Prywatna Medycyna w 2022 roku – debata o zmianach i planach na przyszłość

Prywatna Medycyna w 2022 roku - debata o zmianach i planach na przyszłość

Odwiedź grupę na Facebooku, aby mieć stały dostęp do informacji z branży medycznej!

Debata została przeprowadzona 13 stycznia 2022 roku i cieszyła się ogromną popularnością, za co serdecznie dziękujemy. Prelegentami byli: Marcin Fiedziukiewicz(kliniki.pl), Paweł Jędrzejewski (ImageMed), Marcin Janicki (Medyczny Marketing) i Jacek Piaseczyński (Proassist). 

Główne tematy, które zostały poruszone na debacie to: 

  • Telemedycyna – przyszłość czy przestrzeń do nadużyć?
  • Ceny wizyt u specjalisty w wersji online – czy powinny być niższe? 
  • Osoby spoza branży medycznej vs. lekarze z wieloletnim stażem w prowadzeniu kliniki – kto na jakiej płaszczyźnie ma przewagę?

Telemedycyna - szanse czy zagrożenia?

Rozwój telemedycyny jest niewątpliwym zjawiskiem naszych czasów. Było to skutkiem nie tylko COVID-19, ale coraz większej cyfryzacji, która pojawia się również w branży medycznej. Telemedycyna jest dobrym wyborem w przypadku zwolnień lekarskich, skierowaniach, i w momencie pilnej potrzeby otrzymania recepty. Mimo wszystko należy zwrócić swoją uwagę na duże pole do nadużyć zarówno ze strony specjalistów, jak i pacjentów.

Pacjent, który potrzebuje kontaktu z lekarzem nie lubi telemedycyny. W dodatku wykonywanie niektórych usług związanych z konkretnymi specjalizacjami wyklucza się z prowadzeniem konsultacji online. np. okulistyka – nie da się bowiem zbadać wzroku przez internet.

W ramach debaty wspólnie stwierdziliśmy, że jeśli jest coś tańsze oznaczać by to mogło, że jest gorsze. W dalszym ciągu bowiem specjalista wykorzystuje zdobytą przez wiele lat wiedzę, co nie powinno wiązać się dla niego z mniejszym wynagrodzeniem. Jeśli zatem jest to pełnowymiarowa wizyta – nie mamy wątpliwości, że cena powinna być taka sama jak w przypadku wizyt stacjonarnych. Z kolei w przypadku konieczności wystawienia wyłącznie e-recepty lub e-skierowania, czyli wtedy kiedy wizyta jest znacznie krótsza – niższa cena może być uzasadnionym rozwiązaniem. 

Telemedycyna - kiedy będzie dobrym rozwiązaniem?

Telemedycyna jest przyszłością, ponieważ zwiększa dostępność lekarzy, rozwija się i coraz więcej pacjentów korzysta z tej formy współpracy np. ze względu na wygodę i oszczędność czasu. W przypadku zwolnień lekarskich, antykoncepcji i ogólnych porad, które kończą się na wystawieniu skierowania lub recepty, wizyty online mogą być skuteczną drogą do zwiększenia dostępności świadczeń medycznych i np. wypełnieniu luk w terminarzu lekarza w zaplanowanym czasie pracy. 

Wizyty online nie powinny być jednak sposobem na wypełnienie wolnego czasu lekarzy, gdyż w pracy lekarzy tak, jak każdej innej ważne jest zachowanie tak zwanego Work Life Balance. W dodatku wizyty online nie powinny być wykonywana np. na dyżurze, bo specjalista w tym czasie ma inne zobowiązania, uregulowane przez kwestie prawne. Krótko mówiąc, jeśli jest ktoś na dyżurze, to jego zadaniem jest skupić się na pomocy pacjentom w szpitalu. Z kolei po godzinach dyżuru jak najbardziej telekonsultacje mogą stanowić formę pre konsultacji, czyli ułatwiać podjęcia decyzji przez pacjenta i lekarza o tym, czy w ogóle warto się fatygować do gabinetu. 

W ginekologii od zawsze istniała wizyta recepturowe, wówczas cena była niższa kobieta przychodziła po receptę, a wizyta nie wiązała się z badaniem i konsultacja, wyłącznie z wypisaniem recepty i przeprowadzeniem krótkiego wywiadu na temat samopoczucia i stanu zdrowia pacjentki. Taka wizyta recepturowa może być przeprowadzona w formie internetowej. Lekarz może znaleźć czas poza pracą lub poświęcić 1-2 godziny w dzień, kiedy nie przyjmuje w gabinecie, co zwiększa dostępność opieki medycznej w Polsce. 

Budowanie polityki cenowej placówki i trendy

Zarządzanie placówką medyczną coraz częściej przejmuje osoba z biznesu, spoza branży medycznej. Wśród większych placówek korporacyjnych często można to zauważyć, ale kiedy jest kilku lekarzy zazwyczaj placówkę prowadzi lekarz. Z reguły, lekarze są mniej otwarci na nowości, które nie są ściśle związane z medycyną, a na przykład z lepszą organizacją pracy rejestratorek medycznych i marketingiem. 

Najmniejsze placówki bardzo często otwierają się na pomoc marketingowców i menedżerów, którzy pomagają w zarządzaniu. Osoby te mogą pochodzić z zewnątrz (i poświęcać swój czas w wyznaczonej liczbie godzin), bo nie ma ludzi, którzy znają się na każdym aspekcie prowadzenia biznesu najlepiej. Lekarz, prowadzący rozwiniętą placówkę medyczną na danym etapie, może samodzielnie nie przeskoczyć pewnego pułapu (pod kontem popularności jego placówki). Wszystko zależy jednak od jego umiejętności i wizji rozwoju. Nowi specjaliści powinni umożliwiać generowanie większych zysków dla placówki medycznej.  Lekarz, który ma rozwiniętą placówkę i zatrudnia kogoś, kto zna się na marketingu jest w stanie w lepszy sposób skalować swój biznes. 

Z PROASSIST MOŻESZ WIĘCEJ!

DOŁĄCZ DO +250 ZADOWOLONYCH KLIENTÓW, KORZYSTAJĄCYCH Z PROASSIST

Jak poprawić skuteczność rozmów rejestracji telefonicznej?

Jak poprawić skuteczność rozmów rejestracji telefonicznej?

Odwiedź grupę na Facebooku, aby mieć stały dostęp do informacji z branży medycznej!

Poprawność rejestracji medycznej zależy w dużej mierze od prawidłowej organizacji. Poniżej znajdziesz szereg praktycznych wskazówek, gotowych do wdrożenia w Twojej placówce medycznej. Dowiedz się, dlaczego połączenie telefonicznej rejestracji pacjentów z udogodnieniem w postaci rejestracji online, jest skuteczne. 

Naszym zadaniem jest doprowadzenia do ilości odbieranych połączeń na poziomie minimum 95%.

Webinar przeprowadziła Mirella Sajdak. Serdecznie zapraszamy do odsłuchania lub przeczytania! 

Rejestracja pacjentów na wizyty - podstawowe wskazówki

Nie mamy wątpliwości, że prowadzenie rejestracji telefonicznej na wizyty, to duże wyzwanie. Niemniej, nasze doświadczenie pokazuje, że wprowadzenie kilku podstawowych rozwiązań jest w stanie poprawić jej skuteczność. Naszym zadaniem jest doprowadzenie do sytuacji, kiedy poziom odbierania połączeń osiągnie poziom minimum 95%. Bez tego elementu wdrożenie dodatkowych działań nie będzie skuteczne w dostatecznym stopniu. 

Co poprawić - skuteczna rejestracja medyczna

  • Odbieranie połączeń na poziomie 95%.
  • Numer telefonu powinien być przeznaczony wyłącznie do rejestracji, co zminimalizuje ryzyko zajętej linii przez osoby, które na ten moment nie są zainteresowane rejestracją na wizytę. 
  • Przed odebraniem słuchawki, pacjenci powinni usłyszeć informacje na temat możliwości rejestracji online wraz z konkretnym powitaniem, które potwierdzi, że osoba dodzwoniła się do właściwej firmy.  
  • Rejestratorka powinna być kulturalna i dobrze poinformowana na temat usług świadczonych przez specjalistów, sposobu przygotowania się na konkretny zabieg, ceny, czy konieczności dokonania płatności przed wizytą za konkretne usługi. 
  • Na stronie internetowej placówki medycznej powinna znaleźć się sekcja przygotowana do rejestracji online. Umożliwia to całodobowe zarezerwowanie wizyty nawet w momencie, kiedy placówka nie pracuje. 
  • Na stronie internetowej placówki medycznej niezbędne jest umieszczenie odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania (związane z dojazdem do placówki, cennikiem za konkretne usługi, sposobem przygotowania do zabiegów itp.). 
  • Każda rejestratorka powinna prowadzić rozmowę w umiejętny sposób. Niezbędne jest do tego określenie skryptu rozmowy, który pozwoli na jej swobodne prowadzenie od przywitania, przez zarezerwowanie terminu, aż po jej zakończenie pożegnaniem pacjenta. 
  • Na stronie internetowej powinna znaleźć się aktualna informacja na temat specjalistów, świadczonych przez nich usług, miejsc gdzie przyjmują itp. 

Strona internetowa i rejestracja online - czy rzeczywiście ma coś wspólnego z rejestracją telefoniczną?

