Podsumowanie roku 2020 w Proassist

Nieustannie staramy się usprawniać nasze oprogramowanie medyczne tak, aby jak najlepiej dopasować je do potrzeb użytkowników. Dlatego z miesiąca na miesiąc system Proassist rozbudowywany jest o coraz to nowsze funkcjonalności, które jeszcze bardziej poprawiają komfort pracy lekarzy oraz managerów placówek.

W 2020 roku nasz program dla lekarzy został poszerzony o kolejne funkcje. Oprócz rozbudowania modułu EDM wprowadziliśmy kilka nowości związanych z chujowymi rozliczeniami oraz takie, które umożliwiają sprawne przeprowadzanie wizyt, nie tylko tych stacjonarnych.

Co jeszcze zostało wdrożone do systemu Proassist w 2020 roku? Zapraszamy do lektury.

E-recepta

Listę funkcjonalności wdrożonych do naszego programu dla lekarzy otwiera możliwość wystawiania e recepty. Zakładka do wypisywania tego dokumentu dostępna jest w oknie do przeprowadzania wizyty, dzięki czemu nie ma konieczności otwierania dodatkowych kart przeglądarki, czy programów. Podczas wypisywania dokumentu specjalista ma dostęp do pełnej bazy leków oraz aktualnych wysokościach refundacji. Istnieje także możliwość dodania konkretnych leków do ulubionych, co usprawnia późniejsze wystawianie e-recept.

Szablony EDM

Po wdrożeniu opcji wystawiania e-recepty nadszedł czas na usprawnienia sekcji EDM. Moduł elektronicznej dokumentacji medycznej to nieodłączna część każdego oprogramowania dla lekarzy. Specjaliści posługują się nią na co dzień, dlatego w minionym roku wprowadziliśmy możliwość tworzenia szablonów dokumentacji medycznej, aby usprawnić przeprowadzanie wizyt. Lekarz podczas przyjmowania pacjenta sporządza szablon, zapisuje go i nazywa, a następnie, w dowolnym momencie wykorzystuje. Nie musi wprowadzać tych samych informacji kilkukrotnie, co zdecydowanie przyspiesza przeprowadzanie wizyt.

Strona internetowa lekarza

Własna strona internetowa to doskonała wizytówka specjalisty lub placówki medycznej. Dlatego od ubiegłego roku tworzymy takie witryny dla lekarzy. Na stronie oprócz podstawowych informacji o specjalistach może zostać umieszczona zakładka do rejestracji on-line. Takie rozwiązanie pozwala zaistnieć lekarzom, czy placówkom medycznym w internecie, oraz pozyskać wielu nowych pacjentów dzięki udostępnieniu im możliwości do samodzielnych internetowych zapisów na wizyty.

Automatyczna zmiana hasła eWUŚ

Oprogramowanie medyczne Proassist w minionym roku zostało rozbudowane o możliwość automatycznej zmiany hasła do eWUŚ. Dzięki temu lekarze wprowadzają dane eWUŚ do systemu jednorazowo, a zmiana hasła na platformie nie jest konieczna. W przypadku korzystania przez użytkownika z danych eWUŚ również w innych systemach lub w innym celu – zmienione hasło można pobrać z naszego systemu.

Usprawnienie przeprowadzania telekonsultacji

Telemedycyna staje się coraz bardziej powszechne. Na popularności zyskały szczególnie w roku 2020 z uwagi na ograniczenia związane z pandemią. Nasze oprogramowanie medyczne zostało wyposażone we wszystkie funkcje, które nie tylko pozwalają na przeprowadzenie telekonsultacji, ale sprawiają też, że dana czynność jest szybka i funkcjonalna. Możliwość przeprowadzania wizyty przez videochat bezpośrednio z systemu pozwala na rozmowę z pacjentem przez kamerę z możliwością jednoczesnego wypełniania EDM. Lekarz ma dostęp do karty wizyty oraz zakładek umożliwiających wystawianie e recepty, czy e skierowania w jednym oknie. Nie musi instalować żadnych dodatkowych programów do video rozmów.

Inną funkcją ułatwiającą przeprowadzanie telekonsultacji jest opcja Click2Call dostępna bezpośrednio z kalendarza. Specjalista klika przycisk, a połączenie z pacjentem następuje natychmiastowo.

Kontakt z pacjentem w ramach korzystania z oprogramowania dla lekarzy Proassist ułatwiony został także poprzez wprowadzenie możliwości prowadzenia SMS-owego czatu. Wiadomości, które wymienia specjalista z pacjentem wyświetlają się w panelu, co pozwala na stały wgląd we wszystkie rozmowy przeprowadzone od momentu rozpoczęcia korzystania z opcji CHAT SMS.

Płatności on-line

Organizację pracy placówek medycznych korzystających z naszego oprogramowania usprawnia możliwość opłacania wizyt przez internet. Płatności online dostępne są dzięki naszej integracji z Blue Media – systemem transakcji internetowych. Istnieje możliwość uregulowania opłaty podczas rejestracji on-line oraz wygenerowania linku do płatności w celu opłacenia wizyty w późniejszym czasie. Dane rozwiązanie skraca kolejki w recepcji placówki medycznej oraz gwarantuje obecność pacjenta na wizycie w przypadku opłacenia jej bezpośrednio po zapisie.

Integracja z programem do drukarki fiskalnej

Możliwość podłączenia drukarki fiskalnej do oprogramowania medycznego Proassist to kolejna funkcjonalność wprowadzona w 2020 roku. Pozwala na szybkie rozliczenie wizyty oraz wystawienie paragonu bezpośrednio z systemu. Instalacja programu jest bardzo prosta, a proces rozliczania wizyty i wystawiania paragonu intuicyjny.

Moduł rozliczeń i statystyczny

Zakładka STATYSTYKI naszego programu do rejestracji wizyt została rozbudowana o możliwość rozliczenia lekarza z placówką medyczną. Można obliczyć tu wynagrodzenie dla specjalisty, sprawdzić statystyki dotyczące tego, które usługi były wykonywane w danym okresie najczęściej oraz wygenerować szczegółowy raport o formie płatności pacjentów za wizyty.

E-ZLA

Możliwość wypisania elektronicznego zwolnienia lekarskiego dostępna jest dla użytkowników naszego oprogramowania medycznego również od roku 2020. Tak jak reszta zakładek do wystawiania dokumentów dla pacjenta znajduje się w łatwo dostępnym miejscu dla lekarza – w oknie do przeprowadzania wizyty. Elektroniczne zwolnienie lekarskie w naszym oprogramowaniu medycznym wypisuje się bardzo sprawnie, a wszystkie wystawione dotąd zwolnienia (nie tylko w systemie Proassist) lekarz może przejrzeć w każdej chwili w tym samym panelu, w którym wystawia dokument.

E-skierowanie

Możliwość wystawiania e skierowania zamyka listę funkcjonalności wprowadzonych do oprogramowania Proassist w roku 2020. Zakładka do wystawienia e skierowania dostępna jest w oknie do przeprowadzania wizyty, dzięki czemu specjalista może wystawić dokument w każdej chwili, bez konieczności otwierania dodatkowych okien lub kart w przeglądarce. Nie ma potrzeby również instalowania żadnych dodatkowych programów. Wszystko jest w jednym miejscu, a samo wystawianie e-skierowania jest bardzo intuicyjne.

Co dalej?

Nasze oprogramowanie do rejestracji wizyt oraz prowadzenia EDM zmienia się z roku na rok coraz bardziej. Funkcje wprowadzone w minionym roku usprawniają przeprowadzanie konsultacji w dobie pandemii oraz pozwalają na wypisanie każdego dokumentu dla pacjenta w formie elektronicznej. Płatności on-line usprawniają organizację pracy placówek, a możliwość tworzenia szablonów dokumentacji medycznej – przyspiesza proces przyjmowania pacjenta. Mimo wielu nowych funkcjonalności wdrożonych w ubiegłym roku nie poprzestajemy w działaniach ulepszających nasz system. Bieżący rok, podobnie jak poprzedni, będzie obfitował w nowe funkcjonalności ułatwiające pracę lekarzy i managerów placówek medycznych. Oprócz standardowych funkcji, czyli stworzenia modułu rehabilitanta, stomatologicznego, wprowadzenia Faktur VAT, połączenia się z e-pacjent w ramach e-wizyty mamy dla Was kilka niespodzianek.

Zapis z podcastu – Prawo Dla Zdrowia. Jak wybrać system do obsługi gabinetu i prowadzenia dokumentacji medycznej?

Zapis z podcastu - Prawo Dla Zdrowia. Jak wybrać system do obsługi gabinetu i prowadzenia dokumentacji medycznej?

Prawo dla zdrowia to podcast prowadzony przez adwokata Bartłomieja Achlera. Tematyka podcastu obejmuje aspekty prawne w zakresie prowadzenia działalności leczniczej. W dziesiątym, jubileuszowym odcinku gościem serii był Jacek Piaseczyński – założyciel i CEO Proassist. Zapraszamy do lektury zapisu z rozmowy o tym, czym kierować się podczas wyboru oprogramowania medycznego do obsługi gabinetu lekarskiego i prowadzenia elektronicznej dokumentacji medycznej.

