Manager – Proassist - System do zarządzania gabinetem i placówką medyczną

Czy Technik Masażysta ma obowiązek wypełniać dokumentację?

Obowiązki formalne technika masażysty

Technik masażysta wykonuje zawód medyczny, co oznacza, że jego działania mają bezpośredni wpływ na zdrowie pacjenta. Ustawa wprost nie nakazuje technikom masażystom prowadzenia dokumentacji, ale w projekcie rozporządzenia znajduje się zapis, że technik masażysta ma prowadzić i archiwizować dokumentację związaną z wykonywanymi czynnościami zawodowymi.

Co prawda, rozporządzenie nie weszło jeszcze w życie, a więc nie można wskaza przepisu, według którego technik masażysta miałby podlegać odpowiedzialności zawodowej w kontekście wypełniania dokumentacji medycznej ramach wykonywania zawodu, ale trzeba pamiętać o tym, że wykonując masaże lecznicze, zawód technika masażysty zobowiązuje Cię do przestrzegania Praw Pacjenta. A jednym z nich jest prawo pacjenta do dokumentacji medycznej.

Dokumentowanie działań związanych z pacjentem – dlaczego to ważne dla technika masażysty?

Tak jak wyżej wspomniano, prawo niczego Ci nie nakazuje, ale warto zadbać o dokumenty w swoim gabinecie. Przede wszystkim, wspomniany projekt rozporządzenia najpewniej wejdzie kiedyś w życie i dokumenty dotyczące masażu będą konieczne.

Po drugie, warto zawczasu podjąć decyzję chociażby ze względu na własne bezpieczeństwo. Coraz więcej pacjentów jest roszczeniowych i może spotkać Cię reklamacja z tytułu nieprawidłowego wykonania masażu. Do obrony nie wystarczy doświadczenie zawodowe i Twoje słowo. Warto więc zadbać o to, by przed potencjalnymi zarzutami klienta mogły obronić Cię prowadzone karty masażu, podpisywane przez pacjentów dokumenty dotyczące przeciwwskazań do masaży leczniczych, czy same zgody na wykonywanie zabiegów.

Prowadzenie dokumentacji przez technika masażystę obejmuje szczegółowe zapisy odnoszące się do przebiegu pracy z pacjentem.

Przechowywanie dokumentów w sposób zgodny z przepisami o ochronie danych osobowych (RODO)

Dokumentacja technika masażysty powinna być odpowiednio przechowywana. Zdajmy sobie sprawę z tego, że wykonywanie zawodu technika masażysty często wiąże się z przyjmowaniem pacjentów w domu lub pracą mobilną – z dojazdem do klienta. Nie każdy posiada własny lokal do wykonywania masażu. Dokumenty trzeba jednak gdzieś przechowywać. Obecnie np. istnieje wiele rozwiązań cyfrowych, które nie tylko pozwalają na prowadzenie elektronicznej dokumentacji medycznej, ale także na podpisywanie dokumentów za pomocą tabletu. Dzięki temu możesz całkowicie wyeliminować papier i przechowywać dokumenty w chmurze.

To świetne rozwiązanie dla techników masażu z dwóch powodów – nie trzeba posiadać specjalnie zabezpieczonego pomieszczenia na papierowe dokumenty, a dodatkowo – EDM można mieć zawsze przy sobie. Wystarczy odpowiedni system do EDM taki jak Proassist, do którego można zalogować się z dowolnego urządzenia z dostępem do Internetu.

Jeśli masz wątpliwości co do podpisywania dokumentów na tablecie, przeczytaj artykuł, w którym przybliżamy informacje dotyczące zgodnego z prawem wykorzystywania podpisów elektronicznych.

Zapewnienie dostępu do dokumentacji na żądanie pacjenta lub innych uprawnionych instytucji.

Niedopełnienie tego obowiązku może skutkować problemami prawnymi, zwłaszcza w sytuacjach reklamacji czy sporów związanych z jakością świadczonych usług. W związku z tym, jeszcze raz powtórzymy – nawet, jeśli prawo tego bezpośrednio nie nakazuje, jeśli posiadasz uprawnienia do wykonywania zawodu technika masażysty, który jest zawodem medycznym, dobrze jest wytwarzać dokumentację pacjentów.

Co powinna zawierać dokumentacja medyczna technika masażysty?

Przeprowadzane zabiegi

Technik masażysta powinien odnotowywać rodzaj wykonanych masaży (np. masaż klasyczny, limfatyczny, sportowy), ich zakres, czas trwania oraz zastosowane techniki. Dzięki temu w przyszłości łatwiej można odtworzyć przebieg terapii i dostosować kolejne sesje do potrzeb pacjenta.

Zalecenia pozabiegowe

Dokumenty powinny zawierać informacje o wskazówkach udzielanych pacjentowi po masażu, takich jak unikanie intensywnego wysiłku, picie większej ilości wody czy stosowanie konkretnych ćwiczeń. To nie tylko profesjonalne podejście, ale także sposób na budowanie lepszych rezultatów terapeutycznych.

Reakcje pacjenta na masaż

Każdy pacjent może inaczej reagować na masaż – niektórzy odczuwają natychmiastową ulgę, inni potrzebują więcej czasu na regenerację, a w rzadkich przypadkach mogą pojawić się nieoczekiwane reakcje, takie jak dyskomfort czy ból.

Zgody RODO

Technik masażysta, wykonując masaże lecznicze w placówce medycznej lub prowadząc indywidualną działalność, jest zobowiązany do przestrzegania przepisów ochrony danych osobowych (RODO). Przed przystąpieniem do wykonywania masażu należy uzyskać od pacjenta zgodę na przetwarzanie jego danych. Zgoda powinna obejmować informacje na temat przechowywania danych oraz ich wykorzystania w związku z terapią. Dobrze przygotowane zgody są kluczowe dla bezpieczeństwa pacjenta i profesjonalizmu masażysty.

Ankiety o stanie zdrowia

Przed rozpoczęciem masaży leczniczych technik masażysta powinien poprosić pacjenta o wypełnienie ankiety o stanie zdrowia. Taki dokument umożliwia zebranie istotnych informacji na temat ewentualnych przeciwwskazań do masażu, alergii czy przebytych chorób. Pytanie o szczegóły zdrowotne pozwala na dostosowanie terapii do indywidualnych potrzeb pacjenta i minimalizuje ryzyko powikłań. To szczególnie ważne, ponieważ masaż jest uznawany za czynność wykonywaną w ramach zawodu medycznego.

Zgody na wykonywanie masażu

Przed przystąpieniem do zabiegu technik masażu powinien uzyskać pisemną zgodę na wykonywanie masażu. Wniosek taki zawiera najważniejsze informacje dotyczące rodzaju masażu, jego celu oraz możliwych odczuć czy reakcji pacjenta. Tytuł zgody powinien jasno określać cel dokumentu, np. „Zgoda na Masaże Lecznicze”. Taka praktyka nie tylko zwiększa bezpieczeństwo prawne masażysty, ale także wzmacnia zaufanie pacjenta do usług świadczonych w placówce medycznej lub gabinecie masażu.

Jak ułatwić sobie prowadzenie dokumentacji?

Dzięki nowoczesnym narzędziom, takim jak oprogramowanie dla masażystów Proassist, prowadzenie dokumentacji w mojej ocenie staje się nie tylko prostsze, ale także bardziej efektywne. System został zaprojektowany z myślą o profesjonalistach wykonujących masaże lecznicze i inne usługi związane z zawodem medycznym.

Proassist oferuje gotowe szablony wizyt, które są w pełni dostosowane do potrzeb i kwalifikacji masażystów. To rozwiązanie pozwala zaoszczędzić czas podczas wypełniania dokumentów oraz zwiększa precyzję zapisu danych o przebiegu wizyt czy reakcjach pacjentów na zabiegi.

System umożliwia również bezpieczne przechowywanie danych w chmurze, co jest szczególnie ważne dla techników, którzy muszą spełniać wymogi związane z ochroną danych osobowych zgodnie z RODO. Taka funkcjonalność daje pewność, że wszystkie potrzebne informacje są dostępne w każdej chwili, a jednocześnie odpowiednio zabezpieczone.

Dodatkowo, Proassist zapewnia całodobowy dostęp do dokumentacji poprzez aplikację mobilną. To wyjątkowo wygodne rozwiązanie, które pozwala masażystom, fizjoterapeutom i innym osobom posiadającym odpowiednie uprawnienia do szybkiego przeglądania grafiku, zapisów wizyt czy listy pacjentów z dowolnego miejsca.

Warto również podkreślić, że system automatycznie wysyła przypomnienia i powiadomienia do pacjentów. Taka funkcjonalność nie tylko zmniejsza liczbę nieodwołanych wizyt, ale także wpływa na lepszą organizację działania w gabinecie. Dzięki temu masażyści mogą skupić się na wykonywaniu swojego zawodu i budowaniu relacji z pacjentami, zamiast tracić czas na dzwonienie z pytaniami o obecność

Podsumowanie – wykonywanie zawodu masażysty, który stał się zawodem medycznym

Technik masażysta, zanim rozpocznie swoją pracę zawodową, musi przejść przez kilka ważnych etapów, które przygotowują go do wykonywania zawodu medycznego. Proces ten obejmuje zdobycie odpowiedniego wykształcenia w szkole policealnej lub technikum, a następnie przystąpienie do egzaminu zawodowego, który potwierdza jego kwalifikacje. Po uzyskaniu pozytywnego wyniku egzaminu technik masażysta może złożyć wniosek o wpis do centralnego rejestru osób uprawnionych do wykonywania tego zawodu. Dodatkowo, musi dostarczyć zaświadczenie o niekaralności, co jest istotnym elementem w procesie uzyskiwania pełnych uprawnień do pracy w placówkach medycznych lub prowadzenia własnej działalności.

Gdy technik masażysta podejmuje decyzję o rozpoczęciu działalności na własną rękę, obowiązek prowadzenia dokumentów medycznych staje się nie tylko elementem zwiększającym profesjonalizm, ale także budującym zaufanie klientów. Dokumentowanie przeprowadzanych zabiegów, reakcji pacjentów na masaże czy zaleceń może okazać się równie istotne w przypadku konieczności wykazania szczegółów przebiegu terapii.

Warto pamiętać, że technik masażysta, który chce skutecznie zarządzać swoim gabinetem i zapewnić najwyższy poziom obsługi pacjentów i odpowiednią ochronę danych, powinien sięgnąć po nowoczesne narzędzia wspierające jego pracę. Oprogramowanie takie jak Proassist to idealne rozwiązanie dla osób, które chcą oszczędzić czas, zorganizować swoją praktykę i zapewnić zgodność z przepisami prawa.

Zawód technika masażysty – co musisz wiedzieć?

Do wykonywania czynności zawodowych w przypadku tych zawodów nie jest niezbędny tytuł zawodowy magistra, ale należy posiadać odpowiednie wykształcenie i kwalifikacje uzyskane w szkolnictwie wyższym.

Jeśli jesteś technikiem masażystą, koniecznie zapoznaj się z tym artykułem, aby wiedzieć, jakie kwalifikacje zawodowe powinieneś posiadać, by móc kontynuować swoją pracę zgodnie z prawem oraz w jaki sposób uzyskać punkty edukacyjne technika masażysty.

