Jak poprawić odbieralność połączeń w placówce medycznej?

Odbieranie połączeń od dużej liczby pacjentów może okazać się nie lada wyzwaniem. Mimo że ta z pozoru łatwa czynność nie wymaga skomplikowanych umiejętności, to jednak wiąże się ze znalezieniem dodatkowego czasu.

Masz problem z nieodebranymi połączeniami w Twojej placówce medycznej?

Pacjenci często skarżą się, że nie mogą dodzwonić się do rejestracji. Są zdenerwowani straconym w oczekiwaniu na połączenie czasem i uważają, że “na pewno słuchawka jest odłożona”. My wiemy jednak, że w wielu placówkach medycznych to wcale nie odłożona słuchawka jest problemem, a ogromna liczba dzwoniących pacjentów i natłok zadań. Przykładowo: jeżeli rejestratorka musi jednocześnie.

odbierać telefon, zakładać kartoteki, potwierdzać wizyty na kolejny dzień i wspomagać na bieżąco pracę lekarza – nie jest możliwe, by odebrała każdy telefon.
Rozwiązaniem może być zatrudnienie do pracy w rejestracji kolejnej osoby. Jednak nie zawsze się to opłaca. Jak więc poradzić sobie ze stale dzwoniącym telefonem, a jednocześnie poprawić odbieralność i zaoszczędzić czas?

Odpowiedź jest prosta: przekierowanie połączeń przychodzących. Łączenie kilku czynności stanowi istotny i nieodzowny element pracy. Nie zawsze niestety da się pogodzić ze sobą wszystkie obowiązki. Właśnie dlatego stworzyliśmy funkcję przekierowania połączeń, która odpowiada za optymalizację Twojego czasu.

Połączenia bezwarunkowe i warunkowe

Przekierowanie połączeń to najlepszy sposób, by usprawnić profesjonalną obsługę pacjentów. Usługa zawiera dwie opcje: bezwarunkową i warunkową
.
Połączenia bezwarunkowe, to takie, które są odbierane wyłącznie przez rejestrację telefoniczną Proassist. Tą funkcję można uruchomić w prosty sposób – wystarczy wprowadzić na klawiaturze telefonu kod: **21*numer telefonu nadany przez Proassist#

Połączenia warunkowe są natomiast przydatne w momencie, gdy numer jest zajęty, niedostępny lub nie odpowiada. Do uruchomienia tej usługi służą trzy kody, z których każdy odpowiada za określoną przyczynę.

Wartościowa rozmowa z konsultantami telefonicznej rejestracji Proassist

Jedną z pozytywnych cech programu dla lekarzy Proassist jest rejestracja telefoniczna, która odpowiada nie tylko za zapisanie pacjenta na daną wizytę, ale także za prawidłowy przebieg rozmowy i pozytywny wizerunek Twojej placówki. Połączenie bezwarunkowe odbiera tylko rejestracja Proassist, dzięki czemu możesz mieć pewność, że każda rozmowa będzie utrzymana w tym samym standardzie, a pacjent zawsze uzyska od rejestratorki wszystkie niezbędne informacje. Pacjent, który w czasie umawiania się na wizytę będzie mógł nie tylko wybrać dogodny dla siebie termin, ale także uzyska odpowiedzi na wszystkie pytania, już na wstępie będzie pozytywnie nastawiony. Rejestratorki telefoniczne Proassist wytłumaczą pacjentowi, jak przygotować się na wizytę, wskażą gdzie powinien się zgłosić w umówionym terminie oraz podpowiedzą jak dotrzeć do placówki komunikacją miejską lub czy przed gabinetem są dostępne bezpłatne miejsca parkingowe. Taki sposób komunikacji niewątpliwie przyczynia się do większej satysfakcji z jakości konsultacji.

Sposób na poprawę relacji z pacjentami

Funkcja, którą gwarantuje oprogramowanie medyczne Proassist, umożliwi kompleksowe zarządzanie czasem, a także może pozytywnie oddziaływać na stosunki z pacjentami. Pracowity tryb życia, w którym zazwyczaj funkcjonuje lekarz, nie pozwala łączyć zbyt wielu obowiązków. Dzięki naszemu rozwiązaniu nie będziesz musiał już czuwać nad swoją rejestracją i martwić się o odbieranie dodatkowych połączeń. Rejestracja telefoniczna Proassist sprawi, że negatywne opinie na temat możliwości dodzwonienia się do Twojego gabinetu już nie będą spędzać Ci snu z powiek.

Wywiad: Jak Proassist zarządza 40 tys. połączeń miesięcznie?

Witajcie na naszym blogu! Dziś mamy dla Was wyjątkowy artykuł, który będzie formą wywiadu Jacka z Justyną na temat Tajników Rejestraji Medycznej. Ta rozmowa przybliży Wam kulisy pracy naszej firmy.

Na początek – dla tych, którzy jeszcze nas nie znają – krótkie przedstawienie bohaterów dzisiejszego artykułu.

Jacek – pierwszy handlowiec, marketingowiec i oczywiscie pomysłodawca Proassist.

Justyna – kierownik rejestracji medycznej.

Ale to nie wszystko! Przygotujcie się na coś jeszcze bardziej emocjonującego – zapis webinaru, podczas którego Jacek i Justyna dzielili się swoimi spostrzeżeniami i odpowiedziami na nurtujące pytania. Wartościowe wnioski, inspirujące historie i ciekawostki na temat rozwoju Proassist czekają na Was w wersji wideo na naszym kanale YouTube.

Jacek: Ile my mamy połączeń? Ile dziennie, miesięcznie, tygodniowo?

Justyna: W poniedziałki tych połączeń jest więcej, w piątki jest już zdecydowanie mniej. Widać tę tendencję w każdym tygodniu. To naturalne, że w poniedziałki czujemy się zmotywowani by zadzwonić i umówić się do lekarza. Jest to też związane z dostępnością terminów, bo specjaliści otwierają swoje grafiki od początku nowego tygodnia.

Jeśli chodzi o skalę połączeń, o którą pytałeś to jest to ponad 40 tysięcy odebranych połączeń w skali miesiąca. A nasz cel to utrzymanie odebrania każdego połączenia w czasie krótszym niż 9 sekund.

Drugim naszym wskaźnikiem jest utrzymanie odbieralności połączeń w pierwszym kontakcie na poziomie 95% i to się łączy jedno z drugim. Szybkość odebrania dzwoniącego telefonu wpływa na wskaźnik wszystkich odebranych rozmów. Oczywiście na te połączenia nieodebrane oddzwaniamy.

Jacek: Telefoniczną rejestrację pacjentów prowadzi się po to żeby była skuteczna. Jak taki wysoki poziom odbieralności (95%) przekłada się na skuteczność rejestracji?

Justyna: Czas oczekiwania pacjenta na linii jest kluczowy. Szczególnie dla pacjentów pierwszorazowych dzwoniących do gabinetu. Wtedy ten czas jest najważniejszy, bo jeżeli pacjent będzie czekał na linii to w międzyczasie rozmyśli się, poszuka innego specjalisty, do którego szybciej i łatwiej się dodzwoni. Dlatego im szybciej odbierzemy połączenie tym mamy większy wpływ, że pacjent umówi się na wizytę i dobrze oceni gabinet – będziemy kojarzeni z tymi, którzy odbierają połączenia.

Kiedy mamy pacjenta, który był już u nas i sprawdził specjalistę i kolejny raz chce umówić się do tej samej osoby, to widzimy, że takiemu pacjentowi najbardziej zależy na tym, żeby umówić się do tego samego specjalisty. Dlatego powracający pacjent jest bardziej cierpliwy i wyrozumiały nawet w przypadku odległych terminów.

Jacek: Dodałbym od siebie takie rozróżnienie, które lubię stosować. Mamy placówki, które skupiają się na konsultacjach, typowe poradnie, szybka wizyty interwencyjne. Np. fizjoterapeuta, podolog, ortopeda, ginekolog – do nich umawiamy się na podstawowe zabiegi, najczęściej pacjenci wiedzą jak się przygotować i na jaką usługę chcą umówić termin wizyty. Tutaj właśnie będzie liczyło się to, co mówisz – szybkość odebrania połączenia.

Z drugiej strony są specjalistyczne zabiegi, operacje, gdzie dzwoni pacjent i liczy na to, że rejestracja będzie miała wiedzę. Wtedy konieczna jest baza informacji, umiejętności rejestratorki i to w jaki sposób ona prowadzi rozmowę ma znaczenie czy pacjent umówi się na konsultację czy nie.

Jacek: Powiedziałaś, że miesięcznie odbieracie ponad 40 tysięcy połączeń. Jak Ty to wszystko organizujesz, że Twój zespół odbiera, umawia wizyty, że to wszystko działa?

