rejesracja online – Proassist - System do zarządzania gabinetem i placówką medyczną

Rejestracja on-line na stronie internetowej lekarza jako wsparcie w pozyskiwaniu pacjentów

Pozyskiwanie pacjentów dla placówki medycznej lub gabinetu wiąże się wykonywaniem odpowiednich czynności marketingowych, zarówno w świecie wirtualnym, jak i poza nim. Prowadzenie fanpage’y w social mediach, płatne reklamy, czy założenie strony internetowej lekarza to tylko kilka podstawowych pomysłów na wypromowanie placówki lub gabinetu.

Więcej na ten temat pisaliśmy tutaj.

Oprócz tego, że Twoja placówka medyczna zostanie dobrze zareklamowana, należy zadbać o to, aby jej praca była odpowiednio zorganizowana. W tym celu warto wdrożyć konkretne działania, umożliwiające pacjentowi dotarcie do gabinetu ma wizytę, takie jak dopasowanie oferty do oczekiwań klienta, możliwość wyboru formy płatności, przypomnienia o wizytach, czy usprawnienie rejestracji pacjentów. Tutaj opisaliśmy tę kwestię szczegółowo.

Rejestracja pacjentów

Aby umożliwić odbiorcom Twojej reklamy szczęśliwe dotarcie na wizytę, w pierwszej kolejności powinieneś zadbać o prawidłowe działanie systemu rejestracji pacjentów. Pierwszą czynnością, którą wykona osoba zainteresowana usługami medycznymi Twojej placówki, będzie próba skontaktowania się z nią. Potencjalny pacjent, chcąc zapisać się na wizytę, zorientuje się w możliwościach rejestracji i zdecyduje się na ten, który będzie dla niego najbardziej odpowiedni. Dlatego warto umożliwić mu wybór w tej kwestii.

Rejestracja online jako poszerzenie zakresu źródeł zapisów na wizyty

Strona internetowa lekarza to jeden z podstawowych elementów marketingu w sieci. Posiadanie własnej witryny ułatwia potencjalnemu pacjentowi zapoznanie się z zakresem usług świadczonych przez Twoją placówkę medyczną oraz zdobycie danych kontaktowych. Dla Ciebie oznacza to zwiększenie szansy pozyskanie realnego pacjenta. Dlatego, oprócz udostępnienia tradycyjnej rejestracji telefonicznej, warto wdrożyć do swoich działań możliwość internetowych zapisów na wizyty.

Dlaczego warto wprowadzić rejestrację on-line?

1. Przede wszystkim jest ona dodatkowym źródłem zapisów na wizyty. Z uwagi na fakt, że zapisy przez internet są dostępne przez całą dobę, zwiększają szanse na zarezerwowanie terminu przez pacjentów, którzy nie mają czasu na wykonywanie telefonów w ciągu dnia.

2. Dzięki temu, że rejestracja online nie zajmuje wiele czasu, skorzystają z niej nawet najbardziej zapracowane osoby. Zapisy internetowe wymagają wyłącznie wybrania usługi, terminu oraz wprowadzenia danych (w przypadku placówki medycznej, w której przyjmują różni specjaliści, należy wybrać jeszcze konkretnego lekarza). Rejestracja on-line jest intuicyjna i nieskomplikowana, co sprawia, że rezerwacja terminu wizyty nie powinna nikomu sprawić trudności.

3. Zapisy internetowe odciążą rejestrację telefoniczną w Twojej placówce medycznej i pozwolą zapisać się na wizytę tym, którzy z różnych powodów nie mogli dodzwonić się do placówki w celu rezerwacji terminu.

4. Wprowadzając do placówki rejestrację online, możesz udostępnić pacjentom opcję przedpłaty za wizytę dokonywaną podczas internetowego zapisu. Płatność on-line generuje pewność pojawienia się pacjenta na wizycie, co pozwala na uniknięcie zbędnych luk w grafiku lekarza oraz umożliwia zabezpieczenie przed ewentualnymi stratami finansowymi.

5. Rejestracja online to krok naprzód dla placówki medycznej. Większość dziedzin naszego życia codziennego została opanowana przez internet. Placówka, która posiada możliwość zapisów on-line, będzie postrzegana jako nowoczesne miejsce, które nieustannie usprawnia swoją działalność oraz wychodzi naprzeciw oczekiwaniom swoich pacjentów.

Podsumowanie

Na promocję placówki medycznej lub gabinetu lekarskiego składa się wiele aspektów. Oprócz działań reklamowych w sieci oraz poza nią, ważne jest także dbanie o odpowiednią organizację pracy placówki, a przede wszystkim usprawnienie systemu rejestracji pacjentów. Udostępniając możliwość internetowych zapisów na wizyty, zyskujesz szansę na lepsze zareklamowanie swojej placówki oraz zwiększysz szansę na pozyskanie nowych pacjentów.

Zapis z podcastu – Prawo Dla Zdrowia. Jak wybrać system do obsługi gabinetu i prowadzenia dokumentacji medycznej?

Zapis z podcastu - Prawo Dla Zdrowia. Jak wybrać system do obsługi gabinetu i prowadzenia dokumentacji medycznej?

