliczany jest od na przykład wysokości ceny wizyty. To jest taka stricte umowa. Natomiast jeżeli chodzi o sam ten podpis, to zaczęłam o tym mówić z tego względu, że część gabinetów wychodzi z założenia, że to nie wymaga podpisu, ja swoim klientom rekomenduję te podpisy odbierać. 

Jacek: Mhm, pod regulaminem. A teraz tak, jeżeli chodzi o podpis, no bo mamy w placówce kilka sytuacji, tak? Mogę się umówić do placówki często bardzo przez Internet. Mogę przyjść po prostu do placówki i się umówić. Mogę do placówki zadzwonić i się umówić. I czy ja to dobrze diagnozuje, że jeżeli umawiam się przez Internet, to jesteśmy mu w stanie zrobić po prostu jakiś checkbox do kliknięcia z “zapoznałem się z regulaminem” i to jest ok, nie? 

Karolina: Tak, dokładnie tak jest, jak mówisz. Jeżeli jest rejestracja internetowa wizyty, no to tutaj nie ma problemu, bo po prostu wrzucamy sobie gdzieś tam na platformę ten regulamin i klient przechodząc przez rejestrację wizyty musi się zapoznać z tym regulaminem, odhaczyć checkbox, zapoznałem się, akceptuję i do dalej umawiam wizytę. 

Natomiast w momencie, kiedy mamy taki regulamin zwykły, pisemny i ktoś się umawia na przykład przychodzi do nas na pierwszą wizytę, no to jest potem problem w takiej kwestii dowodowej na etapie sądowym, bym powiedziała. 

Czyli mamy powiedzmy podpisaną przez klienta zgodę na wykonanie zabiegu, no i ona jest zawsze podpisywana. Natomiast jeżeli chcielibyśmy coś wykazać, co znajduje się w regulaminie, no to jeżeli tego podpisu nie ma… no to ciężko nam będzie wykazać, że ten klient faktycznie, czy pacjent, zapoznał się z tym regulaminem, tak? 

Jacek: Czyli na przykład kwestia, że wisi to nam na ścianie i to jest nasz regulamin, nie jest wystarczająca?

Karolina: Nie, tym bardziej, że te regulaminy takie prawidłowo sporządzone, które te wszystkie, wszystkie te aspekty, których mówiłam mają, to są takie regulaminy, które no nie są jednostronne, tylko on zazwyczaj te pięć, sześć stron jednak ma, nie? 

Więc no ciężko byłoby wywiesić gdzieś pewnie na jakiejś tablicy, nie? Może korkowej, magnetycznej. To może być wywieszone oczywiście, tak? Dobrze, żeby to było publikowane gdzieś na stronie internetowej, tak? Żeby do tego był zawsze dostęp albo gdzieś w mediach społecznościowych, w jakichś wyróżnionych relacjach to można zamieścić. To też jakby nie ma problemu. Natomiast no zawsze rekomenduję, żeby ten podpis odbierać i gdzieś tam przy pierwszej wizycie rzeczywiście, żeby no mieć to od pacjenta, no bo to potem jest łatwiej w sądzie przedstawiać i pokazać, że ktoś faktycznie się z tym zapoznał, zaakcpetował.

Czy podpisywanie zgód na tablecie jest legalne?

Jacek: Ok, a sprawa podpisywania tego regulaminu na tablecie w sposób elektroniczny jest ok, dopuszczalna?

Karolina: Tak, jeżeli ktoś z Państwa ma taki jakiś program, jakąś aplikację, którą potem jesteśmy w stanie, nie wiem, jakiś zrzut z tego zrobić, albo wykazać, że ten podpis rzeczywiście był złożony, nie to, że on jest gdzieś złożony w przestrzeni i nie można do niego wrócić, tylko możemy wykazać, pokazać ten podpis, na przykład wydrukować na kartce, pokazać komuś w sądzie i zdiagnozować, że rzeczywiście to jest podpis, który należy do tej osoby, to nie ma problemu. 

Jacek: Ok, tak, no to ja od razu się tu zgłaszam, my w Proassist mamy takie podpisy i na tablecie i przez checkbox, więc zapraszamy w razie czego do Proassist, żeby takie podpisywać. 

Jakie błędy najczęściej popełniają placówki w tworzeniu regulaminów i zgód? 

Jacek: Dobra, czyli tak, wiemy już, że regulamin gabinetu to nie RODO, czyli już mamy przynajmniej te dwa dokumenty, potem mamy tak, najlepiej wziąć ten, mimo wszystko, ten regulamin podpisywać. Tak, i teraz trzecia rzecz, tak żeby może słuchacze mogli sobie wziąć te swoje regulaminy, zobaczyć co oni mają tam napisane i teraz tak, jakie błędy najczęściej są w tych regulaminach?

Karolina: Ja bym powiedziała, że największym błędem to jest kopiowanie regulaminu od konkurencji. Po pierwsze to są, drodzy Państwo, prawa autorskie, które gdzieś tam naruszamy, a po drugie te regulaminy, które są kopiowane, one nie zawsze są sporządzane przez profesjonalistów, nie zawsze mają te postanowienia, takie jak powinny być. 

Po pierwsze to regulamin w ogóle powinien być sporządzony tak, żeby zabezpieczał Państwa interesy, żeby on był, jak to mówię, uszyty na miarę bezpośrednio pod Państwa biznes. Natomiast w tych kopiowanych regulaminach albo gdzieś tam ściąganych z Internetu, często jest tak, że są jakieś postanowienia, które się nazywają klauzulami niedozwolonymi, czyli postanowienia, które w sposób rażący naruszają interesy konsumenta i nie dość, że go nie obowiązują, to jeszcze Państwo się narażacie na jakieś kary. Czyli na przykład przerzucamy na klienta czy na pacjenta odpowiedzialność z tytułu zniszczeń, czyli jeżeli na przykład wykonujemy jakiś zabieg i w trakcie zabiegu maszyna ulegnie popsuciu, to to jest przerzucone jako wina klienta, to coś takiego nie może mieć po prostu miejsca, albo na przykład wskazujemy, że salon nie ponosi odpowiedzialności za działania swoich pracowników, to też jest klauzula niedozwolona. No takich przykładów jest naprawdę bardzo dużo, na przykład chociażby takie dosyć prosty postanowienie, z którym się spotykamy nie tylko w kwestii tutaj medycyny estetycznej gabinetów czy salonów, ale też wszystkich innych działalności, to jest np. takie postanowienie, które mówi, że salon czy gabinet nie odpowiada za okrycia pozostawione w szatni. Czyli, że Państwo nie odpowiadacie za to. 

Jacek: No,to jestem w stanie sobie wyobrazić, że tak bym chciał napisać. 

Karolina: Tak, i tu jest jakby logiczne, że często jest tak, że nie wiem Państwo, np. pracujecie indywidualnie, tak? Tak, na trudno, żeby ktoś cały czas siedział i patrzył na ten wieszak, tak, gdzie te kurtki są, czy są, czy tam ktoś nie wszedł przypadkiem, czegoś nie wyciągnął z tych kurtek. Ale niestety w momencie, kiedy ktoś przychodzi do Państwa na wykonanie zabiegu, no to wiadomo, że tego zabiegu nie wykonamy w okryciu wierzchnim, tak? Więc on z siłą rzeczy musi tam ten płaszcz zostawić w tej szatni. I zawarta jest tak zwana umowa przechowania wtedy na czas wykonania tego zabiegu, więc ja wiem, że Państwu jest trudno coś takiego przełknąć i nie wpisywać tego w regulamin, natomiast to jest klauzula niedozwolona. 

Bardzo często się z tym spotykamy i jest to naprawdę w wielu regulaminach. I takich tego typu postanowień jest naprawdę sporo, które gdzieś tam z jednej strony myślimy sobie, że na spokojnie moglibyśmy zawrzeć, natomiast no są one uznawane za klauzule niedozwolone. 

Jacek: Okej, ale teraz takie pytanie, bo mówiłaś, że właśnie są klauzule niedozwolone. I teraz tak, ja przychodzę, jako pacjent podpisuję, ten regulamin, gdzie są te niedozwolone klauzule i potem w jakiś sposób dochodzi do jakiegoś sporu między mną a placówką, czy w związku z tym nawet jeżeli ten spór nie dotyczy tej kurtki przysłowiowej, bo kurtkę mam, tylko nie wiem, dotyczy całkiem innej rzeczy, tak nie wiem, typu na przykład właśnie, nie wiem, moich odczuć po zabiegu i tak dalej. To ja mogę wtedy w ogóle całkowicie podważyć, że wszystko, co było zapisane w tym regulaminie jest nieważne, w związku z tym, że ten jeden zapis był niedozwolony? 

Karolina: Nie, to raczej chodzi o ten konkretny zapis po prostu. Jeżeli nawet, nie wiem, spór się toczy o coś, co nie dotyczy, tak jak podałeś za przykład teraz o tą przysłowiową kurtkę, tak? Jeżeli spór się nie toczy o tą kurtkę, no to jeżeli pacjent chciałby coś takiego podważyć, to jest jakby zupełnie inna kwestia, druga droga, nie? To jest po prostu jedno jakieś tam postanowienie, które jest nieważne, znaczy nie obowiązuje dla tego konkretnego pacjenta, no i jeżeli ktoś to gdzieś wychwyci, to może być potem problem. 

Jacek: Ok, ok, dobra. Dobra, a przejdźmy teraz do zgody na zabieg, bo to jest… Też taka rzecz, że czasami znowu to jest jakoś połączone trochę z tym regulaminem, że placówki przynajmniej z mojego doświadczenia wiem, że on w ogóle lubią mieć taki jeden wielki dokument, w którym by było wszystko. Mimo wszystko rozumiem, że to skondensowanie może jest dobre, ale nie w tym przypadku lepiej mieć te oddzielne dokumenty?

Karolina: Tak, znaczy skondensowanie jest dobre, ale tak w granicach rozsądku. To znaczy zdarza się rzeczywiście, że gdzieś tam te postanowienia z regulaminów są przenoszone do zgód i odwrotnie. To, co zdarza się dosyć często i też trzeba na to uważać, to jest taka sytuacja, w której ktoś przykładowo ma, nie wiem, powiedzmy mamy zgody, nie mamy regulaminu. Zgłaszamy się do adwokata czy do radcy prawnego o przygotowanie regulaminu i teraz w momencie, jeżeli ja od klienta nie dostanę zgód, które on ma, tak, wzoru zgód, z których korzysta, to może się okazać, że ja w projekcie regulaminu wpiszę jakieś postanowienie, które już zostało uwzględnione w zgodzie i nie wezmę tego pod uwagę, bo w zgodzie tego w ogóle nie powinno być, więc trzeba po prostu uważać na takie sprzeczności pomiędzy właśnie zgodami, a regulaminami, no bo może się okazać, że postanowienia są po prostu dublowane i mają zupełnie inne znaczenie i to jest wtedy problem, taki interpretacyjny w przypadku sporu. 

Jacek: OK, czyli na to zwróćmy uwagę. Natomiast jest tam taka inna rzecz jeszcze ze zgodami, którą ja sobie zapisałem, to też z obserwacji, że czasami widzę, że zgoda to jest w zasadzie jedna linijka, czasami z drugiej strony widzę, że jest jakaś zgoda, taka, na nie wiem, że my się zgadzamy na taki, taki, taki, taki, taki, taki, taki zabieg i w ogóle leczenie u nas placówce i znowu jest ona przeogromna ta zgoda, no jest też sytuacja, gdzie po prostu jest brak zgody. 

Mimo, że placówka wykonuje różnego typu zabiegi, to nawet nie ma zgody na leczenie. I teraz jak byś do tego podeszła? Znaczy, która z tych wersji jest najlepsza albo która, albo wszystkie są niedobre? 

Karolina: Znaczy tak, zgoda nigdy nie będzie bardzo krótka, no bo to nie jest tylko samo oświadczenie o tym, że my wyrażamy zgodę na wykonanie konkretnego zabiegu, ale w prawidłowej zgodzie powinien być opis zabiegu, powinny być zalecenia przed zabiegiem. Pacjent powinien wiedzieć, jakie ma zalecenia po zabiegu, jakie są przeciwwskazania do jego wykonania. Cała ankieta powinna być w takiej zgodzie, jakie są możliwe powikłania, więc to już nam tutaj trochę rozbudowuje tą zgodę, tak? 

Natomiast faktycznie zdarza się jeszcze niestety, że te zgody są albo takie właśnie dwuliniikowe, tak, na zasadzie krótkiego oświadczenia, w którym nie ma nic poza tym. Albo jest jedna taka po prostu ogólna, gdzie można wpisać tylko nazwę zabiegu, a tak naprawdę wszystkie, nie wiem, powikłania czy zalecenia są jedne dla każdego zabiegu, więc to też nie jest dobre i z jednej strony niby ta świadomość gdzieś tam mam wrażenie, że rośnie w ostatnich latach i gdzieś ludzie też szukają tej dokumentacji, żeby można było prawidłowo ją prowadzić i szukają ludzi, którzy w sposób prawidłowy ją napiszą i dostosują do danego gabinetu, natomiast nawet ostatnio miałem taką sytuację, gdzie był dosyć duży podmiot, nie to, że jakiś tam malutki, który dopiero rozkręca się na rynku, gdzie państwo zajmowali się zabiegami chirurgicznymi, czyli dosyć już poważna sprawa. Zatrudniali kilkunastu pracowników, obrót jakby w ciągu dnia, obrót mówię w ilości zabiegów, był, myślę, że kilkanaście, a zgoda była jedna ogólna. I generalnie cała dokumentacja tego… 

Jacek: Po prostu na leczenie, tak, czy po prostu na na zabieg?

Karolina: Nie, na zabieg, na konkretny ten zabieg, znaczy to było dziwne, no po z jednej strony regulamin, wszystkie inne dokumenty były naprawdę perfekcyjnie zrobione, natomiast jeżeli chodzi o samą zgodę, to wyglądała w ten sposób, że po prostu były dane pacjenta, było, była wykropkowane nazwa zabiegu, no i było po prostu takie oświadczenie, że wyrażam zgodę na wykonanie tego zabiegu, zostałem poinformowany o przeciwwskazaniach, o możliwych powikłaniach, wiem jakie są zalecenia pozabiegowe, tylko że tego tam po prostu nie było, więc to jest, to jest za mało i coś takiego nie powinno funkcjonować, no bo potem się z tego po prostu nie wybronimy, bo nie udowodnimy, że wskazaliśmy temu pacjentowi wszystkie te elementy. 

Jacek: Ok, czyli ta zgoda, jak ja Ciebie dobrze rozumiem, połączona w ogóle z tym regulaminem, to jest taka trochę nasza tarcza przed reklamacją, bo wtedy rozumiem, że jeżeli my nie mamy napisane na zgodzie, że w przypadku akurat zgody na zabieg ABC biorę pod uwagę powikłania takie i takie, to potem nam jako placówce ciężko się obronić przed taką reklamacją?

Karolina: Tak, dokładnie. Jeżeli są wymienione powikłania i klient czy pacjent używam zamiennie, bo pewnie i kosmetolodzy i lekarze oglądają, więc tak będę zamiennie używać, jeżeli ktoś się zapoznał z tymi powikłaniami przed rozpoczęciem zabiegu i je zaakceptował, to to jak najbardziej nas chroni jako zabiegowców. 

Natomiast… w momencie, kiedy coś wyniknie jakaś sytuacja z naszej winy, czyli nie dołożymy należytej staranności, zaniechamy jakieś czynności, które powinniśmy wykonać i przeprowadzimy na przykład zabieg niezgodnie ze sztuką, no to nawet taka zgoda nie będzie nas chroniła tak jak powinna, no bo przykładowo, jeżeli nie wiem, lekarz wykonując zabieg nie założy jednorazowych rękawiczek, no to jeżeli wda się infekcja, to nawet jeżeli ta infekcja jest wskazana jako powikłanie w zgodzie, to niestety nam tutaj nie pomoże, no bo to lekarz nie dołożył należytych starań, nie? 

Jacek: Tak, tak, ale w drugą stronę, że lekarz dołożył wszelkie starania, natomiast no, wdało się to powikłanie i teraz my nie mamy na tej zgodzie napisane i wtedy jest to rozumiem, kicha. 

Karolina: Jeżeli nie jest napisane na zgodzie, to tak, to tak.

Jacek: I nawet jeżeli to by się zdawało, takie nazwijmy to logiczne, nie? 

Karolina: Tak, tylko że to jest dla nas logiczne, dla Państwa, którzy te zabiegi przeprowadzacie, natomiast ja na przykład jako pacjent przychodząc, mogę nie wiedzieć, że coś takiego ma miejsce i być może, gdybym wiedziała, że taka infekcja, czy takie powikłanie może mieć miejsce, to ja bym na ten zabieg się nie zgodziła. 

Jakie elementy powinna zawierać zgoda na zabieg, żeby chroniła gabinet przed reklamacjami?

Jacek: Okej, dobra, a jesteśmy w stanie tak, jakoś teraz powiedzieć z głowy, co powinno być w tej zgodzie, bo ja rozumiem, że tak, dane placówki, dane pacjenta, wiadomo, nazwa zabiegu i teraz tak, co my tam jeszcze mamy? 

Karolina: Opis zabiegu, przede wszystkim opis, tak. 

Jacek: Nie sama nazwa, zabieg taki, taki, tylko też opis, tak? 

Karolina: Tak, tak, bo no ja jako pacjent chcę wiedzieć, jak ten zabieg będzie przebiegał, tak, jak on będzie wykonany z użyciem czego, czy tam będzie jakieś znieczulenie, czy to będzie bez znieczulenia. 

Muszą być wymienione zalecenia przedzabiegowe i to, co też rekomenduję Państwu, to jest dobra praktyka, wiele też osób ma, i to jest fajne, żeby dawać pacjentom, dawać klientom zalecenia, na przykład już w momencie zapisu na zabieg, czyli jeżeli ktoś dzwoni, żeby od razu mówić, proszę się przygotować do zabiegu w taki sposób albo wysłać jakkolwiek.

Jacek: Okej, przy rejestracji poinformować o tym, jak się przygotować. Ja od razu tutaj już podnoszę rękę. My akurat mamy też taki ficzer w Proassist, że w momencie zapisu na wizytę automatycznie na maila przychodzi informacja o przygotowaniach do tego zabiegu. W zależności od usługi ta treść może być inna. Czyli do każdego można sobie dopisać inną treść.

Karolina: Super! Okej, no więc potem mamy na przykład w formie tabelki można to zrobić – przeciwwskazania do zabiegu, tak? Czyli wymienić w formie ankiety pytania do pacjenta czy do klienta i zapytać, nie wiem, o ciąże, o laktacje, o choroby. Czy ktoś, nie wiem, choruje na taką, taką, taką chorobę? Czy w ciągu ostatnich pięciu lat przechodził nowotwór albo chemioterapię i tak dalej? 

Jacek: Tak jak ankiety w placówce, tak? 

Karolina: Tak, taka ankieta zdrowotna po prostu, która jednocześnie jest wykluczeniem ewentualnych przeciwskazań, tak? Czyli dzięki temu, że klient czy pacjent nam zaznaczy, nie wiem, że choruje na hemofilię, no to już automatycznie w przypadku danego zabiegu Państwo wiecie, czy taki zabieg można wykonać takiemu pacjentowi, czy nie. Więc od razu przechodzimy sobie jakby przez te wszystkie przeciwwskazania i wykluczamy, w razie czego nie dopuszczamy pacjenta do zabiegu, tak? 

To jest też bardzo ważne, żeby ta zgoda była podpisana przed zabiegiem, a nie po. Żeby się nie okazało, że gdzieś tam na przykład pacjent się chwilę spóźni i Państwo machniecie ręką i powiecie, a dobra, to wypełni nam potem po zabiegu. Proszę tak nie robić, bo naprawdę mogą być z tego konsekwencje takie zdrowotne dla pacjenta konkretne, nie? Więc na to proszę uważać. Oprócz tego, że przeciwskazania to też dobrze jest wskazać, jakie są możliwe powikłania po zabiegu, żeby też pacjenci wiedzieli, z czym się mają liczyć. 

No i na koniec zalecenia pozabiegowe, które też można gdzieś tam przekazać na kartce, to jest też dobra praktyka, żeby ten pacjent wiedział, jak ma tą okolicę poddaną zabiegowi pielęgnować, czyli jeżeli nie wiem, miałem robiony jakiś zabieg na twarzy, to czy jak wyczuł jakieś grudki, to mogę je sobie rozmasowywać, czy mogę przykładać lodem, czy lepiej tego nie robić, czy mogę spożywać ciepłe napoje, smarować maściami i tak dalej. 

Jacek: Ok, dobra, czyli… bo tu też się pojawiają pytania, ale ja to sobie od razu tam skondensuję, czyli mamy tak. Mamy etap zapisu pacjenta, fajnie by było, żeby po zapisie pacjenta, albo w trakcie tego zapisu poinformować go o przygotowaniem na zabieg. W momencie, jak on do nas przychodzi, dajemy mu ankietę, w tej ankiecie zadajemy mu pytania. Na bazie tej ankiety sprawdzamy, czy są jakieś przeciwwskazania do zabiegu. Jak nie ma, to znowu dajemy mu dokument, zgodę do podpisu ze zgodą na zabieg, w której mamy napisane oprócz tych typowych danych placówka i nazwa zabiegu i dane pacjenta. No to oczywiście jeszcze opis zabiegu i ewentualne możliwe powikłania. No i teraz albo rozumiem w zgodzie, ale może też to być po prostu w dokumentacji, to znaczy zalecenia po zabiegu, nie? 

Karolina: Tak, tylko że ja na przykład w tych swoich zgodach, które robię dla gabinetów, tą ankietę robię już jakby w zgodzie na zabieg, czyli ankieta zdrowotna jest podzielona, są po prostu właśnie wymienione różne jednostki chorobowe, różne stany zdrowotne i pacjent wypełniając coś takiego, automatycznie wypełnia nam ten element dotyczący… 

Jacek: I wtedy masz, rozumiem, wiele ankiet placówce, w zależności trochę od zabiegów?

Karolina: W zależności od zabiegu, ankiety się różnią dokładnie, czyli jeżeli jest zgoda na zabieg X, no to ankieta jest dostosowana do zabiegu X, tak? 

Jeżeli, nie wiem, gdzieś tam potrzebujemy informacji, czy pacjent przyjmuje leki, które są światło uczulające, no to wpisujemy do tej ankiety, konkretnie do tej zgodny, tą ankietę.

Jacek: No to może też być w ogóle fajne, bo czasami, jak się przychodzi do placówek, to ta ankieta jest taka duuuga i tam zaczyna się w ogóle “a jak miałeś pięć lat, to czy tam spadłeś z krzesła” i tak dalej, oczywiście tam parafrazuje, ale gdzieś tam, gdzieś tam taka historyczna, i jak patrzysz, boże, tyle tych pytań… 

Karolina: Wiadomo, że one tam te pytania w części się będą powtarzały, tak, no bo jeżeli właśnie są jakieś choroby nowotworowe, czy alergie, uczulenia, no to to wszystko musimy wiedzieć niezależnie od zabiegu, tak? Natomiast jeżeli gdzieś tam w jakimś, możemy jakiś zabieg wykonać przy, na przykład, rozruszniku serca, no to nie ma sensu tego wrzucać do ankiety, tak? Natomiast są zabiegi, w których można, są zabiegi, w których nie można, więc to też jakby tutaj to też się zdaje na Państwa często jako na lekarzy, na kosmetologów. Państwo macie wiedzę taką medyczną, ja mam wiedzę prawną, więc czasami się zdarzy, że na przykład ktoś chce coś dopisać po prostu w tej ankiecie, tak? Że gdzieś tam czegoś Wam brakuje, więc jakby też, no, nigdy nie ma problemu, dopisujemy na bieżąco, tak?

Jacek: Mhm, Mhm. Dobra, a teraz tak, wyobraźmy sobie tą sytuację, którą mówiliśmy, że z chwilą mamy cały ten proces właśnie zrobiony i przychodzi do nas pacjent z reklamacją. I teraz pierwsza sprawa, rozumiem, że to jest już taka trochę nasza tarcza przed tym. Tak, że przynajmniej w tej części formalno prawnej dopełniliśmy wszelkich obowiązków?

Karolina: Tak, tylko też ważne jest, żeby w regulaminie wskazać dany podpunkt dotyczący reklamacji, żeby pacjent wiedział, kiedy on może tą reklamację złożyć, do kogo, w jaki sposób, w jakim terminie, jak ona zostanie rozpoznana, jak on zostanie poinformowany o rozpatrzeniu tej reklamacji. Tak, więc to też jest ważne, żeby w regulaminie uwzględnić kwestie reklamacyjne. 

Jacek: Okej, dobra, czyli w tej części regulaminu, jeszcze, że powinna być część reklamacyjna. A teraz temat taki, ja jestem w stanie w ogóle, jako właściciel placówki, całkowicie oddelegować tą kwestię, napisać, no to w sprawie reklamacji proszę się kontaktować z Panią Karoliną Kochańską i mnie tu pominąć?

Karolina: Wiesz, jeżeli jest, jeżeli tak się umówimy, jeżeli klient będzie wiedział, czy pacjent, że ma do mnie tą reklamację kierować, no to ja nie widzę przeciwskazań, natomiast musiałby tam wtedy uwzględnić w tym regulaminie i wskazać, że to ma iść bezpośrednio do mnie, tak? 

Natomiast, no wiadomo, że w momencie, kiedy to nie ja wykonuję zabieg, tylko Państwo, no to Państwo musicie mi powiedzieć, jak ten zabieg wyglądał i to w gruncie rzeczy Państwo, wtedy rozpatrujecie tą reklamację, tak? To, że ja napiszę odpowiedź taką, żeby ona była spójna prawnie, no to jakby nie ma problemu, tak? Natomiast, no to musi wyjść od Państwa, no bo Państwo jako jedyni wiecie, co tam się zadziało i czy ona jest zasadna, czy niezasadna. 

O co pacjent może zaskarżyć placówkę medyczną?

Jacek: A my jesteśmy w ogóle, znaczy pacjenci są w ogóle, mają możliwość, nazwijmy to zaskarżyć placówkę o takie sprawy, że były niedopełnione sprawy formalno prawne podczas zabiegu? 

Karolina: Może, pewnie, że tak. Wiesz, już pacjenci naprawdę o różne rzeczy pozywają i gdzieś tam zadośćuczynienie, odszkodowań dochodzą bardzo często. Są coraz bardziej roszczeniowi i tych postępowań jest coraz więcej. Natomiast też w momencie, kiedy taka reklamacja przychodzi, no ja bym zalecała spokój przede wszystkim, bo gdzieś tam, no wiadomo, że noga się może każdemu powinąć i trzeba uczciwie tą reklamację rozpatrzyć, tak? Jeżeli rzeczywiście coś się zadziało i Państwo widzicie, że faktycznie może dobrze było zaproponować jakiś kolejny zabieg, albo voucher podarunkowy, takiemu pacjentowi, to proszę to zrobić. Natomiast jeżeli uważacie Państwo, że dopełniliście wszystkich obowiązków i że nie ma tutaj z Państwa strony, no nie zadziało się nic takiego, co, co wskazywałoby na to, że tą reklamację trzeba rozpatrzyć pozytywnie, no to nie ma przeciwwskazania absolutnie, żeby ją też oddalić, nie? Po prostu spojrzeć na to uczciwie i też się nie bać tego, że gdzieś tam za chwilę będzie jakieś wezwanie do zapłaty, czy pozew, no zdarza się tak, tak? Nie unikniemy tego.

Jacek: No tak, no tu jest jeszcze taka sprawa, nazwijmy to, nie wiem, jak ją nazwać, dobra, taka marketingowa też, nie? Bo często pacjenci tam szantażują trochę tą placówkę, typu ja tam gdzieś opiszę temat, gdzieś na jakimś tam, w opiniach napisze o Was źle i tak dalej, nie? 

Karolina: Ale to już jest taka sprawa, nie wiem… Właśnie mam wrażenie, że te opinie są często dla Państwa istotniejsze. Dla Państwa mówię, którzy prowadzicie te gabinety niż wypłacenie jakiejś tam kwoty albo dodatkowy zabieg, zaproponowanie tego dodatkowego zabiegu, no bo to wiadomo, że to też się rozchodzi trochę pocztą pantoflową. No te opinie w Internecie to jest jedno, ale polecenia czy tam, brzydko mówiąc, wieszanie psów na kimś to jest druga sprawa i to też jest coś, z czym można walczyć, tak? To nie jest tak, że tutaj pacjent czy klient jest bezkarny i sobie może publikować jakieś, nie wiem, obraźliwe opinie, bo z tym też Państwo jako placówka też możecie jeździć do sądu, tak? Czy wezwać do zaniechania naruszeń.

Jacek: Ok, czyli tamtej strony też możemy działać. Karolina, ja mam też pytanie do ciebie. Z czym w ogóle można się do ciebie zgłosić, z jakimi ty klientami pracujesz? 

Karolina: No przede wszystkim, jeżeli chodzi o takie tworzenie dokumentacji, tak? Czyli wszystkie właśnie regulaminy, zgody. Jeżeli Państwo macie jakiekolwiek wątpliwości dotyczące czy reklamacji, czy, nie wiem, interpretacji przepisów, to też jak najbardziej zapraszam. Jeżeli Państwo potrzebujecie konsultacji, jeżeli potrzebujecie przygotowania dokumentacji, albo może ktoś z Państwa na przykład otrzymał jakieś wezwanie do zapłaty i nie wie, co z nim zrobić, to też oczywiście jak najbardziej można się zgłosić. 

Jacek: Ok, teraz trudne pytanie. Słuchaj, ten prawnik w placówce medycznej, to są duże koszty? 

Karolina: No właśnie, to jest ciekawa sprawa, bo to jest też takie troszkę błędne koło, zauważyłam u klientów, którzy gdzieś tam obawiają się tych kosztów, nie chcą inwestować w tą dokumentację, bo się boją, że to są nie wiadomo jakie koszty. 

Po pierwsze, no to dobrze jest sobie zrobić taki research, przeanalizować, wysłać oferty do różnych kancelarii, zapytania, tak? Kto ile weźmie, może ktoś bardziej Państwu będzie odpowiadał w sposobie prowadzenia po prostu sprawy w kontakcie, tak? Gdzieś może będzie taniej, trzeba sobie po prostu porównywać te oferty. Natomiast to, co jest też ważne, to to, że w momencie, jeżeli Państwo nie zainwestuje się teraz na tym etapie, kiedy jeszcze się nic nie dzieje, w prawidłowe wykonanie dokumentacji prawnej dla salonu to potem, jeżeli przyjdzie proces sądowy, to ja Państwu gwarantuję, że te koszty będą kilka albo kilkanaście razy większe, jeśli proces będzie przegrany, no bo dojdą nam też koszty procesu, dojdzie nam odszkodowanie, zadośćuczynienie itd. I to jest naprawdę gra nie warta świeczki. Więc proszę się naprawdę z góry nie nastawić, że to są jakieś koszty, którym Państwo nie podołacie, nie wiadomo jakie, tylko po prostu pytać, bo często dostaję od Państwa taki feedback, że łał, kurczę, myślałem, że to jednak będzie nie wiem, kilkanaście tysięcy złotych, jakiś w ogóle kwoty, których nie jestem w stanie udźwignąć.

Jacek: OK. No i co, i my też tak sobie wyobrażam taki proces w placówce, że my powinniśmy wtedy zrobić tak, że jak już mamy tą dokumentację, no ale placówka cały czas żyje, nie? Kupuje sobie nowy sprzęt, nowy laser do jakichś zabiegów, zatrudnia sobie nowych lekarzy, to oprócz tej takiej sprawy organizacyjnej związanej w ogóle, tam w placówce, tak? To i oprócz tych spraw związanych z zatrudnieniem tych lekarzy i też dokumentacją z nimi związanymi, to też powinna wtedy sobie do tej swojej puli dokumentów z zabiegami dopisać na przykład te dwa, trzy, cztery nowe zabiegi, które będzie dokonywała na tym nowym sprzęcie, nie? 

Karolina: No tak, tak, tylko wtedy jeżeli to jest jakiś inny zabieg, na który Państwo nie macie zgody, tak? Zupełnie oderwane od tych, które były wykonywane dotychczas, no to też potrzebne są nowe zgody, tak? 

Jacek: Okej, czyli cały czas ta rzecz, cały czas żyje w tym aspekcie. Dobra, słuchajcie, dziękujemy za spotkanie i zapraszamy na kolejne wydarzenie z serii “Gość Proassist”.

Karolina: Ja również bardzo dziękuję.

Zapobieganie wyciekowi danych pacjentów – poradnik dla właścicieli placówek medycznych

Cyberbezpieczeństwo w placówce medycznej  – jak chronić dane pacjentów?

Jacek: Dzień dobry, witam w kolejnym cyklu spotkań Gość Proassist. Ja nazywam się Jacek Piaseczyński, reprezentuję Proassist, czyli firmę, która dostarcza oprogramowanie medyczne, system medyczny do placówek medyczny. 

Dodatkowo zajmujemy się jeszcze rejestracją pacjentów. Dzisiaj jest z nami Paweł i Irek. Od mojej lewej – Paweł jest z firmy Telkonet, która zajmuje się sieciami, dostępami, sprzętem i wszystkim, co jest, nazwijmy to IT w placówkach medycznych. 

I jest z nami również Irek. Irek posiada z kolei kancelarię, jest radcą prawnym, zajmuje się pomocą prawną dla placówek medycznych, ale również pomocą w zakresie bezpieczeństwa ochrony danych osobowych RODO, więc tutaj też jest również Inspektorem Danych Osobowych. 

My dzisiaj się spotkaliśmy w trójkę, bo cyberbezpieczeństwo to jest temat, który fajnie by było obgadać w trójkę. To znaczy mamy kwestię bezpieczeństwa danych i mamy tak – po jednej stronie tą część prawną, czyli po prostu dokumentację to jak powinno być to zarządzane zgodnie z prawem. Po drugiej stronie mamy sprawy takie sieciowe, komputerowe, dostępowe ewentualnie jakieś serwery w placówkach medycznych, centrale, wszystko to, gdzie też trzeba jakby zaimplementować to co jest wcześniej wdrożone w dokumentach, w sieci, w placówkach.

No i na koniec jest jeszcze system medyczny, w którym również się przechowuje te dane osobowe, więc musi być dostosowany do tej polityki, ochrony bezpieczeństwa danych w placówkach. No ale teraz co? Ja oddaję gościom głos. Może bym zaczął od Irka. Irek, jakbyś powiedział, kim jesteś, czym się zajmujesz, w czym możesz pomóc naszym klientom czy ogólnie osobom, które są u nas na spotkaniu?

Irek: Ogólnie już zarysowałeś czym się zajmuje. Radca prawny, oczywiście problematyka prawna. Jeśli chodzi o temat naszego dzisiejszego spotkania i specjalizację, no to ochrona danych osobowych. Jestem Inspektorem Ochrony Danych w wielu podmiotach, w tym niektórych właśnie, z branży medycznej, gdzie ta zagadnienia ochrony danych osobowych, w tym danych szczególnych kategorii, czyli potocznie zwanych danymi wrażliwymi, jest w obszarze szczególnego zainteresowania. 

Częste pytania, czy powinny podmioty z branży medycznej ustanawiać Inspektora Ochrony Danych Osobowych, czy nie powinny. Zwykle powinniśmy dać tutaj pozytywną odpowiedź, że jednak tak, o czym miarę wyraźnie stanowi rozporządzenie RODO, ale o tym jakoś nie będziemy dzisiaj szerzej mówili. 

No i w praktyce zawodowej, właśnie, Inspektor Ochrony Danych, przygotowywanie szerokiej dokumentacji związanej z ochroną danych osobowych, jak również wykonywanie audytów prawidłowości przestrzegania postanowień RODO, jakieś zazębiania się tej tematyki z systemami informatycznymi, bo to nasze dzisiejsze spotkanie właśnie między innymi jest o tym, czyli jak te wszystkie trzy gałęzie pogodzić ze sobą. 

Więc tutaj jestem jakby zmuszony, często współpracować właśnie z osobami zajmującymi się z systemami informatycznymi i zazębić to jakoś z ochroną danych osobowych, z właściwą dokumentacją, właściwym przestrzeganiem tych regulacji, które w branży medycznej są bardzo istotne, z czego wynikają też również coroczne raporty prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, że ta branża, branża medyczna jest na szczególnie cenzurowanym i dużo naruszeń również ochrony danych osobowych w tym, w tej działalności występuje. Więc w tym zakresie jestem w stanie zawsze pomóc, zresztą z Jackiem współpracujemy już od dawna z niektórymi klientami z polecenia Jacka, więc gdyby byli Państwo zainteresowani po naszym dzisiejszym spotkaniu czy w bliższej i dalszej przyszłości, jestem do dyspozycji. 

Jacek: Dokładnie tak, dzięki za głos. Paweł, czy mógłbyś teraz Ty opowiedzieć o sobie? 

Paweł Oczywiście. Ja jestem założycielem firmy Telkonet. My zajmujemy się obsługą informatyczną, z sieciami komputerowymi, w tym przewodowymi, bezprzewodowymi i bezpieczeństwem.. To są takie trzy główne obszary i jedną z naszych głównych grup klientów są placówki medyczne, w dużej mierze prywatne i to, co my robimy, to pomagamy naszym klientom na co dzień z bieżączkami, typu komputer, serwer, sieć, żeby to gdzieś wszystko funkcjonowało, ale też pełnimy rolę takiego administratora i firmy, która doradza. 

Doradza, dobiera, no tak się też gdzieś poznaliśmy, Jacek, z Wami, że szukaliśmy, tak, bo ciągle gdzieś szukamy. Bo tak jak gdzieś tutaj już to padło, że ważne jest, żebyśmy, tak jak my jesteśmy, nawet tutaj we trójkę właśnie, gdzieś współpracowali, no bo też szukamy systemów, które spełniają nasze oczekiwania, normy. Tych norm i regulacji jest coraz więcej, branża medyczna jest tak, jak Irek powiedział, na cenzurowanym i tutaj dużo też znamy kwestii, czy innych systemów medycznych, czy kwestii jakichś integracji. Jest tego naprawdę, naprawdę sporo i miejsc, gdzie ewentualnie coś może się wydarzyć. Także tak z naszej strony to wygląda. 

Jacek: Tak, dokładnie tak. Mi się zdaje właśnie, że dobrze jest to robić w trójkę, bo wtedy jest taki, ja to sobie nazwałem modelowy przykład współpracy, to znaczy wtedy ja sobie to tak wyobrażam: Placówka rozpoczyna od tych spraw formalno-prawnych, założenia podmiotu medycznego, zrobienia całej dokumentacji związanych z ochroną danych osobowych, a potem przychodzi do Pawła, a potem Paweł przychodzi do nas i w ten sposób jest to wszystko zabezpieczone, jak powinno być. 

Natomiast właśnie ja bym chciał się spytać o ten taki modelowy przykład współpracy. Rozumiem, że Ty Irek zajmujesz się tą częścią dokumentacji i jak w tej części dokumentacji już, nie wiem, zrobić taką zasadę minimalizacji dostępu? 

Jak Ty to sobie wyobrażasz ze swojej strony? Kto powinien mieć dostęp do czego i dlaczego? W sensie Ty to rozumiem w jakiś sposób, konsultujesz z klientem, ale też ewentualnie właśnie rozumiem z kimś takim, jak Paweł, tak? 

Irek: No tak to powinno wyglądać w teorii, wiadomo, że w praktyce różnie wygląda, bo chyba dosyć powszechną praktyką jest niestety, to że ten dostęp do danych, czy nazwiemy to danymi medycznymi, czy danymi osobowymi, chociaż to są różne pojęcia, ale one się w pewnym sensie pokrywają, jeśli chodzi o tę branżę, jest często tak, że kto jest w zasadzie zatrudniony i ma do czynienia z danymi pacjentów, ma zwykle w placówce medycznej dostęp do wszystkiego, do danych wszystkich pacjentów, do podglądu wszystkiego, co dotyczy dokumentacji medycznej i danych osobowych w niej zawartych. A oczywiście to nie jest prawidłowe i należy taką praktykę zawsze możliwie ograniczać i wyeliminować. 

Ja wiem, że to często nie jest możliwe, albo jest trudne. Natomiast trzeba na to zwracać uwagę, żeby no nie wyglądało to w ten sposób, że zarówno ktoś, kto przyjmuje zapisy pacjentów, zarówno ktoś, kto zajmuje się potem obsługą pacjentów, już przyjmując i udzielając świadczeń medycznych, wszyscy mają dostęp do wszystkich danych osobowych, jakie w danej placówce pojawiają się, funkcjonują. No i tutaj, jeżeli chcielibyśmy zacząć projektowanie takiego systemu, no w teorii powinno to wyglądać w ten sposób, że dowiaduje się, kto do czego, kto jest zatrudniony, kto, czym się zajmuje, jaka działka danych osobowych może do danej osoby trafić i powinna do danej osoby trafić. 

Wiadomo, czym innym powinna zajmować się – to są może banały, ale niekoniecznie, często niekoniecznie w  świadomości funkcjonują – niekoniecznie osoba w sekretariacie powinna mieć ten sam dostęp, do tych samych danych osobowych, co lekarz i inne osoby, które się świadczeniami medycznymi zajmują, a często jest tak, że ten dostęp jest identyczny. 

Więc ja tutaj przygotowując taką politykę ochrony danych, przeprowadzając szkolenia z tego zakresu, udzielając upoważnień do przetwarzania danych osobowych, bo to też jest bardzo ważne. O czym rzadko się pamięta, żeby każda osoba, która u nas ma dostęp do danych medycznych, do danych osobowych, posiadała stosowne upoważnienie. Ono nie musi mieć formy pisemnej, ale w jakiś sposób powinno być utrwalone i powinno być tam wskazane, do jakich danych dostęp ma dana osoba, ze względu na obowiązki służbowe, które jej powierzono. Potem ma to odzwierciedlenie w polityce ochrony danych, ma to odzwierciedlenie w rejestrze upoważnień. 

Powinniśmy pilnować tego, żeby upoważnienia cofać, upoważnienia nowe udzielać w ramach tego, gdy ktoś nowy do nas przychodzi, ograniczać je albo rozszerzyć w zależności od tego, jakie obowiązki służbowe ma dana osoba. 

Od tego zaczynamy. To jest podstawą i potem łatwo jest prześledzić, skąd ewentualnie mogą pochodzić naruszenia ochrony danych i kto jest za to odpowiedzialny. Oczywiście ma to wiele wspólnego również z tym, czym zajmuje się Paweł, czyli kto powinien mieć dostęp do jakich części systemu informatycznego. 

No ale to znajduje odzwierciedlenie w papierach, mówiąc w brzydko, które ja przygotowuję. I powinno być też potem efektem tego, co się dzieje w systemie informatycznym i to, do czego ma potem dostęp. Ewentualnie jaki dostęp się danej osobie odbiera, gdy odchodzi z pracy. 

Jacek: No właśnie, Paweł, mi się zdaje, że – czy ja dobrze diagnozuje, że oczywiście modelowy, to jest modelowy przykład, ale najlepiej dla Ciebie jest tak, jak klient ustala te sprawy uprawnień, zbierze aktualną dokumentację i idzie do ciebie i mówi, zaimplementuj mi to w placówce, tak? 

Paweł: Byłoby super, naprawdę byłoby super. No a praktyka wygląda tak, że często, nie wiem, nawet otwierając nową jakąś placówkę, nie raz otwieraliśmy z klientami, którzy otwierali nowe gdzieś tam oddziały, zaczynamy gdzieś od sieci, internetu, no my już mamy z tyłu głowy kwestie bezpieczeństwa, już dobieramy takich dostawców, te rozwiązania, które będą spełniać te normy, jesteśmy w stanie zarządzać nimi, czyli tymi dostępami i tak dalej, bo nie wszystkie systemy urządzenia to spełniają. No a w praktyce to właśnie tak wygląda, że o dokumentacji to my się czasem troszkę upominamy, bo to, że my mamy z naszych doświadczeń i wdrażamy, to znaczy dobieramy jakichś partnerów, bo na pewno właśnie zależy jeżeli chodzi np. o system, o sieć, o nawet o dostawców, jeżeli chodzi o internet. Byłoby super mieć to spisane i to, do czego my dążymy, to jest kwestia, tego prawa to jest droga i taki proces, kwestia wdrażania polityki bezpieczeństwa. 

My mamy taką przykładową, przez nas stworzoną, nie jest to dokument taki pewnie jak z pod ręki Irka by wyszedł, ale natomiast to jest takie best practice, takie najważniejsze rzeczy zebrane z naszych doświadczeń, więc to powinno być i podejrzewam, że byśmy się tu z wieloma rzeczami zgodzili. 

Dla mnie byłoby super, jak to byłoby spisane i wiadomo, wtedy sprawa audytu, weryfikacji tego, co mamy, czy w tych systemach da się to zrobić, żeby to później nie było tak, bo ja widziałem już takie systemy, że usunięcie konta użytkownika naprawdę zajmowało trochę czasu. Mieliśmy zdublowane konta użytkowników, usunięcie zdublowanego konta naprawdę, było w zadaniu informatycznym, takie naprawdę, i kwestia z tego, żebyśmy mieli te rozwiązania właściwie. Jeżeli ich nie mamy, takie jakbyśmy oczekiwali, to kwestia wdrożenia. 

Jak wdrożenia, to jest kwestia jakiegoś procesu, w czasie, finansów i zaczyna się robić trochę to wyzwanie, dlatego mówię, że właśnie to jest taki proces i droga, żeby gdzieś do tego dotrzeć. Ale super byłoby mieć to spisane, do czego dążymy i punkt po punkcie, gdzieś sobie go tam czasem odhaczać, bo jak byśmy chcieli zrobić to naraz, to też jestem przedsiębiorcą to wiem, że to może skillować biznes, tak, to też nie o to chodzi. Ale fajnie, jakbyśmy mieli dokument i sobie konsekwentnie do niego dążymy, aktualizujemy te zmiany, też podejrzewam, że nie byłyby jakieś takie krytyczne i gwałtowne, ale byśmy sobie do tego dążyli. 

I to, co mówi Irek, ja też mówię o tej polityce bezpieczeństwa, to można wykorzystać przy okazji wielu, dostosowania do wielu norm, czy to kwestii RODO, NIS2 czy ISO, bo tam wiele tych punktów się powiela. Naprawdę bardzo wiele się powiela, także taka kwestia polityki czy dokumentacji, jakbyśmy ją mieli odpowiednio wcześniej, tak, że naprawdę wiele, wiele rzeczy nam jest łatwo później dostosować. 

Powiem Wam taki przykład, że mamy klienta, z którym jeden oddział otworzyliśmy i tam mam to poukładane, jest spoko, naprawdę rozwiązania, które mamy, jeżeli chodzi teraz o zupełnie zrobienie dokumentacji, to naprawdę niewiele trzeba zrobić. A są takie oddziały, które były gdzieś tam wcześniej, infrastruktura jest już jaka jest, no i tam jest naszej roboty naprawdę sporo. Na to kwestia, mówię zawsze, jest jakichś budżetów, terminów odpowiednich, no i zaczyna nam się to wszystko gdzieś tam rozwlekać w czasie, także planowanie tego, a mieć to spisane w ogóle, no to jest super. 

Jacek: Ja ze swojej strony mogę powiedzieć, że potem też jest fajnie w takim modelowym przykładzie, że w związku z tym, że my w Proassist mamy bardzo dużą personalizację uprawnień użytkownika, to można naprawdę mocno to dostosować to, co chcemy udostępnić, to, co mówił Irek i to, co mówi Paweł, do tego, co konkretnie ma być potem w systemie. 

Przykładowo, że ta osoba ma dostęp do danych osobowych, nie ma do danych medycznych, ta osoba ma dostęp do danych medycznych, ale nie do ich wypełniania, tylko do oglądnięcia i tak dalej, i tak dalej. Więc można te zapisy wdrożyć, zaimplementować placówkę przez Pawła, a potem ostatecznie przez system medyczny u nas. 

Tu pojawiają się pytania, zaraz je zadamy. Natomiast ja sobie zapisałem, słuchajcie, kazus prawny. Specjalnie Wam, o nim nie mówiłem wcześniej, bo mówię, Was zaskoczę. Słuchajcie, taka sytuacja, i to powiem Wam, że ona jest bardzo częsta i praktyczna, to znaczy mamy placówkę medyczną. Znaczy placówkę medyczną – mamy lokal pomieszczenia, w którym jest wielu lekarzy, na przykład 3, 4, 5, którzy po prostu przyjmują pacjentów w ramach swojej prywatnej praktyki, a mają zatrudnioną jedną Panią do rejestracji, która rejestruje tych pacjentów do nich wszystkich. 

I teraz jak myślicie, jak to powinno być zorganizowane od strony prawnej i od strony takiej systemowej, technicznej, żeby to, po pierwsze, jak najbardziej zapobiec wyciekowi danych, gdzie tak naprawdę wyciekiem danych, by było to, że jeden lekarz ma dostęp do pacjentów drugiego lekarza. 

Irek: Jak to zorganizować od strony prawnej, to też częste stwierdzenie prawników: to zależy. Bo jeżeli mamy sytuację, w której tych 3, 4, 5 lekarzy ma oddzielne praktyki swoje indywidualne, to oczywiście każdy z nich jest oddzielnym administratorem danych osobowych. I każdy z nich powinien mieć oddzielną politykę, oddzielne zasady przetwarzania danych. Nie powinno absolutnie być tak, do czego nawiązałeś, że pozostali lekarze, którzy są w tej, nazwijmy to umownie jakiejś wspólnocie gabinetowej, prawda, bo wynajmują razem jakieś pomieszczenia, żeby pozostali lekarze mieli dostęp do danych osobowych tych innych osób, które z nimi wynajmują taką nieruchomość. 

Są oddzielnymi administratorami, ale inaczej byłoby, gdyby to była jakaś spółka, gdzie w ramach jednej spółki ci wszyscy lekarze różnych specjalności, świadczą usługi medyczne, które potem sumują się w ramach przychodów, w ramach kosztów, przy działalności tej spółki. Wtedy spółka jest administratorem i oczywiście zupełnie inaczej podchodziliśmy do zasad ochrony danych osobowych, chociaż też moglibyśmy się zastanawiać i raczej byłaby tutaj odpowiedź negatywna, czy ci pozostali lekarze, każdy o swojej specjalności powinni mieć wgląd do danych osobowych swoich kolegów. 

Nie powinni mieć, bo nie jest im to do niczego potrzebne i byłoby to nadmiarowe przetwarzanie danych osobowych w takim przypadku. Więc oddzielne praktyki medyczne, każdy będzie oddzielnym administratorem. 

Wspólna spółka, jeden administrator, ale też musimy zwracać uwagę, czy przypadkiem osoby, o czym mówiliśmy, nie mają nadmiernych upoważnień do przetwarzania danych osobowych, które nie są im potrzebne przy wykonywaniu i standardowych zamów. 

Jacek: A w tym pierwszym przypadku, my możemy podpisać, znaczy ta Pani na tej rejestracji, może mieć sześć umów z tymi sześcioma praktykami, tak? 

Irek: Tak, oczywiście. I mamy jakiś cel przetwarzania, jesteśmy w stanie wykazać, że ta osoba, która zapewnia obsługę sekretarską, czy jako recepcjonistka danego lekarza, ma w jakimś celu przetwarzać te dane osobowe. 

Jest to usprawiedliwione, że umawia wizyty, odwołuje wizyty, prowadzi jakąś administrację czy podstawową księgowość. Natomiast nie powinno być tak, że pozostali lekarze, mają do danych osobowych pacjentów innych lekarzy dostęp. A pewnie w praktyce zdarzyłoby się, że i tak mają. 

Jacek: Tak. A Paweł i co, i Ty wtedy tworzyłbyś konta na komputerze, na systemie operacyjnym dla każdego lekarza z osobna, tak książkowo? 

Paweł: Tak, zawsze dążymy do tego, żeby każdy, kto się rejestruje w jakimś systemie, czy na komputerze, no, miał mailem, czy by miał każdy indywidualne swoje konto imienne, gdzie jesteśmy w stanie go zidentyfikować. 

No to, co opowiedziałeś właśnie a’propos systemu, że musi być tutaj podejście takie indywidualne właśnie, i no, bo są takie systemy, gdzie nawet nie da się tego podzielić, nie? I to, Irek nam da zalecenie  – super, a my mamy system, gdzie tego się nie da zrobić. Zaczyna się kombinowanie, szukanie po prostu rozwiązania, tak? Co się kończy na tym, że trzeba wdrożyć inne rozwiązanie. Dlatego tak, my najchętniej, jeżeli mamy taką informację, tylko to musi być ustalane, bo my też mieliśmy takie już zagwozdki, że na jednej rejestracji mamy kilka podmiotów, co z tym zrobić, ale to radca musi, tak? 

My jesteśmy od tego, żeby to wdrożyć, to w systemach informatycznych, jeżeli dają taką możliwość, czy infrastrukturze tej sieciowej, tej serwerowej, no to my to możemy sobie podzielić, bo dobieramy, mówię, o tyle takie fajne rozwiązanie, że jesteśmy w stanie to zrobić, ale to taka osoba jak Irek nam musi to powiedzieć, jak to ma być podzielone, kto do czego ma mieć dostęp, a do czego nie.

No, generalnie jest taka zasada, żeby ograniczać ten dostęp dla danej jednostki, dla danej osoby maksymalnie, jak się da, żeby jak najmniejszy wgląd miała to tych rzeczy, których nie używa i nie potrzebuje, no i zgodnie z przepisami. 

Jak zabezpieczyć gabinet medyczny przed wyciekiem, utratą i kradzieżą danych pacjentów

Jacek: Tak, no ja tu powiem wam od strony użytkowej, jaki jest problem. To znaczy od strony użytkowej jest taki problem, że ta Pani na rejestracji chciałaby mieć bardzo prosty i nazwijmy to jeden widok wszystkich pacjentów dzisiejszych, jutrzejszych i na pojutrze, bo pod ten numer telefonu będą dzwonić pacjenci jednego i drugiego i trzeciego lekarza, a ona by się nie chciała przelogowywać z systemu na system. A znowu lekarz musi mieć dostęp, tak jak Irek powiedział, tylko do swoich. Da się to zrobić pewnymi zarządzaniem tymi uprawnieniami użytkownika, akurat w systemie Proassist, natomiast mówię, że to jest taki ciekawy przykład, który chciałem powiedzieć. 

Natomiast tak, też jestem ciekaw jakby tej dalszej pracy. No bo powiedzieliśmy o tym modelowym przykładzie startu tej placówki. Właściciel przyszedł do Pawła, przyszedł do Irka, ten menadżer placówki wszystko poustalał, kupił Proassist i ma wszystko dobrze, ale ta placówka żyje, zatrudnia lekarzy, zwalnia rejestratorki, zatrudnia menedżerów, coś tam się cały czas dzieje, tak? 

No i jak to powinno być potem, albo jakie tam macie najlepsze praktyki w tym dalszym etapie życia tej placówki? Co się powinno dziać w przypadku takich właśnie zmian kadrowych? 

Irek: No, akurat tutaj łatwo przewidzieć odpowiedź, prawda? No, musimy cały czas nad tym czuwać i tutaj absolutnie już nie wrzucałbym konieczności bieżącego korzystania z obsługi prawnej, jeśli chodzi o moją branżę. Powinniśmy się tego jakoś nauczyć na początku, wiedzieć, rozumieć zasady ochrony danych osobowych, wiedzieć, kto jest administratorem, za co odpowiada, czym jest minimalizacja przetwarzania danych osobowych. O tym Paweł, może nawet nie wiedząc, że mówi o zasadzie minimalizacji ochrony danych osobowych, przetwarzania danych osobowych, słusznie powiedział, że oni przy tworzeniu systemów informatycznych dążą do minimalizacji przyznawania dostępu użytkownikom systemu, a to jest właśnie minimalizacja przetwarzania danych wynikająca z rozporządzenia RODO. 

Czyli udzielamy tylko te dostępy, te upoważnienia do przetwarzania danych, które są niezbędne do wykonywania naszych obowiązków służbowych albo innych czynności związanych z przetwarzaniem danych. Więc jeżeli placówka żyje, zmienia się, to niestety musimy cały czas nad tym czuwać, jeżeli chcemy postępować zgodnie z przepisami, zgodnie z RODO. 

Przychodzi nam nowy lekarz, a mówiliśmy, że jest to spółka. Przyznajemy mu upoważnienia do przetwarzania odpowiednich kategorii danych. Odchodzi, cofamy te upoważnienia w systemie informatycznym, jak się łatwo domyślić. Czyścimy konto takiego użytkownika, a na pewno może nie czyścimy, to pewnie Paweł już o tym może bardziej powiedzieć. Przynajmniej zabieramy te uprawnienia, te hasła dostępu takiej osobie albo zmieniamy je. To akurat bardzo często się zdarza, że nie robi się takich rzeczy i nawet biorąc pod uwagę doświadczenia związane z postępowaniami przed Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych, nieraz zdarzały się przypadki naruszenia ochrony danych właśnie w związku z tym, że ktoś przez długi czas po odejściu z danej firmy, z danego gabinetu jeszcze miał dostęp do danych osobowych, do których nie powinien mieć dostępu. No więc cały czas musimy nad tym czuwać. 

Nie tylko aktualizować dokumentację, związane z przetwarzaniem danych osobowych, a też się może coś zdarzyć, że dochodzą tak zwane nowe czynności przetwarzania. Już nie będę może wkładał jakichś nowych, skomplikowanych pojęć, ale musimy je uwzględnić w rejestrze czynności przetwarzania, ale przynajmniej pamiętajmy o tym, o tych upoważnieniach. Zwracajmy na to uwagę, nauczmy się czym jest przetwarzanie, co to są dane osobowe, kto powinien być upoważniony, komu mamy zabierać te upoważnienia. No i na bieżąco nad tym czuwajmy. 

Jacek: OK. A Paweł, co zrobić, żeby właśnie zapobiec wyciekowi danych pacjentów podczas życia tej placówki, czyli jakichś tam wiesz, przyjść, odejść ludzi, zmian lokalizacji, itd.?

Paweł: No kwestia, ja bym powiedział, że już trochę w HR’owe też rzeczy wchodzimy, czyli taki właściwie, no jak w firmach jest onboarding i offboarding, tak? No mamy jakiś taki plan przyjęcia, co robimy na tydzień, na dzień, ostatniego dnia i tak samo jest offboarding, tak? Co robimy właśnie gdzieś na końcu, jeden z tych gdzieś ogniw, tam jest kwestia dostępu do systemów. No ważne jest to, żebyśmy my mieli takie konta administracyjne, gdzie coś takiego możemy zrobić. No tak, wcześniej padło, że to musi być właściwa osoba, firma jednostka, która się o tym zajmuje. 

No i przede wszystkim trzeba unikać, żeby nie mieć, bo to różnie też widziałem, że na przykład korzystamy z maili nie w domenie placówki, z kont jakichś użytkowników prywatnych, telefonu czyjegoś prywatnego, bo nie mamy nad tym kontroli. Po prostu pracownik odchodzi, tam jest jego numer, tam jest jego mail. My nic nie zrobimy, nic. To wszystko musi być, właśnie już na początku musi korzystać z maila takiego firmowego, jeżeli korzysta z telefonu też firmowego, żeby nie prywatnego, no bo ja już z czymś tak nie spotkałem, że ktoś gdzieś ze swoich urządzeń, swoich dostępów korzystał, tutaj mówię głównie ten e-maiil, telefon. 

Później z tym – nie mamy praw do tego żadnych, bo jeżeli to nie jest kupione przez spółkę, przez firmę, no to nic z tym nie zrobimy. No i tutaj faktycznie tak jak mówię, no jeżeli mamy to, no i właściwa komunikacja, bym powiedział, bo dla nas to jest żaden problem, jeżeli mamy, mówię, ten system odpowiednio przygotowany, wchodzimy do Proassist, tu klik: tak, off, jakiś system do, nie wiem, dostępu do komputera, i tak dalej, użytkownika, no to klikamy i tak dalej.

No bo też to, co Irek powiedziałaś, właśnie, że nie chcemy od razu wszystkiego usuwać, tak, no bo tam się wytworzył jakiś materiał, na przykład, z pocztą, no to nie chcemy, żeby to znikło, tak, tylko na przykład zatrudnimy, nie wiem, nowego pracowniku albo ta korespondencja, która przychodzi, no to jest osoba, która zastępuje albo chcemy, na menadżera gdzieś przekierować, żeby ta korespondencja gdzieś tam wracała, żeby nam to nie uciekało, nie znikało. Tylko to, no to ja mówię, wracam do tego, żebyśmy odpowiednie mieli do tego narzędzia, bo jak narzędzia mamy wybrane różne, no i które nie dają takich uprawnień, to później nic z tym nie zrobimy. 

Jacek: A Paweł, a wy w ramach swoich usług, robicie taką czeklistę klientowi, że słuchaj, drogi kliencie, jak przychodzi nowa osoba i jest to tam nie wiem, lekarz, to mu robisz to, to, to lub mówisz nam, żebyśmy my to zrobili, tak? 

Paweł: Znaczy tak, my często dążymy do czegoś takiego. Takiej standaryzacji stanowiska, stanowiska w rozumieniu takiego fizycznego, komputerowego, tak, że stanowisko to jest komputer, klawiatura, myszka, a podłączenie do internetu, nie wiem, kabel, czy wifi i na przykład, że ma być system taki, drukarka podłączone i tak dalej, nie? 

I mamy wytyczone, że jak nie wiem, otwieramy nową lokalizację, otwieramy nowy gabinet, że standardem jest to i to jest dla nas super, tak? I dla mnie w ogóle, z punktu widzenia zarządzającego firmą, to jest super, no bo nie muszę za każdym razem pytać, dopytywać, a co tam ma być, a jak ma być, tylko wiesz, mamy checkklistę i do tego dążymy. 

