Zapisy pacjentów na wizyty drogą mailową zaburzą pracę rejestracji medycznej

Zapisy pacjentów na wizyty drogą mailową zaburzą pracę rejestracji medycznej

Internetowe umawianie wizyt coraz bardziej zyskuje na popularności. Takie rozwiązanie usprawnia pracę placówek medycznych i naturalnie zmniejsza ruch telefoniczny. Nic więc dziwnego, że wielu managerów decyduje się na wdrożenie tej funkcjonalności do swojej placówki medycznej. 

Aby wprowadzenie rejestracji on-line miało sens, proces zapisu na wizytę powinien być na tyle intuicyjny, aby pacjent mógł przejść go samodzielnie. Internetowe zapisy mają odciążać rejestrację medyczną przychodni. Niektórzy managerowie przychodni zdają się jednak o tym zapominać. Wprowadzają możliwość zapisów przez internet, która w wielu przypadkach, zamiast poprawiać organizację pracy placówki medycznej, skutecznie ją pogarsza.

Rejestracja online nie powinna oznaczać rezerwacji wizyty przez wiadomość e-mail.

Z uwagi na coraz większą popularność rejestracji online, wielu pacjentów w pierwszej kolejności decyduje się właśnie na ten sposób rezerwacji terminu wizyty. Osoba zainteresowana wyszukuje stronę placówki medycznej w internecie, po czym szuka możliwości zapisu przez internet. Bardzo często zakładce „rejestracja” znajduje wyłącznie adres e-mail, przez który placówka przyjmuje zapisy. Rezerwacja wizyty, owszem, odbywa się przez internet, ale czy to zmieni coś w organizacji pracy placówki? Owszem, z pewnością ją pogorszy. Dlaczego?

Po pierwsze, zapisy na wizyty przez e-mail wprowadzą niepotrzebny bałagan.

Pacjenci kontaktują się z przychodnią w różnych sprawach. Zapis na wizytę to jedno, jednak co z pytaniami dotyczącymi wolnych terminów, świadczonych usług, czy lekarzy przyjmujących placówce? Umieszczając na stronie internetowej przychodni adres e-mail, który docelowo ma służyć do rejestracji online, musisz być przygotowany na to, że wielu pacjentów będzie wykorzystywać go do innych celów. Wynikiem tego będzie jeden wielki bałagan. W jednej skrzynce mailowej znajdą się wiadomości dotyczące zarówno zapisów na wizyty jak i pytań o to, czy w Twojej placówce medycznej przyjmuje taki, czy inny lekarz. 

Próba uniknięcia takiej sytuacji poprzez założenia dwóch skrzynek mailowych niestety może okazać się niewystarczająca. Dla wielu pacjentów adres mailowy zapisynawizyty@placówka.pl niczym nie będzie różnił się od adresu informacja@placówka.pl. Szczególnie w sytuacji, gdy nie uzyskają szybkiej odpowiedzi na wiadomość wysłaną na jeden z nich. Możesz mieć pewność, że pacjent skorzysta wtedy z drugiego adresu, a rejestracja medyczna Twojej placówki zostanie obciążona dodatkowym obowiązkiem porządkowania maili od pacjentów.

Po drugie, spowodują natłok obowiązków, zamiast ulepszyć organizację pracy.

Na rejestracji medycznej przychodni spoczywa wiele obowiązków. Jeżeli do odbierania połączeń telefonicznych, obsługi pacjentów w recepcji, oraz kilku innych codziennych czynności, dołożysz mailową korespondencję z pacjentami w celu dobrania odpowiedniego terminu wizyty, możesz doprowadzić do zupełnej dezorganizacji pracy placówki. Zapis przez wiadomość e-mail wcale nie będzie trwał krócej niż telefoniczny, a rejestracja online ma służyć zmniejszeniu liczby połączeń do przychodni. Dlatego umawianie wizyt za pomocą maila z pewnością nie pomoże w usprawnieniu pracy rejestracji medycznej.

Wyobraź sobie taką sytuację:

Pacjent pisze wiadomość do przychodni, że chce umówić się na wizytę do doktora A na wtorek na godzinę 16:00. Rejestracja medyczna odpisuje, że lekarz nie przyjmuje w najbliższy wtorek, ale może zaproponować środę o godzinie 17:00. Pacjent pisze, że ten termin również mu nie pasuje. Pracownik rejestracji sprawdza i proponuje kolejne terminy, wysyłając coraz więcej wiadomości. Nie ma pewności, kiedy pacjent odpisze, a termin może zostać zajęty przez innego pacjenta, który zapisze się na wizytę telefonicznie. Ponadto taka wymiana wiadomości może trwać naprawdę długo i bardzo realnie obciążać rejestrację medyczną.

Po trzecie, istnieje ryzyko pominięcia wiadomości w skrzynce odbiorczej.

Umawianie wizyt przez e-mail wiąże się z przyjmowaniem dużej liczby wiadomości każdego dnia. Może to skutkować przeoczeniem niektórych próśb o rezerwację terminu, przez co istnieje ryzyko, że nie każdy pacjent zostanie zapisany na wizytę. Oprócz tego w wyniku natłoku wiadomości, skrzynka może zostać przepełniona, przez co maile przestaną docierać aż do momentu jej opróżnienia. Przy dużej liczbie pacjentów będzie to spore uniedogodnienie dla rejestracji medycznej.
Rejestracja online to zakładka na stronie internetowej lekarza lub placówki medycznej, umieszczona w widocznym dla pacjenta miejscu. Korzystanie z niej nie sprawia nikomu problemu, a wizyty zarezerwowane za jej pomocą zapisywane są automatycznie w elektronicznym kalendarzu. Dane pacjentów zapisujących się przez zakładkę chronione są certyfikatem SSL, a rejestracja on-line nie wymaga założenia konta. Proces rezerwacji wizyty jest szybki i nie wymaga ingerencji pracowników rejestracji medycznej, która dzięki dodatkowej możliwości zapisów na wizyty zostaje znacznie odciążona.

Usprawnienie, nie utrudnienie

Rejestracja online powinna być wsparciem, dodatkowym źródłem zapisu na wizyty, dzięki któremu pracownicy rejestracji medycznej będą mogli poświęcać więcej czasu na wszystkie swoje obowiązki. Nie powinna być ona skomplikowana, a internetowy zapis nie powinien być czasochłonny. Zapisy na wizyty drogą mailową, zamiast usprawnić organizację pracy placówki medycznej, skutecznie ją utrudnią. W skrzynce mailowej może zapanować nieoczekiwany chaos wywołany natłokiem wiadomości wysyłanych w różnych sprawach. Ponadto rejestracja pacjentów przez mail zajmuje dużo czasu, przez co ciężko będzie poświęcić czas na resztę czynności. Dlatego najlepszym rozwiązaniem jest umieszczenie specjalnej zakładki do rejestracji online na stronie internetowej lekarza lub placówki medycznej. Zapis odbywa się bez udziału pracowników rejestracji medycznej, co zdecydowanie usprawni organizację pracy rejestracji medycznej przychodni.
Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Poznaj tajniki marketingu medycznego!

Zdajemy sobie sprawę, że zakazanie prawem reklamy świadczeń zdrowotnych utrudnia lekarzom i managerom placówek medycznych „pokazanie się” pacjentom.

Postanowiliśmy ułatwić im sprawę, dlatego stworzyliśmy darmowy e-book dla wszystkich zainteresowanych pozyskiwaniem pacjentów dla przychodni lub gabinetu medycznego.

Narzędzia używane w rejestracji pacjentów

Narzędzia używane w rejestracji pacjentów

Dobra komunikacja z pacjentem powinna być dla Ciebie kluczowa, jeśli jako manager placówki medycznej chcesz pozyskać ich jak najwięcej. Dostęp pacjenta do przychodni nie powinien być w żaden sposób ograniczany, dlatego bardzo ważne jest to, aby rejestracja medyczna należycie spełniała swoją funkcję, oraz skutecznie pomagała pacjentowi dotrzeć do gabinetu lekarskiego.

Placówki medyczne dysponują różnorodnymi narzędziami, które pomagają w zapisach na wizyty. Posiadanie ich jest niezbędne, jeśli chcesz, aby w Twojej przychodni pojawiało się jak najwięcej pacjentów.

Jakie są najważniejsze narzędzia wykorzystywane do umawiania wizyt?

Po pierwsze, rejestracja online

Strona internetowa lekarza lub placówki medycznej to bardzo powszechne rozwiązanie, z którego korzysta już wiele przychodni. Pełni ona funkcję marketingową, promując usługi świadczone przez lekarzy w placówce, oraz zapewnia sprawną komunikację z pacjentem. Ponadto jest miejscem, w którym można umieścić kolejne narzędzie do zapisu pacjentów – zakładkę do rejestracji online. Dane rozwiązanie pozwala na odciążenie osób odpowiedzialnych za rezerwacje terminów do lekarzy w placówce medycznej. Ponadto pacjenci dokonują zapisu samodzielnie w kilku prostych krokach, a wszystkie wizyty wpadają do tego samego terminarza wizyt, z którego korzysta rejestracja medyczna przychodni. Pozwala to na zachowanie porządku w grafikach lekarzy oraz umożliwi pozyskanie większej liczby pacjentów, poprzez udostępnienie kolejnego źródła zapisów na wizyty.

Po drugie, elektroniczny kalendarz wizyt.

Każdy rejestrator lub rejestratorka medyczna powinna mieć stały dostęp do elektronicznego terminarza, w którym bez problemu wprowadzi wszystkie dane dotyczące wizyt oraz pacjentów. Kalendarz powinien być prosty w obsłudze i jak najbardziej intuicyjny, aby podczas rejestracji pacjentów nie występowały żadne trudności. Powinien być wyposażony w opcję prostego tworzenia kart pacjenta i możliwości późniejszej edycji danych. Ponadto elektroniczny kalendarz lekarza powinien posiadać także funkcję łatwego przekładania wizyt. Możliwość przeciągania i upuszczania wizyt w obrębie terminarza za pomocą kursora myszki z pewnością przyspieszy wszystkie zmiany w grafiku. Dodatkowo kalendarz powinien być skonstruowany w taki sposób, aby pracownicy rejestracji medycznej mieli możliwość prostego przełożenia wizyty do innego lekarza. Łatwa obsługa terminarza wizyt znacznie przyspieszy rejestrację. Pozwoli to na poszerzenie źródeł zapisów na wizyty, a co za tym idzie – zwiększy również liczbę pacjentów odwiedzających Twoją placówkę medyczną. Dobrze, jeśli kalendarz elektroniczny lekarza działa w chmurze, aby zapisu na wizytę mógł dokonywać zarówno lekarz, jak i rejestratorka medyczna.

Po trzecie, centrala telefoniczna.

Jeżeli nie chcesz skorzystać z outsourcingu rejestracji medycznej, masz więcej niż jedną rejestratorkę na danej zmianie, możesz skorzystać z rozwiązania wirtualnej centrali telefonicznej.

Aby rozpocząć przyjmowanie połączeń, w pierwszej kolejności powinieneś wybrać odpowiednią dla siebie centralę telefoniczną. Obecnie bardzo popularnym rozwiązaniem jest VOiP – technologia, umożliwiająca prowadzenie rozmów telefonicznych za pomocą internetu. Taka wirtualna centralka telefoniczna wymaga jedynie połączenia z siecią, a wykonywanie połączeń możliwe jest poprzez wybrane przez Ciebie urządzenie: komputer stacjonarny, laptop, tablet lub telefon komórkowy. Dzięki temu może z powodzeniem zostać wykorzystana w placówkach medycznych do telefonicznych zapisów na wizyty.

