callcenter medyczne – Proassist - System do zarządzania gabinetem i placówką medyczną

Callcenter medyczne – dlaczego warto powierzyć obsługę pacjentów profesjonalistom?

Dzisiejszy świat jest inny niż choćby 10 lat temu. Wiele zmieniło się także na ryku medycznym i pacjenci oczekują szybkiego kontaktu z placówkami medycznymi. Jeśli placówka nie jest w stanie poradzić sobie z odebraniem zbyt dużej ilości połączeń, call center medyczne staje się niezbędnym rozwiązaniem. To profesjonalne wsparcie, które pozwala placówkom skupić się na świadczeniu wysokiej jakości usług, jednocześnie zapewniając sprawną i zorganizowaną obsługę pacjentów.

Co to jest call center medyczne?

Call center specjalizujące się w branży medycznej, to specjalistyczna usługa, która polega na kompleksowej obsłudze telefonicznej pacjentów w imieniu placówki medycznej. Dotychczasowy numer telefonu do placówki medycznej zostaje przekierowany do zewnętrznej firmy, w której wykwalifikowani specjaliści odbierają telefony przez cały czas. Główne zadania takiego contact center obejmują:

rejestrację wizyt,
udzielanie informacji o dostępnych usługach,
przypominanie o terminach wizyt,
obsługę zgłoszeń dotyczących zmian terminów lub pytań pacjentów.

Dzięki profesjonalnemu podejściu, contact center działa jak wizytówka placówki, budując jej wizerunek jako miejsca dbającego o potrzeby pacjentów. Przede wszystkim, czas oczekiwania pacjentów na połączenie jest znacznie krótszy, a pracownicy call center skupiają się na konkretnym i precyzyjnym prowadzeniu rozmów. Nie pozwalają pacjentom zbyt długo blokować linii i rozmawiać o pogodzie i są przygotowani na szybkie reagowanie w każdej sytuacji.

Jeśli pojawią się jakieś nieodebrane połączenia, pracownicy odpowiadają za niezwłoczne oddzwonienie do pacjentów. Usługi call center dotyczą bowiem całkowitej obsługi połączeń telefonicznych. Udzielają informacji, odpowiadają na pytania dotyczące usług oferowanych w placówce medycznej i starają się zaspokoić potrzeby pacjentów, nie zapominając o pozyskaniu klienta dla placówki i umawianiu wizyt.

Dlaczego warto wybrać call center w branży medycznej?

Profesjonalna obsługa pacjentów

Konsultanci medyczni są specjalnie szkoleni, aby rozumieć potrzeby pacjentów i udzielać odpowiednich informacji, co przekłada się na lepszą jakość obsługi i zadowolenie pacjentów. Poprawa jakości obsługi to także zdobycie zaufania pacjentów i wywarcie dobrego pierwszego wrażenia w przypadku pierwszego kontaktu nowych pacjentów.

Odciążenie personelu rejestracji

Dzięki medycznemu call center personel rejestracji pracującej w przychodni może skupić się na innych zadaniach, takich jak obsługa pacjentów na miejscu, przygotowywanie gabinetów do zabiegów, czy inne sprawy organizacyjne. Jeśli wydaje Ci się, że rejestratorka medyczna w gabinecie nie będzie już potrzebna, gdy zdecydujesz się na usługi call center, to się mylisz. W innym artykule opisaliśmy, jak wygląda praca rejestracji w przychodni – przeczytaj i przekonaj się, że nie są to tylko telefony i umawianie wizyt.

Dostępność poza standardowymi godzinami pracy

Medyczne call center działa często w rozszerzonych godzinach, co pozwala pacjentom kontaktować się z placówką w dogodnym dla nich czasie, nawet poza godzinami pracy rejestracji. To bardzo duża korzyść dla gabinetu, ponieważ pacjenci często pracują w podobnych godzinach do godzin pracy rejestracji medycznej i nie mają możliwości wykonania połączeń telefonicznych w tym czasie. Pracownicy call center pracują dłużej i dzięki temu osoby dzwoniące w celu umówienia wizyty po godzinach pracy placówki będą mogły zarezerwować termin.

