System medyczny Proassist jako wsparcie w organizacji pracy dużej placówki medycznej

Jak poradzić sobie z dużą ilością pacjentów w placówce medycznej?

Top Medyk to duże centrum medyczne, wykonujące bardzo dużo świadczeń. Poza konsultacjami lekarskimi prowadzone są tu m.in. zabiegi chirurgiczne i badania laboratoryjne. Praca tego typu placówki medycznej wymaga dobrej organizacji z uwagi na fakt, że swoje różnorodne usługi wykonuje tam wielu specjalistów. Centrum Top Medyk odwiedzają codziennie dziesiątki pacjentów, dlatego przychodnia potrzebowała nie tylko jednolitych i czytelnych terminarzy wizyt, ale także wsparcia w rezerwacji terminów dla pacjentów.

Jednolity terminarz wizyt dla wszystkich pracowników placówki

Pierwszym etapem wdrażania oprogramowania medycznego Proassist do placówki Top Medyk było rozpoczęcie korzystania z terminarza wizyt Proassist przez pracowników przychodni. Oczywiście, wszyscy pracownicy zostali przez nas odpowiednio przeszkoleni i przygotowani do pracy z nowym systemem.

Od tego momentu wszystkie wizyty zaczęły być wprowadzane do jednego, czytelnego terminarza, do którego mają dostęp wszyscy lekarze oraz pracownicy rejestracji medycznej. Specjaliści kontrolują swój grafik oraz wypełniają elektroniczną dokumentację medyczną, a pracownicy rejestracji medycznej zapisują pacjentów w intuicyjnym, przejrzystym kalendarzu.

Dodatkowo osoby zarządzające placówką mają możliwość rozliczania wynagrodzeń dla lekarzy w systemie Proassist oraz tworzenia raportów dotyczących częstotliwości wykonywania świadczeń medycznych. Tego typu statystyki generowane są automatycznie, co pozwala na zaoszczędzenie czasu.

Zwiększenie liczby zapisów na wizyty dzięki rejestracji telefonicznej Proassist

W Centrum Diagnostyczno-Leczniczym Top Medyk czynności związane z obsługą pacjenta wykonuje rejestracja medyczna placówki, która poza zapisami na wizyty wykonuje w ramach swojej pracy wiele innych obowiązków. Z uwagi na rozmiar placówki, rejestratorkom przybywało nie tylko obowiązków, ale również połączeń przychodzących. Spowodowało to przeciążenie rejestracji i zarząd placówki podjął decyzję o zorganizowaniu wsparcia dla rejestratorek placówki.

Dlatego kolejnym rozwiązaniem wdrożonym do tej przychodni była rejestracja telefoniczna Proassist. Pacjenci dzwoniący do Top Medyka, w przypadku nieodebrania połączenia przez pracownika rejestracji medycznej, po 10 sekundach zostają przekierowani do naszego konsultanta. Osoba „przejmująca” połączenie, zapisuje wizytę w terminarz wizyt Proassist.

Wdrożenie tego rozwiązania zwiększyło odbieralność połączeń kierowanych do placówki do 91%, a ilość zapisanych wizyt wzrosła o 32% już w pierwszym miesiącu korzystania z usługi. Jest to niewątpliwa zaleta korzystania z rejestracji telefonicznej Proassist

Rejestracja online jako dodatkowe wsparcie w zapisach na wizyty

Oprócz rejestracji telefonicznej do centrum medycznego Top Medyk została wdrożona e-rejestracja Proassist. Na stronie internetowej placówki została umieszczona specjalna zakładka, na której pacjent samodzielnie wybiera usługę, specjalistę oraz termin wizyty. Następnie potwierdza chęć rejestracji, wpisując kod SMS, a wizyta wpada do terminarza wizyt Proassist. Rejestracja pacjentów przez Internet jest dodatkowym wsparciem w zapisach na wizyty. Dzięki temu telefonów jest mniej, a pacjenci mają zawsze zagwarantowaną rezerwację terminu.

Warto wspomnieć, że to rozwiązanie jest odpowiednio połączone z systemem, z którego korzystają rejestratorki medyczne i nie trzeba obawiać się o zdublowane wizyty.

Zmniejszenie liczby pacjentów niepojawiających się na wizytach dzięki przypomnieniom SMS

Jednym z utrudnień, z którymi borykało się centrum medyczne Top Medyk byli pacjenci zapominający o wizytach. W tej kwestii również była potrzebna zmiana.

Program dla gabinetów medycznych Proassist posiada opcję wysyłania SMS-ów przypominających o wizytach. Funkcja ta znacznie zmniejszyła liczbę pacjentów nie pojawiających się na wizytach lekarskich w Top Medyku.

Aplikacja dla lekarzy Proassist

Lekarze Top Medyka zostali wyposażeni w aplikację mobilną Proassist, aby móc sprawnie kontrolować swój grafik za pomocą telefonu komórkowego. Mogą oni także wypełniać dokumentację medyczną głosowo, co znacznie przyspiesza przeprowadzanie wizyty. Wystarczy, że przycisną przycisk mikrofonu w swoim telefonie i zaczną mówić, a pola karty wizyty wypełniają się automatycznie.

Podsumowanie – system najlepszy dla centrum medycznego

Duża liczba specjalistów przyjmujących w Centrum Diagnostyczno-Leczniczym Top Medyk powodowała natłok połączeń telefonicznych kierowanych do placówki. Rejestracja telefoniczna Proassist oprócz tego, że odciążyła pracowników rejestracji medycznej przychodni, zwiększyła ilość dokonywanych zapisów na wizyty. Placówka zyskała tym samym dobrze zorganizowaną rejestrację oraz możliwość pozyskiwania nowych pacjentów.

Top Medyk dodatkowo korzysta z rejestracji online, co jeszcze bardziej poszerza zakres źródeł zapisów na wizyty. Lekarze tej placówki medycznej korzystają z czytelnego terminarza wizyt Proassist, który dzięki swojej wielofunkcyjności usprawnia ich codzienną pracę. Oprogramowanie medyczne posiada również funkcję przypomnień SMS-owych, dzięki czemu znacznie zmniejszyła się liczba pacjentów nie pojawiających się na wizytach.
Dodatkowo każdy specjalista ma możliwość z wypełniania EDM i raport oraz kontrolowania grafiku w aplikacji mobilnej, w którą został wyposażony w ramach korzystania z oprogramowania dla lekarzy Proassist. Jest to duże ułatwienie, zwłaszcza z uwagi na możliwość głosowego wypełniania dokumentacji medycznej.

Czym różni się dokumentacja medyczna w formie elektronicznej od elektronicznej dokumentacji medycznej?

Czym różni się dokumentacja medyczna w formie elektronicznej od elektronicznej dokumentacji medycznej?

Dokumentacja medyczna obejmuje wszystkie informacje dotyczące leczenia oraz stanu zdrowia pacjenta. Obowiązek jej prowadzenia obejmuje zarówno lekarzy indywidualnej praktyki lekarskiej, jak i wszystkie podmioty medyczne.

Służba zdrowia ulega cyfryzacji już od kilku lat. Dokumentacja medyczna ma być jednolita, dlatego od 1 stycznia 2021 roku lekarze mają prowadzić ją w wersji elektronicznej, chyba że nie pozwalają im na to warunki. Ustawodawca nie przewidział jednak żadnych ustępstw w przypadku wystawiania recepty, zwolnienia lekarskiego oraz skierowania. Te dokumenty lekarze mogą wystawiać wyłącznie w postaci elektronicznej.

Dlatego większość placówek medycznych, chcąc nie chcąc, prowadzi już dokumentację medyczną w wersji elektronicznej, przez wielu nazywaną elektroniczną dokumentacją medyczną (w skrócie EDM). Oba te terminy, mimo że bardzo do siebie zbliżone, mają odmienne znaczenie. 

Elektroniczna dokumentacja medyczna

Podobna nazwa, różne definicje

Rozróżniamy dokumentację medyczną w wersji elektronicznej i elektroniczną dokumentację medyczną. Ich definicje regulują dwa różne akty normatywne. Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 9 listopada 2015 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania podaje dokładne wyjaśnienie na temat tego, co wchodzi w zakres dokumentacji medycznej, oraz określa, w jakiej postaci powinna być ona prowadzona. Pojęcie elektronicznej dokumentacji medycznej opisane jest w Ustawie z dnia 28 kwietnia 2011 o systemie informacji w ochronie zdrowia.

Dokumentacja medyczna w postaci elektronicznej

Dokumentacja medyczna dzieli się na dokumentację indywidualną, dotyczącą konkretnych pacjentów leczonych przez lekarzy w danej placówce medycznej, oraz zbiorczą, która dotyczy grup pacjentów. Dokumentacja zbiorcza to między innymi księgi przyjęć w danych placówkach, a obowiązek ich prowadzenia mają wszystkie podmioty medyczne. Rozporządzenie określa dopuszczalne formy prowadzenia dokumentacji w placówkach medycznych. Na jego podstawie możemy rozróżnić papierową dokumentację medyczną oraz tytułową dokumentację medyczną w postaci elektronicznej. 

Tego typu dokumentacja używana jest głównie wewnątrz placówki medycznej oraz może być zatwierdzana za pomocą systemów informatycznych, z których korzysta dana przychodnia.

Szablony elektronicznej dokumentacji medycznej

Elektroniczna dokumentacja medyczna

Według ustawy EDM to dokument o udzielanych świadczeniach medycznych utworzony w wersji elektronicznej, w tym także dokument, który pozwala na uzyskanie danego świadczenie opieki zdrowotnej. Taką dokumentację zaświadcza się podpisem kwalifikowanym, podpisem zaufanym lub osobistym. Użytkowana jest ona w placówce medycznej oraz poza nią w postaci e-recepty, oraz e-skierowania.

Podsumowanie

Dokumentację medyczną w formie elektronicznej i elektroniczną dokumentację medyczną definiuje się w różny sposób przez dwa różne akty normatywne. Dokumentacja medyczna w formie elektronicznej to wszystko, na co składa się dokumentacja medyczna, zapisana w formie cyfrowej. Używana jest wyłącznie w obrębie danej placówki medycznej. Elektroniczna dokumentacja medyczna (EDM) to dokumenty wytwarzane w formie cyfrowej, zatwierdzane podpisem kwalifikowanym, używane w placówce medycznej oraz poza nią jako dokument dla pacjenta. 

Wdrożenie rejestracji telefonicznej Proassist do placówki medycznej ze świadczeniami prywatnymi oraz finansowanymi przez NFZ

Rejestracja telefoniczna dla placówki, która przyjmuje zarówno pacjentów komercyjnych, jak i na NFZ

Proassist: Placówka, w której świadczy Pani swoje usługi medyczne przyjmuje pacjentów zarówno w ramach wizyt prywatnych oraz tych finansowanych z NFZ. Proszę powiedzieć, jak wyglądała organizacja pracy tej placówki medycznej poprzednio? Jak wyglądała rejestracja pacjentów przed wdrożeniem naszych usług?

