Praca rejestratorki medycznej. Porozmawiajmy o najczęstszych błędach i o tym, jak ich uniknąć

W kolejnym odcinku podcastu omówimy najczęstsze błędy w rejestracji pacjentów, a także jakie mogą być tego powody.

Błąd. Co to w ogóle znaczy? Jakie rodzaje błędów mamy?

Błąd może występować po stronie organizacji lub oczywiście może być również kwestią przeoczenia czegoś. Dziś skupimy się na tych błędach, które są popełniane przez rejestratorki medyczne.

Zapis zbyt młodego pacjenta do lekarza

Dla przykładu – kontaktuje się z nami mama pacjenta, która chce umówić go na wizytę do lekarza. W takim przypadku, jeśli na początku współpracy z lekarzem zostały ustalone procedury – np. takie, że do konkretnego lekarza mozemy umowic pacjentów tylko pełnoletnich, to rejestratorce powinna już na początku rozmowy zapalać się lampka. W przypadku, w którym mama umawia pacjenta na wizytę, a ustaliliśmy, że dany lekarz przyjmuje tylko pacjentów pełnoletnich, rejestratorka musi pozostać czujna i zweryfikować, ile lat ma pacjent i czy ma skończone 18 lat. Przy każdym specjaliście powinna być informacja od jakiego wieku przyjmuje pacjentów.

Błąd w komunikacji z pacjentem

„Efekt worka”

Czyli przekazy zbyt wielu informacji, których pacjent nie jest w stanie zapamiętać, co bardzo mocno wpływa na jakość komunikacji i nieczytelność komunikatu, który chcemy przekazać pacjentowi. Ten element współpracy z pacjentem jest również bardzo ważny, ponieważ oczywiście, my chcemy przekazać wszystkie niezbędne szczegóły, ale jeżeli nie mamy posegregowanych i uporządkowanych informacji, to nigdy w dobry sposób nie przekażemy ich pacjentowi.
Co w przypadku, w którym będziemy np. zasypywać pacjenta terminami?
Na przykład – “a mogę umówić Pan na dziś”, “a nie, może na jutro na 12:00, czy na 15:00”, “ale musi Pan jeszcze zrobic takie badania”.
Nigdy w ten sposób nie dojdziemy do porozumienia z pacjentem. Przez to będą wynikać błędu, ponieważ, po pierwsze pacjent już sam nie wie, na jaki termin jest umówiony, a po drugie, nie będzie rozumiał, czy w końcu ma zrobić jakieś badania, czy nie – sprawimy, że poczuje się zagubiony.
Całościowo doprowadzi to do sytuacji, gdzie znów zostanie popełniony błąd. Pytanie tylko, czy będzie to błąd popełniony przez pacjenta, bo przyszedł na zły termin, czy błąd popełniony przez rejestratorkę, bo w zły sposób przekazała te informacje.

Podpowiedź: ćwicz z rejestratorkami rozmowy, w których zadajesz im kilka pytań na raz, a one muszą poukładać rozmowę, aby rozbić kilka tematów rozmów.

Chcesz lepiej zarządzać swoją
placówką medyczną?

Chcesz lepiej zarządzać swoją placówką medyczną? Bądź na bieżąco z najnowszym contentem w tej tematyce. Zostaw nam swój adres mailowy, a raz w miesiącu otrzymasz od nas zestawienie materiałów, które mogą Cię zainteresować.

Wysyłanie formularza zakończone sukcesem.

Wystąpił błąd.

Brak informowania pacjenta o przygotowaniu do wizyty

Dla przykładu – pacjent chce umówić się na badanie kolonoskopii. Do takiego badania potrzebne jest specjalne przygotowanie, dlatego musimy przekazać pacjentowi taką informację, aby zrozumiał, w jaki sposób ma przygotować się do badania – informacja powinna być jak najprostsza do przekazania i konieczna. Wyobraźcie sobie sytuację, w której pacjent przyjdzie na wizytę bez przygotowania. Wtedy taka wizyta nie będzie miała racji bytu i znów będziemy kręcić się wokół błędów.
Mamy mnóstwo dróg uproszczenia sobie pracy.
Jeżeli macie w swojej placówce medycznej stronę internetową to fajnie byłoby na niej umieścić istotne szczegóły, ważne do przygotowania się do badania. Dzięki temu Wasze rejestratorki mogą poinformować pacjenta, że istotne informacje dostępne są na stronie.
Można również przy zapisie na wizytę, pobierać adres mailowy od pacjenta i załączać tam takie informacje. Dla przykładu – u nas w Proassist takie przygotowanie może iść automatycznie do pacjenta, gdy ten poda maila.

Podpowiedź: Jeżeli do konkretnych usług pacjent musi się odpowiednio przygotować, to w jakiś sposób oznacz w systemie – aby rejestratorki wiedziały, że do tej usługi mają przekazać dodatkowe informacje.

Błędne informowanie pacjenta

Podawanie niepotwierdzonych informacji pacjentowi lub składanie obietnic bez pokrycia.
Nasze rejestratorki często chcą postąpić dobrze i obiecują coś pacjentowi, ale to z założenia nigdy się nie sprawdza i skutkuje w całkowicie odwrotna stronę.
Dla przykładu – Pani Kasia obiecała Panu, że dziś Pan Doktor wystawi receptę. Co jeśli z jakiś względów lekarz uzna, że nie jest wstanie wystawić tej recepty bez wizyty i musi zobaczyć pacjenta? Wtedy Pani Kasia wyjdzie na osobę gołosłowną, bo lekarz nie wystawi recepty i przez to okaże się, że przekazała nieprawdziwe informacje pacjentowi. To nie tylko będzie błąd w nietrzymaniu się procedur, ale też będzie świadczyło negatywnie o naszej placówce.

Podpowiedź: Ćwicz z rejestratorkami rozmowy – udawaj pacjenta, który prosi o coś niestandardowego i sprawdzaj, czy mimo wszystko rejestratorki będą trzymać się procedury i czy uda im się być asertywnym.

Błędne wprowadzenia danych pacjenta

To taka prosta sytuacja z życia. Jednak taki błąd może skutkować negatywną opinią o naszej placówce. Dlaczego? Ponieważ, jak sami wiemy, w życiu są różne sytuacje i niech zdarzy nam się, że lekarz będzie nieobecny w danym dniu i musimy zająć się przełożeniem tych pacjentów, którzy byli tego dnia zapisani, a mamy błędny numer telefonu do pacjenta, którego musimy przełożyć. Co w takiej sytuacji? Jak poinformować pacjenta o zmianie terminu? A co jeśli pacjent przyjdzie na zaplanowany termin wizyty, bo nie otrzymał informacji i znów z małej rzeczy pojawi się duży błąd?

Podpowiedź: Ćwicz z rejestratorkami pracę w warunkach rozpraszających, gdy są pacjenci przy rejestracji, a rejestratorki mają masę telefonów – to zazwyczaj wtedy popełnia się tego typu błędy. Oczywiście możesz też skorzystać z systemu Proassist, który posiada podwójną weryfikację, aby rejestratorki, nawet gdy popełnia błąd, miały szansę się poprawić.
Tych błędów i sytuacji, w których pomyłki mogą zostać popełnione jest mnóstwo. Ważne, a może najważniejsze jest to, abyśmy my stworzyli procedury, które pozwolą nam na zminimalizowanie tych błędów.

Musimy również pamiętać, że jeżeli nasze rejestratorki prowadzą 100 czy 1000 połączeń miesięcznie, to zawsze zdarzy się jakiś błąd – nie bądźmy w tym zakresie zero-jedynkowi.
Natomiast, naszym zadaniem jest niwelować ilość pomyłek. Jeżeli będziemy sfrustrowani z tego powodu, to utracimy cały sens takiej pracy .
Praca managera rejestracji pacjentów to mimo wszystko praca, w której efektywnie kroczek po kroczku zmniejszamy ilość błędów w rejestracji, ale jednak musimy się uodpornić na sytuacje, w których błędy popełni osoba, która np. już 1000 takich rozmów przeprowadziła poprawnie.

Jak unikać błędów?

Kiedy najłatwiej jest popełnić błąd przez rejestratorkę?

Brak znajomości świadczeń dostępnych w placówce

Po pierwsze musimy zapewnić naszej rejestratorce bazę wiedzy. Bez bazy wiedzy nie da się pracować, musimy zapewnić naszej rejestratorce informacje, na których będzie bazować i które będzie mogła w łatwy sposób przekazywać pacjentowi. W takiej bazie wiedzy nie może zabraknąć informacji – czy to o przygotowaniu do badania, czy też np. o wykonywanych dodatkowych usługach, w ramach wizyty za dodatkową opłatą. Po prostu będzie to zbiór najważniejszych informacji. Podpowiedź: zapewnij odpowiednią bazę wiedzy oraz sprawdzaj czy przygotowane informacje są zrozumiałe dla rejestratorek

Brak znajomości procedur

Nasza rejestratorka musi mieć zawsze jasno określone procedury. Dla przykładu –. w jaki sposób postępować w przypadku pilnych wizyt. Jeżeli świadczycie w swojej placówce takie usługi, jak pilna wizyta, to rejestratorka musi o nich wiedzieć. Jedna jasna procedura, której musi się trzymać – jeśli ustalimy, że można dopisać jednego pacjenta dodatkowo w ciągu dnia przyjęć specjalisty, to tego musimy się trzymać. Podpowiedź: odpowiednio przygotowane procedury, ułatwią oraz usprawnia proces pracy.

Brak dążenia do umówienia wizyty

To również jest częsty przykład popełnienia błędu przez rejestratorki i tutaj np. pacjent odwołuje wizyty u specjalisty. Wtedy powinniśmy sięgnąć do pytania, czy odwołujemy wizytę czy przekładamy i dlaczeg? Jeśli skorzystamy z formy samego odwołania, czyli nasza rejestratorka odpowie pacjentowi “dobrze w takim razie odwołuje wizytę, dziękuję. Do widzenia“, to zamykamy sobie w pewien sposób drogę na pozyskanie pacjenta.
Rejestratorka może odpowiedzieć natomiast: “Oczywiście, mogę odwołać wizytę, ale możemy również ją przełożyć na inny, dogodniejszy termin dla Pan/Pani” – w tym wypadku skłaniamy naszego pacjenta do podjęcia decyzji i być może będzie to decyzja o zmianie terminu, a nie o rezygnacji. Dla nas będzie to dodatkowa kasa za przyjęcie pacjenta.
Na tym przykładzie łatwo zrozumieć, że ważnym elementem jest skrypt rozmów, który musi być skrojony pod naszą pracę oraz jej specyfikę.
Oczywiście to też możemy podciągnąć pod wykorzystanie możliwości rejestracji.

