System do gabinetu kosmetologa – jakie funkcje programu Proassist doceniają kosmetolodzy?

Kalendarz wizyt online dla branży beauty

Kalendarz wizyt to podstawa sprawnej organizacji gabinetu. Proassist pozwala kosmetologom na dostęp do kalendarza z każdego miejsca dzięki systemowi opartemu na chmurze. Niezależnie od tego, czy pracujesz w gabinecie, czy masz dzień wolny – możesz kontrolować grafik wizyt oraz modyfikować zapisy w dowolnej chwili. Możesz mieć pełen podgląd swojego harmonogramu wizyt z dowolnego urządzenia z dostępem do Internetu. 

Proassist różni się od rozwiązań takich jak Booksy, ponieważ nie pobiera prowizji za umówione wizyty i nie przesyła danych z Twojego kalendarza do Urzędu Skarbowego. To bezpieczne oprogramowanie, które na co dzień stosują również lekarze placówkach medycznych. Dane Twoich klientek są odpowiednio chronione.

E-rejestracja i płatności online – eliminacja problemu nie pojawiających się klientek

Udostępnienie klientkom opcji rezerwacji wizyt online to nie tylko wygoda, ale też sposób na uniknięcie strat wynikających z wizyt nie pojawiających się klientek. 

Z e-rejestracją Proassist Twoje klientki mogą rezerwować wizyty online i dokonywać przedpłat, co stanowi zabezpieczenie Twojego czasu. Sama możesz zdecydować, czy chcesz zwracać koszty wizyty w przypadku jej nagłego odwołania lub określić, w jakiej części zwrot się należy. 

Większość gabinetów decyduje się na zablokowanie możliwości odwołania wizyty na mniej niż 24h przed wizytą. Oznacza to, że jeśli klientka odwoła rezerwację np. trzy dni wcześniej, to dostanie całkowity zwrot pieniędzy. Jeśli jednak Twoja klientka będzie chciała usunąć rezerwację np. 3 godziny przed planowaną wizytą, to nie otrzyma zwrotu. Takie rozwiązanie jest w pełni legalne, a nasz prawnik przygotował do tego odpowiednie regulaminy płatności, które możesz otrzymać bezpłatnie.

Dodatkowo, rejestracja online w Proassist jest możliwa nie tylko na Twojej stronie www, ale również przez media społecznościowe – wygodnie, szybko i bez dodatkowych prowizji, które nakładają inne systemy rezerwacyjne. 

Podpisy na tablecie – zgody RODO, marketingowe i na zabiegi kosmetyczne

W świecie kosmetologii, szczególnie w przypadku bardziej wymagających klientek, ważne jest odpowiednie zabezpieczenie. Dzięki Proassist zgody RODO, zgody marketingowe oraz zgody na zabiegi mogą być podpisywane przez klientki bezpośrednio na tablecie.

Takie cyfrowe zabezpieczenia są niezwykle przydatne, zwłaszcza w sytuacjach, gdy klientka zgłasza zastrzeżenia czy roszczenia. Wszystkie zgody są przechowywane w systemie, co gwarantuje pełne bezpieczeństwo i łatwość dostępu do dokumentacji. 

Jako właścicielka gabinetu zyskujesz przede wszystkim zabezpieczenie w postaci podpisanej przez klientkę zgody. Zgoda z podpisem elektronicznym ma taką samą wartość prawną jak zgoda w wersji papierowej, podpisana w tradycyjny sposób – długopisem. Podpis elektroniczny ma jednak tą przewagę, że nie musisz wytwarzać specjalnie papierowej dokumentacji klientek, którą następnie należy przechowywać zgodnie z procedurami – przez odpowiednią ilość lat i w odpowiednio zabezpieczonej szafie.

Dodawanie zdjęć do dokumentacji – prosta dokumentacja efektów pracy kosmetologa

System Proassist pozwala dodawać zdjęcia do elektronicznej kartoteki klientek, co jest świetnym rozwiązaniem dla kosmetologów, którzy chcą dokumentować efekty swoich usług. Zdjęcia „przed i po” zabiegu umożliwiają łatwe monitorowanie efektów, a także stanowią formę zabezpieczenia w przypadku ewentualnych roszczeń.

Prowadzenie elektronicznej dokumentacji medycznej nie jest obowiązkowe w przypadku kosmetologa, ale warto krótko opisywać przebieg wizyty i dodawać zdjęcia efektów swojej pracy. Dzięki temu zawsze będziesz mogła sprawdzić, czy klientka ma jakieś uczulenia, czy miała już zrobiony dany zabieg albo jak dawno temu. Ludzka pamięć czasem zawodzi, a prowadzenie EDM ułatwi Ci profesjonalną obsługę klienta.

 Zdalna rejestracja telefoniczna – oszczędność kosztów i czasu

Zatrudnienie osoby na stanowisko recepcjonistki to spory wydatek dla gabinetu kosmetologicznego, a z Proassist nie musisz już tego robić. Nasza usługa zdalnej rejestracji telefonicznej to wsparcie w zakresie umawiania wizyt.

Rejestratorki Proassist zajmą się telefonicznymi zapisami, dzięki czemu nie musisz przerywać zabiegów, by odbierać telefon, ani oddzwaniać do klientek po godzinach pracy.

Profesjonalna obsługa będzie odbierać Twój telefon od poniedziałku do piątku od 08:00 do 20:00 oraz w soboty od 08:00 do 16:00. To wygodne, oszczędne i przyjazne dla Twoich klientek rozwiązanie. 

Automatyczne potwierdzanie wizyt za pomocą SMS

W Proassist docenisz również funkcję automatycznego potwierdzania wizyt przez SMS. Wielu kosmetologów korzystających z Proassist mówiło nam, że zanim poznali to rozwiązanie, osobiście wysyłali SMSy do klientek. Dzień wcześniej, ręcznie, poza godzinami pracy gabinetu. 

Jeśli też tak robisz, zobacz jak możesz ułatwić swoją pracę i zyskać czas wolny! Dzięki funkcji automatycznego potwierdzania wizyt w Proassist, Twoje klientki otrzymują przypomnienie o zbliżającym się terminie wizyty w określonym przez Ciebie czasie (np. 3 dni wcześniej, 24h wcześniej). 

W treści SMSa jest informacja o tym, że jeśli klientka chce odwołać wizytę, może zrobić to przepisując kod podany w wiadomości. Takie rozwiązanie nie tylko zmniejsza ryzyko nie pojawienia się na wizycie, ale także zdejmuje z Ciebie obowiązek wykonywania indywidualnych potwierdzeń. Automatyczne SMS-y pozwalają oszczędzić czas i zmniejszyć liczbę luk w grafiku, co przekłada się na Twoje zyski. 

Moduł magazynu – zarządzaj produktami kosmetycznymi bez wysiłku

W gabinetach kosmetologicznych produkty szybko się zużywają, a system Proassist dba o to, by Twoje zapasy były pod kontrolą. Moduł magazynu w systemie pozwala monitorować stan produktów takich jak rękawiczki, kwasy czy preparaty do zabiegów.

W przypadku niskich stanów magazynowych otrzymujesz powiadomienie. Dodatkowo, dzięki magazynowi możesz monitorować zużycie produktów i jeśli zauważysz, że masz większe ilości produktów z krótką datą ważności, możesz odpowiednio zareagować, np. organizując promocję na daną usługę, by uniknąć strat.

Podsumowanie – jaki system do rezerwacji wizyt wybrać do gabinetu kosmetologicznego

Podsumowując, Proassist to system, który nie tylko ułatwia codzienną pracę kosmetologów, ale także zwiększa bezpieczeństwo i efektywność gabinetów. Każda funkcja jest dostosowana do realiów rynku kosmetologicznego, co sprawia, że kosmetolodzy mogą skupić się na tym, co dla nich najważniejsze – zadowoleniu klientek i doskonałej jakości usług.

Proassist w liczbach – Podsumowanie roku 2024

Wizyty pacjentów – imponujące liczby

W 2024 roku przez system Proassist umówiono aż 1 419 413 wizyt!
To wynik, z którego jesteśmy niezwykle dumni, a jeszcze bardziej cieszy nas fakt, że dzięki naszym rozwiązaniom rejestracja wizyt przebiegała sprawnie i efektywnie.

  • 155 699 wizyt umówiły dla Was zdalne rejestratorki medyczne Proassist, które dbają o to, by każde połączenie do placówki zostało odebrane od poniedziałku do piątku w godzinach od 08:00 do 20:00 oraz w soboty od 08:00 do 15:00
  • 262 873 wizyty zarejestrowano przez widżet Proassist do rejestracji online, która działa 24/7, umożliwiając pacjentom zapis w dogodnym dla nich momencie bezpośrednio na stronie internetowej placówki lub na Waszych profilach w social mediach, czy Google Wizytówce.

Przyjmując średni koszt wizyty 250 zł, możemy szybko policzyć, że z wizyt umówionych dzięki usługom oferowanym przez Proassist (outsourcing rejestracji telefonicznej i bezprowizyjna rejestracja online) placówki medyczne wygenerowały ponad 104 miliony !

Podpisywanie dokumentów na tablecie i dodawanie zdjęć z telefonu prosto do karty pacjenta

Dzięki naszej aplikacji mobilnej na telefony i tablety udało się zminimalizować formalności w formie papierowej, co znacznie ułatwia pracę. System Proassist posiada moduł, który pozwala na podpisywanie zgód przez pacjentów na tablecie. Taki podpis elektroniczny jest w pełni zgodny z przepisami i ważny tak samo jak podpis tradycyjny, co potwierdził pisemnie prawnik Ireneusz Zabawa. W 2024 roku w placówkach korzystających z systemu do EDM Proassist:

  • 35 362 zgody na zabieg zostały podpisane elektronicznie przez pacjentów na tabletach,
  • Wypełniono 11 053 ankiety medyczne w aplikacji, która dba o to, by pacjent uzupełnił wszystkie wymagane pola i niczego nie pominął.

To oznacza, że łącznie aż 46 415 dokumentów zostało podpisanych na tablecie, bez konieczności marnowania papieru i tworzenia zbędnej dokumentacji papierowej. Dzięki temu placówki nie muszą martwić się o przechowywanie papierowych kartotek przez 20 lat i odpowiednie archiwizowanie dokumentów.

Dodatkowo, w  systemie Proassist użytkownicy dołączyli do dokumentacji pacjentów aż 264 172 pliki (zdjęcia, skany i inne dokumenty),. Łatwość dodawania dokumentów do elektronicznych kartotek pacjentów z poziomu aplikacji mobilnej sprawia, że dokumentacja prowadzona jest w pełni elektronicznie i nie brakuje w niej żadnych informacji. 

Automatyczne wysyłanie potwierdzeń rezerwacji i przypomnień o wizytach – prawie 2 miliony SMS’ów do pacjentów

Komunikacja z pacjentami to nie tylko podstawa do budowania zaufania i lojalności wobec pacjentów, ale również zabezpieczenie przed stratami finansowymi placówki. Jeśli tuż po umówieniu wizyty wyślesz pacjentowi SMS z informacją o dokonanej rezerwacji, będziesz mieć pewność, że pacjent dobrze usłyszał termin i ma zanotowaną datę i godzinę wizyty. 

Następnie, wysyłając pacjentowi przypomnienie o wizycie 3 dni lub 24h przed planowanym terminem wizyty – gwarantujesz sobie, że pacjent nie zapomni o rezerwacji, a jeśli coś nagle mu wypadnie – będzie mógł szybko powiadomić Cię o rezygnacji. Dzięki temu będziesz mieć czas, by zapełnić wolne miejsce w grafiku i przyjąć innego pacjenta.

Placówki medyczne korzystające z systemu Proassist wiedzą, jak ważne jest wysyłanie takich powiadomień do pacjentów i doceniają możliwość automatyzacji tego zadania. Dodatkowo, wykorzystują również SMSy do przekazywania komunikatów marketingowych. Odnotowaliśmy, że w 2024 roku dzięki automatycznej wysyłce powiadomień SMS, placówki medyczne wysłały do pacjentów aż 1 784 056 wiadomości.

Najlepszy system dla gabinetów w 2024

Każda z tych liczb to dowód na to, że Proassist wspiera placówki medyczne, lekarzy, specjalistówrejestratorki medyczne w lepszej organizacji codziennej pracy. Cieszymy się, że możemy być częścią Waszych sukcesów! 

W 2024 roku zrealizowalismy kilka aktualizacji systemu, o których szerzej możecie poczytać w artykułach znajdująych się w zakładce “Nowości”. Podczas tych aktualizacji wprowadziliśmy wiele ulepszeń, dzięki którym system stał się bardziej wszechstronny i przyjazny użytkownikom.

Jednym z ważnych kroków było uruchomienie dedykowanej przestrzeni na naszej stronie, gdzie użytkownicy mogą śledzić postępy w rozwoju Proassist oraz zgłaszać własne pomysły na nowe funkcje. To narzędzie pozwala nam jeszcze lepiej odpowiadać na potrzeby klientów.

Zwiększyliśmy również możliwości generowania raportów dotyczących rezerwacji wizyt, w tym nowe narzędzie do mierzenia konwersji z e-rejestracji. Teraz placówki mogą analizować, jakie frazy w Google przyciągają pacjentów, co pomaga optymalizować działania marketingowe.

Rozbudowaliśmy system o bardziej zaawansowaną wersję Listy Rezerwowej, która pozwala na efektywne zarządzanie wolnymi terminami i minimalizację pustych okienek w grafikach specjalistów.

Nie zabrakło też innowacji w zakresie elektronicznej dokumentacji medycznej. Personalizacja okna przeprowadzania wizyty pozwala na dostosowanie okienek w systemie do własnych preferencji. Teraz możesz pracować tak, jak jest Ci najwygodniej. 

To tylko niektóre z nowości, które udało nam się wprowadzić w mijającym roku. Dzięki Waszym opiniom i zaangażowaniu stale rozwijamy Proassist, aby jeszcze lepiej odpowiadać na potrzeby placówek medycznych.

Dziękujemy, że jesteście z nami. Razem możemy jeszcze więcej!
Zespół Proassist 💙

System do wypełniania dokumentacji i zarządzania gabinetem dla technika masażysty

Dlaczego prowadzenie dokumentacji jest ważne dla technika masażysty?

Choć obecne przepisy prawa wprost nie nakładają obowiązku prowadzenia dokumentacji z masaży nieleczniczych, technicy masażyści powinni rozważyć wprowadzenie tego elementu do swojej praktyki. Projekt rozporządzenia przewiduje obowiązek prowadzenia i archiwizacji dokumentacji związanej z czynnościami zawodowymi techników masażystów, co oznacza, że w przyszłości takie wymagania mogą zostać formalnie wdrożone.

Jednak dokumentacja nie jest tylko kwestią prawną – jest przede wszystkim narzędziem do ochrony własnego interesu. W obliczu rosnących roszczeń klientów, dokładna dokumentacja pozwala zabezpieczyć się przed potencjalnymi zarzutami oraz udokumentować wszystkie istotne informacje na temat świadczonych usług.

Co powinna zawierać dokumentacja technika masażysty?

Dobra dokumentacja masażysty to nie tylko forma ochrony, ale także sposób na podniesienie jakości świadczonych usług. Powinna zawierać:

  • dane pacjenta (imię, nazwisko, kontakt, wiek, wzrost, waga) z klauzulą RODO,
  • charakterystykę zgłaszanych dolegliwości i obserwacje masażysty,
  • informacje o stanie zdrowia pacjenta (choroby współistniejące, przeciwwskazania),
  • opis zastosowanych technik masażu oraz reakcji pacjenta na zabieg,
  • adnotacje o preferencjach pacjenta (np. dotyczące zapachu czy muzyki),
  • pisemną zgodę pacjenta na wykonanie masażu,
  • regulamin gabinetu określający zasady świadczenia usług.

W przypadku masaży leczniczych sytuacja jest bardziej skomplikowana. Aby respektować Prawa Pacjentów, do których należy między innymi prawo do dokumentacji, Technicy Masażyści powinni prowadzić dokumentację medyczną dla masaży leczniczych. 

Obowiązujące Rozporządzenie Ministra Zdrowia nakazuje prowadzenie dokumentacji w formie elektronicznej, co wymaga odpowiedniego systemu informatycznego. Ze względu na nie do końca sprecyzowane przepisy, zawód Technika Masażysty zostaje często pominięty przez systemy medyczne. Jednak chcąc prowadzić gabinetu masażu zgodnie z prawem, warto zastanowić się nad wyborem odpowiedniego oprogramowania do gabinetu masażysty. 

Jaki system wybrać do prowadzenia gabinetu masażu?

Choć nie wszystkie systemy medyczne zostały dostosowane do specyficznych potrzeb Technika Masażysty, to nie musisz się martwić. Wybierając program Proassist możesz mieć pewność, że Twoja praca związana z wypełnianiem dokumentacji stanie się łatwiejsza. Proassist to nowoczesne oprogramowanie, które idealnie wpisuje się w potrzeby gabinetów masażu, zarówno w zakresie prowadzenia dokumentacji technika masażysty, jak i zarządzania całą działalnością.

Najważniejsze funkcje programu Proassist dla technika masażysty to:

Elektroniczna Dokumentacja Medyczna (EDM) dla technika masażysty 


Proassist umożliwia prowadzenie szczegółowej dokumentacji pacjentów, w formie elektronicznej. Możesz samodzielnie stworzyć szablon wizyty, dzięki któremu dokumentacja będzie spójna i zawsze będzie zawierać najważniejsze informacje, np. opisy dolegliwości, zastosowane techniki masażu i reakcje pacjenta na zabieg. 

Jeśli pobierzesz dedykowaną aplikację Proassist na swój telefon, zyskasz także możliwość głosowego wypełniania dokumentacji medycznej. To znacznie przyspiesza pracę związaną z wypełnianiem formalności – możesz szybko wypełnić dane dotyczące przebiegu wizyty bez konieczności podchodzenia do komputera, wykorzystując funkcję przetwarzania mowy na tekst. 

Aplikacja mobilna na telefon pozwala także na szybkie dodawanie zdjęć z aplikacji bezpośrednio do karty pacjenta. To bardzo przydatne w momencie, gdy pacjent przynosi na wizytę wyniki prześwietlenia czy innych badań w formie papierowej – możes zeskanować dokument telefonem i szybko dołączyć go do dokumentacji. 

https://www.youtube.com/watch?v=tQupQpnX9M0

Kalendarz wizyt z e-rejestracją do gabinetu masażu

System pozwala na wygodne zarządzanie harmonogramem wizyt przez technika masażystę. Z kalendarza można korzystać zarówno logując się do systemu przez przeglądarkę na dowolnym urządzeniu, jak i w aplikacji mobilnej na telefon. Kalendarz jest prosty i intuicyjny. 

Jeśli prowadzisz placówkę, która zatrudnia kilku masażystów, możesz zarządzać w systemie pokojami, dzięki czemu unikniesz sytuacji, w której dwóch masażystów umówi pacjentów na ten sam dzień do tego samego gabinetu. 

Dodatkowo, program Proassist posiada specjalną wtyczkę do rejestracji online, którą możesz umieścić na swojej stronie internetowej, w mediach społecznościowych lub na wizytówce Google. To pozwoli pacjentom na umawianie wizyt przez Internet. Pacjenci będą mogli rezerwować wizyty całodobowo, a Ty oszczędzisz czas i lepiej zorganizujesz pracę w gabinecie.

Podpisy elektroniczne na tablecie

Dzięki tej funkcji można zbierać zgody na zabiegi, dokumenty RODO i inne potwierdzenia zgodnie z wymaganiami prawnymi. Podpisy elektroniczne mają taką samą moc prawną jak tradycyjne, a Ty nie musisz martwić się o konieczność przechowywania danych osobowych w formie papierowej przez 20 lat w pancernej szafie. Wszystkie dokumenty są przechowywane w systemie, eliminując konieczność korzystania z papieru i tworzenia archiwum.

Przypomnienia SMS o wizytach i płatności online jako zabezpieczenie gabinetu masażysty


Automatyczne powiadomienia SMS pomagają zmniejszyć liczbę nieodbytych wizyt, przypominając pacjentom o zbliżających się terminach. To Ty decydujesz, czy i z jakim wyprzedzeniem pacjenci powinni otrzymywać przypomnienia. 

Jeżeli w Twoim gabinecie często zdarzają się sytuacje, że ktoś rezerwuje termin wizyty, a później nie zjawia się na masażu albo odwołuje go w dniu, w którym miał się odbyć, to warto rozważyć również regulamin gabinetu masażu. Odpowiednio sporządzony regulamin może zabezpieczyć Cię przed takimi stratami finansowymi. Możesz np. zastrzec sobie, że w przypadku odwołania wizyty na mniej niż 24 godziny przed planowanym terminem, klient ma obowiązek zapłacić 50% ceny. W Proassist wspólnie z prawnikiem przygotowaliśmy wzory regulaminów płatności, które możesz pobrać za darmo TUTAJ. 

Decydując się na wprowadzenie takiej polityki w gabinecie, warto wprowadzić wtedy również do gabinetu możliwość płatności internetowych. Jeśli pacjent opłaci z góry wizytę, nie tylko będzie miał większą motywację, by zjawić się w gabinecie, ale także zagwarantuje Tobie, że otrzymasz należne wynagrodzenie. 

Prowadzenie księgowości w gabinecie masażu


Program Proassist wspiera użytkowników także w sprawach księgowych. Nie musisz zatem kupować dodatkowego oprogramowania do prowadzenia księgowości i wystawianie faktur. W systemie Proassist możesz rejestrować i wystawiać faktury, prowadzić rozliczenia, generować plik JPK VAT, a nawet prowadzić raporty dotyczące zarobków gabinetu. To szczególnie przydatne w gabinetach masażu, które chcą mieć pełną kontrolę nad finansami.

Podsumowanie – dlaczego warto wybrać Proassist do gabinetu masażu? 

System Proassist to rozwiązanie, które nie tylko spełnia wymogi prawne, ale także usprawnia codzienną pracę masażystów. Umożliwia łatwe prowadzenie dokumentacji, automatyzuje procesy administracyjne i poprawia komunikację z pacjentami. Dzięki temu masażyści mogą skupić się na swojej pracy, mając pewność, że ich gabinet działa sprawnie i zgodnie z przepisami.

Prowadzenie dokumentacji w gabinetach masażu to kwestia zarówno przyszłościowych regulacji prawnych, jak i bezpieczeństwa techników masażystów. Dzięki systemowi Proassist możliwe jest kompleksowe zarządzanie dokumentacją i obsługą pacjentów w sposób nowoczesny i efektywny już teraz.

 Nie czekaj, aż nowe przepisy wejdą w życie i wszystkie programy wywindują ceny dla Techników Masażystów, którzy nagle będą postawieni przed obowiązkiem prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej. Wprowadź dobre praktyki w swoim gabinecie już teraz i prowadź dokumentację swoich pacjentów!

 

Najlepszy system dla gabinetów fizjoterapeutycznych – sprawdź, dlaczego warto zdecydować się na program Proassit

Możliwość głosowego wypełniania EDM

Proassist umożliwia głosowe wypełnianie elektronicznej dokumentacji medycznej, co jest idealnym rozwiązaniem dla fizjoterapeutów, którzy chcą szybko i precyzyjnie sporządzać notatki podczas wizyty. Wystarczy wypowiedzieć notatkę, a system zamieni ją na tekst i umieści w karcie pacjenta. Dzięki temu można skupić się na pacjencie i zapewnić mu maksymalną uwagę, a dokumentację uzupełniać w trakcie terapii – bez konieczności podchodzenia do komputera.