Na rynku medycznym jest dostępnych wiele możliwości i istnieją też inne kanały komunikacji, takie jak rejestracja online. To świetne rozwiązanie, które umożliwia pacjentom rezerwację wizyt 24/7, ale musimy pamiętać o tym, że wciąż są osoby, które preferują tradycyjne kanały komunikacji i wolą podawać swoja dane przez telefon.

Zwiększenie liczby umówionych wizyt

Usługi call center dla branży medycznej sprawiają, że czas oczekiwania pacjenta na połączenie jest krótszy, a przeprowadzenie rozmowy ukierunkowane jest na odpowiednie udzielenie informacji i umawianie wizyt. Dodatkowo, systematyczne odbieranie połączeń telefonicznych, przypomnienia o wizytach i elastyczność w umawianiu terminów sprawiają, że pacjenci chętniej korzystają z usług lekarzy, polecają je znajomym i sami chętnie wracają na kolejne wizyty.

Jak wybrać odpowiednie call center dla branży medycznej?

Jeśli decydujesz się na skorzystanie z zewnętrznej rejestracji telefonicznej w swoim gabinecie, musisz dobrze wybrać firmę, która będzie Twoim contact center. Przy wyborze zwróć uwagę przede wszystkim na to, jak wygląda wdrożenie usługi odbierania połączeń. Sprawdź, czy contact center posiada swój system medyczny i jak wyglądają kwestie bezpieczeństwa – w końcu pracownicy call center będą przetwarzać dane pacjentów.

Dowiedz się również, na jaki numer będą mogli dzwonić pacjenci. Najlepsze rozwiązanie to takie, w którym numer kontaktowy pozostaje bez zmian i tylko połączenia zostają przekierowane. Wdrożenie zdalnej obsługi rejestracji przebiega wtedy najszybciej, nie musisz wywieszać nigdzie informacji o zmianach i nie stracisz dotychczasowego klienta.

Warto zwrócić też uwagę na to, jaka jest specjalizacja wybranego call center. Istnieje wiele firm, które zajmują się usługami tego typu, ale tylko niektóre z nich specjalizują się w umawianiu wizyt do lekarzy. Pracownicy call center będą musieli w Twoim przypadku nie tylko odebrać połączenie i udzielić informacji, ale także zapisać klienta na wizytę i umieć obsłużyć system medyczny. Ważne jest zatem przeprowadzenie odpowiedniego researchu i upewnienie się, że przekazujesz obsługę telefonów w dobre ręce.

Ostatnim ważnym elementem jest sprawdzenie, jakie usługi oferuje contact center. W gabinetach medycznych, żeby nie stracić klienta i zapełnić grafik, warto jest korzystać z usług dodatkowych, takich jak:

prowadzenie listy rezerwowej pacjentów,
automatyczne wysyłanie przypomnień SMS o wizytach,
telefoniczne potwierdzanie wizyt,
przesuwanie wizyt w przypadku nagłych sytuacji (np. nieplanowana nieobecność lekarza).

Kto może korzystać z call center medycznego?

Z tej usługi mogą skorzystać zarówno duże przychodnie, wielospecjalistyczne placówki medyczne i szpitale, jak i jednoosobowe gabinety lekarskie. Contact center to także świetne rozwiązanei dla gabinetów oferujących inne specjalistyczne usługi medyczne (np. podolog, trycholog, kosmetolog, fizjoterapeuta).

To szczególnie wartościowe rozwiązanie dla miejsc, w których brakuje wystarczającej liczby pracowników rejestracji, aby efektywnie zarządzać telefoniczną obsługą pacjentów i czas oczekiwania na połączenie jest bardzo długi.

Jest to również przydatne dla tych gabinetów, w których nie opłaca się zatrudniać rejestratorki medycznej na etat. Doskonale wiemy o tym, że koszty utrzymania pracownika na umowie o pracę są wysokie, a wiele prywatnych gabinetów (zwłaszcza jednoosobowych) pracuje nieregularnie – np. trzy dni w tygodniu lub tylko w popołudniowych godzinach. Ciężko znaleźć odpowiedzialnego pracownika, który zdecyduje się pracować w tak nieregularnym czasie, a dodatkowo trzeba pamiętać o jego ewentualnych zwolnieniach lekarskich i urlopach.

