ZP #02 Co zrobić, aby pacjenci przychodzili na umówione wizyty?

Wstęp

Cześć, mam na imię Jacek, jestem właścicielem firmy Proassist, a to jest podcast “Zrozumieć pacjenta”, w którym pomagamy lekarzom, właścicielom i managerom klinik, centrów medycznych, rejestratorkom, oraz wszystkim pracującym w branży medycznej, zrozumieć pacjenta.

W dzisiejszym odcinku zajmiemy się tematem nieprzychodzenia pacjentów na wizyty. Omówimy szerzej ten problem, aby zrozumieć jego genezę. Oczywiście zajmiemy się jego najważniejszą częścią, czyli tym, jak doprowadzić do tego, aby pacjenci przychodzili do naszych placówek na wizyty.

PROBLEM PACJENTÓW, KTÓRZY NIE PRZYCHODZĄ NA WIZYTY


Problem zna zapewne każdy lekarz, który prowadzi własny gabinet lekarski i każdy manager, zarządzający placówką. Pamiętam, że ten problem bardzo często przewijał się podczas rozmów, czy to moich, gdy jeszcze bezpośrednio zajmowałem się sprzedażą w Proassist, czy to kolegów którzy aktualnie zajmuje się sprzedażą naszego oprogramowania medycznego. Lekarze mówili: Panie Jacku, ja nie chcę rejestracji, bo pacjenci i tak nie przychodzą na wizyty. Po wielu tego typu rozmowach postanowiliśmy przyjrzeć się temu tematowi dokładniej i rozbić go kolejno na czynniki pierwsze, aby poznać przyczynę i dopiero wtedy szukać najlepszego rozwiązania. Testowaliśmy kilka opcji, z czego część okazywała mniej skuteczna niż inne, a część była w ogóle nieskuteczna. W ten sposób doszliśmy do najlepszego rozwiązania i, jak dowiecie się podczas tego odcinka, proponujemy minimum 3 skuteczne sposoby na eliminowanie nie przychodzących na wizyty pacjentów. W zależności od potrzeb i tego jak wyceniana jest wizyta pacjenta, możemy dopasować sposób do swojej placówki.

Dlaczego warto skupić się na tym temacie?


A więc zaczynajmy: Dlaczego mielibyśmy zajmować się tematem pacjentów nie przychodzących na wizyty?

– Po pierwsze: część lekarzy ma bardzo odległe terminy, wolne terminy. W takim przypadku jeżeli pacjent nie pojawi się na wizycie, zajmie miejsce w kolejce, która coraz bardziej się wydłuża. A to z kolei doprowadza do tego, że jeśli pacjenci zapisują się odległy termin – po prostu o nim zapominają. Wyobraźmy sobie sytuację, w której lekarz ma zapełniony grafik wizytami pacjentów na dwa miesiące do przodu a jednocześnie przychodzi do pracy i co drugi pacjent nie przychodzi na wizytę. Po pierwsze narasta frustracja lekarza z uwagi na to, że odmawia wcześniejszego przyjęcia innym pacjentom, a ten pacjent, który miał mieć dzisiaj wizytę nie przyszedł, a poza tym – przychody gabinetu czy placówki maleją.

– Po drugie: część wizyt trwa bardzo długo, np. Powyżej 30 minut. Zdarzają się zabiegi, które trwają kilka godzin. W takim przypadku, jeżeli pacjent nie przyjdzie na taką wizytę, to lekarz ma bardzo długie okienko. Jeszcze gorsza sytuacja jest, jeżeli do zabiegu ściągnęliśmy do placówki specjalny personel, np. anestezjologa, któremu trzeba zapłacić. Warto zwrócić uwagę na tego typu wizyty i je w “specjalny sposób” potwierdzać, np. przedpłatą lub telefonicznie. Opowiem o tym w dalszej części podcastu.

– Po trzecie: To trochę łączy się z tym, co omawialiśmy wcześniej – frustracją lekarzy. W większości placówek medycznych lekarze rozliczani są na podstawie procentu wynagrodzenia od ilości wizyt, dlatego tak ważne dla nich jest to, aby ich czas pracy był maksymalnie wykorzystany. Lekarz może przyjść na trzy godziny do pracy, ale jeżeli będzie miał w tym czasie np. 9 wizyt. Natomiast w momencie, w którym przychodzi on do pracy na trzy godziny i ma np. trzy wizyty, to jego nazwijmy to liczba jego  “roboczogodzin” drastycznie spada. W takim wypadku nasza placówka medyczna będzie gorzej postrzegana od przychodni, w której ten lekarz również przyjmuje i będzie bardziej skłonny do tego, aby to w tamtej placówce przyjmować większą ilość pacjentów. Musimy zadbać o to, aby lekarze byli w naszej placówce zadowoleni, bo to w zasadzie oni “przynoszą nam chleb” do naszej kliniki.

– Po czwarte i najważniejsze: Niepojawianie się pacjentów na wizytach lekarskich to mniejsze przychody placówki – to jest oczywiste. Poza tym strata związana z obsługa tego pacjenta (oczywiście po części). Pacjent już zauważył naszą reklamę, za którą zapłaciliśmy, wszedł na stronę internetową przychodni, czy gabinetu lekarskiego, którą opłacamy, następnie zadzwonił do pań z telefonicznej rejestracji medycznej, które pobierają wynagrodzenie i zajął ich czas, aby wpisały go do terminarza wizyt. Następnie na koniec pacjent nie przychodzi do placówki, a więc de facto –  biznesowo jest to dla nas gorszy pacjent od takiego, który w ogóle nie interesuje się naszą placówką, bo na jego obsługę wydaliśmy już pieniądze.

FAKTY I MITY, ZWIĄZANE Z NIEPOJAWIANIEM SIĘ PACJENTÓW NA WIZYTACH

Ok, także mamy temat omówiony, to teraz skupmy się na tym, dlaczego ci pacjenci nie przychodzą na wizyty?

MITY

Powstało wiele mitów z tym związanych. Pierwszy, taki najczęstszy, który ja słyszę, to taki, że pacjenci nie przychodzą na wizyty umawiane przez internet. Często też słyszałem to jako kontrargument wprowadzenia rejestracji pacjentów online w placówce medycznej. To jest totalna nieprawda, a precyzując jest wręcz odwrotnie, to znaczy jeżeli pacjent rejestruje się online przez nasza stronę internetową, to mamy większe prawdopodobieństwo tego, że przyjdzie na wizytę, niż jak zapisuje się przez telefoniczną rejestrację medyczną. Ważne jest tutaj to, co powiedziałem, czyli “przez naszą stronę internetową”. Jeżeli pacjent dokonuje zapisu przez marketplace, to oczywiście ta wizyta jest najmniej prawdopodobna z tych trzech, ale porównując rejestrację pacjentów przez naszą stronę internetową lub rejestrację medyczną przez telefon, to lepiej wypada rejestracja pacjentów online na naszej stronie. Z tym że musi być ona poprawnie funkcjonować. Przede wszystkim powinniśmy mieć pewność, że dane pozostawione przez pacjenta są prawidłowe. W tym celu powinien być wprowadzony np. numer telefonu, na który wysyłamy kod do potwierdzenia wizyty. My tak robimy w Proassist – daje nam to pewność, że numer telefonu jest poprawny.