Dokumentację wypełnioną z pomocą funkcji przetwarzania mowy na tekst w każdej chwili można edytować i poprawić w systemie na komputerze. To świetne rozwiązanie dla osób, które nie lubią tracić czasu na żmudne wypełnianie EDM!

Wygodny kalendarz wizyt online dla fizjoterapeuty

Proassist oferuje elastyczny kalendarz wizyt online, w którym można wygodnie zarządzać harmonogramem. Dzięki funkcji wyszukiwania 100 najbliższych wolnych terminów fizjoterapeuta lub jego rejestratorka medyczna  może szybko znaleźć dogodne daty dla pacjentów zgodne z ich preferencjami – np. wyświetlić tylko wizyty popołudniowe albo wolne terminy do konkretnego specjalisty. 

Dodatkowo, funkcja umawiania wizyt cyklicznych ułatwia organizację terapii, które wymagają regularnych spotkań – to idealne rozwiązanie dla ustalania wizyt pacjentów rehabilitacyjnych. Zamiast klikać i rezerwować kilkanaście wizyt po kolei, można zrobić to jednym kliknięciem!

Wysyłanie zaleceń na e-mail pacjenta

Po zakończeniu wizyty oprogramowanie Proassist umożliwia fizjoterapeutom wygenerowanie zaleceń dotyczących dalszej terapii i pielęgnacji oraz automatyczne wysłanie ich na e-mail pacjenta. 

To nowoczesne rozwiązanie, które sprawia, że pacjenci  nie zgubią papierowe informacji i będą mogli w każdej chwili wrócić do zaleceń. Oszczędzasz papier i materiały eksploatacyjne, a dodatkowo masz pewność, że pacjent otrzymał podsumowanie wizyty!

E-rejestracja i płatności online w gabinecie fizjoterapeuty

E-rejestracja w Proassist to rozwiązanie, które pozwala Twoim pacjentom samodzielnie zapisać się na wizytę przez Internet. Okienko do rezerwacji wizyt możesz umieścić na swojej stronie Internetowej oraz na profilach w mediach społecznościowych (Facebook, TikTok, Instaram). 

 System pozwala również na wprowadzenie opcji płatności online, dzięki czemu pacjenci mogą opłacić wizytę z wyprzedzeniem. To znacznie ułatwia organizację przyjęć w gabinecie i pozwala na większą elastyczność, jednocześnie zmniejszając obciążenie rejestracji.

Dodatkowo, rejestracja internetowa w Proassist jest zsynchronizowana z portalem Znany Lekarz, co oznacza, że jeśli gabinet prowadzi zapisy również przez ten marketplace, to nie trzeba przepisywać ich ręcznie do kalendarza. Niezależnie od tego, czy wizyta zostanie umówiona przez telefon, e-rejestrację, czy przez Znanego Lekarza, od razu pojawi się ona w kalendarzu wizyt. Dzięki temu unikniesz podwójnych rezerwacji i błędów w harmonogramach.

Lista rezerwowa dla pacjentów oczekujących na zabiegi fizjo

Nieobecności i nagle odwołane wizyty pacjentów mogą być wyzwaniem dla fizjoterapeutów, którzy prowadzą napięty grafik. Funkcja listy rezerwowej pozwala uniknąć pustych okienek i luk w grafiku.

Gdy ktoś odwoła wizytę, możesz zaproponować ten termin osobom z listy oczekujących, co pozwala na optymalne wykorzystanie dostępnych godzin. Prowadzenie takiej listy dodatkowo poprawia opinie o Twojej placówce, ponieważ każdy pacjent, który otrzyma możliwość szybszego skorzystania z usług fizjoterapeuty, będzie zadowolony i usatysfakcjonowany. 

Zewnętrzna rejestracja telefoniczna

Proassist oferuje także usługę zdalnej rejestracji telefonicznej, dzięki czemu nawet podczas najbardziej obłożonych dni linia telefoniczna nie jest zajęta, a pacjenci mogą wygodnie zapisać się na wizytę. To duże wsparcie dla fizjoterapeutów, którzy chcą zapewnić najwyższą jakość obsługi, jednocześnie koncentrując się na pracy z pacjentami.

Dodawanie zdjęć do dokumentacji i szybkie skanowanie dokumentów

Dzięki aplikacji mobilnej pobieranej na telefon fizjoterapeuci mogą dodawać zdjęcia automatycznie do dokumentacji pacjentów, co jest szczególnie przydatne w przypadku śledzenia postępów w rehabilitacji, zmian postawy, itp. 

Ta sama funkcja umożliwia również szybkie skanowanie dokumentów za pomocą telefonu i dodawanie ich bezpośrednio do elektronicznej karty pacjenta. Pozwala to na sprawne uzupełnianie EDM o dokumenty dostarczone przez pacjentów w wersji papierowej, bez konieczności kupowania skanera czy tworzenia kopii i przechowywania jej w papierowej teczce. Szybko, wygodnie i w pełni elektronicznie!

Podpisywanie zgód na zabiegi na tablecie

Kolejna nowoczesna funkcja w programie medycznym Proassist, to możliwość podpisywania zgód przez pacjentów na tablecie. Pacjent może szybko udzielić zgody na zabieg lub wyrazić zgodę marketingową w aplikacji, a wszystkie dokumenty są automatycznie zapisywane w jego elektronicznej karcie. 

Fizjoterapeuci mają wszystkie zgody dostępne w jednym miejscu, co ułatwia ich późniejsze szukanie. Dodatkowo, podpisy na tablecie eliminują konieczność wytwarzania papierowych zgód, które następnie należałoby przechowywać w odpowiednich warunkach przez 20 lat. Podpisy elektroniczne są zgodne z prawem i pozwalają zachować całość dokumentacji w formie EDM.

Automatyczne SMS-y przypominające pacjentom o wizytach

Automatyczne przypomnienia SMS to funkcja, która pozwala fizjoterapeutom na zmniejszenie liczby nieobecności pacjentów. System Proassist automatycznie wysyła SMS-a przypominającego o nadchodzącej wizycie, dzięki czemu pacjenci nie zapominają o wizytach.

Pacjent może szybko odwołać wizytę, przepisując kod przesłany w wiadomości. Powstałą lukę w grafiku można szybko zapełnić, nie ponosząc przy tym strat finansowych. Jeśli pacjent nie otrzymałby przypomnienia i nie zjawił się na wizycie bez poinformowania o tym gabinetu, to fizjoterapeuta byłby stratny. Dlatego warto wprowadzić automatyczne przypomnienia o wizytach do każdego gabinetu!

Limity ilościowe i godzinowe do konkretnych usług 

W Proassist można ustawić limity na liczbę oraz godziny dostępności określonych usług, co pozwala fizjoterapeutom na lepsze zarządzanie swoim czasem i dostępnością. Na przykład, fizjoterapeuta może ustalić, że treningi personalne wykonuje wyłącznie rano, a zabiegi terapeutyczne prowadzi popołudniami. 

Dodatkowo możliwe jest ograniczenie ilości danych zabiegów w ciągu dnia – dzięki czemu łatwiej uniknąć przepracowania czy zbyt intensywnego dnia zabiegowego. Takie ustawienia pomagają planować pracę zgodnie z indywidualnymi preferencjami fizjoterapeuty i specyfiką oferowanych usług, co przekłada się na bardziej zrównoważony harmonogram pracy.

Przypisanie odpowiedniego pokoju do usługi

Funkcja przypisania pokoju do konkretnej usługi jest szczególnie przydatna w przypadku zabiegów wymagających specjalistycznego sprzętu, takiego jak krioterapia czy laseroterapia. 

Jeżeli w placówce jest tylko jedno urządzenie do wykonywania danego zabiegu, ale przyjmuje kilku specjalistów, to dzięki przypisaniu odpowiedniego pokoju do usługi można łatwo “podzielić się” sprzętem i uniknąć konfliktu interesów. Na przykład, jeśli w danym dniu dwóch fizjoterapeutów przyjmuje pacjentów i jeden z nich zarezerwuje godzinę na zabieg z użyciem lasera, to drugi fizjoterapeuta automatycznie nie będzie mógł zarezerwować tej samej usługi w tej godzinie. System sprawdzi dostępność pokoju i sprzętu, blokując możliwość podwójnej rezerwacji. 

Dzięki temu fizjoterapeuci nie muszą każdorazowo przeglądać kalendarza drugiej osoby, by uniknąć konfliktów w rezerwacjach – Proassist robi to automatycznie, co pozwala na płynniejszą i bardziej uporządkowaną organizację dnia.

Dlaczego fizjoterapeuci wybierają Proassist?

Proassist to kompleksowe narzędzie, które odpowiada na potrzeby fizjoterapeutów. Dzięki funkcjom, takim jak głosowe wypełnianie EDM, kalendarz wizyt, e-rejestracja i automatyczne przypomnienia o wizytach, codzienna praca staje się bardziej zorganizowana i efektywna.

Program dla fizjoterapeutów Proassist pomaga nie tylko w zarządzaniu wizytami i dokumentacją, ale również w budowaniu relacji z pacjentami i dbaniu o najwyższą jakość obsługi. Jeśli chcesz sprawdzić, co jeszcze możemy Ci zaoferować – skontaktuj się z nami!

Zapobieganie wyciekowi danych pacjentów – poradnik dla właścicieli placówek medycznych

Cyberbezpieczeństwo w placówce medycznej  – jak chronić dane pacjentów?

Jacek: Dzień dobry, witam w kolejnym cyklu spotkań Gość Proassist. Ja nazywam się Jacek Piaseczyński, reprezentuję Proassist, czyli firmę, która dostarcza oprogramowanie medyczne, system medyczny do placówek medyczny. 

Dodatkowo zajmujemy się jeszcze rejestracją pacjentów. Dzisiaj jest z nami Paweł i Irek. Od mojej lewej – Paweł jest z firmy Telkonet, która zajmuje się sieciami, dostępami, sprzętem i wszystkim, co jest, nazwijmy to IT w placówkach medycznych. 

I jest z nami również Irek. Irek posiada z kolei kancelarię, jest radcą prawnym, zajmuje się pomocą prawną dla placówek medycznych, ale również pomocą w zakresie bezpieczeństwa ochrony danych osobowych RODO, więc tutaj też jest również Inspektorem Danych Osobowych. 

My dzisiaj się spotkaliśmy w trójkę, bo cyberbezpieczeństwo to jest temat, który fajnie by było obgadać w trójkę. To znaczy mamy kwestię bezpieczeństwa danych i mamy tak – po jednej stronie tą część prawną, czyli po prostu dokumentację to jak powinno być to zarządzane zgodnie z prawem. Po drugiej stronie mamy sprawy takie sieciowe, komputerowe, dostępowe ewentualnie jakieś serwery w placówkach medycznych, centrale, wszystko to, gdzie też trzeba jakby zaimplementować to co jest wcześniej wdrożone w dokumentach, w sieci, w placówkach.

No i na koniec jest jeszcze system medyczny, w którym również się przechowuje te dane osobowe, więc musi być dostosowany do tej polityki, ochrony bezpieczeństwa danych w placówkach. No ale teraz co? Ja oddaję gościom głos. Może bym zaczął od Irka. Irek, jakbyś powiedział, kim jesteś, czym się zajmujesz, w czym możesz pomóc naszym klientom czy ogólnie osobom, które są u nas na spotkaniu?

Irek: Ogólnie już zarysowałeś czym się zajmuje. Radca prawny, oczywiście problematyka prawna. Jeśli chodzi o temat naszego dzisiejszego spotkania i specjalizację, no to ochrona danych osobowych. Jestem Inspektorem Ochrony Danych w wielu podmiotach, w tym niektórych właśnie, z branży medycznej, gdzie ta zagadnienia ochrony danych osobowych, w tym danych szczególnych kategorii, czyli potocznie zwanych danymi wrażliwymi, jest w obszarze szczególnego zainteresowania. 

Częste pytania, czy powinny podmioty z branży medycznej ustanawiać Inspektora Ochrony Danych Osobowych, czy nie powinny. Zwykle powinniśmy dać tutaj pozytywną odpowiedź, że jednak tak, o czym miarę wyraźnie stanowi rozporządzenie RODO, ale o tym jakoś nie będziemy dzisiaj szerzej mówili. 

No i w praktyce zawodowej, właśnie, Inspektor Ochrony Danych, przygotowywanie szerokiej dokumentacji związanej z ochroną danych osobowych, jak również wykonywanie audytów prawidłowości przestrzegania postanowień RODO, jakieś zazębiania się tej tematyki z systemami informatycznymi, bo to nasze dzisiejsze spotkanie właśnie między innymi jest o tym, czyli jak te wszystkie trzy gałęzie pogodzić ze sobą. 

Więc tutaj jestem jakby zmuszony, często współpracować właśnie z osobami zajmującymi się z systemami informatycznymi i zazębić to jakoś z ochroną danych osobowych, z właściwą dokumentacją, właściwym przestrzeganiem tych regulacji, które w branży medycznej są bardzo istotne, z czego wynikają też również coroczne raporty prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, że ta branża, branża medyczna jest na szczególnie cenzurowanym i dużo naruszeń również ochrony danych osobowych w tym, w tej działalności występuje. Więc w tym zakresie jestem w stanie zawsze pomóc, zresztą z Jackiem współpracujemy już od dawna z niektórymi klientami z polecenia Jacka, więc gdyby byli Państwo zainteresowani po naszym dzisiejszym spotkaniu czy w bliższej i dalszej przyszłości, jestem do dyspozycji. 

Jacek: Dokładnie tak, dzięki za głos. Paweł, czy mógłbyś teraz Ty opowiedzieć o sobie? 

Paweł Oczywiście. Ja jestem założycielem firmy Telkonet. My zajmujemy się obsługą informatyczną, z sieciami komputerowymi, w tym przewodowymi, bezprzewodowymi i bezpieczeństwem.. To są takie trzy główne obszary i jedną z naszych głównych grup klientów są placówki medyczne, w dużej mierze prywatne i to, co my robimy, to pomagamy naszym klientom na co dzień z bieżączkami, typu komputer, serwer, sieć, żeby to gdzieś wszystko funkcjonowało, ale też pełnimy rolę takiego administratora i firmy, która doradza. 

Doradza, dobiera, no tak się też gdzieś poznaliśmy, Jacek, z Wami, że szukaliśmy, tak, bo ciągle gdzieś szukamy. Bo tak jak gdzieś tutaj już to padło, że ważne jest, żebyśmy, tak jak my jesteśmy, nawet tutaj we trójkę właśnie, gdzieś współpracowali, no bo też szukamy systemów, które spełniają nasze oczekiwania, normy. Tych norm i regulacji jest coraz więcej, branża medyczna jest tak, jak Irek powiedział, na cenzurowanym i tutaj dużo też znamy kwestii, czy innych systemów medycznych, czy kwestii jakichś integracji. Jest tego naprawdę, naprawdę sporo i miejsc, gdzie ewentualnie coś może się wydarzyć. Także tak z naszej strony to wygląda. 

Jacek: Tak, dokładnie tak. Mi się zdaje właśnie, że dobrze jest to robić w trójkę, bo wtedy jest taki, ja to sobie nazwałem modelowy przykład współpracy, to znaczy wtedy ja sobie to tak wyobrażam: Placówka rozpoczyna od tych spraw formalno-prawnych, założenia podmiotu medycznego, zrobienia całej dokumentacji związanych z ochroną danych osobowych, a potem przychodzi do Pawła, a potem Paweł przychodzi do nas i w ten sposób jest to wszystko zabezpieczone, jak powinno być. 

Natomiast właśnie ja bym chciał się spytać o ten taki modelowy przykład współpracy. Rozumiem, że Ty Irek zajmujesz się tą częścią dokumentacji i jak w tej części dokumentacji już, nie wiem, zrobić taką zasadę minimalizacji dostępu? 

Jak Ty to sobie wyobrażasz ze swojej strony? Kto powinien mieć dostęp do czego i dlaczego? W sensie Ty to rozumiem w jakiś sposób, konsultujesz z klientem, ale też ewentualnie właśnie rozumiem z kimś takim, jak Paweł, tak? 

Irek: No tak to powinno wyglądać w teorii, wiadomo, że w praktyce różnie wygląda, bo chyba dosyć powszechną praktyką jest niestety, to że ten dostęp do danych, czy nazwiemy to danymi medycznymi, czy danymi osobowymi, chociaż to są różne pojęcia, ale one się w pewnym sensie pokrywają, jeśli chodzi o tę branżę, jest często tak, że kto jest w zasadzie zatrudniony i ma do czynienia z danymi pacjentów, ma zwykle w placówce medycznej dostęp do wszystkiego, do danych wszystkich pacjentów, do podglądu wszystkiego, co dotyczy dokumentacji medycznej i danych osobowych w niej zawartych. A oczywiście to nie jest prawidłowe i należy taką praktykę zawsze możliwie ograniczać i wyeliminować. 

Ja wiem, że to często nie jest możliwe, albo jest trudne. Natomiast trzeba na to zwracać uwagę, żeby no nie wyglądało to w ten sposób, że zarówno ktoś, kto przyjmuje zapisy pacjentów, zarówno ktoś, kto zajmuje się potem obsługą pacjentów, już przyjmując i udzielając świadczeń medycznych, wszyscy mają dostęp do wszystkich danych osobowych, jakie w danej placówce pojawiają się, funkcjonują. No i tutaj, jeżeli chcielibyśmy zacząć projektowanie takiego systemu, no w teorii powinno to wyglądać w ten sposób, że dowiaduje się, kto do czego, kto jest zatrudniony, kto, czym się zajmuje, jaka działka danych osobowych może do danej osoby trafić i powinna do danej osoby trafić. 

Wiadomo, czym innym powinna zajmować się – to są może banały, ale niekoniecznie, często niekoniecznie w  świadomości funkcjonują – niekoniecznie osoba w sekretariacie powinna mieć ten sam dostęp, do tych samych danych osobowych, co lekarz i inne osoby, które się świadczeniami medycznymi zajmują, a często jest tak, że ten dostęp jest identyczny. 

Więc ja tutaj przygotowując taką politykę ochrony danych, przeprowadzając szkolenia z tego zakresu, udzielając upoważnień do przetwarzania danych osobowych, bo to też jest bardzo ważne. O czym rzadko się pamięta, żeby każda osoba, która u nas ma dostęp do danych medycznych, do danych osobowych, posiadała stosowne upoważnienie. Ono nie musi mieć formy pisemnej, ale w jakiś sposób powinno być utrwalone i powinno być tam wskazane, do jakich danych dostęp ma dana osoba, ze względu na obowiązki służbowe, które jej powierzono. Potem ma to odzwierciedlenie w polityce ochrony danych, ma to odzwierciedlenie w rejestrze upoważnień. 

Powinniśmy pilnować tego, żeby upoważnienia cofać, upoważnienia nowe udzielać w ramach tego, gdy ktoś nowy do nas przychodzi, ograniczać je albo rozszerzyć w zależności od tego, jakie obowiązki służbowe ma dana osoba. 

Od tego zaczynamy. To jest podstawą i potem łatwo jest prześledzić, skąd ewentualnie mogą pochodzić naruszenia ochrony danych i kto jest za to odpowiedzialny. Oczywiście ma to wiele wspólnego również z tym, czym zajmuje się Paweł, czyli kto powinien mieć dostęp do jakich części systemu informatycznego. 

No ale to znajduje odzwierciedlenie w papierach, mówiąc w brzydko, które ja przygotowuję. I powinno być też potem efektem tego, co się dzieje w systemie informatycznym i to, do czego ma potem dostęp. Ewentualnie jaki dostęp się danej osobie odbiera, gdy odchodzi z pracy. 

Jacek: No właśnie, Paweł, mi się zdaje, że – czy ja dobrze diagnozuje, że oczywiście modelowy, to jest modelowy przykład, ale najlepiej dla Ciebie jest tak, jak klient ustala te sprawy uprawnień, zbierze aktualną dokumentację i idzie do ciebie i mówi, zaimplementuj mi to w placówce, tak? 

Paweł: Byłoby super, naprawdę byłoby super. No a praktyka wygląda tak, że często, nie wiem, nawet otwierając nową jakąś placówkę, nie raz otwieraliśmy z klientami, którzy otwierali nowe gdzieś tam oddziały, zaczynamy gdzieś od sieci, internetu, no my już mamy z tyłu głowy kwestie bezpieczeństwa, już dobieramy takich dostawców, te rozwiązania, które będą spełniać te normy, jesteśmy w stanie zarządzać nimi, czyli tymi dostępami i tak dalej, bo nie wszystkie systemy urządzenia to spełniają. No a w praktyce to właśnie tak wygląda, że o dokumentacji to my się czasem troszkę upominamy, bo to, że my mamy z naszych doświadczeń i wdrażamy, to znaczy dobieramy jakichś partnerów, bo na pewno właśnie zależy jeżeli chodzi np. o system, o sieć, o nawet o dostawców, jeżeli chodzi o internet. Byłoby super mieć to spisane i to, do czego my dążymy, to jest kwestia, tego prawa to jest droga i taki proces, kwestia wdrażania polityki bezpieczeństwa. 

My mamy taką przykładową, przez nas stworzoną, nie jest to dokument taki pewnie jak z pod ręki Irka by wyszedł, ale natomiast to jest takie best practice, takie najważniejsze rzeczy zebrane z naszych doświadczeń, więc to powinno być i podejrzewam, że byśmy się tu z wieloma rzeczami zgodzili. 

Dla mnie byłoby super, jak to byłoby spisane i wiadomo, wtedy sprawa audytu, weryfikacji tego, co mamy, czy w tych systemach da się to zrobić, żeby to później nie było tak, bo ja widziałem już takie systemy, że usunięcie konta użytkownika naprawdę zajmowało trochę czasu. Mieliśmy zdublowane konta użytkowników, usunięcie zdublowanego konta naprawdę, było w zadaniu informatycznym, takie naprawdę, i kwestia z tego, żebyśmy mieli te rozwiązania właściwie. Jeżeli ich nie mamy, takie jakbyśmy oczekiwali, to kwestia wdrożenia. 

Jak wdrożenia, to jest kwestia jakiegoś procesu, w czasie, finansów i zaczyna się robić trochę to wyzwanie, dlatego mówię, że właśnie to jest taki proces i droga, żeby gdzieś do tego dotrzeć. Ale super byłoby mieć to spisane, do czego dążymy i punkt po punkcie, gdzieś sobie go tam czasem odhaczać, bo jak byśmy chcieli zrobić to naraz, to też jestem przedsiębiorcą to wiem, że to może skillować biznes, tak, to też nie o to chodzi. Ale fajnie, jakbyśmy mieli dokument i sobie konsekwentnie do niego dążymy, aktualizujemy te zmiany, też podejrzewam, że nie byłyby jakieś takie krytyczne i gwałtowne, ale byśmy sobie do tego dążyli. 

I to, co mówi Irek, ja też mówię o tej polityce bezpieczeństwa, to można wykorzystać przy okazji wielu, dostosowania do wielu norm, czy to kwestii RODO, NIS2 czy ISO, bo tam wiele tych punktów się powiela. Naprawdę bardzo wiele się powiela, także taka kwestia polityki czy dokumentacji, jakbyśmy ją mieli odpowiednio wcześniej, tak, że naprawdę wiele, wiele rzeczy nam jest łatwo później dostosować. 