Najważniejszym udogodnieniem wirtualnej centrali jest to, że możesz sprawdzić liczbę połączeń przychodzących, wychodzących, odebranych oraz nieodebranych. Wiesz, o której godzinie pacjent dzwoni, dzięki czemu możesz zorganizować pracę rejestracji medycznej w taki sposób, aby podwyższyć poziom odbieralności telefonów w placówce. Konfiguracja narzędzia jest jednak czasochłonna, dlatego dokładnie przemyśl temat wirtualnej centralki, zanim wdrożysz ją do swojej przychodni. 

Podsumowanie

System rezerwacji wizyt w placówce medycznej powinien być zorganizowany w taki sposób, aby zapis pacjenta był jak najbardziej sprawny oraz intuicyjny. Umówienie wizyty powinno trwać jak najkrócej, aby rejestracja medyczna miała szansę zapisać jak największą liczbę pacjentów. Pierwszym narzędziem wykorzystywaniem do umawiania wizyt jest rejestracja online na stronie internetowej lekarza lub placówki medycznej. Pozwoli ona na zwiększenie liczby pacjentów oraz odciążenie rejestratorów i rejestratorek medycznych w przychodni. Oprócz tego łatwy w obsłudze elektroniczny kalendarz z grafikiem lekarza, który umożliwi szybką rezerwację terminu oraz przełożenie wizyty. Dodatkowo każda placówka medyczna powinna zostać wyposażona w odpowiednie urządzenia niezbędne do zapisów na wizyty. Internetowe centralki telefoniczne z pewnością ułatwią tę czynność.

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Poznaj tajniki marketingu medycznego!

Zdajemy sobie sprawę, że zakazanie prawem reklamy świadczeń zdrowotnych utrudnia lekarzom i managerom placówek medycznych „pokazanie się” pacjentom.

Postanowiliśmy ułatwić im sprawę, dlatego stworzyliśmy darmowy e-book dla wszystkich zainteresowanych pozyskiwaniem pacjentów dla przychodni lub gabinetu medycznego.

Wdrożenie rejestracji telefonicznej Proassist do placówki medycznej ze świadczeniami prywatnymi oraz finansowanymi przez NFZ

Wdrożenie rejestracji telefonicznej Proassist do placówki medycznej ze świadczeniami prywatnymi oraz finansowanymi przez NFZ

Niepubliczny Zakład Opieki Zdrowotnej Przychodnia Neurologiczna w Gorzowie Wielkopolskim to placówka medyczna przyjmująca pacjentów w ramach opieki zdrowotnej finansowanej ze środków publicznych oraz przeprowadza wizyty prywatne. 

Pytamy Panią Doktor Mirelę Sobkowiak-Osińską, lekarza specjalistę neurologii, która udziela świadczeń medycznych w tej placówce, w jaki sposób usługi Proassist zmieniły funkcjonowanie przychodni.

Mirella Osińska

Proassist: Placówka, w której świadczy Pani swoje usługi medyczne przyjmuje pacjentów zarówno w ramach wizyt prywatnych oraz tych finansowanych z NFZ. Proszę powiedzieć, jak wyglądała organizacja pracy tej placówki medycznej poprzednio? Jak wyglądała rejestracja pacjentów przed wdrożeniem naszych usług?

Pani Doktor: Wcześniej dysponowaliśmy dwoma numerami telefonów. Pod jednym – stacjonarnym – były rejestrowane wizyty na NFZ, natomiast pod drugim – wizyty prywatne. Telefonów na pierwszy numer było bardzo dużo. Pacjenci, nie mogąc dodzwonić się na pierwszy numer telefonu, korzystali z drugiego, nie czytając, że służy on wyłącznie do rejestracji na wizyty komercyjne. Nastąpiło przeciążenie systemu oraz zamieszanie w pracy rejestratorek medycznych. Telefonów było tak dużo, że musiały obsługiwać je dwie osoby, przez co były one wyłączone z obsługi pacjenta przy kontuarze.
Stąd też pojawił się pomysł na to, żeby poprosić państwa o wsparcie, aby odciążyć rejestrację telefoniczną.

Proassist: Wtedy została wdrożona nasza rejestracja telefoniczna. Proszę powiedzieć, jak to wygląda teraz, po jej wprowadzeniu?

Pani Doktor: W tej chwili nasza rejestracja przyjmuje zapisy wyłącznie na fundusz zdrowia, tak jak mamy to zaznaczone na stronie. Wdrożyliśmy rejestrację telefoniczną Proassist również ze względu na to, że mamy okres pandemii i liczba połączeń została zwiększona, Obecnie sprawy załatwiamy telefonicznie i z państwa usług korzystamy i wyłącznie w zakresie wizyt komercyjnych.

Proassist: Czy zauważyła Pani różnicę w organizacji pracy rejestracji medycznej i po wprowadzeniu naszych usług do placówki?

Pani Doktor: Biorąc pod uwagę, że wcześniej był problem z dodzwonieniem się do naszej poradni również prywatnie, na pewno widać różnicę w tym, że pacjenci mają zdecydowanie większą możliwość zapisać na wizytę prywatną. Obsługa rejestracji jest bardzo sprawna i jest ona przedłużona. My pracujemy do 18, a państwo przyjmujecie zapisy na wizyty do 21:00, oraz w soboty. Jest to doceniane przez pacjentów.
Proassist: Czy w ogólnym rozrachunku organizacja placówki została usprawniona?

Pani Doktor: Tak, oczywiście. Poprawiła się organizacja pracy w rejestracji, jednocześnie odciążyliśmy rejestrację telefoniczną. Obecnie w dobie pandemii tej pracy jest znacznie więcej ze względu na to, że przyjmujemy wyniki, które w tej chwili oceniamy w ramach telewizyt, prośby o recepty, o zaświadczenia, prośby o telewizyty. To wszystko przechodzi przez rejestrację, która jest bardzo obciążona, dlatego ogromnym plusem i udogodnieniem jest to, że pracownicy rejestracji nie muszą zajmować się teraz działem komercyjnym. Mamy to u was w ramach zewnętrznej firmy. Jest to wygodne.

Proassist: To już wszystko z mojej strony, bardzo dziękuję Pani za rozmowę.
Pani Doktor: Dziękuję.

Dla Przychodni Neurologicznej w Gorzowie Wielkopolskim utrudnienie stanowiły telefony od pacjentów, blokujących linię do zapisów na wizyty prywatne, dzwoniąc, aby zarejestrować się na wizytę na NFZ. Rejestracja telefoniczna Proassist prowadzi zapisy wyłącznie na wizyty komercyjne, co odblokowało rejestrację medyczną placówki. Dzięki temu problem przeciążonej linii telefonicznej został zniwelowany, a przychodnia może prowadzić zapisy na Narodowy Fundusz Zdrowia.

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Poznaj tajniki marketingu medycznego!

Zdajemy sobie sprawę, że zakazanie prawem reklamy świadczeń zdrowotnych utrudnia lekarzom i managerom placówek medycznych „pokazanie się” pacjentom.

Postanowiliśmy ułatwić im sprawę, dlatego stworzyliśmy darmowy e-book dla wszystkich zainteresowanych pozyskiwaniem pacjentów dla przychodni lub gabinetu medycznego.

Podsumowanie roku 2020 w Proassist

Podsumowanie roku 2020 w Proassist

Nieustannie staramy się usprawniać nasze oprogramowanie medyczne tak, aby jak najlepiej dopasować je do potrzeb użytkowników. Dlatego z miesiąca na miesiąc system Proassist rozbudowywany jest o coraz to nowsze funkcjonalności, które jeszcze bardziej poprawiają komfort pracy lekarzy oraz managerów placówek.

W 2020 roku nasz program dla lekarzy został poszerzony o kolejne funkcje. Oprócz rozbudowania modułu EDM wprowadziliśmy kilka nowości związanych z chujowymi rozliczeniami oraz takie, które umożliwiają sprawne przeprowadzanie wizyt, nie tylko tych stacjonarnych.

Co jeszcze zostało wdrożone do systemu Proassist w 2020 roku? Zapraszamy do lektury.

Listę funkcjonalności wdrożonych do naszego programu dla lekarzy otwiera możliwość wystawiania e recepty. Zakładka do wypisywania tego dokumentu dostępna jest w oknie do przeprowadzania wizyty, dzięki czemu nie ma konieczności otwierania dodatkowych kart przeglądarki, czy programów. Podczas wypisywania dokumentu specjalista ma dostęp do pełnej bazy leków oraz aktualnych wysokościach refundacji. Istnieje także możliwość dodania konkretnych leków do ulubionych, co usprawnia późniejsze wystawianie e-recept.

Po wdrożeniu opcji wystawiania e-recepty nadszedł czas na usprawnienia sekcji EDM. Moduł elektronicznej dokumentacji medycznej to nieodłączna część każdego oprogramowania dla lekarzy. Specjaliści posługują się nią na co dzień, dlatego w minionym roku wprowadziliśmy możliwość tworzenia szablonów dokumentacji medycznej, aby usprawnić przeprowadzanie wizyt. Lekarz podczas przyjmowania pacjenta sporządza szablon, zapisuje go i nazywa, a następnie, w dowolnym momencie wykorzystuje. Nie musi wprowadzać tych samych informacji kilkukrotnie, co zdecydowanie przyspiesza przeprowadzanie wizyt.

Strona internetowa lekarza

Własna strona internetowa to doskonała wizytówka specjalisty lub placówki medycznej. Dlatego od ubiegłego roku tworzymy takie witryny dla lekarzy. Na stronie oprócz podstawowych informacji o specjalistach może zostać umieszczona zakładka do rejestracji on-line. Takie rozwiązanie pozwala zaistnieć lekarzom, czy placówkom medycznym w internecie, oraz pozyskać wielu nowych pacjentów dzięki udostępnieniu im możliwości do samodzielnych internetowych zapisów na wizyty.

Oprogramowanie medyczne Proassist w minionym roku zostało rozbudowane o możliwość automatycznej zmiany hasła do eWUŚ. Dzięki temu lekarze wprowadzają dane eWUŚ do systemu jednorazowo, a zmiana hasła na platformie nie jest konieczna.                    W przypadku korzystania przez użytkownika z danych eWUŚ również w innych systemach lub w innym celu – zmienione hasło można pobrać z naszego systemu.

Telemedycyna staje się coraz bardziej powszechne. Na popularności zyskały szczególnie w roku 2020 z uwagi na ograniczenia związane z pandemią. Nasze oprogramowanie medyczne zostało wyposażone we wszystkie funkcje, które nie tylko pozwalają na przeprowadzenie telekonsultacji, ale sprawiają też, że dana czynność jest szybka i funkcjonalna. Możliwość przeprowadzania wizyty przez videochat bezpośrednio z systemu pozwala na rozmowę z pacjentem przez kamerę z możliwością jednoczesnego wypełniania EDM. Lekarz ma dostęp do karty wizyty oraz zakładek umożliwiających wystawianie e recepty, czy e skierowania w jednym oknie. Nie musi instalować żadnych dodatkowych programów do video rozmów.

Inną funkcją ułatwiającą przeprowadzanie telekonsultacji jest opcja Click2Call dostępna bezpośrednio z kalendarza. Specjalista klika przycisk, a połączenie z pacjentem następuje natychmiastowo.

Kontakt z pacjentem w ramach korzystania z oprogramowania dla lekarzy Proassist ułatwiony został także poprzez wprowadzenie możliwości prowadzenia SMS-owego czatu. Wiadomości, które wymienia specjalista z pacjentem wyświetlają się w panelu, co pozwala na stały wgląd we wszystkie rozmowy przeprowadzone od momentu rozpoczęcia korzystania z opcji CHAT SMS.

Organizację pracy placówek medycznych korzystających z naszego oprogramowania usprawnia możliwość opłacania wizyt przez internet. Płatności online dostępne są dzięki naszej integracji z Blue Media – systemem transakcji internetowych. Istnieje możliwość uregulowania opłaty podczas rejestracji on-line oraz wygenerowania linku do płatności w celu opłacenia wizyty w późniejszym czasie. Dane rozwiązanie skraca kolejki w recepcji placówki medycznej oraz gwarantuje obecność pacjenta na wizycie w przypadku opłacenia jej bezpośrednio po zapisie.