Wpis do Centralnego Rejestru Osób Uprawnionych do Wykonywania Zawodu Medycznego

Zgodnie z ustawą o niektórych zawodach medycznych, każdy technik masażysta musi uzyskać wpis do Centralnego Rejestru Osób Uprawnionych do Wykonywania Zawodu Medycznego. Rejestr ten jest jawny, co oznacza, że każdy może sprawdzić, czy dana osoba posiada uprawnienia do wykonywania zawodu.

Dlaczego wpis do centralnego rejestru osób uprawnionych jest taki ważny?

Brak wpisu do rejestru oznacza brak możliwości wykonywania zawodu technika masażysty. Nawet, jeśli posiadasz odpowiednie wykształcenie, od momentu wejścia w życie ustawy o niektórych zawodach medycznych, do wykonywania czynności zawodowych technika masażysty konieczny jest wpis do rejestru. Niewpisanie się do rejestru grozi odpowiedzialnością karną, w tym karą grzywny lub ograniczeniem wolności.

Jak dokonać wpisu do centralnego rejestru osób uprawnionych?

W celu dopełnienia obowiązku uzyskania wpisu do rejestru potwierdzającego prawa wykonywania zawodu medycznego należy udać się do urzędu wojewódzkiego, czyli organu właściwego, który prowadzi rejestr dla danego zawodu medycznego i złożyć wniosek. Warto złożyć wniosek i inne wymagane dokumenty jak najszybciej po uzyskaniu kwalifikacji zawodowych, aby uniknąć problemów z kontynuacją pracy.

Obowiązek zbierania punktów edukacyjnych

Nowe przepisy oprócz konieczności wpisu do centralnego rejestru osób uprawnionych, wprowadzają także obowiązek doskonalenia zawodowego dla techników masażystów. Oznacza to, że nie wystarczą kwalifikacje niezbędne do wykonywanie czynności zawodowych technika masażysty, ale konieczne jest także ciągłe podnoszenie swoich kwalifikacji zawodowych poprzez uaktualnienie wiedzy niezbędnej do wykonywania danego zawodu medycznego.

Każdy technik masażysta musi realizować ciągłe kształcenie w pięcioletnich okresach edukacyjnych i zgromadzić co najmniej 200 punktów edukacyjnych, w tym 120 punktów za udział w kursach doskonalących.

Dlaczego wprowadzono punkty edukacyjne?

Wprowadzenie obowiązku zdobywania punktów edukacyjnych przez techników masażystów ma na celu zapewnienie, że osoby wykonujące ten zawód będą stale podnosić swoje kwalifikacje, aby świadczyć usługi zgodne z aktualnymi standardami medycznymi oraz spełniać rosnące oczekiwania pacjentów. Uzyskanie kwalifikacji do wykonywania zawodu technika masażysty to dopiero początek drogi zawodowej – prawdziwy rozwój zawodowy wymaga ciągłego doskonalenia umiejętności i wiedzy.

System punktów edukacyjnych zachęca techników masażystów do uczestnictwa w różnych formach edukacji, takich jak szkolenia specjalizacyjne, kursy kwalifikacyjne, udział w warsztatach czy publikowanie prac naukowych. Uzyskanie tytułu naukowego, np. magistra czy doktora, jest również uznawane za formę rozwoju zawodowego i odpowiednio premiowane w ramach tego systemu. Dzięki temu specjaliści mają możliwość nie tylko rozwijania kompetencji praktycznych, ale także wniesienia wkładu w rozwój dziedziny poprzez działania badawcze i edukacyjne.

Ponadto, wprowadzenie punktów edukacyjnych mobilizuje techników masażystów do angażowania się w aktywności takie jak prowadzenie zajęć w szkołach z uprawnieniami, sprawowanie opieki nad studentami, opublikowanie artykułu naukowego czy wykonywanie czynności zawodowych w formie wolontariatu. Takie działania wzbogacają zarówno indywidualne doświadczenie zawodowe, jak i całą społeczność zawodową.

Warto podkreślić, że system punktów edukacyjnych jest ściśle związany ze współpracą ze stowarzyszeniami zawodowymi, które często organizują kursy i szkolenia, pomagając technikom masażystom zdobywać wymagane punkty. Takie podejście wspiera integrację środowiska zawodowego, tworzy przestrzeń do wymiany doświadczeń i budowania sieci kontaktów, co przekłada się na wyższą jakość usług medycznych.

Obowiązek zdobywania punktów edukacyjnych to więc nie tylko wymóg formalny, ale przede wszystkim narzędzie wspierające nieustanny rozwój zawodowy techników masażystów. Dzięki temu systemowi pacjenci mogą mieć pewność, że korzystają z usług osób dobrze przygotowanych, aktualizujących swoją wiedzę i dbających o najwyższe standardy opieki.

Jak zdobywać punkty edukacyjne?

Punkty edukacyjne można zdobywać na wiele sposobów, a ich różnorodność pozwala dostosować formy kształcenia do indywidualnych potrzeb i możliwości zawodowych techników masażystów. Oto najważniejsze metody zdobywania punktów, które są dostępne w okresie edukacyjnym:

Kursy doskonalące

Uczestnictwo w warsztatach, szkoleniach czy kursach kończących się egzaminem jest jedną z najczęściej wybieranych form podnoszenia kwalifikacji. Kurs doskonalący pozwala na zdobycie nowych umiejętności praktycznych i teoretycznych, które są kluczowe w rozwoju zawodowym. Tego rodzaju aktywności są punktowane zgodnie z wytycznymi resortu zdrowia.

Samokształcenie

Technicy masażyści mogą rozwijać swoje kompetencje, korzystając z takich źródeł jak prenumerata czasopism medycznych, udział w seminariach, konferencjach czy sympozjach organizowanych przez towarzystwa naukowe. Opublikowanie monografii naukowej, czy artykułu naukowego w renomowanych wydawnictwach również przyczynia się do rozwoju zawodowego i pozwala zdobyć punkty edukacyjne.

Działalność edukacyjna

Prowadzenie zajęć dydaktycznych, np. dla studentów szkół z uprawnieniami szkoły publicznej, sprawowanie opieki nad praktykantami czy wykonywanie działań w formie wolontariatu, także są wysoko cenione w systemie punktowym. Takie działania nie tylko rozwijają kompetencje zawodowe, ale również przyczyniają się do wzbogacania wiedzy i umiejętności młodszych pokoleń.

Uzyskiwanie wyższych kwalifikacji zawodowych

Zdobywanie wyższych stopni naukowych, takich jak tytuł magistra czy doktora, lub ukończenie specjalistycznych studiów podyplomowych to kolejna możliwość uzyskania punktów edukacyjnych. Rozwijanie kwalifikacji wymaganych w zawodzie technika masażysty podkreśla profesjonalizm i otwiera drogę do nowych możliwości zawodowych.

Każda z tych aktywności jest szczegółowo punktowana na podstawie rozporządzenia Ministra Zdrowia. W celu zaliczenia danej aktywności i otrzymania punktów, często należy złożyć wniosek wraz z dokumentacją potwierdzającą udział w danym wydarzeniu edukacyjnym lub uzyskanie wyższych kwalifikacji.

System punktów edukacyjnych, opracowany przy współpracy z resortem zdrowia oraz towarzystwami naukowymi, ma na celu wspieranie ciągłego rozwoju zawodowego techników masażystów. Dzięki niemu możliwe jest dostosowanie kwalifikacji do zmieniających się standardów i oczekiwań zarówno pacjentów, jak i całego środowiska medycznego.

Czym jest karta rozwoju zawodowego?

Zgromadzone punkty edukacyjne muszą być dokładnie dokumentowane w tzw. karcie rozwoju zawodowego, która pełni funkcję indywidualnego rejestru postępów w doskonaleniu zawodowym. Jest to obowiązek każdego przedstawiciela danego zawodu medycznego, mający na celu monitorowanie rozwoju zawodowego oraz potwierdzanie realizacji ustawowych wymogów edukacyjnych.

Karta rozwoju zawodowego obejmuje szczegółowe dane dotyczące wszystkich działań edukacyjnych podejmowanych w okresie pięcioletnim, w tym kursów doskonalących, udziału w seminariach, uzyskania tytułu naukowego czy działalności edukacyjnej. Aby w pełni spełnić wymagania, konieczne jest zrealizowanie każdej aktywności w sposób zgodny z przepisami oraz przedstawienie dokumentów potwierdzających uczestnictwo, takich jak certyfikaty, zaświadczenia czy dyplomy.

Po zakończeniu pięcioletniego okresu edukacyjnego, technik masażysta ma obowiązek złożyć kartę rozwoju zawodowego u wojewody właściwego dla miejsca zamieszkania. Wraz z kartą należy dostarczyć wszelkie załączniki potwierdzające zgromadzone punkty, takie jak zaświadczenia o ukończeniu kursów czy dokumenty potwierdzające uzyskanie tytułu naukowego.

Obowiązek prowadzenia karty rozwoju zawodowego wynika z przepisów regulujących dany zawód medyczny i ma na celu zapewnienie, że technicy masażyści stale podnoszą swoje kwalifikacje, pozostając zgodnymi z obowiązującymi standardami oraz wymaganiami pacjentów. Karta ta jest nie tylko dowodem na spełnienie wymagań edukacyjnych, ale także narzędziem ułatwiającym planowanie dalszego rozwoju zawodowego.

Co, jeśli nie dopełnisz obowiązku zbierania punktów edukacyjnych dla danego zawodu medycznego?

Nieuzyskanie wymaganej liczby punktów edukacyjnych w przewidzianym okresie edukacyjnym może zostać uznane za przewinienie zawodowe w ramach regulacji dotyczących danego zawodu medycznego. Konsekwencje takiego zaniedbania są poważne i mogą obejmować różne kary dyscyplinarne, w tym:

Nagana – oficjalne upomnienie, które pozostaje w dokumentacji zawodowej.
Kara pieniężna – nałożona w celu zmotywowania do uzupełnienia braków w rozwoju zawodowym.
Zawieszenie uprawnień – czasowe ograniczenie możliwości wykonywania zawodu, co może wpłynąć na reputację i źródło dochodu.
Pozbawienie uprawnień – najpoważniejsza kara, skutkująca całkowitym zakazem wykonywania zawodu medycznego.

Aby uniknąć takich konsekwencji, osoby wykonujące dany zawód medyczny muszą systematycznie dokumentować swoje postępy w rozwoju zawodowym, gromadząc wymagane dokumenty potwierdzające udział w kursach doskonalących, seminariach, publikacjach naukowych czy innych formach aktywności edukacyjnej. Wszystkie te działania są niezbędne do spełnienia obowiązku zdobywania kwalifikacji wymaganych do utrzymania prawa wykonywania zawodu.

Brak spełnienia tego wymogu może również utrudnić dalszy rozwój zawodowy, na przykład uzyskanie tytułu specjalisty lub dostęp do bardziej zaawansowanych szkoleń i możliwości zawodowych.

Dlatego tak istotne jest regularne monitorowanie postępów w karcie rozwoju zawodowego oraz aktywne podejmowanie działań mających na celu zdobywanie punktów edukacyjnych, aby zapewnić zgodność z przepisami i standardami obowiązującymi w okresie edukacyjnym.

