Dostosuj system medyczny do swoich potrzeb!

Dostosuj system medyczny według swoich potrzeb!

Czy myślałeś kiedykolwiek o tym, że system medyczny może wyglądać dokładnie tak jak tego chcesz? Czy zdarzyło Ci się denerwować na to, że w programie medycznym wyświetlają się zbędne informacje, których nie potrzebujesz?
Info grafika Dostosuj system do swoich potrzeb- personalizacja tabeli wizyt
Przedstawiamy nową funkcję systemu Proassist, która pozwoli jeszcze bardziej dostosować pracę do Waszych indywidualnych potrzeb. Od teraz, Ty jako użytkownik systemu możesz całkowicie spersonalizować wygląd zakładki wizyty, którą wypełniasz podczas przyjmowania pacjentów. To oznacza, że każdy specjalista, niezależnie od swojej dziedziny, będzie mógł określić, jakie informacje chce widzieć w formularzu.

Dla kogo?

Ta nowa funkcja jest dedykowana wielu specjalistom, w tym:

  • Dla dentysty
  • Dla podologa
  • Dla psychologa
  • Dla fizjoterapeuty
  • Dla lekarza medycyny estetycznej
  • Dla ortopedy


Jesteśmy świadomi, że każdy z Was inaczej prowadzi wizytę i potrzebuje innych informacji od pacjentów. Teraz masz możliwość dostosować zakładkę „WIZYTY” do swoich potrzeb.

Personalizacja widoku wizyty w systemie Proassist przynosi wiele korzyści zarówno dla personelu medycznego, specjalistów jak i pacjentów. Oto 10 powodów, dla których warto już teraz spersonalizować wygląd swojego okna wizyty:

  1. Specjaliści z różnych dziedzin medycyny mogą dostosować widok wizyty do swojej specjalizacji, co pozwala im gromadzić i wyświetlać istotne informacje związane z daną dziedziną.

  2. Personalizacja pozwala na wyświetlanie tylko niezbędnych informacji, dzięki czemu personel medyczny może pracować szybciej i bardziej efektywnie.

  3. Lekarze i specjaliści mogą wybierać pola do wypełnienia, aby gromadzić dokładne i istotne informacje na temat pacjenta, co przekłada się na lepszą diagnozę i leczenie.

  4. Dzięki możliwości personalizacji, pracownicy medyczni mogą uniknąć przypadkowego pominięcia ważnych informacji o pacjentach, co wpływa na bezpieczeństwo i jakość opieki.

  5. Każdy specjalista może skonfigurować swój widok wizyty, aby dostosować go do swojego sposobu pracy, co pomaga w lepszej organizacji codziennych obowiązków.

  6. Dostosowane podejście do obsługi pacjentów, które uwzględnia ich indywidualne potrzeby, przyczynia się do zwiększenia satysfakcji pacjentów.

  7. Personalizacja pozwala na eliminację zbędnych pól, co przekłada się na bardziej czytelny i przejrzysty formularz wizyty.

  8. Dostęp do dokładnych informacji, które są ważne dla konkretnej dziedziny medycyny, pomaga w dokładniejszej diagnozie i leczeniu pacjentów.

  9. Personel medyczny może szybko znaleźć potrzebne informacje.

  10. Możliwość zmiany konfiguracji widoku wizyty pozwala na dostosowywanie systemu do zmieniających się potrzeb i procedur medycznych.

    Personalizacja widoku wizyty w systemie medycznym pozwala zwiększyć efektywność pracy, poprawić jakość obsługi pacjentów i dostosować system do indywidualnych potrzeb różnych specjalistów medycznych.
wygląd oprogramowania proassist przed i po

Jak to działa?

To bardzo proste! Po zalogowaniu do systemu, wejdź do zakładki „WIZYTY”. Następnie wybierz opcję konfiguracji widoku. Możesz wybrać, które kolumny chcesz widzieć w tabeli wizyt. Oczywiście te ustawienia możesz zmieniać w dowolnym momencie, w zależności od bieżących potrzeb. 

Dajemy Wam kontrolę nad tym, jak pracujecie z naszym systemem, abyście mogli być jeszcze bardziej efektywni i skoncentrowani na potrzebach swoich pacjentów. Teraz to Wy decydujecie, co jest dla Was ważne! Nie wahajcie się korzystać z tej nowej możliwości i dostosować zakładkę „WIZYTY” do swoich potrzeb.

