Logo Narodowego Centrum Badań i Rozwoju, granatowy kolor.

Inteligentny asystent głosowy!

Logo Proassist
Cennik
Umów się na bezpłatną prezentację
Strona główna ‏‏‎ ‎/‏‏‎ ‎Artykuły według: admin

Autor: admin

Kontrola wojewody – jak przygotować się do niej w placówce medycznej?

Jak przygotować się do kontroli wojewody?

Kontrole wojewódzkie często wywołują u właścicieli placówek medycznych sporo niepokoju. Wiele osób zastanawia się, czego można się spodziewać i jak najlepiej się przygotować, aby proces przebiegł sprawnie i bez zbędnego stresu. Na szczęście, odpowiednie przygotowanie naprawdę ułatwia przejście kontroli.

Według naszego eksperta, właściciela Kancelarii Adwokackiej Bartłomieja Achlera, kontrola wojewody nie jest niczym, czego trzeba by się obawiać – to standardowa procedura, która przy odpowiednim przygotowaniu może przebiec szybko i bezproblemowo.

W naszym webinarze przeprowadzonym w ramach Akademii Proassist dokładnie omawiamy wszystkie kroki, które warto podjąć przed kontrolą, oraz dzielimy się praktycznymi wskazówkami, które pomogą każdej placówce medycznej czuć się pewnie i przygotowanie. Dołącz do naszej grupy na Facebooku i bądź na bieżąco z najważniejszymi informacjami oraz praktycznymi poradami dla branży medycznej. Obejrzyj webinar i dowiedz się, jak przygotować swoją placówkę do kontroli wojewody w sposób spokojny i profesjonalny.

Jaki jest zakres kontroli wojewody?

Zgodnie z ustawą o działalności leczniczej (art. 111), organ prowadzący rejestr ma prawo kontrolować podmioty wykonujące działalność leczniczą pod kątem zgodności prowadzonej działalności z przepisami określającymi warunki jej wykonywania.

Regulacji prawnych dotyczących prowadzenia działalności medycznej jest bardzo wiele, jednak odpowiedzialność towarzysząca tej działalności sprawia, że nie powinniśmy być zaskoczeni kontrolą.

Nasz ekspert rekomenduje, aby każdy właściciel placówki medycznej zadbał o możliwość szybkiego kontaktu z zaufanym prawnikiem. Dzięki temu, w przypadku jakichkolwiek wątpliwości lub problemów związanych z regulacjami prawnymi, będzie można skutecznie i bez stresu uzyskać fachowe wsparcie.

Przykładowy zakres kontroli wojewody

Kontrola wojewody obejmuje m.in. sprawdzenie zgodności prowadzonej działalności z treścią wpisu w RPWDL (Rejestr Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą). W trakcie kontroli musi być ujawniona struktura podmiotu, a każda zmiana w tym zakresie powinna zostać zgłoszona w ciągu 14 dni. Konieczna jest zgodność faktycznie świadczonych usług z tymi zgłoszonymi w rejestrze. Regulamin organizacyjny placówki również musi być zgodny zarówno ze wpisem w RPWDL, jak i ze stanem faktycznym.

Przykładowo: placówka medyczna prowadzi poradnię ginekologiczną. W związku z dużym zainteresowaniem usługami konieczne jest zatrudnienie drugiego ginekologa. Taka zmiana nie wymaga aktualizacji świadczonych usług w rejestrze, ponieważ wpis nadal odpowiada rzeczywistości. Natomiast jeśli placówka zamierza rozszerzyć działalność o nową specjalizację – np. rozpocząć współpracę z neurologiem – wymaga to zgłoszenia zmiany do RPWDL w ciągu 14 dni.

Bartłomiej Achler odradza jednak wpisywanie do RPWDL wszystkich potencjalnych rodzajów działalności z góry. Zakres wpisu musi odzwierciedlać faktyczny stan rzeczy – w przeciwnym razie grozi odpowiedzialność karna. Złożenie fałszywego oświadczenia może skutkować nie tylko konsekwencjami prawnymi, ale również automatycznym wykreśleniem placówki z rejestru.

Jeżeli placówka rezygnuje ze świadczenia usług przez konkretnego specjalistę i nie zatrudnia innego lekarza na jego miejsce, należy zaktualizować regulamin organizacyjny oraz informacje w RPWDL.

Kolejne elementy kontroli w placówce medycznej

Kontrola wojewody obejmuje również prawidłowe prowadzenie dokumentacji medycznej, sposób pobierania opłat oraz ogólnodostępny cennik, który powinien być uwzględniony w regulaminie organizacyjnym placówki. Ważne jest również zwrócenie uwagi na materiały udostępniane na stronie internetowej – są one nie tylko źródłem informacji dla potencjalnych pacjentów, ale mogą być również weryfikowane przez urzędników podczas kontroli. W zależności od zakresu kontroli wojewody może dojść do aktualizacji dotyczącej dokumentowania zdarzeń medycznych i procedur w placówce. Ponadto zgodnie z przepisami o prawach pacjenta, każda placówka ma obowiązek udostępnienia w miejscu ogólnodostępnym informacji o prawach pacjenta, np. w formie karty praw pacjenta.

Księga Przyjęć - czy trzeba ją prowadzić?

Jeżeli dokumentacja medyczna prowadzona jest w całości w formie elektronicznej, Księga Przyjęć nie jest wymagana. W praktyce jednak niewiele placówek medycznych w pełni przeszło na cyfrowe prowadzenie dokumentacji, dlatego Księga Przyjęć wciąż jest obowiązkowa w placówkach, które nie zostały w pełni zdigitalizowane. Plany kontroli są upubliczniane – wystarczy wpisać w wyszukiwarkę: „Plan Kontroli Zewnętrznych Urząd Wojewódzki [nazwa województwa] + rok”. Dzięki temu w pliku PDF można sprawdzić, czy dana placówka medyczna znajduje się na liście oraz w którym kwartale należy spodziewać się kontroli. W sytuacjach nadzwyczajnych, np. w związku z doniesieniem, kontrola może odbyć się nawet poza wcześniejszym planem. W planach kontroli dostępny jest również ogólny zakres czynności kontrolnych.

Ubezpieczenie OC – kontrola obejmuje sprawdzenie ważności polisy, jej dopasowania do rodzaju i zakresu świadczeń oraz wysokości sumy ubezpieczenia.

Pomieszczenia i sprzęt – sprawdzane są m.in.:

  • tytuł prawny do lokalu (np. umowa najmu),
  • zgodność z wymaganiami określonymi w Rozporządzeniu Ministra Zdrowia,
  • zgodność z opinią sanitarną lub wcześniejszą kontrolą Sanepidu, jeśli taka została przeprowadzona.

Jeżeli chodzi o urządzenia medyczne – należy posiadać karty serwisowe i gwarancyjne dla każdego sprzętu.

Odpady medyczne – kontrola dotyczy m.in.:

  • wpisu do BDO,
  • umowy na odbiór odpadów,
  • dokumentacji utylizacji.

Brak obowiązkowego wpisu do BDO może skutkować karą grzywny do 5 tysięcy złotych.

Wszczęcie kontroli - w jaki sposób następuje?

Rozpoczęcie kontroli regulowane jest art. 112 ustawy o działalności leczniczej, który odsyła do przepisów ustawy Prawo przedsiębiorców.

Nie stosuje się przepisów dotyczących:

  • zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli (art. 48),
  • zakazu prowadzenia więcej niż jednej kontroli w tym samym czasie (art. 54),
  • maksymalnego czasu trwania kontroli (art. 55).

Kontrolujący nie pojawiają się w placówce całkowicie bez zapowiedzi – zazwyczaj informacja o kontroli jest przekazywana np. w formie pisemnej. Zgodnie z zasadą, że kontrola nie może uniemożliwiać prowadzenia działalności, kontrole zwykle nie nakładają się na siebie. Czas trwania kontroli jest uzależniony od wielkości placówki – w małych podmiotach zwykle wynosi od 12 do 18 dni, natomiast w dużych może sięgać nawet 48 dni. Kontrole rzadko przekraczają terminy określone w ustawie.

Najważniejsze dokumenty w postępowaniu kontrolnym

Podstawowym dokumentem w postępowaniu kontrolnym jest upoważnienie do wykonywania czynności kontrolnych. Musi ono zawierać:

  • podstawę prawną kontroli,
  • oznaczenie organu kontrolującego,
  • datę i miejsce wystawienia upoważnienia,
  • imię i nazwisko pracownika organu kontroli uprawnionego do przeprowadzenia kontroli oraz numer jego legitymacji służbowej,
  • oznaczenie przedsiębiorcy, który jest objęty kontrolą,
  • określenie zakresu przedmiotowego kontroli,
  • wskazanie daty rozpoczęcia oraz przewidywanego terminu zakończenia kontroli – w przypadku braku tych informacji kontrola nie może się odbyć,
  • imię, nazwisko oraz podpis osoby udzielającej upoważnienia, wraz z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji,
  • pouczenie o prawach i obowiązkach podmiotu kontrolowanego.

Upoważnienie stanowi podstawę prawną działań kontrolujących i pozwala placówce zweryfikować, czy kontrola jest prowadzona zgodnie z przepisami.

Obowiązki kontrolujących

Kontrolujący mają obowiązek prowadzenia kontroli w sposób niezakłócający normalnego funkcjonowania placówki medycznej. Oznacza to, że działania kontrolne nie mogą uniemożliwiać świadczenia usług ani wstrzymywać pracy podmiotu. Kolejnym kluczowym obowiązkiem jest okazanie upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Dokument ten musi być przedstawiony na żądanie osoby reprezentującej placówkę i stanowi formalne potwierdzenie prawa kontrolujących do wykonywania swoich czynności. Ponadto kontrolujący powinni działać zgodnie z przepisami prawa, przestrzegać standardów proceduralnych oraz szanować prawa osób zatrudnionych w placówce.

Prawa kontrolujących

Kontrolujący mają prawo żądać wszelkich informacji oraz dokumentacji niezbędnej do przeprowadzenia kontroli. Mogą również brać udział w czynnościach związanych z udzielaniem świadczeń zdrowotnych, aby zweryfikować ich prawidłowość i zgodność z obowiązującymi przepisami. Kontrolujący mają prawo do wglądu do dokumentacji medycznej oraz do żądań ustnych i pisemnych wyjaśnień. Mają także prawo do wstępu do wszystkich pomieszczeń podmiotu wykonującego działalność leczniczą. Ponadto kontrolujący mogą dokonywać oceny realizacji zadań określonych w regulaminie organizacyjnym lub statucie placówki, w tym sprawdzać dostępność i jakość udzielanych świadczeń zdrowotnych.

