Co więcej, największe natężenie kontaktów przypadało na godziny 9:00–11:00, a jedynie około 30% połączeń telefonicznych kończyło się faktyczną rejestracją wizyty. Każdy nieodebrany telefon czy pacjent, który nie może zapisać się wtedy, kiedy tego potrzebuje, to potencjalnie utracona wizyta i przychód. Dlatego dostępność rejestracji 24/7 nie jest już tylko dodatkiem, staje się realnym sposobem na ograniczenie utraconych pacjentów i zwiększenie liczby rezerwacji.

Podczas ostatniego spotkania online, eksperci Proassist, Anna Spigarska i Mateusz Chmal, podzielili się wiedzą na temat tego, jak Proassist ułatwia zarządzanie placówkę medyczną, wspierając prowadzenie kalendarza, dokumentacji oraz samej rejestracji.

Czym właściwie jest rejestracja online?

Rejestracja online to nie tylko formularz na stronie, to narzędzie działające 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. Pozwala pacjentowi na samodzielny wybór specjalisty, usługi oraz dogodnego terminu za pośrednictwem widgetu na stronie internetowej lub w mediach społecznościowych. Co istotne, rozwiązanie to jest w pełni dostosowane do urządzeń mobilnych, co umożliwia zapisanie się na wizytę bezpośrednio ze smartfona w dowolnym momencie, nawet w święta czy dni wolne.

Głównym celem wdrożenia takiego rozwiązania jest odciążenie personelu i usprawnienie codziennej pracy placówki. Zamiast poświęcać czas na odbieranie dziesiątek telefonów, rejestratorki mogą skupić się na bezpośredniej obsłudze pacjentów oraz innych bieżących zadaniach. 

Jak podkreślił Mateusz Chmal, nie każdy pacjent ma możliwość kontaktu telefonicznego w godzinach pracy gabinetu. Dostępna 24/7 rejestracja online pozwala więc odpowiedzieć na potrzeby osób, które chcą umówić wizytę poza standardowymi godzinami pracy, a tym samym zwiększa szansę na pozyskanie nowych pacjentów.

Dopasowanie do potrzeb: rodzaje widgetów

Proassist oferuje kilka rodzajów widgetów rejestracji online, które można dopasować do specyfiki placówki, sposobu prezentowania usług oraz ścieżki, jaką pacjent przechodzi podczas zapisu. Do wyboru są m.in. widget statyczny, umieszczany w wybranym miejscu na stronie, oraz dynamiczny pasek wysuwany z boku, który pozostaje widoczny podczas przewijania. 

Placówki mogą również korzystać z widgetu dedykowanego konkretnemu specjaliście, idealnego np. na stronie „Nasz zespół”, widgetu umożliwiającego wybór usługi i najszybszego dostępnego terminu czy rozbudowanej wersji prezentującej dodatkowe informacje o specjaliście. Z kolei widget marketingowy pozwala analizować, z jakiego źródła pacjent trafił do rejestracji, np. z konkretnej reklamy. 

Co ważne, widgety można umieścić nie tylko na stronie internetowej, ale również w wizytówce Google, bio na Instagramie czy jako przycisk akcji na Facebooku, dzięki czemu pacjent może przejść do rejestracji bezpośrednio z różnych kanałów komunikacji placówki.

Pełna kontrola i personalizacja

System pozwala na szeroką konfigurację formularza zapisu. Personel sam decyduje, jakie dane pacjent powinien podać podczas zapisu, np. imię, nazwisko czy PESEL, a także które usługi mają być widoczne, w jakiej kolejności się wyświetlają i które z nich warto dodatkowo wyróżnić. Możliwe jest również nadanie usługom bardziej przystępnych, zrozumiałych dla pacjentów nazw. 

Dodatkowym udogodnieniem jest możliwość wyświetlania komunikatów bezpośrednio przy widgecie rejestracji, dzięki czemu placówka może przekazywać ważne informacje już na etapie zapisu, np. przypomnieć pacjentowi fizjoterapeutycznemu o zabraniu odpowiedniego stroju na ćwiczenia.

Płatności online i walka z „no-show”

Płatności online, realizowane we współpracy z AutoPay, pozwalają pacjentowi opłacić wizytę w całości lub częściowo już na etapie rezerwacji. Takie rozwiązanie przynosi korzyści zarówno pacjentom, jak i placówce, przedpłata zwiększa zaangażowanie pacjenta i może ograniczyć liczbę wizyt odwoływanych w ostatniej chwili, a automatyczne przekazywanie informacji o płatności bezpośrednio do kalendarza eliminuje konieczność ręcznego sprawdzania przelewów przez personel. W efekcie recepcja pracuje sprawniej, a obsługa płatności staje się prostsza i bardziej przejrzysta.

Chatbot Rejestratorka Paulina – wyższy poziom automatyzacji

Dopełnieniem systemu jest chatbot Rejestratorka Paulina. To wirtualna rejestratorka, która potrafi rozmawiać z pacjentem, umówić go na wizytę, zmienić termin lub odwołać spotkanie. Paulina odpowiada również na pytania o ceny usług czy sposób dojazdu do gabinetu. Co więcej, obsługuje pacjentów w czterech językach: polskim, angielskim, niemieckim i ukraińskim.

Podsumowanie

Wdrożenie rejestracji online Proassist to krok w stronę nowoczesnej placówki, która szanuje czas zarówno pacjentów, jak i personelu. Dzięki szerokim możliwościom konfiguracji system można dopasować do specyfiki różnych gabinetów i modeli pracy. Sprawdziliśmy również, czego pacjenci naprawdę potrzebują, analizując 4000 interakcji z chatbotem Rejestratorką Pauliną. Zebrane dane pokazują, w jakich godzinach pacjenci najczęściej szukają kontaktu, jakie informacje są dla nich najważniejsze i gdzie automatyzacja może skutecznie odciążyć rejestrację.

Pobierz raport i zobacz, jak wykorzystanie automatycznej obsługi może zwiększyć dostępność placówki, usprawnić pracę personelu i poprawić doświadczenie pacjentów.