Aplikacja mobilna Proassist – oprogramowanie medyczne w Twoim telefonie!

Aplikacja mobilna Proassist - oprogramowanie medyczne w Twoim telefonie!

Aplikacja mobilna Proassist to nowoczesne narzędzie, które umożliwi Ci korzystanie z oprogramowania medycznego za pomocą smartfona. Aplikacja dla lekarzy jest przeznaczona zarówno dla specjalistów pracujących w jednoosobowych gabinetach, jak i dla dużych placówek medycznych, które poszukują efektywnych rozwiązań do zarządzania swoją działalnością.

Dzięki aplikacji mobilnej możesz bezpośrednio z telefonu zarządzać kalendarzem wizyt i rejestracją pacjentów. Aplikacja umożliwia dodawanie, przekładanie i odwoływanie wizyt w sposób prosty i intuicyjny. Możliwość ustalania grafiku pracy i wprowadzania do niego zmian w każdej chwili znacznie ułatwia organizację czasu pracy. Jest to szczególnie przydatne podczas przeprowadzania wizyt domowych lub gdy pacjent zadzwoni w czasie, kiedy znajdujesz się poza gabinetem i nie masz dostępu do komputera.

Alikacja dla lekarzy oferuje także funkcje związane z wypełnianiem elektronicznej dokumentacji medycznej (EDM). Użytkownicy mogą głosowo wypełniać dokumentację. To oznacza, że wykorzystując funkcję przetwarzania mowy na tekst możesz powiedzieć to, co chciałbyś napisać. Smartfon przetworzy dźwięk na treść pisaną i Twoja dokumentacja będzie uzupełniona znacznie szybciej niż w przypadku gdybyś wpisywał ją ręcznie. Ponadto, aplikacja umożliwia wgrywanie zdjęć bezpośrednio do dokumentacji. Za pomocą aparatu w telefonie możesz zrobić zdjęcie papierowego dokumentu lub zmiany chorobowej, które od razu zostanie dołączone do wizyty. Ta funkcja jest doceniana w pracy podologów, dermatologów i stomatologów – dla nich bardzo istotne jest zapisanie obrazu, by przy okazji kolejnej wizyty móc ocenić postęp leczenia i porównać zdjęcia “przed” i “po”.

Aplikacja Proassist jest dostępna zarówno na urządzenia z systemem operacyjnym Android, jak i iOS, co zapewnia szeroki dostęp i kompatybilność. Jest ona regularnie aktualizowana i dostosowywana do jak najwyższych standardów i potrzeb zgłaszanych przez użytkowników.

Reasumując, aplikacja na telefon Proassist jest wszechstronnym narzędziem, które ułatwia zarządzanie gabinetem medycznym i poprawia jakość obsługi pacjentów, dostosowując się do dynamicznego środowiska pracy specjalistów medycznych.

To jeszcze nie wszystko! Proassist w partnerstwie z naukowcami z AGH stworzy Inteligentnego Asystenta lekarza za 11 milionów złotych. Projekt finansowany przez Narodowe Centrum Badań i Rozwoju zakłada stworzenie asystenta głosowego, podobnego do Siri, który będzie pełnił funkcje wsparcia dla lekarzy w codziennej pracy.

Dzięki temu rozwiązaniu lekarz będzie miał możliwość wydawania poleceń głosowych. Jedna komenda rozwiąże szereg wielu akcji w systemie: np. jednocześnie wystawienie e-skierowania i e-recepty i wypełnienie icd-10 i zwolnienie lekarskie na 3 dni. Celem projektu jest odciążenie lekarzy z obowiązków związanych z wypełnianiem dokumentacji. Lekarz będzie mógł wybrać czy skupić się na pacjentach lub pomóc większej liczbie chorych.

Zespół Proassist doskonale rozumie i zna problemy, z jakimi borykają się lekarze oraz placówki medyczne. Dzięki temu nowe rozwiązanie będzie idealnie dopasowane do potrzeb środowiska medycznego. Współpraca z naukowcami z AGH gwarantuje wprowadzenie najnowszych technologii i innowacyjnych rozwiązań.

Projekt asystenta głosowego dla lekarzy, realizowany przez Proassist i zespół naukowców z AGH, zakłada trzy lata intensywnych prac badawczych i rozwojowych. W tym czasie planowane jest gromadzenie i analiza danych zebranych od lekarzy, które posłużą do nauki maszynowej i doskonalenia funkcjonalności asystenta.

Mamy nadzieję, że wkrótce będziecie mogli wymienić aplikację mobilną na inteligentnego asystenta głosowego. Trzymajcie kciuki!

Prawo w gabinecie medycyny estetycznej – o czym musisz wiedzieć?

Prawo w gabinecie medycyny estetycznej - o czym musisz wiedzieć?

W dzisiejszym artykule zapraszamy Was na transkrypcję wyjątkowego Webinaru z Panią adwokat Marią Bergman, ekspertką ds. prawnych związanych z branżą medyczną. Dla wszystkich tych, którzy zmagają się z oskarżeniem o błąd w sztuce medycznej, ta kobieta to prawdziwy anioł stróż. Jako adwokat, pani Maria zna się także na prawnych aspektach prowadzenia gabinetu medycznego. Jej specjalizacja obejmuje obszary, które dla wielu są skomplikowane i nieznane, ale dla niej to codzienność.

Webinar jest częścią naszego cyklu „Gość Proassist”, w którym rozmawiamy z ekspertami z różnych dziedzin związanych z branżą medyczną. Prowadzącym spotkania jest oczywiście Jacek Piaseczyński, założyciel i CEO Proasssit. Przygotujcie się zatem na prawdziwą ucztę wiedzy!

Jacek: Jaka jest różnica między błędem a powikłaniem? Jak sobie z nimi radzić?

Maria: Błąd może się przytrafić każdemu, nawet najlepszemu lekarzowi. Dlatego najlepszym rozwiązaniem dla lekarza czy kliniki, a nawet dla pacjenta jest odpowiednie przygotowanie się do takiej sytuacji. Coraz więcej pacjentów jest świadomych tego, że może zgłaszać problemy o źle wykonanych zabiegach. W kontekście medycyny estetycznej najlepszym zabezpieczeniem jest dokumentacja: zgoda i pouczenie dla pacjenta o możliwych powikłaniach, przedstawienie procedury zabiegu. Do każdego zabiegu z zakresu medycyny estetycznej powinna być przygotowana inna zgoda, która w szczegółowy sposób opisuje każde możliwe powikłania. Dzięki temu zgoda pacjenta będzie w 100% świadoma, co poniekąd odciąża lekarza od odpowiedzialności za powikłania.

Powikłania są niezależne od przestrzegania procedur medycznych, natomiast za błąd uznaje się doprowadzenie do uszczerbku na zdrowiu pacjenta na skutek nieprzestrzegania ustalonych standardów procedur medycznych.

Jacek: Czy lekarz jest ubezpieczony od powikłań i błędów medycznych?

Maria: Ubezpieczenia OC mają przeważnie klauzulę dotyczącą błędów, ponieważ ciężko, żeby lekarz odpowiadał za powikłanie, które może się zdarzyć każdemu i zależy od organizmu pacjenta. Lekarz obowiązkowo musi mieć wykupione ubezpieczenie.

Jacek: Co robić gdy pacjent zgłosi problem co do wykonanego zabiegu?

Maria: Często jest tak, że po analizie danego przypadku proponuje się ugodowe rozwiązanie sprawy. Na mocy takiej umowy można się zobowiązać do zapłaty jakiejś kwoty odszkodowania. Często w zakresie medycyny estetycznej pacjenci korzystają z tak zwanej odpowiedzialności kontraktowej, gdzie zadośćuczynienie nie wchodzi w grę, ale na przykład lekarz wykonuje zabieg poprawiający lub zwraca koszty leczenia.

Przy sytuacji gdy pacjent zgłasza roszczenia najlepiej zachować spokój i na spokojnie przeanalizować cały problem.

Jacek: Gdzie zgłaszać problem jako pacjent?

Maria: Na samym początku problem składa się do placówki medycznej, której się wykonuje zabieg. Natomiast wiele zależy od tego jak zatrudniony jest lekarz wykonujący zabieg. Jeżeli jest na zasadzie spółki to wtedy solidarnie placówka medyczna i lekarz biorą odpowiedzialność za proble. Jeżeli lekarz jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę, to tutaj w grę wchodzą regulację wynikające z kodeksu pracy i ograniczenia odpowiedzialności za szkodę spowodowaną w miejscu pracy.

Jacek: Czy kosmetolog musi być ubezpieczony?

Maria: Teoretycznie nie ma takiego wymogu, natomiast powinien być ubezpieczony. Pacjent korzystający z usług kosmetologa ma takie samo prawo do roszczenia sobie naprawienia szkody jak w przypadku innego lekarza. Reguluje to prawo cywilne. Artykuł 415 kodeksu cywilnego mówiący: kto z winy swojej, wyrządził drugiemu szkodę, jest zobowiązany do jej naprawienia.

Jacek: Czy placówka może wykupić ubezpieczenie dla kosmetologa?

Maria: To zależy od firmy, która oferuje ubezpieczenia, ale przeważnie jest to możliwe. Kosmetolog może się sam ubezpieczyć albo może to zrobić placówa medyczna, w której wykonuję zabiegi.

Jacek: Jak działa rzecznik praw pacjenta?

Maria: Rzecznik praw pacjenta bada czy dany lekarz i placówka medyczna działają zgodnie z prawami pacjenta. Warto, aby w placówce w widocznym miejscu wisiała karta z prawami pacjenta. Po otrzymaniu zgłoszenia od pacjenta rzecznik praw pacjenta może zażądać od placówki wyjaśnień-najczęściej przesyła on kopię skargi do wglądu.

Błąd medyczny również może być formą naruszenia praw pacjenta.

Jacek: Czy rzecznik praw pacjenta może sam z siebie zrobić kontrole w placówce medycznej?

Maria: Sam z siebie raczej nie rozpocznie kontroli, natomiast może prowadzić spawy zbiorowe. Sam nie nałoży kary finansowej, natomiast jeśli dostanie jakieś sygnały, to może wszcząć postępowanie.

Jacek: Czy szantaż ze strony pacjenta, że wystawi negatywną opinię o placówce może być obroną dla placówki medycznej?

Maria: Przy kwestii ustalania zadośćuczynienia taka informacja może niewiele zmienić. W sytuacji, gdy ta opinia jest nieprawdziwa, w efekcie w placówce medycznej pojawia się mniej pacjentów, to wtedy można mieć co do tego roszczenia. W takiej sytuacji wchodzi w grę ochrona dóbr osobistych. I tutaj jeżeli pojawia się na jakimś portalu opinia, która jest niezgodna z prawem i może obrażać dobre imię lekarza. Administrator tej strony również może odpowiadać za taką opinię.

Jacek: Czym jest regulamin w placówce medycznej? Jakie są częste błędy w takim regulaminie?

Maria: Regulamin pełni funkcję umowy, dlatego warto pamiętać, aby nie zawierać w nim klauzul niedozwolonych. Jest formą zabezpieczenia zarówno dla placówki medycznej jak i dla pacjenta. Dlatego warto poświęcić swój czas na dokładne przygotowanie go. Powinien zawierać wszystkie niezbędne informacje na temat działania placówki medycznej. Pacjent nie musi go podpisywać, natomiast należy pamiętać, że regulamin musi być udostępniony i widoczny tak, żeby można było się z nim zapoznać. Najlepiej dodać go na stronę internetową czy postawić w widocznym miejscu w gabinecie lekarskim, czy na recepcji.

