Te zmiany mają na celu nie tylko automatyzację procesów rejestracji, ale także znaczne przyspieszenie pracy personelu medycznego przy uzupełnianiu dokumentacji oraz poprawę bezpieczeństwa przesyłanych danych.
Sprawdźcie, co przygotowaliśmy dla Was w maju.
Chatbot – wielojęzyczna obsługa pacjentów już dostępna
Chatbot Rejestratorka Paulina został rozszerzony o obsługę kilku języków, dzięki czemu komunikacja z pacjentami jest jeszcze bardziej dostępna i wygodna. Aktualnie możliwa jest rozmowa w języku polskim, angielskim, niemieckim oraz ukraińskim. Użytkownik może samodzielnie wybrać preferowany język już na początku rozmowy bezpośrednio w oknie chatu.
Co więcej, system umożliwia zmianę języka także w trakcie konwersacji, wystarczy wpisać wiadomość w innym języku lub poprosić chatbota o przełączenie na wybrany wariant językowy. Dzięki temu interakcja z chatbotem staje się bardziej elastyczna i dopasowana do realnych potrzeb pacjentów.
Jeszcze lepsze dopasowanie wizyt – specjalizacje systemowe i mapowanie
W systemie pojawiły się specjalizacje systemowe, które stanowią kolejny krok w kierunku jeszcze bardziej precyzyjnej i inteligentnej obsługi pacjentów przez chatbota Rejestratorkę Paulinę. Pomagają one lepiej interpretować intencje pacjenta i dopasować je do właściwego rodzaju specjalisty. Przykładowo, jeśli pacjent wpisze, że chce umówić się do alergologa, chatbot automatycznie powiąże tę informację ze specjalizacją systemową „alergolog” oraz przypisanymi do niej lekarzami w danej placówce.
Dodatkowo, specjalizacje można mapować z wcześniej zdefiniowanymi specjalizacjami użytkownika, co pozwala na jeszcze większą elastyczność i spójność w zarządzaniu rejestracją wizyt.
Personalizowany chatbot dopasowany do Twojej placówki – wygląd ikony i teksty powitalne
Wprowadziliśmy nowe możliwości zarządzania wyglądem ikonki chatbota, dzięki którym użytkownik może zdecydować, czy na stronie ma wyświetlać się sam widget, czy dodatkowy obrazek zachęcający do rozpoczęcia rozmowy. Dodaliśmy również efekt pulsowania ikonki, który skutecznie przyciąga uwagę pacjentów i zwiększa widoczność chatbota.
Nowością jest także możliwość zarządzania tekstami powitalnymi wyświetlanymi w dymkach. System udostępnia domyślne komunikaty startowe, jednak można je dowolnie edytować, usuwać lub dodawać własne. Jeśli dodanych zostanie kilka tekstów, chatbot będzie prezentował je rotacyjnie, co pozwala urozmaicić komunikację i lepiej angażować użytkowników strony.
Pełna integracja z Synevo – nowe możliwości w obszarze badań laboratoryjnych
Synevo to jedna z wiodących sieci laboratoriów diagnostycznych w Polsce, specjalizująca się w szerokim zakresie badań laboratoryjnych. Oferuje nowoczesne rozwiązania w obszarze diagnostyki, wspierając zarówno placówki medyczne, jak i pacjentów w szybkim dostępie do wyników.
Nowe uprawnienie do badań laboratoryjnych i automatyczne włączanie uprawnień po uruchomieniu integracji
W ramach integracji z Proassist, w zakładce użytkowników dodaliśmy nowe uprawnienie dotyczące badań laboratoryjnych. Po jego aktywacji użytkownik zyskuje dostęp do zakładki „Badania laboratoryjne” zarówno w EDM, jak i w karcie pacjenta. W przypadku wyłączenia uprawnienia sekcja ta oraz powiązane z nią przyciski nie są widoczne, co pozwala lepiej kontrolować dostęp do funkcji związanych z diagnostyką laboratoryjną.
Po skonfigurowaniu integracji z laboratorium, system automatycznie nadaje użytkownikom danego kontrahenta uprawnienie do badań laboratoryjnych. Dzięki temu po uruchomieniu integracji użytkownicy od razu uzyskują dostęp do odpowiednich funkcji. W razie potrzeby uprawnienie może zostać później ręcznie odebrane wybranym osobom, co pozwala zachować pełną kontrolę nad dostępem w systemie.
Wysyłanie zleceń na badania z Proassist do Synevo
Ponadto można wystawić zlecenie na badania diagnostyczne bezpośrednio z poziomu systemu. Podczas tworzenia zlecenia użytkownik wybiera m.in. dostawcę laboratorium, jednostkę zlecającą, laboratorium, konkretne badania oraz miejsce pobrania materiału.
