edm – Proassist - System do zarządzania gabinetem i placówką medyczną

W jaki sposób dobrać system do obsługi pacjentów do placówki medycznej?

Samo nazewnictwo już jest pewną zagwostką, ponieważ czasami mówi się, że jest to system czy oprogramowanie medyczne, czasami mówi się, że, że jest to program EDM, czasami system do obsługi pacjentów. Moim zdaniem najbardziej właściwą nazwą jest system do zarządzania placówką lub gabinetem medycznym.

W takiej nazwie wyjaśniamy istotę takiego systemu. Nie jest to wyłącznie oprogramowanie do wypełniania obowiązku, jaki ciąży na placówkach, czy e-dokumentacji. Służy również do pozyskiwania pacjentów, do tego, aby pacjenci przychodzili na wizyty, do tego, aby wspierać profesjonalny i nowoczesny wizerunek naszej placówki, dzięki wypełnianiu przez pacjenta dokumentów na tablecie. Jest to też system do rozliczeń – zarówno z pacjentami, jak i z specjalistami przyjmującymi w naszej placówce. Oczywiście jest to też system dla rejestratorek, aby mogły zapisywać dane pacjentów i sprawdzać grafiki pracy specjalistów. Jest to system dla managera, aby miał statystyki placówki pod ręką, ale też system dla marketingowca, aby mógł pozyskiwać pacjentów ze strony internetowej, zwiększać konwersję. Dlatego też uważam, że najlepsza nazwa, to system do zarządzania placówką -– niezależnie czy mówimy o systemie dla jednoosobowej praktyki, czy dla dużej Kliniki.

Przechodząc do meritum – w jaki sposób wybrać taki system dla naszej placówki?

Najlepiej na początek będzie, jeśli skupmy się na tym, jakich błędów przy wyborze ominąć, bo niestety trafiają do nas często placówki, managerowie, właściciele i też po prostu lekarze i specjaliści, którzy źle dobrali wcześniejszy system pod swoje wymagania i niestety są zmuszeni do zmiany systemu, często w nieprzyjemnych okolicznościach. A wtedy tracą przede wszystkim czas na ponownej zmianie systemu

1. Dobranie systemu bez sprawdzenia flow pacjenta:

Często zdarza się nam podczas prezentacji, że nasi przedstawiciele pytają, jak u Państwa wygląda flow pacjenta, to się dowiadujemy, że pacjent zapisuje się np. mailowo (jest to nazywane jako formularz rejestracyjny), bo nie ma możliwości zapisu online. Jak chce mieć telekonsultację, to rejestratorka to zapisuje i lekarz loguje się do jakiegoś skype. Słyszymy, że na niektóre wizyty jest przedpłata i wtedy podaje się numer konta, a następnie podczas wizyty sprawdza się, czy taka płatność przez pacjenta została umieszczona… takich przykładów można mnożyć – generalnie chodzi o to, że całe tzw. flow pacjenta idzie jakby jedną ścieżką, a możliwości systemu drugą i przez to, że jest całkowity, nazwijmy to, rozgardiasz, to rejestracja ma multum dodatkowej pracy, popełniane są błędy i pacjenci są niezadowoleni… i tak się dzieje bardzo często.

Propozycja: zanim wybierzemy system, sprawdźmy całe flow pacjenta (od zapisu do rozliczenia) i sytuacje, które możemy zautomatyzować, aby obsługa była sprawniejsza. Pomożemy i sobie i pacjentowi. Jak już znamy całe flow pacjenta, to wtedy możemy wybrać system, który spełnia nasze wymogi w tym zakresie.

2. Wybranie systemu dlatego, że jest popularny, bo polecił mi znajomy:

Generalnie tutaj trochę strzelam sobie, jako właściciel Proassist w stopę, bo wiadomo, że nasz system jest aktualnie popularny, wiadomo, że z roku na rok mamy coraz więcej użytkowników i dodatkowo wzrost liczby użytkowników z roku na rok jest też coraz większy… W listopadzie 76% naszej sprzedaży było sprzedażą z rekomendacji, a więc przyszli do nas klienci, którzy słyszeli o nas od innego specjalisty, czy managera placówki… ale chcę być tutaj szczery. Samo wybieranie systemu wyłącznie dlatego, że znajomy go ma i jest zadowolony, albo dlatego, że dużo innych placówek z niego korzysta, to nie jest dobre rozwiązanie… Oczywiście jeżeli Twój znajomy jest zadowolony z systemu, to możesz go rozważyć jako ten, które obejrzysz, ale niech to nie będzie jednoznaczne z dokonaniem wyboru, bo Twój znajomy może mieć całkiem inne potrzeby niż Ty.

Chcesz lepiej zarządzać swoją
placówką medyczną?

Chcesz lepiej zarządzać swoją placówką medyczną? Bądź na bieżąco z najnowszym contentem w tej tematyce. Zostaw nam swój adres mailowy, a raz w miesiącu otrzymasz od nas zestawienie materiałów, które mogą Cię zainteresować.

Wysyłanie formularza zakończone sukcesem.

Wystąpił błąd.

3. Bo jest tańszy.

I znowu ta dywagacja jest sprzeczna z polityką cenową Proassist, bo my jesteśmy w półce raczej tańszych, niż droższych systemów do zarządzania placówką medyczną.

Nie mówię tutaj o tym, aby w ogóle nie patrzeć na cenę, wiadomo – dla każdego istotne jest, aby nie przepłacać, ale chodzi mi bardziej o to, że czasami zdarza się, że wybór dokonujemy, ponieważ tamci mi dali 30 zł taniej, czy w przypadku dużej placówki, bo zaoszczędzę 500 zł miesięcznie. Dbamy o atrakcyjną cenę, ale nie zapominajmy też, że cena za oprogramowanie, to czasami mniej niż 1% przychodów naszej placówki. Tutaj może to nie mieć dużego znaczenia, czy wydamy 1% czy 0,5% naszych przychodów – jeżeli porównujemy system, który zaoszczędzi nam zdecydowanie więcej czasu od drugiego, do tego, który tego nie zrobi, to te 500 zł może nam się zwrócić kilkunastokrotnie…

Dbajmy o nasz portfel, ale pamiętajmy, że nie możemy porównywać systemów 1 do 1, patrząc wyłącznie na cenę, bo nie jest to worek kartofli.

4. Ja wybór oprogramowania oddaje mężowi, informatykowi, prawnikowi – komuś jeszcze

To się często zdarza, że chcemy, aby system wybrała nam inna osoba niż my – czyli osoby, które mają na nim pracować. Nie wiem, czy to chęć zrzucenia odpowiedzialności, czy z uwagi na wewnętrzne procedury w placówce, czy jeszcze z jakiegoś innego ale jest to błąd.

System musi wybierać osoba, która ma na nim pracować. Jeżeli jest to wiele osób, to najlepiej jeżeli z tych wielu osób są różne kategorie (manager, specjalista, rejestratorka). Fajnie, jak przynajmniej po jednej osobie wybierzemy, do nazwijmy to komitetu, który wybiera, ale nie dajmy sobie wybrać systemu przez informatyka… bo gdyby informatycy potrafili tworzyć systemy przyjazne użytkownikom, to Applem czy Twitterem nie zarządzaliby Elon Musk czy Steve Jobs, tylko informatyk. A na koniec to Państwo będą w ten system klikać przez 14 godzin dziennie, a nie informatyk, który pojawi się w firmie raz na miesiąc.

5. W placówkach decyduje ktoś inny niż jest na spotkaniu prezentacyjnym:

I punkt trochę sprowadzający się do tego wcześniejszego. Czasami mamy mocno zdefiniowaną osobę, która zadecyduje o wyborze systemu, np. właściciel, a całkowicie inną osobę np. managera, który ogląda te systemy i “zbiera oferty” dla właściciela – to jest bez sensu. Osoba, która ma decydować o systemie, musi jednocześnie być osoba, która go poznaje podczas prezentacji i albo musimy jako właściciele oddaj całość kompetencji w tym wyborze managerowi, albo musimy pofatygować się na te spotkania. Jeżeli chcemy dokonać dobrego wyboru.

6. Brak patrzenia przyszłościowego

To jest punkt wyłącznie przy wyborze oprogramowania medycznego. Jeżeli wybieramy jakikolwiek inny np. system do mailingu, to nie musimy się tym tak bardzo przejmować, ponieważ przeniesienie z jednego systemu na drugi jest bardzo proste… Natomiast w przypadku medycyny – przeniesienie z jednego systemu na drugi nie jest proste, przede wszystkim dlatego, że twórcy systemów medycznych omijają prawo i nie udostępniają plików, które umożliwiają łatwe migrowanie danych do innego systemu. Jest kilka systemów, które trzymają się tego i udostępniają bazę w pliku np. csv, ale jest ich bardzo mało.
A w związku z tym musimy patrzeć na wybór systemu, pod kątem dzisiejszych potrzeb i ewentualnych potrzeb przyszłościowych. Jeżeli myślimy o wprowadzeniu płatnych telekonsultacji, to sprawdźmy, czy system nam to umożliwi, jeżeli chcemy w przyszłości mieć zintegrowany system medyczny z drukarką fiskalną, to upewnijmy się, że będzie taka możliwość w przyszłości… abyśmy nie musieli się ograniczać. Oczywiście należy na to patrzeć z zachowaniem jakiegoś dystansu, często przychodzili do nas klienci, którzy mieli programy tzw. kombajny, dlatego, żeby mieć w razie wu… a do wdrożenia różnych funkcjonalności nie doszło przez kilka lat… Więc patrzmy na nasze plany np. w okresie najbliższych 12 miesięcy, nie dłużej.

Chcesz lepiej zarządzać swoją
placówką medyczną?

Wysyłanie formularza zakończone sukcesem.

Wystąpił błąd.

Przeszliśmy przez sprawę podstawowych błędów, które są przy wyborze systemu, to w takim razie dojdźmy do momentu, w którym mamy wybrać system. Czym się kierować?

1. Spiszmy sobie procesy, procedury, flow pacjenta:

Przed wyborem systemu spiszmy sobie, jak wygląda nasza ścieżka pacjenta w placówce. Czyli jak pacjent dokonuje rejestracji, co się potem dzieje, czy dostaje jakieś przypomnienie, czy do niego dzwonimy, czy gdy przychodzi do placówki to idzie najpierw do rejestracji, czy od razu do gabinetu, czy pobieramy płatność z góry, czy przed czy po wizycie, jaka jest forma kontaktu między lekarzem, a rejestratorką w sprawie wysokości opłaty, czy pacjent zapisuje się po raz kolejny, czy wcześniej dzwoni… a następnie, jak rozliczamy lekarza etc.

I oprócz tego, że ten proces mamy, to oczywiście zaznaczmy sobie np. na żółto, czy czerwono, to, co ewentualnie w tym procesie chcielibyśmy zmienić, zautomatyzować. I jak przychodzimy na spotkanie z przedstawicielem, to dobierajmy wtedy możliwości systemu pod ten nasz proces. Czy system będzie się do niego nadawał, czy ewentualnie musimy coś zmienić, a jeżeli zmienić, to czy będzie to zmiana na lepsze.

Często się zdarza podczas spotkań, że na propozycję przedstawiciela jest takie – WOW… to ja naprawdę nie muszę tego robić, tylko może się to robić automatycznie? Także nie zamykajmy się na ten nasz proces, tylko wprowadzajmy w nim zmiany – ale wyłącznie zmiany na lepsze.

2. Scharakteryzuj wszystkie swoje źródła pozyskiwania i zapisu pacjenta

Pacjenci do nas dzwonią, pacjenci zapisują się online przez naszą stronę internetową, pacjenci zapisują się na kolejną wizytę u lekarza, pacjenci zapisują się na kolejną wizytę w placówce, albo np. lekarze sami zapisują pacjentów, będąc w szpitalu (mają dostęp do swojego grafiku przyjęć), mamy zapisy przez marketplace, np. wp abc zdrowie itd. I wtedy sprawdźmy, czy wszystkie te źródła będą obsługiwane z naszego nowego systemu, aby nie prowadzić kilku grafików przyjęć.