Mogłoby się wydawać, że rejestracja online i telefoniczne umawianie wizyt, nie mają ze sobą wiele wspólnego. Nic bardziej mylnego. Ilość odbierania połączeń na poziomie minimum 95% jest znacznie łatwiej osiągnąć w momencie, kiedy część zainteresowanych osób zdecyduje się na zarezerwowanie wizyty w formie internetowej. 

Na stronie internetowej znacznie łatwiej jest dokonać rejestracji na konkretną godzinę, a proces ten pozostaje możliwy w formie całodobowej. Automatyzacja tego elementu jest skutecznym rozwiązaniem, kiedy rejestracja telefoniczna na ten moment pozostaje bardzo obciążona. Kolejną kwestią pozostaje fakt, że coraz więcej pacjentów preferuje elektroniczne umawianie wizyt do specjalistów. 

Od czego zacząć poprawę skuteczności rejestracji?

Poprawa skuteczności rozmowy rejestracji medycznej, to kluczowy proces. 

Skrypt rozmów 

  • krótkie zwroty – nie mogą być za długie, wówczas rozpraszają uwagę klienta. 
  • lista dobrych praktyk – np. brak spożywania posiłków w trakcie rozmowy, picia kawy itp. 
  • przywitanie pacjenta – potwierdzenie, że dodzwonił się do właściwego miejsca, kulturalne przywitanie.
  • najczęstsze przypadki rozmów telefonicznych – przeanalizowanie konkretnych case study i znalezienie sposobów na rozwiązanie problemów pacjentów. 
  • najczęstsze błędy podczas rejestracji – przeanalizowanie sposobu prowadzenia rozmów w niewłaściwy sposób i wskazanie dobrych praktyk w formie alternatyw. 
  • cisza podczas rozmowy – zamiast niezapowiedzianej ciszy spowodowanej na przykład poszukiwaniem wolnego terminu, warto poinformować o aktualnym etapie i poprosić o cierpliwość. 
  • brak dążenia do umawiania wizyty – warto dążyć do deklaracji pacjenta, pytać konkretnie, wtedy pacjent musi się ustosunkować do pytania.
  • rozmowa z trudnym pacjentem – wymaga przeanalizowania najczęstszych sytuacji i znalezienia skutecznych, kulturalnych metod ich rozwiązania.  
  • podsumowanie rozmowy i pożegnanie pacjenta. 

System w Proassist wyświetla usługi, które wykonuje dany specjalista rejestratorce. Kiedy pacjent chce po prostu zapisać na konkretną wizytę —- rejestratorka nie wybiera specjalisty, tylko szuka z listy usług konkretną usługę i system automatycznie podpowiada jej najbliższy termin. System wyświetla informacje, które rejestratorka musi wiedzieć (czas trwania, cena usługi i przygotowanie do badania). Jeśli usługa wymaga płatności online to rejestratorka również taką informację otrzymuje bezpośrednio w systemie.  

Istotne kwestie (dojazd, parking, sposoby płatności, umowy podpisane z NFZ i innymi ubezpieczeniami, formy potwierdzeń zarezerwowanego terminu, przypomnienia SMS, dostosowanie dla osób niepełnosprawnych) na temat przychodni są przedstawione za pomocą infografik. 

Z PROASSIST MOŻESZ WIĘCEJ!

DOŁĄCZ DO +250 ZADOWOLONYCH KLIENTÓW, KORZYSTAJĄCYCH Z PROASSIST

Jakie są przewagi systemu medycznego w chmurze nad systemem zainstalowanym na urządzeniu?

Jakie są przewagi systemu medycznego w chmurze nad systemem zainstalowanym na urządzeniu?

System medyczny w chmurze czy ten zainstalowany bezpośrednio na urządzeniu? Która opcja charakteryzuje się  większą ilością funkcjonalności, jest prosta w obsłudze i pozwala na bezpieczne przechowywanie danych? Poznaj największe przewagi pierwszej opcji. Dowiedz się, czym jest oprogramowanie medycznego w chmurze i na czym polegają największe różnice w kontekście korzystania z tych rozwiązań.

Co to znaczy, że oprogramowanie medyczne jest w chmurze?

Placówki medyczne, gabinety i kliniki specjalistów zmagają się z postępującą cyfryzacją. Rozwiązań nazywanych oprogramowaniem medycznym jest na rodzimym rynku naprawdę sporo. Większość z nich gwarantuje podobne funkcjonalności, wśród których do podstawowych należy: 

  • możliwość prowadzenia elektronicznej dokumentacji medycznej, 
  • korzystanie z szablonów wizyt, co znacznie skraca czas poświęcony w trakcie wizyty na papierologię, 
  • możliwość wystawienia e-Recepty, e-Skierowania i e-ZLA (zwolnienie lekarskie). 

Aby korzystać z wybranego oprogramowania medycznego nie musisz pobierać aplikacji. W przypadku korzystania z systemu Proassist, logujesz się do swojego konta bezpośrednio z okna przeglądarki, co gwarantuje Ci możliwość korzystania z wszystkich funkcjonalności. Ponadto dane zapisane w tak zwanej chmurze są bezpieczne ze względu na wykorzystywanie przez nas wydajnej infrastruktury chmurowej i stosowaniu odpowiednich zabezpieczeń. 

Instalacja systemu czy korzystanie z przeglądarki?

Instalacja systemu dla niektórych specjalistów może okazać się uciążliwa. W kontekście korzystania z oprogramowania medycznego na przykład na wielu urządzeniach, które są zlokalizowane w przychodni X, szpitalu Y i jeszcze prywatnej praktyce lekarskiej – instalowanie programu na nowo to pracochłonny proces. 

Dodatkowo korzystanie z systemu zainstalowanego na urządzeniu wymaga współpracy z informatykiem. Posiadanie odpowiedniej umowy z dostawcą oprogramowania medycznego zwalnia Cię z konieczności przejmowania się tym, w jaki sposób dane są przechowywane i zabezpieczane. Proassist jest zatem wygodnym rozwiązaniem dla Twojej placówki medycznej, które niesie za sobą szereg korzyści pod kątem finansowym i bezpieczeństwa. 

Czy korzystanie z przeglądarki jest bezpieczne?

Tak, korzystanie z przeglądarki internetowej i logowanie się do systemu jest jak najbardziej bezpieczne i co ważne wygodne. Ogólnodostępność sprawia, że nawet, kiedy Twoje urządzenie ulegnie zepsuciu, zapomnisz go na dyżur lub zdarzy się jakakolwiek losowa sytuacja – zawsze możesz skorzystać z innego urządzenia z dostępem do internetu i dysponować wszystkimi danymi, które wcześniej zostały zapisane w chmurze. 

Z PROASSIST MOŻESZ WIĘCEJ!

DOŁĄCZ DO +250 ZADOWOLONYCH KLIENTÓW, KORZYSTAJĄCYCH Z PROASSIST

Oprogramowanie medyczne dla przychodni – jakie wybrać najlepsze?

Oprogramowanie medyczne dla przychodni - jakie wybrać najlepsze?

Obecnie właściciele placówek medycznej zastanawiają się nierzadko nad wyborem właściwego oprogramowania medycznego. Co zrobić, aby wybrać dla siebie najlepszą z opcji? Warto pamiętać o tym, że w dobie zmieniających się potrzeb pacjentów i cyfryzacji dokumentacji, wybrane oprogramowanie medyczne powinno gwarantować nam wiele korzyści. Poniżej dowiesz się jakich! 

Funkcjonalności dla właścicieli placówki medycznej

Aby każdy specjalista mógł swobodnie korzystać z wybranego oprogramowania medycznego, warto zastosować system, który działa w chmurze. Dzięki temu za pomocą każdej przeglądarki internetowej możliwe jest korzystanie z oprogramowania medycznego. Wszystko to wyłącznie z wykorzystanie dostępu do internetu, bez konieczności instalowania aplikacji i programów zewnętrznych na swoje urządzenie.

Dużym ułatwieniem stosowania oprogramowania medycznego Proassist dla właścicieli placówki medycznej, jest intuicyjny terminarz wizyt. Przejrzysty i dostępny grafik pracy umożliwia szybkie wyszukanie dostępnych terminów i umożliwia rejestrację wizyty u konkretnego specjalisty. Dostępna wersja terminarza umożliwia zestawienie godzin pracy kilku specjalistów z przychodni. 

Funkcjonalności dla specjalisty

Dostępne oprogramowanie medyczne gwarantuje dostęp do modułu elektronicznej dokumentacji medycznej EDM. To prosty i intuicyjny system, który gwarantuje gromadzenie niezbędnych informacji na temat przebytych chorób pacjenta, jego stanu zdrowia i udzielonych świadczeń lekarskich w jednym miejscu. Każdy ze specjalistów zatrudnionych w danej placówce medycznej, może sporządzić kompletny opis wizyty, w prosty sposób wystawić e-ZLA (elektroniczne zwolnienie lekarskie), e-Receptę i e-Skierowanie. 

Aktualnie kartoteka konkretnego pacjenta jest dostępna dla specjalisty po wpisaniu numeru PESEL – data urodzenia zostaje generowana automatycznie. Za sprawą elektronicznej kartoteki, w jednym miejscu masz dostęp do podstawowych danych pacjenta, takich jak jego dane osobowe, podstawowe informacje medyczne, wypełniony przez pacjenta formularz, historia wizyt oraz wcześniej dodane załączniki. 