Możliwość podłączenia drukarki fiskalnej do oprogramowania medycznego Proassist to kolejna funkcjonalność wprowadzona w 2020 roku. Pozwala na szybkie rozliczenie wizyty oraz wystawienie paragonu bezpośrednio z systemu. Instalacja programu jest bardzo prosta, a proces rozliczania wizyty i wystawiania paragonu intuicyjny.

Zakładka STATYSTYKI naszego programu do rejestracji wizyt została rozbudowana o możliwość rozliczenia lekarza z placówką medyczną. Można obliczyć tu wynagrodzenie dla specjalisty, sprawdzić statystyki dotyczące tego, które usługi były wykonywane w danym okresie najczęściej oraz wygenerować szczegółowy raport o formie płatności pacjentów za wizyty.

Możliwość wypisania elektronicznego zwolnienia lekarskiego dostępna jest dla użytkowników naszego oprogramowania medycznego również od roku 2020. Tak jak reszta zakładek do wystawiania dokumentów dla pacjenta znajduje się w łatwo dostępnym miejscu dla lekarza – w oknie do przeprowadzania wizyty. Elektroniczne zwolnienie lekarskie w naszym oprogramowaniu medycznym wypisuje się bardzo sprawnie, a wszystkie wystawione dotąd zwolnienia (nie tylko w systemie Proassist) lekarz może przejrzeć w każdej chwili w tym samym panelu, w którym wystawia dokument.

Możliwość wystawiania e skierowania zamyka listę funkcjonalności wprowadzonych do oprogramowania Proassist w roku 2020. Zakładka do wystawienia e skierowania dostępna jest w oknie do przeprowadzania wizyty, dzięki czemu specjalista może wystawić dokument w każdej chwili, bez konieczności otwierania dodatkowych okien lub kart w przeglądarce. Nie ma potrzeby również instalowania żadnych dodatkowych programów. Wszystko jest w jednym miejscu, a samo wystawianie e-skierowania jest bardzo intuicyjne.

Co dalej?

Nasze oprogramowanie do rejestracji wizyt oraz prowadzenia EDM zmienia się z roku na rok coraz bardziej. Funkcje wprowadzone w minionym roku usprawniają przeprowadzanie konsultacji w dobie pandemii oraz pozwalają na wypisanie każdego dokumentu dla pacjenta w formie elektronicznej. Płatności on-line usprawniają organizację pracy placówek, a możliwość tworzenia szablonów dokumentacji medycznej – przyspiesza proces przyjmowania pacjenta. Mimo wielu nowych funkcjonalności wdrożonych w ubiegłym roku nie poprzestajemy w działaniach ulepszających nasz system. Bieżący rok, podobnie jak poprzedni, będzie obfitował w nowe funkcjonalności ułatwiające pracę lekarzy i managerów placówek medycznych. Oprócz standardowych funkcji, czyli stworzenia modułu rehabilitanta, stomatologicznego, wprowadzenia Faktur VAT, połączenia się z e-pacjent w ramach e-wizyty mamy dla Was kilka niespodzianek.

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Poznaj tajniki marketingu medycznego!

Zdajemy sobie sprawę, że zakazanie prawem reklamy świadczeń zdrowotnych utrudnia lekarzom i managerom placówek medycznych „pokazanie się” pacjentom.

Postanowiliśmy ułatwić im sprawę, dlatego stworzyliśmy darmowy e-book dla wszystkich zainteresowanych pozyskiwaniem pacjentów dla przychodni lub gabinetu medycznego.

Rejestracja on-line na stronie internetowej lekarza jako wsparcie w pozyskiwaniu pacjentów

Rejestracja on-line na stronie internetowej lekarza jako wsparcie w pozyskiwaniu pacjentów

Pozyskiwanie pacjentów dla placówki medycznej lub gabinetu wiąże się wykonywaniem odpowiednich czynności marketingowych, zarówno w świecie wirtualnym, jak i poza nim. Prowadzenie fanpage’y w social mediach, płatne reklamy, czy założenie strony internetowej lekarza to tylko kilka podstawowych pomysłów na wypromowanie placówki lub gabinetu. 

Więcej na ten temat pisaliśmy tutaj.

Oprócz tego, że Twoja placówka medyczna zostanie dobrze zareklamowana, należy zadbać o to, aby jej praca była odpowiednio zorganizowana. W tym celu warto wdrożyć konkretne działania, umożliwiające pacjentowi dotarcie do gabinetu ma wizytę, takie jak dopasowanie oferty do oczekiwań klienta, możliwość wyboru formy płatności, przypomnienia o wizytach, czy usprawnienie rejestracji pacjentów. Tutaj opisaliśmy tę kwestię szczegółowo. 

Rejestracja pacjentów

Aby umożliwić odbiorcom Twojej reklamy szczęśliwe dotarcie na wizytę, w pierwszej kolejności powinieneś zadbać o prawidłowe działanie systemu rejestracji pacjentów. Pierwszą czynnością, którą wykona osoba zainteresowana usługami medycznymi Twojej placówki, będzie próba skontaktowania się z nią. Potencjalny pacjent, chcąc zapisać się na wizytę, zorientuje się w możliwościach rejestracji i zdecyduje się na ten, który będzie dla niego najbardziej odpowiedni. Dlatego warto umożliwić mu wybór w tej kwestii.

Strona internetowa lekarza to jeden z podstawowych elementów marketingu w sieci. Posiadanie własnej witryny ułatwia potencjalnemu pacjentowi zapoznanie się z zakresem usług świadczonych przez Twoją placówkę medyczną oraz zdobycie danych kontaktowych. Dla Ciebie oznacza to zwiększenie szansy pozyskanie realnego pacjenta. Dlatego, oprócz udostępnienia tradycyjnej rejestracji telefonicznej, warto wdrożyć do swoich działań możliwość internetowych zapisów na wizyty.

Dlaczego warto wprowadzić rejestrację on-line?

1. Przede wszystkim jest ona dodatkowym źródłem zapisów na wizyty. Z uwagi na fakt, że zapisy przez internet są dostępne przez całą dobę, zwiększają szanse na zarezerwowanie terminu przez pacjentów, którzy nie mają czasu na wykonywanie telefonów w ciągu dnia.

2. Dzięki temu, że rejestracja online nie zajmuje wiele czasu, skorzystają z niej nawet najbardziej zapracowane osoby. Zapisy internetowe wymagają wyłącznie wybrania usługi, terminu oraz wprowadzenia danych (w przypadku placówki medycznej, w której przyjmują różni specjaliści, należy wybrać jeszcze konkretnego lekarza). Rejestracja on-line jest intuicyjna i nieskomplikowana, co sprawia, że rezerwacja terminu wizyty nie powinna nikomu sprawić trudności.

3. Zapisy internetowe odciążą rejestrację telefoniczną w Twojej placówce medycznej i pozwolą zapisać się na wizytę tym, którzy z różnych powodów nie mogli dodzwonić się do placówki w celu rezerwacji terminu.

4. Wprowadzając do placówki rejestrację online, możesz udostępnić pacjentom opcję przedpłaty za wizytę dokonywaną podczas internetowego zapisu. Płatność on-line generuje pewność pojawienia się pacjenta na wizycie, co pozwala na uniknięcie zbędnych luk w grafiku lekarza oraz umożliwia zabezpieczenie przed ewentualnymi stratami finansowymi.

5. Rejestracja online to krok naprzód dla placówki medycznej. Większość dziedzin naszego życia codziennego została opanowana przez internet. Placówka, która posiada możliwość zapisów on-line, będzie postrzegana jako nowoczesne miejsce, które nieustannie usprawnia swoją działalność oraz wychodzi naprzeciw oczekiwaniom swoich pacjentów. 

Podsumowanie

Na promocję placówki medycznej lub gabinetu lekarskiego składa się wiele aspektów. Oprócz działań reklamowych w sieci oraz poza nią, ważne jest także dbanie o odpowiednią organizację pracy placówki, a przede wszystkim usprawnienie systemu rejestracji pacjentów. Udostępniając możliwość internetowych zapisów na wizyty, zyskujesz szansę na lepsze zareklamowanie swojej placówki oraz zwiększysz szansę na pozyskanie nowych pacjentów.
Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Poznaj tajniki marketingu medycznego!

Zdajemy sobie sprawę, że zakazanie prawem reklamy świadczeń zdrowotnych utrudnia lekarzom i managerom placówek medycznych „pokazanie się” pacjentom.

Postanowiliśmy ułatwić im sprawę, dlatego stworzyliśmy darmowy e-book dla wszystkich zainteresowanych pozyskiwaniem pacjentów dla przychodni lub gabinetu medycznego.

Usługa telefonicznej oraz internetowej rejestracji Proassist jako wsparcie dla szpitala wykonującego szczepienia przeciwko Covid-19

Usługa telefonicznej oraz internetowej rejestracji Proassist jako wsparcie dla szpitala wykonującego szczepienia przeciwko Covid-19

Zespół Opieki Zdrowotnej w Łowiczu to publiczna placówka medyczna z wieloletnią historią. Szpital znajduje się na liście placówek węzłowych, co oznacza, że wykonuje już szczepienia na COVID-19 tzw. grupy „zero”.

Wielu chętnych

Szczepienia podzielone są na cztery etapy, a każdy z nich odbywa się w określonym zakresie czasowym. Osób wyrażających chęć na szczepienie jest wiele, w wyniku czego znacznie wzrosła liczba połączeń telefonicznych odbieranych przez rejestrację medyczną szpitala w Łowiczu.

Przeciążona rejestracja telefoniczna szpitala

Managerowie placówki stanęli przed wyborem. Jedną z możliwości było przeciążenie aktualnej rejestracji, co było równoznaczne z zablokowaniem pacjentom szansy na zwykłe wizyty. Ponadto, wybierając tę opcję, rejestracja telefoniczna ZOZ Łowicz nie byłaby w stanie odebrać wszystkich połączeń od pacjentów, którzy wykazują chęć zapisu na szczepienia. Druga z możliwości to zatrudnienie dodatkowego personelu. Jednak czasochłonny proces rekrutacji oraz szkolenia nowych pracowników skutecznie utrudniły skorzystanie z takiego rozwiązania. Dlatego najlepszym sposobem na poradzenie sobie z kwestią zapisów na szczepienia okazała się elastyczna umowa z Proassist.

Rozwiązanie – rejestracja telefoniczna Proassist

W tym celu do placówki medycznej została wdrożona rejestracja telefoniczna Proassist. Nasi konsultanci zapisują pacjentów na szczepienia przeciwko Covid-19, dzięki czemu rejestracja medyczna placówki została w dużej mierze odciążona. Pozwala to na wypełnianie swoich dotychczasowych obowiązków. Szanse na zarezerwowanie terminu szczepień wzrosły dzięki usprawnieniu komunikacji pomiędzy szpitalem a pacjentami i w ten sposób szpital w Łowiczu wykorzysta pełną pulę dostępnych szczepionek, które może wykonywać w miarę swoich możliwości, w zależności od dostępnych gabinetów i zatrudnionego personelu.

Automatyzacja działań i usprawnienie rejestracji

Każdy pacjent podczas zapisu na wizytę zostaje poinformowany o konieczności wypełnienia ankiety niezbędnej do wykonania szczepienia. Zanim jednak konsultant rejestracji telefonicznej powiadomi o wysłaniu formularza, musi zweryfikować, czy pacjent należy do grupy, której szczepienia są aktualnie wykonywane. Jeżeli wszystko się zgadza – zostaje zaproponowany termin i pacjent zostaje zapisany z góry na oba terminy podania szczepionki, co usprawnia rejestrację.