Pani Doktor: Wcześniej dysponowaliśmy dwoma numerami telefonów. Pod jednym – stacjonarnym – były rejestrowane wizyty na NFZ, natomiast pod drugim – wizyty prywatne. Telefonów na pierwszy numer było bardzo dużo. Pacjenci, nie mogąc dodzwonić się na pierwszy numer telefonu, korzystali z drugiego, nie czytając, że służy on wyłącznie do rejestracji na wizyty komercyjne. Nastąpiło przeciążenie systemu oraz zamieszanie w pracy rejestratorek medycznych. Telefonów było tak dużo, że musiały obsługiwać je dwie osoby, przez co były one wyłączone z obsługi pacjenta przy kontuarze.
Stąd też pojawił się pomysł na to, żeby poprosić państwa o wsparcie, aby odciążyć rejestrację telefoniczną.

Proassist: Wtedy została wdrożona nasza rejestracja telefoniczna. Proszę powiedzieć, jak to wygląda teraz, po jej wprowadzeniu?

Pani Doktor: W tej chwili nasza rejestracja przyjmuje zapisy wyłącznie na fundusz zdrowia, tak jak mamy to zaznaczone na stronie. Wdrożyliśmy rejestrację telefoniczną Proassist również ze względu na to, że mamy okres pandemii i liczba połączeń została zwiększona, Obecnie sprawy załatwiamy telefonicznie i z państwa usług korzystamy i wyłącznie w zakresie wizyt komercyjnych.

Rozwiązany problem: trudności w dodzwonieniu się do placówki

Proassist: Czy zauważyła Pani różnicę w organizacji pracy rejestracji medycznej i po wprowadzeniu naszych usług do placówki?

Pani Doktor: Biorąc pod uwagę, że wcześniej był problem z dodzwonieniem się do naszej poradni również prywatnie, na pewno widać różnicę w tym, że pacjenci mają zdecydowanie większą możliwość zapisać na wizytę prywatną. Obsługa rejestracji jest bardzo sprawna i jest ona przedłużona. My pracujemy do 18, a państwo przyjmujecie zapisy na wizyty do 21:00, oraz w soboty. Jest to doceniane przez pacjentów.

Proassist: Czy w ogólnym rozrachunku organizacja placówki została usprawniona?

Pani Doktor: Tak, oczywiście. Poprawiła się organizacja pracy w rejestracji, jednocześnie odciążyliśmy rejestrację telefoniczną. Obecnie w dobie pandemii tej pracy jest znacznie więcej ze względu na to, że przyjmujemy wyniki, które w tej chwili oceniamy w ramach telewizyt, prośby o recepty, o zaświadczenia, prośby o telewizyty. To wszystko przechodzi przez rejestrację, która jest bardzo obciążona, dlatego ogromnym plusem i udogodnieniem jest to, że pracownicy rejestracji nie muszą zajmować się teraz działem komercyjnym. Mamy to u was w ramach zewnętrznej firmy. Jest to wygodne.

Proassist: To już wszystko z mojej strony, bardzo dziękuję Pani za rozmowę.

Pani Doktor: Dziękuję.

Dla Przychodni Neurologicznej w Gorzowie Wielkopolskim utrudnienie stanowiły telefony od pacjentów, blokujących linię do zapisów na wizyty prywatne, dzwoniąc, aby zarejestrować się na wizytę na NFZ. Rejestracja telefoniczna Proassist prowadzi zapisy wyłącznie na wizyty komercyjne, co odblokowało rejestrację medyczną placówki. Dzięki temu problem przeciążonej linii telefonicznej został zniwelowany, a przychodnia może prowadzić zapisy na Narodowy Fundusz Zdrowia.

Podsumowanie roku 2020 w Proassist

Podsumowanie roku 2020 w Proassist

Nieustannie staramy się usprawniać nasze oprogramowanie medyczne tak, aby jak najlepiej dopasować je do potrzeb użytkowników. Dlatego z miesiąca na miesiąc system Proassist rozbudowywany jest o coraz to nowsze funkcjonalności, które jeszcze bardziej poprawiają komfort pracy lekarzy oraz managerów placówek.

W 2020 roku nasz program dla lekarzy został poszerzony o kolejne funkcje. Oprócz rozbudowania modułu EDM wprowadziliśmy kilka nowości związanych z chujowymi rozliczeniami oraz takie, które umożliwiają sprawne przeprowadzanie wizyt, nie tylko tych stacjonarnych.

Co jeszcze zostało wdrożone do systemu Proassist w 2020 roku? Zapraszamy do lektury.

banner

Listę funkcjonalności wdrożonych do naszego programu dla lekarzy otwiera możliwość wystawiania e recepty. Zakładka do wypisywania tego dokumentu dostępna jest w oknie do przeprowadzania wizyty, dzięki czemu nie ma konieczności otwierania dodatkowych kart przeglądarki, czy programów. Podczas wypisywania dokumentu specjalista ma dostęp do pełnej bazy leków oraz aktualnych wysokościach refundacji. Istnieje także możliwość dodania konkretnych leków do ulubionych, co usprawnia późniejsze wystawianie e-recept.

Wystawianie e-recepty

Po wdrożeniu opcji wystawiania e-recepty nadszedł czas na usprawnienia sekcji EDM. Moduł elektronicznej dokumentacji medycznej to nieodłączna część każdego oprogramowania dla lekarzy. Specjaliści posługują się nią na co dzień, dlatego w minionym roku wprowadziliśmy możliwość tworzenia szablonów dokumentacji medycznej, aby usprawnić przeprowadzanie wizyt. Lekarz podczas przyjmowania pacjenta sporządza szablon, zapisuje go i nazywa, a następnie, w dowolnym momencie wykorzystuje. Nie musi wprowadzać tych samych informacji kilkukrotnie, co zdecydowanie przyspiesza przeprowadzanie wizyt.

Szablony elektronicznej dokumentacji medycznej

Strona internetowa lekarza

Własna strona internetowa to doskonała wizytówka specjalisty lub placówki medycznej. Dlatego od ubiegłego roku tworzymy takie witryny dla lekarzy. Na stronie oprócz podstawowych informacji o specjalistach może zostać umieszczona zakładka do rejestracji on-line. Takie rozwiązanie pozwala zaistnieć lekarzom, czy placówkom medycznym w internecie, oraz pozyskać wielu nowych pacjentów dzięki udostępnieniu im możliwości do samodzielnych internetowych zapisów na wizyty.

strona internetowa lekarza

Oprogramowanie medyczne Proassist w minionym roku zostało rozbudowane o możliwość automatycznej zmiany hasła do eWUŚ. Dzięki temu lekarze wprowadzają dane eWUŚ do systemu jednorazowo, a zmiana hasła na platformie nie jest konieczna.                    W przypadku korzystania przez użytkownika z danych eWUŚ również w innych systemach lub w innym celu – zmienione hasło można pobrać z naszego systemu.

e-wuś hasło

Telemedycyna staje się coraz bardziej powszechne. Na popularności zyskały szczególnie w roku 2020 z uwagi na ograniczenia związane z pandemią. Nasze oprogramowanie medyczne zostało wyposażone we wszystkie funkcje, które nie tylko pozwalają na przeprowadzenie telekonsultacji, ale sprawiają też, że dana czynność jest szybka i funkcjonalna. Możliwość przeprowadzania wizyty przez videochat bezpośrednio z systemu pozwala na rozmowę z pacjentem przez kamerę z możliwością jednoczesnego wypełniania EDM. Lekarz ma dostęp do karty wizyty oraz zakładek umożliwiających wystawianie e recepty, czy e skierowania w jednym oknie. Nie musi instalować żadnych dodatkowych programów do video rozmów.

Inną funkcją ułatwiającą przeprowadzanie telekonsultacji jest opcja Click2Call dostępna bezpośrednio z kalendarza. Specjalista klika przycisk, a połączenie z pacjentem następuje natychmiastowo.

Kontakt z pacjentem w ramach korzystania z oprogramowania dla lekarzy Proassist ułatwiony został także poprzez wprowadzenie możliwości prowadzenia SMS-owego czatu. Wiadomości, które wymienia specjalista z pacjentem wyświetlają się w panelu, co pozwala na stały wgląd we wszystkie rozmowy przeprowadzone od momentu rozpoczęcia korzystania z opcji CHAT SMS.

Program do telekonsultacji

Organizację pracy placówek medycznych korzystających z naszego oprogramowania usprawnia możliwość opłacania wizyt przez internet. Płatności online dostępne są dzięki naszej integracji z Blue Media – systemem transakcji internetowych. Istnieje możliwość uregulowania opłaty podczas rejestracji on-line oraz wygenerowania linku do płatności w celu opłacenia wizyty w późniejszym czasie. Dane rozwiązanie skraca kolejki w recepcji placówki medycznej oraz gwarantuje obecność pacjenta na wizycie w przypadku opłacenia jej bezpośrednio po zapisie.

Płatności online

Możliwość podłączenia drukarki fiskalnej do oprogramowania medycznego Proassist to kolejna funkcjonalność wprowadzona w 2020 roku. Pozwala na szybkie rozliczenie wizyty oraz wystawienie paragonu bezpośrednio z systemu. Instalacja programu jest bardzo prosta, a proces rozliczania wizyty i wystawiania paragonu intuicyjny.

Moduł kasy fiskalnej

Zakładka STATYSTYKI naszego programu do rejestracji wizyt została rozbudowana o możliwość rozliczenia lekarza z placówką medyczną. Można obliczyć tu wynagrodzenie dla specjalisty, sprawdzić statystyki dotyczące tego, które usługi były wykonywane w danym okresie najczęściej oraz wygenerować szczegółowy raport o formie płatności pacjentów za wizyty.

statystyki w oprogramowaniu medycznym

Możliwość wypisania elektronicznego zwolnienia lekarskiego dostępna jest dla użytkowników naszego oprogramowania medycznego również od roku 2020. Tak jak reszta zakładek do wystawiania dokumentów dla pacjenta znajduje się w łatwo dostępnym miejscu dla lekarza – w oknie do przeprowadzania wizyty. Elektroniczne zwolnienie lekarskie w naszym oprogramowaniu medycznym wypisuje się bardzo sprawnie, a wszystkie wystawione dotąd zwolnienia (nie tylko w systemie Proassist) lekarz może przejrzeć w każdej chwili w tym samym panelu, w którym wystawia dokument.

