Poleć Proassist znajomym i zbieraj nagrody:

Poleć Proassist znajomym i zbieraj nagrody:

Wartość pracy rejestratorki medycznej: nieoceniona rola w systemie opieki zdrowotnej

Wartość pracy rejestratorki medycznej: nieoceniona rola w systemie opieki zdrowotnej

Cześć wszystkim, dzisiaj mamy bardzo ważny temat do omówienia, a mianowicie „Dlaczego praca rejestratorki medycznej jest ważna i zawsze będzie potrzebna”. Ta rola w systemie opieki zdrowotnej często jest niedoceniana, ale warto zrozumieć, jak kluczowe jest to stanowisko.

Właściwa dokumentacja to fundament opieki zdrowotnej

Bez rejestratorek medycznych, lekarze, pielęgniarki i inni pracownicy służby zdrowia nie mogliby efektywnie wykonywać swojej pracy. Są one bowiem odpowiedzialne za organizację, aktualizację i utrzymanie dokumentacji medycznej pacjentów. To niezbędne do zapewnienia odpowiedniej opieki medycznej, a wyobrażenie sobie systemu opieki zdrowotnej bez takiego wsparcia jest niemal nie do pomyślenia.

Pierwszy punkt kontaktu dla pacjentów

Rejestratorki medyczne to nie tylko strażnicy dokumentacji medycznej. Są również pierwszym punktem kontaktu dla pacjentów. Ich rola jest niezwykle ważna, gdyż to one zapewniają, że pacjenci czują się zrozumiani, wspierani i dobrze poinformowani.

Ludzki dotyk i empatia nie do zastąpienia

Praca rejestratorki medycznej zawsze będzie potrzebna, chociaż technologia stale się rozwija i coraz więcej zadań jest automatyzowanych. Nadal jest potrzeba ludzkiego dotyku, empatii i zrozumienia, której nie można zautomatyzować. Maszyny nie są w stanie zrozumieć emocji, lęku czy niepokoju pacjenta. Nie są w stanie pocieszyć, uspokajać lub nawiązać prawdziwego kontaktu z pacjentem.

Zarządzanie harmonogramem i przypomnienia

Praca rejestratorki medycznej to także zarządzanie harmonogramem, umawianie wizyt, przypominanie o terminach badań i wizyt. Ta część pracy jest niezwykle istotna dla zapewnienia ciągłości opieki zdrowotnej.

Komunikacja między pacjentem a zespołem medycznym

Rejestratorki medyczne są kluczowe w zarządzaniu komunikacją między pacjentem a zespołem medycznym. Często to one przekazują informacje od lekarzy do pacjentów, co jest niezwykle ważne, aby pacjenci byli dobrze poinformowani o swoim stanie zdrowia i planie leczenia.

Proassist: wsparcie dla rejestratorek medycznych

Proassist jest usługą, która oferuje wsparcie dla placówek medycznych, szczególnie w obszarze rejestracji telefonicznej. Jeżeli prowadzisz placówkę medyczną i zmagasz się z wyzwaniami związanymi z obsługą telefoniczną, Proassist może być idealnym rozwiązaniem. 

Usługi Proassist obejmują profesjonalne wsparcie recepcyjne, które może zastąpić tradycyjne sekretarki. Proassist zapewnia efektywną i skuteczną obsługę telefoniczną, dzięki czemu pacjenci mogą łatwo umówić się na wizyty, a personel medyczny może skupić się na świadczeniu usług medycznych.

Dodatkowo, usługi Proassist mogą przynieść wiele korzyści dla rejestratorek medycznych. Ułatwiają one zarządzanie informacjami o pacjentach, umożliwiając rejestratorom skupienie się na kluczowych aspektach swojej pracy, takich jak zbieranie i analiza danych klinicznych. Dzięki Proassist, rejestratorki mogą także uniknąć często stresującej obsługi telefonicznej, co może przyczynić się do poprawy ich dobrostanu i satysfakcji zawodowej.

W świecie, w którym technologia odgrywa coraz większą rolę, warto skorzystać z możliwości, które ona oferuje. Proassist jest doskonałym przykładem tego, jak technologia może wspierać sektor zdrowia, pomagając nam wszystkim dążyć do zdrowszej przyszłości.

Dziękujemy za przeczytanie naszego bloga. Jeśli masz jakiekolwiek pytania lub chciałbyś dowiedzieć się więcej o tym, jak Proassist może pomóc Twojej placówce medycznej, skontaktuj się z nami. Jesteśmy tu, aby pomóc.

