E-rejestracja to nowoczesne narzędzie, które umożliwia pacjentom samodzielne umawianie wizyt przez stronę internetową placówki medycznej. Dzięki systemowi medyczneu Proassist, ten proces jest nie tylko prosty, ale i niezwykle efektywny.
Synchronizacja kalendarza online i systemu rejestracji internetowej
Jednym z najważniejszych elementów e-rejestracji w Proassist jest pełna synchronizacja kalendarza dostępnego na stronie internetowej z tym, który jest używany przez obsługę rejestracji w przychodni. Co to oznacza w praktyce? Jeśli pacjent umówi wizytę online, informacja o niej natychmiast pojawia się w grafiku rejestratorki, nawet jeśli w tym samym czasie prowadzi rozmowę telefoniczną z innym pacjentem. Dzięki temu eliminowane jest ryzyko podwójnej rezerwacji i wprowadzenie chaosu w harmonogramie pracy lekarzy.
To, co wyróżnia e-rejestrację Proassist, to płynność działania i pewność, że każda umówiona wizyta jest od razu widoczna dla całego zespołu. System automatycznie aktualizuje kalendarz, co pozwala uniknąć błędów i nieporozumień, które mogą wyniknąć z ręcznego wpisywania wizyt. Dlatego nie musisz obawiać się problemu zdublowanych wizyt.
E-rejestracja w mediach społecznościowych
Nie tylko strona internetowa może stać się narzędziem do pozyskiwania pacjentów.System medyczny Proassist umożliwia również wdrożenie e-rejestracji na profilach placówki w mediach społecznościowych. To idealne rozwiązanie, jeśli chcesz dotrzeć do pacjentów tam, gdzie spędzają najwięcej czasu.
Pacjenci mogą umawiać się na wizyty bezpośrednio przez Twoją stronę na Facebooku czy Instagramie, a każda rezerwacja jest od razu widoczna w kalendarzu przychodni. Co więcej, system Proassist umożliwia sprawdzenie, z jakiego źródła pochodzi dana rezerwacja – czy została umówiona przez rejestratorkę, czy też pacjent skorzystał z e-rejestracji na stronie internetowej lub w mediach społecznościowych. Możesz zatem na bieżąco weryfikować, skąd pozyskujesz najwięcej pacjentów i wykorzystywać tą wiedzę w ustalaniu budżetu reklamowego.
Zalety wdrożenia e-rejestracji w Twojej placówce medycznej
1. Pełna kontrola nad procesem rejestracji: unikniesz prowizji płaconych portalom zewnętrznym i zyskasz pełną kontrolę nad harmonogramem wizyt.
2. Bezpieczeństwo i synchronizacja: dzięki synchronizacji kalendarza online z systemem rejestracji w placówce wyeliminujesz ryzyko podwójnych rezerwacji i innych błędów organizacyjnych.
3. Dostępność dla pacjentów: pacjenci mogą umawiać się na wizyty 24/7, niezależnie od godzin pracy placówki. To wygoda, którą docenią zarówno pacjenci, jak i personel.
4. Skuteczne pozyskiwanie pacjentów: e-rejestracja na stronie internetowej i w mediach społecznościowych to doskonały sposób na zwiększenie liczby pacjentów bez konieczności ponoszenia dodatkowych kosztów związanych z prowizjami. Lepiej wydać te pieniądze na reklamę 😉
A co jeśli nie masz strony internetowej?
Nie musisz wydawać fortuny na stworzenie profesjonalnej strony internetowej! Z Proassist stworzymy dla Ciebie nowoczesną i funkcjonalną stronę już od 39 zł miesięcznie. Zadbamy o to, aby Twoja placówka była widoczna online i gotowa do przyjmowania pacjentów za pomocą e-rejestracji. Co więcej, będziemy Cię wspierać na każdym etapie – od pełnego szkolenia dla pracowników i wdrożenia systemu do gabinetu po codzienne wsparcie w użytkowaniu.
Jeśli zatem szukasz informacji jak postawić stronę www dla placówki medycznej, skontaktuj się z nami klikając TUTAJ.
Podsumowanie
Wdrożenie e-rejestracji w Twojej placówce medycznej to krok w stronę uniezależnienia się od zewnętrznych portali i odzyskania pełnej kontroli nad procesem umawiania wizyt. Dzięki Proassist możesz efektywnie zarządzać kalendarzem, eliminując ryzyko błędów i podwójnych rezerwacji.
Co więcej, e-rejestracja dostępna na stronie internetowej i w mediach społecznościowych pozwala dotrzeć do pacjentów tam, gdzie są najbardziej aktywni, co przekłada się na wzrost liczby wizyt w Twojej placówce.
Nie czekaj – wprowadź e-rejestrację do swojego gabinetu już dziś i zyskaj pełną kontrolę nad harmonogramem wizyt w Twojej przychodni!
Dzięki nowej, pełniejszej integracji ze Znanym Lekarzem, menedżerowie placówek mogą teraz samodzielnie przeprowadzać integrację bez potrzeby angażowania Działu Pomocy Technicznej. To proste i intuicyjne narzędzie pozwala na płynne połączenie kalendarza Proassist z kontem Znany Lekarz, co zapewnia automatyczne synchronizowanie terminów. Niemniej jednak, zespół Proassist oferuje pełne wsparcie techniczne i pomoc w konfiguracji dla tych, którzy tego potrzebują.
Dzięki temu Twój kalendarz wizyt będzie pełny, rejestratorki będą mogły lepiej zarządzać wizytami, a pacjenci będą mieli łatwiejszy dostęp do Twoich usług.
Synchronizacja kalendarza Proassist z kalendarzem ZnanyLekarz pozwala na to, że wizyty nie będą się dublowały. Jeśli pacjent umówi wizytę przez portal, rezerwacja automatycznie wpadnie do kalendarza dostępnego dla rejetratorek. Dowiedz się więcej na ten temat TUTAJ.
2. Lista rezerwowa 2.0 – inteligentne zarządzanie wolnymi terminami
Na liście rezerwowej pojawi się dodatkowa ikonka kalendarzyka, która będzie podpowiadać, jaki termin wizyty ma pacjent.
Nowa wersja funkcji listy rezerwowej w Proassist pozwala rejestratorkom sprawdzać, czy pacjent z listy rezerwowej posiada już swój termin wizyty. To istotne usprawnienie, szczególnie w przypadku dużych placówek. Profesjonalne rejestratorki mogą zaoferować pacjentom pewny termin, jednocześnie zapisując ich na listę rezerwową na wypadek zwolnienia wcześniejszego terminu. To daje pacjentom większą elastyczność i pewność, a dla placówek oznacza mniej pustych miejsc w grafiku.
W sytuacji, kiedy pacjent “wisi” na liście rezerwowej dłuższy czas i nagle zwolni się termin – rejestratorka może szybko sprawdzić, na kiedy pacjent ma umówiony swój pierwotny termin. Dzięki temu będzie wiedzieć, czy pacjent może być potencjalnie zainteresowany zwolnionym miejscem i czy powinna poświęcić czas na wykonanie do niego telefonu.
Przykładowo, jeśli pacjent ma umówioną wizytę na 10 czerwca, a zwolni się miejsce na 9 czerwca – prawdopodobnie nie będzie zainteresowany zmianą. Jeśli jednak zwolni się miejsce na 18 maja, to warto do niego zadzwonić.
Dodatkowo, nowy moduł automatycznie skraca listę specjalistów do tych, którzy korzystają z listy rezerwowej, co upraszcza pracę rejestratorek. Nie muszą one już pamiętać, który lekarz jest objęty tą funkcjonalnością, co znacząco skraca czas potrzebny na zarządzanie terminami.
3. Źródło wizyty – pełna kontrola nad zapisami
Nowa funkcja pozwala na łatwą weryfikację, kto zapisał pacjenta na wizytę. Dzięki temu menedżerowie placówek mogą monitorować, ile wizyt zapisały konkretne rejestratorki lub specjaliści.
Można również zweryfikować, ile wizyt zostało umówionych przez rejestrację internetową lub portal ZnanyLekarz.
Proassist zapewnia pełną transparentność: widzisz termin wizyty, dane specjalisty, rodzaj wybranej usługi, procedury rozliczeniowe, kwotę zapłaconą za rezerwację oraz pełną historię statusów wizyty. To niezwykle przydatne narzędzie do analizy efektywności pracy zespołu i jakości obsługi pacjentów.
4. Nowy moduł – pierwszy krok systemu medycznego do integracji z laboratoriami
Wrześniowa aktualizacja wprowadza także pierwszy krok do pełnej integracji z laboratoriami. Na początek zadbaliśmy o integrację z laboratorium Luxmed w Lublinie.
Teraz lekarz może z poziomu wizyty, w trakcie spotkania z pacjentem, zlecać badania bezpośrednio w systemie.
Dzięki temu pacjent, który potrzebuje szybkich badań przed kolejną wizytą, może od razu otrzymać skierowanie. Na przykład, dla pacjentów kardiologicznych, którzy regularnie wykonują badania, lekarz będzie miał pełny dostęp do historii skierowań i wyników badań, co znacznie usprawni proces leczenia.
Skorzystaj z nowych funkcji już dziś!
Wrześniowa aktualizacja Proassist wprowadza szereg usprawnień, które czynią pracę w placówkach medycznych jeszcze prostszą i bardziej efektywną.
