Jak wybrać program medyczny dla gabinetu lekarskiego?

Kalendarz do zapisywania wizyt ma każdy system, więc na początek spisz listę, co jeszcze będzie Ci potrzebne. Tutaj przygotowaliśmy dla Ciebie zestawienie najlepszych funkcjonalności dla nowo otwartych gabinetów, dla placówek, które dopiero się otwierają, ale chcą mieć fajnie wdrożony system od początku działania.

Zastanów się więc, czy potrzebujesz:

– szybkiej i sprawnej komunikacji SMS z poziomu komputera

– przesyłać pacjentom wiadomości o konieczności przygotowania się do zabiegu lub informować ich o zaleceniach po wizycie i czy to powinno być wysyłane automatycznie

– udostępnić pacjentom możliwość rezerwacji wizyt przez Internet (w naszej ocenie to must have)

– wdrożyć system przedpłat na droższe i czasochłonne zabiegi, żeby mieć pewność że pacjent się pojawi

Co powinieneś zrobić, gdy otwierasz placówkę medyczną lub zaczynasz pracę we własnym gabinecie medycznym i co powinieneś uwzględnić przy wyborze oprogramowania medycznego do nowej placówki?

Sprawdzić, jak długo firma działa na rynku. Dzięki temu możesz liczyć na ich wskazówki i wiedzę, jak inne gabinety ułożyły swoje procesy .

Sprawdzić, czy firma jest oprogramowaniem medycznym i jest zgodna z rozporządzeniem MInistra Zdrowia z 6 kwietnia 2020 r. w sprawie rodzajów zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania.

Możesz poprosić o taki dokument, a dzięki tej szybkiej weryfikacji będziesz mieć pewność, że dane medyczne są przechowywane na serwerach w Polsce – takie są wymogi i nie mogą być obchodzone! Dlatego uważaj na wszystkie firmy, które oferują integrację z popularnym kalendarzem google, bo dane pacjentów w kalendarzu google najczęściej przechowywane są na serwerach w Irlandii czyli poza obszarem RP. A to rodzi wiele problemów. Sprawdzając te informacje, nie będziesz mieć też problemów z tym, żeby odzyskać dane, bo program medyczny musi oddać dane pacjentów i dokumentacje. W przeciwieństwie do tego jakbyś wykupił licencję w zwykłym systemie do rezerwacji wizyt.

Sprawdzić, czy firma dostarczająca oprogramowanie medyczne oferuje wdrożenie, czyli szkolenie z programu – na początku uruchamiania palcówki jest wiele rzeczy, których musisz się nauczyć, nie ma potrzeby żebyś pewnie rzeczy sam musiał zdobywać, uczyć się – lepiej jak zostaniesz przeszkolony przez firmę, która jest twórcą programu.

Sprawdzić godziny pracy działu pomocy technicznej. Jeśli Twój gabinet jest czynny do 18, a dział pomocy technicznej kończy pracę o 16, to te dwie godziny teoretycznie jesteś sam, bez wsparcia gdyby wydarzyły się jakieś problemy.

Sprawdzić, czy firma oferuje pomoc we wdrażaniu certyfikatów P1 i ZUS – dlaczego ta pomoc jest potrzebn? Bo po pierwsze wiemy, że wygenerowanie certyfikatów wcale nie jest łatwe, a jeśli firma zajmująca się oprogramowaniem oferuje wsparcie, to Oni na co dzień pomagają klientom i mają swoje sposoby na pobranie. Dodatkowo, pokierują Cię, jak wgrać te certyfikaty, żebyś mógł raportować zdarzenia medyczne i wystawiać recepty czy zwolnienia.

Sprawdzić, czy program jest w chmurze – nie musisz się martwić o kopie zapasowe, o zniszczony sprzęt i utratę dostępu czy nawet o przerwę w dostawie prądu i internetu bo zawsze mozesz wejsc na aplikację mobilną (o ile ta firma ma aplikację mobilną) i z tego poziomu obsługiwać pacjentów. Sprawdzić, czy w jednym oknie prowadzenia wizyty jesteś w stanie pracować, czy musisz przelogowywać do innych systemów lub otwierać inne, dodatkowe programy.

Sprawdzić, czy system medyczny ma możliwość tworzenia formularza do umawiania wizyt przez Internet. Dziś obserwujemy znaczny ruch i zwiększenie ilości umówionych wizyt przez Internet – pacjenci nie mają czasu i nie lubią dzwonić do rejestracji, żeby się umówić. Patrzą na to przez pryzmat oszczędności czasu – po co mają czekać na linii od kilku do kilkunastu minut, jeśli za pomocą kilku kliknięć mogą sami wybrać termin i umówić się na wizytę?

Sprawdzić, czy system ma potwierdzania i przypomnienia o wizytach – pewnie na początku nie będziesz mieć czasu ani zasobów do tego, aby kontaktować się z każdym pacjentem. Poza tym, dziś jesteśmy przyzwyczajeni, że potwierdzenia i powiadomienia o rezerwacjach dostajemy w formie SMS lub mail.

Dodatkowo, zweryfikuj:

– jak wygląda raportowanie zdarzeń medycznych (jeśli Twoja specjalizacja wymaga tworzenia EDM)

– czy oprogramowanie pozwala wystawiać recepty i posiada bazę leków

– czy ma usprawnienia, które pomogą zrezygnować np. z drukarki, bo dokumenty mogą być podpisywane elektronicznie – dzięki nowelizacji kodeksu cywilnego w 2016 w Twoim gabinecie mogą być podpisywane dokumenty w formie elektronicznej – nie musisz na start kupować drukarki i skanera.

Co to jest API? Jak wykorzystać API w branży medycznej?

Ostatnio bardzo dużo słyszy się o tym, że API ułatwia życie, że integracje różnych systemów pozwalają zwiększyć zyski i w ogóle, że zdolność do łatwej integracji różnych systemów staje się nie tylko atutem, ale koniecznością. Ale o co tak właściwie chodzi, czym jest API i w jaki sposób można wykorzystać API w gabinecie medycznym? Na te pytania postaramy się odpowiedzieć Ci w poniższym artykule. W końcu jesteś specjalistą z branży medycznej, a nie informatykiem, więc masz prawo nie wiedzieć wszystkiego 🙂

API (Application Programming Interface) to most, który umożliwia różnym programom komunikację między sobą, bez potrzeby manualnego (czyli ręcznego) wprowadzania danych czy logowania się do różnych systemów. Jeśli jesteś managerem placówki medycznej lub jej właścicielem i szukałeś rozwiązania, które pozwoli Ci łączyć funkcjonalności różnych programów, to tym rozwiązaniem jest właśnie API.

Wykorzystanie API może oznaczać znaczną poprawę efektywności, bezpieczeństwa i satysfakcji Twoich pacjentów. W jaki sposób? Już tłumaczymy.

Zacznijmy od podstaw. API to zestaw reguł i definicji, który pozwala jednym programom komunikować się z innymi. Można to porównać do kelnera w restauracji, który przekazuje zamówienie od klienta do kuchni i z powrotem.

Przykład w kontekście medycznym: lekarz nie musi logować się do rządowego systemu, aby wystawić e-receptę. Dzięki API, system, z którego korzysta Twoja placówka medyczna na co dzień, komunikuje się bezpośrednio z systemem rządowym, automatycznie przesyłając potrzebne informacje. Dlatego lekarz nie musi powtarzać czynności. Wystarczy, że przeprowadzi wizytę w systemie medycznym, a połączenie z gabinet.gov.pl sprawi, że wszystko, co musiałby dodatkowo wypełniać ręcznie – zostanie automatycznie uzupełnione. Dla użytkownika to znaczne usprawnienie i skrócenie pracy.

