Dużym plusem jest czat na żywo w oknie systemu – mówi Karolina Kokot-Frątczak z Baby Steps Centrum Terapii Dziecka

Poszukiwania systemu, który usprawni prowadzenie gabinetu medycznego i zarządzanie placówką

Baby Steps Centrum Terapii Dziecka, prowadzone przez Karolinę Kokot-Frątczak, to miejsce, gdzie dzieci otrzymują wsparcie terapeutyczne na najwyższym poziomie. Od stycznia 2024 roku placówka korzysta z oprogramowania medycznego Proassist, które okazało się nieocenionym narzędziem w codziennym zarządzaniu i organizacji pracy.

Kiedy rozpoczęliśmy rozmowy na temat współpracy, główna obawą Pani Karoliny było to, że nie wie jeszcze, w jaki sposób prowadzić gabinet. Potrzebowała zatem narzędzia, które nie tylko spełni podstawowe funkcje dotyczące rejestracji, ale również usprawni jej pracę jako właściciela placówki medycznej. Jak system Proassist wpłynął na funkcjonowanie Baby Steps? Oto historia pełna nowych możliwości i usprawnień.

Usprawnienie zarządzania terapiami

Od momentu wdrożenia Proassist, centrum terapii może sprawnie zarządzać historiami wizyt pacjentów. „Są historie wizyt, można spokojnie wrócić na sam koniec i tam będzie nawet wiadomo jaką pacjent miał terapię i z kim” – mówi Karolina Kokot-Frątczak. Dzięki temu, terapeuci mają pełny wgląd w poprzednie terapie, co pozwala na lepsze planowanie przyszłych sesji i indywidualne podejście do każdego pacjenta.

Elastyczność i ciągłe ulepszanie

„Teraz nawet wprowadziliśmy sami formę umawiania pakietów i turnusów, ponieważ wtedy cena za usługę jest inna” – wyjaśnia Pani Karolina. Proassist umożliwia placówce elastyczne dostosowywanie systemu do własnych potrzeb, co jest kluczowe dla efektywnego zarządzania różnorodnymi usługami terapeutycznymi.

Wsparcie i szybka pomoc techniczna

System Proassist oferuje nie tylko zaawansowane funkcje, ale także wsparcie techniczne na wysokim poziomie, dostępne od poniedziałku do piątku w godzinach od 08:00 do 20:00. „Dużym plusem jest czat na żywo w oknie systemu, w każdej chwili można napisać i w ciągu kilku sekund otrzymać odpowiedź. Czasem jak jest coś trudniejszego do zrobienia, to można też zadzwonić do pomocy technicznej” – dodaje Karolina Kokot-Frątczak. To wsparcie jest szczególnie ważne, gdyż umożliwia szybkie rozwiązywanie problemów i sprawne funkcjonowanie placówki.

Oszczędność czasu i wygoda

Jednym z największych atutów Proassist jest możliwość powielania wizyt, co znacząco usprawnia pracę rejestracji. „Wizyty można automatycznie przekopiować, nie trzeba wpisywać ich od nowa” – zauważa Pani Karolina. Dzięki temu personel może skupić się na ważniejszych zadaniach, zamiast tracić czas na manualne wprowadzanie danych.

Podsumowanie

Proassist to coś więcej niż tylko rejestracja wizyt – to kompleksowy program medyczny, który dostosowuje się do potrzeb placówek takich jak Baby Steps Centrum Terapii Dziecka z Częstochowy. Dzięki niemu, zarządzanie terapiami stało się prostsze, bardziej efektywne i dostosowane do indywidualnych potrzeb pacjentów i personelu. Jak mówi Karolina Kokot-Frątczak, „Dla mnie Proassist się sprawdza, tylko potrzeba chwili czasu, żeby nauczyć się wszystkiego. Ja korzystam z systemu od sześciu miesięcy i nadal się uczę, bo ciągle dodawane są nowe funkcje”. Współpraca z Proassist przynosi korzyści, które odczuwają zarówno terapeuci, jak i pacjenci.

Program dla lekarzy Proassist jako wsparcie w organizacji pracy dużej placówki medycznej

System medyczny Proassist jako wsparcie w organizacji pracy dużej placówki medycznej

Centrum Diagnostyczno-Lecznicze Top Medyk to placówka, świadcząca usługi medyczne zarówno dla dorosłych, jak i dla dzieci. Placówka specjalizuje się w urologii oraz chirurgii dziecięcej, jednak współpracuje też z lekarzami działającymi w takich obszarach medycyny jak kardiologia, ortopedia, immunologia kliniczna, chirurgia ogólna, endokrynologia, oraz nefrologia.

Wiele specjalizacji = duża liczba pacjentów

Top Medyk to duże centrum medyczne, wykonujące bardzo dużo świadczeń. Poza konsultacjami lekarskimi prowadzone są tu m.in. zabiegi chirurgiczne i badania laboratoryjne. Praca tego typu placówki medycznej wymaga dobrej organizacji z uwagi na fakt, że swoje różnorodne usługi wykonuje tam wielu specjalistów. Centrum Top Medyk odwiedzają codziennie dziesiątki pacjentów, dlatego przychodnia potrzebowała nie tylko jednolitych i czytelnych terminarzy wizyt, ale także wsparcia w rezerwacji terminów dla pacjentów.

Jednolity terminarz wizyt dla wszystkich pracowników placówki

Pierwszym etapem wdrażania oprogramowania medycznego Proassist do placówki Top Medyk było rozpoczęcie korzystania z terminarza wizyt Proassist przez pracowników przychodni. Oczywiście, wszyscy pracownicy zostali przez nas odpowiednio przeszkoleni i przygotowani do pracy z nowym systemem.

Od tego momentu wszystkie wizyty zaczęły być wprowadzane do jednego, czytelnego terminarza, do którego mają dostęp wszyscy lekarze oraz pracownicy rejestracji medycznej. Specjaliści kontrolują swój grafik oraz wypełniają elektroniczną dokumentację medyczną, a pracownicy rejestracji medycznej zapisują pacjentów w intuicyjnym, przejrzystym kalendarzu.

Dodatkowo osoby zarządzające placówką mają możliwość rozliczania wynagrodzeń dla lekarzy w systemie Proassist oraz tworzenia raportów dotyczących częstotliwości wykonywania świadczeń medycznych. Tego typu statystyki generowane są automatycznie, co pozwala na zaoszczędzenie czasu.

Zwiększenie liczby zapisów na wizyty dzięki rejestracji telefonicznej Proassist

W Centrum Diagnostyczno-Leczniczym Top Medyk czynności związane z obsługą pacjenta wykonuje rejestracja medyczna placówki, która poza zapisami na wizyty wykonuje w ramach swojej pracy wiele innych obowiązków. Z uwagi na rozmiar placówki, rejestratorkom przybywało nie tylko obowiązków, ale również połączeń przychodzących. Spowodowało to przeciążenie rejestracji i zarząd placówki podjął decyzję o zorganizowaniu wsparcia dla rejestratorek placówki.

Dlatego kolejnym rozwiązaniem wdrożonym do tej przychodni była rejestracja telefoniczna Proassist. Pacjenci dzwoniący do Top Medyka, w przypadku nieodebrania połączenia przez pracownika rejestracji medycznej, po 10 sekundach zostają przekierowani do naszego konsultanta. Osoba „przejmująca” połączenie, zapisuje wizytę w terminarz wizyt Proassist.

