Proces potwierdzania i przypominania pacjentom o wizycie

Punktualność jest bardzo ważna nie tylko w codziennym życiu, ale także w sferze medycznej. Przestrzeganie harmonogramu wizyt jest bardzo istotne dla efektywności działania placówki oraz dla dobra pacjentów. Niestety, jednym z często napotykanych problemów w praktyce medycznej są pacjenci, którzy nie pojawiają się na umówionych wizytach. Jeśli prowadzisz placówkę medyczną, doskonale zdajesz sobie sprawę, że brak wcześniejszej informacji o rezygnacji z wizyty dezorganizuje pracę, generuje straty w przychodni, frustruje lekarzy, a przede wszystkim może również opóźniać diagnozowanie czy leczenie innych pacjentów

Pytanie brzmi zatem: Co zrobić, żeby pacjenci przychodzili na umówione wizyty? W poniższym artykule podpowiemy, jakie kroki można podjąć, aby zwiększyć frekwencję i zaangażowanie pacjentów w proces leczenia.

Kluczem jest komunikacja z pacjentem

Dobrze ułożony proces przyjęcia rezerwacji wizyty i przypominania pacjentowi o terminie gwarantuje przejrzystą komunikację. 

Nierzadko zdarza się, że pacjenci umawiają wizyty podczas jazdy samochodem, na zakupach, w trakcie pracy i wszędzie tam, gdzie akurat przypomnieli sobie o konieczności wykonania połączenia. Z tego powodu często w momencie rejestracji pacjenci, nie są przygotowani na zanotowanie terminu. Wydaje im się, że zapamiętają dzień i godzinę, a w rzeczywistości nie zawsze tak się dzieje.

Oczywiście, nie zawsze krótka pamięć jest powodem zapominania o wizytach. Czasem jest tak, że pacjent dzień przed wizytą przypomina sobie o tym, że jednak nie może przyjść lub nagle “coś mu wypada” – wtedy jest za późno, żeby zadzwonić i odwołać rezerwację. W takiej sytuacją tracą dwie strony. Stratą dla gabinetu jest to, że lekarz będzie miał lukę w grafiku, którą może być ciężko zapełnić na ostatnią chwilę. Pacjent natomiast przeżywa dodatkowy stres związany z tym, że nie ma możliwości poinformowania o anulowaniu terminu. Ponadto, pacjent chcąc umówić się na kolejny termin – znów będzie musiał czekać

Jak powinien wyglądać dobrze ułożony system potwierdzania wizyt?

Po pierwsze, powinniśmy zapewnić pacjentowi możliwość wglądu w informację o terminie, na jaki się umówił. Wystarczy, że po zakończonej rozmowie telefonicznej wyślemy SMS z potwierdzeniem zarezerwowanej wizyty. Zakładamy, że pacjent po powrocie do domu przepisze termin wizyty do kalendarza, z którego korzysta, żeby nie zapomnieć o dacie wizyty. Jeśli tego nie zrobi, będzie miał możliwość w każdej chwili otworzenia historii wiadomości i sprawdzenia daty.

Po drugie, dobrze jest wysłać pacjentowi dodatkowe przypomnienie SMS o wizycie na 24 godziny przed zaplanowanym terminem z jasnym komunikatem jak powinien odwołać wizytę. Dzięki temu nawet, jeśli pacjent nie będzie mógł przyjść na wizytę, istnieje większe prawdopodobieństwo, że wizytę odwoła i nie będzie nam blokować terminu. 

W systemie Proassist SMS z przypomnieniem o wizycie przekazują zrozumiały komunikat o tym, że jeśli pacjent nie może pojawić się na wizycie, powinien w odpowiedzi na wiadomość wpisać podany w treści wiadomości kod. Po przepisaniu kodu, wizyta pacjenta jest automatycznie anulowana. Rejestracja nie musi sprawdzać telefonów, korespondencji, czy SMSów – system automatycznie odwołuje wizytę. Zadaniem recepcji będzie jedynie skontaktowanie się z pacjentem kolejnego dnia i zaproponowanie nowego terminu. 

24 godziny przed wizytą to optymalny czas na jej odwołanie przez pacjenta. Dlaczego? Zakładamy, że jeśli pacjentowi zmienią się plany, dzień przed umówionym terminem będzie już o tym wiedział. Ponadto, możliwość anulowania wizyty na jeden dzień przed umówionym terminem daje szansę rejestracji na zapełnienie powstałej luki w grafiku lekarza. Rejestracja może kontaktować się z listą rezerwową, zaproponować termin nowemu pacjentowi, który właśnie przyszedł do gabinetu lub przesunąć wizyty w taki sposób, by lekarz mógł później zacząć pracę lub wcześniej skończyć. Jeśli placówka posiada e-rejestrację, to taki wolny termin może zostać również wybrany przez pacjentów odwiedzających stronę internetową gabinetu. Wtedy rezerwacja wizyty jest dokonywana przez formularz internetowy i automatycznie pojawia się w grafiku, z którego korzysta rejestracja oraz lekarz.

Inne skuteczne rozwiązania, które zapobiegają pustym miejscom w grafikach lekarzy 


Oprócz SMS z potwierdzeniem wizyty, dobrym rozwiązaniem jest także wysłanie maila potwierdzającego. Jest to szczególnie przydatne w sytuacjach, gdy pacjent musi odpowiednio przygotować się do badania (np. być na czczo). W takim mailu możesz zawrzeć informację o tym, jak pacjent powinien przygotować się do wizyty. Dzięki temu będziesz miał pewność, że pacjent nie zapomni o zaleceniach i badanie będzie mogło się odbyć. Możesz także przesłać w załączniku kwestionariusze, które pacjent musi podpisać przed wizytą. Pozwoli to na wcześniejsze zapoznanie się pacjenta z dokumentami i sprawniejszy przebieg wizyty – gdy pacjent dotrze do placówki, nie będzie musiał tracić czasu na czytanie. 

Masz w swoim zespole lekarzy, którzy przyjmują raz w miesiącu? Do opisanego procesu dodaj jeszcze jedną ważną datę – przypomnienie o wizycie na tydzień przed zbliżającym się terminem. Jeśli pacjent nie odwoła wizyty i się nie pojawi, to dopiero za miesiąc będzie mógł przyjść na nowy termin. Brak informacji o odwołanej wizycie od pacjenta blokuje możliwość skorzystania z tego terminu przez innych zainteresowanych. 

Pamiętaj o skrupulatnym prowadzeniu wspomnianej już listy rezerwowej. W momencie kiedy pacjent odwoła wizytę, masz listę nazwisk, do których możesz zadzwonić i zaproponować szybszy termin. Taki manewr nie tylko zapełni Twoją lukę w terminarzu, ale także wywoła pozytywny odbiór placówki w oczach pacjenta z listy rezerwowej. Kto z nas nie byłby zadowolony, gdyby udało mu się szybciej uporać z problemem, z którym zgłasza się do lekarza?

Możesz również prowadzić listę rezerwową pacjentów, którzy potrzebują tylko konsultacji zdalnej – videoporady lub teleporady. Wtedy dla takich osób nie musisz brać pod uwagę czasu związanego z dojazdem do gabinetu. Mogą zapełnić nawet lukę powstałą dziś na wizytę za 2 godziny. 

Jak u Ciebie wygląda system przyjmowania i potwierdzania wizyt? Daj znać w komentarzu lub dołącz do grupy Zrozumieć pacjenta, gdzie dzielimy się dobrymi praktykami związanymi prowadzeniem gabinetu. 

 

Audyt prawny w placówce medycznej. Jakie błędy w dokumentacji pojawiają się najczęściej w gabinetach.

Kolejny odcinek serii Webinarów „Gość Proassist” to rozmowa z Darią Mięczewską – prawniczką specjalizującą się w branży medycznej i beauty. Daria odpowiedziała nam na kilka bardzo istotnych pytań dotyczących audytu prawnego w placówce medycznej. Przeczytajcie koniecznie, żeby wiedzieć, jak przygotować się do kontroli! 🙂 

Jacek: Jak od strony prawnej wygląda “spór” między kosmetologami a lekarzami?

Daria: Coraz więcej lekarz i kosmetologów współpracuje ze sobą dlatego można powiedzieć, że te spory między nimi ucichły. Pod względem politycznym branża beauty została odstawiona na bok więc na razie wszelkie spory się wyciszył. Jeśli chodzi o rozporządzenie wprowadzenia dodatkowego kodu związanego z medycyną estetyczną i medycyną naprawczą to zostało to wprowadzone w wakację. Według przepisów medycyną iniekcyjną mogą zajmować się lekarze i lekarze stomatolodzy. Tak naprawdę kosmetolodzy zostali z tego wyłączeni.

Jacek: Czy istnieją jakieś regulację prawne co do tego jakie zabiegi może wykonywać specjalista?

Daria: Głównym problemem jest to, że nie istnieje ustawy o kosmetologii – opiera się ona na prawie medycznym.

Jacek: Często gabinety kosmetologiczne zatrudniają lekarzy, czy jest granica kiedy ten gabinet musi się zamienić w podmiot medyczny?