3. Rozmowa z potencjalnymi użytkownikami systemu

Oczywiście ciężko aby w 100% zaangażować i rejestratorkę i managera i właściciela i specjalistę, ale możemy, jako osoba odpowiedzialna za wdrożenie systemu do placówki, porozmawiać z każdym z “przedstawicieli” i określić, co musi zawierać system i czego ewentualnie mu w dzisiejszym systemie brakuje. Natomiast, jeżeli chcemy to zrobić dobrze, to musimy poznać ich specyfikę pracy, bo czasami zdarza się, że oni nie powiedzą Ci, że czegoś im brakuje, bo nie będą znali alternatywy.

4. Priorytety funkcji:

Bardzo często zdarzy się, że nie znajdziemy systemu, który w 100% spełnia nasze oczekiwania. W takim przypadku warto, abyśmy znali priorytety, tzn. nasz główny aktualny problem jest taki, że nie mamy rejestracji online i chcemy go rozwiązać. A przy okazji, chcemy jeszcze rozwiązać problem a,b,c,d -> jeżeli okaże się, że system, który nam się podoba, rozwiązuje główny problem, ale nie wszystkie z tych kolejnych, to mimo wszystko pamiętajmy, że może być to zmiana na plus… a więc nie odwlekajmy wdrożenia, czekając na ten jeden wyjątkowy, bo on się może nigdy nie pokazać.

Chcesz lepiej zarządzać swoją
placówką medyczną?

Wysyłanie formularza zakończone sukcesem.

Wystąpił błąd.

5. UWAGA na umowy:

Przede wszystkim, zwracajcie uwagę na długość kontraktu, możliwość przerwania w trakcie, bez konsekwencji i możliwość migracji bazy do innego systemu (najlepiej od razu określić format pliku, w którym będzie ona dostarczona) i upewnijcie się, że baza będzie dostarczona bezpłatnie.

Tak w zasadzie, to jest najważniejsze. Jeżeli firma chce z nami podpisać umowę na czas określony, to znaczy, że mają problem z tym, że klienci chcą od nich odchodzić z jakiegoś powodu, a więc jest to znak, że lepiej skorzystać z firm, które takiego obowiązku nie narzucają. Jeżeli firma ma problem z wpisaniem do umowy informacji i tym, że umożliwia pobranie pliku z danymi po rozwiązaniu umowy, to również jest to duży znak ostrzegawczy.

6. Sprawdź czy aktualnie masz możliwość dokonać wdrożenia:

Tzn. jeżeli masz taką sytuacje, że jesteś bardzo zabiegany, albo wiesz, że w firmie nie dokonasz zmiany systemu, ponieważ nie ma na to czasu, np. aktualnie prowadzisz rekrutację rejestratorek i wiesz, że nie będzie dostępu do wielu osób, które są potrzebne przy konfiguracji systemu, to lepiej wybierz inny czas wdrożenia. Taki, który będzie bardziej optymalny dla firmy.

7. Rozmawiaj o systemie w czasie, w którym chcesz go zmienić

Często zdarza się, że nie mamy możliwości wdrożenia systemu z różnych względów – szef jest przeciwnikiem zmiany, nie mamy aktualnie czasu na odpowiednie wdrożenie etc., a jednocześnie spotykamy się z przedstawicielami twórców systemów i prowadzimy rozmowy handlowe, trochę oszukując i siebie i tego przedstawiciela. W mojej perspektywie bez jesy to bez sensu – tzn. musimy jasno ustalić, czy chcemy np. w najbliższym kwartale zmienić system, i jeżeli ustaliliśmy, że mamy czas i możliwości, to wtedy szukamy systemu. Jeżeli chcemy to zrobić za pół roku, czy za rok, to oczywiście możemy zacząć tracić swój czas na poszukiwanie odpowiedniego systemu i ewentualnie spotkania się z przedstawicielami, aby nam pokazali możliwości, ale generalnie z mojej perspektywy jest to bardziej strata czasu. My w Proassist w 1 rok dodaliśmy 3 całkowicie nowe moduły, 34 funkcje i 67 usprawnień systemu. Ustalenie dzisiaj, że za rok wdrażam oprogramowanie x, jest w takim przypadku bez sensu, bo będziemy musieli za rok ten proces przechodzić na nowo. Więc warto sprawdzić, czy jest możliwość zmiany softu i ustalić jego termin jeszcze przed decyzją.

8. Sprawdźmy firmy dostarczająca oprogramowanie -> odpowiednia pomoc i procesy w firmie dostarczającej oprogramowanie.

Musimy sobie zdawać sprawę, że jeżeli korzystamy z systemu, to najprawdopodobniej będziemy mieli trochę kontaktów z firma, która dostarcza oprogrmowanie. Powinna ona mieć odpowiednie procesy prezentacji systemu i wdrożenia klienta u siebie, zorganizowane w taki sposób, aby Państwo mieli pewność, że firma wie co robi. Będziemy potrzebowali jej pomocy pewnie nieraz. Jest to w miarę łatwe do zdiagnozowania – wystarczy o to zapytać przedstawiciela podczas prezentacji. Jeżeli odpowie nam konkretnie, jakie będą kolejne kroki to super, a jeżeli powie, że nie musi się Pani obawiać – wszystkim się zaopiekujemy i będę cały czas do Pani dyspozycji, to już trochę średnio – bo to już takie handlowe sztuczki a nie konkret. Jeszcze gorzej będzie, gdy opiekun nam odpowie, że on będzie do nas przyjeżdżał, szkolił, wdrażał a następnie zawsze się nami opiekował, no bo pokazuje to jednoznacznie, że jeżeli on w firmie one man show, to znaczy, że inwestowanie w taką firmę jest bardzo niebezpieczne. W końcu cały nasz kontakt z firmą jest na jego głowie, a on nie jest hybrydą 🙂

Rynek firm dostarczających oprogramowanie dla branży medycznej jest mały i już od kilku lat zamknięty.

Pojawiają się jakieś nowe firmy i za chwilę znikają. Są firmy, które są kilka lat na rynku i mają już stratę skumulowaną np. 6 milionów, przy przychodach około pół miliona rocznie. To wszystko jest do obejrzenia w danych w KRSie. Oczywiście, możemy sobie pozwolić na to, gdy korzystamy z np. jakiegoś programu do działań marketingowych, ale tutaj mówimy o danych pacjenta, za które odpowiadamy my, jako placówka. Nie możemy tych danych powierzać tak nieodpowiedzialnej firmie, która dzisiaj jest, a jak skończy się finansowanie, to jej nie będzie.

I podobnie jest z firmami małymi 3-4 osobowe, które mają małe przychody np. kilkaset tysięcy rocznie. Aktualnie jeden dobry programista zarabia dużo powyżej 100.000 rocznie, a gdzie kasa na resztę ekipy, serwer, zabezpieczenia? To wszystko kosztuje, a więc firma, od której bierzemy system musi mieć przychody, które są zdecydowanie powyżej miliona, dwóch złotych rocznie, abyśmy mieli pewność, że ta firma nie zostawi nas z problemem za jakiś czas i że są tam odpowiednie procedury bezpieczeństwa…Aktualnie są potrzebne coraz większe zasoby, aby dostosowywać system do potrzeb wynikających z e-zdrowia. Potrzebni są już, nie jeden, czy dwóch, ale kilku programistów na etacie aby nadążyć – rynek jest bardzo wymagający. Korzystanie z bardzo malutkich firm w tym aspekcie, jest po prostu niebezpieczne.

Jak w pełni kontrolować swój marketing medyczny, aby przynosił efekty?

W dzisiejszych czasach wykorzystywanie marketingu medycznego w sieci jest niezbędne. Niezależne od kierunku działań, najważniejsze jest dotarcie do jak największego grona odbiorców. Także branża medyczna coraz częściej wdraża działania reklamowe w sieci w celu pozyskiwania pacjentów. Czynności reklamowe wprowadzane są na wielu polach. Obejmują media społecznościowe, portale dla specjalistów oraz strony internetowe lekarzy.

Podzielony marketing medyczny online

Reklama lekarza w internecie to szereg czynności, które mają przynieść konkretne efekty. Chodzi tutaj o pozyskanie jak największej liczby osób, która będzie skłonna skorzystać z naszych usług medycznych. Działania reklamowe obejmują zazwyczaj założenie strony internetowej placówki medycznej, czy utworzenie profilu w serwisie typu marketplace dla lekarzy. Czynności te dzielą się na takie, na które mamy wpływ w pełni, oraz takie, których skuteczność nie do końca zależy od nas. Warto mieć tego świadomość, jeśli chcemy w pełni wykorzystać swój plan na marketing usług medycznych.

Rodzaje działań w marketingu medycznym, które zależą wyłącznie od nas

1. Strona internetowa lekarza lub placówki medycznej.

Własna witryna to niezależna reklama. Kluczem do sukcesu jest odpowiedni adres URL. Powinien zawierać nazwisko lekarza i specjalizację, którą wykonuje. Pomoże to wypozycjonować stronę w sposób naturalny. Dobrym rozwiązaniem będzie też blog z własnymi treściami. Istnieje także możliwość zamieszczenia zakładki do internetowej rejestracji na wizyty. Dzięki temu pacjenci będą mogli zarezerwować termin bezpośrednio po zapoznaniu się z ofertą placówki. Własna strona internetowa daje mnóstwo możliwości. Przede wszystkim jest tylko i wyłącznie dla konkretnego specjalisty lub przychodni, co pozwoli na promowanie się bez obaw o konkurencję, o czym nie można powiedzieć na temat profilu na tzw. marketplace’ach.

2. Baza pacjentów w CRM medycznym.

Dobre relacje z pacjentami są bardzo ważne. Budują wizerunek przychodni jako miejsca, które jest blisko osób, które ją odwiedzają. Dlatego ważne jest to, aby w swoim oprogramowaniu medycznym była możliwość prowadzenia bazy pacjentów, wysyłania do nich grupowych maili oraz wiadomości dotyczących zmian cen usług, czy rabatów.

3. Google Moja Firma, Mapy Google.

Założenie konta na tej platformie pozwoli Twoim potencjalnym pacjentom łatwiej do Ciebie dotrzeć. Podczas rejestracji profilu dodawany jest adres placówki medycznej lub gabinetu lekarskiego. Dzięki temu pacjenci, szukający konkretnego lekarza w Twojej lokalizacji, szybciej trafią na Twój gabinet. Dodatkową zaletą jest możliwość dodawania opinii o przychodniach i specjalistach. Dzięki temu profil na Google Moja Firma może okazać się dobrą wizytówką Twojej placówki i zachęcać pacjentów do korzystania z jej usług medycznych.

4. Oprogramowanie medyczne.

Koniecznie takie, które posiada wszystkie niezbędne funkcje do obsługi gabinetu medycznego. Ważne jest to, aby można było prowadzić w nim dokumentację medyczną, wystawiać e-recepty, e-skierowania, oraz e-zwolnienia lekarskie. Specjalista pracujący na odpowiednio wyposażonym programie do gabinetu ma szansę przyjmowania większej ilości pacjentów. Intuicyjne wypełnianie EDM oraz czytelny terminarz wizyt to funkcjonalności, które pomogą dobrze zorganizować pracę każdego lekarza. Przypomnienia SMS wysyłane automatycznie i bezpośrednio z oprogramowana medycznego są świetnym sposobem na radzenie sobie z „zapominalskimi” pacjentami. Wszystkie te funkcjonalności pozwolą na taką organizację Twojego czasu pracy, że liczba pacjentów pojawiających się w Twoim gabinecie medycznym z pewnością się zwiększy.

Rodzaje czynności marketingowych, na które nie mamy wpływu

1. Działania na Youtubie

Nagrywanie filmów na temat zdrowego trybu życia wydaje się świetnym pomysłem jeśli promuje je sam lekarz. W końcu specjalista, opowiadając o zdrowiu, jest bliżej pacjentów. Przy okazji zostaje zapamiętany przez nich jako dobry lekarz, któremu zależy na pacjentach. O ile to, jak często będziesz publikować filmy, jest w pełni zależne od Ciebie, o tyle nie masz możliwości przewidzieć, jakie ten film będzie miał zasięgi. Dlatego także w tym przypadku czynności w ramach marketingu usług medycznych mogą okazać się niewystarczające.

2. Media społecznościowe.

Tutaj sytuacja wygląda podobnie. Można publikować posty codziennie, a i tak nie ma pewności, do ilu odbiorców trafią informacje o Twojej placówce medycznej.

