Dlaczego warto prowadzić social media swojej placówki medycznej?

W jaki sposób prowadzić media społecznościowe gabinetu lub placówki medycznej?

W dzisiejszych czasach media społecznościowe stały się jednym z najważniejszych narzędzi w zakresie marketingu online dla firm, w tym oczywiście również dla gabinetów i placówek medycznych. Dzięki nim możemy dotrzeć do szerokiego grona potencjalnych pacjentów i zbudować pozytywny wizerunek naszej placówki. Jednak prowadzenie mediów społecznościowych wymaga od nas pewnej wiedzy i umiejętności, aby osiągnąć sukces.

Określ swoje cele i grupę docelową

Pierwszym krokiem przed rozpoczęciem działań w mediach społecznościowych jest określenie celów, jakie chcemy osiągnąć. Mogą to być cele marketingowe, takie jak zwiększenie liczby pacjentów, czy cele związane z budowaniem wizerunku placówki. Ważne jest, aby cele były realistyczne i dostosowane do specyfiki branży medycznej. Następnie powinniśmy określić grupę docelową, czyli osoby, do których kierujemy nasze działania. W przypadku gabinetów medycznych i placówek medycznych, grupą docelową są przede wszystkim osoby poszukujące pomocy medycznej.

Wybierz odpowiednie portale społecznościowe

Kolejnym ważnym krokiem jest wybór odpowiednich portali społecznościowych, na których będziemy prowadzić swoje działania. Najpopularniejszymi portalami są Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn i YouTube. Wybór portalu zależy od naszych celów i grupy docelowej. Na przykład, jeśli chcemy dotrzeć do młodszej grupy wiekowej, Instagram może być dobrym wyborem, natomiast jeśli chcemy skupić się na branżowych kontaktach, LinkedIn będzie lepszy.

Zadbaj o wizerunek

Każda placówka medyczna powinna dbać o swój wizerunek w internecie, a zwłaszcza w mediach społecznościowych. Dlatego należy zadbać o estetyczne i profesjonalne wyglądanie profilu, w tym zdjęcia profilowe, okładki, opisy i treści. Warto korzystać z profesjonalnych zdjęć i grafik, aby wzbudzić zaufanie u potencjalnych pacjentów.

Regularnie publikuj wartościowe treści

Publikowanie regularnych wartościowych treści jest kluczowe dla prowadzenia skutecznych działań w mediach społecznościowych. Możemy publikować artykuły związane z naszą branżą, ciekawostki medyczne, porady dla pacjentów, a nawet tak proste sprawy, jak aktualności związane z pracą gabinetu, czy nawet, jeżeli czujemy się z tym komfortowo – kulisy pracy.

Z jakich portali warto korzystać?

Media społecznościowe to dzisiaj nieodłączny element marketingu online dla placówek medycznych i gabinetów. Dzięki nim możemy dotrzeć do szerszej grupy pacjentów, nawiązać z nimi relację i budować zaufanie do naszej placówki. Jednym z kluczowych elementów w prowadzeniu skutecznych działań na mediach społecznościowych jest wybór odpowiednich platform. Jakie portale warto wybrać, prowadząc media społecznościowe gabinetu lub placówki medycznej?

Facebook

Facebook to jedna z najpopularniejszych platform społecznościowych, na której możemy publikować najróżniejsze treści związane z naszą placówką. Na naszej stronie firmowej możemy umieszczać aktualności, porady medyczne, artykuły, zdjęcia i filmy. Dzięki Facebookowi możemy budować relacje z pacjentami, odpowiadać na ich pytania i komentarze, a także promować nasze usługi i cieszyć się pozytywnymi opiniami.

Instagram

Instagram to platforma, która zyskuje coraz większą popularność wśród użytkowników. Dzięki swojej prostocie i formie graficznej, Instagram pozwala na tworzenie pięknych i ciekawych wizualnie postów. Właśnie dlatego warto korzystać z Instagrama, aby pokazać swoją placówkę medyczną z najlepszej strony. Możemy tu publikować zdjęcia i filmy z naszej placówki, a także relacje ze spotkań z pacjentami i wydarzeń związanych z naszą działalnością.

Twitter

Twitter to kolejna platforma społecznościowa, na której możemy publikować krótkie, maksymalnie 280-znakowe wpisy. Dzięki niemu możemy szybko i łatwo udostępniać krótkie informacje związane z naszą placówką, odpowiadać na pytania pacjentów i komentować bieżące wydarzenia. Twitter to też dobry sposób na nawiązywanie kontaktów z innymi specjalistami z branży medycznej i dzielenie się swoją wiedzą.

LinkedIn to portal społecznościowy, który skupia przede wszystkim osoby związane z biznesem i karierą zawodową. To idealna platforma dla placówek medycznych i gabinetów, które chcą budować swoją pozycję w branży medycznej i nawiązywać kontakty biznesowe. Na LinkedIn możemy publikować artykuły związane z naszą specjalizacją, udostępniać informacje o naszych usługach, a także nawiązywać relacje z innymi specjalistami.

YouTube

YouTube to platforma, która pozwala na publikowanie filmów. W przypadku gabinetów i placówek medycznych może to być idealne narzędzie do publikowania filmów instruktażowych lub prezentacji dotyczących naszych usług.

Plusy prowadzenia social media dla swojej placówki medycznej

W dzisiejszych czasach media społecznościowe stały się nieodłącznym elementem marketingu online, także dla placówek medycznych i gabinetów. Oto kilka powodów, dla których warto prowadzić media społecznościowe dla gabinetu lub placówki medycznej.

Budowanie relacji z pacjentami

Dzięki mediom społecznościowym placówka medyczna może budować relacje z pacjentami. Regularne publikowanie wartościowych treści na profilu firmowym pozwala na nawiązywanie kontaktów z pacjentami, odpowiadanie na ich pytania i komentarze oraz udzielanie im cennych wskazówek i porad medycznych. W ten sposób placówka medyczna może stworzyć wizerunek profesjonalisty i budować zaufanie do siebie.

Budowanie świadomości marki

Media społecznościowe to idealne narzędzie do budowania świadomości marki. Dzięki publikowaniu treści związanych z naszą placówką medyczną możemy dotrzeć do szerszej grupy odbiorców i zyskać ich uwagę. Co więcej, media społecznościowe pozwalają na umieszczanie reklam i promowanie naszych usług, co przyczynia się do zwiększenia zainteresowania naszą placówką.

Poszerzenie bazy pacjentów

Media społecznościowe to także doskonałe narzędzie do pozyskiwania nowych pacjentów. Dzięki publikowaniu wartościowych treści na profilu firmowym i budowaniu relacji z obecnymi pacjentami, nasza placówka medyczna może zyskać nowych klientów. Co więcej, korzystanie z odpowiednich hashtagów oraz przeprowadzanie konkursów czy akcji promocyjnych na profilu firmowym pozwala na dotarcie do jeszcze szerszej grupy odbiorców.

Zwiększenie zaangażowania pacjentów

Media społecznościowe to także doskonałe narzędzie do zwiększenia zaangażowania pacjentów. Dzięki publikowaniu ciekawych i wartościowych treści na profilu firmowym możemy zachęcić pacjentów do aktywności, takiej jak udzielanie komentarzy czy lajkowanie naszych postów. W ten sposób zyskujemy lojalność naszych pacjentów i budujemy z nimi silną relację.

Zwiększenie efektywności kampanii reklamowych

Media społecznościowe to doskonałe narzędzie do prowadzenia kampanii reklamowych. Dzięki nim możemy dokładnie określić grupę odbiorców naszych reklam oraz monitorować skuteczność kampanii. Dzięki temu możemy w prosty sposób dostosować nasze działania do potrzeb naszych klientów oraz zwiększyć skuteczność naszych kampanii reklamowych.

Nowości w Oprogramowaniu Medycznym Proassist – Ulepszenia dla Efektywnego Zarządzania Placówką

Nowości w Oprogramowaniu Medycznym Proassist - Ulepszenia dla Efektywnego Zarządzania Placówką

Cieszymy się, że możemy podzielić się z Wami najnowszymi aktualizacjami i ulepszeniami naszego oprogramowania medycznego dla gabinetów i placówek medycznych. Przygotowaliśmy szereg nowości, które z pewnością przyspieszą i ułatwią codzienną pracę.

1. Widget pomijający wybór specjalisty - widget po usłudze

Ta innowacja w oprogramowaniu medycznym ma na celu ułatwienie pacjentom zapisu na wizyty. W naszym nowym rozwiązaniu pacjenci wybierają usługę, a nie specjalistę, co jest niezwykle pomocne, szczególnie dla tych, którzy odwiedzają placówkę po raz pierwszy. Wdrożenie widgetu usług na stronie internetowej jest proste i intuicyjne, co czyni nasze oprogramowanie medyczne jeszcze bardziej użytkownikiem.

2. Rejestr ciąż i przesyłanie informacji do systemu p1

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.aW odpowiedzi na nowe przepisy wprowadziliśmy funkcję Rejestru Ciąż w naszym systemie Proassist. Dzięki temu medycy mogą łatwo wprowadzić informacje o ciąży do rejestru zdarzeń medycznych, co z kolei poprawia jakość opieki nad pacjentką. Funkcjonalność ta sprawia, że nasze oprogramowanie medyczne jest jeszcze bardziej zgodne z aktualnymi wymaganiami i potrzebami sektora medycznego.

3. Wyłączenie opcji wyświetlania obserwacji do zdarzenia medycznego

W trosce o wygodę i efektywność pracy użytkowników, zdecydowaliśmy się na udoskonalenie funkcji wyszukiwania w naszym oprogramowaniu medycznym. Obecnie możliwe jest przeszukiwanie bazy danych pacjentów za pomocą różnych kryteriów, takich jak imię, nazwisko, PESEL czy numer telefonu. Ta zaktualizowana funkcja wyszukiwania zapewnia szybki i łatwy dostęp do potrzebnych informacji, co znacząco przyspiesza pracę specjalistów i zwiększa efektywność całego systemu.

4. Automatyczne ustawienie odpowiedniego typu zdarzenia medycznego

Kolejną nowością w naszym oprogramowaniu medycznym jest automatyczne ustawienie odpowiedniego typu zdarzenia medycznego. Ta funkcja jest przełomowa dla specjalistów medycznych, którzy chcą zaoszczędzić czas i zwiększyć efektywność swojej pracy. Możliwość jednorazowego ustawienia odpowiedniego typu zdarzenia medycznego sprawia, że dokumentacja medyczna pacjenta jest jeszcze bardziej precyzyjna i spójna.

5. Ograniczenie dostępu do zakładki KLIENCI dla wybranych użytkowników

W trosce o bezpieczeństwo informacji pacjentów wprowadziliśmy nową funkcję, która umożliwia ograniczenie dostępu do zakładki KLIENCI dla wybranych użytkowników. Ta innowacja w oprogramowaniu medycznym pozwala na większą kontrolę nad informacjami pacjentów i zapewnia jeszcze większe bezpieczeństwo.

6. Powielanie leku z poprzedniej recepty

Aby usprawnić proces wystawiania recept, nasze oprogramowanie medyczne umożliwia teraz powielanie leku z poprzedniej recepty. Ta funkcja znacząco przyspiesza pracę specjalistów i zwiększa satysfakcję pacjentów, którzy otrzymują swoje recepty szybciej.

7. Powielanie całej recepty

Jedną z najbardziej oczekiwanych funkcji w naszym oprogramowaniu medycznym jest możliwość powielania całej recepty. Dzięki tej funkcji specjaliści mogą szybko i łatwo wystawić identyczną receptę dla pacjenta, co oszczędza czas i minimalizuje ryzyko błędów. Ta funkcja, dostępna w naszym oprogramowaniu medycznym, podnosi jakość i efektywność usług medycznych, co przekłada się na wyższy poziom satysfakcji pacjentów.