Podpowiedź: przygotuj skrypt i sprawdzaj jego wykonanie, w ten sposób naturalnie wyrobisz w rejestratorach nawyk chęci zapisu pacjentów.

Brak nastawienia pro pacjenckiego ze strony rejestracji

Nasza rejestratorka musi być pozytywnie nastawiona i pełna chęci, by pomóc pacjentowi.
Co w sytuacji, w której pacjent będzie chciał umówić się na wizytę do specjalisty, a rejestratorka będzie dla niego niemiła?
W ten sposób doprowadzimy do sytuacji, gdzie w odczuciu pacjenta rejestracja będzie niekompetentna. W drugą stronę – jeśli Pani z rejestracji będzie miła i będzie chciała pomóc pacjentowi, to w odczuciu pacjenta będzie to o wiele lepsze lepsze i bardziej pozytywne, bo przykładowa Pani Kasia chciała pomóc, nawet jeżeli nie do końca miała możliwość..

Podpowiedź: Przygotuj szkolenia dla swoich rejestratorek, pokażcie im jak wygląda to od strony osoby dzwoniącej. Zobrazowanie sytuacji ułatwi podejście do pacjenta.

Brak odpowiednich narzędzi do pracy:
– baza wiedzy,
– procedury,
– skrypt rozmów,
– szkolenia,

Podpowiedź: Jeżeli chcesz wymagać od swoich rejestratorek odpowiednich rozmów i odpowiednich odpowiedzi, to wcześniej musisz dać coś od siebie. Mowa o narzędziach wymienionych wyżej.

Brak sprawdzania wykorzystania narzędzi do pracy:

Jeśli dajecie narzędzia swoim rejestratorkom – bazę wiedzy oraz skrypt rozmów, czy szkolenia, to musicie też weryfikować, czy te działania są wykorzystywane przez waszych pracowników. Najlepszym rozwiązaniem jest śledzenie efektów pracy, ponieważ w ten sposób możemy eliminować sytuacje, w których nasza rejestratorka może popełnić błąd. Najlepiej sprawdza się nagrywanie rozmów. Jeśli wprowadzicie nagrywanie rozmów, nawet jeżeli to będzie 20% waszych pacjent to, że rejestratorka będzie zachowywać się zupełnie inaczej w rozmowie telefonicznej, a inaczej w spotkaniu bezpośrednio z pacjentem.
Wtedy możecie zweryfikować, czy trzyma się skryptu rozmów, czy też ustalonych wcześniej procedur.
Takie działania najlepiej są prowadzone bezpośrednio przez Was. Jeżeli natomiast nie macie czasu, to możecie skorzystać z firmy lub osoby, które mają styczność z waszą placówkę, znają Waszą specyfikę pracy, ponieważ jeśli “wpuścimy“ obcą firmę, która np. zajmuje się audytami i nie ma pojęcia nic o naszej placówce, to nie do końca te informacje będą dla nas autentyczne. Co więcej, najgorszą metodą weryfikacji jest podstawienie “sztucznego pacjenta”.
Kim jest taki sztuczny pacjent? To ktoś, kto wciela się w rolę pacjenta, ale zazwyczaj jest to osoba, która ma większe doświadczenie i zadaje mocno sprecyzowanie, nie zawsze adekwatne pytania,.
To nigdy się nie sprawdza. Zawsze te informacje, o które pyta sztuczny pacjent, nie są takie jakie zadaje nam prawdziwy pacjent i mają się nijak do naszej pracy. Naszym celem nie jest osiągnięcie sztucznych informacji, my chcemy skupić się na rzeczywistych błędach i istotnych informacjach.

Brak nagrywania rozmów

Bardzo fajnym rozwiązaniem jest nagrywanie rozmów. W ten sposób jesteście w stanie monitorować efekty pracy waszych rejestratorek, ale również wyciągać wnioski, czy stworzone przez nas procedury lub baza wiedzy są dobre, czy założenia, które sobie wobec nich stawiamy się sprawdzają i przynoszą oczekiwany efekt. Takie narzędzie jak odsłuch rozmów może nam się przydać w kilku kwestiach – do wyjaśnienia sytuacji, czy do eliminowania wielu błędów.
Jeśli zdarzy się sytuacja, że rejestratorka wpisze błędnie dane pacjenta, zawsze możemy wrócić do rozmowy i zweryfikować w ten sposób informacje i naprawić popełniony błąd.
Podpowiedź: Na bieżąco, cyklicznie, np. co miesiąc, kwartał, tydzień, sprawdzaj czy rejestratorki w dobry sposób prowadzą rozmowy. Wprowadzaj zmiany, gdy są potrzebne.

Chcesz lepiej zarządzać swoją
placówką medyczną?

Wysyłanie formularza zakończone sukcesem.

Wystąpił błąd.

Manager placówki i jego podejście do błędu

Warto poruszyć rolę Managera w waszej placówce medycznej – musi być to osoba, która naprawdę zna specyfikę pracy i zna zespół. Dlaczego to jest ważne? Ponieważ my, jako managerowie musimy stawiać błąd rejestratorki na ostatnim miejscu. Zawsze musimy zweryfikować gdzie został popełniony błąd. Bez weryfikacji nie możemy od razu posądzać naszego pracownika. Nasza rola, jako managera jest ważna w zapewnieniu odpowiedniej bazy wiedzy dla naszego zespołu. Jeśli my nie pozyskamy tych informacji od lekarzy czy specjalistów przyjmujących w placówce, to rejestratorka będzie bazować na informacjach, które przekazała jej koleżanka, a to będzie ciągnęło za sobą fatalne konsekwencje. Musimy bazować na informacjach, która podaje nam ta osoba – przecież nie zatrudniamy pracownika, do którego nie mamy zaufania. Oczywiście, jeśli korzystacie z nagrywania rozmów, to możemy również zweryfikować to poprzez odsłuchanie rozmowy. Może rejestratorka przekazała informację, które otrzymała od menagera i może to one są błędne. Zawsze ważna jest weryfikacja, bo te błędy organizacyjne mogą się pojawić na naszej drodze, a czasem po prostu pacjent chce coś wymusić i to, co mówi nie zawsze jest zgodnie z prawdą.

Zakończenie

Pamiętajcie, że jeśli oczekujecie poprawy jakości pracy od swoich rejestratorek, musicie wymagać też od siebie. Musicie przygotować zespół, stworzyć procedury, bazę wiedzy i wszystkie poszczególne elementy, które pomogą nam połączyć to w całość.
Nie możemy zamykać się na błędy – musimy prowadzić do ich wyeliminowania, ale jeśli błędy się pojawiają, to szukać drogi czy usprawnienia, aby one nie pojawiały się na naszej drodze.
Czasem błąd popełniony przez rejestratorkę otwiera nam oczy i szukamy elementu, który możemy poprawić aby na przyszłość te sytuacje nia miały miejsca.
I myślę, że na dziś z tymi informacjami Was zostawimy, ale w kolejnym odcinku podcastu wrócimy do tego i omówimy sposoby na rozwiązywanie błędów, a także w jaki sposób usprawniać proces pracy naszym rejestratorkom, tak, aby one popełniały jak najmniej błędów.

Mamy nadzieję, że kolejny podcast z udziałem Justyny Wam się podobał.
Zapraszamy na naszą grupę na Facebooku, która nazywa się “Jak zrozumieć pacjenta” – można tam zadawać pytania i dyskutować o odcinku.

O prawie w placówkach medycznych z mecenasem Bartłomiejem Achler

Odpowiadając najprościej: to zależy. Ważnym czynnikiem decydującym jest to, jaki my mamy plan na rozwój naszej placówki. Jeżeli ma to być rozwiązanie raczej krótkoterminowe, to wystarczy wynająć gabinet kolejnemu lekarzami prowadzącemu swoją praktykę. Należy jednak pamiętać o tym, że to właśnie na tamtym medyku, który będzie najemcą, będzie spoczywać obowiązek spełnienia wszystkich wymogów formalno-prawnych. Należy również pamiętać o tym, że pacjenci, którzy będą przychodzić do takiego gabinetu, nie będą naszymi pacjentami, a pacjentami lekarza, któremu wspomniany gabinet wynajęliśmy. To on będzie prowadził dokumentację medyczną, on będzie administratorem danych osobowych. W takim wypadku to będą dwie, odrębne od siebie działalności medyczne. Natomiast jeżeli chcielibyśmy prowadzić taką działalność pod swoim szyldem i chcielibyśmy potraktować to jako rozszerzenie swojej działalności i chcemy, żeby inni medycy byli naszym personelem, to w takim wypadku będziemy musieli założyć podmiot medyczny. Pewne ustawy przewidują to, że lekarz lub lekarka prowadzący swoją działalność, mogą zatrudniać innych lekarzy, tylko w sytuacji, w której założą podmiot medyczny.

Co w wypadku, gdy chcemy rozliczać drugiego lekarza, któremu wynajmujemy gabinet, nie zakładając jednocześnie podmiotu medycznego?

W Polsce istnieje swoboda umów, więc można to sensownie przenieść na grunt formalno-prawny. Trzeba jednak pamiętać o tym, żeby to było dobrze zredagowane, żeby nie było żadnych wątpliwości co do tego, że są to dwie odrębne praktyki medyczne.

RPWDL – dodatkowe koszty

Każda zmiana w RPWDL musi być uwzględniona maksymalnie 14 dni od tej zmiany. Niestety wprowadzenie takiej zmiany, np. gdy zatrudniamy kolejnego lekarza, jest dodatkowo płatne. Warto jednak pamiętać o tym, że nie zawsze oznacza to utworzenie nowej komórki organizacyjnej, ale zawsze jest to związane z koniecznością jakichś zmian. Nawet, jeżeli nie utworzymy nowej komórki, to zawsze trzeba do RPWDL dodać tą dodatkową dziedzinę medycyny, o którą rozszerzamy naszą placówkę.