W jaki sposób możesz wykorzystać API w branży medycznej?

Receptomat:
Dzięki integracji, którą proponuje Proassist, placówki medyczne mogą wprowadzić innowacyjne podejście do procesu wystawiania recept. Poprzez integrację z naszym API, Receptomat łączy systemy zarządzania placówką z procesem receptowania. Lekarze mogą wypełnić formularz medyczny online dotyczący leków lub przypadłości, a następnie wydać e-receptę, która trafia bezpośrednio do pacjenta za pośrednictwem SMS-a. To nie tylko usprawnia proces, ale także zwiększa komfort pacjentów i redukuje obciążenie administracyjne.

Personalizowana rejestracja online:
Jeśli masz własną stronę Internetową lub profil w social mediach, przez które chcesz zdobywać nowych pacjentów, świetnym rozwiązaniem dla Ciebie będzie skorzystanie z e-rejestracji. Wprowadzenie rejestracji online jest ukłonem w stronę pacjentów, którzy nie mają czasu na dzwonienie do rejestracji lub zwyczajnie nie lubią rozmawiać przez telefon. E-rejestracja to dla nich dodatkowa możliwość umówienia się na wizytę, która jest dostępna także w godzinach, w których pracownicy placówki medycznej smacznie śpią. Dzięki integracji API Proassist z systemami zarządzania placówką medyczną, możemy zapewnić naszym klientom stworzenie intuicyjnych platform do rejestracji online dla pacjentów. Nasze rozwiązanie umożliwia szybkie i łatwe umawianie wizyt, co znacząco odciąża personel i podnosi poziom zaufania pacjentów do placówki. Ponadto, dzięki API będziesz mógł dostosować panel e-rejestracji do własnych oczekiwań – wybrać kolory swojej marki, ustawić ulubioną czcionkę, itp.

Portal pacjenta z dostępem do wyników:
Dzięki wykorzystaniu API, systemy laboratoryjne mogą być połączone z elektronicznymi systemami zdrowotnymi, automatycznie udostępniając wyniki badań w portalu pacjenta. To rozwiązanie znacząco skraca czas oczekiwania na informacje o stanie zdrowia, zwiększa przejrzystość procesu diagnostycznego i buduje zaufanie między pacjentami a placówkami medycznymi.

Automatyczne przypomnienia o wizytach i badaniach:
Wykorzystanie API pozwala na automatyzację procesu generowania i wysyłania przypomnień o nadchodzących wizytach lekarskich i konieczności wykonania badań kontrolnych. Jest to niezwykle ważne dla utrzymania ciągłości opieki i zwiększenia skuteczności leczenia, ponieważ pomaga zmniejszyć liczbę nieobecności na umówionych spotkaniach i zachęca pacjentów do regularnego monitorowania ich stanu zdrowia. Daje to także materialną korzyść Twojej placówce medycznej, ponieważ pacjent, który otrzyma przypomnienie i umówi się na wizytę, będzie musiał za nią zapłacić.

Jak widzisz, dzięki rozwiązaniom opartym na API, placówki medyczne mogą nie tylko usprawnić swoje procesy, ale także zaoferować pacjentom wyjątkowe, personalizowane oferty. Przekłada się to na zwiększenie satysfakcji i zadowolenia pacjenta, który lubi, gdy placówka jest dla niego przyjazna. Taki zadowolony i szczęśliwy pacjent będzie wracał do Twojej placówki, co pozwoli Ci nie tylko zwiększyć zyski, ale także zapełnić grafiki.

Konieczność używania coraz większej ilości programów, przetwarzania coraz większej ilosci danych i wykonywania coraz większej ilości cyfrowej “papierologii” sprawia, że potrzebujemy automatyzacji niektórych procesów. Mając do dyspozycji narzędzia, które mogą skrócić takie dodatkowe czynności, lekarze będą mogli lepiej skupić się na pacjentach.

API jest kluczowym elementem umożliwiającym integrację i automatyzację procesów w branży medycznej. Dla managerów placówek medycznych, inwestycja w rozwiązania wykorzystujące API, to krok ku zwiększeniu efektywności, poprawie bezpieczeństwa danych i zapewnieniu wyższego poziomu satysfakcji pacjentów. Przystępność i możliwości, jakie oferuje technologia API, otwierają nowe horyzonty dla rozwoju oprogramowania medycznego, umożliwiając świadczenie usług na najwyższym poziomie.

Twój system medyczny nie ma wybranych funkcjonalności, które widzisz w Proassist i zastanawiasz się, czy oba programy można jakoś połączyć? Nie chcesz zmieniać systemu medycznego na inny, ale chciałbyś dodać coś do programu, z którego korzystasz? Zwykle w takich wypadkach rozwiązaniem jest integracja systemów dzięki API. Proassist jest gotowe do integracji z innymi systemami, co pozwala na rozszerzenie funkcjonalności bez konieczności rezygnacji z dotychczas używanego oprogramowania. Skontaktuj się z doradcą Proassist i zapytaj o możliwości integracji. Jesteśmy tutaj, aby pomóc Ci dostosować nasze rozwiązania do Twoich unikalnych potrzeb i wymagań.

Kwietniowa aktualizacja systemu medycznego Proassist

Kwietniowa aktualizacja systemu medycznego Proassist.

Przedstawiamy Wam listę nowości, nad którym pracowaliśmy w ostatnim czasie. Czekaliśmy na ostateczną decyzję w sprawie recept 365, żeby aktualizacja systemu była w jednym czasie.

Z całej listy poprawek, ulepszeń i usprawnień w tym artykule zebraliśmy te, które mogą Cię zainteresować. Odszukaj nowość, a następnie sprawdź jej działanie w opisanym artykule, który znajduje się w bazie wiedzy.

1. Zacznijmy od usprawnień, które wprowadziliśmy do modułu zarządzania fakturami w gabinecie medycznym. Korekty faktur pozwalają szybko i skutecznie poprawić błędy występujące na dokumentach finansowych, takie jak pomyłki w kwotach czy danych klienta. Zakres możliwości w ostatniej aktualizacji poszerzyliśmy o:

– tworzenie korekty faktury,
– edycję korekty faktury
– możliwość wyfiltrowania korekt faktur (dodatkowy filtr),
– tworzenie listy korekt faktur,
– drukowanie korekty faktury, – możliwość mailowej wysyłki korekty faktury,
– zaciąganie kraju na fakturze i korekcie faktury, – dodanie korekt do pliku jpk VAT.

2. Kolejną nowością jest blokada wieku pacjenta dla wykonywanej procedury, usługi medycznej. Jeśli lekarz wykonuje konkretną procedurę medyczną (usługę) od określonego wieku, wtedy wystarczy taką informację podać w systemie Proassist. Kiedy rejestratorka wybierze usługę i wpisze numer PESEL pacjenta, który nie spełni kryterium wieku – system wyświetli komunikat. Pacjent nie może zostać zapisany na usługę z uwagi na wiek. Dzięki tej funkcji rejestratorka nie musi pamiętać o tym, do jakiego lekarza, na jaką usługę i w jakim wieku, może umawiać pacjentów. To zdecydowanie ułatwi jej pracę, a także pozwoli uniknąć ewentualnych błędów w rejestracji.