Etyka w zawodzie rejestratorki medycznej – wszystko, co musisz wiedzieć

Etyka w zawodzie rejestratorki medycznej – wszystko, co musisz wiedzieć

Etyka pracy jest niezwykle ważnym elementem w każdym zawodzie, bez względu na dziedzinę.
Jednak etyka pracy w zawodzie rejestratorki medycznej, jest jednak szczególnie specyficzna. Rejestratorki medyczne nie tylko pracują z drugą osobą, czyli pacjentem, ale mają również dostęp do bardzo wrażliwych danych. Ponadto, pacjent jest w tym wypadku bardzo nietypowym klientem, do którego trzeba podejść w wyjątkowy i odpowiedni sposób. Co więcej, to zwykle rejestratorka jest pierwszą osobą, która ma kontakt z pacjentem i odpowiada za dobre pierwsze wrażenie.
Jak zatem wygląda etyka w pracy rejestratorki medycznej? 

Image

Etyka pracy

Na początku warto wyjaśnić, czym w ogóle jest etyka pracy i dlaczego jest potrzebna. 

Etyka pracy to po prostu zbiór norm i wartości moralnych, które kierują zachowaniem pracowników w miejscu pracy. Obejmuje zasady postępowania w relacjach z zespołem, klientami, partnerami biznesowymi oraz społeczeństwem.

Etyka pracy dotyczy również takich kwestii takich jak rzetelność, uczciwość, lojalność wobec pracodawcy, odpowiedzialność za jakość wykonywanej pracy oraz szacunek dla innych ludzi. Wpływa na podejmowanie decyzji w pracy i pomaga w wyborze właściwej drogi postępowania w różnych sytuacjach.

Podstawowym celem etyki pracy jest zapewnienie, że wszyscy pracownicy działają zgodnie z wartościami etycznymi, w zgodzie z prawem oraz w sposób, który jest korzystny dla firmy oraz dla społeczeństwa jako całości. Etyka pracy jest nieodłącznym elementem sukcesu każdej organizacji, ponieważ pozwala na budowanie zaufania oraz pozytywnych relacji z otoczeniem firmy.

Warto dodać, że etyka w pracy jest zwyczajnie potrzebna, ponieważ pomaga w utrzymaniu odpowiedniej, zdrowej atmosfery. Trzymanie się pewnych zasad etyki może w znaczący sposób ułatwić ci pracę, a wręcz może być wskazówką do tego, jak postępować w trudnych sytuacjach.

Niektóre zasady etyki, takie jak szacunek, czy szczerość są czymś oczywistym, czego nie trzeba nikogo uczyć. Czasem jednak zdarzają się pewne sytuacje, które zresztą opiszemy poniżej, gdy znajdujemy się między młotem a kowadłem, w których nie wiemy jak postąpić. Tutaj również pomogą zasady etyki, które opiszemy.

Przydadzą się one zarówno managerom nadzorującym rejestrację, jak i samym rejestratorkom.

Szacunek, empatia, zrozumienie

Jak już wspomnieliśmy, szacunek, empatia czy zrozumienie w etyce pracy rejestratorki medycznej wydaje się czymś oczywistym. Czymś, czego nikogo nie trzeba uczyć. Prawda jest jednak taka, że każdy rozumie szacunek, empatię, czy zrozumienie zupełnie inaczej i niektóre sytuacje bywają nieoczywiste.

Przykład

Rejestratorka medyczna, Kasia, podaje trudnemu pacjentowi, panu Tomkowi, formularz do wypełnienia przed wizytą u lekarza psychiatry. Pan Tomek jest chory na depresję i wydaje się bardzo przygnębiony – to jego pierwsza wizyta u psychiatry i jeszcze nie wie, jak powinien się zachować. 

Kasia próbuje z nim rozmawiać i poprosić o wypełnienie formularza, ale Pan Tomek odpowiada krótko i niechętnie.

Kasia próbuje nawiązać z nim kontakt, ale Tomek nie reaguje na jej próby. Kasia jest już zmęczona po całym dniu pracy i zaczyna się irytować na pacjenta:

– Panie Tomku, proszę wypełnić ten formularz, żebyśmy mogli przyjąć Pana na wizytę.

Tomek spojrzał na Kasię z gniewem i powiedział:

– Dlaczego cały czas mnie pani o to pyta? Jestem zestresowany, a pani tylko wszystko utrudnia!

Kasia zrozumiała, że Tomek potrzebuje zrozumienia i troski. Postanowiła podejść do niego z empatią i zapytała:

– Przepraszam, nie chciałam pana zdenerwować. Czy potrzebuje pan pomocy w wypełnieniu formularza?

Pan Tomek spojrzał na Kasię zaskoczony, ale zauważył, że jej podejście jest inne niż wcześniej. Wykazała się zrozumieniem i wyciągnęła do niego pomocną dłoń. To coś, z czym nie spotyka się często.