Mamy jakiś tam standard, no wiadomo, że to się gdzieś tam różni, no ale no to kwestia, że system medyczny inaczej nazywa, albo nie wiem, drukarka jest innej firmy, tyle, tak? 

I do tego dążymy, ale też do tego, żeby mieć taki standard dla użytkownika, no bo też jest tak, że przychodzi nowy użytkownik, tak? I do czego on ma mieć dostęp? Do jakiego systemu, na jakich prawach, co może mieć, co może robić, usuwać, nie wiem, dodawać, skanować, tylko to musimy mieć te wytyczne, no i cały czas się kręcimy wokół tej dokumentacji, którą dziś dobrze jest mieć wcześniej przemyślaną, bo jak to robimy ad hocowo, to na zasadzie pytamy managera, no dobra, to, to, a jeszcze to, a za tydzień nam się przypomina tamto, a tak samo później będzie na offboardingu, tak – a jeszcze przecież miał dostęp do systemu, do tego i tam, do jednego i drugiego systemu, do poczty, a jeszcze do czegoś miał, dlatego trzeba to standaryzować.

I wtedy jak mamy jasną taką komunikację i żeby to docierało też do nas na czas, no bo to też wynikło, że tam dowiadujemy się, że ktoś przyszedł, a już tydzień temu jest, tak, i nie miał jak pracować, to pracuje na mailu czyimś, bo takie też widziałem rzeczy, no to, żebyśmy to pewnie wiedzieli. Tak samo przy tym wyjściu, tak, kogoś, kogoś systemu, tym offboardingu, no to jak mamy checklisty, no to odhaczamy, wyłączamy, zmieniamy uprawnienia, czy wyłączamy i ja bym tu zastrzegł jeszcze jedną ważną rzecz, dostępy zdalne. Z takim wykrzyknikiem powiedział, bo o ile mamy coś w placówce, tak? To żeby ktoś miał do systemu, no to fizycznie musi przyjść, podejść do komputera. To jest już taka fizyczna trochę ochronna, no bo jeżeli pojawi się lekarz, który nie powinien na recepcji coś go zobaczymy, już fizycznie mamy taką barierę pewną, nie? 

A jeżeli ktoś miał dostęp zdalny, bo to był pracownik, może nie lekarz, ale ktoś gdzieś administracyjny, nie wiem, marketingu ktoś, bo mamy rozbudowane to, no to tutaj szczególnie trzeba uważać, ale jeżeli mamy to skonfigurowane takim VPN-ami, gdzie sobie to zarządzamy, no to jednym kliknięciem, po prostu go tam odcinamy od systemu, no ale tu jest szczególnie, szczególnie to ważne, no bo tu nie mamy tej fizyczności, tak, nie widzimy kogoś, nie wiem w którym momencie, a tutaj no fizycznie musi podejść, do któregoś komputera, gdzie się musi zalogować i tak dalej. Dlatego to szczególne uwaga na te, na te VPN-y.

Jacek: Ja za swojej strony powiem znowu dwie praktyki, to są dwie skrajne praktyki. Jedna praktyka jest taka, że klient robi jedno konto tam dla rejestratorki czy dla administratora i wszyscy się na to konto logują, nie wiem, po czym gdzieś tam, bo my to też staramy się gdzieś tam analizować, że no patrzymy, duża placówka ma jedno konto. Mówimy może tu trzeba więcej kont, właściciel dowiaduje się, że my nie pobieramy opłaty za konta rejestratorki czy administratora, niezależnie od ilości, tylko pobieramy za lekarza czy specjalistów, fizjoterapeutów, czyli za tym, na czym placówka zarabia po prostu, no i wtedy się zaczynają mnożyć te konta, mnożyć, mnożyć, mnożyć, mnożyć i wtedy znowu dochodziło do sytuacji, że tych kont jest bardzo dużo, bo ci ludzie przychodzą, odchodzą, te konta zostają. No ja nie wiem czy tam zmieniają te hasła czy nie, być może tak, być może nie, natomiast znowu mamy drugą praktykę, gdzie konto dostępowe zostaje, być może ze zmienionym hasłem, ale w zasadzie również po co to konto ma zostać, w tym przypadku? 

Także mamy dwie takie praktyki z jednej i drugiej strony, jakieś takie mniej odpowiedzialne, ale w ramach tego już jakby co klienci, bo tak trochę przeszedłem płynnie do klientów, to Wy ze swojej strony może jesteście w stanie powiedzieć, o co klienci jakby boją się najbardziej w tym wycieku danych? 

Zdaję sobie sprawę, że przychodzą do Was w tym celu, żeby do tego wycieku nie doszło, albo jakby doszło to żebym był zabezpieczony. I co, Irek, do Ciebie przychodzą klienci mówiąc…? 

Irek: Boją się kar od Prezesa Urzędu Ochrony Danych. Często jest trochę wyolbrzymiane, chyba nawet to jest ta zaleta rozporządzenia RODO, gdzie te kary maksymalne bardzo działają na wyobraźnię, no bo tam mamy 4% rocznego światowego, jak to się tam ładnie nazywa przychodu, czyli łącznego przychodu, jakie osiągamy, albo maksymalnie 20 milionów euro. I bierze się wtedy pod uwagę ewentualną, maksymalną wyższą karę. To, co byłoby wyższe, to się powinno nakładać. W rzeczywistości te kary przejmują przez polski organ nadzorczy nakładane nie są aż tak wysokie, tutaj bym uspokoił. 

No i tego się obawiają, a jak temu zapobiegać z mojej strony? No to musimy przyjrzeć się najpierw klientowi, zobaczyć w branży medycznej akurat jest to standardowe. Znaczy w każdej branży jest to standardowe, wiemy z czym mamy do czynienia, jakiego rodzaju dane osobowe są przetwarzane i pod to przygotowujemy odpowiednie dokumenty. 

Ale dokumenty, jak to dokumenty. Pewnie Państwo, którzy nas dzisiaj oglądają, Wy panowie też, Jacek i Paweł, mieliście z tym do czynienia, że ten wielki boom na RODO był w 2018 roku i tam jeszcze w kolejnych miesiącach, po maju 2018 roku, gdzie wszyscy przygotowali jakieś tam dokumenty, które im prawnicy wówczas przygotowali, czy specjaliści od RODO, no nagle wtedy wszyscy stali się specjalistami od RODO. 

I te dokumenty, czy lepsze czy gorsze, ale leżą sobie od tamtego czasu, nie są przeglądane, nie są aktualizowane, a przede wszystkim w bardzo wielu przypadkach, nie tylko w branży medycznej, ale we wszystkich innych branżach, nigdy nie zostały w praktyce wdrożone i stosowane, a przede wszystkim może nawet zrozumiane przez pracowników.

Więc co trzeba zrobić? Czego obawiają się klienci, jeżeli chcą uniknąć tych kar? Trzeba przede wszystkim prześwietlić potrzeby danego klienta, wdrożyć mu stosowne dokumenty. Oczywiście, bo klienci też chcą mieć coś namacalnego, jak przyszedł prawnik, wziął pieniądze za swoją usługę, to niech zostawi jakieś dokumenty. Przygotowuje się te dokumenty, ale o tym moglibyśmy długo rozmawiać. Nie chcę nikogo zanudzać, ale na przykład w rozporządzeniu RODO są w zasadzie dwa wynikające z rozporządzenia dokumenty obowiązkowe do przygotowania. 

A potem, jak przychodzi specjalista od RODO i przygotowuje te dokumenty, to jednak się okazuje, że jest ich kilkanaście. A to wcale nie wynika z rozporządzenia RODO, ale wynika z tego, że dobrze by było mieć te dokumenty, żeby pracownicy i współpracownicy mieli się do czego odnieść, zapoznając się z zasadami ochrony danych, które obowiązują w danym podmiocie, ale co jest najważniejsze, zrozumieć, jakie są zasady ochrony danych. Trzeba przeszkolić tych ludzi, którzy u nas przetwarzają dane osobowe, upewnić się, czy rozumieją to, do czego są zobowiązani, przygotować te dokumenty zrozumiałym językiem, a bardzo często dokumenty dotyczące ochrn danych osobowych są niezrozumiałym językiem przygotowane. 

I dopiero wtedy możemy powiedzieć, że mamy właściwie wdrożone RODO i jeżeli zdarzy nam się jakieś nieszczęście, czyli nastąpi ten wyciek, albo zdarzy się jakiś inny przypadek, no bo wyciek może być zarówno czy z czynników zewnętrznych, czyli jakiś atak hakerski, prawda, jakichś czynników wewnętrznych, czy jakiegoś błędu i to jest najczęstsze, błędu pracowniczego, błędu osób, które przetwarzają dane osobowe. Jeżeli wykażemy w trakcie kontroli czy danego incydentu, gdy będzie to już prześwietlane przez UODO, że mamy całą dokumentację, szkoliliśmy pracowników, stosowaliśmy to zasady w praktyce, ale zdarzyło się nieszczęście, może się skończy tylko na upomnieniu, może skończy się tylko na zaleceniach i w wielu przypadkach tak jest. 

Natomiast jeżeli okaże się, że były dokumenty dotyczące RODO, ale nikt ich w praktyce nie stosował i to w zasadzie były martwe dokumenty, życie sobie, a dokumenty sobie, będą kary, więc ja zawsze, jeżeli ktoś chce w praktyce dostosować, kładę nacisk na praktykę, na to, czy ludzie to zrozumieli, czy przeszkoliliśmy każdego nowego pracownika, czy on rozumie swoje obowiązki, czy mamy praktykę działania firmy dostosowaną do tego.

Jacek: Ok, a Paweł u Ciebie, czego klienci najbardziej się obawiają w sprawie tego wycieku danych osobowych, że co, że ktoś przyjdzie i weźmie komputer i co wtedy? 

Paweł: Znaczy ja się też śmieję trochę do siebie, bo o karach też słyszałem i one gdzieś tam działają faktycznie na wyobraźnię, ale to dobrze, bo może to pobudza nas także do działania. Najwięcej obaw to widzę wynoszenia tych danych, bo się boimy, że ktoś wyśle mailem, pendrive wyniesie i coś z tym zrobi, zabierze.

Ja widziałem takie, bym powiedział ekstremalne, to przypadki, że jest robiona w placówce taka strefa biała, która nie ma absolutnie dostępu do Internetu, jest tylko kwestia dostępu jakiegoś tam wewnętrznego do systemu i tyle, żeby się zabezpieczyć przed zaszyfrowaniem i tak dalej, to, że ktoś coś przypadkowo kliknie i ściągnie zaszyfruje nam wszystko. To też widziałem takie przypadki, ale to też gdzieś trzeba, mówię, siły na zamiary gdzieś mierzyć i myślę, że tym, czego się tam wszyscy boją, to są te dane pacjentów, gdzie najczęściej to, co Irek powiedział, to my jesteśmy tym najsłabszym ogniwem, czyli ludzie, że możemy coś wysłać, skopiować, przesłać. 

No tutaj mówię… Możemy sobie to też tak naprawdę zabezpieczyć, naprawdę na wiele sposobów, czy, bo właśnie tak ja mówię o tym pendrive, czy możemy przetwarzać te dane na serwerze i w odpowiedni sposób to mieć tam gdzieś dostępny, ale prawda jest taka, że ktoś tak naprawdę mając swój prywatny telefon gdzieś w kieszeni, z aparatem, może zrobić zdjęcie po prostu systemu danych i w takim, bym powiedział, trochę pół analogowy sposób po prostu wyciągnąć te dane i jak byśmy tego nie robili, nie wiem, my wyobrażamy sobie, dobra, może monitoring, może analizy o zachowanie, może, no ale to dochodzimy gdzieś do jakiegoś trochę absolutu. 

Jacek: Za daleko już wtedy. 

Paweł: No, to też kwestia jest taka, że no to się już robi jakiś absolut, te koszty zaczynają rozsądzać już tak nieliniowo i to się robi gdzieś problematyczne, tak że myślę, że to jest kwestia tych danych zabezpieczenia. Ważne, żeby nie stracić tych danych, tak, że w razie, czy gdyby coś to mamy jakieś zdjęcia, na których nam zależy. Pacjent z jakiegoś leczenia, tak, czy jakieś badania, które są dość istotne, ważne, które zajmowały dużo czasu, kosztowały sporo tak, żeby je zrobić, wykonać przez lata, żeby zobaczyć, jaki sposób, jakie są zmiany. No i wtedy jest kwestia zabezpieczenia tych danych. 

No to tu możemy zacząć mówić o backupach, o sprawdzaniu tych backupów, o polityce, czy weryfikacji, jak szybko możemy to przywrócić w jakimś środowisku, tu mogę takim pojęciem gdzieś, czy posłużyć disaster recovery, czyli jak takiego środowiska, jak szybko jesteśmy w stanie to przywrócić do działania, bo to jest tak, że mamy serwer, mamy jakiś system, mamy jakieś tam dane. Padło, nie ma i mamy tylko backup i w postaci tam plików i danych, tak, no i chcemy to otworzyć, no ale serwer trzeba kupić, przywieźć, nie wiem, przyjdzie on za parę dni, za parę tygodni może, bo nie ma dostępności, a my musimy w międzyczasie pracować, tak, i tutaj na przykład NIS2 o tym wspomina, że jak szybko jesteśmy w stanie wrócić do działania i to jest też istotne, tak, że te dane zabezpieczanie, ale wracanie też po jakiejś awarii, czy po jakiejś utracie do tego działania. 

Jacek: A słuchaj Paweł, a tutaj też są takie pytania, ja tak trochę w ramach tych pytań też, a Ty jesteś w stanie zabezpieczyć placówkę przed takim hardware’owym, że wsadzam swojego pendrive’a i wyjmuję rzeczy z komputera? 

Paweł: Tak, są takie fajne nawet pendrive’y, można tak zaszyfrować, że przykładowo masz pendrive’a, na którego możesz na przykład wrzucić dane, z kodowanego na przykład komputera, ale jak chcesz odtworzyć, to możesz tylko do komputera, z którym powiedzmy, że on jest powiązany i tam jest taki klucz szyfrujący na przykład, nie? 

Jacek: Tak, nawet mówię o drugiej sytuacji, że ja jako pracownik placówki wsadzam swojego pendrive’a do komputera i ściągam dane, które właściwie nie chciałbym żebyś ściągnął, jest jakaś możliwość blokady tych portów?

Paweł: Pewnie, jest dużo nawet sposobów, tak że ja specjalnie nie mówię nazwami, ale jest takich rozwiązań antywirusowych, czyli tego środowiska operacyjnego. Na kilka sposobów można to zrobić, zabezpieczyć, żeby nie dało się tego zrobić. 

No albo tak jak mówię, że mamy takie pendrive’y, ja generalnie jestem przeciwnik tego unikania, tak, że jakiś tam pendrive’ów, żeby one chodziły gdzieś goniły, no bo nawet jak sobie zabezpieczymy w ten sposób, że można tam wgrywać dane, a mogę wyciągać tylko i odczytywać na danej stacji roboczej, na danym komputerze, nie mogę sobie ich w domu odtworzyć, i nie złamię tego po prostu, to jest z jednej strony okej, natomiast jak ja tam mogę coś zgrać, to równie dobrze ja tam w domu mogę coś zgrać i z wirusem przyjść, tak, że generalnie unikamy tego, tak. Ja jestem zwolennikiem środowisk serwerowych zarządzanych. 

Poza tym, jeżeli coś nosimy na pendrive’ie, zakładam, że te dane mogą być dla nas ważne, tak, że nie wiem, z jakiegoś aparatu, zgrywam jakieś zdjęcia, coś przychodzimy z komputera do komputera, jest to jakieś istotne ważne zdjęcie, no i ono tam zostaje, ktoś sobie zapomni, je zgrać czy coś, albo zostaje na komputerze, nie wiem, w komputerze pada dysk, nie ma. Tak, a zdjęcia tam ileś kosztowało, nie wiem, trzeba je powtarzać, pacjenta wzywać i jeszcze raz mu to robić, a jak jest w procesie jakiegoś leczenia, no to czy, no to nie odtworzymy tego stanu, który tam był kiedyś w jakiejś etapie leczenia. 

Ja jestem zwolennikiem tego, żeby te kluczowe, krytyczne dane były na serwerze, w środowisku serwerowym, czy to mówimy o takich serwerach plikowych, typu NASA, czy takich serwerach z prawdziwego zdarzenia. No mamy to wtedy, backupujemy, zabezpieczamy, nawet jak ktoś coś usunie, coś zrobi, no to jeżeli mamy odpowiednią procedurę i środowisko, to do odtwarzania backupu zrobione. 

No mieliśmy takie przypadki, no prosty case Wam powiem, skany, tak. Skany, no gdzieś tam dostęp do tych folderów, my to na przykład staramy się też dzielić, tak, że są różne foldery skanów, że nie wiem, zarząd ma swoje, marketing ma swoje, lekarz ma swoje, no żeby nie było, że zarząd sobie coś tam zeskanuje, a ktoś tam inny na przykład widzi, nie? 

Jacek:No to wiecie, z tymi backupami jest w ogóle śmiesznie, bo to jest tak, że im lepsze i im więcej rozwiązań backupowych, czyli inaczej mówiąc rozwiązań, na utratę danych, tym coraz większa możliwość wycieku tych danych. Bo jest więcej miejsc, z których można je ukraść. 

Czy w pracownicy w placówce medycznej mogą korzystać z pendrive na komputerze służbowym? 

Irek: Do tych spend drive’ów ja chciałbym nawiązać. 

Jacek: No właśnie, ja chciałem się… Ja chciałem Irek się Ciebie zapytać, bo tu są dwie rzeczy. Pierwsze, czy trochę Pawła przepytaliśmy w sprawie tych pendrive’ów, a teraz taka sprawa dokumentacyjna. To znaczy, po pierwsze, czy możemy korzystać z prywatnych nośników typu pendrive, nasi pracownicy mogą korzystać, a po drugie, w drugą stronę, czy my możemy jakoś po prostu zabronić pracownikom korzystania z takich urządzeń?

Irek: To jest akurat fajny temat, bo dużo przypadków, które trafiały do prezesa Urzędu Ochrony Danych, właśnie dotyczy takiego wynoszenia danych na pendrive’ach i zaginięcia po tym tych pendrivve’ów. Mamy jakieś dane osobowe na pendrive’ach, pendrive zaginął no i mamy naruszenie ochrony danych, prawda? 

I powinniśmy to zgłosić prezesowi UODO, bo mieliśmy, czyjeś dane osobowe zaginęły nam, ktoś jest ich dysponentem, mamy naruszenie, zgłaszamy, jesteśmy zobowiązani w ciągu 72 godzin zgłosić to prezesowi UODO i wtedy prezes się nami zajmuje i zaczyna prześwietlać, jaka tam u nas polityka była właśnie wynoszenia tych danych na pendrive’ach. 

No i w ten sposób można sobie niezłych kłopotów narobić, nie samym tym, że pozwolono wynosić dane na pendrive’ach, bo zadałeś pytanie, czy można pozwolić pracownikom wynosić na prywatnych pendrive’ach. 

Oczywiście, że można. Czy można zabronić? Oczywiście, że można zabronić. Przede wszystkim powinniśmy to zrobić, a gdyby dochodziło do jakiegoś incydentu, no to prezes UODO będzie właśnie sprawdzał: Czy mieliśmy jakiekolwiek ustanowione zasady korzystania z pendrive’ów w celu przenoszenia danych osobowych na takich nośnikach danych? Jeżeli nie mieliśmy, to już mamy problem. Zawsze jakimś dodatkowym bonusem jest to, jeżeli te dane były zaszyfrowane na pendrive’ach, no bo wtedy mamy tak zwaną niską, niskie prawdopodobieństwo naruszenia praw osób, których dane dotyczą. 

No i możemy się jakoś obronić, że to prawda zaginął nam pendrive, ale były dane zaszyfrowane. Tutaj no, gdybyśmy mieli więcej czasu, to można było naprawdę kilka takich kazusów omówić z życia, gdzie wyciekły te dane na pendrive’ach. 

Moje ulubione są dwa, kuratorowi sądowemu, to akurat nie branża medyczna. Bodajże to było w Pabianicach, albo gdzieś w okolicach Łodzi. Kuratorowi sądowemu zaginął pendrive’ z setkami danych swoich, jego podopiecznych, czyli osób, nad którymi on kuratele sprawuje, więc dosyć wrażliwe dane, prawda? Właśnie jakieś sprawy rodzinne, sprawy karne, miały miejsce i zaginął. Wyszło, że potem w sądzie nie było żadnej, przepraszam, w tym wypadku akurat była polityka szyfrowania tych danych, a w tym wypadku oczywiście danych nie zaszyfrowano. No i prezes UODO nałożył karę, ale w związku z tym, że tutaj mamy ograniczenie, ta kara była stosunkowa, bo jednostki sektora finansów publicznych na nie można maksymalnie 100 tysięcy złotych kary nałożyć. No i tutaj ta kara nie była zbyt wysoka.

Inny mój ulubiony przypadek i często w różnych szkoleniach zakresu ochrony danych go omawiam, to z tego roku, z kwietnia, też nie branża medyczna, ale pendrive, proszę Państwa, w branży gastronomicznej zaginął z danymi osobowymi jednego pracownika. I on zaginął na terenie restauracji, która była prowadzona przez ten podmiot, ale nigdy się nie odnalazł. Ktoś był dosyć mocno nadgorliwy i zgłosił to naruszenie. Pewnie był IODO, który kazał zgłosić. Prezes Urzędu Ochrony Danych pochylił się nad tym przypadkiem. Okazało się, że nie było żadnej polityki wynoszenia danych na pendrive’ach. Nikt nie miał nad tym kontroli. Można było to robić na prywatnych pendrive’ach. 

No i spółka z Kolbuszowej, bodajże, na Podkarpciu, dostała 250 tysięcy złotych kary. Zatem jeden przypadek, gdzie były dane osobowe jednego pracownika, jakiś numer PESEL, jego dane zamieszkania, chyba numer dowodu, lub paszportu, jeśli pamiętam w tym momencie, no i ja byłem tak początkowo przerażony, że jak to tak duża kara, no ale okazało się, że ta spółka to był duży operator McDonald’ów na podkarpaciu i w małopolsce, która miała naprawdę duże przychody. No i ta kara 250 tysięcy złotych w stosunku do przychodów, a tak powinniśmy oceniać tę karę, tak powinna być kara nakładana w stosunku do przychodów, wcale nie była taka duża. 

No ale to jest właśnie odpowiedź na pendrive’y. Więc możemy zabronić, to może być wpisane w regulaminie pracy, to może być wpisane w umowie o pracę, w części w regulaminie pracy, a przede wszystkim, jeśli mówimy o danych osobowych, w jakiejś polityce ochrony danych, która u nas obowiązuje, wyraźnie wskazujemy czego wolno, czego nie wolno, czy Paweł w instrukcji zarządzania systemem informatycznym, można i było coś takiego wrzucić. Dlaczego nie? Czy w polityce bezpieczeństwa informatycznego.

Jacek: Ok, a słuchajcie, pewnie mieliście już takie sytuacje w swojej karierze. Ja przynajmniej miałem, to znaczy no, dzwoni do Was klient, że doszło u niego do wycieku, tak? Tak jak mówił Irek, no nie, pendrive znalazł i tak dalej. No ja miałem sytuacje takie, że klienci tam do nas dzwonili, że po prostu inny użytkownik, systemu, któremu oni nadali dostęp, no gdzieś w jakiś sposób, nie wiem, dzwoni do tych pacjentów, że ma własną placówkę medyczną, czy swój własny gabinet i tak dalej, czyli że dochodzi do wycieku, tak? No i teraz, co Wy mówicie klientowi? Co Ty masz robić w takiej sytuacji? 

Irek: No to tu niestety chyba głównie do mnie by to trafiło w pierwszym rzędzie. 

Paweł: Tak, ja bym odesłał. 

Irek: Tak, tak, pewnie myślę, tak by się to skończyło. No mamy bezwzględnie wtedy do czynienia z naruszeniem ochrony danych, czyli osoba nieuprawniona zyskała dostęp albo dysponuje tymi danymi nie w tym celu, w którym zostały one zgromadzone, czyli to też jest naruszenie ochrony danych. 

To akurat w miarę częste przypadki tego właśnie dzwonienia do potencjalnych klientów, czyli pacjentów, może w branży medycznej aż tak strasznie się to często nie zdarzało, ale na przykład gabinety kosmetyczne, prawda? 

To jest akurat branża medyczna, ale stomatologia, bo tu akurat mamy dużo konkurencji na rynku. To się zdarza i z tymi takimi przypadkami miałem do czynienia, co powinniśmy zrobić. Mówiłem już kilka chwil temu, jest szybki termin, 72 godziny na zgłoszenie takiego incydentu prezesowi Urzędu Ochrony Danych, ale możemy tego uniknąć, jeżeli ocenimy, że mamy niskie prawdopodobieństwa naruszenia praw osób, których dane dotyczą, czyli tych osób, których dane osobowe zostały naruszone, w niektórych przypadkach rzeczywiście moglibyśmy się obronić.

Szczególnie jeżeli te dane byłyby zaszyfrowane przy zaginięciu pendrive, ale jeżeli mówimy już o wykorzystaniu danych w celu pozyskiwania klientów, no to nie, no tutaj już mamy dane osobowe, którymi ktoś dysponuje, doszło do naruszenia praw tych osób, powinniśmy to zgłosić do prezesa Urzędu Ochrony Danych, no i on będzie wtedy nas prześwietlał, bo przecież rzeczywiście wszelkie zasady Ochrony Danych były u nas właściwie wdrożone. Innym, inną kwestią jest ewentualne postępowanie karne wobec tej osoby, która wykradła te dane i w ten sposób się nim posługuje, bo tutaj można było pomyśleć ewentualnie o już odpowiedzialności karnej, jest to możliwe. 

A z mojego punktu widzenia ja zalecam, niestety, musicie zgłosić, czekajcie co zrobi prezes Urzędu Ochrony Danych, i jeżeli nie macie wdrożonego właściwie RODO u siebie, to czym prędzej to róbcie, bo pewnie jakaś kara finansowa Was spotka.

Jacek: Paweł, a Ty jesteś w stanie wtedy pomóc klientowi na takiej zasadzie, żeby powiedzieć: dobra, to, mogę Panu sprawdzić, on się logował od 18 do 19, tam dokonał takiego, nie wiem, eksportu, na właśnie na jakiś pendrive, coś.

Paweł: Tak, no kwestia jest systemu znowu. Jak mamy odpowiedni system do monitorowania, zarządzania, to tak, jesteśmy w stanie wyciągnąć logii, informacje, co zostało zrobione, co zostało wyciągnięte. Tylko tutaj mamy, no tu dużo, dużo, dużo bardziej trudna jest ta prewencja i przygotowanie. No bo ja miałem taki case, że jakieś dane gdzieś były zapisane, one nie były zapisane w środowisku serwerowym, tylko gdzieś na zewnątrz i to choćbym jak się starał i tłumaczył i przygotował infrastrukturę, jeżeli ona jest używana tak, a nie zabronie wszystkim korzystać. 

No bo, no wiem, słyszałem takie przypadki, że zabraniamy w ogóle, nie ma dostępu do Internetu. Jak ktoś buduje jakąś bazę danych, w ogóle nie w środowisku swoim, tak? Tylko ktoś, nie wiem, na jakiś tam arkuszach swoich tam gdzieś, prywatnie założonych na jakimś mailu. No to, sorry, to co możemy zrobić? No, nic, nie. 

A jeżeli jeszcze inni pracownicy tam też na tym pracowali, dokładali, bo nikt na to nie zrobił uwagi, no to już w ogóle, nie? No to wtedy nic z tym nie zrobimy, dlatego tak ważne jest to, żeby to wszystko, co mamy, kupujemy, to było normalnie na podmiot nasz, kupowane, żebyśmy mieli do tego prawa, do zarządzania, administrowania tym, bo jak tego nie mamy, no to później  nic z tym nie zrobimy, tak? No ale tak jak już dojdzie do czegoś takiego, no to kwestie zgłoszeń, to co Irek powiedział, tak? No to już trzeba zgłaszać, ja też jestem zwolennikiem tego, no bo to też jest tak, że nie zgłaszajmy, bo może się uda, nie?

Irek: I to, o czym pamiętajmy, jeżeli już naprawdę mamy taką działalność, gdzie boimy się tych incydentów, tego, że ktoś nam może wykraść, czy nasz pracownik, czy jakiś czynnik zewnętrzny, no to zacznijmy od tego, że wdrażamy to RODO, zwróćmy się do kogoś, kto się na tym zna, trudno, trzeba będzie ponieść jakieś koszty, ale być może będą jednorazowe albo niewielkie w przyszłości, przygotujmy tą dokumentację przeszkolimy ludzi, upewnijmy się, że rozumieją, co im wolno, a czego im nie wolno. No i potem w razie ewentualnego incydentu negatywnego dla nas, no przynajmniej tą całą podkładkę, te wymagania, do których byliśmy zobowiązani, będziemy w stanie wykazać, że to zrobiliśmy. 

Błędy ludzkie, tego nie jesteśmy w stanie wyeliminować, ale jeżeli byśmy patrzyli na przepisy RODO, to tam jest zawsze, w tych przepisach jest szeroko omówiony, że kara pieniężna, jeżeli jest przez prezesa UODO nakładana, powinna być rozpatrywana indywidualnie, według właśnie indywidualnego przypadku, stopnia zawinienia, umyślności, nieumyślności, zachowania podmiotu już po tym incydencie, czyli co zrobiono, żeby zapobiec incydentom w przyszłości, co zrobiono, żeby powiadomić te osoby, których dane zostały naruszone, co zrobiono, żeby zgłosić ten incydent, który zostawił Urzędu Ochrony Danych, czy współpracowano z Urzędem Ochrony Danych. To wszystko się liczy, jeśli chodzi o późniejszy wymiar kary nakładany przez prezesa.

Jacek: No ja nawet pamiętam kiedyś w taką sytuację, że tam właśnie klientka poprosiła o takie logi systemu, żeby jej pokazać, że oni najpierw zmienili to hasło jakiegoś dnia, potem usunęli to konto, w momencie w którym się skończyła ta umowa z tym pracownikiem, ale ten pracownik po prostu tak jak Paweł mówi, przepisywał sobie tych klientów gdzieś na jakąś kartkę. 

Irek: No tak, no i temu nie zapobiegniemy nigdy. Tak, tak, ale… Było to wtedy, że przeszkoliliśmy, mamy dokumenty, no ale ktoś się zachował tak, jak się zachował. 

Jacek: No ja rozumiem, że oni te logi potrzebowali w ramach właśnie jakiejś takiej obrony przed tym, że proszę zobaczyć zgodnie z tym, on skończył z nami umowę, pracę u nas i w tym momencie od razu mu wyłączyliśmy dostępy, czyli zrobiliśmy tak, jak powinno być.

Irek: Niektórych rzeczy nie da się zapobiec. Na pewno słyszeliście o Medily i wycieku danych u nich, jak przetrzymywali dane osobowe powierzone im przez klientów, kilka lat po zakończeniu obowiązywania umowy, prawda? I potem sobie do jakiegoś środowiska testowego, testowania nowego oprogramowania, wrzucali dane osobowe powierzone im przez klientów kilka lat temu, które powinni usunąć. No i nastąpił jakiś atak hakerski i wykradziono im te dane. 

Jacek: Oni tam nawet mieli dane klientów, z którymi już nie współpracowali. 

Irek: Właśnie o tym mówię, zakończyła się umowa, powinni usunąć te dane, pewnie takie były wymogii w umowie. Zresztą nawet bez tych wymogów RODO wskazuje, że jeżeli nie są dane osobowe do czegoś potrzebne, no to powinniśmy je usunąć, przestać je przetwarzać. 

Oni się do tego nie zastosowali i to jest jeszcze ciekawe, bo na razie jeszcze żadnych kar nie mamy, tylko że UODO powoli czasem wyjaśnia niektóre incydenty i tu nawet po kilku latach dopiero nakłada kary. 

Tutaj jestem ciekawy, jak to będzie wyglądało, bo wina jest oczywista. 

Jacek: Tutaj tak, natomiast z drugiej strony to jest ciekawe, bo tu pacjent mimo wszystko, jeśli ma kogoś obwiniać, to rozumiem placówkę, bo co go interesuje, z jakiego systemu ta placówka korzysta? 

Irek: Zawsze odpowiedzialny będzie administrator. Tutaj też było pytanie na naszym czacie na samym początku o tych słabych i silnych oddziałach, że w jakiejś części firmy, może właśnie w jakiejś placówce mamy dobrą ochronę danych, w drugiej gorzej to funkcjonuje, ale zawsze będzie odpowiedzialny administrator za to i on będzie musiał wykazać potem w razie jakiegoś postępowania wyjaśniającego, że wszystko było w porządku albo że przynajmniej zrobiono, co można. Ale nigdy nie będzie odpowiedzialny jakiś inny podmiot, chociaż może być też podmiot przetwarzający, ale w tym incydencie, o którym umówiliśmy, jeżeli nastąpił wyciek danych osobowych powierzonych przez klientów Medily, no to administrator, czyli ci klienci najpierw odpowiadają i oni ewentualnie potem mogą się odpowiedzieć, że zrobili co mogli – czyli na przykład w umowie był zapis, że firma, której powierzaliśmy dane osobowe, ma je usunąć czy natychmiast, czy nie wiem, w ciągu dwóch, trzech miesięcy od zakończenia obowiązywania umowy. No i dobrze by było, żebyśmy potem jeszcze odebrali takie oświadczenie o usunięciu i wtedy naprawdę wykazujemy, że zrobiliśmy, co mogliśmy. Jeżeli tego nie zrobiliśmy, no to już mamy problem. 

Jacek:< Paweł, a właśnie a propos jeszcze tego usuwania tych rzeczy, Wy też macie jakąś taką procedurę związaną z wymianą komputera i w ogóle takich nośników danych, w sensie, żeby je jakoś utylizować i tak dalej?

Paweł: Znaczy, my na to zwracamy szczególną uwagę, czy procedurę – powiedzmy, że dobre praktyki nasze, postępowanie jak z tymi rzeczami, bo tam komputer to jest sprzęt, to jest elektronika utylizacja, ale te nośniki, bo dążymy do tego, żeby te najważniejsze dane były na serwerze, serwer backupujemy, natomiast unikamy tego, żeby jakieś ważne dane były na jakimś nośniku, tylko bym powiedział, takie piki tymczasowe, to jakieś tam bieżącej pracy, a tak wszystkie ważne dane, ważne, tak jak czy system, czy to jest właśnie, czy w chmurze, czy gdzieś lokalnie, to jest jakaś baza daneych, czy jakieś tam SQL, czy coś takiego, no to żeby to było tam zapisywane. Takie nasze dobre praktyki mamy, no i to jest dość wrażliwy temat, bo też jest tak, że ktoś nam mówi, a tam nic ważnego nie ma i mieliśmy nawet taką sytuację, że trzeba się teraz upewnić, już wprowadziliśmy tak, może nie procedura formalną, ale już zostało zapowiedziane, zapowiedziane u nas wewnętrznie, żeby to weryfikować i fordmalnie potwierdzać, tak, żeby ktoś nam to sprawdził te dane.

Bo ludzie nawet sobie nie zdają sprawy tak naprawdę, tak? Jakie dane mamy tam przechowywane i tak dalej i no to trzeba niestety dwa czy dwa razy sprawdzać, potwierdzić no fajnym takim casem jest, jak dajemy, nie wiem, nawet telefon do serwisu, żeby nam wymienić, nie wiem, folię na ekranie cokolwiek, tak już trochę przerysowuję, no to tam jest informacja, że czy zgadza się na to, że twoje dane zostaną odwracane i tak dalej, no i tutaj też no w to stronę idziemy, 

No bo możemy coś utracić bezpowrotnie, no i to w szczególny sposób mówię, powinniśmy weryfikować, formatować, niszczyć, trwale, żeby nie było tych danych. Albo jeżeli mamy to nawet zostawiamy te nośniki, żeby, my szczerze my nie chcemy, bo my tam nawet nie wiemy do końca co jest i nagle się okazuje, że przetwarzamy dane osobowe, dam dość istotne, ważne, a my tylko wzięliśmy komputer do utylizacji. 

Jacek: OK. Słuchajcie, będziemy powoli do końca, bo umówiliśmy się na godzinę, że Was nie będę dłużej trzymał, ale Irek, może jeszcze pewnie jesteś w temacie, a to zawsze są smaczki, jakieś głośne afery oprócz tego Aurero, Medily, to co jeszcze było w medycynie?

Irek: Każdy słyszał, o alabie, prawda? Tak. I tutaj też jeszcze mamy tą sytuację, że nie wiemy, z jakimi konsekwencjami się to spotka, przynajmniej jeśli chodzi o prezesa UODO, bo ten incydent, no to taka jest delikatna nazwa w porównaniu do tego, co się stało, bo tam chyba kilkadziesiąt tysięcy, czy nawet nie, jakieś dwieście tysięcy osób… w każdym razie ogromny wyciek danych z jednej z największych sieci diagnostycznych w Polsce, jeśli nie największej. Szantaż oczywiście, jeśli chodzi o tą firmę, nie wiem czy ktokolwiek się decyduje w takich sytuacjach na zapłacenie okupu hakerom. No o tym nigdy nie wiemy, bo takich danych się nie podaje, ale to nam pokazuje, że chociaż nie znamy jeszcze w tym momencie szczegółów. To pewnie dopiero się okaże, gdy prezes UODO wyda jakąś decyzję, nałoży karę na ten podmiot, to wtedy w tej decyzji mamy całą tą sytuację i przyczyny ładnie, dokładnie opisane. 

Tak było chociażby w najsłynniejszej sprawie, jeśli chodzi o naruszenie ochrony danych osobowych, ale to nie z branży medycznej, tylko morele.net, prawda? To w zasadzie osoby, które nawet niewiele mają do czynienia z branżą prawną i z ochroną danych osobowych i słyszały o tym wycieku, bo to był pierwszy, duży w Polsce wyciek po wejściu w życie rozporządzenia RODO, gdzie prezes Urzędu Ochrony Danych nałożył ponad 3 miliony złotych kary i potem cały czas walka sądowa. 

No ale jak czytamy potem tą decyzję, to widzimy, co się działo, gdzie były błędy po stronie administratora. Tutaj, jeśli chodzi o Alab, nie wiemy tego, to na razie są tylko przypuszczenia, ale ogromny wyciek danych, listopad ubiegłego roku, część tych danych została przez hakerów wrzucona do sieci. Potem instytucje rządowe już uruchomiły wyszukiwarkę, gdzie po wpisaniu numeru PESEL wiedzieliśmy, czy nasze dane osobowe zostały wykradzione, czy też nie, no, ale jeśli chodzi o konsekwencje, to dopiero się okaże po postępowanie wyjaśniające prezesa UODO zawsze ładnych kilka miesięcy trwa.

Jacek: OK, to co? Bardzo Wam dziękuję. Słuchajcie, do klientów się zgłaszam i do no w ogóle widzów, nie tylko klientów Proassist, bo pewnie są dzisiaj z nami. Jeżeli będziecie mieli jakieś sprawy prawne związane z placówką medyczną, czy z ochroną danych osobowych, to zapraszamy do Irka. Jeżeli są jakieś sprawy związane z sprzętem, sieciami, zapraszamy do Pawła. 

Wypalenie zawodowe w pracy fizjoterapeuty – jak je rozpoznać i jak mu zapobiegać?

Wypalenie zawodowe w pracy fizjoterapeuty – jak je rozpoznać i jak mu zapobiegać?

Wypalenie zawodowe to coraz częstszy problem w zawodach wymagających dużego zaangażowania emocjonalnego i fizycznego – w tym również w fizjoterapii. O przyczynach, objawach i sposobach radzenia sobie z wypaleniem opowiedziała Joanna Tokarska, doświadczona fizjoterapeutka i twórczyni projektu Fizjopozytywni, podczas naszego webinaru.

W rozmowie pojawiły się tematy związane ze stresem, strategią rozwoju kariery oraz rolą szkoleń i odpoczynku w zapobieganiu wypaleniu. Poniżej znajdziecie pełną transkrypcję spotkania, która przybliży Wam wszystkie wskazówki i refleksje, jakimi Joanna podzieliła się z uczestnikami webinaru.
Reklama rozmowy o wypaleniu zawodowym z Joanną Tokarską, fizjoterapeutką.
Jacek: Dzień dobry. Dzisiejszym gościem jest Joanna Tokarska. Joanna, zaraz oddaję Tobie głos, żebyś się przedstawiła.

Ja przypominam, że my mamy cykliczne spotkania z naszym gościem, który zajmuje się tematami takimi około medycznymi, również tematem jakby trochę pomocy w pracy specjalistów, trochę w zarządzaniu placówką i tak dalej.

I akurat dzisiaj jest ta kwestia, którą poruszamy, czyli temat wypalenia zawodowego. I Joanna, oddaję Tobie głos, jakbyś się przedstawiła, powiedziała czym Ty się zajmujesz, to będzie nam bardzo miło.

Joanna: Dzień dobry, dziękuję bardzo za zaproszenie. Jest mi super miło, że mogę tutaj być. Ja jestem tak przede wszystkim to fizjotrapeutką, ale takim projektem moim życiowym jest projekt Fizjopozytywni, czyli pewnego rodzaju platforma, media społecznościowe pod tą nazwą, które zrzeszają fizjotrapeutów i tak jak ja mówię – miłośników fizjoterapii.

Ponieważ Fizjopozytywni zrzeszają nie tylko fizjotrapeutów, w dużej mierze, w większości tak, ale nie tylko. I jest nas już kilkadziesiąt tysięcy i wzajemnie wspieramy się i uczymy, i bawimy, i śmiejemy, i robimy mnóstwo ciekawych rzeczy.

I to jest chyba taki core mojej działalności i takie moje dziecko, i taka moja miłość. Absolutny, cel życiowy, tak bym to nazwała.

Jacek: Ok, tak, ja byłem tam u Was na grupie, widziałem, że naprawdę jest wesoło, także potwierdzam organoleptycznie, że i ludzie, niektórzy tam przychodzą z konkretnymi problemami, z którymi inni ludzie im pomagają, ale też są takie tematy poruszane właśnie, że takie bardziej nazwijmy to nie stricte medyczne, tylko takie lekkie. Znaczy lekkie i trudne, to znaczy właśnie związane z wypaleniem zawodowym, o którym dzisiaj mamy porozmawiać. No i tak myślę, że tak zacznijmy od takiego, no trudnego pytania, znaczy, czy Ty zastanawiałeś się w ogóle, co może doprowadzać do tego wypalenia zawodowego?

Joanna:Wiesz, ja sporo myślałam na ten temat, no bo przygotowywaliśmy się do tego nagrania, więc usiadłam sobie, zastanawiałam się. Wiesz, bo z jednej strony każdy ma indywidualne doświadczenia, z drugiej strony mamy jakieś, prawda, książki, artykuły, można przeczytać sobie, jakie są przyczyny tego wypalenia zawodowego, ale tak naprawdę gdzieś tam, tak jak ja sobie o tym myślę, że każdy, przynajmniej w teorii, dobrze by było, gdyby miał jakiś cel w swoim życiu. I jak masz ten cel, no to już pół biedy, to przynajmniej wiesz, czy się do niego zbliżasz, czy nie, a najgorzej jest, jak tego celu nie masz, no i nie wiesz po co istniejesz, a nie daj Boże, do tego istnienia zakrada się jakaś proza istnienia.

Jakiś ból istnienia, jakieś znudzenie, jakieś niedogodności związane z pracą, z sytuacją, z, nie wiem, sytuacją psychospołeczną, tak to nazwę ładnie, czyli jak tam jest z moimi kolegami w pracy, z koleżankami, jakie mamy relacje, jaką ja mam, jaki mam poziom satysfakcji z tego, co robię, zarówno na poziomie finansowym, jak i w poziomie takiej satysfakcji jakości tej mojej pracy, czy ja się rozwijam, czy ja zostaję cały czas w jednym miejscu. Czy ja mam poczucie, że w ogóle jestem w dobrym miejscu w życiu, czy właśnie tutaj chciałam być, bardzo często, znaczy bardzo często, ale na grupie rzeczywiście zdarzają się takie posty, że ludzie piszą, kurczę, myślę nad tym, żeby zmienić pracę i to są posty, żeby była jasność w dwie strony – są to ludzie, którzy piszą, że robię coś innego i zastanawiam się nad tym, żeby zostać fizjotrapeutą, a mam już tam, nie wiem, 45 lat, czy to ma sens, ale są też ludzie, którzy w drugą stronę – popracowali 5 -10 lat w zawodzie fizjotrapeuty i mówią, kurczę, to jednak nie jest dla mnie, nie dam rady, nie chcę tego robić.

Ja zresztą nawet mam takie nagranie na kanale, jedno, zresztą bardzo fajne nagranie polecam, ono się nazywa “Fizjoterapia, nie, dziękuję” ijest to nagranie z trzema osobami, które z różnych względów na różnych etapach swojego wykształcenia w kierunku fizjoterapii zrezygnowały, zaczęły robić coś innego i robią to z powodzeniem, z pasją, z zaangażowaniem i z sukcesem.

Więc wracając do Twojego pytania, jakie są przyczyny – no wydaje mi się, że wszystko i nic może być przyczyną. Za dużo odpowiedzialności może być przyczyną, za dużo pracy w stosunku do życia swojego prywatnego może być przyczyną. To, że jesteś permanentnie niedoceniony w pracy i sfrustrowany może być przyczyną. To, że masz zaburzone jakieś relacje w pracy z kolegami, z koleżankami, z szefem, czy z innymi członkami zespołu może być przyczyną. Kurczę, monotonia może być przyczyną. Wszystko może być przyczyną. Pytanie, czego Ty chcesz i czy idziesz w dobrym kierunku. Jeżeli tak, to pewnie będzie Ci łatwiej, jeżeli nie, no to…

Jacek: Ty mówisz właśnie o tym celu, to ma być… mówimy o celu zawodowym, tak?

Joanna: Oczywiście.

Jacek:: Że tam, nie wiem, chce obsługiwać tylu pacjentów, chce mieć, nie wiem, jakiś tam gabinet wieloosobowy, chce, nie wiem – teraz pracuje u kogoś, chce pracować u siebie, tak? Tego typu cele, tak?
Joanna:No ale zobacz, że to wszystko się łączy tak naprawdę w jedną odpowiedź na pytanie: jak Ty chcesz żyć, tak? No bo to, jak chcesz pracować, jest pochodną tego, jak Ty chcesz żyć. I są osoby, dla których celem, celem, może nie będę używać tego słowa celem, ale takim wymarzonym sposobem na życie będzie chodzenie po górach, kiedy tylko się da, patrzenie na przyrodę, no to dla niej być może spa w Szwarcwaldzie będzie najlepszym celem zawodowym. Ale on wynika, nie stąd, że ja tak kocham po prostu pracować w spa, tylko jak kocham tak żyć, chcę tak żyć.

Dlatego mówię, najpierw musisz się zorientować, czego Ty chcesz tak ogólnie w życiu. Są osoby, do których idealnym sposobem na życie jest to, że chcą być szefami, chcą się spełniać, chcą coś tworzyć, chcą zbudować coś swojego, chcą, na przykład zarządzać zespołem ludzi.No to wtedy Twoim celem będzie prowadzenie placówki, niejako to będzie wynikiem tego, że na samym początku to Ty chcesz być szefem.

Daleko szukać. Ja prowadzę te social media i można powiedzieć, że mam parcie na szkło gdzieś, tak, spełniam się przed ekranem. No i na jakimś początku to było jednak to, że ja chcę dawać jakąś wartość ludziom, chcę uczyć ludzi różnych rzeczy. No i teraz pytanie, no to jak to zrealizować? Jak to ubrać w to ubranko fizjoterapii?

Więc naprawdę ten zawód i to, jak wykonujesz ten zawód, co dokładnie robisz dla mnie jest pochodną tego, czego Ty chcesz od życia. I to jest bardzo trudne pytanie, wiesz. Pokaż mi ludzi, którzy wiedzą, co chcą od życia.

Jacek:: No i jeszcze w młodym wieku, kiedy mają podjąć tą decyzję dotyczącą kształcenia.

Joanna: No, no, dokładnie.

Jacek:Ja też, powiem Ci, zaobserwowałem taką sytuację, że czasami właśnie widzę taką, nie wiem, czy frustrację, czy takie niezadowolenie właścicieli placówek z powodu, nie wiem, wolnego w ich mniemaniu, wolnego tempa, nie wiem, przyrostu biznesu. Z racji, że my jako programowanie medyczne jesteśmy w stanie porównać to wzrostem tempa biznesu do innych, od razu myślimy kurczę, no szybko się bardzo rozwija, w sensie ta placówka się bardzo szybko rozwija. A mimo wszystko są nerwy, jest ta frustracja i myślę sobie właśnie, wiesz, że to samo skupienie się na tym celu chyba nie jest jednym, bo możesz być mimo wszystko niezadowolony, mimo że to spełniasz, bo w Twoim wyobrażeniu jeszcze nie spełniasz.

Joanna: No i właśnie, no i tutaj dochodzimy, dlatego ja mówię o czymś szerszym niż tylko to, co ja robię w życiu, tak? Ja zawsze w ogóle jak tak sobie myślę, czy jak doradzam komuś, bo może dlatego, że u mnie to podziałało, ja radzę zrobienie sobie takiego ćwiczenia, tak?

Ono jest szczególnie wartościowe kiedy jesteś na początku drogi, ale w każdym etapie życia będzie wartościowe. I ono jest bardzo trudne, które teraz omówię, wymaga bardzo dużo czasu. Bo ćwiczenie polega na tym, to jest mentalne ćwiczenie, że wizualizujesz sobie minuta po minucie, jak wygląda Twój idealny dzień w życiu.

I nie mam na myśli idealnego dnia, czyli masz urodziny, dostałeś spadek milion dolarów po ciotce, której nawet nie znałeś i Ty idziesz, wydajesz te pieniądze, nie, nie. Taki normalny dzień w życiu, jak chcesz, żeby wyglądał? Gdzie Ty się budzisz? Jak wygląda Twoje łóżko? Czy jesteś z kimś? Czy jesteś sam? Wstajesz. Jak wygląda, nie wiem, podłoga, na której stawiasz nogi? Co masz na sobie? Co się dzieje? Gdzie Ty idziesz? Gdzie Ty w ogóle mieszkasz? Co jest dookoła ciebie?

Wiesz, każdy detal sobie wyobrażasz minuta po minucie. No i w tym momencie masz przynajmniej wyobrażenia, jak Twój mózg, a może bardziej jak Twój umysł, postrzega idealne życie.

I w momencie, w którym ja robiłam to ćwiczenie, to ja wstawałam, w swojej wyobraźni oczywiście, miałam wielkie okno z widokiem na naturę, notabene mam takie okno, wielkie okno z widokiem na naturę, szłam do kuchni, robiłam sobie kawę, a potem pracowałam, tak jak teraz pracujemy przy komputerze, nagrywając treści dla fizjotrapeutów.

To było w moim wyobrażeniu. Więc wiedziałam, że już jestem na dobrej drodze. No i pytanie, gdzie jest to wyobrażenie, wracając do tego człowieka, który ma biznes, ma dobrze prosperującą, obiektywnie firmę, ale jest do końca niezadowolony, no to co on miał w tym wyobrażeniu, tak?

To znaczy, wątpię, żeby miał wyobrażenie, cały czas będę niezadowolony, cały czas będę gonił, żeby było więcej, tak? To gonienie, żeby było więcej, wynika raczej z braku celu, a nie z celu, który jest jasny i sprecyzowany.

To znaczy, że ten cel jest takim, wiesz, jest taką ideą, nie czymś, że moje przedsiębiorstwo musi zatrudniać 54 osoby i mieć roczny obrót na poziomie, nie wiem, 6,5 miliona, to wtedy ja jestem zadowolony, no jakby nie tu, tak, tylko co się dzieje, jak Ty żyjesz?

Czy Ty poświęcasz 4 godziny dziennie temu przedsiębiorstwu, 8 godzin dziennie, 12 godzin dziennie? Czy Ty masz w ogóle rodzinę przy sobie, czy ta rodzina jest dla ciebie wartością, czy masz jakiś zwierzęta, tak, jak Ty żyjesz? No bo chyba to jest na końcu najważniejsze, jak Ty żyjesz? Czy Ty jesteś szczęśliwy w swoim życiu?

Jacek: Tak, tak, to na pewno, ale tam wspomniałaś trochę o swoim wyobrażeniu. No chciałem poruszyć ten temat, bo mówisz, że miałaś też jakieś doświadczenie własne, że Ty, rozumiem, byłaś i jesteś fizjoterapeutką, ale wtedy byłaś, nazwijmy to na cały etat.

Joanna: Na etacie, tak.

Jacek: Na etacie. I co? I wstałaś rano, powiedziałaś, dobra, to ja teraz sobie sobie zwizualizuję swoje życie na nowo, przemyślę i teraz to zmieniam. Tak to było, czy właśnie było jakieś wypalenie zawodowe, jakieś objawy itd.?

Joanna:Wiesz co? Mam wrażenie, że to jest generalnie proces. To jest proces, który trwa. Jak się dobrze do niego przygotujesz, to można przez niego przejść łagodnie, tak jak było w moim wypadku, a na łapu capu szybko może nie zadziałać.

W moim wypadku było tak, że ja zawsze chciałam. Już od momentu, kiedy kończyłam studia, ja wiedziałam, że ciągnie mnie edukacja, że mam coś takiego w sobie, że potrafię przekazać wiedzę. Ja o tym wiedziałam, to nie było dla mnie, ja się tego nie musiałam jakoś specjalnie uczyć, po prostu zawsze miałam ten, nazwijmy to, dar.

No i się zastanawiałam, no dobra, no ale jak to zrobić? Nie chciałam nigdy pracować na uczelni, ponieważ z gruntu rzeczy wydawało mi się, że nie usatysfakcjonuje mnie to finansowo. I pewnie miałam rację – przez wiele lat, chyba nie było jakichś szczególnie wysokich zarobków na uczelni, więc wiedziałam, że nie, na pewno nie uczelnia, bo to w ogóle nie mój klimat, bo musisz robić mnóstwo rzeczy, których ja nie chciałam robić.

No dobra, no to jak inaczej można uczyć? Wiesz, ja nawet się zatrudniłam w szkole dla masażystów, taka była szkoła zawodowa dla masażystów w Warszawie, ja się tam zatrudniłam na semestr, żeby zobaczyć, czy to, co ja sobie w ogóle wyobraziłam w głowie, to ma w ogóle rację bytu, tak?

Czy ja się na tą nauczycielkę nadaję tylko w swojej głowie, czy naprawdę? No i jak przeszłam semestr nauczania w państwowej szkole, to stwierdziłam, że ja się nadaję. Super, ale tak, dowiedziałam się, że nauczanie kosztuje bardzo dużo wysiłku i że bardzo dużo czasu i energii zajmuje przygotowywanie zajęć, że to jest, o kurczę, to jest na maksa po prostu drenujące z energii, bo siedzisz, ileś godzin szykujesz zajęcia, które będą trwały ileś godzin.

To, co na tamten czas nauczyło mnie też w edukacji, że pensja jest głodowa. Moja nie była głodowa, słuchaj, ja pracowałam na chyba jedną, nie chcę skłamać teraz, jedną piątą, jedną, ósmą, jakiś ułamek etatu i jak dziś pamiętam, że zarabiałam 300 złotych miesięcznie za ten ułamek etatu, bo to był taki, wiesz, najniższy, najniższy nauczyciel w ogóle z karty nauczyciela i ułamek tej najniższej pensji.

Dla mnie to było 300 złotych, więc starczało mi dokładnie na dojazdy do tej szkoły czerwonym maluchem, którego wtedy posiadałam. To był, wiesz, to był, po prostu mówimy o takim mówimy poziomie satysfakcji zawodowej, ale mimo to byłam mega zadowolona, bo to mi dało to doświadczenie, jednak. Okej, nadajesz się do uczenia, no to co, no to trzeba kombinować, jak można uczyć, żeby mieć więcej satysfakcji.

I robiłam na przykład takie rzeczy, że organizowałam warsztaty w pracy i w ogóle mieliśmy taki zwyczaj w pracy, że organizowaliśmy warsztaty, co jakiś czas zmienialiśmy się w tym prowadzeniu, różne tematy.

Jacek: Nie warsztaty dla pacjentów, tylko warsztaty wewnętrzne dla terapeutów?

Joanna: Tak, dla terapeutów. I wiesz, i miałam taką kierowniczkę, kiedyś jej powiedziałem, wiesz co, tak chciałabym uczyć, ale nie wiem, jak to zrobić. Ona mówi, no to może zrób doktorat, ja mówię, nie, doktorat, nie, ja tak chyba akademicko nie bardzo.

No to zostań instruktorem jakiejś metody, zostań instruktorką PNF-u, no to… Wiesz, i tutaj kłania się, jak dużo pewności siebie mamy na początku swojej drogi zawodowej. I mam wrażenie, że moje pokolenie miało tej pewności dużo mniej, niż pokolenie, które jest obecnie w wieku, załóż ma tam, nie wiem, dwudziestu kilku czy trzydziestu lat.

Mam wrażenie, że osoby młodsze są takie odważniejsze, wiesz, tak, mniej się cykają, mniej mają takie, ojej, czy się się nie nadaje do tego, tylko nie, kurczę, spróbuję. To jest takie moje wrażenie, ja absolutnie nie miałam tej odwagi, rozmawialiśmy tutaj przed nagraniem i nawet wspomniałam, że dziesięć lat za późno uważam, że zaczęłam robić to, co robię, no ale jest jak jest, tak, na tamten czas po prostu wydawało mi się, że po prostu, no nie, no inni, mądrzejsi, ważniejsi, będą robić takie rzeczy, nie ja. Ale życie pokazało inaczej, zaczęłam się uczyć, żeby zostać instruktorką PNF-u. Taka metoda, wiesz, fizjoterapii PNF, dosyć znana, popularna.

Ja sobie wymyśliłam, znaczy sobie wymyśliłam, po prostu tak życie się potoczyło, że… Zaczęłam się uczyć, żeby zostać tą instruktorką, ale w międzyczasie znowu życie troszeczkę inaczej wszystko pokierowało, bo powstali Fizjopozytywni, powstał cały portal, zaczęło się to kręcić, zaczęłam robić wywiady, zaczęłam bardzo dużo publikować, bardzo dużo neurologii zaczęłam publikować, już wiedziałam wtedy, że to jest właśnie to, że mnie to kręci, jeszcze nie wiedziałam, jak to ma zadziałać, wiesz, tak, finalnie, tak?

Jacek: A co rozumiesz przez “powstało fizjopozytywni”? To powstało, bo to rozumiem, współ-powstało z Tobą, nie?

Joanna:No Fizjopozytywni, to ja, więc po prostu powstało, czyli wymyśliłam po pierwsze nazwę, po drugie zrobiłam wszystkie media, jakie tylko się dało pod nazwami Fizjopozytywni, tak? Ja sprawdziłam oczywiście czy wiesz, czy ta nazwa nie jest gdzieś już używana, czy ktoś tego nie wymyślił przede mną, ale nie, okazało się, że nie. No i powstał ten projekt, no tak, no to wiesz, no zaczęło się od fanpage’u na Facebooku, tak? Potem zaczęłam publikować jakieś posty, potem miałam bloga, potem przyszła moda na live’y. I tak się cykałam, żeby zrobić ten live.

Jeszcze do tej pory chyba mam na YouTube’ie gdzieś zapisane swój pierwszy live, taki, wiesz, z telefonu, gdzieś ten telefon stoi z boku. Ale uważam, że to było spoko, to było rewelacyjne doświadczenie.

I wiesz, ja mam taką cechę charakteru, to jest po prostu moja cecha, że jestem niesłychanie konsekwentna. I niesłychanie taka, wiesz, można powiedzieć, uparta i rzetelna w robieniu pewnych rzeczy. Czyli jak już coś zacznę, to ja to robię.

Więc jak to, nie wiem, to był tam 2014 rok, jak ja zaczęłam to robić, to ja to po prostu robiłam. I no i nie ma zmiłuj. Po prostu robię, robię, robię, robię, robię, robię. No, jak już zaczęłam robić, no to, wiesz.

Tata mojej koleżanki, bardzo mądry człowiek, zawsze mówił, jeszcze w liceum, mówił: dziewczyny, lata pracy i sukcesy przyjdą same, nie? Lata pracy i sukcesy przyjdą same. To trzeba, to musi się wgryźć w człowieka, żeby tak jakby dotarło, o co tak naprawdę chodzi.

U mnie po tych latach pracy po prostu zgłosił się, napisał do mnie szef Matt Coach i mówi Asia, wiesz, obserwuje Cię, fajnie, podoba mi się to, co robisz, zrób szkolenie, poprowadź u nas szkolenie. I ja już byłam w takim etapie, że wiedziałam, że tak. Oczywiście, że tak. I zrobiłam szkolenie, poprowadziłam szkolenie.. No i tak jest do dziś. Dużo w tym było szczęścia, bo ktoś mi pomógł, ktoś to zauważył, ktoś wyciągnął do mnie rękę, za co jestem wdzięczna.

Ale jednocześnie, ja cały czas miałam tą intencję od samego początku. Wiesz, była ta intencja, że od samego początku jednak wiedziałam, że ta edukacja jest moim celem. Jeszcze nie wiedziałem jak dojść do tego celu, ale wiedziałam, że na samym końcu to jestem ja, ci ludzie, których chcę uczyć.

Jacek:Tak, ale powiedz, bo mówiłeś, że u ciebie to udało ci się to, że przeszło to w miarę lekko, a jakie są objawy tego wypalenia zawodowego?

Joanna: Wiesz, ja myślę, że ludzie, myślę, tak jak czytam u mnie na grupie i jak rozmawiam z ludźmi, te objawy są takie, ja bym powiedział, depresjo-podobne, tak?