Bartłomiej Achler: Dzisiaj odcinek wyjątkowy z przynajmniej kilku powodów: po pierwsze jest to jubileuszowy odcinek numer 10, po drugie – ostatni już odcinek w roku 2020, i wreszcie po trzecie i najważniejsze – po raz pierwszy w podcaście będziemy mieli gościa, a tym gościem jest Jacek Piaseczyński, założyciel i CEO w firmie Proassist, zajmującej się tworzeniem i dostarczaniem oprogramowania dla placówek medycznych.
Dzień dobry, Jacku.

Jacek Piaseczyński: Dzień dobry, Bartłomieju.

Bartłomiej Achler: Jacku, czy mógłbyś na początek, zanim zaczniemy, krótko przedstawić się słuchaczom, czym się zajmujesz, dla jakich klientów pracujesz, jak długo działasz na rynku?

Jacek Piaseczyński: Jestem twórcą systemu Proassist – w zasadzie teraz też twórcą oprogramowania medycznego Proassist. Jesteśmy na runku już od pięciu lat. Na początku zajmowaliśmy się telefoniczną rejestracją pacjentów, szczególnie dla takich mniejszych gabinetów lekarskich. Po prostu odbieraliśmy telefony, które pacjent kierował do lekarza i zapisywaliśmy tego pacjenta w kalendarzu. Później nasi klienci sami zwrócili się do nas z prośbą o stworzenie takiego prostego programu dla lekarza, w którym można wypełnić dokumentację medyczną. Zrobiliśmy to, później rozwinęliśmy nasz program medyczny i teraz jesteśmy z jednej strony usługodawcą telefonicznej i internetowej rejestracji pacjentów, a z drugiej strony twórcą oprogramowania medycznego zarówno dla małych, jak i dużych gabinetów lekarskich.

Bartłomiej Achler: Czyli to Wasze rozszerzenie działalności to była reakcja na potrzeby waszych klientów, tak?

Jacek Piaseczyński: Dokładnie tak. Na samym początku to wyglądało w ten sposób, że odbieraliśmy te telefony, zapisywaliśmy do terminarza wizyt, a ten kalendarz lekarz miał dostępny wszędzie pod ręką – w aplikacji medycznej, czy w komputerze. Naturalną koleją rzeczy było stworzenie możliwości wypełniania dokumentacji medycznej. Bo jeśli my już pobraliśmy dane od pacjenta i zapisaliśmy go na wizytę, to lekarz miał tę część pracy już zrobioną. Wtedy pomyśleliśmy, że fajnie by było, gdyby lekarz mógł wypełniać tę dokumentację u nas w systemie. Potem zajęliśmy się rozbudową. Były spotkania z managerami placówek medycznych, z zespołami lekarzy, którzy proponowali kolejne rozwiązania dotyczące dokumentacji medycznej, kwestie statystyczne, czy marketingowe. Wprowadzaliśmy je na bieżąco.

Bartłomiej Achler: Z tego, co mówisz, wynika, że i właściciele placówek medycznych i lekarze nie traktowali wdrażania tego oprogramowania jako, powiedzmy „zło konieczne”, tylko rzeczywiście dostrzegali w tym jakąś potrzebę, korzyści biznesowe i marketingowe też dla samego procesu leczenia, tak?

Jacek Piaseczyński: Dokładnie tak. Na samym początku wdrażaliśmy naszą usługę do gabinetów lekarskich klientów, którzy nie mieli obowiązku ustawowego działać z nami, czy z naszą konkurencją, więc mieliśmy kontakt z lekarzami, nazwijmy to „open-minded”. Natomiast istnieje taka opinia, że środowisko lekarzy to takie dziwne środowisko, które jest przeciwnikiem nowych technologii i rozwiązań. Ja niekoniecznie się z tym zgadzam, bo jeśli popatrzymy statystycznie na wiek lekarza i zinformatyzowanie tej branży, to porównując ją do innych branż, może się okazać, że to zinformatyzowanie jest na bardzo wysokim poziomie. Wiem, że lekarze mają w tej kwestii obowiązek ustawowy, jednak, abstrahując od tego, mogłoby się okazać, że branża medyczna, czy lekarska, byłaby tu jako jedna z najbardziej nowoczesnych branż w Polsce.

Bartłomiej Achler: Nawiązałeś do obowiązku ustawowego i myślę, że to jest dobry moment, żeby wspomnieć o tym, że rozmawiamy w szczególnym czasie. Jeżeli ktoś z was będzie słuchał tego podcastu za lat kilka, kilkanaście, lub kilkadziesiąt, to rozmawiamy w grudniu 2020 roku. Od stycznia, czyli już za parę dni, podstawową formą prowadzenia dokumentacji medycznej stanie się postać elektroniczna. Czy w związku z tym zauważasz jakieś zwiększone zainteresowanie takim oprogramowaniem medycznym wśród właścicieli gabinetów lekarskich? Czy to jest mniej więcej na takim samym poziomie, niezależnie od tego, jak te zmiany legislacyjne przebiegają?

Jacek Piaseczyński: Jeżeli chodzi o zwiększone zainteresowanie, to my w zasadzie odczuliśmy je gdzieś w okolicach października, listopada, ale poprzedniego roku – wtedy, kiedy był okres wdrażania e-recepty. Wtedy lekarze zaczęli rozglądać się za oprogramowaniem medycznym i od tamtego czasu cały czas to zainteresowanie jest na stałym poziomie. Podejrzewam, że część lekarzy na samym początku zaczęła korzystać z gabinet.gov.pl, a po prostu teraz powoli przesiadają się na oprogramowania, które być może mają więcej funkcji, bo program dla lekarza to jedno, a kwestie niebezpośrednio związane z dokumentacją medyczną to drugie – dlatego managerowie placówek zaczęli interesować się nie tylko samym oprogramowaniem, ale wszystkim, co z nim związane, czyli sprawami marketingowymi, przypominajkami SMS, rozliczeniami lekarzy – takimi rzeczami, które są tak trochę obok dokumentacji medycznej.

Bartłomiej Achler: No właśnie, bo oprogramowanie medyczne to przecież nie tylko dokumentacja medyczna, to są też inne funkcjonalności, które mogą ułatwić prowadzenie gabinetu lekarskiego od strony czysto biznesowej. Wspomniałeś o przypominajkach SMS-owych, oraz o waszej głównej funkcjonalności, czyli obsłudze procesu rejestracji wizyt. Jakie jeszcze funkcjonalności uważasz za takie najbardziej przydatne z perspektywy swojego doświadczenia i informacji od swoich klientów?

Jacek Piaseczyński: Tutaj trzeba by to podzielić na dwa różne aspekty, to znaczy: mamy lekarzy, małe gabinety, czy małe zespoły lekarskie i mamy większe placówki medyczne. Ich potrzeby różnią się w zależności od tego, z kim aktualnie rozmawiamy. Jeśli chodzi o małe gabinety lekarskie, to oprócz samej dokumentacji medycznej często proponujemy rejestrację medyczną na stronie internetowej lekarza. Teraz to już powszechność. Lekarz zaczyna, przynajmniej w prywatnej medycynie być dostępny dla pacjenta i tutaj musi się w pewien sposób jakoś do tego przygotować, czy to poprzez telefoniczną rejestrację medyczną, czy rejestrację on-line na stronie internetowej – to jest jedna rzecz. Jednak to, co musi się łączyć też z rejestracją telefoniczną pacjentów, to kalendarz. Warto zwrócić uwagę na to, żeby oprogramowanie medyczne miało już wbudowany moduł kalendarza i, żeby był on w formie aplikacji mobilnej na telefon. Wtedy też, jeżeli jesteśmy w szpitalu, czy gdziekolwiek, zapisujemy pacjenta od razu, nie musimy już w trakcie przyjęć przepisywać go z kajetu do programu medycznego. Jeżeli natomiast chodzi o większe placówki, to tutaj jest dużo rzeczy, związanych z rozliczeniami, statystykami, integracje z różnymi marketplace’ami. Jest też moduł fiskalny, który też jest potrzebny, aby bezpośrednio z systemu móc wydrukować paragon i nie trzeba będzie tego, że tak powiem, prowadzić oddzielnie. No i oczywiście, tutaj już w kwestii zarówno małych gabinetów jak i większych placówek medycznych – to SMS-y przypominające dla pacjentów. Lekarze i managerowie placówek zaczynają pytać o moduły do telemedycyny. O ile większość naszych klientów to są klienci ze specjalizacją, czyli ta telemedycyna nie jest tu taka stricte powszechna jak w POZ-ach, o tyle, zauważyłem, że pytają się po to, żeby mieć taką możliwość – „na wszelki wypadek”. Tutaj też trzeba zwrócić uwagę na fakt, że moduł telemedycyny, żeby był kompletny, to musi mieć różne kanały – nie tylko video, ale też czat, ewentualnie telefoniczny moduł, na przykład w formie clicktocall. Oprócz tego dobrze, żeby miał płatności on-line, po to, żeby ten proces był zachowany i zautomatyzowany: pacjent zapisuje się na wizytę, płaci on-line, potem przeprowadzamy czat SMS, czy video wizytę, po czym na maila, czy SMS-em lekarz przysyła zalecenia dla pacjenta.

