Dokumentacja zdjęciowa problemu zdrowotnego

Dokumentacja zdjęciowa problemu zdrowotnego

Dziś porozmawiamy o tym, jak dokumentacja zdjęciowa problemu zdrowotnego może usprawnić codzienną pracę specjalistów, w tym lekarzy, podologów, trychologów i fizjoterapeutów. 

Jak przygotowujemy dokumentację zdjęciową problemu zdrowotnego?

Przygotowywanie dokumentacji zdjęciowej problemu zdrowotnego jest banalnie proste w momencie korzystania z aplikacji mobilnej – bezpłatnej dla użytkowników systemu Proassist. Wykonywanie dokumentacji zdjęciowej wymaga od specjalisty dokładnie takich samych czynności, jak wgrywanie zdjęć dokumentacji/zgód pacjentów do elektronicznej dokumentacji medycznej danej osoby. Wystarczy, że…: 

  • Masz zainstalowaną aplikację mobilną na swoim telefonie/tablecie (aplikacja jest dostępna dla urządzeń, korzystających z systemów operacyjnych iOs i Android); 
  • Zezwolisz aplikacji na dostęp do Aparatu; 
  • bezpośrednio w aplikacji w odpowiednim oknie dokumentacji danego pacjenta, zrobisz zdjęcie podczas każdej wizyty, przez co na bieżąco i z wysokim poziomem dokładności możesz dokonywać monitorowania postępów przeprowadzanej terapii. Funkcja jest niezwykle przydatna dla specjalistów z branży beauty – podologów, trychologów, specjalistów z zakresu medycyny estetycznej, ale również chirurgów plastycznych, ortopedów, czy fizjoterapeutów. 

Dlaczego warto sporządzać dokumentację zdjęciową problemu zdrowotnego?

Wykonywanie dokumentacji zdjęciowej problemu zdrowotnego ma sens tylko w momencie systematycznego jej sporządzania. Dzięki niej, bez poświęcania dużej ilości wolnego czasu, wygospodarowania miejsca na prywatnym dysku urządzenia, czy drukowania zdjęć danej części ciała, możesz prowadzić dokumentację zdjęciową problemu zdrowotnego i monitorować postępy, związane z przeprowadzoną terapią. 

Dlaczego warto sporządzać dokumentację zdjęciową?

  • Oszczędzasz czas – nie musisz opisywać postępów przeprowadzonej terapii, efekty przeprowadzonych zabiegów sfotografujesz i porównasz rezultaty podczas następnej wizyty; 
  • Oszczędzasz miejsce wirtualne i fizyczne – nie musisz korzystać z prywatnego dysku w telefonie, czy innym urządzeniu mobilnym lub drukować wykonywanych zdjęć. Zapomnisz o problemach z ich przechowywaniem i archiwizacją dzięki włączeniu ich na stałe w elektroniczną dokumentację pacjentów; 
  • Śledzisz rezultaty – masz stały dostęp do osiągniętych już rezultatów, możesz przygotować się do wizyty lub odpowiedzieć na ważne pytania pacjentów podczas Twojej nieobecności w gabinecie. Prowadzenie zdjęciowej dokumentacji w aplikacji, w połączeniu z możliwością czatowania z pacjentem, pozwala na trafne znalezienie odpowiedzi na jego pytanie i zapewnienie mu najwyższego poziomu pomocy. 

Dokumentacja zdjęciowa problemu zdrowotnego – w pytaniach i odpowiedziach

  1. Czy sporządzanie dokumentacji zdjęciowej problemu zdrowotnego jest trudne? 

Nie, sporządzanie i systematyczne prowadzenie dokumentacji zdjęciowej problemu zdrowotnego, nie jest trudnym zadaniem. Wystarczy telefon z dostępem do internetu i pobrana aplikacja mobilna Proassist dla specjalisty. Sporządzanie dokumentacji zdjęciowej odbywa się w kilku prostych krokach: 

  • Wykonanie zdjęcia bezpośrednio w aplikacji mobilnej. 
  • Automatyczne umieszczenie zdjęcia w dokumentacji medycznej pacjentów.
  • Monitorowanie i analizowanie postępów. Dodawanie kolejnych zdjęć co wizytę. 
  1. Czy każdy może skorzystać z możliwości sporządzania dokumentacji zdjęciowej problemu zdrowotnego? 

Tak, sporządzanie dokumentacji zdjęciowej problemu zdrowotnego jest możliwe bezpłatnie dla wszystkich użytkowników systemu do zarządzania placówką i gabinetem medycznym Proassist. Sprawdź informacje o tym, jak wgrać zdjęcie tutaj

Wybierz konkretną wizytę w kalendarzu. Kliknij ikonę karty. Wybierz DODAJ NOWY PLIK lub ZRÓB ZDJĘCIE. W oknie edycji wizyty możesz zrobić zdjęcie również poprzez kliknięcie w ikonkę aparatu.

Numeracja dokumentacji medycznej pacjentów

Numeracja dokumentacji medycznej pacjentów

Nadchodzą w naszym życiu takie momenty, że rzeczywistość wymaga od nas zmiany. Nie inaczej jest w przypadku, kiedy dokumentacja medyczna pacjentów zajmuje nam już tyle przestrzeni fizycznej, że potrzebujemy zmiany. Czy numeracja dokumentacji medycznej pacjentów jest możliwa również w momencie, kiedy przerzucimy się na korzystanie z kartotek pacjentów w systemie? Sprawdźmy! 

Wady numeracji dokumentacji pacjentów

Z naszego doświadczenia wynika, że numeracja dokumentacji pacjentów to dla wielu potencjalnych klientów Proassist ogromne ułatwienie. Czy jednak tak naprawdę jest? Wątpliwe ułatwienie, z którym trudno im się pożegnać, trudno sobie wyobrazić, że nagle numerowanie kolejnych kart pacjentów nie będzie potrzebne, zapamiętywanie ostatniego wykorzystanego numeru karty również okaże się zbędne. Korzystanie z tradycyjnej formy dokumentacji pacjentów placówki medycznej ma oczywiście swoje plusy, ale są one jednak tylko pozorne.  

Jeśli masz stałych pacjentów, to wydaje Ci się, że wiesz +/-, w jakim miejscu znajdziesz daną kartę. Nie masz jednak nigdy 100% pewności, co do tego, że znalezienie odpowiedniej karty pacjentów zajmie Ci kilka sekund. Z kolei korzystanie z systemu medycznego sprawia, że wyszukujesz daną kartotekę pacjenta po wpisaniu jego danych, np. nazwiska, czy numer PESEL i system automatycznie, praktycznie w tym samym momencie zapewnia Ci możliwość korzystania z tej kartoteki. 

Czujesz, że masz pod kontrolą nadanie odpowiedniej numeracji dla kolejnych kart pacjentów. W zasadzie numerowanie kart pacjentów jest w przypadku korzystania z systemu medycznego zbędne, co znacznie ułatwi Ci codzienną pracę. Dlaczego? Przede wszystkim ze względu na fakt, że w przypadku pomyłki i np. zduplikowania karty jednego pacjenta, proces jej łączenia jest długotrwały. Musisz bowiem ręcznie przepisywać wszystkie dane, niszczyć zduplikowaną kartę, poświęcać swój czas na upewnienie się, które dane pacjenta są aktualne i zgodne z prawdą. W momencie korzystania z systemu łączenie kart pacjentów odbywa się wraz z jednym kliknięciem. Sama numeracja pacjentów jest zbędna, ponieważ nie wyszukujesz danej karty pacjenta ręcznie, przeszukując wszystkie dokumenty swoich pacjentów. Zamiast tego po wpisaniu nazwiska, czy numeru PESEL w prosty sposób możesz znaleźć odpowiednią kartę pacjenta. Co, jeśli chcesz wciąż korzystać z kartoteki w wersji papierowej i wspierać się kartoteką pacjentów online? Wówczas możesz skorzystać z opcji numerowania kart pacjentów w naszym systemie. O wiele prostszym rozwiązaniem będzie natomiast zdigitalizowanie kart pacjentów np. z wykorzystaniem naszej aplikacji mobilnej, która usprawnia ten proces. Wówczas wystarczy, że zrobisz zdjęcie kart pacjentów i wgrasz je do systemu.  

Wydaje Ci się, że masz karty pacjentów zawsze pod ręką, bez względu na to, czy w przychodni jest awaria prądu (no chyba, że akurat jesteś poza miejscem przechowywania kart pacjentów lub przytrafi Ci się niespodziewana sytuacja, taka jak pożar, czy zalanie dokumentacji…). Awaria prądu nie będzie Ci straszna w przypadku korzystania z urządzeń takich jak telefon, komputer, czy tablet. A możliwość wzięcia ze sobą kart pacjentów w dowolne miejsce, bez konieczności przenoszenia ogromnej ilości tradycyjnej dokumentacji, jest opcją zarezerwowaną wyłącznie dla tych z właścicieli gabinetów/placówek, którzy korzystają z webowych systemów medycznych. 

