Czy marketing w branży medycznej działa?

Dlaczego marketing w placówce medycznej nie przynosi efektów?

 Jacek: Dzień dobry w kolejnym odcinku naszych spotkań z ekspertami w ramach naszych spotkań cyklicznych “Gość Proassist”. Dzisiaj witamy Anię Orawską. Cześć, Ania!

Anna: Cześć, witam wszystkich.

Jacek: Tak, Ania jest super ekspertką od marketingu. Zaraz oddamy jej głos. Ja tylko powiem tak pokrótce jeszcze dla tych, którzy nas widzą, a być może nie znają jeszcze Proassist. Proassist to jest oprogramowanie medyczne. Zajmujemy się nie tylko dokumentacją medyczną, ale całym tym spektrum zarządzania placówką medyczną, fizjoterapeutyczną i branżą beauty.

Także oprócz tego, że można u nas wypełniać dokumentację, to prowadzimy kalendarz, rejestracje online, rejestrację telefoniczną, wszelkie sprawy zarządcze. Natomiast dzisiaj porozmawiamy o marketingu, bo jest z nami Ania właśnie z Fizjo Academy. Ania, oddam ci głos, jakbyś mogła chwilę powiedzieć o Fizjo Academy, powiedzieć trochę o sobie.

Anna: Jasne, dziękuję ci Jacku. Cześć wszystkim raz jeszcze. Ja mam na imię Ania. Zajmuję się w Fizjo Academy marketingiem, wsparciem rejestracji, wsparciem sprzedażowym specjalistów.

Czyli tym wszystkim, co sprawia, że jesteśmy w stanie jak najlepiej obsłużyć pacjentów, a dzięki współpracy Fizjo Academy i agencji marketingowej Na Plusie po prostu dowozimy marketing. Kreatywny marketing, który jest spójny z prawem medycznym, z wszystkimi tymi obostrzeniami, a mimo wszystko pozwala na promowanie się, czy też bycie online blisko pacjenta, po to, żeby pacjent był w stanie nas znaleźć w momencie, kiedy potrzebuje rozwiązania swojego problemu.

Jacek: No, bo wiesz, z tym marketingiem to jest tak śmiesznie, że ja czasami rozmawiam z klientami, którzy mówią mi, że my tam robiliśmy ten marketing, ale on to w ogóle nie działa.

Czyli jakbyś mi mogła tak powiedzieć, dlaczego, jak sobie wyobrażasz, dlaczego mógł ten marketing nie działać? Bo pewnie do Ciebie też przychodzą tacy klienci, co im marketing nie działa.

Anna: Jasne. No to oczywiście zależy przede wszystkim od tego, co robili, żeby sprawdzić, czy ten marketing działa.

Bo prawda jest taka, że często te działania marketingowe, jak ja rozmawiam z placówkami medycznymi, to było robione coś. W sensie to nikt dokładnie nie wie, co. A już absolutnie nie ma mowy o tym, żeby te wyniki były analizowane, efekty były sprawdzane. Czyli nie wiemy, ile było połączeń z działań na social mediach, ile było połączeń z Google 'a, czy ci pacjenci się zapisywali, czy oni się umawiają, czy klikają na przykład w widżet “umów się na wizytę” przez naszą stronę internetową. Po prostu najczęściej wynika to z braku wiedzy, jak sprawdzić, czy to w ogóle działa. Czyli czy te efekty mamy takie, jakbyśmy chcieli, a druga rzecz jest…

Jacek: Placówka to rozumiała, tak? No wydawałem kasę na marketing, pacjentów nie mam więcej, no to pewnie w ten sposób to sprawdzam, ja to sobie tak wyobrażam. A Ty mówisz, że jest jeszcze coś pośrodku, tak?

Anna: No tak, no bo pytanie jeszcze co by było, gdyby tego marketingu nie miał, czy tych pacjentów dalej byłoby tyle samo, tak? To jest jedna kwestia. Druga kwestia to pytanie, czy może mamy dalej taką samą ilość pacjentów, ale oni zostawiają u nas więcej pieniędzy, czyli sprzedajemy bardziej marżowe usługi.

Bo w zasadzie lepszym dla biznesu jest sprzedawać mniej, za więcej pieniędzy, niż robić więcej za mniejszą kwotę. To też jest pewien sposób optymalizacji działań marketingowych, że idziemy w stronę jakby zwiększenia wyników placówki, obrotów placówki, ale niekoniecznie zwiększając ilość przyjęć na placówce medyczne. Ilość pacjentów, ilość umówionych wizyt, tak? Sprzedajemy bardziej marżowe usługi. To często się też pojawia w placówkach, które mają bardzo dobry sprzęt, no, grube pieniądze, jak to się mówi, i on stoi.

Czyli mają tak naprawdę pudełka, które są bardzo wartościowe, często bardzo poszukiwane przez pacjentów, ale one nie dają na ten moment żadnego zysku i to wynika często tylko i wyłącznie z braku komunikacji, czyli braku informacji do pacjenta: mamy taki sprzęt, więc bylibyśmy w stanie wykonać taką, czy taką usługę. Jeżeli tego szukasz, tego potrzebujesz, to u nas oczywiście możesz to zrealizować.

Jacek: Ale to, jeżeli ja to w ogóle dobrze rozumiem, czyli co? Czyli to nie jest tak, że ja sobie przychodzę do Ciebie, mówię, rób mi marketing, a Ty mówisz, dawaj dostępy, ja sobie robię, ile masz kasy? Tylko Ty się mnie zapytasz, jaki ja mam sprzęt, czy mam pacjentów, tak, albo do którego specjalisty mi potrzeba zapełnić te luki. Dobrze, ja to diagnozuję?

Anna: Tak, bardzo dobrze, znaczy w ogóle marketing medyczny, to jest raz, że bardzo specyficzny biorąc pod uwagę to, że mamy sporo obostrzeń, do których musimy się dostosować, ale który oczywiście możemy wykorzystać na swoją korzyść, czyli jesteśmy w stanie tak ten marketing poprowadzić, że on się wydarzy, natomiast nie jest taki prosty, bo w placówce medycznej marketing zależy od wielu czynników.

Od tego, na ile na ten moment mamy zapełnione już kalendarze, czy to jest 70%, 80% czy mniej niż 50%, to oczywiście te działania marketingowe muszą być mniej lub bardziej intensywne. To zależy od tego, co my chcemy wypromować, czyli czy my już może mamy pacjentów na te zwykłe usługi, ale mamy właśnie ten super sprzęt, ten super combine, który chcielibyśmy wypromować, albo chcielibyśmy, żeby on przede wszystkim zaczął się spłacać. I potrzebujemy po prostu pacjenta na tą daną usługę. A na ten moment nikt o tym nie wie.

Bardzo często też dowiaduję się, że nikt o tym nie wie, bo nikt o tym nie mówi. Czyli to nie jest tak, że placówka by nie miała pacjentów na taką usługę, tylko po prostu brak komunikacji o tym, że mamy ten sprzęt, robimy takie badania, powoduje to, że ci pacjenci po prostu o tym nie wiedzą.