Dane osobowe i dokumentacja medyczna

Dokumentacja medyczna może być udostępniana organom władzy publicznej wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonywania przez nie ich zadań. Dotyczy to w szczególności sytuacji związanych z nadzorem i kontrolą placówki medycznej.

Tajemnica prawnie chroniona

Wszystkie informacje, dokumenty i dane zawierające tajemnicę prawnie chronioną, które zostaną pozyskane w trakcie kontroli, nie mogą być przekazywane innym organom ani ujawniane osobom trzecim. Wyjątki od tej zasady dotyczą sytuacji, w których ujawnienie jest konieczne w celu ochrony życia lub zdrowia osób, na żądanie sądu lub prokuratury w ramach prowadzonych postępowań.

Prawa kontrolowanych

Osoby kontrolowane mają prawo być obecne podczas przeprowadzania czynności kontrolnych, osobiście lub przez osobę upoważnioną na piśmie. Wyjątki od tej zasady dotyczą sytuacji takich jak bezpośrednie zagrożenie zdrowia lub życia czy działania mające na celu przeciwdziałanie popełnieniu przestępstwa. W przypadku nieobecności kontrolowanego, jeśli uniemożliwiła ona prowadzenie kontroli, czas tej nieobecności nie wlicza się do czasu trwania kontroli. Kontrolowani mają również prawo do składania oświadczeń i wyjaśnień oraz do wniesienia sprzeciwu wobec podjęcia lub wykonywania czynności kontrolnych przez organ w przypadku naruszenia przepisów prawa.

Obowiązki kontrolowanych

Kontrolowany ma obowiązek upoważnić inną osobę do reprezentowania placówki podczas kontroli, jeśli nie jest obecny kierownik podmiotu. Placówka powinna również prowadzić książkę kontroli i udostępniać ją na żądanie kontrolujących. Do obowiązków kontrolowanego należy także zapewnienie warunków i środków niezbędnych do wykonywania czynności kontrolnych, w tym:

  • dostarczenie wymaganych dokumentów,
  • zapewnienie terminowego udzielania ustnych i pisemnych wyjaśnień przez pracowników,
  • dokonywanie w książce kontroli wpisu informacyjnego o wykonaniu zaleceń pokontrolnych lub wpisu o ich uchyleniu przez kontrolującego, jego organ nadrzędny albo sąd administracyjny.

Wniesienie sprzeciwu jest możliwe zarówno w momencie otrzymania informacji o planowanej kontroli, jak i w trakcie jej trwania. Sprzeciw można zgłosić w przypadku naruszenia przepisów przez kontrolujących, takich jak:

  • art. 49 – dotyczący upoważnienia do kontroli,
  • art. 50 ust. 1 i 5 – dotyczący obecności kontrolowanego,
  • art. 58 – dotyczący ponownej kontroli w tym samym zakresie.

Wniesienie sprzeciwu powoduje natychmiastowe zaprzestanie kontroli.

Jak wnieść sprzeciw?

Sprzeciw należy wnieść do Wojewody oraz jednocześnie poinformować o tym kontrolujących. Termin na wniesienie sprzeciwu wynosi 3 dni robocze od momentu otrzymania informacji o kontroli lub w trakcie jej trwania. Sprzeciw musi być złożony na piśmie i powinien zawierać uzasadnienie, wyjaśniające powody, dla których kontrolowany kwestionuje działania organu kontrolującego.

Skutki wniesienia sprzeciwu

Wniesienie sprzeciwu powoduje wstrzymanie czynności kontrolnych oraz biegu czasu trwania kontroli. Wyjątkiem są sytuacje, w których konieczne jest zabezpieczenie dowodów, takich jak dokumenty, informacje czy nośniki danych, jeśli stanowią lub mogą stanowić dowód w toku kontroli. Organ prowadzący kontrolę, czyli Wojewoda, musi rozpoznać sprzeciw w terminie 3 dni. W wyniku tego możliwe jest zaniechanie lub ograniczenie czynności kontrolnych. Jeżeli kontrolowany nie zgadza się z decyzją Wojewody, może złożyć zażalenie.

W przypadku przewlekłości czynności kontrolnych kontrolowany może wnieść skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Skarga taka:

  • nie jest ograniczona żadnym terminem,
  • nie powoduje wstrzymania kontroli.

Zakończenie kontroli następuje w momencie sporządzenia protokołu kontroli.

Najważniejsze elementy, jakie powinny znaleźć się w protokole, to:

  • opis stanu faktycznego,
  • stwierdzone nieprawidłowości,
  • wnioski osób wykonujących czynności kontrolne,
  • informacja o braku zastrzeżeń lub, w przypadku odmowy podpisania protokołu, podanie przyczyny odmowy.

Protokół powinien być sporządzony w dwóch egzemplarzach – po jednym dla kontrolowanego i organu kontrolującego.

Zastrzeżenia do protokołu

Przed podpisaniem protokołu kontrolowany może zgłosić umotywowane zastrzeżenia dotyczące faktów stwierdzonych w trakcie kontroli i opisanych w protokole. Osoby wykonujące czynności kontrolne są wówczas obowiązane dodatkowo zbadać te fakty i, w razie potrzeby, uzupełnić protokół. Po podpisaniu protokołu kierownik placówki ma prawo wniesienia zastrzeżeń w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołów. Zastrzeżenia mogą dotyczyć zarówno sposobu przeprowadzenia czynności kontrolnych, jak i ustaleń zawartych w protokole.

Zalecenia pokontrolne

Zalecenia pokontrolne stanowią zobowiązanie placówki do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości. W zależności od charakteru zaleceń placówka otrzymuje określony termin na ich wykonanie oraz termin na poinformowanie Wojewody o sposobie i zakresie realizacji zaleceń. Nieprzestrzeganie zaleceń pokontrolnych może prowadzić do poważnych konsekwencji, w tym wykreślenia placówki z RPWDL, w przypadku:

  • złożenia fałszywego oświadczenia zgodnie z art. 100 ust. 2 ustawy o działalności leczniczej,
  • rażącego naruszenia warunków wymaganych do wykonywania działalności objętej wpisem,
  • niewykonywania zaleceń pokontrolnych.

Dokumentacja do kontroli wojewody

Podczas kontroli wojewody należy przygotować następującą dokumentację:

  • KRS lub wpis do Ewidencji Działalności Gospodarczej,
  • tytuł prawny do lokalu oraz decyzję Sanepidu o dopuszczeniu do użytkowania,
  • umowę ubezpieczenia,
  • regulamin organizacyjny podmiotu leczniczego,
  • statut, w przypadku podmiotu leczniczego niebędącego przedsiębiorcą,
  • dokumenty potwierdzające prawo do wykonywania zawodu (lekarz, pielęgniarka, położna) oraz kwalifikacje zawodowe w przypadku innych zawodów medycznych,
  • zaświadczenia lekarskie potwierdzające, że personel spełnia wymagania zdrowotne,
  • umowy na serwisowanie aparatury i sprzętu medycznego,
  • dokumentację techniczną sprzętu i urządzeń, w tym paszport techniczny, kartę gwarancyjną, certyfikat i pozwolenie na użytkowanie,
  • decyzję właściwego Inspektora Sanitarnego dotyczącą pomieszczeń i urządzeń podmiotu leczniczego,
  • dokumentację dotyczącą funkcjonowania pracowni RTG i urządzeń emitujących promieniowanie jonizujące,
  • umowy na świadczenie usług zdrowotnych lub diagnostycznych,
  • umowy dotyczące transportu medycznego oraz sterylizacji urządzeń.

Jeżeli cała dokumentacja jest kompletna i prowadzona zgodnie z przepisami, nie ma powodu do obaw przed kontrolą wojewody. 


Kontrola wojewody w placówce medycznej to standardowa procedura mająca na celu sprawdzenie zgodności działalności z przepisami prawa. Właściwe przygotowanie – w tym kompletna dokumentacja, przestrzeganie regulaminu i zasad prowadzenia dokumentacji medycznej – pozwala przejść ją bezproblemowo. Kontrolowany ma prawo do obecności, składania wyjaśnień oraz wniesienia sprzeciwu w przypadku naruszenia przepisów, a kontrolujący muszą działać zgodnie z prawem i respektować tajemnicę prawnie chronioną. Realizacja zaleceń pokontrolnych oraz terminowe dostarczenie wymaganych dokumentów minimalizuje ryzyko konsekwencji prawnych i finansowych.

Jaki powinien być idealny manager placówki medycznej?

Najważniejsze obowiązki managera placówki medycznej

Rola managera, kierownika, czy też koordynatora placówki medycznej jest niezwykle zróżnicowana i obejmuje zarówno obowiązki typowo administracyjno-biurowe, jak i zarządcze, polegające na delegowaniu zadań. Przy tym wszystkim kierownik musi dodatkowo dbać o relacje z pacjentami i dobry wizerunek placówki medycznej.

Aby lepiej zobrazować Ci, co należy do zadań managera placówki medycznej, postanowiliśmy sporządzić krótką listę podstawowych zadań, które mogą pojawić się w opisie stanowiska i zakresu obowiązków. Oto ona:

Organizacja pracy placówki medycznej

W wielu placówkach medycznych to właśnie manager odpowiada za nadzorowanie pracy rejestratorek medycznych i lekarzy. Jest odpowiedzialny za układanie grafików pracy rejestratorek i specjalistów oraz kontrolowanie ich w taki sposób, by zapewnić płynne funkcjonowanie przychodni.

Do organizacji pracy placówki medycznej zaliczają się również zadania związane z nadzorowaniem strony internetowej, zamieszczaniem na bieżąco odpowiednich informacji o placówce w Internecie oraz w gablocie ogłoszeniowej, a także kontakt z podwykonawcami zajmującymi się siecią teleinformatyczną w placówce.

Manager decyduje także o wyborze odpowiedniego oprogramowania medycznego, firmy zajmującej się gospodarowaniem odpadami medycznymi, firmy sprzątającej oraz czuwa nad zaopatrzeniem placówki w artykuły biurowe i sprzęt medyczny.