Podsumowanie

Wprowadzone regulacje mają na celu podniesienie jakości usług świadczonych przez techników masażystów oraz zapewnienie ich zgodności z aktualnymi standardami medycznymi. Ustawa wprowadza szereg obowiązków, których zrealizowanie jest niezbędne, aby legalnie wykonywać ten zawód medyczny. Najważniejsze kroki, które należy podjąć, obejmują:

Wpis do rejestru – upewnij się, że posiadasz wpis do odpowiedniego rejestru, co jest podstawowym wymogiem formalnym. W przypadku cudzoziemców konieczna jest także znajomość języka polskiego na poziomie umożliwiającym wykonywanie obowiązków zawodowych.
Systematyczne zbieranie punktów edukacyjnych – punkty można zdobywać poprzez uczestnictwo w kursach doskonalących, samokształcenie, udział w seminariach, opublikowanie monografii naukowej lub prowadzenie działalności edukacyjnej. Każda aktywność musi być odpowiednio udokumentowana i zgodna z wymogami określonymi przez resort zdrowia.
Dokumentowanie postępów – zgromadzone punkty należy wpisywać do karty rozwoju zawodowego, która stanowi indywidualny rejestr postępów w doskonaleniu zawodowym. Po zakończeniu pięcioletniego okresu edukacyjnego karta wraz z dokumentami potwierdzającymi realizację poszczególnych aktywności powinna zostać złożona u wojewody właściwego dla miejsca zamieszkania.

Niezrealizowanie obowiązku wynikającego z ustawy może prowadzić do poważnych konsekwencji, w tym kar dyscyplinarnych. Jednocześnie ustawiczne kształcenie jest szansą na rozwój zawodowy, zdobywanie nowych kwalifikacji i tytułów naukowych, takich jak stopień naukowy, oraz zwiększenie swojej konkurencyjności na rynku pracy.

Dodatkowo stowarzyszenia zawodowe i organizacje branżowe oferują wsparcie w zakresie interpretacji przepisów, wskazując na najlepsze praktyki w doskonaleniu zawodowym. Jeśli masz pytania dotyczące nowych regulacji, warto skontaktować się z lokalnym urzędem wojewódzkim lub zapytać o wskazówki w środowisku zawodowym.

Pamiętaj, że każda zrealizowana aktywność, która przekracza wymaganą liczbę punktów w danym okresie edukacyjnym, może zostać przeniesiona na poczet następnego okresu edukacyjnego, co dodatkowo sprzyja systematycznemu rozwojowi zawodowemu i dbałości o wysoką jakość świadczonych usług.

Callcenter medyczne – dlaczego warto powierzyć obsługę pacjentów profesjonalistom?

Dzisiejszy świat jest inny niż choćby 10 lat temu. Wiele zmieniło się także na ryku medycznym i pacjenci oczekują szybkiego kontaktu z placówkami medycznymi. Jeśli placówka nie jest w stanie poradzić sobie z odebraniem zbyt dużej ilości połączeń, call center medyczne staje się niezbędnym rozwiązaniem. To profesjonalne wsparcie, które pozwala placówkom skupić się na świadczeniu wysokiej jakości usług, jednocześnie zapewniając sprawną i zorganizowaną obsługę pacjentów.

Co to jest call center medyczne?

Call center specjalizujące się w branży medycznej, to specjalistyczna usługa, która polega na kompleksowej obsłudze telefonicznej pacjentów w imieniu placówki medycznej. Dotychczasowy numer telefonu do placówki medycznej zostaje przekierowany do zewnętrznej firmy, w której wykwalifikowani specjaliści odbierają telefony przez cały czas. Główne zadania takiego contact center obejmują:

rejestrację wizyt,
udzielanie informacji o dostępnych usługach,
przypominanie o terminach wizyt,
obsługę zgłoszeń dotyczących zmian terminów lub pytań pacjentów.

Dzięki profesjonalnemu podejściu, contact center działa jak wizytówka placówki, budując jej wizerunek jako miejsca dbającego o potrzeby pacjentów. Przede wszystkim, czas oczekiwania pacjentów na połączenie jest znacznie krótszy, a pracownicy call center skupiają się na konkretnym i precyzyjnym prowadzeniu rozmów. Nie pozwalają pacjentom zbyt długo blokować linii i rozmawiać o pogodzie i są przygotowani na szybkie reagowanie w każdej sytuacji.

Jeśli pojawią się jakieś nieodebrane połączenia, pracownicy odpowiadają za niezwłoczne oddzwonienie do pacjentów. Usługi call center dotyczą bowiem całkowitej obsługi połączeń telefonicznych. Udzielają informacji, odpowiadają na pytania dotyczące usług oferowanych w placówce medycznej i starają się zaspokoić potrzeby pacjentów, nie zapominając o pozyskaniu klienta dla placówki i umawianiu wizyt.

Dlaczego warto wybrać call center w branży medycznej?

Profesjonalna obsługa pacjentów

Konsultanci medyczni są specjalnie szkoleni, aby rozumieć potrzeby pacjentów i udzielać odpowiednich informacji, co przekłada się na lepszą jakość obsługi i zadowolenie pacjentów. Poprawa jakości obsługi to także zdobycie zaufania pacjentów i wywarcie dobrego pierwszego wrażenia w przypadku pierwszego kontaktu nowych pacjentów.

Odciążenie personelu rejestracji

Dzięki medycznemu call center personel rejestracji pracującej w przychodni może skupić się na innych zadaniach, takich jak obsługa pacjentów na miejscu, przygotowywanie gabinetów do zabiegów, czy inne sprawy organizacyjne. Jeśli wydaje Ci się, że rejestratorka medyczna w gabinecie nie będzie już potrzebna, gdy zdecydujesz się na usługi call center, to się mylisz. W innym artykule opisaliśmy, jak wygląda praca rejestracji w przychodni – przeczytaj i przekonaj się, że nie są to tylko telefony i umawianie wizyt.

Dostępność poza standardowymi godzinami pracy

Medyczne call center działa często w rozszerzonych godzinach, co pozwala pacjentom kontaktować się z placówką w dogodnym dla nich czasie, nawet poza godzinami pracy rejestracji. To bardzo duża korzyść dla gabinetu, ponieważ pacjenci często pracują w podobnych godzinach do godzin pracy rejestracji medycznej i nie mają możliwości wykonania połączeń telefonicznych w tym czasie. Pracownicy call center pracują dłużej i dzięki temu osoby dzwoniące w celu umówienia wizyty po godzinach pracy placówki będą mogły zarezerwować termin.

Na rynku medycznym jest dostępnych wiele możliwości i istnieją też inne kanały komunikacji, takie jak rejestracja online. To świetne rozwiązanie, które umożliwia pacjentom rezerwację wizyt 24/7, ale musimy pamiętać o tym, że wciąż są osoby, które preferują tradycyjne kanały komunikacji i wolą podawać swoja dane przez telefon.

Zwiększenie liczby umówionych wizyt

Usługi call center dla branży medycznej sprawiają, że czas oczekiwania pacjenta na połączenie jest krótszy, a przeprowadzenie rozmowy ukierunkowane jest na odpowiednie udzielenie informacji i umawianie wizyt. Dodatkowo, systematyczne odbieranie połączeń telefonicznych, przypomnienia o wizytach i elastyczność w umawianiu terminów sprawiają, że pacjenci chętniej korzystają z usług lekarzy, polecają je znajomym i sami chętnie wracają na kolejne wizyty.

Jak wybrać odpowiednie call center dla branży medycznej?

Jeśli decydujesz się na skorzystanie z zewnętrznej rejestracji telefonicznej w swoim gabinecie, musisz dobrze wybrać firmę, która będzie Twoim contact center. Przy wyborze zwróć uwagę przede wszystkim na to, jak wygląda wdrożenie usługi odbierania połączeń. Sprawdź, czy contact center posiada swój system medyczny i jak wyglądają kwestie bezpieczeństwa – w końcu pracownicy call center będą przetwarzać dane pacjentów.

Dowiedz się również, na jaki numer będą mogli dzwonić pacjenci. Najlepsze rozwiązanie to takie, w którym numer kontaktowy pozostaje bez zmian i tylko połączenia zostają przekierowane. Wdrożenie zdalnej obsługi rejestracji przebiega wtedy najszybciej, nie musisz wywieszać nigdzie informacji o zmianach i nie stracisz dotychczasowego klienta.

Warto zwrócić też uwagę na to, jaka jest specjalizacja wybranego call center. Istnieje wiele firm, które zajmują się usługami tego typu, ale tylko niektóre z nich specjalizują się w umawianiu wizyt do lekarzy. Pracownicy call center będą musieli w Twoim przypadku nie tylko odebrać połączenie i udzielić informacji, ale także zapisać klienta na wizytę i umieć obsłużyć system medyczny. Ważne jest zatem przeprowadzenie odpowiedniego researchu i upewnienie się, że przekazujesz obsługę telefonów w dobre ręce.

Ostatnim ważnym elementem jest sprawdzenie, jakie usługi oferuje contact center. W gabinetach medycznych, żeby nie stracić klienta i zapełnić grafik, warto jest korzystać z usług dodatkowych, takich jak:

prowadzenie listy rezerwowej pacjentów,
automatyczne wysyłanie przypomnień SMS o wizytach,
telefoniczne potwierdzanie wizyt,
przesuwanie wizyt w przypadku nagłych sytuacji (np. nieplanowana nieobecność lekarza).

Kto może korzystać z call center medycznego?

Z tej usługi mogą skorzystać zarówno duże przychodnie, wielospecjalistyczne placówki medyczne i szpitale, jak i jednoosobowe gabinety lekarskie. Contact center to także świetne rozwiązanei dla gabinetów oferujących inne specjalistyczne usługi medyczne (np. podolog, trycholog, kosmetolog, fizjoterapeuta).

To szczególnie wartościowe rozwiązanie dla miejsc, w których brakuje wystarczającej liczby pracowników rejestracji, aby efektywnie zarządzać telefoniczną obsługą pacjentów i czas oczekiwania na połączenie jest bardzo długi.

Jest to również przydatne dla tych gabinetów, w których nie opłaca się zatrudniać rejestratorki medycznej na etat. Doskonale wiemy o tym, że koszty utrzymania pracownika na umowie o pracę są wysokie, a wiele prywatnych gabinetów (zwłaszcza jednoosobowych) pracuje nieregularnie – np. trzy dni w tygodniu lub tylko w popołudniowych godzinach. Ciężko znaleźć odpowiedzialnego pracownika, który zdecyduje się pracować w tak nieregularnym czasie, a dodatkowo trzeba pamiętać o jego ewentualnych zwolnieniach lekarskich i urlopach.

Odbieranie połączeń samodzielnie jest natomiast trudnym wyzwaniem. Wymaga wielu wyrzeczeń i sprawia, że specjaliści robią to kosztem życia prywatnego. Dlatego właśnie contact center medyczne to idealne rozwiązanie dla wszystkich gabinetów medycznych.

Call center medyczne – jak pozyskiwać pacjentów dzięki sprawnej obsłudze pacjentów

Inwestycja w contact center medyczne to krok w stronę lepszej organizacji pracy i większego zadowolenia pacjentów. Profesjonalna obsługa telefoniczna nie tylko odciąża personel, ale także pozwala na zwiększenie liczby umówionych wizyt i poprawę wizerunku przychodni.

Decydując się na outsourcing rejestracji telefonicznej, warto jednak zwrócić uwagę na:

doświadczenie firmy w obsłudze placówek medycznych,
poziom zaawansowania technologicznego (integracja z systemami medycznymi),
elastyczność w dostosowywaniu usług do potrzeb placówki,
kompetencje konsultantów,
nastawienie na pozyskiwanie klienta.