Odbieranie połączeń samodzielnie jest natomiast trudnym wyzwaniem. Wymaga wielu wyrzeczeń i sprawia, że specjaliści robią to kosztem życia prywatnego. Dlatego właśnie contact center medyczne to idealne rozwiązanie dla wszystkich gabinetów medycznych.

Call center medyczne – jak pozyskiwać pacjentów dzięki sprawnej obsłudze pacjentów

Inwestycja w contact center medyczne to krok w stronę lepszej organizacji pracy i większego zadowolenia pacjentów. Profesjonalna obsługa telefoniczna nie tylko odciąża personel, ale także pozwala na zwiększenie liczby umówionych wizyt i poprawę wizerunku przychodni.

Decydując się na outsourcing rejestracji telefonicznej, warto jednak zwrócić uwagę na:

doświadczenie firmy w obsłudze placówek medycznych,
poziom zaawansowania technologicznego (integracja z systemami medycznymi),
elastyczność w dostosowywaniu usług do potrzeb placówki,
kompetencje konsultantów,
nastawienie na pozyskiwanie klienta.

Jeśli szukasz wsparcia w obsłudze pacjentów, rozwiązania takie jak zewnętrzna rejestracja telefoniczna Proassist zapewnią Ci kompleksową pomoc – od rejestracji wizyt po system umożliwiający kompletne zarządzanie placówką. Sprawdź, jak możesz usprawnić swoją pracę i zyskać zadowolenie pacjentów!

Zewnętrzna rejestracja medyczna, czyli jak zwiększyć zadowolenie twoich klientów i poprawić opinie placówki medycznej?

A może sam układasz swój harmonogram wizyt i telefoniczna rejestracja pacjentów spoczywa na Twojej głowie? Podałeś na stronie swój indywidualny numer telefonu i teraz nawet w wolnym czasie pacjent dzwoni?

Czy istnieje sposób, aby rozwiązać te problemy i zapewnić pacjentom lepsze doświadczenie? Odpowiedź brzmi: tak! Pozwól, że przedstawię Ci outsourcing rejestracji medycznej.

Co to jest outsourcing rejestracji?

Outsourcing rejestracji to rozwiązanie mające na celu poprawę obsługi pacjentów. Polega na przekazaniu zadań rejestracji zewnętrznej firmie, takiej jak Proassist. Dzięki temu placówki medyczne mogą skupić się na świadczeniu wysokiej jakości opieki zdrowotnej, podczas gdy specjalnie przeszkolony personel zajmuje się rejestracją pacjentów i gwarantuje wysoką jakość obsługi.

Przekierowanie połączenia z Twojego dotychczasowego numeru do Proassist zapewni uniknięcie konieczności informowania pacjentów o zmianie numeru telefonu. Rejestratorki Proassist zajmą się odbieraniem połączeń, przesunięciem umówionych wizyt czy potwierdzeniem obecności pacjenta na wizycie w zaplanowanym wcześniej terminie. Rejestracja pacjentów odbywa się szybko, sprawnie i z korzyścią dla obu stron – pacjenta i lekarza.

Jeśli zdecydujesz się na skorzystanie z profesjonalnej obsługi rejestracji Proassist, to proces integracji przebiega szybko i w miłej atmosferze. System Proassist podpowiada rejestratorkom szczegółowe informacje dotyczące Twojej placówki. Odpowiednia konfiguracja pozwala na to, by jeszcze przed odebraniem telefonu rejestratorka wiedziała, że pacjent dzwoni na Twój numer. Doskonałe narzędzie jakim jest skrypt rozmów, z którego jednocześnie korzystają rejestratorki pozwala na profesjonalną rejestrację pacjentów oraz na udzielenie odpowiedzi na każde pytania i wątpliwości pacjenta.

Dla jakich placówek jest outsourcing rejestracji medycznej?

