ZP #01 Co należy zrobić w swojej placówce medycznej przed rozpoczęciem działań marketingowych?

WSTĘP

Cześć, nazywam się Jacek Piaseczyński. Na co dzień pracuję w Proassist, firmie, zajmującej się oprogramowaniem medycznym, a przede wszystkim rejestracją pacjentów zarówno telefoniczną jak i online. Inspiracją do tego, żeby zacząć nasz firmowy podcast byli lekarze i osoby współpracujące z lekarzami, managerowie placówek medycznych, czy właściciele klinik, zwracający się do nas z różnymi problemami, które z ich perspektywy były trudne do rozwiązania, natomiast z naszej – zupełnie nie stanowią trudności. Postanowiliśmy podzielić się wiedzą, w jaki sposób rozwiązywać problemy w placówce medycznej i w jaki sposób ją rozwijać.

LEJEK SPRZEDAŻOWY W MEDYCYNIE

Cześć, nazywam się Jacek Piaseczyński. Na co dzień pracuję w Proassist, firmie, zajmującej się oprogramowaniem medycznym, a przede wszystkim rejestracją pacjentów zarówno telefoniczną jak i online. Inspiracją do tego, żeby zacząć nasz firmowy podcast byli lekarze i osoby współpracujące z lekarzami, managerowie placówek medycznych, czy właściciele klinik, zwracający się do nas z różnymi problemami, które z ich perspektywy były trudne do rozwiązania, natomiast z naszej – zupełnie nie stanowią trudności. Postanowiliśmy podzielić się wiedzą, w jaki sposób rozwiązywać problemy w placówce medycznej i w jaki sposób ją rozwijać.

MARKETING WDROŻONY - PACJENTÓW BRAK

Pomysł podsunął mi pewien ekspert w dziedzinie marketingu medycznego. Jeśli mnie teraz słyszysz, Tomku – serdecznie Cię pozdrawiam.


Otóż Tomek jakiś czas temu mówi do mnie: słuchaj Jacek, mam problem z moim klientem – kliniką medyczną, który mówi, że płaci mi za usługę, wydaje pieniądze na marketing medyczny, a nie widzi żadnych efektów. Z kolei z moich wskaźników wynika, że te efekty są. Jacek, ty zajmujesz się branżą medyczną od dłuższego czasu, może powiesz, co ja robię nie tak? Powiedziałem mu: słuchaj, daj mi kontakt do tej kliniki. Być może mam pomysł, jak zdiagnozować ten problem. Skontaktowałem się z kierownikiem przychodni i zapytałem, czy możemy zrobić na własną rękę audyt rejestracji pacjentów w placówce. Pani Joanna zgodziła się  i okazało się, że w tej placówce medycznej odbierają jedynie 32 % połączeń, które były do niej kierowane, ale co jeszcze ciekawsze po dłuższej rozmowie z Panią z rejestracji okazało się, że teraz jest taki wynik, ponieważ liczba połączeń wzrosła w związku z kampanią reklamową. A więc wychodzi na to, że owszem, był przyrost osób wchodzących na stronę internetową przychodni, był też przyrost osób, klikających numer telefonu w wizytówce Google’a i na stronie internetowej, natomiast koniec końców nie były dokonywane rejestracje wizyt. 


Działo się tak z dwóch powodów: po pierwsze – pacjent nie miał możliwości rejestracji online poprzez tę stronę internetową, po drugie, co gorsza, nie miał możliwości dodzwonienia się do tej placówki medycznej. Było to po prostu bardzo utrudnione. Inaczej mówiąc, Pani kierownik przychodni chciała zwiększyć ilość przychodzących pacjentów na wizyty, ale z drugiej strony nie zadbała należycie  o to, aby te działania marketingowe, na które wydaje pieniądze, miały sens. 


W takim przypadku zachodzi sytuacja, w której z jednej strony jest marketer, który wykonuje swoją pracę, a z drugiej manager placówki, który zleca wykonanie pracy a mimo to,  na koniec nie ma efektów. Następuje takie przeciąganie liny –  manager placówki powie: słuchaj, ten marketing nie działa, to nie ma sensu, natomiast marketer powie: słuchaj, wszystkie wskaźniki wykazują, że ten marketing medyczny jak najbardziej przynosi efekty. Jednak koniec końców, żaden z nich nie wie tak naprawdę, dlaczego to nie działa.

SAM MARKETING MEDYCZNY NIE ZADZIAŁA?

Aktualnie klinika medyczna jest zarówno naszym klientem, jak i ciągle pozostaje klientem Tomka, natomiast Pani kierownik przychodni może pochwalić się zdecydowanie lepszymi wynikami sprzedażowym, dlatego, że w sposób prawidłowy zdiagnozowała problem i wspólnie go rozwiązaliśmy.

Bazując na tym przykładzie, postaram się pomóc i opowiedzieć, w jaki sposób połączyć te działania marketingowe z tymi działaniami, które należy wykonać wcześniej, przed rozpoczęciem marketingu w placówce. Tak, aby zarówno praca marketera, jak i managera placówki przynosiła oczekiwane efekty.

Jest to podcast o lejku sprzedażowym w medycynie, czyli o tym, o czym najczęściej zapominamy, zanim podejmiemy działania marketingowe w naszej placówce medycznej.

O CO CHODZI Z TYM LEJKIEM?

Co to w zasadzie jest lejek sprzedażowy lub marketingowy ?

Lejek sprzedażowy czy marketingowy ilustruje cały proces sprzedaży, etapy, przez które przechodzą osoby zainteresowane produktem – od momentu, kiedy po raz pierwszy o nim usłyszały, aż do jego zakupu.

Nasza propozycja jest taka, aby lejek sprzedażowy w medycynie budować inaczej, niż podczas budowania zwykłego lejka sprzedażowego w marketingu internetowym. Zacząć jego budowanie od dołu.

Nasz lejek charakteryzuje się tym, że przy jego wlewie, czyli na górze znajdują się (oczywiście symbolicznie) osoby, które dowiadują się o Twojej placówce medycznej, są zainteresowane ofertą, oraz podejmują jakieś działania. Natomiast przy wylocie lejka, tam, gdzie on jest wąski, znajdują się te osoby, które już korzystają z usług placówki, inaczej mówiąc, zapłacą za wizytę w placówce. 

Zanim zaczniesz działalność marketingową w placówce, lub zlecisz komuś tę działalność, czyli zanim zaczniesz poszerzać lejek na górze, doprowadź do tego, aby lejek wcześniej poszerzyć się w dolnej części, czyli w taki sposób, aby Twoja placówka mogła obsłużyć jak największą liczbę osób. Jeżeli pominiesz ten krok, możesz doprowadzić do takiej sytuacji jak ta opisana wcześniej. Obrazowo mówiąc: Co z tego, że 1000 osób wejdzie na Twoją stronę i będzie chciało skorzystać z twoich świadczeń zdrowotnych, skoro tylko 20 osób się dodzwoni do placówki?

JAK BUDOWAĆ LEJEK?

Przechodząc już do budowy lejka, tak jak wspomniałem – zaczniemy budować go od samego dołu, czyli od miejsca, w którym mamy już pacjenta zapisanego na wizytę, ale jeszcze nie przyszedł on na wizytę i nie zapłacił za nią. Generalnie z naszej perspektywy taki pacjent, który zapisze się na wizytę i na nią nie przyjdzie, tworzy w zasadzie jeszcze gorszą sytuację, niż puste miejsce w tym czasie w grafiku lekarza, bo być może udałoby nam się umówić innego pacjenta w tym terminie.

ZWIĘKSZAJ WSPÓŁCZYNNIK WIN-RATE

Podsumowując, zaczniemy budować nasz lejek sprzedaży od tego, żeby współczynnik win-rate był jak najwyższy. Win-rate jest to współczynnik, który w tym przypadku pokaże nam, ile osób z tych, które dokonały rejestracji u nas w placówce, koniec końców rzeczywiście płaci za wizytę. Inaczej mówiąc, jeżeli pacjent zapisze się do lekarza na jutro na godzinę 13:00, ale odwoła tę wizytę, lub nie przyjdzie na nią, wtedy ten współczynnik win-rate spada. Jeżeli natomiast dany pacjent zapisze się na wizytę, przyjdzie na nią, a co za tym idzie – również za nią zapłaci – współczynnik win-rate rośnie.

Dlaczego to jest tak istotne? Dlatego, że bez sensu byłoby zapisywać 100 osób na wizytę, po czym obsługiwać tylko 50 z nich, bo w rezultacie będziemy mieli 50 pustych miejsc, na które moglibyśmy zapisać 50 pacjentów, którzy dokonaliby płatności i skorzystali z naszych usług. Wobec tego ważne jest, aby doprowadzić do tego, by jak największa ilość osób, która zapisuje się na wizytę, konkretnie na tę wizytę przychodziła i ją opłacała.

CO ZROBIĆ, ŻEBY WIZYTY SIĘ ODBYWAŁY?

Jakie są zatem możliwości, które możesz wdrożyć do swojej placówki, żeby doprowadzić do tego, aby ten współczynnik win-rate był wysoki?

WPROWADŹ E-PŁATNOŚCI ZA WIZYTY

Pierwsza i najlepszą propozycją są e płatności, dokonywane bezpośrednio podczas  zapisu pacjenta na wizytę. Jeżeli doprowadzimy do tego, że pacjent zapłaci za wizytę bezpośrednio tuż po dokonywaniu rejestracji telefonicznej, czy bezpośrednio podczas internetowej rejestracji pacjenta, to znajdziemy się w sytuacji, w której pacjent, niezależnie od tego czy przyjdzie na wizytę, czy nie – w rezultacie i tak za tę wizytę zapłaci. Działa tutaj istotny czynnik, w którym to pacjent po wyborze terminu dokonuje zakupu w momencie, w którym ma taką potrzebę. Przykładowo: boli mnie ząb, szukam teraz szybko specjalisty, zapisuję się do niego np. na za pojutrze na godzinę 13:00 i mam dwie możliwości:

  • Jeżeli zapłacę za wizytę online, to na 100 % przestaje poszukiwać innego terminu u innego specjalisty.
  • Jeżeli natomiast nie zapłacę za wizytę od razu, to mogę „zarezerwować” termin, ale jednocześnie szukać wcześniejszego terminu, tańszej alternatywy, lub z mojej perspektywy lepszego dostępnego specjalisty. 

Dlatego w takiej sytuacji płatności online sprawdzają się najlepiej.

Jeżeli wprowadzisz e-płatności, to pacjenci będą pamiętać, że mają taką wizytę, bo zapłacą za nią od razu.

Oczywiście osoby zarządzające placówkami medycznymi mają również obawy przed wprowadzeniem e płatności. W jednym z przyszłych odcinków postaram się zająć dokładniej tym tematem i opisać plusy i minusy tego rozwiązania, natomiast z perspektywy dzisiaj omawianego tematu to rozwiązanie jest bezbłędne.

PRZYPOMNIJ PACJENTOWI O WIZYCIE

Drugim sposobem na zwiększenie współczynnika win-rate są SMS-owe przypomnienia o wizytach. Osobiście spotkałem się chyba z kilkunastoma rodzajami takich przypomnień, ale takimi  najbardziej popularnymi są: 

  • Powiadomienie SMS-owe bezpośrednio po zapisie na wizytę
  • Przypomnienie 24 h przed wizytą, czy kilka godzin przed wizytą. 
  • Przypomnienia SMS tzw.: głosowe, w których do pacjenta dzwoni telefon, aby potwierdzić wizytę.
  • Przypomnienia SMS, tzw.: Too-Way, nakazujące potwierdzić wizytę, wciskając np. klawisza 1 czy 2.
  • Przypomnienia SMS-owe również Too-Way, pozwalające odwołać wizytę bezpośrednio przez SMS-a.

Z mojego doświadczenia mogę podpowiedzieć, aby nie korzystać z SMS-ów głosowych. SMS ma przewagę nad rozmową telefoniczną właśnie w tym, że można go odczytać w każdej wolnej chwili.

Drugą moją propozycją jest, skorzystanie z SMS-a Too-Way z możliwością odwołania wizyty przez SMS-a. Nie należy jednak mylić możliwości odwołania z nakazem potwierdzenia. 

Testowaliśmy kiedyś u nas w firmie SMS-y z opcją „odpisz 1 – aby potwierdzić, odpisz 2 – aby odwołać” i bardzo duża liczba SMS-ów pozostawała bez odpowiedzi. Optymalna jest sytuacją, w której pozwalasz pacjentowi odwołać wizytę przez SMS-a, natomiast nie nakazujesz mu zrobić żadnej dodatkowej czynności przed przybyciem na wizytę

POTWIERDZAJ WIZYTY TELEFONICZNIE

Trzecią możliwością są przypomnienia telefoniczne. Sprawdzają się w dwóch przypadkach:
  • U lekarzy, u których czas trwania wizyt jest dość długi. W przypadku niepojawienia się pacjenta na takiej wizycie lekarz ma okienko np. 30-, 40-, 50-minutowe, a w skrajnych przypadkach nawet kilkugodzinne.
  • U lekarzy, którzy nie mają jeszcze zbyt dużo wizyt. W takiej sytuacji możemy działać w taki sposób, aby rejestratorka medyczna, potwierdzająca taką wizytę układała lekarzowi grafik pracy w taki sposób, aby nie miał on niepotrzebnych luk, czyli po prostu pytała pacjenta, który ma wizytę na godzinę 10, czy mógłby przyjść trochę później, np. o 10:30, a pacjenta, który był umówiony na godzinę 11:30, czy mógłby przyjść na godzinę np. 10:45. W takiej sytuacji mamy potwierdzone wizyty i od razu bardziej zadowolonych młodych lekarzy w placówce, z uwagi na fakt, że przychodzą do pracy na daną ilość godzin i nie siedzą w pustym gabinecie, czekając na pacjenta.

WSZYSTKIE TRZY OPCJE

Czyli mamy trzy propozycje: 

Płatności online, przypomnienia SMS-owe i powiadomienia telefoniczne. Oczywiście nic nie szkodzi na przeszkodzie, aby te propozycje łączyć ze sobą. Natomiast musielibyśmy dokładniej omówić temat, być może w kolejnych podcastach nam się uda.

Zakończyliśmy omawianie etapu podwyższania współczynnika Win-Rate.