Jak zabezpieczyć się przed wyciekiem danych pacjentów?

Jak zabezpieczyć się przed wyciekiem danych pacjentów?

Obawiasz się wycieku danych pacjentów, boisz się, że nowo zatrudniona osoba będzie miała wgląd w zbyt dużą liczbę informacji?
Chcesz mieć pewność, że żadne dane nie zostaną usunięte ani poprawione bez Twojej wiedzy?
Zastanawiasz się, czy Twój personel lub lekarz powinni mieć wgląd do wszystkich informacji zebranych w systemie medycznym? 

Jak zabezpieczyć się przed wyciekiem danych pacjentów

Korzyści z dobrze zorganizowanego dostępu

Dowiedz się jak kontrolować uprawnienia i wygląd systemu medycznego Proassist dla Twojego personelu. Dobrze zorganizowane procesy w placówce medycznej gwarantują swoim pacjentom wysoki poziom opieki. Jednym z narzędzi, które jest obecne w każdym gabinecie medycznym to program do grafiku i rozliczeń wizyt.

Dlaczego szeroki dostęp do systemu jest niezbędny?

Warto podkreślić, że szeroki dostęp do systemu jest nie tylko pożądany, ale również niezbędny. Managerowie, personel administracyjny i personel medyczny muszą mieć pełen wgląd do systemu, aby skutecznie wykonywać swoje obowiązki. Wiemy, że zapewnienie dostępu do systemu medycznego, z którego korzysta placówka, dla personelu wspierającego oraz personelu medycznego przekłada się na efektywną komunikację i lepszą współpracę.

Zalety braku ograniczeń w liczbie kont

Wszyscy pracownicy mają bieżący wgląd w niezbędne informacje i dane, co ułatwia pracę i podejmowanie decyzji. Dlatego brak ograniczeń co do liczby kont dla personelu wspierającego jest ogromnym ułatwieniem. To oznacza, że każdy pracownik może mieć własne konto i dostęp do potrzebnych uprawnień.

Odpowiedzialność administratora systemu

Placówka medyczna, która korzysta z systemu Porassist nie musi się martwić o dodatkowe koszty ani ograniczenia w dostępie do systemu dla swojego personelu wspierającego, czyli recepcji, administracji, managera czy też księgowej. Administrator systemu będzie odpowiedzialny za precyzyjne określenie wyglądu systemu, a także nadanie uprawnień do wyświetlania i edycji konkretnym użytkownikom. To zapewni spersonalizowany dostęp do informacji, umożliwiając jednocześnie bezpieczne zarządzanie danymi medycznymi. Precyzyjne kontrolowanie uprawnień użytkowników jest kluczowe dla zapewnienia poufności danych.
Jak zabezpieczyć się przed wyciekiem danych pacjentów

Wdrożenie nowego systemu medycznego – wszystko, co musisz wiedzieć

Wdrożenie nowego systemu medycznego – wszystko, co musisz wiedzieć

Wybranie, a następnie wdrożenie nowego systemu medycznego to bardzo ważny krok dla każdej osoby prowadzącej swój gabinet lub placówkę medyczną. Od tego, jakiego usługodawcę, a także jaki poszczególny plan wybierzemy, zależy to, jak później będzie nam się pracowało na danym systemie. 

Jest kilka ważnych kwestii, o których musisz pamiętać. Przyznamy szczerze – troszkę tego jest, ale nie masz powodów do zmartwień. Wszystko rozpisaliśmy krok po kroku, byś na każdym etapie wybierania i wdrożenia mógł wrócić do tego tekstu i zweryfikować, jak daleko w swojej “podróży” do nowego systemu już jesteś i na co jeszcze musisz zwrócić uwagę.

Krok 1. Ustal potrzeby

Każdy system medyczny jest troszeczkę inny i spełnia różne potrzeby. Podobnie, większość usługodawców oferujących takie systemy, posiada różne pakiety, zazwyczaj w różnych cenach. 

Istnieją takie pakiety, które zawierają sam system. Istnieją również takie, w których oprócz systemu otrzymujemy również rejestrację telefoniczną, rejestrację online, czy inne udogodnienia.

Dlatego bardzo ważne jest to, żebyś jeszcze przed rozmowami z potencjalnymi usługodawcami, rozpisał sobie, czego dokładnie potrzebujesz. Wypisz, czy oczekujesz samego systemu, czy zależy ci również na rejestracji medycznej.