Specjaliści z pewnością zainteresują się dostępem do szablonów wizyt, co przyspieszy uzupełniania dokumentacji medycznej podczas przeprowadzania wizyty.  Dodatkowym atutem jest możliwość przeprowadzenia telekonsultacji prosto z systemu. W ten sposób wystawienie e-skierowania, e-recepty, czy e-ZLA nie stanowi żadnego problemu i może odbyć się na przykład w trakcie przerw w grafiku wizyt stacjonarnych lub z dowolnego miejsca na świecie. Wystarczy zaledwie dostęp do internetu. Aplikacja mobilna to świetne rozwiązanie dla specjalistów, którzy chcą mieć zawsze pod ręką grafik swojej pracy, dostęp do konsultacji i informacji na temat prowadzonej praktyki lekarskiej. 

Funkcjonalności dla pacjentów

Świat dynamicznie się zmienia, podobnie jak nasze preferencje i potrzeby. Obecnie coraz częściej decydujemy się na rezerwację wizyt u specjalistów online ze względu na chęć oszczędzenia czasu i swojej lepszej organizacji w trakcie dnia. Odpowiednie oprogramowanie medyczne dla Twojej przychodni pozwoli Ci na to, aby na stronie internetowej placówki znalazł się prosty moduł do rejestracji elektronicznej. Taka forma jest dostępna 24 godziny na dobę, siedem dni w tygodniu, czyli również w tych godzinach, kiedy rejestratorki medyczne nie pracują. 

Powiadomienia SMS są niezawodnym rozwiązaniem, który ze strony menedżera placówki medycznej redukuje ilość pacjentów, którzy nie zjawią się na wizytę. Z kolei dla pacjentów to dodatkowe ułatwienie, które pozwala w pełni zorganizować swój czas, zrezygnować, przelożyć lub potwierdzić swoja wizytę w konkretnym terminie. 

Z PROASSIST MOŻESZ WIĘCEJ!

DOŁĄCZ DO +250 ZADOWOLONYCH KLIENTÓW, KORZYSTAJĄCYCH Z PROASSIST

Jak poprawnie dobrać nazwy usług do rejestracji online?

Jak poprawnie dobrać nazwy usług do rejestracji online?

Wiemy, że jako specjalista posiadasz wiedzę z zakresu świadczonych konsultacji i zabiegów, na które składa się wiele różnorodnych usług. W zależności od tego, jaką specjalizację wybrałeś w swoich zawodzie, dostępne usługi w Twoim gabinecie mógłbyś wymieniać przez kilka minut, a nawet godziny… 

Pacjenci nie dysponują wystarczającym zapleczem wiedzy, aby wiedzieć którą konkretnie usługę wybrać

Warto jednak zdawać sobie sprawę z tego, że pacjenci nie dysponują tak szerokim zapleczem wiedzy, jak Ty. Jeśli zależy Ci na wysokim poziomie skuteczności Twojej rejestracji online, nie możesz pozwolić sobie na to, aby na stronie internetowej dostępnych było setet usług do wyboru. W końcu wiedza pacjenta zazwyczaj kończy się na tym, co konkretnie ich boli lub co im dolega. 

Dobrym sposobem na właściwą organizację dostępnych usług jest ich podzielenie na grupy. Zamiast wypisywać wszystkie konkretne rozwiązania dostępne w Twoim gabinecie lub placówce medycznej, warto określić czego one konkretne dotyczą i do jakiej kategorii na należą. Pacjent w ten sposób jest w stanie wybrać lepiej, mogą zdarzyć się pomyłki, ale na pewno nie w takiej ilości, jak byłoby to w przypadku dostępnych do wyboru kilkuset usług. 

W dodatku mniejsza liczba rozwiązań do wyboru zmniejsza ryzyko rezygnacji pacjenta. Podczas rejestracji wizyt pacjent chce po prostu zapisać się do lekarza specjalisty, bo zależy mu na uśmierzaniu bólu, czy obecnych dolegliwości, z którymi się zmaga. Dopiero po postawieniu diagnozy Ty jako specjalista jesteś w stanie określić, jaka usługa będzie konieczna do wykonania. 

Proassist - inne usług w systemie, inne w rejestracji online

Z pewnością jednak zastanawiasz się nad tym, co jeśli nie udostępnisz usług do wyboru na swojej stronie internetowej. W końcu w takiej sytuacji możesz nie mieć okazji spisania ich, ustalenia cen, analizowania najbardziej popularnych i rentownych usług itp. Nic bardziej mylnego. System Proassist umożliwia funkcję, dzięki której możesz ustawić inne usług dostępne przy rejestracji online, niż te, które są dostępne wewnątrz w systemie. Takie rozwiązanie pozwala Ci na posiadanie setek usług do rozliczeń po to, aby prowadzić odpowiednie analizy względem ilości osób zapisujących się na konkretny zabieg lub usługę (czytaj przychodzących z konkretnym problemem do gabinetu specjalisty). 

Pacjent dzięki temu wie tyle, ile potrzebuje. To znaczy, nie utrudniasz mu drogi do rejestracji wizyty – jego zadaniem jest wybranie terminu i godziny wizyty, a nie ustalenia tego, jaka usługa będzie dla niego odpowiednia. Zadaniem specjalisty jest w trakcie wizyty ustalenie konkretnej nazwy świadczonej usługi. Jeśli obawiasz się, że brak cen może stać się problemem, umieść na stronie widełki cenowe lub umieść cennik niezależny od systemu rejestracji internetowej.

Z PROASSIST MOŻESZ WIĘCEJ!

DOŁĄCZ DO +250 ZADOWOLONYCH KLIENTÓW, KORZYSTAJĄCYCH Z PROASSIST

Sprawdzone sposoby na rejestrację pacjentów

Sprawdzone sposoby na rejestrację pacjentów

Zastanawiasz się nad tym, jak powinna być zorganizowana rejestracja pacjentów w Twoim gabinecie lub placówce medycznej? Obecne rozwiązania umożliwiają wielotorowe działania i najbardziej korzystną opcją będzie połączenie formy telefonicznej i internetowej. O czym zatem warto wiedzieć, w trakcie tworzenia elementów takich jak rejestracja pacjentów online i telefoniczna rejestracja pacjentów? Dziś rozważymy ten temat i przeanalizujemy go od podstaw. 

Rejestracja pacjentów - jak nie wpaść w błędne koło?

Problematyczna sytuacja, która pojawia się w wielu gabinetach medycznych i placówkach, są… ludzkie ograniczenia. Zazwyczaj zatrudniona rejestratorka lub rejestratorki mają ręce pełne roboty, co znacznie ogranicza ich możliwości w kontekście odbierania telefonów od potencjalnych pacjentów. Dodatkowo, Twoja placówka jest czynna w określonych godzinach, co znacznie redukuje dostępność do rejestracji w przypadku wykorzystywania wyłącznie tradycyjnej formy na umawianie wizyt do specjalisty. 

Aby tego uniknąć, warto zwrócić uwagę na rozwiązania, takie jak internetowa rejestracja pacjentów w połączeniu z telefoniczną rejestracją pacjentów. Nie ulega wątpliwości, że coraz częściej potencjalni pacjenci korzystają właśnie z internetu w kontekście poszukiwania wolnych terminów do konkretnego lekarza specjalisty. Zatem, aby nie wpaść w błędne koło, kiedy to pacjent nie może się dodzwonić, bo rejestratorka nie jest dostępna (ze względu na godziny pracy) lub jest zajęta (innymi sprawami, związanymi z dokumentacją medyczną), warto przygotować rozwiązania takie jak elektroniczna rejestracja pacjentów na Twojej stronie internetowej i zewnętrznych pracowników, którzy zajmą się obsługą telefonicznej rejestracji wizyt. 

Rejestracja pacjentów przez internet - czy to skomplikowane?

Więcej na temat usług związanych z telefoniczną rejestracją pacjentów możesz dowiedzieć się na naszej stronie internetowej. Przeprowadzenie rejestracji pacjentów online jest możliwe w sytuacji, kiedy masz swoją stronę internetową. Wówczas stworzenie systemu do umawiania wizyt nie jest skomplikowanym procesem, a Ty cieszysz się z otwartego systemu rejestracji 24 godziny na dobę, siedem dni w tygodniu. Korzystanie z oprogramowania medycznego Proassist, połączonego z telefoniczną rejestracją gwarantuje Ci kolejną przewagę nad konkurencją. Mianowicie – nasza telefoniczna rejestracja pacjentów odbiera telefony od poniedziałku do piątku, między godziną 8:00, a 21:00 oraz w soboty od 8:00 do 15:00. Dzięki temu “dowozimy” wyniki w postaci zwiększenia stopnia odbieralności połączeń nawet o 95 procent, a Twoi pacjenci oczekują na podniesienie słuchawki niecałe 9 sekund. Jeśli połączenie zostanie zakończone przed odebraniem telefonu, oddzwonimy do pacjenta. 

Sprawdzone sposoby na rejestrację pacjentów - krok po kroku

Rejestracja pacjentów na wizyty to w wielu placówkach medycznych ogromny problem. Zdarza się bowiem, że nikt z personelu nie jest w stanie odebrać telefonu w konkretnym czasie. Taka sytuacja (kiedy nie oddzwonimy do pacjenta natychmiast) rodzi ogromne zagrożenie – sfrustrowany pacjent z pewnością zatelefonuje za moment do konkurencji, która słuchawkę może podnieść i umówić naszego potencjalnego jeszcze przed chwilą pacjenta na wizytę u siebie. Dlatego telefoniczna rejestracja pacjentów i udostępnienie formy, jaką jest rejestracja pacjentów przez internet, to skuteczna forma poradzenia sobie z tym problemem. 