8. Wysyłanie i odczytywanie wiadomości MMS

Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom pacjentów, wprowadziliśmy do naszego oprogramowania medycznego funkcję wysyłania wiadomości MMS. Dzięki temu placówki medyczne mogą bezproblemowo komunikować się z pacjentami, informując ich o nadchodzących wizytach, wynikach badań czy innych ważnych kwestiach. Ta nowa funkcja sprawia, że nasze oprogramowanie medyczne jest jeszcze bardziej kompleksowe i dostosowane do potrzeb współczesnej opieki medycznej.

9. Definiowanie ulubionych leków w bazie komercyjnej

Dla pełnej komunikacji z pacjentami, nasze oprogramowanie medyczne umożliwia teraz odczytanie wiadomości MMS od pacjenta. Ta funkcja gwarantuje, że żadna ważna informacja od pacjenta nie zostanie pominięta, co przekłada się na wyższą jakość opieki. Wszystko to sprawia, że Proassist jest oprogramowaniem medycznym, które naprawdę służy lekarzom i pacjentom.

10. Zmiana procentu wynagrodzenia u wszystkich specjalistów dopisanych do danej usługi

Zmiany w strukturze wynagrodzenia są nieuniknione w dynamicznym świecie opieki zdrowotnej. Dlatego nasze innowacyjne oprogramowanie medyczne teraz umożliwia menedżerom placówek medycznych łatwe i szybkie dostosowanie procentu wynagrodzenia dla wszystkich specjalistów przypisanych do konkretnej usługi. Ta funkcja, dostępna z poziomu ustawień placówki, umożliwia jednorazową zmianę procentu wynagrodzenia dla wszystkich specjalistów, co przekłada się na oszczędność czasu i zwiększenie efektywności pracy.

11. Zmiana czasu u wszystkich specjalistów dopisanych do danej usługi

Ostatnią, ale nie mniej ważną nowością w naszym oprogramowaniu medycznym, jest możliwość zmiany czasu u wszystkich specjalistów dopisanych do danej usługi. Ta funkcja pozwala na elastyczne zarządzanie czasem pracy specjalistów, co z kolei przekłada się na lepsze planowanie i organizację pracy całej placówki medycznej.

Nasze oprogramowanie medyczne jest nieustannie rozwijane, aby spełniać oczekiwania zarówno placówek medycznych, jak i pacjentów. Zapewniamy, że nasze innowacje przyniosą korzyści dla wszystkich użytkowników i pacjentów, dzięki czemu

Mamy nadzieję, że te aktualizacje będą pomocne dla Waszej pracy. Jesteśmy zawsze otwarci na Wasze sugestie i komentarze, które pomogą nam usprawnić nasze oprogramowanie i dostosować je do Waszych potrzeb. Pamiętajcie, że nasz zespół wsparcia jest zawsze do Waszej dyspozycji, aby pomóc Wam zrozumieć i skutecznie wykorzystać te nowe funkcje.

Jak z sukcesem wdrożyć system do zarządzania placówką medyczną do naszej placówki lub gabinetu?

Cześć, witam Cię w kolejnym odcinku podcastu. Ostatni mój odcinek dotyczył informacji, w jaki sposób wybrać odpowiedni dla siebie system — jeżeli ktoś nie słuchał, to zapraszam, a teraz skupmy się nad tym, w jaki sposób przeprowadzić wdrożenie systemu do naszej placówki czy gabinetu ? Bo wybór odpowiedniego systemu to dopiero połowa sukcesu.

Po pierwsze – ustalenie celu wdrożenia programu dla gabinetu:

Wraz z ustaleniem celu ostatecznego, który mamy, np. polepszenie standardu obsługi pacjentów w placówce, możemy ustalić kilka mniejszych celów wraz z konkretnym terminem realizacji, np. wdrożenie rejestracji online, aby zmniejszyć liczbę telefonów od pacjentów do placówki. Zmiana formy podpisywania dokumentów przez pacjentów, zmiana procesu potwierdzania wizyt, wyłączenie z obiegu karteczki od lekarza, do rejestracji z ceną, która pacjent ma zapłacić za wizytę i to powinno pojawić się w planie wdrożenie.

Jeżeli jest brak określonego, mierzalnego celu, to czasami jako klienci kierujemy się swoją wyobraźnią, a nie rzeczywistością: “Ja sobie wyobrażałem, że to będzie tak…” i wtedy też pojawiają się niepotrzebne skrajne emocje — zarówno te pozytywne, jak i negatywne. Jeżeli dostawca nie spełni naszych wyobrażeń, oczekiwań. Jest to patowa sytuacja zarówno dla Panstwa, jak i dla wdrożeniowca, bo wtedy zazwyczaj, zamiast rozmawiać o konkretach, prowadzi się emocjonalne rozmowy, np. mogą się Państwo czuć oszukani, że dostawca nie spełnił Państwa wyobrażeń.

Jasno określony cel również Państwu pomoże w rozmowach wewnętrznych ze swoim zespołem.

Po drugie plan wdrożenia:

Musimy mieć plan wdrożenia. W zasadzie, to dostawca oprogramowania powinien nam go zaproponować po poznaniu naszej sytuacji (to jest też dobry papierek dla dostawcy oprogramowania). Im większa placówka, tym bardziej jest taki plan potrzebny. W tym planie powinniśmy mieć określone informacje dotyczące konfiguracji konta, ilości szkoleń i informacji, z jakimi osobami są one przeprowadzone i migracją danych z poprzedniego systemu – kiedy się odbędzie. Powinno być rozpisane, co jest po naszej, jako managera stronie, a co po stronie dostawcy systemu.
Optymalnie to powinno być tak, że opiekun, który się z nami kontaktuje, przedstawia nam taki plan po rozmowie z nami i poznaniu naszej sytuacji. Oczywiście możemy starać się wprowadzać zmiany, jeżeli uznajemy, że u nas musi być inaczej, ale raczej zaufajmy w tym aspekcie dostawcy. To jednak dostawca wdrożył do tej pory xxx placówek do swojego systemu i on wie, jak to robić, w jakiej kolejności i dlaczego są tego typu zależności.
Jeżeli będziemy mieli konkretny plan, wtedy jest nam łatwiej rozmawiać z ludźmi z zespołu, pokazując im, że trzymamy rękę wspólnie z dostawcą systemu na pulsie.

Warto abyśmy wspolnie z dostawcą oprogramowania mieli miejsce, do którego możemy się wspólnie odnieść, np. szkolenie personelu było zaplanowane na 13 kwietnia na 14:00, etc.

Nowy system — archaiczne procesy:

Kiedyś słyszałem taki kawał:

Amerykanie wysłali Rosjanom piły mechaniczne na testy i mówią, że ścinają 100 drzew na 8 godzin pracy. Potem się spotykają i mówią, to nieprawda: proszę zobaczyć, nam uda się góra 10 drzew na 8 godzin pracy. Amerykanie zdziwieni. Proszę pokazać, jak to robicie… I okazało się, że Rosjanie używali piły mechanicznej, jak zwyklej piły do cięcia — bez odpalania silnika.

I tak czasami jest w placówkach medycznych:

Często zdarzało mi się obserwować wdrożenia, w których mimo nowych procesów związanych np. z przypomnieniem o wizytach, proces w placówce pozostawał niezmienny, czyli rejestratorki nadal dzwoniły do pacjenta. Mało tego, czasami taka duplikacja dodatkowo denerwuje pacjenta i on nie widzi wtedy żadnych korzyści z wdrożenia nowego systemu. Jeżeli naszym celem jest poprawa jakości obsługi pacjentów, to taki cel w takim przypadku nie spełnimy — mimomimo że mamy do tego narzędzie.

Podam inny przykład: podpisywanie dokumentów na tablecie, następnie ich drukowanie i wkładanie do karty papierowej. Widziałem taką sytuację, to się łapałem za głowę. Taki proces nie tylko nie upraszcza rejestratorce pracy, a wręcz dodaje nową. Jeżeli naszym celem jest poprawa szybkości pracy personelu rejestracyjnego, to ten cel jest nadal niezrealizowany.
Zwracajmy na to uwagę, aby nowy system i nowe możliwości ZASTĘPOWAŁY archaiczne procesy, a nie działały równocześnie z nimi, bo tylko w ten sposób przekonamy ludzi do naszej zmiany.

Ludzie nie lubią zmian

UWAGA, powiem coś oczywistego. Ludzie nie lubią zmian. Nawet jak są one na lepsze, to zdecydowana większość nie chce zmiany, jeżeli ta zmiana dotyczy ich samych. A zmiana systemu dotyczy ich samych. Muszą oni nauczyć się klikać w nowy system, przyzwyczaić do tego, że guzik z dodaniem czy przeprowadzeniem wizyty jest w innym miejscu itd. I teraz manager ma dwa bardzo ważne zadania:

Wytłumaczyć zespołowi PO CO JEST TA ZMIANA, co ona nam daje jako placówce i co daje im osobiście, jako specjalistom czy jako rejestratorce, asystentce etc. Np. od dzisiaj będzie miał Pan Doktor aplikacje w telefonie a w niej ciągły dostęp do grafiku pracy (a Panu Doktorowi zależało aby widzieć zawsze swój grafik pracy. Kilka razy Pan Doktor dzwonił do rejestracji pytać o godziny przyjęć i nie mógł się dodzwonić — teraz jest to załatwione) albo będzie Pan dostawał SMS z informacją, że ma Pan pacjenta zapisanego etc. Pani rejestratorka np. nie miała do tej pory rejestracji online – więc miała Pani bardzo dużo telefonów, teraz tych telefonów będzie zdecydowanie mniej.

Po drugie, apewnić, że wdrożenie pójdzie sprawnie. Oczywiście wraz ze zmianą będą pewne niedogodności w krótkim okresie. Jednak zrobimy wszystko, co w naszej mocy, by wdrożenie przebiegło sprawnie. Zarówno ja, jako manager i firma, która jest dostawcą systemu. Pokazać plan wdrożenia, kiedy osoba będzie miała szkolenie z systemu.

Po trzecie powiedzieć dokładnie: gdzie ma kierować ewentualne zapytania, np. u nas w Proassist każdy użytkownik (nie zależnie, czy to lekarz z placówki, czy manager placówki, czy rejestratorka) może kierować pytania bezpośrednio do naszego działu pomocy, dzwonić, pisać na chacie.

Blokada zmiany z błahego powodu przez osoby, które definitywnie nie chcą tych zmian:

Często zdarza się, że osoby, które pracują na nowym systemie, narzekają, bo w starym było to zrobione w inny sposób. Co ciekawe, czasami nawet gorszy, mniej zautomatyzowany. I wtedy my jako manager, powinniśmy zawsze przypominać o głównym celu, jaki nam przyświecał, aby wdrożyć zmianę. Natomiast jeżeli wejdziemy do tego problemu dopiero teraz, to będziemy ocenieni jako ci, którzy nie interesują się pracą danej osoby, natomiast, jeżeli byliśmy od początku procesu, to wtedy jest zdecydowanie łatwiej przekonać taką osobę, która blokuje zmianę z “błahego” problemu.

Proces przeniesienia bazy:

Są różne możliwości i z różnych korzystają placówki. Natomiast nie ukrywajmy, że to jest trochę skomplikowane w przypadku placówek medycznych, bo aktualna baza musi być “ciągle”, a proces przenoszenia czasami niestety trwa.

Jak możemy ustalić proces przenoszenia bazy?

Po pierwsze: oprogramowanie medyczne mają obowiązek prawny, aby udostępnić plik z bazą danych w formacie możliwym do zaimportowania przez inny system. Niestety widziałem już kilka razy sytuacje, w których twórcy oprogramowań, albo partnerzy tych twórców starają sie uniknąć tego obowiązku. Oczywiście sprawa jest do wygrania bez problemu, ale nie oszukujmy się, nam nie zależy na tym, aby sie z twórcą systemu sądzić, ale na tym, aby przenieść dane do innego.