Justyna: Kluczem do naszego sukcesu jest dobre wdrożenie klienta, czyli gabinetu czy placówki medycznej. Na początku naszej współpracy potrzebuję pobrać maksymalnie dużo informacji. Chcemy znać odpowiedzi na pytanie, które mogą nam zadać pacjenci i być profesjonalnie przygotowanie do rozmowy. Liczy się to, zeby rejestratorka odbierająca połączenie mogła od razu udzielić kompletu informacji dzwoniącemu pacjentowi.

Zebrane informacje wygrywamy do systemu, żeby ją mieć pod ręką podczas każdej rozmowy. Jak wiesz system jest przygotowany w taki sposób, że do każdej placówki mamy informacje o tym: od jakiego wieku specjalista przyjmuje w dzieci, jak długo trwa konsultacja i ile kosztuje, mamy informacje o lokalizacji, parkingu i sposobie dotarcia do gabinetu.

Jacek: Każde pytanie, które konsultant kieruje do Justyny powoduje to, że Justyna zaczyna się zastanawiać dlaczego on mnie o to zapytał, bo raczej nie powinien mieć wątpliwości. Czy rzeczywiście jest to tak kluczowe w Waszej pracy?

Justyna: Tak, ponieważ wszystkie informacje powinien mieć w systemie gotowe do skorzystania w rozmowie z dzwoniącym pacjentem. Wtedy zastanawiam się czy mamy jakąś niejasną informacje od gabinetu, czy źle zaimplementowałam informacje do systemu, czy jest coś nie tak ze skryptem, czy jest to zwykły błąd ludzki, że konsultantka sobie nie poradziła w tej sytuacji.

Chodzi o skuteczność naszych rozmów. Musimy zadbać o to, aby schemat zapisu pacjenta na wizytę był prosty i jasny. Dlatego jak pojawiają się niejasności, muszą być one szybko zlokalizowane. Im więcej mamy niewiadomych, to pewność rejestratorki spada, co się z tym łączy to wydłuża nam czas rozmowy i tym samym inni dzwoniący czekają dłużej.

Jacek: Odbieracie 40 tys połączeń miesięcznie co jeśli zdarzają się błędy?

Justyna: Błędy się mogą pojawić, jesteśmy ludźmi. Dzięki bazie wiedzy, szablonom, szkoleniom i codziennej pracy przy biurkach moich rejestratorek mogę zminimalizować ryzyko popełnienia błędu.

Jacek: Opowiedz Justyna o procesie wdrożenia nowego klienta, dajmy na to jakiś gabinet czy placówka medyczna. To jak to wygląda od Twojej strony?

Justyna: Dla naszych klientów jest to łatwy i prosty proces. mamy przygotowaną bazę pytań, są one proste i wszyscy znają odpowiedzi. Po zebraniu informacji wprowadzamy wszystko do systemu, żeby później rejestratorki odbierające telefony mogły korzystać z tych informacji. Zwykle pytamy zaczynając od adresu czy lokalizacji tego gabinetu, a później przechodzimy do specjalistów. Pytamy o wiek przyjmowanych pacjentów, długość wizyty, zalecenia przed wizytą, przy dużych placówkach nam się to wydłuża, bo mamy więcej informacji i więcej specjalistów do dodania.

Jacek: Co robicie jeśli pacjent chce skontaktować się z właścicielem gabinetu?

Justyna: Jeśli nie ustalimy inaczej – to nasza rejestracja wysyła sms z informacją, że Pani Anna prosi o kontakt z właścicielem i jej numer telefonu. Wiadomość sms trafia do właściciela, a w rozmowie z Panią Anną przekazujemy informację, że wyślemy sms do właściciela z prośbą o kontakt.

Jacek: Jak wygląda Twoja praca?

Justyna: Moja praca głównie polega na pracy z zespołem i dla zespołu. Jedną z ważniejszych – moim zdaniem – rzeczy, jakie robię na co dzień to rozmowy jeden na jeden z pracownikami oraz trening rozmów i radzenia sobie z różnymi rodzajami pacjentów. Przygotowanie ich na trudniejsze scenariusze, a czasem zdarza się, że pomoc w rozładowaniu napięcia po ciężkiej rozmowie. Również śledzę i monitoruję liczby i statystyki pracy naszego zespołu. Tak jak wcześniej rozmawialiśmy na temat 9 sekund, jeśli ten czas oczekiwania na połączenie rośnie od razu reaguje i wdrażam nowe osoby.

Moja praca różni się od pracy managera placówki, ponieważ mam więcej czasu na pracę z moim zespołem. Odpowiadamy za odbieranie połączeń i skuteczne umawiania wizyty – czyli zajmujemy się praca z pacjentem zanim przyjdzie do gabinetu.

Jacek: Skąd wiecie do jakiego gabinetu dzwoni pacjent - jak rozpoznajecie i jak się przedstawiacie się dzwoniącemu pacjentowi?

Justyna: System Proassist jest tak skonstruowany, że podpowiada nam informacje o placówce, gabinecie o pracujących w niej specjalistach. Nasi konsultanci przedstawiają się nazwą gabinetu, swoim imieniem i nazwą stanowiska, jakie zajmują. “Dzień dobry, tutaj Centrum Medyczne Med, Justyna rejestratorka, w czym mogę pomóc?”
Przedstawiamy się w ten sposób, żeby osoba, dzwoniąca do jednoosobowego gabinetu nie pomyślała, że jesteśmy lekarzem albo – co gorsza – co się stało z jej lekarzem, do którego chodzi od 10 lat.

Jacek: Porozmawiajmy o rejestratorkach, jakie cechy powinna mieć dobra rejestratorka?

Justyna: Na pewno liczy się wysoki poziom kultury osobistej, umiejętności słuchania oraz dokładność. Kiedyś wydawało mi się że osoba, która nie jest zaangażowana nie powinna pracować w moim zespole. Dziś już wiem, że zaangażowanie pojawia się po czasie, w nowym pracowniku chęć narasta stopniowo. W zasadzie dopiero jak zobaczy, że jest mu dobrze w nowym miejscu pracy.

Jacek: Jak wygląda wdrożenie nowego pracownika?

Justyna: Zaczynamy od szkolenia z części technicznej, czyli pracy w systemie i aplikacji. Omawiamy wewnętrzne procedury i skrypty rozmów. Nasz onboarding jest prosty, pozwala nam szybko i skutecznie pozyskać nową osobę do zespołu.

Jacek: Czy pierwsze rozmowy mocno odbiegają od standardu, do którego dążysz?

Justyna: Pierwsze rozmowy nie mogą odbiegać od założeń. W trakcie wdrożenia mamy rozmowy z wirtualnym pacjentem i szereg narzędzi do przygotowania się do pierwszego dnia w pracy. Z moich rozmów z zespołem wynika, że dwa pierwsze połączenia odebrane są najbardziej stresujące. Wydaje mi się, że to kwestia takiej poprzeczki do przeskoczenia. Później jest już z górki.

Jacek: Często klienci dopytują, jak to jest, że Wy kosztujecie 20% minimalne stawki wynagrodzenia, jaką trzeba zapłacić? Jakbyś, Justyna, na to pytania odpowiedziała ze swojej perspektywy?

Justyna: Nasze rejestratorka odbiera jedno połączenie za drugim, przez cały dzień pracy. Dla porównania: rejestratorka zatrudniona w gabinecie odbiera kilka połączeń i zajmuje się też innymi sprawami.

Przez te ponad 7 lat, od kiedy prowadzimy rejestrację telefoniczną, zdążyliśmy już ułożyć taki system pracy, który pozwala nam pracować efektywnie.

Dziękujemy, że przebrnęliście z nami przez ten wyjątkowy wywiad z Jackiem i Justyną. Jacek jako założyciel i Justyna jako kierownik zespołu rejestratorek, stanowią serce i duszę Proassist. Ich pasja, zaangażowanie i wizja pomogły nam dotrzeć do miejsca, w którym teraz jesteśmy.

Podczas tej rozmowy mogliśmy zagłębić się w kulisy naszej firmy, poznać tajniki rejestracji medycznej oraz zrozumieć, dlaczego warto skorzystać z outsourcingu rejestracji medycznej. Jednak nasza historia nie kończy się tutaj. Proassist ciągle się rozwija i dąży do zapewnienia pacjentom najlepszej obsługi telefonicznej. Dzięki Waszemu wsparciu i zaufaniu jesteśmy w stanie zdobywać nowe cele i realizować naszą misję.

Najnowsze zmiany w receptach psychotropy: Co Musisz Wiedzieć!