Zatrudnianie pracowników

Kierownik placówki medycznej odpowiada za rekrutację i zatrudnianie pracowników, zarówno specjalistów medycznych, jak i personelu rejestracyjnego. W jego gestii leży także ocena pracy zespołu oraz podejmowanie decyzji dotyczących ewentualnych zmian kadrowych. Efektywna komunikacja z personelem jest bardzo ważna dla utrzymania pozytywnej atmosfery pracy.

Zarządzanie budżetem i finansami placówki

Manager przychodni planuje i kontroluje wydatki, dbając o terminowe wynagrodzenia dla personelu, zakup niezbędnego sprzętu oraz inwestowanie w rozwój placówki, np. kampanie reklamowe. Zarządzanie budżetem wymaga analitycznego podejścia i umiejętności prognozowania kosztów.

Dbanie o wizerunek placówki

Wizerunek przychodni to jeden z elementów jej sukcesu. Manager przyjmuje uwagi i reklamacje od pacjentów, analizuje opinie i wprowadza zmiany organizacyjne mające na celu poprawę jakości usług. Pozytywny wizerunek przychodni to efekt dobrej organizacji pracy i sprawnej komunikacji z pacjentami.

Cechy idealnego kandydata na managera placówki medycznej

Jaki powinien być kierownik, który poradzi sobie z tak różnorodnymi zadaniami? Istnieje kilka najważniejszych cech, które są pożądane u idealnego managera placówki medycznej:

✅ Samodzielność w wykonywaniu zadań i doskonała organizacja pracy

Wielozadaniowość to codzienność kierownika przychodni. Dobra organizacja czasu oraz umiejętność planowania to podstawa skutecznego zarządzania zespołem i procesami w placówce.

✅ Ambicja i chęć rozwoju

Manager powinien stale dążyć do rozwoju placówki, wprowadzając nowe rozwiązania i dbając o jej konkurencyjność. Ambitny lider potrafi wyznaczać cele i konsekwentnie je realizować, a także wspiera rozwój pracowników. Manager placówki medycznej powinien dbać o samorozwój oraz organizować szkolenia dla pracowników takich jak rejestratorki medyczne, które pełnią ważną rolę w placówce.

✅ Kreatywność

W branży medycznej kluczowe jest nie tylko świadczenie wysokiej jakości usług, ale także przyciąganie nowych pacjentów. Kreatywność managera może przełożyć się na efektywne kampanie promocyjne czy innowacyjne podejście do organizacji pracy.

✅ Otwartość i komunikatywność

Dobra komunikacja z personelem i pacjentami to niezbędny element zarządzania placówką. Kierownik powinien być osobą otwartą na sugestie i gotową do rozwiązywania problemów w sposób konstruktywny.

✅ Elastyczność i odporność na stres

Placówka medyczna to środowisko dynamiczne, w którym mogą pojawiać się niespodziewane sytuacje. Manager musi szybko podejmować decyzje i adaptować się do zmieniających się okoliczności.

Czy warto zatrudniać managera w placówce medycznej?

Jeśli jesteś lekarzem i jednocześnie właścicielem placówki medycznej i myślisz, że nie potrzebujesz w swojej placówce managera, prawdopodobnie się mylisz. Trzeba wiele wysiłku, by pogodzić ze sobą obowiązki wynikające z prowadzenia placówki z przyjmowaniem pacjentów. Dodając do tego czas, który potrzebny jest na odpoczynek i życie prywatne, może zabraknąć doby. Dlatego właśnie warto zatrudnić w placówce medycznej osobę, która będzie pełnić obowiązki managera i wspierać Cię w prowadzeniu przychodni.

Odpowiednio wybrany kierownik to inwestycja w sprawne funkcjonowanie przychodni i jej rozwój. Zatrudnienie osoby o odpowiednich kwalifikacjach i cechach pozwala nie tylko na skuteczne zarządzanie, ale także na budowanie pozytywnego wizerunku placówki w oczach pacjentów. Dodatkowo, jako właściciel jesteś odciążony i nie musisz wykonywać wielu zadań, których prawdopodobnie nie lubisz wykonywać. Dzięki temu możesz bardziej skupić się na pacjentach

Korzyści dla placówki medycznej:

✅ Zadowolenie pacjentów: dzięki dobrze zorganizowanej pracy i profesjonalnemu podejściu, pacjenci chętnie wracają do placówki i polecają ją innym.
✅ Efektywność zespołu: dobry manager potrafi zmotywować personel do działania i stworzyć przyjazne środowisko pracy.
✅ Stabilność finansowa: skuteczne planowanie budżetu i kontrola wydatków pozwala na rozwój placówki i zwiększenie jej rentowności.

Zdarzenie medyczne — które dane i w jakich terminach raportujemy do SIM? 

Funkcja przesyłania EDM  z oprogramowania gabinetowego pozwoli także na raportowanie zdarzeń medycznych do Systemu Informacji Medycznej (SIM), będącego częścią systemu P1, które również od 1 lipca 2021 obowiązuje każdego lekarza oraz podmiot leczniczy.

Czym jest zdarzenie medyczne?

Termin zyskał swoją definicję w związku z rozwojem cyfryzacji służby zdrowia. Po wprowadzeniu platformy e-zdrowie powstała Ustawa  z 19 lipca 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze wdrażaniem rozwiązań w obszarze e-zdrowia. Zawarty został w niej zapis, że zdarzenie medyczne otrzymuje definicję świadczenia zdrowotnego. Oznacza to, że:

Zdarzenie medyczne to działanie służące profilaktyce, zachowaniu, ratowaniu, przywracaniu lub poprawie zdrowia oraz inne działanie medyczne wynikające z procesu leczenia, lub przepisów odrębnych regulujących zasady ich udzielania.

Jak wynika z definicji, zdarzeniem medycznym nazywamy wszystkie czynności wykonywane przez lekarzy w ramach dbania o zdrowie pacjentów. W ich zakres wchodzą porady, badania, leczenie oraz profilaktyka. Dane usługobiorcy, dane usługodawcy, dane dotyczące procesu leczenia, informacje o pogorszeniu lub poprawie stanu zdrowia, jednostkowe dane medyczne – wszystkie te działania muszą być odnotowane w systemie informatycznym odraz przekazywane do SIM jako „dane zdarzenia medycznego”.

Kogo dotyczą dane przetwarzane za pośrednictwem systemu informacji medycznej?

Dane w systemie informacji w ochronie zdrowia obejmują zarówno pacjenta, jak i lekarza. Wspomniane wyżej dane usługodawcy w tym przypadku to oczywiście dane dotyczące specjalisty medyczngo, dane miejsca udzielenia świadczenia zdrowotnego oraz wszystkie inne dane identyfikujące świadczenie zdrowotne (np. szczegółowe informacje o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych).

Dane usługobiorcy to natomiast dane dotyczące pacjenta, czyli informacje o udzielonych świadczeniach zdrowotnych, wyniki przeprowadzonych badań, dokumentacja medyczna wytworzona w trakcie leczenia szpitalnego, informacje o przyczynach odmowy przyjęcia oraz inne dokumenty medyczne.

To, co jest bardzo istotne – obowiązek prowadzenia elektronicznej dokumentacji medycznej i zgłaszane dane zdarzenia medycznego przetwarzane w systemie informacji w ochronie zdrowia dotyczą nie tylko świadczeń opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, ale również usług komercyjnych w ochronie zdrowia.

Jakie dane dotyczące zdarzeń medycznych będą przekazywane do P1?

Dane, które lekarze mają obowiązek zamieszczać w systemie informacji obejmują szczegółowe informacje, dotyczące placówek oraz lekarzy wykonujących świadczenia zdrowotne oraz pacjentów i miejsc, w których odbywa się zdarzenie medyczne. Wśród nich wymienione są takie dane jak:

  1. Dane identyfikujące podmioty lecznicze i praktyki medyczne
  2. Dane identyfikujące pacjenta
  3. Dane identyfikujące zdarzenie medyczne
  4. Dane miejsca udzielania świadczenia zdrowotnego
  5. Dane pracownika medycznego, który udziela świadczenia
  6. Dane dotyczące dokumentacji medycznej prowadzonej w postaci elektronicznej
  7. Inne dane pozwalające na identyfikację zdarzenia medycznego.

Szczegółowe dane, które lekarze oraz podmioty medyczne mają obowiązek przekazać do Systemu Informacji Medycznej, reguluje Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 26 czerwca w sprawie szczegółowego zakresu danych zdarzenia medycznego przetwarzanego w systemie informacji oraz sposobu i terminów przekazywania tych danych do Systemu Informacji Medycznej.

Jeśli chcesz wiedzieć, które dane zdarzenia medycznego przetwarzane są w SIM, warto zajrzeć do rozporządzenia.

Terminy przekazywania danych zdarzeń medycznych do SIM 

Rozporządzenie określa również szczegółowe informacje, dotyczące terminów przekazywania danych służących ratowaniu, przywracaniu lub poprawie zdrowia do systemu P1. Przesyłanie danych powinno odbywać się natychmiastowo (niezwłocznie), jednak nie później, niż w terminie dwóch dni od zakończenia zdarzenia medycznego. 

Ustawodawca podał także informacje dotyczące zdarzenia medycznego, które nie rozpoczyna się i nie kończy tego samego dnia. W takim przypadku osoba udzielająca świadczenia przekazuje do SIM dane identyfikujące praktykę medyczną lub podmiot leczniczy, dane pacjenta oraz kod świadczenia i datę jego rozpoczęcia niezwłocznie, lecz nie później niż w terminie 2 dni od rozpoczęcia świadczenia zdrowotnego. Pozostałe dane powinny zostać przesłane w trakcie trwania zdarzenia medyczne lub natychmiast po jego zakończeniu, jednak nie później, niż w terminie 2 dni od jego zakończenia.

W sytuacji, gdy lekarz lub podmiot leczniczy przekaże już dane służące profilaktyce, zachowaniu, ratowaniu, przywracaniu zdrowia do SIM, jednak uzyska jakiekolwiek dodatkowe informacje dotyczące zdarzenia medycznego, powinien niezwłocznie przesłać je do P1 i dopełnić obowiązek prowadzenia elektronicznej dokumentacji medycznej, czyli uzupełnić EDM o nowe informacje.