Jeśli szukasz wsparcia w obsłudze pacjentów, rozwiązania takie jak zewnętrzna rejestracja telefoniczna Proassist zapewnią Ci kompleksową pomoc – od rejestracji wizyt po system umożliwiający kompletne zarządzanie placówką. Sprawdź, jak możesz usprawnić swoją pracę i zyskać zadowolenie pacjentów!

System dla podologa – 10 najbardziej przydatnych funkcji

Podologowie, podobnie jak inni specjaliści, potrzebują sprawnie działającego systemu, który ułatwi im zarządzanie wizytami, dokumentacją i kontakt z pacjentami. Proassist to oprogramowanie dostosowane do specyficznych potrzeb branży medycznej, w tym podologicznej. Poniżej przedstawiamy 10 najważniejszych funkcji systemu, które wspierają codzienną pracę podologów.

Kalendarz wizyt online do gabinetu podologa

Kalendarz wizyt w Proassist pozwala na intuicyjne i łatwe zarządzanie grafikiem. Każda wizyta jest zapisywana i aktualizowana w czasie rzeczywistym, co umożliwia kontrolowanie obłożenia gabinetu, uniknięcie konfliktów terminów i szybkie wprowadzanie zmian.

System Proassist jest oprogramowaniem chmurowym, co oznacza, że podolodzy mogą mieć dostęp do swojego grafiku z dowolnego urządzenia z dostępem do Internetu.

E-rejestracja do gabinetu podologa

E-rejestracja to funkcja, która pozwala pacjentom samodzielnie zapisać się na wizytę przez Internet. W programie dla podologów Proassist szczególnie istotne jest to, że wtyczkę do rejestracji online można umieścić nie tylko na własnej stronie www, ale także w mediach społecznościowych. Pacjenci mogą zatem umawiać wizyty przez całą dobę i różnymi kanałami. Takie rozwiązanie odciąża linię telefoniczną, która w gabinetach podologicznych bardzo często obsługiwana jest przez samych specjalistów.

Dla pacjenta umówienie wizyty online jest wygodne i szybkie. Filtrując dane po nazwisku podologa lub nazwie usługi, pacjent może wybrać samodzielnie dogodny dla siebie termin bez potrzeby telefonowania do gabinetu.Nie musi także zakładać żadnego konta – wystarczy, że wprowadzi odpowiednie dane i potwierdzi rezerwację kodem wysłanym w wiadomości SMS.

Płatności Internetowe za wizyty w gabinecie podologicznym

System Proassist umożliwia wprowadzenie płatności internetowych za wizyty. To nowoczesne rozwiązanie płatnicze jest nie tylko doceniane przez pacjentów, ale także daje gabinetowi pewność, że pacjent pojawi się na wizycie.

Jeśli umożliwisz pacjentom opłacenie wizyty online z góry, to nie musisz martwić się o to, że nowy pacjent zabukuje termin, a następnie nie zjawi się w gabinecie, Mało tego, możesz wprowadzić regulamin, który pozwoli Ci na zachowanie pełnej kwoty wartości wizyty w przypadku odwołania wizyty np. na mniej niż 24h przed planowanym terminem.

Masz tutaj pełną dowolność w doborze konfiguracji płatności – możesz pełen lub ustalić częściowy zwrot kosztów w przypadku odwołania wizyty i wybrać, czy płatność za wizytę z góry ma być wymagana czy dobrowolna. Jeśli ustawisz płatność wymaganą, ale masz stałych klientów, którzy np. wolą płacić gotówką – żaden problem! Możesz zwolnić daną osobę z opłaty internetowej. Wszystko ustalasz według swoich upodobań!

Dodawanie zdjęć z aplikacji mobilnej Proassist do karty pacjenta

Chociaż podolodzy nie mają obowiązku prowadzenia EDM (Elektronicznej Dokumentacji Medycznej) tak jak lekarze, warto dokumentować postępy leczenia. Zdjęcia stanu paznokci lub skóry można łatwo dodać do karty pacjenta za pomocą aplikacji mobilnej Proassist. To nie tylko ułatwia monitorowanie postępów leczenia, ale także pozwala na stworzenie portfolio, które może być wykorzystane do celów marketingowych lub jako materiał informacyjny dla pacjenta.

Podpisywanie zgód przez pacjentów na tablecie

System Proassist pozwala na podpisywanie formularzy zdrowia, zgód RODO, zgód na zabiegi oraz marketingowych za pomocą podpisu elektronicznego na tablecie. Dzięki temu pacjent może szybko i wygodnie udzielić zgody, a dokumenty te automatycznie zapisują się w jego elektronicznej karcie. Jest to bezpieczny, zgodny z prawem i wygodny sposób na archiwizację zgód, bez potrzeby gromadzenia papierowych dokumentów.

Podpisywanie dokumentów na tablecie ma dodatkową zaletę, jaką jest możliwość oznaczenia danego pola jako wymagane do wypełnienia. Pozwoli to uniknąć sytuacji, w której pacjent zapomni o uzupełnieniu wszystkich podpisów. System Proassist przypilnuje pacjenta za Ciebie, aby dokumentacja była w pełni kompletna.

Automatyczne przypomnienia SMS o wizytach

Funkcja automatycznych przypomnień SMS pomaga zredukować liczbę nieobecności pacjentów. Przed planowaną wizytą system automatycznie wysyła przypomnienie z możliwością odwołania wizyty za pomocą przepisania kodu podanego w SMS. Możesz sam zaplanować, kiedy wiadomości mają zostać wysłane.

To rozwiązanie jest szczególnie przydatne dla podologów, którzy do tej pory ręcznie wysyłali wiadomości przypominające o nadchodzącej wizycie i poświęcali na to swój prywatny czas. Dzięki automatycznym przypomnieniom SMS zmniejsza się liczba przypadków, w których pacjent zapomniał o umówionym terminie.

SMS-y marketingowe do pacjentów

Podologowie korzystający z programu medycznego Proassit często korzystają także z możliwości wysyłania SMS-ów marketingowych. System umożliwia automatyczne wysyłanie wiadomości o promocjach, nowych usługach lub ofertach sezonowych do pacjentów.

Zaawansowane ustawienia wysyłania pozwalają na określenie grupy odbiorców i dostosowanie komunikacji do konkretnych potrzeb, co zwiększa efektywność działań marketingowych.

Szybkie generowanie zaleceń pielęgnacyjnych i automatyczna wysyłka na e-mail

Po zakończonej wizycie, podolog może w systemie Proassist szybko wygenerować podsumowanie wizyty i zalecenia pielęgnacyjne, które można od razu wysłać na adres e-mail pacjenta. Dzięki tej funkcji pacjent otrzymuje pełen zestaw wskazówek dotyczących dalszej pielęgnacji w formie elektronicznej. Jest to praktyczne rozwiązanie, które zwiększa zadowolenie pacjenta i oszczędza czas podologa.

Usługa zdalnej rejestracji telefonicznej

System Proassist oferuje usługę zdalnej rejestracji telefonicznej, dzięki której obsługa pacjentów może być realizowana nawet w czasie największego ruchu. Specjalny zespół odpowiada na telefony i zarządza zapisywaniem pacjentów, co pozwala podologowi skupić się na pracy w gabinecie. To idealne rozwiązanie dla gabinetów, które chcą zwiększyć swoją dostępność, nie poświęcając przy tym cennego czasu personelu.

Lista rezerwowa w systemie

W programie medycznym Proassist podolog może prowadzić listę rezerwową, która pozwoli uniknąć strat finansowych związanych z nagłym odwołaniem wizyty.

Kiedy pacjent rezygnuje z umówionego terminu, możesz zaproponować to miejsce osobom z listy oczekujących. Odpowiednie oznaczenie preferencji pozwoli na szybkie znalezienie osoby, która będzie chciała skorzystać z szybszego terminu. Takie rozwiązanie pozwala na maksymalne wykorzystanie grafiku i zwiększa rentowność gabinetu.

Podsumowanie – jaki system wybrać do gabinetu podologicznego?

Proassist to kompleksowy system, który dostarcza podologom narzędzi nie tylko do zarządzania wizytami i dokumentacją, ale także do budowania relacji z pacjentami. Dzięki takim funkcjom, jak kalendarz online, e-rejestracja, dokumentacja fotograficzna, zdalna rejestracja i SMS-y marketingowe, podolodzy mogą sprawnie prowadzić gabinet, a pacjenci czuć się obsłużeni profesjonalnie i nowocześnie.

Skorzystaj z darmowej konsultacji, aby dowiedzieć się, jak jeszcze program Proassist może wspierać Twoją praktykę podologiczną i ułatwić codzienną pracę w gabinecie!

System do prowadzenia dokumentacji pacjentów dla osteopaty – jak Proassist wspiera Twoją praktykę?

Dlaczego osteopata potrzebuje dedykowanego systemu?

Osteopaci pracują w specyficznych warunkach, gdzie kluczowe znaczenie ma historia pacjenta, dokładne zapisy wizyt i łatwy dostęp do dokumentacji. Ręczne prowadzenie tych procesów zajmuje czas, który mógłby być przeznaczony na pracę z pacjentem. System Proassist nie tylko usprawnia te zadania, ale również zapewnia:

Porządek w dokumentacji – wszystkie dane pacjentów są w jednym miejscu, dostępne w kilka kliknięć w systemie chmurowym. Możesz zatem zalogować się do systemu z dowolnego urządzenia mobilnego.
Bezpieczeństwo danych – system spełnia wymogi RODO, chroniąc wrażliwe informacje i posiada odpowiednie zabezpieczenia, zwalniając Cię z konieczności robienia backup’ów danych.
Oszczędność czasu – automatyczne funkcje, takie jak głosowe wypełnianie EDM za pomocą aplikacji mobilnej na telefon czy korzystanie z szablonów wizyt, przyspiesza pracę.

Najważniejsze funkcje systemu Proassist dla osteopaty

Kalendarz wizyt

Zarządzanie grafikiem jest proste dzięki intuicyjnemu kalendarzowi. Możesz planować wizyty samodzielnie w kalendarzu dostępnym na komputerze lub w aplikacji mobilnej oraz udostępnić pacjentom możliwość umawiania wizyt przez Internet.

E-rejestracja w systemie Proassist jest bezpłatna i możesz umieścić wtyczkę nie tylko na swojej stronie internetowej, ale także w mediach społecznościowych (Facebook, Instagram, TikTok). Ponadto, kalendarz dostępny na Twoim komputerze jest odpowiednio zsynchronizowany i jeśli ktoś umówi się na wizytę przez Internet, rezerwacja od razu wpadnie do Twojego grafiku. Nie musisz tracić czasu na ręczne przepisywanie rezerwacji.

Dokumentacja medyczna

Proassist umożliwia tworzenie szczegółowych kart pacjenta z miejscem na opis dolegliwości, zastosowane techniki oraz planowane działania. Gotowe szablony oszczędzają czas potrzebny na wypełnienie formalności.

Dodatkowo, dzięki dedykowanej aplikacji mobilnej możesz wypełniać dokumentację bez konieczności siadania przy biurku! Korzystając z telefonu i funkcji przetwarzania mowy na tekst możesz szybko dokonać wpisu w dokumentacji medycznej np. w czasie badania, stojąc przy pacjencie.