Z perspektywy prywatnych placówek, bardzo często jest tak, że lekarze pojawiają się i znikają. Zdarza się również tak, że w takich placówkach lekarze przyjmują tylko raz w miesiącu przez 3 godziny, bo lekarze czasem lubią wędrować po placówkach.
Z tej perspektywy wiadomo, że właściciele mają z tym problem. Chodzi o to, że właściciele tworzą poradnię, a dwa miesiące później lekarz, którego zatrudnili, odchodzi. Faktycznie, migracja specjalistów między placówkami jest dosyć spora, jednak zazwyczaj zdarza się to tylko w wypadku jednej dziedziny, a nie całej placówki.

Ile % działalności leczniczej musi być wykonywane w podmiocie medycznym?

Chodzi tutaj o sytuację, w której w jednej placówce jako podmiot medyczny pracuje np. dermatolog (lekarz) i podolog (specjalista z dziedziny kosmetologii, ale nie lekarz).
Na szczęście nie ma żadnych przepisów mówiących o tym, ile procent działalności leczniczej musi być wykonywane w podmiocie medycznym, ani o tym, że w podmiocie leczniczym nie może przyjmować osoba, która lekarzem nie jest, jak właśnie podolog, czy kosmetolog. Jedyne, o czym trzeba pamiętać to to, żeby świadczenie tych innych usług nie zakłócało przebiegu udzielania świadczeń zdrowotnych. Chodzi o to, żeby obsługa klientów korzystających z tej drugiej, niemedycznej działalności nie przeszkadzała w leczeniu pacjentów – tłumacząc wprost.
Podsumowując – nie istnieje żaden przepis mówiący o tym, że musi zostać spełnione np. 50% działalności leczniczej w podmiocie medycznym.

Pogadajmy o zakresie oddziaływania i budżecie na dotarcie do 1 osoby:

Od każdej redakcji będziemy dostawać informacje, ile osób czyta dane czasopismo, ile osób ogląda daną telewizję, czy ile osób dostanie naszą ulotkę reklamową. W ten sposób będziemy znać koszt dotarcia z naszą reklamą do jednej konkretnej osoby. Czasami dostaniemy również odpowiednie informacje o czytelnikach, czy widzach danego programu, aby sprawdzić, czy są one naszą buyer personą. Mając już te dane i porównując je z naszą określoną wcześniej byer personą, możemy określić, że np. wydamy 4.000 złotych na reklamę w gazecie, która dociera do 10.000 osób w naszej okolicy, ale jedynie 40% czytelników to kobiety w wieku, który nas interesuje, a więc za 4.000 zł dotrzemy do 4.000 osób, bo dotarcie do tych 6.000, które nas nie interesuje, jest dla nas nic niewarte.

I teraz przechodząc przez kolejne formy reklam – postarajmy się wybrać, która z nich byłaby dla nas odpowiednia.

Chcesz lepiej zarządzać swoją
placówką medyczną?

Wysyłanie formularza zakończone sukcesem.

Wystąpił błąd.

W którym momencie muszę założyć działalność leczniczą?

Granica jest dość płynna. Czasami nawet Urzędy Wojewódzkie mają problem z tym, by to ustalić. Jako przykład można podać taką działalność – usługa wlewów witaminowych. Jest bardzo wiele placówek, które świadczą takie usługi i część Urzędów ustaliła, że wykonywanie takich wlewów w ogóle nie jest działalnością leczniczą, bo nie ma w tym wypadku wykonywania żadnych świadczeń zdrowotnych – leczenia, diagnostyki itp.
Natomiast Rzecznik Praw Pacjenta, w jednej ze swoich decyzji uznał, że jest to działalność lecznicza, natomiast, udzielanie tych świadczeń bez konsultacji lekarskich, jest naruszeniem praw pacjenta. Tym sposobem z jednej strony mamy opinię Urzędów, a z drugiej strony opinię Rzecznika Praw Pacjenta. Granica nie zawsze jest jasno zarysowana.
Z pomocą tutaj mogą przyjść Międzynarodowe Klasyfikacje Chorób lub Międzynarodowe Klasyfikacje Procedur Medycznych itd. Tam można zweryfikować, jeżeli mamy jakieś wahania co do tego, czy świadczone przez nas usługi to świadczenia zdrowotne.

Czy osoby, które są w podmiocie medycznym, ale nie prowadzą działalności leczniczej, mogą prowadzić dokumentację?

Dokumentację medyczną powinna prowadzić tylko osoba, która wykonuje świadczenia zdrowotne, np. lekarz. Może być tak, że osoby “niemedyczne” mają dostęp do dokumentacji, ale należy tego ze szczególną ostrożnością pilnować, ponieważ musi być na to konkretne upoważnienie i konkretny powód, dla którego taka osoba “niemedyczna” ma w ogóle dostęp do dokumentacji medycznej. Nie może być tak, że tylko dlatego, że ktoś pracuje w podmiocie leczniczym, może sobie przeglądać dokumentację medyczną.
Jeżeli oprócz tego, że ktoś jest, powiedzmy, podologiem, prowadzi również rejestrację wizyt lub obsługuje pacjentów, to w takim wypadku do jakiejś części tej dokumentacji będzie miał dostęp.
Podsumowując, trzeba być bardzo ostrożnym w przypadku, gdy osoba “niemedyczna” ma dostęp do dokumentacji medycznej, a dodatkowo, dokumentację medyczną może prowadzić tylko ta osoba, która oferuje świadczenia medyczne.

Spółka Z.O.O. – czy możemy sami siebie rozliczać za pacjentów?

Najczęściej jest tak, że lekarze rozliczają się w ten sposób, że jeżeli mają zarejestrowane swoje praktyki zawodowe, to rozliczają się w ramach kontraktu B2B. Oznacza to, że po prostu pod koniec miesiąca wystawiają spółce fakturę za wykonane usługi medyczne. Oczywiście wymaga to zawarcia wcześniej z własną spółką umowy o świadczenie usług medycznych. Ci, którzy nie mają otworzonych działalności, rozliczają się najczęściej w oparciu o umowy zlecenie. Jest to również umowa o świadczenie usług medycznych, tyle tylko, że prowadzona bez rejestracji działalności gospodarczej.
Warto jednak pamiętać o tym, że wchodzenie w spółkę Z.O.O. nie zawsze ma sens. Przed podjęciem działań, warto to skonsultować z doradcą finansowym i policzyć na konkretnych liczbach, czy to w ogóle ma sens. Poza tym, należy pamiętać o tym, że te działalności medyczne są różne. Ryzyko błędu medycznego jest dużo większe przy działalności stomatologicznej, niż przy usługach z dziedziny psychiatrii.
Jeżeli chodzi o odpowiedzialność, to również należy pamiętać o tym, że każdy podmiot leczniczy ma obowiązkowe OC.

Zgody. Czy podpis na tablecie jest podpisem własnoręcznym? Jak to działa?

Prawie wszystkie zgody mogą być podpisywane na tablecie. Czy to oświadczenia, czy RODO, czy upoważnienia – wszystkie mogą być udzielane przy pomocy takiego podpisu.
Problem jest jednak ze świadczeniami o podwyższonym ryzyku. Jednak, tam gdzie dwóch prawników, tam trzy opinie. Bartłomiej Ajchler jest jednak zdania, że zgody na tego rodzaju świadczenia, zabiegi o podwyższonym ryzyku, jednak powinny być udzielane w formie tradycyjnej – pisemnej. W sytuacji, w której dojdzie do sporu z pacjentem, pacjent może kwestionować skuteczność tej udzielonej zgody lub prawdziwość złożonego podpisu, dużo większą skuteczność daje forma pisemna w sposób tradycyjny.
Jeżeli jednak nie ma takiej możliwości, to oczywiście, lepsza jest forma “tabletowa” niż żadna.

Czy wciąż istnieje obowiązek prowadzenia księgi przyjęć?

Obowiązek prowadzenia księgi przyjęć istnieje tylko w sytuacji, w której prowadzi się dokumentację medyczną w postaci papierowej. Należy pamiętać o tym, że aktualnie podstawową formą prowadzenia dokumentacji medycznej jest forma elektroniczna. Jeżeli ktoś prowadzi całą dokumentację medyczną w postaci elektronicznej, to nie ma obowiązku prowadzenia tzw. dokumentacji zbiorczej, a księga przyjęć jest właśnie jednym z elementów prowadzenia dokumentacji zbiorczej.

Chcesz lepiej zarządzać swoją
placówką medyczną?

Wysyłanie formularza zakończone sukcesem.

Wystąpił błąd.

Reklama w medycynie

Nie ma ogólnego zakazu reklamy. Żaden przepis prawa nie stanowi o tym, że placówki medyczne nie mogą się reklamować, ale jednocześnie informacje te nie mogą mieć cech reklamy. Jest to temat bardzo skomplikowany, a niedługo dojdzie do tego jeszcze problem dla tych placówek, szczególnie medycyny estetycznej, które mocno działają w social mediach. Od stycznia wchodzą w życie przepisy ustawy, które zostały uchwalone w styczniu tego roku i dotyczą wyrobów medycznych. W przepisie zostały bardzo szczegółowo określone reguły reklamy wyrobów medycznych w przestrzeni medycznej.
Teraz właściciele placówek będą musieli z komunikatami bardzo uważać.

Wyżej wymienione tematy można również bez problemu znaleźć w podcascie “Prawo dla zdrowia” Bartłomieja Achlera. Znajdują się również na blogu prawodlazdrowia.pl
Ze spraw insiderskich – zapraszamy na grupę “Zrozumieć Pacjenta”, tam rozmawiamy o tematach z podcastów i nie tylko.

Nowości w systemie Proassist – Grudzień 2022

Co nowego w Proassist?