Co robią twórcy systemów:
1. Dają plik w formacie, który trzeba odkodować,
2. Dają niepełne dane,
3. Twierdzą, że są oprogramowaniem komputerowym, a nie medycznym, a więc ich ten przepis nie obowiązuje — taką odpowiedź klient otrzymał od jednego z systemów

Przyjmijmy, że mamy ten plik już w odkodowanej wersji i w jaki sposób zaplanować wtedy przeniesieni danych? Najlepszym rozwiązaniem jest zacząć pracę na nowym systemie i w międzyczasie przenieść dane z systemu poprzedniego.
Oczywiście, w tym międzyczasie zachowujemy dostęp do startego systemu, aby mieć ciągle podgląd do kart pacjenta, rozliczeń etc. Ustalmy z dostawcą systemu, ile ten miedzy czas będzie trwał, abyśmy poinformowali zespół.

Bazę ze starego systemu eksportujemy w dniu, w którym pracujemy już na nowym systemie, aby mieć pewność, że po eksporcie już nic nowego w starym systemie się nie pojawia.

Spotkanie po wdrożeniowe dla przychodni:

Zazwyczaj jest tak, że podczas wdrożenia systemu jest multum pytań, multum spraw, z tego 90% jest rozwiązywana na bieżąco, a 10% gdzieś umyka. Warto, aby po tym intensywnym czasie wdrożeniowym, nazwijmy go aktywizacyjnym spotkać się z przedstawicielem dostawcy systemu, aby jeszcze doprecyzować, skonfigurować szczególiki, które są istotne, w poprawie pracy, na które można było poczekać w trakcie wielkich zmian, ale warto o nich nie zapomnieć. My jako Proassist mamy plan aktywnej obsługi, czyli my samodzielnie ze swojej strony po sukcesie wdrożenia kontaktujemy się z klientem, aby jeszcze zająć się sprawami, które zostały pominięte na pierwszym etapie, np. wdrożenie systemu oceny wizyty NPS, np. ustalenie szczegółowych limitów w grafiku etc. i jeszcze pokazać możliwości rozliczeń rozbudowanych. Jeżeli Twój dostawca nie robi takich spotkań aktywnie, to sami wyjdźmy z taką inicjatywą, że minęły już np. 2 miesiące po wdrożeniu i mamy jeszcze te np. 5 tematów, które chcemy obgadać, bo w trakcie wdrożenia zeszły one na dalszy plan. Wtedy mamy pewność, że te sprawy odłożone na “dalsze nigdy”, nie będą odłożone na wieczność.

Czasami te malutkie zmiany są tym, które decydują o tym, czy na systemie nam się dobrze, czy źle pracuje.

Spotkanie powdrożeniowe jest też dobrym momentem na to, aby sprawdzić, czy główna potrzeba, dlaczego wdrażaliśmy system została przez nas zaspokojona.

Praca z systemem i rozwój zarówno placówki, jak i systemu

Jak już minie kilka miesięcy i opadnie kurz po tej nawałnicy zmian w placówce. Wszyscy w placówce będą pracować na nowym systemie i już nie będą wspominać poprzedniego. Jedni będą bardziej zadowoleni, drudzy mniej, trzeci w ogóle nie dostrzegą żadnych zmian. Nie próbujmy ostać się, jak z poprzednim oprogramowaniem. Teraz systemy rozwijają się. Nasze Proassist w jeden rok dodało 4 całkowicie nowe moduły, kilkanaście nowych funkcjonalności i kilkaset małych zmian. Warto wiedzieć o nich na bieżąco, jeżeli korzystamy z oprogramowania, które się rozwija. Oczywiście nie mówię, aby spotykać się z dostawcą co miesiąc, ale raz na rok, czy raz na pół roku, robić “przegląd” nowych ficzerów w systemie, które się pojawiły, a z nich nie korzystamy, naprawdę warto. I tutaj znowu: jeżeli dostawca oprogramowania ma wdrożoną procedurę kontaktu z klientem i propozycji takiego spotkania to super, jeżeli natomiast nie ma i nikt się z nami nie skontaktuje, to sami poprośmy o to spotkanie.

Zakończenie:

I to by było na tyle. Na koniec jak zwykle insiderska ciekawostka: powiększyliśmy jeszcze zespół IT, a więc praca nad nowymi funkcjami idzie u nas jeszcze szybciej. Już za chwilę w systemie pojawi się powielanie recept i powielanie leków — to o co lekarze bardzo walczyli, w celu dalszego przyśpieszenia ich pracy.

Jeżeli podoba Ci się ten podcast, a nie jesteś jeszcze na naszej grupie na Facebooku, to zapraszamy. Grupa nazywa się Zrozumieć Pacjenta.

Priorytety zadań przy odbieraniu telefonów w placówkach medycznych kontra drogich placówek chirurgicznych

Jako menedżer placówki medycznej lub kierownik rejestracji, musisz podejmować kluczowe decyzje dotyczące obsługi klienta, aby zwiększyć konwersję pacjentów. W związku z tym, kluczowe jest zrozumienie priorytetów zadań przy odbieraniu telefonów oraz różnic pomiędzy placówkami medycznymi a drogimi placówkami chirurgicznymi. W tym artykule przybliżamy, jak dostosować proces rejestracji do potrzeb różnych typów klientów i uniknąć najczęstszych błędów.

Priorytety obsługi dla placówek medycznych skupiających się na usługach dla osób z niższym budżetem. Dla placówek medycznych o niższym budżecie, które oferują usługi takie jak konsultacje czy niskozabiegowe wizyty, kluczowe są następujące priorytety:

Odbieralność telefonów

W placówkach medycznych o niskim budżecie, często oferujących usługi takie jak konsultacje, ważne jest, aby mieć pewność, że każdy telefon jest odbierany na bieżąco. W takich placówkach, klient może szybko znaleźć alternatywę, jeśli jego połączenie nie zostanie odebrane. Dlatego warto zainwestować w optymalizację obsługi telefonów, aby zwiększyć szanse na pozyskanie nowego pacjenta.

Skuteczny skrypt rozmów

W placówkach medycznych o niższym budżecie, efektywna komunikacja z klientem jest kluczowa. Dobrze opracowany skrypt rozmów pozwala konsultantom w szybki i łatwy sposób przekazać potrzebne informacje, takie jak cennik, dostępność lekarzy czy szczegóły procedur medycznych. Dzięki temu placówka może w krótkim czasie zwiększyć konwersję z rozmów telefonicznych na zapisy pacjentów.

Miła i profesjonalna obsługa

W placówkach oferujących usługi medyczne na niższym poziomie cenowym, kluczowe jest, aby klient poczuł się komfortowo i dobrze obsłużony podczas rozmowy telefonicznej. Empatia, życzliwość i wysoka kultura osobista konsultantów wpływają na postrzeganie placówki przez potencjalnych pacjentów i zwiększają szanse na ich pozyskanie.

Szybki i precyzyjny zapis na wizytę

Efektywny proces zapisu na wizytę w placówkach medycznych o niższym budżecie to klucz do sukcesu. Dzięki temu, pacjenci mogą łatwo i szybko uzyskać informacje na temat terminów, dostępności lekarzy oraz zarezerwować wizytę bez zbędnych komplikacji. Im prostszy i sprawniejszy proces, tym większa szansa na zapisanie pacjenta do placówki.

Dostępność lekarzy

W przypadku placówek o niższym budżecie, często oferujących usługi konsultacyjne, ważne jest, aby lekarze byli dostępni w dogodnych dla klientów terminach. Odpowiednia organizacja pracy lekarzy oraz elastyczność w zakresie dostępności terminów może przyciągnąć większą liczbę pacjentów, poszukujących szybkich konsultacji medycznych.

W przypadku placówek medycznych o niskim budżecie

Kluczowe jest skupienie się na odbieralności telefonów, skutecznym skrypcie rozmów, miłej i profesjonalnej obsłudze, szybkim i precyzyjnym zapisie na w wizytę oraz dostępności lekarzy. Optymalizacja tych aspektów może znacząco wpłynąć na wzrost liczby pacjentów w placówce.

Kiedy placówka medyczna oferuje usługi na niższym poziomie cenowym, istnieje wiele konkurencyjnych alternatyw dla potencjalnych pacjentów. Dlatego priorytetem powinno być zbudowanie silnych relacji z klientami już na etapie pierwszego kontaktu telefonicznego. Właśnie dlatego tak ważne jest zadbanie o aspekty takie jak odbieralność telefonów, profesjonalizm konsultantów, czy sprawnie przeprowadzony proces zapisu na wizytę.

Warto również pamiętać o elastyczności terminów wizyt, aby umożliwić pacjentom korzystanie z usług placówki w dogodnym dla nich czasie. W ten sposób, placówka może przyciągnąć klientów, którzy są w stanie dostosować się do dostępnych terminów, zwiększając tym samym szanse na pozyskanie nowych pacjentów.

Ostatecznie, dbanie o te elementy w placówkach medycznych o niskim budżecie, może znacznie wpłynąć na zwiększenie liczby zarejestrowanych pacjentów oraz na postrzeganie placówki jako atrakcyjnego miejsca oferującego profesjonalne usługi medyczne. Poprzez konsekwentne wdrażanie tych strategii, placówka może przekształcić rozmowy telefoniczne w zapisy pacjentów, a tym samym zwiększyć swoją konkurencyjność na rynku usług medycznych.

Priorytety obsługi dla placówek skupiających się na drogich zabiegach

Dla drogich placówek chirurgicznych, oferujących zabiegi za kilka tysięcy złotych, priorytety wyglądają nieco inaczej:

Dedykowana rozmowa

W przypadku placówek medycznych, gdzie koszyk wizyty wynosi od 5 do 30 tys. zł, dedykowana rozmowa staje się kluczowym elementem sukcesu. Wysokiej jakości, spersonalizowane podejście do klienta podczas rozmowy telefonicznej pozwala na zbudowanie więzi z pacjentem oraz zrozumienie jego potrzeb i oczekiwań. Właśnie dlatego warto inwestować w odpowiednie szkolenia dla konsultantów, którzy będą w stanie przeprowadzić rozmowę na najwyższym poziomie sprzedażowym.

Przyjazne podejście

Konsultanci i rejestratorki w placówkach z wysokobudżetowymi pacjentami muszą być nie tylko kompetentni, ale także miłymi i uprzejmymi. Dobrze dobrane słowa, empatia i zrozumienie potrzeb pacjenta to klucz do budowania zaufania, które może przekształcić się w lojalność klienta.

Skuteczny skrypt rozmów

Dobrze opracowany skrypt rozmów pomaga konsultantom poradzić sobie z różnymi sytuacjami i zwiększa ich szanse na osiągnięcie celu rozmowy. W przypadku placówek z wysokobudżetowymi pacjentami, warto opracować skrypt rozmów, który uwzględnia specyfikę takiej placówki oraz potrzeby pacjentów, którzy są gotowi wydać więcej na usługi medyczne.

Odpowiednia baza wiedzy

W placówkach medycznych, gdzie koszyk wizyty wynosi od 5 do 30 tys. zł, konsultanci muszą posiadać obszerną wiedzę na temat oferowanych usług, specjalistów oraz możliwości finansowania. Inwestowanie w budowanie bazy wiedzy pozwoli na skuteczną obsługę klientów oraz zwiększenie ich zaufania do placówki.

Odbieralność telefonów

Odbieranie telefonów w placówkach z wysokobudżetowymi pacjentami może być mniej istotne niż w przypadku placówek z niższym koszykiem wizyty. Jednak warto zadbać o to, aby rozmowy telefoniczne były odbierane w sposób profesjonalny oraz z poszanowaniem czasu klienta.