Wdrożenie tego rozwiązania zwiększyło odbieralność połączeń kierowanych do placówki do 91%, a ilość zapisanych wizyt wzrosła o 32% już w pierwszym miesiącu korzystania z usługi. Jest to niewątpliwa zaleta korzystania z rejestracji telefonicznej Proassist

Rejestracja online jako dodatkowe wsparcie w zapisach na wizyty

Oprócz rejestracji telefonicznej do centrum medycznego Top Medyk została wdrożona e-rejestracja Proassist. Na stronie internetowej placówki została umieszczona specjalna zakładka, na której pacjent samodzielnie wybiera usługę, specjalistę oraz termin wizyty. Następnie potwierdza chęć rejestracji, wpisując kod SMS, a wizyta wpada do terminarza wizyt Proassist. Rejestracja pacjentów przez Internet jest dodatkowym wsparciem w zapisach na wizyty. Dzięki temu telefonów jest mniej, a pacjenci mają zawsze zagwarantowaną rezerwację terminu.

Warto wspomnieć, że to rozwiązanie jest odpowiednio połączone z systemem, z którego korzystają rejestratorki medyczne i nie trzeba obawiać się o zdublowane wizyty.

Zmniejszenie liczby pacjentów niepojawiających się na wizytach dzięki przypomnieniom SMS

Jednym z utrudnień, z którymi borykało się centrum medyczne Top Medyk byli pacjenci zapominający o wizytach. W tej kwestii również była potrzebna zmiana.

Program dla gabinetów medycznych Proassist posiada opcję wysyłania SMS-ów przypominających o wizytach. Funkcja ta znacznie zmniejszyła liczbę pacjentów nie pojawiających się na wizytach lekarskich w Top Medyku.

Aplikacja dla lekarzy Proassist

Lekarze Top Medyka zostali wyposażeni w aplikację mobilną Proassist, aby móc sprawnie kontrolować swój grafik za pomocą telefonu komórkowego. Mogą oni także wypełniać dokumentację medyczną głosowo, co znacznie przyspiesza przeprowadzanie wizyty. Wystarczy, że przycisną przycisk mikrofonu w swoim telefonie i zaczną mówić, a pola karty wizyty wypełniają się automatycznie.

Podsumowanie

Duża liczba specjalistów przyjmujących w Centrum Diagnostyczno-Leczniczym Top Medyk powodowała natłok połączeń telefonicznych kierowanych do placówki. Rejestracja telefoniczna Proassist oprócz tego, że odciążyła pracowników rejestracji medycznej przychodni, zwiększyła ilość dokonywanych zapisów na wizyty. Placówka zyskała tym samym dobrze zorganizowaną rejestrację oraz możliwość pozyskiwania nowych pacjentów.

Top Medyk dodatkowo korzysta z rejestracji online, co jeszcze bardziej poszerza zakres źródeł zapisów na wizyty. Lekarze tej placówki medycznej korzystają z czytelnego terminarza wizyt Proassist, który dzięki swojej wielofunkcyjności usprawnia ich codzienną pracę. Oprogramowanie medyczne posiada również funkcję przypomnień SMS-owych, dzięki czemu znacznie zmniejszyła się liczba pacjentów nie pojawiających się na wizytach.

Dodatkowo każdy specjalista ma możliwość z wypełniania EDM i raport oraz kontrolowania grafiku w aplikacji mobilnej, w którą został wyposażony w ramach korzystania z oprogramowania dla lekarzy Proassist. Jest to duże ułatwienie, zwłaszcza z uwagi na możliwość głosowego wypełniania dokumentacji medycznej.

Wdrożenie rejestracji telefonicznej Proassist do placówki medycznej ze świadczeniami prywatnymi oraz finansowanymi przez NFZ

Niepubliczny Zakład Opieki Zdrowotnej Przychodnia Neurologiczna w Gorzowie Wielkopolskim to placówka medyczna przyjmująca pacjentów w ramach opieki zdrowotnej finansowanej ze środków publicznych, a dodatkowo przeprowadza wizyty prywatne.

Pytamy Panią Doktor Mirelę Sobkowiak-Osińską, lekarza specjalistę neurologii, która udziela świadczeń medycznych w tej placówce, w jaki sposób usługi Proassist zmieniły funkcjonowanie przychodni.

Proassist: Placówka, w której świadczy Pani swoje usługi medyczne przyjmuje pacjentów zarówno w ramach wizyt prywatnych oraz tych finansowanych z NFZ. Proszę powiedzieć, jak wyglądała organizacja pracy tej placówki medycznej poprzednio? Jak wyglądała rejestracja pacjentów przed wdrożeniem naszych usług?

Pani Doktor: Wcześniej dysponowaliśmy dwoma numerami telefonów. Pod jednym – stacjonarnym – były rejestrowane wizyty na NFZ, natomiast pod drugim – wizyty prywatne. Telefonów na pierwszy numer było bardzo dużo. Pacjenci, nie mogąc dodzwonić się na pierwszy numer telefonu, korzystali z drugiego, nie czytając, że służy on wyłącznie do rejestracji na wizyty komercyjne. Nastąpiło przeciążenie systemu oraz zamieszanie w pracy rejestratorek medycznych. Telefonów było tak dużo, że musiały obsługiwać je dwie osoby, przez co były one wyłączone z obsługi pacjenta przy kontuarze.
Stąd też pojawił się pomysł na to, żeby poprosić państwa o wsparcie, aby odciążyć rejestrację telefoniczną.

Proassist: Wtedy została wdrożona nasza rejestracja telefoniczna. Proszę powiedzieć, jak to wygląda teraz, po jej wprowadzeniu?

Pani Doktor: W tej chwili nasza rejestracja przyjmuje zapisy wyłącznie na fundusz zdrowia, tak jak mamy to zaznaczone na stronie. Wdrożyliśmy rejestrację telefoniczną Proassist również ze względu na to, że mamy okres pandemii i liczba połączeń została zwiększona, Obecnie sprawy załatwiamy telefonicznie i z państwa usług korzystamy i wyłącznie w zakresie wizyt komercyjnych.

Proassist: Czy zauważyła Pani różnicę w organizacji pracy rejestracji medycznej i po wprowadzeniu naszych usług do placówki?

Pani Doktor: Biorąc pod uwagę, że wcześniej był problem z dodzwonieniem się do naszej poradni również prywatnie, na pewno widać różnicę w tym, że pacjenci mają zdecydowanie większą możliwość zapisać na wizytę prywatną. Obsługa rejestracji jest bardzo sprawna i jest ona przedłużona. My pracujemy do 18, a państwo przyjmujecie zapisy na wizyty do 21:00, oraz w soboty. Jest to doceniane przez pacjentów.

Proassist: Czy w ogólnym rozrachunku organizacja placówki została usprawniona?

Pani Doktor: Tak, oczywiście. Poprawiła się organizacja pracy w rejestracji, jednocześnie odciążyliśmy rejestrację telefoniczną. Obecnie w dobie pandemii tej pracy jest znacznie więcej ze względu na to, że przyjmujemy wyniki, które w tej chwili oceniamy w ramach telewizyt, prośby o recepty, o zaświadczenia, prośby o telewizyty. To wszystko przechodzi przez rejestrację, która jest bardzo obciążona, dlatego ogromnym plusem i udogodnieniem jest to, że pracownicy rejestracji nie muszą zajmować się teraz działem komercyjnym. Mamy to u was w ramach zewnętrznej firmy. Jest to wygodne.