Dostępne są dwa warianty realizacji pobrania materiału: w punkcie pobrań Synevo, gdzie pacjent zgłasza się ze skierowaniem bezpośrednio do punktu, lub w placówce, gdzie materiał pobierany jest na miejscu, a następnie przekazywany do laboratorium. W przypadku pobrania w punkcie Synevo zlecenie automatycznie otrzymuje kod z laboratorium, natomiast przy pobraniu w placówce kod może zostać uzupełniony później, w momencie wysyłki zlecenia.
Pobieranie umowy z Synevo i mapowanie danych
W konfiguracji laboratorium wprowadziliśmy możliwość pobrania danych umowy z Synevo. Po poprawnym wprowadzeniu loginu i hasła system automatycznie pobiera dostępne informacje, takie jak lista badań, laboratoriów oraz jednostek zlecających.
Następnie dane z umowy można zmapować z poradniami i placówkami skonfigurowanymi w Proassist. Ustawienia mogą być dziedziczone na niższe poziomy struktury, ale istnieje również możliwość ich indywidualnego nadpisania dla wybranych poradni lub placówek. W przypadku dodania nowych poradni lub placówek po stronie placówki, użytkownik otrzymuje informację o brakujących elementach, które wymagają uzupełnienia.
Wydruk zlecenia na badanie i pobieranie wyników z Synevo
Po wystawieniu zlecenia możliwe jest pobranie wydruku dla pacjenta, który zawiera m.in. kod kreskowy, dane pacjenta oraz listę zleconych badań. W przypadku zleceń wymagających późniejszego uzupełnienia danych, pierwszy wydruk może być niekompletny do momentu wysłania zlecenia i otrzymania kodu z laboratorium.
Wyniki badań z Synevo są dostępne w zakładce badań laboratoryjnych pacjenta. Na liście wyników użytkownik może sprawdzić m.in. datę wystawienia zlecenia, nazwę laboratorium oraz szczegółowe informacje dotyczące wyniku. W przypadku większej liczby badań system umożliwia stopniowe wczytywanie kolejnych pozycji, co ułatwia ich przeglądanie.
Nowy widget rozbudowany, marketingowy oraz ustawianie kolejności usług na widgetcie
Wprowadziliśmy nową, rozbudowaną wersję widgetu rejestracji online, która łączy wygodny proces umawiania wizyt z dodatkowymi informacjami pomocnymi dla pacjenta. Lewa część widgetu działa podobnie jak dotychczas i prowadzi użytkownika krok po kroku przez proces rejestracji. Z kolei prawa sekcja pełni funkcję informacyjną i pozwala lepiej zaprezentować placówkę oraz ofertę specjalistów jeszcze przed zapisaniem wizyty.
W panelu informacyjnym mogą pojawić się m.in. dane o placówkach, informacje dotyczące płatności, parkingu, dostępności dla osób z niepełnosprawnościami czy potwierdzeń SMS. Widget może również prezentować specjalistów wraz ze zdjęciami, informacją o obsługiwanych językach oraz wskazaniem, czy dany specjalista przyjmuje dzieci. Dodatkowo pacjent może od razu zobaczyć szczegóły usług, takie jak czas trwania wizyty czy orientacyjny zakres cenowy.
Nowy widget został również dostosowany do urządzeń mobilnych. Na mniejszych ekranach, np. telefonach, prawa część informacyjna może zostać ukryta, aby zachować maksymalną wygodę korzystania i pełną dostępność najważniejszego elementu procesu rejestracji online.
Dodaliśmy możliwość tworzenia osobnych linków do widgetów rejestracji online przeznaczonych do działań marketingowych. Z perspektywy pacjenta taki widget działa dokładnie tak samo jak standardowa rejestracja online, proces umawiania wizyty pozostaje prosty i intuicyjny. Różnica widoczna jest po stronie systemu, gdzie wizyty zapisane przez dedykowany link otrzymują odrębne źródło rejestracji. Dzięki temu można łatwiej sprawdzić, ile rezerwacji pochodziło z konkretnej akcji marketingowej.
Wprowadziliśmy także możliwość zarządzania kolejnością usług wyświetlanych na widgetcie rejestracji online. W edycji usług można teraz przypisać każdej pozycji odpowiedni numer, który określa jej miejsce na liście. Usługi są prezentowane zgodnie z ustawioną kolejnością, od 1 wzwyż, natomiast te bez przypisanej wartości automatycznie trafiają na koniec listy. System został zaprojektowany tak, aby zachować przejrzystość ustawień także w przypadku powtarzających się numerów. Jeśli dwie usługi otrzymają tę samą pozycję, pozostałe elementy zostaną automatycznie przesunięte, dzięki czemu wcześniejsze ustawienia nie zostaną nadpisane.