Zastosowanie powyższych punktów w praktyce może znacząco wpłynąć na sukces placówek medycznych, które oferują usługi na wysokim poziomie cenowym. Dbanie o detale w rozmowach telefonicznych, inwestowanie w szkolenia konsultantów oraz budowanie odpowiedniej bazy wiedzy to kluczowe elementy, które mogą przyczynić się do zwiększenia liczby zarejestrowanych pacjentów i wzrostu przychodów placówki.

Call Center, Proassist, czy inwestycja w szkolenie rejestracji?

Dla placówek obsługujących klientów o wysokim budżecie, tradycyjne call center może nie zaspokoić ich potrzeb w zakresie obsługi klienta. Tacy klienci oczekują indywidualnego, spersonalizowanego podejścia, co może być trudne do osiągnięcia w ramach call center, które często koncentruje się na obsłudze masowej i efektywności.

W takich przypadkach, placówki powinny zastanowić się nad zatrudnieniem dedykowanych pracowników oraz inwestycją w ich rozwój i szkolenia. Tym samym można utrzymać wysoką jakość obsługi oraz spełnić oczekiwania nawet najbardziej wymagających klientów.

Dla placówek medycznych obsługujących klientów z niższym budżetem lub skupiających się na konsultacjach, współpraca z odpowiednim call center, takim jak Proassist, może być kluczowa. Proassist oferuje kompleksowe wsparcie, które pozwala na osiągnięcie wysokiej konwersji dzwoniących na zostanie pacjentami.

Proassist nie tylko pomaga w bieżącej obsłudze klienta, ale również dostosowuje proces obsługi do specyfiki placówki, co przekłada się na lepsze wyniki sprzedażowe. W przeciwieństwie do typowych call center, Proassist dostarcza narzędzia i wiedzę, niezbędne do zwiększenia liczby wizyt poprzez odpowiedni skrypt rozmów oraz bazę wiedzy, co pozwala na precyzyjne dopasowanie oferty do potrzeb klientów.

Podsumowując, dla placówek o różnorodnych profilach klientów, warto zastanowić się nad wyborem odpowiedniej formy obsługi. Decyzja ta powinna być oparta na potrzebach placówki oraz jej specyfice, a takie rozwiązania jak Proassist mogą okazać się kluczowe dla osiągnięcia sukcesu.

Próba łączenia dwóch sposobów w jeden - BŁĄD

Łączenie dwóch lejków jest nieskuteczne i obniża szanse na konwersję pacjenta. W placówkach medycznych, gdzie liczba wizyt jest masowa, jest bezsensowne szlifować każdą rozmowę na wysokim poziomie. Optymalizacja czasu obsługi jest kluczowa, aby obsłużyć jak największą ilość osób. Z drugiej strony, dla drogich placówek chirurgicznych, konieczne jest dedykowanie czasu na każdą rozmowę, aby klient mógł się dobrze zorientować w ofercie. Próba łączenia dwóch metod w jeden proces obsługi nie przyniesie oczekiwanych rezultatów.

Podsumowanie

Mając na uwadze różnice między placówkami medycznymi o niższym budżecie a drogimi placówkami chirurgicznymi, kluczowe jest dostosowanie procesu rejestracji do potrzeb różnych typów klientów. Dla placówek o niższym budżecie ważne są głównie odbieralność, miła obsługa, odpowiednia baza wiedzy i skuteczny skrypt rozmów. Natomiast dla drogich placówek chirurgicznych istotne jest dedykowane podejście, wysoki poziom obsługi i indywidualne planowanie wizyt. Unikaj łączenia tych dwóch sposobów obsługi, gdyż może to obniżyć szanse na konwersję pacjenta.

SMS przypominający o wizycie – czy warto?

Zastanawiasz się, czy warto zainwestować w wysyłanie SMSów przypominających o wizytcie dla swoich pacjentów? Nie jesteś pewny, czy to się opłaca? Czy to zadziała?
Jak w ogóle wyglądają takie SMSy? Czy to dobry wybór dla twoich pacjentów?

Jeżeli zadajesz sobie takie pytania, to świetnie trafiłeś. W tym tekście blogowym odpowiemy na nie wszystkie!

Na czym polegają SMSy wysyłane do pacjenta, przypominające o wizycie?

SMSy przypominające o wizycie to zazwyczaj automatyczne wiadomości tekstowe, które są wysyłane do pacjentów przez system zarządzania wizytami – w tym wypadku system Proassist.

Ich celem jest przypomnienie pacjentom o nadchodzącej wizycie u lekarza lub specjalisty, aby zapobiec zapomnieniu lub przeoczeniu wizyty.

Tego typu smsy zwykle zawierają informacje o dacie, godzinie i miejscu wizyty, a przy tych dość specyficznych wizytach, takich jak np. konsultacja u fizjoterapeuty, instrukcje dotyczące przygotowań do wizyty, np. zabranie odpowiedniego stroju, lub w przypadku np. ortopedy, zabranie wymaganych dokumentów, skanów, czy zdjęć. SMSy mogą być także używane do przypomnienia pacjentom o konieczności odwołania lub zmiany wizyty, jeśli nie mogą na nią przyjść.

SMSy przypominające o wizycie są jednym z narzędzi, które pomagają poprawić efektywność i jakość opieki zdrowotnej oraz zwiększyć zadowolenie pacjentów. Dzięki nim pacjenci są bardziej świadomi swoich wizyt i łatwiej mogą zaplanować swoje codzienne zajęcia, a jednocześnie lekarze mają większą pewność, że ich pacjenci pojawią się na umówionej wizycie.

Jak może wyglądać taki SMS?

Treści przykładowych SMSów wysłanych do pacjentów w celu przypomnienia o wizycie, mogą się różnić w zależności od tego, czy specjalista, bądź manager placówki wysyła je sam, odręcznie, czy wysyła je dany system. Warto również zaznaczyć, że w zależności od systemów, SMS mogą wyglądać różnie.

Przykład treści SMSa przypominającego:
„Przypominamy o nadchodzącej wizycie u dr. Kowalskiego w dniu 15 kwietnia o godzinie 14:30. W przypadku nieobecności, prosimy o kontakt z rejestracją w celu odwołania wizyty. Pozdrawiamy, Zespół Przychodni Medycznej XYZ.„

Jak takie SMSy wyglądają w Proassist?

W przypadku pakietu SMS, dzięki któremu możesz wysyłać wiadomości przypominające, będą klientem Proassist, sprawa ma się nieco inaczej. Postawiliśmy na dużo wygodniejsze rozwiązanie.

Twoi pacjenci, po otrzymaniu SMSa przypominającego, nie będą musieli trudzić się z kontaktowaniem się z rejestracją medyczną. Nie oszukujmy się – wiele osób nie zrobi tego, ponieważ nie będą mieli ochoty nigdzie dzwonić lub zwyczajnie o tym zapomną.

W przypadku SMSów od Proassist, wszystko, co będą musieli zrobić twoi pacjenci, by odwołać wizytę, to odpowiedzenie na wiadomość.

Zobacz sam:

“Gabinet Fizjoterapia Kowalski przypomina o wizycie dnia 10.04.2023 o godz 16:00 przy ul. Dowolna 12 w Warszawa. Jesli chcesz anulowac wizyte odpisz: abcdef”

Warto dodać, że koszt takiej wiadomości to jedynie 12gr/SMS. Oczywiście, jeżeli ci na tym zależy, w Proassist możemy również dostosować treść pod Twoje potrzeby. Np. wspomnieć w SMSie do pacjenta o niezbędnych dokumentach, zabraniu ze sobą odpowiedniego stroju itd.

Wtedy stworzymy dla ciebie dedykowany numer telefonu, dzięki naszej usłudze CHAT SMS, która kosztuje zaledwie 19 złotych netto miesięcznie + 12gr/SMS.

Jakie korzyści niesie za sobą wysyłanie SMSów przypominających o wizycie do pacjentów?

Wysyłanie SMSów przypominających o wizycie do pacjentów niesie za sobą wiele korzyści dla pacjentów, pracowników służby zdrowia i samych placówek medycznych. Oto niektóre z nich:

Zapobieganie zapomnieniu o wizycie: SMS przypominający o wizycie jest skutecznym narzędziem zapobiegającym zapomnieniu o planowanej wizycie przez pacjenta. Dzięki temu pacjenci są bardziej świadomi swoich wizyt i łatwiej mogą zaplanować swoje codzienne zajęcia.
Poprawa efektywności: Wysyłanie SMS-ów przypominających o wizycie pomaga również w poprawie efektywności systemu zarządzania wizytami. Dzięki temu lekarze i pracownicy medyczni mogą zaplanować swoje dni pracy z większą precyzją i uniknąć niepotrzebnych przerw w grafiku wizyt.
Zwiększenie zadowolenia pacjentów: SMS przypominający o wizycie to również doskonałe narzędzie do zwiększenia zadowolenia pacjentów. Pacjenci doceniają uprzejmość i troskę personelu medycznego, którzy dbają o ich pamięć i przypominają o wizytach.
Optymalizacja wykorzystania czasu: Wysyłanie SMS-ów przypominających o wizycie pomaga także w optymalizacji wykorzystania czasu personelu medycznego. Dzięki temu pracownicy medyczni mogą skupić się na swoich obowiązkach zamiast dzwonić i przypominać o wizytach przez długie godziny w ciągu dnia.
Zmniejszenie liczby nieobecności: Wysyłanie SMS-ów przypominających o wizycie pomaga również w zmniejszeniu liczby nieobecności pacjentów. Dzięki temu lekarze i pracownicy medyczni mają większą pewność, że pacjenci pojawią się na umówionej wizycie.

Podsumowując, wysyłanie SMSów przypominających o wizycie to skuteczne i efektywne narzędzie, które przynosi wiele korzyści dla pacjentów, personelu medycznego i placówek medycznych.

Dla jakich pacjentów sprawdza się SMSowe przypominanie o wizycie?

SMSowe przypomianie o wizycie sprawdzi się w przypadku większości pacjentów. Po pierwsze dlatego, że SMSy są w dzisiejszych czasach jedną z najpopularniejszych form komunikacji, która znana jest niemalże każdemu. Po drugie dlatego, że ten sposób przypominania o wizycie jest bardzo wygodny dla obu stron – dla placówki jest to szybki i sprawny sposób, a dla pacjenta stanowi fizyczną przypominajkę o nadchodzącej wizycie, którą zawsze ma “przy sobie”, ze względu na to, że obecnie większość z nas nie rozstaje się ze swoim telefonem na dłużej niż kilka godzin dziennie.

Jest jednak kilka grup pacjentów, którzy będą szczególnie wdzięczni za SMSowe przypomnienie o wizycie.

Oto kilka przykładów:

Pacjenci z chorobami przewlekłymi: Osoby z chorobami przewlekłymi często chodzą regularnie na wizyty kontrolne lub zabiegi, a przypomnienie o wizycie pomaga im w zaplanowaniu swojego czasu i uniknięciu niepotrzebnego stresu związanego z zapominaniem o wizycie.
Pacjenci starsi: Starsi pacjenci często mają problemy z pamięcią lub orientacją w czasie, a przypomnienie o wizycie może pomóc im w zaplanowaniu swojego dnia i uniknięciu niepotrzebnego stresu.
Pacjenci z zaburzeniami neurologicznymi: Pacjenci z zaburzeniami neurologicznymi, takimi jak choroba Parkinsona lub stwardnienie rozsiane, mogą mieć problemy z zapamiętywaniem ważnych terminów, a przypomnienie o wizycie może pomóc im w planowaniu swojego dnia.

W sumie, SMSowe przypominanie o wizycie może pomóc każdemu pacjentowi, który potrzebuje wsparcia w organizowaniu swojego życia i pamiętaniu o ważnych terminach.

Należy jednak pamiętać, że w przypadku starszych pacjentów może występować problem z odpisywaniem na SMS przypominający. Dlatego warto zorientować się wśród seniorów zapisanych na wizyty do twojego gabinetu i placówki, jak to u nich wygląda. Np. podczas zapisu na wizytę.