Wystawianie E-zla

Możliwość wystawiania e skierowania zamyka listę funkcjonalności wprowadzonych do oprogramowania Proassist w roku 2020. Zakładka do wystawienia e skierowania dostępna jest w oknie do przeprowadzania wizyty, dzięki czemu specjalista może wystawić dokument w każdej chwili, bez konieczności otwierania dodatkowych okien lub kart w przeglądarce. Nie ma potrzeby również instalowania żadnych dodatkowych programów. Wszystko jest w jednym miejscu, a samo wystawianie e-skierowania jest bardzo intuicyjne.

Program do wystawiania e-skierowania

Co dalej?

Nasze oprogramowanie do rejestracji wizyt oraz prowadzenia EDM zmienia się z roku na rok coraz bardziej. Funkcje wprowadzone w minionym roku usprawniają przeprowadzanie konsultacji w dobie pandemii oraz pozwalają na wypisanie każdego dokumentu dla pacjenta w formie elektronicznej. Płatności on-line usprawniają organizację pracy placówek, a możliwość tworzenia szablonów dokumentacji medycznej – przyspiesza proces przyjmowania pacjenta. Mimo wielu nowych funkcjonalności wdrożonych w ubiegłym roku nie poprzestajemy w działaniach ulepszających nasz system. Bieżący rok, podobnie jak poprzedni, będzie obfitował w nowe funkcjonalności ułatwiające pracę lekarzy i managerów placówek medycznych. Oprócz standardowych funkcji, czyli stworzenia modułu rehabilitanta, stomatologicznego, wprowadzenia Faktur VAT, połączenia się z e-pacjent w ramach e-wizyty mamy dla Was kilka niespodzianek.

Rejestracja online na stronie internetowej lekarza jako wsparcie w pozyskiwaniu pacjentów

Jednak przyciągnięcie uwagi pacjenta to tylko połowa sukcesu. Aby zdecydował się on na wizytę w placówce, musi również mieć łatwą możliwość rezerwacji terminu wizyty. Proces rejestracji często jest w placówkach traktowany po macoszemu i to właśnie na tym etapie tracą one potencjalnych pacjentów. No bo jeśli ktoś nie może przez kilka godzin dodzwonić się do przychodni, to w końcu odpuści i albo pofatyguje się osobiście albo skorzysta z usług konkurencji.

To często widać w opiniach w Google na temat gabinetów. Sfrustrowani pacjenci nie opisują, czy byli zadowoleni z usługi medycznej i czy placówka pomogła im pozbyć się dolegliwości, tylko że nie mogli dodzwonić się do rejestracji. Dlatego zanim zaczniesz działać marketingowo, uporządkuj proces rejestracji.

Trzeba jednak pamiętać o tym, że pacjenci coraz częściej poszukują wygodnych rozwiązań, które pozwolą im zaoszczędzić czas oraz uniknąć formalności. Jednym z najważniejszych udogodnień, które placówki medyczne mogą zaoferować swoim pacjentom, jest  możliwość rejestracji online.

Opcja ta nie tylko odpowiada na potrzeby współczesnych pacjentów, lecz także wspiera placówki w pozyskiwaniu nowych osób korzystających z usług medycznych. Warto przyjrzeć się, jakie korzyści niesie za sobą wdrożenie rejestracji online na stronie internetowej lekarza i dlaczego staje się ona standardem w nowoczesnej opiece zdrowotnej.

E-rejestracja dla pacjentów – wygoda i dostępność przez całą dobę

Jedną z największych zalet rejestracji online jest możliwość zapisywania się na wizyty o dowolnej porze dnia i nocy. Dzięki temu pacjent nie musi dostosowywać się do godzin pracy rejestracji ani czekać w kolejce telefonicznej, co bywa frustrujące i czasochłonne. Niezależnie od tego, czy jest to godzina 3 nad ranem, czy święto – pacjent może bez przeszkód wybrać dogodny termin wizyty w kilku prostych krokach.

Dostępność rejestracji online eliminuje również problem nieodebranych połączeń. Jest to szczególnie istotne w placówkach o dużym obłożeniu, gdzie pracownicy rejestracji mogą nie mieć możliwości odebrania każdego połączenia.

Redukcja liczby „pustych miejsc” i łatwiejsze zarządzanie kalendarzem wizyt

E-rejestracja wbrew pozorom znacząco zmniejsza liczbę odwołanych wizyt oraz sytuacji, w których pacjent po prostu nie przychodzi na umówione spotkanie, nie informując placówki. Dzieje się tak dlatego, że pacjent, który samodzielnie wybiera swój termin przeglądając dostępne miejsca, lepiej go zapamięta. Nie ma tutaj mowy o niedosłyszeniu daty podawanej przez telefon albo błędnego zrozumienia przekazywanej informacji. Pacjent sam wybiera termin, skupia się na tym zadaniu, widzi datę na ekranie telefonu lub komputera i lepiej ją zapamiętuje. W systemach medycznych takich jak Proassist można dodatkowo w prosty sposób dodać przypomnienia SMS czy e-mail, które potwierdzają rejestrację terminu, a następnie pomagają pacjentom pamiętać o wizycie.

Lekarze i rejestratorki medyczne mają pełny wgląd w kalendarz wizyt online, a e-rejestracja jest z nim zsynchronizwana. To pozwala uniknąć podwójnych rezerwacji i eliminuje konieczność ręcznego przepisywania wizyt umówionych przez Internet do kalendarza. W przypadku odwołania terminu, system również natychmiast aktualizuje dostępne miejsca, co ułatwia zarządzanie kalendarzem i pozwala na lepsze wykorzystanie czasu pracy specjalistów.

Lepsze doświadczenie pacjenta i budowanie lojalności

W dzisiejszych czasach pacjenci oczekują od placówek medycznych profesjonalnego podejścia i możliwości sprawnej komunikacji. E-rejestracja to odpowiedź na te potrzeby – zapewnia intuicyjny i prosty proces zapisów, który pacjenci mogą przeprowadzić z dowolnego urządzenia z dostępem do Internetu. Placówki, które oferują taką możliwość, są postrzegane jako bardziej nowoczesne i nastawione na wygodę pacjenta, co pozytywnie wpływa na ich wizerunek.

Możliwość łatwego zapisania się na wizytę online, bez konieczności zakładania konta pacjenta, może przekładać się na większą lojalność pacjentów. Kiedy pacjenci wiedzą, że mają szybki dostęp do lekarza i nie muszą tracić czasu na długie oczekiwanie na połączenie telefoniczne, chętniej wracają do takiej placówki.

Większa dostępność dla nowych pacjentów

Wielu nowych pacjentów poszukuje lekarzy i placówek w Internecie, a rejestracja online może przyciągnąć ich uwagę i ułatwić pierwszy kontakt z lekarzem. Placówki, które wdrożą możliwość zapisów online, zwiększają swoją dostępność dla osób, które preferują szybkie i wygodne rozwiązania, zwłaszcza że dla wielu pacjentów najważniejszy jest dziś komfort użytkowania i oszczędność czasu.

Dostępność rejestracji online umożliwia nowym pacjentom sprawdzenie dostępnych terminów bez konieczności kontaktowania się z rejestracją, co daje im większą swobodę i pozwala dokonać decyzji w dogodnym dla nich momencie. Pacjent, który znajdzie placówkę w Internecie np. w niedzielę, od razu będzie mógł umówić termin wizyty i dopasować go do swoich planów. Nie musi czekać do następnego dnia, żeby zadzwonić do gabinetu i zapytać o dostępne miejsca.

Zbieranie i analiza danych o pacjentach

Wdrożenie e-rejestracji na stronę internetową gabinetu z systemem Proassist niesie za sobą dodatkową korzyść, jaką jest możliwość śledzenia konwersji z rejestracji online. System rejestracji online pozwala placówce na zbieranie informacji na temat słów kluczowych wpisywanych przez pacjentów w wyszukiwarkę. Analiza tych danych może pomóc lepiej dostosować ofertę do potrzeb pacjentów, a także zidentyfikować frazy, na które należy się pozycjonować w Google.

Zwiększenie konkurencyjności placówki

Placówki medyczne, które oferują rejestrację online, mogą zyskać przewagę konkurencyjną na rynku. Dla wielu pacjentów możliwość umówienia wizyty przez Internet staje się istotnym kryterium wyboru przy poszukiwaniu nowego lekarza lub placówki. Obecność e-rejestracji na stronie internetowej może sprawić, że placówka będzie bardziej atrakcyjna dla osób ceniących wygodę i nowoczesne rozwiązania.

Podsumowanie – dlaczego warto wprowadzić e-rejestrację

Rejestracja online na stronie internetowej lekarza to nie tylko wygoda dla pacjentów, lecz także narzędzie wspierające rozwój i pozyskiwanie nowych pacjentów. Oferując tę usługę, placówki medyczne mogą poprawić swoje relacje z obecnymi pacjentami, zwiększyć dostępność i elastyczność, a także lepiej zarządzać kalendarzem wizyt. W erze cyfryzacji i rosnących oczekiwań pacjentów warto postawić na rozwiązania, które pozwolą wyróżnić się na rynku i ułatwić życie zarówno pacjentom, jak i personelowi medycznemu.

Dodanie e-rejestracji na stronę www lekarza w Proassist jest bezpłatne, dlatego warto pomyśleć o tym rozwiązaniu. Pamiętajmy, że rejestracja online wspiera długoterminowe budowanie zaufania pacjentów do placówki oraz pozwala sprostać wymaganiom współczesnego rynku medycznego.

Zapis z podcastu – Prawo Dla Zdrowia. Jak wybrać system do obsługi gabinetu i prowadzenia dokumentacji medycznej?

Zapis z podcastu - Prawo Dla Zdrowia. Jak wybrać system do obsługi gabinetu i prowadzenia dokumentacji medycznej?

Prawo dla zdrowia to podcast prowadzony przez adwokata Bartłomieja Achlera. Tematyka podcastu obejmuje aspekty prawne w zakresie prowadzenia działalności leczniczej. W dziesiątym, jubileuszowym odcinku gościem serii był Jacek Piaseczyński – założyciel i CEO Proassist. Zapraszamy do lektury zapisu z rozmowy o tym, czym kierować się podczas wyboru oprogramowania medycznego do obsługi gabinetu lekarskiego i prowadzenia elektronicznej dokumentacji medycznej.

PWZpodcast

Bartłomiej Achler: Dzisiaj odcinek wyjątkowy z przynajmniej kilku powodów: po pierwsze jest to jubileuszowy odcinek numer 10, po drugie – ostatni już odcinek w roku 2020, i wreszcie po trzecie i najważniejsze – po raz pierwszy w podcaście będziemy mieli gościa, a tym gościem jest Jacek Piaseczyński, założyciel i CEO w firmie Proassist, zajmującej się tworzeniem i dostarczaniem oprogramowania dla placówek medycznych.
Dzień dobry, Jacku.