W sumie wprowadziliśmy 23 większych lub mniejszych zmian i nowości, a najważniejsze z nich dotyczą synchronizacji systemu ze Znanym Lekarzem, listy rezerwowej i możliwość pełnej kontroli nad zapisami wizyt.
Nie zwlekaj – odśwież przeglądarkę i ciesz się nowymi funkcjami!
Dział Pomocy Technicznej Proassist działa od poniedziałku do piątku od 08:00 o 20:00. Nasi specjaliści są gotowi odpowiedzieć na pytania techniczne oraz udzielić wsparcia w godzinach pracy lekarzy, dlatego nie musisz martwić się, że ktoś nie poradzi sobie z systemem.
Różnorodne kanały kontaktu:
Klienci mogą skontaktować się z naszą pomocą techniczną przez różne kanały: telefon, e-mail oraz czat na żywo, który dostępny jest cały czas w oknie systemu (możesz napisać do nas nawet w trakcie wizyty!). Staramy się, aby kontakt z nami był jak najłatwiejszy i najwygodniejszy.
Szybka reakcja:
Naszym priorytetem jest szybka reakcja na zgłoszenia. Każde zgłoszenie jest natychmiast rejestrowane i przekazywane do odpowiedniego specjalisty, który rozpoczyna pracę nad jego rozwiązaniem.
Regularnie badamy poziom satysfakcji klientów i możemy pochwalić się, że według naszych ostatnich badań, w czerwcu 2024 procent satysfakcji klienta uzyskany z systemu do obsługi klientów wyniósł 97%. Średni czas odpowiedzi klientowi na chat wyniósł 18 sekund, a połączenie telefoniczne odbieraliśmy w średnim czasie 16 sekund.
Wiedza i doświadczenie:
Pracownicy Działu Pomocy Technicznej Proassist są odpowiednio wykwalifikowani i znają system od podszewki. Jeśli zajdzie taka potrzeba, krok po kroku przeprowadzą Cię przez proces, z którym będziesz mieć trudności.
Pakiet pomocy:
Jeżeli nie masz czasu lub nie lubisz robić niektórych powtarzalnych rzeczy, takich jak rozliczenia wizyt, wprowadzanie specjalistów, zmiana cennika usług, itp., to możesz wykupić dodatkowy pakiet pomocy.Posiadając ten pakiet, nasi specjaliści zrobią to wszystko za Ciebie, a Ty zaoszczędzisz czas.
System Proassist działa najlepiej na przeglądarkach opartych na Chromium, takich jak Google Chrome, Microsoft Edge czy Opera. Wynika to z technologii i standardów, które te przeglądarki wspierają, zapewniając lepszą kompatybilność i wydajność. Przykładowo, nasz system może nie działać poprawnie na Firefoxie lub Safari ze względu na różnice w obsłudze pewnych funkcji webowych.
Przykładowo: Wyobraź sobie, że próbujesz używać aplikacji na smartfonie z systemem Android, ale aplikacja została stworzona tylko dla iOS. Pomimo że telefon działa dobrze, aplikacja nie uruchomi się lub będzie działała błędnie.
Wyłączenie modułów chroniących prywatność
Moduły blokujące reklamy i prywatność, takie jak AdGuard, uBlock, mogą zakłócać działanie niektórych funkcji systemu Proassist. Nasz system nie zawiera reklam, ale funkcje takie jak chat pomocy technicznej czy wideokonsultacje z pacjentami korzystają z usług zewnętrznych dostawców, które mogą być blokowane przez takie moduły.
Przykładowo: To jak próba oglądania filmu na Netflixie, ale Twoja blokada reklam blokuje też stream wideo, co sprawia, że film nie może się załadować.
Wyłączenie automatycznego tłumaczenia stron
Funkcja automatycznego tłumaczenia w przeglądarkach może powodować problemy z działaniem systemu. Niektóre elementy interfejsu mogą zostać przetłumaczone w sposób, który zakłóca ich funkcjonalność. Wyłączenie tej funkcji pozwala uniknąć takich problemów.
Przykładowo: Wyobraź sobie, że Twoja przeglądarka zmienia słowa w menu restauracji na inne języki, a w efekcie zamawiasz coś, czego nie chciałeś, bo tłumaczenie było błędne.
Czyszczenie cache w przeglądarce
Przeglądarki czasami przechowują stare dane w pamięci podręcznej (cache), co może powodować problemy z działaniem systemu po aktualizacjach. Aby temu zapobiec, należy regularnie czyścić cache przeglądarki za pomocą kombinacji klawiszy CTRL + F5.
Przykładowo: To jakbyś próbował użyć starej mapy do znalezienia nowej drogi – mapa nie pokazuje najnowszych zmian, więc się zgubisz.
Zezwolenie na pobieranie i drukowanie wielu plików
Jeżeli przeglądarka wyświetli popup z pytaniem, czy zezwolić Proassist na pobieranie wielu plików, należy kliknąć „Tak”. W przeciwnym razie przeglądarka może zablokować możliwość pobierania lub drukowania dokumentów.
Przykładowo: To jakbyś zamknął drzwi do gabinetu i narzekał, że nikt nie przychodzi na wizytę.
Regularne aktualizacje przeglądarki
Upewnij się, że używasz najnowszej wersji przeglądarki Chrome. Starsze wersje mogą nie obsługiwać wszystkich funkcji naszego systemu, co może prowadzić do problemów z wydajnością i funkcjonalnością.
Przykładowo: To jak używanie starego telefonu komórkowego – nie będzie on obsługiwał najnowszych aplikacji i funkcji.
Wymagania internetowe
Połączenie internetowe
System działa najlepiej przy połączeniu z internetem za pomocą kabla Ethernet. Zapewnia to stabilne połączenie, które nie będzie przerywane. Zalecana prędkość internetu to minimum 20 Mb/s. Pamiętaj, że jeżeli jednocześnie używasz internetu do innych zadań, takich jak oglądanie filmów na YouTube w najwyższej jakości 1080p, mogą wystąpić problemy z wydajnością systemu.
Przykładowo: To jakbyś próbował prowadzić ważną rozmowę telefoniczną podczas koncertu – zakłócenia sprawiają, że trudno się zrozumieć.
Wymagania sprzętowe
Wymagania sprzętowe
Minimalne wymagania sprzętowe to 4GB RAM, z zaleceniem 8GB. Używanie wielu programów jednocześnie na słabszym sprzęcie może spowodować spowolnienia systemu Proassist. Aby zapewnić płynne działanie, na słabszych urządzeniach należy zamknąć wszystkie inne programy i skupić się na pracy w naszym systemie.
Przykładowo: To jakbyś próbował prowadzić samochód z przyczepą pełną ciężkich mebli – będzie jechał wolniej niż zwykle.
Dodatkowe wskazówki
Regularne aktualizacje systemu operacyjnego:
Upewnij się, że Twój system operacyjny jest zawsze aktualny, aby zapewnić najwyższą kompatybilność i bezpieczeństwo.
Zabezpieczenia antywirusowe:
Upewnij się, że Twoje oprogramowanie antywirusowe nie blokuje dostępu do naszego systemu.
Wsparcie techniczne:
W razie problemów zawsze możesz skontaktować się z naszym zespołem wsparcia technicznego, który pomoże Ci rozwiązać wszelkie trudności.
Przestrzeganie powyższych zasad zapewni, że nasz system Proassist będzie działał płynnie i efektywnie, umożliwiając Ci skoncentrowanie się na pracy z pacjentami bez zbędnych przestojów.
Poniżej przedstawiamy najlepsze praktyki i strategie, które pomogą menedżerom i właścicielom gabinetów medycznych w efektywnym zarządzaniu kosztami. Wskazówki te mają na celu nie tylko zmniejszenie wydatków, ale również poprawę efektywności placówki medycznej i jakości opieki nad pacjentami.
Zmniejszenie wydatków związanych z zatrudnieniem
Większość lekarzy i specjalistów posiada własną działalność, więc w tym wypadku koszty zatrudnienia są jasne i adekwatne do umowy. Jednak w przypadku zatrudniania personelu pomocniczego lub rejestratorek medycznych, często mówimy o umowach o pracę lub umowach cywilnoprawnych. Koszty utrzymania pracownika na etacie są naprawdę wysokie, a dodatkowo musisz wywiązywać się z obowiązków pracodawcy – pracownik ma prawo iść na urlop lub zwolnienie lekarskie oraz pracuje określoną liczbę godzin (najczęściej 8 godzin dziennie).
Optymalizacja harmonogramów pracy, unikanie nadgodzin i zatrudnienie odpowiednich pracowników na stanowiskach administracyjnych mogą przynieść istotne oszczędności. Warto również rozważyć outsourcing niektórych usług, takich jak rejestracja telefoniczna czy księgowość.
Jeśli chciałbyś zredukować koszty utrzymania pracowników w swojej placówce medycznej, to w pierwszej kolejności rozważ korzystanie z zewnętrznej rejestracji telefonicznej. Proassist oferuje zdalną rejestrację, która jest znacznie tańszą alternatywą.
Po przekierowaniu numeru, rejestratorki Proassist odbierają telefony od poniedziałku do piątku w godzinach od 08:00 do 20:00 oraz w soboty od 08:00 do 15:00. Ty, jako właściciel placówki bądź gabinetu medycznego, nie musisz przejmować się nieobecnościami rejestratorek, szkoleniem, czy wdrażaniem nowych osób do pracy. Wszystko leży po naszej stronie, a Ty płacisz tylko co miesiąc fakturę zgodnie z cennikiem
Dzięki temu placówka może obniżyć koszty pracownicze, jednocześnie zapewniając pacjentom profesjonalną i sprawną obsługę. To naprawdę świetne rozwiązanie, które przynosi Twojemu gabinetowi zarówno korzyści finansowe, jak i dobry wizerunek.
