Audyt prawny w placówce medycznej. Jakie błędy w dokumentacji pojawiają się najczęściej w gabinetach.

Audyt prawny w placówce medycznej. Jakie błędy w dokumentacji pojawiają się najczęściej w gabinetach.

Kolejny odcinek serii Webinarów „Gość Proassist” to rozmowa z Darią Mięczewską – prawniczką specjalizującą się w branży medycznej i beauty. Daria odpowiedziała nam na kilka bardzo istotnych pytań dotyczących audytu prawnego w placówce medycznej. Przeczytajcie koniecznie, żeby wiedzieć, jak przygotować się do kontroli! 🙂 

Jacek: Jak od strony prawnej wygląda “spór” między kosmetologami a lekarzami?

Daria: Coraz więcej lekarz i kosmetologów współpracuje ze sobą dlatego można powiedzieć, że te spory między nimi ucichły. Pod względem politycznym branża beauty została odstawiona na bok więc na razie wszelkie spory się wyciszył. Jeśli chodzi o rozporządzenie wprowadzenia dodatkowego kodu związanego z medycyną estetyczną i medycyną naprawczą to zostało to wprowadzone w wakację. Według przepisów medycyną iniekcyjną mogą zajmować się lekarze i lekarze stomatolodzy. Tak naprawdę kosmetolodzy zostali z tego wyłączeni.

Jacek: Czy istnieją jakieś regulację prawne co do tego jakie zabiegi może wykonywać specjalista?

Daria: Głównym problemem jest to, że nie istnieje ustawy o kosmetologii – opiera się ona na prawie medycznym.

Jacek: Często gabinety kosmetologiczne zatrudniają lekarzy, czy jest granica kiedy ten gabinet musi się zamienić w podmiot medyczny?

Daria: Aby stać się podmiotem medycznym zgodnie z ustawą, spółka musi spełniać warunki, posiadania w zespole lekarza. Musi mieć on odpowiednie wykształcenie i wykwalifikowanie. Sama jednostka beauty nie stanie się podmiotem medycznym jednakże podejmując współpracę z lekarzami to jest to podstawą, aby stać się placówką medyczną. Istnieje też możliwość współpracy z lekarzem nie stając się podmiotem medycznym- na zasadzie umowy B2B, gdzie lekarz wynajmuje gabinet i samodzielnie zajmuje się dokumentacją medyczną pacjentów.

Jacek: Czy są jakieś obostrzenia związane z byciem podmiotem medycznym?

Daria: Podmiot medyczny ma ich znacznie więcej, dlatego warto jest przeanalizować swoją sytuację i ustalić co chce się robić. Dopiero po takiej dokładnej analizie warto jest wybrać czy zostać w miejscu gdzie się jest czy zamienić w podmiot medyczny.

Jacek: Jak wygląda praca audytora w placówce medyczne?

Daria: Wiele zależy od klienta. Można pracować zdalnie umawiając się z klientem online, są tacy co wolą się umówić stacjonarnie. Rozmowy często przeprowadzane są z właścicielami, managerami a nawet z osobami przełożonymi- to zależy od tego kto zarządza daną placówką. Audytor analizuję dokumenty, jakie są usługi pełnione w danej klinice, jakie są relację między pracownikiem a pracodawcą, zadaję dużo pytań odnośnie funkcjonowania placówki. Po tej analizie widać jakie są ewentualne braki i co działa poprawnie.

Jacek: Czy rejonizacja ma znaczenie w tym co i jak sprawdzają urzędnicy?

Daria: Jest to możliwe, przykładem może być to czy dana placówka działa prywatnie czy na NFZ, a uwagi na rejonizację każdy NFZ rozlicza inaczej.

Jacek: Zatrudniając specjalistę na zasadach umowy B2B czy ma on obowiązek okazania badań sanitarno-epidemiologicznych oraz medycyny pracy?

Daria: Tak. Posiadanie takich badań jest dla gabinetu zabezpieczeniem przed ewentualnymi problemami. Lepiej jest posiadać za dużo dokumentów niż mieć ich za mało.

Jacek: Jakie dokumenty należy okazać do kontroli w prywatnej wielospecjalistycznej placówce medycznej?

Daria: Nie ma gotowego pakietu dokumentów jakie należy posiadać. Z uwagi na różnorodność specjalizacji każda klinika będzie dysponowała innymi dokumentami. Jedynie RODO, informacje o stanie pacjenta, wydawanie dokumentacji medycznej, kwestie zgód wizerunkowych, regulamin placówki to dokumenty, które będą się pojawiać w każdej placówce.

Jacek: Czy kosmetolog może zrobić iniekcję np. botoks, kwas hialuronowy? Czy może robić zabiegi laserowe? Kto odpowiada za powikłania po zabiegu w przypadku rozprawy sądowej?

