Budowanie wizerunku placówki medycznej i marki własnej lekarza w mediach społecznościowych

Budowanie wizerunku placówki medycznej i marki własnej lekarza w mediach społecznościowych

Marketing medyczny odgrywa ważną rolę w budowaniu silnej pozycji rynkowej placówek medycznych, w szczególności tych, które skupiają się na świadczeniu usług medycznych komercyjnie. Jeśli śledzisz nasze działania i miałeś okazję obejrzeć bezpłatny Webinar dotyczący prawnych aspektów marketingu medycznego, to wiesz na pewno, że w dzisiejszych czasach ciężko wybić się na rynku medycznym bez reklamy.

I choć krąży mit o tym, że marketing w placówkach medycznych jest zakazany, to do osiągnięcia sukcesu na rynku medycznym promocja jest potrzebna. W działaniach marketingowych należy tylko pamiętać i sugerować się ograniczeniami narzuconymi przez ustawy. Pacjenci mają coraz większe oczekiwania, a lekarze muszą uczyć się podejmować działania mające na celu promowanie placówki medycznej i dbanie o profesjonalny wizerunek nie tylko w świecie rzeczywistym, ale także w sieci.

Każdy gabinet medyczny powinien posiadać własną stronę internetową i system e-rejestracji, dzięki któremu pacjenci będą mogli umawiać wizyty przez Internet. Oczywiście, bezpośredni kontakt z placówką jest najważniejszy i musimy dbać o to, by zapewnić odpowiednią obsługę pacjenta w placówce, ale nie zapominajmy o wyszukiwarce Google i stronie internetowej gabinetu. Pacjenci chętnie korzystają z nowoczesnych technologii takich jak płatności online, czy umawianie wizyt online. które jako placówka powinniśmy im umożliwić.

Oprócz konieczności wprowadzania nowoczesnych funkcjonalności (np. możliwości umówienia wizyt i pozyskania e-zwolnień w internecie), założenia strony www i dbania o wysoką pozycję w wynikach wyszukiwania, w marketingu medycznym dużą rolę zaczął odgrywać także wizerunek placówki medycznej. Dzięki obecności w social media, możesz zwiększyć zasięg swojej działalności, przyciągnąć nowych pacjentów i zbudować zaufanie wśród odbiorców. Jak jednak zrobić to skutecznie? Poniżej przedstawiamy wskazówki, które pomogą Ci osiągnąć sukces.
Smartphone z interfejsem rezerwacji usług medycznych, ikony social mediów, tło niebieskie.

1. Zdefiniuj swoje cele i grupę docelową

Odpowiednio zaplanowane działania marketingowe mogą zadecydować o sukcesie placówki i zwiększeniu sprzedaży usług medycznych. Dzięki skutecznej strategii marketingowej możliwe jest nie tylko przyciągnięcie nowych pacjentów, ale także zbudowanie lojalności wśród obecnych, którzy będą chętniej powracać oraz polecać usługi znajomym. Odpowiednio prowadzone działania promocyjne nie tylko zwiększają widoczność placówki, ale także budują zaufanie i pozytywny wizerunek, co ma bezpośredni wpływ na rozwój i stabilność biznesu.

Pierwszym krokiem w budowaniu wizerunku w mediach społecznościowych jest określenie celów, jakie chcesz osiągnąć. Czy zależy Ci na zwiększeniu liczby pacjentów? Może chcesz budować zaufanie do swojej placówki medycznej za pomocą rekomendacji? Albo promować nowe usługi? Zastanów się, jakie są Twoje priorytety, a następnie dostosuj strategię marketingową do zdefiniowanej grupy docelowej. Czy są to młode mamy, seniorzy, a może osoby aktywne zawodowo? Każda grupa ma inne potrzeby i inaczej reaguje na treści publikowane w social mediach.

2. Wybierz odpowiednie kanały komunikacji

Nie wszystkie media społecznościowe będą odpowiednie dla Twojej placówki medycznej. Wybór platformy zależy od specyfiki Twojej działalności oraz grupy docelowej. Facebook jest idealny do budowania relacji z pacjentami, dzielenia się artykułami, zdjęciami z gabinetu czy informacjami o nowościach w ofercie. Instagram z kolei świetnie sprawdzi się w przypadku placówek, które chcą przyciągać uwagę estetycznymi zdjęciami czy relacjami z codziennej pracy. LinkedIn może być pomocny, jeśli chcesz budować markę eksperta w branży medycznej i nawiązywać kontakty biznesowe.

3. Twórz wartościowe treści

Treści publikowane na profilu placówki medycznej powinny być wartościowe i odpowiadać na potrzeby Twojej grupy docelowej. Możesz dzielić się poradami medycznymi, informacjami na temat nowych metod leczenia, sukcesami swoich pacjentów (oczywiście z zachowaniem pełnej poufności) czy też edukować na temat profilaktyki zdrowotnej.

Strona www to także dobre miejsce do stosowania marketingu medycznego i budowania marki osobistej. Dlatego warto rozważyć prowadzenie bloga, na którym regularnie będziesz zamieszczać artykuły eksperckie. To sprawi, że wzbudzisz zainteresowanie potencjalnych pacjentów i zbudujesz z nimi relacje. Dzięki temu dostrzegą Twoje kompetencje i będą uznawać Cię za eksperta w danej dziedzinie.

To długi proces, ale personal branding na tym polega. Po prostu – bądź widoczny w internecie. Musisz utkwić w świadomości pacjentów i dać się zauważyć na tle innych lekarzy. Dzięki temu, bez konieczności stosowania nachalnej reklamy, Twój kalendarz wizyt zawsze będzie pełen pacjentów, a konkurencja pozostanie w tyle.

4. Zaangażowanie pacjentów

Budowanie marki własnej lekarza i dbanie dobry wizerunek placówki medycznej to nie tylko publikowanie treści, ale przede wszystkim interakcja z pacjentami. Odpowiadaj na komentarze, zachęcaj do zadawania pytań i dziel się opiniami pacjentów na temat usług medycznych, które wykonujesz.

Warto również rozważyć organizację konkursów, live’ów z Q&A, czy tworzenie ankiet, które pozwolą Ci lepiej poznać potrzeby Twojej grupy docelowej. Takie działania pomogą również zwiększyć zaangażowanie pacjenta, który później chętniej pojawi się w placówce. To może wydawać się trochę śmieszne, ale jeśli jesteś miły dla pacjentów w sieci, to odbierają to tak, że jesteś miły również w obsłudze w swojej praktyce medycznej.

Dodatkowo, dzięki funkcjom, takim jak automatyczne wysyłanie SMSów do pacjentów, które oferuje system Proassist, możesz także przypominać pacjentom o możliwości oceny wizyty lub udostępnienia swojej opinii na Twoim profilu w mediach społecznościowych, czy też wizytówce Google. Nic nie pomaga w budowaniu marki osobistej tak, jak pozytywne opinie w internecie.

5. Spójność wizerunkowa

Twoja placówka medyczna powinna prezentować spójny wizerunek z marką osobistą we wszystkich kanałach komunikacji. Zadbaj o to, aby Twoja strona www i profile w social mediach miały jednolite logo, kolory, a nawet ton komunikacji.

Marketing medyczny to także materiały drukowane – ulotki, plakat, banery i wizytówki, które trafiają do pacjenta. One również powinny być spójne. To buduje rozpoznawalność i profesjonalizm Twojej przychodni oraz pracujących w niej lekarzy.

6. Monitorowanie i analiza efektów

Regularne monitorowanie i analiza efektów działań marketingu medycznego w SoMe są kluczowe do osiągnięcia zamierzonych celów. Sprawdzaj, jakie treści cieszą się największym zainteresowaniem, które posty generują najwięcej interakcji i jakie działania przynoszą najwięcej nowych pacjentów.

W ten sposób możesz optymalizować swoją strategię marketingową i dostosowywać ją do zmieniających się potrzeb rynku. Program medyczny Proassist umożliwia monitorowanie statystyk na temat wizyt i usług medycznych, dzięki czemu firmy medyczne mogą na bieżąco dostosowywać kampanie.

7. Wykorzystaj moc opinii pacjentów

Opinie pacjentów na temat firm medycznych to potężne narzędzie budowania zaufania i reputacji w mediach społecznościowych. Zachęcaj swoich pacjentów do dzielenia się opiniami na temat wizyt i usług Twojej placówki medycznej.

Strona www to miejsce, w którym możesz umieścić informacje na temat przyjmujących w Twojej placówce lekarzy. Każdy lekarz powinien mieć swoje zdjęcie na stronie oraz opinie, które mogą zainteresować potencjalnych pacjentów.

Rekomendacje w marketingu medycznym są bardzo ważne, dlatego warto udostępniać je również na profilach w social media lub tworzyć posty opisowe z case studies. Pamiętaj, że pozytywne recenzje na temat wizyt u lekarzy to najlepsza reklama, jaką możesz sobie zafundować. Pacjenta zawsze interesuje to, jak lekarz będzie traktował go podczas wizyt. W marketingu chodzi o to, żebyś pokazał mu, że zrobisz to lepiej niż Twoja konkurencja.

8. Automatyzacja działań marketingowych

Prowadzenie skutecznych działań marketingowych w social mediach wymaga czasu i zaangażowania. Warto jednak zastanowić się nad automatyzacją niektórych procesów, co pozwoli na oszczędność czasu i skuteczniejsze zarządzanie treściami.

Podsumowanie

Budowanie wizerunku placówki medycznej i marki własnej lekarza w mediach społecznościowych to proces wymagający konsekwencji, kreatywności i zaangażowania. Warto jednak zainwestować czas i środki w skuteczną strategię marketingową, która przyniesie wymierne korzyści w postaci większej liczby pacjentów i lepszej rozpoznawalności marki.

Wykorzystanie nowoczesnych narzędzi, takich jak program Proassist, może znacznie ułatwić zarządzanie placówką medyczną. Dzięki niemu możesz umieścić na swojej stronie internetowej bezpłatną wtyczkę do e-rejestracji.

Jeśli nie wiesz, jak dotrzeć do pacjenta i brakuje Ci pomysłu na to, jak wdrożyć marketing do swojej placówki medycznej – przygotowaliśmy serię bezpłatnych ebooków, których tematem przewodnim jest marketing medyczny. Pobierz je za darmo i nauczyć się, jak zarządzać wizerunkiem lekarza online i jak prowadzić social media.

Jak uniezależnić placówkę medyczną od portali zewnętrznych i pozyskiwać pacjentów bez prowizji

Jak uniezależnić placówkę medyczną od portali zewnętrznych i pozyskiwać pacjentów bez prowizji

Obecnie wiele placówek medycznych decyduje się na korzystanie z portali zewnętrznych, aby dotrzeć do nowych pacjentów. Portale dla lekarzy typu marketplace opisaliśmy już wcześniej, więc jeśli chcesz dowiedzieć się o nich więcej, zajrzyj TUTAJ.

Choć portale te oferują pewną wygodę, ich usługi wiążą się z opłatami prowizyjnymi, które mogą znacząco obciążyć budżet przychodni. Dodatkowo, jeśli pacjent znajdzie Cię na takim serwisie, ale nie będą odpowiadały mu godziny przyjęć – serwis podpowie mu Twoją konkurencję.

