lekarz – Proassist - System do zarządzania gabinetem i placówką medyczną

Zdarzenie medyczne — które dane i w jakich terminach raportujemy do SIM?

Funkcja przesyłania EDM z oprogramowania gabinetowego pozwoli także na raportowanie zdarzeń medycznych do Systemu Informacji Medycznej (SIM), będącego częścią systemu P1, które również od 1 lipca 2021 obowiązuje każdego lekarza oraz podmiot leczniczy.

Czym jest zdarzenie medyczne?

Termin zyskał swoją definicję w związku z rozwojem cyfryzacji służby zdrowia. Po wprowadzeniu platformy e-zdrowie powstała Ustawa z 19 lipca 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze wdrażaniem rozwiązań w obszarze e-zdrowia. Zawarty został w niej zapis, że zdarzenie medyczne otrzymuje definicję świadczenia zdrowotnego. Oznacza to, że:

Zdarzenie medyczne to działanie służące profilaktyce, zachowaniu, ratowaniu, przywracaniu lub poprawie zdrowia oraz inne działanie medyczne wynikające z procesu leczenia, lub przepisów odrębnych regulujących zasady ich udzielania.

Jak wynika z definicji, zdarzeniem medycznym nazywamy wszystkie czynności wykonywane przez lekarzy w ramach dbania o zdrowie pacjentów. W ich zakres wchodzą porady, badania, leczenie oraz profilaktyka. Dane usługobiorcy, dane usługodawcy, dane dotyczące procesu leczenia, informacje o pogorszeniu lub poprawie stanu zdrowia, jednostkowe dane medyczne – wszystkie te działania muszą być odnotowane w systemie informatycznym odraz przekazywane do SIM jako „dane zdarzenia medycznego”.

Kogo dotyczą dane przetwarzane za pośrednictwem systemu informacji medycznej?

Dane w systemie informacji w ochronie zdrowia obejmują zarówno pacjenta, jak i lekarza. Wspomniane wyżej dane usługodawcy w tym przypadku to oczywiście dane dotyczące specjalisty medyczngo, dane miejsca udzielenia świadczenia zdrowotnego oraz wszystkie inne dane identyfikujące świadczenie zdrowotne (np. szczegółowe informacje o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych).

Dane usługobiorcy to natomiast dane dotyczące pacjenta, czyli informacje o udzielonych świadczeniach zdrowotnych, wyniki przeprowadzonych badań, dokumentacja medyczna wytworzona w trakcie leczenia szpitalnego, informacje o przyczynach odmowy przyjęcia oraz inne dokumenty medyczne.

To, co jest bardzo istotne – obowiązek prowadzenia elektronicznej dokumentacji medycznej i zgłaszane dane zdarzenia medycznego przetwarzane w systemie informacji w ochronie zdrowia dotyczą nie tylko świadczeń opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, ale również usług komercyjnych w ochronie zdrowia.

Jakie dane dotyczące zdarzeń medycznych będą przekazywane do P1?

Dane, które lekarze mają obowiązek zamieszczać w systemie informacji obejmują szczegółowe informacje, dotyczące placówek oraz lekarzy wykonujących świadczenia zdrowotne oraz pacjentów i miejsc, w których odbywa się zdarzenie medyczne. Wśród nich wymienione są takie dane jak:

Dane identyfikujące podmioty lecznicze i praktyki medyczne
Dane identyfikujące pacjenta
Dane identyfikujące zdarzenie medyczne
Dane miejsca udzielania świadczenia zdrowotnego
Dane pracownika medycznego, który udziela świadczenia
Dane dotyczące dokumentacji medycznej prowadzonej w postaci elektronicznej
Inne dane pozwalające na identyfikację zdarzenia medycznego.

Szczegółowe dane, które lekarze oraz podmioty medyczne mają obowiązek przekazać do Systemu Informacji Medycznej, reguluje Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 26 czerwca w sprawie szczegółowego zakresu danych zdarzenia medycznego przetwarzanego w systemie informacji oraz sposobu i terminów przekazywania tych danych do Systemu Informacji Medycznej.

Jeśli chcesz wiedzieć, które dane zdarzenia medycznego przetwarzane są w SIM, warto zajrzeć do rozporządzenia.

Terminy przekazywania danych zdarzeń medycznych do SIM

Rozporządzenie określa również szczegółowe informacje, dotyczące terminów przekazywania danych służących ratowaniu, przywracaniu lub poprawie zdrowia do systemu P1. Przesyłanie danych powinno odbywać się natychmiastowo (niezwłocznie), jednak nie później, niż w terminie dwóch dni od zakończenia zdarzenia medycznego.

Ustawodawca podał także informacje dotyczące zdarzenia medycznego, które nie rozpoczyna się i nie kończy tego samego dnia. W takim przypadku osoba udzielająca świadczenia przekazuje do SIM dane identyfikujące praktykę medyczną lub podmiot leczniczy, dane pacjenta oraz kod świadczenia i datę jego rozpoczęcia niezwłocznie, lecz nie później niż w terminie 2 dni od rozpoczęcia świadczenia zdrowotnego. Pozostałe dane powinny zostać przesłane w trakcie trwania zdarzenia medyczne lub natychmiast po jego zakończeniu, jednak nie później, niż w terminie 2 dni od jego zakończenia.

W sytuacji, gdy lekarz lub podmiot leczniczy przekaże już dane służące profilaktyce, zachowaniu, ratowaniu, przywracaniu zdrowia do SIM, jednak uzyska jakiekolwiek dodatkowe informacje dotyczące zdarzenia medycznego, powinien niezwłocznie przesłać je do P1 i dopełnić obowiązek prowadzenia elektronicznej dokumentacji medycznej, czyli uzupełnić EDM o nowe informacje.