Najnowsze zmiany w receptach na psychotropy: Co musisz wiedzieć

Nowe zasady dla recept na psychotropy Ministerstwo Zdrowia wprowadziło zmiany 2 sierpnia 2023, prawie nikt nie był na to gotowy. Recepty na leki psychotropowe na nowych zasadach.

Od 2 sierpnia 2023 roku obowiązują nowe przepisy wprowadzone przez Ministerstwo Zdrowia dotyczące wystawiania recept. Zmiana ma na celu ograniczenie wystawiania recept na leki uspokajające oraz substancje o działaniu psychotropowym bez uprzedniego przeprowadzenia badania medycznego pacjenta.

W praktyce, aby pacjent mógł otrzymać receptę na lek psychotropowy lub środki odurzające to musi się poddać wcześniejszemu badaniu przez lekarza. Lekarz, żeby mógł wykonać badanie musi mieć wgląd we wcześniejsze wizyty, dokumentację i wystawione recepty.

Jeśli w ciągu ostatnich trzech miesięcy przed wizytą u lekarza pacjent otrzymał receptę na wymienione leki, lekarz będzie mógł wydać e-receptę bez konieczności przeprowadzania nowego badania. W takim przypadku, gdzie nie będzie potrzebne badanie, lekarz dokładnie oceni, jakie leki pacjent otrzymywał na wcześniejszych receptach oraz czy ich stosowanie było bezpieczne i skuteczne w prowadzeniu leczenia. Cały proces weryfikacji wraz z opisem dokładnego przebiegu wizyty, musi zostać zapisany w dokumentacji medycznej.

Aby dać lekarzowi dostęp do to umożliwić, pacjent będzie musiał dostarczyć historię swoich wcześniejszych recept lub udostępnić historię w ramach swojego Internetowego Konta Pacjenta.

Oczywiście jeśli pacjent jest pod stałą kontrolą swojego lekarza z POZ, ma złożoną deklarację wyboru tego lekarza, wtedy lekarz nie ma obowiązku weryfikacji historii recept. Zakładamy domyślnie, że skoro jest stałym pacjentem, pod stałym nadzorem, to lekarz dokładnie zna historię leczenia.

Co z pozostałymi specjalizacjami?

Pacjent, który potrzebuje recepty może upoważnić lekarza do dostępu do jego historii leczenia i wystawionych recept w ramach portalu IKP Internetowe Konto Pacjenta.

Pracowaliśmy w pocie czoła, żeby błyskawicznie dostarczyć lekarzom możliwość wglądu do IKP bez blokowania ich czasu pracy, bez tworzenia rewolucji w grafikach czy ostatecznie bez narzędzia do dalszej pracy. Już teraz sprawdzanie historii IKP jest dostępne w tym samym miejscu, w którym lekarz wypełnia dokumentację z wizyty, wszystko w jendym miejscu. System Proassist pobiera i udostępnia historii IKP sprzed 100 dni i wdgląd do 20 recept.

W systemie Proassist lekarz może:

Rejestracja Online – Wprowadzenie do Nowoczesnej Opieki Medycznej!

Rejestracja Online - Wprowadzenie do Nowoczesnej Opieki Medycznej!

W dzisiejszych dynamicznych czasach, pozyskiwanie nowych pacjentów i utrzymanie konkurencyjności w branży medycznej wymaga ciągłego dostosowywania się do zmieniających się trendów. Technologia odgrywa kluczową rolę w tym procesie, a jednym z innowacyjnych rozwiązań, które zdobywa coraz większą popularność, jest „Rejestracja Online.” Jeśli zastanawiasz się, jak pozyskać więcej pacjentów i wprowadzić nowe sposoby pozyskiwania klientów, to warto zwrócić uwagę na potencjał, jaki oferuje rejestracja online w Twojej placówce medycznej.

Spis treści

📊 Statystyki mówią same za siebie:

Według naszych badań, aż 41% pacjentów już teraz korzysta z rejestracji online, a ten odsetek ciągle rośnie. Właśnie dlatego rejestrowanie się przez internet staje się standardem w nowoczesnej opiece medycznej. Pacjenci doceniają możliwość samodzielnego umawiania wizyt w dogodnym dla siebie czasie, a placówki medyczne odczuwają znaczną ulgę w organizacji harmonogramu wizyt.

W Proassist wiemy, że kluczem do sukcesu jest dostosowanie się do zmieniających się potrzeb pacjentów i placówek medycznych. Dlatego nasze innowacyjne widgety do rejestracji online są ciągle udoskonalane, aby spełniać oczekiwania naszych klientów. Gwarantujemy prostą i skuteczną integrację naszego systemu z Twoją placówką medyczną, dzięki czemu możesz skorzystać z pełnego potencjału rejestracji online i zyskać zaufanie zarówno pacjentów, jak i personelu medycznego.

🏆 Wybierz najlepszy rodzaj widgetu dla Ciebie:

Widget - Co to takiego?

Widget to mały element lub narzędzie aplikacyjne, które można umieścić na stronie internetowej w celu dostarczenia określonych funkcji lub informacji. Można go porównać do małego „pudełka” lub „okna,” które wyświetla się na stronie i wykonuje określone zadania. W kontekście rezerwacji online w placówce medycznej, widget pozwala pacjentom łatwo umawiać wizyty poprzez formularz dostępny na stronie internetowej.

Teraz, gdy już wiemy, czym jest widget, możemy przejść do wyboru najlepszego rodzaju dla Twojej placówki medycznej. Istnieją trzy różne rodzaje widgetów, z których możesz wybierać:

1️⃣ Widget po usługach:

Ten typ widgetu to idealne rozwiązanie dla pacjentów, którzy chcą umówić się na wizytę, wybierając konkretny rodzaj usługi. Często pacjenci nie mają preferencji co do konkretnego lekarza, ale wiedzą, jakiego rodzaju usługi potrzebują. Dzięki temu widgetowi, na początkowym etapie rezerwacji, pacjenci mogą łatwo znaleźć odpowiednią usługę i umówić wizytę bez konieczności przeglądania nazwisk specjalistów.

2️⃣ Wersja dynamiczna:

Ten widget towarzyszy użytkownikowi podczas przeglądania strony internetowej. Jest przesunięty na bok strony i porusza się razem z użytkownikiem podczas przewijania. Dzięki temu, niezależnie od tego, czy pacjent przegląda stronę na komputerze czy na urządzeniu mobilnym, zawsze ma łatwy dostęp do rezerwacji wizyty. Ta forma widgetu pozwala uniknąć zbędnych przekierowań, co zwiększa komfort użytkowników i zachęca do skorzystania z rezerwacji online.

3️⃣ Widget statyczny:

Ten widget jest rekomendowany do umieszczenia na stronie „Kontakt” oraz przy opisach specjalistów. Jest to prosty i intuicyjny formularz, który kieruje pacjentów krok po kroku, eliminując konieczność dzwonienia do recepcji. Dzięki temu pacjenci mogą szybko i łatwo umówić wizytę online bez zbędnych opóźnień. Widget statyczny jest doskonałym rozwiązaniem dla tych pacjentów, którzy preferują konkretnego specjalistę i chcą umówić się na wizytę z wybranym lekarzem.

Teraz, kiedy już wiesz, czym jest widget i jakie rodzaje są dostępne, możesz wybrać ten, który najlepiej spełnia potrzeby Twojej placówki medycznej. Dostępność różnych rodzajów widgetów umożliwia placówkom medycznym dostosowanie rezerwacji online do swoich potrzeb i preferencji. Niezależnie od tego, czy pacjent preferuje wybór usługi, czy chce umówić wizytę u konkretnego specjalisty, czy też potrzebuje intuicyjnego formularza na stronie „Kontakt”, rejestracja online Proassist zapewnia wygodę i łatwość korzystania dla pacjentów oraz efektywne zarządzanie terminami dla personelu medycznego.

Wybierz odpowiedni widget dla swojej placówki i ciesz się zwiększoną dostępnością i komfortem dla Twoich pacjentów!

🌟 Czym się wyróżniamy?

Rejestracja online Proassist to wyjątkowe narzędzie w opiece zdrowotnej, wyróżniamy się kilkoma kluczowymi cechami i funkcjonalnościami, które sprawiają, że nasze rozwiązanie jest dostosowane do potrzeb placówek i gabinetów medycznych:

1️⃣ Wielofunkcyjność i Elastyczność:

Nasza platforma oferuje szeroki wybór różnych widgetów, które można łatwo dostosować do unikalnych wymagań Twojej placówki. Bez względu na to, czy potrzebujesz widgetu po usługach, dynamicznego czy statycznego, z łatwością znajdziesz odpowiednią opcję, aby ułatwić swoim pacjentom rezerwację online.