Czy istnieje sposób na uniezależnienie się od zewnętrznych platform i skuteczne pozyskiwanie pacjentów na własną rękę? Oczywiście! Rozwiązaniem jest wdrożenie e-rejestracji na stronie internetowej i w mediach społecznościowych, które pozwalają na pełną kontrolę nad procesem umawiania wizyt.
Obrazek przedstawiający uśmiechniętą lekarkę i podpis: "Jak uniezależnić placówkę medyczną od portali typu marketplace" ZnanyLekarz, Kliniki,pl

Jak działa e-rejestracja na stronie internetowej?

E-rejestracja to nowoczesne narzędzie, które umożliwia pacjentom samodzielne umawianie wizyt przez stronę internetową placówki medycznej. Dzięki systemowi medyczneu Proassist, ten proces jest nie tylko prosty, ale i niezwykle efektywny.

Synchronizacja kalendarza online i systemu rejestracji internetowej

Jednym z najważniejszych elementów e-rejestracji w Proassist jest pełna synchronizacja kalendarza dostępnego na stronie internetowej z tym, który jest używany przez obsługę rejestracji w przychodni. Co to oznacza w praktyce? Jeśli pacjent umówi wizytę online, informacja o niej natychmiast pojawia się w grafiku rejestratorki, nawet jeśli w tym samym czasie prowadzi rozmowę telefoniczną z innym pacjentem. Dzięki temu eliminowane jest ryzyko podwójnej rezerwacji i wprowadzenie chaosu w harmonogramie pracy lekarzy.

To, co wyróżnia e-rejestrację Proassist, to płynność działania i pewność, że każda umówiona wizyta jest od razu widoczna dla całego zespołu. System automatycznie aktualizuje kalendarz, co pozwala uniknąć błędów i nieporozumień, które mogą wyniknąć z ręcznego wpisywania wizyt. Dlatego nie musisz obawiać się problemu zdublowanych wizyt.

E-rejestracja w mediach społecznościowych

Nie tylko strona internetowa może stać się narzędziem do pozyskiwania pacjentów.System medyczny Proassist umożliwia również wdrożenie e-rejestracji na profilach placówki w mediach społecznościowych. To idealne rozwiązanie, jeśli chcesz dotrzeć do pacjentów tam, gdzie spędzają najwięcej czasu.

Pacjenci mogą umawiać się na wizyty bezpośrednio przez Twoją stronę na Facebooku czy Instagramie, a każda rezerwacja jest od razu widoczna w kalendarzu przychodni. Co więcej, system Proassist umożliwia sprawdzenie, z jakiego źródła pochodzi dana rezerwacja – czy została umówiona przez rejestratorkę, czy też pacjent skorzystał z e-rejestracji na stronie internetowej lub w mediach społecznościowych. Możesz zatem na bieżąco weryfikować, skąd pozyskujesz najwięcej pacjentów i wykorzystywać tą wiedzę w ustalaniu budżetu reklamowego.

Zalety wdrożenia e-rejestracji w Twojej placówce medycznej

1. Pełna kontrola nad procesem rejestracji: unikniesz prowizji płaconych portalom zewnętrznym i zyskasz pełną kontrolę nad harmonogramem wizyt.

2. Bezpieczeństwo i synchronizacja: dzięki synchronizacji kalendarza online z systemem rejestracji w placówce wyeliminujesz ryzyko podwójnych rezerwacji i innych błędów organizacyjnych.

3. Dostępność dla pacjentów: pacjenci mogą umawiać się na wizyty 24/7, niezależnie od godzin pracy placówki. To wygoda, którą docenią zarówno pacjenci, jak i personel.

4. Skuteczne pozyskiwanie pacjentów: e-rejestracja na stronie internetowej i w mediach społecznościowych to doskonały sposób na zwiększenie liczby pacjentów bez konieczności ponoszenia dodatkowych kosztów związanych z prowizjami. Lepiej wydać te pieniądze na reklamę 😉

A co jeśli nie masz strony internetowej?

Nie musisz wydawać fortuny na stworzenie profesjonalnej strony internetowej! Z Proassist stworzymy dla Ciebie nowoczesną i funkcjonalną stronę już od 39 zł miesięcznie. Zadbamy o to, aby Twoja placówka była widoczna online i gotowa do przyjmowania pacjentów za pomocą e-rejestracji. Co więcej, będziemy Cię wspierać na każdym etapie – od pełnego szkolenia dla pracowników i wdrożenia systemu do gabinetu po codzienne wsparcie w użytkowaniu.

Jeśli zatem szukasz informacji jak postawić stronę www dla placówki medycznej, skontaktuj się z nami klikając TUTAJ.

Podsumowanie

Wdrożenie e-rejestracji w Twojej placówce medycznej to krok w stronę uniezależnienia się od zewnętrznych portali i odzyskania pełnej kontroli nad procesem umawiania wizyt. Dzięki Proassist możesz efektywnie zarządzać kalendarzem, eliminując ryzyko błędów i podwójnych rezerwacji.

Co więcej, e-rejestracja dostępna na stronie internetowej i w mediach społecznościowych pozwala dotrzeć do pacjentów tam, gdzie są najbardziej aktywni, co przekłada się na wzrost liczby wizyt w Twojej placówce.

Nie czekaj – wprowadź e-rejestrację do swojego gabinetu już dziś i zyskaj pełną kontrolę nad harmonogramem wizyt w Twojej przychodni!

Jak odpowiednio dobrać system do sposobu obsługi pacjentów?

Jak odpowiednio dobrać system do sposobu obsługi pacjentów?

Wybór odpowiedniego systemu do zarządzania obsługą pacjentów jest konieczny dla efektywnego funkcjonowania placówki medycznej. Odpowiednio dobrany system może nie tylko usprawnić codzienne działania i poprawić komfort pracowników, ale także zwiększyć satysfakcję pacjentów, usprawnić organizację pracy i zapewnić zgodność z wymogami prawnymi. Ale na czym skupić uwagę, żeby odpowiednio wybrać program do przychodni? Lepiej patrzeć na wizualne aspekty, żeby kolory na ekranie były przyjemne dla oka? A może wziąć pod uwagę głównie cenę?

Na rynku jest bardzo dużo firm oferujących systemy do zarządzania placówką medyczną, rejestracji pacjentów i wypełniania dokumentacji medycznej. Pierwszym krokiem, od którego należy zacząć jest sprawdzenie, czy system, który nas interesuje jest systemem medycznym. Producent oprogramowania powinien na Twoją prośbę udostępnić Ci dokument zgodności programu z rozporządzeniem Ministra Zdrowia z 6 kwietnia 2020 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania.

Następnie, powinieneś skupić się na tym, co oferuje system. Wizualna kwestia powinna mieć najmniejsze znaczenie, ponieważ do wszystkiego można się przyzwyczaić. Najważniejsze, żeby system działał w taki sposób, by proces obsługi pacjentów przebiegał sprawnie i szybko. Warto wziąć również pod uwagę oczekiwania pacjenta i sprawdzić, czy system dla placówek medycznych oferuje rozwiązania, z których zadowolony będzie pacjent. Poniżej przedstawiamy, na co warto zwrócić uwagę, dobierając oprogramowanie medyczne do specyfiki pracy w Twojej placówce medycznej.
Trzech pracowników medycznych przegląda dokumenty przy laptopie, niebieskie tło.

Obsługa pacjentów online – komfort i nowoczesność

Pacjenci coraz częściej oczekują możliwości skorzystania z konsultacji medycznych online. System zarządzania, który wybierzesz, powinien oferować narzędzia do obsługi pacjentów online, w tym możliwość przeprowadzania wideokonsultacji bezpośrednio z okna systemu.

Nawet jeśli aktualnie nie planujesz wykonywać teleporad i wideokonsultacji, to weź pod uwagę, że w Twojej placówce medycznej w przyszłości może się coś zmienić w związku z rozwojem, zatrudnieniem nowych lekarzy, itp.

Dlatego warto zadbać o dostosowanie systemu do wideokonsultacji w taki sposób, by nie było konieczności instalowania osobnego oprogramowania do wideokonferencji z pacjentami. Nie będziesz musiał płacić za dodatkowe narzędzie i nie obciążysz pacjenta koniecznością pobierania systemu do spotkań online. Wystarczy, że Twój system medyczny wygeneruje link do spotkania online, który wyśle do pacjenta.

To szczególnie ważne w dzisiejszych czasach, gdy pacjenci cenią sobie elastyczność i dostęp do usług medycznych bez wychodzenia z domu.

Raportowanie zdarzeń medycznych – integracja z systemem P1

Niektóre specjalizacje medyczne wymagają ścisłego raportowania zdarzeń medycznych, co jest istotnym elementem codziennej pracy. W takim przypadku system, który wybierzesz, powinien być zintegrowany z systemem P1. Dzięki temu zyskujesz pewność, że wszystkie wymagane dane są automatycznie przesyłane do odpowiednich instytucji, co minimalizuje ryzyko błędów i oszczędza cenny czas.

Spełnienie odpowiednich procedur to obowiązek placówki medycznej, a jeśli lekarz może wypełnić wszystkie procedury w jednym systemie, to zaoszczędzi sporo czasu. Dzięki temu, cały proces obsługi pacjenta przebiegnie szybciej.

E-rejestracja i media społecznościowe – zwiększ widoczność swojej placówki

Jeśli Twoja placówka aktywnie działa w mediach społecznościowych, niezwykle istotne jest, aby system medyczny, który wybierasz, umożliwiał łatwą integrację z tymi kanałami. Udostępnienie opcji e-rejestracji na Facebooku czy Instagramie może znacząco zwiększyć liczbę umawianych wizyt i poprawić doświadczenie pacjentów. Udostępnienie takiej opcji rejestracji pacjentów sprawia, że rejestratorka medyczna ma mniej połączeń przychodzących, a dodatkowo pacjent może zarezerwować swój termin po godzinach pracy rejestracji.

Podobnie, jeśli duża część pacjentów rejestruje się do Twojego gabinetu przez platformę ZnanyLekarz, warto upewnić się, że system, który chcesz wybrać, pozwala na łatwą integrację z tą platformą. Taka funkcjonalność zapewni płynność działania i wygodę zarówno dla personelu, jak i pacjentów. Personel medyczny nie będzie musiał przepisywać ręcznie wizyt umówionych przez portal, a oczekiwania pacjenta zostaną spełnione.

Funkcjonalności przydatne dla poradni o danej specjalizacji

Każda specjalizacja medyczna ma swoje specyficzne potrzeby, które powinny być uwzględnione przy wyborze systemu. Oto kilka przykładów:

👉 Fizjoterapeuci: dla fizjoterapeutów, przydatną funkcją może być możliwość głosowego wypełniania Elektronicznej Dokumentacji Medycznej (EDM) za pomocą aplikacji na telefon. Dzięki temu mogą oni szybko i sprawnie dokumentować przebieg terapii, nawet w trakcie wykonywania usługi, stojąc przy pacjencie.

Niektóre wizyty wymagają też rejestracji pacjentów na serię zabiegów w konkretnym terminie, a nie wszystkie programy umożliwiają rejestrację na wizyty cykliczne. Jeśli dla Ciebie skorzystanie z takiej możliwości jest ważne, to upewnij się, że program ma takie możliwości.