Korzystanie z systemu medycznego w chmurze
Korzystanie z oprogramowania medycznego w chmurzeeliminuje konieczność posiadania własnej serwerowni. To znacząco obniża koszty związane z jej budową, utrzymaniem i modernizacją. Chmurowe rozwiązania zapewniają także bezpieczeństwo danych i łatwy dostęp do nich z dowolnego miejsca. W chmurze stale robione są backupy danych, więc nie musisz sam o tym myśleć i martwić się o dodatkowe zabezpieczenie, jak to jest w przypadku programów medycznych instalowanych na komputerze.
Możesz zatem pracować zdalnie lub w czasie wizyt domowych wypełniać EDM z poziomu smartfona, czy innego, mniejszego urządzenia.
Nie trzeba martwić się o instalację oprogramowania na komputerze i przygotowywanie dla wszystkich pracowników sprzętu komputerowego. Każdy użytkownik otrzyma swoje dane do logowania i będzie mógł korzystać z własnego konta. Dzięki temu, Ty, jako administrator, w systemie będziesz mógł także sprawdzić, kto dokonał danej rezerwacji wizyty, czy zmiany danych.
Automatyzacja procesów
Wdrożenie nowoczesnych technologii i automatyzacja procesów administracyjnych mogą znacząco obniżyć koszty operacyjne. Systemy e-rejestracji, elektroniczne kartoteki pacjentów czy automatyczne przypomnienia o wizytach zmniejszają obciążenie administracyjne personelu, pozwalając skupić się na bezpośredniej opiece nad pacjentami.
Na przykład, usprawnienie i zautomatyzowanie wypełniania EDM pozwala lekarzom na szybsze i bardziej efektywne wykonywanie swoich obowiązków. Dzięki Proassist lekarze mogą przyjąć więcej pacjentów w tym samym czasie, co zwiększa przychody placówki. Skrócenie czasu pracy dodatkowej nad dokumentacją redukuje również konieczność płacenia za nadgodziny.
W Proassist możesz też zautomatyzować naliczanie wynagrodzeń dla specjalistów. Podsumowanie wypłat to zmota dla managerów, a w Proassist jest szybko, przyjemnie i rzetelnie.
Zarządzanie zapasami
Skuteczne zarządzanie zapasami, w tym lekami i materiałami medycznymi, zapobiega nadmiernemu gromadzeniu produktów i marnotrawstwu. Wprowadzenie systemu śledzenia zapasów pozwala na bieżące monitorowanie stanów magazynowych i zamawianie produktów w odpowiednich ilościach.
Moduł magazynu w Proassist pozwala na bieżąco kontrolować ilość produktów w magazynie, planować dostawy i unikać sytuacji braku lub nadmiaru materiałów. Dzięki temu placówka zawsze będzie dobrze zaopatrzona, a koszty związane z magazynowaniem zostaną zminimalizowane.
Marketing i dbanie o zadowolenie pacjentów
Budowanie lojalności pacjentów poprzez programy lojalnościowe i dbanie o ich satysfakcję może prowadzić do większej liczby wizyt powtarzających się, co stabilizuje dochody placówki. Zadowoleni pacjenci są bardziej skłonni polecać usługi innym, co również przyczynia się do wzrostu liczby pacjentów.
Dobrą inwestycją dla placówki medycznej jest też wysyłanie automatycznych SMSów z przypomnieniem o wizycie oraz SMSów marketingowych (z informacją o promocjach, czy przypomnieniem o badaniach profilaktycznych). Dzięki nim pacjenci będą pamiętać o swoich wizytach i zredukujesz ilość nieobecności. Marketing SMS natomiast pozwoli Ci przyciągnąć klientów ponownie do placówki medycznej.
Oszczędność energii i ograniczenie zużycia papieru
Wprowadzenie energooszczędnych rozwiązań, takich jak oświetlenie LED, inteligentne systemy zarządzania budynkiem czy optymalizacja ogrzewania i klimatyzacji, może znacząco obniżyć koszty eksploatacyjne placówki medycznej. Długoterminowe oszczędności wynikające z niższych rachunków za energię mogą być inwestowane w rozwój placówki.
Dodatkowo, korzystając z EDM i podpisów elektronicznych, ograniczysz zużycie papieru. Być może wydaje Ci się, że to niewielka oszczędność, ale pomyśl, ile pacjentów dziennie przyjmujesz, ile wystawiasz recept i skierowań i wreszcie – ile wytwarzasz dokumentacji. Gdyby wszystko to trzeba było drukować, zużycie papieru byłoby naprawdę duże. Natomiast dzięki elektronicznej dokumentacji medycznej oszczędzasz nie tylko na papierze, ale również na przestrzeni, w której konieczne byłoby przechowywanie papierowych kartotek.
Szkolenia i rozwój pracowników
Inwestowanie w szkolenia i rozwój zawodowy personelu może przynieść długoterminowe korzyści finansowe. Wykwalifikowany personel pracuje bardziej efektywnie, co przekłada się na lepszą jakość usług i mniejsze koszty operacyjne. Programy szkoleniowe mogą obejmować zarówno rozwój umiejętności medycznych, jak i szkolenia z zakresu zarządzania placówkami medycznymi i rozwijania kompetencji miękkich.
Co więcej, możesz postarać się o dofinansowanie na szkolenia dla placówki medycznej. Niedawno odbył się webinar, podczas którego Anna Soćko – ekspertka od dofinansowań – podzieliła się swoją wiedzą na ten temat. Fragment nagrania z webinaru możesz obejrzeć poniżej.
A jeśli jesteś zainteresowany obejrzeniem całego spotkania, możesz je pobrać za darmo w tym miejscu -> KLIK
Telemedycyna i wideokonsultacje lekarskie
Wdrożenie telemedycyny jako uzupełnienie tradycyjnych wizyt lekarskich może przynieść oszczędności zarówno dla pacjentów, jak i placówek medycznych. Telekonsultacje zmniejszają potrzebę fizycznej obecności pacjentów w placówce, co obniża koszty i zwiększa dostępność usług medycznych. Możesz również zatrudnić lekarzy mieszkających w innych lokalizacjach i nie musisz udostępniać im gabinetu, bo wideokonsultacje mogą realizować z domu.
Warto jednak pomyśleć o tym już na etapie wybierania systemu medycznego, ponieważ niektóre systemy, na przykład Proassist, pozwalają na wykonywanie wideokonsultacji bezpośrednio z okna systemu z jednoczesną możliwością wypełniania EDM w trakcie rozmowy. Nie potrzebujesz wtedy dodatkowych programów do spotkań online, a pacjent też nie musi nic instalować. Wystarczy, że będzie posiadał dostęp do urządzenia z Internetem i wejdzie w link do spotkania wygenerowany.
To duże ułatwienie dla lekarzy i zmniejszenie kosztów dla placówki – nie musisz bowiem płacić za dodatkowy system do wideokonsultacji.
E-rejestracja do gabinetu medycznego
Przyciąganie pacjentów przez własną stronę internetową to klucz do niezależności i oszczędności. Nawet najprostsza strona, którą Proassist może stworzyć dla Ciebie za jedyne 39 zł, to świetna inwestycja.
Dzięki niej pacjenci mogą umawiać wizyty bezpośrednio, bez konieczności korzystania z pośredników. Korzystanie z własnej strony eliminuje prowizje, jakie narzuca Znany Lekarz oraz minimalizuje ryzyko, że pacjent wybierze konkurencyjną placówkę.
Nawet jeśli pacjent znajdzie Cię przez Znanego Lekarza i przez ten portal umówi się na pierwszą wizytę, to każdą kolejną wizytę może umówić już bezpośrednio przez Twoją stronę, co pozwala uniknąć dodatkowych kosztów prowizji.
Płatności internetowe
Płatności online to gwarancja, że pacjent przyjdzie na wizytę. Dzięki przedpłatom masz pewność, że pacjent jest zobowiązany do stawienia się, a Ty unikasz strat finansowych związanych z nieodwołanymi wizytami.
System medyczny Proassist automatycznie oznacza status płatności, co eliminuje konieczność ręcznego sprawdzania wpłat przez rejestratorkę czy inny personel. Jeśli pacjent nie zapłaci, możesz ustawić automatyczne anulowanie wizyty, co pozwala na szybkie zapełnienie wolnego miejsca przez innego pacjenta. Dzięki temu optymalizujesz grafik i maksymalizujesz przychody placówki.
Prowadzenie listy rezerwowej
Prowadzenie listy rezerwowej z poziomu systemu medycznego to skuteczny sposób na minimalizowanie strat finansowych związanych z odwołanymi wizytami. Gdy pacjent odwoła wizytę dzień przed planowanym terminem, rejestratorki mogą szybko obdzwonić pacjentów z listy rezerwowej, by zapełnić lukę.
Proassist umożliwia wygodne zarządzanie listą rezerwową, pozwalając na oznaczenie preferencji pacjentów, takich jak dostępność tylko w określonych godzinach czy dniach. Dzięki temu, zamiast tracić czas na dzwonienie do wielu osób z pytaniem, czy mogą przyjść na wizytę o konkretnej godzinie, od razu wiesz, z kim warto się skontaktować. Taka funkcjonalność oszczędza czas personelu i pozwala na optymalne wykorzystanie grafiku, co przekłada się na większe zyski dla placówki.