Częstym błędem w regulaminie jest dodanie klauzuli niezgodnej z prawem na przykład: gabinet nie ponosi odpowiedzialności za wszelkie zastrzeżenia, które ma pacjent po wyjściu z gabinetu. Nie można skrócić okresu przedawnienia, który obowiązuje konsumentów i pacjentów w takich sprawach.

Jacek: Co może wykonywać kosmetolog a co lekarz?

Maria: Mówiąc o zabiegach z zakresu medycyny estetycznej, mowa tu o medycynie więc takie zabiegi powinien wykonywać lekarz. Są pewne procedury, których kosmetolodzy nie powinni wykonywać ze względu na narażanie się na odpowiedzialność i narażanie się nie tylko cywilną, ale też karną. Głównie mowa tu o zabiegach z wykorzystaniem krwi, składnikach z niej pozyskiwanych, wysokoenergetycznych laserach, nici, kwas hialuronowy, leki na receptę czy toksyna botulinowa. Wszystkie zabiegi, które łączą się z jakimś ryzykiem, warto jednak zastrzec dla lekarzy. Trwają prace nad procedurą, co może wykonywać lekarz, a co pielęgniarka czy kosmetolog. Nawet pielęgniarka nie powinna wykonywać zabiegów mających na celu przerwanie ciągłości tkanek, bo ona stricte zajmuje się czynnościami leczniczymi ratującymi życie, a medycyna estetyczna nie jest z tym związana.

Etyka w zawodzie rejestratorki medycznej – wszystko, co musisz wiedzieć

Rola rejestratorki medycznej jest niezmiernie istotna w zapewnieniu sprawnego funkcjonowania placówki medycznej oraz zadowolenia pacjentów. W centrum tej funkcji znajduje się etyka zawodowa, która obejmuje szereg wartości i norm, mających na celu zagwarantowanie odpowiedzialnego i uczciwego wykonywania obowiązków.

Pacjent jest w tym wypadku bardzo nietypowym klientem, do którego trzeba podejść w wyjątkowy i odpowiedni sposób. Co więcej, to zwykle rejestratorka jest pierwszą osobą, która ma kontakt z pacjentem i odpowiada za dobre pierwsze wrażenie.

Etyka pracy to zbiór norm i wartości moralnych, które kierują zachowaniem pracowników w miejscu pracy. Obejmuje zasady postępowania w relacjach z zespołem, klientami, partnerami biznesowymi oraz społeczeństwem.

Jak wygląda etyka w pracy rejestratorki medycznej?

1. Poufność i ochrona danych pacjenta:

Jednym z fundamentów etyki zawodowej rejestratorki medycznej jest zachowanie poufności danych pacjentów. Rejestratorka ma dostęp do poufnych informacji medycznych, dlatego jej obowiązkiem jest ich ochrona. Utrzymywanie tajemnicy medycznej jest nie tylko zobowiązaniem prawnym, ale także wyrazem szacunku wobec pacjenta.

2. Profesjonalna komunikacja:

Etyka zawodowa obejmuje również profesjonalną komunikację zarówno z pacjentami, jak i personelem medycznym. Rejestratorka powinna być rzeczowa i empatyczna w kontaktach z pacjentami, to wpływa na poziom zaufania i komfortu pacjenta w placówce medycznej. Osoba pracująca na tym stanowisku musi posiadać wiedzę na temat pracy gabinetu i wykonywanych w nim usług medycznych.

3. Sprawiedliwość w dostępie do usług:

Rejestratorka medyczna powinna traktować wszystkich pacjentów z równym szacunkiem i dbać o sprawiedliwy dostęp do usług medycznych. Niezależnie od pochodzenia czy statusu społecznego, każdy pacjent zasługuje na uczciwe traktowanie i profesjonalną obsługę.

4. Skuteczne rozwiązywanie problemów:

Rejestratorka medyczna ma za zadanie opiekować się pacjentem gabinetu lekarskiego od chwili gdy umówi się on na wizytę u specjalisty. Wiąże się to z faktem, że to ona najczęściej jest odpowiedzialna za rozwiązanie ewentualnych problemów. Jeśli pojawią się trudności związane z rejestracją, rozliczeniami czy innymi aspektami administracyjnymi, rejestratorka powinna podjąć się odpowiednich działań, aby skutecznie je rozwiązać.

5. Kształcenie zawodowe i ciągłe doskonalenie:

Śledzenie zmian w przepisach, aktualizacja wiedzy dotyczącej procedur oraz uczestnictwo w szkoleniach to elementy wspierające rozwój zawodowy rejestratorki medycznej.

6. Dbałość o dobro placówki medycznej:

Etyka zawodowa rejestratorki medycznej obejmuje również dbałość o dobre imię i reputację placówki medycznej, w której pracuje. Działania rejestratorki powinny przyczyniać się do pozytywnego wizerunku placówki, co ma wpływ na zaufanie pacjentów i współpracowników.

Pamiętaj!

Etyka w pracy rejestratorki medycznej to nie tylko zbiór zasad, ale także fundament profesjonalizmu. Skrupulatność, empatia, rzetelność i zaangażowanie są najważniejsze. Poprzez przestrzeganie tych zasad, rejestratorka medyczna wspiera wysoką jakość opieki zdrowotnej i dobre funkcjonowanie Twojej placówki medycznej.

Zadania rejestratorki medycznej

Zakres obowiązków rejestratorek medycznych jest bardzo szeroki. Pełni ona kluczową rolę w obszarze administracyjnym placówki medycznej.Osoby na tym stanowisku mają wiele zadań mających na celu zapewnienie sprawnego funkcjonowania gabinetu lekarskiego i obsługi pacjenta.

Z uwagi na różnorodność obowiązków stanowisko rejestratorki medycznej wymaga dobrej organizacji pracy. Zadania związane z prowadzeniem dokumentacji medycznej wymagają skupienia, natomiast stały kontakt z pacjentem — komunikatywności i empatii.

Czym dokładnie zajmują się rejestratorki medyczne?

Przede wszystkim rejestracją pacjentów oraz wszystkim co z nią związane: zapisywaniem, potwierdzaniem wizyt. Przekładanie lub odwoływanie wizyt to zadanie jest ściśle związane z panowaniem nad grafikiem lekarza. Rejestratorka medyczna z jednej strony dba o to, żeby znaleźć najbardziej dogodny termin dla pacjenta, z drugiej stara się, aby w grafiku lekarza nie było zbędnych luk.
W niektórych placówkach medycznych rejestratorki przyjmują od pacjentów materiały do badań, oraz są odpowiedzialna za przekazywanie ich do laboratorium. Następnie wydają wyniki tych badań pacjentom.
Prowadzenie oraz przechowywanie dokumentacji medycznej również wchodzi w zakres obowiązków rejestratorek medycznych. Osoby na tym stanowisku wypełniają karty pacjenta, oraz dbają o to, aby wszystkie karty trafiały do gabinetu lekarskiego przed wizytą.
Rejestratorki wystawiają faktury oraz rachunki za świadczenia medyczne. Pacjent udaje się do recepcji po zakończonym badaniu w celu uregulowania opłaty. Osoby zatrudnione w rejestracji medycznej obsługują pacjenta od momentu zapisu do wyjścia z przychodni.
Rejestratorka medyczna często rozwiązuje problemy pacjentów: tłumaczy im jak trafić do placówki i jak się po niej poruszać.
Rejestratorka medyczna przekazuje dodatkowe informację od lekarza dla pacjentów i na odwrót. Jeżeli pacjent chce o coś zapytać lub coś przekazać to najczęściej właśnie rejestratorka zajmuje się przekazem tych informacji.

Wielozadaniowość rejestratorek medycznych

Pracownik rejestracji medycznej powinien być wielozadaniowy.

Wiąże się to z szerokim zakresem obowiązków, które czekają na osobę na tym stanowisku. Prowadzenie dokumentacji medycznej oraz sporządzanie sprawozdań wymaga dużej staranności.

W placówkach medycznych zdarzają się rozmaite sytuacje, związane z opóźnieniami, czy nagłą nieobecnością lekarza. Dlatego rejestratorki medyczne powinny posiadać umiejętność łagodzenia tego typu sytuacji.

Zakres jej obowiązków obejmuje czynności, które wiążą się zarówno z dużą starannością, jak i komunikatywnością. Rejestratorki medyczne dbają o poprawne prowadzenie dokumentacji medycznej i są w stałym kontakcie z pacjentami. Dlatego praca na tego typu stanowisku wymaga dobrej organizacji czasu oraz radzenia sobie w trudnych sytuacjach.

Jak poprawić odbieralność połączeń w placówce medycznej?

Odbieranie połączeń od dużej liczby pacjentów może okazać się nie lada wyzwaniem. Mimo że ta z pozoru łatwa czynność nie wymaga skomplikowanych umiejętności, to jednak wiąże się ze znalezieniem dodatkowego czasu.

Masz problem z nieodebranymi połączeniami w Twojej placówce medycznej?

Pacjenci często skarżą się, że nie mogą dodzwonić się do rejestracji. Są zdenerwowani straconym w oczekiwaniu na połączenie czasem i uważają, że “na pewno słuchawka jest odłożona”. My wiemy jednak, że w wielu placówkach medycznych to wcale nie odłożona słuchawka jest problemem, a ogromna liczba dzwoniących pacjentów i natłok zadań. Przykładowo: jeżeli rejestratorka musi jednocześnie.

odbierać telefon, zakładać kartoteki, potwierdzać wizyty na kolejny dzień i wspomagać na bieżąco pracę lekarza – nie jest możliwe, by odebrała każdy telefon.
Rozwiązaniem może być zatrudnienie do pracy w rejestracji kolejnej osoby. Jednak nie zawsze się to opłaca. Jak więc poradzić sobie ze stale dzwoniącym telefonem, a jednocześnie poprawić odbieralność i zaoszczędzić czas?

Odpowiedź jest prosta: przekierowanie połączeń przychodzących. Łączenie kilku czynności stanowi istotny i nieodzowny element pracy. Nie zawsze niestety da się pogodzić ze sobą wszystkie obowiązki. Właśnie dlatego stworzyliśmy funkcję przekierowania połączeń, która odpowiada za optymalizację Twojego czasu.

Połączenia bezwarunkowe i warunkowe

Przekierowanie połączeń to najlepszy sposób, by usprawnić profesjonalną obsługę pacjentów. Usługa zawiera dwie opcje: bezwarunkową i warunkową
.
Połączenia bezwarunkowe, to takie, które są odbierane wyłącznie przez rejestrację telefoniczną Proassist. Tą funkcję można uruchomić w prosty sposób – wystarczy wprowadzić na klawiaturze telefonu kod: **21*numer telefonu nadany przez Proassist#

Połączenia warunkowe są natomiast przydatne w momencie, gdy numer jest zajęty, niedostępny lub nie odpowiada. Do uruchomienia tej usługi służą trzy kody, z których każdy odpowiada za określoną przyczynę.

Wartościowa rozmowa z konsultantami telefonicznej rejestracji Proassist

Jedną z pozytywnych cech programu dla lekarzy Proassist jest rejestracja telefoniczna, która odpowiada nie tylko za zapisanie pacjenta na daną wizytę, ale także za prawidłowy przebieg rozmowy i pozytywny wizerunek Twojej placówki. Połączenie bezwarunkowe odbiera tylko rejestracja Proassist, dzięki czemu możesz mieć pewność, że każda rozmowa będzie utrzymana w tym samym standardzie, a pacjent zawsze uzyska od rejestratorki wszystkie niezbędne informacje. Pacjent, który w czasie umawiania się na wizytę będzie mógł nie tylko wybrać dogodny dla siebie termin, ale także uzyska odpowiedzi na wszystkie pytania, już na wstępie będzie pozytywnie nastawiony. Rejestratorki telefoniczne Proassist wytłumaczą pacjentowi, jak przygotować się na wizytę, wskażą gdzie powinien się zgłosić w umówionym terminie oraz podpowiedzą jak dotrzeć do placówki komunikacją miejską lub czy przed gabinetem są dostępne bezpłatne miejsca parkingowe. Taki sposób komunikacji niewątpliwie przyczynia się do większej satysfakcji z jakości konsultacji.