Daria: Jeżeli chodzi o iniekcję to zgodnie z rozporządzeniem do pełnej iniekcji mają lekarze i lekarze dentyści. Kosmetolog nie powinien wykonywać takich zabiegów jeżeli nie posiada uprawnień, aczkolwiek nie ma zapisu który by tego zabraniał.
Kwestia laserów jest taka, że wiele firm prowadzi szkolenia z zakresu korzystania z ich laserów więc dużo kosmetologów wykonuje te zabiegi. Są firmy, które produkują lasery wyłącznie do użytku przez lekarzy.
W sądzie zależy to od interpretacji rozporządzenia przez prawnika. Wiadomo tylko, że jeżeli zabiegu dokonuje kosmetolog to dużo trudniej jest udowodnić winę- taka sprawa wymagałaby dokładnego przeanalizowania.
Jeżeli kosmetolog pracuje u siebie to oskarżenie kierowane jest do osoby wykonującej zabieg jeśli u kogoś na umowie o pracę to zazwyczaj do właściciela.

Jacek: Czy gabinet lekarski powinien posiadać regulamin gabinetu?

Daria: Gabinet również tak jak podmiot medyczny powinien posiadać regulamin.


Jacek: Czy w placówce medycznej świadczącej prywatne usługi przed zabiegiem np. biopsji pacjent musi podpisać wypisać formularz świadomej zgody na badania?

Daria: Tak! Dodatkowo należy pamiętać, że nie ma czegoś takiego jak uniwersalna zgoda na zabieg. Pacjent, który po raz pierwszy wykonuje biopsję powinien nie tylko podpisać zgodę, ale też inne dokumenty. Każdy zabieg powinien mieć swój dokument zgody. RODO i upoważnienie wystarczy jednorazowo z możliwością wglądu.

Jacek: Czy audyt powinno się wykonywać za każdym razem, gdy w placówce dokonuje się jakaś zmiana?

Daria: Każda placówka medyczna powinna mieć swojego prawnika, który będzie czuwał nad taką placówką. Przy zmianie specjalisty jest to drobna zmiana natomiast gdy pojawiają się nowe usługi czy wyroby medyczne to wtedy warto jest wprowadzić na nie dokumentację. Należy być ubezpieczonym na każdą usługę jaką się świadczy.

Jacek: Jakie jest 5 błędów, które pojawiają się w gabinetach medycznych podczas audytu?

Daria: Bardzo często jest to:
– brak RODO albo niewłaściwe RODO
– niestosowanie regulaminu organizacyjnego lub za krótki regulamin
– braki i błędy w zgodach na określone usługi
– brak wiedzy na temat pobierania zgód od osób małoletnich
– mało szkoleń personelu na temat dokumentacji

Jacek: Czy podpisy na tablecie są zgodne z prawem?

Daria: Ten temat jest jeszcze nie sprecyzowany – kwestie podważalności tego podpisu. Każdy dokument musi być podpisany w sposób czytelny. Brak czytelnego podpisu działa na niekorzyść placówki medycznej, która ten podpis zbiera od pacjenta. W sądzie pacjentowi łatwiej jest wybronić się ,że to nie on podpisał zgodę jeżeli podpis jest nieczytelny.

Jacek: Ile czasu należy przechowywać dokumentację medyczną w formie papierowej?

Daria: 20 lat od daty podpisu.

Jacek: Czy papierową wersję zgody można wyrzucić jeżeli została zeskanowana do komputera?

Daria: Nie, jeżeli była podpisana w formie papierowej to należy ją trzymać w takiej formie.


Jacek: Czy każda strona zgody powinna być podpisana parafką?

Daria: Tak, jeżeli zgoda ma kilka stron to każda powinna być opatrzona parafką.

Jacek: Ile kosztuje audyt w placówce medycznej?

Daria: Cena zależy od ilości pracy jaka jest potrzebna do wykonania i wielkości placówki medycznej. Audyt nie jest tanią usługą ponieważ jest czasochłonny i wymaga dużego zaangażowania.Jacek: Czy miejsce przechowywania papierowej dokumentacji medycznej powinno być w miejscu wykonywania usług, czy może być poza placówką?

Daria: Jeżeli jest to dokumentacja, której się nie używa to może być to archiwum. Ważne, aby do dokumentacji nie miały dostępu osoby nieupoważnione. Takie dokumentacje powinny być przechowywane w bezpiecznym miejscu zazwyczaj w pancernej szafie ognio i wodoodpornych.

Jak zachęcić pacjentów do umawiania się na wizyty przez Internet?

Jak zachęcić pacjentów do umawiania się na wizyty przez Internet?

W czasach, gdzie praktycznie każdy aspekt naszego życia jest ściśle związany z technologią, sektor medyczny nie pozostaje w tyle. Coraz więcej placówek medycznych oferuje możliwość umawiania wizyt online, co przynosi wiele korzyści zarówno dla pacjentów, jak i dla personelu medycznego. 

Rejestracja pacjentów przez Internet to wygoda i duża oszczędności czasu dla całego personelu medycznego w gabinecie. Rejestratorki medyczne mają mniej pracy, bo pacjent umówił się sam. Mniejsza ilość połączeń przychodzących = zaoszczędzony czas, który mogą przeznaczyć na rozmowę i lepszą obsługę osób, które znajdują się w poczekalni. 

Lekarz, który zwykle czekał aż pacjent dokona płatności lub wypełnij kwestionariusz zdrowia ma mniejsze opóźnienia. Pacjenci rozpoczynają swoje wizyty punktualnie dzięki wcześniej dokonanym formalnościom. Gabinet może wysyłać dokumenty jako załącznik do wiadomości email potwierdzającej umówioną wizytę. 