Raportowanie zdarzeń medycznych do systemu P1 w Proassist

Systemy teleinformatyczne usługodawców (podmiotów leczniczych) powinny być dostosowane w taki sposób, by świadczenia medyczne mogły być udostępniane narodowemu funduszowi zdrowia automatycznie. Zatem, wybierając oprogramowanie do swojego gabinetu zadbaj o to, by była w nim elektroniczna dokumentacja medyczna oraz by system informacji medycznej mógł dostawać automatyczne informacje o świadczeniach zdrowotnych wykonanych w Twojej placówce.

Jaki system wybrać do raportowania zdarzeń medycznych?

W systemie Proassist, który służy także do prowadzenia harmonogramu wizyt i umożliwia pacjentom rejestrację online, raportowanie zdarzeń medycznych do systemu P1 jest procesem łatwym i przyjemnym. Jest ono też niezbędne dla zapewnienia ciągłości leczenia oraz właściwego zarządzania elektroniczną dokumentacją medyczną. Raportowanie to odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, co zapewnia poprawność i bezpieczeństwo danych dotyczących świadczeń zdrowotnych.

Dodatkowo, jeśli podczas wypełniania EDM z jakiegoś powodu zapomnisz o wpisaniu danych, które są niezbędne do zaraportowania zdarzenia medycznego, system Proassist przypomni Ci o konieczności uzupełnienia tej informacji. Możesz korzystać także z szablonów wizyt i spersonalizować swoje okno wypełniania wizyty w systemie w taki sposób, by jego wypełnianie było dla Ciebie wygodne, logiczne i intuicyjne. Dzięki temu Twoja dokumentacja zawsze będzie kompletna i zgodna z przepisami.

Dwa laptopy symbolizujące proces raportowania zdarzeń medycznych do systemu rządowego.

Pola wymagane do raportowania zdarzeń medycznych:

Aby prawidłowo raportować zdarzenia medyczne do systemu P1, konieczne jest wypełnienie określonych pól. Jak już wspomniano, w programie Proassist upewniamy się, że wszystkie niezbędne dane są uzupełnione, aby uniknąć błędów i opóźnień w przesyłaniu informacji. Oto lista pól, które muszą być wypełnione:

Zawód medyczny (Rola w P1)

Identyfikator MUŚ – Komórka

Identyfikator MUŚ

Numer PWZ

Przynależność do grupy zawodowej

ID Extension (numer księgi rejestrowej)

ID Root

Certyfikat TLS oraz WSS: Pobierz certyfikaty z rpwdl.csioz.gov.pl

E-zdrowie hasło: Hasło do certyfikatów wygenerowanych z systemu P1

Podpis – certyfikat ZUS: Możesz wysyłać zdarzenia medyczne bez certyfikatu ZUS, ale wtedy te zdarzenia nie pojawią się w IKP (Internetowe Konto Pacjenta), gdyż nie są one autoryzowane

Proces raportowania zdarzeń medycznych w programie medycznym

W trakcie wizyty należy upewnić się, że pacjent ma wprowadzone poprawne dane do systemu, takie jak imię, nazwisko, nr PESEL oraz oddział NFZ. Te pola są niezbędne do raportowania zdarzeń medycznych. W oknie przeprowadzania wizyty, na dole, znajdziesz opcję wyboru typu zdarzenia medycznego. Kliknij okno wyszukiwania, aby wybrać odpowiedni typ zdarzenia.

Proassist zapewnia, że system podpowie, które pola należy uzupełnić przy konkretnym typie zdarzenia medycznego. Jeżeli brakuje jakichkolwiek danych, system wyświetli powiadomienie, że zdarzenie medyczne nie zostanie wysłane bez uzupełnienia brakujących informacji. To pozwala na natychmiastowe wprowadzenie brakujących danych i zapewnia, że raportowanie będzie zgodne z wymaganiami.

Po wprowadzeniu wszystkich niezbędnych danych, masz dwie opcje:

Popraw: Uzupełnij brakujące pola, aby zdarzenie zostało przesłane z podpisem.

Ignoruj: Wyślij zdarzenie bez uzupełnienia brakujących pól, co oznacza, że zostanie ono przesłane bez podpisu.

Podsumowanie

Konieczność dostosowania oprogramowania medycznego do swobodnego przesyłania danych ma ścisły związek z obowiązkiem raportowania danych zdarzeń medycznych do SIM. Wszystkie informacje, dotyczące przesyłanych danych zawarte są w Rozporządzeniu Ministra Zdrowia, które także szczegółowo określa terminy ich przekazywania. Raportowanie jest obowiązkowe od 1 lipca 2021. Od tej daty lekarze i podmioty medyczne muszą także tworzyć elektroniczną dokumentację medyczną w systemach informatycznych.

Raportowanie zdarzeń medycznych w Proassist jest intuicyjne i zautomatyzowane, co minimalizuje ryzyko błędów i usprawnia proces leczenia. Dzięki dokładnym podpowiedziom i walidacji danych, system dba o to, aby wszystkie niezbędne informacje były uzupełnione, a zdarzenia medyczne prawidłowo przesyłane do systemu P1. To z kolei przyczynia się do lepszej organizacji świadczeń zdrowotnych oraz zarządzania elektroniczną dokumentacją medyczną.

Jeśli chcesz – zgodnie z rozporządzeniem ministra zdrowia – spełniać obowiązek raportowania zdarzeń medycznych i korzystania z elektronicznej dokumentacji medycznej podczas świadczenia opieki zdrowotnej, skontaktuj się z nami pod numerem 505 708 455. Chętnie opowiemy Ci o rozwiązaniach systemu medycznego Proassist, który nie tylko ułatwia uzupełnianie dokumentacji medycznej, ale również usprawnia pracę w zarządzaniu placówką medyczną.

Gdzie szukać pacjentów do prywatnej placówki medycznej?

Dwa najbardziej znane wszystkim marketplace’y, to oczywiście Allegro i Pyszne.pl. Korzystamy z nich na co dzień zamawiając jedzenie, ubrania, obuwie, kosmetyki i cokolwiek przyjdzie nam do głowy i będzie dostępne u któregoś sprzedawcy.

Na marketplace to klient jest najważniejszy. Możemy sprawdzić to na przykładzie Pyszne.pl. Powiedzmy, że jesteś na wakacjach i właśnie wróciłeś do wynajętego mieszkania. Masz ochotę na pizzę, ale nie znasz żadnej restauracji w okolicy, a ze względu na upał chcesz zjeść w domu. Co robisz? Włączasz aplikację pyszne.pl i szukasz najbliższej pizzeri, która ma w ofercie takie rodzaje pizzy, jakie Cię interesują. Najprawdopodobniej nie zwracasz uwagi na nazwy firm, ale na lokalizację, cenę, czas oczekiwania i ofertę menu. Pewnie bierzesz pod uwagę też liczbę “gwiazdek”, czyli opinie innych klientów, ale najważniejszy dla Ciebie jest sama pizza i to, że chcesz ją zjeść.

Aplikacja korzytając z lokalizacji Twojego urządzenia podpowiada Ci różne restauracje, bez względu na to, czy są one dla siebie konkurencją czy nie.

No dobra, ale zapytacie – jak się ma pyszne.pl czy Allegro do lekarzy i branży medycznej? Otóż, istnieją pewne portale typu marketplace, które są dedykowane właśnie branży medycznej.

Od Pyszne.pl różnią się tym, że to nie restauracje wystawiają oferty sprzedaży swoich posiłków, ale placówki medyczne wystawiają oferty ze swoimi usługami medycznymi. To trochę tak, jakby lekarz-specjalista, a w zasadzie wykonywana przez niego usługa (np. USG, konsultacja, EKG) – była produktem, przedmiotem sprzedaży.

Pozostałe rzeczy się nie zmieniają – to znaczy, pacjent może wyszukać i wybrać lekarza po lokalizacji, cenie usługi, opiniach lub dostępnych terminach. I istnieje kilka takich portali, które mogą być przydatne dla lekarzy. Poniżej wymieniamy te najbardziej znane.

Lista marketplace’ów dla lekarzy i prywatnych gabinetów

ZnanyLekarz logo

Znanylekarz.pl

Najpopularniejszy marketplace dla lekarzy. Wykorzystywany jest do marketingu usług medycznych przez wielu specjalistów. Po wejścia na stronę na pierwszym planie pacjent zobaczy wyszukiwarkę lekarzy. Wpisuje specjalizację, lub, jeśli zależy mu na konkretnym lekarzu, może od razu wprowadzić jego nazwisko. Następnie wpisywana jest nazwa miasta lub (nawet) dzielnicy. Na stronie możliwy jest także zapis na badania. Na profilu specjalisty znajduje się jego zdjęcie, opinia oraz podstawowe informacje na jego temat, takie jak adres, telefon, informacja dotycząca wieku przyjmowanych pacjentów, forma płatności, lista wykonywanych usług medycznych oraz terminarz wizyt z rejestracją online. Dzięki temu pacjent ma możliwość szybkiego zapisu do lekarza. Na profilach specjalistów na Znanym Lekarzu istnieje także opcja dodania opinii. Jeżeli są pozytywne – jest to szansa na pozyskanie nowych pacjentów. Marketplace posiada sekcję z opiniami o specjalistach oraz możliwość zadawania pytań lekarzom. Pacjenci wpisują pytanie dotyczące swoich dolegliwości, a specjaliści odpowiadają na nie bezpłatne. Na witrynie znanylekarz.pl znajduje się także podział na strefy: osobna dla praktyk lekarskich i dla placówek medycznych. W zależności od tego, czy przyjmujesz w małym gabinecie medycznym, czy prowadzisz większe centrum medyczne, możesz sprawdzić, jakie funkcje oferuje dla Ciebie marketplace.

Kliniki.pl logo

Kliniki.pl

Tak jak w przypadku Znanego lekarza, na stronie Kliniki.pl pacjent ma możliwość skorzystania z wyszukiwarki specjalisty. Wpisuje nazwę zabiegu, miejscowości, placówki, lub nazwisko lekarza, a na ekranie wyświetla się lista profili lekarzy lub klinik. Na stronie Kliniki.pl istnieje możliwość dodania opisu gabinetu, lub placówki, wpisania danych kontaktowych oraz listy świadczeń zdrowotnych wykonywanych przez lekarzy wraz z cenami. Usługi medyczne oceniane są przez pacjentów na profilach lekarzy. Kliniki.pl posiadają także e rejestrację pacjentów obsługiwaną przez Proassist, a lekarze posiadający tam profile mają możliwość integracji korzystania z naszego terminarza wizyt.