Jak działać, aby zwiększyć procent odebranych połączeń? 

  1. Nie angażuj do odbierania telefonów osoby, która ma dużo obowiązków, czyli również siebie. 
  2. Zwróć uwagę na ograniczenia, jakie wynikają z posiadania wyłącznie telefonicznej rejestracji na miejscu – takie jak, ograniczony czas otwarcia placówki, brak możliwości rejestracji przez internet (formy coraz częściej wybieranej przez osoby w różnym wieku). 
  3. Jeśli odebranie połączenia nie jest możliwe – postaraj się najszybciej, jak tylko to możliwe oddzwonić. 

Jak poprawić skuteczność rejestracji w swojej placówce medycznej ogółem? 

  1. Postaraj się odciążyć telefoniczną rejestrację na rzecz udostępnienia rejestracji wizyt online, w tym ich przedkładania w formie zdalnej. 
  2. Zwróć uwagę na możliwość przypomnienia o wizytach – SMS, telefonicznych i mailowych. 
  3. Udostępnij możliwość płatności online za wizyty – dokonanie rezerwacji terminy razem z płatnością z góry. 
  4. Zintegruj system zapisów na wizyty z oprogramowaniem medycznym. 

 

Jesteś zainteresowany? Umów się na prezentację demo lub wypróbuj oprogramowanie medyczne Proaasist podczas darmowego okresu próbnego.

Z PROASSIST MOŻESZ WIĘCEJ!

DOŁĄCZ DO +250 ZADOWOLONYCH KLIENTÓW, KORZYSTAJĄCYCH Z PROASSIST

Strategia rozwoju placówki medycznej

Strategia rozwoju placówki medycznej

Cześć, 

Na wstępie chciałem powiedzieć, że podcast zostaje z nami na dłużej… z tego względu, że podobno podcaster zostaje podcasterem w momencie, w którym nagra minimum 7 odcinków… ten jest 8, więc mogę się już oficjalnie nazywać podcasterem. 🙂

Pomysł na ten 8 odcinek zaczerpnąłem z naszej grupy na Facebook’u, na której Pani Doktor, wspomniała, że rozważa otwarcie placówki medycznej. Generalnie Pani Doktor dała jednoznacznie znać, że ona nie wie jak podejść do otwarcia takiej placówki od strony marketingowej, zarządczej, a w zasadzie jedyne co przemyślała to sprawa związana z adaptacją pomieszczeń i umieszczeniem specjalistów na marketplace.

Z jednej strony jest to dla mnie niezrozumiałe, ale z drugiej strony pomyślałem, że może warto przedstawić przyszłym lub obecnym właścicielom placówek medycznych czy gabinetów lekarskich wszystkie możliwości. Po pierwsze należy pamiętać o tym, że są różne scenariusze rozwoju placówki, a po drugie przed obraniem danej drogi warto przynajmniej chwilę zastanowić się nad konsekwencjami wybrania tej konkretnej drogi.

Strategia rozwoju placówki medycznej

Przechodząc już do tematu, na początku musimy postawić sobie pytanie, co chcemy osiągnąć. Gdzie chcemy być za rok, 2, 5 lat…? Czy chcemy mieć jednoosobowy gabinet stomatologiczny, w którym będziemy dobrze zarabiać i przyjmować pacjentów głównie ze schorzeniami, które nam odpowiadają, tzn. lubimy rozwiązywać akurat, te problemy medyczne. Czy chcemy mieć kilkuosobowe centrum medyczne, a może wielospecjalistyczną placówkę medyczną, albo klinikę zabiegową? Musimy sobie postawić pytanie, co ma być projektem, nazwijmy to docelowym w dłuższej perspektywie czasu, abyśmy mogli zaplanować nasze działania i wydatki na najbliższy, a także dalszy czas. Zdecydowanie lepiej bazować na wydatkach i je ewentualnie korygować niż odwrotnie, czyli na przychodach i do nich dobierać wydatki… Z tego względu, że trochę łatwiej jest zaplanować wydatki, niż przychody. Przychody mogą być niewiadomą, natomiast wydatki możemy zaplanować w miarę “miarodajnie”… oczywiście można je później korygować, jeżeli już dzisiaj wiemy, że w przyszłym kwartale nie osiągniemy zakładanych wyników.

Całość strategii powinniśmy podzielić na mniejsze jej części i zajmować się nimi kolejno. 
Osobiście proponuję rozpisywać kolejne podpunkty w Excelu i zaznaczać na zielono, zrealizowane w pełni, na żółto w trakcie realizacji, a na czerwono to, co nam jeszcze nie wyszło…albo np. to, na co nie mamy jeszcze funduszy.

Oczywiście można też używać do tego np. Trello lub Jira, jednak są to narzędzia bardziej projektowe i do prowadzenia tasków programistycznych, dlatego zdecydowanie bardziej polecam działanie w zwykłym Excelu, gdyż jest po prostu łatwiejszy.

Rozwiązanie takie daje bardzo duże plusy, z tego względu, że po pierwsze mamy dokładny obraz naszej sytuacji, np. zrealizowaliśmy w tym roku plan marketingowy w 60% a strategię pozyskiwania lekarzy w 50% itd., a po drugie nie zarządzamy placówką w sposób chaotyczny i np. nie decydujemy się na zakup dodatkowego lasera za 300 tysięcy, który stoi nieużywany przez 90% czasu, tylko dlatego, że handlowiec przedstawił nam niebotyczne zyski. W momencie, w którym mamy zaplanowaną strategię dostosowania usług do potrzeb rynku, taki “strzał w kolano” się nie przytrafi, albo przynajmniej będziemy w stanie w bardzo szybki sposób zrozumieć, że zakup “lasera” jednocześnie spowoduje to, że 5 czy 10 innych tasków, które mieliśmy zaplanowane na ten rok, zostaną przeniesione na przyszły.

Strategia rozwoju placówki powinniśmy podzielić na mniejsze strategie:

  • strategię pozyskiwania pracowników (specjalistów) do współpracy
  • strategię utrzymania bezpieczeństwa i kontroli (tutaj chodzi o dokumentację RODO, sanepid, kontrolę np. wojewody) → odpowiedni obieg dokumentów w placówce medycznej
  • strategia pozyskiwania pacjenta (marketingowa)
  • strategia dostosowania oferty do potrzeb rynku połączone z rozwojem inwestycyjnym
  • strategia obsługi pacjentów placówki -> cały proces od rejestracji pacjenta do wyjścia pacjenta z placówki
  • strategia zarządzania finansami placówki
  • to, o czym bardzo często zapominają właściciele placówek medycznych, którzy zazwyczaj sami w niej pracują jako lekarze —> czas na weryfikacje i sprawdzania KPI, czyli kluczowych wskaźników efektywności, powinniśmy robić to na bieżąco

Ustalenie priorytetów w strategi rozwoju placówki:

Jeżeli będziecie mieli jako właściciele lub managerowie rozpisany plan i ustalicie spotkania cykliczne, np. raz w tygodniu 2 godziny, to możecie spotkanie właściciela czy właścicieli placówki z managerem rozpocząć od tego, co zmieniło się w naszej strategii, który czynnik udało nam się zrealizować, a który jeszcze nie, co przyczyniło się do spowolnienia oraz jakie ewentualne zmiany należy wprowadzić w planie.
Proszę także zauważyć taką sytuację, że np. jeżeli w planie marketingowym mamy rozpisany punkt: reklama Facebook Ads i widzimy, że nie przynosi ona pożądanych efektów, to nie doprowadzimy do sytuacji w której:

  • przez długi czas będziemy w nią inwestować bez efektów
  • nie będziemy znać alternatywy

Wtedy po miesiącu wydawania budżetu reklamowego na Facebook Ads, wprowadzamy korektę i “przerzucamy” budżet np. na Google Ads, albo na billboard na mieście → w zależności jak mamy ułożony plan i priorytety w nim… nie pozostajemy bez alternatywy i nie pozostajemy bierni na brak efektów.

Drugi przykład: Przychodzi do nas, jako do managera przedstawiciel z firmy, która produkuje sprzęt medyczny, to nie tracimy czasu na poznawanie jego oferty, tylko mówimy, że mamy zaplanowane ewentualne przyszłe zakupy w 4 kwartale… a jak już będziemy z nim rozmawiać, to wcześniej mamy dokładnie sprecyzowany plan, co musimy sprawdzić, zanim poszerzymy ofertę naszej placówki o dodatkowe zabiegi, np. specjalista, który to wykonuje, sprawdzenie rynku, czy ma chłonność na daną usługę, sprawdzenie konkurencji, obliczenie ilości zabiegów do zwrotu z inwestycji itd…Plan rozpisany wcześniej pozwoli zminimalizować nam ryzyko błędu.

Warto też uznać pewne punkty w strategii jako wymagane. W ten sposób są one priorytetowe, jeszcze przed tymi zadaniami operacyjnymi, tzn. w momencie, w którym manager przejmuje placówkę lub specjalista decyduje się na jej otwarcie, to np. jako obowiązkowy podpunkt wybiera ten, dotyczący bezpieczeństwa i kontroli, tego, aby np. dokumentacja medyczna była u nas przechowywana w odpowiedni sposób. W związku z tym musi wybrać odpowiedni system do dokumentacji medycznej.

