Plusy i minusy pracy jako zdalna obsługa rejestracji telefonicznej

Czy lubicie swoją pracę jako zdalne rejestratorki?

Zuzanna: Zdecydowanie tak! W Proassist wszyscy sobie pomagamy, co sprawia, że przychodzę do pracy z uśmiechem. Bywają dni, kiedy jestem zmęczona – zwłaszcza przy dużym natłoku telefonów od pacjentów – ale doceniam możliwość współpracy z takim zespołem.

Marzena: Cieszę się, że mogę pomagać pacjentom i tworzyć zgrany zespół z ludźmi, którzy tworzą świetną atmosferę. W Proassist mogę liczyć na przełożonych, którzy zawsze są wyrozumiali. Nie boję się wyzwań, bo wiem, że w każdej sytuacji mogę liczyć na wsparcie. To moja najlepsza praca, bo mogę pomagać innym!

Czy praca rejestratorki telefonicznej bywa stresująca?

Zuzanna: Niestety tak, ale oczywiście jest więcej pozytywnych sytuacji. Pacjenci żegnają się ze mną serdecznie, mówiąc „do zobaczenia”. Uśmiecham się. Czuję, że są zadowoleni z mojej rozmowy. Wiem, że się nie spotkamy, jednak miło mi, że ktoś docenia moją pracę.

Marzena: Ja na początku pracy w Proassist czułam ogromny stres przy odbieraniu telefonów – co, jeśli coś pomylę i pacjent się zdenerwuje? Ale mimo ogromnego stresu postanowiłam dać sobie szansę i odważyłam się spróbować. Dlatego do dziś pamiętam imię i nazwisko mojego pierwszego pacjenta. Starałam się, by stres nie wpłynął na moje wyniki w pracy. Koniec końców poradziłam sobie i opanowałam emocje.Teraz już się niczym nie stresuję, ale jak w każdej pracy z klientem – nie zawsze jest kolorowo.

Zuzanna:Tak. Właśnie, zwłaszcza gdy pacjenci są niecierpliwi. Czasem bez powodu naskoczą na nas, ponieważ myślą, że my nie chcemy im zarezerwować danego terminu. Jednak to nie jest prawda. Mamy z góry ustalone wytyczne, których się trzymamy, jednak oni tego nie rozumieją. Niestety nie wszystko zależy od nas. Pacjenci przede wszystkim uważają, że jesteśmy w miejscu, do którego dzwonią, dlatego właśnie proszą mnie o to, żebym podeszła do lekarza i zapytała o dany termin.

Zapamiętałyście jakieś nieprzyjemnie sytuacje?

Zuzanna: Utkwiła mi w głowie jedna rozmowa. Starsza pani bez powodu mnie zaatakowała. Nie zachowałam się w stosunku do niej niewłaściwie. Jednak pod koniec rozmowy przeprosiła mnie, przyznała się do błędu. Udzieliłam jej potrzebnych informacji, starałam się jej pomóc. Próbowałam ją uspokoić. Myślę, że dlatego właśnie zrozumiała, że nie chce jej w żaden sposób zaszkodzić. Nawet podziękowała mi i zaznaczyła, że jest starszą osobą. Byłam bardzo zaskoczona.

Marzena: Oczywiście, takich sytuacji jest wiele. Dzwonią do nas przecież chorzy ludzie, którzy często zmagają się z bólem i cierpieniem. Ból jest złym doradcą i czasami po prostu pacjenci już na wstępie są zdenerwowani, bo potrzebują szybkiej pomocy. Staram się zawsze wczuć w ich sytuację oraz spełnić ich oczekiwania. W przypadku braku wolnych terminów wysyłamy do lekarzy wiadomości w sprawie pilnej wizyty. Doradzamy również rejestrację online, a jeśli nie zdążymy odebrać jakiegoś połączenia, to zawsze staramy się oddzwonić.

Nasza kierownik rejestracji, Justyna, przygotowuje nas na takie sytuacje i myślę, że to dzięki jej szkoleniom zawsze wiem, co powiedzieć i jak zareagować. Kiedy zaczynałam pracę w Proassist byłam bardzo nieśmiała, a dzięki odpowiednim szkoleniom zyskałam pewność siebie i doskonale odnajduję się w pracy jako rejestratorka medyczna.

