W jakich dniach i o jakich godzinach pacjenci dzwonią do placówek?

Kiedy pacjenci dzwonią do placówek medycznych?

Rozglądając się po stronach internetowych podmiotów medycznych, odnosimy wrażenie, że czasami osoby zarządzające telefoniczną rejestracją medyczną nie do końca znają godziny, w których dzwonią pacjenci do ich placówek.

Postanowiliśmy pomóc managerom i właścicielom placówek medycznych w ułożeniu grafiku pracy rejestratorek medycznych w ten sposób, aby odbieralność połączeń była na jak najwyższym poziomie.

rejestratorka medyczna

Jak odpowiedzieć na pytanie, kiedy dzwonią pacjenci?

Najlepszą odpowiedzią jest: „ciągle”, przynajmniej u nas :). Natomiast podchodząc do tematu trochę bardziej dogłębnie, można wyszczególnić kilka podstawowych zasad.

Placówce medycznej z niewielkim personelem rejestracyjnym bardzo trudno będzie w ten sposób ułożyć grafik pracy rejestratorek medycznych, aby telefony były odbierane na dobrym poziomie statystycznym. Odpowiedź, dlaczego tak jest, jest bardzo prosta. Są takie dni i godziny, kiedy połączeń jest więcej i są też takie momenty, kiedy tych połączeń jest znacznie mniej.

O ile przychodnia z dużą ilością rejestratorek medycznych jest w stanie w taki sposób ułożyć grafik pracy rejestracji, aby połączenia były odbierane ciągle na poziomie powiedzmy powyżej 80 %, nawet w tzw. piku, to placówka, w których liczba rejestratorek wynosi poniżej 7, tak łatwo tego nie osiągnie. Chyba że poziom odbieralności próbujemy zamienić na poziom dostępności i zliczać połączenia oddzwonione, jako te obsłużone. W ten sposób nawet z niewielką liczbą rejestratorek możemy w jakiś stopniu zapewnić przepustowość. Należy natomiast pamiętać, że nie powinien to być dla nas punkt docelowy, tylko ewentualnie środek pomocniczy, zapobiegawczy.

Powracając do pytania… Kiedy dzwonią pacjenci ?

W PONIEDZIAŁKI!:)

Z naszych analiz wynika, że liczba połączeń w poniedziałek jest zawsze największa, i co ciekawe, spada równo codziennie aż do soboty, w której liczba połączeń jest najmniejsza.

Ma na to wpływ pewnie rytm pracy Polaków, którzy starają się załatwić pewne sprawy na początku tygodnia. Im bliżej weekendu, tym liczba połączeń maleje, z prostej przyczyny.

Ludzie wtedy już coraz mniej myślą o załatwianiu spraw istotnych i zdrowotnych, a coraz więcej zajmują się sprawami związanymi z rozrywką czy odpoczynkiem po tygodniu pracy.

Kiedy przyjrzymy się naszym statystykom z roku 2019, widać jednoznacznie, że liczba połączeń w każdy kolejny dzień tygodnia po poniedziałku aż do soboty spada. Co ciekawe spada bardzo równomiernie, aż do piątku, kiedy to liczba połączeń spada szybciej.

Jaki możemy wniosek wysnuć? Wydaje się mocno oczywiste, że jeżeli chcemy dać wolne pracownikom rejestracji medycznej, to powinniśmy starać się robić to pod koniec tygodnia pracy. Należy uczulić telefoniczne rejestratorki medyczne, żeby starały się planować przedłużanie urlopów, w ten sposób, aby wydłużać weekendy od środy lub czwartku, tak aby w poniedziałek powróciły do pracy.

Podobnie sprawa wygląda z rejestratorkami medycznymi zatrudnionymi na część etatu. Pracownicy ci powinni pracować na początku tygodnia. Oczywiście nasza analiza nie bierze pod uwagę ilości pracy w placówce, która jest poza telefoniczną rejestracją pacjentów.

W jakich godzinach najczęściej dzwonią pacjenci ?

Tutaj już sytuacja nie jest taka jednoznaczna. Po pierwsze, sprawa zależy od specjalizacji placówki medycznej lub gabinetu lekarskiego. Zdarza się bardzo często, że statystyki w podmiotach medycznych, w których pracują lekarze danych specjalizacji (np. reumatologii, geriatrii, chorób wewnętrznych), mają ilość połączeń rozłożoną w inny sposób. W takich przypadkach telefoniczne rejestratorki medyczne będą odbierały połączenia głównie w godzinach porannych.

Identycznie sprawa się ma z podmiotami medycznymi, których główne wizyty lekarskie są finansowane w ramach NFZ. Liczba połączeń o poranku będzie zdecydowanie większa, niż w statystyce w większości placówek medycznych, w których odbywają się głównie wizyty komercyjne.

Gabinety medyczne, w których przyjmują lekarze w określonych godzinach pracy, zazwyczaj popołudniowych również mają połączenia telefoniczne nieco inaczej rozłożone w czasie, niż większość podmiotów medycznych. 

W których godzinach powinny one mieć największą liczbę telefonicznych rejestratorek medycznych? Oczywiście, jeśli przyjmiemy do naszych założeń, idealnie statystyczną placówkę medyczną.

Rejestratorki medyczne Proassist odbierają połączenia: pn-pt 8:00-21:00 oraz w soboty 8:00-15:00. Zdecydowanie widać, że główny pik połączeń zaczyna się na przełomie godziny 8:00 i 9:00.

Z tego wykresu wynika jednoznacznie, że są dwa piki w ilości połączeń przychodzących.

Pierwszy zaczyna się o godzinie 9:00 i kończy przed 12:00, trwa około 3 godziny. Natomiast drugi zaczyna się od godziny 15:00 i trwa krócej, bo do godziny 17:00. Jest to logiczna statystyka.

W godzinach porannych dzwonią głównie ludzie starsi z domu. Pracujący zaś załatwiają takie sprawy zazwyczaj w trakcie przerwy w pracy, aby mieć potem mniej na głowie.

