Jak przebiega proces wdrożenia usługi zewnętrznej rejestracji telefonicznej do placówki medycznej?

Telefonicza rejestracja jest szczególnie przydatna dla tych placówek, które mają bardzo dużo połączeń i nie są w stanie odbierać ich przez pełne 8 godzin pracy i pojawiaja się u nich dużu połączeń nieodebranych. Jeśli jesteś w takiej sytuacji i zdajesz sobie sprawę z tego, że tracisz część pajentów przez to, że nie odbierasz telefonu, to zastanów się nad rozwiązaniem Proassist.

Poniżej przedstawiamy, jak krok po kroku przebiega wdrożenie tej usługi.

Konsultacja i analiza potrzeb:

Proces wdrożenia rozpoczyna się od konsultacji z przedstawicielem Proassist. Podczas tego etapu analizowane są specyficzne potrzeby placówki oraz omawiana jest usługa – opowiadamy o tym, jak wygląda nasz schemat pracy i co leży w zakresie obowiązków rejestratorek telefonicznych Proassist.

Na tym etapie przedstawiamy wszystkie procedury związane z rejestracją wizyt, odwoływaniem i przestawianiem terminów oraz ustalamy, czy potrzebujesz potwierdzania wizyt, prowadzenia listy rezerwowej, itp.

Przekierowanie połączeń do rejestracji bez zmiany numeru:

Ważnym aspektem wdrożenia jest to, że placówka nie musi zmieniać swojego numeru telefonu. Wszystkie połączenia są przekierowywane na numery obsługiwane przez Proassist. Dzięki temu, pacjenci dzwonią na znany im numer, a my zajmujemy się resztą. Proces przekierowania jest prosty i nie wymaga skomplikowanych zmian technicznych.

Przekazanie informacji:

Aby usługa działała sprawnie, niezbędne jest przekazanie wszystkich istotnych informacji, o które mogą pytać dzwoniący pacjenci. Obejmuje to:

🔹Godziny pracy placówki.

🔹Dostępne terminy wizyt.

🔹Wiek pacjentów (czy poszczególni lekarze przyjmują tylko dorosłych, tylko dzieci lub wszystkich pacjentów od 7 roku życia, itp.).

🔹Specjalizacje i usługi oferowane przez placówkę (oraz wskazówki, czy np. do badania pacjent musi w jakiś sposób się przygotować)

🔹Informacje o lekarzach i personelu medycznym (np. czy dany specjalista pracuje też w jakimś szpitalu, czy wykonuje zabiegi, itp.)

🔹Dodatkowe informacje na temat placówki (np. dojazd komunikacją miejską, dostępność parkingu, wskazówki dotyczące dojazdu, precyzyjne informacje o lokalizacji – które piętro, itp.)

Uruchomienie usługi:

Po zakończeniu wszystkich przygotowań i szkoleń, usługa zostaje uruchomiona. Od tego momentu rejestratorki Proassist przejmują obsługę telefoniczną, zajmując się rejestracją wizyt, udzielaniem informacji i odpowiadaniem na pytania pacjentów.

Podsumowanie

W Proassist rozumiemy, że niezawodne wsparcie techniczne oraz sprawny proces wdrożenia są kluczowe dla sukcesu naszych klientów. Dlatego przygotowaliśmy konkretny plan, aby każdy etap współpracy – od analizy potrzeb, przez personalizację i szkolenie, aż po wsparcie techniczne – był prowadzony z najwyższą starannością i profesjonalizmem.

Rejestratorki medyczne odbierające telefon w imieniu Twojej placówki są zawsze odpowiednio przeszkolone i przygotowane do profesjonalnej obsługi pacjentów. Wiemy, że od jakości rozmowy zależy także wizerunek Twojej placówki, dlatego dokładamy wszelkich starań, by pacjenci nie oczekiwali długo na linii, zostali obsłużeni w odpowiedni sposób i byli zadowoleni.

Chcemy, by świadczone przez nas usługi usprawniały pracę lekarzy, ułatwiały zarządzanie placówką medyczną i poprawiały jakość usług. Dzięki temu użytkownicy systemu Proassist mogą skupić się na tym, co najważniejsze – na zapewnieniu najlepszej opieki swoim pacjentom.

7 sygnałów, że powinieneś zmienić oprogramowanie medyczne

Błędy techniczne

Twój system medyczny nie działa w poniedziałki, gdy w placówce znajduje się najwięcej pacjentów? Męczą Cię wielokrotne przerwy w działaniu oprogramowania? A może często pojawiają się błędy, które uniemożliwiają codzienną pracę lekarzom i rejestratorkom? Jeśli zdarza się, że słyszysz narzekanie swoich pracowników na brak płynności działania systemu, to wiedz, że to bardzo wyraźny sygnał do zmiany oprogramowania! Jeśli od dłuższego czasu masz problem, to uwierz – nie będzie lepiej. Daj sobie szansę na polepszenie warunków pracy i sprawdź inne rozwiązania dostępne na rynku.

Słaba dostępność obsługi

Jeśli Dział Pomocy Technicznej pracuje krócej niż Twoja placówka medyczna lub jeśli ciężko jest się z nim porozumieć, to naprawdę źle świadczy o dostawcy Twojego oprogramowania medycznego. Zastanów się, ile razy miałeś sytuację, w której nie mogłeś liczyć na pomoc techniczną w czasie pracy? Jeśli takie sytuacje mają miejsce dość często, to warto sprawdzić, czy obsługa u konkurencji nie jest przypadkiem bardziej dostępna i pomocna.