Jacek: Kupimy laser za 300 tysięcy, wsadzamy go do gabinetu i jest. I mamy. Mogliśmy kupić stoliczek za 200 złotych i też by stało, nie?

Anna: Też by stało. Dokładnie. Sztuką jest jakby nie robić takich ruchów, czyli nie mieć, tylko dać pacjentom możliwość skorzystania z usług.

Tym bardziej wiemy, że na ten moment jednak tych pacjentów na różnego rodzaju usługi jest bardzo dużo, kolejki są często miesiącami do specjalistów. I nie jeden pacjent, wiedząc, że jest dostępność usługi, sprzętu, specjalisty jest w stanie zapłacić więcej nawet, ale mieć tą usługę już, już z niej skorzystać, a nie czekać miesiąc, dwa, czy nawet pół roku na specjalistów.

Jacek: Okej, czyli to też nie jest tak do końca, że to, że nie mieliśmy pacjentów, to na pewno on nie działał. No bo ja też kiedyś z Tobą rozmawiałem i Ty też zwróciłaś uwagę, że pomiędzy marketingiem, a sprzedażą, a w zasadzie powrotem pacjenta na kolejną wizytę, to jeszcze jest kilka tych czynników po drodze.

Anna: Tak.

Jacek: I jak Ty do tego podchodzisz, to znaczy co, robisz placówką marketing, czy najpierw sprawdzasz tą ścieżkę i mówisz, musimy ją załatać?

Anna: Znaczy w ogóle muszę wiedzieć, że marketing to nie jest czarodziejska różdżka, to jest pewien plan działania, który musi być bardzo spójny, najlepiej jak jest konsekwentny, bo wtedy jest efektywny i to musi się fajnie spinać z rejestracją, ale też ze specjalistami, których mamy w placówce. Czyli tak naprawdę, żeby ten marketing, który włączamy, się obronił, to kluczowy jest marketing. Jest specjalista, który później z tym pacjentem finalnie rozmawia i pytanie, czy on się umie sprzedać w cudzysłowiu, tak?

Biorąc pod uwagę na przykład te usługi, które są takie, że są wielokrotne, czyli ten pacjent jest w stanie jeszcze do nas wrócić na inną usługę, czy na pakiet, nawet usług. No i to, co jest też ważne, to rejestracja. Rejestracja to jest tak naprawdę serce placówki, bo my możemy zrobić świetny marketing, wielkie show w Internecie, no i teraz dzwonią do nas pacjenci, a tam nie odbiera nikt, tak? Albo na zapowiedzi czekamy i dostajesz super muzyczkę, która wywołuje w Tobie różne emocje, nieraz skrajne. Rzadko kto przy tym tańczy.

No i czekasz, tak? Bo jesteś dziesiąty w kolejce. No i tu pojawia się tak naprawdę problem, bo jeżeli ta rejestratorka, ona ma pacjenta na froncie, czyli przed sobą, on zadaje pytania, ona go rejestruje, potrzebuje przyjąć go w placówce, no to nie jest w stanie odebrać telefonu.

A jak tych telefonów ma jeszcze 10 czy 20 dziennie nieodebranych, to już w pewnym momencie bez dobrego systemu i sposobu zarządzania nawet nie jest w stanie oddzwonić ich wszystkich w sposób taki, żeby tego ruchu nie przepuścić. Bo w marketing można wpakować kasy, ile fabryka dała, tak jak w sprzęt, nie? Na ile jesteśmy w stanie to wykorzystać, więc ta rejestracja też jest kluczowa, żeby ona była dobrze zorganizowana, żeby wiedziała, jak ma obsługiwać pacjentów, który pacjent jest najważniejszy. Żeby też wiedziała, czy ten pacjent, który dzwoni, to może jest pacjent z reklamy, czy to jest pacjent ze strony, a może to już jest pan Jacek, który już był u nas i teraz może chce jeszcze o coś dopytać. Wtedy, jak ma taką informację, to łatwiej jest jej ocenić, który, powiedzmy, telefon ma wybrać do odebrania.

Jacek: No to jest, wiesz, ja znam też takie przypadki, takie historie, że w ogóle klienci przychodzili i tylko załatali tą dziurę z rejestracją, dali rejestrację online, czy doprowadzili do tego, że rejestracja telefoniczna odbiera telefony i to już była decyzja.

Anna: Już było po wszystkim, po marketingu, nie?

Jacek: To było po wszystkim, tak, także też takie przypadki są. No wiadomo, że jak chcemy się rozwijać, to i tak musimy cały czas podkładać ogień do tego marketingu.

Anna: Znaczy, trzeba pamiętać też, że bardzo dużo jest fajnych, nowych rozwiązań w placówkach, dla placówek medycznych, między innymi. Bo na przykład rejestracja online daje bardzo duże możliwości odbierania telefonów pacjentów w zasadzie o każdej prawie porze, w takiej, której dzwonią, no bo tam o północy nikt nie dzwoni, chociaż i do kontaktu o północy też są już do tego narzędzia, różnego rodzaju boty, które są w stanie i wtedy z tym pacjentem pokonwersować w różny sposób. Natomiast jak my mamy placówkę otwartą, nie wiem, 10, 18, no to i ten pacjent o 8 może zadzwonić i o tej 20 czy 19. Jak mamy rejestrację online, to znowu, jak pompujemy jakąś kasę w marketing, to dobrze, żeby o tej 8 ktoś odbierał od tej 8 do 10 i też od tej 18 do 20, nie?

Bo wtedy mamy zaopiekowanych wszystkich pacjentów, więc to jest świetne rozwiązanie i bardzo niedrogie wbrew pozorom, patrząc na kolejną rejestratorkę, którą być może musielibyśmy zatrudnić, nie?

Jacek: No, już tam robiliśmy ostatnio jest raport i widziałem, że są placówki, które 20% rejestracji odbywa się między 20 a 8 rano. Właśnie przez rejestrację online, no to już jest, to już jest, to już jest liczba duża, nie?

Anna: O, to ja widziałam takie placówki, gdzie mają w godzinach pracy placówki, a poza godzinami. No i oczywiście one są różne, ale są takie statystyki w różnych narzędziach.

To jest najczęściej 50 na 50, na zasadzie tam 55 na 45, tak? 52 na 48, ale bardzo to oscyluje pół na pół.

Jacek: Pracują od 8 do 16, nie? Albo od 9 do 17.

Anna: No, to też jest różnie, nie? Ale raczej to są takie, to są placówki komercyjne, one rzadko od 8 do 16 pracują. Także to jest też ważne.

Na czym w ogóle polega marketing w branży medycznej?

Jacek: No a powiedzmy jeszcze, bo tak się zastanawiam w ogóle, co my w ogóle rozumiemy. Bo tak mówimy, marketing medyczny. Co my rozumiemy przez ten marketing, jakbyśmy mieli tak wylistować, nazwijmy to?

Anna: Okej, taką listę sobie zrobić. Ja często spotykam się z tym, że jak ktoś przychodzi i mówi, ja bym chciał marketing, to sobie tak czasami rozmawiam z różnymi właścicielami placówek, że to tak teraz włączymy taką, czy ruszę magiczną różdżką i od dzisiaj, jak włączymy marketing, to jutro zadzieje się magia i stanie się kolejka, i wszyscy będą czekać tylko na nas. No, tak marketing nie działa. To jakby ten mit obalę, to nie jest czarodziejska, różdżka.