Drugi szczyt liczby połączeń, który jest w godzinach 15:00-17:00, jest stworzony przez ludzi, którzy nie mogą lub po prostu nie chcą rejestrować się w godzinach swojej pracy. W takim przypadku starają się zarejestrować na wizytę lekarską, jak najwcześniej po godzinach swojej pracy, pewnie w obawie, że za chwilę nie zdążą, ponieważ linia będzie już nieczynna.

Przy okazji przypominamy, co często placówki medyczne pomijają, wbrew pozorom pacjenci bardzo rzadko znają godziny pracy rejestracji. Dowiadują się dopiero o tym, dzwoniąc poza godzinami pracy rejestracji.

Wypłaszczone statystyki Proassist

Należy jednak pamiętać, że w zależności od specyfiki placówki medycznej, w każdej może wyglądać to nieco inaczej.

Statystyka połączeń Proassist jest mocno wypłaszczony, ponieważ wśród klientów Proassist znajduje się wiele specjalizacji i specyfiki przyjęć placówek medycznych. Dla przykładu pokazujemy statystyki z dwóch placówek medycznych.

Jedna funkcjonuje jako podmiot specjalistyczny NFZ, druga to jest prywatna placówka, która ma jedynie wizyty komercyjne.

Statystyki pokazują jednoznacznie, że w tego typu placówkach byłoby bardzo trudno zorganizować grafik pracy rejestratorek medycznych, jeżeli ich liczba nie przekraczałaby by 6 osób.

W placówce, która ma umowę z NFZm potrzebna jest bardzo duża ilość rejestratorek medycznych w godzinach 8:00-11:00, natomiast w późniejszych godzinach moglibyśmy drastycznie zmniejszyć liczbę rejestratorek.

Dla przykładu: Liczba połączeń w poniedziałek, w godzinach 9:00-10:00 wynosi w okolicach od 54 do 87, w zależności od poniedziałku. Jeżeli przyjmujemy, że chcemy, aby odbieralność utrzymywała się na poziomie 95 %, to musielibyśmy w jedną godzinę mieć minimum 5 rejestratorek medycznych, które zajmowałby się jedynie telefoniczną rejestracją medyczną. W takim przypadku przyjmując, że każda z nich będzie w stanie odebrać 15 połączeń, to 5 rejestratorek będzie w stanie odebrać 75 połączeń w jednej godzinie. Bardzo rzadko, która placówka medyczna działająca w ramach NFZ jest w stanie sobie na to pozwolić.

Druga placówka ma nieco lepsze statystyki dla managera, który ustala grafik, ponieważ jest tutaj zauważalny pik połączeń podobny do tego co w Proassist. Widać jednak, że jest on i tak dużo bardziej sinusoidalny, niż w Proassist.

Należałoby sporą część personelu podzielić na godziny poranne i popołudniowe. Dobrze byłoby mieć większą ilość personelu, najlepiej na część etatu, aby z jednej strony zapewnić przepływ połączeń, a z drugiej strony nie narazić się na wysokie koszty prowadzenia rejestracji telefonicznej.

Zdaje się jednak, że niezależnie od rodzaju placówki musi ona postarać się zorganizować telefoniczną rejestrację pacjentów w optymalny sposób, co bardzo często jest trudne z powodu ograniczonej liczby rejestratorek medycznych. Jednocześnie warto zorganizować dodatkową pracę rejestracji medycznej w godzinach południowych, aby pomiędzy godziną 12:00, a 15:00, w czasie, kiedy liczba połączeń jest mniejsza, praca personelu była produktywna.

Proassist z uwagi na fakt dużego zróżnicowania klientów medycznych, statystykę liczby połączeń ma dużo bardziej wypłaszczoną, dlatego dużo łatwiej odpowiednio ustawić zespół rejestratorek medycznych, tak aby ilość odebranych połączeń niezależnie od dnia i godziny była niezmienna. Niezależnie od pory dnia Proassist zapewnia swoim klientom odbieralność na poziomie powyżej 90%. Natomiast uwzględniając średnią, jest to 95% w rozliczeniu miesiąca.

Bez znacznej ilości personelu większości placówek medycznych jest bardzo ciężko uzyskać taką statystykę. Proassist mając dużo liczniejszą kadrę, niż większość podmiotów medycznych (aktualnie 32 rejestratorki medyczne) może pozwolić sobie na ułożenie grafiku pracy, uwzględniając z jednej strony statystyki liczby połączeń ze względu na dni i godziny, a z drugiej – urlopu, L4, UZ etc.

Święta i dni wolne od pracy

Doświadczeni managerowie wiedzą, że statystka ni jak się ma w dni, które następują po świętach, niezależnie od rodzaju placówki. Jeżeli weekend zostaje wydłużony o dzień lub dwa z powodu świąt wolnych od pracy, to ilość połączeń w takie dni jest zawsze zwiększona, czasami do około 100% w porównaniu do statystycznego tego dnia tygodnia.

Ważne jest, aby wtedy telefoniczna rejestracja medyczna była w komplecie, aby odpowiednio przygotować się na zwiększoną liczbę połączeń telefonicznych w ten dzień.

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Poznaj tajniki marketingu medycznego!

Zdajemy sobie sprawę, że zakazanie prawem reklamy świadczeń zdrowotnych utrudnia lekarzom i managerom placówek medycznych „pokazanie się” pacjentom.

Postanowiliśmy ułatwić im sprawę, dlatego stworzyliśmy darmowy e-book dla wszystkich zainteresowanych pozyskiwaniem pacjentów dla przychodni lub gabinetu medycznego.

Widget jako doskonałe narzędzie do usprawniania zapisów pacjentów na wizyty

Widget jako doskonałe narzędzie do usprawniania zapisów pacjentów na wizyty

Internetowy świat co chwilę wdraża w życie kolejne ułatwienia, by jak najprostszym sposobem uporać się ze sprawami, które zazwyczaj wymagają wkładu i wysiłku. W kilku łatwych krokach, dzięki prostym dodatkom do stron internetowych, masz możliwość uzyskać przydatne informacje, umówić się na spotkanie, wysłać wiadomość na interesujący Cię temat czy też umówić się na
wizytę lekarską, co proponujemy w programie dla gabinetów PROASSIST.

