proassist logo

Kiedy jest dobry czas na zorganizowanie rejestracji pacjentów w swoim gabinecie?

Rejestracja medyczna – a konkretniej jej organizacja. Czy jest na nią lepszy i gorszy czas? Kiedy podjąć odpowiednie działania, aby w maksymalnym sposób wykorzystywać potencjał swojego gabinetu? 

W trakcie lektury naszego najnowszego artykułu dowiesz się między innymi: 

  1. Jak w czasie zaplanować konkretne działania rozwojowe swojej placówki medycznej/gabinetu medycznego. 
  2. Czy rejestrację pacjentów możemy zostawić na później i zajmować się nią samodzielnie.   
  3. Po czym poznać dobrze zorganizowaną rejestrację pacjentów. 

Jak w czasie zaplanować konkretne działania rozwojowe swojej placówki medycznej/ swojego gabinetu medycznego?

Kiedy otwierasz swój gabinet masz jeden cel – świadczyć najwyższą jakość swoich usług dla pacjentów, którzy przyjdą na umówioną wcześniej wizytę. Jednak sam proces umożliwienia im rejestracji jest często pomijany. W standardowym (dość archaicznym – zaraz dowiesz się dlaczego) przykładzie – w gabinecie medycznym, sam specjalista odpowiada za umawianie pacjentów, czyli odbieranie telefonów. Proces ten jest nierzadko żmudny i ma ogromne wady, jeśli nie zadbamy o jego właściwą organizację. 

W sytuacji, kiedy nadrzędny element, jakim jest organizacja rejestracji medycznej zostanie przez nas zignorowany, nawet najlepiej zoptymalizowane działania marketingowe mogą nie przynieść zadowalających efektów. Czytaj – większą ilość pacjentów, którzy rejestrują się na wizyty i co ważne, finalnie na nie przychodzą. 

Podajmy przykład.

Przykład 1. 

Sam prowadzisz gabinet specjalistyczny i zajmujesz się odbieraniem połączeń. Rejestracja jest czynna w godzinach, kiedy przyjmujesz pacjentów, dlatego naturalne jest, że nie każde połączenie zostanie przez Ciebie odebrane od razu. Z punktu widzenia pacjenta może oznaczać to brak wolnych miejsc lub po po prostu zignorowanie jego próby kontaktu, przez co rozpocznie ponowne poszukiwanie specjalisty

Przykład 2. 

Prowadzisz placówkę medyczną i za odbieranie połączeń odpowiedzialna jest rejestratorka medyczna. Jak każda osoba, tak również ona ma pewne ograniczenia i naturalnie jest w stanie na raz odebrać wyłącznie jedno połączenie. Przez co więcej pacjentów może finalnie nie dodzwonić się do Twojego gabinetu i zdecydować się na ofertę konkurencyjnej placówki medycznej.  

Czy rejestrację pacjentów możemy zostawić na później i zajmować się nią samodzielnie?   

Z założenia oczywiście rejestracja pacjentów może pozostać na naszej głowie. W praktyce jednak powierzenie odbierania połączeń nawet jednej osobie, staje się niezwykle wymagającym procesem. Biorąc pod uwagę możliwości prowadzenia różnych działań z zakresu marketingu medycznego (Prowadzenie fanpage’a, Facebook ADS, Google ADS itp.) zapewnienie wyłącznie telefonicznej rejestracji, jest utrudnieniem w komunikacji z placówką. Zdecydowanie zatem nie powinniśmy odkładać organizacji rejestracji na potem, czy ograniczać pola kontaktu dla pacjentów wyłącznie do możliwości rejestracji telefonicznej.  Co zatem zrobić?



Po czym poznać dobrze zorganizowaną rejestrację pacjentów? 

Dobrze zorganizowana rejestracja pacjentów to gwarancja możliwości skontaktowania się z placówką medyczną i umówienia się na wizytę w wybrany przez pacjenta sposób. Ogromnym atutem jest możliwość stworzenia formularza do rejestracji online na stronie internetowej konkretnego gabinetu specjalisty. Dzięki temu w prosty sposób zmniejszamy ryzyko ogromnej ilości zainteresowanych pacjentów, którzy chcą zarejestrować się wyłącznie przy pomocy telefonu. 

Odpowiednia organizacja rejestracji w placówce medycznej to gwarancja, że pacjent ma możliwość umówienia terminu wizyty i jego zmiany o dowolnej porze, a nie wyłącznie w wyznaczonych godzinach. Takie właśnie propozycje oferują swoim potencjalnym pacjentom kliniki, placówki i gabinety, które umożliwiają rejestrację online. 

Dobrze zorganizowana rejestracja pacjentów to także zaplanowanie formy przypomnieć o zbliżającym się terminie wizyty. Możemy zastosować różnorodne formy przypomnieć w postaci wysyłanym automatycznie maili, wiadomości SMS, a nawet połączeń. Wszystko zależy od grupy docelowej, która stanowi większą część grupy naszych potencjalnych pacjentów. Więcej na temat właściwej organizacji rejestracji pacjentów i tego ile możesz stracić, kiedy odłożysz ją na później, dowiesz się na łamach podcastów Jak zrozumieć Pacjenta.

Jesteś managerem lub właścicielem placówki?

Obecnie wszyscy nasi eksperci są poza biurem. Zostaw swój numer telefonu, a my oddzwonimy do ciebie, aby zaprezentować Ci funkcje, które usprawnią pracę w Twojej placówce!

Cześć!

Podaj numer telefonu,
a oddzwonimy
do 2 minut!