Staramy się, aby nasze usługi były jak najlepiej zrozumiałe i proste w obsłudze. Dzięki temu korzystanie z telefonicznej rejestracji nie stanowi problemu.
Jeśli chcesz dodać wizytę do dowolnego lekarza specjalisty, wybierz zakładkę KALENDARZ w bocznym menu, następnie kliknij DODAJ WIZYTĘ+ w prawym górnym rogu.
W wyskakującym z prawej strony panelu dodawania wizyty wybierz z listy usługę.
Uwaga: w zakładce służącej do wyboru specjalisty powinno widnieć „dowolny”, natomiast jeśli jest już wybrany konkretny lekarz, należy usunąć go za pomocą „X”.
System automatycznie wyznacza nam najbliższe dostępne terminy do wszystkich lekarzy, którzy wykonują daną usługę w tej placówce.
Jeśli termin wizyty ma być odległy, np. za 3 miesiące, kliknij w zakładkę WOLNE TERMINY, wybierz odpowiednią datę preferowaną przez pacjenta, a następne kliknij w przycisk POKAŻ.
Kliknij w przycisk WYBIERZ przy konkretnym terminie i godzinie, na którą chcesz zapisać pacjenta.
Wpisz dane pacjenta na listę. Jeśli osoba widnieje już w systemie, program podpowie Ci jej dane i po kliknięciu wypełni pola informacjami z karty pacjenta. Jeśli nie – obok danych, które wpisujesz, pojawi się przycisk DODAJ PACJENTA.
Następnie, jeśli chcesz, uzupełnij pola „Powiadomienia”.
Dla lekarza: powiadomienie pokaże się w polu z informacjami dotyczącymi wizyty po najechaniu kursorem myszy na wizytę w kalendarzu. (np. pacjent spóźni się 5 minut)
Dla pacjenta: powiadomienie zostanie wysłane do pacjenta w wiadomości SMS. (np. proszę zabrać wyniki badań).
Na koniec zatwierdź rezerwację klikając w przycisk ZAPISZ WIZYTĘ.
System Proassist umożliwia dodawanie wizyt w czasie, w którym akurat przyjmujesz klienta. Aby to zrobić, wybierz zakładkę KALENDARZ w bocznym menu, otwórz kalendarz na obecnym dniu i kliknij pasek przy godzinie, na którą chcesz zapisać pacjenta.
W panelu wyskakującym z prawej strony wybierz usługę oraz kliknij DODAJ TERMIN+
Wpisz dane pacjenta na listę. Jeżeli dana osoba widnieje już w systemie, program podpowie Ci jej dane i po kliknięciu wypełni pola informacjami z karty pacjenta. Jeśli nie – obok danych, które wpisujesz, pojawi się przycisk DODAJ PACJENTA.
Po dodaniu terminu uzupełnij dane pacjenta i kliknij ZAPISZ WIZYTĘ.
Jeżeli chcesz ustawić wizytę cykliczną, lub taką, która odbywa się nieregularnie co jakiś czas, wybierz KALENDARZ z bocznego menu, a następnie kliknij DODAJ WIZYTĘ+ (lub dodaj wizytę innym sposobem).
W panelu wysuwającym się z prawej strony wybierz usługę.
W sekcji Termin, w zakładce NAJBLIŻSZE TERMINY lub WOLNE TERMINY możesz wybrać kilka dat, natomiast w zakładce DOWOLNY możesz wpisywać dowolne terminy, po czym klikać przycisk DODAJ TERMIN+. W tym przypadku możesz wybrać różne daty wizyt, niekoniecznie cykliczne.
Jeśli chcesz ustawić terminy wizyt, które będą odbywać się regularnie, w równych odstępach czasowych, pod szarym paskiem z informacjami o wizycie kliknij checkbox „Utwórz wizyty cykliczne”.
Wybierz z listy odstęp czasowy między wizytami oraz liczbę wizyt cyklicznych.
Dalej postępuj zgodnie z instrukcjami dotyczącymi dodawania wizyty.