3. Marketplace’y, czyli portale dla lekarzy.

Marketing medyczny w tego typu serwisie z pozoru wydaje się bardzo korzystnym rozwiązaniem. Lekarze zakładający tam profile opisują swoją działalność oraz uzyskują opinie od pacjentów na temat swoich usług medycznych. Problem w tym, że na tego typu portalach konkurencja jest ogromna. Możesz poświęcić mnóstwo czasu na opis swojego gabinetu, a w rezultacie może on zostać zupełnie pominięty, ginąc pośród innych profili specjalistów.

Inwestuj swój czas dla lepszych efektów.

Wniosek nasuwa się sam. Na własnej stronie internetowej istniejesz ty tylko Ty i Twoje usługi, a pacjenci trafiają bezpośrednio do Ciebie. Jeżeli dodatkowo na witrynie zamieścisz bloga z treściami kierowanymi do Twojej grupy odbiorców i podłączysz ją pod Mapy Google, dotrzesz do większego grona pacjentów. W serwisach dla lekarzy bardzo ciężko przebić się przez profile konkurencji, szczególnie jeśli Twoja specjalizacja jest popularna.

Dlatego najlepszym rozwiązaniem będzie robić to, na czym mamy pełną kontrolę. Zamiast istnieć wśród wielu, możesz być niezależny. Dzięki temu będziesz miał pełną kontrolę nad tym, w jakim kierunku idzie Twój marketing medyczny. Będzie to praca wykonana wyłącznie dla Twojego gabinetu lekarskiego lub placówki – nie na rzecz konkurencji, wyświetlającej się koło Ciebie w jednym serwisie.

Od czego zacząć?

Chciałbyś założyć stronę internetową, ale nie wiesz jakie kroki podjąć? Skontaktuj się z nami, pomożemy Ci w tym. Na stronie internetowej dla lekarzy od Proassist umieszczane są wszystkie najważniejsze informacje dotyczące specjalistów, cen usług oraz danych kontaktowych. Dodatkowo na witrynie możemy dodać zakładkę do internetowej rejestracji pacjentów. Dzięki temu udostępnimy osobom odwiedzającym Twoją stronę internetową natychmiastową rezerwację terminu wizyty. Oprócz marketingu usług medycznych zyskujesz szansę na dotarcie pacjentów na wizytę.

Podsumowując,

działania w zakresie marketingu medycznego są czasochłonne i potrzeba czasu, aby zaczęły przynosić efekty. Na początku, owszem, warto pokazać się na portalach dla lekarzy. Dzięki temu łatwiej będzie zacząć reklamowanie się w internecie. Jeżeli jednak chodzi o dalsze kroki, warto pomyśleć o własnej stronie internetowej i zacząć promować swoje świadczenia zdrowotne niezależnie. Ponadto warto wdrożyć do swojego gabinetu lub przychodni oprogramowanie medyczne z bazą pacjentów, aby móc sprawnie się z nimi komunikować. Takie rozwiązania z pewnością wesprą Twój marketing medyczny.

Jeśli interesuje Cię marketing usług medycznych i chciałbyś bardziej zagłębić się w ten temat, zapraszamy do pobrania naszego darmowego e-booka: „Marketing placówek medycznych i gabinetów lekarskich„.

Zdarzenie medyczne — które dane i w jakich terminach raportujemy do SIM?

Od 1 lipca 2021 roku każdy lekarz będzie miał obowiązek prowadzania elektronicznej dokumentacji medycznej. Oznacza to, że każdy gabinet lekarski i placówka medyczna musi zostać wyposażona w system informatyczny, umożliwiający tworzenie i przechowywanie EDM. Dodatkowo systemy te muszą zostać przystosowane do przesyłania danych z elektronicznej dokumentacji medycznej. Pozwoli to wymianę dokumentów między placówkami. Dlatego warto jak najszybciej wyposażyć gabinet lub przychodnię w odpowiednie oprogramowanie medyczne, które zapewni takie możliwości.

Funkcja przesyłania EDM z oprogramowania gabinetowego pozwoli także na raportowanie zdarzeń medycznych do Systemu Informacji Medycznej (SIM), (będącego częścią systemu P1), które również od 1 lipca br. będzie obowiązywało każdego lekarza oraz podmiot leczniczy.

Czym jest zdarzenie medyczne?

Termin zyskał swoją definicję w związku z rozwojem cyfryzacji służby zdrowia. Po wprowadzeniu platformy e-zdrowie powstała Ustawa z 19 lipca 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze wdrażaniem rozwiązań w obszarze e-zdrowia. Zawarty został w niej zapis, że zdarzenie medyczne otrzymuje definicję świadczenia zdrowotnego. Oznacza to, że:

Zdarzenie medyczne to działanie służące profilaktyce, zachowaniu, ratowaniu, przywracaniu lub poprawie zdrowia oraz inne działanie medyczne wynikające z procesu leczenia, lub przepisów odrębnych regulujących zasady ich udzielania.

Jak wynika z definicji, zdarzeniem medycznym nazywamy wszystkie czynności wykonywane przez lekarzy w ramach dbania o zdrowie pacjentów. W ich zakres wchodzą porady, badania, leczenie oraz profilaktyka. Wszystkie te działania będą odnotowywane w systemie informatycznym odraz przekazywane do SIM.

Jakie dane zdarzeń medycznych będą przekazywane do P1?

Lekarze będą przekazywać do SIM szczegółowe informacje, dotyczące zarówno placówek oraz lekarzy, wykonujących świadczenia zdrowotne, jak i pacjentów i miejsc, w których odbywa się zdarzenie medyczne. Wśród nich wymienione są takie dane jak:

Dane identyfikujące podmioty lecznicze i praktyki medyczne
Dane identyfikujące pacjenta
Dane identyfikujące zdarzenie medyczne
Dane miejsca udzielania świadczenia zdrowotnego
Dane pracownika medycznego, który udziela świadczenia
Dane dotyczące dokumentacji medycznej prowadzonej w postaci elektronicznej
Inne dane pozwalające na identyfikację zdarzenia medycznego.

Szczegółowe dane, które lekarze oraz podmioty medyczne mają obowiązek przekazać do Systemu Informacji Medycznej, reguluje Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 26 czerwca w sprawie szczegółowego zakresu danych zdarzenia medycznego przetwarzanego w systemie informacji oraz sposobu i terminów przekazywania tych danych do Systemu Informacji Medycznej.

Terminy przekazywania danych zdarzeń medycznych do SIM

Rozporządzenie określa również szczegółowe informacje, dotyczące terminów przekazywania danych świadczeń zdrowotnych do systemu P1. Przesyłanie danych powinno odbywać się natychmiastowo (niezwłocznie), jednak nie później, niż w terminie dwóch dni od zakończenia zdarzenia medycznego.

Ustawodawca podał także informacje dotyczące zdarzenia medycznego, które nie rozpoczyna się i nie kończy tego samego dnia. W takim przypadku osoba udzielająca świadczenia przekazuje do SIM dane identyfikujące praktykę medyczną lub podmiot leczniczy, dane pacjenta oraz kod świadczenia i datę jego rozpoczęcia niezwłocznie, lecz nie później niż w terminie 2 dni od rozpoczęcia świadczenia zdrowotnego. Pozostałe dane powinny zostać przesłane w trakcie trwania zdarzenia medyczne lub natychmiast po jego zakończeniu, jednak nie później, niż w terminie 2 dni od jego zakończenia.

W sytuacji, gdy lekarz lub podmiot leczniczy przekaże już dane do SIM, jednak uzyska jakiekolwiek dodatkowe informacje dotyczące zdarzenia medycznego, powinien niezwłocznie przesłać je do P1.

Podsumowując…

Konieczność dostosowania oprogramowania medycznego do swobodnego przesyłania danych ma ścisły związek z obowiązkiem raportowania danych zdarzeń medycznych do SIM. Wszystkie informacje, dotyczące przesyłanych danych zawarte są w Rozporządzeniu Ministra Zdrowia, które także szczegółowo określa terminy ich przekazywania. Raportowanie będzie obowiązkowe do 1 lipca 2021. Od tej daty lekarze i podmioty medyczne będą także tworzyć elektroniczną dokumentację medyczną w systemach informatycznych.

Marcowe nowości w oprogramowaniu medycznym Proassist

Kolejny miesiąc to kolejne nowości w Proassist. Jak zwykle przedstawiamy nowe funkcjonalności naszego programu dla lekarzy. Mamy nadzieję, że ułatwią Wam korzystanie z systemu.

Multilogowanie

Opcja stanowi udogodnienie dla lekarzy przyjmujących w więcej niż jednej placówce medycznej. Pozwala na sprawne przelogowanie się z konta na konto bez konieczności otwierania nowych okien. Od teraz jeden specjalista świadczący usługi w dwóch przychodniach może wgrać różne certyfikaty do obu placówek lub gabinetów, w których przyjmuje, edytować usługi oraz zmieniać grafik w systemie.

Tutaj znajdziesz informację o tym, jak korzystać z opcji multilogowania.

Elektroniczna dokumentacja medyczna dla kontrahenta

Jeżeli jesteś kontrahentem z kilkoma placówkami w systemie Proassist, ta funkcja będzie dla Ciebie przydatna. Opcja daje możliwość wglądu w dokumentację medyczną wszystkich placówek. Niezależnie od tego, do której z Twoich placówek przypisany jest dany pacjent, możesz sprawdzać jego historię EDM.

Sprawdź, jak włączyć tę opcję w systemie.

Limit czasowy na usługę

Do tej pory w naszym oprogramowaniu medycznym była możliwość ustawienia limitu ilości usług wykonywanych w danym dniu. W marcu pojawiła się opcja ustawienia limitu czasowego na konkretne usługi. Jako specjalista sam ustalasz, w jakich godzinach będziesz wykonywał wybrane świadczenia.

Tutaj dowiesz się, jak ustawić limit czasowy usługi.

Program dla lekarzy Proassist jako wsparcie w organizacji pracy dużej placówki medycznej

Centrum Diagnostyczno-Lecznicze Top Medyk to placówka, świadcząca usługi medyczne kierowane zarówno dla dorosłych, jak i dzieci. Główne dziedziny przychodni to urologia oraz chirurgia dziecięca, jednak placówka współpracuje z lekarzami działającymi w takich obszarach medycyny jak kardiologia, ortopedia, immunologia kliniczna, chirurgia ogólna, endokrynologia, oraz nefrologia.

Wiele specjalizacji - duża liczba pacjentów

Top Medyk to duże centrum medyczne, wykonujące wiele świadczeń. Poza konsultacjami lekarskimi prowadzone są tu m.in. zabiegi chirurgiczne, czy badania laboratoryjne. Praca tego typu placówki medycznej wymaga dobrej organizacji z uwagi na fakt, że swoje usługi wykonuje tam wielu specjalistów. Centrum Top Medyk odwiedza codziennie wielu pacjentów, dlatego przychodnia potrzebowała nie tylko jednolitych, czytelnych terminarzy wizyt, ale także wsparcia w rezerwacjach terminów dla pacjentów.

Jednolity terminarz wizyt dla wszystkich pracowników placówki

Pierwszym etapem wdrażania naszego oprogramowania medycznego do placówki Top Medyk było rozpoczęcie korzystania z terminarza wizyt Proassist przez pracowników przychodni. Od tego momentu wszystkie wizyty wprowadzane są do jednego czytelnego terminarza, do którego mają dostęp lekarze oraz pracownicy rejestracji medycznej. Specjaliści kontrolują swój grafik oraz wypełniają elektroniczną dokumentację medyczną, a pracownicy rejestracji medycznej zapisują pacjentów intuicyjnym, przejrzystym kalendarzu.

Dodatkowo osoby zarządzające placówką mają możliwość rozliczania lekarzy w systemie oraz tworzenia raportów dotyczących częstotliwości wykonywania świadczeń medycznych. Tego typu statystyki generowane są automatycznie, co pozwala na zaoszczędzenie czasu.

Zwiększenie liczby zapisów na wizyty dzięki rejestracji telefonicznej Proassist

W Centrum Diagnostyczno-Leczniczym Top Medyk czynności związane z obsługą pacjenta wykonuje rejestracja medyczna placówki, która poza zapisami na wizyty posiada w ramach swojej pracy wiele innych obowiązków. W przychodni przyjmuje wielu różnych specjalistów. Wiąże się to z dużą ilością pacjentów odwiedzających centrum, a co za tym idzie, również dużą liczbą połączeń telefonicznych wykonywanych w celu rezerwacji terminów wizyt. Przeciążona rejestracja medyczna Top Medyka potrzebowała wsparcia.