Najwyższy współczynnik win-rate uzyskamy poprzez płatności, natomiast może się też się zdarzyć tak, że wystarczą przypomnienia SMS-owe. Trzeba to jednak sprawdzić w praktyce.

DOSTOSUJ OFERTĘ DO POTRZEB PACJENTA

Mówiąc obrazowo, przechodzimy trochę wyżej w tym naszym lejku, czyli do momentu, w którym pacjent kontaktuje się z nami – online lub telefonicznie. Będąc precyzyjnym, kontaktuje się skutecznie, czyli, np. dodzwonił się. 

 

W tym podcaście nie będę omawiał tego, w jaki sposób rejestratorka medyczna powinna przeprowadzić rozmowę, aby była ona skuteczna, ponieważ nie starczyłoby nam czasu i podcast musiałby trwać kilka godzin. Dzisiaj skupimy się nad tym, aby dostosować ofertę do potrzeb kupującego. Jest to temat często pomijany w medycynie.

 

Co musimy zrobić, aby pacjent, który do nas dzwoni, zapisał się na wizytę ?

 

– Po pierwsze zwróć uwagę na terminarz wizyt lekarza. Jeżeli w Twojej placówce medycznej pracują zarówno lekarze z pustym grafikiem, jak i ci, którzy mają ten grafik wypełniony, to pacjentom, którzy chcą  się zapisać na daną usługę, a nie do danego lekarza staraj się proponować najbliższe wolne terminy, a więc specjalistów z pustym terminarzem wizyt. Należy zwrócić na to uwagę, ponieważ naturalne jest, że rejestratorka medyczna proponuje najbardziej popularnego ginekologa w placówce, ponieważ po prostu najszybciej przychodzi jej do głowy.

 

– Drugą czynnością, jaką powinniśmy robić regularnie, to jest sprawdzać nasze braki, czy luki kadrowe. Należy to jednak robić w sposób precyzyjny. O co tutaj chodzi? Jeżeli mamy lekarzy danej specjalizacji, którzy mają pełny grafik, przykładowo mamy wybitnego ortopedę, to do naszej placówki medycznej starajmy się pozyskiwać ortopedów, bo jest duże prawdopodobieństwo, że w miarę szybko wypełnimy mu grafik wizytami. Mając w placówce wziętego ortopedę, a przy nim kilku innych ortopedów, którzy dopiero budują swoją markę, będziesz w stanie zaproponować pacjentowi wszystko, na czym mu zależy, albo znanego lekarza, albo bardzo szybki termin do mniej znanego lekarza, ale tej samej specjalizacji. 

 

– Następną istotną kwestią w dostosowaniu oferty do potrzeb pacjentów są ceny świadczeń medycznych. Managerowie często o tym zapominają. Sprawdźmy, czy ceny usług w Twojej placówce medycznej są wysokie, czy niskie i dostosujmy je w taki sposób, żeby na tle konkurencji wypadać atrakcyjnie. Nie mówię, że musisz mieć najtańsze usługi, możesz być najdroższą kliniką w okolicy, ale musisz mieć te najwyższe ceny świadomie, czyli będąc przekonanym o tym, że świadczysz najwyższą jakość usług w okolicy. Sytuacja, w której niedaleko naszej kliniki powstała nowa placówka i ma tych samych lekarzy, ale zdecydowanie lepiej wyglądający lokal, do tego pacjentom oferują darmową kawę, a ceny w ich placówce są niższe niż u nas, jest niedopuszczalna. 

 

– Następna kwestia: sprawdzić, które z  usług Twojej placówki medycznej są dostępne od razu dla pacjenta, a na które trzeba poczekać. Jeżeli zdarzyłoby Ci się, że masz w swojej ofercie USG jamy brzusznej, ale jednocześnie okazuje się, że na wykonanie takiego USG w Twojej placówce trzeba czekać np. miesiąc czy dwa, to postaraj się pozyskiwać takich lekarzy, którzy wykonują to świadczenie zdrowotne, lub rozejrzyj się wśród już obecnych, czy któryś z nich mógłby wykonać tę usługę. Jest duże prawdopodobieństwo, że pacjent poszukujący takiej usługi, będzie  w stanie skorzystać ze świadczeń innego lekarza, niż korzystał do tej pory, w związku z tym, że będzie miał dużo szybszy termin.

 

– Ostatnią już propozycją na dostosowywanie oferty do potrzeb pacjentów jest to, aby zwrócić uwagę, czy sprzęt w Twojej placówce medycznej jest w pełni wykorzystywany. Jeżeli dysponujesz np. laserem, czy USG, z którego jesteś w stanie wykonywać inne usługi niż do tej pory, to rozważ to, czy po pierwsze któryś z lekarzy będzie w stanie na tym sprzęcie wykonać dodatkowe usługi niż te, które do tej pory wykonuje obecnie. Po drugie: przy pozyskiwaniu lekarzy, kieruj się informacją, czy będą w stanie wykonywać usługi na sprzęcie, którym już dysponujesz. Zyskasz na tym, ponieważ zakres usług wykonywany w placówce zwiększy się, a Ty nie wydasz ani złotówki na dodatkowy sprzęt do Twojej placówki medycznej.

UDOSTĘPNIJ PACJENTOWI MOŻLIWOŚĆ KONTAKTU

Ok, czyli omówiliśmy już kwestie, które znajdują się na samym dole naszego lejka, czyli omówiliśmy, w jaki sposób zwiększyć współczynnik Win-rate. Omówiliśmy również temat dostosowania oferty do potrzeb pacjentów, dlatego teraz możemy skupić się nad tym, aby pacjenci zainteresowani naszą ofertą mogli w bardzo łatwy sposób skontaktować się z placówką. 

Przyjrzyjmy się takiej hipotetycznej sytuacji:

Potencjalny klient wchodzi na naszą stronę internetową, jest zainteresowany tym, co oferujemy. Chce skorzystać z naszych usług, więc ma kilka możliwości, a najprostsze z nich to:

  • zarejestrować się na wizytę bezpośrednio przez stronę internetową, na której jest
  • zadzwonić pod podany numer telefonu

Po naszej stronie, jako placówki medycznej stoi kwestia umożliwienia mu kontaktu z nami. W przypadku, o którym mówiłem na samym początku, wyglądało to w ten sposób, że pacjent wchodził na stronę internetową, dzwonił do placówki, w której nikt nie odbierał telefonu. Wówczas nie wiadomo nawet, czy oferta została dostosowana na pacjenta, bo nie miał on możliwości dokonania zakupu.

Teraz, co zrobić, aby taka sytuacja się nie powtórzyła bądź zdarzała się bardzo rzadko?

REJESTRACJA PACJENTÓW PRZEZ INTERNET

Pierwszym, najprostszym sposobem, aby umożliwić pacjentom dokonanie u Ciebie zakupu, jest rejestracja online. Ma ona dwie ogromne przewagi nad swoją konkurencją: 

  • Działa 24 godziny na dobę.

Pamiętacie sytuację omówiona 5 minut temu w przypadku płatności online? Opisywałem sytuację, w której pacjenta boli ząb i chce on już teraz zapisać się na wizytę. Wyobraźmy sobie, że boli go ząb o 1 w nocy. Wiadomo, rejestracja telefoniczna wtedy nie działa. Lekarz w placówce ma termin wolny już o 8 rano. Pacjent byłby bardzo zainteresowany, aby taki termin zarezerwować i nawet wykupić go od razu, ale bez działającej rejestracji online nie uda mu się do nas zapisać, dlatego będzie szukał dalej, do skutku.

  • Jest zdecydowanie tańsza niż rejestracja telefoniczna.

W jaki sposób obliczyć koszty rejestracji telefonicznej i rejestracji online i porównać te koszty opiszę w kolejnych odcinkach podcastu, natomiast na tę chwilę mogę potwierdzić – ta różnica jest ogromna!

INTUICYJNA REJESTRACJA ON-LINE

Należy zadbać o to, aby rejestracja online była prosta w obsłudze. Zdarzało się, że moi klienci twierdzili, że mają rejestrację online na swojej stronie internetowej, a mimo wszystko pacjenci z niej nie korzystali, natomiast w momencie gdy sprawdzaliśmy, jak ona wygląda, to okazywało się, że pacjenci z niej nie korzystali, ponieważ była ona bardzo skomplikowana, nakazywała zakładanie konta, podanie miliona danych, przechodzenia przez rejestracje konta itd. 

Tę sytuację można porównać do tego, jakbyśmy mówili, że u nas samochód się nie sprawdza i my będziemy dalej jeździli konno. Wyobraźmy sobie sytuację, że mamy XIX wiek, mamy swój pierwszy automobil, o którym krążą legendy, że jest super, bo szybko można się nim poruszać, natomiast nie wiemy, że mamy go tankować i nie możemy ruszyć z miejsca. Po jakimś czasie uznajemy: Nie da się tym poruszać. Jazda konno jest lepsza! Widzimy tutaj kuriozum sytuacji? Tak że nie możemy uznawać, że rejestracja online nie działa, ponieważ np. nie działa u nas, bo powodów może być wiele.

REJESTRACJA ON-LINE ODCIĄŻY TELEFONICZNĄ REJESTRACJĘ MEDYCZNĄ PLACÓWKI

Dodatkowy argument za rejestracją online: Jeżeli część pacjentów skorzysta z rejestracji online, to liczba połączeń do placówki spadnie. W takim przypadku będziemy w stanie obsłużyć więcej pacjentów poprzez rejestrację, lub obsłużyć ich lepiej.

ZAPISY PRZEZ INTERNET - SPOSÓB NA MŁODE POKOLENIE

Czwarty argument za rejestracją online: Uwierzcie mi na słowo: Dla młodszego pokolenia bardziej naturalne jest zapisanie się na wizytę przez internet niż przez telefon. Być może dla nas, nawet dla mnie jako człowieka po 30 roku życia jest to nienaturalne, ale tak po prostu jest i nie ma co z tym dyskutować. Mamy czasy komunikatorów internetowych, chatów, what’s up-ów, slacków, diskorsów – czy jak to się tam mówi i młodzież odchodzi od rozmów telefonicznych. Niezależnie, czy zgadzamy się ze zmieniającym się na naszych oczach światem, czy też nie, udostępnijmy tej części społeczeństwa zapis na wizytę w taki sposób, jakiego oni oczekują, a zobaczymy efekty. 

Ok, czyli mamy omówiony temat rejestracji pacjentów przez internet jako sposobu na zwiększenie konwersji osób, które zapisują się do nas na wizyty z puli tych, którzy chcą tego dokonać.

DOBRZE ZORGANIZOWANA TELEFONICZNA REJESTRACJA PACJENTA

Drugim, co musimy zrobić, aby ten współczynnik konwersji podnieść, jest zorganizowanie dobrej rejestracji telefonicznej. Co to znaczy dobra rejestracja telefoniczna? Można na ten temat bardzo długo mówić, ale dzisiaj powiem, to co najważniejsze, czyli:

Dobra telefoniczna rejestracja pacjentów to taka, która obiera połączenia.

Co musimy zrobić, aby nasza rejestracja telefoniczna odbierała telefony?

Przede wszystkim sprawdźmy, czy nasza telefoniczna rejestracja pacjentów odbiera połączenia, czy nie.
Można to zrobić w prosty sposób: np. zadzwonić do placówki w losowych godzinach i zobaczyć, czy ktoś odbierze telefon. Tylko ważne, że jeżeli chcemy dokonać takiej próby, to aby ona nie kończyła się na dwóch, trzech telefonach. Próba musi być odpowiednia.
Możesz także zamówić u operatora wykaz połączeń i porównać telefony odebrane i nieodebrane. Nie trzeba mieć teraz specjalnego oprogramowania, aby to zrobić. Jeżeli udałoby Ci się dowieść, że liczba połączeń odebranych w placówce nie jest zadowalająca, możesz sprawdzić, w jakich godzinach i w jakie dni ich nie odbieramy. 
Jeżeli okaże się, że odbieramy 95 % połączeń w dni od wtorku do piątku a jedynie w poniedziałki nie odbieramy telefonu, to może uda nam się tak ustawić grafik zespołu, aby bez zwiększania kosztów zwiększyć współczynnik odbieralności polączeń.

Natomiast niezależnie od tego czy będziesz musiał się liczyć z dodatkowymi kosztami, czy uda Ci się obejść bez nich, musisz mieć odbieralność połączeń powyżej dziewięćdziesięciu kilku procent, zanim zaczniesz swoją kampanię reklamową. W innym przypadku przepalisz budżet. Co, jeżeli nie mamy wyjścia i musimy ponieść koszty na rejestrację telefoniczną? Są dwa wyjścia:

  • Pierwszym jest oczywiście zatrudnienie dodatkowej osoby do telefonicznej rejestracji pacjentów, być może kilku osób.
  • Drugim jest skorzystanie z outsourcingu rejestracji telefonicznej i taką usługę proponujemy my, jako Proassist, zarówno dla jednoosobowych gabinetów lekarskich, jak i dla dużych centrów medycznych.

Natomiast zdecydowanie najgorszym wyjściem jest pozostawienie współczynnika odbieranych telefonów na poziomie 60, 70 % albo i niższym.

Bardzo często zdarza się, że placówki medyczne pozostawiały ten współczynnik na niskim poziomie i zaczynały marketing medyczny. To było coś w stylu: a, wydam na marketing 10 tysięcy i zobaczę, co się stanie. Proszę tego nie robić. Ja już teraz z góry mogę powiedzieć, że nie stanie się nic dobrego. Nawet najlepiej dobrana kampania reklamowa nie ma szans obronić się wynikami, jeżeli my nie będziemy korzystać z jej owoców.

Proszę sobie wyobrazić, że mamy przed kawiarnią wielki napis: Do kawy ciastko gratis. Przychodzi Pan Doktor do kawiarni, podchodzi do baru, aby zamówić kawę, ale tam nikogo nie ma. Poczekasz kilkanaście sekund, być może minutę czy dwie, ale po kilku minutach pójdziesz na kawę do drugiej kawiarni, nawet bez promocji.

Tak samo działa brak dobrej rejestracji w placówce medycznej. Niezależnie od tego, czy na Państwa stronę internetową wejdzie 10, czy 1000 osób. Jeżeli nikt nie odbiera telefonu i nie ma internetowej rejestracji pacjentów, to i tak nie ma szans na to, aby ktoś zapisał się do naszej placówki. A przecież w swoich rozważaniach pomijam fakt, że działania marketingowe zwiększą ilość połączeń, co jeszcze doprowadzi do zmniejszenia współczynnika obieralności.

