proassist logo

Pomożemy rozwiązać każdy problem.

Staramy się, aby nasze usługi były jak najlepiej zrozumiałe i proste w obsłudze. Dzięki temu korzystanie z telefonicznej rejestracji nie stanowi problemu.

SMS z przypomnieniem o wizycie

Wiadomości wysyłane z systemu Proassist to SMS typu Tooway, czyli takie, których nadawca zezwala na wysyłanie odpowiedzi.

Aby włączyć opcję wysyłania wiadomości SMS z przypomnieniem o wizycie, wybierz PLACÓWKI w bocznym menu, a następnie kliknij zakładkę SPECJALIŚCI w górnym menu. Wybierz ikonkę edycji widoczną przy danym specjaliście.

Edycja specjalisty

W panelu wysuwającym się z prawej strony ustal odpowiedni czas wysyłki SMS. 

SMS zostanie wysłany w określonym czasie: 18h przed wizytą, 24h przed wizytą, 3 dni przed wizytą, tydzień lub dwa tygodnie przed wizytą. Istnieje możliwość wyboru kilku z tych opcji jednocześnie, np. SMS może być wysyłany tydzień i 18h przed wizytą.

Treść tej wiadomości to:
„Nazwa Placówki” przypomina o wizycie dnia 25-10-2020 o godzinie 10:00 przy „adres placówki”. Jeśli chcesz anulować wizytę odpisz: 1111111.

Powiadomienia SMS o wizycie do klientów

Treść wiadomości pozostaje niezmienna, jednak jej elementy takie jak: nazwa i adresu placówki oraz data i godzina wizyty, (wprowadzane podczas rejestracji pacjenta – link dodawanie wizyty) zmieniają się w zależności od tego, co zostało wcześniej wpisane do systemu.

Jak anulować wizytę przez SMS

Pacjent może w prosty sposób odwołać wizytę przez wiadomość SMS. Każda treść wiadomości na końcu zawiera informację: Jeśli chcesz anulować wizytę odpisz: 1111111 – przykładowy kod, który pacjent wpisuje w odpowiedź na wiadomość, jeśli chce odwołać wizytę. Po odesłaniu tego kodu, wizyta zostanie natychmiastowo anulowana i trafi do sekcji „Wizyty odwołane” w systemie.

Edycja pacjenta

Wysyłka SMS do specjalisty

System Proassist daje dwie możliwości wysyłki SMS do specjalisty: wiadomość informująca o dodaniu, przełożeniu lub odwołaniu wizyty oraz SMS o rozpoczęciu pracy.

1. Dodanie/przełożenie/odwołanie wizyty.
Powiadamiaj smsem o wizytach specjalistę – ciągle – specjalista otrzymuje wiadomości sms o dodaniu/przełożeniu/odwołaniu wizyty przez cały czas, niezależnie od terminu wizyty.
Powiadamiaj smsem o wizytach specjalistę – gdy zmiana na dzisiaj – specjalista otrzymuje wiadomości sms o dodaniu/przełożeniu/odwołaniu wizyty umówionej na ten dzień.
Powiadamiaj smsem o wizytach specjalistę – gdy zmiana na dzisiaj lub jutro – specjalista otrzymuje wiadomości sms o dodaniu/przełożeniu/odwołaniu wizyt umówionych na dzisiaj i jutro.

Aby włączyć tę opcję wysyłania wiadomości, wybierz z bocznego menu PLACÓWKI, a następnie z górnego menu okna SPECJALŚCI. Kliknij ikonę „Edytuj” przy danym specjaliście, którego smsy mają dotyczyć.

Nie powiadamiaj o wizycie SMS

W panelu wyskakującym z prawej strony zaznacz checkbox przy odpowiedniej opcji wysyłki, a następnie zatwierdź klikając w zielony przycisk ZAPISZ

Przykładowy sms o wizytach – ciągle: „Dodano wizytę na dzień 25.06.2018. Pozdrawiamy, Proassist.
Przykładowy sms o wizytach – dzisiaj: „Odwołano wizytę dzisiaj – 30.10.2018 g. 10:00. Pozdrawiamy, Proassist.
Przykładowy sms o wizytach – dzisiaj lub jutro: „Odwołano jutrzejszą wizytę – 31.10.2018, g. 11:00. Pozdrawiamy, Proassist.

2. SMS rozpoczynający pracę to wiadomość wysyłana dzień wcześniej po godzinie 21:00, informująca o ilości zarejestrowanych pacjentów oraz godzinach pracy.