Pacjent, który zapisuje się przez internet, w momencie rejestracji wizyty jest skupiony tylko na tej czynności. Wyobraźmy sobie sytuację, że pacjenci rejestrując się telefonicznie robią to np. jadąc tramwajem – a to się bardzo często zdarza. Wiem z praktyki, że pacjenci często dokonują rejestracji telefonicznej, jadąc samochodem, tramwajem, autobusem czy np. będąc na zakupach. Nie mogą w pełni skupić się na tej czynności, nie mogą sobie nic zapisać. Pani rejestratorka medyczna potwierdza oczywiście termin rejestracji na koniec rozmowy zgodnie ze sztuką prowadzenia rejestracji wizyt. Jednak, jeżeli nie ma włączonego powiadomienia o zapisie w formie SMS, to pacjent po takiej rozmowie może po pierwsze nie pamiętać, na kiedy zapisał się na wizytę, a po drugie nawet jeżeli był skupiony, to mogło tutaj dojść do nieporozumienia, czy to ze strony pacjenta, np. w kwestii informacji o terminie, czy rejestratorki, w kwestii np. nazwiska pacjenta przykładowo z powodu hałasu, który panuje we wspomnianym tramwaju. Natomiast jeżeli pacjent dokonuje rejestracji wizyt online, to skupia się na niej w stu procentach. Jeżeli nawet jedzie wyżej wspomnianym tramwajem, to w momencie wybierania terminu na telefonie komórkowym, dokonuje on go świadomie i dokładnie widzi termin, dlatego nie ma tutaj możliwości, aby tę informację o terminie usłyszał źle, żaden hałas mu w tej sytuacji nie przeszkadza.

Mit o nieprzychodzeniu pacjentów, którzy zapisują się online nie wziął się znikąd. Powstał on poprzez zapisy na wizyty przez marketplace’y. To akurat jest prawda, rejestracja wizyt dokonywana przez marketplace wiąże się z największym prawdopodobieństwem tego, że pacjent nie przyjdzie na wizytę. Taka sytuacja jest spowodowana tym, że dokonując rezerwacji terminu przez portal, na którym jest wielu lekarzy i wiele placówek medycznych pacjent dokonuje rejestracji wizyty w pewien sposób do “bezosobowego lekarza”. Dokonuje tam rezerwacji ponieważ boli go ząb, a nie dlatego, że chce się zapisać do stomatolog Kowalskiej. Z uwagi na ten fakt nie zawsze czuje się on zobowiązany do odwołania terminu, nawet jeśli znajdzie wcześniejszy termin u innego lekarza. Często zdarza się zresztą, że pacjent dzwoniąc do placówki, łączy się z nią i mówi: ja dokonywałem rejestracji przez portal X, ale nie pamiętam czy na pewno do tej placówki lub do tego lekarza.

FAKTY

Ok, skoro mamy omówione już mity, to zajmijmy się faktami, a odpowiedzi na pytanie: dlaczego pacjenci nie przychodzą na wizyty?

  1. Pierwszym powodem jest to, że pacjenci po prostu najzwyczajniej zapominają o tym, że mają tę wizytę, oczywiście z uwagi na fakt, że jesteśmy po tej drugiej stronie to możemy się o to denerwować, ale przypomnijmy sobie sami, ile razy nam przytrafiła się podobna sytuacja? Takie sytuacje się zdarzają i powinniśmy raczej nie skupiać się na tym, żeby denerwować się na takich pacjentów, ale na tym, co zrobić aby do takich sytuacji nie dochodziło.
  2. Drugim powodem jest brak odpowiedniego przypomnienia o wizycie. Zwróćcie uwagę na słowo odpowiedniego. Później omówię dokładnie rodzaje przypomnień o wizycie i opiszę jak powinno wyglądać odpowiednie przypomnienie.
  3. Trzecim powodem, dlaczego pacjenci zapominają o umówionych wizytach jest brak szybkiej i łatwej możliwości ich odwołania. W takim przypadku pacjent po pierwsze nie wie, jak odwołać wizytę inaczej niż telefonicznie, a po drugie np. Nie może dodzwonić się do placówki. Dzwoni aby odwołać wizytę, ale nikt nie odbiera. Pacjent w tej sytuacji na pewno nie będzie tak samo zdeterminowany, aby umówić się na wizytę i zdecydowanie wcześniej zaprzestanie swoich prób.
  4. Następny powód, czwarty: był on omawiany chwilę wcześniej, ale istotne jest, aby wybrzmiał jako osobny punkt. Nieświadomość pacjenta w kwestii tego, w jaki sposób może odwołać wizytę np. czy może zrobić to przez wiadomość e-mail, SMS, czy wyłącznie telefonicznie. Jest to jest ciekawy i często pomijany aspekt w rozważaniach managerów placówek medycznych. Natomiast proszę mi wierzyć, jeżeli Państwo kontaktowalibyście się z pacjentami, którzy nie przychodzą do Państwa na wizyty, to zdarzaliby się tacy, którzy odpowiedzą, że nie wiedzieli w jaki sposób mogli odwołać wizytę.
  5. Następny powód: osoba rejestrująca to nie to samo, co osoba zarejestrowana na wizytę. W takim przypadku warto pobierać dane zarówno do osoby zapisywanej jak i tej, która rejestruje. W naszej pracy często zdarza się, że dzwoniąc do pacjenta z pytaniem, czy przyjdzie na wizytę słyszymy, że on się nie zapisywał. Dopiero dokładniej sprawdzając wizytę widzimy, że rezerwacji dokonywał np. ktoś z rodziny i wtedy sytuacja zostaje wyjaśniona. Należy jednak pamiętać, aby oprócz danych pacjenta, pobierać także dane osoby zapisującej go na wizytę.
  6. Szósty powód – bardzo odległy termin wizyty: Pacjent zapisuje się dzisiaj, ale wizytę będzie miał dopiero za dwa miesiące. W takim przypadku pomiędzy tymi dwoma terminami, czyli terminem zapisu a datą odbycia wizyty może się stać bardzo wiele rzeczy w życiu pacjenta. Z ciekawostek mogę powiedzieć, że niejednokrotnie zdarzała się np. zmiana numeru telefonu, który pacjent podał i na które zostało wysłane przypomnienie o wizycie… a pacjent jego nie otrzymał bo miał już inny numer. Czasami zdarzały nam się sytuacje, że pacjent był na wakacjach, zdarzały się sytuacje, że zmienił pracę i wyjechał za granicę.

WSPÓŁCZYNNIK WiN-RATE

Ok, mamy wymienione 6 powodów. Wiedząc już, dlaczego pacjenci nie przychodzą na wizyty, możemy skupić się na tym, aby obniżyć współczynnik osób nie przychodzących na wizyty. Pamiętajmy jednak, że nie wyeliminujemy tego problemu do zera. Zawsze zdarzą nam się pacjenci, którzy nie przyjdą na wizyty. Oczywiście wprowadzając przedpłaty za wizyty zniwelujemy straty do zera, ponieważ ta strata będzie po stronie pacjenta, ale nie zniwelujemy do zera liczby pacjentów nie przychodzących na wizyty.