PODSUMOWANIE

W taki sposób dobrnęliśmy do czubka tego lejka. Reszta jest już po stronie agencji reklamowej. Reszta, czyli: dobranie odpowiedniej grupy docelowej, odpowiednie przygotowanie graficzne kampanii, dobranie odpowiednich kanałów dystrybucji itd., ale tym już nie zajmuje się manager placówki, lekarz lub właściciel kliniki. Takie czynności zlecane są specjalistom. Naszym zadaniem było odpowiednio przygotować placówkę do rozpoczęcia kampanii i to uczyniliśmy. 

Podsumowując: Co zrobić, aby naszą placówkę przygotować do kampanii marketingowej ?

Zbudujmy nasz lejek sprzedażowy od dołu, zacznijmy od zmierzenia trzech współczynników i postarajmy się ustawić je na maksymalnie wysokim pułapie:

Pierwszy: win-rate, czyli ilość osób, która przyszła na wizytę, w stosunku do puli osób, które zapisały się na wizytę

Drugi: ilość wizyt pacjentów, w stosunku do puli osób, które się z nami kontaktowały.

Trzeci: ilość pacjentów, którym udało się z nami skontaktować w stosunku do ilości pacjentów, które chciały się z nami skontaktować, ale nie miały takiej możliwości, bo np. nie odbieraliśmy telefonów.

Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby te czynności w swojej placówce medycznej zrobić niezależnie od tego czy przygotowujemy się do kampanii, czy nie. Jeżeli w naszej placówce nie ma rejestracji online, czy telefoniczna rejestracja nie odbiera telefonów, to powinniśmy na to zwrócić uwagę i poprawić ten aspekt naszej działalności.

Teraz czas na jeszcze jedną ciekawostkę na koniec.

Przychodnia z Krakowa myślała identycznie. Pani Magda zadzwoniła do mnie, mając numer od innego naszego klienta i poprosiła, aby wdrożyć u niej na stronie internetową rejestrację pacjentów i abyśmy odbierali telefony w placówce, ponieważ chce rozpocząć kampanię reklamową, a jej obecna kadra tego nie robiła. Panie na rejestracji nie odbierały telefonów, nie z lenistwa, ale z uwagi na fakt, że miały bardzo dużo obowiązków dodatkowych, związanych z obsługą pacjenta na miejscu. Wdrożyliśmy rejestrację Proassist i po kilku tygodniach zadzwoniłem, aby zapytać o skutki kampanii. Wiedziałem, że Pani Magda chce zainwestować w Facebook Ads, dlatego byłem ciekaw wyników. Po rozmowie okazało się, że Pani Magda zrezygnowała całkowicie z reklamy, ponieważ tak wzrosła ilość rejestracji w placówce, że na tę chwilę nie miałaby miejsca dla dodatkowych pacjentów. Grafiki lekarzy były wypełnione i dopiero po zatrudnieniu dodatkowych lekarzy będzie chciała rozpocząć działania.

Ta sytuacja pokazała ciekawą rzecz, że czasami jednym prostym rozwiązaniem możemy pozbyć się kilku problemów i, że być może czasami nie widzimy do końca, gdzie leży problem. Pani Magda była przekonana, że problemem jest zbyt mała rozpoznawalność placówki, a okazało się, że jedyne co musi robić to odbierać telefony od zainteresowanych pacjentów.

To już wszystko w temacie medycznego lejka sprzedażowego. Jest to pierwszy odcinek, dlatego wszelkiego rodzaju sugestie i komentarze z Waszej strony będą zbawienne. Jak to mówią: pierwsze koty za płoty. 🙂

Lista marketplace’ów dla lekarzy

Lista marketplace’ów dla lekarzy

Portale typu marketplace to bardzo popularne rozwiązanie szczególnie wśród sprzedawców. Jest to strona internetowa, na której wielu dostawców oferuje swoje produkty, a klient wybiera sprzedawcę oraz usługi najbardziej odpowiednie dla siebie. Coś w rodzaju targu z wieloma różnymi stoiskami, tyle że online.

Marketplace dla lekarzy

Jak się okazuje, tego typu miejsca zyskały na popularności również w medycynie. Na rynku funkcjonuje już kilka marketplace’ów, na których lekarze zakładają swoje profile z informacjami o swoich świadczeniach zdrowotnych. Pacjenci przeglądający tego typu strony internetowe mogą wybrać lekarza po uprzednim sprawdzeniu wolnych terminów wizyt oraz opinii o specjalistach. Dla lekarzy to świetna okazja na marketing usług medycznych, które świadczą. W internecie pojawia się coraz więcej marketplace’ów, gdzie lekarze umieszczają swoje profile. Można tu wyszukać specjalistę, sprawdzić ceny jego usług medycznych, czy zapisać się na wizytę.

Lista marketplace'ów

Jak wygląda taka strona? Podstawowe elementy każdego marketplace’u dla lekarzy to wyszukiwarka specjalistów, profile lekarzy wraz z cenami ich świadczeń zdrowotnych oraz rejestracja online na wizytę. Przy wyborze witryny należy zwrócić uwagę na to, czy wyszukanie specjalisty i zapis na wizytę nie są zbyt skomplikowane. Sprawne poruszanie się po stronie z pewnością zachęci pacjentów do rejestracji wizyty. Poniżej przedstawiamy listę marketplace’ów wraz z ich podstawowymi elementami.

ZnanyLekarz
Najpopularniejszy marketplace dla lekarzy. Wykorzystywany jest do marketingu usług medycznych przez wielu specjalistów. Po wejścia na stronę na pierwszym planie pacjent zobaczy wyszukiwarkę lekarzy. Wpisuje specjalizację, lub, jeśli zależy mu na konkretnym lekarzu, może od razu wprowadzić jego nazwisko. Następnie wpisywana jest nazwa miasta lub (nawet) dzielnicy. Na stronie możliwy jest także zapis na badania. Na profilu specjalisty znajduje się jego zdjęcie, opinia oraz podstawowe informacje na jego temat, takie jak adres, telefon, informacja dotycząca wieku przyjmowanych pacjentów, forma płatności, lista wykonywanych usług medycznych oraz terminarz wizyt z rejestracją online. Dzięki temu pacjent ma możliwość szybkiego zapisu do lekarza. Na profilach specjalistów na Znanym Lekarzu istnieje także opcja dodania opinii. Jeżeli są pozytywne – jest to szansa na pozyskanie nowych pacjentów. Marketplace posiada sekcję z opiniami o specjalistach oraz możliwość zadawania pytań lekarzom. Pacjenci wpisują pytanie dotyczące swoich dolegliwości, a specjaliści odpowiadają na nie bezpłatne. Na witrynie znanylekarz.pl znajduje się także podział na strefy: osobna dla praktyk lekarskich i dla placówek medycznych. W zależności od tego, czy przyjmujesz w małym gabinecie medycznym, czy prowadzisz większe centrum medyczne, możesz sprawdzić, jakie funkcje oferuje dla Ciebie marketplace.
Kliniki.pl

Tak jak w przypadku Znanego lekarza, na stronie Kliniki.pl pacjent ma możliwość skorzystania z wyszukiwarki specjalisty. Wpisuje nazwę zabiegu, miejscowości, placówki, lub nazwisko lekarza, a na ekranie wyświetla się lista profili lekarzy lub klinik. Na stronie Kliniki.pl istnieje możliwość dodania opisu gabinetu, lub placówki, wpisania danych kontaktowych oraz listy świadczeń zdrowotnych wykonywanych przez lekarzy wraz z cenami. Usługi medyczne oceniane są przez pacjentów na profilach lekarzy. Kliniki.pl posiadają także e rejestrację pacjentów obsługiwaną przez Proassist, a lekarze posiadający tam profile mają możliwość integracji korzystania z naszego terminarza wizyt.

LekarzeBezKolejki.pl
Na tej witrynie, zapis na wizytę rozpoczyna się od wyboru miasta, specjalizacji lub nazwiska specjalisty. W tym miejscu pacjenci wybierają także, czy chcą odbyć wizytę prywatną, czy finansowaną przez NFZ. Każdą z tych wizyt można zarezerwować na profilu lekarza przez internet, oczywiście jeśli jako specjalista umożliwisz taką opcję. Na stronie istnieje także szybkie zamówienie recepty.
WP abc Zdrowie
Pierwsza rzecz, która zwraca uwagę to artykuły o zdrowiu zamieszczone na stronie głównej. Na stronie znajduje się wiele informacji z różnych dziedzin medycyny i nie tylko. Na górze strony znajduje się zakładka umożliwiająca zapis do lekarza. Dopiero po wejściu z zakładkę wyświetla się wyszukiwarka lekarzy. Aby go znaleźć, pacjent wpisuje specjalizację, nazwisko i miasto. Po wpisaniu danych lekarza, na witrynie natychmiast wyświetlają się profile specjalistów. Umieszczone są na nich opinie, liczba zrealizowanych wizyt, oraz terminarz, służący do rejestracji online. W tym miejscu możliwe jest też zamówienie teleporady.
Rankinglekarzy.pl
Wyszukiwarka specjalistów w Rankingu lekarzy pozwala na osobne wyszukanie specjalisty oraz placówki medycznej poprzez przełączenie zakładki. Dodatkowo pacjenci mają szansę znaleźć Cię poprzez filtr służący to wyszukiwania najbliższych terminów. Tak jak na innych marketplace’ach istnieje możliwość rejestracji pacjentów online oraz dodawania przez nich opinii o specjalistach. Ranking lekarzy posiada także możliwość sprawdzenia statystyk odwiedzić na profilu specjalisty.
Medonet
Medonet, podobnie jak Abc Zdrowie stawia w pierwszej kolejności na przekazywanie wiedzy. Na stronie głównej widnieją artykuły na temat zdrowia i żywienia. Na samej górze znajduje się zakładka, która przenosi pacjenta na stronę, na której można zarezerwować wizytę. Po wpisaniu w wyszukiwarkę odpowiedniej frazy wyświetlają się specjaliści wraz z terminarzami wizyt, dzięki którym można zarezerwować termin. Oprócz tego masz możliwość pokazania swojego profilu wśród specjalistów, którzy przeprowadzają e-wizyty, na których wystawiane są e-recepty. Medonet, tak samo jak Znany lekarz posiada sekcję pytań do specjalistów oraz wystawiania lekarzom opinii.

Marketing usług medycznych

Posiadanie profilu na marketpace’ach dla lekarzy to duża szansa na pozyskanie wielu nowych pacjentów. Poza tym, że istniejesz w internecie, to jeszcze pacjenci mogą dowiedzieć się czegoś o świadczonych przez Ciebie usługach medycznych. Dzięki temu, że każdy portal posiada możliwość rejestracji online, każda wizyta może zostać zarezerwowana błyskawicznie. Promowanie można poszerzyć o udzielanie darmowych porad na tego typu portalach. Niejeden pacjent po przeczytaniu takiej porady, zdecyduje się potem na wizytę u specjalisty, który mu pomógł. Marketplace jednak nie jest idealnym rozwiązaniem dla każdego. Marketing usług medycznych to bardzo ważny aspekt, szczególnie dla lekarzy, których grafik nie jest wypełniony po brzegi. Na portalach typu marketplace panuje duża konkurencja wśród specjalistów. Dlatego warto wprowadzać czynności marketingowe do swojego gabinetu lub placówki medycznej samodzielnie. Własna strona internetowa pozwoli na niezależną promocję, a umieszczona na niej zakładka do rejestracji online pomoże pozyskać nowych pacjentów.

Te i wiele innych informacji dotyczących marketingu usług medycznych znajdziesz w darmowym e-booku Proassist. Dowiesz się z niego, jak krok po kroku wdrażać czynności reklamowe. Pozwoli Ci to na niezależną promocje Twoich usług medycznych. 

E-book możesz pobrać tutaj.

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Poznaj tajniki marketingu medycznego!

Zdajemy sobie sprawę, że zakazanie prawem reklamy świadczeń zdrowotnych utrudnia lekarzom i managerom placówek medycznych „pokazanie się” pacjentom.

Postanowiliśmy ułatwić im sprawę, dlatego stworzyliśmy darmowy e-book dla wszystkich zainteresowanych pozyskiwaniem pacjentów dla przychodni lub gabinetu medycznego.

Zapisy pacjentów na wizyty drogą mailową zaburzą pracę rejestracji medycznej

Zapisy pacjentów na wizyty drogą mailową zaburzą pracę rejestracji medycznej

Internetowe umawianie wizyt coraz bardziej zyskuje na popularności. Takie rozwiązanie usprawnia pracę placówek medycznych i naturalnie zmniejsza ruch telefoniczny. Nic więc dziwnego, że wielu managerów decyduje się na wdrożenie tej funkcjonalności do swojej placówki medycznej. 

Aby wprowadzenie rejestracji on-line miało sens, proces zapisu na wizytę powinien być na tyle intuicyjny, aby pacjent mógł przejść go samodzielnie. Internetowe zapisy mają odciążać rejestrację medyczną przychodni. Niektórzy managerowie przychodni zdają się jednak o tym zapominać. Wprowadzają możliwość zapisów przez internet, która w wielu przypadkach, zamiast poprawiać organizację pracy placówki medycznej, skutecznie ją pogarsza.

Rejestracja online nie powinna oznaczać rezerwacji wizyty przez wiadomość e-mail.

Z uwagi na coraz większą popularność rejestracji online, wielu pacjentów w pierwszej kolejności decyduje się właśnie na ten sposób rezerwacji terminu wizyty. Osoba zainteresowana wyszukuje stronę placówki medycznej w internecie, po czym szuka możliwości zapisu przez internet. Bardzo często zakładce „rejestracja” znajduje wyłącznie adres e-mail, przez który placówka przyjmuje zapisy. Rezerwacja wizyty, owszem, odbywa się przez internet, ale czy to zmieni coś w organizacji pracy placówki? Owszem, z pewnością ją pogorszy. Dlaczego?

Po pierwsze, zapisy na wizyty przez e-mail wprowadzą niepotrzebny bałagan.