Marketing to jest tak naprawdę konsekwentny sposób komunikowania się z pacjentem, w przypadku medycyny nawet informowania – takich sformułowań musimy używać, z taką intencją działać. Czyli musimy być w ciągłym kontakcie z pacjentem, ale z takim pacjentem, nie z każdym teraz. Z każdym, który mieszka wokół naszej placówki, ale z tym, który faktycznie szuka rozwiązania dla problemu, które my jesteśmy w stanie mu zaproponować.

Czyli też sztuką jest w tym marketingu wyłuskać tych ludzi z okolicy, z otoczenia bliższego, dalszego, w zależności od tego, jakie usługi mamy. Czy to są tylko dla tych lokalsów, którzy w klapkach do nas przyjdą, czy w kapciach, czy jednak przyjeżdżają do nas pacjenci z województwa obok, czy z całego województwa, czy nawet z całej Polski, jeżeli mamy takiego fajnego, czy to specjalistę, czy usługi.

No i w związku z tym, ten marketing to jest taka spójna forma komunikacji do pacjenta, który szuka usługi po to, żeby on wiedział, że my to robimy, tak? Czyli że nasza placówka może pomóc Ci, jeżeli masz ból kręgosłupa, jeżeli masz problem z ze wzrokiem, jeżeli masz problemy kardiologiczne, jeżeli chciałbyś skorzystać, szukasz lekarza, który będzie w stanie poprowadzić Cię dietetycznie, tak?

Albo jest w stanie – no niekoniecznie od razu ortopeda, jesteś na konsultacji czasami ortopedy, kiedy on cię chce pokroić, ale ty czujesz, że niekoniecznie ten zabieg chirurgiczny, szukasz rozwiązania, tak? No to wtedy może… może szukasz ortopedy, które jest bardziej z fizjoterapeutami współpracujący, czyli też inne rozwiązania proponuje, bardziej takie naturoterapeuty.

Tu możliwości jest bardzo wiele, natomiast przede wszystkim marketing daje nam tą szansę, że pacjent dowie się, co my lubimy, czym my się zajmujemy, a wykorzystując jeszcze, bo my wykorzystujemy w marketingu sztuczną inteligencję. Dzięki temu narzędziu trafiamy z tym komunikatem naszym, nie do wszystkich, nie stawiamy billboardów w mieście i obejrzy go, kto zobaczy, bo tak też można, tylko staramy się tak tworzyć marketing, żeby trafiać do ludzi, którzy szukają rozwiązania danego problemu, czyli szuka sposobu, jak sobie poradzić z bolącą nogą, z rwą kulszową, z odstającą brodą, albo z za dużym nosem, tak, w chirurgii plastycznej.

To jest też klucz, nie? Robimy z takiego ruchu po prostu, a sztuką jest też zrobić ruch faktycznie skierowany do pacjenta. I wtedy jakby też narzędzia, które wykorzystujemy, jakie by one nie były, są w stanie wywołać efekt, którego my oczekujemy, a oczekujemy dotarcia do osób, które szukają naszej usługi. I to jest marketing.

Jak placówki medyczne pozyskują pacjentów online?

Jacek: To jest ciekawe, no bo tak, my tak robimy jako Proassist. No, o nas tam babcia nie musi wiedzieć, albo jakiś tam, nie wiem, prawnik, albo nie wiem, ktoś tam sobie gdzieś pracujący, ale my chcemy dotrzeć właśnie, czy to do menadżerów, czy lekarzy, czy rejestratorek, czy fizjoterapeutów i tak dalej z tej branży medycznej.

. I teraz wiesz właśnie, dużo siedzimy i grzebiemy, jak tu do nich dotrzeć, ale się nie spodziewałem, że placówki mogą też to robić do pacjentów.

To znaczy zdawałem sobie sprawę, że oczywiście lokalizacja, no bo to jest logiczne, że w tych adsach czy w ogóle gdzieś tam się pozycjonujemy pod daną lokalizacja. Ale co, Ty mówisz, że też szukacie na przykład pacjenta, możesz zdradzić, jak to robicie?

Anna: Czy możemy zdradzić, jak szukamy pacjenta?

Jacek: No, z tą nie wiem, rwą kulszową, czy tam, nie wiem, jaki tam macie case.

Anna: Problemy są różne, tak, to byśmy mogli wymieniać myślę do jutra, byśmy to albo do poniedziałku nawet siedzieli, natomiast, czy mogę zdradzić?

Znaczy, słuchajcie, to nie jest sekretna, nie tajemna wiedza. Po prostu przyciągamy tych, którzy szukają rozwiązania swojego problemu. Czyli najczęściej przyciągamy ciekawym kontentem. Kontentem, czyli wszystkimi treściami, które mogą się pojawić na stronie internetowej, na social mediach, na blogach, na wewnętrznych, na zewnętrznych, na różnych stronach poradników medycznych.

Jacek: Nie robimy jakby kontentu czy reklamy, że mamy laser i u nas jest Pan Iksiński ginekolog, tylko robimy laser, że tam taką usługę wykonujemy, czy na taki problem odpowiadamy, tak?

Anna: Tak, znaczy w branży medycznej Jacku musisz pamiętać, że my nie możemy mówić, mamy taki laser i taką technologię. To jest zabronione, nie?

Możemy jakbyśmy mieli sprzęt niemedyczny, to jest taka ciekawostka, że jak mamy medyczny, czyli ten lepszy, to nie możemy mówić, że mamy najnowszej generacji laser.

Jacek: Nie, że najnowszej nie, ale ostatnio tu był właśnie Bartek Achler i On, jak dobrze to powiem, informować można. Nie można, tak jak Ty mówisz, jakoś tam gratyfikować, że to najlepsze, ale informować, że coś mamy, to możemy.

Anna: Tak, czyli unikamy wielu przymiotników, które mogłyby jakby nacechować emocjonalnie w jakiś sposób. Natomiast tak, czyli jakby informujemy, informujemy pacjentów, natomiast przez to, że wykorzystujemy sztuczną inteligencję i jeżeli mamy taką możliwość, to korzystamy ze strony internetowej, korzystamy z social media i korzystamy z Google Ads, tak?

I to nam daje taką ścieżkę, gdzie jesteśmy w stanie pacjenta na różnych etapach jego poszukiwań wyłapać, nie? Bo jeżeli pacjent czegoś szuka, to najczęściej ci starsi pacjenci po 35 roku życia wpisują w Google 'a, te swoje problemy.

Jacek: Nie tacy znowu starsi, daj spokój.

Anna: No, to powyżej 35 roku życia, tacy jak my. Natomiast ci, którzy mają mniej lat bardzo często wyszukują w social media, wpisują w social media, nie wiem: rwa kulszowa, ból pleców, problem z biodrem, blizna po, nie wiem, cesarskim cięciu i tam szukają rozwiązań.

No i teraz sztuką dobrego marketingu jest, żeby tego kogoś, kto wpisał to hasło, zczytać z internetu, czyli jakby pozyskać jego najczęściej ID, czy to z Facebooka, czy poprzez wejście z komputera na jakieś właśnie strony i później do niego wracać z taką informacją, bo to jest informacja dla niego.