Aplikacja mobilna na telefon pozwala także dodawać zdjęcia i skanować dokumentację medyczną za pomocą smartfona. Pliki od razu trafiają do karty pacjenta i nie zapisują się na Twoim urządzeniu, dzięki czemu nie musisz martwić się, że pomieszają się z Twoimi prywatnymi rzeczami.

Automatyczny SMS z przypomnieniem o wizycie

System pozwala na ustawienie automatycznej wysyłki powiadomień SMS do pacjentów. Funkcja ta minimalizuje liczbę nieodwołanych wizyt i pozwala skupić się na terapii.

To Ty decydujesz, kiedy pacjent otrzyma powiadomienie. Optymalne ustawienie to wiadomość z potwierdzeniem rezerwacji od razu po jej dokonaniu oraz dodatkowe przypomnienie wysłane 24h przed planowaną wizytą.

Prowadzenie księgowości i analiza danych

Program Proassist służy nie tylko do rezerwacji wizyt i wypełniania EDM, ale również pomaga śledzić statystyki wizyt, obciążenie grafików oraz generować faktury i raporty finansowe. Dzięki temu możesz mieć wszystko w jednym miejscu, bez konieczności korzystania z dodatkowych narzędzi.

Rezerwujesz wizytę, wysyłasz pacjentowi przypomnienie o wizycie, którą następnie realizujesz. Po odbytej wizycie w tym samym systemie wystawiasz fakturę, a na końcu wysyłasz do księgowej automatycznie wygenerowany plik JPK VAT. Możesz też na podstawie raportów z systemu przeanalizować wydatki i podjąć ważne dla gabinetu decyzje.

Jeśli chcesz wiedzieć więcej na temat modułu fiskalnego w Proassist, kliknij TUTAJ.

Korzyści dla osteopatów

Indywidualizacja – możliwość dostosowania systemu do specyfiki Twojej praktyki.
Zwiększona efektywność – mniej czasu na administrację, więcej na pracę z pacjentami.
Budowanie relacji z pacjentem – dostęp do pełnej historii pacjenta pozwala lepiej zrozumieć jego potrzeby i planować skuteczne terapie.

Proassist – Twoje wsparcie na każdym kroku

System Proassist to nie tylko narzędzie do prowadzenia dokumentacji, ale kompleksowe rozwiązanie wspierające zarządzanie całą placówką. Bez względu na to, czy prowadzisz jednoosobową praktykę, czy większą klinikę, Proassist dostosuje się do Twoich potrzeb.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o funkcjach systemu i przekonać się, jak może pomóc w Twojej codziennej pracy, skontaktuj się z nami! Razem zorganizujemy Twoją praktykę tak, byś mógł skupić się na tym, co najważniejsze – zdrowiu pacjentów.

System do gabinetu kosmetologa – jakie funkcje programu Proassist doceniają kosmetolodzy?

Kalendarz wizyt online dla branży beauty

Kalendarz wizyt to podstawa sprawnej organizacji gabinetu. Proassist pozwala kosmetologom na dostęp do kalendarza z każdego miejsca dzięki systemowi opartemu na chmurze. Niezależnie od tego, czy pracujesz w gabinecie, czy masz dzień wolny – możesz kontrolować grafik wizyt oraz modyfikować zapisy w dowolnej chwili. Możesz mieć pełen podgląd swojego harmonogramu wizyt z dowolnego urządzenia z dostępem do Internetu.

Proassist różni się od rozwiązań takich jak Booksy, ponieważ nie pobiera prowizji za umówione wizyty i nie przesyła danych z Twojego kalendarza do Urzędu Skarbowego. To bezpieczne oprogramowanie, które na co dzień stosują również lekarze placówkach medycznych. Dane Twoich klientek są odpowiednio chronione.

E-rejestracja i płatności online – eliminacja problemu nie pojawiających się klientek

Udostępnienie klientkom opcji rezerwacji wizyt online to nie tylko wygoda, ale też sposób na uniknięcie strat wynikających z wizyt nie pojawiających się klientek.

Z e-rejestracją Proassist Twoje klientki mogą rezerwować wizyty online i dokonywać przedpłat, co stanowi zabezpieczenie Twojego czasu. Sama możesz zdecydować, czy chcesz zwracać koszty wizyty w przypadku jej nagłego odwołania lub określić, w jakiej części zwrot się należy.

Większość gabinetów decyduje się na zablokowanie możliwości odwołania wizyty na mniej niż 24h przed wizytą. Oznacza to, że jeśli klientka odwoła rezerwację np. trzy dni wcześniej, to dostanie całkowity zwrot pieniędzy. Jeśli jednak Twoja klientka będzie chciała usunąć rezerwację np. 3 godziny przed planowaną wizytą, to nie otrzyma zwrotu. Takie rozwiązanie jest w pełni legalne, a nasz prawnik przygotował do tego odpowiednie regulaminy płatności, które możesz otrzymać bezpłatnie.

Dodatkowo, rejestracja online w Proassist jest możliwa nie tylko na Twojej stronie www, ale również przez media społecznościowe – wygodnie, szybko i bez dodatkowych prowizji, które nakładają inne systemy rezerwacyjne.

Podpisy na tablecie – zgody RODO, marketingowe i na zabiegi kosmetyczne

W świecie kosmetologii, szczególnie w przypadku bardziej wymagających klientek, ważne jest odpowiednie zabezpieczenie. Dzięki Proassist zgody RODO, zgody marketingowe oraz zgody na zabiegi mogą być podpisywane przez klientki bezpośrednio na tablecie.

Takie cyfrowe zabezpieczenia są niezwykle przydatne, zwłaszcza w sytuacjach, gdy klientka zgłasza zastrzeżenia czy roszczenia. Wszystkie zgody są przechowywane w systemie, co gwarantuje pełne bezpieczeństwo i łatwość dostępu do dokumentacji.

Jako właścicielka gabinetu zyskujesz przede wszystkim zabezpieczenie w postaci podpisanej przez klientkę zgody. Zgoda z podpisem elektronicznym ma taką samą wartość prawną jak zgoda w wersji papierowej, podpisana w tradycyjny sposób – długopisem. Podpis elektroniczny ma jednak tą przewagę, że nie musisz wytwarzać specjalnie papierowej dokumentacji klientek, którą następnie należy przechowywać zgodnie z procedurami – przez odpowiednią ilość lat i w odpowiednio zabezpieczonej szafie.

Dodawanie zdjęć do dokumentacji – prosta dokumentacja efektów pracy kosmetologa

System Proassist pozwala dodawać zdjęcia do elektronicznej kartoteki klientek, co jest świetnym rozwiązaniem dla kosmetologów, którzy chcą dokumentować efekty swoich usług. Zdjęcia „przed i po” zabiegu umożliwiają łatwe monitorowanie efektów, a także stanowią formę zabezpieczenia w przypadku ewentualnych roszczeń.

Prowadzenie elektronicznej dokumentacji medycznej nie jest obowiązkowe w przypadku kosmetologa, ale warto krótko opisywać przebieg wizyty i dodawać zdjęcia efektów swojej pracy. Dzięki temu zawsze będziesz mogła sprawdzić, czy klientka ma jakieś uczulenia, czy miała już zrobiony dany zabieg albo jak dawno temu. Ludzka pamięć czasem zawodzi, a prowadzenie EDM ułatwi Ci profesjonalną obsługę klienta.

Zdalna rejestracja telefoniczna – oszczędność kosztów i czasu

Zatrudnienie osoby na stanowisko recepcjonistki to spory wydatek dla gabinetu kosmetologicznego, a z Proassist nie musisz już tego robić. Nasza usługa zdalnej rejestracji telefonicznej to wsparcie w zakresie umawiania wizyt.

Rejestratorki Proassist zajmą się telefonicznymi zapisami, dzięki czemu nie musisz przerywać zabiegów, by odbierać telefon, ani oddzwaniać do klientek po godzinach pracy.

Profesjonalna obsługa będzie odbierać Twój telefon od poniedziałku do piątku od 08:00 do 20:00 oraz w soboty od 08:00 do 16:00. To wygodne, oszczędne i przyjazne dla Twoich klientek rozwiązanie.

Automatyczne potwierdzanie wizyt za pomocą SMS

W Proassist docenisz również funkcję automatycznego potwierdzania wizyt przez SMS. Wielu kosmetologów korzystających z Proassist mówiło nam, że zanim poznali to rozwiązanie, osobiście wysyłali SMSy do klientek. Dzień wcześniej, ręcznie, poza godzinami pracy gabinetu.

Jeśli też tak robisz, zobacz jak możesz ułatwić swoją pracę i zyskać czas wolny! Dzięki funkcji automatycznego potwierdzania wizyt w Proassist, Twoje klientki otrzymują przypomnienie o zbliżającym się terminie wizyty w określonym przez Ciebie czasie (np. 3 dni wcześniej, 24h wcześniej).

W treści SMSa jest informacja o tym, że jeśli klientka chce odwołać wizytę, może zrobić to przepisując kod podany w wiadomości. Takie rozwiązanie nie tylko zmniejsza ryzyko nie pojawienia się na wizycie, ale także zdejmuje z Ciebie obowiązek wykonywania indywidualnych potwierdzeń. Automatyczne SMS-y pozwalają oszczędzić czas i zmniejszyć liczbę luk w grafiku, co przekłada się na Twoje zyski.

Moduł magazynu – zarządzaj produktami kosmetycznymi bez wysiłku

W gabinetach kosmetologicznych produkty szybko się zużywają, a system Proassist dba o to, by Twoje zapasy były pod kontrolą. Moduł magazynu w systemie pozwala monitorować stan produktów takich jak rękawiczki, kwasy czy preparaty do zabiegów.

W przypadku niskich stanów magazynowych otrzymujesz powiadomienie. Dodatkowo, dzięki magazynowi możesz monitorować zużycie produktów i jeśli zauważysz, że masz większe ilości produktów z krótką datą ważności, możesz odpowiednio zareagować, np. organizując promocję na daną usługę, by uniknąć strat.

Podsumowanie – jaki system do rezerwacji wizyt wybrać do gabinetu kosmetologicznego

Podsumowując, Proassist to system, który nie tylko ułatwia codzienną pracę kosmetologów, ale także zwiększa bezpieczeństwo i efektywność gabinetów. Każda funkcja jest dostosowana do realiów rynku kosmetologicznego, co sprawia, że kosmetolodzy mogą skupić się na tym, co dla nich najważniejsze – zadowoleniu klientek i doskonałej jakości usług.

Proassist w liczbach – Podsumowanie roku 2024

Wizyty pacjentów – imponujące liczby

W 2024 roku przez system Proassist umówiono aż 1 419 413 wizyt!
To wynik, z którego jesteśmy niezwykle dumni, a jeszcze bardziej cieszy nas fakt, że dzięki naszym rozwiązaniom rejestracja wizyt przebiegała sprawnie i efektywnie.

155 699 wizyt umówiły dla Was zdalne rejestratorki medyczne Proassist, które dbają o to, by każde połączenie do placówki zostało odebrane od poniedziałku do piątku w godzinach od 08:00 do 20:00 oraz w soboty od 08:00 do 15:00
262 873 wizyty zarejestrowano przez widżet Proassist do rejestracji online, która działa 24/7, umożliwiając pacjentom zapis w dogodnym dla nich momencie bezpośrednio na stronie internetowej placówki lub na Waszych profilach w social mediach, czy Google Wizytówce.