Bartłomiej Achler: Z tego, co mówisz, wygląda to bardzo atrakcyjnie, natomiast jest kwestia obsługi takiego oprogramowania. Czy jeżeli ja jestem jakimś specjalistą, prowadzę swoją praktykę zawodową, przyjmuję pacjentów, czy w ogóle takie rozwiązanie – takie oprogramowanie medyczne jest dla mnie dobrym pomysłem? Czy nie będę potrzebował kogoś, kto będzie mi to ogarniał i obsługiwał to oprogramowanie za mnie? Dla kogo to oprogramowanie jest dobrym rozwiązaniem?

Jacek Piaseczyński: To, co powiedziałeś, zdarza się teraz częściej, niż jeszcze jakiś czas temu – jest ten, nazwijmy to asystent medyczny, często jakby przyjmuje również z asystentem medycznym dany lekarz. Jest to z jednej strony rzadkie, z drugiej – coraz częstsze rozwiązanie. Natomiast ja bym tak daleko nie szedł.

Wiadomo, że nasze oprogramowanie medyczne i wszystkie oprogramowania w chmurze starają się być prostym programem dla lekarza. Nie wiem, czy wszystkie oprogramowania to robią, natomiast my to znaczy my tworzymy różne poziomy dostępów do systemy, że inny jest widok z poziomu lekarza, a inny z widoku osób z charakterem administracyjnym w systemie. Wiadomo, że ta osoba od administracji ma więcej czasu na to, żeby prześledzić te wszystkie sprawy dodatkowe, natomiast lekarz musi mieć to oprogramowanie proste i przyjemne. Nie musi jednak mieć „osoby od programu”. Jest to ciekawe rozwiązanie, które przyszło do nas z zachodu – asystent medyczny zajmuje się prowadzeniem dokumentacji, a lekarz przyjmuje wtedy pacjentów.

Bartłomiej Achler: W takim razie, załóżmy, że jestem specjalistą, załóżmy, fizjoterapeutą, postanowiłem otworzyć swój własny gabinet. O czym powinienem pomyśleć, zanim zdecyduję się na wybór oprogramowania do obsługi tego mojego gabinetu, żeby mi się łatwiej po prostu pracowało?

Jacek Piaseczyński: Ja tu zacznę tak trochę przewrotnie. Zdaje mi się, że najważniejsze jest to, aby dzięki dostępom demo zapoznać klienta z systemem. Po pierwsze – umówić się na prezentację, ponieważ po pierwszym zalogowaniu, system dla nowego użytkownika może się to okazać się nieintuicyjny. Po prezentacji klient powinien „przeklikać” system i sprawdzić, przede wszystkim, czy mu to pasuje. Na rynku jest sporo takich programów dla lekarzy, różnie są one skonstruowane. Jeżeli podoba nam się takie oprogramowanie, które zbudowane jest w oparciu o terminarz wizyt tak jak u nas, to trzeba szukać przykładowo Proassist, czy iGabinet. Jeżeli nie podobają nam się oprogramowania, gdzie tym „trzonem” jest kalendarza, to są też takie programy, które działają na zasadzie listy. Mnie się zdaje właśnie, że to jest pierwsza rzecz – czy to oprogramowanie w ogóle nam się podoba, czy czujemy się w nim swobodnie (oczywiście po czasie).

Poza tym, czy oprogramowanie nam się podoba, są takie aspekty, nazwijmy to, nieatrakcyjne, ponieważ tutaj już jest kwestia bezpieczeństwa, miejsca przechowywania danych, wymogi RODO, wszystkie rzeczy – nazwijmy to – niemarketingowe. Generalnie jeśli chodzi o podstawowe funkcje, to szczególnie w kwestii dokumentacji medycznej, to ta dokumentacja we wszystkich oprogramowaniach medycznych jest w zasadzie taka sama. Jest ona inaczej pokazana w programie, u nas to będzie po prawej stronie, w innym oprogramowaniu po lewej, natomiast jej funkcje są takie same. Oprogramowanie medyczne ma zawsze e-zwolnienie lekarskie, e-receptę, wywiad lekarski, badanie, rozpoznanie itd. Pokazane w lepszy albo gorszy sposób, ale generalnie jest to samo. Natomiast to, na czym powinniśmy się skupić, jeśli już uznamy, że dane oprogramowanie podoba nam się wizualnie i jest dla nas intuicyjne, to te rzeczy, nazwijmy to, niemarketingowe.

Bartłomiej Achler: Wspomniałeś o kwestii bezpieczeństwa. Wydaje mi się, że to jest jedna z najczęstszych obaw, czy zastrzeżeń przed wyborem oprogramowania. Bo większość tych rozwiązań dostępnych na rynku, to rozwiązania chmurowe. Jak wygląda kwestia bezpieczeństwa danych, bo wiadomo, to są dane wrażliwe, to jest dokumentacja medyczna, to jest kwestia spełnienia wymogów RODO. Czy powinienem się tego braku bezpieczeństwa obawiać w przypadku takiego oprogramowania medycznego, a jeżeli tak, to na co zwrócić uwagę?

Jacek Piaseczyński: Przede wszystkim należy zapytać się, czy jest backup danych (kopia zapasowa). Jest to taka kwestia, w której nie da się sprawdzić konkurencji pod tym względem, natomiast klient ma możliwość zapytania i dowiedzenia się, czy jest backup tych danych, czyli po prostu dane medyczne oraz wszystkie inne dane. Na przykład u nas jest tak, że o godzinie 12:00 w nocy dane przenoszone są na całkowicie niezależny serwer. W przypadku kataklizmu zachowują się dane z dnia poprzedniego i wszystkich poprzednich dni.

Drugą rzeczą jest to, gdzie przechowywane są dane. Dane medyczne muszą być przechowywane w Polsce. Co oczywiście nie znaczy, że to musi się dziać u nas w komputerze, czy tutaj w przedpokoju, czy w jakimś serwerze. One mogą być przechowywane w serwerze w Warszawie, w Katowicach, czy gdziekolwiek indziej, ale muszą znajdować się w Polsce. Nie wiem, czy wszyscy twórcy oprogramowania to wiedzą wybierając serwerownię, jednak należy pamiętać, żeby ten aspekt również zachować. Jeżeli chodzi o wymogi RODO, to są dwa typy działań. Jeden typ działań, które my preferujemy, to taki, że administratorem danych osobowych pozostaje lekarz, natomiast on podpisuje z nami umowę, o powierzenie przechowywania danych osobowych.
Część lekarzy korzysta z marketplace’ów i wypełnia tam dokumentację medyczną. Natomiast, kiedyś przynajmniej, bo też nie śledzę tego na bieżąco, tak to jest tam skonstruowane, że administratorem tych danych osobowych jest ten marketplace. Więc generalnie można powiedzieć, że lekarz nie jest właścicielem tych danych osobowych.

Jeśli chodzi o RODO, to jest też jedna rzecz, na którą należy zwrócić uwagę, to kwestia zapisywania pacjentów on-line. Jeżeli dajemy jakąś wtyczkę do rejestracji on-line na naszej stronie internetowej, to tam też powinna być informacja odnośnie do RODO dla zapisującego. Kto jest administratorem danych osobowych, komu on powierza to przechowywanie tych danych.

Bartłomiej Achler: Rozumiem, że takie kwestie, jak integracja z innymi systemami to jest raczej oczywistość, chociaż też w praktyce pewnie w przypadku mniejszych placówek jednoosobowych, czy kilkuosobowych gabinetów to tych systemów tam za wiele pewnie nie ma?

Jacek Piaseczyński: Dokładnie. To znaczy, to jest tak, że są integracje otwarte i ukryte. Zależy też, co rozumiemy przez „integracje”. Oprogramowanie medyczne musi być zintegrowane z systemem P1, z ZUSem, żeby wystawiać zwolnienia lekarskie z jednego panelu. Powinno być zintegrowane z jakimś serwerem SMS, czy SMS API, żeby wysyłać SMS-y przypominające do pacjentów, i to są zazwyczaj integracje zamknięte – lekarz nie wie o istnieniu tych integracji, tylko po prostu korzysta, z nazwijmy to, ich dobrodziejstw. My mamy te integracje ze Znanym Lekarzem, mamy też z Kliniki.pl (dawniej Tourmedica). Jest to o tyle wygodne dla lekarza, że jeżeli on chce skorzystać z jakiegoś portalu, który mu tych pacjentów zapisuje, to on nie musi korzystać z dwóch kalendarzy jednocześnie. Czyli w tym oprogramowaniu medycznym, które my mamy oparte na kalendarzu, wpisuje sobie pacjentów, a jednocześnie na tym portalu, czy jest to kliniki.pl, czy znanylekarz.pl, pokazują się tylko te terminy, których nie zapisał sam, czy nie zapisali się pacjenci samodzielnie z jego strony. To jest optymalne rozwiązanie, bo pacjenci się nie zdublują, a nie trzeba pracować na dwóch kalendarzach jednocześnie.

