Baza wiedzy w systemie medycznym – inteligentne podpowiedzi dla rejestratorek

Mateusz: Drodzy Państwo, witam bardzo serdecznie na dzisiejszym Webinarze pt. “Sprawdź, z jakich funkcjonalności Proassist nie korzystasz, a powinieneś”. Z tej strony Matusz z Proassist – ja odpowiadam za kontakt z Państwem, z naszymi klientami. Jest z nami również Mirella, która jest szefem Działu Pomocy Technicznej. Witam serdecznie.

Mirella: Dzień dobry.

Mateusz: Dzisiejsze spotkanie jest skierowane dla naszych użytkowników, którzy korzystają z naszego systemu, ale niekoniecznie w wirze pracy odnajdują odpowiednie funkcje, z których mogliby korzystać. Spotkaliśmy się właśnie po to, żeby te kilka kwestii omówić. Wraz z Mirellą wybraliśmy kilka zagadnień, które na pewno ułatwią, przyspieszą i pomogą w pracy na co dzień w gabinecie. Być może nie do końca Państwo o nich wiedzą i z nich korzystają. Zanim zaczniemy, mam też dla Państwa małe zadanie. Proszę przygotować kartkę i długopis i wypisać trzy punkty, z których Państwo nie korzystają, a podczas Webinaru uznają Państwo, że przydadzą się w codziennej pracy. I później zachęcamy do kontaktu z nami, żebyśmy mogli sobie te funkcjonalności wdrożyć, omówić już indywidualnie. Myślę, że możemy zaczynać.

Mirella: Może jeszcze warto, Mateusz, powiedzieć wszystkim, którzy biorą udział w dzisiejszym wydarzeniu, że jeżeli pojawią się jakieś pytania, coś będę miała szerzej omówić, to zachęcam do korzystania z czatu i zadawania pytań. A Ciebie Mateusz proszę o przeczytanie takich pytań, jeśli jakieś się pojawią.

Mateusz: Tak jest. Jak najbardziej zachęcamy do zadawania pytań. Ja będę tutaj zerkał, pilnował, czy jakieś pytanie się nie pojawiło.

Mirella: Okej. To pierwszy punkt, jaki mamy dziś dla Państwa przygotowany, to tak naprawdę punkt dedykowany pod względem zapisów pacjentów na wizyty. Jak wiemy, podstawą poprawnego zapisu pacjenta na wizytę jest właściwie stworzona baza wiedzy i procedury, którymi musi dana rejestratorka się posługiwać w codziennej swojej pracy. Mało tego, tak odpowiednio przygotowana baza i wdrożona baza dla rejestracji pozwoli na uzyskanie skutecznej rejestracji, bo nic tak nie dodaje pewności siebie, jak posiadanie odpowiednich informacji o placówce, specjalistach, czy też usługach. Taka osoba będzie bardziej skuteczna, jeśli chodzi o zapis pacjenta na wizytę. System Proassist pozwala na przechowywanie pewnych informacji pod względem wizualnym, ale również ta baza wiedzy jest zaszyta. Nawet ta rejestratorka nie jest świadoma, że w codziennej pracy system kieruje ją na właściwe tory.

Jeżeli chodzi o bazę wiedzy, to wyróżniamy trzy płaszczyzny:

1) wiedza na temat placówki – ona jest przedstawiona w formie takich kolorowych infografik

2) wiedza o specjalistach – ta wiedza jest przedstawiona na dwa sposoby. Pierwszy sposób to wizualnie, czyli znowy mamy kolorowe ikonki do poszczególnych specjalistów

Druga forma jest w formie zaszytej w systemie, o czym opowiem później.

3) baza dotycząca usług.

Jeśli chodzi o informacje o placówce, to myślę, że ta baza jest najmniej aktualizowana i ona zawiera takie bardzo podstawowe informacje. Często zdarza się tak, że podczas zapisu pacjent zapyta “a przepraszam, czy Państwo wysyłacie SMSa z przypomnieniem o wizycie?” i (szczególnie nowo zatrudniona osoba) może mieć z tym problem. Może wie, że będzie wysłany SMS, ale nie wie, w jakim terminie albo musi coś kliknąć ręcznie, żeby poinformować pacjenta o jakiejś zmianie. I wtedy właśnie tworząc bazę w tym miejscu “Informacje o placówce” taka rejestratorka będzie pewniej rozmawiała z pacjentami, a co za tym idzie, pacjent otrzyma rzeczową informację na temat funkcjonowania placówki.

Innym elementem w tej bazie może być na przykład współpraca z różnymi firmami ubezpieczeniowymi, czy inaczej mówiąc – płatnikami, bądź też możliwość wykonywania jakichś usług w ramach NFZ. I tutaj, żeby rejestratorka nie musiała sprawdzać np. na kartkach, które ma przygotowane odnośnie bazy wiedzy, to ma to wszystko skompletowane w jednym miejscu. Czyli tam, gdzie dokonuje zapisu – gdzie jest jej główne narzędzie – ma też te podstawowe informacje. Jak to działa? Wystarczy po prostu najechać kursorem myszki na daną infografikę i wtedy pojawia się dodatkowe, w którym mamy informację np. na temat potwierdzania wizyt. I w tym przypadku mamy wizyty potwierdzane w formie SMSowej, 24 godziny przed wizytą, ale dodatkowo też jest wysyłany SMS w momencie umówienia. Też się tak zdarza, że pacjent do nas dzwoni prowadząc samochód, robiąc zakupy i nie ma gdzie zapisać tego terminu,. I wtedy wiemy, że pacjent otrzyma od nas wiadomość SMS tuż po zapisie. Możemy Go tutaj w tym kierunku uspokoić, że dostanie jeszcze potwierdzenie z zarezerwowania takiej wizyty.

Druga baza dotyczy specjalistów. I tutaj, jakie możemy przedstawić informacje: pierwsza ikonka – dzieci, czyli sama sugestia wskazuje, w jakim wieku możliwe są przyjęcia specjalistów. Dany specjalista może przyjmować dzieci lub nie przyjmować, a jeśli przyjmuje dzieci, to pewnie ma jakieś ograniczenia względem wieku i wtedy rejestratorka też ma tą informację, czy może zapisać danego pacjenta pod względem wieku, czy też nie. Kolejna ikona dotyczy już takiej procedury – co robić, jak postępować w przypadku, kiedy pacjent nalega na kontakt bezpośredni z lekarzem. To zależy oczywiście od naszych wewnętrznych procedur, ale jest też miejsce, żeby przedstawić takie informacje. Pilne wizyty, czyli jak postępować w pilnych wizytach. Wiem też z doświadczenia, że pacjenci pytają o dodatkowe informacje na temat specjalisty – np, czy przyjmuje w szpitalu, w jakim szpitalu i różne inne informacje, które są istotne, by dokonać zapisu do tego specjalisty. Czy prowadzona jest lista rezerwowa do konkretnego lekarza, a być może dla całej placówki, Jak postępować w przypadku, gdy mamy do czynienia ze stałym pacjentem i chce się zapisać na kontynuację leczenia – czy może być to forma wizyty recepturowej w formie e-recepty, bez konieczności przychodzenia do placówki. Także też to taka wewnętrzna procedura względem postępowania z pacjentem. No i ostatnia infografika dotyczy języków, czyli w jakim języku dany specjalista może przeprowadzić wizytę.