4. Kolejnym ważnym krokiem jaki wykonaliśmy jest udostępnienie modułu wystawiania recept na ordynację przez pielęgniarki i położne. Dzięki temu już od teraz pielęgniarki położne mogą wystawiać recepty z refundacją.

Pielęgniarki i położne posiadają wiedzę i umiejętności w zakresie farmakologii i diagnostyki, dlatego wprowadzenie możliwości wystawiania recept pozwala zwiększyć dostępności do opieki zdrowotnej. Natomiast, żeby proces wystawiania recept był skuteczny i bezpieczny, potrzebny jest odpowiedni program medyczny, który pozwala wystawiać recepty na leki objęte ordynacją. Takim systemem jest Proassist.

5. Zajęliśmy się także przyspieszeniem pracy z cyklicznymi wydarzeniami. Przyjmujesz pacjentów na cykl wizyt i chcesz szybko zaproponować im wszystkie terminy? Z systemem Proassist nie musisz pojedynczo wybierać terminów dla pacjentów, którzy przychodzą do Twojego gabinetu cyklicznie. Wybierz jak często pacjent potrzebuje wizyty w Twoim gabinecie, a system sam zaproponuje Ci listę terminów. Możesz wybrać odpowiedni dla pacjenta okres, czy też interwał wizyt. Na przykład wizyty cykliczne od 1-14 dni, a następnie co 3,4,5,6 tygodni.

6. Możliwość zmiany wizyty stacjonarnej w videowizytę (włączenie całości automatyzacji).

Pacjent jednak nie pojawi się na wizycie w gabinecie, tak jak planował, ale jest możliwa rozmowa online? Lekarz nie dotrze do gabinetu, ale mógłby przyjąć pacjenta na wideokonsultacje? A może po prostu nastąpiła zwykła pomyłka i pacjent został zpaisnay na wizytę stacjonarnia w gabinecie zamiast na wideo-rozmowę?

Nie ma problemu, po najnowszej aktualizacji wystarczy zmienić status wizyty, a następnie zostanie uruchomiona cała sekwencja związana z wysłaniem linku do pokoju wideo. Nie trać czasu na dodatkowe wysyłanie maili i dostępów, prowadź wizyty i konsultacje w taki sposób, jaki jest wygodny dla Ciebie i pacjenta.

7. Integracja z zewnętrznym, rządowym systemem ZUS jest niezwykle ważna, lekarz wystawiający zwolnienie nie musi się logować do innych systemów, robi to wszystko w ramach programu Proassist. W jednym miejscu wypełnia dokumentację medyczną, raportuje zdarzenia, wystawia receptę i zwolnienie. W tym temacie wdrożyliśmy poprawki, o które prosili nas nasi użytkownicy:

– możliwość pobrania dla pacjenta lub pobrania dla opiekuna historii zwolnień,
– e-ZLA po ustaniu zatrudnieniu – możliwośc braku wysyłki, – e-ZLA do kilku płatników naraz,
– e-ZLA – druk dla opiekuna, – pobieranie danych opiekuna prawnego,
– dodane wskazania lekarskie i kod choroby na wydruku,
– dodanie nazwy kraju i nr dokumentu tożsamości do ZLA do opiekuna gdy ubezpieczony „w innym państwie”,
– dodanie kolumny z NIP-em i opieką na liście wystawionych e-ZLA,
– dodanie NIPu do zaleceń po wystawieniu zwolnienia.

8. Najważniejsza zmiana, to zmiana dotycząca e-recept. W kwietniu prawo zmieniło zasady wystawiania rocznych recept i tym samym system Proassist musiał dopasować się do tych zasad, żeby lekarze mogli kontynuować swoją pracę.

Zmiana ta jest niezbędna do prawidłowego działania mechanizmu wyliczania ilości produktu do wydania, gdyż wymaga on, by osoba wystawiająca e-receptę precyzyjniej zapisała informacje o schematach dawkowania oraz wskazała okres stosowania.

Zmienia się sposób, w jaki lekarze opisują na e-receptach dawkowanie leku, ale nie zmienia to w niczym zasad realizacji recept przez pacjentów.

Tak jak wspomnieliśmy na początku, te 8 wymienionych aktualizacji to tylko najważniejsze ze zmian, które wprowadziliśmy w kwietniu do Proassist. Stale dajemy z siebie wszystko, by nasze oprogramowanie medyczne było intuicyjne i przyjazne dla użytkowników. Nasze starania chyba nie idą na marne, bo dostajemy od użytkowników wiele pozytywnych komentarzy, które dają mocnego kopa do dalszego działania 🙂

Jeśli jeszcze nie korzystasz z Proassist, a chciałbyś lepiej poznać system, zapraszamy na konsultację telefoniczną. A jeśli już jesteś naszym użytkownikiem i chciałbyś mieć wpływ na kolejne aktualizacje i wprowadzane do systemu funkcjonalności, to dołącz do naszej Facebookowej grupy Zrozumieć Pacjenta! Będzie nam bardzo miło, jeśli podzielisz się swoimi odczuciami.

Podsumowanie nowości w systemie – Październik 2021

Podsumowanie nowości w systemie - październik 2021

Liście nabierają kolorowych barw, wieczory robią się coraz dłuższe, temperatura powietrza systematycznie spada. Jesień czas zmian, zmian nie tylko za oknem, ale również w naszym systemie. Jesienne nowości z pewnością nieco podgrzeją atmosferę. Oto co przygotowaliśmy dla Was w październiku:

Podpisywanie dokumentów za pomocą tabletu/telefonu

Tona papierów zalegających w szafkach, zmarnowane drzewa? To już przeszłość! Od teraz zmieniamy te sterty dokumentów na miejsce w chmurze. Przesyłaj odpowiednie dokumenty pacjenta do aplikacji Proassist, a następnie udostępnij je pacjentowi do podpisu.

Tagowanie pacjentów

Od teraz w łatwy sposób możesz oznaczać pacjentów dowolnymi tagami, np. określając źródło pozyskania pacjenta lub nadać mu status: stały klient/ciężarna itp., bądź też wprowadzić krótką informację o pacjencie. Tagi to narzędzie oceny pacjentów danego gabinetu ze względu na określone cechy i zachowania. To pewnego rodzaju etykiety, dzięki którym możliwe staje się odróżnienie klientów ze względu nie tylko na różne etykiety, jakie mają przypisane, ale także na ich wartość, którą można interpretować np. jako swego rodzaju moc.

W celu identyfikacji pacjentów za pomocą odpowiednich tagów wprowadziliśmy możliwość filtrowania pacjentów po tagach.

Aktualizacja Zdarzeń Medycznych

Od teraz Proassist staje się Twoim Asystentem do przesyłania ZM. 🙂 W trakcie przeprowadzania wizyty podpowie, które pole dokumentacji medycznej należy uzupełnić do odpowiedniego typu ZM. Dzięki temu masz pewność, że Twoje ZM zostanie poprawnie podpisane i przesłane do systemu P1.

Jesienne nowości to nie tylko nowe funkcje, które pojawiły się w naszym systemie, ale także usprawnienie już aktualnych funkcjonalności, takich jak:

E-recepta -> od teraz widoczna jest nazwa powszechna produktu leczniczego, co pozwoli na szybką identyfikację i wybór konkretnego leku.
Faktury -> aktualizacja dot. podmiotowego zwolnienia z podatku VAT.