Wyszukiwanie EDM pacjenta w systemie
Zakładanie nowej kartoteki pacjenta w systemie

Jakie są najczęstsze obawy przed zmianą tradycyjnej kartoteki pacjentów na jej wersję online?

Rejestratorki medyczne i personel pomocniczy często obawia się tego, że nagle ich dotąd poukładany harmonogram pracy, będzie wymagał drastycznych zmian. Do tej pory: 

  • Karty pacjentów w formie tradycyjnej były ułożone w odpowiednim miejscu, alfabetycznie; 
  • Rejestratorki medyczne wiedziały, jaki numer karty pacjentów jest wolny, na którym numerze skończyły; 

Z jakimi obawami spotykamy się najczęściej w kwestii dokumentacji medycznej? Postanowiliśmy je podsumować i przekazać Wam nasze odpowiedzi na te ważne pytania! 

#1 Czy system Proassist umożliwia prowadzenie numeracji kart pacjentów? 

Tak, nasz system do zarządzania placówką medyczną pozwala na to, aby nie porzucać swoich przyzwyczajeń i wciąż stosować numerację kartotek pacjentów. Nowością dla tych, którzy korzystali do tej pory tylko z tradycyjnej formy kartoteki pacjentów i dużym ułatwieniem jest fakt, że system automatycznie zaproponuje nam wolny numer dla dokumentacji medycznej, dlatego rejestratorka medyczna nie musi go pamiętać, czy zapisywać. 

#2 Czy w systemie medycznym konieczne jest stosowanie numeracji kartoteki pacjentów? 

Nie, w naszym systemie taka możliwość pozostaje dla tych z użytkowników, którzy chcą numerować dokumentację pacjentów, ponieważ chcą łączyć karty pacjentów w formie tradycyjnej i w wersji online. Opcja ta nie jest jednak wymagana, a braku numeracji, okazuje się nawet ułatwić kwestie znalezienia dokumentów danego pacjenta. Wyszukiwanie konkretnej karty pacjenta, pozostaje niezwykle proste. Wystarczy, że specjalista lub personel pomocniczy, wpisze w systemie Proassist nazwisko pacjenta lub jego numer PESEL. Dzięki temu w prosty sposób, bez przeszukiwania papierowej dokumentacji pacjentów, w ciągu kilku sekund znajdzie odpowiednią kartę pacjenta. 

#3 Czy Proassist podpowiada, które dane w karcie pacjenta są wymagane? 

W momencie zakładania karty dla nowego pacjenta placówki/gabinetu system podpowiada użytkownikowi, wypełnienie których pól jest konieczne, a które z pól pozostają obligatoryjne. Takiego ułatwienia nie możemy spodziewać się w przypadku korzystania z papierowej wersji dokumentacji medycznej.

#4 Czy w Proassist łączenie kart pacjentów jest skomplikowane? 

Łączenie elektronicznej wersji kart pacjentów wykonuje się w systemie Proassist za jednym kliknięciem. Proces ten nie zajmuje dużej ilości czasu i nie wymaga od nas specjalistycznej wiedzy. W przypadku korzystania z tradycyjnej formy kartoteki pacjentów, łączenie dokumentacji jest pracochłonne, wymaga ręcznego przepisywania i ponownej weryfikacji prawdziwości danych pacjentów. 

Łączenie kart pacjentów w systemie Proassist
Filtrowanie kart pacjentów na aktywnych, nieaktywnych klientów i klientów umieszczonych na czarnej liście.

Idealna strona internetowa dla gabinetu i placówki medycznej

W tym odcinku podcastu Zrozumieć Pacjenta porozmawiamy o idealnej stronie internetowej gabinetu i placówki medycznej.

Zdarzają się jeszcze specjaliści czy placówki, które takiej strony nie posiadają, ale zapewne nie są to słuchacze tego podcastu, więc nie będę tutaj argumentował potrzeby posiadania własnej strony internetowej.

Content na stronie — czy znajdziesz czas lub pieniądze. 

Na wstępie przy tworzeniu naszej strony musimy sobie zadać pytanie, po pierwsze czy będziemy mieli czas i chęci do poświęcania swojego czasu na jej prowadzenie, czyli tworzenie tam treści, np. w postaci bloga, podcastu, filmików, infografik — jakiekolwiek contentu, który będzie pojawiał się regularnie albo czy będziemy chcieli zainwestować pieniądze, aby te treści pojawiały się na stronie. Jeżeli na oba te pytania odpowiadamy nie — to istotne jest, aby nie tworzyć na stronie miejsc pod ten content, które pozostaną puste — bo zmniejsza to wiarygodność tej strony. Strona sprzedażowa, czy marketingowo — sprzedażowa.

W przypadku, gdy tworzymy stronę bez regularnego contentu — to tworzymy stronę, ja ją nazywam sprzedażową — czyli taką, na którą wejdą zainteresowane osoby i dokonają zakupu naszej usługi, czy to poprzez rejestrację online, czy to dzwoniąc pod wskazany numer telefonu. W przypadku gdy tworzymy treści, kreacje różnego typu, które mają za zadanie nas zaindeksować w wyszukiwarce pod odpowiednie frazy, wtedy tworzymy stronę sprzedażowo-marketingową. I dlatego podzieliłem ten podcast na opcje podstawowe/tzw. wizytówkowo — sprzedażowe i zaawansowane na potrzeby strony marketingowo-sprzedażowej. Podstawowe cechy dobrej strony placówki czy gabinetu medycznego?

Za chwile wypunktuje punkty, które powinna mieć idealna strona internetowa, natomiast dla wszystkich, którzy mnie słuchają, a jednocześnie mogą podglądnąć stronę internetową, to zapraszam, aby zobaczyć naocznie, jak wygląda taka strona – www.wroclawpsychiatria.pl – to jest strona stworzona przez nas na bazie tego podcastu i to jest typ strony, którą my tworzymy dla naszych klientów.

#1 Layout dostosowany do różnego typu wyświetlaczy:

Musimy sprawić, aby nasza strona internetowa poprawnie wyświetlała się nie tylko na naszym komputerze, ale również na telefonie, tablecie. Bardzo często zdarza się, że strona ma więcej wejść na mobilkach niż na komputerze, także tym bardziej pokazuje jak to istotna sprawa. Po oddaniu strony przez agencję — sprawdźmy ją również na małych wyświetlaczach.

#2 Prawdziwe zdjęcia (galeria zdjęć)

Tutaj są dwie istotne sprawy, po pierwsze internet idzie w stronę wiarygodności poprzez prawdziwe zdjęcia, filmy osób. Po drugie w przypadku medycyny zaufanie ma jeszcze bardziej istotny wpływ na podjęcie decyzji. To czy będą nas leczyć w obskurnym gabinecie, czy w ładnym nowoczesnym jest dla nas ważne. Podobnie jest ze zdjęciem specjalisty, który będzie wykonywał zabieg — pacjent chce zobaczyć osobę, do której przyjdzie, chociażby po to, aby ją później rozpoznać w gabinecie.

#3 O mnie/ o nas

Biografia zespołu lub specjalisty, opis z dokonań, ewentualnie certyfikaty ze szkoleń, dyplomy — to w branży medycznej jest bardzo ważne. Można w tym miejscu opisać miejsca pracy obecne, poprzednie, to co się lubi na co dzień, hobby, pokazać się ze zwykłej ludzkiej strony.

#4 Zakres działalności/ opis usług

Musimy napisać, z jakimi schorzeniami mogą do nas pacjenci przychodzić. Proszę mi wierzyć, nie każdy wie, czym się zajmuje np. endokrynolog i nie odróżnia go np. od ginekologa. I czasami nie wie, czy ze swoimi problemami powinien zgłosić się do niego. Szczególnie gdy mamy dużą placówkę medyczną, wtedy to już bardzo istotne, aby wypisać choroby, schorzenia, problemy, z jakimi może się do nas zgłosić pacjent.

Często na stronach w tym miejscu pokazywany jest sprzęt medyczny, którym placówka dysponuje. Oczywiście można to zrobić, ale nie kosztem zakresu działalności. Opis sprzętu, że najnowocześniejszy itd. nic nie mówi pacjentowi. On chce wiedzieć, czy jego problem będzie rozwiązany, a nie czy laser jest z 2021 roku, czy nowszy.

#5 Kontakt

My w Proassist preferujemy nazwać tę typową zakładkę: Kontakt dla pacjenta — dlatego, że w 99 % specjaliści, placówki nie udostępniają możliwości kontaktu z sobą komuś innemu niż pacjentowi. A więc dobrze, aby to było jednoznacznie przekazane. W tej zakładce powinno znaleźć się adres, w którym znajduje się placówką, numer telefonu do rejestracji, wtyczka do rejestracji online, i podstawowe informacje np. czy można płacić kartą, czy jest możliwość dojazdu. Super, gdyby znalazła się tutaj mapka, aby pacjent wiedział położenie na mapie naocznie, dodatkowo można w tej zakładce dodać zdjęcie z frontu budynku, wejścia do gabinetu. Wszystkie informacje odnośnie parkingu i komunikacji miejskiej, możliwych format płatności itp. można umieścić w formie ikonografik.