W systemie Proassist wdrożyliśmy kilka zmian pracą naszych programistów, naszych projektantów, naszego działu technicznego i oczywiście Was – naszych klientów. Dodaliśmy również nowe funkcje, które ułatwią korzystanie z systemu. Wśród nowości znajdziesz:

Szybszy system

Pisząc o nowościach, musimy wspomnieć o tym, że system Proassist został zoptymalizowany. Ponieważ tylko w ciągu ostatnich 6 miesięcy liczba zalogowanych użytkowników jednocześnie do systemu, wzrosła o połowę, postaraliśmy się o kolejny serwer i optymalizację systemu, by ten zawsze działał sprawnie i szybko, nawet w momencie, w którym jednocześnie korzysta z niego ponad 6000 użytkowników.

Możliwość wglądu do miniaturek w plikach pacjenta

Dzięki miniaturkom w plikach pacjenta, odnalezienie ważnych dokumentów i zdjęć będzie o wiele łatwiejsze. Teraz, szukając np. zdjęcia istotnego dla dokumentacji medycznej, już po samej miniaturze rozpoznasz, którego zdjęcia potrzebujesz.

Wysyłanie plików pacjenta w mailu podsumowującym lub osobnym mailu

Dzięki tej opcji wszystko stanie się wygodniejsze. Koniec z pobieraniem plików i wysyłaniu ich w osobnym mailu, co zajmuje sporo czasu.
Teraz możesz wysłać dokumentację obrazową pacjenta drogą mailową poprzez kliknięcie w zakładkę PLIKI PACJENTA i następnie w panelu bocznym przy odpowiednim pliku, klikając w kopertę. To umożliwi Ci przekazanie pacjentowi zdjęć lub skanów wykonanych przez specjalistę w dowolnym momencie.

Dołączenie e-ZLA do zaleceń w mailu

Tak jak wspomnieliśmy wyżej, wystarczy jedno kliknięcie, by w mailu podsumowującym wysłać plik do pacjenta. Teraz możesz wysłać również e-ZLA w formie elektronicznej bezpośrednio do pacjenta. To oszczędzi Ci sporo czasu, ponieważ dzięki tej opcji, Twój pacjent będzie miał zwolnienie zawsze przy sobie. Koniec z kolejkami pacjentów z prośbą o wystawienie kolejnego zwolnienia, ponieważ poprzednie gdzieś się zgubiło. To mniej pracy dla Ciebie i więcej czasu na to, by pomagać chorym pacjentom.

Mediacje z pacjentem w sprawie lepszej oceny wizyty

„Dla mnie mediacje to szansa na rozmowę z pacjentem i ze specjalistą, dzięki temu będę mogła poznać opinie i stanowiska obu stron. Zawsze jako manager mogę zaproponować jakieś rozwiązanie np. ponowną wizytę na kosz kliniki, ale u innego specjalisty lub jeśli trzeba będzie zwrot pieniędzy za pierwszą wizytę. Całe szczęście nie miałam jeszcze takich mediacji z pacjentami. Natomiast cieszę się, że w systemie jest taka opcja” – mówi Pani Anna, manager krakowskiej kliniki medycyny estetycznej, którą zapytaliśmy co sądzi o funkcji mediacji.

Mediacje zapobiegają udostępnieniu złej opinii, na przykład w Google. Po otrzymaniu negatywnej opinii, po rozmowie z klientem i przeanalizowaniu z nim sytuacji, manager może wysłać do pacjenta mail z mediacjami, w którym będzie mógł wystawić kolejną ocenę i uzasadnić ją.
Dzięki mediacjom, pacjent będzie mógł po raz kolejny przeanalizować przebieg wizyty i być może wyciągnie z niej pozytywne szczegóły – to może skłonić go do wybrania naszej placówki kolejny raz.

Podgląd ocen przez specjalistę

Teraz manager może szybko i sprawnie zobaczyć oceny specjalistów. Dodatkowo, jeżeli manager chce, żeby specjaliści widzieli swoje oceny, może ustawić im do nich dostęp, by byli na bieżąco z opiniami pacjentów. To świetny sposób na to, by ułatwić lekarzom rozwój. Dzięki podglądowi ocen, specjaliści, będą mieli okazję przeanalizować swój sposób obsługi pacjenta i poprawienia tego, co nie jest w tej kwestii ich mocną stroną.

Dodanie vouchera jako formy płatności

To funkcja, która była długo wyczekiwana przez wiele osób. W czasach, w których vouchery prezentowe stają się coraz popularniejszą formą podarunku, ta opcja jest niezwykle przydatna. Zamiast mówić “idź do specjalisty”, możemy delikatnie zasugerować naszą troskę o bliską nam osobę i kupić jej voucher. A wtedy z pewnością skorzysta z wizyty w ramach prezentu. Dlatego, jeżeli sprzedajesz w swojej placówce vouchery na usługi, to teraz, dzięki aktualizacji systemu, możesz dodać opcję vouchera jako formę płatności.

Dodatkowo, opcja vouchera pojawi się również w statystykach jako forma płatności.

Informacja o wystawieniu paragonu lub faktury do wizyty pacjenta w rozliczeniu kasy

Dodaliśmy również podgląd w rozliczeniu, w którym możesz sprawdzić, czy do wizyty wystawiono fakturę lub paragon. To bardzo pomaga w rozliczeniu i “zamknięciu dnia” w naszej placówce.

Magazyn

Już teraz możesz prowadzić elektroniczny magazyn w systemie Proassist. Dla przykładu, jeżeli sprzedajesz pacjentom różnego rodzaju produkty lub zużywasz preparaty podczas wizyty, możesz kontrolować stan magazynowy danych produktów. W systemie Proassist jest to bardzo proste.

Nasz magazyn jest bardzo prosty w obsłudze. Dla przykładu, w trakcie dodawania produktu należy podać nazwę produktu, producenta, stawkę VAT oraz jednostkę zużycia. Możliwe jest również ustalenie marży automatycznie, wybierając opcję MARŻA USTALANA AUTOMATYCZNIE i określając typ i wartość marży — procentowo lub kwotowo. W ten sposób sugerowana cena produktu będzie się zmieniać w zależności od ceny dostawy, zawsze zachowując ustaloną marżę. Dzięki temu zawsze masz pewność, że produkty będą sprzedawane po właściwej cenie i nie musisz się martwić, że któryś z pracowników sprzeda produkt w nieodpowiedniej cenie,

Wśród funkcji znajdziesz również możliwość dodania dostawcy dla magazynu. Dzięki temu dostawca będzie zapisany w systemie. To bardzo wygodne, szczególnie gdy wystawiasz fakturę.

To nie wszystko. Możliwe jest również wprowadzanie zużycia produktów bezpośrednio w magazynie, co jest szczególnie przydatne w sytuacji wydawania produktu klientowi bez realizacji wizyty, np. w ramach promocji lub testu produktu. W ten sposób można śledzić zużycie produktów bez konieczności ich sprzedaży lub wydania magazynowego.

Kolejną opcją, która ułatwi Twoją pracą jest to, że od teraz nie musisz już sam fizycznie kontrolować stanu magazynowego – zrobi to za Ciebie system.

W systemie można kontrolować stan magazynowy produktów na ukończeniu. W tym celu należy wejść do zakładki magazyn i na liście produktów wybrać odpowiedni filtr, określając wartości. Na przykład, aby wyszukać produkty, których stan magazynowy jest mniejszy niż 5, należy wpisać 5 w sekcji „do”. Po kliknięciu szukaj wyświetlą się wszystkie produkty, których stan magazynowy jest mniejszy lub równy 5.

Co dokładnie znajdziesz w zakładce magazyn?

Możliwość dodania produktów,
Możliwość dodania dostawców,
Możliwość ustalenia automatycznej marzy dla produktu,
Możliwość łączenia produktów,
Możliwość łączenia dostawców,
Możliwość sprzedaży produktów,
Wydanie magazynowe,
Możliwość wyfiltrowania brakujących produktów,
Możliwość połączenia produktów z usługa,
Możliwość sprzedaży produktów z widoku rozliczenia wizyty,
Podgląd zużycia produktów (sprzedaż, wydanie, połączone z usługą),
Możliwość wystawiania paragonów na produkty,
Możliwość wystawiania faktur na produkty.

Jeżeli chcesz poznać dokładnie wszystkie funkcje i możliwości magazynu, a także dowiedzieć się, w jaki sposób z niego korzystać, to sprawdź nasz przewodnik – z nim poznasz magazyn od A do Z.

Kliknij, by dowiedzieć się więcej o funkcjonalnościach magazynu

Nie posiadasz rejestracji online? 3 rzeczy, na których z tego powodu tracisz

Prowadzisz placówkę medyczną? Masz już tradycyjną, telefoniczną rejestrację, ale nie posiadasz rejestracji online? Sądzisz, że jej nie potrzebujesz? Nawet nigdy się nad nią nie zastanawiałeś? Niestety, sporo tracisz.

Rejestracja online staje się coraz popularniejsza, zarówno wśród lekarzy, właścicieli placówek, jak i samych pacjentów. W znacznym stopniu ułatwia umawianie wizyt, zarówno po stronie gabinetu, jak i klienta. Jest świetnym sposobem na to, by zdjąć ze swoich barek spory ciężar związany z prowadzeniem placówki. Jej brak może sprawić, że wiele stracisz.

Brak rejestracji online to mniej klientów

Pewnie myślisz sobie, że przecież masz już rejestrację telefoniczną, która w zupełności wystarcza i nie potrzebujesz dodatkowo rejestracji online dla swojego gabinetu.
Weź jednak pod uwagę to, że wśród Twoich pacjentów mogą znaleźć się osoby, których rozmowy telefoniczne mogą szczególnie krępować. Zdarza się czasem tak, że przyszli klienci nawet rezygnują z umówienia się na wizytę, ponieważ rejestracja telefoniczna zwyczajnie ich stresuje. Boją się, że źle podyktują dane, nie będą wiedzieli co powiedzieć, czy poczują się przytłoczeni. Takie osoby, podczas poszukiwań odpowiedniej kliniki czy lekarza, często zwracają ogromną uwagę na to, czy istnieje możliwość rejestracji online.

Chcesz lepiej zarządzać swoją
placówką medyczną?

Wysyłanie formularza zakończone sukcesem.

Wystąpił błąd.