Kliknij ZAPISZ WIZYTĘ, aby zatwierdzić zmiany
W tym przypadku system nie sprawdza, czy termin jest wolny i może nastąpić nałożenie się jednego na drugi.
Filtrowanie w systemie ułatwia ich wyszukiwanie w systemie oraz wgląd w konkretną grupę wizyt. Wybierz zakładkę WIZYTY, lub KALENDARZ w bocznym menu, a następnie kliknij biały przycisk FILTRY i zaznacz odpowiedni checkbox, w zależności od tego, które wizyty chcesz zobaczyć: potwierdzone, niepotwierdzone, odwołane, w poczekalni, zrealizowane, rozliczone, częściowo rozliczone, nierozliczone lub najstarsze wizyty (dany filtr porządkuje wizyty chronologicznie).
Dodatkowo, możesz ustalić zakres czasowy, z którego wizyty chcesz zobaczyć. Możesz to zrobić na górnym pasku, klikając w ikonkę kalendarzyka przy odpowiedniej dacie.
Wyszukiwanie wizyt możliwe jest w zakładce WIZYTY w bocznym menu. Możesz to zrobić za pomocą filtrów ułatwiających tę czynność. W systemie istnieje kilka możliwości wyszukiwania wizyt:
1. Jeśli znasz dane pacjenta, wpisz je w sekcji „Szukaj pacjenta według”
3. Jeśli wiesz, że wizyta, której szukasz została dodana dzisiaj, zaznacz checkbox „Dodane dzisiaj”, lub, jeśli znasz datę wizyty, kliknij kalendarzyk poniżej („Dodane:”) i zaznacz konkretną datę
5. Możesz także wyszukiwać wizyty przy pomocy białego przycisku filtry, znajdującego się w bocznych zakładkach WIZYTY i KALENDARZ.
Aby sprawdzić, kto dodał wizytę, wybierz WIZYTY z bocznego menu. W sekcji „Pokaż wizyty” widnieje pięć opcji (Konsultant Proassist, Widget Proassist, Kontrahent, Znanylekarz oraz Kliniki.pl), które odpowiadają za daną formę dodania wizyty. Konsultant Proassist oznacza wizytę dodaną przez rejestrację telefoniczną Proassist, Widget Proassist oznacza rejestrację on-line, Kontrahent oznacza niezależną rejestrację Proassist. Opcja Znanylekarz i Kliniki.pl oznaczają integrację z portalami, które również dokonują rejestracji wizyt. Każda z opcji posiada własne oznaczenie graficzne w postaci „avatarka” widniejącego przy jej nazwie. To samo oznaczenie widnieje przy każdej wizycie na liście. Dzięki temu wyraźnie widać, z jakiego źródła została zapisana wizyta.
Jeśli chcesz sprawdzić, ile wizyt w danym okresie dodali przykładowo konsultanci Proassist, zaznacz „avatarek” przy konkretnym źródle dodania wizyty (w sekcji „Pokaż wizyty”), a system wyświetli wszystkie wizyty dodane przez Proassist w w tym okresie.
Informacja o tym, kto dodał wizytę znajduje się również w zakładce KALENDARZ po najechaniu kursorem myszy na konkretną wizytę (konkretnie na tekst). Na polu z informacjami dotyczącymi wizyty, przy imieniu i nazwisku pacjenta widnieje oznaczenie graficzne świadczące o tym, kto dodał konkretną wizytę.
Istnieją dwie możliwości odwołania wizyty:
1. Wybierz zakładkę KALENDARZ w bocznym menu, a następnie wyszukaj ją według daty. Kliknij krzyżyk w oknie wizyty. W okienku, które pojawi się na środku okna, kliknij „Ok”, aby potwierdzić. Wizyta została usunięta.
2. Wybierz zakładkę WIZYTY z bocznego menu, a następnie wyszukaj wizytę – wpisz dane pacjenta w sekcji „Szukaj pacjenta według”. W tym momencie wyświetli się lista wizyt wyszukanego pacjenta. Kliknij ikonkę kosza „Usuń” przy konkretnej wizycie na liście. W okienku, które pojawi się na środku okna, kliknij „Ok„, aby potwierdzić.