Dzięki kojącej i empatycznej, a przede wszystkim cierpliwej postawie rejestratorki, pan Tomek nieco rozluźnił się przed długo wyczekiwaną wizytą, a Kasia zrozumiała, że trudny pacjent wymaga cierpliwości, empatii i zrozumienia. Zdobytą wiedzę wykorzystała w swojej pracy, aby lepiej dbać o pacjentów.

Image

Chcesz lepiej zarządzać swoją
placówką medyczną?

Chcesz lepiej zarządzać swoją placówką medyczną? Bądź na bieżąco z najnowszym contentem w tej tematyce. Zostaw nam swój adres mailowy, a raz w miesiącu otrzymasz od nas zestawienie materiałów, które mogą Cię zainteresować.

Kolejny przykład:

Pacjentka, Maria, chora na chorobę Parkinsona, przychodzi do rejestracji medycznej, aby wypełnić dokumentację przed wizytą u lekarza. Kiedy dostaje formularz, jej dłonie zaczynają drżeć, a długopis wypada jej z ręki. Rejestratorka medyczna, Anna, zauważa problem Marii i zdecydowana jest jej pomóc. 

Anna podchodzi do Marii i mówi:

– Przepraszam, czy mogę w jakiś sposób pani pomóc?

Maria spojrzała na Annę z wdzięcznością i powiedziała:

– Tak, bardzo by mi pomogło, gdyby pani mi wypełniła ze mną ten formularz.

Anna uśmiechnęła się ciepło i wzięła formularz do ręki.

– Oczywiście, chętnie pani pomogę. Proszę mi powiedzieć, co mam wpisać, a ja wypełnię dokumentację.

Maria podziękowała i zaczęła podawać Annie informacje do formularza. Anna uważnie słuchała i wpisywała dane, które Maria dyktowała. Nie spieszyła się i dawała Marii czas na wygłoszenie każdej informacji. Maria poczuła się doceniona i zrozumiana.
Kiedy formularz był wypełniony, Anna wręczyła go Marii z uśmiechem.

– Gotowe! Czy potrzebuje Pani jeszcze jakiejś pomocy lub wsparcia?

Maria spojrzała na Annę z wdzięcznością i powiedziała:

– Nie, dziękuję Pani bardzo. To dla mnie dużo znaczy, że mogę liczyć na takie zrozumienie i pomoc.

Anna uśmiechnęła się ciepło i powiedziała:

– To dla mnie przyjemność. Moja praca polega na pomaganiu pacjentom. Jeśli będzie Pani potrzebowała jeszcze czegoś, proszę śmiało pytać.

Maria wychodząc z rejestracji czuła się zrozumiana i doceniona, a Anna zyskała zaufanie pacjenta, pokazując swoją empatię i chęć pomocy.

Takie sytuacje pokazują, jak ważny jest szacunek, zrozumienie, empatia i cierpliwość w pracy rejestratorki medycznej. Pacjenci bywają trudnymi klientami – często są chorzy, zdenerwowani lub zestresowani wizytą u lekarza. Wymagają szczególnego podejścia. Często to rejestratorka jest pierwszą osobą, którą podczas wizyty spotykają pacjenci, dlatego musi się wykazać opanowaniem i zimną krwią podczas niełatwych sytuacji.

Image

Szczerość

Bycie rejestratorką medyczną, to nie tylko praca z klientem, pacjentem. To również praca zespołowa. W wielu gabinetach, czy placówkach medycznych, w rejestracji pracuje więcej niż jedna osoba. Czasem jest tak, że jedna osoba na stanowisku daje z siebie co może i stara się wykonywać swoją pracę najlepiej, jak tylko potrafi. Jest jednak też tak, że czasem inne osoby na tym samym stanowisku, nie starają się należycie, co utrudnia pracę całemu zespołowi. Tutaj ważna jest szczerość. Wydaje się oczywiste, prawda? Jednak nie zawsze takie jest, szczególnie, gdy ta druga osoba utrudniająca pracę zespołowi, to twoja dobra koleżanka lub kolega.

Przykład:

Rejestratorka medyczna, Kasia, pracowała na tym stanowisku już od kilku lat. Była bardzo zadowolona ze swojej pracy, ale ostatnio zauważyła, że jej koleżanka, Ania, również rejestratorka medyczna, nie przykłada się do swoich obowiązków. Często spóźniała się na swoją zmianę, nie wykonywała swoich zadań w sposób należyty, a jej zachowanie utrudniało pracę innym pracownikom. 

Kasia nie wiedziała, co zrobić z tym faktem, ponieważ bardzo lubiła Anię i nie chciała jej urazić. Z jednej strony, jej zachowanie wpływało na jakość pracy i wydajność całego zespołu, a z drugiej strony, nie chciała pogorszyć swojego stosunku z koleżanką.

Na początku, Kasia zdecydowała się nie rozmawiać z Anią o swoich obawach. Zdała sobie jednak sprawę, że sytuacja staje się coraz bardziej nie do zaakceptowania, a jej praca zaczynała na tym cierpieć. Zastanawiała się, czy porozmawiać z Anią i zwrócić jej uwagę na to, co się dzieje.