Raportowanie zdarzeń medycznych do systemu P1 w Proassist

Systemy teleinformatyczne usługodawców (podmiotów leczniczych) powinny być dostosowane w taki sposób, by świadczenia medyczne mogły być udostępniane narodowemu funduszowi zdrowia automatycznie. Zatem, wybierając oprogramowanie do swojego gabinetu zadbaj o to, by była w nim elektroniczna dokumentacja medyczna oraz by system informacji medycznej mógł dostawać automatyczne informacje o świadczeniach zdrowotnych wykonanych w Twojej placówce.

Jaki system wybrać do raportowania zdarzeń medycznych?

W systemie Proassist, który służy także do prowadzenia harmonogramu wizyt i umożliwia pacjentom rejestrację online, raportowanie zdarzeń medycznych do systemu P1 jest procesem łatwym i przyjemnym. Jest ono też niezbędne dla zapewnienia ciągłości leczenia oraz właściwego zarządzania elektroniczną dokumentacją medyczną. Raportowanie to odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, co zapewnia poprawność i bezpieczeństwo danych dotyczących świadczeń zdrowotnych.

Dodatkowo, jeśli podczas wypełniania EDM z jakiegoś powodu zapomnisz o wpisaniu danych, które są niezbędne do zaraportowania zdarzenia medycznego, system Proassist przypomni Ci o konieczności uzupełnienia tej informacji. Możesz korzystać także z szablonów wizyt i spersonalizować swoje okno wypełniania wizyty w systemie w taki sposób, by jego wypełnianie było dla Ciebie wygodne, logiczne i intuicyjne. Dzięki temu Twoja dokumentacja zawsze będzie kompletna i zgodna z przepisami.

Pola wymagane do raportowania zdarzeń medycznych:

Aby prawidłowo raportować zdarzenia medyczne do systemu P1, konieczne jest wypełnienie określonych pól. Jak już wspomniano, w programie Proassist upewniamy się, że wszystkie niezbędne dane są uzupełnione, aby uniknąć błędów i opóźnień w przesyłaniu informacji. Oto lista pól, które muszą być wypełnione:

Zawód medyczny (Rola w P1)

Identyfikator MUŚ – Komórka

Identyfikator MUŚ

Numer PWZ

Przynależność do grupy zawodowej

ID Extension (numer księgi rejestrowej)

ID Root

Certyfikat TLS oraz WSS: Pobierz certyfikaty z rpwdl.csioz.gov.pl

E-zdrowie hasło: Hasło do certyfikatów wygenerowanych z systemu P1

Podpis – certyfikat ZUS: Możesz wysyłać zdarzenia medyczne bez certyfikatu ZUS, ale wtedy te zdarzenia nie pojawią się w IKP (Internetowe Konto Pacjenta), gdyż nie są one autoryzowane

Proces raportowania zdarzeń medycznych w programie medycznym

W trakcie wizyty należy upewnić się, że pacjent ma wprowadzone poprawne dane do systemu, takie jak imię, nazwisko, nr PESEL oraz oddział NFZ. Te pola są niezbędne do raportowania zdarzeń medycznych. W oknie przeprowadzania wizyty, na dole, znajdziesz opcję wyboru typu zdarzenia medycznego. Kliknij okno wyszukiwania, aby wybrać odpowiedni typ zdarzenia.

Proassist zapewnia, że system podpowie, które pola należy uzupełnić przy konkretnym typie zdarzenia medycznego. Jeżeli brakuje jakichkolwiek danych, system wyświetli powiadomienie, że zdarzenie medyczne nie zostanie wysłane bez uzupełnienia brakujących informacji. To pozwala na natychmiastowe wprowadzenie brakujących danych i zapewnia, że raportowanie będzie zgodne z wymaganiami.

Po wprowadzeniu wszystkich niezbędnych danych, masz dwie opcje:

Popraw: Uzupełnij brakujące pola, aby zdarzenie zostało przesłane z podpisem.

Ignoruj: Wyślij zdarzenie bez uzupełnienia brakujących pól, co oznacza, że zostanie ono przesłane bez podpisu.

Podsumowanie

Konieczność dostosowania oprogramowania medycznego do swobodnego przesyłania danych ma ścisły związek z obowiązkiem raportowania danych zdarzeń medycznych do SIM. Wszystkie informacje, dotyczące przesyłanych danych zawarte są w Rozporządzeniu Ministra Zdrowia, które także szczegółowo określa terminy ich przekazywania. Raportowanie jest obowiązkowe od 1 lipca 2021. Od tej daty lekarze i podmioty medyczne muszą także tworzyć elektroniczną dokumentację medyczną w systemach informatycznych.

Raportowanie zdarzeń medycznych w Proassist jest intuicyjne i zautomatyzowane, co minimalizuje ryzyko błędów i usprawnia proces leczenia. Dzięki dokładnym podpowiedziom i walidacji danych, system dba o to, aby wszystkie niezbędne informacje były uzupełnione, a zdarzenia medyczne prawidłowo przesyłane do systemu P1. To z kolei przyczynia się do lepszej organizacji świadczeń zdrowotnych oraz zarządzania elektroniczną dokumentacją medyczną.

Jeśli chcesz – zgodnie z rozporządzeniem ministra zdrowia – spełniać obowiązek raportowania zdarzeń medycznych i korzystania z elektronicznej dokumentacji medycznej podczas świadczenia opieki zdrowotnej, skontaktuj się z nami pod numerem 505 708 455. Chętnie opowiemy Ci o rozwiązaniach systemu medycznego Proassist, który nie tylko ułatwia uzupełnianie dokumentacji medycznej, ale również usprawnia pracę w zarządzaniu placówką medyczną.