Jacek Piaseczyński: Dzień dobry, Bartłomieju.

Bartłomiej Achler: Jacku, czy mógłbyś na początek, zanim zaczniemy, krótko przedstawić się słuchaczom, czym się zajmujesz, dla jakich klientów pracujesz, jak długo działasz na rynku?

Jacek Piaseczyński: Jestem twórcą systemu Proassist – w zasadzie teraz też twórcą oprogramowania medycznego Proassist. Jesteśmy na runku już od pięciu lat. Na początku zajmowaliśmy się telefoniczną rejestracją pacjentów, szczególnie dla takich mniejszych gabinetów lekarskich. Po prostu odbieraliśmy telefony, które pacjent kierował do lekarza i zapisywaliśmy tego pacjenta w kalendarzu. Później nasi klienci sami zwrócili się do nas z prośbą o stworzenie takiego prostego programu dla lekarza, w którym można wypełnić dokumentację medyczną. Zrobiliśmy to, później rozwinęliśmy nasz program medyczny i teraz jesteśmy z jednej strony usługodawcą telefonicznej i internetowej rejestracji pacjentów, a z drugiej strony twórcą oprogramowania medycznego zarówno dla małych, jak i dużych gabinetów lekarskich.

Bartłomiej Achler: Czyli to Wasze rozszerzenie działalności to była reakcja na potrzeby waszych klientów, tak?

Jacek Piaseczyński: Dokładnie tak. Na samym początku to wyglądało w ten sposób, że odbieraliśmy te telefony, zapisywaliśmy do terminarza wizyt, a ten kalendarz lekarz miał dostępny wszędzie pod ręką – w aplikacji medycznej, czy w komputerze. Naturalną koleją rzeczy było stworzenie możliwości wypełniania dokumentacji medycznej. Bo jeśli my już pobraliśmy dane od pacjenta i zapisaliśmy go na wizytę, to lekarz miał tę część pracy już zrobioną. Wtedy pomyśleliśmy, że fajnie by było, gdyby lekarz mógł wypełniać tę dokumentację u nas w systemie. Potem zajęliśmy się rozbudową. Były spotkania z managerami placówek medycznych, z zespołami lekarzy, którzy proponowali kolejne rozwiązania dotyczące dokumentacji medycznej, kwestie statystyczne, czy marketingowe. Wprowadzaliśmy je na bieżąco.

System do obsługi gabinetu

Bartłomiej Achler: Z tego, co mówisz, wynika, że i właściciele placówek medycznych i lekarze nie traktowali wdrażania tego oprogramowania jako, powiedzmy „zło konieczne”, tylko rzeczywiście dostrzegali w tym jakąś potrzebę, korzyści biznesowe i marketingowe też dla samego procesu leczenia, tak?

Jacek Piaseczyński: Dokładnie tak. Na samym początku wdrażaliśmy naszą usługę do gabinetów lekarskich klientów, którzy nie mieli obowiązku ustawowego działać z nami, czy z naszą konkurencją, więc mieliśmy kontakt z lekarzami, nazwijmy to „open-minded”. Natomiast istnieje taka opinia, że środowisko lekarzy to takie dziwne środowisko, które jest przeciwnikiem nowych technologii i rozwiązań. Ja niekoniecznie się z tym zgadzam, bo jeśli popatrzymy statystycznie na wiek lekarza i zinformatyzowanie tej branży, to porównując ją do innych branż, może się okazać, że to zinformatyzowanie jest na bardzo wysokim poziomie. Wiem, że lekarze mają w tej kwestii obowiązek ustawowy, jednak, abstrahując od tego, mogłoby się okazać, że branża medyczna, czy lekarska, byłaby tu jako jedna z najbardziej nowoczesnych branż w Polsce.

Bartłomiej Achler: Nawiązałeś do obowiązku ustawowego i myślę, że to jest dobry moment, żeby wspomnieć o tym, że rozmawiamy w szczególnym czasie. Jeżeli ktoś z was będzie słuchał tego podcastu za lat kilka, kilkanaście, lub kilkadziesiąt, to rozmawiamy w grudniu 2020 roku. Od stycznia, czyli już za parę dni, podstawową formą prowadzenia dokumentacji medycznej stanie się postać elektroniczna. Czy w związku z tym zauważasz jakieś zwiększone zainteresowanie takim oprogramowaniem medycznym wśród właścicieli gabinetów lekarskich? Czy to jest mniej więcej na takim samym poziomie, niezależnie od tego, jak te zmiany legislacyjne przebiegają?

Jacek Piaseczyński: Jeżeli chodzi o zwiększone zainteresowanie, to my w zasadzie odczuliśmy je gdzieś w okolicach października, listopada, ale poprzedniego roku – wtedy, kiedy był okres wdrażania e-recepty. Wtedy lekarze zaczęli rozglądać się za oprogramowaniem medycznym i od tamtego czasu cały czas to zainteresowanie jest na stałym poziomie. Podejrzewam, że część lekarzy na samym początku zaczęła korzystać z gabinet.gov.pl, a po prostu teraz powoli przesiadają się na oprogramowania, które być może mają więcej funkcji, bo program dla lekarza to jedno, a kwestie niebezpośrednio związane z dokumentacją medyczną to drugie – dlatego managerowie placówek zaczęli interesować się nie tylko samym oprogramowaniem, ale wszystkim, co z nim związane, czyli sprawami marketingowymi, przypominajkami SMS, rozliczeniami lekarzy – takimi rzeczami, które są tak trochę obok dokumentacji medycznej.

Bartłomiej Achler: No właśnie, bo oprogramowanie medyczne to przecież nie tylko dokumentacja medyczna, to są też inne funkcjonalności, które mogą ułatwić prowadzenie gabinetu lekarskiego od strony czysto biznesowej. Wspomniałeś o przypominajkach SMS-owych, oraz o waszej głównej funkcjonalności, czyli obsłudze procesu rejestracji wizyt. Jakie jeszcze funkcjonalności uważasz za takie najbardziej przydatne z perspektywy swojego doświadczenia i informacji od swoich klientów?

Jacek Piaseczyński: Tutaj trzeba by to podzielić na dwa różne aspekty, to znaczy: mamy lekarzy, małe gabinety, czy małe zespoły lekarskie i mamy większe placówki medyczne. Ich potrzeby różnią się w zależności od tego, z kim aktualnie rozmawiamy. Jeśli chodzi o małe gabinety lekarskie, to oprócz samej dokumentacji medycznej często proponujemy rejestrację medyczną na stronie internetowej lekarza. Teraz to już powszechność. Lekarz zaczyna, przynajmniej w prywatnej medycynie być dostępny dla pacjenta i tutaj musi się w pewien sposób jakoś do tego przygotować, czy to poprzez telefoniczną rejestrację medyczną, czy rejestrację on-line na stronie internetowej – to jest jedna rzecz. Jednak to, co musi się łączyć też z rejestracją telefoniczną pacjentów, to kalendarz. Warto zwrócić uwagę na to, żeby oprogramowanie medyczne miało już wbudowany moduł kalendarza i, żeby był on w formie aplikacji mobilnej na telefon. Wtedy też, jeżeli jesteśmy w szpitalu, czy gdziekolwiek, zapisujemy pacjenta od razu, nie musimy już w trakcie przyjęć przepisywać go z kajetu do programu medycznego. Jeżeli natomiast chodzi o większe placówki, to tutaj jest dużo rzeczy, związanych z rozliczeniami, statystykami, integracje z różnymi marketplace’ami. Jest też moduł fiskalny, który też jest potrzebny, aby bezpośrednio z systemu móc wydrukować paragon i nie trzeba będzie tego, że tak powiem, prowadzić oddzielnie. No i oczywiście, tutaj już w kwestii zarówno małych gabinetów jak i większych placówek medycznych – to SMS-y przypominające dla pacjentów. Lekarze i managerowie placówek zaczynają pytać o moduły do telemedycyny. O ile większość naszych klientów to są klienci ze specjalizacją, czyli ta telemedycyna nie jest tu taka stricte powszechna jak w POZ-ach, o tyle, zauważyłem, że pytają się po to, żeby mieć taką możliwość – „na wszelki wypadek”. Tutaj też trzeba zwrócić uwagę na fakt, że moduł telemedycyny, żeby był kompletny, to musi mieć różne kanały – nie tylko video, ale też czat, ewentualnie telefoniczny moduł, na przykład w formie clicktocall. Oprócz tego dobrze, żeby miał płatności on-line, po to, żeby ten proces był zachowany i zautomatyzowany: pacjent zapisuje się na wizytę, płaci on-line, potem przeprowadzamy czat SMS, czy video wizytę, po czym na maila, czy SMS-em lekarz przysyła zalecenia dla pacjenta.

Bartłomiej Achler: Z tego, co mówisz, wygląda to bardzo atrakcyjnie, natomiast jest kwestia obsługi takiego oprogramowania. Czy jeżeli ja jestem jakimś specjalistą, prowadzę swoją praktykę zawodową, przyjmuję pacjentów, czy w ogóle takie rozwiązanie – takie oprogramowanie medyczne jest dla mnie dobrym pomysłem? Czy nie będę potrzebował kogoś, kto będzie mi to ogarniał i obsługiwał to oprogramowanie za mnie? Dla kogo to oprogramowanie jest dobrym rozwiązaniem?

Jacek Piaseczyński: To, co powiedziałeś, zdarza się teraz częściej, niż jeszcze jakiś czas temu – jest ten, nazwijmy to asystent medyczny, często jakby przyjmuje również z asystentem medycznym dany lekarz. Jest to z jednej strony rzadkie, z drugiej – coraz częstsze rozwiązanie. Natomiast ja bym tak daleko nie szedł.

Wiadomo, że nasze oprogramowanie medyczne i wszystkie oprogramowania w chmurze starają się być prostym programem dla lekarza. Nie wiem, czy wszystkie oprogramowania to robią, natomiast my to znaczy my tworzymy różne poziomy dostępów do systemy, że inny jest widok z poziomu lekarza, a inny z widoku osób z charakterem administracyjnym w systemie. Wiadomo, że ta osoba od administracji ma więcej czasu na to, żeby prześledzić te wszystkie sprawy dodatkowe, natomiast lekarz musi mieć to oprogramowanie proste i przyjemne. Nie musi jednak mieć „osoby od programu”. Jest to ciekawe rozwiązanie, które przyszło do nas z zachodu – asystent medyczny zajmuje się prowadzeniem dokumentacji, a lekarz przyjmuje wtedy pacjentów.

Bartłomiej Achler: W takim razie, załóżmy, że jestem specjalistą, załóżmy, fizjoterapeutą, postanowiłem otworzyć swój własny gabinet. O czym powinienem pomyśleć, zanim zdecyduję się na wybór oprogramowania do obsługi tego mojego gabinetu, żeby mi się łatwiej po prostu pracowało?