Po całym dniu rozważań, Kasia postanowiła porozmawiać z Anią o swoich obserwacjach, pod koniec zmiany. Powiedziała jej, że jej zachowanie wpływa na pracę całego zespołu i prosiła ją, aby poprawiła swoją wydajność.

Na początku Ania była zaskoczona, ale już na następny dzień zaczęła pracować bardziej skrupulatnie i wykonywać swoje zadania z większą starannością.

Od tamtej pory, praca całego zespołu poprawiła się i wszyscy pracowali wydajniej i sprawniej. Kasia była zadowolona z tego, że zdecydowała się porozmawiać z Anią i pomóc jej zrozumieć, jak ważna jest jej rola w zespole. Wszyscy pracownicy zaczęli pracować z większą motywacją i zaangażowaniem, a atmosfera w pracy stała się znacznie lepsza.

Ta sytuacja pokazuje, że choć czasem my sami mamy doskonałą etykę pracy, to nie każda osoba z naszego teamu taka jest. Bywają takie sytuacje, gdy dla dobra zespołu, musimy przypomnieć swoim koleżankom lub kolegom o tym, by oni sami popracowali nad swoją etyką. Choć bywa to trudne, szczególnie gdy darzymy sympatią osobę, której musimy zwrócić uwagę, to jest to ważne dla nas i reszty naszych współpracowników.

Pomocna dłoń

Jak już wspomnieliśmy, w pracy rejestratorki medycznej to nie tylko praca z pacjentem. To również praca zespołowa. Zdarzają się takie sytuacje, w której nasz kolega, koleżanka z teamu nie radzi sobie z czymś. To waży na pracy całego zespołu.

Przykład:

Rejestratorka medyczna, Agata, pracowała w placówce ze swoją koleżanką, Karoliną, na tym samym stanowisku. Z czasem zauważyła, że Karolina nie radzi sobie z powierzonymi zadaniami i często popełnia błędy. 

Agata nie wiedziała, co zrobić w takiej sytuacji. Zastanawiała się, czy powinna pomóc koleżance i pokazać jej, jak poprawnie wykonywać swoje zadania, czy zgłosić jej potrzebę dodatkowego szkolenia do przełożonego.

Na początku, Agata uważała, że to nie jej problem i nie chciała wchodzić w konflikt z Karoliną. Jednak z czasem zdała sobie sprawę, że problemy Karoliny wpływają na cały zespół i mogą wpłynąć na bezpieczeństwo pacjentów. Zdecydowała się pomóc swojej koleżance i pokazać jej, jak poprawnie wykonywać jej zadania.

Karolina była bardzo wdzięczna za pomoc Agaty i zaczęła wykonywać swoje zadania z większą starannością. Co więcej, Agata postanowiła zgłosić potrzebę dodatkowego szkolenia dla Karoliny do swojego przełożonego. Dzięki temu Karolina otrzymała dodatkową pomoc, która pomogła jej poprawić swoją wydajność.

Od tamtej pory, praca całego zespołu stała się bardziej efektywna i bezpieczniejsza dla pacjentów. Agata była zadowolona z tego, że zdecydowała się pomóc swojej koleżance, a Karolina zaczęła wykonywać swoje zadania z większą starannością i dokładnością.

Ta sytuacja pokazuje, że kolokwialnie mówiąc, interes jednego pracownika, to interes całego zespołu. Widzą sytuację, w której nasz kolega lub koleżanka sobie nie radzą, powinniśmy zachować się etycznie i wyciągnąć do niej, do niego pomocną dłoń. To nie tylko pozytywnie wpłynie na pracę zespołu, ale również da przykład innym, jak zachować się zgodnie z etyką pracy rejestratorki medycznej.

Image

Etyka w zawodzie rejestratorki medycznej to wiele aspektów

O etyce w zawodzie rejestratorki medycznej można napisać wiele – to bardzo trudna i wymagająca praca, dlatego aspektów związanych z etyką jest wiele. Szczególnie, gdy weźmy pod uwagę to, że jest to praca z bardzo trudnym klientem, jakim jest pacjent.

Gdybyśmy mieli napisać o wszystkich istotnych kwestiach związanych z etyką pracy rejestratorki medycznej, to musiałby powstać z tego cała książka!

Dlatego jesteśmy chętni, by jeszcze kiedyś wrócić do tego tematu i stworzyć kolejne części. Do tego potrzebujemy jednak waszej pomocy. 

Podzielcie się swoją historią!

Chętnie dowiemy się, jakie sprawy związane z etyką pracy rejestratorki medycznej są waszym zdaniem bardzo ważne.

