Staramy się, aby nasze usługi były jak najlepiej zrozumiałe i proste w obsłudze. Dzięki temu korzystanie z telefonicznej rejestracji nie stanowi problemu.
W systemie Proassist istnieje możliwość rozliczania lekarzy na podstawie usług recepcyjnych oraz rozliczeniowych.
Usługi recepcyjne są dobrym rozwiązaniem dla managerów placówek, którzy mają przejrzysty system rozliczeń z zatrudnionymi lekarzami – specjaliści pobierają stałe kwoty za świadczone usługi, lub wypłaca się im wynagrodzenie na podstawie stałego procentu przychodów placówki.
W przypadku placówek, które mają nieco bardziej skomplikowany system rozliczeń ze specjalistami, np. za każdą usługę pobierany jest inny procent lub kwota – przez co wynagrodzenie różni się w zależności od tego, jakie usługi były świadczone na jego wizytach – lepszym rozwiązaniem będzie korzystanie z usług rozliczeniowych.
W systemie Proassist istnieje możliwość korzystania z usług recepcyjnych lub rozliczeniowych.
usługi recepcyjne -> usługi wybierane w trakcie rejestracji pacjenta
usługi rozliczeniowe -> usługi, które są wykonywane podczas wizyt
Skorzystaj z usług rozliczeniowych , jeśli chcesz, aby system samodzielnie obliczył wynagrodzenie dla lekarza, natomiast jeśli zależy Ci wyłącznie na tym, aby obliczyć przychód placówki wygenerowany przez specjalistę – możesz pominąć ten krok.
Uwaga: Używanie drukarski fiskalnej zintegrowanej z systemem Proassist wymusza korzystanie z usług rozliczeniowych.
Jeżeli Twoja placówka korzysta z usług rozliczeniowych, lekarz wypełniający dokumentację medyczną powinien wybrać wśród przypisanych mu usług – usługi rozliczeniowe oraz wpisać ich kwotę, jeśli chce, aby pacjenci płacili za usługę inną cenę niż ta, która jest ustalona. Jeśli chcesz, jako manager placówki możesz nakazać wypełnić lekarzowi taką usługę. Podczas przeprowadzania wizyty specjalista nie będzie miał możliwości zakończenia tej czynności bez wypełnienia usługi rozliczeniowej.
Aby to zrobić, wybierz PLACÓWKI z bocznego menu, a następnie kliknij górną zakładkę SPECJALIŚCI. Kliknij w ikonkę edycji przy konkretnym specjaliście. W panelu wysuwającym się z prawej strony przesuń suwak w dół, a następnie zaznacz checkbox „Wymuś dodanie usługi rozliczeniowej”.
Wybierz USŁUGI z bocznego menu, a następnie kliknij zakładkę ROZLICZENIOWE w lewym górnym rogu okna. Kliknij w zielony przycisk DODAJ NOWĄ+ w prawym górnym rogu.
W panelu wyskakującym z prawej strony wybierz kontrahenta klikając w listę. Kliknij w checkbox przy placówce/placówkach, do których chcesz przypisać konkretna usługę. Teraz wybierz lekarzy, którzy świadczą tę usługę w placówce.
Jeśli chcesz przypisać do lekarza usługę już istniejącą w systemie – wyszukaj ją na liście (zacznij wpisywać nazwę usługi, a system wyświetli pasujące pozycje)
Jeśli chcesz dodać zupełnie nową usługę, najpierw upewnij się, czy nie jest ona wprowadzona do systemu, wpisując jej nazwę na liście. Jeśli danej usługi nie ma w systemie, kliknij NOWA USŁUGA na liście.
Wprowadź szczegóły usługi. Wpisz jej nazwę, która będzie wyświetlana w systemie – tę, która będzie widniała na wydruku EDM oraz na paragonie i fakturze.