Wdrożenie rejestracji telefonicznej Proassist do placówki medycznej ze świadczeniami prywatnymi oraz finansowanymi przez NFZ

Rejestracja telefoniczna dla placówki, która przyjmuje zarówno pacjentów komercyjnych, jak i na NFZ

Proassist: Placówka, w której świadczy Pani swoje usługi medyczne przyjmuje pacjentów zarówno w ramach wizyt prywatnych oraz tych finansowanych z NFZ. Proszę powiedzieć, jak wyglądała organizacja pracy tej placówki medycznej poprzednio? Jak wyglądała rejestracja pacjentów przed wdrożeniem naszych usług?

Pani Doktor: Wcześniej dysponowaliśmy dwoma numerami telefonów. Pod jednym – stacjonarnym – były rejestrowane wizyty na NFZ, natomiast pod drugim – wizyty prywatne. Telefonów na pierwszy numer było bardzo dużo. Pacjenci, nie mogąc dodzwonić się na pierwszy numer telefonu, korzystali z drugiego, nie czytając, że służy on wyłącznie do rejestracji na wizyty komercyjne. Nastąpiło przeciążenie systemu oraz zamieszanie w pracy rejestratorek medycznych. Telefonów było tak dużo, że musiały obsługiwać je dwie osoby, przez co były one wyłączone z obsługi pacjenta przy kontuarze.
Stąd też pojawił się pomysł na to, żeby poprosić państwa o wsparcie, aby odciążyć rejestrację telefoniczną.

Proassist: Wtedy została wdrożona nasza rejestracja telefoniczna. Proszę powiedzieć, jak to wygląda teraz, po jej wprowadzeniu?

Pani Doktor: W tej chwili nasza rejestracja przyjmuje zapisy wyłącznie na fundusz zdrowia, tak jak mamy to zaznaczone na stronie. Wdrożyliśmy rejestrację telefoniczną Proassist również ze względu na to, że mamy okres pandemii i liczba połączeń została zwiększona, Obecnie sprawy załatwiamy telefonicznie i z państwa usług korzystamy i wyłącznie w zakresie wizyt komercyjnych.

Rozwiązany problem: trudności w dodzwonieniu się do placówki

Proassist: Czy zauważyła Pani różnicę w organizacji pracy rejestracji medycznej i po wprowadzeniu naszych usług do placówki?

Pani Doktor: Biorąc pod uwagę, że wcześniej był problem z dodzwonieniem się do naszej poradni również prywatnie, na pewno widać różnicę w tym, że pacjenci mają zdecydowanie większą możliwość zapisać na wizytę prywatną. Obsługa rejestracji jest bardzo sprawna i jest ona przedłużona. My pracujemy do 18, a państwo przyjmujecie zapisy na wizyty do 21:00, oraz w soboty. Jest to doceniane przez pacjentów.

Proassist: Czy w ogólnym rozrachunku organizacja placówki została usprawniona?

Pani Doktor: Tak, oczywiście. Poprawiła się organizacja pracy w rejestracji, jednocześnie odciążyliśmy rejestrację telefoniczną. Obecnie w dobie pandemii tej pracy jest znacznie więcej ze względu na to, że przyjmujemy wyniki, które w tej chwili oceniamy w ramach telewizyt, prośby o recepty, o zaświadczenia, prośby o telewizyty. To wszystko przechodzi przez rejestrację, która jest bardzo obciążona, dlatego ogromnym plusem i udogodnieniem jest to, że pracownicy rejestracji nie muszą zajmować się teraz działem komercyjnym. Mamy to u was w ramach zewnętrznej firmy. Jest to wygodne.

Proassist: To już wszystko z mojej strony, bardzo dziękuję Pani za rozmowę.

Pani Doktor: Dziękuję.

Dla Przychodni Neurologicznej w Gorzowie Wielkopolskim utrudnienie stanowiły telefony od pacjentów, blokujących linię do zapisów na wizyty prywatne, dzwoniąc, aby zarejestrować się na wizytę na NFZ. Rejestracja telefoniczna Proassist prowadzi zapisy wyłącznie na wizyty komercyjne, co odblokowało rejestrację medyczną placówki. Dzięki temu problem przeciążonej linii telefonicznej został zniwelowany, a przychodnia może prowadzić zapisy na Narodowy Fundusz Zdrowia.

Marketing usług medycznych krok po kroku

Placówki medyczne oraz gabinety lekarskie mają ograniczone możliwości w kwestii źródeł pozyskiwania klientów. Reklama świadczeń medycznych jest formalnie zabroniona, dlatego specjaliści muszą korzystać ze szczególnych sposobów rozpowszechniania informacji o swoich usługach.

Pozyskiwanie pacjentów przez placówki i gabinety jest utrudnione, jednak możliwe. Dodatkowo możliwości jest znacznie więcej, niż mogłoby się wydawać. Zanim jednak zaczniemy rozglądać się za źródłami pozyskiwania pacjentów, powinniśmy w pierwszej kolejności zastanowić się, czy placówka jest w stanie przyjmować większą ilość pacjentów, oraz czy jej rejestracja telefoniczna jest przygotowana na ich obsługę.

Zarządzający placówkami medycznymi oraz lekarze, chcący przyjmować większą liczbę pacjentów, często podwyższają wydatki na reklamę, jednocześnie nie podejmując żadnych działań związanych z organizacją pracy rejestracji medycznej. Nierzadko zapominają o tym, że pacjent nie skorzysta z usług placówki, jeśli nie będzie w stanie się z nią skontaktować.