Przyjmując średni koszt wizyty 250 zł, możemy szybko policzyć, że z wizyt umówionych dzięki usługom oferowanym przez Proassist (outsourcing rejestracji telefonicznej i bezprowizyjna rejestracja online) placówki medyczne wygenerowały ponad 104 miliony zł!

Podpisywanie dokumentów na tablecie i dodawanie zdjęć z telefonu prosto do karty pacjenta

Dzięki naszej aplikacji mobilnej na telefony i tablety udało się zminimalizować formalności w formie papierowej, co znacznie ułatwia pracę. System Proassist posiada moduł, który pozwala na podpisywanie zgód przez pacjentów na tablecie. Taki podpis elektroniczny jest w pełni zgodny z przepisami i ważny tak samo jak podpis tradycyjny, co potwierdził pisemnie prawnik Ireneusz Zabawa. W 2024 roku w placówkach korzystających z systemu do EDM Proassist:

35 362 zgody na zabieg zostały podpisane elektronicznie przez pacjentów na tabletach,
Wypełniono 11 053 ankiety medyczne w aplikacji, która dba o to, by pacjent uzupełnił wszystkie wymagane pola i niczego nie pominął.

To oznacza, że łącznie aż 46 415 dokumentów zostało podpisanych na tablecie, bez konieczności marnowania papieru i tworzenia zbędnej dokumentacji papierowej. Dzięki temu placówki nie muszą martwić się o przechowywanie papierowych kartotek przez 20 lat i odpowiednie archiwizowanie dokumentów.

Dodatkowo, w systemie Proassist użytkownicy dołączyli do dokumentacji pacjentów aż 264 172 pliki (zdjęcia, skany i inne dokumenty),. Łatwość dodawania dokumentów do elektronicznych kartotek pacjentów z poziomu aplikacji mobilnej sprawia, że dokumentacja prowadzona jest w pełni elektronicznie i nie brakuje w niej żadnych informacji.

Automatyczne wysyłanie potwierdzeń rezerwacji i przypomnień o wizytach – prawie 2 miliony SMS’ów do pacjentów

Komunikacja z pacjentami to nie tylko podstawa do budowania zaufania i lojalności wobec pacjentów, ale również zabezpieczenie przed stratami finansowymi placówki. Jeśli tuż po umówieniu wizyty wyślesz pacjentowi SMS z informacją o dokonanej rezerwacji, będziesz mieć pewność, że pacjent dobrze usłyszał termin i ma zanotowaną datę i godzinę wizyty.

Następnie, wysyłając pacjentowi przypomnienie o wizycie 3 dni lub 24h przed planowanym terminem wizyty – gwarantujesz sobie, że pacjent nie zapomni o rezerwacji, a jeśli coś nagle mu wypadnie – będzie mógł szybko powiadomić Cię o rezygnacji. Dzięki temu będziesz mieć czas, by zapełnić wolne miejsce w grafiku i przyjąć innego pacjenta.

Placówki medyczne korzystające z systemu Proassist wiedzą, jak ważne jest wysyłanie takich powiadomień do pacjentów i doceniają możliwość automatyzacji tego zadania. Dodatkowo, wykorzystują również SMSy do przekazywania komunikatów marketingowych. Odnotowaliśmy, że w 2024 roku dzięki automatycznej wysyłce powiadomień SMS, placówki medyczne wysłały do pacjentów aż 1 784 056 wiadomości.

Najlepszy system dla gabinetów w 2024

Każda z tych liczb to dowód na to, że Proassist wspiera placówki medyczne, lekarzy, specjalistów i rejestratorki medyczne w lepszej organizacji codziennej pracy. Cieszymy się, że możemy być częścią Waszych sukcesów!

W 2024 roku zrealizowalismy kilka aktualizacji systemu, o których szerzej możecie poczytać w artykułach znajdująych się w zakładce “Nowości”. Podczas tych aktualizacji wprowadziliśmy wiele ulepszeń, dzięki którym system stał się bardziej wszechstronny i przyjazny użytkownikom.

Jednym z ważnych kroków było uruchomienie dedykowanej przestrzeni na naszej stronie, gdzie użytkownicy mogą śledzić postępy w rozwoju Proassist oraz zgłaszać własne pomysły na nowe funkcje. To narzędzie pozwala nam jeszcze lepiej odpowiadać na potrzeby klientów.

Zwiększyliśmy również możliwości generowania raportów dotyczących rezerwacji wizyt, w tym nowe narzędzie do mierzenia konwersji z e-rejestracji. Teraz placówki mogą analizować, jakie frazy w Google przyciągają pacjentów, co pomaga optymalizować działania marketingowe.

Rozbudowaliśmy system o bardziej zaawansowaną wersję Listy Rezerwowej, która pozwala na efektywne zarządzanie wolnymi terminami i minimalizację pustych okienek w grafikach specjalistów.

Nie zabrakło też innowacji w zakresie elektronicznej dokumentacji medycznej. Personalizacja okna przeprowadzania wizyty pozwala na dostosowanie okienek w systemie do własnych preferencji. Teraz możesz pracować tak, jak jest Ci najwygodniej.

To tylko niektóre z nowości, które udało nam się wprowadzić w mijającym roku. Dzięki Waszym opiniom i zaangażowaniu stale rozwijamy Proassist, aby jeszcze lepiej odpowiadać na potrzeby placówek medycznych.

Dziękujemy, że jesteście z nami. Razem możemy jeszcze więcej!
Zespół Proassist 💙

System do wypełniania dokumentacji i zarządzania gabinetem dla technika masażysty

Dlaczego prowadzenie dokumentacji jest ważne dla technika masażysty?

Choć obecne przepisy prawa wprost nie nakładają obowiązku prowadzenia dokumentacji z masaży nieleczniczych, technicy masażyści powinni rozważyć wprowadzenie tego elementu do swojej praktyki. Projekt rozporządzenia przewiduje obowiązek prowadzenia i archiwizacji dokumentacji związanej z czynnościami zawodowymi techników masażystów, co oznacza, że w przyszłości takie wymagania mogą zostać formalnie wdrożone.

Jednak dokumentacja nie jest tylko kwestią prawną – jest przede wszystkim narzędziem do ochrony własnego interesu. W obliczu rosnących roszczeń klientów, dokładna dokumentacja pozwala zabezpieczyć się przed potencjalnymi zarzutami oraz udokumentować wszystkie istotne informacje na temat świadczonych usług.

Co powinna zawierać dokumentacja technika masażysty?

Dobra dokumentacja masażysty to nie tylko forma ochrony, ale także sposób na podniesienie jakości świadczonych usług. Powinna zawierać:

dane pacjenta (imię, nazwisko, kontakt, wiek, wzrost, waga) z klauzulą RODO,
charakterystykę zgłaszanych dolegliwości i obserwacje masażysty,
informacje o stanie zdrowia pacjenta (choroby współistniejące, przeciwwskazania),
opis zastosowanych technik masażu oraz reakcji pacjenta na zabieg,
adnotacje o preferencjach pacjenta (np. dotyczące zapachu czy muzyki),
pisemną zgodę pacjenta na wykonanie masażu,
regulamin gabinetu określający zasady świadczenia usług.

W przypadku masaży leczniczych sytuacja jest bardziej skomplikowana. Aby respektować Prawa Pacjentów, do których należy między innymi prawo do dokumentacji, Technicy Masażyści powinni prowadzić dokumentację medyczną dla masaży leczniczych.

Obowiązujące Rozporządzenie Ministra Zdrowia nakazuje prowadzenie dokumentacji w formie elektronicznej, co wymaga odpowiedniego systemu informatycznego. Ze względu na nie do końca sprecyzowane przepisy, zawód Technika Masażysty zostaje często pominięty przez systemy medyczne. Jednak chcąc prowadzić gabinetu masażu zgodnie z prawem, warto zastanowić się nad wyborem odpowiedniego oprogramowania do gabinetu masażysty.

Jaki system wybrać do prowadzenia gabinetu masażu?

Choć nie wszystkie systemy medyczne zostały dostosowane do specyficznych potrzeb Technika Masażysty, to nie musisz się martwić. Wybierając program Proassist możesz mieć pewność, że Twoja praca związana z wypełnianiem dokumentacji stanie się łatwiejsza. Proassist to nowoczesne oprogramowanie, które idealnie wpisuje się w potrzeby gabinetów masażu, zarówno w zakresie prowadzenia dokumentacji technika masażysty, jak i zarządzania całą działalnością.

Najważniejsze funkcje programu Proassist dla technika masażysty to:

Elektroniczna Dokumentacja Medyczna (EDM) dla technika masażysty

Proassist umożliwia prowadzenie szczegółowej dokumentacji pacjentów, w formie elektronicznej. Możesz samodzielnie stworzyć szablon wizyty, dzięki któremu dokumentacja będzie spójna i zawsze będzie zawierać najważniejsze informacje, np. opisy dolegliwości, zastosowane techniki masażu i reakcje pacjenta na zabieg.

Jeśli pobierzesz dedykowaną aplikację Proassist na swój telefon, zyskasz także możliwość głosowego wypełniania dokumentacji medycznej. To znacznie przyspiesza pracę związaną z wypełnianiem formalności – możesz szybko wypełnić dane dotyczące przebiegu wizyty bez konieczności podchodzenia do komputera, wykorzystując funkcję przetwarzania mowy na tekst.

Aplikacja mobilna na telefon pozwala także na szybkie dodawanie zdjęć z aplikacji bezpośrednio do karty pacjenta. To bardzo przydatne w momencie, gdy pacjent przynosi na wizytę wyniki prześwietlenia czy innych badań w formie papierowej – możes zeskanować dokument telefonem i szybko dołączyć go do dokumentacji.

https://www.youtube.com/watch?v=tQupQpnX9M0

Kalendarz wizyt z e-rejestracją do gabinetu masażu

System pozwala na wygodne zarządzanie harmonogramem wizyt przez technika masażystę. Z kalendarza można korzystać zarówno logując się do systemu przez przeglądarkę na dowolnym urządzeniu, jak i w aplikacji mobilnej na telefon. Kalendarz jest prosty i intuicyjny.

Jeśli prowadzisz placówkę, która zatrudnia kilku masażystów, możesz zarządzać w systemie pokojami, dzięki czemu unikniesz sytuacji, w której dwóch masażystów umówi pacjentów na ten sam dzień do tego samego gabinetu.

Dodatkowo, program Proassist posiada specjalną wtyczkę do rejestracji online, którą możesz umieścić na swojej stronie internetowej, w mediach społecznościowych lub na wizytówce Google. To pozwoli pacjentom na umawianie wizyt przez Internet. Pacjenci będą mogli rezerwować wizyty całodobowo, a Ty oszczędzisz czas i lepiej zorganizujesz pracę w gabinecie.

Podpisy elektroniczne na tablecie

Dzięki tej funkcji można zbierać zgody na zabiegi, dokumenty RODO i inne potwierdzenia zgodnie z wymaganiami prawnymi. Podpisy elektroniczne mają taką samą moc prawną jak tradycyjne, a Ty nie musisz martwić się o konieczność przechowywania danych osobowych w formie papierowej przez 20 lat w pancernej szafie. Wszystkie dokumenty są przechowywane w systemie, eliminując konieczność korzystania z papieru i tworzenia archiwum.

Przypomnienia SMS o wizytach i płatności online jako zabezpieczenie gabinetu masażysty

Automatyczne powiadomienia SMS pomagają zmniejszyć liczbę nieodbytych wizyt, przypominając pacjentom o zbliżających się terminach. To Ty decydujesz, czy i z jakim wyprzedzeniem pacjenci powinni otrzymywać przypomnienia.