2️⃣ Personalizacja Wyglądu:

Dbamy o to, aby widgety można było spersonalizować pod kątem wyglądu, tak aby idealnie wpasowały się w estetykę Twojej strony internetowej. Możesz dostosować kolory, czcionki i układ, aby zapewnić spójność z identyfikacją wizualną Twojej placówki.

3️⃣ Łatwość Integracji:

Nasza platforma umożliwia proste i bezproblemowe integracje z Twoją stroną internetową oraz kontami w mediach społecznościowych. Dzięki temu pacjenci mogą łatwo znaleźć i skorzystać z formularza rejestracyjnego, bez konieczności opuszczania Twojej strony.

4️⃣ System Automatycznych Powiadomień:

Nasz system automatycznych powiadomień przypomina pacjentom o zbliżających się terminach wizyt, dzięki czemu zmniejsza się liczba nieobecności i opóźnień, a zarządzanie terminami staje się bardziej efektywne.

5️⃣ Wsparcie dla Placówek z Wieloma Płatnikami:

Jeśli Twoja placówka współpracuje z różnymi firmami ubezpieczeniowymi lub korporacjami, nasz specjalny moduł zapisu pacjenta na wizytę pozwala na łatwe rozliczenie z różnymi płatnikami, co ułatwia zarządzanie procesem płatności.

6️⃣ Zapewnienie Bezpieczeństwa Danych:

W Proassist dbamy o bezpieczeństwo danych pacjentów. Nasza platforma stosuje najwyższe standardy bezpieczeństwa, aby chronić poufność i prywatność informacji pacjentów.

7️⃣ Łatwość Obsługi dla Pacjentów:

Nasze widgety i interfejs są projektowane z myślą o pacjentach, dzięki czemu proces rejestracji online jest prosty i intuicyjny. Pacjenci mogą bez problemu umawiać wizyty w dogodnym dla nich czasie.

W Proassist stawiamy na innowacyjne rozwiązania, które ułatwiają zarówno placówkom medycznym, jak i pacjentom. Nasza platforma jest ciągle rozwijana i dostosowywana do potrzeb naszych klientów, aby zapewnić najwyższą jakość obsługi i pełne zadowolenie z naszych usług.

Wybierając rejestrację online z Proassist, zyskujesz nie tylko zaawansowane narzędzia do zarządzania terminami, ale także partnera gotowego wesprzeć Cię na każdym etapie implementacji i użytkowania naszego systemu. Dołącz do nas już dziś i zobacz, jak nasza platforma może zrewolucjonizować organizację wizyt w Twojej placówce medycznej!

📝 Obalamy mity związane z rejestracją online:

Rejestracja online Proassist to nowoczesne rozwiązanie, które cieszy się coraz większą popularnością w opiece zdrowotnej. Niemniej jednak istnieją pewne mity i obawy wokół tego systemu, które wymagają wyjaśnienia. Pragniemy rozwiać wątpliwości i przedstawić prawdziwe korzyści, jakie niesie za sobą rejestracja online Proassist dla pacjentów i placówek medycznych.

Mit 1: Rejestracja online jest skomplikowana i trudna w obsłudze.

Jednym z powszechnych mitów jest przekonanie, że korzystanie z rejestracji online jest trudne i wymaga specjalistycznej wiedzy technicznej.

W rzeczywistości, system rejestracji online Proassist został zaprojektowany z myślą o prostocie i intuicyjności. Zarówno pacjenci, jak i personel medyczny mogą szybko nauczyć się korzystać z tego narzędzia, co przyczynia się do łatwej obsługi i efektywnego działania.

Mit 2: Pacjenci rejestrując się online ignorują wizyty lub łatwo je odwołują.

Inny mit sugeruje, że pacjenci, którzy korzystają z rejestracji online, są mniej zaangażowani i bardziej skłonni do ignorowania wizyt.

W rzeczywistości, dostęp do rejestracji online pozwala pacjentom na dokładniejsze zaplanowanie wizyty, co z kolei zwiększa ich zaangażowanie i lojalność. Ponadto automatyczne przypomnienia o wizytach przeciwdziałają zapominaniu o terminach i redukują liczbę osób nieprzychodzących na wizyty.

Mit 3: Rejestracja online Proassist wymaga zakładania kont przez pacjentów.

Istnieje obawa, że pacjenci muszą zakładać dodatkowe konta, aby skorzystać z rejestracji online Proassist.

Prawdą jest jednak, że system ten umożliwia proste i szybkie umawianie wizyt bez konieczności rejestracji. Pacjent po prostu wybiera termin i specjalistę, a następnie potwierdza wizytę za pomocą jednorazowego kodu SMS bez potrzeby zakładania konta.

Fakt 1: Wygoda dla pacjentów i personelu medycznego.

Rejestracja online Proassist przynosi korzyści zarówno pacjentom, jak i personelowi medycznemu. Pacjenci mogą umawiać się na wizyty z wygodą i elastycznością, bez konieczności dzwonienia czy odwiedzania placówki osobiście. Personel medyczny zaś może skupić się na innych obowiązkach, gdy system automatycznie zarządza rezerwacjami.

Fakt 2: Szybki dostęp do informacji i terminów.

Dzięki rejestracji online Proassist pacjenci mają szybki dostęp do informacji o dostępnych terminach, specjalistach oraz usługach oferowanych przez placówkę. To pozwala im dokładnie zaplanować swoje wizyty i wybrać najdogodniejszy termin zgodny z harmonogramem.

Fakt 3: Redukcja no-shows i automatyczne przypomnienia.

Rejestracja online Proassist oferuje funkcje automatycznych przypomnień o wizytach, które pomagają w redukcji liczby pacjentów, którzy nie pojawiają się na umówionej wizycie. To z kolei wpływa na optymalizację zarządzania terminami i zwiększa efektywność pracy placówki medycznej.

Fakt 4: Personalizacja i konfiguracja.

System rejestracji online Proassist umożliwia personalizację i konfigurację widgetów do rezerwacji, tak aby pasowały do indywidualnych potrzeb placówki medycznej. To pozwala na dostosowanie formularzy do wymagań i preferencji użytkowników.

Podsumowując, rejestracja online Proassist to innowacyjne rozwiązanie, które oferuje wygodę, prostotę i efektywność dla pacjentów i personelu medycznego. Korzystanie z tego systemu przynosi liczne korzyści, a jednocześnie rozwiewa obawy związane z jego wprowadzeniem. Dzięki rejestracji online Proassist, opieka zdrowotna staje się bardziej dostępna i efektywna dla wszystkich zaangażowanych stron.

📱 Rejestracja online w mediach społecznościowych:

Umożliwiamy łatwe dodanie linku do formularza w social mediach, aby zwiększyć liczbę rezerwacji i dotrzeć do większej liczby potencjalnych pacjentów.

Aby dodać przycisk akcji na swojej stronie na Facebooku i umożliwić pacjentom rezerwację wizyty za pomocą „Rejestracji Online,” postępuj zgodnie z poniższymi krokami:

Zaloguj się do Facebooka i kliknij swoje zdjęcie profilowe w prawym górnym rogu.
Kliknij „Zobacz wszystkie profile,” a następnie wybierz stronę, na którą chcesz się przełączyć.
Kliknij swoją stronę w menu po lewej stronie.
Na stronie, znajdź sekcję „Dodaj przycisk strony” i kliknij ten przycisk.
Wybierz odpowiedni przycisk dla Twojej potrzeby, w tym przypadku możesz wybrać „Rezerwacja,” „Kontakt,” lub inny odpowiedni przycisk, który będzie przekierowywał pacjentów do „Rejestracji Online.”
Następnie, wykonaj instrukcje wyświetlone na ekranie, które pomogą Ci skonfigurować przycisk akcji zgodnie z Twoimi preferencjami.
Po zakończeniu konfiguracji, kliknij „Zapisz,” aby zachować dokonane zmiany.

Dzięki tym prostym krokom Twoi pacjenci będą mieli łatwy dostęp do funkcji „Rejestracji Online” poprzez przycisk akcji na Twojej stronie na Facebooku. To skuteczny sposób na zwiększenie rezerwacji wizyt oraz dotarcie do większej liczby potencjalnych pacjentów poprzez aktywne korzystanie z mediów społecznościowych. Pamiętaj, że dostępność „Rejestracji Online” na różnych platformach internetowych, w tym na stronie internetowej, Instagramie i TikToku, również może przyczynić się do zwiększenia zaangażowania pacjentów i ułatwienia procesu rezerwacji wizyt.

📺 Warto zobaczyć jak działa rejestracja online:

Obejrzyj nasze krótkie wideo, które przedstawia działanie rejestracji online na różnych platformach. Dowiedz się, jak łatwo można skonfigurować i korzystać z tej funkcji.