Pozostali pacjenci szybciej mogą dodzwonić się do placówki medycznej, ponieważ korzystanie z e-rejestracji przez wielu z nich oznacza, że linie telefoniczne będą mniej obciążone.

Jednakże, mimo tych zalet, wielu pacjentów nadal jest nieświadomych tej opcji lub nieufnych wobec niej. Dlaczego tak się dzieje? Często wynika to z braku wiedzy, obaw związanych z bezpieczeństwem czy po prostu przyzwyczajenia do tradycyjnych metod rezerwacji. Aby efektywnie promować e-rejestrację, trzeba zrozumieć te obawy i odpowiednio na nie reagować. W tym artykule przedstawimy strategie i praktyczne porady, które pomogą placówkom medycznym zachęcić swoich pacjentów do korzystania z tej nowoczesnej metody umawiania się na wizyty.

Oto lista kilku pomysłów na poinformowanie pacjentów o możliwości samodzielnego umówienia wizyty przez Internet. 

  • Nagraj Komunikat powitalny, czyli telefoniczną zapowiedź o możliwości całodobowej rejestracji przez Internet. Pamiętaj o podaniu adresu strony internetowej.
  • Wydrukuj wizytówki i ulotki, tak aby były dostępne w gabinecie lub w okienku rejestracji. Pracownicy po zakończonej wizycie będą mogli wręczyć je pacjentom. Pomyśl o tym, czy w poczekalni warto powiesić plakat lub inną informacje o możliwości umawiania wizyty przez e-rejestrację.
  • Zadbaj o dobrze umieszczone formularze na stronie internetowej. Zgodnie z naszymi zaleceniami, powinny wyświetlać się na każdej podstronie. Dzięki temu pacjent przeglądający Twoją witrynę będzie mógł od razu zapisać się na wizytę. Bez konieczności pamiętania, na której podstronie znalazł guzik do rezerwacji wizyty online.  
  • Część pacjentów przegląda i śledzi media społecznościowe gabinetu. Tam również mogą przeczytać post z wiadomością na temat zapisu przez Internet. Pamiętaj o umieszczeniu w swoim BIO na Instagramie i TikToku bezpośrednich linków odsyłających do rezerwacji online Twojego gabinetu. Z Proassist możesz nawet umożliwić rejestrację bezpośrednio przez formularz zamieszczony na Twoim Instagramie czy TikToku. To szczególnie przydatna opcja dla placówek, które kierują swoje usługi do młodych ludzi – pokolenia, które dużo czasu spędza w Social Mediach.
  • Drukujesz lub wysyłasz dokumentację medyczną? Tam również jest miejsce na to, by zaprosić na kolejną wizytę poprzez umówienie się za pomocą e-rejestracji. Dzięki temu masz pewność, że pacjent zawsze jak tylko zdecyduje się umówić do Ciebie, to zarezerwuje termin bez trudności. Poza tym, dzięki temu, że pacjent często wchodzi na Twoją stronę internetową, to budujesz swoją rozpoznawalność w jego oczach.
  • Rejestracja online i płatności online to połączenie, które pozwala obsłużyć pacjenta pod kątem umówienia terminu na wizytę całkowicie bez udziału człowieka. Pacjent umawia się samodzielnie przez stronę internetową – nie musi dzwonić, czekać ani rozmawiać z rejestratorką. Kiedy przychodzi na wizytę nie musi płacić w rejestracji, bo on już zapłacił za tę wizytę.

Młode pokolenie z łatwością przyjmuje nowe rozwiązania, ale nie zapominajmy o starszych pacjentach, którzy również mogą czerpać z tego korzyści. Edukacja i wsparcie w obsłudze platform online, dostarczenie klarownych instrukcji oraz okazanie cierpliwości wobec seniorów, mogą odmienić ich podejście do nowoczesnych technologii. E-rejestracja to idealne rozwiązanie dla osób, które niedosłyszą, nie lubią rozmawiać przez telefon lub z jakiegoś powodu wstydzą się głośno mówić o specjalizacji lekarza, do którego chcą się zapisać (np. do psychiatry, czy wenerologa). Jest to także wygodne dla tych, którzy pracują w godzinach pracy rejestracji i nie mogą wykonać telefonu.

Co więcej, umawianie się na wizyty przez Internet daje pacjentom większą swobodę w wyborze terminu, umożliwiając dostosowanie wizyty do indywidualnych potrzeb i harmonogramów. Pacjent może na spokojnie przejrzeć dostępne terminy i wybrać dzień oraz godzinę, która najbardziej mu odpowiada.

W efekcie, placówki medyczne, które aktywnie promują i uczą korzystania z rejestracji online, nie tylko zyskują na efektywności pracy, ale również na zadowoleniu swoich pacjentów. Wykorzystywanie nowoczesnych technologii w medycynie to krok w kierunku bardziej dostępnych i komfortowych świadczeń opieki zdrowotnej. 

Gabinet medyczny jako spółka z o.o.

Gabinet medyczny jako spółka z o.o.