Sposób na poprawę relacji z pacjentami

Funkcja, którą gwarantuje oprogramowanie medyczne Proassist, umożliwi kompleksowe zarządzanie czasem, a także może pozytywnie oddziaływać na stosunki z pacjentami. Pracowity tryb życia, w którym zazwyczaj funkcjonuje lekarz, nie pozwala łączyć zbyt wielu obowiązków. Dzięki naszemu rozwiązaniu nie będziesz musiał już czuwać nad swoją rejestracją i martwić się o odbieranie dodatkowych połączeń. Rejestracja telefoniczna Proassist sprawi, że negatywne opinie na temat możliwości dodzwonienia się do Twojego gabinetu już nie będą spędzać Ci snu z powiek.

Skuteczność rejestracji telefonicznej – jak ją mierzyć i poprawić?

Skuteczność rejestracji telefonicznej - jak ją mierzyć i poprawić?

Dzisiejszy odcinek jest dedykowany tematowi skuteczności rejestracji telefonicznej. Czy kiedykolwiek zastanawialiście się, jak zmierzyć i poprawić tę statystykę? Jeśli tak, to właśnie tutaj znajdziecie odpowiedzi i wskazówki!

Definicja skuteczności rejestracji telefonicznej

Skuteczność rejestracji telefonicznej jest kluczowym wskaźnikiem dla placówek medycznych. Określa ona, jak dobrze placówka radzi sobie z rejestracją pacjentów przez telefon. Wskazuje na to, jak skutecznie personel medyczny przyjmuje telefony i rejestruje pacjentów. Poprawa tego procesu może przynieść liczne korzyści, takie jak zwiększenie liczby zarejestrowanych pacjentów, skrócenie czasu oczekiwania na wizytę i podniesienie jakości obsługi.

Wspólny współczynnik do mierzenia

Jednym z najczęściej stosowanych współczynników do pomiaru skuteczności rejestracji telefonicznej jest odbieralność połączeń. Odbieralność połączeń to procent połączeń, które zostały przyjęte przez personel medyczny w stosunku do wszystkich wykonanych połączeń. Im wyższy wskaźnik odbieralności, tym lepiej. Warto jednak pamiętać, że nie jest to jedyny wskaźnik skuteczności rejestracji. Inne aspekty, takie jak czas obsługi połączeń i jakość komunikacji, również mają istotne znaczenie.

Odbieralność połączeń ma największy wpływ

Odbieralność połączeń jest kluczowym czynnikiem wpływającym na skuteczność rejestracji telefonicznej. Każde nieodebrane połączenie to potencjalnie utracony pacjent i utrata szansy na zarejestrowanie go. Dlatego tak ważne jest, aby personel medyczny był dostępny i skoncentrowany na obsłudze połączeń. Jeśli placówka ma niską odbieralność połączeń, warto zastanowić się nad wprowadzeniem zmian, takich jak zwiększenie liczby linii telefonicznych lub zatrudnienie dodatkowego personelu.

Numer placówki służy nie tylko do rejestracji pacjentów

Numer telefonu placówki medycznej ma znacznie większe znaczenie niż tylko rejestracja pacjentów. Może on być również wykorzystywany jako źródło informacji dla pacjentów, takich jak godziny pracy, informacje o usługach medycznych czy adres placówki. Dlatego istotne jest, aby numer był łatwo dostępny dla wszystkich potencjalnych pacjentów. Pamiętajcie, aby podać numer telefonu do placówki na stronie internetowej placówki, wizytówce google, czy na ulotkach informacyjnych.

Szkolenie personelu i standaryzacja procesów

Jednym ze sposobów na poprawę skuteczności rejestracji telefonicznej jest odpowiednie szkolenie personelu. Personel medyczny powinien być przeszkolony w zakresie obsługi połączeń telefonicznych, umiejętności komunikacyjnych i rozwiązywania problemów. Ważne jest, aby personel był świadomy znaczenia skutecznej rejestracji telefonicznej i wiedział, jak efektywnie rejestrować pacjentów.

Standaryzacja procesów również odgrywa kluczową rolę w poprawie skuteczności rejestracji telefonicznej. Poprzez ustalenie jednolitych procedur i wytycznych, można zapewnić spójność i wysoką jakość obsługi niezależnie od tego, kto obsługuje telefon.

Monitorowanie i analiza danych

Monitorowanie i analiza danych są niezwykle istotne w procesie poprawy skuteczności rejestracji telefonicznej. Regularne monitorowanie wskaźników, takich jak odbieralność połączeń, czas obsługi czy jakość komunikacji, pozwala na śledzenie postępów i identyfikowanie obszarów wymagających poprawy. Analiza danych umożliwia głębsze zrozumienie trendów i odkrywanie potencjalnych problemów, które mogą wpływać na skuteczność rejestracji. Na podstawie tych informacji można podejmować świadome decyzje i wdrażać skuteczne strategie usprawniające proces rejestracji telefonicznej.

Podsumowanie i wnioski

Skuteczność rejestracji telefonicznej ma ogromne znaczenie dla placówek medycznych, ponieważ wpływa na jakość obsługi pacjentów oraz efektywność całego procesu. Wprowadzenie skutecznych metod pomiaru, takich jak odbieralność połączeń, szkolenie personelu, standaryzacja procesów oraz monitorowanie i analiza danych, może przynieść liczne korzyści. Wysoka skuteczność rejestracji telefonicznej przekłada się na zwiększoną liczbę zarejestrowanych pacjentów, skrócenie czasu oczekiwania na wizytę oraz poprawę ogólnej satysfakcji pacjentów. Dlatego ważne jest, aby placówki medyczne skupiły się na doskonaleniu tego procesu i podejmowały świadome działania w celu jego ciągłej poprawy.

Jak poprawić skuteczność rozmów rejestracji telefonicznej?

Odwiedź grupę na Facebooku, aby mieć stały dostęp do informacji z branży medycznej!

Poprawność rejestracji medycznej zależy w dużej mierze od prawidłowej organizacji. Poniżej znajdziesz szereg praktycznych wskazówek, gotowych do wdrożenia w Twojej placówce medycznej. Dowiedz się, dlaczego połączenie telefonicznej rejestracji pacjentów z udogodnieniem w postaci rejestracji online, jest skuteczne.

Naszym zadaniem jest doprowadzenia do ilości odbieranych połączeń na poziomie minimum 95%.

Webinar przeprowadziła Mirella Sajdak. Serdecznie zapraszamy do odsłuchania lub przeczytania!

Rejestracja pacjentów na wizyty - podstawowe wskazówki

Nie mamy wątpliwości, że prowadzenie rejestracji telefonicznej na wizyty, to duże wyzwanie. Niemniej, nasze doświadczenie pokazuje, że wprowadzenie kilku podstawowych rozwiązań jest w stanie poprawić jej skuteczność. Naszym zadaniem jest doprowadzenie do sytuacji, kiedy poziom odbierania połączeń osiągnie poziom minimum 95%. Bez tego elementu wdrożenie dodatkowych działań nie będzie skuteczne w dostatecznym stopniu.

Co poprawić - skuteczna rejestracja medyczna

Odbieranie połączeń na poziomie 95%.
Numer telefonu powinien być przeznaczony wyłącznie do rejestracji, co zminimalizuje ryzyko zajętej linii przez osoby, które na ten moment nie są zainteresowane rejestracją na wizytę.
Przed odebraniem słuchawki, pacjenci powinni usłyszeć informacje na temat możliwości rejestracji online wraz z konkretnym powitaniem, które potwierdzi, że osoba dodzwoniła się do właściwej firmy.
Rejestratorka powinna być kulturalna i dobrze poinformowana na temat usług świadczonych przez specjalistów, sposobu przygotowania się na konkretny zabieg, ceny, czy konieczności dokonania płatności przed wizytą za konkretne usługi.
Na stronie internetowej placówki medycznej powinna znaleźć się sekcja przygotowana do rejestracji online. Umożliwia to całodobowe zarezerwowanie wizyty nawet w momencie, kiedy placówka nie pracuje.
Na stronie internetowej placówki medycznej niezbędne jest umieszczenie odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania (związane z dojazdem do placówki, cennikiem za konkretne usługi, sposobem przygotowania do zabiegów itp.).
Każda rejestratorka powinna prowadzić rozmowę w umiejętny sposób. Niezbędne jest do tego określenie skryptu rozmowy, który pozwoli na jej swobodne prowadzenie od przywitania, przez zarezerwowanie terminu, aż po jej zakończenie pożegnaniem pacjenta.
Na stronie internetowej powinna znaleźć się aktualna informacja na temat specjalistów, świadczonych przez nich usług, miejsc gdzie przyjmują itp.

Strona internetowa i rejestracja online - czy rzeczywiście ma coś wspólnego z rejestracją telefoniczną?

Mogłoby się wydawać, że rejestracja online i telefoniczne umawianie wizyt, nie mają ze sobą wiele wspólnego. Nic bardziej mylnego. Ilość odbierania połączeń na poziomie minimum 95% jest znacznie łatwiej osiągnąć w momencie, kiedy część zainteresowanych osób zdecyduje się na zarezerwowanie wizyty w formie internetowej.

Na stronie internetowej znacznie łatwiej jest dokonać rejestracji na konkretną godzinę, a proces ten pozostaje możliwy w formie całodobowej. Automatyzacja tego elementu jest skutecznym rozwiązaniem, kiedy rejestracja telefoniczna na ten moment pozostaje bardzo obciążona. Kolejną kwestią pozostaje fakt, że coraz więcej pacjentów preferuje elektroniczne umawianie wizyt do specjalistów.

Od czego zacząć poprawę skuteczności rejestracji?

Poprawa skuteczności rozmowy rejestracji medycznej, to kluczowy proces.

Skrypt rozmów

krótkie zwroty – nie mogą być za długie, wówczas rozpraszają uwagę klienta.
lista dobrych praktyk – np. brak spożywania posiłków w trakcie rozmowy, picia kawy itp.
przywitanie pacjenta – potwierdzenie, że dodzwonił się do właściwego miejsca, kulturalne przywitanie.
najczęstsze przypadki rozmów telefonicznych – przeanalizowanie konkretnych case study i znalezienie sposobów na rozwiązanie problemów pacjentów.
najczęstsze błędy podczas rejestracji – przeanalizowanie sposobu prowadzenia rozmów w niewłaściwy sposób i wskazanie dobrych praktyk w formie alternatyw.
cisza podczas rozmowy – zamiast niezapowiedzianej ciszy spowodowanej na przykład poszukiwaniem wolnego terminu, warto poinformować o aktualnym etapie i poprosić o cierpliwość.
brak dążenia do umawiania wizyty – warto dążyć do deklaracji pacjenta, pytać konkretnie, wtedy pacjent musi się ustosunkować do pytania.
rozmowa z trudnym pacjentem – wymaga przeanalizowania najczęstszych sytuacji i znalezienia skutecznych, kulturalnych metod ich rozwiązania.
podsumowanie rozmowy i pożegnanie pacjenta.

System w Proassist wyświetla usługi, które wykonuje dany specjalista rejestratorce. Kiedy pacjent chce po prostu zapisać na konkretną wizytę —- rejestratorka nie wybiera specjalisty, tylko szuka z listy usług konkretną usługę i system automatycznie podpowiada jej najbliższy termin. System wyświetla informacje, które rejestratorka musi wiedzieć (czas trwania, cena usługi i przygotowanie do badania). Jeśli usługa wymaga płatności online to rejestratorka również taką informację otrzymuje bezpośrednio w systemie.

