Zarządzanie wizytami pacjentów placówki

Pomożemy rozwiązać każdy problem.

Staramy się, aby nasze usługi były jak najlepiej zrozumiałe i proste w obsłudze. Dzięki temu korzystanie z telefonicznej rejestracji nie stanowi problemu.

Dodawanie wizyty do konkretnego lekarza

Jeśli chcesz dodać wizytę do konkretnego specjalisty, wybierz zakładkę KALENDARZ w bocznym menu, następnie kliknij DODAJ WIZYTĘ+ w prawym górnym rogu.

W wyskakującym z prawej strony panelu dodawania wizyty wybierz z listy konkretnego specjalistę, do którego chcesz zapisać wizytę, a następnie wybierz odpowiednią usługę.
System automatycznie wyznacza nam najbliższe dostępne terminy do wybranego specjalisty. Obok konkretnego terminu, który odpowiada pacjentowi kliknij w zakładkę WYBIERZ.

Jeśli natomiast termin wizyty ma być odległy, np. za 3 miesiące, kliknij w zakładkę WOLNE TERMINY, wybierz odpowiednią datę preferowaną przez pacjenta, a następnie kliknij w przycisk POKAŻ. Kliknij w przycisk WYBIERZ przy konkretnym terminie i godzinie, na którą chcesz zapisać pacjenta.

Wpisz dane pacjenta na listę. Jeśli osoba widnieje już w systemie, program podpowie Ci jej dane i po kliknięciu wypełni pola informacjami z karty pacjenta.

Jeśli pacjenta nie ma w bazie – obok danych, które wpisujesz, pojawi się przycisk DODAJ PACJENTA i uzupełnij odpowiednie pola, wpisując dane pacjenta.

Następnie, jeśli chcesz, uzupełnij pola „Powiadomienia”.

Dla lekarza: powiadomienie pokaże się w polu z informacjami dotyczącymi wizyty po najechaniu kursorem myszy na wizytę w kalendarzu. (np. pacjent spóźni się 5 minut).

Dla pacjenta: powiadomienie zostanie wysłane do pacjenta w wiadomości SMS. (np. proszę zabrać wyniki badań).

Na koniec zatwierdź rezerwację klikając w przycisk ZAPISZ WIZYTĘ.

Dodawanie wizyty do dowolnego lekarza

Jeśli chcesz dodać wizytę do dowolnego lekarza specjalisty, wybierz zakładkę KALENDARZ w bocznym menu, następnie kliknij DODAJ WIZYTĘ+ w prawym górnym rogu.

W wyskakującym z prawej strony panelu dodawania wizyty wybierz z listy usługę.

Uwaga: w zakładce służącej do wyboru specjalisty powinno widnieć „dowolny”, natomiast jeśli jest już wybrany konkretny lekarz, należy usunąć go za pomocą „X”.

System automatycznie wyznacza nam najbliższe dostępne terminy do wszystkich lekarzy, którzy wykonują daną usługę w tej placówce.

Jeśli termin wizyty ma być odległy, np. za 3 miesiące, kliknij w zakładkę WOLNE TERMINY, wybierz odpowiednią datę preferowaną przez pacjenta, a następne kliknij w przycisk POKAŻ.

Kliknij w przycisk WYBIERZ przy konkretnym terminie i godzinie, na którą chcesz zapisać pacjenta.

Wpisz dane pacjenta na listę. Jeśli osoba widnieje już w systemie, program podpowie Ci jej dane i po kliknięciu wypełni pola informacjami z karty pacjenta.

Jeśli pacjenta nie ma w bazie – obok danych, które wpisujesz, pojawi się przycisk DODAJ PACJENTA.

Następnie, jeśli chcesz, uzupełnij pola „Powiadomienia”.

Dla lekarza: powiadomienie pokaże się w polu z informacjami dotyczącymi wizyty po najechaniu kursorem myszy na wizytę w kalendarzu. (np. pacjent spóźni się 5 minut)
Dla pacjenta: powiadomienie zostanie wysłane do pacjenta w wiadomości SMS. (np. proszę zabrać wyniki badań).

Na koniec zatwierdź rezerwację klikając w przycisk ZAPISZ WIZYTĘ.