Dlatego kolejnym rozwiązaniem wdrożonym do tej przychodni była rejestracja telefoniczna Proassist. Pacjenci dzwoniący do Top Medyka, w przypadku nieodebrania połączenia przez pracownika rejestracji medycznej, po 10 sekundach zostają przekierowani do naszego konsultanta. Osoba „przejmująca” połączenie, zapisuje wizytę w terminarz wizyt Proassist.

Wdrożenie tego rozwiązania zwiększyło odbieralność połączeń kierowanych do placówki do 91%, a ilość zapisanych wizyt wzrosła o 32% już w pierwszym miesiącu korzystania z usługi. Jest to niewątpliwa zaleta korzystania z rejestracji telefonicznej Proassist.

Rejestracja on-line jako dodatkowe wsparcie w zapisach na wizyty

Oprócz rejestracji telefonicznej do centrum medycznego Top Medyk została wdrożona rejestracja on-line Proassist. Na stronie internetowej placówki została umieszczona specjalna zakładka, na której pacjent samodzielnie wybiera usługę, specjalistę oraz termin wizyty. Następnie potwierdza chęć rejestracji, wpisując kod SMS, a wizyta wpada do terminarza wizyt Proassist. Rejestracja pacjentów przez internet jest dodatkowym wsparciem w zapisach na wizyty. Dzięki temu telefonów jest mniej, a pacjenci mają zawsze zagwarantowaną rezerwację terminu.

Zmniejszenie liczby pacjentów niepojawiających się na wizytach dzięki przypomnieniom SMS

Jednym z utrudnień, z którymi borykało się centrum medyczne Top Medyk byli pacjenci zapominający o wizytach. W tej kwestii również była potrzebna zmiana. Program dla lekarzy Proassist posiada opcję wysyłania

SMS-ów przypominających o wizytach. Funkcja ta znacznie zmniejszyła liczbę pacjentów niepojawiających się na wizytach lekarskich w Top Medyku.

Aplikacja dla lekarzy Proassist

Lekarze Top Medyka zostali wyposażeni w aplikację mobilną Proassist, aby móc sprawnie kontrolować swój grafik za pomocą telefonu komórkowego. Mogą oni także wypełniać dokumentację medyczną głosowo, co znacznie przyspiesza przeprowadzanie wizyty. Wystarczy, że przycisną przycisk mikrofonu w swoim telefonie i zaczną mówić, a pola karty wizyty wypełniają automatycznie.

Podsumowanie

Duża liczba specjalistów przyjmujących w Centrum Diagnostyczno-Leczniczym Top Medyk powodowała natłok połączeń telefonicznych kierowanych do placówki. Rejestracja telefoniczna Proassist oprócz tego, że odciążyła pracowników rejestracji medycznej przychodni, zwiększyła ilość dokonywanych zapisów na wizyty. Placówka zyskała tym samym dobrze zorganizowaną rejestrację oraz możliwość pozyskiwania nowych pacjentów. Top Medyk dodatkowo korzysta z rejestracji on-line, co jeszcze bardziej poszerza zakres źródeł zapisów na wizyty. Lekarze tej placówki medycznej korzystają z czytelnego terminarza wizyt Proassist, który dzięki swojej wielofunkcyjności usprawnia ich codzienną pracę. Oprogramowanie medyczne posiada również funkcję przypomnień SMS-owych, dzięki czemu znacznie zmniejszyła się liczba pacjentów niepojawiających się na wizytach. Dodatkowo każdy specjalista ma możliwość z wypełniania EDM oraz kontrolowania grafiku w aplikacji mobilnej, w którą został wyposażony w ramach korzystania z oprogramowania dla lekarzy Proassist. Jest to duże ułatwienie, zwłaszcza z uwagi na możliwość głosowego wypełniania dokumentacji medycznej.

Czym różni się dokumentacja medyczna w formie elektronicznej od elektronicznej dokumentacji medycznej?

Dokumentacja medyczna obejmuje wszystkie informacje dotyczące leczenia oraz stanu zdrowia pacjenta. Obowiązek jej prowadzenia obejmuje zarówno lekarzy indywidualnej praktyki lekarskiej, jak i wszystkie podmioty medyczne.

Służba zdrowia ulega cyfryzacji już od kilku lat. Dokumentacja medyczna ma być jednolita, dlatego od 1 stycznia 2021 roku lekarze mają prowadzić ją w wersji elektronicznej, chyba że nie pozwalają im na to warunki. Ustawodawca nie przewidział jednak żadnych ustępstw w przypadku wystawiania recepty, zwolnienia lekarskiego oraz skierowania. Te dokumenty lekarze mogą wystawiać wyłącznie w postaci elektronicznej.

Dlatego większość placówek medycznych, chcąc nie chcąc, prowadzi już dokumentację medyczną w wersji elektronicznej, przez wielu nazywaną elektroniczną dokumentacją medyczną (w skrócie EDM). Oba te terminy, mimo że bardzo do siebie zbliżone, mają odmienne znaczenie.

Podobna nazwa, różne definicje

Rozróżniamy dokumentację medyczną w wersji elektronicznej i elektroniczną dokumentację medyczną. Ich definicje regulują dwa różne akty normatywne. Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 9 listopada 2015 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania podaje dokładne wyjaśnienie na temat tego, co wchodzi w zakres dokumentacji medycznej, oraz określa, w jakiej postaci powinna być ona prowadzona. Pojęcie elektronicznej dokumentacji medycznej opisane jest w Ustawie z dnia 28 kwietnia 2011 o systemie informacji w ochronie zdrowia.

Dokumentacja medyczna w postaci elektronicznej

Dokumentacja medyczna dzieli się na dokumentację indywidualną, dotyczącą konkretnych pacjentów leczonych przez lekarzy w danej placówce medycznej, oraz zbiorczą, która dotyczy grup pacjentów. Dokumentacja zbiorcza to między innymi księgi przyjęć w danych placówkach, a obowiązek ich prowadzenia mają wszystkie podmioty medyczne. Rozporządzenie określa dopuszczalne formy prowadzenia dokumentacji w placówkach medycznych. Na jego podstawie możemy rozróżnić papierową dokumentację medyczną oraz tytułową dokumentację medyczną w postaci elektronicznej.

Tego typu dokumentacja używana jest głównie wewnątrz placówki medycznej oraz może być zatwierdzana za pomocą systemów informatycznych, z których korzysta dana przychodnia.

Elektroniczna dokumentacja medyczna

Według ustawy EDM to dokument o udzielanych świadczeniach medycznych utworzony w wersji elektronicznej, w tym także dokument, który pozwala na uzyskanie danego świadczenie opieki zdrowotnej. Taką dokumentację zaświadcza się podpisem kwalifikowanym, podpisem zaufanym lub osobistym. Użytkowana jest ona w placówce medycznej oraz poza nią w postaci e-recepty, oraz e-skierowania.

Podsumowanie

Dokumentację medyczną w formie elektronicznej i elektroniczną dokumentację medyczną definiuje się w różny sposób przez dwa różne akty normatywne. Dokumentacja medyczna w formie elektronicznej to wszystko, na co składa się dokumentacja medyczna, zapisana w formie cyfrowej. Używana jest wyłącznie w obrębie danej placówki medycznej. Elektroniczna dokumentacja medyczna (EDM) to dokumenty wytwarzane w formie cyfrowej, zatwierdzane podpisem kwalifikowanym, używane w placówce medycznej oraz poza nią jako dokument dla pacjenta.

Podsumowanie roku 2020 w Proassist

Nieustannie staramy się usprawniać nasze oprogramowanie medyczne tak, aby jak najlepiej dopasować je do potrzeb użytkowników. Dlatego z miesiąca na miesiąc system Proassist rozbudowywany jest o coraz to nowsze funkcjonalności, które jeszcze bardziej poprawiają komfort pracy lekarzy oraz managerów placówek.

W 2020 roku nasz program dla lekarzy został poszerzony o kolejne funkcje. Oprócz rozbudowania modułu EDM wprowadziliśmy kilka nowości związanych z chujowymi rozliczeniami oraz takie, które umożliwiają sprawne przeprowadzanie wizyt, nie tylko tych stacjonarnych.

Co jeszcze zostało wdrożone do systemu Proassist w 2020 roku? Zapraszamy do lektury.

E-recepta

Listę funkcjonalności wdrożonych do naszego programu dla lekarzy otwiera możliwość wystawiania e recepty. Zakładka do wypisywania tego dokumentu dostępna jest w oknie do przeprowadzania wizyty, dzięki czemu nie ma konieczności otwierania dodatkowych kart przeglądarki, czy programów. Podczas wypisywania dokumentu specjalista ma dostęp do pełnej bazy leków oraz aktualnych wysokościach refundacji. Istnieje także możliwość dodania konkretnych leków do ulubionych, co usprawnia późniejsze wystawianie e-recept.

Szablony EDM

Po wdrożeniu opcji wystawiania e-recepty nadszedł czas na usprawnienia sekcji EDM. Moduł elektronicznej dokumentacji medycznej to nieodłączna część każdego oprogramowania dla lekarzy. Specjaliści posługują się nią na co dzień, dlatego w minionym roku wprowadziliśmy możliwość tworzenia szablonów dokumentacji medycznej, aby usprawnić przeprowadzanie wizyt. Lekarz podczas przyjmowania pacjenta sporządza szablon, zapisuje go i nazywa, a następnie, w dowolnym momencie wykorzystuje. Nie musi wprowadzać tych samych informacji kilkukrotnie, co zdecydowanie przyspiesza przeprowadzanie wizyt.

Strona internetowa lekarza

Własna strona internetowa to doskonała wizytówka specjalisty lub placówki medycznej. Dlatego od ubiegłego roku tworzymy takie witryny dla lekarzy. Na stronie oprócz podstawowych informacji o specjalistach może zostać umieszczona zakładka do rejestracji on-line. Takie rozwiązanie pozwala zaistnieć lekarzom, czy placówkom medycznym w internecie, oraz pozyskać wielu nowych pacjentów dzięki udostępnieniu im możliwości do samodzielnych internetowych zapisów na wizyty.

Automatyczna zmiana hasła eWUŚ

Oprogramowanie medyczne Proassist w minionym roku zostało rozbudowane o możliwość automatycznej zmiany hasła do eWUŚ. Dzięki temu lekarze wprowadzają dane eWUŚ do systemu jednorazowo, a zmiana hasła na platformie nie jest konieczna. W przypadku korzystania przez użytkownika z danych eWUŚ również w innych systemach lub w innym celu – zmienione hasło można pobrać z naszego systemu.

Usprawnienie przeprowadzania telekonsultacji

Telemedycyna staje się coraz bardziej powszechne. Na popularności zyskały szczególnie w roku 2020 z uwagi na ograniczenia związane z pandemią. Nasze oprogramowanie medyczne zostało wyposażone we wszystkie funkcje, które nie tylko pozwalają na przeprowadzenie telekonsultacji, ale sprawiają też, że dana czynność jest szybka i funkcjonalna. Możliwość przeprowadzania wizyty przez videochat bezpośrednio z systemu pozwala na rozmowę z pacjentem przez kamerę z możliwością jednoczesnego wypełniania EDM. Lekarz ma dostęp do karty wizyty oraz zakładek umożliwiających wystawianie e recepty, czy e skierowania w jednym oknie. Nie musi instalować żadnych dodatkowych programów do video rozmów.

Inną funkcją ułatwiającą przeprowadzanie telekonsultacji jest opcja Click2Call dostępna bezpośrednio z kalendarza. Specjalista klika przycisk, a połączenie z pacjentem następuje natychmiastowo.

Kontakt z pacjentem w ramach korzystania z oprogramowania dla lekarzy Proassist ułatwiony został także poprzez wprowadzenie możliwości prowadzenia SMS-owego czatu. Wiadomości, które wymienia specjalista z pacjentem wyświetlają się w panelu, co pozwala na stały wgląd we wszystkie rozmowy przeprowadzone od momentu rozpoczęcia korzystania z opcji CHAT SMS.

Płatności on-line

Organizację pracy placówek medycznych korzystających z naszego oprogramowania usprawnia możliwość opłacania wizyt przez internet. Płatności online dostępne są dzięki naszej integracji z Blue Media – systemem transakcji internetowych. Istnieje możliwość uregulowania opłaty podczas rejestracji on-line oraz wygenerowania linku do płatności w celu opłacenia wizyty w późniejszym czasie. Dane rozwiązanie skraca kolejki w recepcji placówki medycznej oraz gwarantuje obecność pacjenta na wizycie w przypadku opłacenia jej bezpośrednio po zapisie.