Rejestracja pacjentów może być wyzwaniem dla wielu placówek medycznych, zarówno małych gabinetów, jak i dużych centrów medycznych. Odbieranie połączeń przychodzących powinno być wykonywane poprawnie, by zakończyło się sprzedażą usługi. Dlatego zewnętrzna rejestracja telefoniczna to rozwiązanie dla każdej placówki, której zależy na dobrych relacjach z pacjentami i dużej ilości umówionych wizyt.

Wprowadzenie outsourcingu rejestracji telefonicznej może przynieść znaczące korzyści, które poprawiają jakość usług i komfort pracy personelu medycznego. Poniżej przedstawimy dwie historie, które ilustrują, jak outsourcing może zmienić codzienne funkcjonowanie różnych typów placówek medycznych.

Historia 1: Mały gabinet, wielkie wyzwania

Dr. Jan Kowalski prowadzi jednoosobowy prywatny gabinet medyczny w małym miasteczku. Jako lekarz z wieloletnim doświadczeniem, zawsze stawiał na indywidualne podejście do pacjentów. Jednak w ostatnich latach zaczyna odczuwać, że jego praca przynosi więcej stresu niż satysfakcji.

Problemy
Każdego dnia, oprócz przyjmowania pacjentów, dr Kowalski musi odbierać telefony, umawiać wizyty i oddzwaniać do osób, które próbowały się z nim skontaktować w czasie, gdy był zajęty. Telefony nie ustają nawet po godzinach pracy, a dr Kowalski spędza wieczory na oddzwanianiu i układaniu harmonogramu na kolejne dni.

Rozwiązanie
Zdecydował się na najbardziej odpowiednie dla tej sytuacji rozwiązanie – na zewnętrzną rejestrację telefoniczną. Firma Proassist przejęła obsługę wszystkich telefonów, umawianie wizyt oraz potwierdzanie terminów. To, co w tym wszystkim najlepsze – dr Kowalski nie musiał zmieniać numeru telefonu. Pacjenci kontaktują się nadal pod ten sam numer, na który dzwonili od lat, a miły głos rejestratorki medycznej informuje ich, gdzie się dodzwonili.

Korzyści
1. Zwiększona efektywność: Dr Kowalski może teraz w pełni skupić się na swoich pacjentach, nie martwiąc się o ciągłe przerywanie wizyt przez dzwoniący telefon. Nie musi też informować ich o jakichkolwiek zmianach, bo wszystko zrobi rejestratorka Proassist.

2. Lepsza organizacja czasu: Wieczory są teraz wolne od obowiązków zawodowych, co jest niewątpliwie wygodne i pozwala mu na odpoczynek i regenerację. Okazało się także, że mając więcej czasu, dr Kowalski będzie mógł przyjąć pacjentów w większej liczbie.

3. Profesjonalna obsługa pacjentów: Pacjenci otrzymują szybszą i bardziej profesjonalną obsługę, co zwiększa ich zadowolenie z usługi, a dr Kowalski zyskuje lojalność pacjenta.

Historia 2: Duża placówka medyczna – zarządzanie na większą skalę

Centrum Medyczne „Szyszka” to duża placówka, w której pracuje wielu specjalistów z różnych dziedzin medycyny. Mimo swojej wielkości, centrum boryka się z problemami związanymi z rejestracją pacjentów.

Problemy
Zatrudnienie i utrzymanie odpowiedniej liczby rejestratorek medycznych okazuje się kosztowne i problematyczne. W pierwszej kolejności – znalezienie odpowiednich osób. Następnie ich szkolenie, a także radzenie sobie z nieobecnościami z powodu urlopów czy zwolnień chorobowych generuje dodatkowe trudności. Placówka obawia się, że nie zawsze uda się zapewnić płynną obsługę telefoniczną, co może wpływać na satysfakcję pacjentów i opinie o placówce.

Rozwiązanie
Centrum Medyczne „Szyszka” postanowiło zlecić rejestrację telefoniczną zewnętrznej firmie Proassist specjalizującej się w obsłudze pacjenta.

Korzyści
1. Redukcja kosztów: Zamiast ponosić koszty zatrudnienia, szkolenia i utrzymania pracowników, placówka płaci stałą opłatę za outsourcing, co jest bardziej przewidywalne i opłacalne.