LekarzeBezKolejki.pl logo

Lekarzebezkolejki.pl

Na tej witrynie, zapis na wizytę rozpoczyna się od wyboru miasta, specjalizacji lub nazwiska specjalisty. W tym miejscu pacjenci wybierają także, czy chcą odbyć wizytę prywatną, czy finansowaną przez NFZ. Każdą z tych wizyt można zarezerwować na profilu lekarza przez internet, oczywiście jeśli jako specjalista umożliwisz taką opcję. Na stronie istnieje także szybkie zamówienie recepty.

WP abc Zdrowie logo

Abczdrowie.pl

Pierwsza rzecz, która zwraca uwagę to artykuły o zdrowiu zamieszczone na stronie głównej. Na stronie znajduje się wiele informacji z różnych dziedzin medycyny i nie tylko. Na górze strony znajduje się zakładka umożliwiająca zapis do lekarza. Dopiero po wejściu z zakładkę wyświetla się wyszukiwarka lekarzy. Aby go znaleźć, pacjent wpisuje specjalizację, nazwisko i miasto. Po wpisaniu danych lekarza, na witrynie natychmiast wyświetlają się profile specjalistów. Umieszczone są na nich opinie, liczba zrealizowanych wizyt, oraz terminarz, służący do rejestracji online. W tym miejscu możliwe jest też zamówienie teleporady.

Rankinglekarzy.pl logo

Rankinglekarzy.pl

Wyszukiwarka specjalistów w Rankingu lekarzy pozwala na osobne wyszukanie specjalisty oraz placówki medycznej poprzez przełączenie zakładki. Dodatkowo pacjenci mają szansę znaleźć Cię poprzez filtr służący to wyszukiwania najbliższych terminów. Tak jak na innych marketplace’ach istnieje możliwość rejestracji pacjentów online oraz dodawania przez nich opinii o specjalistach. Ranking lekarzy posiada także możliwość sprawdzenia statystyk odwiedzić na profilu specjalisty.

Medonet logo

Medonet.pl

Medonet, podobnie jak Abc Zdrowie stawia w pierwszej kolejności na przekazywanie wiedzy. Na stronie głównej widnieją artykuły na temat zdrowia i żywienia. Na samej górze znajduje się zakładka, która przenosi pacjenta na stronę, na której można zarezerwować wizytę. Po wpisaniu w wyszukiwarkę odpowiedniej frazy wyświetlają się specjaliści wraz z terminarzami wizyt, dzięki którym można zarezerwować termin. Oprócz tego masz możliwość pokazania swojego profilu wśród specjalistów, którzy przeprowadzają e-wizyty, na których wystawiane są e-recepty. Medonet, tak samo jak Znany lekarz posiada sekcję pytań do specjalistów oraz wystawiania lekarzom opinii.

Marketing usług medycznych

Posiadanie profilu na marketpace’ach dla lekarzy to duża szansa na pozyskanie wielu nowych pacjentów. Poza tym, że istniejesz w internecie, to jeszcze pacjenci mogą dowiedzieć się czegoś o świadczonych przez Ciebie usługach medycznych. Dzięki temu, że każdy portal posiada możliwość rejestracji online, każda wizyta może zostać zarezerwowana błyskawicznie. Promowanie można poszerzyć o udzielanie darmowych porad na tego typu portalach. Niejeden pacjent po przeczytaniu takiej porady, zdecyduje się potem na wizytę u specjalisty, który mu pomógł. Marketplace jednak nie jest idealnym rozwiązaniem dla każdego. Marketing usług medycznych to bardzo ważny aspekt, szczególnie dla lekarzy, których grafik nie jest wypełniony po brzegi. Na portalach typu marketplace panuje duża konkurencja wśród specjalistów. Dlatego warto wprowadzać czynności marketingowe do swojego gabinetu lub placówki medycznej samodzielnie. Własna strona internetowa pozwoli na niezależną promocję, a umieszczona na niej zakładka do rejestracji online pomoże pozyskać nowych pacjentów.

Jeśli jednak stawiasz na promocję przez marketplace, warto sprawdzić, czy Twój program medyczny ma możliwość integracji z takimi portalami. O co chodzi w integracji? O to, by kalendarz wizyt w systemie medycznym i kalendarz udostępiony na platformie sprzedażowej były ze sobą zsynchronizowane. Dzięki temu unikniesz podwójnie złożonych rezerwacji na ten sam termin wizyty i pozbędziesz się konieczności ręcznego przepisywania do kalendarza wizyt z portalu.

Program medyczny Proassist ma możliwość połączenia z większością marketplace ów. Jeśli jesteś zainteresowany tym tematem, zadzwoń do nas – chętnie opowiemy Ci, jak to działa!

Te i wiele innych informacji dotyczących marketingu usług medycznych znajdziesz w darmowym e-booku Proassist. Dowiesz się z niego, jak krok po kroku wdrażać czynności reklamowe. Pozwoli Ci to na niezależną promocje Twoich usług medycznych.

E-book możesz pobrać tutaj.

System medyczny Proassist jako wsparcie w organizacji pracy dużej placówki medycznej

Jak poradzić sobie z dużą ilością pacjentów w placówce medycznej?

Top Medyk to duże centrum medyczne, wykonujące bardzo dużo świadczeń. Poza konsultacjami lekarskimi prowadzone są tu m.in. zabiegi chirurgiczne i badania laboratoryjne. Praca tego typu placówki medycznej wymaga dobrej organizacji z uwagi na fakt, że swoje różnorodne usługi wykonuje tam wielu specjalistów. Centrum Top Medyk odwiedzają codziennie dziesiątki pacjentów, dlatego przychodnia potrzebowała nie tylko jednolitych i czytelnych terminarzy wizyt, ale także wsparcia w rezerwacji terminów dla pacjentów.

Jednolity terminarz wizyt dla wszystkich pracowników placówki

Pierwszym etapem wdrażania oprogramowania medycznego Proassist do placówki Top Medyk było rozpoczęcie korzystania z terminarza wizyt Proassist przez pracowników przychodni. Oczywiście, wszyscy pracownicy zostali przez nas odpowiednio przeszkoleni i przygotowani do pracy z nowym systemem.

Od tego momentu wszystkie wizyty zaczęły być wprowadzane do jednego, czytelnego terminarza, do którego mają dostęp wszyscy lekarze oraz pracownicy rejestracji medycznej. Specjaliści kontrolują swój grafik oraz wypełniają elektroniczną dokumentację medyczną, a pracownicy rejestracji medycznej zapisują pacjentów w intuicyjnym, przejrzystym kalendarzu.

Dodatkowo osoby zarządzające placówką mają możliwość rozliczania wynagrodzeń dla lekarzy w systemie Proassist oraz tworzenia raportów dotyczących częstotliwości wykonywania świadczeń medycznych. Tego typu statystyki generowane są automatycznie, co pozwala na zaoszczędzenie czasu.

Zwiększenie liczby zapisów na wizyty dzięki rejestracji telefonicznej Proassist

W Centrum Diagnostyczno-Leczniczym Top Medyk czynności związane z obsługą pacjenta wykonuje rejestracja medyczna placówki, która poza zapisami na wizyty wykonuje w ramach swojej pracy wiele innych obowiązków. Z uwagi na rozmiar placówki, rejestratorkom przybywało nie tylko obowiązków, ale również połączeń przychodzących. Spowodowało to przeciążenie rejestracji i zarząd placówki podjął decyzję o zorganizowaniu wsparcia dla rejestratorek placówki.

Dlatego kolejnym rozwiązaniem wdrożonym do tej przychodni była rejestracja telefoniczna Proassist. Pacjenci dzwoniący do Top Medyka, w przypadku nieodebrania połączenia przez pracownika rejestracji medycznej, po 10 sekundach zostają przekierowani do naszego konsultanta. Osoba „przejmująca” połączenie, zapisuje wizytę w terminarz wizyt Proassist.

Wdrożenie tego rozwiązania zwiększyło odbieralność połączeń kierowanych do placówki do 91%, a ilość zapisanych wizyt wzrosła o 32% już w pierwszym miesiącu korzystania z usługi. Jest to niewątpliwa zaleta korzystania z rejestracji telefonicznej Proassist

Rejestracja online jako dodatkowe wsparcie w zapisach na wizyty

Oprócz rejestracji telefonicznej do centrum medycznego Top Medyk została wdrożona e-rejestracja Proassist. Na stronie internetowej placówki została umieszczona specjalna zakładka, na której pacjent samodzielnie wybiera usługę, specjalistę oraz termin wizyty. Następnie potwierdza chęć rejestracji, wpisując kod SMS, a wizyta wpada do terminarza wizyt Proassist. Rejestracja pacjentów przez Internet jest dodatkowym wsparciem w zapisach na wizyty. Dzięki temu telefonów jest mniej, a pacjenci mają zawsze zagwarantowaną rezerwację terminu.

Warto wspomnieć, że to rozwiązanie jest odpowiednio połączone z systemem, z którego korzystają rejestratorki medyczne i nie trzeba obawiać się o zdublowane wizyty.

Zmniejszenie liczby pacjentów niepojawiających się na wizytach dzięki przypomnieniom SMS

Jednym z utrudnień, z którymi borykało się centrum medyczne Top Medyk byli pacjenci zapominający o wizytach. W tej kwestii również była potrzebna zmiana.

Program dla gabinetów medycznych Proassist posiada opcję wysyłania SMS-ów przypominających o wizytach. Funkcja ta znacznie zmniejszyła liczbę pacjentów nie pojawiających się na wizytach lekarskich w Top Medyku.

Aplikacja dla lekarzy Proassist

Lekarze Top Medyka zostali wyposażeni w aplikację mobilną Proassist, aby móc sprawnie kontrolować swój grafik za pomocą telefonu komórkowego. Mogą oni także wypełniać dokumentację medyczną głosowo, co znacznie przyspiesza przeprowadzanie wizyty. Wystarczy, że przycisną przycisk mikrofonu w swoim telefonie i zaczną mówić, a pola karty wizyty wypełniają się automatycznie.