Daria: Aby stać się podmiotem medycznym zgodnie z ustawą, spółka musi spełniać warunki, posiadania w zespole lekarza. Musi mieć on odpowiednie wykształcenie i wykwalifikowanie. Sama jednostka beauty nie stanie się podmiotem medycznym jednakże podejmując współpracę z lekarzami to jest to podstawą, aby stać się placówką medyczną. Istnieje też możliwość współpracy z lekarzem nie stając się podmiotem medycznym- na zasadzie umowy B2B, gdzie lekarz wynajmuje gabinet i samodzielnie zajmuje się dokumentacją medyczną pacjentów.

Jacek: Czy są jakieś obostrzenia związane z byciem podmiotem medycznym?

Daria: Podmiot medyczny ma ich znacznie więcej, dlatego warto jest przeanalizować swoją sytuację i ustalić co chce się robić. Dopiero po takiej dokładnej analizie warto jest wybrać czy zostać w miejscu gdzie się jest czy zamienić w podmiot medyczny.

Jacek: Jak wygląda praca audytora w placówce medyczne?

Daria: Wiele zależy od klienta. Można pracować zdalnie umawiając się z klientem online, są tacy co wolą się umówić stacjonarnie. Rozmowy często przeprowadzane są z właścicielami, managerami a nawet z osobami przełożonymi- to zależy od tego kto zarządza daną placówką. Audytor analizuję dokumenty, jakie są usługi pełnione w danej klinice, jakie są relację między pracownikiem a pracodawcą, zadaję dużo pytań odnośnie funkcjonowania placówki. Po tej analizie widać jakie są ewentualne braki i co działa poprawnie.

Jacek: Czy rejonizacja ma znaczenie w tym co i jak sprawdzają urzędnicy?

Daria: Jest to możliwe, przykładem może być to czy dana placówka działa prywatnie czy na NFZ, a uwagi na rejonizację każdy NFZ rozlicza inaczej.

Jacek: Zatrudniając specjalistę na zasadach umowy B2B czy ma on obowiązek okazania badań sanitarno-epidemiologicznych oraz medycyny pracy?

Daria: Tak. Posiadanie takich badań jest dla gabinetu zabezpieczeniem przed ewentualnymi problemami. Lepiej jest posiadać za dużo dokumentów niż mieć ich za mało.

Jacek: Jakie dokumenty należy okazać do kontroli w prywatnej wielospecjalistycznej placówce medycznej?

Daria: Nie ma gotowego pakietu dokumentów jakie należy posiadać. Z uwagi na różnorodność specjalizacji każda klinika będzie dysponowała innymi dokumentami. Jedynie RODO, informacje o stanie pacjenta, wydawanie dokumentacji medycznej, kwestie zgód wizerunkowych, regulamin placówki to dokumenty, które będą się pojawiać w każdej placówce.

Jacek: Czy kosmetolog może zrobić iniekcję np. botoks, kwas hialuronowy? Czy może robić zabiegi laserowe? Kto odpowiada za powikłania po zabiegu w przypadku rozprawy sądowej?

Daria: Jeżeli chodzi o iniekcję to zgodnie z rozporządzeniem do pełnej iniekcji mają lekarze i lekarze dentyści. Kosmetolog nie powinien wykonywać takich zabiegów jeżeli nie posiada uprawnień, aczkolwiek nie ma zapisu który by tego zabraniał.
Kwestia laserów jest taka, że wiele firm prowadzi szkolenia z zakresu korzystania z ich laserów więc dużo kosmetologów wykonuje te zabiegi. Są firmy, które produkują lasery wyłącznie do użytku przez lekarzy.
W sądzie zależy to od interpretacji rozporządzenia przez prawnika. Wiadomo tylko, że jeżeli zabiegu dokonuje kosmetolog to dużo trudniej jest udowodnić winę- taka sprawa wymagałaby dokładnego przeanalizowania.
Jeżeli kosmetolog pracuje u siebie to oskarżenie kierowane jest do osoby wykonującej zabieg jeśli u kogoś na umowie o pracę to zazwyczaj do właściciela.

Jacek: Czy gabinet lekarski powinien posiadać regulamin gabinetu?

Daria: Gabinet również tak jak podmiot medyczny powinien posiadać regulamin.


Jacek: Czy w placówce medycznej świadczącej prywatne usługi przed zabiegiem np. biopsji pacjent musi podpisać wypisać formularz świadomej zgody na badania?

Daria: Tak! Dodatkowo należy pamiętać, że nie ma czegoś takiego jak uniwersalna zgoda na zabieg. Pacjent, który po raz pierwszy wykonuje biopsję powinien nie tylko podpisać zgodę, ale też inne dokumenty. Każdy zabieg powinien mieć swój dokument zgody. RODO i upoważnienie wystarczy jednorazowo z możliwością wglądu.

Jacek: Czy audyt powinno się wykonywać za każdym razem, gdy w placówce dokonuje się jakaś zmiana?

Daria: Każda placówka medyczna powinna mieć swojego prawnika, który będzie czuwał nad taką placówką. Przy zmianie specjalisty jest to drobna zmiana natomiast gdy pojawiają się nowe usługi czy wyroby medyczne to wtedy warto jest wprowadzić na nie dokumentację. Należy być ubezpieczonym na każdą usługę jaką się świadczy.

Jacek: Jakie jest 5 błędów, które pojawiają się w gabinetach medycznych podczas audytu?

Daria: Bardzo często jest to:
– brak RODO albo niewłaściwe RODO
– niestosowanie regulaminu organizacyjnego lub za krótki regulamin
– braki i błędy w zgodach na określone usługi
– brak wiedzy na temat pobierania zgód od osób małoletnich
– mało szkoleń personelu na temat dokumentacji

Jacek: Czy podpisy na tablecie są zgodne z prawem?

Daria: Ten temat jest jeszcze nie sprecyzowany – kwestie podważalności tego podpisu. Każdy dokument musi być podpisany w sposób czytelny. Brak czytelnego podpisu działa na niekorzyść placówki medycznej, która ten podpis zbiera od pacjenta. W sądzie pacjentowi łatwiej jest wybronić się ,że to nie on podpisał zgodę jeżeli podpis jest nieczytelny.

Jacek: Ile czasu należy przechowywać dokumentację medyczną w formie papierowej?

Daria: 20 lat od daty podpisu.

Jacek: Czy papierową wersję zgody można wyrzucić jeżeli została zeskanowana do komputera?

Daria: Nie, jeżeli była podpisana w formie papierowej to należy ją trzymać w takiej formie.


Jacek: Czy każda strona zgody powinna być podpisana parafką?

Daria: Tak, jeżeli zgoda ma kilka stron to każda powinna być opatrzona parafką.

Jacek: Ile kosztuje audyt w placówce medycznej?

Daria: Cena zależy od ilości pracy jaka jest potrzebna do wykonania i wielkości placówki medycznej. Audyt nie jest tanią usługą ponieważ jest czasochłonny i wymaga dużego zaangażowania.Jacek: Czy miejsce przechowywania papierowej dokumentacji medycznej powinno być w miejscu wykonywania usług, czy może być poza placówką?

Daria: Jeżeli jest to dokumentacja, której się nie używa to może być to archiwum. Ważne, aby do dokumentacji nie miały dostępu osoby nieupoważnione. Takie dokumentacje powinny być przechowywane w bezpiecznym miejscu zazwyczaj w pancernej szafie ognio i wodoodpornych.

Jak zachęcić pacjentów do umawiania się na wizyty przez Internet?

W czasach, gdzie praktycznie każdy aspekt naszego życia jest ściśle związany z technologią, sektor medyczny nie pozostaje w tyle. Coraz więcej placówek medycznych oferuje możliwość umawiania wizyt online, co przynosi wiele korzyści zarówno dla pacjentów, jak i dla personelu medycznego. 

Rejestracja pacjentów przez Internet to wygoda i duża oszczędności czasu dla całego personelu medycznego w gabinecie. Rejestratorki medyczne mają mniej pracy, bo pacjent umówił się sam. Mniejsza ilość połączeń przychodzących = zaoszczędzony czas, który mogą przeznaczyć na rozmowę i lepszą obsługę osób, które znajdują się w poczekalni. 

Lekarz, który zwykle czekał aż pacjent dokona płatności lub wypełnij kwestionariusz zdrowia ma mniejsze opóźnienia. Pacjenci rozpoczynają swoje wizyty punktualnie dzięki wcześniej dokonanym formalnościom. Gabinet może wysyłać dokumenty jako załącznik do wiadomości email potwierdzającej umówioną wizytę. 

Pozostali pacjenci szybciej mogą dodzwonić się do placówki medycznej, ponieważ korzystanie z e-rejestracji przez wielu z nich oznacza, że linie telefoniczne będą mniej obciążone.

Jednakże, mimo tych zalet, wielu pacjentów nadal jest nieświadomych tej opcji lub nieufnych wobec niej. Dlaczego tak się dzieje? Często wynika to z braku wiedzy, obaw związanych z bezpieczeństwem czy po prostu przyzwyczajenia do tradycyjnych metod rezerwacji. Aby efektywnie promować e-rejestrację, trzeba zrozumieć te obawy i odpowiednio na nie reagować. W tym artykule przedstawimy strategie i praktyczne porady, które pomogą placówkom medycznym zachęcić swoich pacjentów do korzystania z tej nowoczesnej metody umawiania się na wizyty.

Oto lista kilku pomysłów na poinformowanie pacjentów o możliwości samodzielnego umówienia wizyty przez Internet. 