Podsumowanie
Optymalizacja kosztów w placówkach medycznych to proces ciągły, który wymaga systematycznego podejścia i zaangażowania całego zespołu. Inwestowanie w nowoczesne technologie i rozwój pracowników przyczynia się do długoterminowego sukcesu i rentowności placówek medycznych.
Warto otworzyć się na zmiany i wdrażać te strategie, aby zapewnić pacjentom najwyższą jakość opieki przy jednoczesnym utrzymaniu stabilności finansowej. Nie bój się zatem zmiany oprogramowania medycznego, stworzenia strony internetowej, czy wdrożenia zewnętrznej rejestracji telefonicznej.
Jeśli chcesz porozmawiać z nami na ten temat i zacząć świadomie i efektywnie zarządzać swoim gabinetem medycznym, zadzwoń pod numer 505 708 455 – chętnie przedstawimy Ci ofertę Proassist.
Poniżej lista zmian, które wprowadziliśmy do Proassist:
Podgląd wpisanego hasła i opcjonalny nakaz zmiany hasła co 30 dni
Poprawa bezpieczeństwa systemu poprzez regularną zmianę haseł była ważnym elementem dla wielu z Was, ale postanowiliśmy, że nie będziemy tego narzucać wszystkim.
Sami możecie zdecydować, czy chcecie, by w Waszej placówce był obowiązek zmiany hasła co 30 dni. Dodatkowo, dodaliśmy ikonę oka przy wpisywanym haśle, dzięki czemu teraz możesz sprawdzić, czy wpisane hasło jest poprawne, zanim je zatwierdzisz.
Zobacz, w jaki sposób można zmienić hasło do systemu:
Zmiany w statusie wizyt
Uporządkowaliśmy nazwy statusów wizyt i podzieliliśmy je na kategorie, co ułatwia nawigację i zarządzanie procesem obsługi pacjenta. Dodatkowo, wybrany status jest teraz oznaczony zielonym kolorem.
Zobacz, w jaki sposób możesz zmieniać status wizyty:
Sprawdź też, jak ułatwią Ci one filtrowanie wizyt:
Nowy ład i porządek w statusach wizyt ułatwia również przywrócenie wizyty odwołanej. Poniżej instrukcja, w jaki sposób możesz to zrobić:
Tworzenie i edycja użytkownika – potwierdzenie mailowe
Każde dodanie nowego użytkownika, wysyła zaproszenie mailowe na podany przez placówkę adres mailowy i wymaga potwierdzenia drogą mailową, co zwiększa bezpieczeństwo. Użytkownik musi przejść weryfikację za pomocą maila, żeby móc korzystać z systemu.
Zmiany w polu wyszukiwania faktur
Aby ułatwić obsługę systemu, przy okazji aktualizacji wprowadziliśmy także zmiany we wpisach w polu “faktura”. Aby zobrazować to, co się zmieniło, Mirella przygotowała instrukcję wyszukiwania danej faktury lub korekty faktury wystawionej w systemie Proassist:
Dodanie implantu w diagramie zębowym
Ten element, o który prosiliście również pojawił się w module „Diagram zębowy” podczas dzisiejszej aktualizacji.
Zmiana treści maila z przypomnieniem o wizycie
Dodaliśmy nowe zwroty grzecznościowe, aby komunikacja była bardziej profesjonalna.
Lista wizyt – całkowicie inne zachowanie
System nie pokazuje wszystkich umówionych wizyt, lecz wyszukuje je dopiero po wprowadzeniu danych zakresu szukania (np. wizyty z całego lipca, wizyty danego pacjenta, wizyty umówione w czerwcu). Znacznie przyspiesza to wczytywanie danych.
Poniższe wideo prezentuje aktualne, ogólne działanie zakładki “Wizyty”:
Większa rozpiętość czasu trwania usług
Od teraz macie możliwość umawiania zabiegów trwających nawet po 8 godzin.
Ustawienia usług rozliczeniowych
Możesz powielić zmiany wprowadzone w jednej usłudze na resztę specjalistów. Nie musisz edytować każdej usługi osobno.
Możesz także połączyć usługę rozliczeniową z produktem, a instrukcję do wykonania tej czynności znajdziesz w tym filmie:
Personalizacja wydruku wizyt
Dodaliśmy opcję personalizacji okna wydruku wizyty, dzięki czemu możesz sam zdecydować, co będzie wydrukowane – czy tabela z listą wizyt ma zawierać dane adresowe, numer telefonu i inne dane.
Sprawdź, w jaki sposób wydrukować listę pacjentów:
Nowe miejsce do śledzenia postępów i dzielenia się pomysłami:
Chcemy, aby nasz system spełniał wszystkie Wasze oczekiwania, dlatego stworzyliśmy dedykowaną przestrzeń, gdzie możecie śledzić postępy prac nad rozwojem systemu Proassist. Dzielić się swoimi pomysłami na zmiany lub nowe funkcjonalności. Każdy pomysł zostanie przez nas przeanalizowany. Możecie też głosować na wskazane funkcje – dzięki temu będziemy wiedzieli, które z nich są najbardziej pożądane przez użytkowników. Wasza opinia jest dla nas niezwykle cenna!
Witam serdecznie wszystkich uczestników dzisiejszego webinaru.
Nazywam się Michalina Sternal, na co dzień możemy się spotkać przy kontakcie z naszym działem obsługi i klienta, gdzie zawsze rozjaśniamy dla Państwa pewne kwestie, które tego rozjaśnienia wymagają – w dużym skrócie.
Od ponad roku możecie mnie Państwo spotkać i chętnie pomagam w codziennej pracy z systemem Proassist. Dzisiaj będziemy zgłębiać się w świat płatności online w naszym systemie oraz omówimy, jak te obecne technologie mogą ułatwić Państwu codzienną pracę, a przy okazji podnieść jakość obsługi pacjentów i klientów.
Na wstępie też chciałabym przedstawić plan naszego spotkania, które w założeniu będzie podzielone na 5 części. Na samym początku zdefiniujemy sobie różnicę między rodzajami płatności w Proassist. Następnie pokażę Państwu proces rejestracji online ze strony pacjenta, aby widzieli państwo oraz mieli Państwo możliwość po prostu weryfikacji, że jak włączymy płatność online to ten proces ze strony pacjenta nam się nie komplikuje. Także tu będzie możliwość weryfikacji. Na trzecim etapie dzisiejszego spotkania zobaczymy, jak ta funkcjonalność wygląda również z perspektywy specjalisty w naszym systemie. Na sam koniec przejdziemy dość ogólnikowo, jak wygląda proces konfiguracji jednorazowej takich płatności w systemie oraz podsumujemy sobie takie wskazówki z mojej codziennej pracy odnośnie tych płatności.
Rodzaj płatności przez Internet za wizyty
Wracając do punktu pierwszego, zaraz wyświetlę dla Państwa odpowiedni slajd. Także tak, wracając do punktu pierwszego, musimy sobie powiedzieć, że istnieje w systemie Proassist podział płatności na płatność wymaganą oraz płatność możliwą. W przypadku płatności wymaganej pacjent musi dokonać płatności do północy dnia, w którym dokonał rejestracji. W przeciwnym razie system automatycznie odwołuje pacjentowi tą wizytę.
W przypadku płatności możliwej zostawiamy trochę większe pole do decyzji dla naszego pacjenta, bo pacjent może zapłacić internetowo lub uiścić opłatę na miejscu, w gabinecie czy też w placówce.
Dodatkowo, system pozwala nam na pobieranie płatności online od pacjentów w pełnej kwocie albo też w kwocie częściowej, tak zwanego zadatku, za usługę. To wszystko, o czym mówię, ustala placówka czy specjalista wprowadzający płatności online.
Czyli sami decydujemy, czy chcemy nałożyć na pacjencie obowiązek płatności online, czy dać mu jedynie możliwość i wybór odpowiedniej dla niego formy. Decydujemy również za jakie usługi pacjent może albo też musi opłacić online i w jakiej konkretnie ma być to kwocie. Czy to będzie pełna wartość usługi, czy jedynie zadatek oraz możemy ustalić jacy specjaliści, chcą przyjmować płatności online za konkretne usługi.
Jak wygląda proces płatności online od strony pacjenta?
Teraz przejdziemy do tego etapu, o którym wspomniałam wcześniej, czyli właśnie tego procesu płatności w systemie od strony pacjenta. Zaczniemy od rejestracji wizyty przez pacjenta z podziału strony internetowej z ustawioną rejestracją online.
Tutaj wspomnę od siebie, ścieżka pacjenta zależy od źródła jego zapisu. Czyli teraz pokażemy sobie źródło zapisu, którym jest strona internetowa oraz właśnie nasz widget do rejestracji. A później szybko ja Państwu wspomnę o tym, jak wygląda sytuacja, gdy pacjent jest zapisany przez rejestrację telefoniczną albo po prostu kontrahenta czy specjalistę.
Rejestracja online w formie widgetu to taki dodatek na stronę internetową umożliwiający pacjentom swobodną rejestrację. Pacjent może dokonać zapisu przez całą dobę, a wizyta, którą zarezerwował, automatycznie trafia do systemu, do kalendarza specjalisty.
Także tutaj zasymulujemy taką sytuację:
Jestem pacjentem, który wszedł na stronę, wybieram rejestrację w formie widgetu. Wybieram odpowiedniego specjalistę, do którego chciałabym się w tym momencie umówić, odpowiednią usługę. Tutaj chciałabym się zapisać na konsultacje, jakąś wizytę. System automatycznie proponuje mi dostępne terminy, biorąc pod uwagę to, co jest zapisane w kalendarzu ustawienia w kalendarza specjalisty.