👉 Ginekolodzy: dla ginekologów niezwykle ważnym elementem jest prowadzenie rejestru ciąż. System medyczny powinien umożliwiać łatwe zarządzanie tymi danymi, co pozwala na bieżąco monitorować stan zdrowia pacjentek i w pełni legalnie wypełniać dokumentację medyczną. To nie tylko funkcja przydatna dla lekarza, ale również rządowe wymagania dotyczące pracy gabinetów lekarskich.

👉 Dentyści: diagram zębowy to narzędzie, bez którego trudno wyobrazić sobie pracę dentysty. System dla placówki stomatologicznej powinien oferować możliwość dokładnego rejestrowania stanu uzębienia pacjenta oraz planowania i monitorowania leczenia. Jeśli zatem planujesz w placówce medycznej wykonywać również zabiegi stomatologiczne, to sprawdź, czy system daje możliwość tworzenia diagramu zębowego.

👉 Podolodzy, dermatolodzy, lekarze medycyny estetycznej: dla specjalistów z tych dziedzin przydatna będą funkcjonalności umożliwiające dodawanie zdjęć do dokumentacji medycznej. Dzięki temu mogą oni śledzić postępy leczenia, efekty zabiegów czy zmiany skórne pacjenta na przestrzeni czasu. W systemie Proassist taką opcję umożliwia aplikacja mobilna, dzięki której zdjęcia wykonane w procesie leczenia można dodać z aplikacji prosto do dokumentacji medycznej. Co więcej, jeśli pacjent przyniesie wyniki badań wykonane w innym miejscu, to aplikacja pozwala także na skanowanie dokumentów. Nie zostaną one wymieszane z prywatnymi zdjęciami na telefonie użytkownika, ponieważ są przechowywane na dysku należącym do systemu.

Podsumowanie

Wybór systemu medycznego to decyzja, która może znacząco wpłynąć na efektywność pracy Twojej placówki oraz satysfakcję pacjentów. Kluczowe jest, aby system był dostosowany do specyfiki pracy danej grupy specjalistów oraz umożliwiał integrację z narzędziami, które są już używane w Twojej praktyce. Jeśli zastanawiasz się, jakie rozwiązania będą najlepsze dla Twojej placówki, zapraszamy do kontaktu z Proassist – chętnie pomożemy w dopasowaniu systemu do Twoich potrzeb.

Utrata dostępu do bazy danych pacjentów – przyczyny i rozwiązania

Utrata dostępu do bazy danych pacjentów - przyczyny i rozwiązania

Utrata dostępu do bazy danych w przychodni to jeden z najpoważniejszych problemów, z jakimi mogą się spotkać placówki medyczne. Skutki takiej sytuacji mogą być katastrofalne zarówno dla zarządzania placówką, jak i dla bezpieczeństwa baz danych pacjentów.

W artykule przedstawimy najczęstsze przyczyny utraty dostępu do bazy danych oraz kroki, które należy podjąć, aby zminimalizować ryzyko i skutecznie zareagować, gdy do takiej sytuacji dojdzie. Ten artykuł jest szczególnie przydatny dla managerów i lekarzy, którzy chcą zabezpieczyć swoją działalność leczniczą przed tego typu zagrożeniami.
Utrata dostępu do bazy danych pacjentów, osoba w kapturze przy komputerze, komunikat "Access Denied".

Przyczyny utraty dostępu do bazy danych pacjentów

Awaria sprzętu

Jednym z najczęstszych powodów utraty dostępu do bazy danych pacjentów jest awaria sprzętu. Dyski twarde, serwery i inne urządzenia mogą ulec uszkodzeniu, co skutkuje utratą danych lub powoduje brak dostępu. Powinniśmy spodziewać się awarii serwera, przerw w dostawie prądu i być na nie przygotowani.

Regularne tworzenie kopii zapasowych jest bardzo istotne, aby zminimalizować ryzyko utraty danych w przypadku awarii. I tutaj wszystko zależy od tego, jaki posiadasz system medyczny. Jeżeli Twój system do umawiania wizyt i wypełniania EDM jest instalowany na komputerze, to musisz sam zadbać o tworzenie kopii zapasowych. Jeżeli jednak korzystasz z oprogramowania medycznego takiego jak Proassist, to Twoja dokumentacja medyczna jest przechowywana w chmurze. Oznacza to, że Ty jako lekarz, czy właściciel placówki medycznej, nie musisz martwić się o budowanie serwerowni w swojej placówce, bo obowiązek ten spoczywa na dostawcy systemu medycznego.

Ataki cybernetyczne

Placówki medyczne są coraz częściej celem ataków cybernetycznych. Hakerzy mogą wykorzystać różne metody, aby zablokować dostęp do bazy danych pacjentów. W takich przypadkach odpowiednie zabezpieczenia, takie jak firewalle, oprogramowanie antywirusowe i regularne aktualizacje systemu, są niezbędne, aby chronić dane pacjentów przed atakami.

Większość gabinetów współpracuje z informatykami lub dużymi firmami zajmującymi się wdrażaniem sieci teleinformatycznych do placówek medycznych. Jeśli masz jakieś wątpliwości i obawiasz się o swoją dokumentację, to skorzystanie z tego typu usług na pewno Ci pomoże. Opracowany przez specjalistów system zabezpieczeń będzie solidny i zgodny z przepisami prawa.

Błędy ludzkie

Niestety, błędy ludzkie są również częstą przyczyną utraty dostępu do bazy danych. Niewłaściwe zarządzanie danymi, nieodpowiednie procedury bezpieczeństwa i brak szkolenia personelu mogą spowodować przypadkowe usunięcie lub utratę danych. Edukacja pracowników i wdrożenie rygorystycznych procedur bezpieczeństwa mogą znacznie zmniejszyć ryzyko błędów ludzkich.

Przede wszystkim powinieneś przeszkolić swoich pracowników z przepisów RODO, wyjaśnić im co to jest naruszenie ochrony danych osobowych i jakie niesie ze sobą konsekwencje. Powinni także znać zakres praw i wiedzieć, że pacjent ma prawo do wglądu w informację o swoich danych i poproszenia o kopię historii wizyt. Pacjenci mogą także dokonywać zgłoszeń do UODO, jeżeli zauważą coś niepokojącego lub będą podejrzewać, że łamane są ich prawa.

Problemy z oprogramowaniem

Niekompatybilność, błędy w oprogramowaniu lub awarie systemu w przychodni mogą również prowadzić do utraty niektórych danych. Regularne aktualizacje i konserwacja systemu medycznego są bardzo ważne, aby zapewnić jego niezawodność i bezpieczeństwo.

System opieki zdrowotnej ma na celu dbać o zdrowie pacjentów i udzielać świadczeń medycznych. Rolą lekarza nie jest samodzielne naprawianie błędów w systemie, dlatego jeżeli masz problemy z systemem, nie jesteś zadowolony ze współpracy z dostawcą oprogramowania lub nie możesz zgłosić błędów w godzinach swojej pracy, bo pomoc techniczna pracuje krócej – rozważ wybranie innego systemu.

Co zrobić, gdy utracisz dostęp do bazy danych pacjentów?

Natychmiastowe działania

Gdy baza danych placówki medycznej zostanie zablokowana, natychmiastowe działania są konieczne. Pierwszym krokiem jest określenie przyczyny problemu. Kluczowy jest też szybki czas reakcji – pacjent nie może odczuć przerwy w realizacji świadczeń medycznych i trudności w dostaniu się do lekarza.

Jeśli jest to awaria sprzętu, należy skontaktować się z dostawcą usług IT lub specjalistą ds. odzyskiwania danych. W przypadku ataku cybernetycznego, należy natychmiast powiadomić zespół ds. bezpieczeństwa IT i podjąć kroki w celu ograniczenia szkód. Jeżeli wystąpił incydent naruszenia ochrony danych osobowych, niezwłocznie skontaktuj się ze swoim IODO lub bezpośrednio z UODO i powiadom, że wystąpiło naruszenie.

Odzyskiwanie danych z kopii zapasowych

Regularne tworzenie kopii zapasowych bazy danych pacjentów jest niezbędne, aby zapewnić możliwość szybkiego odzyskania danych w przypadku utraty dostępu. Kopie zapasowe powinny być przechowywane w bezpiecznym miejscu i regularnie testowane, aby upewnić się, że są kompletne i działające. Proces odzyskiwania danych z kopii zapasowej powinien być dobrze znany personelowi IT i odpowiednio udokumentowany.

Tak jak wspomnieliśmy wyżej, jeśli korzystasz z chmurowego systemu medycznego takiego jak Proassist, to nie musisz martwić się o kopie zapasowe danych i nie potrzebujesz budować serwerowni w swojej placówce. W takiej sytuacji cała odpowiedzialność dotycząca tworzenia kopii zapasowych spoczywa na dostawcy oprogramowania medycznego.

Wdrożenie planu awaryjnego

Każda placówka medyczna powinna mieć wdrożony plan awaryjny na wypadek utraty dostępu do baz danych pacjentów. Plan ten powinien obejmować kroki, które należy podjąć w przypadku różnych scenariuszy, takich jak awaria sprzętu, atak cybernetyczny czy błąd ludzki. Ważne jest, aby regularnie przeprowadzać ćwiczenia i testy planu awaryjnego, aby upewnić się, że personel jest odpowiednio przeszkolony i przygotowany do szybkiego działania.

Wsparcie techniczne

Współpraca z zaufanym dostawcą oprogramowania medycznego, takim jak Proassist, może znacząco poprawić bezpieczeństwo i niezawodność systemu. Dostawcy ci często oferują wsparcie techniczne oraz pomoc w sytuacjach awaryjnych, co może być nieocenione w przypadku utraty dostępu do bazy danych pacjentów.

W Proassist Dział Pomocy Technicznej pomaga codziennie od 08:00 do 18:00. Klienci są zadowoleni, że zawsze mogą liczyć na udzielenie wszelkich informacji, a pacjenci zadowoleni ze względu na wyższy poziom jakości usług medycznych.

Podsumowanie

Utrata dostępu do bazy danych pacjentów to poważne zagrożenie dla każdej placówki medycznej. Awaria sprzętu, ataki cybernetyczne, błędy ludzkie i problemy z oprogramowaniem to najczęstsze przyczyny tego problemu.

Kluczem do skutecznego radzenia sobie z utratą dostępu jest znajomość praw, odpowiednie przygotowanie i zabezpieczenie systemu medycznego.

Regularne tworzenie kopii zapasowych, wdrożenie planu awaryjnego, edukacja personelu oraz współpraca z zaufanym dostawcą oprogramowania medycznego mogą znacząco zmniejszyć ryzyko i skutecznie zarządzać sytuacją, gdy wystąpi ryzyko utraty danych.

Pomoc techniczna dla systemu medycznego Proassist:

Pomoc techniczna dla systemu medycznego Proassist

Jedną z zalet systemu medycznego Proassist jest wsparcie Pomocy Technicznej, na które możesz liczyć w godzinach pracy placówki medycznej. W dzisiejszym artykule prezentujemy szczegóły dotyczące funkcjonowania naszej Pomocy Technicznej.
Pomoc techniczna w systemie medycznym Proassist, tło niebieskie z drewnianymi strzałkami.