Czyli idziesz do pracy i nie widzisz sensu w tej pracy. Idziesz do pracy i masz niechęć do tej pracy. Nie widzisz, w ogóle nie wiesz tak do końca, po co tam jesteś. Albo jesteś w tej pracy i jesteś zły, że jesteś w tej pracy.

Albo idziesz do pracy. Tłumisz w sobie tą złość, nie wypada być złym, no to się dystansujesz i jesteś cyniczny z boku, nie? Że nie masz tej radości. Tak sobie to wyobrażam. I tak, jeżeli mogę powiedzieć o wypaleniu zawodowym w moim kontekście, to rzeczywiście miałam taki okres. I to było bardzo ciekawe, bo ja w ogóle bardzo lubię moją pracę i bardzo lubię pacjentów. W ogóle mi towarzyszy niesamowita satysfakcja. Z tym, że ja lubię takich pacjentów, im cięższy, tym lepszy.

Czyli wiesz, im bardziej chory, to tym bardziej ja go ukocham. Takich po prostu najbardziej lubię zawodowo. I miałam taki moment, że miałam wrócić po ciąży do pracy, nie? Bo już mój syn dobiegał roku i musiałam wrócić do pracy.

I przyszłam coś tam pozałatwiać do tej pracy, jakieś tam papiery, bo to trzeba tam jakieś rzeczy załatwiać, jak wracasz. I spotkali mnie pacjenci, ale właśnie nie ci ciężsi, tylko ci tacy się śmieje od bolącej szyi, od bolących pleców.

I my wtedy dużo z nimi pracowaliśmy manualnie. Wtedy nie było też takiej wiedzy, bo to już było dawno temu, mój syn ma 15 lat. Więc wtedy nie mieliśmy też takiej wiedzy, że jak bardzo ważne jest wdrożenie tych pacjentów w aktywność fizyczną.

Oni się bronili wszystkimi swoimi kończynami przed jakimkolwiek ćwiczeniem. No więc my poniekąd z wiedzy, jaką wtedy mieliśmy i z tego takiego już: dobra no to nie ćwicz, ja Ci zrobię coś manualnie, no to my im manualnie pracowaliśmy tam z szyją, z lędźwiami, czy z czym tam trzeba było.

I oni to bardzo lubili, no bo to jest przyjemne, nie? No i ci pacjenci mnie zatrzymali, o rany, Pani wraca, jak cudownie, bo już tak za Panią tęskniłem, bo tutaj trzeba tak pomasować. I wiesz, ja się tak poczułam: matko, jak ja nie chcę do tego wracać. Jak ja nie chcę wracać wiesz do takiej roli jakby dawania przyjemności drugiej osobie, ale nic z tego nie wynika. Prócz tego, że jej jest przyjemnie przez pół godziny. Prócz tego nic nie wynikało. Ci ludzie wracali w kółko i na okrągło.

Wtedy rzeczywiście miałam takie, o matko, co to będzie? Przecież ja tego nie zniosę po prostu psychicznie. No ale znowu los się do mnie uśmiechnął. Ja mam bardzo dużo szczęścia w życiu, bardzo dużo. I akurat wtedy stworzono oddział neurologii, rehabilitacji neurologicznej w Konstancinie, tam gdzie pracowałam i mogłam wrócić na oddział rehabilitacji neurologicznej.

To było najcudowniejsze, to było najwspanialsze. To byli ci moi kochani, ciężcy pacjenci. To były wyzwania, to była taka praca, wiesz. Taka dokładnie jak lubię.

Jacek:No i dzięki tej pracy znalazłaś ten cel.

Joanna: Tak, tak, tak, tak. Wręcz do tego stopnia, wiesz, dla mnie ta praca z pacjentami, takimi właśnie ciężkimi neurologicznymi, jest tak szalenie satysfakcjonująca, że… nawet jak miałam jakiś kłopot w domu, jakieś przytłoczenie – kto miał małe dziecko, ten wie, jak to się fajnie łączy praca zawodową, opiekę nad maluchem, dom, jak to wszystko fajnie się spina. Można naprawdę się chwilami po prostu zastanawiać nad sensem istnienia, ale zawsze jak szłam do pracy tak, ojej, jak ekstra, jak fajnie.

Jeszcze w ogóle Konstancin ładnie położony, więc ja jadąc do tej pracy, to przez ładny teren, ja mówię, o jak pięknie, o wiosna, o, tam, nie wiem, szronik na jezdni, o, nie. Tym się też karmiłam, no bo to też jest troszeczkę tak, jakby czym się karmisz, no to to jest, tak. Jak się nakarmisz: o Jezu, jak jest beznadziejnie od rana, no to będziesz na fali: o Jezu, jak jest beznadziejnie. A jak się będziesz karmił, ale wspaniale, no to masz jednak większą szansę, że będzie fajnie. Więc dla mnie to było takie wyratowanie, że tak, tak, taki ratunek przed wypaleniem takim na tle tego sfrustrowania, że ta moja praca nie przynosi takich efektów, jak ja bym sobie życzyła, tak, że ci pacjenci wciąż wracają.

I co z tego, że ja zrobiłam jeden kurs drugi, kurs trzeci, kurs czwarty, kurs, kiedy no wciąż nie było tej skuteczności, żeby oni nie wracali, a oni wracali, bo im było z nami, tak sobie wyobrażam, przyjemnie, tak, byliśmy tym takim, takim elementem w życiu, że można przyjść, poleżeć, ktoś cię pomasuje, ktoś ci tam ponaciąga i będzie miło i przyjemnie. Tylko, że za tym nie szły zmiany w życiu.

Jacek: Tak, bo Ty akurat, znaczy tak, wsłuchując się w to co opowiadasz, nie słyszę raczej o stresie w pracy, nie. W twoim przypadku, ale fizjoterapeuci też mają stresy w pracy, nie?

Joanna:Oczywiście, myślę, że mają mnóstwo stresu. Myślę, że mają mnóstwo stresu i znowu, widzisz, no ja będę tutaj opowiadała z pozycji jednak osoby uprzywilejowanej, bo ja przez większość czasu w swojej pracy zawodowej miałam bardzo dobrą sytuację taką koleżeńską. Taką po prostu koleżeńską pracę – my byliśmy wspierający. Większość osób bardzo się lubiło. Po prostu jednostkowe jakieś takie przypadki były, że ktoś się nie lubił, czy nie wiem, ktoś był jakiś, głupoty gadał wiesz na inną osobę.

Ale ogólnie my się lubiliśmy strasznie, po prostu strasznie. Dlatego przez ostatnie 10 lat na neurologii miałam tak fantastyczną szefową – Ulę, jeśli jakimś cudem to oglądasz, to serdecznie pozdrawiam. Dziękuję Ci za wszystko, co zrobiłaś dla nas. Ale tak właśnie było, wiesz. Pracowaliśmy tak jak teraz na to patrzę z boku. Pracowaliśmy w tak zwanej synergii. Nie wiem, czy w ogóle kręcą Cię takie tematy, ale jest coś takiego, że można pracować tak jakbyś był żołnierzem na musztrze, czyli cała grupa idzie, jest generał, który mówi w lewo, zwrot i w prawo, zwrot i w prawo. I to jest jeden styl pracy. A możesz pracować też w grupie, jak stado ptaków, które lata i zobacz, że stado ptaków lata też, w lewo, w prawo i tam, gdzie potrzebuje dolecieć, ale jednak jest pewnego rodzaju wolność, pewnego rodzaju taka inercja, takie…

Jacek: Zrozumienie.

Joanna:Tak, takie pole dla swobody, te ptaki wciąż czy rybki w oceanie, nie? One wciąż płyną wszystkie w jednym kierunku, ale płyną dlatego, że chcą tam płynąć i mają jakiś wewnętrzny impuls, żeby tam płynąć, a nie dlatego, że stoi nad tobą szef i mówi, musisz płynąć teraz, bo o 14:01 to pływasz w tą stronę, a o 14:02 to pływasz w drugą stronę.

Myślę, że to jest ten powód do frustracji. Pamiętam, że mnie to frustrowało właśnie, jak taka praca na godzinę. O tak, praca na godziny była bardzo takim… kurczę, no, ryje beret, jak siedem i pół godziny dziennie stoisz i odmierzasz co pół godziny pacjenta i o 14:29 już myślisz, jak pozbyć się tego, którego masz, a 14:30 stoi już drugi z fizeliną, wiesz, w ręku, bo on już zaczyna 14:30 zabieg, więc to jest też takie stresujące.

Myślę, że to może też wpływać negatywnie, jeżeli ktoś nas słucha i pracuje w tym systemie, to współczuję. Jest to fajne popracować, zobaczyć, że można pracować jak w fabryce, ale jednak dużo efektywniejsze jest pracowanie z taką lekką dozą luzu, tak?

Jacek:Ale to jest też, to jest też niezrozumienie pacjenta, nie? W sensie pacjent tego czasami nie rozumie. On uważa, że jeżeli się umówił na 17:30 i jest jakieś opóźnienie, to jest przysłowiowo Wasza wina.

Joanna:Tak, tak. Tak, to jest wina NFZ-u, tak? No, że NFZ po prostu urawniłowka, wszystkim pół godziny i niezależnie od tego, czy Ty masz, wiesz, mały paluszek, który ja mogę zrobić w 10 minut, a druga osoba by skorzystała na tym, żeby pracowała ze mną 40 minut, nie, nie. Musi być po prostu pół godziny i ciśnie, że ten, mówię, przysłowiowy paluszek pół godziny, tam nie ma nic do roboty, no to udajesz, że coś robisz, tak, wymyślasz. Więc co może być frustrujące? W ogóle wiele rzeczy jest frustrujące, tak Ci powiem.

Ja myślę, że teraz, w tej sytuacji, w której jesteśmy, gdzie tak naprawdę ta sytuacja w rehabilitacji w ostatnim czasie pogarsza się i fizjotrapeuci widzą osoby, które na przykład nie dostają rehabilitacji, a powinny albo są za krótko na oddziale rehabilitacji. Ostatnio jedna z dziewczyn mi mówiła, że pracuje w ZOL-u i dostaje pacjentów, którzy absolutnie nie powinni trafiać do ZOL-u.

ZOL to jest Zakład Opiekuńczo Leczniczy, to jest taki zakład, wiesz, gdzie raczej osoby powinny trafiać, które nie kwalifikują się na przykład do rehabilitacji, żeby wrócić do sprawności, bo w ZOL-u tak jakby domyślnie zostajesz na zawsze.

No i do ZOL-u nagle trafiają osoby, które absolutnie tam nie powinny być i ta dziewczyna mówi mi, Asia, ja pracowałam z nimi i sprawiłam już, że kilka osób wyszło z tego ZOL-u, bo absolutnie nie kwalifikowały się, tylko po prostu systemowo nie było ich gdzie indziej wysłać. No i wiesz, patrzysz na to wszystko. Jeździsz na domówki, patrzysz na to, co się dzieje z tymi ludźmi na domówce. Widzisz, wchodzisz w rodzinne, widzisz relacje międzyludzkie.

To też jest bardzo trudne. Ja znowu tutaj mam bardzo duże szczęście, bo ja miałam przecudownych pacjentów praktycznie przez całe życie. Nie wiem, czy może raz trafiłam, nie, no ja nawet nie przypominam sobie, żebym trafiła na jakąś taką domówkę, która była jakaś patologiczna.

Po prostu miałam przecudownych pacjentów, o których się bardzo dużo nauczyłam, no ale to ja miałam to szczęście, a wiele osób nie ma tego szczęścia i trafia w rodzine, gdzie widzi, że ktoś na przykład mógłby być sprawniejszy, mógłby być przesadzony na wózek, mógłby żyć tak po prostu.

No ale przez to, że nie ma tego wsparcia rodzinnego, no to, można powiedzieć, jest uwięziony w tym łóżku, nie jest zadbany tak, jak powinien być zadbany. I to są takie trudne sytuacje i wchodzisz w to i wiesz, że nie bardzo możesz sobie poradzić.

Jacek:Tak, a z drugiej strony ta frustracja pacjentów, za te nazwijmy to procesy urzędnicze, biurokratyczne, zawsze na końcu wylewają się przed tym, który ma mu pomóc, bo w zasadzie na kim? No ewentualnie jeszcze na rejestratorce wcześniej.

Joanna:Myślę, że tak, myślę, że rejestratorki mają dużo gorzej niż my. Powiem Ci, pracowałam, pracowałam o rany pół roku albo i rok, pracowałam jako rejestratorka medyczna, bardzo ubogacające doświadczenie i wszystkim dziewczynom z rejestracji chapeau bass, po prostu szacun. Ile ja się tam nauczyłam cierpliwości, ile ja się tam nauczyłam, rozumiesz, takiego spokoju, żeby, no żeby nie dać się wkręcić w te emocje, w tę frustrację pacjenta wynikającą często, no po prostu z systemu, jaki mamy, jaki zafundował nam NFZ i w jakim funkcjonujemy.

Jacek:A powiedz mi jeszcze, bo taki temat sobie zapisałem, on mi się zdaje być ciekawy, to znaczy, jak sobie radzicie z takim czymś, że Wy jesteście tymi fizjoterapeutami 24 godziny na dobę, bo jakbyśmy się spotkali prywatnie, tam nie wiem, za miesiąc, za dwa niechcący przy kawie, to bym ci powiedział, a, bo wiesz co, tak w ogóle to mnie tutaj jeszcze coś strzyka. I co to może być, nie?

Joanna: Wiesz co, ja mam taki sposób swój, ja to ogrywam także odpowiedziałabym, tak? No i jak sobie z tym radzisz? I wtedy otworzyłabym Ci drogę, a Ty byś mi powiedział, jak sobie z tym radzisz, a ja bym powiedziała: wiesz co? Fantastycznie, ależ Ty jesteś, po prostu dobrze ogarniasz. Jak chcesz, to ci jeszcze polecę, wiesz, bo mój kumpel świetnie prowadzi barki. Chcesz namiar na kumpla? Ja to tak to ogrywam, żeby nie wchodzić w zbędne dyskusje, najczęściej. Czasami jak mam ochotę, bo to generalnie jest tak, że ja uważam, że nie powinniśmy zajmować się ani rodziną, ani bliskimi.

Mam ekstremalnie mało sytuacji, w których pomagam komuś bliskiemu i zasadniczo, tak jak patrzę, jak sobie zrobię rachunek sumieniem w tym względzie, to tak naprawdę są tylko dwie osoby, które rzeczywiście, którym z czystym sumieniem pomagam, ale wiem, że realizują moje zalecenia i to jest mój mąż i mój syn.

I to są jedyne dwie osoby, ale ja wiem, że jak im coś powiem, to oni to zrobią, że dadzą sobie coś zrobić, co ma sens, ale też pozostawiam im taką wolność do tego, że Ty nie musisz, tak? W sensie to jest Twoja odpowiedzialność na samym końcu, zadbać o swoje zdrowie, nie moja. Bo to wiesz, jak to jest, jak już jesteś za blisko z kimś, to i masz takiego fizjotrapeutę, czy lekarza, to bardzo takie kuszące jest, zrzucić odpowiedzialność za swoje zdrowie na tą osobę, na tego medyka, nie?

No to przecież ona jest żoną i jest fizjotrapeutką, no to chyba ona powinna o niego zadbać. Nie, nie. Tak po pierwsze to on powinien o siebie zadbać, ona może mu pomóc, ona może mu wskazać, jak to zrobić, ona może pomóc w tym sensie, że zrobić mu coś, czego on potrzebuje, tak?

Mam na myśli jakieś działanie manualne, jak potrzeba, tak? Ale nie może przejąć tej odpowiedzialności. I to jest, wydaje mi się, teraz troszeczkę będę fantazjować, ale z rozmów z fizjoterapeutami widzę, że wiele osób ma problem z tym, jak to oddzielić, jak postawić te granice. Chociażby prosta rzecz, jak wyłączyć telefon po pracy?

Do mnie na przykład, jakbyś spróbował zadzwonić po godzinie 21, to po prostu się nie dodzwonisz. Nie ma takiej możliwości, bo mój telefon ma ustawiony czas na sen, to się załącza automatycznie, nie dodzwonisz się do mnie.

Do mnie się może dodzwonić, nie wiem, babcia, mąż, syn, tak? Oni są ustawieni, oni są wyłączeni z tej reguły, ale pacjent się do mnie nie dodzwoni, a nauczyłam się tego bardzo wcześnie, jeszcze będąc na studiach, ale już zajmując się pacjentami.

Miałam takiego pacjenta, który był starszą osobą, bardzo taki schorowany Pan. I on był już w takiej fazie, powiedziałabym, on był bardzo, bardzo schorowany. I on kiedyś do mnie zadzwonił o trzeciej w nocy. Ja odebrałam. I on coś do mnie, a dlaczego mnie jeszcze nie ma u niego? Mówię, że proszę Pana, ale jest trzecia w nocy, a on: naprawdę? Myślałam, że to trzecia po południu. I wtedy zrozumiałam, że my, fizjotrapeuci, nie ratujemy życia.

Ja naprawdę nie muszę mieć włączonego telefonu wieczorem. I po prostu wtedy, na tym czwartym czy piątym roku studiów, ja zaczęłam na noc wyłączać telefon bez żadnego poczucia winy. Bez absolutnie żadnego poczucia winy.

Myślę, że to jest problem wielu fizjotrapeutów, może nie problem, wybór, bo ja nie chciałam tego nazywać problemem, bo to jest jakiś wybór, że Ty sobie pozwalasz na to, że ktoś się dodzwoni do ciebie o godzinie dziesiątej wieczór i Ty sobie pozwolisz na to, że Ty odbierzesz telefon, albo pozwolisz sobie na to, że odczytasz tego SMS-a albo nie daj Boże odpiszesz, bo wtedy otworzyłeś drzwi niemalże do swojego łóżka, bo przecież Ty już praktycznie idziesz spać i żeby ten pacjent Ci wszedł ze swoim problemem, no to chyba nie jest problem.

Jacek: Asertywność to jest w ogóle problem, no w przypadku czy to fizjotrapeutów czy specjalistów jest duży problem, bo na samym początku Waszej drogi zawodowej jesteście w takim momencie, że nazwijmy to nie stać Was na asertywność, a potem znowu bardzo ciężko, nagle: dobra od dzisiaj przycinam tą pępowinę i już jestem asertywny, już nie odbieram od dzisiaj. Joanna: Dokładnie tak, po prostu w punkt ująłeś to i ja powiem tak, to jest mój punkt widzenia i nie wiem znowu, nie wiem, jakieś takie szczęście w życiu. Ja to czułam i widziałam od samego początku i wiedziałam, że jak sobie pozwolę na coś raz, to będę się z tym grzebać, nie wiadomo ile razy, więc zawsze wolałam uciąć to jak najszybciej się da i trudno funkcjonować w tym, co sobie wymyśliłam, ale po prostu funkcjonować w tej przestrzeni, która dla mnie jest akceptowalna. I dzięki temu połowy problemów tak naprawdę uniknąłam, tak samo jak nie wiem. Mówiłam, że nigdy mi się nie trafił pacjent, na domówce jakieś dziwne sytuacje, nigdy mi się nie trafiły, ale tak teraz myślę nie do końca.

Czasami miałam takie sytuacja, że ktoś mnie zaprosił i mnie tam nie pasowało, więc grzecznie cokolwiek stanowczo odmawiałam po prostu następnym razem, tamtego dnia już ta wizyta w pełni profesjonalnie przebiegała, ale następny raz mówiłam, przepraszam, ale niestety po prostu nie mam możliwości się Panem zająć, czy Panią. Mogę polecić kogoś, w zamian, tak, ja po prostu niestety nie dam rady, tak? I wiesz, nie tłumaczyłam się z tego w szczególności i nawet jak ta osoba sobie pojęczała, okej, ale dla mnie ten spokój ducha jest dużo cenniejszy niż to, że muszę jakby robić coś, co jest w niezgodzie ze mną.

Zresztą też rozmawialiśmy przed nagraniem o tym, że prowadzę szkolenia i że prowadzę to szkolenia z firmą, tak, dla firmy, że ta firma robi, organizuje to szkolenie, tak? I że przecież ja mogłabym sobie sama zorganizować szkolenie.

Ja tego tak nie lubię. Ja tak nie lubię tej pracy, tego zbierania chętnych, korespondowania, informowania, pisania maili, zbierania opłat. Żeby nie było, ja to spróbowałam zrobić dwa razy w życiu, zebrałam swoje doświadczenia, które tylko potwierdziły moje przekonanie i moje wcześniejsze takie obawy, że ja tego nie lubię robić, więc nie będę tego robić.

No i znowu tutaj dochodzimy do tego, jak Ty chcesz, żeby wyglądało Twoje życie. Ja na przykład chcę, żeby moje życie wyglądało tak, żebym robiła to, co lubię, w czym jestem najlepsza, czyli szykowała materiały edukacyjne i edukowała.

A niech ktoś inny zajmie się całą resztą, całą otoczką organizacyjną tego. Są inni, lepsi do tego. I wtedy, może ja nie zarobię tyle, jak bym zarobiła, gdybym się wszystkim zajęła, ale wtedy też nie byłabym taka zadowolona, bo połowę rzeczy, które bym robiła, albo i więcej, to byłyby rzeczy, których nie cierpię robić. Ja się frustruję. O, ja tak nienawidzę papierów, że ja się frustruję. O, przykład z życia wzięte. W sobotę prowadziłam szkolenie, powinnam wystawić fakturę. Mamy dzisiaj poniedziałek wieczór, ja jeszcze tej faktury nie wystawiłam, bo ja do tego stopnia nie lubię papierów. No a tutaj mówimy o pieniądzu, tak, wystawię fakturę, no to w sumie pieniądz.

Jacek:No ja ci powiem jeszcze ciekawostka o poropos tej asertywności, bo my też zajmujemy się rejestracją pacjentów. I głównie ludzie nas biorą po to, znaczy z dwóch powodów.

Jedna część bierze nas po to, żeby mieć tych pacjentów więcej, bo wiedzą, że nie odbierając tego telefonu tracą potencjalnego zainteresowanego, a druga część nas bierze po to, że właśnie już nie ogarniam.

No i kiedyś miałem taką rozmowę z, akurat jeszcze wtedy Panią doktor stomatologii, tam jej mówię właśnie, że no tutaj będzie Pani miała więcej pacjentów, i wtedy ona mówi, nie, nie, nie, ja Was biorę po to, żeby mieć tych pacjentów mniej, bo ja im nie potrafię odmawiać.

I teraz mam stricte jakieś zasady, powiem Wam je, ilu może być, nie wiem, pacjentów pilnych, ile może być, od której do której przyjmuję i tyle. I w końcu będę w tym zakresie asertywna, to znaczy no ona sobie nazwijmy to w pewien sposób kupiła chyba asertywność, ale jest to jakiś sposób wyjścia.

Joanna:Wiesz co, powiem Ci, że gdyby corem mojej działalności byli pacjenci, to myślę, że też bym wolała zapłacić i niech ktoś do nich dzwoni, niech ktoś potwierdza te wizyty, niech ktoś odbiera telefony. Ja w tej chwili w skali miesiąca muszę umówić ręcznie, no nie wiem, no może dwudziestu pacjentów, tak?

Czyli to nie są wielkie liczby, to jest naprawdę minimalnie, tak? I mnie tych dwudziestu nie chcę powiedzieć, że wykańcza, ale kosztuje mnie dużo wysiłku, bo ja tego nie lubię robić. Po prostu nie lubię tych czynności związanych z tym umawianiem.

I mam już, wiesz, mam popisane SMS, teksty, żeby było łatwiej, wiesz, kopiuj wklej, automatyzacja. Wciąż wolałabym, żeby ktoś to zrobił, a jeżeli ja tylko bym się mogła zająć tym pacjentem i pod tym kątem bardzo lubiłam pracować w placówce medycznej, gdzie nic mnie nie interesowało, oprócz tego, że mam swojego pacjenta i mam się zająć tym pacjentem i mam to zrobić najlepiej, jak potrafię.

To było po prostu najwspanialsze. Ja byłam szczęśliwa, wszyscy byli szczęśliwi.

Jacek:Tak, to na pewno. Słuchaj, ja sobie zanotowałem z rozmowy o wypaleniu zawodowy, coś takiego, że z jednej strony mamy mieć cel, z drugiej strony, no, bo tak próbuje dojść do tego, jaka musi być ta droga rozwoju, aby zapobiec wypaleniu, a z drugiej strony, żeby to była droga rozwoju kariery.

Czyli, no, niestety jakiś ten współczynnik jakiegoś stresu będzie zawsze, nie?

Joanna:Jasne, patrz, to jest prostsze niż się wydaje. Wiesz, my lubimy wszystko komplikować, a tak naprawdę to jest bardzo proste.

Jeżeli poświęcisz czas i zastanowisz się na samym początku, co Ty w ogóle chcesz od życia? Ja nie wiem, czy byłeś na mojej stronie internetowej, ja na stronie internetowej mam taki baner na górze i tam jest napisane, nigdy nie jesteś równie daleko od celu, jak wtedy, kiedy nie wiesz, dokąd zmierzasz.

No i to jest prawda. Skąd masz wiedzieć, jakie ruchy małe masz wykonywać, jak Ty nie wiesz, w ogóle w jakim Ty kierunku idziesz? No to jest w ogóle bazowe, tak? Więc stąd ta idea: zastanów się, co Ty chcesz od życia, bo każdy będzie chciał od życia coś innego.

Jedna osoba będzie chciała pracować do 13 i mieć kupę czasu na rodzinę, pasję, psa, malowanie. No co tam, co tam sobie wymyślisz. A druga osoba będzie chciała właśnie mieć dobrze prosperującą firmę, spędzać tam dużo czasu, organizować rozumiesz, owocowe czwartki, wyjazdy integracyjne. No co komu w duszy gra? Jeszcze inna osoba będzie chciała prowadzić badania naukowe, siedzieć, nauczać, rozumiesz, podłączać ludzi pod różne kabelki, badać różne wyrafinowane rzeczy. No i jak Ty nie wiesz co Ty chcesz, no to jak Ty masz pokierować tą swoją drogą zawodową, tak?

Więc na przykład, o wiesz, mam taką przyjaciółkę w sieci, mam nadzieję, że Asia nie obrazi się, że tak o niej powiem, która jest prawniczką i też tworzy treści dla fizjoterapeutów i ona ma taki webinar, możliwości zawodowe fizjoterapeuty i ona tam opowiada właśnie o tym, że to nie jest tylko tak, że Ty musisz skończyć przy stole przy tym pacjencie.

Możesz pracować, no, że z pacjentami tam dorosłymi, z dziećmi, no to wiadomo, ale że możesz uczyć w szkole, możesz pracować w administracji, jaka to jest ciekawa praca, pracować w administracji, w ochronie zdrowia, tak? Ty możesz być przecież, możesz być już nie mówię, że w strukturach jakichś zawodowych, samorządu zawodowego, tak? Co też jest absolutnie możliwe. Ale możesz robić totalnie abstrakcyjne rzeczy, takie, wiesz, takie jakby zupełnie nieintuicyjne, jak chociażby…

Jacek: Buć UX-owcem w systemie medycznym, czyli takim jakby badaczem, grafikiem, nie, jak ma ten system, jak to wyglądać, co tu są, jak nie.

Joanna:Dużo rzeczy się otwiera, w ogóle dużo możliwości się otwiera, no też żeby daleko nie szukać w ten poniedziałek, była konferencja Fundacji Udaru Mózgu i tam było poruszane takie coś jak nawigator udarowy, patrz, możesz być nawigatorem udarowym, czyli osobą, która orientuje się w systemie, generalnie w systemie ochrony zdrowia w Polsce pod kątem Udaru Mózgu i jesteś taką osobą, która będzie wskazywała ścieżkę pacjentom, jak oni się mają odnaleźć w systemie, co mają zrobić teraz, jakie mają prawa, jakie mają obowiązki, co im się należy, na co uważać.

I patrz, no totalnie nowy zawód, nawigator udarowy, a za chwilę tylko czekać, teraz wróżę troszkę, ale zobacz, sztuczna inteligencja, no to ktoś będzie musiał panować nad sztuczną inteligencją, czyli decydować, jakimi treściami ją nakarmić i żeby na przykład ona miała rację bytu w medycynie.

No to możliwości są nieograniczone, no więc teraz pytanie, co Ty chcesz robić, bo jak masz tą ideę, tak jak ja sobie wymyśliłam, tak, parcie na szkło, jednak ta edukacja, jednak te internety, te szkolenia, tak, to będę ja, to jestem ja, tak?

No to jedyne, co Ci pozostaje teraz, jakby zorientować się, dobra, to jest mój cel, to jest ten punkt, ten święty gral, no to tam będę szła. No i pytanie, gdzie Ty jesteś dzisiaj? Gdzieś jesteś, tak? Prawdopodobnie zupełnie gdzie indziej niż byś chciał być, znaczy może tak być, może być blisko, może być daleko, to jest bez zaznaczenia i tak naprawdę jedyne, co musisz, to jest zorientować się, jak połączyć punkt A z punktem B, jak najkrótszą linią, czyli musisz wykombinować to, co jest w tym sensie. Co ja muszę robić, absolutnie każdego dnia, żeby o ten kroczek zbliżyć się w kierunku tego punktu, co ja do niego zmierzam. Absolutnie każdego dnia.

Wiesz, ja nie mam dnia, w którym bym nie wertowała literatury dotyczącej udaru mózgu. Nie ma dnia, żebym ja nie zrobiła jakiejś wrzutki do Internetu, tylko po to, no ja to bardzo lubię, tak? To też nie jest tak, że ja się do tego zmuszam, bo bym się też już wypaliła 100 lat temu, tak?

No bo to jest integralna część mnie, czyli tego, co ja sobie gdzieś tam wybadałam w moim mózgu, co ja bym chciała robić. Więc każdego dnia kroczek po kroczku, malutkim kroczkiem, kombinujesz, co możesz zrobić, żeby zbliżyć się do tego celu.

No i po drodze oczywiście będzie dużo przeszkód, tak? No to jest jasne, że nic w życiu nie przychodzi tak po prostu. Prawdopodobnie pojawią się jakieś koszta i nie mam tutaj na myśli tego, że trzeba będzie zapłacić komuś coś w złotówkach, czy w jakiejkolwiek innej walucie, tylko chodzi mi o to, że będzie jakaś cena, którą trzeba będzie zapłacić.

Tak, na przykład ceną tego, że występuje w Internecie jest w pewnym stopniu utrata prywatności. Czyli musisz się na to przygotować, tak? Musisz zastanowić się, no dobra, to co ja chcę pokazywać, czego ja nie chcę pokazywać.

No moja twarz będzie się pojawiała w Internecie. Ja troszeczkę też znowu mam taki charakter, że od razu zastanawiam się to, co może pójść nie tak i uważam, że to bardzo dobra strategia, żeby zastanowić się, co może pójść nie tak, bo być może pójdzie, a jak nie pójdzie, to tylko będziesz się cieszyć, kurczę, ale myślałam, że będzie wyznaczenie, a jednak jest tak super.

No to znaczy, że poszło dobrze, tak? Czyli przygotowujesz się na to wszystko niedobra, co się może wydarzyć. Na przykład ja pracowałam sama ze sobą, tak, żeby przygotować się na ewentualny hejt, który przyjdzie.

I on oczywiście, że przyszedł, tak? Ale zupełnie inaczej patrzysz na hejt, który coś tam, wiesz, próbuje ktoś w ciebie uderzyć, ale jesteś na to przygotowany, bo poniekąd nawet trochę cieszysz się, że to przyszło, bo kurczę, co to za youtuber bez hejtera, tak?

To w ogóle się nie liczy taka, to znaczy, że co, że te treści są miałkie, jeśli nikt ich nie zhejtuje, wszyscy tylko się cieszą, to znaczy, że tam poszło coś nie tak. No więc tak jest de facto, masz dwa punkty, A i B, po drodze masz jakąś cenę, którą musisz zapłacić, zastanawiasz się, co to będzie za cena. No i podejmujesz po prostu męską decyzję, no i ja płacę tą cenę, tak? Bo to jest cena za to, że dojdę tu. Więc już niewiele rzeczy po drodze, które Cię tak zaskoczy negatywnie, no bo Ty jesteś na to przygotowany.

No i bardzo ważna rzecz, wydaje mi się, no, musisz w jakiś sposób rozpoznać, że może nie tyle, że jesteś u celu, bo wydaje mi się, że ten cel nigdy się nie kończy, ale musisz się przygotować też na klęskę urodzaju, czyli na to jest takie powiedzenie, nie? Uważaj, co sobie życzysz, bo może się spełnić. To jak się spełni, czy na pewno jesteś gotowy na to, co sobie wymarzyłeś, tak? Czy jesteś gotowy do wzięcia tego wszystkiego, co jest związane z tą nową, w tym momencie, życiową sytuacją, tak?

Jacek:Tak, to jest w ogóle, słuchajcie, fajnie było porozmawiać, że to jest takie proste.

Joanna:Lata pracy, lata pracy i sukcesy przyjdą same.

Jacek:Tak, to fajnie. Słuchajcie, my mamy też dla was przygotowane, w zasadzie ja dla was przygotowała kody rabatowe na szkolenia, jeżeli ktoś jest fizjoterapeutą, rozumiem, neurologicznym, tak?

Joanna:Tak, przygotowałam dla Was kody na szkolenie, jeżeli chcielibyście zobaczyć, nie znacie mnie. W ogóle bez żadnego płacenia, bez żadnego kupowania, zapraszam na kanał na YouTube, który nazywa się Fizjopozytywni i tam jest ponad 300 filmów.

Wszystkie są merytoryczne i mnóstwo wiedzy jest za darmo. Także serdecznie polecam. Jak ktoś nie lubi oglądać, to może sobie te wszystkie filmy również odsłuchać w formie podcastu. Też są na wszelkich platformach podcastowych.

Podcast się nazywa “Fizjopozytywnie o zdrowiu”, więc to wszystko jest. Ale jeśli wciąż Ci mało albo chcesz takiej bardzo profesjonalnej wiedzy, to ja mam mnóstwo szkoleń online. Mam webinary online, no i mam platformę, mam platformę e-learningową dotyczącą fizjoterapii po udarze mózgu.

No i to jest też takie moje dziecko, takie moje, wiesz, to jest właśnie to. To jest właśnie jak w moim wyobrażeniu widziałam się…

Jacek:Ale to jest na stronie fizjopozytywni, nie?

Joanna:Wszystko na fizjopozytywni.pl można znaleźć. I na wszystkie te produkty online, czyli na tą platformę e-learningową, która jest super. Po prostu mogę z czystym sumieniem powiedzieć, że jest to absolutnie super, bo jest to prostym, takim językiem, łatwym, opowiedziane, na czym polega ta fizjoterapia pacjenta udarowego.

No ale są też webinary, są webinary neurologiczne, ale mam też webinary o bólu, mam webinary o SM-ie, mam webinary o PNF-ie, jak ktoś lubi. Na wszystkie te produkty macie 15% zniżki z kodem, który się nazywa Proassist, tak jak marka, z którą dzisiaj robimy ten webinar.

I te kody są ważne do końca roku, 15% na wszystko.

Jacek:Okej, super, więc tak, my to wyślemy też w majlu, więc to po prostu będzie każdy, kto się zapisał, dostanie na majla. No i co, Joanna, bardzo Ci dziękuję za to, że do nas przyszłaś.

Czy marketing w branży medycznej działa?

Dlaczego marketing w placówce medycznej nie przynosi efektów?

 Jacek: Dzień dobry w kolejnym odcinku naszych spotkań z ekspertami w ramach naszych spotkań cyklicznych “Gość Proassist”. Dzisiaj witamy Anię Orawską. Cześć, Ania!

Anna: Cześć, witam wszystkich.

Jacek: Tak, Ania jest super ekspertką od marketingu. Zaraz oddamy jej głos. Ja tylko powiem tak pokrótce jeszcze dla tych, którzy nas widzą, a być może nie znają jeszcze Proassist. Proassist to jest oprogramowanie medyczne. Zajmujemy się nie tylko dokumentacją medyczną, ale całym tym spektrum zarządzania placówką medyczną, fizjoterapeutyczną i branżą beauty.

Także oprócz tego, że można u nas wypełniać dokumentację, to prowadzimy kalendarz, rejestracje online, rejestrację telefoniczną, wszelkie sprawy zarządcze. Natomiast dzisiaj porozmawiamy o marketingu, bo jest z nami Ania właśnie z Fizjo Academy. Ania, oddam ci głos, jakbyś mogła chwilę powiedzieć o Fizjo Academy, powiedzieć trochę o sobie.

Anna: Jasne, dziękuję ci Jacku. Cześć wszystkim raz jeszcze. Ja mam na imię Ania. Zajmuję się w Fizjo Academy marketingiem, wsparciem rejestracji, wsparciem sprzedażowym specjalistów.

Czyli tym wszystkim, co sprawia, że jesteśmy w stanie jak najlepiej obsłużyć pacjentów, a dzięki współpracy Fizjo Academy i agencji marketingowej Na Plusie po prostu dowozimy marketing. Kreatywny marketing, który jest spójny z prawem medycznym, z wszystkimi tymi obostrzeniami, a mimo wszystko pozwala na promowanie się, czy też bycie online blisko pacjenta, po to, żeby pacjent był w stanie nas znaleźć w momencie, kiedy potrzebuje rozwiązania swojego problemu.

Jacek: No, bo wiesz, z tym marketingiem to jest tak śmiesznie, że ja czasami rozmawiam z klientami, którzy mówią mi, że my tam robiliśmy ten marketing, ale on to w ogóle nie działa.

Czyli jakbyś mi mogła tak powiedzieć, dlaczego, jak sobie wyobrażasz, dlaczego mógł ten marketing nie działać? Bo pewnie do Ciebie też przychodzą tacy klienci, co im marketing nie działa.

Anna: Jasne. No to oczywiście zależy przede wszystkim od tego, co robili, żeby sprawdzić, czy ten marketing działa.

Bo prawda jest taka, że często te działania marketingowe, jak ja rozmawiam z placówkami medycznymi, to było robione coś. W sensie to nikt dokładnie nie wie, co. A już absolutnie nie ma mowy o tym, żeby te wyniki były analizowane, efekty były sprawdzane. Czyli nie wiemy, ile było połączeń z działań na social mediach, ile było połączeń z Google 'a, czy ci pacjenci się zapisywali, czy oni się umawiają, czy klikają na przykład w widżet “umów się na wizytę” przez naszą stronę internetową. Po prostu najczęściej wynika to z braku wiedzy, jak sprawdzić, czy to w ogóle działa. Czyli czy te efekty mamy takie, jakbyśmy chcieli, a druga rzecz jest…

Jacek: Placówka to rozumiała, tak? No wydawałem kasę na marketing, pacjentów nie mam więcej, no to pewnie w ten sposób to sprawdzam, ja to sobie tak wyobrażam. A Ty mówisz, że jest jeszcze coś pośrodku, tak?

Anna: No tak, no bo pytanie jeszcze co by było, gdyby tego marketingu nie miał, czy tych pacjentów dalej byłoby tyle samo, tak? To jest jedna kwestia. Druga kwestia to pytanie, czy może mamy dalej taką samą ilość pacjentów, ale oni zostawiają u nas więcej pieniędzy, czyli sprzedajemy bardziej marżowe usługi.

Bo w zasadzie lepszym dla biznesu jest sprzedawać mniej, za więcej pieniędzy, niż robić więcej za mniejszą kwotę. To też jest pewien sposób optymalizacji działań marketingowych, że idziemy w stronę jakby zwiększenia wyników placówki, obrotów placówki, ale niekoniecznie zwiększając ilość przyjęć na placówce medyczne. Ilość pacjentów, ilość umówionych wizyt, tak? Sprzedajemy bardziej marżowe usługi. To często się też pojawia w placówkach, które mają bardzo dobry sprzęt, no, grube pieniądze, jak to się mówi, i on stoi.

Czyli mają tak naprawdę pudełka, które są bardzo wartościowe, często bardzo poszukiwane przez pacjentów, ale one nie dają na ten moment żadnego zysku i to wynika często tylko i wyłącznie z braku komunikacji, czyli braku informacji do pacjenta: mamy taki sprzęt, więc bylibyśmy w stanie wykonać taką, czy taką usługę. Jeżeli tego szukasz, tego potrzebujesz, to u nas oczywiście możesz to zrealizować.

Jacek: Ale to, jeżeli ja to w ogóle dobrze rozumiem, czyli co? Czyli to nie jest tak, że ja sobie przychodzę do Ciebie, mówię, rób mi marketing, a Ty mówisz, dawaj dostępy, ja sobie robię, ile masz kasy? Tylko Ty się mnie zapytasz, jaki ja mam sprzęt, czy mam pacjentów, tak, albo do którego specjalisty mi potrzeba zapełnić te luki. Dobrze, ja to diagnozuję?

Anna: Tak, bardzo dobrze, znaczy w ogóle marketing medyczny, to jest raz, że bardzo specyficzny biorąc pod uwagę to, że mamy sporo obostrzeń, do których musimy się dostosować, ale który oczywiście możemy wykorzystać na swoją korzyść, czyli jesteśmy w stanie tak ten marketing poprowadzić, że on się wydarzy, natomiast nie jest taki prosty, bo w placówce medycznej marketing zależy od wielu czynników.

Od tego, na ile na ten moment mamy zapełnione już kalendarze, czy to jest 70%, 80% czy mniej niż 50%, to oczywiście te działania marketingowe muszą być mniej lub bardziej intensywne. To zależy od tego, co my chcemy wypromować, czyli czy my już może mamy pacjentów na te zwykłe usługi, ale mamy właśnie ten super sprzęt, ten super combine, który chcielibyśmy wypromować, albo chcielibyśmy, żeby on przede wszystkim zaczął się spłacać. I potrzebujemy po prostu pacjenta na tą daną usługę. A na ten moment nikt o tym nie wie.

Bardzo często też dowiaduję się, że nikt o tym nie wie, bo nikt o tym nie mówi. Czyli to nie jest tak, że placówka by nie miała pacjentów na taką usługę, tylko po prostu brak komunikacji o tym, że mamy ten sprzęt, robimy takie badania, powoduje to, że ci pacjenci po prostu o tym nie wiedzą.

Jacek: Kupimy laser za 300 tysięcy, wsadzamy go do gabinetu i jest. I mamy. Mogliśmy kupić stoliczek za 200 złotych i też by stało, nie?

Anna: Też by stało. Dokładnie. Sztuką jest jakby nie robić takich ruchów, czyli nie mieć, tylko dać pacjentom możliwość skorzystania z usług.

Tym bardziej wiemy, że na ten moment jednak tych pacjentów na różnego rodzaju usługi jest bardzo dużo, kolejki są często miesiącami do specjalistów. I nie jeden pacjent, wiedząc, że jest dostępność usługi, sprzętu, specjalisty jest w stanie zapłacić więcej nawet, ale mieć tą usługę już, już z niej skorzystać, a nie czekać miesiąc, dwa, czy nawet pół roku na specjalistów.

Jacek: Okej, czyli to też nie jest tak do końca, że to, że nie mieliśmy pacjentów, to na pewno on nie działał. No bo ja też kiedyś z Tobą rozmawiałem i Ty też zwróciłaś uwagę, że pomiędzy marketingiem, a sprzedażą, a w zasadzie powrotem pacjenta na kolejną wizytę, to jeszcze jest kilka tych czynników po drodze.

Anna: Tak.

Jacek: I jak Ty do tego podchodzisz, to znaczy co, robisz placówką marketing, czy najpierw sprawdzasz tą ścieżkę i mówisz, musimy ją załatać?

Anna: Znaczy w ogóle muszę wiedzieć, że marketing to nie jest czarodziejska różdżka, to jest pewien plan działania, który musi być bardzo spójny, najlepiej jak jest konsekwentny, bo wtedy jest efektywny i to musi się fajnie spinać z rejestracją, ale też ze specjalistami, których mamy w placówce. Czyli tak naprawdę, żeby ten marketing, który włączamy, się obronił, to kluczowy jest marketing. Jest specjalista, który później z tym pacjentem finalnie rozmawia i pytanie, czy on się umie sprzedać w cudzysłowiu, tak?

Biorąc pod uwagę na przykład te usługi, które są takie, że są wielokrotne, czyli ten pacjent jest w stanie jeszcze do nas wrócić na inną usługę, czy na pakiet, nawet usług. No i to, co jest też ważne, to rejestracja. Rejestracja to jest tak naprawdę serce placówki, bo my możemy zrobić świetny marketing, wielkie show w Internecie, no i teraz dzwonią do nas pacjenci, a tam nie odbiera nikt, tak? Albo na zapowiedzi czekamy i dostajesz super muzyczkę, która wywołuje w Tobie różne emocje, nieraz skrajne. Rzadko kto przy tym tańczy.

No i czekasz, tak? Bo jesteś dziesiąty w kolejce. No i tu pojawia się tak naprawdę problem, bo jeżeli ta rejestratorka, ona ma pacjenta na froncie, czyli przed sobą, on zadaje pytania, ona go rejestruje, potrzebuje przyjąć go w placówce, no to nie jest w stanie odebrać telefonu.

A jak tych telefonów ma jeszcze 10 czy 20 dziennie nieodebranych, to już w pewnym momencie bez dobrego systemu i sposobu zarządzania nawet nie jest w stanie oddzwonić ich wszystkich w sposób taki, żeby tego ruchu nie przepuścić. Bo w marketing można wpakować kasy, ile fabryka dała, tak jak w sprzęt, nie? Na ile jesteśmy w stanie to wykorzystać, więc ta rejestracja też jest kluczowa, żeby ona była dobrze zorganizowana, żeby wiedziała, jak ma obsługiwać pacjentów, który pacjent jest najważniejszy. Żeby też wiedziała, czy ten pacjent, który dzwoni, to może jest pacjent z reklamy, czy to jest pacjent ze strony, a może to już jest pan Jacek, który już był u nas i teraz może chce jeszcze o coś dopytać. Wtedy, jak ma taką informację, to łatwiej jest jej ocenić, który, powiedzmy, telefon ma wybrać do odebrania.

Jacek: No to jest, wiesz, ja znam też takie przypadki, takie historie, że w ogóle klienci przychodzili i tylko załatali tą dziurę z rejestracją, dali rejestrację online, czy doprowadzili do tego, że rejestracja telefoniczna odbiera telefony i to już była decyzja.

Anna: Już było po wszystkim, po marketingu, nie?

Jacek: To było po wszystkim, tak, także też takie przypadki są. No wiadomo, że jak chcemy się rozwijać, to i tak musimy cały czas podkładać ogień do tego marketingu.

Anna: Znaczy, trzeba pamiętać też, że bardzo dużo jest fajnych, nowych rozwiązań w placówkach, dla placówek medycznych, między innymi. Bo na przykład rejestracja online daje bardzo duże możliwości odbierania telefonów pacjentów w zasadzie o każdej prawie porze, w takiej, której dzwonią, no bo tam o północy nikt nie dzwoni, chociaż i do kontaktu o północy też są już do tego narzędzia, różnego rodzaju boty, które są w stanie i wtedy z tym pacjentem pokonwersować w różny sposób. Natomiast jak my mamy placówkę otwartą, nie wiem, 10, 18, no to i ten pacjent o 8 może zadzwonić i o tej 20 czy 19. Jak mamy rejestrację online, to znowu, jak pompujemy jakąś kasę w marketing, to dobrze, żeby o tej 8 ktoś odbierał od tej 8 do 10 i też od tej 18 do 20, nie?

Bo wtedy mamy zaopiekowanych wszystkich pacjentów, więc to jest świetne rozwiązanie i bardzo niedrogie wbrew pozorom, patrząc na kolejną rejestratorkę, którą być może musielibyśmy zatrudnić, nie?

Jacek: No, już tam robiliśmy ostatnio jest raport i widziałem, że są placówki, które 20% rejestracji odbywa się między 20 a 8 rano. Właśnie przez rejestrację online, no to już jest, to już jest, to już jest liczba duża, nie?

Anna: O, to ja widziałam takie placówki, gdzie mają w godzinach pracy placówki, a poza godzinami. No i oczywiście one są różne, ale są takie statystyki w różnych narzędziach.

To jest najczęściej 50 na 50, na zasadzie tam 55 na 45, tak? 52 na 48, ale bardzo to oscyluje pół na pół.

Jacek: Pracują od 8 do 16, nie? Albo od 9 do 17.

Anna: No, to też jest różnie, nie? Ale raczej to są takie, to są placówki komercyjne, one rzadko od 8 do 16 pracują. Także to jest też ważne.

Na czym w ogóle polega marketing w branży medycznej?

Jacek: No a powiedzmy jeszcze, bo tak się zastanawiam w ogóle, co my w ogóle rozumiemy. Bo tak mówimy, marketing medyczny. Co my rozumiemy przez ten marketing, jakbyśmy mieli tak wylistować, nazwijmy to?

Anna: Okej, taką listę sobie zrobić. Ja często spotykam się z tym, że jak ktoś przychodzi i mówi, ja bym chciał marketing, to sobie tak czasami rozmawiam z różnymi właścicielami placówek, że to tak teraz włączymy taką, czy ruszę magiczną różdżką i od dzisiaj, jak włączymy marketing, to jutro zadzieje się magia i stanie się kolejka, i wszyscy będą czekać tylko na nas. No, tak marketing nie działa. To jakby ten mit obalę, to nie jest czarodziejska, różdżka.

Marketing to jest tak naprawdę konsekwentny sposób komunikowania się z pacjentem, w przypadku medycyny nawet informowania – takich sformułowań musimy używać, z taką intencją działać. Czyli musimy być w ciągłym kontakcie z pacjentem, ale z takim pacjentem, nie z każdym teraz. Z każdym, który mieszka wokół naszej placówki, ale z tym, który faktycznie szuka rozwiązania dla problemu, które my jesteśmy w stanie mu zaproponować.

Czyli też sztuką jest w tym marketingu wyłuskać tych ludzi z okolicy, z otoczenia bliższego, dalszego, w zależności od tego, jakie usługi mamy. Czy to są tylko dla tych lokalsów, którzy w klapkach do nas przyjdą, czy w kapciach, czy jednak przyjeżdżają do nas pacjenci z województwa obok, czy z całego województwa, czy nawet z całej Polski, jeżeli mamy takiego fajnego, czy to specjalistę, czy usługi.

No i w związku z tym, ten marketing to jest taka spójna forma komunikacji do pacjenta, który szuka usługi po to, żeby on wiedział, że my to robimy, tak? Czyli że nasza placówka może pomóc Ci, jeżeli masz ból kręgosłupa, jeżeli masz problem z ze wzrokiem, jeżeli masz problemy kardiologiczne, jeżeli chciałbyś skorzystać, szukasz lekarza, który będzie w stanie poprowadzić Cię dietetycznie, tak?

Albo jest w stanie – no niekoniecznie od razu ortopeda, jesteś na konsultacji czasami ortopedy, kiedy on cię chce pokroić, ale ty czujesz, że niekoniecznie ten zabieg chirurgiczny, szukasz rozwiązania, tak? No to wtedy może… może szukasz ortopedy, które jest bardziej z fizjoterapeutami współpracujący, czyli też inne rozwiązania proponuje, bardziej takie naturoterapeuty.

Tu możliwości jest bardzo wiele, natomiast przede wszystkim marketing daje nam tą szansę, że pacjent dowie się, co my lubimy, czym my się zajmujemy, a wykorzystując jeszcze, bo my wykorzystujemy w marketingu sztuczną inteligencję. Dzięki temu narzędziu trafiamy z tym komunikatem naszym, nie do wszystkich, nie stawiamy billboardów w mieście i obejrzy go, kto zobaczy, bo tak też można, tylko staramy się tak tworzyć marketing, żeby trafiać do ludzi, którzy szukają rozwiązania danego problemu, czyli szuka sposobu, jak sobie poradzić z bolącą nogą, z rwą kulszową, z odstającą brodą, albo z za dużym nosem, tak, w chirurgii plastycznej.

To jest też klucz, nie? Robimy z takiego ruchu po prostu, a sztuką jest też zrobić ruch faktycznie skierowany do pacjenta. I wtedy jakby też narzędzia, które wykorzystujemy, jakie by one nie były, są w stanie wywołać efekt, którego my oczekujemy, a oczekujemy dotarcia do osób, które szukają naszej usługi. I to jest marketing.

Jak placówki medyczne pozyskują pacjentów online?

Jacek: To jest ciekawe, no bo tak, my tak robimy jako Proassist. No, o nas tam babcia nie musi wiedzieć, albo jakiś tam, nie wiem, prawnik, albo nie wiem, ktoś tam sobie gdzieś pracujący, ale my chcemy dotrzeć właśnie, czy to do menadżerów, czy lekarzy, czy rejestratorek, czy fizjoterapeutów i tak dalej z tej branży medycznej.

. I teraz wiesz właśnie, dużo siedzimy i grzebiemy, jak tu do nich dotrzeć, ale się nie spodziewałem, że placówki mogą też to robić do pacjentów.

To znaczy zdawałem sobie sprawę, że oczywiście lokalizacja, no bo to jest logiczne, że w tych adsach czy w ogóle gdzieś tam się pozycjonujemy pod daną lokalizacja. Ale co, Ty mówisz, że też szukacie na przykład pacjenta, możesz zdradzić, jak to robicie?

Anna: Czy możemy zdradzić, jak szukamy pacjenta?

Jacek: No, z tą nie wiem, rwą kulszową, czy tam, nie wiem, jaki tam macie case.

Anna: Problemy są różne, tak, to byśmy mogli wymieniać myślę do jutra, byśmy to albo do poniedziałku nawet siedzieli, natomiast, czy mogę zdradzić?

Znaczy, słuchajcie, to nie jest sekretna, nie tajemna wiedza. Po prostu przyciągamy tych, którzy szukają rozwiązania swojego problemu. Czyli najczęściej przyciągamy ciekawym kontentem. Kontentem, czyli wszystkimi treściami, które mogą się pojawić na stronie internetowej, na social mediach, na blogach, na wewnętrznych, na zewnętrznych, na różnych stronach poradników medycznych.

Jacek: Nie robimy jakby kontentu czy reklamy, że mamy laser i u nas jest Pan Iksiński ginekolog, tylko robimy laser, że tam taką usługę wykonujemy, czy na taki problem odpowiadamy, tak?

Anna: Tak, znaczy w branży medycznej Jacku musisz pamiętać, że my nie możemy mówić, mamy taki laser i taką technologię. To jest zabronione, nie?

Możemy jakbyśmy mieli sprzęt niemedyczny, to jest taka ciekawostka, że jak mamy medyczny, czyli ten lepszy, to nie możemy mówić, że mamy najnowszej generacji laser.

Jacek: Nie, że najnowszej nie, ale ostatnio tu był właśnie Bartek Achler i On, jak dobrze to powiem, informować można. Nie można, tak jak Ty mówisz, jakoś tam gratyfikować, że to najlepsze, ale informować, że coś mamy, to możemy.

Anna: Tak, czyli unikamy wielu przymiotników, które mogłyby jakby nacechować emocjonalnie w jakiś sposób. Natomiast tak, czyli jakby informujemy, informujemy pacjentów, natomiast przez to, że wykorzystujemy sztuczną inteligencję i jeżeli mamy taką możliwość, to korzystamy ze strony internetowej, korzystamy z social media i korzystamy z Google Ads, tak?

I to nam daje taką ścieżkę, gdzie jesteśmy w stanie pacjenta na różnych etapach jego poszukiwań wyłapać, nie? Bo jeżeli pacjent czegoś szuka, to najczęściej ci starsi pacjenci po 35 roku życia wpisują w Google 'a, te swoje problemy.

Jacek: Nie tacy znowu starsi, daj spokój.

Anna: No, to powyżej 35 roku życia, tacy jak my. Natomiast ci, którzy mają mniej lat bardzo często wyszukują w social media, wpisują w social media, nie wiem: rwa kulszowa, ból pleców, problem z biodrem, blizna po, nie wiem, cesarskim cięciu i tam szukają rozwiązań.

No i teraz sztuką dobrego marketingu jest, żeby tego kogoś, kto wpisał to hasło, zczytać z internetu, czyli jakby pozyskać jego najczęściej ID, czy to z Facebooka, czy poprzez wejście z komputera na jakieś właśnie strony i później do niego wracać z taką informacją, bo to jest informacja dla niego.

Jacek: Te wasze strony muszą fajnie, muszą inaczej wyglądać, bo ja w medycynie to zawsze oglądam stronię i tak: tam placówka, zdjęcia placówki, gdzie się mieści, o nas, czy zespół i tam są główki tych osób, co są i tam wypisane ten, no i jeszcze tam czasami jest cennik.

A ja rozumiem, że wtedy wy musicie obudować tą stronę, również jakąś zakładką usług czy problemów, które ta placówka rozwiązuje, tak?

Anna: Tak, tak, najczęściej to wygląda tak, że strony są prowadzone w takim… zgodnie z kontentem, zgodnie z przekazem, który lubi pacjent, tak? Czyli on chce wiedzieć: co? On chce wiedzieć: jak? On chce wiedzieć po co i za ile? I co ja mam z tym zrobić? Czyli jakby mówimy mu, co mamy, czym się zajmujemy, w jakim problemie jesteśmy mu w stanie pomóc.

Oczywiście, dajemy mu jasną informację, zawsze propos ceny, to też jest wymagane, jeżeli chodzi o prawo. Cennik na stronie internetowej musi być. No i kolejna informacja, to zrobiona dobrze strona, nawet jeżeli mamy fajne informacje, a nie damy tam pacjentowi tak zwanego call to action, czyli zadzwoń do nas, jak chcesz zapytać. Nie mówię od razu się umówić, albo umów się od razu, czyli mamy widget na przykład, tak jak jest od Was w programie, że sobie klikamy i od razu mamy możliwość umówienia się, szukamy specjalisty i rezerwujemy wizytę. To w większości pacjenci, oni przeczytają naszą fajną stronę, tak już mówiąc bardzo kolokwialnie i szukają gdzie indziej.

To też jest ciekawe, że ta strona, mimo że ona daje fajną wartość, fajne informacje, to czasami, nie dając jasno tego komunikatu na końcu, co ja mam z tym zrobić, sprawia, że ten pacjent może uciec gdzie indziej.

To jest taka, jak w stronę internetową robimy powiązania, czy mamy możliwość skonsultować to z marketingowcem, to ta strona internetowa zawsze będzie trochę inna, niż taka tylko technicznie świetnie zrobiona.

I to jest też wartość. To jest też wartość przede wszystkim dla pacjenta, bo pacjent jest, trzeba sobie powiedzieć, często jak dziecko we mgle Tym bardziej ten, który szuka rozwiązania na już, no to on szuka w sposóbu jak umówić się już.

No i ta możliwość przedzwonienia – zawsze może zapytać, a dając mu możliwość kliknięcia, “umów się na wizytę” przez widget, dajemy mu tą możliwość o każdej porze dnia i nocy, wtedy kiedy on sobie o tym przypomni.

Czyli żeby nie było tak, że my zrobimy dobrą robotę konkurencji. Wypisze, już ok, pacjent już będzie wiedział i idzie gdzieś, gdzie się łatwo zapisuje.

Czy strona internetowa to konieczność w placówce medycznej?

Jacek: No to słuchaj, jak już doszliśmy do tej strony internetowej, to przegadajmy ten temat, no bo tak trochę rozumiem to tak, że strona internetowa ma, widzę, znaczy może mieć dwa zadania, tak? To znaczy jedne to jest stricte sprzedażowe, a drugie to jest marketingowe, tak? Czy Ty masz na to inne spostrzeżenie?

Anna: Wiesz co, strona najczęściej ma za zadanie poinformowanie pacjenta na ten temat, którego on potrzebuje, tak?

Czyli ona ma odpowiedzieć na te standardowe, najczęściej pojawiające się pytania dotyczące danej usługi. Po to, żeby nie generować niepotrzebnych pytań na rejestracji, na recepcji, tak? Ale też po to, żeby pacjent wiedział, no czy ta usługa jest dla niego, czy to jest ten laser, którego szukał, o którym mówiła tam, nie wiem, sąsiadka, tak? Albo inny lekarz.

Więc ona ma przede wszystkim działanie informacyjne, jeżeli mamy samą stronę. Czyli jeżeli stworzymy sobie stronę i postawimy ją w Internecie, no to ona tam jest. Ma działanie informacyjne, jak tam ktoś w ogóle do niej trafi, bo jak nic nie robimy, to szansa, że w ogóle nasza strona będzie się pojawiać jest też niestety niewielka.

Natomiast jeżeli już ktoś tam wejdzie, to ma dostać te informacje podstawowe. Czyli co robimy, czym się zajmujemy, jacy są u nas specjaliści, jak dojechać, jak się umówić na wizytę, nie?

Natomiast strona internetowa, jak ruszamy z marketingiem, to daje nam już jakby całkowicie inne korzyści. Bo po pierwsze jest to dla nas szansa na to, żeby czyjąś uwagę przytrzymać na chwilę. To jest bardzo ważne, tych informacji na ten moment jest mnóstwo.

Daje nam możliwość, żeby tego pacjenta czymś zaciekawić. Co więcej, daje nam te możliwości, takie, które nawet w branży medycznej – jeżeli czegoś nie możemy pokazywać, tak offline, efektów, mówię tu bardziej o chirurgii plastycznej, może o medycynie estetycznej. Jeżeli czegoś nie możemy pokazywać wprost w reklamie, to na stronie internetowej efekty naszych zabiegów już mogą być widoczne, bo na stronę nie wchodzi byle kto, tylko wchodzi ktoś, kto jest zainteresowany naszą usługą.

Czyli mamy tutaj takie możliwości. Natomiast marketingowo jeszcze możemy oczywiście sprzedać, bo pacjent ma informację. Jak się umówić, zadzwonić, napisać. Na messengerze, na WhatsAppie, poprzez widget, czyli można się umówić online.

