Jak odpowiednio dobrać system do sposobu obsługi pacjentów?

Jak odpowiednio dobrać system do sposobu obsługi pacjentów?

Wybór odpowiedniego systemu do zarządzania obsługą pacjentów jest konieczny dla efektywnego funkcjonowania placówki medycznej. Odpowiednio dobrany system może nie tylko usprawnić codzienne działania i poprawić komfort pracowników, ale także zwiększyć satysfakcję pacjentów, usprawnić organizację pracy i zapewnić zgodność z wymogami prawnymi. Ale na czym skupić uwagę, żeby odpowiednio wybrać program do przychodni? Lepiej patrzeć na wizualne aspekty, żeby kolory na ekranie były przyjemne dla oka? A może wziąć pod uwagę głównie cenę?

Na rynku jest bardzo dużo firm oferujących systemy do zarządzania placówką medyczną, rejestracji pacjentów i wypełniania dokumentacji medycznej. Pierwszym krokiem, od którego należy zacząć jest sprawdzenie, czy system, który nas interesuje jest systemem medycznym. Producent oprogramowania powinien na Twoją prośbę udostępnić Ci dokument zgodności programu z rozporządzeniem Ministra Zdrowia z 6 kwietnia 2020 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania.

Następnie, powinieneś skupić się na tym, co oferuje system. Wizualna kwestia powinna mieć najmniejsze znaczenie, ponieważ do wszystkiego można się przyzwyczaić. Najważniejsze, żeby system działał w taki sposób, by proces obsługi pacjentów przebiegał sprawnie i szybko. Warto wziąć również pod uwagę oczekiwania pacjenta i sprawdzić, czy system dla placówek medycznych oferuje rozwiązania, z których zadowolony będzie pacjent. Poniżej przedstawiamy, na co warto zwrócić uwagę, dobierając oprogramowanie medyczne do specyfiki pracy w Twojej placówce medycznej.

Obsługa pacjentów online – komfort i nowoczesność

Pacjenci coraz częściej oczekują możliwości skorzystania z konsultacji medycznych online. System zarządzania, który wybierzesz, powinien oferować narzędzia do obsługi pacjentów online, w tym możliwość przeprowadzania wideokonsultacji bezpośrednio z okna systemu.

Nawet jeśli aktualnie nie planujesz wykonywać teleporad i wideokonsultacji, to weź pod uwagę, że w Twojej placówce medycznej w przyszłości może się coś zmienić w związku z rozwojem, zatrudnieniem nowych lekarzy, itp.

Dlatego warto zadbać o dostosowanie systemu do wideokonsultacji w taki sposób, by nie było konieczności instalowania osobnego oprogramowania do wideokonferencji z pacjentami. Nie będziesz musiał płacić za dodatkowe narzędzie i nie obciążysz pacjenta koniecznością pobierania systemu do spotkań online. Wystarczy, że Twój system medyczny wygeneruje link do spotkania online, który wyśle do pacjenta.

To szczególnie ważne w dzisiejszych czasach, gdy pacjenci cenią sobie elastyczność i dostęp do usług medycznych bez wychodzenia z domu.

Raportowanie zdarzeń medycznych – integracja z systemem P1

Niektóre specjalizacje medyczne wymagają ścisłego raportowania zdarzeń medycznych, co jest istotnym elementem codziennej pracy. W takim przypadku system, który wybierzesz, powinien być zintegrowany z systemem P1. Dzięki temu zyskujesz pewność, że wszystkie wymagane dane są automatycznie przesyłane do odpowiednich instytucji, co minimalizuje ryzyko błędów i oszczędza cenny czas.

Spełnienie odpowiednich procedur to obowiązek placówki medycznej, a jeśli lekarz może wypełnić wszystkie procedury w jednym systemie, to zaoszczędzi sporo czasu. Dzięki temu, cały proces obsługi pacjenta przebiegnie szybciej.

E-rejestracja i media społecznościowe – zwiększ widoczność swojej placówki

Jeśli Twoja placówka aktywnie działa w mediach społecznościowych, niezwykle istotne jest, aby system medyczny, który wybierasz, umożliwiał łatwą integrację z tymi kanałami. Udostępnienie opcji e-rejestracji na Facebooku czy Instagramie może znacząco zwiększyć liczbę umawianych wizyt i poprawić doświadczenie pacjentów. Udostępnienie takiej opcji rejestracji pacjentów sprawia, że rejestratorka medyczna ma mniej połączeń przychodzących, a dodatkowo pacjent może zarezerwować swój termin po godzinach pracy rejestracji.

Podobnie, jeśli duża część pacjentów rejestruje się do Twojego gabinetu przez platformę ZnanyLekarz, warto upewnić się, że system, który chcesz wybrać, pozwala na łatwą integrację z tą platformą. Taka funkcjonalność zapewni płynność działania i wygodę zarówno dla personelu, jak i pacjentów. Personel medyczny nie będzie musiał przepisywać ręcznie wizyt umówionych przez portal, a oczekiwania pacjenta zostaną spełnione.

Funkcjonalności przydatne dla poradni o danej specjalizacji

Każda specjalizacja medyczna ma swoje specyficzne potrzeby, które powinny być uwzględnione przy wyborze systemu. Oto kilka przykładów:

👉 Fizjoterapeuci: dla fizjoterapeutów, przydatną funkcją może być możliwość głosowego wypełniania Elektronicznej Dokumentacji Medycznej (EDM) za pomocą aplikacji na telefon. Dzięki temu mogą oni szybko i sprawnie dokumentować przebieg terapii, nawet w trakcie wykonywania usługi, stojąc przy pacjencie.

Niektóre wizyty wymagają też rejestracji pacjentów na serię zabiegów w konkretnym terminie, a nie wszystkie programy umożliwiają rejestrację na wizyty cykliczne. Jeśli dla Ciebie skorzystanie z takiej możliwości jest ważne, to upewnij się, że program ma takie możliwości.

👉 Ginekolodzy: dla ginekologów niezwykle ważnym elementem jest prowadzenie rejestru ciąż. System medyczny powinien umożliwiać łatwe zarządzanie tymi danymi, co pozwala na bieżąco monitorować stan zdrowia pacjentek i w pełni legalnie wypełniać dokumentację medyczną. To nie tylko funkcja przydatna dla lekarza, ale również rządowe wymagania dotyczące pracy gabinetów lekarskich.

👉 Dentyści: diagram zębowy to narzędzie, bez którego trudno wyobrazić sobie pracę dentysty. System dla placówki stomatologicznej powinien oferować możliwość dokładnego rejestrowania stanu uzębienia pacjenta oraz planowania i monitorowania leczenia. Jeśli zatem planujesz w placówce medycznej wykonywać również zabiegi stomatologiczne, to sprawdź, czy system daje możliwość tworzenia diagramu zębowego.

👉 Podolodzy, dermatolodzy, lekarze medycyny estetycznej: dla specjalistów z tych dziedzin przydatna będą funkcjonalności umożliwiające dodawanie zdjęć do dokumentacji medycznej. Dzięki temu mogą oni śledzić postępy leczenia, efekty zabiegów czy zmiany skórne pacjenta na przestrzeni czasu. W systemie Proassist taką opcję umożliwia aplikacja mobilna, dzięki której zdjęcia wykonane w procesie leczenia można dodać z aplikacji prosto do dokumentacji medycznej. Co więcej, jeśli pacjent przyniesie wyniki badań wykonane w innym miejscu, to aplikacja pozwala także na skanowanie dokumentów. Nie zostaną one wymieszane z prywatnymi zdjęciami na telefonie użytkownika, ponieważ są przechowywane na dysku należącym do systemu.

Podsumowanie

Wybór systemu medycznego to decyzja, która może znacząco wpłynąć na efektywność pracy Twojej placówki oraz satysfakcję pacjentów. Kluczowe jest, aby system był dostosowany do specyfiki pracy danej grupy specjalistów oraz umożliwiał integrację z narzędziami, które są już używane w Twojej praktyce. Jeśli zastanawiasz się, jakie rozwiązania będą najlepsze dla Twojej placówki, zapraszamy do kontaktu z Proassist – chętnie pomożemy w dopasowaniu systemu do Twoich potrzeb.

Jakie wymogi musi spełniać gabinet fizjoterapii?

Jakie wymogi musi spełniać gabinet fizjoterapii?

Otwarcie gabinetu fizjoterapii to wyzwanie, które wymaga spełnienia szeregu wymogów formalnych, prawnych i technicznych. Przed rozpoczęciem działalności fizjoterapeutycznej, warto dokładnie zapoznać się z przepisami i wytycznymi, aby zapewnić, że gabinet działa zgodnie z obowiązującymi normami. W dzisiejszym artykule omówimy najważniejsze aspekty, które należy wziąć pod uwagę, aby otworzyć i prowadzić gabinet fizjoterapii zgodnie z przepisami.

Rejestracja działalności

Pierwszym krokiem jest rejestracja działalności gospodarczej. Można to zrobić poprzez Centralną Ewidencję i Informację o Działalności Gospodarczej (CEIDG) lub Krajowy Rejestr Sądowy (KRS). Należy również uzyskać NIP i REGON.

Lokal i wyposażenie

Gabinet fizjoterapii musi spełniać określone standardy lokalowe. Przede wszystkim powinien być przystosowany do świadczenia usług medycznych, co oznacza, że musi być odpowiednio wyposażony i zaprojektowany z myślą o komforcie i bezpieczeństwie pacjentów.

Co ciekawe, wymagania lokalowe dla gabinetu fizjoterapii są takie same, niezależnie od rodzaju działalności – komercyjnej lub prowadzonej w ramach NFZ. Do najważniejszych wymogów należą:

👉 Przystosowanie dla osób niepełnosprawnych: obowiązkiem jest zapewnienie dostępności gabinetu dla osób z niepełnosprawnościami, co oznacza m.in. odpowiednie podjazdy, szerokie drzwi i przestronne pomieszczenia.

👉 Powierzchnia gabinetów fizjoterapeutycznych: minimalna powierzchnia gabinetu zależy od liczby stanowisk do rehabilitacji. Zwykle przyjmuje się, że na jedno stanowisko przypada około 12-15 m². W przypadku, gdy w gabinecie wykonywane są różne rodzaje zabiegów, zaleca się, aby gabinet miał odpowiednio większą powierzchnię, aby uniknąć kolizji pomiędzy różnymi działaniami.

👉 Wyposażenie techniczne i sanitarne: gabinet musi być wyposażony w odpowiednie urządzenia i sprzęt medyczny, zgodnie z zakresem świadczonych usług fizjoterapeutycznych. Musi także posiadać bieżącą wodę, prysznic oraz toaletę dostępne dla pacjentów i personelu. Wszystkie urządzenia muszą posiadać atesty i być regularnie serwisowane.

Personel

Zatrudnienie wykwalifikowanego personelu to kolejny kluczowy element. Fizjoterapeuci pracujący w gabinecie muszą posiadać odpowiednie kwalifikacje i uprawnienia do wykonywania zawodu.

W Polsce, aby pracować jako fizjoterapeuta, konieczne jest ukończenie studiów wyższych na kierunku fizjoterapia oraz uzyskanie prawa wykonywania zawodu, nadawanego przez Krajową Izbę Fizjoterapeutów (KIF). Ważne jest również regularne podnoszenie kwalifikacji poprzez udział w kursach i szkoleniach.

Procedury i standardy

Gabinet fizjoterapii musi przestrzegać określonych procedur i standardów, które zapewniają bezpieczeństwo i skuteczność świadczonych usług. Do najważniejszych należą:

👉 Procedury higieniczne: należy przestrzegać rygorystycznych standardów higieny, w tym regularnej sterylizacji sprzętu i dezynfekcji pomieszczeń oraz stosowania jednorazowych materiałów medycznych.

👉 Dokumentacja medyczna: prowadzenie dokładnej dokumentacji medycznej jest obowiązkowe. Powinna ona zawierać szczegółowe informacje o stanie zdrowia pacjenta, przeprowadzonych zabiegach oraz zaleceniach terapeutycznych. Musi być wytwarzana w formie EDM (Elektronicznej Dokumentacji Medycznej), a wszystkie zdarzenia medyczne należy raportować do systemu P1.

👉 Bezpieczeństwo pacjentów: gabinet musi zapewnić bezpieczne warunki pracy, co obejmuje m.in. regularne przeglądy techniczne sprzętu oraz przestrzeganie zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.

Zgodność z przepisami prawa

Gabinet fizjoterapii musi działać zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym:

👉 Ustawa o działalności leczniczej: określa zasady prowadzenia działalności leczniczej, w tym obowiązki podmiotów leczniczych i wymagania dotyczące pomieszczeń i urządzeń.

👉 RODO: gabinet musi przestrzegać przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, w tym obowiązku informacyjnego wobec pacjentów i zapewnienia odpowiednich środków ochrony danych.

👉 Prawo medyczne: należy przestrzegać przepisów regulujących działalność medyczną, w tym prawa pacjenta do informacji, zgody na leczenie oraz ochrony tajemnicy zawodowej.

Podsumowanie

Prowadzenie gabinetu fizjoterapii wiąże się z koniecznością spełnienia szeregu wymogów formalnych, prawnych i technicznych. Ważne jest, aby dokładnie zapoznać się z obowiązującymi przepisami i normami, aby zapewnić pacjentom najwyższy poziom usług.

Regularne podnoszenie kwalifikacji personelu, dbanie o higienę i bezpieczeństwo oraz przestrzeganie procedur i standardów to najważniejsze elementy sukcesu w tej branży. Dzięki temu gabinet fizjoterapii może skutecznie pomagać pacjentom i cieszyć się ich zaufaniem.

Specjalnie dla osób, które planują otworzyć gabinet fizjoterapii, przygotowaliśmy bezpłatny ebook “Niezbędne funkcje systemu medycznego dla fizjoterapeutów”, który pomoże odpowiednio wybrać oprogramowanie do gabinetu. Możesz pobrać go klikając TUTAJ

Utrata dostępu do bazy danych pacjentów – przyczyny i rozwiązania

Utrata dostępu do bazy danych pacjentów - przyczyny i rozwiązania

Utrata dostępu do bazy danych w przychodni to jeden z najpoważniejszych problemów, z jakimi mogą się spotkać placówki medyczne. Skutki takiej sytuacji mogą być katastrofalne zarówno dla zarządzania placówką, jak i dla bezpieczeństwa baz danych pacjentów.

W artykule przedstawimy najczęstsze przyczyny utraty dostępu do bazy danych oraz kroki, które należy podjąć, aby zminimalizować ryzyko i skutecznie zareagować, gdy do takiej sytuacji dojdzie. Ten artykuł jest szczególnie przydatny dla managerów i lekarzy, którzy chcą zabezpieczyć swoją działalność leczniczą przed tego typu zagrożeniami.

Przyczyny utraty dostępu do bazy danych pacjentów

Awaria sprzętu

Jednym z najczęstszych powodów utraty dostępu do bazy danych pacjentów jest awaria sprzętu. Dyski twarde, serwery i inne urządzenia mogą ulec uszkodzeniu, co skutkuje utratą danych lub powoduje brak dostępu. Powinniśmy spodziewać się awarii serwera, przerw w dostawie prądu i być na nie przygotowani.

Regularne tworzenie kopii zapasowych jest bardzo istotne, aby zminimalizować ryzyko utraty danych w przypadku awarii. I tutaj wszystko zależy od tego, jaki posiadasz system medyczny. Jeżeli Twój system do umawiania wizyt i wypełniania EDM jest instalowany na komputerze, to musisz sam zadbać o tworzenie kopii zapasowych. Jeżeli jednak korzystasz z oprogramowania medycznego takiego jak Proassist, to Twoja dokumentacja medyczna jest przechowywana w chmurze. Oznacza to, że Ty jako lekarz, czy właściciel placówki medycznej, nie musisz martwić się o budowanie serwerowni w swojej placówce, bo obowiązek ten spoczywa na dostawcy systemu medycznego.

Ataki cybernetyczne

Placówki medyczne są coraz częściej celem ataków cybernetycznych. Hakerzy mogą wykorzystać różne metody, aby zablokować dostęp do bazy danych pacjentów. W takich przypadkach odpowiednie zabezpieczenia, takie jak firewalle, oprogramowanie antywirusowe i regularne aktualizacje systemu, są niezbędne, aby chronić dane pacjentów przed atakami.

Większość gabinetów współpracuje z informatykami lub dużymi firmami zajmującymi się wdrażaniem sieci teleinformatycznych do placówek medycznych. Jeśli masz jakieś wątpliwości i obawiasz się o swoją dokumentację, to skorzystanie z tego typu usług na pewno Ci pomoże. Opracowany przez specjalistów system zabezpieczeń będzie solidny i zgodny z przepisami prawa.

Błędy ludzkie

Niestety, błędy ludzkie są również częstą przyczyną utraty dostępu do bazy danych. Niewłaściwe zarządzanie danymi, nieodpowiednie procedury bezpieczeństwa i brak szkolenia personelu mogą spowodować przypadkowe usunięcie lub utratę danych. Edukacja pracowników i wdrożenie rygorystycznych procedur bezpieczeństwa mogą znacznie zmniejszyć ryzyko błędów ludzkich.

Przede wszystkim powinieneś przeszkolić swoich pracowników z przepisów RODO, wyjaśnić im co to jest naruszenie ochrony danych osobowych i jakie niesie ze sobą konsekwencje. Powinni także znać zakres praw i wiedzieć, że pacjent ma prawo do wglądu w informację o swoich danych i poproszenia o kopię historii wizyt. Pacjenci mogą także dokonywać zgłoszeń do UODO, jeżeli zauważą coś niepokojącego lub będą podejrzewać, że łamane są ich prawa.

Problemy z oprogramowaniem

Niekompatybilność, błędy w oprogramowaniu lub awarie systemu w przychodni mogą również prowadzić do utraty niektórych danych. Regularne aktualizacje i konserwacja systemu medycznego są bardzo ważne, aby zapewnić jego niezawodność i bezpieczeństwo.

System opieki zdrowotnej ma na celu dbać o zdrowie pacjentów i udzielać świadczeń medycznych. Rolą lekarza nie jest samodzielne naprawianie błędów w systemie, dlatego jeżeli masz problemy z systemem, nie jesteś zadowolony ze współpracy z dostawcą oprogramowania lub nie możesz zgłosić błędów w godzinach swojej pracy, bo pomoc techniczna pracuje krócej – rozważ wybranie innego systemu.

Co zrobić, gdy utracisz dostęp do bazy danych pacjentów?