Web designer planning application for mobile phone. Design application development draft sketch drawing online Technology Content.User experience concept.

O CZYM MOWA?

O prostych w użyciu i odbiorze WIDGETACH. Niewielkich, lecz wyjątkowo funkcjonalnych zakładkach na stronie internetowej, dzięki którym w prosty sposób zapewnisz swoim klientom, zarówno młodym, łatwo poruszającym się po witrynie, jak i starszym, którym często z trudem przychodzi odnalezienie się w świecie wirtualnym, komfort poruszania się na swojej stronie internetowej.

CZYM JEST WIDGET?

Mówiąc w dużym skrócie, jest to graficzny nośnik informacji. Spotykamy go w obecnych czasach na każdym kroku, choćby codziennie w postaci prognozy pogody, wyświetlanej na naszych smartfonach, czy ankietach na różnego rodzaju stronach internetowych. Posiada bardzo prostą formę graficzną, możemy go personalizować według własnych potrzeb zarówno na poziomie sugerowanego tekstu, jak i dopasowując go pod siebie graficznie.
Idąc za nurtem rozwijającej się technologii, również my wprowadziliśmy do naszego oprogramowania medycznego PROASSIST opcję WIDGET. Dzięki niej w bardzo prosty sposób, każdy z pacjentów chcących zapisać się na wizytę on-line, może zrobić to łatwo i szybko.

rejestracja online

Możesz przypisać go do swojej placówki medycznej, ale również do konkretnego specjalisty czy kontrahenta. Dzięki prostej formie zapisu w postaci jednego małego okienka zyskujesz renomę i ułatwiasz życie swoich pacjentów, a co za tym idzie, zyskujesz ich coraz więcej, zatem korzyści z takiego rozwiązania działają dwukierunkowo

ROZWIJAJ SIĘ Z NAMI, A ZYSKASZ WIĘCEJ NIŻ MOGŁOBY CI SIĘ WYDAWAĆ.

Jeśli przekonałeś się już do proponowanej przez nas opcji WIDGET na Twojej stronie, to wszelkie informacje, w jaki sposób wprowadzić taką funkcjonalną opcję do swojego programu do gabinetu on-line, znajdziesz tutaj.

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Poznaj tajniki marketingu medycznego!

Zdajemy sobie sprawę, że zakazanie prawem reklamy świadczeń zdrowotnych utrudnia lekarzom i managerom placówek medycznych „pokazanie się” pacjentom.

Postanowiliśmy ułatwić im sprawę, dlatego stworzyliśmy darmowy e-book dla wszystkich zainteresowanych pozyskiwaniem pacjentów dla przychodni lub gabinetu medycznego.

Bezpieczne rozwiązania i innowacyjne metody dla lekarzy w kwestii pracy zdalnej

Bezpieczne rozwiązania i innowacyjne metody dla lekarzy w kwestii pracy zdalnej

W obecnym kryzysie epidemiologicznym, który dotyka każdego z nas, stajemy przed wieloma trudnymi dla nas wyborami związanymi z funkcjonowaniem gabinetu lekarskiego. Każdy, zarówno pacjent, jak i lekarz, narażeni są na infekcje, a strach przez nią wywołany jest zupełnie ludzki, tym samym jesteśmy zmuszeni podejmować śmiałe kroki, by zwyczajnie „nie dać się zwariować”.
Jednym z racjonalnych wyjść, które posiadamy, jest zadbanie o bezpieczeństwo własne jak i pacjentów naszego gabinetu medycznego. To, że pełnimy aktualnie jedną z najważniejszych i najbardziej potrzebnych funkcji społeczeństwa, a mianowicie pomagamy ludziom chorym, nie zwalnia nas jednak z obowiązku zadbania o bezpieczeństwo zgodnie z wytycznymi odgórnie przyjętymi.

grafika

BEZPIECZEŃSTWO TO PODSTWA

Jedną z możliwości, jakie posiadamy, to zadbanie o to, by nie rozprzestrzeniać infekcji. Możemy tym samym wystosować do pacjentów kontaktujących się z naszymi konsultantami wiadomość w postaci ankiety, która ma być dla nas źródłem informującym o tym, czy istnieje ze strony osoby zgłaszającej się na wizytę zagrożenie zarażenia koronawirusem, czy też nie. W związku z tym konsultant podczas rozmowy telefonicznej wysyła do pacjenta ankietę kwalifikującą w kierunku zakażenia wyżej wymienionego wirusa.
Przykładem takiej ankiety może być tekst umieszczony w oknie informacyjnym, który znajdziesz tutaj.

TO TY DECYDUJESZ!

Kolejną z możliwości, jakie posiadamy, to zamknięcie gabinetu na czas kwarantanny. Jest to wybór ostateczny, ale taki również możemy podjąć z wszelkich względów bezpieczeństwa. Należy tym samym umieścić na portalach społecznościowych takich jak Facebook, na widgecie oraz na stronie internetowej gabinetu, informację o tejże decyzji. Co za tym idzie, musimy wprowadzić zmiany w systemie pracy, a mianowicie zamknąć powiadomienia SMS od pacjentów oraz kierowane do nich wiadomości w kwestii przypomnień o wizytach.
Natomiast jeśli zdecydujesz się nadal na pełne funkcjonowanie gabinetu, pacjenci muszą o tym zostać także odpowiednio powiadomieni. Jak to zrobić w kilku prostych krokach dzięki naszej platformie, dowiesz się z tego artykułu.

grafika

WYCHODZIMY DO CIEBIE O KROK DALEJ!