#6 Rejestracja online

Ja dużo o rejestracji online mówił w jednym z odcinków, który był poświęcony tylko dla niej. Także serdecznie zapraszam do odsłuchania, to jest odcinek numer -3. Natomiast tutaj powiem to, co najważniejsze:

Rejestracja online musi być:

  1. zintegrowana z systemem medycznym
  2. musi być wybór konkretnego terminu, a nie formularz do wpisania danych — to nie jest rejestracja online 
  3. musi być brak konieczności logowania/zakładania konta — nikt tego nie chce robić. Spada nam konwersja z zapisu
  4. musi być weryfikacja zapisanej osoby przez np. numer telefonu (sms)
  5. musi być na każdej podstronie — ciągle w trakcie przeglądania strony powinniśmy mieć kontakt wzrokowy z widgetem z możliwością rejestracji.

#7 Numer telefonu do rejestracji telefonicznej

Podobnie jest z numerem telefonu do rejestracji — on również powinien być w widocznym miejscu i najlepiej jakby był dostępny ciągle podczas przeglądania strony internetowej.

#8 Cennik

To jest istotna informacja. Wiele placówek nie chce umieszczać cennika, ponieważ trzeba go zaktualizować, a poza tym często cena jest od … do…, ale prawda jest zdecydowanie prosta: jeżeli mówimy o wizytach i zabiegach nie wysokobudżetowych, to cennik zwiększa konwersję z wejścia na stronę internetową do kontaktu zapisu. Czyli jeżeli chcemy mieć dużo pacjentów — umieść cennik na naszej stronie.

#9 Wizytówka Google Moja Firma

Nawet jeżeli nie chcesz inwestować w pozycjonowanie strony internetowej, to jednorazowo utwórz wizytówkę google i w miejsce strony internetowej wpisz adres tej strony — zresztą wypełnij wszystkie pola i wstaw zdjęcia. Pomoże w jej zaindeksowaniu w wyszukiwarce. My przy tworzeniu strony internetowej dla naszych klientów zawsze od razu łączymy ją z wizytówką Google, jeżeli klient jej nie ma — to ja tworzymy od zera. Jeżeli chcesz się trochę więcej dowiedzieć o wizytówce Google i ustawić ją odpowiednio do swojej placówki czy gabinetu to zachęcam do pobrania naszego darmowego e-booka o wizytówce, który jest na naszej stronie, w zakładce wiedza.

#10 CTA na stronie placówki

Pacjent, będąc na Twojej stronie internetowej musi być poprowadzony do tego co ma zrobić. Nie może być tak, że strona sobie jest i służy jako BLOG, do czytania. Ona jest w konkretnym celu — poinformowania o naszych usługach, o nas, o cenach. Ma doprowadzić do wzbudzania zaufania, a następnie do zarejestrowania pacjenta, a więc musi być na niej tzw. CTA (call to action) w najprostszej wersji jest to tzw. button z przyciskiem UMÓW SIĘ, ZAREJESTRUJ etc. coś, co musi zrobić osoba odwiedzająca stronę, aby skorzystać z naszej oferty. Jestem gorącym zwolennikiem połączenia CTA z rejestracją online, aby pacjent po wciśnięciu buttona Umów się od razu wybierał termin wizyty i ją potwierdzał, bo jest to bardzo duże uproszczenie i doprowadza do wzrostu konwersji, a więc po prostu doprowadza do większej ilości pacjentów.

#11 FAQ najczęściej zadawane pytania i odpowiedzi

My na naszej idealnej stronie internetowej stworzyliśmy zakładkę FAQ- czyli najczęstsze pytania i odpowiedzi. Ta zakładka jest bardzo istotna, bo doprowadza do tego, że zmniejsza się ilość połączeń pacjentów, którzy chcą się tylko coś dowiedzieć — a więc wzrasta skuteczność połączeń, a z drugiej strony pacjenci, którzy wstydzą się zapytać telefonicznie, a uwaga — takich jest bardzo dużo, nie będą pozbawieni tej informacji, a więc być może dokonają zapisu.

#12 Polityka prywatności na stronie gabinetu

Jeżeli chodzi o politykę prywatności na stronie internetowej to, co tu dużo mówić — musi ona być umieszczona na każdej stronie i po prostu trzeba tego obowiązku dokonać. My na stronach internetowych, które obecnie tworzymy, umieszczamy taką politykę prywatności.

#13 Opinie pacjentów o usługach

Opinie pacjentów u nas na stronie są po to — aby pacjenci, którzy na nią wchodzą, byli bardziej przekonani do skorzystania z naszych usług. Takie rekomendacje powinniśmy zamieszczać regularnie i system Proassist w tym pomaga, udostępniając specjalny moduł do zarządzania opiniami na stronie.

Ok i to by były tyle, jeżeli chodzi o tworzenie strony sprzedażowej — wizytówkowej dla gabinetu medycznego, lekarskiego, fizjoterapeutycznego czy np. nawet podologicznego lub placówki medycznej. Istotne jest to, abyśmy podeszli do tego, tak, że te 13 punktów jest w zasadzie must have — musimy je mieć i koniec kropka. Gdyby ktoś chciał zobaczyć, jak u nas wygląda taka strona, to przypominam adres www.wroclawpsychiatria.pl – my taką stronę tworzymy wspólnie z gabinetem, czy placówką dla naszych klientów.

Przechodząc do strony zaawansowanej, sprzedażowo – marketingowej.

#14 Treści początkowe na stronie WWW gabinetu

Jeżeli nawet tak jak mówiłem na samym początku, nie masz zamiaru poświęcać czasu, czy inwestować swoje środki w copywriterów to i tak podczas jej tworzenia powinny znaleźć się podstawowe treści, o których mówiłem trochę wcześniej, ale też można jednorazowo stworzyć dodatkowe, np. odnośnie opisu tych schorzeń czy chorób, które leczymy. Tak, aby nasza strona szybciej wypozycjonować się przynajmniej na nasze nazwisko, specjalizację, miejsce związane z domeną.

#15 Film prezentacyjny placówki medycznej

Fajną propozycją dla branży medycznej i też jest to jednorazowy koszt zrobienia nawet prostego filmu video, w którym jako specjalista przedstawiamy naszą placówkę i nas samych i to, co chcemy o sobie i naszej placówce napisać na stronie to po prostu przedstawić w formie video. Jeżeli jest to film dla placówki medycznej trochę większej, to można od razu przedstawić naszą całą placówkę i kilku specjalistów w niej przyjmujących. Ważne, aby wiedzieć, że nie musi to być bardzo profesjonalny film — jeżeli nie chcemy inwestować w ten rodzaj, to możemy to zrobić prosto i samodzielnie, używając naszego telefonu.

#16 Wybierz swój content i zrób to sam

Bardzo trafnie na ten temat mówił Rafał Chmielewski, laryngolog podczas webinaru u nas. Jako lekarz czy jako manager nie jesteś marketingowcem, więc dobór contentu pod grupę docelową ma tutaj mniejsze znaczenie jeżeli chcesz go zrobić samodzielnie. Aby zrobić go samemu, musisz się w nim czuć dobrze, więc to czy Ty — będziesz nagrywał filmiki na YouTube odnośnie problemów pacjentów, czy będziesz pisał bloga, czy będziesz nagrywał podcast, czy publikował artykuły, ma mniejsze znaczenie. Większe ma to, aby robić to regularnie, więc wybierz content, który Ci odpowiada i zrób to sam.

#17 Wynajmij specjalistę do contentu na stronie

Jeżeli nie chcesz zbytnio inwestować w marketing, bo nie ma takiej potrzeby, jednak chcesz, aby strona nie pozostawała bez contentu dla pacjenta, to możesz zdecydować się na tworzenie np. bloga przez copywritera pod Twoją kuratelą. 

Możesz to zrobić jeszcze bez specjalnej analizy słów kluczowych, marketingu treści itd. Na analizę SEO, UX itd. można wydawać setki tysięcy złotych, ale można też wydawać np. co miesiąc 200 – 300 zł na copywritera, aby prowadził u nas regularnie bloga na stronie. W ten sposób nawet jeżeli nie zawsze trafimy ze słowami kluczowymi pod pozycjonowanie, to i tak pomoże to w promocji naszej strony w wyszukiwarce.

Jeżeli natomiast chcesz znacząco poprawiać wyniki swojej strony, to powinieneś tworzyć content dostosowany do twojej grupy docelowej i odpowiednio go analizować, np. czy z takiego słowa kluczowego, na które się wypozycjonowaliśmy naszym contentem ludzie się rejestrują online czy nie?