2. Gwarancja ciągłości obsługi: Proassist zapewnia, że telefony są odbierane bez przerw, nawet w przypadku nieobecności lekarzy, co eliminuje problem nieodebranych połączeń.

3. Profesjonalizm: Specjaliści od rejestracji telefonicznej są przeszkoleni w zakresie komunikacji z pacjentami, co zapewnia wysoki standard obsługi.

4. Elastyczność: Zewnętrzna rejestracja telefoniczna pracuje od poniedziałku do piątku w godzinach od 08:00 do 20:00 oraz w soboty od 08:00 do 15:00. To znacznie dłużej niż osoby zatrudnione na etacie, dzięki czemu pacjent może umawiać się na wizyty w dogodnym dla siebie czasie.

Zalety zewnętrznej rejestracji telefonicznej

Zwiększona efektywność placówki medycznej: outsourcing rejestracji przyczynia się do zwiększenia efektywności Twojej placówki. Przekazanie zadań rejestracji zewnętrznej firmie pozwala personelowi medycznemu skupić się na bardziej złożonych obowiązkach, takich jak udzielanie porad medycznych czy leczenie pacjentów. W rezultacie placówki medyczne mogą zapewnić pacjentom wysoką jakość opieki i skrócić czas oczekiwania na wizytę.

Rejestracja poza godzinami pracy: outsourcing rejestracji medycznej umożliwia pacjentom rejestrację w dogodnym dla siebie czasie, także poza standardowymi godzinami pracy placówki. To rozwiązanie przyczynia się do większej wygody i ułatwia dostęp.

Poprawa obsługi pacjentów: zewnętrzna medyczna rejestracja przyczynia się do poprawy obsługi chorych. Specjalnie przeszkolony personel zewnętrznej firmy specjalizującej się w rejestracji jest bardziej doświadczony w obszarze rejestracji i może zapewnić pacjentom profesjonalną i uprzejmą obsługę. Skrócenie czasu oczekiwania na wizyty do lekarzy oraz elastyczność terminów również przyczyniają się do zwiększenia satysfakcji pacjentów.

Redukcja kosztów: usługa zewnętrznej rejestracji to przede wszystkim duże korzyści finansowe. Zatrudnianie pełnoetatowego pracownika z płacą minimalną w 2024 roku wyniesie ponad 5100 zł miesięcznie. Zewnętrzna rejestratorka Proassist to koszt zaledwie 614 zł brutto miesięcznie. To duża różnica, prawda?

Dodatkowo, rejestratorka na etacie pracuje tylko 8 godzin dziennie i może korzystać z urlopów i zwolnień lekarskich. Tymczasem rejestratorka medyczna z Proassist pracuje 12 godzin dziennie i nie musisz martwić się o nieobecności.

Outsourcing rejestracji telefonicznej to rozwiązanie, które może przynieść znaczące korzyści zarówno małym gabinetom, jak i dużym placówkom medycznym. Medyczna rejestracja to element, który pacjent napotyka na pierwszej linii w kontakcie z placówką.

Dzięki rejestracji outsourcingowej Proasssist, lekarze i personel medyczny mogą skupić się na swojej podstawowej działalności – opiece nad pacjentami, a jednocześnie zapewnić najwyższy standard obsługi. Jak pokazują przedstawione przez nas historie, outsourcing może znacząco poprawić efektywność pracy, zredukować koszty oraz zwiększyć satysfakcję zarówno lekarza, jak i pacjentów.

Jeśli zastanawiasz się, czy warto korzystać z usługi zewnętrznej rejestracji telefonicznej w placówce medycznej – umów się na rozmowę z konsultantem Proassist. Chętnie odpowiemy na każde Twoje pytanie i znajdziemy rozwiązanie najlepsze dla Twojego gabinetu.

Za kulisami pracy zdalnej rejestratorki: rozmowa z rejestratorkami medycznymi pracującymi w Proassist

Plusy i minusy pracy jako zdalna obsługa rejestracji telefonicznej

Czy lubicie swoją pracę jako zdalne rejestratorki?