Po zapisie na adres mailowy pacjenta zostaje wysłana wiadomość z terminem wizyty oraz niezbędna do wykonania szczepienia ankieta, którą należy wypełnić przed wizytą. Dzięki temu pacjent pojawia się na szczepieniu z kompletem dokumentów, a procedura przebiega sprawnie i bez zbędnych formalności.

SMS i E-mail przypominający o wizycie

Dzień przed szczepieniem w ZOZ Łowicz pacjent dostaje wiadomości SMS oraz e-mail przypominające o wizycie. Zawierają termin szczepienia oraz dokładną godzinę. Pozwala to na skrócenie kolejek w placówce. Ponadto istnieje możliwość odwołania wizyty za pomocą SMS-a lub drogą mailową, dzięki czemu niwelowane jest ryzyko blokowania terminów szczepień.

Na stronie ZOZ Łowicz została umieszczona zakładka do zapisów internetowych. Pacjenci samodzielnie wybierają termin szczepienia oraz wprowadzają wszystkie dane niezbędne do rezerwacji wizyty, oraz wypełniają formularze potrzebne do rejestracji na szczepienie. Rejestracja on-line Proassist dodatkowo wspomaga zapisy telefoniczne, dzięki czemu pracownicy szpitala w Łowiczu mogą bez przeszkód wypełniać swoje obowiązki. Zapis na wizytę przez internet możliwy jest wyłącznie dla osób znajdujących się w grupie, której szczepienia odbywają się w danym czasie.

Rejestracja online ZOZ Łowicz

Szybkie wdrożenie usług Proassist do Szpitala w Łowiczu

Rozwiązania Proassist zostały wprowadzone do ZOZ Łowicz w ciągu dwóch dni roboczych. Pierwszego dnia otrzymaliśmy wytyczne wraz z listą pacjentów do przepisania. Następnego dnia o godzinie 9:00 nasi konsultanci już odbierali pierwsze połączenia telefoniczne.

W ten sam dzień na stronie internetowej Zakładu Opieki Zdrowotnej w Łowiczu pojawiła się zakładka do rejestracji on-line.

Dodatkowy punkt szczepień

W trakcie trwania naszej umowy ze szpitalem w Łowiczu managerowie placówki zdecydowali się na otworzenie drugiego punktu szczepień. W ramach korzystania z naszych usług istnieje możliwość stworzenia w bardzo krótkim czasie dodatkowego terminarza wizyt oraz zwiększenia ilości osób zapisywanych na szczepienia. Dzięki temu placówka medyczna może tworzyć nieograniczoną liczbę takich punktów bez obaw o trudności w zapisywaniu pacjentów na szczepienia.

Terminowa umowa z placówką

Zdajemy sobie sprawę, że ZOZ Łowicz nie ma możliwości podpisania bezterminowej umowy, ponieważ nie wiadomo jak długi okaże się proces szczepień na Covid-19. Dlatego wraz z placówką wypracowaliśmy model współpracy w oparciu o ilość wykonywanych szczepień. Dzięki temu szpital uzyskał od nas gwarancję, że nasze wynagrodzenie będzie adekwatne do liczby podawanych szczepionek. Nasze wynagrodzenie będzie proporcjonalne do wynagrodzenia z NFZ.

Podsumowanie

Z uwagi na dużą liczbę chętnych na szczepienie przeciwko Covid-19 w placówkach tworzą się kolejki, a rejestracja medyczna szpitali, POZ, ZOZ, NZOZ itd. potrzebuje wsparcia w zakresie zapisywania pacjentów na szczepienia. W przypadku Zespołu Opieki Zdrowotnej Łowicz wdrożenie usługi zapisów telefonicznych Proassist znacznie odciążyło funkcjonującą w placówce rejestrację medyczną. Dodatkowym wsparciem okazały się zapisy przez zakładkę na stronie internetowej szpitala. Dane rozwiązanie znacznie poszerzyło możliwości zapisów, dzięki czemu wielu pacjentów ma szanse zapisania się na szczepienia, a personel szpitala może spokojnie wykonywać swoją pracę, nie tracąc czasu na odbieranie dużej ilości połączeń telefonicznych. Dodatkowym usprawnieniem procesu szczepień w ZOZ Łowicz okazały się przypomnienia SMS i e-mail, oraz możliwość wysłania pacjentowi formularzy niezbędnych do wypełnienia przed wykonaniem szczepienia. Elastyczny typ umowy umożliwił ustalenie odpowiednich warunków, dzięki czemu szpital w Łowiczu może korzystać z usług naszej rejestracji bez obaw o koszty.
Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Poznaj tajniki marketingu medycznego!

Zdajemy sobie sprawę, że zakazanie prawem reklamy świadczeń zdrowotnych utrudnia lekarzom i managerom placówek medycznych „pokazanie się” pacjentom.

Postanowiliśmy ułatwić im sprawę, dlatego stworzyliśmy darmowy e-book dla wszystkich zainteresowanych pozyskiwaniem pacjentów dla przychodni lub gabinetu medycznego.

Zapis z podcastu – Prawo Dla Zdrowia. Jak wybrać system do obsługi gabinetu i prowadzenia dokumentacji medycznej?

Zapis z podcastu - Prawo Dla Zdrowia. Jak wybrać system do obsługi gabinetu i prowadzenia dokumentacji medycznej?

Prawo dla zdrowia to podcast prowadzony przez adwokata Bartłomieja Achlera. Tematyka podcastu obejmuje aspekty prawne w zakresie prowadzenia działalności leczniczej. W dziesiątym, jubileuszowym odcinku gościem serii był Jacek Piaseczyński – założyciel i CEO Proassist. Zapraszamy do lektury zapisu z rozmowy o tym, czym kierować się podczas wyboru oprogramowania medycznego do obsługi gabinetu lekarskiego i prowadzenia elektronicznej dokumentacji medycznej.

Bartłomiej Achler: Dzisiaj odcinek wyjątkowy z przynajmniej kilku powodów: po pierwsze jest to jubileuszowy odcinek numer 10, po drugie – ostatni już odcinek w roku 2020, i wreszcie po trzecie i najważniejsze – po raz pierwszy w podcaście będziemy mieli gościa, a tym gościem jest Jacek Piaseczyński, założyciel i CEO w firmie Proassist, zajmującej się tworzeniem i dostarczaniem oprogramowania dla placówek medycznych.
Dzień dobry, Jacku.

Jacek Piaseczyński: Dzień dobry, Bartłomieju.

Bartłomiej Achler: Jacku, czy mógłbyś na początek, zanim zaczniemy, krótko przedstawić się słuchaczom, czym się zajmujesz, dla jakich klientów pracujesz, jak długo działasz na rynku?

Jacek Piaseczyński: Jestem twórcą systemu Proassist – w zasadzie teraz też twórcą oprogramowania medycznego Proassist. Jesteśmy na runku już od pięciu lat. Na początku zajmowaliśmy się telefoniczną rejestracją pacjentów, szczególnie dla takich mniejszych gabinetów lekarskich. Po prostu odbieraliśmy telefony, które pacjent kierował do lekarza i zapisywaliśmy tego pacjenta w kalendarzu. Później nasi klienci sami zwrócili się do nas z prośbą o stworzenie takiego prostego programu dla lekarza, w którym można wypełnić dokumentację medyczną. Zrobiliśmy to, później rozwinęliśmy nasz program medyczny i teraz jesteśmy z jednej strony usługodawcą telefonicznej i internetowej rejestracji pacjentów, a z drugiej strony twórcą oprogramowania medycznego zarówno dla małych, jak i dużych gabinetów lekarskich.

Bartłomiej Achler: Czyli to Wasze rozszerzenie działalności to była reakcja na potrzeby waszych klientów, tak?

Jacek Piaseczyński: Dokładnie tak. Na samym początku to wyglądało w ten sposób, że odbieraliśmy te telefony, zapisywaliśmy do terminarza wizyt, a ten kalendarz lekarz miał dostępny wszędzie pod ręką – w aplikacji medycznej, czy w komputerze. Naturalną koleją rzeczy było stworzenie możliwości wypełniania dokumentacji medycznej. Bo jeśli my już pobraliśmy dane od pacjenta i zapisaliśmy go na wizytę, to lekarz miał tę część pracy już zrobioną. Wtedy pomyśleliśmy, że fajnie by było, gdyby lekarz mógł wypełniać tę dokumentację u nas w systemie. Potem zajęliśmy się rozbudową. Były spotkania z managerami placówek medycznych, z zespołami lekarzy, którzy proponowali kolejne rozwiązania dotyczące dokumentacji medycznej, kwestie statystyczne, czy marketingowe. Wprowadzaliśmy je na bieżąco.

Bartłomiej Achler: Z tego, co mówisz, wynika, że i właściciele placówek medycznych i lekarze nie traktowali wdrażania tego oprogramowania jako, powiedzmy „zło konieczne”, tylko rzeczywiście dostrzegali w tym jakąś potrzebę, korzyści biznesowe i marketingowe też dla samego procesu leczenia, tak?

Jacek Piaseczyński: Dokładnie tak. Na samym początku wdrażaliśmy naszą usługę do gabinetów lekarskich klientów, którzy nie mieli obowiązku ustawowego działać z nami, czy z naszą konkurencją, więc mieliśmy kontakt z lekarzami, nazwijmy to „open-minded”. Natomiast istnieje taka opinia, że środowisko lekarzy to takie dziwne środowisko, które jest przeciwnikiem nowych technologii i rozwiązań. Ja niekoniecznie się z tym zgadzam, bo jeśli popatrzymy statystycznie na wiek lekarza i zinformatyzowanie tej branży, to porównując ją do innych branż, może się okazać, że to zinformatyzowanie jest na bardzo wysokim poziomie. Wiem, że lekarze mają w tej kwestii obowiązek ustawowy, jednak, abstrahując od tego, mogłoby się okazać, że branża medyczna, czy lekarska, byłaby tu jako jedna z najbardziej nowoczesnych branż w Polsce.

Bartłomiej Achler: Nawiązałeś do obowiązku ustawowego i myślę, że to jest dobry moment, żeby wspomnieć o tym, że rozmawiamy w szczególnym czasie. Jeżeli ktoś z was będzie słuchał tego podcastu za lat kilka, kilkanaście, lub kilkadziesiąt, to rozmawiamy w grudniu 2020 roku. Od stycznia, czyli już za parę dni, podstawową formą prowadzenia dokumentacji medycznej stanie się postać elektroniczna. Czy w związku z tym zauważasz jakieś zwiększone zainteresowanie takim oprogramowaniem medycznym wśród właścicieli gabinetów lekarskich? Czy to jest mniej więcej na takim samym poziomie, niezależnie od tego, jak te zmiany legislacyjne przebiegają?

Jacek Piaseczyński: Jeżeli chodzi o zwiększone zainteresowanie, to my w zasadzie odczuliśmy je gdzieś w okolicach października, listopada, ale poprzedniego roku – wtedy, kiedy był okres wdrażania e-recepty. Wtedy lekarze zaczęli rozglądać się za oprogramowaniem medycznym i od tamtego czasu cały czas to zainteresowanie jest na stałym poziomie. Podejrzewam, że część lekarzy na samym początku zaczęła korzystać z gabinet.gov.pl, a po prostu teraz powoli przesiadają się na oprogramowania, które być może mają więcej funkcji, bo program dla lekarza to jedno, a kwestie niebezpośrednio związane z dokumentacją medyczną to drugie – dlatego managerowie placówek zaczęli interesować się nie tylko samym oprogramowaniem, ale wszystkim, co z nim związane, czyli sprawami marketingowymi, przypominajkami SMS, rozliczeniami lekarzy – takimi rzeczami, które są tak trochę obok dokumentacji medycznej.