Więcej na ten temat pisaliśmy tutaj.

Zakładając jednak, że placówka medyczna posiada możliwości oraz zamierza przyjmować większą ilość pacjentów, może zacząć rozglądać się nad źródłami ich pozyskiwania. Kolejność czynności reklamowych jest bardzo ważna. Najważniejsze jest, aby rozpocząć od najprostszych rzeczy, robionych często intuicyjnie, ponieważ zyskujemy wtedy pewność, że każdy kolejny krok w działaniach marketingowych (zapewne bardziej kosztowny) będzie miał sens.

1. Umieść informację o placówce/gabinecie na budynku

Swoje działania rozpocznij od odpowiedniego „zareklamowania” placówki medycznej, czy gabinetu lekarskiego w miejscu, w którym się znajduje. Zwróć uwagę na to, aby reklama była czytelna i przykuwająca uwagę odbiorcy. Tego typu reklama to wydatek jednorazowy, oraz ma służyć przez wiele lat. Dlatego w tym przypadku nie warto oszczędzać. Bardzo ważne jest, aby umieścić na niej numer telefonu oraz adres strony internetowej danej placówki lub lekarza. Jeżeli pacjent wykaże chęć skorzystania ze świadczeń placówki, powinien mieć możliwość łatwego skontaktowania się z nią. Dobrze, jeśli może zapoznać się z jej ofertą cenową, a adres strony internetowej umieszczony na banerze z pewnością mu to ułatwi. Wydawanie pieniędzy na samą reklamę bez podania danych kontaktowych może doprowadzić do stracenia możliwości pozyskania pacjenta.

Załóżmy, że Twój potencjalny pacjent stoi w korku ulicznym, zerka przez okno i widzi reklamę Twojego gabinetu lekarskiego: „Centrum Medyczne ABC”. Jeżeli obok nazwy, zobaczy numer telefonu, będzie miał możliwość natychmiastowego skontaktowania się z placówką (lub przynajmniej zapisać sobie go). Jeśli nie zrobi tego od razu, to po dotarciu do domu albo poświęci czas na wyszukanie numeru do Twojej placówki, albo nie.

2. Załóż stronę internetową lekarza lub placówki medycznej

W dzisiejszych czasach trudno wyobrazić sobie jakiekolwiek działania marketingowe be własnej strony w sieci. Doba internetu zmusiła wielu przedsiębiorców do przeniesienia swojej działalności do wirtualnego środowiska. Tak samo jest w przypadku usług medycznych. Wielu pacjentów stawiając na wygodę, szuka informacji o placówkach medycznych właśnie w internecie.

Zdarza się, że lekarze figurują w internetowych katalogach, jednak nie posiadają własnej witryny, tym samym działając na swoją szkodę. Jeżeli decydujemy się na wykorzystywanie internetu do swoich czynności marketingowych, powinniśmy zacząć od założenia strony internetowej lekarza lub swojej placówki medycznej. Z uwagi na fakt, że większość pacjentów posiada obecnie dostęp do internetu w swoim telefonie, wielu z nich może dowiedzieć się więcej o Twojej placówce w dowolnym miejscu o każdej porze. Brak strony internetowej ogranicza zainteresowanym dostęp do istotnych informacji, a placówce możliwość pozyskania nowych pacjentów.

Istnieje możliwość stworzenia dedykowanej strony internetowej lekarza. Przy jej tworzeniu można także skorzystać z szablonów. Przykładem może być strona internetowa tworzona przez Proassist w ramach swojego abonamentu: link.

Jeżeli zależy Ci na bardziej rozbudowanej witrynie internetowej, dobrym rozwiązaniem w tej kwestii będzie skorzystanie z usług agencji reklamowej, tworzącej strony internetowej dla lekarzy. Imagemed jest agencją, która swoje usługi dedykuje właśnie lekarzom oraz placówkom medycznym. Specjaliści zajmujący się marketingiem internetowym pomogą Ci stworzyć profesjonalną i funkcjonalną witrynę Twojej placówki medycznej.

3. Zadbaj o spójną identyfikację wizualną

W proces identyfikacji wizualnej wchodzi kilka części składowych: kolorystyka, logo, kolor czcionki na ulotkach i stronach internetowych itd. Placówki medyczne bardzo często posługują się ulotkami pozostawionymi w poczekalniach, aby poinformować pacjentów o swoich świadczeniach medycznych. Ważne jest to, aby identyfikacja wizualna była przemyślana, a poszczególne jej elementy, takie jak: strona internetowa, wizytówki, foldery reklamowe, a także dokumentacja medyczna oraz wiadomości e-mail wysyłane do pacjenta były spójne, oraz zawierały wszystkie informacje dotyczące placówki lub gabinetu takie jak numer telefonu, czy adres strony internetowej.

4. Zapewnij pacjentom możliwość zapisów on-line oraz telefoniczną rejestrację medyczną

Skoro pacjent zna już Twoją stronę internetową, wchodzi na nią w celu zaczerpnięcia informacji dotyczących placówki medycznej lub gabinetu lekarskiego, możesz zapewnić mu szansę zapisu na wizytę bezpośrednio z tej witryny. W tym celu warto umieścić na swojej stronie specjalną zakładkę do rejestracji on-line, która będzie przejrzysta oraz łatwa w obsłudze. Możesz ją uzyskać dzięki narzędziu Proassist .