Czy jesteście gotowi na przyszłość rejestracji w swojej placówce medycznej? Wybierz widget, który najlepiej pasuje do Twoich potrzeb, a my pomożemy Ci wdrożyć nowoczesne rozwiązania i zrewolucjonizować Twój sposób pracy!

Skuteczne zarządzanie priorytetami w Rejestracji Medycznej

Skuteczne Zarządzanie Priorytetami w Rejestracji Medycznej

Dzisiaj porozmawiamy o jednym z kluczowych wyzwań, przed którym staje personel medyczny – zarządzaniu priorytetami w dziale rejestracji medycznej. Każdego dnia pracownicy tego działu muszą radzić sobie z ogromnym nawałem zadań, co często wiąże się z presją czasu, opóźnieniami i stresującymi sytuacjami. W tym odcinku dowiesz się, jakie strategie można zastosować, aby unikać chaosu, utrzymać jakość obsługi pacjentów i minimalizować błędy. Jeśli jesteście gotowi, zaczynajmy!

Identyfikacja Kluczowych Zadań:

Aby skutecznie zarządzać priorytetami w dziale rejestracji medycznej, kluczowe jest zrozumienie pełnego zakresu zadań, które należy wykonać. Oprócz typowych czynności, takich jak przyjmowanie pacjentów i wypełnianie dokumentacji, personel musi koordynować komunikację między zespołem, zapewniać aktualność danych pacjentów oraz utrzymywać spójność informacji. Dzięki temu zyskujemy klarowny obraz tego, które zadania są nieodzowne i które wymagają priorytetowego działania.

Skala i Charakter Nawału Zadań

Nawał zadań w dziale rejestracji medycznej może wynikać z różnych źródeł. Wzrost liczby pacjentów, szczególnie w sezonowych okresach, jak również zmiany w przepisach zdrowotnych, mogą znacząco zwiększyć obciążenie pracowników. Zrozumienie charakteru nawału jest kluczowe, ponieważ pozwala lepiej przygotować się na wyzwania, określić, które zadania są najbardziej krytyczne oraz jakie są najlepsze metody radzenia sobie z ich ilością.

Skutki Niewłaściwego Zarządzania Priorytetami:

Brak właściwego zarządzania priorytetami może prowadzić do opóźnień w obsłudze pacjentów, niekompletnej dokumentacji medycznej oraz zwiększonego ryzyka błędów. To może negatywnie wpłynąć na doświadczenia pacjentów, ich zaufanie do placówki medycznej oraz na ogólną jakość opieki zdrowotnej. Pamiętajmy, że konsekwencje te mogą być trwałe i wpływać na wizerunek całego zespołu.

Metody Identyfikacji Priorytetów:

Skuteczne zarządzanie priorytetami wymaga zastosowania różnych metod identyfikacji. Możemy skupić się na analizie pilności zadań – które z nich wymagają szybkiej reakcji i natychmiastowej uwagi. Ważne jest również określenie, które zadania mają największy wpływ na obsługę pacjentów oraz dostępność zasobów.

Planowanie i Organizacja:

Planowanie i organizacja to kluczowe elementy w zarządzaniu priorytetami. Tworzenie harmonogramów, priorytetyzacja zadań na podstawie aktualnych potrzeb oraz efektywne przypisanie zadań do odpowiednich pracowników to klucz do utrzymania porządku i skuteczności w nawałach pracy. Dzięki tym praktykom unikamy chaosu i zapewniamy, że żadne zadanie nie zostanie pominięte.

Delegowanie Zadań:

Delegowanie zadań to kolejny ważny aspekt. Nie bójmy się przekazywać zadań innym pracownikom. Dobrze przypisane zadania pracownikom o odpowiednich umiejętnościach nie tylko odciążają innych, ale również pozwalają pracownikom rozwijać swoje kompetencje. To podejście sprzyja większej efektywności i angażowaniu całego zespołu.

Rozwiązania Technologiczne:

Obecnie technologia oferuje narzędzia, które mogą istotnie ułatwić zarządzanie priorytetami. Systemy zarządzania zadaniami, specjalistyczne aplikacje do planowania oraz oprogramowanie dostosowane do potrzeb medycyny mogą pomóc w śledzeniu postępów, gromadzeniu i analizie danych oraz minimalizacji ryzyka popełnienia błędów.

Sposoby Radzenia Sobie z Nagłymi Sytuacjami:

Nagłe nawały pracy to część codzienności w dziale rejestracji medycznej. W takich chwilach warto być elastycznym i umiejętnie współpracować z zespołem. Możemy dostosowywać plan pracy, przekazywać zadania tam, gdzie są najbardziej potrzebne, a także utrzymywać otwartą i efektywną komunikację między pracownikami.

Kontrola Postępów i Doskonalenie:

Ostatnim etapem jest stała kontrola postępów i dążenie do doskonalenia procesów. Regularne monitorowanie, analiza danych oraz zbieranie opinii od pracowników i pacjentów to klucz do nieustannego udoskonalania zarządzania priorytetami. Stawiamy na ciągły rozwój i dostosowywanie się do zmieniających się potrzeb.

Chat SMS – Klucz do Lepszej Komunikacji Z Pacjentami

Chat SMS - Klucz do Lepszej Komunikacji Z Pacjentami

W dzisiejszych czasach technologia odgrywa kluczową rolę w wielu dziedzinach naszego życia, a sektor medyczny nie jest wyjątkiem. Rozwój systemów informatycznych w placówkach medycznych odgrywa kluczową rolę w usprawnianiu zarządzania danymi pacjentów oraz w poprawie komunikacji między lekarzami a pacjentami. Jedną z firm, która postawiła na nowoczesne rozwiązania, jest Proassist. Dziś przybliżymy temat jednej z ich najpopularniejszych funkcjonalności – usługi Chat SMS. Już wcześniej poruszaliśmy ten temat, ale teraz skupimy się na rozwoju tej funkcji i wyjaśnimy różnice między zwykłymi SMS-ami a Chat SMS-ami.

Wzrost Popularności SMS w Komunikacji Medycznej

Zmieniające się realia życia i coraz bardziej mobilny styl funkcjonowania ludzi sprawiają, że tradycyjne kanały komunikacji w medycynie, takie jak rozmowy telefoniczne czy umówienie się na wizytę bezpośrednio w placówce medycznej, nie zawsze spełniają oczekiwania pacjentów. Coraz częściej pacjenci preferują krótkie, prostsze i szybsze komunikaty – i tutaj wkracza SMS. Dlatego tak istotne jest, aby systemy medyczne były “na czasie” i oferowały swoim użytkownikom możliwość komunikacji za pomocą wiadomości SMS.

Chat SMS - Proste i Skuteczne Rozwiązanie

Proassist zdaje sobie sprawę z tych zmian i oferuje swoim klientom funkcję Chat SMS, która rewolucjonizuje komunikację z pacjentami. Ta nowoczesna usługa pozwala lekarzom na wysyłanie wiadomości tekstowych (SMS) bezpośrednio z systemu do pacjentów. To prosty i wygodny sposób na potwierdzenie wizyt, przypomnienie o nadchodzących spotkaniach oraz na ogólną komunikację z pacjentami.

Różnice między Zwykłymi SMS a Chat SMS

Choć zwykłe SMS-y są świetnym narzędziem do przypominania pacjentom o wizytach, mają pewne ograniczenia. Są wysyłane z „systemowego” numeru telefonu i nie są rejestrowane jako pełna historia konwersacji. Oznacza to, że jeśli pacjent odpowie na taki SMS, odpowiedzi nie są widoczne dla lekarza ani personelu medycznego. Jest to szczególnie istotne w przypadku anulowania wizyty — choć pacjent może odpisać, że odwołuje spotkanie specjalnym kodem, to lekarz nie będzie mógł zobaczyć jego prośby o ponowne zapisanie się na usługę w innym terminie.

Na szczęście, funkcja Chat SMS to rozwiązanie tego problemu. System Proassist przydziela lekarzom indywidualne numery telefonów, dzięki którym mają pełen wgląd w historię rozmowy z pacjentem. Teraz gdy pacjent odpowie na Chat SMS, lekarz otrzyma wiadomość i będzie mógł sprawdzić całą historię korespondencji. To oznacza pełną kontrolę i brak nieścisłości w komunikacji.

Personalizacja Wiadomości - Klucz do Sukcesu

Jedną z najważniejszych zalet Chat SMS jest możliwość personalizacji wiadomości. System Proassist pozwala lekarzom dostosować wiadomości do indywidualnych potrzeb pacjentów. Na przykład, lekarz może dodać informacje o tym, że pacjent powinien przyjść 10 minut wcześniej przed planowanym terminem wizyty, aby wypełnić dodatkowe dokumenty. Ta personalizacja sprawia, że pacjenci czują się bardziej docenieni i zadowoleni z usług świadczonych przez placówkę medyczną.