Postaraj się również dowiedzieć, jakie funkcje oferuje dany system i wypisz (lub zapamiętaj, jeżeli twoja pamięć ci na to pozwala) wszystkie te, które najbardziej cię interesują, i które uważasz, że szczególnie przydadzą się w Twojej pracy.

Dla przykładu – dla dentystów, czy stomatologów najbardziej przydatny będzie diagram zębowy.

Podologom, czy fizjoterapeutom zdecydowanie przyda się możliwość wygodnego wrzucania zdjęć prosto z telefonu do EDM w systemie.

Zabiegani lekarze docenią możliwość głosowego wypełniania dokumentacji medycznej.

Każdy klient ma inne potrzeby względem systemu medycznego i jest to jak najbardziej normalne. Jednak ważne jest to, żebyś przed zakupem, a nawet wręcz przed rozmowami z handlowcami wiedział, jakie są twoje priorytety i potrzeby.

Gdy je sobie wszystkie wypiszesz, będzie ci po pierwsze dużo łatwiej wyselekcjonować, z którymi firmami się skontaktować, a po drugie, już na pierwszej rozmowie z przedstawicielem handlowym, będziesz mógł opowiedzieć o swoich potrzebach.

Pamiętaj – system będzie służyć ci codziennie przez wiele lat. To ważne, by wybrać odpowiedni, dlatego research jest w tym wypadku kluczowy.

Krok 2. Wybierz osobę, która wszystkim się zajmie

Czasem zdarza się tak, że właściciel placówki medycznej i jej manager to dwie różne osoby. Dlatego już na początku poszukiwania nowego systemu, warto ustalić, kto spotka się z handlowcami i z kim będzie się kontaktować usługodawca?

Dlaczego? 

To w znacznym stopniu ułatwi kontakt między wami, a firmą dostarczającą system. Czasem zdarza się tak, że handlowiec lub osoba odpowiedzialna za wdrożenie, dzwoni do potencjalnego klienta, by na przykład zapytać o wrażenia, dowiedzieć się, kiedy można spodziewać się decyzji i tak dalej. Wtedy bardzo często padają słowa “bardzo przepraszam, to szefowa decyduje”, “bardzo przepraszam, za to odpowiedzialny jest nasz manager”.

Takie sytuacje zdecydowanie przedłużają czas działania. Na szczęście można tego łatwo uniknąć, wyznaczając jedną osobę, która będzie odpowiedzialna za kontakt z usługodawcą.

Krok 3. Zadawaj pytania i nie bój się rozmowy!

Potencjalni usługodawcy wybrani? Rozmowy umówione? No to pora na najważniejsze sprawy!

Jeżeli będzie Ci łatwiej, wypisz sobie wcześniej wszystkie pytania, które chcesz zadać. Pamiętaj również,  żeby poruszyć temat funkcjonalności, które w szczególności cię interesują. Jeżeli masz jakieś wątpliwości – powiedz o nich od razu, to oszczędzi ci sporo zmartwień spowodowanych niedopowiedzeniami.

Krok 4. System wybrany? Pora na wdrożenie i szkolenie!

Jesteś już na tym etapie, w którym wybrałeś już system i czeka cię wdrożenie, a także szkolenie dla personelu? Gratulacje, za tobą najtrudniejszy etap! 

Pamiętaj, by przed wdrożeniem jeszcze raz zweryfikować, co już wiesz, a czego jeszcze musisz się dowiedzieć. Możesz kolejny raz wypisać sobie najważniejsze pytania i kwestie, które chcesz poruszyć. Już to pisaliśmy i napiszemy jeszcze raz: nie bój się pytać!

Uczestnicz we wdrożeniu aktywnie, dopytuj, rozwiewaj swoje wątpliwości. Nie krępuj się przed poproszeniem o powtórzenie czegoś. Upewnij się również, że spotkanie z wdrożenia jest nagrywane, żebyś później mógł do niego wrócić i odświeżyć zdobytą wiedzę.

Rady, które tutaj wypisujemy przekaż również swoim pracownikom, którzy wezmą udział w szkoleniu.

Pamiętajcie: nie ma nic złego w tym, że czegoś nie łapiecie od razu. Jeżeli nawet po jakimś czasie od wdrożenia nie rozumiesz pewnych rzeczy lub nie wiesz, jak korzystać z danej funkcji, zawsze możesz zgłosić się do Customer Success po pomoc – bez wahania ci pomogą! Wprawa przychodzi z czasem 🙂

Krok 5. Przeniesienie bazy danych EDM do nowego systemu (opcjonalnie)

Jeżeli system, który właśnie zakupiłeś, nie jest twoim pierwszym systemem medycznym, pamiętaj o przeniesieniu bazy danych Elektronicznej Dokumentacji Medycznej z ówczesnego systemu do nowego.