Natomiast my marketingowo też, jak z kimś działamy, to podpinamy sobie takie szpiegi, jak ja to mówię, pod stronę internetową do takich podstawowych szpiegów, no to należy nam Pixel Facebooka i Google Analytics, przy reklamach Google’a. I te szpiegi, mają za zadanie, żeby każdego, kto kliknie na stronę internetową, sobie schować, jakby do takiej puli, do bazy danych pacjentów, którzy są zainteresowani w jakiś sposób naszą usługą.

I jak mamy dobrze popodpinanych tych szpiegów, no to dobrze wiemy, że ci nasi pacjenci szukają. Że wchodząc na stronę od razu idą do kontaktu, czy czytają naszego bloga, może wchodząc na stronę wchodzą tylko na chirurgię plastyczną, a w ogóle cała inna część naszej placówki mogłaby nie istnieć na tej stronie. Można tak powiedzieć, że wtedy mamy bardzo dużo cennych informacji, które nam mogą też pozwolić wykorzystać tą moc strony internetowej. To jest ta możliwość.

Jacek: A Ty myślisz, że to, że ta strona internetowa, nazwijmy to, to jest serce, to każdemu podpowiadasz, jeżeli przychodzi do Ciebie i nie ma, że warto od niej zacząć, czy możemy działać bez niej?

Anna: Możemy działać bez niej na ten moment. Natomiast to zależy też od tego, no od wielu czynników tak naprawdę. Po pierwsze, od tego, czy ten biznes, który chcemy na tej stronie pokazać, to jest jedyny nasz biznes. Ile czasu my faktycznie spędzamy w tej placówce? Czy to jest placówka jednoosobowa, czy to już jest wielospecjalistyczna placówka? Czyli jakby jaki zakres informacji mamy na tej stronie przedstawić?

Natomiast jeżeli chcemy odebrać sobie część obowiązku takiego informującego pacjenta o tym, co my robimy, jak my robimy, jaki zakres, jaki sprzęt, jaki specjalista, kim ja jestem, że mówię, że jestem dobrym specjalistą, że warto do mnie przyjść, to warto tą stronę internetową mieć. Bo ona naprawdę jest w stanie tego pacjenta przekonać. Jeszcze jakiś czas temu strona internetowa w gabinecie to było coś, co sprawiało, że to jest dobra placówka.

Takie były też badania jakieś marketingowe na pacjentach robione, że jak firma ma stronę, jak placówka ma stronę internetową, to znaczy, że to już nie jest taki biznes od tygodnia czy od miesiąca działający.

Trochę się to teraz zmieniło, bo już ci pacjenci, oni też korzystają bardzo często z Facebooka, z Instagrama, z wizytówki, z innych portali, które są pośrednikami, ale które też gwarantują, że dotrzemy do dobrego specjalisty, do dobrej placówki i to też bardzo fajnie konwertuje.

Kwestia jest no, najczęściej się wszystko w marketingu rozbija też o ten budżet, czyli ile mamy kasy na to, żeby pójść i jakby ten marketing sobie zbudować, bo jak przychodzi ktoś do mnie, kto nie ma pieniędzy albo mówi, no ja bym chciał na marketing wydać do 3 tysięcy złotych, tak, na pół roku, no to w tym momencie strona internetowa za 3 tysiące złotych, no jakąś wizytówkową może uda się zrobić.

To jest często takie w tymczasowe rozwiązanie, to te 3 tysiące złotych można na początek, jeżeli nam zależy na pozyskaniu pacjenta, inaczej zainwestować, a z czasem zarobimy tyle, że i tę stronę internetową za nawet dużo większą kwotę jesteśmy w stanie postawić.

Jacek: To, co Ty mówisz o tych sprawach informacyjnych, to mogę powiedzieć ciekawostkę, że wiesz, są mali klienci, takie bardziej jednoosobowe gabinety, bo wiadomo, że placówki to już niestety się tak nie da, którzy poprzez stronę internetową i rejestracją online mogą całkowicie nie korzystać z rejestracji telefonicznej.

Jeżeli to jest jednoosobowy gabinet, przyjmuje we wtorki i w czwartki i on nie ma ambicji, żeby więcej przyjmować, to spokojnie jest w stanie tą wizytówkową stroną internetową na własnym nazwisku, jeżeli mają już tę grupę tych pacjentów, zrobić tam rejestrację online i w ogóle tą część administracyjną, mieć z głowy. I wtedy to nawet nie tyle jest wydatek, ile jest, wiesz, nawet zarobek, bo nie musisz co miesiąc wydawać na tą rejestrację telefoniczną.

Anna: Ja ci powiem jeszcze lepszy przykład, trafiają też tacy specjaliści do mnie, którzy stawiają stronę internetową, dlatego że oni na tej stronie podpinają sobie rejestrację online i w ogóle nie odbierają telefonów pacjentów, bo za każdym razem, jak ktoś do nich zadzwoni, to dostaje SMS-a, że jeżeli chcesz umówić się na wizytę, to zapraszamy na stronę internetową. I wtedy ten pacjent tam się umawia przez Internet, no jak mu to nie odpowiada, no to albo szuka gdzie indziej, albo szuka gdzie indziej.

Jacek: No tutaj to raczej jest dla małych placówek jednoosobowych, nie? Jak ktoś chce już rozwijać biznes, to to wszelkie kanały nie ma co sobie zamykać możliwości.

Anna: To zawsze zależy. Rozmawiając kimś o marketingu, to najwięcej odpowiedzi, które pada, to: to zależy.

Zależy, czego oczekujesz, zależy czego chcesz, zależy w którą stronę chcesz pójść. Jaki jest jakby Twój zamysł? Są też placówki, które działają tylko i wyłącznie PR-owo, czyli mnie zależy na pozyskaniu pacjenta, ale chcą być, jak to się mówi, ładnie odbierane w Internecie, bo do tej pory na przykład w ogóle w Internecie nie działały i pacjenci na to zaczęli zwracać uwagę, że Was to w Internecie w ogóle nie ma. Czemu Was w ogóle nie ma w internecie? Ja tam chciałem coś znaleźć i się nie dało. I to jest też, jakby z taką informacją wracają, że my w sumie czasami nie potrzebujemy.

Jacek: Są też tacy, że mój kolega ma stronę internetową i działa, to ja też chcę działać.

Anna: Na zasadzie zazdrości. No jest jeden z takich bodźców, ale są i też tacy, którzy długo, długo online nie działali i przyszli, mówią, jak oni to sami nazywają, biją się w pierś, mówią, wydawało nam się, że tego nie potrzebujemy, żeby być online, a okazuje się, że jednak ten pacjent w online jest.

Bardzo w tym pomógł COVID, który gdzieś nas zmusił do tego, żeby dużo rzeczy online załatwić. No i też placówki bardzo często słyszę, nie byliśmy w online, albo mieliśmy jakąś tam stronę zrobioną już lata temu, która się po prostu nie indeksuje, bo Google już ją zablokował i musimy zrobić coś nowego, nie mamy wyjścia.

Jak efektywnie promować dodatkowe usługi medyczne w placówkach?

Jacek: Wiesz co, jeszcze takie pytanie, a propos naszych rozmów o online, jest pytanie o offline. Czyli jest tem pacjent i teraz pani Maria pyta, jak możemy promować te usługi w środku tej placówki? Rozumiem, że właśnie jeżeli ktoś przyjdzie do stomatologa, to żeby mu powiedzieć, że mamy też medycynę estetyczna i tak dalej.

Anna: Jak możemy to robić? Możemy to robić na wiele różnych sposobów. Najczęściej takim najlepiej konwertującym jest informacja od lekarza, że mamy usługę w momencie, kiedy ta usługa może uzupełnić to, co On robi. Czyli przychodzi ktoś na przykład na tą stomatologię i okazuje się, że przez brak zębów jest tam jakaś wada, zapadnięte są policzki, a można sobie to w medycynie estetycznej w pewnym sensie wyprowadzić. I to jest informacja od specjalisty, który mówi, że mamy takiego specjalistę, a to trzeba by było później umówić się na konsultację do Pani Grażyny i zobaczyć, czy dałoby się coś zrobić, żeby ta buzia była symetryczna na przykład.

Czy jeżeli są osoby po udarach, to tak samo też z tą medycyną często współpracują, bo też pewne możliwości tutaj popracowania (najczęściej jednak na twarzy to widać) – są. To jest taka konwersja, która najczęściej, ci pacjenci mówią, jeżeli im zależy, że oni idą.

To jest jeden element. Czyli taki cross-selling, to się ładnie nazywa, sprzedaży, cross-selling, usług w placówce medycznej. Oczywiście tych uzupełniających, czyli też niekoniecznie specjalista na wizycie u stomatologa teraz mówi o całym zakresie, jaką my to mamy jeszcze kosmetologię, medycynę estetyczną, chirurgię plastyczną i co tam jeszcze, nie?

To nie tędy. Natomiast jak ten pacjent czeka u nas w poczekalni, chwilę przed zabiegiem do zabiegu, też mamy tą możliwość na różne sposoby audio, wizualne, albo te takie bardziej statyczne, temu pacjentowi powiedzieć, co my robimy. Czyli wszelkiego rodzaju plakaty, wszelkiego rodzaju banery.

Jacek: To jest fajne, bo w zasadzie ja przychodzę na jakąś usługę, nie wiem, co Wy robicie, bo tam w środku zawsze jest tam pusto, nie? Nawet normalnie tam jakieś gazetki czy coś, to dlaczego tego nie wypełnić tej przestrzeni, nie?

Anna: Tylko trzeba pamiętać, że na przykład jeżeli chodzi o ulotki offline’owe, które zresztą miałam okazję rozmawiać na temat ulotek, trzeba się samemu zastanowić, kiedy ostatnio wzięliśmy jakąś ulotkę, a jeżeli wzięliśmy to, co na tej ulotce było.

Bo ulotki są takim elementem trochę z przeszłości, ale trzeba pamiętać, że jeżeli ulotka jest dobrze zrobiona, czyli daje wartość temu odbiorcy, czyli na przykład siedzisz na tej recepcji i masz możliwość czytania czegoś wartościowego, o terapii wodorem, o laseroterapii, o możliwości skorzystania z usług dietetyka, który jest w stanie przeprowadzić Cię przez proces utraty wagi. Zobaczysz tam jeszcze zdjęcie, efekt, zobaczysz tą osobę, która to robi, no to to może być fajny element, który da Ci do myślenia.

On najczęściej nie sprzedaje, ale daje do myślenia i często to budzi w pacjentach wiele pytań, bo oni podchodzą do rejestracji i pytają, no bo wie Pani co, tutaj na tej ulotce pisze, że coś mogła nam zapytać, chciałam zapytać, a kiedy ten dietetyk, jaka cena wizyty. I to generuje nam dodatkowe zapytania.

Można w naszych placówkach dawać też różnego rodzaju plakaty z QR-kodami. I ten QR-kod może spowodować, że ktoś przejdzie na naszą rejestrację, na naszą stronę lądującą z jakąś promocją, z pakietem, z zakresem, który jest na niej jakby doprowadzić Cię do pewnego celu, który chcesz osiągnąć, czy to metamorfoza, czy to dietetycznie, czy prozdrowotnie, czy treningiem medycznym, personalnym.

Możliwości jest bardzo wiele, natomiast musi to być – trzeba pamiętać, jakby przy tych wszystkich offline-owych, tak bym to powiedziała, komunikatach – że to musi być coś, co daje korzyść pacjentowi. Coś, co sprawi, że ja popatrzę: o, ciekawe. Może warto się nad tym zastanowić.

Jacek: Powiem Wam też, mówię tu ludzi, którzy są z nami, ale też Ania do Ciebie. Ja kurczę, sorry, ale nie wierzę w umiejętności sprzedażowe tego lekarza, czy specjalisty podczas tej wizyty. Jeszcze tego nigdzie nie widziałem, żeby to było. Nawet w jakichś luxmedach i scanmedach tego nie ma. Nie wiem, czy to jest jakieś możliwe do wprowadzenia, żeby ci specjaliści promowali te nasze usługi.

Oni nie widzą w tym w ogóle biznesu i nie potrafią się w tym odnaleźć. Nie wiem, czy u Was się Ania udało, czy…

Anna: Wiesz co, to zależy, ale to jakby ważne, znaczy w placówkach medycznych kadra jest taka krążąca, tak bym to nazwała.

Jacek: Dokładnie, nie? Czasami tam jest lekarz raz na dwa tygodnie, nie?

Anna: No i dokładnie, ciężko jakby zbudować jego takie poczucie przynależności do tego danego miejsca, no bo on jest w ciągu miesiąca w dwudziestu innych miejscach, natomiast jeżeli, jeżeli mamy taką możliwość, że jest ktoś u nas w placówce, jakiś menadżer, właściciel, osoba, która jest w stanie temu lekarzowi poświęcić trochę czasu, to z uporem i konsekwentnie warto tym lekarzom mówić o tym.

Panie doktorze, Pani doktor stomatolog, proszę pamiętać o tym, że też mamy lekarzy z medycyny estetycznej, którzy mogą pewien efekt poprawić, tak? Panie ortopedo, proszę pamiętać, Panie doktorze, że mamy świetną fizjoterapeutkę, świetny sprzęt, że też jesteśmy w stanie pomóc takim pacjentom, którzy no z bólowymi problemami się borykają, niekoniecznie są kwalifikowanie już od razu do zabiegów.

Oczywiście nie jest to łatwe, ale da się, tylko każdy musi czuć też tą wartość, bo z tego, co ja rozmawiam z lekarzami, to oni by polecali, muszą być pewni, że polecają kogoś, kogo oni znają. A przez to, że się nie znają na tych placówkach, czyli tak krążą, to jakby powoduje pewnego rodzaju blokady, że jednak zastanawiam się, czy polecieć, a jak polecę, to czasami polecają kogoś nie z tej danej placówki, tylko jakiegoś swojego kolegę, którego znają tam skądś gdzieś tam.

Jacek: No, to ja Ci powiem, że byłem świadkiem takiej sytuacji, że placówka, która wykonywała dany zabieg i to jeszcze lekarz konsultujący to wykonywał w tej placówce, proponował siebie w innej placówce, bo tam miał lepsze wynagrodzenie za ten sam zabieg, nie. To jeszcze tak jest często.

I to wiesz, tam z 50 kilometrów dalej, że tam przyjmował w Krakowie i chyba gdzieś tam właśnie na Śląsku i mówi to przyjść do mnie na Śląsku, nie? Przecież tutaj to można wykonać.

Pani Marta pisze akurat, że Ona zna lekarzy, którzy potrafią, no to świetnie. To są Pani Marta, może to są po prostu właściciele tej placówki czy współwłaściciele i wtedy wiadomo, no inaczej podchodzą do takiej sytuacji.

Anna: Ja jeszcze powiem Jacku, nie tylko Tobie, ale wszystkim, którzy nas słuchają, że jest sporo też takich lekarzy, którzy przychodzą do placówki z chęcią współpracy, bo oni wiedzą, że potrzebują na przykład ortopedzi, dobrych fizjoterapeutów do współpracy. I Oni wręcz jeżeli fizjoterapeuty nie ma na placówce, to sugerują właścicielowi, żeby się zastanowił, żeby tego fizjoterapeutę miał pod ręką.

Bardzo często to się zdarza, tak samo jeżeli chodzi o medycynę estetyczną, a kosmetolog, to jest też świetny zestaw. Czy też chirurgia plastyczna jeszcze jakby w całym tym wianuszku, bo to też są usługi, które są w stanie wzajemnie się wspierać i przekazywać sobie pacjentów, no można powiedzieć, w kółko i bez przerwy.

I lekarze też do tego dążą, żeby jednak te usługi były kojarzone z coraz większą jakością, a nie tylko zrobione i następny pacjent. Widzę, że coraz częściej takie pytania pojawiają na placówkach. Jakby to można było zrobić, żeby tu był ktoś, żeby był ktoś taki, żebyśmy mogli tego pacjenta jeszcze gdzieś tutaj zaopiekować.

Rola rejestratorek w sprzedaży usług medycznych w placówkach

Jacek: Tak, a Pani Maria jeszcze pisze o rejestratorki. Czy one na miejscu są w stanie coś nazwijmy to dosprzedać?

Anna: O, rejestratorki jak najbardziej. Rejestratorka, w ogóle rejestracja, to jest serca każdego gabinetu. To jest miejsce, w którym jesteśmy w stanie wszystkiego się dowiedzieć, to jest miejsce, gdzie jesteśmy w stanie każdą informację uzyskać, ale to jest też miejsce, gdzie jesteśmy w stanie każdą informację pacjentowi przekazać.

No bo przychodzisz do placówki, pierwsze co widzisz, rejestrację, tak? Dzień dobry, umówił się Pana wizytę, super, zapraszam, proszę sobie usiąść, można poczekać, tak? A Pan pytanie – odpowiem. A jak już pacjent wychodzi, to zawsze go może zapytać: a czy chciałbyś się Pan umówić na konkretną kolejną wizytę? Planujemy kolejną wizytę? Albo jeżeli zadaje jakieś pytania o dietetyka, zapisać Pana do tego dietetyka? Mam termin, wolny termin, zwolnił mi się nie wiem, na dwa tygodnie, bo potem kolejne są za jakiś czas.

Rejestratorka to jest bardzo, bardzo, jak powiedziałam, ważna funkcja w każdej placówce. Ona jest w stanie sprzedać, obsłużyć i mnóstwo jeszcze innych funkcji, które po prostu są konieczne w placówce zrobić. Więc jak najbardziej, rejestratorki. W ogóle najczęściej, jeżeli się szkoli sprzedażowo kogoś w placówce, to rejestratorki.

Jacek: Tak, ale ja tutaj dodam, to chyba też, nie wiem, czy to samo zdanie masz, ale istotne jest, żeby nie na etapie zapisu pacjenta na wizytę, tylko jak On już jest w placówce. No bo jak On się jeszcze nie zapisał na jedną wizytę, a my już mamy coś dosprzedawać.

Anna: Nie, nie, to się tak, tak się to nie dzieje. Natomiast też rejestracja w ogóle sama w sobie na żywo oczywiście ma, trzeba pamiętać, że rejestratorka to jest człowiek orkiestra, tak? Ona tutaj rejestruje na komputerze, tu pacjentowi wydaje jakieś dokumenty, rozmawia już z kolejnym, jeszcze inny wchodzi w drogę, międzyczasie przychodzi lekarz, który mówi tam, pani Marto, coś potrzebuje. No i ona teraz… To jest najważniejsze, ona musi wiedzieć, na co się musi fokusować. Jeszcze dzwoni telefon. I zaczyna się zabawa.

Więc rejestratorki naprawdę potrzebują takiego zwinnego sposobu zarządzania same sobą, w taki sposób, żeby i ten pacjent, który przychodzi się dobrze czuł, ten lekarz, z którym współpracujemy też musi być zaopiekowany, ale zależy nam też, żeby sprzedać, czyli do tego poinformować, który stoi, czy odebrać ten telefon, gdzie znowu trzeba przegadać z pacjentem. I rzadko to są rutynowe rozmowy, tylko często dłużej trwają, ale jest to do zrobienia. Bardzo dużo rejestratorki też sprzedają, często pakietów, promocji.

Jeżeli są bardziej w kosmetologii, czy w medycynie estetycznej, to tutaj jest możliwość sprzedaży produktów jeszcze.

Jakie narzędzia marketingowe sprawdzają się w gabinetach medycznych?

Jacek: Ja mam jeszcze pytanie o te narzędzia – co by nam mogło pomóc, jakie narzędzia w tym marketingu internetowym? Pewnie masz jakoś wylistowane w głowie. Powiedziałeś wizytówka Google 'a, ja wiem, że one w placówkach, szczególnie jakichś takich powracających, to gdzie pacjent często powraca, to jest w ogóle majstersztyk, nie?

Anna: Są narzędzia różne. Wizytówka Google 'a jest bardzo dobra dla lokalnych biznesów, czyli dla placówek medycznych, bo wizytówka Google 'a ściąga cały ruch lokalny. Jak wpisujemy w Google 'u, wyszukujemy jakiejkolwiek usługi, to najczęściej pierwsze nam się pojawiają oferty z reklamy Google 'a, czyli sponsorowane tak zwane, a zaraz po nich jest mapka i są wizytówki.

Trzy się pokazują od razu, jak rozwiniemy to już tam może ich być nawet nieskończona ilość, ale tam się pokazują biznesy, które są wokół nas. Ja siedzę tu, gdzie siedzę i teraz wpiszę cokolwiek, co bym nie wpisała w Internecie, pojawi mi się biznes, który odpowiada na moje zapytanie w okolicy. Tak samo jak ty, Jacku, siedzisz u siebie i każdy z nas jakby wpisał, to pojawiają mu się te rozwiązania. Dla biznesu lokalnego super, wizytówkę Google’a można bardzo fajnie i bardzo szybko wypozycjonować też sztuczną inteligencją.

I to bardzo fajne efekty przynosi. Poza wizytówką Google’a mamy social media, czyli Facebooka, Instagrama, TikTok 'a. Bardzo dobre narzędzie pozwalające nam komunikować się na bieżąco w zasadzie dnia na dzień z pacjentem.

Jesteśmy w stanie być blisko niego. Jesteśmy w stanie też bardzo precyzyjne dane zaczytywać z aktywności pacjentów na social mediach. Co jesteśmy w stanie później z tą reklamą, informacją trafić do odpowiednich osób, tak? Czyli mamy social media, wszelkiego rodzaju, oczywiście trzeba je prowadzić regularnie.

I to jest klucz, jeżeli chodzi o social media, czyli założenie Facebooka, Instagrama i tyle powoduje to samo co kupienie laseru za 300 tysięcy i schowanie go w gabinecie. Nic. Taka jest prawda, taki jest fakt. Ruch organiczny, czyli ten, który generuje się sam. On się wygeneruje pod warunkiem, że będziemy tworzyć ciekawy, wartościowy dla pacjenta, fajny kontent, czasami nieoczywisty. To ma wtedy moc.

Natomiast i tak te ruchy organiczne są w pewnym sensie przez Facebooka ograniczane, ale to już temat na trochę inną rozmowę. Bardzo dobrze działają portale, różnego rodzaju tak zwani pośrednicy w pozyskiwaniu pacjentów, bo ten ruch pacjenta jest skumulowany ZnanyLekarz, Kliniki.pl – to są generatorzy ruchu pacjenta, i z tych portali, bardzo dużo pacjentów też się umawia i to są bardzo kaloryczne też tak zwane leady, tak? Takie, które bardzo dobrze konwertują. Warto mieć naprawdę, nie mam żadnej współpracy, ani z jednym, ani z drugim, ale siłą rzeczy patrząc na efekty – warto i zachęcam. Każdemu życzę, jak najlepiej. Pacjentów, jest tak wiele, że jesteśmy się w stanie podzielić, jeżeli chodzi o ten tort. Oczywiście stronę internetowa jest bardzo fajnym takim elementem, który też jest w stanie pozyskać, ale znowu strona internetowa, samo jej posiadanie, nie spowoduje, że naraz pacjenci będą nas znajdować.

A nowe strony internetowe, one się pozycjonują, ale najczęściej na końcu listy, a jak mamy 10 stron na górę, wyszukiwań, to na początku ta nasza strona internetowa może być na którejś dalszej stronie, a pacjenci klikają tylko pierwszą najczęściej, więc trzeba pomyśleć wtedy o pozycjonowaniu, o tym SEO, które jest procesem takim czasochłonnym.

Efekty pierwsze widać gdzieś po 6 miesiącach, trzeba sobie zdawać z tego sprawę, że tutaj inwestujemy w przyszłość, ale nie możemy się spodziewać efektów tu i teraz. To tu i teraz, to jest właśnie ZnanyLekarz i kliniki.pl.

Social media są w stanie fajnie wygenerować też nam ruch wartościowego pacjenta i też przede wszystkim social media budują nam społeczność. Czyli bardzo dobrze też jesteśmy w stanie podziałać PR-owo w małych miastach, odpalenie emocji czy nawet regularnego kontentu na social mediach może zdziałać cuda.

Można to samo nazwać tak ten efekt, bo już samo to informowanie o tym, co my robimy, kim my jesteśmy w mojej miejscowości, gdzie ktoś wie, że nasz gabinet to jest ten tam za biedronką, tam w te drzwi się wchodzi. Bardzo fajne efekty powoduje, natomiast przy dużych miastach budujemy sobie społeczność, czyli uczymy ludzi wokół nas, że jest taka placówka, budujemy markę, budujemy markę, czyli co sprawi, że będziemy gdzieś w głowie tego pacjenta. Jak on będzie potrzebował, to jest duża szansa, że właśnie do nas przyjdzie, czy przyprowadzi kogoś ze swoich bliskich. No i ważnym też takim elementem, który jest narzędziem w Waszych rękach, to jest reklama, bo same narzędzia przyjeżdżą za portalami, ale te portale, one też mnóstwo pakują w reklamę, żeby tych pacjentów ściągnąć, żeby być tam, gdzie są.

Więc same narzędzia, niestety na ten moment, kiedy jest mnóstwo gabinetów, spora konkurencja, nie są w stanie się obronić. Jak nie wpompujemy trochę pieniędzy w reklamę, zależy to od znowu od wielkości placówki, ale też od tego, jakie usługi sprzedajemy, bo im bardziej marżowa usługa, im droższa, tym też ten ruch pacjenta jest droższy.

Nie mamy jakby możliwości skorzystać z tego kawałka tortu, tort do nas może nie dotrzeć. Ten pacjent, który będzie szukał nas w Internecie, bo ktoś inny go przejmie. W marketingu medycznym jest też tak, że jak wchodzimy na rynek, to często już są tam jakieś gabinety, więc musimy zwinnie działać, żeby dogonić ich, na koniec, czasem spróbować wykorzystać tą ich chwilę nieuwagi, czy tą słabość. Da się to zrobić.

Często, jeżeli są takie placówki w naszym otoczeniu, które działają czasami od zawsze i tym online faktycznie kuleją, czyli nie były jeszcze na takim webinarze, jak my dzisiaj jesteśmy i nie wiedzą o tych wszystkich rozwiązaniach i możliwościach, które wykorzystują sztuczną inteligencję, a wykorzystując sztuczną inteligencję jesteśmy w stanie nawet, nawet o połowę obniżyć koszty leadów, osiągając naprawdę dobre wyniki.

Jacek: Ania, super się Ciebie słuchało. Bardzo dziękujemy za to, że do nas przyszłaś. Mam nadzieję, że jeszcze kiedyś nas odwiedzisz, będziemy mogli pogadać, być może wtedy po prostu powiemy dokładniej o tej wizytówce, czy dokładniej o tej stronie, czy dokładniej o tych socialach, bo wiadomo, że w godzinę nie da się wejść do tego, do tych tematów głębiej.

Ja wiem, że Wy też w Fizjo Academy przechodzicie te szczeble dokładniej. Wiem, że tam można się w ogóle do Was zapisać, czy to na mentoring, czy to do grupy i te wszystkie rzeczy robić. No i co? Jeszcze raz bardzo dziękuję i oddaję Ci głos, żebyś też się mogła pożegnać.

Anna: Dziękuję bardzo, ja też dziękuję za zaproszenie. Lubię bardzo te tematy, bo efekty jak patrzymy na efekty działań marketingowych w połączeniu ze szkoleniami sprzedażowym i takim wsparcie mentoringowym, o którym Jacku wspomniałeś, to naprawdę placówki bardzo fajnie się rozwijają. Te biznesy są takie, jak ja tam mówię, spokojne, czyli one wywołują niepotrzebnych emocji, wiemy, że działamy zgodnie z prawem, że robimy to tak jak należy, że wszystko to jest uporządkowane, zaplanowane, nie ma tutaj niepotrzebnych niespodzianek i przy okazji awarii, jesteśmy w stanie na wszystko zareagować, więc jeżeli tylko macie taką możliwość to warto skorzystać.

Sporo marketingowców, bo nie zawsze trzeba, też taka rada na koniec, nie zawsze trzeba korzystać z agencji marketingowej od A do Z, czasami warto skorzystać z konsultacji człowieka, który pracuje w agencji marketingowej, tak na przykład ja jestem. Bo on jest w stanie pokazać Wam też szerszą perspektywę, czyli dużo możliwości, dużo rozwiązań, co potem z tym zrobicie, najczęściej zależy od Was, ale jest to na pewno cenna wiedza, z której też warto korzystać, wiele agencji takie możliwości daje. Także z tym miłym akcentem, dziękuję bardzo, mam nadzieję do zobaczenia i innymi osobami, mam nadzieję, że też się jeszcze zobaczę.

Jak promować gabinet medyczny zgodnie z prawem? Sprawdź, co jest zakazane!

Artykuł dla lekarzy, właścicieli i menedżerów placówek medycznych.

Jacek: Halo, halo, dzień dobry. Witam Państwa, ja nazywam się Jacek Piaseczyński, jestem właścicielem firmy Proassist. My jesteśmy tutaj w spotkaniu, jest to cykl spotkań Gość Proassist, czyli cykl takich spotkań, w których my jako Proassist zapraszamy gościa – eksperta w dziedzinie takiej z branży medycznej, czy około medycznej – nazwijmy to pracującej dla tej części medycznej. Proassist to pewnie duża część z Was wie, natomiast ci, co nie wiedzą, to powiem. Proassist to jest dostawca oprogramowania medycznego w chmurze. My dostarczamy oprogramowanie dla placówek, to już jest prawie 500 placówek, które obsługujemy.

Jeżeli ktoś jeszcze nas nie widział, to zapraszamy zobaczyć. A dzisiaj naszym gościem jest mecenas Bartłomiej Achler, prawnik lekarzy, ja go tak nazywam, prawnik placówek medycznych, lekarzy, ponieważ jest po tej naszej stronie barykady we wszystkich sporach, ale też pomaga w różnych sprawach, takich nazwijmy to biurokratycznych, nie tylko stricte prawnych, ale może Bartek oddam Tobie głos i pewnie Ty się najlepiej przedstawisz.

Bartłomiej: Dzień dobry, cześć. Witaj Jacku. Dzięki za zaproszenie. Tak, nazywam się Bartłomiej Achler, jestem adwokatem i jestem prawnikiem, właściwie nawet bardziej prawnikiem branży medycznej niż lekarzy, bo czasami się zdarza, że te spory pomiędzy placówkami a pacjentami przychodzą na tę linię placówka-lekarz, więc to częściej jesteśmy w takich przypadkach po stronie placówki.

Natomiast generalnie jak najbardziej zajmujemy się tutaj od wielu już lat obsługą prawną placówek medycznych, a od kilku lat praktycznie wyłącznie są to placówki małe, i średnie, głównie komercyjne, głównie prywatne podmioty. Od obsługi publicznych, dużych placówek, już odeszliśmy, także teraz skupiamy się głównie na obsłudze tego sektora prywatnego w ochronie zdrowia.

Jacek: Tak, no ja mam przygotowane pytania. Jak będą Państwo chcieli coś doprecyzować albo zadać jakieś swoje pytania, proszę w trakcie naszej rozmowy pisać, ja to będę czytał. Kto jeszcze z nami nie jest na naszej grupie Zrozumieć Pacjenta, to zapraszamy na grupę Zrozumieć Pacjenta na Facebooku, pewnie Dominik, który gdzieś tam jest w oddali i w ciszy, zaraz wyśle link do grupy, natomiast przechodząc do meritum.

Słuchaj, no taki jaki jest temat dzisiejszego odcinka, czyli reklama placówki w gabinecie medycznym, czy w placówce medycznej w ogóle, no to pierwsze takie bardzo ogólne pytanie, ale… chyba podstawowe, czy my w ogóle jako właściciele, czy managerowi placówek medycznych, czy nie wiem, marketingowcy obsługujący te placówki medyczne, musimy na coś zwrócić uwagę szczególnie?

O co chodzi z zakazem reklamy medycznej? 

Bartłomiej: Przede wszystkim to, co trzeba podkreślić, o czym trzeba pamiętać, to wbrew powszechnemu poglądowi nie ma czegoś takiego, jak ogólny zakaz reklamy działalności medycznej. To jest jeden z takich większych mitów.

Często też powielanych przez agencję marketingowe, które czasami w sposób taki, no bym powiedział, średnio etyczny, próbują pozyskać klientów pisząc do nich: no panie doktorze, ale czy pan wie, że to jest zakaz reklamy, takich usług, nie można takich treści publikować i tak dalej, więc jest to rzeczywiście taki trochę mit ugruntowany w powszechnej świadomości.

Nie ma czegoś takiego, jak ogólny zakaz reklamy usług medycznych, są natomiast pewne ograniczenia, bo działalność medyczna to oczywiście nie tylko działalność lecznicza, nie tylko udzielanie świadczeń zdrowotnych, ale również takie świadczenia, no inne niż zdrowotne typu, na przykład medycyna estetyczna, to to nie są świadczenia zdrowotne, czy takie właśnie około medyczne usługi, więc to nie tylko ustawa o działalności leczniczej, to również prawo farmaceutyczne, to również ustawa o wyrobach medycznych, to wreszcie zasady ogólne, które wynikają na przykład z ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, więc generalnie tych przepisów regulujących kwestie promocji, marketingu, reklamy w branży medycznej jest sporo, a jeżeli jeszcze dodamy do tego postanowienia kodeksów etycznych ustalonych przez poszczególne samorządy zawodowe, no to już robi się tego naprawdę, naprawdę sporo, więc generalnie jest na co uważać.

Ale ogólny taki mój wniosek i takie zalecenie, to nie bać się promocji, nie bać się działań marketingowych, bo jest to dozwolone, tylko oczywiście trzeba to robić z głową.

Jacek: Dobra, a właśnie to z głową, czyli rozumiem, są pewnie jakieś wykluczenia, czego my nie możemy robić w tej reklamie.

Bartłomiej: Jacku pozwól, że zacznę od tego podstawowego przepisu, to jest artykuł 14 w ustawie o działalności leczniczej i on z jednej strony nakłada na wszystkie podmioty wykonujące działalność leczniczą obowiązek informowania i podawania do publicznej wiadomości informacji o rodzaju i zakresie udzielanych świadczeń zdrowotnych i z drugiej natomiast strony ten sam przepis mówi, że te właśnie informacje nie mogą mieć cech reklamy i tyle. Przepis jest niezwykle lakoniczny, właściwie na gruncie tego przepisu nie ma praktycznie żadnego, żadnego sensownego orzecznictwa ugruntowanego, bo przepis jest bardzo, bardzo niedookreślony.

Co z tego przepisu wynika? Z niego wynika kilka rzeczy, o których trzeba pamiętać. Po pierwsze, to ograniczenie, że te informacje nie mogą mieć cech reklamy dotyczy wyłącznie świadczeń zdrowotnych. Tylko i wyłącznie informacji o zakresie i rodzaju świadczeń zdrowotnych.

Jacek: Czyli jest beauty, na przykład placówka często jest taka medicina plus beauty, to jeżeli reklamuje tą część beauty, to wychodzi.

Bartłomiej: Dokładnie tak, to jakby nie dotyczą te ograniczenia tej części nie leczniczej, czyli właśnie na przykład beauty.

Co więcej, nie dotyczy to na przykład edukacji zdrowotnej, czy promocji zdrowia. Promocja zdrowia jest dość takim skutecznym elementem marketingowym, więc te informacje o zakresie leczniczej, te informacje nie mogą mieć cech reklamy, jeżeli dotyczą rodzaju i zakresu świadczeń zdrowotnych.

Po drugie, cech reklamy nie mogą mieć tylko informacje, które są przekazywane do wiadomości publicznej. Co to znaczy? Do wiadomości publicznej, czyli do nieograniczonego kręgu adresatów. Czyli np. to jakieś tam szyldy na elewacji, jakieś reklamy, czy ogłoszenia w witrynach placówki, informacje zamieszczone na stronie internetowej, czy na profilach w social media.

Przeciwieństwem takich informacji będą informacje, które są kierowane do konkretnej, ograniczonej, nawet jeżeli jest to bardzo szeroka grupa, to jednak właśnie do ograniczonego kręgu adresatów, czyli np. do subskrybentów newslettera. Jeżeli prowadzicie Państwo jakiś newsletter w ramach swojej placówki, czy jakieś grupy na Facebooku, np. to tego rodzaju krąg adresatów stanowi pewną taką grupę zamkniętą i do niej można troszeczkę sobie więcej pozwolić w tym przekazie marketingowym.

Tak samo dotyczy to informacji, które wysyłamy do pacjentów. Jeżeli np. przychodzi do Państwa do placówki pacjent i ten pacjent podpisuje zgodę marketingową, że on się zgadza, żeby mu wysyłać pocztą albo SMS-em albo mailem, jakieś informacje o usługach, o promocjach, prawda, to te informacje, które będą do takich pacjentów wysyłane, to również nie są informacje, które są przekazywane do publicznej wiadomości, więc tutaj też można sobie pozwolić na trochę więcej.

Z tego artykułu 14 wynika, że owszem są pewne ograniczenia, bo pewne informacje nie mogą mieć cech reklamy, natomiast to dotyczy tylko informacji po pierwsze publicznych, po drugie dotyczących świadczeń zdrowotnych.

No i teraz, co to znaczy, że informacja ma cechy reklamy, bo to też żaden przepis tego nie definiuje. No i oczywiście ustawa o działalności leczniczej tego nie definiuje, natomiast generalnie bezpiecznie będzie założyć, że każda informacja, która ma na celu zachęcenie klienta czy pacjenta przyszłego do odwiedzin Państwa placówki, no będzie mogła być potraktowana jako mająca cechy reklamy, jeżeli jest tam zawarty jakiś element perswazji. Jeżeli będziecie Państwo na przykład o tych świadczeniach zdrowotnych informować, że dysponujecie, nie wiem, najlepszym sprzętem, i najlepiej wykwalifikowanym personelem tego typu informacji. Jeżeli o jakihś procedurach medycznych będziecie pisali, że na przykład gwarantują osiągnięcie pewnego efektu zdrowotnego, pomimo że będzie to nie do końca zgodne z prawdą, tego rodzaju wszystkie informacje trzeba będzie uznać za mające cechy reklamy.

Jacek: A co w takim razie, jak jakiś rodzaj informacji nie ma cechy reklamy? Takie informacje, ile na przykład obsłużyliśmy już pacjentów w tym zakresie, albo na przykład przyjmuje u nas lekarz, który jest profesorem takim i takim, to rozumiem jest informacja nie reklamowała.

Bartłomiej: Tak, ja z tym moim zdaniem to obie te przykłady, które podałeś, to jest informacja neutralna nie mająca cechy reklamy, bo możecie, a wręcz nawet musicie informować o rodzaju i zakresie świadczonych usług.

Z drugiej strony, jeżeli jest to informacja neutralna, taka sprawdzalna dotycząca faktów po prostu, to jak najbardziej można to publikować. Tak samo informacje dotyczące kwalifikacji personelu, posiadanych przez personel certyfikatów, tytułów naukowych, ukończonych szkoleń, tego typu rzeczy, czy doświadczeniu zawodowym. Jak najbardziej można to publikować. Informacje dotyczące właśnie, nie wiem, okresu działalności na danym rynku, czy o posiadanym doświadczeniu, o posiadanych placówkach można to publikować. Oczywiście trzeba pilnować tej redakcji, żeby to było zredagowane tak, żeby ten komunikat był jednak mimo wszystko neutralny, a pacjent i tak sobie na ten temat odpowiednie zdanie wyrobi.

Czy reklamując usługi medyczne wolno podawać ceny?

Jacek: A ceny, myślisz, że można informować o cenach?

Bartłomiej: Wręcz bym powiedział, że jest to obowiązek, bo ustawa o działalności leczniczej nakłada obowiązek publikowania wysokości opłat za świadczenia zdrowotne udzielane za odpłatnością.

Z jednej strony ten cennik powinien być zawarty w regulaminie organizacyjnym. Z drugiej strony, jeżeli placówka ma stronę internetową, to powinien być również zamieszczony na stronie internetowej.

Z kwestią cen oczywiście związane są również różnego rodzaju promocje dotyczące, nie wiem, jakieś rabaty, prawda, vouchery, tego typu rzeczy. No i teraz tak, czy to jest informacja dotycząca rodzaju i zakresu świadczeń zdrowotnych?

Ja akurat zaliczam się do grona tych prawników, którzy uważają, że nie, że wszystkie zakazy w polskim prawie właśnie ze względu na to, że są to zakazy, które w pewien sposób ograniczają swobody prowadzonej działalności gospodarczej, należy interpretować ściśle.

Informacja o cenie nie jest informacją o zakresie świadczenia zdrowotnego. I moim zdaniem promocje takie właśnie cenowe tego rodzaju zachęty są jak najbardziej w świetle artykułu 14 ustawy o działalności leczniczej dopuszczalne.

Jacek: Ok. Słuchaj, konkretne pytanie. Przykład: termin do endokrynologa na już. Czy ma cechy zachęty, reklamy czy też są po prostu jest informacją, że no termin jest? Jest to oczywista zachęta, tak? W tym sensie że wskazuje że masz możliwość skorzystania z tej usługi właściwie od zaraz, tak?

Bartłomiej: Jeżeli jest to usługa, no zakładam, że jest to usługa komercyjna, prawda, z takim komunikatem, moim zdaniem, no ja bym to dopuścił, tak? Dlatego, że to jest informacja weryfikowalna, sprawdzalna i jakby zgodna z prawem, tak?

Natomiast jeżeli to będzie na już, a to na już to się okaże, że najbliższy termin jest za miesiąc, no to tutaj bym się już zastanowił, czy to nie będzie wprowadzanie klienta w błąd, bo no do tego pewnie jeszcze przejdziemy, ale ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji również określa, co jest uczciwą i legalną reklamą, więc podstawowa zasada niezależnie od tego, jaki komunikat formułujemy do klienta czy do pacjenta, jest taka, że ta reklama musi być rzetelna i nie wprowadzać go w błąd, więc jeżeli to jest ok, na już, czyli na przykład, nie wiem, na dzisiaj czy na jutro, no to w porządku, natomiast jeżeli to “na już” oznacza, że na za miesiąc, czy na za dwa, no to już tutaj miałbym z tym problem.

Jacek: Dobra, ale słuchaj, no rozumiem, że pytanie też właśnie, czy ten przepis, o który mówisz, Ty się orientujesz, czy on jest jakimś martwym przepisem, czy są w ogóle placówki, które dostały, nie wiem, kary?

Bartłomiej: To jest przepis, który, on może nie jest martwy, ale on sam w sobie nie rodzi jakiejś wielkiej odpowiedzialności prawnej. To znaczy, naruszenie tego przepisu jest wykroczeniem i teoretycznie może się zdarzyć, że zostanie wszczęte postępowanie wykroczeniowe, które jest zagrożone karą aresztu, ograniczenia wolności czy grzywny, więc teoretycznie może się to zdarzyć.

Natomiast w praktyce to są naprawdę incydentalne przypadki. Ja osobiście tak, żeby, któryś z moich klientów miał tego rodzaju problem, to się nie spotkałem jeszcze z takim zarzutem, a w tej branży no działamy już kilkanaście lat i właściwie odkąd ustawa o działalności leczniczej weszła w życie, to nie – osobiście nie uczestniczyłem w żadnym postępowaniu na gruncie tego przepisu.

Więc on nie ma jakiegoś takiego bezpośredniego i bardzo mocnego przełożenia na praktykę. co oczywiście nie znaczy, że nie ma znaczenia. Dlaczego? Dlatego, że czasami, na przykład już na etapie zakładania podmiotu leczniczego, czy rejestracji placówki w rejestrze podmiotu wykonujących działalność leczniczą, czyli składamy wniosek, no to zdarza się, że Urząd Wojewódzki zagląda na stronę internetową podmiotu i coś mu się tam na tej stronie nie podoba i mówi, no dobrze, ale tu macie treści, które mają cechy reklamy i to może stanowić na przykład podstawę odmowy wpisu do rejestru podmiotów wykonujących działalność leczniczą, albo zdarza się, że podmioty lecznicze są kontrolowane przez Urząd Wojewódzki, który w czasie kontroli określone komunikaty kwestionuje, czy jakieś banery umieszczone na elewacji, czy w witrynach placówki, więc to są bardziej tego rodzaju problemy, ale one też nie generują jakichś wielkich problemów sądowych czy finansowych dla tych placówek, bo zazwyczaj to się kończy po prostu jakimiś zaleceniami pokontrolnymi, trzeba je po prostu wykonać i wtedy problem się sam rozwiązuje.

Jacek: Czyli nie bać się?

Bartłomiej: Nie, zdecydowanie nie.

Najczęściej popełniane błędy w reklamie medycznej

Jacek: Jesteś w stanie ze swojej praktyki albo z tego, co oglądasz nawet tak gdzieś właśnie w Internecie, podać takie najczęstsze błędy, jakie popełniają placówki, co “najlepszy lekarz”?

Bartłomiej: Wiesz, najczęstsze to są właśnie takie, gdzie mamy informację “najlepszy lekarz”, znaczy szerzej w ogóle, gdzie się chwalą placówki najlepszym, najlepiej wykwalifikowanym personelem, gdzie się chwalą najnowocześniejszym sprzętem albo piszą, że mają coś jako jedyni w Polsce, co nie zawsze jest prawdą, albo gdy np. informują pacjentów o jakichś rzekomo “autorskich metodach leczniczych”, które tak naprawdę zgodnie z aktualną wiedzą medyczną nie mają nic wspólnego z nowatorstwem, a czasami są wręcz sprzeczne z aktualną wiedzą medyczną, prawda?

Ale to są już bardziej takie treści właśnie wprowadzające pacjentów błąd, obiecujące im niestworzone rzeczy, czyli np. skuteczność terapii, której w zdecydowanej większości przypadków nie da się zagwarantować, ponieważ to najczęściej nie jest tylko wynik działalności lekarza, tylko ten osiągnięcie tego efektu zdrowotnego zawsze zależy od bardzo wielu czynników, albo najczęściej zależy od wielu czynników.

Więc takie składanie obietnic bez pokrycia też bywa problematyczne. Wspomniałem wcześniej o takich przekazach z zakresu promocji zdrowia czy edukacji zdrowotnej. No czasami, sama edukacja zdrowotna czy promocja zdrowia jest bardzo dobrym i w pełni dozwolonym tutaj, dozwoloną metodą marketingową.

Natomiast często się zdarza, że te działania kończą się przed rzecznikami odpowiedzialności zawodowej, dlatego że w ramach tych edukacji zdrowotnej medycy promują treści, w ogóle sprzeczne z aktualną wiedzą medyczną.

Gdzieś ktoś tam sobie ukończył jakiś kurs internetowy, usłyszał coś o jakichś badaniach o tych już mitycznych amerykańskich naukowców i promują wiedzę, która nie ma żadnego oparcia w takich rzetelnych badaniach naukowych.

Więc to już bardziej nie dotyczy nawet samej reklamy, ale tylko właśnie promowania treści niezgodnych z wiedzą medyczną.

Jacek: Okej. A mamy w ogóle jakieś rozróżnienie, jeżeli chodzi o specjalizację, czy lekarze, fizjoterapeuci, branża taka właśnie około beauty?

Bartłomiej: Właściwie rozróżnienie to jest tylko na poziomie kodeksów etyki, i tak, bo na przykład w kodeksie etyki pielęgniarskiej to tam za wiele nie znajdziesz na temat reklamy. Kodeks etyki fizjoterapeutów zawiera pewne ograniczenia.

Na przykład jest tam takie sformułowanie, że edukacja zdrowotna, czy właśnie taka aktywność edukacyjna, promocyjna, fizjoterapeuty nie może promować konkretnego gabinetu fizjoterapii, więc to jest na przykład takie sformułowanie.

W kodeksie etyki lekarskiej z kolei mamy teraz czekają nas zmiany, to znaczy one już zostały uchwalone, ale wejdą w życie od stycznia 2025 roku, bo do tej pory w kodeksie etyki lekarskiej był całkowity właściwie zakaz reklamy, więc lekarze tutaj naprawdę mieli dość to mocno ograniczone, natomiast wszystko się zmieniło w związku z unijną dyrektywą, tak zwaną dyrektywą usługową, która ona weszła w życie w styczniu bodajże 2023 roku i ona wymusiła na samorządach zawodowych zmiany w kodeksach etyki, dlatego że ta dyrektywa nie dopuszcza takiego ogólnego zakazu reklamy, ona dopuszcza pewne ograniczenia w odniesieniu do zawodów regulowanych takich jak właśnie lekarz, pielęgniarka, fizjoterapeuta czy adwokat na przykład, bo nas to również dotyczy.

Ona dopuszcza pewne, że możliwość ustanowienia pewnych ograniczeń, ale one nie mogą być po pierwsze nadmierne, muszą być uzasadnione jakoś z interesem publicznym i nie można wprowadzać ogólnego zakazu reklamy, czyli czegoś takiego, co do tej pory w kodeksie etyki lekarskiej było.

Więc od stycznia 2025 roku już tego ogólnego zakazu reklamy nie będzie, natomiast będzie taki wymóg, że ta działalność promocyjna lekarza, no ona musi być prowadzona zgodnie z zasadami etyki zawodowej.

Więc odpowiadając tak już na Twoje pytanie, tak bardziej już wprost – nie ma właściwie na poziomie samych przepisów ustawowych, nie ma jakichś wyraźnych różnic pomiędzy poszczególnymi grupami zawodowymi czy specjalizacjami, natomiast w przypadku na przykład branży beauty czy w przypadku pewnych takich specjalizacji czy zawodów bardziej zabiegowych, no to na pewno trzeba większą uwagę zwrócić na te ograniczenia, które wynikają z przepisów ustawy, prawo farmaceutyczne, tam mamy zasady reklamy produktów leczniczych i ustawy o wyrobach medycznych, bo to zwłaszcza jeśli chodzi o wyroby medyczne czy właśnie, no nie wiem, na przykład przy branży beauty mamy toksynę botulinową, prawda, czyli ten botoks, więc to też jest czy kwas hialuronowy. Tak, więc tego rodzaju rzeczy, więc tutaj też na te ograniczenia trzeba zwrócić uwagę. Ale to bardziej właśnie już wynika ze specyfiki samej działalności, a nie samych przepisów.

Czy marketing SMS i mailing w placówce medycznej jest legalny?

Jacek: A wiesz co, bo mówiłeś tak o tej grupie, zapisałem sobie, że jak jest przykładowo newsletter i ja to w ogóle jestem zawsze jak patrzę na to branżę medyczną, gdzie mają placówki z powracającymi pacjentami i ja wiem, bo jestem w miarę w środku, że nie korzystają z tego marketingu SMS-owego czy newsletterowego, to zawsze się zastanawiam dlaczego?

Myślę, to jest świetny pomysł dotarcia do tego swojego klienta, jakby pobudzenia tego klienta i przypomnienia o sobie. Natomiast ja się zastanawiam taką rzecz. Powiedziałeś newsletter czy grupa na Facebooku, tu znam takie typy, że w ogóle czy agencje marketingowe, czy same placówki zakładają grupę na Facebooku, jakby zrzeszającą pacjentów z danym problemem medycznym i tam często jakby promują siebie jako czy tam markę osobistą lekarza czy placówki, to mi zaraz odpowiesz, czy to jest… też możliwe.

Natomiast zastanawiam się, mamy coś takiego jak remarketing na przykład w Google czy Facebooku, no i on też jest w zasadzie do skonkretyzowanej grupy odbiorców, no bo możemy robić remarketing dla tych, którzy weszli do nas na stronę.

Bartłomiej: No tak, ale tu już wchodzą nam bardziej przepisy takie ogólne dotyczące tej takiej działalności marketingowej w onlinie, tak? No bo oczywiście my mówimy tutaj głównie o tych przepisach takich stricte medycznych, nie?

Mamy prawo farmaceutyczną wstawa o działalności leczniczej, wyroby medycznej i tak dalej, i tak dalej. Natomiast, no teraz jednak cały marketing, cała promocja jednak przyniosły się w zdecydowanej większości do online’a, więc tu też trzeba pamiętać o tym, że mamy po pierwsze dyrektywy unijne związane z ochroną praw konsumenta, mamy prawo telekomunikacyjne, mamy ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną, mamy to słynne RODO, prawda? Więc tutaj też przy planowaniu swoich kampanii reklamowych, no trzeba brać pod uwagę nie tylko te ustawy takie stricte medyczne, ale też od strony tych przepisów, bym powiedział, konsumenckich, tak?

Trzeba to zawsze analizować. Plus, w przypadku kampanii online’owych, no warto też zwłaszcza zwrócić uwagę na zakres wyrażonych zgód marketingowych, prawda? Czyli tam, gdzie mamy właśnie jakiś remarketing, no to tutaj ta zgoda, no trzeba przypilnować tych zgód, które pacjent nam odklikuje przy różnego rodzaju formularzach, jakie stosujemy w onlinie, żeby rzeczywiście to wykorzystanie jego danych osobowych było.

No bo daną osobową jest właściwie wszystko, nie wiem, numer IP komputera też jest daną osobową, prawda? Więc trzeba tego pilnować, żeby te zgody były rzeczywiście prawnie skuteczne i nie narażały nas na niepotrzebne kłopoty.

Jacek: Okej. No i teraz jeszcze pytanie, czy coś się w ogóle zmienia w tym zakresie, czy to są takie przepisy od X lat takie same i to, co już wiemy dzisiaj na webinarze, to mamy na 10 lat spokój, czy to jest w ogóle jakieś mocno płynne?

Bartłomiej: Słuchaj, spokoju nie mamy, dlatego że nawet biorąc pod uwagę, że same przepisy one nie zmieniają się jakoś bardzo często. No taką ostatnią zmianą, to była zmiana, która weszła w życie na początku 2023 roku dotycząca reklamy wyrobów medycznych.

No to tam mieliśmy rzeczywiście duże zamieszanie, było straszenie karami, bo tam maksymalna kara, którą można nałożyć na placów generalnie na podmiot, który narusza przepisy o reklamie, no to jest 2 miliony złotych, więc to generalnie był taki nośny temat.

I to była właściwie ostatnia, taka istotna zmiana, jeśli chodzi o samą reklamę w działalności medycznej, bo wciąż mamy właściwie cały czas jakieś mniejsze lub większe korekty w przepisach, zwłaszcza na poziomie unijnym dotyczących właśnie tej ochrony konsumentów, czy kwestii przetwarzania danych osobowych, więc tu bardziej od tej strony są ciągle jakieś korekty, które ogólnie już nie wchodząc w szczegóły, bo tu byśmy chyba nie wyszli dzisiaj, raczej właśnie są przygotowywane w takim duchu, aby wzmocnić ochronę konsumentów i aby rzeczywiście wzmocnić ochrony ich danych osobowych, więc tutaj trzeba tego pilnować.

To jest działanie, czy zalecenie zarówno dla właścicieli, menedżerów placówek, jak i dla agencji marketingowych, żeby właśnie na te przepisy przede wszystkim zwracać uwagę, w branży medycznej, one jakoś przynajmniej, jeśli chodzi o marketing i promocje, nie zmieniają się bardzo często.

W tym artykuł XIV ustawy o działalności leczniczej to jest właściwie od początku obowiązywania ustawy. Przepisy dotyczące reklamy w prawie farmaceutycznym też już obowiązują bardzo długo. Właściwie taką najświeższą zmianą to są te zmiany, o których wspomniałem, dotyczące kodeksu etyki lekarskiej.

Jacek: Tutaj jest pytanie o to, czy to prawda, że bez zgody marketingowej można wysłać pacjentowi hurtowo informacje poprzez SMS-y, o akcjach profilaktycznych?

Bartłomiej: Moim zdaniem nie, to by było moim zdaniem naruszenie. Oczywiście wiadomo, gdzie dwóch prawników, tam trzy opinie i niewykluczone, że część prawników uznałaby, że jest ok. Ja, chociaż zaliczam się do tej takiej bardziej liberalnej części, uważam, że to byłoby już, to już byłaby przesada i na tego rodzaju akcje jednak proponuję zbierać zgody marketingowe.

Co innego, na przykład przypominajki SMS’owe o wizytach. Tutaj moim zdaniem nie ma potrzeby zbierania odrębnych zgód. Można, ale jeżeli tego Państwo nie robicie, to też jest ok, bo ponieważ takie przypomnienie o wizycie, no to mieści się w samym udzieleniu świadczenia zdrowotnego.

Jacek: Rozumiem, że oddzielasz newsletter od SMS’ów, czy liczysz, że newsletter też jest jakby, że newsletter to jest osoba również, która zgodziła się na bycie w bazie newsletterowej, tak?

Bartłomiej: No wiesz co, no generalnie tak, generalnie na newsletter trzeba się zgodzić, ponieważ ten wymóg zgody wynika nie tylko z przepisów RODO, ale też wynika z ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

No jednak ten newsletter będzie służył do wysyłania informacji handlowej w związku z tym tutaj ta zgoda powinna być. Najlepiej jeszcze przez ten taki mechanizm double opt-in, prawda, czyli tego potwierdzenia zapisu, no ale to już agencje marketingowe na pewno to Państwu doskonale ogarną, bo ogólnie zasada dotycząca czy kampanii SMS’owych, czy kampanii newsletterowych jest w sumie bardzo podobna, tak? No tu i tu mamy ograniczony krąg adresatów, tu i tu jednak ta zgoda będzie potrzebna, bo tu i tu mamy w zasadzie bardzo podobne przepisy, które będziemy stosować.

Jacek: Tak, tutaj pani Marta jeszcze pyta, a co, jeżeli byśmy, na przykład, wysłali informacje, że przyjmuje nowy specjalista w danej dziedzinie?

Bartłomiej: No i znów, pytanie, bo tutaj się pojawia informacja, że to będzie informacja wysłana hurtowo do pacjentów. Jeżeli są to pacjenci, którzy wyrazili zgodę marketingową, bo tu są dwie rzeczy. Gdyby taka informacja została zamieszczona na stronie internetowej, w przestrzeni publicznej, kierowana by była do każdego, to ona byłaby moim zdaniem OK, dlatego, że jest to informacja o tym, że od stycznia po prostu rozszerzacie Państwo zakres swoich usług.

Natomiast jeżeli jest to informacja wysyłana hurtowo, ale jednak do konkretnych osób, to te osoby, moim zdaniem, powinny wcześniej wyrazić zgodę na otrzymywanie informacji handlowej od Państwa placówki.

Jacek: Tu jest pewien problem, który ja tak widzę zaszyty. Może postaram się go trochę pomóc, że jeżeli masz już bazę tych pacjentów i do tej pory nie zbierałeś tej zgody, to jest Ci tak trochę smutno, że z nich nie skorzystasz. Ale można tak zrobić, Pani Marto, że przykładowo od dzisiaj zbierać tę zgody od wszystkich pacjentów, którzy przychodzą, niezależnie, czy to nowy, czy powracający i wysłać te informacje do pacjentów, którzy tam byli od dzisiaj i uzyskali i dali tę zgodę.

Na przykład w Proassist można wyfiltrować pacjentów, którzy byli w sierpniu i nasz system do wysyłki SMS-ów hurtowych pomija tych, którzy mają odznaczenie, że tej zgody nie dali. Także jest to jakoś tam możliwe.

Mamy jeszcze jedno pytanie. Chodzi o reklamy i marketing, fizjo-rehabilitacja i estetytyka, które nie podlegają ograniczeniu?

Bartłomiej: No, fizjo-rehabilitacja podlega, dlatego że fizjoterapia i świadczenia z zakresu rehabilitacji to są jednak świadczenia zdrowotne, więc to podlega ograniczeniom.

Natomiast świadczenia z zakresu medycyny estetycznej, to też jest pytanie, bo jest medycyna estetyczna i jest medycyna estetyczna. Jeżeli mówimy o takiej stricte medycynie estetycznej, gdzie celem tych zabiegów, tych świadczeń jest wyłącznie ten cel estetyczny, bez tej części takiej, bym powiedział, terapeutyczno-leczniczej, no to tutaj rzeczywiście nie podlega to ograniczeniu z ustawy o działalności leczniczej.

Natomiast trzeba pamiętać o pewnych ograniczeniach związanych z reklamą produktów leczniczych czy wyrobów medycznych czy z ustawą o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. O co chodzi? W przypadku produktów leczniczych i wyrobów medycznych mamy tak zwaną również informację kierowaną do publicznej wiadomości i ona też nie powinna. W ogóle placówki medyczne nie mogą prowadzić reklamy takich produktów, więc to co zdecydowanie zalecam to unikać używania w komunikacji z pacjentami nazw handlowych czy nazw nawet zwyczajowych, ale wskazujących na konkretny produkt leczniczy czy na konkretny wyrób medyczny, ponieważ tutaj można narazić się na odpowiedzialność.

Druga rzecz, no to mamy też przepisy z ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, która też bardzo mocno akcentuje to, że reklama powinna być rzetelna, nie powinna wprowadzać w błąd. Są ograniczenia dotyczące, na przykład, reklamy porównawczej, więc to, że nie stosujemy tych ograniczeń z ustawy o działalności leczniczej, to nie znaczy, że tutaj jest już jazda bez trzymanki.

Jacek: Słuchaj Bartek jeszcze tak, bo ja to wiem, ale też, żeby ludzie wiedzieli, Ty prowadzisz podcast, nazywa się “Prawo dla zdrowia”, dobrze mówię?

Bartłomiej: Zgadza się. Dobrze, pamiętasz, chociaż nie nagrywam go jakoś bardzo regularnie, ale rzeczywiście w tym roku pojawiło się kilka nowych odcinków, więc tych z Państwa, którzy lubią tę formę, zachęcam do słuchania.

Jacek: Tak, to jest o tyle fajnie, że naprawdę tak jak teraz w zasadzie bardzo to tłumaczysz prostym i zwięzłym językiem, więc to jest na pewno na plus. Druga rzecz, no to oprócz tego, że prowadzisz ten podcast, zresztą Dominik wysłał link, no to masz też swoją kancelarię, czy tam w zasadzie macie, bo nie prowadzisz jej samodzielnie, kancelaria typowo dla branży medycznej, fizjoterapeutów tej branży beauty i wiem, że jest tutaj przygotowany jakiś bonus dla naszych gości, tak?