Efektywność i Oszczędność Czasu

Usługi Chat SMS i zwykłe SMS-y są nie tylko wygodne, ale także efektywne i oszczędzają czas zarówno lekarzom, jak i pacjentom. Szybkie wysyłanie wiadomości tekstowych umożliwia przypomnienie pacjentom o wizytach, co jest kluczowe dla utrzymania harmonogramu i uniknięcia opóźnień. Automatyczne kody do odwoływania wizyt eliminują konieczność ręcznego monitorowania i ułatwiają zarządzanie harmonogramem.

Jak uruchomić usługę Chat SMS w Proassist?

Uruchomienie usługi Chat SMS w systemie Proassist jest prostym procesem, który pomoże Ci jeszcze bardziej usprawnić komunikację z pacjentami. Oto kroki, które musisz podjąć, aby cieszyć się wszystkimi zaletami tej nowoczesnej funkcji:

Kroki do uruchomienia usługi Chat SMS:
1. Skontaktuj się z Działem Pomocy Technicznej
Pierwszym krokiem jest skontaktowanie się z Działem Pomocy Technicznej Proassist lub opiekunem przypisanym do Twojej placówki. Powiedz im, że chciałbyś uruchomić usługę Chat SMS i zapytaj, jakie są dostępne opcje.

2. Przydzielanie Indywidualnego Numeru Telefonu
Po potwierdzeniu wyboru usługi Chat SMS, Proassist przydzieli Twojemu gabinetowi indywidualny numer telefonu. To właśnie ten numer będzie służył do wysyłania wiadomości tekstowych do pacjentów i umożliwi Ci pełny wgląd w historię komunikacji.

3. Krótkie Szkolenie Obsługi
Następnie, otrzymasz krótkie szkolenie od zespołu Proassist. Podczas tego szkolenia dowiesz się, jak korzystać z nowej opcji w systemie, jak wysyłać wiadomości do pacjentów oraz jak sprawdzać historię rozmów. Szkolenie jest bardzo szczegółowe, więc szybko opanujesz wszystkie funkcje.

4. Możliwość Nagrania Szkolenia
Jeśli obawiasz się, że coś przeoczysz lub czegoś nie zapamiętasz, możesz poprosić o nagranie szkolenia. Dzięki temu będziesz mógł wrócić do materiałów w dowolnym momencie lub przekazać je swoim współpracownikom.

Ciesz Się Zaletami Chat SMS!

Po przeprowadzeniu szkolenia, będziesz gotowy do korzystania z nowej funkcji Chat SMS. Błyskawicznie przypominaj pacjentom o wizytach, potwierdzaj terminy wizyt, a także prowadź spersonalizowaną komunikację. Teraz, dzięki indywidualnemu numerowi, będziesz mógł śledzić całą historię konwersacji z pacjentami i niezawodnie zarządzać harmonogramem wizyt.

Ciesz się zaletami usługi Chat SMS i zadbaj o wygodę swoich pacjentów. Dzięki temu innowacyjnemu rozwiązaniu Proassist, Twoja placówka medyczna będzie jeszcze bardziej nowoczesna, efektywna i doceniona przez pacjentów.

Podsumowanie

Proassist, jako zaawansowany system medyczny, oferuje swoim użytkownikom funkcję Chat SMS, która zrewolucjonizowała komunikację z pacjentami. Wygodne i efektywne wysyłanie wiadomości tekstowych pozwala na potwierdzanie wizyt, przypominanie o nadchodzących spotkaniach oraz umożliwia budowanie pozytywnych relacji z pacjentami. Funkcja Chat SMS daje lekarzom pełen wgląd w historię komunikacji, co wpływa na lepszą kontrolę nad procesem komunikacji i spersonalizowane usługi.

Nie ma wątpliwości, że funkcja Chat SMS jest bardzo istotnym narzędziem dla każdej placówki medycznej, która stawia na innowacyjne rozwiązania i doskonałą komunikację z pacjentami. Dzięki temu nowoczesnemu rozwiązaniu, Proassist wychodzi naprzeciw oczekiwaniom pacjentów i pomaga placówkom medycznym podnieść jakość obsługi oraz osiągnąć pełną satysfakcję pacjentów.

Skuteczna rejestracja pacjentów dzięki firmie Proassist – Profesjonalna rejestratorka medyczna w Twojej placówce

Skuteczna rejestracja pacjentów - klucz do sukcesu dzięki firmie Proassist

Cześć! Nazywam się Justyna i jestem menadżerką zespołu rejestratorek w firmie Proassist. Dzisiaj chciałabym podzielić się z Wami historią naszej firmy oraz naszą misją, która polega na zapewnieniu profesjonalnej pomocy medycznej na każdym etapie, zaczynając od skutecznej rejestracji pacjentów.

Nasza wizja — skuteczna rejestracja pacjentów

W dzisiejszych czasach rejestracja telefoniczna w placówkach medycznych w Polsce jest nadal popularną formą umawiania wizyt. Dlatego firma Proassist postawiła sobie za cel zapewnienie pacjentom jak najlepszej obsługi oraz gabinetom medycznym wsparcia w codziennych obowiązkach.

Profesjonalny zespół rejestratorek-klucz do sukcesu

Nasz zespół rejestratorek działa efektywnie i skutecznie, odbierając codziennie setki połączeń od pacjentów. Naszym priorytetem jest szybki czas reakcji, dbając o pierwsze pozytywne wrażenie pacjenta podczas kontaktu z gabinetem lub kliniką. Osiągamy to dzięki naszemu specjalnemu programowi, który pozwala nam na bieżąco monitorować, do jakiego gabinetu dzwonią pacjenci oraz wyświetla informacje o danej placówce i skrypty rozmów. To umożliwia nam sprawną rejestrację pacjentów oraz odpowiedzi na ich pytania.

Dbałość o standardy obsługi pacjenta

Moim głównym zadaniem w roli menadżerki zespołu rejestracji telefonicznej Proassist jest rozwijanie i szkolenie zespołu. Regularnie organizujemy scenki, w których wcielamy się w role pacjentów, aby utrzymać wysokie standardy obsługi i doskonalić indywidualne procedury dla każdego klienta. Ważne jest, aby każdy pacjent czuł się zaopiekowany i usatysfakcjonowany z naszych usług.

Dogodne godziny dla pacjentów

Jednym z głównych argumentów przemawiających za współpracę z firmą Proassist jest to, że nasi klienci nie muszą się już martwić o nieodebrane połączenia. Pracujemy 12 godzin od poniedziałku do piątku, co wykracza poza standardowy etatowy czas pracy. Dzięki pełnemu wsparciu telefonicznemu, możemy zagwarantować, że Wasze grafiki są zawsze w pełni wypełnione, a pacjenci otrzymują wsparcie na najwyższym poziomie. Proassist działa jako prawdziwa pomoc dla placówek medycznych, pozwalając im skoncentrować się na potrzebach pacjentów, bez obaw o przegapione połączenia czy opóźnione odpowiedzi.

Elastyczność i wsparcie

Wychodząc naprzeciw potrzebom naszych klientów, świadczymy pomoc w przekładaniu terminów wizyt pacjentów w nagłych przypadkach. Najważniejsze jest zapewnienie natychmiastowej reakcji na takie zgłoszenia, jednocześnie starając się znaleźć odpowiednią alternatywę terminu, która zaspokoi potrzeby pacjenta. Naszym celem jest zapewnienie pacjentom maksymalnej elastyczności i wygody, aby mogli w pełni dostosować terminy wizyt do swoich zmieniających się potrzeb.

Proassist - Twoja prawdziwa rejestratorka medyczna

Proassist to nie wirtualna asystentka, czy bot, ale prawdziwa, wykwalifikowana rejestratorka medyczna. Współpraca z nami przekłada się nie tylko na zadowolenie pacjentów, ale także na zwiększenie efektywności i profesjonalizmu pracy gabinetów medycznych. Nasz zespół rejestratorek, pełen zaangażowania i pasji, doskonale rozumie specyfikę branży medycznej oraz indywidualne potrzeby pacjentów. Dzięki naszym usługom, proces rejestracji staje się łatwiejszy i bardziej efektywny. To pozwala zespołom medycznym skoncentrować się na swoich głównych obowiązkach oraz zapewnić pacjentom wsparcie na najwyższym poziomie.