Wakacyjne nowości w oprogramowaniu medycznym Proassist

Lipiec i sierpień to czas wakacji oraz odpoczynku, ale nie dla nas. Podczas gdy wygrzewaliście się, na gorących plażach korzystając z uroków lata, zespół Proassist efektywnie pracował nad wprowadzeniem nowości i usprawnieniem całego systemu.

Ulepszenie aktualnych funkcjonalności

Pierwsze, o czym należy wspomnieć i na pewno usprawni to pracę Waszych gabinetów, to zmiany dotyczące wystawiania faktur z systemu Proassist oraz przyspieszenie ładowania listy pacjentów w zakładce KLIENCI. Od teraz możecie tworzyć karty pacjentów w zakładce KLIENCI, bez konieczności dodawania pacjenta na wizytę. Mamy nadzieję, że dzięki temu ulepszeniu Wasza praca będzie sprawniejsza, a co za tym idzie bardziej wydajna.

Rozszerzenie listy raportów

W statystykach pojawił się nowy rodzaj raportu – „PACJENCI”. Dzięki temu podsumowaniu będziesz miał wgląd w informacje czy pacjenci powracają do Twojej placówki, którzy specjaliści cieszą się największym powodzeniem, na jakie usługi jest popyt oraz ile zarobiłeś na konkretnym kliencie.

Nowa funkcja w systemie — grupy usług

Z doświadczenia wiemy, że przy dużej ilości usług w placówce, ciężko jest sprawnie nimi zarządzać czy sprawdzać raporty. Dodatkowo jeżeli w Twoim gabinecie jest sprzęt, w który zainwestowałeś dużą kwotę pieniędzy i chcesz się dowiedzieć czy jego zakup był opłacalny, możesz wtedy stworzyć grupę usług, do której przypiszesz usługi wykonywane na danym urządzeniu i z raportu tej grupy usług będzie jasno wynikać czy zarabia on na siebie. Funkcja ta świetnie się sprawdzi również, gdy w Twojej placówce przyjmują lekarze różnych specjalizacji, dzięki niej możesz sprawdzić która specjalizacja cieszy się największą popularnością wśród pacjentów.

Wyszukiwarka numerów pesel

Jednym z powtarzających się dość często problemów było dublowanie kart pacjentów. Aby ryzyko to zminimalizować do zera, wprowadziliśmy wyszukiwarkę numeru pesel. Zarówno podczas dodawania wizyty, jej edycji, jak i edycji karty pacjenta. Dzięki tej funkcji po wpisaniu numeru pesel w oknie wyszukiwarki system sprawdzi za Ciebie czy karta z danym numerem już istnieje. W ten sposób wyeliminujesz problem dublowania się kart.

Wymagane dane przy zapisie

Wielu z Was proponowało nam, aby wprowadzić opcje wymaganych danych, bez których pacjent nie będzie mógł się zapisać na wizytę. Jako że jesteście dla nas najważniejsi, spełniliśmy tę prośbę. Dzięki tej opcji będziesz mógł sam decydować, które dane ma podać pacjent, zarówno przy zapisie przez Proassist, jak i na widgetcie. W dowolnym monecie będziesz mógł konfigurować te ustawienia wedle własnych potrzeb. Musisz tylko pamiętać, że bez wymaganych danych system nie przepuści dalej zapisu, dlatego prosimy o rozsądek.

PODSUMOWANIE

Nowości wakacyjne wprowadzone w systemie, to między innymi nowe funkcje, jak i ulepszenie tego, co już było. Mamy nadzieję, że zmiany te usprawnią działalność Waszych gabinetów, a praca z naszym system będzie już tylko przyjemnością.

ZP #03 Rejestracja online – jak zrobić to dobrze

ZP #03 Rejestracja online - jak zrobić to dobrze

Cześć nazywam się Jacek i prowadzę podcast „Zrozumieć Pacjenta”. W dzisiejszym odcinku chciałbym omówić temat rejestracji online w placówkach medycznych lub gabinetach lekarskich, ponieważ zauważyliśmy w Proassist, że nadal jest jeszcze sporo przeciwników rejestracji online. Są też z rejestracją online związane różne mity, które niekoniecznie są prawdą, warto byłoby je obalić. Postaram się w tym podcaście dokładnie omówić temat.

Wynikiem dzisiejszego podcastu powinna być posiadana wiedza przez Państwa na temat poprawnego skonfigurowania i zaimplementowania rejestracji online na stronie placówki tak, aby była ona bezbłędna i skuteczna.

Ok, czyli zacznijmy od początku, po co w ogóle rejestracja online w placówce medycznej czy gabinecie lekarskim ? Jakie są plusy korzystania z niej ? W jaki sposób przekonać właściciela kliniki, aby zgodził się na wdrożenie jej do swojej placówki ?

Po pierwsze: rejestracja online w przeciwieństwie do większości rejestracji telefonicznych działa 24 godziny na dobę. Pacjent zapisze się do nas, niezależnie czy będzie to godzina 23:30, czy 4 nad ranem, czyli jeżeli chcę zapisać się do placówki poza godzinami jej przyjęć, to nie ma z tym problemu, nie musi czekać na następny dzień, aby zadzwonić do placówki i aby dowiedzieć się, czy lekarz ma wolne terminy, aby go przyjąć. Podsumowując: pacjent zapisze się od razu gdy ma taką potrzebę, a to jest niebywale istotne z punktu widzenia sprzedaży.

Po drugie: Rejestracja online nie ma ograniczonych zasobów takich jak rejestracja telefoniczną. Pamiętajmy, że w rejestracji telefonicznej jedna osoba jest w stanie prowadzić jedną rozmowę telefoniczną. W danej chwili możemy przyjąć ograniczoną liczbę rejestracji w zależności od liczby osób rejestrujących, w przypadku rejestracji online nie mamy takich ograniczeń, także zmniejszamy obawę o to, że pacjent nie zapisze się do nas z uwagi na fakt, że ma utrudnioną możliwości rezerwacji przez zajęty telefon w recepcji.

Po trzecie: Rejestracją online możemy skonfigurować w taki sposób, że pacjent zapłaci od razu po zapisaniu się na wizytę. W Rejestracji telefonicznej możemy ustawić obowiązek zapłaty np. do kilku godzin po zapisie telefonicznym, co oczywiście nie jest złe, ale jednak doskonałym rozwiązaniem i najbardziej pewne jest ustawienie płatności w ten sposób, aby pacjent zapłacił nam od razu podczas zapisu, a możemy tego dokonać wyłącznie przy rejestracji online.

Czwarty plus: W poprawnie skonfigurowanej rejestracji online bardzo ciężko jest popełnić błąd. Jeżeli odpowiednio dobierzesz usługi do specjalistów, skonfigurujesz cennik, dostępne terminy, czas trwania usług, to w zasadzie pacjent nie jest w stanie popełnić błędu przy zapisie, natomiast podczas telefonicznej rejestracji przeprowadzanej nawet przez bardzo doświadczoną rejestratorkę zawsze jest ryzyko, że przez przypadek zapisze źle pacjenta.

Piąty plus: Związany trochę z tym czwartym. Rejestracji online pacjent dokonuje, zawsze będąc zaangażowany w proces rejestracji. Musi mieć przed sobą komputer lub telefon czy tablet, natomiast rejestracji telefonicznej pacjent często dokonuje przy okazji swoich obowiązków czy nazwijmy to życia codziennego, np. kierując samochodem, czy będąc w autobusie albo np. robiąc zakupy. W takim przypadku często zdarzają się pomyłki związane z tym, że źle zrozumie termin, że niewyraźnie słychać i tego typu inne.

