10 powodów, dla których musisz wdrożyć rejestrację online do swojej placówki medycznej

10 powodów, dla których musisz wdrożyć rejestrację online do swojej placówki medycznej

Pacjenci oczekują wygody i efektywności na każdym etapie opieki medycznej, w tym także w procesie rejestracji na wizyty. Przejście na rejestrację online to krok, który nie tylko odpowiada na te oczekiwania, ale również przynosi wiele korzyści zarówno pacjentom, jak i placówkom medycznym.

W naszym ostatnim webinarze, „10 powodów, dla których musisz wdrożyć rejestrację online do swojej placówki medycznej”, Ania z Działu Pomocy Technicznej szczegółowo omówiła, dlaczego warto zainwestować w to rozwiązanie.

Poniżej znajdziesz transkrypcję tego webinaru, w której Ania wyjaśnia, jak wdrożenie rejestracji online może zrewolucjonizować sposób, w jaki zarządzasz swoją placówką, poprawić zadowolenie pacjentów i zwiększyć efektywność operacyjną.

Zapraszamy do lektury i odkrycia, jak rejestracja online może przynieść realne korzyści dla Twojej praktyki medycznej.
Dobrze, w takim razie myślę, że już powoli będziemy mogli zaczynać ten webinar. Na pewno bym poprosiła informacje, czy mnie widać i czy mnie słychać.

Dobra, jeśli widać i słychać, no to myślę, że już będziemy mogli powoli zaczynać

Ja ile osób bierze udział w tym webinarze? Na ten moment widzę, że jest trzech uczestników, zapisanych jest więcej osób, więc myślę, że jeszcze może ktoś dołączy. Ale webinar i tak będzie wysyłany.

Dobra, to w takim razie na początek musiała przedstawić z tej strony Anno Spigarska z firmy Proassist. W Proassist już pracuję ponad rok i dzisiaj chciałabym Państwu opowiedzieć o tym, dlaczego powinni Państwo wdrożyć rejestrację online do swojej placówki. Podam między innymi 10 powodów ku temu. No i mam nadzieję, że przyczyni się to do zwiększenia popularności rejestracji online Proassist.

Czyli jeśli nie ma więcej pytań na ten moment, to bym przeszła już do udostępnienia ekranu. Jeśli ktokolwiek z Państwa będzie miał jakieś pytania, to bym prosiła po prostu pisać tutaj na czacie, bo wtedy będę po prostu po każdym temacie sprawdzać i odpowiadać na Państwa pytania.

Jeśli wszystko jasne i nie ma na ten moment pytań, to już udostępniam ekran. Dobra. I prosiłabym jeszcze informacje na czacie, zaraz sobie zerknę, czy widzą Państwo udostępniony mój ekran. Widać, dobra.

To w takim razie już tutaj sobie tylko zmienimy to okienko. Na początek chciałabym Państwu przedstawić nasz harmonogram webinaru. Popowiadamy sobie o tym, jakie zalety nieść rejestracji online Proassist.

Omówię też rodzaje widgetów, jakie mamy dostępne w Proassist. Omówię też, w jaki sposób zarządzać takim widgetem. Pokażę, jak wygląda proces zapisu pacjenta za pomocą takiego widgetu oraz, jak możemy dodać taki widget online na różne platformy strony Social Media.

Na początek przejdziemy sobie do punktu pierwszego, czyli zalety rejestracji. Między innymi taką główną zaletą jest to, że rejestracja online, która jest na naszej stronie internetowej, buduje naszą markę i pozwala pacjentom zapoznać się z nami, z naszą firmą, placówką i też zobaczyć wszystkie usługi, czy wszystkich specjalistów, których mamy w placówce.

Dzięki czemu pacjent przywiązuje się do nas w jakiś sposób i też nie ma takiej obawy, że powiedzmy na jakimś marketplace, zobaczy innych specjalistów, czy konkurencje i po prostu umówi się do konkurencji.

Tylko ten widget umieszczony na naszej stronie internetowej pozwala na zapis tylko u nas. Kolejną zaletą jest to, że minimalizujemy błędy, ponieważ tutaj mamy ułożony formularz i taki pacjent wypełnia go po prostu i nie ma tutaj możliwego czynnika takich błędów ludzkich, jak powiedzmy, przy rejestracji, takiej zwykłej, gdzie mamy rejestratorka, no bo wiadomo, rejestratorka dużo więcej pacjentów w ciągu dnia zapisuje, więc jest większa szansa na jakąś tam drobną, nawet chociażby pomyłkę.

Kolejną zaletą jest to, że minimalizujemy tak naprawdę do zera ryzyko dokonania fałszywych rejestracji, czy to przez naszą konkurencję, czy na przykład przez boty, bo jak Państwo potem zobaczą, żeby się zarejestrować, ostatnim etapem rejestracji przez widget jest potwierdzenie tożsamości poprzez wpisanie kodu, który przychodzi SMSem na numer telefonu, który wpiszemy w formularzu, więc tutaj od razu właśnie minimalizujemy to ryzyko dokonania fałszywej rejestracji, no bo trzeba podać ten kod.

Oczywiście też jest duża wygoda i elastyczność takiego widgetu, ponieważ możemy zapisać się przez niego i poprzez telefon, czy poprzez tablet, czy komputer niezależnie od godziny pracy placówki. Tak naprawdę widget jest dostępny 24 godziny na dobę, więc tak naprawdę pacjent może w każdej chwili się zapisać.

Taki widget też zwiększa przychody placówki, ponieważ tak jak już wspomniałam przed chwileczką, widget jest dostępny przed godzinami, po godzinach pracy placówki, czy dni wolne, święta, więc tutaj pacjent może się zapisać i wtedy oczywiście każdy zapis to jest wizyta, a wizyt to jest przychód, więc dla nas same plusy.

Dodatkowo rejestracja online jest dużo tańsza niż rejestracja telefoniczna, no bo tak naprawdę widget jest darmowy, umieszczamy go na stronie, czy na różnych social mediach i pacjenci się mogą zapisywać, no nie musimy opłacać rejestracji takiej fizycznej rejestratorki.

Kolejnymi zaletami jest na przykład to, że mamy brak ograniczeń zasobów takich jak ma właśnie telefoniczna rejestracja, ponieważ tutaj rejestratorka ma do uzupełnienia też inne obowiązki, niż tylko odbieranie telefonów i zapisywanie pacjentów, więc tutaj też może wykonać mniej pracy w jednym momencie, a taki widget – właśnie nie ograniczają go żadne zasoby, więc tak naprawdę pacjent może zapisać je w każdej chwili.

Dodatkowo też rejestracja przez taki widget nie wymaga zakładania żadnego konta, więc pacjent po prostu wchodzi na naszą stronę i może od razu się zapisać. Nowoczesność to jest kolejna zaleta. Pokazujemy pacjentom, że podążamy za trendami i że nasza placówka się rozwija i to też powoduje, że możemy przyciągnąć nową grupę odbiorców, też z tego młodszego pokolenia, które woli korzystać z widgetów, bo sama ma duże grono znajomych, które gdzieś tam boi się dzwonić, telefonów używać, więc tutaj widget byłby idealnym rozwiązaniem dla takich nieśmiałych osób, ponieważ wyklucza jednak obowiązek rozmowy.

No i dzięki temu też mamy też właśnie to grono odbiorców u siebie, właśnie dzięki widgetowi.

Widget mamy za darmo. I w połączeniu z płatnościami online, które możemy wdrożyć, powoduje nam to, że widget dzięki temu, że mamy te płatności online wdrożone, to pacjent zapisując się opłaca na przykład przedpłatę albo całą kwotę podczas rejestracji. To też nam minimalizuje tą możliwość, że pacjent nie przyjdzie na taką wizytę, tylko że będzie musiał się stawić. No bo już jednak opłacił, a jak już opłaci wizytę, to wtedy już jest mniej skory do tego, żeby rezygnować, więc to nam tworzy taki wspaniały duet, że mamy zarówno potwierdzonego pacjenta poprzez tą opłatę, dodatkowo od razu nie musimy też sprawdzać gdzieś tam konta bankowego, tylko od razu nam ta płatność wpływa i w systemie się oznacza jako opłacona.

To jest naprawdę dobre rozwiązanie. Dobrze, i czy do tych zasad byłyby jakieś pytania? Ja sobie teraz szybko zerknę tylko na chat i jeśli coś byłoby niejasne, albo coś miałabym powtórzyć, to proszę śmiało pisać.

Dobra, widzę, że nie ma pytań, także przechodzę sobie do części kolejnej. Dobrze, teraz mamy tak naprawdę rodzaje widgetów do rejestracji online.

Mamy takie dwa główne podziały. Pierwszy podział to jest na statyczne i dynamiczne. Drugi podział jest na klasyczny i usługowy. I już państwu pokazuję, co mam dokładnie na myśli. To jest przykład strony, która posiada oba ta widgety.

I teraz tak, widget dynamiczny, to jest ten boczny wysuwany. który może być po lewej stronie lub po prawej, to jest już w zależności od naszych preferencji. A widget statyczny to jest umieszczony po prostu w ciągu tekstu, jako taki guzik, możliwy do kliknięcia i do wypełnienia.

To jest ten pierwszy podział. Drugi podział to jest taki klasyczny widget i widget usługowy. Widget klasyczny mamy po lewej stronie i wygląda nam w ten sposób, że najpierw wybieramy, na przykład specjalizację, potem wybieramy specjalistę i usługę przypisaną.

Natomiast widget usługowy to jest tylko taki, w którym po rozwinięciu listy mamy od razu usługi. Jest to tak skonfigurowane, że na przykład, jeśli mamy placówkę i mamy pacjenta pierwszorazowego, który nie zna jeszcze naszego zespołu i nie wie po prostu, do kogo chciałby się umówić, to na przykład taki widget usługowy byłby w sam raz, no bo wtedy po prostu wybiera usługę, która go interesuje.

I dopiero po wyborze usługi i po wyborze daty pokazują się dalsze informacje, czyli specjalista, który ją wykonuje, podsumowanie godziny, ceny i daty. A na przykład, jeśli mamy już placówkę i mamy już stałych pacjentów, no to taki widget klasyczny będzie też miał swoje zastosowanie, no bo już tutaj powiedzmy ten pacjent powracający, który już zna nasz zespół, wie, do kogo chodzi, albo do kogo chciałby się umówić. I też właśnie jak tutaj widać, dzięki dodaniu zdjęciu będzie łatwiej po prostu rozpoznać, który specjalista nas interesuje. Więc to jest taka główna różnica.

Mamy też taki dodatkowy widget tutaj u góry. On jest przypisany do konkretnego specjalisty, czyli na przykład, jak mamy zakładkę strony o naszym zespole, to możemy sobie do każdego specjalisty po kliknięciu w tego konkretnego lekarza dodać taki widget z usługami, tylko, które wykonuje ten konkretny specjalista. Dzięki temu pacjent już nie musi wyszukiwać z listy, tylko od razu, jeśli wie kto go interesuj z naszego zespołu, to od razu widzi usługi, które ten specjalista wykonuje. A na przykład, jak się cofniemy do strony tej głównej i do tego widgetu usługowego, no to ten widget najlepiej jest umieścić w zakładce, na przykład cennik albo oferta, bo wtedy też ta ścieżka zapisu pacjenta jest krótsza, no bo kliknie sobie w zakładkę, która go interesuje i przejdzie od razu do usług i do zapisu.

Dobrze. I teraz wrócę sobie do prezentacji. I tutaj bym chciała Państwu pokazać, jak zarządzać takim widgetem do rejestracji online. I najpierw zrobimy sobie podział specjalistów na specjalizację. I tutaj sobie już otwieram stronę Proassist.

Dobra. I teraz tak. Jeśli na przykład mamy widget tutaj do placówki, który wygląda tak, jak mieliśmy na tej stronie przed chwileczką, czyli tak. Tak wygląda nasz widget. Ja sobie może przekopiuję tylko tę stronę.

I teraz na samym dole mamy te widgety. I najpierw mamy widget, gdzie mamy wybór specjalizacji, na przykład ortopeda i do tej specjalizacji mamy tutaj podpowiedź ilu jest specjalistów, czyli dwóch. I żeby taki widget uzyskać, to w systemie Proassist należy wejść w zakładkę “placówki” i tutaj wybrać ikonę edycji.

I po zaznaczeniu “rozbijaj na specjalizacje” właśnie uzyskujemy taki widget, jak tutaj mamy pokazany. Czyli jeśli na przykład placówka ma tylko jedną specjalizację i nie potrzebuje tego rozbicia, no to po prostu wystarczy odklikać to i od razu tabelka z wyborem specjalizacji nam zniknie.

Dodatkowo, chciałabym Państwu pokazać to, jak można ustawić widoczność specjalistów i usług na widgecie. Bo na przykład tutaj mamy widocznych dwóch specjalistów, ale na przykład pan Jan Kowal już nie będzie u nas pracował, no i tutaj byśmy chcieli wyłączyć jego widoczność na widgecie albo powiedzmy, nie chcemy, żeby pacjenci mogli sami rejestrować się do pana Jana Kowala, ponieważ tutaj pan Jan wykonuje specjalistyczne zabiegi, które wymagają wcześniej konsultacji, no i tutaj nie chcemy, żeby była taka możliwość. To wystarczy wejść sobie w placówki i w specjalistów i na przykład tutaj przy Janie Kowalu wybrać ikonę edycji.

Wtedy tutaj zjeżdżamy sobie trochę niżej i mamy znowu checkbox“dodaj i do widgetu”. Po jego odklikaniu i zapisaniu wystarczy, że odświeżymy sobie tą stronę. I już ortopedów mamy jednego, Janusza Kowala i już pana Jana Kowala tutaj nie ma do wyboru, więc działa to bardzo szybko, tutaj nie trzeba od nowa dodawać tego widgetu na stronie, wystarczy po prostu odświeżyć, on się aktualizuje.

I tak samo jest usługą, jeśli na przykład nie chcielibyśmy, żeby jakaś usługa była widoczna, na przykład konsultacje ortopedyczne, rozwijamy sobie tutaj w zakładce usługi specjalistów, którzy wykonują tą usługę, ikonę edycji i mamy pokaż na widgecie.

I tak naprawdę wystarczy, że odklikniemy ten jeden checkbox, zapiszemy i wtedy po odświeżeniu stronę też już nie będzie widać tej usługi. I nie ma jej, więc to jest naprawdę proste rozwiązanie i dzięki temu jako menedżerowie placówek mogą Państwo tak naprawdę zarządzać z tym na bieżąco, dopasowując do aktualnej oferty swoich placówek.

Dodatkowo, jeśli chodzi o widget, możemy jeszcze zarządzać kolejnością, w jakiej wyświetlają się specjaliści. Żeby to zrobić, wejdźmy sobie w zakładkę “placówki”, “specjaliści”, ikona edycji i tutaj mamy kolejność wyświetlania w widocie.

Oczywiście trzeba wpisać liczbę całkowitą, więc jeśli tych specjalistów w placówce mamy kilku, kilkunastu, no to tutaj wpisując na przykład jeden, to tam dwa, ustalamy kolejność, w której mają się wyświetlać właśnie w tym spisie na widgecie dla pacjenta. Czyli w tym głównym takim spisie.

Kolejną rzeczą jest to, że możemy sobie określić zakres czasowy widgetu. To jest to, jak daleko pacjent będzie mógł znaleźć sobie terminy, tutaj klikając po prostu strzałkami. Jeśli na przykład zaznaczamy sobie, że zakres czasowy widgetu to są trzy miesiące, no to terminy maksymalnie do trzech miesięcy do przodu będą widoczne tutaj na widgecie oczywiście. W zależności jak mamy grafik ustawionym dla specjalisty.

Natomiast jeśli chcemy, żeby ten grafik był widoczny jeszcze dłużej, no to mamy tutaj do 6 miesięcy, 12, możemy też sobie skrócić ten czas, my tym też możemy zarządzać i są tu ustawienia stricte, przypisane do konkretnego specjalisty.

Kolejną opcją jest dodanie zdjęcia na widgecie, bo tak jak wspominałam, na przykład, jeśli wybierzemy sobie Pana gastroenterologa, to tutaj mamy dodane zdjęcie. To jest bardzo przydatne na przykład, jeśli właśnie mamy placówkę, gdzie jest wielu specjalistów, to takie zdjęcie może ułatwić pacjentowi podjęcie decyzji, do kogo chciałby się zapisać, bo czasami ludzie nie pamiętają imienia nazwiska, lekarza, u którego byli, a po zdjęciu już mogą kojarzyć. Więc żeby takie zdjęcie dodać, każdy specjalista też może dodać sobie sam. To jest bardzo proste, już pokazuje, jak to zrobić.

Wystarczy, że specjalista lub administrator zaloguje się tutaj do systemu i jeśli specjalista akurat to będzie i się zarejestruje tutaj do Proassist, wystarczy, że kliknie sobie w ten u góry szary avatar.

I teraz tutaj mamy avatar i “wgraj zdjęcie”. Tak naprawdę wystarczy, że w gramy zdjęcie w formie najlepiej kwadratu i zapiszemy zmianę tym białym przyciskiem, wtedy to zdjęcie się nam zaktualizuje i właśnie będzie widoczne, tak jak tutaj.

Dobra, i teraz kolejną rzeczą jest informacja ogólna do widgetu, czyli to, co tutaj się wyświetla. Tutaj mam akurat taki przykład zapisy na zabiegi z medycyny estetycznej możliwe są pod numerem telefonu i numer.

Jeśli placówka na przykład chce mieć dostęp do zapisu przez widget, wszystkie usługi właśnie prócz na przykład jednego rodzaju, no to może tutaj napisać taką informację. Będzie ona widoczna niezależnie od tego, jaką specjalizację wybierze pacjent, jakiego lekarza wybierze, czy jaką usługę, ona zawsze tutaj się wyświetla i taką informację, żeby dodać, należy wejść w “placówki”, “kontrahenci”, ikona edycji. Zjeżdżamy troszkę, niżej i tutaj mamy “informacje wyświetlane na widgecie”. I tutaj informacje, które tu wpiszemy, wyświetlają się dokładnie tutaj.

Kolejną cenną informacją jest, wybierzmy sobie na przykład gastroenterolog i gastroskopia w zniszczeniu ogólnym. Są zabiegi lub usługi, które wymagają specjalistycznego przygotowania przed taką usługą. I na przykład, jeśli właśnie jest to gastroskopia w jakimś znieczuleniu, albo USG, albo chociażby pobranie krwi i pacjent musi być np. na czczo. Albo nie może zażywać wcześniej alkoholu czy jakichś leków, no to tutaj możemy wcześniej wszystko tutaj rozpisać i wtedy pacjent przy wyborze tej konkretnej usługi, będzie miał te informacje podane właśnie w ten sposób. Więc też mamy my jako placówka taką wiedzę, że jeśli na przykład pacjent zapisał się na tą usługę i dokończył cały ten formularz rejestracji, to musiał zapoznać się z tymi informacjami. Więc na przykład nas to zabezpiecza przed, powiedzmy, późniejszym nieprzygotowaniem pacjenta, no i jakimiś możliwymi pretensjami.

O to tutaj możemy zawsze właśnie odnieść się do widżetu, że są te informacje podane i mógł się pacjent zapoznać i gdzie takie informacje możemy dodać, już pokazuję. Wejdziemy sobie w zakładkę “usługi”. I tak, rozwijamy sobie specjalistę, który wykonuje tą udaną usługę, ikonę edycji, zjeżdżamy trochę niżej i mamy “informacje wyświetlane na widgecie dla pacjenta”. I tutaj wszystkie te informacje, które chcemy, żeby pacjent przeczytał przed tym, jak dokończy sobie zapis online, możemy zawrzeć.

I tak naprawdę przedostatnim już, chociaż nawet może i ostatnim punktem, który pokaże nam, jak możemy zarządzać takim widgetem, to jest to już sam wygląd, że tak powiem, tego formularza.

Czyli na przykład już po wyborze godziny, formularz wygląda w ten sposób. Możemy zaznaczyć, czy wypełniamy go dla siebie, czy dla kogoś innego. I konkretne dane mamy właśnie niektóre z takimi czerwonymi gwiazdkami.

Jak się państwo domyślają, to są po prostu pola obowiązkowe, tak jak w wielu innych formularzach, gdziekolwiek indziej. Więc jeśli chcemy ustalić, na przykład, któreś z tych pól jako wymagane, to oczywiście możemy. Niektóre pola, na przykład możemy usunąć całkowicie, żeby w ogóle ich tutaj nie było, a niektóre możemy dać jako niewymagane.

Ważne jest to, że jeśli pole będzie wymagane, czyli z tą czerwoną gwiazdką, a pacjent nie będzie chciał go tutaj uzupełnić, to się nie zapisze na wizytę online tutaj, poprzez ten formularz. I żeby zarządzać tym, jakie dane mają być wymagane, a które tylko możliwe i opcjonalne do uzupełnienia, należy wejść w zakładkę “placówki”, “kontrahenci”, ikona edycji i mamy tutaj podpunkt trzeci, u góry, zakładkę “wymagane dane”. I lewa kolumna to są wszystkie dane, które dotyczą widgetu. I tak jak imię, nazwisko mamy wymagane, tak np. PESEL może być w ogóle usunięty z tej listy, jako “nie pokazuj” lub jako też “wymagane”. Na ten moment mamy jako “niewymagane”, więc nie ma przy nim tej czerwonej gwiazdki.

Te wszystkie dane też możemy tutaj ustalić tak naprawdę jak chcemy, więc to już zależy od nas, jak będziemy chcieli, żeby ten formularz finalnie wyglądał. Dobrze, teraz bym sobie powróciła do prezentacji, ale jeszcze tylko zerknę czy nie ma jakichś pytań.

Dobra, widzę, że pytań brak, to przechodzę znowu do prezentacji. I tak naprawdę przedostaniem punktem całego webinaru jest pokazanie, jak przebiega proces zapisu pacjenta, więc teraz przejdę sobie do Proassist.
Dobra, widzę, że pytań brak, to przechodzę znowu do prezentacji. I tak naprawdę przedostaniem punktem całego webinaru jest pokazanie, jak przebiega proces zapisu pacjenta, więc teraz przejdę sobie do Proassist. I teraz mamy już wybranego gastroenterologa, Pana Adama Koszyka i np. chcemy zapisać się na tą gastroskopię, wybieramy sobie termin, mamy wybrany na dzisiaj na godzinę 19, teraz wystarczy, że uzupełnię sobie tutaj te dane.

Zaraz zobaczę, bo teraz akurat mamy tutaj włączone płatności online. Zobaczmy tylko sprawdzę, która usługa ma je wyłączone. I teraz przyjdzie mi kod z SMS z kodem. Ok. Zatwierdzam, mamy informację o tym, że rejestracja przebiegła pomyślnie.

Od razu też na mój mail przyszło mi powiadomienie o tym, że dokonałam rezerwacji terminu w placówce. I teraz, jak pójdziemy sobie do systemu, wybierzemy sobie pana ortopedę, to mamy już tutaj zrezerwania naszą wizytę.

Dodatkowo mamy tutaj informacje, że wizyta została zarezerwowana przez widget Proassist. I dzięki temu możemy też sobie te wizyty wszystkie wyfiltrować. Czyli wchodzimy sobie w zakładkę “wizyty” i teraz tutaj u góry, po prawej, mamy zakres dat.

Jeśli wybierzemy sobie datę powiedzmy od 1 czerwca do 29 i zaznaczymy sobie źródło wizyty jako widget Proassist, klikniemy “szukaj”, to pokażą się wszystkie wizyty, które są dodane na wizytę w tym przedziale czasowym.

I tutaj mamy właśnie napisane imię nazwisko, takiego pacjenta, właśnie źródło, czyli widget Proassist, termin wizyty i kiedy została utworzona wizyta oraz do kogo i na jaką usługę.

Dobrze i teraz jeszcze bym przeszła na chwilkę do prezentacji.

I tak naprawdę ostatnim punktem naszego webinaru jest pokazanie Państwu, jak można dodać widget Proassist do różnych social mediów czy też stron. Tak naprawdę jest to link, który mogą państwo dodać wszędzie, gdzie państwo chcą.

Jeśli chodzi o stronę internetową, to najlepiej na każdą zakładkę strony internetowej, żeby pacjent mógł w każdym momencie dokonać tego zapisu. I teraz, dla przykładu, tutaj mamy odpalony Proassist jako wizytówkę Google.

I teraz tak, tutaj od razu wizyty mamy proassist.pl i jak sobie klikniemy, to już przechodzi nam do widgetu i możemy się zapisać. To jest jedna możliwość dodania Widgetu właśnie jako wizytówka Google.

Mamy też Instagrama i w opisie na Instagramie również tutaj pod ikoną linku możemy dodać sobie takie linki i tutaj na przykład mamy też dodany Widget. Czyli to jest kolejne miejsce, w którym mogą państwo umieścić taki formularz do rejestracji.

Dodatkowo, tutaj mamy odpalonego Facebooka i też możemy mieć pod tym “zarejestruj się”, tak jak i tutaj w opisie – widget. Tak. Więc tak naprawdę mają Państwo bardzo szeroki wybór tego, gdzie ten widget będzie się znajdował i tego, gdzie by chcieli Państwo, żeby był on widoczny.

I teraz bym sobie jeszcze zobaczyła na clickmeetingu tylko szybciutko, czy nie ma jakichś pytań. Dobra, są pytania, więc odpowiem na nie.

Pytania od uczestników webinaru i odpowiedzi na nie

1. Czy jest to podobne do znanego lekarza?

Nie do końca. Proassist to oprogramowanie medyczne, którego jedną z zalet jest możliwość umieszczenia widżetu rejestracji online (za darmo) na swojej stronie Internetowej lub w mediach społecznościowych. Wtedy taki pacjent, który umawia się przez stronę od razu automatycznie “wpada” do kalendarza wizyt, który jest dostępny także dla lekarzy i rejestratorek medycznych. Sam proces rejestracji, czy wygląd okienka do umawiania wizyty jest podobny do Znanego Lekarza, ale są dwie zasadnicze różnice:

Na własnej stronie internetowej ustawiasz możliwość rezerwacji wizyt do swoich lekarzy, a więc potencjalnemu pacjentowi nie wyświetlają się z boku konkurencyjne placówki, jak to jest w przypadku Znanego Lekarza

Widżet rejestracji online jest darmowy dla użytkowników systemu Proassist, czyli nie musisz płacić żadnej prowizji za umówione wizyty

2. Czy system współpracuje z Optimedem?

Nie współpracujemy z Optimedem. Proassist to oprogramowanie medyczne w chmurze, które posiada rozwiązania konkurencyjne dla systemu Optimed. W systemie Proassist możesz prowadzić kalendarz wizyt, wypełniać EDM, wystawiać faktury i zarządzać magazynem. Jest to kompleksowe rozwiązanie do zarządzania placówką medyczną. Więcej o systemie można poczytać tutaj: https://proassist.pl/placowka-medyczna-wersja-digital/

3. Czy bierzemy jakiś proces za pośrednictwo w płatnościach?

Proassist nie pobiera żadnych opłat za pośrednictwo w płatnościach, natomiast sam operator płatności, czyli Autopay S.A. w integracji z naszym systemem pobiera 2% prowizji od każdej transakcji online. Możemy się pochwalić, że jest to najniższa prowizja oferowana na rynku branży medycznej 🙂

Okej, na sam koniec już tak naprawdę ostatnią rzecz, która się może Państwu przydać.