Dostępność w godzinach pracy placówki:

Dział Pomocy Technicznej Proassist działa od poniedziałku do piątku od 08:00 o 20:00. Nasi specjaliści są gotowi odpowiedzieć na pytania techniczne oraz udzielić wsparcia w godzinach pracy lekarzy, dlatego nie musisz martwić się, że ktoś nie poradzi sobie z systemem.

Różnorodne kanały kontaktu:

Klienci mogą skontaktować się z naszą pomocą techniczną przez różne kanały: telefon, e-mail oraz czat na żywo, który dostępny jest cały czas w oknie systemu (możesz napisać do nas nawet w trakcie wizyty!). Staramy się, aby kontakt z nami był jak najłatwiejszy i najwygodniejszy.
Medical appointment calendar with chat for assistance in Proassist app.

Szybka reakcja:

Naszym priorytetem jest szybka reakcja na zgłoszenia. Każde zgłoszenie jest natychmiast rejestrowane i przekazywane do odpowiedniego specjalisty, który rozpoczyna pracę nad jego rozwiązaniem.

Regularnie badamy poziom satysfakcji klientów i możemy pochwalić się, że według naszych ostatnich badań, w czerwcu 2024 procent satysfakcji klienta uzyskany z systemu do obsługi klientów wyniósł 97%. Średni czas odpowiedzi klientowi na chat wyniósł 18 sekund, a połączenie telefoniczne odbieraliśmy w średnim czasie 16 sekund.

Wiedza i doświadczenie:

Pracownicy Działu Pomocy Technicznej Proassist są odpowiednio wykwalifikowani i znają system od podszewki. Jeśli zajdzie taka potrzeba, krok po kroku przeprowadzą Cię przez proces, z którym będziesz mieć trudności.

Pakiet pomocy:

Jeżeli nie masz czasu lub nie lubisz robić niektórych powtarzalnych rzeczy, takich jak rozliczenia wizyt, wprowadzanie specjalistów, zmiana cennika usług, itp., to możesz wykupić dodatkowy pakiet pomocy. Posiadając ten pakiet, nasi specjaliści zrobią to wszystko za Ciebie, a Ty zaoszczędzisz czas.
Pomoc Klasyczna instruuje, Asystenta wykonuje zadanie.

Jak przebiega proces wdrożenia usługi zewnętrznej rejestracji telefonicznej do placówki medycznej?

Jak przebiega proces wdrożenia usługi zewnętrznej rejestracji telefonicznej do placówki medycznej?

Wdrożenie usługi zewnętrznej rejestracji telefonicznej Proassist to proces, który ma na celu odciążenie placówek medycznych i gabinetów lekarskich poprzez przejęcie obsługi telefonicznej pacjentów. Usługa ta pozwala na profesjonalne zarządzanie rejestracją, co z kolei przekłada się na lepszą organizację pracy i większą satysfakcję pacjentów.

Telefonicza rejestracja jest szczególnie przydatna dla tych placówek, które mają bardzo dużo połączeń i nie są w stanie odbierać ich przez pełne 8 godzin pracy i pojawiaja się u nich dużu połączeń nieodebranych. Jeśli jesteś w takiej sytuacji i zdajesz sobie sprawę z tego, że tracisz część pajentów przez to, że nie odbierasz telefonu, to zastanów się nad rozwiązaniem Proassist.

Poniżej przedstawiamy, jak krok po kroku przebiega wdrożenie tej usługi.
Grafika przedstawiająca rejestratorkę telefoniczną

Konsultacja i analiza potrzeb:

Proces wdrożenia rozpoczyna się od konsultacji z przedstawicielem Proassist. Podczas tego etapu analizowane są specyficzne potrzeby placówki oraz omawiana jest usługa – opowiadamy o tym, jak wygląda nasz schemat pracy i co leży w zakresie obowiązków rejestratorek telefonicznych Proassist.

Na tym etapie przedstawiamy wszystkie procedury związane z rejestracją wizyt, odwoływaniem i przestawianiem terminów oraz ustalamy, czy potrzebujesz potwierdzania wizyt, prowadzenia listy rezerwowej, itp.

Przekierowanie połączeń do rejestracji bez zmiany numeru:

Ważnym aspektem wdrożenia jest to, że placówka nie musi zmieniać swojego numeru telefonu. Wszystkie połączenia są przekierowywane na numery obsługiwane przez Proassist. Dzięki temu, pacjenci dzwonią na znany im numer, a my zajmujemy się resztą. Proces przekierowania jest prosty i nie wymaga skomplikowanych zmian technicznych.

Przekazanie informacji:

Aby usługa działała sprawnie, niezbędne jest przekazanie wszystkich istotnych informacji, o które mogą pytać dzwoniący pacjenci. Obejmuje to:

🔹Godziny pracy placówki.
🔹Dostępne terminy wizyt.
🔹Wiek pacjentów (czy poszczególni lekarze przyjmują tylko dorosłych, tylko dzieci lub wszystkich pacjentów od 7 roku życia, itp.).
🔹Specjalizacje i usługi oferowane przez placówkę (oraz wskazówki, czy np. do badania pacjent musi w jakiś sposób się przygotować)
🔹Informacje o lekarzach i personelu medycznym (np. czy dany specjalista pracuje też w jakimś szpitalu, czy wykonuje zabiegi, itp.)
🔹Dodatkowe informacje na temat placówki (np. dojazd komunikacją miejską, dostępność parkingu, wskazówki dotyczące dojazdu, precyzyjne informacje o lokalizacji – które piętro, itp.)

Uruchomienie usługi:

Po zakończeniu wszystkich przygotowań i szkoleń, usługa zostaje uruchomiona. Od tego momentu rejestratorki Proassist przejmują obsługę telefoniczną, zajmując się rejestracją wizyt, udzielaniem informacji i odpowiadaniem na pytania pacjentów.

Podsumowanie

W Proassist rozumiemy, że niezawodne wsparcie techniczne oraz sprawny proces wdrożenia są kluczowe dla sukcesu naszych klientów. Dlatego przygotowaliśmy konkretny plan, aby każdy etap współpracy – od analizy potrzeb, przez personalizację i szkolenie, aż po wsparcie techniczne – był prowadzony z najwyższą starannością i profesjonalizmem.

Rejestratorki medyczne odbierające telefon w imieniu Twojej placówki są zawsze odpowiednio przeszkolone i przygotowane do profesjonalnej obsługi pacjentów. Wiemy, że od jakości rozmowy zależy także wizerunek Twojej placówki, dlatego dokładamy wszelkich starań, by pacjenci nie oczekiwali długo na linii, zostali obsłużeni w odpowiedni sposób i byli zadowoleni.

Chcemy, by świadczone przez nas usługi usprawniały pracę lekarzy, ułatwiały zarządzanie placówką medyczną i poprawiały jakość usług. Dzięki temu użytkownicy systemu Proassist mogą skupić się na tym, co najważniejsze – na zapewnieniu najlepszej opieki swoim pacjentom.

Dlaczego pacjenci nie przychodzą na umówione wizyty i jak to zmienić?

Napis "Dlaczego pacjenci nie przychodzą na wizyty?" z kobietą i osobą medyczną na niebieskim tle.

Dlaczego pacjenci nie przychodzą na umówione wizyty i jak to zmienić?

Brak obecności pacjentów na umówionych wizytach to problem, z którym boryka się wiele placówek medycznych. To nie tylko strata czasu, ale również potencjalne straty finansowe i utrata możliwości pomocy innym pacjentom. Zrozumienie przyczyn, dla których pacjenci nie pojawiają się na wizytach, oraz znalezienie skutecznych rozwiązań, może znacząco poprawić efektywność działania gabinetu medycznego.

Jednym z głównych powodów, dla których pacjenci nie przychodzą na umówione wizyty, jest zapomnienie o terminie. Żyjemy w zabieganym świecie, w którym codzienne obowiązki mogą przytłoczyć nawet najbardziej zorganizowane osoby. W takich sytuacjach pacjenci mogą po prostu zapomnieć o umówionej wizycie. Rozwiązaniem może być wprowadzenie systemu przypomnień. Regularne powiadomienia SMS-em, e-mailem czy telefoniczne przypomnienia na dzień przed wizytą mogą znacząco zwiększyć liczbę pacjentów pojawiających się na umówionych spotkaniach.

Innym częstym powodem nieobecności pacjentów jest nagła zmiana planów. Życie bywa nieprzewidywalne, a nagłe sytuacje, takie jak choroba, problemy w pracy czy rodzinne zobowiązania, mogą zmusić pacjentów do zmiany planów w ostatniej chwili. Aby zminimalizować skutki takich zdarzeń, warto wprowadzić elastyczność w zarządzaniu wizytami. Możliwość łatwego przełożenia terminu wizyty przez pacjenta, np. za pomocą systemu e-rejestracji, może pomóc w utrzymaniu płynności w grafiku lekarzy.

Komunikacja jest kluczowym elementem, który może wpływać na obecność pacjentów na wizytach. Brak jasnych informacji na temat wizyty, takich jak data, godzina, lokalizacja czy specyfikacja przygotowania do wizyty, może skutkować nieporozumieniami i ostatecznie nieobecnością pacjenta. Dlatego tak ważne jest, aby każda placówka medyczna dostarczała szczegółowych i klarownych informacji podczas rejestracji wizyty. Automatyczne potwierdzenia e-mailem lub SMS-em z wszystkimi niezbędnymi szczegółami mogą znacznie poprawić komunikację z pacjentami.

Koszty związane z wizytą mogą również stanowić barierę dla pacjentów. Jeśli pacjenci nie są w stanie sobie pozwolić na wizytę, mogą po prostu na nią nie przyjść, zamiast ją odwołać. Transparentna polityka cenowa oraz możliwość rozłożenia płatności na raty mogą zmniejszyć ten problem. Dodatkowo, wprowadzenie opcji płatności online może ułatwić pacjentom regulowanie należności przed wizytą.

Niektóre placówki medyczne zauważają, że brak motywacji pacjentów do regularnych wizyt może być problemem, zwłaszcza w przypadku długotrwałych terapii czy kontroli zdrowotnych. Warto więc inwestować w edukację pacjentów, podkreślając znaczenie regularnych wizyt kontrolnych i ich wpływu na zdrowie. Kampanie informacyjne, materiały edukacyjne i indywidualne rozmowy z pacjentami mogą pomóc w budowaniu świadomości i motywacji do regularnego odwiedzania gabinetu.

Na koniec, warto wspomnieć o roli technologii w zarządzaniu wizytami pacjentów. Nowoczesne systemy medyczne, takie jak Proassist, oferują wiele narzędzi, które mogą pomóc w zwiększeniu liczby pacjentów pojawiających się na umówionych wizytach. Automatyczne przypomnienia, e-rejestracja, możliwość łatwego przełożenia wizyty, transparentność kosztów oraz dostępność szczegółowych informacji na temat wizyt to tylko niektóre z funkcji, które mogą znacząco poprawić sytuację.

Podsumowanie:

Zrozumienie przyczyn nieobecności pacjentów na wizytach oraz wprowadzenie odpowiednich rozwiązań może znacząco poprawić efektywność działania każdej placówki medycznej. Dzięki temu, zarówno pacjenci, jak i personel medyczny będą bardziej zadowoleni, a gabinet będzie mógł funkcjonować sprawniej i efektywniej.