Prawo dla zdrowia to podcast prowadzony przez adwokata Bartłomieja Achlera. Tematyka podcastu obejmuje aspekty prawne w zakresie prowadzenia działalności leczniczej. W dziesiątym, jubileuszowym odcinku gościem serii był Jacek Piaseczyński – założyciel i CEO Proassist. Zapraszamy do lektury zapisu z rozmowy o tym, czym kierować się podczas wyboru oprogramowania medycznego do obsługi gabinetu lekarskiego i prowadzenia elektronicznej dokumentacji medycznej.

Bartłomiej Achler: Dzisiaj odcinek wyjątkowy z przynajmniej kilku powodów: po pierwsze jest to jubileuszowy odcinek numer 10, po drugie – ostatni już odcinek w roku 2020, i wreszcie po trzecie i najważniejsze – po raz pierwszy w podcaście będziemy mieli gościa, a tym gościem jest Jacek Piaseczyński, założyciel i CEO w firmie Proassist, zajmującej się tworzeniem i dostarczaniem oprogramowania dla placówek medycznych.
Dzień dobry, Jacku.

Jacek Piaseczyński: Dzień dobry, Bartłomieju.

Bartłomiej Achler: Jacku, czy mógłbyś na początek, zanim zaczniemy, krótko przedstawić się słuchaczom, czym się zajmujesz, dla jakich klientów pracujesz, jak długo działasz na rynku?

Jacek Piaseczyński: Jestem twórcą systemu Proassist – w zasadzie teraz też twórcą oprogramowania medycznego Proassist. Jesteśmy na runku już od pięciu lat. Na początku zajmowaliśmy się telefoniczną rejestracją pacjentów, szczególnie dla takich mniejszych gabinetów lekarskich. Po prostu odbieraliśmy telefony, które pacjent kierował do lekarza i zapisywaliśmy tego pacjenta w kalendarzu. Później nasi klienci sami zwrócili się do nas z prośbą o stworzenie takiego prostego programu dla lekarza, w którym można wypełnić dokumentację medyczną. Zrobiliśmy to, później rozwinęliśmy nasz program medyczny i teraz jesteśmy z jednej strony usługodawcą telefonicznej i internetowej rejestracji pacjentów, a z drugiej strony twórcą oprogramowania medycznego zarówno dla małych, jak i dużych gabinetów lekarskich.

Bartłomiej Achler: Czyli to Wasze rozszerzenie działalności to była reakcja na potrzeby waszych klientów, tak?

Jacek Piaseczyński: Dokładnie tak. Na samym początku to wyglądało w ten sposób, że odbieraliśmy te telefony, zapisywaliśmy do terminarza wizyt, a ten kalendarz lekarz miał dostępny wszędzie pod ręką – w aplikacji medycznej, czy w komputerze. Naturalną koleją rzeczy było stworzenie możliwości wypełniania dokumentacji medycznej. Bo jeśli my już pobraliśmy dane od pacjenta i zapisaliśmy go na wizytę, to lekarz miał tę część pracy już zrobioną. Wtedy pomyśleliśmy, że fajnie by było, gdyby lekarz mógł wypełniać tę dokumentację u nas w systemie. Potem zajęliśmy się rozbudową. Były spotkania z managerami placówek medycznych, z zespołami lekarzy, którzy proponowali kolejne rozwiązania dotyczące dokumentacji medycznej, kwestie statystyczne, czy marketingowe. Wprowadzaliśmy je na bieżąco.

Bartłomiej Achler: Z tego, co mówisz, wynika, że i właściciele placówek medycznych i lekarze nie traktowali wdrażania tego oprogramowania jako, powiedzmy „zło konieczne”, tylko rzeczywiście dostrzegali w tym jakąś potrzebę, korzyści biznesowe i marketingowe też dla samego procesu leczenia, tak?

Jacek Piaseczyński: Dokładnie tak. Na samym początku wdrażaliśmy naszą usługę do gabinetów lekarskich klientów, którzy nie mieli obowiązku ustawowego działać z nami, czy z naszą konkurencją, więc mieliśmy kontakt z lekarzami, nazwijmy to „open-minded”. Natomiast istnieje taka opinia, że środowisko lekarzy to takie dziwne środowisko, które jest przeciwnikiem nowych technologii i rozwiązań. Ja niekoniecznie się z tym zgadzam, bo jeśli popatrzymy statystycznie na wiek lekarza i zinformatyzowanie tej branży, to porównując ją do innych branż, może się okazać, że to zinformatyzowanie jest na bardzo wysokim poziomie. Wiem, że lekarze mają w tej kwestii obowiązek ustawowy, jednak, abstrahując od tego, mogłoby się okazać, że branża medyczna, czy lekarska, byłaby tu jako jedna z najbardziej nowoczesnych branż w Polsce.

Bartłomiej Achler: Nawiązałeś do obowiązku ustawowego i myślę, że to jest dobry moment, żeby wspomnieć o tym, że rozmawiamy w szczególnym czasie. Jeżeli ktoś z was będzie słuchał tego podcastu za lat kilka, kilkanaście, lub kilkadziesiąt, to rozmawiamy w grudniu 2020 roku. Od stycznia, czyli już za parę dni, podstawową formą prowadzenia dokumentacji medycznej stanie się postać elektroniczna. Czy w związku z tym zauważasz jakieś zwiększone zainteresowanie takim oprogramowaniem medycznym wśród właścicieli gabinetów lekarskich? Czy to jest mniej więcej na takim samym poziomie, niezależnie od tego, jak te zmiany legislacyjne przebiegają?