Zuzanna: Zdecydowanie tak! W Proassist wszyscy sobie pomagamy, co sprawia, że przychodzę do pracy z uśmiechem. Bywają dni, kiedy jestem zmęczona – zwłaszcza przy dużym natłoku telefonów od pacjentów – ale doceniam możliwość współpracy z takim zespołem.

Marzena: Cieszę się, że mogę pomagać pacjentom i tworzyć zgrany zespół z ludźmi, którzy tworzą świetną atmosferę. W Proassist mogę liczyć na przełożonych, którzy zawsze są wyrozumiali. Nie boję się wyzwań, bo wiem, że w każdej sytuacji mogę liczyć na wsparcie. To moja najlepsza praca, bo mogę pomagać innym!

Czy praca rejestratorki telefonicznej bywa stresująca?

Zuzanna: Niestety tak, ale oczywiście jest więcej pozytywnych sytuacji. Pacjenci żegnają się ze mną serdecznie, mówiąc „do zobaczenia”. Uśmiecham się. Czuję, że są zadowoleni z mojej rozmowy. Wiem, że się nie spotkamy, jednak miło mi, że ktoś docenia moją pracę.

Marzena: Ja na początku pracy w Proassist czułam ogromny stres przy odbieraniu telefonów – co, jeśli coś pomylę i pacjent się zdenerwuje? Ale mimo ogromnego stresu postanowiłam dać sobie szansę i odważyłam się spróbować. Dlatego do dziś pamiętam imię i nazwisko mojego pierwszego pacjenta. Starałam się, by stres nie wpłynął na moje wyniki w pracy. Koniec końców poradziłam sobie i opanowałam emocje.Teraz już się niczym nie stresuję, ale jak w każdej pracy z klientem – nie zawsze jest kolorowo.

Zuzanna:Tak. Właśnie, zwłaszcza gdy pacjenci są niecierpliwi. Czasem bez powodu naskoczą na nas, ponieważ myślą, że my nie chcemy im zarezerwować danego terminu. Jednak to nie jest prawda. Mamy z góry ustalone wytyczne, których się trzymamy, jednak oni tego nie rozumieją. Niestety nie wszystko zależy od nas. Pacjenci przede wszystkim uważają, że jesteśmy w miejscu, do którego dzwonią, dlatego właśnie proszą mnie o to, żebym podeszła do lekarza i zapytała o dany termin.

Zapamiętałyście jakieś nieprzyjemnie sytuacje?

Zuzanna: Utkwiła mi w głowie jedna rozmowa. Starsza pani bez powodu mnie zaatakowała. Nie zachowałam się w stosunku do niej niewłaściwie. Jednak pod koniec rozmowy przeprosiła mnie, przyznała się do błędu. Udzieliłam jej potrzebnych informacji, starałam się jej pomóc. Próbowałam ją uspokoić. Myślę, że dlatego właśnie zrozumiała, że nie chce jej w żaden sposób zaszkodzić. Nawet podziękowała mi i zaznaczyła, że jest starszą osobą. Byłam bardzo zaskoczona.

Marzena: Oczywiście, takich sytuacji jest wiele. Dzwonią do nas przecież chorzy ludzie, którzy często zmagają się z bólem i cierpieniem. Ból jest złym doradcą i czasami po prostu pacjenci już na wstępie są zdenerwowani, bo potrzebują szybkiej pomocy. Staram się zawsze wczuć w ich sytuację oraz spełnić ich oczekiwania. W przypadku braku wolnych terminów wysyłamy do lekarzy wiadomości w sprawie pilnej wizyty. Doradzamy również rejestrację online, a jeśli nie zdążymy odebrać jakiegoś połączenia, to zawsze staramy się oddzwonić.

Nasza kierownik rejestracji, Justyna, przygotowuje nas na takie sytuacje i myślę, że to dzięki jej szkoleniom zawsze wiem, co powiedzieć i jak zareagować. Kiedy zaczynałam pracę w Proassist byłam bardzo nieśmiała, a dzięki odpowiednim szkoleniom zyskałam pewność siebie i doskonale odnajduję się w pracy jako rejestratorka medyczna.

No dobra, opowiedziałyście o nieprzyjemnych sytuacjach. A co z tymi przyjemnymi? Czy takie też zdarzają się w pracy rejestratorki telefonicznej?