Mateusz: Zauważyłem na czacie pytanie odnoszące się do pierwszej ikony, czyli wieku pacjenta. Zacytuję je, a Ty proszę odnieś się do tego: Czy system ma jakieś zabezpieczenia przed osobą, która nie zauważy wieku pacjenta? – Czyli jak rozumiem chodzi tutaj o recepcjonistkę, rejestratorkę, która właśnie rejestruje pacjenta i co, jeśli przyjmujemy osoby od 16 roku życia, a ktoś będzie chciał zapisać sześciolatka. Co w takim przypadku się zadzieje, jak się zachowa system?

Mirella: Tworząc taką bazę wiedzy, możemy zdecydować i zaznaczyć odpowiedni checkbox, że w przypadku, kiedy mamy do czynienia z pacjentem, który nie spełnia tych reguł, czyli np. wieku pacjenta, to po prostu system uniemożliwia zapis pacjenta. Jak to wygląda? Po prostu przycisk w przypadku zapisu pacjenta poniżej 16 roku życia nie pojawi się. Nie będzie zielonej zakładki “zapisz wizytę” i dodatkowo pojawi się komunikat, że nie zgadza się wiek pacjenta i jeszcze raz podsumowanie, że lekarz nie przyjmuje pacjentów poniżej 16 rż. Czyli takie zabezpieczenie w przypadku ewentualnej pomyłki człowieka, rejestratorki, będzie działało w tym kontekście.

Mateusz: Podsumowując tutaj dla osoby pytającej: System z jednej strony nam podpowiada, jakie są wytyczne przy rejestracji pacjenta, a jeśli już popełnimy ten błąd, to też system na podstawie PESELu policzy nam wiek pacjenta i uniemożliwi Jego zapis, jeśli wiek będzie nieodpowiedni.

Mirella: Tak. No i jeszcze apropos podpowiedzi przez system, to też z doświadczenia wiem, że w placówkach są specjaliści, którzy wykonują taką samą usługę, ale każdy z nich chce mieć swój indywidualny czas. Jeden jest na przykład nowy, rozpoczyna pracę, więc potrzebuje więcej czasu na wykonanie usługi i rejestratorka nie musi o tym pamiętać. System podpowiada, jaki czas i jaka cena jest do konkretnego specjalisty. Czyli też nie musimy szukać tego, tylko system nam podpowiada terminy z uwzględnieniem tego czasu trwania do konkretnego specjalisty i cena też jest przypisana do konkretnej osoby.

A jeżeli jesteśmy już przy usługach, to warto wspomnieć, że oprócz tego, że mamy informacje dotyczące czasu i ceny, to mamy też w systemie informację odnośnie dodatkowych informacji takich jak na przykład przygotowanie do wizyty. Tutaj dla przykładu przygotowałam usługę, która nazywa się kolonoskopia i pojawia nam się obok informacja dotycząca przygotowania, czyli coś, na co powinna zwrócić uwagę rejestratorka w trakcie zapisywania pacjenta na tą usługę.

Nie musi być to przygotowanie, mogą to być też przeciwwskazania lub coś, o czym powinna pamiętać w przypadku umawiania na tą konkretną usługę. I do każdej usługi możemy przypisać indywidualną treść. Wiem też, że w placówkach medycznych przyjmują specjaliści, którzy teoretycznie wykonują taką samą usługę, ale każdy z nich ma swoją procedurę. I wtedy do każdego specjalisty możemy wgrać indywidualną treść, która będzie się wyświetlała rejestracji podczas zapisu i dzięki temu unikniemy sytuacji, w której nie poinformujemy pacjenta o przygotowaniu lub po prostu pomylimy regułki, które są indywidualnie dopasowane do specyfiki pracy danego specjalisty.

Informacje o przygotowaniu się do wizyty

Mateusz: Tutaj nasuwa mi się jeszcze pytanie. Często takie rozmowy z pacjentami są dosyć długie jak mamy te informacje o przygotowaniu bądź też pacjenci nie zawsze mają możliwość na rozmowie się skupić – na przykład dzwonią w przerwie w pracy, żeby się zapisać na wizytę czy też pilnują dziecko lub są w trasie. Czy mamy w systemie Proassist takie miejsce, w którym możemy poinformować pacjenta dodatkowo o tych wytycznych czy sposobie przygotowania się do zabiegu, itp.?

Mirella: Tak, mamy dwa miejsca tak naprawdę. Też musimy pamiętać o tych pacjentach, którzy nie chcą dzwonić i wolą tą opcję rezerwacji wizyt online, gdzie mogą dokonać zapisu. I tutaj przygotowałam też na widgecie do rejestracji online. W momencie, kiedy wybierzemy sobie konkretnego specjalistę i konkretną wizytę, to może wyświetlać się ten sam komunikat o przygotowaniu do tej konkretnej usługi.

Czyli oprócz tego, że zabezpieczamy się od strony rejestracji, to zabezpieczamy się też pod względem pacjenta. Może być tak, że to przygotowanie uzależnione jest na przykład od godziny, którą pacjent sobie wybierze i terminu. Więc fajnie, że ten komunikat nam się wyświetli.

Drugie zabezpieczenie jest takie, że w momencie, kiedy pacjent dokonuje zapisu (telefonicznie, na miejscu, czy podczas rejestracji online), na Jego adres mailowy zostanie wysłana informacja z przygotowaniem. I to przygotowanie może być umieszczone jako treść maila, treść wiadomości bądź też jako dodatkowy załącznik. Dlaczego mówię o dodatkowym załączniku? Czasem jest tak, że dane przygotowanie jest bardzo obszerne – tak jak wspomniałeś – lub też dana placówka chce po prostu przedstawić w formie graficznej jakieś informacje dla pacjenta. I ten mail jest też wysyłany 24h przed wizytą.

Limity dotyczące ilości przyjmowanych pacjentów lub wykonywanych usług

Mirella: Czasem się zdarza, że rejestratorka ma dużo tych informacji, tej wiedzy. Na przykład: dany specjalista chce, żeby na badania rejestrować w poniedziałki, a na konsultacje w piątki. No i ciężko jest w natłoku obowiązków pamiętać o tym, że jak zadzwoni pacjent, żeby umówić się na badanie, to ja muszę zaproponować poniedziałek, a jak na konsultację, to piątek. I właśnie system Proassist ma taką funkcję jak limity. Limity pozwalają na dopasowanie konkretnej usługi do konkretnego terminu, na który można dokonywać zapisu. Dzięki temu, rejestratorka nie musi o tym pamiętać, tylko po prostu w momencie, kiedy wybieramy sobie daną usługę, czy też danego specjalistę, który ją wykonuje – na liście widzimy takie minusy. To oznacza, że usługa jest z limitem. I jak wybiorę sobie badanie, to system proponuje mi tylko konkretne dni. Mimo, że grafik jest otwarty na wszystkie dni, to tutaj w przypadku tego badania pojawiają się tylko dni, w którym można je wykonać. Rejestratorka nie musi o tym pamiętać i nie dojdzie do pomyłki z jej strony, bo korzysta z wyszukiwarki automatycznej, gdzie system podpowiada jej, na kiedy może umówić taką wizytę.