Integracja z programem do drukarki fiskalnej

Możliwość podłączenia drukarki fiskalnej do oprogramowania medycznego Proassist to kolejna funkcjonalność wprowadzona w 2020 roku. Pozwala na szybkie rozliczenie wizyty oraz wystawienie paragonu bezpośrednio z systemu. Instalacja programu jest bardzo prosta, a proces rozliczania wizyty i wystawiania paragonu intuicyjny.

Moduł rozliczeń i statystyczny

Zakładka STATYSTYKI naszego programu do rejestracji wizyt została rozbudowana o możliwość rozliczenia lekarza z placówką medyczną. Można obliczyć tu wynagrodzenie dla specjalisty, sprawdzić statystyki dotyczące tego, które usługi były wykonywane w danym okresie najczęściej oraz wygenerować szczegółowy raport o formie płatności pacjentów za wizyty.

E-ZLA

Możliwość wypisania elektronicznego zwolnienia lekarskiego dostępna jest dla użytkowników naszego oprogramowania medycznego również od roku 2020. Tak jak reszta zakładek do wystawiania dokumentów dla pacjenta znajduje się w łatwo dostępnym miejscu dla lekarza – w oknie do przeprowadzania wizyty. Elektroniczne zwolnienie lekarskie w naszym oprogramowaniu medycznym wypisuje się bardzo sprawnie, a wszystkie wystawione dotąd zwolnienia (nie tylko w systemie Proassist) lekarz może przejrzeć w każdej chwili w tym samym panelu, w którym wystawia dokument.

E-skierowanie

Możliwość wystawiania e skierowania zamyka listę funkcjonalności wprowadzonych do oprogramowania Proassist w roku 2020. Zakładka do wystawienia e skierowania dostępna jest w oknie do przeprowadzania wizyty, dzięki czemu specjalista może wystawić dokument w każdej chwili, bez konieczności otwierania dodatkowych okien lub kart w przeglądarce. Nie ma potrzeby również instalowania żadnych dodatkowych programów. Wszystko jest w jednym miejscu, a samo wystawianie e-skierowania jest bardzo intuicyjne.

Co dalej?

Nasze oprogramowanie do rejestracji wizyt oraz prowadzenia EDM zmienia się z roku na rok coraz bardziej. Funkcje wprowadzone w minionym roku usprawniają przeprowadzanie konsultacji w dobie pandemii oraz pozwalają na wypisanie każdego dokumentu dla pacjenta w formie elektronicznej. Płatności on-line usprawniają organizację pracy placówek, a możliwość tworzenia szablonów dokumentacji medycznej – przyspiesza proces przyjmowania pacjenta. Mimo wielu nowych funkcjonalności wdrożonych w ubiegłym roku nie poprzestajemy w działaniach ulepszających nasz system. Bieżący rok, podobnie jak poprzedni, będzie obfitował w nowe funkcjonalności ułatwiające pracę lekarzy i managerów placówek medycznych. Oprócz standardowych funkcji, czyli stworzenia modułu rehabilitanta, stomatologicznego, wprowadzenia Faktur VAT, połączenia się z e-pacjent w ramach e-wizyty mamy dla Was kilka niespodzianek.

Zapis z podcastu – Prawo Dla Zdrowia. Jak wybrać system do obsługi gabinetu i prowadzenia dokumentacji medycznej?

Zapis z podcastu - Prawo Dla Zdrowia. Jak wybrać system do obsługi gabinetu i prowadzenia dokumentacji medycznej?

Prawo dla zdrowia to podcast prowadzony przez adwokata Bartłomieja Achlera. Tematyka podcastu obejmuje aspekty prawne w zakresie prowadzenia działalności leczniczej. W dziesiątym, jubileuszowym odcinku gościem serii był Jacek Piaseczyński – założyciel i CEO Proassist. Zapraszamy do lektury zapisu z rozmowy o tym, czym kierować się podczas wyboru oprogramowania medycznego do obsługi gabinetu lekarskiego i prowadzenia elektronicznej dokumentacji medycznej.

Bartłomiej Achler: Dzisiaj odcinek wyjątkowy z przynajmniej kilku powodów: po pierwsze jest to jubileuszowy odcinek numer 10, po drugie – ostatni już odcinek w roku 2020, i wreszcie po trzecie i najważniejsze – po raz pierwszy w podcaście będziemy mieli gościa, a tym gościem jest Jacek Piaseczyński, założyciel i CEO w firmie Proassist, zajmującej się tworzeniem i dostarczaniem oprogramowania dla placówek medycznych.
Dzień dobry, Jacku.

Jacek Piaseczyński: Dzień dobry, Bartłomieju.

Bartłomiej Achler: Jacku, czy mógłbyś na początek, zanim zaczniemy, krótko przedstawić się słuchaczom, czym się zajmujesz, dla jakich klientów pracujesz, jak długo działasz na rynku?

Jacek Piaseczyński: Jestem twórcą systemu Proassist – w zasadzie teraz też twórcą oprogramowania medycznego Proassist. Jesteśmy na runku już od pięciu lat. Na początku zajmowaliśmy się telefoniczną rejestracją pacjentów, szczególnie dla takich mniejszych gabinetów lekarskich. Po prostu odbieraliśmy telefony, które pacjent kierował do lekarza i zapisywaliśmy tego pacjenta w kalendarzu. Później nasi klienci sami zwrócili się do nas z prośbą o stworzenie takiego prostego programu dla lekarza, w którym można wypełnić dokumentację medyczną. Zrobiliśmy to, później rozwinęliśmy nasz program medyczny i teraz jesteśmy z jednej strony usługodawcą telefonicznej i internetowej rejestracji pacjentów, a z drugiej strony twórcą oprogramowania medycznego zarówno dla małych, jak i dużych gabinetów lekarskich.

Bartłomiej Achler: Czyli to Wasze rozszerzenie działalności to była reakcja na potrzeby waszych klientów, tak?

Jacek Piaseczyński: Dokładnie tak. Na samym początku to wyglądało w ten sposób, że odbieraliśmy te telefony, zapisywaliśmy do terminarza wizyt, a ten kalendarz lekarz miał dostępny wszędzie pod ręką – w aplikacji medycznej, czy w komputerze. Naturalną koleją rzeczy było stworzenie możliwości wypełniania dokumentacji medycznej. Bo jeśli my już pobraliśmy dane od pacjenta i zapisaliśmy go na wizytę, to lekarz miał tę część pracy już zrobioną. Wtedy pomyśleliśmy, że fajnie by było, gdyby lekarz mógł wypełniać tę dokumentację u nas w systemie. Potem zajęliśmy się rozbudową. Były spotkania z managerami placówek medycznych, z zespołami lekarzy, którzy proponowali kolejne rozwiązania dotyczące dokumentacji medycznej, kwestie statystyczne, czy marketingowe. Wprowadzaliśmy je na bieżąco.

Bartłomiej Achler: Z tego, co mówisz, wynika, że i właściciele placówek medycznych i lekarze nie traktowali wdrażania tego oprogramowania jako, powiedzmy „zło konieczne”, tylko rzeczywiście dostrzegali w tym jakąś potrzebę, korzyści biznesowe i marketingowe też dla samego procesu leczenia, tak?

Jacek Piaseczyński: Dokładnie tak. Na samym początku wdrażaliśmy naszą usługę do gabinetów lekarskich klientów, którzy nie mieli obowiązku ustawowego działać z nami, czy z naszą konkurencją, więc mieliśmy kontakt z lekarzami, nazwijmy to „open-minded”. Natomiast istnieje taka opinia, że środowisko lekarzy to takie dziwne środowisko, które jest przeciwnikiem nowych technologii i rozwiązań. Ja niekoniecznie się z tym zgadzam, bo jeśli popatrzymy statystycznie na wiek lekarza i zinformatyzowanie tej branży, to porównując ją do innych branż, może się okazać, że to zinformatyzowanie jest na bardzo wysokim poziomie. Wiem, że lekarze mają w tej kwestii obowiązek ustawowy, jednak, abstrahując od tego, mogłoby się okazać, że branża medyczna, czy lekarska, byłaby tu jako jedna z najbardziej nowoczesnych branż w Polsce.

Bartłomiej Achler: Nawiązałeś do obowiązku ustawowego i myślę, że to jest dobry moment, żeby wspomnieć o tym, że rozmawiamy w szczególnym czasie. Jeżeli ktoś z was będzie słuchał tego podcastu za lat kilka, kilkanaście, lub kilkadziesiąt, to rozmawiamy w grudniu 2020 roku. Od stycznia, czyli już za parę dni, podstawową formą prowadzenia dokumentacji medycznej stanie się postać elektroniczna. Czy w związku z tym zauważasz jakieś zwiększone zainteresowanie takim oprogramowaniem medycznym wśród właścicieli gabinetów lekarskich? Czy to jest mniej więcej na takim samym poziomie, niezależnie od tego, jak te zmiany legislacyjne przebiegają?

Jacek Piaseczyński: Jeżeli chodzi o zwiększone zainteresowanie, to my w zasadzie odczuliśmy je gdzieś w okolicach października, listopada, ale poprzedniego roku – wtedy, kiedy był okres wdrażania e-recepty. Wtedy lekarze zaczęli rozglądać się za oprogramowaniem medycznym i od tamtego czasu cały czas to zainteresowanie jest na stałym poziomie. Podejrzewam, że część lekarzy na samym początku zaczęła korzystać z gabinet.gov.pl, a po prostu teraz powoli przesiadają się na oprogramowania, które być może mają więcej funkcji, bo program dla lekarza to jedno, a kwestie niebezpośrednio związane z dokumentacją medyczną to drugie – dlatego managerowie placówek zaczęli interesować się nie tylko samym oprogramowaniem, ale wszystkim, co z nim związane, czyli sprawami marketingowymi, przypominajkami SMS, rozliczeniami lekarzy – takimi rzeczami, które są tak trochę obok dokumentacji medycznej.

Bartłomiej Achler: No właśnie, bo oprogramowanie medyczne to przecież nie tylko dokumentacja medyczna, to są też inne funkcjonalności, które mogą ułatwić prowadzenie gabinetu lekarskiego od strony czysto biznesowej. Wspomniałeś o przypominajkach SMS-owych, oraz o waszej głównej funkcjonalności, czyli obsłudze procesu rejestracji wizyt. Jakie jeszcze funkcjonalności uważasz za takie najbardziej przydatne z perspektywy swojego doświadczenia i informacji od swoich klientów?

Jacek Piaseczyński: Tutaj trzeba by to podzielić na dwa różne aspekty, to znaczy: mamy lekarzy, małe gabinety, czy małe zespoły lekarskie i mamy większe placówki medyczne. Ich potrzeby różnią się w zależności od tego, z kim aktualnie rozmawiamy. Jeśli chodzi o małe gabinety lekarskie, to oprócz samej dokumentacji medycznej często proponujemy rejestrację medyczną na stronie internetowej lekarza. Teraz to już powszechność. Lekarz zaczyna, przynajmniej w prywatnej medycynie być dostępny dla pacjenta i tutaj musi się w pewien sposób jakoś do tego przygotować, czy to poprzez telefoniczną rejestrację medyczną, czy rejestrację on-line na stronie internetowej – to jest jedna rzecz. Jednak to, co musi się łączyć też z rejestracją telefoniczną pacjentów, to kalendarz. Warto zwrócić uwagę na to, żeby oprogramowanie medyczne miało już wbudowany moduł kalendarza i, żeby był on w formie aplikacji mobilnej na telefon. Wtedy też, jeżeli jesteśmy w szpitalu, czy gdziekolwiek, zapisujemy pacjenta od razu, nie musimy już w trakcie przyjęć przepisywać go z kajetu do programu medycznego. Jeżeli natomiast chodzi o większe placówki, to tutaj jest dużo rzeczy, związanych z rozliczeniami, statystykami, integracje z różnymi marketplace’ami. Jest też moduł fiskalny, który też jest potrzebny, aby bezpośrednio z systemu móc wydrukować paragon i nie trzeba będzie tego, że tak powiem, prowadzić oddzielnie. No i oczywiście, tutaj już w kwestii zarówno małych gabinetów jak i większych placówek medycznych – to SMS-y przypominające dla pacjentów. Lekarze i managerowie placówek zaczynają pytać o moduły do telemedycyny. O ile większość naszych klientów to są klienci ze specjalizacją, czyli ta telemedycyna nie jest tu taka stricte powszechna jak w POZ-ach, o tyle, zauważyłem, że pytają się po to, żeby mieć taką możliwość – „na wszelki wypadek”. Tutaj też trzeba zwrócić uwagę na fakt, że moduł telemedycyny, żeby był kompletny, to musi mieć różne kanały – nie tylko video, ale też czat, ewentualnie telefoniczny moduł, na przykład w formie clicktocall. Oprócz tego dobrze, żeby miał płatności on-line, po to, żeby ten proces był zachowany i zautomatyzowany: pacjent zapisuje się na wizytę, płaci on-line, potem przeprowadzamy czat SMS, czy video wizytę, po czym na maila, czy SMS-em lekarz przysyła zalecenia dla pacjenta.