#18 Połączenie naszej strony z mediami społecznościowymi

Jeżeli prowadzimy fanpage czy konto na Instagramie, LinkedIn naszej placówki, to warto na stronie internetowej dać odnośnik do nich. Natomiast powtarzam to co z contentem — o ile go prowadzimy — jeżeli go tylko założyliśmy, ale nie prowadzimy na nim komunikacji, to tego nie róbmy.

#19 Callback na stronę

Callback, czyli taka mała słuchaweczka, która umożliwia szybkie połączenie telefoniczne. Pacjent wchodzi na Państwa stronę internetową — wpisuje swój numer i telefon dzwoni jednocześnie do placówki i na jego numer i w ten sposób dokonuje się połączenie… ale UWAGA: Stworzenie tego narzędzia na swojej stronie, gdy nie odbieramy połączeń, nie ma sensu, i tego nie róbmy.

#20 Połączenie z narzędziami analitycznymi

Jeżeli chcemy znacząco poprawiać wyniki swojej strony — czyli ilość wejść na stronę, konwersję z nich — to powinieneś tworzyć content dostosowany do twojej grupy docelowej i odpowiednio go analizować, np. czy z takiego słowa kluczowego, na które się wypozycjonowaliśmy naszym wpisem — wchodzi odpowiednia ilość pacjentów i ci pacjenci dokonują zapisu online. W Proassist umożliwiamy połączenie wtyczki do rejestracji online z Google Tag managerem — czyli będzie możliwość mierzenia konwersji z zapisu online.

#21 Mierzenie konwersji na stronie

Jeżeli już działamy bardzo profesjonalnie, to możemy w zasadzie mierzyć wszystko. Ile osób wchodzi, ile zostaje na dłużej, na jakie hasła wchodzą, na jakie hasła dokonują zapisu online — to wszystko jest możliwe, natomiast uwaga. W zależności, jaką macie rejestrację, online to nie zawsze możecie sprawdzić konwersję na zapis w rejestracji online. Z tego co się orientuje, tylko Proassist umożliwia połączenie rejestracji online z Google Tag Managerem i dlatego, jeżeli chcecie mieć pełne dane, to zwróćcie na to uwagę. 

#22 Marketing automations -> promocje, zniżki, rabaty

Ostatnim już punktem jest marketing automations — możesz połączyć swoją stronę internetową ze specjalnymi narzędziami lub w biedniejszej wersji tak skonfigurować np. WordPress, aby w odpowiednim momencie wyświetlał użytkownikowi odpowiednie komunikaty, np. w momencie, gdy wychodzę ze strony internetowej, to mi wyświetla się tzw. pop up z informacją: PROMOCJA na zabiegi medycyny estetycznej -20 %. Tego typu popup, web push, etc. można oczywiście ustawiać według własnego widzimisię, np. przy 5 wejściu na stronę, czy wyjściu, przy wejściu, w momencie gdy dokona odpowiedniego ruchu, np. wejdzie na konkretną podstronę, zarezerwuje wizytę etc…

Jak zmienić papierową dokumentację pacjentów na EDM w systemie medycznym?

Jak zmienić papierową dokumentację pacjentów na EDM w systemie medycznym?

Pamiętacie sytuacje, w których dokumentacja pacjentów była przechowywana w dużych szafkach, z ogromną ilością dokumentów? Czy wiecie, że nawet jeśli do tej pory w Waszym gabinecie, w Waszej placówce medycznej takie karty istnieją, nie trzeba przechowywać tony papieru, a mimo to wciąż mieć dostępną dokumentację medyczną? Sprawdź, w jaki sposób możesz przeprowadzić digitalizację dokumentacji medycznej pacjentów w kilku prostych krokach! 

Skanowanie i wgrywanie dokumentacji pacjentów do systemu

W momencie zdecydowania się na korzystanie z systemu medycznego, przeniesienie dokumentacji medycznej w formie tradycyjnej do przestrzeni online, może odbyć się za pomocą następujących kroków: 

  1. skanowanie dokumentacji medycznej pacjentów; 
  2. przesyłanie jej na komputer;  
  3. wgrywanie po kolei każdej karty każdego pacjenta; 
  4. prowadzenie od danego momentu EDM pacjentów w systemie medycznym.

Taki proces może trwać nawet kilka miesięcy i być bardzo czaso- i pracochłonny. Czy można szybciej? Dlaczego nie? 🙂 

Korzystanie z aplikacji mobilnej Proassist w digitalizacji dokumentów

Oczywiście im szybciej zdecydujemy się na digitalizację dokumentacji medycznej pacjentów, tym lepiej. Dzięki temu proces ten zajmie nam mniej czasu. Jeśli chcemy jednak zadbać o wygodę i oszczędność dodatkowego czasu, dobrym sposobem będzie skorzystanie z aplikacji mobilnej Proassist, gdzie zamiast skanowania, możesz w stworzonej karcie pacjenta zrobić zdjęcia tradycyjnych dokumentów i automatycznie umieścić je w danym EDM danego pacjenta. 

Korzystanie z systemu i tradycyjnej dokumentacji medycznej

Właściciele placówek i gabinetów medycznych mogą również zdecydować się na korzystanie z systemu medycznego i tradycyjnej dokumentacji medycznej 50/50, kiedy od danej daty prowadzona już jest elektroniczna dokumentacja pacjenta. W momencie, gdy pacjent przychodzi do specjalisty, można również skanować całość jego dokumentacji na bieżąco lub wgrywać zdjęcia dokumentów za pomocą aplikacji mobilnej Proassist. 

Korzyści z posiadania elektronicznej dokumentacji medycznej pacjentów

Korzystanie z elektronicznej dokumentacji pacjentów to przede wszystkim oszczędność czasu i możliwość lepszej organizacji przestrzeni w placówce lub gabinecie specjalisty. Elektroniczna dokumentacja pacjentów Proassist zapewnia: 

  1. Oszczędność miejsca w placówce/ gabinecie – nie musisz już obawiać się o miejsce na przechowywanie papierowej dokumentacji pacjentów, niezbędnych formularzy i zgód. 
  2. Oszczędność czasu – wyszukanie dokumentacji medycznej konkretnego pacjenta nie wymaga ręcznego przeszukiwania szafek z tradycyjnymi dokumentami. W systemie wystarczy wpisać imię i nazwisko pacjenta lub numer jego dokumentacji. 
  3. Oszczędność czasu podczas tworzenia nowej dokumentacji medycznej – podczas przyjmowania pacjenta pierwszy raz nie musisz obawiać się o to, że zapomnisz, na jakim numerze skończyłeś podczas tworzenia dokumentacji dla ostatniego pacjenta. System Proassist podpowie Ci wolny numer EDM pacjentów i pozwoli na automatyczne wypełnianie niezbędnych pól. 
  4. Zgodność z prawem – wypełnianie dokumentacji medycznej w wersji papierowej wymagało znajomości danych, które są wymagane i niezbędne. System Proassist automatycznie podpowiada Ci, które dane pacjenta są wymagane i niezbędne i nie pozwoli Ci przejść do następnego kroku zakładania dokumentacji pacjentów lub umawiania wizyty bez wypełnienia niezbędnych pól. 

W jaki sposób Proassist zapewnia bezpieczeństwo danych Twoich pacjentów?

W jaki sposób Proassist zapewnia bezpieczeństwo danych Twoich pacjentów?

Celem pracy naszych programistów jest zagwarantowanie skutecznych zabezpieczeń danych – zarówno użytkowników, jak i pacjentów, przechowywanych w chmurowym systemie medycznym Proassist. Szczególny nacisk kładziemy na zachowanie najwyższego poziomu bezpieczeństwa w trakcie prowadzenia konsultacji online. W Proassist Twoje dane są bezpieczne ze względu na korzystanie przez nas z jednego z najlepszych serwisów zabezpieczania baz danych. Jednocześnie automatyczne wykonywanie kopii zapasowych, minimalizuje ryzyko utracenia części bazy danych na przykład w wyniku niespodziewanej awarii. 

System medyczny Proassist w chmurze

System medyczny Proassist dla gabinetów i przychodni, to oprogramowanie zapewniające skuteczne zarządzanie gabinetami / placówką, rejestracją i wizytami pacjentów, komunikację z pacjentami i specjalistami, a także prowadzenie oraz przechowywanie dokumentacji. W Proassist nie kupujesz produktu fizycznego, tylko oprogramowanie jako usługę (SaaS). Rozwiązania chmurowe dla przychodni i gabinetów, to wzrost bezpieczeństwa danych, znaczne obniżenie kosztów prowadzenia działalności oraz oszczędność czasu. 

Rozwiązania chmurowe dla specjalistów – dlaczego warto je wybrać?

Jedną z największych zalet jest zapewnienie nieograniczonego dostępu do danych przechowywanych w chmurze. Takiego udogodnienia nie możemy spodziewać się w przypadku przechowywania danych w lokalnej pamięci komputera. 