Pacjenci kontaktują się z przychodnią w różnych sprawach. Zapis na wizytę to jedno, jednak co z pytaniami dotyczącymi wolnych terminów, świadczonych usług, czy lekarzy przyjmujących placówce? Umieszczając na stronie internetowej przychodni adres e-mail, który docelowo ma służyć do rejestracji online, musisz być przygotowany na to, że wielu pacjentów będzie wykorzystywać go do innych celów. Wynikiem tego będzie jeden wielki bałagan. W jednej skrzynce mailowej znajdą się wiadomości dotyczące zarówno zapisów na wizyty jak i pytań o to, czy w Twojej placówce medycznej przyjmuje taki, czy inny lekarz. 

Próba uniknięcia takiej sytuacji poprzez założenia dwóch skrzynek mailowych niestety może okazać się niewystarczająca. Dla wielu pacjentów adres mailowy zapisynawizyty@placówka.pl niczym nie będzie różnił się od adresu informacja@placówka.pl. Szczególnie w sytuacji, gdy nie uzyskają szybkiej odpowiedzi na wiadomość wysłaną na jeden z nich. Możesz mieć pewność, że pacjent skorzysta wtedy z drugiego adresu, a rejestracja medyczna Twojej placówki zostanie obciążona dodatkowym obowiązkiem porządkowania maili od pacjentów.

Po drugie, spowodują natłok obowiązków, zamiast ulepszyć organizację pracy.

Na rejestracji medycznej przychodni spoczywa wiele obowiązków. Jeżeli do odbierania połączeń telefonicznych, obsługi pacjentów w recepcji, oraz kilku innych codziennych czynności, dołożysz mailową korespondencję z pacjentami w celu dobrania odpowiedniego terminu wizyty, możesz doprowadzić do zupełnej dezorganizacji pracy placówki. Zapis przez wiadomość e-mail wcale nie będzie trwał krócej niż telefoniczny, a rejestracja online ma służyć zmniejszeniu liczby połączeń do przychodni. Dlatego umawianie wizyt za pomocą maila z pewnością nie pomoże w usprawnieniu pracy rejestracji medycznej.

Wyobraź sobie taką sytuację:

Pacjent pisze wiadomość do przychodni, że chce umówić się na wizytę do doktora A na wtorek na godzinę 16:00. Rejestracja medyczna odpisuje, że lekarz nie przyjmuje w najbliższy wtorek, ale może zaproponować środę o godzinie 17:00. Pacjent pisze, że ten termin również mu nie pasuje. Pracownik rejestracji sprawdza i proponuje kolejne terminy, wysyłając coraz więcej wiadomości. Nie ma pewności, kiedy pacjent odpisze, a termin może zostać zajęty przez innego pacjenta, który zapisze się na wizytę telefonicznie. Ponadto taka wymiana wiadomości może trwać naprawdę długo i bardzo realnie obciążać rejestrację medyczną.

Po trzecie, istnieje ryzyko pominięcia wiadomości w skrzynce odbiorczej.

Umawianie wizyt przez e-mail wiąże się z przyjmowaniem dużej liczby wiadomości każdego dnia. Może to skutkować przeoczeniem niektórych próśb o rezerwację terminu, przez co istnieje ryzyko, że nie każdy pacjent zostanie zapisany na wizytę. Oprócz tego w wyniku natłoku wiadomości, skrzynka może zostać przepełniona, przez co maile przestaną docierać aż do momentu jej opróżnienia. Przy dużej liczbie pacjentów będzie to spore uniedogodnienie dla rejestracji medycznej.
Rejestracja online to zakładka na stronie internetowej lekarza lub placówki medycznej, umieszczona w widocznym dla pacjenta miejscu. Korzystanie z niej nie sprawia nikomu problemu, a wizyty zarezerwowane za jej pomocą zapisywane są automatycznie w elektronicznym kalendarzu. Dane pacjentów zapisujących się przez zakładkę chronione są certyfikatem SSL, a rejestracja on-line nie wymaga założenia konta. Proces rezerwacji wizyty jest szybki i nie wymaga ingerencji pracowników rejestracji medycznej, która dzięki dodatkowej możliwości zapisów na wizyty zostaje znacznie odciążona.

Usprawnienie, nie utrudnienie

Rejestracja online powinna być wsparciem, dodatkowym źródłem zapisu na wizyty, dzięki któremu pracownicy rejestracji medycznej będą mogli poświęcać więcej czasu na wszystkie swoje obowiązki. Nie powinna być ona skomplikowana, a internetowy zapis nie powinien być czasochłonny. Zapisy na wizyty drogą mailową, zamiast usprawnić organizację pracy placówki medycznej, skutecznie ją utrudnią. W skrzynce mailowej może zapanować nieoczekiwany chaos wywołany natłokiem wiadomości wysyłanych w różnych sprawach. Ponadto rejestracja pacjentów przez mail zajmuje dużo czasu, przez co ciężko będzie poświęcić czas na resztę czynności. Dlatego najlepszym rozwiązaniem jest umieszczenie specjalnej zakładki do rejestracji online na stronie internetowej lekarza lub placówki medycznej. Zapis odbywa się bez udziału pracowników rejestracji medycznej, co zdecydowanie usprawni organizację pracy rejestracji medycznej przychodni.
Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Poznaj tajniki marketingu medycznego!

Zdajemy sobie sprawę, że zakazanie prawem reklamy świadczeń zdrowotnych utrudnia lekarzom i managerom placówek medycznych „pokazanie się” pacjentom.

Postanowiliśmy ułatwić im sprawę, dlatego stworzyliśmy darmowy e-book dla wszystkich zainteresowanych pozyskiwaniem pacjentów dla przychodni lub gabinetu medycznego.

Narzędzia używane w rejestracji pacjentów

Narzędzia używane w rejestracji pacjentów

Dobra komunikacja z pacjentem powinna być dla Ciebie kluczowa, jeśli jako manager placówki medycznej chcesz pozyskać ich jak najwięcej. Dostęp pacjenta do przychodni nie powinien być w żaden sposób ograniczany, dlatego bardzo ważne jest to, aby rejestracja medyczna należycie spełniała swoją funkcję, oraz skutecznie pomagała pacjentowi dotrzeć do gabinetu lekarskiego.

Placówki medyczne dysponują różnorodnymi narzędziami, które pomagają w zapisach na wizyty. Posiadanie ich jest niezbędne, jeśli chcesz, aby w Twojej przychodni pojawiało się jak najwięcej pacjentów.

Jakie są najważniejsze narzędzia wykorzystywane do umawiania wizyt?

Po pierwsze, rejestracja online

Strona internetowa lekarza lub placówki medycznej to bardzo powszechne rozwiązanie, z którego korzysta już wiele przychodni. Pełni ona funkcję marketingową, promując usługi świadczone przez lekarzy w placówce, oraz zapewnia sprawną komunikację z pacjentem. Ponadto jest miejscem, w którym można umieścić kolejne narzędzie do zapisu pacjentów – zakładkę do rejestracji online. Dane rozwiązanie pozwala na odciążenie osób odpowiedzialnych za rezerwacje terminów do lekarzy w placówce medycznej. Ponadto pacjenci dokonują zapisu samodzielnie w kilku prostych krokach, a wszystkie wizyty wpadają do tego samego terminarza wizyt, z którego korzysta rejestracja medyczna przychodni. Pozwala to na zachowanie porządku w grafikach lekarzy oraz umożliwi pozyskanie większej liczby pacjentów, poprzez udostępnienie kolejnego źródła zapisów na wizyty.

Po drugie, elektroniczny kalendarz wizyt.

Każdy rejestrator lub rejestratorka medyczna powinna mieć stały dostęp do elektronicznego terminarza, w którym bez problemu wprowadzi wszystkie dane dotyczące wizyt oraz pacjentów. Kalendarz powinien być prosty w obsłudze i jak najbardziej intuicyjny, aby podczas rejestracji pacjentów nie występowały żadne trudności. Powinien być wyposażony w opcję prostego tworzenia kart pacjenta i możliwości późniejszej edycji danych. Ponadto elektroniczny kalendarz lekarza powinien posiadać także funkcję łatwego przekładania wizyt. Możliwość przeciągania i upuszczania wizyt w obrębie terminarza za pomocą kursora myszki z pewnością przyspieszy wszystkie zmiany w grafiku. Dodatkowo kalendarz powinien być skonstruowany w taki sposób, aby pracownicy rejestracji medycznej mieli możliwość prostego przełożenia wizyty do innego lekarza. Łatwa obsługa terminarza wizyt znacznie przyspieszy rejestrację. Pozwoli to na poszerzenie źródeł zapisów na wizyty, a co za tym idzie – zwiększy również liczbę pacjentów odwiedzających Twoją placówkę medyczną. Dobrze, jeśli kalendarz elektroniczny lekarza działa w chmurze, aby zapisu na wizytę mógł dokonywać zarówno lekarz, jak i rejestratorka medyczna.

Po trzecie, centrala telefoniczna.

Jeżeli nie chcesz skorzystać z outsourcingu rejestracji medycznej, masz więcej niż jedną rejestratorkę na danej zmianie, możesz skorzystać z rozwiązania wirtualnej centrali telefonicznej.

Aby rozpocząć przyjmowanie połączeń, w pierwszej kolejności powinieneś wybrać odpowiednią dla siebie centralę telefoniczną. Obecnie bardzo popularnym rozwiązaniem jest VOiP – technologia, umożliwiająca prowadzenie rozmów telefonicznych za pomocą internetu. Taka wirtualna centralka telefoniczna wymaga jedynie połączenia z siecią, a wykonywanie połączeń możliwe jest poprzez wybrane przez Ciebie urządzenie: komputer stacjonarny, laptop, tablet lub telefon komórkowy. Dzięki temu może z powodzeniem zostać wykorzystana w placówkach medycznych do telefonicznych zapisów na wizyty.

Najważniejszym udogodnieniem wirtualnej centrali jest to, że możesz sprawdzić liczbę połączeń przychodzących, wychodzących, odebranych oraz nieodebranych. Wiesz, o której godzinie pacjent dzwoni, dzięki czemu możesz zorganizować pracę rejestracji medycznej w taki sposób, aby podwyższyć poziom odbieralności telefonów w placówce. Konfiguracja narzędzia jest jednak czasochłonna, dlatego dokładnie przemyśl temat wirtualnej centralki, zanim wdrożysz ją do swojej przychodni. 

Podsumowanie

System rezerwacji wizyt w placówce medycznej powinien być zorganizowany w taki sposób, aby zapis pacjenta był jak najbardziej sprawny oraz intuicyjny. Umówienie wizyty powinno trwać jak najkrócej, aby rejestracja medyczna miała szansę zapisać jak największą liczbę pacjentów. Pierwszym narzędziem wykorzystywaniem do umawiania wizyt jest rejestracja online na stronie internetowej lekarza lub placówki medycznej. Pozwoli ona na zwiększenie liczby pacjentów oraz odciążenie rejestratorów i rejestratorek medycznych w przychodni. Oprócz tego łatwy w obsłudze elektroniczny kalendarz z grafikiem lekarza, który umożliwi szybką rezerwację terminu oraz przełożenie wizyty. Dodatkowo każda placówka medyczna powinna zostać wyposażona w odpowiednie urządzenia niezbędne do zapisów na wizyty. Internetowe centralki telefoniczne z pewnością ułatwią tę czynność.

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Poznaj tajniki marketingu medycznego!

Zdajemy sobie sprawę, że zakazanie prawem reklamy świadczeń zdrowotnych utrudnia lekarzom i managerom placówek medycznych „pokazanie się” pacjentom.

Postanowiliśmy ułatwić im sprawę, dlatego stworzyliśmy darmowy e-book dla wszystkich zainteresowanych pozyskiwaniem pacjentów dla przychodni lub gabinetu medycznego.

Wdrożenie rejestracji telefonicznej Proassist do placówki medycznej ze świadczeniami prywatnymi oraz finansowanymi przez NFZ

Wdrożenie rejestracji telefonicznej Proassist do placówki medycznej ze świadczeniami prywatnymi oraz finansowanymi przez NFZ

Niepubliczny Zakład Opieki Zdrowotnej Przychodnia Neurologiczna w Gorzowie Wielkopolskim to placówka medyczna przyjmująca pacjentów w ramach opieki zdrowotnej finansowanej ze środków publicznych oraz przeprowadza wizyty prywatne. 

Pytamy Panią Doktor Mirelę Sobkowiak-Osińską, lekarza specjalistę neurologii, która udziela świadczeń medycznych w tej placówce, w jaki sposób usługi Proassist zmieniły funkcjonowanie przychodni.

Mirella Osińska

Proassist: Placówka, w której świadczy Pani swoje usługi medyczne przyjmuje pacjentów zarówno w ramach wizyt prywatnych oraz tych finansowanych z NFZ. Proszę powiedzieć, jak wyglądała organizacja pracy tej placówki medycznej poprzednio? Jak wyglądała rejestracja pacjentów przed wdrożeniem naszych usług?

Pani Doktor: Wcześniej dysponowaliśmy dwoma numerami telefonów. Pod jednym – stacjonarnym – były rejestrowane wizyty na NFZ, natomiast pod drugim – wizyty prywatne. Telefonów na pierwszy numer było bardzo dużo. Pacjenci, nie mogąc dodzwonić się na pierwszy numer telefonu, korzystali z drugiego, nie czytając, że służy on wyłącznie do rejestracji na wizyty komercyjne. Nastąpiło przeciążenie systemu oraz zamieszanie w pracy rejestratorek medycznych. Telefonów było tak dużo, że musiały obsługiwać je dwie osoby, przez co były one wyłączone z obsługi pacjenta przy kontuarze.
Stąd też pojawił się pomysł na to, żeby poprosić państwa o wsparcie, aby odciążyć rejestrację telefoniczną.

Proassist: Wtedy została wdrożona nasza rejestracja telefoniczna. Proszę powiedzieć, jak to wygląda teraz, po jej wprowadzeniu?

Pani Doktor: W tej chwili nasza rejestracja przyjmuje zapisy wyłącznie na fundusz zdrowia, tak jak mamy to zaznaczone na stronie. Wdrożyliśmy rejestrację telefoniczną Proassist również ze względu na to, że mamy okres pandemii i liczba połączeń została zwiększona, Obecnie sprawy załatwiamy telefonicznie i z państwa usług korzystamy i wyłącznie w zakresie wizyt komercyjnych.

Proassist: Czy zauważyła Pani różnicę w organizacji pracy rejestracji medycznej i po wprowadzeniu naszych usług do placówki?