SMS rozpoczynający pracę specjalisty

Aby włączyć tego rodzaju wiadomości wybierz z bocznego menu PLACÓWKI, a następnie z górnego menu okna zakładkę SPECJALIŚCI. Kliknij ikonę „Edytuj” przy danym specjaliście, którego te smsy mają dotyczyć. W panelu edycji specjalisty wyskakującym z prawej strony zaznacz checkbox SMS rozpoczynający pracę, a następne zatwierdź klikając w zielony przycisk ZAPISZ

Przykładowa treść wiadomości: Ilość pacjentów zarejestrowanych na wizyty na dzień 21.10.2020: 10. Godziny pracy: 8:00 – 17:00.

Funkcja marketing SMS

Marketing SMS jest jedną z funkcji Proassist, która odpowiada za wysyłanie SMSów do wybranej grupy pacjentów. Celem tej zbiorczej wiadomości jest przekazanie informacji dotyczących zmiany lokalizacji placówek, akcji marketingowych lub złożenie życzeń świątecznych. 

Aby włączyć tę opcję, wybierz zakładkę SMS z bocznego menu. Na górze okna wybierz czas wysłania wiadomości. Możesz także wyznaczyć dokładny termin wysyłki SMS, w tym dzień oraz godzinę.
W pole „Treść wiadomości” wpisz treść, jaką chcesz wysłać do pacjentów. Określ odbiorców, do których chcesz wysłać wiadomość. (odbiorcy wiadomości). Możesz uruchomić masową wysyłke wiadomości zarówno do wszystkich lub wybranych użytkowników systemu Proassist w obrębie Twojej placówki, a takżę do pacjentów. Jeżeli chcesz wysłać wiadomości do pacjentów wybierz placówkę z której pacjenci mają otrzymać SMS, zaznaczając odpowiedni checkbox przy danej placówce. Następnie określ konkretnie grupę odbiorców:
– pacjenci zapisani na konkretną usługę (gdy np. chcesz poinformować o zmianie ceny danej usługi lub promocji dot. usługi)
– pacjenci zapisani w określonym terminie, z wybranym odpowiednim statusem wizyty (gdy np. chcesz wysłać życzenia, bądź też poinformować o zmianach w gabinecie)

W przypadku, gdy zaznaczysz checkbox USŁUGA, określ konkretną usługę, wyszukując ją z listy wyszukiwania.

Gdy chcesz wysłać wiadomości do pacjentów zapisanych w określonym czasie, zaznacz checkbox WIZYTY, a następnie określ zakres czasowy i wybierz odpowiedni filtr wizyty.

Aby dokonać masowej wysyłki wiadomości, kliknij w zieloną zakładkę WYŚLIJ.

Wysyłka pojedynczej wiadomości SMS do pacjenta

Aby wysłać wiadomość SMS do pacjenta z zakładki KALENDARZ w bocznym menu. Po wybraniu tej zakładki, najedź kursorem myszy na konkretną wizytę (konkretnie na jej tekst), po czym na polu z informacjami dotyczącymi wizyty kliknij ikonkę „Wyślij wiadomość” (druga ikonka). W panelu wyskakującym z prawej strony wybierz typ wiadomości: wiadomość SMS (w tym miejscu istnieje również możliwość wysłania wiadomości e-mail), następnie wpisz treść wiadomości do pacjenta np. Proszę przyjść na badanie na czczo. Kliknij WYŚLIJ WIADOMOŚĆ.

Wysyłanie wiadomości SMS z oprogramowania medycznego

Możesz także wysłać wiadomość SMS do pacjenta, przykładowo w celu przypomnienia o zabraniu ze sobą dokumentów koniecznych do odbycia wizyty, lub o tym, jakie czynności pacjent musi wykonać przed wizytą, wybierz SMS z bocznego menu, a następnie kliknij górną zakładkę WYŚLIJ SMS DO KLIENTA. Wybierz pacjenta z listy poniżej (zacznij wpisywać jego dane, a system wyszuka go na liście).

Wpisz treść wiadomości, a następnie kliknij przycisk WYŚLIJ WIADOMOŚĆ

Historia wiadomości SMS

Historia wiadomości znajduje się w zakładce SMS, w oknie służącym do wysyłki poniżej przycisku umożliwiającego wysyłkę. Możemy usuwać wiadomości każdą z osobna (różowa ikonka kosza na liście wiadomości), lub wszystkie naraz poprzez zaznaczenie checkboxa „Zaznacz wszystkie” i kliknięcie przycisku USUŃ znajdującego się obok.