Korzystanie z systemu w chmurze pozwala na zabezpieczenie danych przed kradzieżą lub utratą danych. Dane Twoich pacjentów i Twoich specjalistów są chronione między innymi za pomocą wspomnianej przez kopii zapasowej, stosowania szyfrowania danych osobowych i profesjonalnego firewalla. System medyczny w wersji webowej, to szansa na zapewnienie wysokiego stopnia bezpieczeństwa, w porównaniu z systemami „na płytach” między innymi ze względu na: 

  • Przechowywanie danych w niezależnych, różnych centrach danych. Rezultatem tego rozwiązania jest zabezpieczenie przed awarią jednego serwera. Awaria nie powoduje utraty danych. 
  • Profesjonalne szyfrowanie danych minimalizuje ryzyko ich wycieku w niepowołane ręce. 
  • Kontrolowany dostęp do danych. Wszystkie informacje na temat logowania czy pracy na danych, pozostają zarejestrowane. 

WARTO WIEDZIEĆ! 

W przypadku webowego systemu medycznego: 

Kradzież komputera nie jest jednoznaczna z kradzieżą danych pacjentów i lekarzy.  

Awaria serwera nie jest jednoznaczna z utratą danych pacjentów i lekarzy. 

Kto jest właścicielem wprowadzonych przez lekarza danych do systemu?

Decydując się na nasz system, podpisujesz z nami powierzenie przetwarzania danych osobowym. W ten sposób masz pewność, że wszystkie dane, które są w systemie, są TYLKO i wyłącznie Twoje. Zgodnie z tym, my nie możemy proponować Twoim pacjentom innych specjalistów, wysyłać im sms-ów czy maili z propozycjami leków itd. Jedyne nasze działania w systemie na Twojej bazie pacjentów, odbywają się wyłącznie na Twoje polecenie w przypadku, gdy tego potrzebujesz (na przykład w sytuacji, kiedy potrzebujesz pomocy w działaniu systemie). Działania te są autoryzowane. Dodatkowo masz też pewność, że dane są przechowywane w sposób bezpieczny i nie musisz przejmować się tym, w jaki sposób w stale zmieniającym się świecie w odpowiedni sposób je zabezpieczyć.

Właścicielem danych jest specjalista. Dane wprowadzane do systemu medycznego Proassist, pozostają Twoją wyłączną własnością, nie zostaną rozdystrybuowane, czy udostępnianie. Zgodnie z RODO, którego przestrzegamy, jesteśmy podmiotem przetwarzającymi w zakresie wprowadzanych przez specjalistów danych osobowych. Dane wprowadzane do systemu medycznego Proassist nie są przez nas sprzedawane, czy udostępniane. Ich wykorzystywanie odbywa się wyłącznie w zakresie, który sam ustalisz. 

Czy w Proassist przestrzegamy zasad RODO?

Proassist przestrzega zgodności w RODO oraz dbamy o to, aby nasi klienci i użytkownicy, również mogli dbać o zgodność z RODO prowadzonej dokumentacji medycznej. Wykorzystywanie modułu do zarządzania wizytami pacjentów gwarantuje spełnienie warunków związanych z bezpieczeństwem, przechowywaniem, tworzeniem kopii zapasowych i usuwaniem danych. Masz w tym celu do dyspozycji możliwość umieszczenia odpowiedniego regulaminu podczas rejestracji online i możliwość skorzystania z odpowiednich szablonów dokumentów przed przyjmowaniem pacjenta w placówce. Pacjent może podpisać dokumenty w placówce bez drukowania, na telefonie lub tablecie. 

Strategia marketingowa placówki

Strategia marketingowa placówki

Na pewno wiesz, że obranie skutecznej strategii marketingowej placówki, to jeden z najważniejszych aspektów, który jest w stanie doprowadzić do pozyskania pacjentów i wzrostu popularności Twojej placówki medycznej. Co zrobić, aby strategia marketingowa placówki medycznej mogła okazać się skuteczna? Podpowiadamy poniżej! 

Przygotuj placówkę na swoją strategię i strategię dopasuj do swojej placówki medycznej

Bardzo ważne, aby doprowadzić do kompatybilności pomiędzy sposobem prowadzenia placówki medycznej, a stworzoną strategią, a także pomiędzy strategią, a tym, w jaki sposób placówka ma się rozwijać. 

Po pierwsze strategia marketingowa to plan, który powinien być przez nas wdrażany systematycznie. Oczywiście mamy świadomość, że ogromna ilość pracy i obowiązków może doprowadzić do sytuacji, w której nie będziemy w stanie w pełni wdrożyć swojej strategii marketingowej. Ważne jednak, aby zamiast zaprzestawania działań z zakresu marketingu medycznego wtedy, gdy nie będziemy w stanie w pełni zrealizować własnego planu, starać się zrobić wszystko, co w naszej mocy, na co w aktualnym okresie pozwala nam wolny czas. 

Po drugie analiza skuteczności działań, czyli brak działania na ślepo. Wybór działań marketingowych, to nie koniec naszej drogi. Oprócz realizowania strategii, warto analizować poszczególne elementy, reagować na te z działań, które przynoszą korzyści oraz na te z działań, które oczekiwanych rezultatów nie przynoszą. Niezbędna w procesie realizacji swojej strategii marketingowej jest zatem czas na refleksyjność. 

Po trzecie wybrane działania marketingowe wdrażane w placówce, powinny być możliwie najbardziej naturalne, czyli takie, które są naturalne dla nas – osób, które uczestniczą czynnie w ich realizacji, formy prowadzonej działalności, zasad działania placówki medycznej. Inaczej mówiąc, obrana strategia marketingowa placówki medycznej nie powinna obracać sposobu działania placówki o 180 stopni, a jedynie doprowadzić do usprawnienia niektórych procesów. 

Po czwarte konkretne działania marketingowe powinny być obrane nie tylko pod kątem naszych preferencji (osób, które je wdrażają), ale również odpowiednie dla potencjalnej grupy pacjentów

 

Jak przygotować placówkę na strategię marketingową?

W jaki sposób przygotować się na stworzenie strategii marketingowej? 

Krok 1 powinien obejmować analizę skuteczności swojej dostępności, w tym możliwości zapisu na wizytę do specjalistów, dostępność do skorzystania z usług lekarzy z konkretnej specjalizacji etc. Dobrym rozwiązaniem na przygotowanie się do stworzenia strategii marketingowej jest przeprowadzenie audytu telefonicznej rejestracji pacjentów, czy przygotowanie możliwości całodobowej rejestracji pacjentów, wraz z przygotowaniem dokładnego skryptu dla rejestratorek medycznych. 

Kolejnym etapem kroku 1 powinno być zmniejszenie współczynnika no shows, czyli ilości osób zapisanych na wizytę, które ostatecznie nie pojawiły się w placówce. 

Krok 2 to przeanalizowanie swojego otoczenia, sprawdzenia tego, w jaki sposób funkcjonuje konkurencja (jeśli jest), zadbanie o swoją widoczność w sieci, sprawdzenie poziomu zadowolenia z jakości obsługi pacjentów w całej placówce i konkretniej w gabinecie. 

Krok 3 to przeanalizowanie własnych możliwości, w tym procesie niezbędne będzie przeanalizowanie swoich możliwości finansowych, czasu, logistycznych itp. Na tym etapie możemy zadać sobie pytania, takie jak: 

  • Czy moja placówka medyczna jest gotowa na wzrost poziomu zainteresowania świadczonymi usługami? 
  • Czy moja oferta jest konkurencyjna na rynku? 
  • Ile chcę zainwestować w przygotowanie i wdrożenie strategii marketingowej placówki? 
  • Jaki cel chcę osiągnąć i w jakim czasie? 

Strategia marketingowa placówki w praktyce

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat tworzenia strategii marketingowej w Twojej placówce, zapraszamy do śledzenia podcastu Zrozumieć Pacjenta i uczestnictwa w webinarach w ramach Akademii Proassist oraz warsztatów. 

23 sposoby na usprawnienie i przyspieszenie pracy specjalistów

W trakcie tego odcinka poznasz aż 23 sposoby na usprawnienie i przyspieszenie pracy specjalistów w gabinecie. Posłuchaj podcast, aby dowiedzieć się między innymi:  

  1. Jaki system medyczny pozwoli usprawnić i przyspieszyć pracę lekarzy? 
  2. Jakie funkcje systemu medycznego są przydatne do poprawy poziomu wydajności pracy w gabinecie? 
  3. Sprawdzone sposoby na automatyzację procesów związanych z przeprowadzaniem wizyt. 

Postaram się zebrać wszystkie pomysły, sugestie, porady, w jaki sposób specjalista może pracować sprawniej. Wobec tego odcinek skierowany jest głównie do specjalistów, ale myślę, że managerowie, którzy często w pracy chcą pomóc swoim pracownikom, również mogą zwrócić uwagę na kilka wskazówek.