Wybierz stawkę podatku VAT za usługę, wybierając ją z listy, a następnie wybierz typ rozliczenia: kwotowe, jeśli lekarz w placówce za wykonywanie danej usługi pobiera określoną kwotę, lub procentowy, jeśli wynagrodzenie za usługę stanowi określony procent zarobku placówki.
W zależności od tego, jaki typ rozliczenia został wybrany, poniżej wpisz kwotę lub procent wynagrodzenia dla specjalisty.
W sekcji „Cena” możesz ustalić cenę usługi. Jeśli chcesz, podaj zakres cenowy, np. 50 – 100, lub jeśli chcesz podać konkretną cenę za usługę, np. 80 zł, wpisz w okienka na kwotę 80 – 80.
Jeśli chcesz dodać nową usługę, kliknij ZAPISZ I DODAJ KOLEJNĄ lub, jeśli zakończyłeś już swoje działania – wybierz przycisk ZAPISZ I ZAKOŃCZ.
Po dodaniu usługi, która nie była wcześniej wprowadzona do systemu, pojawi się ona na liście usług pod już istniejącymi usługami. Jeśli dodałeś usługę, która była już wpisana do systemu, kliknij liście przy jej nazwie „v” w sekcji „Specjaliści”. W tym momencie wyświetlą się lekarze przypisani do usługi wraz z nazwą placówki, w której przyjmują, ceną oraz procentem wynagrodzenia.
Jeśli usługa nie była wcześniej przypisana do konkretnego lekarza, na liście usług kliknij „v” w sekcji „przypisz do specjalisty„, a następnie wybierz specjalistę z listy, następnie placówkę, w której przyjmuje, oraz – jeśli jest taka potrzeba – edytuj zakres cenowy dla tego lekarza oraz wpisz procent wynagrodzenia. Kliknij DODAJ.
Istnieją trzy sposoby opłacenia wizyty
1. Opcja „Opłać wizytę”
Najedź kursorem myszy na wybraną wizytę w kalendarzu (konkretnie na tekst). Na białym polu z informacjami dotyczącymi wizyty kliknij ikonkę kasy (ostatnia ikonka), wybierz opcję „Opłać wizytę”, a następnie wpisz kwotę, która została pobrana od pacjenta. Kliknij OK, aby zatwierdzić. Po opłaceniu przez pacjenta pełnej kwoty za usługę, wizyta w kalendarzu zmieni kolor na zielony, natomiast po uiszczeniu części opłaty – na gradient.
2. Opcja „Generuj płatności on-line”
Najedź kursorem myszy na wizytę w kalendarzu (konkretnie na tekst), a następnie kliknij ikonkę kasy, znajdującą się poniżej informacji dotyczących wizyty. Z prawej strony okna wysunie się panel, w którym można wygenerować link do zapłaty za wizytę. Zostanie on wysłany do pacjenta w wiadomości e-mail. (płatności on-line – link).
UWAGA: Wizyta uzyska status opłaconej dopiero, gdy pacjent ureguluje płatność poprzez wygenerowany link, wczesniej w miejscu płatnośc przez internet będzie opisane: oczekuje
3. Opcja „Więcej możliwości”
Aby skorzystać z tej opcji należy najpierw zdefiniować usługi rozliczeniowe.
Najedź kursorem myszy na wizytę w kalendarzu (konkretnie na tekst), a następnie kliknij ikonkę kasy, znajdującą się poniżej informacji dotyczących wizyty. Wybierz opcję „Więcej możliwości”. W panelu wysuwającym się z prawej strony wybierz drukarkę, jeśli dysponujesz więcej niż jednym urządzeniem. Jeśli korzystasz z jednej drukarki – będzie ona ustawiona domyślnie w sekcji „Stanowisko pracy”.
Następnie wybierz usługę rozliczeniową z listy.
Wybierz rodzaj płatności oraz płatnika.
Kliknij przycisk PARAGON w celu wydrukowania potwierdzenia zapłaty.