Bartłomiej Achler: Tak jak wspomniałem na początku, rozmawiamy dosłownie kilka dni przed tym dniem 0, czyli przed 1 stycznia 2021 roku, kiedy to podstawową formą dokumentacji stanie się dokumentacja w postaci elektronicznej. Załóżmy, że prowadzę swoją działalność od X lat, do tej pory prowadziłem swoją dokumentację medyczną w formie papierowej, ale chciałbym ją zdigitalizować, w związku z przejściem na postać elektroniczną. Jak podejść do tego tematu? Czy oprogramowanie medyczne, które sobie zamówię, zazwyczaj dostarcza takich rozwiązań jeśli chodzi o digitalizację tej starej dokumentacji papierowej?

Jacek Piaseczyński: Dokumentacja medyczna zdigitalizowana i tak będzie w pewien sposób, nazwijmy to, plikiem przy tej karcie pacjenta w oprogramowaniu. Ona będzie w formie PDF, czy JPG, więc nie będzie w takiej formie opisowej, tylko w formie zdjęcia. Oczywiście każde oprogramowanie ma możliwość wdrożenia takiego pliku do karty pacjenta, ale proszę tutaj zwrócić uwagę na oprogramowanie, ile mamy miejsca przeznaczonego na te dokumenty, i to zarówno w formie jednego konkretnego dokumentu, jak i na wszystkie pliki w obrębie naszego konta w tym oprogramowaniu medycznym. Często się zdarza, że przykładowo 500 MB jest w tym abonamencie i żeby zwiększyć, to należy dopłacić.

Tutaj akurat mogę się też pochwalić, że my mamy pewne ułatwienie. W związku z tym, że mamy aplikację mobilną, to u nas można do karty pacjenta wrzucać zdjęcia z telefonu, robić te zdjęcia bezpośrednio z aplikacji. Zdjęcia automatycznie przejdą do karty pacjenta też w formie webowej, tak że u nas ta digitalizacja, powiedzmy sobie szczerze, będzie trochę krótsza, bo nie trzeba by było korzystać ze skanera.

Bartłomiej Achler: To na pewno jest spore ułatwienie, zwłaszcza jeśli prowadzi się jednoosobowy gabinet i nie zamierza się poświęcać, nie wiadomo ile czasu na skanowanie.
Omówiliśmy sobie sytuację taką, gdy prowadziłem dokumentację w formie papierowej, a załóżmy, że należę do grupy tych zinformatyzowanych, nowoczesnych medyków i już od dłuższego czasu prowadzę sobie dokumentację w postaci elektronicznej, ale nagle uznałem, że jednak chciałbym zmienić dostawcę, zmienić oprogramowanie. Czy przeniesienie tych danych z jednego systemu, z jednego oprogramowania do drugiego to jest jakiś problem i jak to zrobić sensownie?

Jacek Piaseczyński: To nie powinien być problem, bo pewnie lepiej wiesz ode mnie, że oprogramowania medyczne mają obowiązek umożliwienia swoim klientom eksportu dokumentacji medycznej w formie ogólnodostępnej, której inne oprogramowanie może przenieść do siebie. Więc jeżeli przyjmiemy taką sytuację, w której każdy zachowuje się tak, jak powinien w imię prawa, to generalnie nie jest to problem. Miałem taką sytuację, że oprogramowanie medyczne (nie będę tutaj podawał nazwy), odpowiedziało klientowi na to pytanie w ten sposób, że ono nie jest oprogramowaniem medycznym, tylko jest oprogramowaniem dla gabinetu lekarskiego i w związku z tym ten obowiązek ustawowy ich nie dotyczy. To już są kazusy prawne jak to rozwiązać.

Bartłomiej Achler: To już taka kreatywna wykładnia.

Jacek Piaseczyński: Tak, dokładnie – kreatywna wykładnia. Dlatego też jakby zadać trochę wcześniej pytanie: „na co powinniśmy zwrócić uwagę”, można powiedzieć, żebyśmy zwrócili uwagę na to, czy podpisujemy umowę z oprogramowaniem medycznym, czy oprogramowaniem dla gabinetu.

Właśnie, bo diabeł zawsze tkwi w szczegółach. Nie licząc tej jednej sytuacji – nie mieliśmy większych problemów. Natomiast trzeba się liczyć z tym, że migracja to koszt pracy programisty i oprogramowania różnie do tego podchodzą. Czasami proponują wynagrodzenie za to, a czasami po prostu proponują umowy terminowe, albo na przykład dwie opcje naraz.

Bartłomiej Achler: W związku z tym, co powiedziałeś przed chwilą, chciałbym Cię zapytać o jedną rzecz, mianowicie, z moich obserwacji wynika, że większość programów do obsługi małych gabinetów to są raczej rozwiązania gotowe. Nie ma raczej na rynku, przynajmniej w tej części rynku, dedykowanej właśnie małym placówkom chyba rozwiązań szytych na miarę.

Jacek Piaseczyński: Nie ma, aczkolwiek zdarza się tak, u nas na przykład, my często robimy tak, że klient jest zadowolony z tego naszego rozwiązania, ale mówi, że jakaś jedna rzecz go drażni. My wtedy nie robimy problemów, jeżeli nie jest to duża funkcja, duży dodatek, czy duża zmiana, żeby wprowadzić tę zmianę. Natomiast wiadomo, że robimy to dla naszych klientów, czyli jeżeli ten klient zdecyduje się na współpracę z nami, jeżeli my w ciągu 30 dni wprowadzimy taką funkcję.

Bartłomiej Achler: No właśnie. Skoro już jesteśmy przy tych dniach, to powiedz mi, ile mniej więcej czasu zajmuje takie pełne wdrożenie takiego oprogramowania w mojej placówce? Zakładamy, że nie muszę migrować danych z innych systemów, po prostu – zakładam nową placówkę, postanowiłem kupić oprogramowanie, ile trwa jego wdrożenie łącznie z przeszkoleniem personelu?
My jesteśmy w stanie stworzyć system w 24 godziny i przeszkolić personel, zależy jak duży, w następne 24 godziny. Natomiast tu mówimy o przeszkoleniu i wdrożeniu do wypełniania dokumentacji medycznej, nie o samych integracjach. Jeżeli chodzi o integracje z systemami do recept, właśnie z tym systemem P1, e-skierowań i do np. ZUSu, eWUSia, żeby sprawdzić, czy pacjent jest ubezpieczony, tutaj jesteśmy zależni od lekarza, czyli tego, czy on posiada certyfikaty. Jeżeli posiada, to jest to pięć minut – wystarczy wpisać to do systemu. Często jednak lekarze nie posiadają danych certyfikatu, ponieważ samo korzystanie z gabinet.gov.pl nie wymaga tworzenia i pobierania certyfikatów przez lekarzy. Dlatego jeżeli oni do tej pory korzystali z gabinet.gov.pl lub nie korzystali z niczego, to zazwyczaj tych certyfikatów nie mają.

Jacek Piaseczyński: Wtedy to wdrożenie najlepiej podzielić na dwa aspekty: pierwszy – wypełnianie tej dokumentacji w systemie, a jednocześnie w tym samym momencie generowanie tych certyfikatów. My mamy osobną usługę, która zawsze pomaga lekarzom w wygenerowaniu tych certyfikatów, zarówno do ZUSu, jak i do e-recepty i do e-skierowania, więc tutaj prowadzimy też za rękę lekarza w kolejnych etapach generowania tych certyfikatów.

Bartłomiej Achler: Jacku, tak jak już wspomniałem wcześniej, rozmawiamy chwilę przed przejściem na tę postać elektroniczną dokumentacji. Bo rozumiem z tego, co mówisz, gdybym wcześniej nie myślał o tym zakupie oprogramowania medycznego, oprogramowania do prowadzenia dokumentacji, i nagle teraz obudziłbym się, to jest duża szansa, że mimo wszystko, mimo tej mojej opieszałości jeszcze bym zdążył sobie takie oprogramowanie sprawić i wejść w nowy rok już z nową formą prowadzenia dokumentacji.

Jacek Piaseczyński: Generalnie tak, bez żadnego problemu udałoby się nam to wdrożyć do końca roku.

Bartłomiej Achler: Jacku, bardzo ci gorąco dziękuję za rozmowę. Mam nadzieję, że teraz naszym słuchaczom łatwiej będzie podejmować decyzje dotyczące tego, jak wdrożyć program do obsługi gabinetu, czy do prowadzenia elektronicznej dokumentacji medycznej. Jeszcze zanim się pożegnamy, powiedz, proszę, gdzie można Cię znaleźć, gdyby któryś ze słuchaczy chciał się z tobą skontaktować i jeszcze o coś dopytać.

Jacek Piaseczyński: Pewnie: jestem teraz tak jak chyba wszyscy – na linkedinie, natomiast można do mnie też bezpośrednio pisać na maila, to jest jacekpiaseczynski@proassist.pl. Natomiast, jeżeli wejdziemy na stronę proassist.pl, to tam mamy tam, czat, dzięki któremu możliwy jest kontakt z działem pomocy, od 8:00 – 21:00, dział handlowy też, tak że oni też zawsze pomogą w doborze rozwiązania.