Marketing sms
Historia zawiera wiadomości SMS dotyczące marketingu.

Odbiorcy wiadomości odbiorcy

Znajdują się poniżej pola, w którym wpisujesz treść wiadomości. Wybieramy ich poprzez zaznaczenie odpowiedniego checkboxa. Odbiorcami wiadomości mogą być użytkownicy systemu: Administratorzy, Rejestratorki, Specjaliści oraz Obserwatorzy. Aby wysłać wiadomość do jednej z grup użytkowników należy zaznaczyć checkbox „Użytkownicy”, a następnie wybrać daną grupę, do której ma być wysłany SMS, lub zaznaczyć „Wszyscy”, aby wysłać wiadomość do wszystkich za jednym razem. 

Oprócz użytkowników odbiorcami wiadomości mogą być wszyscy pacjenci z danej placówki. Aby wysłać wiadomość, kliknij checkbox „Pacjenci z placówek:” i wybierz którzy pacjenci otrzymają wiadomość SMS, klikając checkbox przy nazwie placówki.

Marketing sms w oprogramowaniu medycznym

Możesz także pogrupować pacjentów. Do „wizyt” przypisani są pacjenci z określonych terminów, natomiast do „usług” – pacjenci na dany rodzaj konsultacji np. dermatologiczne. 

Podczas zaznaczania odpowiednich odbiorców wiadomości na szarym polu naliczana jest liczba osób, wiadomości oraz koszt netto usługi.

E-mail z kartą wizyty

Wiadomość e-mail do pacjenta z wywiadem lekarskim, badaniem, rozpoznaniem oraz zaleceniami możesz wysłać podczas przeprowadzania wizyty. Po wybraniu zakładki WIZYTY z bocznego menu oraz ikonki do przyjmowania pacjenta, kliknij w górą zakładkę WYWIAD LEKARSKI. Następnie wypełnij odpowiednie pola. Aby wysłać e-mail z wywiadem do pacjenta kliknij zielony przycisk na dole ZAPISZ I WYŚLIJ EMAIL.
Możesz zdecydować o tym, które elementy karty wizyty zostaną wysłane do pacjenta.

Zakończenie wizyty

Wiadomość e-mail do pacjenta

Jeśli chcesz wysłać wiadomość e-mail do pacjenta, wybierz zakładkę KALENDARZ w bocznym menu. Po wybraniu tej zakładki, najedź kursorem myszy na konkretną wizytę (konkretnie na jej tekst), po czym na polu z informacjami dotyczącymi wizyty kliknij ikonkę „Wyślij wiadomość” (druga ikonka). W panelu wyskakującym z prawej strony wybierz typ wiadomości: wiadomość e-mail (w tym miejscu istnieje również możliwość wysłania wiadomości SMS), następnie wpisz treść wiadomości do pacjenta np. Proszę przyjść na badanie na czczo. Kliknij WYŚLIJ WIADOMOŚĆ.

wysyłanie wiadomości email do pacjenta

Przypomnienie o wizycie wysyłane w wiadomości e-mail do pacjenta

Istnieje możliwość wysłania wiadomości e-mail do pacjenta z informacją o dodaniu wizyty. Dana opcja jest dostępna dla pacjentów, którzy podali swój adres e-mail podczas pierwszego zapisu na wizytę dodanego kalendarza Proassist. Po dodaniu wizyty do kalendarza, informacja o dodaniu zostaje natychmiastowo wysłana do pacjenta.
Wizyta została dodana

Zaawansowane opcje wysyłki e-mail

Zaawansowane opcje wysyłki e-mail znajdują się na samym dole okna przyjmowania pacjenta. Możesz wysłać maila do pacjenta nie tylko z kartą wizyty, ale także z receptą lub innym dokumentem po skończeniu przeprowadzania wizyty.
Zaawansowane opcje wysyłki email

Konfiguracja dedykowanego numeru do wysyłki SMS

Aby móc dowolnie zarządzać opcjami wysyłki SMS, musisz zdefiniować dedykowany numer telefonu do wysyłki SMS. Dzięki temu wszystkie wiadomości z Twojego konta (przypomnienia o wizytach, wiadomości marketingowe, wiadomości przypominające dla specjalistów, itd.) będą wysyłane z tego numeru.