Na podstawie waszych propozycji chcielibyśmy rozszerzyć ten temat.

Praca z rejestratorką medyczną – jak skutecznie eliminować błędy w pracy?

Praca z rejestratorką medyczną – jak skutecznie eliminować błędy w pracy?

Cześć! W dzisiejszym odcinku podcastu, będziemy kontynuować temat z poprzedniego odcinka, w którym omawialiśmy sytuacje, w których nasza rejestratorka może popełnić jakiś błąd. Dziś porozmawiamy o pokrewnej kwestii. Mianowicie, jakie rozwiązania wdrożyć, aby tych popełnianych błędów było mniej.
Zakładamy, że macie już odpowiednie procedury, bazę wiedzy, odpowiedni system i skrypt rozmów, a mimo wszystko pojawiają się błędy. Jeśli nie macie tego w swoich placówkach medycznych, to musicie skupić się w pierwszym etapie na tworzeniu takich informacji. Bez tego nie jesteśmy w stanie eliminować błędów na stałe.

1. Rozmawiaj

Pierwszy etap poprawy to z pewnością rozmowa. Nie może być ona tylko jednokierunkowa, polegająca na wytykaniu błędów pracownika, ale musi też skupić się na pokazaniu naszemu pracownikowi, że coś jest fajne i dobre, że podąża w dobrym kierunku. Musimy oczywiście też pokazać te gorsze strony. Jeśli odnotowuje się, że np. wasz pracownik nie trzyma się skryptu rozmów, czy też wcześniej ustalonych procedur, musi o tym wiedzieć lub jeśli popełnił jakiś błąd, to też musimy to przekazać naszemu pracownikowi. Najlepiej jeśli taka reakcja jest szybka. Jeśli otrzymujemy informację o popełnionym błędzie, to staramy się ją przekazać pracownikowi jak najszybciej. Dlaczego? Żeby uniknąć popełnienia błędu przez pracownika kolejny raz. Jeśli my zostawimy tę informację dla siebie i czas będzie płynął, to możemy doprowadzić do sytuacji, gdzie ten pracownik popełni ten sam błąd ponownie.
Np. Nasza rejestratorka kazała zgłosić się pacjentowi po receptę w godzinach pracy lekarza, a nasza procedura mówi, że zapisujemy pacjentów na e-receptę, celem kontynuacji leczenia. 
Powstaje nam po pierwsze sytuacja nieprzyjemna, bo fatyguje pacjenta po coś, co mógł otrzymać np. SMS-em i nie przychodzić nie potrzebne do gabinetu.
Po drugie, pojawia nam się błąd ze strony rejestratorki, bo nie trzyma się ustalonych procedur, co jest niesamowicie ważne. Po to ustalmy te informacje z lekarzem, aby się ich trzymać, a nie żeby każdy mógł postępować, jak uważa.
Dlatego niezmiernie ważne jest, w pierwszym etapie, spotkanie z naszym pracownikiem opierające się na rozmowie, która pozwala nam na wyjaśnienie niejasności.

Możemy wytypować kilka rodzajów takich takich spotkań – z pewnością jest potrzebna taka rozmowa jeśli został popełniony błąd. Musimy reagować szybko. Kolejna forma rozmowy może być cykliczna, czyli ustalacie sobie konkretny termin na rozmowę z pracownikiem tzw. rozmowa 1 na 1 oraz możecie wprowadzić kolejny rodzaj spotkań, który po prostu będzie dla pracownika, aby wiedział, że może przyjść i porozmawiać.

Image

Chcesz lepiej zarządzać swoją
placówką medyczną?

Chcesz lepiej zarządzać swoją placówką medyczną? Bądź na bieżąco z najnowszym contentem w tej tematyce. Zostaw nam swój adres mailowy, a raz w miesiącu otrzymasz od nas zestawienie materiałów, które mogą Cię zainteresować.

2. Spotkanie one-on-one

Tzw. spotkanie 1 na 1 czyli cykliczne spotkania z pracownikiem.
Taka rozmowa ma skupiać się na wyzwaniach, sukcesach i oczekiwaniach.
Pamiętajcie, że takie spotkanie ma głównie skupić się na pracowniku, więc daj mu dojść mu do głosu.
Jakie korzyści ma dla nas, jako managerów taka rozmowa:
– budowanie relacji między managerem a pracownikiem.
Czas, który pozwala nam na poznanie naszych pracowników, może poznania ich pasji czy też hobby. 

– Okazja do otrzymania feedbacku.
Może czasem warto zdać pytanie wprost: “Co sądzisz o mojej pracy?”.