Powinniśmy w takiej sytuacji obliczyć u siebie taki współczynnik, nazwijmy go roboczo – współczynnik Win-Rate, czyli współczynnik, który pokaże nam jaki procent pacjentów z tych, którzy zapisani na wizyty przyjdzie na nią. To jest też mocno pomocne dla managera, aby obliczyć prognozy przyszłych przychodów. Obliczenie jest bardzo proste: jeżeli mamy w placówce na dzisiaj zapisane 100 wizyt, a przyjdzie na nie 90 pacjentów, to znaczy, że nasz współczynnik wynosi 90 %. Wychodzi na to, że 10 % pacjentów nie przychodzi na wizyty. Oczywiście, abyśmy mieli najbardziej miarodajne dane, to powinniśmy zrobić takie badanie na przestrzeni minimum tygodnia, ale im dłużej tym lepiej.

Co nam dadzą takie dane? Po pierwsze będziemy wiedzieć jaki mamy współczynnik win-rate. Dzięki temu będziemy wiedzieli, czy powinniśmy skupić się nad jego podwyższaniem, czy mamy go na tak wysokim poziomie, że możemy skupić się na innych obowiązkach. Uważam, że w gabinecie lekarskim współczynnik powinien wynosić powyżej 95 %. Około 3 % pacjentów może nie przyjść na wizytę. Czyli jeżeli w swoim gabinecie masz 200 wizyt miesięcznie, a liczba nie przychodzących pacjentów wynosi od pięciu do sześciu, to jest to jak najbardziej ok. Jeżeli ta liczba zbliża się lub przewyższa 10, to powinieneś zastanowić się nad rozwiązaniem problemu, aby przychody gabinetu wzrosły.

W przypadku placówek medycznych jest trochę gorzej i tutaj współczynnik do 5-6 % pacjentów nie przychodzących na wizyty, jest akceptowalny, czyli jeżeli w naszej placówce jest 1000 wizyt, a nie przychodzi na wizyty 50-60 pacjentów to jest ok. Jeżeli natomiast liczba ta jest wyższa, to powinniśmy poświęcić chwile czasu na wdrożenie rozwiązania, które tę liczbę obniży

WYSELEKCJONOWANIE GRUPY PACJENTÓW, KTÓRZY NIE PRZYCHODZĄ NA WIZYTY

Teraz wiemy już, że u nas współczynnik wynosi 10 %, chcesz go obniżyć. Co powinieneś zrobić jako manager placówki medycznej?

Po pierwsze sprawdź, czy jesteśmy w stanie wyselekcjonować grupę pacjentów, która nie przychodzi na wizyty. Być może będzie to jakaś konkretna grupa, np. pacjenci przychodzący na wizyty NFZ, albo do konkretnego lekarza, pacjenci pierwszorazowi, albo tacy, którzy zapisują się na konkretny rodzaj usługi. Być może na wizyty nie przychodzą starsi lub młodsi pacjenci. Bo jak będziemy znali powód i grupę pacjentów którzy nie przychodzą na wizyty to będziemy mogli odpowiednio zareagować.

Przykłady działania na wyselekcjonowanej grupie

Przyjmijmy, że okazuje się, że w naszej placówce na wizyty nie przychodzą głównie starsi pacjenci i są to wizyty u kardiologa. W placówce mamy SMS-owy system przypomnień. Jeżeli “wyrzucimy” z naszych obliczeń dane pacjentów kardiologicznych to okaże się, że współczynnik WinRate mamy dostatecznie wysoki. W takim przypadku należy np. wprowadzić telefoniczne potwierdzenia do pacjentów, zapisujących się na wizyty kardiologiczne. Być może starsi pacjenci kardiologów, opisanym przypadku nie mają telefonów komórkowych i dlatego nie odczytują SMS-ów. Nie ma sensu wprowadzać droższych przypomnień telefonicznych do całej placówki, jeżeli system SMS-owy działa u innych pacjentów. Wprowadzenie jej do pacjentów kardiologicznych już ma sens.

Inny przykład: Okazuje się, że pacjenci nie przychodzą na konkretne usługi. W takim przypadku należy wyselekcjonować usługi, na które pacjenci zapominają odwołać wizytę i wprowadzić do nich internetową rejestrację wizyt. W Proassist da się wybrać konkretne usługi, za które trzeba obowiązkowo uiścić przedpłatę. W takim przypadku, w momencie, gdy pacjent zapisze się na wizytę zwykłą, to będzie mógł zapłacić na miejscu, ale jak wybierze konkretną usługę, która ma obowiązek opłaty, to już będzie musiał zapłacić w momencie rejestracji wizyty. Może się okazać, że pacjenci nie przychodzą na wizyty tylko do konkretnego lekarza, który ma bardzo odległe terminy. W takim przypadku być może warto byłoby jego pacjentów informować o zbliżającej się wizycie dwu lub trzykrotnie, np. po zapisie, następnie tydzień przed wizytą, aby pacjent po dłuższym czasie przypomniał sobie, że miał wizytę zaplanowaną i mógł już zagospodarować czas na najbliższy piątek na godzinę 13:00, a następnie ponownie dzień przed wizytą.

Podsumowując, wyselekcjonowanie grupy pacjentów, która nie przychodzi do nas na wizyty, o ile ta selekcja da nam jakieś konkretne wnioski, jest po to, aby nie zmieniać systemu przypomnień pacjentom wizytach dla całej placówki, o ile taka zmiana nie jest potrzebna. A selekcja może nas w tym utwierdzić.

JAKIE MAMY MOŻLIWOŚCI DO ZASTOSOWANIA, ABY PACJENCI PRZYCHODZILI NA WIZYTY?

Przepraszam, że tak długo to trwało, ale chciałem ten temat wyczerpać i podkreślić, że nasza wcześniejsza praca , ta nazwijmy to, praca badawcza jest w zasadzie tak samo ważna jak wprowadzenie rozwiązania Praca badawcza pozwala nam wybrać najbardziej dogodne dla nas narzędzie.

Przechodząc do meritum, jakie mamy możliwości?

– Pierwsza: wysyłać pierwszego SMS-a tuż po zapisie pacjenta na wizytę. Niezależnie od tego, czy pacjent zapisał się online, telefonicznie, czy bezpośrednio w rejestracji stacjonarnej, dostaje on SMS-a od razu po rejestracji wizyty. Za każdym razem może do niego zajrzeć i przypomnieć sobie, na kiedy ma wizytę. To rozwiązanie nie tylko doprowadza do wzrostu współczynnika WiNRate, ale też doprowadza do tego, że pacjent nie odwołuje wizyty w ostatniej chwili, czyli np. na kilkanaście godzin przed wizytą. Z uwagi na to, że dostał SMS przypominający, pacjent odwołuje wizytę na kilka dni przed, ponieważ wiedział, że ma taką możliwość już wcześniej. 