Bartłomiej Achler: No właśnie, bo oprogramowanie medyczne to przecież nie tylko dokumentacja medyczna, to są też inne funkcjonalności, które mogą ułatwić prowadzenie gabinetu lekarskiego od strony czysto biznesowej. Wspomniałeś o przypominajkach SMS-owych, oraz o waszej głównej funkcjonalności, czyli obsłudze procesu rejestracji wizyt. Jakie jeszcze funkcjonalności uważasz za takie najbardziej przydatne z perspektywy swojego doświadczenia i informacji od swoich klientów?

Jacek Piaseczyński: Tutaj trzeba by to podzielić na dwa różne aspekty, to znaczy: mamy lekarzy, małe gabinety, czy małe zespoły lekarskie i mamy większe placówki medyczne. Ich potrzeby różnią się w zależności od tego, z kim aktualnie rozmawiamy. Jeśli chodzi o małe gabinety lekarskie, to oprócz samej dokumentacji medycznej często proponujemy rejestrację medyczną na stronie internetowej lekarza. Teraz to już powszechność. Lekarz zaczyna, przynajmniej w prywatnej medycynie być dostępny dla pacjenta i tutaj musi się w pewien sposób jakoś do tego przygotować, czy to poprzez telefoniczną rejestrację medyczną, czy rejestrację on-line na stronie internetowej – to jest jedna rzecz. Jednak to, co musi się łączyć też z rejestracją telefoniczną pacjentów, to kalendarz. Warto zwrócić uwagę na to, żeby oprogramowanie medyczne miało już wbudowany moduł kalendarza i, żeby był on w formie aplikacji mobilnej na telefon. Wtedy też, jeżeli jesteśmy w szpitalu, czy gdziekolwiek, zapisujemy pacjenta od razu, nie musimy już w trakcie przyjęć przepisywać go z kajetu do programu medycznego. Jeżeli natomiast chodzi o większe placówki, to tutaj jest dużo rzeczy, związanych z rozliczeniami, statystykami, integracje z różnymi marketplace’ami. Jest też moduł fiskalny, który też jest potrzebny, aby bezpośrednio z systemu móc wydrukować paragon i nie trzeba będzie tego, że tak powiem, prowadzić oddzielnie. No i oczywiście, tutaj już w kwestii zarówno małych gabinetów jak i większych placówek medycznych – to SMS-y przypominające dla pacjentów. Lekarze i managerowie placówek zaczynają pytać o moduły do telemedycyny. O ile większość naszych klientów to są klienci ze specjalizacją, czyli ta telemedycyna nie jest tu taka stricte powszechna jak w POZ-ach, o tyle, zauważyłem, że pytają się po to, żeby mieć taką możliwość – „na wszelki wypadek”. Tutaj też trzeba zwrócić uwagę na fakt, że moduł telemedycyny, żeby był kompletny, to musi mieć różne kanały – nie tylko video, ale też czat, ewentualnie telefoniczny moduł, na przykład w formie clicktocall. Oprócz tego dobrze, żeby miał płatności on-line, po to, żeby ten proces był zachowany i zautomatyzowany: pacjent zapisuje się na wizytę, płaci on-line, potem przeprowadzamy czat SMS, czy video wizytę, po czym na maila, czy SMS-em lekarz przysyła zalecenia dla pacjenta.

Bartłomiej Achler: Z tego, co mówisz, wygląda to bardzo atrakcyjnie, natomiast jest kwestia obsługi takiego oprogramowania. Czy jeżeli ja jestem jakimś specjalistą, prowadzę swoją praktykę zawodową, przyjmuję pacjentów, czy w ogóle takie rozwiązanie – takie oprogramowanie medyczne jest dla mnie dobrym pomysłem? Czy nie będę potrzebował kogoś, kto będzie mi to ogarniał i obsługiwał to oprogramowanie za mnie? Dla kogo to oprogramowanie jest dobrym rozwiązaniem?

Jacek Piaseczyński: To, co powiedziałeś, zdarza się teraz częściej, niż jeszcze jakiś czas temu – jest ten, nazwijmy to asystent medyczny, często jakby przyjmuje również z asystentem medycznym dany lekarz. Jest to z jednej strony rzadkie, z drugiej – coraz częstsze rozwiązanie. Natomiast ja bym tak daleko nie szedł.

Wiadomo, że nasze oprogramowanie medyczne i wszystkie oprogramowania w chmurze starają się być prostym programem dla lekarza. Nie wiem, czy wszystkie oprogramowania to robią, natomiast my to znaczy my tworzymy różne poziomy dostępów do systemy, że inny jest widok z poziomu lekarza, a inny z widoku osób z charakterem administracyjnym w systemie. Wiadomo, że ta osoba od administracji ma więcej czasu na to, żeby prześledzić te wszystkie sprawy dodatkowe, natomiast lekarz musi mieć to oprogramowanie proste i przyjemne. Nie musi jednak mieć „osoby od programu”. Jest to ciekawe rozwiązanie, które przyszło do nas z zachodu – asystent medyczny zajmuje się prowadzeniem dokumentacji, a lekarz przyjmuje wtedy pacjentów.

Bartłomiej Achler: W takim razie, załóżmy, że jestem specjalistą, załóżmy, fizjoterapeutą, postanowiłem otworzyć swój własny gabinet. O czym powinienem pomyśleć, zanim zdecyduję się na wybór oprogramowania do obsługi tego mojego gabinetu, żeby mi się łatwiej po prostu pracowało?

Jacek Piaseczyński: Ja tu zacznę tak trochę przewrotnie. Zdaje mi się, że najważniejsze jest to, aby dzięki dostępom demo zapoznać klienta z systemem. Po pierwsze – umówić się na prezentację, ponieważ po pierwszym zalogowaniu, system dla nowego użytkownika może się to okazać się nieintuicyjny. Po prezentacji klient powinien „przeklikać” system i sprawdzić, przede wszystkim, czy mu to pasuje. Na rynku jest sporo takich programów dla lekarzy, różnie są one skonstruowane. Jeżeli podoba nam się takie oprogramowanie, które zbudowane jest w oparciu o terminarz wizyt tak jak u nas, to trzeba szukać przykładowo Proassist, czy iGabinet. Jeżeli nie podobają nam się oprogramowania, gdzie tym „trzonem” jest kalendarza, to są też takie programy, które działają na zasadzie listy. Mnie się zdaje właśnie, że to jest pierwsza rzecz – czy to oprogramowanie w ogóle nam się podoba, czy czujemy się w nim swobodnie (oczywiście po czasie).

Poza tym, czy oprogramowanie nam się podoba, są takie aspekty, nazwijmy to, nieatrakcyjne, ponieważ tutaj już jest kwestia bezpieczeństwa, miejsca przechowywania danych, wymogi RODO, wszystkie rzeczy – nazwijmy to – niemarketingowe. Generalnie jeśli chodzi o podstawowe funkcje, to szczególnie w kwestii dokumentacji medycznej, to ta dokumentacja we wszystkich oprogramowaniach medycznych jest w zasadzie taka sama. Jest ona inaczej pokazana w programie, u nas to będzie po prawej stronie, w innym oprogramowaniu po lewej, natomiast jej funkcje są takie same. Oprogramowanie medyczne ma zawsze e-zwolnienie lekarskie, e-receptę, wywiad lekarski, badanie, rozpoznanie itd. Pokazane w lepszy albo gorszy sposób, ale generalnie jest to samo. Natomiast to, na czym powinniśmy się skupić, jeśli już uznamy, że dane oprogramowanie podoba nam się wizualnie i jest dla nas intuicyjne, to te rzeczy, nazwijmy to, niemarketingowe.

Bartłomiej Achler: Wspomniałeś o kwestii bezpieczeństwa. Wydaje mi się, że to jest jedna z najczęstszych obaw, czy zastrzeżeń przed wyborem oprogramowania. Bo większość tych rozwiązań dostępnych na rynku, to rozwiązania chmurowe. Jak wygląda kwestia bezpieczeństwa danych, bo wiadomo, to są dane wrażliwe, to jest dokumentacja medyczna, to jest kwestia spełnienia wymogów RODO. Czy powinienem się tego braku bezpieczeństwa obawiać w przypadku takiego oprogramowania medycznego, a jeżeli tak, to na co zwrócić uwagę?

Jacek Piaseczyński: Przede wszystkim należy zapytać się, czy jest backup danych (kopia zapasowa). Jest to taka kwestia, w której nie da się sprawdzić konkurencji pod tym względem, natomiast klient ma możliwość zapytania i dowiedzenia się, czy jest backup tych danych, czyli po prostu dane medyczne oraz wszystkie inne dane. Na przykład u nas jest tak, że o godzinie 12:00 w nocy dane przenoszone są na całkowicie niezależny serwer. W przypadku kataklizmu zachowują się dane z dnia poprzedniego i wszystkich poprzednich dni.

Drugą rzeczą jest to, gdzie przechowywane są dane. Dane medyczne muszą być przechowywane w Polsce. Co oczywiście nie znaczy, że to musi się dziać u nas w komputerze, czy tutaj w przedpokoju, czy w jakimś serwerze. One mogą być przechowywane w serwerze w Warszawie, w Katowicach, czy gdziekolwiek indziej, ale muszą znajdować się w Polsce. Nie wiem, czy wszyscy twórcy oprogramowania to wiedzą wybierając serwerownię, jednak należy pamiętać, żeby ten aspekt również zachować. Jeżeli chodzi o wymogi RODO, to są dwa typy działań. Jeden typ działań, które my preferujemy, to taki, że administratorem danych osobowych pozostaje lekarz, natomiast on podpisuje z nami umowę, o powierzenie przechowywania danych osobowych.
Część lekarzy korzysta z marketplace’ów i wypełnia tam dokumentację medyczną. Natomiast, kiedyś przynajmniej, bo też nie śledzę tego na bieżąco, tak to jest tam skonstruowane, że administratorem tych danych osobowych jest ten marketplace. Więc generalnie można powiedzieć, że lekarz nie jest właścicielem tych danych osobowych.

Jeśli chodzi o RODO, to jest też jedna rzecz, na którą należy zwrócić uwagę, to kwestia zapisywania pacjentów on-line. Jeżeli dajemy jakąś wtyczkę do rejestracji on-line na naszej stronie internetowej, to tam też powinna być informacja odnośnie do RODO dla zapisującego. Kto jest administratorem danych osobowych, komu on powierza to przechowywanie tych danych.

Bartłomiej Achler: Rozumiem, że takie kwestie, jak integracja z innymi systemami to jest raczej oczywistość, chociaż też w praktyce pewnie w przypadku mniejszych placówek jednoosobowych, czy kilkuosobowych gabinetów to tych systemów tam za wiele pewnie nie ma?

Jacek Piaseczyński: Dokładnie. To znaczy, to jest tak, że są integracje otwarte i ukryte. Zależy też, co rozumiemy przez „integracje”. Oprogramowanie medyczne musi być zintegrowane z systemem P1, z ZUSem, żeby wystawiać zwolnienia lekarskie z jednego panelu. Powinno być zintegrowane z jakimś serwerem SMS, czy SMS API, żeby wysyłać SMS-y przypominające do pacjentów, i to są zazwyczaj integracje zamknięte – lekarz nie wie o istnieniu tych integracji, tylko po prostu korzysta, z nazwijmy to, ich dobrodziejstw. My mamy te integracje ze Znanym Lekarzem, mamy też z Kliniki.pl (dawniej Tourmedica). Jest to o tyle wygodne dla lekarza, że jeżeli on chce skorzystać z jakiegoś portalu, który mu tych pacjentów zapisuje, to on nie musi korzystać z dwóch kalendarzy jednocześnie. Czyli w tym oprogramowaniu medycznym, które my mamy oparte na kalendarzu, wpisuje sobie pacjentów, a jednocześnie na tym portalu, czy jest to kliniki.pl, czy znanylekarz.pl, pokazują się tylko te terminy, których nie zapisał sam, czy nie zapisali się pacjenci samodzielnie z jego strony. To jest optymalne rozwiązanie, bo pacjenci się nie zdublują, a nie trzeba pracować na dwóch kalendarzach jednocześnie.