Pani Doktor: Biorąc pod uwagę, że wcześniej był problem z dodzwonieniem się do naszej poradni również prywatnie, na pewno widać różnicę w tym, że pacjenci mają zdecydowanie większą możliwość zapisać na wizytę prywatną. Obsługa rejestracji jest bardzo sprawna i jest ona przedłużona. My pracujemy do 18, a państwo przyjmujecie zapisy na wizyty do 21:00, oraz w soboty. Jest to doceniane przez pacjentów.
Proassist: Czy w ogólnym rozrachunku organizacja placówki została usprawniona?

Pani Doktor: Tak, oczywiście. Poprawiła się organizacja pracy w rejestracji, jednocześnie odciążyliśmy rejestrację telefoniczną. Obecnie w dobie pandemii tej pracy jest znacznie więcej ze względu na to, że przyjmujemy wyniki, które w tej chwili oceniamy w ramach telewizyt, prośby o recepty, o zaświadczenia, prośby o telewizyty. To wszystko przechodzi przez rejestrację, która jest bardzo obciążona, dlatego ogromnym plusem i udogodnieniem jest to, że pracownicy rejestracji nie muszą zajmować się teraz działem komercyjnym. Mamy to u was w ramach zewnętrznej firmy. Jest to wygodne.

Proassist: To już wszystko z mojej strony, bardzo dziękuję Pani za rozmowę.
Pani Doktor: Dziękuję.

Dla Przychodni Neurologicznej w Gorzowie Wielkopolskim utrudnienie stanowiły telefony od pacjentów, blokujących linię do zapisów na wizyty prywatne, dzwoniąc, aby zarejestrować się na wizytę na NFZ. Rejestracja telefoniczna Proassist prowadzi zapisy wyłącznie na wizyty komercyjne, co odblokowało rejestrację medyczną placówki. Dzięki temu problem przeciążonej linii telefonicznej został zniwelowany, a przychodnia może prowadzić zapisy na Narodowy Fundusz Zdrowia.

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Poznaj tajniki marketingu medycznego!

Zdajemy sobie sprawę, że zakazanie prawem reklamy świadczeń zdrowotnych utrudnia lekarzom i managerom placówek medycznych „pokazanie się” pacjentom.

Postanowiliśmy ułatwić im sprawę, dlatego stworzyliśmy darmowy e-book dla wszystkich zainteresowanych pozyskiwaniem pacjentów dla przychodni lub gabinetu medycznego.

Rejestracja on-line na stronie internetowej lekarza jako wsparcie w pozyskiwaniu pacjentów

Rejestracja on-line na stronie internetowej lekarza jako wsparcie w pozyskiwaniu pacjentów

Pozyskiwanie pacjentów dla placówki medycznej lub gabinetu wiąże się wykonywaniem odpowiednich czynności marketingowych, zarówno w świecie wirtualnym, jak i poza nim. Prowadzenie fanpage’y w social mediach, płatne reklamy, czy założenie strony internetowej lekarza to tylko kilka podstawowych pomysłów na wypromowanie placówki lub gabinetu. 

Więcej na ten temat pisaliśmy tutaj.

Oprócz tego, że Twoja placówka medyczna zostanie dobrze zareklamowana, należy zadbać o to, aby jej praca była odpowiednio zorganizowana. W tym celu warto wdrożyć konkretne działania, umożliwiające pacjentowi dotarcie do gabinetu ma wizytę, takie jak dopasowanie oferty do oczekiwań klienta, możliwość wyboru formy płatności, przypomnienia o wizytach, czy usprawnienie rejestracji pacjentów. Tutaj opisaliśmy tę kwestię szczegółowo. 

Rejestracja pacjentów

Aby umożliwić odbiorcom Twojej reklamy szczęśliwe dotarcie na wizytę, w pierwszej kolejności powinieneś zadbać o prawidłowe działanie systemu rejestracji pacjentów. Pierwszą czynnością, którą wykona osoba zainteresowana usługami medycznymi Twojej placówki, będzie próba skontaktowania się z nią. Potencjalny pacjent, chcąc zapisać się na wizytę, zorientuje się w możliwościach rejestracji i zdecyduje się na ten, który będzie dla niego najbardziej odpowiedni. Dlatego warto umożliwić mu wybór w tej kwestii.

Strona internetowa lekarza to jeden z podstawowych elementów marketingu w sieci. Posiadanie własnej witryny ułatwia potencjalnemu pacjentowi zapoznanie się z zakresem usług świadczonych przez Twoją placówkę medyczną oraz zdobycie danych kontaktowych. Dla Ciebie oznacza to zwiększenie szansy pozyskanie realnego pacjenta. Dlatego, oprócz udostępnienia tradycyjnej rejestracji telefonicznej, warto wdrożyć do swoich działań możliwość internetowych zapisów na wizyty.

Dlaczego warto wprowadzić rejestrację on-line?

1. Przede wszystkim jest ona dodatkowym źródłem zapisów na wizyty. Z uwagi na fakt, że zapisy przez internet są dostępne przez całą dobę, zwiększają szanse na zarezerwowanie terminu przez pacjentów, którzy nie mają czasu na wykonywanie telefonów w ciągu dnia.

2. Dzięki temu, że rejestracja online nie zajmuje wiele czasu, skorzystają z niej nawet najbardziej zapracowane osoby. Zapisy internetowe wymagają wyłącznie wybrania usługi, terminu oraz wprowadzenia danych (w przypadku placówki medycznej, w której przyjmują różni specjaliści, należy wybrać jeszcze konkretnego lekarza). Rejestracja on-line jest intuicyjna i nieskomplikowana, co sprawia, że rezerwacja terminu wizyty nie powinna nikomu sprawić trudności.

3. Zapisy internetowe odciążą rejestrację telefoniczną w Twojej placówce medycznej i pozwolą zapisać się na wizytę tym, którzy z różnych powodów nie mogli dodzwonić się do placówki w celu rezerwacji terminu.

4. Wprowadzając do placówki rejestrację online, możesz udostępnić pacjentom opcję przedpłaty za wizytę dokonywaną podczas internetowego zapisu. Płatność on-line generuje pewność pojawienia się pacjenta na wizycie, co pozwala na uniknięcie zbędnych luk w grafiku lekarza oraz umożliwia zabezpieczenie przed ewentualnymi stratami finansowymi.

5. Rejestracja online to krok naprzód dla placówki medycznej. Większość dziedzin naszego życia codziennego została opanowana przez internet. Placówka, która posiada możliwość zapisów on-line, będzie postrzegana jako nowoczesne miejsce, które nieustannie usprawnia swoją działalność oraz wychodzi naprzeciw oczekiwaniom swoich pacjentów. 

Podsumowanie

Na promocję placówki medycznej lub gabinetu lekarskiego składa się wiele aspektów. Oprócz działań reklamowych w sieci oraz poza nią, ważne jest także dbanie o odpowiednią organizację pracy placówki, a przede wszystkim usprawnienie systemu rejestracji pacjentów. Udostępniając możliwość internetowych zapisów na wizyty, zyskujesz szansę na lepsze zareklamowanie swojej placówki oraz zwiększysz szansę na pozyskanie nowych pacjentów.
Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Poznaj tajniki marketingu medycznego!

Zdajemy sobie sprawę, że zakazanie prawem reklamy świadczeń zdrowotnych utrudnia lekarzom i managerom placówek medycznych „pokazanie się” pacjentom.

Postanowiliśmy ułatwić im sprawę, dlatego stworzyliśmy darmowy e-book dla wszystkich zainteresowanych pozyskiwaniem pacjentów dla przychodni lub gabinetu medycznego.

Usługa telefonicznej oraz internetowej rejestracji Proassist jako wsparcie dla szpitala wykonującego szczepienia przeciwko Covid-19

Usługa telefonicznej oraz internetowej rejestracji Proassist jako wsparcie dla szpitala wykonującego szczepienia przeciwko Covid-19

Zespół Opieki Zdrowotnej w Łowiczu to publiczna placówka medyczna z wieloletnią historią. Szpital znajduje się na liście placówek węzłowych, co oznacza, że wykonuje już szczepienia na COVID-19 tzw. grupy „zero”.

Wielu chętnych

Szczepienia podzielone są na cztery etapy, a każdy z nich odbywa się w określonym zakresie czasowym. Osób wyrażających chęć na szczepienie jest wiele, w wyniku czego znacznie wzrosła liczba połączeń telefonicznych odbieranych przez rejestrację medyczną szpitala w Łowiczu.

Przeciążona rejestracja telefoniczna szpitala

Managerowie placówki stanęli przed wyborem. Jedną z możliwości było przeciążenie aktualnej rejestracji, co było równoznaczne z zablokowaniem pacjentom szansy na zwykłe wizyty. Ponadto, wybierając tę opcję, rejestracja telefoniczna ZOZ Łowicz nie byłaby w stanie odebrać wszystkich połączeń od pacjentów, którzy wykazują chęć zapisu na szczepienia. Druga z możliwości to zatrudnienie dodatkowego personelu. Jednak czasochłonny proces rekrutacji oraz szkolenia nowych pracowników skutecznie utrudniły skorzystanie z takiego rozwiązania. Dlatego najlepszym sposobem na poradzenie sobie z kwestią zapisów na szczepienia okazała się elastyczna umowa z Proassist.

Rozwiązanie – rejestracja telefoniczna Proassist

W tym celu do placówki medycznej została wdrożona rejestracja telefoniczna Proassist. Nasi konsultanci zapisują pacjentów na szczepienia przeciwko Covid-19, dzięki czemu rejestracja medyczna placówki została w dużej mierze odciążona. Pozwala to na wypełnianie swoich dotychczasowych obowiązków. Szanse na zarezerwowanie terminu szczepień wzrosły dzięki usprawnieniu komunikacji pomiędzy szpitalem a pacjentami i w ten sposób szpital w Łowiczu wykorzysta pełną pulę dostępnych szczepionek, które może wykonywać w miarę swoich możliwości, w zależności od dostępnych gabinetów i zatrudnionego personelu.

Automatyzacja działań i usprawnienie rejestracji

Każdy pacjent podczas zapisu na wizytę zostaje poinformowany o konieczności wypełnienia ankiety niezbędnej do wykonania szczepienia. Zanim jednak konsultant rejestracji telefonicznej powiadomi o wysłaniu formularza, musi zweryfikować, czy pacjent należy do grupy, której szczepienia są aktualnie wykonywane. Jeżeli wszystko się zgadza – zostaje zaproponowany termin i pacjent zostaje zapisany z góry na oba terminy podania szczepionki, co usprawnia rejestrację.

Po zapisie na adres mailowy pacjenta zostaje wysłana wiadomość z terminem wizyty oraz niezbędna do wykonania szczepienia ankieta, którą należy wypełnić przed wizytą. Dzięki temu pacjent pojawia się na szczepieniu z kompletem dokumentów, a procedura przebiega sprawnie i bez zbędnych formalności.

SMS i E-mail przypominający o wizycie

Dzień przed szczepieniem w ZOZ Łowicz pacjent dostaje wiadomości SMS oraz e-mail przypominające o wizycie. Zawierają termin szczepienia oraz dokładną godzinę. Pozwala to na skrócenie kolejek w placówce. Ponadto istnieje możliwość odwołania wizyty za pomocą SMS-a lub drogą mailową, dzięki czemu niwelowane jest ryzyko blokowania terminów szczepień.

Na stronie ZOZ Łowicz została umieszczona zakładka do zapisów internetowych. Pacjenci samodzielnie wybierają termin szczepienia oraz wprowadzają wszystkie dane niezbędne do rezerwacji wizyty, oraz wypełniają formularze potrzebne do rejestracji na szczepienie. Rejestracja on-line Proassist dodatkowo wspomaga zapisy telefoniczne, dzięki czemu pracownicy szpitala w Łowiczu mogą bez przeszkód wypełniać swoje obowiązki. Zapis na wizytę przez internet możliwy jest wyłącznie dla osób znajdujących się w grupie, której szczepienia odbywają się w danym czasie.

Rejestracja online ZOZ Łowicz

Szybkie wdrożenie usług Proassist do Szpitala w Łowiczu

Rozwiązania Proassist zostały wprowadzone do ZOZ Łowicz w ciągu dwóch dni roboczych. Pierwszego dnia otrzymaliśmy wytyczne wraz z listą pacjentów do przepisania. Następnego dnia o godzinie 9:00 nasi konsultanci już odbierali pierwsze połączenia telefoniczne.

W ten sam dzień na stronie internetowej Zakładu Opieki Zdrowotnej w Łowiczu pojawiła się zakładka do rejestracji on-line.

Dodatkowy punkt szczepień

W trakcie trwania naszej umowy ze szpitalem w Łowiczu managerowie placówki zdecydowali się na otworzenie drugiego punktu szczepień. W ramach korzystania z naszych usług istnieje możliwość stworzenia w bardzo krótkim czasie dodatkowego terminarza wizyt oraz zwiększenia ilości osób zapisywanych na szczepienia. Dzięki temu placówka medyczna może tworzyć nieograniczoną liczbę takich punktów bez obaw o trudności w zapisywaniu pacjentów na szczepienia.

Terminowa umowa z placówką

Zdajemy sobie sprawę, że ZOZ Łowicz nie ma możliwości podpisania bezterminowej umowy, ponieważ nie wiadomo jak długi okaże się proces szczepień na Covid-19. Dlatego wraz z placówką wypracowaliśmy model współpracy w oparciu o ilość wykonywanych szczepień. Dzięki temu szpital uzyskał od nas gwarancję, że nasze wynagrodzenie będzie adekwatne do liczby podawanych szczepionek. Nasze wynagrodzenie będzie proporcjonalne do wynagrodzenia z NFZ.

Podsumowanie

Z uwagi na dużą liczbę chętnych na szczepienie przeciwko Covid-19 w placówkach tworzą się kolejki, a rejestracja medyczna szpitali, POZ, ZOZ, NZOZ itd. potrzebuje wsparcia w zakresie zapisywania pacjentów na szczepienia. W przypadku Zespołu Opieki Zdrowotnej Łowicz wdrożenie usługi zapisów telefonicznych Proassist znacznie odciążyło funkcjonującą w placówce rejestrację medyczną. Dodatkowym wsparciem okazały się zapisy przez zakładkę na stronie internetowej szpitala. Dane rozwiązanie znacznie poszerzyło możliwości zapisów, dzięki czemu wielu pacjentów ma szanse zapisania się na szczepienia, a personel szpitala może spokojnie wykonywać swoją pracę, nie tracąc czasu na odbieranie dużej ilości połączeń telefonicznych. Dodatkowym usprawnieniem procesu szczepień w ZOZ Łowicz okazały się przypomnienia SMS i e-mail, oraz możliwość wysłania pacjentowi formularzy niezbędnych do wypełnienia przed wykonaniem szczepienia. Elastyczny typ umowy umożliwił ustalenie odpowiednich warunków, dzięki czemu szpital w Łowiczu może korzystać z usług naszej rejestracji bez obaw o koszty.
Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Poznaj tajniki marketingu medycznego!