Ważne, aby w takim SMS-ie były odpowiednie informacje, przykładowo: Dziękujemy za zarezerwowanie wizyty na dzień (tutaj data) na godzinę (godzina wizyty) w placówce (nazwa placówki) przy ulicy (tutaj adres). Jeżeli chcesz odwołać wizytę odpisz, wpisując podany kod: (i jest konkretny kod). Proszę zwrócić uwagę, że  w SMS-ie mamy wszystkie potrzebne informacje i możliwość odwołania wizyty przez wiadomość SMS. Jak może być to ważny sms ? Proszę sobie wyobrazić sytuację: Wyobraźmy sobie sytuację w której siedzimy na fotelu stomatologicznym. Pani doktor właśnie nam wyrwała nam ósemkę. Podchodzimy do rejestracji medycznej,  aby zapisać się na kontrolę po zabiegu, ale generalnie cały czas jesteśmy myślami jeszcze przy tej, nazwijmy to, naszej szczęce i ubytku który w niej mamy. Wtedy to pani rejestratorka medyczna zapisuje nas na kolejną wizytę, ale my po pięciu minutach zapominamy na kiedy mamy termin. Czasami jeszcze zdarza się, że rejestratorki medyczne dają karteczki, ale karteczkę też można zgubić. W przypadku, gdy mielibyśmy SMS, to możemy od razu po przyjściu do domu i odpoczęciu po zabiegu spojrzeć, a potem mamy tę informacje zawsze pod ręką. Drugi przypadek, który obrazuje to, jak ważny jest ten pierwszy sms to jest sytuacja, którą opisywaliśmy wcześniej, czyli pacjent jest np. w autobusie i nie do końca ma jak skupić się na zapisie. W przypadku, w którym dostanie SMS-a dwie minuty po dokonaniu rezerwacji, od razu po zapisie to będzie miał taką informację pod ręką.

– Drugie rozwiązanie to mail do pacjenta bezpośrednio po zapisie. To rozwiązanie ma kilka zalet. Przede wszystkim wiadomości e-mail są darmowe, a więc automatyczny mail po zapisie nie stanowi kosztu dla placówki. Drugim plusem jest fakt, że w mailu zmieści się więcej treści, dlatego można tam zamieścić zdecydowanie więcej informacji niż w SMS-ie. W wiadomościach e-mail, wysyłanych z oprogramowania medycznego Proassist, przesyłane są dane, które wymieniłem podczas opisywania przypomnień SMS-owych. Dodatkowo wypisane są jeszcze dane lekarza, zamieszczany jest link do e-płatności (o ile jest ona możliwa w placówce). Dodatkowo do maila może zostać dołączona ankieta medyczna w formacie pdf, którą pacjent może wypełnić, lub przykładowo zgoda na zabieg, czy RODO, aby jak najmniej czasu poświęcać na biurokrację. Dodatkowo możemy w mailu wpisać zakres przygotowania do badań lekarskich, czy zalecenia przed lub po zabiegowe.

– Następna możliwość, najbardziej powszechna, czyli SMS przypominający o wizycie. Ważne, abyśmy w tym przypadku pamiętali o kilku istotnych czynnikach. W SMS-ie powinna się znaleźć data i godzina wizyty, adres placówki, oraz informacja, w jaki sposób tę wizytę odwołać. Jeżeli Wasze oprogramowanie dla przychodni nie ma możliwości ustawienia odwołania wizyty przez SMS, to powinien być podany przynajmniej numer telefonu do placówki. Drugą ważna rzeczą, na jaką powinniśmy zwrócić uwagę, to czas, w którym jest wysyłany SMS przypominający o wizycie. Standardowo to jest 24 h przed wizytą, natomiast jeżeli wizytę zapisujemy dzisiaj na bardzo odległy termin, to warto wysłać pierwsze przypomnienie SMS już na 2 tygodnie, czy tydzień przed wizytą. Na podstawie naszego doświadczenia mogę powiedzieć, że nie polecam SMS-ów głosowych i SMS-ów, których treść nakazuje potwierdzenie wizyty lekarskiej, np. “Wpisz 1 jeżeli potwierdzasz, a wpisz 2 jeżeli nie”. Jeżeli chodzi o SMS-y głosowe, to nie mają one głównej zalety SMS-a tekstowego, tzn. tego, że można do niego zajrzeć w każdej chwili. Natomiast jeżeli chodzi o nakaz potwierdzenia wizyt, to problem polega na tym, że bardzo duża liczba pacjentów nie dokona żadnej z wymienionej akcji, czyli nie wybierze ani 1 ani 2 i na koniec nie będą wiedzieli co zrobić. W Proassist dawno temu na próbę i prośbę jednego z klientów wprowadziliśmy takie rozwiązanie i okazało się ono bardzo nieskuteczne. Pacjenci dzwonili do placówki, mówili, że będą za 15 minut, ale w zasadzie to nie wiedzą czy mogą przyjść bo dopiero teraz zauważyli, że mieli potwierdzić wizytę. Czy w takim przypadku oni zostali usunięci, czy jednak mogą przyjść? Część pacjentów nie odwoływała, a mimo to nie przyszła. Dlatego dajmy pacjentowi możliwość odwołania wizyty przez SMS, ale nie nakaz potwierdzenia.

– Oczywiście jest jeszcze e-mail przypominający o wizycie, w zasadzie może być on tożsamy z tym omówionym wcześniej, czyli zawierający zdecydowanie więcej informacji niż SMS, nawet z załącznikami w formie dokumentów, z którymi pacjent może zaznajomić się już wcześniej. Także mamy dwie funkcje maila, oprócz tej przypominającej, również usprawniającą obsługę pacjentów na miejscu.

– Następne rozwiązanie, które testowaliśmy, ale nie polecamy to voiceboty. Być może po prostu nasz polski rynek jeszcze do nich nie dojrzał. Oczywiście jakbyśmy mocno wyselekcjonowali grupę pacjentów, to dla młodszych pacjentów być może miałoby to sens, ale generalnie na naszych testach wyszło, że pacjenci podczas połączenia się rozłączali, przerywali botowi rozmowy itd. Na dzisiaj to rozwiązanie jest droższe niż SMS przypominający o wizycie, natomiast tańsze od telefonicznego potwierdzania wizyt, a więc i skuteczność powinna być wyższa od SMS, natomiast porównując te dwa rozwiązania, okazuje się, że wyższą skuteczność mają przypomnienia SMS.

– Przechodzimy dalej, czyli połączenia z telefonicznej rejestracji medycznej z potwierdzeniem wizyty u lekarza. To rozwiązanie jest delikatnie skuteczniejsze od przypomnień SMS, natomiast nie oszukujmy się, jest sporo droższe i należy sprawdzić, czy u nas koszt pracy rejestratorek medycznych, które będą dzwonić i potwierdzać takie wizyty. zostanie pokryty ze zwiększonych przychodów z tym związanych. Jeżeli nasz współczynnik podwyższymy np. o 1 %, to może się okazać, że to rozwiązanie jest bez sensu. Jeżeli natomiast podwyższymy o kilka procent, to wtedy już skalkulują nam się koszty. W kwestii telefonicznych przypomnień ważny jest proces, który ustalimy. Jeżeli damy telefon pani z rejestracji medycznej i powiemy “dzwoń”, to możemy zrobić więcej szkód niż pożytku i dodatkowo możemy mocno zdenerwować pacjentów.