Natychmiastowe działania

Gdy baza danych placówki medycznej zostanie zablokowana, natychmiastowe działania są konieczne. Pierwszym krokiem jest określenie przyczyny problemu. Kluczowy jest też szybki czas reakcji – pacjent nie może odczuć przerwy w realizacji świadczeń medycznych i trudności w dostaniu się do lekarza.

Jeśli jest to awaria sprzętu, należy skontaktować się z dostawcą usług IT lub specjalistą ds. odzyskiwania danych. W przypadku ataku cybernetycznego, należy natychmiast powiadomić zespół ds. bezpieczeństwa IT i podjąć kroki w celu ograniczenia szkód. Jeżeli wystąpił incydent naruszenia ochrony danych osobowych, niezwłocznie skontaktuj się ze swoim IODO lub bezpośrednio z UODO i powiadom, że wystąpiło naruszenie.

Odzyskiwanie danych z kopii zapasowych

Regularne tworzenie kopii zapasowych bazy danych pacjentów jest niezbędne, aby zapewnić możliwość szybkiego odzyskania danych w przypadku utraty dostępu. Kopie zapasowe powinny być przechowywane w bezpiecznym miejscu i regularnie testowane, aby upewnić się, że są kompletne i działające. Proces odzyskiwania danych z kopii zapasowej powinien być dobrze znany personelowi IT i odpowiednio udokumentowany.

Tak jak wspomnieliśmy wyżej, jeśli korzystasz z chmurowego systemu medycznego takiego jak Proassist, to nie musisz martwić się o kopie zapasowe danych i nie potrzebujesz budować serwerowni w swojej placówce. W takiej sytuacji cała odpowiedzialność dotycząca tworzenia kopii zapasowych spoczywa na dostawcy oprogramowania medycznego.

Wdrożenie planu awaryjnego

Każda placówka medyczna powinna mieć wdrożony plan awaryjny na wypadek utraty dostępu do baz danych pacjentów. Plan ten powinien obejmować kroki, które należy podjąć w przypadku różnych scenariuszy, takich jak awaria sprzętu, atak cybernetyczny czy błąd ludzki. Ważne jest, aby regularnie przeprowadzać ćwiczenia i testy planu awaryjnego, aby upewnić się, że personel jest odpowiednio przeszkolony i przygotowany do szybkiego działania.

Wsparcie techniczne

Współpraca z zaufanym dostawcą oprogramowania medycznego, takim jak Proassist, może znacząco poprawić bezpieczeństwo i niezawodność systemu. Dostawcy ci często oferują wsparcie techniczne oraz pomoc w sytuacjach awaryjnych, co może być nieocenione w przypadku utraty dostępu do bazy danych pacjentów.

W Proassist Dział Pomocy Technicznej pomaga codziennie od 08:00 do 18:00. Klienci są zadowoleni, że zawsze mogą liczyć na udzielenie wszelkich informacji, a pacjenci zadowoleni ze względu na wyższy poziom jakości usług medycznych.

Podsumowanie

Utrata dostępu do bazy danych pacjentów to poważne zagrożenie dla każdej placówki medycznej. Awaria sprzętu, ataki cybernetyczne, błędy ludzkie i problemy z oprogramowaniem to najczęstsze przyczyny tego problemu.

Kluczem do skutecznego radzenia sobie z utratą dostępu jest znajomość praw, odpowiednie przygotowanie i zabezpieczenie systemu medycznego.

Regularne tworzenie kopii zapasowych, wdrożenie planu awaryjnego, edukacja personelu oraz współpraca z zaufanym dostawcą oprogramowania medycznego mogą znacząco zmniejszyć ryzyko i skutecznie zarządzać sytuacją, gdy wystąpi ryzyko utraty danych.

Kulisy pracy rejestratorki medycznej. Jak wygląda codzienna obsługa pacjentów i praca na programie medycznym?

Kulisy pracy rejestratorki medycznej. Jak wygląda codzienna obsługa pacjentów i praca na programie medycznym?

Miło, że jesteś na naszym blogu! Dzisiaj mamy dla Ciebie coś wyjątkowego – transkrypcję webinaru „Kulisy pracy rejestratorki medycznej,” który niedawno zorganizowaliśmy. Jeśli kiedykolwiek zastanawiałeś się, jak wygląda codzienność pracy rejestratorki medycznej, jakie wyzwania napotyka oraz jakie umiejętności są najważniejsze w tym zawodzie, to ten materiał jest dla Ciebie.

Podczas webinaru nasza ekspertka, Marta Matyja, która pracuje na stanowisku kierownika rejestracji medycznej, podzieliła się swoimi doświadczeniami, praktycznymi wskazówkami oraz opowiedziała o najczęściej spotykanych sytuacjach w pracy. Omawialiśmy również, jak nowoczesne technologie, takie jak system Proassist, mogą wspierać rejestratorki w ich codziennych obowiązkach, poprawiając efektywność pracy i zwiększając satysfakcję pacjentów. Mirella Sajdak, która w Proassist jest Dyrektorem Działu Pomocy Technicznej i ekspertką od systemu medycznego, zaprezentowała jak wygląda w praktyce działanie systemu z poziomu rejestracji.

Zachęcamy do zapoznania się z pełną transkrypcją, w której znajdziecie mnóstwo cennych informacji i wskazówek. Niezależnie od tego, czy jesteś rejestratorką medyczną, czy też prowadzisz placówkę medyczną, ten materiał dostarczy Ci nowej perspektywy i inspiracji do poprawy organizacji pracy w Twojej placówce.
Mirella: Dzień dobry, witam wszystkich serdecznie na dzisiejszym wydarzeniu. Nazywam się Mirella Sejdak i w zasadzie w Proassist pracuję od ponad 9 lat. Aktualnie odpowiadam za Dział Pomocy Technicznej.

Widzę tutaj osoby powoli dołączają, ale myślę, że będziemy już zaczynać, bo mamy bardzo obszerny temat, a trochę czasu mamy mało, jak na tego rodzaju temat wydarzenia. Także ja może jeszcze słowem wstępu opowiem dla nowych uczestników, czym się zajmujemy.

Także Proassist to przede wszystkim oprogramowanie medyczne w chmurze, które umożliwia kompleksowe zarządzanie placówką medyczną. I co ciekawe, system powstał tak naprawdę z myślą o rejestratorkach. Bo początkowo to był zwykły prosty terminarz, który służył do zapisywania wizyt pacjentów.

Z czasem jednak w czasie rozwoju stał się takim bardziej zaawansowanym systemem, który wspiera placówki medyczne na każdym etapie ich pracy. Oprócz właśnie możliwości dodawania wizyty do systemu Proassist, jest też możliwość pobierania przedpłat, płatności online, ale również możliwość wypełnienia dokumentacji medycznej, czy też wystawiania e-skierowań, e-zwolnień, e-recept.

No i myślę, że to, co jest też istotne już na samym końcu procesu przyjmowania pacjenta, to finalizacja wizyty. Dzięki systemowi można szybko sfinalizować wizytę, wystawiając odpowiedni paragon bądź też fakturę.

Ale o samym systemie można by było opowiadać godzinami, niestety nie mamy tyle czasu. I jak Państwo widzicie, ze mną jest Marta Matyja. Cieszę się, że mam przyjemność z nią prowadzić ten webinar. Marta jest kierownikiem rejestracji w prywatnej placówce medycznej. Witamy się, Marto.

Marta: Cześć, witam wszystkich bardzo serdecznie. Cieszę się ogromnie, że znaleźliśmy wszyscy czas, przestrzeń i gotowość na to, aby tu się spotkać i porozmawiać na bardzo ciekawy temat, czyli kulisy pracy rejestratorki medycznej.

Witam wszystkie osoby z Instagrama, z którymi może nie znam się osobiście, ale online. Witam wszystkie osoby, które odsłuchują to nagranie w innym terminie. Super, że jesteście. Ja również bardzo dziękuję zespołowi Prossist za zaproszenie, jak zawsze, za miłą atmosferę.

Tak jak Mirella powiedziała, nazywam się Marta Matyja. I od 2009 roku jestem związana z ochroną zdrowia. Studiowałam położnictwo na Uniwersytecie Medycznym w Szczecinie. Natomiast aktualnie pracuje jako kierownik rejestracji i jako rejestratorka medyczna w prywatnej, dobrze prosperującej przychodni na Śląsku już od ośmiu lat, więc mamy podobny staż i żartuję sobie, że awansowałam z położnej na rejestratorkę, z czego się ogromnie cieszę.

I tak jeszcze kilka słów o mnie, co ja tutaj robię. Właśnie od 2020 roku mocno stawiam na rozwój osobisty, sfera prywatna również i to głównie zawodowa i tutaj rozwijanie umiejętności komunikacyjnych, kompetencji miękkich. Skupiam się na psychologii, sprzedaży i dzięki licznym szkoleniom, kursom, książkom – a uważam, że dobra książka wdrożona w życie potrafi je zmienić – skutecznie wypracowałam standardy podnoszenia obsługi pacjenta, zwiększając efektywność placówki i to wszystko poprzez odkrywanie potencjału rejestratorek medycznych. I tę swoją przygodę opisałam w książce “Transformacja świadomości rejestratorki medycznej”, która jest właśnie drogowskazem do tego osobistego, troszkę duchowego oraz zawodowego rozwoju.

Po co to wszystko? Po to, by być szanowanym, cenionym ekspertem do spraw obsługi pacjenta, bo właśnie moim zdaniem rejestratorka ma w tym ogromny potencjał. A po co to wszystko? Dalej idąc, praca stanowi ważną część naszego życia. Jak zakładam, większość z nas jest tutaj na całym etacie, więc codziennie osiem godzin. I naprawdę warto być ważnym i takim niezbędnym członkiem zespołu medycznego, po to żeby czerpać satysfakcję z tej codziennej pracy, z tych wyzwań. Po to, żeby być wsparciem dla zespołu, dla pacjenta, bo to jest mocno rozwijające.

I ja zawsze zachęcam wszystkie rejestratorki: zróbcie to dla siebie, przede wszystkim. A Wasze otoczenie będzie z tego korzystać. I o tym wszystkim mówię na swoich social mediach, na których dzielę się swoją wiedzą, doświadczeniem. Serdecznie Was zapraszam, ponieważ aktualnie trwa konkurs. Można wygrać tam właśnie tę książkę, czyli “Transformacja świadomości rejestratorki medycznej”.

Warunki konkursu – wystarczy zaobserwować moje konto @martamatyja.pl oraz Proassist @proassist_dla_specjalisty, nie tylko dla konkursu, ale naprawdę i u mnie i u Proassist są fajne wskazówki praktyczne, z których możecie czerpać. I odpowiedzieć pod konkursową rolką na pytanie: co najbardziej lubisz w pracy, rejestratorki medycznej? I konkurs trwa do 31 sierpnia. Zachęcam wszystkie rejestratorki, ale nie tylko, bo również mogą wypowiedzieć się osoby, które są związane z rejestracją, menedżerowie, kierownicy, właściciele, bo Wy możecie ze swojego punktu powiedzieć, co doceniacie w tej pracy.

Więc czekam na Wasze zgłoszenia i tyle słowem wstępu, oddaję Ci głos Mirella.

Mirella: Tak, ja już powoli odpisuję na czacie. Pojawiło się pytanie, czy będzie nagranie – tak jak najbardziej będzie nagranie i postaramy się dzisiaj zamknąć z tematem do godziny 19. Także, jeżeli macie możliwość, to pozostańcie z nami do końca. Tutaj widzę Dominik, wysłał też link do konkursu, także zachęcam, klikajcie i weźcie udział.

A my co, Marta, może zacznijmy, przedstawmy te kulisy pracy rejestratorki medycznej, jak byś mogła rozpocząć.

Marta: Oczywiście. Właśnie chciałybyśmy z Mirellą opowiedzieć o pracy rejestratorki medycznej naszymi oczami. Z uwzględnieniem, moim zdaniem, najważniejszego programu, z którym na co dzień rejestratorka ma do czynienia, czyli tak zwanym EDM-ie, czyli elektronicznej dokumentacji medycznej. Oprogramowaniu, które umożliwia prowadzenie tej elektronicznej dokumentacji i powiem Wam, że ja kiedyś intuicyjnie, dzisiaj już będąc na ścieżce rozwojowej, wiem, że pewne narzędzia są mi bardziej przydatne, inne mniej. Natomiast takim uważam, który jest numerem jeden, to jest tablica Eisenhowera. I jestem ciekawa, czy Wy to znacie, może tak jak kiedyś korzystaliście, ale nie wiedzieliście, że się tak ładnie nazywa, natomiast to jest dla mnie najważniejsze narzędzie, żeby zarządzać czasem i sobą w czasie.

Priorytety w zadaniach wykonywanych przez rejestratorkę medyczną

Marta: I tutaj można to odnosić w stosunku do miesiąca, tygodnia, do do dnia. My dzisiaj się skupimy bardziej co do dnia i ja planuję swój dzień. Mam dane zadania i przydzielam im priorytety pod względem pilności i ważności.

I od tego wychodzimy. I mamy zadania ważne i pilne. Czyli wszystkie te zadania, które wykonujemy w pierwszej kolejności. Natychmiast, tu i teraz. Następnie mamy zadania ważne i nie-pilne. Czyli wszystko to, co może poczekać, co wykonamy, ale oczywiście nie od razu, tylko w późniejszym czasie po prostu.

Następnie mamy zadania nieważne, a pilne. I tutaj te zadania oddelegowujemy, np. koleżance. I na samym końcu mamy zadania nieważne i nie-pilne. Ja nie wiem, czy się pokuszę, żeby powiedzieć, że rejestratorka ma takie zadania. Natomiast załóżmy, że są to wszystkie zadania, które wykonujemy na samym końcu. Bo nawet rozmowa z koleżanką czy innym członkiem zespołu jest ważna, bo to wzmacnia relacje w zespole. Także tutaj podchodzimy do tego z takim przymrużeniem oka.

I zaczynając od zadań ważnych i pilnych, to w mojej pracy to jest na pewno obsługa pacjenta dzwoniącego i pacjenta, który przychodzi do placówki stacjonarnie. I teraz najczęściej jest to umawianie wizyt i najczęściej pacjenci proszą o najszybszy termin lub podają konkretne preferencje.

I tutaj właśnie Mirella, jak to wygląda w Proassist? Ta najczęstsza nasza czynność rejestratorek, czyli umawianie wizyt?

Mirella: W systemie Proassist mamy świetne rozwiązanie. Ja może udostępnię ekran, żeby od razu pokazać, jak wygląda ta ścieżka procesu zapisu pacjenta na wizytę.
Mirella: Przede wszystkim system bardzo ułatwia pracę rejestracji pod tym względem. Dlaczego? Wyświetla jej automatycznie 100 najbliższych dostępnych terminów dopasowując pod preferencje pacjenta. I co tutaj mam na myśli?

Czyli tak jak powiedziałeś, pacjent dzwoni i chce się umówić na kontynuację leczenia. I On już wie, że chce do konkretnego specjalisty. Czy też dzwoni po raz pierwszy i chce się umówić po prostu na najbliższy dostępny termin. I mu nie zależy na konkretnym nazwisku specjalisty, tylko żeby jak najszybciej dostać się do danej placówki. I teraz tak. Jeżeli mamy preferencję co do konkretnego specjalisty, w oknie dodawania wizyty, wystarczy określić tego specjalistę, a następnie przejść do punktu pierwszego, czyli usługi.

I tutaj już mamy przedstawioną listę usług, które wykonuje dany specjalista i system po wybraniu odpowiedniej usługi, co jest istotne, wyszukuje 100 najbliższych dostępnych terminów do tego konkretnie specjalisty.

Zwróćmy uwagę, on już automatycznie nam proponuje te terminy uwzględniając czas, jaki dany specjalista chce, abyśmy mu rezerwowali daną wizytę. Dodatkowo też mamy informację na temat ceny. Natomiast jeżeli wybierzemy sobie dowolnego specjalistę, czyli jeżeli pacjent nie ma preferencji, co do nazwiska specjalisty, wystarczy kliknąć X przy konkretnym specjaliście i wtedy mamy sekcję nazwaną “dowolne”.

Przechodzimy bezpośrednio do listy usług. Wtedy ta lista jest obszerna, bo wyświetla nam się lista usług w całej placówce, czyli wszystkich specjalistów. Gdy wybierzemy odpowiednią usługę, system wyświetli nam 100 najbliższych dostępnych terminów, podpowiadając przy tym, kto ją wykonuje, kto taką usługę wykonuje, więc też tutaj unikniemy ewentualnej pomyłki, że ktoś po prostu pomyli i zapisze daną usługę do niewłaściwego specjalisty. Także wtedy ta lista wyświetla się z uwzględnieniem każdego specjalisty, który wykonuje taką usługę.

Także proces jest bardzo intuicyjny. Po wyborze terminu przechodzimy do wpisania danych osobowych pacjenta. Także myślę, że to jest szybki sposób, plus też tutaj od razu zdradziłam system podpowiada już taką bazę wiedzy o danym specjaliście, danych usługach, czy też danej placówce.

Marta: Bardzo fajnie to wygląda i te szybkie terminy, no to jest mega ułatwienie, bo nie trzeba przeklikiwać całego kalendarza.

Mirella: Tak, zdecydowaie. I drugim takim plusem, oprócz tego, że mamy właśnie ten zaoszczędzony czas, że tak powiem, bo przeklikać każdy grafik załóżmy ortopedy, gdzie przyjmuje sześciu, dziesięciu, no to jest pracochłonne, nie czarujmy się. Jeszcze przeliczając czy ten 20 minut, ten 30, to już dochodzą dodatkowe czynności, które po pierwsze trzeba pamiętać albo szukać w notatkach. Ale też zwróćmy uwagę, jak to wpływa na placówkę, na funkcjonowanie placówki.

Jeżeli placówka zatrudnia nowego specjalistę, to wiadomo z automatu nie ma jeszcze wypełnionego grafiku pracy, tak. I mamy innych specjalistów, którzy pracują już w placówce kilka lat i do nich po prostu terminy są z miesięcznym terminem oczekiwania i wtedy w naturalny sposób rejestratorka będzie promowała tego nowego specjalistę, proponując jak najbliższy dostępny termin.

I tutaj tak naprawdę i placówka jest szczęśliwa i pacjent, bo uzyskał pomoc, której oczekiwał od danej rejestratorki, tak. No bo zapewniliśmy mu najbliższy dostępny termin. Dzięki temu mamy wypełniony grafik, również tego nowo utworzonego specjalisty.