I będzie to taki Przewodni Użytkownika Proassist, na który też mogą Państwo wejść lub każdy użytkownik zalogowany do systemu. I to jest tak naprawdę małe kompendium wiedzy o systemie i również właśnie o widgecie.

Tutaj jest widoczna strona wiedza.proassist.pl, czyli ten Przewodniku Użytkownika i tutaj mamy zakładkę o rejestracji online. Więc tak naprawdę jeśli mimo tego webinaru byłyby jakieś kwestie, które chciałby ktoś z Państwa sobie powtórzyć, to tutaj znajdą Państwo wszystkie informacje, o których mówiłam.

Niektóre artykuły mają filmiki, zdjęcia, więc tak naprawdę wszystko jest ładnie opisane. Więc na pewno zaciekawią Państwa te rzeczy i tutaj myślę, że znajdą Państwo odpowiedzi na wszystkie pytania.

Dobrze, w takim razie będziemy już kończyć. Dziękuję bardzo za obecność i liczę na to, że się jeszcze spotkamy.

5 zasad zarządzania placówką medyczną

5 zasad zarządzania placówką medyczną

Zarządzanie placówką medyczną to jedno z najbardziej wymagających i odpowiedzialnych zadań w sektorze opieki zdrowotnej. Wymaga ono nie tylko wiedzy medycznej, ale także umiejętności menedżerskich, zdolności interpersonalnych oraz zrozumienia skomplikowanych przepisów i regulacji prawnych. W dobie dynamicznie zmieniających się technologii oraz rosnących oczekiwań pacjentów, efektywne zarządzanie placówką medyczną staje się bardzo istotnym elementem w osiągnięciu przez nią sukcesu i zwiększeniu przychodów.

Współczesne placówki medyczne muszą sprostać wielu wyzwaniom. Wzrost liczby pacjentów, złożone procedury medyczne, konieczność zapewnienia wysokiej jakości usług oraz utrzymania kosztów na rozsądnym poziomie to tylko niektóre z nich. Do tego dochodzą kwestie związane z rekrutacją specjalistów, zarządzanie finansami i zasobami ludzkimi oraz relacjami z pacjentami.

Niniejszy artykuł ma na celu przybliżenie pięciu podstawowych zasad, które przydadzą się wszystkim osobom na stanowiskach kierowniczych w placówkach medycznych. Zarządzanie placówką medyczną to złożony proces, ale dzięki odpowiednim strategiom i narzędziom, można nie tylko sprostać wyzwaniom, ale także stworzyć miejsce, które będzie wyróżniać się na rynku ochrony zdrowia jakością usług, zaufaniem pacjentów i profesjonalizmem.

Zapraszamy do lektury i odkrycia, jak skutecznie zarządzać placówką medyczną, aby zapewnić jej zwiększenie przychodów, długoterminowy sukces i satysfakcję pacjentów.

1. Zrozumienie i monitorowanie potrzeb pacjentów

Pierwszym krokiem do skutecznego zarządzania w podmiotach leczniczych jest dokładne zrozumienie potrzeb pacjentów. Regularne ankiety, rozmowy oraz analiza opinii pacjentów pozwalają na bieżąco reagować na ich oczekiwania i wprowadzać niezbędne zmiany. Monitorowanie poziomu satysfakcji pacjentów oraz wskaźników jakości opieki jest kluczowe dla utrzymania wysokiego standardu usług medycznych.

Oprócz tego, jako dobry manager, powinieneś wychodzić naprzeciw oczekiwaniom pacjentów i ułatwiać im dostęp do placówki. Placówka medyczna powinna mieć swoją stronę internetową – choćby najprostszą, z najważniejszymi informacjami dotyczącymi jej funkcjonowania. Oprócz tego, dobrze jest założyć Wizytówkę Google, żeby Twoja placówka mogła wyświetlać się w Mapach Google, a pacjentom było łatwiej do niej dotrzeć. Jeśli nie wiesz, jak założyć i zoptymalizować wizytówkę w Google, pobierz darmowy ebook od Proassist i postępuj zgodnie z instrukcjami! 🙂

Jednym z najważniejszych elementów w zarządzaniu placówką medyczną, który łączy się ze zrozumieniem ich potrzeb jest również skuteczna rejestracja pacjentów. Po pierwsze, jako manager musisz zadbać o to, by rejestratorki medyczne obsługujące pacjentów był odpowiednio przeszkolone i umiały reagować na różne sytuacje.

Po drugie, wprowadzenie systemu e-rejestracji, który integruje się z Twoją stroną internetową, wizytówką Google oraz kontami na Facebooku i Instagramie, może znacznie zwiększyć zadowolenie pacjentów i liczbę umówionych wizyt. Dzięki e-rejestracji pacjenci mogą zapisywać się na wizyty 24/7, co jest dla nich szczególnie ważne, bo nie muszą pamiętać, w jakich godzinach jest czynna placówka ani oczekiwać na linii telefonicznej.

Podsumowując, zarządzanie jakością w ochronie zdrowia, to nie tylko dobre opinie na temat pracy lekarzy, ale także nowe rozwiązania wprowadzane dla pacjentów. Wprowadź zatem rejestrację online w swoim podmiocie leczniczym, pomyśl o usługach z zakresu telemedycyny (np. specjalista mógłby wystawiać recepty na stałe leki przez telefon). Pamiętaj też o tym, że obecność w Internecie jest bardzo ważna.

2. Nowoczesne technologie i automatyzacja procesów

Nowoczesne technologie odgrywają coraz większą rolę w zarządzaniu placówkami medycznymi. Systemy informatyczne do zarządzania pacjentami, elektroniczna dokumentacja medyczna oraz zastosowanie narzędzi do analizy danych pozwoli w pełni poprawić pracę i znaleźć sposoby na lepsze zarządzanie placówką jako przedsiębiorstwem.

Ważny jest wybór odpowiedniego oprogramowania medycznego, które posiada integrację z systemem rządowym P1. Pozwala to na łatwiejsze zarządzanie wizytami i szybsze wykonywanie “papierologii” przez specjalistów. Oprócz tego, zwróć uwagę, by system medyczny pozwalał na personalizację okna wizyty, dodawanie najczęściej używanych leków do „ulubionych”, czy powielanie recept.

Automatyzacja procesów to bardzo istotny element efektywnego zarządzania placówką medyczną. Dzięki niej, wiele zadań można przyspieszyć lub całkowicie wyeliminować (bo zrobi je za nas komputer). W ten sposób można zaoszczędzić wiele czasu, który można poświęcić pacjentom. Zmiana systemu medycznego na lepszy też nie stanowi problemu. Jeśli zdecydujesz się wybrać Proassist, to za darmo zaoferujemy szkolenia dla pracowników Twojej placówki i nauczymy ich wykorzystywać oprogramowanie w praktyce.

3. Profesjonalne wsparcie techniczne

Zapewnienie profesjonalnego wsparcia technicznego jest kluczowe dla płynnego funkcjonowania placówki. No bo jeśli zdarzy się jakiś problem, wystąpi błąd w systemie medycznym lub lekarz, czy rejestratorka nie będą potrafili zrobić czegoś, co jest konieczne do zrobienia “na już”, to trzeba mieć jakieś wsparcie.

W Proassist oferujemy pomoc techniczną codziennie od 8 do 20. Klienci mogą skontaktować się z działem pomocy telefonicznie, mailowo lub przez live chat, a nasze koleżanki zawsze chętnie im pomogą Dzięki temu zapewniamy wsparcie w czasie pracy lekarzy, co jest bardzo doceniane przez naszych klientów. Oprócz tego, posiadamy bazę wiedzy, kanał na YouTube i liczne szkolenia online, do których użytkownicy mogą mieć dostęp 24/7 i samodzielnie uczyć się nowych funkcji systemu.

4. Budowanie relacji z pacjentami

Budowanie trwałych relacji z pacjentami to fundament każdej placówki medycznej. Personalizowane podejście, regularne przypomnienia o wizytach oraz możliwość łatwego kontaktu z lekarzem to elementy, które zwiększają satysfakcję pacjentów. Zadowoleni pacjenci chętniej polecają Twoją placówkę innym, co przyczynia się do wzrostu liczby nowych pacjentów.

Dobra praktyka dbania o dobry wizerunek wiąże się też z odpowiednim zarządzaniem zasobami ludzkimi. Im lepiej przygotujesz personel na trudne i konfliktowe sytuacje, tym lepsza będzie ich reakcja, co pozwoli na załagodzenie sytuacji.

5. Komunikacja i marketing

Skuteczna komunikacja zarówno wewnętrzna, jak i zewnętrzna, jest niezbędna dla prawidłowego funkcjonowania placówki medycznej. Rozmawiaj ze specjalistami, zachęć ich do współpracy z rejestratorkami medycznymi, organizuj regularne spotkania i wprowadź system motywowania pracowników. Takie rozwiązania pomogą stworzyć solidny zespół.

Z kolei efektywny marketing, w tym kampanie marketingowe SMS, media społecznościowe oraz strona internetowa, pozwalają na dotarcie do nowych pacjentów i umacnianie pozytywnego wizerunku placówki.

Jeżeli nie wiesz, jak zabrać się do działań marketingowych w swojej placówce medycznej, to zacznij od pobrania darmowych ebooków od Proassist. Zdajemy sobie sprawę z tego, że w zarządzaniu placówką medyczną mogą pojawić się trudności, dlatego regularnie przygotowujemy materiały, które pomagają naszym użytkownikom w codziennej pracy.

Podsumowanie

Efektywne zarządzanie w placówkach medycznych wymaga zastosowania nowoczesnych narzędzi i strategii, które usprawniają codzienne funkcjonowanie i podnoszą jakość świadczonych usług. Wdrożenie e-rejestracji lub działań z zakresu telemedycyny, automatyzacja procesów, profesjonalne wsparcie techniczne, to początek sprawnego działania gabinetu medycznego.

Pamiętaj, że w Proassist jesteśmy po to, aby wspierać Cię na każdym kroku. Dzięki naszym rozwiązaniom Twoja placówka może działać sprawniej i efektywniej, zapewniając najwyższy poziom opieki pacjentom.

Co zrobić, żeby pacjenci polubili Twój gabinet i do niego wracali? Jak wzbudzić lojalność w pacjencie?

Co zrobić, żeby pacjenci polubili Twój gabinet i do niego wracali? Jak wzbudzić lojalność w pacjencie?

Zadowolenie pacjentów to najważniejszy cel działania każdej placówki medycznej. Pacjent, który czuje się dobrze zaopiekowany, ma większe zaufanie do lekarzy i personelu medycznego, co przekłada się na lepsze wyniki leczenia i wyższą satysfakcję z usług. Dobra relacja wpływa również na lojalność pacjentów.

W ten sposób dbamy nie tylko o zdrowie pacjentów, ale także o pozytywny wizerunek placówki medycznej. Polecenia zadowolonych klientów, dobre opinie w Internecie i nienaganny wizerunek to powody, dla których nowi klienci mogą wybrać Twoją placówkę. Ale co zrobić, żeby pacjenci polubili mój gabinet? Jak wzbudzić lojalność w pacjencie i sprawić, że zapytany przez znajomego o polecenie dobrej placówki medycznej wskaże moją praktykę? Jak poprosić pacjenta o wystawienie opinii?

Na te pytania postaramy się odpowiedzieć w tym artykule. Przeczytaj i przekonaj się, że zarządzanie placówką medyczną wcale nie jest takie trudne!

Zapewnij ciepłą i przyjazną atmosferę

Pierwsze wrażenie jest niezwykle ważne. Rejestratorki medyczne powinny być uprzejme i pomocne, a sama przestrzeń powinna być czysta i schludna. Dodatkowe elementy, takie jak kwiaty, przyjazne kolory czy wygodne meble, mogą znacząco wpłynąć na poczucie komfortu potencjalnych pacjentów.

Pacjenci cenią sobie profesjonalizm, ale równie ważna jest empatia. Słuchanie pacjentów, zrozumienie ich obaw i potrzeb oraz odpowiednie reagowanie na ich problemy buduje zaufanie i pozytywne relacje. Rejestratorki medyczne są punktem wyjścia, więc musisz odpowiednio wybrać osoby na to stanowisko. Jeśli nie wiesz, jakie cechy powinna mieć dobra rejestratorka medyczna lub nie masz doświadczenia w rekrutacji, przeczytaj TEN artykuł i zacznij odpowiednio zarządzać zasobami ludzkimi.

Jeśli już znajdziesz pracowników, to nie zapomnij o przeprowadzeniu odpowiedniego szkolenia, które pozwoli mu poznać wszystkie szczegóły dotyczące organizacji pracy, sposób zarządzania rejestracją i odpowiednio prowadzić kalendarz wizyt. Nie zapomnij także o późniejszym podwyższaniu umiejętności.

Profesjonalny personel rejestracji medycznej to jednak nie wszystko. Lekarz, pielęgniarka i pozostały personel medyczny również powinni traktować każdego pacjenta z szacunkiem, poświęcając mu odpowiednią ilość czasu i uwagi w gabinecie. Lojalność pacjentów zależy przede wszystkim od poziomu obsługi.

Nie bądź anonimowy

Nie warto być anonimowym w kontekście budowania zaufania pacjentów. Posiadanie strony internetowej z informacjami o lekarzu jest niezwykle ważne. Większość pacjentów chce wiedzieć, komu powierzają swoje życie i zanim umówi się na wizytę, sprawdza gabinet lekarski w Internecie.

Personalizowanie placówki poprzez przedstawienie specjalistów i ich osiągnięć buduje zaufanie i zwiększa komfort pacjentów. Opinie innych pacjentów dodatkowo wzmacniają wrażenie profesjonalizmu i wiarygodności.

Dzięki temu chorzy także lepiej zapamiętają lekarza i zamiast mówić “ten wysoki doktor w okularach”, będą posługiwać się nazwiskiem lekarza. To bardzo istotne, żeby lekarze byli rozpoznawalni wśród pacjentów.

Zapewnij wysoką jakość usług medycznych

Oczywiście, jakość świadczonych usług jest najważniejsza. Klienci wracają tam, gdzie są pewni, że otrzymają fachową pomoc. Regularne inwestowanie w nowoczesne technologie medyczne, umiejętne zarządzanie placówką medyczną, ciągłe podnoszenie kwalifikacji personelu, zwiększenie ilości oferowanych specjalności oraz dbanie o najwyższe standardy higieny i bezpieczeństwa to fundamenty, na których z powodzeniem możesz zbudować reputację gabinetu.

Zadbaj o to, aby Twoi pacjenci czuli, że są w najlepszych rękach.

Ułatwiaj pacjentom kontakt z placówką

Skuteczna komunikacja z pacjentami nie kończy się na wizycie. Dostępność do wizyt to również bardzo ważna sprawa. Zapewnij pacjentom e-rejestrację i możliwość telefonicznego kontaktu z personelem. Szybkie odpowiedzi na pytania i sprawne rozwiązywanie problemów to jedne z czynników, które sprawiają, że chorzy czują się zaopiekowani.

Zadbaj również o przypomnienia SMS o nadchodzących wizytach, co pomoże uniknąć niepotrzebnych nieobecności. Marketing SMS może być też pomocny w kwestii przesyłania informacji o nowych usługach, promocjach lub profilaktycznych poradach.

Programy lojalnościowe i promocje

Programy lojalnościowe to skuteczny sposób na budowanie długotrwałych relacji z pacjentami. Oferuj zniżki na kolejne wizyty, darmowe konsultacje czy pakiety. Ludzie, którzy czują, że są mogą zaoszczędzić, chętniej wracają do placówki i polecają ją innym. Programy lojalnościowe mogą również motywować do regularnych wizyt kontrolnych lub korzystania z kolejnych świadczeń.

Warto zadbać o to, by ewentualne zniżki na usługi w gabinecie miały termin ważności i możliwości wykorzystania. Dzięki temu pacjent szybciej go wykorzysta, a Ty nie będziesz mieć wątpliwości, że odpowiednio zarządzasz finansami gabinetu lekarskiego.

Personalizuj podejście do pacjenta

Każdy pacjent jest inny, dlatego tak ważne jest indywidualne podejście. Dzięki systemowi Proassist możesz łatwo monitorować historię wizyt i zalecenia dotyczące odbytych świadczeń, co pozwoli na bardziej spersonalizowaną opiekę.

Możesz do każdego pacjenta przypisać także notatki, które pozwolą Ci na kolejnej wizycie pokazać pacjentowi, że Go pamiętasz (np. pacjent opowiada Ci, że adoptował kota? zapisz to i na kolejnej wizycie zapytaj, jak on się ma). Klienci doceniają, gdy w placówkach medycznych traktuje się ich nie jako numer, ale jako jednostkę z unikalnymi potrzebami.

Edukuj swoich pacjentów

Edukacja chorych na temat zdrowia i profilaktyki to dodatkowy sposób na budowanie relacji. Organizowanie warsztatów, webinariów, czy publikowanie artykułów i porad zdrowotnych na stronie internetowej lub blogu, nie tylko zwiększa ich świadomość, ale także buduje wizerunek Twojego gabinetu jako miejsca troszczącego się o dobro klientów.

Dbaj o wizerunek i reputację placówki medycznej

Wizerunek i reputacja Twojej placówki mają ogromne znaczenie dla lojalności pacjentów. Dbaj o profesjonalny wygląd strony internetowej, estetykę wnętrz, uprzejmość personelu oraz wysokie standardy obsługi i ciągłe podwyższanie umiejętności.

Zbieraj opinie

Pozytywne opinie w Internecie i rekomendacje innych mają dużą moc przyciągania nowych klientów na pierwszą wizytę do lekarza. Przeczytaj TEN artykuł i sprawdź, jakie są najlepsze sposoby na pozyskiwanie opinii o placówce medycznej.

Stale poprawiaj jakość świadczonych usług

Jeśli Twoja placówka zbiera opinie, to musisz pamiętać, że nie możesz bać się negatywnych komentarzy. Każda opinia z czegoś wynika, dlatego każdy negatywny komentarz wymaga odpowiedniej analizy.

Dostaniesz negatywną opinię, bo pacjent źle ocenił zachowanie rejestratorki? Odpowiedz na nią i podziękuj pacjentowi za zwrócenie uwagi. Zapewnij Go, że się tym zajmiesz i porozmawiaj z zespołem. Może potrzebne jest dodatkowe szkolenie lub zwiększenie liczby pracowników?

Regularne zbieranie feedbacku od klientów i wprowadzanie udoskonaleń w oparciu o ich sugestie pokazuje, że cenisz ich opinie i chcesz oferować usługi na najwyższym poziomie.

Angażuj pacjentów w mediach społecznościowych

Media społecznościowe to doskonałe narzędzie do budowania relacji z pacjentami, choć wymaga trochę pracy. Regularnie publikuj ciekawe i wartościowe treści, angażuj społeczność w interakcje, odpowiadaj na komentarze i pytania. Organizuj konkursy, webinary z ekspertami.

Aktywna obecność w mediach społecznościowych buduje lojalność i pokazuje, że Twoja placówka jest nowoczesna i zaangażowana w życie społeczności.

Podsumowanie

Budowanie trwałych relacji z klientami to proces wymagający czasu, zaangażowania i ciągłego doskonalenia. Stosując powyższe strategie, zyskasz lojalnych klientów, którzy będą polecać Twój gabinet innym, przyczyniając się do jego sukcesu i rozwoju.

Jak wprowadzić płatności online w gabinecie medycznym?

Jak wprowadzić płatności online w gabinecie medycznym?

W dobie cyfryzacji, płatności online stają się nieodłącznym elementem funkcjonowania wielu branż, w tym również sektora medycznego. Umożliwienie pacjentom szybkiego i wygodnego opłacania wizyt przez internet może znacząco poprawić komfort korzystania z usług medycznych, a także usprawnić zarządzanie finansami w gabinecie.

W poniższym artykule prezentujemy transkrypcję webinaru, podczas którego Michalina z Działu Pomocy Technicznej w Proassist szczegółowo omówiła proces wprowadzania płatności online w placówkach medycznych. Dowiesz się, jakie kroki należy podjąć, jakie narzędzia warto wykorzystać oraz jakie korzyści przyniesie Twojemu gabinetowi wdrożenie nowoczesnych rozwiązań płatniczych.

Zapraszamy do lektury!
Witam serdecznie wszystkich uczestników dzisiejszego webinaru.

Nazywam się Michalina Sternal, na co dzień możemy się spotkać przy kontakcie z naszym działem obsługi i klienta, gdzie zawsze rozjaśniamy dla Państwa pewne kwestie, które tego rozjaśnienia wymagają – w dużym skrócie.

Od ponad roku możecie mnie Państwo spotkać i chętnie pomagam w codziennej pracy z systemem Proassist. Dzisiaj będziemy zgłębiać się w świat płatności online w naszym systemie oraz omówimy, jak te obecne technologie mogą ułatwić Państwu codzienną pracę, a przy okazji podnieść jakość obsługi pacjentów i klientów.

Na wstępie też chciałabym przedstawić plan naszego spotkania, które w założeniu będzie podzielone na 5 części. Na samym początku zdefiniujemy sobie różnicę między rodzajami płatności w Proassist. Następnie pokażę Państwu proces rejestracji online ze strony pacjenta, aby widzieli państwo oraz mieli Państwo możliwość po prostu weryfikacji, że jak włączymy płatność online to ten proces ze strony pacjenta nam się nie komplikuje. Także tu będzie możliwość weryfikacji. Na trzecim etapie dzisiejszego spotkania zobaczymy, jak ta funkcjonalność wygląda również z perspektywy specjalisty w naszym systemie. Na sam koniec przejdziemy dość ogólnikowo, jak wygląda proces konfiguracji jednorazowej takich płatności w systemie oraz podsumujemy sobie takie wskazówki z mojej codziennej pracy odnośnie tych płatności.

Wracając do punktu pierwszego, zaraz wyświetlę dla Państwa odpowiedni slajd. Także tak, wracając do punktu pierwszego, musimy sobie powiedzieć, że istnieje w systemie Proassist podział płatności na płatność wymaganą oraz płatność możliwą. W przypadku płatności wymaganej pacjent musi dokonać płatności do północy dnia, w którym dokonał rejestracji. W przeciwnym razie system automatycznie odwołuje pacjentowi tą wizytę.

W przypadku płatności możliwej zostawiamy trochę większe pole do decyzji dla naszego pacjenta, bo pacjent może zapłacić internetowo lub uiścić opłatę na miejscu, w gabinecie czy też w placówce.

Dodatkowo, system pozwala nam na pobieranie płatności online od pacjentów w pełnej kwocie albo też w kwocie częściowej, tak zwanego zadatku, za usługę. To wszystko, o czym mówię, ustala placówka czy specjalista wprowadzający płatności online.

Czyli sami decydujemy, czy chcemy nałożyć na pacjencie obowiązek płatności online, czy dać mu jedynie możliwość i wybór odpowiedniej dla niego formy. Decydujemy również za jakie usługi pacjent może albo też musi opłacić online i w jakiej konkretnie ma być to kwocie. Czy to będzie pełna wartość usługi, czy jedynie zadatek oraz możemy ustalić jacy specjaliści, chcą przyjmować płatności online za konkretne usługi.

Teraz przejdziemy do tego etapu, o którym wspomniałam wcześniej, czyli właśnie tego procesu płatności w systemie od strony pacjenta. Zaczniemy od rejestracji wizyty przez pacjenta z podziału strony internetowej z ustawioną rejestracją online.

Tutaj wspomnę od siebie, ścieżka pacjenta zależy od źródła jego zapisu. Czyli teraz pokażemy sobie źródło zapisu, którym jest strona internetowa oraz właśnie nasz widget do rejestracji. A później szybko ja Państwu wspomnę o tym, jak wygląda sytuacja, gdy pacjent jest zapisany przez rejestrację telefoniczną albo po prostu kontrahenta czy specjalistę.

Rejestracja online w formie widgetu to taki dodatek na stronę internetową umożliwiający pacjentom swobodną rejestrację. Pacjent może dokonać zapisu przez całą dobę, a wizyta, którą zarezerwował, automatycznie trafia do systemu, do kalendarza specjalisty.

Także tutaj zasymulujemy taką sytuację:
Jestem pacjentem, który wszedł na stronę, wybieram rejestrację w formie widgetu. Wybieram odpowiedniego specjalistę, do którego chciałabym się w tym momencie umówić, odpowiednią usługę. Tutaj chciałabym się zapisać na konsultacje, jakąś wizytę. System automatycznie proponuje mi dostępne terminy, biorąc pod uwagę to, co jest zapisane w kalendarzu ustawienia w kalendarza specjalisty.

Wybieram 14:40, wybieram, że wizyta jest dla mnie, wpisuję swoje dane. Proszę zobaczyć, jak korzystam z autouzupełniania, ten proces przychodzi mi bardzo szybko, prawie nic nie muszę wpisywać. Jeśli ktoś autouzupełnienia nie ma, jak najbardziej też może szybko to wprowadzić.

Na samym końcu akceptuję regulamin i rezerwuję wizytę. Przechodzę automatycznie tutaj do bramki naszego partnera AutoPay, który obsługuje te płatności. Muszę zaakceptować regulamin oraz przechodzę dalej klikając “zapłać”.

Automatycznie mam informację o kwocie należności za wizytę oraz mam do wyboru metodę płatności. W tym momencie wybiorę przelew internetowy ze względu na to, że jest to wizyta testowa. To bank jest tylko testowy, proszę wziąć na to poprawkę, dlatego to podkreślam.

Wyrażam zgodę na wszystkie zgody i oświadczenia. Klikam “płacę”. I cała wizyta została już w tym momencie z perspektywy pacjenta opłacona. Pacjent nie dokona rejestracji przez ten widget do rejestracji online, jeśli nie dokona płatności.

W obojętnie jakiej formie, czy to będzie całość kwoty wizyty, czy to będzie jedynie zadatek. Proszę zobaczyć jeszcze na samym końcu pacjent dostaje informacje o tym, że dokonano płatności. Na podany przez Państwa tutaj adres email zostało wysłane potwierdzenie tej płatności.

Czyli również jest informacja o tym, że została ta wizyta opłacona na mailu pacjenta. Także jak najbardziej wygląda to w ten sposób. Troszkę inna sytuacja jest, gdy zapisujemy pacjenta z poziomu telefonicznej rejestracji, czy też systemu.

Ale teraz zmienimy trochę naszą perspektywę i przeniesiemy się do systemu, aby pokazać ten proces z perspektywy specjalisty. Albo też innego użytkownika oczywiście. Teraz wyświetlam dla Państwa okno w systemie Proassist, nasz kalendarz.

I teraz możemy spojrzeć, jak wygląda wizyta opłacona z wymaganą przedpłatą. Bo przy okazji wpadła nam tutaj kolejna rezerwacja. Jak Państwo widzieli termin, który wybrałam, to była 14:40. I ona w tym momencie jest już w systemie.

Istnieje przy tej wizycie informacja, ile zostało zapłacone przez Internet, wizyta widnieje zielona, czyli oznacza to dla nas, że została już po prostu rozliczona. Nic, nigdzie nie muszą Państwo szukać informacji, wszystko jest zautomatyzowane w systemie, na bieżąco jest do tego podgląd.