Oczywiście nie wszyscy będą chcieli skorzystać z internetowej rejestracji medycznej. Starsi pacjenci zazwyczaj preferują tradycyjne formy zapisów na wizyty, dlatego zarówno na stronie internetowej, jak i na wszystkich ulotkach i wizytówkach powinien zostać zamieszczony numer telefonu. Należy pamiętać także o dobrej organizacji pracy rejestracji telefonicznej. Żadne działania marketingowe nie przyniosą pożądanych skutków, jeżeli pacjent zostanie pozbawiony możliwości kontaktu z placówką.

5. Powiadom pacjentów o swojej placówce/gabinecie

Dzięki temu, że pacjent dowie się o istnieniu Twojej placówki medycznej lub gabinetu lekarskiego, będzie mógł zdecydować się, zaczerpnąć więcej informacji na ten temat. Informowanie o placówce lub gabinecie może odbywać się zarówno poprzez zwykłą „pocztę pantoflową” jak i przez działania osobowe na mediach społecznościowych. Powiadom pacjentów, w jakim zakresie działa Twoja placówka, jakie świadczy usługi oraz leczeniem jakich schorzeń zajmują się lekarze świadczący w niej usługi. Pacjent będzie wiedział, czy w danej placówce lub gabinecie lekarskim uzyska konkretną pomoc.

6. Placówka medyczna/gabinet w mediach społecznościowych

Najprostszym sposobem na samodzielne prowadzenie działań marketingowych jest założenie własnych fapage’y na portalach społecznościowych. Jeżeli na co dzień korzystasz z Facebooka, możesz prowadzić stronę swojej placówki medycznej na tym portalu, jeśli natomiast lepiej odnajdujesz się na Instagramie – możesz informować pacjentów o swojej placówce właśnie w tym serwisie. Dzięki temu będziesz miał możliwość prowadzenia działań marketingowych w sposób intuicyjny, ponieważ będziesz to robił na narzędziu, które jest Ci już dobrze znane. Pamiętaj jednak, że w prowadzeniu mediów społecznościowych najważniejsza jest systematyczność. Jeżeli brak czasu lub chęci utrudni Ci regularne zamieszczenie postów, lepiej nie rozpoczynaj działań w tym zakresie. Nie ma nic gorszego, niż fanpage, który „milczy” przez dłuższy czas, aby potem zasypać swoich odbiorców nadmiarem informacji.

7. Blog na stronie internetowej

Prowadzenie bloga na własnej stronie internetowej jest drugim po optymalizacji treści strony działaniem na Twojej witrynie, które pomoże wypozycjonować własną stronę internetową. Optymalizacja treści wymaga specjalistycznej wiedzy, natomiast, jeśli chodzi o bloga, możesz pisać go samodzielnie. Wplatanie słów kluczowych będzie odbywało się naturalnie, co z pewnością pomoże wypozycjonować Twoją witrynę. Tak jak w przypadku prowadzenia fanpage’a, kwestie związane z pozycjonowaniem strony, w tym prowadzenie bloga, wymaga systematyczności. Jeżeli treści na blogu nie będą pojawiały się co najmniej dwa razy w miesiącu – takie działania okażą się zbędne. Efekty regularnego zamieszczania postów na blogu nie będą natychmiastowe, jednak warto pomyśleć o takich działaniach, ponieważ po dłuższym czasie rezultaty na pewno się pojawią.

8. Pozycjonowanie strony

Pozycjonowanie własnej witryny internetowej dzieli się na dwa etapy. Pierwszym jest przygotowanie strony do pozycjonowania. Jest to działanie jednorazowe. Drugi etap to działania ukierunkowane na pozycjonowanie konkretnych słów kluczowych w wyszukiwarce internetowej. Takie czynności również wymagają specjalistycznej wiedzy, a nauka o zagadnieniach dotyczących pozycjonowania strony wymaga czasu. Jeśli jednak nie dysponujesz nadmiarem wolnego czasu, który mógłbyś poświęcić na zagłębienie się w tajniki pozycjonowania, możesz skorzystać z usług agencji reklamowej, która pomoże Ci w tym zakresie.

9. Google Ads i reklama w mediach społecznościowych

Jak pewnie zauważyłeś, dopiero w 9 punkcie poruszamy temat płatnej reklamy. Wszystkie opisane do tej pory źródła pozyskiwania pacjentów są bezpłatne, jeżeli założymy, że będziesz w stanie wykonać je samodzielnie. Niezależnie od tego, czy zależy Ci na szybkim pozyskaniu pacjentów, czy też postanowiłeś cierpliwie czekać na efekty – wykonaj czynności opisane we wszystkich poprzednich punktach, zanim zdecydujesz się na płatną reklamę. W przeciwnym razie nie będziesz miał pewności, czy efekty działań marketingowych to wynik Twojej własnej pracy, czy kwestia wydania pieniędzy na reklamę.

Ważne jest to, że Twoja praca wykonana w ramach ośmiu pozostałych punktów będzie widoczna stale, natomiast pieniądze wydane na Google Ads to inwestycja krótkotrwała i jednorazowa. Może jednak okazać się pomocna. Pacjent, który raz zainteresuje się Twoją placówką medyczną, może stać się jej stałym bywalcem. Z kolei regularnie prowadzony blog pozwala uzyskać stały ruch na Twojej stronie.

W kwestii wydatków na reklamy AdWords, czy przykładowo Facebook Ads, najlepiej zaczerpnąć informacji u wyspecjalizowanych agencji reklamowych, które mają możliwość wyliczenia budżetu, który należy przeznaczyć na promocję placówki lub gabinetu. Wbrew pozorom może się okazać, że koszt takich kampanii wcale nie musi sięgać dziesiątek tysięcy złotych. Jeśli Twoja placówka medyczna działa lokalnie, a Twoimi potencjalnymi pacjentami będą mieszkańcy danej miejscowości, budżet w wysokości około 1000 zł miesięcznie może okazać się w pełni wystarczający. Agencje reklamowe pobierają 20% kosztów przeznaczonych na daną kampanię reklamową. Kwota, którą wypłacasz agencji na reklamę, jest w pełni wykorzystana na Twoją placówkę.