Marta: To jest ta obopólna, a nawet wielopoziomowa korzyść, nie? No właśnie, obok umawiania najczęstszą czynnością – zależy wiadomo, jak to wygląda w placówce, ale u nas na szczęście zaraz obok umawiania – najpierw jest umawianie, potem jest odwoływanie.

I tutaj mam dla Was, koleżanki, rejestratorki, taką wskazówkę, aby przy odwoływaniu wizyty nigdy nie mówić za pacjenta. Bo pacjent potwierdza nieprawdę. I już zaraz Wam rozwijam, o co chodzi. Na przykładzie mojej sytuacji, kiedyś pacjent zadzwonił i powiedział, że chciałby odwołać wizytę z dzisiaj z godziny 15:00 u laryngologa.

No i otwieram grafik, u laryngologa, patrzę godzina 15:00, pan Marek. No i mówię do pacjenta sama od siebie: pan Marek, tak? No i pacjent odpowiedział: tak, tak. Odwołuję, dziękuję, do widzenia i się rozłączył. A ja oczywiście usunęłam tę wizytę i jakie było moje zdziwienie, jak pan Marek z godziny 15:00 przyszedł do placówki, natomiast nie pojawił się pan Arek z godziny 15:20. Pan Arkadiusz, no ale w skrócie Arek.

No i później w logach w centrali telefonicznej sprawdziłam, no o odwoływał wizytę pan Arek. I to ta sytuacja, jakoś wybrnęliśmy z tego, bo ta wizyta nie trwała jakoś bardzo długo, natomiast no warto unikać takich sytuacji, szczególnie gdy wizyty trwają, na przykład godzinę. I taki błąd jest dość niekomfortowy dla zespołu i dla lekarza. I ja się wtedy nauczyłam, ja i też doświadczenie innych koleżanek – bo każdej z nas z mojego zespołu się tu zdarzyło – po prostu pytać pacjenta o te dane. Nigdy nie mówić za niego.

Czyli: dobrze, przyjmuję to odwołanie, proszę podać mi imię i nazwisko, najlepiej jeszcze początek numeru PESEL i gdy jeszcze słyszymy, że nie do końca wszystko jest dla nas jasne, pytamy na przykład jeszcze o numer telefonu. Bo wiecie, pacjenci, to nie jest tak, że pacjenci potwierdzają nieprawdę umyślnie, tylko jest pełno dystraktorów, a często się zdarza, że pacjenci odwołują, bo są np. w pośpiechu, jadą samochodem, czasami słyszymy dziecko w tle, albo ktoś inny zagaduje, albo pacjenci jeszcze jest w pracy, ile razy u nas się zdarza, że dzwonią klienci, no nie mogę się wyrwać z pracy, więc odwołuję i słychać jeszcze jakieś maszyny, jakichś ludzi, więc my też jakby tutaj wychodząc naprzeciw tym różnym sytuacjom, to my pytamy, a nigdy odwrotnie.

Tak samo jak sprawdzamy numer telefonu, to też nie dyktujemy go za pacjenta, tylko prosimy, żeby on nam podał i naprawdę to zmniejsza pomyłki i błędy. I tutaj mówimy o jednym odwołaniu, ale pewnie każda z nas i każdy, kto ma placówkę, miał taką sytuację, że trzeba było odwołać wiele wizyty, bo lekarz zgłosił nieobecność.

I tutaj też takim zadaniem rejestratorki jest to, aby przy każdym odwołaniu zaproponować nowy termin, czyli my wychodzimy z inicjatywą. To nie jest tak, że czekamy, że pacjent, ok, dobrze, dziękuję za informacje, tylko my od razu: czy możemy zaproponować nowy termin?

Bo my odwołujemy, natomiast my nie chcemy stracić tego klienta. Więc jak to wygląda w programie Proassist? Czy jest taka możliwość odwołania i szybkiego przeniesienia wizyty?

Mirella: Tak, jak najbardziej, właśnie jak zaczynaliśmy pracę na systemie i w ogóle pierwsze początkowe rozmowy, to zawsze było przyzwyczajenie pacjentów do papierowego kalendarza, gdzie specjalista do tej pory sam odbierał i żeby mu ułatwić pracę, to mówili: panie doktorze, ja byłam umówiona wtedy i wtedy, proszę mnie wykreślić.

No i teraz proszę o nowy termin wizyty. I z automatu taka rozmowa napędza nas na faktycznie odwołanie i to jest mega strata czasu, bo możemy od razu wykonać akcję taką, jak przeniesienie tej wizyty na nowy, dostępny termin.
Mirella: I w jaki sposób to zrobić w systemie? Tak jak Marta wspomniała, warto zapytać pacjenta o dane, nie sugerować się tym terminem wizyty, o którym on wspomina i przechodzimy do zakładki wizyty, gdzie znajduje się zbiór wszystkich naszych rezerwacji.

Tutaj mamy wyszukiwarkę, można wyszukać po numerze PESEL, imieniu, nazwisku, bądź też numerze telefonu. Ja wyszukam przykładowego pacjenta, na którego dodałam rezerwację i po wprowadzeniu tych danych, po kliknięciu “szukaj” system wyświetla nam listę rezerwacji dla tej konkretnie osoby.

I w tym momencie też jest posegregowane, na samej górze mamy najbardziej aktualną wizytę i oczywiście mamy też akcję do wykonania. Po prawej stronie mamy kosz, czyli jeżeli chcielibyśmy naprawdę odwołać tą wizytę, to za pomocą tego kosza czerwonego usuwamy ją, ale tak jak wspomniałaś,zawsze warto zaproponować ten nowy termin wizyty i wtedy przechodzimy bezpośrednio do zakładki edycji, czyli to kółko zębate.

Po kliknięciu w to koło pojawia nam się panel boczny, wysuwany, który troszkę jest zbliżony, tak samo wygląda praktycznie, jak w przypadku dodawania wizyty. I teraz możemy zdecydować, jakie chcemy terminy wyszukać dla danego pacjenta.

Czy pacjent chce najbliższy dostępny termin kolejny, czy może wyjeżdża za granicę, będzie nieobecny, jest chory i chce bardziej odległy termin, na przykład za dwa miesiące. Jeżeli mamy taki szybki termin, przechodzimy w punkcie drugim do zakładki “najbliższe terminy” i wtedy system wyświetla nam najbliższe dostępne terminy do tego specjalisty.

Jeżeli chcemy ten bardziej odległy termin wyszukać dla danego pacjenta, wystarczy kliknąć w zakładkę wolne terminy, określić datę od kiedy chcemy, żeby system wyświetlił nam te najbliższe dostępne terminy – np. od 7 października i możemy też wyfiltrować datę.

On może nam powiedzieć, że interesują mnie tylko po godzinie 15, bo jestem w pracy, wcześniej nie dam rady. Żeby oszczędzić sobie też tego wyszukiwania, możemy sobie wyfiltrować tą godzinę, a następnie kliknąć “pokaż”.

I teraz system pominął wszystkie proponowane terminy wcześniejsze, tylko od tego siódmego października mi proponuje i po godzinie 15:00, czyli uwzględnia moje filtry. I jeżeli chcemy dokonać takiej zmiany, wystarczy kliknąć w zakładkę “wybierz” przy konkretnym terminie nowym i też system nas informuje, co jest istotne – częste pytania na szkoleniach z systemu: czy ja będę musiała mimo wszystko odwołać tam tą rezerwację, czy zostanie to faktycznie przeniesione? To tu jest taki komunikat informacyjny, że zostanie po prostu usunięty poprzedni termin i można to zapisać lub zapisać i automatycznie zostanie wysłana wiadomość SMS do pacjenta.

Informacyjna, że właśnie jest nowy termin rezerwacji, żeby on to miał też w swoim telefonie, żeby mógł wrócić do tej wiadomości i zawsze przypomnieć sobie, co to jest za termin i na spokojnie później wpisać sobie do kalendarza, bo tak jak wspomniałeś, ludzie często dzwonią w różnych sytuacjach, w różnych miejsc i warto później sięgnąć do tej wiadomości, żeby sobie wbić w kalendarz.

Zaznaczam “OK” i całość zapisuję jako “zapisz wizytę”. I w tym momencie system zapisuje taką rezerwację już z nowym terminem wizyty. Także myślę, że to jest szybkie rozwiązanie i przede wszystkim znowu ta wyszukiwarka terminów, gdzie możemy też określić, jaki termin pacjenta interesuje, żeby móc szybciej odnaleźć dla niego interesującą godzinę i datę.

Marta: No dla mnie super. W ogóle to, że przy przenoszeniu wizyty jeszcze mamy możliwość wysłania pacjentowi tego SMS-a, nie musimy wchodzić w żaden inny, nowy komunikator, nie musimy dzwonić, potwierdzać, nie musimy wychodzić w ogóle z programu, to jest naprawdę świetne.

Mirella: Wszystko w jednym miejscu, tak.

Marta: Tak, tak, to na pewno jest pomocą dla rejestratorki i oszczędza czas, a czasem tego czasu brakuje. I już sobie omówiliśmy zadania pokrótcee takie ważne i pilne i przechodząc dalej, do ważnych i niepilnych.

Przynajmniej w mojej placówce jest to łatanie dziur, tzw. szycie grafiku, czasem na nowo. I u mnie są to, najpierw odnoszę się do danego dnia i potem zaglądam do dnia następnego, aby sprawdzać jak to wygląda, kto potwierdził, kto odwołał.

I tutaj powiem Wam, że ja podchodzę do tego bardzo sumiennie i skrupulatnie, dlatego że uważam, że zadaniem rejestratorki jest właśnie zarządzanie tym grafikiem. To należy do naszych zadań i wiem, że w różnych placówkach różnie rejestratorki do tego podchodzą.

U mnie jest inaczej, naprawdę podchodzimy do tego tak zadaniowo, żeby lekarz się czuł zadowolony, jak przychodzi, że ten grafik jest zapełniony. Czasem się zdarza, że u nas lekarz przychodzi raz w miesiącu i nam zależy na tym, żeby był zadowolony, a nie siedział na przykład dwa razy, bo nie ma pacjenta.

Więc i też dla pacjenta i dla siebie, znowu dla siebie. To jest bardzo satysfakcjonujące, jak uda nam się ten grafik ułożyć. Czasem na nowo, ja mam takiego jednego specjalistę. Właśnie dzisiaj się tym zajmowałam. Jest to dermatolog, to jest taki specjalista, że no właśnie często ta sprawa pilna, nagle się okazuje nie pilna i pacjent się wykreśla. I ja akurat we wtorek jestem na rano i ja zawsze odpowiadam i to jest dla mnie satysfakcjonujące, że mogę ten grafik ustalić albo właśnie uzupełnić.

I tu mam dla was dwie moje wskazówki. Po pierwsze, jak dzwoni do mnie pacjent, ogólnie to wszystkich specjalistów, ale jeżeli się dłużej siedzi w danej przychodzi, to już się wie, gdzie właśnie ten grafik się wykrusza.

I u tych pacjentów, którzy są zapisani na odleglejszy termin i wspominają, że im zależy na tym szybszym terminie, no to właśnie wpisuje notatkę: pacjent prosi o szybszy termin. Przy umówionej już wizycie, a drugi sposób to jest lista rezerwowych, lista pacjentów oczekujących na termin.

I tutaj też mam dla was taką małą wskazówkę, żeby nie używać słowa rezerwowy do pacjenta. My możemy sobie wewnętrznie w zespole mówić “lista rezerwowych”, natomiast nikt nie chce być rezerwowym. Więc tu raczej tak nie mówimy. Lista pacjentów priorytetowych, bo ten pacjent, co prawda u nas nie był priorytetem, bo nie dostał szybkiego terminu, ale zaraz za tym na liście oczekujących pacjentów jest na tej liście.

Ja najczęściej mówię “lista pacjentów oczekujących”. Jak wpisuję pacjenta na taki termin, to też zbieram informację, czyli kiedy mu najbardziej pasuje, bo powiem Wam, że zdarzyło mi się wiele razy, jak dzwoniłam do pacjenta i mówię: mam dla Pana szybszy termin, jutro na 13. A pacjent: Pani, ale ja pracuję codziennie do 15.

Więc warto, już jak już rozmawiamy z tym pacjentem, zapisujemy na tą listę rezerwowych, to już zapytać, a jakie godziny mniej więcej Panu pasują. A czasem powiem różnie, to ja wtedy mówię mu: to będziemy dzwonić, będziemy szukać do skutku, a czasem właśnie jest to informacja – przeważnie Wam powiem, że przeważnie – jest taka konkretna informacja.

Więc tutaj mam dla Was takie dwie wskazówki. No i jestem ciekawa, jak to wygląda w programie Proassist, czy i tutaj macie udogodnienia, jakieś funkcje, które nam pomagają w wyeliminowaniu karteczek i zeszytów?

Mirella: Tak, zdecydowanie tak. Usprawniają zarządzanie też tą właśnie listą pacjentów, żeby był szybszy kontakt i pacjent otrzymał szybszą pomoc, którą oczekiwał i prosił i czeka na ten kontakt z naszej strony.
Mirella: Tak to już pokazuje. Tak jak wspomniałaś, lista rezerwowa wewnętrznie, między nami też się tak nazywa. I jak wygląda zapis na taką listę pacjentów oczekujących? Wystarczy kliknąć w “dodaj na listę rezerwową” plus i tutaj zwróćmy uwagę znowu, ten panel wysuwany dla rejestratorek, jest to fajne też rozwiązanie, że wszystko wygląda w bardzo podobny sposób, jest intuicyjnie. I każdy tak naprawdę element prowadzi rejestratorkę krok po kroku do uzupełnienia danych formularzy.

I tutaj mamy pierwszy wybór. Czy chcemy zapisać pacjenta na listę oczekujących do konkretnego specjalisty? Bo czasem się zdarza też tak, że ktoś prowadzi już leczenie u jednego specjalisty i zależy mu na tym terminie do tej konkretnie osoby.

Więc wtedy też, żeby wyeliminować ten kontakt niepotrzebny, gdy zwolni nam się termin do innego specjalisty z tej samej dziedziny i zapytanie, czy może chciałby Pan skorzystać z tego terminu? To wtedy czas, oszczędność dla rejestratorki jest zdecydowanie ważne w takich sytuacjach i możemy określić specjalistę, do którego dany pacjent chciałby dostać się szybciej.

Wybieramy usługę, na jaką jest zainteresowany. I właśnie mamy ten termin kluczowy. Domyślnie jest zaznaczony “jak najszybciej”, bo z reguły wszystkim zależy na jak najszybszym terminie. Jeżeli jednak pacjent ma jakieś preferencje, to śmiało możemy dokonać takiej modyfikacji, poprzez kliknięcie “zmień”.

I w tym momencie określamy datę, czyli pacjentowi zależy – od 2 września i po godzinie 15. Możemy również jak najbardziej wyszukać pacjenta z listy, jeżeli jest to stały pacjent, czyli wyszukać jego kartotekę. Po wprowadzeniu danych klikamy enter i automatycznie nam się uzupełniają dane, plus dodatkowa informacja notatka, czyli jeżeli chcemy coś jeszcze dodać do tego zapisu, to tutaj możemy wprowadzić taką informację. I całość tych danych wpada nam automatycznie do systemu.

I tutaj jest właśnie ta lista. Ona jest znowu posortowana w odpowiedni sposób, czyli na samej górze mamy te terminy z pacjentami, którzy czekają na jak najszybszy termin. Dzięki temu też mamy łatwiejszy podgląd do pacjentów, którzy czekają na jak najszybszy termin wizyty, a później układa się to według preferowanego terminu wizyty.

Notatka jak najbardziej jest widoczna, preferowana usługa, czyli też mamy informacje na jaką usługę pacjent oczekuje i do jakiego specjalisty. Cały kontakt do pacjenta, że możemy w szybki sposób się skontaktować z pacjentem, no i to co najważniejsze, gdy przychodzi właśnie ten moment, kiedy zwalnia nam się to miejsce w grafiku specjalisty i chcemy go wypełnić pacjentem, który jest zapisany na takie liście oczekującej, to możemy sobie wyfiltrować odpowiednich pacjentów.

Albo wyszukując imię i nazwisko pacjenta lub w danych dodatkowych możemy filtrować np. po terminach jak najszybciej lub od odpowiedniej daty. Czyli jeżeli wypada nam konkretny termin i chcemy już teraz załatać taką lukę w grafiku, to możemy określić datę wybierając ją z kalendarza.

Gdy wyfiltrujemy odpowiednie informacje, klikamy “szukaj” i system wyświetli nam tylko i wyłącznie listy pacjentów z tymi konkretnie filtrami. Także też możemy filtrować po konkretnym specjaliście, żeby szybciej odnaleźć tego pacjenta, któremu możemy szybciej pomóc zaproponować termin, który go usatysfakcjonuje.

Marta: Super, że jest to filtrowanie, bo właśnie mi się teraz tak przypomniało. Jak wybrałaś to USG ortopedyczne, to że u nas lista oczekujących na termin najdłuższe jest u ortopedy. Także tak, trafiłaś idealnie.

I był taki moment, że my mieliśmy 20 osób oczekujących na termin, bo mieliśmy dwóch ortopedów, jeden lekarz chwilowo był nieobecny, robił specjalizację i nagle się pojawił jeden lekarz. On też poszedł jakoś częściowo na urlop i no w jednym czasie mieliśmy mnóstwo tych pacjentów i właśnie super, że można to filtrować, bo jak się ma dwóch, trzech, czterech pacjentów, to wiadomo, że można wizualnie teraz zobaczyć, ale jak się ma ich więcej, a różnie wyglądają te poradnie i czasami ta lista oczekujących na termin jest bardzo długa.

Nie no super, dla mnie to jest świetne, świetne narzędzie. Chyba moje ulubione, ale zobaczymy, zobaczymy. Ja w ogóle, jak zaczynałam pracę na EDM-ie w 2017 roku, gdzie to były początki, my naprawdę w placówce dosyć szybko z tym wystartowaliśmy, to naszym jedynym wymogiem było to, żeby program działał i się nie zawieszał i żeby działał.

Podstawowe, minimum. Tak, a tutaj Proassist nie dość, że płynnie działa, bo widzę, jak klikasz, a jesteśmy przecież na żywo i to tak płynnie działa, to takie są super funkcje.

I w placówce, w której pracuję, jest wielu specjalistów, placówka wielospecjalistyczna. I każdy lekarz ma jakieś wytyczne, jakieś preferencje. Jeden chce przyjmować od 5 roku życia, inny od 12 roku życia. Jeden lekarz co 15 minut, drugi co 20. A trzeci, co 15 minut, ale osoby po 50 roku życia co 20 minut.