Bartłomiej: Tak, jest bonus, myślę, że zostanie wysłany do Państwa, podejrzewam. mailowo, po zakończeniu naszego spotkania. To jest taki kupon rabatowy do wykorzystania w naszym sklepie, bo oprócz tego, że prowadzimy taką klasyczną, kancelaryjną działalność prawniczą, to mamy również sklep z wzorami dokumentów, on na razie jest z wzorami dokumentów, ale w najbliższym czasie będziemy to rozszerzać również o szkolenia, kursy online, jakieś ebooki, być może będą również produkty takie no fizyczne. Więc proponujemy tutaj Państwu rabat dla tych z Państwa, którzy się zdecydowali wziąć udział w tym naszym dzisiejszym spotkaniu.

Jacek: Szczegóły zostaną do Państwa wysłane mailem. Dobra, super. No i wiesz co, ja sobie jeszcze przygotowałem takie pytanie, wskazówka dla rozpoczynających, no bo oni mają trochę trudniej, no bo tak, oni nie mają się tej swojej grupy, No i chcieliby bardzo szeroko się zareklamować.

Czy są jakieś takie wskazówki, nie wiem, poza marketingowe, tylko bardziej prawne względem tego, jak obejść ten brak grupy, do której moglibyśmy celować?

Bartłomiej: Słuchaj, no najlepszą chyba tutaj ścieżką jest ograniczanie tych przekazów.

Wiadomo, no jeżeli nie masz swojej grupy tych odbiorców, no to musisz ustawiać na te komunikaty publiczne, skierowane do wiadomości publicznej, czyli do tego nieograniczonego kręgu adresatów, czyli na stronie internetowej, czy na swoich social mediach.

Więc tutaj to, co jest na pewno bezpieczne, pod warunkiem oczywiście, że działasz tutaj zgodnie z wiedzą medyczną i nie próbujesz jakichś treści sprzecznych z wiedzą medyczną, no to są działania z zakresu edukacji zdrowotnej czy promocji zdrowia.

To jest działalność, która nie jest dotknięta tutaj żadnymi ograniczeniami, jeśli chodzi o promocję i reklamę. Oczywiście dla tych z Państwa, którzy oprócz tego, że zarządzacie placówkami medycznymi, to równocześnie wykonujecie zawód na przykład lekarza, no to trzeba też pilnować, żeby ta komunikacja nie naruszała ogólnych reguł etycznych, ale myślę, że tutaj wystarczy kierować się zdrowym rozsądkiem i nie przekraczać takich granic, które nawet intuicyjnie, myślę, jesteście Państwo w stanie sobie wytyczyć. Te wszystkie treści, które kierujecie Państwo do wiadomości publicznej, no to najlepiej jest, żeby one były możliwie neutralne, żeby rzeczywiście ograniczały się do tej takiej sfery faktycznej, którą jest łatwo zweryfikować, gdzie nie ma, gdzie unikamy wartościowania typu najlepszy, najszybszy, bezbolesny i tak dalej, tylko gdzie ograniczamy się rzeczywiście do tych takich łatwo weryfikowalnych informacji.

I oczywiście, no jeżeli macie Państwo chęć i możliwości, no to budować grupę tych swoich pacjentów to wcale niekoniecznie trzeba tutaj prowadzić jakiś newsletter, bo to przecież można te promocje prowadzić również do pacjentów, którzy już do Państwa trafili pierwszy czy drugi raz.

Wszystkie komunikaty do nich kierowane, no tu można sobie pozwolić na nieco więcej. To, czego również trzeba pilnować, to właśnie unikać używania nazw handlowych, czy produktów leczniczych, czy wyrobów medycznych w Państwa działalności i przede wszystkim pilnować jednej najważniejszej zasady, nie wprowadzać klientów, czy nie wprowadzać pacjentów w błąd, bo niezależnie od tego, czy to będzie dozwolona,

czy niedozwolona reklama, każda, taka reklama nierzetelna wprowadzająca w błąd, to jest proszenie się o kłopoty.

Jacek: Słuchaj, fajne pytanie mamy. Promowanie swoich umiejętności jako fizjoterapeuta w postaci postów, na przykład w social mediach, czy może być wprowadzona w formie takiego case study, studium w przypadku, oczywiście z wyrażoną opinią pacjenta po zakończonym leczeniu?

Bartłomiej: Moim zdaniem tak, no i jest to bardzo fajna i moim zdaniem zgodna z przepisami forma promocji. Pytanie jest bardziej jaka byłaby tutaj rola samego pacjenta, czy na przykład byłoby ujawniane jego, nie wiem, wizerunku na przykład, prawda?

No to wiadomo, trzeba to wtedy wzmocnić dodatkową zgodą, bo na wykorzystanie wizerunku również potrzebujemy zgody nie tylko wynikającej z RODO, ale również z prawa autorskiego, więc, no jak Państwo widzicie, ten zakres stosowanych przepisów jest tutaj naprawdę bardzo, bardzo szeroki.

No i właśnie, tu natomiast mamy taką kwestię, że tu troszeczkę przy takim case study jesteśmy na granicy wykorzystania informacji stanowiących tajemnicę zawodową, prawda? Tych informacji zasadniczo nie należy, no nie należy udostępniać, więc ta zgoda pacjenta, no tu jakby pacjent jest dysponentem tych informacji, więc no tu ta zgoda pacjenta powinna być tym bardziej no taka bardzo jednoznaczna i kategoryczna, że to rzeczywiście on się zgadza na wykorzystanie tych informacji, bo tutaj sam wizerunek to nie wszystko, bo proszę pamiętać właśnie o tym, że tu mamy jeszcze wykorzystanie informacji objętych tajemnicą zawodową.

Bo w przypadku fizjoterapii, no to mamy i ustawę o zawodzie fizjoterapeuty i ustawę o prawach pacjenta, która gwarantuje pacjentowi prawo do prywatności poszanowania tej intymności i nie ujawniania informacji objętych tajemnicą zawodową, więc o tym trzeba pamiętać.

Jacek: Tak, no, zgodnie z naszym czasem zbliżamy się do końca. Dzięki wielkie za to, że do nas przyszedłeś, Bartek, dzięki, że podzieliłeś się to wiedzą. Jak zwykle fajnie i zrozumiale to opowiadasz,.
Bartłomiej: Również bardzo dziękuję. I co, nie boimy się. Absolutnie nie, zdrowy rozsądek zazwyczaj w zupełności wystarcza, bo tak jak współpracujemy tutaj z klientami, no to widzimy, że jednak ta świadomość jest dość na wysokim poziomie i czasami wystarczy po prostu robić to, co podpowiada zdrowy rozsądek.

Kulisy pracy rejestratorki medycznej. Jak wygląda codzienna obsługa pacjentów i praca na programie medycznym?

Podczas webinaru nasza ekspertka, Marta Matyja, która pracuje na stanowisku kierownika rejestracji medycznej, podzieliła się swoimi doświadczeniami, praktycznymi wskazówkami oraz opowiedziała o najczęściej spotykanych sytuacjach w pracy. Omawialiśmy również, jak nowoczesne technologie, takie jak system Proassist, mogą wspierać rejestratorki w ich codziennych obowiązkach, poprawiając efektywność pracy i zwiększając satysfakcję pacjentów. Mirella Sajdak, która w Proassist jest Dyrektorem Działu Pomocy Technicznej i ekspertką od systemu medycznego, zaprezentowała jak wygląda w praktyce działanie systemu z poziomu rejestracji.

Zachęcamy do zapoznania się z pełną transkrypcją, w której znajdziecie mnóstwo cennych informacji i wskazówek. Niezależnie od tego, czy jesteś rejestratorką medyczną, czy też prowadzisz placówkę medyczną, ten materiał dostarczy Ci nowej perspektywy i inspiracji do poprawy organizacji pracy w Twojej placówce.

Jak wygląda praca rejestratorki medycznej?

Mirella: Dzień dobry, witam wszystkich serdecznie na dzisiejszym wydarzeniu. Nazywam się Mirella Sejdak i w zasadzie w Proassist pracuję od ponad 9 lat. Aktualnie odpowiadam za Dział Pomocy Technicznej.

Widzę tutaj osoby powoli dołączają, ale myślę, że będziemy już zaczynać, bo mamy bardzo obszerny temat, a trochę czasu mamy mało, jak na tego rodzaju temat wydarzenia. Także ja może jeszcze słowem wstępu opowiem dla nowych uczestników, czym się zajmujemy.

Także Proassist to przede wszystkim oprogramowanie medyczne w chmurze, które umożliwia kompleksowe zarządzanie placówką medyczną. I co ciekawe, system powstał tak naprawdę z myślą o rejestratorkach. Bo początkowo to był zwykły prosty terminarz, który służył do zapisywania wizyt pacjentów.

Z czasem jednak w czasie rozwoju stał się takim bardziej zaawansowanym systemem, który wspiera placówki medyczne na każdym etapie ich pracy. Oprócz właśnie możliwości dodawania wizyty do systemu Proassist, jest też możliwość pobierania przedpłat, płatności online, ale również możliwość wypełnienia dokumentacji medycznej, czy też wystawiania e-skierowań, e-zwolnień, e-recept.

No i myślę, że to, co jest też istotne już na samym końcu procesu przyjmowania pacjenta, to finalizacja wizyty. Dzięki systemowi można szybko sfinalizować wizytę, wystawiając odpowiedni paragon bądź też fakturę.

Ale o samym systemie można by było opowiadać godzinami, niestety nie mamy tyle czasu. I jak Państwo widzicie, ze mną jest Marta Matyja. Cieszę się, że mam przyjemność z nią prowadzić ten webinar. Marta jest kierownikiem rejestracji w prywatnej placówce medycznej. Witamy się, Marto.

Marta: Cześć, witam wszystkich bardzo serdecznie. Cieszę się ogromnie, że znaleźliśmy wszyscy czas, przestrzeń i gotowość na to, aby tu się spotkać i porozmawiać na bardzo ciekawy temat, czyli kulisy pracy rejestratorki medycznej.

Witam wszystkie osoby z Instagrama, z którymi może nie znam się osobiście, ale online. Witam wszystkie osoby, które odsłuchują to nagranie w innym terminie. Super, że jesteście. Ja również bardzo dziękuję zespołowi Prossist za zaproszenie, jak zawsze, za miłą atmosferę.

Tak jak Mirella powiedziała, nazywam się Marta Matyja. I od 2009 roku jestem związana z ochroną zdrowia. Studiowałam położnictwo na Uniwersytecie Medycznym w Szczecinie. Natomiast aktualnie pracuje jako kierownik rejestracji i jako rejestratorka medyczna w prywatnej, dobrze prosperującej przychodni na Śląsku już od ośmiu lat, więc mamy podobny staż i żartuję sobie, że awansowałam z położnej na rejestratorkę, z czego się ogromnie cieszę.

I tak jeszcze kilka słów o mnie, co ja tutaj robię. Właśnie od 2020 roku mocno stawiam na rozwój osobisty, sfera prywatna również i to głównie zawodowa i tutaj rozwijanie umiejętności komunikacyjnych, kompetencji miękkich. Skupiam się na psychologii, sprzedaży i dzięki licznym szkoleniom, kursom, książkom – a uważam, że dobra książka wdrożona w życie potrafi je zmienić – skutecznie wypracowałam standardy podnoszenia obsługi pacjenta, zwiększając efektywność placówki i to wszystko poprzez odkrywanie potencjału rejestratorek medycznych. I tę swoją przygodę opisałam w książce “Transformacja świadomości rejestratorki medycznej”, która jest właśnie drogowskazem do tego osobistego, troszkę duchowego oraz zawodowego rozwoju.

Po co to wszystko? Po to, by być szanowanym, cenionym ekspertem do spraw obsługi pacjenta, bo właśnie moim zdaniem rejestratorka ma w tym ogromny potencjał. A po co to wszystko? Dalej idąc, praca stanowi ważną część naszego życia. Jak zakładam, większość z nas jest tutaj na całym etacie, więc codziennie osiem godzin. I naprawdę warto być ważnym i takim niezbędnym członkiem zespołu medycznego, po to żeby czerpać satysfakcję z tej codziennej pracy, z tych wyzwań. Po to, żeby być wsparciem dla zespołu, dla pacjenta, bo to jest mocno rozwijające.

I ja zawsze zachęcam wszystkie rejestratorki: zróbcie to dla siebie, przede wszystkim. A Wasze otoczenie będzie z tego korzystać. I o tym wszystkim mówię na swoich social mediach, na których dzielę się swoją wiedzą, doświadczeniem. Serdecznie Was zapraszam, ponieważ aktualnie trwa konkurs. Można wygrać tam właśnie tę książkę, czyli “Transformacja świadomości rejestratorki medycznej”.

Warunki konkursu – wystarczy zaobserwować moje konto @martamatyja.pl oraz Proassist @proassist_dla_specjalisty, nie tylko dla konkursu, ale naprawdę i u mnie i u Proassist są fajne wskazówki praktyczne, z których możecie czerpać. I odpowiedzieć pod konkursową rolką na pytanie: co najbardziej lubisz w pracy, rejestratorki medycznej? I konkurs trwa do 31 sierpnia. Zachęcam wszystkie rejestratorki, ale nie tylko, bo również mogą wypowiedzieć się osoby, które są związane z rejestracją, menedżerowie, kierownicy, właściciele, bo Wy możecie ze swojego punktu powiedzieć, co doceniacie w tej pracy.

Więc czekam na Wasze zgłoszenia i tyle słowem wstępu, oddaję Ci głos Mirella.

Mirella: Tak, ja już powoli odpisuję na czacie. Pojawiło się pytanie, czy będzie nagranie – tak jak najbardziej będzie nagranie i postaramy się dzisiaj zamknąć z tematem do godziny 19. Także, jeżeli macie możliwość, to pozostańcie z nami do końca. Tutaj widzę Dominik, wysłał też link do konkursu, także zachęcam, klikajcie i weźcie udział.

A my co, Marta, może zacznijmy, przedstawmy te kulisy pracy rejestratorki medycznej, jak byś mogła rozpocząć.

Marta: Oczywiście. Właśnie chciałybyśmy z Mirellą opowiedzieć o pracy rejestratorki medycznej naszymi oczami. Z uwzględnieniem, moim zdaniem, najważniejszego programu, z którym na co dzień rejestratorka ma do czynienia, czyli tak zwanym EDM-ie, czyli elektronicznej dokumentacji medycznej. Oprogramowaniu, które umożliwia prowadzenie tej elektronicznej dokumentacji i powiem Wam, że ja kiedyś intuicyjnie, dzisiaj już będąc na ścieżce rozwojowej, wiem, że pewne narzędzia są mi bardziej przydatne, inne mniej. Natomiast takim uważam, który jest numerem jeden, to jest tablica Eisenhowera. I jestem ciekawa, czy Wy to znacie, może tak jak kiedyś korzystaliście, ale nie wiedzieliście, że się tak ładnie nazywa, natomiast to jest dla mnie najważniejsze narzędzie, żeby zarządzać czasem i sobą w czasie.

Priorytety w zadaniach wykonywanych przez rejestratorkę medyczną

zrób teraz (zielony), zaplanuj (żółty), deleguj (niebieski), wyeliminuj (czerwony).

Marta: I tutaj można to odnosić w stosunku do miesiąca, tygodnia, do do dnia. My dzisiaj się skupimy bardziej co do dnia i ja planuję swój dzień. Mam dane zadania i przydzielam im priorytety pod względem pilności i ważności.

I od tego wychodzimy. I mamy zadania ważne i pilne. Czyli wszystkie te zadania, które wykonujemy w pierwszej kolejności. Natychmiast, tu i teraz. Następnie mamy zadania ważne i nie-pilne. Czyli wszystko to, co może poczekać, co wykonamy, ale oczywiście nie od razu, tylko w późniejszym czasie po prostu.

Następnie mamy zadania nieważne, a pilne. I tutaj te zadania oddelegowujemy, np. koleżance. I na samym końcu mamy zadania nieważne i nie-pilne. Ja nie wiem, czy się pokuszę, żeby powiedzieć, że rejestratorka ma takie zadania. Natomiast załóżmy, że są to wszystkie zadania, które wykonujemy na samym końcu. Bo nawet rozmowa z koleżanką czy innym członkiem zespołu jest ważna, bo to wzmacnia relacje w zespole. Także tutaj podchodzimy do tego z takim przymrużeniem oka.

I zaczynając od zadań ważnych i pilnych, to w mojej pracy to jest na pewno obsługa pacjenta dzwoniącego i pacjenta, który przychodzi do placówki stacjonarnie. I teraz najczęściej jest to umawianie wizyt i najczęściej pacjenci proszą o najszybszy termin lub podają konkretne preferencje.

Jak wygląda organizacja pracy rejestratorki medycznej – umawianie pacjentów na wizyty

Marta: I tutaj właśnie Mirella, jak to wygląda w Proassist? Ta najczęstsza nasza czynność rejestratorek, czyli umawianie wizyt?

Mirella: W systemie Proassist mamy świetne rozwiązanie. Ja może udostępnię ekran, żeby od razu pokazać, jak wygląda ta ścieżka procesu zapisu pacjenta na wizytę.

Mirella: Przede wszystkim system bardzo ułatwia pracę rejestracji pod tym względem. Dlaczego? Wyświetla jej automatycznie 100 najbliższych dostępnych terminów dopasowując pod preferencje pacjenta. I co tutaj mam na myśli?

Czyli tak jak powiedziałeś, pacjent dzwoni i chce się umówić na kontynuację leczenia. I On już wie, że chce do konkretnego specjalisty. Czy też dzwoni po raz pierwszy i chce się umówić po prostu na najbliższy dostępny termin. I mu nie zależy na konkretnym nazwisku specjalisty, tylko żeby jak najszybciej dostać się do danej placówki. I teraz tak. Jeżeli mamy preferencję co do konkretnego specjalisty, w oknie dodawania wizyty, wystarczy określić tego specjalistę, a następnie przejść do punktu pierwszego, czyli usługi.

I tutaj już mamy przedstawioną listę usług, które wykonuje dany specjalista i system po wybraniu odpowiedniej usługi, co jest istotne, wyszukuje 100 najbliższych dostępnych terminów do tego konkretnie specjalisty.

Zwróćmy uwagę, on już automatycznie nam proponuje te terminy uwzględniając czas, jaki dany specjalista chce, abyśmy mu rezerwowali daną wizytę. Dodatkowo też mamy informację na temat ceny. Natomiast jeżeli wybierzemy sobie dowolnego specjalistę, czyli jeżeli pacjent nie ma preferencji, co do nazwiska specjalisty, wystarczy kliknąć X przy konkretnym specjaliście i wtedy mamy sekcję nazwaną “dowolne”.

Przechodzimy bezpośrednio do listy usług. Wtedy ta lista jest obszerna, bo wyświetla nam się lista usług w całej placówce, czyli wszystkich specjalistów. Gdy wybierzemy odpowiednią usługę, system wyświetli nam 100 najbliższych dostępnych terminów, podpowiadając przy tym, kto ją wykonuje, kto taką usługę wykonuje, więc też tutaj unikniemy ewentualnej pomyłki, że ktoś po prostu pomyli i zapisze daną usługę do niewłaściwego specjalisty. Także wtedy ta lista wyświetla się z uwzględnieniem każdego specjalisty, który wykonuje taką usługę.

Także proces jest bardzo intuicyjny. Po wyborze terminu przechodzimy do wpisania danych osobowych pacjenta. Także myślę, że to jest szybki sposób, plus też tutaj od razu zdradziłam system podpowiada już taką bazę wiedzy o danym specjaliście, danych usługach, czy też danej placówce.

Marta: Bardzo fajnie to wygląda i te szybkie terminy, no to jest mega ułatwienie, bo nie trzeba przeklikiwać całego kalendarza.

Mirella: Tak, zdecydowaie. I drugim takim plusem, oprócz tego, że mamy właśnie ten zaoszczędzony czas, że tak powiem, bo przeklikać każdy grafik załóżmy ortopedy, gdzie przyjmuje sześciu, dziesięciu, no to jest pracochłonne, nie czarujmy się. Jeszcze przeliczając czy ten 20 minut, ten 30, to już dochodzą dodatkowe czynności, które po pierwsze trzeba pamiętać albo szukać w notatkach. Ale też zwróćmy uwagę, jak to wpływa na placówkę, na funkcjonowanie placówki.

Jeżeli placówka zatrudnia nowego specjalistę, to wiadomo z automatu nie ma jeszcze wypełnionego grafiku pracy, tak. I mamy innych specjalistów, którzy pracują już w placówce kilka lat i do nich po prostu terminy są z miesięcznym terminem oczekiwania i wtedy w naturalny sposób rejestratorka będzie promowała tego nowego specjalistę, proponując jak najbliższy dostępny termin.

I tutaj tak naprawdę i placówka jest szczęśliwa i pacjent, bo uzyskał pomoc, której oczekiwał od danej rejestratorki, tak. No bo zapewniliśmy mu najbliższy dostępny termin. Dzięki temu mamy wypełniony grafik, również tego nowo utworzonego specjalisty.

Marta: To jest ta obopólna, a nawet wielopoziomowa korzyść, nie? No właśnie, obok umawiania najczęstszą czynnością – zależy wiadomo, jak to wygląda w placówce, ale u nas na szczęście zaraz obok umawiania – najpierw jest umawianie, potem jest odwoływanie.

I tutaj mam dla Was, koleżanki, rejestratorki, taką wskazówkę, aby przy odwoływaniu wizyty nigdy nie mówić za pacjenta. Bo pacjent potwierdza nieprawdę. I już zaraz Wam rozwijam, o co chodzi. Na przykładzie mojej sytuacji, kiedyś pacjent zadzwonił i powiedział, że chciałby odwołać wizytę z dzisiaj z godziny 15:00 u laryngologa.

No i otwieram grafik, u laryngologa, patrzę godzina 15:00, pan Marek. No i mówię do pacjenta sama od siebie: pan Marek, tak? No i pacjent odpowiedział: tak, tak. Odwołuję, dziękuję, do widzenia i się rozłączył. A ja oczywiście usunęłam tę wizytę i jakie było moje zdziwienie, jak pan Marek z godziny 15:00 przyszedł do placówki, natomiast nie pojawił się pan Arek z godziny 15:20. Pan Arkadiusz, no ale w skrócie Arek.

No i później w logach w centrali telefonicznej sprawdziłam, no o odwoływał wizytę pan Arek. I to ta sytuacja, jakoś wybrnęliśmy z tego, bo ta wizyta nie trwała jakoś bardzo długo, natomiast no warto unikać takich sytuacji, szczególnie gdy wizyty trwają, na przykład godzinę. I taki błąd jest dość niekomfortowy dla zespołu i dla lekarza. I ja się wtedy nauczyłam, ja i też doświadczenie innych koleżanek – bo każdej z nas z mojego zespołu się tu zdarzyło – po prostu pytać pacjenta o te dane. Nigdy nie mówić za niego.

Czyli: dobrze, przyjmuję to odwołanie, proszę podać mi imię i nazwisko, najlepiej jeszcze początek numeru PESEL i gdy jeszcze słyszymy, że nie do końca wszystko jest dla nas jasne, pytamy na przykład jeszcze o numer telefonu. Bo wiecie, pacjenci, to nie jest tak, że pacjenci potwierdzają nieprawdę umyślnie, tylko jest pełno dystraktorów, a często się zdarza, że pacjenci odwołują, bo są np. w pośpiechu, jadą samochodem, czasami słyszymy dziecko w tle, albo ktoś inny zagaduje, albo pacjenci jeszcze jest w pracy, ile razy u nas się zdarza, że dzwonią klienci, no nie mogę się wyrwać z pracy, więc odwołuję i słychać jeszcze jakieś maszyny, jakichś ludzi, więc my też jakby tutaj wychodząc naprzeciw tym różnym sytuacjom, to my pytamy, a nigdy odwrotnie.

Tak samo jak sprawdzamy numer telefonu, to też nie dyktujemy go za pacjenta, tylko prosimy, żeby on nam podał i naprawdę to zmniejsza pomyłki i błędy. I tutaj mówimy o jednym odwołaniu, ale pewnie każda z nas i każdy, kto ma placówkę, miał taką sytuację, że trzeba było odwołać wiele wizyty, bo lekarz zgłosił nieobecność.

Jak skutecznie zarządzać odwoływaniem i przenoszeniem wizyt w systemie medycznym? 

I tutaj też takim zadaniem rejestratorki jest to, aby przy każdym odwołaniu zaproponować nowy termin, czyli my wychodzimy z inicjatywą. To nie jest tak, że czekamy, że pacjent, ok, dobrze, dziękuję za informacje, tylko my od razu: czy możemy zaproponować nowy termin?

Bo my odwołujemy, natomiast my nie chcemy stracić tego klienta. Więc jak to wygląda w programie Proassist? Czy jest taka możliwość odwołania i szybkiego przeniesienia wizyty?

Mirella: Tak, jak najbardziej, właśnie jak zaczynaliśmy pracę na systemie i w ogóle pierwsze początkowe rozmowy, to zawsze było przyzwyczajenie pacjentów do papierowego kalendarza, gdzie specjalista do tej pory sam odbierał i żeby mu ułatwić pracę, to mówili: panie doktorze, ja byłam umówiona wtedy i wtedy, proszę mnie wykreślić.

No i teraz proszę o nowy termin wizyty. I z automatu taka rozmowa napędza nas na faktycznie odwołanie i to jest mega strata czasu, bo możemy od razu wykonać akcję taką, jak przeniesienie tej wizyty na nowy, dostępny termin.

Mirella: I w jaki sposób to zrobić w systemie? Tak jak Marta wspomniała, warto zapytać pacjenta o dane, nie sugerować się tym terminem wizyty, o którym on wspomina i przechodzimy do zakładki wizyty, gdzie znajduje się zbiór wszystkich naszych rezerwacji.

Tutaj mamy wyszukiwarkę, można wyszukać po numerze PESEL, imieniu, nazwisku, bądź też numerze telefonu. Ja wyszukam przykładowego pacjenta, na którego dodałam rezerwację i po wprowadzeniu tych danych, po kliknięciu “szukaj” system wyświetla nam listę rezerwacji dla tej konkretnie osoby.

I w tym momencie też jest posegregowane, na samej górze mamy najbardziej aktualną wizytę i oczywiście mamy też akcję do wykonania. Po prawej stronie mamy kosz, czyli jeżeli chcielibyśmy naprawdę odwołać tą wizytę, to za pomocą tego kosza czerwonego usuwamy ją, ale tak jak wspomniałaś,zawsze warto zaproponować ten nowy termin wizyty i wtedy przechodzimy bezpośrednio do zakładki edycji, czyli to kółko zębate.

Po kliknięciu w to koło pojawia nam się panel boczny, wysuwany, który troszkę jest zbliżony, tak samo wygląda praktycznie, jak w przypadku dodawania wizyty. I teraz możemy zdecydować, jakie chcemy terminy wyszukać dla danego pacjenta.

Czy pacjent chce najbliższy dostępny termin kolejny, czy może wyjeżdża za granicę, będzie nieobecny, jest chory i chce bardziej odległy termin, na przykład za dwa miesiące. Jeżeli mamy taki szybki termin, przechodzimy w punkcie drugim do zakładki “najbliższe terminy” i wtedy system wyświetla nam najbliższe dostępne terminy do tego specjalisty.

Jeżeli chcemy ten bardziej odległy termin wyszukać dla danego pacjenta, wystarczy kliknąć w zakładkę wolne terminy, określić datę od kiedy chcemy, żeby system wyświetlił nam te najbliższe dostępne terminy – np. od 7 października i możemy też wyfiltrować datę.

On może nam powiedzieć, że interesują mnie tylko po godzinie 15, bo jestem w pracy, wcześniej nie dam rady. Żeby oszczędzić sobie też tego wyszukiwania, możemy sobie wyfiltrować tą godzinę, a następnie kliknąć “pokaż”.

I teraz system pominął wszystkie proponowane terminy wcześniejsze, tylko od tego siódmego października mi proponuje i po godzinie 15:00, czyli uwzględnia moje filtry. I jeżeli chcemy dokonać takiej zmiany, wystarczy kliknąć w zakładkę “wybierz” przy konkretnym terminie nowym i też system nas informuje, co jest istotne – częste pytania na szkoleniach z systemu: czy ja będę musiała mimo wszystko odwołać tam tą rezerwację, czy zostanie to faktycznie przeniesione? To tu jest taki komunikat informacyjny, że zostanie po prostu usunięty poprzedni termin i można to zapisać lub zapisać i automatycznie zostanie wysłana wiadomość SMS do pacjenta.

Informacyjna, że właśnie jest nowy termin rezerwacji, żeby on to miał też w swoim telefonie, żeby mógł wrócić do tej wiadomości i zawsze przypomnieć sobie, co to jest za termin i na spokojnie później wpisać sobie do kalendarza, bo tak jak wspomniałeś, ludzie często dzwonią w różnych sytuacjach, w różnych miejsc i warto później sięgnąć do tej wiadomości, żeby sobie wbić w kalendarz.

Zaznaczam “OK” i całość zapisuję jako “zapisz wizytę”. I w tym momencie system zapisuje taką rezerwację już z nowym terminem wizyty. Także myślę, że to jest szybkie rozwiązanie i przede wszystkim znowu ta wyszukiwarka terminów, gdzie możemy też określić, jaki termin pacjenta interesuje, żeby móc szybciej odnaleźć dla niego interesującą godzinę i datę.

Marta: No dla mnie super. W ogóle to, że przy przenoszeniu wizyty jeszcze mamy możliwość wysłania pacjentowi tego SMS-a, nie musimy wchodzić w żaden inny, nowy komunikator, nie musimy dzwonić, potwierdzać, nie musimy wychodzić w ogóle z programu, to jest naprawdę świetne.

Mirella: Wszystko w jednym miejscu, tak.

Marta: Tak, tak, to na pewno jest pomocą dla rejestratorki i oszczędza czas, a czasem tego czasu brakuje. I już sobie omówiliśmy zadania pokrótcee takie ważne i pilne i przechodząc dalej, do ważnych i niepilnych.

Przynajmniej w mojej placówce jest to łatanie dziur, tzw. szycie grafiku, czasem na nowo. I u mnie są to, najpierw odnoszę się do danego dnia i potem zaglądam do dnia następnego, aby sprawdzać jak to wygląda, kto potwierdził, kto odwołał.

I tutaj powiem Wam, że ja podchodzę do tego bardzo sumiennie i skrupulatnie, dlatego że uważam, że zadaniem rejestratorki jest właśnie zarządzanie tym grafikiem. To należy do naszych zadań i wiem, że w różnych placówkach różnie rejestratorki do tego podchodzą.

U mnie jest inaczej, naprawdę podchodzimy do tego tak zadaniowo, żeby lekarz się czuł zadowolony, jak przychodzi, że ten grafik jest zapełniony. Czasem się zdarza, że u nas lekarz przychodzi raz w miesiącu i nam zależy na tym, żeby był zadowolony, a nie siedział na przykład dwa razy, bo nie ma pacjenta.

Więc i też dla pacjenta i dla siebie, znowu dla siebie. To jest bardzo satysfakcjonujące, jak uda nam się ten grafik ułożyć. Czasem na nowo, ja mam takiego jednego specjalistę. Właśnie dzisiaj się tym zajmowałam. Jest to dermatolog, to jest taki specjalista, że no właśnie często ta sprawa pilna, nagle się okazuje nie pilna i pacjent się wykreśla. I ja akurat we wtorek jestem na rano i ja zawsze odpowiadam i to jest dla mnie satysfakcjonujące, że mogę ten grafik ustalić albo właśnie uzupełnić.

Lista rezerwowa w systemie medycznym, czyli jak zapełnić luki w grafikach lekarzy?

I tu mam dla was dwie moje wskazówki. Po pierwsze, jak dzwoni do mnie pacjent, ogólnie to wszystkich specjalistów, ale jeżeli się dłużej siedzi w danej przychodzi, to już się wie, gdzie właśnie ten grafik się wykrusza.

I u tych pacjentów, którzy są zapisani na odleglejszy termin i wspominają, że im zależy na tym szybszym terminie, no to właśnie wpisuje notatkę: pacjent prosi o szybszy termin. Przy umówionej już wizycie, a drugi sposób to jest lista rezerwowych, lista pacjentów oczekujących na termin.

I tutaj też mam dla was taką małą wskazówkę, żeby nie używać słowa rezerwowy do pacjenta. My możemy sobie wewnętrznie w zespole mówić “lista rezerwowych”, natomiast nikt nie chce być rezerwowym. Więc tu raczej tak nie mówimy. Lista pacjentów priorytetowych, bo ten pacjent, co prawda u nas nie był priorytetem, bo nie dostał szybkiego terminu, ale zaraz za tym na liście oczekujących pacjentów jest na tej liście.

Ja najczęściej mówię “lista pacjentów oczekujących”. Jak wpisuję pacjenta na taki termin, to też zbieram informację, czyli kiedy mu najbardziej pasuje, bo powiem Wam, że zdarzyło mi się wiele razy, jak dzwoniłam do pacjenta i mówię: mam dla Pana szybszy termin, jutro na 13. A pacjent: Pani, ale ja pracuję codziennie do 15.

Więc warto, już jak już rozmawiamy z tym pacjentem, zapisujemy na tą listę rezerwowych, to już zapytać, a jakie godziny mniej więcej Panu pasują. A czasem powiem różnie, to ja wtedy mówię mu: to będziemy dzwonić, będziemy szukać do skutku, a czasem właśnie jest to informacja – przeważnie Wam powiem, że przeważnie – jest taka konkretna informacja.

Więc tutaj mam dla Was takie dwie wskazówki. No i jestem ciekawa, jak to wygląda w programie Proassist, czy i tutaj macie udogodnienia, jakieś funkcje, które nam pomagają w wyeliminowaniu karteczek i zeszytów?

Mirella: Tak, zdecydowanie tak. Usprawniają zarządzanie też tą właśnie listą pacjentów, żeby był szybszy kontakt i pacjent otrzymał szybszą pomoc, którą oczekiwał i prosił i czeka na ten kontakt z naszej strony.

Mirella: Tak to już pokazuje. Tak jak wspomniałaś, lista rezerwowa wewnętrznie, między nami też się tak nazywa. I jak wygląda zapis na taką listę pacjentów oczekujących? Wystarczy kliknąć w “dodaj na listę rezerwową” plus i tutaj zwróćmy uwagę znowu, ten panel wysuwany dla rejestratorek, jest to fajne też rozwiązanie, że wszystko wygląda w bardzo podobny sposób, jest intuicyjnie. I każdy tak naprawdę element prowadzi rejestratorkę krok po kroku do uzupełnienia danych formularzy.

I tutaj mamy pierwszy wybór. Czy chcemy zapisać pacjenta na listę oczekujących do konkretnego specjalisty? Bo czasem się zdarza też tak, że ktoś prowadzi już leczenie u jednego specjalisty i zależy mu na tym terminie do tej konkretnie osoby.

Więc wtedy też, żeby wyeliminować ten kontakt niepotrzebny, gdy zwolni nam się termin do innego specjalisty z tej samej dziedziny i zapytanie, czy może chciałby Pan skorzystać z tego terminu? To wtedy czas, oszczędność dla rejestratorki jest zdecydowanie ważne w takich sytuacjach i możemy określić specjalistę, do którego dany pacjent chciałby dostać się szybciej.

Wybieramy usługę, na jaką jest zainteresowany. I właśnie mamy ten termin kluczowy. Domyślnie jest zaznaczony “jak najszybciej”, bo z reguły wszystkim zależy na jak najszybszym terminie. Jeżeli jednak pacjent ma jakieś preferencje, to śmiało możemy dokonać takiej modyfikacji, poprzez kliknięcie “zmień”.

I w tym momencie określamy datę, czyli pacjentowi zależy – od 2 września i po godzinie 15. Możemy również jak najbardziej wyszukać pacjenta z listy, jeżeli jest to stały pacjent, czyli wyszukać jego kartotekę. Po wprowadzeniu danych klikamy enter i automatycznie nam się uzupełniają dane, plus dodatkowa informacja notatka, czyli jeżeli chcemy coś jeszcze dodać do tego zapisu, to tutaj możemy wprowadzić taką informację. I całość tych danych wpada nam automatycznie do systemu.

I tutaj jest właśnie ta lista. Ona jest znowu posortowana w odpowiedni sposób, czyli na samej górze mamy te terminy z pacjentami, którzy czekają na jak najszybszy termin. Dzięki temu też mamy łatwiejszy podgląd do pacjentów, którzy czekają na jak najszybszy termin wizyty, a później układa się to według preferowanego terminu wizyty.

Notatka jak najbardziej jest widoczna, preferowana usługa, czyli też mamy informacje na jaką usługę pacjent oczekuje i do jakiego specjalisty. Cały kontakt do pacjenta, że możemy w szybki sposób się skontaktować z pacjentem, no i to co najważniejsze, gdy przychodzi właśnie ten moment, kiedy zwalnia nam się to miejsce w grafiku specjalisty i chcemy go wypełnić pacjentem, który jest zapisany na takie liście oczekującej, to możemy sobie wyfiltrować odpowiednich pacjentów.

Albo wyszukując imię i nazwisko pacjenta lub w danych dodatkowych możemy filtrować np. po terminach jak najszybciej lub od odpowiedniej daty. Czyli jeżeli wypada nam konkretny termin i chcemy już teraz załatać taką lukę w grafiku, to możemy określić datę wybierając ją z kalendarza.

Gdy wyfiltrujemy odpowiednie informacje, klikamy “szukaj” i system wyświetli nam tylko i wyłącznie listy pacjentów z tymi konkretnie filtrami. Także też możemy filtrować po konkretnym specjaliście, żeby szybciej odnaleźć tego pacjenta, któremu możemy szybciej pomóc zaproponować termin, który go usatysfakcjonuje.

Marta: Super, że jest to filtrowanie, bo właśnie mi się teraz tak przypomniało. Jak wybrałaś to USG ortopedyczne, to że u nas lista oczekujących na termin najdłuższe jest u ortopedy. Także tak, trafiłaś idealnie.

I był taki moment, że my mieliśmy 20 osób oczekujących na termin, bo mieliśmy dwóch ortopedów, jeden lekarz chwilowo był nieobecny, robił specjalizację i nagle się pojawił jeden lekarz. On też poszedł jakoś częściowo na urlop i no w jednym czasie mieliśmy mnóstwo tych pacjentów i właśnie super, że można to filtrować, bo jak się ma dwóch, trzech, czterech pacjentów, to wiadomo, że można wizualnie teraz zobaczyć, ale jak się ma ich więcej, a różnie wyglądają te poradnie i czasami ta lista oczekujących na termin jest bardzo długa.

Nie no super, dla mnie to jest świetne, świetne narzędzie. Chyba moje ulubione, ale zobaczymy, zobaczymy. Ja w ogóle, jak zaczynałam pracę na EDM-ie w 2017 roku, gdzie to były początki, my naprawdę w placówce dosyć szybko z tym wystartowaliśmy, to naszym jedynym wymogiem było to, żeby program działał i się nie zawieszał i żeby działał.

Podstawowe, minimum. Tak, a tutaj Proassist nie dość, że płynnie działa, bo widzę, jak klikasz, a jesteśmy przecież na żywo i to tak płynnie działa, to takie są super funkcje.

Baza wiedzy w systemie medycznym – game changer dla rejestratorek medycznych

I w placówce, w której pracuję, jest wielu specjalistów, placówka wielospecjalistyczna. I każdy lekarz ma jakieś wytyczne, jakieś preferencje. Jeden chce przyjmować od 5 roku życia, inny od 12 roku życia. Jeden lekarz co 15 minut, drugi co 20. A trzeci, co 15 minut, ale osoby po 50 roku życia co 20 minut.

I zadaniem rejestratorki, tak jak zarządzanie grafikiem, tak jak mówiliśmy o układaniu grafiku, uważam, że też jest takim zadaniem, aby te preferencje, te wytyczne uwzględniać. I po co? Po to, żeby wzmacniać te relacje w zespole, żebyśmy po prostu sobie pomagali.

I ja bardzo lubię, jak lekarz jest wdzięczny i to tak wznosi morale w całym zespole. Więc my też podchodzimy do tego dość skrupulatnie, ale nie ukrywam, że może mi jest łatwiej, bo ja w tych wszystkich wytycznych biorę częściowo udział, bo do mnie się zgłaszają lekarze i mówią: Marta, to, to i to, taka zmiana, to zróbmy i tak dalej. I ja to przekazuję zespołowi. I ciężko jest to wszystko spamiętać. I teraz są osoby, które pracują na pół etatu, są osoby, które pracują zdalnie, bądź są osoby nowe i wdrożenie nowej osoby i przekazanie ich tych wytycznych wszystkich, no naprawdę to jest nie lada wyzwanie.

I tutaj Mirella, powiedz, czy to prawda, że program Proassist i tutaj wyszedł naprzeciw rejestratorkom, aby im pomóc, żeby wszystko grało i hulało w tym grafiku?

Mirella: Tak, zdecydowanie znamy ten temat. Sami, jak rozpoczynaliśmy to, tak jak wspomniałam, był sam terminarz, więc nie mieliśmy żadnego narzędzia, gdzie mogłybyśmy przechowywać te informacje.

I w naszym przypadku to było odbieranie połączeń do przeróżnych gabinetów lekarskich rozproszonych po całej Polsce, więc wiesz, ta baza wiedzy już nam się tak w pewnym momencie kumulowała, jak ja to mówię, segregatory już nie dawały rady.

I te fiszki się zawsze odklejały. No i poza tym zaktualizować bazę wiedzy u każdej rejestratorki w wersji papierowej – jest to mega czasochłonne i mega się ucieszyliśmy, gdy w końcu właśnie zostało wdrożone, jeśli chodzi o bazę wiedzy do systemu Proassist.

Mirella: Jeżeli chodzi o Proassist, to wyróżniamy tak naprawdę trzy rodzaje bazy: baza wiedzy o placówce, baza wiedzy o specjalistach i baza wiedzy o usługach.

Jeżeli chodzi o przedstawienie tej bazy wiedzy, to znowu mamy podział na dwa sposoby. Pierwszy sposób, to może pokażę, jest to przedstawienie w formie takiej wizualnej, graficznej. I tutaj mamy takie kolorowe infografiki na przykład przy konkretnym specjaliście, czyli po lewej stronie mamy listę specjalistów i kolorowe ikonki.

Po najechaniu kursorem myszki na konkretną ikonę pojawia nam się na przykład w pierwszej ikonie, od jakiego wieku przyjmuje dany specjalista. I mamy, że wiek od piątego roku życia do bez ograniczeń. Czyli pacjentów poniżej piątego roku życia nie powinniśmy zapisywać.

Mamy jeszcze informacje, co w przypadku, kiedy pacjent bardzo zależy mu na tym kontakcie bezpośrednio z specjalistą, czy możemy jakoś się skontaktować wtedy ze specjalistą, czy przekazać jakąś informację, jak on tutaj sobie życzy, jaka ma być procedura w tym przypadku. No i kolejna procedura, chyba najczęstsza, czyli właśnie jak postępujemy w przypadku, kiedy grafik jest dopełniony i mamy bardzo pilną sytuację, tak? Pogorszenie stanu lub po prostu pacjentowi zależy na tym wcześniejszym terminie, bo za chwilę wyjeżdża i musi się dostać do specjalisty, po na przykład kolejne jakieś zaświadczenie, czy też receptę.

Kolejna rzecz to informacje dodatkowe. Zależy też od specjalizacji, ale z doświadczenia wiem, że często pacjenci pytają na przykład, w jakich szpitalach specjaliści przyjmują. Rejestratorka tego nie jest w stanie zapamiętać, jeszcze jak ma długą listę specjalistów, choćby chciała, nie jest w stanie, a tych karteczek jeszcze z takimi dodatkowymi informacjami to już się robi naprawdę duża sterta i przewertować tę informację też to zajmuje dużo czasu.

No i właśnie kolejna sprawa – lista rezerwowa. Bo może być lista rezerwowa do konkretnego specjalisty, inny specjalista może takiej listy rezerwowej nie chcieć prowadzić. Kolejna rzecz to jest recepta, czyli co w sytuacji, kiedy pacjentowi zależy na wystawieniu recepty, jest stałym pacjentem i jakie są procedury w takiej sytuacji.

No i ostatnie, to jest w jakim języku przyjmuje pacjentów, bo też zdarzają się takie telefony, gdzie właśnie rejestracje są w innym języku i teraz pytanie, czy specjalista przeprowadzi tą wizytę, bo to, że zostanie pacjent zapisany i rejestratorka sobie poradziła, super, wszystko świetnie. Pacjent przychodzi na wizytę i okazuje się niestety, ale w tym języku specjalista nie realizuje wizyt. Także to są takie podstawowe, które są wyświetlane w formie infografiki o specjaliście, ale też w przypadku placówki również się wyświetlają tu kolorowe ikony.

Takie najważniejsze informacje to na przykład o sposobie jakiś dodatkowy cennik, który nie jest uwzględniony na liście wizyt zapisywanych pacjentów, czyli jak dodajemy wizytę, to wyświetla nam się lista, na jaką usługę możemy zapisać, ale na przykład są takie usługi, które są wykonywane już bezpośrednio w gabinecie i nie można się na nią bezpośrednio umówić, tylko jak lekarz zleci, to wtedy dodatkowo wykonuje to na przykład badanie, ale jako samodzielne badanie nie może się umówić.

Dodatkowo też jest informacja na przykład o różnych płatnikach, czy placówka realizuje wizyty w ramach innych ubezpieczycieli. No i chyba takie najczęściej zadawane pytanie, w jakich terminach i czy w ogóle dostanę potwierdzenie ze strony placówki, więc żeby rejestratorka nie musiała pamiętać, że ok, to zawsze idzie SMS, jak umówię wizytę i jeszcze 24 godziny przed wizytą otrzyma Pani wiadomość.

Także tu jeszcze szczególnie dla nowo zatrudnionych rejestratorek, to jest mega niezbędne, bo ogarnąć to wszystko w początkowych dniach naprawdę jest bardzo duża baza wiedzy i przyswoić to jest dosyć trudne i ciężkie.

No i kolejna baza w formie graficznej, to baza o usługach. W momencie kiedy rejestratorka dodaje wizytę, czyli wybiera usługę, to ma też wyświetlane różnego rodzaju ikony.

Pierwsza, czyli ta kamera oznacza, że ta usługa jest realizowana w ramach wideokonsultacji. Minus to jest tak bardziej dla niej, że istnieje możliwość po prostu nadania limitów względem tej usługi, czyli specjalista sobie życzy, że w określonych terminach można umawiać na tą konkretnie usługę, żeby nie było też zdziwienia, że przecież specjalista ma otwarty grafik – czemu ja nie mogę zapisać na tą usługę? Więc wtedy to jest taka dla niej podpowiedź, że nic takiego złego się nie dzieje w systemie. Po prostu są procedury związane też z zapisem. No i chyba takie jeszcze podstawowe to płatności, czyli ten dolar i najważniejsze to przygotowania do badań. Niektóre przygotowania są mega obszerne, a niektóre po prostu krótkie.

I można przedstawić pacjentowi w trakcie zapisu na wizytę. Takie krótkie można przedstawiać właśnie w momencie, kiedy wybieramy usługę, wyświetla nam się taki komunikat, można swobodnie przeczytać, czy też powiedzieć swoimi słowami. A jeśli chodzi o obszerne przygotowanie, to zachęcam do automatyzacji, to znaczy przed, po umówieniu wizyty, w momencie umówienia wizyty, pacjent otrzyma mailowo, albo załącznik, albo w treści maila całą instrukcję przygotowania. Wystarczy tylko pobrać adres mailowy, poinformować pacjenta o tym, że na wskazany adres mailowy otrzyma takie przygotowanie, i że prosimy o zapoznanie się z nim. I wtedy tak naprawdę ta rozmowa jest dużo krótsza, pacjent nie musi notować tego na kartce, co też wydłuża tą rozmowę.

No i tak jak wspomniałam też, ta baza ukryta, czyli chociażby to, na jaki czas mogę zarezerwować do danego specjalisty, tak? Czyli po wyborze odpowiedniego specjalisty, gdy wybiorę odpowiednią usługę, wtedy mam informację, że ten specjalista wykonuje tą usługę, w czasie 40 minut i system mi podpowiada tę rezerwację już uwzględniając ten czas.

Druga rzecz to cena. Też się zdarza, że mamy dwóch specjalistów i różne cenniki, ta sama usługa. Nikt nie jest w stanie tego zapamiętać, ale w przypadku systemu Proassist można dopasować i czas do konkretnego specjalisty, i cenę, i nawet przygotowanie, bo też się tak zdarzało, że co specjalista to miał inne preferencje, co do przygotowania, także można też dopasować to przygotowanie pod procedury konkretnego specjalisty.

No i to co najważniejsze, to to, że te informacje są wyświetlane wtedy, kiedy faktycznie rejestratorce są potrzebne. Na etapie konkretnym, w którym się znajduje podczas rezerwacji pacjenta na wizytę.

Także baza myślę, że jest bardzo potrzebna dla rejestratorki, co na pewno zwiększa skuteczność i zmniejsza ilość pomyłek, która może się niestety zdarzyć ze względu na tą bardzo dużą ilość informacji i procedur, która aktualizuje się na pewno bardzo często, szczególnie dotycząca usług.

I zapanować nad karteczkami jest bardzo ciężko, wiem z doświadczenia, a aktualizacja w systemie tych informacji zajmuje nam naprawdę bardzo mało czasu i co najważniejsze, każdy użytkownik widzi tą zmianę, czyli nie trzeba na koncie każdego użytkownika dokonywać tej zmiany, tylko jednorazowo zmieniamy i wszyscy to widzą.

Także zachęcam do korzystania z bazy wiedzy w systemie, bo dzięki temu rejestratorki mają te informacje od razu pod ręką. Nie muszą się stresować i szukać, tracić czasu na znalezienie odpowiednich informacji.

I jeszcze może w międzyczasie też powiem, że możecie zadawać pytania śmiało. Będziemy odpowiadać, jeżeli są jakieś pytania dotyczące konkretnej funkcjonalności odnośnie systemu albo pracy rejestratorki do Marty – możecie zadawać na czacie, postaramy się na nie wszystkie odpowiedzieć.

Marta: Tak, to chyba baza wiedzy u mnie wygrywa, to jest po prostu super narzędzie. Ja nawet dzisiaj ustalałam nowe zalecenia do jednego specjalisty.

I wiecie, ja – w ogóle to jest bardzo pomocne dla kierownika rejestracji – bo ja dużo tych takich zaleceń, wytycznych, ustalam i ja to przekazuję zespołowi. I przekazujemy w różny sposób i właśnie zrobienie tego raz, czyli raz wprowadzam informację do programu i każdy może właśnie tak jak wspomniałaś, w odpowiednim momencie to się pojawia, więc nawet nie trzeba pomyśleć, tylko już pokazuje się informacja: hej, tutaj są zalecenia, wspomnij o tym pacjentowi.

Bo te automatyczne zalecenia to jest super, ale czasami są takie malutkie zalecenia. Na przykład teraz ustalaliśmy do kardiologa dziecięcego i żeby ubierać dziecko w jakieś rozpinanie ubranie, które łatwo i szybko zdjąć i żeby wziąć ulubioną zabawkę, czyli nie trzeba wysyłać automatycznego zalecenia, natomiast przez telefon przy rejestracji warto o tym wspomnieć i tutaj taka informacja przy rejestracji to jest super pomocna.

I tak, przechodząc dalej, bo widzę, że mamy mało czasu, do zadań ważnych, ale nie pilnych – przynajmniej z mojego punktu jest to przygotowywanie gabinetów. U nas przeważnie w placówce, w której pracuje ci lekarze, troszeczkę później zaczynają 12, 13, nie tak zaraz z rana, więc u mnie to nigdy nie należy do zadań pilnych.

Oczywiście czasem się zdarza, ale na co dzień to przeważnie jest na późniejszy czas i dbamy o to bardzo, żeby gabinety były dobrze przygotowane, aby lekarze mieli taki sprzęt, jaki sobie życzą, na jakim pracują, żeby były wszystkie odpowiednie akcesoria do przeprowadzenia wizyty, żeby nie wchodzić podczas konsultacji, żeby nie przerywać tej wizyty, żeby pacjent miał wszystkie zachowane prawa, czyli do komfortu przede wszystkim.

Oczywiście zdarzają się różne sytuacje, jak awarie sprzętowe, gdzie wkraczamy i naprawiamy jak informatycy, wpinamy wtyczkę do laptopa i naprawiamy, ale to są sytuacje wyjątkowe, o których pacjent wie, że będzie przerwana wizyta, więc właśnie dbamy o te zasoby, żeby one były zapewnione.

Jak uniknąć zdublowania wizyt na tą samą usługę w placówce medycznej, gdy mamy jedno urządzenie do wykonania badania? 

I tak jak już wspominaliśmy o ortopedzie, to mi się przypomniała taka sytuacja, szybko Wam opowiem. Mieliśmy dwóch ortopedów. Jeden przyjmował we wtorek, drugi w czwartek i jeden zmienił dzień przyjęć, nie pasował mu we wtorek i również otworzył grafik w czwartek.

No i okazało się, że mamy dwóch ortopedów w tym samym czasie, w tym samym godzinach i oni lubią pracować na tym konkretnym aparacie USG. No i była niefajna sytuacja. Poszedł na kompromis lekarz ten, który zmienił grafik, więc szybko się uczył na nowym aparacie.

Ortopedzi akurat oni szybko się uczą, szybko przeszliśmy do obsługi tego sprzętu. No ale wiecie, fajnie byłoby unikać takich sytuacji niekomfortowych, stresujących, bo automatycznie ścisk w żołądku i szybko szukanie rozwiązania.

A można temu zapobiec. Czy program Proassist daje możliwość zarządzania tymi zasobami, abyśmy mogły po prostu właśnie tych wpadek nie popełniać?

Mirella: Tak, jak najbardziej już udostępniam.

Mirella: O ortopedzie dzisiaj mówimy i akurat też sobie przygotowałam ortopedę na dzisiaj. Nie umawiałyśmy się, a akurat pasuje. I tutaj mam taki przypadek, gdzie mam zestawienie dwóch kalendarzy, akurat ortopedów.

I teraz sytuacja wygląda tak, że mamy godzina 18:49 i na godzinę tutaj akurat mam 19. Dodamy wizytę na nasze USG, żeby zaprezentować, jak to będzie wyglądało. Także ja szybciutko dodam, chyba nie przewidziałam czasu, jaki nam zajmie, jeśli chodzi o webinar, także już dodaję.

I teraz tak, mamy umówioną wizytę na godzinę 19, czyli najbliższy dostępny teoretycznie teraz termin, i mamy z użycie właśnie tej aparatury USG. I teoretycznie drugi specjalista, który ma otwarty grafik na godzinę 19, śmiało mógłby przyjąć pacjenta.

I zobaczmy, czy system przyjmie możliwość umówienia do tego specjalisty, czyli wybieram sobie konkretnie Annę Kowalską i następnie usługę USG ortopedyczne. Zwróćmy uwagę, że system nie podpowiada nam godziny 19, tylko godzinę 19:30.

Dlaczego? Bo o 19:20 kończy się wizyta u doktora Jana Kowala, więc w tym momencie sprzęt się zwalnia o godzinie 19:20. Z tym, że interwał i czasy, w którym ten specjalista z kolei przyjmuje, jest co 30 minut, więc aby zachować jego też terminowość, jeżeli zapiszemy pacjenta na 19, to kolejny może być zapisany na 19:30.

19:00 jest niedostępna dla tej usługi, ale to nie oznacza, że nie jest dostępna na inną usługę. Jeżeli wybierzemy sobie już, akurat z USG też nie, konsultacje, to już godzina 19:00 jest dostępna. Dlaczego? Ponieważ konsultacja nie zużywa tego sprzętu, naszego zasobu, jakim jest sprzęt USG, tylko pozostałe usługi. Także tutaj jest bardzo kluczowa konfiguracja, jeśli chodzi o zasoby. Tworzymy sobie zasób o nazwie na przykład aparatu i określamy jej ilość.

W tym przypadku jest jedna i ustawiamy, jakie usługi są wykonywane na tym sprzęcie. Dzięki temu rejestratorka nie musi pamiętać tych procedur. System jej sam podpowiada dostępne terminy, ale właśnie z uwzględnieniem wykorzystania tego sprzętu.

Także jest to też szybkie rozwiązanie, jeśli chodzi o znalezienie tego terminu, żeby nie pamiętać o tych wszystkich procedurach. System za nas to podpowiada i kieruje nas we właściwym kierunku. Także myślę, że to rozwiązanie jest idealne.

Marta: Nie, to jest super. Właśnie mnie ciekawi o, czyli my ten aparat przypisujemy do usługi. Nie do lekarza, tylko do usługi, tak?

Mirella: Tak, dokładnie. Czyli nieważne, który specjalista wykona daną usługę, on już wyczuwa, że zasób jest wykorzystany, bo miałam jeden zasób USG, nie?

Czyli tutaj chodzi o usługę. Czyli może być też kilka usług wykonywanych na danym sprzęcie przez kilku specjalistów. Ważny jest tutaj warunek jeden i przypisanie tych usług.

Mamy 10 specjalistów i nie dokonamy takiej pomyłki, bo system nam na to nie pozwoli. O ile korzystamy z tej naszej wyszukiwarki najbliższych dostępnych terminów, do czego zachęcam, żeby nie scrollować wszystkich grafików, tylko korzystać z podpowiedzi systemu.

Kontakt z pacjentami – jak system medyczny ułatwia codzienną komunikację rejestratorkom medycznym? 

Marta: No super, super. Do zadań ważnych i nie-pilnych z mojego punktu widzenia jest zaliczane również czatowanie z pacjentami, czyli kontakt z pacjentami.

Wszystko zależy oczywiście od tematu, z którym zgłasza się do nas pacjent, bo czasem jest to sprawa pilna. Ale, patrząc tak ogółem, przeważnie są to sytuacje, takie pytania, które mogą trochę poczekać i my oczywiście odpowiadamy pacjentom.

Kiedyś wszystko opierało się na telefonach. Pacjent do nas dzwonił, my mówimy, że oddzwonimy, potem dzwoniliśmy do lekarza, potem kolejno do pacjenta, jeszcze po drodze do kogoś innego, żeby na przykład dać pełną odpowiedź pacjentowi.

I wiecie, dzwonienie jest fajne, ja lubię dzwonić, natomiast, gdy się odbywa to w godzinach pracy lekarzy czy na przykład klientów, no to ktoś nie odbierze, zostaje to w czasie i wiadomo, fajnie jest dzwonić, natomiast nie zawsze jest to najlepsze rozwiązanie, więc uważam, że w takich właśnie odpowiedziach, jeżeli pacjent wyszedł z inicjatywą i napisał do nas wiadomość, no to że my też odpisujemy w formie wiadomości.

I pytanie właśnie, jak to się odbywa w Proassist, czy możemy czatować z pacjentami, czy jest ten komunikator wbudowany w program, czy musimy korzystać z osobnego urządzenia, komunikatora?

Mirella: Tak, wszystko jest w systemie Proassist. Ja jeszcze z ciekawostek powiem, że jak jestem w roli pacjenta, to zawsze się stresuję, jak nie odbieram połączenia, a wiem, że to placówka dzwoni z potwierdzeniem wizyty. Co jak nie odbiorę, czy oni mnie wykreślą z wizyty? Taki stres zawsze jest i taki paraliż jest od razu, muszę oddzwonić, muszę oddzwonić najszybciej, jak się da.

Mirella: W Proassist natomiast stawiamy na automatyczne wiadomości SMS, które po prostu pozwalają pacjentowi na odczytanie tej informacji i w dowolnym momencie i nie musi rzucać wszystkiego, jak jest w pracy, żeby odebrać to połączenie.

Nie musi się stresować, że ta placówka dzwoni już po raz trzeci. żeby potwierdzić wizytę. Wysyłane są wiadomości SMS z przypomnieniem o wizycie. Możecie sami ustalić, kiedy ten SMS ma wyjść systemu i co najważniejsze wiadomość ta zawiera również możliwość odwołania wizyty.

Pojawia się kod, jeżeli pacjent odpisze takim kodem, system automatycznie odwołuje taką rezerwację. No i tutaj wiadomo, rejestratorka nie musi kontrolować, czy pacjent odpisał na wiadomość i szukać tej odpowiedzi, tak jak wspomniałeś w innych komunikatorach, to się dzieje wszystko z naszego systemu. Jak pacjent odpisze, to wizyta jest odwoływana automatycznie, to też rejestratorka nie musi ręcznie odwoływać takiej wizyty.

I ja może pokażę, jak wygląda takie okno czatu, tak jak wspomniałeś, jeśli chodzi o czatowanie. Po kliknięciu w daną rezerwację ikona “wyślij wiadomość”. Mamy możliwość podglądu do pełnej historii korespondencji z pacjentem z konkretnego numeru.

I tutaj mamy informację, jak wygląda właśnie taka standardowa wiadomość z przypomnieniem o wizycie, podajemy nazwę placówki, termin, oczywiście godzinę, adres jeszcze dla przypomnienia. I ten kod, że jeżeli chce pacjent odwołać wizytę, może odpisać tym kodem.

Także tutaj mamy też zaprezentowany, gdzie pacjent odpisał kodem i zostało potwierdzenie wysłane jeszcze w formie wiadomości, że wizyta została odwołana. Pacjent nie musi się martwić, czy ten SMS dotarł, czy nie dotarł, jest komunikat zwrotny z naszej strony.

No i z tego miejsca można też pisać własne, ręczne wiadomości. Jeżeli oczekujemy na taką wiadomość zwrotną ze strony pacjenta, pomijając już to potwierdzenie, to taka wiadomość będzie sygnalizowana przez system w formie czerwonego dzwonka, takiego alarmu, który tutaj mamy przy pacjencie z godziny 18:40.