Rozliczanie placówek z lekarzami możliwe jest w zakładce STATYSTYKI w bocznym menu.
Wybierz początkową datę zakresu czasowego, z którego chcesz wyświetlić raport, a następnie wybierz datę zamykającą zakres. Wybierz rodzaj raportu, a następnie placówkę lub lekarza, którego dany raport ma dotyczyć. Wybierz rodzaj usług: rozliczeniowe. Zaznacz, czy chcesz uwzględnić w raporcie wizyty odwołane. Kliknij SZUKAJ.
W tabelce poniżej znajdują się statystyki dotyczące usług, pacjentów oraz wizyt. Na podstawie tych statystyk dokonywane jest rozliczanie lekarzy z placówkami.
Poniżej znajdują się przyciski służące do generowania plików excel z rozliczeniami: ZAPISZ – XLSX oraz ZAPISZ Z PACJENTAMI – XLSX (plik ze statystykami lekarzy wraz z rozwiniętą listą pacjentów).
W panelu bocznym wysuwany, w sekcji Połącz z magazynem, zaznacz opcję: TAK. W kolejnym kroku wybierz produkt z listy, który jest powiązany z tą usługą.
Więcej na temat tego jak dodać dany produkt do magazynu znajdziesz tutaj:
Więcej na temat tego jak wprowadzić dostawę znajdziesz tutaj:
Gdy wpiszesz nazwę usługi kliknij enter. Następnie w tabeli, w kolumnie ilość zaznacz ilość zużywanego produktu w trakcie realizacji danej usługi. W kolejnym kroku w sekcji Rozliczenie połączone z magazynem zaznacz selekt TAK. Następnie określ czy chcesz brać pod uwagę produkty w kosztach ujęte w cenach brutto czy netto, a także czy chcesz określać koszty w magazynie ujęte w kosztach sprzedaży czy też w kosztach zakupu. W oknie tym możesz obliczyć zysk klikając w zakładkę Oblicz zysk. Przedstawiona zostanie kwota na podstawie różnicy (koszt usługi – koszt produktu) x procent wynagrodzenia.
Aby ustawić płatników (innych niż pacjenci) w górnej zakładce KONTRAHENCI kliknij ikonkę edycji przy kontrahencie. Dodaj płatników w odpowiedniej do tego sekcji: wybierz z listy, lub kliknij przycisk DODAJ NOWĄ, następnie wprowadź nazwę i ZAPISZ.
Aby połączyć usługi, wybierz zakładkę USŁUGI z bocznego menu, a następnie kliknij „v” na liście usługi w kolumnie „Specjaliści”. Kliknij ikonkę edycji przy konkretnym specjaliście. W panelu edycji przesuń suwak na sam dół do sekcji „Połącz usługę z usługą rozliczeniową”. Wybierz z listy usługę, którą chcesz połączyć.
Aby ustawić automatyczne opłacanie wizyty, wybierz PLACÓWKI z bocznego menu, a następnie górną zakładkę SPECJALIŚCI. Kliknij ikonkę edycji przy konkretnym specjaliście. W panelu wyskakującym z prawej strony zaznacz checkbox „Wizyta automatycznie rozliczona”.
Aby ustawić automatyczne opłacanie wizyty, wybierz PLACÓWKI z bocznego menu, a następnie górną zakładkę SPECJALIŚCI. Kliknij ikonkę edycji przy konkretnym specjaliście. W panelu wyskakującym z prawej strony zaznacz checkbox „Wizyta automatycznie rozliczona”.
Aby użytkownicy systemu mogli rozpocząć wystawianie faktur, należy udostępnić im tę opcję w programie.
Wybierz zakładkę UŻYTKOWNICY w bocznym menu, a następnie kliknij ikonkę edycji przy użytkowniku, któremu chcesz nadać dostęp.
W panelu wysuwającym się z prawej strony zaznacz checkbox Dostęp do zakładki “Rachunki”.