Dzisiaj przygotowaliśmy dla Was transkrypcję kolejnego Webinaru z serii „Gość Proassist”. Jak wiecie, zapraszamy do siebie ekspertów w różnych dziedzinach, które w jakimś stopniu wiążą się z branżą medyczną. Gościem dzisiejszego odcinka jest Pani Adrianna Kamińska, która jest doradcą podatkowym i adwokatem. Specjalizuje się w tematach medycznych, dlatego porozmawialiśmy z nią o zagadnieniach podatkowych dla gabinetów będących spółką z o.o. Zapraszamy do lektury! 

Jacek: Czy lekarz który działa jako jednoosobowa firma-praktyka lekarska może być spółką z o.o.?

Adrianna: Jeżeli chodzi o sam prawną konstrukcję spółki z o.o. to nie ma żadnej przeszkody do tego aby prowadzić ją w formie jednoosobowej spółki. Małe przedsiębiorstwo również można prowadzić w formie spółki i często jest to korzystniejsze zarówno pod względem prawnym jak i podatkowym. Należy pamiętać, że nawet małe przedsiębiorstwo może być już na tyle rozbudowane, że forma spółki jest dla niego lepsza.

Gabinety medyczne, aby prowadzić taką działalność w formie spółki muszą być zarejestrowane jako podmiot leczniczy. Związane z tym kwestie formalne nie są skomplikowane i przechodzi się przez nie tylko raz na początku. Dlatego warto rozważyć taką formę, która może dać wiele korzyści w następnych okresach. 

Jacek: Czy po zmianach podatkowych jakie nastąpiły 2 lata temu z uwagi na Nowy Ład- małe gabinety lekarskie mają do wyboru tylko ryczałt jeżeli nie decydują się na spółę?

Adrianna: Spółka jest taką formą działalności, która po tych wszystkich zmianach w przepisach była najmniej dotknięta jakimikolwiek zmianami. Wszystkie zmiany, które miały dotyczyć spółki z o.o. zostały wycofane. Dlatego wydaje się jedną z korzystniejszych form. Prowadzenie teraz przedsiębiorstwa w formie działalności gospodarczej wiąże się ze znacznymi opłatami.

Należy pamiętać, że zawsze trzeba przeanalizować swoją własną sytuację, bo nie dla każdego będzie takie samo rozwiązanie. Takie badanie warto wykonać raz do roku.

Jeżeli prowadzi się działalność gospodarczą to formę opodatkowania można zmienić co roku do 20 lutego. Formę opodatkowania warto kontrolować ponieważ to co było korzystne w danym roku niekoniecznie będzie takie samo w następnym.

Jacek: Jakie mam możliwości na korzystanie z pieniędzy ze spółki na swoje codzienne życie?

Adrianna: Jest to kluczowe pytanie, które należy rozważyć na samym początku zanim wybierze się tą formę prawną jaką jest spółka z o.o.

Istnieją 3 typy “koszyczki” metod wypłaty wynagrodzenia ze spółki z o.o.:

1 koszyczek, są to przychody opodatkowane na zasadach skali ogólnej,

2 koszyczek przychody opodatkowane na zasadach ryczałtowych

3 koszyczek to niestandardowe metody-awaryjne

Jacek: Czy mogę być spółką z o.o. jeśli nie mam swojego gabinetu, przyjmuję pacjentów w przychodni i rozliczam się procentem z właścicielem od usług?

Adrianna: Jak najbardziej o ile właściciel przychodni zgodzi się na taką formę działalności i aby faktura była wystawiana przez spółkę z o.o.

Jacek: Czy spółka musi być podmiotem leczniczym jeśli pracuję jako podwykonawca?

Adrianna: Jeśli wykonuje się świadczenia medyczne, taka spółka powinna być podmiotem leczniczym.

Jacek: Jakie mogą być obiekcję, aby właściciel przychodni lub dyrektor szpitala nie wyraził zgody, aby lekarz świadczył usługi jako spółka zamiast jako jednoosobowa działalność gospodarcza?

Adrianna: Nie ma prawnych przeciwwskazań do prowadzenia tego typu współpracy. W tej sytuacji traci się połączenie danej osoby z usługą, ponieważ podmiotem z któym podpisujemy umowę jest spółka z o.o., w inny sposób rozkłada się tutaj odpowiedzialność i wygląda to prawnie inaczej.  Brak zgody ze strony właściciela przychodni lub dyrektora szpitala może wynikać z obawy być może niewiedzy.  W umowie można zawrzeć kogo spółka dedykuję do wykonania usługi.

Jacek: Czy mogę wynająć spółce lokal w stanie surowym,  a spółka poniesie koszty wykończenia i wyposażenia?

Adrianna: Jak najbardziej można! Tutaj pojawia się kwestia księgowa w jaki sposób spółka to rozliczy z racji, że jest to inwestycja w obcym środku trwałym i wygląda to inaczej od strony księgowej. Kwota takiego najmu musi być dostosowana do tego, że lokal jest w stanie surowym. Jest to częsta praktyka stosowana nie tylko w branży medycznej. 

Jacek: Czy podmiot leczniczy, który zakładam musi mieć swój gabinet?