  • Nagraj Komunikat powitalny, czyli telefoniczną zapowiedź o możliwości całodobowej rejestracji przez Internet. Pamiętaj o podaniu adresu strony internetowej.
  • Wydrukuj wizytówki i ulotki, tak aby były dostępne w gabinecie lub w okienku rejestracji. Pracownicy po zakończonej wizycie będą mogli wręczyć je pacjentom. Pomyśl o tym, czy w poczekalni warto powiesić plakat lub inną informacje o możliwości umawiania wizyty przez e-rejestrację.
  • Zadbaj o dobrze umieszczone formularze na stronie internetowej. Zgodnie z naszymi zaleceniami, powinny wyświetlać się na każdej podstronie. Dzięki temu pacjent przeglądający Twoją witrynę będzie mógł od razu zapisać się na wizytę. Bez konieczności pamiętania, na której podstronie znalazł guzik do rezerwacji wizyty online.  
  • Część pacjentów przegląda i śledzi media społecznościowe gabinetu. Tam również mogą przeczytać post z wiadomością na temat zapisu przez Internet. Pamiętaj o umieszczeniu w swoim BIO na Instagramie i TikToku bezpośrednich linków odsyłających do rezerwacji online Twojego gabinetu. Z Proassist możesz nawet umożliwić rejestrację bezpośrednio przez formularz zamieszczony na Twoim Instagramie czy TikToku. To szczególnie przydatna opcja dla placówek, które kierują swoje usługi do młodych ludzi – pokolenia, które dużo czasu spędza w Social Mediach.
  • Drukujesz lub wysyłasz dokumentację medyczną? Tam również jest miejsce na to, by zaprosić na kolejną wizytę poprzez umówienie się za pomocą e-rejestracji. Dzięki temu masz pewność, że pacjent zawsze jak tylko zdecyduje się umówić do Ciebie, to zarezerwuje termin bez trudności. Poza tym, dzięki temu, że pacjent często wchodzi na Twoją stronę internetową, to budujesz swoją rozpoznawalność w jego oczach.
  • Rejestracja online i płatności online to połączenie, które pozwala obsłużyć pacjenta pod kątem umówienia terminu na wizytę całkowicie bez udziału człowieka. Pacjent umawia się samodzielnie przez stronę internetową – nie musi dzwonić, czekać ani rozmawiać z rejestratorką. Kiedy przychodzi na wizytę nie musi płacić w rejestracji, bo on już zapłacił za tę wizytę.

Młode pokolenie z łatwością przyjmuje nowe rozwiązania, ale nie zapominajmy o starszych pacjentach, którzy również mogą czerpać z tego korzyści. Edukacja i wsparcie w obsłudze platform online, dostarczenie klarownych instrukcji oraz okazanie cierpliwości wobec seniorów, mogą odmienić ich podejście do nowoczesnych technologii. E-rejestracja to idealne rozwiązanie dla osób, które niedosłyszą, nie lubią rozmawiać przez telefon lub z jakiegoś powodu wstydzą się głośno mówić o specjalizacji lekarza, do którego chcą się zapisać (np. do psychiatry, czy wenerologa). Jest to także wygodne dla tych, którzy pracują w godzinach pracy rejestracji i nie mogą wykonać telefonu.

Co więcej, umawianie się na wizyty przez Internet daje pacjentom większą swobodę w wyborze terminu, umożliwiając dostosowanie wizyty do indywidualnych potrzeb i harmonogramów. Pacjent może na spokojnie przejrzeć dostępne terminy i wybrać dzień oraz godzinę, która najbardziej mu odpowiada.

W efekcie, placówki medyczne, które aktywnie promują i uczą korzystania z rejestracji online, nie tylko zyskują na efektywności pracy, ale również na zadowoleniu swoich pacjentów. Wykorzystywanie nowoczesnych technologii w medycynie to krok w kierunku bardziej dostępnych i komfortowych świadczeń opieki zdrowotnej. 

Gabinet medyczny jako spółka z o.o.

Dzisiaj przygotowaliśmy dla Was transkrypcję kolejnego Webinaru z serii „Gość Proassist”. Jak wiecie, zapraszamy do siebie ekspertów w różnych dziedzinach, które w jakimś stopniu wiążą się z branżą medyczną. Gościem dzisiejszego odcinka jest Pani Adrianna Kamińska, która jest doradcą podatkowym i adwokatem. Specjalizuje się w tematach medycznych, dlatego porozmawialiśmy z nią o zagadnieniach podatkowych dla gabinetów będących spółką z o.o. Zapraszamy do lektury! 

Jacek: Czy lekarz który działa jako jednoosobowa firma-praktyka lekarska może być spółką z o.o.?

Adrianna: Jeżeli chodzi o sam prawną konstrukcję spółki z o.o. to nie ma żadnej przeszkody do tego aby prowadzić ją w formie jednoosobowej spółki. Małe przedsiębiorstwo również można prowadzić w formie spółki i często jest to korzystniejsze zarówno pod względem prawnym jak i podatkowym. Należy pamiętać, że nawet małe przedsiębiorstwo może być już na tyle rozbudowane, że forma spółki jest dla niego lepsza.

Gabinety medyczne, aby prowadzić taką działalność w formie spółki muszą być zarejestrowane jako podmiot leczniczy. Związane z tym kwestie formalne nie są skomplikowane i przechodzi się przez nie tylko raz na początku. Dlatego warto rozważyć taką formę, która może dać wiele korzyści w następnych okresach. 

Jacek: Czy po zmianach podatkowych jakie nastąpiły 2 lata temu z uwagi na Nowy Ład- małe gabinety lekarskie mają do wyboru tylko ryczałt jeżeli nie decydują się na spółę?

Adrianna: Spółka jest taką formą działalności, która po tych wszystkich zmianach w przepisach była najmniej dotknięta jakimikolwiek zmianami. Wszystkie zmiany, które miały dotyczyć spółki z o.o. zostały wycofane. Dlatego wydaje się jedną z korzystniejszych form. Prowadzenie teraz przedsiębiorstwa w formie działalności gospodarczej wiąże się ze znacznymi opłatami.

Należy pamiętać, że zawsze trzeba przeanalizować swoją własną sytuację, bo nie dla każdego będzie takie samo rozwiązanie. Takie badanie warto wykonać raz do roku.

Jeżeli prowadzi się działalność gospodarczą to formę opodatkowania można zmienić co roku do 20 lutego. Formę opodatkowania warto kontrolować ponieważ to co było korzystne w danym roku niekoniecznie będzie takie samo w następnym.

Jacek: Jakie mam możliwości na korzystanie z pieniędzy ze spółki na swoje codzienne życie?

Adrianna: Jest to kluczowe pytanie, które należy rozważyć na samym początku zanim wybierze się tą formę prawną jaką jest spółka z o.o.

Istnieją 3 typy “koszyczki” metod wypłaty wynagrodzenia ze spółki z o.o.:

1 koszyczek, są to przychody opodatkowane na zasadach skali ogólnej,

2 koszyczek przychody opodatkowane na zasadach ryczałtowych

3 koszyczek to niestandardowe metody-awaryjne

Jacek: Czy mogę być spółką z o.o. jeśli nie mam swojego gabinetu, przyjmuję pacjentów w przychodni i rozliczam się procentem z właścicielem od usług?

Adrianna: Jak najbardziej o ile właściciel przychodni zgodzi się na taką formę działalności i aby faktura była wystawiana przez spółkę z o.o.

Jacek: Czy spółka musi być podmiotem leczniczym jeśli pracuję jako podwykonawca?

Adrianna: Jeśli wykonuje się świadczenia medyczne, taka spółka powinna być podmiotem leczniczym.

Jacek: Jakie mogą być obiekcję, aby właściciel przychodni lub dyrektor szpitala nie wyraził zgody, aby lekarz świadczył usługi jako spółka zamiast jako jednoosobowa działalność gospodarcza?

Adrianna: Nie ma prawnych przeciwwskazań do prowadzenia tego typu współpracy. W tej sytuacji traci się połączenie danej osoby z usługą, ponieważ podmiotem z któym podpisujemy umowę jest spółka z o.o., w inny sposób rozkłada się tutaj odpowiedzialność i wygląda to prawnie inaczej.  Brak zgody ze strony właściciela przychodni lub dyrektora szpitala może wynikać z obawy być może niewiedzy.  W umowie można zawrzeć kogo spółka dedykuję do wykonania usługi.

Jacek: Czy mogę wynająć spółce lokal w stanie surowym,  a spółka poniesie koszty wykończenia i wyposażenia?

Adrianna: Jak najbardziej można! Tutaj pojawia się kwestia księgowa w jaki sposób spółka to rozliczy z racji, że jest to inwestycja w obcym środku trwałym i wygląda to inaczej od strony księgowej. Kwota takiego najmu musi być dostosowana do tego, że lokal jest w stanie surowym. Jest to częsta praktyka stosowana nie tylko w branży medycznej. 

Jacek: Czy podmiot leczniczy, który zakładam musi mieć swój gabinet?

Adrianna: Tak, wynika to z regulacji prawnych. Podmiot leczniczy musi mieć zapewnione odpowiednie możliwości lokalowe. Rozwiązaniem może być jednoczesne podpisanie umowy najmu, która zapewni możliwości lokalowe. Nie ma obowiązku żeby to był lokal własnościowy.

Jacek: Jak wygląda łączenie usług w spółce?