Oczywiście w zależności od tego, czy specjalista — oprócz tego, że pracuje z pacjentem, jest również właścicielem gabinetu i czy ma w swoim zespole osoby odpowiedzialne za rejestrację medyczną, to jest odpowiedzialny za większa lub mniejszą część procesu zapisu pacjenta w systemie, ale przyjmijmy, że skupiamy się głównie na sytuacji, w której pacjent już jest w gabinecie specjalisty.

Musimy mieć na uwadze fakt, że nie ma złotego środka, aby przyspieszyć i uprościć pracę lekarza z dokumentacją. Jest po prostu kilkanaście małych prostych usprawnień, które w całości dają możliwość poświęcenia większej uwagi dla pacjenta lub skrócenia czasu wizyty. Wiele też oczywiście zależy od zdolności specjalisty i tzw. kompetencji cyfrowych, ale naszym zadaniem jest znaleźć takie rozwiązanie, które niezależnie od umiejętności lekarza w tym zakresie — zawsze będzie mu pomocne.

#1 System medyczny w chmurze z pomocą techniczną

Podstawowym usprawnieniem jest to, żeby w placówce czy gabinecie mieć system w chmurze. W dzisiejszych czasach jest bez sensu mieć program tzw. instalowany, bo przy każdej zmianie komputera, przy reinstalacji systemu musimy tracić swój czas. Podobnie z aktualizacją systemu medycznego — ona nie może odbywać się „w tle”. Musi odbywać się w momencie, gdy komputer jest włączony i system również. A nie oszukujmy się — głównie jest to wtedy kiedy przyjmujemy pacjentów. Wtedy, zamiast ich opisywać, to tracimy czas na aktualizację. W przypadku systemu w chmurze nie mamy takich problemów.

Drugim aspektem jest tutaj pomoc — ważne jest, aby pomoc w przypadku jakichś problemów, była taka, że użytkownik systemu nie musi tracić czasu na przekazanie problemu managerowi, a następnie ten na tłumaczenie, w czym jest problem. Pomoc musi być bezpośrednio od użytkownika, który ma problem do supportu systemu i odpowiedź również. W ten sposób czas na rozwiązanie problemu się zmniejsza i jego szybkość rozwiązania również.

#2 Odpowiednie prowadzenie kart pacjentów – porządek w EDM

Często zdarzało mi się widzieć bazy pacjentów, które przenosiliśmy do naszego systemu i widziałem, jaki tam jest rozgardiasz i braki. Jedni pacjenci nie mają takich danych, w innych kartach brakuje innych danych. Aktualnie, aby wystawić odpowiednie dokumenty, np. e-receptę czy e-skierowanie, czy e-ZLA i tak musimy posiadać większość danych pacjenta. Jeżeli natomiast chcemy prowadzić kampanie marketingowe to jeszcze kolejne. Ważne, aby mieć porządek w karcie pacjenta, aby w trakcie wizyty nie okazało się, że jeszcze trzeba mieć dodatkowe informacje, np. aby wystawić recepty, bo karta nie posiada numeru pesel. Jeżeli wprowadzimy w naszej placówce dany proces — czyli, zanim pacjent trafi do gabinetu lekarza, musi posiadać te dane — to nie będziemy sytuacji, w której lekarzowi zabraknie pewnych danych i będzie musiał je wpisywać podczas wizyty, a więc tracić czas.

#3 Automatyczne wysyłane listy potrzebnych informacji i dokumentów pacjentowi na maila, jeszcze przed wizytą

W Proassist mamy takie narzędzie, w którym lekarz czy placówka może skonfigurować system w ten sposób, aby pacjent po zapisie dostawał automatycznego maila, z odpowiednimi informacjami i załącznikami. Co ciekawe, do każdej usługi może iść inny mail, dlatego też przygotowanie do danego zabiegu może być w pewien sposób indywidualne. Treść maila będzie się różniła w zależności od usługi — podobnie jest z załącznikami. Takie rozwiązanie pozwoli pacjentowi przygotować się do wizyty, pozwoli zaznajomić się z dokumentami, które musi podpisać czy zabrać ze sobą. W ten sposób cenny czas, który byśmy poświęcali na tę czynności, będziemy mogli poświęcić na inne przydatne czynności. Dodatkowo pacjent przyniesie odpowiednie dokumenty, które są przydatne podczas diagnozy czy zabiegu.

#4 Odpowiednie zgody i ankiety wypełniane przez pacjenta na tablecie lub telefonie

W momencie gdy pacjent znajduje się w gabinecie, to powinien podpisać odpowiednie zgody, np. zgody na leczenie, dokumenty związane z przetwarzaniem danych osobowych, zgody marketingowe etc. Podobnie jest z ankietą pacjenta — pacjent w placówce powinien wypełnić ankietę medyczną, do której dostęp będzie miał specjalista. Czasami obowiązek pobrania tych dokumentów jest po stronie specjalisty, a czasami rejestracji medycznej. Niestety, ale czynność ta jest mocno obciążająca naszą pracę, bo pacjentowi najpierw musimy wydrukować odpowiednie zgody i ankiety, następnie dać mu do wypełnienia, a następnie jeszcze wypełnione dokumenty albo składować w formie papierowej w placówce — gdzie dostęp do nich będzie utrudniony,  albo skanować i wgrywać do systemu medycznego. O wiele prostszym rozwiązaniem jest dać możliwość podpisywania takich dokumentów przez tablet czy telefon i wypełniania takiej ankiety w taki sam sposób cały proces bardzo mocno się skraca, a dodatkowym plusem jest wizerunek naszej placówki jako proeko i nowoczesnej.

#5 Wgrywanie zdjęć i plików do systemu medycznego

Zdarzają się sytuację, kiedy pacjenci przychodzą do placówki z własnymi dokumentami, albo np. zdjęciami czy badaniami rtg., usg. etc. Wtedy rejestratorka czy specjalista  je skanuje, aby mieć je w karcie pacjenta. Dobrym sposobem jest sprawdzić, czy nasz system ma możliwość wgrywania takich plików przez telefon, robiąc zdjęcie. W Proassist możesz to zrobić, korzystając z naszej aplikacji, wtedy nie trzeba tracić czasu na skanowanie, tylko w kilka sekund robisz zdjęcie i gotowe — plik jest od razu w karcie pacjenta. Kolejny sposób na uzyskanie kilku minut podczas wizyty pacjenta w placówce czy gabinecie.

#6 Czas wizyty – kontroluj go

Gdzieś kiedyś przeczytałem — co nie jest mierzone, nie jest zarządzane. I trochę taka jest prawda z czasem lekarza, gdy specjalista go nie mierzy, to go nie kontroluje…

Duża część użytkowników Proassist otwiera kartę przeprowadzania wizyty już w momencie, gdy pacjent przyszedł do gabinetu, a to dlatego, że na samej górze tego miejsca w systemie, jest zegar, który liczy czas wizyty. W ten sposób wiemy, ile poświęcamy czasu na rozmowę z pacjentem i przeprowadzenie badania, a nie jedynie na wypełnienie dokumentacji medycznej. Łatwiej jest nam kontrolować pacjenta, ale też samego siebie w tym zakresie.

#7 Łatwy dostęp do historii pacjenta

Bardzo istotne w leczeniu pacjentów powracajacych jest szybki dostęp do hisotirii wizyt pacjenta. Jeżeli będziemy mieli system, ktory nam to w pewien sposób utrudnia przez przeszukiwanie tej historii po kliknieciu i braku dostępu do całości danych w jednym oknie, to może nam sporo czasu stracić na szukanie odpowiedniej wizyty – bez sensu. Zdecyduj się  na system, który to ułatwia a nie utrudnia.

#8 Miejsce na wpisanie notatki wewnętrznej o pacjencie – tzw. wywiad stały

Bardzo przydatne w sprawnym przyjmowaniu pacjentów jest mieć miejsce, w którym możemy napisać notatkę o pacjencie, która to jednocześnie nie jest częścią dokumentacji, ale pojawi nam się za każdym razem, gdy pacjent przyjdzie na wizytę po raz kolejny. Pozwoli to na zapisanie informacji np. alergii na leki, albo chociażby na zapisanie -> pacjent spóźniający się. Usprawni to naszą pracą i doprowadzi do tego, że specjalista będzie lepiej przygotowany do wizyty.

#9 Wypełnianie głosowe dokumentacji medycznej

Ciekawym rozwiązaniem jest wypełnianie dokumentacji głosowo. My w Proassist umożliwiamy taką możliwość w przypadku korzystania z aplikacji mobilnej — specjalista może uzupełnić dokumentację medyczną, po prostu dyktując do telefonu, co ma być zapisane w konkretnym formularzu. Daje to bardzo duże możliwości dla specjalisty i placówki, bo np. fizjoterapeuta nie musi w gabinecie mieć komputera. Głównie pracuje przy pacjencie i wtedy też niekoniecznie komputer w tym gabinecie jest potrzebny, a jednak obowiązek prawny trzeba wykonać. Podobnie jest z wizytami domowymi. To bardzo duża oszczędność czasu w tego typu przypadkach… chociażby na otwarcie komputera, podłączenie się do sieci itd.