Podsumowanie – system najlepszy dla centrum medycznego

Duża liczba specjalistów przyjmujących w Centrum Diagnostyczno-Leczniczym Top Medyk powodowała natłok połączeń telefonicznych kierowanych do placówki. Rejestracja telefoniczna Proassist oprócz tego, że odciążyła pracowników rejestracji medycznej przychodni, zwiększyła ilość dokonywanych zapisów na wizyty. Placówka zyskała tym samym dobrze zorganizowaną rejestrację oraz możliwość pozyskiwania nowych pacjentów.

Top Medyk dodatkowo korzysta z rejestracji online, co jeszcze bardziej poszerza zakres źródeł zapisów na wizyty. Lekarze tej placówki medycznej korzystają z czytelnego terminarza wizyt Proassist, który dzięki swojej wielofunkcyjności usprawnia ich codzienną pracę. Oprogramowanie medyczne posiada również funkcję przypomnień SMS-owych, dzięki czemu znacznie zmniejszyła się liczba pacjentów nie pojawiających się na wizytach.
Dodatkowo każdy specjalista ma możliwość z wypełniania EDM i raport oraz kontrolowania grafiku w aplikacji mobilnej, w którą został wyposażony w ramach korzystania z oprogramowania dla lekarzy Proassist. Jest to duże ułatwienie, zwłaszcza z uwagi na możliwość głosowego wypełniania dokumentacji medycznej.

Wdrożenie rejestracji telefonicznej Proassist do placówki medycznej ze świadczeniami prywatnymi oraz finansowanymi przez NFZ

Rejestracja telefoniczna dla placówki, która przyjmuje zarówno pacjentów komercyjnych, jak i na NFZ

Proassist: Placówka, w której świadczy Pani swoje usługi medyczne przyjmuje pacjentów zarówno w ramach wizyt prywatnych oraz tych finansowanych z NFZ. Proszę powiedzieć, jak wyglądała organizacja pracy tej placówki medycznej poprzednio? Jak wyglądała rejestracja pacjentów przed wdrożeniem naszych usług?

Pani Doktor: Wcześniej dysponowaliśmy dwoma numerami telefonów. Pod jednym – stacjonarnym – były rejestrowane wizyty na NFZ, natomiast pod drugim – wizyty prywatne. Telefonów na pierwszy numer było bardzo dużo. Pacjenci, nie mogąc dodzwonić się na pierwszy numer telefonu, korzystali z drugiego, nie czytając, że służy on wyłącznie do rejestracji na wizyty komercyjne. Nastąpiło przeciążenie systemu oraz zamieszanie w pracy rejestratorek medycznych. Telefonów było tak dużo, że musiały obsługiwać je dwie osoby, przez co były one wyłączone z obsługi pacjenta przy kontuarze.
Stąd też pojawił się pomysł na to, żeby poprosić państwa o wsparcie, aby odciążyć rejestrację telefoniczną.

Proassist: Wtedy została wdrożona nasza rejestracja telefoniczna. Proszę powiedzieć, jak to wygląda teraz, po jej wprowadzeniu?

Pani Doktor: W tej chwili nasza rejestracja przyjmuje zapisy wyłącznie na fundusz zdrowia, tak jak mamy to zaznaczone na stronie. Wdrożyliśmy rejestrację telefoniczną Proassist również ze względu na to, że mamy okres pandemii i liczba połączeń została zwiększona, Obecnie sprawy załatwiamy telefonicznie i z państwa usług korzystamy i wyłącznie w zakresie wizyt komercyjnych.

Rozwiązany problem: trudności w dodzwonieniu się do placówki

Proassist: Czy zauważyła Pani różnicę w organizacji pracy rejestracji medycznej i po wprowadzeniu naszych usług do placówki?

Pani Doktor: Biorąc pod uwagę, że wcześniej był problem z dodzwonieniem się do naszej poradni również prywatnie, na pewno widać różnicę w tym, że pacjenci mają zdecydowanie większą możliwość zapisać na wizytę prywatną. Obsługa rejestracji jest bardzo sprawna i jest ona przedłużona. My pracujemy do 18, a państwo przyjmujecie zapisy na wizyty do 21:00, oraz w soboty. Jest to doceniane przez pacjentów.

Proassist: Czy w ogólnym rozrachunku organizacja placówki została usprawniona?

Pani Doktor: Tak, oczywiście. Poprawiła się organizacja pracy w rejestracji, jednocześnie odciążyliśmy rejestrację telefoniczną. Obecnie w dobie pandemii tej pracy jest znacznie więcej ze względu na to, że przyjmujemy wyniki, które w tej chwili oceniamy w ramach telewizyt, prośby o recepty, o zaświadczenia, prośby o telewizyty. To wszystko przechodzi przez rejestrację, która jest bardzo obciążona, dlatego ogromnym plusem i udogodnieniem jest to, że pracownicy rejestracji nie muszą zajmować się teraz działem komercyjnym. Mamy to u was w ramach zewnętrznej firmy. Jest to wygodne.

Proassist: To już wszystko z mojej strony, bardzo dziękuję Pani za rozmowę.

Pani Doktor: Dziękuję.

Dla Przychodni Neurologicznej w Gorzowie Wielkopolskim utrudnienie stanowiły telefony od pacjentów, blokujących linię do zapisów na wizyty prywatne, dzwoniąc, aby zarejestrować się na wizytę na NFZ. Rejestracja telefoniczna Proassist prowadzi zapisy wyłącznie na wizyty komercyjne, co odblokowało rejestrację medyczną placówki. Dzięki temu problem przeciążonej linii telefonicznej został zniwelowany, a przychodnia może prowadzić zapisy na Narodowy Fundusz Zdrowia.

Rejestracja online na stronie internetowej lekarza jako wsparcie w pozyskiwaniu pacjentów

Jednak przyciągnięcie uwagi pacjenta to tylko połowa sukcesu. Aby zdecydował się on na wizytę w placówce, musi również mieć łatwą możliwość rezerwacji terminu wizyty. Proces rejestracji często jest w placówkach traktowany po macoszemu i to właśnie na tym etapie tracą one potencjalnych pacjentów. No bo jeśli ktoś nie może przez kilka godzin dodzwonić się do przychodni, to w końcu odpuści i albo pofatyguje się osobiście albo skorzysta z usług konkurencji.

To często widać w opiniach w Google na temat gabinetów. Sfrustrowani pacjenci nie opisują, czy byli zadowoleni z usługi medycznej i czy placówka pomogła im pozbyć się dolegliwości, tylko że nie mogli dodzwonić się do rejestracji. Dlatego zanim zaczniesz działać marketingowo, uporządkuj proces rejestracji.

Trzeba jednak pamiętać o tym, że pacjenci coraz częściej poszukują wygodnych rozwiązań, które pozwolą im zaoszczędzić czas oraz uniknąć formalności. Jednym z najważniejszych udogodnień, które placówki medyczne mogą zaoferować swoim pacjentom, jest  możliwość rejestracji online.

Opcja ta nie tylko odpowiada na potrzeby współczesnych pacjentów, lecz także wspiera placówki w pozyskiwaniu nowych osób korzystających z usług medycznych. Warto przyjrzeć się, jakie korzyści niesie za sobą wdrożenie rejestracji online na stronie internetowej lekarza i dlaczego staje się ona standardem w nowoczesnej opiece zdrowotnej.

E-rejestracja dla pacjentów – wygoda i dostępność przez całą dobę

Jedną z największych zalet rejestracji online jest możliwość zapisywania się na wizyty o dowolnej porze dnia i nocy. Dzięki temu pacjent nie musi dostosowywać się do godzin pracy rejestracji ani czekać w kolejce telefonicznej, co bywa frustrujące i czasochłonne. Niezależnie od tego, czy jest to godzina 3 nad ranem, czy święto – pacjent może bez przeszkód wybrać dogodny termin wizyty w kilku prostych krokach.

Dostępność rejestracji online eliminuje również problem nieodebranych połączeń. Jest to szczególnie istotne w placówkach o dużym obłożeniu, gdzie pracownicy rejestracji mogą nie mieć możliwości odebrania każdego połączenia.

Redukcja liczby „pustych miejsc” i łatwiejsze zarządzanie kalendarzem wizyt

E-rejestracja wbrew pozorom znacząco zmniejsza liczbę odwołanych wizyt oraz sytuacji, w których pacjent po prostu nie przychodzi na umówione spotkanie, nie informując placówki. Dzieje się tak dlatego, że pacjent, który samodzielnie wybiera swój termin przeglądając dostępne miejsca, lepiej go zapamięta. Nie ma tutaj mowy o niedosłyszeniu daty podawanej przez telefon albo błędnego zrozumienia przekazywanej informacji. Pacjent sam wybiera termin, skupia się na tym zadaniu, widzi datę na ekranie telefonu lub komputera i lepiej ją zapamiętuje. W systemach medycznych takich jak Proassist można dodatkowo w prosty sposób dodać przypomnienia SMS czy e-mail, które potwierdzają rejestrację terminu, a następnie pomagają pacjentom pamiętać o wizycie.

Lekarze i rejestratorki medyczne mają pełny wgląd w kalendarz wizyt online, a e-rejestracja jest z nim zsynchronizwana. To pozwala uniknąć podwójnych rezerwacji i eliminuje konieczność ręcznego przepisywania wizyt umówionych przez Internet do kalendarza. W przypadku odwołania terminu, system również natychmiast aktualizuje dostępne miejsca, co ułatwia zarządzanie kalendarzem i pozwala na lepsze wykorzystanie czasu pracy specjalistów.

Lepsze doświadczenie pacjenta i budowanie lojalności

W dzisiejszych czasach pacjenci oczekują od placówek medycznych profesjonalnego podejścia i możliwości sprawnej komunikacji. E-rejestracja to odpowiedź na te potrzeby – zapewnia intuicyjny i prosty proces zapisów, który pacjenci mogą przeprowadzić z dowolnego urządzenia z dostępem do Internetu. Placówki, które oferują taką możliwość, są postrzegane jako bardziej nowoczesne i nastawione na wygodę pacjenta, co pozytywnie wpływa na ich wizerunek.