Jacek Piaseczyński: Jeżeli chodzi o zwiększone zainteresowanie, to my w zasadzie odczuliśmy je gdzieś w okolicach października, listopada, ale poprzedniego roku – wtedy, kiedy był okres wdrażania e-recepty. Wtedy lekarze zaczęli rozglądać się za oprogramowaniem medycznym i od tamtego czasu cały czas to zainteresowanie jest na stałym poziomie. Podejrzewam, że część lekarzy na samym początku zaczęła korzystać z gabinet.gov.pl, a po prostu teraz powoli przesiadają się na oprogramowania, które być może mają więcej funkcji, bo program dla lekarza to jedno, a kwestie niebezpośrednio związane z dokumentacją medyczną to drugie – dlatego managerowie placówek zaczęli interesować się nie tylko samym oprogramowaniem, ale wszystkim, co z nim związane, czyli sprawami marketingowymi, przypominajkami SMS, rozliczeniami lekarzy – takimi rzeczami, które są tak trochę obok dokumentacji medycznej.

Bartłomiej Achler: No właśnie, bo oprogramowanie medyczne to przecież nie tylko dokumentacja medyczna, to są też inne funkcjonalności, które mogą ułatwić prowadzenie gabinetu lekarskiego od strony czysto biznesowej. Wspomniałeś o przypominajkach SMS-owych, oraz o waszej głównej funkcjonalności, czyli obsłudze procesu rejestracji wizyt. Jakie jeszcze funkcjonalności uważasz za takie najbardziej przydatne z perspektywy swojego doświadczenia i informacji od swoich klientów?

Jacek Piaseczyński: Tutaj trzeba by to podzielić na dwa różne aspekty, to znaczy: mamy lekarzy, małe gabinety, czy małe zespoły lekarskie i mamy większe placówki medyczne. Ich potrzeby różnią się w zależności od tego, z kim aktualnie rozmawiamy. Jeśli chodzi o małe gabinety lekarskie, to oprócz samej dokumentacji medycznej często proponujemy rejestrację medyczną na stronie internetowej lekarza. Teraz to już powszechność. Lekarz zaczyna, przynajmniej w prywatnej medycynie być dostępny dla pacjenta i tutaj musi się w pewien sposób jakoś do tego przygotować, czy to poprzez telefoniczną rejestrację medyczną, czy rejestrację on-line na stronie internetowej – to jest jedna rzecz. Jednak to, co musi się łączyć też z rejestracją telefoniczną pacjentów, to kalendarz. Warto zwrócić uwagę na to, żeby oprogramowanie medyczne miało już wbudowany moduł kalendarza i, żeby był on w formie aplikacji mobilnej na telefon. Wtedy też, jeżeli jesteśmy w szpitalu, czy gdziekolwiek, zapisujemy pacjenta od razu, nie musimy już w trakcie przyjęć przepisywać go z kajetu do programu medycznego. Jeżeli natomiast chodzi o większe placówki, to tutaj jest dużo rzeczy, związanych z rozliczeniami, statystykami, integracje z różnymi marketplace’ami. Jest też moduł fiskalny, który też jest potrzebny, aby bezpośrednio z systemu móc wydrukować paragon i nie trzeba będzie tego, że tak powiem, prowadzić oddzielnie. No i oczywiście, tutaj już w kwestii zarówno małych gabinetów jak i większych placówek medycznych – to SMS-y przypominające dla pacjentów. Lekarze i managerowie placówek zaczynają pytać o moduły do telemedycyny. O ile większość naszych klientów to są klienci ze specjalizacją, czyli ta telemedycyna nie jest tu taka stricte powszechna jak w POZ-ach, o tyle, zauważyłem, że pytają się po to, żeby mieć taką możliwość – „na wszelki wypadek”. Tutaj też trzeba zwrócić uwagę na fakt, że moduł telemedycyny, żeby był kompletny, to musi mieć różne kanały – nie tylko video, ale też czat, ewentualnie telefoniczny moduł, na przykład w formie clicktocall. Oprócz tego dobrze, żeby miał płatności on-line, po to, żeby ten proces był zachowany i zautomatyzowany: pacjent zapisuje się na wizytę, płaci on-line, potem przeprowadzamy czat SMS, czy video wizytę, po czym na maila, czy SMS-em lekarz przysyła zalecenia dla pacjenta.

Bartłomiej Achler: Z tego, co mówisz, wygląda to bardzo atrakcyjnie, natomiast jest kwestia obsługi takiego oprogramowania. Czy jeżeli ja jestem jakimś specjalistą, prowadzę swoją praktykę zawodową, przyjmuję pacjentów, czy w ogóle takie rozwiązanie – takie oprogramowanie medyczne jest dla mnie dobrym pomysłem? Czy nie będę potrzebował kogoś, kto będzie mi to ogarniał i obsługiwał to oprogramowanie za mnie? Dla kogo to oprogramowanie jest dobrym rozwiązaniem?

Jacek Piaseczyński: To, co powiedziałeś, zdarza się teraz częściej, niż jeszcze jakiś czas temu – jest ten, nazwijmy to asystent medyczny, często jakby przyjmuje również z asystentem medycznym dany lekarz. Jest to z jednej strony rzadkie, z drugiej – coraz częstsze rozwiązanie. Natomiast ja bym tak daleko nie szedł.

