Aby założyć gabinet lekarski, na początek musisz zdecydować, w jakiej formie będzie prowadzona działalność gabinetu. Możesz wybrać:
jednoosobowa działalność gospodarcza – najprostsza forma, wymagająca rejestracji w CEIDG.
grupowa praktyka lekarska – opcja dla lekarzy współpracujących w ramach jednej działalności.
prowadzenie podmiotu leczniczego – bardziej skomplikowana forma, ale pozwala zatrudniać innych lekarzy i oferować szerszy zakres usług.
Każdy wybór ma swoje zalety, ale jeśli planujesz samodzielnie potworzyć gabinet lekarski, jednoosobowa działalność gospodarcza będzie najlepszym rozwiązaniem.
Rejestracja gabinetu lekarskiego
Po wyborze formy działalności konieczna jest rejestracja gabinetu. W tym celu należy:
Zarejestrować działalność w CEIDG lub KRS.
Zgłosić się do izby lekarskiej właściwej dla Twojego miejsca zamieszkania.
Uzyskać wpis do rejestru podmiotów wykonujących działalność leczniczą prowadzonego przez wojewodę.
Ustawa o działalności leczniczej określa, że gabinet lekarza musi spełniać konkretne wymagania dotyczące warunków lokalowych i sanitarno-higienicznych.
Lokal i wyposażenie gabinetu lekarskiego
Wybór odpowiedniego lokalu oraz jego wyposażenie to kluczowe elementy, które mają wpływ na komfort pracy lekarza oraz doświadczenia pacjentów korzystających z usług. Specjalistyczny gabinet lekarski powinien być dostosowany do rodzaju świadczonych usług i spełniać wszelkie normy sanitarne oraz techniczne.
Lokalizacja
Decyzja o wyborze miejsca na gabinet lekarski powinna być dobrze przemyślana. Ważne jest, aby znajdował się on w dobrze skomunikowanej okolicy, co ułatwi pacjentom dostęp do usług. Dobrym rozwiązaniem może być umiejscowienie gabinetu w pobliżu osiedli mieszkalnych, centrów medycznych, przychodni czy innych punktów związanych z ochroną zdrowia. Jeśli planujesz otworzyć gabinet lekarski w budynku usługowym, warto upewnić się, że spełnia on wymagania sanitarne i techniczne określone w przepisach.
Wyposażenie gabinetu lekarskiego
Każdy nowoczesny gabinet lekarski powinien być odpowiednio wyposażony, aby umożliwić sprawne przeprowadzanie badań i zabiegów oraz zapewnić pacjentom komfort. Wyposażenie gabinetu lekarskiego obejmuje kilka podstawowych kategorii:
Meble medyczne – biurko, wygodne krzesła dla lekarza i pacjentów, szafki na dokumentację oraz leżanka medyczna.
Sprzęt komputerowy – komputer z dostępem do systemu EDM, drukarka oraz skaner (chyba, że korzystasz z systemu Proassist – wtedy nie potrzebujesz skanera, bo możesz skanować dokumenty smartfonem dzięki funkcji skanowania dokumentów za pomocą aplikacji mobilnej dla lekarzy)
Sprzęt diagnostyczny – zależny od specjalizacji, może obejmować ciśnieniomierz, stetoskop, termometr bezdotykowy, pulsoksymetr, lampę zabiegową, dermatoskop czy aparaty USG.
Sprzęt medyczny odpowiedni do specjalizacji – dla dentysty będzie to fotel stomatologiczny, dla ortopedy aparat RTG, a dla dermatologa urządzenia do laseroterapii.
Dodatkowo, gabinet lekarza musi spełniać normy sanitarne, co oznacza konieczność posiadania łatwych do dezynfekcji powierzchni, umywalki z dostępem do ciepłej i zimnej wody oraz systemu wentylacji.
Formalności prawne i ubezpieczenie
Każdy gabinet medyczny świadczy usługi zdrowotne, dlatego przed rozpoczęciem działalności należy zadbać o spełnienie wszystkich wymogów prawnych i formalnych. Obejmuje to obowiązkowe ubezpieczenie, odpowiednie regulacje wewnętrzne oraz zgłoszenie do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej (OC)
Lekarze prowadzący własną praktykę, zarówno w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej, jak i większych podmiotów leczniczych, są zobowiązani do wykupienia ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej (OC). Jest to obowiązkowe zabezpieczenie, które chroni zarówno lekarza, jak i pacjentów w przypadku ewentualnych błędów medycznych, powikłań po leczeniu czy roszczeń wynikających z niewłaściwie udzielonych świadczeń zdrowotnych.
Zakres polisy powinien być dostosowany do rodzaju świadczonych usług i poziomu ryzyka zawodowego. Wysokość składki zależy m.in. od specjalizacji lekarza, liczby pacjentów oraz rodzaju wykonywanych procedur. Brak ubezpieczenia OC może skutkować nałożeniem sankcji oraz konsekwencjami finansowymi w przypadku roszczeń pacjentów.
Regulamin gabinetu
Każdy gabinet powinien posiadać regulamin określający zasady funkcjonowania oraz obsługi pacjentów. Jest to dokument, który porządkuje kwestie organizacyjne i informuje pacjentów o obowiązujących procedurach. Regulamin powinien zawierać między innymi:
godziny otwarcia placówki,
zasady rejestracji i odwoływania wizyt,
informacje o płatnościach internetowych,
informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych zgodnie z RODO,
procedury postępowania w nagłych przypadkach,
prawa i obowiązki pacjentów oraz personelu medycznego.
Regulamin powinien być dostępny dla pacjentów – zarówno w wersji papierowej w gabinecie, jak i na stronie internetowej, jeśli taka istnieje. Jasno sformułowane zasady pomagają uniknąć nieporozumień i zwiększają zaufanie pacjentów do placówki.
Zgłoszenie do ZUS
Osoby prowadzące prywatną praktykę lekarską są zobowiązane do zgłoszenia swojej działalności w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych. Rejestracja w ZUS obejmuje:
W przypadku lekarzy prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, składki ZUS opłaca się samodzielnie. Początkujący przedsiębiorcy mogą skorzystać z ulg, takich jak „Ulga na start” (zwolnienie z ubezpieczeń społecznych przez pierwsze sześć miesięcy) lub „Mały ZUS” (niższe składki przez pierwsze dwa lata działalności).
Spełnienie powyższych formalności pozwala na prowadzenie gabinetu medycznego zgodnie z przepisami prawa i zapewnia bezpieczeństwo zarówno lekarzowi, jak i pacjentom
Marketing gabinetu lekarskiego
Samo założenie gabinetu lekarskiego to dopiero pierwszy krok. Aby skutecznie rozwijać działalność i przyciągać nowych pacjentów, konieczne jest wdrożenie odpowiednich działań marketingowych. Marketing gabinetu lekarskiego powinien być dostosowany do grupy docelowej oraz specyfiki świadczonych usług. Duże znaczenie mają działania w Internecie, które pozwalają zwiększyć widoczność placówki i ułatwiają pacjentom dotarcie do lekarza.
Strona internetowa – niezbędne narzędzie dla gabinetu lekarskiego
Profesjonalna strona internetowa jest podstawowym narzędziem promocji każdej placówki medycznej. Powinna zawierać najważniejsze informacje o gabinecie, w tym:
widżet do e-rejestracji umożliwiający szybkie umawianie wizyt online.
Dobrze zoptymalizowana strona internetowa poprawia widoczność gabinetu w wyszukiwarkach i ułatwia pacjentom znalezienie lekarza. Warto zadbać o responsywność strony, czyli jej dostosowanie do urządzeń mobilnych, ponieważ wielu pacjentów przegląda Internet na smartfonach.
Media społecznościowe – budowanie relacji z pacjentami
Obecność w mediach społecznościowych, takich jak Facebook, Instagram czy LinkedIn, pozwala na aktywne budowanie relacji z pacjentami i zwiększenie ich zaangażowania. Regularne publikowanie treści edukacyjnych, porad zdrowotnych, informacji o nowych usługach czy promocjach sprawia, że gabinet staje się bardziej rozpoznawalny.
Warto także korzystać z opcji reklam płatnych, które umożliwiają precyzyjne dotarcie do potencjalnych pacjentów na podstawie lokalizacji, wieku czy zainteresowań. Pacjenci często dzielą się swoimi doświadczeniami w mediach społecznościowych, dlatego warto dbać o pozytywny wizerunek gabinetu, odpowiadać na komentarze i recenzje oraz udzielać informacji na temat oferowanych świadczeń zdrowotnych.
Współpraca z innymi specjalistami
Skutecznym sposobem na zwiększenie liczby pacjentów jest nawiązanie współpracy z innymi lekarzami oraz placówkami medycznymi. Specjalistyczny gabinet lekarski może przyjmować pacjentów kierowanych przez lekarzy rodzinnych lub innych specjalistów. Działania te można uzupełnić o współpracę z fizjoterapeutami, dietetykami czy psychologami, tworząc kompleksową ofertę dla pacjentów.
Warto także rozważyć współpracę z firmami medycznymi oraz ubezpieczycielami oferującymi pakiety zdrowotne. Dzięki temu gabinet może dotrzeć do większej liczby pacjentów, którzy korzystają z prywatnych abonamentów medycznych.
Marketing lokalny i działania offline
Choć internetowa promocja jest dziś bardzo ważna, nie należy zapominać o marketingu lokalnym. Dobre oznakowanie gabinetu, tablice informacyjne, ulotki czy plakaty w przychodniach i aptekach mogą pomóc w dotarciu do pacjentów z najbliższej okolicy. Można także organizować lokalne wydarzenia zdrowotne, takie jak dni otwarte, konsultacje profilaktyczne czy wykłady edukacyjne.
Dobrze zaplanowany marketing gabinetu lekarskiego pozwala na skuteczne zwiększenie liczby pacjentów i rozwój praktyki medycznej. Regularne działania promocyjne pomagają budować zaufanie do gabinetu i tworzyć pozytywny wizerunek wśród pacjentów.
Rozpoczęcie działalności leczniczej i pierwsze wizyty
Po zakończeniu etapu formalności i odpowiednim przygotowaniu gabinetu można przejść do rozpoczęcia działalności leczniczej. Na tym etapie ważne jest zapewnienie pacjentom wysokiej jakości opieki medycznej oraz sprawne zarządzanie procesami organizacyjnymi w placówce.
Świadczenia lekarskie wykonywane w gabinecie powinny być dostosowane zarówno do specjalizacji lekarza, jak i do rzeczywistych potrzeb pacjentów. Warto na bieżąco analizować zapotrzebowanie na konkretne usługi i w miarę możliwości dostosowywać ofertę do oczekiwań osób zgłaszających się do gabinetu.
Aby usprawnić prowadzenie gabinetu lekarskiego, warto wdrożyć nowoczesne systemy, które ułatwią codzienną pracę i podniosą komfort zarówno lekarza, jak i pacjentów.
Wdrożenie systemu e-rejestracji umożliwia pacjentom samodzielne umawianie wizyt online, bez konieczności dzwonienia do gabinetu. To rozwiązanie znacząco odciąża personel i pozwala na efektywniejsze zarządzanie grafikiem.
System może być zintegrowany z firmową stroną internetową oraz profilami gabinetu w mediach społecznościowych, co zwiększa dostępność usług dla pacjentów. Możliwość rezerwacji wizyt przez Internet podnosi komfort obsługi i pozytywnie wpływa na wizerunek gabinetu jako nowoczesnej i profesjonalnej placówki.
Jednym z częstych problemów w gabinetach lekarskich są nieodwołane wizyty, które powodują straty finansowe oraz dezorganizację grafiku. Automatyczne systemy wysyłające przypomnienia SMS znacząco redukują liczbę takich sytuacji.
Przypomnienia mogą być wysyłane na kilka dni przed planowaną wizytą, a pacjenci mogą w prosty sposób potwierdzić lub odwołać termin. Dzięki temu lekarz ma pełniejszą kontrolę nad harmonogramem, a niewykorzystane terminy mogą być szybko udostępnione innym pacjentom.
Wprowadzenie tych technologicznych rozwiązań nie tylko ułatwia prowadzenie gabinetu medycznego, ale także podnosi poziom satysfakcji pacjentów, którzy doceniają wygodne i nowoczesne formy kontaktu z placówką medyczną. Warto inwestować w narzędzia, które usprawniają organizację pracy i przyczyniają się do rozwoju prywatnej praktyki lekarskiej.
Podsumowanie
Założenie własnej praktyki lekarskiej to duże wyzwanie, które wymaga zarówno starannego planowania, jak i znajomości obowiązujących przepisów. Jednak dzięki odpowiedniemu przygotowaniu i wykorzystaniu nowoczesnych narzędzi można stworzyć nowoczesny gabinet, który będzie dostosowany do potrzeb pacjentów i ułatwi codzienną pracę lekarza.
Podczas webinaru z serii Zrozumieć Biznes Medyczny, razem z Martą Matyją omówiliśmy skuteczne strategie na rozwój placówki, które nie wymagają agresywnej sprzedaży, a jedynie dobrze przemyślanej organizacji, komunikacji i odpowiedniego podejścia do pacjenta. Jeśli nie mogłeś uczestniczyć w spotkaniu na żywo – nic straconego! Poniżej znajdziesz pełną transkrypcję webinaru, dzięki której dowiesz się, jak zwiększyć przychody w sposób naturalny i etyczny.
Wstęp
Jacek Piaseczyński: Dzień dobry, ja nazywam się Jacek Piaseczyński, reprezentuję firmę Proassist, czyli firmę, która zajmuje się oprogramowaniem medycznym i rejestracją pacjentów. Oprogramowaniem do tworzenia dokumentacji medycznej i zarządzania placówką medyczną.
Witamy dzisiaj Was w cyklu naszych spotkań Gość Proassist, a ze mną jest Marta Matyja, ekspertka w zarządzaniu rejestracją stacjonarną, ale też telefoniczną, w ogóle organizowaniem tej rejestracji w placówkach. Marta, oddaję Ci głos, bo jeszcze być może ktoś Cię nie zna, to dobrze, żeby Cię poznał.
Jakbyś mogła tam w dwóch, trzech zdaniach opowiedzieć o sobie, to będzie super.
Marta Matyja: Tak, dziękuję za przywitanie i ja witam Was bardzo serdecznie dzisiaj w to wtorkowe popołudnie. Jak zakładam, wszyscy jesteśmy po pracy, więc doceniam tu, że jesteście razem z nami. I tak, ja nazywam się Marta Matyja i już od 16 lat działam w branży medycznej.
Początkowo jako położna, dzisiaj jako rejestratorka medyczna i z tą rejestracją jestem związana już od 8 lat. I tak, tą swoją pracę zamieniłam w pasję i od 2020 roku prężnie działam, stawiam na rozwój osobisty, duchowy, zawodowy, jestem certyfikowanym coachem i trenerem. No i tak tą swoją przygodą, wiedzą, doświadczeniem dzielę się na social mediach oraz w książkach. Jestem autorką takiej pozycji jak “Transformacja świadomości rejestratorki medycznej.”
I tymi działaniami, tak jak już wspomniałeś, wspieram placówki medyczne w rozwoju rejestracji. Tak, by rejestratorki i rejestratorzy stali się profesjonalistami, specjalistami do spraw obsługi pacjenta. I w to bardzo głęboko wierzę i wiem, że tak jest. I tak, bardzo dziękuję całemu zespołowi Proassist za wsparcie, za współpracę i za zaproszenie.
Jacek Piaseczyński: Tak, nie ma problemu, super w ogóle Ciebie gościć. Również dziękujemy, że przyszłaś,
Obawy przed sprzedażą usług medycznych
Jacek Piaseczyński: Ale na podziękowania jeszcze nam przyjdzie czas. Natomiast tak, bo my mamy dzisiaj temat taki, jak zwiększyć przychody placówek bez nachalnej sprzedaży? Ja to nazywam taki temat dla zaawansowanych.
Ty już zresztą u nas byłaś. Trochę tłumaczyliśmy o tym, jak w ogóle ważna jest najpierw odbieralność tych połączeń, jak pewność tej rejestratorki, że ma tą odpowiednią wiedzę i tak dalej. Takie podstawowe rzeczy.
Dzisiaj jest temat taki, nazwijmy to, drugi krok. Czyli jak już mamy to wszystko zorganizowane w placówce, odbieramy telefony, mamy system medyczny, nasze rejestratorki są już przeszkolone, wszystko wiedzą dokładnie na temat placówki, to możemy się zająć takim dodatkiem, nazwijmy to.
No i słuchaj, ja bym chciał zacząć tak trochę przewrotnie. To znaczy bardzo mało placówek decyduje się na ten drugi krok, czyli na tą, nazwijmy to, dosprzedaż, sprzedaż w trakcie tej rejestracji, czy to stacjonarnej, czy podczas rozmowy telefonicznej.
No i teraz pytanie, kto według Ciebie boi się zaczynać ten temat w placówce? To chodzi o właścicieli i menadżerów, czy rejestratorki broń Boże tego nie chcą ruszać?
Marta Matyja: No z moich obserwacji wynika, że obawiać się może i rejestratorka, i menedżer. I różnie to bywa. I przyczyny mogą być różne.
Początkowo od tych osobistych zacznijmy, czyli przekonania, doświadczenia, towarzyszące emocje, po te związane z organizacją i funkcjonowaniem samej placówki tego zespołu medycznego.
I tak jakbym mogła z punktu widzenia rejestratorki, od tych ograniczających przekonań, no to: rejestratorka to nie sprzedawca, placówka to nie sklep, nie umiem sprzedawać, nie nadaję się, dobry produkt sam się obroni albo jeszcze co gorsza, że sprzedaż to kradzież, sprzedawca to złodziej.
No to są ograniczające przekonania, z którymi należy pracować. Fajny tutaj jest coaching, to jest super zadanie, aby przepracować z coachem. Doświadczenia tutaj też mogą być różne, na przykład taka rejestratorka sama mogła doświadczyć, paść ofiarą takiej nachalnej, natarczywej sprzedaży i w jej głowie tylko jest taki obraz sprzedaży.
I teraz jak ona dostaje informację od menadżera, że ma sprzedawać usługi medyczne, no to ja nie chcę taka być, ja nie chcę być takim sprzedawcą i uczestniczyć w tej sprzedaży.
Jeżeli chodzi o emocje, no to jak wszystko co jest nowe, strach, niepokój przed nowym, przed nieznanym, tym, że ta rejestratorka czasami dostaje takie polecenie, weź tutaj sprzedawaj naszą ofertę, przedstawiaj ją i tyle. Bez wsparcia, bez narzędzi, a ona sama nie ma wiedzy i doświadczenia, tak?
Więc nie dość, że nie ma tutaj tego zaplecza, nie ma tych umiejętności, to jeszcze zostaje z tym sama, tak? Bo teraz ten menadżer, on sam może ma niewiele wiedzy w tym temacie, nie?
Jacek Piaseczyński: Przerwę Ci, ja to tak właśnie często widziałem w placówkach, że tu jest tak, że kupujemy nowy laser i przychodzimy do rejestratorki i tam mówimy, no słuchaj, to teraz mamy nowy laser, mamy takie usługi i Ty to ogarnij, nie?
Mamy dużo pacjentów, przecież codziennie do nas przychodzi dużo pacjentów, no to niech teraz przychodzą do nas na te nowe usługi, nie?
Marta Matyja: Tak, to ja też się bardzo często z tym spotykam. Sama też po części tak miałam, że byłam zostawiona z niektórymi tematami sama i na własną rękę musiałam szukać odpowiedzi, rozwiązań i kiedyś rejestratorka jedna z mnie zapytała “Marta, a jak ja mam polecać usługi u danego lekarza, skoro ciągle są jakieś reklamacje i skargi na jego działania?”.
No właśnie, jeżeli tego menadżer nie zauważa, a rejestratorka nie chce się wychylać, nie chce o tym mówić, no to zostaje temat jakby nieporuszony, nierozwiązany, nie? A jeszcze te tematy, bo jeszcze właśnie wspomnę, związane z organizacją placówki, to często jest tak, często, no różnie bywa, ale że ta rejestratorka ma dużo tych obowiązków. Ona jest sama, ona odpowiada za pacjenta dzwoniącego, obsługę pacjenta stacjonarnie, zarządzanie grafikiem, obsługa ubezpieczalni i teraz my jej dorzucamy jakby nowe zadanie, nową rolę, że weź tutaj sprzedawaj usługi, bez tych umiejętności i bez narzędzi, nie?
Jak nauczyć rejestratorkę medyczną sprzedawania usług?
Jacek Piaseczyński: No dobra, to chyba płynnie przechodzimy w ogóle do tematu, czyli teraz co zrobić, żeby te rejestratorki, czy specjaliści do spraw obsługi, pacjenta, jak mówisz, z sukcesem sprzedawały te nowe usługi, czy w ogóle usługi.
Marta Matyja: No to jeszcze nawiążę do tego, bo czego może się obawiać menedżer? No właśnie go czeka szczera rozmowa z tą rejestratorką, tak?
I teraz, czy ten menedżer ma kompetencje, tak? Czy ma fundusze na to, żeby wysłać tą rejestratorkę na szkolenie? Czy ma czas? I teraz on może prokrastynować to, jakby nie rozmawiać z tą rejestratorką, no bo obawia się, z czym może się zmierzyć, z jakim oporem i blokadą się spotka. No i teraz, czy będzie mógł temu podołać, nie?
A to jest coś, od czego menedżer powinien rozpocząć, odpowiadając na Twoje pytanie, od szczerej rozmowy. I tutaj ja bym chciała zaznaczyć pierwszy krok, od czego zacząć? Od przypomnienia sobie, jaka jest intencja naszego działania. Po co my tutaj jesteśmy w tej placówce? Jaka jest nasza misja? A misja główna jest taka, mam nadzieję, że we wszystkich placówkach, aby pomagać drugiemu człowiekowi. Bo my jesteśmy częścią zespołu, w której pomagamy pacjentowi w utrzymaniu, w odzyskaniu najważniejszej wartości, jaką jest zdrowie.
I jeżeli my zaczynamy od tego, że nasze działania są w oparciu o to, no to później wszystko idzie płynnie i się układa, tak?
Bo tak jak też zauważyłam, że w środowisku medycznym nie do końca czuje się słowo sprzedaż. Jest to takie, że wiem, że niektórym osobom ciężko się z tym oswoić, nie chcą tego używać, może się boją, że to jest niestosowne,nieodpowiednie. I ja też tutaj zachęcam i rejestratorki, i menedżerów do tego, aby zamienili to słowo.
Nie sprzedaż, tylko przedstawienie możliwości, prezentowanie możliwości, oferowanie możliwości. Już ta zmiana w komunikacji pomiędzy rejestratorką a menadżerem spowoduje, że my bardziej wejdziemy w tą nową rolę.
I płynnie tutaj przechodząc, chciałabym bardzo podkreślić już taką rzecz, która naprawdę przynosi efekty, to jest to, aby włączyć rejestratorkę w spotkanie z zespołem i w tworzenie oferty wartości. Bo teraz, jak taki menadżer wyśle rejestratorkę na szkolenie dedykowane z usług medycznych, ona pozna narzędzia, to i tak ona te narzędzia będzie wykorzystywać w oparciu o ofertę wartości. I teraz mam nadzieję, że Wy macie taką ofertę wartości, czyli jakie są dobre strony każdej usługi, każdego towaru, jakie mają mocne strony lekarzy, czyli ich certyfikaty, dyplomy, specjalizacje, kursy, czym o nich naprawdę, możemy się pochwalić, tak? Jako rejestratorki, jako placówka, jako przedstawiciele tego, całego zespołu, bo rejestratorki są przedstawicielami.
I teraz ważnym już pierwszym krokiem jest to, aby tą rejestratorkę włączyć w tworzenie oferty. Dlaczego? Dlatego, że my ją zaangażujemy. Jak my zaangażujemy tą rejestratorkę w tworzenie, to ona też chętniej będzie to wdrażać w życie i rozmawiać z tymi pacjentami. Więc to jest naprawdę coś, co robi dużą robotę.
No i tak jak wspomniałam, no kurs odpowiedni, jakieś szkolenie, które da narzędzie tej rejestratorce, bo naprawdę ona może nie wiedzieć, jak mówić do tych pacjentów, co jest etyczne, co jest skuteczne i co jest szczere, autentyczne.
Jacek Piaseczyński: No i menadżer, czy właściciel też może nie wiedzieć, jak, nie? Bo jednak bycie menedżerem, czy właścicielem placówki medycznej, a umiejętności sprzedażowe to całkiem dwie różne kompetencje, nie?
Marta Matyja: Żeby pójść razem, dokładnie, bo później po tym szkoleniu, jak ona będzie mieć te narzędzia, no to należy te oferty wartości dopasować i przećwiczyć.
Super są symulacje. Menadżer jest pacjentem, klientem, a rejestratorka jest rejestratorką, tak? I ćwiczycie, jak to fajnie wykorzystać w różnych sytuacjach, bo Wy najlepiej wiecie, jakie są Wasze mocne strony.
I też z mojego doświadczenia chciałam Wam powiedzieć, że u mnie bardzo się sprawdziło, jak ja rozpoczynałam pracę w placówce stomatologicznej, i ja w ogóle nie znałam oferty usług stomatologicznych. Naprawdę to była dla mnie czarna magia i ja sama od siebie poświęcałam czas na to, aby nauczyć się usług protetycznych, stomatologicznych, w sensie implantologicznych, ortodontycznych.
I z tego miejsca bardzo serdecznie pozdrawiam Ewę, higienistkę, która poświęciła też swój czas, żeby mi to wytłumaczyć, a dziewczyna ma taką pasję do tej pracy, że zaraziła mnie trochę tą stomatologią. I wiecie, co u mnie podziałało? Oprócz tego, że poznałam te usługi, to to, że menadżerka tej placówki zachęciła mnie do skorzystania z usług. Powiedziała, tutaj na te usługi masz zniżkę korzystną, te na przykład masz za darmo, higienizację, wybielanie, i ja korzystałam. Czy ja później swobodniej, szczerze prezentowałam te usługi? Tak, zdecydowanie tak.
Szczególnie, że pacjent stomatologiczny jest też często pacjentem, który się bardzo boi zabiegów, który ma różne nieprzyjemne doświadczenia z przeszłości.
I ja też byłam taką osobą. Ja miałam jako dziecko wszystkie zęby wyleczone. I jak ja trafiłam do takiej nowoczesnej placówki, gdzie stomatologia jest bez bólu, gdzie jest przyjemna i estetyczna też, no to ja zmieniłam całkowicie obraz. I wiele pacjentów przyszło przestraszonych, nie chciało nawet wejść do gabinetu, płaczących. Miałam też pacjentkę, która przyszła z misiem, dorosła kobieta. Tak się bała, bo miała mieć wszczepiony implant.