Wiemy, że przy tym kroku możesz mieć pewne obawy o to, że poprzedni usługodawca nie zgodzi się, by to zrobić. Na szczęście nie masz się o co martwić. Firmy takie jak Proassist, mają obowiązek udostępniania twojej bazy danych EDM w przypadku zmiany usługodawcy. Jeżeli jednak nie wiesz, jak się za to zabrać, ani co zrobić, to żaden problem.

Napisaliśmy na ten temat osobny tekst blogowy, w którym krok po kroku wyjaśniamy, co należy zrobić, a także na co zwrócić uwagę w takiej sytuacji. Co więcej, współpracujący z nami prawnik, napisał specjalne pismo, które będziesz mógł wysłać do poprzedniej firmy zaopatrującej cię w system medyczny, z prośbą o przeniesienie bazy danych Elektronicznej Dokumentacji Medycznej.

 

Zarówno cały poradnik, jak i plik z pismem znajdziesz, klikając obok.

PS. Oto mała checklista od nas, którą możesz sobie wydrukować, jeżeli wolisz mieć wszystko na papierze 🙂

Okładka do ebooka o wdrożeniu systemu-co musisz zrobić

W jaki sposób dobrać system do obsługi pacjentów do placówki medycznej?

W jaki sposób dobrać system do obsługi pacjentów do placówki medycznej?

Samo nazewnictwo już jest pewną zagwostką, ponieważ czasami mówi się, że jest to system czy oprogramowanie medyczne, czasami mówi się, że, że jest to program EDM, czasami system do obsługi pacjentów. Moim zdaniem najbardziej właściwą nazwą jest system do zarządzania placówką lub gabinetem medycznym. 

W takiej nazwie wyjaśniamy istotę takiego systemu. Nie jest to wyłącznie oprogramowanie do wypełniania obowiązku, jaki ciąży na placówkach, czy e-dokumentacji. Służy również do pozyskiwania pacjentów, do tego, aby pacjenci przychodzili na wizyty, do tego, aby wspierać profesjonalny i nowoczesny wizerunek naszej placówki, dzięki wypełnianiu przez pacjenta dokumentów na tablecie. Jest to też system do rozliczeń – zarówno z pacjentami, jak i z specjalistami przyjmującymi w naszej placówce. Oczywiście jest to też system dla rejestratorek, aby mogły zapisywać dane pacjentów i sprawdzać grafiki pracy specjalistów. Jest to system dla managera, aby miał statystyki placówki pod ręką, ale też system dla marketingowca, aby mógł pozyskiwać pacjentów ze strony internetowej, zwiększać konwersję. Dlatego też uważam, że najlepsza nazwa, to system do zarządzania placówką -– niezależnie czy mówimy o systemie dla jednoosobowej praktyki, czy dla dużej Kliniki.

Przechodząc do meritum – w jaki sposób wybrać taki system dla naszej placówki?

Najlepiej na początek będzie, jeśli skupmy się na tym, jakich błędów przy wyborze ominąć, bo niestety trafiają do nas często placówki, managerowie, właściciele i też po prostu lekarze i specjaliści, którzy źle dobrali wcześniejszy system pod swoje wymagania i niestety są zmuszeni do zmiany systemu, często w nieprzyjemnych okolicznościach. A wtedy tracą przede wszystkim czas na ponownej zmianie systemu

1. Dobranie systemu bez sprawdzenia flow pacjenta:

Często zdarza się nam podczas prezentacji, że nasi przedstawiciele pytają, jak u Państwa wygląda flow pacjenta, to się dowiadujemy, że pacjent zapisuje się np. mailowo (jest to nazywane jako formularz rejestracyjny), bo nie ma możliwości zapisu online. Jak chce mieć telekonsultację, to rejestratorka to zapisuje i lekarz loguje się do jakiegoś skype. Słyszymy, że na niektóre wizyty jest przedpłata i wtedy podaje się numer konta, a następnie podczas wizyty sprawdza się, czy taka płatność przez pacjenta została umieszczona… takich przykładów można mnożyć – generalnie chodzi o to, że całe tzw. flow pacjenta idzie jakby jedną ścieżką, a możliwości systemu drugą i przez to, że jest całkowity, nazwijmy to, rozgardiasz, to rejestracja ma multum dodatkowej pracy, popełniane są błędy i pacjenci są niezadowoleni… i tak się dzieje bardzo często. 

