proassist logo

Jak przygotować się do kontroli wojewody?

Odwiedź grupę na Facebooku, aby mieć stały dostęp do informacji z branży medycznej
Kontrola wojewódzka budzi wiele obaw wśród właścicieli placówek medycznych. Na szczęście właściwe przygotowanie do niej pozwala na jej łatwe przejście. Kontrola wojewody zdaniem naszego gościa, właściciela Kancelarii Adwokackiej Bartosza Achlera to czynność, której nie trzeba się obawiać.

Obejrzyj nasz webinar, który prowadziliśmy w ramach Akadmeii Proassist na temat Jak przygotować się do kontroli wojeowdy?

Webinar przeprowadził Jacek Piaseczyński z Proassist, oraz Bartłomiej Achler z Prawo dla zdrowia.

Jaki jest zakres kontroli wojewody?

Zgodnie z ustawą o działalności leczniczej (art. 111) Organ prowadzący rejestr jest uprawniony do kontroli podmiotów wykonujących działalność leczniczą w zakresie zgodności wykonywanej działalności z przepisami określającymi warunki wykonywania działalności leczniczej. Regulacji prawnych odnośnie prowadzenia działalności medycznej jest bardzo dużo, biorąc pod uwagę jednak towarzyszącą prowadzenia działalności odpowiedzialność i nie możemy być zaskoczeni. Ze względu na to nasz gość poleca dla wszystkich właścicieli placówek medycznych możliwość zadbania o to, aby w przypadku pojawienia się jakichkolwiek wątpliwości lub problemów, związanych z regulacjami prawnymi, móc skontaktować się z zaprzyjaźnionym prawnikiem.

Przykładowy zakres kontroli wojewody

Zgodność prowadzonej działalności z treścią wpisu RPWDL (Rejestr Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą). Ujawniona musi być struktura podmiotu, a każda zmiana musi być zgłoszona w ciągu 14 dni – niezbędna jest zgodność świadczenia usług z tymi zgłoszonymi do rejestru. Regulamin organizacyjny musi być również zgodny z treścią wpisu w RPWDL i ze stanem faktycznym.

Przykład praktyczny:   

Prowadzona placówka medyczna świadczy usługi z zakresu poradni ginekologicznej. Ze względu na duże zainteresowanie konieczne jest zatrudnienie drugiego ginekologa. Taka czynność nie wymaga aktualizacji świadczonych usług, które znajdują się we wpisie. Natomiast, jeśli do tej pory prowadzana była prakyka lekarska w konkretnej specjalizacji (np. ginekologicznej), a właściciel zamierza rozpocząć współpracę z neurologiem – taka zmiana wymaga aktualizacji wpisu do RPWDL w ciągu 14 dni. 

Bartosz Achler odradza jednak wpisywania do RPWDL od razu wszystkich możliwych pól działalności. Zakres musi być zgodny ze stanem faktycznym pod rygorem odpowiedzialności karnej. Złożenie fałszywego oświadczenia może skutkować bowiem nie tylko poniesieniem odpowiedzialności karnej, ale również wykreśleniem placówki w rejestru automatycznie. 

Jeśli następuje rezygnacja ze świadczenia usług konkretnego specjalisty i nie przyjmujemy innego lekarza na jego miejsce, należy zaktualizować regulamin organizacyjny i zaktualizować informacje w RPWDL.

Zakres kontroli - ciąg dalszy

Prawidłowo prowadzona dokumentacja medyczna, pobieranie opłat i ogólnodostępny cennik, zawarty w regulaminie organizacyjnym. Należy zwrócić także uwagę na materiały udostępniane na stronie internetowej, która jest chętnie oglądana nie tylko przez potencjalnych Pacjentów, ale również urzędników. Najprawdopodobniej, nastąpi aktualizacja odnośnie aktualizacji zdarzeń medycznych. Wszystko zależy od zakresu kontroli Wojewody. 

Prawa Pacjenta wymagane jest udostępnieniem w miejscu ogólnodostępnym informacji o prawach Pacjenta (karta praw Pacjenta).

Księga Przyjęć - czy trzeba ją prowadzić?

Jeśli prowadzona jest cała dokumentacja medyczna w formie elektronicznej, to Księga Przyjęć nie jest wymagana. Natomiast niewiele jest do tej pory placówek medycznych, które całkowicie przechodzi na prowadzenie dokumentacji medycznej. Księga Przyjęć jest zatem wymagana w placówkach, które do tej pory nie zostały w pełni zdigitalizowane.   

Plany kontroli są upubliczniane – wystarczy wpisać w wyszukiwarkę Plan Kontroli Zewnętrznych Urząd Wojewódzki (konkretne województwo) + rok – dzięki temu w pliku PDF możemy dowiedzieć się, czy dana placówka medyczna jest na tej liście i w którym kwartale należy spodziewać się kontroli. W sytuacjach nadzwyczajnych (związanych z doniesieniem) kontrola i tak może zjawić się mimo braku jej wcześniejszego planowania. W tym miejscu znajdzie się również ogólny zakres kontroli. 