Zdajemy sobie sprawę, że zakazanie prawem reklamy świadczeń zdrowotnych utrudnia lekarzom i managerom placówek medycznych „pokazanie się” pacjentom.

Postanowiliśmy ułatwić im sprawę, dlatego stworzyliśmy darmowy e-book dla wszystkich zainteresowanych pozyskiwaniem pacjentów dla przychodni lub gabinetu medycznego.

Zapis z podcastu – Prawo Dla Zdrowia. Jak wybrać system do obsługi gabinetu i prowadzenia dokumentacji medycznej?

Zapis z podcastu - Prawo Dla Zdrowia. Jak wybrać system do obsługi gabinetu i prowadzenia dokumentacji medycznej?

Prawo dla zdrowia to podcast prowadzony przez adwokata Bartłomieja Achlera. Tematyka podcastu obejmuje aspekty prawne w zakresie prowadzenia działalności leczniczej. W dziesiątym, jubileuszowym odcinku gościem serii był Jacek Piaseczyński – założyciel i CEO Proassist. Zapraszamy do lektury zapisu z rozmowy o tym, czym kierować się podczas wyboru oprogramowania medycznego do obsługi gabinetu lekarskiego i prowadzenia elektronicznej dokumentacji medycznej.

Bartłomiej Achler: Dzisiaj odcinek wyjątkowy z przynajmniej kilku powodów: po pierwsze jest to jubileuszowy odcinek numer 10, po drugie – ostatni już odcinek w roku 2020, i wreszcie po trzecie i najważniejsze – po raz pierwszy w podcaście będziemy mieli gościa, a tym gościem jest Jacek Piaseczyński, założyciel i CEO w firmie Proassist, zajmującej się tworzeniem i dostarczaniem oprogramowania dla placówek medycznych.
Dzień dobry, Jacku.

Jacek Piaseczyński: Dzień dobry, Bartłomieju.

Bartłomiej Achler: Jacku, czy mógłbyś na początek, zanim zaczniemy, krótko przedstawić się słuchaczom, czym się zajmujesz, dla jakich klientów pracujesz, jak długo działasz na rynku?

Jacek Piaseczyński: Jestem twórcą systemu Proassist – w zasadzie teraz też twórcą oprogramowania medycznego Proassist. Jesteśmy na runku już od pięciu lat. Na początku zajmowaliśmy się telefoniczną rejestracją pacjentów, szczególnie dla takich mniejszych gabinetów lekarskich. Po prostu odbieraliśmy telefony, które pacjent kierował do lekarza i zapisywaliśmy tego pacjenta w kalendarzu. Później nasi klienci sami zwrócili się do nas z prośbą o stworzenie takiego prostego programu dla lekarza, w którym można wypełnić dokumentację medyczną. Zrobiliśmy to, później rozwinęliśmy nasz program medyczny i teraz jesteśmy z jednej strony usługodawcą telefonicznej i internetowej rejestracji pacjentów, a z drugiej strony twórcą oprogramowania medycznego zarówno dla małych, jak i dużych gabinetów lekarskich.

Bartłomiej Achler: Czyli to Wasze rozszerzenie działalności to była reakcja na potrzeby waszych klientów, tak?

Jacek Piaseczyński: Dokładnie tak. Na samym początku to wyglądało w ten sposób, że odbieraliśmy te telefony, zapisywaliśmy do terminarza wizyt, a ten kalendarz lekarz miał dostępny wszędzie pod ręką – w aplikacji medycznej, czy w komputerze. Naturalną koleją rzeczy było stworzenie możliwości wypełniania dokumentacji medycznej. Bo jeśli my już pobraliśmy dane od pacjenta i zapisaliśmy go na wizytę, to lekarz miał tę część pracy już zrobioną. Wtedy pomyśleliśmy, że fajnie by było, gdyby lekarz mógł wypełniać tę dokumentację u nas w systemie. Potem zajęliśmy się rozbudową. Były spotkania z managerami placówek medycznych, z zespołami lekarzy, którzy proponowali kolejne rozwiązania dotyczące dokumentacji medycznej, kwestie statystyczne, czy marketingowe. Wprowadzaliśmy je na bieżąco.

Bartłomiej Achler: Z tego, co mówisz, wynika, że i właściciele placówek medycznych i lekarze nie traktowali wdrażania tego oprogramowania jako, powiedzmy „zło konieczne”, tylko rzeczywiście dostrzegali w tym jakąś potrzebę, korzyści biznesowe i marketingowe też dla samego procesu leczenia, tak?

Jacek Piaseczyński: Dokładnie tak. Na samym początku wdrażaliśmy naszą usługę do gabinetów lekarskich klientów, którzy nie mieli obowiązku ustawowego działać z nami, czy z naszą konkurencją, więc mieliśmy kontakt z lekarzami, nazwijmy to „open-minded”. Natomiast istnieje taka opinia, że środowisko lekarzy to takie dziwne środowisko, które jest przeciwnikiem nowych technologii i rozwiązań. Ja niekoniecznie się z tym zgadzam, bo jeśli popatrzymy statystycznie na wiek lekarza i zinformatyzowanie tej branży, to porównując ją do innych branż, może się okazać, że to zinformatyzowanie jest na bardzo wysokim poziomie. Wiem, że lekarze mają w tej kwestii obowiązek ustawowy, jednak, abstrahując od tego, mogłoby się okazać, że branża medyczna, czy lekarska, byłaby tu jako jedna z najbardziej nowoczesnych branż w Polsce.

Bartłomiej Achler: Nawiązałeś do obowiązku ustawowego i myślę, że to jest dobry moment, żeby wspomnieć o tym, że rozmawiamy w szczególnym czasie. Jeżeli ktoś z was będzie słuchał tego podcastu za lat kilka, kilkanaście, lub kilkadziesiąt, to rozmawiamy w grudniu 2020 roku. Od stycznia, czyli już za parę dni, podstawową formą prowadzenia dokumentacji medycznej stanie się postać elektroniczna. Czy w związku z tym zauważasz jakieś zwiększone zainteresowanie takim oprogramowaniem medycznym wśród właścicieli gabinetów lekarskich? Czy to jest mniej więcej na takim samym poziomie, niezależnie od tego, jak te zmiany legislacyjne przebiegają?

Jacek Piaseczyński: Jeżeli chodzi o zwiększone zainteresowanie, to my w zasadzie odczuliśmy je gdzieś w okolicach października, listopada, ale poprzedniego roku – wtedy, kiedy był okres wdrażania e-recepty. Wtedy lekarze zaczęli rozglądać się za oprogramowaniem medycznym i od tamtego czasu cały czas to zainteresowanie jest na stałym poziomie. Podejrzewam, że część lekarzy na samym początku zaczęła korzystać z gabinet.gov.pl, a po prostu teraz powoli przesiadają się na oprogramowania, które być może mają więcej funkcji, bo program dla lekarza to jedno, a kwestie niebezpośrednio związane z dokumentacją medyczną to drugie – dlatego managerowie placówek zaczęli interesować się nie tylko samym oprogramowaniem, ale wszystkim, co z nim związane, czyli sprawami marketingowymi, przypominajkami SMS, rozliczeniami lekarzy – takimi rzeczami, które są tak trochę obok dokumentacji medycznej.

Bartłomiej Achler: No właśnie, bo oprogramowanie medyczne to przecież nie tylko dokumentacja medyczna, to są też inne funkcjonalności, które mogą ułatwić prowadzenie gabinetu lekarskiego od strony czysto biznesowej. Wspomniałeś o przypominajkach SMS-owych, oraz o waszej głównej funkcjonalności, czyli obsłudze procesu rejestracji wizyt. Jakie jeszcze funkcjonalności uważasz za takie najbardziej przydatne z perspektywy swojego doświadczenia i informacji od swoich klientów?

Jacek Piaseczyński: Tutaj trzeba by to podzielić na dwa różne aspekty, to znaczy: mamy lekarzy, małe gabinety, czy małe zespoły lekarskie i mamy większe placówki medyczne. Ich potrzeby różnią się w zależności od tego, z kim aktualnie rozmawiamy. Jeśli chodzi o małe gabinety lekarskie, to oprócz samej dokumentacji medycznej często proponujemy rejestrację medyczną na stronie internetowej lekarza. Teraz to już powszechność. Lekarz zaczyna, przynajmniej w prywatnej medycynie być dostępny dla pacjenta i tutaj musi się w pewien sposób jakoś do tego przygotować, czy to poprzez telefoniczną rejestrację medyczną, czy rejestrację on-line na stronie internetowej – to jest jedna rzecz. Jednak to, co musi się łączyć też z rejestracją telefoniczną pacjentów, to kalendarz. Warto zwrócić uwagę na to, żeby oprogramowanie medyczne miało już wbudowany moduł kalendarza i, żeby był on w formie aplikacji mobilnej na telefon. Wtedy też, jeżeli jesteśmy w szpitalu, czy gdziekolwiek, zapisujemy pacjenta od razu, nie musimy już w trakcie przyjęć przepisywać go z kajetu do programu medycznego. Jeżeli natomiast chodzi o większe placówki, to tutaj jest dużo rzeczy, związanych z rozliczeniami, statystykami, integracje z różnymi marketplace’ami. Jest też moduł fiskalny, który też jest potrzebny, aby bezpośrednio z systemu móc wydrukować paragon i nie trzeba będzie tego, że tak powiem, prowadzić oddzielnie. No i oczywiście, tutaj już w kwestii zarówno małych gabinetów jak i większych placówek medycznych – to SMS-y przypominające dla pacjentów. Lekarze i managerowie placówek zaczynają pytać o moduły do telemedycyny. O ile większość naszych klientów to są klienci ze specjalizacją, czyli ta telemedycyna nie jest tu taka stricte powszechna jak w POZ-ach, o tyle, zauważyłem, że pytają się po to, żeby mieć taką możliwość – „na wszelki wypadek”. Tutaj też trzeba zwrócić uwagę na fakt, że moduł telemedycyny, żeby był kompletny, to musi mieć różne kanały – nie tylko video, ale też czat, ewentualnie telefoniczny moduł, na przykład w formie clicktocall. Oprócz tego dobrze, żeby miał płatności on-line, po to, żeby ten proces był zachowany i zautomatyzowany: pacjent zapisuje się na wizytę, płaci on-line, potem przeprowadzamy czat SMS, czy video wizytę, po czym na maila, czy SMS-em lekarz przysyła zalecenia dla pacjenta.

Bartłomiej Achler: Z tego, co mówisz, wygląda to bardzo atrakcyjnie, natomiast jest kwestia obsługi takiego oprogramowania. Czy jeżeli ja jestem jakimś specjalistą, prowadzę swoją praktykę zawodową, przyjmuję pacjentów, czy w ogóle takie rozwiązanie – takie oprogramowanie medyczne jest dla mnie dobrym pomysłem? Czy nie będę potrzebował kogoś, kto będzie mi to ogarniał i obsługiwał to oprogramowanie za mnie? Dla kogo to oprogramowanie jest dobrym rozwiązaniem?

Jacek Piaseczyński: To, co powiedziałeś, zdarza się teraz częściej, niż jeszcze jakiś czas temu – jest ten, nazwijmy to asystent medyczny, często jakby przyjmuje również z asystentem medycznym dany lekarz. Jest to z jednej strony rzadkie, z drugiej – coraz częstsze rozwiązanie. Natomiast ja bym tak daleko nie szedł.

Wiadomo, że nasze oprogramowanie medyczne i wszystkie oprogramowania w chmurze starają się być prostym programem dla lekarza. Nie wiem, czy wszystkie oprogramowania to robią, natomiast my to znaczy my tworzymy różne poziomy dostępów do systemy, że inny jest widok z poziomu lekarza, a inny z widoku osób z charakterem administracyjnym w systemie. Wiadomo, że ta osoba od administracji ma więcej czasu na to, żeby prześledzić te wszystkie sprawy dodatkowe, natomiast lekarz musi mieć to oprogramowanie proste i przyjemne. Nie musi jednak mieć „osoby od programu”. Jest to ciekawe rozwiązanie, które przyszło do nas z zachodu – asystent medyczny zajmuje się prowadzeniem dokumentacji, a lekarz przyjmuje wtedy pacjentów.

Bartłomiej Achler: W takim razie, załóżmy, że jestem specjalistą, załóżmy, fizjoterapeutą, postanowiłem otworzyć swój własny gabinet. O czym powinienem pomyśleć, zanim zdecyduję się na wybór oprogramowania do obsługi tego mojego gabinetu, żeby mi się łatwiej po prostu pracowało?

Jacek Piaseczyński: Ja tu zacznę tak trochę przewrotnie. Zdaje mi się, że najważniejsze jest to, aby dzięki dostępom demo zapoznać klienta z systemem. Po pierwsze – umówić się na prezentację, ponieważ po pierwszym zalogowaniu, system dla nowego użytkownika może się to okazać się nieintuicyjny. Po prezentacji klient powinien „przeklikać” system i sprawdzić, przede wszystkim, czy mu to pasuje. Na rynku jest sporo takich programów dla lekarzy, różnie są one skonstruowane. Jeżeli podoba nam się takie oprogramowanie, które zbudowane jest w oparciu o terminarz wizyt tak jak u nas, to trzeba szukać przykładowo Proassist, czy iGabinet. Jeżeli nie podobają nam się oprogramowania, gdzie tym „trzonem” jest kalendarza, to są też takie programy, które działają na zasadzie listy. Mnie się zdaje właśnie, że to jest pierwsza rzecz – czy to oprogramowanie w ogóle nam się podoba, czy czujemy się w nim swobodnie (oczywiście po czasie).