Powiem Wam taki przykład, że mamy klienta, z którym jeden oddział otworzyliśmy i tam mam to poukładane, jest spoko, naprawdę rozwiązania, które mamy, jeżeli chodzi teraz o zupełnie zrobienie dokumentacji, to naprawdę niewiele trzeba zrobić. A są takie oddziały, które były gdzieś tam wcześniej, infrastruktura jest już jaka jest, no i tam jest naszej roboty naprawdę sporo. Na to kwestia, mówię zawsze, jest jakichś budżetów, terminów odpowiednich, no i zaczyna nam się to wszystko gdzieś tam rozwlekać w czasie, także planowanie tego, a mieć to spisane w ogóle, no to jest super. 

Jacek: Ja ze swojej strony mogę powiedzieć, że potem też jest fajnie w takim modelowym przykładzie, że w związku z tym, że my w Proassist mamy bardzo dużą personalizację uprawnień użytkownika, to można naprawdę mocno to dostosować to, co chcemy udostępnić, to, co mówił Irek i to, co mówi Paweł, do tego, co konkretnie ma być potem w systemie. 

Przykładowo, że ta osoba ma dostęp do danych osobowych, nie ma do danych medycznych, ta osoba ma dostęp do danych medycznych, ale nie do ich wypełniania, tylko do oglądnięcia i tak dalej, i tak dalej. Więc można te zapisy wdrożyć, zaimplementować placówkę przez Pawła, a potem ostatecznie przez system medyczny u nas. 

Tu pojawiają się pytania, zaraz je zadamy. Natomiast ja sobie zapisałem, słuchajcie, kazus prawny. Specjalnie Wam, o nim nie mówiłem wcześniej, bo mówię, Was zaskoczę. Słuchajcie, taka sytuacja, i to powiem Wam, że ona jest bardzo częsta i praktyczna, to znaczy mamy placówkę medyczną. Znaczy placówkę medyczną – mamy lokal pomieszczenia, w którym jest wielu lekarzy, na przykład 3, 4, 5, którzy po prostu przyjmują pacjentów w ramach swojej prywatnej praktyki, a mają zatrudnioną jedną Panią do rejestracji, która rejestruje tych pacjentów do nich wszystkich. 

I teraz jak myślicie, jak to powinno być zorganizowane od strony prawnej i od strony takiej systemowej, technicznej, żeby to, po pierwsze, jak najbardziej zapobiec wyciekowi danych, gdzie tak naprawdę wyciekiem danych, by było to, że jeden lekarz ma dostęp do pacjentów drugiego lekarza. 

Irek: Jak to zorganizować od strony prawnej, to też częste stwierdzenie prawników: to zależy. Bo jeżeli mamy sytuację, w której tych 3, 4, 5 lekarzy ma oddzielne praktyki swoje indywidualne, to oczywiście każdy z nich jest oddzielnym administratorem danych osobowych. I każdy z nich powinien mieć oddzielną politykę, oddzielne zasady przetwarzania danych. Nie powinno absolutnie być tak, do czego nawiązałeś, że pozostali lekarze, którzy są w tej, nazwijmy to umownie jakiejś wspólnocie gabinetowej, prawda, bo wynajmują razem jakieś pomieszczenia, żeby pozostali lekarze mieli dostęp do danych osobowych tych innych osób, które z nimi wynajmują taką nieruchomość. 

Są oddzielnymi administratorami, ale inaczej byłoby, gdyby to była jakaś spółka, gdzie w ramach jednej spółki ci wszyscy lekarze różnych specjalności, świadczą usługi medyczne, które potem sumują się w ramach przychodów, w ramach kosztów, przy działalności tej spółki. Wtedy spółka jest administratorem i oczywiście zupełnie inaczej podchodziliśmy do zasad ochrony danych osobowych, chociaż też moglibyśmy się zastanawiać i raczej byłaby tutaj odpowiedź negatywna, czy ci pozostali lekarze, każdy o swojej specjalności powinni mieć wgląd do danych osobowych swoich kolegów. 

Nie powinni mieć, bo nie jest im to do niczego potrzebne i byłoby to nadmiarowe przetwarzanie danych osobowych w takim przypadku. Więc oddzielne praktyki medyczne, każdy będzie oddzielnym administratorem. 

Wspólna spółka, jeden administrator, ale też musimy zwracać uwagę, czy przypadkiem osoby, o czym mówiliśmy, nie mają nadmiernych upoważnień do przetwarzania danych osobowych, które nie są im potrzebne przy wykonywaniu i standardowych zamów. 

Jacek: A w tym pierwszym przypadku, my możemy podpisać, znaczy ta Pani na tej rejestracji, może mieć sześć umów z tymi sześcioma praktykami, tak? 

Irek: Tak, oczywiście. I mamy jakiś cel przetwarzania, jesteśmy w stanie wykazać, że ta osoba, która zapewnia obsługę sekretarską, czy jako recepcjonistka danego lekarza, ma w jakimś celu przetwarzać te dane osobowe. 

Jest to usprawiedliwione, że umawia wizyty, odwołuje wizyty, prowadzi jakąś administrację czy podstawową księgowość. Natomiast nie powinno być tak, że pozostali lekarze, mają do danych osobowych pacjentów innych lekarzy dostęp. A pewnie w praktyce zdarzyłoby się, że i tak mają. 

Jacek: Tak. A Paweł i co, i Ty wtedy tworzyłbyś konta na komputerze, na systemie operacyjnym dla każdego lekarza z osobna, tak książkowo? 

Paweł: Tak, zawsze dążymy do tego, żeby każdy, kto się rejestruje w jakimś systemie, czy na komputerze, no, miał mailem, czy by miał każdy indywidualne swoje konto imienne, gdzie jesteśmy w stanie go zidentyfikować. 

No to, co opowiedziałeś właśnie a’propos systemu, że musi być tutaj podejście takie indywidualne właśnie, i no, bo są takie systemy, gdzie nawet nie da się tego podzielić, nie? I to, Irek nam da zalecenie  – super, a my mamy system, gdzie tego się nie da zrobić. Zaczyna się kombinowanie, szukanie po prostu rozwiązania, tak? Co się kończy na tym, że trzeba wdrożyć inne rozwiązanie. Dlatego tak, my najchętniej, jeżeli mamy taką informację, tylko to musi być ustalane, bo my też mieliśmy takie już zagwozdki, że na jednej rejestracji mamy kilka podmiotów, co z tym zrobić, ale to radca musi, tak? 

My jesteśmy od tego, żeby to wdrożyć, to w systemach informatycznych, jeżeli dają taką możliwość, czy infrastrukturze tej sieciowej, tej serwerowej, no to my to możemy sobie podzielić, bo dobieramy, mówię, o tyle takie fajne rozwiązanie, że jesteśmy w stanie to zrobić, ale to taka osoba jak Irek nam musi to powiedzieć, jak to ma być podzielone, kto do czego ma mieć dostęp, a do czego nie.

No, generalnie jest taka zasada, żeby ograniczać ten dostęp dla danej jednostki, dla danej osoby maksymalnie, jak się da, żeby jak najmniejszy wgląd miała to tych rzeczy, których nie używa i nie potrzebuje, no i zgodnie z przepisami. 

Jak zabezpieczyć gabinet medyczny przed wyciekiem, utratą i kradzieżą danych pacjentów

Jacek: Tak, no ja tu powiem wam od strony użytkowej, jaki jest problem. To znaczy od strony użytkowej jest taki problem, że ta Pani na rejestracji chciałaby mieć bardzo prosty i nazwijmy to jeden widok wszystkich pacjentów dzisiejszych, jutrzejszych i na pojutrze, bo pod ten numer telefonu będą dzwonić pacjenci jednego i drugiego i trzeciego lekarza, a ona by się nie chciała przelogowywać z systemu na system. A znowu lekarz musi mieć dostęp, tak jak Irek powiedział, tylko do swoich. Da się to zrobić pewnymi zarządzaniem tymi uprawnieniami użytkownika, akurat w systemie Proassist, natomiast mówię, że to jest taki ciekawy przykład, który chciałem powiedzieć. 

Natomiast tak, też jestem ciekaw jakby tej dalszej pracy. No bo powiedzieliśmy o tym modelowym przykładzie startu tej placówki. Właściciel przyszedł do Pawła, przyszedł do Irka, ten menadżer placówki wszystko poustalał, kupił Proassist i ma wszystko dobrze, ale ta placówka żyje, zatrudnia lekarzy, zwalnia rejestratorki, zatrudnia menedżerów, coś tam się cały czas dzieje, tak? 

No i jak to powinno być potem, albo jakie tam macie najlepsze praktyki w tym dalszym etapie życia tej placówki? Co się powinno dziać w przypadku takich właśnie zmian kadrowych? 

Irek: No, akurat tutaj łatwo przewidzieć odpowiedź, prawda? No, musimy cały czas nad tym czuwać i tutaj absolutnie już nie wrzucałbym konieczności bieżącego korzystania z obsługi prawnej, jeśli chodzi o moją branżę. Powinniśmy się tego jakoś nauczyć na początku, wiedzieć, rozumieć zasady ochrony danych osobowych, wiedzieć, kto jest administratorem, za co odpowiada, czym jest minimalizacja przetwarzania danych osobowych. O tym Paweł, może nawet nie wiedząc, że mówi o zasadzie minimalizacji ochrony danych osobowych, przetwarzania danych osobowych, słusznie powiedział, że oni przy tworzeniu systemów informatycznych dążą do minimalizacji przyznawania dostępu użytkownikom systemu, a to jest właśnie minimalizacja przetwarzania danych wynikająca z rozporządzenia RODO. 

Czyli udzielamy tylko te dostępy, te upoważnienia do przetwarzania danych, które są niezbędne do wykonywania naszych obowiązków służbowych albo innych czynności związanych z przetwarzaniem danych. Więc jeżeli placówka żyje, zmienia się, to niestety musimy cały czas nad tym czuwać, jeżeli chcemy postępować zgodnie z przepisami, zgodnie z RODO. 

Przychodzi nam nowy lekarz, a mówiliśmy, że jest to spółka. Przyznajemy mu upoważnienia do przetwarzania odpowiednich kategorii danych. Odchodzi, cofamy te upoważnienia w systemie informatycznym, jak się łatwo domyślić. Czyścimy konto takiego użytkownika, a na pewno może nie czyścimy, to pewnie Paweł już o tym może bardziej powiedzieć. Przynajmniej zabieramy te uprawnienia, te hasła dostępu takiej osobie albo zmieniamy je. To akurat bardzo często się zdarza, że nie robi się takich rzeczy i nawet biorąc pod uwagę doświadczenia związane z postępowaniami przed Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych, nieraz zdarzały się przypadki naruszenia ochrony danych właśnie w związku z tym, że ktoś przez długi czas po odejściu z danej firmy, z danego gabinetu jeszcze miał dostęp do danych osobowych, do których nie powinien mieć dostępu. No więc cały czas musimy nad tym czuwać. 

Nie tylko aktualizować dokumentację, związane z przetwarzaniem danych osobowych, a też się może coś zdarzyć, że dochodzą tak zwane nowe czynności przetwarzania. Już nie będę może wkładał jakichś nowych, skomplikowanych pojęć, ale musimy je uwzględnić w rejestrze czynności przetwarzania, ale przynajmniej pamiętajmy o tym, o tych upoważnieniach. Zwracajmy na to uwagę, nauczmy się czym jest przetwarzanie, co to są dane osobowe, kto powinien być upoważniony, komu mamy zabierać te upoważnienia. No i na bieżąco nad tym czuwajmy. 

Jacek: OK. A Paweł, co zrobić, żeby właśnie zapobiec wyciekowi danych pacjentów podczas życia tej placówki, czyli jakichś tam wiesz, przyjść, odejść ludzi, zmian lokalizacji, itd.?

Paweł: No kwestia, ja bym powiedział, że już trochę w HR’owe też rzeczy wchodzimy, czyli taki właściwie, no jak w firmach jest onboarding i offboarding, tak? No mamy jakiś taki plan przyjęcia, co robimy na tydzień, na dzień, ostatniego dnia i tak samo jest offboarding, tak? Co robimy właśnie gdzieś na końcu, jeden z tych gdzieś ogniw, tam jest kwestia dostępu do systemów. No ważne jest to, żebyśmy my mieli takie konta administracyjne, gdzie coś takiego możemy zrobić. No tak, wcześniej padło, że to musi być właściwa osoba, firma jednostka, która się o tym zajmuje. 

No i przede wszystkim trzeba unikać, żeby nie mieć, bo to różnie też widziałem, że na przykład korzystamy z maili nie w domenie placówki, z kont jakichś użytkowników prywatnych, telefonu czyjegoś prywatnego, bo nie mamy nad tym kontroli. Po prostu pracownik odchodzi, tam jest jego numer, tam jest jego mail. My nic nie zrobimy, nic. To wszystko musi być, właśnie już na początku musi korzystać z maila takiego firmowego, jeżeli korzysta z telefonu też firmowego, żeby nie prywatnego, no bo ja już z czymś tak nie spotkałem, że ktoś gdzieś ze swoich urządzeń, swoich dostępów korzystał, tutaj mówię głównie ten e-maiil, telefon. 

Później z tym – nie mamy praw do tego żadnych, bo jeżeli to nie jest kupione przez spółkę, przez firmę, no to nic z tym nie zrobimy. No i tutaj faktycznie tak jak mówię, no jeżeli mamy to, no i właściwa komunikacja, bym powiedział, bo dla nas to jest żaden problem, jeżeli mamy, mówię, ten system odpowiednio przygotowany, wchodzimy do Proassist, tu klik: tak, off, jakiś system do, nie wiem, dostępu do komputera, i tak dalej, użytkownika, no to klikamy i tak dalej.

No bo też to, co Irek powiedziałaś, właśnie, że nie chcemy od razu wszystkiego usuwać, tak, no bo tam się wytworzył jakiś materiał, na przykład, z pocztą, no to nie chcemy, żeby to znikło, tak, tylko na przykład zatrudnimy, nie wiem, nowego pracowniku albo ta korespondencja, która przychodzi, no to jest osoba, która zastępuje albo chcemy, na menadżera gdzieś przekierować, żeby ta korespondencja gdzieś tam wracała, żeby nam to nie uciekało, nie znikało. Tylko to, no to ja mówię, wracam do tego, żebyśmy odpowiednie mieli do tego narzędzia, bo jak narzędzia mamy wybrane różne, no i które nie dają takich uprawnień, to później nic z tym nie zrobimy. 

Jacek: A Paweł, a wy w ramach swoich usług, robicie taką czeklistę klientowi, że słuchaj, drogi kliencie, jak przychodzi nowa osoba i jest to tam nie wiem, lekarz, to mu robisz to, to, to lub mówisz nam, żebyśmy my to zrobili, tak? 

Paweł: Znaczy tak, my często dążymy do czegoś takiego. Takiej standaryzacji stanowiska, stanowiska w rozumieniu takiego fizycznego, komputerowego, tak, że stanowisko to jest komputer, klawiatura, myszka, a podłączenie do internetu, nie wiem, kabel, czy wifi i na przykład, że ma być system taki, drukarka podłączone i tak dalej, nie? 

I mamy wytyczone, że jak nie wiem, otwieramy nową lokalizację, otwieramy nowy gabinet, że standardem jest to i to jest dla nas super, tak? I dla mnie w ogóle, z punktu widzenia zarządzającego firmą, to jest super, no bo nie muszę za każdym razem pytać, dopytywać, a co tam ma być, a jak ma być, tylko wiesz, mamy checkklistę i do tego dążymy. 

Mamy jakiś tam standard, no wiadomo, że to się gdzieś tam różni, no ale no to kwestia, że system medyczny inaczej nazywa, albo nie wiem, drukarka jest innej firmy, tyle, tak? 

I do tego dążymy, ale też do tego, żeby mieć taki standard dla użytkownika, no bo też jest tak, że przychodzi nowy użytkownik, tak? I do czego on ma mieć dostęp? Do jakiego systemu, na jakich prawach, co może mieć, co może robić, usuwać, nie wiem, dodawać, skanować, tylko to musimy mieć te wytyczne, no i cały czas się kręcimy wokół tej dokumentacji, którą dziś dobrze jest mieć wcześniej przemyślaną, bo jak to robimy ad hocowo, to na zasadzie pytamy managera, no dobra, to, to, a jeszcze to, a za tydzień nam się przypomina tamto, a tak samo później będzie na offboardingu, tak – a jeszcze przecież miał dostęp do systemu, do tego i tam, do jednego i drugiego systemu, do poczty, a jeszcze do czegoś miał, dlatego trzeba to standaryzować.

I wtedy jak mamy jasną taką komunikację i żeby to docierało też do nas na czas, no bo to też wynikło, że tam dowiadujemy się, że ktoś przyszedł, a już tydzień temu jest, tak, i nie miał jak pracować, to pracuje na mailu czyimś, bo takie też widziałem rzeczy, no to, żebyśmy to pewnie wiedzieli. Tak samo przy tym wyjściu, tak, kogoś, kogoś systemu, tym offboardingu, no to jak mamy checklisty, no to odhaczamy, wyłączamy, zmieniamy uprawnienia, czy wyłączamy i ja bym tu zastrzegł jeszcze jedną ważną rzecz, dostępy zdalne. Z takim wykrzyknikiem powiedział, bo o ile mamy coś w placówce, tak? To żeby ktoś miał do systemu, no to fizycznie musi przyjść, podejść do komputera. To jest już taka fizyczna trochę ochronna, no bo jeżeli pojawi się lekarz, który nie powinien na recepcji coś go zobaczymy, już fizycznie mamy taką barierę pewną, nie? 

A jeżeli ktoś miał dostęp zdalny, bo to był pracownik, może nie lekarz, ale ktoś gdzieś administracyjny, nie wiem, marketingu ktoś, bo mamy rozbudowane to, no to tutaj szczególnie trzeba uważać, ale jeżeli mamy to skonfigurowane takim VPN-ami, gdzie sobie to zarządzamy, no to jednym kliknięciem, po prostu go tam odcinamy od systemu, no ale tu jest szczególnie, szczególnie to ważne, no bo tu nie mamy tej fizyczności, tak, nie widzimy kogoś, nie wiem w którym momencie, a tutaj no fizycznie musi podejść, do któregoś komputera, gdzie się musi zalogować i tak dalej. Dlatego to szczególne uwaga na te, na te VPN-y.

Jacek: Ja za swojej strony powiem znowu dwie praktyki, to są dwie skrajne praktyki. Jedna praktyka jest taka, że klient robi jedno konto tam dla rejestratorki czy dla administratora i wszyscy się na to konto logują, nie wiem, po czym gdzieś tam, bo my to też staramy się gdzieś tam analizować, że no patrzymy, duża placówka ma jedno konto. Mówimy może tu trzeba więcej kont, właściciel dowiaduje się, że my nie pobieramy opłaty za konta rejestratorki czy administratora, niezależnie od ilości, tylko pobieramy za lekarza czy specjalistów, fizjoterapeutów, czyli za tym, na czym placówka zarabia po prostu, no i wtedy się zaczynają mnożyć te konta, mnożyć, mnożyć, mnożyć, mnożyć i wtedy znowu dochodziło do sytuacji, że tych kont jest bardzo dużo, bo ci ludzie przychodzą, odchodzą, te konta zostają. No ja nie wiem czy tam zmieniają te hasła czy nie, być może tak, być może nie, natomiast znowu mamy drugą praktykę, gdzie konto dostępowe zostaje, być może ze zmienionym hasłem, ale w zasadzie również po co to konto ma zostać, w tym przypadku? 

Także mamy dwie takie praktyki z jednej i drugiej strony, jakieś takie mniej odpowiedzialne, ale w ramach tego już jakby co klienci, bo tak trochę przeszedłem płynnie do klientów, to Wy ze swojej strony może jesteście w stanie powiedzieć, o co klienci jakby boją się najbardziej w tym wycieku danych? 

Zdaję sobie sprawę, że przychodzą do Was w tym celu, żeby do tego wycieku nie doszło, albo jakby doszło to żebym był zabezpieczony. I co, Irek, do Ciebie przychodzą klienci mówiąc…? 

Irek: Boją się kar od Prezesa Urzędu Ochrony Danych. Często jest trochę wyolbrzymiane, chyba nawet to jest ta zaleta rozporządzenia RODO, gdzie te kary maksymalne bardzo działają na wyobraźnię, no bo tam mamy 4% rocznego światowego, jak to się tam ładnie nazywa przychodu, czyli łącznego przychodu, jakie osiągamy, albo maksymalnie 20 milionów euro. I bierze się wtedy pod uwagę ewentualną, maksymalną wyższą karę. To, co byłoby wyższe, to się powinno nakładać. W rzeczywistości te kary przejmują przez polski organ nadzorczy nakładane nie są aż tak wysokie, tutaj bym uspokoił. 

No i tego się obawiają, a jak temu zapobiegać z mojej strony? No to musimy przyjrzeć się najpierw klientowi, zobaczyć w branży medycznej akurat jest to standardowe. Znaczy w każdej branży jest to standardowe, wiemy z czym mamy do czynienia, jakiego rodzaju dane osobowe są przetwarzane i pod to przygotowujemy odpowiednie dokumenty. 

Ale dokumenty, jak to dokumenty. Pewnie Państwo, którzy nas dzisiaj oglądają, Wy panowie też, Jacek i Paweł, mieliście z tym do czynienia, że ten wielki boom na RODO był w 2018 roku i tam jeszcze w kolejnych miesiącach, po maju 2018 roku, gdzie wszyscy przygotowali jakieś tam dokumenty, które im prawnicy wówczas przygotowali, czy specjaliści od RODO, no nagle wtedy wszyscy stali się specjalistami od RODO. 

I te dokumenty, czy lepsze czy gorsze, ale leżą sobie od tamtego czasu, nie są przeglądane, nie są aktualizowane, a przede wszystkim w bardzo wielu przypadkach, nie tylko w branży medycznej, ale we wszystkich innych branżach, nigdy nie zostały w praktyce wdrożone i stosowane, a przede wszystkim może nawet zrozumiane przez pracowników.

Więc co trzeba zrobić? Czego obawiają się klienci, jeżeli chcą uniknąć tych kar? Trzeba przede wszystkim prześwietlić potrzeby danego klienta, wdrożyć mu stosowne dokumenty. Oczywiście, bo klienci też chcą mieć coś namacalnego, jak przyszedł prawnik, wziął pieniądze za swoją usługę, to niech zostawi jakieś dokumenty. Przygotowuje się te dokumenty, ale o tym moglibyśmy długo rozmawiać. Nie chcę nikogo zanudzać, ale na przykład w rozporządzeniu RODO są w zasadzie dwa wynikające z rozporządzenia dokumenty obowiązkowe do przygotowania. 

A potem, jak przychodzi specjalista od RODO i przygotowuje te dokumenty, to jednak się okazuje, że jest ich kilkanaście. A to wcale nie wynika z rozporządzenia RODO, ale wynika z tego, że dobrze by było mieć te dokumenty, żeby pracownicy i współpracownicy mieli się do czego odnieść, zapoznając się z zasadami ochrony danych, które obowiązują w danym podmiocie, ale co jest najważniejsze, zrozumieć, jakie są zasady ochrony danych. Trzeba przeszkolić tych ludzi, którzy u nas przetwarzają dane osobowe, upewnić się, czy rozumieją to, do czego są zobowiązani, przygotować te dokumenty zrozumiałym językiem, a bardzo często dokumenty dotyczące ochrn danych osobowych są niezrozumiałym językiem przygotowane. 