Brak rejestracji online to długie kolejki na infolinii

Zdarza się czasem tak, że dzień na rejestracji jest wyjątkowo trudny i bardzo zapracowany, a klienci dzwonią właściwie bez przerwy. W takich sytuacjach, choć rejestratorki pracują na pełnych obrotach i starają się, jak mogą, nie są wstanie odebrać kilku telefonów jednocześnie. To generuje uporczywe kolejki, które nie są przyjemne ani dla rejestratorek, ani dla oczekujących długie minuty pacjentów.
“Stanie” w kolejce na infolinii nie należy do ulubionych zajęć klientów, szczególnie tych niecierpliwych. Zdarza się nawet tak, że w takim wypadku rozłączają się i szukają innej placówki lub gabinetu.
Rejestracja online w znacznym stopniu pomogłaby w odciążeniu rejestratorek i zmniejszyła kolejki na infolinii. Klient utknął w “poczekalni” na infolinii? Nie ma problemu, w kilka sekund może zarejestrować się online, gdzie nie ma kolejek i na nie trzeba czekać.

Brak rejestracji online to więcej pracy

Prowadzenie tylko rejestracji telefonicznej bywa problematyczne. Przede wszystkim, przez telefon czasem trudno jest zrozumieć pacjentów, szczególnie gdy mówią niewyraźnie lub przez gorszy zasięg przerywa rozmowę. Ponadto, wszystkie dane trzeba wprowadzać samemu, często ze słuchu dyktowane przez pacjenta, co wydłuża czas pracy.
Ale czy wiedziałeś, że dzięki rejestracji online w Proassist, rejestracja na wizytę przebiega szybko i jest bardzo prosta? W specjalnej zakładce klient wprowadza swoje dane, w tym numer telefonu, na który wysyłany jest kod SMS, który należy wpisać w celu zatwierdzenia rezerwacji. To eliminuje problem ryzyka dokonania fałszywych rejestracji. To bardzo wygodne, prawda?
Warto do tego dodać jeszcze to, że rejestratorka, jak każdy człowiek o określonej porze kończy swoją pracę i idzie do domu, a dzięki rejestracji online, klienci będą mogli zapisać się na wizytę nawet bardzo późnym wieczorem!

Rejestracja online to zalety dla Ciebie i Twojej placówki

Podsumowując, rejestracja online może przynieść wiele korzyści zarówno Tobie, Twojej placówce, jak i klientom umawiającym się na wizytę. Dzięki niej nie tylko zdobędziesz nowych klientów, ale również ułatwisz pracę sobie i swoim rejestratorkom medycznym. Dodatkowo zmniejszysz kolejki na infolinii, co pacjenci z pewnością docenią!

Różne rodzaje reklamy placówki medycznej: jak działają i którą wybrać?

W tym odcinku podcastu “Zrozumieć pacjenta” Jacek Piaseczyński poruszy temat reklamy innej niż internetowa placówek medycznych.

Na początku warto podkreślić to, że mamy kilka rodzajów reklam, które możemy użyć do promowania swojej placówki:
– reklamę prasową,
– telewizyjną,
– radiową,
– kinową,
– pocztową,
– zewnętrzną,
– i oczywiście internetową.
Do tej pory skupiliśmy się głównie na reklamie internetowej, jednak dzisiaj omówimy inne formy reklamy, szczególnie, że część z Państwa może, a w zasadzie powinna być żywo zainteresowana rozpromowaniem swojej placówki przez inne formy reklamy niż internetowa, ze względu na swoją grupę docelową, bo właśnie od tego musimy zacząć.

Zacznijmy od “buyer persona”:

Aby dobrać odpowiednią formę reklamy do naszej grupy docelowej, w branży mówimy o buyer persona, czyli osobie, do której chcemy trafić z przekazem i bardzo istotne jest, abyśmy ją odpowiednio zdefiniowali, bo wtedy możemy dowiedzieć się, w jakiej formie reklama dla niej będzie najlepsza.
Dla przykładu, w przypadku gabinetu położniczego musimy trafić do kobiet w wieku od 20 do 35 lat, z miasta, w którym znajduje gabinet. Jeżeli jest to duże miasto, to nawet z jakiejś konkretnej dzielnicy. Warto wziąć pod uwagę ich zainteresowania: np. urządzanie pokoi dziecięcych, ciuszki dziecięce, szkoła rodzenia, etc. Część z Was może teraz pomyśleć: “ale zdarza mi się pacjentka po 35…” – owszem zdarza się, ale jest to stosunkowo rzadkie, więc tego wieku nie uznajemy za naszą buyer persona, bo najważniejsze w marketingu jest to, aby wydawać kasę na najbardziej odpowiednią grupę osób, a nie do wszystkich.

A co w sytuacji, gdy mam centrum medyczne, które jest wielospecjalistyczne i przyjmuje w nim zarówno pediatra, jak i specjalista geriatrii? W takim przypadku dobrym rozwiązaniem jest kierowanie różnej formy reklamy do różnych grup. Owszem, fokusowo interesują nas osoby w każdym wieku, każdej płci. Tacy, którzy mają pracę, jak i tacy, którzy mają emeryturę, ale jeżeli reklamujemy się np. w Gościu Niedzielnym, to reklamujemy poradnię geriatryczną, a gdy reklamujemy się w szkole rodzenia, to reklamujemy się, pokazując u nas poradnię ginekologiczno-położniczą, czyli dobieramy przekaz i miejsce reklamy pod konkretną grupę, ale nadal wąsko, aby przekaz trafiał do naszej buyer persony, którą akurat chcemy w tym momencie poinformować o naszym istnieniu, promocji, czy jeszcze czymś innym.

Po czym możemy określić, że reklama jest dobra?

Przede wszystkim po efekcie – czyli jej skuteczności. W przypadku placówek medycznych możemy mieć różne cele reklamy. Możemy np. chcieć powiększyć koszyk zakupowy, wydłużyć cykl życia klienta w naszym centrum, możemy postarać się, aby klient kupował dodatkowe usługi u nas, korzystał ze zwiększoną częstotliwością itd. Natomiast najczęściej chcemy pozyskać pacjentów do naszej placówki – na zabiegi, na konsultacje itd. Ostatecznym wynikiem tego, czy reklama jest dobra, będzie po prostu sprawdzenie, jak wiele osób dowiedziało się o nas z uwagi na konkretny rodzaj reklamy i zapisało na wizytę, a więc jaka jest skuteczność reklamy.

A co wpływa na skuteczność reklamy, czyli co możemy zrobić aby była ona skuteczna?

1. Odpowiedni dobór do buyer persony,
2. odpowiednio dobrana i stworzona kreacja/grafika/video/etc. do problemu i buyer persony,
3. Koszt dotarcia do zainteresowanych osób – czyli do buyer persony,
4. Konwersja – czyli ile osób ostatecznie zdecyduje się na zakup usługi w związku z reklamą,
5. na koniec wynik – czyli w przypadku pozyskiwania pacjentów – ile pieniędzy wydaliśmy na 1 osobę, która wykupiła u nas usługę. To jest bardzo istotne, bo może się okazać, że owszem bilboardy, które wykupiliśmy na mieście, doprowadziły do sytuacji, że pojawiło się u nas 100 nowych pacjentów, ale jednocześnie, jeżeli wydaliśmy na nie x złotych, to są one zdecydowanie mniej skuteczne niż np. reklama w prasie, które doprowadziła tego, że mamy 20 nowych pacjentów, gdy wydaliśmy na nią 10 razy mniej.

Jeżeli myślimy o ciągłym pozyskiwaniu nowych pacjentów, to musimy do analityki podejść minimum tak skrupulatnie, jak do tworzenia reklam, bo w innym przypadku może się okazać, że wydajemy pieniądze niewspółmiernie duże do efektów.

Chcesz lepiej zarządzać swoją
placówką medyczną?

Wysyłanie formularza zakończone sukcesem.

Wystąpił błąd.

Pogadajmy o zakresie oddziaływania i budżecie na dotarcie do 1 osoby:

I teraz przechodząc przez kolejne formy reklam – postarajmy się wybrać, która z nich byłaby dla nas odpowiednia.

Zacznijmy od reklamy prasowej:

1. Reklama prasowa: ona, mimo że umiera, to w tym przypadku (a więc w przypadku placówek medycznych) może być ciekawa do wykorzystania, ponieważ bardzo dobrze określa zakres oddziaływania. Dlatego mając placówkę w Krakowie, nie trafimy do ludzi, którzy leczą się w Warszawie. Czasami są lokalne przewodniki, biuletyny informacyjne, które trafiają wyłącznie do mieszkańców jakichś dzielnic.
W miarę jasno określony wiek czytelników, który będzie raczej starszy niż młodszy – w zależności od rodzaju prasy, czy to magazyn, tygodnik, miesięcznik, czy gazeta codzienna a może np. lokalny przewodnik – takie też bywają. W miarę jasno też określimy wtedy zainteresowania odbiorców, po zakresie informacji zawartych w danym czasopiśmie – np. Moto Świat, to pismo raczej dla mężczyzn.

W jaki sposób wykorzystać tę wiedzę? Dla przykładu, jeżeli wykonujemy wysokobudżetowe zabiegi z zakresu ginekologii estetycznej, to reklamowanie się w droższych magazynach modowych, czy czasopismach, które trafiają do zamożnych kobiet, może się okazać dobrym rozwiązaniem. Jeżeli natomiast przyjmujemy starszych pacjentów na konsultacje, to reklama w gazecie, która jest rozdawana czy sprzedawana w kościele w naszej dzielnicy, np. taki przewodnik informacyjny parafii, może się okazać dobrym wyjściem.
Chodzi o to, aby jak najbardziej się da wykluczyć możliwość trafienia z naszą reklamą do nieodpowiednich osób – bo po prostu zapłacimy za reklamę, która nie dotrze do osób, które mogą być nią zainteresowane.

Reklama telewizyjna:

W tym przypadku mamy trochę ograniczone pole manewru, bo nie jest dużo telewizji lokalnych, a reklamowanie się w ogólnopolskiej telewizji jest po prostu za drogie, nawet dla placówek wykonujących drogie i specjalistyczne zabiegi.
Natomiast są też telewizje np. w tramwaju, czy autobusie w dużych miastach, które dobrze się sprawdzają, jeżeli chcemy się reklamować.
Pamiętajmy jednak, że o ile w telewizji lokalnej trafimy raczej do starszej grupy odbiorców albo przynajmniej w średnim wieku, o tyle reklama w komunikacji miejskiej to już dotarcie do pełnego spectrum osób zarówno zamożnych, jak i mniej zamożnych, zarówno młodych, jak i starszych, zarówno kobiet, jak i mężczyzn czy dzieci, więc najlepszym rozwiązaniem będzie to dla placówki wielospecjalistycznej.