I zadaniem rejestratorki, tak jak zarządzanie grafikiem, tak jak mówiliśmy o układaniu grafiku, uważam, że też jest takim zadaniem, aby te preferencje, te wytyczne uwzględniać. I po co? Po to, żeby wzmacniać te relacje w zespole, żebyśmy po prostu sobie pomagali.

I ja bardzo lubię, jak lekarz jest wdzięczny i to tak wznosi morale w całym zespole. Więc my też podchodzimy do tego dość skrupulatnie, ale nie ukrywam, że może mi jest łatwiej, bo ja w tych wszystkich wytycznych biorę częściowo udział, bo do mnie się zgłaszają lekarze i mówią: Marta, to, to i to, taka zmiana, to zróbmy i tak dalej. I ja to przekazuję zespołowi. I ciężko jest to wszystko spamiętać. I teraz są osoby, które pracują na pół etatu, są osoby, które pracują zdalnie, bądź są osoby nowe i wdrożenie nowej osoby i przekazanie ich tych wytycznych wszystkich, no naprawdę to jest nie lada wyzwanie.

I tutaj Mirella, powiedz, czy to prawda, że program Proassist i tutaj wyszedł naprzeciw rejestratorkom, aby im pomóc, żeby wszystko grało i hulało w tym grafiku?

Mirella: Tak, zdecydowanie znamy ten temat. Sami, jak rozpoczynaliśmy to, tak jak wspomniałam, był sam terminarz, więc nie mieliśmy żadnego narzędzia, gdzie mogłybyśmy przechowywać te informacje.

I w naszym przypadku to było odbieranie połączeń do przeróżnych gabinetów lekarskich rozproszonych po całej Polsce, więc wiesz, ta baza wiedzy już nam się tak w pewnym momencie kumulowała, jak ja to mówię, segregatory już nie dawały rady.

I te fiszki się zawsze odklejały. No i poza tym zaktualizować bazę wiedzy u każdej rejestratorki w wersji papierowej – jest to mega czasochłonne i mega się ucieszyliśmy, gdy w końcu właśnie zostało wdrożone, jeśli chodzi o bazę wiedzy do systemu Proassist.
Mirella: Jeżeli chodzi o Proassist, to wyróżniamy tak naprawdę trzy rodzaje bazy: baza wiedzy o placówce, baza wiedzy o specjalistach i baza wiedzy o usługach.

Jeżeli chodzi o przedstawienie tej bazy wiedzy, to znowu mamy podział na dwa sposoby. Pierwszy sposób, to może pokażę, jest to przedstawienie w formie takiej wizualnej, graficznej. I tutaj mamy takie kolorowe infografiki na przykład przy konkretnym specjaliście, czyli po lewej stronie mamy listę specjalistów i kolorowe ikonki.

Po najechaniu kursorem myszki na konkretną ikonę pojawia nam się na przykład w pierwszej ikonie, od jakiego wieku przyjmuje dany specjalista. I mamy, że wiek od piątego roku życia do bez ograniczeń. Czyli pacjentów poniżej piątego roku życia nie powinniśmy zapisywać.

Mamy jeszcze informacje, co w przypadku, kiedy pacjent bardzo zależy mu na tym kontakcie bezpośrednio z specjalistą, czy możemy jakoś się skontaktować wtedy ze specjalistą, czy przekazać jakąś informację, jak on tutaj sobie życzy, jaka ma być procedura w tym przypadku. No i kolejna procedura, chyba najczęstsza, czyli właśnie jak postępujemy w przypadku, kiedy grafik jest dopełniony i mamy bardzo pilną sytuację, tak? Pogorszenie stanu lub po prostu pacjentowi zależy na tym wcześniejszym terminie, bo za chwilę wyjeżdża i musi się dostać do specjalisty, po na przykład kolejne jakieś zaświadczenie, czy też receptę.

Kolejna rzecz to informacje dodatkowe. Zależy też od specjalizacji, ale z doświadczenia wiem, że często pacjenci pytają na przykład, w jakich szpitalach specjaliści przyjmują. Rejestratorka tego nie jest w stanie zapamiętać, jeszcze jak ma długą listę specjalistów, choćby chciała, nie jest w stanie, a tych karteczek jeszcze z takimi dodatkowymi informacjami to już się robi naprawdę duża sterta i przewertować tę informację też to zajmuje dużo czasu.

No i właśnie kolejna sprawa – lista rezerwowa. Bo może być lista rezerwowa do konkretnego specjalisty, inny specjalista może takiej listy rezerwowej nie chcieć prowadzić. Kolejna rzecz to jest recepta, czyli co w sytuacji, kiedy pacjentowi zależy na wystawieniu recepty, jest stałym pacjentem i jakie są procedury w takiej sytuacji.

No i ostatnie, to jest w jakim języku przyjmuje pacjentów, bo też zdarzają się takie telefony, gdzie właśnie rejestracje są w innym języku i teraz pytanie, czy specjalista przeprowadzi tą wizytę, bo to, że zostanie pacjent zapisany i rejestratorka sobie poradziła, super, wszystko świetnie. Pacjent przychodzi na wizytę i okazuje się niestety, ale w tym języku specjalista nie realizuje wizyt. Także to są takie podstawowe, które są wyświetlane w formie infografiki o specjaliście, ale też w przypadku placówki również się wyświetlają tu kolorowe ikony.

Takie najważniejsze informacje to na przykład o sposobie jakiś dodatkowy cennik, który nie jest uwzględniony na liście wizyt zapisywanych pacjentów, czyli jak dodajemy wizytę, to wyświetla nam się lista, na jaką usługę możemy zapisać, ale na przykład są takie usługi, które są wykonywane już bezpośrednio w gabinecie i nie można się na nią bezpośrednio umówić, tylko jak lekarz zleci, to wtedy dodatkowo wykonuje to na przykład badanie, ale jako samodzielne badanie nie może się umówić.

Dodatkowo też jest informacja na przykład o różnych płatnikach, czy placówka realizuje wizyty w ramach innych ubezpieczycieli. No i chyba takie najczęściej zadawane pytanie, w jakich terminach i czy w ogóle dostanę potwierdzenie ze strony placówki, więc żeby rejestratorka nie musiała pamiętać, że ok, to zawsze idzie SMS, jak umówię wizytę i jeszcze 24 godziny przed wizytą otrzyma Pani wiadomość.

Także tu jeszcze szczególnie dla nowo zatrudnionych rejestratorek, to jest mega niezbędne, bo ogarnąć to wszystko w początkowych dniach naprawdę jest bardzo duża baza wiedzy i przyswoić to jest dosyć trudne i ciężkie.

No i kolejna baza w formie graficznej, to baza o usługach. W momencie kiedy rejestratorka dodaje wizytę, czyli wybiera usługę, to ma też wyświetlane różnego rodzaju ikony.

Pierwsza, czyli ta kamera oznacza, że ta usługa jest realizowana w ramach wideokonsultacji. Minus to jest tak bardziej dla niej, że istnieje możliwość po prostu nadania limitów względem tej usługi, czyli specjalista sobie życzy, że w określonych terminach można umawiać na tą konkretnie usługę, żeby nie było też zdziwienia, że przecież specjalista ma otwarty grafik – czemu ja nie mogę zapisać na tą usługę? Więc wtedy to jest taka dla niej podpowiedź, że nic takiego złego się nie dzieje w systemie. Po prostu są procedury związane też z zapisem. No i chyba takie jeszcze podstawowe to płatności, czyli ten dolar i najważniejsze to przygotowania do badań. Niektóre przygotowania są mega obszerne, a niektóre po prostu krótkie.

I można przedstawić pacjentowi w trakcie zapisu na wizytę. Takie krótkie można przedstawiać właśnie w momencie, kiedy wybieramy usługę, wyświetla nam się taki komunikat, można swobodnie przeczytać, czy też powiedzieć swoimi słowami. A jeśli chodzi o obszerne przygotowanie, to zachęcam do automatyzacji, to znaczy przed, po umówieniu wizyty, w momencie umówienia wizyty, pacjent otrzyma mailowo, albo załącznik, albo w treści maila całą instrukcję przygotowania. Wystarczy tylko pobrać adres mailowy, poinformować pacjenta o tym, że na wskazany adres mailowy otrzyma takie przygotowanie, i że prosimy o zapoznanie się z nim. I wtedy tak naprawdę ta rozmowa jest dużo krótsza, pacjent nie musi notować tego na kartce, co też wydłuża tą rozmowę.

No i tak jak wspomniałam też, ta baza ukryta, czyli chociażby to, na jaki czas mogę zarezerwować do danego specjalisty, tak? Czyli po wyborze odpowiedniego specjalisty, gdy wybiorę odpowiednią usługę, wtedy mam informację, że ten specjalista wykonuje tą usługę, w czasie 40 minut i system mi podpowiada tę rezerwację już uwzględniając ten czas.

Druga rzecz to cena. Też się zdarza, że mamy dwóch specjalistów i różne cenniki, ta sama usługa. Nikt nie jest w stanie tego zapamiętać, ale w przypadku systemu Proassist można dopasować i czas do konkretnego specjalisty, i cenę, i nawet przygotowanie, bo też się tak zdarzało, że co specjalista to miał inne preferencje, co do przygotowania, także można też dopasować to przygotowanie pod procedury konkretnego specjalisty.

No i to co najważniejsze, to to, że te informacje są wyświetlane wtedy, kiedy faktycznie rejestratorce są potrzebne. Na etapie konkretnym, w którym się znajduje podczas rezerwacji pacjenta na wizytę.

Także baza myślę, że jest bardzo potrzebna dla rejestratorki, co na pewno zwiększa skuteczność i zmniejsza ilość pomyłek, która może się niestety zdarzyć ze względu na tą bardzo dużą ilość informacji i procedur, która aktualizuje się na pewno bardzo często, szczególnie dotycząca usług.

I zapanować nad karteczkami jest bardzo ciężko, wiem z doświadczenia, a aktualizacja w systemie tych informacji zajmuje nam naprawdę bardzo mało czasu i co najważniejsze, każdy użytkownik widzi tą zmianę, czyli nie trzeba na koncie każdego użytkownika dokonywać tej zmiany, tylko jednorazowo zmieniamy i wszyscy to widzą.

Także zachęcam do korzystania z bazy wiedzy w systemie, bo dzięki temu rejestratorki mają te informacje od razu pod ręką. Nie muszą się stresować i szukać, tracić czasu na znalezienie odpowiednich informacji.

I jeszcze może w międzyczasie też powiem, że możecie zadawać pytania śmiało. Będziemy odpowiadać, jeżeli są jakieś pytania dotyczące konkretnej funkcjonalności odnośnie systemu albo pracy rejestratorki do Marty – możecie zadawać na czacie, postaramy się na nie wszystkie odpowiedzieć.

Marta: Tak, to chyba baza wiedzy u mnie wygrywa, to jest po prostu super narzędzie. Ja nawet dzisiaj ustalałam nowe zalecenia do jednego specjalisty.

I wiecie, ja – w ogóle to jest bardzo pomocne dla kierownika rejestracji – bo ja dużo tych takich zaleceń, wytycznych, ustalam i ja to przekazuję zespołowi. I przekazujemy w różny sposób i właśnie zrobienie tego raz, czyli raz wprowadzam informację do programu i każdy może właśnie tak jak wspomniałaś, w odpowiednim momencie to się pojawia, więc nawet nie trzeba pomyśleć, tylko już pokazuje się informacja: hej, tutaj są zalecenia, wspomnij o tym pacjentowi.

Bo te automatyczne zalecenia to jest super, ale czasami są takie malutkie zalecenia. Na przykład teraz ustalaliśmy do kardiologa dziecięcego i żeby ubierać dziecko w jakieś rozpinanie ubranie, które łatwo i szybko zdjąć i żeby wziąć ulubioną zabawkę, czyli nie trzeba wysyłać automatycznego zalecenia, natomiast przez telefon przy rejestracji warto o tym wspomnieć i tutaj taka informacja przy rejestracji to jest super pomocna.

I tak, przechodząc dalej, bo widzę, że mamy mało czasu, do zadań ważnych, ale nie pilnych – przynajmniej z mojego punktu jest to przygotowywanie gabinetów. U nas przeważnie w placówce, w której pracuje ci lekarze, troszeczkę później zaczynają 12, 13, nie tak zaraz z rana, więc u mnie to nigdy nie należy do zadań pilnych.

Oczywiście czasem się zdarza, ale na co dzień to przeważnie jest na późniejszy czas i dbamy o to bardzo, żeby gabinety były dobrze przygotowane, aby lekarze mieli taki sprzęt, jaki sobie życzą, na jakim pracują, żeby były wszystkie odpowiednie akcesoria do przeprowadzenia wizyty, żeby nie wchodzić podczas konsultacji, żeby nie przerywać tej wizyty, żeby pacjent miał wszystkie zachowane prawa, czyli do komfortu przede wszystkim.

Oczywiście zdarzają się różne sytuacje, jak awarie sprzętowe, gdzie wkraczamy i naprawiamy jak informatycy, wpinamy wtyczkę do laptopa i naprawiamy, ale to są sytuacje wyjątkowe, o których pacjent wie, że będzie przerwana wizyta, więc właśnie dbamy o te zasoby, żeby one były zapewnione.

I tak jak już wspominaliśmy o ortopedzie, to mi się przypomniała taka sytuacja, szybko Wam opowiem. Mieliśmy dwóch ortopedów. Jeden przyjmował we wtorek, drugi w czwartek i jeden zmienił dzień przyjęć, nie pasował mu we wtorek i również otworzył grafik w czwartek.

No i okazało się, że mamy dwóch ortopedów w tym samym czasie, w tym samym godzinach i oni lubią pracować na tym konkretnym aparacie USG. No i była niefajna sytuacja. Poszedł na kompromis lekarz ten, który zmienił grafik, więc szybko się uczył na nowym aparacie.

Ortopedzi akurat oni szybko się uczą, szybko przeszliśmy do obsługi tego sprzętu. No ale wiecie, fajnie byłoby unikać takich sytuacji niekomfortowych, stresujących, bo automatycznie ścisk w żołądku i szybko szukanie rozwiązania.

A można temu zapobiec. Czy program Proassist daje możliwość zarządzania tymi zasobami, abyśmy mogły po prostu właśnie tych wpadek nie popełniać?

Mirella: Tak, jak najbardziej już udostępniam.
Mirella: O ortopedzie dzisiaj mówimy i akurat też sobie przygotowałam ortopedę na dzisiaj. Nie umawiałyśmy się, a akurat pasuje. I tutaj mam taki przypadek, gdzie mam zestawienie dwóch kalendarzy, akurat ortopedów.

I teraz sytuacja wygląda tak, że mamy godzina 18:49 i na godzinę tutaj akurat mam 19. Dodamy wizytę na nasze USG, żeby zaprezentować, jak to będzie wyglądało. Także ja szybciutko dodam, chyba nie przewidziałam czasu, jaki nam zajmie, jeśli chodzi o webinar, także już dodaję.

I teraz tak, mamy umówioną wizytę na godzinę 19, czyli najbliższy dostępny teoretycznie teraz termin, i mamy z użycie właśnie tej aparatury USG. I teoretycznie drugi specjalista, który ma otwarty grafik na godzinę 19, śmiało mógłby przyjąć pacjenta.

I zobaczmy, czy system przyjmie możliwość umówienia do tego specjalisty, czyli wybieram sobie konkretnie Annę Kowalską i następnie usługę USG ortopedyczne. Zwróćmy uwagę, że system nie podpowiada nam godziny 19, tylko godzinę 19:30.

Dlaczego? Bo o 19:20 kończy się wizyta u doktora Jana Kowala, więc w tym momencie sprzęt się zwalnia o godzinie 19:20. Z tym, że interwał i czasy, w którym ten specjalista z kolei przyjmuje, jest co 30 minut, więc aby zachować jego też terminowość, jeżeli zapiszemy pacjenta na 19, to kolejny może być zapisany na 19:30.

19:00 jest niedostępna dla tej usługi, ale to nie oznacza, że nie jest dostępna na inną usługę. Jeżeli wybierzemy sobie już, akurat z USG też nie, konsultacje, to już godzina 19:00 jest dostępna. Dlaczego? Ponieważ konsultacja nie zużywa tego sprzętu, naszego zasobu, jakim jest sprzęt USG, tylko pozostałe usługi. Także tutaj jest bardzo kluczowa konfiguracja, jeśli chodzi o zasoby. Tworzymy sobie zasób o nazwie na przykład aparatu i określamy jej ilość.

W tym przypadku jest jedna i ustawiamy, jakie usługi są wykonywane na tym sprzęcie. Dzięki temu rejestratorka nie musi pamiętać tych procedur. System jej sam podpowiada dostępne terminy, ale właśnie z uwzględnieniem wykorzystania tego sprzętu.

Także jest to też szybkie rozwiązanie, jeśli chodzi o znalezienie tego terminu, żeby nie pamiętać o tych wszystkich procedurach. System za nas to podpowiada i kieruje nas we właściwym kierunku. Także myślę, że to rozwiązanie jest idealne.

Marta: Nie, to jest super. Właśnie mnie ciekawi o, czyli my ten aparat przypisujemy do usługi. Nie do lekarza, tylko do usługi, tak?

Mirella: Tak, dokładnie. Czyli nieważne, który specjalista wykona daną usługę, on już wyczuwa, że zasób jest wykorzystany, bo miałam jeden zasób USG, nie?

Czyli tutaj chodzi o usługę. Czyli może być też kilka usług wykonywanych na danym sprzęcie przez kilku specjalistów. Ważny jest tutaj warunek jeden i przypisanie tych usług.

Mamy 10 specjalistów i nie dokonamy takiej pomyłki, bo system nam na to nie pozwoli. O ile korzystamy z tej naszej wyszukiwarki najbliższych dostępnych terminów, do czego zachęcam, żeby nie scrollować wszystkich grafików, tylko korzystać z podpowiedzi systemu.

Marta: No super, super. Do zadań ważnych i nie-pilnych z mojego punktu widzenia jest zaliczane również czatowanie z pacjentami, czyli kontakt z pacjentami.

Wszystko zależy oczywiście od tematu, z którym zgłasza się do nas pacjent, bo czasem jest to sprawa pilna. Ale, patrząc tak ogółem, przeważnie są to sytuacje, takie pytania, które mogą trochę poczekać i my oczywiście odpowiadamy pacjentom.

Kiedyś wszystko opierało się na telefonach. Pacjent do nas dzwonił, my mówimy, że oddzwonimy, potem dzwoniliśmy do lekarza, potem kolejno do pacjenta, jeszcze po drodze do kogoś innego, żeby na przykład dać pełną odpowiedź pacjentowi.