Bartłomiej Achler: Jacku, bardzo dziękuję ci za wizytę w podcaście, sporo konkretnej wiedzy w związku z tym, w imieniu swoim i swoich słuchaczy, bardzo gorąco ci dziękuję.

Nagranie z rozmowy dostępne jest tutaj.

Listopadowe nowości w systemie Proassist

Każdy miesiąc obfituje w kolejne zmiany w oprogramowaniu medycznym Proassist. Tym razem również nie mogło być inaczej. Przedstawiamy funkcjonalności wprowadzone do systemu w listopadzie.

CHAT SMS

Specjaliści nierzadko kontaktują się ze swoimi pacjentami za pomocą wiadomości SMS. Jest to łatwy i szybki sposób na wysłanie przypomnień SMS do pacjentów, odwołanie wizyty, czy ustalenie ważnych kwestii dotyczących wizyty. Dlatego postanowiliśmy usprawnić komunikację lekarzy z pacjentami, udostępniając w systemie możliwość prowadzenia SMS-owego czatu.

Wszystkie wiadomości wymieniane między specjalistą a pacjentem wyświetlą się w specjalnym panelu czatu, dzięki czemu lekarz będzie miał stały wgląd we wszystkie rozmowy przeprowadzone od momentu rozpoczęcia korzystania z funkcji CHAT SMS.

Aby móc zacząć używać SMS-owego czatu, wystarczy skontaktować się z Centrum Obsługi Klienta Proassist. Przygotujemy specjalny numer telefonu, z którego będą wysyłane wszystkie wiadomości. Koszt takiego numer wynosi 10 zł, natomiast cena SMS-a to 10 groszy.

Więcej informacji na temat funkcji CHAT SMS znajdziesz w naszej bazie wiedzy.

Click2Call (Click to Call)

Telefonia internetowa jest technologią, która zyskuje ostatnio coraz więcej zwolenników. Swoje zastosowanie znalazła także w branży medycznej, szczególnie w ramach teleporad, które w ostatnim czasie również stają się coraz częściej prowadzone przez lekarzy.

Głównym powodem, dla którego coraz więcej lekarzy sięga po tego typu kontakt z pacjentem, jest niesłabnąca pandemia koronawirusa. Pacjenci unikają przychodzenia do placówek medycznych ze względów bezpieczeństwa oraz w uwagi na fakt, że wielu z nich przebywa na kwarantannie.

Teleporady mają swoje zastosowanie nie tylko ze względu na panującą pandemię. Dzięki możliwości przeprowadzenia konsultacji przez telefon wielu lekarzy staje się bardziej dostępnych dla pacjentów i dzięki temu mogą przyjmować także tych, którzy nie mają możliwości odwiedzenia ich gabinetów z uwagi na odległość.

Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom lekarzy korzystających z naszych usług Proassist, postanowiliśmy wdrożyć do naszego oprogramowania medycznego funkcję Click2Call, umożliwiającą przeprowadzanie porad telefonicznych bezpośrednio z systemu.

Opcja dostępna jest w kalendarzu oraz z listy wizyt, dzięki czemu specjalista udzielający teleporady ma łatwy i szybki dostęp do dokumentacji medycznej pacjenta oraz innych opcji, takich jak wystawianie e-recepty, e-skierowania, czy elektronicznego zwolnienia lekarskiego.

Instalacja funkcjonalności Click2Call jest nieskomplikowana i nie wymaga zakupu żadnego dodatkowego sprzętu. Połączenie internetowe może być wykonywane z każdego rodzaju urządzeń, zarówno stacjonarnych jak i mobilnych, co oznacza, że lekarze mogą dzwonić do swoich pacjentów za pomocą komputera, tabletu, czy smartfona.

Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak zacząć korzystać z danej funkcji – zajrzyj do naszej bazy wiedzy.

WYWIAD STAŁY

Wywiad stały to pole, które może wypełnić lekarz podczas przyjmowania pacjenta. Specjalista wprowadza informacje jednorazowo i ma do nich dostęp podczas przeprowadzania kolejnych wizyt. Dzięki tej opcji lekarz ma wgląd w informacje dotyczące pacjenta, takie jak przyjmowane leki, czy przebywane choroby. Pole to w każdej chwili można edytować w zależności od potrzeb.

Wywiad nie jest elementem elektronicznej dokumentacji medycznej oraz jest niewidoczny na jej wydruku. Może być edytowany przez wszystkich lekarzy, dzięki czemu informacje te mogą być podpowiedzią od specjalisty, który już przyjmował danego pacjenta, dla lekarza, który przeprowadza wizytę z pacjentem pierwszy raz.

POWIELONY PRZYCISK E-RECEPTY

Od teraz, oprócz zakładki do wypisywania e-recepty, w oknie przeprowadzania wizyty został umieszczony przycisk, który również kieruje do panelu wystawiania recepty. Lekarz zyskuje dzięki temu jeszcze łatwiejszy dostęp tej czynności.

NOWE FUNKCJE TWORZENIA SZABLONU WIZYTY

W ramach korzystania z oprogramowania medycznego Proassist istniała dotychczas możliwość tworzenia oraz korzystania z szablonu wizyty. Postanowiliśmy jeszcze bardziej ułatwić użytkownikom tę czynność, dlatego od teraz specjaliści mogą tworzyć odrębne szablony każdej sekcji przeprowadzania wizyty. Każdy osobny szablon (dolegliwości, badanie, rozpoznanie, zalecenia) można zapisać, nazwać, a następnie użyć go w zależności od potrzeb.

Opcja jest dodatkowa, dlatego specjaliści mają również możliwość z korzystania z dotychczasowego sposobu tworzenia szablonu wizyty.

MARKETING SMS DLA PRACUJĄCYCH LEKARZY

Funkcja wysyłania SMS-ów marketingowych została wyposażona w nową opcję. Ułatwienie stanowi możliwość zaadresowania wiadomości wyłącznie do lekarzy pracujących w danym terminie. Dzięki temu zarządzający placówką medyczną mogą informować o ważnych sprawach wyłącznie zainteresowaną grupę odbiorców, jaką są w tym przypadku lekarze przyjmujący pacjentów w konkretnym dniu.

PODSUMOWANIE

Nasze oprogramowanie medyczne jest przez nas stale udoskonalane. W tym miesiącu usprawniliśmy komunikację naszych klientów z ich pacjentami oraz wprowadziliśmy nowe możliwości, aby przeprowadzanie wizyty było jeszcze bardziej funkcjonalne. Wyszliśmy także naprzeciw oczekiwaniom managerów placówek medycznych, ułatwiając ich komunikację ze specjalistami przyjmującymi w ich przychodniach i centrach medycznych. Wszystkie te nowości wprowadzone zostały, aby ułatwić korzystanie z programu dla lekarzy Proassist wszystkim jego użytkownikom.

Masz pomysły na ulepszenia w naszym systemie? Napisz do nas.
Chcesz być na bieżąco z nowościami? Zapisz się do naszej grupy na Facebooku.

Jedno oprogramowanie medyczne dla wielu gabinetów jednego specjalisty

Doktor Damian Błaszczyk jest specjalistą przyjmującym pacjentów w trzech gabinetach. Współpracuje z centrum medycznym Premium Clinic we Wrocławiu, w którym świadczy swoje usługi w poradni ortopedycznej. Oprócz tego posiada dwa gabinety w Krotoszynie oraz w Kaliszu, w których prowadzi indywidualną specjalistyczną praktykę medyczną w zakresie ortopedii.

Problem z grafikiem lekarza

Doktor Damian Błaszczyk, z uwagi na fakt, że przyjmuje w kilku lokalizacjach, prowadził trzy różne terminarze wizyt, oraz musiał pilnie kontrolować swój grafik, aby uniknąć nakładania się wizyt. Ustalenie odpowiednich godzin pracy było dość skomplikowane, ponieważ wiązało się z dopasowaniem wizyt zapisanych w różnych kalendarzach. Sprawdzenie grafiku wiązało się każdorazowym sprawdzaniem różnych terminarzy, co zdecydowanie spowalniało pracę lekarza oraz odciągało Pana Doktora od wykonywania codziennych obowiązków.

Utrudnienia w rejestracji pacjentów

Przyjmowanie w trzech różnych gabinetach znajdujących się w obrębie trzech różnych lokalizacji wiąże się z wieloma trudnościami, między innymi w zakresie rezerwacji wizyt. Pacjenci Pana Doktora Błaszczyka zapisywali się na wizyty za pośrednictwem stron internetowych. Dla wielu pacjentów internetowa rejestracja na wizytę mogła być nieco utrudniona z uwagi na fakt, że przy nazwisku tego samego specjalisty na różnych stronach widniała inna lokalizacja. Rejestracja on-line, zamiast usprawniać – utrudniała zapisy na wizyty, co groziło utratą części pacjentów.

Najskuteczniejsze rozwiązania

Wraz z Panem Doktorem Błaszczykiem przeanalizowaliśmy jego pracę oraz utrudnienia związane z przyjmowaniem pacjentów w gabinetach umiejscowionych w obrębie trzech różnych lokalizacji. Należało podjąć działania, których wynikiem miało być umieszczenie grafików ze wszystkich placówek w jednym miejscu. Dodatkowo zależało nam na tym, aby pomóc zaprowadzić porządek w internetowych zapisach na wizyty.