Propozycja: zanim wybierzemy system, sprawdźmy całe flow pacjenta (od zapisu do rozliczenia) i sytuacje, które możemy zautomatyzować, aby obsługa była sprawniejsza. Pomożemy i sobie i pacjentowi. Jak już znamy całe flow pacjenta, to wtedy możemy wybrać system, który spełnia nasze wymogi w tym zakresie.

2. Wybranie systemu dlatego, że jest popularny, bo polecił mi znajomy:

Generalnie tutaj trochę strzelam sobie, jako właściciel Proassist w stopę, bo wiadomo, że nasz system jest aktualnie popularny, wiadomo, że z roku na rok mamy coraz więcej użytkowników i dodatkowo wzrost liczby użytkowników z roku na rok jest też coraz większy… W listopadzie 76% naszej sprzedaży było sprzedażą z rekomendacji, a więc przyszli do nas klienci, którzy słyszeli o nas od innego specjalisty, czy managera placówki… ale chcę być tutaj szczery. Samo wybieranie systemu wyłącznie dlatego, że znajomy go ma i jest zadowolony, albo dlatego, że dużo innych placówek z niego korzysta, to nie jest dobre rozwiązanie… Oczywiście jeżeli Twój znajomy jest zadowolony z systemu, to możesz go rozważyć jako ten, które obejrzysz, ale niech to nie będzie jednoznaczne z dokonaniem wyboru, bo Twój znajomy może mieć całkiem inne potrzeby niż Ty.
Image

Chcesz lepiej zarządzać swoją
placówką medyczną?

Chcesz lepiej zarządzać swoją placówką medyczną? Bądź na bieżąco z najnowszym contentem w tej tematyce. Zostaw nam swój adres mailowy, a raz w miesiącu otrzymasz od nas zestawienie materiałów, które mogą Cię zainteresować.

3. Bo jest tańszy.

I znowu ta dywagacja jest sprzeczna z polityką cenową Proassist, bo my jesteśmy w półce raczej tańszych, niż droższych systemów do zarządzania placówką medyczną. 

Nie mówię tutaj o tym, aby w ogóle nie patrzeć na cenę, wiadomo – dla każdego istotne jest, aby nie przepłacać, ale chodzi mi bardziej o to, że czasami zdarza się, że wybór dokonujemy, ponieważ tamci mi dali 30 zł taniej, czy w przypadku dużej placówki, bo zaoszczędzę 500 zł miesięcznie. Dbamy o atrakcyjną cenę, ale nie zapominajmy też, że cena za oprogramowanie, to czasami mniej niż 1% przychodów naszej placówki. Tutaj może to nie mieć dużego znaczenia, czy wydamy 1% czy 0,5% naszych przychodów – jeżeli porównujemy system, który zaoszczędzi nam zdecydowanie więcej czasu od drugiego, do tego, który tego nie zrobi, to te 500 zł może nam się zwrócić kilkunastokrotnie…

Dbajmy o nasz portfel, ale pamiętajmy, że nie możemy porównywać systemów 1 do 1, patrząc wyłącznie na cenę, bo nie jest to worek kartofli.

4. Ja wybór oprogramowania oddaje mężowi, informatykowi, prawnikowi – komuś jeszcze

To się często zdarza, że chcemy, aby system wybrała nam inna osoba niż my – czyli osoby, które mają na nim pracować. Nie wiem, czy to chęć zrzucenia odpowiedzialności, czy z uwagi na wewnętrzne procedury w placówce, czy jeszcze z jakiegoś innego ale jest to błąd.

System musi wybierać osoba, która ma na nim pracować. Jeżeli jest to wiele osób, to najlepiej jeżeli z tych wielu osób są różne kategorie (manager, specjalista, rejestratorka). Fajnie, jak przynajmniej po jednej osobie wybierzemy, do nazwijmy to komitetu, który wybiera, ale nie dajmy sobie wybrać systemu przez informatyka… bo gdyby informatycy potrafili tworzyć systemy przyjazne użytkownikom, to Applem czy Twitterem nie zarządzaliby Elon Musk czy Steve Jobs, tylko informatyk. A na koniec to Państwo będą w ten system klikać przez 14 godzin dziennie, a nie informatyk, który pojawi się w firmie raz na miesiąc. 

