Mirella: Jeżeli chodzi o Proassist, to wyróżniamy tak naprawdę trzy rodzaje bazy: baza wiedzy o placówce, baza wiedzy o specjalistach i baza wiedzy o usługach.

Jeżeli chodzi o przedstawienie tej bazy wiedzy, to znowu mamy podział na dwa sposoby. Pierwszy sposób, to może pokażę, jest to przedstawienie w formie takiej wizualnej, graficznej. I tutaj mamy takie kolorowe infografiki na przykład przy konkretnym specjaliście, czyli po lewej stronie mamy listę specjalistów i kolorowe ikonki.

Po najechaniu kursorem myszki na konkretną ikonę pojawia nam się na przykład w pierwszej ikonie, od jakiego wieku przyjmuje dany specjalista. I mamy, że wiek od piątego roku życia do bez ograniczeń. Czyli pacjentów poniżej piątego roku życia nie powinniśmy zapisywać.

Mamy jeszcze informacje, co w przypadku, kiedy pacjent bardzo zależy mu na tym kontakcie bezpośrednio z specjalistą, czy możemy jakoś się skontaktować wtedy ze specjalistą, czy przekazać jakąś informację, jak on tutaj sobie życzy, jaka ma być procedura w tym przypadku. No i kolejna procedura, chyba najczęstsza, czyli właśnie jak postępujemy w przypadku, kiedy grafik jest dopełniony i mamy bardzo pilną sytuację, tak? Pogorszenie stanu lub po prostu pacjentowi zależy na tym wcześniejszym terminie, bo za chwilę wyjeżdża i musi się dostać do specjalisty, po na przykład kolejne jakieś zaświadczenie, czy też receptę.

Kolejna rzecz to informacje dodatkowe. Zależy też od specjalizacji, ale z doświadczenia wiem, że często pacjenci pytają na przykład, w jakich szpitalach specjaliści przyjmują. Rejestratorka tego nie jest w stanie zapamiętać, jeszcze jak ma długą listę specjalistów, choćby chciała, nie jest w stanie, a tych karteczek jeszcze z takimi dodatkowymi informacjami to już się robi naprawdę duża sterta i przewertować tę informację też to zajmuje dużo czasu.

No i właśnie kolejna sprawa – lista rezerwowa. Bo może być lista rezerwowa do konkretnego specjalisty, inny specjalista może takiej listy rezerwowej nie chcieć prowadzić. Kolejna rzecz to jest recepta, czyli co w sytuacji, kiedy pacjentowi zależy na wystawieniu recepty, jest stałym pacjentem i jakie są procedury w takiej sytuacji.

No i ostatnie, to jest w jakim języku przyjmuje pacjentów, bo też zdarzają się takie telefony, gdzie właśnie rejestracje są w innym języku i teraz pytanie, czy specjalista przeprowadzi tą wizytę, bo to, że zostanie pacjent zapisany i rejestratorka sobie poradziła, super, wszystko świetnie. Pacjent przychodzi na wizytę i okazuje się niestety, ale w tym języku specjalista nie realizuje wizyt. Także to są takie podstawowe, które są wyświetlane w formie infografiki o specjaliście, ale też w przypadku placówki również się wyświetlają tu kolorowe ikony.

Takie najważniejsze informacje to na przykład o sposobie jakiś dodatkowy cennik, który nie jest uwzględniony na liście wizyt zapisywanych pacjentów, czyli jak dodajemy wizytę, to wyświetla nam się lista, na jaką usługę możemy zapisać, ale na przykład są takie usługi, które są wykonywane już bezpośrednio w gabinecie i nie można się na nią bezpośrednio umówić, tylko jak lekarz zleci, to wtedy dodatkowo wykonuje to na przykład badanie, ale jako samodzielne badanie nie może się umówić.

Dodatkowo też jest informacja na przykład o różnych płatnikach, czy placówka realizuje wizyty w ramach innych ubezpieczycieli. No i chyba takie najczęściej zadawane pytanie, w jakich terminach i czy w ogóle dostanę potwierdzenie ze strony placówki, więc żeby rejestratorka nie musiała pamiętać, że ok, to zawsze idzie SMS, jak umówię wizytę i jeszcze 24 godziny przed wizytą otrzyma Pani wiadomość.