Bartłomiej Achler: Z tego, co mówisz, wygląda to bardzo atrakcyjnie, natomiast jest kwestia obsługi takiego oprogramowania. Czy jeżeli ja jestem jakimś specjalistą, prowadzę swoją praktykę zawodową, przyjmuję pacjentów, czy w ogóle takie rozwiązanie – takie oprogramowanie medyczne jest dla mnie dobrym pomysłem? Czy nie będę potrzebował kogoś, kto będzie mi to ogarniał i obsługiwał to oprogramowanie za mnie? Dla kogo to oprogramowanie jest dobrym rozwiązaniem?

Jacek Piaseczyński: To, co powiedziałeś, zdarza się teraz częściej, niż jeszcze jakiś czas temu – jest ten, nazwijmy to asystent medyczny, często jakby przyjmuje również z asystentem medycznym dany lekarz. Jest to z jednej strony rzadkie, z drugiej – coraz częstsze rozwiązanie. Natomiast ja bym tak daleko nie szedł.

Wiadomo, że nasze oprogramowanie medyczne i wszystkie oprogramowania w chmurze starają się być prostym programem dla lekarza. Nie wiem, czy wszystkie oprogramowania to robią, natomiast my to znaczy my tworzymy różne poziomy dostępów do systemy, że inny jest widok z poziomu lekarza, a inny z widoku osób z charakterem administracyjnym w systemie. Wiadomo, że ta osoba od administracji ma więcej czasu na to, żeby prześledzić te wszystkie sprawy dodatkowe, natomiast lekarz musi mieć to oprogramowanie proste i przyjemne. Nie musi jednak mieć „osoby od programu”. Jest to ciekawe rozwiązanie, które przyszło do nas z zachodu – asystent medyczny zajmuje się prowadzeniem dokumentacji, a lekarz przyjmuje wtedy pacjentów.

Bartłomiej Achler: W takim razie, załóżmy, że jestem specjalistą, załóżmy, fizjoterapeutą, postanowiłem otworzyć swój własny gabinet. O czym powinienem pomyśleć, zanim zdecyduję się na wybór oprogramowania do obsługi tego mojego gabinetu, żeby mi się łatwiej po prostu pracowało?

Jacek Piaseczyński: Ja tu zacznę tak trochę przewrotnie. Zdaje mi się, że najważniejsze jest to, aby dzięki dostępom demo zapoznać klienta z systemem. Po pierwsze – umówić się na prezentację, ponieważ po pierwszym zalogowaniu, system dla nowego użytkownika może się to okazać się nieintuicyjny. Po prezentacji klient powinien „przeklikać” system i sprawdzić, przede wszystkim, czy mu to pasuje. Na rynku jest sporo takich programów dla lekarzy, różnie są one skonstruowane. Jeżeli podoba nam się takie oprogramowanie, które zbudowane jest w oparciu o terminarz wizyt tak jak u nas, to trzeba szukać przykładowo Proassist, czy iGabinet. Jeżeli nie podobają nam się oprogramowania, gdzie tym „trzonem” jest kalendarza, to są też takie programy, które działają na zasadzie listy. Mnie się zdaje właśnie, że to jest pierwsza rzecz – czy to oprogramowanie w ogóle nam się podoba, czy czujemy się w nim swobodnie (oczywiście po czasie).

Poza tym, czy oprogramowanie nam się podoba, są takie aspekty, nazwijmy to, nieatrakcyjne, ponieważ tutaj już jest kwestia bezpieczeństwa, miejsca przechowywania danych, wymogi RODO, wszystkie rzeczy – nazwijmy to – niemarketingowe. Generalnie jeśli chodzi o podstawowe funkcje, to szczególnie w kwestii dokumentacji medycznej, to ta dokumentacja we wszystkich oprogramowaniach medycznych jest w zasadzie taka sama. Jest ona inaczej pokazana w programie, u nas to będzie po prawej stronie, w innym oprogramowaniu po lewej, natomiast jej funkcje są takie same. Oprogramowanie medyczne ma zawsze e-zwolnienie lekarskie, e-receptę, wywiad lekarski, badanie, rozpoznanie itd. Pokazane w lepszy albo gorszy sposób, ale generalnie jest to samo. Natomiast to, na czym powinniśmy się skupić, jeśli już uznamy, że dane oprogramowanie podoba nam się wizualnie i jest dla nas intuicyjne, to te rzeczy, nazwijmy to, niemarketingowe.

Bartłomiej Achler: Wspomniałeś o kwestii bezpieczeństwa. Wydaje mi się, że to jest jedna z najczęstszych obaw, czy zastrzeżeń przed wyborem oprogramowania. Bo większość tych rozwiązań dostępnych na rynku, to rozwiązania chmurowe. Jak wygląda kwestia bezpieczeństwa danych, bo wiadomo, to są dane wrażliwe, to jest dokumentacja medyczna, to jest kwestia spełnienia wymogów RODO. Czy powinienem się tego braku bezpieczeństwa obawiać w przypadku takiego oprogramowania medycznego, a jeżeli tak, to na co zwrócić uwagę?

Jacek Piaseczyński: Przede wszystkim należy zapytać się, czy jest backup danych (kopia zapasowa). Jest to taka kwestia, w której nie da się sprawdzić konkurencji pod tym względem, natomiast klient ma możliwość zapytania i dowiedzenia się, czy jest backup tych danych, czyli po prostu dane medyczne oraz wszystkie inne dane. Na przykład u nas jest tak, że o godzinie 12:00 w nocy dane przenoszone są na całkowicie niezależny serwer. W przypadku kataklizmu zachowują się dane z dnia poprzedniego i wszystkich poprzednich dni.

Drugą rzeczą jest to, gdzie przechowywane są dane. Dane medyczne muszą być przechowywane w Polsce. Co oczywiście nie znaczy, że to musi się dziać u nas w komputerze, czy tutaj w przedpokoju, czy w jakimś serwerze. One mogą być przechowywane w serwerze w Warszawie, w Katowicach, czy gdziekolwiek indziej, ale muszą znajdować się w Polsce. Nie wiem, czy wszyscy twórcy oprogramowania to wiedzą wybierając serwerownię, jednak należy pamiętać, żeby ten aspekt również zachować. Jeżeli chodzi o wymogi RODO, to są dwa typy działań. Jeden typ działań, które my preferujemy, to taki, że administratorem danych osobowych pozostaje lekarz, natomiast on podpisuje z nami umowę, o powierzenie przechowywania danych osobowych.
Część lekarzy korzysta z marketplace’ów i wypełnia tam dokumentację medyczną. Natomiast, kiedyś przynajmniej, bo też nie śledzę tego na bieżąco, tak to jest tam skonstruowane, że administratorem tych danych osobowych jest ten marketplace. Więc generalnie można powiedzieć, że lekarz nie jest właścicielem tych danych osobowych.

Jeśli chodzi o RODO, to jest też jedna rzecz, na którą należy zwrócić uwagę, to kwestia zapisywania pacjentów on-line. Jeżeli dajemy jakąś wtyczkę do rejestracji on-line na naszej stronie internetowej, to tam też powinna być informacja odnośnie do RODO dla zapisującego. Kto jest administratorem danych osobowych, komu on powierza to przechowywanie tych danych.

Bartłomiej Achler: Rozumiem, że takie kwestie, jak integracja z innymi systemami to jest raczej oczywistość, chociaż też w praktyce pewnie w przypadku mniejszych placówek jednoosobowych, czy kilkuosobowych gabinetów to tych systemów tam za wiele pewnie nie ma?

Jacek Piaseczyński: Dokładnie. To znaczy, to jest tak, że są integracje otwarte i ukryte. Zależy też, co rozumiemy przez „integracje”. Oprogramowanie medyczne musi być zintegrowane z systemem P1, z ZUSem, żeby wystawiać zwolnienia lekarskie z jednego panelu. Powinno być zintegrowane z jakimś serwerem SMS, czy SMS API, żeby wysyłać SMS-y przypominające do pacjentów, i to są zazwyczaj integracje zamknięte – lekarz nie wie o istnieniu tych integracji, tylko po prostu korzysta, z nazwijmy to, ich dobrodziejstw. My mamy te integracje ze Znanym Lekarzem, mamy też z Kliniki.pl (dawniej Tourmedica). Jest to o tyle wygodne dla lekarza, że jeżeli on chce skorzystać z jakiegoś portalu, który mu tych pacjentów zapisuje, to on nie musi korzystać z dwóch kalendarzy jednocześnie. Czyli w tym oprogramowaniu medycznym, które my mamy oparte na kalendarzu, wpisuje sobie pacjentów, a jednocześnie na tym portalu, czy jest to kliniki.pl, czy znanylekarz.pl, pokazują się tylko te terminy, których nie zapisał sam, czy nie zapisali się pacjenci samodzielnie z jego strony. To jest optymalne rozwiązanie, bo pacjenci się nie zdublują, a nie trzeba pracować na dwóch kalendarzach jednocześnie.

Bartłomiej Achler: Tak jak wspomniałem na początku, rozmawiamy dosłownie kilka dni przed tym dniem 0, czyli przed 1 stycznia 2021 roku, kiedy to podstawową formą dokumentacji stanie się dokumentacja w postaci elektronicznej. Załóżmy, że prowadzę swoją działalność od X lat, do tej pory prowadziłem swoją dokumentację medyczną w formie papierowej, ale chciałbym ją zdigitalizować, w związku z przejściem na postać elektroniczną. Jak podejść do tego tematu? Czy oprogramowanie medyczne, które sobie zamówię, zazwyczaj dostarcza takich rozwiązań jeśli chodzi o digitalizację tej starej dokumentacji papierowej?

Jacek Piaseczyński: Dokumentacja medyczna zdigitalizowana i tak będzie w pewien sposób, nazwijmy to, plikiem przy tej karcie pacjenta w oprogramowaniu. Ona będzie w formie PDF, czy JPG, więc nie będzie w takiej formie opisowej, tylko w formie zdjęcia. Oczywiście każde oprogramowanie ma możliwość wdrożenia takiego pliku do karty pacjenta, ale proszę tutaj zwrócić uwagę na oprogramowanie, ile mamy miejsca przeznaczonego na te dokumenty, i to zarówno w formie jednego konkretnego dokumentu, jak i na wszystkie pliki w obrębie naszego konta w tym oprogramowaniu medycznym. Często się zdarza, że przykładowo 500 MB jest w tym abonamencie i żeby zwiększyć, to należy dopłacić.

Tutaj akurat mogę się też pochwalić, że my mamy pewne ułatwienie. W związku z tym, że mamy aplikację mobilną, to u nas można do karty pacjenta wrzucać zdjęcia z telefonu, robić te zdjęcia bezpośrednio z aplikacji. Zdjęcia automatycznie przejdą do karty pacjenta też w formie webowej, tak że u nas ta digitalizacja, powiedzmy sobie szczerze, będzie trochę krótsza, bo nie trzeba by było korzystać ze skanera.

Bartłomiej Achler: To na pewno jest spore ułatwienie, zwłaszcza jeśli prowadzi się jednoosobowy gabinet i nie zamierza się poświęcać, nie wiadomo ile czasu na skanowanie.
Omówiliśmy sobie sytuację taką, gdy prowadziłem dokumentację w formie papierowej, a załóżmy, że należę do grupy tych zinformatyzowanych, nowoczesnych medyków i już od dłuższego czasu prowadzę sobie dokumentację w postaci elektronicznej, ale nagle uznałem, że jednak chciałbym zmienić dostawcę, zmienić oprogramowanie. Czy przeniesienie tych danych z jednego systemu, z jednego oprogramowania do drugiego to jest jakiś problem i jak to zrobić sensownie?