5. W placówkach decyduje ktoś inny niż jest na spotkaniu prezentacyjnym:

I punkt trochę sprowadzający się do tego wcześniejszego. Czasami mamy mocno zdefiniowaną osobę, która zadecyduje o wyborze systemu, np. właściciel, a całkowicie inną osobę np. managera, który ogląda te systemy i “zbiera oferty” dla właściciela – to jest bez sensu. Osoba, która ma decydować o systemie, musi jednocześnie być osoba, która go poznaje podczas prezentacji i albo musimy jako właściciele oddaj całość kompetencji w tym wyborze managerowi, albo musimy pofatygować się na te spotkania. Jeżeli chcemy dokonać dobrego wyboru.

6. Brak patrzenia przyszłościowego

To jest punkt wyłącznie przy wyborze oprogramowania medycznego. Jeżeli wybieramy jakikolwiek inny np. system do mailingu, to nie musimy się tym tak bardzo przejmować, ponieważ przeniesienie z jednego systemu na drugi jest bardzo proste… Natomiast w przypadku medycyny – przeniesienie z jednego systemu na drugi nie jest proste, przede wszystkim dlatego, że twórcy systemów medycznych omijają prawo i nie udostępniają plików, które umożliwiają łatwe migrowanie danych do innego systemu. Jest kilka systemów, które trzymają się tego i udostępniają bazę w pliku np. csv, ale jest ich bardzo mało.
A w związku z tym musimy patrzeć na wybór systemu, pod kątem dzisiejszych potrzeb i ewentualnych potrzeb przyszłościowych. Jeżeli myślimy o wprowadzeniu płatnych telekonsultacji, to sprawdźmy, czy system nam to umożliwi, jeżeli chcemy w przyszłości mieć zintegrowany system medyczny z drukarką fiskalną, to upewnijmy się, że będzie taka możliwość w przyszłości… abyśmy nie musieli się ograniczać. Oczywiście należy na to patrzeć z zachowaniem jakiegoś dystansu, często przychodzili do nas klienci, którzy mieli programy tzw. kombajny, dlatego, żeby mieć w razie wu… a do wdrożenia różnych funkcjonalności nie doszło przez kilka lat… Więc patrzmy na nasze plany np. w okresie najbliższych 12 miesięcy, nie dłużej. 

Image

Chcesz lepiej zarządzać swoją
placówką medyczną?

Chcesz lepiej zarządzać swoją placówką medyczną? Bądź na bieżąco z najnowszym contentem w tej tematyce. Zostaw nam swój adres mailowy, a raz w miesiącu otrzymasz od nas zestawienie materiałów, które mogą Cię zainteresować.

Przeszliśmy przez sprawę podstawowych błędów, które są przy wyborze systemu, to w takim razie dojdźmy do momentu, w którym mamy wybrać system. Czym się kierować?

1. Spiszmy sobie procesy, procedury, flow pacjenta:

Przed wyborem systemu spiszmy sobie, jak wygląda nasza ścieżka pacjenta w placówce. Czyli jak pacjent dokonuje rejestracji, co się potem dzieje, czy dostaje jakieś przypomnienie, czy do niego dzwonimy, czy gdy przychodzi do placówki to idzie najpierw do rejestracji, czy od razu do gabinetu, czy pobieramy płatność z góry, czy przed czy po wizycie, jaka jest forma kontaktu między lekarzem, a rejestratorką w sprawie wysokości opłaty, czy pacjent zapisuje się po raz kolejny, czy wcześniej dzwoni… a następnie, jak rozliczamy lekarza etc. 

I oprócz tego, że ten proces mamy, to oczywiście zaznaczmy sobie np. na żółto, czy czerwono, to, co ewentualnie w tym procesie chcielibyśmy zmienić, zautomatyzować. I jak przychodzimy na spotkanie z przedstawicielem, to dobierajmy wtedy możliwości systemu pod ten nasz proces. Czy system będzie się do niego nadawał, czy ewentualnie musimy coś zmienić, a jeżeli zmienić, to czy będzie to zmiana na lepsze.

Często się zdarza podczas spotkań, że na propozycję przedstawiciela jest takie – WOW… to ja naprawdę nie muszę tego robić, tylko może się to robić automatycznie? Także nie zamykajmy się na ten nasz proces, tylko wprowadzajmy w nim zmiany – ale wyłącznie zmiany na lepsze.