Wiadomo, że nasze oprogramowanie medyczne i wszystkie oprogramowania w chmurze starają się być prostym programem dla lekarza. Nie wiem, czy wszystkie oprogramowania to robią, natomiast my to znaczy my tworzymy różne poziomy dostępów do systemy, że inny jest widok z poziomu lekarza, a inny z widoku osób z charakterem administracyjnym w systemie. Wiadomo, że ta osoba od administracji ma więcej czasu na to, żeby prześledzić te wszystkie sprawy dodatkowe, natomiast lekarz musi mieć to oprogramowanie proste i przyjemne. Nie musi jednak mieć „osoby od programu”. Jest to ciekawe rozwiązanie, które przyszło do nas z zachodu – asystent medyczny zajmuje się prowadzeniem dokumentacji, a lekarz przyjmuje wtedy pacjentów.

Bartłomiej Achler: W takim razie, załóżmy, że jestem specjalistą, załóżmy, fizjoterapeutą, postanowiłem otworzyć swój własny gabinet. O czym powinienem pomyśleć, zanim zdecyduję się na wybór oprogramowania do obsługi tego mojego gabinetu, żeby mi się łatwiej po prostu pracowało?

Jacek Piaseczyński: Ja tu zacznę tak trochę przewrotnie. Zdaje mi się, że najważniejsze jest to, aby dzięki dostępom demo zapoznać klienta z systemem. Po pierwsze – umówić się na prezentację, ponieważ po pierwszym zalogowaniu, system dla nowego użytkownika może się to okazać się nieintuicyjny. Po prezentacji klient powinien „przeklikać” system i sprawdzić, przede wszystkim, czy mu to pasuje. Na rynku jest sporo takich programów dla lekarzy, różnie są one skonstruowane. Jeżeli podoba nam się takie oprogramowanie, które zbudowane jest w oparciu o terminarz wizyt tak jak u nas, to trzeba szukać przykładowo Proassist, czy iGabinet. Jeżeli nie podobają nam się oprogramowania, gdzie tym „trzonem” jest kalendarza, to są też takie programy, które działają na zasadzie listy. Mnie się zdaje właśnie, że to jest pierwsza rzecz – czy to oprogramowanie w ogóle nam się podoba, czy czujemy się w nim swobodnie (oczywiście po czasie).

Poza tym, czy oprogramowanie nam się podoba, są takie aspekty, nazwijmy to, nieatrakcyjne, ponieważ tutaj już jest kwestia bezpieczeństwa, miejsca przechowywania danych, wymogi RODO, wszystkie rzeczy – nazwijmy to – niemarketingowe. Generalnie jeśli chodzi o podstawowe funkcje, to szczególnie w kwestii dokumentacji medycznej, to ta dokumentacja we wszystkich oprogramowaniach medycznych jest w zasadzie taka sama. Jest ona inaczej pokazana w programie, u nas to będzie po prawej stronie, w innym oprogramowaniu po lewej, natomiast jej funkcje są takie same. Oprogramowanie medyczne ma zawsze e-zwolnienie lekarskie, e-receptę, wywiad lekarski, badanie, rozpoznanie itd. Pokazane w lepszy albo gorszy sposób, ale generalnie jest to samo. Natomiast to, na czym powinniśmy się skupić, jeśli już uznamy, że dane oprogramowanie podoba nam się wizualnie i jest dla nas intuicyjne, to te rzeczy, nazwijmy to, niemarketingowe.

Bartłomiej Achler: Wspomniałeś o kwestii bezpieczeństwa. Wydaje mi się, że to jest jedna z najczęstszych obaw, czy zastrzeżeń przed wyborem oprogramowania. Bo większość tych rozwiązań dostępnych na rynku, to rozwiązania chmurowe. Jak wygląda kwestia bezpieczeństwa danych, bo wiadomo, to są dane wrażliwe, to jest dokumentacja medyczna, to jest kwestia spełnienia wymogów RODO. Czy powinienem się tego braku bezpieczeństwa obawiać w przypadku takiego oprogramowania medycznego, a jeżeli tak, to na co zwrócić uwagę?

Jacek Piaseczyński: Przede wszystkim należy zapytać się, czy jest backup danych (kopia zapasowa). Jest to taka kwestia, w której nie da się sprawdzić konkurencji pod tym względem, natomiast klient ma możliwość zapytania i dowiedzenia się, czy jest backup tych danych, czyli po prostu dane medyczne oraz wszystkie inne dane. Na przykład u nas jest tak, że o godzinie 12:00 w nocy dane przenoszone są na całkowicie niezależny serwer. W przypadku kataklizmu zachowują się dane z dnia poprzedniego i wszystkich poprzednich dni.