Mamy dzwonek, gdy sobie wejdziemy w taką rezerwację, klikniemy w nią i w to okno chatu, to wtedy możemy sobie podejrzeć już te konkretnie wiadomości od pacjenta. I jak zamkniemy to okno, to ta wiadomość, ta informacja o tym dzwonku zostanie po prostu usunięta, czyli jest to znak, że pacjent już nie napisał żadnej nowej wiadomości do nas. Także można w ramach właśnie chatu SMS korespondować z pacjentami i przede wszystkim mieć podgląd do historii korespondencji.

Z takich ciekawostek, z doświadczenia, z kontaktu z klientami, wiem, że placówki cieszą się z tego chatu, chociażby ze względu na to, że pacjenci często mówią “ale ja nie dostałam przypomnienia”. Nie dostałam przypomnienia i wtedy ciach – możemy sobie od razu podejrzeć.

No został wysłany tego i tego dnia, o godzinie tej i tej i nagle “o ja, tak, faktycznie mam, przepraszam Panią bardzo”. Zupełnie inaczej wygląda też ta rozmowa, gdy mamy te niezbite dowody na to, bo czasem po prostu pacjent w stresie, jest mu głupio, że nie przyszedł na wizytę, nie odwołał i na szybko wymyśla jakiś powód, żeby po prostu rejestratorka mu wybaczyła i zaproponowała kolejny, najbliższy dostępny termin.

Marta: O skąd ja to znam? Skąd ja to znam? U mnie właśnie program EDM, ale jeszcze centrala telefoniczna, która daje możliwość sprawdzenia logów, kto kiedy dzwonił. To jest totalny game changer, bo nawet nam się zdarzali lekarze, którzy mówili – miałam kiedyś taką sytuację – “dzwoniłam do Was cały dzień, żeby powiedzieć, że mnie dzisiaj nie będzie”. Ja mówię: tak? Na jaki numer w ogóle, nie? Jesteśmy w pewnym składzie, odbieramy telefony. Co się dzieje?

No i sprawdziłam numer telefonu, nie było ani jednego połączenia. Także też się zdarzają takie sytuacje i naprawdę możliwość podglądu jest super ekstra udogodnieniem i fajnie, że to wszystko w jednym miejscu, że widać tą korespondencję, więc naprawdę to jest ekstra.

I w ogóle te udogodnienia naprawdę wspomagają rejestratorkę i widać, że jak tworzyliście ten program, to myśleliście o nas i naprawdę to jest super. Ja ogólnie jak sama jestem pacjentem, a jestem z pokolenia millenialsów, to wybieram rejestrację online i też myślę w ogóle, że pacjenci wybierają te takie już – sami oczekują. Może różne są grupy społeczne, natomiast to widać po pacjentach u nas w przechodni, że są zadowoleni z tych SMS-ów, które wychodzą automatycznie. Na początku trzeba było ich nauczyć, bo do zadań rejestratorki też jest edukacja i też my mówiliśmy pacjentom, że wychodzi ten SMS, żeby potwierdzić go, że jak potwierdzą, to my już nie będziemy dzwonić.

Bo zdarza się, że ktoś nie odpowie, to my wtedy dzwonimy do tego pacjenta i trzeba go uświadomić, bo nie odpisał Pan. Ok, to już będę odpisywać. To super, będziemy wdzięczni, jak będzie Pan odpisywać. Więc do zadań rejestratorki i Was też zachęcam, moje drogie, żebyście edukowały swoich pacjentów, że jak widzicie, że ten pacjent po raz kolejny czegoś nie zrobił, a nawet i ten pierwszy raz, żeby powiedzieć, że jest taka opcja, bo to jest dla nich, mogą napisać, mogą odpowiedzieć na SMS-a, że anulują. Są różne, różne sposoby.

Jak rejestratorka medyczna może zachęcić pacjentów do korzystania z e-rejestracji?

I też ja zachęcam, do umawiania wizyt online, bo to jest tak samo według mnie game changer, to jest dla wszystkich osób, które nie lubią dzwonić, nie lubią przychodzić do placówki. Myślę, że to też będzie dotyczyć coraz bardziej pokolenia, które wchodzi na rynek zdrowotny, czyli GenZi, ale ja jestem milenialsem i też preferuję umawianie wizyt online i uważam, że w ogóle każda profesjonalna placówka powinna dawać takie możliwości i ku temu zmierzać i jest to dobre dla wszystkich.

Bo placówka pracuje do pewnej godziny, a są osoby, które np. funkcjonują w nocy. I one mogą wejść sobie na taki grafik i wyznaczyć sobie odpowiedni, dogodny termin, ustalić z grafikiem dzieci, męża, babci i wszystkich w rodzinie, bo czasami to jest proces złożony, żeby wyznaczyć ten termin.

Ja nawet zachęcam pacjentów do tego, aby może jak im się nie chce umawiać online, bo są to osoby, które preferują telefon, to żeby sobie wybrały ten termin. I powiem Wam, że dużo osób z tego korzysta, że ja sobie zaglądam w terminarz i dzwoni, mówi: bo wie Pani co, bo ja wolę zadzwonić, ja lubię z Wami rozmawiać. Super, miło nam. Ale już sobie wyznaczyłam termin, widzę, że wolny jest tego, tego i tego. I my chwalimy zawsze pacjentów, super, że Pani sobie już wyznaczyła termin, to jest dla pani dogodny termin. Oczywiście, to jest dla Pani i rezerwujemy.

Natomiast wiem, że udogodnieniem już takim kolejnym są płatności online, o których już wspomniałaś Mirella, więc wiem, że i Proassist tutaj odpowiada na potrzeby.

I naprawdę uważam, że prywatna przechodnia powinna postawić na takie rozwiązanie, bo tego się już oczekuje. Już wchodzimy w erę chatbotu, sztucznej inteligencji, więc ta potwierdzanie automatyczne, płatności online, umawianie online, to już jest game changer, natomiast już powinien to być must have.

Przynajmniej z mojego punktu widzenia, jako rejestratorki i jako pacjenta. Jestem ciekawa, jakie jest Wasze zdanie? Może napiszcie na czacie, czy w Waszym odczuciu i rejestratorek i pacjentów, czy to jest taki must have, te online rozwiązania?

Mirella: Tak, u nas w połączeniu z rejestracją online to jest naprawdę świetne rozwiązanie, bo pacjent tak naprawdę rozpoczyna zapis. Może pokażę, jak wygląda nasza rejestracja online, czy tak wykorzystując chwilę jaką mamy albo już nie mamy.

Marta: Zostańcie z nami. Jeszcze jeden, ostatni punkt.

Mirella: Pacjent wybiera w zależności od konfiguracji widgetu, a mamy ich kilka rodzajów. Możecie sobie wybrać, a ja zachęcam też, żeby umieścić wszystkie rodzaje na stronie internetowej.

Po pierwsze, widget dynamiczny, który podąża za pacjentem. Nieważne, na jakiej podstronie się znajduje, jakich informacji wyszukuje. Dajmy mu możliwość dokonania takiego zapisu, czyli ten dynamiczny na każdej podstronie. Statyczny, czyli wklejony właśnie w treść strony, widget usługowy, gdzie odwracamy trochę kolejność, czyli nie jest standardowa, gdzie wybieramy specjalistę, a następnie usługę, tylko po prostu przechodzimy bezpośrednio do usługi i system nam wyświetla proponowane wolne terminy, segregując sobie poszczególnych po prostu specjalistów, przeszukując ich grafiki pracy.

I wtedy pacjent ma krótszą drogę i to świetnie się sprawdza w przypadku, kiedy mamy specjalizację, gdzie nie do końca pacjentowi zależy na tym, żeby umówić się do tego specjalisty, tylko na tą konkretną usługę i otrzymać jak najszybszy termin wizyty.

I taki ostatni rodzaj widgetu to widget osobowy, który dla mnie jest fenomenalny. Czyli jak placówka ma opis specjalisty, to może przejść pacjent bezpośrednio do umówienia wizyty i tu znowu mu ograniczamy, ulepszamy wybór tej rejestracji poprzez wybór usługi, czyli nie musi przeklikiwać znowu z listy wszystkich specjalistów, szukając tego nazwiska.

Po przeczytaniu opisu spodobał mi się ten specjalista i to do niego właśnie chce się umówić, więc to jest takie ułatwienie w dokonaniu zapisu pacjenta na wizytę. I tak jak wspomniałaś, z tymi płatnościami w momencie, kiedy podłączymy takie płatności online, to w momencie rezerwacji wizyty pacjenta przez widget będzie tu wyświetlany komunikat o płatności online.

Dodajemy regulamin płatności i pacjent finalizuje tą wizytę płacąc. Czyli inaczej ta wizyta nie wpadnie nam do systemu, nie będzie ona potwierdzona, dopóki pacjent nie opłaci. Koniec etapu rejestracji jest właśnie opłaceniem wizyty i taka wizyta wpada nam do systemu jako wizyta opłacona z informacją, ile pacjent zapłacił i co najważniejsze – mamy pewność, że pacjent przyjdzie, bo dokonał samodzielnie zakupu i czuje się zobowiązany, że dobra zapłaciłam, więc ja muszę przyjść na tą wizytę i skorzystać za to, za co po prostu zapłaciłam i to co Ty też powiedziałaś rejestracja online dla osób, które mają bardzo napięty grafik. A kto w dzisiejszych czasach nie ma napiętego grafiku?

Ta rozmowa z rejestracją trwa bardzo długo. Rejestratorka próbuje znaleźć, tu pacjentka mówi, że po 15, ale nie dzisiaj akurat, to ja mam basen, a jutro mam to. I wtedy proponowanie, że można na spokojnie sobie wybrać dogodny dla siebie terminu, w dowolnym dla siebie też czasie.

Bo ja nie ukrywam, że ja uwielbiam w niedzielę sobie takie rzeczy planować, a wtedy nie mam jak zadzwonić do placówki, więc korzystam z rejestracji online. I taki pacjent może odciążyć rejestratorkę, nie zmniejszając dla placówki ilości zapisanych wizyt.

No i ta skuteczność zapisu przy płatnościach online też jest zdecydowanie większa. A płatności online w przypadku telefonicznej rejestracji, czyli w momencie, kiedy rejestratorka zapisuje, to wtedy ten pacjent otrzymuje link na wskazany adres mailowy, i musi opłacić tą rezerwację do północy, czyli dajemy mu ten czas do północy, bo nie wiadomo, jakie czynności teraz wykonuje, gdzie jest, czy ma teraz możliwość, bo jednak dzwoni, a nie wiadomo, czy jest przy komputerze, ma taką możliwość, więc do północy musi opłacić tą wizytę, jeżeli nie opłaci, system automatycznie odwołuje taką wizytę, więc też system za nas robi te porządki, nie muszę sprawdzać przelewów i eliminować rezerwacji pacjentów, którzy nie opłacili daną rezerwację.

Marta: No, według mnie to jest super rozwiązanie i od razu przypomina mi się mój czas, jak pracowałam na rejestracji stomatologicznej i był to duży problem, bo pacjenci się zapisywali, decydowali się na tę pierwszą konsultację, przegląd gdzieś tam powstała intencja, że zabieram się za swoje zęby, no i później zdarzało się, że ci pacjenci nie przychodzili i później pod koniec wiem, że już powstał pomysł, żeby jakoś tych pacjentów pierwszy raz obciążać za takie anulowanie na ostatnią minutę.

No wtedy to był czas, kiedy te programy dopiero zaczynały wchodzić i myślę, że dzisiaj dla stomatologii to jest super rozwiązanie, żeby właśnie przy tych pierwszych konsultacjach, jak już pacjent jest stały, to według mnie tych sytuacji jest mniej, ale tych pierwszorazowych, żeby właśnie dać możliwość opłacenia i wtedy to już jest takie wiążące. Pacjent opłacił, zarezerwował termin, czyli traktujemy się poważnie, tak?

Mirella: Dokładnie. Dobra, chyba nazwijmy to, wyczerpałyśmy temat, chociaż trochę punktów nam pozostało, ale tak jak wspomniałam o systemie i pracy rejestracji, można rozmawiać godzinami.

My mamy tylko tą jedną godzinę. Bardzo dziękuję Ci Marta za te cenne wskazówki, rady, jeśli chodzi o pracę rejestracji. Wam, drodzy Państwo, dziękujemy za uwagę. Mamy nadzieję, że przekazane przez nas informacje uświadomią Wam, że ważne jest też oprogramowanie medyczne, na którym pracujecie, że może Wam naprawdę usprawnić tę pracę.

Będzie Wam się przyjemniej pracowało i zdecydowanie szybciej. I tutaj pozostawiam Wam kontakt po lewej stronie dla osób, dla naszych użytkowników, dla naszych klientów. Przypominam, że dział pomocy technicznej jest dla Was dostępny od poniedziałku do piątku od 08:00 do 20:00.

Śmiało możecie się z nami kontaktować i mail, telefon, chat wbudowany w nasze oprogramowanie medyczne.

I dla osób, które chciałyby rozpocząć korzystanie z systemu Proassist podajemy numer telefonu. I co najważniejsze, taki mamy program poleceń, czyli jakbyście znały placówkę, dla której warto polecić system Proassist, bo wiecie, że im jest potrzebny i na pewno usprawniłby im pracę – uzupełniajcie formularz, podajcie namiary i wybierajcie nagrody za polecenia.

A my tymczasem dziękujemy i życzymy miłego wieczoru.

Marta: Tak, ja również bardzo dziękuję wszystkim i korzystajcie. Naprawdę, nawet jeżeli pracujecie na jakimś programie, ale prawda jest taka, że naprawdę ja już poznałam trochę tych programów i muszę przyznać, że Proassist zrobił na mnie ogromne wrażenie z tymi funkcjami, bo to nie jest tak, że każdy program je ma. I ja jestem nim zachwycona i tak jak wspomniałam, baza, wiedzy i lista rezerwowa, to chyba to moje takie ulubione i możecie po prostu przejść ze swojego programu do Proassist i Prossist wiem, że pomaga w tym, jest wsparcie przy migracji, przy wdrożeniu.

Można do nich z każdym tematem uderzyć, bo wiadomo, że te funkcje ich jest ogrom i na początku może być takie przytłoczenie, że z czego korzystać, to pamiętajcie – KAIZEN, czyli małymi krokami doskonalenie się. To jest moja filozofia, którą w życiu się kieruje, czyli jaki jest duży projekt, to zaczynamy od małych kroków i małymi krokami, dążymy do polepszenia, nie kisimy się w tym, co jest. Jak gotująca czasem żaba, siedzimy w tym, jesteśmy niezadowoleni, ale boimy się zmiany. Więc ja Was tutaj zachęcam, mówię o tym na swoich socialach, że właśnie idźmy ku zmianie, nie bójmy się, a Proassist jest super partnerem i pomaga przejść w tym w miłej atmosferze.

To Wam mogę zagwarantować od siebie.

Mirella: Super. To co? Do zobaczenia, do następnego.

Dofinansowania dla placówek medycznych. Jak otrzymać dotację na szkolenia?

Anna Soćko pomoże nam zrozumieć, jak uzyskać dofinansowanie na szkolenia dla placówek medycznych. W webinarze omówimy cały proces: od konieczności wyłożenia własnych środków, przez podpisanie umowy i organizację szkolenia, aż po rozliczenie z urzędem. Dowiemy się również, gdzie obecnie trwają konkursy na dofinansowania i jakie mogą wystąpić niuanse w umowach.

Zapraszamy do przeczytania pełnej transkrypcji webinaru, gdzie Anna Soćko dzieli się szczegółami na temat dofinansowań!

Dofinansowania na szkolenia dla personelu placówek medycznych

Jacek: Dzień dobry, witam Państwa. Witamy w kolejnym odcinku naszego cyklu spotkań pod tytułem “Gość Proassist”. Dzisiaj naszym gościem jest Pani Anna Soćko, która zajmuje się dofinansowaniami różnego typu.

Natomiast my dzisiaj rozmawiamy na temat dofinansowań szkoleń dla placówek medycznych gabinetów lekarskich, placówek fizjotarepeutycznych, podologicznych itd. No i my jesteśmy z Anią na “Ty”, więc Ania – oddaję Ci głos, żebyś mogła się tutaj przedstawić słuchaczom.

Anna: Witajcie moi kochani. Część osób na pewno mnie zna, z uwagi na to, że od 6 lat zajmuję się pozyskiwaniem funduszy unijnych na szkolenia dla lekarzy i dla personelu. To jest jedna, że tak powiem, z rzeczy, którymi się zajmuję.

Prowadzę też rekrutacje dla gabinetów stomatologicznych i organizuję też szkolenia różnego rodzaju. Także myślę, że to nie ma co się rozwodzić nad moją osobą, może przejdźmy od razu do konkretów.

Jacek: Dobra, więc tak, ja mam przygotowane dla Ani pytania, natomiast jeżeli coś będziecie chcieli zapytać od siebie, to pytajcie na czacie, ja w jakiś sposób to przeczytam i powiem Ani, a Ania odpowie.

Pierwsze pytanie takie, które od razu się nasuwa, to znaczy ja to rozumiem w ten sposób, że jeżeli chodzi o te szkolenia dofinansowania dla placówek medycznych, to co my możemy wziąć pod uwagę, będąc właścicielem takiej placówki? Czy szkolenia wyłącznie dla tego personelu medycznego, czy również dla tego personelu nazwijmy to pomocniczego typu, jakaś rejestratorka, jakaś obsługa pacjenta, jacyś menedżerowie? Jest jakieś szkolenia takie stricte menedżerskie, nie wiem, excelowe itd., czy wyłącznie właśnie te szkolenia medyczne?

Anna: Dofinansowania ogólnie, jeżeli chodzi o teren Polski, możemy podzielić na kilka, powiedziałabym, takich grup docelowych. Pierwsza grupa to są przedsiębiorcy, czyli to są osoby, gdzie powiedzmy, że lekarze, właściciele, to są osoby najczęściej przedsiębiorcami.

Natomiast jeżeli chodzi o personel, to menadżer, opiekun pacjenta, rejestratorka, higienistka, czyli ten personel taki typowo medyczny, ale też personel niemedyczny, czyli menedżer, powiedzmy, jakiś tam zewnętrzny, nawet, plus osoby, które wspierają np. w jakiś sposób placówkę, typu, nie wiem, jakaś administracja, jakaś osoba, która wspomaga na zasadzie właśnie, nie wiem, specjalista do spraw obsługi np. administracji w gabinecie. Taka osoba też jak najbardziej może dostać dofinansowanie na szkolenia i też szkolenia w zakresie, czy obsługi, nie wiem, obsługi komputerów, czy ogólnie programów użytkowych, typu Excel, Microsoft Office, pakietów, nie wiem, sztucznej inteligencji.

Jeżeli chodzi o szkolenia menedżerskie, to i szkolenia z zarządzania placówką, i szkolenia w formule zamkniętej, więc nie tylko takie szkolenia typowo otwarte, te indywidualne, ale też szkolenia w takich formułach zamkniętych, gdzie możemy, że tak powiem, uszyć szkolenie pod dany gabinet, pod jego potrzeby.

Z jakich dofinansowań mogą skorzystać placówki medyczne? 

Jacek: Ok. I teraz tak. Trochę wspomniałaś już, że w zależności od tego, gdzie się gabinet, czy placówka mieści, rozumiem, że to jakby źródła finansowania tych szkoleń, to nie są jakieś takie ogólnopolskie, tylko to są różne konkursy, czy różne pule tych dofinansowań, w zależności od lokalizacji i też rozumiem terminu. Tak?

Anna: Tak, ogólnie projekty, które mają za zadanie dofinansować szkolenia dzieli się teraz w tym momencie na takie dwie części. Jeden pakiet dofinansowań jest przeznaczony dla typowo osób, które zatrudniają pracowników, a drugi pakiet jest przeznaczony dla osób, które same,z własnej inicjatywy chcą na przykład znaleźć sobie jakieś szkolenie albo zgłosiły się do firmy szkoleniowej na przykład o jakieś dane szkolenie, bo stwierdziły, że ich umiejętności na tym poziomie są już niewystarczające. Czyli taka osoba może się zgłosić do firmy szkoleniowej i na przykład poprosić ją o to, by uszyła pod daną osobę na przykład szkolenie i przeszkoliła z danej umiejętności.

Co jest jeszcze ważne? Ważna jest taka kwestia, że ja, jako partner Akademii Edukacyjnej VCC, jestem w stanie zorganizować tak naprawdę każde szkolenie i dodatkowo to są szkolenia, które się kończą potwierdzeniem kwalifikacji zawodowych.

Co to znaczy w ogóle? Co to, czym się różnią kwalifikacje od kompetencji? To jest jeszcze taki kolejny temat. Większość szkoleń dla lekarzy w Polsce w momencie, gdy lekarz kończy dane szkolenie, to On uzyskuje kompetencje.

Żeby uzyskać kwalifikacje, dane szkolenie musiałoby mieć powiedzmy taki certyfikat w cudzysłowiu, zgodności. Jakby potwierdzenie jego umiejętności. I to są już takie szkolenia, które mają kwalifikacje, to już są szkolenia, które są nadawane przez ramę kwalifikacyjną i zatwierdzane przez MEN, więc to już, że tak powiem, jest troszeczkę wyższa półka, że tak powiem szkoleń.

Więc tak, podsumowując ze szkoleń dofinansowanych może skorzystać i przedsiębiorca, pracownik i osoba samozatrudniona, więc tutaj jest dosyć szerokie pole.

Jacek: Okej, ale ten pracownik tak jakby poza pracodawcą, czy to jest jakby w ramach wniosków?

Anna: Do tej pory było tak, że żeby, że tak powiem, wykształcić pracownika, on musiał pójść do pracodawcy sobie, porozmawiać z tym pracodawcą, jakie on ma potrzeby odnośnie szkoleń i to nie zawsze było tak, że ten pracodawca się zgadzał.

Ja wiele razy miałam takie sytuacje, że ktoś mówił: ale mój pracodawca to nie do końca chce, żebym ja się szkolił, bo coś tam, coś tam. Więc są projekty, które nie wymagają zgody pracodawcy, żeby on mógł wziąć w tym projekcie udział.

Więc ten pracownik ze swojej własnej inicjatywy może pójść na szkolenie, nic nie powiedzieć pracodawcy tak na dobrą sprawę, tylko sam się szkolić we własnym zakresie.

Jak uzyskać dofinansowanie na szkolenie dla placówki medycznej?

Jacek: Dobra, no okej, ale tu na spotkaniu pewnie większość to mamy, nazwijmy to pracodawców takich, którzy chcą jakoś wspólnie robić te szkolenia. I teraz pytanie jest takie: jestem właścicielem takiej placówki medycznej, mamy jakiś pomysł na szkolenie, na przykład związany z obsługą pacjenta, czy coś takiego, albo jakiś właśnie taki menedżerski albo jakiś związany z obsługą tych narzędzi.

I teraz – na ile my możemy liczyć kasy, że to będzie część dofinansowana, a ile my musimy dołożyć z własnej puli?

Anna: To wszystko zależy od tego, czy dana osoba ma pracowników, na jakiej formie zatrudnia tych pracowników, gdzie się znajduje placówka, czy ma kilka filii czy oddziałów, czy prowadzi działalność, na przykład czy nie jest w stanie jakiejś upadłości dana placówka, czy nie zalega z podatkami, czy nie była karana, nie wiem, przestępstwem skarbowym i tak dalej, powiedzmy, że w tych tematach.

Bardzo dużo zależy od tego, w jakim województwie też znajduje się dana placówka. I jeżeli chcesz tutaj zadać mi pytanie od razu, ile, na przykład na pracownika, czy powiedzmy na firmę może dostać taki właściciel, to powiem, że do 100 tysięcy złotych. Nawet w przypadku tych dużych przedsiębiorstw, które zatrudniają już większą ilość pracowników.

Jacek: Mhm, ale to jest ilość 100 tysięcy złotych, za szkolenie, które na przykład będzie kosztowało 100 tysięcy złotych, czy musimy mieć wkład własny na 100% czy niekoniecznie?

Anna: W zależności od tego, które to jest województwo, to wkład własny jest od przypadku tych projektów takich dla pracodawców, to jest od 50% do 85% dofinansowania, czyli reszta, to jest wkład własny już przedsiębiorcy.

Jacek: Dobra. Ok. Czyli inaczej mówiąc, no musi to być na pewno coś wartościowego, tak, żeby placówka chciała dołożyć tą…

Anna: To zdecydowanie musi być to placówka, która przejdzie taką diagnozę, powiedziałabym usług rozwojowych. Ja ją tak nazywam, bo to jest trochę taki zestaw pytań, na podstawie których ja jestem w stanie komuś też podpowiedzieć, co może zmienić, co może poprawić, żeby na przykład zwiększyć zyski w tej placówce, bo na przykład nie wiem, wprowadzi jakąś fajną, nową usługę, która pojawiając się w jego gabinecie sprawi, że on będzie miał więcej pacjentów. Więc to tak bardzo holistycznie podchodzę do tego tematu, nie tak jednorazowo, chyba że to oczywiście są osoby samozatrudnione, powiedzmy, lekarze, którzy wiedzą już doskonale, czego chcą, tak?

Kiedy placówki medyczne powinny starać się o dofinansowania do szkoleń i jak się do tego przygotować?

Jacek: Tak, a teraz pytanie, bo tak. Rozumiem, że jeżeli chodzi o te szkolenia, to w zależności od lokalizacji są różne terminy tych zgłoszeń, czy to jest jakby ciągły nabór?

Anna: Powiem tak, w ostatniej perspektywie, która trwała też 4 lata, było to trochę tak, że nabory były raczej w formule takiej ciągłej. Zdarzały się oczywiście miejsca, gdzie można było składać, powiedzmy, że trzeba było czekać, pilotować wszystkie nabory, ale tutaj jest sytuacja taka, że większość jednak tych agencji ma nabory konkursowe.

Czyli na zasadzie takiej, że na przykład dzisiaj jest ogłoszenie, powiedzmy, Województwa Wielkopolskiego powiatu, nie wiem, Poznań i Okolice i nabór, powiedzmy, zaczyna się, nie wiem, za tydzień. Więc ten nabór potrafi trwać jeden dzień, potrafi trwać dwa dni, potrafi trwać 10 minut.

Więc to jest na zasadzie złożenia wniosku. Oni sprawdzają wniosek merytorycznie, ale też jest na zasadzie kolejności też zgłoszeń.

Jacek: OK, czyli mamy się przygotować na to, że mamy się…

Anna: przygotować. Przede wszystkim musimy wiedzieć wcześniej, czego my oczekujemy, czego my potrzebujemy, jakie szkolenia nam są potrzebne dla nas jako właścicieli, jako lekarzy, ale też dla ludzi, którzy z nami współpracują, bo oni nam tworzą całość i oni też potrzebują swoje umiejętności cały czas, że tak powiem, uzupełniać.

Więc na początku zastanawiamy się przede wszystkim nad wyborem tych szkoleń. Później zastanawiamy się, jak to ugryźć – to już raczej moja rola, jak to ugryźć, jak to wszystko zorganizować. No i w momencie pojawienia się naboru, składamy dokumenty albo w formule papierowej, albo jest to taka formuła elektroniczna przy wykorzystaniu platform IT, no i jest to składane albo profilem zaufanym – te podpisy na tej platformie albo jest to podpisywane ręcznie i po prostu wrzucane na platformę.

Jacek: No właśnie, bo zaczęliśmy o tych szkoleniach i pytanie o to, kto w ogóle może być szkolący? Czy my mamy jakąś, nie wiem, bazę tych firm, z których mamy sobie, czy wykładowców, z których to mamy sobie wybrać?

Czy my, jeżeli mamy jakiegoś wykładowcę takiego, nie wiem, znalezionego w internecie, szkoleniowca, uznajemy, że o, fajnie by było u niego się podszkolić, to możemy go sobie wpisać w ten wniosek – jak to wygląda?

Anna: To wygląda tak, że żeby w ogóle dostać dofinansowanie, to jest tak, że to zależy od kilku rzeczy. Jeżeli staramy się na przykład o dofinansowanie z Urzędu Pracy, no to taka firma, która ma nas szkolić powiedzmy, ma podnosić nam nasze umiejętności zawodowe musi być wpisana do rejestru instytucji też szkoleniowych.

No i najlepiej, żeby miała jakiś certyfikat jakości albo akredytację ministerstwa. Jeżeli chodzi o projekty unijne, to tutaj jest, powiedziałabym więcej, obostrzeń. Dlatego, że taka firma szkoleniowa przede wszystkim musi mieć umiejętności i wiedzę, jak to realizować jakby te szkolenia, ale też jeżeli chodzi o trenerów, są wymogi stawiane trenerom i takie osoby muszą mieć doświadczenie w danej dziedzinie, z której też będą na przykład chciały szkolić innych.

Bo czasem jest tak, że ja widzę jakby jak wygląda też rynek czy stomatologiczny, czy też inny w branży medycyny, że bardzo dużo osób też chce szkolić, ale to jest tak, że ten człowiek musi mieć jakiś pułap doświadczenia. Musi mieć lata doświadczenia, żeby on mógł dalej tą wiedzę przekazywać w sposób taki, powiedziałabym, wysoki jakościowo. Więc tak, odpowiadając na pytanie, firma szkoleniowa musi mieć akredytację i potwierdzenie jakości.

Jacek: Dobra. A pytanie, jakbyś mogła podać jakieś przykłady szkolenia z branży, jakie tam składają placówki medyczne przy współpracy z Tobą, co to jest właśnie? To są te menedżerskie?

Anna: Powiem szczerze, że przeróżne. Przeróżne są potrzeby. Myślę, że największe zapotrzebowanie, jeżeli chodzi o właścicieli, to są szkolenia z zarządzania placówkami. To są szkolenia, które są przede wszystkim szkoleniami potrzebnymi, dlatego, że bardzo często właściciele nie radzą sobie do końca z liczeniem zysków, tworzeniem cenników, zatrudnianiem ludzi.

Więc tu jest dużo czynników, które o tym decyduje i rzeczywiście to widać podczas rozmów na temat też cen. Myślę, że takim następnym szkoleniem, które jest też dosyć popularne, to są szkolenia takie kliniczne typowe, czyli szkolenia z endodoncji, szkolenia z implantów, szkolenia z ortodoncji, szkolenia z periodontologii.

Więc tutaj szeroka gama szkoleń, jest dosyć duże zainteresowania. Szkolenia z okluzji to takie must have, powiedziałabym, szkoleniowe dla każdego lekarza tak naprawdę. Bo osoba kończąca medycynę, czy stomatologię, która się rozwija w kierunku protetyki, czy chociażby implantów, to pewne rzeczy musi po prostu odbyć szkoleniowo.

Jest nieprzygotowana bardzo często do tego życia z pacjentem, powiedziałabym, na zasadzie układanie planów leczenia, bo to jest dosyć długa i skomplikowana też ścieżka. A szkolenia jednak pomagają tą wiedzę wykorzystać też w pracy z pacjentem przede wszystkim.

Czy placówka medyczna może dostać dofinansowanie na szkolenie dla lekarza, który jest zatrudniony na B2B?

Jacek: Okej, a powiedz mi, bo tak, w placówce są różne umowy pewnie, Ty wiesz dokładnie, że szczególnie w prywatnych placówkach bardzo często umowa z lekarzem to jest umowa B2B pomiędzy placówką a lekarzem. Pewnie Ty wiesz najlepiej. Rejestratorki często są na umowach zlecenie, tak? Jacyś menedżerowie na jakichś kontraktach. Jak to wygląda właśnie z perspektywy tego wniosku o dofinansowanie? Czy to bardzo utrudnia sprawę, czy w ogóle uniemożliwia nam to, czy są jakieś możliwości?

Anna: Jak to powiedziałam ostatnio jednej lekarce podczas rozmowy, zapytałam, z kim ona współpracuje. Ona odpowiedziała, pracuje w takim i takim gabinecie, nazwa padła.

No i właśnie to jest tak jakby odpowiedź do tego pytania. Lekarze są firmami. Jeżeli oni współpracują na zasadach B2B, to znaczy, że oni udzielają świadczeń dla placówki osoby, w której mają tych pacjentów, czyli oni tak naprawdę pracują na pacjentach placówki.

Więc jeżeli dany lekarz, danej placówki chce się starać o dofinansowanie, a powiedzmy, nie wiem, jest na przykład taka sytuacja, jest trzech lekarzy w danej placówce i oni chcą starać się o dofinansowanie na jedno szkolenie, na przykład na Akademię Okluzji, dajmy na to. To wtedy co robi taki lekarz? Każdy z tych trzech lekarzy musi złożyć oddzielny wniosek, mimo że oni pracują na pacjentach placówki.

Jacek: Okay. Czyli każdy z nich jest przedsiębiorstwem. No, ale wtedy oni są w stanie np. z tych trzech wniosków zrobić sobie jedno takie szkolenie zamknięte stricte dla siebie?

Anna: To zależy. To zależy, co to jest za szkolenie. Jeżeli to jest szkolenie na przykład z Akademii Okluzji, dajmy na to, no to trzech lekarzy to jest trochę za mało. Musi być, powiedzmy, tam to minimum 6-7 osób, żeby takie szkolenie na przykład dla placówki zorganizować na przykład i oni, powiedzmy, każda z tych osób miałaby dofinansowanie.

Jest oczywiście to możliwe, ale przy założeniach, że jest minimalna ilość tych po prostu osób do przeszkolenia.

Jacek: Bo ja dobrze rozumiem, że mamy szkolenie otwarte i zamknięte, przy czym otwarte to są takie, że idę na szkolenie i tam będę i ja z placówki A, i ty z placówki B, i ktoś tam z placówki C, którzy się w ogóle tam nie znamy, tak?

A szkolenie zamknięte to jest takie szkolenie, w którym uczestniczymy tylko my jako osoby z danej placówki.

Anna: Tak, to szkolenie zamknięte są zwykle dedykowane pod dane potrzeby, powiedzmy, danego miejsca, bo czasem jest tak, że szkolenia, które są otwarte, one są bardzo często takie, powiedzmy, że ogólnie sformułowane. Nie są tak uszyte idealnie pod danego człowieka, bo jedna osoba jest na innym poziomie, jeden ma dwa lata doświadczenia, nie wiem, w endo, a druga osoba nie ma w ogóle doświadczenia, więc czasami ciężko jest wypoziomować poziom tej wiedzy. Dlatego są też szkolenia takie dedykowane, czyli szkolenia zamknięte. Wtedy można rzeczywiście sobie lepiej dopasować ten program. Program jest bardzo często szyty, powiedziałabym, pod daną placówkę, czyli wcześniej jest taka rozmowa półgodzinna na temat konkretnych potrzeb, problemów. Wtedy na podstawie szyję się, jak sukienkę, że tak powiem, trochę dane szkolenia.

Czy istnieją tematy szkoleń wykluczone z dofinansowania dla placówek medycznych? 

Jacek: Ok. A pytanie, są jakieś w ogóle tematy takie całkowicie wykluczone ze szkoleń, że ustawodawcy w tych konkursach je wykluczą i z tego nie można się szkolić?

Anna: To nie jest tak, że jest jakieś wykluczenie. Bardziej powiedziałabym w drugą stronę. Bardziej powiedzmy w ten sposób, które tematy są bardziej benefitowane, na które można szybciej w danym rejonie na przykład dostać dofinansowanie. Więc tutaj jest to szerokie też takie pole do popisu, bo każdy rejon, każde województwo ma swoje na przykład specjalizacje danego regionu i gdzie nie wiem, gdzie w jednym miejscu będzie górnictwo, dajmy na to, to w drugim miejscu będzie meblarstwo.

Więc żeby rozwijać dany region, bo o tym mówi strategia regionu, no to wtedy oni, że tak powiem, plusują te szkolenia, które zwiększą jeszcze bardziej konkurencyjność w danym regionie.

Jacek: Kompetencje tej jakby stricte branży.

Anna: Dokładnie.

Jacek: Więc ciężko Ci, tak powiedzieć, ogólnie na dzień dzisiejszy, że na przykład kompetencje, ale rejestratorek w zakresie rejestracji albo kompetencje, lekarzy w zakresie rozmowy z pacjentem są plusowane, bo to nie da się, tak powiedzieć, ogólnopolsko?

Anna: Nie da się tak powiedzieć, ale jest też projekt, który też jest taki dedykowany, powiedzmy, do szkoleń dla personelu, na przykład dla rejestratorek i to jest projekt, który jest projektem Urzędu Pracy, KFS, na pewno część osób też ten projekt zna.

No i tam rzeczywiście jakby jest coś takiego, jest takie narzędzie, jak barometr zawodów i tam można wydedukować powiedzmy na postawie tego narzędzia, w których miejscach są deficyty, no i te deficyty trzeba zapełnić, tak. Czyli w tych miejscach dają pieniądze na takie zawody, na takie szkolenia dla takich zawodów, bo po prostu chcą te zawody zapełnić w danym miejscu, tak.

Jeżeli gdzieś w danym miejsce brakuje chemika, no to dają pieniądze dla tego chemika. Jeżeli brakuje miejsca dla informatyka, no to dają tam pieniądze, gdzie tych informatyków po prostu jest mało. Miejsce tak działa na zasadzie uzupełniania deficytu w pewnym sensie.

Jak wygląda proces aplikowania o dofinansowanie szkoleń dla placówek medycznych?

Jacek: Mhm. Dobra, no i co, przejdźmy do tej takiej trudnej kwestii, to znaczy, no, w jakimś stopniu chcemy podziałać, musimy coś zaaplikować. Ja rozumiem, że tej papierologii trochę jest, tak?

Anna: No powiem tak, ogólnie zależy gdzie, czyli moja taka mało konkretna może odpowiedzieć po raz kolejny, ale to zależy w jakim projekcie, w jakim miejscu, w jakim urzędzie, w jakim rejonie. Dokumentacji jest stosunkowo mniej, powiedzmy w urzędach pracy, na pewno w tych unijnych projektach tych dokumentów jest, myślę, że chyba coraz więcej jest z każdym projektem, które też realizuję, to sądzę i tak wnioskuje, że jest tych dokumentów jednak coraz więcej. To są wymagane jako takie obligatoryjne załączniki, powiedziałabym.

Jacek: I jak wygląda wtedy współpraca z Tobą? To znaczy ja jako manager placówki do Ciebie przychodzę, Ty mówisz dobra Jacek, a gdzie Ty masz tą placówkę, w jakim miejscu pewnie?

Anna: Tak, jak wygląda właśnie taka współpraca? Ta współpraca wygląda tak, że przede wszystkim ja się skupiam na poznaniu drugiej osoby. Poznaję drugą osobę, rozmawiamy sobie na temat tego, co dana osoba robi, czym się zajmuje, jakie ma problemy też w placówce, tak? Jeżeli to jest lekarz, no to z reguły on opowiada, czym też się zajmuje i co by chciał robić.

Więc to jest czasem długa historia, czasami takie opowieści trwają po pół godziny, powiedziałabym, czasami nawet zdarzało mi się do półtorej godziny. I oni mi opowiadają o swoich problemach, które mają.

Jeżeli ja mam produkt, który rozwiąże ten problem w postaci szkolenia, takiego, które na przykład ja organizuję albo też osoby z zewnątrz, z innych firm szkoleniowych, no to wtedy ja proponuję dane rozwiązanie.

Jak wygląda później procedura? Procedura wygląda tak, że ja wypełniam, jakby wysyłam swoje dokumenty, które mam, które wypełnia osoba, która chciałaby współpracować. Oczywiście umowa i tak dalej, to już o tym nie będę mówiła, bardziej skupię się na tej dokumentacji.

Wysyłam zestaw dokumentów, wysyłam obligatoryjne załączniki, które są potrzebne, żeby je powiedzmy zrealizować, przysłać mi przed wysłaniem tej całej dokumentacji. Bardzo często są to dokumenty, które dotyczą informacji o niezaleganiu z ZUSem, niezaleganiu z Urzędem Skarbowym.

Jakieś zaświadczenia, powiedzmy, z sądu, to właśnie o czym rozmawialiśmy, to też się pojawiły. Są też wszelkie dokumenty potwierdzające to, że w danym miejscu prowadzi się tą działalność, bo urzędy mają to do siebie, że bardzo lubią te dokumenty sprawdzać.

I taki zestaw dokumentów otrzymuje ja, w postaci takiego pakietu i na podstawie tej dokumentacji je przygotowuje cały wniosek i ten wniosek wysyłam wraz z załącznikami do podpisu dla klienta. Oczywiście z całą instrukcją, gdzie co trzeba podpisać, co trzeba zrobić po kolei.

Ja też jestem zwolennikiem, powiedzmy, rozmowy bardziej niż takiego przerzucania się mailami, więc staram się zawsze rozmawiać też na temat tego wniosku, czy wszystko jest zrozumiałe, czy wszystkie załączniki się zgadzają, czy wszystko tam w tych danych osobowych też się zgadza, z tym, co tam jest napisane.

Więc tutaj ta procedura wygląda tak, że oczywiście klient, później klient mi, powiedzmy, odsyła te dokumenty, to są dwie ścieżki, albo ja to po prostu wgrywam do systemu, za pomocą, powiedzmy, różnych portali, albo wysyłam informacje, żeby to po prostu wysłać w formule papierowej do danego urzędu.

I tak wygląda, że tak powiem, pierwszy proces takiej aplikacji do powiedzmy urzędu takiego, do którego się składa dofinansowanie. Później jest oczywiście to oczekiwanie, czyli to taki najgorszy trochę moment, powiedziałabym, oczekiwania, czy urząd przyjmie dokumenty, czy zdążyliśmy na przykład złożyć dokumenty, czy wszystko było merytorycznie ok, czy tam jest coś do korekty.

No czasem zdarzają się sytuacje takie, że są jakieś literówki, są gdzieniegdzie jakieś rubryki, które trzeba dopisać, jak jest zero, uzupełnić, jakąś jedynkę wstawić. Więc to są takie często też obligatoryjne, powiedzmy, dokumenty urzędników i oni bardzo chcą, żeby to tak wyglądało jak u nich, ale czasem jest tak, że trzy urzędy chcą inaczej.

Jacek: To jestem sobie w stanie wyobrazić.

Anna: Tak, zdarzają się takie sytuacje, takie w sumie niuanse, ale zdarzyło mi się też swego czasu, że klient miał do podpisania umowę, dajmy na to, jutro było szkolenie i urzędniczka tak się, że tak powiem rzucała z tymi dokumentami, żebym tak powiedziała w cudzysłowiu, że klient miał podpisaną umowę o godzinie 14:30, a jutro było szkolenie.

Także czasem takie skrajności gdzieś tam się zderzają.

Jacek: Okej, ale teraz co? My mamy podpisaną tą umowę od tego urzędu czy z tej Unii Europejskiej, już obojętne, kto tam jest źródłem. Ale tą część nazwijmy to szkoleniową, również Ty jesteś w stanie zorganizować, czyli porozmawiałaś, tak jak mówiłaś w tym pierwszym etapie, dowiedziałaś się czego my chcemy, Ty sobie zrobiłaś research, że jesteś w stanie takie szkolenie zorganizować, znaleźć takiego szkoleniowca i Ty również organizujesz tą część szkoleniową, tak?

Anna: Tak, ja również organizuję część szkoleniową, więc tu jest taka moja rola też organizatora. Ja przez praktycznie pięć lat wcześniej zajmowałam się też organizacją szkoleń i sprzedażą, między innymi.

Więc to jakby jest taka w pewnym sensie moja predyspozycja, powiedziałabym, lubię to robić. No i też dosyć dobrze znam branżę, tak? Stomatologiczną, wiem, kto jest takim niezłym trenerem w danej dziedzinie, powiedzmy. I też wykorzystuję potencjał i możliwości.

Jacek: Dobra, no i mamy, tak, mamy dofinansowanie, mamy szkolenie no i pewnie przychodzi kwestia jakiegoś rozliczenia z tym urzędem, tak?

Anna: Tak. Jest jeszcze kwestia rozliczenia. Jeżeli chodzi o kwestie rozliczenia, to też to rozliczenie wygląda powiedzmy różnie, bo bardzo często jest tak, że to jest zestaw dokumentów po prostu rozliczających.

Spotkałam się też z takim dosyć ciekawym sposobem rozliczania, bo nawet jeden z urzędów zażyczył sobie wytyczne odnośnie płatności i odnośnie tego, czy rzeczywiście ta firma szkoleniowa otrzymała te pieniądze.

Więc nie wystarczyło potwierdzenie przelewu, tylko jeszcze chcieli koniecznie print screena powiedzmy z wyciągu płatności, czy rzeczywiście ta faktura została opłacona przez tego uczestnika.

Także rozliczenie zwykle wygląda tak, że rozliczenie wykonuje się, powiedzmy, do 14 dni po odbytym szkoleniu, więc tam zestaw tych dokumentów oczywiście otrzymuje kursant i on to po prostu składa już do urzędu.

Jak wygląda proces finansowania szkoleń w placówkach medycznych? Czy trzeba wyłożyć najpierw swoje pieniądze?

Jacek: No a właśnie jeżeli chodzi o kasę, to placówka musi być przygotowana, że ma mieć tą kasę i to jest ona potem refundowana, czy dostaje dofinansowanie taką jakby zaliczkę?

Anna: To wygląda tak, że niestety na początku trzeba wyłożyć te swoje pieniądze w cudzysłowie, tak. Tak mówię kolokwialnie, ale w momencie, gdy człowiek podpisuje umowę, czyli ten przedsiębiorca, lekarz samozatrudniony, czy też inna osoba, powiedzmy z gabinetu, no to ona na podstawie tej umowy to jest tak zwana promesa.

Czyli to jest trochę takie, trochę na tej zasadzie, obiecujemy sobie małżeństwo, o narzeczeństwo, powiedzmy, więc podpisujemy dokument, umawiamy się na to, że odbędzie Pan szkolenie, my zwracamy Panu pieniądze, więc podpisywana jest umowa z Urzędem. I to jest, że tak powiem, wymóg konieczny, bez tego ja nie przypuszczam dalej jakby tego uczestnika, dlatego że on dalej nie jest w stanie zrealizować warunków i zapisu na szkolenie. Więc ta umowa jest taka obligatoryjna.

Jacek: Dobra, a opowiedz mi jeszcze tak, a jesteś w stanie tak szybko z głowy w ogóle powiedzieć, gdzie teraz są te konkursy aktualne, w jakich miejscach, w których nie, czy tak ciężko by Ci było?

Anna: Cały czas one są tak naprawdę w trakcie i tak, z tego co wiem najbliższy nabór będzie na terenie Dolnego Śląska, jest przewidziane na powiedzmy gdzieś na przełomie lipiec/sierpień, bo tak jest w harmonogramach też opisane. Ale dokładnego terminu nie ma, więc to będzie, że tak powiem, na widelcu.

Wielkopolskie zaczyna się za dwa dni i to akurat Poznań plus powiaty. Jeżeli chodzi o województwo na przykład Podlaskie, to jeszcze tego ogłoszenia nie było i też nie wiadomo, kiedy ono będzie, a było ostatnie w lutym bodajże.

Województwo Śląskie obsługuje na przykład tylko projekty, które są związane z projektami indywidualnymi na razie. Województwo Łódzkie to są też, powiedziałabym, takie średnie miejsce, bo tam jest z kolei dofinansowanie już do godziny szkoleniowej.

I to jest właśnie dosyć ciekawe, bo to jest często niezrozumiałe przez odbiorców. Bo nawet osoby, które udzielają informacji, właśnie apropo dofinansowań, one nie do końca wiedzą, jak wytłumaczyć, jak to w ogóle funkcjonuje. I później się zgłaszają właśnie osoby i pytają właśnie o to dofinansowanie i też miałam właśnie wrażenie na początku, że nie było to do końca zrozumiałe, bo tam dofinansowania na przykładzie na przykład Łódzkiego są do godziny szkoleniowej, ale nie więcej niż jakiś dany poziom dofinansowania.

Więc to, że oni mają dofinansowanie 100 zł, to nie znaczy, że to 100 zł cała dostaną. Bo tam jest jeszcze poziom dofinansowania, więc to są czasami takie małe niuanse, ale one powodują, że jest później rozbieżność na przykład w tych kwotach odnośnie dofinansowań.

Właśnie na marginesie, jak rozmawiamy, to sobie przypomniałam taką sytuację, którą kiedyś miałam. Jak urząd oczywiście opisał wszędzie na stronach internetowych, wszędzie powiedzmy, jakieś informacje rozsyłał, dofinansowanie jest 80%.

Klientka oczywiście dostała umowę, no i na tej umowie było napisane 79,5. Klientka oczywiście do mnie za telefon, ale pani Aniu, ja dostałam mniejsze dofinansowanie. OK. No i teraz pytanie, co z tym fantem zrobić? To było na zasadzie 100 zł różnicy, ale niestety to są właśnie takie rzeczy, które są niezależne od nas wszystkich.

Jacek: No, niuansiki pewnie przy umowach itd.

Anna: Tak, ale mówię, że jeżeli dostaje się umowy, jeżeli warunki nie odpowiadają, jeżeli to jest umowa, która jest wysyłana z urzędu, tak? Jeżeli jakaś na przykład, nie wiem, sytuacja taka niekomfortowa, że ktoś inaczej uważał, zawsze można się tego wymiksować, że tak powiem. No nie trzeba tej umowy podpisywać.

Jacek: Dobra, a powiedz mi jeszcze tak, bo jak zrozumiałem Ciebie wcześniej – pytanie, tak tylko dla dla pewności, żeby się dowiedzieć, rozumiem, że warto zgłosić się wcześniej, nawet jeżeli ja na przykład przyjdę do Ciebie, że z Krakowa, Ty mi powiesz, no, słuchaj w Krakowie, to tam nabór najprawdopodobniej będzie za trzy miesiące, ale już sobie wypełnijmy wniosek, tak, już sobie zbierzmy dokumenty, tak?

Anna: Tak, dlatego że przede wszystkim to, jak my sobie porozmawiamy i ocenimy jakie masz potrzeby i co potrzebujesz, jak to wygląda jakby w czasie, to jestem w stanie zaplanować i odpowiedzieć Ci, czy na przykład szkolenia, które Ty chcesz, nie wiem, we wrześniu, dajmy na to, czy ja jestem w stanie pomóc Ci z tym dofinansowaniem. Więc tak, moja odpowiedź brzmi – lepiej wcześniej się do tego przygotować.

Jacek: Dobrze. No i słuchaj, najważniejsze pytanie, to Twoja kasa. Jak ty bierzesz kasę? To bierzesz kasę za napisanie wniosku plus success fee, czy tylko za napisanie wniosku, czy jak to jest rozliczane?

Anna: Powiem tak, na ten moment to wygląda tak, że jest po prostu stawka jakby taka jednorazowa za jakby bardziej zarządzanie projektem, ja to nazywam, dlatego że jakby samo napisanie wniosku, to jest trochę inna usługa, powiedziałabym, dlatego że według mnie samo napisanie wniosku to jest wtedy, gdy klient do mnie dzwoni, mówi do mnie, Pani Aniu, napisze mnie Pani wniosek, tu i tu jest nabór, tu i tu, ja to chcę, to i to. Mamy taką chwilę, która mnie będzie szkoliła i ona się nazywa tak i tak.

Więc to jest usługa napisania wniosku, natomiast w momencie gdy ja przygotowuję jakby całą dokumentację, ja jakby całą diagnozę też wykonuję dla danego klienta, ja rozliczam te dokumenty, ja jestem też taką pomocą techniczną, powiedziałabym w pewnym sensie, w sytuacjach takich awaryjnych, to to jest jakby usługa zarządzania projektem, więc czasami ciężko jest to podzielić na powiedzmy elementy takie składowe, ale dla mnie to jest pewien etap, pewien proces, bo to nie trwa dwa dni, tylko taki powiedzmy projekt jeden może trwać trzy miesiące, tak?

Dlatego, że dany klient, ja miałam, zresztą mam takie sytuacje, na przykład, klient napisał wniosek na ileś tam szkoleń, czy chciał oczywiście takie szkolenia takie i takie i jakby sam proces kontaktu z tym klientem cały czas jakieś dokumenty i to trwa od marca, a szkolenia na przykład ma jeszcze w październiku, więc jakby cały czas ja jestem z nim w kontakcie, cały czas z nim rozmawiam, więc cały ten proces jest dosyć drugi.

Jacek: Ok. I rozumiem, że są dwa rodzaje. Można do Ciebie przyjść, że Pani Aniu napisz projekt, bo ja chcę mieć taką firmę, taki temat i boję się, że sobie ten wniosek napisze źle i rozlicze go źle. A jest też opcja taka, że tak jak wcześniej mówiliśmy, Pani Aniu prosimy o pomoc, żeby rozwiązać nasz problem i żebyśmy się tutaj przeszkodzili w tym zakresie.

Anna: Dokładnie.

Więc jakby są dwie opcje, ale to też jest tak, że nie zawsze pisze na szkolenia, na wszystkie szkolenia, które rzekomo mają opcję dofinansowania. To też nie wygląda tak, że wszystkie szkolenia, które są powiedzmy w bazie usług, mają możliwość dofinansowania.

Jacek: Okej, to mnie zaciekawiłaś, czyli co mamy bazę usług rozwojowych i mimo wszystko nie wolno, tak?

Anna: To znaczy, to jest tak, że ja już się z tym też spotkałam, bo przez te kilka lat to też mam dosyć dużo takich ciekawych tematów, które rzeczywiście były. Spotkałam się też z taką sytuacją i rzeczywiście ona miała miejsce, klient mnie poprosił, oczywiście o to, żebym wpisała, on sobie wybrał w bazie szkolenia, a to były szkolenia dla higienistki.

Ja oczywiście tej firmy nie znałam, więc nie byłam w stanie też potwierdzić, zarekomendować, czy jakby co to jest ze szkolenia, czy ona jest fajna, czy nie fajna, co to jest za firma i tak dalej. Więc jakby no, ja nie potrafiłam nic powiedzieć, ale klient sobie zażyczył te szkolenia.

Wypowiedziałam się na ten temat i oczywiście napisałam o te dokumenty, ale to nie było jedyne szkolenia jakby w tym wniosku. Było też szkoleń kilka. No i tam była taka sytuacja, że klient dla mnie dzwoni za dwa miesiące i mówi pani Aniu, ale to szkolenia znikło z bazy. No i ja tak patrzę na klienta, czy patrzę, w sensie, że patrzę, że tak mam oczami przez telefon i mówię do niego tak, najprawdopodobniej firma szkoleniowa po prostu nie uzbierała uczestników i to szkolenie się nie odbyło.

No i teraz pytanie, czy taki klient nie będzie troszeczkę sfrustrowany? No, będzie troszeczkę sfrustrowany. I to jest jedna z takich sytuacji. Druga sytuacja też miała miejsce z inną firmą szkoleniową. I była też dosyć niekomfortowa, bo klient bardzo się uparł na szkolenia tej firmy. Ja oczywiście firmę znałam, więc tam oni też zaczynali, jeżeli chodzi o wdrożenie tych usług do bazy. Ale w ostatnim momencie okazało się, że ich karta nie spełniała w ogóle wytycznych.

Więc oni z automatu to szkolenie odrzucili i po prostu klient na to nie otrzymał dofinansowania. Dlatego ja bardzo mocno jakby staram się, jeżeli rekomenduję jakieś szkolenie, to staram się to szkolenie mieć zweryfikowane pod tym kątem.

Dlatego, że niepotrzebne mi jakieś powiedzmy takie reklamacje, że tak powiem w cudzysłowiu, bo to też nikomu też to nie jest potrzebne. Dlatego jeżeli robię taką diagnozę, to z pewnością rekomenduję szkolenia, które są sprawdzone i zweryfikowane.

Jacek: Czyli wolisz ten tryb współpracy takich, nazwijmy to tak jak to nazwałaś, takich projekt manager tego projektu szkoleniowego niż tylko osoba pomagająca w pisaniu wniosku?

Anna: Tak, tak, zdecydowanie.

Jacek: Ok. Dobra, Ania, no, wiadomo, każdy ma czas ograniczony, umawialiśmy się na niecałą godzinę, niecała godzina mija, ale powiedz mi teraz tak, pewnie ci, co nas oglądają, będą chcieli znać jakiś kontakt do ciebie, w jaki sposób się można z Tobą skontaktować, w celu żeby właśnie ewentualnie takie sprawdzić możliwości dofinansowania do takich szkoleń u nas w placówce?

Anna: Tak. Myślę, że najlepsza opcja to jest chyba taki kontakt mailowy albo telefoniczny po prostu. Na mojej stronie annasocko.pl są tam wszystkie informacje kontaktowe do mnie. Bardzo dużo osób też kontaktuje się ze mną drogą przez Facebooka, więc to też jest taka formuła do wyboru.

Jacek: Ok. My na pewno do wszystkich uczestników napiszemy ten adres strony internetowej i adresu mailowego. Jeżeli ktoś był na tym spotkaniu dzisiaj lub zapisał się na nagranie, to dostanie taką informację. Bardzo Ci Aniu dziękuję.

Anna: Chciałam jeszcze tutaj dodać, że wiem, że część osób tutaj jest obecna, więc jeżeli będą miały ochotę porozmawiać na temat takiej diagnozy, co mogą utrzymać, na co mogą otrzymać dofinansowanie, jakie są problemy w placówce, to oczywiście zapraszam na taką bezpłatną konsultację indywidualną.

Wtedy będziemy mogli porozmawiać na temat już szczegółowo Waszych miejsc działania i zobaczyć, co możemy z tym zrobić.

Jacek: Tak, no bo to jest też istotne, żeby wiedzieć, że my dzisiaj rozmawialiśmy tylko na stricte na temat dofinansowania, do szkoleń, bo jak zauważyliście, było bardzo dużo na ten temat, ale wiem, że Pani Ania zajmuje się też innymi dofinansowaniami, więc jeżeli są też jakieś inne pomysły, to również można się kontaktować.

To co? Dziękujemy bardzo. I do usłyszenia.

Jak przeprowadzić skuteczną rekrutację personelu medycznego?

W tym odcinku szczegółowo omówiliśmy takie kluczowe zagadnienia jak: jak napisać atrakcyjne ogłoszenie o pracę dla personelu medycznego, które kanały rekrutacyjne są najskuteczniejsze w branży medycznej oraz jakie kryteria należy uwzględnić przy selekcji kandydatów na stanowiska medyczne.

Przygotujcie się na solidną dawkę praktycznych wskazówek, które pomogą Wam w efektywnym zarządzaniu placówką medyczną i zbudowaniu solidnego zespołu!

Jak zacząć rekrutację personelu medycznego?

Jacek: Dziękujemy za dołączenie do naszego cyklu spotkań z ekspertami z branży okołomedycznej “Gość Proassist”. Dzisiaj jest z nami pani Aneta Bugańska. Jest ekspertem, HR-owcem z Agencji Rekrutacji, głównie skierowanym na tą część medyczną.

Ale może najwięcej to Aneta powiedziałabyś o sobie sama – tutaj nam przedstawiła się w kilku prostych zdaniach szybkich.

Aneta: Jasne. W pierwszej kolejności to dzień dobry, witajcie. Bardzo dziękuję za zaproszenie. Co do mnie, to trochę już powiedziałeś, ale faktycznie od 12 lat zajmuję się szeroko pojętym HR-em, od 12 lat prowadzę przeróżne projekty rekrutacyjne dla klientów z branży i medycznej, farmaceutycznej, automotivu, e-commerce, więc to moje doświadczenie jest dość spore.

Myślę, że każda firma stoi przed dużymi wyzwaniami rekrutacyjnymi. Dzisiaj się spotykamy i będziemy opowiadać na temat branży medycznej i liczę na to, że Was zaciekawią tematy, które tutaj będziemy przedstawiać.

Jacek: Słuchaj, ja mam kilka pytań do Ciebie już jakby sformułowanych. Oczywiście, jeżeli by w trakcie tego spotkania ktoś, kto jest z nami na clickmeetingu, od razu miał jakieś pytania, to pytajcie – ja w jakiś sposób w pewnym momencie przekażę tutaj pani Anecie pytania.

Aneta, ale wyobraźmy sobie taką sytuację hipotetyczną, ale ona pewnie często jest, bo od czegoś zawsze ktoś zaczyna. Czy mamy swoją placówkę medyczną, którą dopiero otwieramy. Czy nie wiem, przychodzimy jako menedżer do placówki i musimy zacząć jakąś rekrutację.

Mówię tutaj o różnej rekrutacji – i lekarzy, i specjalistów, nie wiem, fizjoterapeutów, ale też o tym personelu, typu rejestratorki, typu, nie wiem, jakaś właśnie osoba od marketingu, nie wiem, być może księgowy, jeżeli nie korzystamy z biura księgowego, itd. w placówce. To jakbyś tak miała nam powiedzieć, od czego w ogóle zacząć? Jak my to mamy sobie zorganizować jako tacy zarządcy tej placówki?

Aneta: Oczywiście, śmiało powiem od początku, ale to jest oczywiście – ja się śmieje z tego, że od początku – ale faktycznie tak jest, że bardzo często, jak ja się spotykam z firmami, które nam zlecają rekrutację, to jest taka rozmowa “no wie Pani, potrzebujemy na przykład rejestratorki”, na przykładzie rejestratorki, “no potrzebujemy rejestratorki, potrzebujemy osoby, która będzie odbierała telefony, wpisywała do grafiku pacjentów, rozumie Pani, to ma być taka osoba”. Po czym zadajemy bardzo dużą serię pytań. My musimy tutaj, akurat na przykładzie tej rejestratorki, musimy sobie uświadomić, kogo my tak na dobrą sprawę szukamy, jaka to jest persona, czy my szukamy kobiety, mężczyzny, w jakim wieku.

Oczywiście tutaj nie chcę, żeby ktoś zaraz powiedział, że dyskryminujemy kogokolwiek, ale są zawody, w których to od razu jest określone, kogo my szukamy, czy szukamy osoby z Polski, czy szukamy obcokrajowców.