Jacek: Te wasze strony muszą fajnie, muszą inaczej wyglądać, bo ja w medycynie to zawsze oglądam stronię i tak: tam placówka, zdjęcia placówki, gdzie się mieści, o nas, czy zespół i tam są główki tych osób, co są i tam wypisane ten, no i jeszcze tam czasami jest cennik.

A ja rozumiem, że wtedy wy musicie obudować tą stronę, również jakąś zakładką usług czy problemów, które ta placówka rozwiązuje, tak?

Anna: Tak, tak, najczęściej to wygląda tak, że strony są prowadzone w takim… zgodnie z kontentem, zgodnie z przekazem, który lubi pacjent, tak? Czyli on chce wiedzieć: co? On chce wiedzieć: jak? On chce wiedzieć po co i za ile? I co ja mam z tym zrobić? Czyli jakby mówimy mu, co mamy, czym się zajmujemy, w jakim problemie jesteśmy mu w stanie pomóc.

Oczywiście, dajemy mu jasną informację, zawsze propos ceny, to też jest wymagane, jeżeli chodzi o prawo. Cennik na stronie internetowej musi być. No i kolejna informacja, to zrobiona dobrze strona, nawet jeżeli mamy fajne informacje, a nie damy tam pacjentowi tak zwanego call to action, czyli zadzwoń do nas, jak chcesz zapytać. Nie mówię od razu się umówić, albo umów się od razu, czyli mamy widget na przykład, tak jak jest od Was w programie, że sobie klikamy i od razu mamy możliwość umówienia się, szukamy specjalisty i rezerwujemy wizytę. To w większości pacjenci, oni przeczytają naszą fajną stronę, tak już mówiąc bardzo kolokwialnie i szukają gdzie indziej.

To też jest ciekawe, że ta strona, mimo że ona daje fajną wartość, fajne informacje, to czasami, nie dając jasno tego komunikatu na końcu, co ja mam z tym zrobić, sprawia, że ten pacjent może uciec gdzie indziej.

To jest taka, jak w stronę internetową robimy powiązania, czy mamy możliwość skonsultować to z marketingowcem, to ta strona internetowa zawsze będzie trochę inna, niż taka tylko technicznie świetnie zrobiona.

I to jest też wartość. To jest też wartość przede wszystkim dla pacjenta, bo pacjent jest, trzeba sobie powiedzieć, często jak dziecko we mgle Tym bardziej ten, który szuka rozwiązania na już, no to on szuka w sposóbu jak umówić się już.

No i ta możliwość przedzwonienia – zawsze może zapytać, a dając mu możliwość kliknięcia, “umów się na wizytę” przez widget, dajemy mu tą możliwość o każdej porze dnia i nocy, wtedy kiedy on sobie o tym przypomni.

Czyli żeby nie było tak, że my zrobimy dobrą robotę konkurencji. Wypisze, już ok, pacjent już będzie wiedział i idzie gdzieś, gdzie się łatwo zapisuje.

Czy strona internetowa to konieczność w placówce medycznej?

Jacek: No to słuchaj, jak już doszliśmy do tej strony internetowej, to przegadajmy ten temat, no bo tak trochę rozumiem to tak, że strona internetowa ma, widzę, znaczy może mieć dwa zadania, tak? To znaczy jedne to jest stricte sprzedażowe, a drugie to jest marketingowe, tak? Czy Ty masz na to inne spostrzeżenie?

Anna: Wiesz co, strona najczęściej ma za zadanie poinformowanie pacjenta na ten temat, którego on potrzebuje, tak?

Czyli ona ma odpowiedzieć na te standardowe, najczęściej pojawiające się pytania dotyczące danej usługi. Po to, żeby nie generować niepotrzebnych pytań na rejestracji, na recepcji, tak? Ale też po to, żeby pacjent wiedział, no czy ta usługa jest dla niego, czy to jest ten laser, którego szukał, o którym mówiła tam, nie wiem, sąsiadka, tak? Albo inny lekarz.

Więc ona ma przede wszystkim działanie informacyjne, jeżeli mamy samą stronę. Czyli jeżeli stworzymy sobie stronę i postawimy ją w Internecie, no to ona tam jest. Ma działanie informacyjne, jak tam ktoś w ogóle do niej trafi, bo jak nic nie robimy, to szansa, że w ogóle nasza strona będzie się pojawiać jest też niestety niewielka.

Natomiast jeżeli już ktoś tam wejdzie, to ma dostać te informacje podstawowe. Czyli co robimy, czym się zajmujemy, jacy są u nas specjaliści, jak dojechać, jak się umówić na wizytę, nie?

Natomiast strona internetowa, jak ruszamy z marketingiem, to daje nam już jakby całkowicie inne korzyści. Bo po pierwsze jest to dla nas szansa na to, żeby czyjąś uwagę przytrzymać na chwilę. To jest bardzo ważne, tych informacji na ten moment jest mnóstwo.

Daje nam możliwość, żeby tego pacjenta czymś zaciekawić. Co więcej, daje nam te możliwości, takie, które nawet w branży medycznej – jeżeli czegoś nie możemy pokazywać, tak offline, efektów, mówię tu bardziej o chirurgii plastycznej, może o medycynie estetycznej. Jeżeli czegoś nie możemy pokazywać wprost w reklamie, to na stronie internetowej efekty naszych zabiegów już mogą być widoczne, bo na stronę nie wchodzi byle kto, tylko wchodzi ktoś, kto jest zainteresowany naszą usługą.

Czyli mamy tutaj takie możliwości. Natomiast marketingowo jeszcze możemy oczywiście sprzedać, bo pacjent ma informację. Jak się umówić, zadzwonić, napisać. Na messengerze, na WhatsAppie, poprzez widget, czyli można się umówić online.

Natomiast my marketingowo też, jak z kimś działamy, to podpinamy sobie takie szpiegi, jak ja to mówię, pod stronę internetową do takich podstawowych szpiegów, no to należy nam Pixel Facebooka i Google Analytics, przy reklamach Google’a. I te szpiegi, mają za zadanie, żeby każdego, kto kliknie na stronę internetową, sobie schować, jakby do takiej puli, do bazy danych pacjentów, którzy są zainteresowani w jakiś sposób naszą usługą.

I jak mamy dobrze popodpinanych tych szpiegów, no to dobrze wiemy, że ci nasi pacjenci szukają. Że wchodząc na stronę od razu idą do kontaktu, czy czytają naszego bloga, może wchodząc na stronę wchodzą tylko na chirurgię plastyczną, a w ogóle cała inna część naszej placówki mogłaby nie istnieć na tej stronie. Można tak powiedzieć, że wtedy mamy bardzo dużo cennych informacji, które nam mogą też pozwolić wykorzystać tą moc strony internetowej. To jest ta możliwość.

Jacek: A Ty myślisz, że to, że ta strona internetowa, nazwijmy to, to jest serce, to każdemu podpowiadasz, jeżeli przychodzi do Ciebie i nie ma, że warto od niej zacząć, czy możemy działać bez niej?