Drugą rzeczą jest to, gdzie przechowywane są dane. Dane medyczne muszą być przechowywane w Polsce. Co oczywiście nie znaczy, że to musi się dziać u nas w komputerze, czy tutaj w przedpokoju, czy w jakimś serwerze. One mogą być przechowywane w serwerze w Warszawie, w Katowicach, czy gdziekolwiek indziej, ale muszą znajdować się w Polsce. Nie wiem, czy wszyscy twórcy oprogramowania to wiedzą wybierając serwerownię, jednak należy pamiętać, żeby ten aspekt również zachować. Jeżeli chodzi o wymogi RODO, to są dwa typy działań. Jeden typ działań, które my preferujemy, to taki, że administratorem danych osobowych pozostaje lekarz, natomiast on podpisuje z nami umowę, o powierzenie przechowywania danych osobowych.
Część lekarzy korzysta z marketplace’ów i wypełnia tam dokumentację medyczną. Natomiast, kiedyś przynajmniej, bo też nie śledzę tego na bieżąco, tak to jest tam skonstruowane, że administratorem tych danych osobowych jest ten marketplace. Więc generalnie można powiedzieć, że lekarz nie jest właścicielem tych danych osobowych.

Jeśli chodzi o RODO, to jest też jedna rzecz, na którą należy zwrócić uwagę, to kwestia zapisywania pacjentów on-line. Jeżeli dajemy jakąś wtyczkę do rejestracji on-line na naszej stronie internetowej, to tam też powinna być informacja odnośnie do RODO dla zapisującego. Kto jest administratorem danych osobowych, komu on powierza to przechowywanie tych danych.

Bartłomiej Achler: Rozumiem, że takie kwestie, jak integracja z innymi systemami to jest raczej oczywistość, chociaż też w praktyce pewnie w przypadku mniejszych placówek jednoosobowych, czy kilkuosobowych gabinetów to tych systemów tam za wiele pewnie nie ma?

Jacek Piaseczyński: Dokładnie. To znaczy, to jest tak, że są integracje otwarte i ukryte. Zależy też, co rozumiemy przez „integracje”. Oprogramowanie medyczne musi być zintegrowane z systemem P1, z ZUSem, żeby wystawiać zwolnienia lekarskie z jednego panelu. Powinno być zintegrowane z jakimś serwerem SMS, czy SMS API, żeby wysyłać SMS-y przypominające do pacjentów, i to są zazwyczaj integracje zamknięte – lekarz nie wie o istnieniu tych integracji, tylko po prostu korzysta, z nazwijmy to, ich dobrodziejstw. My mamy te integracje ze Znanym Lekarzem, mamy też z Kliniki.pl (dawniej Tourmedica). Jest to o tyle wygodne dla lekarza, że jeżeli on chce skorzystać z jakiegoś portalu, który mu tych pacjentów zapisuje, to on nie musi korzystać z dwóch kalendarzy jednocześnie. Czyli w tym oprogramowaniu medycznym, które my mamy oparte na kalendarzu, wpisuje sobie pacjentów, a jednocześnie na tym portalu, czy jest to kliniki.pl, czy znanylekarz.pl, pokazują się tylko te terminy, których nie zapisał sam, czy nie zapisali się pacjenci samodzielnie z jego strony. To jest optymalne rozwiązanie, bo pacjenci się nie zdublują, a nie trzeba pracować na dwóch kalendarzach jednocześnie.

Bartłomiej Achler: Tak jak wspomniałem na początku, rozmawiamy dosłownie kilka dni przed tym dniem 0, czyli przed 1 stycznia 2021 roku, kiedy to podstawową formą dokumentacji stanie się dokumentacja w postaci elektronicznej. Załóżmy, że prowadzę swoją działalność od X lat, do tej pory prowadziłem swoją dokumentację medyczną w formie papierowej, ale chciałbym ją zdigitalizować, w związku z przejściem na postać elektroniczną. Jak podejść do tego tematu? Czy oprogramowanie medyczne, które sobie zamówię, zazwyczaj dostarcza takich rozwiązań jeśli chodzi o digitalizację tej starej dokumentacji papierowej?

Jacek Piaseczyński: Dokumentacja medyczna zdigitalizowana i tak będzie w pewien sposób, nazwijmy to, plikiem przy tej karcie pacjenta w oprogramowaniu. Ona będzie w formie PDF, czy JPG, więc nie będzie w takiej formie opisowej, tylko w formie zdjęcia. Oczywiście każde oprogramowanie ma możliwość wdrożenia takiego pliku do karty pacjenta, ale proszę tutaj zwrócić uwagę na oprogramowanie, ile mamy miejsca przeznaczonego na te dokumenty, i to zarówno w formie jednego konkretnego dokumentu, jak i na wszystkie pliki w obrębie naszego konta w tym oprogramowaniu medycznym. Często się zdarza, że przykładowo 500 MB jest w tym abonamencie i żeby zwiększyć, to należy dopłacić.

Tutaj akurat mogę się też pochwalić, że my mamy pewne ułatwienie. W związku z tym, że mamy aplikację mobilną, to u nas można do karty pacjenta wrzucać zdjęcia z telefonu, robić te zdjęcia bezpośrednio z aplikacji. Zdjęcia automatycznie przejdą do karty pacjenta też w formie webowej, tak że u nas ta digitalizacja, powiedzmy sobie szczerze, będzie trochę krótsza, bo nie trzeba by było korzystać ze skanera.

Bartłomiej Achler: To na pewno jest spore ułatwienie, zwłaszcza jeśli prowadzi się jednoosobowy gabinet i nie zamierza się poświęcać, nie wiadomo ile czasu na skanowanie.
Omówiliśmy sobie sytuację taką, gdy prowadziłem dokumentację w formie papierowej, a załóżmy, że należę do grupy tych zinformatyzowanych, nowoczesnych medyków i już od dłuższego czasu prowadzę sobie dokumentację w postaci elektronicznej, ale nagle uznałem, że jednak chciałbym zmienić dostawcę, zmienić oprogramowanie. Czy przeniesienie tych danych z jednego systemu, z jednego oprogramowania do drugiego to jest jakiś problem i jak to zrobić sensownie?