Jacek Piaseczyński: To nie powinien być problem, bo pewnie lepiej wiesz ode mnie, że oprogramowania medyczne mają obowiązek umożliwienia swoim klientom eksportu dokumentacji medycznej w formie ogólnodostępnej, której inne oprogramowanie może przenieść do siebie. Więc jeżeli przyjmiemy taką sytuację, w której każdy zachowuje się tak, jak powinien w imię prawa, to generalnie nie jest to problem. Miałem taką sytuację, że oprogramowanie medyczne (nie będę tutaj podawał nazwy), odpowiedziało klientowi na to pytanie w ten sposób, że ono nie jest oprogramowaniem medycznym, tylko jest oprogramowaniem dla gabinetu lekarskiego i w związku z tym ten obowiązek ustawowy ich nie dotyczy. To już są kazusy prawne jak to rozwiązać.

Bartłomiej Achler: To już taka kreatywna wykładnia.

Jacek Piaseczyński: Tak, dokładnie – kreatywna wykładnia. Dlatego też jakby zadać trochę wcześniej pytanie: „na co powinniśmy zwrócić uwagę”, można powiedzieć, żebyśmy zwrócili uwagę na to, czy podpisujemy umowę z oprogramowaniem medycznym, czy oprogramowaniem dla gabinetu.

Właśnie, bo diabeł zawsze tkwi w szczegółach. Nie licząc tej jednej sytuacji – nie mieliśmy większych problemów. Natomiast trzeba się liczyć z tym, że migracja to koszt pracy programisty i oprogramowania różnie do tego podchodzą. Czasami proponują wynagrodzenie za to, a czasami po prostu proponują umowy terminowe, albo na przykład dwie opcje naraz.

Bartłomiej Achler: W związku z tym, co powiedziałeś przed chwilą, chciałbym Cię zapytać o jedną rzecz, mianowicie, z moich obserwacji wynika, że większość programów do obsługi małych gabinetów to są raczej rozwiązania gotowe. Nie ma raczej na rynku, przynajmniej w tej części rynku, dedykowanej właśnie małym placówkom chyba rozwiązań szytych na miarę.

Jacek Piaseczyński: Nie ma, aczkolwiek zdarza się tak, u nas na przykład, my często robimy tak, że klient jest zadowolony z tego naszego rozwiązania, ale mówi, że jakaś jedna rzecz go drażni. My wtedy nie robimy problemów, jeżeli nie jest to duża funkcja, duży dodatek, czy duża zmiana, żeby wprowadzić tę zmianę. Natomiast wiadomo, że robimy to dla naszych klientów, czyli jeżeli ten klient zdecyduje się na współpracę z nami, jeżeli my w ciągu 30 dni wprowadzimy taką funkcję.

Bartłomiej Achler: No właśnie. Skoro już jesteśmy przy tych dniach, to powiedz mi, ile mniej więcej czasu zajmuje takie pełne wdrożenie takiego oprogramowania w mojej placówce? Zakładamy, że nie muszę migrować danych z innych systemów, po prostu – zakładam nową placówkę, postanowiłem kupić oprogramowanie, ile trwa jego wdrożenie łącznie z przeszkoleniem personelu?
My jesteśmy w stanie stworzyć system w 24 godziny i przeszkolić personel, zależy jak duży, w następne 24 godziny. Natomiast tu mówimy o przeszkoleniu i wdrożeniu do wypełniania dokumentacji medycznej, nie o samych integracjach. Jeżeli chodzi o integracje z systemami do recept, właśnie z tym systemem P1, e-skierowań i do np. ZUSu, eWUSia, żeby sprawdzić, czy pacjent jest ubezpieczony, tutaj jesteśmy zależni od lekarza, czyli tego, czy on posiada certyfikaty. Jeżeli posiada, to jest to pięć minut – wystarczy wpisać to do systemu. Często jednak lekarze nie posiadają danych certyfikatu, ponieważ samo korzystanie z gabinet.gov.pl nie wymaga tworzenia i pobierania certyfikatów przez lekarzy. Dlatego jeżeli oni do tej pory korzystali z gabinet.gov.pl lub nie korzystali z niczego, to zazwyczaj tych certyfikatów nie mają.

Jacek Piaseczyński: Wtedy to wdrożenie najlepiej podzielić na dwa aspekty: pierwszy – wypełnianie tej dokumentacji w systemie, a jednocześnie w tym samym momencie generowanie tych certyfikatów. My mamy osobną usługę, która zawsze pomaga lekarzom w wygenerowaniu tych certyfikatów, zarówno do ZUSu, jak i do e-recepty i do e-skierowania, więc tutaj prowadzimy też za rękę lekarza w kolejnych etapach generowania tych certyfikatów.

Bartłomiej Achler: Jacku, tak jak już wspomniałem wcześniej, rozmawiamy chwilę przed przejściem na tę postać elektroniczną dokumentacji. Bo rozumiem z tego, co mówisz, gdybym wcześniej nie myślał o tym zakupie oprogramowania medycznego, oprogramowania do prowadzenia dokumentacji, i nagle teraz obudziłbym się, to jest duża szansa, że mimo wszystko, mimo tej mojej opieszałości jeszcze bym zdążył sobie takie oprogramowanie sprawić i wejść w nowy rok już z nową formą prowadzenia dokumentacji.

Jacek Piaseczyński: Generalnie tak, bez żadnego problemu udałoby się nam to wdrożyć do końca roku.

Bartłomiej Achler: Jacku, bardzo ci gorąco dziękuję za rozmowę. Mam nadzieję, że teraz naszym słuchaczom łatwiej będzie podejmować decyzje dotyczące tego, jak wdrożyć program do obsługi gabinetu, czy do prowadzenia elektronicznej dokumentacji medycznej. Jeszcze zanim się pożegnamy, powiedz, proszę, gdzie można Cię znaleźć, gdyby któryś ze słuchaczy chciał się z tobą skontaktować i jeszcze o coś dopytać.

Jacek Piaseczyński: Pewnie: jestem teraz tak jak chyba wszyscy – na linkedinie, natomiast można do mnie też bezpośrednio pisać na maila, to jest jacekpiaseczynski@proassist.pl. Natomiast, jeżeli wejdziemy na stronę proassist.pl, to tam mamy tam, czat, dzięki któremu możliwy jest kontakt z działem pomocy, od 8:00 – 21:00, dział handlowy też, tak że oni też zawsze pomogą w doborze rozwiązania.

Bartłomiej Achler: Jacku, bardzo dziękuję ci za wizytę w podcaście, sporo konkretnej wiedzy w związku z tym, w imieniu swoim i swoich słuchaczy, bardzo gorąco ci dziękuję.

Nagranie z rozmowy dostępne jest tutaj.

Listopadowe nowości w systemie Proassist

Każdy miesiąc obfituje w kolejne zmiany w oprogramowaniu medycznym Proassist. Tym razem również nie mogło być inaczej. Przedstawiamy funkcjonalności wprowadzone do systemu w listopadzie.

CHAT SMS

Specjaliści nierzadko kontaktują się ze swoimi pacjentami za pomocą wiadomości SMS. Jest to łatwy i szybki sposób na wysłanie przypomnień SMS do pacjentów, odwołanie wizyty, czy ustalenie ważnych kwestii dotyczących wizyty. Dlatego postanowiliśmy usprawnić komunikację lekarzy z pacjentami, udostępniając w systemie możliwość prowadzenia SMS-owego czatu.

Wszystkie wiadomości wymieniane między specjalistą a pacjentem wyświetlą się w specjalnym panelu czatu, dzięki czemu lekarz będzie miał stały wgląd we wszystkie rozmowy przeprowadzone od momentu rozpoczęcia korzystania z funkcji CHAT SMS.

Aby móc zacząć używać SMS-owego czatu, wystarczy skontaktować się z Centrum Obsługi Klienta Proassist. Przygotujemy specjalny numer telefonu, z którego będą wysyłane wszystkie wiadomości. Koszt takiego numer wynosi 10 zł, natomiast cena SMS-a to 10 groszy.

Więcej informacji na temat funkcji CHAT SMS znajdziesz w naszej bazie wiedzy.

Click2Call (Click to Call)

Telefonia internetowa jest technologią, która zyskuje ostatnio coraz więcej zwolenników. Swoje zastosowanie znalazła także w branży medycznej, szczególnie w ramach teleporad, które w ostatnim czasie również stają się coraz częściej prowadzone przez lekarzy.

Głównym powodem, dla którego coraz więcej lekarzy sięga po tego typu kontakt z pacjentem, jest niesłabnąca pandemia koronawirusa. Pacjenci unikają przychodzenia do placówek medycznych ze względów bezpieczeństwa oraz w uwagi na fakt, że wielu z nich przebywa na kwarantannie.

Teleporady mają swoje zastosowanie nie tylko ze względu na panującą pandemię. Dzięki możliwości przeprowadzenia konsultacji przez telefon wielu lekarzy staje się bardziej dostępnych dla pacjentów i dzięki temu mogą przyjmować także tych, którzy nie mają możliwości odwiedzenia ich gabinetów z uwagi na odległość.

Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom lekarzy korzystających z naszych usług Proassist, postanowiliśmy wdrożyć do naszego oprogramowania medycznego funkcję Click2Call, umożliwiającą przeprowadzanie porad telefonicznych bezpośrednio z systemu.

Opcja dostępna jest w kalendarzu oraz z listy wizyt, dzięki czemu specjalista udzielający teleporady ma łatwy i szybki dostęp do dokumentacji medycznej pacjenta oraz innych opcji, takich jak wystawianie e-recepty, e-skierowania, czy elektronicznego zwolnienia lekarskiego.

Instalacja funkcjonalności Click2Call jest nieskomplikowana i nie wymaga zakupu żadnego dodatkowego sprzętu. Połączenie internetowe może być wykonywane z każdego rodzaju urządzeń, zarówno stacjonarnych jak i mobilnych, co oznacza, że lekarze mogą dzwonić do swoich pacjentów za pomocą komputera, tabletu, czy smartfona.

Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak zacząć korzystać z danej funkcji – zajrzyj do naszej bazy wiedzy.

WYWIAD STAŁY

Wywiad stały to pole, które może wypełnić lekarz podczas przyjmowania pacjenta. Specjalista wprowadza informacje jednorazowo i ma do nich dostęp podczas przeprowadzania kolejnych wizyt. Dzięki tej opcji lekarz ma wgląd w informacje dotyczące pacjenta, takie jak przyjmowane leki, czy przebywane choroby. Pole to w każdej chwili można edytować w zależności od potrzeb.

Wywiad nie jest elementem elektronicznej dokumentacji medycznej oraz jest niewidoczny na jej wydruku. Może być edytowany przez wszystkich lekarzy, dzięki czemu informacje te mogą być podpowiedzią od specjalisty, który już przyjmował danego pacjenta, dla lekarza, który przeprowadza wizytę z pacjentem pierwszy raz.

POWIELONY PRZYCISK E-RECEPTY

Od teraz, oprócz zakładki do wypisywania e-recepty, w oknie przeprowadzania wizyty został umieszczony przycisk, który również kieruje do panelu wystawiania recepty. Lekarz zyskuje dzięki temu jeszcze łatwiejszy dostęp tej czynności.

NOWE FUNKCJE TWORZENIA SZABLONU WIZYTY

W ramach korzystania z oprogramowania medycznego Proassist istniała dotychczas możliwość tworzenia oraz korzystania z szablonu wizyty. Postanowiliśmy jeszcze bardziej ułatwić użytkownikom tę czynność, dlatego od teraz specjaliści mogą tworzyć odrębne szablony każdej sekcji przeprowadzania wizyty. Każdy osobny szablon (dolegliwości, badanie, rozpoznanie, zalecenia) można zapisać, nazwać, a następnie użyć go w zależności od potrzeb.

Opcja jest dodatkowa, dlatego specjaliści mają również możliwość z korzystania z dotychczasowego sposobu tworzenia szablonu wizyty.

MARKETING SMS DLA PRACUJĄCYCH LEKARZY

Funkcja wysyłania SMS-ów marketingowych została wyposażona w nową opcję. Ułatwienie stanowi możliwość zaadresowania wiadomości wyłącznie do lekarzy pracujących w danym terminie. Dzięki temu zarządzający placówką medyczną mogą informować o ważnych sprawach wyłącznie zainteresowaną grupę odbiorców, jaką są w tym przypadku lekarze przyjmujący pacjentów w konkretnym dniu.