I my, rejestratorki, z tymi emocjami się zmierzamy, tak? I mi było naprawdę o wiele, o wiele łatwiej, jak ja tą ofertę placówki poznałam tak fizycznie. No, i pamiętam, że to też dużo u mnie zmieniło i naprawdę, jeżeli macie możliwość, to zaproponujcie rejestratorkom skorzystanie. Jeżeli nie możecie za darmo, to chociaż z taką zniżką, to też dużo, dużo naprawdę otwiera.
No i tak też jeszcze z własnego doświadczenia, co jeszcze może menadżer zrobić, tak?
No to też tutaj, zachęcając na ten webinar, wspomnieliśmy o motywacji finansowej. I ja chciałabym zaznaczyć…
Systemy motywacyjne dla rejestratorek medycznych
Jacek Piaseczyński: To jest w ogóle taki temat, nazwijmy to, śliski, bo tam jest dużo takich opracowań, czy też opinii, że czasami on jest, nie wiem, nazwijmy to demotywujący trochę, no bo często jest tak, że albo się płaci jakiś procent od wartości koszyka albo na przykład płaci się za pierwszorazowych pacjentów albo właśnie za tą dosprzedaż tej usługi. No, jakie Ty masz zdania na ten temat?
Marta Matyja: No to ja powiem z własnego doświadczenia, co się u nas sprawdziło, a sprawdziło się to bardzo dobrze, bo my przeszliśmy te wszystkie etapy, czyli nie zaczęliśmy od końca, czyli od motywacji finansowej, tylko była rozmowa, zostaliśmy wysłani na naprawdę świetne szkolenie z obsługi pacjenta stomatologicznego, które było w 2018 roku i to było pierwsza już taka dla mnie lampka, że bardzo mi się podobają te tematy związane z podwyższaniem standardów obsługi pacjenta, jak z nim rozmawiać i bardzo mi się ono spodobało i dużo z niego wyciągnęłam i ja już z tego szkolenia wyszłam z taką chęcią, sprawczością, że tak, ja jestem odpowiednią osobą do tego, aby prezentować ofertę placówki i co zrobiła menedżerka placówki? No wydaje mi się, że to było świetne, ona nas zaprosiła na spotkanie po tym szkoleniu i zaproponowała konkretną kwotę od każdego pacjenta pierwszorazowego.
Czy to zadziałało? No zadziałało, my naprawdę, no będę mówić o sobie, tak, zaczęliśmy wdrażać te narzędzia i czerpać z tego satysfakcję, bo pomagaliśmy tym pacjentom, bo my odpowiadaliśmy na ich potrzeby, na ich pytania.To nie była taka stricte sprzedaż, tylko my naprawdę tymi wypowiedziami, znając ofertę placówki, odpowiadaliśmy na potrzeby pacjentów, dlatego to było piękne i to działało i tak, i to bym powiedziała, że jest skuteczne.
Natomiast dzisiaj rozmawiałam akurat z rejestratorką, z którą razem pracowałyśmy i zapytałam ją, jak to później było w tej placówce, czy dalej był ten procent, czy konkretna kwota od pacjenta pierwszorazowego i ona mi wspomniała, że już niekoniecznie działało to, że każdy działał na swoją pulę, bo okazało się, że nie do końca to było sprawiedliwe, bo w zależności od dnia, od godziny albo od roli, którą przyjmujesz, bo czasami jesteś więcej na telefonach, czasami mniej i ona wtedy powiedziała, że całym zespołem postanowili, że po prostu ilość pacjentów pierwszorazowych podzielili na każdą rejestratorkę i tak się podzielili i to była ich decyzja zespołowa, oni już mieli wiele rzeczy, tych narzędzi przećwiczone i tylko po prostu siłą tą zespołu, że każdy się starał, każdy mógł liczyć na drugą osobę. Więc też Wam przekazuję to, że może warto też spojrzeć na to, żeby wzmocnić morale zespołu, że razem wszyscy działają na zwiększenie tej ilości pacjentów pierwszorazowych.
Jacek Piaseczyński: Były też jakieś takie motywacje od odebranych połączeń, to się potem okazało, że tam odbierane jest połączenie na pięć sekund, tylko żebym zaświeciło się na zielono, różne są tam pomysły, na pewno temat jest, tak jak mówisz, są tego plusy, jest też jakiś tam kontrowersyjny, natomiast też jest akurat, szczególnie w tej branży taka chyba niewielka granica, a przynajmniej w głowie ludzi zarządzających, pomiędzy jakby to sprzedażą, a naciąganiem, nie?
Marta Matyja: Tak, no ta granica leży w tym, o czym już właściwie wspomniałam, czyli leży w intencji, tak, bo co innego, gdy my działamy z intencją pomocy drugiemu człowiekowi, gdy wszyscy sobie w zespole o tym przypominamy i każdy daje świadectwo, a co innego, gdy działamy dla zysku, dla zrobienia, wyrobienia jakiegoś targetu, czyli albo na przykład, nie wiem, menedżer narzuca, że w tym miesiącu sprzedajemy tyle i tyle aparatów ortodontycznych, tak, i że po prostu nie chce widzieć nawet mniejszej ilości, tak, czy danych usług, albo dany lekarz ma mieć w dniu przyjęć minimum dziesięciu pacjentów, tak, i jeżeli będzie mniej, no to jest wina rejestracji.
No nie tędy droga, tak, więc intencja pomocy temu pacjentowi i tu też, jeżeli chodzi o rejestratorkę, no to bym zaznaczyła to, że ona rozmawia z tym pacjentem, powinna aktywnie słuchać, wyłapywać z tej komunikacji werbalnej, niewerbalnej, kiedy jest odpowiedni moment do przekazywania informacji o ofercie, a kiedy to nie jest odpowiednia pora, czyli jak to się ładnie mówi, nie ma teraz na to czasu. I to też taka prośba do menedżerów, żeby zaufali tym rejestratorkom, że skoro ona teraz nie jest sprzedawcą, to znaczy, że nie jest na to odpowiedni moment, bo pacjent właśnie przyszedł, widzimy, że ma zaszklone oczy, że wyciera nos, że właśnie dowiedział się coś złego, jakaś diagnoza, jakaś może, nie wiem, zła informacja, no i my teraz nie wyskakujemy z informacją o nowych promocjach, tak, więc to też jest bardzo ważne i tu też jest obszar, żeby się rejestratorki rozwijały. No skoro ona nie wie, co to jest komunikacja niewerbalna i ona nie wie, jeżeli pacjent wychodzi tak, albo na przykład, nie wiem, zakrywa się albo unika kontaktu wzrokowego, to my go nazywamy dziwnym, o dziwny pacjent, no to to nie tędy droga, więc tak jak wspomniałeś na samym początku, ta aktywna sprzedaż usług medycznych.
Jak ja prowadzę szkolenia, to przeważnie jest to ostatni etap szkolenia albo ostatni cykl szkolenia. My zawsze zaczynamy od właśnie tych podstaw, od aktywnego słuchania, więc tutaj to jest ważne, żeby powiedzieć, i drugą rzeczą, którą też chciałabym zaznaczyć, to to, że rejestratorka nie jest lekarzem. Rejestratorka nie diagnozuje i nie dopasowuje leczenia. Ona oczywiście mówi o ofercie placówki, więc jeżeli pacjent przychodzi i mówi, że ma takie i takie dolegliwości, to my mówimy, że mamy takiego lekarza, tym się nasz specjalista zajmuje, bo ma taką specjalizację, bo jest aktywny zawodowo, bo mamy nowoczesny sprzęt w gabinetach, wymienia tą ofertę wartości, tak, co my mamy i żeby pacjenta zatrzymać, że on trafił do odpowiedniego miejsca, ale my nie stawiamy “pani, to są wrzody żołądka, to pani od razu na gastroskopię powinna iść i w ogóle proszę nie iść do specjalisty, tylko najpierw gastroskopię sobie zrobić, a potem dopiero przyjść do specjalisty, bo ja tak miałam, to pani też na pewno tak będzie mieć.” Więc nie tędy droga,
To jest cienka granica znowu, żeby umiejętnie to rozgraniczyć, bo powiem Wam, że różne są sytuacje i do rejestratorki to trochę jak w szpitalu. Ja często jako położna byłam pytana, mimo, że pięć minut temu był lekarz w gabinecie, był na przykład obchód i pacjenci nie, nic, żadnych spraw nie mają, wchodziły położne albo studentki – do nas mieli najwięcej pytań, tak? To trochę też tak jest w przychodni, że pacjent wychodzi z gabinetu, wstydził się czegoś zapytać i pyta się nas rejestratorek. To też trzeba umiejętnie w odpowiednim momencie przekierować pacjenta. “Tak, jest u nas taki lekarz, tak tym się znajduje.Mieliśmy nawet takiego pacjenta, który też się zwierzył z takich problemów, skorzystał, był zadowolony i jest naszym teraz stałym pacjentem.”
Natomiast taka jest nasza rola. To jest ta sprzedaż etyczna, czyli że my odpowiadamy na potrzeby pacjentów, na ich oczekiwania, czasami oni mówią nam wprost, czasami między wierszami, a czasami mówią nam to, czego nie chcą. I to też jest ogromna wskazówka, czyli jak pacjent mówi tego nie chcę, byłem w tamtej przychodni, było tak źle, to dla nas to też jest ogromna wiedza, aby tędy nie iść, nie? Więc odpowiadając krótko, intencja i działanie w oparciu o potrzebę pacjenta, o przedstawienie mu możliwości, a nie znowuż działanie dla zysków.
Jacek Piaseczyński: Bo tutaj dużo mówimy o rejestratorkach, ale no manager też się tutaj spotyka z takimi, tak jak wspomniałaś, już ma tutaj gardło przy duszy, że idzie do tych rejestratorek i że usłyszy zaraz, a przecież ja tu jestem od rejestracji, nie od sprzedaży, nie?
I tak jak wspomniałaś wcześniej o tym zaangażowaniu, ewentualnie szkoleniu, o tej ofercie wartości, coś jeszcze mamy takiego dla menedżera? Jakieś, nie wiem, propozycje, w jaki sposób poradzić sobie z tymi obawami rejestratorek?
Marta Matyja: No, moglibyśmy tutaj iść bardzo głęboko, ale chyba należy zacząć od czegoś tak trudnego i prostego, czyli od szczerej rozmowy. I ja też na swoich socialach jeden z bardziej wiralowych filmików, rolek, czyli największy mit na temat rejestracji to, że rejestratorka jest tylko od odbierania telefonów.
Więc na wszystkich socialach, od TikToka po Instagram, no, wzbudziło to duże zainteresowanie różnych grup, bo i były osoby popierające i takie, no, ale przecież rejestratorka jest tylko odbierania. Zresztą ostatnio na LinkedIn jedna osoba mi napisała, że ale przecież rejestratorka jest tylko odbierania telefonów. No właśnie, to jest ten mit, który ciągnie się już od właścicieli, menedżerów, kierowników, pacjentów, lekarzy po same rejestratorki.
I może jej tak jest też oczywiście wygodnie powiedzieć, że ja jestem tylko odbierania telefonów. No i teraz, jak zmotywować ją do działania?
No, ja bym powiedziała tak, że my żyjemy w świecie dynamicznym, tak? Zmieniamy się, pędzimy, to wymaga od nas elastyczności, adaptacji do zmieniających się warunków. I ja bym powiedziała wprost, kiedyś nie widziałam potencjału rejestratorki jako przedstawiciela osoby prezentującej ofertę placówki. Dzisiaj ją zauważam.
I tutaj jest idealna przestrzeń na to, aby tą rejestratorkę pochwalić. Chwalenie jest cudowne. To jest coś, co zawsze działa. I ja bym od tego zaczęła, żeby ją pochwalić. “Kasia, Ty super, wczoraj rozmawiałaś z pacjentem, ja słyszałem, że obsługiwałaś go, zaproponowałaś, powiedziałaś coś od siebie. Bardzo to doceniam. Widzę to, że się starasz. Ja teraz chciałabym wysłać Ciebie na szkolenie.” albo “czy jest coś, co mógłbym dać Ci, żeby ta sprzedaż była jeszcze bardziej aktywna?”
Więc pochwalenie, docenienie, zauważenie, danie jej wsparcia, że tu jestem, że nie zostanie w tym sama. I taka szczerość, że zmieniło się to, zmieniła się placówka. Teraz stawiamy na social media, na promowanie, na tego, żeby wejść do tego pacjenta. Jest sporo placówek na rynku. Chcemy się oprócz fajnych specjalistów też prezentować naprawdę taką zaangażowaną rejestracją. I czego Ty potrzebujesz? Bo ta rejestratorka oczywiście może nie wiedzieć.
I tutaj znowuż kompetencje menedżera. Czy on potrafi wejść głębiej, porozmawiać z nią, dopytać i ją zaangażować. Bo tak jak wspomnieliśmy, już od oferty wartości wspólnej, od przyjrzenia się temu cennikowi i tym usługom, już my dajemy jej takie informacje, że jesteś dla mnie ważna i liczę się z Twoim zdaniem.
Więc ja bym tutaj zaczęła od kolejnych kroków. No i ta motywacja finansowa, o której mówiliśmy, jest dla mnie takim dodatkiem na końcu. Ale jakbym miała tak powiedzieć, to szczera rozmowa i docenienie.
7 marca mieliśmy dzień doceniania pracownika, ale nie trzeba się tylko ograniczać do tego dnia. Można również w takich sytuacjach, w takich rozmowach to wykorzystać i powiedzieć, że to jest dla mnie ważna ta rejestratorka i widzę jej rolę i potencjał w tym, aby tę rolę super realizować. No to jest taka moja sprzedażówka do menadżerów, gdzie już bez większego wysiłku, tak mi się wydaje, bo menedżer, no to jego zadaniem jest doceniać, nie?
I tak jakby wznosić morale na wyższy level i to jest to, o czym powiedziałeś. Ta sprzedaż jest jakimś tam kolejnym krokiem, nie? Menedżerowie inwestują w wystrój, inwestują w sprzęt, no i też należy inwestować w rejestratorki, nie?
Wskazówki sprzedażowe dla prywatnych placówek medycznych, które można wdrożyć od razu
Jacek Piaseczyński: Ok, a powiedz mi, a być może nas słuchają w ogóle rejestratorki też dzisiaj, jakieś tipy sprzedażowe, jakbyśmy mieli powiedzieć? Masz jakieś takie, nazwijmy to, z rękawa możesz wyciągnąć?
Marta Matyja: No ja jestem autorką e-booka “Techniki Sprzedażowe Rejestratorki Medycznej” i naprawdę tam jest dużo fajnych, ciekawych wskazówek i ja się ogólnie interesuję słowami mocy, słowami pułapek i bardzo Wam też polecam, oprócz mojego e-booka, to książka Arkadiusza Bednarskiego “Słowa Mocy” i ja też tam z niej wyciągnęłam bardzo dużo, a jakbym miała Wam przedstawić taką jedną, a może nawet dwie wskazówki, którą można wprowadzić już od jutra, to jest to, co zauważyłam w komunikacji i najczęściej, odsłuchując rozmowy rejestratorek, gdy rejestratorka jest zapytana o cenę jakiejś usługi, to ona odpowiada od razu ceną, czyli ile kosztuje konsultacja u ginekologa, rejestratorka odpowiada 250 zł. I koniec. I właściwie czeka na kolejne pytania i pacjent mówi, ok, a co wchodzi w tą cenę? I ona mówi, no to i to. I pacjent, jak jest zaciekawiony, no on będzie dopytywać, ale może być tak, że aha, niska, za wysoka cena, za drogo, dobrze, dziękuję.
I tu jest właśnie pole do tego, aby zmienić ten komunikat i rozpocząć odpowiedź od wartości. Czyli, tak, mamy w ofercie specjalistę ginekologa, jest to doktor nauk medycznych Mateusz Kowalski, ma on specjalizację ginekologiczną, również położniczą, na co dzień jest praktykiem, pracuje w szpitalu. Podczas takiej konsultacji
wykonuje USG transwaginalne, USG przez powłoki brzuszne, na nowoczesnym sprzęcie ultrasonograficznym Voluson, jest dedykowany sprzęt i taka usługa u nas kosztuje 250 zł.
I oczywiście, teraz ten wstęp przed ceną, to Wy decydujecie, ile mówicie, bo oczywiście nie można zirytować pacjenta i nie zrobić teraz dwuminutowej wypowiedzi. Natomiast, czy my nie odpowiadamy już na kolejne pytania? Mówimy, czy lekarz ma specjalizację, mówimy, czy wykonuje USG, a jest to częste pytanie. Można też wspomnieć, że na jednej wizycie jest wykonywana cytologia, a to też nie jest codziennością, bo spotykam się z takimi informacjami od pacjentów. Na przykład pytają, czy na wizycie lekarz może pobrać cytologię, czy muszą umawiać się na kolejną. Oczywiście, lekarz może to zrobić, tylko trzeba wspomnieć o tym na początku, bo pierwsze, co robi, to pobiera cytologię, a dopiero potem wykonuje badanie USG. Nie można zmienić tej kolejności. Są takie pytania, więc znam tych pacjentów. Doświadczone rejestratorki również znają te pytania.
Czy nie warto odpowiedzieć ofertą wartości, zanim podamy cenę? Tu mamy cenę 250 zł, ale pomyślmy o tym – gdy pacjent zadzwoni i zapyta o aparat Invisalign, a my powiemy „25 tysięcy”, to on może się zdziwić. Dlatego mówimy, co za tym idzie. To jest pierwsza wskazówka, którą zachęcałabym rejestratorki do wdrożenia wraz z menedżerami.
Zaczynamy od oferty wartości, od stworzenia jej wspólnie, całym zespołem, także z lekarzami, aby oni to potwierdzili. Najpierw oferta wartości, później cena. To mamy pierwszy tip.
Jacek Piaseczyński: Być może nas Dominik słucha. Dominik, jeśli możesz, wyślij na czacie link do e-booka. Rozumiem, że znajdziemy go na twojej stronie? Tak, www.martamatyja.pl – jest w sklepie w kategorii techniki sprzedażowe.
Na pewno jeszcze w mailu podsumowującym webinar wyślemy Ale co? Przerywam Ci, a obiecałeś nam dwa tipy.
Marta Matyja: Tak, tak. To mam jeszcze drugi, który również super się sprawdza w medycynie. Jest to cross i up selling.
Na czym to polega? Cross-selling to oferowanie usług powiązanych. Jeśli pacjentka przychodzi do nas raz w roku na kontrolę, na cytologię i korzysta z naszych usług, możemy zaproponować jej dodatkową usługę. Możemy powiedzieć, że pacjentki u nas po wizycie u ginekologa lub przy umawianiu wizyty często decydują się również na USG piersi. Warto co roku wykonać to badanie, ponieważ pomaga w kompleksowej ocenie stanu zdrowia kobiecego.
Można też zaproponować dodatkowe badania laboratoryjne. W zależności od wieku pacjentki dostępne są pakiety 30+, 40+, 50+, które są dopasowane do potrzeb zdrowotnych. Jeśli skorzysta z nich w tym miesiącu, może otrzymać 20-30% zniżki.
Czy to jest nachalna sprzedaż? Moim zdaniem to dzielenie się doświadczeniem. Pracuję tutaj, wiem, że pacjentki korzystają, ponieważ mamy świetnego specjalistę, onkologa, który na co dzień pracuje na oddziale chorób piersi i wykonuje USG piersi oraz USG węzłów chłonnych. Naprawdę mogę go szczerze polecić. Widać, że zainteresowanie tymi badaniami wzrosło, ponieważ mamy teraz pełen grafik do specjalisty od USG piersi. Nie wymyślam tego, tylko mówię, jak jest. Dzielę się informacją medyczną, ponieważ pacjentki mogą nie wiedzieć, że oprócz mammografii istnieje też możliwość wykonania USG piersi.
Jeśli chodzi o upselling, to polega on na proponowaniu oferty premium lub rozszerzonej wersji usługi. W przypadku wizyty u ginekologa możemy poinformować pacjentkę, że lekarz wykonuje USG oraz pobiera cytologię. Mamy cytologię podstawową, pobieraną na szkiełku, ale również oferujemy cytologię płynną. Jest ona nieco droższa, ale dzięki temu, że materiał jest utrwalony w płynie, więcej komórek trafia do patomorfologa, co zwiększa dokładność badania. Skąd to wiem? Przeczytałam ulotkę, którą dostaliśmy o cytologii LBC. W Tej cytologii płynnej również możemy sobie oznaczyć HPV, czyli wirus brodawczaka ludzkiego. I teraz albo mamy dalej przestrzeń na to, żeby z tą pacjentką rozmawiać, albo mamy wiedzę, żeby rozmawiać, albo przekazujemy jej ulotkę i mówimy, że jeżeli…
Jacek Piaseczyński: Właśnie, o tych ulotkach chciałbym porozmawiać, bo one często są gdzieś rozsiane po placówkach. One są skuteczne?
Marta Matyja: Moim zdaniem tak, ale wiesz kiedy? Kiedy są uzupełnieniem komunikatu werbalnego. Czyli kiedy my wspomnimy i powiemy. Uważam, że to jest w ogóle świetne narzędzie dla rejestratorek, bo tak jak wspomnieliśmy, nie zawsze jest przestrzeń i organizacyjne możliwości, żeby rejestratorka mogła teraz przekazać całą wiedzę o HPV, o wirusie brodawczaka ludzkiego, o badaniach, a także o szczepionce, na przykład Gardasil. Naprawdę trochę czasu to zajmuje.
A jeśli widać zainteresowanie ze strony pacjentki, to oczywiście co ja robię? Zawsze odsyłam do lekarza – proszę podpytać lekarza. A jeśli pacjentka jest po wizycie, to przekazuję ulotkę albo odsyłam na stronę internetową. Taka ulotka jest super, szczególnie gdy ma wiele funkcji. Na przykład obok oferty może zawierać jakąś ciekawostkę edukacyjną czy odpowiedzi na najczęstsze pytania. Przecież w placówce wiadomo, jakie są najczęstsze pytania. Na przykład: „Odpowiada nasz specjalista ginekolog” i obok jego zdjęcie.
Fajne też jest, jak na takiej ulotce znajduje się kod QR, który przekierowuje na stronę internetową. Strona to jest świetne narzędzie – możemy tam dać krótką informację, zajawkę: „Mamy to w naszej ofercie, jeśli jest Pani zainteresowana, wszystkie informacje są na naszej stronie”. Proszę nie przeszukiwać Google’a, proszę tam zajrzeć albo zgłosić się na konsultację do naszego specjalisty. Tak, jest to w naszej ofercie.
To jest właśnie jedno z głównych zadań rejestratorki. A także menadżera, który powinien zadbać o to, by rejestratorka miała miejsce, gdzie może przekierować pacjenta i dać mu więcej informacji – czy to poprzez social media, czy stronę internetową. Myślę, że coraz więcej placówek widzi w tym ogromny potencjał.
Podkreślam, że to jest świetne narzędzie dla rejestratorek. Dzięki niemu mogą one odesłać pacjenta do sprawdzonych źródeł, dając mu jednocześnie krótką, interesującą informację. Jeśli nie ma przestrzeni na rozmowę w rejestracji, a przecież wszyscy pacjenci patrzą, to lepiej dać pacjentowi możliwość znalezienia odpowiedzi na stronie placówki i skorzystania z jej oferty.
Jacek Piaseczyński: Marta, wiem, że przygotowałaś dla nas jakieś zniżki dla słuchaczy na kontent, który produkujesz. A że masz tego dużo, bo masz i swoją książkę, tak, masz e-booki.
Marta Matyja: To jest, akurat mam pod ręką. To jest książka rozwojowa dla rejestratorek, jak sama się nazywa, transformacja. To jest dużo wskazówek, jeżeli chodzi o rozwijanie umiejętności komunikacyjnych. Zaczynamy od komunikacji werbalnej, niewerbalnej, od aktywnego słuchania.
Są to też moje historie, moje niektóre wtopy, jak troszkę za daleko doradziłam pacjentowi i jakie wyciągnęłam z tego lekcje. To też, jeżeli chodzi o aktywną sprzedaż.
Tak jak widzę, że tutaj jest wklejony link do e-booka „Techniki sprzedażowe rejestratorki medycznej” w formacie PDF, to powiem tak – to jest esencja. Tam są naprawdę super wskazówki. Ja Wam powiedziałam dzisiaj o dwóch, a tam jest ich naprawdę sporo.
Też takich, które można wdrożyć od zaraz, a także takich, które trzeba przepracować całym zespołem. I tutaj wałkowany temat – oferta wartości.
Dzień dobry. Witam serdecznie wszystkich uczestników dzisiejszego webinaru. Cieszę się, że poświęcacie swój czas, żeby przyjrzeć się naszym nowoczesnym narzędziom, które mogą znacząco ułatwić Waszą codzienną pracę. Dzisiaj szczególnie dla logopedów, jak i innych terapeutów.
Ja nazywam się Michalina, od prawie dwóch lat pracuję w dziale pomocy klienta Proassist. Codziennie wspieram naszych użytkowników w technicznych i organizacyjnych aspektach pracy z systemem. Dlatego myślę, że dobrze rozumiem, z jakimi wyzwaniami mierzycie się na co dzień. Dzisiaj zobaczycie, jak możecie usprawnić zarządzanie kalendarzem, rejestracją pacjentów na terapię, dokumentacją medyczną i też komunikacją z pacjentami. Wszystko będzie w jednym intuicyjnym miejscu.
Jeszcze dla tych, którzy nie znają naszego programu, kilka słów o systemie. Proassist to medyczne oprogramowanie w chmurze, które umożliwia kompleksowe zarządzanie placówką. Dzięki Proassist możecie prowadzić kalendarz wizyt, wypełniać dokumentację medyczną, wystawiać e-dokumenty, a także opiekować się pacjentem już po wizycie, czyli tworzyć faktury, wystawiać paragony, czy też dla większych placówek możliwa jest współpraca z innymi specjalistami z różnych specjalizacji w obrębie jednej platformy. Co też później Wam pokażę, system integruje się z e-rejestracją online, co oznacza, że Wasi pacjenci mogą samodzielnie zapisać się na wizytę, zarówno przez stronę internetową, jak i prez media społecznościowe. To jest oszczędność czasu dla Was i wygoda dla pacjentów.
Przejdźmy jeszcze przez plan naszego spotkania. Kwestie, które omówię, to na samym początku będzie zarządzanie kalendarzem i rejestracją online. To, o czym sobie powiemy, to umawianie wizyt, w tym terapii cyklicznych. Przejdziemy wtedy przez to, o czym już wspomniałam przed chwilą, czyli możliwość rejestracji online przez stronę internetową. Również wspomnę o temacie obsługi płatności internetowych. Kolejnym tematem, do którego dość naturalnie przejdę, będą automatyczne przypomnienia o wizytach. Generalnie powiem więcej o komunikacji smsowej z pacjentem w zakresie systemu. Trzecim punktem naszego spotkania będzie całe okno elektronicznej dokumentacji medycznej i jak możecie sobie przyspieszyć codzienną pracę. Czyli najpierw będziemy personalizować okno wizyty, tak aby ono było jak najbardziej korzystne dla Waszej codziennej pracy. I powiemy sobie też trochę więcej o możliwościach automatyzacji pracy. Czyli bazowanie dla pacjentów pierwszorazowych na szablonach. Dla pacjentów powracających będziemy mówić trochę więcej o powielaniu treści z wizyt poprzednich. No i oczywiście zostanie też przedstawiona opcja prowadzenia dokumentacji zdjęciowej i tworzenia takich dokumentów interaktywnych, które mogą przydać się w pracy. Na koniec całość przekażemy naszemu pacjentowi już mailowo.