Natomiast w momencie, w którym manager przejmuje pod swoje skrzydła placówkę medyczną, która ma podpisaną umowę z IODO, ma np. abonament na prawnika, całość dokumentacji jest prowadzona w rzetelnym programie medycznym i ma skupić się na tym, aby pozyskiwać pacjentów. W takim przypadku sprawdza, czy w procesie pozyskiwania pacjentów jest błąd, nazwijmy to marketingowy, czy niewydolnej rejestracji. Wtedy próbuje naprawić ten problem, bo ma już podpunkty bezpieczeństwa wcześniej “ogarnięte”.

Ważne jest, aby w miarę rozsądnie ustalić priorytety, bo wtedy będzie zdecydowanie łatwiej i szybciej zobaczyć pozytywne efekty naszej, czy czyjejś pracy. W takim bardzo dużym uproszczeniu róbmy to, od ogółu do szczegółu.

Oczywiście każda z kolejnych strategii, o których mówiłem, to osobny temat na podcast, ale postaram się pokrótce je omówić, abyśmy wiedzieli jak zabrać się do rozpisania kolejnych strategii:

Czyli zaczynamy od strategii pozyskiwania pracowników (specjalistów) do naszej placówki:

Warto, abyśmy mieli plan docelowy, ilu pracowników jesteśmy w stanie do nas przyjąć, jak wielu nam ich potrzeba, aby było pełne obłożenie w naszej placówce. Istotne jest też, aby nie skupiać się nad ilością pracowników, a raczej ilością roboczogodzin. Pozyskiwanie jednego pracownika, który ma możliwości i ma swoich pacjentów na 40 godzin w miesiącu, będzie zdecydowanie korzystniejsze dla naszej placówki, niż pozyskanie 4 lekarzy, którzy mogą przyjmować po 10 godzin, nawet jeżeli okaże się, że lekarz ze swoją bazą pacjentów będzie chciał wyższy procent za przeprowadzanie wizyt dla siebie. 
Jest to spowodowane tym, że im więcej mamy pracowników, tym więcej problemów, tym więcej pracy marketingowej, tym większe koszty np. z uwagi na system medyczny, więcej czasu na przeszkolenie personelu etc. Wiem, że to trudne, jednak lepiej mieć mniej specjalistów w zespole, ale z dużą ilością godzin, niż odwrotnie.

Ważne jest też to, abyśmy zwrócili uwagę na ocenę pracy lekarzy przez pacjentów, z uwagi na fakt, że będzie to rzutowało na ocenę naszej placówki. Jeżeli widzimy, że lekarz nie pasuje “kulturowo” do przyjmowania prywatnych pacjentów, to nie ściągajmy go na siłę z uwagi na fakt, że akurat mamy taką możliwość.

Oczywiście, aby pozyskiwać najlepszych, lekarzy musimy zapewnić im dobre warunki pracy, a pamiętajmy, że wynagrodzenie to bardzo ważny składnik dobrych warunków pracy, ale nie najważniejszy. Proszę mi wierzyć, a trochę tych placówek mam przyjemność obserwować, to widzę, że jeżeli w placówce procesy są poukładane, to lekarze bardzo chętnie tam pracują i nie odchodzą.

Przechodząc do meritum, co powinno znaleźć się w takiej strategii pozyskiwania lekarzy do placówki medycznej?

  • Źródła pozyskiwania, czyli np. znajomi właściciela, agencje rekrutacyjne, portale ogłoszeniowe, rekomendacje od innych lekarzy przyjmujących u nas w placówce, specjalna podstrona na naszej stronie internetowej, fora internetowe, grupy na Facebooku
  • Kto ma się kontaktować z potencjalnymi kandydatami i w jaki sposób?
  • Posiadać sformalizowaną ofertę dla kandydata i zestaw dokumentów, w ten sposób pokażemy, że jesteśmy placówką, nazwijmy to ładnie: “poukładaną”
  • Plan tzw. onnbording pracownika, czyli plan, w jaki sposób pokażemy mu, jak pracujemy i pomożemy w pierwszych dniach pracy u nas, wytłumaczymy zależności, strategie, kulturę naszej placówki

Oczywiście strategia powinna mieć również swoje dostosowanie do zatrudniania pracowników rejestracji medycznej, obsługi pacjenta, managera, kierownika etc.

Na koniec podobnie jak w innych strategiach warto mieć KPI, czyli spisujemy: chcemy osiągnąć limit 1870 roboczogodzin zajętych w naszej placówce, a mamy aktualnie 1600, czyli mamy współczynnik KPI na poziomie 85 %… Oczywiście też jest istotne, to że nie możemy powiększać liczby specjalistów przyjmujących u nas, gdy nie mamy dla nich pacjentów… będą u nas miesiąc i zrezygnują, a więc ten współczynnik musi się mniej więcej zgadzać z tym ze strategii pozyskiwania pacjentów

Druga część strategii, czyli: Strategia utrzymania bezpieczeństwa i strategia zachowania podczas kontroli w placówce medycznej.

W tym przypadku można generalnie pójść na łatwiznę i skorzystać z IODO zewnętrznego, który będzie prowadził naszą dokumentację dotycząca ochrony danych osobowych pacjentów i przeszkoli nasz zespół z odpowiednich zachowań. Możemy też samodzielnie poszukać informacji i przygotować dokumentację, ale musimy uważać, bo po pierwsze zajmie nam to dużo czasu, a po drugie narażamy siebie na ewentualne problemy związane z tym, że zrobiliśmy coś źle. 
Niezależnie od tego czy robimy to samodzielnie, czy korzystamy z zewnętrznego IODO, to wypiszmy w podpunktach, jakie dokumenty potrzebujemy i czy je mamy. Dodatkowo w jaki sposób musimy się zachowywać, aby nie narazić siebie na niepotrzebne konsekwencje prawne.

Identycznie jest w przypadku kontroli sanepidu, czy. wojewody. Powinniśmy samodzielnie przeszkolić się z tego, w jaki sposób zachowywać się podczas kontroli, jakie dokumenty posiadać oraz z tego, w jaki sposób prowadzić dokumentację medyczną, aby nie narazić siebie na problemy. Możemy też skorzystać z usług prawnika, który sprawdzi nasze procesy i dokumentację, a następnie powie czy robimy ją dobrze. Może to być usługa jednorazowa lub możemy skorzystać z abonamentu na usługi prawne medyczne. Natomiast niezależnie od tego w sposób chcemy dbać o bezpieczeństwo prawne naszej placówki, to warto, aby poświęcić chwilę jednorazowo na to, co musimy mieć przygotowane, co aktualnie mamy, czego nam brakuje w formie prostej checklisty… ona generalnie jest stała, więc jak wypełnimy wszelką dokumentację, to nie będziemy tam zaglądać często, bo zmiany w niej zachodzą rzadko.

Trzecia część strategii: Strategia pozyskiwania pacjentów, inaczej mówiąc strategia marketingowa

To jest strategia, która będzie zmienna i co gorsza, może się nigdy nie zakończyć. Jeżeli będziemy chcieli się ciągle rozwijać, chyba że uzyskamy pożądaną liczbę pacjentów i nie będziemy mieli chęci pozyskiwać dodatkowych, to będziemy mieli komplet…ale wtedy też możemy chcieć pozyskiwać pacjentów np. na inne zabiegi. Warto wiedzieć, że możliwości marketingowych strategii mamy setki i w zasadzie tutaj ogranicza nas jedynie budżet i czas. Ciekawym pomysłem na strategię marketingową dla pojedynczego gabinetu lekarskiego podzielił się ostatnio na webinarze Pan Doktor Rafał Chmielewski, także jeżeli ktoś ma mały gabinet i lubi zasadę: “zrób to sam”, to zapraszam do oglądnięcia tego odcinka z naszej Akademii Proassist. Od czego powinniśmy zacząć strategię pozyskiwania pacjentów ? Przede wszystkim od liczby… liczby, która określi nam ilu nam pacjentów potrzeba i na jakie zabiegi, konsultacje, czy badania. Wtedy będziemy wiedzieć, jak bardzo musimy się tym tematem zająć w slangu marketingowym, ile leadów pozyskać, ile ruchu na naszą stronę internetową wygenerować, ile contentu wyprodukować, jak wysoki budżet ustalić. Jeżeli w strategii rozpiszemy sobie możliwe scenariusze np. 1. Treści na stronę, 2. Marketplace 3. Google Ads, 4. Facebook Ads i to, kto ma się czym zajmować, czy freelancerzy, czy agencje to będziemy mogli łatwiej później żonglować naszym czasem i budżetem, bo w razie gdyby dane narzędzie czy dany format nie przynosił efektów, to możemy przenieść się na drugi. Oczywiście temat strategii marketingowej dla placówki medycznej, to jest osobny temat na odcinek i zapewne kiedyś go wyprodukuje, bo widziałem już co najmniej kilkanaście, a co ciekawe efekty w nich były czasami kolosalnie różne. Ważne, abyście zapisali sobie w tej strategii, tak samo jak w strategii pozyskiwania współpracowników KPI, czyli obłożenie wizyt pacjentów. Jesteśmy w stanie przyjąć 5000 pacjentów miesięcznie, a aktualnie przyjmujemy 3000 pacjentów, czyli mamy współczynnik KPI na poziomie 60%. Wtedy też porównując ten współczynnik, ze współczynnikiem odnośnie zatrudniania lekarzy w naszej placówce będziemy wiedzieć, czy mamy skupić się bardziej na znalezieniu dodatkowych, czy może zwiększyć nasze wysiłki w zakresie pozyskiwania pacjentów, aby wykorzystać ten potencjał, który aktualnie mamy.