I wiecie, dzwonienie jest fajne, ja lubię dzwonić, natomiast, gdy się odbywa to w godzinach pracy lekarzy czy na przykład klientów, no to ktoś nie odbierze, zostaje to w czasie i wiadomo, fajnie jest dzwonić, natomiast nie zawsze jest to najlepsze rozwiązanie, więc uważam, że w takich właśnie odpowiedziach, jeżeli pacjent wyszedł z inicjatywą i napisał do nas wiadomość, no to że my też odpisujemy w formie wiadomości.

I pytanie właśnie, jak to się odbywa w Proassist, czy możemy czatować z pacjentami, czy jest ten komunikator wbudowany w program, czy musimy korzystać z osobnego urządzenia, komunikatora?

Mirella: Tak, wszystko jest w systemie Proassist. Ja jeszcze z ciekawostek powiem, że jak jestem w roli pacjenta, to zawsze się stresuję, jak nie odbieram połączenia, a wiem, że to placówka dzwoni z potwierdzeniem wizyty. Co jak nie odbiorę, czy oni mnie wykreślą z wizyty? Taki stres zawsze jest i taki paraliż jest od razu, muszę oddzwonić, muszę oddzwonić najszybciej, jak się da.
Mirella: W Proassist natomiast stawiamy na automatyczne wiadomości SMS, które po prostu pozwalają pacjentowi na odczytanie tej informacji i w dowolnym momencie i nie musi rzucać wszystkiego, jak jest w pracy, żeby odebrać to połączenie.

Nie musi się stresować, że ta placówka dzwoni już po raz trzeci. żeby potwierdzić wizytę. Wysyłane są wiadomości SMS z przypomnieniem o wizycie. Możecie sami ustalić, kiedy ten SMS ma wyjść systemu i co najważniejsze wiadomość ta zawiera również możliwość odwołania wizyty.

Pojawia się kod, jeżeli pacjent odpisze takim kodem, system automatycznie odwołuje taką rezerwację. No i tutaj wiadomo, rejestratorka nie musi kontrolować, czy pacjent odpisał na wiadomość i szukać tej odpowiedzi, tak jak wspomniałeś w innych komunikatorach, to się dzieje wszystko z naszego systemu. Jak pacjent odpisze, to wizyta jest odwoływana automatycznie, to też rejestratorka nie musi ręcznie odwoływać takiej wizyty.

I ja może pokażę, jak wygląda takie okno czatu, tak jak wspomniałeś, jeśli chodzi o czatowanie. Po kliknięciu w daną rezerwację ikona “wyślij wiadomość”. Mamy możliwość podglądu do pełnej historii korespondencji z pacjentem z konkretnego numeru.

I tutaj mamy informację, jak wygląda właśnie taka standardowa wiadomość z przypomnieniem o wizycie, podajemy nazwę placówki, termin, oczywiście godzinę, adres jeszcze dla przypomnienia. I ten kod, że jeżeli chce pacjent odwołać wizytę, może odpisać tym kodem.

Także tutaj mamy też zaprezentowany, gdzie pacjent odpisał kodem i zostało potwierdzenie wysłane jeszcze w formie wiadomości, że wizyta została odwołana. Pacjent nie musi się martwić, czy ten SMS dotarł, czy nie dotarł, jest komunikat zwrotny z naszej strony.

No i z tego miejsca można też pisać własne, ręczne wiadomości. Jeżeli oczekujemy na taką wiadomość zwrotną ze strony pacjenta, pomijając już to potwierdzenie, to taka wiadomość będzie sygnalizowana przez system w formie czerwonego dzwonka, takiego alarmu, który tutaj mamy przy pacjencie z godziny 18:40.

Mamy dzwonek, gdy sobie wejdziemy w taką rezerwację, klikniemy w nią i w to okno chatu, to wtedy możemy sobie podejrzeć już te konkretnie wiadomości od pacjenta. I jak zamkniemy to okno, to ta wiadomość, ta informacja o tym dzwonku zostanie po prostu usunięta, czyli jest to znak, że pacjent już nie napisał żadnej nowej wiadomości do nas. Także można w ramach właśnie chatu SMS korespondować z pacjentami i przede wszystkim mieć podgląd do historii korespondencji.

Z takich ciekawostek, z doświadczenia, z kontaktu z klientami, wiem, że placówki cieszą się z tego chatu, chociażby ze względu na to, że pacjenci często mówią “ale ja nie dostałam przypomnienia”. Nie dostałam przypomnienia i wtedy ciach – możemy sobie od razu podejrzeć.

No został wysłany tego i tego dnia, o godzinie tej i tej i nagle “o ja, tak, faktycznie mam, przepraszam Panią bardzo”. Zupełnie inaczej wygląda też ta rozmowa, gdy mamy te niezbite dowody na to, bo czasem po prostu pacjent w stresie, jest mu głupio, że nie przyszedł na wizytę, nie odwołał i na szybko wymyśla jakiś powód, żeby po prostu rejestratorka mu wybaczyła i zaproponowała kolejny, najbliższy dostępny termin.

Marta: O skąd ja to znam? Skąd ja to znam? U mnie właśnie program EDM, ale jeszcze centrala telefoniczna, która daje możliwość sprawdzenia logów, kto kiedy dzwonił. To jest totalny game changer, bo nawet nam się zdarzali lekarze, którzy mówili – miałam kiedyś taką sytuację – “dzwoniłam do Was cały dzień, żeby powiedzieć, że mnie dzisiaj nie będzie”. Ja mówię: tak? Na jaki numer w ogóle, nie? Jesteśmy w pewnym składzie, odbieramy telefony. Co się dzieje?

No i sprawdziłam numer telefonu, nie było ani jednego połączenia. Także też się zdarzają takie sytuacje i naprawdę możliwość podglądu jest super ekstra udogodnieniem i fajnie, że to wszystko w jednym miejscu, że widać tą korespondencję, więc naprawdę to jest ekstra.

I w ogóle te udogodnienia naprawdę wspomagają rejestratorkę i widać, że jak tworzyliście ten program, to myśleliście o nas i naprawdę to jest super. Ja ogólnie jak sama jestem pacjentem, a jestem z pokolenia millenialsów, to wybieram rejestrację online i też myślę w ogóle, że pacjenci wybierają te takie już – sami oczekują. Może różne są grupy społeczne, natomiast to widać po pacjentach u nas w przechodni, że są zadowoleni z tych SMS-ów, które wychodzą automatycznie. Na początku trzeba było ich nauczyć, bo do zadań rejestratorki też jest edukacja i też my mówiliśmy pacjentom, że wychodzi ten SMS, żeby potwierdzić go, że jak potwierdzą, to my już nie będziemy dzwonić.

Bo zdarza się, że ktoś nie odpowie, to my wtedy dzwonimy do tego pacjenta i trzeba go uświadomić, bo nie odpisał Pan. Ok, to już będę odpisywać. To super, będziemy wdzięczni, jak będzie Pan odpisywać. Więc do zadań rejestratorki i Was też zachęcam, moje drogie, żebyście edukowały swoich pacjentów, że jak widzicie, że ten pacjent po raz kolejny czegoś nie zrobił, a nawet i ten pierwszy raz, żeby powiedzieć, że jest taka opcja, bo to jest dla nich, mogą napisać, mogą odpowiedzieć na SMS-a, że anulują. Są różne, różne sposoby.

I też ja zachęcam, do umawiania wizyt online, bo to jest tak samo według mnie game changer, to jest dla wszystkich osób, które nie lubią dzwonić, nie lubią przychodzić do placówki. Myślę, że to też będzie dotyczyć coraz bardziej pokolenia, które wchodzi na rynek zdrowotny, czyli GenZi, ale ja jestem milenialsem i też preferuję umawianie wizyt online i uważam, że w ogóle każda profesjonalna placówka powinna dawać takie możliwości i ku temu zmierzać i jest to dobre dla wszystkich.

Bo placówka pracuje do pewnej godziny, a są osoby, które np. funkcjonują w nocy. I one mogą wejść sobie na taki grafik i wyznaczyć sobie odpowiedni, dogodny termin, ustalić z grafikiem dzieci, męża, babci i wszystkich w rodzinie, bo czasami to jest proces złożony, żeby wyznaczyć ten termin.

Ja nawet zachęcam pacjentów do tego, aby może jak im się nie chce umawiać online, bo są to osoby, które preferują telefon, to żeby sobie wybrały ten termin. I powiem Wam, że dużo osób z tego korzysta, że ja sobie zaglądam w terminarz i dzwoni, mówi: bo wie Pani co, bo ja wolę zadzwonić, ja lubię z Wami rozmawiać. Super, miło nam. Ale już sobie wyznaczyłam termin, widzę, że wolny jest tego, tego i tego. I my chwalimy zawsze pacjentów, super, że Pani sobie już wyznaczyła termin, to jest dla pani dogodny termin. Oczywiście, to jest dla Pani i rezerwujemy.

Natomiast wiem, że udogodnieniem już takim kolejnym są płatności online, o których już wspomniałaś Mirella, więc wiem, że i Proassist tutaj odpowiada na potrzeby.

I naprawdę uważam, że prywatna przechodnia powinna postawić na takie rozwiązanie, bo tego się już oczekuje. Już wchodzimy w erę chatbotu, sztucznej inteligencji, więc ta potwierdzanie automatyczne, płatności online, umawianie online, to już jest game changer, natomiast już powinien to być must have.

Przynajmniej z mojego punktu widzenia, jako rejestratorki i jako pacjenta. Jestem ciekawa, jakie jest Wasze zdanie? Może napiszcie na czacie, czy w Waszym odczuciu i rejestratorek i pacjentów, czy to jest taki must have, te online rozwiązania?
Mirella: Tak, u nas w połączeniu z rejestracją online to jest naprawdę świetne rozwiązanie, bo pacjent tak naprawdę rozpoczyna zapis. Może pokażę, jak wygląda nasza rejestracja online, czy tak wykorzystując chwilę jaką mamy albo już nie mamy.

Marta: Zostańcie z nami. Jeszcze jeden, ostatni punkt.

Mirella: Pacjent wybiera w zależności od konfiguracji widgetu, a mamy ich kilka rodzajów. Możecie sobie wybrać, a ja zachęcam też, żeby umieścić wszystkie rodzaje na stronie internetowej.

Po pierwsze, widget dynamiczny, który podąża za pacjentem. Nieważne, na jakiej podstronie się znajduje, jakich informacji wyszukuje. Dajmy mu możliwość dokonania takiego zapisu, czyli ten dynamiczny na każdej podstronie. Statyczny, czyli wklejony właśnie w treść strony, widget usługowy, gdzie odwracamy trochę kolejność, czyli nie jest standardowa, gdzie wybieramy specjalistę, a następnie usługę, tylko po prostu przechodzimy bezpośrednio do usługi i system nam wyświetla proponowane wolne terminy, segregując sobie poszczególnych po prostu specjalistów, przeszukując ich grafiki pracy.

I wtedy pacjent ma krótszą drogę i to świetnie się sprawdza w przypadku, kiedy mamy specjalizację, gdzie nie do końca pacjentowi zależy na tym, żeby umówić się do tego specjalisty, tylko na tą konkretną usługę i otrzymać jak najszybszy termin wizyty.

I taki ostatni rodzaj widgetu to widget osobowy, który dla mnie jest fenomenalny. Czyli jak placówka ma opis specjalisty, to może przejść pacjent bezpośrednio do umówienia wizyty i tu znowu mu ograniczamy, ulepszamy wybór tej rejestracji poprzez wybór usługi, czyli nie musi przeklikiwać znowu z listy wszystkich specjalistów, szukając tego nazwiska.

Po przeczytaniu opisu spodobał mi się ten specjalista i to do niego właśnie chce się umówić, więc to jest takie ułatwienie w dokonaniu zapisu pacjenta na wizytę. I tak jak wspomniałaś, z tymi płatnościami w momencie, kiedy podłączymy takie płatności online, to w momencie rezerwacji wizyty pacjenta przez widget będzie tu wyświetlany komunikat o płatności online.

Dodajemy regulamin płatności i pacjent finalizuje tą wizytę płacąc. Czyli inaczej ta wizyta nie wpadnie nam do systemu, nie będzie ona potwierdzona, dopóki pacjent nie opłaci. Koniec etapu rejestracji jest właśnie opłaceniem wizyty i taka wizyta wpada nam do systemu jako wizyta opłacona z informacją, ile pacjent zapłacił i co najważniejsze – mamy pewność, że pacjent przyjdzie, bo dokonał samodzielnie zakupu i czuje się zobowiązany, że dobra zapłaciłam, więc ja muszę przyjść na tą wizytę i skorzystać za to, za co po prostu zapłaciłam i to co Ty też powiedziałaś rejestracja online dla osób, które mają bardzo napięty grafik. A kto w dzisiejszych czasach nie ma napiętego grafiku?

Ta rozmowa z rejestracją trwa bardzo długo. Rejestratorka próbuje znaleźć, tu pacjentka mówi, że po 15, ale nie dzisiaj akurat, to ja mam basen, a jutro mam to. I wtedy proponowanie, że można na spokojnie sobie wybrać dogodny dla siebie terminu, w dowolnym dla siebie też czasie.

Bo ja nie ukrywam, że ja uwielbiam w niedzielę sobie takie rzeczy planować, a wtedy nie mam jak zadzwonić do placówki, więc korzystam z rejestracji online. I taki pacjent może odciążyć rejestratorkę, nie zmniejszając dla placówki ilości zapisanych wizyt.

No i ta skuteczność zapisu przy płatnościach online też jest zdecydowanie większa. A płatności online w przypadku telefonicznej rejestracji, czyli w momencie, kiedy rejestratorka zapisuje, to wtedy ten pacjent otrzymuje link na wskazany adres mailowy, i musi opłacić tą rezerwację do północy, czyli dajemy mu ten czas do północy, bo nie wiadomo, jakie czynności teraz wykonuje, gdzie jest, czy ma teraz możliwość, bo jednak dzwoni, a nie wiadomo, czy jest przy komputerze, ma taką możliwość, więc do północy musi opłacić tą wizytę, jeżeli nie opłaci, system automatycznie odwołuje taką wizytę, więc też system za nas robi te porządki, nie muszę sprawdzać przelewów i eliminować rezerwacji pacjentów, którzy nie opłacili daną rezerwację.

Marta: No, według mnie to jest super rozwiązanie i od razu przypomina mi się mój czas, jak pracowałam na rejestracji stomatologicznej i był to duży problem, bo pacjenci się zapisywali, decydowali się na tę pierwszą konsultację, przegląd gdzieś tam powstała intencja, że zabieram się za swoje zęby, no i później zdarzało się, że ci pacjenci nie przychodzili i później pod koniec wiem, że już powstał pomysł, żeby jakoś tych pacjentów pierwszy raz obciążać za takie anulowanie na ostatnią minutę.

No wtedy to był czas, kiedy te programy dopiero zaczynały wchodzić i myślę, że dzisiaj dla stomatologii to jest super rozwiązanie, żeby właśnie przy tych pierwszych konsultacjach, jak już pacjent jest stały, to według mnie tych sytuacji jest mniej, ale tych pierwszorazowych, żeby właśnie dać możliwość opłacenia i wtedy to już jest takie wiążące. Pacjent opłacił, zarezerwował termin, czyli traktujemy się poważnie, tak?

Mirella: Dokładnie. Dobra, chyba nazwijmy to, wyczerpałyśmy temat, chociaż trochę punktów nam pozostało, ale tak jak wspomniałam o systemie i pracy rejestracji, można rozmawiać godzinami.

My mamy tylko tą jedną godzinę. Bardzo dziękuję Ci Marta za te cenne wskazówki, rady, jeśli chodzi o pracę rejestracji. Wam, drodzy Państwo, dziękujemy za uwagę. Mamy nadzieję, że przekazane przez nas informacje uświadomią Wam, że ważne jest też oprogramowanie medyczne, na którym pracujecie, że może Wam naprawdę usprawnić tę pracę.

Będzie Wam się przyjemniej pracowało i zdecydowanie szybciej. I tutaj pozostawiam Wam kontakt po lewej stronie dla osób, dla naszych użytkowników, dla naszych klientów. Przypominam, że dział pomocy technicznej jest dla Was dostępny od poniedziałku do piątku od 08:00 do 20:00.

Śmiało możecie się z nami kontaktować i mail, telefon, chat wbudowany w nasze oprogramowanie medyczne.

I dla osób, które chciałyby rozpocząć korzystanie z systemu Proassist podajemy numer telefonu. I co najważniejsze, taki mamy program poleceń, czyli jakbyście znały placówkę, dla której warto polecić system Proassist, bo wiecie, że im jest potrzebny i na pewno usprawniłby im pracę – uzupełniajcie formularz, podajcie namiary i wybierajcie nagrody za polecenia.

A my tymczasem dziękujemy i życzymy miłego wieczoru.

Marta: Tak, ja również bardzo dziękuję wszystkim i korzystajcie. Naprawdę, nawet jeżeli pracujecie na jakimś programie, ale prawda jest taka, że naprawdę ja już poznałam trochę tych programów i muszę przyznać, że Proassist zrobił na mnie ogromne wrażenie z tymi funkcjami, bo to nie jest tak, że każdy program je ma. I ja jestem nim zachwycona i tak jak wspomniałam, baza, wiedzy i lista rezerwowa, to chyba to moje takie ulubione i możecie po prostu przejść ze swojego programu do Proassist i Prossist wiem, że pomaga w tym, jest wsparcie przy migracji, przy wdrożeniu.

Można do nich z każdym tematem uderzyć, bo wiadomo, że te funkcje ich jest ogrom i na początku może być takie przytłoczenie, że z czego korzystać, to pamiętajcie – KAIZEN, czyli małymi krokami doskonalenie się. To jest moja filozofia, którą w życiu się kieruje, czyli jaki jest duży projekt, to zaczynamy od małych kroków i małymi krokami, dążymy do polepszenia, nie kisimy się w tym, co jest. Jak gotująca czasem żaba, siedzimy w tym, jesteśmy niezadowoleni, ale boimy się zmiany. Więc ja Was tutaj zachęcam, mówię o tym na swoich socialach, że właśnie idźmy ku zmianie, nie bójmy się, a Proassist jest super partnerem i pomaga przejść w tym w miłej atmosferze.

To Wam mogę zagwarantować od siebie.

Mirella: Super. To co? Do zobaczenia, do następnego.