#10 Wyszukiwanie icd-9, icd-10, icf po numerze i nazwie

Często zdarza się, że systemy medyczne mają wyszukiwarkę jedynie po numerze. Bez sensu, czasami pamięta się numer, a czasami nazwę, warto, aby wyszukiwarka działała w ten sposób, aby można było wyszukać odpowiednie schorzenie zarówno po jednym i drugim.

#11 Baza leków ulubionych

Bardzo fajnym sposobem na przyśpieszenie pracy, jest lista leków ulubionych. Czasami nie zawsze pamiętamy jaki lek dobrać do danego schorzenia i musimy przeszukać listę, aby sobie przypomnieć. Lepiej, mieć listę leków ulubionych i w ten sposób mieć zdecydowanie bardziej ograniczoną listę, w której łatwo wyszukamy odpowiedni lek.

#12 Szablony leków robionych

Niektórym specjalistom zdarza się wypisywać recepty na leki robione. Czasami przygotowanie odpowiednich substancji i proporcji wymaga sporo czasu — warto stworzyć z takiej procedury szablon, w którym będziemy wyłącznie powielać nasz lek i ewentualnie zmieniać np. proporcje, ale aby nie wpisywać go na nowo.

#13 Szablony e-skierowań

Jeżeli specjalista wystawia dużo skierowań, to warto, aby zrobić też szablon takich skierowań, aby nie trzeba było pisać tego samego po raz kolejny. 

#14 Sprawdzanie statusu EWUŚ

Często jest tak, że sprawdzanie statusu Ewuś pacjenta musimy to robić w innym programie. Jest to utrudniające pracę, szczególnie, że Ewuś nakazuje zmianę hasła co 30 dni.

#15 Dodatkowe info o refundacji przy lekach – wskazania do refundacji

Sprytnym sposobem jest fakt, że czasami systemy medyczne przy lekach podają informację o możliwej refundacji i wskazaniach do niej — tak jest też w przypadku Proassist. Nie musisz główkować  i szukać — czy można w takim schorzeniu wystawić lek z refundacją i na jaką wysokość.

#16 Powielanie dokumentacji

Zdarzają nam się wizyty cykliczne, np. w przypadku fizjoterapii tego jest sporo. Warto mieć możliwość powielenia dokumentacji medycznej z poprzedniej wizyty — w całości. Mocno to skróci nasz czas na przeprowadzenie wizyty.

#17 Możliwość kopiowania części danych z poprzednich wizyt

Dobrze, jeśli nasz system umożliwia skopiowanie części lub całości tekstu z poprzednich wizyt. Często np. badania czy wywiad jest dokładnie taki sam jak poprzednio podczas wizyty, ale jednak część dokumentacji jest inna, dlatego nie wchodzi w grę powielenie dokumentacji medycznej, ale już powielenie części jak najbardziej.

#18 Szablony dla opisu wizyt

Niektóre systemy medyczne udostępniają możliwość tworzenia i korzystania z szablonów wizyt. W ten sposób specjalista może jednorazowo stworzyć szablon wizyty czy w zależności od problemu pacjenta szablon kilku wizyt i w odpowiednim momencie, zamiast wypełniać od zera dokumentacje, to taki szablon włączyć.

My poszliśmy jeszcze krok dalej, tzn. można w Proassist tworzyć szablon całej wizyty lub szablony dla konkretnych formularzy, np. zaleceń, badania, wywiadu etc. Pozwala to na mocne żonglowanie w szablonach i w ten sposób możesz korzystać z szablonów wizyt w jeszcze większej ilości wizyt.

#19 Szablon wywiadu

Mocno pomocny jest szablon wywiadu. Działa on w ten sposób, że specjalista ma możliwość stworzenia szablonu dla wywiadu — np. w postaci pytań i odpowiedzi. Pozwoli to na brak ominięcia jakiegoś pytania w trakcie przeprowadzania przez lekarza wywiadu, bo widząc wszystkie, ominie wyłącznie te, które aktualnie nie są istotne przy danym pacjencie, ale z drugiej strony nie musi pamiętać o tych, które są akurat istotne… bo je widzi naocznie.

#20 Pole na wpisanie wysokości wynagrodzenia lub wybranie odpowiedniej usługi rozliczeniowej

Dobrze jeżeli w systemie jest od razu pole do wpisania odpowiedniego wynagrodzenia za wizytę lub wybrania odpowiednich usług. Często zdarza się, że pacjent zapisuje się na usługę x, a podczas wizyty wykonujemy inną usługę lub usługi. Pisanie karteczek i dawanie pacjentowi, aby przekazał rejestratorce, jest trochę nieprofesjonalne. Wychodzenie z gabinetu i przekazywanie informacji rejestracji wytrąca nas z rytmu pracy, dlatego istotne jest, aby w systemie dało się szybko wpisać kwotę lub usługi rozliczeniowe, aby rejestratorka wiedziała jaką wysokość wynagrodzenia pobrać, a my, abyśmy nie tracili czasu na informowanie rejestracji o wysokości wynagrodzenia.

#21 Dokumentacja wydruk i wysyłka na maila

Często jest tak, że podczas wypełniania dokumentacji nie mamy wpływu na to co się znajdzie na wydruku. Pomijam fakt, tego, że wydruki są brzydkie i nieestetyczne, a to czasami źle wpływa na postrzeganie placówki, to np. psychiatrzy wola pacjentowi przekazać same zalecenia po wizycie niż cały opis wizyty. Ważne, aby system miał możliwość wybrania odpowiednich pól, które znajdą się na wydruku i zapisać te ustawienia na przyszłość tak, abyśmy nie musieli tego wydruku później edytować.

Świat idzie do przodu, pomijając aspekt bycia eko to drukowanie dokumentacji medycznej w gabinecie, a następnie użeranie się ze zmianą tuszu, zakupem kartek papieru, inhalowaniem drukarki etc. jest zdecydowanie trudniejsze niż po prostu wysłanie dokumentacji na maila pacjenta. Osobiście np. wolą mieć dokumentację na mailu, bo wiem, że ona mi nie zaginie. Dostając dokumentacje u lekarza, muszę ją gdzieś schować, a nie zawsze mam gdzie, czasami ją zawijam do wielkości kieszeni i coraz bardziej wygląda ona jak brudnopis niż dokumentacja, ale pomijając ten aspekt wysyłanie dokumentacji na maila, wpływa pozytywnie na czas obsługi pacjenta.

 

#22 Szablony druków – zaświadczeń

Niektóre systemy, tak jak np. nasz Proassist mają możliwość tworzenia druków wystawianych pacjentowi, np. zwolnienie z lekcji wf, zaświadczenie o stanie zdrowia itd. Chodzi o wszystkie dokumenty, które wystawia specjalista, a jednak nie mają oni formalnej wersji takiej jak e-zwolnienie czy e- recepta. Często jest tak, że piszemy takie dokumenty odręcznie i nie mamy ich w dokumentacji, a poza tym poświęcamy na nie sporo czasu. Jeżeli stworzymy taki szablon, który dodatkowo będzie automatycznie zaciągał dane pacjenta do niego i miał większość treści już wypełnione, tylko np. daty pozostaną do wypełnienia, to zyskamy wiele czasu.

#23 Asystent w gabinecie

Znam kilku lekarzy, którzy mają asystenta w gabinecie i wtedy on jest odpowiedzialny za tworzenie dokumentacji medycznej, a lekarz pracuje wyłącznie przy pacjencie. Jest to kosztowne rozwiązanie, które zazwyczaj podwyższają koszt wizyty, natomiast czasami może okazać się rozsądne, bo jeżeli w związku z tym lekarz przyjmie kilka osób więcej, to wynagrodzenie dla asystenta pokryje się z nawiązką. 

I to byłby koniec, mam nadzieje, że w jakimś stopniu pomogłem lub zainspirowałem jakiegoś specjalistę czy managera do zmian w swojej placówce, czy w swoim systemie, ewentualnie do skonfigurowania pewnych rzeczy u siebie. Bo jednak często zdarza się, że jakieś możliwości są u nas w placówce, ale z nich nie korzystamy, bo je ciągle zakładaliśmy na później. Ja ze swojej strony mogę powiedzieć, że ze wszystkich tych sposób można korzystać mając Proassist (oczywiście oprócz asystenta w gabinecie — ale może już za jakiś czas- kto wie). 

Nowości w systemie Proassist sierpień 2022

Nowości w systemie Proassist sierpień 2022

W sierpniu zadbaliśmy o usprawnienie panelu do zarządzania grafikami specjalistów w systemie medycznym Proassist. Zmodyfikowane doprowadziło do zestawienia grafików specjalistów w podglądzie dziennym w bardziej przejrzysty sposób, poprawienia wyświetlania informacji na temat konkretnych wizyt w kalendarzu i poprawiania sposobu wyświetlania informacji na temat konkretnych wizyt w kalendarzu. Więcej szczegółów znajdziesz poniżej! 