Kolejnym z kroków, które pomogą nam zapewnić wszelkie bezpieczeństwo, to podjęcie pacjentów w ramach konsultacji online. Do Ciebie należy wybór, którą z opcji wybierzesz. My pomożemy Ci w sprawnym zorganizowaniu i wdrożeniu w życie Twojego pomysłu dzięki telemedycynie.

Więcej informacji na temat, w jaki sposób, bez wychodzenia z domu, możesz udzielić pomocy potrzebującym chorym, znajdziesz tutaj:
Tutaj znajdziesz informację, jak ustawić wizytę online w naszym oprogramowaniu medycznym.

INNOWACYJNE METODY TO NASZA SPECJALNOŚĆ.

A co, kiedy nasz pacjent potrzebuje recepty na lek przez nas przepisany? Nasz system umożliwia wystawianie recept elektronicznych. Jest to tak zwana                e-recepta. Możemy otrzymać ją drogą elektroniczną, co pozwoli nam zachować wszelkie bezpieczeństwo przed zarażeniem bądź rozwinięciem się choroby już posiadanej. Dzięki elektronicznej recepcie dla przychodni możesz podpisać dokument w sposób cyfrowy i przekazać pacjentowi wszelkie dane do jej zrealizowania w wybranym przez niego punkcie aptecznym. Ty oszczędzasz czas i zagrożenie zarażeniem, a pacjent możliwość swobodnego wyboru czasu realizacji recepty oraz możliwość pozostania w warunkach domowych, sprzyjających szybszemu powrotowi do zdrowia.

O zaletach e-recepty, jej funkcjonalności i łatwości w realizacji, porównując ją do recepty tradycyjnej, której choćby wykupienie niejednokrotnie stanowiło pewien poziom trudności, kilka słów tutaj.

JESTEŚ DLA NAS WAŻNY - BĄDŹ BEZPIECZNY.

Dzięki naszemu programowi do gabinetu lekarskiego PROASSIST zyskujesz spokój, możliwość wyboru i nie musisz rezygnować z pomocy żadnej z potrzebujących osób. Aktualna sytuacja zakażenia koronawirusem wywołuje niejednokrotnie wiele spekulacji na temat podjęcia działań godnych tej sytuacji. My, dając Ci wiele możliwości łatwego rozprawienia się z dylematami, wyciągamy do Ciebie pomocną dłoń, byś Ty mógł wyciągnąć swoją do, niestety, coraz większej liczby osób, które jej aktualnie potrzebują.
PROASSIST to Twój asystent numer 1 w tym trudnym dla Wszystkich okresie.

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Poznaj tajniki marketingu medycznego!

Zdajemy sobie sprawę, że zakazanie prawem reklamy świadczeń zdrowotnych utrudnia lekarzom i managerom placówek medycznych „pokazanie się” pacjentom.

Postanowiliśmy ułatwić im sprawę, dlatego stworzyliśmy darmowy e-book dla wszystkich zainteresowanych pozyskiwaniem pacjentów dla przychodni lub gabinetu medycznego.

Mikro księgowość w Twoim gabinecie, czyli statystyki i rozliczenia pracowników

Mikro księgowość w Twoim gabinecie, czyli statystyki i rozliczenia pracowników

Statystyki działań użytkownika pozwalają śledzić rozwój Twojego gabinetu lekarskiego. Dzięki możliwości obserwowania efektów pracy w oprogramowaniu medycznym PROASSIST masz ułatwioną drogę analizy działań poszczególnych gabinetów.
W dzisiejszych czasach, przy tak dużej ilości pacjentów oraz lekarzy pracujących w różnych gabinetach medycznych, system zliczania statystyk staje się niezastąpioną funkcją, bez której ciężko byłoby kontrolować rozwój działań poszczególnych specjalistów czy zainteresowanie konkretnymi usługami.

grafika

O CO CHODZI? NA POCZĄTEK MAŁE WYJAŚNIENIE...

Statystyki są całościowym zestawieniem funkcjonowania danego gabinetu na przestrzeni czasu. W połączeniu z zestawieniem finansowym, statystyki te
umożliwiają wgląd w pracę poszczególnych działów personelu, przez co stanowią jedną z najprostszych metod kontroli wydajności danego gabinetu medycznego, lekarza czy usługi. W standardowych programach do obsługi gabinetu nie ma możliwości ogólnego spojrzenia na opłacalność funkcjonowania poszczególnych gabinetów, czy też sprzedaży poszczególnych usług.

grafika

ZMIENIAMY SIĘ DLA CIEBIE!

Oprogramowanie medyczne PROASSIST daje  możliwość sprawdzenia w każdym momencie, jak dany gabinet funkcjonuje, oraz pozwala na wgląd w rozliczenia placówek medycznych z poszczególnymi lekarzami. Dzięki temu staje się nie tylko systemem statystyk, ale także uproszczonym systemem rozliczeń między gabinetem a poszczególnymi specjalistami.

Dodatkowo system statystyk PROASSIST daje możliwość:
pobrania statystyk dowolnego gabinetu za wybrany okres
– ogólne zestawienie rozliczeń finansowych za zrealizowane wizyty
– wglądu do statystyk z podziałem na gabinety, lekarzy i usługi w kontekście
analizy wizyt, wraz z rozpiską rozliczenia finansowego,
– pobrania danych w pliku Excel
rozliczenie specjalistów z użyciem systemu prowizyjnego
– podsumowanie wizyt w trybie statystycznym: dodane, odwołane, zrealizowane
– podsumowanie wizyt w trybie finansowym: rozliczone, częściowo rozliczone,
podsumowanie kwot rozliczonych.

grafika

TWÓJ CZAS TO PIENIĄDZ, ZAOSZCZĘDŹ I ZYSKAJ SPOKÓJ.

Powyższy system statystyk, łącznie z wcześniejszym ustawieniem rozliczenia specjalistów z podziałem na usługi, daje nam pełny wgląd do bieżącego
nadzorowania działań danego gabinetu.

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Poznaj tajniki marketingu medycznego!

Zdajemy sobie sprawę, że zakazanie prawem reklamy świadczeń zdrowotnych utrudnia lekarzom i managerom placówek medycznych „pokazanie się” pacjentom.