No i oczywiście jeszcze zasoby. Czym są zasoby? Jest to funkcjonalność, która pozwala na kontrolowanie ilości sprzętu, który jest zużywany w danej placówce. Czyli dla przykładu mamy narzędzie USG, holter i mamy wielu specjalistów, którzy mogą wykonywać usługi na tym sprzęcie i żeby nie doszło do kolizji, w której przyjdzie nam więcej pacjentów niż mamy sprzętu na ten sam termin, to system również nie będzie nam podpowiadał takich terminów. Więc tutaj zasoby pozwalają na uniknięcie tego konfliktu co do ilości sprzętu.

Wizyty grupowe w placówkach medycznych

No i jeszcze taka dedykowana opcja dla placówek, które przyjmują na zajęcia grupowe typu szkoła rodzenia, jakieś zajęcia z tego tytułu, czy jakieś psychoterapie grupowe. Wtedy mamy określenia, że na przykład na daną usługę możemy zapisać na przykład 5 osób czy 10 osób i wtedy, żeby rejestratorka nie musiała sprawdzać, ile osób jest już zapisanych – system automatycznie poprzez wyszukiwarkę, będzie proponował ten termin dopóki nie zużyjemy tego limitu 10 osób. Jak osiągniemy limit, to automatycznie podpowie nam nowy, dostępny termin. Sprawdzi się to wtedy, gdy macie specyfikę zapisów co do konkretnych usług.

Płatności online, czyli pacjent płaci z góry za wizytę

Mirella: Kolejnym punktem są płatności online. Jeżeli chodzi o płatności online, to jest to świetna forma automatyzacji pracy rejestracji, czyli pacjent może opłacić wizytę z góry, jeszcze zanim zgłosi się do naszej placówki. No jak wiemy, chyba taką największą zaletą płatności online jest to, że jak dokonam już zakupu, to po pierwsze: przestaję szukać. Dokonałam zakupu i nie szukam już innych, innych rozwiązań u konkurencji, która może mnie przyciągnąć lepszą ceną, lepszym, lepszym specjalistą. I na pewno mam gwarancję, że przyjdzie ten pacjent na wizytę. A jeżeli nie przyjdzie, to z tego tytułu też mamy pewne zabezpieczenie, czyli na przykład brak zwrotu płatności za taką wizytę, gdzie pacjent nie przyszedł na nią i nie zrealizował usługi. Więc to jest fajne rozwiązanie dla placówek, które po pierwsze borykają się z pacjentami, którzy nie przychodzą na wizytę, ale też fajna opcja dla placówek, które mają dosyć kosztowne usługi i chcą się zabezpieczyć w razie gdyby po prostu pacjent miał się nie wstawić. Usługa jest bardzo długa, dużo czasu zajmuje to specjaliście lub też angażujemy innego specjalistę dodatkowo, żeby przyszedł na ten termin i godzinę do tego zabiegu, więc jest to świetne rozwiązanie. Ale myślę, że o kolejnych plusach opowiem już w trakcie prezentowania, jak w ogóle wygląda taki zapis pacjenta z płatnością online, przede wszystkim w przypadku rejestracji online.

I tutaj też przygotowałam taki widget, który uwzględnia płatności online. I tu mamy widget też usługowy. Warto wspomnieć, że mamy kilka rodzajów widgetów. W tym widgecie wybieram sobie po prostu usługę i w kolejnym kroku wybieram termin i godzinę.

Jak już dokonam tego wyboru, uzupełniam formularz i wpisuję swoje dane. Akceptuję zgodę RODO i przechodzę do kolejnego kroku. Proszę zwrócić uwagę, w jaki szybki sposób ten pacjent może dokonać tej płatności. Ma od razu to jako kolejny punkt do dokonania rezerwacji.

Akceptuje regulamin, który załączany jest widoczny. Poprzez kliknięcie “zobacz” pojawia nam się to w formie PDF-u i klika “zapłać”, jeżeli zapoznał się z regulaminem – akceptuje go i tak naprawdę zatwierdza płatność. Formularz jest auto-uzupełniony, więc nie wymaga żadnej dodatkowej pracy związanej z tym przelewem. Akceptuje ten przelew i ma komunikat o tym, że dokonano płatności i rezerwacja wpada nam do systemu jako wizyta już potwierdzona. I co najważniejsze – właśnie jak zwrócimy uwagę, nie dokończymy procesu zapisu samodzielnego przez widget rejestracji online bez dokonania tej płatności. Czyli jest to element zapisu online i teraz pokażę Wam, jak wygląda taka wizyta, która została opłacona właśnie przez pacjenta, który umówił się online.

Taka wizyta wpada nam w kolorze zielonym, czyli oznacza to, że pacjent opłacił wizytę i po kliknięciu w tą rezerwację, w oknie informacyjnym do wizyty mamy informację o tym, że zapłacono przez Internet 150 zł. Zwróćmy uwagę, jakie to jest też szybkie od strony administratora/menedżera/kierownika, który nie musi logować się do swojej bankowości elektronicznej i sprawdzać, czy pacjent opłacił wizytę, czy też nie. Mamy tą informację już w systemie, więc tutaj też jest mniej pracy dla osoby, która miałaby weryfikować te płatności.

A jak to wygląda od strony, kiedy pacjent umawia się telefonicznie czy też w placówce? W bardzo podobny sposób. Różni się to tylko tym, że w momencie kiedy dokonujemy takiego zapisu, pacjent otrzymuje od nas drogą mailową link,pod którym dokonuje opłaty i ma czas pacjent do północy, aby zrealizować taki przelew. I najważniejsze jest to, że jeżeli dokonał opłaty, to tak jak pokazałam – wizyta pojawia się w kolorze zielonym, z informacją, ile zapłacił. Ale jeżeli nie zapłaci, to o północy system odwołuje taką wizytę. Czyli też mamy znowu ten czas na znalezienie kogoś w to miejsce. To jest raz, a dwa – nie musimy weryfikować dalej tych przelewów, tylko system automatycznie skreśla nam takiego pacjenta z tej wizyty.

Czy wszyscy pacjenci muszą płacić z góry?

Mateusz: I tutaj chwilka, przerwę, bo zauważyłem, że mamy kolejne pytanie na czacie. Może pozwolę sobie je przeczytać, żeby od razu na nie odpowiedzieć. Wydaje mi się, że jesteśmy właśnie w dobrym momencie, żeby żeby tym tematem się zająć. Tutaj Pani Urszula pyta, czy mając włączoną usługę płatności online każdy pacjent rejestrując się przez stronę musi zapłacić, czy jest opcja pominięcia tej płatności?

Mirella: Jeżeli chodzi o płatności online, to warto wspomnieć, że je dopasowujemy do konkretnych usług. Nie do pacjentów, a do usług. Czyli, jeżeli chcemy, żeby na przykład na zabiegi każdy pacjent zapłacił online, to uruchamiamy te płatności do konkretnej usługi. I mało tego, do konkretnego specjalisty. Może być tak, że dany specjalista w placówce nie chce, żeby pacjent płacił online, więc też jest taka możliwość. No i druga forma, to też tu warto wspomnieć, że tak jak powiedziałam, w rejestracji online nie ma możliwości, że pacjent decyduje, że nie opłaca tej wizyty, jeżeli mamy wymagane płatności.