Ubezpieczenie OC – kwestia ważności polisy wraz z jej dopasowaniem na rodzaj i zakres świadczeń oraz suma ubezpieczenia. 

Pomieszczenia i sprzęt – tytuł prawny do lokalu (umowa najmu lokalu), spełnienie zakresu wymagań z Rozporządzenia Ministerstwa Zdrowia. Jeśli wcześniej została przygotowana Opinia Sanitarna lub kontrola Sanepidu – kontrolujący po prostu weryfikują jej zgodność. Jeśli chodzi o urządzenia – należy posiadać karty serwisowe i gwarancyjne konkretnego sprzętu. 

Odpady medyczne – wpis do BDO, umowa odbioru odpadów, dokumentacja utylizacji. Brak spełnienia obowiązku wpisu do BDO jest zagrożone karą grzywny do 5 tysięcy złotych.

Wszczęcie kontroli - w jaki sposób następuje?

Rozpoczęcie kontroli: 
art. 112 u.d.I: 
do kontroli stosuje się przepisy ustawy Prawo przedsiębiorców. 

Wyjątki: 

Nie są stosowane przepisy dotyczących: 

zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli (art. 48) 
zakazu prowadzenia więcej niż jednej kontroli (art.54) 
maksymalnego czasu trwania kontroli (art. 55) 
Kontrolujący nie przychodzą bez zapowiedzi (otrzymujemy informację np. poprzez dokument), a w związku z obowiązkiem braku prowadzenia kontroli w sposób, który uniemożliwi prowadzenie działalności, najczęściej są kontrole nie nakładają się. Czas trwania kontroli dla małych placówek to około 12-18, a dla dużych firm 48 dni. Bardzo rzadko zdarza się, aby czas trwania kontroli był dłuższy niż termin w ustawie.

Najważniejsze dokumenty w postępowaniu kontrolnym.

Upoważnienie do wykonywania czynności kontrolnych, musi zawierać:  

    • podstawę prawną, 
    • oznaczenie organu kontroli, 
    • datę i miejsce wystawienia, 
    • imię i nazwisko pracownika organu kontroli uprawnionego do przeprowadzenia kontroli oraz numer jego legitymacji służbowej, 
    • oznaczenie przedsiębiorcy objętego kontrolą, 
    • określenie zakresu przedmiotowego kontroli
    • wskazanie daty rozpoczęcia i przewidywanego terminu zakończenia kontroli – brak powoduje, że nie można przeprowadzać kontroli, 
    • imię, nazwisko oraz podpis osoby udzielającej upoważnienia z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji, 
    • pouczenie o prawach i obowiązkach

Obowiązki kontrolujących

Prowadzenie kontroli w sposób niezakłócający działania placówki i zgodnie z prawem.

Obowiązek okazania upoważnienia do kontroli.

Prawa kontrolujących

  • żądanie informacji i dokumentacji,
  • udział w czynnościach związanych z udzielaniem świadczeń zdrowotnych, 
  • wgląd do dokumentacji medycznej, 
  • żądanie ustnych i pisemnych wyjaśnień, 
  • wstęp do pomieszczeń podmiotu wykonującego działalność leczniczą, 
  • ocena realizacji zadań określonych w regulaminie organizacyjnym lub statucie w tym dostępności i jakości udzielanych świadczeń zdrowotnych. 

Dane osobowe i dokumentacja medyczna

Dokumentację medyczną udostępnia się organom władzy publicznej w zakresie niezbędnym do wykonywania przez te podmioty ich zadań, w szczególności nadzoru i kontroli.

Tajemnica prawnie chroniona

Uzyskane w trakcie kontroli informacje, dokumenty i inne dane zawierające tajemnicę prawnie chronioną kontrolowanego nie mogą być przekazywane innym organom oraz ujawnione. 

Wyjątki: 

  • ochrona życia lub zdrowia 
  • żądanie sądu lub prokuratury

Prawa kontrolowanych

  • obecności w trakcie przeprowadzania czynności kontrolnych – osobiście lub przez osobę upoważnioną na piśmie (przykładowe wyjątki: bezpośrednie zagrożenie zdrowia lub życia, przeciwdziałanie popełnieniu przestępstwa), nieobecności nie wlicza się do trwania kontroli, jeżeli uniemożliwiła jej prowadzenie. 
  • składanie oświadczeń i wyjaśnień, 
  • wniesienia sprzeciwu wobec podjęcia i wykonywania przez organ kontroli czynności z naruszeniem przepisów.

Obowiązki kontrolowanych

  • upoważnienie innej osoby do reprezentowania placówki podczas kontroli, w przypadku gdy nie jest to kierownik podmiotu, 
  • prowadzenie książki kontroli i udostępnianie jej na żądanie kontrolujących, 
  • zapewnienie warunków i środków niezbędnych do wykonywania czynności kontrolnych w tym: 
  • dostarczenie wymaganych dokumentów, 
  • zapewnienie terminowego udzielania ustnych i pisemnych wyjaśnień przez pracowników, dokonywanie w książce kontroli wpisu informacyjnego o wykonaniu zaleceń pokontrolnych bądź wpisu o ich uchyleniu przez kontrolującego lub jego organ nadrzędny, albo sąd administracyjny. 