EDM i historia wizyt
W historii EDM dodaliśmy przyciski umożliwiające szybkie kopiowanie danych z poprzednich wizyt. Lekarz może skopiować zarówno całe sekcje dokumentacji, jak i wybrane elementy, takie jak badanie, kody ICD-10, ICD-9 czy zalecenia. Funkcja działa dla wizyt, które już się odbyły, i została stworzona z myślą o usprawnieniu codziennej pracy z dokumentacją medyczną. Dzięki temu uzupełnianie EDM jest szybsze i wygodniejsze, szczególnie w sytuacjach, gdy część informacji z poprzedniej wizyty pozostaje aktualna lub wymaga jedynie niewielkiej edycji.
Wprowadziliśmy również możliwość wyboru sposobu wyświetlania historii wizyt w EDM.
Dostępne są dwa warianty widoku: skrócony oraz rozwinięty z zachowanym formatowaniem.
W trybie rozwiniętym system utrzymuje oryginalne formatowanie treści, w tym odstępy i podział na linie, co znacząco poprawia czytelność notatek i ułatwia szybkie odnalezienie najważniejszych informacji.
Ulepszenia w komunikacji z pacjentem – nowe treści SMS-ów o płatnościach online i dodatkowe potwierdzenie przed wysyłką dokumentacji e-mailem
Zmieniliśmy treści SMS-ów dotyczących płatności online. W przypadku płatności wymaganej komunikat informuje pacjenta, że rezerwacja musi zostać opłacona w określonym czasie, w przeciwnym razie zostanie anulowana. Natomiast przy płatności opcjonalnej wiadomość ma neutralny charakter, pacjent otrzymuje informację o możliwości opłacenia wizyty online, bez sugestii, że brak płatności skutkuje jej anulowaniem.
Dodaliśmy okno potwierdzenia (pop-up) przed wysłaniem e-maila z dokumentacją do pacjenta. Zmiana ma na celu zabezpieczenie przed przypadkowym kliknięciem ikony wysyłki. Użytkownik musi dodatkowo potwierdzić, że rzeczywiście chce wysłać dokumentację, co zwiększa kontrolę nad procesem i minimalizuje ryzyko pomyłki.
Przejrzyste statystyki i raporty
Zmieniliśmy sposób wyświetlania podsumowania w statystykach, m.in. w raporcie płatności online. Zamiast długiej listy danych w widoku podsumowania pojawia się teraz przycisk „Zobacz szczegóły”. Po jego kliknięciu użytkownik otrzymuje przejrzyste zestawienie, obejmujące m.in. liczbę płatności oczekujących, opłaconych, nieopłaconych oraz przeterminowanych.
Podsumowanie jest również przenoszone do pliku Excel.
Kliniki.pl dostępne dla administratora placówki
Administrator placówki może teraz samodzielnie zarządzać integracją z Kliniki.pl, w tym ją włączać oraz edytować. Do tej pory tego typu działania wymagały wsparcia ze strony zespołu supportu, natomiast obecnie administrator może samodzielnie wygenerować oraz skonfigurować integrację w systemie, co znacząco przyspiesza wdrożenie i daje większą niezależność w zarządzaniu ustawieniami placówki.
Uprawnienia do edycji danych API dla administratora placówki i kod techniczny do EZWM
Administrator placówki zyskał możliwość zarządzania konfiguracją API. W ramach nowych uprawnień może przeglądać oraz edytować kluczowe dane, takie jak użytkownik, klucz API oraz adresy IP.
Dodatkowo wprowadziliśmy obsługę kodu technicznego wymaganego przez część oddziałów NFZ przy wystawianiu zleceń EZWM, co pozwala na spełnienie nowych wymagań formalnych w ramach systemu.
Podsumowanie
Najnowszy pakiet zmian w Proassist to kolejny etap rozwoju systemu w kierunku większej automatyzacji i jeszcze bardziej intuicyjnego zarządzania gabinetem, od inteligentnego, wielojęzycznego chatbota obsługującego cztery języki, po zaawansowaną integrację z laboratoriami Synevo. Dzięki tym zmianom system staje się jeszcze bardziej kompletnym i bezpiecznym narzędziem wspierającym codzienną praktykę medyczną.
Słuchamy użytkowników i przekładamy ich potrzeby na konkretne funkcje, które realnie usprawniają pracę w gabinecie i rejestracji. Jeśli masz pomysł na usprawnienie, skontaktuj się z nami, zgłaszane sugestie mają realny wpływ na rozwój Proassist i planowanie roadmapy.