Postanowiliśmy ułatwić im sprawę, dlatego stworzyliśmy darmowy e-book dla wszystkich zainteresowanych pozyskiwaniem pacjentów dla przychodni lub gabinetu medycznego.

Powiadomienia SMS jako uniknięcie odwołania wizyty w ostatniej chwili

Powiadomienia SMS, czyli jak uniknąć odwoływania wizyt na ostatnią chwilę.

Problem z wizytami, które miały się odbyć, a nie doszły do skutku z powodu nieobecności pacjenta, to problem powszechnie znany. Czy istnieją sposoby, by tego uniknąć?

grafika

Problem z wizytami, które miały się odbyć, a nie doszły do skutku z powodu nieobecności pacjenta, to problem powszechnie znany. Zmarnowany przez danego specjalistę czas mógłby zostać poświęcony osobie, która niezwłocznie być może takiej pomocy potrzebuje. Niestety niedopilnowanie terminu przez pacjenta w czasach ciągłego biegu między obowiązkami domowymi a pracą, nierzadko skutkuje brakiem obecności na umówionej wizycie. Jak można temu zaradzić? Znaleźliśmy na to kilka sposobów. Dzięki nim zarówno pacjent, jak i specjalista zyskają spokój i pewność, że dana wizyta się odbędzie.

Prostota i funkcjonalność gwarancją sukcesu!

W dzisiejszych czasach – dobie telefonów komórkowych, najprostszym sposobem może okazać się wykorzystanie tych urządzeń. Wysłanie krótkiej wiadomości SMS do pacjenta w celu przypomnienia mu o wizycie to najlepsze rozwiązanie. Daje nam pewność, że pacjent, nawet jeśli o wizycie zapomniał, zostanie o niej poinformowany odpowiednio wcześnie. Mamy w ofercie powiadomienia z różnym czasem wyprzedzającym dostarczenie takiej wiadomości, możemy zatem zadbać o spokój swój i pacjenta z należytą troską. Dzięki temu unikniemy niepotrzebnego rozczarowania zarówno przez pacjenta zapominalskiego, jak i lekarza na niego oczekującego.

Kilka prostych kroków do zyskania komfortu pracy!

W naszym systemie istnieje możliwość wysłania takiego powiadomienia osobie zapisanej na wizytę. Mamy w tym zakresie  do wyboru dwie funkcje: dwie możliwości. SMS do pacjenta pozwala na wysłanie wiadomości do poszczególnej jednostki poprzez wyszukanie danego nazwiska, za to MARKETING SMS to funkcja, która pozwala nam na wysłanie wiadomości do wybranej grupy pacjentów.

grafika

Jesteśmy blisko Ciebie i Twoich potrzeb.

Łatwo i funkcjonalnie utworzona przez nas strona internetowa PROASSIST pozwoli w ciągu kilku minut i za pomocą kilku kliknięć myszki, zadbać o swój cenny czas oraz czas pacjentów, którzy z pewnością docenią takiego rodzaju troskę skierowaną w ich stronę. Zadbaj zatem o siebie i o komfort pracy, bo może się on okazać bardzo łatwy do osiągnięcia już dziś!

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Poznaj tajniki marketingu medycznego!

Zdajemy sobie sprawę, że zakazanie prawem reklamy świadczeń zdrowotnych utrudnia lekarzom i managerom placówek medycznych „pokazanie się” pacjentom.

Postanowiliśmy ułatwić im sprawę, dlatego stworzyliśmy darmowy e-book dla wszystkich zainteresowanych pozyskiwaniem pacjentów dla przychodni lub gabinetu medycznego.

Jak wyjść z modelu „zapraszam w godzinach pracy”, czyli przyjmowania pacjentów w nieokreślonych godzinach?

Jak wyjść z modelu „zapraszam w godzinach pracy”, czyli przyjmowania pacjentów w nieokreślonych godzinach?

Tradycyjny system zapisu pacjentów a wizyty nie zawsze okazuje się skuteczny, zwłaszcza jeśli chodzi o komfort zarówno lekarzy, jak i samych rekonwalescentów. Faktem jest, że obecnie przed placówkami medycznymi stoi ogromne wyzwanie. Jak wynika z badania realizowanego przez SW Research na zlecenie AXA Partners, już w 2018 roku aż 68% Polaków przynajmniej raz skorzystało z pomocy gabinetów prywatnych, a 2,6 mln obywateli posiada prywatne ubezpieczenie zdrowotne. Dlatego niezwykle ważne jest to, by zadbać o jakość usług. Pacjent wybierze tę placówkę, która spełnia jego wszystkie oczekiwania. Mowa tu m.in. o skutecznej rejestracji telefonicznej.

Doctor and patient discussing something while sitting at the table . Medicine and health care concept. Doctor and patient

Oprogramowanie medyczne Proassist, czyli innowacyjna metoda na bolączki XXI wieku

Niejednokrotnie pacjenci spotkali się z sytuacją, w której byli zapisani nie na konkretną godzinę, ale mieli pojawić się pod gabinetem lekarskim w danym zakresie czasowym np. w porze od 15:00 do 18:00. Niewątpliwie trudno jest przypisać lekarzowi dokładną godzinę dla danych pacjentów, gdyż wymaga to wykonywania wielu dodatkowych czynności. Zwłaszcza gdy specjalista musi odbierać połączenia samodzielnie. W takich sytuacjach warto iść z duchem czasu, co program dla lekarzy Proassist w pełni umożliwia. Jeśli dwie osoby przyjdą na tę samą godzinę, trudno zdecydować, kogo przyjąć pierwszego. Takie sytuacje niosą ze sobą nieuniknione konflikty, które warto rozwiązać poprzez zastosowanie naszego oprogramowania medycznego. Program zapewnia przede wszystkim kilka niekwestionowanych rozwiązań, które usprawniają zapis pacjentów na wizytę. Są to m.in. internetowa oraz telefoniczna rejestracja pacjentów. Pierwsza z nich pozwala pacjentowi za pomocą strony internetowej zapisać się na wybraną wizytę do specjalisty.