Jeżeli w Twoim gabinecie często zdarzają się sytuacje, że ktoś rezerwuje termin wizyty, a później nie zjawia się na masażu albo odwołuje go w dniu, w którym miał się odbyć, to warto rozważyć również regulamin gabinetu masażu. Odpowiednio sporządzony regulamin może zabezpieczyć Cię przed takimi stratami finansowymi. Możesz np. zastrzec sobie, że w przypadku odwołania wizyty na mniej niż 24 godziny przed planowanym terminem, klient ma obowiązek zapłacić 50% ceny. W Proassist wspólnie z prawnikiem przygotowaliśmy wzory regulaminów płatności, które możesz pobrać za darmo TUTAJ.

Decydując się na wprowadzenie takiej polityki w gabinecie, warto wprowadzić wtedy również do gabinetu możliwość płatności internetowych. Jeśli pacjent opłaci z góry wizytę, nie tylko będzie miał większą motywację, by zjawić się w gabinecie, ale także zagwarantuje Tobie, że otrzymasz należne wynagrodzenie.

Prowadzenie księgowości w gabinecie masażu

Program Proassist wspiera użytkowników także w sprawach księgowych. Nie musisz zatem kupować dodatkowego oprogramowania do prowadzenia księgowości i wystawianie faktur. W systemie Proassist możesz rejestrować i wystawiać faktury, prowadzić rozliczenia, generować plik JPK VAT, a nawet prowadzić raporty dotyczące zarobków gabinetu. To szczególnie przydatne w gabinetach masażu, które chcą mieć pełną kontrolę nad finansami.

Podsumowanie – dlaczego warto wybrać Proassist do gabinetu masażu?

System Proassist to rozwiązanie, które nie tylko spełnia wymogi prawne, ale także usprawnia codzienną pracę masażystów. Umożliwia łatwe prowadzenie dokumentacji, automatyzuje procesy administracyjne i poprawia komunikację z pacjentami. Dzięki temu masażyści mogą skupić się na swojej pracy, mając pewność, że ich gabinet działa sprawnie i zgodnie z przepisami.

Prowadzenie dokumentacji w gabinetach masażu to kwestia zarówno przyszłościowych regulacji prawnych, jak i bezpieczeństwa techników masażystów. Dzięki systemowi Proassist możliwe jest kompleksowe zarządzanie dokumentacją i obsługą pacjentów w sposób nowoczesny i efektywny już teraz.

Nie czekaj, aż nowe przepisy wejdą w życie i wszystkie programy wywindują ceny dla Techników Masażystów, którzy nagle będą postawieni przed obowiązkiem prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej. Wprowadź dobre praktyki w swoim gabinecie już teraz i prowadź dokumentację swoich pacjentów!

Najlepszy system dla gabinetów fizjoterapeutycznych – sprawdź, dlaczego warto zdecydować się na program Proassit

Możliwość głosowego wypełniania EDM

Proassist umożliwia głosowe wypełnianie elektronicznej dokumentacji medycznej, co jest idealnym rozwiązaniem dla fizjoterapeutów, którzy chcą szybko i precyzyjnie sporządzać notatki podczas wizyty. Wystarczy wypowiedzieć notatkę, a system zamieni ją na tekst i umieści w karcie pacjenta. Dzięki temu można skupić się na pacjencie i zapewnić mu maksymalną uwagę, a dokumentację uzupełniać w trakcie terapii – bez konieczności podchodzenia do komputera.

Dokumentację wypełnioną z pomocą funkcji przetwarzania mowy na tekst w każdej chwili można edytować i poprawić w systemie na komputerze. To świetne rozwiązanie dla osób, które nie lubią tracić czasu na żmudne wypełnianie EDM!

Wygodny kalendarz wizyt online dla fizjoterapeuty

Proassist oferuje elastyczny kalendarz wizyt online, w którym można wygodnie zarządzać harmonogramem. Dzięki funkcji wyszukiwania 100 najbliższych wolnych terminów fizjoterapeuta lub jego rejestratorka medyczna może szybko znaleźć dogodne daty dla pacjentów zgodne z ich preferencjami – np. wyświetlić tylko wizyty popołudniowe albo wolne terminy do konkretnego specjalisty.

Dodatkowo, funkcja umawiania wizyt cyklicznych ułatwia organizację terapii, które wymagają regularnych spotkań – to idealne rozwiązanie dla ustalania wizyt pacjentów rehabilitacyjnych. Zamiast klikać i rezerwować kilkanaście wizyt po kolei, można zrobić to jednym kliknięciem!

Wysyłanie zaleceń na e-mail pacjenta

Po zakończeniu wizyty oprogramowanie Proassist umożliwia fizjoterapeutom wygenerowanie zaleceń dotyczących dalszej terapii i pielęgnacji oraz automatyczne wysłanie ich na e-mail pacjenta.

To nowoczesne rozwiązanie, które sprawia, że pacjenci nie zgubią papierowe informacji i będą mogli w każdej chwili wrócić do zaleceń. Oszczędzasz papier i materiały eksploatacyjne, a dodatkowo masz pewność, że pacjent otrzymał podsumowanie wizyty!

E-rejestracja i płatności online w gabinecie fizjoterapeuty

E-rejestracja w Proassist to rozwiązanie, które pozwala Twoim pacjentom samodzielnie zapisać się na wizytę przez Internet. Okienko do rezerwacji wizyt możesz umieścić na swojej stronie Internetowej oraz na profilach w mediach społecznościowych (Facebook, TikTok, Instaram).

System pozwala również na wprowadzenie opcji płatności online, dzięki czemu pacjenci mogą opłacić wizytę z wyprzedzeniem. To znacznie ułatwia organizację przyjęć w gabinecie i pozwala na większą elastyczność, jednocześnie zmniejszając obciążenie rejestracji.

Dodatkowo, rejestracja internetowa w Proassist jest zsynchronizowana z portalem Znany Lekarz, co oznacza, że jeśli gabinet prowadzi zapisy również przez ten marketplace, to nie trzeba przepisywać ich ręcznie do kalendarza. Niezależnie od tego, czy wizyta zostanie umówiona przez telefon, e-rejestrację, czy przez Znanego Lekarza, od razu pojawi się ona w kalendarzu wizyt. Dzięki temu unikniesz podwójnych rezerwacji i błędów w harmonogramach.

Lista rezerwowa dla pacjentów oczekujących na zabiegi fizjo

Nieobecności i nagle odwołane wizyty pacjentów mogą być wyzwaniem dla fizjoterapeutów, którzy prowadzą napięty grafik. Funkcja listy rezerwowej pozwala uniknąć pustych okienek i luk w grafiku.

Gdy ktoś odwoła wizytę, możesz zaproponować ten termin osobom z listy oczekujących, co pozwala na optymalne wykorzystanie dostępnych godzin. Prowadzenie takiej listy dodatkowo poprawia opinie o Twojej placówce, ponieważ każdy pacjent, który otrzyma możliwość szybszego skorzystania z usług fizjoterapeuty, będzie zadowolony i usatysfakcjonowany.

Zewnętrzna rejestracja telefoniczna

Proassist oferuje także usługę zdalnej rejestracji telefonicznej, dzięki czemu nawet podczas najbardziej obłożonych dni linia telefoniczna nie jest zajęta, a pacjenci mogą wygodnie zapisać się na wizytę. To duże wsparcie dla fizjoterapeutów, którzy chcą zapewnić najwyższą jakość obsługi, jednocześnie koncentrując się na pracy z pacjentami.

Dodawanie zdjęć do dokumentacji i szybkie skanowanie dokumentów

Dzięki aplikacji mobilnej pobieranej na telefon fizjoterapeuci mogą dodawać zdjęcia automatycznie do dokumentacji pacjentów, co jest szczególnie przydatne w przypadku śledzenia postępów w rehabilitacji, zmian postawy, itp.

Ta sama funkcja umożliwia również szybkie skanowanie dokumentów za pomocą telefonu i dodawanie ich bezpośrednio do elektronicznej karty pacjenta. Pozwala to na sprawne uzupełnianie EDM o dokumenty dostarczone przez pacjentów w wersji papierowej, bez konieczności kupowania skanera czy tworzenia kopii i przechowywania jej w papierowej teczce. Szybko, wygodnie i w pełni elektronicznie!

Podpisywanie zgód na zabiegi na tablecie

Kolejna nowoczesna funkcja w programie medycznym Proassist, to możliwość podpisywania zgód przez pacjentów na tablecie. Pacjent może szybko udzielić zgody na zabieg lub wyrazić zgodę marketingową w aplikacji, a wszystkie dokumenty są automatycznie zapisywane w jego elektronicznej karcie.

Fizjoterapeuci mają wszystkie zgody dostępne w jednym miejscu, co ułatwia ich późniejsze szukanie. Dodatkowo, podpisy na tablecie eliminują konieczność wytwarzania papierowych zgód, które następnie należałoby przechowywać w odpowiednich warunkach przez 20 lat. Podpisy elektroniczne są zgodne z prawem i pozwalają zachować całość dokumentacji w formie EDM.

Automatyczne SMS-y przypominające pacjentom o wizytach

Automatyczne przypomnienia SMS to funkcja, która pozwala fizjoterapeutom na zmniejszenie liczby nieobecności pacjentów. System Proassist automatycznie wysyła SMS-a przypominającego o nadchodzącej wizycie, dzięki czemu pacjenci nie zapominają o wizytach.

Pacjent może szybko odwołać wizytę, przepisując kod przesłany w wiadomości. Powstałą lukę w grafiku można szybko zapełnić, nie ponosząc przy tym strat finansowych. Jeśli pacjent nie otrzymałby przypomnienia i nie zjawił się na wizycie bez poinformowania o tym gabinetu, to fizjoterapeuta byłby stratny. Dlatego warto wprowadzić automatyczne przypomnienia o wizytach do każdego gabinetu!

Limity ilościowe i godzinowe do konkretnych usług

W Proassist można ustawić limity na liczbę oraz godziny dostępności określonych usług, co pozwala fizjoterapeutom na lepsze zarządzanie swoim czasem i dostępnością. Na przykład, fizjoterapeuta może ustalić, że treningi personalne wykonuje wyłącznie rano, a zabiegi terapeutyczne prowadzi popołudniami.

Dodatkowo możliwe jest ograniczenie ilości danych zabiegów w ciągu dnia – dzięki czemu łatwiej uniknąć przepracowania czy zbyt intensywnego dnia zabiegowego. Takie ustawienia pomagają planować pracę zgodnie z indywidualnymi preferencjami fizjoterapeuty i specyfiką oferowanych usług, co przekłada się na bardziej zrównoważony harmonogram pracy.

Przypisanie odpowiedniego pokoju do usługi

Funkcja przypisania pokoju do konkretnej usługi jest szczególnie przydatna w przypadku zabiegów wymagających specjalistycznego sprzętu, takiego jak krioterapia czy laseroterapia.

Jeżeli w placówce jest tylko jedno urządzenie do wykonywania danego zabiegu, ale przyjmuje kilku specjalistów, to dzięki przypisaniu odpowiedniego pokoju do usługi można łatwo “podzielić się” sprzętem i uniknąć konfliktu interesów. Na przykład, jeśli w danym dniu dwóch fizjoterapeutów przyjmuje pacjentów i jeden z nich zarezerwuje godzinę na zabieg z użyciem lasera, to drugi fizjoterapeuta automatycznie nie będzie mógł zarezerwować tej samej usługi w tej godzinie. System sprawdzi dostępność pokoju i sprzętu, blokując możliwość podwójnej rezerwacji.