Jeżeli mamy możliwe płatności, czyli dajemy wybór pacjentowi, czy chce zapłacić online, czy zapłacić w placówce, to pacjent ma możliwość wyboru. Może pokażę na widgecie, gdzie się to wyświetla. Pacjent ma możliwość zdecydowania, czy chce zapłacić, czy też nie. W momencie, kiedy wybiera sobie termin, uzupełnia formularz, to tutaj mamy takie dwa selekty: płatność online lub płatność na miejscu.

Jeżeli nadamy mu możliwość płatności wyboru, czy chce zapłacić na miejscu, czy online, to będzie mógł wybrać sobie płatność na miejscu. Jeżeli jednak ustalamy wymagane płatności, to one domyślnie będą wymuszały na nim dokonanie takiej zapłaty. Ale dla pacjentów, których znamy dobrze – nie wiem, są to członkowie naszych rodzin, czy też właściciela placówki, czy też jest to starsza pani – stały pacjent, który wiemy, że przyjdzie, nie odwołuje tych wizyt, zgłasza się na wyznaczony terminy i chcemy ją zwolnić z tej opłaty, to możemy coś takiego zrobić. Ale tak jak wspomniałam, od strony użytkowej, czyli musi to zrobić użytkownik w systemie bezpośrednio. Jak to zrobić? W momencie, kiedy wybieramy taką usługę z płatnością online, też mamy o tym informację w postaci dolara. Wybieramy ten termin, to po wpisaniu danych pacjenta, tuż pod powiadomieniami pojawia się taka opcja “wizyta bez płatności internetowej” i wtedy taka osoba, która dokonuje zapisu, może zwolnić tego konkretnie pacjenta z tej płatności online. Czyli pacjent nie dostanie linku drogą mailową i jeżeli nie zapłaci, no to wizyta nie zostanie odwołana. Po prostu przyjdzie na wyznaczony termin i zapłaci w placówce. Więc odpowiadając – tak pokrótce – użytkownik zapisujący pacjenta na wizytę może go zwolnić z opłaty, a jeżeli dany pacjent zapisuje się przez stronę Internetową w przypadku usługi, gdzie jest wymagana płatność, to pacjent musi zapłacić za daną wizytę. Jedyne rozwiązanie jest takie, że możemy zmienić formę płatności z wymaganej na możliwą płatność. No i też chyba warto tutaj wspomnieć, że nie zawsze musimy pobierać pełne kwoty od pacjentów. Możemy pobierać też formę zadatków. Jeżeli boimy się rozpocząć tak drastycznie zmianę dla pacjentów i wprowadzić płatności online na wszystkie usługi 100% płatne, możemy rozpocząć od formy zadatków.

Co zrobić w sytuacji, gdy pacjent zapłaci za wizytę z góry, ale się na niej nie zjawi?

Mateusz: Czyli tutaj reasumując, gabinet sobie sam decyduje, na które usługi chce mieć tą płatność online włączoną, czy ona ma być obowiązkowa dla każdego, czy też możliwa do wyboru. A tu już resztę Mirella wszystko powiedziała. I tu mi się nasuwa jeszcze jedno pytanie. To już chyba też to zagadnienie padło z Twoich ust na początku, zanim zaczęliśmy jeszcze pokazywać te płatności online. Co w momencie, gdy pacjent zapłaci, a nie przyjdzie? Co z takim pacjentem możemy zrobić, czy mamy na to jakieś zabezpieczenie?

Mirella: To wszystko zależy znowu od procedur placówki medycznej. My mamy przygotowane dwa takie szablony regulaminu. Ten regulamin będzie się wyświetlał w rejestracji online dla pacjenta, który dokonuje takiego zapisu, więc będzie mógł się z nim zapoznać. I te regulaminy są dwa. Dlaczego? Pierwszy regulamin uwzględnia ewentualne zwroty płatności, a drugi nie uwzględnia tych płatności. Właśnie w przypadku, gdy pobieramy płatności i nie zwracamy pacjentowi, mamy to uwzględnione w regulaminie. To warto również dodać taką opcję – włączyć w systemie informowanie pacjenta o tym, że załóżmy na x przed terminem ten pacjent nie może odwołać takiej wizyty. I taki komunikat w formie SMS-owej jest wysyłany do pacjenta. Ja może pokażę, jak on wygląda. Czyli tutaj, gdy klikniemy sobie w danego pacjenta, w daną rezerwację, ikonę “wyślij wiadomość”, to pojawi się okno, w którym mamy zawartą całość korespondencji z pacjentem.

Jeżeli pacjent będzie próbował odwołać wizytę, w której ustawimy właśnie brak możliwości odwołania na wyznaczony termin i pacjent odpisał nam na SMS-a z przypomnieniem o wizycie, jako próbę odwołania, to system automatycznie wysłał mu treść, że nie ma możliwości odwołania wizyty na – w tym przypadku 24 godziny – przed zarezerwowanym terminem. Oczywiście, możemy też z tym pacjentem dalej sobie korespondować, nie tylko wysyłając automatyczne wiadomości SMS, ale również pisane ręcznie, tak jak w poniższym przykładzie. Czyli pacjent jednak stwierdza, że okej, w takim razie będzie i dopytuje nas jeszcze o parking. I rejestratorka zawsze może odpowiedzieć na takie dodatkowe pytania.

Chat SMS, czyli komunikacja z pacjentem prosto z systemu medycznego

Mateusz: Tutaj jakbyśmy mogli jeszcze się zatrzymać, bo tutaj mamy do czynienia właśnie z czatem SMS. To jest jedna z moich takich funkcjonalności, które bardzo lubię. Bo ona prynosi wiele korzyści do gabinetu. Z jednej strony daje nam możliwość nadania dedykowanego numeru dla gabinetu, więc z tego numeru będą tylko szły wiadomości do konkretnych pacjentów, konkretnego gabinetu. Kolejną rzeczą jest historia tych wiadomości. Jeżeli pacjent nam odpisze, będzie to wszystko widoczne w systemie, a co za tym idzie – mamy możliwość właśnie korespondencji z pacjentem poprzez właśnie system, czyli możemy sobie z systemu pisać i mamy całą ciągłość korespondencji z pacjentem, którą możemy śledzić i wszystko sobie na bieżąco weryfikować i sprawdzać. To jest super rozwiązanie zarówno dla małych, średnich, jak i dużych gabinetów. Żeby z tego dedykowanego numeru korzystać. A co za tym jeszcze idzie, w przypadku chatSMS mamy możliwość stworzenia dedykowanej treści przypominającej o wizycie. Więc ten numer dedykowany chatSMS bardzo, bardzo fajna opcja. Zachęcam do korzystania. Indywidualny numer dla gabinetu, gdzie można sobie śledzić wszystkie wszystkie wiadomości z pacjentami. Jest po prostu to przydatne, pomocne w takiej codziennej pracy, zarówno na recepcji, jak i w kontakcie, komunikacji z pacjentem.