I dopiero wtedy możemy powiedzieć, że mamy właściwie wdrożone RODO i jeżeli zdarzy nam się jakieś nieszczęście, czyli nastąpi ten wyciek, albo zdarzy się jakiś inny przypadek, no bo wyciek może być zarówno czy z czynników zewnętrznych, czyli jakiś atak hakerski, prawda, jakichś czynników wewnętrznych, czy jakiegoś błędu i to jest najczęstsze, błędu pracowniczego, błędu osób, które przetwarzają dane osobowe. Jeżeli wykażemy w trakcie kontroli czy danego incydentu, gdy będzie to już prześwietlane przez UODO, że mamy całą dokumentację, szkoliliśmy pracowników, stosowaliśmy to zasady w praktyce, ale zdarzyło się nieszczęście, może się skończy tylko na upomnieniu, może skończy się tylko na zaleceniach i w wielu przypadkach tak jest. 

Natomiast jeżeli okaże się, że były dokumenty dotyczące RODO, ale nikt ich w praktyce nie stosował i to w zasadzie były martwe dokumenty, życie sobie, a dokumenty sobie, będą kary, więc ja zawsze, jeżeli ktoś chce w praktyce dostosować, kładę nacisk na praktykę, na to, czy ludzie to zrozumieli, czy przeszkoliliśmy każdego nowego pracownika, czy on rozumie swoje obowiązki, czy mamy praktykę działania firmy dostosowaną do tego.

Jacek: Ok, a Paweł u Ciebie, czego klienci najbardziej się obawiają w sprawie tego wycieku danych osobowych, że co, że ktoś przyjdzie i weźmie komputer i co wtedy? 

Paweł: Znaczy ja się też śmieję trochę do siebie, bo o karach też słyszałem i one gdzieś tam działają faktycznie na wyobraźnię, ale to dobrze, bo może to pobudza nas także do działania. Najwięcej obaw to widzę wynoszenia tych danych, bo się boimy, że ktoś wyśle mailem, pendrive wyniesie i coś z tym zrobi, zabierze.

Ja widziałem takie, bym powiedział ekstremalne, to przypadki, że jest robiona w placówce taka strefa biała, która nie ma absolutnie dostępu do Internetu, jest tylko kwestia dostępu jakiegoś tam wewnętrznego do systemu i tyle, żeby się zabezpieczyć przed zaszyfrowaniem i tak dalej, to, że ktoś coś przypadkowo kliknie i ściągnie zaszyfruje nam wszystko. To też widziałem takie przypadki, ale to też gdzieś trzeba, mówię, siły na zamiary gdzieś mierzyć i myślę, że tym, czego się tam wszyscy boją, to są te dane pacjentów, gdzie najczęściej to, co Irek powiedział, to my jesteśmy tym najsłabszym ogniwem, czyli ludzie, że możemy coś wysłać, skopiować, przesłać. 

No tutaj mówię… Możemy sobie to też tak naprawdę zabezpieczyć, naprawdę na wiele sposobów, czy, bo właśnie tak ja mówię o tym pendrive, czy możemy przetwarzać te dane na serwerze i w odpowiedni sposób to mieć tam gdzieś dostępny, ale prawda jest taka, że ktoś tak naprawdę mając swój prywatny telefon gdzieś w kieszeni, z aparatem, może zrobić zdjęcie po prostu systemu danych i w takim, bym powiedział, trochę pół analogowy sposób po prostu wyciągnąć te dane i jak byśmy tego nie robili, nie wiem, my wyobrażamy sobie, dobra, może monitoring, może analizy o zachowanie, może, no ale to dochodzimy gdzieś do jakiegoś trochę absolutu. 

Jacek: Za daleko już wtedy. 

Paweł: No, to też kwestia jest taka, że no to się już robi jakiś absolut, te koszty zaczynają rozsądzać już tak nieliniowo i to się robi gdzieś problematyczne, tak że myślę, że to jest kwestia tych danych zabezpieczenia. Ważne, żeby nie stracić tych danych, tak, że w razie, czy gdyby coś to mamy jakieś zdjęcia, na których nam zależy. Pacjent z jakiegoś leczenia, tak, czy jakieś badania, które są dość istotne, ważne, które zajmowały dużo czasu, kosztowały sporo tak, żeby je zrobić, wykonać przez lata, żeby zobaczyć, jaki sposób, jakie są zmiany. No i wtedy jest kwestia zabezpieczenia tych danych. 

No to tu możemy zacząć mówić o backupach, o sprawdzaniu tych backupów, o polityce, czy weryfikacji, jak szybko możemy to przywrócić w jakimś środowisku, tu mogę takim pojęciem gdzieś, czy posłużyć disaster recovery, czyli jak takiego środowiska, jak szybko jesteśmy w stanie to przywrócić do działania, bo to jest tak, że mamy serwer, mamy jakiś system, mamy jakieś tam dane. Padło, nie ma i mamy tylko backup i w postaci tam plików i danych, tak, no i chcemy to otworzyć, no ale serwer trzeba kupić, przywieźć, nie wiem, przyjdzie on za parę dni, za parę tygodni może, bo nie ma dostępności, a my musimy w międzyczasie pracować, tak, i tutaj na przykład NIS2 o tym wspomina, że jak szybko jesteśmy w stanie wrócić do działania i to jest też istotne, tak, że te dane zabezpieczanie, ale wracanie też po jakiejś awarii, czy po jakiejś utracie do tego działania. 

Jacek: A słuchaj Paweł, a tutaj też są takie pytania, ja tak trochę w ramach tych pytań też, a Ty jesteś w stanie zabezpieczyć placówkę przed takim hardware’owym, że wsadzam swojego pendrive’a i wyjmuję rzeczy z komputera? 

Paweł: Tak, są takie fajne nawet pendrive’y, można tak zaszyfrować, że przykładowo masz pendrive’a, na którego możesz na przykład wrzucić dane, z kodowanego na przykład komputera, ale jak chcesz odtworzyć, to możesz tylko do komputera, z którym powiedzmy, że on jest powiązany i tam jest taki klucz szyfrujący na przykład, nie? 

Jacek: Tak, nawet mówię o drugiej sytuacji, że ja jako pracownik placówki wsadzam swojego pendrive’a do komputera i ściągam dane, które właściwie nie chciałbym żebyś ściągnął, jest jakaś możliwość blokady tych portów?

Paweł: Pewnie, jest dużo nawet sposobów, tak że ja specjalnie nie mówię nazwami, ale jest takich rozwiązań antywirusowych, czyli tego środowiska operacyjnego. Na kilka sposobów można to zrobić, zabezpieczyć, żeby nie dało się tego zrobić. 

No albo tak jak mówię, że mamy takie pendrive’y, ja generalnie jestem przeciwnik tego unikania, tak, że jakiś tam pendrive’ów, żeby one chodziły gdzieś goniły, no bo nawet jak sobie zabezpieczymy w ten sposób, że można tam wgrywać dane, a mogę wyciągać tylko i odczytywać na danej stacji roboczej, na danym komputerze, nie mogę sobie ich w domu odtworzyć, i nie złamię tego po prostu, to jest z jednej strony okej, natomiast jak ja tam mogę coś zgrać, to równie dobrze ja tam w domu mogę coś zgrać i z wirusem przyjść, tak, że generalnie unikamy tego, tak. Ja jestem zwolennikiem środowisk serwerowych zarządzanych. 

Poza tym, jeżeli coś nosimy na pendrive’ie, zakładam, że te dane mogą być dla nas ważne, tak, że nie wiem, z jakiegoś aparatu, zgrywam jakieś zdjęcia, coś przychodzimy z komputera do komputera, jest to jakieś istotne ważne zdjęcie, no i ono tam zostaje, ktoś sobie zapomni, je zgrać czy coś, albo zostaje na komputerze, nie wiem, w komputerze pada dysk, nie ma. Tak, a zdjęcia tam ileś kosztowało, nie wiem, trzeba je powtarzać, pacjenta wzywać i jeszcze raz mu to robić, a jak jest w procesie jakiegoś leczenia, no to czy, no to nie odtworzymy tego stanu, który tam był kiedyś w jakiejś etapie leczenia. 

Ja jestem zwolennikiem tego, żeby te kluczowe, krytyczne dane były na serwerze, w środowisku serwerowym, czy to mówimy o takich serwerach plikowych, typu NASA, czy takich serwerach z prawdziwego zdarzenia. No mamy to wtedy, backupujemy, zabezpieczamy, nawet jak ktoś coś usunie, coś zrobi, no to jeżeli mamy odpowiednią procedurę i środowisko, to do odtwarzania backupu zrobione. 

No mieliśmy takie przypadki, no prosty case Wam powiem, skany, tak. Skany, no gdzieś tam dostęp do tych folderów, my to na przykład staramy się też dzielić, tak, że są różne foldery skanów, że nie wiem, zarząd ma swoje, marketing ma swoje, lekarz ma swoje, no żeby nie było, że zarząd sobie coś tam zeskanuje, a ktoś tam inny na przykład widzi, nie? 

Jacek:No to wiecie, z tymi backupami jest w ogóle śmiesznie, bo to jest tak, że im lepsze i im więcej rozwiązań backupowych, czyli inaczej mówiąc rozwiązań, na utratę danych, tym coraz większa możliwość wycieku tych danych. Bo jest więcej miejsc, z których można je ukraść. 

Czy w pracownicy w placówce medycznej mogą korzystać z pendrive na komputerze służbowym? 

Irek: Do tych spend drive’ów ja chciałbym nawiązać. 

Jacek: No właśnie, ja chciałem się… Ja chciałem Irek się Ciebie zapytać, bo tu są dwie rzeczy. Pierwsze, czy trochę Pawła przepytaliśmy w sprawie tych pendrive’ów, a teraz taka sprawa dokumentacyjna. To znaczy, po pierwsze, czy możemy korzystać z prywatnych nośników typu pendrive, nasi pracownicy mogą korzystać, a po drugie, w drugą stronę, czy my możemy jakoś po prostu zabronić pracownikom korzystania z takich urządzeń?

Irek: To jest akurat fajny temat, bo dużo przypadków, które trafiały do prezesa Urzędu Ochrony Danych, właśnie dotyczy takiego wynoszenia danych na pendrive’ach i zaginięcia po tym tych pendrivve’ów. Mamy jakieś dane osobowe na pendrive’ach, pendrive zaginął no i mamy naruszenie ochrony danych, prawda? 

I powinniśmy to zgłosić prezesowi UODO, bo mieliśmy, czyjeś dane osobowe zaginęły nam, ktoś jest ich dysponentem, mamy naruszenie, zgłaszamy, jesteśmy zobowiązani w ciągu 72 godzin zgłosić to prezesowi UODO i wtedy prezes się nami zajmuje i zaczyna prześwietlać, jaka tam u nas polityka była właśnie wynoszenia tych danych na pendrive’ach. 

No i w ten sposób można sobie niezłych kłopotów narobić, nie samym tym, że pozwolono wynosić dane na pendrive’ach, bo zadałeś pytanie, czy można pozwolić pracownikom wynosić na prywatnych pendrive’ach. 

Oczywiście, że można. Czy można zabronić? Oczywiście, że można zabronić. Przede wszystkim powinniśmy to zrobić, a gdyby dochodziło do jakiegoś incydentu, no to prezes UODO będzie właśnie sprawdzał: Czy mieliśmy jakiekolwiek ustanowione zasady korzystania z pendrive’ów w celu przenoszenia danych osobowych na takich nośnikach danych? Jeżeli nie mieliśmy, to już mamy problem. Zawsze jakimś dodatkowym bonusem jest to, jeżeli te dane były zaszyfrowane na pendrive’ach, no bo wtedy mamy tak zwaną niską, niskie prawdopodobieństwo naruszenia praw osób, których dane dotyczą. 

No i możemy się jakoś obronić, że to prawda zaginął nam pendrive, ale były dane zaszyfrowane. Tutaj no, gdybyśmy mieli więcej czasu, to można było naprawdę kilka takich kazusów omówić z życia, gdzie wyciekły te dane na pendrive’ach. 

Moje ulubione są dwa, kuratorowi sądowemu, to akurat nie branża medyczna. Bodajże to było w Pabianicach, albo gdzieś w okolicach Łodzi. Kuratorowi sądowemu zaginął pendrive’ z setkami danych swoich, jego podopiecznych, czyli osób, nad którymi on kuratele sprawuje, więc dosyć wrażliwe dane, prawda? Właśnie jakieś sprawy rodzinne, sprawy karne, miały miejsce i zaginął. Wyszło, że potem w sądzie nie było żadnej, przepraszam, w tym wypadku akurat była polityka szyfrowania tych danych, a w tym wypadku oczywiście danych nie zaszyfrowano. No i prezes UODO nałożył karę, ale w związku z tym, że tutaj mamy ograniczenie, ta kara była stosunkowa, bo jednostki sektora finansów publicznych na nie można maksymalnie 100 tysięcy złotych kary nałożyć. No i tutaj ta kara nie była zbyt wysoka.

Inny mój ulubiony przypadek i często w różnych szkoleniach zakresu ochrony danych go omawiam, to z tego roku, z kwietnia, też nie branża medyczna, ale pendrive, proszę Państwa, w branży gastronomicznej zaginął z danymi osobowymi jednego pracownika. I on zaginął na terenie restauracji, która była prowadzona przez ten podmiot, ale nigdy się nie odnalazł. Ktoś był dosyć mocno nadgorliwy i zgłosił to naruszenie. Pewnie był IODO, który kazał zgłosić. Prezes Urzędu Ochrony Danych pochylił się nad tym przypadkiem. Okazało się, że nie było żadnej polityki wynoszenia danych na pendrive’ach. Nikt nie miał nad tym kontroli. Można było to robić na prywatnych pendrive’ach. 

No i spółka z Kolbuszowej, bodajże, na Podkarpciu, dostała 250 tysięcy złotych kary. Zatem jeden przypadek, gdzie były dane osobowe jednego pracownika, jakiś numer PESEL, jego dane zamieszkania, chyba numer dowodu, lub paszportu, jeśli pamiętam w tym momencie, no i ja byłem tak początkowo przerażony, że jak to tak duża kara, no ale okazało się, że ta spółka to był duży operator McDonald’ów na podkarpaciu i w małopolsce, która miała naprawdę duże przychody. No i ta kara 250 tysięcy złotych w stosunku do przychodów, a tak powinniśmy oceniać tę karę, tak powinna być kara nakładana w stosunku do przychodów, wcale nie była taka duża. 

No ale to jest właśnie odpowiedź na pendrive’y. Więc możemy zabronić, to może być wpisane w regulaminie pracy, to może być wpisane w umowie o pracę, w części w regulaminie pracy, a przede wszystkim, jeśli mówimy o danych osobowych, w jakiejś polityce ochrony danych, która u nas obowiązuje, wyraźnie wskazujemy czego wolno, czego nie wolno, czy Paweł w instrukcji zarządzania systemem informatycznym, można i było coś takiego wrzucić. Dlaczego nie? Czy w polityce bezpieczeństwa informatycznego.

Jacek: Ok, a słuchajcie, pewnie mieliście już takie sytuacje w swojej karierze. Ja przynajmniej miałem, to znaczy no, dzwoni do Was klient, że doszło u niego do wycieku, tak? Tak jak mówił Irek, no nie, pendrive znalazł i tak dalej. No ja miałem sytuacje takie, że klienci tam do nas dzwonili, że po prostu inny użytkownik, systemu, któremu oni nadali dostęp, no gdzieś w jakiś sposób, nie wiem, dzwoni do tych pacjentów, że ma własną placówkę medyczną, czy swój własny gabinet i tak dalej, czyli że dochodzi do wycieku, tak? No i teraz, co Wy mówicie klientowi? Co Ty masz robić w takiej sytuacji? 

Irek: No to tu niestety chyba głównie do mnie by to trafiło w pierwszym rzędzie. 

Paweł: Tak, ja bym odesłał. 

Irek: Tak, tak, pewnie myślę, tak by się to skończyło. No mamy bezwzględnie wtedy do czynienia z naruszeniem ochrony danych, czyli osoba nieuprawniona zyskała dostęp albo dysponuje tymi danymi nie w tym celu, w którym zostały one zgromadzone, czyli to też jest naruszenie ochrony danych. 

To akurat w miarę częste przypadki tego właśnie dzwonienia do potencjalnych klientów, czyli pacjentów, może w branży medycznej aż tak strasznie się to często nie zdarzało, ale na przykład gabinety kosmetyczne, prawda? 

To jest akurat branża medyczna, ale stomatologia, bo tu akurat mamy dużo konkurencji na rynku. To się zdarza i z tymi takimi przypadkami miałem do czynienia, co powinniśmy zrobić. Mówiłem już kilka chwil temu, jest szybki termin, 72 godziny na zgłoszenie takiego incydentu prezesowi Urzędu Ochrony Danych, ale możemy tego uniknąć, jeżeli ocenimy, że mamy niskie prawdopodobieństwa naruszenia praw osób, których dane dotyczą, czyli tych osób, których dane osobowe zostały naruszone, w niektórych przypadkach rzeczywiście moglibyśmy się obronić.

Szczególnie jeżeli te dane byłyby zaszyfrowane przy zaginięciu pendrive, ale jeżeli mówimy już o wykorzystaniu danych w celu pozyskiwania klientów, no to nie, no tutaj już mamy dane osobowe, którymi ktoś dysponuje, doszło do naruszenia praw tych osób, powinniśmy to zgłosić do prezesa Urzędu Ochrony Danych, no i on będzie wtedy nas prześwietlał, bo przecież rzeczywiście wszelkie zasady Ochrony Danych były u nas właściwie wdrożone. Innym, inną kwestią jest ewentualne postępowanie karne wobec tej osoby, która wykradła te dane i w ten sposób się nim posługuje, bo tutaj można było pomyśleć ewentualnie o już odpowiedzialności karnej, jest to możliwe. 

A z mojego punktu widzenia ja zalecam, niestety, musicie zgłosić, czekajcie co zrobi prezes Urzędu Ochrony Danych, i jeżeli nie macie wdrożonego właściwie RODO u siebie, to czym prędzej to róbcie, bo pewnie jakaś kara finansowa Was spotka.

Jacek: Paweł, a Ty jesteś w stanie wtedy pomóc klientowi na takiej zasadzie, żeby powiedzieć: dobra, to, mogę Panu sprawdzić, on się logował od 18 do 19, tam dokonał takiego, nie wiem, eksportu, na właśnie na jakiś pendrive, coś.

Paweł: Tak, no kwestia jest systemu znowu. Jak mamy odpowiedni system do monitorowania, zarządzania, to tak, jesteśmy w stanie wyciągnąć logii, informacje, co zostało zrobione, co zostało wyciągnięte. Tylko tutaj mamy, no tu dużo, dużo, dużo bardziej trudna jest ta prewencja i przygotowanie. No bo ja miałem taki case, że jakieś dane gdzieś były zapisane, one nie były zapisane w środowisku serwerowym, tylko gdzieś na zewnątrz i to choćbym jak się starał i tłumaczył i przygotował infrastrukturę, jeżeli ona jest używana tak, a nie zabronie wszystkim korzystać. 

No bo, no wiem, słyszałem takie przypadki, że zabraniamy w ogóle, nie ma dostępu do Internetu. Jak ktoś buduje jakąś bazę danych, w ogóle nie w środowisku swoim, tak? Tylko ktoś, nie wiem, na jakiś tam arkuszach swoich tam gdzieś, prywatnie założonych na jakimś mailu. No to, sorry, to co możemy zrobić? No, nic, nie. 

A jeżeli jeszcze inni pracownicy tam też na tym pracowali, dokładali, bo nikt na to nie zrobił uwagi, no to już w ogóle, nie? No to wtedy nic z tym nie zrobimy, dlatego tak ważne jest to, żeby to wszystko, co mamy, kupujemy, to było normalnie na podmiot nasz, kupowane, żebyśmy mieli do tego prawa, do zarządzania, administrowania tym, bo jak tego nie mamy, no to później  nic z tym nie zrobimy, tak? No ale tak jak już dojdzie do czegoś takiego, no to kwestie zgłoszeń, to co Irek powiedział, tak? No to już trzeba zgłaszać, ja też jestem zwolennikiem tego, no bo to też jest tak, że nie zgłaszajmy, bo może się uda, nie?

Irek: I to, o czym pamiętajmy, jeżeli już naprawdę mamy taką działalność, gdzie boimy się tych incydentów, tego, że ktoś nam może wykraść, czy nasz pracownik, czy jakiś czynnik zewnętrzny, no to zacznijmy od tego, że wdrażamy to RODO, zwróćmy się do kogoś, kto się na tym zna, trudno, trzeba będzie ponieść jakieś koszty, ale być może będą jednorazowe albo niewielkie w przyszłości, przygotujmy tą dokumentację przeszkolimy ludzi, upewnijmy się, że rozumieją, co im wolno, a czego im nie wolno. No i potem w razie ewentualnego incydentu negatywnego dla nas, no przynajmniej tą całą podkładkę, te wymagania, do których byliśmy zobowiązani, będziemy w stanie wykazać, że to zrobiliśmy. 

Błędy ludzkie, tego nie jesteśmy w stanie wyeliminować, ale jeżeli byśmy patrzyli na przepisy RODO, to tam jest zawsze, w tych przepisach jest szeroko omówiony, że kara pieniężna, jeżeli jest przez prezesa UODO nakładana, powinna być rozpatrywana indywidualnie, według właśnie indywidualnego przypadku, stopnia zawinienia, umyślności, nieumyślności, zachowania podmiotu już po tym incydencie, czyli co zrobiono, żeby zapobiec incydentom w przyszłości, co zrobiono, żeby powiadomić te osoby, których dane zostały naruszone, co zrobiono, żeby zgłosić ten incydent, który zostawił Urzędu Ochrony Danych, czy współpracowano z Urzędem Ochrony Danych. To wszystko się liczy, jeśli chodzi o późniejszy wymiar kary nakładany przez prezesa.

Jacek: No ja nawet pamiętam kiedyś w taką sytuację, że tam właśnie klientka poprosiła o takie logi systemu, żeby jej pokazać, że oni najpierw zmienili to hasło jakiegoś dnia, potem usunęli to konto, w momencie w którym się skończyła ta umowa z tym pracownikiem, ale ten pracownik po prostu tak jak Paweł mówi, przepisywał sobie tych klientów gdzieś na jakąś kartkę. 

Irek: No tak, no i temu nie zapobiegniemy nigdy. Tak, tak, ale… Było to wtedy, że przeszkoliliśmy, mamy dokumenty, no ale ktoś się zachował tak, jak się zachował. 

Jacek: No ja rozumiem, że oni te logi potrzebowali w ramach właśnie jakiejś takiej obrony przed tym, że proszę zobaczyć zgodnie z tym, on skończył z nami umowę, pracę u nas i w tym momencie od razu mu wyłączyliśmy dostępy, czyli zrobiliśmy tak, jak powinno być.

Irek: Niektórych rzeczy nie da się zapobiec. Na pewno słyszeliście o Medily i wycieku danych u nich, jak przetrzymywali dane osobowe powierzone im przez klientów, kilka lat po zakończeniu obowiązywania umowy, prawda? I potem sobie do jakiegoś środowiska testowego, testowania nowego oprogramowania, wrzucali dane osobowe powierzone im przez klientów kilka lat temu, które powinni usunąć. No i nastąpił jakiś atak hakerski i wykradziono im te dane. 