10. Marketplace

Ostatnim punktem na naszej liście jest marketplace. Znalazł się on tutaj nieprzypadkowo – w naszym mniemaniu rozwiązanie to jest ostatecznością. Oczywiście – efekty w tym przypadku są widoczne wcześniej, niż przy promocji własnej strony internetowej, natomiast porównując korzystanie z marketplace do płatnej reklamy – nie musi tak być.

Jeżeli poświęcisz czas na pisanie bloga, wydasz pieniądze na pozycjonowanie strony, to ruch zostanie skierowany na Twoją witrynę, czy fanpage na Facebooku, a promowane będą wyłącznie Twoje usługi. W przypadku korzystania z marketplace może się okazać, że wydajesz pieniądze na reklamowanie konkurencji, a po odejściu wydane pieniądze przepadają. W przypadku dziewięciu pozostałych punktów to się nie stanie.

Podsumowanie

Jak widać, pomimo formalnego zakazu promowania usług medycznych, istnieje wiele źródeł pozyskiwania pacjentów dla placówek medycznych i gabinetów lekarskich. W opisanych powyżej dziesięciu krokach przedstawiliśmy zarówno darmowe, jak i płatne sposoby na wypromowanie placówki medycznej. Darmowe źródła pozyskiwania pacjenta wymagają czasu, zanim przyniosą efekty, natomiast płatne są krótkotrwałe, a ich efekt widoczny jest natychmiastowo. Ważne jest to, aby wykonywać wszystkie działania w takiej kolejności, w jakiej zostały przez nas opisane. Tylko wtedy przyniosą pożądane rezultaty.

Proassist – jeden system medyczny do obsługi wielu gabinetów jednego specjalisty

Problemy wynikające z prowadzenia kilku gabinetów jednocześnie

Zarządzanie grafikami w różnych lokalizacjach

Praca w trzech różnych placówkach wymagała od doktora Błaszczyka prowadzenia oddzielnych grafików wizyt. Każdy kalendarz musiał być na bieżąco aktualizowany, aby uniknąć nakładania się wizyt. Było to czasochłonne i wymagało regularnego sprawdzania wszystkich terminarzy, co znacząco odciągało lekarza od innych obowiązków.

Utrudnienia w internetowej rejestracji wizyt

Pacjenci korzystający z rejestracji online często mieli problem z wyborem odpowiedniej lokalizacji wizyty. Na różnych stronach internetowych widniały różne adresy przy nazwisku tego samego specjalisty, co mogło prowadzić do nieporozumień i frustracji. To z kolei wiązało się z ryzykiem utraty części pacjentów, którzy zrezygnowali z zapisów z powodu komplikacji.

Proassist – system do zarządzania siecią placówek medycznych

Jeden zintegrowany kalendarz wizyt

Najważniejszym krokiem dla Doktora Błaszczyka było wdrożenie oprogramowania medycznego Proassist, które umożliwiło integrację grafików z trzech placówek w jednym miejscu. Dzięki temu:

✅ Wszystkie wizyty są widoczne w jednym kalendarzu, niezależnie od lokalizacji czy sposobu rejestracji.

✅ Doktor Błaszczyk może łatwo sprawdzić swój harmonogram za pomocą jednego loginu i hasła.

✅ System działa w chmurze, co pozwala na dostęp do grafików z dowolnego urządzenia, w tym z telefonu dzięki aplikacji mobilnej Proassist.

Usprawnienie rejestracji online

Aby ułatwić pacjentom zapisy na wizyty, założono dedykowaną stronę internetową doktora Błaszczyka z zakładką do rejestracji. Najważniejsze zmiany obejmowały:

✅ Pierwszy krok rejestracji to wybór lokalizacji gabinetu, co minimalizuje ryzyko pomyłek.

✅ Dopiero po wyborze placówki pacjent może wybrać usługę, co zapewnia przejrzystość procesu.

✅ Intuicyjny interfejs strony zachęca pacjentów do korzystania z rejestracji online, co zwiększa ich zadowolenie.

✅ Pacjent nie musi zakładać konta, żeby umówić wizytę.

Przypomnienia SMS z odpowiednimi danymi

Proassist umożliwia automatyczne wysyłanie przypomnień SMS o nadchodzących wizytach. W przypadku doktora Błaszczyka:

✅ Każda wiadomość zawiera dokładny adres i nazwę placówki, w której odbędzie się wizyta.

✅ Funkcjonalność ta pozwala zredukować liczbę nieodbytych wizyt i zwiększa satysfakcję pacjentów.

Zarządzanie dostępem do grafików

Oprogramowanie Proassist umożliwia delegowanie zarządzania grafikami. W przypadku doktora Błaszczyka:

✅ Każda placówka może mieć przypisany personel odpowiedzialny za wprowadzanie zmian do lokalnego grafiku.

✅ Zmiany wprowadzone w jednej placówce nie wpływają na grafiki w innych lokalizacjach, co zapewnia porządek i klarowność.

Podsumowanie – jak system Proassist pomaga zarządzać kilkoma gabinetami jednocześnie

Wdrożenie systemu Proassist w gabinetach doktora Damiana Błaszczyka pozwoliło na wyeliminowanie problemów wynikających z pracy w wielu lokalizacjach. Jeden zintegrowany kalendarz, ulepszona rejestracja online oraz możliwość zarządzania dostępem do grafików znacząco usprawniły codzienną pracę ortopedy.