Aby zmienić termin wizyty, wybierz KALENDARZ z bocznego menu, a następnie wyszukaj wizytę, której termin chcesz zmienić, lub wybierz zakładkę WIZYTY z bocznego menu, a następnie kliknij ikonkę edycji na liście wizyt.
Termin wizyty możesz zmienić na dwa sposoby:
1. Złap konkretną wizytę w kalendarzu (kliknij ją lewym przyciskiem myszki i przytrzymaj), następnie przenieś ją w odpowiednie wolne miejsce w kalendarzu. Możesz przenieść wizytę na inny termin do tego samego specjalisty, lub do zupełnie innego lekarza.
2. Najedź kursorem myszy na konkretną wizytę, a następnie wybierz ikonkę „Edytuj” – pierwsza ikonka na polu z informacjami dotyczącymi wizyty lub, jeżeli korzystałeś ze sposobu wyszukiwania w zakładce WIZYTY, kliknij ikonkę edycji na liście wizyt.
W sekcji „Termin” znajdują się trzy zakładki: NAJBLIŻSZE TERMINY, WOLNE TERMINY oraz DOWOLNY.
Po wybraniu pierwszej zakładki NAJBLIŻSZE TERMINY wyświetlą się najbliższe wolne terminy wizyt w placówce do konkretnego lekarza. Kliknij przy odpowiednim terminie.
W zakładce WOLNE TERMINY możesz wyszukać termin wizyty, który może być nieco bardziej odległy. Wprowadź odpowiednią datę oraz zakres godzinowy, który interesuje pacjenta. Kliknij przycisk POKAŻ. W tym momencie wyświetlą się wolne terminy wizyt.
Między wyborem daty a wyborem zakresu godzinowego znajdują się dwa przyciski: DZIŚ i TYDZIEŃ. Po kliknięciu przycisku DZIŚ – data przestawi się na dzisiejszą, natomiast po kliknięciu przycisku TYDZIEŃ – pokażą się wszystkie wolne terminy na cały tydzień od wybranej daty.
Zakładka DOWOLNY pozwala na ustalenie dowolnego terminu wizyty. Wystarczy ustalić odpowiednią datę, wpisać godzinę i kliknąć przycisk ZMIEŃ. W tym przypadku system nie sprawdza, czy dany termin jest wolny i może nastąpić nałożenie się terminów.
Wpisz dane pacjenta na listę. Jeżeli osoba widnieje już w systemie, program podpowie Ci jego dane i po kliknięciu wypełni pola z informacjami z karty pacjenta. Jeśli nie – obok danych, które wpisujesz, pojawi się przycisk DODAJ PACJENTA.
Zatwierdź zmiany, klikając ZAPISZ WIZYTĘ w dolnej części panelu.
Aby ustalić stałe godziny pracy specjalisty wybierz PLACÓWKI z bocznego menu.
Następnie kliknij zakładkę SPECJALIŚCI w lewym górnym rogu. W tym momencie wyświetli się lista specjalistów. Kliknij w ikonkę edycji przy konkretnym specjaliście. W wysuwającym się z prawej strony panelu edycji specjalisty wybierz zakładkę EDYTUJ GRAFIK na górze. W tym miejscu możesz ustawić godziny pracy specjalisty oraz interwały.
Jeśli chcesz ustalić godziny pracy dla konkretnego dnia wybierz KALENDARZ z bocznego menu.
Wybierz specjalistę, dla którego chcesz ustalić godziny pracy na konkretny dzień. Możesz wybrać z listy na samej górze (Wyświetl kalendarz/Twoje placówki) lub zaznaczyć w sekcji „Pokaż specjalistów”, znajdującej się obok bocznego menu.
Na kalendarzu powyżej wybierz dzień, na który chcesz ustalić godziny pracy.
Kliknij ikonkę zegarka po prawej stronie na przy nazwisku lekarza na jego terminarzu.