Mirella: No to warto jeszcze wspomnieć, Mateusz, jeżeli pacjent odpisze – jak pozwoliłam sobie teraz odpisać na taką wiadomość – pojawia się taki dzwonek czerwony przy danym pacjencie.

Jest to komunikat, że dany pacjent odpisał. I po kliknięciu w ten czat, widzimy informacje z treścią wiadomości, którą pacjent nam właśnie wysłał.

Mateusz: Tutaj już z poziomu kalendarza nawet widzimy, że konkretny pacjent nam na takiego SMS-a odpisał albo ktoś po prostu chce nas o czymś poinformować. Kalendarz nas o tym informuje. Dokładnie widzimy, że tutaj jak sobie zerkniemy na ekran, ten czerwony dzwoneczek dość mocno się wyróżnia spośród całego tła, więc na pewno będzie to widoczne. A dzięki temu też będziemy mogli sobie sprawdzić, co ten pacjent odpisał i tutaj dalej móc mieć jakąś możliwość postępowania z tą wizytą, więc bardzo przydatna funkcja.

Szablony wizyt, czyli jak szybciej wypełniać EDM

Mirella: To co, myślę, że przejdę do kolejnego punktu. Mamy już tą obsługę przed pojawieniem się pacjenta na wizycie, to może teraz przejdźmy do elementu, kiedy już pacjent przychodzi do nas do placówki i mamy obsługę już związaną z wypełnieniem dokumentacji medycznej przez specjalistę. Jakie tutaj mamy usprawnienia związane z przeprowadzeniem takiej wizyty? Pierwsza rzecz, to w oknie przeprowadzania wizyty mamy możliwość przyspieszenia wypełnienia dokumentacji medycznej poprzez szablony.

Często zdarza się tak, że klienci, którzy przychodzą do Proassist, mają jakieś swoje szablony w wordzie, na dysku Google i z których korzystają. Można sobie jednorazowo wgrać taki szablon i korzystać z niego w systemie. W jaki sposób? Na samej górze, przed wypełnieniem pierwszych opcji sekcji wizyty, czyli przed wywiadem, mamy zieloną zakładkę “użyj szablonu wizyty” i tutaj wyświetli nam się lista wszystkich przygotowanych wcześniej szablonów.

Aby użyć danego szablonu, wystarczy kliknąć w zieloną zakładkę “kopiuj dane do EDM” i wtedy wszystkie uzupełnione treści w szablonie pojawiają nam się w odpowiednich sekcjach, czyli to też jest taka fajna opcja, żeby zaoszczędzić ten czas, który często poświęcamy na właśnie papierologię. A w tym przypadku stałe treści, które są używane do każdego pacjenta, który ma na przykład takie samo schorzenie, a zmienne są jakieś konkretne informacje, pod konkretnego pacjenta. Można spokojnie dopisywać do tego szablonu, którego użyjemy. A zapewniam, że w przeciągu całego dnia przyjęć wszystkich pacjentów jest to bardzo duża oszczędność czasowa.

No i chyba kolejnym elementem odnośnie uzupełnienia dokumentacji medycznej, to w przypadku, kiedy mamy do czynienia z pacjentem, który przychodzi do nas na kontynuację leczenia lub schorzeniem i wykonujemy z nim ciąg np. ćwiczeń fizjoterapeutycznych chociażby albo te same procedury podczas kolejnej wizyty aż do czasu kiedy pacjent nie wyzdrowieje, to możemy sobie powielić treści z poprzednich wizyt i takie treści powielić możemy sobie za pomocą historii, która znajduje się na samym dole naszego okna. Pojawia się informacja na temat wcześniej uzupełnionej dokumentacji medycznej i wystarczy, że klikniemy sobie ikonę powielenia i wszystkie te informacje załącza nam się do tego właśnie okna przeprowadzania wizyty. Więc jeżeli mamy tutaj do czynienia z pacjentem stałym, który przychodzi na kontynuację leczenia, to też możemy sobie szybko usprawnić wypełnienie tej dokumentacji medycznej i możemy po prostu dopisywać to, co wykonujemy aktualnie na tej wizycie, jeżeli dodatkowo coś zostało dodane do terapii.

Mateusz: Ja tu może jeszcze przerwę na chwilkęi dopowiem, bo zauważyłem, że jak kopiowałaś tą treść poprzedniej wizyty, to skopiowałaś zarówno treść, jak i procedury. Czyli tutaj zarówno kody procedury się skopiowały, jak i treść poprzedniej wizyty. Czyli jak kontynuujemy to leczenie z tymi samymi kodami, chcemy sobie wizytę po prostu zaciągnąć z przedniej, to wystarczy jednym kliknięciem i nam wszystko ładnie się po kolei uzupełni.

Mirella: Tak. Inaczej mówiąc, wszystko co uzupełniliśmy w treści opisowej, zarówno w sekcjach opisowych, jak i procedury ICD-10, I9 i CF zostaną skopiowane z poprzedniej wizyty, o ile one były oczywiście wypełnione przez specjalistę.

Mateusz: Mamy jeszcze jedno pytanie na czacie dotyczące szablonów i pan Dominik pyta, czy każdy specjalista wgrywa swój szablon, czy są one współdzielone?

Mirella: Każdy specjalista ze względu na swoją specyfikę pracy ma możliwość wygrania indywidualnych szablonów. Czyli dzięki temu też ta lista indywidualnych szablonów będzie zdecydowanie mniejsza, niż jak w przypadku gdyby każdy specjalista widział szablony innych specjalistów, w całej placówce. Wtedy ta lista byłaby bardzo długa i znalezienie odpowiedniego szablonu troszkę zajęłoby czasu. Każdy ze specjalistów z doświadczenia wiem, że ma swoje swoją specyfikę pracy, swoje standardy i lepszym rozwiązaniem jest właśnie, jeżeli wgrywamy te indywidualne szablony pod konkretnego specjalistę.

Mateusz: Tutaj jeszcze jeden widzę ważny aspekt odnośnie tych szablonów, bo zauważyłem, że można podzielić taką wizytę na kilka szablonów. Czyli nie jako jedna cała wizyta, tylko po prostu poszczególne szablony do konkretnego modułu.

Mirella: Tak, dokładnie. Każda z tych sekcji posiada taką opcje jak “zapisz szablon dolegliwości”, “szablon rozpoznania”, czy też “zalecenia” i możemy albo każdy z tych elementów pojedynczo sobie zapisać jako szablon. Czyli oddzielnie dolegliwości, oddzielnie badanie lub możemy zrobić szablon dla całej wizyty, czyli tak jak w przypadku tego ścięgna Achillesa – jeżeli skopiuję sobie dane, to wtedy wszystkie uzupełnione pola, które były brane pod uwagę przy tworzeniu tego szablonu, będą nam wyświetlane w tych poszczególnych sekcjach. A zapis całego szablonu, całej wizyty, pojawia się na sam koniec tej dokumentacji medycznej, po prawej stronie. Także każda z tych sekcji może być zapisana bądź też całość wizyty, zależy też właśnie od specyfiki pracy danego specjalisty.

No i też jest fajne, jak zauważyłeś, że te nazwy są posegregowane do poszczególnych sekcji, czyli też tworząc szablon nie musimy nadawać nazwy zalecenia czy też wywiad czy badanie, tylko po prostu nazwą na przykład jakiegoś konkretnego badania, które wykonujemy albo jakiegoś schorzenia, z którym pacjent się do nas zgłasza.