Anna: Możemy działać bez niej na ten moment. Natomiast to zależy też od tego, no od wielu czynników tak naprawdę. Po pierwsze, od tego, czy ten biznes, który chcemy na tej stronie pokazać, to jest jedyny nasz biznes. Ile czasu my faktycznie spędzamy w tej placówce? Czy to jest placówka jednoosobowa, czy to już jest wielospecjalistyczna placówka? Czyli jakby jaki zakres informacji mamy na tej stronie przedstawić?

Natomiast jeżeli chcemy odebrać sobie część obowiązku takiego informującego pacjenta o tym, co my robimy, jak my robimy, jaki zakres, jaki sprzęt, jaki specjalista, kim ja jestem, że mówię, że jestem dobrym specjalistą, że warto do mnie przyjść, to warto tą stronę internetową mieć. Bo ona naprawdę jest w stanie tego pacjenta przekonać. Jeszcze jakiś czas temu strona internetowa w gabinecie to było coś, co sprawiało, że to jest dobra placówka.

Takie były też badania jakieś marketingowe na pacjentach robione, że jak firma ma stronę, jak placówka ma stronę internetową, to znaczy, że to już nie jest taki biznes od tygodnia czy od miesiąca działający.

Trochę się to teraz zmieniło, bo już ci pacjenci, oni też korzystają bardzo często z Facebooka, z Instagrama, z wizytówki, z innych portali, które są pośrednikami, ale które też gwarantują, że dotrzemy do dobrego specjalisty, do dobrej placówki i to też bardzo fajnie konwertuje.

Kwestia jest no, najczęściej się wszystko w marketingu rozbija też o ten budżet, czyli ile mamy kasy na to, żeby pójść i jakby ten marketing sobie zbudować, bo jak przychodzi ktoś do mnie, kto nie ma pieniędzy albo mówi, no ja bym chciał na marketing wydać do 3 tysięcy złotych, tak, na pół roku, no to w tym momencie strona internetowa za 3 tysiące złotych, no jakąś wizytówkową może uda się zrobić.

To jest często takie w tymczasowe rozwiązanie, to te 3 tysiące złotych można na początek, jeżeli nam zależy na pozyskaniu pacjenta, inaczej zainwestować, a z czasem zarobimy tyle, że i tę stronę internetową za nawet dużo większą kwotę jesteśmy w stanie postawić.

Jacek: To, co Ty mówisz o tych sprawach informacyjnych, to mogę powiedzieć ciekawostkę, że wiesz, są mali klienci, takie bardziej jednoosobowe gabinety, bo wiadomo, że placówki to już niestety się tak nie da, którzy poprzez stronę internetową i rejestracją online mogą całkowicie nie korzystać z rejestracji telefonicznej.

Jeżeli to jest jednoosobowy gabinet, przyjmuje we wtorki i w czwartki i on nie ma ambicji, żeby więcej przyjmować, to spokojnie jest w stanie tą wizytówkową stroną internetową na własnym nazwisku, jeżeli mają już tę grupę tych pacjentów, zrobić tam rejestrację online i w ogóle tą część administracyjną, mieć z głowy. I wtedy to nawet nie tyle jest wydatek, ile jest, wiesz, nawet zarobek, bo nie musisz co miesiąc wydawać na tą rejestrację telefoniczną.

Anna: Ja ci powiem jeszcze lepszy przykład, trafiają też tacy specjaliści do mnie, którzy stawiają stronę internetową, dlatego że oni na tej stronie podpinają sobie rejestrację online i w ogóle nie odbierają telefonów pacjentów, bo za każdym razem, jak ktoś do nich zadzwoni, to dostaje SMS-a, że jeżeli chcesz umówić się na wizytę, to zapraszamy na stronę internetową. I wtedy ten pacjent tam się umawia przez Internet, no jak mu to nie odpowiada, no to albo szuka gdzie indziej, albo szuka gdzie indziej.

Jacek: No tutaj to raczej jest dla małych placówek jednoosobowych, nie? Jak ktoś chce już rozwijać biznes, to to wszelkie kanały nie ma co sobie zamykać możliwości.

Anna: To zawsze zależy. Rozmawiając kimś o marketingu, to najwięcej odpowiedzi, które pada, to: to zależy.

Zależy, czego oczekujesz, zależy czego chcesz, zależy w którą stronę chcesz pójść. Jaki jest jakby Twój zamysł? Są też placówki, które działają tylko i wyłącznie PR-owo, czyli mnie zależy na pozyskaniu pacjenta, ale chcą być, jak to się mówi, ładnie odbierane w Internecie, bo do tej pory na przykład w ogóle w Internecie nie działały i pacjenci na to zaczęli zwracać uwagę, że Was to w Internecie w ogóle nie ma. Czemu Was w ogóle nie ma w internecie? Ja tam chciałem coś znaleźć i się nie dało. I to jest też, jakby z taką informacją wracają, że my w sumie czasami nie potrzebujemy.

Jacek: Są też tacy, że mój kolega ma stronę internetową i działa, to ja też chcę działać.

Anna: Na zasadzie zazdrości. No jest jeden z takich bodźców, ale są i też tacy, którzy długo, długo online nie działali i przyszli, mówią, jak oni to sami nazywają, biją się w pierś, mówią, wydawało nam się, że tego nie potrzebujemy, żeby być online, a okazuje się, że jednak ten pacjent w online jest.

Bardzo w tym pomógł COVID, który gdzieś nas zmusił do tego, żeby dużo rzeczy online załatwić. No i też placówki bardzo często słyszę, nie byliśmy w online, albo mieliśmy jakąś tam stronę zrobioną już lata temu, która się po prostu nie indeksuje, bo Google już ją zablokował i musimy zrobić coś nowego, nie mamy wyjścia.

Jak efektywnie promować dodatkowe usługi medyczne w placówkach?

Jacek: Wiesz co, jeszcze takie pytanie, a propos naszych rozmów o online, jest pytanie o offline. Czyli jest tem pacjent i teraz pani Maria pyta, jak możemy promować te usługi w środku tej placówki? Rozumiem, że właśnie jeżeli ktoś przyjdzie do stomatologa, to żeby mu powiedzieć, że mamy też medycynę estetyczna i tak dalej.

Anna: Jak możemy to robić? Możemy to robić na wiele różnych sposobów. Najczęściej takim najlepiej konwertującym jest informacja od lekarza, że mamy usługę w momencie, kiedy ta usługa może uzupełnić to, co On robi. Czyli przychodzi ktoś na przykład na tą stomatologię i okazuje się, że przez brak zębów jest tam jakaś wada, zapadnięte są policzki, a można sobie to w medycynie estetycznej w pewnym sensie wyprowadzić. I to jest informacja od specjalisty, który mówi, że mamy takiego specjalistę, a to trzeba by było później umówić się na konsultację do Pani Grażyny i zobaczyć, czy dałoby się coś zrobić, żeby ta buzia była symetryczna na przykład.

Czy jeżeli są osoby po udarach, to tak samo też z tą medycyną często współpracują, bo też pewne możliwości tutaj popracowania (najczęściej jednak na twarzy to widać) – są. To jest taka konwersja, która najczęściej, ci pacjenci mówią, jeżeli im zależy, że oni idą.