Z prawej strony wysunie się panel zmiany grafiku na dany dzień. Ustal godziny przyjęć, przerwy oraz interwały.
Poniżej możesz ustalić limit na dane usługi. Wybierz usługę z listy, a następnie wpisz ilu pacjentów
maksymalnie chcesz przyjąć na wizytę, na której będzie wykonywana konkretna usługa (więcej – usługi).
Uwaga: Grafik ustalony na konkretny dzień jest nadrzędny, dlatego jeśli chcesz dokonać jakichkolwiek zmian w grafiku ogólnym, sprawdź, czy uprzednio były wprowadzane jakiekolwiek zmiany w grafiku na konkretny dzień.
W systemie Proassist istnieją dwie możliwości ustalenia przerwy: ustawienie stałej przerwy w pracy oraz ustalenie przerwy na konkretną datę.
1. Ustawienie stałej przerwy:
Wybierz zakładkę PLACÓWKI z bocznego menu.
Następnie kliknij zakładkę SPECJALIŚCI w lewym górnym rogu. W tym momencie wyświetli się lista specjalistów. Kliknij ikonkę edycji przy konkretnym specjaliście. W wysuwającym się z prawej strony panelu edycji specjalisty wybierz zakładkę EDYTUJ GRAFIK na górze. Teraz możesz ustawić przerwę w konkretnym dniu.
Zatwierdź zmiany, klikając przycisk ZAPISZ.
2. Ustawienie przerwy na konkretną datę:
Wybierz KALENDARZ z bocznego menu. Następnie wybierz konkretną datę w kalendarzyku obok menu, a w sekcji „Pokaż specjalistów„, zaznacz lekarza, którego grafikiem będziesz zarządzać. Kliknij ikonkę zegarka w kalendarzu obok nazwiska specjalisty.
W panelu wysuwającym się z prawej strony ustal zakres czasowy przerwy.
Zatwierdź zmiany, klikając przycisk ZAPISZ.
Aby ustawić urlop, wybierz zakładkę KALENDARZ z bocznego menu.
Wybierz datę urlopu w kalendarzyku obok menu, a następnie w sekcji „Pokaż specjalistów” zaznacz odpowiedniego lekarza. Kliknij ikonkę zegarka w kalendarzu przy nazwisku specjalisty.
W panelu wyskakującym z prawej strony zaznacz checkbox „Nie przyjmuje„.
Zatwierdź zmiany, klikając przycisk ZAPISZ.
Aby wydrukować listę pacjentów wybierz WIZYTY w bocznym menu. Następnie w kalendarzu obok menu wybierz odpowiednią datę (dzień, miesiąc, rok).
Kliknij FILTRY powyżej listy wizyt. Na liście, która wyświetli się po kliknięciu w filtry wybierz opcję NAJSTARSZE WIZYTY, by uporządkować je chronologicznie.
Na koniec kliknij ikonkę drukarki znajdującą się po prawej stronie powyżej listy wizyt. Teraz możesz zapisać listę w PDF lub ją wydrukować.
W systemie Proassist możesz wyszukać specjalistę przez dwie zakładki: KALENDARZ i WIZYTY.
Po wybraniu zakładki, wpisz w liście u góry imię i nazwisko specjalisty, którego chcesz szukać. W przypadku wyszukiwani specjalisty w zakładce KALENDARZ, wyświetli się terminarz tego lekarza, natomiast po wyszukiwaniu go w zakładce WIZYTY, wyświetli się lista wizyt tego lekarza.
W systemie Proassist możesz wyszukać specjalistę na dwa sposoby:
1. Wybierz zakładkę KALENDARZ lub WIZYTY z bocznego menu, a następnie wpisz na listę u góry imię i nazwisko specjalisty, którego chcesz wyszukać. W przypadku wyszukiwania specjalisty w zakładce KALENDARZ, wyświetli się terminarz tego lekarza, natomiast po wyszukiwaniu go w zakładce WIZYTY, wyświetli się lista wizyt tego specjalisty.