Wdrożenie nowego systemu medycznego – wszystko, co musisz wiedzieć

Wybranie, a następnie wdrożenie nowego systemu medycznego to bardzo ważny krok dla każdej osoby prowadzącej swój gabinet lub placówkę medyczną. Od tego, jakiego usługodawcę, a także jaki poszczególny plan wybierzemy, zależy to, jak później będzie nam się pracowało na danym systemie.

Jest kilka ważnych kwestii, o których musisz pamiętać. Przyznamy szczerze – troszkę tego jest, ale nie masz powodów do zmartwień. Wszystko rozpisaliśmy krok po kroku, byś na każdym etapie wybierania i wdrożenia mógł wrócić do tego tekstu i zweryfikować, jak daleko w swojej “podróży” do nowego systemu już jesteś i na co jeszcze musisz zwrócić uwagę.

Krok 1. Ustal potrzeby

Każdy system medyczny jest troszeczkę inny i spełnia różne potrzeby. Podobnie, większość usługodawców oferujących takie systemy, posiada różne pakiety, zazwyczaj w różnych cenach.

Istnieją takie pakiety, które zawierają sam system. Istnieją również takie, w których oprócz systemu otrzymujemy również rejestrację telefoniczną, rejestrację online, czy inne udogodnienia.

Dlatego bardzo ważne jest to, żebyś jeszcze przed rozmowami z potencjalnymi usługodawcami, rozpisał sobie, czego dokładnie potrzebujesz. Wypisz, czy oczekujesz samego systemu, czy zależy ci również na rejestracji medycznej.

Postaraj się również dowiedzieć, jakie funkcje oferuje dany system i wypisz (lub zapamiętaj, jeżeli twoja pamięć ci na to pozwala) wszystkie te, które najbardziej cię interesują, i które uważasz, że szczególnie przydadzą się w Twojej pracy.

Dla przykładu – dla dentystów, czy stomatologów najbardziej przydatny będzie diagram zębowy.

Podologom, czy fizjoterapeutom zdecydowanie przyda się możliwość wygodnego wrzucania zdjęć prosto z telefonu do EDM w systemie.

Zabiegani lekarze docenią możliwość głosowego wypełniania dokumentacji medycznej.

Każdy klient ma inne potrzeby względem systemu medycznego i jest to jak najbardziej normalne. Jednak ważne jest to, żebyś przed zakupem, a nawet wręcz przed rozmowami z handlowcami wiedział, jakie są twoje priorytety i potrzeby.

Gdy je sobie wszystkie wypiszesz, będzie ci po pierwsze dużo łatwiej wyselekcjonować, z którymi firmami się skontaktować, a po drugie, już na pierwszej rozmowie z przedstawicielem handlowym, będziesz mógł opowiedzieć o swoich potrzebach.

Pamiętaj – system będzie służyć ci codziennie przez wiele lat. To ważne, by wybrać odpowiedni, dlatego research jest w tym wypadku kluczowy.

Krok 2. Wybierz osobę, która wszystkim się zajmie

Czasem zdarza się tak, że właściciel placówki medycznej i jej manager to dwie różne osoby. Dlatego już na początku poszukiwania nowego systemu, warto ustalić, kto spotka się z handlowcami i z kim będzie się kontaktować usługodawca?

Dlaczego?

To w znacznym stopniu ułatwi kontakt między wami, a firmą dostarczającą system. Czasem zdarza się tak, że handlowiec lub osoba odpowiedzialna za wdrożenie, dzwoni do potencjalnego klienta, by na przykład zapytać o wrażenia, dowiedzieć się, kiedy można spodziewać się decyzji i tak dalej. Wtedy bardzo często padają słowa “bardzo przepraszam, to szefowa decyduje”, “bardzo przepraszam, za to odpowiedzialny jest nasz manager”.

Takie sytuacje zdecydowanie przedłużają czas działania. Na szczęście można tego łatwo uniknąć, wyznaczając jedną osobę, która będzie odpowiedzialna za kontakt z usługodawcą.

Krok 3. Zadawaj pytania i nie bój się rozmowy!

Potencjalni usługodawcy wybrani? Rozmowy umówione? No to pora na najważniejsze sprawy!

Jeżeli będzie Ci łatwiej, wypisz sobie wcześniej wszystkie pytania, które chcesz zadać. Pamiętaj również, żeby poruszyć temat funkcjonalności, które w szczególności cię interesują. Jeżeli masz jakieś wątpliwości – powiedz o nich od razu, to oszczędzi ci sporo zmartwień spowodowanych niedopowiedzeniami.

Krok 4. System wybrany? Pora na wdrożenie i szkolenie!

Jesteś już na tym etapie, w którym wybrałeś już system i czeka cię wdrożenie, a także szkolenie dla personelu? Gratulacje, za tobą najtrudniejszy etap!

Pamiętaj, by przed wdrożeniem jeszcze raz zweryfikować, co już wiesz, a czego jeszcze musisz się dowiedzieć. Możesz kolejny raz wypisać sobie najważniejsze pytania i kwestie, które chcesz poruszyć. Już to pisaliśmy i napiszemy jeszcze raz: nie bój się pytać!

Uczestnicz we wdrożeniu aktywnie, dopytuj, rozwiewaj swoje wątpliwości. Nie krępuj się przed poproszeniem o powtórzenie czegoś. Upewnij się również, że spotkanie z wdrożenia jest nagrywane, żebyś później mógł do niego wrócić i odświeżyć zdobytą wiedzę.

Rady, które tutaj wypisujemy przekaż również swoim pracownikom, którzy wezmą udział w szkoleniu.

Pamiętajcie: nie ma nic złego w tym, że czegoś nie łapiecie od razu. Jeżeli nawet po jakimś czasie od wdrożenia nie rozumiesz pewnych rzeczy lub nie wiesz, jak korzystać z danej funkcji, zawsze możesz zgłosić się do Customer Success po pomoc – bez wahania ci pomogą! Wprawa przychodzi z czasem 🙂

Krok 5. Przeniesienie bazy danych EDM do nowego systemu (opcjonalnie)

Jeżeli system, który właśnie zakupiłeś, nie jest twoim pierwszym systemem medycznym, pamiętaj o przeniesieniu bazy danych Elektronicznej Dokumentacji Medycznej z ówczesnego systemu do nowego.

Wiemy, że przy tym kroku możesz mieć pewne obawy o to, że poprzedni usługodawca nie zgodzi się, by to zrobić. Na szczęście nie masz się o co martwić. Firmy takie jak Proassist, mają obowiązek udostępniania twojej bazy danych EDM w przypadku zmiany usługodawcy. Jeżeli jednak nie wiesz, jak się za to zabrać, ani co zrobić, to żaden problem.

Napisaliśmy na ten temat osobny tekst blogowy, w którym krok po kroku wyjaśniamy, co należy zrobić, a także na co zwrócić uwagę w takiej sytuacji. Co więcej, współpracujący z nami prawnik, napisał specjalne pismo, które będziesz mógł wysłać do poprzedniej firmy zaopatrującej cię w system medyczny, z prośbą o przeniesienie bazy danych Elektronicznej Dokumentacji Medycznej.

Zarówno cały poradnik, jak i plik z pismem znajdziesz, klikając obok.

PS. Oto mała checklista od nas, którą możesz sobie wydrukować, jeżeli wolisz mieć wszystko na papierze 🙂

Odkryj nowe możliwości Proassist z modułem stomatologicznym i komercyjną bazą leków!

Początek roku był bardzo pracowity dla programistów firmy Proassist. Udało nam się wdrożyć Moduł Stomatologiczny, na którego wprowadzenie wielu czekało z niecierpliwością.

Ten moduł jest niezwykle pomocny dla stomatologów, którzy dzięki niemu mogą w łatwy sposób przedstawić stan uzębienia swoich pacjentów za pomocą grafik.

Moduł ten zawiera trzy diagramy zębowe, które zostały przypisane do trzech sekcji wizyty: wywiadu stomatologicznego (przeglądu), badania stomatologicznego oraz zaleceń.

Dzięki temu stomatolog może łatwo zaznaczyć aktualny stan uzębienia pacjenta, wyleczone zęby oraz te, które wymagają leczenia. Automatycznie wyświetlana jest różnica pomiędzy przeglądem a badaniem stomatologicznym, co pozwala na precyzyjne określenie potrzeb pacjenta. Jest to niezwykle ważne narzędzie dla każdego stomatologa, który chce zapewnić swoim pacjentom najlepszą opiekę stomatologiczną.

Odkryj nowe możliwości Proassist z modułem stomatologicznym i komercyjną bazą leków!

Początek roku był bardzo pracowity dla programistów firmy Proassist. Udało nam się wdrożyć Moduł Stomatologiczny, na którego wprowadzenie wielu czekało z niecierpliwością.

Ten moduł jest niezwykle pomocny dla stomatologów, którzy dzięki niemu mogą w łatwy sposób przedstawić stan uzębienia swoich pacjentów za pomocą grafik.

Moduł ten zawiera trzy diagramy zębowe, które zostały przypisane do trzech sekcji wizyty: wywiadu stomatologicznego (przeglądu), badania stomatologicznego oraz zaleceń.

Poniżej przedstawiam kilka istotnych kwestii związanych z diagramem zębowym:

Specjaliści korzystający z Modułu Stomatologicznego mogą samodzielnie definiować choroby przy użyciu kreatora. Aby uzyskać więcej informacji na ten temat, można odwiedzić stronę. KLIKNIJ, ABY DOWIEDZIEĆ SIĘ WIĘCEJ!

Jeśli stomatolog zaznaczy odpowiednią chorobę na diagramie zębowym, automatycznie generowany jest opis tekstowy w dokumentacji medycznej. Więcej informacji na ten temat można znaleźć pod adresem: KLIKNIJ, ABY DOWIEDZIEĆ SIĘ WIĘCEJ!

Po wyleczeniu zęba informacja o tym fakcie zostaje automatycznie odnotowana w opisie przebiegu badania. Więcej na ten temat można przeczytać tutaj: KLIKNIJ, ABY DOWIEDZIEĆ SIĘ WIĘCEJ!

Zalecenia dla pacjenta są generowane automatycznie jako różnica pomiędzy tym, co zostało zaznaczone podczas przeglądu, a tym, co zostało wykonane podczas wizyty. Więcej informacji na ten temat można znaleźć na stronie: KLIKNIJ, ABY DOWIEDZIEĆ SIĘ WIĘCEJ!

Diagram zębowy z sekcji wywiad stomatologiczny jest automatycznie kopiowany do kolejnej wizyty pacjenta, który zgłasza się do stomatologa na kontynuację leczenia. Dzięki temu zachowana jest ciągłość historii leczenia.

Moduł Stomatologiczny oferuje diagramy zębowe dedykowane zarówno dla osób dorosłych, jak i dla dzieci, które można definiować w sekcji wywiad stomatologiczny.

Jeśli jesteś stomatologiem i chcesz zacząć korzystać z modułu stomatologicznego w systemie Proassist, to nie czekaj i uruchom go samodzielnie!

NOWA BAZA LEKÓW KOMERCYJNYCH

Poza tym, w systemie Proassist masz możliwość wyboru bazy leków, z której chcesz korzystać w trakcie swojej pracy.
Do wyboru są:

baza rządowa URP (na której specjaliści dotychczas pracowali),
baza komercyjna.

Baza komercyjna – zalety:

Baza komercyjna ma wiele zalet, takich jak:

Możliwość aktualizacji w momencie wyszukiwania leku
Dodawania na receptę leków, preparatów i suplementów diety, które nie wymagają recepty,
Podgląd szczegółowych informacji na temat danego leku, takich jak jego skład, sposób działania, zalecenia dotyczące stosowania oraz możliwe działania niepożądane.

Baza URPL - zalety:

Z kolei baza URPL umożliwia dodawanie ulubionych leków.

Jak dokonać wyboru odpowiedniej bazy? Sprawdź film poniżej!