Jacek Piaseczyński: Ja tu zacznę tak trochę przewrotnie. Zdaje mi się, że najważniejsze jest to, aby dzięki dostępom demo zapoznać klienta z systemem. Po pierwsze – umówić się na prezentację, ponieważ po pierwszym zalogowaniu, system dla nowego użytkownika może się to okazać się nieintuicyjny. Po prezentacji klient powinien „przeklikać” system i sprawdzić, przede wszystkim, czy mu to pasuje. Na rynku jest sporo takich programów dla lekarzy, różnie są one skonstruowane. Jeżeli podoba nam się takie oprogramowanie, które zbudowane jest w oparciu o terminarz wizyt tak jak u nas, to trzeba szukać przykładowo Proassist, czy iGabinet. Jeżeli nie podobają nam się oprogramowania, gdzie tym „trzonem” jest kalendarza, to są też takie programy, które działają na zasadzie listy. Mnie się zdaje właśnie, że to jest pierwsza rzecz – czy to oprogramowanie w ogóle nam się podoba, czy czujemy się w nim swobodnie (oczywiście po czasie).

Poza tym, czy oprogramowanie nam się podoba, są takie aspekty, nazwijmy to, nieatrakcyjne, ponieważ tutaj już jest kwestia bezpieczeństwa, miejsca przechowywania danych, wymogi RODO, wszystkie rzeczy – nazwijmy to – niemarketingowe. Generalnie jeśli chodzi o podstawowe funkcje, to szczególnie w kwestii dokumentacji medycznej, to ta dokumentacja we wszystkich oprogramowaniach medycznych jest w zasadzie taka sama. Jest ona inaczej pokazana w programie, u nas to będzie po prawej stronie, w innym oprogramowaniu po lewej, natomiast jej funkcje są takie same. Oprogramowanie medyczne ma zawsze e-zwolnienie lekarskie, e-receptę, wywiad lekarski, badanie, rozpoznanie itd. Pokazane w lepszy albo gorszy sposób, ale generalnie jest to samo. Natomiast to, na czym powinniśmy się skupić, jeśli już uznamy, że dane oprogramowanie podoba nam się wizualnie i jest dla nas intuicyjne, to te rzeczy, nazwijmy to, niemarketingowe.

Doktor

Bartłomiej Achler: Wspomniałeś o kwestii bezpieczeństwa. Wydaje mi się, że to jest jedna z najczęstszych obaw, czy zastrzeżeń przed wyborem oprogramowania. Bo większość tych rozwiązań dostępnych na rynku, to rozwiązania chmurowe. Jak wygląda kwestia bezpieczeństwa danych, bo wiadomo, to są dane wrażliwe, to jest dokumentacja medyczna, to jest kwestia spełnienia wymogów RODO. Czy powinienem się tego braku bezpieczeństwa obawiać w przypadku takiego oprogramowania medycznego, a jeżeli tak, to na co zwrócić uwagę?

Jacek Piaseczyński: Przede wszystkim należy zapytać się, czy jest backup danych (kopia zapasowa). Jest to taka kwestia, w której nie da się sprawdzić konkurencji pod tym względem, natomiast klient ma możliwość zapytania i dowiedzenia się, czy jest backup tych danych, czyli po prostu dane medyczne oraz wszystkie inne dane. Na przykład u nas jest tak, że o godzinie 12:00 w nocy dane przenoszone są na całkowicie niezależny serwer. W przypadku kataklizmu zachowują się dane z dnia poprzedniego i wszystkich poprzednich dni.

Drugą rzeczą jest to, gdzie przechowywane są dane. Dane medyczne muszą być przechowywane w Polsce. Co oczywiście nie znaczy, że to musi się dziać u nas w komputerze, czy tutaj w przedpokoju, czy w jakimś serwerze. One mogą być przechowywane w serwerze w Warszawie, w Katowicach, czy gdziekolwiek indziej, ale muszą znajdować się w Polsce. Nie wiem, czy wszyscy twórcy oprogramowania to wiedzą wybierając serwerownię, jednak należy pamiętać, żeby ten aspekt również zachować. Jeżeli chodzi o wymogi RODO, to są dwa typy działań. Jeden typ działań, które my preferujemy, to taki, że administratorem danych osobowych pozostaje lekarz, natomiast on podpisuje z nami umowę, o powierzenie przechowywania danych osobowych.
Część lekarzy korzysta z marketplace’ów i wypełnia tam dokumentację medyczną. Natomiast, kiedyś przynajmniej, bo też nie śledzę tego na bieżąco, tak to jest tam skonstruowane, że administratorem tych danych osobowych jest ten marketplace. Więc generalnie można powiedzieć, że lekarz nie jest właścicielem tych danych osobowych.

Jeśli chodzi o RODO, to jest też jedna rzecz, na którą należy zwrócić uwagę, to kwestia zapisywania pacjentów on-line. Jeżeli dajemy jakąś wtyczkę do rejestracji on-line na naszej stronie internetowej, to tam też powinna być informacja odnośnie do RODO dla zapisującego. Kto jest administratorem danych osobowych, komu on powierza to przechowywanie tych danych.

Tryb incognito

Bartłomiej Achler: Rozumiem, że takie kwestie, jak integracja z innymi systemami to jest raczej oczywistość, chociaż też w praktyce pewnie w przypadku mniejszych placówek jednoosobowych, czy kilkuosobowych gabinetów to tych systemów tam za wiele pewnie nie ma?

Jacek Piaseczyński: Dokładnie. To znaczy, to jest tak, że są integracje otwarte i ukryte. Zależy też, co rozumiemy przez „integracje”. Oprogramowanie medyczne musi być zintegrowane z systemem P1, z ZUSem, żeby wystawiać zwolnienia lekarskie z jednego panelu. Powinno być zintegrowane z jakimś serwerem SMS, czy SMS API, żeby wysyłać SMS-y przypominające do pacjentów, i to są zazwyczaj integracje zamknięte – lekarz nie wie o istnieniu tych integracji, tylko po prostu korzysta, z nazwijmy to, ich dobrodziejstw. My mamy te integracje ze Znanym Lekarzem, mamy też z Kliniki.pl (dawniej Tourmedica). Jest to o tyle wygodne dla lekarza, że jeżeli on chce skorzystać z jakiegoś portalu, który mu tych pacjentów zapisuje, to on nie musi korzystać z dwóch kalendarzy jednocześnie. Czyli w tym oprogramowaniu medycznym, które my mamy oparte na kalendarzu, wpisuje sobie pacjentów, a jednocześnie na tym portalu, czy jest to kliniki.pl, czy znanylekarz.pl, pokazują się tylko te terminy, których nie zapisał sam, czy nie zapisali się pacjenci samodzielnie z jego strony. To jest optymalne rozwiązanie, bo pacjenci się nie zdublują, a nie trzeba pracować na dwóch kalendarzach jednocześnie.

Bartłomiej Achler: Tak jak wspomniałem na początku, rozmawiamy dosłownie kilka dni przed tym dniem 0, czyli przed 1 stycznia 2021 roku, kiedy to podstawową formą dokumentacji stanie się dokumentacja w postaci elektronicznej. Załóżmy, że prowadzę swoją działalność od X lat, do tej pory prowadziłem swoją dokumentację medyczną w formie papierowej, ale chciałbym ją zdigitalizować, w związku z przejściem na postać elektroniczną. Jak podejść do tego tematu? Czy oprogramowanie medyczne, które sobie zamówię, zazwyczaj dostarcza takich rozwiązań jeśli chodzi o digitalizację tej starej dokumentacji papierowej?

Jacek Piaseczyński: Dokumentacja medyczna zdigitalizowana i tak będzie w pewien sposób, nazwijmy to, plikiem przy tej karcie pacjenta w oprogramowaniu. Ona będzie w formie PDF, czy JPG, więc nie będzie w takiej formie opisowej, tylko w formie zdjęcia. Oczywiście każde oprogramowanie ma możliwość wdrożenia takiego pliku do karty pacjenta, ale proszę tutaj zwrócić uwagę na oprogramowanie, ile mamy miejsca przeznaczonego na te dokumenty, i to zarówno w formie jednego konkretnego dokumentu, jak i na wszystkie pliki w obrębie naszego konta w tym oprogramowaniu medycznym. Często się zdarza, że przykładowo 500 MB jest w tym abonamencie i żeby zwiększyć, to należy dopłacić.

Tutaj akurat mogę się też pochwalić, że my mamy pewne ułatwienie. W związku z tym, że mamy aplikację mobilną, to u nas można do karty pacjenta wrzucać zdjęcia z telefonu, robić te zdjęcia bezpośrednio z aplikacji. Zdjęcia automatycznie przejdą do karty pacjenta też w formie webowej, tak że u nas ta digitalizacja, powiedzmy sobie szczerze, będzie trochę krótsza, bo nie trzeba by było korzystać ze skanera.

Bartłomiej Achler: To na pewno jest spore ułatwienie, zwłaszcza jeśli prowadzi się jednoosobowy gabinet i nie zamierza się poświęcać, nie wiadomo ile czasu na skanowanie.
Omówiliśmy sobie sytuację taką, gdy prowadziłem dokumentację w formie papierowej, a załóżmy, że należę do grupy tych zinformatyzowanych, nowoczesnych medyków i już od dłuższego czasu prowadzę sobie dokumentację w postaci elektronicznej, ale nagle uznałem, że jednak chciałbym zmienić dostawcę, zmienić oprogramowanie. Czy przeniesienie tych danych z jednego systemu, z jednego oprogramowania do drugiego to jest jakiś problem i jak to zrobić sensownie?

Reklama placówki medycznej

Jacek Piaseczyński: To nie powinien być problem, bo pewnie lepiej wiesz ode mnie, że oprogramowania medyczne mają obowiązek umożliwienia swoim klientom eksportu dokumentacji medycznej w formie ogólnodostępnej, której inne oprogramowanie może przenieść do siebie. Więc jeżeli przyjmiemy taką sytuację, w której każdy zachowuje się tak, jak powinien w imię prawa, to generalnie nie jest to problem. Miałem taką sytuację, że oprogramowanie medyczne (nie będę tutaj podawał nazwy), odpowiedziało klientowi na to pytanie w ten sposób, że ono nie jest oprogramowaniem medycznym, tylko jest oprogramowaniem dla gabinetu lekarskiego i w związku z tym ten obowiązek ustawowy ich nie dotyczy. To już są kazusy prawne jak to rozwiązać.

Bartłomiej Achler: To już taka kreatywna wykładnia.