Poniżej podsumowaliśmy w kilku punktach działania, które możesz zastosować, aby zmniejszyć ilość pacjentów, którzy nie zjawiają się na umówionych wizytach.

Przypomnienia o wizycie: regularne powiadomienia SMS-em, e-mailem lub telefoniczne przypomnienia.

Jasna komunikacja: dostarczanie szczegółowych i klarownych informacji na temat wizyty.

Transparentność kosztów: płatności internetowe i możliwość rozłożenia płatności na raty.

Edukacja pacjentów: kampanie informacyjne, marketing SMS i materiały edukacyjne podkreślające znaczenie regularnych wizyt.

Technologia: wykorzystanie nowoczesnych systemów medycznych, takich jak Proassist, do zarządzania wizytami.

Wszystko, co musisz wiedzieć o EDM i raportowaniu do P1 – proste i szybkie rozwiązania dla specjalistów!

Wszystko, co musisz wiedzieć o EDM i raportowaniu do P1 - proste i szybkie rozwiązania dla specjalistów!

Dzisiejszy wpis na blogu, to nic innego jak transkrypcja naszego webinaru “Automatyzacja EDM dla lekarzy i fizjoterapeutów – zyskaj więcej czasu dla pacjentów!”, w którym Asia z Działu Pomocy Technicznej pokazała w praktyce funkcje systemu Proassist, które umożliwiają szybszą pracę z EDM.

Bez zbędnego przedłużania, przedstawiamy poniżej treść wydarzenia!
Lekarka z laptopem na tle z tekstem o usprawnianiu EDM, niebieskie tło.
Dzień dobry. Myślę, że możemy już zaczynać. Witam serdecznie wszystkich uczestników naszego dzisiejszego webinaru. Cieszę się, że możemy się tutaj spotkać i wspólnie zgłębiać temat nowoczesnych narzędzi w zarządzaniu placówkami medycznymi.

Ja nazywam się Joanna, pracuję w dziale pomocy technicznej Proassist od ponad roku i będę miała przyjemność prowadzić to spotkanie. Słowem wstępu dla tych, którzy może jeszcze nie znają Proassist, pozwolę sobie krótko przedstawić, co to tak naprawdę jest.

Proassist jest oprogramowaniem medycznym w chmurze, które pozwala na kompleksowe zarządzanie placówką medyczną każdemu użytkownikowi, który posiada dostęp do Internetu. System umożliwia prowadzenie kalendarza wizyt i rejestrację pacjentów, a także wypełnianie elektronicznej dokumentacji medycznej, wystawianie recept i skierowań oraz obsługę gabinetu po wizycie, czyli wystawianie faktur, uzupełnianie stanu magazynu sprzętu medycznego i tym podobne.

Dodatkowo Proassist dzięki odpowiedniej integracji pozwala na bezpłatne umieszczanie opcji rejestracji wizyt online na stronie internetowej placówki, wizytówce Google, a nawet w mediach społecznościowych.

O różnorodnych funkcjach systemu można opowiadać naprawdę długo, ale tematem dzisiejszego spotkania jest elektroniczna dokumentacja medyczna, w skrócie EDM oraz jej automatyzacja, która pomoże Państwu uzyskać więcej czasu dla pacjentów.

W trakcie webinaru pokażę Państwu, jak działa automatyzacja w naszym systemie w zakresie szablonów wizyt, czy powielania EDM. Pokażę również sposoby na szybkie wystawianie dokumentów, wykorzystanie interaktywnych formularzy przy wystawieniu zaświadczeń oraz głosowe wypełnianie dokumentacji medycznej.

Zachęcam do aktywnego udziału, zadawania pytań i dzielenia się swoimi doświadczeniami na czacie. Mam nadzieję, że to spotkanie będzie dla Państwa ciekawe i pomocne. No dobrze, to zaczynajmy. W pierwszej kolejności chciałam pokazać przygotowaną dla Państwa krótką prezentację z podpunktami naszego webinaru.

Udostępnię teraz ekran. I tutaj są nasze podpunkty. To są tylko cztery podpunkty, ale są naprawdę bardzo rozbudowane. Jest to:

1. Automatyzacja w zakresie wypełniania treści dokumentacji medycznej, czyli szablony wizyt i powielanie elektronicznej dokumentacji medycznej.

2. Sposoby na szybkie wystawianie e-dokumentów

3 W jaki sposób wystawić zaświadczenia dla pacjenta, wykorzystując interaktywne formularze

4. Głosowe wypełnianie dokumentacji medycznej.

To teraz tak. Zaczynając od punktu pierwszego, czyli automatyzacja w zakresie wypełniania treści dokumentacji medycznej, czyli szablony wizyt i powielanie EDM.
Automatyzacja tworzenia szablonów, powielania i personalizacji tabeli wizyt medycznych.
Na samym wstępie pokażę Państwu, jak skorzystać z takiego szablonu. Wchodząc w wizytę pacjenta, klikam ikonę “przyjmij pacjenta”. Pod wywiadem stałym widzimy zielony przycisk “użyj szablonu wizyty”. Ja tutaj mam zapisany szablon wizyty “zespół kanału nerwu łokciowego”.

Klikam “kopiuj dane do EDM” i dolegliwości, badanie, rozpoznanie oraz zalecenia – wszystko mam uzupełnione według mojego szablonu. Tak naprawdę to jest właśnie użycie szablonu. Jest to bardzo proste. To teraz pytanie, jak stworzyć ten szablon samodzielnie?

Przede wszystkim, musimy uzupełnić najpierw taką wizytę, aby móc zapisać szablon. Ja zrobię to po prostu na aktualnej wizycie, ponieważ mam ją już uzupełnioną. Mogę zapisać szablon albo całej wizyty, albo wybranych kolumn w wywiadzie lekarskim, czyli dolegliwości, badanie, rozpoznanie oraz zalecenia.

Ja zrobię to po prostu na całej wizycie. Więc tutaj klikam “zapisz szablon całej wizyty” i nazwę to “webinar 1”. Klikam “zapisz szablon” i teraz przy każdej następnej wizycie każdego pacjenta, jak kliknę “użyj szablonu wizyty”, on się tutaj pojawi. To jest właśnie mój “webinar 1”, który zapisałam.

Najważniejszy plus szablonów, to oszczędność czasu. Po otworzeniu szablonu wizyty możemy dowolnie z niego korzystać przy kolejnych wizytach innych pacjentów, dzięki czemu – tak jak wspominałam – skracamy czas wypełniania elektronicznej dokumentacji medycznej, a zyskujemy go dla naszego pacjenta. Czyli raz stworzony szablon mogę dowolnie wykorzystywać przy innych pacjentach, gdyż są przypisane do mojego konta specjalisty, a nie do konkretnego pacjenta.

W systemie Proassist możemy również stworzyć szablon wywiadu. Na pewno wielu z Państwa na pierwszorazowych wizytach ma stałe pytania, które zadaje swoim pacjentom. Mamy możliwość stworzenia takiego szablonu wywiadu.

Znajdziemy go pod wywiadem lekarskim, pod dolegliwościami. “Rozwiń/zwiń wywiad”. Po kliknięciu rozwinie mi się pytanie, które przygotowałam wcześniej, czyli: czy pacjent zgłasza gorączkę lub uczucie gorąca? Mam do wyboru: tak, nie lub nie dotyczy, jako tak zwane checkboxy.

Mogę również dodać kolejne pytanie, co równa się stworzeniu takiego szablonu, ponieważ podobnie jak w przypadku wszystkich szablonów w naszym systemie, musimy go najpierw stworzyć na naszym koncie specjalisty, aby móc z niego korzystać.

Dodam teraz kolejne pytanie wspólnie z Państwem, czyli klikam “dodaj kolejne pytanie” i w nazwie pytania wpiszę teraz jego treść. U mnie to będzie “czy pacjent przeszedł jakiekolwiek infekcję w ostatnim czasie?”.Klikam “zapisz szablon” i od teraz będę miała to pytanie w moim szablonie wywiadu przy każdej wizycie kolejnego pacjenta.

Kolejną rzeczą, kolejną częścią automatyzacji w naszym systemie jest powielanie EDM. Korzystamy z tego głównie wtedy, jak pacjent przychodzi na kontynuację leczenia. Zjeżdżam na sam dół strony, gdzie mam historię wizyt EDM, dokładnie tutaj. Mam tutaj do wyboru dwie wizyty, kliknę sobie te dwie kartki koło drukarki, czyli powielanie wizyty. Powieliłam całą poprzednią wizytę, jeden do jeden, to jest po prostu skopiowanie całej poprzedniej wizyty.

I tak naprawdę to jest koniec punktu pierwszego, więc zanim przejdziemy do drugiego punktu naszego webinaru, chciałam sprawdzić czy może na czacie nie pojawiły się jakieś pytania, także proszę o chwilkę. O, jest pytanie.

Pytanie: Czy program jest dostosowany do rozliczeń w ramach umów, na przykład w ramach NFZ?

Odpowiedź: Nasz system jest stricte dla gabinetów prywatnych, natomiast mamy placówki, które rozliczają się z NFZ-em, które mają umowę z NFZ. Po prostu robimy to w nieco inny sposób niż robimy to dla zwykłej, jakby to ująć, dla placówki, która jest gabinetem prywatnym, to wygląda nieco inaczej, natomiast tutaj bym zaprosiła bardziej do kontaktu z naszym działem handlu, żeby dokładnie wytłumaczyli, ponieważ dzisiejszym tematem webinaru jest stricte dokumentacja medyczna i jej automatyzacja.

I taka sam odpowiedź będzie dla kosztu dla praktyki zawodowej. Tutaj właśnie trzeba się skontaktować z naszym działem handlu, ponieważ tak jak wspominałam, jest to dzisiaj temat tylko i wyłącznie elektronicznej dokumentacji medycznej.

Żeby skontaktować się z Działem Handlu, wystarczy zadzwonić pod numer 505 709 455 lub wypełnić formularz kontaktowy, który znajduje się tutaj: KLIK

Dobra, to teraz mamy punkt drugi, czyli “Sposoby na szybkie wystawianie e-dokumentów”.
kopiowanie, szablony, ulubione leki.
Ja zacznę od e-recept i automatyzacji z nimi związanymi. Pierwsze takie usprawnienie to możliwość dodania leków do ulubionych. Możemy dodać do ulubionych leków dowolny lek, na który często wypisujemy receptę, aby zaoszczędzić sobie szukania go na liście.

Kliknę e-receptę teraz, ja dodałam sobie taki lek już wcześniej, aby Państwu zaprezentować, jak to wygląda. Mam tutaj “wyszukaj lub wybierz ulubiony lek”. Po kliknięciu w okno z nazwą leku od razu mam lek, który dodałam do ulubionych, bez konieczności wpisywania jego nazwy. Taki lek dodany do ulubionych pojawi się zawsze na samej górze listy.

Jak dodać taki lek do ulubionych? Wystarczy wpisać lek, np. rutinacea, wybrać go, czyli kliknąć i obok nazwy mamy taką gwiazdkę, “dodaj do ulubionych”. To są tak naprawdę trzy kliknięcia i już mam tą rutinaceę tutaj w moich ulubionych. Kolejną kwestią jest kopiowanie recept. W naszym systemie możemy właśnie skopiować receptę albo całą, albo na konkretne leki.