Jacek Piaseczyński: To nie powinien być problem, bo pewnie lepiej wiesz ode mnie, że oprogramowania medyczne mają obowiązek umożliwienia swoim klientom eksportu dokumentacji medycznej w formie ogólnodostępnej, której inne oprogramowanie może przenieść do siebie. Więc jeżeli przyjmiemy taką sytuację, w której każdy zachowuje się tak, jak powinien w imię prawa, to generalnie nie jest to problem. Miałem taką sytuację, że oprogramowanie medyczne (nie będę tutaj podawał nazwy), odpowiedziało klientowi na to pytanie w ten sposób, że ono nie jest oprogramowaniem medycznym, tylko jest oprogramowaniem dla gabinetu lekarskiego i w związku z tym ten obowiązek ustawowy ich nie dotyczy. To już są kazusy prawne jak to rozwiązać.

Bartłomiej Achler: To już taka kreatywna wykładnia.

Jacek Piaseczyński: Tak, dokładnie – kreatywna wykładnia. Dlatego też jakby zadać trochę wcześniej pytanie: „na co powinniśmy zwrócić uwagę”, można powiedzieć, żebyśmy zwrócili uwagę na to, czy podpisujemy umowę z oprogramowaniem medycznym, czy oprogramowaniem dla gabinetu.

Właśnie, bo diabeł zawsze tkwi w szczegółach. Nie licząc tej jednej sytuacji – nie mieliśmy większych problemów. Natomiast trzeba się liczyć z tym, że migracja to koszt pracy programisty i oprogramowania różnie do tego podchodzą. Czasami proponują wynagrodzenie za to, a czasami po prostu proponują umowy terminowe, albo na przykład dwie opcje naraz.

Bartłomiej Achler: W związku z tym, co powiedziałeś przed chwilą, chciałbym Cię zapytać o jedną rzecz, mianowicie, z moich obserwacji wynika, że większość programów do obsługi małych gabinetów to są raczej rozwiązania gotowe. Nie ma raczej na rynku, przynajmniej w tej części rynku, dedykowanej właśnie małym placówkom chyba rozwiązań szytych na miarę.

Jacek Piaseczyński: Nie ma, aczkolwiek zdarza się tak, u nas na przykład, my często robimy tak, że klient jest zadowolony z tego naszego rozwiązania, ale mówi, że jakaś jedna rzecz go drażni. My wtedy nie robimy problemów, jeżeli nie jest to duża funkcja, duży dodatek, czy duża zmiana, żeby wprowadzić tę zmianę. Natomiast wiadomo, że robimy to dla naszych klientów, czyli jeżeli ten klient zdecyduje się na współpracę z nami, jeżeli my w ciągu 30 dni wprowadzimy taką funkcję.

Bartłomiej Achler: No właśnie. Skoro już jesteśmy przy tych dniach, to powiedz mi, ile mniej więcej czasu zajmuje takie pełne wdrożenie takiego oprogramowania w mojej placówce? Zakładamy, że nie muszę migrować danych z innych systemów, po prostu – zakładam nową placówkę, postanowiłem kupić oprogramowanie, ile trwa jego wdrożenie łącznie z przeszkoleniem personelu?
My jesteśmy w stanie stworzyć system w 24 godziny i przeszkolić personel, zależy jak duży, w następne 24 godziny. Natomiast tu mówimy o przeszkoleniu i wdrożeniu do wypełniania dokumentacji medycznej, nie o samych integracjach. Jeżeli chodzi o integracje z systemami do recept, właśnie z tym systemem P1, e-skierowań i do np. ZUSu, eWUSia, żeby sprawdzić, czy pacjent jest ubezpieczony, tutaj jesteśmy zależni od lekarza, czyli tego, czy on posiada certyfikaty. Jeżeli posiada, to jest to pięć minut – wystarczy wpisać to do systemu. Często jednak lekarze nie posiadają danych certyfikatu, ponieważ samo korzystanie z gabinet.gov.pl nie wymaga tworzenia i pobierania certyfikatów przez lekarzy. Dlatego jeżeli oni do tej pory korzystali z gabinet.gov.pl lub nie korzystali z niczego, to zazwyczaj tych certyfikatów nie mają.

Jacek Piaseczyński: Wtedy to wdrożenie najlepiej podzielić na dwa aspekty: pierwszy – wypełnianie tej dokumentacji w systemie, a jednocześnie w tym samym momencie generowanie tych certyfikatów. My mamy osobną usługę, która zawsze pomaga lekarzom w wygenerowaniu tych certyfikatów, zarówno do ZUSu, jak i do e-recepty i do e-skierowania, więc tutaj prowadzimy też za rękę lekarza w kolejnych etapach generowania tych certyfikatów.