MOŻLIWOŚĆ USTAWIENIA ODPOWIEDNIEJ REFUNDACJI PODCZAS WYSTAWIANIA RECEPTY

W systemie Proassist dostępne są funkcjonalności, które usprawnią pracę lekarzy i specjalistów. Jedną z nich jest możliwość ustawienia jednorazowo poziomu refundacji leków na receptach.

System automatycznie podpowie odpowiedni poziom, zgodny z preferencjami użytkownika, bez konieczności ręcznej zmiany. Więcej informacji na ten temat znajduje się w tutorialu na kanale Proassist na YouTube.

Możliwość pobrania raportu pomocniczego do złożenia sprawozdania ZD-3 do Głównego Urzędu Statystycznego

Kolejną przydatną opcją jest możliwość pobrania raportu pomocniczego, który zawiera wszystkie niezbędne informacje potrzebne do uzupełnienia sprawozdania ZD-3 za poprzedni rok. Taki raport można pobrać w formacie txt. w systemie Proassist.

Więcej informacji na temat pobierania raportu znajduje się w instruktażowym filmie na kanale Proassist na YouTube.

Dzięki tym funkcjonalnościom Twoja praca będzie jeszcze przyjemniejsza!

Co jeszcze wydarzyło się w Proassist w ostatnim czasie?

Ostatnio w systemie Proassist pojawiły się ciekawe zmiany i ulepszenia, które wpłynęły na komfort pracy i skuteczność rozliczeń w placówkach medycznych.

Po pierwsze, teraz w rozliczeniach wizyt można uwzględniać ceny po przecinku, co daje większą precyzję i dokładność w ich ustalaniu.

Po drugie, wprowadzono podpowiedzi podczas tworzenia i edycji usług rozliczeniowych w przypadku korzystania z modułu fiskalnego, co ułatwia użytkownikom właściwe wprowadzanie istotnych informacji, takich jak prawidłowy podatek VAT czy nazwa usługi zgodna z wymaganiami drukarki fiskalnej:

– prawidłowy podatek Vat (UWAGA: Nie można zmieniać stawki VAT dla usług, na które już przynajmniej raz został wystawiony paragon, gdyż drukarka nie wydrukuje takiego paragonu bez ingerencji serwisanta drukarki).
– nazwa usługi powinna zawierać od 19 do 40 znaków w zależności od rodzaju drukarki.
– możliwości użycia znaków specjalnych w nazwie usługi (w zależności od rodzaju drukarki fiskalnej)

Po trzecie, wprowadzono poprawki w zakresie procedur ICD-10, co umożliwia wyszukiwanie procedur zawierających polskie znaki.

Warto też wspomnieć jeszcze raz, o możliwości ustawienia odpowiedniego poziomu refundacji podczas wystawiania recepty, co usprawnia pracę każdego specjalisty, oraz o funkcjonalności pobierania raportu pomocniczego do złożenia sprawozdania ZD-3 do Głównego Urzędu Statystycznego.

Dzięki tym zmianom system Proassist staje się jeszcze bardziej przyjazny dla użytkowników i pozwala na bardziej efektywną i precyzyjną pracę w placówkach medycznych!

Integracja Proassist z API Znany Lekarz. Czyli jak połączyć wiele kalendarzy w jeden.

Integracja Proassist z API Znany Lekarz.
Czyli jak połączy wiele kalendarzy w jeden!

Co to jest API?

API (Application Programming Interface) to interfejs programowania aplikacji, który umożliwia aplikacjom na wymianę danych i wykonywanie określonych funkcji pomiędzy sobą bez bezpośredniej interakcji ze strony użytkownika. API udostępnia funkcje oprogramowania jako interfejs programistyczny, dzięki czemu inne aplikacje mogą je wykorzystać do budowy swoich własnych funkcji. Jest to jedno z kluczowych narzędzi w rozwoju oprogramowania, umożliwiając tworzenie integracji i połączeń między różnymi systemami.

Jak działają integracje API?

Integracje API działają poprzez udostępnianie funkcji jednej aplikacji, do innej aplikacji. Aplikacja źródłowa udostępnia interfejs API, który jest wykorzystywany przez aplikację docelową do pobierania danych lub wykonywania funkcji. Proces integracji API może być opisany następująco:

1. Zdefiniowanie interfejsu API: Aplikacja źródłowa określa, jakie funkcje będą udostępnione innym aplikacjom poprzez interfejs API.
2. Autoryzacja: Aplikacja docelowa musi uzyskać autoryzację do korzystania z interfejsu API. Może to być zrealizowane za pomocą klucza API lub innych metod uwierzytelniania.
3. Wysyłanie zapytania: Aplikacja docelowa wysyła zapytanie do interfejsu API, które zawiera żądane dane lub funkcje.
4. Otrzymywanie odpowiedzi: Interfejs API otrzymuje zapytanie i przetwarza je, a następnie wysyła odpowiedź z powrotem do aplikacji docelowej.
5. Integracja danych: Aplikacja docelowa integruje otrzymane dane lub wykonuje wymagane funkcje z własnymi danymi i funkcjami.

Te kroki powtarzają się wielokrotnie w czasie rzeczywistym, umożliwiając ciągłą wymianę danych i funkcji pomiędzy aplikacjami. Integracje API pozwalają na tworzenie bardziej zaawansowanych i elastycznych systemów oprogramowania, umożliwiając integrację różnych aplikacji i platform bez konieczności tworzenia ich od podstaw.
Przykładem zastosowania integracji Po API ZnanyLekarz, jest możliwość połączenia dwóch systemów w jeden.

Przykładowo:
Pan Janek, rezerwuję wizytę do gabinetu podolożki Joanny na 12:40 dnia 23.01.2023 r.
Pani Joanna w swoim gabinecie ma również pracujące na miejscu rejestratorki.
Dzięki integracji ze Znanym Lekarzem po API, zarezerwowana wizyta wpada od razu do kalendarza wizyt Proassist Joanny, blokując ten termin.

Chcesz lepiej zarządzać swoją
placówką medyczną?

Chcesz lepiej zarządzać swoją placówką medyczną? Bądź na bieżąco z najnowszym contentem w tej tematyce. Zostaw nam swój adres mailowy, a raz w miesiącu otrzymasz od nas zestawienie materiałów, które mogą Cię zainteresować.

Wysyłanie formularza zakończone sukcesem.

Wystąpił błąd.

ZnanyLekarz API

ZnanyLekarz.pl to serwis internetowy umożliwiający wyszukiwanie i rezerwowanie wizyt u lekarzy w Polsce. Jeśli chodzi o ich API, to jest to interfejs programowania aplikacji, który umożliwia innym aplikacjom i stronom internetowym integrację z ich bazą danych i funkcjami, takimi jak wyszukiwanie i rezerwowanie wizyt. Dzięki temu inne usługi i aplikacje mogą wykorzystywać dane i funkcje ZnanyLekarz.pl bez konieczności ręcznego wprowadzania danych.

Kto może skorzystać z integracji?

Każdy specjalista, który posiada konto Premium na portalu Znanylekarz.pl oraz korzysta z oprogramowania Proassist ma możliwość integracji obu kalendarzy. Pozwala to prowadzić jeden terminarz wizyt w systemie Proassist, niezależnie od tego, czy zapisy na wizyty dokonywane są za pośrednictwem portalu Znanylekarz.pl, wtyczki do rejestracji online dostarczanej przez Proassist, rejestratorki medycznej zatrudnionej w placówce lub zespołu rejestratorek z firmy Proassist.

Wszystkie wizyty w jednym miejscu

ProAssist to oprogramowanie do zarządzania kalendarzem wizyt i rezerwacjami w gabinetach medycznych. Jeśli integruje się z API ZnanyLekarz.pl, oznacza to, że użytkownicy ProAssist mogą wykorzystywać dane i funkcje ZnanyLekarz.pl, takie, jak wyszukiwanie i rezerwowanie wizyt, bezpośrednio z poziomu oprogramowania ProAssist. To pozwala im na bardziej efektywne i wygodne zarządzanie swoimi wizytami i rezerwacjami, umożliwiając jednocześnie pacjentom łatwe i szybkie rezerwowanie wizyt.

Rodzaje integracji z API Znanego Lekarza w Proassist

Działanie integracji w ramach interwału czasowego:
a) pacjent zapisuję się przez Proassist
Pacjent umawia się na wizytę przez wtyczkę systemu Proassist dostępną na stronie internetowej lub w mediach społecznościowych. Rezerwacji terminu dokonują również rejestratorki zatrudnione w gabinecie lub rejestracja medyczna w Proassist. Czas na jaki zostaje wizyta zarezerwowana zależy od ustawionej i przypisanej wcześniej długości wizyty. Po dokonaniu rezerwacji system Proassist przesyła informacje o zablokowaniu terminu do portalu ZnanyLekarz.pl, może to potrwać do 10 min. Portal ZnanyLekarz.pl otrzymuje tylko datę, godzinę rezerwacji oraz czas trwania wizyty. Dane osobowe pacjenta nie zostają przesyłane.

b) zapisy przez ZnanyLekarz.pl
Pacjent umawia się na wizytę za pomocą portalu ZnanyLekarz.pl. Czas na jaki zostaje wizyta zarezerwowana zależy od czasu interwału, który jest ustawiany w grafiku specjalisty w systemie Proassist. Po dokonaniu rezerwacji portal ZnanyLekarz.pl przesyła informacje o zarezerwowanym terminie. Portal ZnanyLekarz.pl przesyła do Proassist datę, godzinę rezerwacji, dane osobowe pacjenta. Informacje o wybranej usłudze oraz dodatkowe treści, które pacjent wpisuje podczas rezerwacji są widoczne w powiadomieniach dla lekarza.

Jak zapewnić poprawność działania integracji?
Aby integracja działała poprawnie należy dodawać wizyty oraz zarządzać grafikiem w systemie Proassist. Aktualizacja usług powinna być wykonana w dwóch systemach jednocześnie. Każda zmiana w obrębie usług na portalu ZnanyLekarz.pl powinna zostać odświeżona, czyli wystarczy zamknąć i otworzyć ponownie grafik.
Działanie integracji po usłudze, identyczne odwzorowanie usług
W przypadku wyboru tej integracji liczba usług oraz czas trwania zabiegu muszą być w obu systemach, w innym wypadku zdarzenia nie będą przesyłały się między kalendarzami.

a) w przypadku zapisu pacjenta w systemie Proassist na usługę, która trwa 40 minut przy interwale czasowym ustawionym w kalendarzu Proassist 20 minut to w Znanylekarz.pl zostanie zablokowane 40 minut.

b) jeśli jedna z usług nie zostanie przepisana to może wydarzyć się w przypadku zapisu pacjenta przez Znanylekarz.pl na usługę, która trwa 60 minut oraz przy ustawionym w kalendarzu Proassist interwale czasowym co 20 minut do Proassist zostanie dodana wizyta bez usługi z czasem trwania takim samym jak w ustawionym interwale, czyli 20 minut.
np. Jeśli gabinet ma 10 usług na portalu Znanylekarz.pl, a w Proassist 9, to ta jedna usługa zostanie zintegrowana jako integracja po interwale czasowym. Czyli jeśli usługa zostanie pominięta to podczas integracji system będzie ją traktował jako integrację po interwale czasowym ustawionym w grafiku.

Informacje dotyczące usługi, ceny oraz dodatkowe notatki, które pacjent wpisuje przy rezerwacji zostaną zapisane w systemie Proassist w widoku konkretnej wizyty pacjenta w zakładce informacje dla lekarza.

Ważną informacją jest fakt, że po rozpoczęciu integracji Proassist, ze Znanym Lekarzem, wszystkie zmiany związane z usługami, terminami wizyt, grafikami specjalistów, należy wykonywać TYLKO I WYŁĄCZNIE w oprogramowaniu medycznym Proassist.

Jakie dane są wysyłane i odbierane przez API Znanego Lekarza?