Jacek Piaseczyński: Tak, dokładnie – kreatywna wykładnia. Dlatego też jakby zadać trochę wcześniej pytanie: „na co powinniśmy zwrócić uwagę”, można powiedzieć, żebyśmy zwrócili uwagę na to, czy podpisujemy umowę z oprogramowaniem medycznym, czy oprogramowaniem dla gabinetu.

Właśnie, bo diabeł zawsze tkwi w szczegółach. Nie licząc tej jednej sytuacji – nie mieliśmy większych problemów. Natomiast trzeba się liczyć z tym, że migracja to koszt pracy programisty i oprogramowania różnie do tego podchodzą. Czasami proponują wynagrodzenie za to, a czasami po prostu proponują umowy terminowe, albo na przykład dwie opcje naraz.

Bartłomiej Achler: W związku z tym, co powiedziałeś przed chwilą, chciałbym Cię zapytać o jedną rzecz, mianowicie, z moich obserwacji wynika, że większość programów do obsługi małych gabinetów to są raczej rozwiązania gotowe. Nie ma raczej na rynku, przynajmniej w tej części rynku, dedykowanej właśnie małym placówkom chyba rozwiązań szytych na miarę.

Jacek Piaseczyński: Nie ma, aczkolwiek zdarza się tak, u nas na przykład, my często robimy tak, że klient jest zadowolony z tego naszego rozwiązania, ale mówi, że jakaś jedna rzecz go drażni. My wtedy nie robimy problemów, jeżeli nie jest to duża funkcja, duży dodatek, czy duża zmiana, żeby wprowadzić tę zmianę. Natomiast wiadomo, że robimy to dla naszych klientów, czyli jeżeli ten klient zdecyduje się na współpracę z nami, jeżeli my w ciągu 30 dni wprowadzimy taką funkcję.

Bartłomiej Achler: No właśnie. Skoro już jesteśmy przy tych dniach, to powiedz mi, ile mniej więcej czasu zajmuje takie pełne wdrożenie takiego oprogramowania w mojej placówce? Zakładamy, że nie muszę migrować danych z innych systemów, po prostu – zakładam nową placówkę, postanowiłem kupić oprogramowanie, ile trwa jego wdrożenie łącznie z przeszkoleniem personelu?
My jesteśmy w stanie stworzyć system w 24 godziny i przeszkolić personel, zależy jak duży, w następne 24 godziny. Natomiast tu mówimy o przeszkoleniu i wdrożeniu do wypełniania dokumentacji medycznej, nie o samych integracjach. Jeżeli chodzi o integracje z systemami do recept, właśnie z tym systemem P1, e-skierowań i do np. ZUSu, eWUSia, żeby sprawdzić, czy pacjent jest ubezpieczony, tutaj jesteśmy zależni od lekarza, czyli tego, czy on posiada certyfikaty. Jeżeli posiada, to jest to pięć minut – wystarczy wpisać to do systemu. Często jednak lekarze nie posiadają danych certyfikatu, ponieważ samo korzystanie z gabinet.gov.pl nie wymaga tworzenia i pobierania certyfikatów przez lekarzy. Dlatego jeżeli oni do tej pory korzystali z gabinet.gov.pl lub nie korzystali z niczego, to zazwyczaj tych certyfikatów nie mają.

Jacek Piaseczyński: Wtedy to wdrożenie najlepiej podzielić na dwa aspekty: pierwszy – wypełnianie tej dokumentacji w systemie, a jednocześnie w tym samym momencie generowanie tych certyfikatów. My mamy osobną usługę, która zawsze pomaga lekarzom w wygenerowaniu tych certyfikatów, zarówno do ZUSu, jak i do e-recepty i do e-skierowania, więc tutaj prowadzimy też za rękę lekarza w kolejnych etapach generowania tych certyfikatów.

Bartłomiej Achler: Jacku, tak jak już wspomniałem wcześniej, rozmawiamy chwilę przed przejściem na tę postać elektroniczną dokumentacji. Bo rozumiem z tego, co mówisz, gdybym wcześniej nie myślał o tym zakupie oprogramowania medycznego, oprogramowania do prowadzenia dokumentacji, i nagle teraz obudziłbym się, to jest duża szansa, że mimo wszystko, mimo tej mojej opieszałości jeszcze bym zdążył sobie takie oprogramowanie sprawić i wejść w nowy rok już z nową formą prowadzenia dokumentacji.

Jacek Piaseczyński: Generalnie tak, bez żadnego problemu udałoby się nam to wdrożyć do końca roku.

Bartłomiej Achler: Jacku, bardzo ci gorąco dziękuję za rozmowę. Mam nadzieję, że teraz naszym słuchaczom łatwiej będzie podejmować decyzje dotyczące tego, jak wdrożyć program do obsługi gabinetu, czy do prowadzenia elektronicznej dokumentacji medycznej. Jeszcze zanim się pożegnamy, powiedz, proszę, gdzie można Cię znaleźć, gdyby któryś ze słuchaczy chciał się z tobą skontaktować i jeszcze o coś dopytać.

grudniowe nowości

Jacek Piaseczyński: Pewnie: jestem teraz tak jak chyba wszyscy – na linkedinie, natomiast można do mnie też bezpośrednio pisać na maila, to jest jacekpiaseczynski@proassist.pl. Natomiast, jeżeli wejdziemy na stronę proassist.pl, to tam mamy tam, czat, dzięki któremu możliwy jest kontakt z działem pomocy, od 8:00 – 21:00, dział handlowy też, tak że oni też zawsze pomogą w doborze rozwiązania.

Bartłomiej Achler: Jacku, bardzo dziękuję ci za wizytę w podcaście, sporo konkretnej wiedzy w związku z tym, w imieniu swoim i swoich słuchaczy, bardzo gorąco ci dziękuję.

Nagranie z rozmowy dostępne jest tutaj.

Listopadowe nowości w systemie Proassist

Listopadowe nowości w systemie Proassist

Każdy miesiąc obfituje w kolejne zmiany w oprogramowaniu medycznym Proassist. Tym razem również nie mogło być inaczej. Przedstawiamy funkcjonalności wprowadzone do systemu w listopadzie.

Telemedycyna

CHAT SMS

Specjaliści nierzadko kontaktują się ze swoimi pacjentami za pomocą wiadomości SMS. Jest to łatwy i szybki sposób na wysłanie przypomnień SMS do pacjentów, odwołanie wizyty, czy ustalenie ważnych kwestii dotyczących wizyty. Dlatego postanowiliśmy usprawnić komunikację lekarzy z pacjentami, udostępniając w systemie możliwość prowadzenia SMS-owego czatu.

Wszystkie wiadomości wymieniane między specjalistą a pacjentem wyświetlą się w specjalnym panelu czatu, dzięki czemu lekarz będzie miał stały wgląd we wszystkie rozmowy przeprowadzone od momentu rozpoczęcia korzystania z funkcji CHAT SMS.

Aby móc zacząć używać SMS-owego czatu, wystarczy skontaktować się z Centrum Obsługi Klienta Proassist. Przygotujemy specjalny numer telefonu, z którego będą wysyłane wszystkie wiadomości. Koszt takiego numer wynosi 10 zł, natomiast cena SMS-a to 10 groszy.

Więcej informacji na temat funkcji CHAT SMS znajdziesz w naszej bazie wiedzy.

Chat SMS w oprogramowaniu medycznym

Click2Call (Click to Call)

Telefonia internetowa jest technologią, która zyskuje ostatnio coraz więcej zwolenników. Swoje zastosowanie znalazła także w branży medycznej, szczególnie w ramach teleporad, które w ostatnim czasie również stają się coraz częściej prowadzone przez lekarzy.

Głównym powodem, dla którego coraz więcej lekarzy sięga po tego typu kontakt z pacjentem, jest niesłabnąca pandemia koronawirusa. Pacjenci unikają przychodzenia do placówek medycznych ze względów bezpieczeństwa oraz w uwagi na fakt, że wielu z nich przebywa na kwarantannie.

Teleporady mają swoje zastosowanie nie tylko ze względu na panującą pandemię. Dzięki możliwości przeprowadzenia konsultacji przez telefon wielu lekarzy staje się bardziej dostępnych dla pacjentów i dzięki temu mogą przyjmować także tych, którzy nie mają możliwości odwiedzenia ich gabinetów z uwagi na odległość.

Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom lekarzy korzystających z naszych usług Proassist, postanowiliśmy wdrożyć do naszego oprogramowania medycznego funkcję Click2Call, umożliwiającą przeprowadzanie porad telefonicznych bezpośrednio z systemu.

Opcja dostępna jest w kalendarzu oraz z listy wizyt, dzięki czemu specjalista udzielający teleporady ma łatwy i szybki dostęp do dokumentacji medycznej pacjenta oraz innych opcji, takich jak wystawianie e-recepty, e-skierowania, czy elektronicznego zwolnienia lekarskiego.

Instalacja funkcjonalności Click2Call jest nieskomplikowana i nie wymaga zakupu żadnego dodatkowego sprzętu. Połączenie internetowe może być wykonywane z każdego rodzaju urządzeń, zarówno stacjonarnych jak i mobilnych, co oznacza, że lekarze mogą dzwonić do swoich pacjentów za pomocą komputera, tabletu, czy smartfona.

Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak zacząć korzystać z danej funkcji – zajrzyj do naszej bazy wiedzy.

Click 2 Call w oprogramowaniu gabinetowym

WYWIAD STAŁY

Wywiad stały to pole, które może wypełnić lekarz podczas przyjmowania pacjenta. Specjalista wprowadza informacje jednorazowo i ma do nich dostęp podczas przeprowadzania kolejnych wizyt. Dzięki tej opcji lekarz ma wgląd w informacje dotyczące pacjenta, takie jak przyjmowane leki, czy przebywane choroby. Pole to w każdej chwili można edytować w zależności od potrzeb. 

Wywiad nie jest elementem elektronicznej dokumentacji medycznej oraz jest niewidoczny na jej wydruku. Może być edytowany przez wszystkich lekarzy, dzięki czemu informacje te mogą być podpowiedzią od specjalisty, który już przyjmował danego pacjenta, dla lekarza, który przeprowadza wizytę z pacjentem pierwszy raz.

Wywiad stały

Od teraz, oprócz zakładki do wypisywania e-recepty, w oknie przeprowadzania wizyty został umieszczony przycisk, który również kieruje do panelu wystawiania recepty. Lekarz zyskuje dzięki temu jeszcze łatwiejszy dostęp tej czynności.

Wystawianie e-recepty w oprogramowaniu medycznym

NOWE FUNKCJE TWORZENIA SZABLONU WIZYTY

W ramach korzystania z oprogramowania medycznego Proassist istniała dotychczas możliwość tworzenia oraz korzystania z szablonu wizyty. Postanowiliśmy jeszcze bardziej ułatwić użytkownikom tę czynność, dlatego od teraz specjaliści mogą tworzyć odrębne szablony każdej sekcji przeprowadzania wizyty. Każdy osobny szablon (dolegliwości, badanie, rozpoznanie, zalecenia) można zapisać, nazwać, a następnie użyć go w zależności od potrzeb.