To jest jeden element. Czyli taki cross-selling, to się ładnie nazywa, sprzedaży, cross-selling, usług w placówce medycznej. Oczywiście tych uzupełniających, czyli też niekoniecznie specjalista na wizycie u stomatologa teraz mówi o całym zakresie, jaką my to mamy jeszcze kosmetologię, medycynę estetyczną, chirurgię plastyczną i co tam jeszcze, nie?

To nie tędy. Natomiast jak ten pacjent czeka u nas w poczekalni, chwilę przed zabiegiem do zabiegu, też mamy tą możliwość na różne sposoby audio, wizualne, albo te takie bardziej statyczne, temu pacjentowi powiedzieć, co my robimy. Czyli wszelkiego rodzaju plakaty, wszelkiego rodzaju banery.

Jacek: To jest fajne, bo w zasadzie ja przychodzę na jakąś usługę, nie wiem, co Wy robicie, bo tam w środku zawsze jest tam pusto, nie? Nawet normalnie tam jakieś gazetki czy coś, to dlaczego tego nie wypełnić tej przestrzeni, nie?

Anna: Tylko trzeba pamiętać, że na przykład jeżeli chodzi o ulotki offline’owe, które zresztą miałam okazję rozmawiać na temat ulotek, trzeba się samemu zastanowić, kiedy ostatnio wzięliśmy jakąś ulotkę, a jeżeli wzięliśmy to, co na tej ulotce było.

Bo ulotki są takim elementem trochę z przeszłości, ale trzeba pamiętać, że jeżeli ulotka jest dobrze zrobiona, czyli daje wartość temu odbiorcy, czyli na przykład siedzisz na tej recepcji i masz możliwość czytania czegoś wartościowego, o terapii wodorem, o laseroterapii, o możliwości skorzystania z usług dietetyka, który jest w stanie przeprowadzić Cię przez proces utraty wagi. Zobaczysz tam jeszcze zdjęcie, efekt, zobaczysz tą osobę, która to robi, no to to może być fajny element, który da Ci do myślenia.

On najczęściej nie sprzedaje, ale daje do myślenia i często to budzi w pacjentach wiele pytań, bo oni podchodzą do rejestracji i pytają, no bo wie Pani co, tutaj na tej ulotce pisze, że coś mogła nam zapytać, chciałam zapytać, a kiedy ten dietetyk, jaka cena wizyty. I to generuje nam dodatkowe zapytania.

Można w naszych placówkach dawać też różnego rodzaju plakaty z QR-kodami. I ten QR-kod może spowodować, że ktoś przejdzie na naszą rejestrację, na naszą stronę lądującą z jakąś promocją, z pakietem, z zakresem, który jest na niej jakby doprowadzić Cię do pewnego celu, który chcesz osiągnąć, czy to metamorfoza, czy to dietetycznie, czy prozdrowotnie, czy treningiem medycznym, personalnym.

Możliwości jest bardzo wiele, natomiast musi to być – trzeba pamiętać, jakby przy tych wszystkich offline-owych, tak bym to powiedziała, komunikatach – że to musi być coś, co daje korzyść pacjentowi. Coś, co sprawi, że ja popatrzę: o, ciekawe. Może warto się nad tym zastanowić.

Jacek: Powiem Wam też, mówię tu ludzi, którzy są z nami, ale też Ania do Ciebie. Ja kurczę, sorry, ale nie wierzę w umiejętności sprzedażowe tego lekarza, czy specjalisty podczas tej wizyty. Jeszcze tego nigdzie nie widziałem, żeby to było. Nawet w jakichś luxmedach i scanmedach tego nie ma. Nie wiem, czy to jest jakieś możliwe do wprowadzenia, żeby ci specjaliści promowali te nasze usługi.

Oni nie widzą w tym w ogóle biznesu i nie potrafią się w tym odnaleźć. Nie wiem, czy u Was się Ania udało, czy…

Anna: Wiesz co, to zależy, ale to jakby ważne, znaczy w placówkach medycznych kadra jest taka krążąca, tak bym to nazwała.

Jacek: Dokładnie, nie? Czasami tam jest lekarz raz na dwa tygodnie, nie?

Anna: No i dokładnie, ciężko jakby zbudować jego takie poczucie przynależności do tego danego miejsca, no bo on jest w ciągu miesiąca w dwudziestu innych miejscach, natomiast jeżeli, jeżeli mamy taką możliwość, że jest ktoś u nas w placówce, jakiś menadżer, właściciel, osoba, która jest w stanie temu lekarzowi poświęcić trochę czasu, to z uporem i konsekwentnie warto tym lekarzom mówić o tym.

Panie doktorze, Pani doktor stomatolog, proszę pamiętać o tym, że też mamy lekarzy z medycyny estetycznej, którzy mogą pewien efekt poprawić, tak? Panie ortopedo, proszę pamiętać, Panie doktorze, że mamy świetną fizjoterapeutkę, świetny sprzęt, że też jesteśmy w stanie pomóc takim pacjentom, którzy no z bólowymi problemami się borykają, niekoniecznie są kwalifikowanie już od razu do zabiegów.

Oczywiście nie jest to łatwe, ale da się, tylko każdy musi czuć też tą wartość, bo z tego, co ja rozmawiam z lekarzami, to oni by polecali, muszą być pewni, że polecają kogoś, kogo oni znają. A przez to, że się nie znają na tych placówkach, czyli tak krążą, to jakby powoduje pewnego rodzaju blokady, że jednak zastanawiam się, czy polecieć, a jak polecę, to czasami polecają kogoś nie z tej danej placówki, tylko jakiegoś swojego kolegę, którego znają tam skądś gdzieś tam.

Jacek: No, to ja Ci powiem, że byłem świadkiem takiej sytuacji, że placówka, która wykonywała dany zabieg i to jeszcze lekarz konsultujący to wykonywał w tej placówce, proponował siebie w innej placówce, bo tam miał lepsze wynagrodzenie za ten sam zabieg, nie. To jeszcze tak jest często.

I to wiesz, tam z 50 kilometrów dalej, że tam przyjmował w Krakowie i chyba gdzieś tam właśnie na Śląsku i mówi to przyjść do mnie na Śląsku, nie? Przecież tutaj to można wykonać.

Pani Marta pisze akurat, że Ona zna lekarzy, którzy potrafią, no to świetnie. To są Pani Marta, może to są po prostu właściciele tej placówki czy współwłaściciele i wtedy wiadomo, no inaczej podchodzą do takiej sytuacji.

Anna: Ja jeszcze powiem Jacku, nie tylko Tobie, ale wszystkim, którzy nas słuchają, że jest sporo też takich lekarzy, którzy przychodzą do placówki z chęcią współpracy, bo oni wiedzą, że potrzebują na przykład ortopedzi, dobrych fizjoterapeutów do współpracy. I Oni wręcz jeżeli fizjoterapeuty nie ma na placówce, to sugerują właścicielowi, żeby się zastanowił, żeby tego fizjoterapeutę miał pod ręką.