Istotne kwestie (dojazd, parking, sposoby płatności, umowy podpisane z NFZ i innymi ubezpieczeniami, formy potwierdzeń zarezerwowanego terminu, przypomnienia SMS, dostosowanie dla osób niepełnosprawnych) na temat przychodni są przedstawione za pomocą infografik.

Kiedy jest dobry czas na zorganizowanie rejestracji pacjentów w swoim gabinecie?

Rejestracja medyczna – a konkretniej jej organizacja. Czy jest na nią lepszy i gorszy czas? Kiedy podjąć odpowiednie działania, aby w maksymalnym sposób wykorzystywać potencjał swojego gabinetu?

W trakcie lektury naszego najnowszego artykułu dowiesz się między innymi:

Jak w czasie zaplanować konkretne działania rozwojowe swojej placówki medycznej/gabinetu medycznego.
Czy rejestrację pacjentów możemy zostawić na później i zajmować się nią samodzielnie.
Po czym poznać dobrze zorganizowaną rejestrację pacjentów.

Jak w czasie zaplanować konkretne działania rozwojowe swojej placówki medycznej/ swojego gabinetu medycznego?

Kiedy otwierasz swój gabinet masz jeden cel – świadczyć najwyższą jakość swoich usług dla pacjentów, którzy przyjdą na umówioną wcześniej wizytę. Jednak sam proces umożliwienia im rejestracji jest często pomijany. W standardowym (dość archaicznym – zaraz dowiesz się dlaczego) przykładzie – w gabinecie medycznym, sam specjalista odpowiada za umawianie pacjentów, czyli odbieranie telefonów. Proces ten jest nierzadko żmudny i ma ogromne wady, jeśli nie zadbamy o jego właściwą organizację.

W sytuacji, kiedy nadrzędny element, jakim jest organizacja rejestracji medycznej zostanie przez nas zignorowany, nawet najlepiej zoptymalizowane działania marketingowe mogą nie przynieść zadowalających efektów. Czytaj – większą ilość pacjentów, którzy rejestrują się na wizyty i co ważne, finalnie na nie przychodzą.

Podajmy przykład.

Przykład 1.

Sam prowadzisz gabinet specjalistyczny i zajmujesz się odbieraniem połączeń. Rejestracja jest czynna w godzinach, kiedy przyjmujesz pacjentów, dlatego naturalne jest, że nie każde połączenie zostanie przez Ciebie odebrane od razu. Z punktu widzenia pacjenta może oznaczać to brak wolnych miejsc lub po po prostu zignorowanie jego próby kontaktu, przez co rozpocznie ponowne poszukiwanie specjalisty

Przykład 2.

Prowadzisz placówkę medyczną i za odbieranie połączeń odpowiedzialna jest rejestratorka medyczna. Jak każda osoba, tak również ona ma pewne ograniczenia i naturalnie jest w stanie na raz odebrać wyłącznie jedno połączenie. Przez co więcej pacjentów może finalnie nie dodzwonić się do Twojego gabinetu i zdecydować się na ofertę konkurencyjnej placówki medycznej.

Czy rejestrację pacjentów możemy zostawić na później i zajmować się nią samodzielnie?

Z założenia oczywiście rejestracja pacjentów może pozostać na naszej głowie. W praktyce jednak powierzenie odbierania połączeń nawet jednej osobie, staje się niezwykle wymagającym procesem. Biorąc pod uwagę możliwości prowadzenia różnych działań z zakresu marketingu medycznego (Prowadzenie fanpage’a, Facebook ADS, Google ADS itp.) zapewnienie wyłącznie telefonicznej rejestracji, jest utrudnieniem w komunikacji z placówką. Zdecydowanie zatem nie powinniśmy odkładać organizacji rejestracji na potem, czy ograniczać pola kontaktu dla pacjentów wyłącznie do możliwości rejestracji telefonicznej. Co zatem zrobić?

Po czym poznać dobrze zorganizowaną rejestrację pacjentów?

Dobrze zorganizowana rejestracja pacjentów to gwarancja możliwości skontaktowania się z placówką medyczną i umówienia się na wizytę w wybrany przez pacjenta sposób. Ogromnym atutem jest możliwość stworzenia formularza do rejestracji online na stronie internetowej konkretnego gabinetu specjalisty. Dzięki temu w prosty sposób zmniejszamy ryzyko ogromnej ilości zainteresowanych pacjentów, którzy chcą zarejestrować się wyłącznie przy pomocy telefonu.

Odpowiednia organizacja rejestracji w placówce medycznej to gwarancja, że pacjent ma możliwość umówienia terminu wizyty i jego zmiany o dowolnej porze, a nie wyłącznie w wyznaczonych godzinach. Takie właśnie propozycje oferują swoim potencjalnym pacjentom kliniki, placówki i gabinety, które umożliwiają rejestrację online.

Dobrze zorganizowana rejestracja pacjentów to także zaplanowanie formy przypomnieć o zbliżającym się terminie wizyty. Możemy zastosować różnorodne formy przypomnieć w postaci wysyłanym automatycznie maili, wiadomości SMS, a nawet połączeń. Wszystko zależy od grupy docelowej, która stanowi większą część grupy naszych potencjalnych pacjentów. Więcej na temat właściwej organizacji rejestracji pacjentów i tego ile możesz stracić, kiedy odłożysz ją na później, dowiesz się na łamach podcastów Jak zrozumieć Pacjenta.

Zrozumieć Pacjenta #07 – Audyt telefonicznej rejestracji – jak zrobić go dobrze

Zrozumieć Pacjenta #07 - Audyt telefonicznej rejestracji - jak zrobić go dobrze

Miło pojawić się na nowo w roli podcastera. Przepraszam za brak regularności, natomiast bardzo wiele dzieje się w Proassist i jestem zaangażowany w wiele projektów, wdrożeń, a przez to nie zawsze mam czas na realizację kolejnego odcinka. Jednak mam ambicje, aby wygospodarować tyle czasu, aby starczyło przynajmniej na dwa odcinki w miesiącu… Szczególnie że wiem, że są one słuchane przez Was, gdyż dostaje wiele wiadomości prywatnych nawiązujących do konkretnych odcinków, co mnie oczywiście bardzo cieszy.
Nie chciałbym schodzić poniżej pewnego poziomu i myślę, że sztampowe podpowiedzi co zrobić w danej sytuacji, w danym momencie pewnie by Państwa nie interesowały, a tworzenie brzydko mówiąc: samego mięsa, jednak trochę czasu zjada. Najpierw muszę sobie poukładać proces w głowie, a dopiero później przekazać go w odcinku podcastu. 🙂

Druga istotna sprawa, to grupa na Facebooku o nazwie: „Jak zrozumieć pacjenta” przekroczyła już 200 członków i widzę, że pojawiają się tam coraz bardziej żywe dyskusje. To bardzo cieszy, bo właśnie po to ją stworzyliśmy, abyśmy wszyscy mogli uczyć się od siebie nawzajem, czerpać swoją wiedzę i nie popełniać tych samych błędów, a w zasadzie omijać je szerokim łukiem.

Co zrobić, aby rejestratorki medyczne prowadziły rozmowy telefoniczne według ustalonego skryptu?

Natomiast przechodząc do meritum: dzisiejszy odcinek powstał po rozmowie z klientem, który odsłuchuje rozmowy swoich rejestratorek oraz naszych konsultantów Proassist, które kierowane są do jego placówki. Nie może się nadziwić, jak to się dzieje, że u nas zdecydowana większa ilość połączeń jest prowadzona w “lepszy” według niego sposób. Pan Paweł mówi, że nawet wprowadził do swojej placówki nasz skrypt rozmów (na jego prośbę podarowaliśmy mu jakiś czas temu), ale mimo to nie ma takiego efektu, jaki by chciał uzyskać. Zauważył również, że jak porównuje ilość rozmów do ilości zapisów, to ma mniejszą skuteczność rozmów. Obserwuje cały czas te same błędy i nie jest w stanie ich wyeliminować. Aktualnie zdecydował się na to, żeby przekazać nam już cały ruch telefoniczny kierowany do jego placówki. Rejestracja stacjonarna zajmie się wyłącznie obsługą pacjentów na miejscu…. Cała ta sytuacja natchnęła mnie do stworzenia kolejnego odcinka, właśnie po to, by pomóc w tym, o czym mówiłem poprzednio, czyli zrozumieniu, że przekazanie bazy wiedzy i skryptu bez odpowiedniego sprawdzania jego wykonania, co najważniejsze, czyli ciągłej poprawy błędów, jakie są popełniane — nigdy nie da nam optymalnego efektu.

Należy na bieżąco sprawdzać, nazwijmy to brzydko: “trzymanie się skryptu rozmów”, umiejętność posługiwania się informacjami zawartymi w bazie wiedzy i ogólnie jakości rozmów naszych rejestratorek w swoich placówkach, ale również sukcesywnie poprawiać kolejne części danej rozmowy. Wiem, że nam jest to łatwiej zrobić, ponieważ robimy to zawodowo, ale podkreślam jeszcze raz to, co mówiłem w poprzednich podcastach: jeżeli nie masz czasu czy ochoty robić audytu rejestracji telefonicznej w swojej placówce, a następnie poprawiać jakości rozmów telefonicznych, liczyć skuteczność i ją poprawiać, to zastanów się, czy Twój czas poświęcony na zrobienie i wdrożenie skryptu oraz bazy wiedzy ma sens. Powinieneś wiedzieć, że Twoja praca w takim przypadku będzie realizowana przez personel np. w 30 %…jeżeli jest to dla Ciebie satysfakcjonujące, bo uważasz, że lepiej wspomniane 30 % niż 0, to ok… Jeżeli będzie Ci z tym źle, że się napracowałeś, a każdy ma to w nosie, to lepiej sobie odpuść, bo będziesz tylko niepotrzebnie miał nadciśnienie. 😛 Oczywiście będzie jakaś korzyść, ale na pewno nie taka, jak w momencie gdy oprócz wdrożenia danych rozwiązań będziesz je jeszcze na bieżąco monitorował, czy one działają, czy rejestracja trzyma się wspomnianej strategii i odpowiednio posługuje bazą wiedzy.

Chcesz lepiej zarządzać swoją
placówką medyczną?

Chcesz lepiej zarządzać swoją placówką medyczną? Bądź na bieżąco z najnowszym contentem w tej tematyce. Zostaw nam swój adres mailowy, a raz w miesiącu otrzymasz od nas zestawienie materiałów, które mogą Cię zainteresować.

Wysyłanie formularza zakończone sukcesem.

Wystąpił błąd.

W jaki sposób monitorować trzymanie się skryptu rozmów przez rejestratorki medyczne?

A w jaki sposób kontrolować wykonywanie skryptu przez nasz personel? W jaki sposób zrobić audyt rejestracji medycznej placówki?
Generalnie widzę duży problem na rynku związany z tym, że firmy audytujące rozmowy rejestratorek placówek medycznych nie mają o tej rejestracji pojęcia. Drugim dużym problemem jest to, że próbują różnymi sztuczkami wpłynąć na ostateczną ocenę, dlatego postaram się w miarę krótko opisać to, czego powinniśmy się przestrzegać, gdy jakaś firma proponuje nam wykonanie u nas audytu rejestracji pacjentów.