Kilka placówek – jeden kalendarz

Jako pierwsze do działalności Pana Doktora wdrożone zostało oprogramowanie medyczne Proassis t, pozwalające na prowadzenie kalendarza z wizytami wszystkich pacjentów. Niezależnie od tego, w jaki sposób została dokonana rejestracja pacjenta oraz w której placówce ma odbyć się wizyta, wszystkie grafiki zostają umieszczone w jednym łatwo dostępnym miejscu. Dzięki temu Doktor Błaszczyk ma możliwość stałego wglądu do wszystkich swoich wizyt.

Ponadto, program dla lekarzy Proassist działa w chmurze, dzięki czemu specjalista ma do niego dostęp w każdej chwili z dowolnego urządzenia. Doktor Błaszczyk loguje się do oprogramowania medycznego za pomocą jednego loginu i hasła. Po wejściu do systemu ma możliwość ustawienia swojego grafiku oraz przejrzenia listy wizyt zapisanych do każdej placówki, w której przyjmuje.

Pan Doktor korzysta również z aplikacji mobilnej Proassist w swoim telefonie. Dzięki temu posiada on stały dostęp do swojego grafiku oraz elektronicznej dokumentacji medycznej wszystkich swoich pacjentów.

Usprawnienia w rejestracji pacjentów

Kolejnym rozwiązaniem odpowiednim dla doktora Damiana Błaszczyka było założenie jego strony internetowej oraz umieszczenie na niej zakładki do rejestracji pacjentów na wizyty. Zależało nam na tym, aby zniwelować problem dotyczący zapisów do gabinetu znajdującego się w nieodpowiedniej lokalizacji. Dlatego zakładka do rejestracji on-line została zaplanowana w taki sposób, aby pacjent mógł w pierwszej kolejności wybrać placówkę, a dopiero potem usługę, która go interesuje. Pozwoli to na uniknięcie pomyłki związanej z lokalizacją placówki, w której ma odbyć się wizyta.

Przypomnienia SMS do pacjentów ze wszystkich placówek

Oprogramowanie medyczne Proassist posiada opcję wysyłania wiadomości SMS przypominających pacjentom o wizycie. Specjaliści korzystają z tej możliwości w celu zniwelowania ryzyka nieodbycia się wizyty. Doktor Błaszczyk również wprowadził tę funkcjonalność do swojej działalności. Opcje wysyłki takich wiadomości można dostosować indywidualnie do potrzeb lekarza. W przypadku Pana Doktora Błaszczyka wysyłane są SMS-y o takich samych treściach, jednak każdy z nich różni się nazwą i adresem placówki, w zależności od tego, gdzie odbywa się wizyta, o której lekarz chce przypomnieć. Dzięki temu Pan Doktor ma pewność, że pacjent otrzyma wiadomość z odpowiednim adresem.

Zarządzanie wszystkimi grafikami bez ograniczeń

W ramach korzystania z oprogramowania dla lekarzy Proassist mają oni możliwość zarządzania dostępem do swoich grafików. Oznacza to, że mogą dodawać do systemu użytkowników odpowiedzialnych za rejestrację wizyt, (mogą to być różne osoby w każdej placówce). Dzięki temu rejestracja w każdej placówce, w której swoje usługi wykonuje Doktor Błaszczyk, może wprowadzać zmiany do konkretnego grafiku i nie ma to wpływu na pozostałe grafiki w innych placówkach.

Podsumowanie

W ramach działalności ortopedy Damiana Błaszczyka pojawiła się potrzeba wprowadzenia kilku zmian. Przyjmowanie pacjentów w różnych miejscach wymagało prowadzenia skomplikowanego grafiku, ponadto istniało duże ryzyko powielania wizyt. Korzystanie z kalendarza Proassist pozwala na wyeliminowanie tego problemu. Wszystkie wizyty niezależnie od źródła zapisu znajdują się w jednym miejscu, co wprowadziło porządek do grafiku lekarza. Dużym ułatwieniem w zarządzaniu grafikiem jest także możliwość dodawania dostępu do niego rejestracji medycznej każdej z placówek. Pozwala to na dokonywanie zmian w jednym grafiku bez wprowadzania ich w pozostałych. Oprócz grafiku, dzięki usługom Proassist została usprawniona także rejestracja on-line do doktora Błaszczyka. Dzięki temu, że na zakładce do zapisów internetowych pierwszą opcją wyboru jest placówka – nie występują już żadne trudności związane z trafieniem do odpowiedniego gabinetu. Okazało się, że pacjenci bardzo cenią sobie tę zmianę i coraz chętniej wybierają rejestrację internetową na stronie Doktora Błaszczyka.

Proassist jako usługa, która zwiększa ilość dokonywanych rejestracji w placówce medycznej

Wdrożenie oprogramowania medycznego Proassist zawsze wiąże się dla gabinetów lekarskich z dużymi zmianami i w każdym przypadku są to zmiany na plus. W poniższym studium przypadku przedstawimy historię zmian w funkcjonowaniu Centrum Medycznego Semper Fortis, którego największą bolączką był utrudniony kontakt telefoniczny z pacjentami.

Centrum Medyczne Semper Fortis

Semper Fortis to centrum medyczne oferujące pełną opiekę medyczną, począwszy od konsultacji lekarskich, przez usługi lekarzy specjalistów, a kończąc na badaniach diagnostycznych i zabiegach wykonywanych w trybie ambulatoryjnym. W kilku placówkach Semper Fortis zlokalizowanych w Krakowie realizowane są usługi medyczne z dziedziny ortopedii, fizjoterapii, medycyny pracy, reumatologii, kardiologii, urologii, psychiatrii, dietetyki, dermatologii i wielu innych. Centrum Medyczne Semper Fortis świadczy usługi zarówno na NFZ, jak i prywatnie, ciesząc się przy tym bardzo dobrą opinią i obsługując tysiące mieszkańców Krakowa i okolic.

Funkcjonowanie centrum przed zmianami

Wysokie standardy pracy w Centrum Medycznym Semper Fortis sprawiły, że placówka bardzo szybko wyrobiła sobie renomę i nigdy nie brakowało jej pacjentów. Każdy potrzebujący mógł skorzystać tam z porady lekarza specjalisty i wykonać potrzebne badania. Pacjenci umawiali się na wizyty osobiście, przez internet lub telefonicznie, przy czym telefoniczna rejestracja pacjentów była realizowana we własnym zakresie, przez zespół zatrudnionych w Semper Fortis rejestratorek medycznych.

Problematyka działania centrum

Największą bolączką Centrum Medycznego Semper Fortis był telefoniczny kontakt z pacjentami. Popularność placówki działała paradoksalnie na jej niekorzyść, dlatego, że osób zainteresowanych usługami medycznymi było tak wiele, że większość z nich po prostu nie mogła się dodzwonić na rejestrację. Dzwoniącymi byli zarówno pacjenci zainteresowani skorzystaniem z usług w ramach NFZ, jak i komercyjni (wybierający prywatne usługi). Telefonów było jednak tak dużo, że centrum w pewnym momencie wyczerpało swoje możliwości względem zapewnienia odpowiedniego poziomu odbieralności połączeń.

Zwiększenie dostępności rejestracji telefonicznej generowałoby konieczność zatrudnienia znacznie większego zespołu rejestratorek, a to wiązałoby się z dużymi kosztami. Po analizie sytuacji okazało się, że największy problem z odbieralnością połączeń występował do godziny 13.00. Aż 76% pacjentów dzwoniło właśnie do tej godziny, a w celu podwyższenia poziomu odbieralności do 90% należałoby zatrudnić minimum 4 dodatkowe rejestratorki medyczne pracujące tylko w godzinach porannych.

Dodatkowo zwiększenie zatrudnienia nie rozwiązałoby do końca problemu, dlatego, że pacjenci dzwoniący na NFZ i tak blokowaliby linię, przez co odbieralność pozostałych połączeń nadal nie uległaby poprawie. W rejestracji na miejscu zawsze było mnóstwo pacjentów czekających w kolejce oraz tych, którzy nie mogli się wcześniej dodzwonić, a rejestratorki medyczne próbujące „rozładować” te kolejki, nie mogły jednocześnie odbierać połączeń. Cała rejestracja zataczała błędne koło.

Lekarze zatrudnieni w POZ na NFZ mieli zawsze dużo pacjentów, którzy rejestrowali się nie tylko telefonicznie, ale też prywatnie i w ich przypadku problem nie był tak znaczący. Największą bolączką była rejestracja pacjentów do lekarzy współpracujących z placówką w formie wizyt prywatnych – ci medycy otrzymywali od pacjentów sygnały, że nie mogą się dodzwonić do centrum.

Konieczne było znalezienie alternatywy dla dotychczasowego sposobu rejestracji i pojawiła się ona pod postacią rozwiązań oferowanych przez Proassist. Wdrożenie oprogramowania medycznego Proassist oczywiście generuje koszty, ale jest bardzo skuteczne i rozwiązuje wszystkie dotychczasowe problemy.