Adrianna: Tak, wynika to z regulacji prawnych. Podmiot leczniczy musi mieć zapewnione odpowiednie możliwości lokalowe. Rozwiązaniem może być jednoczesne podpisanie umowy najmu, która zapewni możliwości lokalowe. Nie ma obowiązku żeby to był lokal własnościowy.

Jacek: Jak wygląda łączenie usług w spółce?

Adrianna: Nie ma przeciwwskazań do tego, aby spółka miała rozstrzelone przedmioty działalności. Należy przeanalizować czy nie ma jakiś zakazów wynikających z etyki lekarskiej. 

Jacek: Jakie jest ryzyko i plusy prawne z prowadzenia spółki z o.o.?

Adrianna: Porównując spółkę z o.o. i działalność gospodarczą- spółka jest dużo bezpieczniejszą formą prowadzenia działalności, która zabezpiecza majątek.  Współpracując na zasadach działalności gospodarczej odpowiedzialność ponosi lekarz i podmiot, który świadczył tą usługę. Jeżeli jest to działalność gospodarcza to ponosi się odpowiedzialność całym majątkiem. Natomiast gdy jest to spółka, a dana sytuacja nie dotyczy osobiście świadczonej usługi to wtedy odpowiedzialność spada na danego lekarza, wraz z nim solidarnie spółka.

Spółka odpowiada jedynie swoim majątkiem, a nie majątkiem prywatnym wspólników i członków zarządu. Członek zarządu również odpowiada solidarnie o ile nie zgłosi na czas upadłości.

Jacek: Dlaczego osoby prowadzące małe przedsiębiorstwa nie tylko medyczne zaczęły rozróżniać księgowe od doradców finansowych?

Adrianna: Księgowa nie może prowadzić doradztwa podatkowego- grozi za to odpowiedzialność finansowa i karna. Zmiany w przepisach i ryzyko stały się tak wysokie, że księgowość nie chce ponosić za to odpowiedzialności. Dynamiczne zmiany w przepisach spowodowały, że przedsiębiorcy coraz częściej decydują się na konsultację z doradcą finansowym.

Jacek: Jaka jest minimalna kwota, kiedy opłaca się zastanowić nad przejściem na spółkę z o.o?

Adrianna: To zależy, wszystko od kosztów. Te kwoty są dość niskie niekiedy spółka może się opłacać już przy dochodzie 180 tysiącach złotych rocznie,20 tysięcy złotych kosztów. W pierwszym roku zostaną poniesione wszelkie koszty prawne: zmiana umów, analiz. Mimo to przyniesie to zysk w danym roku i kolejnych latach. Szczególnie jeżeli zakłada się rozwój działalności i dochód będzie rósł. 

Wszystko zależy od naszych możliwości wypłacania tych pieniędzy : formie umowy o dzieło czy najmu. Jeżeli nie możemy korzystać z tych najlepszych form to dobrze jest przejrzeć jakie te formy wypłaty są czy faktycznie ta korzyść będzie duża. 

Jacek: Jaka jest cena konsultacji z doradcą podatkowym?

Adrianna: Stawki wstępnej konsultacji wahają się między 350-1500 złotych za godzinę. Wszystko zależy jaką kancelarię się wybierze. Podczas pierwszej konsultacji dokonuje się pełnej i szczegółowej analizy działalności gospodarczej i ustala się czy przejście na spółkę jest możliwe.

 

Optymalizacja podatkowa dla gabinetów medycznych

Optymalizacja podatkowa dla gabinetów medycznych

Jeśli śledzisz nas na bieżąco, na pewno już wiesz, że rozpoczęliśmy serię Webinarów zatytułowaną „Gość Proassist”. Do rozmowy zapraszamy osoby zajmujące się branżą medyczną w różnym zakresie. Są to specjaliści, którzy mogą podzielić sięz widzami cennymi wskazówkami, jak usprawnić pracę w gabinecie medycznym.

Jednym z pierwszych gości był Pan Grzegorz Hatala (adwokat i doradca podatkowy). Pan Grzegorz, jako ekspert podatkowy w rozmowie z Jackiem Piaseczyńskim zdradził kilka ciekawostek z tematu optymalizacji podatkowej dla placówek medycznych. 

Dzisiejszy wpis, to nic innego jak transkrypcja Webinaru, który możecie w formie wideo obejrzeć na naszym kanal na YouTube. 

Jacek: Czy tylko w styczniu możemy zmienić formę opodatkowania prowadzonej działalności?

Grzegorz: Tak, jeżeli mamy tak zwaną jednoosobową działalność gospodarczą, to mamy 3 opcje do wyboru. Zasady ogólne, liniówkę, ryczałt. Przy czym zdecydowana większość osób w branży medycznej wybiera ryczałt, ponieważ jest najbardziej korzystny.

Od stycznia do 20 lutego jest czas na zmianę formy opodatkowania, taką zmianę można zrobić raz na rok. Jeśli się tego nie zrobi można sporo podatku nadpłacić.

Warto zauważyć, że księgowość nie zajmuję się zamianą opodatkowania.
W tym zakresie jest jasny podział usług:
księgowość
doradztwo prawne
doradztwo podatkowe.
W ramach księgowości nie ma doradztwa prawnego.

Doradztwo podatkowe wykonywane bez adwokata czy doradcy podatkowego lub prawnego jest przestępstwem!