Jak dodać wizytę w czasie przyjmowania pacjenta?

System Proassist umożliwia dodawanie wizyt w czasie, w którym akurat przyjmujesz pacjenta. Aby to zrobić, wybierz zakładkę KALENDARZ w bocznym menu, otwórz kalendarz na obecnym dniu, a następnie kliknij w białą zakładkę DODAJ+, która znajduje się na siatką godzinową w danym dniu.

W panelu bocznym wybierz usługę oraz wpisz godzinę, o której przyjmujesz pacjenta. Wprowadzone dane zatwierdź klikając w zieloną zakładkę DODAJ TERMIN+.

W punkcie 3 wpisz dane pacjenta, aby wyszukać go z bazy klientów. Najlepiej wyszukać pacjenta po nr PESEL, bądź też po nr telefonu. Jeśli pacjent jest w bazie, wybierz go z listy. Jeśli pacjent jest pierwszy raz w gabinecie, kliknij w zieloną zakładkę DODAJ PACJENTA, a następnie uzupełnij jego dane.

Możesz pozostawić również informacje dla lekarza wpisując odpowiednią treść w sekcji powiadomienia dla lekarza. Informacja ta będzie wyświetlana w oknie informacji do konkretnej wizyty. Możesz również wysłać wiadomość do pacjenta, wpisując treść w sekcji powiadomienia dla pacjenta. Wiadomość ta zostanie przesłana wraz z przypomnieniem o wizycie.

Jeżeli chcesz zapisać wizytę kliknij w zieloną zakładkę ZAPISZ WIZYTĘ.

Drugi sposób dodania wizyty w trakcie przyjmowania pacjenta:

w sekcji kalendarz i kliknij w miejsce na siatce przy godzinie, na którą chcesz zapisać pacjenta.

W panelu bocznym wybierz usługę, a następnie kliknij w zakładkę “DODAJ TERMIN+”.

W punkcie 3, wyszukaj pacjenta z bazy, wpisując jego dane. Najlepiej wyszukać pacjenta po nr PESEL, bądź też po nr telefonu. Jeśli pacjent jest w bazie, wybierz go z listy. Jeśli pacjent jest pierwszy raz w gabinecie, kliknij w zieloną zakładkę DODAJ PACJENTA, a następnie uzupełnij jego dane. Jeżeli chcesz zapisać wizytę kliknij w zieloną zakładkę ZAPISZ WIZYTĘ.

Jak dodać wizytę cykliczną lub nieregularną

Jeżeli chcesz ustawić wizytę cykliczną, lub taką, która odbywa się nieregularnie co jakiś czas, wybierz KALENDARZ z bocznego menu, a następnie kliknij DODAJ WIZYTĘ+ (lub dodaj wizytę innym sposobem).
W panelu wysuwającym się z prawej strony wybierz usługę oraz określ pierwszy termin, na który chcesz umówić pacjenta.

Pod wybranym przez Ciebie terminie, zaznacz checkbox „Utwórz wizyty cykliczne”. Wybierz z listy odstęp czasowy między wizytami oraz liczbę wizyt cyklicznych.

Następnie przejdź do punktu 3, jakim są dane pacjenta. Wyszukaj pacjenta z bazy, wpisując jego dane. Jeśli osoba widnieje już w systemie, program podpowie Ci jej dane i po kliknięciu wypełni pola informacjami z karty pacjenta. Jeśli nie – obok danych, które wpisujesz, pojawi się przycisk DODAJ PACJENTA.”

Aby zatwierdzić rezerwacje, kliknij w zakładkę ZAPISZ WIZYTĘ.

Filtrowanie wizyt

Filtrowanie w systemie ułatwia ich wyszukiwanie w systemie oraz wgląd w konkretną grupę wizyt. Wybierz zakładkę WIZYTY, lub KALENDARZ w bocznym menu, a następnie kliknij biały przycisk FILTRY i zaznacz odpowiedni checkbox, w zależności od tego, które wizyty chcesz zobaczyć: potwierdzone, niepotwierdzone, odwołane, w poczekalni, zrealizowane, rozliczone, częściowo rozliczone, nierozliczone lub najstarsze wizyty (dany filtr porządkuje wizyty chronologicznie).
Dodatkowo, możesz ustalić zakres czasowy, z którego wizyty chcesz zobaczyć. Możesz to zrobić na górnym pasku, klikając w ikonkę kalendarzyka przy odpowiedniej dacie.