Mateusz: Czyli od razu mamy to wszystko pokategoryzowane i wystarczy sobie nazwać ten szablon według swoich wytycznych, tak żeby nam się dobrze pracowało. Mamy kolejne pytanie, więc od razu je przeczytam. Czy szablony wizyt są dedykowane osobno do każdego pacjenta?

Szablony są dedykowane dla specjalistów, a powielanie wizyt bardziej do pacjenta. Szablony są dedykowane dla specjalistów, żeby im po prostu ułatwić pracę. Naturalnym jest, że tu przyjmujemy 3-4 i 5 pacjenta na tą samą usługę, to po prostu można korzystać pewnie z tych samych szablonów, więc nie wiem czy to o to konkretnie chodziło.

Mirella: Kolejne usprawnienie w przypadku dokumentacji medycznej tutaj mamy w e-recepcie. W przypadku korzystania z bazy komercyjnej, mamy możliwość powielania recept. I takie powielanie recepty odbywa się poprzez kliknięcie w historię Proassist i możemy sobie powielić albo całość recepty poprzez kliknięcie w tą ikonkę przy danych recepty bądź też możemy szybko powielić konkretny lek z danej recepty, czyli nie chcemy powielać w całości, tylko jeden lek, który był na tej recepcie. Dzięki temu jak klikniemy sobie tam taką ikonę, pojawia nam się uzupełniony już formularz nowej recepty, nie musimy wybierać leków, nie musimy wprowadzać dawkowania, opakowań – wszystko to, co zostało wystawione na poprzednich wizytach, będzie powielone jeden do jeden na nowej recepcie. Wystarczy tylko zatwierdzić, poprzez kliknięcie “wystaw” lub “wystaw i dodaj do zaleceń”. I też ta opcja wystawienia recepty jest zdecydowanie szybsza, jeżeli mamy możliwość powielenia. No i to co najważniejsze – w przypadku recepty na lek zwykły, gotowy, możemy sobie stworzyć listę ulubionych leków. Co nam to daje? Ja teraz kliknęłam wyszukiwarkę leku i już mi system podpowiadam nazwę leku mojego ulubionego, bo jest z gwiazdką. Czyli, jeżeli specjalista często wystawia receptę na konkretny lek, to może sobie dodać taki lek do ulubionych i nie będzie musiał korzystać z wyszukiwarki w sposób taki, że ręcznie musi wprowadzać nazwę leku, tylko pojawi mu się ta lista z ulubionymi lekami i wystarczy, że kliknie ten lek i sobie uzupełni resztę informacji w formularzu recepty. To pozwala nam na szybsze odnalezienie w bazie danych leków, które są najczęściej wystawiane przez specjalistę i każdy ze specjalistów również indywidualnie pod siebie dodaję takie leki na ulubione.

Mateusz: Od razu mam jedno pytanie, jakbyś mogła wrócić do naszych recept. Mamy tutaj leki zwykłe, ale również są specjaliści na przykład dermatolodzy, którzy często tworzą jakieś maści, kremy innego rodzaju receptury. Jakbyś mogła zaprezentować te właśnie leki recepturowe, jak to wszystko u nas wygląda.

Mirella: W momencie kiedy wybieramy typ recepty na lek recepturowy, możemy też usprawnić sobie pracę. Możemy jednorazowo przygotować sobie szablon takiej receptury na maść tak jak wspomniałeś, czy na jakieś krople i później korzystać z tego szablonu. Często pojawiały się takie właśnie sugestie ze strony klientów, że a po co będę tworzył ten szablon jak ja wystawiam taką receptę raz na trzy miesiące. No właśnie, ale jeżeli już wystawiam tą receptę raz na trzy miesiące, to podejrzewam, że uzupełnienie formularza zajmuje nam też dłuższy czas, ponieważ jeżeli czegoś nie użytkujemy zbyt często, to zapominamy, co mamy uzupełnić. Gorzej się odnajduje takie rzeczy. A taki szablon pozwoli nam na szybsze wystawienie takiej recepty. Wystarczy kliknąć “użyj szablon receptury” i tu pojawia mi się lista z przygotowanymi szablonami. I mam taką maść witaminową. Wystarczy, że skopiujemy te dane i automatycznie zaciągają nam się one do formularza recepty. Znowu, z każdą informacją, nawet na temat dawkowania i informacji dla osoby wydającej: konkretne nazwy składowe tej recepty oraz ile tego składnika mamy użyć do przygotowania tej receptury. Dlatego warto poświęcić to jednorazowo 5 minut, myślę, że nawet niecałe 5 minut, żeby później szybciej wystawiać tego typu recepty i sprawniej obsługiwać pacjentów, nie poświęcając czasu na zbędną papierologię. A tworząc szablon wystarczy, że uzupełnimy formularz i na końcu zapisujemy szablon receptury, także i tak możemy to stworzyć na bazie pierwszego pacjenta, którego przyjmujemy, któremu wystawiamy taką receptę. Możemy wykorzystać ten moment, ten czas, poprzez jedno kliknięcie system zapamięta nam tą recepturę.

Mateusz: Okej, super. Widzę, że na razie nie mam pytań na czacie. Jeżeli państwo mają w międzyczasie jakieś pytania, to śmiało można pisać i takie pytania zadawać, ja będę cały czas gdzieś tam zerkać na ten czat. Będę tutaj w razie co przerywał Mirelli i czytał te pytania. Na razie tych pytań nie ma, to możemy kontynuować.

Podsumowanie wizyty, czyli wydruk lub wysyłka zaleceń dla pacjenta

Mirella: Mamy już wypełnioną dokumentację medyczną, ale co dalej się z nią dzieje? Co możemy przekazać pacjentowi i w jakiej formie? Często jest tak, że specjaliści raczej preferują przekazywanie pacjentowi zaleceń według własnych preferencji. I gdzie to możemy ustawić w systemie? Możemy to zrobić tuż przed zakończeniem wizyty, mamy taką opcję jak “zaawansowane opcje wydruku”. I tu mamy listę ze składowymi po prostu dokumentacji medycznej. Jeżeli chcemy wysyłać do pacjentów tylko i wyłącznie zalecenia, wystarczy odznaczyć pozostałe checkboxy, pozostawiając tylko zalecenia.

I to miejsce dotyczy zarówno drukowanej karty z wizyty, jak i karty wysłanej drogą mailową. To jest po prostu składowa naszej karty wydruku dokumentacji medycznej. I druga rzecz, drugie usprawnienie jest takie, że możemy zapamiętać te ustawienia na przyszłość, czyli nie zapisujemy tych ustawień tylko dla jednorazowej wizyty, ale możemy zapisać i wykorzystać to, że już odklikaliśmy te checkboxy i zapisać na stałe poprzez kliknięcie “zapisz ustawienie”. Jeżeli jednorazowo chcemy zmodyfikować wygląd takiej karty i na przykład dla wyjątku chcemy jeszcze rozpoznanie dorzucić, ale tylko jednorazowo, to wtedy nie zapisujemy tych ustawień wydruku, tylko przechodzimy do “zapisz i drukuj” bądź też “zapisz i wyślij email”. I wtedy tylko jednorazowo będą i rozpoznania i zalecenia. A jak już jesteśmy właśnie w tematyce tej wysyłki drogą mailową, to warto wspomnieć, że oprócz tej standardowej karty dokumentacji medycznej, możemy również załączać takie dokumenty jak wystawione recepty, zaświadczenia lekarskie zwolnienia lekarskie, czy też skierowania. I wtedy w jednym mailu, w jednym załączniku będzie zarówno opis wizyty, jak i te ewentualne dokumenty, jeżeli specjalista wystawi jakieś w trakcie przyjmowania pacjenta.