Księgowość może to zaproponować, zachęcić do udania się do doradcy, ale nie może samodzielnie dokonać zmiany formy opodatkowania.


Jacek: Kiedy zmienić formę opodatkowania z ryczałtu na liniówkę jeżeli wiem, że pod koniec roku planuję otworzyć swój własny gabinet?

Grzegorz: Należy to policzyć!
Wiesz mniej-więcej, ile możesz zarobić. Wiesz, że stawka może się zwiększyć – o ile wzrośnie wynagrodzenie. Dlatego musisz zrobić założenia odnośnie tych wydatków. Jeżeli chcesz pracować nie tylko swoimi rękoma (planujesz korzystać z wyposażenia, pomocy innych lekarzy, pielęgniarek, czy asystentów medycznych), to zwiększasz ilość kosztów. W tej sytuacji musisz zastanowić się nad inną formą prowadzenia działalności. Przede wszystkim nad spółką z o.o lub spółką komandytową.

Lekarze mają możliwość wykonywania zawodu w każdej formie. W ustawie o wykonywaniu zawodu lekarza jest zapis mówiący o tym, że lekarz może prowadzić działalność w każdej formie.

Problemem jest to, że nawet jeżeli lekarz ma wysokie koszty uzyskania przychodu i wie, ile wyda na sprzęt i pracownika (co zmniejsza koszt opodatkowania), to jedyną opcją jaką ma w przypadku działalności jednoosobowej jest podatek liniowy. W tym wypadku opodatkowanie jest na poziomie 23,9%, a to jest dużo.

W tym momencie warto zastanowić się nad połączeniem spółki z działalnością gospodarczą. Najczęstszy przypadek jest taki, że lekarze, którzy otwierają placówki medyczne jednocześnie dalej wykonują swoją pracę lekarską i organizują stanowisko pracy. Pracujesz sam u siebie.

Jak to z pieniędzmi jest w podatkach?
Wygląda to tak, że im więcej pieniędzy jest w obrocie do dyspozycji i im większy jest ten dochód, tym więcej mamy możliwości!

Prawdą jest, że im więcej jest pieniędzy, tym podatki mogą być mniejsze Dlaczego? Dlatego, że koszty pewnych rozwiązań są stałe.

Przykład to spółka komandytowa, która jest super rozwiązaniem i alternatywą dla liniówki. Wspólnicy w tej spółce muszą łącznie zapłacić ponad 4400 złotych do ZUS-u co miesiąc. To jest dużo dla kogoś, kto w ciągu roku zarobi 150 000 złotych. Jeżeli mamy dochód rzędu 300 000 złotych w ciągu roku na osobę, to ten koszt maleje.

Moment, w którym musimy się zacząć zastanawiać nad zmianą formy albo otwarciem nowej działalności jest wtedy, gdy zaczynasz zatrudniać ludzi, kupujesz oprogramowanie medyczne, sprzęt, itp.

Jacek: Czy otwierając spółkę pozbawiam się możliwości na kredytowanie czy leasing?

Grzegorz: Może tak być, dlatego warto pomyśleć wcześniej o założeniu spółki.
Kwestia opodatkowania to jedna rzecz, a kwestia finansowania jest czymś innym. Możliwe, że spółka będzie musiała przedstawić okres kiedy i ile zarobiła, aby uzyskać finansowanie.

Jacek: Czyli powinienem zaplanować wcześniej otwarcie spółki i wystawiać faktury dla pacjentów już jako spółka?

Grzegorz: To zależy od tego, o jaki kredyt się starasz. Jest na to kilka opcji: jeśli zabezpieczeniem dla kredytu, który bierzesz na spółkę jest Twój prywatny weksl, to Ty jesteś gwarantem tej spłaty. W sytuacji, gdy bierzesz kredyt na siebie, wrzucasz te pieniądze do spółki, a następnie spółka kupuje sprzęt, który jest amortyzowany. To Ty spłacasz kredyt. Spółka zwraca pieniądze Tobie.

Można robić to samo na kilku podmiotach jednocześnie. To znaczy, że możesz mieć działalność gospodarczą i wykonywać swój wolny zawód, a jednocześnie mieć spółkę z o.o.

Jacek: Podwójne opodatkowanie: spółka z o.o. ma 9%, indywidualna praktyka ma 14% – w jaki sposób jest to opłacalne?

Grzegorz: Masz spółkę z o.o., czyli odpowiedzialni za zobowiązania spółki są członkowie, zarząd spółki. Za tą odpowiedzialność płacimy podwójne opodatkowanie i mamy przychody, koszty, dochód.

Bardzo często lekarze gubią się w tym parciu, żeby cały czas pracować. Dążą do tego, by mieć jak największą liczbę pacjentów, ale wciąż pozostają w formie prowadzenia działalności, w której bez sensu płacą 24% podatku! Można zmniejszyć to o 10%.

Jak to zrobić?
trzeba na chwile przystanąć i zastanowić się, co chcę zrobić, jak zatrudniać ludzi, czy chcę się rozwijać jako placówka lub mieć sprzęt, który sam zarabia albo pomaga mi wykonywaniu mojej usługi ;
wszystko obliczyć i wdrożyć w odpowiedni sposób;
nie pracować na starych zasadach!