Ale wróćmy jeszcze do kwestii tego zapisu pacjenta, który zostaje zapisany przez nas, bądź przez rejestrację telefoniczną. Wybieram “dodaj wizytę”. Tutaj proszę zauważyć, jak rozwinę kartę usług, to usługi, które wyświetlają się z ikoną tego dolarka w kolorze białym, pojawiają się w momencie, gdy nie zostanie wybrany jeszcze konkretny specjalista. Na liście usług, w oknie dodawania wizyty, ta ikona pojawia się w kolorze białym. To oznaka dla nas, że część specjalistów wymaga przedpłaty za daną usługę.

Jak wybiorę już konkretnego specjalistę, to ta ikona zmienia mi się na czarną. No i tak jak Państwo widzą, pojawia się to w momencie, gdy zostanie wybrany konkretny specjalista, który ma ustawione płatności online do danej usługi. Wymagana jest po prostu przedpłata za daną usługę, i to jest dla nas odpowiednia informacja.

Znowu zapisuję wizytę. System proponuje mi odpowiednio najbliższe terminy. Jeden z nich wybieram. Wpisuję w punkcie trzecim dane pacjenta. Wybiorę siebie. I zapisuję taką wizytę. Jak to wygląda wtedy z perspektywy pacjenta, też już od razu Państwu pokazuję.

Pacjent dostaje maila z informacją, że “Termin jest zarezerwowany do końca dzisiejszego dnia. Aby potwierdzić rezerwację, musisz dokonać płatności online.” Także tutaj jest szybka informacja dla pacjenta.

“W przypadku braku płatności do końca dnia dzisiejszego, wizyta zostanie automatycznie usunięta. Jeśli chcesz anulować wizytę, kliknij tutaj.” Także pacjent wszystko dostaje również na maila z linkiem do płatności.

Wrócę w takim razie do systemu. Chciałabym również poruszyć taką sytuację. Jak to wygląda, kiedy pacjent zapłacił nam za zadaną wizytę z góry. I nie musi drugi raz tej płatności robić. Czy mamy możliwość zwolnienia go z kolejnej płatności online.

I tak, jak najbardziej taka możliwość istnieje. Pokażemy sobie teraz, jak wygląda zapis konkretnego pacjenta na wizytę, gdzie chcemy go zwolnić z tej płatności. Także wybieramy dalej, “dodaj wizytę”. Wybieram odpowiedniego specjalistę, usługę. Termin proponowany przez system. Punkt trzeci to dane pacjenta. Ponownie wyszukam siebie.

No i jeśli wiem, że pani Michalina, którą obecnie zapisuję na wizytę, już wcześniej za nią zapłaciła i chciałabym zwolnić ją z konieczności opłaty online za usługę, która wymaga przedpłaty, zaznaczam w tym miejscu “wizyta bez płatności online”.

Dzięki temu pacjent po dokonaniu rezerwacji przez nas nie otrzyma wiadomości e-mail z linkiem do opłacenia wizyty. Co za tym idzie? Wizyta nie zostanie odwołana o północy w dniu rezerwacji z powodu braku płatności. Także, to też jest ważna wiadomość. I zapisuję wizytę. Wtedy pacjent dostaje tylko potwierdzenie mailowe, bez linku do płatności.

Jeszcze mamy taką opcję, o której chciałam wspomnieć, jak ręczne generowanie linku do płatności. Czyli jeśli mamy sytuację, że pacjent stwierdzi, że nie otrzymał, usunął link do płatności – jak najbardziej możemy ręcznie dla pacjenta wygenerować link w dowolnym momencie dla tego jednego, konkretnego pacjenta.

To też przydaje się nam, jeśli wiemy, że przychodzi do nas pacjent czy klient trudny albo często nie pojawiający się na wizytach. A na przykład dla danej usługi jeszcze nie mamy skonfigurowanych płatności online. Możemy zobligować tego naszego pacjenta do przedpłaty za tą jedną, konkretną, na przykład wizytę, żeby mieć pewność, że przyjdzie.

Także tutaj na przykładzie pani Świątek – jak wysłać taki automatyczny link do płatności? Oczywiście z poziomu zakładki kalendarz wybieramy konkretną wizytę, tak jak Państwo widzą. W oknie informacyjnym do tej wizyty klikamy w ostatnią ikonę, czyli ikonę kasy. Wybieramy ostatnią zakładkę, czyli “generuj płatność online”.

W panelu bocznym – jeśli dla tego pacjenta wcześniej nie wysłaliśmy żadnego linku, zobaczymy taką automatyczną podpowiedź od systemu, gdzie system podpowiada kwotę zapłaty za daną usługę. W każdej chwili będziemy mogli dokonać edycji tej ceny wpisując odpowiednie cyfry. Po kliknięciu w zieloną zakładkę “generuj link zapłaty”link do płatności online zostaje przesłany do pacjenta drogą e -mail na wskazany adres e -mail w karcie pacjenta.

Tak to wygląda w tym momencie. Ja wrócę jeszcze do naszego spotkania i zobaczyć, czy Państwo mają dodatkowe pytania. Widzę, że pytań nie ma.

Obejrzyj nagranie całego spotkania!

systemu.

Ponownie pokażę Państwu mój ekran. Troszkę powtórzę to, o czym już mówiłam, to co mieliśmy okazję zaobserwować. Wracam do systemu. Mamy bardzo szybki wygląd w płatności. Czyli tutaj dokonałam wcześniej z poziomu pacjenta tej płatności, a my szybko – bez sprawdzania danych w banku, bez dodatkowych logowań, wszystkie informacje dotyczące opłaty mamy widoczne z poziomu kalendarza.

Oczywiście niewątpliwą zaletą, o której też należy wspomnieć, jest redukcja liczby nieodwołanych wizyt i większa gwarancja co do pojawienia się pacjenta na wizycie. No, bo w codziennym kontakcie z placówkami medycznymi wiemy, że jedną z największych bolączek są po prostu pacjenci nie pojawiający się na już umówionych wizytach.

Przedpłata znacząco redukuje ten problem. Pacjenci, którzy już zapłacili są zdecydowanie bardziej skłonni do przestrzegania terminów wizyt.

Oczywiście też plusem, o którym chciałabym wspomnieć jest po prostu zakończony proces zakupowy. Pacjent przestaje już szukać, nie porównuje tych cen i dostępności terminów. Jest zdecydowanie mniejsze prawdopodobieństwo, że odwoła wizytę na rzecz jakiejś bardziej konkurencyjnej oferty. Także to też jest warte wspomnienia i dlatego o tym mówię.

No i dla niektórych specjalizacji, czy zawodów okołomedycznych, które mogą sobie pozwolić się na taką opcję jak wizyty online czy zdalne, to w tym momencie od procesu zapisu, po przyjmowanie płatności oraz realizowanie wizyty wszystko możemy zrobić tak naprawdę z jednego miejsca. Nie musimy wychodzić do jakichś zewnętrznych programów, czy stron. Wszystko mamy tutaj w zasadzie widoczne z poziomu kalendarza.

Teraz chciałabym wspomnieć o tym ostatecznym temacie, czyli kroki do uruchomienia płatności online w systemie Proassist. Aby poprawnie uruchomić płatności online, musimy dokonać rejestracji w systemie płatności online autopay, o którym wcześniej wspominałam. Autopay jest to nasz partner, który po prostu obsługuje te płatności.

Dedykowany link do rejestracji otrzymują Państwo od nas – obsługi technicznej. I jak najbardziej mogą Państwo po prostu w tym temacie się do nas odezwać, do czego bardzo zachęcam. Tutaj przypominam tylko – jest możliwość skontaktowania się z nami tą ikoną chatu i w całym procesie Państwu oczywiście pomożemy.

Jest to dedykowany link od nas, czyli Proassist, także najlepiej byłoby o niego podpytać. Od siebie tylko dodam, że prosiłabym, aby zwrócić uwagę na to, żeby optymalnie przejść cały proces bez jego przerwania w przypadku wypełniania formularza. I w ostatnim etapie wykonać przelew ze wskazanego w formularzu konta firmowego. Także to jest tyle z takich bardziej technicznych kwestii.

Następnie uruchamiamy moduł płatności online w systemie Proassist. Sposób jego uruchomienia zależy od tego, czy placówka posiada jeden wspólny numer konta dla wszystkich specjalistów, czy każdy z lekarzy – czy też innych pracowników – posiada swoje indywidualne konto bankowe, bo taką sytuację też rozwiązać możemy.

Także, już Państwu pokazuje, jak możemy to zrobić. Aby uruchomić płatności w systemie, przechodzimy do zakładki placówki z bocznego menu. Następnie, wybieramy ikonę edycji przy konkretnej placówce. Tutaj jeszcze wspomnę, przedstawiam sytuację, dla której numer konta jest wspólny dla całej placówki.

W panelu, który wyskoczył nam z prawej strony, w punkcie piątym wypełniamy pola, które uzyskaliśmy od Autopay. Czyli Autopay przekaże nam service ID oraz klucz. Treść checkboxa, tak jak Państwo widzieli podczas rejestracji, jest tutaj w tym momencie uzupełniona.

Taką przykładową treść również mogą państwo od nas uzyskać. Także to pacjenci będą widzieć na Państwa stronie internetowej, tuż przed dokonaniem płatności. Jeśli chodzi o tworzenie regulaminu, tutaj Państwo widzą, dotyczącego płatności, mogą Państwo skorzystać z naszego wzoru lub stworzyć swój.

Taki regulamin umieszczamy właśnie w formie pliku. Tutaj poprzez kliknięcie w zakładkę “dodaj regulamin płatności online”. Możemy sami zdecydować, czy i w jakiej sytuacji będziemy zwracać pieniądze za wizytę, na której pacjent się nie zjawił.

Najczęściej wybieraną opcją jest zwrot pieniędzy za odwołanie rezerwacji do 24 godzin przed planowanym terminem. Także specjalnie tutaj dla Państwa, konsultując się z prawnikami, mamy też przygotowany wzór regulaminu płatności online, który po prostu jest zgodney z prawem i zawiera wszystkie odpowiednie informacje. Również jeśli państwo by chcieli, możemy taki regulamin przekazać.

Także tak wygląda konfiguracja modułu płatności online z poziomu systemu dla wspólnego numeru konta placówki. Jeśli nasi specjaliści rozliczali by się tutaj indywidualnie, każdy na swój numer konta, to jak najbardziej mamy też rozwiązanie do takiej sytuacji.

Po prostu wchodzimy w zakładkę specjaliści, wybieramy ikonę edycji przy danym specjaliście. Analogicznie, tak jak było w poprzednim przykładzie, przechodzimy do punktu ostatniego, czyli płatności online dla praktyk lekarskich i w tym miejscu, tak samo jak było to w placówce, wpisujemy service ID, klucz, treść checkboxa na widget oraz regulamin płatności online dodajemy w tym miejscu, czyli wygląda to analogicznie – dokładnie tak samo.

Zostaje nam ostatni etap, czyli ustalenie dla jakich usług włączamy płatności online. Do tego przechodzimy do zakładki usługi i tutaj możemy edytować usługę, która już jest w systemie. Rozwijam strzałką w dół sekcję “specjaliści”, wybieram ikonę edycji przy danym specjaliście i tutaj ustalam czy płatność będzie wymagana. Czyli tak jak wcześniej wspomniałam, płatność wymagana to jest tak, gdzie pacjent musi dokonać przedpłaty do godziny 00:00. Czy płatność jest tylko możliwa, czyli wtedy może podjąć pacjent decyzję, czy będzie płacił na miejscu, czy teraz skorzysta z możliwości zapłaty online.

Jak w tym miejscu sobie klikniemy, to możemy ustalić kwotę tych płatności, które chcę przyjmować, czyli tutaj mam usługę, która już jest 150 zł, mogę zrobić przedpłatę, zadatek 100 zł, mogę wymagać całości. Jak dla Państwa jest wygodniej, to jest wszystko kwestia oczywiście, oczywiście indywidualna. Tak samo w tym miejscu mogę wybrać, czy płatność ma być wymagana, czy zostawić płatność możliwą. Ja zostawię płatność wymaganą i będę chciała całość przedpłaty, przed wizytą.

Dla każdego ze specjalistów mogę ustalić zupełnie inne zasady. Komuś mogę wyłączyć płatność, dla innych specjalistów mogę zmniejszyć kwotę i zostawić na przykład płatność możliwą. Jak to wygląda w przypadku, gdy chcę skonfigurować zupełnie nową usługę do płatności online? Jak najbardziej nie ma z tym żadnych problemów. Już Państwu pokazuję. Wybieramy “dodaj nową”, odpowiedniego kontrahenta. Następnie wybieramy placówki, do których chcę przypisać i w tym miejscu wybieram specjalistów, dla których chciałabym to nową usługę przypisać.

I załóżmy tutaj dla podologów. Dodaję zupełnie nową usługę. Wybieram odpowiedni czasu trwania. I w tym miejscu wybieram, czy możliwa będzie płatność online. Analogicznie – wybieram kwotę oraz ustalenie, czy płatność będzie wymagana, czy nie.

To już są wszystko ustalenia indywidualne. Proszę tylko zauważyć, że jak tworzę nową usługę i przypiszę ją do każdego specjalisty, no to ona będzie taka sama dla tych wszystkich specjalistów, do których w tym momencie ją tworzę. Indywidualne jakieś kwestie będę mogła wprowadzać, tak jak pokazywałam wcześniej, przy danym specjaliście ikoną edycji. W tym momencie klikam “zapisz i zakończ” i stworzyłam nową usługę, która będzie wymagać płatności online.

Ostatnim elementem to takie moje wskazówki, które chciałabym Państwu pokazać. Takie wskazówki z codziennej pracy i też takie informacje dodatkowe, które myślę, że zasługują na osobne wspomnienia.

Czyli podsumowując, tak jak mówiłam wcześniej – operatorem płatności online jest system Autopay, co wiąże się z koniecznością założenia konta w Autopay. Wiem, że mogę się powtarzać, ale jest to po prostu dość ważna kwestia. Nasz formularz jest dedykowany pod łączenie usług z operatorem, także Autopay obsługuje te nasze płatności.

Warunkiem koniecznym, aby przejść tą rejestrację, o której wspomniałam wcześniej, jest posiadanie strony internetowej. Także to też jest bardzo ważny temat, o którym trzeba wspomnieć. Jeśli nie mają Państwo strony internetowej, to jak najbardziej też z naszą pomocą może zostać ona założona i również poprowadzona.

Prowizja wynosi 2% od transakcji, przy wprowadzeniu tego całego procesu automatyzacji transakcji.

No i tak, przed rejestracją w Autopay, jak już mamy stronę, należy umieścić widget do rejestracji online na swojej stronie internetowej. To jest warunek konieczny. Czyli ja jeszcze w tym momencie przypomnę Państwu, jak ten widget wygląda.

Tutaj mamy widget dynamiczny wyjeżdżający z boku strony. Możemy taki włączyć na swojej stronie. Bądź też wybrać widget usługowy, gdzie najpierw nasz pacjent wybiera odpowiednią usługę i system automatycznie dopasowuje mu odpowiedniego specjalistę, a raczej pomija jego wybór i pokazuje tylko i wyłącznie dostępne terminy.

Albo jest też taki stały widget klasyczny, tak jak przed chwilą Państwu pokazałam, tylko w troszkę innej formie, taki bardziej stały.

Także myślę, że powoli zbliżamy się do końca naszego spotkania.

I myślę, że też byłby odpowiedni czas na dodawanie wszelkich pytań, jeśli Państwo jakieś mają. Obecnie też wyświetlam oczywiście możliwości kontaktu z nami, numerem telefonu do naszego działu obsługi klienta oraz adres mailowy też jest tu podany.

Jeśli Państwo chcieliby oczywiście takie płatność wdrożyć do swoich codziennej praktyki, to my jak najbardziej w tym pomożemy. Ja jeszcze spojrzę, czy mają Państwo jakieś dodatkowe pytania. Widzę, że tych pytań na razie nie ma.

Dziękuję bardzo Państwu za spotkanie.

Jaki sprzęt komputerowy jest potrzebny w gabinecie medycznym?

Zarządzanie placówką medyczną - jaki sprzęt komputerowy wybrać do gabinetu medycznego?

Czy zdarza Wam się borykać z problemami technicznymi w Waszych placówkach? Komputery, telefony, Internet – czasem mogą sprawiać niezamierzone trudności. Wierzymy, że jako specjaliści medyczni, Waszym głównym zadaniem jest zapewnienie pacjentom opieki najwyższej jakości, a nie zajmowanie się awariami sprzętu czy problemami z siecią.

Dlatego też zorganizowaliśmy Webinar, który miał miejsce niedawno. Paweł Nowak, założyciel firmy Telkonet i ekspert w dziedzinie wdrażania sieci teleinformatycznych dla biznesu, podzielił się swoją wiedzą na temat rozwiązywania najczęstszych problemów technicznych w placówkach medycznych oraz podpowiedział, jakie urządzenia są niezbędne w Waszych gabinetach.

Jeśli chcecie poznać praktyczne wskazówki, gdzie kupować sprzęt komputerowy, jak zapobiegać awariom sprzętu medycznego, czy też jak wybierać odpowiednie rozwiązania sieciowe, to ta transkrypcja Webinaru jest dla Was!

Nie przegapcie okazji, aby zdobyć cenne informacje od doświadczonego specjalisty. Zapraszamy do lektury!
Natalia: Witam Państwa, ja mam na imię Natalia, jestem z Proassist. I my w ramach takiego cyklu Gość Proassist zapraszamy ciekawe osoby do rozmowy, do takiego przepytywania trochę jeżeli chodzi właśnie o taką branżę medyczną. Zapraszamy osoby, które mogą współpracować z branżą medyczną, na bieżąco współpracują.

Dzisiaj mamy taki ciekawy temat związany z tym całym sprzętem. Wydarzenie nam się nazywa komputery, laptopy, sieć Wi -Fi, sieć kamer, sieć monitoringu. Jak to wszystko połączyć, żeby nam sprawnie gabinecie działało. Na dzisiejsze spotkanie zaprosiliśmy Pawła. My z Pawłem już wcześniej widzieliśmy, więc jesteśmy na “Ty”. Za chwilkę poproszę, żebyś się Paweł przedstawił, opowiedział trochę o tym, co robisz w swojej firmie, jak długo i dla kogo pracujecie.

Dajcie nam tylko Państwo znać, czy nas słychać, czy nas widać i już sobie przejdziemy do naszej rozmowy. Widzę, że ktoś pisze. Poczekajmy jeszcze chwilę, Pawel. Ok, widać i słychać. Super. No to Paweł, powiedz czym się zajmujesz, jaką firmę prowadzisz i co ona ma w wspólnego z branżą medyczną?

Paweł: Super. Na wstępie dziękuję za zaproszenie. Cześć. Dzień dobry wszystkim. Nazywam się Paweł Nowak, jestem właścicielem firmy Telkonet. Jesteśmy kilkadziesiąt osobowym zespołem IT, czym się zajmujemy? Głównie zajmujemy się obsługą informatyczną firm, małych i średnich firm.

Największą grupą klientów, których obsługujemy są te placówki medyczne, w szczególności placówki medyczne prywatne. Oprócz tego robimy też sieci komputerowe, sieci bezprzewodowe, sieci monitoringu, no i to wszystko, co tam jeszcze w takim budynku, w gabinecie możemy mieć.

No i takim najnowszym naszym działem, który wystartowaliśmy w tym roku, bo jest to na to duża potrzeba, to jest dział taki cyberbezpieczeństwa, w tych małych i średnich firmach, bo jest to coraz ważniejsze.

Dobrze, może tyle na wstępie. A no i co mamy wspólnego, no to ja mówię dużo, dużo współpracujemy z placówkami medycznymi od stomatologii, przez medycynę estetyczną, okulistykę. No, znamy bolączki branży, od jakiś małych gabinetów pojedynczych po duże placówki, które obsługujemy, gdzie już systemu, urządzeń jest naprawdę dużo. No i ważne myślę jest nasze doświadczenie, gdzie już przerobiliśmy trochę systemów, z którymi musimy pracować, z którymi musimy działać, bo to jest dość myślę istotne.

Natalia: Tak, ta obsługa IT, komputery i tak jak mówisz, systemy. To pewnie masz na myśli systemy pocztowe, systemy, na których pracują lekarze, specjaliści, rejestratorki. No i my się spotkaliśmy i nawiązaliśmy w ogóle rozmowy, dlatego w głównej mierze, że jak rozmawiamy z właścicielami placówek, no to najczęściej właśnie takim właścicielem jest albo lekarz, który postanawia otworzyć swój gabinet, albo menadżer, albo osoba właśnie, która skończyła jakieś studia około medyczne, ale nie wykonuje swojego zawodu, postanowiła właśnie otworzyć gabinet czy to placówkę medyczną. I przyznam szczerze, że no to są takie trudne decyzje, jaki komputer wybrać, jak to wszystko ze sobą, wiesz, pospinać, żeby odbierać połączenia od pacjentów, umawiać ich, żeby te dane się gdzieś przechowywały. Ijak to wygląda z twojej perspektywy, czy rzeczywiście to jest tak, że jak rozmawiasz z swoimi klientami, no to widać, że Oni coś wiedzą, czy tam jest taka potrzeba, że Tyjeszcze ich musisz dopytywać na jakimś etapie?

Paweł: Ja w ogóle uważam, że w każdym – dzisiaj – w każdym mniejszym i większym przedsiębiorstwie jest potrzebna osoba, która ma jakiś tam zakres i wiedzę, jeżeli chodzi o IT, no bo dzisiaj tak naprawdę wszystko opiera się o technologię, bo tak jak mówiłem, to jest centrala telefoniczna, że odbieramy połączenia, mamy jakiś system do umawiania wizyt, mamy stronę internetową, jakieś czaty, to wszystko gdzieś się tam może integrować. Sieć mamy. Tak jak mówię, jeżeli mamy jakąś lokalizację własną, w sensie mamy jakiś budynek, lokal, no to chcemy dbać o ten lokal, żebyśmy na kamerach widzieli, co się dzieje, jakąś kontrolę dostępu mieli, no jest z tego naprawdę sporo, do wszystkiego są hasła, jakieś dostępy, no można w tym się pogubić i fajnie jest, jeżeli taka osoba, jeżeli klient albo ktoś od klienta, który jest w zarządzie powiedzmy, czy z blisko właścicieli, jest taki decyzyjny, ma taką wiedzę, no bo jest takim dla nas partnerem i łatwiej nam to jest wytłumaczyć.

No ale jeżeli nie, no to my to przejmujemy w pełni i jesteśmy w stanie w tym zarządzać, bo niestety też spotykamy się z czymś takim, że dobra, zamawiamy kasę fiskalną, drukarkę, no to jakaś firma przyjeżdża, dobra, monitoring, ktoś nam przyjedzie to zmontuje. Kolejna firma i kolejna firma i trzy, cztery firmy do nas przyjeżdżają i każdey swoją pracę wykona i okej, tylko że nikt tego nie nadzoruje, nie kontroli w pewnym momencie jest tak, że chcemy coś pointegrować, coś połączyć albo nie mamy do czegoś dostępu, nikt tego nie nadzorował. No i nagle jest problem, żeby to wszystko spiąć, połączyć i często jest tak, że my właśnie dużo czasu poświęcamy na to, żeby tak naprawdę dowiedzieć się jak wygląda infrastruktura, co w ogóle mamy, do czego mamy, za co płacimy, bo czasem to dochodzi do aż takich dziwnych sytuacji, że płacimy za coś, co do końca nam jest potrzebne.

Natalia: Tak, albo nie używamy tego.

Paweł: Tak, nie używamy tego, bo mieliśmy jeden system, drugi i no to też do takich rzeczy dochodzi. Albo mieliśmy też takie przypadki, bo ja wywodzę się też z telekomunikacji od operatorów. No i robiliśmy taką optymalizację kosztową rachunków dla klienta, bo miał wiele placówek, wiele oddziałów. No i oszczędności na poziomie tam 75% zeszliśmy z wartości faktury, a to były faktury naprawdę duże, co miesięczne za usługi telekomunikacyjne, których nie potrzebowali.

Natalia: Czyli, że że nikt nie kontrolował tych numerów, że one są nieużywane, czy jak to było?

Paweł: Na przykład było tak, że mieli łącze główne, łącze backup od innego operatora. Jeden operator kupił tego drugiego, oni zoptymalizowali swoją infrastrukturę. I nagle wszystko mieli na jednym światłowodzie trzy usługi.

Nawet nie wiedzieli, na której usłudze działają. I my, żeby dojść do tego w ogóle, na którym internecie pracujemy, musieliśmy takie wywoływać awarie, żeby zobaczyć, czy coś do tego internetu nie jest podłączone, bo w lokalizacji były 4 usługi internetu. No i jak wiedzieliśmy, co jest potrzebne, co nie, to powypowiadaliśmy te usługi.

Może dochodzić nawet do takiej sytuacji. Także dobrze jest, jak mamy kogoś po swojej stronie, albo mówię od strony właścicieli albo firmę taką, która nam to kontroluje, nadzoruje, no bo to się robią niepotrzebne koszty.

A przy sytuacjach kryzysowych, no to niestety jak na szybko coś trzeba odtwarzać, szukać jakichś dostępów, albo dowiadywać, co jest potrzebne, no to niestety boli bardziej, więcej czasu zajmuje i więcej kosztuje.

Natalia: Tak,, bo wiesz, że na przykład w branży medycznej to tak od naszej strony programowania medycznego, to trzeba robić backupy, jak ktoś ma przechowywanie dokumentacji na swoim serwerze, to musi robić kopię zapasową.

To znaczy to jest takie zalecenie ministra zdrowia, ale jednak warto się go trzymać. On tam mówi, że powinieneś to robić na pendrive 'ie albo na jakimś innym. Ale z doświadczenia to chyba tak jest, że się ma dwa serwery wtedy, a to nie są podwójne jakieś wydatki?

Paweł: Znaczy właśnie fajnym jest rozwiązaniem, jak mamy… No właśnie, to jest ten moment, gdzie na początku musimy zdecydować, czy budujemy coś u siebie, w sensie serwerownie, bo jak mamy serwerownię, no to tak. To zużywa prąd i to niemało. Kiedyś dla jednego klienta liczyłem jeden serwer, to potrafi być kilkaset złotych. Bo zużywa prąd. To potrzebuje miejsce, a z tym miejscem bywa różnie, bo to nie może być w przedsionku, wejściu, w toalecie, gdzieś tam to musi być na to wyznaczone miejsce, osobne zamykane, żeby ktoś do tego nie miał dostępu.

Klimatyzacja, żeby to się wszystko gdzieś tam nie ogrzewało. Do tego backup. Backup najlepiej, żeby był też w innej lokalizacji, w innym fizycznie miejscu, albo w ogóle gdzieś data center na zewnątrz.

Żeby to nie było wszystko w jednej serwerowni, bo znamy przypadki, że naprawdę nie tacy mali, nie tak małe firmy, miały takie problemy, gdzie wszystko w jednym miejscu gdzieś było łącznie z backupami i to wszystko wyparowało.

Tu już na samym początku dobrze sobie obrać tę drogę, czy idziemy w aplikacje. My jako firma, my jesteśmy zwolennikami, lubimy takie lekkie aplikacje webowe, bo daje nam to dużą mobilność. My jako firma z takich systemów musimy lokalnie korzystać, ale wiem, że są takie systemy medyczne, które wymawiają się do bliska serwerowego lokalnie, żeby wszystko było po kablu, bo jak jest z po Wi-Fi, to już czasy opóźnień są za duże i to już nie chce działać.