Czwarta strategia czyli strategia rozwoju, albo inaczej strategia dostsowania oferty do potrzeb rynku strategia dostosowania oferty do potrzeb pacjentów

Pamiętam, po rozmowach z managerami placówek, że często jak ze mną rozmawiali, to łapali się za głowy, co to ja wymyślam. W związku z tym, że bardzo często widziałem sytuację, w której placówka, czy w zasadzie właściciel placówki dokonywał zakupu danego sprzętu medycznego, zanim uzyskał odpowiedź, w jaki sposób sprawdzić zapotrzebowanie na tę usługę u siebie w placówce, to pomyślałem, że warto, aby było to zaprocesowane w sposób rzetelny.
Inaczej mówiąc, musimy wiedzieć, czy sprzęt, który mamy jest wykorzystywany, czy mamy ludzi do jego obsługi w placówce, czy mamy lekarzy, fizjoterapeutów, którzy z nich korzystają czy może są zapytania pacjentów o inne badania, zabiegi, których nie mamy w ofercie i w ten sposób możemy zrobić sobie listę rozwoju placówki w zakresie sprzętowym.

Np. jeżeli mamy placówkę ortopedyczną i myślimy nad zakupem dodatkowego sprzętu, to sprawdźmy zapotrzebowanie na podologa u nas w gabinecie, albo np. na wkładki ortopedyczne, ale generalnie zdecydowanie ciężej byłoby, rozwijać się przyjmując np. ginekologa, który skorzysta z USG, które używa ortopeda. W ten sposób może się okazać, że mimo iż wydamy na sprzęt do wkładek ortopedycznych więcej, to i tak ta inwestycja może się nam wcześniej zwrócić, dlatego też spiszmy sobie wszystkie podpunkty, jakie musimy wcześniej wiedzieć, przeanalizować przed zakupem sprzętu do placówki medycznej. Takie przykładowe podpunkty:

  • kto będzie pracował na tym sprzęcie → czy mamy takie osoby już w placówce, a jeżeli tak to, w jakim zakresie czasowym może być sprzęt wykorzystywany?
  • Ile on kosztuje? Ile musimy zabiegów, badań, konsultacji wykonać na nim, aby się zwrócił?
  • Czy dany sprzęt wpisuje się w naszą kulturę placówki medycznej? np. będąc placówką nazwijmy to “sportową”, to ciężko rozwijać się w zakresie np. medycyny estetycznej — będzie to ciężkie do zrobienia, chociażby marketingowego
  • Czy lokalna konkurencja wykonuje te usługi, za jaką cenę, etc.?
  • Najważniejsze: czy jest zapotrzebowanie na daną usługę? Musimy to sprawdzić.

Mam nadzieję, że kiedyś nagram oddzielny odcinek o tym, w jaki sposób stworzyć taki proces i checklistę zdecydowanie dokładniej, ale myślę, że takie szybkie myśli też będą pomocne.

Obsługa pacjentów placówki medycznej

Powinniśmy mieć ściśle określony proces i procedury od momentu, gdy pacjent rejestruje się online lub zapisuje telefonicznie, aż do momentu, gdy wychodzi z naszej placówki i np. dostaje maila czy SMS z prośbą o wystawienie opinii.

Generalnie jest to tak zawiły temat, który zresztą trochę omawiałem w poprzednich odcinkach odnośnie rejestracji pacjentów, czyli też jednego wycinka z niego, że ciężko tutaj cokolwiek pomóc, w jaki sposób to ułożyć. Osobiście kiedyś widziałem bardzo fajny graficzny opis tego, jak wygląda proces w placówce. Był on mocno przemawiający, czyli po prostu taka infografika, co w kolejnym etapie kontaktu placówki z pacjentem powinno się stać, czyli np.

  • Podczas rejestracji pobieramy takie dane.
  • Podczas pierwszego kontaktu pacjenta z rejestratorką na miejscu, wypełnia ona taki dokument.
  • Podczas kontaktu z lekarzem wypełnia on informacje o wynagrodzeniu za wizytę.
  • Podczas drugiego kontaktu z rejestracją pacjenta pobieramy płatność, pytamy o opinię, przekazujemy dokumentację etc.

też osoby pracujące na miejscu wiedzą, jak to funkcjonuje i czym mają zajmować się na danym etapie, ale obsługa pacjenta, to nie jest wyłącznie proces zapisu i realizacji wizyty, są to też sprawy związane z przekazywaniem dokumentacji, z obsługą wpisów na mediach społecznościowych, są to sprawy związane z reklamacjami, a więc tego jest tak wiele, że ja teraz nie podejmuje się próby omówienia tego tematu, szczególnie że ten odcinek już trochę trwa… ale obiecuję wyczerpać ten temat w przyszłości, w oddzielnym odcinku 🙂

Strategia zarządzania finansami placówki

Wbrew pozorom to nie jest taki oczywisty temat. Warto ustalić jasne zasady, kto jest odpowiedzialny za stan kasy, w jaki sposób ustalamy rozliczenie kasy, po jakim czasie etc. Co rejestratorka powinna spisać w protokole z kasy na koniec dnia. Oczywiście systemy medyczne są często w tym zakresie pomocne i np. u nas w Proassist można prowadzić taką ewidencję, aby wiedzieć, ile wpłynęło do kasy, ile było zapłacone płatnością online, ile było zapłacone, a ile przez terminal płatniczy.  

Druga sprawa, to ta związana z wydatkami. Prowadząc placówkę medyczną, jest wiele zakupów, na które jako właściciele niekoniecznie mamy czas, związany z higieną, sprzątaniem, ale też z zabiegami, badaniami etc. Warto tutaj określić jasne zasady co do zakupów tych sprzętów i płatności za nie. Czy ma się tym zajmować manager, czy kierownik, czy osoba z rejestracji i do jakiej kwoty może złożyć zamówienie, jakie ewentualne wydatki mają dać takiej osobie do myślenia i do poinformowania Ciebie o nadprogramowych, np. zawsze zamawiamy rękawiczki za kwotę 200 zł miesięcznie, a w tym miesiącu w połowie miesiąca się zdarzyły… ja wiem, że to, co mówię, może być śmieszne, ale kilkukrotnie się takie sytuacje zdarzały i warto, aby były określone wcześniej.

Wydatki związane z naprawami, wydatki związane z inwestycjami w sprzęt, wydatki takie bieżące comiesięczne… ale w tej strategii również sprawy związane z księgowością, czy podatkami, wybraniem odpowiedniego biura rachunkowego dla placówek medycznych, wybranie odpowiedniej formy opodatkowania dla placówki medycznej.

Dodatkowo sprawy związane z rozliczeniem inwestycji w sprzęt, w marketing, w nasze projekty, które realizujemy. Sprawdzenie, czy są one rentowne i czy zarabiają.

Generalnie chodzi o to, aby z jednej strony nasze działania operacyjne związane z płatnościami i finansami nie były zbyt zajmujące naszej osoby, ale z drugiej strony, abyśmy tak mieli ułożone procesy wydatkowe w firmie, aby mieć pewność, że nie jesteśmy w stanie przeoczyć miejsca, w którym nasze finanse się nie składają… Jak sobie pewnie Państwo zdają sprawę… to również jest temat na osobny odcinek 🙂

I ostatnia strategia, czyli strategia związana z realizacją naszych strategii 🙂

To nie jest tak, że my sobie siądziemy, przeanalizujemy, wypiszemy i koniec. Musimy mieć plan na realizację tego i określone wskaźniki wzrostu, przynajmniej w niektórych punktach naszej strategii i przede wszystkim mieć plan na realizację strategii, plan naszych spotkań.

Jeżeli np. mamy wielospecjalistyczną placówkę medyczną, w której jako lekarz, czy fizjoterapeuta sami pracujemy, mamy zatrudnionego managera, to musimy ustalić, że np. co tydzień będzie organizowanie spotkanie godzinne czy dwugodzinne o 12:00 do 14:00, w którym będziemy z nim sprawdzać stan realizacji naszych przedsięwzięć, pomysłów, strategii etc. Jeżeli natomiast nie mamy managera, tylko sami się zajmujemy wdrażaniem procesów, to powinniśmy spotykać się z zespołem np. rejestracyjnym codziennie i sprawdzać jak wygląda realizacja naszych pomysłów, czy nasz proces jest realizowany, no i oczywiście powinniśmy aktywnie pracować z zespołem, współtworzyć z nimi różne procesy np. rejestracyjne.

Tak samo niezależnie czy mamy marketing managera w firmie, czy korzystamy z freelancerów, czy z agencji, powinniśmy ustalić z nimi, lub nasz manager ustalić z nimi spotkanie np. raz w tygodniu ze stopnia realizacji strategii marketingowej, zmian etc.

Dokładnie tak samo jest z księgową, prawnikiem, IODO, dostawcami sprzętu czy materiałów medycznych… nie musimy z nimi spotykać się co miesiąc, ale spotkajmy się regularnie raz na kwartał, czy raz na pół roku.