Bartłomiej Achler: Tak jak wspomniałem na początku, rozmawiamy dosłownie kilka dni przed tym dniem 0, czyli przed 1 stycznia 2021 roku, kiedy to podstawową formą dokumentacji stanie się dokumentacja w postaci elektronicznej. Załóżmy, że prowadzę swoją działalność od X lat, do tej pory prowadziłem swoją dokumentację medyczną w formie papierowej, ale chciałbym ją zdigitalizować, w związku z przejściem na postać elektroniczną. Jak podejść do tego tematu? Czy oprogramowanie medyczne, które sobie zamówię, zazwyczaj dostarcza takich rozwiązań jeśli chodzi o digitalizację tej starej dokumentacji papierowej?

Jacek Piaseczyński: Dokumentacja medyczna zdigitalizowana i tak będzie w pewien sposób, nazwijmy to, plikiem przy tej karcie pacjenta w oprogramowaniu. Ona będzie w formie PDF, czy JPG, więc nie będzie w takiej formie opisowej, tylko w formie zdjęcia. Oczywiście każde oprogramowanie ma możliwość wdrożenia takiego pliku do karty pacjenta, ale proszę tutaj zwrócić uwagę na oprogramowanie, ile mamy miejsca przeznaczonego na te dokumenty, i to zarówno w formie jednego konkretnego dokumentu, jak i na wszystkie pliki w obrębie naszego konta w tym oprogramowaniu medycznym. Często się zdarza, że przykładowo 500 MB jest w tym abonamencie i żeby zwiększyć, to należy dopłacić.

Tutaj akurat mogę się też pochwalić, że my mamy pewne ułatwienie. W związku z tym, że mamy aplikację mobilną, to u nas można do karty pacjenta wrzucać zdjęcia z telefonu, robić te zdjęcia bezpośrednio z aplikacji. Zdjęcia automatycznie przejdą do karty pacjenta też w formie webowej, tak że u nas ta digitalizacja, powiedzmy sobie szczerze, będzie trochę krótsza, bo nie trzeba by było korzystać ze skanera.

Bartłomiej Achler: To na pewno jest spore ułatwienie, zwłaszcza jeśli prowadzi się jednoosobowy gabinet i nie zamierza się poświęcać, nie wiadomo ile czasu na skanowanie.
Omówiliśmy sobie sytuację taką, gdy prowadziłem dokumentację w formie papierowej, a załóżmy, że należę do grupy tych zinformatyzowanych, nowoczesnych medyków i już od dłuższego czasu prowadzę sobie dokumentację w postaci elektronicznej, ale nagle uznałem, że jednak chciałbym zmienić dostawcę, zmienić oprogramowanie. Czy przeniesienie tych danych z jednego systemu, z jednego oprogramowania do drugiego to jest jakiś problem i jak to zrobić sensownie?

Jacek Piaseczyński: To nie powinien być problem, bo pewnie lepiej wiesz ode mnie, że oprogramowania medyczne mają obowiązek umożliwienia swoim klientom eksportu dokumentacji medycznej w formie ogólnodostępnej, której inne oprogramowanie może przenieść do siebie. Więc jeżeli przyjmiemy taką sytuację, w której każdy zachowuje się tak, jak powinien w imię prawa, to generalnie nie jest to problem. Miałem taką sytuację, że oprogramowanie medyczne (nie będę tutaj podawał nazwy), odpowiedziało klientowi na to pytanie w ten sposób, że ono nie jest oprogramowaniem medycznym, tylko jest oprogramowaniem dla gabinetu lekarskiego i w związku z tym ten obowiązek ustawowy ich nie dotyczy. To już są kazusy prawne jak to rozwiązać.

Bartłomiej Achler: To już taka kreatywna wykładnia.

Jacek Piaseczyński: Tak, dokładnie – kreatywna wykładnia. Dlatego też jakby zadać trochę wcześniej pytanie: „na co powinniśmy zwrócić uwagę”, można powiedzieć, żebyśmy zwrócili uwagę na to, czy podpisujemy umowę z oprogramowaniem medycznym, czy oprogramowaniem dla gabinetu.

Właśnie, bo diabeł zawsze tkwi w szczegółach. Nie licząc tej jednej sytuacji – nie mieliśmy większych problemów. Natomiast trzeba się liczyć z tym, że migracja to koszt pracy programisty i oprogramowania różnie do tego podchodzą. Czasami proponują wynagrodzenie za to, a czasami po prostu proponują umowy terminowe, albo na przykład dwie opcje naraz.

Bartłomiej Achler: W związku z tym, co powiedziałeś przed chwilą, chciałbym Cię zapytać o jedną rzecz, mianowicie, z moich obserwacji wynika, że większość programów do obsługi małych gabinetów to są raczej rozwiązania gotowe. Nie ma raczej na rynku, przynajmniej w tej części rynku, dedykowanej właśnie małym placówkom chyba rozwiązań szytych na miarę.

Jacek Piaseczyński: Nie ma, aczkolwiek zdarza się tak, u nas na przykład, my często robimy tak, że klient jest zadowolony z tego naszego rozwiązania, ale mówi, że jakaś jedna rzecz go drażni. My wtedy nie robimy problemów, jeżeli nie jest to duża funkcja, duży dodatek, czy duża zmiana, żeby wprowadzić tę zmianę. Natomiast wiadomo, że robimy to dla naszych klientów, czyli jeżeli ten klient zdecyduje się na współpracę z nami, jeżeli my w ciągu 30 dni wprowadzimy taką funkcję.

Bartłomiej Achler: No właśnie. Skoro już jesteśmy przy tych dniach, to powiedz mi, ile mniej więcej czasu zajmuje takie pełne wdrożenie takiego oprogramowania w mojej placówce? Zakładamy, że nie muszę migrować danych z innych systemów, po prostu – zakładam nową placówkę, postanowiłem kupić oprogramowanie, ile trwa jego wdrożenie łącznie z przeszkoleniem personelu?
My jesteśmy w stanie stworzyć system w 24 godziny i przeszkolić personel, zależy jak duży, w następne 24 godziny. Natomiast tu mówimy o przeszkoleniu i wdrożeniu do wypełniania dokumentacji medycznej, nie o samych integracjach. Jeżeli chodzi o integracje z systemami do recept, właśnie z tym systemem P1, e-skierowań i do np. ZUSu, eWUSia, żeby sprawdzić, czy pacjent jest ubezpieczony, tutaj jesteśmy zależni od lekarza, czyli tego, czy on posiada certyfikaty. Jeżeli posiada, to jest to pięć minut – wystarczy wpisać to do systemu. Często jednak lekarze nie posiadają danych certyfikatu, ponieważ samo korzystanie z gabinet.gov.pl nie wymaga tworzenia i pobierania certyfikatów przez lekarzy. Dlatego jeżeli oni do tej pory korzystali z gabinet.gov.pl lub nie korzystali z niczego, to zazwyczaj tych certyfikatów nie mają.

Jacek Piaseczyński: Wtedy to wdrożenie najlepiej podzielić na dwa aspekty: pierwszy – wypełnianie tej dokumentacji w systemie, a jednocześnie w tym samym momencie generowanie tych certyfikatów. My mamy osobną usługę, która zawsze pomaga lekarzom w wygenerowaniu tych certyfikatów, zarówno do ZUSu, jak i do e-recepty i do e-skierowania, więc tutaj prowadzimy też za rękę lekarza w kolejnych etapach generowania tych certyfikatów.

Bartłomiej Achler: Jacku, tak jak już wspomniałem wcześniej, rozmawiamy chwilę przed przejściem na tę postać elektroniczną dokumentacji. Bo rozumiem z tego, co mówisz, gdybym wcześniej nie myślał o tym zakupie oprogramowania medycznego, oprogramowania do prowadzenia dokumentacji, i nagle teraz obudziłbym się, to jest duża szansa, że mimo wszystko, mimo tej mojej opieszałości jeszcze bym zdążył sobie takie oprogramowanie sprawić i wejść w nowy rok już z nową formą prowadzenia dokumentacji.

Jacek Piaseczyński: Generalnie tak, bez żadnego problemu udałoby się nam to wdrożyć do końca roku.

Bartłomiej Achler: Jacku, bardzo ci gorąco dziękuję za rozmowę. Mam nadzieję, że teraz naszym słuchaczom łatwiej będzie podejmować decyzje dotyczące tego, jak wdrożyć program do obsługi gabinetu, czy do prowadzenia elektronicznej dokumentacji medycznej. Jeszcze zanim się pożegnamy, powiedz, proszę, gdzie można Cię znaleźć, gdyby któryś ze słuchaczy chciał się z tobą skontaktować i jeszcze o coś dopytać.

Jacek Piaseczyński: Pewnie: jestem teraz tak jak chyba wszyscy – na linkedinie, natomiast można do mnie też bezpośrednio pisać na maila, to jest jacekpiaseczynski@proassist.pl. Natomiast, jeżeli wejdziemy na stronę proassist.pl, to tam mamy tam, czat, dzięki któremu możliwy jest kontakt z działem pomocy, od 8:00 – 21:00, dział handlowy też, tak że oni też zawsze pomogą w doborze rozwiązania.

Bartłomiej Achler: Jacku, bardzo dziękuję ci za wizytę w podcaście, sporo konkretnej wiedzy w związku z tym, w imieniu swoim i swoich słuchaczy, bardzo gorąco ci dziękuję.

Nagranie z rozmowy dostępne jest tutaj.

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Poznaj tajniki marketingu medycznego!

Zdajemy sobie sprawę, że zakazanie prawem reklamy świadczeń zdrowotnych utrudnia lekarzom i managerom placówek medycznych „pokazanie się” pacjentom.

Postanowiliśmy ułatwić im sprawę, dlatego stworzyliśmy darmowy e-book dla wszystkich zainteresowanych pozyskiwaniem pacjentów dla przychodni lub gabinetu medycznego.

Grudniowe nowości w systemie Proassist

Grudniowe nowości w Proassist

Poszerzenie modułu elektronicznej dokumentacji medycznej o możliwość wystawiania e-skierowania to główna funkcjonalność, która pojawiła się w oprogramowaniu medycznym Proassist w ubiegłym miesiącu. Oprócz tego do programu dla lekarzy zostało dodanych kilka innych przydatnych opcji. Przedstawiamy grudniowe nowości w programie dla gabinetu Proassist.

E-SKIEROWANIE

Do tej pory moduł elektronicznej dokumentacji medycznej w oprogramowaniu medycznym Proassist obejmował możliwość wystawiania e-recepty oraz elektronicznego zwolnienia lekarskiego. Od grudnia użytkownicy naszego oprogramowania medycznego mogą wystawiać swoim pacjentom e skierowanie. Dana opcja dostępna jest w oknie do przeprowadzania wizyty, co pozwala na szybkie wystawienie dokumentu. Nie ma potrzeby otwierania nowych okien, czy zakładek przeglądarki. Tak jak w przypadku wystawiania e recepty, czy e-ZLA – wszystko znajduje się w jednym miejscu.

W tym miejscu znajdziesz informację jak skonfigurować, oraz wystawić e-skierowanie w systemie Proassist.

Załącznik w wiadomości e-mail dla pacjenta

W zakładce USŁUGI pojawiła się możliwość dodania załącznika do wiadomości e-mail. Opcja jest dostępna podczas edycji danej usługi, w panelu, w którym uzupełniane są informacje dodatkowe przekazywane przez rejestrację telefoniczną, wysyłane do pacjenta, lub wyświetlane na widgecie. Specjalista może nie tylko wysłać wiadomość do pacjenta, ale także dołączyć do niej dokument, który należy przykładowo wydrukować i wypełnić przed odbyciem wizyty.