W naszym Proassist-owym mniemaniu zdecydowanie najlepiej jest robić audyt rejestracji telefonicznej placówki medycznej na żywym przykładzie, czyli nie dzwoniąc i nagrywając te połączenia…ale po prostu odsłuchując tych połączeń, które są do nas kierowane od prawdziwych pacjentów. MA TO ZDECYDOWANIE GŁĘBSZY SENS, bo wtedy rozmawiamy o prawdziwych przypadkach rozmów, a nie tych, które wymyślili sobie audytujący i które to czasami nie przekładają się na prawdziwe rozmowy w naszym centrum. To jest niestety najczęstszy błąd podczas audytu, czyli audyt robiony nie na prawdziwych rozmowach, ale na “tajemniczych pacjentach”.

Jakie błędy czy sztuczki są najczęściej praktykowane przez firmy audytujące rejestrację pacjentów?

Zamiast odsłuchiwać rozmów naturalnych (teraz bardzo łatwo wdrożyć nagrywanie połączeń w placówce medycznej), prowadzą własne i je nagrywają (bardzo często nie mają one pokrycia z rzeczywistością) – proszę zobaczyć, jaka wtedy jest patowa sytuacja. Państwo dokonują zmiany w naszym procesie rejestracji na bazie rozmów/rozmowy, która nigdy nie będzie miała miejsca w naszej placówce → bez sensu. 🙂
Skupiają się na ilości połączeń (odebranych i nieodebranych) → to nie powinno być audytowane. Możemy to sprawdzić samodzielnie u każdego operatora lub w wirtualnej centrali. Dodatkowo te dane, które uzyskamy będą “pełniejsze”, niż dane z np. 500 rozmów — > bez sensu na to wydawać pieniądze, które mamy przygotowane na audyt.
Przedstawiciele firmy audytującej dzwonią w czasie, w którym jest największy ruch telefonicznych, aby pokazać, że telefon jest nieodbierany.
Rozłączenie się w trakcie zapowiedzi i później wnioski z audytu: Słuchaj, straciłeś 30 połączeń, a więc 10 potencjalnych klientów, to bez sensu… Robiliśmy badania wewnątrz Proassist i pacjenci, którzy rozłączają się w trakcie zapowiedzi głosowej, nie dokonują zakupu (oczywiście mówię o sytuacji, w której zapowiedź jest zwięzła i krótka) – oni rozłączają się dlatego, że uzyskali informacje, że się źle dodzwonili lub że zadzwonili za późno, bo jest już po godzinach pracy, czy też usłyszał o możliwości samodzielnej rejestracji poprzez stronę internetową, itp. O ile jeszcze oddzwanianie na połączenia, które były wykonane, poza godzinami naszej pracy ma sens, o tyle oddzwanianie do pacjentów, którzy rozłączyli się w trakcie zapowiedzi, nie ma sensu, bo Ci pacjenci nie zapisują się na wizyty. Oczywiście, jeżeli ktoś sądzi inaczej, możemy polemizować. Czekam na dane z jego placówki.
Audytor w trakcie rozmowy z rejestratorką (zazwyczaj o najdroższym zabiegu w placówce) przerywa połączenie niespodziewane, następnie w raporcie pokazuje właścicielowi: Proszę zobaczyć: nie oddzwonili do mnie, to jest strata 5000 zł na tym zabiegu. To nie ma sensu. Często jest tak, że pacjent dzwoni w czasie jazdy, gdzie sieć komórkowa zanika i ma niestabilne łącze. Oczywiście trzeba uczulić rejestratorkę i rozpisać w skrypcie, co wtedy należy robić, np.: Bardzo słabo Pana słychać, chyba jest Pan w miejscu, w którym gubi Pan zasięg, jeżeli by nas rozłączyło, to proszę zadzwonić, jak będzie Pan w miejscu o stabilnym zasięgu… ale nakazać rejestratorce oddzwaniać na połączenia, które z jakichś powodów pacjent przerwał, jest bez sensu. Powodów, dla których pacjent przerywa rozmowę, mogą być setki, a wśród nich, taki, że pacjent nie życzy sobie, aby do niego oddzwaniać.
Firma przeprowadzająca audyt robi nienaturalny ruch telefoniczny, aby pokazać: proszę zobaczyć, jak zadzwoni 5 pacjentów na raz, to Państwo odbiorą wyłącznie 2 telefony. Generalnie, zamiast robić to w ramach audytu, to sprawdźmy to na centrali, czy taka sytuacja jest częsta i dokonajmy obliczeń co do utraconych połączeń. Ja oczywiście jestem zwolennikiem rozwiązania tego problemu, ale na pewno nie zwolennikiem tego, aby sprawdzaniem, czy ten problem występuje zajmowała się firma audytująca rejestrację pacjentów, bo jej dane będą zdecydowanie mniej miarodajne, niż dane z centrali telefonicznej.

Ok, a więc jak już wiemy jakich sztuczek od firm audytujących unikać, to na czym powinniśmy się skupić przy wybieraniu firmy audytującej lub sami audytując rejestrację pacjentów w naszej placówce?

Podstawowe zasady w trakcie przeprowadzania audytu rejestracji pacjentów:

Dwie podstawowe zasady:

Sprawdzajmy, to czego nie wiemy i nie możemy się dowiedzieć z lepszych narzędzi (np. ilość połączeń odebranych i nieodebranych nie musimy audytować, ponieważ będziemy mieli zdecydowanie lepsze dane od operatora, czy też wirtualnej centrali niż od audytorów).
Starajmy się audytować to, co jest u nas NAJCZĘSTSZYM PRZYPADKIEM — bo wtedy mamy najwięcej korzyści z audytu. Jeżeli będziemy wprowadzać zmiany na bazie jakiejś sztuczki wykonanej przez audytujących, której to odzwierciedlenie rozmowy występuje u nas raz na rok, to bez sensu zmieniać w związku z tym skrypt rozmów lub poświęcać swój i rejestratorki czas na przygotowanie się do tego przypadku… bo korzyści z wprowadzenia tych zmian będą niezwykle niskie.

Jak powinien wyglądać dobrze przeprowadzony audyt rejestracji telefonicznej pacjentów w placówce medycznej?

Omówiliśmy już kwestię tego, przed czym należy się przestrzegać i czego oczekiwać od firm audytujących, a więc teraz przejdźmy do tego, w jaki sposób powinniśmy taki audyt przeprowadzić lub jak on powinien być wykonywany przez firmę audytującą, która zna się na rzeczy.

Myślę, że najlepszym przykładem będzie, kiedy opowiem, jak on wygląda u nas, tzn. jak my audytujemy siebie oraz w jaki sposób audytujemy placówki, które nas o to proszą. W ten sposób będziecie mogli zrobić to samodzielnie we własnej placówce lub dać do odsłuchania ten odcinek do firmy, która Was audytuje, aby się nim kierowała… to taki mały prztyczek 🙂

Chcesz lepiej zarządzać swoją
placówką medyczną?

Wysyłanie formularza zakończone sukcesem.

Wystąpił błąd.

Sytuacja wyjściowa w rejestracji pacjentów w placówce medycznej

Zaczynamy od poznania sytuacji na rejestracji, ale w sposób bardzo zdawkowy. W zasadzie interesuje nas wyłącznie poziom odebranych i nieodebranych połączeń oraz kto pracuje na rejestracji. Informacje te, są potrzebne do tego, aby dzwonić w momencie braku ruchu telefonicznego czy stacjonarnego pacjentów. Sprawdzane są rozmowy prowadzone zarówno gdy nie ma ruchu, jak i wtedy, gdy ruch telefoniczny lub ruch pacjentów w placówce jest natężony. W pierwszym przypadku rozmowy prowadzone są w sposób spokojny, w drugim natomiast rejestratorka w pewien sposób się spieszy, co często wpływa na to, że popełnia błędy. Warto mieć przebadane te dwa momenty.

Natomiast powód, dlaczego chcemy wiedzieć, kto odbiera telefony w placówce, jest prozaiczny…abyśmy do audytu w miarę równym stopniu przebadali rozmowy wszystkich rejestratorek.

Nie chcemy znać skryptu rozmów, tego co placówka oferuje, jaki jest proces zapisu, jaki proces przypomnień o wizycie, bo chcemy się tego dowiedzieć z audytu. Oczywiście w zaleceniach pokontrolnych czasami jest propozycja zmiany tego procesu, ale lepiej kiedy pokazujemy klientowi na prawdziwym przykładzie, dlaczego tak powinno być, niż jako odpowiedź na to, co nam powiedział klient.

Tak jak wspomniałem wcześniej, my audyt zdecydowanie wolimy przeprowadzać na bazie odsłuchu rozmów, niż na bazie “ukrytych pacjentów”, czy też “rozmów z tajemniczym pacjentem”. Dzieje się to m.in. dlatego, że robiąc odsłuchy nagrań, odsłuchamy w takiej samej ilości roboczogodzin zdecydowanie więcej rozmów, niż robiąc proces od początku, czyli dzwoniąc do placówki, zadając pytania rejestratorce, zapisując się na wizytę, itp. Tak więc za tę samą cenę, klient dostaje przeanalizowaną większą ilość rozmów.

Poza tym my nie będziemy naturalnymi “klientami” tej placówki, zawsze będziemy odbiegać od typowej rozmowy dla tej konkretnej placówki, nawet jakbyśmy się bardzo starali, nie jesteśmy w stanie identyfikować się z tymi pacjentami. Zdecydowanie lepszym rozwiązaniem będzie działać na zasadzie PRAWDZIWYCH rozmów z prawdziwymi pacjentami. Zauważcie, że audyt nie robi się dla samego audytu, z niego powinno coś wynikać, np. w bazie wiedzy musimy wymienić opis dotyczący badania jamy brzusznej. Dokonywanie zmian w naszej placówce, na bazie “wymyślonych” rozmów, jest bardzo niebezpieczne.

Jaka ilość połączeń telefonicznych powinna być audytowana?

My uznajemy, że audyt rejestracji pacjentów powinien zaczynać się od odsłuchu minimum 2.000 połączeń i być podzielony na minimum 3 etapy. Po 1 etapie — zalecenia pokontrolne, po 2 etapie — sprawdzenie, czy problem się już nie pojawia, po 3 etapie — dopieszczanie szczegółów.

Później zostaje już audyt kontrolny, czyli co miesiąc odsłuch od 100 do 200 połączeń wzwyż, aby sprawdzić, czy wszystko idzie w dobrym kierunku.

Czyli w praktyce działa to tak:

Odsłuchujemy np. 1000 połączeń, po którym spotykamy się z klientem i proponujemy zmiany, przedstawiając raport, wskazujemy, gdzie jest problem i co należy poprawić. Następnie po wdrożeniu zmian przez klienta lub przez nas, odsłuchujemy kolejne 600 połączeń i znowu dokonujemy poprawek, a następnie odsłuchujemy kolejne 300 rozmów. Generalnie na tym etapie powinniśmy już dojść do sytuacji, w której rozmowy będą prowadzone w sposób minimum optymalny i wtedy manager/właściciel/kierownik rejestracji może już na bazie naszej nauki przeprowadzać audyty kontrolne na własną rękę (widząc, w jaki sposób je wykonywaliśmy) lub może wykupić u nas, czy też w innej firmie audytującej audyt kontrolny. W ramach takiego audytu raz na miesiąc lub raz na kwartał zostanie odsłuchane 300 połączeń, dzięki czemu można zweryfikować czy nic się nie zmieniło.

Chcesz lepiej zarządzać swoją
placówką medyczną?

Wysyłanie formularza zakończone sukcesem.

Wystąpił błąd.

Jak szukać błędów w rozmowie telefonicznej?

To jest dosyć skomplikowane, bo najlepiej to obrazuje drzewo.