Cały plan sprawdzania wskaźnika KPI czy spotkań regularnych powinien być dostosowany do wielkości placówki i zakresu jej działalności, ale bardzo dobrze, aby był po prostu regularny i aby spotkania coś wnosiły, kończyły się jakąś konkluzją, np. zmianą w strategii czy procesie od czasu do czasu.  

Wiem, że ten odcinek w przeciwieństwie do reszty był raczej nakierowaniem na dany temat, niż próbą zmierzenia się z nim dokładnie od deski do deski, ale jest to spowodowane tym, że strategia rozwoju biznesu, tak naprawdę jest strategią rozwoju biznesu centrum medycznego ABC i różni się od strategii rozwoju gabinetu dietetycznego w Stalowej Woli. Dlatego proces oraz strategię trzeba dobrać i rozpisać pod siebie, a później ją realizować. Oczywiście zobowiązuje się, że przejdę wszystkie punkty strategii dokładnie w oddzielnych odcinkach, tak aby można było na bazie podcastu stworzyć już odpowiedni dokument, czy strategie do realizacji danego zagadnienia.

No i to by było na tyle…oczywiście pamiętajmy, żeby dodać się do naszej grupy “Jak zrozumieć pacjenta” na Facebooku, gdzie omawiamy podobne zagadnienia 🙂

Z PROASSIST MOŻESZ WIĘCEJ!

DOŁĄCZ DO +250 ZADOWOLONYCH KLIENTÓW, KORZYSTAJĄCYCH Z PROASSIST

Marketing gabinetu specjalisty — jak prowadzić działania samemu?

Marketing gabinetu specjalisty - jak prowadzić działania samemu?

Odwiedź grupę na Facebooku, aby mieć stały dostęp do informacji z branży medycznej!
Webinar z Rafałem Chmielewskim to kolejne spotkanie w Akademii ProAssist. Naszym gościem był lekarz laryngolog i marketingowiec w jednym. W trakcie rozmowy poruszyliśmy istotne tematy pod kątem rozpoczęcia działań marketingowych i kolejnych kroków ich rozwoju.
Medycyna to branża, która zdecydowanie potrzebuje wartościowych treści.

Webinar przeprowadził Jacek Piaseczyński z Proassist, oraz specjalista Rafał Chmielewski.

Jaką wiedzę przekazać pacjentom i gdzie to robić?

Zdaniem naszego gościa najlepszym sposobem na komunikację z pacjentem jest wybranie konkretnego miejsca. Miejsca, które będzie personalnie dla danego specjalisty najbardziej przyjazne pod kątem systematycznego tworzenia contentu, a jego rozwój sprawi przyjemność. 

Rafał Chmielewski działa głównie z wykorzystaniem platformy YouTube, nagrywając wideo na tematy związane ze swoją specjalizacją. Nagrywanie filmów i odpowiedzi na pytania pacjentów w komentarzach, z doświadczenia przynosi korzyści dla lekarza w postaci pozyskiwania nowych pacjentów. Wydawać by się bowiem mogło, że udzielenie odpowiedzi na pytanie spowoduje rozwiązanie problemu pacjenta, który finalnie do gabinetu specjalisty nie trafi. W rzeczywistości – uzyskanie pozycji eksperta i pochwalenie się tym, co w zawodzie lekarza najbardziej istotne – czyli wiedzy, doprowadza do pozyskania nowych pacjentów.

Jak wyróżnić się na tle innych gabinetów medycznych

Like, serduszka buziaki pod selfie lub innym materiałem to jedno. Nie jest to jednak aspekt, który pozwala na zwrócenie uwagi na świadczone usługi przez lekarza, zapisanie się na wizyty i zrealizowanie jej w naszym gabinecie.

Ramowy plan wyróżnienia się na tle innych gabinetów medycznych

  1. Wybranie kanału kontaktu z pacjentami
  2. Opracowanie treści (audio, wideo, wpis blogowy)
  3. Opublikowanie contentu u siebie (kanał YouTube, strona internetowa, Facebook)
  4. Publikowanie contentu u innych (bezpłatny marketplace)
  5. Odpowiadanie na pojawiające się pytania i komentarze
  6. Umożliwienie zapisu na wizytę
  7. Wykonanie swojej pracy, czyli przeprowadzenie wizyty najlepiej, jak to możliwe
  8. Efekt – pozyskanie stałego pacjenta

Pacjenci poszukują specjalistów w miejscach takich jak:

  • Wyszukiwarki Google
  • YouTube
  • Google Moja Firma
  • Blog
  • Podcast – brak konkurencji z pozostałymi mediami, nie wymaga patrzenia, wzbudza największe zaufanie odbiorcy ze wszystkich mediów, bardzo mało medycznych podcastów.
  • Facebook i Instagram

Media społecznościowe są najczęściej wybierane przez specjalistów z różnych branż, jednak jak każda przestrzeń mają swoje wady i zalety.

+ łatwa publikacja
+ ogólnodostępność

– coraz mniejsze zasięgi bezpłatne
– coraz droższe reklamy
– zwrócenie uwagi na krótko, post wyświetla się zwykle osobie, która nie szuka konkretnej usługi
– szum informacji niezwiązanej z gabinetem i pracą

Zdarzenia medyczne

Gdzie pacjenci szukają specjalistów?

Strona www gabinetu – miejsce, które powinno stać się przestrzenią do znalezienia wszystkich informacji przez potencjalnych pacjentów Dostawca systemu EDM – katalog lekarzy Google Moja Firma Portale z opiniami – marketplace, wersja bezpłatna

Proponowane etapy rozpoczęcia marketingu medycznego

Otwierasz swój gabinet i chcesz podejść do kwestii marketingu medycznego najlepiej, jak tylko to możliwe? Chcesz, aby Twoje działania były skuteczne? Pierwszym krokiem jest stworzenie strony internetowej (responsywnej dla komputerów i urządzeń mobilnych) wraz z udostępnieniem na niej możliwości rejestracji online. Obawiasz się, że grupa docelowa, do której zamierzasz trafisz nie poradzi sobie z zarezerwowaniem wizyty przez Internet? To duży błąd. Obecnie coraz częściej pacjenci decydują się na rezerwację wizyty u specjalistów w formie online. Bez problemu radzą sobie również z dokonywaniem przedpłaty – poziom cyfryzacji naszej codzienności galopuje, dlatego coraz starsi użytkownicy korzystają z tej formy rezerwacji wizyty u lekarza. To proste rozwiązanie, które odciąży telefoniczną rejestrację i pozwoli zapewnienie możliwości umawiania wizyt całą dobę, z dowolnego miejsca.

Etap 1 - początek

Strona WWW z podpiętą możliwością rejestracji online
Google (Google Moja Firma i Google ADS)
Marketplace bezpłatnie (znany lekarz, ranking lekarzy kliniki) 

Etap 2 - rozwój

Wybór metody tworzenia treści (tekst, grafika, audio, wideo)
Realizowanie wybranych działań 

Etap 3 - ekspert

Live i webinary
Reklamy – Google YouTube FB IG
Social Media – Pinterest FB IG TikTok inne
Płatne marketplace

Zwróć uwagę na pozostawienie swoich danych kontaktowych, takich jak:

  • link do strony www
  • link do zapisu na wizytę
  • link do profili w mediach społecznościowych
  • Umieść dodatkowo wezwanie do działania (CTA) w przestrzeni, gdzie realizujesz swój content. Daj się poznać!

Co daje tworzenie treści?

Nasz gość zwraca uwagę nie tylko na ogromną wartość dodaną z tworzenia wartościowego contentu przez leka w postaci pozyskiwania nowych pacjentów. Oprócz tego warto pamiętać o tym, że prowadzenie działań z zakresu marketingu medycznego to szansa na dotarcie do pacjentów, którym jesteś w stanie pomóc najlepiej, jak tylko to możliwe – Twoja wąska specjalizacja np. w postaci wykonywania zabiegu rozwiązującego konkretny problem, ma szansę zwrócić ich uwagę.

Z PROASSIST MOŻESZ WIĘCEJ!

DOŁĄCZ DO +250 ZADOWOLONYCH KLIENTÓW, KORZYSTAJĄCYCH Z PROASSIST

Kiedy jest dobry czas na zorganizowanie rejestracji pacjentów w swoim gabinecie?

Kiedy jest dobry czas na zorganizowanie rejestracji pacjentów w swoim gabinecie?

Rejestracja medyczna – a konkretniej jej organizacja. Czy jest na nią lepszy i gorszy czas? Kiedy podjąć odpowiednie działania, aby w maksymalnym sposób wykorzystywać potencjał swojego gabinetu? 

W trakcie lektury naszego najnowszego artykułu dowiesz się między innymi: 

  1. Jak w czasie zaplanować konkretne działania rozwojowe swojej placówki medycznej/gabinetu medycznego. 
  2. Czy rejestrację pacjentów możemy zostawić na później i zajmować się nią samodzielnie.   
  3. Po czym poznać dobrze zorganizowaną rejestrację pacjentów. 

Jak w czasie zaplanować konkretne działania rozwojowe swojej placówki medycznej/ swojego gabinetu medycznego?