PROCES TELEFONICZNEGO POTWIERDZANIA WIZYT W PROASSIST

W jaki sposób my w Proassist zaprocesowaliśmy model telefonicznego  potwierdzania wizyt u lekarza? Pierwszy raz do pacjenta dzwonimy w miarę rano, między godziną 9:00 a 11:00. Jeżeli pacjent potwierdzi wizytę, to w terminarzu wizyt zaznaczamy taki termin jako potwierdzony. Drugi raz dzwonimy po południu, czyli koło 16:00-17:00, ale już wyłącznie do tych, którzy nie odebrali telefonu, ale – UWAGA –  również nie oddzwonili (to jest pierwsza pułapka na którą możemy się złapać) do przychodni. Jeżeli chcecie potwierdzać wizyty telefonicznie, to musicie być przygotowani na fakt, że pacjent oddzwoni i powie: Halo, ktoś dzwonił do mnie z tego numeru. Jeżeli np. jedna pani z rejestracji medycznej potwierdza wizyty a druga o tym nic nie wie, to będzie to odbijanie piłeczki i denerwowanie pacjenta. Jedna Pani będzie dzwoniła non stop, a pacjent będzie non stop oddzwaniał. Jeżeli natomiast masz jedną Panią w rejestracji, która ma jednocześnie potwierdzać wizyty i odbierać telefony od pacjentów, to jest bardzo duże prawdopodobieństwo, że w celu potwierdzenia tych wizyt zablokujemy linię pacjentom, chcącym zarejestrować się na wizytę, dlatego uważajmy i skomponujmy nasz proces odpowiednio.

Ok, ale wracamy do tematu: Pacjent nie odebrał i nie oddzwonił, więc dzwonimy drugi raz po południu około 16:00-17:00 wyłącznie do pacjentów, którzy mają niepotwierdzone wizyty, ponieważ w oprogramowaniu dla przychodni Proassist możemy wyselekcjonować taką grupę odpowiednim filtrem. W tym przypadku zaznaczam przy pacjencie również info: BK → co w naszym slangu oznacza brak kontaktu. Takiemu pacjentowi wysyłamy SMS-a z informacją, w zależności od ustaleń z placówką albo:

– przypominający SMS o wizycie

– SMS informujący o tym, że musi potwierdzić wizytę do godziny 19:00, w innym przypadku zostanie wykreślony z listy.

Dlaczego do godziny 19:00? Dlatego, że w momencie, gdy potwierdzamy wizyty telefonicznie, od razu ustawiamy grafik lekarza tak, aby nie miał luk. Więc jeżeli mamy o pacjenta o 16:00 i o 16:30, a wizyty są co 15 minut, to mając lukę o godzinie 16:15 staramy się zapełnić wizytą z godziny 16 lub 16:30. Lekarz jest zadowolony, bo ma wizytę po wizycie, a pacjentowi czasami nawet bardziej odpowiada nowy termin, niż ten pierwotnie zapisany. A więc wybieramy 19, bo jest to termin w którym jeszcze możemy postarać się zapełnić lukę oczywiście w miarę możliwości. Jeżeli wiązałoby to się z przeorganizowania całego terminarza wizyt, to nie ma sensu robić tego o godzinie 19:00, ale jeżeli wiązałoby się z przesunięciem jednego pacjenta to, warto spróbować. Ważne jest natomiast, aby z ustawianiem grafiku przez telefoniczne potwierdzenia wizyt nie przesadzić. Jeżeli zadzwonimy do pacjenta o 10:00 i spytamy czy mógłby przyjść, zamiast o godzinie 13:00 na godzinę 16:00, a następnie zadzwonimy o 19:00 i spytamy czy jednak mógłby przyjść o 14:00, to możemy go zdenerwować i narazić się na złą opinie o placówce medycznej. Dlatego my mamy zasadę, że raz prosimy pacjenta o ewentualne przeniesienie godziny odbycia wizyty. Poza tym godzina 19:00, to jest ta, w której jest jeszcze możliwość zapełnienia luki przez internetową lub telefoniczną rejestrację, bo do odbycia wizyty zostało np. kilkanaście godzin.

Powtórzmy to jeszcze raz: jeżeli chcemy wprowadzić telefoniczne potwierdzanie wizyt, to wcześniej stwórzmy konkretny plan, jak będziemy to robić, aby sobie nie zaszkodzić. Musimy mieć odpowiednio przygotowany proces i odpowiedni oprogramowanie medyczne z terminarzem wizyt, który da nam możliwość zapisu informacji o tym, że wizyta jest potwierdzona.

– Siódme rozwiązanie, czyli e-płatności. Chodzi tu o pobieranie opłaty od razu po rejestracji wizyty. To rozwiązanie jest najskuteczniejsze, ponieważ doprowadzimy dzięki niemu do sytuacji, w której pacjent zapłaci za wizytę niezależnie, czy na nią przyjdzie, czy nie. Oczywiście wcześniej należy skonstruować odpowiedni regulamin. Jeżeli chodzi o internetową rejestrację wizyt, to jest to bardzo proste rozwiązanie: pacjent wybiera konkretny termin, rezerwuje go, po czym musi dokonać e płatności. Jak natomiast rozwiązujemy w Proassist kwestię pobierania opłat w przypadku zapisów przez telefoniczną rejestrację medyczną? Pacjent, zapisując się telefonicznie, podaje adres mailowy, rejestratorka medyczna nie ma możliwości dodać wizyty bez wpisania adresu mailowego, a więc nie ma tutaj możliwości pomyłki, następnie pacjent dostaje na maila link do e-płatności za wizytę i jest poinformowany zarówno przez rejestratorkę medyczną, jak i mailowo, że ma czas do końca dnia na dokonanie opłaty. Jeżeli nie zapłaci za wizytę dzisiaj, to zostanie ona usunięta z terminarza wizyt. i w takim przypadku możemy mieć rejestracje telefoniczną i jednocześnie obowiązek przedpłaty. E-płatności możemy wprowadzić za wszystkie lub tylko za wybrane wizyty, np. teleporady. Akurat w oprogramowaniu do przychodni Proassist mamy dodatkowo możliwość ustawienia, czy płatność online będzie obowiązkowa, czy tylko możliwa, o czym mówiłem wcześniej. Możliwe oznaczają, że pacjent ma wybór, czy chce zapłacić od razu, czy podczas wizyty, stacjonarnie w placówce.

– Następna, już ostatnia możliwość, według mnie najlepsza to jest tzw. rozwiązanie hybrydowe. Trochę o nim wspomniałem wcześniej. Chodzi o to, że do części pacjentów wysyłamy SMS-y, do części dzwonimy, części nakazujemy opłacać wizytę od razu przy zapisie, itp. Powodem, dla którego rozwiązanie hybrydowe jest dobrym rozwiązaniem są oczywiście koszty. Czasami wprowadzenie telefonicznego potwierdzania wizyt może być drogim rozwiązaniem, ale wprowadzenie jej wyłącznie dla jednego lekarza może się okazać wystarczające.

W takim przypadku dokonujemy selekcji, o której mówiłem kilka minut temu i na jej podstawie dobieramy odpowiednie rozwiązanie dla konkretnej grupy.

Przejdźmy dalej. Wprowadziliśmy konkretne rozwiązania w placówce medycznej, nasz współczynnik spadł do wymaganego poziomu. Robimy coś jeszcze, czy to już koniec?