Zapisywanie pacjentów na wizyty cykliczne
Także przejdę teraz do funkcji, które możemy wykorzystać od razu w codziennej pracy. Udostępnię swój ekran. I tak wygląda system Proassist. Zaczniemy od zapisywania pacjentów na terapie cykliczne. W Proassist mamy dostępne dwie metody zapisu. Pierwsza to będzie automatyczne umawianie pacjenta na stałą terapię w tych samych godzinach, co powtarzalny okres czasu. Jak dokładnie to wygląda?
Będę to robić za pomocą jednego kliknięcia, czyli wybiorę odpowiednią usługę, na którą chcielibyście zapisać swojego pacjenta. W punkcie drugim termin, najbliższe terminy, wyświetlają mi się terminy dostępne do zapisu, do specjalisty. To jest 100 najbliższych dostępnych terminów. Wybiorę na przykład siedemnastą piątek i to jest czas, w którym chciałabym co tydzień spotykać się z moim pacjentem przez załóżmy następne trzy tygodnie. Czyli tutaj jest ta opcja, o której wspominałam przed chwilą. Gdy kliknę “utwórz wizyty cykliczne”, mam możliwość wybrania, co jaki czas będę powtarzać te nasze wizyty oraz mogę wygenerować w sumie ilość wizyt. Także w tym miejscu, jeśli chcielibyście na przykład wygenerować cztery wizyty w sumie, taką ilość też wpisujecie. Wybieracie, generuj wizyty cykliczne. I proszę zwróćcie uwagę, właśnie w tym momencie wygenerowały nam się cztery wizyty. Co tydzień o stałych porach. W tym momencie mogę wpisać tylko dane pacjenta i zapisać kolejno cztery wizyty.
Ręczne planowanie wizyt
Jeśli potrzebujecie troszkę większej elastyczności, mamy możliwość ręcznego planowania kilku wizyt jednocześnie. Jak dokładnie to wygląda, już pokazuję. Także w tym momencie wybieram z tej zakładki, o której już wspomniałam, najbliższe terminy, które mi pasują, a raczej pacjentowi. I mam większą elastyczność w wyborze. Mogę zmieniać zakresy czasu, mogę zmieniać godziny. Ale tylko i wyłącznie klikam wybierz. W podsumowaniu mam informacje o tym, co zostało już wybrane. W obu przypadkach będziecie dane wprowadzać tylko raz. Już system doda resztę. Także jest to bardzo fajna automatyzacja pracy. Po prostu szybciej możemy pacjenta zapisać. Dokończę zapis. Kliknę Enter, aby wyszukać kartę pacjenta. Karta została już wyszukana. I finalizuję zapis naszych wizyt. Możemy zobaczyć, jak wygląda to w zakresie całego miesiąca. Kolejną wizytę, które wybrałam, zostały dalej zapisane.
Powracam do 27. I to jest też dobre miejsce, aby wspomnieć o tym, że możecie udostępnić pacjentom możliwość zapisu online. To jest realna oszczędność czasu i sposób na lepsze zarządzanie grafikiem. Wyróżniamy dwie opcje widżetów, czyli rejestracji online.
Pierwszy, dynamiczny, czyli rejestracja, która wyjeżdża nam z boku strony. W ten sposób pacjent może wybrać odpowiedniego specjalistę, odpowiednią usługę i dalej przejść do zapisu. Teraz ten zapis dokończymy.
Ale też chciałabym wspomnieć o klasycznym widżecie do rejestracji, czyli możemy kliknąć e-rejestracja i przejść bezpośrednio do stałego okna. W tym momencie mam widżet tak zwany usługowy, czyli wybieram daną usługę i pomijam wybór specjalisty. To jest szczególnie fajna opcja dla pacjentów, którzy chcą się umówić na zaraz, szybko i w tym miejscu właśnie nie wybierać specialisty, tylko znaleźć najszybszy możliwy termin.
Wracamy tym razem do rejestracji poprzez widżet dynamiczny i wybieram usługę diagnoza jąkania. Tym razem jest to też informacja dla Was. Możecie wprowadzić w systemie płatności online, aby zabezpieczyć swój czas i zminimalizować liczbę wizyt nieodwołanych. Możecie właśnie w ten sposób włączyć opcję pobierania przedpłat za wizyty. Mamy tu taką małą elastyczność, ponieważ możemy wybrać, czy płatność ma być całościowa przed wizytą, czy częściowa. Czy ma być wymagana – tzn. bez tej płatności pacjent nie przejdzie rejestracji, czy może dajemy pacjentowi możliwość wyboru, czy chciałby zapłacić na miejscu, czy chciałby zapłacić online.
To wszystko ustalacie w zakresie swoich ustawień. Także jak najbardziej macie możliwość całkiem elastycznego wyboru. Ja w tym momencie pokażę, jak wygląda taki zapis wpisując dane. Pacjent zgadza się na regulamin, będzie płacił online, klika zarezerwuj wizytę i następnie będzie musiał tutaj regulamin zaakceptować, po czym klika zapłać. Jak to wygląda dokładnie w systemie w takim momencie? Już Wam pokazuję na bazie prezentacji. Taka wizyta wpada do systemu jako opłacona na zielono. Przy niej jest odpowiednia informacja, którą wskazuje grot strzałki, czyli zapłacono przez Internet 150 zł.
To jest też informacja tutaj myślę całkiem widoczna. Oszczędność czasu zdecydowanie po stronie specjalisty ze względu na to, że nie musicie już wchodzić na konto, szukać, czy pacjent zapłacił, dopasowywać płatność do tego pacjenta. Tylko wszystkie informacje macie już w jednym miejscu w systemie. Także znowu jest to całkiem duże ułatwienie. A przy okazji, tak jak wspomniałam wcześniej, w tych procedurach płatności online jest całkiem duża elastyczność, jeśli chodzi o dostosowanie procesu do Waszej pracy.
Wracam do udostępnienia swojego ekranu. Pacjent dostał informację, że rejestracja została dokonana. Zatem wracamy już do systemu. Naturalnie myślę, że możemy przejść teraz do etapu, w którym gdy dodaliśmy wizytę, do pacjenta powinno wyjść powiadomienie SMS-owe. Tutaj w najnowszej aktualizacji systemu, aby zadbać o tą komunikację z pacjentem, w systemie znajdziecie kreator SMS-ów. Gdzie go znajdziecie? Oczywiście w zakładce SMS.
Natomiast z perspektywy administratora macie jak najbardziej możliwość edycji szablonu tego powiadomienia. Czyli zwróćcie uwagę, to jest nasza standardowa treść SMS-a, który otrzymuje pacjent. W każdej chwili możecie spersonalizować treść swojego powiadomienia, na przykład uzupełnić ją o zautomatyzowane powiadomienia potwierdzenia wizyt. Czyli analogicznie jak w tej sytuacji mam, jeśli chcesz anulować wizytę, odpisz i w tym miejscu podstawi mi się kod odwoływania wizyty, to na przykład mogę napisać, jeśli chcesz potwierdzić wizytę, odpisz i w tym miejscu wstawię jedną z opcji dostępnych automatycznie w szablonie.
Czyli wybieram kod potwierdzenia wizyty, zapisuję zmiany i w tym momencie odpowiednio zmieniłam swoją treść, która od tego momentu będzie wychodzić do pacjenta. Gdy przejdę do kalendarza, czym będzie się różnić wizyta potwierdzona przez pacjenta od tej niepotwierdzonej? Zwróćcie proszę uwagę, tutaj w tym miejscu właśnie mamy ten kwadrat zamalowany i kwadrat pusty. Właśnie to będzie widok, który będzie się zmieniał, gdy pacjent potwierdzi wizytę, nasz kwadrat zrobi się pełen. Także to jest dla mnie szybka informacja, bez zbędnego kontaktu, na który przeznaczysz swój czas. Możesz tylko spojrzeć w system i mieć tą informację automatycznie.
Z poziomu systemu możesz również przejść do podglądu dwukierunkowej komunikacji z pacjentem. Gdy wybiorę jedną z wizyt, wybieram opcję wyślij wiadomość i tutaj mam uruchomiony czat SMS. Czyli to jest funkcja, która pozwoli mi właśnie na kontrolę dwukierunkowej komunikacji z pacjentem. Tutaj proszę zwróćcie uwagę na to, że pacjent już odpisał na kodem potwierdzającym wizytę. Tu jest on widoczny. I ta wizyta właśnie została w tym momencie potwierdzona, czyli to jest ten kwadrat, o którym wspominałam przed chwilą. Jeśli byłaby potrzeba komunikacji takiej bieżącej z pacjentem, tu jest też odpowiednie miejsce, żeby wpisać wiadomość bezpośrednio do wysłania.
Harmonogram wysyłki SMS
Jeśli chodzi też o zadbanie o komunikację z pacjentem, mamy też możliwość ustalenia harmonogramu wysyłki tych SMS-ów. Jak to wygląda? Przechodzimy do zakładki placówki. Następnie przechodzimy do zakładki specjaliści. I dla każdego specjalisty, jeśli macie ich więcej w placówce albo też dla siebie, możecie ustawić odpowiedni czas wysyłki SMS-ów.
Czyli wybieram opcję edytuj przy specjaliście i wybieram w tym momencie zakładkę powiadomienia. Ostatni checkbox służy mi do ustalenia harmonogramu wysyłki SMS-ów. Na to też macie jak najbardziej wpływ. Możecie to indywidualnie ustawić pod specyfikę swojej codziennej pracy. Czyli w tym momencie jeśli zaznaczę dwa checkboxy po utworzeniu wizyty oraz 24 godziny przed, to pacjent będzie w tych dwóch terminach dostawał wiadomość przypominającą o wizycie.
Także proszę zwróćcie uwagę, że możecie sobie wybrać jeden termin wysyłki, możecie wybrać dwa terminy albo nawet i trzy. W każdej chwili zmiany w ustawieniach możecie wprowadzić, jeśli jakieś rozwiązania sprawdzają się lepiej i zdecydowanie możecie to modyfikować pod charakterystykę swojej pracy. Także ja już zapisuję te ustawienia i przechodzę ponownie do kalendarza.
Jeśli już pacjenta zapisałam, jeśli już do pacjenta zostało wysłane powiadomienie z poziomu systemu, no to najlepiej jakbym rozpoczęła wizytę, czyli przeprowadziła tutaj, rozpoczęła prowadzenie dokumentacji medycznej. Wybieram odpowiednią wizytę, przechodzę w przyjmij pacjenta, ale jest jeszcze jedna opcja, którą chciałabym Wam pokazać na bazie konta specjalisty. Także szybko się przeloguję i tak jak mówiłam, wybiorę opcję przyjmij pacjenta. W tym momencie jestem w oknie przeprowadzania wizyty i takie okno możecie też dowolnie modyfikować w zakresie personalizacji. Czyli będziecie zmieniać ją tak, aby zawierała tylko elementy, z których realnie korzystacie. Jak to zrobić?
Przechodzę tutaj w awatar mojego specjalisty, przechodzę do opcji personalizacja EDM, wybieram ustawienia własne i obecnie wgrywają mi się ustawienia, które wcześniej wprowadziłam. Dalej w zakresie tych ustawień możecie sobie dowolnie modyfikować zakładki, które będą Wam potrzebne, które też nie będą przydawać się w pracy. Na przykład jeśli nie wystawiam e-dokumentów, no to naturalnie będę je w tym miejscu usuwać. Jeśli któreś sekcje nie są dla Was przydatne, jak najbardziej możecie całość albo konkretne elementy również usunąć.
Tak jak wspomniałam wcześniej, już to okno pod swoje takie codzienne działanie dostosowałam, także wybiorę zapisz ustawienia i będziecie mieli teraz okazję, aby zwrócić uwagę, jak to okno się zmieniło. Przechodzę do przyjmij pacjenta i widać, o ile krótsze jest całe okno, o ile mniej mam obecnie scrollowania i korzystam tylko z zakładek, które są dla mnie przydatne. Także jak najbardziej też możecie to zrobić, czyli usuwać całe sekcje, zmniejszać zakładki czy też usuwać takie właśnie mniejsze elementy.
Przejdziemy do kolejnego elementu, który może przydać się w codziennym korzystaniu z systemu i też może Wam ułatwić, zautomatyzować pracę. Czyli oczywiście będą to szablony wizyty. Dla pacjentów pierwszorazowych, jeśli mamy jakiś schemat wizyty, a domyślam się, że wszyscy macie, wybieramy opcję użyj szablonu wizyty.
Tutaj szablony zostały już wcześniej przygotowane, aby jak najlepiej Wam to zobrazować, ale w tym miejscu będę wybierać szablony, które na pierwszej wizycie stosuję dla pacjentów. Mogę wyszczególnić, czy będą to wizyty dla dzieci, czy będą to wizyty dla dorosłych. Każdy szablon możecie w zakresie swojej pracy indywidualnie tutaj dostosować.
Także wybieram szablony, które będą mi w tym momencie przydatne. Wybieram opcję kopiuj zaznaczone pozycje i w tym momencie szablony automatycznie nam się wkleiły. Proszę zwróćcie uwagę, ile czasu zaoszczędziłam przez to, że nie musiałam tego wszystkiego wpisywać i w tym schemacie, który sobie zapisałam, mogę dopisywać po prostu kolejne informacje u tego pacjenta. Także szablony są naprawdę opcją, która automatyzuje po prostu i przyspiesza przeprowadzenie wizyty. Jak to wygląda w przypadku pacjenta powracającego, pacjenta stałego, który już u nas był. Wtedy mamy taką opcję na samym dole okna dokumentacji medycznej jak powielenie tekstu z poprzedniej wizyty. Także tutaj klikam, aby tą wizytę powielić i gdy podjadę do góry, to mam już całą informację z poprzedniej wizyty.
W tym miejscu, jeśli chcielibyście cokolwiek dodać, dopisać, nadpisać, jak najbardziej jest taka możliwość. Mogę zmieniać tekst, mogę dopisywać informacje, mogę też usuwać kwestie, które bym nie chciała, żeby w tej obecnej wizycie były widoczne. Także też jest to zdecydowanie opcja przyspieszająca, taką codzienną pracę, właśnie bazowanie na wizytach poprzednich i oszczędzanie czasu przy pacjentach stałych.
Interaktywne dokumenty
Także jak już przeszliśmy przez szablony czy poprzez powielanie wizyt poprzednich, no to część tutaj bezpośrednio dla logopedów, z doświadczenia w pracy wiem, że często specjaliści prowadzą karty postępów. Także gdy wybiorę opcję druki, to tutaj na bazie tej zakładki chciałabym Wam pokazać możliwość tworzenia interaktywnych dokumentów.
Stworzyłam taki dokument jak karta postępów terapii logopedycznej. Jeśli chciałabym wypełnić tę kartę, wybieram ikonę długopisu i tutaj automatycznie pojawia się schemat dokumentu, który stworzyłam, czyli imię i nazwisko pacjenta, automatycznie załączające się, wiek. Jeśli będzie uzupełniony w karcie pacjenta, to tutaj się wstawi. Diagnoza. Mogę zapisać odpowiednią diagnozę w tym miejscu. Data rozpoczęcia terapii. Również mogę wybrać w kalendarzu datę, kiedy z pacjentem pracę rozpoczęliśmy oraz data oceny, czyli w tym momencie wpisalibyście datę obecną. Każdy z pól możecie uzupełnić. Także przykładowo wpisuję informację, uzupełniam.
Ona tutaj jest widoczna w ten sposób. I każdą z sekcji mogę uzupełnić. Powracam tutaj do tego okna, aby pokazać Wam, jak wygląda karta już uzupełniona tak z perspektywy specjalisty, czyli w punkcie drugim lista wygenerowanych szablonów. wybieram opcję drukarki i wygenerowała się karta, którą uzupełniałam poprzednio, gdzie dopisałam więcej informacji. To była karta postępów terapii logopedycznej zaczynającej się załóżmy 1 stycznia po jakieś tam trzech miesiącach spotkań.
W tym momencie, gdy wybiorę znowu ikonę długopisu, mogę na przykład za kilka kolejnych miesięcy uzupełnić ją na nowo i mieć bezpośrednio kontrolę nad tym, jakie postępy wykonał pacjent. Także jak najbardziej myślę, że może być to przydatna opcja w codziennej pracy logopedy. W każdej chwili można tutaj właśnie spojrzeć i wydrukować karty poprzednio wygenerowane albo wysłać je mailowo. Także jeśli chodzi o druki, to wygląda dokładnie w ten sposób.
Dokumentacja zdjęciowa i wysyłka materiałów
A teraz przejdziemy do dokumentacji zdjęciowej w karcie pacjenta. Również z rozmów z logopedami pojawiała się kwestia na przykład rodziców, którzy chcieliby otrzymać zdjęcie swojego dziecka ze spotkania czy z terapii, aby widzieć jak się zachowuje, czy mu się podoba i po prostu mieć jakąś pamiątkę. Tutaj z poziomu systemu za pomocą aplikacji Proassist mamy łatwą odpowiedź na tego typu zapytania. Czyli przejdę teraz do naszej aplikacji.
Czyli jeśli chciałabym wysłać zdjęcie do karty pacjenta, dodać takie zdjęcie, a później przesłać je do rodziców, wybieram wizytę, która załóżmy właśnie się odbywa i w tym momencie po przejściu do tej wizyty klikam ikonę aparatu. W tym momencie tego nie zrobię ze względu na to, że kamery w laptopie używam i właśnie z niej korzystam, ale pokażę Wam jak to zrobić na bazie mojej aplikacji w telefonie. zaraz wrócę do systemu, czyli analogicznie do tego, o czym wspomniałam przed chwilą. Otwieram aplikację, wybieram odpowiednią wizytę, klikam ikonę aparatu i robię zdjęcie. Zdjęcie do karty zostało dodane. Teraz zmienię ekran i wrócimy ponownie do systemu. wyszłam na chwilę z okna, aby ono się odświeżyło i już możemy zwrócić uwagę na to, że w plikach pacjenta mamy informację 1 wcześniej było czerwone 0, także coś tutaj nam się więcej pojawiło i pojawiło się również to zdjęcie, które przed chwilą wykonałam. także w tym miejscu możemy przypisywać zdjęcia do karty pacjenta, ale to, co też możecie robić, to dodawać na przykład taki plik do maila podsumowującego do pacjenta.
Z perspektywy specjalisty i waszej codziennej pracy myślę, że bardzo komfortową opcją jest możliwość dodawania na przykład ćwiczeń do maila podsumowującego tutaj wizytę, czyli wybiorę na przykład opcję dodaj i w tym miejscu jeszcze sprawdzę, czy to na pewno jest widoczne i w tym miejscu mogę wybrać ćwiczenia na przykład logopedyczne do załączenia dla pacjenta. Także wybieram kilka plików, które byłyby przydatne. dostałam informację, że one są wgrywane już na konto pacjenta. Gdy przechodzę faktycznie ponownie do plików pacjenta, te pliki są tutaj widoczne. Mogę je wgrać wcześniej przed wizytą i tylko na sam koniec pododawać do maila podsumowującego, ale mogę również jak najbardziej zrobić to na bieżąco, tak jak przed chwilą to też wykonałam. Także tutaj będę klikać zapisz i te pliki, przy których kliknęłam ikony plusa będą wysłane razem z mailem podsumowującym do pacjenta. Także tutaj zapiszę nasze dane.
Wysyłanie podsumowania wizyty na e-mail
Ja w tym momencie będę już kończyć wizytę i to całe podsumowanie prześlę pacjentowi mailowo. Czyli obecnie wybieramy zapisz i wyślij e-mail i taki e-mail zostaje przez Was przesłany po zakończonej wizycie do pacjenta bądź do jego rodziców. To jest naprawdę fajna opcja jeśli chodzi o automatyzację znowu pracy. Wszystko przechodzi mailowo razem ze zdjęciami z terapii, z ćwiczeniami domowymi czy też innymi materiałami edukacyjnymi. To właśnie też może być dla Was świetne narzędzie do utrzymywania kontaktu z rodzicami pacjenta bądź samym pacjentem.
I tutaj właśnie w tym momencie na poczcie przesłana została dokumentacja po odbytej wizycie. I mamy podsumowanie, w którym automatycznie z systemu przesłana została informacja, że dziękujemy za odbytą wizytę. A do naszej wizyty zostały dołączone pliki, które załączyłam poprzednio. Czyli mam ćwiczenia logopedyczne, które dołączyłam. Wszystko jest w jednym miejscu razem z plikiem podsumowującym nasze spotkanie. Także też jest to bardzo fajna opcja szybkiego podsumowania wizyty.
Tu już przechodzimy do samego końca naszego spotkania. To wszystkie najważniejsze funkcje, które chciałam Wam pokazać. Mam nadzieję, że webinar był przydatny, inspirujący i że wdrożycie część tych rozwiązań w swoich placówkach. Jeszcze tutaj na sam koniec przekażę informację odnośnie kontaktu z naszym działem pomocy klientom. Jest wymieniony, wyszczególniony numer telefonu do nas, mail oraz strona internetowa naszego systemu. także bardzo dziękuję za dzisiejsze spotkanie i dziękuję za uwagę. Dziękuję.
Zdalna rejestracja to usługa, która pozwala obsługiwać rejestrację pacjentów z dowolnej lokalizacji, bez konieczności fizycznej obecności w placówce. Realizowana jest przez zewnętrzny zespół rejestratorek, które w Twoim imieniu odbierają połączenia telefoniczne, umawiają wizyty i obsługują pacjentów zgodnie z ustalonymi standardami i procedurami.
W praktyce oznacza to, że placówka medyczna nie musi samodzielnie zatrudniać i szkolić personelu rejestracji, a mimo to pacjenci mogą liczyć na profesjonalną i sprawną obsługę telefoniczną – zarówno w kwestii skorzystania z usług medycznych, jak i w pozyskaniu potrzebnych informacji dotyczących funkcjonowania placówki medycznej, przygotowania do badania, czy też samego przebiegu leczenia.
Niewątpliwym plusem takiej formy rejestracji jest brak trudności w dodzwonieniu się do rejestracji, ponieważ zewnętrzna rejestracja to swego rodzaju callcenter, w którym rejestratorki medyczne zajmują się tylko odbieraniem telefonów. Czas oczekiwania na połączenie przez pacjentów wynosi około 10 sekund, a godziny pracy zdalnych rejestratorek medycznych są dłuższe niż standardowe godziny pracy przychodni. Dzięki temu pacjenci mogą dzwonić od poniedziałku do piątku w godzinach od 08:00 do 20:00 oraz w soboty od 08:00 do 20:00.
Warto wspomnień również, że placówki medyczne, które już działają i dotychczas mają w inny sposób zorganizowaną medyczną rejestrację (np. w jednoosobowym gabinecie specjalista samodzielnie odbiera telefony albo ma zatrudnioną osobę do pracy na stanowisku rejestratorki medycznej), w dowolnym czasie mogą zdecydować się na zmianę i zacząć korzystać z outsourcingu rejestracji. Numer telefonu do placówki medycznej pozostanie ten sam, więc nie trzeba martwić się o utratę pacjentów lub konieczność ich poinformowania o zmianie.
Jeśli jesteś zainteresowany usługą zdalnej rejestratorki medycznej lub masz jakieś pytania w tej kwestii, zachęcamy Cię do wypełnienia formularza i umówienia bezpłatnej konsultacji. Rozmowa jest w pełni darmowa i niezobowiązująca.
Dla kogo jest usługa zdalnej rejestracji pacjentów?
Zdalna rejestracja sprawdzi się zarówno w dużych klinikach, jak i w jednoosobowych gabinetach. Dla większych placówek stanowi doskonałe uzupełnienie rejestracji stacjonarnej, pozwalając obsłużyć większy wolumen pacjentów. Z kolei mniejsze gabinety zyskują możliwość skupienia się na swojej pracy i leczeniu pacjentów, bez konieczności przerywania wizyty czy oddzwaniania do pacjentów.
Po pierwsze, nie musisz samodzielnie umawiać pacjentów i uzupełniać kalendarz. Zdajemy sobie sprawę z tego, jak trudno jest prowadzić własną działalność i zajmować się wszystkim jednocześnie. Ciągle jesteś pod telefonem, pacjenci dzwonią w czasie, kiedy jesteś w gabinecie i przyjmujesz innych pacjentów, więc musisz do nich oddzwaniać w czasie wolnym..
Z drugiej strony – nie opłaca Ci się zatrudniać pracownika do odbierania telefonów – będzie obowiązywała Was umowa, więc niezależnie od tego, czy przyjmiesz wystarczającą ilość pacjentów czy nie, pracownikowi trzeba zapłacić. Dodatkowo, jeśli przyjmujesz w różnych dniach i godzinach, trudno będzie znaleźć wystarczająco elastyczną i dyspozycyjną osobę.
Dlatego w takich przypadkach warto powierzyć obsługę pacjentów medycznej rejestracji działającej zdalnie. W Proassist taka usługa kosztuje 599 zł/msc. Ty możesz zająć się leczeniem pacjentów, a zdalna rejestratorka medyczna posiadająca odpowiednie kompetencje i doświadczenie zajmie się odbieraniem telefonów, udzielaniem informacji i umawianiem pacjentów na wizyty. Twój kalendarz wizyt będzie prowadzony w wersji elektronicznej, więc w dowolnym czasie możesz do niego zajrzeć.
Wielospecjalistyczne placówki medyczne
Jeśli prowadzisz przychodnię, w której konsultacji udziela wielu lekarzy, to również warto zdecydować się na zewnętrzną obsługę rejestracji telefonicznej. Duże placówki posiadające ogromną bazę pacjentów bardzo często borykają się ze zgłaszanymi trudnościami w dodzwonieniu się do placówki.
To całkowicie naturalne zjawisko, bo im więcej lekarzy, tym więcej pacjentów próbuje się dodzwonić. Jeśli posiadasz jedną, dwie lub nawet trzy rejestratorki medyczne, to i tak będzie im ciężko odebrać większą ilość telefonów. I nie chodzi tu o lenistwo osób pracujących na tym stanowisku. Już tłumaczę – rzadko zdarza się, by telefony w przychodni przyjmowała więcej niż jedna osoba, bo pracownicy rejestracji muszą wykonywać też inne obowiązki. Jednak często wielu pacjentów dzwoni w tym samym czasie.
I tu pojawia się problem. Nawet, gdy posiadasz system VOIP i odpowiednio przygotowany komunikat, który mówi o zajmowanym miejscu w kolejce na linii telefonicznej, to nie każdy pacjent chce czekać. Oczywiście, możesz w głosowej zapowiedzi dodać też komunikat mówiący o możliwości skorzystania z rejestracji za pomocą Internetu, ale mimo wszystko – wielu pacjentów zrezygnuje ze względu na długi czas oczekiwania na połączenie.