grafika

Faktem jest, że e-usługi cieszą się obecnie coraz większą popularnością. Dlatego, wychodząc naprzeciw oczekiwaniom, warto wdrożyć również taką formę rejestracji, która w obsłudze jest niezwykle prosta i przejrzysta. Dzięki temu pacjent może zapisać się na wybraną wizytę w dogodnym dla siebie miejscu i czasie. Z kolei jeśli pacjent preferuje telefoniczną rejestrację, również może z niej skorzystać. Na stronie internetowej lekarza lub placówki medycznej jest umieszczony numer do naszej rejestracji telefonicznej, który odbierają nasi konsultanci. Wówczas pracownicy Proassist odpowiadają za prawidłowy zapis pacjentów. Więcej na temat telefonicznej rejestracji można przeczytać tutaj.

grafika

Kartka na drzwiach sposobem na nawyki pacjentów

Co jednak jeśli wprowadzisz nowy model rejestracji telefonicznej, a pacjenci się do niego nie ustosunkują? Proponujemy wówczas następujące rozwiązanie: wywieś na drzwiach gabinetu kartkę, na której napiszesz, że od dziś rejestracja pacjentów dostępna jest na wyznaczone godziny. Zważywszy na fakt, jak ogromną rolę odgrywają przyzwyczajenia oraz nawyki, pacjenci początkowo niewątpliwie przyjdą na wizytę według tradycyjnego systemu. W takim przypadku warto zastosować się do naszych wskazówek, które pozwolą Ci skutecznie rozwiązać powyższy problem. Można w pierwszej kolejności przyjąć pacjenta, który wcześniej zapisał się na konkretną godzinę. Taka metoda sprawi, że reszta pacjentów z pewnością szybciej zastosuje się do wprowadzonych zmian. Ponadto należy poinformować osoby, które przyszły według tradycyjnego zapisu, że powinny zapisywać się na daną godzinę, by w przyszłości uniknąć podobnych sytuacji. Nie jest zagadką, że tradycyjny model zapisu obecnie wymaga zmiany. Rozwiązania, które zapewnia oprogramowanie dla lekarzy Proassist pomagają podołać takim wyzwaniom.

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Poznaj tajniki marketingu medycznego!

Zdajemy sobie sprawę, że zakazanie prawem reklamy świadczeń zdrowotnych utrudnia lekarzom i managerom placówek medycznych „pokazanie się” pacjentom.

Postanowiliśmy ułatwić im sprawę, dlatego stworzyliśmy darmowy e-book dla wszystkich zainteresowanych pozyskiwaniem pacjentów dla przychodni lub gabinetu medycznego.

„Pacjenci czasami są niecierpliwi, więc trzeba zachować zimną krew, zacisnąć zęby i spokojnie porozmawiać”

"Pacjenci czasem są niecierpliwi, więc trzeba zachować zimną krew, zacisnąć zęby i spokojnie porozmawiać"

Rozmowa z Zuzanną i Marzeną - dwiema rejestratorkami medycznymi, które pracują w firmie Proassist od ponad roku. Dzielą się swoimi przeżyciami, ale przede wszystkim podkreślają, jak ważną rolę odgrywa zgrany zespół i świetna atmosfera w pracy.

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Czy lubisz swoją pracę?

Pewnie. Wszyscy sobie tutaj nawzajem pomagamy. Chętnie przychodzę do pracy, choć czasem również odczuwam zmęczenie, zwłaszcza gdy jest natłok telefonów od pacjentów. Pacjenci czasami są niecierpliwi, więc trzeba zachować zimną krew, zacisnąć zęby i spokojnie porozmawiać (śmiech).

Czy bywa stresująca?

Zuzanna: Niestety tak, ale oczywiście jest więcej pozytywnych sytuacji. Pacjenci żegnają się ze mną serdecznie, mówiąc „do zobaczenia”. Uśmiecham się. Czuję, że są zadowoleni z mojej rozmowy. Wiem, że się nie spotkamy, jednak miło mi, że ktoś docenia moją pracę.

Nie zawsze jest kolorowo

Zuzanna: Tak. Właśnie, zwłaszcza gdy pacjenci są niecierpliwi. Czasem bez powodu naskoczą na nas, ponieważ myślą, że my nie chcemy im zarezerwować danego terminu. Jednak to nie jest prawda. Mamy z góry ustalone wytyczne, których się trzymamy, jednak oni tego nie rozumieją. Niestety nie wszystko zależy od nas. Pacjenci przede wszystkim uważają, że jesteśmy w miejscu, do którego dzwonią, dlatego właśnie proszą mnie o to, żebym podeszła do lekarza i zapytała o dany termin.

Zapamiętałaś jakąś nieprzyjemną sytuację?

Zuzanna: Utkwiła mi w głowie jedna rozmowa. Starsza pani bez powodu mnie zaatakowała. Nie zachowałam się w stosunku do niej niewłaściwie. Jednak pod koniec rozmowy przeprosiła mnie, przyznała się do błędu. Udzieliłam jej potrzebnych informacji, starałam się jej pomóc. Próbowałam ją uspokoić. Myślę, że dlatego właśnie zrozumiała, że nie chce jej w żaden sposób zaszkodzić. Nawet podziękowała mi i zaznaczyła, że jest starszą osobą. Byłam bardzo zaskoczona.

Czy praca sprawia Ci radość?

Marzena: Tak, doskonale się w niej odnajduję. Największą zaletą są ludzie, którzy pracują w Proassist. Wszyscy, bez wyjątku, tworzymy pozytywną atmosferę. Nie mogę również zapomnieć o przełożonych, którzy są bardzo wyrozumiali. Muszę przyznać, że jest to moja najlepsza praca. Ponadto dzięki niej pomagam innym ludziom.

Traktujesz swoją pracę jako misję?