Opcja jest dodatkowa, dlatego specjaliści mają również możliwość z korzystania z dotychczasowego sposobu tworzenia szablonu wizyty.

Szablony wizyt

MARKETING SMS DLA PRACUJĄCYCH LEKARZY

Funkcja wysyłania SMS-ów marketingowych została wyposażona w nową opcję. Ułatwienie stanowi możliwość zaadresowania wiadomości wyłącznie do lekarzy pracujących w danym terminie. Dzięki temu zarządzający placówką medyczną mogą informować o ważnych sprawach wyłącznie zainteresowaną grupę odbiorców, jaką są w tym przypadku lekarze przyjmujący pacjentów w konkretnym dniu.

Marketing SMS w oprogramowaniu medycznym

PODSUMOWANIE

Nasze oprogramowanie medyczne jest przez nas stale udoskonalane. W tym miesiącu usprawniliśmy komunikację naszych klientów z ich pacjentami oraz wprowadziliśmy nowe możliwości, aby przeprowadzanie wizyty było jeszcze bardziej funkcjonalne. Wyszliśmy także naprzeciw oczekiwaniom managerów placówek medycznych, ułatwiając ich komunikację ze specjalistami przyjmującymi w ich przychodniach i centrach medycznych. Wszystkie te nowości wprowadzone zostały, aby ułatwić korzystanie z programu dla lekarzy Proassist wszystkim jego użytkownikom. 

Masz pomysły na ulepszenia w naszym systemie? Napisz do nas.
Chcesz być na bieżąco z nowościami? Zapisz się do naszej grupy na Facebooku.

Proassist – jeden system medyczny do obsługi wielu gabinetów jednego specjalisty

Problemy wynikające z prowadzenia kilku gabinetów jednocześnie

Zarządzanie grafikami w różnych lokalizacjach

Praca w trzech różnych placówkach wymagała od doktora Błaszczyka prowadzenia oddzielnych grafików wizyt. Każdy kalendarz musiał być na bieżąco aktualizowany, aby uniknąć nakładania się wizyt. Było to czasochłonne i wymagało regularnego sprawdzania wszystkich terminarzy, co znacząco odciągało lekarza od innych obowiązków.

Utrudnienia w internetowej rejestracji wizyt

Pacjenci korzystający z rejestracji online często mieli problem z wyborem odpowiedniej lokalizacji wizyty. Na różnych stronach internetowych widniały różne adresy przy nazwisku tego samego specjalisty, co mogło prowadzić do nieporozumień i frustracji. To z kolei wiązało się z ryzykiem utraty części pacjentów, którzy zrezygnowali z zapisów z powodu komplikacji.

Proassist – system do zarządzania siecią placówek medycznych

Jeden zintegrowany kalendarz wizyt

Najważniejszym krokiem dla Doktora Błaszczyka było wdrożenie oprogramowania medycznego Proassist, które umożliwiło integrację grafików z trzech placówek w jednym miejscu. Dzięki temu:

✅ Wszystkie wizyty są widoczne w jednym kalendarzu, niezależnie od lokalizacji czy sposobu rejestracji.

✅ Doktor Błaszczyk może łatwo sprawdzić swój harmonogram za pomocą jednego loginu i hasła.

✅ System działa w chmurze, co pozwala na dostęp do grafików z dowolnego urządzenia, w tym z telefonu dzięki aplikacji mobilnej Proassist.

Usprawnienie rejestracji online

Aby ułatwić pacjentom zapisy na wizyty, założono dedykowaną stronę internetową doktora Błaszczyka z zakładką do rejestracji. Najważniejsze zmiany obejmowały:

✅ Pierwszy krok rejestracji to wybór lokalizacji gabinetu, co minimalizuje ryzyko pomyłek.

✅ Dopiero po wyborze placówki pacjent może wybrać usługę, co zapewnia przejrzystość procesu.

✅ Intuicyjny interfejs strony zachęca pacjentów do korzystania z rejestracji online, co zwiększa ich zadowolenie.

✅ Pacjent nie musi zakładać konta, żeby umówić wizytę.

Przypomnienia SMS z odpowiednimi danymi

Proassist umożliwia automatyczne wysyłanie przypomnień SMS o nadchodzących wizytach. W przypadku doktora Błaszczyka:

✅ Każda wiadomość zawiera dokładny adres i nazwę placówki, w której odbędzie się wizyta.

✅ Funkcjonalność ta pozwala zredukować liczbę nieodbytych wizyt i zwiększa satysfakcję pacjentów.

Zarządzanie dostępem do grafików

Oprogramowanie Proassist umożliwia delegowanie zarządzania grafikami. W przypadku doktora Błaszczyka:

✅ Każda placówka może mieć przypisany personel odpowiedzialny za wprowadzanie zmian do lokalnego grafiku.

✅ Zmiany wprowadzone w jednej placówce nie wpływają na grafiki w innych lokalizacjach, co zapewnia porządek i klarowność.

Podsumowanie – jak system Proassist pomaga zarządzać kilkoma gabinetami jednocześnie

Wdrożenie systemu Proassist w gabinetach doktora Damiana Błaszczyka pozwoliło na wyeliminowanie problemów wynikających z pracy w wielu lokalizacjach. Jeden zintegrowany kalendarz, ulepszona rejestracja online oraz możliwość zarządzania dostępem do grafików znacząco usprawniły codzienną pracę ortopedy. 

Dzięki nowoczesnym rozwiązaniom, takim jak mobilna aplikacja i automatyczne przypomnienia SMS, pacjenci otrzymują lepszą obsługę, a doktor Błaszczyk ma pełną kontrolę nad swoim harmonogramem.

Efekty z wdrożenia odpowiedniego oprogramowania:

Porządek w grafikach: wszystkie wizyty są dostępne w jednym miejscu, co pozwala na efektywne zarządzanie czasem.

Lepsza rejestracja online: pacjenci mogą łatwo zapisać się na wizytę w odpowiedniej placówce, co zwiększyło ich zadowolenie.

Zredukowane ryzyko nieodbytych wizyt: automatyczne przypomnienia SMS zwiększyły punktualność pacjentów.

Oszczędność czasu: dzięki zintegrowanemu systemowi doktor Błaszczyk może skupić się na leczeniu pacjentów, a nie na administracji i ciągłym sprawdzaniu kalendarzy. 

Fakty i mity na temat rejestracji online w placówkach medycznych

Pacjenci zapisani przez Internet nie pojawiają się na zaplanowanych wizytach

To jeden z najczęściej powtarzanych mitów, który zniechęca placówki do wprowadzenia rejestracji online. Część osób obawia się, że pacjenci, mając możliwość łatwego zapisania się przez Internet, zrobią to bez zastanowienia, co doprowadzi do zwiększenia liczby „no-showów”.

Fakt: Pacjenci, którzy sami wybierają dogodny termin wizyty online, często lepiej zapamiętują rezerwację. Dlaczego? Przede wszystkim dlatego, że sami ustalają termin w czasie, który im odpowiada – mogą więc sprawdzić swój kalendarz, upewnić się co do dostępności i od razu zapisać wizytę. Taki proces angażuje pacjentów bardziej, niż gdyby po prostu dzwonili, będąc np. w pośpiechu czy wykonując inne czynności, jak prowadzenie samochodu.

Dodatkowo, systemy medyczne takie jak Proassist oferują opcję automatycznego przypominania o wizycie przez SMS czy e-mail, co jeszcze bardziej redukuje ryzyko zapomnienia o umówionej wizycie.

Jeśli jednak wciąż obawiasz się, że pacjenci nie będą przychodzić na wizyty – możesz wprowadzić dodatkowo system płatności online. Dzięki niemu, pacjenci będą musieli z góry zapłacić za wizytę, co bardziej zmotywuje ich do pojawienia się w Twoim gabinecie. Możesz wprowadzić nawet regulamin, w którym zastrzeżesz sobie, że np. w przypadku odwołania wizyty na mniej niż 24h przed planowanym terminem, nie zwracasz kosztów wizyty pacjentowi.

Pacjenci będą się zapisywać na wizyty, których nie potrzebują

Niektórzy lekarze obawiają się sytuacji, w której przez to, że pacjenci będą rejestrować się na wizyty samodzielnie, mogą zapisać się na zabieg bez wcześniejszej konsultacji.

Fakt: Nie ma powodu do niepokoju. Aby uzyskać pewność, że nikt się na taki zabieg nie zapisze – wystarczy nie dodawać takiej usługi do zakładki e-rejestracji. Rejestracja online działa jak każda inna forma zapisów i jest dodatkowo wspierana funkcjami przypominającymi, jak wiadomości SMS lub e-maile wysyłane przed wizytą. To przypomnienia zmniejszają ryzyko, że pacjent przyjdzie nieprzygotowany do wizyty.

Zatem, możesz sam zdecydować, jakie usługi będą dostępne do wyboru w rejestracji online oraz czy chcesz, żeby pacjentowi wyświetlał się jakiś komunikat, np. informujący o tym, jak należy przygotować się do wizyty.

Fikcyjni pacjenci i trudności w utworzeniu konta dla pacjenta

Wiele osób obawia się, że pacjenci nie będą potrafili poradzić sobie z założeniem Internetowego Konta Pacjenta lub nie będą chcieli tego robić ze względu na czasochłonność tego procesu. Pojawiają się także wątpliwości związane z umawianiem fikcyjnych wizyt przez boty lub konkurencję.

Fakt: Ryzyko zapisania się na wizytę z podaniem fałszywych danych lub zarezerwowania wizyty tylko po to, aby celowo zapełnić grafik lekarza fałszywą wizytą, nie istnieje. Wszystkie zapisy przez stronę internetową są skrupulatnie weryfikowane. Każdy pacjent podczas rejestracji online ma obowiązek podania swojego numeru telefonu, na który wysyłany jest specjalny kod, który należy wpisać, aby dopełnić zapisu. Nie ma możliwości, aby do grafiku lekarza „wdarła się” wizyta dodana przez konkurencję, lub pacjenta, którego nie da się zdefiniować, ponieważ numer podawany podczas rejestracji musi być prawdziwy.

Sam proces zapisu właśnie na tym polega – na wprowadzeniu danych i przepisaniu kodu potwierdzającego rezerwację. W Proassist nie ma konieczności zakładania żadnego konta przez pacjenta.

Różnica w cenie wizyty

Lekarze obawiają się tego, że pacjent nie będzie zadowolony z tego powodu, że ceny podane podczas tego zapisu nie będą pokrywały się z kwotą, którą rzeczywiście będzie musiał zapłacić.