Wiem, że część naszych pracowników zamknie się na ten temat i otrzymamy nie do końca wiarygodne informacje, ale może zadziała to w drugą stronę i nasz pracowniki powie nam np. “słuchaj poświęcisz nam za mało czasu, dużo mamy pytań ale zawsze jesteś zajęta”. Warto otworzyć się na takie sugestie i wprowadzić jakieś zmiany, które pozwolą nam otworzyć się na zespół i znaleźć więcej czasu.
Z czasem cykliczności tych spotkań, pracownicy nabiorą zaufania i otworzą się na sytuacje, które dla nas nie są aż tak widoczne.

Czasem zdarzają się sytuacje, że nasi pracownicy są ciekawi nad czym pracujemy co się dzieje, a może po prostu pytają, jak jakieś kwestie wyglądają od strony technicznej
Warto podzielić się, nad czym teraz pracujemy, co jest dla nas ważne lub może chcemy wprowadzić jakieś usprawnienia, czy też jeśli osiągamy jakieś sukcesy, warto powiedzieć o tym naszemu pracownikowi, bo to też poniekąd jego zasługa.
Pamiętajcie, że podczas takich spotkań nie możemy dać odczuć pracownikowi wyższości, czy też nie okazać mu braku kultury. Jeśli angażujemy się w spotkanie, to zróbmy to jak potrzeba i poświęćmy w 100% czas naszemu pracownikowi.- 

3. Ćwiczenia

Warto ćwiczyć też z pracownikami.
Jeśli obserwujesz, że Twoja rejestratorka nie trzyma się skryptu rozmów, poćwicz z nią.
Możesz też zaprezentować dobrą i złą rozmowę i powiedzieć, dlaczego ta jest dobra, a ta zła lub nawet poprosić naszego pracownika, aby to on ocenił te rozmowy i zapytać, czy coś by zmienił i dlaczego.
I tu z doświadczenia nie radzę podkładać pacjenta i dzwonić do rejestratorki jako “sztuczny pacjent“. To do niczego dobrego nie prowadzi. Zazwyczaj takie rozmowy są sztuczne i naciągane.

4. Okaż zrozumienia

Jeśli spotykacie się na swojej drodze z błędami pracowników, to też musicie okazać zrozumienie. Nie pracujemy na co dzień z automatami – każdy z Was może mieć gorszy dzień. Nie powinniśmy przenosić swoich doświadczeń z życia prywatnego do pracy, ale jednak czasem, może się to zdarzyć i jeśli na co dzień nie masz zastrzeżeń do pracy swojego pracownika i przydarzy się błąd, to może warto po prostu porozmawiać i wyjaśnić dlaczego taka sytuacja wystąpiła. 
Myślę, że okazanie wsparcia i zrozumienia też możemy być dobrym świadectwem o nas, jako managerach a też świadczy to o dobrej polityce firmy. Wiemy, że czasem to i my musimy liczyć na pomoc ze strony pracownika. Czasem borykamy się z sytuacjami, gdzie pracownik jest chory i potrzebujemy zastępstwa, więc myśle, że takie zrozumienia działa w dwie strony i czasem my sami musimy po nie sięgnąć.
Jeśli odnotujemy jakiś błąd, to trzeba powiedzieć o nim pracownikowi i myślę, że taka spokojna rozmowa z pewnością skutkuje wyeliminowaniem sytuacji na przyszłość.

Image

5. Realizacja celów (co za dużo, to niezdrowo) (cele realizujemy po kolei)

Dobrym i motywującym działaniem jest “ukryte narzucenie pracownikowi celów”. Jeśli odnotowuje się, że dany pracowniki popełnia błąd na jakimś odcinku, to można wprowadzić tzw. cel i najpierw egzekwować cele małymi kroczkami, a później stawiać poprzeczkę trochę wyżej i wyżej. W ten sposób każdy pracownik trzyma się ustalonych celów, a my dążymy do sytuacji wyeliminowania błędów i poprawy jakości naszych usług.

6. Warsztaty grupowe

Warsztaty grupowe – pewnie zastanawiacie się, w czym pomogą nam warsztaty grupowe?
Warsztaty to jeden z ważnych elementów, które mają na celu ćwiczenie umiejętności oraz ich doskonalenie, a także wpływają na komunikację między innymi ludźmi. Możemy też podczas takich warsztatów rozwiązywać kwestie sporne, jeśli takie oczywiście się pojawiają.
Czasem obserwujemy podczas takich warsztatów, że pogląd na pewne sytuacje, czy zdarzenia zmienia się, np. jeśli będą to warsztaty z zakresu osobowości, już na podstawie rozmowy telefonicznej jestem w stanie określić, z jakim typem osoby rozmawiam i w jaki sposób mam się komunikować. To jest duże ułatwienie dla naszych pracowników,bo są przygotowani na rozmowę i wiedzą, w jaki sposób ją prowadzić. Co za tym idzie, unikają niepotrzebnego stresu i sytuacji, w których mogą popełnić błąd.

Image

Chcesz lepiej zarządzać swoją
placówką medyczną?