Medyczna rejestracja obsługująca Twoją placówkę zdalnie posiada wielu konsultantów telefonicznych, którzy cały czas odbierają telefon – nie tylko w dni robocze, ale również w soboty. Dzięki temu czas oczekiwania na połączenie jest bardzo krótki, a ponadto pacjenci zyskują większą dostępność rejestracji.
Usługi zdalnej rejestracji są jednocześnie znacznie tańsze niż zatrudnienie kolejnego pracownika do obsługi gabinetu na umowę o pracę czy zlecenie. W tym przypadku nie musisz martwić się o badania wstępne do pracy, kurs BHP i inne formalności wymagane przy podpisywaniu umowy z pracownikiem. Nie interesuje Cię nawet sam proces rekrutacji i poszukiwania odpowiedniej osoby do pracy na stanowisku do obsługi pacjentów.
Nie musisz też uczyć nowego pracownika, a proces wdrożenia usługi zewnętrznej rejestracji pacjentów jest bardzo prosty. Najpierw wypełnisz przygotowany na bazie naszego doświadczenia formularz wstępny i odpowiesz na pytania dotyczące oferowanych w przychodni usług, pracujących lekarzy i innych wymaganych i potrzebnych informacji, a następnie przeprowadzimy szkolenie. Następnie numer telefonu zostanie przekierowany i połączenia zaczną odbierać telefoniczne rejestratorki Proassist.
Korzyści ze zdalnej rejestracji pacjentów
Wygoda dla pacjentów
Pacjenci mogą umawiać wizyty w wydłużonym czasie, nawet poza godzinami pracy placówki. Zdalne rejestratorki telefoniczne pracują w dni robocze od 08:00 do 20:00 oraz w soboty od 08:00 do 15:00, a czas oczekiwania przez pacjenta na połączenie wynosi około 10 sekund. Jeśli zdarzą się jakieś połączenia nieodebrane, zdalne rejestratorki natychmiast oddzwonią.
Odciążenie rejestracji w placówce
Tradycyjna rejestracja bywa obciążona dużą liczbą telefonów i wizyt osobistych. Przeniesienie części obsługi do kanałów zdalnych pozwala rejestratorkom pracującym na miejscu skupić się na pozostałych zadaniach i lepszej obsłudze pacjentów na miejscu.
Zwiększenie liczby pacjentów
Większa dostępność rejestracji i brak trudności w dodzwonieniu się do placówki przyciąga nowych pacjentów, którzy poszukują wygodnych rozwiązań. Zwiększenie odbieralności połączeń sprawi, że umówionych zostanie więcej wizyt.
Lepsza organizacja pracy
Dodatkowe usługi związane z rejestracją pacjentów, takie jak automatyczne przypomnienia o wizytach lub prowadzenie listy rezerwowej pacjentów zmniejszają liczbę nieodwołanych terminów i ułatwiają zapełnienie grafików lekarzy.
Jak działa zewnętrzna rejestracja pacjentów w Proassist?
System Proassist oferuje kompleksowe rozwiązania dla placówek medycznych, w tym usługę zdalnej rejestracji. Dzięki współpracy z najlepszym oprogramowaniem medycznym możesz mieć pewność, że obsługa pacjentów będzie przebiegać płynnie i zgodnie z najwyższymi standardami. Co znajdziesz w ofercie?
Dedykowany zespół
Zewnętrzna rejestracja telefoniczna obsługiwana jest przez wyszkolonych specjalistów, którzy odbierają telefony od pacjentów w imieniu Twojej placówki. Rejestratorki Proassist stale odbywają kursy i szkolenia, dzięki czemu są odpowiednio przygotowane do wykonywania swojego zawodu.
Większa dostępność dla pacjentów
Rejestratorki telefoniczne Proassist pracują od poniedziałku do piątku po 12 godzin dziennie oraz w soboty od 08:00 do 15:00. Pacjenci mają zatem większą możliwość skorzystania z usługi i umówienia wizyty.
Bezpieczeństwo danych
Całość procesu odbywa się w chmurowym oprogramowaniu medycznym, zgodnie z zachowaniem przepisów dotyczących ochrony danych osobowych (RODO). Lista pacjentów jest przechowywana na serwerach należących do Proassist, więc nie musisz martwić się o dodatkowe zabezpieczenia bazy danych pacjentów, tworzenie backup’ów, czy budowanie serwerowni na terenie placówki.
Spersonalizowana obsługa
Zespół rejestracji działa w pełni profesjonalnie i oprócz umawiania wizyt do lekarzy na odległość zajmuje się udzielaniem odpowiedzi na wszystkie pytania pacjentów zgodnie z przygotowaną według Twoich wskazówek bazą wiedzy, dzięki czemu pacjenci mają wrażenie, że rozmawiają bezpośrednio z pracownikami placówki.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak zdalna rejestracja pacjentów Proassist może pomóc Twojej placówce w obsłudze pacjentów, sprawdź naszą stronę w Internecie -> KLIKNIJ TUTAJ.
Odpowiedni program do obsługi gabinetu fizjoterapii pozwoli na usprawnienie wielu procesów i oszczędność czasu zarówno dla pracowników placówki, jak i pacjentów. Dowiedz się, jakie funkcje warto wziąć pod uwagę, wybierając system dla swojego gabinetu.
Dlaczego warto zainwestować w program dla fizjoterapeutów?
Fizjoterapeuci coraz częściej korzystają z dedykowanych systemów informatycznych, które wspierają ich w codziennej pracy. Wprowadzenie oprogramowania niesie za sobą wiele korzyści:
Zarządzanie kalendarzem wizyt: Intuicyjne planowanie i organizowanie wizyt pacjentów, unikanie nakładających się terminów oraz możliwość przypominania pacjentom o zbliżających się wizytach.
Elektroniczna dokumentacja medyczna: Szybkie uzupełnianie kart pacjentów, przechowywanie historii wizyt i dostosowanie dokumentacji do aktualnych przepisów prawa.
Komunikacja z pacjentami: Wysyłanie wiadomości SMS lub e-mail z przypomnieniami o wizytach, informacjami o dostępnych terminach czy zmianach w harmonogramie.
Zarządzanie płatnościami: Wystawianie faktur, monitorowanie opłat oraz generowanie raportów finansowych.
Analiza efektywności: Monitorowanie liczby wizyt, poziomu wykorzystania zasobów oraz wskaźników zadowolenia pacjentów.
Jakie funkcje powinien mieć najlepszy program dla fizjoterapeutów?
Zarządzanie gabinetem fizjoterapii wymaga precyzyjnego planowania i organizacji. Każdy fizjoterapeuta, niezależnie od tego, czy przyjmuje pacjentów w swoim gabinecie, czy realizuje wizyty w domu pacjenta, potrzebuje wsparcia w codziennych obowiązkach administracyjnych. Program do obsługi gabinetu fizjoterapii powinien oferować przede wszystkim niezbędne funkcje, takie jak:
Kalendarz wizyt w formie elektronicznej
Kalendarz wizyt online to rozwiązanie stworzone z myślą o wygodnej i zgodnej z prawem organizacji pracy fizjoterapeuty. Dzięki możliwości dostosowania harmonogramu do specyfiki pracy, uwzględniając różne długości zabiegów oraz przerwy między nimi, narzędzie to zapewnia pełną elastyczność i wygodę pracy. Za pomocą intuicyjnego programu możesz nie tylko zarządzać grafikiem, ale również kompleksowo obsługiwać rejestrację pacjentów. System umożliwia:
Dodawanie nowych wizyt,
Zmianę lub odwoływanie terminów,
Wpisywanie pacjentów na listę rezerwową z uwzględnieniem ich preferencji dotyczących wizyt
Kalendarz działa zarówno w przeglądarce internetowej, jak i w aplikacji mobilnej. Oznacza to, że możesz zarządzać swoim harmonogramem z dowolnego urządzenia – telefonu, tabletu czy komputera. To idealne rozwiązanie dla fizjoterapeutów, którzy cenią sobie wygodę i możliwość dostępu do danych w każdym miejscu, niezależnie od czasu.
Choć wielu specjalistów korzysta z kalendarza Google, należy pamiętać, że przechowywanie danych pacjentów na serwerach poza Polską, takich jak te obsługiwane przez Google, nie spełnia wymogów prawnych dotyczących ochrony danych osobowych. Programy medyczne oferują zaawansowane zabezpieczenia, zgodne z wymogami RODO, dzięki czemu możesz mieć pewność, że dane Twoich pacjentów są bezpieczne i przechowywane w odpowiedni sposób.
Dzięki elektronicznemu kalendarzowi zyskujesz pełną kontrolę nad swoim harmonogramem, a Twoi pacjenci doceniają łatwość rejestracji i sprawną obsługę. To narzędzie, które pomaga uniknąć chaosu w grafiku, zmniejsza ryzyko pomyłek i oszczędza czas – zarówno Twój, jak i pacjentów.
Rejestracja online
Rejestracja online to nowoczesne rozwiązanie, które usprawnia proces rejestracji pacjentów w gabinetach fizjoterapeutycznych. Dzięki tej funkcji pacjenci mogą szybko i łatwo zapisać się na wizytę, bez potrzeby zakładania konta czy rejestrowania się na stronie. Wystarczy kilka kliknięć, aby wybrać dogodny termin i potwierdzić rezerwację.
Program pozwala na pełną synchronizację rezerwacji online z elektronicznym kalendarzem gabinetu fizjoterapeuty. Dzięki temu specjalista ma zawsze aktualny podgląd na swój harmonogram, a system automatycznie blokuje zajęte terminy. Takie rozwiązanie eliminuje ryzyko podwójnych rezerwacji i pozwala skupić się na codziennej pracy z pacjentami.
Dzięki intuicyjnemu interfejsowi, pacjenci mogą dokonywać rezerwacji wizyt bez żadnych trudności. Wszystko odbywa się za pośrednictwem wtyczki, którą pobierasz z naszej strony i umieszczasz na swojej stronie www lub w mediach społecznościowych. Dzięki temu pacjenci mogą wybrać usługę, specjalistę oraz dostępny termin, a następnie wprowadzić podstawowe dane kontaktowe i dokonać rezerwacji online.
Powiadomienia SMS o nadchodzących wizytach oraz wiadomości wysyłane na podany adres e-mail
Program dla fizjoterapeutów i innych podmiotów leczniczych oferuje funkcję automatycznych powiadomień SMS, które przypominają pacjentom o nadchodzących wizytach. To innowacyjne rozwiązanie zapewnia lepszą organizację harmonogramu zarówno dla specjalistów, jak i pacjentów. Dzięki powiadomieniom pacjenci otrzymują przypomnienie na czas, co minimalizuje ryzyko nieobecności.
Powiadomienia są wysyłane automatycznie na podany numer telefonu pacjenta i zawierają szczegóły dotyczące wizyty: datę, godzinę oraz adres gabinetu. Dodatkowo system może zawierać prośbę o potwierdzenie obecności lub możliwość szybkiego odwołania wizyty za pomocą kodu, co pozwala szybko reagować na ewentualne zmiany i zarządzać zadaniami w harmonogramie.
Oprócz powiadomień SMS, program pozwala na wysyłanie pacjentom wiadomości e-mail z podsumowaniem wizyty. W zależności od potrzeb placówki, wiadomości te mogą zawierać szczegółowe zalecenia po wizycie, linki do materiałów edukacyjnych lub załączniki, takie jak plany ćwiczeń. To szczególnie przydatne, gdy pacjenci kontynuują terapię w domu – mają wtedy wszystkie instrukcje w jednym miejscu.
Dzięki tej funkcji fizjoterapeuci mogą skoncentrować się na swojej pracy, a program automatycznie dba o komunikację z pacjentami. Powiadomienia SMS oraz e-maile znacząco redukują ilość manualnych działań związanych z przypomnieniami, co przekłada się na oszczędność czasu i wyższy poziom obsługi pacjentów.
Wybierając program dla fizjoterapeutów, który oferuje zaawansowane funkcje komunikacyjne, podnosisz standardy obsługi w swoim gabinecie i budujesz profesjonalny wizerunek, dbając o wygodę pacjentów na każdym etapie terapii.
Elektroniczna dokumentacja medyczna
Elektroniczna dokumentacja medyczna (EDM) to funkcja, która znacząco ułatwia prowadzenie dokumentacji w zgodzie z przepisami dotyczącymi podmiotów leczniczych i codziennymi wymaganiami pracy każdego fizjoterapeuty. Dzięki tej funkcji zarządzanie informacjami o pacjentach, ich stanem zdrowia i przebiegiem leczenia jest intuicyjne i wygodne.
System umożliwia wypełnianie dokumentacji medycznej zarówno na komputerze, jak i za pomocą aplikacji mobilnej. Program działa w chmurze, co oznacza, że nie wymaga instalacji na urządzeniu – dane są dostępne z dowolnego miejsca i w każdym momencie. Fizjoterapeuta może w czasie rzeczywistym wprowadzać informacje o pacjencie, takie jak opis wizyty, zalecenia czy wyniki badań, a dostęp do tych danych jest natychmiastowy i bezpieczny.
Dzięki zaawansowanym opcjom program pozwala dostosować okno wypełniania wizyty do własnych preferencji, co zwiększa komfort pracy. Ponadto, dla gabinetów zatrudniających pracowników, takich jak rejestratorki, program umożliwia ograniczenie ich dostępu do dokumentacji medycznej. Właściciel gabinetu lub administrator może zdecydować, którzy użytkownicy mają możliwość dodawania i edytowania informacji, a którzy zajmują się wyłącznie zadaniami administracyjnymi.
Program automatycznie raportuje wszystkie zdarzenia medyczne, zapewniając zgodność z wymogami prawnymi dotyczącymi dokumentacji pacjentów i oszczędność czasu użytkowników. To szczególnie ważne dla podmiotów leczniczych, które muszą spełniać określone standardy w zakresie prowadzenia dokumentacji.
Możliwości aplikacji takie jak głosowe wypełnianie elektronicznej dokumentacji medycznej, czy szybkie skanowanie dokumentów za pomocą aplikacji znacznie ułatwia prowadzenie dokumentacji medycznej i zapewnia wygodę użytkowania podczas każdej wizyty. Nie musisz siedzieć przy komputerze, by spełnić obowiązek podmiotów leczniczych o tworzeniu i prowadzeniu dokumentacji medycznej w formie elektronicznej.
Darmowy program do podpisywania dokumentów na tablecie
Wprowadzanie innowacyjnych technologii do gabinetów fizjoterapii jest kluczem do usprawnienia codziennej pracy i poprawy komfortu pacjentów oraz pracowników. Jednym z takich rozwiązań jest możliwość podpisywania dokumentów na tablecie, która od jakiegoś czasu pojawia się już w gabinetach innych specjalistów.
Dzięki tej funkcji pacjent może podpisać niezbędne dokumenty, takie jak zgody na zabieg czy regulaminy, bez potrzeby drukowania ich na papierze. Wszystko odbywa się w pełni cyfrowo za pomocą aplikacji, co jest nie tylko wygodne, ale również przyjazne dla środowiska. Proces rejestracji i obsługi pacjenta staje się szybszy, co przekłada się na większą efektywność pracy w gabinecie.
Podpis elektroniczny na tablecie to doskonałe zabezpieczenie podmiotów leczniczych. Dokumenty są archiwizowane w programie, który spełnia wymagania prawne dotyczące przechowywania danych medycznych.
Jednym z rozwiązań, które spełnia wymagania nowoczesnych gabinetów fizjoterapeutycznych, jest Proassist – innowacyjny program stworzony z myślą o fizjoterapeutach oraz innych specjalistach medycznych. Dlaczego warto wybrać właśnie to narzędzie?
Intuicyjność i łatwość obsługi
Aplikacja Proassist została zaprojektowana tak, aby była maksymalnie intuicyjna dla użytkowników. Prosta nawigacja i przemyślany interfejs pozwalają zaoszczędzić czas, umożliwiając fizjoterapeutom skupienie się na pracy z pacjentami, zamiast tracić go na naukę obsługi skomplikowanego systemu. Dodatkowo, przez cały okres korzystania z programu dla gabinetu fizjoterapii Proassist możesz korzystać z Pomocy Technicznej, która jest prawdziwym wsparciem dla użytkowników.
Szeroki wachlarz funkcji
Proassist to program, który kompleksowo wspiera działalność gabinetów fizjoterapii. Wśród dostępnych narzędzi znajdują się:
Zarządzanie kalendarzem wizyt – elastyczne dostosowanie harmonogramu do specyfiki pracy
Prowadzenie elektronicznej dokumentacji medycznej – wypełnianie dokumentacji w chmurze z dostępem z dowolnego urządzenia, bez konieczności instalacji oprogramowania.
Obsługa magazynu – umożliwia monitorowanie stanu produktów i materiałów wykorzystywanych w terapii.
Elastyczność i mobilność
Proassist zapewnia możliwość korzystania z aplikacji mobilnej, co pozwala na szybki dostęp do danych w dowolnym miejscu – zarówno w gabinecie, jak i w przypadku wizyt domowych. To rozwiązanie szczególnie cenione przez specjalistów, którzy prowadzą konsultacje poza siedzibą gabinetu.
Wsparcie dla rejestracji pacjentów
Program oferuje kompleksowe wsparcie dla pracowników obsługujących pacjentów. Dzięki zewnętrznej rejestracji telefonicznej, fizjoterapeuci mogą skoncentrować się na leczeniu, podczas gdy dedykowana obsługa telefoniczna zajmuje się umawianiem wizyt.
Powiadomienia SMS i e-mail
Proassist automatycznie wysyła do pacjentów powiadomienia SMS o nadchodzących wizytach, co redukuje liczbę nieodwołanych terminów. Dodatkowo Proassist umożliwia przesyłanie wiadomości e-mail z podsumowaniami wizyt i załącznikami, takimi jak zalecenia czy wyniki badań.
Bezpieczeństwo danych i zgodność z przepisami
Proassist to narzędzie w pełni dostosowane do wymogów prawnych dla podmiotów leczniczych. Program spełnia standardy RODO, co gwarantuje pełne bezpieczeństwo danych pacjentów. W odróżnieniu od rozwiązań takich jak kalendarz Google, dane przechowywane w Proassist znajdują się na polskich serwerach i są objęte najwyższymi standardami ochrony.
Podsumowanie
Program dla fizjoterapeutów to inwestycja, która przekłada się na lepszą organizację pracy, oszczędność czasu i wyższą jakość świadczonych usług. Dzięki systemom takim jak Proassist fizjoterapeuci mogą skupić się na tym, co najważniejsze – pomocy pacjentom, jednocześnie mając pewność, że wszystkie aspekty zarządzania gabinetem są odpowiednio uporządkowane.
Jeśli szukasz rozwiązań, które usprawnią Twoją codzienną pracę, rozważ wdrożenie nowoczesnego systemu do prowadzenia dokumentacji i kalendarza wizyt. Program Proassist dedykowany jest podmiotom leczniczym, w tym gabinetom fizjoterapii. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, zajrzyj na naszą stronę internetową -> KLIK.
Podczas rozmowy poruszyliśmy kluczowe kwestie związane z formalnościami, wymogami prawnymi i praktycznymi aspektami działalności medycznej. Omówiliśmy, dla kogo podmiot leczniczy jest najlepszym rozwiązaniem, jakie są pierwsze kroki w rejestracji placówki i na co zwrócić uwagę przy wyborze lokalu.
Jeśli myślisz o otwarciu własnej praktyki lub chcesz przekształcić swoją działalność w podmiot leczniczy – ten artykuł jest dla Ciebie!
Prowadzenie prywatnej placówki medycznej – od czego zacząć?
Jacek Piaseczyński: Witam wszystkich obecnych w tym odcinku z cyklu Zrozumieć Biznes Medyczny. Ja nazywam się Jacek Piasecki, jestem właścicielem firmy Proassist, czyli systemu, który służy do zarządzania placówką medyczną, wypełniania dokumentacji medycznej, rejestracji online i wiele, wiele, wiele innych.
Część Państwa nas zna, część nie, dlatego się właśnie przedstawiłem. Dzisiaj z nami jest, jak ja to mówię, prawnik lekarzy i menedżerów, Bartłomiej Achler.
Bartek – jesteśmy na “Ty”, więc mówię Bartek – oddaję Ci głos, żebyś mógł się chwilę przedstawić tutaj, jak ktoś Cię jeszcze nie zna, chociaż jesteś bardzo popularny w tej części jakby medycznej.
Bartłomiej Achler: Dzięki, dzięki Jacek. Dobry wieczór Państwu, witam państwa bardzo serdecznie. Krótko o sobie dla tych z Państwa, którzy mnie nie znają. Nazywam się Bartłomiej Achler, jestem adwokatem, prowadzę kancelarię prawną niewielką specjalizującą się w obsłudze branży medycznej, głównie małych i średnich podmiotów leczniczych.
Nasze doświadczenie tutaj w tej branży już sięga piętnastu lat i rzeczywiście tak jak Jacek wspomniał, to jest właściwie 90, może nie 99, ale 95% naszej działalności to jest właśnie prawo medyczne i te tematy około medyczne. Bo my generalnie podchodzimy do tego tak, żeby kompleksowo pomagać w prowadzeniu tego biznesu, nie skupiać się tylko na kwestiach takiego prawa stricte medycznego, ale w ogóle w prowadzeniu biznesu małych i średnich placówek medycznych.
Jacek Piaseczyński: Dobra, więc tak, dzisiaj mamy temat jak prowadzić podmiot medyczny w 2025 roku. Natomiast ja tak na wstępie też, bo pewnie są z nami osoby – nazwijmy to – na różnym etapie swojej działalności. No i wyobraźmy sobie taką sytuację, że albo ja jestem nie wiem, lekarzem, fizjoterapeutą z prywatną praktyką, albo jestem w ogóle osobą, która do tej pory nic nie miała związanego z medycyną i chcę założyć podmiot medyczny. I teraz przychodzę do Ciebie i mówię Tobie: dobra, mam już tam lokal, wiem już co tam chcę robić i co ja mam dalej robić, żeby tych formalności dokonać?
Bartłomiej Achler: No tu w ogóle dotknąłeś ciekawej kwestii robiąc ten wstęp, bo rzeczywiście są różne motywacje jeśli chodzi o zakładanie podmiotu leczniczego. Dla osób wykonujących zawody medyczne, czyli lekarzy, lekarzy dentystów, fizjoterapeutów, to jest na przykład potrzeba przekształcenia praktyki zawodowej w podmiot leczniczy, no bo chcą skalować swoją działalność, zatrudniać ludzi, a jak być może Państwo wiecie, być może nie – jeżeli nie, to uprzedzam – że lekarze, lekarze dentyści, fizjoterapeuci czy pielęgniarki i położne działający w ramach indywidualnych praktyk nie mogą zatrudniać innych osób wykonujących te zawody do udzielania świadczeń zdrowotnych, bo praktyka polega na tym, że się tych świadczeń zdrowotnych udziela osobiście. Więc jeżeli ten biznes ma się rozwijać, jeżeli ma się skalować, to właściwie jedyną sensowną opcją jest założenie podmiotu leczniczego.
Druga grupa tych osób, które trafiają do nas, które oczekują naszej pomocy w założeniu podmiotu leczniczego, to są osoby całkowicie spoza branży. To są osoby, które prowadzą albo działalność jakąś taką powiedzmy około medyczną typu nie wiem, podologia, tak, kosmetologia, jakieś masaże, takie nie lecznicze, ale chcą rozszerzyć tą swoją działalność również o tą część medyczną i to jest ta druga grupa.
A jeszcze inna to jest taka mieszana, która po prostu chce sobie na przykład nie wiem, założyć spółkę, prawda, i w ramach tej spółki prowadzić działalność, a praktyki lekarskiej czy pielęgniarskiej czy fizjoterapeutycznej nie można w formie spółki na przykład zorganizować. W związku z tym również tutaj trzeba ten podmiot leczniczy założyć.
My tych podmiotów zakładamy bardzo dużo, w sumie tak jak ostatnio nawet liczyłem, no to już w tym tygodniu przekroczyliśmy liczbę 300 placówek, którym pomogliśmy się zarejestrować, założyć. Więc generalnie w całym kraju pomagamy i mniej więcej wiemy jakie różne Urzędy Wojewódzkie (bo placówkę medyczną, podmiot leczniczy rejestruje się w Urzędzie Wojewódzkim) mają swoje swoje praktyki, swoje oczekiwania, swoje podejście. Bo przepisy to jedno, a praktyka to najczęściej coś może nie zupełnie innego, ale troszeczkę innego, te same przepisy bywają czytane w różny sposób.
I po tym przydługim wstępie odpowiadając Jacek na Twoje pytanie, od czego trzeba zacząć? Przede wszystkim trzeba zacząć od tego, żeby sobie odpowiedzieć na pytanie: co ja właściwie chcę robić? Jaka to ma być działalność, tak? Czy to ma być działalność ambulatoryjna, czy na przykład stacjonarna. Odpowiedź nie zawsze jest taka prosta i oczywista. Na przykład przy działalności stacjonarnej całodobowej mamy różnego rodzaju takie placówki, które przyjmują tych pacjentów na dłuższy pobyt, tak, na jakiś taki turnus leczniczy. Nie zawsze będzie to działalność stacjonarna całodobowa, czasami będzie to można było podciągnąć pod na przykład działalność w tak zwanym trybie hostelowym. Więc tu tych niuansów jest trochę, które trzeba wziąć pod uwagę.
Ale to jest pytanie numer jeden – co chcę robić, jaką działalność chcę prowadzić, jakich lekarzy, a może nie lekarzy, może fizjoterapeutów, może jakichś przedstawicieli jakichś innych zawodów medycznych będę chciał czy chciała zatrudniać.
I to jest punkt wyjścia do wszystkiego, bo również wspomniałeś tutaj o lokalu. No ogólna zasada jest taka, że te wymogi lokalowe, one również powinny być dostosowane do zakresu i rodzaju udzielanych świadczeń. Więc właściwie nawet nawet ten wybór lokalu powinien być troszeczkę później niż to pytanie zasadnicze, czyli w jakiej formie chce działać, w jakim zakresie chcę działać i czy rzeczywiście jest mi ten lokal potrzebny, bo jeżeli chcę robić na przykład działalność mobilną, albo działalność przy użyciu tak zwanych systemów teleinformatycznych, czyli online’ową, taką telemedycynę, no to wówczas te wymagania lokalowe wcale niekoniecznie muszą mnie jakoś specjalnie interesować.
Jacek Piaseczyński: Wtedy trzeba mieć dobry Internet, no. Ale wiesz co, tak się zastanawiam, pierwsze takie pytanie już mi się nasuwa, bo mówiłeś, że nie wolno zatrudniać, a ewentualnie jest obejściem kontrakt B2B z drugim lekarzem na praktyce lekarskiej?