Wybieram 14:40, wybieram, że wizyta jest dla mnie, wpisuję swoje dane. Proszę zobaczyć, jak korzystam z autouzupełniania, ten proces przychodzi mi bardzo szybko, prawie nic nie muszę wpisywać. Jeśli ktoś autouzupełnienia nie ma, jak najbardziej też może szybko to wprowadzić.
Na samym końcu akceptuję regulamin i rezerwuję wizytę. Przechodzę automatycznie tutaj do bramki naszego partnera AutoPay, który obsługuje te płatności. Muszę zaakceptować regulamin oraz przechodzę dalej klikając “zapłać”.
Automatycznie mam informację o kwocie należności za wizytę oraz mam do wyboru metodę płatności. W tym momencie wybiorę przelew internetowy ze względu na to, że jest to wizyta testowa. To bank jest tylko testowy, proszę wziąć na to poprawkę, dlatego to podkreślam.
Wyrażam zgodę na wszystkie zgody i oświadczenia. Klikam “płacę”. I cała wizyta została już w tym momencie z perspektywy pacjenta opłacona. Pacjent nie dokona rejestracji przez ten widget do rejestracji online, jeśli nie dokona płatności.
W obojętnie jakiej formie, czy to będzie całość kwoty wizyty, czy to będzie jedynie zadatek. Proszę zobaczyć jeszcze na samym końcu pacjent dostaje informacje o tym, że dokonano płatności. Na podany przez Państwa tutaj adres email zostało wysłane potwierdzenie tej płatności.
Czyli również jest informacja o tym, że została ta wizyta opłacona na mailu pacjenta. Także jak najbardziej wygląda to w ten sposób. Troszkę inna sytuacja jest, gdy zapisujemy pacjenta z poziomu telefonicznej rejestracji, czy też systemu.
Czy specjalista otrzymuje powiadomienie, że wizyta została opłacona online?
Ale teraz zmienimy trochę naszą perspektywę i przeniesiemy się do systemu, aby pokazać ten proces z perspektywy specjalisty. Albo też innego użytkownika oczywiście. Teraz wyświetlam dla Państwa okno w systemie Proassist, nasz kalendarz.
I teraz możemy spojrzeć, jak wygląda wizyta opłacona z wymaganą przedpłatą. Bo przy okazji wpadła nam tutaj kolejna rezerwacja. Jak Państwo widzieli termin, który wybrałam, to była 14:40. I ona w tym momencie jest już w systemie.
Istnieje przy tej wizycie informacja, ile zostało zapłacone przez Internet, wizyta widnieje zielona, czyli oznacza to dla nas, że została już po prostu rozliczona. Nic, nigdzie nie muszą Państwo szukać informacji, wszystko jest zautomatyzowane w systemie, na bieżąco jest do tego podgląd.
Ale wróćmy jeszcze do kwestii tego zapisu pacjenta, który zostaje zapisany przez nas, bądź przez rejestrację telefoniczną. Wybieram “dodaj wizytę”. Tutaj proszę zauważyć, jak rozwinę kartę usług, to usługi, które wyświetlają się z ikoną tego dolarka w kolorze białym, pojawiają się w momencie, gdy nie zostanie wybrany jeszcze konkretny specjalista. Na liście usług, w oknie dodawania wizyty, ta ikona pojawia się w kolorze białym. To oznaka dla nas, że część specjalistów wymaga przedpłaty za daną usługę.
Jak wybiorę już konkretnego specjalistę, to ta ikona zmienia mi się na czarną. No i tak jak Państwo widzą, pojawia się to w momencie, gdy zostanie wybrany konkretny specjalista, który ma ustawione płatności online do danej usługi. Wymagana jest po prostu przedpłata za daną usługę, i to jest dla nas odpowiednia informacja.
Znowu zapisuję wizytę. System proponuje mi odpowiednio najbliższe terminy. Jeden z nich wybieram. Wpisuję w punkcie trzecim dane pacjenta. Wybiorę siebie. I zapisuję taką wizytę. Jak to wygląda wtedy z perspektywy pacjenta, też już od razu Państwu pokazuję.
Pacjent dostaje maila z informacją, że “Termin jest zarezerwowany do końca dzisiejszego dnia. Aby potwierdzić rezerwację, musisz dokonać płatności online.” Także tutaj jest szybka informacja dla pacjenta.
“W przypadku braku płatności do końca dnia dzisiejszego, wizyta zostanie automatycznie usunięta. Jeśli chcesz anulować wizytę, kliknij tutaj.” Także pacjent wszystko dostaje również na maila z linkiem do płatności.
Wrócę w takim razie do systemu. Chciałabym również poruszyć taką sytuację. Jak to wygląda, kiedy pacjent zapłacił nam za zadaną wizytę z góry. I nie musi drugi raz tej płatności robić. Czy mamy możliwość zwolnienia go z kolejnej płatności online.
I tak, jak najbardziej taka możliwość istnieje. Pokażemy sobie teraz, jak wygląda zapis konkretnego pacjenta na wizytę, gdzie chcemy go zwolnić z tej płatności. Także wybieramy dalej, “dodaj wizytę”. Wybieram odpowiedniego specjalistę, usługę. Termin proponowany przez system. Punkt trzeci to dane pacjenta. Ponownie wyszukam siebie.
No i jeśli wiem, że pani Michalina, którą obecnie zapisuję na wizytę, już wcześniej za nią zapłaciła i chciałabym zwolnić ją z konieczności opłaty online za usługę, która wymaga przedpłaty, zaznaczam w tym miejscu “wizyta bez płatności online”.
Dzięki temu pacjent po dokonaniu rezerwacji przez nas nie otrzyma wiadomości e-mail z linkiem do opłacenia wizyty. Co za tym idzie? Wizyta nie zostanie odwołana o północy w dniu rezerwacji z powodu braku płatności. Także, to też jest ważna wiadomość. I zapisuję wizytę. Wtedy pacjent dostaje tylko potwierdzenie mailowe, bez linku do płatności.
Jeszcze mamy taką opcję, o której chciałam wspomnieć, jak ręczne generowanie linku do płatności. Czyli jeśli mamy sytuację, że pacjent stwierdzi, że nie otrzymał, usunął link do płatności – jak najbardziej możemy ręcznie dla pacjenta wygenerować link w dowolnym momencie dla tego jednego, konkretnego pacjenta.
To też przydaje się nam, jeśli wiemy, że przychodzi do nas pacjent czy klient trudny albo często nie pojawiający się na wizytach. A na przykład dla danej usługi jeszcze nie mamy skonfigurowanych płatności online. Możemy zobligować tego naszego pacjenta do przedpłaty za tą jedną, konkretną, na przykład wizytę, żeby mieć pewność, że przyjdzie.
Także tutaj na przykładzie pani Świątek – jak wysłać taki automatyczny link do płatności? Oczywiście z poziomu zakładki kalendarz wybieramy konkretną wizytę, tak jak Państwo widzą. W oknie informacyjnym do tej wizyty klikamy w ostatnią ikonę, czyli ikonę kasy. Wybieramy ostatnią zakładkę, czyli “generuj płatność online”.
W panelu bocznym – jeśli dla tego pacjenta wcześniej nie wysłaliśmy żadnego linku, zobaczymy taką automatyczną podpowiedź od systemu, gdzie system podpowiada kwotę zapłaty za daną usługę. W każdej chwili będziemy mogli dokonać edycji tej ceny wpisując odpowiednie cyfry. Po kliknięciu w zieloną zakładkę “generuj link zapłaty”link do płatności online zostaje przesłany do pacjenta drogą e -mail na wskazany adres e -mail w karcie pacjenta.
Tak to wygląda w tym momencie. Ja wrócę jeszcze do naszego spotkania i zobaczyć, czy Państwo mają dodatkowe pytania. Widzę, że pytań nie ma.
Obejrzyj nagranie całego spotkania!
systemu.
Ponownie pokażę Państwu mój ekran. Troszkę powtórzę to, o czym już mówiłam, to co mieliśmy okazję zaobserwować. Wracam do systemu. Mamy bardzo szybki wygląd w płatności. Czyli tutaj dokonałam wcześniej z poziomu pacjenta tej płatności, a my szybko – bez sprawdzania danych w banku, bez dodatkowych logowań, wszystkie informacje dotyczące opłaty mamy widoczne z poziomu kalendarza.
Zalety płatności internetowych w placówce medycznej
Oczywiście niewątpliwą zaletą, o której też należy wspomnieć, jest redukcja liczby nieodwołanych wizyt i większa gwarancja co do pojawienia się pacjenta na wizycie. No, bo w codziennym kontakcie z placówkami medycznymi wiemy, że jedną z największych bolączek są po prostu pacjenci nie pojawiający się na już umówionych wizytach.
Przedpłata znacząco redukuje ten problem. Pacjenci, którzy już zapłacili są zdecydowanie bardziej skłonni do przestrzegania terminów wizyt.
Oczywiście też plusem, o którym chciałabym wspomnieć jest po prostu zakończony proces zakupowy. Pacjent przestaje już szukać, nie porównuje tych cen i dostępności terminów. Jest zdecydowanie mniejsze prawdopodobieństwo, że odwoła wizytę na rzecz jakiejś bardziej konkurencyjnej oferty. Także to też jest warte wspomnienia i dlatego o tym mówię.