Chcesz lepiej zarządzać swoją
placówką medyczną?

Chcesz lepiej zarządzać swoją placówką medyczną? Bądź na bieżąco z najnowszym contentem w tej tematyce. Zostaw nam swój adres mailowy, a raz w miesiącu otrzymasz od nas zestawienie materiałów, które mogą Cię zainteresować.

Wysyłanie formularza zakończone sukcesem.

Wystąpił błąd.

Szósty plus: Chyba najważniejszy. Rejestracja online jest zdecydowanie tańsza od rejestracji telefonicznej. Koszt zatrudnienia rejestratorki medycznej aktualnie to koszt powyżej 3000 zł brutto, natomiast system do rejestracji online w zależności od wielkości placówki będzie kosztował w bardzo dużej placówce co najwyżej kilkaset złotych. Jeżeli byśmy te koszty podzielili na ilość rejestracji, które może dokonać rejestratorka i porównali je z kosztem mechanizmu rejestracji online, to wyjdzie nam, że jedna rejestracja dokonana przez rejestrację telefoniczną kosztuje w skrajnym przypadku nawet kilkanaście złotych, np. dokona 200 rezerwacji w miesiącu, czyli koszt jednej wyjdzie powyżej 15 zł, natomiast rejestracja dokonana przez rejestrację internetową to koszt, który może zejść nawet poniżej 1 zł, np. za rejestrację zapłacimy 200 zł przy 200 rezerwacjach.

Ok, omówiliśmy konkretne plusy posiadania własnej rejestracji online na stronie internetowej. W zasadzie przedstawiamy ją w świetle, tak jakby była lepsza od rejestracji telefonicznej, natomiast nie możemy pominąć fakt, że aktualnie na dzień dzisiejszy rejestracja telefoniczna jest nadal bardziej popularna od rejestracji online, dlatego warto porozmawiać trochę o korelacji między tymi rejestracjami. W jaki sposób rejestracja online wpływa na rejestrację telefoniczną. W takim przypadku porozmawiajmy o konkretach:

Pierwszy konkret: Rejestracja online wpływa na spadek liczby połączeń do placówki medycznej.

W związku, z tym że my zajmujemy się kompleksowo rejestracją pacjentów, a więc zarówno telefonicznie jak internetowo to jesteśmy w stanie zauważyć, w jaki sposób rejestracja online na stronie internetowej wpływa na ilość połączeń i wizyt do placówki medycznej. Skupiając się na ilości połączeń telefonicznych, pokaże ciekawy przykład wielospecjalistycznej placówki medycznej, takie typowe Centrum medyczne z 5 gabinetami, wiodąca specjalizacja to ortopedia, ale są również inne specjalizacje.

Odbieraliśmy połączenia do placówki przez dwa miesiące bez skonfigurowanej rejestracji online i w tym czasie odbieraliśmy między 1200 a 1300 połączeń miesięcznie. Dokładnie mówiąc, mieliśmy 1248 połączeń w kwietniu. Po wdrożeniu rejestracji online doszliśmy do sytuacji, w której liczba połączeń we wrześniu wynosiła 912, czyli zeszliśmy z 1248 do 912, natomiast co ciekawe mimo mniejszej liczby połączeń liczba wizyt w placówce nawet delikatnie wzrosła z 543 w kwietniu do 638 wizyt we wrześniu. Czyli nie dość, że odciążyliśmy rejestratorki medyczne, to jeszcze doprowadziliśmy do sytuacji, w której przychody naszej placówki wzrosły.

Mam też inny przykład, który pokazuje, jak działa korelacja wdrożenia rejestracji online, z kampanią marketingową prowadzona przez agencję. W takim przypadku nie wiem, jak kształtowała się liczba połączeń, ponieważ nie odbieraliśmy połączeń, tylko robiła to bezpośrednio placówka, ale za to drastycznie wzrosła liczba rejestracji w placówce. Przejmy do liczb, a są one następujące:

Placówka to specjalistyczna medycyna estetyczna:

Wizyt oczywiście nie było dużo, bo taka jest specyfika tego typu klinik, było ich: 42 wizyty miesięcznie w maju

Po wdrożeniu rejestracji online wraz z kampanią reklamową po dwóch miesiącach wizyt było 117, z czego 28 wizyt było dokonanych przez rejestrację online. Przez rejestrację online można było zapisać się jedynie na kwalifikację do zabiegu. W placówce nie było zwykłych konsultacji lekarskich. Kwalifikacja była wyceniana na 200 zł, natomiast ostateczny zabieg od 3000 zł do 7000 zł, dlatego należy brać pod uwagę fakt, że 28 wizyt mogło wygenerować ostatecznie 3 razy więcej wizyt, ponieważ jedna wizyta kwalifikacyjna determinuje wizytę zabiegową i wizytę konsultacji po zabiegowej. Z rozmów z właścicielami Kliniki wynika, że mniej więcej 1 na 3 pacjentów, którzy zapisują się na kwalifikacje, ostatecznie zapisało się na zabieg, czyli możemy uznać, że z 28 wizyt na zabieg zapisało się zapewne około 9 osób, mnożąc to razy 5.000 zł (uśredniona cena zabiegu) to mamy wynik całości – 45.000 zł przychodu zostało wygenerowane do placówki przez rejestrację online.

Ważnym aspektem jest również to, że wszystkie kwalifikacje z rejestracji online doszły do skutku, bo wszystkie miała automatycznie pobieraną płatność online.

Trzecim przykładem, którym chciałbym się z Państwem podzielić, to jest pomysł dla lekarzy, którzy mają pełny grafik i nie są w stanie przyjmować więcej pacjentów. W takim przypadku można rozważyć czy nie zostawić wyłącznie rejestracji online

W Proassist mamy klienta, który ma wyłącznie rejestrację online, po prostu nie ma innej. Na jego stronie internetowej nie ma numeru telefonu do rejestracji.

Źródła zapisu w jego gabinecie są wyłącznie dwa:

rejestracja online na jego stronie internetowej
rejestracje zapisywane bezpośrednio przez lekarza podczas konsultacji na wizyty powtórne

Generalnie ten pomysł może mieć sens, bo skoro lekarz nie jest w stanie więcej przyjmować pacjentów z uwagi na brak możliwości lub chęci przyjmowania w dodatkowe dni czy godziny a w związku z tym ma pełny grafik pacjentów np. na miesiąc do przodu, to jeżeli zrezygnuje z nadal najbardziej popularnej rejestracji telefonicznej, może się okazać, że grafik nadal będzie wypełniony, być może na 2 tygodnie do przodu, ale jednak nadal pełny. A nie oszukujmy się, prowadzenie rejestracji telefonicznej jest droższe niezależnie czy robi to samodzielnie lekarz, rejestratorka stacjonarna czy np. rejestratorki Proassist. W takim przypadku jeżeli chcemy zaoszczędzić, to możemy zdecydować się na taki krok.

Ok, plusy rejestracji online, przeszliśmy typowe case study, to teraz zajmijmy się obalaniem mitów związanych z rejestracją online. Sprzedając usługę Proassist często słyszałem te obawy związane ze wdrożeniem rejestracji online na stronie internetowej lekarza.

Zacznijmy od początku: Pacjenci zapisani przez rejestrację online nie przychodzą na wizyty. Często słyszałem od lekarza podczas rozmowy.