No i kwestia jest przechowywania, przetrzymywania tych danych, i opiekowania się całą serwerownią. Także oprócz tego, że mamy jakieś koszty wejścia, bo trzeba ten serwer też kupić, no bo to ileś kosztuje, licencje na ten serwer. Jak to tak by wszystko dobrze policzyć i że to się po jakimś czasie amortyzuje, że te licencje trzeba gdzieś tam odnawiać, puste backupy, no to, jak przeliczymy to wersus z usługę, którą mamy taką mobilną, lekką, gdzie możemy, co do użytkownika sobie decydować, ile mamy, ile osób tam pracuje, a tutaj musimy zawsze z jakimś tam nadmiarem sobie gdzieś.. a nawet jak jest jakaś zmiana, nie wiem, storage, w sensie pamięci, którą potrzebujemy do przetrzymywania danych, no to wymiana dysków, to też nie jest takie proste. To dobrze by było zwirtualizować środowisko, a to znowu są kolejne licencje, a jak mamy to gdzieś u kogoś, no to przesuwamy jakiś suwak, albo komuś wysyłamy zlecenie i ktoś coś dodaje, zwiększa dysk, mamy większy i tyle.

Także to zależy od, dobrze jest na początku, mówię, określić sobie drogę, którą idziemy, no bo z tym się wiążą koszty. Trochę można powiedzieć, że z mojego punktu widzenia dobrze, jak ma ten server, bo jest więcej naszej pracy, ale spokojnie – mamy co robić. I jest tyle jeszcze do zrobienia w tej branży, że my, mimo wszystko, jesteśmy zwolennikami takich webowych, fajnych rozwiązań, które są dość lekkie i w każdym miejscu można otworzyć i szybko można działać.

Natalia: Tak, dobra, a to Paweł, zacznijmy od początku. Wyobrażam sobie, że jest gabinet i on na początku, żeby coś działać, no to potrzebuje mieć jakiś komputer stacjonarny albo jakiś laptop. Tak, bo kiedyś te laptopy zawojowały, że są takim komputerem osobistym.

To ja Ciebie zapytam, bo to było jedno z pytań, które właśnie chciałam zadać i wydaje mi się, że nasi uczestnicy, widzowie chcieliby też znać odpowiedź. Gdzie taki komputer najlepiej kupić? Bo wiemy, że ja wiem, że są dwa systemy operacyjne, system Windows i system MacOS.

No i te komputery z jabłuszkiem są na pewno droższe, ale jak byś ocenił ze swojego doświadczenia, ze swojej wiedzy? Bo tam jeszcze wchodzą na pewno takie rzeczy, mówiąc nawet kolokwialnie, tak, czyli żeby komputer szybko myślał, wiesz, nie ładowało się to wolno, jak mam przeglądarce pootwierane kilka kart – co byś polecił?

Paweł: Znaczy, generalnie co do systemu, no to tak jak powiedziałaś, są dwa i nawet mieliśmy takiego jednego klienta, który rozważa ostatnio, czy nie pójść w maki. No tak świat już jest skonstruowany i duża część systemów, że ten Windows jest prostszy.

Po prostu tu już jest jedna droga, że idziemy w te rozwiązania Windowsa i PeCety. Jeżeli PeCety z Windowsem, no to kupujmy z aktualnym najnowszym oprogramowaniem. Duża różnica jest taka i my na to zwracamy uwagę, że jest taka różnica Windowsa, że są Pro albo Home wersje.

My rekomendujemy te Pro, bo one mają takie, dają później możliwości do zarządzania tymi komputerami, to już w większych placówkach, w większych środowiskach. Ale jest to bardzo przydatne, a różnica w zakupie wydaje się nieduża, bo czasem to jest różnica 100 -200 zł, ale jednak później, abyśmy mieli wymienić to programowanie, to jest znowu kilkaset złotych, razy ileś komputerów, no to nam się robi kwota.

Co do samych sprzętów? My dużo kupujemy poleasingowych sprzętów, komputerów. Tutaj te wymagania programów, no nie są jakieś zabójcze, no to nie potrzebujemy jakichś kart graficznych, nie wiadomo co. Po prostu taki przyzwoity do biura, jak do biura komputer.

Też polecam, jak mamy stanowisko stacjonarne, czyli recepcje, to komputer stacjonarny. Jak mamy jakieś mobilne, to wtedy laptopy. No to jest taka prosta zasada, ale to nam się bardzo sprawdza.

Co jak Pani na recepcji ma laptopik, to musi czasem obrócić jakiś kabel, coś się odłączy, a jeżeli to jest stanowisko takie, które jest nie ruszane, to niech to będzie komputer stacjonarny. Prościej też jest z jakimiś ewentualnie wymianami i tak dalej.

A mówię z laptopami, no teraz nie wiem – są thunderbolty, porty takie do podłączania stacji dokujących. No i te porty nie wiem, ktoś tak wpina, wypina, ten port się urabia. No, mówię, no generuje to jakieś tam, generuje to jakieś problemy.

Poza tym z punktu widzenia ergonomii takiego BHP. No i tak musimy zapewnić tam o monitor odpowiedniej wysokości. Tam klawiatura, wszystko to musi być ułożone, no to nawet z punktu widzenia ergonomii po prostu jest prościej. Bo jak nie, to do laptop i tak potrzebna by była stacja dokująca najlepiej. I monitor obok z osobną klawiaturą. No to po co to robić, jak można mieć po prostu komputer stacjonarny. Chyba, że mówię, że jest to jakiś menadżer, czy nie wiem, mamy jakąś salę operacyjną i tam potrzebujemy kogoś, kto coś pisze i potrzebuje być mobilny, no to faktycznie wtedy te laptopy też są ok.

No ale to jest taka główna zasada.

Natalia:
No ja właśnie słyszałam o tych laptopach poleasingowych, że one są po prostu najczęściej kupowane przez te duże korporacje dla swoich pracowników, no i po iluś latach one są oddawane właśnie do takich firm, co sprzedają ten sprzęt, to jest jakaś taka miejska legenda, czy to rzeczywiście tak jest?

Paweł: Nie, no tak to działa. Duże korporacje kupują, wyprzedają. Także jest taka możliwość po prostu, żeby odkupić.

I co ciekawe, jak są to komputery, bo my z takich nawet korzystamy, jak są to komputery, jakiejś tam marki, ale kasy biznesowej najwyższej, one mają na przykład 3-letnie gwarancje. Ja tak nawet miałem z jednym z komputerów swoich.

Natalia: Czyli nawet poleasingowy możesz kupić na gwarancji?

Paweł: I nawet jest tak, że po dwóch latach go kupujemy i on ma jeszcze rok gwarancji. A co ciekawe, my mamy na przykład takiego partnera, bardzo dużego, bo największego w Polsce, z którego kupujemy sprzęt, to oni mogą dać gwarancje od siebie, bo oni są tak duzi, że oni mogą nam wymienić te komputery i tak dalej.

I dają nam od siebie gwarancje trzy lata. I do tego jest też o tyle prościej z licencjami, na przykład jeżeli chodzi o Windows, bo oni mają specjalną certyfikację od Microsoftu, że te ceny mają tańsze dla sprzętów też poleasingowych.

I często jest tak, że jakbyśmy chcieli, nie wiem, system operacyjny kupić nowy do starego komputera, to dokładając kilkaset złotych, mamy nowy, znaczy poleasingowy komputer przyzwoity, taki, który ma dwa, trzy lata, a parametry ma takie, że spokojnie jeszcze na kolejne lata podróży.

Ciekawe, ja mam taki komputer, jeszcze jeden, z którego się jeszcze nie przesiadam, ja go kupiłem, miał dwa albo trzy lata, dwa lata i miał rok gwarancji. Mam go już chyba ze trzy, cztery, daje radę.

Bateria, nie wiem, jakim cudem dalej trzyma po cztery godziny, no i kosztował 1600-700 złotych. A nowy taki, jak bym kupił no to w granicach pięciu tysięcy.

Natalia: Tak, bo te korporacje zwykle mają albo HP-ki, albo Lenovo, jeżeli chodzi o marki.

Paweł: DELLe też są, no my dużo DELLi mamy na przykład.

I są takie, seria jest taka biznesowa, no i, no polecamy. I to jest fajne, no bo jak wyposażamy placówkę albo mamy kolejne stanowiska, które chcemy doposażyć, no to mamy razy, liczymy to, nie wiem, ilość gabinetów, razy pięć, no to pięć razy komputer, no to kwoty nam już jest dość istotne różnice robią.

Tutaj mówię, jak możemy mieć to z gwarancją i tak dalej, no to tutaj nie ma co się zastanawiać. No fajnie też mówię, mieć jest nowe, ale my dużo, dużo, naprawdę poleasingowych sprzętów powiem szczerze, że mamy z tą gwarancją i tutaj nie ma problemu.

Natalia: Dobra, użyłeś jeszcze takiego słowa na samym początku naszego spotkania, jak centralka? Czyli ja – z tej mojej wiedzy – centralka to jest takie coś, co pozwala się połączyć, jak pacjent dzwoni, może sobie tam słuchać jakiegoś nagrania, jakichś zapowiedzi, może być jakieś wybieranie głosowe, wybierz jeden, dwa i tak dalej.

Ale czemu na przykład Ty byś rekomendował Paweł centralkę, zamiast wiesz – kupić zwykłe urządzenie, typu, nie wiem, jakieś xiaomi, no bo to w dobrych pieniądzach można kupić rejestratorce telefon i kartę SIM, dajmy na to w T-Mobile. To czemu lepiej jest mieć centralkę albo nie mieć tej centralki, jakie są plusy i minusy?

Paweł: Mhm. To tak. Centralki to od razu przejdźmy do centralek wirtualnych. W przypadku historii fizycznych, central i po co i na co to było. Tylko powiem to dzisiaj, konkretnie w naszym przypadku, do czego to potrzebne nam jest.

Taka wirtualna centralaka. Raz, że jest to wirtualne w środowisko, to już jest fajny plus, bo to tak, jak z tą serwerownią, jeżeli coś budujemy u siebie, trzeba to zabezpieczyć. Jeżeli u nas nie ma prądu, to nikt się i tak do nas nie dodzwoni, bo centrala nie działa i w ogóle i tak dalej.

I kusi właśnie, żeby w małej, nowej placówce kupić sobie dosłownie kartę, kilkadziesiąt złotych, dziesięć, dwadzieścia złotych na miesiąc, i mamy sobie tam kartę, i wrzucić ją do jakiegoś telefonu.

I o ile tych połączeń nie ma dużo, jakoś tam mamy jedną osobę na recepcji, no to jakoś sobie to tam funkcjonuje. No ale dzisiaj mamy bardzo fajne systemy i to naprawdę niedużo kosztuje, bo to są kwoty kilkudziesięciu, może stu kilkudziesięciu złotych w abonamencie miesięcznym, gdzie mamy w pełni taką profesjonalną usługę, gdzie możemy mieć kilka numerów, którymi się prezentujemy.

Zaraz powiem, dlaczego, dlaczego tak jest, do czego nam się to może przydać. Później jak ktoś do nas zadzwoni, no to może być ta zapowiedź, żeby po prostu za każdym razem nie powtarzać nawet, że witamy w gabinecie, tu recepcja, no po co to powtarzać, jak to może automat i możemy ładnie sobie, czy lektorów nagrywać, czy no teraz synte zateroktaz syntezatorów nagrania też są super.

Natalia: To też wydłuża ten czas, czyli że na przykład ja jeszcze dajmy na to jestem na rejestracji, przez tą wirtualną rozmawiam. Ty się próbujesz dodzwonić, to nie denerwujesz się, że ja nie odbieram, tylko słuchasz sobie tej miłej zapowiedzi, tak?

Paweł: Na przykład tak. No i często jest tak, że potrzebujemy jakąś informację. Najczęściej jest tak, że chcemy przedstawić, gdzie ktoś się po prostu dodzwonił, że witamy tutaj i tutaj, no czasami jeżeli jest wymagana, to jakiejś informacji RODO – tylko że to też nie może być za długie, bo to też zniechęca. Po prostu też gdzieś się zniechęca.

No i jeżeli mamy na przykład, bo mamy też takich klientów, gdzie mają już oddziały callcenter, gdzie odbierają, że jest kilka osób, to fajnie to można zarządzać tym ruchem i go kolejkować.

Najważniejsza rzecz jest taka, że nie mamy zajętości. Jeżeli ktoś do nas dzwoni, tak jak mamy w przypadku komórki – druga osoba, no to albo ma zerwane połączenia albo słyszy sygnał zajętości i tyle.

I teraz my biorąc taką komórkę, no to bierzemy, patrzymy, dobra, mamy SMS-a, to oddzwonię, a może nie mamy SMS -a, bo nie ma włączonej usługi operatora, kto do mnie dzwonił. A tutaj mamy pełne raporty, mamy informacje, kto dzwonił. Są nawet takie systemy, które w aplikacji webowej nam pokazują po prostu na MedLife.

Natalia: Na komputerze masz na myśli?

Paweł: Tak, na komputerze widzimy nawet kto do nas dzwoni, możemy mieć podpiętą do tego taką książkę, że to jest taki, taki pacjent, w takiej sprawie dzwonił. No i to drugą rzeczą są te kolejki i właśnie kolejną jest ta możliwość integracji z systemami, czy same systemy są takie oparte już o wirtualne centralki.

Z CRM też często się to można gdzieś pointegrować, bo to są takie rozwiązania już w pełni informatyczne. Fajnie to można służyć też do jakiejś pracy zdalnej albo do jakiejś telemedycyny. Fajnie też to może służyć do, jeżeli mamy przykładowo na recepcji jakieś dwa stanowiska i one nie są w stanie odbierać tych połączeń, to możemy mieć kogoś w officie, kto będzie odbierał telefon. Ale ten office też może być w domu, bo jesteśmy tak to w stanie zrobić. A generalnie te wirtualne centralki, no potrzebują internetu, żeby to ktoś się do nas dodzwonił, bo to są telefon IP i on już musi mieć internet i wtedy się do nas dodzwoni

Ale nawet gdybyśmy mieli awarię, to można taki scenariusz ustawić, że jest przekierowanie jakieś awaryjne na jakąś komórkę, że i tak ktoś się dodzwoni, bo ta wirtualna centrala jest tam gdzieś u operatora i tam jest dostępność usługi 99,99, tam już to jest naprawdę wysoka dostępność. Bardzo rzadko się zdarza tam awaria, a i tak się do nas dodzwoni.

A dla pacjenta była zapowiedź, z kimś znowu rozmawia, z danej placówki i on nie czuje, że nie mógł się dodzwonić, czy coś się działo. No dodatkową rzeczą to jest kwestia też nagrań, no bo te nagrania czasem się przydają, czy w jakichś tam spornych na przykład sytuacjach.

Natalia: Masz na myśli, że rozmowy są nagrywane?

Paweł: Tak, że są nagrywane. Tylko to też trzeba zadbać o kwestie, o poinformowaniu, o nagrywaniu i tak dalej. No i ostatnią taką rzeczą, których coraz więcej gdzieś doświadczamy, to są boty, voice boty.

To można gdzieś pointegrować, coraz więcej jest też takich rozwiązań, gdzie możemy zautomatyzować to, co jest najczęściej gdzieś tam powtarzalne, no w przypadku placówek medycznych wydaje mi się, że to jest przy badaniach, czy jak chce odebrać jakieś badania, to żeby nam nie dzwonił, wypytywał, no bo jest dany scenariusz, że mamy przygotowany jakiś system, wystawiony i ta kwestia jest tylko jakieś identyfikacji, żeby, żeby on pobrał swoje badania, żeby go zweryfikować zidentyfikować daną osobę.

Da się to w pełni zautomatyzować. No bo ten czas pracy naszej ludzkiej, no jest coraz, coraz droższy.

Natalia: A też możemy wykorzystać w innym celu, czyli ja sobie to wyobrażam, że na przykład pacjent dzwoni z pytaniem, czy mam dostępne już w badanie i jakiś scenariusz. Nawet niekoniecznie chyba musi być voice bot, tylko można mu nagrać, że tam byłeś dwa tygodnie temu, to na pewno są wyniki – przyjdź.

Paweł: No i to można rozwijać, to już wyobraźnia, trochę ograniczeń nasze budżety, ale dużo jest gotowych rozwiązań i to nam daje taką możliwość już integracji. No a tutaj w placówkach medycznych ten telefon i ten kontakt jest bardzo ważny.

Natalia: Tak, wiesz co, my tak widzimy, że jednak to jest taka jeszcze domyślna forma umawiania się na wizytę i w ogóle kontaktu z placówkami. Chociaż dużo osób już tam wchodzi w online i tam sobie kupuje, zamawia te usługi w zależności od tego, co jest do zaoferowania.

Ja bym tak podsumowała, mam nadzieję, że nic nie zapomniałam, jeżeli chodzi o centralkę z tego, co powiedziałeś. To tak, mogę sobie nagrać miłą zapowiedź dla pacjenta. Pacjent nie słyszy, że mam zajęte, jeżeli rozmawiam z innym pacjentem, tylko po prostu czeka na linii i jest w jakiejś tam kolejce.

Mówiłeś o kilku numerach, więc ja sobie wyobrażam, że to może być do telemedycyny, czyli mam na przykład – prowadzę gabinet w Krakowie, ale zatrudniłam jakiś super specjalistów z Pomorza i oni też świadczą telemedycynę. Ale na przykład z takiej perspektywy też marketingowej, to bym powiedziała, że kilka numerów, to jestem w stanie sobie pomierzyć, że na przykład kupiłam drogi billboard, no może nie w Krakowie, bo my tam mamy tą ustawę o gospodarce, ale nie wiem, w Zakopanem, w Zakopanem sobie kupiłam billboard i mogę zmierzyć, czy on mi konwertuje, czy pacjenci dzwonią na ten numer, mogę sobie to jakoś w centralce ustawić?

Paweł: Dokładnie.

Natalia: Tak, no i mogę mieć na przykład jedną dziewczynę na recepcji, która siedzi fizycznie, kupiłam jej ten komputer, PC itd. Ale drugą mogę mieć, nie wiem, wyobrażam sobie, że zatrudniam sobie studenta, który jest dorywczo, wyposażyłam go w poleasingowy laptop i on w tych godzinach szczytu też odbiera połączenia i tam coś z tymi pacjentami robi, tak?

Paweł: Tak jest. I tutaj te połączenia właśnie możemy odbierać, albo na komputerze, na aplikacji, albo na telefonie z takim IP, który też może być u kogoś w domu, albo nawet na aplikacji, na telefonie komórkowym. I taką fajną rzeczą jeszcze jest, a propos tych lekarzy i tych numerów, że przykładowo mamy jakiegoś specjalistę i nie chcemy, żeby on dzwonił ze swojego numeru. Bo jak jego numer się rozejdzie, to bardzo szybko się rozejdzie i musi numer zmieniać.

A tu może się prezentować jakimś numerem głównym, że jak ktoś oddzwoni, to się dodzwoni do pracownicy na recepcji.

Natalia: Dobra, to tak, omówiliśmy już temat związany z tym komputerem, że muszę mieć gdzie zapisywać rzeczy, pacjentów i tak dalej. Mamy centralkę, czyli pacjent się do nas dodzwania, ale powiedziałaś przy centralce, że to idzie wszystko przez Internet, że to są internetowe połączenia. To powiedz proszę Paweł, jak to jest z tym internetem, bo wydaje mi się, że to jest tak, że my wszyscy mamy na temat internetu jedno zdanie, że super, jak działa, a jak nie działa, to nie wiemy, czemu nie działa, czy na przykład wzięliśmy sobie za małe te pakiety i tak dalej, więc jak najlepiej, czy na przykład jest jakaś wymagana i moglibyśmy dla naszych słuchaczy dać takie minimum, co musi być w gabinecie, czy można to jakoś rozliczać, że jeżeli masz na przykład pięć komputerów, to musisz mieć taką prędkość, jak to jest z tym internetem?

Paweł: Jeżeli chodzi o Internet, no to kwestia podstawowa, żeby to był światłowód, tyle. Bo dzisiaj, prędkości, jakie operatorzy oferuą, no to one są praktycznie nie do wykorzystania przez nas. Jeżeli to jest światłowód, to już są tak oferty skonstruowane operatorom, że jakibyśmy faktycznie pakiet nie wzięli, no jakieś tam 900 na 300, nie wiem, 900 na 60 nawet, 300 na 30, to są takie przepustowości, że my tego nie wykorzystamy. Chyba, że jakieś bardzo ciężkie pliki, zdjęcia wysyłamy, ale to jest naprawdę rzadko.

I takie usługi kosztują do 100 zł, może trochę ponad 100 zł. Operatorów mamy mnóstwo, ta sieć jest dobrze rozbudowana, no naprawdę jest tego sporo, to jest podstawa. Dlaczego światłowód? Bo to daje stabilność i to jest ważniejsze, że to jest stabilne rozwiązanie, bo z mobilnymi jest tak, że fajnie, mamy 5G, rozwija się to, ale to jest tak, że godzina do 16 jest super, a od godziny 16 jest słabo, bo obok nas są bloki, ludzie wracają do domu, obciążają nadajnik i już jest różnie z internetem.

Jakiś radiówki, no czasami nie mamy wyjścia, no zależy gdzie jesteśmy, ale naprawdę już nawet na jakichś terenach wiejskich, no jest tyle programów, jeżeli chodzi o dofinansowania w tą rozbudowę światłowodu, także to jest ta postawa i to jest super, nie jest to duży koszt, no do 100 praktycznie w każdym miejscu w Polsce jesteśmy w stanie coś załatwić. A jakby ktoś miał gdzieś jakieś problemy, to śmiało można nas podpytywać, bo tutaj też bardzo dobrze się czujemy w tym.

Także to jest podstawa.Ten internet światłowód, no i później już nasza sieć, infrastruktura w naszym gabinecie. I tu zależy, ile mamy gabinetów, ile pięter mamy, bo to czasami są budynki kilkupiętrowe, no to już później musimy zadać sami i ktoś nam musi w tym doradzić, bo może by te kable mieć rozprowadzone, żeby te punkty dostępowe WiFi mieć odpowiednio porozkładane, bo tego operator już dla nas nie zrobi.

Natalia: No tak, bo można mieć, rozumiem, dobry Internet, ale źle zainstalowany, rozprowadzony w gabinecie, w przychodni, tak?

Paweł: Na przykład, dokładnie. Operator doprowadza nam Internet i doprowadza na górę jakiegoś pomieszczenia, powiedzmy, technicznego. Jest to jakieś pomieszczenie za recepcją albo gdzieś jeszcze tam dalej, no różnie, zależy od układu budynku, u góry, albo czasem też w piwnicy, na przykład, pod nami.

No i teraz każda ściana, no to nie wyleje nam, jeżeli działamy, powiedzmy, po WiFi, no to tłumi nam sygnał, a jakiś strop albo dwie porządne ściany, no to już praktycznie całkiem nie wyleje ten sygnał.

No i tutaj już musimy mieć takie access points, czyli takie punkty dostępowe w WiFi. Często spotykane to są, chyba w postaci takich talerzyków na sufitach albo takie są wallowe, czyli takie naścienne, na gniastka, które się montuje. No ale to już musi być podłączone kablem.

No i najlepiej, jeżeli to jest tak zwanym meszu, czyli to jest takie rozwiązanie, które jest zarządzane przez jedno urządzenie, czyli mam jedną nazwę sieci WiFi, powiedzmy, dla nas, jako dla administracji, dla pracowników medycznych, no i ewentualną jakoś tam osobno dla pacjentów, ważne, żeby to było separowane.

No i to tak działa, żeby miał taki roaming, że to tak jak z telefonem komórkowym, że jak jedziemy autostradą, to nam nie przerywa, gdzieś tam między tymi nadajnikami się przełączamy, tak samo jest to gdzieś w budynku, że chodzę sobie po budynku, między tymi punktami dostępu w Wi -Fi, tam urządzenie mi się przyłączy, chociaż to ja mówię, no w placówkach raczej siedzimy w jednym miejscu w gabinecie i nie ma aż taki potrzeb, no ale ważne jest, żeby to ten sposób zrobić, bo to później też jakieś problemy potrafią wynikać, jeżeli tego tak w taki sposób nie mam zrobione.

Natalia: Dobra. Czy jest jeszcze ten monitoring, to jest taka też potrzeba, z jaką się zgłaszają gabinety, czy jest jeszcze jakaś rzecz, o którą pytają i np. właśnie zgłaszają się do Ciebie, bo czegoś tam mamy, coś potrzebujemy?

Paweł: No z tym monitoringiem, czy jakąś kontrolą dostępu jest tak, no jeżeli mamy jakiś budynek, na którym nam zależy, czy lokalizacje, gabinety, mówię, czy coś nawet wynajmujemy, no to nam zależy na tym, żeby to chronić to, co tam jest.

No i jeżeli chodzi o monitoring, to mieliśmy takie przypadki, że, nie wiem, ktoś ma własny budynek, już taki niemały, ktoś wjeżdżał, tam gość od prania i tam uszkodził elewację, no i odjechał, no i trzeba było się dowiedzieć, kto to był, no bo uszkodził elewację. No gdzieś tam wrócił, no ale to dobrze, dobrze jest mieć i wiedzieć i mieć to nagrane.

I niestety też często jest tak, to też można się spotkać z tym, że takie trywialne wydają się te rzeczy, no ale na przykład na recepcji, żeby widzieć na przykład, jeżeli rozliczamy się z pacjentem i czasem są takie sytuacje, a nie dałem 100, 200 zł, a nie ten.

Dobrze jest mieć wtedy ten monitoring i widzieć, że jak to faktycznie było, tak? Także z punktu widzenia takiego bezpieczeństwa, no dobrze jest to mieć, jak już prowadzimy te kable i mamy, no to z czasem kwestia dwóch, trzech kamer i mamy monitoring w placówce.

No, najważniejsze są takie punkty jak wejście, recepcja, parking, tam, gdzie coś może się wydarzyć, tak? No bo też na parkingu ktoś kogoś obetrze coś, będzie do nas przychodzić, no różne są, różne są sytuacje, ale w tych częściach takich wspólnych, gdzie się dużo dzieje, no to warto mieć.

Natalia: A, wiesz co? Przypomniałam sobie jeszcze, że może drukarki fiskalne też są po internecie, czy…

Paweł: Tak jest.

Natalia: Okej, okej. Czyli muszę pamiętać, że jak będę miała w gabinecie ten komputer, centralka internet, to jeszcze żeby jakoś tam udostępnić ten internet drukarce fiskalnej, żeby ona się jakoś połączyła, tak?

Paweł: Tak, na ogół jest tak, że już się podłącza do internetu, czy kablem, czy po WiFi. No i drukarki też zwykłe. Drukarki zwykłe, tu jedna rada – drukarki podłączamy po kablu. Jak jest możliwe – po kablu, bo to zawsze jest mniej problemów i to już wiele, wiele razy przerabialiśmy.