Marzena: Staram się wczuć w ich sytuację oraz spełnić ich oczekiwania. W przypadku braku wolnych terminów wysyłamy do lekarzy wiadomości w sprawie pilnej wizyty. Doradzamy również rejestrację online, a jeśli ktoś nie odbierze, to zawsze staramy się oddzwonić.

Taka rozmowa może pełnić również funkcję terapeutyczną.

Marzena: Tak jak wspomniałam, nie traktuję pacjentów w oschły sposób. Ktoś mógłby powiedzieć, że to tylko krótka wymiana zdań, ale czasem pacjenci zwierzają się ze swoich dolegliwości. 

Czy pierwsze doświadczenia dały się we znaki?

Marzena: Tak, ale mimo ogromnego stresu postanowiłam dać sobie szansę. Dlatego do dziś pamiętam imię i nazwisko mojego pierwszego pacjenta.

Jednak przezwyciężyłaś stres?

Marzena: Starałam się, by stres nie wpłynął na moje wyniki w pracy. Koniec końców poradziłam sobie i opanowałam emocje.

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Poznaj tajniki marketingu medycznego!

Zdajemy sobie sprawę, że zakazanie prawem reklamy świadczeń zdrowotnych utrudnia lekarzom i managerom placówek medycznych „pokazanie się” pacjentom.

Postanowiliśmy ułatwić im sprawę, dlatego stworzyliśmy darmowy e-book dla wszystkich zainteresowanych pozyskiwaniem pacjentów dla przychodni lub gabinetu medycznego.

Nadmierna liczba telefonów od pacjentów? Podpowiadamy jak zaoszczędzić czas!

Nadmierna liczba telefonów od pacjentów? Podpowiadamy jak zaoszczędzić czas!

Odbieranie połączeń od dużej liczby pacjentów może okazać się nie lada wyzwaniem. Mimo że ta z pozoru łatwa czynność nie wymaga skomplikowanych umiejętności, to jednak  wiąże się ze znalezieniem dodatkowego czasu.

pacjent

Multitasking, czyli wielozadoniowość w pracy lekarza

Łączenie kilku czynności stanowi istotny i nieodzowny element pracy. Nie zawsze niestety da się pogodzić ze sobą wszystkie obowiązki. Przykładowo podczas stawiania diagnozy, czy nawet podczas zakupów lekarz nie jest w stanie skupić się na dodatkowych aktywnościach. W takim przypadku trudno w sposób profesjonalny i kompetentny udzielić odpowiedzi. Zwłaszcza jeśli pacjenci oczekują znajomości wszystkich dostępnych terminów. Ponadto jak wynika z danych naszego oprogramowania medycznego, odbieranie dwustu połączeń miesięcznie zajmuje  lekarzowi w sumie ponad 4 godziny, które warto poświęcić na realizowanie własnych pasji, czy choćby odpoczynek. Właśnie dlatego stworzyliśmy funkcję połączeń bezwarunkowych i warunkowych, które odpowiadają za optymalizację Twojego czasu.

lekarz-rozmawia-przez-telefon-komorkowy_85574-8244 nananannananananna

Połączenia bezwarunkowe i warunkowe

Przekierowanie połączeń to najlepszy sposób, by usprawnić profesjonalną obsługę klientów. Usługa zawiera dwie opcje: bezwarunkową i warunkową. Pierwszą z nich można wprowadzić na klawiaturze telefonu za pomocą kodu: **21*numer telefonu nadany przez Proassist#. Jest to połączenie, które odbiera tylko rejestracja telefoniczna Proassist. Natomiast drugą opcję, czyli przekierowanie warunkowe  można zastosować, kiedy numer jest zajęty, nie odpowiada bądź jest niedostępny. Taką usługę należy włączyć dzięki trzem kodom, które odpowiadają za określoną przyczynę.

Wartościowa rozmowa z konsultantami telefonicznej rejestracji Proassist

Jedną z pozytywnych cech programu dla lekarzy Proassist jest rejestracja telefoniczna, która odpowiada nie tylko za zapisanie pacjenta na daną wizytę, ale także prawidłowy przebieg rozmowy. Połączenie bezwarunkowe odbiera tylko rejestracja Proassist, dzięki czemu pacjent zawsze uzyska wszystkie niezbędne informacje. Jednak co najważniejsze, rejestrator lub rejestratorka medyczna może dostosować odpowiedni termin zarówno dla pacjenta, jak i lekarza. Taki sposób komunikacji niewątpliwie przyczynia się do większej satysfakcji z jakości konsultacji. Ponadto podczas rozmowy można dowiedzieć się od pracownika: gdzie się odbędzie konsultacja, o której godzinie oraz jak się do niej przygotować. Wszystkie te czynniki wypływają bezpośrednio na pozytywny przebieg wizyty. Warto także dodać, że jeśli pacjent dodzwoni się do danej placówki medycznej, pracownik Proassist może jedynie zapisać go na wizytę do przypisanego lekarza specjalisty.

Sposób na poprawę relacji z pacjentami

Funkcja, którą gwarantuje oprogramowanie medyczne Proassist, umożliwi kompleksowe zarządzanie czasem, a także może pozytywnie oddziaływać na stosunki z pacjentami. Bowiem nie trudno niewłaściwie zapisać wizytę, czy pomylić terminy. Takie wypadki z pewnością negatywnie wpływają na wizerunek centrum medycznego, bądź lekarza. Ponadto pacjent podczas rozmowy jest szczegółowo poinformowany o tym, jak przebiega dana konsultacja, dzięki czemu będzie przygotowany na każdą ewentualność.

Smiling female doctor on phone

Pracowity tryb życia, w którym zazwyczaj funkcjonuje lekarz, nie pozwala łączyć wielu obowiązków w tym m.in. odbierania dodatkowych połączeń. Dzięki funkcjom programu dla lekarzy Proassist telefony od pacjentów nie będą już spędzać Ci snu z powiek, a także niepokoić w trakcie odpoczynku.

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Poznaj tajniki marketingu medycznego!