Bartłomiej Achler: Jacku, tak jak już wspomniałem wcześniej, rozmawiamy chwilę przed przejściem na tę postać elektroniczną dokumentacji. Bo rozumiem z tego, co mówisz, gdybym wcześniej nie myślał o tym zakupie oprogramowania medycznego, oprogramowania do prowadzenia dokumentacji, i nagle teraz obudziłbym się, to jest duża szansa, że mimo wszystko, mimo tej mojej opieszałości jeszcze bym zdążył sobie takie oprogramowanie sprawić i wejść w nowy rok już z nową formą prowadzenia dokumentacji.

Jacek Piaseczyński: Generalnie tak, bez żadnego problemu udałoby się nam to wdrożyć do końca roku.

Bartłomiej Achler: Jacku, bardzo ci gorąco dziękuję za rozmowę. Mam nadzieję, że teraz naszym słuchaczom łatwiej będzie podejmować decyzje dotyczące tego, jak wdrożyć program do obsługi gabinetu, czy do prowadzenia elektronicznej dokumentacji medycznej. Jeszcze zanim się pożegnamy, powiedz, proszę, gdzie można Cię znaleźć, gdyby któryś ze słuchaczy chciał się z tobą skontaktować i jeszcze o coś dopytać.

Jacek Piaseczyński: Pewnie: jestem teraz tak jak chyba wszyscy – na linkedinie, natomiast można do mnie też bezpośrednio pisać na maila, to jest jacekpiaseczynski@proassist.pl. Natomiast, jeżeli wejdziemy na stronę proassist.pl, to tam mamy tam, czat, dzięki któremu możliwy jest kontakt z działem pomocy, od 8:00 – 21:00, dział handlowy też, tak że oni też zawsze pomogą w doborze rozwiązania.

Bartłomiej Achler: Jacku, bardzo dziękuję ci za wizytę w podcaście, sporo konkretnej wiedzy w związku z tym, w imieniu swoim i swoich słuchaczy, bardzo gorąco ci dziękuję.

Nagranie z rozmowy dostępne jest tutaj.

Grudniowe nowości w systemie Proassist

Grudniowe nowości w Proassist

Poszerzenie modułu elektronicznej dokumentacji medycznej o możliwość wystawiania e-skierowania to główna funkcjonalność, która pojawiła się w oprogramowaniu medycznym Proassist w ubiegłym miesiącu. Oprócz tego do programu dla lekarzy zostało dodanych kilka innych przydatnych opcji. Przedstawiamy grudniowe nowości w programie dla gabinetu Proassist.

E-SKIEROWANIE

Do tej pory moduł elektronicznej dokumentacji medycznej w oprogramowaniu medycznym Proassist obejmował możliwość wystawiania e-recepty oraz elektronicznego zwolnienia lekarskiego. Od grudnia użytkownicy naszego oprogramowania medycznego mogą wystawiać swoim pacjentom e skierowanie. Dana opcja dostępna jest w oknie do przeprowadzania wizyty, co pozwala na szybkie wystawienie dokumentu. Nie ma potrzeby otwierania nowych okien, czy zakładek przeglądarki. Tak jak w przypadku wystawiania e recepty, czy e-ZLA – wszystko znajduje się w jednym miejscu.

W tym miejscu znajdziesz informację jak skonfigurować, oraz wystawić e-skierowanie w systemie Proassist.

Załącznik w wiadomości e-mail dla pacjenta

W zakładce USŁUGI pojawiła się możliwość dodania załącznika do wiadomości e-mail. Opcja jest dostępna podczas edycji danej usługi, w panelu, w którym uzupełniane są informacje dodatkowe przekazywane przez rejestrację telefoniczną, wysyłane do pacjenta, lub wyświetlane na widgecie. Specjalista może nie tylko wysłać wiadomość do pacjenta, ale także dołączyć do niej dokument, który należy przykładowo wydrukować i wypełnić przed odbyciem wizyty.

Nowy status użytkownika – księgowa

Oprogramowanie medyczne Proassist posiada możliwość rozliczeń placówek z lekarzami. Od teraz istnieje także możliwość stworzenia nowego użytkownika ze statusem księgowej. Pozwala to na dokonywanie rozliczeń przez osobę, która nie jest specjalistą lub managerem placówki medycznej. Księgowa uzyskuje dostęp do zakładki STATYSTYKI w systemie, dzięki czemu może w prosty sposób obliczać wynagrodzenie dla lekarzy bezpośrednio w oprogramowaniu medycznym.

Rozliczanie kasy w STATYSTYKACH

W systemie Proassist istnieje możliwość sprawdzenia wszystkich statystyk dotyczących wizyt oraz wykonywanych świadczeń. Udostępnienie opcji rozliczania kasy pozwala na szczegółowy wgląd w rozliczenia pacjentów z lekarzem. W zakładce STATYSTYKI widnieją dokładne informacje dotyczące rodzaju płatności za wizyty. Po wybraniu opcji „rozliczenie kasy” w sekcji „Raport” system wyświetli kwoty zapłacone gotówką, kartą, przelewem (po wygenerowaniu linku do płatności) oraz te zapłacone podczas rejestracji on-line. W ten łatwy sposób możemy rozliczyć nasz personel z przyjętej gotówki

Dostęp do Chat SMS z kilku miejsc w systemie

Chat SMS umożliwia łatwe i szybkie prowadzenie SMS-owych rozmów specjalistów z pacjentami bezpośrednio z oprogramowania medycznego Proassist. Aby usprawnić tę czynność, udostępniliśmy opcję Chatu SMS z kilku miejsc w programie. Od teraz lekarze mogą rozpocząć czat z pacjentem na liście wizyt, w kalendarzu po najechaniu kursorem myszy na wizytę oraz w górnym pasku okna do przeprowadzania wizyty.