Chcesz lepiej zarządzać swoją placówką medyczną? Bądź na bieżąco z najnowszym contentem w tej tematyce. Zostaw nam swój adres mailowy, a raz w miesiącu otrzymasz od nas zestawienie materiałów, które mogą Cię zainteresować.

7. Decyzja o zwolnieniu

Ostatecznym, ale niestety koniecznym krokiem, o którym nie możemy zapomnieć, jest niestety podjęcie decyzji o zwolnieniu pracownika. Jeśli próbowaliśmy już wszystkich dróg usprawnienia pracy naszej rejestratorce, pokazywaliśmy informacje o popełnionych błędach i wdrożyliśmy procedury, które pozwolą nam uniknąć tych sytuacji, ale niestety sytuacje dalej się powtarzają i nasza firma przez to jest stratna, czy jakość naszych usług spada, to nie możemy sobie pozwolić na “trzymanie” takiego pracownika za wszelką cenę, będzie to wpływało na jakość pracy całego zespołu.
Natomiast osobiście podchodzę do tego w ten sposób, że zwolnienie pracownika, to nasza, jako managerów porażka, bo oznacza ona, że albo podczas rekrutacji dokonaliśmy błędu, albo nasza praca późniejsza nie przyniosła odpowiednich efektów. 

8. Matematyka - każdy popełnił kiedyś błąd

Zależy nam na osiąganiu konkretnych wyników pracy, realizowaniu celów, rozwoju naszej organizacji, więc z pewnością się ze mną zgodzicie, że te działania na pewno wpłyną na eliminowanie błędów ze strony naszej rejestracji, czy też czasem lepsze zrozumienie sytuacji. Może w niektórych stacjach to przez nas nie zostały dopełnione procedury, czy pokazaliśmy nie do końca zrozumiałe informacje. Oczywiście, jeśli chcecie zbudować team, który będzie stawał na wysokości zdania, to musicie dawać też od siebie. Niestety pracujemy na co dzień z ludźmi i nigdy w 100% nie wyeliminujemy sytuacji, w których został popełniony błąd, ale musimy podejmować działania, które nam w tym pomogą.

Jak odpowiednio przygotować w pełni funkcjonalną rejestrację pacjentów?

Jak odpowiednio przygotować w pełni funkcjonalną rejestrację pacjentów?

Rozmowy telefoniczne z pacjentami nie zawsze przebiegają sprawnie. Każdy dzwoniący jest inny, co niejednokrotnie może być powodem wielu nieporozumień podczas rejestracji wizyt. Dlatego niezmiernie ważne jest odpowiednie przygotowanie osób odpowiedzialnych za tę czynność do pracy.

Czas rozmowy telefonicznej nie powinien być zbyt długi. Im dłuższa rozmowa, tym mniejsza szansa na zapis większej liczby pacjentów. Dlatego najważniejsze jest to, aby każda rejestratorka medyczna potrafiła sprawnie zapisać pacjenta na wizytę, oraz jak najszybciej i bardzo rzeczowo odpowiedzieć na wszystkie zadane przez niego pytania.

Dodatkowo rejestratorki powinny zostać uczulone na trudnych pacjentów, nie przekraczać swoich kompetencji poprzez doradzanie w kwestiach zdrowotnych, oraz wiedzieć, co można mówić osobom, dzwoniącym do placówki, oraz jakich tematów unikać.

Błędy w rejestracji telefonicznej

Etapy wdrażania telefonicznej rejestracji medycznej w Proassist

Bardzo ważne jest skrupulatne szkolenie rejestratorek medycznych, oraz wsparcie podczas pierwszych dni pracy. Im lepiej przygotujesz swoich pracowników do rejestracji pacjentów, tym mniej trudności wystąpi w późniejszych etapach. 

Wszystkie osoby, rejestrujące wizyty w Proassist przeszły dokładne szkolenie oraz wdrożenie do pracy. Dzięki temu zdobyliśmy cenne doświadczenie w tym temacie.

 

Wprowadzenie osób odpowiedzialnych za rejestrację pacjentów, odbywa się w kilku etapach:

 

1. Szkolenie rozpoczyna się od nauki naszego oprogramowania medycznego. System dodatkowo stanowi narzędzie, ułatwiające wdrażanie rejestratorów i rejestratorek medycznych. Zawarte są w nim wszystkie informacje, dotyczące placówek oraz gabinetów lekarskich, współpracujących z Proassist.

Wdrażanie w dużej mierze zależy od wielkości placówek medycznych, korzystających z naszego programu. Nauka rejestracji wizyt do każdego klienta odbywa się na tym samym schemacie. Za każdym razem, kiedy do programu dla lekarzy Proassist dodawany jest nowy klient – osoby, odpowiedzialne za rezerwację wizyt są informowane o sposobie rejestracji pacjentów.