Jacek: Oni tam nawet mieli dane klientów, z którymi już nie współpracowali. 

Irek: Właśnie o tym mówię, zakończyła się umowa, powinni usunąć te dane, pewnie takie były wymogii w umowie. Zresztą nawet bez tych wymogów RODO wskazuje, że jeżeli nie są dane osobowe do czegoś potrzebne, no to powinniśmy je usunąć, przestać je przetwarzać. 

Oni się do tego nie zastosowali i to jest jeszcze ciekawe, bo na razie jeszcze żadnych kar nie mamy, tylko że UODO powoli czasem wyjaśnia niektóre incydenty i tu nawet po kilku latach dopiero nakłada kary. 

Tutaj jestem ciekawy, jak to będzie wyglądało, bo wina jest oczywista. 

Jacek: Tutaj tak, natomiast z drugiej strony to jest ciekawe, bo tu pacjent mimo wszystko, jeśli ma kogoś obwiniać, to rozumiem placówkę, bo co go interesuje, z jakiego systemu ta placówka korzysta? 

Irek: Zawsze odpowiedzialny będzie administrator. Tutaj też było pytanie na naszym czacie na samym początku o tych słabych i silnych oddziałach, że w jakiejś części firmy, może właśnie w jakiejś placówce mamy dobrą ochronę danych, w drugiej gorzej to funkcjonuje, ale zawsze będzie odpowiedzialny administrator za to i on będzie musiał wykazać potem w razie jakiegoś postępowania wyjaśniającego, że wszystko było w porządku albo że przynajmniej zrobiono, co można. Ale nigdy nie będzie odpowiedzialny jakiś inny podmiot, chociaż może być też podmiot przetwarzający, ale w tym incydencie, o którym umówiliśmy, jeżeli nastąpił wyciek danych osobowych powierzonych przez klientów Medily, no to administrator, czyli ci klienci najpierw odpowiadają i oni ewentualnie potem mogą się odpowiedzieć, że zrobili co mogli – czyli na przykład w umowie był zapis, że firma, której powierzaliśmy dane osobowe, ma je usunąć czy natychmiast, czy nie wiem, w ciągu dwóch, trzech miesięcy od zakończenia obowiązywania umowy. No i dobrze by było, żebyśmy potem jeszcze odebrali takie oświadczenie o usunięciu i wtedy naprawdę wykazujemy, że zrobiliśmy, co mogliśmy. Jeżeli tego nie zrobiliśmy, no to już mamy problem. 

Jacek:< Paweł, a właśnie a propos jeszcze tego usuwania tych rzeczy, Wy też macie jakąś taką procedurę związaną z wymianą komputera i w ogóle takich nośników danych, w sensie, żeby je jakoś utylizować i tak dalej?

Paweł: Znaczy, my na to zwracamy szczególną uwagę, czy procedurę – powiedzmy, że dobre praktyki nasze, postępowanie jak z tymi rzeczami, bo tam komputer to jest sprzęt, to jest elektronika utylizacja, ale te nośniki, bo dążymy do tego, żeby te najważniejsze dane były na serwerze, serwer backupujemy, natomiast unikamy tego, żeby jakieś ważne dane były na jakimś nośniku, tylko bym powiedział, takie piki tymczasowe, to jakieś tam bieżącej pracy, a tak wszystkie ważne dane, ważne, tak jak czy system, czy to jest właśnie, czy w chmurze, czy gdzieś lokalnie, to jest jakaś baza daneych, czy jakieś tam SQL, czy coś takiego, no to żeby to było tam zapisywane. Takie nasze dobre praktyki mamy, no i to jest dość wrażliwy temat, bo też jest tak, że ktoś nam mówi, a tam nic ważnego nie ma i mieliśmy nawet taką sytuację, że trzeba się teraz upewnić, już wprowadziliśmy tak, może nie procedura formalną, ale już zostało zapowiedziane, zapowiedziane u nas wewnętrznie, żeby to weryfikować i fordmalnie potwierdzać, tak, żeby ktoś nam to sprawdził te dane.

Bo ludzie nawet sobie nie zdają sprawy tak naprawdę, tak? Jakie dane mamy tam przechowywane i tak dalej i no to trzeba niestety dwa czy dwa razy sprawdzać, potwierdzić no fajnym takim casem jest, jak dajemy, nie wiem, nawet telefon do serwisu, żeby nam wymienić, nie wiem, folię na ekranie cokolwiek, tak już trochę przerysowuję, no to tam jest informacja, że czy zgadza się na to, że twoje dane zostaną odwracane i tak dalej, no i tutaj też no w to stronę idziemy, 

No bo możemy coś utracić bezpowrotnie, no i to w szczególny sposób mówię, powinniśmy weryfikować, formatować, niszczyć, trwale, żeby nie było tych danych. Albo jeżeli mamy to nawet zostawiamy te nośniki, żeby, my szczerze my nie chcemy, bo my tam nawet nie wiemy do końca co jest i nagle się okazuje, że przetwarzamy dane osobowe, dam dość istotne, ważne, a my tylko wzięliśmy komputer do utylizacji. 

Jacek: OK. Słuchajcie, będziemy powoli do końca, bo umówiliśmy się na godzinę, że Was nie będę dłużej trzymał, ale Irek, może jeszcze pewnie jesteś w temacie, a to zawsze są smaczki, jakieś głośne afery oprócz tego Aurero, Medily, to co jeszcze było w medycynie?

Irek: Każdy słyszał, o alabie, prawda? Tak. I tutaj też jeszcze mamy tą sytuację, że nie wiemy, z jakimi konsekwencjami się to spotka, przynajmniej jeśli chodzi o prezesa UODO, bo ten incydent, no to taka jest delikatna nazwa w porównaniu do tego, co się stało, bo tam chyba kilkadziesiąt tysięcy, czy nawet nie, jakieś dwieście tysięcy osób… w każdym razie ogromny wyciek danych z jednej z największych sieci diagnostycznych w Polsce, jeśli nie największej. Szantaż oczywiście, jeśli chodzi o tą firmę, nie wiem czy ktokolwiek się decyduje w takich sytuacjach na zapłacenie okupu hakerom. No o tym nigdy nie wiemy, bo takich danych się nie podaje, ale to nam pokazuje, że chociaż nie znamy jeszcze w tym momencie szczegółów. To pewnie dopiero się okaże, gdy prezes UODO wyda jakąś decyzję, nałoży karę na ten podmiot, to wtedy w tej decyzji mamy całą tą sytuację i przyczyny ładnie, dokładnie opisane. 

Tak było chociażby w najsłynniejszej sprawie, jeśli chodzi o naruszenie ochrony danych osobowych, ale to nie z branży medycznej, tylko morele.net, prawda? To w zasadzie osoby, które nawet niewiele mają do czynienia z branżą prawną i z ochroną danych osobowych i słyszały o tym wycieku, bo to był pierwszy, duży w Polsce wyciek po wejściu w życie rozporządzenia RODO, gdzie prezes Urzędu Ochrony Danych nałożył ponad 3 miliony złotych kary i potem cały czas walka sądowa. 

No ale jak czytamy potem tą decyzję, to widzimy, co się działo, gdzie były błędy po stronie administratora. Tutaj, jeśli chodzi o Alab, nie wiemy tego, to na razie są tylko przypuszczenia, ale ogromny wyciek danych, listopad ubiegłego roku, część tych danych została przez hakerów wrzucona do sieci. Potem instytucje rządowe już uruchomiły wyszukiwarkę, gdzie po wpisaniu numeru PESEL wiedzieliśmy, czy nasze dane osobowe zostały wykradzione, czy też nie, no, ale jeśli chodzi o konsekwencje, to dopiero się okaże po postępowanie wyjaśniające prezesa UODO zawsze ładnych kilka miesięcy trwa.

Jacek: OK, to co? Bardzo Wam dziękuję. Słuchajcie, do klientów się zgłaszam i do no w ogóle widzów, nie tylko klientów Proassist, bo pewnie są dzisiaj z nami. Jeżeli będziecie mieli jakieś sprawy prawne związane z placówką medyczną, czy z ochroną danych osobowych, to zapraszamy do Irka. Jeżeli są jakieś sprawy związane z sprzętem, sieciami, zapraszamy do Pawła. 

Jak zmniejszyć ilość połączeń przychodzących do placówki medycznej, nie tracąc przy tym na liczbie pacjentów? 

Dlaczego redukcja połączeń jest taka ważna? W większości placówek medycznych pojawia się problem nieodebranych połączeń. Aby je zredukować i jednocześnie zwiększyć liczbę wizyt i skuteczność pracowników rejestracji, należy przyjrzeć się nagraniom rozmów telefonicznych.

Często nieodebrane połączenia wynikają z tego, że jest za mało osób do odbierania połączeń i trzeba przekierować ruch telefoniczny do rejestracji zewnętrznej. Czasem też placówki medyczne mają taki problem, że dzwonią pacjenci, którzy nie chcą umówić się na wizytę lekarską, tylko zadać pytania dotyczące grafiku pracy lekarzy albo przygotowania do badania. Albo mają już umówioną wizytę, ale przy pierwszym kontakcie nie mieli jak zapisać terminu i wykonują kolejne połączenie, żeby upewnić się, czy dobrze zapamiętali datę.

Powody połączeń wykonywanych przez pacjentów do placówek medycznych mogą być różne i dlatego warto sprawdzić nagrania rozmów z pacjentami, bo może istnieją rozwiązania, które pomogą usprawnić proces obsługi pacjentów. Jeśli nie posiadasz odpowiednich narzędzi do odsłuchu rozmów, o nic się nie martw! Na bazie naszych doświadczeń, poniżej opisaliśmy pięć najczęstszych powodów, dla których pacjenci dzwonią do Twojej placówki oraz propozycje rozwiązań, które pomogą zredukować ilość połączeń bez utraty jakości obsługi.

Brak rejestracji online – umożliwienie rezerwacji wizyt przez Internet

Najczęstszym i najbardziej oczywistym powodem połączeń telefonicznych jest chęć umówienia się na wizytę. Jeśli Twoja strona internetowa nie oferuje pacjentom możliwości rejestracji online, pacjenci będą zmuszeni do kontaktu telefonicznego. Wdrożenie systemu rezerwacji online, który pozwala na łatwe zapisywanie się na wizyty bez potrzeby rozmowy telefonicznej, znacząco zmniejsza obciążenie rejestracji.

Jeśli posiadasz już rejestrację online, to sprawdź statystyki rejestracji i zastanów się, dlaczego pacjenci wciąż wybierają połączenia do placówki medycznej. Istnieje wiele rozwiązań VOIP, dzięki którym możesz odpowiednio poinformować pacjentów o możliwości rejestrowania wizyt online. Dzieje się to w czasie, kiedy pacjent oczekuje na połączenie, więc prawdopodobieństwo, że pacjent sprawdzi Twój system do e-rejestracji jeśli nie dodzwoni się do placówki za pierwszym razem, jest bardzo duże.

Pamiętaj, że sposób rezerwacji powinien być intuicyjny, łatwy do wypełnienia i dostępny zarówno z komputerów, jak i urządzeń mobilnych. Nie dodawaj formularza kontaktowego, tylko okienko e-rejestracji, w którym pacjent sam będzie mógł wybrać dogodny termin i zarezerwować wizytę. To rozwiązanie nie tylko odciąży personel, ale również zwiększy komfort pacjentów, którzy mogą rezerwować wizyty z dowolnego miejsca, o dowolnej porze, nawet poza godzinami pracy rejestracji.

Pacjenci dzwonią, aby zapytać o cennik – wyraźna zakładka z cenami usług

Wielu pacjentów dzwoni z pytaniem o koszt usług medycznych w Twojej placówce. Jeśli nie publikujesz cennika na swojej stronie, możesz spodziewać się licznych telefonów dotyczących cen konsultacji czy badań. Oczywiście, rozumiemy, że nie zawsze chcesz udostępniać ceny z obawy przed konkurencją, ale warto znaleźć kompromis – wtedy nie będziesz musiał walczyć z nadmiernym ruchem telefonicznym.

Zamiast unikać publikacji cennika, utwórz zakładkę, w której umieścisz przynajmniej ogólną informację o przedziale cenowym za usługi. Taki ruch zwiększa przejrzystość i zaufanie pacjentów do Twojej placówki, jednocześnie zmniejszając liczbę telefonów z pytaniami o koszt wizyty.

Informacje kontaktowe i adres  – zakładka „Kontakt” na stronie

Pacjenci często dzwonią z pytaniami o konkretne dane dotyczące Twojej placówki, na przykład godziny otwarcia, lokalizację placówki czy możliwość płatności kartą. To kolejne połączenia, które można łatwo wyeliminować, tworząc dokładną i wyczerpującą zakładkę „Kontakt” na stronie internetowej. Powinna ona zawierać wszystkie niezbędne informacje, takie jak:

🔷 Adres placówki

🔷 Godziny pracy (zarówno placówki, jak i poszczególnych specjalistów)

🔷 Opcje płatności (karta, BLIK, gotówka)

🔷 Wskazówki dojazdu i informacje o parkingu oraz ewentualnie o udogodnieniach dla osób niepełnosprawnych

Dodając te dane na stronie, zmniejszasz ilość połączeń, a jednocześnie ułatwiasz pacjentom przygotowanie się do wizyty.

Jak się przygotować do wizyty – automatyczne powiadomienia

Kolejnym częstym powodem telefonów są pytania dotyczące przygotowania do badań. Na przykład przed USG jamy brzusznej pacjenci, którzy nigdy wcześniej nie wykonywali takiego badania, mogą nie wiedzieć, że powinni wypić 2 litry wody i unikać korzystania z toalety przed badaniem. Jeśli te informacje są niedostępne na stronie lub nie są przekazywane automatycznie, pacjenci będą dzwonić, by je uzyskać. To kolejne połączenia telefoniczne, które nie przynoszą Ci zysku, a są możliwe do wyeliminowania w łatwy sposób.

Oczywiście, w takiej sytuacji najpierw trzeba odpowiednio przyjrzeć się procesowi obsługi pacjenta i pracy rejestracji. Rejestracja powinna bowiem już na etapie rezerwacji terminu poinformować pacjenta, w jaki sposób powinien przygotować się On do wizyty. Jeżeli pacjent był w przychodni zarejestrować się osobiście, rejestracja powinna wręczyć mu karteczkę z dokładnym opisem przygotowania do badania i powiedzieć na ten temat kilka słów. A jeśli pacjent dzwonił, to w najlepszej sytuacji rejestratorka powinna zapytać pacjenta, czy ma możliwość zanotowania informacji i powoli i wyraźnie wytłumaczyć mu, co i jak. To oczywiście wydłuża czas trwania połączeń przychodzących, ale pacjent nie będzie musiał dzwonić ponownie.

Innym dobrym rozwiązaniem może być stworzenie zakładki FAQ (Najczęściej Zadawane Pytania) na stronie internetowej Twojej placówki medycznej, w której umieścisz instrukcje dotyczące przygotowania do różnych badań. Dodatkowo, warto rozważyć także wysyłanie automatycznych wiadomości e-mail lub SMS z informacjami o przygotowaniu do wizyty po zarejestrowaniu pacjenta. Wtedy rejestratorka nic nie musi dyktować – wystarczy, że poinformuje pacjenta, że tuż po zakończeniu połączenia otrzyma wiadomość z informacją.

Odwoływanie wizyt – możliwość odwołania przez SMS

Pacjenci często dzwonią, aby odwołać wizytę. Jeśli proces odwoływania wizyty nie jest wystarczająco łatwy, pacjent będzie musiał dzwonić, co nie tylko generuje dodatkowe połączenia, ale i zwiększa ryzyko, że w przypadku braku kontaktu pacjent po prostu nie pojawi się na wizycie bez wcześniejszego powiadomienia. Nie w każdej placówce numery pacjentów zapisują się w telefonie i czasem nie ma nawet możliwości oddzwonienia na połączenia nieodebrane.

Zaproponuj pacjentom możliwość odwołania wizyty za pomocą SMS. Jest to szybkie i wygodne rozwiązanie, które z jednej strony odciąży rejestrację, a z drugiej strony pozwoli na efektywne zarządzanie placówką i jej harmonogramem. W ten sposób można uniknąć strat, jakie powoduje niepojawienie się pacjenta na wizycie. 

Podsumowanie

Zmniejszenie liczby połączeń telefonicznych w placówce medycznej jest możliwe dzięki odpowiedniemu przygotowaniu strony internetowej oraz wdrożeniu prostych narzędzi, takich jak rejestracja online, automatyczne przypomnienia czy FAQ. Dzięki temu pacjenci będą mieli łatwiejszy dostęp do najczęściej poszukiwanych informacji, a Twoja placówka stanie się bardziej efektywna, bez obniżenia jakości obsługi. Pomoże Ci to również zmniejszyć ilość nieodebranych połączeń.

Pamiętaj, że zmniejszenie liczby połączeń nie oznacza utraty pacjentów – wręcz przeciwnie. Dzięki wdrożeniu powyższych rozwiązań, Twoja placówka stanie się bardziej dostępna i profesjonalna, co przełoży się na lepsze doświadczenie pacjentów oraz oszczędność czasu dla Twojego personelu.

Zwróć uwagę, że aż 4 z 5 podanych przez nas rozwiązań dotyczą usprawnienia komunikacji z pacjentami poprzez stronę internetową. To pokazuje, jak ważne jest posiadanie dobrze zaprojektowanej i funkcjonalnej witryny dla każdej placówki medycznej. Strona internetowa to nie tylko wizytówka, ale także narzędzie, które może znacząco zmniejszyć liczbę połączeń przychodzących, jednocześnie usprawniając obsługę pacjentów i zwiększając liczbę wizyt.  

W Proassist oferujemy stworzenie profesjonalnej strony internetowej dla naszych użytkowników za jedyne 129 zł, co stanowi doskonałą inwestycję w poprawę obsługi pacjentów. Dodatkowo, przygotowaliśmy bezpłatny ebook „Jak skutecznie promować stronę internetową”, w którym znajdziesz wiele cennych wskazówek na temat tego, jak w pełni wykorzystać potencjał witryny swojej placówki medycznej.

Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się więcej!

Moduł fiskalny i faktury w programie medycznym Proassist – wsparcie dla księgowości placówki medycznej

Jedna platforma, jedna faktura

Korzystanie z różnych narzędzi księgowych może być nie tylko kosztowne, ale i czasochłonne. W Proassist wszystkie funkcje związane z wystawianiem i przyjmowaniem faktur są zintegrowane w jednym systemie. Oznacza to, że nie musisz korzystać z oddzielnych programów – wszystko, co związane z księgowością, jest dostępne w Proassist. Jakie to ma zalety?

Płacisz jedną fakturę – Proassist nie tylko obsługuje umawianie wizyt, prowadzenie dokumentacji medycznej i zarządzanie magazynem, ale także pełni funkcję programu księgowego dla gabinetów. Oszczędzasz pieniądze, płacąc tylko za jedno narzędzie.

Łatwość obsługi – Manager i pracownicy uczą się obsługi jednego programu. Proassist jest intuicyjny, a dzięki wsparciu technicznemu, które działa w godzinach pracy placówek medycznych, możesz liczyć na szybkie wprowadzenie zespołu w nowy system.

Wszystko w jednym miejscu – Faktury, rozliczenia, dokumenty pacjentów, rejestracja i grafiki lekarzy znajdują się w chmurze. Nawet pracując z domu, masz dostęp do wszystkich niezbędnych danych – wystarczy się zalogować.

Automatyzacja faktur i różne scenariusze fakturowania

Moduł faktur w Proassist automatyzuje proces wystawiania faktur, co pozwala zaoszczędzić czas i uniknąć błędów. System pozwala na szybkie wystawienie faktury dla pacjenta za realizowaną usługę medyczną, dla firm czy ubezpieczycieli. Co więcej, istnieje możliwość fakturowania za wynajem gabinetów czy sprzętu medycznego, co sprawia, że program dostosowuje się do różnych scenariuszy pracy placówek.

Personalizacja faktur– Faktury można dostosować do indywidualnych potrzeb placówki, np. dodać logo, określić sposób płatności czy inne szczegóły zgodne z polityką placówki.

Księgowość placówki medycznej – pełna kontrola i opcja generowania JPK VAT

Dzięki modułowi fiskalnemu Proassist nie tylko wystawiasz faktury, ale także prowadzisz pełną dokumentację księgową placówki medycznej. Jednym z kluczowych udogodnień jest opcja generowania pliku JPK VAT, który może być automatycznie przesłany do księgowej. To duże ułatwienie dla placówek, które muszą regularnie raportować dane do urzędów skarbowych, a przy tym chcą minimalizować nakład pracy związany z przetwarzaniem danych.

Prowadzenie magazynu w Proassist – pełna kontrola nad zasobami

Jedną z funkcji dodatkowych Proassist jest możliwość prowadzenia magazynu. Dzięki niej możesz śledzić stan produktów i materiałów medycznych, optymalizować zakupy oraz kontrolować zużycie. System umożliwia również import danych magazynowych, co pozwala na łatwe przeniesienie dotychczasowych informacji z innego oprogramowania. Wszystko po to, by Twoja placówka działała jeszcze sprawniej.

Integracja danych – korzystaj z systemu od razu

Często placówki medyczne odkładają wdrożenie systemu na później, czekając na pełny import danych z poprzedniego oprogramowania. W Proassist zalecamy, aby rozpocząć korzystanie z systemu od razu po wdrożeniu, nie czekając na pełne przeniesienie danych. Dzięki temu unikasz podwójnej pracy i ryzyka utraty ciągłości danych. Proassist zapewnia płynne przejście, a import danych traktowany jest jako etap przejściowy, który nie przeszkadza w bieżącej pracy.

Program dla gabinetów Proassist – komfort i wygoda w zarządzaniu placówką medyczną

Moduł fiskalny, funkcje księgowe i prowadzenie magazynu – wszystko w jednym systemie, który łączy w sobie rozwiązania dedykowane placówkom medycznym. Dzięki Proassist oszczędzasz czas, minimalizujesz ryzyko błędów, a wszystkie informacje masz w jednym miejscu – dostępnym zarówno w placówce, jak i zdalnie. Proassist to kompleksowe narzędzie, które usprawnia codzienną pracę, a dzięki funkcji generowania JPK VAT dodatkowo wspiera księgowość placówek medycznych.

Czy jesteś gotów, aby uprościć zarządzanie swoją placówką medyczną? Z Proassist to możliwe!

Wypalenie zawodowe w pracy fizjoterapeuty – jak je rozpoznać i jak mu zapobiegać?

Wypalenie zawodowe w pracy fizjoterapeuty – jak je rozpoznać i jak mu zapobiegać?

Wypalenie zawodowe to coraz częstszy problem w zawodach wymagających dużego zaangażowania emocjonalnego i fizycznego – w tym również w fizjoterapii. O przyczynach, objawach i sposobach radzenia sobie z wypaleniem opowiedziała Joanna Tokarska, doświadczona fizjoterapeutka i twórczyni projektu Fizjopozytywni, podczas naszego webinaru.

W rozmowie pojawiły się tematy związane ze stresem, strategią rozwoju kariery oraz rolą szkoleń i odpoczynku w zapobieganiu wypaleniu. Poniżej znajdziecie pełną transkrypcję spotkania, która przybliży Wam wszystkie wskazówki i refleksje, jakimi Joanna podzieliła się z uczestnikami webinaru.
Reklama rozmowy o wypaleniu zawodowym z Joanną Tokarską, fizjoterapeutką.
Jacek: Dzień dobry. Dzisiejszym gościem jest Joanna Tokarska. Joanna, zaraz oddaję Tobie głos, żebyś się przedstawiła.