Tak więc najpierw błędy, które słyszymy podczas odsłuchów, dzielimy na błędy placówki i błędy rejestratorki. O co w tym chodzi? Np. jeżeli pacjent dzwoni i mówi: dzień dobry, przeglądam państwa stronę internetową i zauważyłem, że mogę u Państwa wykonać to i to, a okazuje się, że nie mamy takiej usługi dostępnej w systemie. Wtedy taki błąd zaliczamy do błędu po stronie placówki. To też powinno być zapisane w raporcie — nawet jako szczególnie ważne.

Po stronie placówki zapisujemy też błędy związane ze skryptem rozmów, bazy wiedzy (o ile oczywiście jest taka baza wiedzy) i procesem zapisu, np. pacjent zapisuje się na gastroskopię i rejestratorka mówi, że proszę na godzinę przed badaniem nie spożywać posiłków. W takim przypadku musimy najpierw sprawdzić, czy taka jest informacja w bazie wiedzy, czy może pomyliła się rejestratorka. Wtedy wiemy, czy błąd zmieniać na bazie placówki, czy na bazie rozmów z rejestratorką — a to bardzo istotne.

Jeżeli błąd jest po stronie placówki, czyli przypomnę: procesu, bazy wiedzy, skryptu, braku dostosowania oferty marketingowej, np. na stronie internetowej do usług placówki itp., to błąd kierowany jest bezpośrednio do właściciela/managera/kierownika rejestracji, a pracownikom rejestracji nie zaprzątamy tym głowy. Jest to bardzo istotne: Nie zawracajmy rejestratorkom głowy tym, co mają odpowiadać, gdy pacjent zadzwoni, po której usługę u nas się nie wykonuje, ale jest ona jeszcze dostępna na stronie, tylko po prostu zmieńmy opis na stronie internetowej, tak aby pacjent nie dzwonił po tę usługę, jeżeli nie mamy jej w swojej placówce.

Rodzaje błędów, które się zdarzają podczas rozmów telefonicznych z pacjentem

Jeżeli pacjent zadzwoni i rejestratorka źle odpowie, czy będzie prowadziła rozmowę niezgodnie ze skryptem rozmów… to co wtedy? Wtedy błąd idzie dla rejestracji, czyli przypominam mamy drzewko: błędy idą na stronę placówki i rejestracji. Stronę placówki omówiliśmy, a teraz skupiamy się na stronie rejestracji. Błędy po stronie rejestracji dzielimy znowu na trzy kategorie: krytyczne, istotne i nieistotne, przy czym nieistotne, nie są wcale nieistotne…tylko po prostu tak się nazywają, co zaraz wytłumaczę:

Jak sama nazwa wskazuje, jeżeli mamy błąd krytyczny, to taki, w którym pomyłka rejestratorki doprowadziła do tego, że pacjent się nie zapisał, został źle/błędnie Jak poinformowany, ucierpiała znacznie reputacja naszej placówki. Pacjent jest po prostu wściekły z naszej winy etc.
Błąd istotny, to taki, który być może miał wpływ na zapis na wizytę, być może miał wpływ na to, że pacjent mógł nas źle zrozumieć i zdecydowanie lepiej, aby ich nie powielać
Błąd “nieistotny”, to taki, który zdarza się zazwyczaj w KAŻDEJ ROZMOWIE.
Dokładnie, tak jak Państwo słyszą, bo musimy tutaj mieć pewną świadomość. W każdej rozmowie niezależnie czy byśmy ją przeprowadzili osobiście, czy przeprowadzi ją Pani rejestratorka, można coś poprawić… Każda rozmowa nie będzie w 100 % idealna i generalnie można byłoby użyć innego słowa, inaczej pokierować rozmową inny “przerywacz” użyć innego CTA. To są błędy nieistotne, przy czym, aby nas nazwa nie zmyliła, one wcale nie są nieistotne i musimy z nimi walczyć, także proszę posłuchać do końca.

Jeżeli mamy błąd krytyczny, to reagujemy od razu, czyli zapraszamy na rozmowę Panią rejestrującą i przedstawiamy jej rozmowę, aby ten błąd się nie powielił w przyszłości. To jest w miarę ważne, aby ten błąd krytyczny omówić w miarę szybko, z tego powodu, że jeżeli okaże się, że osoba, która go popełniła, ma takie informacje, lub tak jej się wydaje i robi tak często, to po prostu tracimy na reputacji, a także pacjentów itd.

Natomiast jeżeli mamy błędy istotne, to je spisujemy do raportu i w trakcie rozmowy z rejestratorką oraz podczas szkolenia rejestracji eliminujemy te błędy.

Natomiast jak słyszymy błędy nieistotne, to tutaj sprawa jest trochę bardziej zagmatwana, tzn. jeżeli, ostatnio miałem taki przykład: Pani rejestratorka, zamiast spisać numer telefonu pacjenta, to prosi o niego pacjenta, czyli w skrypcie jest: Proszę mi potwierdzić czy ten numer telefonu, z którego Pan/Pani dzwoni, jest Pana/Pani aktualnym numerem do kontaktu?, a Pani rejestratorka mówi: Poproszę numer telefonu… to jest błąd nieistotny, albo mało istotny i wtedy my, słysząc taki błąd, filtrujemy rozmowy do danej placówki wyłącznie na tą Panią rejestratorkę i sprawdzamy, czy ten błąd się powiela, czy też nie. Jeżeli nie i był to po prostu jeden przypadek, to nawet nie zawracamy sobie tym głowy i nie wpisujemy do raportu po audycie. Szkoda czasu rejestratorki, managera czy właściciela. Poza tym pamiętajmy to, o czym mówiliśmy przed chwilą. Każdy w każdej rozmowie może popełnić nieistotny błąd, ważne, aby nie był on istotny, albo aby się nie pojawiał w innych rozmowach.

Jeżeli natomiast widzimy, że ten błąd się powiela, to zapisujemy go i zmieniamy jego status na istotny oraz dopisujemy do listy w raporcie, aby porozmawiać o nim w trakcie szkolenia, czy w trakcie rozmów kontrolnych.

Mamy audyt telefonicznej rejestracji pacjentów, co dalej?

W ten sposób dokonujemy audytu jakości rozmów telefonicznych w placówce medycznej. Co dalej?

Rozmowy kontrolne, podczas których wspólnie z osobą dokonującą rejestracji pacjentów odsłuchujemy rozmów. Generalnie musielibyśmy zrobić kolejny odcinek o tym, w jaki sposób przeprowadzać rozmowy z rejestratorkami, aby nie popełniali tych samych błędów, ale ja postaram się w skrócie omówić ten temat, bo jest on jednak trochę połączony z audytem:

Pokaż rozmowy zarówno te złe, jak i dobre.
Jeżeli błędy są nieistotne, to pokaż, że to się powiela, aby rejestratorka zrozumiała, że się nie czepiasz tylko, że ten problem występuje.
Podczas odsłuchu pytaj rejestratorkę, czy zauważa w danej rozmowie błąd, jeśli tak to niech wskaże, co było nie tak. Tylko nie opisuj go od razu, daj możliwość rejestratorce znalezienia problemu.
BARDZO WAŻNY: okaż zrozumienie. Na prawdę, odbierając kilkanaście telefonów dziennie, rozmawiając z kilkunastoma pacjentami na miejscu w placówce, rozwiązując problemy pacjentów, lekarzy, rejestratorka może i będzie popełniała błędy, musisz to zrozumieć. Natomiast ważne jest, aby popełniała ich jak najmniej
Postaraj się wytłumaczyć, po co to robimy. Generalnie odsłuchy, poprawy jakości rozmów telefonicznych są między innymi dla rejestratorki, a nie wbrew niej…ważne, aby osoba, która odbiera telefony, również to rozumiała.

Audyty rejestracji pacjentów- kontrolne i pokontrolne

Audyty kolejne czy później kontrolne są już łatwiejsze. Generalna zasada, której my się trzymamy, jest taka, że w drugim audycie nie powinny znaleźć się błędy placówki, chybachyba że była jakaś generalna rewolucja na stronie, wśród lekarzy czy w procesie zapisu… Jednak jeżeli nic istotnego się nie zmieniało, to wszystkie błędy placówki powinny zniknąć przed drugim audytem.

W trakcie drugiego audytu nie powinny też znaleźć się błędy krytyczne, powinny być one wszystkie wychwycone i wyeliminowane już podczas pierwszego audytu. Natomiast błędy istotne i nieistotne będą się zawsze zdarzać, jednak ważne jest, aby było ich z każdym kolejnym miesiącem coraz mniej.

Jakie powinniśmy mieć wyniki? Jesteśmy w stanie zejść do momentu, w którym na 1000 telefonów mamy od 5 do 10 błędów istotnych, w tym są wliczone te powtarzające się nieistotne. Taki wynik jest ok.

To by było na tyle, ja ze swojej strony jeszcze raz powtórzę: starajmy się rozumieć osoby pracujące na rejestracji. Każdy może popełnić błąd, ważne, aby on się nie powtarzał i aby chęć wyeliminowania go była z każdej ze stron. Ja oczywiście na koniec odcinka zapraszam wszystkich do polemiki na ten lub inny temat oraz do zapisania się do grupy na Facebooku: „Jak zrozumieć pacjenta”.

ZP #06 – Jak poprawić skuteczność rozmowy telefonicznej z pacjentem — część II

Cześć,

Zanim zacznę dzisiejszy odcinek, chciałem powiedzieć, że bardzo się cieszę, ponieważ dostaję od Was pierwsze wiadomości, że robię dobrą robotę… Nie będę ukrywał, że jestem łasy na tego typu pochwały i bardzo mi się to podoba 🙂

Dodatkowo druga dobra informacja: coraz więcej osób pojawia się na naszej grupie na Facebooku. Dla przypomnienia grupa nazywa się: Jak zrozumieć pacjenta, podobnie jak podcast. Stopniowo zaczynają pojawiać się tam pierwsze pytania i propozycje tematów do kolejnych odcinków oraz webinarów, które przeprowadzamy, a także prośby doprecyzowania kwestii, które pojawiły się w podcaście.
Podsumowując, bardzo dziękuję za zainteresowanie… dobrze jest wiedzieć, że nie robi się czegoś, tak po prostu w przestrzeń…tylko dla kogoś konkretnego. 🙂 A tak w ogóle, jeżeli nie ma Cię jeszcze na tej grupie, to zapraszam serdecznie do nas, abyśmy mogli się lepiej poznać. Przypominam grupa Facebook-owa nazywa się “Jak zrozumieć pacjenta”.

Dopasowanie skryptu do osób, które mają się nim posiłkować

Musimy sobie zdawać sprawę z tego, że nasz skrypt aby był skuteczny, to musi być wykorzystywany. Jednak aby był wykorzystywany, to musimy go dostosować do osób, które mają z niego korzystać. Nie róbmy skryptu rozmów, aby szef czy rada nadzorcza była zadowolona, ale po to, by był pomocny dla rejestratorek medycznych. Nie oszukujmy się, do pracy w rejestracji medycznej nie przychodzą rządni wysokiej prowizji handlowcy, tylko osoby, które cenią bezpieczeństwo, stabilność i pewność zatrudnienia. Dlatego musimy w taki sposób napisać nasz skrypt rozmów, aby do takich osób dotrzeć. Jeżeli nam się to uda, to będziemy mieli rejestratorki, które cenią bezpieczeństwo, stabilność, ale również wiedzę i profesjonalizm. Dzięki temu będą chętnie namawiały klienta na zabiegi w naszej placówce w sposób naturalny, a wtedy droga do skutecznej rozmowy już jest naprawdę bardzo krótka i wystarczy kilka bardzo podstawowych zwrotów. To proces rozmowy, a nie magiczna sztuczka ma nam zapewnić skuteczną sprzedaż naszych usług.