Kiedy można wnieść sprzeciw? Można go wnieść w momencie otrzymania informacji o tym, że kontrola się odbędzie lub w toku kontroli. 

naruszenie przez kontrolujących przepisów: 

  • art. 49 (upoważnienie), 
  • art. 50 ust. 1 i 5 (obecność kontrolowanego), 
  • art. 58 (ponowna kontrola tego samego zakresu). 
  • Samo wniesienie sprzeciwu powoduje zaprzestanie kontroli.

Jak wnieść sprzeciw?

Należy go wnieść do Wojewody i powiadomić kontrolujących. Możliwy termin na sprzeciw to 3 dni robocze. Wymagane jest również uzasadnienie. Sprzeciwu musi być pisemny i musi zawierać uzasadnienie.

Skutki wniesienia sprzeciwu

Wstrzymanie: 

  • czynności kontrolnych, 
  • biegu czasu trwania kontroli, 

Wyjątek to zabezpieczenie dowodów 

  • dokumenty
  • informacje 
  • nośniki informacji 

W przypadku, kiedy stanowią lub mogą stanowić dowód w toku kontroli. 

Organ (Wojewoda) musi w terminie 3 dni rozpoznać sprzeciw i możliwe jest odstąpienie od czynności kontrolowanych lub kontrolowaniu czynności kontrolowanych. Jeśli kontrolowany nie jest zadowolony z decyzji Wojewody może złożyć zażalenie. 

Skarga na przewlekłość – skarga do WSA na przewlekłość czynności kontrolnych 

  • nie jest ograniczona żadnym terminem,
  • nie powoduje zaprzestania kontroli, 

Zakończenie kontroli wynika z protokołu kontroli. 

Najważniejsze elementy, jakie powinny znaleźć się w protokole kontroli to: 

  • opis stanu faktycznego, 
  • stwierdzone nieprawidłowości, 
  • wnioski osób wykonujące czynności kontrolne, 
  • informacja o braku zastrzeżeń albo informacja o odmowie podpisania protokołu oraz podanie przyczyny odmowy
  • 2 egzemplarze

Zastrzeżenia do protokołu

  • przed podpisaniem: umotywowane zastrzeżenia – co do faktów stwierdzonych w trakcie kontroli opisanych w protokole, osoby wykonujące czynności kontrolne są obowiązane zbadać dodatkowo te fakty i uzupełnić protokół. 
  • po podpisaniu: w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołów, kierownik ma prawo do wniesienia zastrzeżeń, co do sposobu przeprowadzenia czynności kontrolnych oraz ustaleń zawartych w protokole. 

Zalecenia pokontrolne

zobowiązanie placówki do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości 

  • termin na usunięcie 
  • termin na poinformowanie wojewody o wykonywaniu zaleceń. 

Wykreślenie z RPWDL 

  • złożenie fałszywego oświadczenia z art. 100 ust. 2 u.d.i., 
  • rażące naruszenie warunków – wymaganych do wykonywania działalności objętej wpisem, 
  • niewykonywanie zaleceń pokontrolnych, 

Jak przygotować się do kontroli wojewody?

Dokumentacja 

  • KRS/ wpis do Ewidencji Działalności Gospodarczej, 
  • tytuł prawny do lokalu oraz decyzja sanepidu o dopuszczeniu, umowa ubezpieczenia, 
  • regulamin organizacyjny podmiotu leczniczego, 
  • statut (w przypadku podmiotu leczniczego niebędącego przedsiębiorcą), 
  • prawa do wykonywania zawodu (lekarz, pielęgniarka, położna),
  • dokumentacja potwierdzająca kwalifikacje zawodowe (inne zawody medyczne), zaświadczenie lekarskie o spełnieniu przez personel wymagań zdrowotnych, 
  • umowa na serwisowanie aparatury i sprzętu medycznego, 
  • Dokumentacja techniczna sprzętu i urządzeń (paszport techniczny, karta gwarancyjna, certyfikat, pozwolenie na użytkowanie),
  • Decyzja właściwego Inspektora Sanitarnego dla pomieszczeń i urządzeń podmiotu wykonującego działalność leczniczą, 
  • Dokumentacja dotycząca funkcjonowania pracowni RTG i urządzeń emitujących promieniowanie jonizujące.
  • Umowy na świadczenie usług zdrowotnych/diagnostycznych, na transport medyczny, na sterylizację urządzeń. 

Jeśli w dokumentacji wszystko jest prawidłowe, nie powinieneś obawiać się kontroli. 

Jesteś managerem lub właścicielem placówki?

Obecnie wszyscy nasi eksperci są poza biurem. Zostaw swój numer telefonu, a my oddzwonimy do ciebie, aby zaprezentować Ci funkcje, które usprawnią pracę w Twojej placówce!

Cześć!

Podaj numer telefonu,
a oddzwonimy
do 2 minut!