Reklama radiowa:

Reklama radiowa również może być dobrą formą reklamy dla placówki medycznej. Oczywiście, również w wersji lokalnej, ale nawet ogólnopolskie stacje są w stanie zaproponować reklamy wyłącznie na daną część kraju. Co prawda nie dzielnicowo, czy miasto, ale np. w obrębie danego województwa już tak. Najlepszym rozwiązaniem będzie reklama w radiu lokalnym, bo może być ono słuchane podczas pracy, podczas jazdy samochodem, czy po prostu podczas relaksu przez wiele osób. Tutaj oprócz dobrze dobranego radia. Pod naszą grupę docelową musimy brać pod uwagę porę dnia. Należy zastanowić się, w różnej porze dnia różne osoby słuchają radia, dzięki czemu dotrzemy do różnej grupy docelowej z naszym przekazem. Jeżeli chodzi natomiast o kreację reklamy, to radia samodzielnie stworzą dla Ciebie taki spot reklamowy.

Reklama kinowa:

To jest ciekawy koncept, ponieważ również mamy tu ściśle określoną lokalizację, a więc dla nas, jako właścicieli placówek jest to super. Dodatkowo taki przekaz jest naprawdę bardzo wartościowy, bo osoby oglądające ten rodzaj reklamy, nie są rozpraszane czynnikami zewnętrznymi, czyli nie rozprasza ich np. telefon, a w kinie jest ciemno etc. Wbrew temu, co by się mogło wydawać, w kinach studyjnych reklama nie jest droga i są agencję, które potrafią wykupić reklamę w konkretnym mieście np. w Krakowie. Natomiast należy brać pod uwagę fakt, że audytorium tej reklamy będzie np. 10 razy mniejsze niż audytorium reklamy prasowej w tej samej cenie. Pamiętajmy, że na koniec liczy się po prostu efekt. Jeżeli reklamę w prasie zobaczy 10.000 osób, a w kinie 1.000, ale z tych 10.000 osób tylko 1% będzie zainteresowany naszymi usługami, a w tych 1.000 osób 20%, to i tak wychodzimy na plus.

Reklama pocztowa:

To jest ciekawe rozwiązanie, z którego rzadko korzysta się w dzisiejszych czasach. Chodzi o to, że możemy wysłać listy/pocztówki lub po prostu wydrukować ulotki i wsadzić do odpowiednich skrzynek pocztowych, do odpowiedniej grupy ludzi. Często jest to spotykane w przypadku marketów czy lokalnych dostawców pizzy na telefon, a może być też wykorzystywane do wypromowania nowopowstałej placówki. Do kogo się sprawdzi? Generalnie do prawie wszystkich, wiadomo – nie za bardzo wypada reklamować drogich zabiegów na jakiejś ulotce, ale jeżeli jesteśmy placówką specjalistyczną lub wielospecjalistyczną, to może się ona okazać skuteczna. Ale uwaga: telefon podany na ulotce musi być przez kogoś odbierany.

Chcesz lepiej zarządzać swoją
placówką medyczną?

Wysyłanie formularza zakończone sukcesem.

Wystąpił błąd.

Reklama zewnętrzna tzw. outdoorowa:

Z niej w mniejszym czy większym stopniu korzysta w zasadzie każda placówka, czy każdy gabinet medyczny – chociażby poprzez tworzenie banera wejściowego nad drzwiami wejściowymi z logo gabinetu. Często spotkamy również tablice informacyjne według odpowiedniego wzoru informujące, że tutaj przyjmuje lekarze danej specjalizacji, … imię i nazwisko, tytuł naukowy, godziny przyjęć i podany numer do rejestracji.
Ostatni podcast “Zrozumieć Pacjenta” dotyczył wyboru lokalizacji placówki i wtedy poruszony został temat tego, że często przy wyborze miejsca pomija się frontowe lokale, dobrze widziane z ulicy, czy chodnika z uwagi na ich cenę. Należy brać jednak pod uwagę fakt, że jeżeli mamy taki lokal, to mamy w zasadzie darmowe miejsce reklamowe, które ogląda codziennie dziesiątki, setki lub tysiące przechodniów czy kierowców. Jeżeli odpowiednio nazwiemy naszą placówkę, tak aby kojarzyła się z daną specjalizacją, lub jeżeli pod logiem, czy nazwą umieścimy informację np. “Klinika Doktora Kowalskiego”, a pod spodem: “wielospecjalistyczna placówka medyczna” – wtedy pacjenci będą wiedzieć, czym dany gabinet sie zajmuje.
Oczywiście reklama zewnętrzna to przede wszystkim różnego rodzaju bilbordy, plakaty rozwieszane na mieście, reklamy stojące w miejscach, gdzie możemy znaleźć naszych pacjentów. Dla przykładu, w szkole rodzenia warto w jakiś sposób zareklamować naszą placówkę ginekologiczną.

Bilbordy placówek medycznych sprawdzają się z uwagi na fakt, że zazwyczaj jest to inna reklama, niż widzowie widzą na co dzień. Zazwyczaj widzą reklamę marketu, a tu nagle pojawia się reklama placówki – jest to jakiś efekt zaskoczenia i może być bardzo skuteczne.

W jaki sposób mierzyć skuteczność naszych reklam?

Z reklamą internetową jest łatwo, ponieważ mając odpowiednią wiedzę lub osoby, które mają tę wiedzę, widzimy w zasadzie każdy ruch pacjenta, a więc dokładnie możemy określić czy osoba, która weszła na naszą płatną reklamę, ostatecznie dokona zakupu u nas. Oczywiście pewne parametry muszą być spełnione, aby tak się działo – ale generalnie da się.

A jak jest z reklamą, nazwij ją, tradycyjną? Również mamy kilka sposobów na sprawdzenie skuteczności reklamy:

1. Możemy generować różne numery telefonów dla różnych typów reklam, np. na bilbordzie będzie podany inny numer placówki, niż tradycyjny i będzie po prostu przekierowywany.
Można to zrobić w sposób bardzo łatwy, korzystając z centralki telefonicznej. Taki numer kosztuje od 1 do 5 zł, więc nie jest to koszt wygórowany, ale UWAGA: czasami może się zdarzyć, że pacjent niestety taki numer sobie zapisze w telefonie i będzie uważał go za numer do placówki. Warto, abyśmy przekierowali go już na stałe i po czasie kampanii również mieli go przekierowanego. Wtedy też możemy go np. użyć za pół roku. Wynik będzie lekko zakłamany, ale to i tak lepsze, niż mieć na koniec kilkanaście numerów telefonów.

2. Możemy po prostu pytać pacjentów, np. podczas jego telefonu do placówki: “Mam jeszcze pytanie: Skąd się Pani dowiedziała o naszej placówce?” i odpowiednio TAGOWAĆ pacjentów w systemie, np. billboard, prasa, ruch organiczny etc.

3. Część pacjentów zapisze się przez rejestrację online i wtedy powinniśmy pytać pacjentów, gdy już przyjdą do naszej placówki i widzimy, że nie mamy określonego TAGA przy nich.

Po takiej bardzo krótkiej analizie wiemy, że mamy np. 100 pacjentów z Tagiem: “billboard, 20 pacjentów z tagiem prasa, 30 pacjentów z tagiem ulotka” i wiemy też, że wydaliśmy na bilbordy 10.000 złotych, na reklamę w prasie 5.000, a na ulotki 2.000. Po prostu dzieląc, obliczymy, ile wydajemy na pozyskanie jednego pacjenta z danej formy reklamy – proste a skuteczne, w naszym przypadku nie ma co robić bardziej dogłębnej analizy.

Przypomnienie – tzw. LTV pacjenta niekoniecznie kończy się na jednej wizycie, a więc koszt jego pozyskania niekoniecznie musi być niższy, niż zysk z jednej wizyty. O tym zresztą była mowa w jednym z odcinków podcastu, odnośnie czynników w placówce medycznej, także zapraszamy do odsłuchania.

Na koniec jak zwykle część insiderska z firmy Proassist:

Przygotowujemy na koniec roku webinar, panel dyskusyjny: “W jaki sposób komunikować pacjentom zmiany ceny”. Wiadomo, mamy inflację w Polsce, jakiej nie widzieliśmy od wielu lat i niestety jesteście Państwo zmuszeni do podnoszenia cen w placówkach medycznych. Z jednej strony pacjenci powinni to zrozumieć, ale z drugiej strony warto zadbać, aby jak najbardziej wytłumaczyć to pacjentom, także postaramy się Państwu w tym pomóc. Data tego webinaru to 15 grudnia, o godzinie 19:00, a zapisy są dostępne na naszej stronie internetowej.

Zapraszamy na naszą grupę na facebooku, która nazywa się: “Jak zrozumieć pacjenta”.

Odpowiednia lokalizacja placówki lub gabinetu medycznego – jak wybrać?

Odpowiednia lokalizacja placówki lub gabinetu medycznego - jak wybrać?

Dzisiejszy odcinek skierowany jest stricte do tych osób, które rozważają otwarcie własnej placówki lub zmianę lokalizacji. Odcinek został stworzony również dla tych, którzy chcą dowiedzieć się, jakie są plusy, a jakie minusy aktualnej lokalizacji ich gabinetu czy placówki.

Prywatne placówki medyczne są coraz ładniejsze. Widać, że tworzone są przez osoby o bardzo silnym poczuciu estetyki i stylu lub nawet przez samych architektów. Sam piękny wystrój to jednak nie wszystko. Właściciele gabinetów często zapominają o tym, by zadbać o odpowiednią lokalizację placówki. Z tego powodu, w tym podcaście dowiesz się nieco więcej na ten temat.
Pierwszą i w zasadzie najważniejszą sprawą jest to, czy w danej lokalizacji znajdziemy popyt na nasze usługi. Musimy to sprawdzić. W jaki sposób?