ANALIZA POCZYNIONYCH KROKÓW

Generalnie to zależy w dużym stopniu od nas. Jeżeli chcemy, to możemy zakończyć już nasze zajmowanie się tematem i ewentualnie raz na miesiąc poświęcić kilkanaście minut na to, aby sprawdzić, czy nasz współczynnik nie maleje.

Natomiast jeżeli nadal  widzimy problem, to możemy jeszcze drążyć temat.

Mamy jeszcze taką możliwość, aby zadzwonić do pacjenta, który nie odwołał wizyty i na nią nie przyszedł w celu zapytania, dlaczego tak się stało, natomiast istotne jest to, aby nie oskarżać pacjenta. Pamiętajmy, że dzwonimy do niego po informację. Jeżeli go oskarżymy, to nie dość, że może wyrobić sobie o nas złą opinię to jeszcze może nie powiedzieć nam prawdy. Może się okazać, że odpowiedzi pacjentów będa sie potwrzać i w ten sposób uzyskamy feedback z jakiego powodu mimo wprowadzonych przez nas rozwiązań nadal jest spora grupa pacjentów, która nie odwołuje wizyt i na nie nie przychodzi. Być może pacjent nam powie: “dzwoniłem trzy razy do placówki w celu odwołania wizyty, ale nie mogłem się dodzwonić”. W takim przypadku wiemy, że problemem jest niewydolna telefoniczna rejestracja pacjenta, lub brak możliwości odwołania wizyty przez SMS. Możemy wtedy wprowadzić korektę w naszym planie.

ZYSKI Z PODWYŻSZENIA WSPÓŁCZYNNIKA PACJENTÓW PRZYCHODZĄCYCH NA WIZYTĘ – WYLICZENIE KOSZTÓW


Dobra, to teraz porozmawiajmy o najważniejszym, czyli o kosztach i zyskach związanych z wzrostem współczynnika Win-rate.

Postarajmy się zaprezentować, ile możemy zyskać, jeżeli w swojej placówce podwyższymy współczynnik pacjentów, którzy przychodzą na wizyty:

Do założenia przyjmijmy, że jeden pacjent w placówce czy w gabinecie lekarskim to przychód np. 200 zł. Zapewne trzeba by było zrobić widełki, ale dla prostszych obliczeń przyjmijmy jedną kwotę.

Jeżeli uznajemy, że startujemy z współczynnika 10 % – jest to liczba osób nie przychodzących na wizytę, a więc współczynnik Win-rate to 90 %. Wychodzi na to, że co dziesiąta z zapisanych osób nie przyjdzie do naszej placówki medycznej na wizytę.

Mając w placówce np. 100 wizyt dziennie, to mamy ich 2000 miesięcznie. W takim przypadku liczba pacjentów, która nie przyszła na wizyty w przeciągu miesiąca wynosi 200, a za tym idzie – 40.000 zł przychodu placówki.

PRZYPOMNIENIA SMS

Przyjmijmy, że rozwiązanie, w którym wysyłamy np. trzy SMS-y do pacjenta (pierwszy po zapisie, drugi z przypomnieniem o wizycie na tydzień przed, trzeci z przypomnieniem o wizycie na dzień przed). Łącznie wyślemy —> 2000 wizyt razy 3 smsy = 6000 smsów, mnożąc to razy 10 groszy – to koszt przypomnień będziemy mieli w wysokości 600 zł.

A teraz przyjmijmy, że współczynnik w związku z tymi SMS-ami zwiększył się nam z  3 % do 93 %, czyli 7 pacjentów na 100 nie przychodzi na swoje wizyty. W takim przypadku miesięcznie nie przyjdzie do nas 140 pacjentów, a co za tym idzie tracimy 28.000 zł przychodu.

Proszę zobaczyć różnicę. Wcześniej mieliśmy 40.000 zł a teraz 28.000 złczyli różnica wynosi 12.000 zł. A wydatek to tylko 600 zł.

TELEFONICZNE POTWIERDZANIE WIZYT

Drugie rozwiązanie czyli telefoniczne potwierdzanie wizyt. Średnio kosztuje ono 1,5 zł za wizytę. Przyjmujemy, że w takim przypadku współczynnik wynosi nie 93, a 95% czyli 5 pacjentów na 100 nie przychodzi na wizytę. Łącznie w miesiącu nie przyjdzie do nas na wizyty 100 pacjentów, czyli tracimy 20.000 zł przychodu.

Znowu od 40.000 odejmujemy 20.000, co daje nam o 20.000 więcej przychodu miesięcznie. Jeżeli przyjmiemy, że potwierdzamy wszystkie wizyty telefonicznie, to wydamy na to 3.000 zł miesięcznie.

E-PŁATNOŚCI

Trzecie rozwiązanie, czyli e-płatności, które daje nam 100 % skuteczności, niezależnie od tego, czy pacjent przyjdzie na wizytę, czy nie zapłaci za nią, czyli mamy przychód zwiększony o 40.000 zł. Jakie są koszty związane z płatnościami online? Średnio na rynku to 2 %, czyli w naszym przypadku prowizja dla operatora to będzie 8.000 zł, czyli zysk 40 000 minus 8 000 wynosi 32.000 zł.

Oczywiście podczas moich obliczeń nie biorę pod uwagę faktu, że część pacjentów odwoła termin tak jak należy, a więc spadnie liczba zapominalskich, ale też być może nieznacznie po prostu liczba wizyt. Być może też część pacjentów, gdy wprowadzimy na wszystkie wizyty obowiązek e-płatności to nie dokona u nas zakupu, natomiast warto mieć te liczby gdzieś z tyłu głowy, aby wiedzieć, że gra jest warta świeczki. Oczywiście moje wzrostu współczynnika WinRate w trzech sytuacjach są trochę życzeniowe, ale jak najbardziej realne. Z drugiej strony nie biorę też pod uwagę faktu, że jeżeli wprowadzimy płatność online za wizytę, to obsługa pacjenta na miejscu będzie mniej determinująca personel na miejscu, a więc tutaj znowu mamy dodatkowy plus.

SŁOWEM PODSMOWANIA…

Warto żebyśmy po tym odcinku wiedzieli co może być przyczyną braku odwołania wizyty przez pacjenta, abyśmy potrafili wyselekcjonować grupę i wprowadzić konkretne rozwiązania tego problemu. Nie bójmy się nowości i nie bójmy się kombinować w celu dostosowania procesu zapisu i odwołania wizyty do naszej placówki medycznej. Być może u nas najlepsze będzie rozwiązanie hybrydowe, w którym część pacjentów potwierdzimy w inny sposób, niż drugą część. Ja życzę Wam powodzenia i odzywajcie się, jeżeli wprowadzicie któreś z tych rozwiązań i przyniosą bądź nie przyniosą skutku u Was w placówce.

My słyszymy się w kolejnym odcinku, który pojawi się początek lipca na naszym kanale. Dziękuje za uwagę i do usłyszenia!

Nowości majowe w oprogramowaniu medycznym Proassist

NOWOŚCI MAJOWE W OPROGRAMOWANIU MEDYCZNYM PROASSIST

Usprawniamy nasz program dla lekarzy, wdrażając do niego coraz to nowsze funkcje. W maju, jak co miesiąc również wprowadziliśmy kolejne nowości.