Ok, jak powinien wyglądać dobry skrypt rozmów?

1. Krótkie zwroty w skrypcie rozmów dla rejestratorek medycznych

Często zdarzało nam się czytać skrypty rozmów, które były bardzo długie i rozbudowane. W zasadzie było w niej pomieszana baza wiedzy ze skryptem rozmów. To jest zła forma… W skrypcie rozmów im krótsze informacje, zwroty, propozycje dla czytających, tym lepiej. Najlepiej, aby był on w formie prezentacji, w której na każdy slajd przypada naprawdę zdawkowa informacja czy zwrot… Tak, aby był dobrze zapamiętany przez słuchacza

2. Wstęp: lista dobrych praktyk/podpowiedzi podczas prowadzenia rozmów

Jeżeli o tym do tej pory nie myśleliście, to warto wprowadzić do skryptu jeden lub dwa slajdy tzw. dobrych praktyk. To są informacje typu: nie jedz, nie pij podczas rozmowy z pacjentem, nie przerywaj wypowiedzi, nie wzdychaj typu ehhh. Są też zasady dobrej rozmowy przez telefon typu: Mów wyraźnie, dostosuj tempo wypowiedzi do adresata. To są podstawowe informacje, które zazwyczaj są naturalnie przez osobę odbierającą telefon wprowadzane, ale jednak warto mieć taki zbiór informacji, bo być może czasami nawet nie zdajemy sobie sprawy z tego, w jaki sposób jesteśmy postrzegani przez naszego rozmówcę.

3. Początek rozmowy pacjenta z rejestratorka medyczną (przywitanie pacjenta)

Ustalcie jedną formułę przywitania dla wszystkich odbierających, typu” Dzień Dobry. Placówka ABC, Katarzyna Kowalska przy telefonie. “ lub jeżeli chcemy skrócić dystans do pacjenta, to “Dzień Dobry. Placówka ABC, Kasia przy telefonie”…. Ważne natomiast aby wszyscy w placówce trzymali się jednego schematu. Na koniec przywitania warto zastosować pytanie otwarte, np.i: “W czym mogę pomóc?” lub w powyższym przykładzie “W czym Ci pomóc?”… ten styl bezpośredni w Polsce w placówkach medycznych nie jest praktykowany, ale już za granicą np. w Stanach owszem. Zobaczcie, że nawet w Polsce w sklepach odzieżowych często młodzi ludzie zwracają się do nas na Ty…ważne natomiast abyście Wy, jako pracownicy placówki i Wasi pacjenci, dobrze się z tym czuli. Dlatego jeżeli chcecie zostawić formalny styl, to go zostawcie.

4. Najczęstsze przypadki rozmów telefonicznych w placówce medycznej

Warto dodać do skryptu najczęstsze przykłady rozmów z pacjentami. Dzięki temu możemy przemycić wstawki “handlowe”, które doprowadzą do zwiększonej skuteczności

np. Pacjent dzwoni: Chciałabym umówić się na wizytę do dermatologa na NFZ, jeszcze w tym miesiącu.

Rejestratorka: Najbliższy dostępny termin, jaki mogę zaproponować to 20.06.2021 r., godz. 19:00. Jeśli zależy Pani na czasie, to mogłabym zapisać Panią na jutro na wizytę prywatną na godz. 15:00. Czy zarezerwować dla Pani ten termin?

Proszę zauważyć, że nie trzeba mieć predyspozycji handlowych, aby w taki sposób poprowadzić rozmowę, a jednak mamy duże prawdopodobieństwo, że rozmowa naturalnie stanie się handlową i być może doprowadzi do skutecznego zapisu na wizytę prywatną… natomiast zachowajmy tutaj umiar, aby nie było tak, że nasza komunikacja z pacjentem skończy się jak na stacji: a może hot dog do tego? Propozycje muszą być delikatne i naturalne. Widziałem kiedyś pewien skrypt rozmów, w ramach którego rejestratorka powinna zaproponować pacjentce wizytę u psychologa, w momencie gdy ta poroniła. Rejestratorki nie będą się trzymać takiego skryptu…

Oczywiście tych kilka najczęstszych rozmów do swojego skryptu najlepiej wyselekcjonować po rozmowie ze swoimi rejestratorkami lub po odsłuchaniu setek rozmów z naszej centrali. Jest tu wiele możliwości naturalnego przemycenia skutecznej rozmowy, podam drugi:

Sytuacja 2: brak dostępnego terminu u wybranego przez pacjenta lekarza na konkretny dzień

Pacjent: Czy byłaby możliwość rejestracji do Doktora Jana Nowaka na 15.09?

Rejestratorka: Najbliższy dostępny termin do Doktora Jana Nowaka mamy na 25.10. Natomiast na 15.09 mogłabym zaproponować wizytę u Doktor Anny Janik, która również jest dermatologiem na godz. 15:00. Czy zarezerwować dla Pana ten termin?

Proszę zauważyć, że wtedy w pełni wykorzystujemy potencjał specjalistów w placówce. Dodatkowo w pewien sposób promujemy mniej wypromowanych lekarzy, np. młodszych lub takich, którzy dopiero trafili do naszej placówki, a odciążamy lekarzy, którzy i tak mają pełny grafik.
Poza tym im wcześniejszy termin, tym większe prawdopodobieństwo, że pacjent przyjdzie na wizytę w ustalonym terminie. (tutaj dodajcie ta moja grafikę jak będziecie robić opis)

Co jeszcze warto umieścić w skrypcie?

5. Najczęstsze błędy podczas rejestracji pacjentów

Warto wy listować najczęstsze błędy, które są popełniane w trakcie rozmów z pacjentami. Oczywiście należy również pokazać odpowiednie rozwiązanie takiego błędu albo przedstawić, w jaki sposób rejestratorka powinna uniknąć tego błędu. Błędem największego kalibru, które popełniają czasami wiekowe, pewne siebie rejestratorki, to jest próba zdiagnozowania pacjenta przez telefon. Co gorsza, czasami trafiamy na sytuacje, w których lekarze czy managerowie placówek uważają to za dobrą praktykę, uznając, że rejestratorka chciała pomóc.

Nie ma gorszego błędu w rejestracji, niż próba zdiagnozowania choroby i leczenia przez rejestratorkę podczas rozmowy telefonicznej. W skrajnych przypadkach taka sytuacja może doprowadzić nawet do tragicznej sytuacji. Do tej pory pamiętamy sytuacje, gdy byliśmy na szkoleniu personelu rejestracyjnego w placówce, w której podczas rozmowy rejestratorka, która pracowała w placówce od x lat, zaproponowała moczenie stopy w szarym mydle pacjentowi, który borykał się z problemem wrastającego paznokcia. Rejestratorka z uwagi na odległy termin, udzieliła porady pacjentowi, jak powinien postępować, oczekując na ten termin do specjalisty. Sytuacja wyszła po czasie, gdy pacjentka kilka czy kilkanaście dni stosowała “kurację” zleconą przez panią z rejestracji, a następnie trafiła do podologa w tej placówce i opisała całą sytuację.

Należy pamiętać jednak, że powstrzymywanie się przed diagnozowaniem przez telefon nie stoi rzecz jasna w sprzeczności z udzielaniem informacji pacjentom.
Jeżeli pacjent zapyta wprost, na czym polega zabieg i takie informacje posiadamy, należy je przekazać pacjentowi, a następnie zarekomendować wizytę, zaznaczając, że szczegóły przedstawi lekarz podczas kwalifikacji do zabiegu.

Myślę, że błędy popełniane podczas rejestracji pacjenta mogą być pomysłem na osobny odcinek… Oczywiście postaram się taki odcinek przygotować osobiście lub być może zrobi to ktoś z naszego Proassist-owego zespołu. 🙂

6. Niezręczna cisza podczas rozmowy

To jest coś, co najtrudniej wyeliminować i coś, co jest najczęściej praktykowane w rejestracjach medycznych. Niezręczna cisza, która wkrada się w momencie, w którym pacjent oczekuje od nas jakiejś reakcji, np. “Na kiedy jest najbliższy wolny termin do Doktora Kowalskiego?”. Osoba rejestrująca w tym momencie sprawdza taką informację, ale nie informując o tym rozmówcy, przez co powstaje niezręczna cisza.

Pacjent w tym momencie nie wie, że rejestratorka szuka terminu, aby go poinformować i nie wie, czy został nieusłyszany, czy coś przerwało połączenie, czy po prostu Pani ma gdzieś jego pytanie 🙂

… dlatego postarajmy się uczulić rejestratorki medyczne na to, aby informowały pacjenta o tym, że aktualnie robią to, o co on poprosi… zwykła odpowiedź typu: „Już szukam terminu”, daje nam spokój i pewność, że pacjent nas zrozumiał.

7. Brak dążenia do umówienia wizyty

Podczas odsłuchów rozmów, gdy przeprowadzamy audyty telefonicznej rejestracji w placówkach medycznych, często słyszymy, że rozmowa jest prowadzona dobrze. Pani rejestratorka ma wiedzę na temat placówki, usług, specjalistów, ogólnie dobrze prowadzi całą rozmowę, natomiast nie ma tzw. CTA. Jest to taki zwrot stosowany w marketingu i sprzedaży, skrót od call to action, czyli po prostu rejestratorka na koniec nic nie proponuje pacjentowi, a przecież powinna zamykać rozmowę. Proszę zauważyć, że w większości domykanie rozmów przez rejestratorkę naturalnie domyka rozmowę aktywnie, tzn. dążąc do zarejestrowania pacjenta.

Zła rozmowa: „Najbliższy wolny termin jest na środę 15 października na godzinę 13:00…” i tutaj cisza, czekanie na reakcję pacjenta.

Dobra rozmowa: „Najbliższy wolny termin jest na środę 15 października na godzinę 13:00… zapisać Pana na ten termin?”

Tzw. CTA czy zamykanie rozmowy doprowadzi do tego, że rozmowy będą skuteczniejsze, ale również krótsze… W pewien sposób przejmujemy kontrolę nad rozmową, przykładowo: pacjentowi nie pasuje pierwszy termin rozmowy, więc rejestratorka dopytuje: „A czy odpowiadają Panu bardziej godziny poranne, czy popołudniowe?” Na koniec kończy rozmowę, proponując pacjentowi dwa terminy:

“Czyli zapisać Pana na najbliższą środę na godz. 14:00 czy na kolejną środę na godz. 18:00? Który termin Panu bardziej odpowiada?

Proszę zauważyć, że dajemy pacjentowi dwie możliwości, w której w zasadzie nie ma opcji niezdecydowania się na wizytę…to są takie malutkie zabiegi, ale skuteczne.

Z drugiej strony proszę też zauważyć, że nie jest to nachalne, tak jak przykład ze stacji benzynowej: “(…) a może hot dog do tego?” Co najważniejsze są to zabiegi możliwe do wykonania przez większość rejestratorek.

Dlatego podkreślam to jeszcze raz: nauczmy nasze rejestratorki, aby kończyły wypowiedzi nie samą informacją: „Pan Doktor będzie w środę od 13:00”, ale konkretną propozycją: “Pan Doktor będzie w środę od 13:00, mogę Pana zapisać na wizytę, decyduje się Pan?

Oczywiście to CTA może być użyte bardzo często, nie tylko w przypadku terminu. Takich przykładów może być wiele:

Pacjent: Ile kosztuje wizyta u Doktora Kowalskiego?
Rejestratorka: 200 zł, zapisać Pana?

Pacjent: Dzień dobry. Nazywam się Maria Nowak, chciałabym odwołać wizytę zaplanowaną na 15.09.
Rejestratorka: Dzień dobry, a czy zarezerwować dla Pani nowy termin wizyty?