Kiedy otwierasz swój gabinet masz jeden cel – świadczyć najwyższą jakość swoich usług dla pacjentów, którzy przyjdą na umówioną wcześniej wizytę. Jednak sam proces umożliwienia im rejestracji jest często pomijany. W standardowym (dość archaicznym – zaraz dowiesz się dlaczego) przykładzie – w gabinecie medycznym, sam specjalista odpowiada za umawianie pacjentów, czyli odbieranie telefonów. Proces ten jest nierzadko żmudny i ma ogromne wady, jeśli nie zadbamy o jego właściwą organizację. 

W sytuacji, kiedy nadrzędny element, jakim jest organizacja rejestracji medycznej zostanie przez nas zignorowany, nawet najlepiej zoptymalizowane działania marketingowe mogą nie przynieść zadowalających efektów. Czytaj – większą ilość pacjentów, którzy rejestrują się na wizyty i co ważne, finalnie na nie przychodzą. 

Podajmy przykład.

Przykład 1. 

Sam prowadzisz gabinet specjalistyczny i zajmujesz się odbieraniem połączeń. Rejestracja jest czynna w godzinach, kiedy przyjmujesz pacjentów, dlatego naturalne jest, że nie każde połączenie zostanie przez Ciebie odebrane od razu. Z punktu widzenia pacjenta może oznaczać to brak wolnych miejsc lub po po prostu zignorowanie jego próby kontaktu, przez co rozpocznie ponowne poszukiwanie specjalisty

Przykład 2. 

Prowadzisz placówkę medyczną i za odbieranie połączeń odpowiedzialna jest rejestratorka medyczna. Jak każda osoba, tak również ona ma pewne ograniczenia i naturalnie jest w stanie na raz odebrać wyłącznie jedno połączenie. Przez co więcej pacjentów może finalnie nie dodzwonić się do Twojego gabinetu i zdecydować się na ofertę konkurencyjnej placówki medycznej.  

Czy rejestrację pacjentów możemy zostawić na później i zajmować się nią samodzielnie?   

Z założenia oczywiście rejestracja pacjentów może pozostać na naszej głowie. W praktyce jednak powierzenie odbierania połączeń nawet jednej osobie, staje się niezwykle wymagającym procesem. Biorąc pod uwagę możliwości prowadzenia różnych działań z zakresu marketingu medycznego (Prowadzenie fanpage’a, Facebook ADS, Google ADS itp.) zapewnienie wyłącznie telefonicznej rejestracji, jest utrudnieniem w komunikacji z placówką. Zdecydowanie zatem nie powinniśmy odkładać organizacji rejestracji na potem, czy ograniczać pola kontaktu dla pacjentów wyłącznie do możliwości rejestracji telefonicznej.  Co zatem zrobić?



Po czym poznać dobrze zorganizowaną rejestrację pacjentów? 

Dobrze zorganizowana rejestracja pacjentów to gwarancja możliwości skontaktowania się z placówką medyczną i umówienia się na wizytę w wybrany przez pacjenta sposób. Ogromnym atutem jest możliwość stworzenia formularza do rejestracji online na stronie internetowej konkretnego gabinetu specjalisty. Dzięki temu w prosty sposób zmniejszamy ryzyko ogromnej ilości zainteresowanych pacjentów, którzy chcą zarejestrować się wyłącznie przy pomocy telefonu. 

Odpowiednia organizacja rejestracji w placówce medycznej to gwarancja, że pacjent ma możliwość umówienia terminu wizyty i jego zmiany o dowolnej porze, a nie wyłącznie w wyznaczonych godzinach. Takie właśnie propozycje oferują swoim potencjalnym pacjentom kliniki, placówki i gabinety, które umożliwiają rejestrację online. 

Dobrze zorganizowana rejestracja pacjentów to także zaplanowanie formy przypomnieć o zbliżającym się terminie wizyty. Możemy zastosować różnorodne formy przypomnieć w postaci wysyłanym automatycznie maili, wiadomości SMS, a nawet połączeń. Wszystko zależy od grupy docelowej, która stanowi większą część grupy naszych potencjalnych pacjentów. Więcej na temat właściwej organizacji rejestracji pacjentów i tego ile możesz stracić, kiedy odłożysz ją na później, dowiesz się na łamach podcastów Jak zrozumieć Pacjenta.

Z PROASSIST MOŻESZ WIĘCEJ!

DOŁĄCZ DO +250 ZADOWOLONYCH KLIENTÓW, KORZYSTAJĄCYCH Z PROASSIST

Jak prowadzić rejestrację w gabinecie fizjoterapeutycznym?

Jak prowadzić rejestrację w gabinecie fizjoterapeutycznym?

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat skutecznego sposobu na prowadzenie rejestracji w gabinecie fizjoterapeutycznym? W takiej sytuacji zapoznaj się z naszymi wskazówkami. To wyjątkowy sposób na to, aby móc cieszyć się z optymalizacji czasu spędzonego w swoim gabinecie fizjoterapeutycznym, a ilością przyjmowanych Pacjentów.

Z tego artykułu dowiesz się:

  1. Jak odbieranie telefonów zamiast oddzwania, wpłynie na Twój zysk
  2. W jaki sposób rejestracja na wizyty, dostępna na stronie internetowej, odciąży telefoniczny system rejestracji.
  3. Dlaczego warto mieć połączony system rejestracji z systemem do EDM?
  4. Z jakich względów lepiej mieć mniej usług do wyboru dla Pacjenta?
  5. Dlaczego skorzystać z opcji systemu przypomnień dla Pacjentów?
  6. Z jakich względów warto udostępnić możliwość płatności online?

Odbieraj telefony, a nie oddzwaniaj, czyli jak prowadzić rejestrację w gabinecie fizjoterapeutycznym?

Prowadzenie rejestracji w gabinecie fizjoterapeutycznym to kluczowy element pod kątem rozwoju Twojej placówki, zysku ze świadczonych usług, rezultatów rozpoczynanej działalności, a czasem nawet jej przetrwania na rynku. Aby uzyskać efekty pod kątem przyjmowania odpowiedniej ilości Pacjentów, należy zastosować prostą, ale przynoszącą rezultaty metodę. 

Chodzi o odbieranie telefonów, zamiast oddzwanianie. Oczywiście jeden specjalista (w dodatku specjalista w swojej dziedzinie, a nie rejestrator medyczny) nie podoła przyjmowaniu Pacjentów, komunikacji telefonicznej i realizacji zakresu usług. Zamiast tego możesz sprawdzić, jak w procesie rejestracji Pacjentów w gabinecie fizjoterapeutycznym może pomóc Ci ProAssist.

Zewnętrzna rejestracja telefoniczna

Strona internetowa to nie tylko moda

Nie mamy wątpliwości, że w kontekście strony internetowej dla swojego gabinetu, zdążyłeś przeczytać już wiele. Nie wszystkie z informacji są prawdziwe i niezbędne niemniej, samo posiadanie domeny z dostępem do możliwości rejestracji online ma kluczowy wpływ na uzyskane efekty. 

Działania reklamowe, zmierzają oczywiście do zwiększenia ilości rejestrowanych wizyt Pacjentów. Aby zmniejszyć ryzyko tego, że zainteresowana osoba nie da rady skontaktować się z Tobą telefonicznie, warto wykorzystać dostęp do strony głównej i umieścić na niej widget do rejestracji.

Co ważne, strona internetowa to taki całodobowy punkt rejestracji. Pacjenci mają dowolność pod względem godziny i dnia zapisania się na wizytę. Z kolei rejestracja pracuje w określonych godzinach i ryzyko, że Pacjent zainteresuje się Twoją ofertą w dniach/godzinach wolnych od pracy, jest bardzo wysokie.

Odbieraj nie oddzwaniaj

Połącz system rejestracji do elektronicznego systemu dokumentacji medycznej

Wykorzystaj obecnie dostępne narzędzia pod kątem spójnego prowadzenia rejestracji. Aby dowiedzieć się więcej na temat możliwości skorzystania z systemu do dokumentacji medycznej i ich połączenia do systemu rejestracji, skontaktuj się z nami.

Minimalna liczba usług do wyboru

Wykonywany przez Ciebie zawód wymaga niezwykłej precyzji i wielu lat nauki. Na pewno wiesz, że w ramach świadczonych przez siebie usług możesz zaoferować wiele usług. Warto, aby ograniczyć je do minimum. Dlaczego? Przede wszystkim ze względu na to, że Pacjent nie zna się na fizjoterapii. Po prostu wie, że odczuwa ból lub dyskomfort.

System przypomnień dla Pacjentów

System przypominania o tym, że dana osoba dokonała rejestracji. Przypomnienie zmniejsza ryzyko zaistnienia sytuacji, w których jako specjalista spędzasz czas w gabinecie na tzw. “pustych przebiegach”. Nawet, jeśli dowiesz się o nieobecności Pacjenta dzień przed planowaną wizytą – może zorganizować swój dzień lub poinformować z wykorzystaniem mediów społecznościowych o terminie Last Minute.

Płatności online dla Pacjentów

Udostępnienie płatności online Pacjentów to coraz bardziej popularna opcja. Obecnie więcej klientów preferuje płatności bezgotówkowe, dlatego forma ta będzie wyróżniać Cię na tle konkurencji i sprawiać, że wizyta w Twoim gabinecie fizjoterapeutycznym łącznie z formalnościami stanie się prostsza.

Z PROASSIST MOŻESZ WIĘCEJ!

DOŁĄCZ DO +250 ZADOWOLONYCH KLIENTÓW, KORZYSTAJĄCYCH Z PROASSIST