Ja przypominam, że my mamy cykliczne spotkania z naszym gościem, który zajmuje się tematami takimi około medycznymi, również tematem jakby trochę pomocy w pracy specjalistów, trochę w zarządzaniu placówką i tak dalej.

I akurat dzisiaj jest ta kwestia, którą poruszamy, czyli temat wypalenia zawodowego. I Joanna, oddaję Tobie głos, jakbyś się przedstawiła, powiedziała czym Ty się zajmujesz, to będzie nam bardzo miło.

Joanna: Dzień dobry, dziękuję bardzo za zaproszenie. Jest mi super miło, że mogę tutaj być. Ja jestem tak przede wszystkim to fizjotrapeutką, ale takim projektem moim życiowym jest projekt Fizjopozytywni, czyli pewnego rodzaju platforma, media społecznościowe pod tą nazwą, które zrzeszają fizjotrapeutów i tak jak ja mówię – miłośników fizjoterapii.

Ponieważ Fizjopozytywni zrzeszają nie tylko fizjotrapeutów, w dużej mierze, w większości tak, ale nie tylko. I jest nas już kilkadziesiąt tysięcy i wzajemnie wspieramy się i uczymy, i bawimy, i śmiejemy, i robimy mnóstwo ciekawych rzeczy.

I to jest chyba taki core mojej działalności i takie moje dziecko, i taka moja miłość. Absolutny, cel życiowy, tak bym to nazwała.

Jacek: Ok, tak, ja byłem tam u Was na grupie, widziałem, że naprawdę jest wesoło, także potwierdzam organoleptycznie, że i ludzie, niektórzy tam przychodzą z konkretnymi problemami, z którymi inni ludzie im pomagają, ale też są takie tematy poruszane właśnie, że takie bardziej nazwijmy to nie stricte medyczne, tylko takie lekkie. Znaczy lekkie i trudne, to znaczy właśnie związane z wypaleniem zawodowym, o którym dzisiaj mamy porozmawiać. No i tak myślę, że tak zacznijmy od takiego, no trudnego pytania, znaczy, czy Ty zastanawiałeś się w ogóle, co może doprowadzać do tego wypalenia zawodowego?

Joanna:Wiesz, ja sporo myślałam na ten temat, no bo przygotowywaliśmy się do tego nagrania, więc usiadłam sobie, zastanawiałam się. Wiesz, bo z jednej strony każdy ma indywidualne doświadczenia, z drugiej strony mamy jakieś, prawda, książki, artykuły, można przeczytać sobie, jakie są przyczyny tego wypalenia zawodowego, ale tak naprawdę gdzieś tam, tak jak ja sobie o tym myślę, że każdy, przynajmniej w teorii, dobrze by było, gdyby miał jakiś cel w swoim życiu. I jak masz ten cel, no to już pół biedy, to przynajmniej wiesz, czy się do niego zbliżasz, czy nie, a najgorzej jest, jak tego celu nie masz, no i nie wiesz po co istniejesz, a nie daj Boże, do tego istnienia zakrada się jakaś proza istnienia.

Jakiś ból istnienia, jakieś znudzenie, jakieś niedogodności związane z pracą, z sytuacją, z, nie wiem, sytuacją psychospołeczną, tak to nazwę ładnie, czyli jak tam jest z moimi kolegami w pracy, z koleżankami, jakie mamy relacje, jaką ja mam, jaki mam poziom satysfakcji z tego, co robię, zarówno na poziomie finansowym, jak i w poziomie takiej satysfakcji jakości tej mojej pracy, czy ja się rozwijam, czy ja zostaję cały czas w jednym miejscu. Czy ja mam poczucie, że w ogóle jestem w dobrym miejscu w życiu, czy właśnie tutaj chciałam być, bardzo często, znaczy bardzo często, ale na grupie rzeczywiście zdarzają się takie posty, że ludzie piszą, kurczę, myślę nad tym, żeby zmienić pracę i to są posty, żeby była jasność w dwie strony – są to ludzie, którzy piszą, że robię coś innego i zastanawiam się nad tym, żeby zostać fizjotrapeutą, a mam już tam, nie wiem, 45 lat, czy to ma sens, ale są też ludzie, którzy w drugą stronę – popracowali 5 -10 lat w zawodzie fizjotrapeuty i mówią, kurczę, to jednak nie jest dla mnie, nie dam rady, nie chcę tego robić.

Ja zresztą nawet mam takie nagranie na kanale, jedno, zresztą bardzo fajne nagranie polecam, ono się nazywa “Fizjoterapia, nie, dziękuję” ijest to nagranie z trzema osobami, które z różnych względów na różnych etapach swojego wykształcenia w kierunku fizjoterapii zrezygnowały, zaczęły robić coś innego i robią to z powodzeniem, z pasją, z zaangażowaniem i z sukcesem.

Więc wracając do Twojego pytania, jakie są przyczyny – no wydaje mi się, że wszystko i nic może być przyczyną. Za dużo odpowiedzialności może być przyczyną, za dużo pracy w stosunku do życia swojego prywatnego może być przyczyną. To, że jesteś permanentnie niedoceniony w pracy i sfrustrowany może być przyczyną. To, że masz zaburzone jakieś relacje w pracy z kolegami, z koleżankami, z szefem, czy z innymi członkami zespołu może być przyczyną. Kurczę, monotonia może być przyczyną. Wszystko może być przyczyną. Pytanie, czego Ty chcesz i czy idziesz w dobrym kierunku. Jeżeli tak, to pewnie będzie Ci łatwiej, jeżeli nie, no to…

Jacek: Ty mówisz właśnie o tym celu, to ma być… mówimy o celu zawodowym, tak?

Joanna: Oczywiście.

Jacek:: Że tam, nie wiem, chce obsługiwać tylu pacjentów, chce mieć, nie wiem, jakiś tam gabinet wieloosobowy, chce, nie wiem – teraz pracuje u kogoś, chce pracować u siebie, tak? Tego typu cele, tak?
Joanna:No ale zobacz, że to wszystko się łączy tak naprawdę w jedną odpowiedź na pytanie: jak Ty chcesz żyć, tak? No bo to, jak chcesz pracować, jest pochodną tego, jak Ty chcesz żyć. I są osoby, dla których celem, celem, może nie będę używać tego słowa celem, ale takim wymarzonym sposobem na życie będzie chodzenie po górach, kiedy tylko się da, patrzenie na przyrodę, no to dla niej być może spa w Szwarcwaldzie będzie najlepszym celem zawodowym. Ale on wynika, nie stąd, że ja tak kocham po prostu pracować w spa, tylko jak kocham tak żyć, chcę tak żyć.

Dlatego mówię, najpierw musisz się zorientować, czego Ty chcesz tak ogólnie w życiu. Są osoby, do których idealnym sposobem na życie jest to, że chcą być szefami, chcą się spełniać, chcą coś tworzyć, chcą zbudować coś swojego, chcą, na przykład zarządzać zespołem ludzi.No to wtedy Twoim celem będzie prowadzenie placówki, niejako to będzie wynikiem tego, że na samym początku to Ty chcesz być szefem.

Daleko szukać. Ja prowadzę te social media i można powiedzieć, że mam parcie na szkło gdzieś, tak, spełniam się przed ekranem. No i na jakimś początku to było jednak to, że ja chcę dawać jakąś wartość ludziom, chcę uczyć ludzi różnych rzeczy. No i teraz pytanie, no to jak to zrealizować? Jak to ubrać w to ubranko fizjoterapii?

Więc naprawdę ten zawód i to, jak wykonujesz ten zawód, co dokładnie robisz dla mnie jest pochodną tego, czego Ty chcesz od życia. I to jest bardzo trudne pytanie, wiesz. Pokaż mi ludzi, którzy wiedzą, co chcą od życia.

Jacek:: No i jeszcze w młodym wieku, kiedy mają podjąć tą decyzję dotyczącą kształcenia.

Joanna: No, no, dokładnie.

Jacek:Ja też, powiem Ci, zaobserwowałem taką sytuację, że czasami właśnie widzę taką, nie wiem, czy frustrację, czy takie niezadowolenie właścicieli placówek z powodu, nie wiem, wolnego w ich mniemaniu, wolnego tempa, nie wiem, przyrostu biznesu. Z racji, że my jako programowanie medyczne jesteśmy w stanie porównać to wzrostem tempa biznesu do innych, od razu myślimy kurczę, no szybko się bardzo rozwija, w sensie ta placówka się bardzo szybko rozwija. A mimo wszystko są nerwy, jest ta frustracja i myślę sobie właśnie, wiesz, że to samo skupienie się na tym celu chyba nie jest jednym, bo możesz być mimo wszystko niezadowolony, mimo że to spełniasz, bo w Twoim wyobrażeniu jeszcze nie spełniasz.

Joanna: No i właśnie, no i tutaj dochodzimy, dlatego ja mówię o czymś szerszym niż tylko to, co ja robię w życiu, tak? Ja zawsze w ogóle jak tak sobie myślę, czy jak doradzam komuś, bo może dlatego, że u mnie to podziałało, ja radzę zrobienie sobie takiego ćwiczenia, tak?

Ono jest szczególnie wartościowe kiedy jesteś na początku drogi, ale w każdym etapie życia będzie wartościowe. I ono jest bardzo trudne, które teraz omówię, wymaga bardzo dużo czasu. Bo ćwiczenie polega na tym, to jest mentalne ćwiczenie, że wizualizujesz sobie minuta po minucie, jak wygląda Twój idealny dzień w życiu.

I nie mam na myśli idealnego dnia, czyli masz urodziny, dostałeś spadek milion dolarów po ciotce, której nawet nie znałeś i Ty idziesz, wydajesz te pieniądze, nie, nie. Taki normalny dzień w życiu, jak chcesz, żeby wyglądał? Gdzie Ty się budzisz? Jak wygląda Twoje łóżko? Czy jesteś z kimś? Czy jesteś sam? Wstajesz. Jak wygląda, nie wiem, podłoga, na której stawiasz nogi? Co masz na sobie? Co się dzieje? Gdzie Ty idziesz? Gdzie Ty w ogóle mieszkasz? Co jest dookoła ciebie?

Wiesz, każdy detal sobie wyobrażasz minuta po minucie. No i w tym momencie masz przynajmniej wyobrażenia, jak Twój mózg, a może bardziej jak Twój umysł, postrzega idealne życie.

I w momencie, w którym ja robiłam to ćwiczenie, to ja wstawałam, w swojej wyobraźni oczywiście, miałam wielkie okno z widokiem na naturę, notabene mam takie okno, wielkie okno z widokiem na naturę, szłam do kuchni, robiłam sobie kawę, a potem pracowałam, tak jak teraz pracujemy przy komputerze, nagrywając treści dla fizjotrapeutów.

To było w moim wyobrażeniu. Więc wiedziałam, że już jestem na dobrej drodze. No i pytanie, gdzie jest to wyobrażenie, wracając do tego człowieka, który ma biznes, ma dobrze prosperującą, obiektywnie firmę, ale jest do końca niezadowolony, no to co on miał w tym wyobrażeniu, tak?

To znaczy, wątpię, żeby miał wyobrażenie, cały czas będę niezadowolony, cały czas będę gonił, żeby było więcej, tak? To gonienie, żeby było więcej, wynika raczej z braku celu, a nie z celu, który jest jasny i sprecyzowany.

To znaczy, że ten cel jest takim, wiesz, jest taką ideą, nie czymś, że moje przedsiębiorstwo musi zatrudniać 54 osoby i mieć roczny obrót na poziomie, nie wiem, 6,5 miliona, to wtedy ja jestem zadowolony, no jakby nie tu, tak, tylko co się dzieje, jak Ty żyjesz?

Czy Ty poświęcasz 4 godziny dziennie temu przedsiębiorstwu, 8 godzin dziennie, 12 godzin dziennie? Czy Ty masz w ogóle rodzinę przy sobie, czy ta rodzina jest dla ciebie wartością, czy masz jakiś zwierzęta, tak, jak Ty żyjesz? No bo chyba to jest na końcu najważniejsze, jak Ty żyjesz? Czy Ty jesteś szczęśliwy w swoim życiu?

Jacek: Tak, tak, to na pewno, ale tam wspomniałaś trochę o swoim wyobrażeniu. No chciałem poruszyć ten temat, bo mówisz, że miałaś też jakieś doświadczenie własne, że Ty, rozumiem, byłaś i jesteś fizjoterapeutką, ale wtedy byłaś, nazwijmy to na cały etat.

Joanna: Na etacie, tak.

Jacek: Na etacie. I co? I wstałaś rano, powiedziałaś, dobra, to ja teraz sobie sobie zwizualizuję swoje życie na nowo, przemyślę i teraz to zmieniam. Tak to było, czy właśnie było jakieś wypalenie zawodowe, jakieś objawy itd.?

Joanna:Wiesz co? Mam wrażenie, że to jest generalnie proces. To jest proces, który trwa. Jak się dobrze do niego przygotujesz, to można przez niego przejść łagodnie, tak jak było w moim wypadku, a na łapu capu szybko może nie zadziałać.

W moim wypadku było tak, że ja zawsze chciałam. Już od momentu, kiedy kończyłam studia, ja wiedziałam, że ciągnie mnie edukacja, że mam coś takiego w sobie, że potrafię przekazać wiedzę. Ja o tym wiedziałam, to nie było dla mnie, ja się tego nie musiałam jakoś specjalnie uczyć, po prostu zawsze miałam ten, nazwijmy to, dar.

No i się zastanawiałam, no dobra, no ale jak to zrobić? Nie chciałam nigdy pracować na uczelni, ponieważ z gruntu rzeczy wydawało mi się, że nie usatysfakcjonuje mnie to finansowo. I pewnie miałam rację – przez wiele lat, chyba nie było jakichś szczególnie wysokich zarobków na uczelni, więc wiedziałam, że nie, na pewno nie uczelnia, bo to w ogóle nie mój klimat, bo musisz robić mnóstwo rzeczy, których ja nie chciałam robić.

No dobra, no to jak inaczej można uczyć? Wiesz, ja nawet się zatrudniłam w szkole dla masażystów, taka była szkoła zawodowa dla masażystów w Warszawie, ja się tam zatrudniłam na semestr, żeby zobaczyć, czy to, co ja sobie w ogóle wyobraziłam w głowie, to ma w ogóle rację bytu, tak?

Czy ja się na tą nauczycielkę nadaję tylko w swojej głowie, czy naprawdę? No i jak przeszłam semestr nauczania w państwowej szkole, to stwierdziłam, że ja się nadaję. Super, ale tak, dowiedziałam się, że nauczanie kosztuje bardzo dużo wysiłku i że bardzo dużo czasu i energii zajmuje przygotowywanie zajęć, że to jest, o kurczę, to jest na maksa po prostu drenujące z energii, bo siedzisz, ileś godzin szykujesz zajęcia, które będą trwały ileś godzin.

To, co na tamten czas nauczyło mnie też w edukacji, że pensja jest głodowa. Moja nie była głodowa, słuchaj, ja pracowałam na chyba jedną, nie chcę skłamać teraz, jedną piątą, jedną, ósmą, jakiś ułamek etatu i jak dziś pamiętam, że zarabiałam 300 złotych miesięcznie za ten ułamek etatu, bo to był taki, wiesz, najniższy, najniższy nauczyciel w ogóle z karty nauczyciela i ułamek tej najniższej pensji.

Dla mnie to było 300 złotych, więc starczało mi dokładnie na dojazdy do tej szkoły czerwonym maluchem, którego wtedy posiadałam. To był, wiesz, to był, po prostu mówimy o takim mówimy poziomie satysfakcji zawodowej, ale mimo to byłam mega zadowolona, bo to mi dało to doświadczenie, jednak. Okej, nadajesz się do uczenia, no to co, no to trzeba kombinować, jak można uczyć, żeby mieć więcej satysfakcji.

I robiłam na przykład takie rzeczy, że organizowałam warsztaty w pracy i w ogóle mieliśmy taki zwyczaj w pracy, że organizowaliśmy warsztaty, co jakiś czas zmienialiśmy się w tym prowadzeniu, różne tematy.

Jacek: Nie warsztaty dla pacjentów, tylko warsztaty wewnętrzne dla terapeutów?

Joanna: Tak, dla terapeutów. I wiesz, i miałam taką kierowniczkę, kiedyś jej powiedziałem, wiesz co, tak chciałabym uczyć, ale nie wiem, jak to zrobić. Ona mówi, no to może zrób doktorat, ja mówię, nie, doktorat, nie, ja tak chyba akademicko nie bardzo.

No to zostań instruktorem jakiejś metody, zostań instruktorką PNF-u, no to… Wiesz, i tutaj kłania się, jak dużo pewności siebie mamy na początku swojej drogi zawodowej. I mam wrażenie, że moje pokolenie miało tej pewności dużo mniej, niż pokolenie, które jest obecnie w wieku, załóż ma tam, nie wiem, dwudziestu kilku czy trzydziestu lat.

Mam wrażenie, że osoby młodsze są takie odważniejsze, wiesz, tak, mniej się cykają, mniej mają takie, ojej, czy się się nie nadaje do tego, tylko nie, kurczę, spróbuję. To jest takie moje wrażenie, ja absolutnie nie miałam tej odwagi, rozmawialiśmy tutaj przed nagraniem i nawet wspomniałam, że dziesięć lat za późno uważam, że zaczęłam robić to, co robię, no ale jest jak jest, tak, na tamten czas po prostu wydawało mi się, że po prostu, no nie, no inni, mądrzejsi, ważniejsi, będą robić takie rzeczy, nie ja. Ale życie pokazało inaczej, zaczęłam się uczyć, żeby zostać instruktorką PNF-u. Taka metoda, wiesz, fizjoterapii PNF, dosyć znana, popularna.

Ja sobie wymyśliłam, znaczy sobie wymyśliłam, po prostu tak życie się potoczyło, że… Zaczęłam się uczyć, żeby zostać tą instruktorką, ale w międzyczasie znowu życie troszeczkę inaczej wszystko pokierowało, bo powstali Fizjopozytywni, powstał cały portal, zaczęło się to kręcić, zaczęłam robić wywiady, zaczęłam bardzo dużo publikować, bardzo dużo neurologii zaczęłam publikować, już wiedziałam wtedy, że to jest właśnie to, że mnie to kręci, jeszcze nie wiedziałam, jak to ma zadziałać, wiesz, tak, finalnie, tak?

Jacek: A co rozumiesz przez “powstało fizjopozytywni”? To powstało, bo to rozumiem, współ-powstało z Tobą, nie?

Joanna:No Fizjopozytywni, to ja, więc po prostu powstało, czyli wymyśliłam po pierwsze nazwę, po drugie zrobiłam wszystkie media, jakie tylko się dało pod nazwami Fizjopozytywni, tak? Ja sprawdziłam oczywiście czy wiesz, czy ta nazwa nie jest gdzieś już używana, czy ktoś tego nie wymyślił przede mną, ale nie, okazało się, że nie. No i powstał ten projekt, no tak, no to wiesz, no zaczęło się od fanpage’u na Facebooku, tak? Potem zaczęłam publikować jakieś posty, potem miałam bloga, potem przyszła moda na live’y. I tak się cykałam, żeby zrobić ten live.

Jeszcze do tej pory chyba mam na YouTube’ie gdzieś zapisane swój pierwszy live, taki, wiesz, z telefonu, gdzieś ten telefon stoi z boku. Ale uważam, że to było spoko, to było rewelacyjne doświadczenie.

I wiesz, ja mam taką cechę charakteru, to jest po prostu moja cecha, że jestem niesłychanie konsekwentna. I niesłychanie taka, wiesz, można powiedzieć, uparta i rzetelna w robieniu pewnych rzeczy. Czyli jak już coś zacznę, to ja to robię.

Więc jak to, nie wiem, to był tam 2014 rok, jak ja zaczęłam to robić, to ja to po prostu robiłam. I no i nie ma zmiłuj. Po prostu robię, robię, robię, robię, robię, robię. No, jak już zaczęłam robić, no to, wiesz.

Tata mojej koleżanki, bardzo mądry człowiek, zawsze mówił, jeszcze w liceum, mówił: dziewczyny, lata pracy i sukcesy przyjdą same, nie? Lata pracy i sukcesy przyjdą same. To trzeba, to musi się wgryźć w człowieka, żeby tak jakby dotarło, o co tak naprawdę chodzi.

U mnie po tych latach pracy po prostu zgłosił się, napisał do mnie szef Matt Coach i mówi Asia, wiesz, obserwuje Cię, fajnie, podoba mi się to, co robisz, zrób szkolenie, poprowadź u nas szkolenie. I ja już byłam w takim etapie, że wiedziałam, że tak. Oczywiście, że tak. I zrobiłam szkolenie, poprowadziłam szkolenie.. No i tak jest do dziś. Dużo w tym było szczęścia, bo ktoś mi pomógł, ktoś to zauważył, ktoś wyciągnął do mnie rękę, za co jestem wdzięczna.

Ale jednocześnie, ja cały czas miałam tą intencję od samego początku. Wiesz, była ta intencja, że od samego początku jednak wiedziałam, że ta edukacja jest moim celem. Jeszcze nie wiedziałem jak dojść do tego celu, ale wiedziałam, że na samym końcu to jestem ja, ci ludzie, których chcę uczyć.

Jacek:Tak, ale powiedz, bo mówiłeś, że u ciebie to udało ci się to, że przeszło to w miarę lekko, a jakie są objawy tego wypalenia zawodowego?

Joanna: Wiesz, ja myślę, że ludzie, myślę, tak jak czytam u mnie na grupie i jak rozmawiam z ludźmi, te objawy są takie, ja bym powiedział, depresjo-podobne, tak?

Czyli idziesz do pracy i nie widzisz sensu w tej pracy. Idziesz do pracy i masz niechęć do tej pracy. Nie widzisz, w ogóle nie wiesz tak do końca, po co tam jesteś. Albo jesteś w tej pracy i jesteś zły, że jesteś w tej pracy.

Albo idziesz do pracy. Tłumisz w sobie tą złość, nie wypada być złym, no to się dystansujesz i jesteś cyniczny z boku, nie? Że nie masz tej radości. Tak sobie to wyobrażam. I tak, jeżeli mogę powiedzieć o wypaleniu zawodowym w moim kontekście, to rzeczywiście miałam taki okres. I to było bardzo ciekawe, bo ja w ogóle bardzo lubię moją pracę i bardzo lubię pacjentów. W ogóle mi towarzyszy niesamowita satysfakcja. Z tym, że ja lubię takich pacjentów, im cięższy, tym lepszy.

Czyli wiesz, im bardziej chory, to tym bardziej ja go ukocham. Takich po prostu najbardziej lubię zawodowo. I miałam taki moment, że miałam wrócić po ciąży do pracy, nie? Bo już mój syn dobiegał roku i musiałam wrócić do pracy.

I przyszłam coś tam pozałatwiać do tej pracy, jakieś tam papiery, bo to trzeba tam jakieś rzeczy załatwiać, jak wracasz. I spotkali mnie pacjenci, ale właśnie nie ci ciężsi, tylko ci tacy się śmieje od bolącej szyi, od bolących pleców.

I my wtedy dużo z nimi pracowaliśmy manualnie. Wtedy nie było też takiej wiedzy, bo to już było dawno temu, mój syn ma 15 lat. Więc wtedy nie mieliśmy też takiej wiedzy, że jak bardzo ważne jest wdrożenie tych pacjentów w aktywność fizyczną.