Generalnie sprawdziliśmy statystyki ze zrealizowanych wizyt, które były zapisane z rejestracji online i porównaliśmy je z tymi, które były z rejestracji telefonicznej i nie różniły się one drastycznie, w obu przypadkach poziom był w okolicach 98%, natomiast proszę mieć na uwadze fakt, że my mamy dobrze skonstruowany proces przypominania o wizycie i wcześniejszego odwołania i przekładania wizyt, a więc u nas zawsze statystyki będą wyższe niż w miejscach, gdzie takiego procesu nie ma. Jeżeli chcesz wiedzieć więcej o odwoływaniu wizyt przez pacjentów, to zapraszam na mój poprzedni podcast o nazwie; „Co zrobić, aby pacjenci przychodzili na wizyty?”

Jeżeli chodzi o sam mit to jest on związany z opinią o rejestracji na marketplace, czyli portali, które pozyskują pacjentów do gabinetów lekarskich. W takim przypadku liczba pacjentów, którzy nie przychodzą na wizyty, zawsze jest większa, ale należy pamiętać, że rejestracja na marketplace a rejestracja na własnej stronie to dwie różne sprawy. Jeżeli natomiast mimo to lekarz czy właściciel placówki chce mieć 100 % pewność, że pacjent przyjdzie na wizytę, nic nie szkodzi, aby wprowadzić płatności online i w takim przypadku mieć 100 % pewność.

Drugi mit, czyli „Ja muszę wcześniej porozmawiać z pacjentem, aby go zapisać”

Ja go nazywam mitem braku procesu, brakiem automatyzacji. Oczywiste jest, że często, aby pacjent mógł zapisać się na wizytę, musimy potwierdzić, że się do niej kwalifikuje z uwagi na to, aby nie było nerwowej sytuacji w gabinecie, w której lekarz nie będzie mógł pomóc pacjentowi. Często słyszałem, w takich sytuacjach, że specjalista musi sam rozmawiać z pacjentem, aby zdiagnozować problem, i ewentualnie następnie będzie wiedział na ile zapisać pacjenta. Nie mogę przyjąć takiego argumentu, bo jeszcze nie zdarzyła się sytuacja, w której musieliśmy całkowicie zrezygnować z rejestracji online.

Należy zrozumieć, że w rejestracji online nie muszą być dostępne wszystkie usługi, które specjalista wykonuje. Możemy na rejestracji dać najbardziej typowe i takie, które najłatwiej określić czasowo, natomiast zamieścić na niej informację, że reszta usług dostępna po kwalifikacji lub kontakcie telefonicznym. W rejestracji online Proassist można również udostępnić informację do usługi, np. pacjent wybiera usługę o nazwie BOTOX, a po wybraniu usługi wyskakuje pacjentowi informacja: „W zależności od wielkości dawki cena może oscylować od 100 zł do 1000 zł” W taki sposób możemy poinformować pacjenta o rzeczach, które chcielibyśmy mu przekazać podczas rozmowy telefonicznej.

Następne obiekcje, które słyszałem dosyć często, były związane z obawą, że w rejestracji online będą fikcyjni pacjenci. Ważnym jest tutaj sposób weryfikacji osoby, które się do nas rejestruje. Z jednej strony ta weryfikacja musi być szybka i prosta, aby nie wystraszyć potencjalnego klienta, ale z drugiej strony musi być skuteczna, aby nie mógł do nas zapisać się bot, czy nieuczciwa konkurencja. W Proassist rejestracją online jest tak skonstruowana, że aby ją potwierdzić musimy podać swój numer telefonu i wtedy w formie SMS dostaniemy kod, który należy wpisać, aby potwierdzić rejestrację. W ten sposób mamy pewność, że numer telefonu jest poprawny i gdybyśmy musieli skontaktować się z pacjentem, to nie ma z tym problemu.

Myślę, że mamy za sobą obalenie mitów i wyszczególnione plusy, dlatego jeśli będziemy chcieli przekonać szefa do zaimplementowania rejestracji online na naszej stronie, to będziemy mieli wiedzę, w jaki sposób go przekonać, a bardzo często zdarzało mi się sytuacja, w której manager placówki chciał dokonać zmian w Centrum, ale właściciel się nie zgadzał, tutaj mamy w pewien sposób checklistę przygotowaną. A więc przekonaliśmy już szefa do zamontowania rejestracji online na naszej stronie i teraz najważniejsze pytanie. Jaka ona powinna być i jak powinna być zaimplementowana na stronie ? Jest kilka żelaznych zasad, o których warto wspomnieć:

Pierwszy z nich:

Nie montujemy na własnej stronie internetowej rejestracji marketplace-u lub takiej, która wyrzuca naszych pacjentów do innego portalu. Jest to częsty błąd popełniany przez właścicieli. Sytuacja wygląda tak, wchodzę na stronę internetową placówki, często zdarza się, że wchodzę poprzez na przykład płatną reklamę, w którą placówka zainwestowała, albo poprzez social media, które są prowadzone przez placówkę, następnie chce się zarejestrować na wizytę i widzę takie miejsce na stronie, które nazywa się obrazowo ”ZAREJESTRUJ SIĘ ONLINE”. Co się dzieje po naciśnięciu? Zostaje automatycznie przeniesiony do obcego portalu, w którym mogę zarejestrować się do tej placówki, natomiast proszę zwrócić uwagę, że na tym portalu jest również państwa konkurencja, czasami są wcześniejsze terminy, czasami są lekarze, którzy mają lepsze oceny, czy niższe ceny za te same usługi, może się też tak zdarzyć, że znajdę placówkę, która jest bliższa mojego miejsca zamieszkania. W ten sposób możemy nie tylko stracić potencjalnego klienta, ale dodatkowo wzmocnić konkurencję. Natomiast przyjmując, że mimo tego wyrzuciliśmy pacjenta ze swojej strony do portalu, to on dokonał u nas rejestracji i w takim przypadku bardzo często musimy za niego zapłacić prowizję. Także proszę zauważyć, jaka to jest nietypowa sytuacja. Portal pobiera prowizję za zapisanie pacjenta, który de facto został przez nas sprowadzony, być może odpłatnie.

Druga zasada:
Rejestracja online to nie jest formularz mailowy do rejestracji:

Często na stronach internetowych gabinetów lekarskich czy placówek medycznych widzę formularz mailowy, w którym są konkretne pola do zaznaczania z wyborem lekarza, godziny usługi i następnie pacjent po kliknięciu wyślij, przesyła taką wiadomość mailową do rejestracji. Należy rozumieć, że nie jest to rejestracja online i doprowadza do dodatkowej pracy dla osób, które są na rejestracji. Panie rejestratorki muszą skontaktować się z takim pacjentem, zaproponować termin wizyty, zazwyczaj inny niż ten, o który on prosił, także jest to spore utrudnienie pracy i szczerze mówiąc jak mamy mieć tego typu formularz, nazwijmy to “zgłaszający” to lepiej nie decydujmy się na niego.

Trzecia zasada:

Najlepsza rejestracja online to taka, która jest zintegrowana z naszym systemem medycznym. W takim przypadku wszystkie wizyty, na które zapisuje się pacjent, od razu tworzą kartę pacjenta i osoby zajmujące się rejestracją nie muszę robić tego ponownie, przepisując z kalendarza pacjentów do systemu medycznego. Jeżeli masz możliwość podłączyć system kalendarzy online, z systemem medycznym to zrób to. My w Proassist łączymy rejestrację zarówno telefoniczną jak i online z naszym autorskim systemem medycznym i w związku z tym lekarz i personel niemedyczny ma zdecydowanie mniej pracy, prowadząc dokumentację medyczną i kalendarz w jednym systemie.