Pomoc techniczna dla systemu medycznego Proassist:

Pomoc techniczna dla systemu medycznego Proassist

Jedną z zalet systemu medycznego Proassist jest wsparcie Pomocy Technicznej, na które możesz liczyć w godzinach pracy placówki medycznej. W dzisiejszym artykule prezentujemy szczegóły dotyczące funkcjonowania naszej Pomocy Technicznej.

Dostępność w godzinach pracy placówki:

Dział Pomocy Technicznej Proassist działa od poniedziałku do piątku od 08:00 o 20:00. Nasi specjaliści są gotowi odpowiedzieć na pytania techniczne oraz udzielić wsparcia w godzinach pracy lekarzy, dlatego nie musisz martwić się, że ktoś nie poradzi sobie z systemem.

Różnorodne kanały kontaktu:

Klienci mogą skontaktować się z naszą pomocą techniczną przez różne kanały: telefon, e-mail oraz czat na żywo, który dostępny jest cały czas w oknie systemu (możesz napisać do nas nawet w trakcie wizyty!). Staramy się, aby kontakt z nami był jak najłatwiejszy i najwygodniejszy.

Szybka reakcja:

Naszym priorytetem jest szybka reakcja na zgłoszenia. Każde zgłoszenie jest natychmiast rejestrowane i przekazywane do odpowiedniego specjalisty, który rozpoczyna pracę nad jego rozwiązaniem.

Regularnie badamy poziom satysfakcji klientów i możemy pochwalić się, że według naszych ostatnich badań, w czerwcu 2024 procent satysfakcji klienta uzyskany z systemu do obsługi klientów wyniósł 97%. Średni czas odpowiedzi klientowi na chat wyniósł 18 sekund, a połączenie telefoniczne odbieraliśmy w średnim czasie 16 sekund.

Wiedza i doświadczenie:

Pracownicy Działu Pomocy Technicznej Proassist są odpowiednio wykwalifikowani i znają system od podszewki. Jeśli zajdzie taka potrzeba, krok po kroku przeprowadzą Cię przez proces, z którym będziesz mieć trudności.

Pakiet pomocy:

Jeżeli nie masz czasu lub nie lubisz robić niektórych powtarzalnych rzeczy, takich jak rozliczenia wizyt, wprowadzanie specjalistów, zmiana cennika usług, itp., to możesz wykupić dodatkowy pakiet pomocy. Posiadając ten pakiet, nasi specjaliści zrobią to wszystko za Ciebie, a Ty zaoszczędzisz czas.

Jak przebiega proces wdrożenia usługi zewnętrznej rejestracji telefonicznej do placówki medycznej?

Jak przebiega proces wdrożenia usługi zewnętrznej rejestracji telefonicznej do placówki medycznej?

Wdrożenie usługi zewnętrznej rejestracji telefonicznej Proassist to proces, który ma na celu odciążenie placówek medycznych i gabinetów lekarskich poprzez przejęcie obsługi telefonicznej pacjentów. Usługa ta pozwala na profesjonalne zarządzanie rejestracją, co z kolei przekłada się na lepszą organizację pracy i większą satysfakcję pacjentów.

Telefonicza rejestracja jest szczególnie przydatna dla tych placówek, które mają bardzo dużo połączeń i nie są w stanie odbierać ich przez pełne 8 godzin pracy i pojawiaja się u nich dużu połączeń nieodebranych. Jeśli jesteś w takiej sytuacji i zdajesz sobie sprawę z tego, że tracisz część pajentów przez to, że nie odbierasz telefonu, to zastanów się nad rozwiązaniem Proassist.

Poniżej przedstawiamy, jak krok po kroku przebiega wdrożenie tej usługi.
Grafika przedstawiająca rejestratorkę telefoniczną

Konsultacja i analiza potrzeb:

Proces wdrożenia rozpoczyna się od konsultacji z przedstawicielem Proassist. Podczas tego etapu analizowane są specyficzne potrzeby placówki oraz omawiana jest usługa – opowiadamy o tym, jak wygląda nasz schemat pracy i co leży w zakresie obowiązków rejestratorek telefonicznych Proassist.

Na tym etapie przedstawiamy wszystkie procedury związane z rejestracją wizyt, odwoływaniem i przestawianiem terminów oraz ustalamy, czy potrzebujesz potwierdzania wizyt, prowadzenia listy rezerwowej, itp.

Przekierowanie połączeń do rejestracji bez zmiany numeru:

Ważnym aspektem wdrożenia jest to, że placówka nie musi zmieniać swojego numeru telefonu. Wszystkie połączenia są przekierowywane na numery obsługiwane przez Proassist. Dzięki temu, pacjenci dzwonią na znany im numer, a my zajmujemy się resztą. Proces przekierowania jest prosty i nie wymaga skomplikowanych zmian technicznych.

Przekazanie informacji:

Aby usługa działała sprawnie, niezbędne jest przekazanie wszystkich istotnych informacji, o które mogą pytać dzwoniący pacjenci. Obejmuje to:

🔹Godziny pracy placówki.
🔹Dostępne terminy wizyt.
🔹Wiek pacjentów (czy poszczególni lekarze przyjmują tylko dorosłych, tylko dzieci lub wszystkich pacjentów od 7 roku życia, itp.).
🔹Specjalizacje i usługi oferowane przez placówkę (oraz wskazówki, czy np. do badania pacjent musi w jakiś sposób się przygotować)
🔹Informacje o lekarzach i personelu medycznym (np. czy dany specjalista pracuje też w jakimś szpitalu, czy wykonuje zabiegi, itp.)
🔹Dodatkowe informacje na temat placówki (np. dojazd komunikacją miejską, dostępność parkingu, wskazówki dotyczące dojazdu, precyzyjne informacje o lokalizacji – które piętro, itp.)

Uruchomienie usługi:

Po zakończeniu wszystkich przygotowań i szkoleń, usługa zostaje uruchomiona. Od tego momentu rejestratorki Proassist przejmują obsługę telefoniczną, zajmując się rejestracją wizyt, udzielaniem informacji i odpowiadaniem na pytania pacjentów.

Podsumowanie

W Proassist rozumiemy, że niezawodne wsparcie techniczne oraz sprawny proces wdrożenia są kluczowe dla sukcesu naszych klientów. Dlatego przygotowaliśmy konkretny plan, aby każdy etap współpracy – od analizy potrzeb, przez personalizację i szkolenie, aż po wsparcie techniczne – był prowadzony z najwyższą starannością i profesjonalizmem.

Rejestratorki medyczne odbierające telefon w imieniu Twojej placówki są zawsze odpowiednio przeszkolone i przygotowane do profesjonalnej obsługi pacjentów. Wiemy, że od jakości rozmowy zależy także wizerunek Twojej placówki, dlatego dokładamy wszelkich starań, by pacjenci nie oczekiwali długo na linii, zostali obsłużeni w odpowiedni sposób i byli zadowoleni.

Chcemy, by świadczone przez nas usługi usprawniały pracę lekarzy, ułatwiały zarządzanie placówką medyczną i poprawiały jakość usług. Dzięki temu użytkownicy systemu Proassist mogą skupić się na tym, co najważniejsze – na zapewnieniu najlepszej opieki swoim pacjentom.

Dlaczego pacjenci nie przychodzą na umówione wizyty i jak to zmienić?

Dlaczego pacjenci nie przychodzą na umówione wizyty i jak to zmienić?

Brak obecności pacjentów na umówionych wizytach to problem, z którym boryka się wiele placówek medycznych. To nie tylko strata czasu, ale również potencjalne straty finansowe i utrata możliwości pomocy innym pacjentom. Zrozumienie przyczyn, dla których pacjenci nie pojawiają się na wizytach, oraz znalezienie skutecznych rozwiązań, może znacząco poprawić efektywność działania gabinetu medycznego.

Jednym z głównych powodów, dla których pacjenci nie przychodzą na umówione wizyty, jest zapomnienie o terminie. Żyjemy w zabieganym świecie, w którym codzienne obowiązki mogą przytłoczyć nawet najbardziej zorganizowane osoby. W takich sytuacjach pacjenci mogą po prostu zapomnieć o umówionej wizycie. Rozwiązaniem może być wprowadzenie systemu przypomnień. Regularne powiadomienia SMS-em, e-mailem czy telefoniczne przypomnienia na dzień przed wizytą mogą znacząco zwiększyć liczbę pacjentów pojawiających się na umówionych spotkaniach.

Innym częstym powodem nieobecności pacjentów jest nagła zmiana planów. Życie bywa nieprzewidywalne, a nagłe sytuacje, takie jak choroba, problemy w pracy czy rodzinne zobowiązania, mogą zmusić pacjentów do zmiany planów w ostatniej chwili. Aby zminimalizować skutki takich zdarzeń, warto wprowadzić elastyczność w zarządzaniu wizytami. Możliwość łatwego przełożenia terminu wizyty przez pacjenta, np. za pomocą systemu e-rejestracji, może pomóc w utrzymaniu płynności w grafiku lekarzy.

Komunikacja jest kluczowym elementem, który może wpływać na obecność pacjentów na wizytach. Brak jasnych informacji na temat wizyty, takich jak data, godzina, lokalizacja czy specyfikacja przygotowania do wizyty, może skutkować nieporozumieniami i ostatecznie nieobecnością pacjenta. Dlatego tak ważne jest, aby każda placówka medyczna dostarczała szczegółowych i klarownych informacji podczas rejestracji wizyty. Automatyczne potwierdzenia e-mailem lub SMS-em z wszystkimi niezbędnymi szczegółami mogą znacznie poprawić komunikację z pacjentami.

Koszty związane z wizytą mogą również stanowić barierę dla pacjentów. Jeśli pacjenci nie są w stanie sobie pozwolić na wizytę, mogą po prostu na nią nie przyjść, zamiast ją odwołać. Transparentna polityka cenowa oraz możliwość rozłożenia płatności na raty mogą zmniejszyć ten problem. Dodatkowo, wprowadzenie opcji płatności online może ułatwić pacjentom regulowanie należności przed wizytą.

Niektóre placówki medyczne zauważają, że brak motywacji pacjentów do regularnych wizyt może być problemem, zwłaszcza w przypadku długotrwałych terapii czy kontroli zdrowotnych. Warto więc inwestować w edukację pacjentów, podkreślając znaczenie regularnych wizyt kontrolnych i ich wpływu na zdrowie. Kampanie informacyjne, materiały edukacyjne i indywidualne rozmowy z pacjentami mogą pomóc w budowaniu świadomości i motywacji do regularnego odwiedzania gabinetu.

Na koniec, warto wspomnieć o roli technologii w zarządzaniu wizytami pacjentów. Nowoczesne systemy medyczne, takie jak Proassist, oferują wiele narzędzi, które mogą pomóc w zwiększeniu liczby pacjentów pojawiających się na umówionych wizytach. Automatyczne przypomnienia, e-rejestracja, możliwość łatwego przełożenia wizyty, transparentność kosztów oraz dostępność szczegółowych informacji na temat wizyt to tylko niektóre z funkcji, które mogą znacząco poprawić sytuację.

Podsumowanie:

Zrozumienie przyczyn nieobecności pacjentów na wizytach oraz wprowadzenie odpowiednich rozwiązań może znacząco poprawić efektywność działania każdej placówki medycznej. Dzięki temu, zarówno pacjenci, jak i personel medyczny będą bardziej zadowoleni, a gabinet będzie mógł funkcjonować sprawniej i efektywniej.

Poniżej podsumowaliśmy w kilku punktach działania, które możesz zastosować, aby zmniejszyć ilość pacjentów, którzy nie zjawiają się na umówionych wizytach.

Przypomnienia o wizycie: regularne powiadomienia SMS-em, e-mailem lub telefoniczne przypomnienia.

Jasna komunikacja: dostarczanie szczegółowych i klarownych informacji na temat wizyty.

Transparentność kosztów: płatności internetowe i możliwość rozłożenia płatności na raty.

Edukacja pacjentów: kampanie informacyjne, marketing SMS i materiały edukacyjne podkreślające znaczenie regularnych wizyt.

Technologia: wykorzystanie nowoczesnych systemów medycznych, takich jak Proassist, do zarządzania wizytami.

Wszystko, co musisz wiedzieć o EDM i raportowaniu do P1 – proste i szybkie rozwiązania dla specjalistów!

Wszystko, co musisz wiedzieć o EDM i raportowaniu do P1 - proste i szybkie rozwiązania dla specjalistów!

Dzisiejszy wpis na blogu, to nic innego jak transkrypcja naszego webinaru “Automatyzacja EDM dla lekarzy i fizjoterapeutów – zyskaj więcej czasu dla pacjentów!”, w którym Asia z Działu Pomocy Technicznej pokazała w praktyce funkcje systemu Proassist, które umożliwiają szybszą pracę z EDM.

Bez zbędnego przedłużania, przedstawiamy poniżej treść wydarzenia!
Dzień dobry. Myślę, że możemy już zaczynać. Witam serdecznie wszystkich uczestników naszego dzisiejszego webinaru. Cieszę się, że możemy się tutaj spotkać i wspólnie zgłębiać temat nowoczesnych narzędzi w zarządzaniu placówkami medycznymi.

Ja nazywam się Joanna, pracuję w dziale pomocy technicznej Proassist od ponad roku i będę miała przyjemność prowadzić to spotkanie. Słowem wstępu dla tych, którzy może jeszcze nie znają Proassist, pozwolę sobie krótko przedstawić, co to tak naprawdę jest.

Proassist jest oprogramowaniem medycznym w chmurze, które pozwala na kompleksowe zarządzanie placówką medyczną każdemu użytkownikowi, który posiada dostęp do Internetu. System umożliwia prowadzenie kalendarza wizyt i rejestrację pacjentów, a także wypełnianie elektronicznej dokumentacji medycznej, wystawianie recept i skierowań oraz obsługę gabinetu po wizycie, czyli wystawianie faktur, uzupełnianie stanu magazynu sprzętu medycznego i tym podobne.

Dodatkowo Proassist dzięki odpowiedniej integracji pozwala na bezpłatne umieszczanie opcji rejestracji wizyt online na stronie internetowej placówki, wizytówce Google, a nawet w mediach społecznościowych.

O różnorodnych funkcjach systemu można opowiadać naprawdę długo, ale tematem dzisiejszego spotkania jest elektroniczna dokumentacja medyczna, w skrócie EDM oraz jej automatyzacja, która pomoże Państwu uzyskać więcej czasu dla pacjentów.

W trakcie webinaru pokażę Państwu, jak działa automatyzacja w naszym systemie w zakresie szablonów wizyt, czy powielania EDM. Pokażę również sposoby na szybkie wystawianie dokumentów, wykorzystanie interaktywnych formularzy przy wystawieniu zaświadczeń oraz głosowe wypełnianie dokumentacji medycznej.

Zachęcam do aktywnego udziału, zadawania pytań i dzielenia się swoimi doświadczeniami na czacie. Mam nadzieję, że to spotkanie będzie dla Państwa ciekawe i pomocne. No dobrze, to zaczynajmy. W pierwszej kolejności chciałam pokazać przygotowaną dla Państwa krótką prezentację z podpunktami naszego webinaru.

Udostępnię teraz ekran. I tutaj są nasze podpunkty. To są tylko cztery podpunkty, ale są naprawdę bardzo rozbudowane. Jest to:

1. Automatyzacja w zakresie wypełniania treści dokumentacji medycznej, czyli szablony wizyt i powielanie elektronicznej dokumentacji medycznej.

2. Sposoby na szybkie wystawianie e-dokumentów

3 W jaki sposób wystawić zaświadczenia dla pacjenta, wykorzystując interaktywne formularze

4. Głosowe wypełnianie dokumentacji medycznej.

To teraz tak. Zaczynając od punktu pierwszego, czyli automatyzacja w zakresie wypełniania treści dokumentacji medycznej, czyli szablony wizyt i powielanie EDM.
Na samym wstępie pokażę Państwu, jak skorzystać z takiego szablonu. Wchodząc w wizytę pacjenta, klikam ikonę “przyjmij pacjenta”. Pod wywiadem stałym widzimy zielony przycisk “użyj szablonu wizyty”. Ja tutaj mam zapisany szablon wizyty “zespół kanału nerwu łokciowego”.

Klikam “kopiuj dane do EDM” i dolegliwości, badanie, rozpoznanie oraz zalecenia – wszystko mam uzupełnione według mojego szablonu. Tak naprawdę to jest właśnie użycie szablonu. Jest to bardzo proste. To teraz pytanie, jak stworzyć ten szablon samodzielnie?

Przede wszystkim, musimy uzupełnić najpierw taką wizytę, aby móc zapisać szablon. Ja zrobię to po prostu na aktualnej wizycie, ponieważ mam ją już uzupełnioną. Mogę zapisać szablon albo całej wizyty, albo wybranych kolumn w wywiadzie lekarskim, czyli dolegliwości, badanie, rozpoznanie oraz zalecenia.

Ja zrobię to po prostu na całej wizycie. Więc tutaj klikam “zapisz szablon całej wizyty” i nazwę to “webinar 1”. Klikam “zapisz szablon” i teraz przy każdej następnej wizycie każdego pacjenta, jak kliknę “użyj szablonu wizyty”, on się tutaj pojawi. To jest właśnie mój “webinar 1”, który zapisałam.

Najważniejszy plus szablonów, to oszczędność czasu. Po otworzeniu szablonu wizyty możemy dowolnie z niego korzystać przy kolejnych wizytach innych pacjentów, dzięki czemu – tak jak wspominałam – skracamy czas wypełniania elektronicznej dokumentacji medycznej, a zyskujemy go dla naszego pacjenta. Czyli raz stworzony szablon mogę dowolnie wykorzystywać przy innych pacjentach, gdyż są przypisane do mojego konta specjalisty, a nie do konkretnego pacjenta.

W systemie Proassist możemy również stworzyć szablon wywiadu. Na pewno wielu z Państwa na pierwszorazowych wizytach ma stałe pytania, które zadaje swoim pacjentom. Mamy możliwość stworzenia takiego szablonu wywiadu.

Znajdziemy go pod wywiadem lekarskim, pod dolegliwościami. “Rozwiń/zwiń wywiad”. Po kliknięciu rozwinie mi się pytanie, które przygotowałam wcześniej, czyli: czy pacjent zgłasza gorączkę lub uczucie gorąca? Mam do wyboru: tak, nie lub nie dotyczy, jako tak zwane checkboxy.

Mogę również dodać kolejne pytanie, co równa się stworzeniu takiego szablonu, ponieważ podobnie jak w przypadku wszystkich szablonów w naszym systemie, musimy go najpierw stworzyć na naszym koncie specjalisty, aby móc z niego korzystać.