Jak wyszukać wizytę?

Wyszukiwanie wizyt możliwe jest w zakładce WIZYTY w bocznym menu. Możesz to zrobić za pomocą filtrów ułatwiających tę czynność. W systemie istnieje kilka możliwości wyszukiwania wizyt:

1. Jeśli znasz dane pacjenta, wpisz je w sekcji „Szukaj pacjenta według”

2. Jeśli znasz datę wizyty, zaznacz ją w kalendarzyku znajdującym się obok bocznego menu

3. Jeśli wiesz, że wizyta, której szukasz została dodana dzisiaj, zaznacz checkbox „Dodane dzisiaj”, lub, jeśli znasz datę wizyty, kliknij kalendarzyk poniżej („Dodane:”) i zaznacz konkretną datę

4. Jeśli interesuje Cię wyszukanie wizyt z danego okresu, zaznacz odpowiedni zakres czasowy na szarym pasku na samej górze. Wyświetlą się wtedy wszystkie wizyty z tego okresu.

5. Możesz także wyszukiwać wizyty przy pomocy białego przycisku filtry, znajdującego się w bocznych zakładkach WIZYTY i KALENDARZ.

Jak sprawdzić, kto dodał wizytę?

Aby sprawdzić, kto dodał wizytę, wybierz WIZYTY z bocznego menu. W sekcji „Pokaż wizyty” widnieje pięć opcji (Konsultant Proassist, Widget Proassist, Kontrahent, Znanylekarz oraz Kliniki.pl), które odpowiadają za daną formę dodania wizyty. Konsultant Proassist oznacza wizytę dodaną przez rejestrację telefoniczną Proassist, Widget Proassist oznacza rejestrację on-line, Kontrahent oznacza niezależną rejestrację Proassist. Opcja Znanylekarz i Kliniki.pl oznaczają integrację z portalami, które również dokonują rejestracji wizyt. Każda z opcji posiada własne oznaczenie graficzne w postaci „avatarka” widniejącego przy jej nazwie. To samo oznaczenie widnieje przy każdej wizycie na liście. Dzięki temu wyraźnie widać, z jakiego źródła została zapisana wizyta.

Jeśli chcesz sprawdzić, ile wizyt w danym okresie dodali przykładowo konsultanci Proassist, zaznacz „avatarek” przy konkretnym źródle dodania wizyty (w sekcji „Pokaż wizyty”), a system wyświetli wszystkie wizyty dodane przez Proassist w w tym okresie.
Informacja o tym, kto dodał wizytę znajduje się również w zakładce KALENDARZ po najechaniu kursorem myszy na konkretną wizytę (konkretnie na tekst). Na polu z informacjami dotyczącymi wizyty, przy imieniu i nazwisku pacjenta widnieje oznaczenie graficzne świadczące o tym, kto dodał konkretną wizytę.

Jak odwołać wizytę?

Istnieją dwie możliwości odwołania wizyty:

1. Wybierz zakładkę KALENDARZ w bocznym menu, a następnie wyszukaj ją według daty. Kliknij krzyżyk w oknie wizyty. W okienku, które pojawi się na środku okna, kliknij „Ok”, aby potwierdzić. Wizyta została usunięta.

2. Wybierz zakładkę WIZYTY z bocznego menu, a następnie wyszukaj wizytę – wpisz dane pacjenta w sekcji „Szukaj pacjenta według”. W tym momencie wyświetli się lista wizyt wyszukanego pacjenta. Kliknij ikonkę kosza „Usuń” przy konkretnej wizycie na liście. W okienku, które pojawi się na środku okna, kliknij „Ok„, aby potwierdzić.

Jak zmienić termin wizyty?