Fakt: Na widgecie Proassist istnieje możliwość podania zakresu cenowego za daną wizytę. Dzięki temu, jeżeli podczas przyjmowania pacjenta wyniknie konieczność wykonania dodatkowej usługi, lekarz będzie spokojny, że pacjent będzie w stanie zapłacić daną cenę, ponieważ został na to przygotowany podczas rezerwacji wizyty przez Internet.

Co więcej, w systemie rejestracji online Proassist istnieje możliwość wyłączenia wyświetlenia cen na widgecie. Jednak prawdę powiedziawszy, nie polecamy takiego rozwiązania. Z naszego doświadczenia wiemy, że pacjent, tak czy inaczej zadzwoni, aby zapytać o cenę, dlatego najlepszym rozwiązaniem jest wybranie możliwości ustawienia zakresu cenowego.

Rejestracja online nie daje pełnej kontroli nad grafikiem

To kolejny mit, który jest powielany przez właścicieli placówek medycznych. Obawiają się oni, że wizyty umówione przez różne portale (na przykład ZnanyLekarz) będą dublować się z rezerwacjami ze strony placówki, a rejestratorki ręcznie będą musiały przepisywać je do kalendarza i dzwonić do pacjentów.

Fakt: Systemy rejestracji online, takie jak Proassist, umożliwiają pełne zarządzanie kalendarzem wizyt, w tym blokowanie terminów, modyfikowanie godzin przyjęć czy ustawienie preferencji dla różnych specjalistów. Placówka decyduje, którzy specjaliści są dostępni w rejestracji online, a w razie potrzeby może dostosowywać kalendarz w dowolnym momencie. System automatycznie aktualizuje zmiany i jest zsynchronizowany ze Znanym Lekarzem. Nieważne, czy Twój pacjent umówi wizytę przez ZL, Twoją stronę, czy przez social media – rezerwacja i tak pojawi się w kalendarzu dostępnym dla rejestratorki. Wizyty nie będą się dublować.

Rejestracja online jest tylko dla dużych placówek

Ostatnia rzecz, która blokuje jednoosobowe gabinety medyczne przed wdrożeniem rejestracji online to przeświadczenie, że zapisy przez Internet sprawdzą się tylko w dużych placówkach.

Fakt: Rejestracja online jest rozwiązaniem, które sprawdza się w każdej placówce – od jednoosobowych gabinetów po duże kliniki. Mniejsze gabinety mogą nawet bardziej skorzystać na tym rozwiązaniu, bo zyskują sposób na automatyczne przyjmowanie rezerwacji, co pozwala oszczędzić czas i lepiej zaplanować dzień pracy. Dzięki rejestracji online pacjenci mogą łatwo znaleźć wolny termin, co zwiększa ich satysfakcję i prawdopodobieństwo ponownej wizyty.

Jak zwiększyć ilość dokonywanych rezerwacji wizyt w placówce medycznej?

Wyzwania, przed którymi stanęło Centrum Medyczne Semper Fortis

Ze względu na renomę i wysoką jakość usług, Semper Fortis cieszy się dużą popularnością wśród pacjentów. W szczytowych godzinach rejestracja była jednak tak przeciążona, że wielu pacjentów nie mogło się dodzwonić, co generowało frustrację i obniżało poziom satysfakcji z usług placówki. Zwiększenie liczby rejestratorek nie rozwiązałoby problemu, a jedynie wiązało się z wyższymi kosztami. Konieczne stało się wdrożenie efektywnego i kosztowo opłacalnego rozwiązania.

Profesjonalna obsługa za pomocą zewnętrznej rejestracji telefonicznej

Dla placówek medycznych, które chcą odciążyć swoje recepcje i jednocześnie zwiększyć liczbę dokonywanych rezerwacji, Proassist oferuje zewnętrzną rejestrację telefoniczną. Dzięki tej funkcji specjalnie przeszkolony zespół obsługuje rejestrację telefoniczną dla placówki. Jest to szczególnie zbawienne w godzinach szczytu lub w sytuacjach, gdy wewnętrzny personel jest zajęty. Przekazanie części obowiązków na zewnątrz pozwala zapewnić szybszą reakcję na potrzeby pacjentów, co skutkuje większą ilością dokonywanych rezerwacji i poprawia jakość obsługi.

Wdrożenie tego rozwiązania w Semper Fortis pozwoliło zautomatyzować procesy, co rozwiązało wiele problemów związanych z przeciążeniem rejestracji. Oto najważniejsze zmiany, jakie nastąpiły dzięki zdalnej rejestracji telefonicznej Proassist:

✅ W ramach zewnętrznej obsługi telefonicznej Proassist stworzono centralę telefoniczną z możliwością wyboru celu połączenia:

Rejestracja na NFZ– umożliwiająca szybką obsługę pacjentów korzystających z usług refundowanych.

Rejestracja prywatna – prowadzona przez zewnętrzne rejestratorki Proassist, co pozwoliło na natychmiastowe odciążenie wewnętrznego zespołu.

✅ Dzięki tej funkcji rejestracja na wizyty prywatne została usprawniona, a poziom odbieralności połączeń wzrósł do 94%. 

✅ Czas oczekiwania pacjenta na połączenie uległ skróceniu, a liczba dziennych rejestracji wzrosła aż o 34%.

Umożliwienie rejestracji online na stronie placówki

Jedną z najważniejszych funkcji systemu medycznego Proassist jest e-rejestracja, dzięki której pacjenci mogą wygodnie umawiać wizyty przez Internet, o każdej porze dnia i nocy. Dostępność rejestracji online eliminuje ograniczenia wynikające z godzin pracy rejestracji telefonicznej i ułatwia proces rezerwacji wizyt – pacjenci mogą wybrać dogodny dla siebie termin bez konieczności oczekiwania na połączenie telefoniczne. Tego rodzaju rozwiązanie sprawia, że dostępność placówki staje się większa, co przyciąga nowych pacjentów oraz zwiększa liczbę wizyt umawianych przez osoby, które wolą załatwiać sprawy online.

Na stronie internetowej Semper Fortis również wdrożono widget rejestracji online, dostępny 24/7, który umożliwia pacjentom samodzielne zapisanie się na wizytę. To elastyczne rozwiązanie odciąża zespół rejestracji, a pacjenci mogą zapisać się na wizytę w dogodnym dla siebie momencie, co wpływa na wyższą liczbę rezerwacji.

Automatyczne przypomnienia SMS wysyłane do pacjentów

Proassist umożliwia wysyłanie automatycznych przypomnień o wizytach za pośrednictwem SMS-ów. Dzięki tej funkcji pacjenci nie tylko lepiej pamiętają o swoich terminach, ale są także bardziej skłonni do dotrzymywania terminów wizyt. Przypomnienia znacząco redukują liczbę nieodwołanych wizyt, co pozwala na lepsze zarządzanie harmonogramem i uniknięcie niepotrzebnych pustych miejsc w kalendarzu. Automatyczne przypomnienia wspierają również pozytywne doświadczenie pacjenta, co zwiększa szansę, że wybierze tę samą placówkę przy kolejnej potrzebie.

Dla omawianej placówki medycznej, automatyczne przypomnienia SMS o zbliżających się terminach to funkcja, która znacząco ograniczyła liczbę pacjentów niepojawiających się na wizytach. Pacjenci otrzymują powiadomienia na dzień przed wizytą, a system umożliwia łatwe jej odwołanie lub przełożenie za pomocą specjalnego kodu w odpowiedzi na wiadomość SMS. Dzięki temu lekarze i zespół Semper Fortis zyskali lepszą organizację pracy.

Aplikacja na telefon dla lekarzy i specjalistów medycznych

Każdy lekarz otrzymał dostęp do aplikacji mobilnej Proassist, dostępnej zarówno na smartfony z systemem Android, jak i iOS. Pozwala ona na łatwy wgląd w grafik wizyt i możliwość edycji terminarza. Aplikacja jest szczególnie pomocna w dynamicznych warunkach pracy, umożliwiając lekarzom pełną kontrolę nad swoim harmonogramem i eliminując ryzyko zdublowania terminów.

Dodatkowe funkcje, które umożliwia aplikacja na telefon to między innymi możliwość głosowego wypełniaia EDM oraz szybkiego skanowania dokumentów za pomocą telefonu i automatycznego dodawania zdjęć do karty pacjenta.

Korzyści płynące z wdrożenia systemu medycznego Proassist dla Semper Fortis

Korzyści dla centrum medycznego:

Optymalizacja kosztów – Proassist okazał się tańszym rozwiązaniem niż zatrudnienie dodatkowego zespołu rejestratorek.

Większa liczba rezerwacji – liczba dziennych rejestracji wzrosła, przy jednoczesnym zmniejszeniu kosztów operacyjnych.

Odciążenie zespołu rejestracji – wewnętrzny zespół rejestratorek zyskał większy komfort pracy i więcej czasu na obsługę pacjentów na miejscu.

Korzyści dla pacjentów:

Szybsza rejestracja telefoniczna – pacjenci mogą łatwo połączyć się z odpowiednią osobą, co eliminuje czas oczekiwania i poprawia jakość obsługi.

Elastyczność w rezerwacjirejestracja online i SMS-owe przypomnienia znacznie ułatwiają kontakt z placówką, co przekłada się na wyższą satysfakcję pacjentów.

Bezproblemowe przekładanie i odwoływanie wizyt – pacjenci mogą szybko i wygodnie zmieniać swoje plany, co zmniejsza liczbę nieodwołanych wizyt.

Podsumowanie 

Nowoczesne rozwiązania, takie jak system medyczny Proassist, umożliwiają placówkom medycznym skuteczniejsze zarządzanie rezerwacjami wizyt oraz zwiększenie ich liczby. Dzięki funkcjom takim jak rejestracja online, automatyczne przypomnienia,czy zewnętrzna rejestracja telefoniczna, placówka może wprowadzić udogodnienia, które odpowiadają na potrzeby pacjentów i usprawniają pracę personelu. Oprogramowanie Proassist udowodniło swoją skuteczność w Semper Fortis, zwiększając liczbę rezerwacji, optymalizując koszty i ułatwiając pracę rejestratorek oraz lekarzy. Automatyzacja procesów związanych z obsługą pacjenta poprawiła dostępność placówki, zapewniając pacjentom lepszy dostęp do usług medycznych oraz większy poziom zadowolenia.

proassist logo

Zamów bezpłatne
połączenie w 5 minut!

Jesteśmy gotowi, aby odpowiedzieć na wszystkie Twoje pytania.

Dział sprzedaży dostępny jest od poniedziałku do piątku w godzinach od 08:00 do 16:00.

Wysyłając formularz, wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z Polityką Prywatności Proassist.