Zdajemy sobie sprawę, że zakazanie prawem reklamy świadczeń zdrowotnych utrudnia lekarzom i managerom placówek medycznych „pokazanie się” pacjentom.

Postanowiliśmy ułatwić im sprawę, dlatego stworzyliśmy darmowy e-book dla wszystkich zainteresowanych pozyskiwaniem pacjentów dla przychodni lub gabinetu medycznego.

Realny pacjent, wirtualny lekarz? Umawianie pacjentów na godziny jest możliwe.

Realny pacjent, wirtualny lekarz? Umawianie pacjentów na godziny jest możliwe.

"Przychodzi baba do lekarza i..." czeka w kolejce? Humor wywodzący się z dowcipów nie przekłada się na entuzjazm pacjentów, oczekujących na wizytę często przez długie godziny. Wraz z dynamicznym rozwojem programów medycznych dla przychodni, pojawiły się szanse wynikające z mobilności kalendarza lekarskiego. Na czym polegają zmiany systemu umawiania wizyt?

Wirtualny kalendarz, realna obsługa?

Technologia pociąga za sobą wiele branż, skłaniając je do szybszej obsługi klientów, podwyższonej jakości usług, oraz pozyskiwania nowych chętnych do współpracy. Jednak jak wszystkie nowinki, system świadczenia usług mobilnych, aby  działał w pełni sprawnie, musi przejść okres testowy. Dzięki temu zyskuje zaufanie odbiorców, oraz będzie działać w pełni sprawnie. Umawianie pacjentów na godziny za pośrednictwem serwisów internetowych jest już dość powszechne, jednak nadal funkcjonuje przeświadczenie, że wielu zainteresowanych obawia się, iż działający wirtualnie portal nijak ma się do rzeczywistości służby zdrowia, która przyzwyczaiła już do zupełnie innych standardów obsługi.

Pacjent skazany na łaskę losu

Faktem jest, że długoletnia praca placówki medycznej ma już wypracowaną listę stałych pacjentów, przyzwyczajonych do zasad obowiązujących w poradni lub gabinecie specjalistycznym. Jednym z celów telefonicznej oraz internetowej rejestracji pacjentów jest natomiast pozyskiwanie nowych klientów. Ci, którzy decydują się na to, aby zaufać mobilnemu kalendarzowi, widzą w nim wiele zalet, przede wszystkim umówienie terminu na konkretną godzinę. Ogólnym niezadowoleniem siedzących w kolejkach pacjentów było bowiem dotychczasowe przyzwyczajenie lekarzy specjalistów, do umawiania wizyt w godzinach funkcjonowania gabinetu lekarskiego. Wszystko było zależne od szczęścia – taka praktyka owocowała z jednej strony rosnącymi w oczach kolejkami, ponieważ pacjenci wchodzili jeden za drugim, z drugiej – pustymi poczekalniami oraz brakiem zajęcia dla lekarza. Taki system zdecydowanie wymagał poprawy.

Klient docelowy, nie tylko młody

Młode pokolenie mając możliwość internetowej rejestracji, w oprogramowaniu medycznym widzi potencjał i właściwe zastosowanie, ufając w usprawnienie systemu dzięki nowej technologii. Decyzja gabinetów lekarskich o podjęciu kroków w uruchomieniu aplikacji mobilnej jest więc z pewnością wyjściem naprzeciw młodym pacjentom w celu ich pozyskania. Co natomiast ze starszymi jednostkami? Uprawnienie procesu obejmuje także rejestrację telefoniczną, która działa równie sprawnie, choć obciążona jest częstym zajęciem linii. Mimo to popularyzacja tego typu umawiania wizyt staje się coraz bardziej powszechna i doceniana przez samych zainteresowanych.

Mobilny potencjał dla lekarza

Wdrożenie nowego oprogramowania medycznego dla pacjentów jest też dużym ułatwieniem w praktyce lekarza. Dlaczego? W tradycyjnym procesie umawiania wizyt zdarzały się sytuacje, w których ilość pacjentów, oczekujących w kolejce była nieadekwatna do czasu pracy specjalisty. Umawianie wizyt drogą sieciową lub telefoniczną pozwala na stworzenie czytelnego i przejrzystego kalendarza, na którego bazie lekarz widzi swój realny czas pracy.

Dobry PR gabinety medycznego

Narzędzie nowego oprogramowania medycznego, które odpowiada za umawianie pacjentów to także świetny instrument marketingowy. Jak wiadomo, w dzisiejszych czasach jest to nieuniknione. Ciągłe podtrzymywanie kontaktów z pacjentami jest bardzo istotne i buduje wzajemne relacje. Mobilne umawianie wizyt lekarskich umożliwia wysyłanie bieżących informacji o promocjach lub rabatach, a także przypomnienia związane z wyznaczonymi terminami. Wszystko to sprawia, że pacjenci czują się otoczeni w pełni profesjonalną opieką, także poza strefą przychodni, oraz doceniają gabinet jako nowoczesny i świadomy nowinek technologicznych. Wszystkie te cechy wpływają na to, iż strata pacjentów, wynikająca ze zdenerwowania długim oczekiwaniem w kolejce, nie będzie miała miejsca.

Nerwowa atmosfera w zatłoczonych poczekalniach może być zatem wykluczona, a gabinety lekarskie mogą stać się w pełni przyjazne dla pacjentów, dzięki nowoczesnym technologiom umawiania na godziny. Mimo iż system opiera się na wirtualnych schematach i algorytmach, to ma pełne przełożenie na realną jakość usług.

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Poznaj tajniki marketingu medycznego!

Zdajemy sobie sprawę, że zakazanie prawem reklamy świadczeń zdrowotnych utrudnia lekarzom i managerom placówek medycznych „pokazanie się” pacjentom.

Postanowiliśmy ułatwić im sprawę, dlatego stworzyliśmy darmowy e-book dla wszystkich zainteresowanych pozyskiwaniem pacjentów dla przychodni lub gabinetu medycznego.