Możliwość łatwego zapisania się na wizytę online, bez konieczności zakładania konta pacjenta, może przekładać się na większą lojalność pacjentów. Kiedy pacjenci wiedzą, że mają szybki dostęp do lekarza i nie muszą tracić czasu na długie oczekiwanie na połączenie telefoniczne, chętniej wracają do takiej placówki.

Większa dostępność dla nowych pacjentów

Wielu nowych pacjentów poszukuje lekarzy i placówek w Internecie, a rejestracja online może przyciągnąć ich uwagę i ułatwić pierwszy kontakt z lekarzem. Placówki, które wdrożą możliwość zapisów online, zwiększają swoją dostępność dla osób, które preferują szybkie i wygodne rozwiązania, zwłaszcza że dla wielu pacjentów najważniejszy jest dziś komfort użytkowania i oszczędność czasu.

Dostępność rejestracji online umożliwia nowym pacjentom sprawdzenie dostępnych terminów bez konieczności kontaktowania się z rejestracją, co daje im większą swobodę i pozwala dokonać decyzji w dogodnym dla nich momencie. Pacjent, który znajdzie placówkę w Internecie np. w niedzielę, od razu będzie mógł umówić termin wizyty i dopasować go do swoich planów. Nie musi czekać do następnego dnia, żeby zadzwonić do gabinetu i zapytać o dostępne miejsca.

Zbieranie i analiza danych o pacjentach

Wdrożenie e-rejestracji na stronę internetową gabinetu z systemem Proassist niesie za sobą dodatkową korzyść, jaką jest możliwość śledzenia konwersji z rejestracji online. System rejestracji online pozwala placówce na zbieranie informacji na temat słów kluczowych wpisywanych przez pacjentów w wyszukiwarkę. Analiza tych danych może pomóc lepiej dostosować ofertę do potrzeb pacjentów, a także zidentyfikować frazy, na które należy się pozycjonować w Google.

Zwiększenie konkurencyjności placówki

Placówki medyczne, które oferują rejestrację online, mogą zyskać przewagę konkurencyjną na rynku. Dla wielu pacjentów możliwość umówienia wizyty przez Internet staje się istotnym kryterium wyboru przy poszukiwaniu nowego lekarza lub placówki. Obecność e-rejestracji na stronie internetowej może sprawić, że placówka będzie bardziej atrakcyjna dla osób ceniących wygodę i nowoczesne rozwiązania.

Podsumowanie – dlaczego warto wprowadzić e-rejestrację

Rejestracja online na stronie internetowej lekarza to nie tylko wygoda dla pacjentów, lecz także narzędzie wspierające rozwój i pozyskiwanie nowych pacjentów. Oferując tę usługę, placówki medyczne mogą poprawić swoje relacje z obecnymi pacjentami, zwiększyć dostępność i elastyczność, a także lepiej zarządzać kalendarzem wizyt. W erze cyfryzacji i rosnących oczekiwań pacjentów warto postawić na rozwiązania, które pozwolą wyróżnić się na rynku i ułatwić życie zarówno pacjentom, jak i personelowi medycznemu.

Dodanie e-rejestracji na stronę www lekarza w Proassist jest bezpłatne, dlatego warto pomyśleć o tym rozwiązaniu. Pamiętajmy, że rejestracja online wspiera długoterminowe budowanie zaufania pacjentów do placówki oraz pozwala sprostać wymaganiom współczesnego rynku medycznego.

Outsourcing rejestracji telefonicznej i uruchomienie e-rejestracji w szpitalu 

Wyzwania związane z dużą liczbą zgłoszeń telefonicznych do szpitala

Szczepienia przebiegały w czterech etapach, każdy skierowany do konkretnej grupy pacjentów w określonym czasie. Ilość zgłoszeń szybko przerosła możliwości rejestracji telefonicznej placówki, co groziło:

🟠 przeciążeniem rejestracji i trudnościami w umawianiu innych wizyt – znaczny wzrost liczby połączeń telefonicznych od osób zainteresowanych szczepieniami utrudnił bieżącą pracę rejestratorek medycznych związaną z umawianiem pacjentów do poradni specjalistycznych zlokalizowanych w szpitalu, przesuwaniem wizyt, czy informowaniem umówionych pacjentów o konieczności zachowania odpowiednich środków ostrożności w związku z panującą epidemią,

🟠 brakiem możliwości odbierania wszystkich połączeń dotyczących szczepień -zbyt duża liczba połączeń powodowała, że nie wszyscy pacjenci mogli dodzwonić się do szpitala i umówić termin szczepienia. To powodowało nie tylko frustrację pacjentów, ale również chaos w rejestracji – osoby, które nie mogły się dodzwonić usiłowały dostać się do szpitala osobiście.

🟠 koniecznością zatrudnienia dodatkowego personelu, co wiązałoby się z czasochłonną rekrutacją i szkoleniem nowych pracowników – szpital nie mógł pozwolić sobie na rekrutację w okresie pandemii nie tylko ze względu na zagrożenie wirusem SARS-CoV-2, ale też dlatego, że nikt nie mógłby poświęcić wystarczająco dużo uwagi i wyszkolić nowego pracownika, ponieważ wszyscy mieli pełne ręce pracy.

W tej sytuacji ZOZ Łowicz potrzebował rozwiązania, które szybko i skutecznie odciążyłoby rejestrację oraz usprawniło proces zapisów na szczepienia.

Rozwiązanie problemu nadmiernej liczby połączeń przychodzących do placówki

Aby rozwiązać problem, szpital nawiązał współpracę z Proassist, decydując się na wykorzystanie usług rejestracji telefonicznej oraz internetowej.

✅ Zewnętrzna rejestracja telefoniczna

Zespół rejestratorek telefonicznych Proassist przejął zdalną obsługę zapisów na szczepienia. Dzięki temu:

🔹personel rejestracji mógł skupić się na bieżących obowiązkach,

🔹usprawniono proces zapisywania pacjentów, zwiększając efektywność wykorzystania dostępnych szczepionek,

🔹pacjenci byli kompleksowo informowani o konieczności wypełnienia ankiety kwalifikacyjnej i otrzymywali pełne wsparcie w organizacji wizyty.

Każdy zapis obejmował od razu dwa terminy szczepień, co eliminowało konieczność ponownego kontaktu i dodatkowo porządkowało grafik.

Jeśli chcesz wiedzieć, jak wygląda przebieg wdrożenia zdalnej rejestracji telefonicznej do placówki, sprawdź TUTAJ.

✅ Rejestracja online

Na stronie internetowej szpitala umieszczono dedykowaną zakładkę umożliwiającą zapisy na szczepienie przez Internet. Pacjenci mogli samodzielnie:

🔹 wybrać termin szczepienia,

🔹 wypełnić wymagane formularze,

🔹 sprawdzić dostępność miejsc zgodnie z wytycznymi dotyczącymi szczepionych grup.

Rejestracja online działała równolegle z telefoniczną, co zwiększyło dostępność terminów i odciążyło linie telefoniczne.

✅ Automatyzacja procesu komunikacji

Oprócz obsługi telefonicznej, szpital w Łowiczu postawił również na automatyczne wiadomości dla pacjentów. Dzięki temu:

🔹 pacjenci byli informowani e-mailem o terminie wizyty i otrzymywali ankietę do wypełnienia przed szczepieniem, co przyspieszało proces obsługi na miejscu

🔹 przypomnienia SMS i e-mail wysyłane dzień przed wizytą minimalizowały ryzyko nieobecności i skracały kolejki.

Wdrożenie usług Proassist zajęło zaledwie dwa dni robocze. Pierwszego dnia przygotowano wszystkie niezbędne wytyczne i wprowadzono listę pacjentów. Drugiego dnia o godzinie 9:00 konsultanci Proassist rozpoczęli odbieranie połączeń, a zakładka do rejestracji online pojawiła się na stronie ZOZ Łowicz.

W trakcie współpracy placówka zdecydowała się na otwarcie drugiego punktu szczepień. Dzięki elastycznym rozwiązaniom Proassist, terminarz nowego punktu został utworzony błyskawicznie, co umożliwiło obsługę większej liczby pacjentów.

Program dostosowany do potrzeb placówki medycznej

Ze względu na niepewność co do długości trwania procesu szczepień, umowa została skonstruowana w sposób elastyczny, uwzględniający liczbę wykonywanych szczepień. Wynagrodzenie Proassist było proporcjonalne do liczby podanych szczepionek, co zapewniło szpitalowi pełną kontrolę nad kosztami.

Dzięki wsparciu Proassist Zespół Opieki Zdrowotnej w Łowiczu skutecznie zrealizował zapisy na szczepienia przeciwko COVID-19, usprawniając komunikację z pacjentami i optymalizując pracę personelu. Rejestracja telefoniczna, internetowa, przypomnienia SMS oraz e-mail, a także automatyzacja procesów znacząco odciążyły szpital i przyczyniły się do zwiększenia dostępności szczepień dla mieszkańców.

Proassist to elastyczne i efektywne rozwiązanie dla placówek medycznych, które stoją przed wyzwaniami organizacyjnymi w obliczu rosnącego zapotrzebowania na usługi medyczne.

Proassist – jeden system medyczny do obsługi wielu gabinetów jednego specjalisty

Problemy wynikające z prowadzenia kilku gabinetów jednocześnie

Zarządzanie grafikami w różnych lokalizacjach

Praca w trzech różnych placówkach wymagała od doktora Błaszczyka prowadzenia oddzielnych grafików wizyt. Każdy kalendarz musiał być na bieżąco aktualizowany, aby uniknąć nakładania się wizyt. Było to czasochłonne i wymagało regularnego sprawdzania wszystkich terminarzy, co znacząco odciągało lekarza od innych obowiązków.

Utrudnienia w internetowej rejestracji wizyt

Pacjenci korzystający z rejestracji online często mieli problem z wyborem odpowiedniej lokalizacji wizyty. Na różnych stronach internetowych widniały różne adresy przy nazwisku tego samego specjalisty, co mogło prowadzić do nieporozumień i frustracji. To z kolei wiązało się z ryzykiem utraty części pacjentów, którzy zrezygnowali z zapisów z powodu komplikacji.

Proassist – system do zarządzania siecią placówek medycznych

Jeden zintegrowany kalendarz wizyt

Najważniejszym krokiem dla Doktora Błaszczyka było wdrożenie oprogramowania medycznego Proassist, które umożliwiło integrację grafików z trzech placówek w jednym miejscu. Dzięki temu:

✅ Wszystkie wizyty są widoczne w jednym kalendarzu, niezależnie od lokalizacji czy sposobu rejestracji.