Czyli tak, mam dalej tutaj moją receptę, klikam “Historia Proassist”, bo mnie interesują recepty wystawione w Proassist. I tutaj mam receptę wystawioną na dwa leki, na rutinoscorbin oraz rutinaceę. To jest jedna recepta i teraz mogę ją albo skopiować całą, powielić całą receptę, przy pomocy tych dwóch kartek pod drukarką lub jeśli nie mam takiej potrzeby, aby skopiować całą receptę, mogę skopiować tylko i wyłącznie konkretny lek, np. rutinoscorbin. Mam tutaj “powiel lek z recepty” pod ikoną czerwonego kosza. I tak to właśnie wygląda, jeśli chodzi o kopiowanie.

Mamy też możliwość wystawienia recepty na lek recepturowy, a co z tym związane, również stworzenia szablonu. Czyli raz jeszcze w grę wchodzi ta automatyzacja, która jest tematem przewodnim naszego webinaru. Bo taki raz utworzony szablon można wykorzystywać przy każdej wizycie różnych pacjentów. Taki szablon, każdy lekarz ustawia sobie sam. Czyli tak, w typie recepty zamiast “dokumenty recepty na lek zwykły” wybieram “dokumenty recepty na lek recepturowy”.

I teraz użyję szablonu receptury, którą przygotowałam wcześniej. Mam tutaj moją recepturę, kopiuję dane do receptury. I pojawiają się moje wszystkie składniki wraz z dawką stosowaną oraz informacjami dla wydającego.

Mogę oczywiście sobie dopisać zawsze jakiś dodatkowy surowiec lub lek. Ja po prostu wybiorę pierwszy lepszy krem i mogę zapisać taki szablon, klikając “zapisz szablon receptury”. Nazwę go “webinar 1”, klikam “zapisz szablon”.

I teraz aby Państwu pokazać, usunę to wszystko i kliknę “użyj szablon receptury”. I tutaj mam mój szablon “webinar 1”. Jest razem z tym moim kremem, który zapisałam.

Adekwatnie sprawa wygląda ze skierowaniami. Możemy utworzyć szablon skierowania, który działa w dokładnie taki sam sposób jak reszta szablonów, czyli oszczędza nam czas na ręczne wypełnianie. Czyli wyjdę teraz z recepty i kliknę skierowanie. Typ skierowania wybiorę do poradni specjalistycznej i w tym momencie mogę użyć mojego szablonu.

Klikam “użyj szablon”. Mam tutaj skierowanie na zabieg do poradni chirurgii ogólnej, więc klikam “kopiuj dane do skierowania”. I mam tutaj mój nagłówek, skierowanie na zabieg oraz treść, co ma być wykonywane.

I tak samo wygląda sprawa, jeśli chodzi o stworzenie nowego szablonu. Klikam “nowy szablon”, nazywam ten szablon, nazywam nagłówek, tą treść i po kliknięciu “zapisz”, tworzę po prostu nowy szablon, który tak jak przed chwilą pokazałam, będzie w tym miejscu.

Ok, dodatkowo przy wystawieniu każdego dokumentu, czyli recepty, skierowania i zwolnienia, możemy wystawić i dodać do zaleceń, dzięki czemu nie musimy ręcznie wpisywać na przykład okresu niezdolności do zaleceń dla pacjenta, dzieje się to w sposób automatyczny po wystawieniu dokumentu.

Czyli tak, jak mam skierowanie, klikam “wystaw i dodaj do zaleceń”. I tak samo sprawa wygląda z receptą oraz ze zwolnieniem. W przypadku recepty, zwolnienia i skierowania powoduje to tyle, że wszystko mamy w zaleceniach opisane, na przykład jaki jest kod recepty, jaki jest kod skierowania, jakie są właśnie zalecenia i tak dalej.

Przed punktem trzecim raz jeszcze spojrzę, czy pojawiły się nowe pytania, póki co nie ma, dobrze. No to przychodząc dalej.

W jaki sposób wystawić zaświadczenie dla pacjenta, wykorzystując interaktywne formularze?
Interaktywne formularze do tworzenia i personalizacji zaświadczeń z podpisem pieczątki.
W naszym systemie Proassist mamy możliwości wystawienia, zaświadczenia dla pacjenta, wykorzystując interaktywne formularze. Czyli jak to wygląda? W oknie przeprowadzania wizyty, w którym teraz się znajdujemy, obok wszystkich e-dokumentów mamy zakładkę o nazwie “druki”.

Po kliknięciu w nią wysunie mi się właśnie panel boczny, z domyślnymi zaświadczeniami, jakie ma każdy specjalista w naszym systemie. Ja skupię się na takim domyślnym szablonie o numerze 17, czyli to jest skierowanie do badania USG.

Po kliknięciu w ikonę ołówka, system przenosi mnie do interaktywnego formularza. Proszę zwrócić uwagę na zielone pola, w które mogę kliknąć i wypełnić. W tym wypadku będzie to pole tekstowe. I teraz tak, jak stworzyć całkowicie nowy szablon takiego zaświadczenia?

To jest bardzo proste. Zjeżdżamy na sam dół strony i klikamy “stwórz nowy szablon”. Nazywamy mój szablon. Ja tu sobie nazwę go skierowanie do pracowni RTG. Zaznaczam EDM specjalisty, EDM placówki lub poradni, dane pacjenta, podpis i data. Chcę, żeby te wszystkie informacje pojawiły się na tym druku. Nagłówek – nazwę go w ten sam sposób, jak nazwa szablonu. Dla mnie najważniejsza w tym momencie jest treść. Napiszę “pan/pani”.

I tutaj jest moment, w którym możemy wstawić interaktywne pola w treści, czyli chciałabym pobrać dane pacjenta. Mogę kliknąć albo dane pacjenta, natomiast zaciągną mi się wszystkie dane, czyli imię, nazwisko, PESEL i adres. A jeśli nie chcę, np. żeby zaciągnął się adres systemu, to wybieram imię, nazwisko, PESEL. Przechodząc dalej, proszę o wykonanie RTG. I tutaj dam pole tekstowe, ponieważ chcę mieć możliwość wpisania, czego ma być to RTG.

Rozpoznanie. Mogę kliknąć ICD-10, żeby mi się zaciągnęło lub mogę je wypełnić tak samo pole tekstowe. Zakres badania tak samo – pole tekstowe. Cel – mogę tutaj kliknąć albo ICD-9, albo pole tekstowe, albo jedno i drugie.

To tak naprawdę ograniczona nasza własna wyobraźnia. Klikam “zapisz”. I teraz mam ten mój szablon na samym dole jako 26. Po kliknięciu w ikonę ołówka ponownie system przeniesie mnie do do wypełniania tego druku i zaświadczenia.

Mam już na przykład proszę o wykonanie RTG, pole tekstowe, wpiszę sobie kolana lewego. I co warto zaznaczyć, tak jak Państwo pewnie pamiętają, jak wybrałam imię, nazwisko oraz PESEL, to wszystko zostało zaciągnięte z karty pacjenta, jaka jest u nas w systemie.

Teraz tak. Przed wydrukiem dokumentacji medycznej chciałabym Państwu pokazać, że każdy użytkownik może samodzielnie ustawić domyślny typ zdarzenia medycznego. Jak wiadomo, jest obowiązek raportowania zdarzenia medycznego. Tutaj mamy to zdarzenie medyczne, domyślne. Możemy ustawić w naszym systemie samodzielnie, tak naprawdę w trzech kliknięciach.

Mamy tutaj awatar, taką wyszarzoną postać, Janusz Kowal. Po kliknięciu przeniesie mnie do ustawień konta. I mam tutaj ustawienie zdarzenia medycznego. Wybiorę sobie wizyta i kliknę “zapisz zmiany”. I od tego momentu każde zdarzenie medyczne, takie domyślne zdarzenie medyczne w wizycie, będzie jako wizyta. Mamy też opcję, tak właśnie w ramach ciekawostki, mamy też opcję wyłączenia tych pól, jeśli nie są dla nas istotne.

Robimy to tak samo wchodząc w awatar -> zdarzenia medyczne – obserwacje -> nie pokazuj i klikam “zapisz”. Wchodząc jeszcze raz w wizytę. Mam teraz zdarzenie medyczne ustawione domyślnie jako wizyta i bez tych dodatkowych pól, które były mi zbędne, na przykład.

To tak na sam koniec przyjmowania pacjenta. Pokażę Państwu, jak wygląda wydruk dokumentacji medycznej. Klikam “zapisz i drukuj”. Proszę zwrócić uwagę na nagłówek graficzny. Często specjaliści i nawet managerowie nie wiedzą, że mamy taką możliwość w systemie, aby wydruk dokumentacji wyglądał bardziej profesjonalnie.

Dodatkowo mamy możliwość umieszczenia pieczątki w podpisie, dzięki czemu nie trzeba fizycznie podbijać każdego wydruku. Wystarczy zgłosić taką chęć z naszej obsługi technicznej, która zajmie się z spersonalizowaniem i ustawieniem nagłówka do druku EDM.

Ja tu mam właśnie nagłówek oraz mam podpis wstawiony. Tutaj oczywiście może być pieczątka, ja akurat wstawiłam sam podpis.

Na czacie pojawiło się pytanie: na jakiej zasadzie zdarzenia medyczne są przekazywane do P1?

Odpowiedź: mamy bezpośrednie połączenie z P1, dzięki certyfikatom P1 też między innymi, które powoduje tu po prostu przekazanie zdarzenia medycznego bezpośrednio do P1.

Ok, dobra. To teraz tak. Pozostał nam tak naprawdę ostatni temat do omówienia, czyli głosowe wypełnianie dokumentacji medycznej.
Aplikacja Proassist do głosowego wypełniania i edytowania Elektronicznej Dokumentacji Medycznej.
Zaprezentuję Państwu naszą aplikację, u mnie będzie to akurat na emulatorze, który duplikuje funkcję telefonu, bo w ten sposób łatwiej i przede wszystkim czytelniej dla Państwa będzie mi pokazać funkcję, o której mówię, niż jakbym prezentowałem na swoim telefonie.

Tutaj mam ten emulator i wchodząc w aplikację Proassist powita mnie znajome okno logowania do systemu, klikam “zaloguj”. Po zalogowaniu mogą Państwo dostrzec taką subtelną różnicę w widoku kalendarza pomiędzy aplikacją a systemem.

Mam tutaj zapisaną wizytę właśnie na dzisiaj, na 30 lipca. To będzie wizyta na godzinę 18. Klikam w nią, a następnie w ikonę sylwetki człowieka, to jest ta ikona, aby przyjąć pacjenta. I tutaj ponownie mamy znajomy widok, okna z dolegliwościami, zaleceniami itd.

Klikam w dolegliwości, natomiast usunę, żeby było łatwiej, czytelniej przede wszystkim. I tutaj wchodzi tak naprawdę nasz gwóźdź programu, czyli ikona mikrofonu, ta ikona. Po kliknięciu w nią aplikacja słucha tego, co mówię i przekształca mowę na słowo pisane.

Tak z doświadczenia powiem Państwu, że z tej opcji najbardziej zadowoleni są fizjoterapeuci, którzy są blisko pacjenta i mogą dyktować aplikacji wszystko co robią, bez konieczności odchodzenia od pacjenta, czy późniejszego uzupełnienia wizyty.