Musimy też wiedzieć, jaka jest znajomość języka, jaka ta osoba, jakie musi mieć doświadczenie zawodowe, więc najszybciej trzeba by było na etapie, kiedy faktycznie już się pojawia ta potrzeba biznesowa, że już wiemy, że potrzebujemy zatrudnić jakąś osobę, żebyśmy wzięli kartkę i spisali, kogo my potrzebujemy, czyli jaka ta persona, czy jakiej osoby my szukamy, konkretnie z wytycznymi.

Z resztą to bardzo często też się pojawia na opisach stanowisk, czyli, czy my szukamy osoby z takim i takim doświadczeniem, to musimy określić, jakie musi mieć wykształcenie ta osoba, bo wiemy tym bardziej, że w branży medycznej potrzebujemy mieć konkretne grupy, które ukończyły studia, więc musimy zweryfikować, jak wygląda ten dyplom. Musimy określić też, czy my obsługujemy osoby tylko polskojęzyczne, czy na przykład obcokrajowców, więc też musi być określona znajomość języka, tak jak powiedziałam, doświadczenie zawodowe w latach, czy my szukamy osoby, która już ma duże doświadczenie, wchodzi ad hoc do zespołu, czy my na przykład jako przedsiębiorstwo możemy sobie pozwolić na to, żeby szkolić osobę do zespołu przez trzy miesiące. Tych czynników bym powiedziała, że jest bardzo dużo, oczywiście też na etapie szukania kandydatów warto się zastanowić, jak wygląda ścieżka rozwoju zawodowego tej osoby na tym stanowisku, bo być może, że takie pytanie padnie na tym dalszym etapie, związanym z rekrutacją.

Też musimy już na tym wstępnym etapie określić, jaki my w ogóle mamy budżet dla tej osoby, jakie mamy widełki finansowe. Teraz też przepisy prawa się zmieniły, musimy jasno określać i jawnie, jaki mamy przedział finansowy, wiadomo, że ten przedział może się różnić dla osoby, która ma bardzo duże doświadczenie i to mniejsze, które też akceptujemy, więc bym powiedziała, że tych czynników do wystartowania rekrutacji jest sporo. My musimy też jasno określić, jakie są zadania tej osoby.

Dlatego też powiedziałam, bo na samym początku, że czasami jest tak, że te firmy, czy właściciele, czy menedżerowie, nie do końca mają w ogóle sprecyzowane stanowisko, czy mają sprecyzowane potrzeby, kogo my szukamy. Czy my szukamy osoby na samodzielne stanowisko, czy my na przykład szukamy jedną z pięciu osób, która będzie na zmianie i to stanowisko może być stanowiskiem rotującym, czy to jest osoba kluczowa dla nas, dla biznesu, typu na przykład lekarz, który jest niezbędny w gabinetach.

To wszystko już musi być rozpisane bardzo wnikliwie na etapie potrzeby. Oczywiście, najgorszą sytuacją podbrankową dla pracodawców jest sytuacja, kiedy z dnia na dzień rozchoruje się pracownik, który jest kluczowy dla biznesu, gdzie dochodzi do wypadków na przykład. Ktoś nie przychodzi do pracy i ta rekrutacja musi być wykonana bardzo szybko, ale też na przykład możemy sobie ustalić, że ktoś złożył z pracowników wypowiedzenie i na przykład wiemy, że mamy dwa miesiące, miesiąc, trzy miesiące na znalezienie nowej osoby.

Wtedy ten proces też trwa zdecydowanie dłużej, on jest spokojny, więc tych czynników wystartowania bym powiedziała, od czego zacząć rekrutację, no właśnie od tych wszystkich etapów, ale lepiej nam – jako osobom zarządzającym – pomyśleć o tym, kogo my szukamy do zespołu wcześniej, zanim następnie rezygnacja pracownika. Albo też jeżeli na przykład firma rozwija się dość prężnie, lepiej mieć z tyłu głowy już wcześniej zaplanowane to, że my kogoś będziemy dorekrutowywać do zespołu i zrobić tą rekrutację bardzo spokojnie, merytorycznie, niż my jako pracodawca mamy być pod bramką w takiej sytuacji, że bierzemy kogokolwiek dostępnego z rynku, pomimo tego wiedząc, że na przykład ta osoba nie do końca się sprawdzi, albo to nie jest ta persona, której my oczekujemy.

Jak wybrać dobrą rejestratorkę medyczną spośród setek CV?

Jacek: Wiesz, w przypadku placówek czy gabinetów to często też jest tak, że możemy – ja powiem też z perspektywy – no my robimy bardzo często rekrutacje na rejestratorki i często to wygląda tak, że to jest, no często rekrutacja, nie wiem jak by ją nazwać….

Aneta: Permanentna.

Jacek: Tak, permanentna, ale przede wszystkim negatywna. To znaczy my mamy coraz więcej placówek, w związku z tym potrzebujemy coraz więcej rejestratorek, ale jak my dajemy ogłoszenie o pracę, to dostajemy przykładowo 600 CV, czy 700.

I teraz z naszej perspektywy, czy w zasadzie najbardziej Justyny, to jest to, co Ty powiedziałaś na samym początku. Pierwsze to ustalić kogo my szukamy, bardzo precyzyjnie napisać to w ogłoszeniu, ale nie oszukujmy się – masę ludzi, którzy nie spełniają tych rzeczy, które są opisane w ogłoszeniu i tak złoży to CV.

I teraz to, co Ty powiedziałaś na samym końcu, że żeby kogoś nie brać na szybko, to ja sobie tak wyobrażam, bo wiem, jak menedżerowie placówek działają, albo jak właściciele podmiotów, którzy są też lekarzami. Oni mają po prostu tyle na głowie i gdzieś tam przy okazji rekrutacje i to wiesz, ja nawet sobie wyobrażam, że to nawet nie tyle, że nie ma kogo wybrać, tylko na przykład, jeżeli chodzi o tą rejestratorkę, to nie ma czasu przyglądnąć się wszystkim, porozmawiać ze wszystkim.

I teraz też jest to istotne, żeby to tak zaprocesować gdzieś już na etapie, na samym początku, żeby rozmawiać tylko z tymi, którzy są najlepsi już na wstępie jakoś wybrać. Nazwijmy to przed rozmową.

Aneta: Oczywiście, że tak. Wszystko też zależy od kanałów dystrybucji oferty pracy, bo tak jak wspomniałeś, na jedno stanowisko może być 600, może być 6000 aplikacji. Proszę uwierzyć, że ja ostatnio procesując rekrutację asystentki zarządu w Krakowie, miałam 6000 aplikacji, z czego taką solidną, która była bardzo spójna z profilem firmy, wybraliśmy tylko trzy osoby.

Ale faktycznie przeprocesowanie, sprawdzenie tych aplikacji zajmuje bardzo dużo czasu. I teraz, jeżeli ja bym była, bo wiadomo jestem – to może też nie wybrzmiało na samym początku – ja jestem prezeską agencji pracy, która ma swój zespół rekrutacyjny, więc i też sama rekrutuję do zespołu.

Mając świadomość i mając bardzo duży portfel klientów biznesowych, mam świadomość tego, że czas to jest pieniądz. I teraz, jeżeli jest lekarz, który ma poświęcić 10 godzin swojego czasu, nie obsłuży pacjentów, a musi usiąść, przeglądnąć sto, tysiąc aplikacji, to jest strata czasu dla niego.

I te procesy czasami zajmują bardzo długo. Wiem też, że te procesy są czasami źle przygotowane i źle zrobione, co wynika z tego, że ludzie nie mają czasu. Mówię o tych osobach zarządzających. I teraz, żeby taki proces dobrze przygotować, to na pewno potrzeba bardzo dużo czasu, żeby przeanalizować, żeby usiąść, mieć czas, żeby przejrzeć te aplikacje, spotkać się. Na przykład zrobić pierwszy wywiad telefoniczny i mogą to zrobić osoby zdecydowanie z niższym stażem, wyłuskać tylko z tej grupy kandydatów, którzy będą odpowiednio doświadczeni, ale też kulturą będą się wpisywali w oczekiwania danych organizacji.

Następny etap, to są spotkania na żywo i dopiero wybór tej osoby, która będzie nam odpowiadała. Oczywiście to jest piękny taki proces. Mam świadomość tego, że życie jest zupełnie inne, bo są wypowiedzenia.

Nawet nasz kluczowy kandydat też może być na wypowiedzeniu, więc te procesy mogą nam się wydłużyć. Ale wszystko jest do zrobienia. Od razu też powiem, mam świadomość, że jeżeli to są małe gabinety, firmy, które nie zatrudniają powyżej na przykład 20 czy 50 osób i nie prowadzą takich bardzo rozbudowanych procesów rekrutacyjnych, nie mają też swoich systemów ATSowych.

My jako agencja takie systemy mamy, więc my określamy czy zaszywamy słowa kluczowe, otagowujemy te oferty, więc my przez nasz system dostajemy tylko wybiórczych kandydatów, którzy spełnili pewne krytyczne dla nas takie doświadczenia i dopiero my zaczynamy tę rekrutację od tych wyłuskanych osób.

Problemem jeszcze rynkowym na pewno jest to, co Ty wspomniałeś, a mianowicie fakt taki, że kandydaci nie czytają ofert. Jeżeli widzą, że, powiedzmy, są jakieś doświadczenie wymagane, są pewne wymagane kompetencje, 80% kandydatów – i to mogę powiedzieć globalnie na rynku – aplikuję gdzie się da.

Później ludzie są zdziwieni, “a wysłałam 20 ofert, wysyłam 20 CV, a nikt do mnie nie zadzwonił”. Właśnie nie zadzwonił, bo Twoje doświadczenie nie jest spójne z oczekiwaniami. Firma wie dokładnie, kogo chce zatrudnić i będzie zapraszała rozmowy tylko takich kandydatów, którzy są spójni z oczekiwaniami tej oferty.

Gdzie szukać lekarzy do pracy w prywatnych placówkach medycznych?

Jacek: Mhm, okej. Ale wspomniałeś tak, bo napisałem sobie pierwszy punkt, to już wcześniej mówiłaś, ustalenie kogo konkretnie szukamy. Żeby dobrze sprecyzować to, kogo szukamy, żebyśmy potem nie musieli odfiltrowywać w dalszym etapie, a potem ustalenie tego kanału poszukiwania, jak nie wiem, czy to dobrze nazywam kanał, ale źródło uzyskiwania tych kandydatów. No bo w ogóle w branży medycznej to też szczególnie w takich mniejszych placówkach, kilkunastoosobowych, gdzie jest kilkunastu lekarzy, to bardzo często ten kanał poszukiwania, na przykład lekarzy czy fizjoterapeutów do współpracy, no to odbywa się gdzieś tam w szpitalu, gdzie się przyjmuje, tak – ja jestem ordynatorem, to mówię “to przyjdź tu do mnie, do centrum medycznego” i tak przychodzi lekarz.

Generalnie dużo już placówek działa na takim nazwijmy to wolnym rynku i poszukuje z wolnego rynku lekarzy do placówki?

Aneta: Czy samych w sobie lekarzy – na pewno nie jest to stanowisko, które jest stanowiskiem takim bardzo standardowym, które wpływa na rynek, żeby na przykład obsługiwały agencje taką rekrutację. Zgodzę się, bardzo często, ale to nie tylko w branży medycznej, ale w innych branżach – najlepszą rekomendacją jest poczta pantoflowa. To co ty wspomniałeś. Ja komuś powiem “słuchaj, otwieram gabinet, może znajdziesz 5 -10 godzin czasu do tego, żeby przyjąć pacjentów, miło by było, jeżeli byś dołączył do mojego zespołu.”

Tak działa rynek. Zupełnie inaczej działają rekrutacje lekarzy. Zupełnie inna forma dotarcia jest na przykład właśnie do rejestratorek. Inną formą dotarcia tych kanałów dotarcia to jest szukanie kadrowej, księgowej, osoby do marketingu, personel sprzątający.

Więc kanały dotarcia to są zupełnie inne. I typy rekrutacji, czy podejścia do rekrutacji powinny być inne, ale jeżeli bym miała ubrać to w słowa globalnie, gdzie powinniśmy się ogłaszać, żeby znaleźć odpowiedniego kandydata, to na pewno prosta i banalna rzecz, o której myślę, że dużo właścicieli zapomina nawet przysłowiowe wydrukowanie kartki i powieszenie jej w miejscu, gdzie jest sekretariat, gdzie są panie rejestratorki, “Dołącz do naszego zespołu. Szukamy kogoś takiego, jak Ty.” Samo w sobie stanowisko, więcej informacji otrzymasz tu i tu, zaaplikuj i stanowisko, czy jest podany sam w sobie adres mailowy, to jest najprostsza z możliwych rzeczy.

Mogę powiedzieć, że często korzystam też mając dzieci z placówek medycznych i widzę, że ten kanał dotarcia jest bardzo mocno zaniedbany. I teraz, jeżeli placówka jest w stanie określić przemiał pacjentów, czy tą statystyczną ilość pacjentów dziennie, każdy z nas ma różnych znajomych.

I tą pocztą pantoflową zawsze możemy być gdzieś tam w rozmowie przy kawie, w cudzysłowiu, jeden, drugiemu powie, słuchaj, szukam pracy, takie i takie stanowisko, zawsze może to wykonać, a słuchaj, w tej placówce medycznej, kogo szukają właśnie do obsługi, może tam pójdziesz złożyć CV, więc czasami nawet o takiej bardzo prostej rzeczy, najzwyczajniej w świecie zapominamy.

To, co jest teraz najbardziej popularne, to oczywiście to są social media, publikacje ofert na fanpage 'ach firmowych, na stronie internetowej w zakładce Kariera. To są też, to bym powiedziała, że to jest taki drugi etap.

Trzeci etap to jest oczywiście publikacja ofert płatnych. Typu pracuj.pl, olx, jeżeli firma ma swoje konto na LinkedIn, tam też pozyskuje kandydatów, ale to bym powiedziała, że te modele tyczą się bardziej całego personelu poza lekarzami, ponieważ rzadko się zdarza, żeby lekarz sam z siebie zaaplikował na pracuj.pl na ofertę.

Z resztą samych w sobie ofert, że ktoś szuka lekarza czy jakiś szpital, czy placówka medyczna, takich ofert jest niewiele. Dlatego o tym też chcę wspomnieć, bo lekarze są bardzo specyficzną grupą i bardziej tutaj rolą wszelkich rekruterów jest headhantowanie tych ludzi.

Czyli na przykład najprostszą następną rzeczą, to są takie protipy, którymi się dzielę, że tak powiem za free dzisiaj z Wami, ale najprostsza możliwych rzeczy, sortujemy sobie lekarzy po konkretnych specjalizacjach, na przykład na Znany Lekarz albo innych opiniotwórczych portalach. Często tam jest podany numer telefonu albo do lekarza. Albo na sekretariat i od kreatywności danego rekrutera, tylko mocno zależy, jak się mocno postara, żeby zdobyć prywatny numer telefonu lekarza.

Już w hardkorowych sytuacjach przypuszczam i wiem, że takie rzeczy się dzieją – często jest też tak, że headhunterzy inwestują 200 zł, powiedzmy, w cudzysłowie 200 zł, płacąc za wizytę lekarską i w trakcie tej wizyty lekarskiej, przychodzą z ofertą pracy do tego lekarza.

Takie rzeczy na rynku się dzieją, one może i nie są popularne. Nikt nie headhuntuje, powiedzmy, w jakiejś potężnej sieci medycznej rejestratorki w taki sposób, lekarza już tak.

Jacek: Okej. No ciekawy sposób, pozyskiwania tych partnerów do współpracy. Natomiast tak, jeszcze mówiąc, nie wiem, czy to tak w Twoim jakby, w Twoich kompetencjach, natomiast ja widzę, że jest jakieś takie w placówkach medycznych uparte dążenie do tego, żeby tych lekarzy mieć jak najwięcej w tej placówce.

Przyjmują raz w miesiącu, dwie godziny, w jakimś tam kontrakcie się rozliczają. Teraz pytanie, no bo tak, utożsamianie się z placówką wtedy takiego lekarza, no wyobrażam sobie, że jest małe. Nie wiem, co jest w tej perspektywie, czy to w ogóle ma jakiś sens już poza tą częścią biznesową, no bo to wiadomo, menedżer musi sobie tam, czy lekarz szef poobliczać, czy to mu się opłaca, czy nie, ale z perspektywy takiej właśnie rekruterskiej, wizerunkowej, czy to w ogóle ma sens?

Aneta: Czy to ma sens, to pytanie myślę, że warto by było wtedy zadać właścicielowi, czy jaką stawkę trzeba by było zaproponować faktycznie lekarzowi, żeby on zechciał do nas przyjść i popracować te dwie godziny.

To, co Ty wspomniałeś, że jeżeli mamy bardzo dużą grupę lekarzy, którzy się nie utożsamiają w żaden sposób z naszą wartością biznesową, z naszą placówką, to niestety, ale pacjenci też to będą czuć, że mamy określony limit czasowy, 15 czy 20 minut na pacjenta.

I ten przemiał pacjentów będzie taki randomowy, bym określiła, nie bardzo taki wnikliwy, przez co też ten personel nie będzie podchodził dobrze do tej placówki. Ja jestem zwolenniczką i tu bym powiedziała, że ogólnie też w biznesie można widzieć tak globalnie, że jeżeli mamy oddany, zgrany zespół, to on bardzo pozytywnie wpływa na ten nasz biznes.

I wystarczy sobie popatrzeć, tak czysto logicznie, na ten problem. Jeżeli przychodzi, powiedzmy, lekarz, którego gabinet to jest piąty w trakcie tego samego dnia, to on podchodzi do tych pacjentów bardzo szybko, tak jak powiedziałam, randomowo i nie ma czasu na tą wnikliwą analizę.

On też się nie jednoczy z naszym zespołem. On nie rozmawia w ogóle z rejestratorkami, nie rozmawia może i nawet z zarządem takiej firmy, ale on tu przechodzi od godziny takiej do godziny takiej. I jeżeli ktoś uznaje, że biznesowo jemu się to kalkuluje, to myślę sobie, czemu nie.

Ale jeżeli firma chce mieć bardzo zgrany zespół, chce na przykład mieć lekarzy, którzy pracują konkretną większą ilość godzin, niestety, ale nad tym trzeba popracować. Myślę, że jest kilka argumentów, które mogą przekonać takich lekarzy – poza stawką – do tego, żeby im się to opłacało.

Wiadomo, że lekarze mają kilka podmiotów i jest im bardzo ciężko uzyskać kilka godzin. Teraz mi się przypomniało, że raz mieliśmy taką sytuację, że do prywatnej kliniki w Londynie szukaliśmy polskich chirurgów.

I faktycznie było to bardzo duże wyzwanie. Może nie było nawet wyzwaniem to, że my dostaliśmy prywatne telefony do konkretnych bardzo znanych chirurgów, tylko dostosowanie tego grafiku czasu pracy. Plus do tego transport tej osoby, logistyka przelotów, konkretnych osób, o stawkach to już nawet nikt nie dyskutował, bo te stawki były wiadomo rynkowe i dużo lepsze niż w Polsce. Ale faktycznie bardzo dużym, największym, wyzwaniem było dopasowanie grafików lekarzy polskich do działalności placówki.

Placówka musiała później zgrać potrzeby swoich pacjentów. To jest największe wyzwanie. I teraz jeżeli placówka ma na tyle dobrze zorganizowany management, który dba o jakość tych lekarzy, to prędzej czy później oni sami zobaczą, że atmosfera jest w porządku, że wszystko na co się umawialiśmy na etapie rekrutacji faktycznie tak jest w życiu realnym.

Jacek: Wolą w tej placówce przyjmować wtedy niż skakać.

Aneta: Tak Wtedy mogą, bo wiadomo, że jeżeli ustaliliśmy sobie, że mamy 15 czy 20 minut na pacjenta, to nikt nie będzie upychał tych pacjentów później, skracając czas obsługi w maksymalną ilość czasu. To jest na przykład zwykły przykład, ale być może, że dla tego lekarza to jest bardzo duży dyskomfort i on nie chce pracować w takich warunkach.

Więc tutaj tych czynników jest dużo. Tak jak powiedziałam, dużo zależy od podejścia właścicieli i tego komu się spina to biznesowo, bo jak lekarz ma przyjechać na dwie godziny, z czego godzinę będzie stał w korku, drugą godzinę znowu stoi w korku, to już mu to zabiera 4 godziny czasu pracy.

To być może, że można było w inny sposób zorganizować grafiki, ale mam tego świadomość, że jest to czasami ciężkie wyzwanie logistyczne.

Dlaczego lekarze często pracują w kilku miejscach jednocześnie?

Jacek: A jak miałbym Cię zapytać, Ty wiesz, dlaczego lekarze lubią tak bardzo dywersyfikować te swoje miejsca pracy? Pracują w 4-5 miejscach pracy?

Aneta: Czemu lubią, bym powiedziała, że to jest kwestia prozaiczna. Jeżeli sytuacja finansowa w polskich placówkach państwowych się nie zmieni na lepsze pod względem finansowym, to myślę sobie, że lekarze nie będą wtedy musieli łapać 5 -10 placówek dodatkowych, żeby można było godnie żyć.

Jacek: Niby tak, ale z drugiej strony jest naprawdę mała grupa lekarzy, która pracuje jeżeli nie ma swojego gabinetu, która pracuje w szpitalu i w jednej placówce. Zazwyczaj to jest szpital i jeszcze ze trzy placówki. Tu w poniedziałek, a tu we wtorek, a tu w piątek.

Aneta: Oczywiście, że jest tak. Też trzeba mieć świadomość tego, że nie każdego lekarza stać na otwarcie swojego gabinetu, bo z tym się wiąże bardzo duże biznesowe po prostu przedsięwzięcie i też właśnie ten zasób finansowy i cała logistyka z tym związana.

Ja bym powiedziała, że jeżeli ktoś dysponuje czasem i ma taką możliwość przyjmowania poszczególnych pacjentów i nie ma z tym problemu, że pracuje więcej niż etat, to dla mnie to jest okej, jeżeli dlatego dla właściciela placówki i dla samego lekarza to jest sytuacja komfortowa dla wszystkich stron, to jest prosta sprawa.

Jacek: A wiesz, lekarze, oni są najbardziej przepracowaną grupą, bo tam…

Aneta: Tak, no wielokrotnie nawet słyszeliśmy, jak to lekarze potrafią umierać po trzech ciągłych dyżurach, po trzech dobach pracy. Takie sytuacje w mediach gdzieś tam są nagłaśniane, ale zresztą jeszcze z takich ciekawostek to też dopowiem, że proszę zwrócić uwagę, że sytuacja tej dywersyfikacji rynku pracy, ona jest bardzo widoczna na rynku medycznym w przypadku lekarzy, fizjoterapeutów. Nawet kosmetyczki mają takie powiedzmy kilka miejsc, kilka gabinetów, w których przyjmują, ale nawet rynek pracy pod względem zapisów w kodeksie się zmienił, że teraz obojętnie jaki pracownik może świadczyć, jeżeli ma to na to czas i ochotę, świadczyć kilka zleceń jednocześnie.

Wcześniej tak nie było, zwłaszcza jeżeli pracodawca obciążał pracownika jakąś umową lojalnościową, gdzie w obszarze na przykład tak jak to mogę powiedzieć wprost na przykładzie – mamy w zespole osoby, które rekrutują.Faktycznie wcześniej było tak, że dbaliśmy o to, żeby te osoby nie rekrutowały, nie były konkurencyjne na rynku pracy, nie podkupowały, poniekąd też klientów, tylko wykonywały dla nas zlecenie. Teraz przepisy prawa się zmieniły, więc każdy może to swoje ryzyko dywersyfikować.

Prosta nawet przyczyna. Dzisiaj ktoś traci płynność finansową, mówię o właścicielu takiego przedsiębiorstwa i nie jest w stanie zapłacić wynagrodzenia nawet lekarzowi. A niech będzie taka sytuacja w skali miesiąca z dwóch, trzech gabinetów.

Wiadomo, że to są skrajne takie przypadki, ale faktycznie, jeśli się mnie pytasz z czego może to wynikać, to ja bym powiedziała, że to jest najbardziej prozaiczna kwestia zarobków i finansów.

Jacek: Okej, dobra, więc tak, mamy pierwsze – ustalić kogo szukamy. Potem te kanały, wiemy już, że ten kanał płatny w przypadku lekarzy to jest ostateczna ostateczność. Tam w ogóle nie ma chyba niszowych portali pracy takich jak dla programistów. Te wszystkie, które były, to są tak bardzo niszowe, że tam w ogóle nie ma lekarzy, nie?

Aneta: Nie, nie spotkałam się jeszcze z portalem, który był portalem bardzo niszowym, w którym by się pojawiły same w sobie oferty pracy. Ja też patrzę, że ktoś napisał na czacie, że nielegalne i karalne jest szukanie pracownika o określonej płci, jednak bardzo często w branży medycznej szuka się rejestratorki.

Oczywiście, że ja tutaj powiem, że ja użyłam pewnego skrótu myślowego. Ja mam świadomość wszelkich przepisów prawa pracy, a zwłaszcza wszelkich dyskryminacji. Zresztą to powiedziałam też na samym początku, żeby zaraz nikt nie zarzucił jakąkolwiek dyskryminację.

Niejednokrotnie ja się spotykam, a zwłaszcza w branży HR -owej, czy z dyrektorami HR -u, poszczególnych firm branży itd., gdzie w tych skrótach myślowych. Oczywiście, że nikt nie napisze w ogłoszeniu oficjalnie “słuchajcie, szukamy tylko pani w wieku takim i takim, która ma takie doświadczenie zawodowe”. Tego się nie pisze, ale my podprogowo w rozmowach z klientem wiemy, jaka jest grupa docelowa.

I niestety, czy ktoś może się zgodzić z tym, czy się nie zgodzić. Są stanowiska, gdzie na przykład i to nie jest żadna dyskryminacja. Obsługuję teraz fabrykę, w których w procesie na magazynie określaliśmy wzrost kandydatów, który nie wynikał z żadnej sobie dyskryminacji, tylko wynikał z obsługi konkretnej maszyny.

Przyciski były wysoko i osoby, które, a zwłaszcza w przypadku różnych nacji obcokrajowców, ci, którzy są niscy, nie są w stanie w ogóle funkcjonować przez 8 godzin na zakładzie. Więc tutaj od razu chcę też powiedzieć, że owszem to był mój skrót myślowy do tego, że czasami nam łatwiej jest określić kogo my szukamy, jakich person szukamy, w jakich zakresach.

Nie chciałabym kogokolwiek tutaj urazić i nie było moją intencją to, żeby kogokolwiek dyskryminować, skrót myślowy. Oczywiście, że takie rzeczy się czasami dzieją, że podprogowo szukamy rejestratorek, szukamy bardziej w personelu, na przykład sprzątających pań, chociaż nigdy wprost nie zabrzmi w ofercie pracy, że szukamy pań, to podprogowo w rozmowach z właścicielami, jeżeli bym mogła to powiedzieć, 99% mi określa płeć, którą szukamy.

Jak poprowadzić rozmowę rekrutacyjną z kandydatem na pracownika do placówki medycznej?

Jacek: Mhm, rozumiem. Pytanie o rozmowę rekrutacyjną, bo w pewnym momencie dochodzi do tego, że rozmawiamy, czy to z tym lekarzem, czy z fizjoterapeutą, czy z rejestratorką, czy z jakąś osobą, która ma być menedżerem, czy, nie wiem, marketingowcem u nas. No i jak my mamy przeprowadzić tą rozmowę?

Aneta: Oczywiście, że jeżeli już jesteśmy na etapie, że już przesortowaliśmy aplikacje kandydatów, to musimy, my jako osoby odpowiadającą za tę rekrutację, czy menedżerowie, czy właściciele, musimy się do niej przygotować.

Musimy najlepiej znowu, bierzemy fizycznie kartkę i spisujemy pytania, o co my byśmy chcieli zapytać tego kandydata. Standardowymi pytaniami jest, proszę mi opowiedzieć coś o swoim doświadczeniu zawodowym, jak wyglądał pani i pana dzień pracy, czym się pani zajmowała, jaka była na przykład biznesowa odpowiedzialność.

W przypadku lekarzy, ilu było pacjentów, rozmawiamy często na temat tych konkretnych specjalizacji. Oczywiście to są bardzo ogólne pytania standardowe, od których zaczyna się rekrutacja, kończąc na tematach dotyczących kwestii związanych, powiedzmy, że, jak to się nazywa, rzeczy związanych z grafikami, z dyspozycyjnością, wynagrodzeniami, oczekiwaniami.

Też musimy się przygotować, że mogą być pytania ze strony rekrutera w kierunku firmy, czyli jak długo działamy na rynku, jaki mamy zespół, jak wygląda ścieżka kariery zawodowej, czy na tym stanowisku możemy liczyć na jakiś awans.

I znowu wracając, nie wszystkie pytania będą obejmowały znowu tu samo stanowisko. Wracamy do etapu ustalania konkretnej osoby, kogo my szukamy. Bo jeżeli mamy na przykład, szukamy przeróżnych lekarzy z różnych dziedzin, to wiadomo, że to będzie struktura płaska. Lekarz się nie rozwinie wyżej, jeżeli my go zatrudnimy na pięć godzin czasu pracy. Więc oczywiście, że jakby ta struktura, też tej ścieżki kariery zawodowej, ona musi być też jasno określona, bo takie pytania ze strony kandydatów również mogą paść. Ale faktycznie warto, żebyśmy my jako osoby prowadzące tę rozmowę też się do niej przygotowały. Żeby to nie było na zasadzie takiej, że my widzimy pierwszy raz w życiu CV trzy minuty przed rozmową. Nie mamy przygotowanych pytań, nie jesteśmy w stanie zrobić takiego dogłębnego wywiadu z tym kandydatem.

Nie możemy określić jego kompetencji, nie możemy też tego kandydata poznać. Teraz bardzo często się zdarza, że rozmowy rekrutacyjne trwają dwa, trzy etapy. Po to, żeby przeróżne osoby na samym początku zrozumiały, czy określiły, czy to jest dobry kandydat.

A najgorszą, tak jak powiedziałam na początku, rzeczą jest szukanie osoby z nożem na gardle. Czyli my bierzemy kogokolwiek kto popadnie z rynku, kto jest dostępny, to my go bierzemy. A najwyżej, później się będziemy męczyć i zobaczymy, czy ta osoba będzie nam pasowała do kultury i organizacji.

Jacek: No właśnie to chciałem się dowiedzieć. Czy są jakieś takie tipy, nazwijmy to, żeby wiedzieć, że zatrudni się osobę, no bo tak, jeżeli chodzi o kompetencje, to mi się zdaje, no to jest jakieś logiczne, jak można je sprawdzić, tak. To znaczy w zależności od stanowiska, możemy to doświadczenie i kompetencje w jakimś stopniu sprawdzić, to już bardziej do konkretnych osób, w jaki sposób to sprawdzić. To już mniej takich rzeczy rekruterskich, bardziej takich, takich już stricte, nie wiem, jakby to nazwać, specjalistycznych.

Natomiast jeżeli w ogóle chodzi o dobranie tej osoby do nas, do zespołu, nie wiem, dobieramy sobie tą rejestratorkę, do naszego małego zespołu, gdzie są te dwie inne rejestratorki. No jak tu zrobić, żeby one się dogadywały, żeby się zamieniały między sobą, nie wiem, godzinami pracy i tak dalej, żebyśmy po prostu my, jako właściciele, mieli spokój. Jak mamy dobrać tą osobę do tego zespołu?

Aneta: Jak mamy dobrać tą osobę? Myślę, że kluczem jest bardzo często szczera rozmowa z kandydatem. Szczera rozmowa w takim kontekście, nie kolorujmy, naprawdę nie kolorujmy trawy na zielono. Kandydaci oczekują też od nas szczerej sytuacji.

Ani nie mamy ich przestraszyć, ani nie mamy im cukrować, że u nas jest najlepiej na świecie. I Ty przyjdź po prostu jako najlepszy kandydat do nas, bo to jest najlepsza placówka w mieście.

Nie o to mi chodzi. Bardziej jeżeli tak jak tutaj wspomniałeś, masz w zespole dwie rejestratorki, szukasz trzeciej. To trzeba jasno określić na etapie rekrutacji – drogi kandydacie, zespoł wygląda w taki sposób.

Naszą kwestią po co my tą osobę szukamy – też trzeba wytłumaczyć, że zależy nam na osobie, która będzie bardzo elastycznie podchodziła do reszty zespołu. Trzeba określić też jaki mamy zespół. Jasno też trzeba powiedzieć, jakie są oczekiwania, że na przykład jesteśmy właśnie tym zgranym zespołem.

Nasze oczekiwania są takie, że mamy dwie osoby, że czasami ze względów prywatnych wyskakują zmiany w grafiku. Jak się na to na przykład zapatrujesz. Idąc dalej, czasami są też takie sytuacje, no prozaiczna kwestia w przypadku rejestratorki.

Mamy trudnego pacjenta, który krzyczy, wrzeszczy, robi awanturę i wystarczy też na etapie rekrutacyjnym sprawdzić ją behawioralnie. Jak się pani zachowa w tej sytuacji? Co Pani by zrobiła? Jest szereg pytań, bardzo bym powiedziała rzadko kiedy kandydaci odpowiadają taką metodą PAR – problem action result. W postaci tego, co się wydarzyło, jaki miało skutek, co Pani zrobiła i w jaki sposób na przykład Pani rozwiązała dany problem.

To często nam też pokazuje, czy ktoś myśli logicznie. I mogłoby się wydawać właśnie, że te przysłowiowe rejestratorki to właśnie jest pierwsza linia frontu, od nich bardzo dużo zależy. Od nich zależy też, w jaki sposób będą się czuli pacjenci, czy oni będą polecali placówkę i ta obsługa właśnie musi być na dobrym poziomie. I żebyśmy zbadali, czy osoba, którą my przejmujemy wpisuje się w te kompetencje, to właśnie trzeba z nią szczerze o tym porozmawiać. Czy właśnie jest otwarta na taką elastyczność.

Czasami będzie sytuacja taka, że otwarcie kandydat powie – nie jestem otwarty na elastyczność. To też jest sygnał, bo ja oczekuję, że pracę będę wykonywać 8-16, od poniedziałku do piątku, to jest to, czego ja oczekuję. I teraz, jeżeli my mamy jasny sygnał ze strony kandydata, to my też już wiemy, że ta osoba nie będzie elastyczna. W momencie, kiedy faktycznie ktoś inny wypadnie z grafiku, nie możemy nawet tej osoby angażować z prośbami, bo ona jasno określiła swój cel na rozmowie rekrutacyjnej.

I myślę sobie, że też ważny taki protip, może najprostszy z możliwych. Albo nagrywanie rozmów przy pomocy sztucznej inteligencji. Teraz też w przypadku takich wywiadów online bardzo istotne, bo często w rozmowach nam i kandydatom dużo rzeczy umyka.

I teraz, jeżeli my poruszamy pewne kwestie, czy związane z wynagrodzeniami, czasami to są procenty od utargów, czy od wykonanej usługi, zawsze prosto możemy do tego wrócić.

Jacek: Aa, nagranie swojego spotkania, czy tam rozmowy rekrutacyjnej?

Aneta: Tak. Oczywiście, że mówimy tutaj pod względem prawnym, szerzej informujemy oczywiście kandydata, że coś takiego ma miejsce. Możemy mieć zawsze druk na to, że on się zgadza, podpisuje, żeby nie było żadnych zastrzeżeń pod względem RODO.

Ale to też nam będzie pokazywało. Niestety każdy z nas gdzieś tam ma poziom taki emocjonalny. Określamy, czy chcemy, czy nie chcemy. Nie ma tu żadnej dyskryminacji. Po prostu tak mózg ludzki jest zbudowany, że my widząc daną osobę, jesteśmy w stanie jej pewne cechy przypisać. Czy ktoś nam się fizycznie podoba, czy nie.

Poza tym, jak nawet ta osoba wejdzie tylko do samego gabinetu, my już w pewien sposób analizujemy. I teraz jakby – prosta też sprawa. Odłożenie tych emocji, przeczytanie sobie skryptu, na spokojnie przeanalizowanie rozmowy i przekazanie kandydatowi, że decyzja jest dopiero za 3 dni, da nam przestrzeń do tego, że i my, i on będziemy inaczej postrzegać ofertę pracy.

Nikt o tym w ten sposób nie myśli, ale faktycznie ja przez ten czas, w którym pracuję w rekrutacjach, wiem, że czasami nam się wydaje na pierwszy rzut oka, w cudzysłowiu to też tak mówię, że o Jezu, ale nam się trafił idealny kandydat.

Tylko, bo nam się super z kimś rozmawiało, czujemy chemię. Ale poza tą chemią odłóżmy na chwilę te emocje i zobaczmy, czy te pytania były dla nas, czy one były dla nas atrakcyjne pod względem merytoryki, a nie tego, czy my postrzegamy, czy to jest osoba fajna, nie fajna.

A często tym zapominamy.

Jacek: Okej, i nagranie tego spotkania ma na celu to, że możemy potem chłodniej do tego podejść. Tak, powiedz mi jeszcze tak, bo też się pojawiają takie sprawy coraz częściej związane z cudzoziemcami. Są i lekarze, teraz z Ukrainy, ale też na szczególnie na obsłudze klienta często pojawiają się cudzoziemcy.

Coś należy wiedzieć na ten temat, czy po prostu zatrudniamy umowa zlecenie, umowa o pracę i mamy wszystko z głowy, czy coś my musimy jako pracodawcy podziałać?

Aneta: Oczywiście, że my musimy podziałać, musimy wiedzieć, w ramach ciekawostek powiem, że nielegalne, złe zatrudnienie jednego cudzoziemca w Polsce to jest kara 30 tysięcy, więc zachęcam do tego, żeby przeanalizować merytorycznie, jakie mamy prawa, jakie mamy obowiązki jako pracodawca, który w Polsce zatrudnia cudzoziemców.

Mogę tutaj powiedzieć na kilku przykładach, jeżeli już przywołałeś faktycznie cudzoziemców, my też w agencji ich mamy bardzo dużo. Są różne formy zatrudnienia, co kraj to jest inna procedura. Mam świadomość, że jakby rekrutacja to nie jest cel biznesowy właściciela, a nie lekarzy, do tego, żeby jeszcze wiedzieć, jak cudzoziemców trzeba zatrudniać.

Większości to tym się zajmują HR’y albo osoby, które pracują w kadrach. Taką najprostszą rzeczą, jeżeli mamy osoby, które są osobami z Ukrainy, jest to status UKR, specjalnym kodem PESEL-u, wystarczy zwykłe zgłoszenie na pracuj.pl.

Każdy pracodawca powinien mieć sam zarejestrowany swój podmiot i wystarczy, że zrobimy takie powiadomienie do Urzędu Pracy, że konkretna osoba, na to mamy 14 dni od podpisania umowy z tą osobą, że ta osoba jest zgłoszona.

Ale mam świadomość, że ktoś, kto w ogóle dla niego to jest czarna magia, nie ma zielonego pojęcia o zatrudnieniu osób obcokrajowców, może mieć trudność, bo nie wie, jakich dokumentów wymagać. Zresztą czy przedstawione dokumenty przez kandydata, to faktycznie to są te dokumenty, które dają mi podstawę prawną do skorzystania z tej ustawy, a nie innej.

Proszę zauważyć, że ustaw dotyczących cudzoziemców mamy kilka, które tyczą się w wyjątkowej sytuacji osób z Ukrainy, osób na przykład z Białorusi. Wiz pracowniczych jest też bardzo dużo. One są określone konkretnymi kodami.

I teraz, jeżeli ktoś nie ma też płynnej wiedzy z obszaru zatrudnienia cudzoziemców, jemu będzie po prostu ciężko. Idąc dalej, nawet jeżeli do jakiekolwiek placówki by się zgłosiła, powiedzmy, jakaś osoba z innego kraju, mówię tutaj na przykład nawet z Meksyku, z Afryki, Nepalu, Bangladeszu. Już mówię o takich naprawdę dalszych obszarach. To pierwsze, co musi zrobić potencjalne pracodawca, po tym jak złożył zapytanie ofertowe i ta oferta zostanie zaakceptowana przez kandydata, musi złożyć wniosek o zezwolenie typu A na pobyt i pracę w Polsce tego kandydata.

I Urząd Wojewódzki w zależności od lokalizacji procesuje taki wniosek, między miesiącem a trzema miesiącami. Na tej podstawie pracodawca wysyła później w oryginale zezwolenie do kandydata.

Kandydat później ubiega się o wizę pracowniczą w Polskiej Ambasadzie. Następny etap też jest taki, że jak już dochodzi do weryfikacji, tego kandydata – proszę się nie zdziwić – że może do was przyjść Straż Graniczna, możecie mieć kontrolę Straż Graniczna w połączeniu z PIP-em, bo automatycznie to w większości działa.

Zapytania czy dalej szukacie tej osoby, czy wydane dokumenty są legalne, jak wyglądają procesy, w jaki sposób jest prowadzona rekrutacja i to wszystko polski pracodawca musi udowodnić, że faktycznie osoba, która jest rekrutowana, ona będzie pracowała w pełni legalnie w Polsce. Bardzo często jeszcze jest tak, że pracodawcy muszą udowodnić, kto pokrywa koszty związane z lotem, np. do Polski, kto pokrywa koszty wyżywienia, kto pokrywa koszty noclegów. Tych aspektów jest naprawdę bardzo dużo, ale myślę, że o tym to mógłby być osobny live tutaj, bo tych tematów naprawdę jest dość sporo.

Myślę, że najbardziej popularną kwestią to jest po prostu zatrudnienie osób z Ukrainy w Polsce, więc taki szybki pro-tip. Jeżeli ktokolwiek do państwa przechodzi z wydanym takim zaświadczeniem z Urzędu Miejskiego, o tym, że dana osoba ma polski PESEL o statusie UKR, wystarczy, że zgłosicie tą osobę do 14 dni od dnia podjęcia pracy na praca gov.pl, to w zupełności wystarczy.

Jeżeli jednak macie osobę, która nie ma tego statusu, jest osobą z Ukrainy, która już od dłuższego czasu jest w Polsce, macie też na to 14 dni – przed zatrudnieniem, trzeba ubiegać się o oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, na to się czeka 30 dni i dopiero na podstawie, jak Wam Urząd wyda oświadczenie, możecie wtedy tą osobę zatrudnić.

Z takich jeszcze kruczków, to powiem, że bardzo prosto zatrudnia się osoby z Białorusi, które mają azyl w Polsce. I te osoby też można zatrudnić z dnia na dzień i to są też konkretne wizy o konkretnych kodach, które są w paszportach cudzoziemców.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze agencji pracy pozyskującej pracowników medycznych?

Jacek: Dobra, ja mam jeszcze takie pytanie, już zbliżamy się do końca. No bo tak, Ty powiedziałaś mi, że w jaki sposób Wy podchodzicie w ogóle do współpracy z klientem. Wy jako agencja, czyli na samym początku zbieracie taki wywiad, potem wybieracie ten kanał, odpowiednio ogłoszenie lub jakiś headhunting i wchodzicie do procesu rekrutacji. Ale powiedz mi, bo też jest i dużo takich freelancerów HR -owych, i dużo agencji. Jakie są takie, no bo wybieramy tą agencję, na co powinniśmy zwrócić uwagę przy wyborze agencji, co ewentualnie już ma być taką czerwoną flagą, że coś tu jest na pewno nie tak?

Aneta: Co jest na pewno nie tak, to potencjalny klient zawsze może zadać pytanie. Na etapie już oczywiście dalszego procesu, może zawsze poprosić agencję, czy nie zalega z płatnościami podatków. Może być to zaświadczenie z ZUS-u, zaświadczenie z Urzędu Skarbowego.

Mówię o tym dlatego, że być może, że Państwo nie wiecie, jak wygląda współpraca z agencjami. Może na samym początku też powiem w odpowiedzi trochę na Twoje pytanie, że agencje mają większości trzy usługi.

Albo tutaj jest rekrutacja, gdzie my jako agencja bierzemy na siebie cały proces rekrutacji tylko i później przedstawiamy konkretnym placówkom kandydatów, ale zatrudnienie i cały proces rozliczania kadrowo-płacowego jest po stronie tej placówki.

I faktycznie, tutaj mogą się do Państwa zgłaszać agencje, headhunterzy. Oni biorą tylko częściową odpowiedzialność, oni sortują kandydatów, Wam przedstawiają, w większości to się odbywa też w ten sposób, że my działamy na zasadzie success, czyli jeżeli przedstawimy konkretnego kandydata, który zostanie zaakceptowany, wtedy agencja dostaje wynagrodzenie za swoją wykonaną pracę. Wcześniej to jest ryzyko po stronie headhuntera czy agencji, że działa po prostu za darmo. To jest jedna forma i oczywiście, że tutaj taką czerwoną flagą jest to, że jeżeli ktoś przychodzi do Państwa, kto nie ma żadnego doświadczenia, już po samej rozmowie, wystarczy też poznać, czy osoba jest biegła na rynku pracy, czy też nie.

Zawsze możecie zadać pytanie, ok, w jaki sposób będzie Pani tych kandydatów, czy Pan szukał? Można to też wyczuć z samej w sobie rozmowy. Jeżeli jest zaproponowana stawka, to też jest ważne. Ogólnie bym powiedziała, że jeżeli zaproponowana stawka za wykonaną usługę, Państwu się wydaje kosmicznie wysoka lub bardzo niska, to zawsze odrzucamy jedną i drugą agencję, ponieważ one nie są rynkowe.

Jacek: A jaka to jest stawka wysoka, a jaka bardzo niska?

Aneta: To może też powiem, jak działają agencje, albo na co zwrócić uwagę. Jeżeli przychodzi, powiedzmy, dochodzi do współpracy z Headhunterem i dajmy na to, trzymamy się rejestratorki,l tego stanowiska, szukamy kogoś na recepcję czy na sekretariat, dajmy na to. To tak strzelam, może Ty, Jacku, podpowiesz, jakie jest średnie wynagrodzenie brutto na tym stanowisku?

Jacek: Nie, na stanowisku rejestratorki to jest podstawowe wynagrodzenie. Trochę powyżej minimalnej krajowej, natomiast tam akurat w placówkach medycznych to stricte rejestratorka medyczna ma wyszczególnioną, ona podlega pod inny rodzaj tej minimalnej krajowej, to znaczy takiej medycznej.

Aneta: Okej, okej.

Jacek: Dlatego też często placówki to robią tak, że to nie nazywają rejestratorka medyczna, tylko na przykład tam, nie wiem, właśnie jakaś tam asystentka, konsultantka, czy coś, żeby ominąć te wytyczne. No, ale tam, gdzieś jest 500 zł więcej niż minimalna krajowa.

Aneta: Okej. No to jeżeli mamy minimalną 4242, załóżmy na przykład, zakładamy na przykładzie dzisiejszej naszej rozmowy, że na przykład poziom wynagrodzenia do tego stanowiska wynosi 5 tysięcy brutto. Średnie wynagrodzenie, które rynkowo biorą agencje za zheadhuntowanie i przedstawienie do zatrudnienia danej osoby, to jest takie 15-20% rocznego wynagrodzenia. Co jesteśmy w sobie łatwo w stanie jakby przemnożyć.

I teraz, jeżeli przychodzi agencja, która mówi, że my chcemy mieć 40% rocznego wynagrodzenia, to już jest kosmicznie wysoka stawka. Odrzucamy. Po prostu te stawki nie są stawkami rynkowymi. Idąc dalej, jeżeli zdarzy się sytuacja taka, że ktoś się do Państwa zgłosi, kto powie, ja za tysiąc czy za dwa tysiące jestem w stanie zrobić tę rekrutację, to ta osoba też nie zna wartości stawek, które obowiązują na rynku.

I w tej sytuacji powinna się Państwu zaświecić właśnie lampka, czy ten red flag, że to nie jest osoba, która jest kompetentna do tego, żeby nam w biznesie pomóc. Też od razu powiem, że po co się bierze agencje?

Agencje będą Państwu pomagać, bo jeżeli Państwa celem jest rozwój placówki medycznej, a nie rekrutacja, to już było powiedziane na samym początku. Lekarz, który jest zatrudniony po to, czy prowadzi swój biznes do tego, żeby zarabiać pieniądze, żeby przyjmować pacjentów, a nie do tego, żeby 10 godzin poświęcać na rekrutację. To my jako agencja wchodzimy do tego procesu, żeby pomagać, skracać czas decyzyjności i żeby osoba, która się znana w swoim biznesie, po prostu mogła zarabiać.

Więc to jest taka kwestia. Teraz drugą i trzecią formą to jest leasing bądź outsourcing. Czyli my jako agencja dostajemy zlecenia na rekrutację poszczególnych osób. Od razu powiem, że nie łapią się w to lekarze, ani fizjoterapeuci.

Bardziej mówimy o osobach, czy to w kadrach, w księgowości, czy właśnie te już tutaj wspomniane rejestratorki, czy personel sprzątający. Często jest tak, że agencja rekrutuje, zatrudnia, możemy skrosować jakby decyzyjność właściciela, z jakby opinią agencji.

Wybieramy zespół, którego my jako agencja wynajmujemy Państwu, czyli na przykład. My zajmujemy się badaniami lekarskimi. Jeżeli mówimy, że zatrudniamy kogokolwiek w oparciu o umowę o pracę, w przypadku agencji, to jest jeszcze typ, że my zatrudniamy w oparciu o umowę o pracę tymczasową. Maksymalnie na jednym stanowisku okres zatrudnienia takiego pracownika to jest 18 miesięcy. I my procesujemy zatrudnienie, my procesujemy zgłoszenia do ZUS’u, my rozliczamy urlopy takiej osoby, całkowicie kompleksowo.

Do nas też spływają grafiki, jeżeli cokolwiek się dzieje z pracownikiem, za to odpowiada też agencja. Jeżeli ten pracownik w jakiś sposób rezygnuje ze współpracy, to agencji w pierwszej kolejności zależy na zapewnieniu rotującego personelu, znalezienie personelu brakującego.

I teraz, co jest istotne, znowu określamy wynagrodzenie na poziomie brutto i średnia marża za obsługę kadrową, płacową i rekrutacyjną miesięcznej agencji, mieści się w takim średnim przedziale 12-15% wynagrodzenia kosztowego pracodawcy. Znaczy wynagrodzenia brutto, plus do tego dochodzi koszt pracodawcy PFRON. Więc jakby ten wskaźnik to jest 12-15%. I znowu, jeżeli przychodzi do Państwa agencja, która mówi, że zrobimy to za 8 albo zrobimy to za 30, to już się dzieje niebezpiecznie. Bo jeszcze w przypadku faktycznie jeżeli mamy obcokrajowców, zatrudniamy kogoś z dalszych obszarów, to na przykład to często jest tak, że agencje inwestują, w zezwolenie typu A na pobyt i pracę w Polsce, w urzędach kosztuje to teraz chyba 100 albo 123 zł.

Więc znowu to jest tak, że agencja w coś inwestuje i to są koszty, które my ponosimy na samym początku. Też powiem, że proszę mieć na uwadze to, że jeżeli przychodzi do Państwa agencja, która nie przeprowadzi tego wnikliwego briefingu, o którym wspominałam tutaj w pierwszym pytaniu, czyli jak wygląda ścieżka, jak wyglądają stawki, podległość hierarchii, jak wygląda zespół, po co szukacie, jak szukacie, na jaki okres szukacie, za jaką stawkę, jak wyglądają grafiki, czy ktoś pracuje cały etat, pół etatu, jaka jest forma zatrudnienia, czy szukamy kogoś na zlecenie, na umowę o pracę tymczasową, czy umowę o pracę, czy to ma być kontrakt B2B. Tych aspektów, w przypadku ustalenia persony, którą Wy potrzebujecie do biznesu, jest bardzo dużo.

I teraz, jeżeli ktoś przyjdzie i się zapyta, dobrze to proszę mi powiedzieć, ktoś rzuca, no wie Pani, szukamy kogoś tutaj na recepcję, odbiera telefony, wpisuje dane. To tutaj też by mi się zaświeciła czerwona lampka, czy faktycznie mamy do czynienia z osobą, która jest profesjonalna w tym, co przychodzi i reprezentuje, czy też nie. Bo często i bym powiedziała, że to jest absolutnie w każdej branży, ludziom coś się wydaje.

My zakładamy, że nam się wydaje, że my rozumiemy potrzeby właściciela, to bym powiedziała, że menedżerowie też tak mają tam. Coś w półsłowach powie właściciel, kogo szukamy, menedżer to sobie zinterpretuje, nic nie jest wpisane. Rekrutujemy w ogóle trzecią osobę, która nie ma nic wspólnego, ani z jednymi, ani drugimi oczekiwaniami i nagle po trzech miesiącach się okazuje, że rekrutacja była kompletnym fuckupem, zatrudniliśmy nie tą osobę, która w ogóle być powinna.

I znowu wracamy do początku. Czy oczekiwania person, kogo szukamy, jest gdziekolwiek spisane. Więc z tych procesów bym powiedziała, że jest dużo, to myślę, że takie dwa protipy też dotyczące jakby wybierania agencji pracy też są jasne.

Też bym powiedziała, że jeżeli się zdecydujecie na wynajmowanie pracowników, to też jest jasne, czy w agencjach jest jasny podział na to, z kim rozmawiacie jako pracodawcy o tym, że chcecie zlecić szukanie personelu agencji, ale na przykład jakieś uwagi do personelu, czy przychodzą do tej osoby, z którą mieliście pierwszy kontakt, czy agencja ma dział obsługi.

Ja często się zderzyłam na przykład z takimi zarzutami, że na przykład powiedzmy, że firmy nie lubiły mieć takiego podejścia, że osoba, z którą rozmawiają, z którą nawiązują jakąś biznesową relację, urywa się po podpisaniu umowy, a realizacja, rekrutacja, cały obszar związany z funkcjonowaniem projektu przechodzi do kogoś innego. To na to też trzeba zwrócić uwagę.

Jacek: Mhm. A powiedz Aneta, a jakbym chciał z Tobą współpracować, to w jaki sposób się z wami skontaktować?

Aneta: Oczywiście każdy z Państwa, który jest zainteresowany współpracą ze mną, może mnie znaleźć na LinkedInie. Tam jest mój profil osobowy, też możecie zobaczyć moją aktywność i mój cały zasób i też moją wiedzę, którą się dzielę, ale oczywiście polecam wysłać do mnie maila aneta.buganska@ecojob.eu.

Możecie też wejść na stronę ecojob.pl, tam jest oficjalna strona naszej agencji, tam jest też podany kontakt do mnie. Jak wejdziecie w zakładce, że szukacie pracowników, też mamy zbudowaną taką możliwość. Możecie podglądnąć mój aktualny kalendarz, możecie się umówić przez ten kalendarz na spotkanie, w większości online.

Ja jestem z Wrocławia, więc też jestem mobilna, jeżdżę do różnych miejsc na terenie całej Polski, więc albo się możemy umówić online, albo możemy się umówić na żywo, możemy przeprocesować takie projekty rekrutacyjne. Oczywiście zapraszam, jeżeli tylko macie taką chęć, ochotę i potrzeby. Służę pomocą.

Jacek: Tak, my na pewno też w podsumowującym mailu wyślemy dane kontaktowe. Tutaj widzę

No a co, Aneta, bardzo dziękuję Ci za udział. Dużo ciekawostek, dużo tipów tego, w jaki sposób szukać, czy to lekarzy rejestratorki, jak pisać to ogłoszenia, jak prowadzić rozmowę i przede wszystkim, tak jak mówiłaś, wszystko robić na spokojnie.

Aneta: Dokładnie tak, nie wiem, możemy zaproponować jeszcze, jeżeli na sam koniec są jakieś pytania od osób, które biorą udział też w webinarze, może ktoś ma skrytą chęć zadaniami pytania, to zapraszam. A jeżeli nie, to zapraszam też do kontaktu bezpośredniego.

Jeżeli macie tylko potrzeby, zapraszam do współpracy i bardzo dziękuję za dzisiejsze zaproszenie.

Jacek: Dokładnie. Dzięki wielkie. Do usłyszenia.

Zarządzanie placówką medyczną – jaki sprzęt komputerowy wybrać do gabinetu medycznego?

Dlatego też zorganizowaliśmy Webinar, który miał miejsce niedawno. Paweł Nowak, założyciel firmy Telkonet i ekspert w dziedzinie wdrażania sieci teleinformatycznych dla biznesu, podzielił się swoją wiedzą na temat rozwiązywania najczęstszych problemów technicznych w placówkach medycznych oraz podpowiedział, jakie urządzenia są niezbędne w Waszych gabinetach.

Jeśli chcecie poznać praktyczne wskazówki, gdzie kupować sprzęt komputerowy, jak zapobiegać awariom sprzętu medycznego, czy też jak wybierać odpowiednie rozwiązania sieciowe, to ta transkrypcja Webinaru jest dla Was!

Nie przegapcie okazji, aby zdobyć cenne informacje od doświadczonego specjalisty. Zapraszamy do lektury!

Co jest lepsze – oprogramowanie medyczne w chmurze czy system instalowany na komputer?

Natalia: Witam Państwa, ja mam na imię Natalia, jestem z Proassist. I my w ramach takiego cyklu Gość Proassist zapraszamy ciekawe osoby do rozmowy, do takiego przepytywania trochę jeżeli chodzi właśnie o taką branżę medyczną. Zapraszamy osoby, które mogą współpracować z branżą medyczną, na bieżąco współpracują.

Dzisiaj mamy taki ciekawy temat związany z tym całym sprzętem. Wydarzenie nam się nazywa komputery, laptopy, sieć Wi -Fi, sieć kamer, sieć monitoringu. Jak to wszystko połączyć, żeby nam sprawnie gabinecie działało. Na dzisiejsze spotkanie zaprosiliśmy Pawła. My z Pawłem już wcześniej widzieliśmy, więc jesteśmy na “Ty”. Za chwilkę poproszę, żebyś się Paweł przedstawił, opowiedział trochę o tym, co robisz w swojej firmie, jak długo i dla kogo pracujecie.

Dajcie nam tylko Państwo znać, czy nas słychać, czy nas widać i już sobie przejdziemy do naszej rozmowy. Widzę, że ktoś pisze. Poczekajmy jeszcze chwilę, Pawel. Ok, widać i słychać. Super. No to Paweł, powiedz czym się zajmujesz, jaką firmę prowadzisz i co ona ma w wspólnego z branżą medyczną?

Paweł: Super. Na wstępie dziękuję za zaproszenie. Cześć. Dzień dobry wszystkim. Nazywam się Paweł Nowak, jestem właścicielem firmy Telkonet. Jesteśmy kilkadziesiąt osobowym zespołem IT, czym się zajmujemy? Głównie zajmujemy się obsługą informatyczną firm, małych i średnich firm.

Największą grupą klientów, których obsługujemy są te placówki medyczne, w szczególności placówki medyczne prywatne. Oprócz tego robimy też sieci komputerowe, sieci bezprzewodowe, sieci monitoringu, no i to wszystko, co tam jeszcze w takim budynku, w gabinecie możemy mieć.

No i takim najnowszym naszym działem, który wystartowaliśmy w tym roku, bo jest to na to duża potrzeba, to jest dział taki cyberbezpieczeństwa, w tych małych i średnich firmach, bo jest to coraz ważniejsze.

Dobrze, może tyle na wstępie. A no i co mamy wspólnego, no to ja mówię dużo, dużo współpracujemy z placówkami medycznymi od stomatologii, przez medycynę estetyczną, okulistykę. No, znamy bolączki branży, od jakiś małych gabinetów pojedynczych po duże placówki, które obsługujemy, gdzie już systemu, urządzeń jest naprawdę dużo. No i ważne myślę jest nasze doświadczenie, gdzie już przerobiliśmy trochę systemów, z którymi musimy pracować, z którymi musimy działać, bo to jest dość myślę istotne.

Natalia: Tak, ta obsługa IT, komputery i tak jak mówisz, systemy. To pewnie masz na myśli systemy pocztowe, systemy, na których pracują lekarze, specjaliści, rejestratorki. No i my się spotkaliśmy i nawiązaliśmy w ogóle rozmowy, dlatego w głównej mierze, że jak rozmawiamy z właścicielami placówek, no to najczęściej właśnie takim właścicielem jest albo lekarz, który postanawia otworzyć swój gabinet, albo menadżer, albo osoba właśnie, która skończyła jakieś studia około medyczne, ale nie wykonuje swojego zawodu, postanowiła właśnie otworzyć gabinet czy to placówkę medyczną. I przyznam szczerze, że no to są takie trudne decyzje, jaki komputer wybrać, jak to wszystko ze sobą, wiesz, pospinać, żeby odbierać połączenia od pacjentów, umawiać ich, żeby te dane się gdzieś przechowywały. I jak to wygląda z twojej perspektywy, czy rzeczywiście to jest tak, że jak rozmawiasz z swoimi klientami, no to widać, że Oni coś wiedzą, czy tam jest taka potrzeba, że Ty jeszcze ich musisz dopytywać na jakimś etapie?

Paweł: Ja w ogóle uważam, że w każdym – dzisiaj – w każdym mniejszym i większym przedsiębiorstwie jest potrzebna osoba, która ma jakiś tam zakres i wiedzę, jeżeli chodzi o IT, no bo dzisiaj tak naprawdę wszystko opiera się o technologię, bo tak jak mówiłem, to jest centrala telefoniczna, że odbieramy połączenia, mamy jakiś system do umawiania wizyt, mamy stronę internetową, jakieś czaty, to wszystko gdzieś się tam może integrować. Sieć mamy. Tak jak mówię, jeżeli mamy jakąś lokalizację własną, w sensie mamy jakiś budynek, lokal, no to chcemy dbać o ten lokal, żebyśmy na kamerach widzieli, co się dzieje, jakąś kontrolę dostępu mieli, no jest z tego naprawdę sporo, do wszystkiego są hasła, jakieś dostępy, no można w tym się pogubić i fajnie jest, jeżeli taka osoba, jeżeli klient albo ktoś od klienta, który jest w zarządzie powiedzmy, czy z blisko właścicieli, jest taki decyzyjny, ma taką wiedzę, no bo jest takim dla nas partnerem i łatwiej nam to jest wytłumaczyć.