Konfiguracja Chat SMS

Aby rozpocząć korzystanie funkcji CHAT SMS, skontaktuj się z działem obsługi klienta Proassist w celu wygenerowania numeru telefonu, z którego będą wysyłane wiadomości. Od momentu konfiguracji opcji CHAT SMS w systemie Proassist, wszystkie SMS-y będą wysyłane z tego dedykowanego numeru (przypomnienia o wizytach, wiadomości marketingowe, wiadomości przypominające dla specjalistów, itd.)

Chat SMS w systemie

Aby skorzystać z chatu, wybierz KALENDARZ z bocznego menu, a następnie najedź kursorem myszy na odpowiednią wizytę. W polu z informacjami dotyczącymi tej wizyty wybierz ikonkę „Wyślij wiadomość” . Z prawej strony okna wysunie się panel, w którym możesz rozpocząć czat. 

W sekcji „Typ wiadomości” wybierz z listy opcję Chat SMS.

wysyłanie sms do pacjenta w oprogramowaniu medycznym
Wszystkie SMS-y, które wymieniasz z pacjentem będą wyświetlane w postaci rozmowy internetowej – jeden pod drugim – co pozwoli na łatwy wgląd w poprzednie wiadomości.

Konfiguracja Click to Call

Aby rozpocząć korzystanie w opcji Click to Call, w pierwszej kolejności należy założyć konto w serwisie Supervoip.pl – operatora telefonii internetowej. 

W tym celu na adres specjalisty zostaje wysłany link umożliwiający rejestrację w serwisie:
Link do rejestracji w SuperVOIP

Zakładanie konta przebiega w pięciu prostych krokach.
1. Wybierz usługę – numer kierunkowy, opcja: konto zwykłe, konto złote (dodatkowa cena za aktywację numeru)
2. Wybór numeru – zaznacz checkbox, przy wybranym numerze
3. Dane osobowe – wypełnij dane osobowe, wprowadź kod SMS, otrzymany w wiadomości
4. Zatwierdź regulamin
5. Potwierdzenie

Konto z numerem zagranicznym wymaga dodatkowo wyboru kraju na liście, numeru kierunkowego oraz regionu.

Przeniesienie numeru do sieci SuperVoip.pl wymaga:
1. podania numeru (listy numerów lub zakresu), który chcesz przenieść
2. wybrania operatora, do którego przenosisz numer
3. wyboru trybu rozliczenia
4. tryb przeniesienia numeru

Konfiguracja C2C w systemie

Po założeniu i weryfikacji konta należy wykupić usługę SuperVoip Api. Następnie skonfigurować funkcję Click to Call w systemie. Aby to zrobić zaloguj się na swoje konto na stronie: https://panel.supervoip.pl/, a następnie w zakładce “Moje konto” dodaj usługę globalną wybierając ją z listy.

Dane potrzebne do skonfigurowania usługi Click to Call w systemie to:

Login i hasło do konta SuperVoip,
Numer Konta SIP – widoczny w zakładce Moje konto w tabelce “Nazwa usługi/konfiguracja”
Klucz API – dostępny po kliknięciu w SuperVoIP API w tabelce “Usługi globalne”
Numer wyświetlany w SuperVoip – numer telefonu, który będzie wyświetlany na ekranie telefonu pacjenta. Numer ustalasz podczas zakładania konta w SuperVoip.

Aby skonfigurować opcję Click to Call w systemie Proassist wybierz PLACÓWKI z bocznego menu, a następnie kliknij górną zakładkę KONTRAHENCI. Kliknij ikonkę edycji przy kontrahencie, a następnie przesuń suwak w dół do sekcji “Konfiguracja Click2Call

Wypełnij pola wyżej wymienionymi danymi.

Zatwierdź zmiany klikając ZAPISZ.

Korzystanie z Click2Call

Przeprowadzanie internetowego połączenia telefonicznego bezpośrednio z systemu możliwe jest na dwa sposoby:

1. Wybierz KALENDARZ z bocznego menu, wyszukaj wizytę, którą chcesz przeprowadzić w postaci teleporady i najedź na nią kursorem myszy. W polu z informacjami dotyczącymi wizyty kliknij w ikonkę słuchawki telefonicznej przy numerze telefonu (Zadzwoń).
2. Wybierz WIZYTY z bocznego menu, a następnie wyszukaj wizytę. Kliknij ikonkę słuchawki telefonicznej w sekcji „Tel. pacjenta”.