Poza tym, czy oprogramowanie nam się podoba, są takie aspekty, nazwijmy to, nieatrakcyjne, ponieważ tutaj już jest kwestia bezpieczeństwa, miejsca przechowywania danych, wymogi RODO, wszystkie rzeczy – nazwijmy to – niemarketingowe. Generalnie jeśli chodzi o podstawowe funkcje, to szczególnie w kwestii dokumentacji medycznej, to ta dokumentacja we wszystkich oprogramowaniach medycznych jest w zasadzie taka sama. Jest ona inaczej pokazana w programie, u nas to będzie po prawej stronie, w innym oprogramowaniu po lewej, natomiast jej funkcje są takie same. Oprogramowanie medyczne ma zawsze e-zwolnienie lekarskie, e-receptę, wywiad lekarski, badanie, rozpoznanie itd. Pokazane w lepszy albo gorszy sposób, ale generalnie jest to samo. Natomiast to, na czym powinniśmy się skupić, jeśli już uznamy, że dane oprogramowanie podoba nam się wizualnie i jest dla nas intuicyjne, to te rzeczy, nazwijmy to, niemarketingowe.

Bartłomiej Achler: Wspomniałeś o kwestii bezpieczeństwa. Wydaje mi się, że to jest jedna z najczęstszych obaw, czy zastrzeżeń przed wyborem oprogramowania. Bo większość tych rozwiązań dostępnych na rynku, to rozwiązania chmurowe. Jak wygląda kwestia bezpieczeństwa danych, bo wiadomo, to są dane wrażliwe, to jest dokumentacja medyczna, to jest kwestia spełnienia wymogów RODO. Czy powinienem się tego braku bezpieczeństwa obawiać w przypadku takiego oprogramowania medycznego, a jeżeli tak, to na co zwrócić uwagę?

Jacek Piaseczyński: Przede wszystkim należy zapytać się, czy jest backup danych (kopia zapasowa). Jest to taka kwestia, w której nie da się sprawdzić konkurencji pod tym względem, natomiast klient ma możliwość zapytania i dowiedzenia się, czy jest backup tych danych, czyli po prostu dane medyczne oraz wszystkie inne dane. Na przykład u nas jest tak, że o godzinie 12:00 w nocy dane przenoszone są na całkowicie niezależny serwer. W przypadku kataklizmu zachowują się dane z dnia poprzedniego i wszystkich poprzednich dni.

Drugą rzeczą jest to, gdzie przechowywane są dane. Dane medyczne muszą być przechowywane w Polsce. Co oczywiście nie znaczy, że to musi się dziać u nas w komputerze, czy tutaj w przedpokoju, czy w jakimś serwerze. One mogą być przechowywane w serwerze w Warszawie, w Katowicach, czy gdziekolwiek indziej, ale muszą znajdować się w Polsce. Nie wiem, czy wszyscy twórcy oprogramowania to wiedzą wybierając serwerownię, jednak należy pamiętać, żeby ten aspekt również zachować. Jeżeli chodzi o wymogi RODO, to są dwa typy działań. Jeden typ działań, które my preferujemy, to taki, że administratorem danych osobowych pozostaje lekarz, natomiast on podpisuje z nami umowę, o powierzenie przechowywania danych osobowych.
Część lekarzy korzysta z marketplace’ów i wypełnia tam dokumentację medyczną. Natomiast, kiedyś przynajmniej, bo też nie śledzę tego na bieżąco, tak to jest tam skonstruowane, że administratorem tych danych osobowych jest ten marketplace. Więc generalnie można powiedzieć, że lekarz nie jest właścicielem tych danych osobowych.

Jeśli chodzi o RODO, to jest też jedna rzecz, na którą należy zwrócić uwagę, to kwestia zapisywania pacjentów on-line. Jeżeli dajemy jakąś wtyczkę do rejestracji on-line na naszej stronie internetowej, to tam też powinna być informacja odnośnie do RODO dla zapisującego. Kto jest administratorem danych osobowych, komu on powierza to przechowywanie tych danych.

Bartłomiej Achler: Rozumiem, że takie kwestie, jak integracja z innymi systemami to jest raczej oczywistość, chociaż też w praktyce pewnie w przypadku mniejszych placówek jednoosobowych, czy kilkuosobowych gabinetów to tych systemów tam za wiele pewnie nie ma?

Jacek Piaseczyński: Dokładnie. To znaczy, to jest tak, że są integracje otwarte i ukryte. Zależy też, co rozumiemy przez „integracje”. Oprogramowanie medyczne musi być zintegrowane z systemem P1, z ZUSem, żeby wystawiać zwolnienia lekarskie z jednego panelu. Powinno być zintegrowane z jakimś serwerem SMS, czy SMS API, żeby wysyłać SMS-y przypominające do pacjentów, i to są zazwyczaj integracje zamknięte – lekarz nie wie o istnieniu tych integracji, tylko po prostu korzysta, z nazwijmy to, ich dobrodziejstw. My mamy te integracje ze Znanym Lekarzem, mamy też z Kliniki.pl (dawniej Tourmedica). Jest to o tyle wygodne dla lekarza, że jeżeli on chce skorzystać z jakiegoś portalu, który mu tych pacjentów zapisuje, to on nie musi korzystać z dwóch kalendarzy jednocześnie. Czyli w tym oprogramowaniu medycznym, które my mamy oparte na kalendarzu, wpisuje sobie pacjentów, a jednocześnie na tym portalu, czy jest to kliniki.pl, czy znanylekarz.pl, pokazują się tylko te terminy, których nie zapisał sam, czy nie zapisali się pacjenci samodzielnie z jego strony. To jest optymalne rozwiązanie, bo pacjenci się nie zdublują, a nie trzeba pracować na dwóch kalendarzach jednocześnie.

Bartłomiej Achler: Tak jak wspomniałem na początku, rozmawiamy dosłownie kilka dni przed tym dniem 0, czyli przed 1 stycznia 2021 roku, kiedy to podstawową formą dokumentacji stanie się dokumentacja w postaci elektronicznej. Załóżmy, że prowadzę swoją działalność od X lat, do tej pory prowadziłem swoją dokumentację medyczną w formie papierowej, ale chciałbym ją zdigitalizować, w związku z przejściem na postać elektroniczną. Jak podejść do tego tematu? Czy oprogramowanie medyczne, które sobie zamówię, zazwyczaj dostarcza takich rozwiązań jeśli chodzi o digitalizację tej starej dokumentacji papierowej?

Jacek Piaseczyński: Dokumentacja medyczna zdigitalizowana i tak będzie w pewien sposób, nazwijmy to, plikiem przy tej karcie pacjenta w oprogramowaniu. Ona będzie w formie PDF, czy JPG, więc nie będzie w takiej formie opisowej, tylko w formie zdjęcia. Oczywiście każde oprogramowanie ma możliwość wdrożenia takiego pliku do karty pacjenta, ale proszę tutaj zwrócić uwagę na oprogramowanie, ile mamy miejsca przeznaczonego na te dokumenty, i to zarówno w formie jednego konkretnego dokumentu, jak i na wszystkie pliki w obrębie naszego konta w tym oprogramowaniu medycznym. Często się zdarza, że przykładowo 500 MB jest w tym abonamencie i żeby zwiększyć, to należy dopłacić.

Tutaj akurat mogę się też pochwalić, że my mamy pewne ułatwienie. W związku z tym, że mamy aplikację mobilną, to u nas można do karty pacjenta wrzucać zdjęcia z telefonu, robić te zdjęcia bezpośrednio z aplikacji. Zdjęcia automatycznie przejdą do karty pacjenta też w formie webowej, tak że u nas ta digitalizacja, powiedzmy sobie szczerze, będzie trochę krótsza, bo nie trzeba by było korzystać ze skanera.

Bartłomiej Achler: To na pewno jest spore ułatwienie, zwłaszcza jeśli prowadzi się jednoosobowy gabinet i nie zamierza się poświęcać, nie wiadomo ile czasu na skanowanie.
Omówiliśmy sobie sytuację taką, gdy prowadziłem dokumentację w formie papierowej, a załóżmy, że należę do grupy tych zinformatyzowanych, nowoczesnych medyków i już od dłuższego czasu prowadzę sobie dokumentację w postaci elektronicznej, ale nagle uznałem, że jednak chciałbym zmienić dostawcę, zmienić oprogramowanie. Czy przeniesienie tych danych z jednego systemu, z jednego oprogramowania do drugiego to jest jakiś problem i jak to zrobić sensownie?

Jacek Piaseczyński: To nie powinien być problem, bo pewnie lepiej wiesz ode mnie, że oprogramowania medyczne mają obowiązek umożliwienia swoim klientom eksportu dokumentacji medycznej w formie ogólnodostępnej, której inne oprogramowanie może przenieść do siebie. Więc jeżeli przyjmiemy taką sytuację, w której każdy zachowuje się tak, jak powinien w imię prawa, to generalnie nie jest to problem. Miałem taką sytuację, że oprogramowanie medyczne (nie będę tutaj podawał nazwy), odpowiedziało klientowi na to pytanie w ten sposób, że ono nie jest oprogramowaniem medycznym, tylko jest oprogramowaniem dla gabinetu lekarskiego i w związku z tym ten obowiązek ustawowy ich nie dotyczy. To już są kazusy prawne jak to rozwiązać.

Bartłomiej Achler: To już taka kreatywna wykładnia.

Jacek Piaseczyński: Tak, dokładnie – kreatywna wykładnia. Dlatego też jakby zadać trochę wcześniej pytanie: „na co powinniśmy zwrócić uwagę”, można powiedzieć, żebyśmy zwrócili uwagę na to, czy podpisujemy umowę z oprogramowaniem medycznym, czy oprogramowaniem dla gabinetu.

Właśnie, bo diabeł zawsze tkwi w szczegółach. Nie licząc tej jednej sytuacji – nie mieliśmy większych problemów. Natomiast trzeba się liczyć z tym, że migracja to koszt pracy programisty i oprogramowania różnie do tego podchodzą. Czasami proponują wynagrodzenie za to, a czasami po prostu proponują umowy terminowe, albo na przykład dwie opcje naraz.

Bartłomiej Achler: W związku z tym, co powiedziałeś przed chwilą, chciałbym Cię zapytać o jedną rzecz, mianowicie, z moich obserwacji wynika, że większość programów do obsługi małych gabinetów to są raczej rozwiązania gotowe. Nie ma raczej na rynku, przynajmniej w tej części rynku, dedykowanej właśnie małym placówkom chyba rozwiązań szytych na miarę.

Jacek Piaseczyński: Nie ma, aczkolwiek zdarza się tak, u nas na przykład, my często robimy tak, że klient jest zadowolony z tego naszego rozwiązania, ale mówi, że jakaś jedna rzecz go drażni. My wtedy nie robimy problemów, jeżeli nie jest to duża funkcja, duży dodatek, czy duża zmiana, żeby wprowadzić tę zmianę. Natomiast wiadomo, że robimy to dla naszych klientów, czyli jeżeli ten klient zdecyduje się na współpracę z nami, jeżeli my w ciągu 30 dni wprowadzimy taką funkcję.

Bartłomiej Achler: No właśnie. Skoro już jesteśmy przy tych dniach, to powiedz mi, ile mniej więcej czasu zajmuje takie pełne wdrożenie takiego oprogramowania w mojej placówce? Zakładamy, że nie muszę migrować danych z innych systemów, po prostu – zakładam nową placówkę, postanowiłem kupić oprogramowanie, ile trwa jego wdrożenie łącznie z przeszkoleniem personelu?
My jesteśmy w stanie stworzyć system w 24 godziny i przeszkolić personel, zależy jak duży, w następne 24 godziny. Natomiast tu mówimy o przeszkoleniu i wdrożeniu do wypełniania dokumentacji medycznej, nie o samych integracjach. Jeżeli chodzi o integracje z systemami do recept, właśnie z tym systemem P1, e-skierowań i do np. ZUSu, eWUSia, żeby sprawdzić, czy pacjent jest ubezpieczony, tutaj jesteśmy zależni od lekarza, czyli tego, czy on posiada certyfikaty. Jeżeli posiada, to jest to pięć minut – wystarczy wpisać to do systemu. Często jednak lekarze nie posiadają danych certyfikatu, ponieważ samo korzystanie z gabinet.gov.pl nie wymaga tworzenia i pobierania certyfikatów przez lekarzy. Dlatego jeżeli oni do tej pory korzystali z gabinet.gov.pl lub nie korzystali z niczego, to zazwyczaj tych certyfikatów nie mają.

Jacek Piaseczyński: Wtedy to wdrożenie najlepiej podzielić na dwa aspekty: pierwszy – wypełnianie tej dokumentacji w systemie, a jednocześnie w tym samym momencie generowanie tych certyfikatów. My mamy osobną usługę, która zawsze pomaga lekarzom w wygenerowaniu tych certyfikatów, zarówno do ZUSu, jak i do e-recepty i do e-skierowania, więc tutaj prowadzimy też za rękę lekarza w kolejnych etapach generowania tych certyfikatów.

Bartłomiej Achler: Jacku, tak jak już wspomniałem wcześniej, rozmawiamy chwilę przed przejściem na tę postać elektroniczną dokumentacji. Bo rozumiem z tego, co mówisz, gdybym wcześniej nie myślał o tym zakupie oprogramowania medycznego, oprogramowania do prowadzenia dokumentacji, i nagle teraz obudziłbym się, to jest duża szansa, że mimo wszystko, mimo tej mojej opieszałości jeszcze bym zdążył sobie takie oprogramowanie sprawić i wejść w nowy rok już z nową formą prowadzenia dokumentacji.

Jacek Piaseczyński: Generalnie tak, bez żadnego problemu udałoby się nam to wdrożyć do końca roku.

Bartłomiej Achler: Jacku, bardzo ci gorąco dziękuję za rozmowę. Mam nadzieję, że teraz naszym słuchaczom łatwiej będzie podejmować decyzje dotyczące tego, jak wdrożyć program do obsługi gabinetu, czy do prowadzenia elektronicznej dokumentacji medycznej. Jeszcze zanim się pożegnamy, powiedz, proszę, gdzie można Cię znaleźć, gdyby któryś ze słuchaczy chciał się z tobą skontaktować i jeszcze o coś dopytać.

Jacek Piaseczyński: Pewnie: jestem teraz tak jak chyba wszyscy – na linkedinie, natomiast można do mnie też bezpośrednio pisać na maila, to jest jacekpiaseczynski@proassist.pl. Natomiast, jeżeli wejdziemy na stronę proassist.pl, to tam mamy tam, czat, dzięki któremu możliwy jest kontakt z działem pomocy, od 8:00 – 21:00, dział handlowy też, tak że oni też zawsze pomogą w doborze rozwiązania.