Bardzo często to się zdarza, tak samo jeżeli chodzi o medycynę estetyczną, a kosmetolog, to jest też świetny zestaw. Czy też chirurgia plastyczna jeszcze jakby w całym tym wianuszku, bo to też są usługi, które są w stanie wzajemnie się wspierać i przekazywać sobie pacjentów, no można powiedzieć, w kółko i bez przerwy.

I lekarze też do tego dążą, żeby jednak te usługi były kojarzone z coraz większą jakością, a nie tylko zrobione i następny pacjent. Widzę, że coraz częściej takie pytania pojawiają na placówkach. Jakby to można było zrobić, żeby tu był ktoś, żeby był ktoś taki, żebyśmy mogli tego pacjenta jeszcze gdzieś tutaj zaopiekować.

Rola rejestratorek w sprzedaży usług medycznych w placówkach

Jacek: Tak, a Pani Maria jeszcze pisze o rejestratorki. Czy one na miejscu są w stanie coś nazwijmy to dosprzedać?

Anna: O, rejestratorki jak najbardziej. Rejestratorka, w ogóle rejestracja, to jest serca każdego gabinetu. To jest miejsce, w którym jesteśmy w stanie wszystkiego się dowiedzieć, to jest miejsce, gdzie jesteśmy w stanie każdą informację uzyskać, ale to jest też miejsce, gdzie jesteśmy w stanie każdą informację pacjentowi przekazać.

No bo przychodzisz do placówki, pierwsze co widzisz, rejestrację, tak? Dzień dobry, umówił się Pana wizytę, super, zapraszam, proszę sobie usiąść, można poczekać, tak? A Pan pytanie – odpowiem. A jak już pacjent wychodzi, to zawsze go może zapytać: a czy chciałbyś się Pan umówić na konkretną kolejną wizytę? Planujemy kolejną wizytę? Albo jeżeli zadaje jakieś pytania o dietetyka, zapisać Pana do tego dietetyka? Mam termin, wolny termin, zwolnił mi się nie wiem, na dwa tygodnie, bo potem kolejne są za jakiś czas.

Rejestratorka to jest bardzo, bardzo, jak powiedziałam, ważna funkcja w każdej placówce. Ona jest w stanie sprzedać, obsłużyć i mnóstwo jeszcze innych funkcji, które po prostu są konieczne w placówce zrobić. Więc jak najbardziej, rejestratorki. W ogóle najczęściej, jeżeli się szkoli sprzedażowo kogoś w placówce, to rejestratorki.

Jacek: Tak, ale ja tutaj dodam, to chyba też, nie wiem, czy to samo zdanie masz, ale istotne jest, żeby nie na etapie zapisu pacjenta na wizytę, tylko jak On już jest w placówce. No bo jak On się jeszcze nie zapisał na jedną wizytę, a my już mamy coś dosprzedawać.

Anna: Nie, nie, to się tak, tak się to nie dzieje. Natomiast też rejestracja w ogóle sama w sobie na żywo oczywiście ma, trzeba pamiętać, że rejestratorka to jest człowiek orkiestra, tak? Ona tutaj rejestruje na komputerze, tu pacjentowi wydaje jakieś dokumenty, rozmawia już z kolejnym, jeszcze inny wchodzi w drogę, międzyczasie przychodzi lekarz, który mówi tam, pani Marto, coś potrzebuje. No i ona teraz… To jest najważniejsze, ona musi wiedzieć, na co się musi fokusować. Jeszcze dzwoni telefon. I zaczyna się zabawa.

Więc rejestratorki naprawdę potrzebują takiego zwinnego sposobu zarządzania same sobą, w taki sposób, żeby i ten pacjent, który przychodzi się dobrze czuł, ten lekarz, z którym współpracujemy też musi być zaopiekowany, ale zależy nam też, żeby sprzedać, czyli do tego poinformować, który stoi, czy odebrać ten telefon, gdzie znowu trzeba przegadać z pacjentem. I rzadko to są rutynowe rozmowy, tylko często dłużej trwają, ale jest to do zrobienia. Bardzo dużo rejestratorki też sprzedają, często pakietów, promocji.

Jeżeli są bardziej w kosmetologii, czy w medycynie estetycznej, to tutaj jest możliwość sprzedaży produktów jeszcze.

Jakie narzędzia marketingowe sprawdzają się w gabinetach medycznych?

Jacek: Ja mam jeszcze pytanie o te narzędzia – co by nam mogło pomóc, jakie narzędzia w tym marketingu internetowym? Pewnie masz jakoś wylistowane w głowie. Powiedziałeś wizytówka Google 'a, ja wiem, że one w placówkach, szczególnie jakichś takich powracających, to gdzie pacjent często powraca, to jest w ogóle majstersztyk, nie?

Anna: Są narzędzia różne. Wizytówka Google 'a jest bardzo dobra dla lokalnych biznesów, czyli dla placówek medycznych, bo wizytówka Google 'a ściąga cały ruch lokalny. Jak wpisujemy w Google 'u, wyszukujemy jakiejkolwiek usługi, to najczęściej pierwsze nam się pojawiają oferty z reklamy Google 'a, czyli sponsorowane tak zwane, a zaraz po nich jest mapka i są wizytówki.

Trzy się pokazują od razu, jak rozwiniemy to już tam może ich być nawet nieskończona ilość, ale tam się pokazują biznesy, które są wokół nas. Ja siedzę tu, gdzie siedzę i teraz wpiszę cokolwiek, co bym nie wpisała w Internecie, pojawi mi się biznes, który odpowiada na moje zapytanie w okolicy. Tak samo jak ty, Jacku, siedzisz u siebie i każdy z nas jakby wpisał, to pojawiają mu się te rozwiązania. Dla biznesu lokalnego super, wizytówkę Google’a można bardzo fajnie i bardzo szybko wypozycjonować też sztuczną inteligencją.

I to bardzo fajne efekty przynosi. Poza wizytówką Google’a mamy social media, czyli Facebooka, Instagrama, TikTok 'a. Bardzo dobre narzędzie pozwalające nam komunikować się na bieżąco w zasadzie dnia na dzień z pacjentem.

Jesteśmy w stanie być blisko niego. Jesteśmy w stanie też bardzo precyzyjne dane zaczytywać z aktywności pacjentów na social mediach. Co jesteśmy w stanie później z tą reklamą, informacją trafić do odpowiednich osób, tak? Czyli mamy social media, wszelkiego rodzaju, oczywiście trzeba je prowadzić regularnie.

I to jest klucz, jeżeli chodzi o social media, czyli założenie Facebooka, Instagrama i tyle powoduje to samo co kupienie laseru za 300 tysięcy i schowanie go w gabinecie. Nic. Taka jest prawda, taki jest fakt. Ruch organiczny, czyli ten, który generuje się sam. On się wygeneruje pod warunkiem, że będziemy tworzyć ciekawy, wartościowy dla pacjenta, fajny kontent, czasami nieoczywisty. To ma wtedy moc.