Adrianna: Nie ma przeciwwskazań do tego, aby spółka miała rozstrzelone przedmioty działalności. Należy przeanalizować czy nie ma jakiś zakazów wynikających z etyki lekarskiej. 

Jacek: Jakie jest ryzyko i plusy prawne z prowadzenia spółki z o.o.?

Adrianna: Porównując spółkę z o.o. i działalność gospodarczą- spółka jest dużo bezpieczniejszą formą prowadzenia działalności, która zabezpiecza majątek.  Współpracując na zasadach działalności gospodarczej odpowiedzialność ponosi lekarz i podmiot, który świadczył tą usługę. Jeżeli jest to działalność gospodarcza to ponosi się odpowiedzialność całym majątkiem. Natomiast gdy jest to spółka, a dana sytuacja nie dotyczy osobiście świadczonej usługi to wtedy odpowiedzialność spada na danego lekarza, wraz z nim solidarnie spółka.

Spółka odpowiada jedynie swoim majątkiem, a nie majątkiem prywatnym wspólników i członków zarządu. Członek zarządu również odpowiada solidarnie o ile nie zgłosi na czas upadłości.

Jacek: Dlaczego osoby prowadzące małe przedsiębiorstwa nie tylko medyczne zaczęły rozróżniać księgowe od doradców finansowych?

Adrianna: Księgowa nie może prowadzić doradztwa podatkowego- grozi za to odpowiedzialność finansowa i karna. Zmiany w przepisach i ryzyko stały się tak wysokie, że księgowość nie chce ponosić za to odpowiedzialności. Dynamiczne zmiany w przepisach spowodowały, że przedsiębiorcy coraz częściej decydują się na konsultację z doradcą finansowym.

Jacek: Jaka jest minimalna kwota, kiedy opłaca się zastanowić nad przejściem na spółkę z o.o?

Adrianna: To zależy, wszystko od kosztów. Te kwoty są dość niskie niekiedy spółka może się opłacać już przy dochodzie 180 tysiącach złotych rocznie,20 tysięcy złotych kosztów. W pierwszym roku zostaną poniesione wszelkie koszty prawne: zmiana umów, analiz. Mimo to przyniesie to zysk w danym roku i kolejnych latach. Szczególnie jeżeli zakłada się rozwój działalności i dochód będzie rósł. 

Wszystko zależy od naszych możliwości wypłacania tych pieniędzy : formie umowy o dzieło czy najmu. Jeżeli nie możemy korzystać z tych najlepszych form to dobrze jest przejrzeć jakie te formy wypłaty są czy faktycznie ta korzyść będzie duża. 

Jacek: Jaka jest cena konsultacji z doradcą podatkowym?

Adrianna: Stawki wstępnej konsultacji wahają się między 350-1500 złotych za godzinę. Wszystko zależy jaką kancelarię się wybierze. Podczas pierwszej konsultacji dokonuje się pełnej i szczegółowej analizy działalności gospodarczej i ustala się czy przejście na spółkę jest możliwe.

 

Jaka jest różnica pomiędzy podpisem kwalifikowanym a podpisem elektronicznym?

Jaka jest różnica pomiędzy podpisem kwalifikowanym a podpisem elektronicznym?

Być może słyszałeś już o możliwości wprowadzenia podpisów elektronicznych do Twojej placówki medycznej. Dzięki nim, pacjent może podpisać wszelkie zgody i oświadczenia na tablecie, a Ty nie musisz gromadzić zbędnych papierów, bo dokument jest w pełni elektroniczny. 

Pojęcia podpisów elektronicznych i kwalifikowanych stały się powszechnie znane. Oba te rodzaje podpisów mają na celu uwierzytelnienie tożsamości i zgodności z dokumentami, jednak różnią się one między sobą po kilkoma względami. W tym artykule poznasz te różnice, aby móc odpowiedzieć na wszelkie pytania pacjenta.

Podpis elektroniczny to ogólny termin odnoszący się do dowolnego rodzaju podpisu utworzonego przy użyciu środków elektronicznych. Może to być skan podpisu na papierze, zapis dźwiękowy, cyfrowy obrazek lub nawet unikalny kod. Kluczową cechą podpisu elektronicznego jest to, że może być stosunkowo łatwo uzyskany i nie wymaga zaawansowanych technologii ani certyfikatów.

Podpis elektroniczny znajduje zastosowanie w wielu sytuacjach, takich jak podpisywanie umów online, dokumentów finansowych lub nawet zwykłych e-maili. To właśnie ten rodzaj podpisu może być używany w Twojej placówce medycznej. 

Jest to szczególnie przydatne w sytuacji, gdy cała dokumentacja medyczna jest elektroniczna. Pacjent podpisuje zgodę na tablecie, a po zatwierdzeniu dokumentu przez pracownika, dokument automatycznie dodaje się do EDM. Mimo wszystko, w przypadku poważnych operacji czy ryzykownych zabiegów, zaleca się stosowanie standardowych podpisów odręcznych. 

Podpis kwalifikowany jest bardziej zaawansowanym rodzajem podpisu elektronicznego. Jest on oparty na certyfikacie kwalifikowanym, który jest wydawany przez akredytowanego dostawcę usług certyfikacji. Ten rodzaj podpisu jest prawnie uznawany i spełnia rygorystyczne standardy bezpieczeństwa i uwierzytelniania.

Podpis kwalifikowany jest stosowany w sytuacjach, w których niezbędne jest zapewnienie najwyższego poziomu bezpieczeństwa i autentyczności, takich jak podpisywanie umów prawnie wiążących, dokumentów sądowych lub aktów notarialnych. Wiele krajów i organów rządowych uznaje podpisy kwalifikowane za równoważne podpisom odręcznym.

Najważniejszym dokumentem, który reguluje kwestię podpisów elektronicznych, jest eIDAS, czyli rozporządzenie wydane przez Parlament i Radę Unii Europejskiej w 2014 roku. Określa ono warunki, które musi spełnić podpis kwalifikowany, by mieć taką samą moc prawną jak podpis własnoręcznie złożony na dokumencie.

Warunki, które wymieniono, to:

1) przyporządkowuje się go unikalnie osobie podpisującej,

2) podpis umożliwia ustalenie tożsamości osoby podpisującej,

3) składa się go przy użyciu danych służących do składania podpisu elektronicznego, których osoba podpisująca może z dużą dozą pewności użyć pod wyłączną swoją kontrolą,

4) jest powiązany z danymi podpisanymi w taki sposób, że każda późniejsza zmiana danych jest rozpoznawalna.

Ponadto, podpis kwalifikowany musi być oparty o kwalifikowany certyfikat, który został wydany przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania (np. przez bank) oraz złożony za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu. 

Podpis elektroniczny jest często prostszy do uzyskania – zwykle wymaga tylko rejestracji na platformie online lub korzystania z prostego narzędzia do podpisywania dokumentów. Dlatego podpis elektroniczny jest szeroko używany w codziennych transakcjach online, przy odbiorze listów za potwierdzeniem odbioru, w placówkach medycznych, itp. Tymczasem, podpis kwalifikowany jest zarezerwowany głównie dla bardziej formalnych i prawnie wiążących dokumentów, korzysta się z niego np. przy podpisywaniu umów o pracę, podpisywaniu dokumentów przez urzędników państwowych, itp. 

Podsumowując, różnica między podpisem elektronicznym a kwalifikowanym polega na poziomie bezpieczeństwa, procesie uzyskania i zastosowaniach. Podpis kwalifikowany jest bardziej zaawansowany i prawnie wiążący, podczas gdy podpis elektroniczny jest bardziej dostępny i stosowany w codziennych sytuacjach. Wybór między nimi zależy od konkretnych potrzeb i wymagań danej sytuacji. Dla placówek medycznych rekomenduje się korzystanie z podpisu elektronicznego, który jest znacznie prostszy dla pacjenta i nie wymaga od niego posiadania profilu zaufanego. 

Optymalizacja podatkowa dla gabinetów medycznych

Jeśli śledzisz nas na bieżąco, na pewno już wiesz, że rozpoczęliśmy serię Webinarów zatytułowaną „Gość Proassist”. Do rozmowy zapraszamy osoby zajmujące się branżą medyczną w różnym zakresie. Są to specjaliści, którzy mogą podzielić sięz widzami cennymi wskazówkami, jak usprawnić pracę w gabinecie medycznym.

Jednym z pierwszych gości był Pan Grzegorz Hatala (adwokat i doradca podatkowy). Pan Grzegorz, jako ekspert podatkowy w rozmowie z Jackiem Piaseczyńskim zdradził kilka ciekawostek z tematu optymalizacji podatkowej dla placówek medycznych. 

Dzisiejszy wpis, to nic innego jak transkrypcja Webinaru, który możecie w formie wideo obejrzeć na naszym kanal na YouTube. 

Jacek: Czy tylko w styczniu możemy zmienić formę opodatkowania prowadzonej działalności?

Grzegorz: Tak, jeżeli mamy tak zwaną jednoosobową działalność gospodarczą, to mamy 3 opcje do wyboru. Zasady ogólne, liniówkę, ryczałt. Przy czym zdecydowana większość osób w branży medycznej wybiera ryczałt, ponieważ jest najbardziej korzystny.