Jacek: Czy kwestia opodatkowania, a kredytowania to dwie różne rzeczy?

Grzegorz: Kwestia kredytowania i opodatkowania to są dwie totalnie sprzeczne ze sobą rzeczy.

Z jednej strony, w opodatkowaniu dążymy do wykazywania w legalny sposób niższego dochodu. Na przykład: spółka, z której wyciągamy pieniądze, przez co nie ma dochodu, a dla banku ten dochód jest istotny. Dlatego należy to wyważyć. Można dążyć do końca, żeby nie płacić żadnego podatku nigdy i nigdzie, ale to może nas powstrzymywać w kredytowaniu.

Z drugiej strony w branży medycznej jest tak, że każdy ma OC. Odpowiedzialność związana z wykonywaniem usług medycznych nie jest tak bardzo problematyczna, bo od tego jest OC, żeby chronić. Nie potrzebujesz zakładać spółki, żeby się uchronić przed taką formą odpowiedzialności. Natomiast w sytuacji, kiedy weźmiesz leasing np. 3 miliony złotych na rentgen, fotel stomatologiczny, czy inny sprzęt, ale biznes sam w sobie nie idzie i zobowiązania zaczynają rosnąć – to może być problematyczne.W tej sytuacji OC Cię nie chroni. Tutaj lepiej mieć spółkę z o.o niż działalność gospodarczą i próbować chronić majątek osobisty wypracowany przez lata.

Jacek: Czy lekarz może świadczyć nieodpłatne usługi na rzecz spółki z o.o. w zakresie usług medycznych?

Grzegorz: Może, ale wtedy spółka musi wykazywać te usługi jako przychód (o wysokości, w której normalnie zapłaciłaby innym lekarzom). Jeżeli masz 200 złotych za godzinę pracy lekarza, to spółka powinna wykazać tą pracę, ewidencjonować ją i wykazać jako coś, co dostała za darmo i od tej kwoty odprowadzać podatek. Lekarz z tym czasem może zrobić co chce, natomiast dla spółki to jest przychód.

Jacek: Co z wynagrodzeniem za poręczenie dla spółki, jeżeli prowadzi się IPL i jest się wspólnikiem tej spółki sp. z o.o.?

Grzegorz: Jeżeli to są powiązane ze sobą podmioty to generalnie bank będzie o tym wiedział.

Dla banku istotne jest, że jeśli mamy działalność gospodarczą i tam mamy dochód, który wykorzystamy do uzyskania kredytu, ale też jako gwarancję, że zapłacimy gdy spółka się nie wywiąże – to będzie miał skąd pobrać pieniądze.

Jaki jest problem ze spółkami z o.o.? Bank nie do końca chce dawać kredyt w sytuacji, w której możemy nagle ogłosić upadłość i nigdy nie oddać pieniędzy. Dlatego poręczenia majątkowe od osób fizycznych prowadzących działalność są tak ważne.
Czym innym jest uzyskanie kredytu, czym innym jest wykazanie zdolności kredytowej gdzie dochód jest wykazywany, a jeszcze czym innym jest gwarancja spłaty. Banki nie są zainteresowane prowadzeniem postępowań przeciwko dłużnikom. Dla banku ważne jest, żeby spłacać swoje zobowiązanie regularnie.

Jacek: Jak poradzić sobie w sytuacji gdy w jednym gabinecie mam usługi z VAT i bez VAT?

Grzegorz:
Dla wyjaśnienia:
Usługi bez VAT, to te wykonywane dla ratowania życia.
Usługi, za które płaci się VAT, to na przykład te wykonywane dla poprawy wyglądu.

To jest duży problem, ponieważ w jednej działalności są 2 rodzaje usług.
Podstawowa zasada w VAT- jeżeli mamy koszty związane z tymi dwoma rodzajami działalności i możemy je przyporządkować do każdej z nich, to tutaj nie ma problemu. Możesz odliczyć ten VAT jeżeli przyporządkujesz go do jednej działalności. W tej drugiej nie stanowi on kosztu uzyskania przychodu, bo nie da się odliczyć.
Problem polega na tym, że te dwie usługi, gdzie mamy jedną z VAT i drugą bez są ze sobą bardzo zbieżne – warto tu się zastanowić nad rozdzieleniem tych dwóch działalności. W działalności mieszanej różnie liczy się współczynnik podatku VAT


Jacek: A co z ryczałtem lekarza, który rozwiązał umowę ze szpitalem, a od nowego roku zaczyna działalność gospodarczą i chce współpracować ze szpitalem w tym samym zakresie co wcześniej?

Grzegorz: W ryczałcie jest inaczej niż w przypadku liniówki. Ryczałt ma okres, w jakim nie można pracować na rzecz byłego pracodawcy i w tym samym zakresie.