Dzięki nowoczesnym rozwiązaniom, takim jak mobilna aplikacja i automatyczne przypomnienia SMS, pacjenci otrzymują lepszą obsługę, a doktor Błaszczyk ma pełną kontrolę nad swoim harmonogramem.

Efekty z wdrożenia odpowiedniego oprogramowania:

Porządek w grafikach: wszystkie wizyty są dostępne w jednym miejscu, co pozwala na efektywne zarządzanie czasem.

Lepsza rejestracja online: pacjenci mogą łatwo zapisać się na wizytę w odpowiedniej placówce, co zwiększyło ich zadowolenie.

Zredukowane ryzyko nieodbytych wizyt: automatyczne przypomnienia SMS zwiększyły punktualność pacjentów.

Oszczędność czasu: dzięki zintegrowanemu systemowi doktor Błaszczyk może skupić się na leczeniu pacjentów, a nie na administracji i ciągłym sprawdzaniu kalendarzy.

Jak zwiększyć ilość dokonywanych rezerwacji wizyt w placówce medycznej?

Wyzwania, przed którymi stanęło Centrum Medyczne Semper Fortis

Ze względu na renomę i wysoką jakość usług, Semper Fortis cieszy się dużą popularnością wśród pacjentów. W szczytowych godzinach rejestracja była jednak tak przeciążona, że wielu pacjentów nie mogło się dodzwonić, co generowało frustrację i obniżało poziom satysfakcji z usług placówki. Zwiększenie liczby rejestratorek nie rozwiązałoby problemu, a jedynie wiązało się z wyższymi kosztami. Konieczne stało się wdrożenie efektywnego i kosztowo opłacalnego rozwiązania.

Profesjonalna obsługa za pomocą zewnętrznej rejestracji telefonicznej

Dla placówek medycznych, które chcą odciążyć swoje recepcje i jednocześnie zwiększyć liczbę dokonywanych rezerwacji, Proassist oferuje zewnętrzną rejestrację telefoniczną. Dzięki tej funkcji specjalnie przeszkolony zespół obsługuje rejestrację telefoniczną dla placówki. Jest to szczególnie zbawienne w godzinach szczytu lub w sytuacjach, gdy wewnętrzny personel jest zajęty. Przekazanie części obowiązków na zewnątrz pozwala zapewnić szybszą reakcję na potrzeby pacjentów, co skutkuje większą ilością dokonywanych rezerwacji i poprawia jakość obsługi.

Wdrożenie tego rozwiązania w Semper Fortis pozwoliło zautomatyzować procesy, co rozwiązało wiele problemów związanych z przeciążeniem rejestracji. Oto najważniejsze zmiany, jakie nastąpiły dzięki zdalnej rejestracji telefonicznej Proassist:

✅ W ramach zewnętrznej obsługi telefonicznej Proassist stworzono centralę telefoniczną z możliwością wyboru celu połączenia:

Rejestracja na NFZ– umożliwiająca szybką obsługę pacjentów korzystających z usług refundowanych.

Rejestracja prywatna – prowadzona przez zewnętrzne rejestratorki Proassist, co pozwoliło na natychmiastowe odciążenie wewnętrznego zespołu.

✅ Dzięki tej funkcji rejestracja na wizyty prywatne została usprawniona, a poziom odbieralności połączeń wzrósł do 94%.

✅ Czas oczekiwania pacjenta na połączenie uległ skróceniu, a liczba dziennych rejestracji wzrosła aż o 34%.

Umożliwienie rejestracji online na stronie placówki

Jedną z najważniejszych funkcji systemu medycznego Proassist jest e-rejestracja, dzięki której pacjenci mogą wygodnie umawiać wizyty przez Internet, o każdej porze dnia i nocy. Dostępność rejestracji online eliminuje ograniczenia wynikające z godzin pracy rejestracji telefonicznej i ułatwia proces rezerwacji wizyt – pacjenci mogą wybrać dogodny dla siebie termin bez konieczności oczekiwania na połączenie telefoniczne. Tego rodzaju rozwiązanie sprawia, że dostępność placówki staje się większa, co przyciąga nowych pacjentów oraz zwiększa liczbę wizyt umawianych przez osoby, które wolą załatwiać sprawy online.

Na stronie internetowej Semper Fortis również wdrożono widget rejestracji online, dostępny 24/7, który umożliwia pacjentom samodzielne zapisanie się na wizytę. To elastyczne rozwiązanie odciąża zespół rejestracji, a pacjenci mogą zapisać się na wizytę w dogodnym dla siebie momencie, co wpływa na wyższą liczbę rezerwacji.

Automatyczne przypomnienia SMS wysyłane do pacjentów

Proassist umożliwia wysyłanie automatycznych przypomnień o wizytach za pośrednictwem SMS-ów. Dzięki tej funkcji pacjenci nie tylko lepiej pamiętają o swoich terminach, ale są także bardziej skłonni do dotrzymywania terminów wizyt. Przypomnienia znacząco redukują liczbę nieodwołanych wizyt, co pozwala na lepsze zarządzanie harmonogramem i uniknięcie niepotrzebnych pustych miejsc w kalendarzu. Automatyczne przypomnienia wspierają również pozytywne doświadczenie pacjenta, co zwiększa szansę, że wybierze tę samą placówkę przy kolejnej potrzebie.