No i fajnie też jest, żeby te drukarki, które gdzieś bierzemy, żeby one też były odpowiednią wielkością gabarytem, bo też się spotykaliśmy z tym, że gdzieś miał ogromną drukarkę w jakimś gabinecie. No i ona po prostu tam nie pasowała, a my potrzebujemy tylko jakiś pojedynczy druk, jednostronicowy, no to, żeby dobrać też te urządzenie odpowiednio, a nie potrzebujemy maszyny, które ma A4, A3, podwójne skanowanie, drukowania dwóch stron, no bo to zajmuje miejsce. Jest coraz większa ta, a bardziej zależy nam na tym, żeby jednostronnicowo coś wydrukować szybciutko z gabinetu, a nie wiem, na zapleczu recepcji, albo w recepcji mamy jakąś większą maszynę, która drukuje nam w różnych tam formatach.

No i ważne jest to, że te drukarki, to też po kablu, to dobrze jest gdzieś tam zaplanować sobie coś.

Natalia: Powiem ci Paweł, że, no to IT, jak tak na początku mówiłeś, nie takie straszne, jeżeli chodzi o te gabinety medyczne, bo to wszystko można rozłożyć prosto na czynniki pierwsze, ale chyba najlepiej jest się zgłosić, czy do Ciebie, czy w ogóle znaleźć sobie taką osobę, jak się dopiero planuje gabinet. W sensie mam w zamiarach otworzyć gabinet, żeby to wszystko rozplanować, no bo jak Ty mówisz, te grzybki, co wiszą na sufitach, to to, żeby to jakoś tak ładnie wyglądało, a nie, nie wiem, mam gabinet cały na różowo, a ten grzybek będzie biały, to trochę nie będzie pasowało. Czyli tylko szansa jest dla tych nowo otwartych gabinetów, żeby sobie tak wszystko wiesz, od początku do końca ułożyć, czy też przychodzą do Was osoby, które już od dłuższego czasu pracują i nie wiem, co się nie działa, nie radzą sobie, ten Internet?

Paweł: To faktycznie jest tak, że najlepiej na początku to planować i to dużo pracy tu z elektrykiem i dużo zależy później od naszego efektu, od pracy elektryka. Fajnie jak się dobrze z nimi współpracuje, jak dobrze jest to przygotowane okablowania albo my możemy je wykonać, no to później dużo łatwiej jest coś pomontować, skonfigurować.

No jak brakuje tych kabli, a już mamy właśnie ładnie wszystko zrobione, no to później jest problem. Nie będziemy korytek robić białych na, nie wiem, jakimś czarnym suficie, bo tak mamy na przykład taki design.

A propos tych punktów dostępowych WiFi, właśnie tych talerzyków, no one mają takie skórki właśnie, takie obudowy, że mogą być czarne, marmurkowe, no przeróżne. Tak, oczywiście to kosztuje, ale można sobie, no dość często ostatnio są popularne takie czarne, industrialne sufity, no żeby to się ładnie wtopiło. Albo kamery, jak dawaliśmy, to w czarnych obudowach, to ich nawet nie widać, no fajne to jest.

Ale jeżeli jest taka sytuacja, że no już mamy jakąś placówkę albo nawet są takie sytuacje, że, nie wiem, mamy placówkę w budynku, gdzie developer coś wybudował, jakieś okablowanie tam jest, no bo też tak jest. Nawet z mieszkaniami też tak mamy, jak mamy, jak się wprowadzamy, to często jest tak, że próbujemy wszystko, bo instalacje przerabiamy, bo nam się nie podoba. No niestety, no dużo tutaj zależy od tych kabli, jak one są, jak one wyglądają.

Można się ratować takimi instalacjami kablowymi, natynkowymi, takimi korytami białymi, można je gdzieś tam pomalować. No, no zależy jaka jest sytuacja, gdzie, jakie mamy braki, problemy, czy to z zasięgiem, czy z jakichś tam coś szwankuje, jakaś drukarka i musimy ją podłączyć po kablu.

Także szansa zawsze gdzieś tam jest. Ale bardzo dużo zależy od kabli, także przy jakimś najbliższym remoncie, to dobrze sobie gdzieś to jest tam przemyśleć, no bo później robienie tego, jak już wszystko mamy wykończone, po prostu – jest to do zrobienia, bo to można bruzdować, można te kable tam pochować – tylko to kosztuje, trzeba to robić po godzinach, bo w placówkach pracują do wieczora, bo to te godziny wieczorne, weekendowe, więc to kosztuje, ta praca w tym czasie, no i tak to wygląda.

Natalia: A Wy też pracujecie w weekendy?

Paweł: Tak też się zdarza, ale raczej lubimy w godzinach takich biurowych.

No bo to też jest tak, że to trzeba gdzieś tam zaplanować, ten nowy. Ale tak, no jeżeli trzeba nie ma innego wyjścia, no to i trzeba to robić wieczorem, no to robimy to wieczorem, czy w weekendy.

Natalia: Czyli tak, mam nowy gabinet, no to rozmawiam z Panem elektrykiem, że coś będę potrzebowała, czy już lepiej od razu mieć z tyłu głowy jakiś kontakt do osoby, która po kolei będzie mi układała ten proces, właśnie centralka, komputery, internet i tak dalej? Czy Pan elektryk to ogarnie, czy to jak z fachowcem, kwestia doświadczenia?

Paweł: Z naszego doświadczenia – raczej nieogarnie. Bo już po elektrykach różne instalacje mieliśmy, ale mieliśmy też takich, gdzie naprawdę super – wzór. Jako przykład można było to dawać.

Ale dobrze już jest rozmawiać z kimś – i tak nie raz mieliśmy – z kimś, kto będzie miał wizję tego, jak to ma wyglądać później. Bo on wie na przykład, jak ja wiem jakie to urządzenie jest wielkie, jaki ma kolor, jaką ma wielkość, a tak rozmawiałem trochę z elektrykami, no to oni się w tym nie specjalizują i on gdzieś te kable podociąga. Ale co z tym dalej robić, czy to ma być jakieś takie szafie rakowej? I gdzie to ma być zamknięte, jak duża ona ma być, gdzie ona ma być, to to jest dobrze już z kimś rozmawiać, kto ma jakąś wizję, jak to ma funkcjonować, tak mówię. No i podstawowe pytanie, czy idziemy w własną serwerownię, bo jak serwerownię, no to musimy mieć pomieszczenie i klimatyzację i to jest wszystko dobrze przemyśleć i z elektrykami nasze doświadczenie jest takie, że raczej nie ogarną.

Kable można, jeśli przykładowo ktoś by współpracował z nami, powiemy, jak to okablowanie ma wyglądać, ale gdzieś doradztwo nasze, nawet taka po prostu, żeby ktoś się dopytał – ktoś, kto się zna na tym – żeby podpowiedział, w jaki sposób to było zrobione. Ale mówię, niektórzy elektrycy mają swoje takie działy, naprawdę też super, super to robią.

Natalia: Ok, rozumiem. Czyli i w przypadku nowego gabinetu, no to wiadomo, im wcześniej tym lepiej, ale mówisz, że nawet jeżeli mam już swój gabinet, coś mi szwankuje, no to też nie jestem na straconej pozycji, nie muszę się stamtąd wyprowadzać, tylko można jeszcze coś zrobić.

A chciałam Cię Paweł zapytać tak swojego doświadczenia, no bo tutaj dużo opowiadasz. Wcześniej jak rozmawialiśmy też mi opowiadałeś o wielu gabinetach i placówkach. Powiedz, jakie Ty byś wymienił trzy najczęstsze błędy, jeżeli chodzi właśnie o całą taką infrastrukturę, zaczynając właśnie od komputerów, po te kable, po Wi -Fi?

Co jest takie najczęstsze w tych gabinetach, żeby nasi też słuchacze mogli – chyba też się pocieszyć trochę, że nie tylko u nich nie działa.

Paweł: To jest takie powiem dwie chyba główne rzeczy, które to nie widzimy też w innych branżach. I rynek ten MŚP jest – kwestia haseł i backupów.

Bo jest tak, że jeżeli to mamy, jeżeli mamy ustrukturyzowane hasła w jakimś managerze haseł, dostęp do tego ma właściciel w jakiejś sytuacji krytycznej. Nie jest tak, że my jako firma za to odpowiadamy, ale właściciel też ma, bo to właścicielowi, czy właścicielom najbardziej zależy na ich biznesie. No niestety – nie na. Nam może bardzo zależy, ale na pewno nie aż tak, jak właścicielowi. Jeżeli ma do tego dostęp, ma to jakoś ustrukturyzowane i tam jest to spisane, a są i darmowe menadżery haseł, naprawdę jest tego dużo.

My z byd mordena korzystamy z wersji też darmowej, w przeglądarkach też jest tego dużo. Nawet w jakimś arkuszu gdzieś to można mieć. No i kwestia jest taka, że z menadżera hasła możemy sobie te trudne hasła tworzyć i pamiętamy tylko jedno trudne hasło do samego menadżera.

I to nie jest koszt, no kwestia też czasu. A się okazuje, że mamy tych systemów kilka, a jeżeli nie mamy, nie wiem, prosty przykład hasła administracyjnego, nie wiem, do rejestratora, do jakiegoś tam urządzenia, no to trzeba to resetować, jak resetować, trzeba to ustawić na nowo, jak ustawić na nowo, to trzeba zapłacić jeszcze raz za pracę, którą ktoś kiedyś zrobił i to generuje po prostu koszty.

To jest, to jest uważam, pierwszy bardzo, bardzo ważny punkt, no i drugi to jest kwestia backupu. Bo jakie byśmy nie mieli środowisko, infrastrukturę nawet zabezpieczone, no to żeby te dane, żebyśmy mieli te dane w odpowiedni sposób zabezpieczone i weryfikowali te backupy, czy one faktycznie się robią, bo też mieliśmy takie przypadki, że ktoś mówi, że się robią, a później się okazało, że się nie robią już do dwóch lat, bo coś się stało. Także pytanie, czy one się faktycznie robią i warto je odtwarzać co jakiś czas, to jest uważam, podstawa, bo to w sytuacjach takich turbo krytycznych, że naprawdę coś tragedia jest, no to jak mamy te hasła dostępne, no to jesteśmy w stanie, czy serwer kupić, czy komputery na nowo kupić, no bo to jesteśmy w stanie załatwić. I nawet nie wiem, nie w tym lokalu, a w lokalu obok otworzyć wszystko od zera, jesteśmy w stanie to otworzyć. A jeżeli tego nie mamy, no to niestety nic nam z najlepszych komputerów, serwerów i wszystkiego i tu mówię niezależnie od poziomu zabezpieczeń, to z backupami, no i z tymi hasłami, jest to bardzo, bardzo ważne i to są takie rzeczy, które są najistotniejsze.

No i kwestia jest tego sprzętu, żeby mieć w miarę, no aktualne oprogramowania, żeby to nie były – tak z legalnych źródeł, bo to są jakieś tam możliwości wejścia dla hakerów, do naszej, naszej infrastruktury. A tu, w tej branży, no bardzo ważne też jest przechowywanie, przetwarzanie danych, no tu mamy dane wrażliwe. Co do nich, no to też warto już się radzić też prawników i w jaki sposób, w odpowiedni sposób sobie to wszystko też zabezpieczyć i to jest, to jest bardzo ważne.

To co powiedziałaś właśnie, że instytucje nadzorujące, które właśnie wskazują, w jaki sposób jest to dobrze robić. No i to jest tak, że dopóki nas to nie spotkało, to się tak wydaje, że jest ok, jak nas nie spotkało, ale jak nas spotka i nie będziemy przygotowani, to to jest masakra, to jest po prostu ciężko. A ja mówię, no postawa, to ten backup plus te hasła, to wtedy nawet jak mówimy, gdybyśmy komputer od nowa musieli kupować, stawiać Internet, załatwić nawet jakieś mobilne na szybko, jesteśmy w stanie działać. A jak tego nie mamy, to, no to, no to, no to nie mamy żadnych tych danych i jest to duży problem.

Natalia: Tak, z tymi hasłami to mi ja opowiadałeś, że po prostu była taka sytuacja w placówce, że pracownik po prostu ciężko zachorował. Ale ja też myślę sobie, że z tymi hasłami to jest tak, że czasem są takie decyzje, że musisz się z kimś pożegnać.

No i jak robisz ten offboarding, jeśli on jest jakoś tam przerobiony, że odcinasz kogoś od dostępu, że jakoś zmieniasz hasła i tak dalej, żeby na to jednak zwrócić uwagę. No bo pracownik wychodzi, a jeśli dalej ma dostęp do naszej bazy danych medycznych, no to to już jest jakiś problem.

Ale mi się wydaje, że, no nie wiem, to trzeba chyba się skontaktować właśnie z taką osobą, jak Ty, która poradzi. Bo wiesz, nie ma takich manuali w Internecie – zwalniasz pracownika, zwalniasz lekarza, lekarz odchodzi albo lekarz sam rezygnuje, jak mu poodcinać te dostępy do haseł? No to jest takie, to jakoś trzeba sobie ułożyć i żeby później na przyszłość mieć.

Paweł: Jest powiedzmy parę takich punktów wspólnych, po których można by wyjść. No taką politykę bezpieczeństwa na przykład sobie wdrożyć, która ma jakieś tam parę podstawowych punktów, ale to musimy odnieść do naszej sytuacji, bo mamy inny system, bo u nas trochę inaczej wygląda, nie wiem – jak ktoś zdalnie pracuje, a może nikt zdalnie nie pracuje, nie wiem, właśnie mamy kontrolę dostępu, to trzeba mu kartę zabrać i wyłączyć tą kartę.

No i zaczyna być, że to nie jest tak, że mamy jeden magiczny przycisk, naciskam czerwone pole i tam odcina się wszystko. Teoretycznie w dużych korpo, w dużych firmach jest tak to opanowane, ale też ktoś to nadzoruje, jest do tego dział IT, który to nadzoruje. A tutaj jest ważne, żeby w ogóle mieli wiedzę, bo często nie mamy, a propos takich błędow właśnie, że nie mamy wiedzy w ogóle, co mamy i kto ma do czego dostać.

To jest też to, nie? Kto ma dostęp administracyjny, kto nie? Żeby generalnie zasada jest taka, żeby, jak wydajemy komuś uprawnienia do jakiegoś systemu, czy właśnie jakiejś karty, czy coś to, żeby to były minimalne uprawnienia, jakie musi mieć, żeby mógł funkcjonować.

Natalia: No i trzeba sobie gdzieś zapisać, że Pan Kowalski dostał wtedy kartę i ma takie uprawnienia.

Paweł: Tak, no to w systemach jest na przykład. W tych systemach, gdzie się tym zarządza, no to to jest, ale musimy mieć, ktoś musi być administratorem i zarządzać. Może być to właściciel, tylko pytanie też czy ma czas i głowę do tego, żeby tym zarządzać. Czy nie lepiej, żeby się zajął biznesem i rozwijał biznes.

No, bo ten światek IT, no mega, mega szybkość się rozwija, jest coraz więcej systemu, rozwiązań. Wszystko, co się da, się praktycznie informatyzuje. No i to, co mówię, jest coraz więcej, ktoś to musi gdzieś nadzorować i pilnować, bo faktycznie są takie sytuacje, mieliśmy, że ktoś miał do czegoś dostęp albo otworzył sam sobie jakieś bazy danych w swojej infrastrukturze, to znaczy na jakimś koncie Google 'a, a nie w systemach na serwerze. My nie mieliśmy konta administracyjnego do tego, co my możemy sobie zrobić, tak?

No i to trzeba też pilnować, ale to, że jest czynnik taki ludzki, no i to też już jest kwestia takiego onboardingu. I pilnowania pracowników, gdzie, jak oni pracują, gdzie to włączają, no bo znałem też takie ekstremalne przypadki, gdzie pracownicy mają tak zwaną białą strefę, medyczni, gdzie nie mają dostępu do internetu. Jest tylko system medyczny i nie mają dostępu do internetu, to, że jest taki hardening, tak zwany na poziomie takim, no najwyższym, że już nie ma nawet dostępu do internetu i żadnego pendrive 'a nie podepnie, nic po prostu, nic, tylko wykorzystać systemu.

I to jest spoko, no tylko, że to też jest uciążliwe, bo jak ktoś potrzebuje z maila skorzystać, czy coś, no to, nie wiem, musi do innego stanowiska na przykład, to są takie sytuacje.

Natalia: Tak, to już są ograniczenia właścicielskie. Chyba wyobrażenia nawet, że tam się trochę właściciel boi, że tam ktoś coś wyniesie, czy to zasadne, czy nie, to już nie będziemy :dzisiaj tego rozważać.

Ale na koniec chciałam Ciebie, Paweł, zapytać – bo tak, powiedziałaś właśnie sektor MŚP, czyli małe i średnie przedsiębiorstwo. Ja bym chciała właśnie zahaczyć, żebyś taką listę zakupów trochę przygotował, wiadomo, bez jakiejś specyfikacji, ale co jest potrzebne Twoim zdaniem w małym gabinecie? Dajmy na to, otworzyły sobie dwie osoby, dwóch lekarzy po studiach, postanowiło otworzyć gabinet i przyjmują we dwóch, to co by im było potrzebne, tak wiesz, na start.

I w takim większym gabinecie dajmy na to sześć osobnych pokoi, w których są przyjmowani pacjenci, więc zbyt tutaj tych lekarzy jest dwa razy tyle, bo wiadomo, że pracują na zmiany i tak dalej.

Więc dla takiego małego gabinetu dwie osoby i dla takiego gabinetu, gdzie jest sześć pokoi lekarskich, to jaką listę zakupów byś przygotował?

Paweł: No ona myślę byłaby podobna, no bo w jednym i drugim przypadku musimy mieć jakiś Internet, jakieś umowy z dostawcą musimy, tak jak mówiłem, ten światłowód, żebyśmy mieli. Jeżeli to jest mała placówka, no to wystarczy nam urządzenie, które dał nam powiedzmy operator, ale tam nie mamy też pewnie możliwości konfiguracji, także dobrze jest mieć swój router po prostu.

W większej placówce po prostu jest więcej tych urządzeń, tam switche, access points’y, w zależności od tego, jak duża jest placówka. Ale wracając, po kolei przy małym gabinecie. No to mówię, Internet, jakiś router z WiFi, czy tam, żeby kablami coś było podłączone, komputer, komputery, Pcd2 wystarczą. Drukarka, czy tam jedna, czy dwie, no bo to już zależy, jak chce mieć – w gabinetach, czy jedną jakoś tam wspólną, no bo też ona się nam przydaje.

No i pytanie podstawowe, właśnie jak się z nami kontaktować telefonicznie, no to tutaj ta centralka telefoniczna jest fajnym od razu rozwiązaniem i też nie kosztuje dużo, a jak mamy to od początku dobrze ułożone, to za pięć lat, jak będziemy mieć już dziesięć gabinetów, to będzie tak samo to wyglądało. I to jest fajne, że nie będzie po drodze jakiejś migracji, która będzie bolała i kosztowała, to jest ta centralka.

Natalia: Tak, bo najgorsze dla gabinetu wtedy jest wykasowanie numeru i kupienie nowego numeru, nie?

Paweł: Na przykład, no. Na szczęście dzisiaj jest tak, ale to jest od niedawna, może już od dwóch lat, że da się przenosić numery komórkowe takie z karty SIM na telefonie tych wirtualnych centralek. Kiedyś tego nie było, to jeszcze tak za dwa lata temu. Teraz da się to przenieść. I wtedy był problem, bo trzeba było zrezygnować albo przekierowanie jakichś połączeń, to przekierowanie też kosztowało.

To przekierowanie było wąskim gardłem też, jeżeli chodzi o ilość połączeń, no i to stwarzało jakieś tam problemy. Ale wracając do tej listy, no i kwestia jest ostatnia systemu, na jakim pracujemy. No przykład, w przypadku mniejszych placówek, no to ja rekomenduję, żeby nie budować swojej serwerowni, bo to nie ma sensu. Ale lepiej kupić gotowe rozwiązanie, gdzie ktoś się tym zajmuje, opiekuje, gdzie mamy support. No bo jak mamy własną infrastrukturę, w sensie serwerownię, no to musimy po prostu korzystać z firmy, która będzie nam się zajmowała tym serwerem, backupami i tym wszystkim.

A jakby to wszystko, mówię, policzyć, kwestia też jest miejsca, bo w mniejszym gabinecie szkoda nam też miejsca gdzieś na serwer. Te serwery są duże, one nie mogą być w gabinecie. Bo nie jest człowiek w stanie wypracować z tymi wentylatorami cały dzień, bo głowa rozboli, no i jest szkoda miejsca, a metraż nie jest tani też lokali. No to po co mamy za to płacić, jak to dobrze wszystko chodzi, to lepiej po prostu kupić usługę, którą ktoś nam świadczy. Tak jak Wasze rozwiązanie i mamy z tym spokój, tak, mamy support i w naszym interesie jest to, że mamy mieć komputer, z aktualnym oprogramowaniem, mamy mieć internet, jakąś drukarkę, jak coś potrzebujemy wydrukować, no i ten telefon, tak, i tyle.

I to jest tyle, w przypadku większej placówki, takiej gdzie jest nawet 6-7 gabinetów, to wygląda bardzo podobnie, tylko mamy więcej drukarek, więcej sprzętu. Jeszcze to nie jest taki poziom na ogół, że już mamy własny serwer, no chyba już mamy, mówię, mały szpital, że mamy już, nie wiem, laboratoria, mamy jakąś salę operacyjną, no bo tam zaczynamy mówić też o innych systemach, nie musimy mieć takiego prostego systemu do umawiania wizyt i takie medycznego po prostu, tylko musimy mieć jakieś inne jeszcze systemy, wtedy pojawia się zasadność, na przykład zakupu tego serwera.

Natalia: No Paweł, powiem tak, no wyczerpująco, ja czuję, że wyczerpująco cię wypytałam. Ja się dużo dowiedziałam też przy okazji, jak to wszystko poukładać od początku, a nawet jeżeli ktoś prowadzi gabinet, to po prostu żeby sobie posprawdzał etap po etapie, jak to u niego działa i czy działa. No ja na koniec właśnie chciałam Ciebie zapytać, jak można z Twoją firmą i z Tobą bezpośrednio współpracować, mieć Twoje doradztwo, czy nawet w ogóle zgłosić do Ciebie, żebyście przyszli i, że tak powiem, posprzątali – jak to wygląda?

Paweł: No to najlepiej po prostu do nas zadzwonić, napisać. Ja myślę, że kontakty podeślemy na LinkedIn, nie na stronie. No ale najczęściej klienci po prostu do nas dzwonią albo piszą. Tak jest z nami się najłatwiej skontaktować.

No jak współpracujemy, no pierwsze gdzieś tam zawsze warto się spotkać na tą przysłowiową kawę, godzinę posiedzieć, żeby się w ogóle rozeznać, jak to wygląda. Żeby się wstępnie zorientować co mamy, jak to działa. A co nam nie działa i co nam przeszkadza.

I z takiej godziny i rozmowy już możemy dużo wynieść, czy to na miejscu, czy online. Także warto zawsze gdzieś tam rozmawiać. No i jeżeli będzie taka potrzeba, będzie to wymagało albo będziemy widzieć, że są jakieś takie problemy, które nam przeszkadzają w pracy, czy zmniejszają naszą efektywność, produktywność, no to możemy rozmawiać wtedy o wdrożeniach czy audycie. Jeżeli mówimy o jakiejś takiej troszkę większej infrastrukturze, no to już wtedy faktycznie już dobrze jest zrobić ten audyt, bo jak nie zrobimy tego audytu, a mamy tych urządzeń i tego wszystkiego dość sporo i zaczniemy modernizować, zmieniać, to przyjdzie taki moment, że i tak ten audyt gdzieś w trakcie się wykona i tak naprawdę i tak za to zapłacimy, a my robimy tak, że jak robimy audyt, to później rabatujemy dość mocno nasze usługi, bo to nam mega, mega dużo upraszcza i ułatwia, żeby później wiedzieć co mamy robić w jakiej kolejności.

No i to też na spokojnie etapami, to też nie ma co się tak spieszyć, że musimy rewolucję od razu robić i tak dalej, no to ja mówię – najważniejsze – zabezpieczmy sobie te dane, miejmy te hasła, te backupy, żebyśmy wiedzieli kto ma do czego dostęp. To jest praca, nawet jakbyśmy chcieli w jednym momencie w ciągu jednego tygodnia, no to nie da się tak tego zrobić, to po prostu jest bieżąca, comiesięczna, tam po parę godzin, jakichś tam chwil, praca, żeby sobie to wypracować i taki nawyk sobie wdrożyć, też pracownikom, współpracownikom, w jaki sposób działamy.

Natalia: Tak, tak, no wiesz, wyobrażam sobie, że wpisując np. centrala nawet, to tych rozwiązań jest bardzo dużo, więc dobrze będzie polegać na kimś, kto jest w stanie właśnie podpowiedzieć, jak to po kolei, bo tutaj tych zalet centrali dużo wymieniłeś.

Paweł, jeszcze jak ja tutaj dodałam link do twojej strony, więc ci państwo, którzy są teraz na żywo, to na pewno sobie tam zajrzą i obawiam się, że mogą rzucić okiem na to, że jesteś z Krakowa, a oni są gdzieś dalej z Polski.

Powiedz, jak – czy np. ktoś z Gdańska też może nawiązać z Wami współpracę, czy Wy jednak małopolska i te województwa ościenne. Jak to wygląda?

Paweł: No nie ma co ukrywać, że najprościej jest mimo wszystko, jak jesteśmy gdzieś tu w miarę na miejscu, no bo jak nie działa internet, no to trzeba jechać, bo zdalnie nic nie zrobimy.

Tak to już jest, ale działamy w Krakowie i w Rzeszowie i gdzieś tu we Wrocławiu. Także nam tu jest najprościej, ale mamy też partnerów swoich, firmy, z którymi współpracujemy. Mamy gdzieś tam podwykonawców, no to jesteśmy w stanie gdzieś kogoś podesłać.

A tak jak mówię, możemy na takiej online rozmowie też porozmawiać i w ten sposób możemy coś już doradzić. Ale warto mieć mimo wszystko kogoś na miejscu. Bo jak coś się wysypie, IT i nie działa i trzeba będzie podjechać, to jest dobrze, żeby ktoś tam w miarę szybko był w stanie dojechać.

Ale i doradzaliśmy klientom i w Trójmieście i gdzieś nad morzem, były też takie tematy. Także jesteśmy w stanie przynajmniej pomóc i doradzić, do kogo się tam udać. Mamy dużo fajnych kontaktów. A co do zakupu sprzętu, na przykład to tutaj nie ma na przykład znaczenia.

Tu jesteśmy w stanie polecić firmy i kwestia jest wysyłki. Kurier na następny dzień jest, także to tutaj nie ogranicza. Ale jeżeli chodzi o takie bieżącej obsługi, współpracy informatyczne, to gdzieś to w miarę lokalnie dobrze jest mieć na chwilę, żeby szybko ratowało.

Natalia: Okej, dobra, no to ja wszystko wiem, bardzo ci dziękuję za dzisiejsze spotkanie i za ten czas dużo rozjaśniłeś i odczarowałeś chyba te kwestie związaną z IT. No i Ty też poruszasz się po tym obszarze cyberbezpieczeństwa, dlatego rozumiem, że te hasła zwracasz na nie uwagę szczególnie.