Podsumowując

Proassist to klucz do skutecznej rejestracji pacjentów. Zapewniamy profesjonalne wsparcie na każdym etapie, dbając o elastyczność, dogodne godziny dla pacjentów i najwyższe standardy obsługi. Nasz zespół rejestratorek pracuje z pasją i oddaniem, aby zapewnić Twojej placówce medycznej profesjonalną asystę i zadowolenie pacjentów na najwyższym poziomie.

Problemy w rejestracji telefonicznej w placówkach medycznych – Jak sobie z nimi radzić?

Problemy w rejestracji telefonicznej w placówkach medycznych - Jak sobie z nimi radzić?

Dzisiaj poruszymy ważny temat dotyczący obsługi pacjentów w placówkach medycznych – „Problemy w rejestracji telefonicznej”. Rejestracja telefoniczna jest często pierwszym kontaktem pacjenta z placówką medyczną, ale niestety często napotyka na wiele problemów. W dzisiejszym wpisie omówimy najczęstsze wyzwania i zaproponujemy skuteczne sposoby radzenia sobie z nimi.

Brak jasnej i spójnej komunikacji

Pierwszym problemem, który warto podkreślić, jest brak jasnej i spójnej komunikacji. Gdy różni pracownicy rejestracji przekazują pacjentom różne informacje, może to prowadzić do dezorientacji i nieporozumień. Warto wprowadzić spójne standardy komunikacji dla całego personelu rejestracji oraz zapewnić szkolenia z umiejętności komunikacyjnych i zarządzania stresem.

Długi czas oczekiwania na odpowiedź

Kolejnym wyzwaniem jest długi czas oczekiwania na odpowiedź. Gdy linie telefoniczne są przeciążone lub brakuje personelu, pacjenci mogą czekać bardzo długo na połączenie, co powoduje frustrację. Rozważmy zastosowanie systemów rezerwacji terminów online i monitorowanie ilości personelu na liniach telefonicznych w różnych porach dnia.

Niezrozumiały język medyczny

Kolejny problem to używanie przez rejestratorów specjalistycznego języka medycznego, który jest niezrozumiały dla pacjentów. Ważne jest wyjaśnianie pojęć medycznych w sposób prosty i zrozumiały. Dzięki temu pacjenci nie będą dezorientowani podczas rezerwacji wizyt.

Brak uwzględnienia indywidualnych potrzeb pacjentów

Każdy pacjent ma swoje indywidualne potrzeby, dlatego warto być wrażliwym na nie i dostosować obsługę do ich wymagań. Ignorowanie tych potrzeb może prowadzić do niezadowolenia u pacjentów. Dlatego zrozumienie i empatia powinny być kluczowymi elementami pracy rejestratora.

Brak szkoleń dla personelu rejestracji

Brak odpowiednich szkoleń dla personelu rejestracji jest kolejnym problemem. Dlatego konieczne jest zapewnienie szkoleń z zakresu obsługi pacjentów, komunikacji, rozwiązywania problemów oraz zarządzania stresem. To pozwoli personelowi na skuteczniejsze radzenie sobie z różnymi sytuacjami i zapewni wyższą jakość obsługi.

Błędy w rejestracji danych

Niewłaściwe wprowadzenie danych pacjentów to poważny problem, który może prowadzić do poważnych konsekwencji. Staranność i dokładność podczas wprowadzania informacji do systemu są niezwykle ważne. Rejestratorzy powinni zwracać szczególną uwagę na poprawność wprowadzanych danych.

Brak rezerwacji dostępnych terminów

Brak dostępności terminów w rejestracji to kolejny problem, z którym mogą się spotykać pacjenci. Rejestratorzy powinni być dobrze poinformowani o dostępnych opcjach i regularnie aktualizować harmonogram lekarzy oraz usług medycznych.

Brak dostosowania do potrzeb osób niepełnosprawnych

Ostatnim problemem jest brak uwzględnienia potrzeb osób niepełnosprawnych. Placówki medyczne powinny zadbać o dostępność dla osób z różnymi niepełnosprawnościami, tak aby mogły skorzystać z usług medycznych bez żadnych utrudnień.

Podsumowanie:

Problemy w rejestracji telefonicznej są realnym wyzwaniem dla placówek medycznych. Jednak dzięki odpowiednim działaniom można je skutecznie rozwiązać. Dbanie o jasną komunikację, skracanie czasu oczekiwania, używanie prostego języka medycznego oraz uwzględnienie indywidualnych potrzeb pacjentów to klucz do poprawy jakości obsługi. Zapewnienie odpowiednich szkoleń dla personelu rejestracji oraz dbałość o dokładność wprowadzanych danych to kolejne ważne kroki. Warto również zadbać o dostępność terminów i zapewnienie ułatwień dla osób niepełnosprawnych. Dzięki tym działaniom placówki medyczne będą mogły zapewnić pacjentom lepszą jakość obsługi i bardziej pozytywne doświadczenia w kontaktach z placówkami medycznymi.

Wygrana dla innowacji w branży medycznej! Firma Proassist i naukowcy z AGH zdobywają 9 milionów złotych od NBCR na rozwój asystenta głosowego dla lekarzy.

Narodowe Centrum Badań i Rozwoju (NCBR) na zlecenie Ministerstwa Zdrowia ogłosiło konkurs i wyłoniło zwycięzców. Jednym z nich zostało konsorcjum naukowo-biznesowe AGH i Proassist.

Projekt zakłada stworzenie asystenta głosowego, podobnego do Siri, który będzie pełnił funkcje wsparcia dla lekarzy i specjalistów w codziennej pracy. Dzięki temu rozwiązaniu lekarz będzie miał możliwość wydawania poleceń głosowych. Jedna komenda rozwiąże szereg wielu akcji w systemie: np. jednocześnie wystawienie e-skierowania i e-recepty i wypełnienie icd-10 i zwolnienie lekarskie na 3 dni. Celem projektu jest odciążenie specjalistów z obowiązków związanych z wypełnianiem dokumentacji. Lekarz będzie mógł wybrać czy skupić się na pacjentach lub pomóc większej liczbie chorych.

Proassist doskonale rozumie i zna problemy, z jakimi borykają się lekarze oraz placówki medyczne. Dzięki temu ich rozwiązanie będzie idealnie dopasowane do potrzeb środowiska medycznego. Współpraca z naukowcami z AGH gwarantuje wprowadzenie najnowszych technologii i innowacyjnych rozwiązań.

Jacek Piaseczyński CEO Proassist i kierownik projektu:
“Naszym celem jest to, aby lekarz porozumiewał się ze swoim komputerem lub telefonem w taki sposób jakby rozmawiał ze swoją asystentką medyczną, która jest obok niego w gabinecie”

Projekt asystenta głosowego dla lekarzy zakłada trzy lata intensywnych prac badawczych i rozwojowych. W tym czasie planowane jest gromadzenie i analiza zebranych informacji od lekarzy, które posłużą do nauki maszynowej i doskonalenia funkcjonalności asystenta.

Specjaliści będą nagrywali swój głos podczas wizyt i konsultacji z pacjentami. Zebrane dane posłużą do zbudowania bazy i doskonalenia asystenta głosowego. Zbieranie realnych danych z wizyt lekarskich jest kluczowym elementem projektu, umożliwiającym dostosowanie asystenta głosowego do konkretnych potrzeb i preferencji lekarzy.
Wiedza i doświadczenie zgromadzone przez lata pracy zawodowej specjalistów będą stanowić cenny wkład w rozwój asystenta.

Jacek Piaseczyński o ostatecznym celu projektu:
“Chcę zrewolucjonizować Polską służbę zdrowia i wreszcie zdemokratyzować nowe technologie w medycynie, aby nie były dostępne wyłącznie w wielkich szpitalach, tylko mógł z niego korzystać każdy lekarz w swoim gabinecie. Nasza historia rozpoczęła się od wejścia na rynek udostępniając nasze rozwiązanie małym placówkom medycznym, a korzysta z nas już 5.000 specjalistów. Pokazujemy, że potrafimy dotrzeć z naszym produktem do lekarza – i na tym mi najbardziej zależy”

Przedstawiciele Proassist i naukowcy z AGH zdają sobie sprawę z wagi ochrony danych medycznych oraz przestrzegania zasad etyki zawodowej. Pracując z danymi, podejmują wszelkie środki ostrożności, aby zapewnić pełne bezpieczeństwo informacji oraz przestrzeganie obowiązujących regulacji prawnych.
Bezpieczeństwo i poufność zgromadzonych informacji zostaną ściśle przestrzegane, zgodnie z obowiązującymi przepisami o anonimizacji i ochronie danych osobowych.

Asystent głosowy dla lekarzy to kolejny kamień milowy w zastosowaniu sztucznej inteligencji w medycynie. Innowacyjne rozwiązania technologiczne od AGH połączone z doświadczeniem Proassist w dziedzinie oprogramowania medycznego, otwierają nowe perspektywy dla lekarzy i pacjentów w Polsce.