Najprostszym sposobem jest sprawdzenie dostępności do wizyt w danej specjalizacji, którą reprezentujemy lub będziemy reprezentować. By to zrobić, należy wejść na stronę https://terminyleczenia.nfz.gov.pl/ i zweryfikować, czy wpisując np. ginekolog w mieście, w którym chcemy otworzyć nasz gabinet ginekologiczny, terminy są odległe czy raczej bliskie. Są miejsca w Polsce, gdzie odstępy między terminami mogą wynosić nawet kilka miesięcy. Jednak to, czy obok naszej świeżo otwartej placówki będzie przychodnia NFZ z terminami za pół roku lub tydzień, będzie stanowić ogromną różnicę w przychodach.
Oczywiście w przypadku placówek lub klinik zabiegowych i np. medycyny estetycznej ten punkt pomijamy.

Po drugie, ważne jest to, żeby sprawdzić konkurencję inną niż NFZ. Musimy zweryfikować, czy w miejscu, w którym chcemy otworzyć nasz gabinet, są też inne konkurencyjne placówki do naszej i w jakiej odległości. Zasada jest tym prostsza, im bardziej specjalistyczna placówka, im bardziej wyszukane zabiegi i im droższe usługi, tym mniej potencjalnych nabywców, ale z drugiej strony, tym szersze pole oddziaływania gabinetu. Prościej mówiąc, internista, lekarz rodzinnym, który przyjmuje na jednym końcu Warszawy, raczej nie powinien spodziewać się pacjentów z drugiego końca Warszawy. Z drugiej jednak strony, jeżeli np. specjalista zajmuje się plastyką powiek, to bez problemu mogą przyjechać do niego pacjenci nawet z Mazur. Dlatego, jeżeli chcesz otworzyć poradnię jako lekarz rodzinny, w dużym mieście musisz sprawdzić okolicę w Twojej dzielnicy, w małej miejscowości sprawdzić ile jest poradni ogółem, a na wsi zweryfikować jak daleko jest inny gabinet. Jeżeli jednak otwierasz klinikę zajmująca się np. plastyką powiek, to sprawdź, ile placówek w Polsce wykonuje tego typu zabiegi.

Sprawdź wielkość rynku:

Gdy wiemy już, jak duże może być nasze oddziaływanie, trzeba sprawdzić, jaka jest wielkość rynku – choćby pobieżnie. Dla przykładu, jeżeli w Stalowej Woli byłoby 5 placówek wielospecjalistycznych na 40.000 mieszkańców, to łatwo obliczyć, że na jedną placówkę przypada 8.000 mieszkańców – zdecydowanie za mało osób na to, aby taka placówką się utrzymała. W takim przypadku musisz albo zmienić lokalizację, albo zmienić swoj plan – tzn. uznać na przykład, że nie otwierasz placówki wielospecjalistycznej tylko jednoosobowy gabinet.
Okej, ale skąd w takim razie mam obliczyć, jak wielu pacjentów musi mieć “mój rynek”, żebym mógł utrzymać się ze swoją placówką?
Przy takim “małym biznesie” nie będzie łatwo o to, by bardzo dokładnie takie liczby przedstawić, ale np. wiedząc, że Polak statycznie wydaje 150 zł rocznie na stomatologa, (dane za 2019 rok), czyli 32 euro. Z tym że część wydaje 0 złotych, a część wydaje 10.000 złotych – tak jak człowiek z psem mają średnio 3 nogi.
Wiedząc, że w 40 tysięcznej Stalowej Woli będziemy 10 placówką stomatologiczną, możemy liczyć na przychody rzędu 4000*150, czyli 600.000 złotych rocznie, oczywiście zakładając, że przejmiemy tę część rynku i nie na samym początku naszego biznesu.
Z drugiej strony możemy założyć scenariusz, w którym udaje nam się przejąć większą część rynku – nie musimy mieć wyłącznie tego naszego “kawałka”, o ile będziemy dobrze prowadzić naszą placówkę, a przede wszystkim świadczyć usługi na odpowiednim poziomie

Mierz siły na zamiary:

Teraz istotne jest, aby mierzyć siły na zamiary – są placówki duże, które świecą pustkami, bo z tych prostych obliczeń można było od razu wywnioskować, że placówka nie ma szans na to, by w 10 tysięcznej miejscowości, mając na rynku 3 lub 4 konkurencyjne placówki, by zapełnić gabinety specjalistami, ani grafików tych specjalistów wizytami z pacjentami – to niemożliwe z matematycznego punktu widzenia, a jednak taka placówka powstała i bez sensu traci fundusze na puste przestrzenie. A można było kupić lub wynająć lokal o połowę mniejszy i zmniejszyć tym samym koszty utrzymania.

Chcesz lepiej zarządzać swoją
placówką medyczną?

Wysyłanie formularza zakończone sukcesem.

Wystąpił błąd.

A może lokal frontowy lepszy?

Gdy już wiemy, w której miejscowości lub dzielnicy chcemy otworzyć naszą placówkę, czy też przenieść obecną, a także wiemy, na jakie natężenie ruchu pacjentów możemy liczyć przy dobrych wiatrach, to teraz musimy zabrać się za poszukiwania lokalu. Warto tutaj powiedzieć sobie o lokalu frontowy. Bardzo często gabinety mieszczą się na piętrach budynków, a placówki medyczne w miejscach, gdzie nie są widoczne z frontu. Wytłumaczenie jest proste – przecież nikt nie leczy zębów z ulicy, bo to nie jest sklep spożywczy! Owszem, nie jest, ale lokal, przy którym chodnikiem przechodzi codziennie sporo ludzi, to Twoja reklama, która w pewnym sensie jest “za darmo”. Oczywiście wynajem czy kupno takiego lokalu jest zdecydowanie droższe, ale należy sprawdzić, czy ta inwestycja się opłaca. Może się okazać, że lepiej wydać trochę więcej za lokal frontowy, niż lokal “schowany”, a jednocześnie co miesiąc płacić za reklamę outdoorową.

Na co zwrócić uwage przy wyborze lokalu ?

Przy wyborze lokalu warto zwrócić uwagę na dostępność parkingów – pacjenci raczej przyjeżdżają do gabinetu na nie krócej niż 30 minut, a przy zabiegach nawet na kilka godzin. Dodatkowo należy sprawdzić dostępność komunikacji miejskiej, a jeżeli mamy pacjentów z całej Polski, to warto sprawdzić w okolicy dostępność hoteli, ewentualnie nawet nawiązać z którymś z nich współpracę. Jeżeli mamy starszych pacjentów, to trzeba zwrócić uwagę na to, czy wejście dla pacjentów jest wygodne, czy może jest problem z “trudnymi” do pokonania schodami dla schorowanych osób. Jeżeli natomiast chcemy przyjmować wysokobudżetowych pacjentów, to również warto sprawdzić okolicę – jeśli okolica jest “nieciekawa”, to może wpłynąć to negatywnie na ocenę naszej placówki przez pacjentów, nawet gdy w środku zrobimy pełen luksus.

Ułożenie lokalu i pomieszczenia

Jeżeli chodzi o lokal w środku, to oczywiście trzeba pamiętać o wymogach sanepidu do odbioru takiego lokalu – muszą być one spełnione. Oprócz tego należy również zwrócić uwagę na takie elementy, które będą istotne dla pacjenta i które to on zauważy:

1. Oczywiście schludność, estetyka

To punkt konieczny, ale jeśli przejmujesz lokal po innej działalności niż medyczna, to tak czeka nas jego przebudowa, więc może się okazać zasadne, by zwracać uwagi na estetykę, czy schludność kupowanego czy wynajmowanego lokalu, ponieważ niezależnie od jego obecnej estetyki, i tak będziemy musieli go całościowo wyremontować, aby spełnić warunki do naszej działalności. Inaczej jest w przypadku przejęcia lokalu po innej placówce czy gabinecie medycznym. Wtedy element ewentualnego odświeżenia jest istotny. Jeżeli chcemy się rozwijać, to nie ma sensu oszczędzać na remoncie. Nie opłaca się wydawać pieniędzy na reklamę i starać się robić wszystko, aby pacjenci byli zadowoleni z wizyty, jeżeli lokal wymaga remontu lub odświeżenia.

2. Odpowiednia wielkość poczekali do ilości gabinetów.

W miarę łatwo można to policzyć. Jeżeli mamy wizyty np. co 30 minut w gabinecie stomatologicznym, to musimy liczyć, że w skrajnym przypadku w poczekalni może być 3 pacjentów jednocześnie. Na ogół jednak będzie ich 1 lub 2, ale warto wziąć pod uwagę to, że czasami może się jednak zdarzyć, że będzie 3. Oczywiście część pacjentów przychodzi z kimś z rodziny, a więc możemy to policzyć w ten sposób – raz 1,5 pacjentów, czyli w bardzo skrajnym przypadku będzie u nas w gabinecie 3×1,5, czyli 4,5 pacjentów.
Teraz już wiemy, że poczekalnia powinna być na minimum 3 osoby, a najlepiej byłoby, gdyby była na 5. Oczywiście wraz z ilością gabinetów i interwałem przyjęć tych miejsc musi być więcej lub mniej.
Tak samo jest, jeżeli chodzi o specjalizację. Dla przykładu – pediatrzy muszą liczyć zawsze x2 – ilość osób w poczekalni. Położnicy bardzo często podobnie. Warto po prostu sobie usiąść z kalkulatorem przed podjęciem decyzji i sprawdzić, czy w miejscu wydzielonym na poczekalnie zmieści się odpowiednia ilość osób.
W ramach poczekalni musimy też zadbać o uprzyjemnienie czasu w oczekiwaniu na wizytę. Radio, telewizor, dostęp do wifi, czasopisma – to już standard.
W placówkach o większym koszyku zakupowym standardem jest też oczywiście kawa, woda, herbata i tak dalej.

Chcesz lepiej zarządzać swoją
placówką medyczną?

Wysyłanie formularza zakończone sukcesem.

Wystąpił błąd.