2. Scharakteryzuj wszystkie swoje źródła pozyskiwania i zapisu pacjenta

Pacjenci do nas dzwonią, pacjenci zapisują się online przez naszą stronę internetową, pacjenci zapisują się na kolejną wizytę u lekarza, pacjenci zapisują się na kolejną wizytę w placówce, albo np. lekarze sami zapisują pacjentów, będąc w szpitalu (mają dostęp do swojego grafiku przyjęć), mamy zapisy przez marketplace, np. wp abc zdrowie itd. I wtedy sprawdźmy, czy wszystkie te źródła będą obsługiwane z naszego nowego systemu, aby nie prowadzić kilku grafików przyjęć.

3. Rozmowa z potencjalnymi użytkownikami systemu

Oczywiście ciężko aby w 100% zaangażować i rejestratorkę i managera i właściciela i specjalistę, ale możemy, jako osoba odpowiedzialna za wdrożenie systemu do placówki, porozmawiać z każdym z “przedstawicieli” i określić, co musi zawierać system i czego ewentualnie mu w dzisiejszym systemie brakuje. Natomiast, jeżeli chcemy to zrobić dobrze, to musimy poznać ich specyfikę pracy, bo czasami zdarza się, że oni nie powiedzą Ci, że czegoś im brakuje, bo nie będą znali alternatywy.

4. Priorytety funkcji:

Bardzo często zdarzy się, że nie znajdziemy systemu, który w 100% spełnia nasze oczekiwania. W takim przypadku warto, abyśmy znali priorytety, tzn. nasz główny aktualny problem jest taki, że nie mamy rejestracji online i chcemy go rozwiązać. A przy okazji, chcemy jeszcze rozwiązać problem a,b,c,d -> jeżeli okaże się, że system, który nam się podoba, rozwiązuje główny problem, ale nie wszystkie z tych kolejnych, to mimo wszystko pamiętajmy, że może być to zmiana na plus… a więc nie odwlekajmy wdrożenia, czekając na ten jeden wyjątkowy, bo on się może nigdy nie pokazać.
Image

Chcesz lepiej zarządzać swoją
placówką medyczną?

Chcesz lepiej zarządzać swoją placówką medyczną? Bądź na bieżąco z najnowszym contentem w tej tematyce. Zostaw nam swój adres mailowy, a raz w miesiącu otrzymasz od nas zestawienie materiałów, które mogą Cię zainteresować.

5. UWAGA na umowy:

Przede wszystkim, zwracajcie uwagę na długość kontraktu, możliwość przerwania w trakcie, bez konsekwencji i możliwość migracji bazy do innego systemu (najlepiej od razu określić format pliku, w którym będzie ona dostarczona) i upewnijcie się, że baza będzie dostarczona bezpłatnie. 

Tak w zasadzie, to jest najważniejsze. Jeżeli firma chce z nami podpisać umowę na czas określony, to znaczy, że mają problem z tym, że klienci chcą od nich odchodzić z jakiegoś powodu, a więc jest to znak, że lepiej skorzystać z firm, które takiego obowiązku nie narzucają. Jeżeli firma ma problem z wpisaniem do umowy informacji i tym, że umożliwia pobranie pliku z danymi po rozwiązaniu umowy, to również jest to duży znak ostrzegawczy.

6. Sprawdź czy aktualnie masz możliwość dokonać wdrożenia:

Tzn. jeżeli masz taką sytuacje, że jesteś bardzo zabiegany, albo wiesz, że w firmie nie dokonasz zmiany systemu, ponieważ nie ma na to czasu, np. aktualnie prowadzisz rekrutację rejestratorek i wiesz, że nie będzie dostępu do wielu osób, które są potrzebne przy konfiguracji systemu, to lepiej wybierz inny czas wdrożenia. Taki, który będzie bardziej optymalny dla firmy.