No i dla niektórych specjalizacji, czy zawodów okołomedycznych, które mogą sobie pozwolić się na taką opcję jak wizyty online czy zdalne, to w tym momencie od procesu zapisu, po przyjmowanie płatności oraz realizowanie wizyty wszystko możemy zrobić tak naprawdę z jednego miejsca. Nie musimy wychodzić do jakichś zewnętrznych programów, czy stron. Wszystko mamy tutaj w zasadzie widoczne z poziomu kalendarza.
Jak uruchomić płatności online w systemie medycznym Proassist?
Teraz chciałabym wspomnieć o tym ostatecznym temacie, czyli kroki do uruchomienia płatności online w systemie Proassist. Aby poprawnie uruchomić płatności online, musimy dokonać rejestracji w systemie płatności online autopay, o którym wcześniej wspominałam. Autopay jest to nasz partner, który po prostu obsługuje te płatności.
Dedykowany link do rejestracji otrzymują Państwo od nas – obsługi technicznej. I jak najbardziej mogą Państwo po prostu w tym temacie się do nas odezwać, do czego bardzo zachęcam. Tutaj przypominam tylko – jest możliwość skontaktowania się z nami tą ikoną chatu i w całym procesie Państwu oczywiście pomożemy.
Jest to dedykowany link od nas, czyli Proassist, także najlepiej byłoby o niego podpytać. Od siebie tylko dodam, że prosiłabym, aby zwrócić uwagę na to, żeby optymalnie przejść cały proces bez jego przerwania w przypadku wypełniania formularza. I w ostatnim etapie wykonać przelew ze wskazanego w formularzu konta firmowego. Także to jest tyle z takich bardziej technicznych kwestii.
Następnie uruchamiamy moduł płatności online w systemie Proassist. Sposób jego uruchomienia zależy od tego, czy placówka posiada jeden wspólny numer konta dla wszystkich specjalistów, czy każdy z lekarzy – czy też innych pracowników – posiada swoje indywidualne konto bankowe, bo taką sytuację też rozwiązać możemy.
Także, już Państwu pokazuje, jak możemy to zrobić. Aby uruchomić płatności w systemie, przechodzimy do zakładki placówki z bocznego menu. Następnie, wybieramy ikonę edycji przy konkretnej placówce. Tutaj jeszcze wspomnę, przedstawiam sytuację, dla której numer konta jest wspólny dla całej placówki.
W panelu, który wyskoczył nam z prawej strony, w punkcie piątym wypełniamy pola, które uzyskaliśmy od Autopay. Czyli Autopay przekaże nam service ID oraz klucz. Treść checkboxa, tak jak Państwo widzieli podczas rejestracji, jest tutaj w tym momencie uzupełniona.
Taką przykładową treść również mogą państwo od nas uzyskać. Także to pacjenci będą widzieć na Państwa stronie internetowej, tuż przed dokonaniem płatności. Jeśli chodzi o tworzenie regulaminu, tutaj Państwo widzą, dotyczącego płatności, mogą Państwo skorzystać z naszego wzoru lub stworzyć swój.
Taki regulamin umieszczamy właśnie w formie pliku. Tutaj poprzez kliknięcie w zakładkę “dodaj regulamin płatności online”. Możemy sami zdecydować, czy i w jakiej sytuacji będziemy zwracać pieniądze za wizytę, na której pacjent się nie zjawił.
Najczęściej wybieraną opcją jest zwrot pieniędzy za odwołanie rezerwacji do 24 godzin przed planowanym terminem. Także specjalnie tutaj dla Państwa, konsultując się z prawnikami, mamy też przygotowany wzór regulaminu płatności online, który po prostu jest zgodney z prawem i zawiera wszystkie odpowiednie informacje. Również jeśli państwo by chcieli, możemy taki regulamin przekazać.
Także tak wygląda konfiguracja modułu płatności online z poziomu systemu dla wspólnego numeru konta placówki. Jeśli nasi specjaliści rozliczali by się tutaj indywidualnie, każdy na swój numer konta, to jak najbardziej mamy też rozwiązanie do takiej sytuacji.
Po prostu wchodzimy w zakładkę specjaliści, wybieramy ikonę edycji przy danym specjaliście. Analogicznie, tak jak było w poprzednim przykładzie, przechodzimy do punktu ostatniego, czyli płatności online dla praktyk lekarskich i w tym miejscu, tak samo jak było to w placówce, wpisujemy service ID, klucz, treść checkboxa na widget oraz regulamin płatności online dodajemy w tym miejscu, czyli wygląda to analogicznie – dokładnie tak samo.
Zostaje nam ostatni etap, czyli ustalenie dla jakich usług włączamy płatności online. Do tego przechodzimy do zakładki usługi i tutaj możemy edytować usługę, która już jest w systemie. Rozwijam strzałką w dół sekcję “specjaliści”, wybieram ikonę edycji przy danym specjaliście i tutaj ustalam czy płatność będzie wymagana. Czyli tak jak wcześniej wspomniałam, płatność wymagana to jest tak, gdzie pacjent musi dokonać przedpłaty do godziny 00:00. Czy płatność jest tylko możliwa, czyli wtedy może podjąć pacjent decyzję, czy będzie płacił na miejscu, czy teraz skorzysta z możliwości zapłaty online.
Jak w tym miejscu sobie klikniemy, to możemy ustalić kwotę tych płatności, które chcę przyjmować, czyli tutaj mam usługę, która już jest 150 zł, mogę zrobić przedpłatę, zadatek 100 zł, mogę wymagać całości. Jak dla Państwa jest wygodniej, to jest wszystko kwestia oczywiście, oczywiście indywidualna. Tak samo w tym miejscu mogę wybrać, czy płatność ma być wymagana, czy zostawić płatność możliwą. Ja zostawię płatność wymaganą i będę chciała całość przedpłaty, przed wizytą.
Dla każdego ze specjalistów mogę ustalić zupełnie inne zasady. Komuś mogę wyłączyć płatność, dla innych specjalistów mogę zmniejszyć kwotę i zostawić na przykład płatność możliwą. Jak to wygląda w przypadku, gdy chcę skonfigurować zupełnie nową usługę do płatności online? Jak najbardziej nie ma z tym żadnych problemów. Już Państwu pokazuję. Wybieramy “dodaj nową”, odpowiedniego kontrahenta. Następnie wybieramy placówki, do których chcę przypisać i w tym miejscu wybieram specjalistów, dla których chciałabym to nową usługę przypisać.
I załóżmy tutaj dla podologów. Dodaję zupełnie nową usługę. Wybieram odpowiedni czasu trwania. I w tym miejscu wybieram, czy możliwa będzie płatność online. Analogicznie – wybieram kwotę oraz ustalenie, czy płatność będzie wymagana, czy nie.
To już są wszystko ustalenia indywidualne. Proszę tylko zauważyć, że jak tworzę nową usługę i przypiszę ją do każdego specjalisty, no to ona będzie taka sama dla tych wszystkich specjalistów, do których w tym momencie ją tworzę. Indywidualne jakieś kwestie będę mogła wprowadzać, tak jak pokazywałam wcześniej, przy danym specjaliście ikoną edycji. W tym momencie klikam “zapisz i zakończ” i stworzyłam nową usługę, która będzie wymagać płatności online.
Ostatnim elementem to takie moje wskazówki, które chciałabym Państwu pokazać. Takie wskazówki z codziennej pracy i też takie informacje dodatkowe, które myślę, że zasługują na osobne wspomnienia.
Czyli podsumowując, tak jak mówiłam wcześniej – operatorem płatności online jest system Autopay, co wiąże się z koniecznością założenia konta w Autopay. Wiem, że mogę się powtarzać, ale jest to po prostu dość ważna kwestia. Nasz formularz jest dedykowany pod łączenie usług z operatorem, także Autopay obsługuje te nasze płatności.
Warunkiem koniecznym, aby przejść tą rejestrację, o której wspomniałam wcześniej, jest posiadanie strony internetowej. Także to też jest bardzo ważny temat, o którym trzeba wspomnieć. Jeśli nie mają Państwo strony internetowej, to jak najbardziej też z naszą pomocą może zostać ona założona i również poprowadzona.
Prowizja wynosi 2% od transakcji, przy wprowadzeniu tego całego procesu automatyzacji transakcji.
No i tak, przed rejestracją w Autopay, jak już mamy stronę, należy umieścić widget do rejestracji online na swojej stronie internetowej. To jest warunek konieczny. Czyli ja jeszcze w tym momencie przypomnę Państwu, jak ten widget wygląda.
Tutaj mamy widget dynamiczny wyjeżdżający z boku strony. Możemy taki włączyć na swojej stronie. Bądź też wybrać widget usługowy, gdzie najpierw nasz pacjent wybiera odpowiednią usługę i system automatycznie dopasowuje mu odpowiedniego specjalistę, a raczej pomija jego wybór i pokazuje tylko i wyłącznie dostępne terminy.
Albo jest też taki stały widget klasyczny, tak jak przed chwilą Państwu pokazałam, tylko w troszkę innej formie, taki bardziej stały.
Także myślę, że powoli zbliżamy się do końca naszego spotkania.
I myślę, że też byłby odpowiedni czas na dodawanie wszelkich pytań, jeśli Państwo jakieś mają. Obecnie też wyświetlam oczywiście możliwości kontaktu z nami, numerem telefonu do naszego działu obsługi klienta oraz adres mailowy też jest tu podany.