Także tu jeszcze szczególnie dla nowo zatrudnionych rejestratorek, to jest mega niezbędne, bo ogarnąć to wszystko w początkowych dniach naprawdę jest bardzo duża baza wiedzy i przyswoić to jest dosyć trudne i ciężkie.

No i kolejna baza w formie graficznej, to baza o usługach. W momencie kiedy rejestratorka dodaje wizytę, czyli wybiera usługę, to ma też wyświetlane różnego rodzaju ikony.

Pierwsza, czyli ta kamera oznacza, że ta usługa jest realizowana w ramach wideokonsultacji. Minus to jest tak bardziej dla niej, że istnieje możliwość po prostu nadania limitów względem tej usługi, czyli specjalista sobie życzy, że w określonych terminach można umawiać na tą konkretnie usługę, żeby nie było też zdziwienia, że przecież specjalista ma otwarty grafik – czemu ja nie mogę zapisać na tą usługę? Więc wtedy to jest taka dla niej podpowiedź, że nic takiego złego się nie dzieje w systemie. Po prostu są procedury związane też z zapisem. No i chyba takie jeszcze podstawowe to płatności, czyli ten dolar i najważniejsze to przygotowania do badań. Niektóre przygotowania są mega obszerne, a niektóre po prostu krótkie.

I można przedstawić pacjentowi w trakcie zapisu na wizytę. Takie krótkie można przedstawiać właśnie w momencie, kiedy wybieramy usługę, wyświetla nam się taki komunikat, można swobodnie przeczytać, czy też powiedzieć swoimi słowami. A jeśli chodzi o obszerne przygotowanie, to zachęcam do automatyzacji, to znaczy przed, po umówieniu wizyty, w momencie umówienia wizyty, pacjent otrzyma mailowo, albo załącznik, albo w treści maila całą instrukcję przygotowania. Wystarczy tylko pobrać adres mailowy, poinformować pacjenta o tym, że na wskazany adres mailowy otrzyma takie przygotowanie, i że prosimy o zapoznanie się z nim. I wtedy tak naprawdę ta rozmowa jest dużo krótsza, pacjent nie musi notować tego na kartce, co też wydłuża tą rozmowę.

No i tak jak wspomniałam też, ta baza ukryta, czyli chociażby to, na jaki czas mogę zarezerwować do danego specjalisty, tak? Czyli po wyborze odpowiedniego specjalisty, gdy wybiorę odpowiednią usługę, wtedy mam informację, że ten specjalista wykonuje tą usługę, w czasie 40 minut i system mi podpowiada tę rezerwację już uwzględniając ten czas.

Druga rzecz to cena. Też się zdarza, że mamy dwóch specjalistów i różne cenniki, ta sama usługa. Nikt nie jest w stanie tego zapamiętać, ale w przypadku systemu Proassist można dopasować i czas do konkretnego specjalisty, i cenę, i nawet przygotowanie, bo też się tak zdarzało, że co specjalista to miał inne preferencje, co do przygotowania, także można też dopasować to przygotowanie pod procedury konkretnego specjalisty.

No i to co najważniejsze, to to, że te informacje są wyświetlane wtedy, kiedy faktycznie rejestratorce są potrzebne. Na etapie konkretnym, w którym się znajduje podczas rezerwacji pacjenta na wizytę.

Także baza myślę, że jest bardzo potrzebna dla rejestratorki, co na pewno zwiększa skuteczność i zmniejsza ilość pomyłek, która może się niestety zdarzyć ze względu na tą bardzo dużą ilość informacji i procedur, która aktualizuje się na pewno bardzo często, szczególnie dotycząca usług.

I zapanować nad karteczkami jest bardzo ciężko, wiem z doświadczenia, a aktualizacja w systemie tych informacji zajmuje nam naprawdę bardzo mało czasu i co najważniejsze, każdy użytkownik widzi tą zmianę, czyli nie trzeba na koncie każdego użytkownika dokonywać tej zmiany, tylko jednorazowo zmieniamy i wszyscy to widzą.