Zestawienie grafików specjalistów w podglądzie dziennym

W systemie można teraz w przejrzysty sposób dokonać zestawienia grafików specjalistów w podglądzie dziennym. Polepszona została również widoczność imienia i nazwiska, a dodatkowo w widoku pojawiły się godziny pracy danego specjalisty w konkretny dzień. Zestawienie grafików specjalistów w podglądzie dziennym w nowej wersji wizualnej jest czytelniejsze m.in. ze względu na to, że nazwisko specjalisty wyświetla się pod imieniem (a nie jest ono ucinane, jak do tej pory). Prezentowanie ważnych danych dla rejestratorek medycznych w formie zestawienia dostarcza automatycznie najważniejszych informacji dla pacjenta, takich jak np. godziny pracy danego specjalisty w konkretny dzień.

Wyświetlania informacji na temat konkretnych wizyt w kalendarzu

Wyświetlanie wizyt w kalendarzu nie wymaga najeżdżania kursorem na tekst. Możliwe jest kliknięcie dowolne miejsce, również w puste pole wizyty, czego efektem będzie pojawienie się dodatkowego okna informacyjnego na temat wizyty. Opisywana funkcjonalność jest cennym usprawnieniem przede wszystkim w momencie, kiedy mamy do czynienia z długimi wizytami. Wówczas tekst zajmuje znacznie mniej powierzchni na polu zapisanej wizyty, a powracanie do tekstu po to, aby w niego kliknąć i rozwinąć informacje na temat danej wizyty, okazywało się czasochłonne. Obecnie powrót do zapisanego tekstu w polu wizyty nie jest konieczny. Aby rozwinąć informacje w nowym oknie, można kliknąć w pole zapisanej wizyty również w miejscach, gdzie nie znajduje się tekst.  

Informacje wyświetlane na temat wizyty w widoku dziennego grafiku specjalisty

Dane uwzględniają godziny rozpoczęcia i godziny rozpoczęcia danej wizyty. Wyświetla się imię i nazwisko pacjenta wraz z usługą, na którą zapisał się pacjent. Ta forma prezentowania ważnych danych pozwala przyspieszyć wielokrotnie wykonywane zadania w trakcie dnia pracy rejestratorek medycznych i usprawnić proces zapisywania pacjentów na wizyty.

Jaki jest cel wprowadzanych usprawnienia w panelu do zarządzania grafikami specjalistów?

Przede wszystkim wyżej wymienione usprawnienia pozwalają przyspieszyć proces rejestracji pacjentów na wizyty ze względu na lepszą widoczność ważnych informacji, takich jak imię i nazwisko specjalisty, godziny pracy specjalisty w konkretnym dniu, czy imię i nazwisko pacjenta wraz z godziną rozpoczęcia oraz zakończenia jego wizyty. Dodatkowo, nowości sprawiają, że grafiki specjalistów są bardziej przejrzyste i czytelne, przez co łatwiej jest korzystać z nich na co dzień. 

Outsourcing telefonicznej rejestracji pacjentów i jego wpływ na rozwój placówki medycznej

Outsourcing telefonicznej rejestracji pacjentów i jego wpływ na rozwój placówki medycznej

Outsourcing telefonicznej rejestracji pacjentów to usługa proponowana od ponad sześciu lat przez firmę Proassist. Naszym głównym celem jest odciążenie pracowników placówki medycznej, począwszy od specjalistów, przez managerów i właścicieli placówek medycznych, na telefonicznej rejestracji pacjentów i rejestratorkach medycznych skończywszy. Nasze rozwiązanie jest dedykowane dla placówek medycznych i gabinetów bez względu na ilość specjalistów, którzy przyjmują w danym miejscu. 

Telefoniczna rejestracja pacjentów Proassist

Samodzielne odbieranie telefonów może być naprawdę kłopotliwe. W grę wchodzi również czas wolny specjalisty (często również właściciela gabinetu), który musi decydować pomiędzy mniejszym prawdopodobieństwem dodzwonienia i umówienia się do placówki, a własnym czasem wolnym. Klienci Proassist mogą liczyć na trzy dostępne opcje współpracy z outsourcingiem telefonicznej rejestracji: 

a) całkowite przejęcie rejestracji pacjentów przez telefon 

b) przejęcie rejestracji poza godzinami pracy specjalisty, właściciela, rejestracji medycznej etc. 

c) wsparcie stacjonarnej rejestracji medycznej w momencie, kiedy jest mocno obciążona

Korzyści z wyboru telefonicznej rejestracji pacjentów

  1. Skuteczność — nasza telefoniczna rejestracja pacjentów jest skuteczna ze względu na m.in.: wykorzystywanie skryptu rozmowy telefonicznej, doświadczeniu rejestratorek Proassist i skróceniu czasu oczekiwania na odebranie telefonu. 
  2. Więcej pacjentów — w Proassist zadbamy o wsparcie Twojej telefonicznej rejestracji pacjentów, przy jednoczesnym zapewnieniu nowych możliwości na rejestrację, takich jak całodobowa rejestracja pacjentów na WWW placówki medycznej. 
  3. Więcej rekomendacji — większa ilość pacjentów, idąca w parze z automatyczną wysyłką prośby o wystawienie rekomendacji dla specjalisty i całej placówki. 
  4. Oszczędność — koszt miesięcznej współpracy rozpoczyna się już od 399 złotych. 
  5. Work Life Balance — jeśli prowadzisz samodzielny gabinet, możesz cieszyć się z większej ilości wolnych godzin lub lepszego gospodarowania czasem.

Outsourcing rejestracji pacjentów

Cena współpracy z telefoniczną rejestracją pacjentów jest niewielka w porównaniu do zatrudnienia rejestratorki medycznej. Co więcej, rozwiązanie oferowane przez Proassist pozwala na poprawę poziomu dostępności telefonicznej rejestracji dla pacjentów. W ofercie telefonicznej rejestracji pacjentów, możesz liczyć na: odbieranie połączeń przez doświadczone rejestratorki, oddzwanianie na nieodebrane połączenia, monitoring połączeń, centralę telefoniczną, usługę asystencką i nagrywanie połączeń.

Placówka medyczna w wersji digital – jak wpływa na płynność naszej pracy?

Placówka medyczna w wersji digital – jak wpływa na płynność naszej pracy?

Czy wiesz, że placówka medyczna w przypadku jej digitalizacji może działać skuteczniej? Spójrz na przykłady wskazane przez nas poniżej na podstawie historii naszych klientów. 

Gabinet medyczny ABC

Dawniej placówka medyczna ABC proces przyjmowania pacjenta rozpoczynała od momentu, kiedy przekroczył on drzwi placówki. Wówczas rejestracja medyczna prosiła o podanie niezbędnych danych i drukowania dokumentów dla pacjenta. Kolejnym krokiem jest czas, jaki pacjent musi otrzymać, aby zapoznać się z dokumentami i formularzami, a następnie wypełnić je, zaznaczyć odpowiednie pola oraz podpisać. Podpisane przez pacjenta dokumenty mogą być zeskanowane przez rejestratorkę medyczną i umieszczone w dokumentacji pacjenta. 

Obecnie placówka medyczna ABC proces przyjmowania pacjenta rozpoczyna od wysłania niezbędnych dokumentów na maila pacjenta. Pacjent może w dowolnym dla siebie czasie zapoznać się z dokumentami. Następnie w momencie, kiedy przybędzie na wizytę, rejestracja medyczna może pokazać mu wcześniej przeczytane przez niego dokumenty na telefonie/tablecie. Wszystko to bez drukowania i późniejszego skanowania. Pacjent mniej czasu spędza w placówce medycznej, a rejestracja nie musi drukować dokumentów i później ich skanować do dokumentacji pacjenta. 

Lekarz ginekolog XYZ

Doktor XYZ wystawiał dokumenty, takie jak e-skierowanie, e-recepty i e-ZLA w systemie medycznym. Następnie wielokrotnie był proszony o drukowanie dokumentów dla pacjentów. Aktualnie wystawione dokumenty zawierają już sygnaturę lekarza i mogą zostać automatycznie wysłane na maila pacjenta.

Omówione funkcje systemu Proassist

Powyżej mieliśmy okazję zapoznać się z funkcjonalnościami, takimi jak: 

  • podpisywanie dokumentów na telefonie/tablecie; 
  • opatrzenie elektronicznych dokumentów dla pacjenta w sygnaturę lekarza; 
  • automatyczna wysyłka dokumentów i informacji np. o przygotowaniu do zabiegu przed wizytą; 
  • wysyłka e-skierowań, e-recept, e-ZLA opatrzone z sygnaturą automatycznie na maila.