Marzena: Tak jak wspomniałam, nie traktuję pacjentów w oschły sposób. Ktoś mógłby powiedzieć, że to tylko krótka wymiana zdań, ale czasem pacjenci zwierzają się ze swoich dolegliwości. Oczywiście, nie jesteśmy medykami, więc nie doradzamy im w kwestiach zdrowotnych, ale zawsze staramy się ciepło przyjąć każdego pacjenta, wesprzeć go słowem i najlepszy w tym wszystkim jest moment wdzięczności. Kiedy pacjent mówi “dziękuję, jest Pani bardzo miła” albo “dziękuję, bardzo mi Pani pomogła”. Tak, myślę, że to jest najważniejsze w naszej pracy.

Zuzanna: Oj, zdecydowanie tak! Mamy wielu pacjentów, którzy są niezwykle sympatyczni i serdeczni. Zdarza się, że osoby, które dzwonią do nas regularnie, zaczynają rozpoznawać nas po głosie i zagajają: „O, to znowu pani! Dobrze, że panią słyszę!” – to naprawdę miłe. To są te momenty, które dają motywację, a nawet radość z codziennej pracy.

Marzena: Tak, ja szczególnie pamiętam jedną pacjentkę, która wracała z zagranicy i miała problem z umówieniem wizyty na czas. Naprawdę bardzo zależało jej na tym, żeby zdążyć na wizytę u konkretnego specjalisty, ale wszystkie terminy w czasie jej pobytu w Polsce były zajęte. Zapisałam tą Panią na listę rezerwową i zrobiłam wszystko, co w mojej mocy, żeby znaleźć jakąś lukę, i udało się! Zadzwoniła potem specjalnie po to, żeby mi podziękować i powiedzieć, że jej wizyta odbyła się na czas. Takie sytuacje dają satysfakcję i sprawiają, że naprawdę warto pomagać.

A co najbardziej cenicie sobie w pracy w Proassist?

Zuzanna: Przede wszystkim wsparcie zespołu i przełożonych. Mamy wiele szkoleń wewnętrznych. Każdy tutaj sobie pomaga, możemy się konsultować, dzielić doświadczeniami. Jest poczucie, że wszyscy gramy do jednej bramki i że nie zostanę sama z trudnym problemem. Dzięki temu ta praca jest spokojniejsza i daje większą satysfakcję, bo wiem, że za mną stoi solidny zespół.

No i właściciele placówek, z którymi współpracujemy też są w porządku. Jeszcze nie zdarzyło mi się, żeby któryś z nich był dla nas niemiły albo wyrażał jakieś niezadowolenie w stosunku do naszej pracy. A wręcz przeciwnie – często słyszymy od nich pochwały. Potrafią powiedzieć do naszej kierowniczki np., że “Dobra robota! Do tej pory nasi pacjenci wiecznie narzekali podczas wizyt, że nikt nie odbiera telefonów. A teraz są wyraźnie zadowoleni z poziomu obsługi”. To mocno budujące, że ktoś docenia naszą pracę.

Marzena: A ja jeszcze dodam, że lubię to poczucie misji – w końcu pomagamy ludziom na co dzień. Nieraz trafiają do nas osoby w ciężkich sytuacjach zdrowotnych, i mimo że pracujemy przez telefon, możemy je wesprzeć. Kiedy pacjent z uśmiechem kończy rozmowę albo dziękuje za naszą pomoc, czuję, że to coś więcej niż tylko zwykła praca.

Praca z programem medycznym Proassist i funkcje ułatwiające codzienną pracę rejestratorek

Jakie funkcje systemu pomagają Wam w codziennej pracy?

Zuzanna: Dzięki funkcji przeglądania pierwszych 100 dostępnych terminów mogę szybko znaleźć odpowiednie propozycje terminów dla pacjentów, co zmniejsza ich zniecierpliwienie i pozwala mi lepiej organizować czas.