Dodam teraz kolejne pytanie wspólnie z Państwem, czyli klikam “dodaj kolejne pytanie” i w nazwie pytania wpiszę teraz jego treść. U mnie to będzie “czy pacjent przeszedł jakiekolwiek infekcję w ostatnim czasie?”.Klikam “zapisz szablon” i od teraz będę miała to pytanie w moim szablonie wywiadu przy każdej wizycie kolejnego pacjenta.

Kolejną rzeczą, kolejną częścią automatyzacji w naszym systemie jest powielanie EDM. Korzystamy z tego głównie wtedy, jak pacjent przychodzi na kontynuację leczenia. Zjeżdżam na sam dół strony, gdzie mam historię wizyt EDM, dokładnie tutaj. Mam tutaj do wyboru dwie wizyty, kliknę sobie te dwie kartki koło drukarki, czyli powielanie wizyty. Powieliłam całą poprzednią wizytę, jeden do jeden, to jest po prostu skopiowanie całej poprzedniej wizyty.

I tak naprawdę to jest koniec punktu pierwszego, więc zanim przejdziemy do drugiego punktu naszego webinaru, chciałam sprawdzić czy może na czacie nie pojawiły się jakieś pytania, także proszę o chwilkę. O, jest pytanie.

Pytanie: Czy program jest dostosowany do rozliczeń w ramach umów, na przykład w ramach NFZ?

Odpowiedź: Nasz system jest stricte dla gabinetów prywatnych, natomiast mamy placówki, które rozliczają się z NFZ-em, które mają umowę z NFZ. Po prostu robimy to w nieco inny sposób niż robimy to dla zwykłej, jakby to ująć, dla placówki, która jest gabinetem prywatnym, to wygląda nieco inaczej, natomiast tutaj bym zaprosiła bardziej do kontaktu z naszym działem handlu, żeby dokładnie wytłumaczyli, ponieważ dzisiejszym tematem webinaru jest stricte dokumentacja medyczna i jej automatyzacja.

I taka sam odpowiedź będzie dla kosztu dla praktyki zawodowej. Tutaj właśnie trzeba się skontaktować z naszym działem handlu, ponieważ tak jak wspominałam, jest to dzisiaj temat tylko i wyłącznie elektronicznej dokumentacji medycznej.

Żeby skontaktować się z Działem Handlu, wystarczy zadzwonić pod numer 505 709 455 lub wypełnić formularz kontaktowy, który znajduje się tutaj: KLIK

Dobra, to teraz mamy punkt drugi, czyli “Sposoby na szybkie wystawianie e-dokumentów”.
Ja zacznę od e-recept i automatyzacji z nimi związanymi. Pierwsze takie usprawnienie to możliwość dodania leków do ulubionych. Możemy dodać do ulubionych leków dowolny lek, na który często wypisujemy receptę, aby zaoszczędzić sobie szukania go na liście.

Kliknę e-receptę teraz, ja dodałam sobie taki lek już wcześniej, aby Państwu zaprezentować, jak to wygląda. Mam tutaj “wyszukaj lub wybierz ulubiony lek”. Po kliknięciu w okno z nazwą leku od razu mam lek, który dodałam do ulubionych, bez konieczności wpisywania jego nazwy. Taki lek dodany do ulubionych pojawi się zawsze na samej górze listy.

Jak dodać taki lek do ulubionych? Wystarczy wpisać lek, np. rutinacea, wybrać go, czyli kliknąć i obok nazwy mamy taką gwiazdkę, “dodaj do ulubionych”. To są tak naprawdę trzy kliknięcia i już mam tą rutinaceę tutaj w moich ulubionych. Kolejną kwestią jest kopiowanie recept. W naszym systemie możemy właśnie skopiować receptę albo całą, albo na konkretne leki.

Czyli tak, mam dalej tutaj moją receptę, klikam “Historia Proassist”, bo mnie interesują recepty wystawione w Proassist. I tutaj mam receptę wystawioną na dwa leki, na rutinoscorbin oraz rutinaceę. To jest jedna recepta i teraz mogę ją albo skopiować całą, powielić całą receptę, przy pomocy tych dwóch kartek pod drukarką lub jeśli nie mam takiej potrzeby, aby skopiować całą receptę, mogę skopiować tylko i wyłącznie konkretny lek, np. rutinoscorbin. Mam tutaj “powiel lek z recepty” pod ikoną czerwonego kosza. I tak to właśnie wygląda, jeśli chodzi o kopiowanie.

Mamy też możliwość wystawienia recepty na lek recepturowy, a co z tym związane, również stworzenia szablonu. Czyli raz jeszcze w grę wchodzi ta automatyzacja, która jest tematem przewodnim naszego webinaru. Bo taki raz utworzony szablon można wykorzystywać przy każdej wizycie różnych pacjentów. Taki szablon, każdy lekarz ustawia sobie sam. Czyli tak, w typie recepty zamiast “dokumenty recepty na lek zwykły” wybieram “dokumenty recepty na lek recepturowy”.

I teraz użyję szablonu receptury, którą przygotowałam wcześniej. Mam tutaj moją recepturę, kopiuję dane do receptury. I pojawiają się moje wszystkie składniki wraz z dawką stosowaną oraz informacjami dla wydającego.

Mogę oczywiście sobie dopisać zawsze jakiś dodatkowy surowiec lub lek. Ja po prostu wybiorę pierwszy lepszy krem i mogę zapisać taki szablon, klikając “zapisz szablon receptury”. Nazwę go “webinar 1”, klikam “zapisz szablon”.

I teraz aby Państwu pokazać, usunę to wszystko i kliknę “użyj szablon receptury”. I tutaj mam mój szablon “webinar 1”. Jest razem z tym moim kremem, który zapisałam.

Adekwatnie sprawa wygląda ze skierowaniami. Możemy utworzyć szablon skierowania, który działa w dokładnie taki sam sposób jak reszta szablonów, czyli oszczędza nam czas na ręczne wypełnianie. Czyli wyjdę teraz z recepty i kliknę skierowanie. Typ skierowania wybiorę do poradni specjalistycznej i w tym momencie mogę użyć mojego szablonu.

Klikam “użyj szablon”. Mam tutaj skierowanie na zabieg do poradni chirurgii ogólnej, więc klikam “kopiuj dane do skierowania”. I mam tutaj mój nagłówek, skierowanie na zabieg oraz treść, co ma być wykonywane.

I tak samo wygląda sprawa, jeśli chodzi o stworzenie nowego szablonu. Klikam “nowy szablon”, nazywam ten szablon, nazywam nagłówek, tą treść i po kliknięciu “zapisz”, tworzę po prostu nowy szablon, który tak jak przed chwilą pokazałam, będzie w tym miejscu.

Ok, dodatkowo przy wystawieniu każdego dokumentu, czyli recepty, skierowania i zwolnienia, możemy wystawić i dodać do zaleceń, dzięki czemu nie musimy ręcznie wpisywać na przykład okresu niezdolności do zaleceń dla pacjenta, dzieje się to w sposób automatyczny po wystawieniu dokumentu.

Czyli tak, jak mam skierowanie, klikam “wystaw i dodaj do zaleceń”. I tak samo sprawa wygląda z receptą oraz ze zwolnieniem. W przypadku recepty, zwolnienia i skierowania powoduje to tyle, że wszystko mamy w zaleceniach opisane, na przykład jaki jest kod recepty, jaki jest kod skierowania, jakie są właśnie zalecenia i tak dalej.

Przed punktem trzecim raz jeszcze spojrzę, czy pojawiły się nowe pytania, póki co nie ma, dobrze. No to przychodząc dalej.

W jaki sposób wystawić zaświadczenie dla pacjenta, wykorzystując interaktywne formularze?
W naszym systemie Proassist mamy możliwości wystawienia, zaświadczenia dla pacjenta, wykorzystując interaktywne formularze. Czyli jak to wygląda? W oknie przeprowadzania wizyty, w którym teraz się znajdujemy, obok wszystkich e-dokumentów mamy zakładkę o nazwie “druki”.

Po kliknięciu w nią wysunie mi się właśnie panel boczny, z domyślnymi zaświadczeniami, jakie ma każdy specjalista w naszym systemie. Ja skupię się na takim domyślnym szablonie o numerze 17, czyli to jest skierowanie do badania USG.

Po kliknięciu w ikonę ołówka, system przenosi mnie do interaktywnego formularza. Proszę zwrócić uwagę na zielone pola, w które mogę kliknąć i wypełnić. W tym wypadku będzie to pole tekstowe. I teraz tak, jak stworzyć całkowicie nowy szablon takiego zaświadczenia?

To jest bardzo proste. Zjeżdżamy na sam dół strony i klikamy “stwórz nowy szablon”. Nazywamy mój szablon. Ja tu sobie nazwę go skierowanie do pracowni RTG. Zaznaczam EDM specjalisty, EDM placówki lub poradni, dane pacjenta, podpis i data. Chcę, żeby te wszystkie informacje pojawiły się na tym druku. Nagłówek – nazwę go w ten sam sposób, jak nazwa szablonu. Dla mnie najważniejsza w tym momencie jest treść. Napiszę “pan/pani”.

I tutaj jest moment, w którym możemy wstawić interaktywne pola w treści, czyli chciałabym pobrać dane pacjenta. Mogę kliknąć albo dane pacjenta, natomiast zaciągną mi się wszystkie dane, czyli imię, nazwisko, PESEL i adres. A jeśli nie chcę, np. żeby zaciągnął się adres systemu, to wybieram imię, nazwisko, PESEL. Przechodząc dalej, proszę o wykonanie RTG. I tutaj dam pole tekstowe, ponieważ chcę mieć możliwość wpisania, czego ma być to RTG.

Rozpoznanie. Mogę kliknąć ICD-10, żeby mi się zaciągnęło lub mogę je wypełnić tak samo pole tekstowe. Zakres badania tak samo – pole tekstowe. Cel – mogę tutaj kliknąć albo ICD-9, albo pole tekstowe, albo jedno i drugie.

To tak naprawdę ograniczona nasza własna wyobraźnia. Klikam “zapisz”. I teraz mam ten mój szablon na samym dole jako 26. Po kliknięciu w ikonę ołówka ponownie system przeniesie mnie do do wypełniania tego druku i zaświadczenia.

Mam już na przykład proszę o wykonanie RTG, pole tekstowe, wpiszę sobie kolana lewego. I co warto zaznaczyć, tak jak Państwo pewnie pamiętają, jak wybrałam imię, nazwisko oraz PESEL, to wszystko zostało zaciągnięte z karty pacjenta, jaka jest u nas w systemie.

Teraz tak. Przed wydrukiem dokumentacji medycznej chciałabym Państwu pokazać, że każdy użytkownik może samodzielnie ustawić domyślny typ zdarzenia medycznego. Jak wiadomo, jest obowiązek raportowania zdarzenia medycznego. Tutaj mamy to zdarzenie medyczne, domyślne. Możemy ustawić w naszym systemie samodzielnie, tak naprawdę w trzech kliknięciach.

Mamy tutaj awatar, taką wyszarzoną postać, Janusz Kowal. Po kliknięciu przeniesie mnie do ustawień konta. I mam tutaj ustawienie zdarzenia medycznego. Wybiorę sobie wizyta i kliknę “zapisz zmiany”. I od tego momentu każde zdarzenie medyczne, takie domyślne zdarzenie medyczne w wizycie, będzie jako wizyta. Mamy też opcję, tak właśnie w ramach ciekawostki, mamy też opcję wyłączenia tych pól, jeśli nie są dla nas istotne.

Robimy to tak samo wchodząc w awatar -> zdarzenia medyczne – obserwacje -> nie pokazuj i klikam “zapisz”. Wchodząc jeszcze raz w wizytę. Mam teraz zdarzenie medyczne ustawione domyślnie jako wizyta i bez tych dodatkowych pól, które były mi zbędne, na przykład.

To tak na sam koniec przyjmowania pacjenta. Pokażę Państwu, jak wygląda wydruk dokumentacji medycznej. Klikam “zapisz i drukuj”. Proszę zwrócić uwagę na nagłówek graficzny. Często specjaliści i nawet managerowie nie wiedzą, że mamy taką możliwość w systemie, aby wydruk dokumentacji wyglądał bardziej profesjonalnie.

Dodatkowo mamy możliwość umieszczenia pieczątki w podpisie, dzięki czemu nie trzeba fizycznie podbijać każdego wydruku. Wystarczy zgłosić taką chęć z naszej obsługi technicznej, która zajmie się z spersonalizowaniem i ustawieniem nagłówka do druku EDM.

Ja tu mam właśnie nagłówek oraz mam podpis wstawiony. Tutaj oczywiście może być pieczątka, ja akurat wstawiłam sam podpis.

Na czacie pojawiło się pytanie: na jakiej zasadzie zdarzenia medyczne są przekazywane do P1?

Odpowiedź: mamy bezpośrednie połączenie z P1, dzięki certyfikatom P1 też między innymi, które powoduje tu po prostu przekazanie zdarzenia medycznego bezpośrednio do P1.

Ok, dobra. To teraz tak. Pozostał nam tak naprawdę ostatni temat do omówienia, czyli głosowe wypełnianie dokumentacji medycznej.
Zaprezentuję Państwu naszą aplikację, u mnie będzie to akurat na emulatorze, który duplikuje funkcję telefonu, bo w ten sposób łatwiej i przede wszystkim czytelniej dla Państwa będzie mi pokazać funkcję, o której mówię, niż jakbym prezentowałem na swoim telefonie.

Tutaj mam ten emulator i wchodząc w aplikację Proassist powita mnie znajome okno logowania do systemu, klikam “zaloguj”. Po zalogowaniu mogą Państwo dostrzec taką subtelną różnicę w widoku kalendarza pomiędzy aplikacją a systemem.

Mam tutaj zapisaną wizytę właśnie na dzisiaj, na 30 lipca. To będzie wizyta na godzinę 18. Klikam w nią, a następnie w ikonę sylwetki człowieka, to jest ta ikona, aby przyjąć pacjenta. I tutaj ponownie mamy znajomy widok, okna z dolegliwościami, zaleceniami itd.

Klikam w dolegliwości, natomiast usunę, żeby było łatwiej, czytelniej przede wszystkim. I tutaj wchodzi tak naprawdę nasz gwóźdź programu, czyli ikona mikrofonu, ta ikona. Po kliknięciu w nią aplikacja słucha tego, co mówię i przekształca mowę na słowo pisane.

Tak z doświadczenia powiem Państwu, że z tej opcji najbardziej zadowoleni są fizjoterapeuci, którzy są blisko pacjenta i mogą dyktować aplikacji wszystko co robią, bez konieczności odchodzenia od pacjenta, czy późniejszego uzupełnienia wizyty.

I teraz tak, jeszcze chciałam jedną rzecz pokazać, a która bardzo często przydaje się specjalistom, którzy robią zdjęcia przed i po leczeniu, czy nawet chcą zrobić zdjęcie wyników czy dokumentacji medycznej pacjenta.
Otóż z poziomu aplikacji mogę zrobić zdjęcie moim urządzeniem mobilnym i dodacie je bezpośrednio do pliku w systemie. To będzie ta ikona aparatu. Ja nie mogę niestety użyć dwa razy tej samej kamery, ponieważ jedną kamerę mam włączoną już na naszym spotkaniu.

Dlatego na ten moment użyję jeszcze raz swojego telefonu. Klikam w ikony aparatu i zrobię zdjęcie chociażby mojej ściany. System pyta się, aplikacja pyta się, czy chcę zapisać zdjęcie, klikam OK i prosi mnie o wprowadzenie nazwy pliku.

Domyślnie nazwą takiego pliku jest po prostu data i numer zdjęcia. Ja sobie napiszę “webinar 1” i klikam “wyślij”. Dostałam informację, że plik został dodany, więc takie zdjęcie zachowało się w dokumentacji pacjenta, a dokładnie w jego karcie i można do niego wejść również przy każdej jego wizycie.

Już pokażę, w jaki sposób. Zminimalizuję ten mój emulator. I teraz klikam na nowo w wizytę i mam tutaj ikony takiej wizytówki. To jest właśnie karta pacjenta. Klikając wchodzę w pliki EDM i mam tutaj zdjęcie mojej ściany, które przed chwilą dodałam.

Dużym plusem jest to, że nie zapewniają Państwo galerii w swoim telefonie, bo zdjęcie zapisywane jest bezpośrednio w serwerze Proassist. Jeszcze można sprawdzić plik w ten sposób, że wchodzimy w okno przyjmowania pacjenta i mamy tutaj pliki pacjenta tuż przy drukach, jedyneczkę w zielonym kółku, to znaczy, że jest jeden plik pacjenta i tak samo mamy tutaj tą ścianę. Można oczywiście usunąć takie zdjęcie. I tak wygląda właśnie dodanie zdjęcia lub pliku bezpośrednio z naszego telefonu, z aplikacji do systemu.

Na sam koniec, już w ramach takiej ciekawostki. Chciałam Państwa poinformować, że jesteśmy w trakcie testowania personalizacji okna EDM w ramach projektu z NCBR, czyli Narodowym Centrum Badań i Rozwoju, które robimy wspólnie z Akademią Górniczą -Hutniczą.

Każdy będzie mógł zmienić kolejność okien, usunąć niepotrzebne zakładki i tym podobne. W ramach tego projektu robimy również automatyzację wypełniania dokumentacji. Teraz jest szablon do części wypełniania dokumentacji, a będzie tak zwana ciągłość, czyli wypełni się dokumentacja, uzupełni ICD-10 i jeszcze wystawi recepta.

Jesteśmy również przed drugą fazą projektu, gdzie mamy połączyć system głosowego wypełniania dokumentacji z Proassist, czyli nie będzie to tylko i wyłącznie w aplikacji, ale również normalnie w systemie.

Dobrze, w takim razie, skoro nie ma więcej pytań, to chciałam bardzo serdecznie podziękować Państwu za uczestnictwo. Każdy uczestnik, nawet nie tyle uczestnik, co osoba zapisana na webinar, dostanie link do nagrania właśnie po naszym webinarze. To ja bardzo Państwu dziękuję i mam nadzieję, że przekazana dzisiaj wiedza w jakikolwiek sposób Państwu się przyda.