PODSUMOWANIE

Nasze oprogramowanie medyczne jest przez nas stale udoskonalane. W tym miesiącu usprawniliśmy komunikację naszych klientów z ich pacjentami oraz wprowadziliśmy nowe możliwości, aby przeprowadzanie wizyty było jeszcze bardziej funkcjonalne. Wyszliśmy także naprzeciw oczekiwaniom managerów placówek medycznych, ułatwiając ich komunikację ze specjalistami przyjmującymi w ich przychodniach i centrach medycznych. Wszystkie te nowości wprowadzone zostały, aby ułatwić korzystanie z programu dla lekarzy Proassist wszystkim jego użytkownikom.

Masz pomysły na ulepszenia w naszym systemie? Napisz do nas.
Chcesz być na bieżąco z nowościami? Zapisz się do naszej grupy na Facebooku.

Jedno oprogramowanie medyczne dla wielu gabinetów jednego specjalisty

Doktor Damian Błaszczyk jest specjalistą przyjmującym pacjentów w trzech gabinetach. Współpracuje z centrum medycznym Premium Clinic we Wrocławiu, w którym świadczy swoje usługi w poradni ortopedycznej. Oprócz tego posiada dwa gabinety w Krotoszynie oraz w Kaliszu, w których prowadzi indywidualną specjalistyczną praktykę medyczną w zakresie ortopedii.

Problem z grafikiem lekarza

Doktor Damian Błaszczyk, z uwagi na fakt, że przyjmuje w kilku lokalizacjach, prowadził trzy różne terminarze wizyt, oraz musiał pilnie kontrolować swój grafik, aby uniknąć nakładania się wizyt. Ustalenie odpowiednich godzin pracy było dość skomplikowane, ponieważ wiązało się z dopasowaniem wizyt zapisanych w różnych kalendarzach. Sprawdzenie grafiku wiązało się każdorazowym sprawdzaniem różnych terminarzy, co zdecydowanie spowalniało pracę lekarza oraz odciągało Pana Doktora od wykonywania codziennych obowiązków.

Utrudnienia w rejestracji pacjentów

Przyjmowanie w trzech różnych gabinetach znajdujących się w obrębie trzech różnych lokalizacji wiąże się z wieloma trudnościami, między innymi w zakresie rezerwacji wizyt. Pacjenci Pana Doktora Błaszczyka zapisywali się na wizyty za pośrednictwem stron internetowych. Dla wielu pacjentów internetowa rejestracja na wizytę mogła być nieco utrudniona z uwagi na fakt, że przy nazwisku tego samego specjalisty na różnych stronach widniała inna lokalizacja. Rejestracja on-line, zamiast usprawniać – utrudniała zapisy na wizyty, co groziło utratą części pacjentów.

Najskuteczniejsze rozwiązania

Wraz z Panem Doktorem Błaszczykiem przeanalizowaliśmy jego pracę oraz utrudnienia związane z przyjmowaniem pacjentów w gabinetach umiejscowionych w obrębie trzech różnych lokalizacji. Należało podjąć działania, których wynikiem miało być umieszczenie grafików ze wszystkich placówek w jednym miejscu. Dodatkowo zależało nam na tym, aby pomóc zaprowadzić porządek w internetowych zapisach na wizyty.

Kilka placówek – jeden kalendarz

Jako pierwsze do działalności Pana Doktora wdrożone zostało oprogramowanie medyczne Proassis t, pozwalające na prowadzenie kalendarza z wizytami wszystkich pacjentów. Niezależnie od tego, w jaki sposób została dokonana rejestracja pacjenta oraz w której placówce ma odbyć się wizyta, wszystkie grafiki zostają umieszczone w jednym łatwo dostępnym miejscu. Dzięki temu Doktor Błaszczyk ma możliwość stałego wglądu do wszystkich swoich wizyt.

Ponadto, program dla lekarzy Proassist działa w chmurze, dzięki czemu specjalista ma do niego dostęp w każdej chwili z dowolnego urządzenia. Doktor Błaszczyk loguje się do oprogramowania medycznego za pomocą jednego loginu i hasła. Po wejściu do systemu ma możliwość ustawienia swojego grafiku oraz przejrzenia listy wizyt zapisanych do każdej placówki, w której przyjmuje.

Pan Doktor korzysta również z aplikacji mobilnej Proassist w swoim telefonie. Dzięki temu posiada on stały dostęp do swojego grafiku oraz elektronicznej dokumentacji medycznej wszystkich swoich pacjentów.

Usprawnienia w rejestracji pacjentów

Kolejnym rozwiązaniem odpowiednim dla doktora Damiana Błaszczyka było założenie jego strony internetowej oraz umieszczenie na niej zakładki do rejestracji pacjentów na wizyty. Zależało nam na tym, aby zniwelować problem dotyczący zapisów do gabinetu znajdującego się w nieodpowiedniej lokalizacji. Dlatego zakładka do rejestracji on-line została zaplanowana w taki sposób, aby pacjent mógł w pierwszej kolejności wybrać placówkę, a dopiero potem usługę, która go interesuje. Pozwoli to na uniknięcie pomyłki związanej z lokalizacją placówki, w której ma odbyć się wizyta.

Przypomnienia SMS do pacjentów ze wszystkich placówek

Oprogramowanie medyczne Proassist posiada opcję wysyłania wiadomości SMS przypominających pacjentom o wizycie. Specjaliści korzystają z tej możliwości w celu zniwelowania ryzyka nieodbycia się wizyty. Doktor Błaszczyk również wprowadził tę funkcjonalność do swojej działalności. Opcje wysyłki takich wiadomości można dostosować indywidualnie do potrzeb lekarza. W przypadku Pana Doktora Błaszczyka wysyłane są SMS-y o takich samych treściach, jednak każdy z nich różni się nazwą i adresem placówki, w zależności od tego, gdzie odbywa się wizyta, o której lekarz chce przypomnieć. Dzięki temu Pan Doktor ma pewność, że pacjent otrzyma wiadomość z odpowiednim adresem.

Zarządzanie wszystkimi grafikami bez ograniczeń

W ramach korzystania z oprogramowania dla lekarzy Proassist mają oni możliwość zarządzania dostępem do swoich grafików. Oznacza to, że mogą dodawać do systemu użytkowników odpowiedzialnych za rejestrację wizyt, (mogą to być różne osoby w każdej placówce). Dzięki temu rejestracja w każdej placówce, w której swoje usługi wykonuje Doktor Błaszczyk, może wprowadzać zmiany do konkretnego grafiku i nie ma to wpływu na pozostałe grafiki w innych placówkach.

Podsumowanie

W ramach działalności ortopedy Damiana Błaszczyka pojawiła się potrzeba wprowadzenia kilku zmian. Przyjmowanie pacjentów w różnych miejscach wymagało prowadzenia skomplikowanego grafiku, ponadto istniało duże ryzyko powielania wizyt. Korzystanie z kalendarza Proassist pozwala na wyeliminowanie tego problemu. Wszystkie wizyty niezależnie od źródła zapisu znajdują się w jednym miejscu, co wprowadziło porządek do grafiku lekarza. Dużym ułatwieniem w zarządzaniu grafikiem jest także możliwość dodawania dostępu do niego rejestracji medycznej każdej z placówek. Pozwala to na dokonywanie zmian w jednym grafiku bez wprowadzania ich w pozostałych. Oprócz grafiku, dzięki usługom Proassist została usprawniona także rejestracja on-line do doktora Błaszczyka. Dzięki temu, że na zakładce do zapisów internetowych pierwszą opcją wyboru jest placówka – nie występują już żadne trudności związane z trafieniem do odpowiedniego gabinetu. Okazało się, że pacjenci bardzo cenią sobie tę zmianę i coraz chętniej wybierają rejestrację internetową na stronie Doktora Błaszczyka.

Poleć Proassist znajomym i zbieraj nagrody:

Ile tracisz nie odbierając telefonu?

Ile tracisz nie odbierając telefonu?

Ile tracisz nie odbierając telefonu?

Poleć Proassist znajomym i zbieraj nagrody:

W jaki sposób dobrać system do obsługi pacjentów do placówki medycznej?

Przechodząc do meritum – w jaki sposób wybrać taki system dla naszej placówki?

1. Dobranie systemu bez sprawdzenia flow pacjenta:

2. Wybranie systemu dlatego, że jest popularny, bo polecił mi znajomy:

3. Bo jest tańszy.

4. Ja wybór oprogramowania oddaje mężowi, informatykowi, prawnikowi – komuś jeszcze

5. W placówkach decyduje ktoś inny niż jest na spotkaniu prezentacyjnym:

6. Brak patrzenia przyszłościowego

1. Spiszmy sobie procesy, procedury, flow pacjenta:

2. Scharakteryzuj wszystkie swoje źródła pozyskiwania i zapisu pacjenta

3. Rozmowa z potencjalnymi użytkownikami systemu

4. Priorytety funkcji:

5. UWAGA na umowy:

6. Sprawdź czy aktualnie masz możliwość dokonać wdrożenia:

7. Rozmawiaj o systemie w czasie, w którym chcesz go zmienić

8. Sprawdźmy firmy dostarczająca oprogramowanie -> odpowiednia pomoc i procesy w firmie dostarczającej oprogramowanie.

Jak w pełni kontrolować swój marketing medyczny, aby przynosił efekty?

Podzielony marketing medyczny online

Rodzaje działań w marketingu medycznym, które zależą wyłącznie od nas

2. Baza pacjentów w CRM medycznym.

3. Google Moja Firma, Mapy Google.

Rodzaje czynności marketingowych, na które nie mamy wpływu

1. Działania na Youtubie

2. Media społecznościowe.

3. Marketplace’y, czyli portale dla lekarzy.

Inwestuj swój czas dla lepszych efektów.

Od czego zacząć?

Podsumowując,

Zdarzenie medyczne — które dane i w jakich terminach raportujemy do SIM?

Czym jest zdarzenie medyczne?

Jakie dane zdarzeń medycznych będą przekazywane do P1?

Terminy przekazywania danych zdarzeń medycznych do SIM

Podsumowując…

Marcowe nowości w oprogramowaniu medycznym Proassist

Multilogowanie

Elektroniczna dokumentacja medyczna dla kontrahenta

Limit czasowy na usługę

Program dla lekarzy Proassist jako wsparcie w organizacji pracy dużej placówki medycznej

Wiele specjalizacji - duża liczba pacjentów

Jednolity terminarz wizyt dla wszystkich pracowników placówki

Zwiększenie liczby zapisów na wizyty dzięki rejestracji telefonicznej Proassist

Rejestracja on-line jako dodatkowe wsparcie w zapisach na wizyty

Zmniejszenie liczby pacjentów niepojawiających się na wizytach dzięki przypomnieniom SMS

Podsumowanie

Czym różni się dokumentacja medyczna w formie elektronicznej od elektronicznej dokumentacji medycznej?

Podobna nazwa, różne definicje

Dokumentacja medyczna w postaci elektronicznej

Elektroniczna dokumentacja medyczna

Podsumowanie

Podsumowanie roku 2020 w Proassist

Strona internetowa lekarza

Co dalej?

Zapis z podcastu - Prawo Dla Zdrowia. Jak wybrać system do obsługi gabinetu i prowadzenia dokumentacji medycznej?

Listopadowe nowości w systemie Proassist

CHAT SMS

Click2Call (Click to Call)

WYWIAD STAŁY

NOWE FUNKCJE TWORZENIA SZABLONU WIZYTY

MARKETING SMS DLA PRACUJĄCYCH LEKARZY

PODSUMOWANIE

Jedno oprogramowanie medyczne dla wielu gabinetów jednego specjalisty

Problem z grafikiem lekarza

Utrudnienia w rejestracji pacjentów

Najskuteczniejsze rozwiązania

Kilka placówek – jeden kalendarz

Usprawnienia w rejestracji pacjentów

Przypomnienia SMS do pacjentów ze wszystkich placówek

Zarządzanie wszystkimi grafikami bez ograniczeń

Podsumowanie

Czy wiedziałeś, że...

Jesteś managerem lub właścicielem placówki?

Zostaw swój numer, a zadzwonimy do Ciebie i przedstawimy dostępne funkcję systemu Proassist, które usprawnią pracę w Twojej placówce.

Cześć!