Proassist: To już wszystko z mojej strony, bardzo dziękuję Pani za rozmowę.

Pani Doktor: Dziękuję.

Dla Przychodni Neurologicznej w Gorzowie Wielkopolskim utrudnienie stanowiły telefony od pacjentów, blokujących linię do zapisów na wizyty prywatne, dzwoniąc, aby zarejestrować się na wizytę na NFZ. Rejestracja telefoniczna Proassist prowadzi zapisy wyłącznie na wizyty komercyjne, co odblokowało rejestrację medyczną placówki. Dzięki temu problem przeciążonej linii telefonicznej został zniwelowany, a przychodnia może prowadzić zapisy na Narodowy Fundusz Zdrowia.

Usługa telefonicznej oraz internetowej rejestracji Proassist jako wsparcie dla szpitala wykonującego szczepienia przeciwko Covid-19

Zespół Opieki Zdrowotnej w Łowiczu to publiczna placówka medyczna z wieloletnią historią. Szpital znajduje się na liście placówek węzłowych, co oznacza, że wykonuje już szczepienia na COVID-19 tzw. grupy „zero”.

Wielu chętnych

Szczepienia podzielone są na cztery etapy, a każdy z nich odbywa się w określonym zakresie czasowym. Osób wyrażających chęć na szczepienie jest wiele, w wyniku czego znacznie wzrosła liczba połączeń telefonicznych odbieranych przez rejestrację medyczną szpitala w Łowiczu.

Przeciążona rejestracja telefoniczna szpitala

Managerowie placówki stanęli przed wyborem. Jedną z możliwości było przeciążenie aktualnej rejestracji, co było równoznaczne z zablokowaniem pacjentom szansy na zwykłe wizyty. Ponadto, wybierając tę opcję, rejestracja telefoniczna ZOZ Łowicz nie byłaby w stanie odebrać wszystkich połączeń od pacjentów, którzy wykazują chęć zapisu na szczepienia. Druga z możliwości to zatrudnienie dodatkowego personelu. Jednak czasochłonny proces rekrutacji oraz szkolenia nowych pracowników skutecznie utrudniły skorzystanie z takiego rozwiązania. Dlatego najlepszym sposobem na poradzenie sobie z kwestią zapisów na szczepienia okazała się elastyczna umowa z Proassist.

Rozwiązanie – rejestracja telefoniczna Proassist

W tym celu do placówki medycznej została wdrożona rejestracja telefoniczna Proassist. Nasi konsultanci zapisują pacjentów na szczepienia przeciwko Covid-19, dzięki czemu rejestracja medyczna placówki została w dużej mierze odciążona. Pozwala to na wypełnianie swoich dotychczasowych obowiązków. Szanse na zarezerwowanie terminu szczepień wzrosły dzięki usprawnieniu komunikacji pomiędzy szpitalem a pacjentami i w ten sposób szpital w Łowiczu wykorzysta pełną pulę dostępnych szczepionek, które może wykonywać w miarę swoich możliwości, w zależności od dostępnych gabinetów i zatrudnionego personelu.

Automatyzacja działań i usprawnienie rejestracji

Każdy pacjent podczas zapisu na wizytę zostaje poinformowany o konieczności wypełnienia ankiety niezbędnej do wykonania szczepienia. Zanim jednak konsultant rejestracji telefonicznej powiadomi o wysłaniu formularza, musi zweryfikować, czy pacjent należy do grupy, której szczepienia są aktualnie wykonywane. Jeżeli wszystko się zgadza – zostaje zaproponowany termin i pacjent zostaje zapisany z góry na oba terminy podania szczepionki, co usprawnia rejestrację.

Po zapisie na adres mailowy pacjenta zostaje wysłana wiadomość z terminem wizyty oraz niezbędna do wykonania szczepienia ankieta, którą należy wypełnić przed wizytą. Dzięki temu pacjent pojawia się na szczepieniu z kompletem dokumentów, a procedura przebiega sprawnie i bez zbędnych formalności.

SMS i E-mail przypominający o wizycie

Dzień przed szczepieniem w ZOZ Łowicz pacjent dostaje wiadomości SMS oraz e-mail przypominające o wizycie. Zawierają termin szczepienia oraz dokładną godzinę. Pozwala to na skrócenie kolejek w placówce. Ponadto istnieje możliwość odwołania wizyty za pomocą SMS-a lub drogą mailową, dzięki czemu niwelowane jest ryzyko blokowania terminów szczepień.

Rejestracja on-line jako dodatkowe wsparcie

Na stronie ZOZ Łowicz została umieszczona zakładka do zapisów internetowych. Pacjenci samodzielnie wybierają termin szczepienia oraz wprowadzają wszystkie dane niezbędne do rezerwacji wizyty, oraz wypełniają formularze potrzebne do rejestracji na szczepienie. Rejestracja on-line Proassist dodatkowo wspomaga zapisy telefoniczne, dzięki czemu pracownicy szpitala w Łowiczu mogą bez przeszkód wypełniać swoje obowiązki. Zapis na wizytę przez internet możliwy jest wyłącznie dla osób znajdujących się w grupie, której szczepienia odbywają się w danym czasie.

Szybkie wdrożenie usług Proassist do Szpitala w Łowiczu

Rozwiązania Proassist zostały wprowadzone do ZOZ Łowicz w ciągu dwóch dni roboczych. Pierwszego dnia otrzymaliśmy wytyczne wraz z listą pacjentów do przepisania. Następnego dnia o godzinie 9:00 nasi konsultanci już odbierali pierwsze połączenia telefoniczne.

W ten sam dzień na stronie internetowej Zakładu Opieki Zdrowotnej w Łowiczu pojawiła się zakładka do rejestracji on-line.

Dodatkowy punkt szczepień

W trakcie trwania naszej umowy ze szpitalem w Łowiczu managerowie placówki zdecydowali się na otworzenie drugiego punktu szczepień. W ramach korzystania z naszych usług istnieje możliwość stworzenia w bardzo krótkim czasie dodatkowego terminarza wizyt oraz zwiększenia ilości osób zapisywanych na szczepienia. Dzięki temu placówka medyczna może tworzyć nieograniczoną liczbę takich punktów bez obaw o trudności w zapisywaniu pacjentów na szczepienia.

Terminowa umowa z placówką

Zdajemy sobie sprawę, że ZOZ Łowicz nie ma możliwości podpisania bezterminowej umowy, ponieważ nie wiadomo jak długi okaże się proces szczepień na Covid-19. Dlatego wraz z placówką wypracowaliśmy model współpracy w oparciu o ilość wykonywanych szczepień. Dzięki temu szpital uzyskał od nas gwarancję, że nasze wynagrodzenie będzie adekwatne do liczby podawanych szczepionek. Nasze wynagrodzenie będzie proporcjonalne do wynagrodzenia z NFZ.