Dla omawianej placówki medycznej, automatyczne przypomnienia SMS o zbliżających się terminach to funkcja, która znacząco ograniczyła liczbę pacjentów niepojawiających się na wizytach. Pacjenci otrzymują powiadomienia na dzień przed wizytą, a system umożliwia łatwe jej odwołanie lub przełożenie za pomocą specjalnego kodu w odpowiedzi na wiadomość SMS. Dzięki temu lekarze i zespół Semper Fortis zyskali lepszą organizację pracy.

Aplikacja na telefon dla lekarzy i specjalistów medycznych

Każdy lekarz otrzymał dostęp do aplikacji mobilnej Proassist, dostępnej zarówno na smartfony z systemem Android, jak i iOS. Pozwala ona na łatwy wgląd w grafik wizyt i możliwość edycji terminarza. Aplikacja jest szczególnie pomocna w dynamicznych warunkach pracy, umożliwiając lekarzom pełną kontrolę nad swoim harmonogramem i eliminując ryzyko zdublowania terminów.

Dodatkowe funkcje, które umożliwia aplikacja na telefon to między innymi możliwość głosowego wypełniaia EDM oraz szybkiego skanowania dokumentów za pomocą telefonu i automatycznego dodawania zdjęć do karty pacjenta.

Korzyści płynące z wdrożenia systemu medycznego Proassist dla Semper Fortis

Korzyści dla centrum medycznego:

✅ Optymalizacja kosztów – Proassist okazał się tańszym rozwiązaniem niż zatrudnienie dodatkowego zespołu rejestratorek.

✅ Większa liczba rezerwacji – liczba dziennych rejestracji wzrosła, przy jednoczesnym zmniejszeniu kosztów operacyjnych.

✅ Odciążenie zespołu rejestracji – wewnętrzny zespół rejestratorek zyskał większy komfort pracy i więcej czasu na obsługę pacjentów na miejscu.

Korzyści dla pacjentów:

✅ Szybsza rejestracja telefoniczna – pacjenci mogą łatwo połączyć się z odpowiednią osobą, co eliminuje czas oczekiwania i poprawia jakość obsługi.

✅ Elastyczność w rezerwacji – rejestracja online i SMS-owe przypomnienia znacznie ułatwiają kontakt z placówką, co przekłada się na wyższą satysfakcję pacjentów.

✅ Bezproblemowe przekładanie i odwoływanie wizyt – pacjenci mogą szybko i wygodnie zmieniać swoje plany, co zmniejsza liczbę nieodwołanych wizyt.

Podsumowanie

Nowoczesne rozwiązania, takie jak system medyczny Proassist, umożliwiają placówkom medycznym skuteczniejsze zarządzanie rezerwacjami wizyt oraz zwiększenie ich liczby. Dzięki funkcjom takim jak rejestracja online, automatyczne przypomnienia,czy zewnętrzna rejestracja telefoniczna, placówka może wprowadzić udogodnienia, które odpowiadają na potrzeby pacjentów i usprawniają pracę personelu. Oprogramowanie Proassist udowodniło swoją skuteczność w Semper Fortis, zwiększając liczbę rezerwacji, optymalizując koszty i ułatwiając pracę rejestratorek oraz lekarzy. Automatyzacja procesów związanych z obsługą pacjenta poprawiła dostępność placówki, zapewniając pacjentom lepszy dostęp do usług medycznych oraz większy poziom zadowolenia.

Czym jest zdarzenie medyczne?

Kogo dotyczą dane przetwarzane za pośrednictwem systemu informacji medycznej?

Jakie dane dotyczące zdarzeń medycznych będą przekazywane do P1?

Terminy przekazywania danych zdarzeń medycznych do SIM

Raportowanie zdarzeń medycznych do systemu P1 w Proassist

Jaki system wybrać do raportowania zdarzeń medycznych?

Pola wymagane do raportowania zdarzeń medycznych:

Proces raportowania zdarzeń medycznych w programie medycznym

Podsumowanie

Rejestracja telefoniczna dla placówki, która przyjmuje zarówno pacjentów komercyjnych, jak i na NFZ

Rozwiązany problem: trudności w dodzwonieniu się do placówki

Marketing usług medycznych krok po kroku

1. Umieść informację o placówce/gabinecie na budynku

2. Załóż stronę internetową lekarza lub placówki medycznej

3. Zadbaj o spójną identyfikację wizualną

4. Zapewnij pacjentom możliwość zapisów on-line oraz telefoniczną rejestrację medyczną

5. Powiadom pacjentów o swojej placówce/gabinecie

6. Placówka medyczna/gabinet w mediach społecznościowych

7. Blog na stronie internetowej

8. Pozycjonowanie strony

9. Google Ads i reklama w mediach społecznościowych

10. Marketplace

Podsumowanie

Problemy wynikające z prowadzenia kilku gabinetów jednocześnie

Proassist – system do zarządzania siecią placówek medycznych

Podsumowanie – jak system Proassist pomaga zarządzać kilkoma gabinetami jednocześnie

Wyzwania, przed którymi stanęło Centrum Medyczne Semper Fortis

Profesjonalna obsługa za pomocą zewnętrznej rejestracji telefonicznej

Umożliwienie rejestracji online na stronie placówki

Automatyczne przypomnienia SMS wysyłane do pacjentów

Aplikacja na telefon dla lekarzy i specjalistów medycznych

Korzyści płynące z wdrożenia systemu medycznego Proassist dla Semper Fortis

Korzyści dla centrum medycznego:

Korzyści dla pacjentów:

Podsumowanie

Pobierz Top 3 Ebooki Marketingowe

Zamów bezpłatnepołączenie w 5 minut!

Jesteśmy gotowi, aby odpowiedzieć na wszystkie Twoje pytania.

Inne opcje kontaktu:

Zamów bezpłatne
połączenie w 5 minut!