Od stycznia do 20 lutego jest czas na zmianę formy opodatkowania, taką zmianę można zrobić raz na rok. Jeśli się tego nie zrobi można sporo podatku nadpłacić.

Warto zauważyć, że księgowość nie zajmuję się zamianą opodatkowania.
W tym zakresie jest jasny podział usług:
księgowość
doradztwo prawne
doradztwo podatkowe.
W ramach księgowości nie ma doradztwa prawnego.

Doradztwo podatkowe wykonywane bez adwokata czy doradcy podatkowego lub prawnego jest przestępstwem!

Księgowość może to zaproponować, zachęcić do udania się do doradcy, ale nie może samodzielnie dokonać zmiany formy opodatkowania.


Jacek: Kiedy zmienić formę opodatkowania z ryczałtu na liniówkę jeżeli wiem, że pod koniec roku planuję otworzyć swój własny gabinet?

Grzegorz: Należy to policzyć!
Wiesz mniej-więcej, ile możesz zarobić. Wiesz, że stawka może się zwiększyć – o ile wzrośnie wynagrodzenie. Dlatego musisz zrobić założenia odnośnie tych wydatków. Jeżeli chcesz pracować nie tylko swoimi rękoma (planujesz korzystać z wyposażenia, pomocy innych lekarzy, pielęgniarek, czy asystentów medycznych), to zwiększasz ilość kosztów. W tej sytuacji musisz zastanowić się nad inną formą prowadzenia działalności. Przede wszystkim nad spółką z o.o lub spółką komandytową.

Lekarze mają możliwość wykonywania zawodu w każdej formie. W ustawie o wykonywaniu zawodu lekarza jest zapis mówiący o tym, że lekarz może prowadzić działalność w każdej formie.

Problemem jest to, że nawet jeżeli lekarz ma wysokie koszty uzyskania przychodu i wie, ile wyda na sprzęt i pracownika (co zmniejsza koszt opodatkowania), to jedyną opcją jaką ma w przypadku działalności jednoosobowej jest podatek liniowy. W tym wypadku opodatkowanie jest na poziomie 23,9%, a to jest dużo.

W tym momencie warto zastanowić się nad połączeniem spółki z działalnością gospodarczą. Najczęstszy przypadek jest taki, że lekarze, którzy otwierają placówki medyczne jednocześnie dalej wykonują swoją pracę lekarską i organizują stanowisko pracy. Pracujesz sam u siebie.

Jak to z pieniędzmi jest w podatkach?
Wygląda to tak, że im więcej pieniędzy jest w obrocie do dyspozycji i im większy jest ten dochód, tym więcej mamy możliwości!

Prawdą jest, że im więcej jest pieniędzy, tym podatki mogą być mniejsze Dlaczego? Dlatego, że koszty pewnych rozwiązań są stałe.

Przykład to spółka komandytowa, która jest super rozwiązaniem i alternatywą dla liniówki. Wspólnicy w tej spółce muszą łącznie zapłacić ponad 4400 złotych do ZUS-u co miesiąc. To jest dużo dla kogoś, kto w ciągu roku zarobi 150 000 złotych. Jeżeli mamy dochód rzędu 300 000 złotych w ciągu roku na osobę, to ten koszt maleje.

Moment, w którym musimy się zacząć zastanawiać nad zmianą formy albo otwarciem nowej działalności jest wtedy, gdy zaczynasz zatrudniać ludzi, kupujesz oprogramowanie medyczne, sprzęt, itp.

Jacek: Czy otwierając spółkę pozbawiam się możliwości na kredytowanie czy leasing?

Grzegorz: Może tak być, dlatego warto pomyśleć wcześniej o założeniu spółki.
Kwestia opodatkowania to jedna rzecz, a kwestia finansowania jest czymś innym. Możliwe, że spółka będzie musiała przedstawić okres kiedy i ile zarobiła, aby uzyskać finansowanie.

Jacek: Czyli powinienem zaplanować wcześniej otwarcie spółki i wystawiać faktury dla pacjentów już jako spółka?

Grzegorz: To zależy od tego, o jaki kredyt się starasz. Jest na to kilka opcji: jeśli zabezpieczeniem dla kredytu, który bierzesz na spółkę jest Twój prywatny weksl, to Ty jesteś gwarantem tej spłaty. W sytuacji, gdy bierzesz kredyt na siebie, wrzucasz te pieniądze do spółki, a następnie spółka kupuje sprzęt, który jest amortyzowany. To Ty spłacasz kredyt. Spółka zwraca pieniądze Tobie.

Można robić to samo na kilku podmiotach jednocześnie. To znaczy, że możesz mieć działalność gospodarczą i wykonywać swój wolny zawód, a jednocześnie mieć spółkę z o.o.

Jacek: Podwójne opodatkowanie: spółka z o.o. ma 9%, indywidualna praktyka ma 14% – w jaki sposób jest to opłacalne?

Grzegorz: Masz spółkę z o.o., czyli odpowiedzialni za zobowiązania spółki są członkowie, zarząd spółki. Za tą odpowiedzialność płacimy podwójne opodatkowanie i mamy przychody, koszty, dochód.

Bardzo często lekarze gubią się w tym parciu, żeby cały czas pracować. Dążą do tego, by mieć jak największą liczbę pacjentów, ale wciąż pozostają w formie prowadzenia działalności, w której bez sensu płacą 24% podatku! Można zmniejszyć to o 10%.

Jak to zrobić?
trzeba na chwile przystanąć i zastanowić się, co chcę zrobić, jak zatrudniać ludzi, czy chcę się rozwijać jako placówka lub mieć sprzęt, który sam zarabia albo pomaga mi wykonywaniu mojej usługi ;
wszystko obliczyć i wdrożyć w odpowiedni sposób;
nie pracować na starych zasadach!


Jacek: Czy kwestia opodatkowania, a kredytowania to dwie różne rzeczy?

Grzegorz: Kwestia kredytowania i opodatkowania to są dwie totalnie sprzeczne ze sobą rzeczy.

Z jednej strony, w opodatkowaniu dążymy do wykazywania w legalny sposób niższego dochodu. Na przykład: spółka, z której wyciągamy pieniądze, przez co nie ma dochodu, a dla banku ten dochód jest istotny. Dlatego należy to wyważyć. Można dążyć do końca, żeby nie płacić żadnego podatku nigdy i nigdzie, ale to może nas powstrzymywać w kredytowaniu.

Z drugiej strony w branży medycznej jest tak, że każdy ma OC. Odpowiedzialność związana z wykonywaniem usług medycznych nie jest tak bardzo problematyczna, bo od tego jest OC, żeby chronić. Nie potrzebujesz zakładać spółki, żeby się uchronić przed taką formą odpowiedzialności. Natomiast w sytuacji, kiedy weźmiesz leasing np. 3 miliony złotych na rentgen, fotel stomatologiczny, czy inny sprzęt, ale biznes sam w sobie nie idzie i zobowiązania zaczynają rosnąć – to może być problematyczne.W tej sytuacji OC Cię nie chroni. Tutaj lepiej mieć spółkę z o.o niż działalność gospodarczą i próbować chronić majątek osobisty wypracowany przez lata.

Jacek: Czy lekarz może świadczyć nieodpłatne usługi na rzecz spółki z o.o. w zakresie usług medycznych?

Grzegorz: Może, ale wtedy spółka musi wykazywać te usługi jako przychód (o wysokości, w której normalnie zapłaciłaby innym lekarzom). Jeżeli masz 200 złotych za godzinę pracy lekarza, to spółka powinna wykazać tą pracę, ewidencjonować ją i wykazać jako coś, co dostała za darmo i od tej kwoty odprowadzać podatek. Lekarz z tym czasem może zrobić co chce, natomiast dla spółki to jest przychód.

Jacek: Co z wynagrodzeniem za poręczenie dla spółki, jeżeli prowadzi się IPL i jest się wspólnikiem tej spółki sp. z o.o.?

Grzegorz: Jeżeli to są powiązane ze sobą podmioty to generalnie bank będzie o tym wiedział.

Dla banku istotne jest, że jeśli mamy działalność gospodarczą i tam mamy dochód, który wykorzystamy do uzyskania kredytu, ale też jako gwarancję, że zapłacimy gdy spółka się nie wywiąże – to będzie miał skąd pobrać pieniądze.

Jaki jest problem ze spółkami z o.o.? Bank nie do końca chce dawać kredyt w sytuacji, w której możemy nagle ogłosić upadłość i nigdy nie oddać pieniędzy. Dlatego poręczenia majątkowe od osób fizycznych prowadzących działalność są tak ważne.
Czym innym jest uzyskanie kredytu, czym innym jest wykazanie zdolności kredytowej gdzie dochód jest wykazywany, a jeszcze czym innym jest gwarancja spłaty. Banki nie są zainteresowane prowadzeniem postępowań przeciwko dłużnikom. Dla banku ważne jest, żeby spłacać swoje zobowiązanie regularnie.

Jacek: Jak poradzić sobie w sytuacji gdy w jednym gabinecie mam usługi z VAT i bez VAT?

Grzegorz:
Dla wyjaśnienia:
Usługi bez VAT, to te wykonywane dla ratowania życia.
Usługi, za które płaci się VAT, to na przykład te wykonywane dla poprawy wyglądu.