Podsumowanie

Z uwagi na dużą liczbę chętnych na szczepienie przeciwko Covid-19 w placówkach tworzą się kolejki, a rejestracja medyczna szpitali, POZ, ZOZ, NZOZ itd. potrzebuje wsparcia w zakresie zapisywania pacjentów na szczepienia. W przypadku Zespołu Opieki Zdrowotnej Łowicz wdrożenie usługi zapisów telefonicznych Proassist znacznie odciążyło funkcjonującą w placówce rejestrację medyczną. Dodatkowym wsparciem okazały się zapisy przez zakładkę na stronie internetowej szpitala. Dane rozwiązanie znacznie poszerzyło możliwości zapisów, dzięki czemu wielu pacjentów ma szanse zapisania się na szczepienia, a personel szpitala może spokojnie wykonywać swoją pracę, nie tracąc czasu na odbieranie dużej ilości połączeń telefonicznych. Dodatkowym usprawnieniem procesu szczepień w ZOZ Łowicz okazały się przypomnienia SMS i e-mail, oraz możliwość wysłania pacjentowi formularzy niezbędnych do wypełnienia przed wykonaniem szczepienia. Elastyczny typ umowy umożliwił ustalenie odpowiednich warunków, dzięki czemu szpital w Łowiczu może korzystać z usług naszej rejestracji bez obaw o koszty.

Jedno oprogramowanie medyczne dla wielu gabinetów jednego specjalisty

Doktor Damian Błaszczyk jest specjalistą przyjmującym pacjentów w trzech gabinetach. Współpracuje z centrum medycznym Premium Clinic we Wrocławiu, w którym świadczy swoje usługi w poradni ortopedycznej. Oprócz tego posiada dwa gabinety w Krotoszynie oraz w Kaliszu, w których prowadzi indywidualną specjalistyczną praktykę medyczną w zakresie ortopedii.

Problem z grafikiem lekarza

Doktor Damian Błaszczyk, z uwagi na fakt, że przyjmuje w kilku lokalizacjach, prowadził trzy różne terminarze wizyt, oraz musiał pilnie kontrolować swój grafik, aby uniknąć nakładania się wizyt. Ustalenie odpowiednich godzin pracy było dość skomplikowane, ponieważ wiązało się z dopasowaniem wizyt zapisanych w różnych kalendarzach. Sprawdzenie grafiku wiązało się każdorazowym sprawdzaniem różnych terminarzy, co zdecydowanie spowalniało pracę lekarza oraz odciągało Pana Doktora od wykonywania codziennych obowiązków.

Utrudnienia w rejestracji pacjentów

Przyjmowanie w trzech różnych gabinetach znajdujących się w obrębie trzech różnych lokalizacji wiąże się z wieloma trudnościami, między innymi w zakresie rezerwacji wizyt. Pacjenci Pana Doktora Błaszczyka zapisywali się na wizyty za pośrednictwem stron internetowych. Dla wielu pacjentów internetowa rejestracja na wizytę mogła być nieco utrudniona z uwagi na fakt, że przy nazwisku tego samego specjalisty na różnych stronach widniała inna lokalizacja. Rejestracja on-line, zamiast usprawniać – utrudniała zapisy na wizyty, co groziło utratą części pacjentów.

Najskuteczniejsze rozwiązania

Wraz z Panem Doktorem Błaszczykiem przeanalizowaliśmy jego pracę oraz utrudnienia związane z przyjmowaniem pacjentów w gabinetach umiejscowionych w obrębie trzech różnych lokalizacji. Należało podjąć działania, których wynikiem miało być umieszczenie grafików ze wszystkich placówek w jednym miejscu. Dodatkowo zależało nam na tym, aby pomóc zaprowadzić porządek w internetowych zapisach na wizyty.

Kilka placówek – jeden kalendarz

Jako pierwsze do działalności Pana Doktora wdrożone zostało oprogramowanie medyczne Proassis t, pozwalające na prowadzenie kalendarza z wizytami wszystkich pacjentów. Niezależnie od tego, w jaki sposób została dokonana rejestracja pacjenta oraz w której placówce ma odbyć się wizyta, wszystkie grafiki zostają umieszczone w jednym łatwo dostępnym miejscu. Dzięki temu Doktor Błaszczyk ma możliwość stałego wglądu do wszystkich swoich wizyt.

Ponadto, program dla lekarzy Proassist działa w chmurze, dzięki czemu specjalista ma do niego dostęp w każdej chwili z dowolnego urządzenia. Doktor Błaszczyk loguje się do oprogramowania medycznego za pomocą jednego loginu i hasła. Po wejściu do systemu ma możliwość ustawienia swojego grafiku oraz przejrzenia listy wizyt zapisanych do każdej placówki, w której przyjmuje.

Pan Doktor korzysta również z aplikacji mobilnej Proassist w swoim telefonie. Dzięki temu posiada on stały dostęp do swojego grafiku oraz elektronicznej dokumentacji medycznej wszystkich swoich pacjentów.

Usprawnienia w rejestracji pacjentów

Kolejnym rozwiązaniem odpowiednim dla doktora Damiana Błaszczyka było założenie jego strony internetowej oraz umieszczenie na niej zakładki do rejestracji pacjentów na wizyty. Zależało nam na tym, aby zniwelować problem dotyczący zapisów do gabinetu znajdującego się w nieodpowiedniej lokalizacji. Dlatego zakładka do rejestracji on-line została zaplanowana w taki sposób, aby pacjent mógł w pierwszej kolejności wybrać placówkę, a dopiero potem usługę, która go interesuje. Pozwoli to na uniknięcie pomyłki związanej z lokalizacją placówki, w której ma odbyć się wizyta.

Przypomnienia SMS do pacjentów ze wszystkich placówek

Oprogramowanie medyczne Proassist posiada opcję wysyłania wiadomości SMS przypominających pacjentom o wizycie. Specjaliści korzystają z tej możliwości w celu zniwelowania ryzyka nieodbycia się wizyty. Doktor Błaszczyk również wprowadził tę funkcjonalność do swojej działalności. Opcje wysyłki takich wiadomości można dostosować indywidualnie do potrzeb lekarza. W przypadku Pana Doktora Błaszczyka wysyłane są SMS-y o takich samych treściach, jednak każdy z nich różni się nazwą i adresem placówki, w zależności od tego, gdzie odbywa się wizyta, o której lekarz chce przypomnieć. Dzięki temu Pan Doktor ma pewność, że pacjent otrzyma wiadomość z odpowiednim adresem.

Zarządzanie wszystkimi grafikami bez ograniczeń

W ramach korzystania z oprogramowania dla lekarzy Proassist mają oni możliwość zarządzania dostępem do swoich grafików. Oznacza to, że mogą dodawać do systemu użytkowników odpowiedzialnych za rejestrację wizyt, (mogą to być różne osoby w każdej placówce). Dzięki temu rejestracja w każdej placówce, w której swoje usługi wykonuje Doktor Błaszczyk, może wprowadzać zmiany do konkretnego grafiku i nie ma to wpływu na pozostałe grafiki w innych placówkach.

Podsumowanie

W ramach działalności ortopedy Damiana Błaszczyka pojawiła się potrzeba wprowadzenia kilku zmian. Przyjmowanie pacjentów w różnych miejscach wymagało prowadzenia skomplikowanego grafiku, ponadto istniało duże ryzyko powielania wizyt. Korzystanie z kalendarza Proassist pozwala na wyeliminowanie tego problemu. Wszystkie wizyty niezależnie od źródła zapisu znajdują się w jednym miejscu, co wprowadziło porządek do grafiku lekarza. Dużym ułatwieniem w zarządzaniu grafikiem jest także możliwość dodawania dostępu do niego rejestracji medycznej każdej z placówek. Pozwala to na dokonywanie zmian w jednym grafiku bez wprowadzania ich w pozostałych. Oprócz grafiku, dzięki usługom Proassist została usprawniona także rejestracja on-line do doktora Błaszczyka. Dzięki temu, że na zakładce do zapisów internetowych pierwszą opcją wyboru jest placówka – nie występują już żadne trudności związane z trafieniem do odpowiedniego gabinetu. Okazało się, że pacjenci bardzo cenią sobie tę zmianę i coraz chętniej wybierają rejestrację internetową na stronie Doktora Błaszczyka.