No dobra, opowiedziałyście o nieprzyjemnych sytuacjach. A co z tymi przyjemnymi? Czy takie też zdarzają się w pracy rejestratorki telefonicznej?

Marzena: Tak jak wspomniałam, nie traktuję pacjentów w oschły sposób. Ktoś mógłby powiedzieć, że to tylko krótka wymiana zdań, ale czasem pacjenci zwierzają się ze swoich dolegliwości. Oczywiście, nie jesteśmy medykami, więc nie doradzamy im w kwestiach zdrowotnych, ale zawsze staramy się ciepło przyjąć każdego pacjenta, wesprzeć go słowem i najlepszy w tym wszystkim jest moment wdzięczności. Kiedy pacjent mówi “dziękuję, jest Pani bardzo miła” albo “dziękuję, bardzo mi Pani pomogła”. Tak, myślę, że to jest najważniejsze w naszej pracy.

Zuzanna: Oj, zdecydowanie tak! Mamy wielu pacjentów, którzy są niezwykle sympatyczni i serdeczni. Zdarza się, że osoby, które dzwonią do nas regularnie, zaczynają rozpoznawać nas po głosie i zagajają: „O, to znowu pani! Dobrze, że panią słyszę!” – to naprawdę miłe. To są te momenty, które dają motywację, a nawet radość z codziennej pracy.

Marzena: Tak, ja szczególnie pamiętam jedną pacjentkę, która wracała z zagranicy i miała problem z umówieniem wizyty na czas. Naprawdę bardzo zależało jej na tym, żeby zdążyć na wizytę u konkretnego specjalisty, ale wszystkie terminy w czasie jej pobytu w Polsce były zajęte. Zapisałam tą Panią na listę rezerwową i zrobiłam wszystko, co w mojej mocy, żeby znaleźć jakąś lukę, i udało się! Zadzwoniła potem specjalnie po to, żeby mi podziękować i powiedzieć, że jej wizyta odbyła się na czas. Takie sytuacje dają satysfakcję i sprawiają, że naprawdę warto pomagać.

A co najbardziej cenicie sobie w pracy w Proassist?

Zuzanna: Przede wszystkim wsparcie zespołu i przełożonych. Mamy wiele szkoleń wewnętrznych. Każdy tutaj sobie pomaga, możemy się konsultować, dzielić doświadczeniami. Jest poczucie, że wszyscy gramy do jednej bramki i że nie zostanę sama z trudnym problemem. Dzięki temu ta praca jest spokojniejsza i daje większą satysfakcję, bo wiem, że za mną stoi solidny zespół.

No i właściciele placówek, z którymi współpracujemy też są w porządku. Jeszcze nie zdarzyło mi się, żeby któryś z nich był dla nas niemiły albo wyrażał jakieś niezadowolenie w stosunku do naszej pracy. A wręcz przeciwnie – często słyszymy od nich pochwały. Potrafią powiedzieć do naszej kierowniczki np., że “Dobra robota! Do tej pory nasi pacjenci wiecznie narzekali podczas wizyt, że nikt nie odbiera telefonów. A teraz są wyraźnie zadowoleni z poziomu obsługi”. To mocno budujące, że ktoś docenia naszą pracę.

Marzena: A ja jeszcze dodam, że lubię to poczucie misji – w końcu pomagamy ludziom na co dzień. Nieraz trafiają do nas osoby w ciężkich sytuacjach zdrowotnych, i mimo że pracujemy przez telefon, możemy je wesprzeć. Kiedy pacjent z uśmiechem kończy rozmowę albo dziękuje za naszą pomoc, czuję, że to coś więcej niż tylko zwykła praca.

Praca z programem medycznym Proassist i funkcje ułatwiające codzienną pracę rejestratorek

Jakie funkcje systemu pomagają Wam w codziennej pracy?

Zuzanna: Dzięki funkcji przeglądania pierwszych 100 dostępnych terminów mogę szybko znaleźć odpowiednie propozycje terminów dla pacjentów, co zmniejsza ich zniecierpliwienie i pozwala mi lepiej organizować czas.