Aby zmienić termin wizyty, wybierz KALENDARZ z bocznego menu, a następnie wyszukaj wizytę, której termin chcesz zmienić, lub wybierz zakładkę WIZYTY z bocznego menu, a następnie kliknij ikonkę edycji na liście wizyt.

Termin wizyty możesz zmienić na dwa sposoby:
1. Złap konkretną wizytę w kalendarzu (kliknij ją lewym przyciskiem myszki i przytrzymaj), następnie przenieś ją w odpowiednie wolne miejsce w kalendarzu. Możesz przenieść wizytę na inny termin do tego samego specjalisty, lub do zupełnie innego lekarza.

2. Najedź kursorem myszy na konkretną wizytę, a następnie wybierz ikonkę „Edytuj” – pierwsza ikonka na polu z informacjami dotyczącymi wizyty lub, jeżeli korzystałeś ze sposobu wyszukiwania w zakładce WIZYTY, kliknij ikonkę edycji na liście wizyt.

W sekcji „Termin” znajdują się trzy zakładki: NAJBLIŻSZE TERMINY, WOLNE TERMINY oraz DOWOLNY.

Po wybraniu pierwszej zakładki NAJBLIŻSZE TERMINY wyświetlą się najbliższe wolne terminy wizyt w placówce do konkretnego lekarza. Kliknij przy odpowiednim terminie.

W zakładce WOLNE TERMINY możesz wyszukać termin wizyty, który może być nieco bardziej odległy. Wprowadź odpowiednią datę oraz zakres godzinowy, który interesuje pacjenta. Kliknij przycisk POKAŻ. W tym momencie wyświetlą się wolne terminy wizyt.

Między wyborem daty a wyborem zakresu godzinowego znajdują się dwa przyciski: DZIŚ i TYDZIEŃ. Po kliknięciu przycisku DZIŚ – data przestawi się na dzisiejszą, natomiast po kliknięciu przycisku TYDZIEŃ – pokażą się wszystkie wolne terminy na cały tydzień od wybranej daty.

Zakładka DOWOLNY pozwala na ustalenie dowolnego terminu wizyty. Wystarczy ustalić odpowiednią datę, wpisać godzinę i kliknąć przycisk ZMIEŃ. W tym przypadku system nie sprawdza, czy dany termin jest wolny i może nastąpić nałożenie się terminów.

Wpisz dane pacjenta na listę. Jeżeli osoba widnieje już w systemie, program podpowie Ci jego dane i po kliknięciu wypełni pola z informacjami z karty pacjenta. Jeśli nie – obok danych, które wpisujesz, pojawi się przycisk DODAJ PACJENTA.

Zatwierdź zmiany, klikając ZAPISZ WIZYTĘ w dolnej części panelu.

Jak ustawić przerwę w ciągu dnia?

W systemie Proassist istnieją dwie możliwości ustalenia przerwy: ustawienie stałej przerwy w pracy oraz ustalenie przerwy na konkretną datę.

1. Ustawienie stałej przerwy:

Wybierz zakładkę PLACÓWKI z bocznego menu.

Następnie kliknij zakładkę SPECJALIŚCI w lewym górnym rogu. W tym momencie wyświetli się lista specjalistów. Kliknij ikonkę edycji przy konkretnym specjaliście. W wysuwającym się z prawej strony panelu edycji specjalisty wybierz zakładkę EDYTUJ GRAFIK na górze. Teraz możesz ustawić przerwę w konkretnym dniu.

Zatwierdź zmiany, klikając przycisk ZAPISZ.

2. Ustawienie przerwy na konkretną datę:

Wybierz KALENDARZ z bocznego menu. Następnie wybierz konkretną datę w kalendarzyku obok menu, a w sekcji „Pokaż specjalistów„, zaznacz lekarza, którego grafikiem będziesz zarządzać. Kliknij ikonkę zegarka w kalendarzu obok nazwiska specjalisty.

W panelu wysuwającym się z prawej strony ustal zakres czasowy przerwy.

Zatwierdź zmiany, klikając przycisk ZAPISZ.

W jaki sposób ustawić urlop?