Znany Lekarz przesyła nam:

Wszystkie dane osobowe pacjenta, podane przy rejestracji.
Termin wizyty.
Jak długo trwa wizyta.
Nazwa usługi.
Notatka od pacjenta do danej wizyty.
Proassist wysyła do Znanego Lekarza:
Termin wizyty.
Czas trwania wizyty.

Należy zaznaczyć, że wizyty zapisywane w kalendarzu wizyt Proassist, są niemalże automatycznie wysyłane do Znanego Lekarza z jednoczesnym blokowaniem terminu na stronie danego specjalisty.

Natomiast API Znanego Lekarza wysyła nam informacje o nowej wizycie z ich systemu do naszego w interwałach 10-minutowych.

Chcesz lepiej zarządzać swoją
placówką medyczną?

Wysyłanie formularza zakończone sukcesem.

Wystąpił błąd.

Zwiększ swoją efektywność i ulepsz swoją obsługę klientów dzięki integracji systemów!

Dzięki połączeniu różnych usług, takich jak kalendarz do umawiania wizyt i system płatności, możesz automatycznie aktualizować i ulepszać swoje procesy rezerwacji i opłacania wizyt. Nie musisz już martwić się o ręczne wprowadzanie danych i ryzyko pomyłek. Integracja pozwala na lepszą organizację i usprawnienie twoich działań, co przekłada się na zwiększoną satysfakcję twoich klientów i lepsze doświadczenia z twoich usług. Dołącz do grona naszych zadowolonych klientów i zintegruj swoje systemy już dziś!

Wszystkie dostępne integracje, znajdziesz na tej stronie

Praca z rejestratorką medyczną – jak skutecznie eliminować błędy w pracy?

Cześć! W dzisiejszym odcinku podcastu, będziemy kontynuować temat z poprzedniego odcinka, w którym omawialiśmy sytuacje, w których nasza rejestratorka może popełnić jakiś błąd. Dziś porozmawiamy o pokrewnej kwestii. Mianowicie, jakie rozwiązania wdrożyć, aby tych popełnianych błędów było mniej.

Zakładamy, że macie już odpowiednie procedury, bazę wiedzy, odpowiedni system i skrypt rozmów, a mimo wszystko pojawiają się błędy. Jeśli nie macie tego w swoich placówkach medycznych, to musicie skupić się w pierwszym etapie na tworzeniu takich informacji. Bez tego nie jesteśmy w stanie eliminować błędów na stałe.

1. Rozmawiaj

Pierwszy etap poprawy to z pewnością rozmowa. Nie może być ona tylko jednokierunkowa, polegająca na wytykaniu błędów pracownika, ale musi też skupić się na pokazaniu naszemu pracownikowi, że coś jest fajne i dobre, że podąża w dobrym kierunku. Musimy oczywiście też pokazać te gorsze strony. Jeśli odnotowuje się, że np. wasz pracownik nie trzyma się skryptu rozmów, czy też wcześniej ustalonych procedur, musi o tym wiedzieć lub jeśli popełnił jakiś błąd, to też musimy to przekazać naszemu pracownikowi. Najlepiej jeśli taka reakcja jest szybka. Jeśli otrzymujemy informację o popełnionym błędzie, to staramy się ją przekazać pracownikowi jak najszybciej. Dlaczego? Żeby uniknąć popełnienia błędu przez pracownika kolejny raz. Jeśli my zostawimy tę informację dla siebie i czas będzie płynął, to możemy doprowadzić do sytuacji, gdzie ten pracownik popełni ten sam błąd ponownie.
Np. Nasza rejestratorka kazała zgłosić się pacjentowi po receptę w godzinach pracy lekarza, a nasza procedura mówi, że zapisujemy pacjentów na e-receptę, celem kontynuacji leczenia.
Powstaje nam po pierwsze sytuacja nieprzyjemna, bo fatyguje pacjenta po coś, co mógł otrzymać np. SMS-em i nie przychodzić nie potrzebne do gabinetu.
Po drugie, pojawia nam się błąd ze strony rejestratorki, bo nie trzyma się ustalonych procedur, co jest niesamowicie ważne. Po to ustalmy te informacje z lekarzem, aby się ich trzymać, a nie żeby każdy mógł postępować, jak uważa.
Dlatego niezmiernie ważne jest, w pierwszym etapie, spotkanie z naszym pracownikiem opierające się na rozmowie, która pozwala nam na wyjaśnienie niejasności.

Możemy wytypować kilka rodzajów takich takich spotkań – z pewnością jest potrzebna taka rozmowa jeśli został popełniony błąd. Musimy reagować szybko. Kolejna forma rozmowy może być cykliczna, czyli ustalacie sobie konkretny termin na rozmowę z pracownikiem tzw. rozmowa 1 na 1 oraz możecie wprowadzić kolejny rodzaj spotkań, który po prostu będzie dla pracownika, aby wiedział, że może przyjść i porozmawiać.

Chcesz lepiej zarządzać swoją
placówką medyczną?

Wysyłanie formularza zakończone sukcesem.

Wystąpił błąd.

2. Spotkanie one-on-one

Tzw. spotkanie 1 na 1 czyli cykliczne spotkania z pracownikiem.
Taka rozmowa ma skupiać się na wyzwaniach, sukcesach i oczekiwaniach.
Pamiętajcie, że takie spotkanie ma głównie skupić się na pracowniku, więc daj mu dojść mu do głosu.
Jakie korzyści ma dla nas, jako managerów taka rozmowa:
– budowanie relacji między managerem a pracownikiem.
Czas, który pozwala nam na poznanie naszych pracowników, może poznania ich pasji czy też hobby.

– Okazja do otrzymania feedbacku.
Może czasem warto zdać pytanie wprost: “Co sądzisz o mojej pracy?”.

Wiem, że część naszych pracowników zamknie się na ten temat i otrzymamy nie do końca wiarygodne informacje, ale może zadziała to w drugą stronę i nasz pracowniki powie nam np. “słuchaj poświęcisz nam za mało czasu, dużo mamy pytań ale zawsze jesteś zajęta”. Warto otworzyć się na takie sugestie i wprowadzić jakieś zmiany, które pozwolą nam otworzyć się na zespół i znaleźć więcej czasu.
Z czasem cykliczności tych spotkań, pracownicy nabiorą zaufania i otworzą się na sytuacje, które dla nas nie są aż tak widoczne.

Czasem zdarzają się sytuacje, że nasi pracownicy są ciekawi nad czym pracujemy co się dzieje, a może po prostu pytają, jak jakieś kwestie wyglądają od strony technicznej
Warto podzielić się, nad czym teraz pracujemy, co jest dla nas ważne lub może chcemy wprowadzić jakieś usprawnienia, czy też jeśli osiągamy jakieś sukcesy, warto powiedzieć o tym naszemu pracownikowi, bo to też poniekąd jego zasługa.
Pamiętajcie, że podczas takich spotkań nie możemy dać odczuć pracownikowi wyższości, czy też nie okazać mu braku kultury. Jeśli angażujemy się w spotkanie, to zróbmy to jak potrzeba i poświęćmy w 100% czas naszemu pracownikowi.-

3. Ćwiczenia

Warto ćwiczyć też z pracownikami.
Jeśli obserwujesz, że Twoja rejestratorka nie trzyma się skryptu rozmów, poćwicz z nią.
Możesz też zaprezentować dobrą i złą rozmowę i powiedzieć, dlaczego ta jest dobra, a ta zła lub nawet poprosić naszego pracownika, aby to on ocenił te rozmowy i zapytać, czy coś by zmienił i dlaczego.
I tu z doświadczenia nie radzę podkładać pacjenta i dzwonić do rejestratorki jako “sztuczny pacjent“. To do niczego dobrego nie prowadzi. Zazwyczaj takie rozmowy są sztuczne i naciągane.

4. Okaż zrozumienia

Jeśli spotykacie się na swojej drodze z błędami pracowników, to też musicie okazać zrozumienie. Nie pracujemy na co dzień z automatami – każdy z Was może mieć gorszy dzień. Nie powinniśmy przenosić swoich doświadczeń z życia prywatnego do pracy, ale jednak czasem, może się to zdarzyć i jeśli na co dzień nie masz zastrzeżeń do pracy swojego pracownika i przydarzy się błąd, to może warto po prostu porozmawiać i wyjaśnić dlaczego taka sytuacja wystąpiła.
Myślę, że okazanie wsparcia i zrozumienia też możemy być dobrym świadectwem o nas, jako managerach a też świadczy to o dobrej polityce firmy. Wiemy, że czasem to i my musimy liczyć na pomoc ze strony pracownika. Czasem borykamy się z sytuacjami, gdzie pracownik jest chory i potrzebujemy zastępstwa, więc myśle, że takie zrozumienia działa w dwie strony i czasem my sami musimy po nie sięgnąć.
Jeśli odnotujemy jakiś błąd, to trzeba powiedzieć o nim pracownikowi i myślę, że taka spokojna rozmowa z pewnością skutkuje wyeliminowaniem sytuacji na przyszłość.

5. Realizacja celów (co za dużo, to niezdrowo) (cele realizujemy po kolei)

Dobrym i motywującym działaniem jest “ukryte narzucenie pracownikowi celów”. Jeśli odnotowuje się, że dany pracowniki popełnia błąd na jakimś odcinku, to można wprowadzić tzw. cel i najpierw egzekwować cele małymi kroczkami, a później stawiać poprzeczkę trochę wyżej i wyżej. W ten sposób każdy pracownik trzyma się ustalonych celów, a my dążymy do sytuacji wyeliminowania błędów i poprawy jakości naszych usług.

6. Warsztaty grupowe

Warsztaty grupowe – pewnie zastanawiacie się, w czym pomogą nam warsztaty grupowe?
Warsztaty to jeden z ważnych elementów, które mają na celu ćwiczenie umiejętności oraz ich doskonalenie, a także wpływają na komunikację między innymi ludźmi. Możemy też podczas takich warsztatów rozwiązywać kwestie sporne, jeśli takie oczywiście się pojawiają.
Czasem obserwujemy podczas takich warsztatów, że pogląd na pewne sytuacje, czy zdarzenia zmienia się, np. jeśli będą to warsztaty z zakresu osobowości, już na podstawie rozmowy telefonicznej jestem w stanie określić, z jakim typem osoby rozmawiam i w jaki sposób mam się komunikować. To jest duże ułatwienie dla naszych pracowników,bo są przygotowani na rozmowę i wiedzą, w jaki sposób ją prowadzić. Co za tym idzie, unikają niepotrzebnego stresu i sytuacji, w których mogą popełnić błąd.

Chcesz lepiej zarządzać swoją
placówką medyczną?

Wysyłanie formularza zakończone sukcesem.

Wystąpił błąd.

7. Decyzja o zwolnieniu

Ostatecznym, ale niestety koniecznym krokiem, o którym nie możemy zapomnieć, jest niestety podjęcie decyzji o zwolnieniu pracownika. Jeśli próbowaliśmy już wszystkich dróg usprawnienia pracy naszej rejestratorce, pokazywaliśmy informacje o popełnionych błędach i wdrożyliśmy procedury, które pozwolą nam uniknąć tych sytuacji, ale niestety sytuacje dalej się powtarzają i nasza firma przez to jest stratna, czy jakość naszych usług spada, to nie możemy sobie pozwolić na “trzymanie” takiego pracownika za wszelką cenę, będzie to wpływało na jakość pracy całego zespołu.
Natomiast osobiście podchodzę do tego w ten sposób, że zwolnienie pracownika, to nasza, jako managerów porażka, bo oznacza ona, że albo podczas rekrutacji dokonaliśmy błędu, albo nasza praca późniejsza nie przyniosła odpowiednich efektów.