Nowy status użytkownika – księgowa

Oprogramowanie medyczne Proassist posiada możliwość rozliczeń placówek z lekarzami. Od teraz istnieje także możliwość stworzenia nowego użytkownika ze statusem księgowej. Pozwala to na dokonywanie rozliczeń przez osobę, która nie jest specjalistą lub managerem placówki medycznej. Księgowa uzyskuje dostęp do zakładki STATYSTYKI w systemie, dzięki czemu może w prosty sposób obliczać wynagrodzenie dla lekarzy bezpośrednio w oprogramowaniu medycznym.

Rozliczanie kasy w STATYSTYKACH

W systemie Proassist istnieje możliwość sprawdzenia wszystkich statystyk dotyczących wizyt oraz wykonywanych świadczeń. Udostępnienie opcji rozliczania kasy pozwala na szczegółowy wgląd w rozliczenia pacjentów z lekarzem. W zakładce STATYSTYKI widnieją dokładne informacje dotyczące rodzaju płatności za wizyty. Po wybraniu opcji „rozliczenie kasy” w sekcji „Raport” system wyświetli kwoty zapłacone gotówką, kartą, przelewem (po wygenerowaniu linku do płatności) oraz te zapłacone podczas rejestracji on-line. W ten łatwy sposób możemy rozliczyć nasz personel z przyjętej gotówki

Dostęp do Chat SMS z kilku miejsc w systemie

Chat SMS umożliwia łatwe i szybkie prowadzenie SMS-owych rozmów specjalistów z pacjentami bezpośrednio z oprogramowania medycznego Proassist. Aby usprawnić tę czynność, udostępniliśmy opcję Chatu SMS z kilku miejsc w programie. Od teraz lekarze mogą rozpocząć czat z pacjentem na liście wizyt, w kalendarzu po najechaniu kursorem myszy na wizytę oraz w górnym pasku okna do przeprowadzania wizyty.

Usługa, na którą zapisał się pacjent

W programie dla lekarzy Proassist istnieje możliwość wglądu we wszystkie informacje dotyczące dodanych wizyt. Lista wizyt zawierała do tej pory dane pacjenta, imię i nazwisko specjalisty, termin wizyty, datę jej dodania oraz status. Teraz, oprócz tych informacji, wyświetla się również usługa, na jaką został zapisany pacjent.

Podsumowanie

W grudniu moduł elektronicznej dokumentacji medycznej systemu Proassist został poszerzony o możliwość wystawiania eskierowania, które od stycznia bieżącego roku będzie obowiązywało we wszystkich placówkach medycznych. Ponadto udostępniliśmy kilka innych funkcjonalności, które z pewnością ułatwią rozliczenia placówek z lekarzami oraz ułatwią komunikację specjalistów z pacjentami. Mamy nadzieję, że nowe opcje naszego systemu sprawią, że korzystanie z niego okaże się jeszcze bardziej funkcjonalne.

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Poznaj tajniki marketingu medycznego!

Zdajemy sobie sprawę, że zakazanie prawem reklamy świadczeń zdrowotnych utrudnia lekarzom i managerom placówek medycznych „pokazanie się” pacjentom.

Postanowiliśmy ułatwić im sprawę, dlatego stworzyliśmy darmowy e-book dla wszystkich zainteresowanych pozyskiwaniem pacjentów dla przychodni lub gabinetu medycznego.

E-SKIEROWANIE – Rozwiązanie, które usprawni działanie gabinetów lekarskich

E-SKIEROWANIE – ROZWIĄZANIE, KTÓRE USPRAWNI DZIAŁANIE GABINETÓW LEKARSKICH.

Digitalizacja służby zdrowia trwa w Polsce już od kilku lat. W jej wyniku zaczęło funkcjonować Internetowe Konto Pacjenta oraz recepta i zwolnienie lekarskie w formie elektronicznej. Kolejnym krokiem procesu cyfryzacji jest e-skierowanie, które od 8 stycznia 2021 będzie obowiązywało w każdej placówce medycznej.

Formy eskierowania

Lekarz w trakcie wizyty wypisuje e skierowanie, następnie przekazuje je pacjentowi w wybrany przez niego sposób. Może to być wiadomość SMS zawierająca 4-cyfrowy kod, który należy podać podczas rejestracji na wizytę, lub e-mail z e-skierowaniem w postaci załącznika w formacie PDF. Otrzymanie elektronicznego skierowania w tych dwóch formach możliwe jest tylko w przypadku posiadania Internetowego Konta Pacjent. Jeśli pacjent nie dysponuje takim kontem, lekarz wystawia druk informacyjny, z którego można skorzystać podczas zapisu na wizytę.

W jaki sposób wystawiane są e skierowania?

Skierowania w formie elektronicznej będą wystawiane za pomocą systemów informatycznych. Tak jak w przypadku pozostałych elementów elektronicznej dokumentacji medycznej takich jak e-recepta, czy e-ZLA lekarz wprowadza niezbędne dane do programu medycznego, po czym pacjent otrzymuje SMS-a z kodem e skierowania, lub wiadomość e-mail, do której zostaje załączone elektroniczne skierowanie na dalsze leczenie.

E-skierowanie w oprogramowaniu medycznym Proassist

Program do gabinetu lekarskiego Proassist posiada możliwość wystawiania eskierowania. Co ważne dana opcja dostępna jest w oknie do przeprowadzania wizyty, co zdecydowanie ułatwia i przyspiesza wystawienie takiego dokumentu. Dzięki temu lekarz nie musi instalować żadnych dodatkowych programów, czy otwierać zakładek lub okien przeglądarki. Wszystkie czynności związane z przeprowadzaniem wizyty oraz wystawianiem e-skierowania wykonywane są w jednym miejscu. Dodatkowo, aby wypisywać e skierowanie w oprogramowaniu dla lekarza Proassist, nie ma potrzeby posiadania Internetowego Konta Pacjenta, w celu wysłania danych do skierowania pacjentowi SMS-em. 

Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak wystawiać e skierowanie w programie medycznym Proassist, kliknij tutaj.

Świadczenia, na które już można wystawiać e-skierowanie

Obecnie już można wystawiać eskierowania na świadczenia medyczne wymienione w Rozporządzeniu Ministra Zdrowia z dnia 15 kwietnia 2019 r. w sprawie skierowań wystawionych w postaci elektronicznej w Systemie Informacji Medycznej. Są to ambulatoryjne świadczenia specjalistyczne oraz badania echokardiograficzne płodu, endoskopowe przewodu pokarmowego, rezonans magnetyczny oraz tomografia komputerowa. Wszystkie te świadczenia finansowane są ze środków publicznych. Dodatkowo elektroniczne skierowania obejmują leczenie szpitalne w szpitalu, który zawarł umowę o udzielenie świadczeń opieki zdrowotnej. Docelowo e-skierowania będą obowiązywać dla każdej placówki na wszystkie świadczenia zdrowotne.

Co się stanie z papierowymi skierowaniami?

Tradycyjne skierowanie na leczenie lub badania jeszcze obowiązuje, jednak docelowo od 8 stycznia przyszłego roku wszystkie placówki medyczne będą wystawiać wyłącznie elektroniczne skierowania. Papierowe skierowanie lekarz wystawi jedynie w przypadku braku dostępu do internetu lub oprogramowania medycznego oraz platformy gabinet.gov.pl

Jakie zalety ma e-skierowanie?

Skierowanie w formie elektronicznej w dużej mierze usprawnia pracę lekarzy oraz wszystkie czynności związane z kierowaniem pacjenta na dalsze leczenie lub badania. Wraz z wprowadzeniem do działalności gabinetu lekarskiego możliwości wystawiania e-skierowania pojawiło się wiele korzyści z nią związanych:

1. Z uwagi na fakt, że tego typu skierowanie wystawiane jest w formie elektronicznej, nie istnieje ryzyko zgubienia go, co pozwala na uniknięcie powracania pacjenta do gabinetu w celu wypisania kolejnego dokumentu. E skierowania zniwelują także problem z odczytaniem jego treści.

2. Dokument elektronicznego skierowania nie wymaga dodatkowych podpisów. Wystarczy podpis elektroniczny lekarza.

3. Na e skierowaniu widnieje wyłącznie typ placówki medycznej, w której będzie odbywało się dalsze leczenie lub wykonywane badania. Pacjent sam decyduje o tym, w jakiej lokalizacji będzie się znajdowała przychodnia, do której został skierowany.

4. Skierowanie w formie cyfrowej może zostać wystawione podczas konsultacji przeprowadzanej przez internet lub telefon.

5. E-skierowanie poszerza możliwości zapisów na wizyty. Pacjent może zarejestrować wizytę w placówce osobiście lub telefonicznie. Wystarczy, że poda swój numer PESEL oraz 4-cyfrowy kod, który otrzymał w wiadomości SMS.

6. Pacjent, który nie posiada numeru Pesel, może podać lekarzowi inny identyfikator (numer paszportu lub numer karty ubezpieczenia). W takim przypadku, podczas zapisu rezerwacji wizyty w placówce, do której został skierowany, poda 44-cyfrowy kod widniejący na eskierowaniu.

7. Do tej pory pacjenci mogli zapisać się do kilku placówek za pomocą jednego skierowania. Elektroniczne skierowanie przypisuje się do jednej placówki, co blokuje możliwość rejestracji do innej placówki medycznej. 

Podsumowanie

Wprowadzenie e-skierowania jest jednym z kroków podjętych w ramach wdrażania do placówek elektronicznej dokumentacji medycznej. Możliwość wystawiania elektronicznych dokumentów takich jak e-recepta, e-zwolnienie lekarskie i e-skierowanie usprawnia przeprowadzanie wizyty. Elektroniczne skierowanie pozwala dodatkowo uniknąć utrudnień w kwestii dalszego leczenia pacjenta. Wystawianie e-skierowania jest intuicyjne, dzięki czemu nie powinno stanowić problemu dla żadnego lekarza.

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Poznaj tajniki marketingu medycznego!

Zdajemy sobie sprawę, że zakazanie prawem reklamy świadczeń zdrowotnych utrudnia lekarzom i managerom placówek medycznych „pokazanie się” pacjentom.

Postanowiliśmy ułatwić im sprawę, dlatego stworzyliśmy darmowy e-book dla wszystkich zainteresowanych pozyskiwaniem pacjentów dla przychodni lub gabinetu medycznego.

Rejestracja on-line: FAKTY I MITY internetowych zapisów na wizyty

Fakty i mity rejestracji on-line!

Internet opanował już większość dziedzin naszego życia codziennego i z powodzeniem zdobywa coraz to nowsze jego obszary. Od dłuższego czasu używany jest także w branży medycznej, między innymi do rejestracji wizyt lekarskich. Pacjenci coraz częściej sięgają po ten rodzaj zapisów na wizyty z uwagi na jego wygodę i funkcjonalność.

 

Pomimo licznych zalet rejestracji on-line niektórzy lekarze i managerowie placówek medycznych do tej pory nie przekonali się do jej użytkowania. Jest to zaskakujące, chociażby z uwagi na coraz wyższe koszty zatrudnienia rejestratorek medycznych oraz brak możliwości odbierania przez rejestrację wszystkich połączeń telefonicznych od pacjentów. Wokół zapisów on-line zaczęło krążyć wiele legend, które wywołały wiele wątpliwości. Poniżej zebraliśmy najważniejsze fakty i mity na temat rejestracji on-line. Dane zestawienie powinno rozwiać wszelkie niejasności.