Bartłomiej Achler: Nie, to to jest takie nie wiem w sumie skąd przyjęte przekonanie, że taka współpraca B2B jest dopuszczalna, prawda? Natomiast tu nawet nie chodzi o formę zatrudnienia. Tu bardziej chodzi o to, kto tych świadczeń zdrowotnych udziela, kto przy tym pacjencie pracuje, kto go tam diagnozuje, leczy i tak dalej. Więc niezależnie od formy zatrudnienia, czy to będzie umowa o pracę, która w przypadku prywatnego sektora zdrowia, jeżeli chodzi na przykład o lekarzy, to praktycznie nie występuje, bo tam są jakieś naprawdę znikome procenty umów o pracę, bo zdecydowanie najczęstszą formą jest tutaj albo kontrakt B2B albo zlecenie.
Natomiast tu chodzi o to, że praktyka zawodowa polega na tym, że tych świadczeń udzielasz osobiście. Nie możesz do tego wykorzystać innego lekarza czy innej osoby wykonującej zawód medyczny. Możesz zatrudnić osoby do tak zwanych czynności pomocniczych. Pomocniczych, czyli na przykład jakąś asystentkę, asystenta czy pracownika rejestracji. Tu tak. Natomiast jeżeli chodzi o świadczenia zdrowotne, no to tutaj nie można.
Jacek Piaseczyński: No jest jeszcze teraz się to rzadziej zdarza, ale jest jeszcze taki na rynku część osób działa w ten sposób, że jak bardzo tak nie chce tego podmiotu założyć, a jednocześnie rozliczać się z lekarzem procentowo nazwijmy to, no to rozlicza się na jakieś takiej zasadzie, że tam chyba podpisują umowę na podnajem lokalu albo na taki jakiś procent wynagrodzenia na zasadzie po prostu, że on nadal ze swojej praktyki, no ale to rozliczenie jest takie…No jesteś prawnikiem, więc nie polecasz tego.
Bartłomiej Achler: Nie, no nie polecam, to znaczy jestem świadomy, że to istnieje. Natomiast tak jak obserwuję, jest tego w sumie coraz mniej.Coraz mniej, tak, bo rzeczywiście jeszcze kilka lat temu, no to było pełno takich dziwnych konstrukcji, jakichś właśnie umów o współpracy, najmu, podnajmu, natomiast teraz to się troszeczkę cywilizuje, bym powiedział, bo z tymi podnajmami jest mnóstwo komplikacji takich formalno-prawnych. Oczywiście to może być w pewnym zakresie nawet nie wiem w sumie czy to jest wygodniejsza działalność, tak? No bo to jednak wiąże się na przykład z takimi kwestiami jak administrowanie danymi osobowymi, jak kwestia dostępu do bazy danych pacjentów, jak kwestia sprawozdawania do systemu P1, tak. Więc tutaj jest mnóstwo takich potencjalnych min, na które można się wpakować, jeżeli coś pójdzie nie tak. A to naprawdę wystarczy jakiś jeden felerny przypadek, jakiś jeden pacjent taki problematyczny i może być kłopot. No tu pojawiają się też kwestie na przykład związane z odpowiedzialnością taką cywilną. Więc no tu jest dużo takich niebezpiecznych pól, na których można się gdzieś tam nadziać. Ja zdecydowanie tego rozwiązania nie polecam.
Ludzie idą czasami w tym kierunku, bo wydaje im się, że podmiot leczniczy to są nie wiadomo jakie wymagania, nie wiadomo jak restrykcyjne właśnie wymogi czy sanitarne, czy prawne. Owszem, to jest działalność w pewnym stopniu sformalizowana. Trzeba pewne wymogi spełnić, ale mówiąc zupełnie szczerze, to naprawdę nie jest niewiadomo co i jak się wszystko dobrze poukłada na samym początku, to później właściwie można się tylko zająć prowadzeniem biznesu i niczym się nie przejmować tak naprawdę.
Jacek Piaseczyński: No właśnie o te formalności chciałem się zapytać. Z perspektywy właśnie potencjalnego właściciela podmiotu medycznego, to jakie my musimy te formalności spełnić, żebyśmy mogli ten podmiot założyć?
Bartłomiej Achler: Wiesz, cały proces założenia placówki medycznej ja dzielę na takie, bym powiedział, 10 kroków, z których pierwszym powinno być założenie firmy, czyli jednoosobowej działalności, spółki cywilnej, jawnej, komandytowej – to jest ten krok numer jeden. Czasami jest tak, że firmę masz już założoną, prawda, i chcesz sobie dla tego swojego biznesu nową nogę uruchomić i tu jakby ten krok już masz zrealizowany.
Jacek Piaseczyński: No jest w ogóle możliwe, żebyśmy biznes czy spółka prowadzili nie medyczną i założyli podmiot czy musimy oddzielną?
Bartłomiej Achler: Jak najbardziej. Ja pamiętam kiedyś przy okazji pisania jednego z artykułów na swój blog – bo prowadzę blog prawodlazdrowia.pl – i pisząc ten artykuł z czystej ciekawości sobie zerknąłem, jakie firmy mają swoje podmioty lecznicze zarejestrowane. No i tam znalazłem między innymi takie firmy jak taki znany deweloper JW Construction, prawda, czy jakieś czy nawet zakłady lotnicze chyba w Świdniku, tak, też miały zarejestrowany swój podmiot leczniczy.
Więc generalnie tych placówek jest mnóstwo i wcale niekoniecznie trzeba się ograniczać do do działalności takiej stricte medycznej. Jest dużo, dużo podmiotów, które działają w wielu branżach, a przy okazji sobie otwierają również również podmioty lecznicze.
Jacek Piaseczyński: Okej, dobra.
Bartłomiej Achler: Parę lat temu dość takie powszechne, no może nie powszechne, tak, ale ten wątek często był podejmowany przez różnego rodzaju kluby fitness, tak, gdzie często się otwierały na fizjoterapię, nie? Więc to jest jeden z przykładów.
Jacek Piaseczyński: Tak, no to to jeszcze tam było związane z tą pandemią chyba, nie?
Bartłomiej Achler: Dokładnie tak, bo to było właśnie w środku pandemii tak naprawdę jak te pomysły zaczęły wychodzić i część z nich świetnie sobie radzi.
Jacek Piaseczyński: Okej, czyli mamy tą firmę, punkt pierwszy, potem punkt drugi?
Bartłomiej Achler: Punkt drugi jak zarejestrujesz firmę, dostajesz NIP, dostajesz regon. Żeby zarejestrować podmiot leczniczy, musisz mieć tak zwany zakład leczniczy. To jest po prostu ta część Twojej twojej firmy, ta część przedsiębiorstwa, która służy do udzielania świadczeń zdrowotnych. Czyli to jest lokal, sprzęt, personel i tak dalej. No i ten zakład leczniczy on musi mieć taki dodatkowy numer REGON, ten podstawowy REGON jest dziewięciocyfrowy, ten dla zakładu leczniczego jest czternastocyfrowy. To jest tak potocznie się mówi, że to jest taki REGON medyczny, chociaż on wcale nie dotyczy wyłącznie działalności medycznej, no ale powiedzmy, że jest to REGON medyczny. Trzeba ten REGGON medyczny uzyskać i dopiero później przejść do kroku trzeciego, czyli rejestracji w rejestrze podmiotów wykonujących działalność leczniczą. Wszystko to robimy online, więc możemy właściwie tą placówkę sobie zarejestrować nie wychodząc z domu, bo i firmę założysz online i REGON medyczny uzyskasz online i rejestrację w RPWDL zrobisz online.
Do tego, jeżeli w ramach swojej działalności przewidujesz udzielanie świadczeń przy okazji których będą powstawały odpady medyczne, no to dodatkowo musisz zarejestrować się jeszcze w bazie danych o odpadach, czyli w tak zwanym BDO. I to jest ten krok czwarty. Wszystko robisz z domu, wszystko robisz online’owo. Cała procedura właściwie no może się zamknąć w kilku – w takich ekstremalnie szybkich przypadkach – nawet w ciągu kilku dni można to wszystko ogarnąć. Natomiast myślę, że miesiąc to jest tak, żeby sobie bezpiecznie założyć można na to poczekać.
Jacek Piaseczyński: Ale całość, czy te cztery punkty?
Bartłomiej Achler: Tak, te cztery punkty. No w międzyczasie jak uzyskasz REGON medyczny, no to możesz sobie załatwić już polisę polisę OC.
Jacek Piaseczyński: Bo to jest też obowiązek, tak?
Bartłomiej Achler: Bo to jest obowiązek dla każdego podmiotu wykonującego działalność działalność leczniczą, czyli również dla dla podmiotów leczniczych.
Sanepid a otwieranie placówki medycznej – co musisz wiedzieć?
Bartłomiej Achler: Okej. Więc to jest jakby kolejna kolejna rzecz. Krok ten już chyba nie wiem, szósty, jeżeli dobrze liczę. No to będziesz mieć z kolei kwestie lokalowe. Czyli to od od czego Ty zacząłeś, nie?
Jacek Piaseczyński: Czyli co, musisz zaprosić sanepid?
Bartłomiej Achler: No właśnie nie, właśnie nie, bo od 2016 roku nie ma już takiej konieczności. Wszystko opiera się teraz na oświadczeniach. Oczywiście warto jest wcześniej ten sanepid zaprosić, żeby się tak już na 100% upewnić czy te wymogi lokalowe będą spełnione, zwłaszcza jeżeli planujemy jakieś tam większe inwestycje poczynić w tym lokalu.
Wymóg zaproszenia sanepidu właściwie dotyczy bardzo nielicznych przypadków, czyli na przykład jeżeli zamierzasz prowadzić tam nie wiem, otworzyć sobie pracownię RTG, tak, to musisz uzyskać zgodę Wojewódzkiego Inspektora Sanitarnego. Albo jeżeli część pomieszczeń czy wszystkie pomieszczenia będziesz mieć poniżej poziomu zero, tak, czyli gdzieś tam poniżej poziomu terenu, to też musisz mieć zgodę Wojewódzkiego Inspektora Sanitarnego. Natomiast w pozostałych przypadkach nie.
Jacek Piaseczyński: Okej. Wy też pomagacie w tym nie wiem, napisaniu tego oświadczenia do tego sanepidu czy w ogóle nie wiem poinformowaniu sanepidu, że co rozumiem, że można powiedzieć to proszę tutaj przyjść to sprawdzić ten mój lokal?
Bartłomiej Achler: Tak, bo to wiesz co, to właściwie nie trzeba jakiegoś specjalnie sformalizowanego wniosku formułować. Wystarczy tak po prostu napisać wniosek o wydanie opinii sanitarnej. To tam kilkaset złotych kosztuje, ale warto to zrobić, bo jest wtedy święty spokój. Część sanepidów z tego co donoszą mi klienci, bo ja nie zawsze powiem szczerze też jakby właściwie to nawet rzadko dość uczestniczę w tym osobiście, z tego względu, że my mamy klientów właściwie w całej Polsce, więc to nawet technicznie byłoby ciężkie do wykonania, żeby osobiście w tych wszystkich czynnościach uczestniczyć. Natomiast z tego co donoszą mi klienci, to często jest tak, że sanepid nawet nie specjalnie się interesuje tym, żeby tam pofatygować się osobiście, tylko czasami wydają taką opinię na podstawie samej dokumentacji na przykład projektowej, nie? Więc warto jest naprawdę w tym sanepidzie się tam skonsultować wcześniej.
Jacek Piaseczyński: Okej. Dobra, mamy sześć punktów. Jeszcze cztery?
Elektroniczna dokumentacja medyczna – obowiązek czy wybór?
Bartłomiej Achler: Polisę OC mieliśmy, to teraz system do dokumentacji medycznej, o czym na pewno doskonale wiesz, bo to również jest jeden z obowiązków, które podmiot musi prowadzić. I to, co bardzo istotne, podstawową obowiązkową formą jest dokumentacja elektroniczna, dokumentacja w postaci elektronicznej.
Czasami klienci trafiają do nas i pytają, a czy nie może być papierowa, bo tam elektronicznie to to trzeba system wykupywać. Koszty prowadzenia takiego czy wykupienia takiego systemu, no to umówmy się, to nie jest niewiadomo co, to nie są nie wiadomo jak duże pieniądze. Natomiast, tu właściwie ja widzę same plusy i ja nawet przekonuję klientów, że dokumentacja papierowa to tylko wyjątkowo, tylko jeżeli nie wiem, wykonują jakąś poważną zabiegówkę, gdzie trzeba zbierać zgody na papierze.
Natomiast w przypadku większości tych zaświadczeń, dokumentacja w postaci elektronicznej jest no jak najbardziej tutaj wskazana. Zwłaszcza, że jest to i wygoda i bezpieczeństwo tej dokumentacji, tak? No to jednak, tak jak ja obserwuję, to jednak dokumentacja w postaci elektronicznej jest dużo bardziej bezpieczna niż taka w postaci papierowej, zwłaszcza jak czasami mam okazję sobie obejrzeć w jaki sposób, zwłaszcza w publicznych placówkach – jeszcze parę lat temu obsługiwaliśmy takie placówki – jakie było podejście do bezpieczeństwa danych zawartych w takiej dokumentacji papierowej.
Jacek Piaseczyński: No tak, to prowadzenie papierowej, to jest w ogóle strata jeszcze czasu, nie.
Bartłomiej Achler: Dokładnie tak. No i wiesz, dokumentacja papierowa jednak zabiera Ci miejsce. No jak masz dziesięciu pacjentów, to nie jest to problem, tak? Ale jak tych pacjentów przyjmujesz coraz więcej, coraz więcej, to rośnie, rośnie, rośnie, to w pewnym momencie zastanawiasz się co z tą całą dokumentacją zrobić.
Więc tu właściwie ta postać elektroniczna to jest dla mnie taki no must have i właściwie nigdy nie zalecam, żeby trzymać to w papierze. Chociaż przepisy dopuszczają pewien właśnie wyjątek, że można niby w tej w tej formie papierowej i wyjątkowych sytuacjach prowadzić, ale zdecydowanie tego nie polecam.
Jacek Piaseczyński: To mamy, który to był krok? Już chyba siódmy.
Zatrudnienie personelu do placówki medycznej
Bartłomiej Achler: Siódmy. To teraz też ważna rzecz, czyli personel. No bo o personelu już troszkę rozmawialiśmy i dlatego może mi to umknęło. Bo, no zwłaszcza ci z państwa, którzy nie macie wykształcenia medycznego, nie wykonujecie zawodów medycznych, no to oczywiście, proszę pamiętać o tym, że te świadczenia muszą udzielać osoby do tego uprawnione. Czyli po prostu osoby posiadające ważne prawo wykonywania zawodu, czy to lekarza, czy lekarza dentysty, czy pielęgniarki, położne, fizjoterapeuci, tak?
Więc generalnie w zależności od tego jaki sobie zakres świadczeń wymyślicie na samym początku, w tym kroku numer jeden, w tym kroku numer zero właściwie, to do tego zakresu świadczeń musicie sobie też dostosować nie tylko lokal, nie tylko sprzęt, ale i personel.
Bo to jest też o tyle ważne, że w przypadku ewentualnych kontroli, Urząd Wojewódzki, który będzie Państwa organem takim głównym rejestrowym, będzie sprawdzał Państwa yyy, właśnie prawo wykonywania, prawa wykonywania zawodu Państwa personelu.
Jacek Piaseczyński: Natomiast ja się zastanawiam, bo często jest tak, że na przykład, znaczy może, przesadzam, że często, ale zdarza się tak, że jest na przykład placówka fizjoterapeutyczna i tam jest jeden ortopeda, albo jest na przykład taka placówka beauty i tam jest jeden lekarz, który robi takie no zabiegi, konsultacje z medycyny estetycznej.
No i jak do tego podchodzić?Czy wtedy na przykład taka placówka beauty powinna zarejestrować się już jako podmiot?
Bartłomiej Achler: Jeżeli udzielane są świadczenia zdrowotne, to tak. I tu jest właśnie, tu wracamy trochę do tego kroku zero, tak? Czyli tego co chcemy robić. Bo o wszystkim decyduje to, co będziemy chcieli robić.
Czasami trudno jest rozdzielić czy coś jest świadczeniem zdrowotnym, czy nie. No to taka dobra wskazówka, no to jest zastanowić się jaki jest cel tego świadczenia, tak? Jeżeli to jest cel związany z diagnostyką, z leczeniem, no to jest to świadczenie zdrowotne.
Ale jeżeli jest to cel związany na przykład tylko z estetyką, czyli jeżeli jest to taka stricte medycyna estetyczna bez żadnych tutaj uwarunkowań zdrowotnych, albo jeżeli to są nie wiem, masaż relaksacyjny, nie będzie świadczeniem zdrowotnym, tak? Czy jakieś tam botoksy w usta też nie będą świadczeniami zdrowotnymi, tak?
Ale na przykład, ja lubię taki podawać, jako przykład zabiegi z zakresu powiek, tak? Czyli blefaroplastyki. I one bardzo często jeżeli taki pacjent czy pacjentka przychodzi do takiej kliniki, która specjalizuje się w powiekach, no to często ten cel jest głównie estetyczny, tak? Poprawa wyglądu tych okolic oka. Natomiast lekarze w dokumentacji medycznej często wskazują, że cel był, że ten cel estetyczny był niejako przy okazji, a głównym celem był cel zdrowotny na przykład związany z poprawą pola widzenia, tak?
To ma oczywiście daleko idące konsekwencje, tak? No bo to w zależności od tego czy my to potraktujemy jako świadczenie zdrowotne, no to jest objęte polisą OC tą obowiązkową, albo nie jest, VAT będzie albo 0% albo będzie normalnie opodatkowane.
Więc tutaj tych niuansów jest sporo. Natomiast jeżeli rzeczywiście jakby odpowiadając już na Twoje pytanie wprost, jeżeli taka placówka co do zasady niemedyczna, ale właśnie zatrudnia personel medyczny do czynności, które będzie można podciągnąć pod te świadczenia zdrowotne, no to tak, to powinna się zarejestrować jako podmiot leczniczy.
Jacek Piaseczyński: Okej. Dobra i teraz jak ja też dobrze rozumiem w tym punkcie ósmym, jak mamy ten personel, to też tam przy tym wpisie do RPWL my odpowiednie poradnie otwieramy, tak?
Bartłomiej Achler: Dokładnie tak i dlatego dobrze jest się zastanowić co chcemy robić, bo tak, już uzyskując REGON medyczny, to tam wskazujemy, we wniosku tylko numery PKD. Tu przy okazji zwracam uwagę, że się zmieniły od tego roku. Natomiast już rejestrując się w RPWDL, to tam wskazujemy nie tylko zakład czy zakłady lecznicze, jeżeli mamy tych zakładów więcej, ale też jednostki organizacyjne i komórki organizacyjne, czyli na przykład właśnie poradnie, gabinety, pracownie, tam trzeba wszystko precyzyjnie wskazać.
Jacek Piaseczyński: A czym się różni ta jednostka od komórki?
Bartłomiej Achler: Wiesz co, jedno to jakby struktura wygląda tak: jest zakład, w zakładzie są jednostki i w ramach jednostki są komórki. Przy czym, czytając przepisy, one w zasadzie nie są obowiązkowe. Natomiast, często Urzędy Wojewódzkie wymagają, żeby jednak te komórki wyodrębnić po to, żeby no oni to argumentują tak, żeby było dla pacjenta była jasna informacja co jest robione w danej placówce. Ci z Państwa, którzy planują kontraktowanie z NFZ-em, no to tam też komórki trzeba będzie wyodrębnić.
Natomiast to właściwie jest tylko taka formalna tutaj różnica między jednym a drugim.
Jacek Piaseczyński: Jeszcze pytanie czy coś się w tym zakresie zmieniło, kiedyś jak u mnie byłeś, to rozmawialiśmy na ten temat, że jednym ze sposobów – bo ja rozumiem, że tak, mam prowadzę placówkę, do tej pory nie miałem neurologa, przychodzi do mnie neurolog i powinienem wtedy zedytować ten wpis w tym RPWDL o poradnię neurologiczną.
Bartłomiej Achler: Dokładnie tak i na to jest generalnie 14 dni. Natomiast praktyka Urzędów Wojewódzkich jest taka, że zanim ten neurolog zacznie przyjmować, to trzeba zrobić tę zmianę. I to bardziej chodzi o to, żeby później w trakcie kontroli nie mieć problemów.
Czasami jest taka tendencja wśród klientów, że żeby we wniosku do RPWDL wskazywać
no bardzo dużo tych komórek organizacyjnych, bo mówi: a ja planuję sobie zatrudnić prawda tam neurologa, czy planuję sobie kardiologa za pół roku zatrudnić, czy za rok. To nie, to tak radzę do tego nie podchodzić, bo ten wpis powinien odzwierciedlać stan taki no aktualny, albo taki w najbliższej przyszłości, który będzie.
Czyli jeżeli, bo tam oczywiście można wskazać sobie przy składaniu wniosku datę rozpoczęcia działalności przez poszczególne komórki, tak? Można to sobie tam zróżnicować, prawda?Jeżeli kardiolog będzie na przykład od 1 marca, a neurolog od 1 kwietnia, to można to sobie tam zróżnicować. Natomiast, zdecydowanie zalecam nie robić tego na zapas, bo później bardzo często się okazuje, że z tych planów nic nie nie wychodzi i to no mówię po prostu z obserwacji jak to zazwyczaj jest.
Więc lepiej jest na początku dać mniej, a ewentualnie później zrobić zmianę do RPWDL.
Wymogi formalno-prawne do otwarcia działalności leczniczej
Jacek Piaseczyński: Okej. Dobra, wracamy do tych naszych numerków, czyli mamy ósmy to jest personel i teraz dziewięć i dziesięć nam zostało.
Bartłomiej Achler: Dziewięć to jest dokumentacja formalno prawna, bo no jak Państwo się możecie domyślić, skoro prowadzenie działalności leczniczej jest takie no sformalizowane, bo to jest w ogóle działalność regulowana, to trzeba spełnić pewne wymogi formalno prawne.
Najważniejszym dokumentem jest tutaj regulamin organizacyjny, jest tutaj oczywiście cały zestaw dokumentów związanych z przetwarzaniem danych osobowych, przy czym uczulam, że dokumentacja RODO to nie jest taka jedna tylko karteczka, którą pacjent podpisuje albo nie przy zakładaniu karty pacjenta, tylko to jest jakby cały zestaw takiej dokumentacji wewnętrznej, który trzeba sobie opracować. Jest informacja o prawach pacjenta, jest hit ubiegłego roku, czyli dokumentacja związana ze standardami ochrony małoletnich, przy czym oczywiście ta dokumentacja ona oczywiście powinna być dostosowana do specyfiki konkretnej placówki.
Jeżeli prowadzicie Państwo czy planujecie działalność online’ową, no to oczywiście również polityka prywatności, czy regulamin świadczenia usług telemedycznych na stronę internetową, co będzie wymagane chociażby przez dostawcę systemu płatności, więc to są tego rodzaju wymogi i to jest ten krok dziewiąty, przedostatni.
Jacek Piaseczyński: Tak. Okej. I nam został krok dziesiąty.
Bartłomiej Achler: No i krok dziesiąty to już jest w zasadzie ten najprzyjemniejszy, czyli po prostu przyjęcie pierwszego pacjenta. Na to państwo macie trzy miesiące od wpisu do RPWDL. Czyli jeżeli planujecie Państwo działalność rozpocząć w grudniu, to nie dokonujecie wpisu już teraz, bo generalnie jest trzy miesiące na rozpoczęcie działalności.
Jeżeli nie rozpoczniecie w ciągu trzech miesięcy, to teoretycznie Urząd może Was wezwać i wyznaczyć Wam kolejne trzy miesiące na zebranie się i rozpoczęcie tej działalności.
Jacek Piaseczyński: Wiesz jaki jest tego powód, dlaczego tak to działa?
Bartłomiej Achler: Trudno mi powiedzieć.Ten przepis jest w Ustawie o działalności leczniczej od samego początku. Natomiast on de facto jest martwy, nie? Natomiast może być problematyczny, jeżeli na przykład, bo czasami trafiają do mnie klienci i mówią tak: “Panie mecenasie, robię remont, w kwietniu będę miał gotowy lokal, startujemy.”
No dobra, startujemy, ale pytam się, ale czy na pewno jesteście pewni, że skończymy ten remont? “Już właściwie ostatnie szlify tam zostały”. No dobra, no to działamy, tak?
Natomiast później się okazuje, że mamy sierpień czy wrzesień, a lokal dalej w remoncie jest, nie? “Panie mecenasie, to trzeba przesunąć, przeciągnąć.”
I może się zdarzyć, że Urząd będzie robił z tym problemy, bo powie: hola hola, mieliście rozpocząć nie wiem, na przykład w marcu czy w kwietniu, a mamy powiedzmy tam nie wiem, grudzień. Więc minęły nam pierwsze trzy miesiące, minęły nam kolejne trzy miesiące, więc my już teraz nie możemy Wam przedłużyć, tylko musicie się wykreślić i wpisać od początku, nie? Więc oprócz tego, że to generuje koszty, to generuje jakby niepotrzebne zamieszanie.
Więc naprawdę zalecam, żeby ten wpis do RPWDL robić w momencie, kiedy naprawdę już tak na 95, 99% będziecie Państwo pewni, że będziecie mogli rozpocząć tę działalność.
Jacek Piaseczyński: No a bo a można tam robić coś takiego, że ja tam robię wpis, że w grudniu startuję?
Bartłomiej Achler: Wiesz co, ja tak kiedyś robiłem i to przechodziło. Natomiast nie wiem czy przeszło by teraz, bo teraz jakoś się nie zdarzyło nam, żeby tak robić.
Czytając przepisy, moim zdaniem można to zrobić. Natomiast praktyka Urzędów jest bardzo różna. Zwłaszcza zauważyłem, że rzeczy, które te same Urzędy robiły jeszcze pół roku temu, teraz już niekoniecznie akceptują.
Myślę, że bierze się to z tego, że działa już nowy system RPWDL, tak zwany RPWDL 2. Podejrzewam, że tam była jakaś fala nie wiem, szkoleń, jakiś dodatkowych wytycznych dla dla Urzędów, gdzie urzędnicy, no jacyś stali się tacy bardziej nie chcę powiedzieć, że trudni we współpracy, ale mają dziwniejsze pomysły niż kiedyś.
Na przykład ostatnio miałem taką śmieszną sytuację, gdzie klient się dowiedział, że ma stronę internetową założoną, sam o tym nie wiedział. Nie zgłosiliśmy tej strony internetowej we wniosku. Natomiast urzędniczka, być może z nadmiaru czasu wolnego, yyy, zaczęła szperać po Internecie, wyszukiwać i wynalazła jakąś starą stronę, którą ten klient miał założoną x lat temu, chyba w Znanym Lekarzu jeszcze i rzeczywiście gdzieś tam ta strona w odmętach Internetu funkcjonowała, no i trzeba było ten wniosek skorygować albo stronę usunąć. Więc to są nawet tego rodzaju historie.
Jacek Piaseczyński: A jak złożyłem, nie mam strony i nagle mam, to powinienem zedytować w RPWDL?