Jak wygląda taki mail, też sobie przygotowałam. W załączniku pojawia się opis wizyty, w tym przypadku akurat uwzględniłam całość opisu wizyty, nie tylko zalecenia i poniżej nawet mam wystawioną receptę. Więc tak jak wspomniałam, w jednym załączniku mamy podgląd na te wszystkie informacje. I też myślę, że korzystając z okazji, warto tu wspomnieć, że wygląd tej karty – specjalnie też powiększam – czyli ten nasz nagłówek, po prawej stronie nazwa placówki i dane placówki, a po lewej stronie dane specjalisty, możemy wgrywać w formie tekstowej, ale również możemy wgrywać w formie graficznej. Czyli, jeżeli chcemy uwzględnić logo na wydruku na takiej dokumentacji medycznej, to można skonfigurować sobie taki nagłówek, aby ta karta była bardziej spersonalizowana pod Państwa.

I na końcu tej dokumentacji medycznej jest również miejsce na podpis i możemy też jednorazowo przygotować takie zdjęcia podpisu bądź też podpisu i pieczątki, szczególnie jeżeli wysyłamy tą dokumentację medyczną drogą mailową, to wtedy ta dokumentacja będzie zawierała komplet informacji wraz z tym podpisem i pieczątką specjalisty. Wgrywa się to jednorazowo i na każdym później dokumencie generowanym z systemu jest on widoczny zarówno w dokumentacji medycznej, jak i w zaświadczeniach lekarskich, tak zwanych drukach, które są dostępne również w oknie przeprowadzania wizyty.

Mateusz: Tutaj Pan Wojciech pyta od razu, gdzie można takie logo, te podpisy wgrać?

Mirella: Jeżeli chodzi o logo, które znajduje się po prawej stronie, to wgrywamy je w “placówkach”. Ikona edycji i tutaj mamy miejsce na informację do druku EDM, tu możemy albo tekstową albo załącznik. I tu jest ważna informacja: jeżeli decydujemy się na logo, to korzystamy tylko z tej opcji “dodaj plik do wydruku” i wtedy załączamy ten przygotowany wcześniej dokument. A to, co znajduje się po lewej stronie, to wchodzimy sobie w zakładkę “specjaliści” , ikona edycji i tutaj mamy “informacje do druku EDM” i pod tym opisowym mamy “dodaj plik do wydruku” i załączamy ten dokument stricte o specjaliście. A jeśli chodzi o podpis, czyli to miejsce na samym dole, to wgrywamy je za pomocą tutaj “dodaj plik podpisu do wydruku” i tu jest takie troszkę inne pole, bo tu musimy wpisać – jeżeli chcemy oczywiście żeby nam się wyświetlały – te informacje, czyli tytuł naukowy, imię i nazwisko specjalisty i specjalizacja, to dodatkowo musimy uzupełnić to pole tutaj – opisowo.

Mateusz: Czyli reasumując, zakładka “placówki” bądź też do konkretnego specjalisty, jeśli chodzi o jego podpis czy też te zdjęcia.

Ja mam jeszcze takie pytanie, bo tutaj w systemie Proassist bardzo popularne jest dodawanie różnego rodzaju plików do karty pacjenta oraz zdjęć przez aplikację mobilną. Często właśnie czy to dermatolodzy jakieś znamiona skórne, czy medycyna estetyczna, czy stomatolodzy, podolodzy, robią zdjęcia. Właśnie przed rozpoczęciem leczenia, w trakcie i po. I czy do takiej dokumentacji medycznej również możemy takie pliki dołączać, żeby po prostu pokazać pacjentowi tą naszą pracę, jak to wszystko się zmienia, jakie są efekty?

Mirella: Pewnie, możemy to załączyć jako całość dokumentacji medycznej, czyli zarówno to, co uzupełniliśmy w trakcie przyjmowania pacjenta, jak i to, co zrobiliśmy tak zwaną dokumentację zdjęciową. Tu wgrałam sobie dwa dokumenty: zdjęcie plus wyniki badań laboratoryjnych. Jeżeli chcemy załączyć jako element całości dokumentacji, czyli składowa z wizyty, którą przeprowadziliśmy, wystarczy przy konkretnym dokumencie kliknąć w ten plus. I on się automatycznie załączy do tego pliku PDF, który Państwu pokazałam. Czyli z tą dokumentacją, z tymi receptami i jeszcze będzie ten dokument właśnie zdjęciowy. Jeżeli chcemy takie zdjęcie przesłać oddzielnie jako odrębny załącznik, to zamiast plusa klikamy w ikonę koperty i wtedy idzie do pacjenta taki mail tylko i wyłącznie z tym jednym dokumentem. Także wszystko zależy od preferencji placówki, czy chcemy traktować to zdjęcie jako element całości dokumentacji, czy jako oddzielny załącznik.

Szybkie dodawanie plików wygenerowanych poza systemem medycznym do dokumentacji pacjenta

Mateusz: Okej. Czyli tak naprawdę to można albo wysłać sam plik, który wyślemy pacjentowi albo dołączyć go do dokumentacji medycznej podsumowującej naszą wizytę. Tu mam jeszcze pytanie od razu pani Urszuli: czy można w jakiś szybszy sposób dodawać pliki, niż ich skanowanie?

Mirella: Jeśli chodzi o dodawanie pliku do karty pacjenta, to można to zrobić za pomocą aplikacji mobilnej. Ja może pokażę wersję aplikacji na komputer, jaką mam wgraną.

Mateusz: Tak jest, czyli po prostu wystarczy sobie pobrać na telefon naszą aplikację mobilną Proassist, zalogować się, ustawić sobie PIN i mamy też dostęp do wielu innych funkcjonalności, które na pewno ułatwiają i przyspieszają pracę. Między innymi właśnie dodawanie zdjęć do systemu, czyli przez ikonę aparatu możemy sobie takie zdjęcie stworzyć i mamy po prostu jakiś dokument, który będzie można dodać do karty pacjenta. Tutaj Pani Urszula mówi, żeby nie trzeba było go skanować, to wystarczy sobie dokument położyć na biurku, zrobić zdjęcie telefonem i ten dokument bezpośrednio nam się dołączy do karty pacjenta. To ważne, trzeba to zdjęcie zrobić przez aplikację Proassist. A jak mamy zdjęcie już na telefonie, czy na jakimś innym urządzeniu, to po prostu z aplikacji możemy też taki plik również sobie ręcznie dodać.

Mirella: Też ważne, że te zdjęcia nie są przechowywane w żaden sposób na telefonie użytkownika, tylko i wyłącznie trafiają bezpośrednio do systemu.