Paweł: No już dużo czytam, dużo się tam edukujemy, no widzę jakie są sytuacje i to jest, notoryczne, że to mówię, fajnie jest jak to nas nie spotka, ale jak nas już spotka, to jest naprawdę. Ja nawet miałem sytuację z telefonem, że utopiłem telefon, który teoretycznie jest wodoodporny, no to jak miałem jeden backup, tak teraz mam dwa i książkę, mam jeszcze kontaktów ekstra wyeksportowaną. Bo nawet takie dwa dni na telefonie tymczasowym, działanie na telefonie bez kontaktów, bo dopiero backup byłem w stanie wgrać na telefon, który miał odpowiednie parametry, po prostu miał odpowiednią ilość pamięci, no jest utrudniające. Ja mówię o jednym gdzieś tam urządzeniu, no i to tak się uczymy na błędach, a dobrze jest się nauczyć na czyichś błędach, żeby nas to nie kosztowało i dlatego ja tak o tym mocno mówię, bo to później jest dużo stresu, naprawdę to zaczyna i czasowo i kosztowo nas dużo, dużo zdrowia też kosztować, dlatego lepiej sobie to nas spokojnie przemyśleć, sprawdzić, spisać, żebyśmy spokojnie mogli spać. Nawet na takie krytyczne sytuacje, jak to by się, no, naprawdę najczarniejszy scenariusz, lepiej być przygotowanym, bo w razie czego jesteśmy w stanie szybko działać, nawet nową placówkę postawić.

Natalia: Tak. Ok. No to co, Paweł, bardzo Ci dziękuję za czas, za spotkanie i za to, że się podzieliłeś tak dużą ilością wiedzy z takiej codziennej praktyki z branżą medyczną.

Paweł: Super, ja również dziękuję. Bardzo miło było tutaj z Tobą porozmawiać. To do usłyszenia.

Natalia: Tak jest. Dziękuję i do zobaczenia.

Czy warto korzystać z e-rejestracji w placówce medycznej?

Czy warto korzystać z e-rejestracji w placówce medycznej?

E-rejestracja w placówce medycznej to nowoczesne rozwiązanie, które przynosi szereg korzyści zarówno pacjentom, jak i personelowi medycznemu. Przede wszystkim, umożliwia pacjentom wygodne umawianie wizyt do lekarza bez konieczności dzwonienia czy osobistej wizyty. Dzięki temu oszczędzają czas, który mogą poświęcić na inne, ważniejsze sprawy i mogą umówić się do lekarza nawet jeśli ich stan zdrowia nie pozwala na wyjście z domu.

System e-rejestracji jest dostępny 24/7, co oznacza, że pacjenci mogą zarezerwować termin wizyty do poradni specjalistycznej o dowolnej porze dnia i nocy, niezależnie od godzin pracy rejestracji. To szczególnie ważne dla osób pracujących w nieregularnych godzinach lub mających napięty harmonogram dnia. To dobre rozwiązanie również dla osób, które wciąż wolą umawiać się telefonicznie, żeby zapisać się do lekarza, bo przy okazji mogą dopytać o wystawienie skierowania lub inne kwestie związane z leczeniem specjalistycznym. Czas oczekiwania na połączenie się skraca, więc są zadowoleni. Placówka medyczna jest dzięki temu lepiej postrzegana i zdobywa lepsze opinie.

Dodatkowo, e-rejestracja minimalizuje ryzyko pomyłek i zapomnienia o wizycie, ponieważ system medyczny Proassist może wysyłać przypomnienia SMS lub e-mail przed planowanym terminem świadczenia.

Dla personelu medycznego e-rejestracja oznacza mniejszą ilość pracy administracyjnej i mniej połączeń telefonicznych do obsłużenia. Automatyzacja tego procesu pozwala na lepsze zarządzanie harmonogramem pracy lekarzy i rejestratorek medycznych, co przekłada się na wyższą jakość obsługi pacjentów i ich szybszy powrót do zdrowia. Rejestratorka może zająć się sprawdzaniem listy oczekujących, a lekarz wykonywaniem świadczeń.

Jak wygląda e-rejestracja w systemie medycznym Proassist?

Wielokanałowy dostęp do e-rejestracji w placówce medycznej

Oprogramowanie medyczne Proassist umożliwia dodanie specjalnego widżetu do e-rejestracji dla placówek medycznych na stronach www, w wizytówce Google oraz w social mediach. Tak, dobrze widzisz! Z Proassist Twoi pacjenci będą mogli umówić się na wizytę do lekarza także przez Twój profil na Facebooku, Instagramie, a nawet TikToku! Brzmi trochę śmiesznie? Nic bardziej mylnego! Dla pokolenia Z robienie wszystkiego online jest naturalne. Zdalna opieka zdrowotna również.

Te młode osoby, urodzone w dobie cyfryzacji i dorastające w czasie błyskawicznego rozwoju wirtualnego świata korzystają z Instagrama, Facebooka i TikToka na co dzień. Z pewnością nie będą mieli obaw przed zapisaniem się na wizytę do lekarza za pomocą tych platform, a wręcz przeciwnie – placówki prężnie działające w Internecie wzbudzają w nich większe zaufanie. No bo jeśli placówka dba o swój marketing internetowy i podąża za nowinkami technologicznymi, to przecież dobrze o niej świadczy – jest dobrze rozwinięta, nowoczesna i otwarta na klientów. Na pewno też dobrze zadba o nasze zdrowie. Dlatego jako właściciel gabinetu, lekarz lub manager nie musisz obawiać się udostępnienia opcji e-rejestracji w swoich mediach społecznościowych.

Brak konieczności tworzenia konta

Większość z nas nie lubi tworzyć dodatkowych kont na stronach internetowych, dlatego proces e-rejestracji w Proassist skonstruowany jest tak, że nie jest potrzebne żadne internetowe konto pacjenta. Wystarczy, że pacjent wprowadzi w okienku wymagane dane i już jest zapisany! To szybkie i wygodne rozwiązanie – zwłaszcza dla osób, które potrzebują tylko wystawienia e-skierowania, zaświadczenia lub naniesienia poprawek na wcześniejszym skierowaniu. Osoby, które potrzebują szybkiego powrotu do zdrowia też będą zadowolone z takiego rozwiązania.

Integracja z kalendarzem

Rejestracja pacjentów przez Internet w Proassist jest w pełni zintegrowana z systemem chmurowym, z którego korzystają lekarze, rejestratorki i pozostały personel. Wizyty umówione online zostaną od razu, w czasie rzeczywistym, automatycznie przeniesione do kalendarza, który jest widoczny dla rejestratorek medycznych i lekarzy. Dzięki temu cały proces e-rejestracji w placówce medycznej i ogólnego zarządzania wizytami staje się bardziej płynny i efektywny, a ryzyko podwójnych rezerwacji i błędów w dokumentacji zostaje wyeliminowane. Rejestratorka w każdej chwili może też zadzwonić do pacjenta i poinformować go, że np. musi dostarczyć nowe skierowanie.

Personalizacja widżetu

Usługi dotyczące zdrowia, które będą mogli wybrać pacjenci w procesie umawiania wizyt online, mogą być dostosowane według Twoich preferencji. Nie musisz dodawać wszystkich usług do wyboru dla pacjenta, jeśli obawiasz się, że pacjent nie będzie wiedział, na jaką usługę ma się zapisać. Wystarczy, że wybierzesz kilka podstawowych świadczeń i nazwiesz je w oknie e-rejestracji w prosty i zrozumiały sposób, np. „rezonans magnetyczny”, „konsultacja” albo „USG jamy brzusznej”. Możesz ustawić dla pacjenta także informacje dodatkowe na temat świadczeń zdrowotnych – na przykład, że wizyty odbywają się tylko na podstawie skierowania lub że wizyta do specjalisty odbywa się tylko jeśli pacjent odpowiednio się przygotuje.

Standardowa wersja widżetu e-rejestracji w systemie Proassist umożliwia wybór podstawowych ustawień, co pozwala na częściowe dopasowanie do estetyki strony internetowej. Jednak dla tych, którzy chcą pełnej personalizacji, Proassist oferuje zaawansowane możliwości dzięki API. Dzięki API możesz edytować wszystkie elementy widżetu, takie jak kolor, kształt, czy czcionka, która jest charakterystyczna dla wyglądu strony internetowej Twojej placówki. E-rejestracja ma wtedy spójny i profesjonalny wygląd.

Zamknięty proces zakupowy

Jeśli decydujesz się na wprowadzenie e-rejestracji do gabinetu medycznego lub kosmetologicznego, warto rozważyć też opcję udostępnienia płatności online dla swoich pacjentów. Pozwoli to na szybkie zamknięcie procesu zakupowego – pacjent znajdzie dostępny termin w Internecie, umówi się na wizytę i zapłaci z góry. Jeśli pieniądze zostaną już pobrane z jego konta, to z pewnością zakończy już swoje poszukiwania (nie będzie szukał szybszego terminu czy tańszego świadczenia).

Dodatkowo, możesz sam zdecydować, czy chcesz, żeby pacjent płacił z góry całą kwotę, czy tylko zadatek. Możesz wybrać też, czy chcesz zwracać pieniądze w przypadku, gdy pacjent odwoła wizytę na mniej niż 24h przed umówionym terminem. W Proassist przygotowaliśmy dla Ciebie regulaminy płatności online, które pomogą Ci działać w tej kwestii zgodnie z prawem.

Jak dodać możliwość e-rejestracji na swoją stronę internetową?

Dodawanie widżetu e-rejestracji dla placówki medycznej do wizytówki Google, na własną stronę www lub na profile w mediach społecznościowych jest bardzo proste, jeśli korzystasz z systemu Proassist dla gabinetów medycznych. Możesz to zrobić:

1) samodzielnie – korzystając z Bazy Wiedzy i zawartych w niej instrukcji. Instrukcje dotyczące e-rejestracji znajdziesz TUTAJ

Dla osób, które wolą samodzielnie wykonywać techniczne zmiany w systemie medycznym Proassist, przygotowaliśmy Bazę Wiedzy, która jest pełna instrukcji i filmików instruktażowych.

2) z pomocą działu Customer Succes na podstawie zgłoszenia osobistego

Pomoc Techniczna w Proassist jest otwarta na klientów i dostępna od poniedziałku do piątku w godzinach od 08:00 do 18:00. Pracujemy w takich godzinach jak standardowo pracują gabinety medyczne, żeby świadczeniodawca w każdej chwili mógł poprosić o wsparcie.

Możesz skontaktować się z Pomocą w dowolny sposób – poprzez e-mail, telefon lub czat na żywo.

Zacznij już dziś! Gabinet medyczny dostępny 24/7 – to możliwe!

Jak założyć placówkę telemedyczną? Jakie narzędzia będą potrzebne do prowadzenia działalności telemedycznej?

Jak założyć placówkę telemedyczną? Jakie narzędzia będą potrzebne do prowadzenia działalności telemedycznej?

Przewodnik: co musisz mieć w gabinecie, żeby oferować usługi teleporad i wideokonsultacji.

Telemedycyna, jako innowacyjna forma świadczenia usług medycznych, zdobywa coraz większe uznanie zarówno wśród pacjentów, jak i lekarzy. Aby jednak była ona skuteczna i wygodna dla obu stron, systemy medyczne muszą spełniać konkretne wymagania. Kluczowym wyzwaniem jest zapewnienie anonimowości kontaktu, aby pacjent nie znał bezpośredniego numeru telefonu lekarza. Kolejną istotną kwestią jest integracja zaawansowanego oprogramowania do wideorozmów, które eliminuje konieczność wysyłania oddzielnych linków i upraszcza proces konsultacji. Skuteczny system telemedyczny powinien wspierać wszystkie aspekty zdalnej opieki zdrowotnej, od konsultacji, przez diagnostykę, po monitorowanie stanu zdrowia pacjentów, zwiększając tym samym efektywność pracy lekarzy oraz komfort pacjentów.

Funkcje oprogramowania medycznego niezbędne w Telemedycynie

Oprogramowanie medyczne Proassist oferuje szereg funkcji, które znacząco ułatwiają i usprawniają realizację telemedycyny:

E-rejestracja i system płatności internetowych za wizytę:

jeśli pacjent nie jest w stanie udać się do lekarza osobiście, to prawdopodobnie nie będzie mógł też przyjść umówić się na wizytę. Rejestracja telefoniczna również może być dla niego uciążliwa. Dlatego w przypadku telemedycyny tak ważna jest możliwość e-rejestracji na wizytę do specjalisty. Pacjent może sam wybrać dogodny dla niego termin bez konieczności zakładania internetowego konta pacjenta. Jeśli wizyta odbywa się w 100% zdalnie, to warto dodać również opcję płatności online za wizytę.

Oprogramowanie medyczne Proassist daje taką możliwość, co jest wygodne dla obu stron. Pacjent może wybrać dowolną formę płatności, a płacąc z góry za wizytę ma pewność, że wizyta się odbędzie. Lekarz natomiast nie musi martwić się, czy wizyta zostanie opłacona ani dzwonić do księgowej z prośbą o sprawdzenie przelewów, ponieważ w systemie widzi status płatności za wizytę.

Warto zaznaczyć również, że system Proassist ma najniższą prowizję w płatnościach online ze wszystkich systemów medycznych dostępnych na rynku.

Elektroniczna Dokumentacja Medyczna (EDM):

chmurowy system medyczny Proassist pozwala na prowadzenie EDM i umożliwia szybki dostęp do historii chorób, wyników badań i innych kluczowych informacji o pacjentach. Dzięki temu lekarze mogą podejmować bardziej świadome decyzje, mając wszystkie niezbędne dane w zasięgu ręki.

Wideokonsultacje bezpośrednio z systemu medycznego:

system medyczny Proassist umożliwia prowadzenie zdalnych konsultacji w formie wideo, co pozwala na szybką i wygodną komunikację z pacjentami. Możliwość realizacji wideoporady prosto z okna systemu zapewnia efektywność spotkań. Lekarz nie wyłączając okna rozmowy może uzupełniać dokumentację medyczną w trakcie jej trwania. Zupełnie tak, jak gdyby pacjent był w gabinecie!

Konsultacja online prosta w obsłudze dla pacjenta:

system Proassist generuje dla pacjenta link do spotkania, dzięki czemu pacjent nie musi posiadać żadnego dodatkowego programu do spotkań online na swoim komputerze ani nie musi specjalnie tworzyć konta na różnych platformach. System wygeneruje specjalny link, który automatycznie zostanie wysłany do pacjenta jakiś czas przed wizytą. Pacjent może dołączyć do spotkania jednym kliknięciem! Jeśli jednak pacjent zgubi wiadomość z linkiem – nic straconego. Lekarz może wysłać mu link jeszcze raz, na chwilę przed rozpoczęciem wizyty.

Szablony wizyt i powielanie recept:

aby usprawnić pracę lekarzy, wprowadziliśmy do systemu szereg automatyzacji, które mogą pomóc w żmudnym wypełnianiu dokumentacji medycznej. To, co z pewnością przyda się na powtarzalnych teleporadach, to szablony wizyt. Możesz ustawić pewne rzeczy, które będą wpisywały się automatycznie, a Ty zmienisz tylko poszczególne parametry dotyczące stanu pacjenta. Kiedy wystawiasz receptę na stałe leki, możesz też skorzystać z opcji powielania recept i zamiast wpisywać na nowo wszystkie leki, jednym kliknięciem powielić receptę wystawioną na poprzedniej wizycie.

Szybka wysyłka zaleceń po wizycie:

automatyczna wysyłka linku do wideokonsultacji dla pacjenta nie jest jedyną automatyzacją w systemie Proassist. Jeśli w systemie wcześniej zostanie wprowadzony adres e-mail pacjenta (na przykład na etapie rejestracji), to po zakończonej wizycie lekarz może przesłać pacjentowi podsumowanie wizyty, zalecenia oraz wystawione skierowania za pomocą jednego przycisku. Dokumenty prosto z systemu trafią na e-mail pacjenta.

Podsumowując, telemedycyna to przyszłość nowoczesnej opieki zdrowotnej, oferująca niezrównane możliwości zdalnej diagnostyki i leczenia. Wykorzystanie zaawansowanego oprogramowania medycznego jest istotne dla skutecznego wdrożenia telemedycyny w placówce medycznej. Rozwiązania systemy Proassist zostały stworzone z myślą o usprawnieniu pracy lekarzy i poprawie komfortu pacjentów.

Jeśli chcesz zapewnić swoim pacjentom najwyższy poziom usług i korzystać z oprogramowania, które wspomaga pracę lekarzy, skontaktuj się z nami pod numerem 505 708 455!

Jeżeli chcesz poczytać więcej o funkcjach, które oferuje system medyczny Proassist, zajrzyj TUTAJ

RODO w placówce medycznej – co musisz wiedzieć jako manager lub właściciel gabinetu?

RODO w placówce medycznej. Co jako manager lub właściciel musisz wiedzieć o ochronie danych osobowych w gabinecie medycznym?

W kwietniowym odcinku naszej serii „Gość Proassist”, Jacek Piaseczyński, CEO Proassist, poprowadził ważną rozmowę na temat ochrony danych osobowych w placówkach medycznych. Podczas tego spotkania udało się porozmawiać z Irkiem Zabawą – radcą prawnym i Inspektorem Ochrony Danych Osobowych.

Tytuł odcinka „RODO w placówce Mmedycznej” sugeruje już, że temat RODO będzie nadrzędny. Nie bez powodu. Ochrona danych osobowych w dziedzinie medycyny staje się coraz ważniejsza, a naruszenia mogą prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych.

Jako managerowie i właściciele placówek medycznych, musicie być dobrze poinformowani na temat przepisów RODO i świadomi konsekwencji nieprzestrzegania tych zasad.

Czy wiesz, kim jest IODO (Inspektor Ochrony Danych Osobowych) i dlaczego jest kluczową postacią w placówkach medycznych? A co z karami, jakie mogą zostać nałożone za niestosowanie się do przepisów RODO? Na te pytania i wiele innych odpowiedź znajdziesz poniżej!

Przygotuj się na dogłębną analizę zagadnień prawnych oraz praktyczne wskazówki, które pomogą Ci zabezpieczyć dane osobowe pacjentów i uniknąć potencjalnego ryzyka. Czas zacząć lepiej zrozumieć RODO w kontekście placówek medycznych!
Jacek: Od jakiegoś czasu spotykam się z ekspertami wspomagającymi menadżerów czy właścicieli gabinetów lekarskich czy placówek medycznych w ramach cyklu spotkań “Gość Proassist”. Jest dzisiaj z nami radca prawny Ireneusz Zabawa. Cześć Irek!

Irek: Cześć, dzień dobry. Witam Państwa, witam wszystkich.

Jacek: Zaraz Irek oddam Ci głos, żebyś się chwilę przedstawił. Natomiast ja tu od razu mówię, my jesteśmy z Irkiem na “Ty”, udało nam się wcześniej porozumieć. Irek jest specjalistą w zakresie też prawa, ale tutaj specjalizuje się w tej branży medycznej – jest Inspektorem Ochrony Danych Osobowych i specjalizuje się w sprawach tych wszystkich RODO, zna te wszystkie zagwozdki. A to, co ja najbardziej cenię w Irku, to to, że On podchodzi do tego spokojnie, zachowawczo, bez jakichś specjalnych stresów nerwów i tego żebyśmy tutaj się wszyscy bali, że zaraz pójdziemy siedzieć i z torbami i tak dalej. Dlatego jeżeli ktoś będzie chciał korzystać z takiego Inspektora, który nie robi wielkiej burzy, tylko właśnie uspokaja, to zapraszam. Irek, oddaję Ci głos, jakbyś mógł się chwilę przedstawić.

Irek: Dzień dobry jeszcze raz. No tak, to słuszna uwaga – chyba nie mamy tutaj zamiaru straszyć i roztaczać jakichś strasznych wizji,co się stanie, jeżeli nie będziemy przestrzegali rozporządzenia RODO. A czasem tak się dzieje. No wiadomo, że jeżeli ktoś chce zachęcić, w szczególności do korzystania z usług prawnych, czy w ogóle jakichś usług doradczych, no to trzeba tutaj takie wizje roztoczyć, że jeżeli nie przestrzegamym, no to straszne rzeczy się staną. Przyjdzie nam jakaś kontrola, wielomilionowe kary nałoży, czy też jakieś poważniejsze konsekwencje – chociaż nie wiem, co może być poważniejsze od wielomilionowej kary. I to prawda, oczywiście.

Ja zajmuję się jedną z działek, specjalizacji – z resztą tak jak wielu prawników w ostatnich latach. Prawników zajmujących się bardziej działką prawa cywilnego, czy prawa pracy jest również ochrona danych osobowych. No i związane z ochroną danych osobowych chronienie funkcji Inspektora Ochrony Danych. W tym momencie w kilku podmiotach taką rolę pełnię, również w podmiotach związanych z branżą medyczną. Są to duże spółki, na przykład farmaceutyczne, chociaż tam jest trochę inna specyfika ochrony danych niż w przypadku podmiotów zajmujących się ochroną zdrowia.

No więc tutaj chyba jak najbardziej będę mógł w stanie pomóc – jeśli chodzi o zagadnienia. No bo sama działka podmiotów, które zajmują się jednostką ochrony zdrowia, czy indywidualnych praktyk lekarskich, czy to spółek, czy jeszcze innych podmiotów. No jest dosyć inna to specyfika niż w wielu innych działach ochrony danych osobowych. Zwłaszcza, myślę, że w trakcje naszej dzisiejszej rozmowy wyjdzie, że kwestie ochrony danych osobowych – tutaj trzeba bardzo mocno przyłożyć swoją uwagę do tych kwestii. No i chociażby to, co w ostatnich miesiącach dosyć szerokim echem odbiło się w branży medycznej, związanej z ochroną danych osobowych, to te kodeksy postępowania, które obowiązują. Pierwsze dwa kodeksy postępowania zatwierdzone przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. To właśnie wskazuje na to, że w tym sektorze jest to bardzo ważne zagadnienie, na które trzeba zwrócić uwagę. Ale tak jak też mówiliśmy na wstępie,strasznie ciężko nie będzie.

Jacek: Pewnie, że tak. Ja od razu powiem, że można zadawać pytania również na czacie, jeżeli ktoś w ogóle może tam napisać, że nas słychać, widać – będzie nam miło. Będziemy pewni tego, że nie mówimy w próżnię. Z drugiej strony, ja mam już przygotowane pytania – zapraszam do nas na grupę na Facebooku, grupa nazywa się “Zrozumieć Pacjenta”. Tam jest taka nasza społeczność wokół Proassist i Oni też mi prywatnie pisali pewne pytania, które chcieliby, żebym zadał. To pierwsze pytanie akurat nie jest z tym związane, bo takie są bardziej konkretne. Natomiast, no myślę, że dobrze by było od tego zacząć w ogóle.

Czy placówki medyczne muszą stosować Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych? Bo to jest pytanie takie podstawowe, które też się pojawia.

Irek: No to na to oczywiste pytanie odpowiem. Też może istotne zastrzeżenie i informacja, gdyby okazało się że potrzeby byłyby tutaj większe, pytań byłoby sporo, mieliby Państwo chęć spotkania się jeszcze raz – możemy w przyszłości jakieś bardziej wyspecjalizowane spotkanie w tym zakresie zrobić, gdzie skoncentrujemy się na jakimś konkretnym zagadnieniu. No bo dzisiaj mamy mówić ogólnie o tych zagadnieniach, które są bardzo, bardzo szerokie, jeśli chodzi o system ochrony zdrowia.

Czy musimy stosować – no to wiadomo, co odpowiem – musimy. No, niestety. W zasadzie każdy podmiot, który zajmuje się – to będę może często używał tego stwierdzenia: podmiot. No ale, czy indywidualna praktyka lekarska, czy spółka, czy jeszcze jakieś inne jednostki, które w sektorze ochrony zdrowia występują. No niestety muszą rozporządzenie RODO stosować.

Ono zajmuje się ochroną danych osobowych każdej osoby fizycznej, każdego z nas. Więc jak Państwo na co dzień w swojej praktyce widzą, to jest podstawa w świadczeniu opieki zdrowotnej nad pacjentami. Pacjentami są tylko i wyłącznie osoby fizyczne. Żeby świadczyć im te usługi związane z Waszą specjalnością, no niestety trzeba pozyskiwać dane ustawowe. Od tych najbardziej podstawowych: imię i nazwisko, dane kontaktowe, dzięki którym możemy się skontaktować z pacjentem, dzięki którym możemy mu wysłać jakieś informacje o nas, o lekarzach, o usługach przez nas oferowanych. No niestety również o wiele bardziej zaawansowane dane osobowe tutaj są konieczne do zbierania.Tak więc mamy zwykłe dane osobowe, którymi zajmuje się całe rozporządzenie RODO, no i to jest szczególnie ważna specyfika w branży, o której dzisiaj mówimy, czyli ten artykuł 9 z rozporządzenia RODO, gdzie mamy opisane tzw. szczególne kategorie danych osobowych, zwane też inaczej wrażliwymi danymi osobowymi. Pośród tego całego katalogu, który jest tam wymieniony, takich jak dane o poglądach politycznych,o naszej religijności, najważniejszą chyba są dane dotyczące zdrowia osoby fizycznej. No i w związku z tym, te szczególne kategorie danych w Waszej praktyce, w Państwa praktyce, czy to zawodowej, czy managerów – jeżeli niektórzy z Państwa są tutaj osobami zarządzającymi jednostkami ochrony zdrowia. Te wrażliwe kategorie danych są przetwarzane masowo, wobec tego musimy stosować te przepisy, a nawet – co więcej – musimy szczególną uwagę przyłożyć na przestrzeganie tych przepisów.

Jacek: Okej. I teraz pytanie do Ciebie, bo bardzo duża część placówek – to wiem z autopsji, bo im sprzedajemy oprogramowanie do przetrzymywania tych danych, uważa też, że w ramach tego, że Oni muszą stosować rozporządzenie o ochronie danych osobowych, no to muszą od każdego pacjenta pozyskiwać – popraw mnie, jeżeli się mylę – zgody na pozyskiwanie, czy przetwarzanie danych osobowych. Czyli pacjent wchodzi do placówki, Oni mu dają kartkę papieru, a jeżeli mają Proassist, to mu dają tablet do podpisu, On tam podpisuje swoim podpisem, że okej – zgadzam się na przetwarzanie danych osobowych. Czy Oni muszą to robić?

Irek: To jest jedna z podstawowych kwestii, o których na szczęście w ostatnich latach jest coraz większa świadomość tego, czy należy to robić, czy nie należy tego robić. Ta świadomość jeszcze utarta na podstawie starych przepisów. W Polsce to była Ustawa o Ochronie Danych Osobowych z 97 roku, która przez wiele lat obowiązywała, była podstawowym aktem prawnym w tym zakresie. Również dosyć poważne konsekwencje przewidywała, ale jakoś tak to wyglądało, że mało kto bał się tej ustawy i mało kto ją stosował w praktyce. Sam pamiętam obsługiwałem różne podmioty i gdy kiedykolwiek dochodziło do jakich zagadnień związanych z ochroną danych osobowych, to wszyscy machali na to ręką. No właśnie wielkie wzmożenie związane z ochroną danych osobowych pojawiło się od 25 maja 2018 roku, kiedy w życie wchodziło rozporządzenie o ochronie danych osobowych unijne, które jest teraz powszechnie nazywane rozporządzeniem RODO. No i ono zmieniło w bardzo wielu punktach rozumienie, w jaki sposób powinniśmy dane osobowe pozyskiwać i dane osobowe przetwarzać, robić cokolwiek z tymi danymi – gromadzić je, kasować je, archiwizować, wprowadzać do systemów komputerowych i tak dalej i tak dalej.