Optymalizacja kosztów w placówkach medycznych: najlepsze praktyki i strategie

Optymalizacja kosztów w placówkach medycznych: najlepsze praktyki i strategie

Zarządzanie placówką medyczną to nie tylko dbałość o najwyższą jakość świadczonych usług, ale także umiejętne zarządzanie kosztami. Optymalizacja kosztów w placówkach medycznych jest bardzo ważna, zwłaszcza w kontekście rosnących cen leków, materiałów medycznych oraz kosztów utrzymania pracowników. Efektywne zarządzanie finansami pozwala na lepsze wykorzystanie zasobów, inwestowanie w nowoczesne technologie i szkolenie personelu.

Poniżej przedstawiamy najlepsze praktyki i strategie, które pomogą menedżerom i właścicielom gabinetów medycznych w efektywnym zarządzaniu kosztami. Wskazówki te mają na celu nie tylko zmniejszenie wydatków, ale również poprawę efektywności placówki medycznej i jakości opieki nad pacjentami.

1. Zmniejszenie wydatków związanych z zatrudnieniem

Większość lekarzy i specjalistów posiada własną działalność, więc w tym wypadku koszty zatrudnienia są jasne i adekwatne do umowy. Jednak w przypadku zatrudniania personelu pomocniczego lub rejestratorek medycznych, często mówimy o umowach o pracę lub umowach cywilnoprawnych. Koszty utrzymania pracownika na etacie są naprawdę wysokie, a dodatkowo musisz wywiązywać się z obowiązków pracodawcy – pracownik ma prawo iść na urlop lub zwolnienie lekarskie oraz pracuje określoną liczbę godzin (najczęściej 8 godzin dziennie).

Optymalizacja harmonogramów pracy, unikanie nadgodzin i zatrudnienie odpowiednich pracowników na stanowiskach administracyjnych mogą przynieść istotne oszczędności. Warto również rozważyć outsourcing niektórych usług, takich jak rejestracja telefoniczna czy księgowość.

Jeśli chciałbyś zredukować koszty utrzymania pracowników w swojej placówce medycznej, to w pierwszej kolejności rozważ korzystanie z zewnętrznej rejestracji telefonicznej. Proassist oferuje zdalną rejestrację, która jest znacznie tańszą alternatywą.

Po przekierowaniu numeru, rejestratorki Proassist odbierają telefony od poniedziałku do piątku w godzinach od 08:00 do 20:00 oraz w soboty od 08:00 do 15:00. Ty, jako właściciel placówki bądź gabinetu medycznego, nie musisz przejmować się nieobecnościami rejestratorek, szkoleniem, czy wdrażaniem nowych osób do pracy. Wszystko leży po naszej stronie, a Ty płacisz tylko co miesiąc fakturę zgodnie z cennikiem

Dzięki temu placówka może obniżyć koszty pracownicze, jednocześnie zapewniając pacjentom profesjonalną i sprawną obsługę. To naprawdę świetne rozwiązanie, które przynosi Twojemu gabinetowi zarówno korzyści finansowe, jak i dobry wizerunek.

2. Korzystanie z systemu medycznego w chmurze

Korzystanie z oprogramowania medycznego w chmurze eliminuje konieczność posiadania własnej serwerowni. To znacząco obniża koszty związane z jej budową, utrzymaniem i modernizacją. Chmurowe rozwiązania zapewniają także bezpieczeństwo danych i łatwy dostęp do nich z dowolnego miejsca. W chmurze stale robione są backupy danych, więc nie musisz sam o tym myśleć i martwić się o dodatkowe zabezpieczenie, jak to jest w przypadku programów medycznych instalowanych na komputerze.

Możesz zatem pracować zdalnie lub w czasie wizyt domowych wypełniać EDM z poziomu smartfona, czy innego, mniejszego urządzenia.

Nie trzeba martwić się o instalację oprogramowania na komputerze i przygotowywanie dla wszystkich pracowników sprzętu komputerowego. Każdy użytkownik otrzyma swoje dane do logowania i będzie mógł korzystać z własnego konta. Dzięki temu, Ty, jako administrator, w systemie będziesz mógł także sprawdzić, kto dokonał danej rezerwacji wizyty, czy zmiany danych.

3. Automatyzacja procesów

Wdrożenie nowoczesnych technologii i automatyzacja procesów administracyjnych mogą znacząco obniżyć koszty operacyjne. Systemy e-rejestracji, elektroniczne kartoteki pacjentów czy automatyczne przypomnienia o wizytach zmniejszają obciążenie administracyjne personelu, pozwalając skupić się na bezpośredniej opiece nad pacjentami.

Na przykład, usprawnienie i zautomatyzowanie wypełniania EDM pozwala lekarzom na szybsze i bardziej efektywne wykonywanie swoich obowiązków. Dzięki Proassist lekarze mogą przyjąć więcej pacjentów w tym samym czasie, co zwiększa przychody placówki. Skrócenie czasu pracy dodatkowej nad dokumentacją redukuje również konieczność płacenia za nadgodziny.

W Proassist możesz też zautomatyzować naliczanie wynagrodzeń dla specjalistów. Podsumowanie wypłat to zmota dla managerów, a w Proassist jest szybko, przyjemnie i rzetelnie.

4. Zarządzanie zapasami

Skuteczne zarządzanie zapasami, w tym lekami i materiałami medycznymi, zapobiega nadmiernemu gromadzeniu produktów i marnotrawstwu. Wprowadzenie systemu śledzenia zapasów pozwala na bieżące monitorowanie stanów magazynowych i zamawianie produktów w odpowiednich ilościach.

Moduł magazynu w Proassist pozwala na bieżąco kontrolować ilość produktów w magazynie, planować dostawy i unikać sytuacji braku lub nadmiaru materiałów. Dzięki temu placówka zawsze będzie dobrze zaopatrzona, a koszty związane z magazynowaniem zostaną zminimalizowane.

5. Marketing i dbanie o zadowolenie pacjentów

Budowanie lojalności pacjentów poprzez programy lojalnościowe i dbanie o ich satysfakcję może prowadzić do większej liczby wizyt powtarzających się, co stabilizuje dochody placówki. Zadowoleni pacjenci są bardziej skłonni polecać usługi innym, co również przyczynia się do wzrostu liczby pacjentów.

Dobrą inwestycją dla placówki medycznej jest też wysyłanie automatycznych SMSów z przypomnieniem o wizycie oraz SMSów marketingowych (z informacją o promocjach, czy przypomnieniem o badaniach profilaktycznych). Dzięki nim pacjenci będą pamiętać o swoich wizytach i zredukujesz ilość nieobecności. Marketing SMS natomiast pozwoli Ci przyciągnąć klientów ponownie do placówki medycznej.

6. Oszczędność energii i ograniczenie zużycia papieru

Wprowadzenie energooszczędnych rozwiązań, takich jak oświetlenie LED, inteligentne systemy zarządzania budynkiem czy optymalizacja ogrzewania i klimatyzacji, może znacząco obniżyć koszty eksploatacyjne placówki medycznej. Długoterminowe oszczędności wynikające z niższych rachunków za energię mogą być inwestowane w rozwój placówki.

Dodatkowo, korzystając z EDM i podpisów elektronicznych, ograniczysz zużycie papieru. Być może wydaje Ci się, że to niewielka oszczędność, ale pomyśl, ile pacjentów dziennie przyjmujesz, ile wystawiasz recept i skierowań i wreszcie – ile wytwarzasz dokumentacji. Gdyby wszystko to trzeba było drukować, zużycie papieru byłoby naprawdę duże. Natomiast dzięki elektronicznej dokumentacji medycznej oszczędzasz nie tylko na papierze, ale również na przestrzeni, w której konieczne byłoby przechowywanie papierowych kartotek.

7. Szkolenia i rozwój pracowników

Inwestowanie w szkolenia i rozwój zawodowy personelu może przynieść długoterminowe korzyści finansowe. Wykwalifikowany personel pracuje bardziej efektywnie, co przekłada się na lepszą jakość usług i mniejsze koszty operacyjne. Programy szkoleniowe mogą obejmować zarówno rozwój umiejętności medycznych, jak i szkolenia z zakresu zarządzania placówkami medycznymi i rozwijania kompetencji miękkich.

Co więcej, możesz postarać się o dofinansowanie na szkolenia dla placówki medycznej. Niedawno odbył się webinar, podczas którego Anna Soćko – ekspertka od dofinansowań – podzieliła się swoją wiedzą na ten temat. Fragment nagrania z webinaru możesz obejrzeć poniżej.
A jeśli jesteś zainteresowany obejrzeniem całego spotkania, możesz je pobrać za darmo w tym miejscu -> KLIK

8. Telemedycyna i wideokonsultacje lekarskie

Wdrożenie telemedycyny jako uzupełnienie tradycyjnych wizyt lekarskich może przynieść oszczędności zarówno dla pacjentów, jak i placówek medycznych. Telekonsultacje zmniejszają potrzebę fizycznej obecności pacjentów w placówce, co obniża koszty i zwiększa dostępność usług medycznych. Możesz również zatrudnić lekarzy mieszkających w innych lokalizacjach i nie musisz udostępniać im gabinetu, bo wideokonsultacje mogą realizować z domu.

Warto jednak pomyśleć o tym już na etapie wybierania systemu medycznego, ponieważ niektóre systemy, na przykład Proassist, pozwalają na wykonywanie wideokonsultacji bezpośrednio z okna systemu z jednoczesną możliwością wypełniania EDM w trakcie rozmowy. Nie potrzebujesz wtedy dodatkowych programów do spotkań online, a pacjent też nie musi nic instalować. Wystarczy, że będzie posiadał dostęp do urządzenia z Internetem i wejdzie w link do spotkania wygenerowany.

To duże ułatwienie dla lekarzy i zmniejszenie kosztów dla placówki – nie musisz bowiem płacić za dodatkowy system do wideokonsultacji.

9. E-rejestracja do gabinetu medycznego

Przyciąganie pacjentów przez własną stronę internetową to klucz do niezależności i oszczędności. Nawet najprostsza strona, którą Proassist może stworzyć dla Ciebie za jedyne 39 zł, to świetna inwestycja.

Dzięki niej pacjenci mogą umawiać wizyty bezpośrednio, bez konieczności korzystania z pośredników. Korzystanie z własnej strony eliminuje prowizje, jakie narzuca Znany Lekarz oraz minimalizuje ryzyko, że pacjent wybierze konkurencyjną placówkę.

Nawet jeśli pacjent znajdzie Cię przez Znanego Lekarza i przez ten portal umówi się na pierwszą wizytę, to każdą kolejną wizytę może umówić już bezpośrednio przez Twoją stronę, co pozwala uniknąć dodatkowych kosztów prowizji.

10. Płatności internetowe

Płatności online to gwarancja, że pacjent przyjdzie na wizytę. Dzięki przedpłatom masz pewność, że pacjent jest zobowiązany do stawienia się, a Ty unikasz strat finansowych związanych z nieodwołanymi wizytami.

System medyczny Proassist automatycznie oznacza status płatności, co eliminuje konieczność ręcznego sprawdzania wpłat przez rejestratorkę czy inny personel. Jeśli pacjent nie zapłaci, możesz ustawić automatyczne anulowanie wizyty, co pozwala na szybkie zapełnienie wolnego miejsca przez innego pacjenta. Dzięki temu optymalizujesz grafik i maksymalizujesz przychody placówki.

11. Prowadzenie listy rezerwowej

Prowadzenie listy rezerwowej z poziomu systemu medycznego to skuteczny sposób na minimalizowanie strat finansowych związanych z odwołanymi wizytami. Gdy pacjent odwoła wizytę dzień przed planowanym terminem, rejestratorki mogą szybko obdzwonić pacjentów z listy rezerwowej, by zapełnić lukę.

Proassist umożliwia wygodne zarządzanie listą rezerwową, pozwalając na oznaczenie preferencji pacjentów, takich jak dostępność tylko w określonych godzinach czy dniach. Dzięki temu, zamiast tracić czas na dzwonienie do wielu osób z pytaniem, czy mogą przyjść na wizytę o konkretnej godzinie, od razu wiesz, z kim warto się skontaktować. Taka funkcjonalność oszczędza czas personelu i pozwala na optymalne wykorzystanie grafiku, co przekłada się na większe zyski dla placówki.

Podsumowanie

Optymalizacja kosztów w placówkach medycznych to proces ciągły, który wymaga systematycznego podejścia i zaangażowania całego zespołu. Inwestowanie w nowoczesne technologie i rozwój pracowników przyczynia się do długoterminowego sukcesu i rentowności placówek medycznych.

Warto otworzyć się na zmiany i wdrażać te strategie, aby zapewnić pacjentom najwyższą jakość opieki przy jednoczesnym utrzymaniu stabilności finansowej. Nie bój się zatem zmiany oprogramowania medycznego, stworzenia strony internetowej, czy wdrożenia zewnętrznej rejestracji telefonicznej.

Jeśli chcesz porozmawiać z nami na ten temat i zacząć świadomie i efektywnie zarządzać swoim gabinetem medycznym, zadzwoń pod numer 505 708 455 – chętnie przedstawimy Ci ofertę Proassist.

Jak działa wdrożenie nowych użytkowników do pracy z systemem Proassist?

Jak działa wdrożenie nowych użytkowników do pracy z systemem Proassist?

Dla każdej placówki medycznej zmiana oprogramowania medycznego jest wyzwaniem. Trzeba na nowo nauczyć się korzystania z systemu, zmienić swoje przyzwyczajenia i poznać nowe rozwiązania. Dlatego tak ważne jest, by Pomoc Techniczna nowego dostawcy oprogramowania była dostępna w godzinach pracy lekarzy oraz żeby proces wdrożenia nowego systemu przebiegł szybko, sprawnie i bezboleśnie.

Dla nowych placówek kwestia wybrania systemu medycznego też może być trudna – w końcu wybieramy system, na którym zamierzamy opierać naszą pracę. Sam proces wyboru odpowiedniego oprogramowania opisaliśmy w TYM artykule, więc jeśli nie wiesz, czego powinieneś oczekiwać od systemu, to zachęcamy do przeczytania.

Ten artykuł dotyczy jednak kwestii związanej z wdrożeniem nowego oprogramowania medycznego do placówki. Skuteczne wsparcie techniczne oraz płynny proces wdrożenia są kluczowe dla zapewnienia, że systemy działają bez zarzutu i przyczyniają się do poprawy jakości opieki nad pacjentem.

W Proassist, naszym priorytetem jest zapewnienie, że nasi klienci otrzymują najwyższy poziom wsparcia na każdym etapie współpracy. Oto, jak zaplanowaliśmy proces wdrożenia:

Jak wygląda proces wdrożenia systemu medycznego do placówki?

Analiza potrzeb klienta:

Rozmowy na temat wdrożenia systemu zaczynamy tuż po szczegółowej analizie potrzeb klienta, kiedy zdecyduje się On na korzystanie z systemu Proassist. Wtedy właściciel, manager lub inny przedstawiciel placówki odpowiada na przygotowaną przez nas listę pytań.

Pytania te pozwalają nam zrozumieć specyfikę placówki, jej wymagania oraz ustalić, jakie funkcje powinniśmy aktywować – np., czy placówka będzie korzystała z wystawiania faktur lub listy rezerwowej. Następnym krokiem jest utworzenie konta w systemie na podstawie udzielonych odpowiedzi.

Personalizacja systemu:

Tworzymy dla Ciebie system i konfigurujemy wszystkie ustawienia. Wprowadzamy do niego specjalistów, którzy przyjmują w placówce oraz otwieramy dla nich kalendarze z odpowiednimi godzinami przyjmowania. Dodajemy także wykonywane usługi i uzupełniamy wszystkie szczegóły (czas trwania, ceny, nazwy).

Na podstawie opisanej wyżej analizy, personalizujemy system tak, aby idealnie pasował do potrzeb danej placówki. Podpowiadamy, które rozwiązania są używane przez placówki o podobnej specjalizacji, a jeśli zajdzie taka potrzeba – personalizujemy system medyczny na tyle, na ile jest to możliwe.

Taka personalizacja może obejmować utworzenie rejestracji online, konfigurację płatności, czy aktywowanie modułu fiskalnego lub integrację z innymi systemami za pomocą API.

Jeśli nie posiadasz swojej strony internetowej, a chcesz korzystać z rejestracji online i płatności internetowych, to jest to także dobry moment na stworzenie prostej strony internetowej dla placówki medycznej, czym również możemy się zająć.

Wdrożenie administratora placówki:

Po utworzeniu konta w systemie, odbywa się spotkanie administratora placówki z Opiekunem Klienta Proassist. Podczas tego spotkania Opiekun uczy administratora wykorzystywania podstawowych funkcji systemu i odpowiada na wszystkie pytania. Następnie ustalana jest forma kontaktu i termin przeniesienia bazy danych z poprzednio używanego systemu.

Spotkanie dotyczące przeniesienia bazy danych

przenieść bazę danych pacjentów. Jeśli klient przekaże nam wyeksportowany plik z bazą danych, to potrzebujemy kilku dni na zapoznanie się z tym, co znajduje się w pliku. Następnie umawiamy się na 30 minutowe spotkanie, podczas którego pracownik Działu Customer Success z Proassist spotyka się z administratorem placówki. Na takim spotkaniu omawiane są wszystkie szczegóły dotyczące przeniesienia bazy.

Wyjaśniamy, jak przebiega proces i ustalamy, gdzie będą przeniesione poszczególne elementy z bazy danych przenoszonej z poprzedniego systemu. Wspólnie sprawdzamy bazę i dane, które zostały przekazane od poprzedniego dostawcy i ustalamy proces przeniesienia.

Szkolenie personelu:

Kolejnym krokiem jest szkolenie personelu medycznego i administracyjnego. Nasz zespół przeprowadza szkolenia, które obejmują zarówno teoretyczne aspekty, jak i praktyczne korzystanie z systemu. Dzięki temu każdy użytkownik czuje się pewnie podczas pracy z systemem Proassist.

Dodatkowo, przygotowaliśmy także wiele szkoleń e-learningowych i bazę wiedzy pełną instrukcji jak zrobić daną rzecz w systemie krok po kroku – każdy użytkownik ma do nich dostęp za darmo, więc można także samodzielnie poszerzyć wiedzę o systemie. Oprócz tego, na naszym kanale na YouTube publikujemy filmy instruktażowe z obsługi systemu i różne ciekawostki na temat zarządzania placówką medyczną, do których obejrzenia również zachęcamy.
Image

Jesteś managerem lub właścicielem placówki?

Informacja o plikach Cookie

Nasza strona internetowa używa plików cookie, aby zapewnić Ci najlepsze możliwe doświadczenie podczas przeglądania naszej strony. Pliki cookie to małe pliki tekstowe, które są zapisywane na Twoim urządzeniu (komputerze, telefonie lub tablecie) podczas odwiedzania różnych stron internetowych.