Bartłomiej Achler: W zasadzie tak, bo przepisy mówią tak, że jakby każdą zmianę należy w ciągu 14 dni złożyć do wojewody. Oczywiście każda zmiana jest odpłatna, więc to też może generować koszty. Dlatego warto się nad tymi wpisami dobrze zastanowić.
Jacek Piaseczyński: Ciekawe jakby się zachowali, jak już mam kupioną domenę, a jeszcze nie mam strony.
Bartłomiej Achler: Wiesz co, naprawdę to są bardzo dziwne czasami zachowania, bo tak, jeżeli czasami jest problem właśnie mam domenę zakupioną, ale urzędnik ma problem z tym, że nie ma nic na tej stronie, no to my tłumaczymy: no dobrze, no nie może być na tej stronie, bo jeszcze nie możemy działać, bo nie mamy wpisu, tak? No ale powinno coś już tu być. Dobra, ale w innym Urzędzie z kolei nam mówią: ale nie możecie mieć tej strony, musicie ją usunąć, bo nie macie jeszcze wpisu.
Więc widzisz, no to jakby co Urząd, a czasami co urzędnik, to zupełnie jest inna historia, więc czasami trzeba naprawdę się troszeczkę tutaj z tymi urzędnikami, no powalczyć.
Przepisy o ochronie małotenich w placówkach medycznych
Jacek Piaseczyński: Okej, ja mam tylko jeszcze dwa pytania i już tu Państwu oddam głos, bo widzę, że się zbierają pytania. Pierwsza sprawa, czy jakieś zmiany w 2025, coś nazwijmy to jakąś nowość, którą powinniśmy wiedzieć? Wspomniałeś o tym, że to chyba w roku poprzednim tam yyy, o ochronie małoletnich, tak?
Bartłomiej Achler: Tak, to właściwie była w ubiegłym roku taka najistotniejsza zmiana.Yyy, raz w roku coś tam się pojawia, tak? Wcześniej była ustawa o jakości, była ustawa o zawodach, o niektórych zawodach medycznych. W ubiegłym roku był właśnie ten ten standard.
Jacek Piaseczyński: A zabiegi medyczne to jeszcze cały czas jest trochę w tle, nie?
Bartłomiej Achler: Bo to To jest w tle i to właściwie to to jest też bardzo źle napisana ustawa, ale to jest w ogóle zupełnie inna historia. Więc tam cały czas się coś coś mieli w gabinetach ministerialnych. Natomiast nie ma jakichś wielkich zmian, przynajmniej z tego co ja tutaj widzę, jeśli chodzi o samą działalność taką głównie dla tych małych i średnich placówek, bo przy działalnościach szpitalnych, no to tych zmian może być trochę więcej.
Jacek Piaseczyński: A jakbyśmy, jak ktoś nie nadążył za tymi małoletnimi, jakbyśmy mieli to przytoczyć, czyli co, przychodzi do nas osoba, rozumiem niepełnoletnia, tak?
Bartłomiej Achler: Tak, tak to to generalnie tam chodziło o nałożenie dodatkowych wymogów związanych między innymi z rekrutacją personelu, czyli obowiązek weryfikacji personelu w rejestrze sprawców przestępstw na tle seksualnym, czy obowiązek składania zaświadczeń o niekaralności przez osoby, które potencjalnie miałyby pracować z dziećmi w placówce medycznej.
Jacek Piaseczyński: Co, czyli generalnie trzeba to robić?
Bartłomiej Achler: Trzeba to robić.
Jacek Piaseczyński: A jeśli tam przyjmuje dorosłych, ale jest w stanie przyjmować dzieci, w sensie, że na przykład jest dermatolog i on przyjmuje osoby tam nie wiem od dwunastego roku życia.
Bartłomiej Achler: No to już generalnie tak, to wtedy tak, trzeba trzeba go zweryfikować, dlatego, że no narażamy się wtedy na na kary, tak? Tam są kary pieniężne przewidziane, jeśli dobrze pamiętam do 5000 zł, no i wiadomo, one mogą być też powtarzane. Poza tym oprócz tego, że są że są kary – nawiasem mówiąc, nie słyszałem, żeby jakakolwiek została nałożona póki co – to to jest jakby inna historia. Natomiast, to też może potencjalnie gdzieś tam być później wykorzystane w przypadku, jeżeli by no nie wiem coś się dziecku stało, no to później kwestia czy mamy wdrożone te procedury, czy nie mamy, to będzie weryfikowane.
Bo oprócz tego, że są obowiązki związane z rekrutacją tych pracowników, tego personelu, to mamy jeszcze obowiązek wdrożenia takich wewnętrznych zasad postępowania, tak, żeby te dzieciaki były bezpieczne w placówce, tak. I to są te tak zwane standardy ochrony małoletnich, które trzeba sobie tam w tej swojej placówce przygotować, wdrożyć, opublikować je gdzieś tam w recepcji, na stronie internetowej zamieścić. Więc to były takie zmiany no dość daleko idące właśnie w ubiegłym roku, one dotyczyły wszystkich placówek i publicznych i komercyjnych.
Jak co roku oczywiście też zmieniają się yyy zmienia się wysokość minimalnego wynagrodzenia w podmiotach leczniczych, ale to też dotyczy w sumie stosunkowo niedużej grupy podmiotów. Chociaż może nie, może źle się wyraziłem, nie niedużej grupy pracowników to dotyczy. Dlatego że przepisy dotyczące minimalnego wynagrodzenia w podmiotach leczniczych, one obejmują tylko po pierwsze tylko podmioty lecznicze, a po drugie tylko osoby zatrudnione na umowie o pracę. A jednak w tym prywatnym sektorze na umowach o pracę, przynajmniej tak jak ja obserwuję to najczęściej jest właśnie personel administracyjny, jacyś pracownicy rejestracji. Natomiast w większości przypadków te osoby które udzielają oświadczeń, no to są albo na zleceniach albo na B2B.
Jacek Piaseczyński: Tak, ale nawet ten personel na przykład rejestracji to wiem też, że po prostu podmioty nazywają to stanowisko nie tyle jakby pracownik rejestracji, tylko pracownik tam administracyjno-biurowy.
Bartłomiej Achler: Tak i w ten sposób próbuje się przechodzić nad tymi wymogami, nie?
Jacek Piaseczyński: A powiedz jeszcze w sprawie tych małoletnich, bo na przykład jak ja jadę z młodym do hotelu, to mi tam dają taki dokument teraz, że ja tam podpisuję, że jestem jego tam formalnym opiekunem, coś takiego, coś takiego powinniśmy też mieć w podmiotach?
Bartłomiej Achler: Wiesz co, fajnie jest to mieć, ale to nawet niekoniecznie ze względu na te standardy ochrony małoletnich, albo wyraża zgodę na, no bo w praktyce ciężko jest jednak spowodować, że dwójka rodziców przyjdzie równocześnie z dzieckiem do lekarza. Zazwyczaj chodzi jedno z nich, czy to ojciec, czy matka, czy babcia na przykład, ale to już jakby są zupełnie inne kwestie związane z tym leczeniem małoletnich, bo tam jest sporo rzeczy, na które trzeba zwrócić uwagę.
Prywatna placówka medyczna już założona – co dalej?
Założenie i prowadzenie podmiotu leczniczego to proces wymagający nie tylko znajomości przepisów, ale także strategicznego podejścia do biznesu. Wybór formy działalności, dostosowanie lokalu, spełnienie wymogów prawnych – to tylko część wyzwań, z którymi mierzą się lekarze i przedsiębiorcy w branży medycznej.
W kolejnych odcinkach „Zrozumieć Biznes Medyczny” będziemy omawiać m.in. optymalizację kosztów prowadzenia placówki, skuteczne zarządzanie personelem oraz nowe regulacje prawne wpływające na działalność medyczną.
Masz pytania dotyczące prowadzenia placówki? A może chcesz dowiedzieć się więcej o nowościach w 2025 roku? Śledź nasz blog i dołącz do kolejnych webinarów! 🚀
Do tej pory aplikacja pełniła głównie funkcję wspomagającą organizację wizyt i przyspieszającą wypełnianie EDM dzięki funkcji przetwarzania mowy na wpis w dokumentacji medycznej.
Brakowało jednak możliwości wystawiania recept, zwolnień czy skierowań. To właśnie te istotne funkcje pojawiły się w najnowszej aktualizacji, dzięki czemu lekarze mogą teraz pracować znacznie bardziej mobilnie i efektywnie.
Nowości w aktualizacji:
Możliwość wystawiania e-recepty bezpośrednio z telefonu
Generowanie e-ZLA (zwolnień lekarskich)
Automatyczne wysyłanie zaleceń po wizycie, e-recepty lub e-skierowania z aplikacji na e-mail pacjenta.
Możliwość przeprowadzenia całej wizyty na telefonie – pełne uzupełnianie Elektronicznej Dokumentacji Medycznej (EDM) na urządzeniu mobilnym
Szybki podgląd do historii wystawionych dokumentów
Wizyty domowe bez potrzeby uzupełniania dokumentacji po powrocie
Dzięki nowym funkcjom lekarz, który wybiera się na wizytę domową, nie musi już martwić się o późniejsze uzupełnianie dokumentacji w przychodni. Cały proces – od zebrania wywiadu, przez wystawienie recepty i zwolnienia, aż po wypełnienie EDM – może zostać zakończony na miejscu, przy użyciu jedynie telefonu. To ogromna oszczędność czasu i wygoda, zwłaszcza dla lekarzy pracujących w terenie.
Nie musisz zabierać na wizytę domową laptopa, bo wystarczy, że skorzystasz z aplikacji dla lekarzy Proassist i przeprowadzisz wizytę na telefonie. Zalecenia po wizycie lub wydruk e-recepty możesz przesłać z telefonu na e-mail pacjenta – bez konieczności drukowania czy zapisywania zaleceń na papierze.
Telemedycyna na jeszcze wyższym poziomie
Aktualizacja otwiera również nowe możliwości dla lekarzy działających w telemedycynie. Teraz nie muszą oni być przy komputerze, aby wystawiać recepty czy dokumentację. W praktyce oznacza to, że lekarz może np. być na siłowni, mieć przy sobie telefon i jednocześnie zarabiać, wystawiając recepty czy e-ZLA na podstawie zgłoszeń pacjentów. To elastyczność, jakiej brakowało w systemie, a która teraz pozwala na jeszcze lepsze wykorzystanie czasu.
Szybki podgląd do historii wystawionych dokumentów – jeszcze większa kontrola
Nowa aktualizacja aplikacji Proassist wprowadza również funkcję szybkiego podglądu do historii wystawionych dokumentów, co znacząco ułatwia codzienną pracę lekarzy. Dzięki temu można w kilka sekund sprawdzić, kiedy ostatnio wystawiono receptę lub e-ZLA, a także na jaki lek lub z jakim uzasadnieniem. To szczególnie przydatne w przypadku pacjentów przewlekle chorych, którzy regularnie potrzebują kontynuacji leczenia – teraz lekarz nie musi polegać na pamięci ani przeszukiwać całej dokumentacji. Wszystkie ważne informacje są łatwo dostępne, dzięki czemu można uniknąć pomyłek i wystawiać dokumenty w pełni świadomie.
Co dalej? Planowany rozwój aplikacji mobilnej dla lekarzy
Obecna aktualizacja to dopiero pierwszy krok w stronę pełnej mobilności lekarzy korzystających z Proassist. Przed nami kolejne usprawnienia, które jeszcze bardziej zwiększą funkcjonalność aplikacji. Równocześnie pracujemy nad jej nowym wyglądem – Proassist przechodzi rebranding, dzięki czemu w najbliższych miesiącach aplikacja zyska odświeżony interfejs, nową kolorystykę i bardziej intuicyjny układ. Część tych zmian można już zauważyć w najnowszych funkcjach, ale to dopiero początek – w przyszłych aktualizacjach planujemy kolejne modyfikacje wizualne, które sprawią, że korzystanie z aplikacji stanie się jeszcze bardziej przejrzyste i komfortowe.
Wersja na iOS również ma wkrótce otrzymać analogiczne funkcje, więc użytkownicy tego systemu nie będą musieli długo czekać na nowości. Można więc spodziewać się, że Proassist stanie się jeszcze bardziej praktycznym narzędziem w codziennej pracy lekarzy i specjalistów, niezależnie od tego, gdzie się znajdują.
Nowe funkcje i zmiany w aplikacji Proassist to kolejny duży krok w stronę wygodniejszej i bardziej efektywnej pracy dla lekarzy i specjalistów. Dzięki nim zarządzanie wizytami, dokumentacją i receptami staje się prostsze niż kiedykolwiek, co pozwala skupić się na tym, co najważniejsze – na pacjentach.
W dzisiejszych czasach mobilność to podstawa, zwłaszcza w branży medycznej. Lekarze i specjaliści coraz częściej korzystają z rozwiązań, które pozwalają im efektywnie zarządzać czasem i organizacją pracy. Aplikacja do umawiania wizyt Proassist to narzędzie, które zapewnia pełną kontrolę nad harmonogramem z dowolnego miejsca i o każdej porze. Jakie funkcje oferuje i dlaczego warto ją wypróbować?
Umawianie wizyt w aplikacji mobilnej – wygoda dla lekarzy
Proassist to nie tylko program do prowadzenia dokumentacji medycznej, ale również nowoczesna aplikacja do umawiania wizyt, dzięki której lekarze mogą sprawdzać grafik, edytować terminy, a także samodzielnie dodawać wizyty – wszystko to za pomocą kilku kliknięć na smartfonie. To idealne rozwiązanie dla specjalistów, którzy pracują w kilku miejscach i potrzebują stałego dostępu do swojego harmonogramu.
Kalendarz rezerwacji w telefonie pozwala na błyskawiczne przeglądanie dostępnych terminów oraz monitorowanie zmian w grafiku. Niezależnie od tego, czy rezerwacja wizyty lekarskiej to będzie rezerwacja telefoniczna, czy pacjent wybierze internetowy system umawiania wizyt – każda zmiana będzie od razu widoczna w kalendarzu specjalisty dostępnym z poziomu aplikacji.
Warto zaznaczyć, że program Proassist to nie jest zwykła aplikacja do umawiania wizyt online podobna do Booksy czy Calendesk, ale kompleksowe narzędzie do obsługi gabinetu medycznego. System pozwala między innymi na prowadzenie EDM, rezerwację wizyt przez specjalistę oraz wygodne rezerwacje 24/7 możliwe dzięki wtyczce do rezerwacji online umieszczanej na stronie www gabinetu, płatności online i wiele więcej.
Nowoczesne narzędzia w systemie medycznym Proassist
Proassist to system, który nie ogranicza się tylko dla lekarzy. Dzięki funkcjom dotyczącym personalizacji, Proassist świetnie sprawdza się również jako system rezerwacji wizyt dla kosmetyczek, podologów, fizjoterapeutów, techników masażystów, czy osteopatów. Jesteśmy wsparciem dla wielu specjalistów, więc jeśli czujesz, że Booksy czy Znany Lekarz to nie są miejsca dla Ciebie, ale chcesz umożliwić swoim pacjentom rezerwacje online, rozwijać swój biznes i poszukujesz odpowiedniego systemu do zarządzania swoim gabinetem – napisz do nas! 🙂
Oto niektóre z funkcji i usług dostępnych w Proassist, które mogą Cię zainteresować:
✅ System rezerwacji wizyt online – wprowadzenie systemu rezerwacji wizyt online pozwala zdobyć więcej pacjentów i zwiększyć dostępność gabinetów. Rezerwacja telefoniczna odbywa się w określonych godzinach, natomiast system rezerwacji online pozwala rezerwować wizyty o każdej porze dnia i nocy. Dodatkowo, Proassist zapewnia naprawdę szybkie umawianie wizyt, bez konieczności zakładania konta przez pacjenta. Wystarczy, ze pacjent wybierze termin wizyty, specjalistę i wprowadzi swoje dane. Następnie musi potwierdzić rezerwację online za pomocą kodu wysłanego SMS’em i gotowe.
✅ System płatności online – jeśli już posiadasz internetowy system rezerwacji wizyt, warto pomyśleć także o płatnościach internetowych. W dzisiejszych czasach kupujemy przez Internet buty, ubrania i bilety do kina czy teatru. Dlaczego więc placówki medyczne nie oferują płatności online? To ochrona przed nieobecnościami. Pacjent, który zapłacił za wizytę, na pewno się na niej pojawi. Szybkie metody płatności BLIK, czy szybkie przelewy online umożliwiają domknięcie procesu zakupowego już na etapie rezerwacji terminu. Łatwa rezerwacja online to podstawa, więc przeanalizuj proces umawiania wizyty w swoim gabinecie i otwórz się na nowe rozwiązania takie jak automatyzacja płatności.
✅Przypomnienia o wizytach – rezerwacja klienta może zostać potwierdzona za pomocą SMS lub e-mail tuż po umówieniu spotkania, ale warto zadbać również o przypomnienie o wizycie w formie SMS’a z kodem umożliwiającym szybkie odwołanie terminu. Przypomnienie o wizycie to w pewnym sensie ochrona przed nieobecnościami, ale również możliwość zapełnienia luk w grafiku – jeśli pacjent nie będzie mógł przyjść, w prosty sposób może zrezygnować z terminu, który zdążysz jeszcze zaproponować komuś innemu.
✅ Lista rezerwowa – system Proassist umożliwia także prowadzenie listy oczekujących klientów. Skuteczny system rezerwacji to taki, w którym przyjmowanie rezerwacji i cała obsługa klienta odbywa się w sposób uprzejmy i miły. Jeśli pacjent potrzebuje pilnie wizyty i nie jest zadowolony z odległego terminu, warto zaproponować mu wpis na listę oczekujących. Możesz odnotować tam, czy pacjent preferuje poranne godziny, czy popołudniowe oraz inne uwagi dotyczące rezerwacji. Dzięki temu, jeśli zwolni się miejsce w kalendarzu, możesz szybko skontaktować się z osobą, która prawdopodobnie będzie chciała skorzystać z wcześniejszego terminu.
✅ Zarządzanie spotkaniami online – lekarze mogą umawiać spotkania i przeprowadzać wideokonsultacje, co zwiększa dostępność usług medycznych. Konsultacje online zyskały na popularności w czasach pandemii i wciąż są pożądane przez pacjentów. Program Proassist umożliwia zarządzanie spotkaniami online bezpośrednio w oknie systemu, bez konieczności instalowania dodatkowego programu do spotkań online. Możesz jednocześnie rozmawiać z pacjentem, widzieć go na kamerce i wypełniać dokumentację medyczną. To bardzo wygodne rozwiązanie.
✅ Głosowe wypełnianie EDM – pozwala na szybkie tworzenie dokumentacji medycznej bez potrzeby ręcznego wpisywania tekstu. To rozwiązanie, które oszczędza czas i zwiększa efektywność pracy. Wystarczy dyktować treść dokumentacji, a system automatycznie przekształci ją w tekst. Dzięki temu lekarz może skupić się na pacjencie, a nie na żmudnym sporządzaniu notatek. Co więcej, funkcja ta działa bezpośrednio w aplikacji mobilnej, co pozwala na tworzenie dokumentacji zarówno w gabinecie, jak i poza nim. To niezwykle przydatne narzędzie w kontekście usług cyfrowych, które usprawnia obsługę pacjentów już od momentu rezerwacji wizyty.
✅ Skanowanie i dodawanie dokumentów – możliwość załączania zdjęć wyników badań, skierowań czy innych ważnych dokumentów bezpośrednio do kartoteki pacjenta. Wystarczy zrobić zdjęcie dokumentu smartfonem, a aplikacja automatycznie doda je do systemu. To znaczące ułatwienie w codziennej pracy lekarza i pełna cyfryzacja usług medycznych, która eliminuje konieczność przechowywania stosów papierowych dokumentów.
✅ Moduł księgowy – dzięki niemu możliwe jest wprowadzanie i automatyczne wystawianie faktur VAT, co eliminuje konieczność ręcznego generowania dokumentów. Jak to działa w praktyce? W momencie, gdy pacjent kończy wizytę, możesz wystawić fakturę bez konieczności logowania się do innego systemu, a następnie zapisać i przesłać pacjentowi drogą elektroniczną. To rozwiązanie oszczędza czas personelu i pozwala skupić się na najważniejszych zadaniach.
✅ Zewnętrzna rejestracja telefoniczna – to dodatkowa usługa oferowana przez Proassist, która znacząco odciąża placówki medyczne w zakresie obsługi klienta. Dzięki tej funkcji pacjenci mogą telefonicznie rezerwować wizyty, a profesjonalny zespół rejestracyjny zadba o prawidłowe umówienie terminów, przypomnienia oraz obsługę zapytań.
Bezpieczeństwo i łatwość obsługi
Bezpieczeństwo danych pacjentów to priorytet w każdej placówce medycznej. System Proassist spełnia najwyższe standardy ochrony informacji, zapewniając zgodność z RODO i bezpieczne przechowywanie EDM.
Interfejs aplikacji jest intuicyjny, dzięki czemu nawet osoby mniej zaawansowane technologicznie szybko nauczą się jej obsługi. Możliwość dostępu do systemu z telefonu, tabletu i komputera sprawia, że lekarze mają pełną elastyczność w zarządzaniu swoją pracą. Dodatkowo, użytkownicy systemu mogą liczyć na stałe wsparcie techniczne dostępne od poniedziałku do piątku w godzinach od 08:00 do 18:00.
Dlaczego warto korzystać z aplikacji do umawiania wizyt Proassist?
W codziennej pracy lekarza kluczowe jest sprawne zarządzanie harmonogramem wizyt, szybki dostęp do dokumentacji pacjentów oraz możliwość elastycznego dopasowania grafiku. Aplikacja do umawiania wizyt Proassist to innowacyjne narzędzie, które pozwala na pełną kontrolę nad kalendarzem rezerwacji z poziomu telefonu lub tabletu.
Dzięki aplikacji możesz sprawdzać grafik, dodawać nowe wizyty, zarządzać konsultacjami online oraz edytować harmonogram w dowolnym miejscu i czasie – niezależnie od tego, czy jesteś w gabinecie, w podróży czy w domu.
Chcesz zobaczyć, jak działa Proassist w praktyce? Skontaktuj się z nami i przekonaj się, jak aplikacja może ułatwić Ci codzienną pracę oraz usprawnić zarządzanie Twoim gabinetem!
Dzień dobry, a w zasadzie dobry wieczór, witam wszystkich serdecznie na dzisiejszym webinarze. Dziś przedstawię najlepiej oceniane funkcjonalności, które wprowadziliśmy do programu Proassist w 2024 roku. Będzie to przede wszystkim personalizacja okna przeprowadzania wizyty, dzięki której każdy specjalista może dopasować wygląd widoku okna przeprowadzania wizyty pod własne potrzeby.
Kolejnym punktem będzie w jaki sposób skonfigurować tabelę wizyt, aby móc szybciej odnaleźć potrzebne informacje, szczególnie dla użytkowników z poszczególnymi rolami w systemie.
Następnie opowiem o tym, czym jest lista rezerwowa, inaczej mówiąc lista oczekujących pacjentów na wizyty, jak ona usprawnia pracę, wpływa na lepsze zarządzanie kalendarzem oraz pacjentami, którzy oczekują na szybszy termin wizyty.
I ostatnim punktem będzie kreator SMS, czyli funkcjonalność, która weszła przy ostatniej aktualizacji, dzięki której możecie stworzyć samodzielnie tutaj szablony wiadomości SMS, które są wysyłane do Waszych pacjentów z przypomnieniem o wizycie.
Personalizacja okna wizyty
Ok, żeby nie przedłużać, rozpocznę od personalizacji okna wypełnienia elektronicznej dokumentacji medycznej. Myślę, że jest to takie miejsce, w którym specjalista poświęca najwięcej czasu, jeśli chodzi o system Proassist.
No i najważniejsze, to na pewno najbardziej wyczekiwana funkcjonalność przez naszych użytkowników, tak zwany top feature, u nas w środowisku wewnętrznym Proassist. Co ona nam daje? Każdy specjalista może dopasować wygląd, okna przeprowadzania wizyty do własnych potrzeb, do swojego stylu pracy i przede wszystkim, też pod względem specjalizacji, którą posiada.
Dzięki temu z pewnością szybciej wypełnia dokumentację medyczną i co za tym idzie, może przyjąć większą ilość pacjentów. I ja na początek, zanim przejdę, w jaki sposób dokonać takiej personalizacji, chciałabym Wam pokazać na konkretnych przykładach, jak można dokonać takiej personalizacji okna przeprowadzania wizyty. Już pokazuję.
Ok, i tutaj mamy pierwszą personalizację. Może od początku. Pierwsza personalizacja, to są wszystkie personalizacje, które zostały wykonane przez nas. naszych użytkowników, którzy na co dzień, na tych oknach dokumentacji medycznej pracują.
I pierwszy widok, tutaj użytkownik zmienił po pierwsze wielkość wyświetlanych sekcji, wizyt, czyli sekcja, mam na myśli badanie, rozpoznanie, zalecenia oraz zmienił ich umiejscowienie w tym oknie. Bo zazwyczaj u nas domyślny wygląd wypełnienia dokumentacji medycznej wyglądał tak, że jest najpierw badanie, rozpoznanie i zalecenia – jedne po drugim, pod sobą okna. A tutaj użytkownik zmniejszył tę sekcję i ustawił to wszystko w jednym wierszu. Uzupełnia teraz dokumentację od lewej do prawej strony, bez konieczności scrollowania ekranu w dół. Myślę, że to jest świetne rozwiązanie.
Ale nie chcę Wam podpowiadać, które jest fajne, bo tak naprawdę każdy z Was, każdy specjalista, powinien dobrać pod siebie, co wypełnia konkretnie, jakie pola, z których korzysta, z których zakładek korzysta i na tej podstawie dopasować pod siebie ten wygląd.
Ok, drugi szablon – personalizacja, która polega na tym, że zostało tylko jedno wielkie pole, w której specjalista wypełnia całość dokumentacji, czyli nie rozdrabnia się na badanie, rozpoznanie zalecenia, tylko traktuje to jedno wielkie okno, w którym umieszcza wszelkie treści opisowe.
I kolejny, to tutaj mamy może tak trochę bardzo wycięty ten urywek, ale pewnie użytkownicy bardziej sobie to sobie zobrazują, po prostu nie ma tych zakładek e-dokumentów, recepta, skierowanie, e-zwolnienia. I to jest fajne przede wszystkim dla specjalistów, którzy nie wystawiają tego typu dokumentów, mam to na myśli fizjoterapeutów, podologów, także ta personalizacja też jest dopasowana właśnie pod specjalizację, którą dany specjalista posiada.
Ok, wiemy już, jak wyglądają takie przykładowe personalizacje, a ja dzisiaj chciałabym Wam pokazać, jak Wy możecie sobie ustawić wygląd okna przeprowadzania wizyty. I na wstępie od razu powiem, że może to zrobić specjalista ze swojego konta.