No ale jeżeli nie, no to my to przejmujemy w pełni i jesteśmy w stanie w tym zarządzać, bo niestety też spotykamy się z czymś takim, że dobra, zamawiamy kasę fiskalną, drukarkę, no to jakaś firma przyjeżdża, dobra, monitoring, ktoś nam przyjedzie to zmontuje. Kolejna firma i kolejna firma i trzy, cztery firmy do nas przyjeżdżają i każdey swoją pracę wykona i okej, tylko że nikt tego nie nadzoruje, nie kontroli w pewnym momencie jest tak, że chcemy coś pointegrować, coś połączyć albo nie mamy do czegoś dostępu, nikt tego nie nadzorował. No i nagle jest problem, żeby to wszystko spiąć, połączyć i często jest tak, że my właśnie dużo czasu poświęcamy na to, żeby tak naprawdę dowiedzieć się jak wygląda infrastruktura, co w ogóle mamy, do czego mamy, za co płacimy, bo czasem to dochodzi do aż takich dziwnych sytuacji, że płacimy za coś, co do końca nam jest potrzebne.

Natalia: Tak, albo nie używamy tego.

Paweł: Tak, nie używamy tego, bo mieliśmy jeden system, drugi i no to też do takich rzeczy dochodzi. Albo mieliśmy też takie przypadki, bo ja wywodzę się też z telekomunikacji od operatorów. No i robiliśmy taką optymalizację kosztową rachunków dla klienta, bo miał wiele placówek, wiele oddziałów. No i oszczędności na poziomie tam 75% zeszliśmy z wartości faktury, a to były faktury naprawdę duże, co miesięczne za usługi telekomunikacyjne, których nie potrzebowali.

Natalia: Czyli, że że nikt nie kontrolował tych numerów, że one są nieużywane, czy jak to było?

Paweł: Na przykład było tak, że mieli łącze główne, łącze backup od innego operatora. Jeden operator kupił tego drugiego, oni zoptymalizowali swoją infrastrukturę. I nagle wszystko mieli na jednym światłowodzie trzy usługi.

Nawet nie wiedzieli, na której usłudze działają. I my, żeby dojść do tego w ogóle, na którym internecie pracujemy, musieliśmy takie wywoływać awarie, żeby zobaczyć, czy coś do tego internetu nie jest podłączone, bo w lokalizacji były 4 usługi internetu. No i jak wiedzieliśmy, co jest potrzebne, co nie, to powypowiadaliśmy te usługi.

Może dochodzić nawet do takiej sytuacji. Także dobrze jest, jak mamy kogoś po swojej stronie, albo mówię od strony właścicieli albo firmę taką, która nam to kontroluje, nadzoruje, no bo to się robią niepotrzebne koszty.

A przy sytuacjach kryzysowych, no to niestety jak na szybko coś trzeba odtwarzać, szukać jakichś dostępów, albo dowiadywać, co jest potrzebne, no to niestety boli bardziej, więcej czasu zajmuje i więcej kosztuje.

Natalia: Tak, bo wiesz, że na przykład w branży medycznej to tak od naszej strony programowania medycznego, to trzeba robić backupy, jak ktoś ma przechowywanie dokumentacji na swoim serwerze, to musi robić kopię zapasową.

To znaczy to jest takie zalecenie ministra zdrowia, ale jednak warto się go trzymać. On tam mówi, że powinieneś to robić na pendrive 'ie albo na jakimś innym. Ale z doświadczenia to chyba tak jest, że się ma dwa serwery wtedy, a to nie są podwójne jakieś wydatki?

Paweł: Znaczy właśnie fajnym jest rozwiązaniem, jak mamy… No właśnie, to jest ten moment, gdzie na początku musimy zdecydować, czy budujemy coś u siebie, w sensie serwerownie, bo jak mamy serwerownię, no to tak. To zużywa prąd i to niemało. Kiedyś dla jednego klienta liczyłem jeden serwer, to potrafi być kilkaset złotych. Bo zużywa prąd. To potrzebuje miejsce, a z tym miejscem bywa różnie, bo to nie może być w przedsionku, wejściu, w toalecie, gdzieś tam to musi być na to wyznaczone miejsce, osobne zamykane, żeby ktoś do tego nie miał dostępu.

Klimatyzacja, żeby to się wszystko gdzieś tam nie ogrzewało. Do tego backup. Backup najlepiej, żeby był też w innej lokalizacji, w innym fizycznie miejscu, albo w ogóle gdzieś data center na zewnątrz.

Żeby to nie było wszystko w jednej serwerowni, bo znamy przypadki, że naprawdę nie tacy mali, nie tak małe firmy, miały takie problemy, gdzie wszystko w jednym miejscu gdzieś było łącznie z backupami i to wszystko wyparowało.

Tu już na samym początku dobrze sobie obrać tę drogę, czy idziemy w aplikacje. My jako firma, my jesteśmy zwolennikami, lubimy takie lekkie aplikacje webowe, bo daje nam to dużą mobilność. My jako firma z takich systemów musimy lokalnie korzystać, ale wiem, że są takie systemy medyczne, które wymawiają się do bliska serwerowego lokalnie, żeby wszystko było po kablu, bo jak jest z po Wi-Fi, to już czasy opóźnień są za duże i to już nie chce działać.

No i kwestia jest przechowywania, przetrzymywania tych danych, i opiekowania się całą serwerownią. Także oprócz tego, że mamy jakieś koszty wejścia, bo trzeba ten serwer też kupić, no bo to ileś kosztuje, licencje na ten serwer. Jak to tak by wszystko dobrze policzyć i że to się po jakimś czasie amortyzuje, że te licencje trzeba gdzieś tam odnawiać, puste backupy, no to, jak przeliczymy to wersus z usługę, którą mamy taką mobilną, lekką, gdzie możemy, co do użytkownika sobie decydować, ile mamy, ile osób tam pracuje, a tutaj musimy zawsze z jakimś tam nadmiarem sobie gdzieś.. a nawet jak jest jakaś zmiana, nie wiem, storage, w sensie pamięci, którą potrzebujemy do przetrzymywania danych, no to wymiana dysków, to też nie jest takie proste. To dobrze by było zwirtualizować środowisko, a to znowu są kolejne licencje, a jak mamy to gdzieś u kogoś, no to przesuwamy jakiś suwak, albo komuś wysyłamy zlecenie i ktoś coś dodaje, zwiększa dysk, mamy większy i tyle.

Także to zależy od, dobrze jest na początku, mówię, określić sobie drogę, którą idziemy, no bo z tym się wiążą koszty. Trochę można powiedzieć, że z mojego punktu widzenia dobrze, jak ma ten server, bo jest więcej naszej pracy, ale spokojnie – mamy co robić. I jest tyle jeszcze do zrobienia w tej branży, że my, mimo wszystko, jesteśmy zwolennikami takich webowych, fajnych rozwiązań, które są dość lekkie i w każdym miejscu można otworzyć i szybko można działać.

Gdzie najlepiej kupić sprzęt komputerowy do placówki medycznej?

Natalia: Tak, dobra, a to Paweł, zacznijmy od początku. Wyobrażam sobie, że jest gabinet i on na początku, żeby coś działać, no to potrzebuje mieć jakiś komputer stacjonarny albo jakiś laptop. Tak, bo kiedyś te laptopy zawojowały, że są takim komputerem osobistym.

To ja Ciebie zapytam, bo to było jedno z pytań, które właśnie chciałam zadać i wydaje mi się, że nasi uczestnicy, widzowie chcieliby też znać odpowiedź. Gdzie taki komputer najlepiej kupić? Bo wiemy, że ja wiem, że są dwa systemy operacyjne, system Windows i system MacOS.

No i te komputery z jabłuszkiem są na pewno droższe, ale jak byś ocenił ze swojego doświadczenia, ze swojej wiedzy? Bo tam jeszcze wchodzą na pewno takie rzeczy, mówiąc nawet kolokwialnie, tak, czyli żeby komputer szybko myślał, wiesz, nie ładowało się to wolno, jak mam przeglądarce pootwierane kilka kart – co byś polecił?

Paweł: Znaczy, generalnie co do systemu, no to tak jak powiedziałaś, są dwa i nawet mieliśmy takiego jednego klienta, który rozważa ostatnio, czy nie pójść w maki. No tak świat już jest skonstruowany i duża część systemów, że ten Windows jest prostszy.

Po prostu tu już jest jedna droga, że idziemy w te rozwiązania Windowsa i PeCety. Jeżeli PeCety z Windowsem, no to kupujmy z aktualnym najnowszym oprogramowaniem. Duża różnica jest taka i my na to zwracamy uwagę, że jest taka różnica Windowsa, że są Pro albo Home wersje.

My rekomendujemy te Pro, bo one mają takie, dają później możliwości do zarządzania tymi komputerami, to już w większych placówkach, w większych środowiskach. Ale jest to bardzo przydatne, a różnica w zakupie wydaje się nieduża, bo czasem to jest różnica 100 -200 zł, ale jednak później, abyśmy mieli wymienić to programowanie, to jest znowu kilkaset złotych, razy ileś komputerów, no to nam się robi kwota.

Co do samych sprzętów? My dużo kupujemy poleasingowych sprzętów, komputerów. Tutaj te wymagania programów, no nie są jakieś zabójcze, no to nie potrzebujemy jakichś kart graficznych, nie wiadomo co. Po prostu taki przyzwoity do biura, jak do biura komputer.

Też polecam, jak mamy stanowisko stacjonarne, czyli recepcje, to komputer stacjonarny. Jak mamy jakieś mobilne, to wtedy laptopy. No to jest taka prosta zasada, ale to nam się bardzo sprawdza.

Co jak Pani na recepcji ma laptopik, to musi czasem obrócić jakiś kabel, coś się odłączy, a jeżeli to jest stanowisko takie, które jest nie ruszane, to niech to będzie komputer stacjonarny. Prościej też jest z jakimiś ewentualnie wymianami i tak dalej.

A mówię z laptopami, no teraz nie wiem – są thunderbolty, porty takie do podłączania stacji dokujących. No i te porty nie wiem, ktoś tak wpina, wypina, ten port się urabia. No, mówię, no generuje to jakieś tam, generuje to jakieś problemy.

Poza tym z punktu widzenia ergonomii takiego BHP. No i tak musimy zapewnić tam o monitor odpowiedniej wysokości. Tam klawiatura, wszystko to musi być ułożone, no to nawet z punktu widzenia ergonomii po prostu jest prościej. Bo jak nie, to do laptop i tak potrzebna by była stacja dokująca najlepiej. I monitor obok z osobną klawiaturą. No to po co to robić, jak można mieć po prostu komputer stacjonarny. Chyba, że mówię, że jest to jakiś menadżer, czy nie wiem, mamy jakąś salę operacyjną i tam potrzebujemy kogoś, kto coś pisze i potrzebuje być mobilny, no to faktycznie wtedy te laptopy też są ok.

No ale to jest taka główna zasada.

Natalia:
 No ja właśnie słyszałam o tych laptopach poleasingowych, że one są po prostu najczęściej kupowane przez te duże korporacje dla swoich pracowników, no i po iluś latach one są oddawane właśnie do takich firm, co sprzedają ten sprzęt, to jest jakaś taka miejska legenda, czy to rzeczywiście tak jest?

Paweł: Nie, no tak to działa. Duże korporacje kupują, wyprzedają. Także jest taka możliwość po prostu, żeby odkupić.

I co ciekawe, jak są to komputery, bo my z takich nawet korzystamy, jak są to komputery, jakiejś tam marki, ale kasy biznesowej najwyższej, one mają na przykład 3-letnie gwarancje. Ja tak nawet miałem z jednym z komputerów swoich.

Natalia: Czyli nawet poleasingowy możesz kupić na gwarancji?

Paweł: I nawet jest tak, że po dwóch latach go kupujemy i on ma jeszcze rok gwarancji. A co ciekawe, my mamy na przykład takiego partnera, bardzo dużego, bo największego w Polsce, z którego kupujemy sprzęt, to oni mogą dać gwarancje od siebie, bo oni są tak duzi, że oni mogą nam wymienić te komputery i tak dalej.

I dają nam od siebie gwarancje trzy lata. I do tego jest też o tyle prościej z licencjami, na przykład jeżeli chodzi o Windows, bo oni mają specjalną certyfikację od Microsoftu, że te ceny mają tańsze dla sprzętów też poleasingowych.

I często jest tak, że jakbyśmy chcieli, nie wiem, system operacyjny kupić nowy do starego komputera, to dokładając kilkaset złotych, mamy nowy, znaczy poleasingowy komputer przyzwoity, taki, który ma dwa, trzy lata, a parametry ma takie, że spokojnie jeszcze na kolejne lata podróży.

Ciekawe, ja mam taki komputer, jeszcze jeden, z którego się jeszcze nie przesiadam, ja go kupiłem, miał dwa albo trzy lata, dwa lata i miał rok gwarancji. Mam go już chyba ze trzy, cztery, daje radę.

Bateria, nie wiem, jakim cudem dalej trzyma po cztery godziny, no i kosztował 1600-700 złotych. A nowy taki, jak bym kupił no to w granicach pięciu tysięcy.

Natalia: Tak, bo te korporacje zwykle mają albo HP-ki, albo Lenovo, jeżeli chodzi o marki.

Paweł: DELLe też są, no my dużo DELLi mamy na przykład.

I są takie, seria jest taka biznesowa, no i, no polecamy. I to jest fajne, no bo jak wyposażamy placówkę albo mamy kolejne stanowiska, które chcemy doposażyć, no to mamy razy, liczymy to, nie wiem, ilość gabinetów, razy pięć, no to pięć razy komputer, no to kwoty nam już jest dość istotne różnice robią.

Tutaj mówię, jak możemy mieć to z gwarancją i tak dalej, no to tutaj nie ma co się zastanawiać. No fajnie też mówię, mieć jest nowe, ale my dużo, dużo, naprawdę poleasingowych sprzętów powiem szczerze, że mamy z tą gwarancją i tutaj nie ma problemu.

Czy warto inwestować w centralkę telefoniczną?

Natalia: Dobra, użyłeś jeszcze takiego słowa na samym początku naszego spotkania, jak centralka? Czyli ja – z tej mojej wiedzy – centralka to jest takie coś, co pozwala się połączyć, jak pacjent dzwoni, może sobie tam słuchać jakiegoś nagrania, jakichś zapowiedzi, może być jakieś wybieranie głosowe, wybierz jeden, dwa i tak dalej.

Ale czemu na przykład Ty byś rekomendował Paweł centralkę, zamiast wiesz – kupić zwykłe urządzenie, typu, nie wiem, jakieś xiaomi, no bo to w dobrych pieniądzach można kupić rejestratorce telefon i kartę SIM, dajmy na to w T-Mobile. To czemu lepiej jest mieć centralkę albo nie mieć tej centralki, jakie są plusy i minusy?

Paweł: Mhm. To tak. Centralki to od razu przejdźmy do centralek wirtualnych. W przypadku historii fizycznych, central i po co i na co to było. Tylko powiem to dzisiaj, konkretnie w naszym przypadku, do czego to potrzebne nam jest.

Taka wirtualna centralaka. Raz, że jest to wirtualne w środowisko, to już jest fajny plus, bo to tak, jak z tą serwerownią, jeżeli coś budujemy u siebie, trzeba to zabezpieczyć. Jeżeli u nas nie ma prądu, to nikt się i tak do nas nie dodzwoni, bo centrala nie działa i w ogóle i tak dalej.

I kusi właśnie, żeby w małej, nowej placówce kupić sobie dosłownie kartę, kilkadziesiąt złotych, dziesięć, dwadzieścia złotych na miesiąc, i mamy sobie tam kartę, i wrzucić ją do jakiegoś telefonu.

I o ile tych połączeń nie ma dużo, jakoś tam mamy jedną osobę na recepcji, no to jakoś sobie to tam funkcjonuje. No ale dzisiaj mamy bardzo fajne systemy i to naprawdę niedużo kosztuje, bo to są kwoty kilkudziesięciu, może stu kilkudziesięciu złotych w abonamencie miesięcznym, gdzie mamy w pełni taką profesjonalną usługę, gdzie możemy mieć kilka numerów, którymi się prezentujemy.

Zaraz powiem, dlaczego, dlaczego tak jest, do czego nam się to może przydać. Później jak ktoś do nas zadzwoni, no to może być ta zapowiedź, żeby po prostu za każdym razem nie powtarzać nawet, że witamy w gabinecie, tu recepcja, no po co to powtarzać, jak to może automat i możemy ładnie sobie, czy lektorów nagrywać, czy no teraz synte zateroktaz syntezatorów nagrania też są super.

Natalia: To też wydłuża ten czas, czyli że na przykład ja jeszcze dajmy na to jestem na rejestracji, przez tą wirtualną rozmawiam. Ty się próbujesz dodzwonić, to nie denerwujesz się, że ja nie odbieram, tylko słuchasz sobie tej miłej zapowiedzi, tak?

Paweł: Na przykład tak. No i często jest tak, że potrzebujemy jakąś informację. Najczęściej jest tak, że chcemy przedstawić, gdzie ktoś się po prostu dodzwonił, że witamy tutaj i tutaj, no czasami jeżeli jest wymagana, to jakiejś informacji RODO – tylko że to też nie może być za długie, bo to też zniechęca. Po prostu też gdzieś się zniechęca.

No i jeżeli mamy na przykład, bo mamy też takich klientów, gdzie mają już oddziały callcenter, gdzie odbierają, że jest kilka osób, to fajnie to można zarządzać tym ruchem i go kolejkować.

Najważniejsza rzecz jest taka, że nie mamy zajętości. Jeżeli ktoś do nas dzwoni, tak jak mamy w przypadku komórki – druga osoba, no to albo ma zerwane połączenia albo słyszy sygnał zajętości i tyle.

I teraz my biorąc taką komórkę, no to bierzemy, patrzymy, dobra, mamy SMS-a, to oddzwonię, a może nie mamy SMS -a, bo nie ma włączonej usługi operatora, kto do mnie dzwonił. A tutaj mamy pełne raporty, mamy informacje, kto dzwonił. Są nawet takie systemy, które w aplikacji webowej nam pokazują po prostu na MedLife.

Natalia: Na komputerze masz na myśli?

Paweł: Tak, na komputerze widzimy nawet kto do nas dzwoni, możemy mieć podpiętą do tego taką książkę, że to jest taki, taki pacjent, w takiej sprawie dzwonił. No i to drugą rzeczą są te kolejki i właśnie kolejną jest ta możliwość integracji z systemami, czy same systemy są takie oparte już o wirtualne centralki.

Z CRM też często się to można gdzieś pointegrować, bo to są takie rozwiązania już w pełni informatyczne. Fajnie to można służyć też do jakiejś pracy zdalnej albo do jakiejś telemedycyny. Fajnie też to może służyć do, jeżeli mamy przykładowo na recepcji jakieś dwa stanowiska i one nie są w stanie odbierać tych połączeń, to możemy mieć kogoś w officie, kto będzie odbierał telefon. Ale ten office też może być w domu, bo jesteśmy tak to w stanie zrobić. A generalnie te wirtualne centralki, no potrzebują internetu, żeby to ktoś się do nas dodzwonił, bo to są telefon IP i on już musi mieć internet i wtedy się do nas dodzwoni

Ale nawet gdybyśmy mieli awarię, to można taki scenariusz ustawić, że jest przekierowanie jakieś awaryjne na jakąś komórkę, że i tak ktoś się dodzwoni, bo ta wirtualna centrala jest tam gdzieś u operatora i tam jest dostępność usługi 99,99, tam już to jest naprawdę wysoka dostępność. Bardzo rzadko się zdarza tam awaria, a i tak się do nas dodzwoni.

A dla pacjenta była zapowiedź, z kimś znowu rozmawia, z danej placówki i on nie czuje, że nie mógł się dodzwonić, czy coś się działo. No dodatkową rzeczą to jest kwestia też nagrań, no bo te nagrania czasem się przydają, czy w jakichś tam spornych na przykład sytuacjach.

Natalia: Masz na myśli, że rozmowy są nagrywane?

Paweł: Tak, że są nagrywane. Tylko to też trzeba zadbać o kwestie, o poinformowaniu, o nagrywaniu i tak dalej. No i ostatnią taką rzeczą, których coraz więcej gdzieś doświadczamy, to są boty, voice boty.

To można gdzieś pointegrować, coraz więcej jest też takich rozwiązań, gdzie możemy zautomatyzować to, co jest najczęściej gdzieś tam powtarzalne, no w przypadku placówek medycznych wydaje mi się, że to jest przy badaniach, czy jak chce odebrać jakieś badania, to żeby nam nie dzwonił, wypytywał, no bo jest dany scenariusz, że mamy przygotowany jakiś system, wystawiony i ta kwestia jest tylko jakieś identyfikacji, żeby, żeby on pobrał swoje badania, żeby go zweryfikować zidentyfikować daną osobę.

Da się to w pełni zautomatyzować. No bo ten czas pracy naszej ludzkiej, no jest coraz, coraz droższy.

Natalia: A też możemy wykorzystać w innym celu, czyli ja sobie to wyobrażam, że na przykład pacjent dzwoni z pytaniem, czy mam dostępne już w badanie i jakiś scenariusz. Nawet niekoniecznie chyba musi być voice bot, tylko można mu nagrać, że tam byłeś dwa tygodnie temu, to na pewno są wyniki – przyjdź.

Paweł: No i to można rozwijać, to już wyobraźnia, trochę ograniczeń nasze budżety, ale dużo jest gotowych rozwiązań i to nam daje taką możliwość już integracji. No a tutaj w placówkach medycznych ten telefon i ten kontakt jest bardzo ważny.

Natalia: Tak, wiesz co, my tak widzimy, że jednak to jest taka jeszcze domyślna forma umawiania się na wizytę i w ogóle kontaktu z placówkami. Chociaż dużo osób już tam wchodzi w online i tam sobie kupuje, zamawia te usługi w zależności od tego, co jest do zaoferowania.

Ja bym tak podsumowała, mam nadzieję, że nic nie zapomniałam, jeżeli chodzi o centralkę z tego, co powiedziałeś. To tak, mogę sobie nagrać miłą zapowiedź dla pacjenta. Pacjent nie słyszy, że mam zajęte, jeżeli rozmawiam z innym pacjentem, tylko po prostu czeka na linii i jest w jakiejś tam kolejce.

Mówiłeś o kilku numerach, więc ja sobie wyobrażam, że to może być do telemedycyny, czyli mam na przykład – prowadzę gabinet w Krakowie, ale zatrudniłam jakiś super specjalistów z Pomorza i oni też świadczą telemedycynę. Ale na przykład z takiej perspektywy też marketingowej, to bym powiedziała, że kilka numerów, to jestem w stanie sobie pomierzyć, że na przykład kupiłam drogi billboard, no może nie w Krakowie, bo my tam mamy tą ustawę o gospodarce, ale nie wiem, w Zakopanem, w Zakopanem sobie kupiłam billboard i mogę zmierzyć, czy on mi konwertuje, czy pacjenci dzwonią na ten numer, mogę sobie to jakoś w centralce ustawić?

Paweł: Dokładnie.

Natalia: Tak, no i mogę mieć na przykład jedną dziewczynę na recepcji, która siedzi fizycznie, kupiłam jej ten komputer, PC itd. Ale drugą mogę mieć, nie wiem, wyobrażam sobie, że zatrudniam sobie studenta, który jest dorywczo, wyposażyłam go w poleasingowy laptop i on w tych godzinach szczytu też odbiera połączenia i tam coś z tymi pacjentami robi, tak?

Paweł: Tak jest. I tutaj te połączenia właśnie możemy odbierać, albo na komputerze, na aplikacji, albo na telefonie z takim IP, który też może być u kogoś w domu, albo nawet na aplikacji, na telefonie komórkowym. I taką fajną rzeczą jeszcze jest, a propos tych lekarzy i tych numerów, że przykładowo mamy jakiegoś specjalistę i nie chcemy, żeby on dzwonił ze swojego numeru. Bo jak jego numer się rozejdzie, to bardzo szybko się rozejdzie i musi numer zmieniać.

A tu może się prezentować jakimś numerem głównym, że jak ktoś oddzwoni, to się dodzwoni do pracownicy na recepcji.

Natalia: Dobra, to tak, omówiliśmy już temat związany z tym komputerem, że muszę mieć gdzie zapisywać rzeczy, pacjentów i tak dalej. Mamy centralkę, czyli pacjent się do nas dodzwania, ale powiedziałaś przy centralce, że to idzie wszystko przez Internet, że to są internetowe połączenia. To powiedz proszę Paweł, jak to jest z tym internetem, bo wydaje mi się, że to jest tak, że my wszyscy mamy na temat internetu jedno zdanie, że super, jak działa, a jak nie działa, to nie wiemy, czemu nie działa, czy na przykład wzięliśmy sobie za małe te pakiety i tak dalej, więc jak najlepiej, czy na przykład jest jakaś wymagana i moglibyśmy dla naszych słuchaczy dać takie minimum, co musi być w gabinecie, czy można to jakoś rozliczać, że jeżeli masz na przykład pięć komputerów, to musisz mieć taką prędkość, jak to jest z tym internetem?

Minimalne wymagania dotyczące sieci teleinformatycznej w gabinecie medycznym

Paweł: Jeżeli chodzi o Internet, no to kwestia podstawowa, żeby to był światłowód, tyle. Bo dzisiaj, prędkości, jakie operatorzy oferuą, no to one są praktycznie nie do wykorzystania przez nas. Jeżeli to jest światłowód, to już są tak oferty skonstruowane operatorom, że jakibyśmy faktycznie pakiet nie wzięli, no jakieś tam 900 na 300, nie wiem, 900 na 60 nawet, 300 na 30, to są takie przepustowości, że my tego nie wykorzystamy. Chyba, że jakieś bardzo ciężkie pliki, zdjęcia wysyłamy, ale to jest naprawdę rzadko.

I takie usługi kosztują do 100 zł, może trochę ponad 100 zł. Operatorów mamy mnóstwo, ta sieć jest dobrze rozbudowana, no naprawdę jest tego sporo, to jest podstawa. Dlaczego światłowód? Bo to daje stabilność i to jest ważniejsze, że to jest stabilne rozwiązanie, bo z mobilnymi jest tak, że fajnie, mamy 5G, rozwija się to, ale to jest tak, że godzina do 16 jest super, a od godziny 16 jest słabo, bo obok nas są bloki, ludzie wracają do domu, obciążają nadajnik i już jest różnie z internetem.

Jakiś radiówki, no czasami nie mamy wyjścia, no zależy gdzie jesteśmy, ale naprawdę już nawet na jakichś terenach wiejskich, no jest tyle programów, jeżeli chodzi o dofinansowania w tą rozbudowę światłowodu, także to jest ta postawa i to jest super, nie jest to duży koszt, no do 100 praktycznie w każdym miejscu w Polsce jesteśmy w stanie coś załatwić. A jakby ktoś miał gdzieś jakieś problemy, to śmiało można nas podpytywać, bo tutaj też bardzo dobrze się czujemy w tym.

Także to jest podstawa.Ten internet światłowód, no i później już nasza sieć, infrastruktura w naszym gabinecie. I tu zależy, ile mamy gabinetów, ile pięter mamy, bo to czasami są budynki kilkupiętrowe, no to już później musimy zadać sami i ktoś nam musi w tym doradzić, bo może by te kable mieć rozprowadzone, żeby te punkty dostępowe WiFi mieć odpowiednio porozkładane, bo tego operator już dla nas nie zrobi.

Natalia: No tak, bo można mieć, rozumiem, dobry Internet, ale źle zainstalowany, rozprowadzony w gabinecie, w przychodni, tak?

Paweł: Na przykład, dokładnie. Operator doprowadza nam Internet i doprowadza na górę jakiegoś pomieszczenia, powiedzmy, technicznego. Jest to jakieś pomieszczenie za recepcją albo gdzieś jeszcze tam dalej, no różnie, zależy od układu budynku, u góry, albo czasem też w piwnicy, na przykład, pod nami.

No i teraz każda ściana, no to nie wyleje nam, jeżeli działamy, powiedzmy, po WiFi, no to tłumi nam sygnał, a jakiś strop albo dwie porządne ściany, no to już praktycznie całkiem nie wyleje ten sygnał.

No i tutaj już musimy mieć takie access points, czyli takie punkty dostępowe w WiFi. Często spotykane to są, chyba w postaci takich talerzyków na sufitach albo takie są wallowe, czyli takie naścienne, na gniastka, które się montuje. No ale to już musi być podłączone kablem.

No i najlepiej, jeżeli to jest tak zwanym meszu, czyli to jest takie rozwiązanie, które jest zarządzane przez jedno urządzenie, czyli mam jedną nazwę sieci WiFi, powiedzmy, dla nas, jako dla administracji, dla pracowników medycznych, no i ewentualną jakoś tam osobno dla pacjentów, ważne, żeby to było separowane.

No i to tak działa, żeby miał taki roaming, że to tak jak z telefonem komórkowym, że jak jedziemy autostradą, to nam nie przerywa, gdzieś tam między tymi nadajnikami się przełączamy, tak samo jest to gdzieś w budynku, że chodzę sobie po budynku, między tymi punktami dostępu w Wi -Fi, tam urządzenie mi się przyłączy, chociaż to ja mówię, no w placówkach raczej siedzimy w jednym miejscu w gabinecie i nie ma aż taki potrzeb, no ale ważne jest, żeby to ten sposób zrobić, bo to później też jakieś problemy potrafią wynikać, jeżeli tego tak w taki sposób nie mam zrobione.

Natalia: Dobra. Czy jest jeszcze ten monitoring, to jest taka też potrzeba, z jaką się zgłaszają gabinety, czy jest jeszcze jakaś rzecz, o którą pytają i np. właśnie zgłaszają się do Ciebie, bo czegoś tam mamy, coś potrzebujemy?

Paweł: No z tym monitoringiem, czy jakąś kontrolą dostępu jest tak, no jeżeli mamy jakiś budynek, na którym nam zależy, czy lokalizacje, gabinety, mówię, czy coś nawet wynajmujemy, no to nam zależy na tym, żeby to chronić to, co tam jest.

No i jeżeli chodzi o monitoring, to mieliśmy takie przypadki, że, nie wiem, ktoś ma własny budynek, już taki niemały, ktoś wjeżdżał, tam gość od prania i tam uszkodził elewację, no i odjechał, no i trzeba było się dowiedzieć, kto to był, no bo uszkodził elewację. No gdzieś tam wrócił, no ale to dobrze, dobrze jest mieć i wiedzieć i mieć to nagrane.

I niestety też często jest tak, to też można się spotkać z tym, że takie trywialne wydają się te rzeczy, no ale na przykład na recepcji, żeby widzieć na przykład, jeżeli rozliczamy się z pacjentem i czasem są takie sytuacje, a nie dałem 100, 200 zł, a nie ten.

Dobrze jest mieć wtedy ten monitoring i widzieć, że jak to faktycznie było, tak? Także z punktu widzenia takiego bezpieczeństwa, no dobrze jest to mieć, jak już prowadzimy te kable i mamy, no to z czasem kwestia dwóch, trzech kamer i mamy monitoring w placówce.

No, najważniejsze są takie punkty jak wejście, recepcja, parking, tam, gdzie coś może się wydarzyć, tak? No bo też na parkingu ktoś kogoś obetrze coś, będzie do nas przychodzić, no różne są, różne są sytuacje, ale w tych częściach takich wspólnych, gdzie się dużo dzieje, no to warto mieć.

Natalia: A, wiesz co? Przypomniałam sobie jeszcze, że może drukarki fiskalne też są po internecie, czy…

Paweł: Tak jest.

Natalia: Okej, okej. Czyli muszę pamiętać, że jak będę miała w gabinecie ten komputer, centralka internet, to jeszcze żeby jakoś tam udostępnić ten internet drukarce fiskalnej, żeby ona się jakoś połączyła, tak?

Paweł: Tak, na ogół jest tak, że już się podłącza do internetu, czy kablem, czy po WiFi. No i drukarki też zwykłe. Drukarki zwykłe, tu jedna rada – drukarki podłączamy po kablu. Jak jest możliwe – po kablu, bo to zawsze jest mniej problemów i to już wiele, wiele razy przerabialiśmy.

No i fajnie też jest, żeby te drukarki, które gdzieś bierzemy, żeby one też były odpowiednią wielkością gabarytem, bo też się spotykaliśmy z tym, że gdzieś miał ogromną drukarkę w jakimś gabinecie. No i ona po prostu tam nie pasowała, a my potrzebujemy tylko jakiś pojedynczy druk, jednostronicowy, no to, żeby dobrać też te urządzenie odpowiednio, a nie potrzebujemy maszyny, które ma A4, A3, podwójne skanowanie, drukowania dwóch stron, no bo to zajmuje miejsce. Jest coraz większa ta, a bardziej zależy nam na tym, żeby jednostronnicowo coś wydrukować szybciutko z gabinetu, a nie wiem, na zapleczu recepcji, albo w recepcji mamy jakąś większą maszynę, która drukuje nam w różnych tam formatach.

No i ważne jest to, że te drukarki, to też po kablu, to dobrze jest gdzieś tam zaplanować sobie coś.

Natalia: Powiem ci Paweł, że, no to IT, jak tak na początku mówiłeś, nie takie straszne, jeżeli chodzi o te gabinety medyczne, bo to wszystko można rozłożyć prosto na czynniki pierwsze, ale chyba najlepiej jest się zgłosić, czy do Ciebie, czy w ogóle znaleźć sobie taką osobę, jak się dopiero planuje gabinet. W sensie mam w zamiarach otworzyć gabinet, żeby to wszystko rozplanować, no bo jak Ty mówisz, te grzybki, co wiszą na sufitach, to to, żeby to jakoś tak ładnie wyglądało, a nie, nie wiem, mam gabinet cały na różowo, a ten grzybek będzie biały, to trochę nie będzie pasowało. Czyli tylko szansa jest dla tych nowo otwartych gabinetów, żeby sobie tak wszystko wiesz, od początku do końca ułożyć, czy też przychodzą do Was osoby, które już od dłuższego czasu pracują i nie wiem, co się nie działa, nie radzą sobie, ten Internet?

Paweł: To faktycznie jest tak, że najlepiej na początku to planować i to dużo pracy tu z elektrykiem i dużo zależy później od naszego efektu, od pracy elektryka. Fajnie jak się dobrze z nimi współpracuje, jak dobrze jest to przygotowane okablowania albo my możemy je wykonać, no to później dużo łatwiej jest coś pomontować, skonfigurować.

No jak brakuje tych kabli, a już mamy właśnie ładnie wszystko zrobione, no to później jest problem. Nie będziemy korytek robić białych na, nie wiem, jakimś czarnym suficie, bo tak mamy na przykład taki design.

A propos tych punktów dostępowych WiFi, właśnie tych talerzyków, no one mają takie skórki właśnie, takie obudowy, że mogą być czarne, marmurkowe, no przeróżne. Tak, oczywiście to kosztuje, ale można sobie, no dość często ostatnio są popularne takie czarne, industrialne sufity, no żeby to się ładnie wtopiło. Albo kamery, jak dawaliśmy, to w czarnych obudowach, to ich nawet nie widać, no fajne to jest.

Ale jeżeli jest taka sytuacja, że no już mamy jakąś placówkę albo nawet są takie sytuacje, że, nie wiem, mamy placówkę w budynku, gdzie developer coś wybudował, jakieś okablowanie tam jest, no bo też tak jest. Nawet z mieszkaniami też tak mamy, jak mamy, jak się wprowadzamy, to często jest tak, że próbujemy wszystko, bo instalacje przerabiamy, bo nam się nie podoba. No niestety, no dużo tutaj zależy od tych kabli, jak one są, jak one wyglądają.

Można się ratować takimi instalacjami kablowymi, natynkowymi, takimi korytami białymi, można je gdzieś tam pomalować. No, no zależy jaka jest sytuacja, gdzie, jakie mamy braki, problemy, czy to z zasięgiem, czy z jakichś tam coś szwankuje, jakaś drukarka i musimy ją podłączyć po kablu.

Także szansa zawsze gdzieś tam jest. Ale bardzo dużo zależy od kabli, także przy jakimś najbliższym remoncie, to dobrze sobie gdzieś to jest tam przemyśleć, no bo później robienie tego, jak już wszystko mamy wykończone, po prostu – jest to do zrobienia, bo to można bruzdować, można te kable tam pochować – tylko to kosztuje, trzeba to robić po godzinach, bo w placówkach pracują do wieczora, bo to te godziny wieczorne, weekendowe, więc to kosztuje, ta praca w tym czasie, no i tak to wygląda.

Natalia: A Wy też pracujecie w weekendy?

Paweł: Tak też się zdarza, ale raczej lubimy w godzinach takich biurowych.

No bo to też jest tak, że to trzeba gdzieś tam zaplanować, ten nowy. Ale tak, no jeżeli trzeba nie ma innego wyjścia, no to i trzeba to robić wieczorem, no to robimy to wieczorem, czy w weekendy.

Natalia: Czyli tak, mam nowy gabinet, no to rozmawiam z Panem elektrykiem, że coś będę potrzebowała, czy już lepiej od razu mieć z tyłu głowy jakiś kontakt do osoby, która po kolei będzie mi układała ten proces, właśnie centralka, komputery, internet i tak dalej? Czy Pan elektryk to ogarnie, czy to jak z fachowcem, kwestia doświadczenia?

Paweł: Z naszego doświadczenia – raczej nieogarnie. Bo już po elektrykach różne instalacje mieliśmy, ale mieliśmy też takich, gdzie naprawdę super – wzór. Jako przykład można było to dawać.

Ale dobrze już jest rozmawiać z kimś – i tak nie raz mieliśmy – z kimś, kto będzie miał wizję tego, jak to ma wyglądać później. Bo on wie na przykład, jak ja wiem jakie to urządzenie jest wielkie, jaki ma kolor, jaką ma wielkość, a tak rozmawiałem trochę z elektrykami, no to oni się w tym nie specjalizują i on gdzieś te kable podociąga. Ale co z tym dalej robić, czy to ma być jakieś takie szafie rakowej? I gdzie to ma być zamknięte, jak duża ona ma być, gdzie ona ma być, to to jest dobrze już z kimś rozmawiać, kto ma jakąś wizję, jak to ma funkcjonować, tak mówię. No i podstawowe pytanie, czy idziemy w własną serwerownię, bo jak serwerownię, no to musimy mieć pomieszczenie i klimatyzację i to jest wszystko dobrze przemyśleć i z elektrykami nasze doświadczenie jest takie, że raczej nie ogarną.

Kable można, jeśli przykładowo ktoś by współpracował z nami, powiemy, jak to okablowanie ma wyglądać, ale gdzieś doradztwo nasze, nawet taka po prostu, żeby ktoś się dopytał – ktoś, kto się zna na tym – żeby podpowiedział, w jaki sposób to było zrobione. Ale mówię, niektórzy elektrycy mają swoje takie działy, naprawdę też super, super to robią.

Najczęstsze błędy popełniane w budowaniu infrastruktury sieciowej placówek medycznych

Natalia: Ok, rozumiem. Czyli i w przypadku nowego gabinetu, no to wiadomo, im wcześniej tym lepiej, ale mówisz, że nawet jeżeli mam już swój gabinet, coś mi szwankuje, no to też nie jestem na straconej pozycji, nie muszę się stamtąd wyprowadzać, tylko można jeszcze coś zrobić.

A chciałam Cię Paweł zapytać tak swojego doświadczenia, no bo tutaj dużo opowiadasz. Wcześniej jak rozmawialiśmy też mi opowiadałeś o wielu gabinetach i placówkach. Powiedz, jakie Ty byś wymienił trzy najczęstsze błędy, jeżeli chodzi właśnie o całą taką infrastrukturę, zaczynając właśnie od komputerów, po te kable, po Wi -Fi?

Co jest takie najczęstsze w tych gabinetach, żeby nasi też słuchacze mogli – chyba też się pocieszyć trochę, że nie tylko u nich nie działa.

Paweł: To jest takie powiem dwie chyba główne rzeczy, które to nie widzimy też w innych branżach. I rynek ten MŚP jest – kwestia haseł i backupów.

Bo jest tak, że jeżeli to mamy, jeżeli mamy ustrukturyzowane hasła w jakimś managerze haseł, dostęp do tego ma właściciel w jakiejś sytuacji krytycznej. Nie jest tak, że my jako firma za to odpowiadamy, ale właściciel też ma, bo to właścicielowi, czy właścicielom najbardziej zależy na ich biznesie. No niestety – nie na. Nam może bardzo zależy, ale na pewno nie aż tak, jak właścicielowi. Jeżeli ma do tego dostęp, ma to jakoś ustrukturyzowane i tam jest to spisane, a są i darmowe menadżery haseł, naprawdę jest tego dużo.

My z byd mordena korzystamy z wersji też darmowej, w przeglądarkach też jest tego dużo. Nawet w jakimś arkuszu gdzieś to można mieć. No i kwestia jest taka, że z menadżera hasła możemy sobie te trudne hasła tworzyć i pamiętamy tylko jedno trudne hasło do samego menadżera.

I to nie jest koszt, no kwestia też czasu. A się okazuje, że mamy tych systemów kilka, a jeżeli nie mamy, nie wiem, prosty przykład hasła administracyjnego, nie wiem, do rejestratora, do jakiegoś tam urządzenia, no to trzeba to resetować, jak resetować, trzeba to ustawić na nowo, jak ustawić na nowo, to trzeba zapłacić jeszcze raz za pracę, którą ktoś kiedyś zrobił i to generuje po prostu koszty.

To jest, to jest uważam, pierwszy bardzo, bardzo ważny punkt, no i drugi to jest kwestia backupu. Bo jakie byśmy nie mieli środowisko, infrastrukturę nawet zabezpieczone, no to żeby te dane, żebyśmy mieli te dane w odpowiedni sposób zabezpieczone i weryfikowali te backupy, czy one faktycznie się robią, bo też mieliśmy takie przypadki, że ktoś mówi, że się robią, a później się okazało, że się nie robią już do dwóch lat, bo coś się stało. Także pytanie, czy one się faktycznie robią i warto je odtwarzać co jakiś czas, to jest uważam, podstawa, bo to w sytuacjach takich turbo krytycznych, że naprawdę coś tragedia jest, no to jak mamy te hasła dostępne, no to jesteśmy w stanie, czy serwer kupić, czy komputery na nowo kupić, no bo to jesteśmy w stanie załatwić. I nawet nie wiem, nie w tym lokalu, a w lokalu obok otworzyć wszystko od zera, jesteśmy w stanie to otworzyć. A jeżeli tego nie mamy, no to niestety nic nam z najlepszych komputerów, serwerów i wszystkiego i tu mówię niezależnie od poziomu zabezpieczeń, to z backupami, no i z tymi hasłami, jest to bardzo, bardzo ważne i to są takie rzeczy, które są najistotniejsze.

No i kwestia jest tego sprzętu, żeby mieć w miarę, no aktualne oprogramowania, żeby to nie były – tak z legalnych źródeł, bo to są jakieś tam możliwości wejścia dla hakerów, do naszej, naszej infrastruktury. A tu, w tej branży, no bardzo ważne też jest przechowywanie, przetwarzanie danych, no tu mamy dane wrażliwe. Co do nich, no to też warto już się radzić też prawników i w jaki sposób, w odpowiedni sposób sobie to wszystko też zabezpieczyć i to jest, to jest bardzo ważne.

To co powiedziałaś właśnie, że instytucje nadzorujące, które właśnie wskazują, w jaki sposób jest to dobrze robić. No i to jest tak, że dopóki nas to nie spotkało, to się tak wydaje, że jest ok, jak nas nie spotkało, ale jak nas spotka i nie będziemy przygotowani, to to jest masakra, to jest po prostu ciężko. A ja mówię, no postawa, to ten backup plus te hasła, to wtedy nawet jak mówimy, gdybyśmy komputer od nowa musieli kupować, stawiać Internet, załatwić nawet jakieś mobilne na szybko, jesteśmy w stanie działać. A jak tego nie mamy, to, no to, no to, no to nie mamy żadnych tych danych i jest to duży problem.

Natalia: Tak, z tymi hasłami to mi ja opowiadałeś, że po prostu była taka sytuacja w placówce, że pracownik po prostu ciężko zachorował. Ale ja też myślę sobie, że z tymi hasłami to jest tak, że czasem są takie decyzje, że musisz się z kimś pożegnać.

No i jak robisz ten offboarding, jeśli on jest jakoś tam przerobiony, że odcinasz kogoś od dostępu, że jakoś zmieniasz hasła i tak dalej, żeby na to jednak zwrócić uwagę. No bo pracownik wychodzi, a jeśli dalej ma dostęp do naszej bazy danych medycznych, no to to już jest jakiś problem.

Ale mi się wydaje, że, no nie wiem, to trzeba chyba się skontaktować właśnie z taką osobą, jak Ty, która poradzi. Bo wiesz, nie ma takich manuali w Internecie – zwalniasz pracownika, zwalniasz lekarza, lekarz odchodzi albo lekarz sam rezygnuje, jak mu poodcinać te dostępy do haseł? No to jest takie, to jakoś trzeba sobie ułożyć i żeby później na przyszłość mieć.

Paweł: Jest powiedzmy parę takich punktów wspólnych, po których można by wyjść. No taką politykę bezpieczeństwa na przykład sobie wdrożyć, która ma jakieś tam parę podstawowych punktów, ale to musimy odnieść do naszej sytuacji, bo mamy inny system, bo u nas trochę inaczej wygląda, nie wiem – jak ktoś zdalnie pracuje, a może nikt zdalnie nie pracuje, nie wiem, właśnie mamy kontrolę dostępu, to trzeba mu kartę zabrać i wyłączyć tą kartę.

No i zaczyna być, że to nie jest tak, że mamy jeden magiczny przycisk, naciskam czerwone pole i tam odcina się wszystko. Teoretycznie w dużych korpo, w dużych firmach jest tak to opanowane, ale też ktoś to nadzoruje, jest do tego dział IT, który to nadzoruje. A tutaj jest ważne, żeby w ogóle mieli wiedzę, bo często nie mamy, a propos takich błędow właśnie, że nie mamy wiedzy w ogóle, co mamy i kto ma do czego dostać.

To jest też to, nie? Kto ma dostęp administracyjny, kto nie? Żeby generalnie zasada jest taka, żeby, jak wydajemy komuś uprawnienia do jakiegoś systemu, czy właśnie jakiejś karty, czy coś to, żeby to były minimalne uprawnienia, jakie musi mieć, żeby mógł funkcjonować.

Natalia: No i trzeba sobie gdzieś zapisać, że Pan Kowalski dostał wtedy kartę i ma takie uprawnienia.

Paweł: Tak, no to w systemach jest na przykład. W tych systemach, gdzie się tym zarządza, no to to jest, ale musimy mieć, ktoś musi być administratorem i zarządzać. Może być to właściciel, tylko pytanie też czy ma czas i głowę do tego, żeby tym zarządzać. Czy nie lepiej, żeby się zajął biznesem i rozwijał biznes.

No, bo ten światek IT, no mega, mega szybkość się rozwija, jest coraz więcej systemu, rozwiązań. Wszystko, co się da, się praktycznie informatyzuje. No i to, co mówię, jest coraz więcej, ktoś to musi gdzieś nadzorować i pilnować, bo faktycznie są takie sytuacje, mieliśmy, że ktoś miał do czegoś dostęp albo otworzył sam sobie jakieś bazy danych w swojej infrastrukturze, to znaczy na jakimś koncie Google 'a, a nie w systemach na serwerze. My nie mieliśmy konta administracyjnego do tego, co my możemy sobie zrobić, tak?

No i to trzeba też pilnować, ale to, że jest czynnik taki ludzki, no i to też już jest kwestia takiego onboardingu. I pilnowania pracowników, gdzie, jak oni pracują, gdzie to włączają, no bo znałem też takie ekstremalne przypadki, gdzie pracownicy mają tak zwaną białą strefę, medyczni, gdzie nie mają dostępu do internetu. Jest tylko system medyczny i nie mają dostępu do internetu, to, że jest taki hardening, tak zwany na poziomie takim, no najwyższym, że już nie ma nawet dostępu do internetu i żadnego pendrive 'a nie podepnie, nic po prostu, nic, tylko wykorzystać systemu.

I to jest spoko, no tylko, że to też jest uciążliwe, bo jak ktoś potrzebuje z maila skorzystać, czy coś, no to, nie wiem, musi do innego stanowiska na przykład, to są takie sytuacje.

Natalia: Tak, to już są ograniczenia właścicielskie. Chyba wyobrażenia nawet, że tam się trochę właściciel boi, że tam ktoś coś wyniesie, czy to zasadne, czy nie, to już nie będziemy dzisiaj tego rozważać.

„Lista zakupów” dla nowo otwartych gabinetów medycznych

Ale na koniec chciałam Ciebie, Paweł, zapytać – bo tak, powiedziałaś właśnie sektor MŚP, czyli małe i średnie przedsiębiorstwo. Ja bym chciała właśnie zahaczyć, żebyś taką listę zakupów trochę przygotował, wiadomo, bez jakiejś specyfikacji, ale co jest potrzebne Twoim zdaniem w małym gabinecie? Dajmy na to, otworzyły sobie dwie osoby, dwóch lekarzy po studiach, postanowiło otworzyć gabinet i przyjmują we dwóch, to co by im było potrzebne, tak wiesz, na start.

I w takim większym gabinecie dajmy na to sześć osobnych pokoi, w których są przyjmowani pacjenci, więc zbyt tutaj tych lekarzy jest dwa razy tyle, bo wiadomo, że pracują na zmiany i tak dalej.

Więc dla takiego małego gabinetu dwie osoby i dla takiego gabinetu, gdzie jest sześć pokoi lekarskich, to jaką listę zakupów byś przygotował?

Paweł: No ona myślę byłaby podobna, no bo w jednym i drugim przypadku musimy mieć jakiś Internet, jakieś umowy z dostawcą musimy, tak jak mówiłem, ten światłowód, żebyśmy mieli. Jeżeli to jest mała placówka, no to wystarczy nam urządzenie, które dał nam powiedzmy operator, ale tam nie mamy też pewnie możliwości konfiguracji, także dobrze jest mieć swój router po prostu.

W większej placówce po prostu jest więcej tych urządzeń, tam switche, access points’y, w zależności od tego, jak duża jest placówka. Ale wracając, po kolei przy małym gabinecie. No to mówię, Internet, jakiś router z WiFi, czy tam, żeby kablami coś było podłączone, komputer, komputery, Pcd2 wystarczą. Drukarka, czy tam jedna, czy dwie, no bo to już zależy, jak chce mieć – w gabinetach, czy jedną jakoś tam wspólną, no bo też ona się nam przydaje.

No i pytanie podstawowe, właśnie jak się z nami kontaktować telefonicznie, no to tutaj ta centralka telefoniczna jest fajnym od razu rozwiązaniem i też nie kosztuje dużo, a jak mamy to od początku dobrze ułożone, to za pięć lat, jak będziemy mieć już dziesięć gabinetów, to będzie tak samo to wyglądało. I to jest fajne, że nie będzie po drodze jakiejś migracji, która będzie bolała i kosztowała, to jest ta centralka.

Natalia: Tak, bo najgorsze dla gabinetu wtedy jest wykasowanie numeru i kupienie nowego numeru, nie?

Paweł: Na przykład, no. Na szczęście dzisiaj jest tak, ale to jest od niedawna, może już od dwóch lat, że da się przenosić numery komórkowe takie z karty SIM na telefonie tych wirtualnych centralek. Kiedyś tego nie było, to jeszcze tak za dwa lata temu. Teraz da się to przenieść. I wtedy był problem, bo trzeba było zrezygnować albo przekierowanie jakichś połączeń, to przekierowanie też kosztowało.

To przekierowanie było wąskim gardłem też, jeżeli chodzi o ilość połączeń, no i to stwarzało jakieś tam problemy. Ale wracając do tej listy, no i kwestia jest ostatnia systemu, na jakim pracujemy. No przykład, w przypadku mniejszych placówek, no to ja rekomenduję, żeby nie budować swojej serwerowni, bo to nie ma sensu. Ale lepiej kupić gotowe rozwiązanie, gdzie ktoś się tym zajmuje, opiekuje, gdzie mamy support. No bo jak mamy własną infrastrukturę, w sensie serwerownię, no to musimy po prostu korzystać z firmy, która będzie nam się zajmowała tym serwerem, backupami i tym wszystkim.

A jakby to wszystko, mówię, policzyć, kwestia też jest miejsca, bo w mniejszym gabinecie szkoda nam też miejsca gdzieś na serwer. Te serwery są duże, one nie mogą być w gabinecie. Bo nie jest człowiek w stanie wypracować z tymi wentylatorami cały dzień, bo głowa rozboli, no i jest szkoda miejsca, a metraż nie jest tani też lokali. No to po co mamy za to płacić, jak to dobrze wszystko chodzi, to lepiej po prostu kupić usługę, którą ktoś nam świadczy. Tak jak Wasze rozwiązanie i mamy z tym spokój, tak, mamy support i w naszym interesie jest to, że mamy mieć komputer, z aktualnym oprogramowaniem, mamy mieć internet, jakąś drukarkę, jak coś potrzebujemy wydrukować, no i ten telefon, tak, i tyle.

I to jest tyle, w przypadku większej placówki, takiej gdzie jest nawet 6-7 gabinetów, to wygląda bardzo podobnie, tylko mamy więcej drukarek, więcej sprzętu. Jeszcze to nie jest taki poziom na ogół, że już mamy własny serwer, no chyba już mamy, mówię, mały szpital, że mamy już, nie wiem, laboratoria, mamy jakąś salę operacyjną, no bo tam zaczynamy mówić też o innych systemach, nie musimy mieć takiego prostego systemu do umawiania wizyt i takie medycznego po prostu, tylko musimy mieć jakieś inne jeszcze systemy, wtedy pojawia się zasadność, na przykład zakupu tego serwera.

Natalia: No Paweł, powiem tak, no wyczerpująco, ja czuję, że wyczerpująco cię wypytałam. Ja się dużo dowiedziałam też przy okazji, jak to wszystko poukładać od początku, a nawet jeżeli ktoś prowadzi gabinet, to po prostu żeby sobie posprawdzał etap po etapie, jak to u niego działa i czy działa. No ja na koniec właśnie chciałam Ciebie zapytać, jak można z Twoją firmą i z Tobą bezpośrednio współpracować, mieć Twoje doradztwo, czy nawet w ogóle zgłosić do Ciebie, żebyście przyszli i, że tak powiem, posprzątali – jak to wygląda?

Paweł: No to najlepiej po prostu do nas zadzwonić, napisać. Ja myślę, że kontakty podeślemy na LinkedIn, nie na stronie. No ale najczęściej klienci po prostu do nas dzwonią albo piszą. Tak jest z nami się najłatwiej skontaktować.

No jak współpracujemy, no pierwsze gdzieś tam zawsze warto się spotkać na tą przysłowiową kawę, godzinę posiedzieć, żeby się w ogóle rozeznać, jak to wygląda. Żeby się wstępnie zorientować co mamy, jak to działa. A co nam nie działa i co nam przeszkadza.

I z takiej godziny i rozmowy już możemy dużo wynieść, czy to na miejscu, czy online. Także warto zawsze gdzieś tam rozmawiać. No i jeżeli będzie taka potrzeba, będzie to wymagało albo będziemy widzieć, że są jakieś takie problemy, które nam przeszkadzają w pracy, czy zmniejszają naszą efektywność, produktywność, no to możemy rozmawiać wtedy o wdrożeniach czy audycie. Jeżeli mówimy o jakiejś takiej troszkę większej infrastrukturze, no to już wtedy faktycznie już dobrze jest zrobić ten audyt, bo jak nie zrobimy tego audytu, a mamy tych urządzeń i tego wszystkiego dość sporo i zaczniemy modernizować, zmieniać, to przyjdzie taki moment, że i tak ten audyt gdzieś w trakcie się wykona i tak naprawdę i tak za to zapłacimy, a my robimy tak, że jak robimy audyt, to później rabatujemy dość mocno nasze usługi, bo to nam mega, mega dużo upraszcza i ułatwia, żeby później wiedzieć co mamy robić w jakiej kolejności.

No i to też na spokojnie etapami, to też nie ma co się tak spieszyć, że musimy rewolucję od razu robić i tak dalej, no to ja mówię – najważniejsze – zabezpieczmy sobie te dane, miejmy te hasła, te backupy, żebyśmy wiedzieli kto ma do czego dostęp. To jest praca, nawet jakbyśmy chcieli w jednym momencie w ciągu jednego tygodnia, no to nie da się tak tego zrobić, to po prostu jest bieżąca, comiesięczna, tam po parę godzin, jakichś tam chwil, praca, żeby sobie to wypracować i taki nawyk sobie wdrożyć, też pracownikom, współpracownikom, w jaki sposób działamy.

Natalia: Tak, tak, no wiesz, wyobrażam sobie, że wpisując np. centrala nawet, to tych rozwiązań jest bardzo dużo, więc dobrze będzie polegać na kimś, kto jest w stanie właśnie podpowiedzieć, jak to po kolei, bo tutaj tych zalet centrali dużo wymieniłeś.

Paweł, jeszcze jak ja tutaj dodałam link do twojej strony, więc ci państwo, którzy są teraz na żywo, to na pewno sobie tam zajrzą i obawiam się, że mogą rzucić okiem na to, że jesteś z Krakowa, a oni są gdzieś dalej z Polski.

Powiedz, jak – czy np. ktoś z Gdańska też może nawiązać z Wami współpracę, czy Wy jednak małopolska i te województwa ościenne. Jak to wygląda?

Paweł: No nie ma co ukrywać, że najprościej jest mimo wszystko, jak jesteśmy gdzieś tu w miarę na miejscu, no bo jak nie działa internet, no to trzeba jechać, bo zdalnie nic nie zrobimy.

Tak to już jest, ale działamy w Krakowie i w Rzeszowie i gdzieś tu we Wrocławiu. Także nam tu jest najprościej, ale mamy też partnerów swoich, firmy, z którymi współpracujemy. Mamy gdzieś tam podwykonawców, no to jesteśmy w stanie gdzieś kogoś podesłać.

A tak jak mówię, możemy na takiej online rozmowie też porozmawiać i w ten sposób możemy coś już doradzić. Ale warto mieć mimo wszystko kogoś na miejscu. Bo jak coś się wysypie, IT i nie działa i trzeba będzie podjechać, to jest dobrze, żeby ktoś tam w miarę szybko był w stanie dojechać.

Ale i doradzaliśmy klientom i w Trójmieście i gdzieś nad morzem, były też takie tematy. Także jesteśmy w stanie przynajmniej pomóc i doradzić, do kogo się tam udać. Mamy dużo fajnych kontaktów. A co do zakupu sprzętu, na przykład to tutaj nie ma na przykład znaczenia.

Tu jesteśmy w stanie polecić firmy i kwestia jest wysyłki. Kurier na następny dzień jest, także to tutaj nie ogranicza. Ale jeżeli chodzi o takie bieżącej obsługi, współpracy informatyczne, to gdzieś to w miarę lokalnie dobrze jest mieć na chwilę, żeby szybko ratowało.

Natalia: Okej, dobra, no to ja wszystko wiem, bardzo ci dziękuję za dzisiejsze spotkanie i za ten czas dużo rozjaśniłeś i odczarowałeś chyba te kwestie związaną z IT. No i Ty też poruszasz się po tym obszarze cyberbezpieczeństwa, dlatego rozumiem, że te hasła zwracasz na nie uwagę szczególnie.

Paweł: No już dużo czytam, dużo się tam edukujemy, no widzę jakie są sytuacje i to jest, notoryczne, że to mówię, fajnie jest jak to nas nie spotka, ale jak nas już spotka, to jest naprawdę. Ja nawet miałem sytuację z telefonem, że utopiłem telefon, który teoretycznie jest wodoodporny, no to jak miałem jeden backup, tak teraz mam dwa i książkę, mam jeszcze kontaktów ekstra wyeksportowaną. Bo nawet takie dwa dni na telefonie tymczasowym, działanie na telefonie bez kontaktów, bo dopiero backup byłem w stanie wgrać na telefon, który miał odpowiednie parametry, po prostu miał odpowiednią ilość pamięci, no jest utrudniające. Ja mówię o jednym gdzieś tam urządzeniu, no i to tak się uczymy na błędach, a dobrze jest się nauczyć na czyichś błędach, żeby nas to nie kosztowało i dlatego ja tak o tym mocno mówię, bo to później jest dużo stresu, naprawdę to zaczyna i czasowo i kosztowo nas dużo, dużo zdrowia też kosztować, dlatego lepiej sobie to nas spokojnie przemyśleć, sprawdzić, spisać, żebyśmy spokojnie mogli spać. Nawet na takie krytyczne sytuacje, jak to by się, no, naprawdę najczarniejszy scenariusz, lepiej być przygotowanym, bo w razie czego jesteśmy w stanie szybko działać, nawet nową placówkę postawić.

Natalia: Tak. Ok. No to co, Paweł, bardzo Ci dziękuję za czas, za spotkanie i za to, że się podzieliłeś tak dużą ilością wiedzy z takiej codziennej praktyki z branżą medyczną.

Paweł: Super, ja również dziękuję. Bardzo miło było tutaj z Tobą porozmawiać. To do usłyszenia.

Natalia: Tak jest. Dziękuję i do zobaczenia.

proassist logo

Zamów bezpłatne
połączenie w 5 minut!

Jesteśmy gotowi, aby odpowiedzieć na wszystkie Twoje pytania.

Dział sprzedaży dostępny jest od poniedziałku do piątku w godzinach od 08:00 do 16:00.

Wysyłając formularz, wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z Polityką Prywatności Proassist.