Bartłomiej Achler: Jacku, bardzo dziękuję ci za wizytę w podcaście, sporo konkretnej wiedzy w związku z tym, w imieniu swoim i swoich słuchaczy, bardzo gorąco ci dziękuję.

Nagranie z rozmowy dostępne jest tutaj.

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Poznaj tajniki marketingu medycznego!

Zdajemy sobie sprawę, że zakazanie prawem reklamy świadczeń zdrowotnych utrudnia lekarzom i managerom placówek medycznych „pokazanie się” pacjentom.

Postanowiliśmy ułatwić im sprawę, dlatego stworzyliśmy darmowy e-book dla wszystkich zainteresowanych pozyskiwaniem pacjentów dla przychodni lub gabinetu medycznego.

Grudniowe nowości w systemie Proassist

Grudniowe nowości w Proassist

Poszerzenie modułu elektronicznej dokumentacji medycznej o możliwość wystawiania e-skierowania to główna funkcjonalność, która pojawiła się w oprogramowaniu medycznym Proassist w ubiegłym miesiącu. Oprócz tego do programu dla lekarzy zostało dodanych kilka innych przydatnych opcji. Przedstawiamy grudniowe nowości w programie dla gabinetu Proassist.

E-SKIEROWANIE

Do tej pory moduł elektronicznej dokumentacji medycznej w oprogramowaniu medycznym Proassist obejmował możliwość wystawiania e-recepty oraz elektronicznego zwolnienia lekarskiego. Od grudnia użytkownicy naszego oprogramowania medycznego mogą wystawiać swoim pacjentom e skierowanie. Dana opcja dostępna jest w oknie do przeprowadzania wizyty, co pozwala na szybkie wystawienie dokumentu. Nie ma potrzeby otwierania nowych okien, czy zakładek przeglądarki. Tak jak w przypadku wystawiania e recepty, czy e-ZLA – wszystko znajduje się w jednym miejscu.

W tym miejscu znajdziesz informację jak skonfigurować, oraz wystawić e-skierowanie w systemie Proassist.

Załącznik w wiadomości e-mail dla pacjenta

W zakładce USŁUGI pojawiła się możliwość dodania załącznika do wiadomości e-mail. Opcja jest dostępna podczas edycji danej usługi, w panelu, w którym uzupełniane są informacje dodatkowe przekazywane przez rejestrację telefoniczną, wysyłane do pacjenta, lub wyświetlane na widgecie. Specjalista może nie tylko wysłać wiadomość do pacjenta, ale także dołączyć do niej dokument, który należy przykładowo wydrukować i wypełnić przed odbyciem wizyty.

Nowy status użytkownika – księgowa

Oprogramowanie medyczne Proassist posiada możliwość rozliczeń placówek z lekarzami. Od teraz istnieje także możliwość stworzenia nowego użytkownika ze statusem księgowej. Pozwala to na dokonywanie rozliczeń przez osobę, która nie jest specjalistą lub managerem placówki medycznej. Księgowa uzyskuje dostęp do zakładki STATYSTYKI w systemie, dzięki czemu może w prosty sposób obliczać wynagrodzenie dla lekarzy bezpośrednio w oprogramowaniu medycznym.

Rozliczanie kasy w STATYSTYKACH

W systemie Proassist istnieje możliwość sprawdzenia wszystkich statystyk dotyczących wizyt oraz wykonywanych świadczeń. Udostępnienie opcji rozliczania kasy pozwala na szczegółowy wgląd w rozliczenia pacjentów z lekarzem. W zakładce STATYSTYKI widnieją dokładne informacje dotyczące rodzaju płatności za wizyty. Po wybraniu opcji „rozliczenie kasy” w sekcji „Raport” system wyświetli kwoty zapłacone gotówką, kartą, przelewem (po wygenerowaniu linku do płatności) oraz te zapłacone podczas rejestracji on-line. W ten łatwy sposób możemy rozliczyć nasz personel z przyjętej gotówki

Dostęp do Chat SMS z kilku miejsc w systemie

Chat SMS umożliwia łatwe i szybkie prowadzenie SMS-owych rozmów specjalistów z pacjentami bezpośrednio z oprogramowania medycznego Proassist. Aby usprawnić tę czynność, udostępniliśmy opcję Chatu SMS z kilku miejsc w programie. Od teraz lekarze mogą rozpocząć czat z pacjentem na liście wizyt, w kalendarzu po najechaniu kursorem myszy na wizytę oraz w górnym pasku okna do przeprowadzania wizyty.

Usługa, na którą zapisał się pacjent

W programie dla lekarzy Proassist istnieje możliwość wglądu we wszystkie informacje dotyczące dodanych wizyt. Lista wizyt zawierała do tej pory dane pacjenta, imię i nazwisko specjalisty, termin wizyty, datę jej dodania oraz status. Teraz, oprócz tych informacji, wyświetla się również usługa, na jaką został zapisany pacjent.

Podsumowanie

W grudniu moduł elektronicznej dokumentacji medycznej systemu Proassist został poszerzony o możliwość wystawiania eskierowania, które od stycznia bieżącego roku będzie obowiązywało we wszystkich placówkach medycznych. Ponadto udostępniliśmy kilka innych funkcjonalności, które z pewnością ułatwią rozliczenia placówek z lekarzami oraz ułatwią komunikację specjalistów z pacjentami. Mamy nadzieję, że nowe opcje naszego systemu sprawią, że korzystanie z niego okaże się jeszcze bardziej funkcjonalne.

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Poznaj tajniki marketingu medycznego!

Zdajemy sobie sprawę, że zakazanie prawem reklamy świadczeń zdrowotnych utrudnia lekarzom i managerom placówek medycznych „pokazanie się” pacjentom.

Postanowiliśmy ułatwić im sprawę, dlatego stworzyliśmy darmowy e-book dla wszystkich zainteresowanych pozyskiwaniem pacjentów dla przychodni lub gabinetu medycznego.

Strona internetowa lekarza jako jeden ze sposobów na reklamę placówki medycznej lub gabinetu lekarskiego w sieci.

Strona internetowa lekarza jako jeden ze sposobów na reklamę placówki medycznej lub gabinetu lekarskiego w sieci.

Ograniczenie dotyczące reklamowania świadczeń medycznych nie oznacza zakazu działań marketingowych placówek medycznych oraz gabinetów lekarskich. W końcu reklama usług świadczonych przez lekarzy (zabroniona Ustawą z 15 kwietnia 2011 roku o działalności leczniczej), to nie to samo, co marketing placówki medycznej lub gabinetu. Dopóki lekarze nie zachęcają do korzystania ze swoich usług, oraz rezygnują z zapewniania pacjentów o efektywności tych świadczeń – mogą istnieć w internecie, oraz podawać do opinii publicznej informacje o swoich gabinetach medycznych. 

O marketingu placówek medycznych pisaliśmy tutaj.

Najbardziej popularnym miejscem używanym do marketingu, oraz takim, które pomaga dotrzeć do najszerszego grona odbiorców, jest internet. Większość z pacjentów ma do niego dostęp, a możliwość przeglądania stron internetowych w telefonach komórkowego pozwala na korzystanie z niego wszędzie i w każdym momencie.

Twoja placówka medyczna w internecie

Czynności marketingowe w sieci najlepiej zacząć od założenia strony internetowej, na której możesz zamieścić wszystkie istotne informacje o swojej placówce. Zanim jednak przystąpisz do działania, dokładnie zaplanuj wygląd swojej witryny.

Prosta w obsłudze strona internetowa

Pamiętaj, że ze strony internetowej Twojej placówki medycznej będą korzystać zarówno młodsi jak i starsi użytkownicy. Dlatego powinieneś zadbać o to, aby witryna była czytelna oraz intuicyjna, a poruszanie się po niej nie sprawiało żadnych problemów. W tym celu zapewnij użytkownikom Twojej strony odpowiednią nawigację, zamieszczając na niej menu w postaci zakładek, kierujących pacjenta do wybranego przez niego obszaru witryny.

Wybór odpowiedniej domeny

W przypadku zakładania strony internetowej lekarza warto oprzeć jej nazwę o imię i nazwisko specjalisty. Pozwoli to na naturalne wypozycjonowanie swojej witryny na własne nazwisko. Dodatkowym atutem będzie dodanie nazwy miasta, w którym lekarz wykonuje swoje usługi, lub wpisanie w nazwę specjalizacji np. ginekologkowalski.pl, ginekologbrzesko.pl Takie rozwiązanie pozwala zaoszczędzić na kosztach pozycjonowania, umożliwiając pojawianie się w wysokich wynikach wyszukiwania w sposób naturalny.

Informacje na stronie

Jeżeli posiadasz już plan na wygląd Twojej strony internetowej, wiesz już co zrobić, aby była przejrzysta i prosta w obsłudze – możesz zacząć zastanawiać się nad treściami, które na niej zamieścisz. Poniżej przedstawiamy krok po kroku, jakie działania należy podjąć, zamieszczając na stronie internetowej najważniejsze informacje dotyczące placówki:

  • Opowiedz o swojej placówce.
    Pozwól potencjalnym pacjentom poznać lekarzy przyjmujących w Twojej placówce medycznej. Zamieść na stronie ich dane osobowe oraz informację o świadczeniach medycznych, które wykonują w ramach swojej pracy. Możesz również dodać zdjęcia specjalistów oraz samej placówki, aby przybliżyć pacjentom jej wygląd.
  • Poinformuj o cenach.
    Przedstaw pacjentom cennik usług medycznych świadczonych w placówce. Zamieść opis wszystkich świadczeń wraz z kosztem ich wykonywania, aby pacjenci mogli zorientować się w cenach, zanim odwiedzą Twoją placówkę medyczną w celu odbycia wizyty.
  • Zamieść dane kontaktowe placówki.
    Informacje, które powinieneś zamieścić na stronie internetowej Twojej placówki medycznej to:
           1. Numer telefonu do rejestracji wizyt.
           2. Zakres czasowy, w którym pacjenci mogą dokonywać rezerwacji.
           3. Adres oraz godziny pracy placówki medycznej.

Twoja strona internetowa w Mapach Google

Wizytówka Twojej witryny w Mapach Google to element, który doskonale dopełni Twoje działania w zakresie marketingu internetowego. Podpinając stronę pod Mapy Google, udostępniasz swoim potencjalnym pacjentom lokalizację swojej placówki medycznej. Dzięki temu użytkownikom szukającym usług medycznych konkretnej specjalizacji wyświetli się miejsce Twojej placówki, natomiast pacjenci poszukujący lekarza w danym mieście, zobaczą stronę internetową Twojej placówki medycznej w wynikach wyszukiwania.

Rejestracja on-line na Twojej stronie internetowej

Udostępniając dane kontaktowe swojej placówki na stronie internetowej, umożliwisz swoim pacjentom rezerwację wizyt. Możesz także poszerzyć te możliwości poprzez zamieszczenie na swojej witrynie specjalnej zakładki do rejestracji on-line. Poprzez system rejestracji wizyt pacjenci zyskają kolejne źródło zapisu do lekarzy z Twojej placówki medycznej. Dzięki temu, że internetowe zapisy na wizyty dostępne są przez całą dobę, Twoja placówka zyska nowych pacjentów korzystających z jej usług medycznych. 

W przypadku, gdy zdecydujesz się na wprowadzenie tego typu rejestracji na swoją witrynę, zadbaj o bezpieczeństwo danych osobowych pacjentów, którzy będą zapisywać się na wizyty w ten sposób. Do tego celu wykorzystaj certyfikat SSL – narzędzie potwierdzające wiarygodność witryny internetowej. Pozwala ono na zachowanie poufności w przypadku wprowadzania jakichkolwiek danych przez pacjenta podczas zapisu na wizytę on-line. Możesz zamówić to narzędzie na przeznaczonych do tego stronach internetowych, oferujących różne warianty certyfikatu SSL.

Strona internetowa od Proassist

W ramach korzystania z oprogramowania dla lekarzy Proassist stronę internetową dostaniesz za darmo. Dodatkowo będziesz mógł zamieścić na niej zakładkę do rejestracji on-line, dzięki której Twoi pacjenci uzyskają nowe źródło zapisu na wizyty do Twojej placówki medycznej. Tutaj znajdziesz więcej informacji na temat wdrożenia internetowej rejestracji pacjentów.

Strona internetowa Proassist jest zoptymalizowana pod kątem wyżej opisanych elementów na podstawie podstawowych szablonów. Jeśli chcesz, aby Twoja witryna była bardziej rozbudowana, możesz skorzystać z usług agencji reklamowej. Jedną z takich agencji jest Imagemed, która specjalizuje się w marketingu dedykowanym lekarzom oraz placówkom medycznym.

Podsumowanie

Obecność placówki medycznej lub gabinetu lekarskiego w sieci jest bardzo ważna, ponieważ pozwala dowiedzieć się o jej istnieniu wszystkim potencjalnym pacjentom. Strona internetowa lekarza w dużej mierze ułatwi dotarcie do szerokiego grona odbiorców, ze względu na ogrom możliwości, jakie daje nam wirtualny świat. Przy zakładaniu witryny internetowej placówki medycznej należy pamiętać o tym, aby była ona przydatna oraz prosta w obsłudze, a także, aby zawierała wszystkie dane umożliwiające kontakt z placówką. Posiadanie strony internetowej pozwala na poszerzenie możliwości zapisów na wizyty poprzez dodanie zakładki do rejestracji on-line, przy czym należy pamiętać o odpowiednim zabezpieczeniu danych pacjentów zapisujących się na wizytę poprzez wdrożenie na stronę certyfikatu SSL.

Należy pamiętać, że w celu pozyskiwania nowych pacjentów, oprócz czynności marketingowych w internecie, należy wprowadzać do placówki odpowiednie działania usprawniające jej pracę oraz obsługę pacjenta. Zyskasz wtedy pewność, że do Twojej placówki dostanie się jak największa liczba pacjentów.
O tym pisaliśmy tutaj.

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Poznaj tajniki marketingu medycznego!

Zdajemy sobie sprawę, że zakazanie prawem reklamy świadczeń zdrowotnych utrudnia lekarzom i managerom placówek medycznych „pokazanie się” pacjentom.

Postanowiliśmy ułatwić im sprawę, dlatego stworzyliśmy darmowy e-book dla wszystkich zainteresowanych pozyskiwaniem pacjentów dla przychodni lub gabinetu medycznego.