Jeśli Państwo chcieliby oczywiście takie płatność wdrożyć do swoich codziennej praktyki, to my jak najbardziej w tym pomożemy. Ja jeszcze spojrzę, czy mają Państwo jakieś dodatkowe pytania. Widzę, że tych pytań na razie nie ma.
Identyfikacja wizualna to podstawa dla każdej firmy bez względu na branże i zakres świadczonych usług. O tym, jak zadbać o stworzenie odpowiedniej nazwy dla placówki medycznej opowiemy na łamach dzisiejszego artykułu. Rynek usług medycznych w Polsce jest bardzo konkurencyjny. Zdobycie Pacjenta wymaga odpowiednich działań marketingowych już na samym początku prowadzenia działalności.
W tracie artykułu dowiesz się:
Na co zwrócić uwagę podczas wyboru nazwy?
Jaką nazwę wybrać, aby łatwiej znaleźć współpracowników?
Na co zwrócić uwagę podczas wyboru nazwy dla placówki medycznej?
Nadszedł czas, aby postawić pierwsze kroki w branży medycznej jako niezależny specjalista. To poważna decyzja, dlatego warto poświęcić swój czas i zaplanować, jaką formę biznesu wybierzesz.
Identyfikacja wizualna i tekstowa należą do najważniejszych elementów, w które warto zainwestować. Logotyp, nazwa firmy i adres strony internetowej powinien być spójny, a jednocześnie zapadać w pamięć potencjalnym Pacjentom i współpracownikom.
Jak krok po kroku wybrać nazwę dla placówki medycznej?
Określ kolorystykę logotypu i materiałów reklamowych. Zadbaj o spójność w ich strukturze i formie przedstawienia najbardziej istotnych informacji — takich jak adres placówki, numer telefonu, zakres usług i tym podobne. Zadbanie o kompleksową strategię na samym początku pozwoli Ci na stworzenie szaty graficznej i treści, które idealnie współgrają ze sobą.
Zwróć uwagę na to, aby nazwa firmy była dopasowana pod kątem stylu i charakteru do logotypu.
Sprawdź, czy nazwa, jaką chcesz użyć, jest wolna w formie domeny. Krok ten wykonasz bezpłatnie na jednej ze stron dostawców domen i hostingów.
Określ wielkość swojego biznesu. Jeśli zamierzasz prowadzić mały podmiot, możesz użyć nazwiska. W przypadku zainteresowania prowadzeniem dużego przedsiębiorstwa — postaw na profesjonalny naming.
Nazwa firmy ma za zadanie określać zakres oferowanych przez Ciebie usług, być symbolem wartości, jakimi się kierujesz i świadczyć o Twoim profesjonalnym podejściu. Właśnie dlatego niezbędne jest jej współgranie z pozostałymi elementami identyfikacji.
Jak stworzyć nazwę dla kliniki medycznej lub placówki?
Prowadzenie dużej placówki medycznej może wiązać się z określeniem świadczenia usług z konkretnej specjalizacji (np. ginekologii, urologii, czy pediatrii). W przypadku otwarcia gabinetów ginekologicznych, nazwa powinna być stworzona w sposób przyjazny dla grupy docelowej, czyli kobiet w różnym wieku. Nie bez znaczenia okażą się również barwy użyte przy tworzeniu identyfikacji wizualnej i styl komunikacji. Nazwa placówki medycznej przyjmie zupełnie inny charakter w przypadku prowadzenia placówki urologicznej, czy pediatrycznej. Jej struktura powinna zwracać uwagę i w możliwie największym stopniu być dopasowana do konkretnej grupy Pacjentów.
Dlaczego umieszczanie w nazwie dużej firmy swojego nazwiska nie jest dobrym posunięciem? Klinika przysłowiowego Kowalskiego może mieć trudności ze znalezieniem odpowiednich współpracowników — w ten sposób nie pozostawiamy sobie dużego pola do dalszego rozwoju. Użycie nazwiska sprawdzi się w przypadku budowania marki osobistej, czyli stworzenia niewielkiego biznesu, gdzie dany specjalista świadczy usługi z zakresu prywatnej i indywidualnej praktyki lekarskiej. W innej sytuacji wybranie bardziej ogólnej nazwy, z jednoczesnym jej dopasowanie do specjalizacji okaże się bardziej skuteczne.
Potrzebujesz pomocy w zakresie wyboru odpowiedniej nazwy dla Twojej placówki medycznej? Skontaktuj się z nami, a w oparciu o wieloletnie doświadczenie marketingowe i znajomość branży, pomożemy Ci znaleźć najlepsze rozwiązanie.
Funkcja przesyłania EDM z oprogramowania gabinetowego pozwoli także na raportowanie zdarzeń medycznych do Systemu Informacji Medycznej (SIM), będącego częścią systemu P1, które również od 1 lipca br. będzie obowiązywało każdego lekarza oraz podmiot leczniczy.
Czym jest zdarzenie medyczne?
Termin zyskał swoją definicję w związku z rozwojem cyfryzacji służby zdrowia. Po wprowadzeniu platformy e-zdrowie powstała Ustawa z 19 lipca 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze wdrażaniem rozwiązań w obszarze e-zdrowia. Zawarty został w niej zapis, że zdarzenie medyczne otrzymuje definicję świadczenia zdrowotnego. Oznacza to, że:
Zdarzenie medyczne to działanie służące profilaktyce, zachowaniu, ratowaniu, przywracaniu lub poprawie zdrowia oraz inne działanie medyczne wynikające z procesu leczenia, lub przepisów odrębnych regulujących zasady ich udzielania.
Jak wynika z definicji, zdarzeniem medycznym nazywamy wszystkie czynności wykonywane przez lekarzy w ramach dbania o zdrowie pacjentów. W ich zakres wchodzą porady, badania, leczenie oraz profilaktyka. Dane usługobiorcy, dane usługodawcy, dane dotyczące procesu leczenia, informacje o pogorszeniu lub poprawie zdrowia, jednostkowe dane medyczne – wszystkie te działania będą odnotowywane w systemie informatycznym odraz przekazywane do SIM jako „dane zdarzenia medycznego”.
Jakie dane zdarzeń medycznych będą przekazywane do P1?
Lekarze będą przekazywać do SIM szczegółowe informacje, dotyczące zarówno placówek oraz lekarzy, wykonujących świadczenia zdrowotne, jak i pacjentów i miejsc, w których odbywa się zdarzenie medyczne. Wśród nich wymienione są takie dane jak:
Dane identyfikujące podmioty lecznicze i praktyki medyczne
Dane identyfikujące pacjenta
Dane identyfikujące zdarzenie medyczne
Dane miejsca udzielania świadczenia zdrowotnego
Dane pracownika medycznego, który udziela świadczenia
Dane dotyczące dokumentacji medycznej prowadzonej w postaci elektronicznej
Inne dane pozwalające na identyfikację zdarzenia medycznego.
Terminy przekazywania danych zdarzeń medycznych do SIM
Rozporządzenie określa również szczegółowe informacje, dotyczące terminów przekazywania danych świadczeń zdrowotnych do systemu P1. Przesyłanie danych powinno odbywać się natychmiastowo (niezwłocznie), jednak nie później, niż w terminie dwóch dni od zakończenia zdarzenia medycznego.
Ustawodawca podał także informacje dotyczące zdarzenia medycznego, które nie rozpoczyna się i nie kończy tego samego dnia. W takim przypadku osoba udzielająca świadczenia przekazuje do SIM dane identyfikujące praktykę medyczną lub podmiot leczniczy, dane pacjenta oraz kod świadczenia i datę jego rozpoczęcia niezwłocznie, lecz nie później niż w terminie 2 dni od rozpoczęcia świadczenia zdrowotnego. Pozostałe dane powinny zostać przesłane w trakcie trwania zdarzenia medyczne lub natychmiast po jego zakończeniu, jednak nie później, niż w terminie 2 dni od jego zakończenia.
W sytuacji, gdy lekarz lub podmiot leczniczy przekaże już dane do SIM, jednak uzyska jakiekolwiek dodatkowe informacje dotyczące zdarzenia medycznego, powinien niezwłocznie przesłać je do P1.
Raportowanie zdarzeń medycznych do systemu P1 w Proassist
Systemy teleinformatyczne usługodawców (podmiotów leczniczych) powinny być dostosowane w taki sposób, by świadczenia medyczny mogły być udostępniane narodowemu funduszowi zdrowia automatycznie. Zatem, wybierając oprogramowanie do swojego gabinetu zadbaj o to, by była w nim elektroniczna dokumentacja medyczna oraz by system informacji medycznej mógł dostawać automatyczne informacje o świadczeniach zdrowotnych wykonanych w Twojej placówce.
W systemie Proassist raportowanie zdarzeń medycznych do systemu P1 jest procesem łatwym i przyjemnym. Jest ono też niezbędne dla zapewnienia ciągłości leczenia oraz właściwego zarządzania elektroniczną dokumentacją medyczną. Raportowanie to odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, co zapewnia poprawność i bezpieczeństwo danych dotyczących świadczeń zdrowotnych.