Jak usługi Proassist usprawniły działanie prywatnego gabinetu funkcjonującego w szpitalu?

W danym case study przedstawiliśmy przykład, jak wdrożenie usług Proassist usprawniło rejestrację medyczną oraz pomogło w pozyskaniu większej ilości pacjentów w gabinecie prowadzonym w szpitalu.

Funkcjonowanie gabinetu przed wprowadzeniem zmian

Doktor n. med. Małgorzata Pawlak to specjalista w zakresie ginekologii i położnictwa. Jest także założycielem szpitala ginekologiczno-położniczego MEDIKOR w Nowym Sączu, gdzie posiada gabinet medyczny, w którym przyjmuje swoje pacjentki.

Z uwagi na fakt, że Pani Doktor przyjmuje w gabinecie znajdującym się w szpitalu, pacjentki nie zawsze wiedziały, pod jakim numerem mogą dokonać zapisów na wizyty. Część z nich dodzwaniała się bezpośrednio do Pani Doktor, natomiast inne łączyły się ze szpitalem. W wyniku tego część wizyt była zapisywana w jednym ogólnym kalendarzu, a druga w terminarzu wizyt Pani Doktor, co wprowadzało dezorganizację w grafiku. Dodatkowo, przez brak jednego konkretnego numeru do gabinetu, pacjentki nie wiedziały, pod który numer zadzwonić w celu umówienia się na wizytę. Rejestracja wizyt była o tyle utrudniona z uwagi na fakt, że do samego szpitala wykonywanych jest więcej telefonów, niż do pojedynczych gabinetów, dlatego skontaktowanie się z Panią Doktor mogło być nieco problematyczne.

Obawy przed zmianą

Doktor Małgorzata Pawlak zdecydowała się na indywidualny tryb pracy. Oznacza to, że przyjmuje pacjentki jedynie we wtorki, czwartki i piątki. W ostatnie dni tygodnia wykonuje jedynie badania prenatalne II i III trymestru ciąży. Pani Doktor zakłada wykonywanie tej usługi również w inne dni, natomiast ważne było dla niej to, aby w piątki nie przeprowadzać zwykłych konsultacji.

Rozwiązaniem w tym przypadku było specjalne ustawienie w systemie Proassist polegające na nałożeniu limitu zero przy innych usługach w tym dniu, dzięki czemu, w przypadku grafiku Pani Doktor Pawlak nie ma możliwości zapisania się na konsultację w piątek.

Zmiany w rejestracji telefonicznej

Doktor Małgorzata Pawlak, chcąc poprawić swoją komunikację z pacjentkami oraz usprawnić pracę swojego gabinetu lekarskiego, postanowiła skorzystać z usług Proassist. Priorytetem okazały się zapisy na wizyty, dlatego wdrażanie usług rozpoczęliśmy od wprowadzenia zmian w rejestracji telefonicznej pacjentów.

Dotychczas Pani Doktor do rejestracji pacjentów korzystała ze swojego prywatnego numeru telefonu. Pacjentki docierały do Doktor Pawlak także za pośrednictwem numeru do szpitala, w którym pracuje. Dlatego w pierwszej kolejności wprowadziliśmy jeden numer telefonu do rejestracji wizyt.

Od momentu wprowadzenia zmian istnieją dwie możliwości zapisu na wizyty drogą telefoniczną:

1. Pacjentka dzwoni pod numer 18 47 91 062, podany na stronie internetowej Pani Doktor Pawlak i dokonuje telefonicznego zapisu na wizytę.

2. Pacjentka dzwoni pod numer prywatny Pani Doktor, a następnie po 10 sekundach zostaje przekierowana do rejestracji telefonicznej Proassist.

Połączenia od rodziny i znajomych doktor Pawlak pozostają bez zmian, ponieważ Pani Doktor przekazała nam listę numerów telefonów, które zostały zablokowane, dzięki czemu ani rodzina, ani znajomi nie dodzwonią się do rejestracji, nawet pozostając na linii dłużej niż 10 sekund. Takie rozwiązanie pozwala Pani Doktor używać tego samego numeru telefonu do celów służbowych, jak i prywatnych.

Kolejną zmianą było wprowadzenie jednego kalendarza, w którym zapisywane są wizyty ze wszystkich źródeł. Teraz Pani Doktor Pawlak oraz położne z nią współpracujące mają dostęp do jednolitego terminarza, dzięki czemu wszystkie osoby zajmujące się rejestracją mogą zapisywać pacjentki na wizyty. Do tego samego kalendarza wpisywane są wizyty zarezerwowane przez rejestrację telefoniczną Proassist. Dzięki takiemu rozwiązaniu Pani Doktor ma możliwość kontrolowania swojego grafiku.

Strona internetowa jako wizytówka internetowa Pani Doktor Pawlak

W ramach naszych usług Pani Doktor otrzymała stronę internetową, na której widnieją wszystkie informacje dotyczące cen jej usług oraz lokalizacji gabinetu. Dodatkowo, aby strona była bardziej widoczna, podpięliśmy ją pod mapy Google. Na witrynie została umieszczona specjalna zakładka służąca do rejestracji on-line, co jeszcze bardziej rozszerzyło zakres możliwości zapisów na wizyty.

Wdrożenie rejestracji on-line

Rejestracja internetowa przez stronę Pani Doktor możliwa jest 24h na dobę, dzięki czemu, oprócz tego, że nie ma konieczności wykonywania żadnych telefonów, to jeszcze można to zrobić w absolutnie każdym momencie. O możliwości zapisów internetowych informuje automatyczna sekretarka, którą pacjentki słyszą, dzwoniąc, aby zarezerwować wizytę.

SMS-y przypominające jako narzędzie do zmniejszenia ilości pacjentów niezjawiających się na wizytach

Kolejną kwestię problematyczną dla Pani Doktor stanowił fakt, iż niektóre pacjentki nie przychodziły na umówione wizyty. W grafiku pojawiały się luki, czas poświęcony na pacjentkę, która nie zjawiła się w gabinecie, był zmarnowany. Istniały dwie możliwości rozwiązania tego problemu: telefoniczne potwierdzanie wizyt, lub SMS przypominający o niej. Początkowo planowaliśmy wprowadzenie potwierdzania wizyt przez telefon, jednak okazało się, że samo wysyłanie wiadomości przypominającej w zupełności wystarczyło.
Dzięki opcji SMS-owej „przypominajki” pacjentkom rzadziej zdarza się nie pojawić się na wizycie 🙂

Podsumowanie

Wprowadzenie usług rejestracji telefonicznej i internetowej do gabinetu ginekologiczno-położniczego doktor Pawlak skutecznie usprawniło jej pracę. Przy tak dużej ilości pacjentek, które Pani Doktor przyjmowała na wizyty, przekierowywanie połączeń bezpośrednio do jej gabinetu lekarskiego bardzo ułatwiło komunikację z nimi. Okazuje się, że zapisów na wizyty przez stronę internetową dokonuje już 39% pacjentek, a zmiany w rejestracji telefonicznej zwiększyły zadowolenie tych, które już korzystały z usług Pani Doktor. Kiedy rozpoczynaliśmy współpracę z Panią Małgorzatą Pawlak, największą kwestię problematyczną stanowiło nieprzychodzenie pacjentek na umówione wizyty. Od momentu wprowadzenia zmian odsetek pacjentek niepojawiających się na wizytach zmniejszył się do 45%. Dodatkowo od chwili wprowadzenia usług Proassist do gabinetu Pani Doktor Pawlak nie istnieje problem z zapisami na wizyty, a dodatkowo, dzięki rejestracji on-line zakres możliwości rejestracji zdecydowanie się poszerzył, co również spowodowało zwiększenie ilości zapisów na wizyty.