2. Wybierz zakładkę KALENDARZ z bocznego menu, a następnie w sekcji „Pokaż specjalistów” zaznacz checkbox obok nazwiska lekarza, którego szukasz. W tym momencie wyświetli się kalendarz specjalisty, którego wyszukałeś.
Dane wizyty wyświetlają się na białym polu po najechaniu na konkretną wizytę na kalendarzu, a konkretnie na tekst. Na samej górze widnieje czas trwania wykonywania konkretnej usługi. W prawym górnym rogu znajduje się ilość zrealizowanych wizyt tego pacjenta.
Poniżej widnieją kolejno:
Pacjent: IMIĘ I NAZWISKO
Telefon
Specjalista: imię i nazwisko specjalisty specjalisty, wpisane w sekcji „Dane osobowe” podczas dodawania specjalisty.
Placówka; nazwa placówki
Usługi: usługa recepcyjna wraz z ceną
Usługi rozliczeniowe – cena usługi rozliczeniowej
W kasie rozliczono: kwota za usługę, która została wpłacona w gabinecie/recepcji
Zapłacono przez internet: kwota za usługę, która została uiszczona przez internet
Jeśli chcesz wykonywać daną usługę tylko w konkretnych godzinach, możesz ustawić na nią limit godzinowy.
Aby to zrobić, wybierz PLACÓWKI z bocznego menu, a następnie górną zakładkę SPECJALIŚCI.
Kliknij ikonkę edycji przy wybranym specjaliście. W panelu wysuwającym się z prawej strony wybierz zakładkę EDYTUJ GRAFIK.
Rozwiń listę usług z limitem w konkretnym dniu tygodnia. Wybierz z listy usługę, na którą chcesz ustawić limit.
Wybierz typ limitu: czasowy. Ustaw zakres czasowy, w którym będziesz wykonywać tę usługę. Od teraz pacjenci będą zapisywani na wizyty z tą usługą wyłącznie w ustalonym przez Ciebie czasie.
Jeśli chcesz, możesz decydować o tym, w jakim czasie przed wizytą pacjent nie może odwołać wizyty.
Aby to zrobić, wybierz PLACÓWKI z bocznego menu, a następnie górną zakładkę SPECJALIŚCI. Kliknij ikonkę edycji przy specjaliście.
W panelu wysuwającym się z prawej strony zaznacz checkbox „Brak możliwości odwołania wizyty przez pacjenta na x przed wizytą”.
Następnie wybierz z listy, po jakim czasie pacjent traci możliwość odwołania wizyty, np. 6 godzinach.
Zatwierdź zmiany, klikając ZAPISZ.
Jeżeli pacjent wybierze opcję odwołania wizyty w wiadomości e-mail, wyskoczy mu komunikat, informujący o tym, że nie ma możliwości odwołania wizyty później niż sześć godzin przed jej rozpoczęciem.
Jeżeli pacjent wpisze kod odwołania wizyty w wiadomości SMS, otrzyma zwrotną wiadomość, która powiadomi go o braku możliwości odwołania wizyty w danym czasie przed zarezerwowanym terminem.
Jeżeli prowadzisz szkołę rodzenia lub grupowe zajęcia rehabilitacyjne, możesz udostępnić kilku pacjentom możliwość zapisu na jeden termin.
Aby to zrobić, wybierz USŁUGI z bocznego menu, a następnie kliknij „v” w kolumnie „Specjaliści”.
Kliknij ikonkę edycji przy konkretnym specjaliście.
W panelu wysuwającym się z prawej strony zaznacz checkbox „Możliwość umówienia wielu pacjentów na jeden termin”.
Następnie uzupełnij ilość pacjentów, np. 8 pacjentów na jeden termin
Zatwierdź zmiany, klikając ZAPISZ.
Jesteśmy grupą specjalistów, którzy sumiennie poprowadzą Twój kalendarz, zawsze odbiorą za Ciebie telefon oraz zorganizują system rejestracji wizyt i spotkań na najwyższym poziomie.