Można ominąć ten okres na dwa sposoby. Pierwszy sposób – zwykle dana placówka medyczna składa się z kilku podmiotów, np. jest jeden szpital, ale trzy spółki. Wtedy lekarz wystawia fakturę na inną spółkę i oni to między sobą refakturując, ale to rzadki przypadek. Najlepiej jest to zrobić w momencie, gdy się zmienia szpital (jeśli było się zatrudnionym na umowę o pracę), bo w branży medycznej ciężko jest się dogadać. Najczęściej są to placówki publiczne, a nawet jeśli nie sę, to nie są podzielone. Można przejść na działalność (tylko nie na ryczałt), ale problemem może być wtedy ZUS – jeśli zatrudnimy się u byłego pracodawcy, to od razu wchodzimy na duży ZUS.

Odpowiednia osoba na odpowiednim miejscu, czyli jaki powinien być idealny manager placówki medycznej?

Odpowiednia osoba na odpowiednim miejscu, czyli jaki powinien być idealny manager placówki medycznej?

Zarządzanie placówką medyczną wymaga dużej odpowiedzialności. Dlatego znalezienie kompetentnej osoby na stanowisko kierownika przychodni nie należy do najłatwiejszych zadań. Kandydaci na dobrego managera placówki powinni posiadać odpowiednie cechy oraz umiejętności.

Praca kierownika placówki medycznej wymaga dużej elastyczności. Wynika to z faktu, że z jednej strony nadzoruje on pracę personelu medycznego, natomiast z drugiej – buduje i utrzymuje dobre relacje z pacjentami, korzystającymi z usług placówki.

Jak zatrudnić dobrego managera do placówki

Jakie zadania należą do kierownika placówki?

Dbanie o organizację pracy placówki medycznej. Manager placówki kontroluje pracę rejestracji medycznej oraz specjalistów, świadczących usługi w przychodni. Nadzoruje grafiki lekarzy tak, aby wszystkie wizyty były dokładnie zaplanowane oraz, aby wyeliminować ryzyko nakładania się terminów.

Zatrudnianie pracowników. Kierownik przychodni nawiązuje umowy ze specjalistami oraz zatrudnia osoby odpowiedzialne za rejestrację medyczną w placówce. Dodatkowo manager decyduje o ewentualnym rozwiązywaniu stosunku pracy z personelem medycznym oraz może prowadzić rozmowy oceniające personel.

Planowanie i kontrola wydatków placówki medycznej. Manager przychodni zajmuje się także wszystkimi sprawami związanymi z organizacją budżetu placówki. Dba o to, aby wszyscy specjaliści otrzymali swoje wynagrodzenia na czas, oraz planuje wydatki przychodni, takie jak np. zakup sprzętu, czy kampanie reklamowe.

Dbanie o wizerunek placówki medycznej. Dobra organizacja pracy przychodni to nie wszystko. Oprócz zarządzania personelem i planowaniem budżetu manager placówki medycznej powinien dbać dobre opinie dla przychodni oraz lekarzy, wykonujących w niej świadczenia. Przyjmuje reklamacje od pacjentów i wspólnie z zespołem omawia ewentualne zmiany w organizacji pracy. 

lekarze

Idealny kierownik placówki medycznej

Nie wiemy, czy taka osoba istnieje, jednak, biorąc pod uwagę wszystkie zadania, z którymi musi się zmierzyć, mamy pewne wyobrażenie tego, jakie cechy taki manager przychodni powinien posiadać.
Powinien być osobą dobrze zorganizowaną. Przed managerem placówki medycznej stoi wiele zadań. Dodatkowo jego obowiązki są bardzo różnorodne, dlatego osoba zarządzająca placówką medyczną powinna wykazywać się wielozadaniowością oraz samodyscypliną.

Dobra organizacja pracy to bardzo ważny aspekt w prowadzeniu placówki medycznej. Jednak równie ważny jest jej nieustanny rozwój. Dlatego ktoś, kto prowadzi przychodnię, powinien być ambitny i konsekwentnie dążyć do celu.

Skrypt rozmów rejestracji medycznej
Dodatkowo jeśli mowa o rozwoju placówki, w grę wchodzi kreatywność. Kierownik obdarzony tą cechą z pewnością będzie wiedział co zrobić, aby przychodnia nieustannie pozyskiwała nowych pacjentów.
Manager placówki medycznej powinien być również osobą otwartą oraz komunikatywną. Z jednej strony zarządza personelem, z drugiej jest w stałym kontakcie z pacjentami, którzy zgłaszają do niego uwagi, dotyczące usług świadczonych przez lekarzy. 

Podsumowanie

Kierownik pełni bardzo ważną funkcję w placówce medycznej. Dlatego bardzo ważne jest skrupulatne podejście do szukania osoby na takie stanowisko. Wielozadaniowość i ambicja to absolutna podstawa w kwestii cech, które powinien posiadać manager placówki. Pożądaną cechą u osób zarządzających przychodnią jest kreatywność, która będzie przydatna przy pozyskiwaniu nowych pacjentów Otwartość i komunikatywność ułatwią kontakt zarówno z personelem, jak i pacjentami.
Image

Jesteś managerem lub właścicielem placówki?

Informacja o plikach Cookie

Nasza strona internetowa używa plików cookie, aby zapewnić Ci najlepsze możliwe doświadczenie podczas przeglądania naszej strony. Pliki cookie to małe pliki tekstowe, które są zapisywane na Twoim urządzeniu (komputerze, telefonie lub tablecie) podczas odwiedzania różnych stron internetowych.