Nie dodają kolejnych funkcji

Technologia rozwija się bardzo szybko, widzimy to zarówno w życiu prywatnym, jak i w różnych instytucjach państwowych. Dlatego masz prawo oczekiwać od swojego systemu medycznego, że on też będzie się stale rozwijał i dodawał nowe funkcje, które będą usprawniać Twoją pracę. Świat informatyczny nie stoi w miejscu, więc warto jest wykorzystywać możliwości, które się pojawiają i automatyzować swoją pracę dzięki rozwiązaniom technologicznym oferowanym przez dostawcę oprogramowania medycznego. W Proassist istnieje nawet możliwość współdecydowania użytkowników o tym, jaka funkcjonalność jest najpilniej potrzebna i powinna być wprowadzona do systemu. Zajrzyj do naszej grupy na Facebooku – Zrozumieć Pacjenta – i zobacz, w jaki sposób możesz mieć wpływ na rozwój swojego oprogramowania medycznego.

Dużo pracy ręcznej

Zbyt duża ilość ręcznej pracy może prowadzić do utrudnienia w wykonywaniu codziennych zadań, takich jak np. obsługa pacjenta, weryfikacja kalendarza (np. wskaźnika no show). Konieczność ręcznego wprowadzania danych, często kończy się tym, że pojawia się w nich dużo błędów lub wydłuża się czas potrzebny na realizację zadań. W pracy gabinetu medycznego, który jest nastawiony na szybką i fachową obsługę, dużo zależy od automatyzacji. Rejestratorka nie musi pamiętać o wszystkich sprawach, może to robić za nią system. Nowoczesne systemy pozwalają na kontrolę i automatyzację części zadań występujących na każdym etapie obsługi pacjenta. Wysyłanie automatycznych zaleceń, rozksięgowania przedpłat, wysyłanie zaleceń mailem – automatycznie po umówieniu się na konkretną usługę, automatyczne wysyłanie linków do wideorozmowy, szybkie rozliczanie wynagrodzeń specjalisty nawet przy różnych stawkach prowizyjnych, badanie zadowolenia i wysłanie prośby o wyrażenie opinii po wizycie.

Brak możliwości szybkiej weryfikacji danych

Twój system medyczny nie pozwala na szybką weryfikację danych pacjenta? To duży problem. Rejestratorki i lekarze tracą przez to wiele czasu. Strata czasu na rzeczach tak błahych sporo kosztuje Twoją placówkę medyczną, dlatego jeśli nie posiadasz tej funkcji w swoim systemie medycznym, to pomyśl o zastąpieniu go sprawniejszym oprogramowaniem.

Brak automatyzacji

Niektóre systemy po prostu nie są na bieżąco aktualizowane zgodnie z kierunkiem rozwoju globalnego. Mogą to być zwykłe kalendarze lub listy z danymi pacjentów, a lekarz i tak musi się logować na pacjent.gov.pl, aby skorzystać z funkcji e-zdrowie czyli wystawić receptę, zwolnienie. Dodatkowo, musi raportować zdarzenia medyczne i prowadzić EDM. Czyli wychodzi na to, że lekarz musi logować się do wielu miejsc, żeby obsłużyć jednego pacjenta. Jeśli system nie pozwala na prowadzenie wizyty z jednego okna, to na pewno sygnał, że musisz poszukać czegoś co będzie w stanie zapewnić takie korzystanie.

System instalowany na komputerze

W dobie pracy zdalnej i możliwości przemieszczania się, pracowania z dowolnego miejsca – bez przywiązania, że tylko prezes firmy może pracować na wakacjach wykorzystując telefon – to bardzo ważny aspekt. System medyczny w chmurze daje możliwość np. zweryfikowania przez lekarza tego, czy jutro ma pełen grafik za pomocą aplikacji. Dzięki temu lekarz oszczędza czas swój i rejestracji. Rejestratorki nie muszą logować się do systemu, dzwonić do specjalistów z informacjami ani wysyłać zahasłowanych plików

Częstym problemem programów instalowanych jest to, że zmiana sprzętu jest praktycznie niemożliwa lub uciążliwa. Trzeba wezwać odpowiednią osobę i płacić jej za to, że Ty chcesz zmienić sprzęt na nowy, przenieść program i odpowiednio go skonfigurować. Jeśli masz program medyczny w chmurze, to korzystasz z programu, do którego logujesz się poprzez przeglądarkę. Na pewno zalecamy zwrócić uwagę czy nowy program ma napisaną specjalną aplikację do pobrania na telefon ze sklepów app store lub google play.

Jeśli Twoje narzędzie nie zapewnia automatyzacji i integracji, tracisz możliwość korzystania z wartościowych funkcji, zdobywania pozycji placówki, która stawia na rozwój.

Ludzie nie lubią zmian, ale czasami są one konieczne, żeby gabinet medyczny odpowiednio funkcjonował. Jeśli chcesz zobaczyć przykład zmiany, umów się na spotkanie z doradcą Proassist i zapytaj o wdrożenia.

proassist logo

Zamów bezpłatne
połączenie w 5 minut!

Jesteśmy gotowi, aby odpowiedzieć na wszystkie Twoje pytania.

Dział sprzedaży dostępny jest od poniedziałku do piątku w godzinach od 08:00 do 16:00.

Wysyłając formularz, wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z Polityką Prywatności Proassist.