Zmiana trybu działania Semper Fortis

W przypadku wdrażania programu dla lekarzy Proassist w dużym centrum medycznym konieczne jest uprzednie zebranie wielu istotnych informacji dotyczących funkcjonowania placówki oraz jej największych problemów i tak też stało się w tym przypadku. Uzyskaliśmy od nowego managera Semper Fortis wszystkie niezbędne dane i po ich analizie okazało się, że niewydolna rejestracja medyczna nie jest największym problemem placówki. Dochodzi do tego jeszcze brak jednolitego schematu przekazywania informacji dotyczących dostępnych usług i zabiegów. Krótko rzecz ujmując, informacje te nie były przekazywane w sposób przejrzysty i zrozumiały dla pacjentów.

Analiza wykazała, że wdrożenie rozwiązań Proassist przyniesie dużą poprawę w funkcjonowaniu placówki, a więc przystąpiliśmy do realizacji wszystkich założeń.

1. Pierwszym krokiem było przeszkolenie całego zespołu Semper Fortis z obsługi terminarza wizyt Proassist. Na szkoleniu rejestratorki centrum medycznego otrzymały też dokładną instrukcję dotyczącą sposobu komunikowania się z dzwoniącymi. Po instruktażu pracownicy rejestracji mogą przekazywać informacje w sposób zrozumiały i niepozostawiający pola do dowolnej interpretacji.

2. Drugim etapem było zorganizowanie centrali telefonicznej z możliwością wyboru celu połączenia. Dzwoniący mógł wybrać następujące opcje połączeń:

jeśli dzwonisz w sprawie NFZ, wciśnij 1 (taki wybór łączył z rejestracją Semper Fortis, która zapisywała pacjentów do oprogramowania medycznego obsługiwanego przez POZ);
jeżeli dzwonisz w sprawie prywatnych wizyt, wciśnij 2 (ten wybór przekierowywał do rejestratorek medycznych Proassist).

Pacjenci dokonujący rejestracji na wizyty prywatne byli wpisywani do oprogramowania medycznego Proassist – zarówno przez konsultantów Proassist, jak i rejestrację medyczną placówki. Dzięki temu uniknęliśmy możliwości zdublowania terminów.

3. Na stronie internetowej Centrum Medycznego Semper Fortis zainstalowaliśmy wigdet rejestracji online. Znajduje się on pod adresem https://semperfortis.pl/rejestracja-online/ i umożliwia pacjentom wygodne zapisanie się na wizytę w każdej chwili i bez względu na dzień tygodnia.

4. Zastosowaliśmy funkcjonalność pozwalającą na wysyłanie do pacjentów przypomnień SMS-owych o terminach wizyt.

5. Wyposażyliśmy każdego lekarza pracującego w Semper Fortis w aplikację mobilną umożliwiającą sprawdzanie wizyt zaplanowanych na konkretny dzień, a lekarze ze stosownymi uprawnieniami od managerów mogą również samodzielnie edytować swoje grafiki i dodawać nowe wizyty.

Nowy sposób działania Centrum Medycznego Semper Fortis

Niewielka z pozoru zmiana działania rejestracji medycznej znacznie ułatwiła pracę i zwiększyła poziom odbieralności połączeń, co przełożyło się na korzyści zarówno dla centrum, jak i dla pacjentów.

1. Korzyści dla Semper Fortis

Już w pierwszym miesiącu działania oprogramowania medycznego Proassist poziom odbieralności połączeń od pacjentów zwiększył się do 94%, natomiast średni czas oczekiwania pacjenta po wciśnięciu 2 (kontakt w sprawie wizyt prywatnych) wynosił zaledwie 17 sekund. Dodatkowo zmiana ta spowodowała, że w centrum medycznym ilość dokonywanych dziennie rejestracji zwiększyła się aż o 34%.

Z uwagi na to, że rejestracja telefoniczna stała się dużo wydajniejsza, zmniejszyła się też liczba rejestracji online wykonywanych za pośrednictwem portali zewnętrznych, które pobierały prowizje i tym samym ograniczone zostały niepotrzebne koszty. Placówka notuje teraz wyższe przychody przy jednoczesnym ograniczeniu wydatków. Program medyczny Proassist jest dla Semper Fortis tańszy niż zatrudnienie jednego pracownika na rejestracji medycznej w pełnym wymiarze czasu pracy, a należy przypomnieć, że dla wydajnego działania placówka musiałaby zatrudnić aż 4 nowe rejestratorki. Obecnie nie ma najmniejszej potrzeby zwiększania zatrudnienia.

Wdrożenie rozwiązań Proassist przyniosło też ulgę osobom pracującym na rejestracji – zostały one odciążone od nadmiaru zadań i mogą pracować w spokoju, nie martwiąc się kolejkami i napiętym grafikiem. Nowy tryb pracy wpłynął również pozytywnie na lekarzy współpracujących z Semper Fortis – mają teraz więcej pacjentów i dokładnie zaplanowany dzień pracy.

2. Korzyści dla pacjentów

Pacjenci korzystający z usług centrum Semper Fortis bardzo szybko docenili zmianę w funkcjonowaniu placówki. Obecnie mogą się bez problemu dodzwonić dokładnie tam, gdzie chcą i uzyskać rzetelne informacje, a dzień przed planowaną wizytą otrzymują wiadomość SMS z przypomnieniem o terminie.

Dzięki tym przypomnieniom ograniczony został też odsetek osób, które nie pojawiają się na umówionych wizytach i ułatwione zostało przekładanie terminów wizyt oraz ich odwoływanie. Pacjent może odwołać wybrany termin SMS-em – wystarczy, że użyje do tego specjalnego kodu odwołującego.

Podsumowanie

Bazowanie wyłącznie na własnych zasobach, czy to kadrowych, czy technologicznych nie zawsze wystarcza i jest to szczególnie zauważalne w przypadku dużych placówek medycznych. Paradoksalnie problemem centrum medycznego może być właśnie duże zainteresowanie usługami przy jednoczesnym braku możliwości odebrania każdego telefonu. Oprogramowanie medyczne Proassist rozwiązuje ten problem u jego podstaw – odciąża placówkę, automatyzuje rejestrację i udostępnia narzędzia pozwalające lepiej planować czas pracy oraz zwiększyć poziom zadowolenia pacjentów.

Funkcjonowanie placówek medycznych w obliczu zagrożenia infekcją koronawirusem

Ze względu na stan zagrożenia epidemicznego w Polsce placówki medyczne zmuszone zostały do wprowadzenia zmian w dotychczasowym funkcjonowaniu. Jedni zdecydowali się na odwołanie wizyt i wstrzymanie dotychczasowych przyjęć, drudzy zaś przyjmują bez zmian lub poszerzyli swój zakres usług o konsultacje online.

Klienci, którzy nie wprowadzili zmian w funkcjonowaniu placówki:

1. Informują nowo zapisanych pacjentów o tym, że jeżeli mają jakiekolwiek objawy, to dla bezpieczeństwa swojego i innych najlepiej przełożyć termin wizyty.
2. Proszą pacjentów, aby przychodzili punktualnie na wyznaczoną godzinę, najlepiej bez osób towarzyszących.
3. Wysyłają zbiorcze wiadomości SMS do pacjentów z takimi prośbami.
4. W zależności od specjalizacji wprowadzają konsultacje on-line do zakresu swoich usług.

11% placówek, korzystających z oprogramowania medycznego Proassist zrezygnowało z przyjmowania pacjentów. Natomiast część z nich otworzyła ponownie swoje gabinety po tygodniu przerwy, tj. od 23.03, 10% Klientów Proassist zdecydowało się jedynie na uruchomienie konsultacji online, a 79% placówek przyjmuje bez zmian.

Decyzję o całkowitym zamknięciu podejmują jedynie małe podmioty

Na pewno bardzo widoczne jest to, że na całkowite zamknięcie decydują się głównie małe podmioty. Większe placówki nie mogą sobie na to pozwolić. Jest to podyktowane przede wszystkim większymi kosztami stałymi, które należy pokryć niezależnie od przychodów. Małe gabinety, często jedno-dwuosobowe takich kosztów mają zdecydowanie mniej, dlatego dla nich decyzja o zamknięciu wydaje się być mniej uciążliwa.

Odwołania WIZYT przez pacjentów

Pacjenci zdecydowanie częściej korzystają z możliwości odwołania wizyty. Według naszych statystyk w tygodniu 16.03.20 – 22.03.20 było o 53% więcej odwołanych wizyt, niż w poprzednim tygodniu.

Jednak co ciekawe, już pierwszego dnia kolejnego tygodnia, tj. 23.03.20 liczba odwołanych wizyt przez pacjenta ZDECYDOWANIE ZMALAŁA.

Konsultacje on-line

16% użytkowników programu do gabinetów lekarskich Proassist zdecydowało się poszerzyć zakres świadczonych usług o konsultacje online. Część z nich traktuje ją jako dodatkową usługę, a inni jako jedyną możliwą na okres pandemii koronawirusa.