Takich sytuacji może być mnóstwo i warto, abyśmy uczyli nasze rejestratorki takiej proaktywnej działalności.

Chcesz lepiej zarządzać swoją
placówką medyczną?

Wysyłanie formularza zakończone sukcesem.

Wystąpił błąd.

8. Przygotuj rejestratorce drogę, gdy CTA nie działa. Drugi i trzeci kontakt z pacjentem. Przejęcie kontroli nad decyzją pacjenta

Nie zawsze idzie, tak jakby nam się wydawało, nie zawsze rozmowa będzie przyjemna, nie zawsze nasza propozycja przyjęta przez pacjenta… Dlatego warto spisać propozycje 2 i 3 kontaktu z pacjentem.

Przykład: jeżeli proponujemy termin 1-wszy i nie jest on akceptowalny, to doprecyzujemy z pacjentem, w jakim przedziale czasowym mamy szukać dla niego terminu, tak aby mu odpowiadał, np. po południu, wieczorami, rano, a może do konkretnego lekarza itd.? Po doprecyzowaniu będziemy w stanie mu zaproponować termin, już nie ten pierwszy, najbliższy czy kolejny, ale taki który będzie dopasowany do niego.

Dlaczego tego nie robimy w pierwszym kroku? Bo zdecydowana większość pacjentów chce się zapisać na pierwszy wolny termin i nie ma co sztucznie przedłużać rozmowy, zadając niepotrzebne pytania, szczególnie biorąc pod uwagę fakt, że nie zawsze pacjent jest zdecydowany… czasami sam nie wie czego chce.

9. Szkolenie ze skryptu i sprawdzanie wykonania skryptu

W ten sposób doszliśmy do końca tworzenia naszego wirtualnego skryptu rozmów, czy też propozycji, w jaki sposób rozmawiać z pacjentem. Dlaczego skrypt? Dlatego, że jak będziemy mieli coś zapisane i rejestratorki przeszkolone to możemy później sprawdzać, w jaki sposób i w jakim stopniu ten skrypt jest weryfikowany. Należy jednak pamiętać o tym, że nasza praca nie powinna zakończyć się na wydrukowaniu prezentacji albo rozesłaniu jej mail-owo do zainteresowanych. Powinniśmy wspólnie z naszym zespołem omówić każdy punkt i przeszkolić nasze rejestratorki z jego wykonywania. Następnie powinniśmy przesłuchać rozmów i sprawdzić, czy dana osoba trzyma się ustalonego przez nas planu. Wbrew pozorom to jest jeden z trzech głównych błędów, które robią managerowie placówek medycznych, tzn.
pierwszy to — brak bazy wiedzy i zrobienie jedynie skryptu rozmów,
drugi: to skrypt pisany przez osobę, która nie ma zielonego pojęcia o pracy rejestratorki trzeci: brak weryfikacji czy dany skrypt jest wykonywany.

Zdarza się nam, że manager placówki mówi, że oni mają skrypt, jednak na pytanie, czy jest on stosowany przez rejestratorki, to już nie potrafi odpowiedzieć… ale ja rozumiem, że macie wiele na głowie i ciężko jest znaleźć czas na wszystko, więc są dla Was dwie propozycje:

1 propozycja: Najpierw ustal, jak często będziesz kontrolować wykorzystanie skryptu, a później go stwórz…. Im więcej czasu będziesz poświęcał na sprawdzanie, tym skrypt może być mniej zbiorem dobrych praktyk, a więcej konkretnych informacji, wskazówek i nawet zwrotów, którym należy się trzymać. Im mniej mamy czasu, tym bardziej skrypt powinien być tylko wskazówką… bo pamiętajmy, jeżeli zrobimy skrypt, który nie wykonują nasi pracownicy, to nasza praca idzie na marne, ale też spada nasz autorytet… no tak: stworzył sobie jakiś dokument, no i fajnie, przecież za tydzień mu przejdzie.

2 propozycja: Jeżeli chcesz kontrolować wykonywanie skryptu rozmów, to możemy robić to za Ciebie, my jako Proassist lub być może jest też jakaś inna firma, która wykonuje tego typu usługę. W takim przypadku odsłuchujemy rozmowy lub prowadzimy test tajemniczego pacjenta. Otrzymujesz comiesięczny lub co kwartalny raport z procentowym wykonaniem danej wskazówki ze skryptu, np. poprawne przywitanie – 92 %, poprawne pożegnanie – 78 %, użycie CTA- 67 % itd.

Najgorszym natomiast co można zrobić, to pozostawić skrypt samemu sobie, który będzie się po prostu kurzył gdzieś tam na dysku Google lub na półce w rejestracji.

10. Rozmowy kontrolne z rejestratorkami medycznymi

Po sprawdzeniu wykonania planu musimy przeprowadzić rozmowy kontrole z osobami, które mają trzymać się naszego skryptu. Co istotne, to wcale nie jest tak, że prowadzimy te rozmowy wyłącznie, jak skrypt jest źle wykonywany. W momencie, w którym plan jest wykonany, to również porozmawiajmy i podziękujemy za to, że stworzony skrypt jest wykorzystywany przez daną osobę. Generalnie o samej rozmowie i tego, w jaki sposób ją prowadzić, co pokazywać itd. to jest temat, chyba już 3 na osobny odcinek, ale na dzisiaj musimy zdać sobie sprawę, że po prostu musi taka rozmowa być prowadzona. 🙂

11. Regularny audyt skryptu i testy A/B z zmian dokonanych w skrypcie

W Proassist robimy jeszcze regularny audyt samego skryptu i wprowadzamy w nim zmiany. Najpierw w ramach testów A/B, a później jeśli się sprawdzą, to zmieniamy w skrypcie daną wypowiedź, aby zyskać te kilka procent skuteczności w danej frazie… ale u nas sprawa jest mocno rozbudowana, my sprawdzamy skuteczność nie samego audytu, ale każdej jego części i nawet cząstki danej części skryptu, czyli np. sprawdzamy, jak pacjent reaguje na dane słowo etc. Zdaję sobie sprawę, że w Państwa sytuacji, aż takie dokładne dane można pominąć i lepiej skupiać się na tych głównych.

12. Co możemy zyskać pisząc skrypt? O ile więcej wizyt możemy liczyć?

Tak jak mówiłem w poprzednich odcinkach, generalnie skrypt nie da nam takich efektów, jak baza wiedzy, ale jesteśmy w stanie zyskać na skuteczności. W najlepszym przypadku, który ja znam, placówka zyskała 9%, czyli na 100 telefonów, zapisanych zostało o 9 pacjentów więcej, niż w analogicznym okresie przed wprowadzeniem skryptu. Zazwyczaj skrypt wpływa na zwiększenie skuteczności rozmowy o 3-4%. Czy to jest skórka warta wyprawki? Możemy to łatwo obliczyć, algorytm wygląda tak:

Jeżeli masz np. 1000 odebranych połączeń w placówce (powtarzam odebranych) i zwiększysz skuteczność o 3%, to zapiszesz o 30 pacjentów więcej, niż bez skryptu. Jeżeli z tych 30 pacjentów przyjdzie do placówki ostatecznie np. 95%, to przyjdzie ich 28, Jeżeli u nas średni koszyk to 300 zł, to mamy wynik 8400 zł przychodów miesięcznie pomniejszony o koszty. Także oblicz zyski w swojej placówce i sprawdź, czy skórka jest warta wyprawki. W tym przypadku wychodzi, że wprowadzenie i trzymanie się skryptu rozmów da placówce dodatkowo 100 800 zł przychodu rocznie, a przecież nie jest to jedyny plus tej sytuacji. Pacjenci są bardziej zadowoleni, pracownicy rejestracji również, bo mają jasne i klarowne zasady.

To byłby już koniec dzisiejszego odcinka. Mam nadzieję, że pomogłem. Jeżeli masz jakiekolwiek pytania, to tak jak na początku podcastu powiedziałem, zapraszam Cię do nas na grupę na Facebooku: “Jak zrozumieć pacjenta”. Możesz tam śmiało zadawać pytania, zarówno do mnie, jak i naszych pracowników, ale również do coraz liczniejszego grona managerów, lekarzy, fizjoterapeutów oraz osób pracujących w placówkach medycznych. Może nam się wspólnie wyklaruje odpowiedź 🙂

Aplikacja mobilna Proassist - oprogramowanie medyczne w Twoim telefonie!

Prawo w gabinecie medycyny estetycznej - o czym musisz wiedzieć?

Etyka w zawodzie rejestratorki medycznej – wszystko, co musisz wiedzieć

Jak wygląda etyka w pracy rejestratorki medycznej?

1. Poufność i ochrona danych pacjenta:

2. Profesjonalna komunikacja:

3. Sprawiedliwość w dostępie do usług:

4. Skuteczne rozwiązywanie problemów:

5. Kształcenie zawodowe i ciągłe doskonalenie:

6. Dbałość o dobro placówki medycznej:

Pamiętaj!

Zadania rejestratorki medycznej

Czym dokładnie zajmują się rejestratorki medyczne?

Wielozadaniowość rejestratorek medycznych

Jak poprawić odbieralność połączeń w placówce medycznej?

Masz problem z nieodebranymi połączeniami w Twojej placówce medycznej?

Połączenia bezwarunkowe i warunkowe

Wartościowa rozmowa z konsultantami telefonicznej rejestracji Proassist

Sposób na poprawę relacji z pacjentami

Skuteczność rejestracji telefonicznej - jak ją mierzyć i poprawić?

Definicja skuteczności rejestracji telefonicznej

Wspólny współczynnik do mierzenia

Odbieralność połączeń ma największy wpływ

Numer placówki służy nie tylko do rejestracji pacjentów

Szkolenie personelu i standaryzacja procesów

Monitorowanie i analiza danych

Podsumowanie i wnioski

Jak poprawić skuteczność rozmów rejestracji telefonicznej?

Rejestracja pacjentów na wizyty - podstawowe wskazówki

Co poprawić - skuteczna rejestracja medyczna

Strona internetowa i rejestracja online - czy rzeczywiście ma coś wspólnego z rejestracją telefoniczną?

Od czego zacząć poprawę skuteczności rejestracji?

Kiedy jest dobry czas na zorganizowanie rejestracji pacjentów w swoim gabinecie?

Jak w czasie zaplanować konkretne działania rozwojowe swojej placówki medycznej/ swojego gabinetu medycznego?

Czy rejestrację pacjentów możemy zostawić na później i zajmować się nią samodzielnie?

Po czym poznać dobrze zorganizowaną rejestrację pacjentów?

Zrozumieć Pacjenta #07 - Audyt telefonicznej rejestracji - jak zrobić go dobrze

Co zrobić, aby rejestratorki medyczne prowadziły rozmowy telefoniczne według ustalonego skryptu?

W jaki sposób monitorować trzymanie się skryptu rozmów przez rejestratorki medyczne?

Jakie błędy czy sztuczki są najczęściej praktykowane przez firmy audytujące rejestrację pacjentów?

Podstawowe zasady w trakcie przeprowadzania audytu rejestracji pacjentów:

Jak powinien wyglądać dobrze przeprowadzony audyt rejestracji telefonicznej pacjentów w placówce medycznej?

Sytuacja wyjściowa w rejestracji pacjentów w placówce medycznej

Jaka ilość połączeń telefonicznych powinna być audytowana?

Jak szukać błędów w rozmowie telefonicznej?

Rodzaje błędów, które się zdarzają podczas rozmów telefonicznych z pacjentem

Mamy audyt telefonicznej rejestracji pacjentów, co dalej?

Audyty rejestracji pacjentów- kontrolne i pokontrolne

Czy wiedziałeś, że...

Jesteś managerem lub właścicielem placówki?