I ja takie tutaj konto posiadam, czyli konto specjalisty, każdy specjalista po zalogowaniu do systemu, po wejściu do swoich ustawień, czyli najszybciej może to zrobić poprzez kliknięcie w swój avatar w górnym lewym rogu i przechodzi do zakładki personalizacja EDM.
W preferowanych ustawieniach, że każdy z Was ma opcję domyślne i należy zmienić selekt na własne. I teraz mamy przedstawiony, tak naprawdę ten wygląd okna przeprowadzania wizyty od kuchni, czyli tak trochę szablonowo.
Możecie sobie też zmodyfikować trochę ten widok, na którym pracujecie i personalizujecie to okno. Tutaj macie takie opcje, jak obramowanie dla podelementów. Jak sobie to wyłączymy, to myślę, że to bardziej obrazuje, jak to będzie wyglądało na waszych już realizowanych wizytach, czyli nie ma tych poszczególnych ramek, ale te ramki są potrzebne podczas personalizacji.Tak, ja uważam – dlaczego? Bo te ramki wskazują nam na elementy, które w tym momencie oznaczamy, na których chcemy pracować, czy je usuwać z tego widoku, czy pomniejszać, czy powiększać, więc dla mnie są one przydatne.
I dalej – od czego ja zawsze zaczynam personalizację, jak przeprowadzam ją wspólnie z naszymi klientami? Przede wszystkim mówię, żebyśmy zaczęli od wyeliminowania elementów, sekcji, czy też zakładek, na których nie chcecie pracować, na które w codziennej Waszej pracy nie poświęcacie czasu. I jak to zrobić? Przede wszystkim, w jaki sposób usunąć daną, na przykład, sekcję wizyty? Załóżmy, nie chce wywiadu lekarskiego. Najeżdżam kursorem myszki na daną sekcję i po najechaniu na kosz tutaj, podświetla nam się ta ramka całej sekcji w kolorze czerwonym. Czyli tak jak wspomniałam te ramki są potrzebne, bo dzięki temu ja widzę, co mi się usunie, jak kliknę w tą ikonę kosza i usuwam ją. Nie mam już tutaj. W kolejnym kroku mogę usunąć na przykład konkretne zakładki. Czyli chcę się pozbyć trzech zakładek. Recepta, zwolnienie i skierowanie. Jak to zrobić? Również. Najeżdżam kursorem myszki, kosz i znowu mamy podświetloną tą zakładkę, zwolnienie i skierowanie.
Pozostawiam sobie druki i pozostawiam sobie pliki pacjenta, czyli zdjęcia, tak zwana dokumentacja obrazowa w systemie. Co jeszcze mogę zrobić w ramach takiej personalizacji? Mogę przede wszystkim zmienić wielkość poszczególnych pól, sekcji czy zakładek. Ja tak ciągle operuję tymi słowami sekcji, elementów i zakładek. Dla mnie sekcja to jest to, co jest zaznaczone grubą ramką. Czyli na przykład mamy badanie i w tym przypadku rozpoznanie. A elementy to skład, który wchodzi w tą sekcję, czyli mamy tutaj na główek, procedury, dodatkowe zakładki, dodatkowe pole tekstowe i dodatkowa zakładka pozwalająca na zapis na zapis szablonu.
Także już wiemy co jak nazywam, będzie nam pewnie łatwiej teraz przedstawić i chcemy zmniejszyć dane pola. W takim razie, jeżeli chcemy zmniejszyć pola, które elementy, które znajdują się wewnątrz, wystarczy po prostu najechać kursorem myszki i sobie zwęzić dane pole. Czyli ta ikonka, która znajduje się na dole, w dolnym prawym rogu, takie dwie strzałki pozwalają nam na wydłużenie lub skrócenie danego pola. To są wewnątrz elementy.
A co jeżeli chcemy zwęzić, zmniejszyć całą sekcję wizyty? Czyli tak jak zaprezentowałam na tym bodajże pierwszym zrzucie wykonanym przez użytkownika, to przede wszystkim trzeba najpierw odblokować możliwość zarządzania całą sekcją wizyty, ponieważ defaultowo jest to tak zorganizowane, że najpierw skupiamy się na tym co jest wewnątrz, a później całością otoczką tak zwaną całą sekcją wizyty możemy zarządzać.
Czyli pierwsza to blokada, to w postaci kłódki, bardzo, że tak powiem zaprezentowane w taki spójny sposób, czyli kłódka musi być odblokowana, w tym momencie ją odblokowałam i proszę zwrócić uwagę, już po najechaniu kursorem myszki na tą sekcję całą wizyty pojawia mi się ten znaczek ikonka tych strzałek i co robię? Po prostu zwężam to okno i co ciekawe wszystkie te pola, które są w środku nie musiałam ich pojedynczo zmniejszać, tylko automatycznie jak zmniejszyłam całą sekcję wizyty, to wtedy zmniejszyło mi się również środek.
No i podobnie chcę zrobić z rozpoznaniem, czyli kłódka już tu akurat mam odblokowaną i zmniejszam sobie, ok. I w ramach personalizacji mogę również przenieść, czyli zmienić ten układ, czyli gdzie co chcę, żeby miało miejsce, czyli przeniosę sobie od razu jak mam odblokowaną to rozpoznanie do jednej linii i podobnie mogę zrobić z zaleceniami, czyli stworzymy sobie ten pierwszy szablon wygląd, czyli najpierw odblokowuję, a później sobie ustawiam. Ważne jest, żeby właśnie te wszystkie zakładki, na których nam zależy, żeby znajdowały się w polu naszej sekcji. Dzięki temu nic nie będzie ucięte już we właściwym widoku.
I w tym momencie mamy stworzony wygląd dokumentacji, gdzie mamy wszystkie trzy sekcje w jednej linii, w jednym wierszu. I możemy sobie podejrzeć mniej więcej, jak to będzie wyglądało, czyli te nasze ramki i tak to mniej więcej będzie wyglądać. Czyli mamy badanie, rozpoznanie i zalecenia. Pracuję na obramowaniu, zdecydowanie jest łatwiej i lepiej.
OK. Co jeszcze takiego jest istotnego? Przenoszenie tych miejsc. przede wszystkim, co jest istotne, jeżeli chcecie zmieniać kolejność, np. informacja o opóźnieniu, mogę sobie przenieść tutaj do góry, to ważna istotna kwestia, że można zmienić ten układ tylko w obrębie danej sekcji. Czyli tego informacji nie mogę przenieść do sekcji badanie, tylko ona jest już ugrupowana w tej sekcji ogólnej, więc nie mogę jej nie przenieść do innej sekcji.
Mogę zmienić kolejność. wyświetlanych pól w ramach tej konkretnej sekcji. No i oczywiście mogę też zmniejszać te, które są wewnątrz. To jest pierwsza taka uwaga.
Druga pewnie zastanawiacie się, co, jak usunę daną sekcję, zakładkę, element wizyty i chcę ją przywrócić, bo na przykład przez pomyłkę usunęłam, albo po prostu przez tydzień, dwa tygodnie popracowałam na tym widoku bez tej zakładki i jednak stwierdzam, że w sumie była ona przydatna, to jak ją przywrócić? To wszystko zależy od tego, co zostało usunięte. Jeżeli usunęliście całą sekcję wizyty, to na samej górze, tuż pod układem preferowanym przez Was szablonem personalizacji, wyglądu, okna przeprowadzania wizyty, pojawia się lista dostępnych sekcji wizyty. I tu, w tym miejscu, będziecie mieć dostępne sekcje, które zostały przez Was wyeliminowane. I jak klikniecie teraz wywiad lekarski, to wywiad lekarski automatycznie trafi do mojego okna przeprowadzania wizyty, ale ja go jednak nie chcę.
Ok, usunęłam też zakładki. Pamiętacie? Receptę, skierowanie, zwolnienie. Jak je przywrócić? Po najechaniu kursorem myszki, na tą ramkę, która mieści w sobie te wszystkie zakładki, pojawia się, my to mówimy na to hamburger, czyli menu, trzy kreski poziome.
I po kliknięciu w tą opcję, w tą ikonę, pojawia nam się menu ze składem domyślnym. I mamy odznaczone zakładki. Recepta, zwolnienie i skierowanie. I jak ja sobie teraz je zaznaczę checkboxami, to one mi powrócą automatycznie do mojego widoku, ale ja ich nie chcę. Więc podsumowując, nie bójcie się. Wszystko, co usuniecie w tym widoku, nie zostanie przez Was utracone na zawsze. Możecie wrócić do tego elementu, do tej sekcji wizyty, czy też do tej konkretnej zakładki.
I ja myślę, że zakończę na ten moment moją personalizację. Możemy go zakończyć albo na samej górze mamy zakładkę, zapisz wizytę, albo gdy scrollujemy w dół, to tutaj było zasłonięte tym czatem, zapisz ustawienia. I od tego momentu Wasz wygląd dokumentacji medycznej jest na podstawie właśnie tego wzoru. I sprawdźmy sobie na konkretnej wizycie. Czyli wejdę sobie do okna przeprowadzania wizyty i mamy… o, świetnie.
Właśnie zrobiłam tak personalizację, że mi się najechało, a zrobiłam to celowo przed naszym spotkaniem, ukryłam trochę wywiad, żebyście się nie przejmowali. W takich sytuacjach po prostu chodzi o to, że zwęziłam za bardzo okno i przez to na główki nachodzą na siebie i nie mam jak to być zaprezentowane. Jak to zrobić? Wracamy ponownie do personalizacji EDM i tutaj mamy ten wywiad, który ukryłam. Wystarczy, że odblokujemy tą całą sekcję i sobie ją wydłużę, czyli tu ją ukryłam z naszym wywiadem stałym, który bardzo lubicie. Cieszycie się, że jest takie miejsce, które pozwala na pozostawienie notatek o pacjentach i jest ona widoczna dla pozostałych specjalistów.
I wracamy ponownie do okna przeprowadzania wizyty. Możecie utworzyć taką wizytę testową i zwróćcie uwagę. Już jest ładnie poukładane, czyli mamy miejsce na wywiad stały oraz mamy badanie, rozpoznanie i zalecenia. Według tego układu, który stworzyłam i oczywiście nie mamy tej zakładki – recepta, skierowanie i zwolnienia.
Zachęcam bardzo Was do tego, aby poświęcić trochę czasu na dokonanie tej personalizacji, bo z pewnością zaoszczędzicie czas na wypełnienie tej dokumentacji medycznej. Ja też mogłabym np. usuwać te zakładki, które są w badaniu. Jeżeli nie wykonujecie żadnych zabiegów, badań obrazowych, szczepień, to śmiało możecie się pozbyć ich i pozostawić sobie tylko zakładkę badania. A z kolei fizjoterapeuci mogą pozostawić samą zakładkę rehabilitacja. Im mniej tych rzeczy w tym oknie przeprowadzania wizyty, tym szybciej można wypełnić dokumentację i przyjąć większą ilość pacjentów.
OK, to ja sobie sprawdzam w takim razie, czy są jakieś pytania. Tak jak wspomniałam, to jest ten moment i czas.
Czy personalizacją można dopasować do każdego specjalisty osobno, np. inna dla fizjoterapeuty, a inna dla lekarza?
Oczywiście. Co ciekawe, każdy specjalista robi to ze swojego konta. Czyli to nie jest tak, że my ustawiamy odgórnie dla całej placówki i albo ustawiamy ją jako szablon personalizacji lekarską, albo fizjoterapeutyczną. Fizjoterapeuta może stworzyć pod własne potrzeby. Lekarz, różnego rodzaju też specjalizacji zrobi pod siebie. Bo lekarze jedni są diagnostami też, wykonują różnego rodzaju zabiegi, szczepienia i wtedy te zakładki ich interesują, a są lekarze, którzy konsultują i dla nich tylko ta zakładka badanie będzie przydatna i potrzebna.
Także jak najbardziej, to tą personalizację wykonuje dany specjalista ze swojego konta. To też jest bardzo istotna informacja.
Personalizacja tabeli wizyt
Przechodzę do drugiego punktu. Też personalizacja, ale z kolei chodzi o personalizację tabeli wizyt. Bardzo uwielbiam tą funkcjonalność. Szczególnie jak mam szkolenia z rejestratorkami, to mogę się pochwalić tą funkcjonalnością. Dlaczego? Jest to przydatne właśnie narzędzie, które pozwala na szybsze wyszukiwanie informacji przez użytkowników.
I jest ona bardzo dopasowana, przede wszystkim chyba pod względem roli, jaką pełni użytkownik, bo rejestratorka będzie potrzebowała bardziej szczegółowych informacji o pacjencie, o jego rezerwacji. Mam tu na myśli np. kiedy i kto dodał wizytę, ile pacjent zapłacił za wizytę, czy został wystawiony paragon za konkretną rezerwację, co specjalistę niekoniecznie może interesować na tym etapie o pacjencie, o tej rezerwacji.
A z kolei pod względem w sumie też specjalizacji, to też jest fajne dla podologów np. którzy nie pobierają numeru PESEL, a domyślnie w tej tabeli wizyt, która jest dostępna w zakładce wizyty, jest ta kolumna dostępna. Więc jak oni nie uzupełniają tych numerów PESEL, to jest ta kolumna, ale jest pusta, niewypełniona. Więc personalizacja tabeli wizyt pozwala tak naprawdę na dopasowanie układu widoku tej tabeli dostępnej w zakładce wizyty i sami decydujecie.
I tu z kolei nie tylko specjaliści, czy też menadżerowie, ale każdy użytkownik, czyli i rejestratorka, i księgowa, i specjalista, i menedżer, czyli administrator systemu. Właściciel może sobie ustawić taką personalizację według własnych potrzeb.
Dla przypomnienia, w zakładce wizyty wyświetla nam się ta tabela po filtrowaniu. Mamy tutaj jakieś dane z dzisiaj wizyty. I tu mamy tą tabelę i jej skład, czyli w tym przypadku mamy liczbę porządkową, tutaj mamy źródło rezerwacji, imię, nazwisko, PESEL, telefon i tym podobne.
I teraz każdy użytkownik może sobie dopasować ten wygląd pod własne potrzeby. Można to zrobić na dwa sposoby, tak naprawdę. Albo każdy użytkownik robi to we własnym imieniu, po zalogowaniu do systemu przechodzi do ikony własnych ustawień, czyli znowu wracamy do tego naszego awatara w górnym lewym rogu, a następnie personalizacja tabeli wizyt.
I mamy tutaj przedstawione kolumny, które mogą być wyświetlane w tej tabeli wizyt. I, tak jak wspomniałam, podolog może nie chcieć numeru PESEL, więc odznaczam taką kolumnę. Jestem rejestratorką, więc fajnie wiedzieć, kiedy ktoś dodał wizyty, więc tutaj mamy datę utworzenia i przez kogo, czyli kto utworzył taką wizytę i też chciałabym wiedzieć, ile pacjent zapłacił za ostatnią wizytę, czy został wystawiony paragon i też fajna opcja, jak została oceniona taka wizyta. Dla przypomnienia – mamy świetny moduł rekomendacji, który możecie zastosować też w swojej placówce i pobierać te rekomendacje od swoich pacjentów.
Po ustawieniu tej personalizacji klikamy w “zapisz ustawienia” i od teraz nasza tabela wizyt już wygląda troszkę inaczej. I zwróćmy uwagę, nie mamy już numeru PESEL, mamy ocenę wizyt, mamy fiskalizację, przez kogo jest utworzona, jaką kwotę ewentualnie pacjent płaci i kiedy została utworzona, czyli wszystkie informacje, które mnie będą interesowały. W momencie, kiedy będę przeszukiwała tą zakładkę wizyty, będę szukała konkretnej rezerwacji pacjenta, mam na wyciągnięciu ręki tak naprawdę, bez konieczności szukania tych informacji w różnych zakładkach, tylko mam to wszystko w jednym miejscu.
I dla przypomnienia też, jeżeli drukujecie listę pacjentów, to też tutaj mamy możliwość personalizowania samego wydruku. Czyli to, że wyświetla nam się w takiej formie, nie znaczy, że to wszystkie informacje będą na wydruku, to, co ma być na wydruku, to ustalacie sobie za pomocą tej drukarki i możecie wydrukować tylko samo imię i nazwisko i datę wizyty, a następnie kliknąć drukuj. A wiem, że stosujecie tę formę wydruku listy pacjentów, więc tak w formie przypomnienia, że zostało to też zaktualizowane i wzbogacone o tą możliwość, również nazwijmy personalizację, czyli sami decydujecie, jak dany poszczególny widok może wyglądać.
Odbiegłam trochę od tematu, a druga forma ustawienia takiej personalizacji tabeli wizyt jest możliwa z poziomu administratora. Czyli jeżeli masz uprawnienia administratora, w Proassist, możesz przejść do zakładki Użytkownicy i ustalić taką personalizację w imieniu danej osoby. Czyli jeżeli dany użytkownik nie chce z jakichś względów lub po prostu nie potrafi tego zrobić, nie ma czasu, jak to bywa ze specjalistami, to można w jego imieniu spersonalizować taką tabelę, poprzez kliknięcie ikony ustawień, a następnie personalizacja.
I mamy tutaj skład naszej tabeli, co prawda przedstawiony w pionie, a nie w poziomie jak w przypadku własnych ustawień. I polega to na tym samym, czyli albo zaznaczamy rzeczy kolumny, które mają być w składzie naszej tabeli wizyt, albo odznaczamy i wtedy nie wyświetlamy tych konkretnych informacji w tabeli wizyt. Zachęcam, bo naprawdę usprawnia pracę codzienną, szczególnie dedykuję to dla rejestratorek.
Lista rezerwowa – lista pacjentów oczekujących
Naszym kolejnym punktem jest lista rezerwowa. Inaczej mówiąc, lista oczekujących pacjentów na wizytę. Prowadzenie takiej listy świetnie się sprawdzi na pewno w placówkach, w których mamy do czynienia z pacjentami, którzy oczekują nasze przeprzyjęcia z tego względu, że specjaliści mają wypełnione już grafiki i nie mają możliwości przyjęcia tych pacjentów w większej ilości. Czekamy, aż coś się zwolni. Podczas na przykład potwierdzania wizyt, ktoś zmieni termin wizytę i możemy śmiało zaproponować ten termin konkretnemu pacjentowi.
Na pewno sprawdzi się też w przypadku, kiedy w waszych placówkach pacjenci często odwołują wizyty na ostatnią chwilę. I taka lista pacjentów oczekujących jest wtedy cenna. Można zadzwonić do takiego pacjenta i zaproponować termin wizyty. Dzięki temu specjaliście wypełnimy tą lukę w grafiku.
No i myślę, że też się sprawdzi, a wiem, że czasem się tak zdarza, że w placówce medycznej są specjaliści, którzy otwierają grafiki nie stałe, czyli nie mają cykliczności, że przyjmują co poniedziałek w określonych godzinach, tylko udostępniają te grafiki na przykład z miesiąca na miesiąc i nie są to stałe, tak jak wspomniałam, dni i godziny. Więc to jest takie oczekiwanie, aż specjalista udostępni ten terminarz do zapisów. Żeby pacjent nie musiał dzwonić do Waszej placówki, rejestratorki nie muszą ciągle odbierać połączeń, mogą zapisać takiego pacjenta na listę oczekujących i wtedy, jeżeli dany specjalista udostępni już ten terminarz, to wtedy można się skontaktować z pacjentem i zaproponować ten szybszy termin wizyty.
Oczywiście ja jestem zwolennikiem, żeby jednak te grafiki były udostępniane pacjentom, żeby nie blokować tej możliwości rejestracji i jestem zwolennikiem też rejestracji online, do której Was również zachęcam.
To co? Przechodzę zatem do pokazania, w jaki sposób tutaj dodać takiego pacjenta na listę oczekujących. Także wracam już do systemu. Mamy zakładkę w menu lista rezerwowa, czyli jest to dedykowane miejsce, w którym zapisujemy, tworzymy tą listę oczekujących pacjentów. I po prawej stronie pojawia się nam zakładka zielona, nie sposób jej nie zauważyć, klikamy w nią, ja tylko siebie przeniosę do lewego rogu, bo będę sobie przeszkadzać i w oknie dodawania wizyty na listę rezerwową, raczej pacjenta na listę rezerwową, możemy określić albo do jakiego specjalisty chcemy zapisać tego pacjenta, bo może być tak, że pacjent jest stałym pacjentem danego specjalisty i chce na kontynuację do tej konkretnie osoby, albo możemy pominąć całkowicie ten krok i pozostawić sekcje dowolne. Czyli pacjentowi nie zależy na tym, żeby był przyjęty przez konkretnego specjalistę, ale zależy mu na tym, żeby był jak najszybciej przyjęty, więc jemu zależy na wykonaniu usługi. Dlatego punkt pierwszy oficjalny listy rezerwowej to możliwość wyboru usługi i załóżmy chce się zapisać na konsultację dermatologiczną i nie ma tego terminu, więc będę na liście oczekujących.
Preferowany termin, jaki nam się tutaj narzuca jako domyślny, żeby też trochę zaoszczędzić czas rejestratorki, żeby nie musiała wybierać, bo zazwyczaj listy rezerwowa to pacjenci będą chcieli jak najszybszy termin, w większości, nie mówię, że zawsze, ale w większości, natomiast jeżeli chcecie zmienić, zmodyfikować ten termin, czyli może być taka sytuacja, że pacjent aktualnie był na wizycie, wychodzi z niej i chce się zapisać na kolejny termin, a Wy nie macie takiego terminu i mówi, że będzie przebywał na wakacjach albo jest po prostu pacjentem, który na co dzień przebywa za granicą i przyjeżdża do Polski i wtedy realizuje wizyty, to możecie sobie wybrać konkretny termin, czyli poprzez kliknięcie zmień wybieracie sobie datę, która interesuje pacjenta, a następnie nawet możecie wpisać godzinę, czyli są tacy pacjenci “ja jestem w pracy do 15, nie wcześniej niż 16, nie dam rady” i jeżeli chcecie ten konkretny termin, to należy jeszcze zaznaczyć dodatkowo dodaj preferowany termin. I wyszukujemy pacjenta z listy. Możecie wyszukać albo po imieniu i nazwisku, tak jak w opcji dodawania wizyty, albo po numerze telefonu, albo po numerze PESEL, enter i system wyszukuje kartę.
Czyli też to jest fajne, że to jest tożsame z kartami, które zostały tworzone podczas zapisu na wizytę. Czyli nie tworzy się dodatkowa kartę, tylko możemy użyć istniejącą kartę pacjenta. Wybieramy tego pacjenta i co ciekawe mamy jeszcze miejsce na notatkę. Mogę dać, że przybywa za granicą, czyli wiem, żeby się nie odzywać do tej osoby wcześniej niż z propozycją terminu od 24. Czyli np. do, niech będzie 3. marca dostępne, czyli tego pacjenta interesują terminy od 24. do 3. marca. Aby dokonać takiego wpisu, wystarczy kliknąć ZAPISZ. I w tym momencie pojawia nam się ten wpis na liście rezerwowej. Ja wybrałam termin konkretny, czyli 24 lutego, więc ten wpis został uporządkowany pod względem daty.
Na samej górze wyświetlają Wam się terminy z preferowanym terminem jak najszybciej. I to też jest fajne, bo rejestratorka ma szybszy podgląd do danych kontaktowych pacjenta, który czeka na cito na wizytę. Więc nie musicie szukać go na całej liście, bo zdaję sobie sprawę, że u mnie ta lista pięknie wygląda przejrzyście, bo jest krótka, ale Wasze listy mogą być bardziej wypełnione. Więc to na pewno rzuca nam się w oczy i pozwala na szybką reakcję.
I jak już jestem w kwestii korzyści listy rezerwowej w Proassist, to tutaj warto też zaznaczyć, że lista oczekujących pozwala również na weryfikację. Czy dany pacjent już jest zapisany na inny termin?
Czyli zdarza się tak, że pacjent mimo wszystko zapisuje się na przykład na termin kwietniowy, ale prosi nas o to, żebyśmy się z nim skontaktowali, gdyby się coś wcześniej zwolniło. I jak to sprawdzić, żeby nie zwolnić niepotrzebnie do pacjenta, jeżeli się okaże, że zwolnią nam się termin na kwiecień, strzelam 20, a on ma termin na 4 kwietnia. Mamy taką ikonkę rezerwacji. Jest ona znana, bo jest ona widoczna również w innych miejscach naszego systemu, chociażby kalendarz, jeśli chodzi o rejestratorki. Po kliknięciu w rezerwację pojawia nam się okno, w którym mamy pełen dostęp do historii rezerwacji pacjenta.
I widzimy, że ten pacjent akurat jest zapisany na konsultację ortopedyczną z USG na 15 kwietnia na godzinę 9. Także tutaj fajne rozwiązanie, że przed kontaktem z pacjentem możemy jeszcze się upewnić, czy nie ma jakiejś rezerwacji zaplanowanej.
To jest pierwsza zaleta, myślę, że bardzo duża. Drugi plus to jest to, że właśnie segregowane są te listy według terminu. Trzecia to to, że znam placówki i wiem, że różnie to bywa z tymi procedurami wewnątrz placówek. Nie każdy specjalista prowadzi listę rezerwową. W Proassist możesz zdecydować, do kogo jest prowadzona lista rezerwowa. I tutaj w menu możesz sobie wybierać specjalistę, bądź też w wyszukiwarce. Mamy taką opcję jak preferowany specjalista. I możemy sobie tutaj wybrać, do kogo chcemy przeglądać tą listę rezerwową. Ok, czyli tutaj mamy znowu dedykowaną listę do konkretnego specjalisty. Na pewno plusem jest brak konieczności tworzenia nowej karty, tylko korzystamy już z obecnej.
No i ta notatka. Zwróćmy uwagę, że nie muszę wchodzić w edycję wpisu, żeby zobaczyć jakieś wewnętrzne notatki między rejestratorkami. Tylko mam w tym pierwszym rzucie, w miejscu, w którym najbardziej potrzebuję tych informacji, zanim wybiorę ten numer telefonu do pacjenta.
No i ta wyszukiwarka, gdzie nie tylko mogę po specjaliście, ale mogę filtrować po konkretnych datach, czyli jeżeli zwolni nam się termin na konkretny dzień, no to mogę sobie tutaj ustawić konkretną datę, czy też preferowaną usługę, czy wyszukać pacjenta po konkretnych danych, takich jak PESEL, imię, nazwisko, czy też telefon.
Zachęcam, bo na pewno pozwoli na szybsze zarządzanie tymi wizytami, wypełnianiem grafików specjalistów i przede wszystkim lepsza obsługa pacjenta. Pacjenci na pewno się ucieszą, że o nich dbamy, o nich pamiętamy i proponujemy ten szybszy termin wizyty.
Kreator SMS – personalizowane wiadomości w systemie medycznym
Został mi ostatni punkt kreator SMS, czyli możliwość tworzenia własnego szablonu, wiadomości SMS, które są wysyłane do pacjentów. I jest fajna nowość, bo pytaliście często o to, czy jest możliwość automatycznego potwierdzania wizyt w formie SMSowej i to się pojawiło, więc o tym też chcę wspomnieć.