Telemedycyna nie cieszy się jeszcze dużą popularnością. Zdaje się, że pacjenci uważają to za swego rodzaju gorszy zamiennik. Przyzwyczajeni są do kontaktu osobistego z lekarzem, który w każdej chwili może wykonać badanie fizykalne. W niektórych przypadkach konsultacja online jest trudniejsza do wdrożenia, szczególnie gdy w trakcie wizyty niezbędne jest przeprowadzenie badania lub wykonanie drobnego zabiegu.

Zdaje się jednak, że telekonsultacje będą coraz bardziej popularne, zarówno wśród lekarzy, jak i pacjentów. Pewien trend się rozpoczął. Szczególnie w obliczu zagrożenia infekcją koronawirusem, teleporady są bezpiecznym rozwiązaniem dla pacjentów i personelu oraz zapewnieniem ciągłości w świadczeniach medycznych.

Proassist już teraz pozwala na wdrożenie telekonsultacji, w bieżącym tygodniu wdrożymy również konsultacje przez chat i video.

Liczba połączeń

Co ciekawe, liczba połączeń do placówek medycznych nie zmalała. Pacjenci dzwonią do przychodni z taką samą częstotliwością, jak do tej pory. Zdaje się to być podyktowane tym, że akcja #zostanwdomu zachęca pacjentów do poprawy swojego stanu zdrowia.
Ludzie dzwonią, pytają, czy placówka medyczna funkcjonuje bez zmian, niektórzy odwołują wizyty, inni zaś rezerwują wizyty na dalsze terminy. Zdarzają się też tacy, którzy chcą po prostu porozmawiać. 🙂 Jedno jest pewne – liczba połączeń nie zmalała.

Liczba umówionych wizyt

Należy przyznać, że liczba nowo umówionych wizyt zmalała i to drastycznie, bo aż o 56%. Ciężko natomiast przyjąć założenie czym to jest spowodowane. Czy jest to podyktowane zamknięciem części placówek, czy tym, że pacjenci w obawie o swoje zdrowie nie zapisują się do specjalistów?

Pacjenci zaczęli szukać otwartych placówek medycznych

Pacjenci często po usłyszeniu od konsultantki, że gabinet jest nieczynny, zaczynają szukać alternatywy, dzwoniąc do innych gabinetów i pytając, czy lekarz danej specjalizacji przyjmuje. Może się okazać, że w ten sposób placówki mogą pozyskać stałych pacjentów, niejako dając im sygnał, że w tym gabinecie pacjent zawsze może liczyć na pomoc.

Zauważając ten trend placówki, które zdecydowały się zamknąć na czas dwóch tygodni, wprowadziły porady telefoniczne, możliwość wystawienia zwolnień i e-recepty, za zmniejszoną opłatą, lub nawet czasami bezpłatnie dla stałych pacjentów.

Branża Medyczna po kwarantannie

Dzisiaj rozmowa na temat przyszłości branży medycznej po kwarantannie, to jedna wielka niewiadoma ze względu na to, że nie wiadomo, ile potrwa czas epidemii w Polsce. Natomiast można przyjąć założenie, że placówki medyczne lżej odczują skutki spowolnienia gospodarczego, niż inne podmioty.

Zdaje się, że nie będzie większych problemów finansowych w branży. Małe gabinety medyczne, które ponoszą niewielkie koszty, zapewne nawet w przypadku kilku tygodni braku pacjentów, są w stanie bez większych problemów funkcjonować.

Natomiast w przypadku większych podmiotów leczniczych problem może być trochę większy. Należy jednak pamiętać, że zdecydowana większość centrów medycznych rozlicza się z lekarzami procentowo, przyjmując wynagrodzenie w zależności od ilości pacjentów. W takim przypadku w związku ze zmniejszoną liczbą pacjentów, w pewien sposób zmniejszą się również koszty placówki.

Nie wiadomo jeszcze, ile potrwa narodowa kwarantanna, natomiast wiadomo już, że rząd nie zamknie ustawowo gabinetów, skoro nie zrobiły tego władze w innych krajach, w których sytuacja epidemiologiczna była dużo gorsza.

Natomiast czy pacjenci zaczną masowo przychodzić do swoich placówek po jej otwarciu? Czy do tego czasu znajdą alternatywę, lub z uwagi na niepewną przyszłość finansową zrezygnują z wizyt płatnych? Jest zdecydowanie za wcześnie, aby cokolwiek wyrokować.

Co zrobić, by wdrożyć telekonsultację do swojego gabinetu? Przewodnik krok po kroku.

Jak wdrożyć telekonsultację w swoim gabinecie?

W związku z rozprzestrzenianiem się koronawirusa zarówno personel medyczny, jak i pacjenci coraz chętniej sięgają po narzędzie telemedycyny nazywając się bardzo często w różny sposób (E-wizyty, telekonsultacje, konsultacje on-line, wizyty online). Niezależnie od nazewnictwa, sens tego jest taki, że dzięki teleporadom pacjenci mogą skonsultować się z lekarzem bez wychodzenia z domu.

Podpowiadamy jak w kilku krokach wdrożyć w swoim gabinecie telekonsultację.

KROK 1. DODANIE USŁUGI

Dodaj nową usługę związaną z telemedycyną, np. telekonsultcja, teleporada, itp. Określ cenę oraz czas trwania, a także przypisz do niej kolor. Uwaga: najlepiej, taki który nie jest używany do innych usług, aby w łatwy sposób odróżnić teleporadę od zwykłej wizyty.

KROK 2. INFORMACJA DLA REJESTRACJI TELEFONICZNEJ

W miejsce informacji dla rejestracji telefonicznej wpisz, w jaki sposób chcesz przeprowadzać telekonsultacje, tak aby mogła poinformować pacjenta w trakcie zapisu.

Form telekonsultacji jest sporo, najlepiej wybrać najbardziej odpowiednią dla siebie i dla pacjenta:

a. można zadzwonić do pacjenta w czasie, w którym miał on mieć wizytę, na wskazany numer.
b. można zaprosić pacjenta do video wizyty lub do chatu o wyznaczonej porze na wybranym przez siebie narzędziu, np. WhatApp, Skype, Zoom
c. można poprosić pacjenta aby dzwonił o wyznaczonej porze.

KROK 3. PŁATNOŚĆ ZA USŁUGĘ

W zależności od chęci, możesz poprosić pacjenta o płatność przed wizytą lub po wizycie.

a. płatność po wizycie:

Jeżeli decydujesz się na płatność po wizycie, to sprawa wydaje się być łatwiejsza. Po prostu po skończonej wizycie należy poprosić pacjenta aby wpłacił na konto pieniądze, w tytule zapisując np. imię i nazwisko pacjenta.

Gdy płatność pojawi się na koncie można zaznaczyć taką wizytę w systemie jako opłaconą.

b. płatność przed wizytą:

W takim przypadku w mailu wysyłanym do pacjenta przed wizytą, napisz numer konta, na który pacjent powinien przelać pieniądze, tytułem np. imię i nazwisko pacjenta.

W ten sposób, w dzień przyjmowania możesz sprawdzić przelewy na konto i ustawić konkretny status dla wizyt (opłacone). W ten sposób zobaczysz, którzy pacjenci dokonali płatności za swoje wizyty.

W skrajnym przypadku, jeżeli do wizyty jest niedługi termin, możesz poprosić pacjenta aby przesłał potwierdzenie zapłaty za wizytę przed jej rozpoczęciem na maila.

KROK 4. INFORMACJA MAILOWA DLA PACJENTA

W zależności, które narzędzie wybrałeś do przeprowadzenia konsultacji, czy zwykły telefon czy np. Skype, powinieneś taką informację umieścić w mailu do pacjenta.

Co powinno znaleźć się w mailu do pacjenta:

• forma kontaktu telekonsultacji (telefon, skype, whatapp, chat, messenger, itd.)
• poinformować pacjenta, kto będzie rozpoczynającym kontakt. Czy lekarz sam zadzwoni do pacjenta, czy pacjent powinien zadzwonić
• ewentualnie podaj link do swojego konta w narzędziu, które wybrałeś
• forma zapłaty: przed czy po wizycie
• numer konta do wpłacenia za wizytę
• adres mailowy na który pacjent powinien przesłać potwierdzenie zapłaty za wizytę

KROK 5. TELEPORADA

Wypełnienie dokumentacji podczas teleporady nie zmienia się w stosunku do zwykłego przeprowadzania wizyty. Możesz natomiast w miejsce BADANIE wpisać Konsultacja telefoniczna, aby w dokumentacji medycznej pojawił się taki zapis.

Po przeprowadzeniu teleporady i wypełnieniu dokumentacji ewentualnie po wystawieniu e-recepty, czy skierowania, możesz taką wizytę pobrać w formie PDF i wysłać na adres mailowy do pacjenta.

Po wystawieniu e-recepty, jeżeli w systemie będzie podany numer pacjenta, to dostanie on automatycznie SMS z kodem e-recepty, na bazie którego będzie mógł wybrać lek w aptece.

Proassist jest aktualnie w czasie wdrażania rozwiązania systemowego dla videoporad, a także systemu płatności, tak aby jeszcze bardziej usprawnić przeprowadzanie zdalnych konsultacji.

Tutaj znajdziesz informację, jak stworzyć usługę telekonsultacji.