Nowości

Brak możliwości odwołania wizyty w danym czasie

Pierwsza funkcja, która pojawiła się w naszym oprogramowaniu medycznym, z pewnością spodoba się wszystkim specjalistom, którzy borykają się na co dzień z pacjentami odwołującymi wizyty w ostatniej chwili. Nowa opcja pozwoli Ci zadecydować o tym, ile godzin przed wizytą pacjent może zrezygnować z zarezerwowanego terminu. Wybór jest szeroki: możesz zablokować możliwość odwołania wizyty najwcześniej godzinę przed jej odbyciem, a najpóźniej 42 godziny przed wizytą. 

Jeżeli pacjent kliknie opcję odwołania wizyty w czasie, który ustawiłeś jako ten, w którym jest to niemożliwe, zobaczy komunikat, informujący go o tym, że nie może już odwołać terminu.

Jeśli pacjent będzie próbował odwołać wizytę przez kod SMS, a będzie już na to za późno – otrzyma wiadomość zwrotną z powiadomieniem o braku takiej możliwości. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak ustawić tę opcję w naszym programie dla lekarzy, zajrzyj do naszego przewodnika użytkownika, lub obejrzyj poniższe wideo. 

Możliwość umówienia wielu pacjentów na jeden termin

Opcja dedykowana użytkownikom naszego oprogramowania medycznego, prowadzącym zajęcia grupowe zajęcia rehabilitacyjne lub szkoły rodzenia. Włączenie tej funkcji pozwoli na zapisanie się kilku pacjentów na tę samą datę i godzinę. Sam ustalasz, ile osób może zapisać się na dany termin. Dopóki limit pacjentów nie zostanie wyczerpany, termin wizyty będzie widniał jako wolny na zakładce do rejestracji online, a rejestratorki medyczne w placówce będą zapisywały pacjentów telefonicznie oraz stacjonarnie.

Tutaj znajdziesz informację, jak ustawić tę opcję w programie. Możesz także obejrzeć poniższy film z instrukcją.

Możliwa płatność on-line

Jeśli chcesz, możesz udostępnić pacjentom możliwość wyboru dotyczącego uregulowania opłaty przez internet. Skorzystaj z opcji „możliwa płatność online” jeśli nie chcesz, aby e-płatność za usługę była obowiązkowa bezpośrednio po rejestracji na wizytę. Podczas rejestracji online pacjent będzie mógł zdecydować, czy płaci od razu, czy później. Natomiast w przypadku zapisu telefonicznego lub stacjonarnego, pracownik rejestracji medycznej wygeneruje dla pacjenta link do e-płatności, (który nie będzie obowiązkowy) i wyśle go w wiadomości e-mail.

Jest to dobre rozwiązanie, kiedy obawiasz się, że pacjent nie wybierze Twoich usług z uwagi na obowiązkową opłatę z góry. Dzięki tej opcji pacjent nie zrazi się koniecznością płacenia za wizytę bezpośrednio po zapisie. 

Zajrzyj do naszego przewodnika użytkownika, lub obejrzyj film, jeśli chcesz dowiedzieć się, jak ustawić tę opcję w naszym oprogramowaniu medycznym.

Ustawienie wizyty cyklicznej

Tę funkcję z pewnością doceni każdy lekarz, który przyjmuje pacjentów na regularne wizyty, odbywające się w krótkich odstępach czasu. Opcja będzie dobrym rozwiązaniem dla lekarzy rehabilitantów, czy psychologów, prowadzących terapie. Dzięki możliwości ustawienia wizyty cyklicznej pacjent nie musi zapisywać się na następny termin zaraz po wyjściu z gabinetu.

Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak ustawiać wizyty cykliczne w Proassist, kliknij tutaj lub obejrzyj nasz film:

Idealny program do gabinetu lekarskiego

Idealny program do gabinetu lekarskiego

Jesteś lekarzem i chcesz znaleźć najlepszy program do gabinetu? Może zarządzasz placówką medyczną i szukasz oprogramowania medycznego do obsługi swojej przychodni? Z pewnością natknąłeś się już na wiele różnych ofert firm zapewniających o skuteczności i funkcjonalności swoich oprogramowań medycznych. Tylko co oznacza, że program dla lekarza jest skuteczny i funkcjonalny? Co powinien posiadać, aby praca Twojej placówki została realnie usprawniona?

Przebijając się przez rozbudowane oferty oprogramowań medycznych, można się pogubić. Dlatego zebraliśmy i opisaliśmy wszystkie funkcjonalności idealnego programu dla gabinetu, abyś mógł uporządkować swoją wiedzę, zanim dokonasz ostatecznego wyboru.

statystyki

Funkcjonalny program dla gabinetu powinien być łatwo dostępny dla użytkownika. Z pewnością chciałbyś móc korzystać z niego z dowolnego urządzenia. Dlatego najlepszym rozwiązaniem jest oprogramowanie medyczne działające w chmurze. Korzystanie z tego typu programu dla lekarzy pozwoli Ci uniknąć żmudnej i skomplikowanej instalacji. Oprócz tego w przypadku zmiany lub awarii sprzętu będziesz mógł w dalszym ciągu korzystać z oprogramowania, wystarczy, że zalogujesz się na innym urządzeniu. Dodatkowo działanie systemu w chmurze pozwoli na bezpieczne przechowywanie dokumentacji medycznej. Pomoże zaoszczędzić koszty i miejsce archiwizacji, oraz czas potrzebny na wyszukiwanie danych.

Idealny program do gabinetu powinien być wyposażony w czytelny terminarz wizyt. Będziesz używać go codziennie, dlatego podczas testowania oprogramowań medycznych, zwróć uwagę na to, czy korzystanie z terminarza nie będzie sprawiało Ci trudności. Sprawne wyszukiwanie danych, możliwość wyboru widoku kalendarza i proste zarządzanie grafikiem to absolutna podstawa.

Każde oprogramowanie medyczne jest wyposażone w moduł EDM, a każdy korzystający z niego lekarz może swobodnie prowadzić w nim dokumentację medyczną. 

Tworzenie elektronicznej karty pacjenta w systemie nie powinno być skomplikowane. Lekarz musi mieć łatwy wgląd do kartoteki, dlatego ważne jest to, aby była ona dostępna z kilku miejsc w systemie. Dzięki temu przeprowadzanie wizyty będzie sprawne.

Z uwagi na obowiązek wystawiania e-recepty, e-skierowania i e-zwolnienia lekarskiego oczywiste jest to, że moduł EDM każdego oprogramowania dla gabinetu powinien posiadać możliwość wypisywania tych dokumentów. Natomiast aby ich wystawianie było naprawdę funkcjonalne, moduł ten powinien być wyposażony w kilka opcji, usprawniających tę czynność. Takim ułatwieniem z pewnością okaże się możliwość tworzenia szablonów e recept, czy e skierowań oraz tworzenie ankiet dla pacjentów, czy szablonów wizyty, ponieważ skraca ona czas wypisywania tych elementów dokumentacji medycznej podczas przyjmowania pacjenta.

Elektroniczna dokumentacja medyczna

Im więcej czynności można wykonać przy użyciu jednego systemu, tym sprawniejsza będzie Twoja praca. Dlatego funkcjonalny program dla gabinetu powinien także posiadać opcję wydruku lub wysyłki elektronicznej dokumentacji medycznej mailem bezpośrednio z systemu. Pozwoli Ci to uniknąć zbędnego otwierania dodatkowych programów, czy zakładek przeglądarki, a tym samym przyspieszy tę czynność. 