Mateusz: To jeszcze też ciekawe, możemy sobie takie zdjęcie, plik nazwać, żeby nie trzeba było za każdym razem otwierać miniaturki i włączać tego zdjęcia, żeby zerknąć, zobaczyć co to zdjęcie zawiera. Czyli jak mam jakieś wyniki badań, czy inne dokumenty, które nam pacjent przyniósł i chcemy je mieć w karcie pacjenta, to żeby nie trzeba było tego włączać i czytać, co tam się znajduje, to po prostu możemy jak gdyby nazwać tytułem taki plik, takie zdjęcie, żebyśmy z góry po prostu patrząc na kartę pacjenta widzieli, co ten plik zawiera .

Mirella: Dokładnie. Ja już mam aplikację i jak to wygląda: strona aplikacji, wchodzimy sobie w dany dzień, klikamy danego pacjenta. Pojawia się ikona aparatu i klikamy. Można zdjęcie opisać swoim tytułem i będzie wgrane do karty.

Mateusz: Jak już jesteś przy aplikacji, to jakbyś mogła pokazać raz jeszcze, bo Pan Wojciech prosi o powtórzenie. Czyli zdjęcie zrobione przez aplikację nie zapisuje się na telefonie. Ja może powtórzę raz jeszcze: jak mamy już jakieś zdjęcie w telefonie na dysku twardym, to można go po prostu dodać do takiej karty pacjenta. Ale jeżeli robimy zdjęcia aplikacją Proassist telefonem, to to zdjęcie się wtedy nie zapisuje w telefonie, bo nie ma takiej potrzeby. Ono bezpośrednio trafia nam do karty pacjenta i żeby nie zaśmiecać tego urządzenia i żeby mieć od razu uporządkowane i przyporządkowane to zdjęcie do konkretnej karty, do konkretnego pacjenta. Robimy sobie zdjęcie aplikacją w telefonie i to zdjęcie bezpośrednio trafi od razu do karty pacjenta, nadamy sobie tylko tytuł takiemu dokumentowi i mamy go od razu wgranego do karty pacjenta, bez konieczności zapisywana go na dysku twardym urządzenia.

Rekomendacje dla lekarzy w systemie medycznym – proś pacjentów o opinie

Mirella: Pozostał nam ostatni temat, czyli moduł rekomendacji. Inaczej mówiąc, pozyskiwanie ocen, opinii od pacjentów i jak je możemy wykorzystywać. Udostępniam ekran i pokażę, jak taki moduł wygląda. Taki moduł możemy po pierwsze umieścić na swojej stronie internetowej i po prostu możemy się chwalić tymi opiniami, przedstawiać je pacjentom, którzy przeglądają Waszą stronę internetową, którzy jeszcze się gdzieś tam wahają czy umówić się na wizytę, czy nie. Czytają opisy specjalistów, a później czytają opinie innych pacjentów, którzy zrealizowali wizytę w Waszej placówce i te opinie właśnie przedstawiają się w formie takiego wachlarza, harmonijki, która się zapętla.

Mamy zawsze informację na temat ilości gwiazdek, które pacjent wystawił za daną wizytę oraz mamy również komentarz, który został wystawiony do tej rezerwacji. Jak to w ogóle działa? To działa tak, że po zrealizowanej wizycie możemy zrobić to na dwa sposoby. Albo w momencie, kiedy wysyłamy dokumentację medyczną do pacjenta drogą mailową, może automatycznie iść wiadomość e-mail z prośbą o wystawienie takiej rekomendacji. lub druga możliwość: jeżeli nie wysyłacie pacjentowi drogą mailową dokumentacji medycznej, jeżeli taka wizyta jest zrealizowana, czyli dokumentacja jest wypełniona lub zmieniony ręcznie status za zrealizowane i wizyta jest opłacona, czyli zaznaczamy sobie w systemie, że taka rezerwacja została opłacona – wtedy pacjent otrzymuje drogą mailową taką wiadomość e-mail z prośbą o rekomendację.

I wtedy ta rekomendacja w pierwszej kolejności trafia do systemu i każdy z administratorów może sobie podejrzeć te oceny w statystykach.

Gdy wejdziemy sobie w statystyki -> raporty -> oceny lekarzy i wybieramy sobie zakres dat, za jakie chcemy podejrzeć sobie te opinie i mamy listę naszych specjalistów. Widzimy jak są oni oceniani, jaka jest średnia, ilość ocen, ilość wizyt i jaki jest procent ilości ocen do ilości wizyt. Przy każdym specjaliście możemy sobie podejrzeć konkretne oceny, czyli widzimy jaki to był pacjent, czyli pacjenci nie są anonimowi – mamy możliwość też zweryfikowania tej sytuacji z danym komentarzem, bo widzimy kiedy była realizowana taka wizyta, o której, na jaką usługę był zapisany pacjent i jeżeli wprowadzamy tu informację o płatności, to również widzimy ten komentarz i ilość gwiazdek. Na pierwszym etapie tego modułu te oceny trafiają nam tylko i wyłącznie do systemu i każdy z administratorów może zdecydować, czy taką ocenę chcemy publikować na stronie, czy też nie. Jeżeli nie chcemy, to po prostu pozostawiamy to jako wewnętrzny system oceniania. Czyli sprawdzamy sobie, co myślą o nas pacjenci, czy mamy coś do poprawy, czy być może musimy coś zmienić w zakresie konkretnego specjalisty, nad czymś jeszcze popracować lub jeżeli chcemy się podzielić taką opinią, możemy przy konkretnej ocenie kliknąć “TAK” do publikowania i wtedy dopiero ta ocena, rekomendacja, jest publikowana na stronie w tym wachlarzu. Także to Wy sami decydujecie, kiedy i czy w ogóle dana ocena, rekomendacja będzie widniała na Waszej stronie Internetowej.

No i ostatnia kolumna, to są mediacje. Mediacje służą temu, aby móc zmodyfikować taką ocenę, czyli na przykład – teraz taki case z życia naszego klienta – pacjentka zwróciła uwagę, że w gabinecie ginekologicznym jest troszkę za niska temperatura. Gdy doszło do badania, to wiadomo, musiała rozebrać się i odczuła wtedy lekki dyskomfort.Manager zareagował, zwiększył tą temperaturę, więc poprawił to, na co zwróciła uwagę w trakcie wystawiania takiej opinii, komentarza pacjentka. Zmodyfikowała to, pacjentka również potwierdziła, że czuje się bardziej komfortowo, jest cieplej i zdecydowanie lepiej odbywa się taką wizytę. Także możemy wysłać miediację poprzez kliknięcie “wyślij” i mamy możliwość zmodyfikowania takiego komentarza bądź też zmodyfikowania ilości gwiazdek. I wtedy możemy opublikować taką ocenę już zmodyfikowaną przez pacjenta. Więc to jest fajne narzędzie, żeby sprawdzić, co o nas myślą pacjenci, czy wszystko jest okej, co możemy ewentualnie zmienić, na co zwrócić uwagę lub po prostu chwalić się innym pacjentom, którzy chcą zdecydować się na umówienie wizyty w Państwa placówce – czy warto, czy nie warto.