Proassist jako usługa, która zwiększa ilość dokonywanych rejestracji w placówce medycznej

Wdrożenie oprogramowania medycznego Proassist zawsze wiąże się dla gabinetów lekarskich z dużymi zmianami i w każdym przypadku są to zmiany na plus. W poniższym studium przypadku przedstawimy historię zmian w funkcjonowaniu Centrum Medycznego Semper Fortis, którego największą bolączką był utrudniony kontakt telefoniczny z pacjentami.

Centrum Medyczne Semper Fortis

Semper Fortis to centrum medyczne oferujące pełną opiekę medyczną, począwszy od konsultacji lekarskich, przez usługi lekarzy specjalistów, a kończąc na badaniach diagnostycznych i zabiegach wykonywanych w trybie ambulatoryjnym. W kilku placówkach Semper Fortis zlokalizowanych w Krakowie realizowane są usługi medyczne z dziedziny ortopedii, fizjoterapii, medycyny pracy, reumatologii, kardiologii, urologii, psychiatrii, dietetyki, dermatologii i wielu innych. Centrum Medyczne Semper Fortis świadczy usługi zarówno na NFZ, jak i prywatnie, ciesząc się przy tym bardzo dobrą opinią i obsługując tysiące mieszkańców Krakowa i okolic.

Funkcjonowanie centrum przed zmianami

Wysokie standardy pracy w Centrum Medycznym Semper Fortis sprawiły, że placówka bardzo szybko wyrobiła sobie renomę i nigdy nie brakowało jej pacjentów. Każdy potrzebujący mógł skorzystać tam z porady lekarza specjalisty i wykonać potrzebne badania. Pacjenci umawiali się na wizyty osobiście, przez internet lub telefonicznie, przy czym telefoniczna rejestracja pacjentów była realizowana we własnym zakresie, przez zespół zatrudnionych w Semper Fortis rejestratorek medycznych.

Problematyka działania centrum

Największą bolączką Centrum Medycznego Semper Fortis był telefoniczny kontakt z pacjentami. Popularność placówki działała paradoksalnie na jej niekorzyść, dlatego, że osób zainteresowanych usługami medycznymi było tak wiele, że większość z nich po prostu nie mogła się dodzwonić na rejestrację. Dzwoniącymi byli zarówno pacjenci zainteresowani skorzystaniem z usług w ramach NFZ, jak i komercyjni (wybierający prywatne usługi). Telefonów było jednak tak dużo, że centrum w pewnym momencie wyczerpało swoje możliwości względem zapewnienia odpowiedniego poziomu odbieralności połączeń.

Zwiększenie dostępności rejestracji telefonicznej generowałoby konieczność zatrudnienia znacznie większego zespołu rejestratorek, a to wiązałoby się z dużymi kosztami. Po analizie sytuacji okazało się, że największy problem z odbieralnością połączeń występował do godziny 13.00. Aż 76% pacjentów dzwoniło właśnie do tej godziny, a w celu podwyższenia poziomu odbieralności do 90% należałoby zatrudnić minimum 4 dodatkowe rejestratorki medyczne pracujące tylko w godzinach porannych.

Dodatkowo zwiększenie zatrudnienia nie rozwiązałoby do końca problemu, dlatego, że pacjenci dzwoniący na NFZ i tak blokowaliby linię, przez co odbieralność pozostałych połączeń nadal nie uległaby poprawie. W rejestracji na miejscu zawsze było mnóstwo pacjentów czekających w kolejce oraz tych, którzy nie mogli się wcześniej dodzwonić, a rejestratorki medyczne próbujące „rozładować” te kolejki, nie mogły jednocześnie odbierać połączeń. Cała rejestracja zataczała błędne koło.

Lekarze zatrudnieni w POZ na NFZ mieli zawsze dużo pacjentów, którzy rejestrowali się nie tylko telefonicznie, ale też prywatnie i w ich przypadku problem nie był tak znaczący. Największą bolączką była rejestracja pacjentów do lekarzy współpracujących z placówką w formie wizyt prywatnych – ci medycy otrzymywali od pacjentów sygnały, że nie mogą się dodzwonić do centrum.

Konieczne było znalezienie alternatywy dla dotychczasowego sposobu rejestracji i pojawiła się ona pod postacią rozwiązań oferowanych przez Proassist. Wdrożenie oprogramowania medycznego Proassist oczywiście generuje koszty, ale jest bardzo skuteczne i rozwiązuje wszystkie dotychczasowe problemy.

Zmiana trybu działania Semper Fortis

W przypadku wdrażania programu dla lekarzy Proassist w dużym centrum medycznym konieczne jest uprzednie zebranie wielu istotnych informacji dotyczących funkcjonowania placówki oraz jej największych problemów i tak też stało się w tym przypadku. Uzyskaliśmy od nowego managera Semper Fortis wszystkie niezbędne dane i po ich analizie okazało się, że niewydolna rejestracja medyczna nie jest największym problemem placówki. Dochodzi do tego jeszcze brak jednolitego schematu przekazywania informacji dotyczących dostępnych usług i zabiegów. Krótko rzecz ujmując, informacje te nie były przekazywane w sposób przejrzysty i zrozumiały dla pacjentów.

Analiza wykazała, że wdrożenie rozwiązań Proassist przyniesie dużą poprawę w funkcjonowaniu placówki, a więc przystąpiliśmy do realizacji wszystkich założeń.

1. Pierwszym krokiem było przeszkolenie całego zespołu Semper Fortis z obsługi terminarza wizyt Proassist. Na szkoleniu rejestratorki centrum medycznego otrzymały też dokładną instrukcję dotyczącą sposobu komunikowania się z dzwoniącymi. Po instruktażu pracownicy rejestracji mogą przekazywać informacje w sposób zrozumiały i niepozostawiający pola do dowolnej interpretacji.

2. Drugim etapem było zorganizowanie centrali telefonicznej z możliwością wyboru celu połączenia. Dzwoniący mógł wybrać następujące opcje połączeń:

jeśli dzwonisz w sprawie NFZ, wciśnij 1 (taki wybór łączył z rejestracją Semper Fortis, która zapisywała pacjentów do oprogramowania medycznego obsługiwanego przez POZ);
jeżeli dzwonisz w sprawie prywatnych wizyt, wciśnij 2 (ten wybór przekierowywał do rejestratorek medycznych Proassist).