To jest duży problem, ponieważ w jednej działalności są 2 rodzaje usług.
Podstawowa zasada w VAT- jeżeli mamy koszty związane z tymi dwoma rodzajami działalności i możemy je przyporządkować do każdej z nich, to tutaj nie ma problemu. Możesz odliczyć ten VAT jeżeli przyporządkujesz go do jednej działalności. W tej drugiej nie stanowi on kosztu uzyskania przychodu, bo nie da się odliczyć.
Problem polega na tym, że te dwie usługi, gdzie mamy jedną z VAT i drugą bez są ze sobą bardzo zbieżne – warto tu się zastanowić nad rozdzieleniem tych dwóch działalności. W działalności mieszanej różnie liczy się współczynnik podatku VAT


Jacek: A co z ryczałtem lekarza, który rozwiązał umowę ze szpitalem, a od nowego roku zaczyna działalność gospodarczą i chce współpracować ze szpitalem w tym samym zakresie co wcześniej?

Grzegorz: W ryczałcie jest inaczej niż w przypadku liniówki. Ryczałt ma okres, w jakim nie można pracować na rzecz byłego pracodawcy i w tym samym zakresie.

Można ominąć ten okres na dwa sposoby. Pierwszy sposób – zwykle dana placówka medyczna składa się z kilku podmiotów, np. jest jeden szpital, ale trzy spółki. Wtedy lekarz wystawia fakturę na inną spółkę i oni to między sobą refakturując, ale to rzadki przypadek. Najlepiej jest to zrobić w momencie, gdy się zmienia szpital (jeśli było się zatrudnionym na umowę o pracę), bo w branży medycznej ciężko jest się dogadać. Najczęściej są to placówki publiczne, a nawet jeśli nie sę, to nie są podzielone. Można przejść na działalność (tylko nie na ryczałt), ale problemem może być wtedy ZUS – jeśli zatrudnimy się u byłego pracodawcy, to od razu wchodzimy na duży ZUS.

Aplikacja mobilna Proassist – oprogramowanie medyczne w Twoim telefonie!

Aplikacja mobilna Proassist - oprogramowanie medyczne w Twoim telefonie!

Aplikacja mobilna Proassist to nowoczesne narzędzie, które umożliwi Ci korzystanie z oprogramowania medycznego za pomocą smartfona. Aplikacja dla lekarzy jest przeznaczona zarówno dla specjalistów pracujących w jednoosobowych gabinetach, jak i dla dużych placówek medycznych, które poszukują efektywnych rozwiązań do zarządzania swoją działalnością.

Dzięki aplikacji mobilnej możesz bezpośrednio z telefonu zarządzać kalendarzem wizyt i rejestracją pacjentów. Aplikacja umożliwia dodawanie, przekładanie i odwoływanie wizyt w sposób prosty i intuicyjny. Możliwość ustalania grafiku pracy i wprowadzania do niego zmian w każdej chwili znacznie ułatwia organizację czasu pracy​​​​. Jest to szczególnie przydatne podczas przeprowadzania wizyt domowych lub gdy pacjent zadzwoni w czasie, kiedy znajdujesz się poza gabinetem i nie masz dostępu do komputera.

Reklama aplikacji mobilnej Proassist. Kobieta trzymająca smartfona w ręce z włączonym ekranem logowania do aplikacji

Alikacja dla lekarzy oferuje także funkcje związane z wypełnianiem elektronicznej dokumentacji medycznej (EDM). Użytkownicy mogą głosowo wypełniać dokumentację. To oznacza, że wykorzystując funkcję przetwarzania mowy na tekst możesz powiedzieć to, co chciałbyś napisać. Smartfon przetworzy dźwięk na treść pisaną i Twoja dokumentacja będzie uzupełniona znacznie szybciej niż w przypadku gdybyś wpisywał ją ręcznie. Ponadto, aplikacja umożliwia wgrywanie zdjęć bezpośrednio do dokumentacji. Za pomocą aparatu w telefonie możesz zrobić zdjęcie papierowego dokumentu lub zmiany chorobowej, które od razu zostanie dołączone do wizyty. Ta funkcja jest doceniana w pracy podologów, dermatologów i stomatologów – dla nich bardzo istotne jest zapisanie obrazu, by przy okazji kolejnej wizyty móc ocenić postęp leczenia i porównać zdjęcia “przed” i “po”. 

Aplikacja Proassist jest dostępna zarówno na urządzenia z systemem operacyjnym Android, jak i iOS, co zapewnia szeroki dostęp i kompatybilność. Jest ona regularnie aktualizowana i dostosowywana do jak najwyższych standardów i potrzeb zgłaszanych przez użytkowników.

Reasumując, aplikacja na telefon Proassist jest wszechstronnym narzędziem, które ułatwia zarządzanie gabinetem medycznym i poprawia jakość obsługi pacjentów, dostosowując się do dynamicznego środowiska pracy specjalistów medycznych.

Mockup telefonu z aplikacją proassist.

To jeszcze nie wszystko! Proassist w partnerstwie z naukowcami z AGH stworzy Inteligentnego Asystenta lekarza za 11 milionów złotych. Projekt finansowany przez Narodowe Centrum Badań i Rozwoju zakłada stworzenie asystenta głosowego, podobnego do Siri, który będzie pełnił funkcje wsparcia dla lekarzy w codziennej pracy.

Dzięki temu rozwiązaniu lekarz będzie miał  możliwość wydawania poleceń głosowych. Jedna komenda  rozwiąże szereg wielu akcji w systemie: np. jednocześnie wystawienie e-skierowania i e-recepty i wypełnienie icd-10 i zwolnienie lekarskie na 3 dni. Celem projektu jest odciążenie lekarzy z obowiązków związanych z wypełnianiem dokumentacji. Lekarz będzie mógł wybrać czy skupić się na pacjentach lub pomóc większej liczbie chorych.

Zespół Proassist doskonale rozumie i zna problemy, z jakimi borykają się lekarze oraz placówki medyczne. Dzięki temu nowe rozwiązanie będzie idealnie dopasowane do potrzeb środowiska medycznego. Współpraca z naukowcami z AGH gwarantuje wprowadzenie najnowszych technologii i innowacyjnych rozwiązań.

Projekt asystenta głosowego dla lekarzy, realizowany przez Proassist i zespół naukowców z AGH, zakłada trzy lata intensywnych prac badawczych i rozwojowych. W tym czasie planowane jest gromadzenie i analiza danych zebranych od lekarzy, które posłużą do nauki maszynowej i doskonalenia funkcjonalności asystenta.

Mamy nadzieję, że wkrótce będziecie mogli wymienić aplikację mobilną na inteligentnego asystenta głosowego. Trzymajcie kciuki!

Prawo w gabinecie medycyny estetycznej – o czym musisz wiedzieć?

Prawo w gabinecie medycyny estetycznej - o czym musisz wiedzieć?

 W dzisiejszym artykule zapraszamy Was na transkrypcję wyjątkowego Webinaru z Panią adwokat Marią Bergman, ekspertką ds. prawnych związanych z branżą medyczną. Dla wszystkich tych, którzy zmagają się z oskarżeniem o błąd w sztuce medycznej, ta kobieta to prawdziwy anioł stróż. Jako adwokat, pani Maria zna się także na prawnych aspektach prowadzenia gabinetu medycznego. Jej specjalizacja obejmuje obszary, które dla wielu są skomplikowane i nieznane, ale dla niej to codzienność. 

Webinar jest częścią naszego cyklu „Gość Proassist”, w którym rozmawiamy z ekspertami z różnych dziedzin związanych z branżą medyczną. Prowadzącym spotkania jest oczywiście Jacek Piaseczyński, założyciel i CEO Proasssit. Przygotujcie się zatem na prawdziwą ucztę wiedzy!

Okładka do bloga z cyklu Gość proassist.pl Maria Bergmann

Jacek: Jaka jest różnica między błędem a powikłaniem? Jak sobie z nimi radzić?

Maria: Błąd może się przytrafić każdemu, nawet najlepszemu lekarzowi. Dlatego najlepszym rozwiązaniem dla lekarza czy kliniki, a nawet dla pacjenta jest odpowiednie przygotowanie się do takiej sytuacji. Coraz więcej pacjentów jest świadomych tego, że może zgłaszać problemy o źle wykonanych zabiegach. W kontekście medycyny estetycznej najlepszym zabezpieczeniem jest dokumentacja: zgoda i pouczenie dla pacjenta o możliwych powikłaniach, przedstawienie procedury zabiegu. Do każdego zabiegu z zakresu medycyny estetycznej powinna być przygotowana inna zgoda, która w szczegółowy sposób opisuje każde możliwe powikłania. Dzięki temu zgoda pacjenta będzie w 100% świadoma, co poniekąd odciąża lekarza od odpowiedzialności za powikłania.

Powikłania są niezależne od przestrzegania procedur medycznych, natomiast za błąd uznaje się doprowadzenie do uszczerbku na zdrowiu pacjenta na skutek nieprzestrzegania ustalonych standardów procedur medycznych.

Jacek: Czy lekarz jest ubezpieczony od powikłań i błędów medycznych?

Maria: Ubezpieczenia OC mają przeważnie klauzulę dotyczącą błędów, ponieważ ciężko, żeby lekarz odpowiadał za powikłanie, które może się zdarzyć każdemu i zależy od organizmu pacjenta. Lekarz obowiązkowo musi mieć wykupione ubezpieczenie. 

Jacek: Co robić gdy pacjent zgłosi problem co do wykonanego zabiegu?