Pola wymagane do raportowania zdarzeń medycznych:
Aby prawidłowo raportować zdarzenia medyczne do systemu P1, konieczne jest wypełnienie określonych pól. W Proassist upewniamy się, że wszystkie niezbędne dane są uzupełnione, aby uniknąć błędów i opóźnień w przesyłaniu informacji. Oto lista pól, które muszą być wypełnione:
Zawód medyczny (Rola w P1)
Identyfikator MUŚ – Komórka
Identyfikator MUŚ
Numer PWZ
Przynależność do grupy zawodowej
ID Extension (numer księgi rejestrowej)
ID Root
Certyfikat TLS oraz WSS: Pobierz certyfikaty z rpwdl.csioz.gov.pl
E-zdrowie hasło: Hasło do certyfikatów wygenerowanych z systemu P1
Podpis – certyfikat ZUS: Możesz wysyłać zdarzenia medyczne bez certyfikatu ZUS, ale wtedy te zdarzenia nie pojawią się w IKP (Internetowe Konto Pacjenta), gdyż nie są one autoryzowane
Proces raportowania zdarzeń medycznych w Proassist
W trakcie wizyty należy upewnić się, że pacjent ma wprowadzone poprawne dane do systemu, takie jak imię, nazwisko, nr PESEL oraz oddział NFZ. Te pola są niezbędne do raportowania zdarzeń medycznych. W oknie przeprowadzania wizyty, na dole, znajdziesz opcję wyboru typu zdarzenia medycznego. Kliknij okno wyszukiwania, aby wybrać odpowiedni typ zdarzenia.
Proassist zapewnia, że system podpowie, które pola należy uzupełnić przy konkretnym typie zdarzenia medycznego. Jeżeli brakuje jakichkolwiek danych, system wyświetli powiadomienie, że zdarzenie medyczne nie zostanie wysłane bez uzupełnienia brakujących informacji. To pozwala na natychmiastowe wprowadzenie brakujących danych i zapewnia, że raportowanie będzie zgodne z wymaganiami.
Po wprowadzeniu wszystkich niezbędnych danych, masz dwie opcje:
Popraw: Uzupełnij brakujące pola, aby zdarzenie zostało przesłane z podpisem.
Ignoruj: Wyślij zdarzenie bez uzupełnienia brakujących pól, co oznacza, że zostanie ono przesłane bez podpisu.
Podsumowanie
Konieczność dostosowania oprogramowania medycznego do swobodnego przesyłania danych ma ścisły związek z obowiązkiem raportowania danych zdarzeń medycznych do SIM. Wszystkie informacje, dotyczące przesyłanych danych zawarte są w Rozporządzeniu Ministra Zdrowia, które także szczegółowo określa terminy ich przekazywania. Raportowanie będzie obowiązkowe do 1 lipca 2021. Od tej daty lekarze i podmioty medyczne będą także tworzyć elektroniczną dokumentację medyczną w systemach informatycznych.
Raportowanie zdarzeń medycznych w Proassist jest intuicyjne i zautomatyzowane, co minimalizuje ryzyko błędów i usprawnia proces leczenia. Dzięki dokładnym podpowiedziom i walidacji danych, system dba o to, aby wszystkie niezbędne informacje były uzupełnione, a zdarzenia medyczne prawidłowo przesyłane do systemu P1. To z kolei przyczynia się do lepszej organizacji świadczeń zdrowotnych oraz zarządzania elektroniczną dokumentacją medyczną.
Jeśli chcesz – zgodnie z rozporządzeniem ministra zdrowia – spełniać obowiązek raportowania zdarzeń medycznych i korzystania z elektronicznej dokumentacji medycznej podczas świadczenia opieki zdrowotnej, skontaktuj się z nami pod numerem 505 708 455. Chętnie opowiemy Ci o rozwiązaniach systemu medycznego Proassist, który nie tylko ułatwia uzupełnianie dokumentacji medycznej, ale również usprawnia pracę w zarządzaniu placówką medyczną.
Rejestracja telefoniczna dla placówki, która przyjmuje zarówno pacjentów komercyjnych, jak i na NFZ
Proassist: Placówka, w której świadczy Pani swoje usługi medyczne przyjmuje pacjentów zarówno w ramach wizyt prywatnych oraz tych finansowanych z NFZ. Proszę powiedzieć, jak wyglądała organizacja pracy tej placówki medycznej poprzednio? Jak wyglądała rejestracja pacjentów przed wdrożeniem naszych usług?
Pani Doktor: Wcześniej dysponowaliśmy dwoma numerami telefonów. Pod jednym – stacjonarnym – były rejestrowane wizyty na NFZ, natomiast pod drugim – wizyty prywatne. Telefonów na pierwszy numer było bardzo dużo. Pacjenci, nie mogąc dodzwonić się na pierwszy numer telefonu, korzystali z drugiego, nie czytając, że służy on wyłącznie do rejestracji na wizyty komercyjne. Nastąpiło przeciążenie systemu oraz zamieszanie w pracy rejestratorek medycznych. Telefonów było tak dużo, że musiały obsługiwać je dwie osoby, przez co były one wyłączone z obsługi pacjenta przy kontuarze. Stąd też pojawił się pomysł na to, żeby poprosić państwa o wsparcie, aby odciążyć rejestrację telefoniczną.
Proassist: Wtedy została wdrożona nasza rejestracja telefoniczna. Proszę powiedzieć, jak to wygląda teraz, po jej wprowadzeniu?
Pani Doktor: W tej chwili nasza rejestracja przyjmuje zapisy wyłącznie na fundusz zdrowia, tak jak mamy to zaznaczone na stronie. Wdrożyliśmy rejestrację telefoniczną Proassist również ze względu na to, że mamy okres pandemii i liczba połączeń została zwiększona, Obecnie sprawy załatwiamy telefonicznie i z państwa usług korzystamy i wyłącznie w zakresie wizyt komercyjnych.
Rozwiązany problem: trudności w dodzwonieniu się do placówki
Proassist: Czy zauważyła Pani różnicę w organizacji pracy rejestracji medycznej i po wprowadzeniu naszych usług do placówki?
Pani Doktor: Biorąc pod uwagę, że wcześniej był problem z dodzwonieniem się do naszej poradni również prywatnie, na pewno widać różnicę w tym, że pacjenci mają zdecydowanie większą możliwość zapisać na wizytę prywatną. Obsługa rejestracji jest bardzo sprawna i jest ona przedłużona. My pracujemy do 18, a państwo przyjmujecie zapisy na wizyty do 21:00, oraz w soboty. Jest to doceniane przez pacjentów.
Proassist: Czy w ogólnym rozrachunku organizacja placówki została usprawniona?
Pani Doktor: Tak, oczywiście. Poprawiła się organizacja pracy w rejestracji, jednocześnie odciążyliśmy rejestrację telefoniczną. Obecnie w dobie pandemii tej pracy jest znacznie więcej ze względu na to, że przyjmujemy wyniki, które w tej chwili oceniamy w ramach telewizyt, prośby o recepty, o zaświadczenia, prośby o telewizyty. To wszystko przechodzi przez rejestrację, która jest bardzo obciążona, dlatego ogromnym plusem i udogodnieniem jest to, że pracownicy rejestracji nie muszą zajmować się teraz działem komercyjnym. Mamy to u was w ramach zewnętrznej firmy. Jest to wygodne.
Proassist: To już wszystko z mojej strony, bardzo dziękuję Pani za rozmowę.
Pani Doktor: Dziękuję.
Dla Przychodni Neurologicznej w Gorzowie Wielkopolskim utrudnienie stanowiły telefony od pacjentów, blokujących linię do zapisów na wizyty prywatne, dzwoniąc, aby zarejestrować się na wizytę na NFZ. Rejestracja telefoniczna Proassist prowadzi zapisy wyłącznie na wizyty komercyjne, co odblokowało rejestrację medyczną placówki. Dzięki temu problem przeciążonej linii telefonicznej został zniwelowany, a przychodnia może prowadzić zapisy na Narodowy Fundusz Zdrowia.
Zarządzaj swoją prywatnością
Używamy technologii takich jak pliki cookie do przechowywania i/lub uzyskiwania dostępu do informacji o urządzeniu. Robimy to, aby poprawić jakość przeglądania i wyświetlać (nie)spersonalizowane reklamy. Wyrażenie zgody na te technologie umożliwi nam przetwarzanie danych, takich jak zachowanie podczas przeglądania lub unikalne identyfikatory na tej stronie. Brak wyrażenia zgody lub jej wycofanie może niekorzystnie wpłynąć na niektóre cechy i funkcje.
Funkcjonalne
Zawsze aktywne
Przechowywanie lub dostęp do danych technicznych jest ściśle konieczny do uzasadnionego celu umożliwienia korzystania z konkretnej usługi wyraźnie żądanej przez subskrybenta lub użytkownika, lub wyłącznie w celu przeprowadzenia transmisji komunikatu przez sieć łączności elektronicznej.
Preferencje
Przechowywanie lub dostęp techniczny jest niezbędny do uzasadnionego celu przechowywania preferencji, o które nie prosi subskrybent lub użytkownik.
Statystyka
Przechowywanie techniczne lub dostęp, który jest używany wyłącznie do celów statystycznych.Przechowywanie techniczne lub dostęp, który jest używany wyłącznie do anonimowych celów statystycznych. Bez wezwania do sądu, dobrowolnego podporządkowania się dostawcy usług internetowych lub dodatkowych zapisów od strony trzeciej, informacje przechowywane lub pobierane wyłącznie w tym celu zwykle nie mogą być wykorzystywane do identyfikacji użytkownika.
Marketing
Przechowywanie lub dostęp techniczny jest wymagany do tworzenia profili użytkowników w celu wysyłania reklam lub śledzenia użytkownika na stronie internetowej lub na kilku stronach internetowych w podobnych celach marketingowych.