1. Możliwość ustawienia urlopu z konta administratora/rejestracji:

Aby ustawić urlop należy wejść w zakładkę menu KALENDARZ, a następnie wybrać danego specjalistego, któremu przysługuje dany urlop. W wybranych dniach, których specjalista ma mieć urlop kliknąć w ikonę zegara po prawej stronie ekranu. Następnie należy zaznaczyć opcję NIE PRZYJMUJE oraz zapisać zmiany. Należy tak zrobić z każdym dniem w którym specjalista ma mieć urlop.

2. Możliwość ustawienia urlopu z konta specjalisty:

Aby ustawić urlop należy wejść w zakładkę menu KALENDARZ. Wybrać dni w kalendarzu w którym specjalista ma mieć urlop. Następnie należy kliknąć w ikonę zegara po prawej stronie ekranu. W panelu bocznym wysuwanym należy zaznaczyć opcję NIE PRZYJMUJE oraz zapisać zmiany. Należy tak zrobić z każdym dniem w którym specjalista ma mieć urlop.

Jak wydrukować listę pacjentów?

Aby wydrukować listę pacjentów wybierz WIZYTY w bocznym menu. Następnie w kalendarzu obok menu wybierz odpowiednią datę (dzień, miesiąc, rok).

Kliknij FILTRY powyżej listy wizyt. Na liście, która wyświetli się po kliknięciu w filtry wybierz opcję NAJSTARSZE WIZYTY, by uporządkować je chronologicznie.

Na koniec kliknij ikonkę drukarki znajdującą się po prawej stronie powyżej listy wizyt. Teraz możesz zapisać listę w PDF lub ją wydrukować.

Wyszukiwanie specjalisty

W systemie Proassist możesz wyszukać specjalistę przez dwie zakładki: KALENDARZ i WIZYTY.
Po wybraniu zakładki, wpisz w liście u góry imię i nazwisko specjalisty, którego chcesz szukać. W przypadku wyszukiwani specjalisty w zakładce KALENDARZ, wyświetli się terminarz tego lekarza, natomiast po wyszukiwaniu go w zakładce WIZYTY, wyświetli się lista wizyt tego lekarza.

W systemie Proassist możesz wyszukać specjalistę na dwa sposoby:

1. Wybierz zakładkę KALENDARZ lub WIZYTY z bocznego menu, a następnie wpisz na listę u góry imię i nazwisko specjalisty, którego chcesz wyszukać. W przypadku wyszukiwania specjalisty w zakładce KALENDARZ, wyświetli się terminarz tego lekarza, natomiast po wyszukiwaniu go w zakładce WIZYTY, wyświetli się lista wizyt tego specjalisty.

2. Wybierz zakładkę KALENDARZ z bocznego menu, a następnie w sekcji „Pokaż specjalistów” zaznacz checkbox obok nazwiska lekarza, którego szukasz. W tym momencie wyświetli się kalendarz specjalisty, którego wyszukałeś.

Informacje dotyczące wizyty

Dane wizyty wyświetlają się na białym polu po najechaniu na konkretną wizytę na kalendarzu, a konkretnie na tekst. Na samej górze widnieje czas trwania wykonywania konkretnej usługi. W prawym górnym rogu znajduje się ilość zrealizowanych wizyt tego pacjenta.

Poniżej widnieją kolejno:
Pacjent: IMIĘ I NAZWISKO
Telefon
Specjalista: imię i nazwisko specjalisty specjalisty, wpisane w sekcji „Dane osobowe” podczas dodawania specjalisty.
Placówka; nazwa placówki
Usługi: usługa recepcyjna wraz z ceną
Usługi rozliczeniowe – cena usługi rozliczeniowej
W kasie rozliczono: kwota za usługę, która została wpłacona w gabinecie/recepcji
Zapłacono przez internet: kwota za usługę, która została uiszczona przez internet

Ustawienie limitów godzinowych na konkretną usługę

Jeśli chcesz wykonywać daną usługę tylko w konkretnych godzinach, możesz ustawić na nią limit godzinowy.

Aby to zrobić, wybierz PLACÓWKI z bocznego menu, a następnie górną zakładkę SPECJALIŚCI.

Kliknij ikonkę edycji przy wybranym specjaliście. W panelu wysuwającym się z prawej strony wybierz zakładkę EDYTUJ GRAFIK.