Pacjenci dokonujący rejestracji na wizyty prywatne byli wpisywani do oprogramowania medycznego Proassist – zarówno przez konsultantów Proassist, jak i rejestrację medyczną placówki. Dzięki temu uniknęliśmy możliwości zdublowania terminów.

3. Na stronie internetowej Centrum Medycznego Semper Fortis zainstalowaliśmy wigdet rejestracji online. Znajduje się on pod adresem https://semperfortis.pl/rejestracja-online/ i umożliwia pacjentom wygodne zapisanie się na wizytę w każdej chwili i bez względu na dzień tygodnia.

4. Zastosowaliśmy funkcjonalność pozwalającą na wysyłanie do pacjentów przypomnień SMS-owych o terminach wizyt.

5. Wyposażyliśmy każdego lekarza pracującego w Semper Fortis w aplikację mobilną umożliwiającą sprawdzanie wizyt zaplanowanych na konkretny dzień, a lekarze ze stosownymi uprawnieniami od managerów mogą również samodzielnie edytować swoje grafiki i dodawać nowe wizyty.

Nowy sposób działania Centrum Medycznego Semper Fortis

Niewielka z pozoru zmiana działania rejestracji medycznej znacznie ułatwiła pracę i zwiększyła poziom odbieralności połączeń, co przełożyło się na korzyści zarówno dla centrum, jak i dla pacjentów.

1. Korzyści dla Semper Fortis

Już w pierwszym miesiącu działania oprogramowania medycznego Proassist poziom odbieralności połączeń od pacjentów zwiększył się do 94%, natomiast średni czas oczekiwania pacjenta po wciśnięciu 2 (kontakt w sprawie wizyt prywatnych) wynosił zaledwie 17 sekund. Dodatkowo zmiana ta spowodowała, że w centrum medycznym ilość dokonywanych dziennie rejestracji zwiększyła się aż o 34%.

Z uwagi na to, że rejestracja telefoniczna stała się dużo wydajniejsza, zmniejszyła się też liczba rejestracji online wykonywanych za pośrednictwem portali zewnętrznych, które pobierały prowizje i tym samym ograniczone zostały niepotrzebne koszty. Placówka notuje teraz wyższe przychody przy jednoczesnym ograniczeniu wydatków. Program medyczny Proassist jest dla Semper Fortis tańszy niż zatrudnienie jednego pracownika na rejestracji medycznej w pełnym wymiarze czasu pracy, a należy przypomnieć, że dla wydajnego działania placówka musiałaby zatrudnić aż 4 nowe rejestratorki. Obecnie nie ma najmniejszej potrzeby zwiększania zatrudnienia.

Wdrożenie rozwiązań Proassist przyniosło też ulgę osobom pracującym na rejestracji – zostały one odciążone od nadmiaru zadań i mogą pracować w spokoju, nie martwiąc się kolejkami i napiętym grafikiem. Nowy tryb pracy wpłynął również pozytywnie na lekarzy współpracujących z Semper Fortis – mają teraz więcej pacjentów i dokładnie zaplanowany dzień pracy.

2. Korzyści dla pacjentów

Pacjenci korzystający z usług centrum Semper Fortis bardzo szybko docenili zmianę w funkcjonowaniu placówki. Obecnie mogą się bez problemu dodzwonić dokładnie tam, gdzie chcą i uzyskać rzetelne informacje, a dzień przed planowaną wizytą otrzymują wiadomość SMS z przypomnieniem o terminie.

Dzięki tym przypomnieniom ograniczony został też odsetek osób, które nie pojawiają się na umówionych wizytach i ułatwione zostało przekładanie terminów wizyt oraz ich odwoływanie. Pacjent może odwołać wybrany termin SMS-em – wystarczy, że użyje do tego specjalnego kodu odwołującego.

Podsumowanie

Bazowanie wyłącznie na własnych zasobach, czy to kadrowych, czy technologicznych nie zawsze wystarcza i jest to szczególnie zauważalne w przypadku dużych placówek medycznych. Paradoksalnie problemem centrum medycznego może być właśnie duże zainteresowanie usługami przy jednoczesnym braku możliwości odebrania każdego telefonu. Oprogramowanie medyczne Proassist rozwiązuje ten problem u jego podstaw – odciąża placówkę, automatyzuje rejestrację i udostępnia narzędzia pozwalające lepiej planować czas pracy oraz zwiększyć poziom zadowolenia pacjentów.

Wprowadzanie krok po kroku systemu rejestracji Proassist do gabinetu ginekologicznego

Case study: Wdrożenie systemu rejestracji Proassist w gabinecie ginekologicznym

Celem naszego case study jest pokazanie, w jaki sposób można znacznie uprościć działanie gabinetu lekarskiego, a przy tym ograniczyć czas potrzebny na umawianie wizyt i łatwiej zarządzać gabinetem z korzyścią dla siebie i dla pacjentów.

Gabinet lekarski Romana Krawca

Nasz klient, lekarz ginekolog i położnik Roman Krawiec od wielu lat prowadzi prywatną praktykę lekarską. Jako specjalista z ogromnym doświadczeniem, nigdy nie narzekał na brak pacjentek, a wręcz przeciwnie – w drzwiach jego gabinetu pojawiało się coraz więcej kobiet. Sposób funkcjonowania gabinetu Klienta nie był jednak pozbawiony wad.

Funkcjonowanie gabinetu przed zmianami

Gabinet lekarski Romana Krawca działał w określonych godzinach i pacjentki zjawiały się na wizyty bez wcześniejszego umawiania. Stałe pacjentki wiedziały, w jakich dniach i godzinach otwarty jest gabinet. Z kolei nowe pacjentki – pozyskujące kontakt z polecenia – zwykle dzwoniły, a wtedy lekarz informował je o swojej dostępności i prosił o zjawienie się w gabinecie w godzinach jego pracy.

Problematyka działania gabinetu

Mimo ogromnego zainteresowania ze strony pacjentek gabinet nie funkcjonował tak, jak należy. Pacjentki zjawiały się u lekarza w dowolnych godzinach, bez konkretnego terminu, a tym samym część z nich musiała długo czekać w kolejce. W najbardziej problematyczne dni w poczekalni gabinetu jednocześnie znajdowało się od kilku do nawet kilkunastu kobiet, a kolejność wejścia do lekarza była ustalana według kolejności pojawienia się w poczekalni.

Taki stan rzeczy rodził problemy, zarówno dla pacjentek, jak i dla samego lekarza. W przypadku pacjentek najbardziej problematyczne było:

niezadowolenie wynikające z konieczności długiego oczekiwania na przyjęcie;
zmęczenie wynikające z okresu ciąży lub połogu, a także różnych dolegliwości;
trudność ustalenia prawidłowej kolejności wejść do gabinetu;
brak wiedzy o urlopie lekarza i odwiedzanie gabinetu na marne.

Sytuacja lekarza również nie była korzystna, dlatego, że:

częstokroć musiał zostawać w pracy bardzo długo, gdyż nie chciał odmówić pacjentkom pomocy;
w niektóre dni występowały „okienka” między wizytami, co doprowadzało do straty czasu, a w inne poczekalnia była po prostu przepełniona.

Brak ustalenia konkretnych terminów i godzin wizyt powodował też, że pacjentki nie czuły się zobowiązane do zjawienia się w gabinecie, a cały grafik pracy nigdy nie był jednolity. Brak organizacji poważnie zaburzał działanie gabinetu i na dłuższą metę powodowało to zbytnie obciążenie. Konieczne było wdrożenie całkowicie innego, skuteczniejszego systemu pracy.