Czwarta zasada:

Dostosuj rejestrację online do widoku mobilnego. Ta zasada jest bardzo często zapomniana. Musimy mieć responsywną stronę internetową, ale również rejestrację online. Sprawdźmy zatem, czy możesz bez problemu zapisać się do swojego gabinetu również przez telefon.

Piąta zasada:

Idziemy w miarę szybko, bo zasady są krótkie i konkretne, ale to chyba dobrze, bo wtedy łatwiej je zapamiętać:

Rejestracja online powinna być dostępna na naszej stronie ciągle, na wszystkich podstronach. W marketingu internetowym nazywa się to fachowo CTA, Call-to-action – w zasadzie jest to każdy element zachęcający do zakupu. Czasami zdarza się, że rejestracja online jest schowana na konkretnej podstronie, którą ciężko zlokalizować, nie powinno tak być. Zwróćmy uwagę czy na naszej stronie internetowej rejestracja online dostępna jest z każdego miejsca. W Proassist mamy kilka możliwości implementacji rejestracji online na stronie placówki, ale zawsze zachęcamy i promujemy nasz widget wyświetlany ciągle gdy pacjent jest na stronie internetowej placówki, niezależnie od rodzaju podstrony. Widget jest tak jakby zawieszony nad stroną i podąża ciągle za pacjentem.

Następna zasada:

Brak nakazu założenia konta przed dokonaniem rejestracji. Zdecydowana większość rejestracji online popularnych programów medycznych nakazuje pacjentowi założyć konto, zanim ten będzie mógł dokonać rejestracji, w ten sposób zniechęcając pacjenta do dokonania rejestracji online. Proszę sobie wyobrazić, że Państwo kupując coś w sklepie internetowym, musielibyście zakładać konto. Jest duże prawdopodobieństwo, że zrezygnowaliby Państwo z zakupu. Pacjentowi powinno się ułatwiać, a nie utrudniać rejestrację.

Następna zasada, chyba już siódma:

Rejestracja online powinna być prosta. Często gdy przeglądam strony internetowe placówek medycznych, to widzę, jak skomplikowane potrafią być rejestrację online. Czasami potrzebuje dłuższej chwili, żeby rozeznać się, w tym co ja mam wybrać, aby dokonać rejestracji. A rejestracja online powinna prosta i prowadzić pacjenta za rękę, bez zbędnego rozmyślania, w jaki sposób można z niej skorzystać.

Ósma zasada, trochę połączona z tą, o której mówiłem przed chwilą, czyli z prostą rejestracją online.

Dobrze zorganizujemy listę usług dostępnych do rejestracji online. Pamiętajmy, że pacjent niekoniecznie wie, czy ma wybrać małe znamię, średnie znamię czy duże znamię, a takie rejestracje online często widziałem. Postarajmy się, aby wybór usług był najmniejszy jak się da, aby pacjent mógł dokonać wyboru wśród dosłownie kilku usług.

I dochodzimy do końca: Ostatni punkt to jest już mój punkt. Moim zdaniem dobra rejestracja online powinna być połączona z płatnościami online i dać pacjentowi możliwość zapłacenia za wizytę od razu po dokonaniu wyboru terminu. Płacenie online staje się coraz bardziej popularne i preferowane przez osoby serfując po internecie. Dajmy im taką możliwość.

I na koniec podcastu chciałbym jeszcze podpowiedzieć managerom i lekarzom co zrobić, aby nasza rejestracja online stała się bardziej popularna, bo czasami zdarza się tak, że my zaimplementujemy naszą rejestrację online na stronie internetowej i na tym kończymy, a warto wprowadzić kilka małych zmian u nas w obsłudze gabinetu, aby spopularyzować ten rodzaj rejestracji w naszej placówce, dodam, że te działania są w zasadzie całkowicie darmowe.

Po pierwsze: Poinformujemy pacjentów, którzy dzwonią do naszej placówki o możliwości rejestracji online. Najlepiej to zrobić przez nagranie, które jest wgrane na naszej centrali telefonicznej lub nawet na telefonie komórkowym. Takie przykładowe nagranie może brzmieć: „Dzień Dobry. Dodzwoniłeś się do placówki Doktora Kowalskiego, informujemy, że jest całodobowa rejestracja online na stronie www.doktorkowalski.pl Jeżeli chcesz się połączyć z rejestracją, pozostań na linii”. W takim przypadku każdy pacjent, który dzwoni do placówki, dowiaduje się o tym, że ma możliwość rejestracji przez stronę i być może zdecyduje się na ten rodzaj rejestracji, zamiast czekać na połączenie telefoniczne z rejestracją.

Drugą rzeczą, jaką moglibyśmy zrobić to umieścić informacje o tym, że mamy rejestracja online w widocznym miejscu u siebie w gabinecie czy poczekalni w formie jakiejś ładnej grafiki. Każdy przyjdzie do gabinetu, zobaczy, że jest taka możliwość i być może skorzysta z niej w przyszłości, odciążając naszą rejestrację telefoniczną.

Prostym sposobem poinformowania o nowej formie rejestracji jest również dokumentacja medyczna. Wszelkie dokumenty, które przekazujemy pacjentowi, muszą zawierać niezbędne oznaczenia, ale jednocześnie nie ma przeszkód, aby pod danymi placówki zamieścić informacje o adresie strony internetowej i rejestracji online na niej. Każdy pacjent, który będzie czytał swoją dokumentację medyczną, zobaczy taką informację.

No i to by było na tyle w temacie rejestracji online. Zdaje mi się, że mocno wyczerpaliśmy temat i dokładnie go przeanalizowaliśmy. Wszystkich, którzy słuchają podcastu, a nie są jeszcze na grupie facebook-owej o nazwie „Z życia lekarza — czyli JAK ZROZUMIEĆ PACJENTA” zapraszam na nią, można na niej zadawać bezpośrednie pytania do mnie lub moich współpracowników.

A już w następnym odcinku omówimy temat, o który zapytał mnie ostatnio lekarz. Ciekawiło go, jaka powinna być skuteczność rejestratorki medycznej, także do usłyszenia w kolejnym odcinku.

Czerwcowe nowości w oprogramowaniu medycznym Proassist

W czerwcu prężnie pracowaliśmy nad przygotowaniem systemu do raportowania Zdarzeń Medycznych (ZM), aby zdążyć przed 01.07.2021.

Od 1 lipca 2021 r. usługodawcy mają obowiązek przekazywać do Systemu Informacji Medycznej (SIM) dane zdarzenia medycznego przetwarzanego w systemie. Realizacja ww. obowiązku odbywa się za pomocą platformy P1. Obowiązek ten dotyczy wszystkich, a nie tylko tych którzy współpracują z NFZ.

Jakie informacje będą przekazywane do systemu?

Dane usługodawcy (dane placówki medycznej, praktyki, lekarza)
Dane usługobiorcy (dane pacjenta: imię, nazwisko, PESEL, oddział NFZ)
Dane dotyczące świadczenia zdrowotnego (rodzaj zdarzenia, data rozpoczęcia oraz zakończenia zdarzenia medycznego)
Dane dot. kodów ICD-9 oraz ICD-10 (opcjonalnie, jeśli są wypełnione)

Jak skonfigurować swój profil pod raportowanie ZM?