I teraz tak, jeszcze chciałam jedną rzecz pokazać, a która bardzo często przydaje się specjalistom, którzy robią zdjęcia przed i po leczeniu, czy nawet chcą zrobić zdjęcie wyników czy dokumentacji medycznej pacjenta.
skanowanie dokumentów i dodawanie plików do dokumentacji medycznej.
Otóż z poziomu aplikacji mogę zrobić zdjęcie moim urządzeniem mobilnym i dodacie je bezpośrednio do pliku w systemie. To będzie ta ikona aparatu. Ja nie mogę niestety użyć dwa razy tej samej kamery, ponieważ jedną kamerę mam włączoną już na naszym spotkaniu.

Dlatego na ten moment użyję jeszcze raz swojego telefonu. Klikam w ikony aparatu i zrobię zdjęcie chociażby mojej ściany. System pyta się, aplikacja pyta się, czy chcę zapisać zdjęcie, klikam OK i prosi mnie o wprowadzenie nazwy pliku.

Domyślnie nazwą takiego pliku jest po prostu data i numer zdjęcia. Ja sobie napiszę “webinar 1” i klikam “wyślij”. Dostałam informację, że plik został dodany, więc takie zdjęcie zachowało się w dokumentacji pacjenta, a dokładnie w jego karcie i można do niego wejść również przy każdej jego wizycie.

Już pokażę, w jaki sposób. Zminimalizuję ten mój emulator. I teraz klikam na nowo w wizytę i mam tutaj ikony takiej wizytówki. To jest właśnie karta pacjenta. Klikając wchodzę w pliki EDM i mam tutaj zdjęcie mojej ściany, które przed chwilą dodałam.

Dużym plusem jest to, że nie zapewniają Państwo galerii w swoim telefonie, bo zdjęcie zapisywane jest bezpośrednio w serwerze Proassist. Jeszcze można sprawdzić plik w ten sposób, że wchodzimy w okno przyjmowania pacjenta i mamy tutaj pliki pacjenta tuż przy drukach, jedyneczkę w zielonym kółku, to znaczy, że jest jeden plik pacjenta i tak samo mamy tutaj tą ścianę. Można oczywiście usunąć takie zdjęcie. I tak wygląda właśnie dodanie zdjęcia lub pliku bezpośrednio z naszego telefonu, z aplikacji do systemu.

Na sam koniec, już w ramach takiej ciekawostki. Chciałam Państwa poinformować, że jesteśmy w trakcie testowania personalizacji okna EDM w ramach projektu z NCBR, czyli Narodowym Centrum Badań i Rozwoju, które robimy wspólnie z Akademią Górniczą -Hutniczą.

Każdy będzie mógł zmienić kolejność okien, usunąć niepotrzebne zakładki i tym podobne. W ramach tego projektu robimy również automatyzację wypełniania dokumentacji. Teraz jest szablon do części wypełniania dokumentacji, a będzie tak zwana ciągłość, czyli wypełni się dokumentacja, uzupełni ICD-10 i jeszcze wystawi recepta.

Jesteśmy również przed drugą fazą projektu, gdzie mamy połączyć system głosowego wypełniania dokumentacji z Proassist, czyli nie będzie to tylko i wyłącznie w aplikacji, ale również normalnie w systemie.

Dobrze, w takim razie, skoro nie ma więcej pytań, to chciałam bardzo serdecznie podziękować Państwu za uczestnictwo. Każdy uczestnik, nawet nie tyle uczestnik, co osoba zapisana na webinar, dostanie link do nagrania właśnie po naszym webinarze. To ja bardzo Państwu dziękuję i mam nadzieję, że przekazana dzisiaj wiedza w jakikolwiek sposób Państwu się przyda.

Optymalizacja kosztów w placówkach medycznych: najlepsze praktyki i strategie

Optymalizacja kosztów w placówkach medycznych: najlepsze praktyki i strategie

Zarządzanie placówką medyczną to nie tylko dbałość o najwyższą jakość świadczonych usług, ale także umiejętne zarządzanie kosztami. Optymalizacja kosztów w placówkach medycznych jest bardzo ważna, zwłaszcza w kontekście rosnących cen leków, materiałów medycznych oraz kosztów utrzymania pracowników. Efektywne zarządzanie finansami pozwala na lepsze wykorzystanie zasobów, inwestowanie w nowoczesne technologie i szkolenie personelu.

Poniżej przedstawiamy najlepsze praktyki i strategie, które pomogą menedżerom i właścicielom gabinetów medycznych w efektywnym zarządzaniu kosztami. Wskazówki te mają na celu nie tylko zmniejszenie wydatków, ale również poprawę efektywności placówki medycznej i jakości opieki nad pacjentami.
Person calculating costs in a medical facility.

1. Zmniejszenie wydatków związanych z zatrudnieniem

Większość lekarzy i specjalistów posiada własną działalność, więc w tym wypadku koszty zatrudnienia są jasne i adekwatne do umowy. Jednak w przypadku zatrudniania personelu pomocniczego lub rejestratorek medycznych, często mówimy o umowach o pracę lub umowach cywilnoprawnych. Koszty utrzymania pracownika na etacie są naprawdę wysokie, a dodatkowo musisz wywiązywać się z obowiązków pracodawcy – pracownik ma prawo iść na urlop lub zwolnienie lekarskie oraz pracuje określoną liczbę godzin (najczęściej 8 godzin dziennie).

Optymalizacja harmonogramów pracy, unikanie nadgodzin i zatrudnienie odpowiednich pracowników na stanowiskach administracyjnych mogą przynieść istotne oszczędności. Warto również rozważyć outsourcing niektórych usług, takich jak rejestracja telefoniczna czy księgowość.

Jeśli chciałbyś zredukować koszty utrzymania pracowników w swojej placówce medycznej, to w pierwszej kolejności rozważ korzystanie z zewnętrznej rejestracji telefonicznej. Proassist oferuje zdalną rejestrację, która jest znacznie tańszą alternatywą.

Po przekierowaniu numeru, rejestratorki Proassist odbierają telefony od poniedziałku do piątku w godzinach od 08:00 do 20:00 oraz w soboty od 08:00 do 15:00. Ty, jako właściciel placówki bądź gabinetu medycznego, nie musisz przejmować się nieobecnościami rejestratorek, szkoleniem, czy wdrażaniem nowych osób do pracy. Wszystko leży po naszej stronie, a Ty płacisz tylko co miesiąc fakturę zgodnie z cennikiem

Dzięki temu placówka może obniżyć koszty pracownicze, jednocześnie zapewniając pacjentom profesjonalną i sprawną obsługę. To naprawdę świetne rozwiązanie, które przynosi Twojemu gabinetowi zarówno korzyści finansowe, jak i dobry wizerunek.

2. Korzystanie z systemu medycznego w chmurze

Korzystanie z oprogramowania medycznego w chmurze eliminuje konieczność posiadania własnej serwerowni. To znacząco obniża koszty związane z jej budową, utrzymaniem i modernizacją. Chmurowe rozwiązania zapewniają także bezpieczeństwo danych i łatwy dostęp do nich z dowolnego miejsca. W chmurze stale robione są backupy danych, więc nie musisz sam o tym myśleć i martwić się o dodatkowe zabezpieczenie, jak to jest w przypadku programów medycznych instalowanych na komputerze.

Możesz zatem pracować zdalnie lub w czasie wizyt domowych wypełniać EDM z poziomu smartfona, czy innego, mniejszego urządzenia.

Nie trzeba martwić się o instalację oprogramowania na komputerze i przygotowywanie dla wszystkich pracowników sprzętu komputerowego. Każdy użytkownik otrzyma swoje dane do logowania i będzie mógł korzystać z własnego konta. Dzięki temu, Ty, jako administrator, w systemie będziesz mógł także sprawdzić, kto dokonał danej rezerwacji wizyty, czy zmiany danych.

3. Automatyzacja procesów

Wdrożenie nowoczesnych technologii i automatyzacja procesów administracyjnych mogą znacząco obniżyć koszty operacyjne. Systemy e-rejestracji, elektroniczne kartoteki pacjentów czy automatyczne przypomnienia o wizytach zmniejszają obciążenie administracyjne personelu, pozwalając skupić się na bezpośredniej opiece nad pacjentami.

Na przykład, usprawnienie i zautomatyzowanie wypełniania EDM pozwala lekarzom na szybsze i bardziej efektywne wykonywanie swoich obowiązków. Dzięki Proassist lekarze mogą przyjąć więcej pacjentów w tym samym czasie, co zwiększa przychody placówki. Skrócenie czasu pracy dodatkowej nad dokumentacją redukuje również konieczność płacenia za nadgodziny.

W Proassist możesz też zautomatyzować naliczanie wynagrodzeń dla specjalistów. Podsumowanie wypłat to zmota dla managerów, a w Proassist jest szybko, przyjemnie i rzetelnie.

4. Zarządzanie zapasami

Skuteczne zarządzanie zapasami, w tym lekami i materiałami medycznymi, zapobiega nadmiernemu gromadzeniu produktów i marnotrawstwu. Wprowadzenie systemu śledzenia zapasów pozwala na bieżące monitorowanie stanów magazynowych i zamawianie produktów w odpowiednich ilościach.

Moduł magazynu w Proassist pozwala na bieżąco kontrolować ilość produktów w magazynie, planować dostawy i unikać sytuacji braku lub nadmiaru materiałów. Dzięki temu placówka zawsze będzie dobrze zaopatrzona, a koszty związane z magazynowaniem zostaną zminimalizowane.

5. Marketing i dbanie o zadowolenie pacjentów

Budowanie lojalności pacjentów poprzez programy lojalnościowe i dbanie o ich satysfakcję może prowadzić do większej liczby wizyt powtarzających się, co stabilizuje dochody placówki. Zadowoleni pacjenci są bardziej skłonni polecać usługi innym, co również przyczynia się do wzrostu liczby pacjentów.

Dobrą inwestycją dla placówki medycznej jest też wysyłanie automatycznych SMSów z przypomnieniem o wizycie oraz SMSów marketingowych (z informacją o promocjach, czy przypomnieniem o badaniach profilaktycznych). Dzięki nim pacjenci będą pamiętać o swoich wizytach i zredukujesz ilość nieobecności. Marketing SMS natomiast pozwoli Ci przyciągnąć klientów ponownie do placówki medycznej.

6. Oszczędność energii i ograniczenie zużycia papieru

Wprowadzenie energooszczędnych rozwiązań, takich jak oświetlenie LED, inteligentne systemy zarządzania budynkiem czy optymalizacja ogrzewania i klimatyzacji, może znacząco obniżyć koszty eksploatacyjne placówki medycznej. Długoterminowe oszczędności wynikające z niższych rachunków za energię mogą być inwestowane w rozwój placówki.

Dodatkowo, korzystając z EDM i podpisów elektronicznych, ograniczysz zużycie papieru. Być może wydaje Ci się, że to niewielka oszczędność, ale pomyśl, ile pacjentów dziennie przyjmujesz, ile wystawiasz recept i skierowań i wreszcie – ile wytwarzasz dokumentacji. Gdyby wszystko to trzeba było drukować, zużycie papieru byłoby naprawdę duże. Natomiast dzięki elektronicznej dokumentacji medycznej oszczędzasz nie tylko na papierze, ale również na przestrzeni, w której konieczne byłoby przechowywanie papierowych kartotek.