Po kliknięciu połączysz się z numerem telefonu podanym w karcie pacjenta.

Wysyłka wiadomości SMS po zmianie powiadomień w edycji wizyty

Jeżeli pojawiło się coś istotnego odnośnie zaplanowanej wizyty, np. opóźnienie w gabinecie, to możesz o tym powiadomić pacjenta automatycznie w formie przesłanej wiadomości SMS.
Aby wysłać wiadomość SMS do pacjenta po zmianie powiadomienia w edycji wizyty, w tym celu w zakładce KALENDARZ najedź kursorem myszki na daną wizytę, a następnie w oknie informacyjnym do wizyty kliknij w ikonę edycji

W oknie edycji wizyty w punkcie 4 Powiadomienia, w sekcji Dla Pacjenta, wpisz odpowiednią treść, a następnie kliknij w zieloną zakładkę ZAPISZ WIZYTĘ

Po kliknięciu w zakładkę, w nowym oknie, kliknij w zakładkę OK+SMS

Ta sama możliwość jest również z zakładki WIZYTY. W tym celu z bocznego menu kliknij w zakładkę WIZYTY, a następnie wyszukaj odpowiedniej wizyty wprowadzając dane pacjenta w sekcji Szukaj pacjenta według. Po wpisaniu danych zatwierdź wyszukiwanie klikając w zieloną zakładkę SZUKAJ. Na liście wizyt pacjenta, kliknij w ikonę edycji przy właściwym terminie. 

W oknie edycji wizyty w punkcie 4 Powiadomienia, w sekcji Dla Pacjenta, wpisz odpowiednią treść, a następnie kliknij w zieloną zakładkę ZAPISZ WIZYTĘ.

Po kliknięciu w zakładkę, w nowym oknie, kliknij w zakładkę OK+SMS.

Wysyłka wiadomości SMS do pacjenta po zmianie terminu wizyty

Jeżeli chcesz poinformować pacjenta o zmianie terminu wizyty automatycznie w formie wiadomości SMS, w tym celu najedź kursorem myszki na daną wizytę. 

W oknie informacyjnym do wizyty kliknij w ikonę edycji. W nowym oknie wysuwanym, w punkcie 2 kliknij w jedną z trzech dostępnych zakładek, aby dokonać zmiany terminu wizyty.

W przypadku wyboru pierwszej zakładki, na liście proponowanych najbliższych terminów, wybierz nowy termin dla pacjenta, klikając przy konkretnej dacie i godzinie w zakładkę WYBIERZ.

W nowym oknie, kliknij w zakładkę Ok+SMS. W ten sposób wiadomość o zmianie terminu wizyty zostanie przesłana bezpośrednio do pacjenta.

Aby zatwierdzić wprowadzone dane w kalendarzu należy kliknąć w zieloną zakładkę ZAPISZ WIZYTĘ.


Drugi sposób edycji wizyty wraz z wysłaniem wiadomości SMS do pacjenta o dokonanej zmianie, odbywa się za pomocą zakładki WIZYTY. Wyszukaj odpowiednią wizytę wprowadzając dane pacjenta w sekcji SZUKAJ PACJENTA WEDŁUG.
Po wprowadzeniu danych, kliknij w zieloną zakładkę SZUKAJ.
Na liście wizyt, kliknij w ikonę EDYCJI przy konkretnym terminie.

W panelu bocznym wysuwanym w punkcie 2 kliknij w jedną z trzech dostępnych zakładek, aby dokonać zmiany terminu wizyty.

W przypadku wyboru pierwszej zakładki, na liście proponowanych najbliższych terminów, wybierz nowy termin dla pacjenta, klikając przy konkretnej dacie i godzinie w zakładkę WYBIERZ.

W nowym oknie, kliknij w zakładkę Ok+SMS. W ten sposób wiadomość o zmianie terminu wizyty zostanie przesłana bezpośrednio do pacjenta.

Aby zatwierdzić wprowadzone dane w kalendarzu należy kliknąć w zieloną zakładkę ZAPISZ WIZYTĘ.

Jesteś managerem lub właścicielem placówki?

Obecnie wszyscy nasi eksperci są poza biurem. Zostaw swój numer telefonu, a my oddzwonimy do ciebie, aby zaprezentować Ci funkcje, które usprawnią pracę w Twojej placówce!

Cześć!

Podaj numer telefonu,
a oddzwonimy
do 2 minut!