Zatwierdź, klikając ZAPISZ.
Kolejnym krokiem po udzieleniu dostępu jest stworzenie szablonu faktury
Aby to zrobić, wybierz PLACÓWKI z bocznego menu, a następie górną zakładkę KONTRAHENCI. Kliknij ikonkę edycji przy kontrahencie.
W panelu wysuwającym się z prawej strony kliknij górną zakładkę RACHUNKI, a następnie DODAJ FIRMĘ.
Po dodaniu szablonów faktur będziesz mógł je edytować oraz usuwać właśnie w tym panelu.
Opis widoczny na fakturze (będzie umieszczony w lewym górnym rogu faktury)
Zaznacz checkbox “Firma podmiotowo zwolniona z podatku VAT”, jeśli firma nie jest płatnikiem podatku VAT, następne zaznacz na liście powód zwolnienia, lub kliknij „Więcej” i uzupełnij go samodzielnie.
„Więcej” i uzupełnij go samodzielnie.
Wpisz adres,
Specjaliści podpinają się automatycznie. Jeżeli któryś z lekarzy przynależy do innej firmy, należy stworzyć mu firmę i podpiąć go do niej.
Wybierz typ numeracji na fakturze.
Wpisz numer początkowy, aby zachować porządek chronologiczny faktur wystawianych wcześniej z tymi, które będziesz wystawiać w Proassist.
Kliknij ZAPISZ, aby zatwierdzić zmiany.
Wystawianie faktur w systemie Proassist możliwe jest na dwa sposoby:
Jeśli chcesz wystawić fakturę, wybierz KALENDARZ z bocznego menu, a następnie wyszukaj odpowiednią wizytę.
Najedź kursorem myszy na wizytę (konkretnie na tekst), a następnie w polu z informacjami dotyczącymi wizyty kliknij ikonkę kasy (ostatnia ikonka).
Wybierz opcję „Więcej możliwości”.
W sekcji „Pobierz dane do faktury” wybierz firmę z listy. Dane zaciągną się z wcześniej utworzonego szablonu faktury.
Zaznacz nabywcę i uzupełnij jego dane. Jeśli chcesz przyspieszyć tę czynność, możesz zaciągnąć dane z GUS-u, wpisując NIP i klikając „pobierz”.
Kliknij NOWA POZYCJA.
Wpisz nazwę usługi, ilość, cenę brutto oraz wybierz z listy stawkę VAT lub zaznacz „zw” – zwolniony. System automatycznie wylicza wartość netto oraz podatek. Możesz dodać do faktury więcej niż jedną pozycję, klikając przycisk NOWA POZYCJA.
Wybierz rodzaj płatności oraz termin. Następnie ustal status faktury i wpisz kwotę, która została wpłacona.
Wystawioną fakturę możesz zapisać, zapisać i wydrukować, lub zapisać i wysłać na maila.
Zaciąga się z systemu. Aby ją ustawić, wybierz USŁUGI z bocznego menu, a następnie górną zakładkę ROZLICZENIOWA.
Kliknij ikonkę edycji przy danej usłudze.
W panelu wysuwającym się z prawej strony zaznacz na liście stawkę podatku VAT.
Użytkownicy systemu, którzy korzystają z możliwości wystawiania faktur w systemie Proassist mają możliwość wygenerowania dokumentów JPK VAT. Jest to plik potrzebny do przekazania do urzędu skarbowego co miesiąc – obowiązkowo. Możesz go przekazywać samodzielnie przez biznes.gov.pl lub przekazać go swojej księgowej, aby przekazała w Twoim imieniu. W celu wygenerowania pliku należy przejść do zakładki: STATYSTYKI »RACHUNKI, określić zakres dat wygenerowanych faktur. Nad listą wszystkich faktur, należy kliknąć w zakładkę POBIERZ JPK VAT.
Po kliknięciu w tę opcję plik zostanie automatycznie pobrany na dysk komputera.