Maria: Często jest tak, że po analizie danego przypadku proponuje się ugodowe rozwiązanie sprawy. Na mocy takiej umowy można się zobowiązać do zapłaty jakiejś kwoty odszkodowania. Często w  zakresie medycyny estetycznej pacjenci korzystają z  tak zwanej odpowiedzialności kontraktowej, gdzie zadośćuczynienie nie wchodzi w grę, ale na przykład lekarz wykonuje zabieg poprawiający lub zwraca koszty leczenia. 

Przy sytuacji gdy pacjent zgłasza roszczenia najlepiej zachować spokój i na spokojnie przeanalizować cały problem.

Jacek: Gdzie zgłaszać problem jako pacjent?

Maria: Na samym początku problem składa się do placówki medycznej, której się wykonuje zabieg. Natomiast wiele zależy od tego jak zatrudniony jest lekarz wykonujący zabieg. Jeżeli jest na zasadzie spółki to wtedy solidarnie placówka medyczna i lekarz biorą odpowiedzialność za proble. Jeżeli lekarz jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę, to tutaj w grę wchodzą regulację wynikające z kodeksu pracy i ograniczenia odpowiedzialności za szkodę spowodowaną w miejscu pracy.

Jacek: Czy kosmetolog musi być ubezpieczony?

Maria: Teoretycznie nie ma takiego wymogu, natomiast powinien być ubezpieczony. Pacjent korzystający z usług kosmetologa ma takie samo prawo do roszczenia sobie naprawienia szkody jak w przypadku innego lekarza. Reguluje to prawo cywilne. Artykuł 415 kodeksu cywilnego mówiący: kto z winy swojej, wyrządził drugiemu szkodę, jest zobowiązany do jej naprawienia. 

Jacek: Czy placówka może wykupić ubezpieczenie dla kosmetologa?

Maria: To zależy od firmy, która oferuje ubezpieczenia, ale przeważnie jest to możliwe. Kosmetolog może się sam ubezpieczyć albo może to zrobić placówa medyczna, w której wykonuję zabiegi.

Jacek: Jak działa rzecznik praw pacjenta?

Maria: Rzecznik praw pacjenta bada czy dany lekarz i placówka medyczna działają zgodnie z prawami pacjenta. Warto, aby w placówce w widocznym miejscu wisiała karta z prawami pacjenta.  Po otrzymaniu zgłoszenia od pacjenta rzecznik praw pacjenta może zażądać od placówki wyjaśnień-najczęściej przesyła on kopię skargi do wglądu.

Błąd medyczny również może być formą naruszenia praw pacjenta.

Jacek: Czy rzecznik praw pacjenta może sam z siebie zrobić kontrole w placówce medycznej?

Maria: Sam z siebie raczej nie rozpocznie kontroli, natomiast może prowadzić spawy zbiorowe. Sam nie nałoży kary finansowej, natomiast jeśli dostanie jakieś sygnały, to może wszcząć postępowanie.

Jacek: Czy szantaż ze strony pacjenta, że wystawi negatywną opinię o placówce może być obroną dla placówki medycznej?

Maria: Przy kwestii ustalania zadośćuczynienia taka informacja może niewiele zmienić. W sytuacji, gdy ta opinia jest nieprawdziwa, w efekcie w placówce medycznej pojawia się mniej pacjentów, to wtedy można mieć co do tego roszczenia. W takiej sytuacji wchodzi w grę ochrona dóbr osobistych. I tutaj jeżeli pojawia się na jakimś portalu opinia, która jest niezgodna z prawem i może obrażać dobre imię lekarza. Administrator tej strony również może odpowiadać za taką opinię.

Jacek: Czym jest regulamin w placówce medycznej? Jakie są częste błędy w takim regulaminie?

Maria: Regulamin pełni funkcję umowy, dlatego warto pamiętać, aby nie zawierać w nim klauzul niedozwolonych. Jest formą zabezpieczenia zarówno dla placówki medycznej jak i dla pacjenta. Dlatego warto poświęcić swój czas na dokładne przygotowanie go. Powinien zawierać wszystkie niezbędne informacje na temat działania placówki medycznej. Pacjent nie musi go podpisywać, natomiast należy pamiętać, że regulamin musi być udostępniony i widoczny tak, żeby można było się z nim zapoznać. Najlepiej dodać go na stronę internetową czy postawić w widocznym miejscu w gabinecie lekarskim, czy na recepcji.

Częstym błędem w regulaminie jest dodanie klauzuli niezgodnej z prawem na przykład: gabinet nie ponosi odpowiedzialności za wszelkie zastrzeżenia, które ma pacjent po wyjściu z gabinetu. Nie można skrócić okresu przedawnienia, który obowiązuje konsumentów i pacjentów w takich sprawach. 

Jacek: Co może wykonywać kosmetolog a co lekarz?

Maria: Mówiąc o zabiegach z zakresu medycyny estetycznej, mowa tu o medycynie więc takie zabiegi powinien wykonywać lekarz. Są pewne procedury, których kosmetolodzy nie powinni wykonywać ze względu na narażanie się na odpowiedzialność i narażanie się nie tylko cywilną, ale też karną. Głównie mowa tu o zabiegach z wykorzystaniem krwi, składnikach z niej pozyskiwanych, wysokoenergetycznych laserach, nici, kwas hialuronowy, leki na receptę czy toksyna botulinowa. Wszystkie zabiegi, które łączą się z jakimś ryzykiem, warto jednak zastrzec dla lekarzy. Trwają prace nad procedurą, co może wykonywać lekarz, a co pielęgniarka czy kosmetolog. Nawet pielęgniarka nie powinna wykonywać zabiegów mających na celu przerwanie ciągłości tkanek, bo ona stricte zajmuje się czynnościami leczniczymi ratującymi życie, a medycyna estetyczna nie jest z tym związana. 

Etyka w zawodzie rejestratorki medycznej – wszystko, co musisz wiedzieć

Etyka w zawodzie rejestratorki medycznej – wszystko, co musisz wiedzieć

Rola rejestratorki medycznej jest niezmiernie istotna w zapewnieniu sprawnego funkcjonowania placówki medycznej oraz zadowolenia pacjentów. W centrum tej funkcji znajduje się etyka zawodowa, która obejmuje szereg wartości i norm, mających na celu zagwarantowanie odpowiedzialnego i uczciwego wykonywania obowiązków. 

Pacjent jest w tym wypadku bardzo nietypowym klientem, do którego trzeba podejść w wyjątkowy i odpowiedni sposób. Co więcej, to zwykle rejestratorka jest pierwszą osobą, która ma kontakt z pacjentem i odpowiada za dobre pierwsze wrażenie.

Etyka pracy to zbiór norm i wartości moralnych, które kierują zachowaniem pracowników w miejscu pracy. Obejmuje zasady postępowania w relacjach z zespołem, klientami, partnerami biznesowymi oraz społeczeństwem.

Blog dla rejestratorki medycznej dotyczący etyki w zawodzie rejestratorki medycznej.

Jak wygląda etyka w pracy rejestratorki medycznej?

1. Poufność i ochrona danych pacjenta:

Jednym z fundamentów etyki zawodowej rejestratorki medycznej jest zachowanie poufności danych pacjentów. Rejestratorka ma dostęp do poufnych informacji medycznych, dlatego jej obowiązkiem jest ich ochrona. Utrzymywanie tajemnicy medycznej jest nie tylko zobowiązaniem prawnym, ale także wyrazem szacunku wobec pacjenta.

2. Profesjonalna komunikacja:

Etyka zawodowa obejmuje również profesjonalną komunikację zarówno z pacjentami, jak i personelem medycznym. Rejestratorka powinna być rzeczowa i empatyczna w kontaktach z pacjentami, to wpływa na poziom zaufania i komfortu pacjenta w placówce medycznej. Osoba pracująca na tym stanowisku musi posiadać wiedzę na temat pracy gabinetu i wykonywanych w nim usług medycznych.

3. Sprawiedliwość w dostępie do usług:

Rejestratorka medyczna powinna traktować wszystkich pacjentów z równym szacunkiem i dbać o sprawiedliwy dostęp do usług medycznych. Niezależnie od pochodzenia czy statusu społecznego, każdy pacjent zasługuje na uczciwe traktowanie i profesjonalną obsługę.

4. Skuteczne rozwiązywanie problemów:

Rejestratorka medyczna ma za zadanie opiekować się pacjentem gabinetu lekarskiego od chwili gdy umówi się on na wizytę u specjalisty. Wiąże się to z faktem, że to ona najczęściej jest odpowiedzialna za rozwiązanie ewentualnych problemów. Jeśli pojawią się trudności związane z rejestracją, rozliczeniami czy innymi aspektami administracyjnymi, rejestratorka powinna podjąć się odpowiednich działań, aby skutecznie je rozwiązać.

5. Kształcenie zawodowe i ciągłe doskonalenie:

Śledzenie zmian w przepisach, aktualizacja wiedzy dotyczącej procedur oraz uczestnictwo w szkoleniach to elementy wspierające rozwój zawodowy rejestratorki medycznej.

6. Dbałość o dobro placówki medycznej:

Etyka zawodowa rejestratorki medycznej obejmuje również dbałość o dobre imię i reputację placówki medycznej, w której pracuje. Działania rejestratorki powinny przyczyniać się do pozytywnego wizerunku placówki, co ma wpływ na zaufanie pacjentów i współpracowników.