Naszym celem było zdjęcie z barków lekarza konieczności telefonicznego informowania pacjentek o godzinach działania gabinetu i wdrożenie skutecznego systemu rejestracji medycznej.

Zmiana trybu działania gabinetu

Po weryfikacji sposobu działania gabinetu naszego Klienta nie mieliśmy wątpliwości co do tego, że potrzebuje on diametralnych zmian. Wspólnie z Panem Doktorem ustaliliśmy nową koncepcję działania.

Wdrożone zostały poniższe rozwiązania

1. W pierwszej kolejności ustaliliśmy konkretny grafik – dni i godziny działania gabinetu.

2. Drugim etapem było zainstalowanie na stronie internetowej lekarza (pod adresem https://www.romankrawiec.pl/) widgetu systemu do rejestracji online Proassist.

3. Trzecim krokiem było przekierowanie do nas połączeń telefonicznych od pacjentek.

4. Następna zmiana polegała na tym, iż lekarz wywiesił przed swoim gabinetem informację o nowym sposobie działania i przyjmował w pierwszej kolejności te pacjentki, które wcześniej umówiły się na wizytę, a na końcu te, które nie wiedziały jeszcze o zmianach.

5. Kolejna wykonana zmiana to udostępnienie lekarzowi specjalnej aplikacji mobilnej do umawiania wizyt i umożliwienie samodzielnego ustalania godzin pracy, wprowadzania ewentualnych zmian i dodawania terminów wizyt pacjentek.

6. Zwieńczeniem prac było wprowadzenie SMS-owych powiadomień dla pacjentek o zbliżającym się terminie wizyty lekarskiej.

Nowy sposób działania gabinetu

1. Korzyści dla lekarza

Obecnie lekarz Roman Krawiec korzysta z nowoczesnego i funkcjonalnego programu do umawiania wizyt online, a także z usługi rejestracji telefonicznej swoich pacjentek. Lekarz wywiesił przed swoim gabinetem informację o nowym systemie przyjęć i nie musi już samodzielnie informować pacjentek o dniach i godzinach, w jakich pracuje. Obowiązki związane z informowaniem o terminach wizyt pełnią teraz nasze rejestratorki, dzięki czemu Klient może poświęcać czas wyłącznie na wizyty lekarskie. Nie traci go też w oczekiwaniu na pacjentki, dlatego, że „okienka” między wizytami już się nie zdarzają. Pan Doktor nie musi też zostawać w pracy do późna i znacznie efektywniej planuje swój dzień pracy. Oczywiście może samodzielnie zmieniać godziny przyjęć w konkretne dni i dodawać zaplanowane wizyty, a nasze rejestratorki widzą te zmiany i odpowiednio dopasowują się do nich, dzięki czemu godziny wizyt nigdy się nie pokrywają. Lekarz może też odwołać wizyty z powodu urlopu, nagłego wyjazdu lub innej przyczyny, a wtedy po prostu informuje o tym rejestratorki Proassist, a te przekazują wiadomość umówionym pacjentkom.

2. Korzyści dla pacjentek

Pacjentki, które nie wiedziały o nowej formie zapisu na wizyty, zostały przyjęte bez rejestracji i poinformowane o możliwości późniejszego umawiania się na konkretne dni i godziny. Obecnie pacjentki nie czekają w kolejce, jak miało to miejsce kiedyś – umawiają się telefoniczne (od poniedziałku do piątku w godzinach 8-21 i w soboty w godzinach 8-15) lub online (o każdej porze dnia i nocy), przychodzą na konkretne godziny i od razu dostają się na wizytę.

Pacjentki bardzo doceniły nowy tryb pracy gabinetu – wiąże się to dla nich z oszczędnością czasu i znacznie wyższym poziomem zadowolenia, o czym często informują lekarza. Każda pacjentka na 24 godziny przed wizytą otrzymuje powiadomienie SMS-owe z przypomnieniem o terminie spotkania z lekarzem. W wiadomości tej znajduje się też specjalny kod pozwalający odwołać wizytę. Jeśli pacjentka nie może stawić się w gabinecie, odpisuje na wiadomość specjalnym numerem i jej wizyta zostaje odwołana.

Nowy sposób funkcjonowania gabinetu Romana Krawca spełnia oczekiwania obu stron – zarówno samego lekarza, jak i jego pacjentek. Rejestracja odbywa się w sposób wygodny i niepozostawiający pola do pomyłek. Lekarz oraz pacjentki oszczędzają czas i zawsze wiedzą, kiedy odbędzie się wizyta.

Poszukiwania systemu, który usprawni prowadzenie gabinetu medycznego i zarządzanie placówką

Usprawnienie zarządzania terapiami

Elastyczność i ciągłe ulepszanie

Wsparcie i szybka pomoc techniczna

Oszczędność czasu i wygoda

Podsumowanie

System medyczny Proassist jako wsparcie w organizacji pracy dużej placówki medycznej

Wiele specjalizacji = duża liczba pacjentów

Jednolity terminarz wizyt dla wszystkich pracowników placówki

Zwiększenie liczby zapisów na wizyty dzięki rejestracji telefonicznej Proassist

Rejestracja online jako dodatkowe wsparcie w zapisach na wizyty

Zmniejszenie liczby pacjentów niepojawiających się na wizytach dzięki przypomnieniom SMS

Podsumowanie

Wdrożenie rejestracji telefonicznej Proassist do placówki medycznej ze świadczeniami prywatnymi oraz finansowanymi przez NFZ

Usługa telefonicznej oraz internetowej rejestracji Proassist jako wsparcie dla szpitala wykonującego szczepienia przeciwko Covid-19

Wielu chętnych

Przeciążona rejestracja telefoniczna szpitala

Rozwiązanie – rejestracja telefoniczna Proassist

Automatyzacja działań i usprawnienie rejestracji

SMS i E-mail przypominający o wizycie

Szybkie wdrożenie usług Proassist do Szpitala w Łowiczu

Dodatkowy punkt szczepień

Terminowa umowa z placówką

Podsumowanie

Jedno oprogramowanie medyczne dla wielu gabinetów jednego specjalisty

Problem z grafikiem lekarza

Utrudnienia w rejestracji pacjentów

Najskuteczniejsze rozwiązania

Kilka placówek – jeden kalendarz

Usprawnienia w rejestracji pacjentów

Przypomnienia SMS do pacjentów ze wszystkich placówek

Zarządzanie wszystkimi grafikami bez ograniczeń

Podsumowanie

Jak usługi Proassist usprawniły działanie prywatnego gabinetu funkcjonującego w szpitalu?

Funkcjonowanie gabinetu przed wprowadzeniem zmian

Obawy przed zmianą

Zmiany w rejestracji telefonicznej

Strona internetowa jako wizytówka internetowa Pani Doktor Pawlak

Wdrożenie rejestracji on-line

SMS-y przypominające jako narzędzie do zmniejszenia ilości pacjentów niezjawiających się na wizytach

Podsumowanie

Proassist jako usługa, która zwiększa ilość dokonywanych rejestracji w placówce medycznej

Case study: Wdrożenie systemu rejestracji Proassist w gabinecie ginekologicznym

Czy wiedziałeś, że...

Jesteś managerem lub właścicielem placówki?