Oni się bronili wszystkimi swoimi kończynami przed jakimkolwiek ćwiczeniem. No więc my poniekąd z wiedzy, jaką wtedy mieliśmy i z tego takiego już: dobra no to nie ćwicz, ja Ci zrobię coś manualnie, no to my im manualnie pracowaliśmy tam z szyją, z lędźwiami, czy z czym tam trzeba było.

I oni to bardzo lubili, no bo to jest przyjemne, nie? No i ci pacjenci mnie zatrzymali, o rany, Pani wraca, jak cudownie, bo już tak za Panią tęskniłem, bo tutaj trzeba tak pomasować. I wiesz, ja się tak poczułam: matko, jak ja nie chcę do tego wracać. Jak ja nie chcę wracać wiesz do takiej roli jakby dawania przyjemności drugiej osobie, ale nic z tego nie wynika. Prócz tego, że jej jest przyjemnie przez pół godziny. Prócz tego nic nie wynikało. Ci ludzie wracali w kółko i na okrągło.

Wtedy rzeczywiście miałam takie, o matko, co to będzie? Przecież ja tego nie zniosę po prostu psychicznie. No ale znowu los się do mnie uśmiechnął. Ja mam bardzo dużo szczęścia w życiu, bardzo dużo. I akurat wtedy stworzono oddział neurologii, rehabilitacji neurologicznej w Konstancinie, tam gdzie pracowałam i mogłam wrócić na oddział rehabilitacji neurologicznej.

To było najcudowniejsze, to było najwspanialsze. To byli ci moi kochani, ciężcy pacjenci. To były wyzwania, to była taka praca, wiesz. Taka dokładnie jak lubię.

Jacek:No i dzięki tej pracy znalazłaś ten cel.

Joanna: Tak, tak, tak, tak. Wręcz do tego stopnia, wiesz, dla mnie ta praca z pacjentami, takimi właśnie ciężkimi neurologicznymi, jest tak szalenie satysfakcjonująca, że… nawet jak miałam jakiś kłopot w domu, jakieś przytłoczenie – kto miał małe dziecko, ten wie, jak to się fajnie łączy praca zawodową, opiekę nad maluchem, dom, jak to wszystko fajnie się spina. Można naprawdę się chwilami po prostu zastanawiać nad sensem istnienia, ale zawsze jak szłam do pracy tak, ojej, jak ekstra, jak fajnie.

Jeszcze w ogóle Konstancin ładnie położony, więc ja jadąc do tej pracy, to przez ładny teren, ja mówię, o jak pięknie, o wiosna, o, tam, nie wiem, szronik na jezdni, o, nie. Tym się też karmiłam, no bo to też jest troszeczkę tak, jakby czym się karmisz, no to to jest, tak. Jak się nakarmisz: o Jezu, jak jest beznadziejnie od rana, no to będziesz na fali: o Jezu, jak jest beznadziejnie. A jak się będziesz karmił, ale wspaniale, no to masz jednak większą szansę, że będzie fajnie. Więc dla mnie to było takie wyratowanie, że tak, tak, taki ratunek przed wypaleniem takim na tle tego sfrustrowania, że ta moja praca nie przynosi takich efektów, jak ja bym sobie życzyła, tak, że ci pacjenci wciąż wracają.

I co z tego, że ja zrobiłam jeden kurs drugi, kurs trzeci, kurs czwarty, kurs, kiedy no wciąż nie było tej skuteczności, żeby oni nie wracali, a oni wracali, bo im było z nami, tak sobie wyobrażam, przyjemnie, tak, byliśmy tym takim, takim elementem w życiu, że można przyjść, poleżeć, ktoś cię pomasuje, ktoś ci tam ponaciąga i będzie miło i przyjemnie. Tylko, że za tym nie szły zmiany w życiu.

Jacek: Tak, bo Ty akurat, znaczy tak, wsłuchując się w to co opowiadasz, nie słyszę raczej o stresie w pracy, nie. W twoim przypadku, ale fizjoterapeuci też mają stresy w pracy, nie?

Joanna:Oczywiście, myślę, że mają mnóstwo stresu. Myślę, że mają mnóstwo stresu i znowu, widzisz, no ja będę tutaj opowiadała z pozycji jednak osoby uprzywilejowanej, bo ja przez większość czasu w swojej pracy zawodowej miałam bardzo dobrą sytuację taką koleżeńską. Taką po prostu koleżeńską pracę – my byliśmy wspierający. Większość osób bardzo się lubiło. Po prostu jednostkowe jakieś takie przypadki były, że ktoś się nie lubił, czy nie wiem, ktoś był jakiś, głupoty gadał wiesz na inną osobę.

Ale ogólnie my się lubiliśmy strasznie, po prostu strasznie. Dlatego przez ostatnie 10 lat na neurologii miałam tak fantastyczną szefową – Ulę, jeśli jakimś cudem to oglądasz, to serdecznie pozdrawiam. Dziękuję Ci za wszystko, co zrobiłaś dla nas. Ale tak właśnie było, wiesz. Pracowaliśmy tak jak teraz na to patrzę z boku. Pracowaliśmy w tak zwanej synergii. Nie wiem, czy w ogóle kręcą Cię takie tematy, ale jest coś takiego, że można pracować tak jakbyś był żołnierzem na musztrze, czyli cała grupa idzie, jest generał, który mówi w lewo, zwrot i w prawo, zwrot i w prawo. I to jest jeden styl pracy. A możesz pracować też w grupie, jak stado ptaków, które lata i zobacz, że stado ptaków lata też, w lewo, w prawo i tam, gdzie potrzebuje dolecieć, ale jednak jest pewnego rodzaju wolność, pewnego rodzaju taka inercja, takie…

Jacek: Zrozumienie.

Joanna:Tak, takie pole dla swobody, te ptaki wciąż czy rybki w oceanie, nie? One wciąż płyną wszystkie w jednym kierunku, ale płyną dlatego, że chcą tam płynąć i mają jakiś wewnętrzny impuls, żeby tam płynąć, a nie dlatego, że stoi nad tobą szef i mówi, musisz płynąć teraz, bo o 14:01 to pływasz w tą stronę, a o 14:02 to pływasz w drugą stronę.

Myślę, że to jest ten powód do frustracji. Pamiętam, że mnie to frustrowało właśnie, jak taka praca na godzinę. O tak, praca na godziny była bardzo takim… kurczę, no, ryje beret, jak siedem i pół godziny dziennie stoisz i odmierzasz co pół godziny pacjenta i o 14:29 już myślisz, jak pozbyć się tego, którego masz, a 14:30 stoi już drugi z fizeliną, wiesz, w ręku, bo on już zaczyna 14:30 zabieg, więc to jest też takie stresujące.

Myślę, że to może też wpływać negatywnie, jeżeli ktoś nas słucha i pracuje w tym systemie, to współczuję. Jest to fajne popracować, zobaczyć, że można pracować jak w fabryce, ale jednak dużo efektywniejsze jest pracowanie z taką lekką dozą luzu, tak?

Jacek:Ale to jest też, to jest też niezrozumienie pacjenta, nie? W sensie pacjent tego czasami nie rozumie. On uważa, że jeżeli się umówił na 17:30 i jest jakieś opóźnienie, to jest przysłowiowo Wasza wina.

Joanna:Tak, tak. Tak, to jest wina NFZ-u, tak? No, że NFZ po prostu urawniłowka, wszystkim pół godziny i niezależnie od tego, czy Ty masz, wiesz, mały paluszek, który ja mogę zrobić w 10 minut, a druga osoba by skorzystała na tym, żeby pracowała ze mną 40 minut, nie, nie. Musi być po prostu pół godziny i ciśnie, że ten, mówię, przysłowiowy paluszek pół godziny, tam nie ma nic do roboty, no to udajesz, że coś robisz, tak, wymyślasz. Więc co może być frustrujące? W ogóle wiele rzeczy jest frustrujące, tak Ci powiem.

Ja myślę, że teraz, w tej sytuacji, w której jesteśmy, gdzie tak naprawdę ta sytuacja w rehabilitacji w ostatnim czasie pogarsza się i fizjotrapeuci widzą osoby, które na przykład nie dostają rehabilitacji, a powinny albo są za krótko na oddziale rehabilitacji. Ostatnio jedna z dziewczyn mi mówiła, że pracuje w ZOL-u i dostaje pacjentów, którzy absolutnie nie powinni trafiać do ZOL-u.

ZOL to jest Zakład Opiekuńczo Leczniczy, to jest taki zakład, wiesz, gdzie raczej osoby powinny trafiać, które nie kwalifikują się na przykład do rehabilitacji, żeby wrócić do sprawności, bo w ZOL-u tak jakby domyślnie zostajesz na zawsze.

No i do ZOL-u nagle trafiają osoby, które absolutnie tam nie powinny być i ta dziewczyna mówi mi, Asia, ja pracowałam z nimi i sprawiłam już, że kilka osób wyszło z tego ZOL-u, bo absolutnie nie kwalifikowały się, tylko po prostu systemowo nie było ich gdzie indziej wysłać. No i wiesz, patrzysz na to wszystko. Jeździsz na domówki, patrzysz na to, co się dzieje z tymi ludźmi na domówce. Widzisz, wchodzisz w rodzinne, widzisz relacje międzyludzkie.

To też jest bardzo trudne. Ja znowu tutaj mam bardzo duże szczęście, bo ja miałam przecudownych pacjentów praktycznie przez całe życie. Nie wiem, czy może raz trafiłam, nie, no ja nawet nie przypominam sobie, żebym trafiła na jakąś taką domówkę, która była jakaś patologiczna.

Po prostu miałam przecudownych pacjentów, o których się bardzo dużo nauczyłam, no ale to ja miałam to szczęście, a wiele osób nie ma tego szczęścia i trafia w rodzine, gdzie widzi, że ktoś na przykład mógłby być sprawniejszy, mógłby być przesadzony na wózek, mógłby żyć tak po prostu.

No ale przez to, że nie ma tego wsparcia rodzinnego, no to, można powiedzieć, jest uwięziony w tym łóżku, nie jest zadbany tak, jak powinien być zadbany. I to są takie trudne sytuacje i wchodzisz w to i wiesz, że nie bardzo możesz sobie poradzić.

Jacek:Tak, a z drugiej strony ta frustracja pacjentów, za te nazwijmy to procesy urzędnicze, biurokratyczne, zawsze na końcu wylewają się przed tym, który ma mu pomóc, bo w zasadzie na kim? No ewentualnie jeszcze na rejestratorce wcześniej.

Joanna:Myślę, że tak, myślę, że rejestratorki mają dużo gorzej niż my. Powiem Ci, pracowałam, pracowałam o rany pół roku albo i rok, pracowałam jako rejestratorka medyczna, bardzo ubogacające doświadczenie i wszystkim dziewczynom z rejestracji chapeau bass, po prostu szacun. Ile ja się tam nauczyłam cierpliwości, ile ja się tam nauczyłam, rozumiesz, takiego spokoju, żeby, no żeby nie dać się wkręcić w te emocje, w tę frustrację pacjenta wynikającą często, no po prostu z systemu, jaki mamy, jaki zafundował nam NFZ i w jakim funkcjonujemy.

Jacek:A powiedz mi jeszcze, bo taki temat sobie zapisałem, on mi się zdaje być ciekawy, to znaczy, jak sobie radzicie z takim czymś, że Wy jesteście tymi fizjoterapeutami 24 godziny na dobę, bo jakbyśmy się spotkali prywatnie, tam nie wiem, za miesiąc, za dwa niechcący przy kawie, to bym ci powiedział, a, bo wiesz co, tak w ogóle to mnie tutaj jeszcze coś strzyka. I co to może być, nie?

Joanna: Wiesz co, ja mam taki sposób swój, ja to ogrywam także odpowiedziałabym, tak? No i jak sobie z tym radzisz? I wtedy otworzyłabym Ci drogę, a Ty byś mi powiedział, jak sobie z tym radzisz, a ja bym powiedziała: wiesz co? Fantastycznie, ależ Ty jesteś, po prostu dobrze ogarniasz. Jak chcesz, to ci jeszcze polecę, wiesz, bo mój kumpel świetnie prowadzi barki. Chcesz namiar na kumpla? Ja to tak to ogrywam, żeby nie wchodzić w zbędne dyskusje, najczęściej. Czasami jak mam ochotę, bo to generalnie jest tak, że ja uważam, że nie powinniśmy zajmować się ani rodziną, ani bliskimi.

Mam ekstremalnie mało sytuacji, w których pomagam komuś bliskiemu i zasadniczo, tak jak patrzę, jak sobie zrobię rachunek sumieniem w tym względzie, to tak naprawdę są tylko dwie osoby, które rzeczywiście, którym z czystym sumieniem pomagam, ale wiem, że realizują moje zalecenia i to jest mój mąż i mój syn.

I to są jedyne dwie osoby, ale ja wiem, że jak im coś powiem, to oni to zrobią, że dadzą sobie coś zrobić, co ma sens, ale też pozostawiam im taką wolność do tego, że Ty nie musisz, tak? W sensie to jest Twoja odpowiedzialność na samym końcu, zadbać o swoje zdrowie, nie moja. Bo to wiesz, jak to jest, jak już jesteś za blisko z kimś, to i masz takiego fizjotrapeutę, czy lekarza, to bardzo takie kuszące jest, zrzucić odpowiedzialność za swoje zdrowie na tą osobę, na tego medyka, nie?

No to przecież ona jest żoną i jest fizjotrapeutką, no to chyba ona powinna o niego zadbać. Nie, nie. Tak po pierwsze to on powinien o siebie zadbać, ona może mu pomóc, ona może mu wskazać, jak to zrobić, ona może pomóc w tym sensie, że zrobić mu coś, czego on potrzebuje, tak?

Mam na myśli jakieś działanie manualne, jak potrzeba, tak? Ale nie może przejąć tej odpowiedzialności. I to jest, wydaje mi się, teraz troszeczkę będę fantazjować, ale z rozmów z fizjoterapeutami widzę, że wiele osób ma problem z tym, jak to oddzielić, jak postawić te granice. Chociażby prosta rzecz, jak wyłączyć telefon po pracy?

Do mnie na przykład, jakbyś spróbował zadzwonić po godzinie 21, to po prostu się nie dodzwonisz. Nie ma takiej możliwości, bo mój telefon ma ustawiony czas na sen, to się załącza automatycznie, nie dodzwonisz się do mnie.

Do mnie się może dodzwonić, nie wiem, babcia, mąż, syn, tak? Oni są ustawieni, oni są wyłączeni z tej reguły, ale pacjent się do mnie nie dodzwoni, a nauczyłam się tego bardzo wcześnie, jeszcze będąc na studiach, ale już zajmując się pacjentami.

Miałam takiego pacjenta, który był starszą osobą, bardzo taki schorowany Pan. I on był już w takiej fazie, powiedziałabym, on był bardzo, bardzo schorowany. I on kiedyś do mnie zadzwonił o trzeciej w nocy. Ja odebrałam. I on coś do mnie, a dlaczego mnie jeszcze nie ma u niego? Mówię, że proszę Pana, ale jest trzecia w nocy, a on: naprawdę? Myślałam, że to trzecia po południu. I wtedy zrozumiałam, że my, fizjotrapeuci, nie ratujemy życia.

Ja naprawdę nie muszę mieć włączonego telefonu wieczorem. I po prostu wtedy, na tym czwartym czy piątym roku studiów, ja zaczęłam na noc wyłączać telefon bez żadnego poczucia winy. Bez absolutnie żadnego poczucia winy.

Myślę, że to jest problem wielu fizjotrapeutów, może nie problem, wybór, bo ja nie chciałam tego nazywać problemem, bo to jest jakiś wybór, że Ty sobie pozwalasz na to, że ktoś się dodzwoni do ciebie o godzinie dziesiątej wieczór i Ty sobie pozwolisz na to, że Ty odbierzesz telefon, albo pozwolisz sobie na to, że odczytasz tego SMS-a albo nie daj Boże odpiszesz, bo wtedy otworzyłeś drzwi niemalże do swojego łóżka, bo przecież Ty już praktycznie idziesz spać i żeby ten pacjent Ci wszedł ze swoim problemem, no to chyba nie jest problem.

Jacek: Asertywność to jest w ogóle problem, no w przypadku czy to fizjotrapeutów czy specjalistów jest duży problem, bo na samym początku Waszej drogi zawodowej jesteście w takim momencie, że nazwijmy to nie stać Was na asertywność, a potem znowu bardzo ciężko, nagle: dobra od dzisiaj przycinam tą pępowinę i już jestem asertywny, już nie odbieram od dzisiaj. Joanna: Dokładnie tak, po prostu w punkt ująłeś to i ja powiem tak, to jest mój punkt widzenia i nie wiem znowu, nie wiem, jakieś takie szczęście w życiu. Ja to czułam i widziałam od samego początku i wiedziałam, że jak sobie pozwolę na coś raz, to będę się z tym grzebać, nie wiadomo ile razy, więc zawsze wolałam uciąć to jak najszybciej się da i trudno funkcjonować w tym, co sobie wymyśliłam, ale po prostu funkcjonować w tej przestrzeni, która dla mnie jest akceptowalna. I dzięki temu połowy problemów tak naprawdę uniknąłam, tak samo jak nie wiem. Mówiłam, że nigdy mi się nie trafił pacjent, na domówce jakieś dziwne sytuacje, nigdy mi się nie trafiły, ale tak teraz myślę nie do końca.

Czasami miałam takie sytuacja, że ktoś mnie zaprosił i mnie tam nie pasowało, więc grzecznie cokolwiek stanowczo odmawiałam po prostu następnym razem, tamtego dnia już ta wizyta w pełni profesjonalnie przebiegała, ale następny raz mówiłam, przepraszam, ale niestety po prostu nie mam możliwości się Panem zająć, czy Panią. Mogę polecić kogoś, w zamian, tak, ja po prostu niestety nie dam rady, tak? I wiesz, nie tłumaczyłam się z tego w szczególności i nawet jak ta osoba sobie pojęczała, okej, ale dla mnie ten spokój ducha jest dużo cenniejszy niż to, że muszę jakby robić coś, co jest w niezgodzie ze mną.

Zresztą też rozmawialiśmy przed nagraniem o tym, że prowadzę szkolenia i że prowadzę to szkolenia z firmą, tak, dla firmy, że ta firma robi, organizuje to szkolenie, tak? I że przecież ja mogłabym sobie sama zorganizować szkolenie.

Ja tego tak nie lubię. Ja tak nie lubię tej pracy, tego zbierania chętnych, korespondowania, informowania, pisania maili, zbierania opłat. Żeby nie było, ja to spróbowałam zrobić dwa razy w życiu, zebrałam swoje doświadczenia, które tylko potwierdziły moje przekonanie i moje wcześniejsze takie obawy, że ja tego nie lubię robić, więc nie będę tego robić.

No i znowu tutaj dochodzimy do tego, jak Ty chcesz, żeby wyglądało Twoje życie. Ja na przykład chcę, żeby moje życie wyglądało tak, żebym robiła to, co lubię, w czym jestem najlepsza, czyli szykowała materiały edukacyjne i edukowała.

A niech ktoś inny zajmie się całą resztą, całą otoczką organizacyjną tego. Są inni, lepsi do tego. I wtedy, może ja nie zarobię tyle, jak bym zarobiła, gdybym się wszystkim zajęła, ale wtedy też nie byłabym taka zadowolona, bo połowę rzeczy, które bym robiła, albo i więcej, to byłyby rzeczy, których nie cierpię robić. Ja się frustruję. O, ja tak nienawidzę papierów, że ja się frustruję. O, przykład z życia wzięte. W sobotę prowadziłam szkolenie, powinnam wystawić fakturę. Mamy dzisiaj poniedziałek wieczór, ja jeszcze tej faktury nie wystawiłam, bo ja do tego stopnia nie lubię papierów. No a tutaj mówimy o pieniądzu, tak, wystawię fakturę, no to w sumie pieniądz.

Jacek:No ja ci powiem jeszcze ciekawostka o poropos tej asertywności, bo my też zajmujemy się rejestracją pacjentów. I głównie ludzie nas biorą po to, znaczy z dwóch powodów.

Jedna część bierze nas po to, żeby mieć tych pacjentów więcej, bo wiedzą, że nie odbierając tego telefonu tracą potencjalnego zainteresowanego, a druga część nas bierze po to, że właśnie już nie ogarniam.

No i kiedyś miałem taką rozmowę z, akurat jeszcze wtedy Panią doktor stomatologii, tam jej mówię właśnie, że no tutaj będzie Pani miała więcej pacjentów, i wtedy ona mówi, nie, nie, nie, ja Was biorę po to, żeby mieć tych pacjentów mniej, bo ja im nie potrafię odmawiać.

I teraz mam stricte jakieś zasady, powiem Wam je, ilu może być, nie wiem, pacjentów pilnych, ile może być, od której do której przyjmuję i tyle. I w końcu będę w tym zakresie asertywna, to znaczy no ona sobie nazwijmy to w pewien sposób kupiła chyba asertywność, ale jest to jakiś sposób wyjścia.

Joanna:Wiesz co, powiem Ci, że gdyby corem mojej działalności byli pacjenci, to myślę, że też bym wolała zapłacić i niech ktoś do nich dzwoni, niech ktoś potwierdza te wizyty, niech ktoś odbiera telefony. Ja w tej chwili w skali miesiąca muszę umówić ręcznie, no nie wiem, no może dwudziestu pacjentów, tak?

Czyli to nie są wielkie liczby, to jest naprawdę minimalnie, tak? I mnie tych dwudziestu nie chcę powiedzieć, że wykańcza, ale kosztuje mnie dużo wysiłku, bo ja tego nie lubię robić. Po prostu nie lubię tych czynności związanych z tym umawianiem.

I mam już, wiesz, mam popisane SMS, teksty, żeby było łatwiej, wiesz, kopiuj wklej, automatyzacja. Wciąż wolałabym, żeby ktoś to zrobił, a jeżeli ja tylko bym się mogła zająć tym pacjentem i pod tym kątem bardzo lubiłam pracować w placówce medycznej, gdzie nic mnie nie interesowało, oprócz tego, że mam swojego pacjenta i mam się zająć tym pacjentem i mam to zrobić najlepiej, jak potrafię.

To było po prostu najwspanialsze. Ja byłam szczęśliwa, wszyscy byli szczęśliwi.

Jacek:Tak, to na pewno. Słuchaj, ja sobie zanotowałem z rozmowy o wypaleniu zawodowy, coś takiego, że z jednej strony mamy mieć cel, z drugiej strony, no, bo tak próbuje dojść do tego, jaka musi być ta droga rozwoju, aby zapobiec wypaleniu, a z drugiej strony, żeby to była droga rozwoju kariery.

Czyli, no, niestety jakiś ten współczynnik jakiegoś stresu będzie zawsze, nie?

Joanna:Jasne, patrz, to jest prostsze niż się wydaje. Wiesz, my lubimy wszystko komplikować, a tak naprawdę to jest bardzo proste.

Jeżeli poświęcisz czas i zastanowisz się na samym początku, co Ty w ogóle chcesz od życia? Ja nie wiem, czy byłeś na mojej stronie internetowej, ja na stronie internetowej mam taki baner na górze i tam jest napisane, nigdy nie jesteś równie daleko od celu, jak wtedy, kiedy nie wiesz, dokąd zmierzasz.