I myślę, że pokażę to na żywym przykładzie, na mojej personalizacji, czyli każdy administrator może zdefiniować treść wysyłanych wiadomości SMS przypomnieniem do pacjentów. I dla przypomnienia jeszcze – pamiętajcie o tym, że tworząc nowy kalendarz dla nowego specjalisty musicie określić termin wysyłki wiadomości SMS. U nas termin jest dopasowany do specjalisty i to jest świetne rozwiązanie, ponieważ jak obserwuje placówki i ich funkcjonowanie, to np. specjaliści, którzy mają, no nie czarujmy się, zabiegi, które są dosyć drogie, kosztowne i zajmują większość czasu w grafiku specjalisty, wtedy natężenie z tego, co widzę, wysyłki wiadomości SMS jest po prostu większa.
Dlatego to jest personalizowane do specjalisty i taką personalizację pod względem czasu wysyłki możecie ustawić w placówkach specjalistach ikon edycji i tutaj macie powiadomienia. I tu w sekcji wysyłka i powiadomienia SMS o wizycie możecie zdefiniować, kiedy te SMSy mają być wysyłane i przypominam, że możecie wybrać kilka terminów wysyłki wiadomości SMS. I po zapisaniu te ustawienia są zapamiętywane do konkretnego specjalisty.
Więc jeżeli poszerzacie swoją placówkę, zatrudniacie nowych specjalistów, tworzycie dla nich kalendarze, to zawsze pamiętajcie o tym ustawieniu terminu wysyłki wiadomości SMS.
A wracając do sedna sprawy, szablon wiadomości SMS ustawiany jest poprzez kliknięciem zakładkę SMS i mamy na górze szablon powiadomienia SMS. Po kliknięciu w zieloną zakładkę “edytuj szablon” pojawia nam się widok szablonu, który aktualnie używacie do wysyłki wiadomości SMS wysyłanych do Waszych pacjentów.
I ta treść jest skonfigurowana w ten sposób, że część mamy zmiennych informacji i te zmienne informacje są przedstawione w nawiasach z hashtagami i stałych elementów tekstowych, czyli te, które są poza tymi nawiasami.
Zmienne, które wybieracie, to są te zakładki poniżej. I one są podstawiane indywidualnie pod konkretną rezerwację. Informacje zaciągane z systemu i na przykład chcecie spersonalizować wiadomości SMS do konkretnego pacjenta, typu “Witaj Aniu”, “Dzień dobry Aniu” możecie wykorzystać imię klienta lub imię i nazwisko w bardziej może oficjalnej formie, ale możecie to użyć i wtedy w zależności od tego, do kogo wysyłacie taką wiadomość, a raczej system w Waszym imieniu automatycznie wybiera, to zaciąga dane z karty pacjenta, czyli jeżeli w karcie pacjenta macie w imię wpisane Mirella, a nazwisko Sajdak, to będzie po prostu zaciągnięte Mirella Sajdak, a do Dominika, imię Dominik.
Następnie mamy specjalista, czyli imię specjalisty, nazwisko specjalisty, specjalizacja specjalisty. To wszystko jest zaciągane z ustawień specjalisty, czyli jak tworzycie kalendarz, tworzycie imię specjalisty, nazwisko i dodajecie też specjalizację, żeby łatwiej było pacjentowi też chociażby wybrać w rejestracji online.
Wizyta, tu mamy już szczegóły wizyty, takie jak data, godzina, dzień, tygodnia i możemy również zawrzeć informacje, przypomnieć pacjentowi o tym, na jaką usługę się zapisał. To też było Wam bardzo potrzebne.
Następnie mamy informację o gabinecie, podpis w SMS. To jest po prostu, często jest tak, że placówka ma bardzo długą nazwę w systemie i nie chcemy, aby była aż taka długa nazwa w wiadomości SMS, więc mamy takie dedykowane pole w edycji ustawień placówki jak podpis w SMS-ie i wszystko co tam wpiszecie będzie wyświetlane właśnie, gdy wybierzecie tą zakładkę jako zmienna w treści szablonu.
Kod pocztowy, ulica, miejscowość, mail, numer, telefonu, wszystkie te informacje są zawarte w ustawieniach placówki.
I automatyzacja. Do tej pory było tak, że wysyłaliśmy wiadomość SMS do pacjenta, w której była opcja odwołania wizyty, czyli jeżeli pacjent odpowiedział kodem, odpisał na tego SMS-a tym kodem, system automatycznie odwołał wizytę.
A teraz dodatkowo możecie również wrzucić do tej wiadomości kod potwierdzania wizyty. I ja tutaj do swojego szablonu to wdrożyłam, dwa ostatnie zdania. Jeżeli potwierdzasz wizytę, odpisz kodem i tu się podstawi indywidualny kod do konkretnej wizyty. Jeśli natomiast chcesz anulować wizytę, odpisz kodem i znowu tutaj mamy kod.
Jeżeli ja jako pacjent odpowiem tym kodem potwierdzającym wizytę, to wtedy system automatycznie potwierdzi mi tą wizytę, czyli ja jako rejestratorka nie muszę weryfikować odpowiedzi, nie muszę dzwonić do pacjenta i pytać czy przyjdzie na wizytę, tylko system za mnie wykona tą pracę.
I w jaki sposób będzie to zaznaczone, widoczne w systemie? Przede wszystkim przy konkretnej rezerwacji macie dostępną taką ikonkę, zamalowany kwadrat. Nie mówię, że to jest biały, bo jak wybierzecie sobie jasny kolor usługi, to wtedy ten kwadrat będzie czarny, więc później mi powiedzieć, że ja mam czarny, kwadrat nie mam białego, to chodzi poprostu o wypełnienie. Czyli wizyta, jeżeli jest potwierdzona, jest kwadrat przy wizycie wypełniony, a jeżeli mamy kwadrat niewypełniony, Znaczy, że pacjent nie potwierdził tej wizyty.
I dodatkowo macie też filtry, gdzie możecie sobie szybko sprawdzać, sortować te wizyty, żeby zobaczyć np. ile jeszcze osób Wam nie potwierdziło. Wtedy wybieracie filtr wizyty niepotwierdzone i szukaj. I wtedy system pokaże nam tylko i wyłącznie te wizyty niepotwierdzone. Jak pracujecie na filtrach, zawsze pamiętajcie, żeby odznaczyć filtr i widzieć aktywne wizyty.
Ja to zaprezentowałam w międzyczasie widok okna chatu SMS, do czego też zachęcam. Szczególnie, jeżeli już wdrażamy te szablony z automatyzacjami, z tymi kodami do odwołania, z kodami do potwierdzenia. Wiem, że różnie bywa z pacjentami. I rejestratorki często muszą rozmawiać z pacjentami, którzy twierdzą, że nie przyszli na wizytę, bo nie dostali SMS-a, albo dostali SMS-a i odpisali kodem. I nie wiem, dlaczego wizyta się nie odwołała. Więc rejestratorka, żeby nie była w takiej sytuacji, że nie wie do końca, czy to prawda, czy nieprawda, może samodzielnie weryfikować, pacjent na pewno tak odpisał czy nie, to też służy do edukacji pacjentów. Bo jeżeli na przykład odpowiedział po prostu nie kodem, a napisał słownie “nie będzie mnie, nie przyjdę”, to system automatycznie nie odwoła tej wizyty, więc to też jest fajne, żeby nauczyć tego pacjenta, że jednak miał odpowiedzieć tym kodem.
Ale my wtedy to widzimy dopiero w sytuacji, kiedy mamy uruchomiony ten chat SMS. Chat SMS, zwany przez moją koleżankę bramką SMS, czyli po prostu wykupujecie indywidualny numer SMS, z którego są wysyłane wiadomości SMS do pacjentów.
I dzięki temu macie podgląd do historii, czyli widzicie i wysłane wiadomości, i widzicie to, co pacjent odpisał. I tutaj mamy przykład, gdzie pacjent odpowiedział kodem, który służy do potwierdzenia wizyty.
I tutaj dostaje od nas feedback automatyczny, że “Twoja wizyta została potwierdzona, pozdrawiamy”, więc nie musi się przejmować, martwić, dzwonić do Was i się pytać, czy dotarła wiadomość, czy została potwierdzona wizyta. Tylko, że do tego, jeżeli zastosujecie tą automatyzację w formie potwierdzeń wizyt, warto pamiętać, żeby uruchomić opcję wymaganych potwierdzeń wizyt. I tą opcję zaprezentuję Wam dzisiaj. Macie dostępną w kontrahencie z roli administratora.
I tu jest opcja wymagane potwierdzenie wizyt. Musicie sobie to włączyć, żeby system Wam zmieniał te statusy. Bo domyślnie, jeżeli nie macie tego włączonego, każda wizyta dodana w systemie wyświetla się ze statusem wizyty potwierdzonej.
A przy włączeniu tego checkboxa wpada wizyta ze statusem wizyty niepotwierdzonej. Więc żeby to współgrało, układało się w całość, to zachęcam do włączenia. Znaczy nawet to rekomenduję, nie zachęcam, powinno być to wyłączone, żeby to działało prawidłowo, a zachęcam do tej opcji chat SMS. Naprawdę się świetnie sprawdza. Nie tylko z widoku kalendarza można wejść do chatu, ale również z zakładki wizyty. Specjalista też może wejść do tego widoku w oknie przeprowadzania wizyty, także myślę, że każdemu użytkownikowi podglądu do historii z pacjentem będzie przydatne.
I tak naprawdę wyczerpałam temat na dzisiaj, ale widzę, że się pojawiły pytania, więc na chwilę się zatrzymam i odpowiem.
Czy pacjentowi, któremu wysyłamy SMS, wyświetla się numer telefonu, czy można ustawić nazwę gabinetu?
Stawiamy na wiadomości SMS2way, czyli tak, żeby pacjent mógł odpowiedzieć. Dlatego do tej formy wiadomości SMS wykorzystujemy numer telefon. I ten numer może być dedykowany, czyli będzie tym numerem placówkowym. A nazwę możecie rozpocząć SMS-a od nazwy placówki, bądź też zakończyć, czyli i tak dajemy znać temu pacjentowi, jaka plecówka do mnie pisze. Ale tak jak wspomniałam, 2way z odpowiedziami musi być ten numer telefonu.
Czy ilość znaków jest SMS jest ograniczona?
Do sześciu wiadomości SMS możecie wysłać jednorazowo do pacjenta. Jeżeli chodzi o ilość znaków w jednym SMS-ie, to jest 160 znaków, więc maksymalna liczba 6 razy 160, 960 znaków może być w jednej wiadomości SMS.
Dla osób, które chciałyby skonfigurować, którąś z tych funkcjonalności, które były omawiane, lub będziecie mieć jakieś dodatkowe pytania, to śmiało skontaktujcie się z naszym działem pomocy technicznej. Jesteśmy dla was dostępni od poniedziałku do piątku od godziny 8 do 20.
Ten kontakt jest stricte dla naszych użytkowników, ale jeżeli po dzisiejszym spotkaniu osoby, które jeszcze nie miały styczności z naszym systemem, chciałyby poznać większe, więcej funkcjonalności, to zachęcam do kontaktu na taką konsultację, umówić się i na pewno przedstawimy więcej możliwości, jeśli chodzi o system, oprogramowanie medyczne.
Możecie umówić się na taką bezpłatną konsultację klikając TUTAJ.
Najważniejsze funkcje systemu do obsługi gabinetu stomatologicznego
Decydując się na wdrożenie oprogramowania, warto zwrócić uwagę nie tylko na niezbędne funkcje programu, ale także na dodatkowe udogodnienia, które są do państwa dyspozycji. Chodzi o to, by program poza podstawowymi funkcjami wymaganymi przez ministerstwo zdrowia (np. odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych) oferował więcej. Oczywiście, jeśli przyjmujesz pacjentów w ramach NFZ, postaw na program, który ma umowę z Narodowym Funduszem Zdrowia, ale zwróć uwagę także na dodatkowe funkcjonalności jakie oferuje program.
Wybierając nowe oprogramowanie sprawdź zatem, czy system działa poprawnie na różnych urządzeniach, czy będzie Ci zapewniał oszczędność czasu, bezpłatną aplikację, pomoc techniczną dostępną w sytuacjach awaryjnych, itp. Oto najważniejsze funkcjonalności, na które powinieneś zwrócić uwagę, jeśli chcesz zainwestować w kompleksowe narzędzie do obsługi pacjentów.
Kalendarz wizyt online
Harmonogram wizyt w stomatologii
Intuicyjny program powinien umożliwiać łatwe zarządzanie harmonogramem wizyt, uwzględniając dostępność lekarzy, gabinetów oraz sprzętu. Kalendarz powinien być przejrzysty i dostępny z każdego miejsca – dlatego warto postawić na program medyczny w chmurze. Dzięki temu nie musisz specjalnie przyjeżdżać do gabinetu lekarskiego, bo możesz w pełni korzystać z systemu z dowolnego miejsca. Wystarczy, że zalogujesz się przez przeglądarkę internetową na dowolnym urządzeniu. Dobrze jest móc również korzystać z aplikacji mobilnej.
Oprogramowanie stomatologiczne nie jest tylko grafikiem pracy lekarzy, ale także narzędziem pracy rejestratorek medycznych. Dlatego program powinien umożliwiać szybkie dodawanie nowych pacjentów, sprawne zarządzanie wizytami (przenoszenie wizyt, zmiany terminów). Rejestratorki powinny posiadać również podpowiedzi w postaci bazy wiedzy, która podpowie najważniejsze informacje na temat lekarzy, np. ich dostępność, wiek przyjmowanych pacjentów, czy akceptują teleporady w celu wystawienia e-recepty, itp.
Moduł rejestracji online w systemie medycznym
W przypadku kalendarza wizyt online bardzo ważna jest również możliwość umieszczenia opcji rejestracji online na stronie internetowej gabinetu. Nie musisz od razu tworzyć całego portalu pacjenta z dostępem do podglądu historii leczenia dla pacjentów, ale zwróć uwagę, by program umożliwiał utworzenie strony medycznej z łatwą w obsłudze e-rejestracją. Opcja rejestracji online pozwala pacjentom na umawianie wizyt w dogodnym dla nich czasie, co zwiększa dostępność placówek medycznych.
Jeśli korzystasz z portalu ZnanyLekarz, to najlepszy program dla Ciebie powinien posiadać e-rejestrację zsynchronizowaną z tym portalem, żeby uniknąć podwójnych rezerwacji i żeby rejestratorki nie musiały ręcznie przepisywać pacjentów do programu.
Darmowy program e-rejestracji pozwoli Ci także w przyszłości pozyskiwać pacjentów przez własną stronę internetową, bez konieczności płacenia prowizji.
Moduł płatności internetowych za usługi z zakresu stomatologii
Wprowadzenie płatności online do gabinetu stomatologicznego to krok w stronę wygody zarówno dla pacjentów, jak i personelu. Dzięki tej funkcji pacjenci mogą szybko i bezpiecznie opłacić wizytę już w momencie jej rezerwacji, co minimalizuje ryzyko odwołania terminu. Płatności online zintegrowane z systemem do zarządzania gabinetem umożliwiają automatyczne księgowanie wpłat, co usprawnia proces rozliczeń i pozwala uniknąć błędów. To także świetne rozwiązanie dla placówek oferujących plany leczenia rozłożone na raty – pacjenci mogą zarządzać płatnościami zdalnie, a gabinet ma pełną kontrolę nad historią transakcji. Taka wygoda to dziś standard, który pozytywnie wpływa na wizerunek nowoczesnego gabinetu.
Elektroniczna Dokumentacja Medyczna (EDM) dostosowana do potrzeb stomatologii
Prowadzenie dokumentacji medycznej w formie cyfrowej to nie tylko wymóg prawny, ale także ogromne ułatwienie. Moduł EDM to jedna z ważniejszych funkcjonalności programu dla stomatologii. Twój niezawodny program stomatologiczny powinien pozwalać na:
Szybkie wypełnianie kart pacjentów
Zwróć uwagę, czy program umożliwia korzystanie z szablonów do wypełniania dokumentacji medycznej, możliwość wystawiania e-recepty i innych dokumentów oraz czy będziesz mógł automatycznie raportować zdarzenia medyczne. Weź pod uwagę również najnowsze trendy i nowoczesne funkcjonalności – niektóre programy pozwalają za pomocą bezpłatnej aplikacji mobilnej wypełniać głosowo elektroniczną dokumentację medyczną. Program uzupełnia wtedy kartę wizyty na podstawie tego co powiesz. To szczególnie przydatne podczas pierwszorazowego badania, możesz jednocześnie przeglądać jamę ustną pacjentów i tworzyć notatki.
Dodawanie zdjęć RTG i wyników badań z telefonu do systemu medycznego
Szybkie skanowanie i dodawanie dodatkowych dokumentów dostarczonych przez pacjentów do gabinetu lekarskiego do dokumentacji medycznej jest bardzo ważne. Najlepiej, gdy oprogramowanie pozwala korzystać z takich funkcjonalności za pomocą aplikacji mobilnej – to znacznie ułatwia pracę obsłudze gabinetu stomatologicznego. Nie musisz nawet posiadać skanera! Szybko logujesz się do dedykowanej aplikacji mobilnej, skanujesz dokumenty pacjentów telefonem i dodajesz je do dokumentacji medycznej.
Personalizacja dokumentacji pod kątem usług stomatologicznych
Funkcjonalne moduły dentystyczne w programach medycznych powinny umożliwiać personalizację okna wypełniania karty pacjenta. To duża oszczędność czasu, gdy możesz poustawiać okienka w programie według swoich preferencji. W stomatologii przebieg wizyty wygląda inaczej niż w medycynie ogólnej – inne są możliwe choroby, rzadziej wystawiane e-recepty, a niektóre elementy takie jak opis badania fizykalnego wydają się całkowicie zbędne. Wybierając program zwróć zatem uwagę, czy możesz liczyć na personalizację okna przeprowadzania wizyty.
Diagram dentystyczny – must have w stomatologii
Nowoczesne programy dla stomatologów często oferują moduł diagramu zębowego, który jest nieocenionym narzędziem w codziennej pracy gabinetu stomatologicznego. Dzięki graficznej wizualizacji jamy ustnej w karcie pacjenta lekarze mogą precyzyjnie dokumentować stan uzębienia, planować kolejne etapy terapii oraz śledzić szczegóły historii leczenia.
Diagram dentystyczny zintegrowany z elektroniczną dokumentacją medyczną pozwala na szybki dostęp do ważnych informacji, co znacznie usprawnia pracę zespołu i podnosi jakość obsługi pacjenta. To rozwiązanie wspiera również komunikację z pacjentem, umożliwiając czytelne przedstawienie planu leczenia oraz jego efektów.
Obsługa magazynu stomatologicznego w systemie medycznym
Śledzenie stanów magazynowych materiałów takich jak wypełnienia, narzędzia czy środki dezynfekujące jest istotne w każdym gabinecie. Program dla gabinetu stomatologicznego powinien umożliwiać automatyczne aktualizowanie stanu magazynu na podstawie wprowadzonych do systemu usług oraz generowanie raportów i przypomnień o brakach w magazynie.
Powiadomienia SMS i e-mail dla pacjentów
Wybór programu powinien dotyczyć nie tylko intuicyjnej obsługi i bezpieczeństwa danych, ale również możliwości komunikacji z pacjentem. Oprogramowanie, które umożliwia automatyczne wysyłanie przypomnień o nadchodzących wizytach do pacjentów jest zdecydowanie świetnym rozwiązaniem. Automatyczne powiadomienia o zbliżających się wizytach zmniejszają liczbę nieodwołanych spotkań i pomagają pacjentom dotrzymywać terminów, a tym samym zmniejszają straty finansowe gabinetu stomatologicznego.
Jeśli raportujesz zdarzenia medyczne i wystawiasz e-recepty, to warto również sprawdzić, czy oprogramowanie pozwala wysyłać do pacjentów podsumowania wizyt za pomocą SMS lub e-mail. Wiadomości zawierające zalecenia po wizycie, kod e-recepty i inne ważne informacje są pożądane i doceniane przez pacjentów. Dzięki odpowiedniej obsłudze posprzedażowej możesz liczyć na powrót pacjenta i pozytywną opinię, a dodatkowo zredukujesz liczbę zbędnych połączeń, podczas których pacjenci zadają pytania związane z usługą z zakresu stomatologii, którą już odbyli.
Wsparcie techniczne
Każde oprogramowanie medyczne powinno posiadać odpowiednią pomoc techniczną. Jeśli będziesz wybierać program, dowiedz się, w jakich godzinach pomoc będzie dostępna do państwa dyspozycji oraz co wchodzi w zakres wsparcia. Powinieneś wiedzieć, czy możesz zadać obsłudze pytania związane z uruchomieniem nowych funkcjonalności i modułów, czy pomogą Ci raportować zdarzenia medyczne, itp.
Warto zwrócić uwagę na to, by obsługa techniczna oprogramowania medycznego pracowała w podobnych godzinach jak Twój gabinet stomatologii. Nawet, jeśli system działa niezawodnie, może zdarzyć się sytuacja, w której będziesz potrzebować pomocy eksperta w obsłudze systemu.
Korzyści z wdrożenia lepszego programu dla stomatologów
Więcej czasu dla pacjenta
Automatyzacja procesów administracyjnych przez oprogramowanie – np. automatyczne raportowanie zdarzeń medycznych, moduł płatności online, czy funkcjonalności związane z szybszym wypełnianiem EDM pozwalają stomatologom i personelowi pomocniczemu skupić się na leczeniu, a nie na zarządzaniu dokumentacją czy organizacją pracy.
Lepsza organizacja pracy
Dzięki wielu funkcjonalnościom dostępnym w programie wystarczy, że będziesz korzystać z jednego oprogramowania do zarządzania całą placówką. W jednym miejscu zgromadzisz wszystkie informacje o pacjentach, wizytach, płatnościach internetowych i innych danych. Dzięki modułowi magazynu możesz kontrolować także stany magazynowe, a moduł księgowości pozwoli na rozliczenia z dostawcami i wystawianie faktur
Poprawa wizerunku gabinetu
Nowoczesne oprogramowanie medyczne sprawia, że gabinet postrzegany jest jako profesjonalny i dbający o komfort pacjenta. Moduł programu pozwalający na zbieranie opinii z pewnością umożliwi Ci łatwiejsze proszenie pacjentów o rekomendacje i pozwoli na budowanie pozytywnego wizerunku gabinetu stomatologicznego w Internecie.
Gabinet zyska także w oczach potencjalnych pracowników, którzy chętniej będą chcieli dołączyć do Twojego zespołu w przypadku rekrutacji. Nowoczesny program i możliwość korzystania z aplikacji mobilnej to czynniki, które świadczą o tym, że miejsce pracy się rozwija i jest otwarte na automatyzację pracy stomatologów.
Dlaczego Proassist to idealny program dla stomatologów?
System Proassist to kompleksowe oprogramowanie, które zostało zaprojektowane z myślą o gabinetach medycznych, w tym również stomatologicznych. Dzięki intuicyjnemu interfejsowi, bogatej funkcjonalności i możliwości personalizacji, program Proassist wspiera stomatologów w codziennej pracy.
Najważniejsze funkcje programu Proassist dla stomatologów:
Kalendarz wizyt z rejestracją online,
Elektroniczna dokumentacja medyczna dostosowana do stomatologii,
Proassist zapewnia wiele dodatkowych funkcji, które mogą zostać dostosowane do potrzeb gabinetu. Program rozwija się cały czas, a właściciele placówek mogą decydować o tym, jakie funkcjonalności zostaną wprowadzone do programu. Jeśli jesteś zainteresowany tematem, umów się na spotkanie, podczas którego przedstawiciel bezpłatnie zaprezentuje Ci wersję demo programu na komputer oraz aplikacji mobilnej.
Podsumowanie – software as an investment
Wybór odpowiedniego programu dla stomatologów to inwestycja, która szybko się zwróci w postaci sprawniejszej pracy, większej liczby umówionych wizyt i zadowolonych pacjentów. Nowoczesne oprogramowanie, takie jak program Proassist, pozwala na kompleksowe zarządzanie gabinetem stomatologicznym, eliminując chaos i usprawniając codzienną pracę.
Jeśli zastanawiasz się, jaki program wybrać, skontaktuj się z nami i sprawdź, jak Proassist może pomóc w prowadzeniu Twojego gabinetu stomatologicznego!
Zarządzaj swoją prywatnością
Używamy technologii takich jak pliki cookie do przechowywania i/lub uzyskiwania dostępu do informacji o urządzeniu. Robimy to, aby poprawić jakość przeglądania i wyświetlać (nie)spersonalizowane reklamy. Wyrażenie zgody na te technologie umożliwi nam przetwarzanie danych, takich jak zachowanie podczas przeglądania lub unikalne identyfikatory na tej stronie. Brak wyrażenia zgody lub jej wycofanie może niekorzystnie wpłynąć na niektóre cechy i funkcje.
Funkcjonalne Always active
Przechowywanie lub dostęp do danych technicznych jest ściśle konieczny do uzasadnionego celu umożliwienia korzystania z konkretnej usługi wyraźnie żądanej przez subskrybenta lub użytkownika, lub wyłącznie w celu przeprowadzenia transmisji komunikatu przez sieć łączności elektronicznej.
Preferencje
Przechowywanie lub dostęp techniczny jest niezbędny do uzasadnionego celu przechowywania preferencji, o które nie prosi subskrybent lub użytkownik.
Statystyka
Przechowywanie techniczne lub dostęp, który jest używany wyłącznie do celów statystycznych.Przechowywanie techniczne lub dostęp, który jest używany wyłącznie do anonimowych celów statystycznych. Bez wezwania do sądu, dobrowolnego podporządkowania się dostawcy usług internetowych lub dodatkowych zapisów od strony trzeciej, informacje przechowywane lub pobierane wyłącznie w tym celu zwykle nie mogą być wykorzystywane do identyfikacji użytkownika.
Marketing
Przechowywanie lub dostęp techniczny jest wymagany do tworzenia profili użytkowników w celu wysyłania reklam lub śledzenia użytkownika na stronie internetowej lub na kilku stronach internetowych w podobnych celach marketingowych.
Administrator Twoich danych osobowych jest Proassist Sp. z o.o. z siedzibą na os. Handlowe 5, 31-935 Kraków, KRS: 0000961573, NIP: 6762436420, REGON: 121461470. W przypadku pytań dotyczących przetwarzania danych osobowych lub korzystania z przysługujących Ci praw, możesz skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych, Ireneuszem Zabawą, pod adresem: iodo@proassist.pl. Twoje dane osobowe są przetwarzane zgodnie z RODO, w sposób przejrzysty i zgodny z obowiązującymi przepisami prawa. Szczegółowe informacje na temat zasad przetwarzania danych osobowych znajdują się w naszej Polityce Prywatności. Pokaż więcej
Zamów bezpłatne połączenie w 5 minut!
Jesteśmy gotowi, aby odpowiedzieć na wszystkie Twoje pytania.