7. Rozmawiaj o systemie w czasie, w którym chcesz go zmienić

Często zdarza się, że nie mamy możliwości wdrożenia systemu z różnych względów – szef jest przeciwnikiem zmiany, nie mamy aktualnie czasu na odpowiednie wdrożenie etc., a jednocześnie spotykamy się z przedstawicielami twórców systemów i prowadzimy rozmowy handlowe, trochę oszukując i siebie i tego przedstawiciela. W mojej perspektywie bez jesy to bez sensu – tzn. musimy jasno ustalić, czy chcemy np. w najbliższym kwartale zmienić system, i jeżeli ustaliliśmy, że mamy czas i możliwości, to wtedy szukamy systemu. Jeżeli chcemy to zrobić za pół roku, czy za rok, to oczywiście możemy zacząć tracić swój czas na poszukiwanie odpowiedniego systemu i ewentualnie spotkania się z przedstawicielami, aby nam pokazali możliwości, ale generalnie z mojej perspektywy jest to bardziej strata czasu. My w Proassist w 1 rok dodaliśmy 3 całkowicie nowe moduły, 34 funkcje i 67 usprawnień systemu. Ustalenie dzisiaj, że za rok wdrażam oprogramowanie x, jest w takim przypadku bez sensu, bo będziemy musieli za rok ten proces przechodzić na nowo. Więc warto sprawdzić, czy jest możliwość zmiany softu i ustalić jego termin jeszcze przed decyzją.

8. Sprawdźmy firmy dostarczająca oprogramowanie -> odpowiednia pomoc i procesy w firmie dostarczającej oprogramowanie.

Musimy sobie zdawać sprawę, że jeżeli korzystamy z systemu, to najprawdopodobniej będziemy mieli trochę kontaktów z firma, która dostarcza oprogrmowanie. Powinna ona mieć odpowiednie procesy prezentacji systemu i wdrożenia klienta u siebie, zorganizowane w taki sposób, aby Państwo mieli pewność, że firma wie co robi. Będziemy potrzebowali jej pomocy pewnie nieraz. Jest to w miarę łatwe do zdiagnozowania – wystarczy o to zapytać przedstawiciela podczas prezentacji. Jeżeli odpowie nam konkretnie, jakie będą kolejne kroki to super, a jeżeli powie, że nie musi się Pani obawiać – wszystkim się zaopiekujemy i będę cały czas do Pani dyspozycji, to już trochę średnio – bo to już takie handlowe sztuczki a nie konkret. Jeszcze gorzej będzie, gdy opiekun nam odpowie, że on będzie do nas przyjeżdżał, szkolił, wdrażał a następnie zawsze się nami opiekował, no bo pokazuje to jednoznacznie, że jeżeli on w firmie one man show, to znaczy, że inwestowanie w taką firmę jest bardzo niebezpieczne. W końcu cały nasz kontakt z firmą jest na jego głowie, a on nie jest hybrydą 🙂

Rynek firm dostarczających oprogramowanie dla branży medycznej jest mały i już od kilku lat zamknięty. 

Pojawiają się jakieś nowe firmy i za chwilę znikają. Są firmy, które są kilka lat na rynku i mają już stratę skumulowaną np. 6 milionów, przy przychodach około pół miliona rocznie. To wszystko jest do obejrzenia w danych w KRSie. Oczywiście, możemy sobie pozwolić na to, gdy korzystamy z np. jakiegoś programu do działań marketingowych, ale tutaj mówimy o danych pacjenta, za które odpowiadamy my, jako placówka. Nie możemy tych danych powierzać tak nieodpowiedzialnej firmie, która dzisiaj jest, a jak skończy się finansowanie, to jej nie będzie.

I podobnie jest z firmami małymi 3-4 osobowe, które mają małe przychody np. kilkaset tysięcy rocznie. Aktualnie jeden dobry programista zarabia dużo powyżej 100.000 rocznie, a gdzie kasa na resztę ekipy, serwer, zabezpieczenia? To wszystko kosztuje, a więc firma, od której bierzemy system musi mieć przychody, które są zdecydowanie powyżej miliona, dwóch złotych rocznie, abyśmy mieli pewność, że ta firma nie zostawi nas z problemem za jakiś czas i że są tam odpowiednie procedury bezpieczeństwa…Aktualnie są potrzebne coraz większe zasoby, aby dostosowywać system do potrzeb wynikających z e-zdrowia. Potrzebni są już, nie jeden, czy dwóch, ale kilku programistów na etacie aby nadążyć – rynek jest bardzo wymagający. Korzystanie z bardzo malutkich firm w tym aspekcie, jest po prostu niebezpieczne.

Image

Jesteś managerem lub właścicielem placówki?

Informacja o plikach Cookie

Nasza strona internetowa używa plików cookie, aby zapewnić Ci najlepsze możliwe doświadczenie podczas przeglądania naszej strony. Pliki cookie to małe pliki tekstowe, które są zapisywane na Twoim urządzeniu (komputerze, telefonie lub tablecie) podczas odwiedzania różnych stron internetowych.