Marzena: W 100% zgadzam się z Zuzą, funkcja szybkiego wyszukiwania wolnych terminów jest najlepsza. Ale to nie wszystko, bo Proassist oferuje również świetną bazę wiedzy, dzięki której szybko znajduję odpowiedzi na pytania pacjentów. Dzięki temu nie muszę sięgać do papierowej dokumentacji czy przerywać pracy, by zasięgnąć rady koleżanek. To szczególnie przydatne, kiedy zaczynamy współpracę z nowymi placówkami.

Czy miałyście wcześniej okazję pracować na innych systemach medycznych? Jeśli tak, to jak ocenicie Proassist w konfrontacji z innym programem?

Marzena: Ja nigdy nie pracowałam w innym systemie. Praca w Proassist jest moją pierwszą, dlatego nie mam żadnego porównania. Ale uważam, że oprogramowanie medyczne w chmurze jest świetnym rozwiązaniem. Nie muszę zawsze siadać przy tym samym komputerze, żeby zalogować się do pracy. Wystarczy, że mam dostęp do Internetu. To naprawdę wygodne rozwiązanie. Wyobrażam sobie, że lekarze, których placówki obsługujemy, mogą na przykład codziennie wieczorem spojrzeć w domu w swój kalendarz wizyt i sprawdzić, ilu pacjentów mają zapisanych na kolejny dzień.

Zuzanna: A ja miałam okazję pracować wcześniej w przychodni, gdzie korzystaliśmy z systemu MyDr EDM. Tamten system był w porządku, chociaż czasem się zacinał – zwłaszcza w poniedziałki, kiedy tych pacjentów było najwięcej. No i nie było w systemie listy rezerwowej, którą teraz możemy dla niektórych placówek prowadzić bez problemu.

W przychodni lista rezerwowa była prowadzona w zeszycie A4 i tam zapisywałyśmy z dziewczynami nazwisko, imię i telefon do pacjenta, który wyrażał chęć skorzystania z szybszego terminu. Ale to tak średnio działało, bo czasem jak termin zwolnił nam się z dnia na dzień, to jak dzwoniłyśmy do osób z listy po kolei, mało kto chciał i mógł zmienić swoje plany, żeby skorzystać z wolnego miejsca. W programie medycznym Proassist jest zupełnie inaczej. Możemy zapisać preferencje pacjenta, np. że interesują go tylko popołudniowe wizyty albo, że jest dostępny tylko w poniedziałki i czwartki. Wtedy jak zwolni się miejsce, jednym kliknięciem możemy wyfiltrować osoby, których preferencje wpisują się w wolny termin i łatwiej jest zapełnić lukę. Praktycznie 99% telefonów jest wykonanych z sukcesem – osoba, do której dzwonimy może przyjść na wolne miejsce.

Dlaczego warto postawić na system medyczny Proassist?

Proassist oferuje szereg funkcji, które nie tylko wspierają rejestratorki, ale i ułatwiają życie pacjentom i lekarzom. System umożliwia potwierdzanie wizyt za pomocą SMS, co znacząco redukuje liczbę nieodwołanych wizyt i pomaga lepiej planować harmonogram wizyt. W Proassist dostępne są także elektroniczne podpisy, co ułatwia prowadzenie dokumentacji i pozwala na sprawną obsługę formalności.

Dla usprawnienia pracy lekarzy przygotowaliśmy aplikację mobilną na telefon, która umożliwia głosowe wypełnianie EDM za pomocą funkcji przetwarzania mowy na tekst oraz szybkie skanowanie zdjęć i dodawania ich do dokumentacji. Lekarze mają też możliwość korzystania z szablonów wizyt i powielania recept, co przyspiesza wypełnianie dokumentacji medycznej – zwłaszcza w przypadku wizyt stałych pacjentów chorujących przewlekle.

Zespół rejestratorek Proassist to, jak pokazuje rozmowa z Zuzanną i Marzeną, zgrana i dobrze funkcjonująca ekipa. Korzystanie z ich wsparcia jest nie tylko efektywne, ale i ekonomiczne – usługa ta kosztuje znacznie mniej niż zatrudnienie rejestratorek na pełny etat w placówce medycznej. Dzięki Proassist każda placówka może cieszyć się profesjonalną obsługą pacjentów, jednocześnie oszczędzając czas i pieniądze.