Usługa, na którą zapisał się pacjent

W programie dla lekarzy Proassist istnieje możliwość wglądu we wszystkie informacje dotyczące dodanych wizyt. Lista wizyt zawierała do tej pory dane pacjenta, imię i nazwisko specjalisty, termin wizyty, datę jej dodania oraz status. Teraz, oprócz tych informacji, wyświetla się również usługa, na jaką został zapisany pacjent.

Podsumowanie

W grudniu moduł elektronicznej dokumentacji medycznej systemu Proassist został poszerzony o możliwość wystawiania eskierowania, które od stycznia bieżącego roku będzie obowiązywało we wszystkich placówkach medycznych. Ponadto udostępniliśmy kilka innych funkcjonalności, które z pewnością ułatwią rozliczenia placówek z lekarzami oraz ułatwią komunikację specjalistów z pacjentami. Mamy nadzieję, że nowe opcje naszego systemu sprawią, że korzystanie z niego okaże się jeszcze bardziej funkcjonalne.

Mikro księgowość w Twoim gabinecie, czyli statystyki i rozliczenia pracowników

Statystyki działań użytkownika pozwalają śledzić rozwój Twojego gabinetu lekarskiego. Dzięki możliwości obserwowania efektów pracy w oprogramowaniu medycznym PROASSIST masz ułatwioną drogę analizy działań poszczególnych gabinetów.
W dzisiejszych czasach, przy tak dużej ilości pacjentów oraz lekarzy pracujących w różnych gabinetach medycznych, system zliczania statystyk staje się niezastąpioną funkcją, bez której ciężko byłoby kontrolować rozwój działań poszczególnych specjalistów czy zainteresowanie konkretnymi usługami.

O CO CHODZI? NA POCZĄTEK MAŁE WYJAŚNIENIE...

Statystyki są całościowym zestawieniem funkcjonowania danego gabinetu na przestrzeni czasu. W połączeniu z zestawieniem finansowym, statystyki te
umożliwiają wgląd w pracę poszczególnych działów personelu, przez co stanowią jedną z najprostszych metod kontroli wydajności danego gabinetu medycznego, lekarza czy usługi. W standardowych programach do obsługi gabinetu nie ma możliwości ogólnego spojrzenia na opłacalność funkcjonowania poszczególnych gabinetów, czy też sprzedaży poszczególnych usług.

ZMIENIAMY SIĘ DLA CIEBIE!

Oprogramowanie medyczne PROASSIST daje możliwość sprawdzenia w każdym momencie, jak dany gabinet funkcjonuje, oraz pozwala na wgląd w rozliczenia placówek medycznych z poszczególnymi lekarzami. Dzięki temu staje się nie tylko systemem statystyk, ale także uproszczonym systemem rozliczeń między gabinetem a poszczególnymi specjalistami.

Dodatkowo system statystyk PROASSIST daje możliwość:
– pobrania statystyk dowolnego gabinetu za wybrany okres
– ogólne zestawienie rozliczeń finansowych za zrealizowane wizyty
– wglądu do statystyk z podziałem na gabinety, lekarzy i usługi w kontekście
analizy wizyt, wraz z rozpiską rozliczenia finansowego,
– pobrania danych w pliku Excel
– rozliczenie specjalistów z użyciem systemu prowizyjnego
– podsumowanie wizyt w trybie statystycznym: dodane, odwołane, zrealizowane
– podsumowanie wizyt w trybie finansowym: rozliczone, częściowo rozliczone,
podsumowanie kwot rozliczonych.

TWÓJ CZAS TO PIENIĄDZ, ZAOSZCZĘDŹ I ZYSKAJ SPOKÓJ.

Powyższy system statystyk, łącznie z wcześniejszym ustawieniem rozliczenia specjalistów z podziałem na usługi, daje nam pełny wgląd do bieżącego
nadzorowania działań danego gabinetu.

Rejestracja on-line na stronie internetowej lekarza jako wsparcie w pozyskiwaniu pacjentów

Rejestracja pacjentów

Dlaczego warto wprowadzić rejestrację on-line?

Podsumowanie

Zapis z podcastu - Prawo Dla Zdrowia. Jak wybrać system do obsługi gabinetu i prowadzenia dokumentacji medycznej?

Grudniowe nowości w Proassist

E-SKIEROWANIE

Załącznik w wiadomości e-mail dla pacjenta

Nowy status użytkownika – księgowa

Rozliczanie kasy w STATYSTYKACH

Dostęp do Chat SMS z kilku miejsc w systemie

Usługa, na którą zapisał się pacjent

Podsumowanie

Mikro księgowość w Twoim gabinecie, czyli statystyki i rozliczenia pracowników

O CO CHODZI? NA POCZĄTEK MAŁE WYJAŚNIENIE...

ZMIENIAMY SIĘ DLA CIEBIE!

TWÓJ CZAS TO PIENIĄDZ, ZAOSZCZĘDŹ I ZYSKAJ SPOKÓJ.

Czy wiedziałeś, że...

Jesteś managerem lub właścicielem placówki?