Pamiętaj!

Etyka w pracy rejestratorki medycznej to nie tylko zbiór zasad, ale także fundament profesjonalizmu. Skrupulatność, empatia, rzetelność i zaangażowanie są najważniejsze. Poprzez przestrzeganie tych zasad, rejestratorka medyczna wspiera wysoką jakość opieki zdrowotnej i dobre funkcjonowanie Twojej placówki medycznej.

Technologia w pracy rejestratorki medycznej

Technologia w pracy rejestratorki medycznej

Hej w dzisiejszym odcinku podcastu chciałabym poruszyć temat technologii. Wszystko tak szybko się zmienia i pytanie, czy ta technologia: rozwija nasze umiejętności i ułatwia nam pracę, czy działa wprost w przeciwny sposób. 

Technologia w pracy rejestratorki medycznej odgrywa kluczową rolę w usprawnianiu procesów, zarządzania danymi oraz obsługi pacjentów w placówkach medycznych.

Zacznę od systemu do zarządzania pacjentami, wyobraźmy sobie rejestratorkę, która korzysta z formy papierowej kalendarza. Z perspektywy rejestratorki musi podczas zapisu wpisać do tego kalendarza imię nazwisko, telefon pacjenta i jeszcze najlepiej usługę na jak pacjent się zapisuję, ponieważ musi jakoś zaplanować grafik lekarzowi. Jeżeli jest to praca dla jednego lekarza, możemy wypracować jakiś system zapisywania tych informacji w wersji papierowej. Przy większej ilości specjalistów lub w sytuacji gdy pacjent umawia wizytę z dużym wyprzedzeniem, może to być problematyczne. Elektroniczny system zarządzania pacjentami jest genialnym rozwiązaniem nie tylko dla rejestratorki, ale również dla lekarza. 

Co powinno umożliwiać oprogramowanie medyczne?

1. System do zarządzania

Oprogramowanie do zarządzania pacjentami umożliwia rejestratorkom skuteczną obsługę danych pacjentów, rezerwacje wizyt, dostęp do historii medycznej i planowanie terminów, możliwość potwierdzania wizyty, wystawiania paragonów czy faktur.

Odpowiedni system medyczny powinien zastępować nam kilka narzędzi pracy.

2. Elektroniczna dokumentacja medyczna

EDM – Elektroniczna dokumentacja medyczna, w tym elektroniczne karty pacjentów. Przechowywanie danych pacjentów w formie cyfrowej pozwala na łatwy dostęp do informacji medycznych, redukcję błędów i daje możliwość szybkiego udostępniania dokumentacji.

3. Rezerwacja wizyt.

To jeden z ważniejszych elementów pracy rejestratorki. Dzięki takiej funkcjonalności, rezerwacja wizyt i obsługa pacjentów staje się krótsza. Jest czytelna i dostępna dla lekarza oraz dla rejestratorki.

4. Telemedycyna

Dzięki odpowiedniemu systemowi mamy bardzo duże ułatwienia w przeprowadzaniu takich wizyt. System powinien umożliwić lekarzowi przeprowadzenie tele wizyty bezpośrednio, tak aby nie korzystać z dodatkowych aplikacji. System papierowy nie da takiej możliwości. A tutaj jeżeli mamy bardzo dobry system to pacjent otrzyma link do rozmowy czy spotkania wideo. W każdej rozwijającej się placówce medycznej tele wizyty są już bardzo powszechne i ogólnie dostępne dla pacjentów.

5. Lista rezerwowa

Ułatwia pracę rejestratorkom, ale też zapewnia możliwość wypełnienia kalendarza specjalisty.
Dzięki dobrze funkcjonującej liście rezerwowej nasz placówka zyskuje efektywność i organizacja pracy oraz zadowolenie pacjentów. Nie pozostawia ich samych sobie i czują się dobrze zaopiekowani, ponieważ otrzymują możliwość dostania się do lekarza we wcześniejszym terminie.

Automatyzacja rejestracji

Rejestracja online:

– Automatyczne systemy rejestracji online pozwalają pacjentom umawiać wizyty bezpośrednio przez internet, co zmniejsza obciążenie telefoniczne.

Powiadomienia:

– Systemy przypomnienia o wizytach to automatyczne przypomnienia mailowe, SMS-owe lub telefoniczne, które pomaga pacjentom nie zapominać o planowanych wizytach. 

– Powiadomienie mailowe o przygotowaniu dla pacjenta. Jeśli pacjent umówi się na wizytę, do której jest potrzebne specjalne przygotowanie, to wystarczy tak skonfigurować system, aby po zapisie pacjent otrzymał mail. W takim mailu powinna się znaleźć informacja o szczegółowym przygotowaniu do wizyty.

Płatności:

– Systemy obsługi płatności pozwalają na: płatności online i zarządzanie fakturami czy paragonami. 

– Rozliczanie wizyty – jeśli w placówce medycznej np. za wizytę płaci się w rejestracji, to lekarz nie musi wychodzić do recepcji z informacją, ile należy przyjąć od pacjenta. Wystarczy, aby specjalista wprowadził kwotę w systemie i będzie ona widoczna dla recepcjonistki bez konieczności fatygowania lekarza, że musi wyjść z pacjentem z gabinetu i przekazać informacje.

Systemy informacyjne

To wszelkiego rodzaju informacje, które możemy umieścić w systemie dla naszej rejestratorki medycznej. Jeśli mamy odpowiedni system medyczny jest on też naszą bazą wiedzy. Czyli wprowadzamy wszelkiego rodzaju informacje dodatkowe: wiek przyjmowanych pacjentów czy też przygotowania do badań tak, aby informacje były czytelne dla obecnych rejestratorek oraz dla nowo zatrudnionych.

Wypełnianie ankiet zgód na tablecie

Dzięki takiej funkcjonalności pozbywamy się sterty niepotrzebnych dokumentów. Wszystkie zgody czy ankiety trafiają odpowiednio do karty pacjenta i wszytko możemy znaleźć w jednym miejscu. Dodatkowo lekarz samodzielnie może sprawdzić w systemie informację o pacjencie bez konieczności angażowania do tego rejestratorki medycznej.

Zabezpieczenia danych

Jest to element niezbędny, aby chronić poufność informacji pacjentów i zapewnić zgodność z przepisami, takie usprawnienia zapewniają bezpieczeństwo naszym pacjentom i prestiż placówce medycznej.

Zarządzanie grafikiem specjalisty

Tu też można maksymalnie ułatwić pracę rejestratorki medycznej. Specjalista po swojej stronie udostępnia terminarz zapisów, a rejestratorka ma możliwość zapisu pacjentów na wyznaczone terminy i godziny.

Systemy raportowania i analiz danych

Może bardziej istotne dla managerów niż rejestratorek, ale też ważne. Te dane statystyczne umożliwiają analizę efektywności procesów, obsługi pacjentów i wydajności placówki medycznej. 

O dostępie uprawnień rejestratorki medycznej w systemie decyduje lekarz specjalista, czy osoba zarządzająca.

Dużym plusem i ułatwieniem jeśli mowa o technologię w pracy rejestratorki medycznej będzie komunikator między placówką a pacjentem.

Chat SMS

Ta funkcjonalności pozwala placówce medycznej na stały kontakt z pacjentem. Jest to bardzo wygodne rozwiązanie, które w dzisiejszych czasach zapewnia szybki i łatwy kontakt. Zapewnia prywatność w komunikacji oraz jest dobrym narzędziem do zapamiętywania wiadomości, bo jak wiemy, podczas rozmowy telefonicznej niektóre informacje mogą nam uciec z pamięci, a do wiadomości SMS w każdej chwili możemy wrócić.

Pamiętajcie również, że nowoczesne systemy do zarządzania pacjentami są już na tyle udoskonalone, że do obsługi takiego systemu wystarczy telefon czy tablet.
W dzisiejszym odcinku poruszam bardzo mały szereg korzyści płynących z wykorzystania odpowiednich technologii, ale mam nadzieję, że przekonałam osoby, które jeszcze z nich nie korzystają i mają obawy.
Technologia może przyczynić się do poprawy efektywności pracy rejestratorek medycznych, zapewnić wyższą jakość obsługi pacjentów oraz skrócić czas obsługi administracyjnej.
Ważne jest, aby personel był odpowiednio przeszkolony w korzystaniu z tych narzędzi i żeby technologie były dostosowane do specyficznych potrzeb placówki medycznej.

Image

Jesteś managerem lub właścicielem placówki?

Obecnie wszyscy nasi eksperci są poza biurem. Zostaw swój numer telefonu, a my oddzwonimy do ciebie, aby zaprezentować Ci funkcje, które usprawnią pracę w Twojej placówce!

Oddzwonimy jak najszybciej to możliwe w dni robocze od poniedziałku do piątku od 9 do 17.

Informacja o plikach Cookie

Nasza strona internetowa używa plików cookie, aby zapewnić Ci najlepsze możliwe doświadczenie podczas przeglądania naszej strony. Pliki cookie to małe pliki tekstowe, które są zapisywane na Twoim urządzeniu (komputerze, telefonie lub tablecie) podczas odwiedzania różnych stron internetowych.

Cześć!

Podaj numer telefonu, a oddzwonimy do 2 minut!