8. Matematyka - każdy popełnił kiedyś błąd

Zależy nam na osiąganiu konkretnych wyników pracy, realizowaniu celów, rozwoju naszej organizacji, więc z pewnością się ze mną zgodzicie, że te działania na pewno wpłyną na eliminowanie błędów ze strony naszej rejestracji, czy też czasem lepsze zrozumienie sytuacji. Może w niektórych stacjach to przez nas nie zostały dopełnione procedury, czy pokazaliśmy nie do końca zrozumiałe informacje. Oczywiście, jeśli chcecie zbudować team, który będzie stawał na wysokości zdania, to musicie dawać też od siebie. Niestety pracujemy na co dzień z ludźmi i nigdy w 100% nie wyeliminujemy sytuacji, w których został popełniony błąd, ale musimy podejmować działania, które nam w tym pomogą.

3 powody, dla których powinieneś prowadzić newsletter dla swoich pacjentów

Jeżeli jeszcze nie miałeś okazji, by dowiedzieć się, czym właściwie jest newsletter, to już spieszymy z odpowiedzią.
Newsletter to nic innego, jak biuletyn informacyjny, wysyłany (najczęściej do klientów danej firmy) pocztą elektroniczną. Na ogół w newsletterach pisze się o zbliżających się nowościach, ofertach, planowanych zmianach, a czasem składa się również życzenia z okazji świąt.

Zresztą… jako nasz klient sam raz na jakiś czas otrzymujesz od nas newslettery (mamy nadzieję, że nie lądują w koszu!) z nowościami, życzeniami i innymi ważnymi informacjami.
Ale! Nie o nas dzisiaj. W tym tekście blogowym, chcemy się skupić na naszym kliencie i… klientach naszego klienta, czyli na Tobie i Twoich Pacjentach.

Przedstawimy Ci trzy powody, które powinny zachęcić Cię do prowadzenia newslettera dla Twoich pacjentów.

Powód nr 1: zawsze na bieżąco

Jak już wspomnieliśmy, newslettery służą głównie do tego, by za pośrednictwem poczty elektronicznej przesyłać klientom informacje dotyczące najnowszych informacji dotyczących naszej firmy.
W biznesie medycznym wiele spraw płynnych – ciągle się zmieniają. Czasem są to “spore” sprawy, takie jak przenosiny gabinetu do innej lokalizacji lub duża zmiana w cenniku usług. Czasem są to również nieco drobniejsze kwestie, jak zmieniony harmonogram przyjęć.

Jednak bez względu na wagę sytuacji, można zaobserwować, że wielu pacjentów nie lubi być postawionych przed faktem dokonanym i denerwują się, gdy nie są o czymś poinformowani wcześniej.
Newsletter może z łatwością rozwiązać ten problem. Wystarczy, że podczas rejestracji przed pierwszą wizytą, poprosisz pacjenta o wypełnienie ankiety z adresem e-mail, właśnie w celu zapisu do newslettera.
Dzięki temu, o wszelkich podwyżkach cen, zmianach w harmonogramie, czy innych bardziej lub mniej istotnych kwestiach związanych z Twoją placówką lub gabinetem medycznym, poinformujesz swoich pacjentów wcześniej, za pośrednictwem newslettera przesyłanego na pocztę elektroniczną.

To bardzo wygodne zarówno dla Ciebie, jak i Twoich pacjentów, ponieważ nie tylko nie będziesz musiał informować każdego z nich osobno, ale również oni będą otrzymywać każdą istotną informację w jednym miejscu, dzięki czemu nie będziemy musieli martwić się o to, że zapomną o czymś ważnym.

Powód nr 2: budowanie relacji

Budowanie dobrych relacji z pacjentem jest niezwykle ważne, gdy prowadzimy swój gabinet lub placówkę medyczną. Trzeba jednak przyznać, że czasem trudno jest budować dobrą relację z pacjentem osobiście, gdy w pracy mamy sporo na głowie, a pacjentów jest bardzo dużo.

Właśnie tutaj z pomocą przychodzi opcja prowadzenia newslettera dla swoich pacjentów.
Tak jak wspomnieliśmy już na początku, newslettery mogą służyć również do wysyłania ofert i… życzeń z okazji jakichś świąt.
Nic tak nie buduje relacji z pacjentami, jak specjalne, dedykowane oferty skierowane tylko do poszczególnej grupy pacjentów. Dzięki temu poczują się wyjątkowi.

A jeżeli chcesz zbudować w nich świadomość tego, że o nich myślisz i są dla Ciebie istotni, warto postarać się o to, by z okazji ważniejszych świąt, takich jak np. Wielkanoc, Boże Narodzenie, Nowy Rok, Dzień Kobiet, Dzień Chłopaka itd. wysłać im krótkie życzenia z elektroniczną kartką okolicznościową.

Dla Ciebie to “low effort”, ale wielu z Twoich pacjentów z pewnością to doceni.

Powód nr 3: ważne dane w jednym miejscu

Prowadzenie newslettera dla swoich pacjentów ma wiele zalet. Naszym zdaniem, jedną z najważniejszych z nich jest gromadzenie danych o odbiorcach – w Twoim wypadku, o pacjentach.

Wiele platform oferujących możliwość prowadzenia newsletterów, pozwoli Ci na gromadzenie danych o swoich pacjentach. Nie tylko dowiesz się, ile procent z nich czyta Twoje newslettery, ale również dowiesz się, w które dni najwięcej osób je otwiera, które godziny mają największą skuteczność i tak dalej.

Te dane mogą na pierwszy rzut oka wydawać Ci się nieistotne, jednak gwarantujemy – przydadzą się, gdy kiedyś podejmiesz decyzję o reklamowaniu swojego gabinetu lub placówki medycznej.

Przydadzą się, szczególnie podczas ustalania, na jaki typ reklamy się zdecydować, a także o której godzinie i w jakie dni je wypuszczać.
Podobnie sprawa ma się w przypadku mediów społecznościowych – jeżeli traktujesz Instagrama lub Facebooka jak swoje portfolio, dzięki zebranym za pośrednictwem newslettera danym, będziesz wiedzieć, w jakie dni i o której godzinie wrzucać posty, zdjęcia, relacje, czy prowadzić live’y, by zdobyły jak największą ilość reakcji i komentarzy.

Powód nr 4: newsletter w Proassist

Tak, tak… wiemy. Miały być tylko trzy powody, ale jak już o newsletterach mowa, to postanowiliśmy wspomnieć również o newsletterze Proassist, tak przy okazji.

Jak wiesz lub nie, my również prowadzimy swój newsletter. Za jego pośrednictwem informujemy nie tylko o nowościach w systemie, zmianach na stronie itd.

Za pośrednictwem naszego newslettera, wysyłamy również info o nowych, ciekawych promocjach, zbliżających się webinarach, nowych odcinkach podcastu i wiele innych.

Dlatego, jeżeli jeszcze nie zapisałeś się do naszego newslettera, wpisując swój adres email w pole poniżej!

Chcesz lepiej zarządzać swoją
placówką medyczną?

Wysyłanie formularza zakończone sukcesem.

Wystąpił błąd.

PS. wysyłamy też całkiem fajne życzenia świąteczne. Szkoda, żeby Cię to ominęło!

W jaki sposób prowadzić media społecznościowe gabinetu lub placówki medycznej?

Określ swoje cele i grupę docelową

Wybierz odpowiednie portale społecznościowe

Zadbaj o wizerunek

Regularnie publikuj wartościowe treści

Z jakich portali warto korzystać?

Facebook

Instagram

Twitter

Linkedin

YouTube

Plusy prowadzenia social media dla swojej placówki medycznej

Budowanie relacji z pacjentami

Budowanie świadomości marki

Poszerzenie bazy pacjentów

Zwiększenie zaangażowania pacjentów

Zwiększenie efektywności kampanii reklamowych

Nowości w Oprogramowaniu Medycznym Proassist - Ulepszenia dla Efektywnego Zarządzania Placówką

1. Widget pomijający wybór specjalisty - widget po usłudze

2. Rejestr ciąż i przesyłanie informacji do systemu p1

3. Wyłączenie opcji wyświetlania obserwacji do zdarzenia medycznego

4. Automatyczne ustawienie odpowiedniego typu zdarzenia medycznego

5. Ograniczenie dostępu do zakładki KLIENCI dla wybranych użytkowników

6. Powielanie leku z poprzedniej recepty

7. Powielanie całej recepty

8. Wysyłanie i odczytywanie wiadomości MMS

9. Definiowanie ulubionych leków w bazie komercyjnej

10. Zmiana procentu wynagrodzenia u wszystkich specjalistów dopisanych do danej usługi

11. Zmiana czasu u wszystkich specjalistów dopisanych do danej usługi

Jak z sukcesem wdrożyć system do zarządzania placówką medyczną do naszej placówki lub gabinetu?

Po pierwsze – ustalenie celu wdrożenia programu dla gabinetu:

Po drugie plan wdrożenia:

Nowy system — archaiczne procesy:

Ludzie nie lubią zmian

Blokada zmiany z błahego powodu przez osoby, które definitywnie nie chcą tych zmian:

Spotkanie po wdrożeniowe dla przychodni:

Praca z systemem i rozwój zarówno placówki, jak i systemu

Zakończenie:

Priorytety zadań przy odbieraniu telefonów w placówkach medycznych kontra drogich placówek chirurgicznych

Odbieralność telefonów

Skuteczny skrypt rozmów

Miła i profesjonalna obsługa

Szybki i precyzyjny zapis na wizytę

Dostępność lekarzy

W przypadku placówek medycznych o niskim budżecie

Priorytety obsługi dla placówek skupiających się na drogich zabiegach

Dedykowana rozmowa

Przyjazne podejście

Skuteczny skrypt rozmów

Odpowiednia baza wiedzy

Odbieralność telefonów

Call Center, Proassist, czy inwestycja w szkolenie rejestracji?

Próba łączenia dwóch sposobów w jeden - BŁĄD

Podsumowanie

SMS przypominający o wizycie – czy warto?

Na czym polegają SMSy wysyłane do pacjenta, przypominające o wizycie?

Jak może wyglądać taki SMS?

Jak takie SMSy wyglądają w Proassist?

Jakie korzyści niesie za sobą wysyłanie SMSów przypominających o wizycie do pacjentów?

Dla jakich pacjentów sprawdza się SMSowe przypominanie o wizycie?

Wdrożenie nowego systemu medycznego – wszystko, co musisz wiedzieć

Krok 1. Ustal potrzeby

Krok 2. Wybierz osobę, która wszystkim się zajmie

Krok 3. Zadawaj pytania i nie bój się rozmowy!

Krok 4. System wybrany? Pora na wdrożenie i szkolenie!

Krok 5. Przeniesienie bazy danych EDM do nowego systemu (opcjonalnie)

Odkryj nowe możliwości Proassist z modułem stomatologicznym i komercyjną bazą leków!

Odkryj nowe możliwości Proassist z modułem stomatologicznym i komercyjną bazą leków!

Poniżej przedstawiam kilka istotnych kwestii związanych z diagramem zębowym:

Jeśli jesteś stomatologiem i chcesz zacząć korzystać z modułu stomatologicznego w systemie Proassist, to nie czekaj i uruchom go samodzielnie!

NOWA BAZA LEKÓW KOMERCYJNYCH

Baza komercyjna – zalety:

Baza URPL - zalety:

Jak dokonać wyboru odpowiedniej bazy? Sprawdź film poniżej!

MOŻLIWOŚĆ USTAWIENIA ODPOWIEDNIEJ REFUNDACJI PODCZAS WYSTAWIANIA RECEPTY

Możliwość pobrania raportu pomocniczego do złożenia sprawozdania ZD-3 do Głównego Urzędu Statystycznego

Co jeszcze wydarzyło się w Proassist w ostatnim czasie?

Integracja Proassist z API Znany Lekarz. Czyli jak połączy wiele kalendarzy w jeden!

Co to jest API?

Jak działają integracje API?

Integracja Proassist z API Znany Lekarz.
Czyli jak połączy wiele kalendarzy w jeden!