3. Gabinety o odpowiedniej wielkości:

Czasami zdarza się widzieć placówki, gdzie gabinety np. fizjoterapeuty są wielkości gabinetów np. neurologa. Wiadomo – u fizjoterapeuty często trzeba się rozebrać, a oprócz miejsca na biurko, jest jeszcze miejsce do rehabilitacji. Pamiętajcie o tym, planując rozdzielenie pomieszczeń w nowej placówce. To znaczy, że lokal dla specjalisty, który wyłącznie konsultuje, musi być mniejszy niż np. dla specjalisty który bada i konsultuje. Jeżeli zrobimy zbyt dużo małych pomieszczeń, to później zamykamy sobie możliwości rozwoju czy zmiany strategii. Weźmy przykład – chcieliśmy mieć jak najwięcej gabinetów w placówce, aby zwiększyć nasze potencjalne zyski, więc zrobiliśmy 4 małe gabinety i 1 duży gabinet zabiegowy. Jednak później okazuje się, że gabinet zabiegowy jest wiecznie zajęty przez pacjentów, a my nie jesteśmy w stanie zapełnić grafików gabinetów małych. Ewentualna przeróbka lokalu będzie dosyć droga, dlatego tak ważne jest, abyśmy do rozmieszczania tych pomieszczeń podeszli nie wyłącznie z pomocą architekta, ale również z pomocą kalkulatora i obliczyli potencjalne zyski i to ilu będziemy musieli pozyskać lekarzy, jakie sprzęty kupić etc.

4. Odpowiednie wygłuszenie pomieszczeń:

Sprawa z jednej strony prozaiczna, a z drugiej jednak bardzo ważna. Warto nie oszczędzać na odpowiednich drzwiach do gabinetów – szczególnie małych. Często pacjenci czekający w poczekalni są skrępowani, gdy słyszą praktycznie każdy głos pacjenta i lekarza. Przez to potem mogą wstydzić się, mówić o swoich problemach podczas wizyty. Im mniejszy mamy lokal, tym bardziej jest to istotna sprawa, byśmy zadbali o odpowiednie wygłuszenie gabinetu.

5. Lada - recepcja, miejsce dla rejestracji

Pierwsza rada – często wchodząc do placówek widać wysoką ladę i nad nią jedynie czubek głowy rejestratorki. Wygląda to niestety trochę śmiesznie. Dlatego ważne jest, by dobrze dobrać wysokość krzesła do wysokości lady. Druga sprawa jest związana z tym, że czasami managerowie lub właściciele placówek zapominają w projektowaniu placówki, że na ladzie recepcyjnej teraz znajduje się już naprawdę sporo rzeczy, np. komputer, monitor, terminal, kasa czy drukarka fiskalna, czasami kilka kas jak jest to inaczej rozwiązane prawnie, czasami tablet do podpisu dokumentów, a czasami jest jeszcze szafa na dokumenty, drukarka zwykła – to wszystko gdzieś musi się znaleźć. Mało tego dane podawane przy recepcji są poufne, dlatego musi to być tak poukładane, aby pacjent nie miał wglądu w monitor placówki – niech to nie będzie pozostawione, nazwijmy to, na ostatnią chwilę. To również musi być zaplanowane, w zasadzie przede wszystkim przy małych placówkach – bo wtedy będziemy mieli z tym największy problem.

6. Umowa najmu:

Jeżeli chcemy wynająć lokal, to musimy brać pod uwagę kilka aspektów:

Po 1 – długość umowy. Z jednej strony najlepiej mieć umowę na czas nieokreślony, bo jeżeli by się okazało, że nasz biznes nie wypalił, to jednak bez sensu dopłacać do lokalu x czasu, nawet jak nie będzie on rentowny. Z drugiej strony bez sensu brać umowę na czas nieokreślony, a więc de facto może nas wynajmujący z niej w każdej chwili “wyrzucić”, w momencie, gdy inwestujemy w remont lokalu. Optymalne w tym momencie byłoby, aby umowa była na czas określony, z tym że my jako najemcy, którzy zainwestowali w lokal, możemy z niej w każdej chwili zrezygnować – ale może to być trudne.

Po 2 – kaucja. Kaucja to czasem nawet 3 krotność miesięcznej kwoty za lokal, a więc kilkanaście tysięcy złotych. Warto zadbać, aby kaucja była np. na jakiejś lokacie, gdzie ta kwota rośnie. Przy dzisiejszej sytuacji może się zdarzyć, że stracimy w kilka lat np. połowę tej kwoty w związku z inflacją. Pamiętajcie, że kaucja to zabezpieczenie na wypadek, gdybyśmy nie płacili, a nie dodatkowa gotówka dla wynajmującego

Po 3 – warto ustalić i sprawdzić wcześniejsze możliwości powieszenia odpowiednich banerów reklamowych, bo bardzo często jest to dodatkowo płatne i czasami w ramach negocjacji może uda nam się to określić już w tej umowie.

Po 4 – niestety bardzo istotne teraz, czyli zapis o wskaźnik inflacji. Chodzi o to, że co roku opłata za lokal rośnie o wskaźnik inflacji – jest to zrozumiałe, ale jeżeli dodamy zapis, chociażby o tym, że “w ramach wspólnych negocjacji może być niższy” to możliwe, że uda nam się w przyszłości jakoś wynegocjować lepsze warunki, gdyby inflacja była o 20% wyższa.

Po 5 – dodatkowe zapisy odnośnie do np. godzin otwarcia, dostępu do parkingów, etc.. Czasami np. w centrach medycznych, czy przychodniach mogą być tego typu zapisy. W przychodni gabinet może być tani, ale np. ze względu na godziny otwarcia wyłącznie do 17, które mogą nie odpowiadać naszym klientom – zwróćmy na to uwagę.

Jeżeli chodzi o odpowiedni lokal dla naszego biznesu, to byłoby tyle, ale wiadomo, jest również część insiderska z firmy Proassist:
Aktualnie tworzymy moduł stomatologiczny i możliwe, że za niecałe dwa miesiące będzie on dostępny dla użytkowników. Na pewno ucieszą się z tego lekarze stomatolodzy, którzy z nami współpracują. Jednak o module dowiesz się więcej w kolejnych odcinkach, a teraz oczywiście serdecznie zapraszamy do dyskusji na naszej grupie na Facebooku. Grupa nazywa się: Jak zrozumieć pacjenta.

Chcesz lepiej zarządzać swoją
placówką medyczną?

Wysyłanie formularza zakończone sukcesem.

Wystąpił błąd.

Praca rejestratorki medycznej. Porozmawiajmy o najczęstszych błędach i o tym, jak ich uniknąć

Błąd. Co to w ogóle znaczy? Jakie rodzaje błędów mamy?

Zapis zbyt młodego pacjenta do lekarza

Błąd w komunikacji z pacjentem

Brak informowania pacjenta o przygotowaniu do wizyty

Błędne informowanie pacjenta

Błędne wprowadzenia danych pacjenta

Jak unikać błędów?

Kiedy najłatwiej jest popełnić błąd przez rejestratorkę?

Brak znajomości świadczeń dostępnych w placówce

Brak znajomości procedur

Brak dążenia do umówienia wizyty

Brak nastawienia pro pacjenckiego ze strony rejestracji

Brak sprawdzania wykorzystania narzędzi do pracy:

Brak nagrywania rozmów

Manager placówki i jego podejście do błędu

Zakończenie

O prawie w placówkach medycznych z mecenasem Bartłomiejem Achler

Co w wypadku, gdy chcemy rozliczać drugiego lekarza, któremu wynajmujemy gabinet, nie zakładając jednocześnie podmiotu medycznego?

RPWDL – dodatkowe koszty

Ile % działalności leczniczej musi być wykonywane w podmiocie medycznym?

Pogadajmy o zakresie oddziaływania i budżecie na dotarcie do 1 osoby:

W którym momencie muszę założyć działalność leczniczą?

Czy osoby, które są w podmiocie medycznym, ale nie prowadzą działalności leczniczej, mogą prowadzić dokumentację?

Spółka Z.O.O. – czy możemy sami siebie rozliczać za pacjentów?

Zgody. Czy podpis na tablecie jest podpisem własnoręcznym? Jak to działa?

Czy wciąż istnieje obowiązek prowadzenia księgi przyjęć?

Reklama w medycynie

Co nowego w Proassist?

Szybszy system

Możliwość wglądu do miniaturek w plikach pacjenta

Wysyłanie plików pacjenta w mailu podsumowującym lub osobnym mailu

Dołączenie e-ZLA do zaleceń w mailu

Mediacje z pacjentem w sprawie lepszej oceny wizyty

Podgląd ocen przez specjalistę

Dodanie vouchera jako formy płatności

Informacja o wystawieniu paragonu lub faktury do wizyty pacjenta w rozliczeniu kasy

Magazyn

Co dokładnie znajdziesz w zakładce magazyn?

Kliknij, by dowiedzieć się więcej o funkcjonalnościach magazynu

Nie posiadasz rejestracji online? 3 rzeczy, na których z tego powodu tracisz

Brak rejestracji online to mniej klientów

Brak rejestracji online to długie kolejki na infolinii

Brak rejestracji online to więcej pracy

Rejestracja online to zalety dla Ciebie i Twojej placówki

Zacznijmy od “buyer persona”:

Po czym możemy określić, że reklama jest dobra?

A co wpływa na skuteczność reklamy, czyli co możemy zrobić aby była ona skuteczna?

Pogadajmy o zakresie oddziaływania i budżecie na dotarcie do 1 osoby:

Zacznijmy od reklamy prasowej:

Reklama telewizyjna:

Reklama radiowa:

Reklama kinowa:

Reklama pocztowa:

Reklama zewnętrzna tzw. outdoorowa:

W jaki sposób mierzyć skuteczność naszych reklam?

Na koniec jak zwykle część insiderska z firmy Proassist:

Odpowiednia lokalizacja placówki lub gabinetu medycznego - jak wybrać?

Sprawdź wielkość rynku:

Mierz siły na zamiary:

A może lokal frontowy lepszy?

Na co zwrócić uwage przy wyborze lokalu ?

Ułożenie lokalu i pomieszczenia

1. Oczywiście schludność, estetyka

2. Odpowiednia wielkość poczekali do ilości gabinetów.

3. Gabinety o odpowiedniej wielkości:

4. Odpowiednie wygłuszenie pomieszczeń:

5. Lada - recepcja, miejsce dla rejestracji

6. Umowa najmu:

Czy wiedziałeś, że...

Jesteś managerem lub właścicielem placówki?