Profesor Konrad Kowalczyk i kierownik B+R:
„Naszym celem jest ułatwienie i usprawnienie pracy lekarza poprzez konwersję wypowiedzi lekarza na tekst, a następnie automatyczną ekstrakcję pożądanych informacji i odpowiednie uzupełnienie formularzy elektronicznej dokumentacji medycznej (EDM). Cel ten zostanie osiągnięty poprzez opracowanie asystenta głosowego dostosowany do zastosowań medycznych składającego się z modułów sztucznej inteligencji (AI) odpowiedzialnych za automatyczne rozpoznawanie mowy (ASR) i przetwarzanie języka naturalnego (NLP).”

Krakowska firma technologiczna Proassist w partnerstwie z naukowcami z AGH stworzy Inteligentnego Asystenta lekarza za 11 milionów złotych. Ich zadaniem jest zbudować sztuczną inteligencję dla lekarzy.

Podsumowując:

Celem projektu jest zmniejszenie czasu, jaki lekarz lub personel medyczny poświęca na wypełnienie dokumentacji medycznej. Taka optymalizacja ma za zadanie przełożyć się na skrócenie czasu trwania wizyt pacjentów a przez to zwiększenie dostępności lub zwiększenie uwagi specjalisty w trakcie wizyty wyłącznie na pacjencie. Ostatecznym celem jest zapewnienie lepszej jakości opieki pacjentów.

W ramach działania B+R (badanie i rozwój) w projekt będą zaangażowani konsultanci medyczni i placówki medyczne, które zdecydują się na nagrywanie rozmów w gabinecie z pacjentami. Następnie rozmowy przejdą proces anotacji, anonimizacji i transkrypcji, przez co będą pozbawione wrażliwych danych. Tak powstały zbiór danych pozwoli stworzyć narzędzie, którego zadaniem będzie przetwarzanie mowy lekarza na tekst. tzw. ASR i wyciąganie z niego kluczowych sentencji. Tak skonstruowane narzędzie będzie zaimplementowane w systemie do wypełniania dokumentacji medycznej Proassist i udostępnione lekarzom do ich pracy.

Cały projekt o wartości: 11 050 494.01 PLN
Poziom dofinansowania NCBR: 9 202 929,84 PLN

Czas realizacji projektu: 2023-2026

Sukces placówki medycznej: Kluczowe strategie zarządzania ruchem telefonicznym i obsługą pacjentów

W dzisiejszych czasach, w branży zdrowia, coraz większy nacisk kładzie się na rozwiązania zdalne i online. Coraz więcej pacjentów, szczególnie z młodszych pokoleń, oczekuje możliwości samodzielnego umówienia wizyty przez Internet. Według badań aż 85% pacjentów wyraża chęć rejestracji wizyt online. Jednak wciąż dla wielu pacjentów rozmowa telefoniczna stanowi podstawowy sposób kontaktu z placówką medyczną.

Niestety, dane wskazują, że 44% pierwszych prób połączeń kończy się niepowodzeniem, a aż 60% pacjentów rezygnuje z dzwonienia ponownie. Taki stan rzeczy może prowadzić do utraty klienta, dlatego manager powinien skupić się na kontrolowaniu tego istotnego kanału kontaktu z pacjentami i zapewnieniu wysokiej jakości obsługi telefonicznej.

Pacjent ma do wyboru trzy główne ścieżki kontaktu z placówką medyczną: osobisty, telefoniczny i elektroniczny. Choć istnieje wiele kanałów komunikacji, telefon wciąż pozostaje jednym z najczęściej wybieranych przez pacjentów. Dlatego warto zadbać o monitorowanie ruchu telefonicznego i analizę statystyk z nim związanych.

Nowoczesne narzędzia dostępne na rynku pozwalają na monitorowanie połączeń przychodzących i wychodzących oraz ich statystyk, takich jak odbieralność, oddzwanialność i czas oczekiwania na połączenie. Te dane są niezwykle cenne dla managera, pozwalają na efektywne zarządzanie pracą recepcji oraz wykorzystanie budżetu marketingowego w sposób, który przyniesie najlepsze rezultaty.

Jednym ze sposobów poprawy obsługi telefonicznej jest zastosowanie odpowiednich narzędzi, które pozwalają na zbieranie i analizę danych z połączeń. Dzięki temu można zoptymalizować czas oczekiwania na połączenie, zwiększyć zyski placówki poprzez zwiększenie liczby umówionych wizyt oraz poprawić efektywność obsługi pacjenta.

Manager powinien także zwrócić uwagę na inne kanały kontaktu, takie jak formularze kontaktowe czy wiadomości głosowe, które mogą ułatwić komunikację z pacjentami i zminimalizować liczbę nieodebranych połączeń. Dobrze zorganizowana recepcja i skuteczna obsługa telefoniczna mogą znacznie poprawić wrażenia pacjentów i wpłynąć pozytywnie na wizerunek placówki medycznej.

Pamiętajmy, że jakość obsługi pacjenta ma kluczowe znaczenie dla sukcesu placówki medycznej. Dbanie o odpowiednią organizację ruchu telefonicznego i efektywną komunikację może przyczynić się do zwiększenia liczby pacjentów, lojalności klientów oraz pozytywnych opinii o placówce. Odpowiednie narzędzia i świadomość potrzeb pacjentów to klucz do sukcesu.

Nieobecności pacjentów podczas wizyt - jak zmniejszyć ich liczbę?

Kolejnym ważnym aspektem w zarządzaniu placówką medyczną jest redukcja liczby nieobecności pacjentów podczas umówionych wizyt, tzw. no-shows. To problem, który dotyka wiele placówek i może negatywnie wpływać na efektywność pracy oraz wyniki finansowe.

W celu zmniejszenia liczby no-shows warto zastosować kilka skutecznych strategii. Jednym z pomysłów jest uproszczenie procesu odwoływania wizyt, np. poprzez udostępnienie pacjentom formularzy kontaktowych, dzięki którym mogą szybko i łatwo poinformować placówkę o swojej nieobecności. Można także wprowadzić dodatkowe kanały kontaktu, takie jak sms, Messenger czy WhatsApp, które są bardziej wygodne dla wielu pacjentów.

Oprócz tego, warto zadbać o dobrą organizację i planowanie grafiku pracy personelu, aby uniknąć przepełnienia harmonogramu i możliwości przyjęcia nowych pacjentów w związku z nagłymi nieobecnościami. Systematyczne przypominanie pacjentom o nadchodzących wizytach może także pomóc w zmniejszeniu liczby no-shows.

Kolejnym kluczowym aspektem jest edukacja pacjentów i podkreślanie ważności terminowego odwoływania wizyt. Można to zrobić poprzez udostępnienie pacjentom informacji na stronie internetowej placówki, w formie broszur czy ulotek, oraz przypominanie o tym podczas rozmów telefonicznych.

Znaczenie profesjonalnej obsługi pacjenta

Ostatecznie, kluczowym elementem w zarządzaniu ruchem telefonicznym i obsługą pacjenta jest profesjonalne podejście personelu placówki medycznej. Recepcja i telefoniczna rejestracja stanowią pierwszy kontakt pacjenta z placówką, dlatego ważne jest, aby personel potrafił zapewnić pozytywne doświadczenie i profesjonalną obsługę.

Dbanie o kompetencje komunikacyjne personelu, szkolenia z zakresu obsługi klienta oraz zdolność radzenia sobie z trudnymi sytuacjami są kluczowe dla zapewnienia wysokiej jakości obsługi pacjentów. Personel powinien być przyjazny, empatyczny i gotowy do odpowiedzi na wszelkie pytania pacjentów.

Podsumowując, zarządzanie ruchem telefonicznym i obsługą pacjenta w placówce medycznej jest kluczowe dla sukcesu i pozyskania lojalnych klientów.

Dbanie o efektywną telefoniczną rejestrację, redukcję liczby no-shows i zapewnienie profesjonalnej obsługi na każdym etapie kontaktu może przyczynić się do osiągnięcia wyższych wyników finansowych, pozytywnego wizerunku placówki i wzrostu zaufania pacjentów. Współczesne narzędzia i technologie pozwalają na kompleksowe zarządzanie ruchem telefonicznym, co może stać się kluczowym elementem w rozwoju placówki medycznej.

Jednak najważniejszym elementem jest profesjonalne podejście personelu i zapewnienie pacjentom pozytywnych wrażeń, co może przekładać się na długotrwałe relacje z pacjentami i sukces placówki. Dlatego warto inwestować w szkolenia i edukację personelu, aby zapewnić najwyższą jakość obsługi pacjentów.