Dzięki temu fizjoterapeuci nie muszą każdorazowo przeglądać kalendarza drugiej osoby, by uniknąć konfliktów w rezerwacjach – Proassist robi to automatycznie, co pozwala na płynniejszą i bardziej uporządkowaną organizację dnia.

Dlaczego fizjoterapeuci wybierają Proassist?

Proassist to kompleksowe narzędzie, które odpowiada na potrzeby fizjoterapeutów. Dzięki funkcjom, takim jak głosowe wypełnianie EDM, kalendarz wizyt, e-rejestracja i automatyczne przypomnienia o wizytach, codzienna praca staje się bardziej zorganizowana i efektywna.

Program dla fizjoterapeutów Proassist pomaga nie tylko w zarządzaniu wizytami i dokumentacją, ale również w budowaniu relacji z pacjentami i dbaniu o najwyższą jakość obsługi. Jeśli chcesz sprawdzić, co jeszcze możemy Ci zaoferować – skontaktuj się z nami!

Jak zmniejszyć ilość połączeń przychodzących do placówki medycznej, nie tracąc przy tym na liczbie pacjentów?

Dlaczego redukcja połączeń jest taka ważna? W większości placówek medycznych pojawia się problem nieodebranych połączeń. Aby je zredukować i jednocześnie zwiększyć liczbę wizyt i skuteczność pracowników rejestracji, należy przyjrzeć się nagraniom rozmów telefonicznych.

Często nieodebrane połączenia wynikają z tego, że jest za mało osób do odbierania połączeń i trzeba przekierować ruch telefoniczny do rejestracji zewnętrznej. Czasem też placówki medyczne mają taki problem, że dzwonią pacjenci, którzy nie chcą umówić się na wizytę lekarską, tylko zadać pytania dotyczące grafiku pracy lekarzy albo przygotowania do badania. Albo mają już umówioną wizytę, ale przy pierwszym kontakcie nie mieli jak zapisać terminu i wykonują kolejne połączenie, żeby upewnić się, czy dobrze zapamiętali datę.

Powody połączeń wykonywanych przez pacjentów do placówek medycznych mogą być różne i dlatego warto sprawdzić nagrania rozmów z pacjentami, bo może istnieją rozwiązania, które pomogą usprawnić proces obsługi pacjentów. Jeśli nie posiadasz odpowiednich narzędzi do odsłuchu rozmów, o nic się nie martw! Na bazie naszych doświadczeń, poniżej opisaliśmy pięć najczęstszych powodów, dla których pacjenci dzwonią do Twojej placówki oraz propozycje rozwiązań, które pomogą zredukować ilość połączeń bez utraty jakości obsługi.

Brak rejestracji online – umożliwienie rezerwacji wizyt przez Internet

Najczęstszym i najbardziej oczywistym powodem połączeń telefonicznych jest chęć umówienia się na wizytę. Jeśli Twoja strona internetowa nie oferuje pacjentom możliwości rejestracji online, pacjenci będą zmuszeni do kontaktu telefonicznego. Wdrożenie systemu rezerwacji online, który pozwala na łatwe zapisywanie się na wizyty bez potrzeby rozmowy telefonicznej, znacząco zmniejsza obciążenie rejestracji.

Jeśli posiadasz już rejestrację online, to sprawdź statystyki rejestracji i zastanów się, dlaczego pacjenci wciąż wybierają połączenia do placówki medycznej. Istnieje wiele rozwiązań VOIP, dzięki którym możesz odpowiednio poinformować pacjentów o możliwości rejestrowania wizyt online. Dzieje się to w czasie, kiedy pacjent oczekuje na połączenie, więc prawdopodobieństwo, że pacjent sprawdzi Twój system do e-rejestracji jeśli nie dodzwoni się do placówki za pierwszym razem, jest bardzo duże.

Pamiętaj, że sposób rezerwacji powinien być intuicyjny, łatwy do wypełnienia i dostępny zarówno z komputerów, jak i urządzeń mobilnych. Nie dodawaj formularza kontaktowego, tylko okienko e-rejestracji, w którym pacjent sam będzie mógł wybrać dogodny termin i zarezerwować wizytę. To rozwiązanie nie tylko odciąży personel, ale również zwiększy komfort pacjentów, którzy mogą rezerwować wizyty z dowolnego miejsca, o dowolnej porze, nawet poza godzinami pracy rejestracji.

Pacjenci dzwonią, aby zapytać o cennik – wyraźna zakładka z cenami usług

Wielu pacjentów dzwoni z pytaniem o koszt usług medycznych w Twojej placówce. Jeśli nie publikujesz cennika na swojej stronie, możesz spodziewać się licznych telefonów dotyczących cen konsultacji czy badań. Oczywiście, rozumiemy, że nie zawsze chcesz udostępniać ceny z obawy przed konkurencją, ale warto znaleźć kompromis – wtedy nie będziesz musiał walczyć z nadmiernym ruchem telefonicznym.

Zamiast unikać publikacji cennika, utwórz zakładkę, w której umieścisz przynajmniej ogólną informację o przedziale cenowym za usługi. Taki ruch zwiększa przejrzystość i zaufanie pacjentów do Twojej placówki, jednocześnie zmniejszając liczbę telefonów z pytaniami o koszt wizyty.

Informacje kontaktowe i adres – zakładka „Kontakt” na stronie

Pacjenci często dzwonią z pytaniami o konkretne dane dotyczące Twojej placówki, na przykład godziny otwarcia, lokalizację placówki czy możliwość płatności kartą. To kolejne połączenia, które można łatwo wyeliminować, tworząc dokładną i wyczerpującą zakładkę „Kontakt” na stronie internetowej. Powinna ona zawierać wszystkie niezbędne informacje, takie jak:

🔷 Adres placówki

🔷 Godziny pracy (zarówno placówki, jak i poszczególnych specjalistów)

🔷 Opcje płatności (karta, BLIK, gotówka)

🔷 Wskazówki dojazdu i informacje o parkingu oraz ewentualnie o udogodnieniach dla osób niepełnosprawnych

Dodając te dane na stronie, zmniejszasz ilość połączeń, a jednocześnie ułatwiasz pacjentom przygotowanie się do wizyty.

Jak się przygotować do wizyty – automatyczne powiadomienia

Kolejnym częstym powodem telefonów są pytania dotyczące przygotowania do badań. Na przykład przed USG jamy brzusznej pacjenci, którzy nigdy wcześniej nie wykonywali takiego badania, mogą nie wiedzieć, że powinni wypić 2 litry wody i unikać korzystania z toalety przed badaniem. Jeśli te informacje są niedostępne na stronie lub nie są przekazywane automatycznie, pacjenci będą dzwonić, by je uzyskać. To kolejne połączenia telefoniczne, które nie przynoszą Ci zysku, a są możliwe do wyeliminowania w łatwy sposób.

Oczywiście, w takiej sytuacji najpierw trzeba odpowiednio przyjrzeć się procesowi obsługi pacjenta i pracy rejestracji. Rejestracja powinna bowiem już na etapie rezerwacji terminu poinformować pacjenta, w jaki sposób powinien przygotować się On do wizyty. Jeżeli pacjent był w przychodni zarejestrować się osobiście, rejestracja powinna wręczyć mu karteczkę z dokładnym opisem przygotowania do badania i powiedzieć na ten temat kilka słów. A jeśli pacjent dzwonił, to w najlepszej sytuacji rejestratorka powinna zapytać pacjenta, czy ma możliwość zanotowania informacji i powoli i wyraźnie wytłumaczyć mu, co i jak. To oczywiście wydłuża czas trwania połączeń przychodzących, ale pacjent nie będzie musiał dzwonić ponownie.

Innym dobrym rozwiązaniem może być stworzenie zakładki FAQ (Najczęściej Zadawane Pytania) na stronie internetowej Twojej placówki medycznej, w której umieścisz instrukcje dotyczące przygotowania do różnych badań. Dodatkowo, warto rozważyć także wysyłanie automatycznych wiadomości e-mail lub SMS z informacjami o przygotowaniu do wizyty po zarejestrowaniu pacjenta. Wtedy rejestratorka nic nie musi dyktować – wystarczy, że poinformuje pacjenta, że tuż po zakończeniu połączenia otrzyma wiadomość z informacją.

Odwoływanie wizyt – możliwość odwołania przez SMS

Pacjenci często dzwonią, aby odwołać wizytę. Jeśli proces odwoływania wizyty nie jest wystarczająco łatwy, pacjent będzie musiał dzwonić, co nie tylko generuje dodatkowe połączenia, ale i zwiększa ryzyko, że w przypadku braku kontaktu pacjent po prostu nie pojawi się na wizycie bez wcześniejszego powiadomienia. Nie w każdej placówce numery pacjentów zapisują się w telefonie i czasem nie ma nawet możliwości oddzwonienia na połączenia nieodebrane.

Zaproponuj pacjentom możliwość odwołania wizyty za pomocą SMS. Jest to szybkie i wygodne rozwiązanie, które z jednej strony odciąży rejestrację, a z drugiej strony pozwoli na efektywne zarządzanie placówką i jej harmonogramem. W ten sposób można uniknąć strat, jakie powoduje niepojawienie się pacjenta na wizycie.

Podsumowanie

Zmniejszenie liczby połączeń telefonicznych w placówce medycznej jest możliwe dzięki odpowiedniemu przygotowaniu strony internetowej oraz wdrożeniu prostych narzędzi, takich jak rejestracja online, automatyczne przypomnienia czy FAQ. Dzięki temu pacjenci będą mieli łatwiejszy dostęp do najczęściej poszukiwanych informacji, a Twoja placówka stanie się bardziej efektywna, bez obniżenia jakości obsługi. Pomoże Ci to również zmniejszyć ilość nieodebranych połączeń.

Pamiętaj, że zmniejszenie liczby połączeń nie oznacza utraty pacjentów – wręcz przeciwnie. Dzięki wdrożeniu powyższych rozwiązań, Twoja placówka stanie się bardziej dostępna i profesjonalna, co przełoży się na lepsze doświadczenie pacjentów oraz oszczędność czasu dla Twojego personelu.

Zwróć uwagę, że aż 4 z 5 podanych przez nas rozwiązań dotyczą usprawnienia komunikacji z pacjentami poprzez stronę internetową. To pokazuje, jak ważne jest posiadanie dobrze zaprojektowanej i funkcjonalnej witryny dla każdej placówki medycznej. Strona internetowa to nie tylko wizytówka, ale także narzędzie, które może znacząco zmniejszyć liczbę połączeń przychodzących, jednocześnie usprawniając obsługę pacjentów i zwiększając liczbę wizyt.

W Proassist oferujemy stworzenie profesjonalnej strony internetowej dla naszych użytkowników za jedyne 129 zł, co stanowi doskonałą inwestycję w poprawę obsługi pacjentów. Dodatkowo, przygotowaliśmy bezpłatny ebook „Jak skutecznie promować stronę internetową”, w którym znajdziesz wiele cennych wskazówek na temat tego, jak w pełni wykorzystać potencjał witryny swojej placówki medycznej.

Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się więcej!