No więc przechodząc już konkretnie do Twojego pytania. Na podstawie rozporządzenia RODO nie musimy pozyskiwać zgód od osób fizycznych, które nam powierzają dane osobowe – obojętnie jakie dane osobowe – jeżeli mamy konkretną podstawę prawną dla ich przetwarzania. Artykuł 6 rozporządzenia RODO wskazuje, na jakich podstawach możemy te dane osobowe gromadzić, czy też przetwarzać. I jedną z takich podstawowych przesłanek, która ma największe znaczenie akurat jeśli chodzi o sektor ochrony zdrowia pacjentów, o leczenie pacjentów, o profilaktykę zdrowotną – jest to, że jeżeli mamy konkretną podstawę prawną, upoważnienie ustawowe, na podstawie którego możemy przetwarzać dane osobowe, nie musimy odbierać tej zgody od pacjenta. Czyli przychodzi do nas jakaś osoba zainteresowana tym, żeby świadczyć mu usługi związane z ochroną zdrowia, czy leczenie, czy leczenie stomatologiczne, jakaś profilaktyka, no cokolwiek związane z tą dziedziną, o której mówimy. I mamy tutaj wyraźne dyspozycje ustawowe: punkt 9 rozporządzenia RODO, gdzie on stanowi, że możemy przetwarzać – na razie mówimy o dziewiątce – możemy przetwarzać dane osobowe dotyczące zdrowia osoby fizycznej dla właśnie celu leczenia, ochrony zdrowia, profilaktyki, medycyny pracy. Jeżeli ktoś przychodzi, jest zainteresowany takimi świadczeniami, no to nie musimy od niego uzyskiwać żadnej zgody na przetwarzanie danych osobowych. A to jest właśnie ta praktyka, która wynikała z poprzedniej Ustawy o Ochronie Danych Osobowych, cały czas jeszcze utarta w praktyce stosowania przepisów o ochronie danych osobowych, natomiast nieprawidłowa. Nawet tutaj Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych często punktuje te podmioty, które przetwarzają, że jest to jakieś nadmiarowe zbieranie dokumentacji dotyczącej ochrony danych osobowych. Tak więc, jeżeli mamy podstawę prawną dla tego przetwarzania, a to jest nie tylko artykuł 9 rozporządzenia RODO, ale też te wszystkie przepisy ustawowe, które w Polsce dotyczą opieki zdrowotnej, czyli ustawy o świadczeniu opieki zdrowotnej i finansowanej ze środków publicznych, o systemie informacji w ochronie zdrowia, o zawodach lekarza i lekarza dentysty, o służbie medycyny pracy i tak dalej i tak dalej. Trochę tych ustaw jest, które dotyczą tych działalności. Jeżeli mamy podstawy prawne, które z tego wynikają, możemy przetwarzać dane osobowe. Innymi podstawami jest na przykład zbieranie danych osobowych w celu wykonania umowy. To niekoniecznie ma zastosowanie w tej branży, chociaż z drugiej strony – no nie wiem – medycyna estetyczna, świadczenia związane ze stomatologią. Często, tak wynika z mojej praktyki, często jest zawierana umowa z pacjentem na wykonanie niektórych usług, więc jeżeli zawieramy umowę, to musimy mieć powierzone te dane osobowe, żeby tą umowę realizować. Także nie musimy jeszcze odrębnie uzyskiwać zgody od takiej osoby, żeby jej dane osobowe przetwarzać. W Państwa praktyce najistotniejsze informacje, jeżeli miał ktoś jeszcze takie wątpliwości albo jeżeli ktoś zbiera takie zgody – nie zbierać tych zgód na przetwarzanie danych osobowych. Z pewnymi wyjątkami, bo mówimy o ogólnej praktyce, mówimy o tym, do czego przede wszystkim są potrzebne dane osobowe w placówkach medycznych, czyli do leczenia pacjenta, do świadczenia mu jakichś usług związanych z ochroną zdrowia, z leczeniem, z profilaktyką. Ale, jeżeli chcemy wykorzystywać dane osobowe pacjenta na przykład do celów marketingowych, bo takie pytanie pewnie zaraz by się pojawiło. Dla celów marketingowych, co do zasady, powinniśmy przyjąć, że niestety, ale takiej zgody potrzebujemy.

Jacek: Tak. Ja bym jeszcze chciał doprecyzować, czy przypomnienie o wizycie jest celem marketingowym?

Irek: Właśnie taki kontakt z pacjentem dla powiązanych z świadczeniem na jego rzecz usług, ściśle związanych z wykonaniem prawidłowym tej usługi jak właśnie przypomnienie o wizycie, odwołanie wizyty, czy skontaktowanie się w jakimś innym celu, przeniesienie wizyty na jakiś inny termin – nie wymaga pozyskiwania odrębnego oświadczenia od pacjenta, że możemy jego dane osobowe uzyskiwać właśnie w tym celu. To ma dla nas zupełnie inny cel, to się mieści w tym celu świadczenia, leczenia, usług opieki zdrowotnej dla dla takiej osoby. Ale cokolwiek innego, co nie będzie się mieściło to już będziemy potrzebowali zgody od pacjenta. Jeżeli nie znajdziemy jakiejś innej podstawy prawnej. No, mówiłem na początku, że nie chcemy straszyć, ale niestety – jeżeli mówimy o ochronie danych osobowych, to jeżeli nie straszenie, to jednak chyba czuć, że to nie są proste zagadnienia. I czasem trzeba się naprawdę głębiej się zastanowić i sięgnąć czy do jakichś materiałów internetowych, czy osoby, która właśnie zna się na tego typu zagadnieniach, żeby zrozumieć, o co w tym wszystkim chodzi.

Więc zgoda marketingowa będzie innym celem wykorzystania danej osoby. Jeżeli przychodzi do nas pacjent, to jest zainteresowany tym, żebyśmy go leczyli. Natomiast pewnie jest tak średnio zainteresowany tym, żeby od nas dostawać jakieś informacje marketingowe, czy też wykorzystywać dane osobowe dla innych celów. A jeżeli chcemy pozyskiwać dane osobowe od takiej osoby właśnie w tych celach, no to musimy już od niego odebrać zgodę. Kolejne zastrzeżenie – to nie musi być zgoda pisemna. Ale w związku z tym, że jedną z podstawowych zasad RODO jest tak zwana rozliczalność, czyli jeżeli ktoś ma skontroluje w tym zakresie, będziemy musieli udowodnić, że przetwarzamy dane osobowe zgodnie z prawem. No to chcemy chyba jakoś udowodnić, że mamy tą zgodę marketingową. Trudno będzie udowodnić, jeżeli stwierdzimy, że ktoś nam ustnie potwierdził przy okienku rejestracji, czy gdzieś tam w sekretariacie albo gdziekolwiek indziej, czy telefonicznie ktoś z firmy marketingowej, która nas obsługuje pozyskał taką zgodę. No nie udowodnimy tego, więc w jakiś sposób, który da się utrwalić. Dobrze by było – co jest ważne w celach marketingowych – jeżeli chcemy w kilku celach: dla newslettera, dla mailingu związanego z nowymi usługami, dla kontaktu telefonicznego. Trzeba te wszystkie cele danej osoby, jeżeli pozyskujemy zgodę dla celów marketingowych, wymienić. Tak jest najbezpieczniej, żeby ta osoba, która wyraża zgodę, miała pełną jasność, na co wyraża zgodę.

Jacek: Dobra, ale teraz tak: wiemy już, że mamy pacjenta i nie musimy pobierać tej zgody, jeżeli nie działamy marketingowo. Ale z drugiej strony, powiedziałeś, że placówki medyczne muszą stosować rozporządzenie. W takim razie, jakie potrzebują te dokumenty, jakie procedury związane z RODO muszą robić. Co z tego jest takie wymagane, a co jest takie fakultatywne, że okej.

Irek: To jest akurat bardzo dobrze postawione pytanie, bo tutaj zwróciłeś uwagę na to, czy możemy rozdzielić te wymagane dokumenty, o ile w ogóle są jakieś wymagane, które musimy mieć, a które możemy. Czy coś jest wymagane przepisami, a coś możemy, ale nie musimy tego robić? Całe szczęście albo nieszczęście, w rozporządzeniu RODO polega na tym, że ono pozostawia bardzo mocno wolną rękę tym podmiotom, które przetwarzają dane osobowe, więc różnie do tego się podchodzi. Patrząc na rozporządzenie RODO, czy słusznie właśnie ustawodawca unijny poszedł w tym kierunku, czy też nie, bo – no niektórzy jednak wolą, jeżeli mamy wyraźnie, ustawowo coś wskazane. To masz zrobić, tego nie musisz na przykład zrobić, a jeżeli ustawa nie wskazuje, że nie musisz tego robić, no to po prostu tego nie robisz. No i mamy jasną sytuację. W rozporządzeniu RODO jest w zasadzie drastycznie inaczej. W związku z tym, że postawiono tutaj na długotrwałą żywotność tego rozporządzenia, założono sobie, że skoro tyle lat nad nim pracowaliśmy. Bo rzeczywiście prace nad rozporządzeniem RODO były wieloletnie – skoro takie zamieszanie rozporządzeniem wywołamy i rzeczywiście wywołaliśmy. Zwróćmy uwagę na to, jak podchodzono do kwestii ochrony danych osobowych przed 2018 rokiem, a jak po nim. Nie wiem, czy to spowodowały te teoretyczne kary, które są w rozporządzeniu między innymi założone, czy może coraz szersza świadomość społeczna z tym, jak cenne są dane osobowe. No bo coraz większej ilości kanałów je powierzamy, czy możemy powierzyć. Ale fakt, że świadomość tego, czym są dane osobowe i gdzie je powierzamy i jak powinny być przetwarzane, jest coraz większa. Więc tutaj, konstruując rozporządzenie RODO, wymyślono sobie, że chcemy, żeby to rozporządzenie jak najdłużej obowiązywało, nie będziemy bardzo wyraźnie wskazywali dokumentów, które trzeba zrobić, w związku z tym, że życie dynamicznie się zmienia, kanały informacji i pozyskiwania danych osobowych dynamicznie się zmieniają, co widzimy chyba znakomicie w ostatnich latach na przykładzie social mediów. Więc wskazujemy bardzo niewiele dokumentów, które są oficjalnie wymienione w rozporządzeniu RODO dla wdrożenia. I w zasadzie jeśli chodzi o to, co wyraźnie nam rozporządzenie wskazuje i co na pierwszy ogień powinniśmy wdrożyć jeśli chodzi o te dokumenty, które powinniśmy mieć, jeżeli przetwarzamy dane osobowe. A jak na początku ustaliliśmy, że w zasadzie wszyscy w tym sektorze usług medycznych przetwarzają dane osobowe. Z resztą, ja też przetwarzam dane osobowe prowadzą kancelarię, Ty prowadząc firmę, która jest powiązana z tym sektorem również przetwarzasz dane osobowe. W zasadzie każdy przedsiębiorca to robi w mniejszym albo w większym stopniu. Są to dwa dokumenty:

Rejestr czynności przetwarzania – to jest taki dokument, w którym wykazujemy, jakie dane osobowe przetwarzamy. W przypadku placówek medycznych jest tych danych niestety bardzo wiele. No bo jeżeli już pacjent decyduje się na to, żeby leczyć się u nas, no to nie tylko mamy te najbardziej podstawowe dane osobowe jak imię, nazwisko, dane kontaktowe, ale też mamy te dane wrażliwe. Dane szczególnej kategorii dotyczące stanu zdrowia pacjenta. Więc powinniśmy wymienić, jakie dane osobowe przetwarzamy, na jakiej podstawie, czy powierzamy te dane osobowe jakimś innym podmiotom, retencja tak zwana – czyli jak długo możemy przechowywać te dane osobowe. Kto jest administratorem danych, administratorem danych jest zawsze ten podmiot, który zbiera dane osobowe. Więc rejestr czynności przetwarzania ma wykazać, jakie dane przetwarzamy, w jakim celu, kogo dane przetwarzamy – w tym wypadku dane pacjentów, ale nie tylko. Bo cały czas będą nam się przewijały dane pacjentów, ale przecież placówki medyczne zatrudniają też pracowników. I tutaj bardzo dużo już procesów przetwarzania się pojawia. Czyli to te dane osobowe, które zbieramy, w jakim celu je zbieramy. Pacjenci, również pracownicy, jeżeli mamy pracowników – te podstawowe dane osobowe, które służą zatrudnianiu tych osób, ale również inne, jeżeli mamy osobę zatrudnioną na umowę o pracę. W niektórych przypadkach na przykład zbieramy informacje o tym, czy dana osoba posiada małżonka, czy ma też dzieci. To może być związane ze świadczeniami ZUSowskimi albo z jakimiś świadczeniami socjalnymi, które jako pracodawca będziemy na rzecz pracowników wykonywali. I rejestr czynności przetwarzania mieć musimy. Jeżeli jesteśmy podmiotem, który przetwarza dane osobowe.

Drugim wskazanym w przepisach dokumentem, który jest właśnie wyraźnie wskazany, to rejestr kategorii czynności przetwarzania. No i tu już nam się robi miszmasz pojęciowy, bo mówię, że jednym jest rejestr czynności przetwarzania, a drugim rejestr kategorii czynności przetwarzania i to już na szczęście u Państwa będzie miało o wiele rzadziej zastosowanie. Rejestr kategorii czynności przetwarzania, to taki dokument, który muszą sporządzić podmioty, którym powierzono dane osobowe. Czyli którym jakaś inna jednostka powierzyła dane osobowe, których jest administratorem, powierzyła nam w jakimś tam celu. W placówkach medycznych to będzie się zdarzało stosunkowo rzadko.

Jacek: Wiesz co, czasami jest tak, że placówki są jakimiś na przykład podwykonawcami PZU, że to jest mimo wszystko podmiot leczniczy.

Irek: Oczywiście. To wtedy jest też kwestia sporna w takich sytuacjach, czy mamy tutaj do czynienia z powierzeniem, czy jednak te podmioty są współadministratorami. No bo tutaj placówka medyczna jednak też decyduje o celach przetwarzania i w związku z tym, że dana osoba przychodzi z własnej inicjatywy żeby skorzystać z jej usług, prawda? I tutaj to ja bym jednak bardziej uznał, że placówka medyczna będzie administratorem, a nie podmiotem, któremu powierzono dane osobowe. Ale to jest zawsze kwestia sporna.

Jacek: Ale dobrze byłoby to teraz doprecyzować. Czyli mamy tą placówkę, mamy zrobiony ten rejestr. No i ja rozumiem, że jesteśmy placówką medyczną, mamy oprogramowanie Proassist, powinniśmy mieć z nimi umowę o powierzenie przetwarzania danych osobowych.

Irek: Tak. No, to stosujesz, bo przeglądałem Wasze dokumenty. I to jest taki dobry przykład. Jeżeli dana placówka medyczna korzysta z usług Proassist, czy jakichkolwiek dostawców usług zewnętrznych, którym powierza dane osobowe, którymi administruje, no to należy z takim podmiotem zawrzeć umowę powierzchnia.

Jacek: Okej, teraz słuchaj. Teraz dwa trudne pytania. A co w przypadku, kiedy lekarz wpisuje te dane do kalendarza Google?

Irek: No, powierza dane osobowe Google’owi, niestety.

Jacek: Czyli powinien mieć tą umowę?

Irek: Wiesz, to może być w różny sposób rozwiązane. Chociaż akurat powiem, że przy kalendarzu Google, to powiem szczerze, że nigdy się w ten temat nie zagłębiałem, ale pewnie korzystając z tych usług, mamy ileś tam dokumentów, regulaminów, które musimy zaakceptować, że się zapoznaliśmy. Więc sądzę, że tutaj jednym z tych dokumentów była może nie tyle umowa powierzchnia, tylko taka informacja o powierzeniu danych. Jeżeli korzystasz z tych usług w określonych celach, no to powierzysz tam dane osobowe, a najważniejszą informacją dla każdego podmiotu, który powierza dane osobowe jest to, żeby ten podmiot, któremu je powierzamy zapewniał pełne bezpieczeństwo i zgodność z RODO. Powierzamy dane osobowe. Powinniśmy to sprawdzić jako administrator, który powierza dane osobowe. Chociaż domyślam się, że akurat Google’a nikt nie będzie sprawdzał, no ale w umowach powierzenia z innymi podmiotami, które są naszymi usługodawcami, z których usług korzystamy, chociażby z usług IT – jeżeli będziemy korzystać. Mamy też coraz większy nacisk teraz na informatyzację placówek medycznych. No dokumentacja medyczna już jest w zasadzie niemalże tylko w tej formie prowadzona, więc każdy dostawca usług, który nam jakieś usługi IT dostarcza, z takim podmiotem również umowę powierzenia powinniśmy zawrzeć.

Jacek: No, ale wiesz – mamy jeszcze coś takiego, że mamy jako placówka rejestratorki na miejscu, jakiegoś menedżera, różne umowy podpisujemy z tymi osobami. Niekoniecznie umowę o pracę, czasami nawet B2B. Wiesz, 90% lekarzy w placówkach pracuje na B2B, co prawda lekarz leczy tych pacjentów, ale zazwyczaj ma dostęp do również nie swoich pacjentów. I teraz pytanie jest takie: musimy też podpisać jako placówka z tymi pracownikami dokumenty odpowiednie?

Irek: Nie, tutaj – jeżeli jesteśmy podmiotem, który zatrudnia i tutaj za zatrudnienie nie tylko powinniśmy uważać umowę o pracę, ale również zleceniówki, umowy o dzieło. No o dzieło już coraz mniej, bo wiadomo, że tutaj ZUS dosyć poluje na takie umowy. Ale również umowy B2B, chociaż przy umowach B2B no właśnie tu bym to rozdzielił. Na razie zostańmy przy umowach o pracę i umowach zlecenia jako podstawa zatrudnienia. Tu z tymi osobami nie musimy zawierać oczywiście umów powierzenia, natomiast konieczną i wymaganą praktyką byłoby nadanie takim osobom upoważnień do przetwarzania danych osobowych. Mamy pracownika, jakąś rejestratorkę, kogoś na recepcji, pielęgniarki też przecież mają pełen dostęp do danych osobowych, jakieś asystentki medyczne, asystentki stomatologiczne.Te wszystkie osoby mają dostęp do danych osobowych w naszej placówce, więc jeżeli chcemy wykazywać zgodność naszych działań z przepisami RODO, to powinniśmy nadać tym osobom upoważnienia. Nie ma w przepisach RODO absolutnie wskazanej formy, w jakiej powinniśmy te upoważnienia nadawać. Większość podmiotów robi jednak tak, że jednak jest to forma pisemna. Bo to akurat nie jest jakiś wielki wysiłek, w szczególności, jeżeli nie mamy zbyt wielkiej liczby pracowników. Zrobić upoważnienie do przetwarzania, wskazać z imienia i nazwiska daną osobę. Do przetwarzania jakich danych jest ona upoważniona, to powinniśmy wskazać precyzyjnie, czy to są dane pacjentów, czy dane pracowników. I najlepiej jest też określić, na jaki okres czasu jest ta osoba upoważniona, z tym, że to zwykle robimy, że na czas zatrudnienia. Dopóki ta osoba jest u nas zatrudniona, już niezależnie od podstawy zatrudnienia, tak długo będzie upoważniona. Jeżeli jesteśmy pracodawcą, który zatrudnia wielu pracowników, ma nadaje wiele tych upoważnień, to powinniśmy w takim przypadku prowadzić Rejestr Upoważnień. Czyli mieć listę, może być ona oczywiście w formie elektronicznej prowadzona i zdecydowana większość jednostek tak robi, że jest to w formie elektronicznej.Mamy wykaz, którym osobom udzieliliśmy upoważnienia, w jakim zakresie oraz na jak długo.

Ale jeszcze, już może przedłużamy ten temat – to B2B powszechne w placówkach medycznych. Tu być może lepszą praktyką byłoby jednak zawieranie umów powierzenia. No bo B2B to jest jednak oddzielny przedsiębiorca, oddzielny podmiot. Trzeba go traktować jak naszego usługobiorcę, prawda. My jesteśmy usługodawcą, On jest usługobiorcą. My zlecamy mu wykonanie niektórych czynności, powierzamy mu oczywiście dane naszych pacjentów (przede wszystkim pacjentów). I raczej tu najlepszym rozwiązaniem byłaby umowa powierzenia.

Jacek: No wiesz, nie jest to duży problem, więc, że tak powiem, zawsze warto wziąć ten podpis.

Irek: Tak, tym bardziej, że dobrym pomysłem tutaj byłoby niekoniecznie – bo mówię o umowie powierzenia – spokojnie takie postanowienia możemy wrzucić do umowy ogólnej, o współpracy z takim lekarzem, z takim podmiotem. Takie umowy przy okazji B2B często są zawierane i tylko jeden jakiś tam punkt dotyczący powierzenia danych jest.

Jacek: Mhm, okej. Ale mam też takie pytania, które zadawali mi tutaj lekarze nasi. Oni mają taki problem, że Oni w końcu nie wiedzą. No bo tam jest coś uznane, że jeżeli przetwarzasz bardzo duże ilości tych danych osobowych, to powinieneś mieć Inspektora Ochrony Danych Osobowych. A jeżeli mniejsze, no to nie musisz. I tylko powiedz mi, gdzie jest ta linia?

Irek: Tak, to jest kolejne nieokreślone bliżej, z resztą, no ogólnie w prawie mamy wiele takich nieokreślonych pojęć. RODO sam od siebie jest nieprzyjaznym aktem prawnym. Jeśli chodzi o zapoznawanie się, nie wiem, czy ktokolwiek z Państwa próbował to zrobić. Ja będąc prawnikiem początkowo, gdy zabierałem się za lekturę tego, to naprawdę trudno było mi to zrozumieć i wyobrażam sobie, gdy ktoś nie jest praktykiem z dziedziny prawa, gdy to czyta, to mu się włos zaczyna jeżyć na głowie. To jest ten jeden z punktów nieokreślonych, ale jednym z podstawowych obowiązków placówek medycznych. Przynajmniej analiza, czy powinniśmy tego Inspektora Ochrony Danych powołać, jakie są dyspozycje. Tam są trzy przesłanki, kiedy jest to obowiązkowe. W przepisie bodajże 39 RODO wskazane. Nas interesuje w zasadzie jeden, on mówi o przetwarzaniu danych szczególnej kategorii, czyli tych danych wrażliwych. Danych dotyczących stanu zdrowia pacjenta w naszym przypadku. Ustaliliśmy na samym początku, że są to dane wrażliwe i jest do podstawa w przetwarzaniu danych w placówkach medycznych. I to drugie określenie – na dużą skalę. Czyli, jeżeli na dużą skalę przetwarzamy dane wrażliwe, powinniśmy powołać Inspektora Ochrony Danych. Nie ma żadnych wskazówek dotyczących tego, jaka to jest liczba, żeby ktoś wyraźnie wskazał jakąś liczbę i dopiero wtedy moglibyśmy mówić, że stosujemy, powołujemy tego inspektora albo go nie powołujemy.

Mówiłem też na wstępie naszego dzisiejszego spotkania o tych kodeksach branżowych, kodeksach postępowania. Co to jest? No, może teraz jeszcze dwa słowa. To są takie kodeksy branżowe, wymyślono je w artykule czterdziestym RODO biorąc pod uwagę to, że być może niektóre branże będą chciały ustalić jakieś swoje zasady postępowania związane z ochroną danych osobowych, które byłyby wskazówką właśnie dla podmiotów danej branży. Jak te dane osobowe przetwarzać, jak do w ogóle RODO się mieści, jeśli chodzi o naszą specyfikę działania. No i akurat jeśli chodzi o sektor ochrony zdrowia, jesteśmy w tak dobrej sytuacji, że mamy już dwa branżowe kodeksy postępowania.

Jeden dla małych placówek medycznych, które zrobiło Porozumienie Zielonogórskie. To znaczy tam jedna z firm doradczych oczywiście im to przygotowała, ale na zlecenie Porozumienia Zielonogórskiego i to był pierwszy kodeks branżowy postępowania zatwierdzony przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych na jesieni 2022 roku. Jak widzą Państwo, pierwszy branżowy kodeks akurat z naszego sektora ochrony zdrowia, widać, że jest to ważne zagadnienie – ochrona danych osobowych. A drugi kodeks branżowy, który został zatwierdzony, to zatwierdzone na jesieni ubiegłego roku kodeks postępowania dla sektora ochrony zdrowia, gdzie Polska Federacja Szpitali była inicjatorem powstania tego kodeksu. Przygotowało to KTMG na zlecenie Polskiej Federacji Szpitali i możemy zapoznać się z tymi dwoma kodeksami postępowania w sektorze medycznym. Czyli naprawdę jest to fajnie zrobione i dużo nam wyjaśni jeśli chodzi o RODO i również właśnie pochylono się tam nad tym problemem, nad zagadnieniem powołania Inspektora Ochrony Danych – czy trzeba go powoływać, czy nie trzeba.

Porozumienie Zielonogórskie, przygotowując ten kodeks nawet dało taką propozycję Prezesowi Urzędu Ochrony Danych, żeby wskazać określoną liczbę. Były tam liczby 6000 unikalnych pacjentów, których mamy zarejestrowanych u siebie jako placówka medyczna i przetwarzamy ich dane osobowe albo 600 pacjentów miesięcznie, którzy korzystają z naszych usług. Prezes Urzędu Ochrony Danych odrzucił takie propozycje, stojąc na stanowisku, że trudno będzie nam zawsze jednoznacznie ocenić jakąś sztywną liczbę i wiedział, że jeżeli wskażemy tą liczbę, to już wszelkie inne branże będą się opierały na takich wskazówkach. Więc nie mamy tego wskazanego. Natomiast, no proszę Państwa, chyba nie jest to zbytnio rzadko spotykane, że jakaś placówka przetwarza dane kilku tysięcy osób.

Jacek: No wiesz, te dane, nie można ich usunąć, bo to jest dokumentacja medyczna, więc jeżeli mówimy o historycznych i archiwalnych danych, że na przykład 6 lat temu był u nas pacjent, to potrafią być setki tysięcy pacjentów w jednej placówce.

Irek: Dokładnie tak. I to jest to, o czym mówisz. Czyli dokumentacja i jak długo musimy ją przechowywać. Co do zasady 20 lat, w niektórych przypadkach 30, w niektórych 22, no ale jest to bardzo długi okres czasu. I już tutaj z tego powodu widać, że mamy tych danych osobowych przetwarzanych bardzo dużo. I w tych dwóch kodeksach branżowych, o których mówiłem, dla małych placówek medycznych i dla sektora ochrony zdrowia, wyraźnie wskazano, że co do zasady – nie trzeba Inspektora Ochrony Danych powoływać w Indywidualnych Praktykach Lekarskich, czy w Indywidualnych Praktykach Pielęgniarskich, bo takie przecież też są. Tu, jeżeli mamy nawet praktykę, która na dosyć dużą skalę przetwarza dane osobowe, wyraźnie w tych kodeksach stwierdzono, że no raczej nie trzeba tego robić.

Jacek: No właśnie. Lekarz pracuje od rana do wieczora i ma te sto tysięcy pacjentów.