Podmiot leczniczy ma obowiązek przekazać do systemu P1 informacje o zdarzeniu medycznym niezwłocznie po jego wystąpieniu, jednocześnie nie później niż w terminie 2 dni od zakończenia świadczenia.

Jak dokonać poprawnej wysyłki ZM do systemu P1?

Zapisy pacjentów na wizyty drogą mailową zaburzą pracę rejestracji medycznej

Internetowe umawianie wizyt coraz bardziej zyskuje na popularności. Takie rozwiązanie usprawnia pracę placówek medycznych i naturalnie zmniejsza ruch telefoniczny. Nic więc dziwnego, że wielu managerów decyduje się na wdrożenie tej funkcjonalności do swojej placówki medycznej.

Aby wprowadzenie rejestracji on-line miało sens, proces zapisu na wizytę powinien być na tyle intuicyjny, aby pacjent mógł przejść go samodzielnie. Internetowe zapisy mają odciążać rejestrację medyczną przychodni. Niektórzy managerowie przychodni zdają się jednak o tym zapominać. Wprowadzają możliwość zapisów przez internet, która w wielu przypadkach, zamiast poprawiać organizację pracy placówki medycznej, skutecznie ją pogarsza.

Rejestracja online nie powinna oznaczać rezerwacji wizyty przez wiadomość e-mail.

Z uwagi na coraz większą popularność rejestracji online, wielu pacjentów w pierwszej kolejności decyduje się właśnie na ten sposób rezerwacji terminu wizyty. Osoba zainteresowana wyszukuje stronę placówki medycznej w internecie, po czym szuka możliwości zapisu przez internet. Bardzo często zakładce „rejestracja” znajduje wyłącznie adres e-mail, przez który placówka przyjmuje zapisy. Rezerwacja wizyty, owszem, odbywa się przez internet, ale czy to zmieni coś w organizacji pracy placówki? Owszem, z pewnością ją pogorszy. Dlaczego?

Po pierwsze, zapisy na wizyty przez e-mail wprowadzą niepotrzebny bałagan.

Pacjenci kontaktują się z przychodnią w różnych sprawach. Zapis na wizytę to jedno, jednak co z pytaniami dotyczącymi wolnych terminów, świadczonych usług, czy lekarzy przyjmujących placówce? Umieszczając na stronie internetowej przychodni adres e-mail, który docelowo ma służyć do rejestracji online, musisz być przygotowany na to, że wielu pacjentów będzie wykorzystywać go do innych celów. Wynikiem tego będzie jeden wielki bałagan. W jednej skrzynce mailowej znajdą się wiadomości dotyczące zarówno zapisów na wizyty jak i pytań o to, czy w Twojej placówce medycznej przyjmuje taki, czy inny lekarz.

Próba uniknięcia takiej sytuacji poprzez założenia dwóch skrzynek mailowych niestety może okazać się niewystarczająca. Dla wielu pacjentów adres mailowy zapisynawizyty@placówka.pl niczym nie będzie różnił się od adresu informacja@placówka.pl. Szczególnie w sytuacji, gdy nie uzyskają szybkiej odpowiedzi na wiadomość wysłaną na jeden z nich. Możesz mieć pewność, że pacjent skorzysta wtedy z drugiego adresu, a rejestracja medyczna Twojej placówki zostanie obciążona dodatkowym obowiązkiem porządkowania maili od pacjentów.

Po drugie, spowodują natłok obowiązków, zamiast ulepszyć organizację pracy.

Na rejestracji medycznej przychodni spoczywa wiele obowiązków. Jeżeli do odbierania połączeń telefonicznych, obsługi pacjentów w recepcji, oraz kilku innych codziennych czynności, dołożysz mailową korespondencję z pacjentami w celu dobrania odpowiedniego terminu wizyty, możesz doprowadzić do zupełnej dezorganizacji pracy placówki. Zapis przez wiadomość e-mail wcale nie będzie trwał krócej niż telefoniczny, a rejestracja online ma służyć zmniejszeniu liczby połączeń do przychodni. Dlatego umawianie wizyt za pomocą maila z pewnością nie pomoże w usprawnieniu pracy rejestracji medycznej.

Wyobraź sobie taką sytuację:

Pacjent pisze wiadomość do przychodni, że chce umówić się na wizytę do doktora A na wtorek na godzinę 16:00. Rejestracja medyczna odpisuje, że lekarz nie przyjmuje w najbliższy wtorek, ale może zaproponować środę o godzinie 17:00. Pacjent pisze, że ten termin również mu nie pasuje. Pracownik rejestracji sprawdza i proponuje kolejne terminy, wysyłając coraz więcej wiadomości. Nie ma pewności, kiedy pacjent odpisze, a termin może zostać zajęty przez innego pacjenta, który zapisze się na wizytę telefonicznie. Ponadto taka wymiana wiadomości może trwać naprawdę długo i bardzo realnie obciążać rejestrację medyczną.

Po trzecie, istnieje ryzyko pominięcia wiadomości w skrzynce odbiorczej.

Umawianie wizyt przez e-mail wiąże się z przyjmowaniem dużej liczby wiadomości każdego dnia. Może to skutkować przeoczeniem niektórych próśb o rezerwację terminu, przez co istnieje ryzyko, że nie każdy pacjent zostanie zapisany na wizytę. Oprócz tego w wyniku natłoku wiadomości, skrzynka może zostać przepełniona, przez co maile przestaną docierać aż do momentu jej opróżnienia. Przy dużej liczbie pacjentów będzie to spore uniedogodnienie dla rejestracji medycznej.

Funkcjonalna rejestracja online

Rejestracja online to zakładka na stronie internetowej lekarza lub placówki medycznej, umieszczona w widocznym dla pacjenta miejscu. Korzystanie z niej nie sprawia nikomu problemu, a wizyty zarezerwowane za jej pomocą zapisywane są automatycznie w elektronicznym kalendarzu. Dane pacjentów zapisujących się przez zakładkę chronione są certyfikatem SSL, a rejestracja on-line nie wymaga założenia konta. Proces rezerwacji wizyty jest szybki i nie wymaga ingerencji pracowników rejestracji medycznej, która dzięki dodatkowej możliwości zapisów na wizyty zostaje znacznie odciążona.

Usprawnienie, nie utrudnienie

Rejestracja online powinna być wsparciem, dodatkowym źródłem zapisu na wizyty, dzięki któremu pracownicy rejestracji medycznej będą mogli poświęcać więcej czasu na wszystkie swoje obowiązki. Nie powinna być ona skomplikowana, a internetowy zapis nie powinien być czasochłonny. Zapisy na wizyty drogą mailową, zamiast usprawnić organizację pracy placówki medycznej, skutecznie ją utrudnią. W skrzynce mailowej może zapanować nieoczekiwany chaos wywołany natłokiem wiadomości wysyłanych w różnych sprawach. Ponadto rejestracja pacjentów przez mail zajmuje dużo czasu, przez co ciężko będzie poświęcić czas na resztę czynności. Dlatego najlepszym rozwiązaniem jest umieszczenie specjalnej zakładki do rejestracji online na stronie internetowej lekarza lub placówki medycznej. Zapis odbywa się bez udziału pracowników rejestracji medycznej, co zdecydowanie usprawni organizację pracy rejestracji medycznej przychodni.