Także zachęcam do korzystania z bazy wiedzy w systemie, bo dzięki temu rejestratorki mają te informacje od razu pod ręką. Nie muszą się stresować i szukać, tracić czasu na znalezienie odpowiednich informacji.

I jeszcze może w międzyczasie też powiem, że możecie zadawać pytania śmiało. Będziemy odpowiadać, jeżeli są jakieś pytania dotyczące konkretnej funkcjonalności odnośnie systemu albo pracy rejestratorki do Marty – możecie zadawać na czacie, postaramy się na nie wszystkie odpowiedzieć.

Marta: Tak, to chyba baza wiedzy u mnie wygrywa, to jest po prostu super narzędzie. Ja nawet dzisiaj ustalałam nowe zalecenia do jednego specjalisty.

I wiecie, ja – w ogóle to jest bardzo pomocne dla kierownika rejestracji – bo ja dużo tych takich zaleceń, wytycznych, ustalam i ja to przekazuję zespołowi. I przekazujemy w różny sposób i właśnie zrobienie tego raz, czyli raz wprowadzam informację do programu i każdy może właśnie tak jak wspomniałaś, w odpowiednim momencie to się pojawia, więc nawet nie trzeba pomyśleć, tylko już pokazuje się informacja: hej, tutaj są zalecenia, wspomnij o tym pacjentowi.

Bo te automatyczne zalecenia to jest super, ale czasami są takie malutkie zalecenia. Na przykład teraz ustalaliśmy do kardiologa dziecięcego i żeby ubierać dziecko w jakieś rozpinanie ubranie, które łatwo i szybko zdjąć i żeby wziąć ulubioną zabawkę, czyli nie trzeba wysyłać automatycznego zalecenia, natomiast przez telefon przy rejestracji warto o tym wspomnieć i tutaj taka informacja przy rejestracji to jest super pomocna.

I tak, przechodząc dalej, bo widzę, że mamy mało czasu, do zadań ważnych, ale nie pilnych – przynajmniej z mojego punktu jest to przygotowywanie gabinetów. U nas przeważnie w placówce, w której pracuje ci lekarze, troszeczkę później zaczynają 12, 13, nie tak zaraz z rana, więc u mnie to nigdy nie należy do zadań pilnych.

Oczywiście czasem się zdarza, ale na co dzień to przeważnie jest na późniejszy czas i dbamy o to bardzo, żeby gabinety były dobrze przygotowane, aby lekarze mieli taki sprzęt, jaki sobie życzą, na jakim pracują, żeby były wszystkie odpowiednie akcesoria do przeprowadzenia wizyty, żeby nie wchodzić podczas konsultacji, żeby nie przerywać tej wizyty, żeby pacjent miał wszystkie zachowane prawa, czyli do komfortu przede wszystkim.

Oczywiście zdarzają się różne sytuacje, jak awarie sprzętowe, gdzie wkraczamy i naprawiamy jak informatycy, wpinamy wtyczkę do laptopa i naprawiamy, ale to są sytuacje wyjątkowe, o których pacjent wie, że będzie przerwana wizyta, więc właśnie dbamy o te zasoby, żeby one były zapewnione.

I tak jak już wspominaliśmy o ortopedzie, to mi się przypomniała taka sytuacja, szybko Wam opowiem. Mieliśmy dwóch ortopedów. Jeden przyjmował we wtorek, drugi w czwartek i jeden zmienił dzień przyjęć, nie pasował mu we wtorek i również otworzył grafik w czwartek.

No i okazało się, że mamy dwóch ortopedów w tym samym czasie, w tym samym godzinach i oni lubią pracować na tym konkretnym aparacie USG. No i była niefajna sytuacja. Poszedł na kompromis lekarz ten, który zmienił grafik, więc szybko się uczył na nowym aparacie.

Ortopedzi akurat oni szybko się uczą, szybko przeszliśmy do obsługi tego sprzętu. No ale wiecie, fajnie byłoby unikać takich sytuacji niekomfortowych, stresujących, bo automatycznie ścisk w żołądku i szybko szukanie rozwiązania.

A można temu zapobiec. Czy program Proassist daje możliwość zarządzania tymi zasobami, abyśmy mogły po prostu właśnie tych wpadek nie popełniać?

Mirella: Tak, jak najbardziej już udostępniam.