Irek: Oczywiście. I tutaj powstają takie wątpliwości, ale jeżeli już tam w tych kodeksach wskazano, że Indywidualna Praktyka jest jakby luźniej traktowana niż inne podmioty. No to jeżeli mamy tą Indywidualną Praktykę, to pamiętajmy, że aż tak nie powinniśmy się tym przejmować, czy mamy tego IODO, czy nie. Natomiast każdy inny podmiot tak. Ale pamiętamy, że to co Ty słusznie zauważyłeś, tych danych osobowych – łatwo sobie obliczyć. Nawet jeżeli lekarz przyjmuje tylko 10 pacjentów dziennie, to robi się 50 pacjentów tygodniowo, robi się 200 miesięcznie i to myślę, że są takie bardzo delikatne szacunki.I już mamy 2500 pacjentów rocznie. Wiadomo, że niektórzy wracają, więc tutaj też nie możemy aż tak tego kalkulować, ale to będzie prędzej czy później i tak przetwarzanie na dużą skalę. Natomiast każdy inny podmiot będący w tej branży, będący placówką medyczną, który nie jest indywidualną praktyką lekarską, powinien to bardzo poważnie rozważyć, żeby tego Inspektora Ochrony Danych Osobowych powołać.

No i czym jest Inspektor Ochrony Danych? On jest osobą, która ma zapewnić wsparcie i bieżące monitorowanie zgodności przetwarzania danych osobowych z przepisami RODO. To może być osoba zatrudniona w danej jednostce, to może być ekspert zewnętrzny. Nie ma tutaj wyraźnych wskazówek, czy lepiej jest outsourcować, czy też nie. I ma być to taki ekspert, który nie powinien podlegać służbowo pod jakiegoś przełożonego w strukturze organizacyjnej, więc nie powinno być tak, że mogą być mu wydawane jakieś polecenia. W tym sensie, że jakiś przełożony chce, żeby w ten właśnie sposób postąpić z danymi osobowymi, Inspektor twierdzi, że nie, ale jest nacisk, żeby jednak ze względu na podległość służbową takie polecenia wykonywać. To ma być osoba, która czuwa nad prawidłowością przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych. Zwykle w praktyce jest tak, że na IODO przerzuca się w zasadzie wszystkie obowiązki związane z ochroną danych osobowych w danej jednostce. Nie tylko mówimy tu oczywiście o sektorze ochrony zdrowia. A w placówkach medycznych jest to jednak szczególnie mile widziane, no bo mamy i dane wrażliwe i przetwarzamy je na dużą skalę. A poza tym, kiedy jest jeszcze obowiązkowe powołanie IODO? W podmiotach publicznych. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych dał nawet taką wskazówkę, że jeżeli podmioty współpracują z NFZ, rozliczają się z NFZ, no to już świadczą jakieś usługi publiczne. Już mają powiązania bardzo mocne z sektorem publicznym. I jest to taka wskazówka, że tego IODO powołać by wypadało.

Ale nikt oczywiście nie będzie Państwa jakoś z automatu karał za to, że Inspektor nie jest powołany. Ani też myślę, że gdyby pojawiła się kontrola z Urzędu Ochrony Danych – no sam fakt tylko nie powołania, jeżeli wszystko byłoby w porządku, nie będzie aż tak mocno punktowany. No, chyba, że mielibyśmy jednostkę sektora finansów publicznych i tam nie byłby powołany IODO, to wtedy ewentualnie Prezes UODO mógłby się przyczepić.

Jacek: Teraz tak. Dużo się mówiło o tych karach. Pewnie znasz jakieś przypadki tych kar, które były. Z drugiej strony to też tak jest, że ci pacjenci, którzy też od razu jak tylko dowiedzą się o jakichś wyciekach danych, to już widzą tam miliony w oczach, ile od tej placówki dostaną. I teraz – jak to jest? Jesteśmy placówką i doszło w jakichś sposób do wykradzenia danych, naruszenia tej ochrony danych. Nie wiem, czy znasz jakieś przypadki placówek medycznych. Teraz jest taki słynny, to pewnie zaraz o nim powiemy, co się tam wydarzyło, ale co placówka – czy powinna się obawiać? Czy jeżeli ma wszystko poukładane tak jak powinno być, to nie powinna się obawiać? Czy jak to w ogóle wygląda?

Irek: Więc tak, mówiliśmy już wcześniej o tym, dlaczego ta świadomość, jeżeli chodzi o ochronę danych, tak mocno wzrosła w społeczeństwie i wśród przedsiębiorców również. A tutaj chyba po drugiej stronie mamy chyba głównie przedsiębiorców. W specyficznej branży, ale jednak ludzi, którzy prowadzą mniejsze lub większe biznesy. Właśnie jednym z głównych powodów wzrostu tej świadomości były maksymalne kary, jakie są przewidziane w Rozporządzeniu RODO. Tam są dwutorowo te kary wskazane. Pierwsza, do 10 milionów euro lub 2% przychodu rocznego, druga do 20 milionów euro i 4% przychodu rocznego. Już nie będę tutaj analizował, co za co grozi dokładnie za jakie naruszenie jaka kara powinna być. Ale takie są teoretycznie kary maksymalne. I rzeczywiście to podziałało bardzo mocno i nadal działa bardzo mocno na wyobraźnię. No bo szczególnie przy podmiotach, które mają duże przychody rocznie, to sumy robią się naprawdę poważne. Natomiast w Polskiej praktyce Prezes UODO jeszcze z tych maksymalnych kar nie korzystał. Z roku na rok, ilość kar pieniężnych nakładanych na administratorów oraz na podmiotu, którym powierzono też te dane, rośnie. I każdy tutaj rok jest rokiem rekordowym jeśli chodzi liczbę kar pieniężnych. Również rekordowo jest każdy rok, jeżeli chodzi o wolumen tych kar, ogólną formę kar nałożonych na podmiotu, które są administratorami i innymi podmiotami, które przetwarzają dane osobowe. Więc pod tym względem na pewno trzeba się tego bać, ale też proszę Państwa nie jest to od razu tak, że jeżeli będziemy mieli jakiś incydent, naruszenie związane z ochroną danych osobowych polegający na tym, że wyślemy omyłkowo dokumentację medyczną innemu pacjentowi niż powinniśmy, wystawimy skierowanie innej osobie, czy tym podobne incydenty, które chyba są najpopularniejsze jeżeli chodzi o tą działalność. Zwykle jest to po prostu błąd ludzki, jakieś niedopatrzenie, jakaś nieuwaga i dopiero to skutkuje najczęściej jakąś skargą albo – bo to też jest bardzo ważna informacja – przepisy RODO wyraźnie wskazują, że jeżeli dojdzie do naruszenia ochrony danych osobowych, do jakiegoś incydentu z tym związanego, to mamy tylko 72 godziny na zgłoszenie tego do Prezesa UODO.

Powinniśmy się sami przyznać do błędu i zgłaszamy taki incydent. No i możemy być pewni, że Prezes UODO zareaguje. I już wszystko zależy od tego, jak głęboko będziemy wyjaśniali wszystkie okoliczności z tym związane, tak bardzo będziemy mieli możliwość tego, czy Prezes UODO bardziej się nami zainteresuje, czy też mniej.

Większość kar pieniężnych, która była nakładana właśnie wiązała się z tym, że nastąpiło jakieś naruszenie, zgłosił to albo sam administrator albo ktoś, kogo dane zostały naruszone. Czyli po prostu dane osobowe zostały ujawnione, czy też przekazane osobie, której nie powinny być przekazane. No i wtedy Prezes wszczyna postępowanie, wyjaśnia wszystkie okoliczności, no i w zależności od tego, jak do tej pory postępowaliśmy z tym całym zagadnieniem, tak duże mamy zagrożenie tego, czy kara pieniężna zostanie nałożona, czy też nie.

Jeżeli Prezes w trakcie postępowania wyjaśniającego zobaczy, że nie mieliśmy prawidłowej dokumentacji, że byliśmy podmiotem większym i nie mieliśmy Inspektora Ochrony Danych Osobowych. Wtedy wszystko wskazuje, że te zagadnienia traktujemy lekko, to możemy być pewni, że kara pieniężna zostanie nałożona. Ale zrobię też zastrzeżenie. Proszę się też nie bać, że będą to jakieś niebotyczne kary pieniężne. Do tej pory najwyższa kara w ogóle jeśli chodzi o wszelkie jednostki działające w Polsce, którymi się zainteresował Prezes UODO, to było około 5 mln zł. To jest dużo, ale jeżeli to przełożymy na teoretyczne kary maksymalne, to jeszcze trochę nam brakuje, prawda? Tu chodziło akurat o sektor energetyczny, gdzie wykradziono dane w trakcie przenoszenie z serwera na inny serwer.

Dziękujemy za przeczytanie tego artykułu i dobrnięcie z nami do końca. Mamy nadzieję, że rozmowa z Ireneuszem Zabawą rzuciła nowe światło na temat ochrony danych osobowych w placówkach medycznych i dostarczyła Ci wartościowych informacji. RODO to niezwykle istotna sprawa, zwłaszcza w kontekście dziedziny medycyny, gdzie ochrona danych osobowych pacjentów jest priorytetem. Wiedza na ten temat może pomóc uniknąć niepotrzebnych naruszeń i zapewnić profesjonalną obsługę pacjentów. Jeśli masz dodatkowe pytania lub chciałbyś zgłębić temat jeszcze bardziej, nie wahaj się skontaktować z nami. Chętnie zorganizujemy kolejne spotkanie z Irkiem lub udzielimy odpowiedzi na Twoje pytania poprzez inne kanały komunikacji. Dziękujemy raz jeszcze za zaangażowanie i zapraszamy do śledzenia naszego bloga oraz kolejnych odcinków „Gość Proassist”. Zachęcamy też do obejrzenia nagrania z Webinaru. Znajduje się w nim wiele ciekawych, życiowych przykładów, które nie zostały opisane w tym artykule. Do zobaczenia!

10 funkcji, które powinien mieć system medyczny dla nowej placówki medycznej

10 funkcji, które powinien mieć system medyczny dla nowej placówki medycznej

Otwierasz swoją pierwszą placówkę medyczną lub mały gabinet lekarski? Zastanawiasz się, jaki system medyczny wybrać na start? Postawić na program instalowany na komputerze, czy może lepiej sprawdzi się oprogramowanie medyczne w chmurze? Przeczytaj ten artykuł, który pomoże Ci nie popełnić błędu na starcie!

Otwarcie nowego gabinetu medycznego to ambitne przedsięwzięcie, które wymaga nie tylko doskonałej wiedzy medycznej, ale także sprawnie działającego systemu informatycznego.

Nowoczesne systemy medyczne powinny wspierać lekarzy i personel administracyjny, zwiększając efektywność pracy oraz poprawiając jakość opieki nad pacjentami. Oto najważniejsze funkcje, które powinien posiadać system medyczny dla nowego gabinetu:

1. Elektroniczna Dokumentacja Medyczna (EDM)

Podstawową funkcją systemu medycznego jest elektroniczna dokumentacja medyczna. EDM umożliwia przechowywanie i łatwy dostęp do pełnej historii zdrowia pacjenta, wyników badań, diagnoz oraz planów leczenia. Jeśli wybierzesz chmurowy system medyczny, to dostęp do tych danych będziesz miał niezależnie od tego, czy znajdujesz się w gabinecie, czy nie. Możesz pracować z domu lub korzystać z wersji mobilnej. To naprawdę dobre rozwiązanie! Zwróć uwagę, by program medyczny, który wybierzesz umożliwiał wygodne wypełnianie dokumentacji (np. głosowe wypełnianie EDM) oraz pozwalał na tworzenie spersonalizowanego okna wizyty i korzystanie z szablonów wizyt, czy powielania recept. To w przyszłości znacznie ułatwi pracę specjalistów!

2. Zarządzanie wizytami

System powinien oferować kompleksowe narzędzia do zarządzania wizytami pacjentów. Obejmuje to rezerwację terminów online, przypomnienia SMS i e-mail o nadchodzących wizytach oraz zarządzanie harmonogramem lekarzy. Dzięki temu zmniejsza się liczba niepojawiających się pacjentów i zwiększa efektywność zarządzania czasem. Jeśli planujesz wykonywać zabiegi takie jak USG jamy brzusznej, które wymagają odpowiedniego przygotowania przez pacjenta do wizyty – dopilnuj, żeby system medyczny, który wybierzesz umożliwiał automatyczne wysyłanie do pacjenta informacji o przygotowaniu.

3. Integracja z systemami zewnętrznymi

Nowoczesny system medyczny powinien być zdolny do integracji z systemem rządowym P1. Umożliwia to płynny przepływ informacji i poprawia koordynację opieki nad pacjentem. Integracja z P1 pozwala na automatyczne rozliczenia, co upraszcza procesy administracyjne.

4. Telemedycyna

W dobie rosnącej popularności usług zdalnych, telemedycyna staje się nieodzownym elementem każdego nowoczesnego gabinetu medycznego. System powinien umożliwiać konsultacje online, co jest wygodne dla pacjentów i lekarzy, szczególnie w przypadku osób z ograniczoną mobilnością lub mieszkających w odległych lokalizacjach.

5. Moduły Finansowe

Funkcjonalność związana z zarządzaniem finansami, w tym fakturowanie, obsługa płatności oraz zarządzanie ubezpieczeniami, jest niezbędna do sprawnego prowadzenia gabinetu. System powinien umożliwiać generowanie raportów finansowych, co pomaga w monitorowaniu kondycji finansowej placówki. Dobrze jest też mieć jeden system do wielu rzeczy, więc to świetna sprawa, jeżeli Twój system medyczny ma możliwość wystawiania faktur i nie musisz wystawiać ich w innym narzędziu.

6. Narzędzia do analizy danych

System medyczny powinien dostarczać narzędzi do analizy danych, które wspierają zarządzanie placówką. Dlatego zwróć uwagę, czy system medyczny umożliwia wygenerowanie raportów i podsumować.

7. Magazyn produktów medycznych

Jeśli wykonujesz zabiegi, które wymagają zużycia produktów medycznych takich jak kwas hialuronowy albo jednorazowego sprzętu medycznego, to sprawdź, które systemy medyczne mają wbudowany moduł prowadzenia magazynu. To znacznie ułatwi Twoją pracę, pozwoli uniknąć stresujących sytuacji i kontrolować stan magazynu na bieżąco.

8. Podpisywanie dokumentów medycznych na tablecie

Jeśli zamierzasz prowadzić dokumentację w formie elektronicznej, to nie ma sensu tworzyć specjalnie kart pacjentów po to, by schować do nich zgody RODO czy formularze zdrowia. Wybierz system medyczny, który umożliwi Ci podpisywanie zgód na tablecie.

9. E-rejestracja i płatności online

W obecnych czasach jest jedną z najchętniej wybieranych form zapisu do lekarza jest e-rejestracja. Otwierając nową placówkę powinieneś umożliwić pacjentom zapisywanie się na wizyty online i płatności internetowe, żeby pacjenci mieli możliwość zapisania się na wizytę nawet wtedy, kiedy Ty smacznie śpisz.

10. Automatyczne oznaczanie statusu płatności

Ta funkcja jest przydatna bardziej niż Ci się wydaje. Dlaczego? Otóż, jeśli nie wiesz, czy przelew od pacjenta dotarł albo czy rzeczywiście zapłacił on za wizytę online, to musisz dzwonić do księgowej, szukać wpłat na konto, weryfikować wpływy, prosić pacjenta o przesłanie potwierdzenia wpłaty i wiele innych rzeczy, które zabierają czas. Jeśli status płatności oznacza się w systemie automatycznie, to nie musisz się tym martwić!

Wybór odpowiedniego systemu medycznego to inwestycja, która przyniesie korzyści zarówno pacjentom, jak i personelowi medycznemu. Nowoczesne technologie informatyczne wspierają codzienne funkcjonowanie gabinetu, umożliwiając skoncentrowanie się na tym, co najważniejsze – zdrowiu i zadowoleniu pacjentów.

Przewaga e-rejestracji nad innymi formami zapisu do lekarza

Przewaga e-rejestracji nad innymi formami zapisu do lekarza

W dobie cyfryzacji i rosnącej popularności nowoczesnych technologii, centralna e-rejestracja staje się coraz bardziej powszechnym sposobem zapisywania się na wizyty lekarskie. W porównaniu do tradycyjnych metod, takich jak rejestracja telefoniczna czy osobista, e-rejestracja oferuje szereg korzyści, które czynią ją wygodniejszym i bardziej efektywnym rozwiązaniem dla pacjentów oraz placówek medycznych.

E Rejestracja w placówce medycznej: dostępność i wygoda

E-rejestracja umożliwia pacjentom zapisanie się na wizytę o dowolnej porze dnia i nocy, bez konieczności dostosowywania się do godzin pracy przychodni. Wystarczy dostęp do Internetu, aby zarezerwować termin wizyty za pomocą komputera, tabletu czy smartfona, co zapewnia oszczędność czasu zarówno pacjentom, jak i personelowi medycznemu. To szczególnie korzystne dla osób pracujących w nietypowych godzinach lub mających ograniczony czas na wykonanie telefonu w godzinach pracy placówki. Osoby, które nie lubią rozmawiać przez telefon lub krępują się poruszać tematu swojego zdrowia będąc w pracy, również bardzo mocno doceniają możliwość zapisania się do lekarza przez Internet.

Szybkość, efektywność i oszczędność czasu placówek medycznych

Rejestracja pacjentów online eliminuje konieczność czekania na połączenie telefoniczne, co często bywa frustrujące i czasochłonne. Dzięki e-rejestracji, pacjenci mogą szybko przeglądać dostępne terminy i natychmiast zarezerwować wizytę. Systemy medyczne takie jak Proassist umożliwiają integrację e-rejestracji z kalendarzami lekarzy, co minimalizuje ryzyko błędów i podwójnych rezerwacji.

Łatwy dostęp do informacji

E-rejestracja umożliwia chorym łatwy dostęp do informacji na temat dostępnych terminów do specjalisty, godzin przyjęć oraz cen usług medycznych. Pacjenci mogą również przeczytać opinie innych i sprawdzić, który lekarz najlepiej odpowiada ich potrzebom i pomoże im wrócić do zdrowia.

Internetowe konto pacjenta nie jest konieczne do zakładania. System po wpisaniu danych podda je weryfikacji i jeśli będą prawidłowe, to rejestracja będzie możliwa. Ponadto, chmurowy system medyczny Proassist oferuje możliwość wysłania przypomnienia SMS lub e-mail po zapisie pacjenta przez Internet, co zmniejsza ryzyko zapomnienia o wizycie. W prywatnej placówce medycznej nie trzeba pamiętać nawet o skierowaniu.

Redukcja błędów i ułatwienie pracy rejestracji medycznej

Synchronizacja oprogramowania medycznego z e-rejestracją zmniejsza ryzyko popełnienia błędów związanych z ręcznym wprowadzaniem danych do odrębnego kalendarza. Automatyzacja procesu rejestracji ułatwia pracę rejestratorek medycznych, które nie muszą ręcznie wpisywać do systemu medycznego pacjentów zapisanych przez Internet.

Dodatkowo, zmniejsza się obciążenie linii telefonicznej, dzięki czemu rejestratorki mogą bardziej skupić się na swoich pozostałych zadaniach. Mniej telefonów oznacza też dla nich mniejsze rozproszenie uwagi, dzięki czemu pacjenci obecni w przychodni osobiście zostaną obsłużeni na znacznie wyższym poziomie – przyjęcie przez lekarza nastąpi szybciej, szybciej otrzymają swoje dokumenty, skierowania, czy też e-recepty i szybciej wrócą do zdrowia.

Rejestracja internetowa stanowi nowoczesne i efektywne rozwiązanie. Dzięki łatwości dostępu, szybkości i automatyzacji pracy, e-rejestracja przewyższa tradycyjne metody zapisu do specjalisty i na konkretne świadczenia medyczne. Wraz z rosnącą popularnością cyfrowych technologii i rozwoju e-zdrowia, e-rejestracja staje się standardem, który znacząco podnosi komfort i efektywność korzystania z usług medycznych, a także poprawia proces zarządzania placówkami medycznymi.

Korzyści dla Ciebie z wprowadzenia e-rejestracji do swojej przychodni

Wprowadzenie e-rejestracji do placówki medycznej niesie ze sobą liczne korzyści, które odczuje zarówno lekarz, jak i świadczeniobiorca. Jeśli wciąż rozważasz możliwość wprowadzenia internetowej rejestracji w swoim gabinecie, pomyśl o korzyściach, jakie otrzymasz.

Nie trać pacjentów wtedy, kiedy Twój gabinet jest zamknięty

E-rejestracja w placówkach medycznych umożliwia pacjentom zapisanie się do specjalisty w dowolnym momencie, bez konieczności dzwonienia do rejestracji w godzinach pracy placówki. Dzięki temu mogą oni zaplanować wizytę u specjalisty w dogodnym dla siebie czasie, co zwiększa ich komfort i satysfakcję z usług medycznych. Dla Ciebie jest to nie tylko dobra opinia na temat placówki, ale również możliwość większego zarobku.

Przykładowo – świadczeniobiorca, który pracuje do późnych godzin wieczornych i nie ma możliwości wykonania telefonu do przychodni w czasie pracy, wracając do domu będzie chciał umówić się przez Internet na rezonans magnetyczny, tomografię komputerową lub inne świadczenie. Chcąc jak najszybciej wrócić do zdrowia, poszuka najbliższego wolnego terminu. Gdybyś nie udostępnił opcji e-rejestracji, na 90% chory wybrałby inną placówkę oferującą taką samą usługę z możliwością zapisania się przez Internet.

Wprowadzenie centralnej e-rejestracji na stronie www odciąży także personel rejestracji medycznej, który nie musi już poświęcać tyle czasu na odbieranie telefonów i ręczne zapisywanie wizyt. Zamiast tego, mogą skupić się na innych ważnych zadaniach, takich jak bezpośrednia obsługa pacjentów w placówce. To prowadzi nie tylko do lepszej organizacji pracy i zwiększenia efektywności, ale również poprawia wizerunek placówki medycznej.

Dlaczego? To proste. Mniej telefonów = szybszy czas odebrania połączenia. Pacjenci, którzy nadal będą woleli umawiać się na wizyty przez telefon z pewnością docenią fakt, że czas oczekiwania na połączenie znacznie się skróci. Tak samo będzie z pacjentami przychodzącymi do placówki – jeśli rejestracja będzie miała więcej czasu na bezpośrednią obsługę pacjenta, to pacjent będzie czuł się dobrze zaopiekowany i pozytywnie oceni placówkę.

Daj pacjentowi szansę na umówienie się na wizytę do Twojego gabinetu

System medyczny Proassist i jego automatyzacja pozwala na precyzyjne zarządzanie kalendarzem wizyt, co eliminuje problem podwójnych rezerwacji czy pomyłek w terminach. To z kolei prowadzi do większego zadowolenia pacjentów i bardziej płynnego działania placówki.

Ponadto, świadczeniobiorca, który ma możliwość zarejestrowania się samodzielnie i sam wybierze termin wizyty, lepiej go zapamięta. Podczas rejestracji telefonicznej często zdarza się tak, że pacjent robi coś innego w trakcie rozmowy – prowadzi samochód, robi zakupy lub jest aktualnie w pracy. To może być dla niego rozpraszające i nie będzie w stanie dobrze zapamiętać terminu.

Oczywiście, może otrzymać SMS z przypomnieniem o wizycie, ale często zdarza się też tak, że pod wpływem stresu związanego z robieniem kilku rzeczy naraz, człowiek zapomina, że w proponowanym terminie ma już inne plany. Umawia się do lekarza, a później konieczne jest jej odwoływanie lub po prostu rezygnacja ze świadczenia bez informowania placówki.

Nie obawiaj się, że pacjent umówi wizytę przez Internet i nie przyjdzie do placówki. E-rejestracja to nie jest coś, co zwiększa prawdopodobieństwo nie przyjścia na wizytę. Równie dobrze osoba rejestrująca się telefonicznie może zapomnieć o umówionym terminie.

Pacjent, który wybiera termin swojej wizyty samodzielnie przez e-rejestrację jest skupiony tylko na tej jednej rzeczy. Może spokojnie sprawdzić swój harmonogram, czy grafik w pracy i wybrać taką datę, o której nie zapomni.

Jeśli do możliwości umówienia się do przychodni online dodasz także dostępną formę płatności online, to niemalże całkowicie zminimalizujesz ryzyko jej odwołania. Mając w ten sposób zamknięty proces zakupowy, klienci, którzy zapłacą za świadczenia przy umawianiu terminu nie tylko nie zapomną o swojej wizycie, ale również nie będą szukać innej opcji u konkurencji. Zapiszą się do Twojej placówki, zapłacą z góry i będą czekać na umówioną wizytę zamiast przekopywać Internet za szybszym terminem, tańszą usługą, czy bliższą lokalizacją.

Zacznij działać, zanim zrobi to konkurencja!

Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom pacjentów i wdrażając e-rejestrację do swojej placówki, możesz zyskać również przewagę nad konkurencją. Pacjenci coraz częściej szukają placówek, które oferują wygodne i nowoczesne formy zapisu. Chcą otrzymywać szybko dokumenty, skierowania i recepty oraz poprawę zdrowia. Dzięki e-rejestracji Twój gabinet może wyróżnić się na tle konkurencji i przyciągnąć większą liczbę pacjentów.

Nie musisz obawiać się, że pacjent umówi się na złą usługę lub nie taki rodzaj wizyty jak powinien. Możesz wybrać, na które usługi pacjent będzie mógł zapisać się sam, a na które musi umawiać się w placówce. Na przykład przy rejestracji online możesz umożliwić pacjentowi zapisanie się na “konsultację dermatologiczną”, a po obejrzeniu pacjenta w gabinecie zaproponować mu zabieg krioterapii. Wtedy klient może dopłacić za wykonaną dodatkowo usługę w czasie konsultacji lub umówić z Tobą inny termin na kontynuację leczenia. To bardzo proste rozwiązanie, prawda?

Wiedza pacjenta na temat zdrowia jest też coraz większa, dlatego podstawowe usługi takie jak szczepienia, konsultacje lub badania, których nazwy mogą być napisane na skierowaniu, warto ustawić jako możliwe do wyboru. Nazwy bardziej skomplikowanych zabiegów lub takich, o których realizacji musi zdecydować ten sam specjalista lepiej ukryć i pozostawić do decyzji personelu medycznego.

Ponadto, centralna e-rejestracja może prowadzić do znacznych oszczędności finansowych związanych z redukcją kosztów obsługi telefonicznej i materiałów biurowych. To wszystko sprawia, że wdrożenie funkcjonalności rejestracji internetowej w systemie medycznym może się szybko zwrócić i podnieść jakość świadczonych usług w ochronie zdrowia oraz efektywność zarządzania placówką.
Image

Jesteś managerem lub właścicielem placówki?

Zostaw swój numer, a zadzwonimy do Ciebie i przedstawimy dostępne funkcję systemu Proassist, które usprawnią pracę w Twojej placówce.

Informacja o plikach Cookie

Nasza strona internetowa używa plików cookie, aby zapewnić Ci najlepsze możliwe doświadczenie podczas przeglądania naszej strony. Pliki cookie to małe pliki tekstowe, które są zapisywane na Twoim urządzeniu (komputerze, telefonie lub tablecie) podczas odwiedzania różnych stron internetowych.