Rozwiń listę usług z limitem w konkretnym dniu tygodnia. Wybierz z listy usługę, na którą chcesz ustawić limit.

Wybierz typ limitu: czasowy. Ustaw zakres czasowy, w którym będziesz wykonywać tę usługę. Od teraz pacjenci będą zapisywani na wizyty z tą usługą wyłącznie w ustalonym przez Ciebie czasie.

Brak możliwości odwołania wizyty w danym czasie

Jeśli chcesz, możesz decydować o tym, w jakim czasie przed wizytą pacjent nie może odwołać wizyty.

Aby to zrobić, wybierz PLACÓWKI z bocznego menu, a następnie górną zakładkę SPECJALIŚCI. Kliknij ikonkę edycji przy specjaliście.

W panelu wysuwającym się z prawej strony zaznacz checkbox „Brak możliwości odwołania wizyty przez pacjenta na x przed wizytą”.

Następnie wybierz z listy, po jakim czasie pacjent traci możliwość odwołania wizyty, np. 6 godzinach.

Zatwierdź zmiany, klikając ZAPISZ.

Jeżeli pacjent wybierze opcję odwołania wizyty w wiadomości e-mail, wyskoczy mu komunikat, informujący o tym, że nie ma możliwości odwołania wizyty później niż sześć godzin przed jej rozpoczęciem.

Jeżeli pacjent wpisze kod odwołania wizyty w wiadomości SMS, otrzyma zwrotną wiadomość, która powiadomi go o braku możliwości odwołania wizyty w danym czasie przed zarezerwowanym terminem.

Możliwość umówienia wielu pacjentów na jeden termin

Jeżeli prowadzisz szkołę rodzenia lub grupowe zajęcia rehabilitacyjne, możesz udostępnić kilku pacjentom możliwość zapisu na jeden termin.

Aby to zrobić, wybierz USŁUGI z bocznego menu, a następnie kliknij „v” w kolumnie „Specjaliści”.

Kliknij ikonkę edycji przy konkretnym specjaliście.

W panelu wysuwającym się z prawej strony zaznacz checkbox „Możliwość umówienia wielu pacjentów na jeden termin”.

Następnie uzupełnij ilość pacjentów, np. 8 pacjentów na jeden termin

Zatwierdź zmiany, klikając ZAPISZ.

Od teraz pacjenci będą mogli zapisywać się na ten sam termin przez widget aż do wyczerpania miejsc.

Możliwość dodawania limitów ilościowych

1. Dodanie limitu ilościowego na konkretnego usługę w grafiku elastycznym/zmiennym
W celu dodania limitu na konkretną usługę w wybranym dniu, kliknij z pozycji kalendarza w dany dzień, a następnie w ikonę zegara.

W oknie edycji grafiku na konkretny dzień kliknij w pozycję “Lista usług z limitem – rozwiń / zwiń”

Kliknij w okno wyszukiwania usług i wybierz odpowiednią usługę.

Określ rodzaj limitu – ilościowy, a następnie określ limit dla danej usługi.

Jeżeli chcesz, aby pacjent nie miał możliwości zapisu w ciągu dnia na tę usługę, pozostaw 0. Jeżeli chcesz umożliwić pacjentowi zapisać na tę usługę w wybranym dniu w ograniczonych ilościach – wpisz odpowiednią liczbę, która będzie oznaczała maksymalną ilość zapisanych wizyt w ciągu dnia dla tej konkretnie usługi.

Wprowadzone dane zatwierdź klikając w zieloną zakładkę ZAPISZ.

2. Dodanie limitu ilościowego na konkretnego usługę w grafiku stałym

Nałożenie limitu możesz również dokonać z pozycji grafiku stałego, tj. w ustawieniach konkretnego specjalisty. W tym celu z bocznego menu kliknij w zakładkę PLACÓWKI, z górnego w zakładkę SPECJALIŚCI, a następnie kliknij w ikonę edycji przy konkretnym specjaliście.

W nowym oknie, wybierz z górnego menu zakładkę GRAFIK, przy konkretnym dniu kliknij w opcję “Lista usług z limitem – rozwiń / zwiń”