7. Szkolenia i rozwój pracowników

Inwestowanie w szkolenia i rozwój zawodowy personelu może przynieść długoterminowe korzyści finansowe. Wykwalifikowany personel pracuje bardziej efektywnie, co przekłada się na lepszą jakość usług i mniejsze koszty operacyjne. Programy szkoleniowe mogą obejmować zarówno rozwój umiejętności medycznych, jak i szkolenia z zakresu zarządzania placówkami medycznymi i rozwijania kompetencji miękkich.

Co więcej, możesz postarać się o dofinansowanie na szkolenia dla placówki medycznej. Niedawno odbył się webinar, podczas którego Anna Soćko – ekspertka od dofinansowań – podzieliła się swoją wiedzą na ten temat. Fragment nagrania z webinaru możesz obejrzeć poniżej.
A jeśli jesteś zainteresowany obejrzeniem całego spotkania, możesz je pobrać za darmo w tym miejscu -> KLIK

8. Telemedycyna i wideokonsultacje lekarskie

Wdrożenie telemedycyny jako uzupełnienie tradycyjnych wizyt lekarskich może przynieść oszczędności zarówno dla pacjentów, jak i placówek medycznych. Telekonsultacje zmniejszają potrzebę fizycznej obecności pacjentów w placówce, co obniża koszty i zwiększa dostępność usług medycznych. Możesz również zatrudnić lekarzy mieszkających w innych lokalizacjach i nie musisz udostępniać im gabinetu, bo wideokonsultacje mogą realizować z domu.

Warto jednak pomyśleć o tym już na etapie wybierania systemu medycznego, ponieważ niektóre systemy, na przykład Proassist, pozwalają na wykonywanie wideokonsultacji bezpośrednio z okna systemu z jednoczesną możliwością wypełniania EDM w trakcie rozmowy. Nie potrzebujesz wtedy dodatkowych programów do spotkań online, a pacjent też nie musi nic instalować. Wystarczy, że będzie posiadał dostęp do urządzenia z Internetem i wejdzie w link do spotkania wygenerowany.

To duże ułatwienie dla lekarzy i zmniejszenie kosztów dla placówki – nie musisz bowiem płacić za dodatkowy system do wideokonsultacji.

9. E-rejestracja do gabinetu medycznego

Przyciąganie pacjentów przez własną stronę internetową to klucz do niezależności i oszczędności. Nawet najprostsza strona, którą Proassist może stworzyć dla Ciebie za jedyne 39 zł, to świetna inwestycja.

Dzięki niej pacjenci mogą umawiać wizyty bezpośrednio, bez konieczności korzystania z pośredników. Korzystanie z własnej strony eliminuje prowizje, jakie narzuca Znany Lekarz oraz minimalizuje ryzyko, że pacjent wybierze konkurencyjną placówkę.

Nawet jeśli pacjent znajdzie Cię przez Znanego Lekarza i przez ten portal umówi się na pierwszą wizytę, to każdą kolejną wizytę może umówić już bezpośrednio przez Twoją stronę, co pozwala uniknąć dodatkowych kosztów prowizji.

10. Płatności internetowe

Płatności online to gwarancja, że pacjent przyjdzie na wizytę. Dzięki przedpłatom masz pewność, że pacjent jest zobowiązany do stawienia się, a Ty unikasz strat finansowych związanych z nieodwołanymi wizytami.

System medyczny Proassist automatycznie oznacza status płatności, co eliminuje konieczność ręcznego sprawdzania wpłat przez rejestratorkę czy inny personel. Jeśli pacjent nie zapłaci, możesz ustawić automatyczne anulowanie wizyty, co pozwala na szybkie zapełnienie wolnego miejsca przez innego pacjenta. Dzięki temu optymalizujesz grafik i maksymalizujesz przychody placówki.

11. Prowadzenie listy rezerwowej

Prowadzenie listy rezerwowej z poziomu systemu medycznego to skuteczny sposób na minimalizowanie strat finansowych związanych z odwołanymi wizytami. Gdy pacjent odwoła wizytę dzień przed planowanym terminem, rejestratorki mogą szybko obdzwonić pacjentów z listy rezerwowej, by zapełnić lukę.

Proassist umożliwia wygodne zarządzanie listą rezerwową, pozwalając na oznaczenie preferencji pacjentów, takich jak dostępność tylko w określonych godzinach czy dniach. Dzięki temu, zamiast tracić czas na dzwonienie do wielu osób z pytaniem, czy mogą przyjść na wizytę o konkretnej godzinie, od razu wiesz, z kim warto się skontaktować. Taka funkcjonalność oszczędza czas personelu i pozwala na optymalne wykorzystanie grafiku, co przekłada się na większe zyski dla placówki.

Podsumowanie

Optymalizacja kosztów w placówkach medycznych to proces ciągły, który wymaga systematycznego podejścia i zaangażowania całego zespołu. Inwestowanie w nowoczesne technologie i rozwój pracowników przyczynia się do długoterminowego sukcesu i rentowności placówek medycznych.

Warto otworzyć się na zmiany i wdrażać te strategie, aby zapewnić pacjentom najwyższą jakość opieki przy jednoczesnym utrzymaniu stabilności finansowej. Nie bój się zatem zmiany oprogramowania medycznego, stworzenia strony internetowej, czy wdrożenia zewnętrznej rejestracji telefonicznej.

Jeśli chcesz porozmawiać z nami na ten temat i zacząć świadomie i efektywnie zarządzać swoim gabinetem medycznym, zadzwoń pod numer 505 708 455 – chętnie przedstawimy Ci ofertę Proassist.

Jak działa wdrożenie nowych użytkowników do pracy z systemem Proassist?

Jak działa wdrożenie nowych użytkowników do pracy z systemem Proassist?

Dla każdej placówki medycznej zmiana oprogramowania medycznego jest wyzwaniem. Trzeba na nowo nauczyć się korzystania z systemu, zmienić swoje przyzwyczajenia i poznać nowe rozwiązania. Dlatego tak ważne jest, by Pomoc Techniczna nowego dostawcy oprogramowania była dostępna w godzinach pracy lekarzy oraz żeby proces wdrożenia nowego systemu przebiegł szybko, sprawnie i bezboleśnie.

Dla nowych placówek kwestia wybrania systemu medycznego też może być trudna – w końcu wybieramy system, na którym zamierzamy opierać naszą pracę. Sam proces wyboru odpowiedniego oprogramowania opisaliśmy w TYM artykule, więc jeśli nie wiesz, czego powinieneś oczekiwać od systemu, to zachęcamy do przeczytania.

Ten artykuł dotyczy jednak kwestii związanej z wdrożeniem nowego oprogramowania medycznego do placówki. Skuteczne wsparcie techniczne oraz płynny proces wdrożenia są kluczowe dla zapewnienia, że systemy działają bez zarzutu i przyczyniają się do poprawy jakości opieki nad pacjentem.

W Proassist, naszym priorytetem jest zapewnienie, że nasi klienci otrzymują najwyższy poziom wsparcia na każdym etapie współpracy. Oto, jak zaplanowaliśmy proces wdrożenia:
Setup biura z laptopem, żółtym kubkiem i ołówkami obok tekstu o systemie Proassist.

Jak wygląda proces wdrożenia systemu medycznego do placówki?

Analiza potrzeb klienta:

Rozmowy na temat wdrożenia systemu zaczynamy tuż po szczegółowej analizie potrzeb klienta, kiedy zdecyduje się On na korzystanie z systemu Proassist. Wtedy właściciel, manager lub inny przedstawiciel placówki odpowiada na przygotowaną przez nas listę pytań.

Pytania te pozwalają nam zrozumieć specyfikę placówki, jej wymagania oraz ustalić, jakie funkcje powinniśmy aktywować – np., czy placówka będzie korzystała z wystawiania faktur lub listy rezerwowej. Następnym krokiem jest utworzenie konta w systemie na podstawie udzielonych odpowiedzi.

Personalizacja systemu:

Tworzymy dla Ciebie system i konfigurujemy wszystkie ustawienia. Wprowadzamy do niego specjalistów, którzy przyjmują w placówce oraz otwieramy dla nich kalendarze z odpowiednimi godzinami przyjmowania. Dodajemy także wykonywane usługi i uzupełniamy wszystkie szczegóły (czas trwania, ceny, nazwy).

Na podstawie opisanej wyżej analizy, personalizujemy system tak, aby idealnie pasował do potrzeb danej placówki. Podpowiadamy, które rozwiązania są używane przez placówki o podobnej specjalizacji, a jeśli zajdzie taka potrzeba – personalizujemy system medyczny na tyle, na ile jest to możliwe.

Taka personalizacja może obejmować utworzenie rejestracji online, konfigurację płatności, czy aktywowanie modułu fiskalnego lub integrację z innymi systemami za pomocą API.

Jeśli nie posiadasz swojej strony internetowej, a chcesz korzystać z rejestracji online i płatności internetowych, to jest to także dobry moment na stworzenie prostej strony internetowej dla placówki medycznej, czym również możemy się zająć.

Wdrożenie administratora placówki:

Po utworzeniu konta w systemie, odbywa się spotkanie administratora placówki z Opiekunem Klienta Proassist. Podczas tego spotkania Opiekun uczy administratora wykorzystywania podstawowych funkcji systemu i odpowiada na wszystkie pytania. Następnie ustalana jest forma kontaktu i termin przeniesienia bazy danych z poprzednio używanego systemu.

Spotkanie dotyczące przeniesienia bazy danych

przenieść bazę danych pacjentów. Jeśli klient przekaże nam wyeksportowany plik z bazą danych, to potrzebujemy kilku dni na zapoznanie się z tym, co znajduje się w pliku. Następnie umawiamy się na 30 minutowe spotkanie, podczas którego pracownik Działu Customer Success z Proassist spotyka się z administratorem placówki. Na takim spotkaniu omawiane są wszystkie szczegóły dotyczące przeniesienia bazy.

Wyjaśniamy, jak przebiega proces i ustalamy, gdzie będą przeniesione poszczególne elementy z bazy danych przenoszonej z poprzedniego systemu. Wspólnie sprawdzamy bazę i dane, które zostały przekazane od poprzedniego dostawcy i ustalamy proces przeniesienia.

Szkolenie personelu:

Kolejnym krokiem jest szkolenie personelu medycznego i administracyjnego. Nasz zespół przeprowadza szkolenia, które obejmują zarówno teoretyczne aspekty, jak i praktyczne korzystanie z systemu. Dzięki temu każdy użytkownik czuje się pewnie podczas pracy z systemem Proassist.

Dodatkowo, przygotowaliśmy także wiele szkoleń e-learningowych i bazę wiedzy pełną instrukcji jak zrobić daną rzecz w systemie krok po kroku – każdy użytkownik ma do nich dostęp za darmo, więc można także samodzielnie poszerzyć wiedzę o systemie. Oprócz tego, na naszym kanale na YouTube publikujemy filmy instruktażowe z obsługi systemu i różne ciekawostki na temat zarządzania placówką medyczną, do których obejrzenia również zachęcamy.
Image

Jesteś managerem lub właścicielem placówki?