2. Istnieje jeden schemat pytań. Rejestratorzy i rejestratorki medyczne zapoznają się z nim, po czym odbywają się rozmowy próbne. Prowadzone są w postaci scenek, polegających na tym, że osoba wdrażająca odgrywa rolę pacjenta, natomiast osoba wdrażana odpowiada na pytania dotyczące rejestracji wizyt.

Case study

Każda osoba zajmującą się telefoniczną rejestracją pacjentów w Proassist dostaje skrypt rozmów, zawierający przykładowe dialogi pacjentów z osobami odbierającymi telefony. Pozwala on przybliżyć to, jak wyglądają takie rozmowy, oraz nauczyć się odpowiadać na trudne pytania. Skrypt można mieć zawsze przy sobie, dzięki czemu rejestratorzy oraz rejestratorki medyczne mogą sięgnąć po niego w każdej chwili.

3. Kolejnym etapem jest rejestracja wizyt w systemie testowym. Oczywiście nie są to wizyty realnych pacjentów. Umożliwia to dokładne zapoznanie się z oprogramowaniem medycznym, na którym będą pracować rejestratorzy i rejestratorki medyczne. Dzięki temu mają możliwość dokładnie zobaczyć, jak wygląda dodawanie wizyt do terminarza Proassist.

Osoby zajmujące się rejestracją pacjentów, wdrażane są indywidualnie. W taki sposób dużo efektywniej przekazuje się wiedzę. Ryzyko niezrozumienia, lub niedosłyszenia pewnych informacji praktycznie nie istnieje. Oprócz tego szkolona osoba ma możliwość zadawania pytań oraz uzyskiwania natychmiastowych odpowiedzi.

4. Oprócz szkolenia z oprogramowania medycznego oraz samej rejestracji pacjentów, rejestratorzy i rejestratorki poznają terminologię medyczną. Dzięki temu lepiej odnajdują się w swojej pracy i rozumieją potrzeby pacjentów.

5. Po szkoleniu osoba odpowiedzialna za rejestrację pacjentów rozpoczyna pracę. Przez pierwszy miesiąc rozmowy są odsłuchiwane. Następnie na tej podstawie prowadzone są rozmowy oceniające. Podczas rozmów omawiane są zarówno błędy, jak i poprawne rozmowy rejestracji medycznej z pacjentem. Służy to zmotywowaniu pracownika do dalszego działania. Następnie przez kolejny miesiąc monitorowane są postępy. Po miesiącu znowu odbywa się rozmowa, podczas której omawiany jest sposób rejestracji pacjenta przez rejestratorkę.

Jak widać, dobrze funkcjonująca rejestracja medyczna wymaga odpowiedniego wdrożenia osób odpowiedzialnych za zapisy pacjentów na wizyty. Rejestratorki medyczne w placówkach, poza odbieraniem telefonów mają wiele innych obowiązków, dlatego ważne jest to, aby umiejętnie połączyć wdrażanie w inne czynności ze szkoleniem z rozmów z pacjentami.

Jak zatrudnić dobrego managera do placówki

Działania, które warto wdrożyć podczas szkolenia telefonicznej rejestracji medycznej

System wdrażania Proassist może być przykładem dla managerów placówek medycznych w kwestii tego, co zrobić, aby rejestracja w przychodni była jak najbardziej funkcjonalna.

Czynności, które powinny zostać wykonane w ramach wdrażania rejestracji medycznej, to:

1. Nauka oprogramowania medycznego oraz zawartego w nim terminarza wizyt, w którym rejestratorki telefoniczne zapisują pacjentów.
2. Stworzenie skryptu rozmów przez bardziej doświadczone rejestratorki medyczne i przekazywanie go nowym pracownikom.
3. Udostępnienie systemu testowego rejestratorkom medycznym rozpoczynającym pracę w placówce.
4. Szkolenie z terminologii medycznej, szczególnie dla osób, które nie miały styczności z rejestracją wizyt w przychodni.
5. Monitorowanie realnych rozmów z pacjentami
6. Rozmowy oceniające i omawianie postępów.

Dzięki pełnemu szkoleniu oraz skrupulatnemu wdrażaniu osób, odpowiedzialnych za rejestrację wizyt pacjentów, zapisy będą przebiegać sprawnie. Wprowadzenie wspomnianych działań do placówki gwarantuje dobrze funkcjonującą telefoniczną rejestrację medyczną, a co za tym idzie możliwość zapisania większej ilości pacjentów.
Image

Jesteś managerem lub właścicielem placówki?

Zostaw swój numer, a zadzwonimy do Ciebie i przedstawimy dostępne funkcję systemu Proassist, które usprawnią pracę w Twojej placówce.

Cześć!

Podaj numer telefonu, a oddzwonimy do 2 minut!