Oprócz sprawnego wysyłania elektronicznej dokumentacji medycznej do pacjenta dobrze byłoby mieć możliwość łatwego wygrywania jej elementów do systemu. Dlatego funkcjonalne oprogramowanie do gabinetu będzie posiadało również możliwość wgrania dokumentacji medycznej w postaci pliku.

Bardzo przydatną funkcją modułu EDM w programie dla lekarza będzie także połączenie go z systemem eWUŚ. Dzięki temu będziesz mógł szybko zweryfikować aktualne uprawnienia pacjenta, bez konieczności każdorazowego logowania się do platformy.

Jeżeli jesteś managerem przychodni, ważne jest to, aby oprogramowanie medyczne, z którego będziesz korzystać, posiadało moduł statystyczny. Istnieją oprogramowania dla placówek medycznych wyposażone w opcję generowania raportów dotyczących usług świadczonych przez lekarzy. Taka opcja pozwala sprawdzić, które świadczenia cieszą się największą popularnością wśród pacjentów. Oprócz tego takie moduły mogą być wyposażone w możliwość obliczania wynagrodzenia dla lekarzy. Usprawniają one w dużej mierze kwestię rozliczeń w placówce medycznej.

Oprogramowanie medyczne to coś więcej niż program dla gabinetu

Oczywiście wszystko zależy od tego, czy szukasz programu do obsługi gabinetu, czy prowadzisz podmiot medyczny. Na rynku dostępne są oprogramowania medyczne, które oprócz wszystkich opcji niezbędnych do obsługi gabinetu, posiadają także funkcje takie jak możliwość tworzenia poradni specjalistycznych oraz generowanie ksiąg przyjęć. Dlatego jeśli prowadzisz większe centrum medyczne, działające w ramach podmiotu leczniczego, warto będzie rozglądać się wśród oprogramowań medycznych posiadających właśnie tego typu opcje.

elektroniczna dokumentacja medyczna

Różne możliwości przyjmowania opłat za wizyty

Niezależnie od tego, czy prowadzisz gabinet medyczny, czy kierujesz większą przychodnią, rozbudowany moduł płatności to coś, czego z pewnością będziesz potrzebował. Twoje oprogramowanie medyczne powinno mieć możliwość zarówno płatności on-line, jak i oznaczania wizyt jako opłacone, jeśli należność regulowana jest stacjonarnie w recepcji placówki. Dzięki możliwości wyboru płatności Twoja placówka medyczna lub gabinet ma szansę przyjmowania większej ilości pacjentów.

Wiadomości SMS

Wysyłanie wiadomości SMS to stały element w funkcjonowaniu placówek medycznych. Drogą SMS-ową odwoływane są wizyty oraz wysyłane przypomnienia o ich terminach. Dobry program dla gabinetów pozwala na wysyłanie SMS-ów do wielu odbiorców o jednej treści. Istnieją także oprogramowania medyczne umożliwiające wysyłanie powiadomień o rozpoczęciu pracy dla lekarza. Jeśli jesteś specjalistą, który nie przyjmuje pacjentów codziennie, to system z taką opcją będzie dla Ciebie sporym udogodnieniem.

Aplikacje dla lekarzy to duże udogodnienie dla specjalistów, którzy przeprowadzają wizyty w miejscu wezwania. Program do gabinetu lekarskiego, który działa w przeglądarce można otworzyć w każdym urządzeniu, jednak aplikacje mobilne skonstruowane są w taki sposób, aby ułatwić korzystanie z ich funkcji za pomocą telefonu komórkowego. Dlatego przy wyborze systemu sprawdź, czy firma, która go dostarcza, posiada aplikację medyczną z modułem EDM i możliwością dodawania wizyt.

W obecnych czasach telemedycyna staje się coraz bardziej powszechna. Dlatego dobrze, kiedy oprogramowanie medyczne posiada opcje umożliwiające przeprowadzanie telewizyt. Istnieją programy do gabinetu, które posiadają funkcje, pozwalające na szybkie wykonanie połączenia video lub głosowego. Jeśli dołączmy do tego możliwość płatności on-line, uzyskamy pełen zakres funkcjonalności, pozwalających na w pełni zdalną obsługę pacjenta.

Konsultacja online

Pomoc przy wdrożeniu

Każdy program do gabinetu lekarskiego wymaga uprzedniego zapoznania się z jego funkcjami. Dlatego nieważne, jak proste w obsłudze i intuicyjne jest oprogramowanie medyczne, wdrożenie go do placówki lub gabinetu zawsze wymaga pomocy. Jako nowy klient powinieneś uzyskać niezbędne wsparcie od dedykowanego opiekuna, który opowie Ci o wszystkich funkcjach systemu i rozwieje wszelkie wątpliwości pojawiające się na początku korzystania z oprogramowania medycznego. Poza samym wdrożeniem istotne jest także wsparcie na dalszych etapach użytkowania. Konsultanci odpowiedzialni za pomoc powinni być dostępni w godzinach otwarcia gabinetów medycznych. Dzięki temu nie będziesz musiał martwić się o to, że nie uzyskasz należytego wsparcia związanego z funkcjami systemu, tylko dlatego, że przyjmujesz pacjentów w godzinach popołudniowych.

Podsumowanie

Na rynku funkcjonuje już sporo firm oferujących oprogramowania medyczne. Wyboru nie ułatwia fakt, że każdy program, oprócz standardowych opcji, takich jak moduł edm, czy terminarz wizyt, posiada wiele innych funkcji usprawniających codzienną pracę lekarzy i managerów placówek. W pełni funkcjonalny program do gabinetu powinien być wyposażony w moduł statystyczny, który pomoże osobom zarządzającym placówkami medycznymi w sprawnym rozliczaniu się z lekarzami. Oprócz tego warto, aby był on przystosowany do obsługi podmiotów medycznych. Dodawanie poradni specjalistycznych oraz prowadzenie i drukowanie zbiorczej dokumentacji medycznej bezpośrednio z systemu to bardzo przydatna opcja. Dobre oprogramowanie dla przychodni lub gabinetu lekarskiego pozwoli na różnorodne przyjmowanie płatności za wizyty. Możliwość wyboru sposobu uregulowania opłaty zawsze przyciąga pacjentów, a program posiadający funkcję przyjmowania wszystkich form płatności, ułatwi Ci tę czynność. Oprogramowanie medyczne powinno także posiadać możliwość sprawnej wysyłki wiadomości SMS zarówno do pacjentów jak i do lekarzy. Warto także szukać takiego programu, z którego funkcji skorzystasz za pomocą aplikacji mobilnej. Dobry program do gabinetu powinien być przystosowany do przeprowadzania telewizyt, co jest szczególnie ważne teraz, w dobie prężnie rozwijającej się telemedycyny. Poza wszystkimi funkcjonalnościami programów dla lekarzy bardzo istotne jest to, jaką pomoc dostajesz od ich twórców podczas wdrażania. Niezależnie od tego, jak bardzo intuicyjny jest system, z którego korzystasz, zawsze mogą pojawić się wątpliwości i pytania.