Zacznijmy od mitów:

Pacjenci zapisani przez internet nie pojawią się na wizycie

Po pierwsze – dlaczego? Być może dlatego, że nie są zapisani przez realną osobę, a urządzenie, które nie jest w stanie potwierdzić rejestracji na wizytę? Otóż nie. Internetowy zapis na wizytę zatwierdzany jest natychmiast i, tak jak w przypadku telefonicznej rejestracji pacjentów, posiada opcję przypomnienia o wizycie zapisanej w ten sposób. Dzięki temu pacjenci pojawiają się w placówkach na umówionych wizytach.

Po drugie – powyższą tezę potwierdzają lekarze korzystający z serwisów typu Marketplace, myląc zapisy za pomocą tych portali z rejestracją na stronie internetowej lekarza lub placówki. Pacjent rejestrujący się przez portal, na którym figuruje wielu lekarzy, nie zawsze w pełni zdaje sobie sprawę z tego, do kogo dokładnie się umawia i niekoniecznie zwraca uwagę na to, gdzie odbywa się wizyta, przez co częściej z niej rezygnuje. Zapis przez stronę internetową daje pacjentowi świadomość, do kogo się rejestruje, a to zwiększa szansę na pojawienie się go na wizycie.

Aby nie być gołosłownym w twierdzeniu, że zapis przez internet nie oznacza większej liczby odwołanych wizyt, przedstawiamy nasze statystyki, z których wynika, że ze wszystkich wizyt zapisanych przez internet, zrealizowano ich aż 94%, natomiast procent odbytych wizyt zapisanych z panelu to 95. Widać jak na dłoni, że w kwestii pojawiania się pacjentów na wizytach nie ma różnicy czy zapis odbywa się telefonicznie, czy przez internet.

Natłok usług oznacza mniejsze zainteresowanie rejestracją on-line

Takie przeświadczenie może dotyczyć innych programów dla lekarzy, jednak z pewnością nie odnosi się do oprogramowania medycznego Proassist. Każdy użytkownik naszej zakładki ma możliwość ustalenia, które usługi mają być dostępne dla pacjenta oraz odpowiednio je nazwać. Najważniejsze jest to, aby widget do zapisów on-line był intuicyjny i łatwy w obsłudze. Jeśli będzie on dobrze zorganizowany – z pewnością zachęci pacjentów do korzystania z internetowych zapisów.

Jeśli chcesz sprawdzić jak dodać usługę na widget w Proassist, zajrzyj do naszej bazy wiedzy.

Bałagan w kartach pacjenta

na pewno nie wystąpi, ponieważ wszystkie wizyty, zarówno wcześniejsze jak i te najnowsze zapisywane są w jednym miejscu. Jeżeli pacjent posiada już kartę w oprogramowaniu medycznym Proassist, jego zapis automatycznie kierowany jest do karty już istniejącej. Kartotece nie grozi dezorganizacja, wszystko jest poukładane i nie ma prawa się pomieszać.

Pacjent zapisze się na zabieg bez kwalifikacji

Niektórzy lekarze obawiają się sytuacji, w której przez to, że pacjenci będą rejestrować się na wizyty samodzielnie, mogą zapisać się na zabieg, na który nie mają kwalifikacji. Nie ma powodu do niepokoju. Aby uzyskać pewność, że nikt się na taki zabieg nie zapisze – wystarczy nie dodawać takiej usługi do zakładki rejestracji on-line. Program dla lekarza Proassist udostępnia użytkownikom taką możliwość. Specjalista ma spokojną głowę, pacjent nie przyjdzie na nieodpowiedni zabieg, a zapisy przez internet w dalszym ciągu będą spełniać należycie swoją funkcję.

Luki w grafiku

Przerwy w pracy dotyczą głównie lekarzy, którzy nie przyjmują jeszcze takiej ilości pacjentów, która może pozwolić na całkowite zapełnienie grafiku. W takim przypadku zmniejszenie możliwości rezerwacji wizyt to bardzo poważny błąd. Lekarz powinien zapewnić jak największe możliwości zapisów, aby pozyskać pacjentów. Rejestracja telefoniczna pacjentów, jak najbardziej, może proponować określone terminy, jednak należy pamiętać, że nie każdemu będą odpowiadać z góry narzucone daty.

Ogólnie rzecz biorąc, luki w grafiku mogą wystąpić w każdym przypadku, chyba że rejestracja telefoniczna będzie umawiać pacjentów kolejno – godzina po godzinie, lub wizyta po wizycie. Jednak takie rozwiązanie może spowodować zmniejszenie liczby pacjentów z uwagi na brak dopasowania terminu do ich potrzeb. Większa ilość źródeł komunikacji z placówką to więcej wizyt, a zapisy on-line zdecydowanie poszerzają spektrum możliwości.

Różnica w cenie wizyty

Lekarze obawiają się tego, że pacjent nie będzie zadowolony z tego powodu, że ceny podane podczas tego zapisu nie będą pokrywały się z kwotą, którą rzeczywiście będzie musiał zapłacić.

Na widgecie Proassist istnieje możliwość podania zakresu cenowego za daną wizytę. Dzięki temu, jeżeli podczas przyjmowania pacjenta wyniknie konieczność wykonania dodatkowej usługi, lekarz będzie spokojny, że pacjent będzie w stanie zapłacić daną cenę, ponieważ został na to przygotowany podczas rezerwacji wizyty on-line.

Co więcej, w systemie rejestracji on-line Proassist istnieje możliwość wyłączenia wyświetlenia cen na widgecie. Jednak prawdę powiedziawszy, nie polecamy takiego rozwiązania. Z naszego doświadczenia wiemy, że pacjent, tak czy inaczej zadzwoni, aby zapytać o cenę, dlatego najlepszym rozwiązaniem jest wybranie możliwości ustawienia zakresu cenowego.

Fikcyjni pacjenci

Ryzyko zapisania się na wizytę z podaniem fałszywych danych lub zarezerwowania wizyty tylko po to, aby celowo zapełnić grafik lekarza fałszywą wizytą, nie istnieje. Wszystkie zapisy przez stronę internetową są skrupulatnie weryfikowane. Każdy pacjent podczas rejestracji on-line ma obowiązek podania swojego numeru telefonu, na który wysyłany jest specjalny kod, który należy wpisać, aby dopełnić zapisu. Nie ma możliwości, aby do grafiku lekarza „wdarła się” wizyta dodana przez konkurencję, lub pacjenta, którego nie da się zdefiniować, ponieważ numer podawany podczas rejestracji musi być prawdziwy.

 

Mity obalone! Czas na fakty:

Więcej zapisów na wizyty dzięki rejestracji on-line

Pierwszy i najważniejszy fakt. Więcej źródeł to więcej zapisów. Rejestracja on-line jest dodatkowym źródłem, co więcej takim, z którego ma szansę skorzystać więcej pacjentów, ponieważ jest dostępny przez cały czas, nie tylko w czasie pracy rejestracji telefonicznej.

Rejestracja przez całą dobę

Jest możliwa, ale tylko dzięki opcji zapisu na wizytę przez internet. Wielu pacjentom w wyniku natłoku obowiązków lub z uwagi na odmienny charakter pracy trudno jest wygospodarować czas w ciągu dnia na zapisanie się na wizytę do lekarza. Faktem jest również, że wielu pacjentów preferuje odkładanie czynności takich jak zapisywanie do lekarza na późny wieczór lub noc, kiedy spokojnie mogą wybrać odpowiedni dla siebie termin. Z naszych statystyk wynika, że 11 % wizyt z internetowej rejestracji rezerwowanych jest od godziny 21 do 8 rano. Dzięki rejestracji on-line pacjenci mogą tego dokonać w dogodnym dla siebie czasie, za pomocą internetu.

Jedyne źródło komunikacji?

Dla niektórych – owszem. Rejestracja on-line przez wielu pacjentów traktowana jest jako jedyna możliwość zapisu. Dzięki temu, że odbywa się bez bezpośredniego kontaktu, pozwala na wybranie najbardziej dogodnego terminu. Obecnie wielu ludzi, szczególnie młodych odchodzi od telefonicznego kontaktu z uwagi na przyzwyczajenie do funkcjonowania w dobie internetu. Załatwianie spraw w sieci to już codzienność, a zapisy on-line na wizyty powoli wchodzą w krew zarówno młodym, jak i nieco starszym pokoleniom.

Rejestracja on-line pozwala na dokładne dobranie terminu wizyty

Czasem zapis na wizytę wymaga dłuższego zastanowienia z uwagi na konieczność dopasowania go do czasu pacjenta i jego codziennych obowiązków. Rejestracja telefoniczna lub osobista jest do dyspozycji pacjenta w konkretnych ramach czasowych, dodatkowo połączenie telefoniczne z placówką nie może trwać w nieskończoność. Przy rejestracji on-line każdy pacjent ma możliwość dłuższego zastanowienia się nad terminem wizyty. Może przejrzeć wszystkie terminy, porównać je ze swoim kalendarzem oraz dokładnie przemyśleć, który termin najbardziej mu odpowiada.

Najtańszy sposób rejestracji?

Zdecydowanie tak. Każdy rodzaj rejestracji wiąże się z kosztami. Czas rejestratorek medycznych oraz ich wynagrodzenia to niemały wydatek dla placówki medycznej. Możliwość zapisów on-line jest najmniej kosztowna dla placówek, pozwala zaoszczędzić koszty wynagrodzeń za pracę rejestratorek medycznych oraz odciążyć je w kwestii telefonicznych zapisów na wizyty.

Zapisy on-line – z Proassist to proste!

Nie każdy widget do rejestracji on-line jest łatwy w obsłudze. W internecie mnoży się od stron internetowych posiadających opcję rejestracji on-line, jednak nie są one proste w obsłudze. Utrudnia to zapis, oraz zniechęca lekarzy, którzy nie posiadają jeszcze takiej możliwości, do wsparcia swojej działalności taką opcją zapisów na wizyty. W Proassist udowadniamy, że internetowy zapis na wizytę nie musi być trudny. Wręcz przeciwnie! Jest bardzo intuicyjny i nieskomplikowany. Zapisując się na wizytę przez zakładkę na stronie internetowej, nie musimy podawać wielu informacji. Wystarczy wybrać usługę, podstawowe dane pacjenta i gotowe. Bez czekania, pytania o dostępne terminy. Wszystko jest jasne i przejrzyste.

Bezbłędna rejestracja

Człowiek nie jest nieomylny. Nawet przy najbardziej usilnych staraniach, podczas zapisywania pacjenta, rejestratorka może popełnić błąd. Rejestracja pacjentów online w pełni wyklucza ryzyko wystąpienia nieprawidłowości, ponieważ działa według schematu ustalonego podczas instalacji widgetu. Brak ryzyka błędu usprawnia pracę lekarzy, którzy dzięki temu nie tracą czasu na naprawianie pomyłek popełnionych podczas rejestracji i mogą całkowicie skupić się na badaniu pacjenta.

Wiele negatywnych opinii dotyczących rejestracji on-line jest wynikiem krążących wśród lekarzy i pacjentów mitów na ich temat. Większość z nich wynika z obawy przed nowym, na pozór skomplikowanym rozwiązaniem. Okazuje się jednak, że oprócz tego, że rejestracja on-line ułatwia życie codzienne wielu pacjentów, jest prosta i intuicyjna, to jeszcze ogranicza do zera ryzyko popełnienia błędu przy zapisie na wizytę i zmniejsza koszty prowadzenia rejestracji. Ten rodzaj zapisów na wizyty to usprawnienie pracy wielu placówek medycznych.

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Poznaj tajniki marketingu medycznego!

Zdajemy sobie sprawę, że zakazanie prawem reklamy świadczeń zdrowotnych utrudnia lekarzom i managerom placówek medycznych „pokazanie się” pacjentom.

Postanowiliśmy ułatwić im sprawę, dlatego stworzyliśmy darmowy e-book dla wszystkich zainteresowanych pozyskiwaniem pacjentów dla przychodni lub gabinetu medycznego.