✅ Doktor Błaszczyk może łatwo sprawdzić swój harmonogram za pomocą jednego loginu i hasła.

✅ System działa w chmurze, co pozwala na dostęp do grafików z dowolnego urządzenia, w tym z telefonu dzięki aplikacji mobilnej Proassist.

Usprawnienie rejestracji online

Aby ułatwić pacjentom zapisy na wizyty, założono dedykowaną stronę internetową doktora Błaszczyka z zakładką do rejestracji. Najważniejsze zmiany obejmowały:

✅ Pierwszy krok rejestracji to wybór lokalizacji gabinetu, co minimalizuje ryzyko pomyłek.

✅ Dopiero po wyborze placówki pacjent może wybrać usługę, co zapewnia przejrzystość procesu.

✅ Intuicyjny interfejs strony zachęca pacjentów do korzystania z rejestracji online, co zwiększa ich zadowolenie.

✅ Pacjent nie musi zakładać konta, żeby umówić wizytę.

Przypomnienia SMS z odpowiednimi danymi

Proassist umożliwia automatyczne wysyłanie przypomnień SMS o nadchodzących wizytach. W przypadku doktora Błaszczyka:

✅ Każda wiadomość zawiera dokładny adres i nazwę placówki, w której odbędzie się wizyta.

✅ Funkcjonalność ta pozwala zredukować liczbę nieodbytych wizyt i zwiększa satysfakcję pacjentów.

Zarządzanie dostępem do grafików

Oprogramowanie Proassist umożliwia delegowanie zarządzania grafikami. W przypadku doktora Błaszczyka:

✅ Każda placówka może mieć przypisany personel odpowiedzialny za wprowadzanie zmian do lokalnego grafiku.

✅ Zmiany wprowadzone w jednej placówce nie wpływają na grafiki w innych lokalizacjach, co zapewnia porządek i klarowność.

Podsumowanie – jak system Proassist pomaga zarządzać kilkoma gabinetami jednocześnie

Wdrożenie systemu Proassist w gabinetach doktora Damiana Błaszczyka pozwoliło na wyeliminowanie problemów wynikających z pracy w wielu lokalizacjach. Jeden zintegrowany kalendarz, ulepszona rejestracja online oraz możliwość zarządzania dostępem do grafików znacząco usprawniły codzienną pracę ortopedy. 

Dzięki nowoczesnym rozwiązaniom, takim jak mobilna aplikacja i automatyczne przypomnienia SMS, pacjenci otrzymują lepszą obsługę, a doktor Błaszczyk ma pełną kontrolę nad swoim harmonogramem.

Efekty z wdrożenia odpowiedniego oprogramowania:

Porządek w grafikach: wszystkie wizyty są dostępne w jednym miejscu, co pozwala na efektywne zarządzanie czasem.

Lepsza rejestracja online: pacjenci mogą łatwo zapisać się na wizytę w odpowiedniej placówce, co zwiększyło ich zadowolenie.

Zredukowane ryzyko nieodbytych wizyt: automatyczne przypomnienia SMS zwiększyły punktualność pacjentów.

Oszczędność czasu: dzięki zintegrowanemu systemowi doktor Błaszczyk może skupić się na leczeniu pacjentów, a nie na administracji i ciągłym sprawdzaniu kalendarzy. 

Prywatny gabinet medyczny zlokalizowany w szpitalu – historia klientki, która zdecydowała się skorzystać z rozwiązania Proassist

Prywatny gabinet ginekologiczny w budynku szpitala – problem z dodzwonieniem się do rejestracji

Doktor n. med. Małgorzata Pawlak to specjalista w zakresie ginekologii i położnictwa. Jest także założycielką szpitala ginekologiczno-położniczego MEDIKOR w Nowym Sączu, gdzie posiada gabinet medyczny, w którym przyjmuje swoje pacjentki.

Ze względu na specyficzną lokalizację prywatnego gabinetu Pani Doktor, pacjentki nie zawsze wiedziały, pod jakim numerem mogą dokonać zapisów na wizyty. Część z nich dzwoniła bezpośrednio do Pani Doktor, natomiast inne łączyły się ze szpitalem, pod numerem ogólnym.Prywatny gabinet nie miał przydzielonego odrębnego numeru telefonu ani osobnej rejestratorki, z którą osoby odbierające telefon mogłyby łączyć pacjentki.

Wynikiem tego był brak uporządkowania grafiku – część pacjentek była zapisywana w jednym ogólnym kalendarzu wizyt, a druga w terminarzu wizyt prowadzonym przez Panią Doktor. Takie prowadzenie rejestracji wizyt wprowadzało ogromny chaos i powodowało podwójne rezerwacje. 

Dodatkowo, na ogólny numer szpitala dzwonią także pacjenci w innych sprawach i jest ich znacznie więcej niż w jednoosobowym, prywatnym gabinecie, więc czas oczekiwania na połączenie jest dłuższy. Długie oczekiwanie w kolejce przez pacjentki pani Doktor było dodatkowym powodem ich frustracji – nie dość, że długo czekają na połączenie, to jeszcze ich wizyty są dublowane, więc w poczekalni również muszą spędzić więcej czasu. 

Dostosowanie systemu medycznego do indywidualnych potrzeb lekarza

Doktor Pawlak przyjmuje pacjentki w określone dni: wtorki, czwartki i piątki, przy czym w piątki wykonuje jedynie badania prenatalne. Kluczowe było takie ustawienie systemu, aby wykluczyć możliwość zapisów na konsultacje w piątki.

System Proassist umożliwił ustawienie limitu wizyt w określonych dniach, co pozwoliło dostosować grafik do indywidualnych potrzeb doktor Pawlak. Jeśli Pani Doktor zdecyduje się na zmianę trybu pracy, w każdej chwili może zmodyfikować limity nałożone w systemie.

Dzięki odpowiedniemu dostosowaniu systemu, rejestracja nie musi sprawdzać w notatkach informacji o specyfice pracy, a Pani Doktor nie musi martwić się, że ktoś zostanie błędnie zarejestrowany. System medyczny Proassist automatycznie blokuje niepożądane rezerwacje. 

Zewnętrzna rejestracja telefoniczna do jednoosobowego prywatnego gabinetu

Doktor Małgorzata Pawlak zdecydowała się na współpracę z Proassist, aby usprawnić rejestrację pacjentek i zoptymalizować funkcjonowanie gabinetu. Poniżej przedstawiamy, jakie zmiany zostały wprowadzone i jakie przyniosły efekty.

✅ Jeden numer telefonu do rejestracji wizyt

Pierwszym krokiem było uporządkowanie komunikacji telefonicznej. Wprowadzono jeden, dedykowany numer do rejestracji wizyt, który został opublikowany na stronie internetowej Pani Doktor. Pacjentki dzwoniące pod prywatny numer Pani Doktor są teraz automatycznie przekierowywane do rejestracji Proassist po 10 sekundach.

Korzyści:

🔹 Rodzina i znajomi Pani Doktor mogą nadal korzystać z jej prywatnego numeru, ponieważ ich kontakty zostały zablokowane w systemie przekierowań.

🔹 Pacjentki mają klarowną i szybką ścieżkę kontaktu z rejestracją, co znacząco poprawiło ich doświadczenie.

✅ Jeden, spójny kalendarz wizyt

Dzięki systemowi Proassist wszystkie wizyty są teraz zapisywane w jednym, zintegrowanym kalendarzu. Zarówno Pani Doktor, jak i współpracujące z nią położne mają dostęp do aktualnego harmonogramu, co umożliwia lepszą organizację pracy.

Efekt:

🔹 Eliminacja błędów w zapisach wizyt.

🔹 Możliwość bieżącej kontroli grafiku przez Panią Doktor.

Strona internetowa dla gabinetu z możliwością rejestracji online

Dla gabinetu Pani Doktor stworzono stronę internetową, która pełni funkcję wizytówki online. Pacjentki mogą znaleźć tam informacje o usługach, cenniku i lokalizacji gabinetu. Strona została zintegrowana z mapami Google, co ułatwia odnalezienie placówki.

Najważniejszym elementem witryny jest zakładka do rejestracji online, działająca 24/7. Pacjentki mogą teraz umawiać wizyty w dogodnym dla siebie czasie, bez konieczności wykonywania telefonu.

Wynik:

🔹 39% pacjentek dokonuje zapisów przez Internet.

🔹 Zmniejszono obciążenie rejestracji telefonicznej.

Automatyczne wiadomości SMS z przypomnieniem o umówionej wizycie 

Pani Doktor postanowiła również wdrożyć w swoim gabinecie dodatkową funkcję w systemie Proassist – automatyczną wysyłkę przypomnień SMS. Informują one pacjentki o zbliżającym się terminie wizyty. Dzięki temu liczba pacjentek, które nie pojawiały się na umówionych konsultacjach, znacząco spadła.

Efekt:

🔹 Wzrost punktualności pacjentek.

🔹 Redukcja luk w grafiku i marnowania czasu pracy.

Podsumowanie – dlaczego warto wybrać Proassist do obsługi gabinetu prywatnego 

Wdrożenie usług Proassist pozwoliło na kompleksowe usprawnienie pracy gabinetu ginekologicznego prowadzonego w szpitalu. Dzięki zintegrowanej rejestracji, stronie internetowej i narzędziom przypominającym o wizytach, Doktor Małgorzata Pawlak nie tylko uporządkowała swoje grafiki, ale również zwiększyła dostępność swoich usług dla pacjentek.

Jeśli zmagasz się z podobnymi wyzwaniami w swojej placówce medycznej, skontaktuj się z nami! Rozwiązania Proassist pomogą Ci zorganizować pracę Twojego gabinetu i poprawić satysfakcję pacjentów.

Logo PROASSIST z zielonym łukiem przy literze P i niebieskim trójkątem jako literą A.

Zamów bezpłatne
połączenie w 5 minut!

Jesteśmy gotowi, aby odpowiedzieć na wszystkie Twoje pytania.

Dział sprzedaży
Dział sprzedaży dostępny jest od poniedziałku do piątku w godzinach od 08:00 do 16:00.

Inne opcje kontaktu:

Wysyłając formularz, wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z Polityką Prywatności Proassist.