No i to jest prawda. Skąd masz wiedzieć, jakie ruchy małe masz wykonywać, jak Ty nie wiesz, w ogóle w jakim Ty kierunku idziesz? No to jest w ogóle bazowe, tak? Więc stąd ta idea: zastanów się, co Ty chcesz od życia, bo każdy będzie chciał od życia coś innego.

Jedna osoba będzie chciała pracować do 13 i mieć kupę czasu na rodzinę, pasję, psa, malowanie. No co tam, co tam sobie wymyślisz. A druga osoba będzie chciała właśnie mieć dobrze prosperującą firmę, spędzać tam dużo czasu, organizować rozumiesz, owocowe czwartki, wyjazdy integracyjne. No co komu w duszy gra? Jeszcze inna osoba będzie chciała prowadzić badania naukowe, siedzieć, nauczać, rozumiesz, podłączać ludzi pod różne kabelki, badać różne wyrafinowane rzeczy. No i jak Ty nie wiesz co Ty chcesz, no to jak Ty masz pokierować tą swoją drogą zawodową, tak?

Więc na przykład, o wiesz, mam taką przyjaciółkę w sieci, mam nadzieję, że Asia nie obrazi się, że tak o niej powiem, która jest prawniczką i też tworzy treści dla fizjoterapeutów i ona ma taki webinar, możliwości zawodowe fizjoterapeuty i ona tam opowiada właśnie o tym, że to nie jest tylko tak, że Ty musisz skończyć przy stole przy tym pacjencie.

Możesz pracować, no, że z pacjentami tam dorosłymi, z dziećmi, no to wiadomo, ale że możesz uczyć w szkole, możesz pracować w administracji, jaka to jest ciekawa praca, pracować w administracji, w ochronie zdrowia, tak? Ty możesz być przecież, możesz być już nie mówię, że w strukturach jakichś zawodowych, samorządu zawodowego, tak? Co też jest absolutnie możliwe. Ale możesz robić totalnie abstrakcyjne rzeczy, takie, wiesz, takie jakby zupełnie nieintuicyjne, jak chociażby…

Jacek: Buć UX-owcem w systemie medycznym, czyli takim jakby badaczem, grafikiem, nie, jak ma ten system, jak to wyglądać, co tu są, jak nie.

Joanna:Dużo rzeczy się otwiera, w ogóle dużo możliwości się otwiera, no też żeby daleko nie szukać w ten poniedziałek, była konferencja Fundacji Udaru Mózgu i tam było poruszane takie coś jak nawigator udarowy, patrz, możesz być nawigatorem udarowym, czyli osobą, która orientuje się w systemie, generalnie w systemie ochrony zdrowia w Polsce pod kątem Udaru Mózgu i jesteś taką osobą, która będzie wskazywała ścieżkę pacjentom, jak oni się mają odnaleźć w systemie, co mają zrobić teraz, jakie mają prawa, jakie mają obowiązki, co im się należy, na co uważać.

I patrz, no totalnie nowy zawód, nawigator udarowy, a za chwilę tylko czekać, teraz wróżę troszkę, ale zobacz, sztuczna inteligencja, no to ktoś będzie musiał panować nad sztuczną inteligencją, czyli decydować, jakimi treściami ją nakarmić i żeby na przykład ona miała rację bytu w medycynie.

No to możliwości są nieograniczone, no więc teraz pytanie, co Ty chcesz robić, bo jak masz tą ideę, tak jak ja sobie wymyśliłam, tak, parcie na szkło, jednak ta edukacja, jednak te internety, te szkolenia, tak, to będę ja, to jestem ja, tak?

No to jedyne, co Ci pozostaje teraz, jakby zorientować się, dobra, to jest mój cel, to jest ten punkt, ten święty gral, no to tam będę szła. No i pytanie, gdzie Ty jesteś dzisiaj? Gdzieś jesteś, tak? Prawdopodobnie zupełnie gdzie indziej niż byś chciał być, znaczy może tak być, może być blisko, może być daleko, to jest bez zaznaczenia i tak naprawdę jedyne, co musisz, to jest zorientować się, jak połączyć punkt A z punktem B, jak najkrótszą linią, czyli musisz wykombinować to, co jest w tym sensie. Co ja muszę robić, absolutnie każdego dnia, żeby o ten kroczek zbliżyć się w kierunku tego punktu, co ja do niego zmierzam. Absolutnie każdego dnia.

Wiesz, ja nie mam dnia, w którym bym nie wertowała literatury dotyczącej udaru mózgu. Nie ma dnia, żebym ja nie zrobiła jakiejś wrzutki do Internetu, tylko po to, no ja to bardzo lubię, tak? To też nie jest tak, że ja się do tego zmuszam, bo bym się też już wypaliła 100 lat temu, tak?

No bo to jest integralna część mnie, czyli tego, co ja sobie gdzieś tam wybadałam w moim mózgu, co ja bym chciała robić. Więc każdego dnia kroczek po kroczku, malutkim kroczkiem, kombinujesz, co możesz zrobić, żeby zbliżyć się do tego celu.

No i po drodze oczywiście będzie dużo przeszkód, tak? No to jest jasne, że nic w życiu nie przychodzi tak po prostu. Prawdopodobnie pojawią się jakieś koszta i nie mam tutaj na myśli tego, że trzeba będzie zapłacić komuś coś w złotówkach, czy w jakiejkolwiek innej walucie, tylko chodzi mi o to, że będzie jakaś cena, którą trzeba będzie zapłacić.

Tak, na przykład ceną tego, że występuje w Internecie jest w pewnym stopniu utrata prywatności. Czyli musisz się na to przygotować, tak? Musisz zastanowić się, no dobra, to co ja chcę pokazywać, czego ja nie chcę pokazywać.

No moja twarz będzie się pojawiała w Internecie. Ja troszeczkę też znowu mam taki charakter, że od razu zastanawiam się to, co może pójść nie tak i uważam, że to bardzo dobra strategia, żeby zastanowić się, co może pójść nie tak, bo być może pójdzie, a jak nie pójdzie, to tylko będziesz się cieszyć, kurczę, ale myślałam, że będzie wyznaczenie, a jednak jest tak super.

No to znaczy, że poszło dobrze, tak? Czyli przygotowujesz się na to wszystko niedobra, co się może wydarzyć. Na przykład ja pracowałam sama ze sobą, tak, żeby przygotować się na ewentualny hejt, który przyjdzie.

I on oczywiście, że przyszedł, tak? Ale zupełnie inaczej patrzysz na hejt, który coś tam, wiesz, próbuje ktoś w ciebie uderzyć, ale jesteś na to przygotowany, bo poniekąd nawet trochę cieszysz się, że to przyszło, bo kurczę, co to za youtuber bez hejtera, tak?

To w ogóle się nie liczy taka, to znaczy, że co, że te treści są miałkie, jeśli nikt ich nie zhejtuje, wszyscy tylko się cieszą, to znaczy, że tam poszło coś nie tak. No więc tak jest de facto, masz dwa punkty, A i B, po drodze masz jakąś cenę, którą musisz zapłacić, zastanawiasz się, co to będzie za cena. No i podejmujesz po prostu męską decyzję, no i ja płacę tą cenę, tak? Bo to jest cena za to, że dojdę tu. Więc już niewiele rzeczy po drodze, które Cię tak zaskoczy negatywnie, no bo Ty jesteś na to przygotowany.

No i bardzo ważna rzecz, wydaje mi się, no, musisz w jakiś sposób rozpoznać, że może nie tyle, że jesteś u celu, bo wydaje mi się, że ten cel nigdy się nie kończy, ale musisz się przygotować też na klęskę urodzaju, czyli na to jest takie powiedzenie, nie? Uważaj, co sobie życzysz, bo może się spełnić. To jak się spełni, czy na pewno jesteś gotowy na to, co sobie wymarzyłeś, tak? Czy jesteś gotowy do wzięcia tego wszystkiego, co jest związane z tą nową, w tym momencie, życiową sytuacją, tak?

Jacek:Tak, to jest w ogóle, słuchajcie, fajnie było porozmawiać, że to jest takie proste.

Joanna:Lata pracy, lata pracy i sukcesy przyjdą same.

Jacek:Tak, to fajnie. Słuchajcie, my mamy też dla was przygotowane, w zasadzie ja dla was przygotowała kody rabatowe na szkolenia, jeżeli ktoś jest fizjoterapeutą, rozumiem, neurologicznym, tak?

Joanna:Tak, przygotowałam dla Was kody na szkolenie, jeżeli chcielibyście zobaczyć, nie znacie mnie. W ogóle bez żadnego płacenia, bez żadnego kupowania, zapraszam na kanał na YouTube, który nazywa się Fizjopozytywni i tam jest ponad 300 filmów.

Wszystkie są merytoryczne i mnóstwo wiedzy jest za darmo. Także serdecznie polecam. Jak ktoś nie lubi oglądać, to może sobie te wszystkie filmy również odsłuchać w formie podcastu. Też są na wszelkich platformach podcastowych.

Podcast się nazywa “Fizjopozytywnie o zdrowiu”, więc to wszystko jest. Ale jeśli wciąż Ci mało albo chcesz takiej bardzo profesjonalnej wiedzy, to ja mam mnóstwo szkoleń online. Mam webinary online, no i mam platformę, mam platformę e-learningową dotyczącą fizjoterapii po udarze mózgu.

No i to jest też takie moje dziecko, takie moje, wiesz, to jest właśnie to. To jest właśnie jak w moim wyobrażeniu widziałam się…

Jacek:Ale to jest na stronie fizjopozytywni, nie?

Joanna:Wszystko na fizjopozytywni.pl można znaleźć. I na wszystkie te produkty online, czyli na tą platformę e-learningową, która jest super. Po prostu mogę z czystym sumieniem powiedzieć, że jest to absolutnie super, bo jest to prostym, takim językiem, łatwym, opowiedziane, na czym polega ta fizjoterapia pacjenta udarowego.

No ale są też webinary, są webinary neurologiczne, ale mam też webinary o bólu, mam webinary o SM-ie, mam webinary o PNF-ie, jak ktoś lubi. Na wszystkie te produkty macie 15% zniżki z kodem, który się nazywa Proassist, tak jak marka, z którą dzisiaj robimy ten webinar.

I te kody są ważne do końca roku, 15% na wszystko.

Jacek:Okej, super, więc tak, my to wyślemy też w majlu, więc to po prostu będzie każdy, kto się zapisał, dostanie na majla. No i co, Joanna, bardzo Ci dziękuję za to, że do nas przyszłaś.

Lista rezerwowa w programie medycznym

Lista rezerwowa jako narzędzie ułatwiające pracę rejestratorek

W wielu placówkach medycznych prowadzi się listy rezerwowe w formie papierowej – w zeszycie lub na kartkach. Jest to rozwiązanie czasochłonne i mało efektywne. W innych miejscach taka lista nie istnieje wcale, co oznacza brak możliwości zorganizowania wcześniejszych terminów. Albo czasem nie ma w placówce polityki prowadzenia listy rezerwowej i wszystko zależy od dobrej woli rejestratorki, która może (lub nie) zanotować dane pacjenta na małej karteczce i zadzwonić do niego, gdy zauważy, że zwolnił się termin.

W systemie medycznym Proassist lista rezerwowa to wygodne, zautomatyzowane rozwiązanie, które usprawnia codzienną pracę. Pacjent, który nie może umówić się na wizytę w pożądanym terminie, zostaje zapisany na listę rezerwową w programie, a rejestratorka ma pełną kontrolę nad tym, jakie terminy interesują pacjenta – np. „tylko popołudnia”, „tylko poniedziałki”, czy nawet „jak najszybciej”, co jest idealnym rozwiązaniem dla osób elastycznych czasowo, np. emerytów.

Nie mów o „rezerwowych” pacjentach – porada dla rejestratorek

Ciekawą wskazówką dla rejestratorek medycznych jest unikanie określenia „lista rezerwowa”. Pacjenci mogą poczuć się mniej ważni, słysząc, że są „rezerwowymi”. Lepszym pomysłem jest użycie sformułowań takich jak „lista pacjentów oczekujących” lub „lista pilnych wizyt”. Te terminy brzmią neutralnie i bardziej profesjonalnie. I choć wewnętrznie najczęściej stosuje się sformułowanie “lista rezerwowa” i tak też funkcja nazwana jest w systemie, to w rozmowie z pacjentem należy stosować inne określenia.

Proces dodawania pacjentów na listę rezerwową w Proassist

Dodawanie pacjenta na listę w systemie Proassist jest bardzo intuicyjne. Rejestratorka zapisuje pacjenta i dokładnie określa jego preferencje czasowe. Zaznacza, czy pacjent jest dostępny w konkretnych dniach lub godzinach.

Jeśli nagle zwolni się termin, rejestratorka może szybko znaleźć odpowiedniego pacjenta na liście, sugerując się wskazanymi przy zapisywaniu preferencjami. Przykładowo, gdy zwolni się termin na godzinę 10:30, to rejestratorka zaznaczy w filtrach listy rezerwowej, że interesują ją osoby dostępne w godzinach porannych i z tymi osobami będzie się kontaktować w celu zaproponowania skorzystania ze zwolnionego terminu.

Mało tego, dzięki możliwości szybkiego podglądu umówionych wizyt, rejestratorka wie, czy ten pacjent ma już zaplanowaną wizytę. To eliminuje problem, gdy dzwonimy do pacjenta z terminem, który okazuje się być zbyt blisko tego, który już ma, co nie daje mu realnej korzyści.

Polityka placówki w zakresie listy rezerwowej

Polityka prowadzenia listy rezerwowej powinna być integralnym elementem zarządzania gabinetem. Dzięki odpowiedniemu procesowi dodawania pacjentów na listę rezerwową można unikać pustych miejsc w grafiku lekarzy i zwiększać zadowolenie pacjentów. Placówka nie traci przychodów, a lekarze nie mają „dziur” w harmonogramie. Rejestratorki, które proponują pacjentom zapisanie na liście oczekujących same z siebie są cieplej odbierane przez pacjentów (a wszyscy dobrze wiemy, że to im najczęściej “obrywa się” za długi czas oczekiwania na wizytę u lekarza). Wszyscy zatem korzystają na liście rezerwowej!

Korzyści dla placówek

Dzięki liście rezerwowej w systemie medycznym, takim jak Proassist, placówki zyskują znacznie większą efektywność w zarządzaniu wizytami. Nawet w sytuacjach, gdy pacjent odwołuje wizytę na ostatnią chwilę, istnieje duża szansa, że uda się znaleźć kogoś, kto skorzysta z wolnego terminu. Automatyzacja tego procesu to oszczędność czasu, większa organizacja pracy i większe zadowolenie pacjentów, a placówka nie traci pieniędzy.

Podsumowując, wprowadzenie listy rezerwowej w formie elektronicznej to mała zmiana, która przynosi wielkie korzyści – zarówno dla placówki, jak i jej pacjentów.

Czym się różni ZnanyLekarz od Proassist i innych systemów medycznych?

ZnanyLekarz – Platforma do pozyskiwania pacjentów

ZnanyLekarz to przede wszystkim platforma marketingowa i rezerwacyjna, która łączy pacjentów z lekarzami. Dzięki tej platformie pacjenci mogą szybko i łatwo znaleźć lekarza, przeczytać opinie innych pacjentów, a następnie zarezerwować wizytę online.

ZnanyLekarz to marketplace, czyli działa trochę jak wszystkim dobrze znane Allegro. Na Allegro różni sprzedawcy wystawiają swoje oferty sprzedaży produktów, a klient może w jednym miejscu przeglądać je wszystkie, porównywać ceny, opinie i wreszcie – dokonać zakupu.

Na portalu ZnanyLekarz sprzedawcą wystawiającym produkt na sprzedaż jest placówka medyczna, natomiast “produktem” jest lekarz, a konkretniej – usługa przez iego wykonywana (na przykład konsultacja, badanie, wystawienie recepty, itp.).

Mamy nadzieję, że to porównanie pozwoliło Ci zrozumieć, jak działa platforma ZnanyLekarz. To znaczy – gromadzi lekarzy z różnych placówek, różnych miast i pozwala pacjentowi (czyli klientowi) wybierać spośród nich. Pacjent może przy wyborze kierować się opiniami o lekarzu, ceną, lokalizacją, dostępnymi terminami, itp.

Zalety ZnanyLekarz:

✅ Widoczność: platforma pozwala na zwiększenie widoczności placówki i lekarzy w Internecie. Obecność na ZnanyLekarz może przyciągnąć nowych pacjentów, którzy szukają specjalistów w swojej okolicy.

✅ Opinie pacjentów: platforma umożliwia pacjentom wystawianie opinii, co może budować zaufanie i reputację lekarzy.

✅ Prosta rezerwacja: pacjenci mogą z łatwością zarezerwować wizytę online, co zwiększa dostępność usług medycznych.

Jednakże, korzystanie z tej platformy wiąże się z prowizją od umówionych wizyt, co może wpływać na rentowność placówki. Ponadto, lekarze i placówki są zależni od zewnętrznej platformy, co może ograniczać kontrolę nad zarządzaniem rezerwacjami i danymi pacjentów.

Dlatego warto korzystać z różnych możliwości i łączyć rozwiązania dostępne na rynku w taki sposób, by pozyskiwać pacjentów wielotorowo. Dzięki temu pacjenci mogą umawiać się na wizyty za pomocą różnych kanałów. Z pewnością zapewni to ciągłość pracy wszystkim lekarzom zatrudnionym w Twojej placówce medycznej.

Proassist – kompleksowy system medyczny do zarządzania placówką

Proassist to system medyczny, który oferuje kompleksowe rozwiązania dla placówek medycznych, umożliwiając zarządzanie zarówno rejestracją pacjentów, jak i ich dokumentacją medyczną oraz obsługą pacjentów po wizycie. W odróżnieniu od ZnanyLekarz, Proassist koncentruje się na wewnętrznych procesach placówki, zapewniając narzędzia do efektywnego zarządzania rejestracją, komunikacją z pacjentami oraz ich dokumentacją.

Zasadnicza różnica jest taka, że Proassist jest programem medycznym, który umożliwia między innymi rejestrację pacjentów, wypełnianie EDM i raportowanie zdarzeń medycznych do systemu P1, natomiast ZnanyLekarz to platforma, która służy wyłącznie do internetowej rejestracji pacjentów.

Zalety Proassist:

✅ Integracja kalendarzy: kalendarz wizyt w Proassist jest na tyle elastyczny i łatwy w obsłudze, że można połączyć go z kalendarzem udostępnianym na portalu ZnanyLekarz lub okienkiem do e-rejestracji umieszczonym na stronie internetowej placówki za pomocą bezpłatnej wtyczki Proassist.

Kalendarze te są ze sobą zsynchronizowane, co oznacza, że wszystkie umówione wizyty, niezależnie od tego, czy zostały zarezerwowane online, przez telefon, czy przez ZnanegoLekarza, są widoczne w jednym miejscu. To minimalizuje ryzyko zduplikowanych terminów i umówienia dwóch pacjentów na jeden termin.

✅ E-rejestracja: tak jak wspomnieliśmy wyżej, system medyczny Proassist oferuje możliwość wdrożenia e-rejestracji za pomocą bezpłatnej wtyczki. Taką wtyczkę można umieścić bezpośrednio na stronie internetowej placówki, na wizytówce Google oraz w mediach społecznościowych.

Pozwoli to pacjentom na szybkie umawianie wizyt przez wszystkie te kanały komunikacji. Dodatkowo, rejestracja online w Proassist nie wymaga od pacjenta zakładania konta, dzięki czemu jest naprawdę szybka i wygodna w obsłudze.

✅ Zarządzanie dokumentacją medyczną: oprogramowanie medyczne Proassist pozwala na kompleksowe zarządzanie dokumentacją medyczną pacjentów. Zaczynając od wypełniania EDM, lekarz może w systemie również wystawiać e-recepty, e-skierowania, e-zwolnienia i raportować zdarzenia medyczne do systemu P1. Program Proassist umożliwia również dołączenie zdjęć do karty pacjenta, a po wizycie można automatycznie wysłać pacjentowi zalecenia lub je wydrukować.

✅ Wsparcie w tworzeniu strony www: Proassist oferuje wsparcie w tworzeniu i zarządzaniu stroną internetową placówki, już od 39 zł miesięcznie. Dzięki temu, placówka może mieć własną, profesjonalnie wyglądającą stronę internetową, bez konieczności ponoszenia dużych kosztów. Na takiej stronie zaecamy umieścić możliwość rejestracji online, dzięki czemu pacjenci będą mogli wyszukiwać Twoją placówkę w Internecie i wypełniać Twój grafik.

✅ Automatyzacja i powiadomienia: system medyczny Proassist umożliwia wysyłanie automatycznych SMS-ów i/lub e-maili do pacjentów z przypomnieniami o nadchodzących terminach wizyt. Zwiększa to efektywność komunikacji i redukuje liczbę nieodwołanych wizyt.

Kiedy wybrać Proassist, a kiedy ZnanyLekarz? A może należy korzystać z obydwu tych rozwiązań?

Jeśli Twoim głównym celem jest pozyskanie nowych pacjentów i budowanie marki w internecie, ZnanyLekarz może być wartościowym narzędziem. Jednak warto pamiętać, że jest to platforma zewnętrzna, która wiąże się z pewnymi kosztami i zależnościami. No i musisz dodatkowo posiadać system do wypełniania EDM.

Z kolei, jeśli zależy Ci na pełnej kontroli nad procesami w placówce, integracji systemu rejestracji z kalendarzem wizyt oraz efektywnym zarządzaniu dokumentacją medyczną, Proassist będzie najlepszym wyborem. Program medyczny Proassist nie tylko eliminuje konieczność płacenia prowizji podczas korzystania z e-rejestracji, ale także zapewnia kompleksowe narzędzia do zarządzania całą placówką – od rejestracji, przez dokumentację medyczną aż po wystawianie faktur i kontrolę magazynu sprzętu medycznego.

Jeżeli dopiero otwierasz swoją placówkę medyczną, warto zastosować obydwa rozwiązania. System medyczny Proassist będzie służył Ci do wypełniania dokumentacji medycznej, umawiania wizyt i ogólnego zarządzania placówką medyczną, natomiast posiadanie konta na platformie ZnanyLekarz.pl pozwoli szybko przyciągnąć pacjentów. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat otwierania placówki medycznej, zajrzyj tutaj: SPRAWDŹ OFERTĘ

Podsumowanie

Wybór między Proassist a ZnanyLekarz zależy od potrzeb Twojej placówki medycznej. Jeśli chcesz zyskać nowych pacjentów i zwiększyć widoczność swojej placówki, ZnanyLekarz może być pomocnym narzędziem. Jednak dla tych, którzy chcą uniezależnić się od zewnętrznych platform, obniżyć koszty, oraz mieć pełną kontrolę nad zarządzaniem rejestracją i dokumentacją, e-rejestracja oferowana przez system medyczny Proassist jest zdecydowanie lepszym rozwiązaniem.

Mimo wszystko, rekomendujemy korzystanie z obydwu tych rozwiązań, bo dobrze jest pozyskiwać pacjentów wieloma kanałami.

proassist logo

Zamów bezpłatne
połączenie w 5 minut!

Jesteśmy gotowi, aby odpowiedzieć na wszystkie Twoje pytania.

Dział sprzedaży dostępny jest od poniedziałku do piątku w godzinach od 08:00 do 16:00.

Wysyłając formularz, wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z Polityką Prywatności Proassist.