Marzena: W 100% zgadzam się z Zuzą, funkcja szybkiego wyszukiwania wolnych terminów jest najlepsza. Ale to nie wszystko, bo Proassist oferuje również świetną bazę wiedzy, dzięki której szybko znajduję odpowiedzi na pytania pacjentów. Dzięki temu nie muszę sięgać do papierowej dokumentacji czy przerywać pracy, by zasięgnąć rady koleżanek. To szczególnie przydatne, kiedy zaczynamy współpracę z nowymi placówkami.

Czy miałyście wcześniej okazję pracować na innych systemach medycznych? Jeśli tak, to jak ocenicie Proassist w konfrontacji z innym programem?

Marzena: Ja nigdy nie pracowałam w innym systemie. Praca w Proassist jest moją pierwszą, dlatego nie mam żadnego porównania. Ale uważam, że oprogramowanie medyczne w chmurze jest świetnym rozwiązaniem. Nie muszę zawsze siadać przy tym samym komputerze, żeby zalogować się do pracy. Wystarczy, że mam dostęp do Internetu. To naprawdę wygodne rozwiązanie. Wyobrażam sobie, że lekarze, których placówki obsługujemy, mogą na przykład codziennie wieczorem spojrzeć w domu w swój kalendarz wizyt i sprawdzić, ilu pacjentów mają zapisanych na kolejny dzień.

Zuzanna: A ja miałam okazję pracować wcześniej w przychodni, gdzie korzystaliśmy z systemu MyDr EDM. Tamten system był w porządku, chociaż czasem się zacinał – zwłaszcza w poniedziałki, kiedy tych pacjentów było najwięcej. No i nie było w systemie listy rezerwowej, którą teraz możemy dla niektórych placówek prowadzić bez problemu.

W przychodni lista rezerwowa była prowadzona w zeszycie A4 i tam zapisywałyśmy z dziewczynami nazwisko, imię i telefon do pacjenta, który wyrażał chęć skorzystania z szybszego terminu. Ale to tak średnio działało, bo czasem jak termin zwolnił nam się z dnia na dzień, to jak dzwoniłyśmy do osób z listy po kolei, mało kto chciał i mógł zmienić swoje plany, żeby skorzystać z wolnego miejsca. W programie medycznym Proassist jest zupełnie inaczej. Możemy zapisać preferencje pacjenta, np. że interesują go tylko popołudniowe wizyty albo, że jest dostępny tylko w poniedziałki i czwartki. Wtedy jak zwolni się miejsce, jednym kliknięciem możemy wyfiltrować osoby, których preferencje wpisują się w wolny termin i łatwiej jest zapełnić lukę. Praktycznie 99% telefonów jest wykonanych z sukcesem – osoba, do której dzwonimy może przyjść na wolne miejsce.

Dlaczego warto postawić na system medyczny Proassist?

Proassist oferuje szereg funkcji, które nie tylko wspierają rejestratorki, ale i ułatwiają życie pacjentom i lekarzom. System umożliwia potwierdzanie wizyt za pomocą SMS, co znacząco redukuje liczbę nieodwołanych wizyt i pomaga lepiej planować harmonogram wizyt. W Proassist dostępne są także elektroniczne podpisy, co ułatwia prowadzenie dokumentacji i pozwala na sprawną obsługę formalności.

Dla usprawnienia pracy lekarzy przygotowaliśmy aplikację mobilną na telefon, która umożliwia głosowe wypełnianie EDM za pomocą funkcji przetwarzania mowy na tekst oraz szybkie skanowanie zdjęć i dodawania ich do dokumentacji. Lekarze mają też możliwość korzystania z szablonów wizyt i powielania recept, co przyspiesza wypełnianie dokumentacji medycznej – zwłaszcza w przypadku wizyt stałych pacjentów chorujących przewlekle.

Zespół rejestratorek Proassist to, jak pokazuje rozmowa z Zuzanną i Marzeną, zgrana i dobrze funkcjonująca ekipa. Korzystanie z ich wsparcia jest nie tylko efektywne, ale i ekonomiczne – usługa ta kosztuje znacznie mniej niż zatrudnienie rejestratorek na pełny etat w placówce medycznej. Dzięki Proassist każda placówka może cieszyć się profesjonalną obsługą pacjentów, jednocześnie oszczędzając czas i pieniądze.