Natomiast i tak te ruchy organiczne są w pewnym sensie przez Facebooka ograniczane, ale to już temat na trochę inną rozmowę. Bardzo dobrze działają portale, różnego rodzaju tak zwani pośrednicy w pozyskiwaniu pacjentów, bo ten ruch pacjenta jest skumulowany ZnanyLekarz, Kliniki.pl – to są generatorzy ruchu pacjenta, i z tych portali, bardzo dużo pacjentów też się umawia i to są bardzo kaloryczne też tak zwane leady, tak? Takie, które bardzo dobrze konwertują. Warto mieć naprawdę, nie mam żadnej współpracy, ani z jednym, ani z drugim, ale siłą rzeczy patrząc na efekty – warto i zachęcam. Każdemu życzę, jak najlepiej. Pacjentów, jest tak wiele, że jesteśmy się w stanie podzielić, jeżeli chodzi o ten tort. Oczywiście stronę internetowa jest bardzo fajnym takim elementem, który też jest w stanie pozyskać, ale znowu strona internetowa, samo jej posiadanie, nie spowoduje, że naraz pacjenci będą nas znajdować.

A nowe strony internetowe, one się pozycjonują, ale najczęściej na końcu listy, a jak mamy 10 stron na górę, wyszukiwań, to na początku ta nasza strona internetowa może być na którejś dalszej stronie, a pacjenci klikają tylko pierwszą najczęściej, więc trzeba pomyśleć wtedy o pozycjonowaniu, o tym SEO, które jest procesem takim czasochłonnym.

Efekty pierwsze widać gdzieś po 6 miesiącach, trzeba sobie zdawać z tego sprawę, że tutaj inwestujemy w przyszłość, ale nie możemy się spodziewać efektów tu i teraz. To tu i teraz, to jest właśnie ZnanyLekarz i kliniki.pl.

Social media są w stanie fajnie wygenerować też nam ruch wartościowego pacjenta i też przede wszystkim social media budują nam społeczność. Czyli bardzo dobrze też jesteśmy w stanie podziałać PR-owo w małych miastach, odpalenie emocji czy nawet regularnego kontentu na social mediach może zdziałać cuda.

Można to samo nazwać tak ten efekt, bo już samo to informowanie o tym, co my robimy, kim my jesteśmy w mojej miejscowości, gdzie ktoś wie, że nasz gabinet to jest ten tam za biedronką, tam w te drzwi się wchodzi. Bardzo fajne efekty powoduje, natomiast przy dużych miastach budujemy sobie społeczność, czyli uczymy ludzi wokół nas, że jest taka placówka, budujemy markę, budujemy markę, czyli co sprawi, że będziemy gdzieś w głowie tego pacjenta. Jak on będzie potrzebował, to jest duża szansa, że właśnie do nas przyjdzie, czy przyprowadzi kogoś ze swoich bliskich. No i ważnym też takim elementem, który jest narzędziem w Waszych rękach, to jest reklama, bo same narzędzia przyjeżdżą za portalami, ale te portale, one też mnóstwo pakują w reklamę, żeby tych pacjentów ściągnąć, żeby być tam, gdzie są.

Więc same narzędzia, niestety na ten moment, kiedy jest mnóstwo gabinetów, spora konkurencja, nie są w stanie się obronić. Jak nie wpompujemy trochę pieniędzy w reklamę, zależy to od znowu od wielkości placówki, ale też od tego, jakie usługi sprzedajemy, bo im bardziej marżowa usługa, im droższa, tym też ten ruch pacjenta jest droższy.

Nie mamy jakby możliwości skorzystać z tego kawałka tortu, tort do nas może nie dotrzeć. Ten pacjent, który będzie szukał nas w Internecie, bo ktoś inny go przejmie. W marketingu medycznym jest też tak, że jak wchodzimy na rynek, to często już są tam jakieś gabinety, więc musimy zwinnie działać, żeby dogonić ich, na koniec, czasem spróbować wykorzystać tą ich chwilę nieuwagi, czy tą słabość. Da się to zrobić.

Często, jeżeli są takie placówki w naszym otoczeniu, które działają czasami od zawsze i tym online faktycznie kuleją, czyli nie były jeszcze na takim webinarze, jak my dzisiaj jesteśmy i nie wiedzą o tych wszystkich rozwiązaniach i możliwościach, które wykorzystują sztuczną inteligencję, a wykorzystując sztuczną inteligencję jesteśmy w stanie nawet, nawet o połowę obniżyć koszty leadów, osiągając naprawdę dobre wyniki.

Jacek: Ania, super się Ciebie słuchało. Bardzo dziękujemy za to, że do nas przyszłaś. Mam nadzieję, że jeszcze kiedyś nas odwiedzisz, będziemy mogli pogadać, być może wtedy po prostu powiemy dokładniej o tej wizytówce, czy dokładniej o tej stronie, czy dokładniej o tych socialach, bo wiadomo, że w godzinę nie da się wejść do tego, do tych tematów głębiej.

Ja wiem, że Wy też w Fizjo Academy przechodzicie te szczeble dokładniej. Wiem, że tam można się w ogóle do Was zapisać, czy to na mentoring, czy to do grupy i te wszystkie rzeczy robić. No i co? Jeszcze raz bardzo dziękuję i oddaję Ci głos, żebyś też się mogła pożegnać.

Anna: Dziękuję bardzo, ja też dziękuję za zaproszenie. Lubię bardzo te tematy, bo efekty jak patrzymy na efekty działań marketingowych w połączeniu ze szkoleniami sprzedażowym i takim wsparcie mentoringowym, o którym Jacku wspomniałeś, to naprawdę placówki bardzo fajnie się rozwijają. Te biznesy są takie, jak ja tam mówię, spokojne, czyli one wywołują niepotrzebnych emocji, wiemy, że działamy zgodnie z prawem, że robimy to tak jak należy, że wszystko to jest uporządkowane, zaplanowane, nie ma tutaj niepotrzebnych niespodzianek i przy okazji awarii, jesteśmy w stanie na wszystko zareagować, więc jeżeli tylko macie taką możliwość to warto skorzystać.

Sporo marketingowców, bo nie zawsze trzeba, też taka rada na koniec, nie zawsze trzeba korzystać z agencji marketingowej od A do Z, czasami warto skorzystać z konsultacji człowieka, który pracuje w agencji marketingowej, tak na przykład ja jestem. Bo on jest w stanie pokazać Wam też szerszą perspektywę, czyli dużo możliwości, dużo rozwiązań, co potem z tym zrobicie, najczęściej zależy od Was, ale jest to na pewno cenna wiedza, z której też warto korzystać, wiele agencji takie możliwości daje. Także z tym miłym akcentem, dziękuję bardzo, mam nadzieję do zobaczenia i innymi osobami, mam nadzieję, że też się jeszcze zobaczę.

Jak odpowiednio dobrać system do sposobu obsługi pacjentów?

Na rynku jest bardzo dużo firm oferujących systemy do zarządzania placówką medyczną, rejestracji pacjentów i wypełniania dokumentacji medycznej. Pierwszym krokiem, od którego należy zacząć jest sprawdzenie, czy system, który nas interesuje jest systemem medycznym. Producent oprogramowania powinien na Twoją prośbę udostępnić Ci dokument zgodności programu z rozporządzeniem Ministra Zdrowia z 6 kwietnia 2020 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania.

Następnie, powinieneś skupić się na tym, co oferuje system. Wizualna kwestia powinna mieć najmniejsze znaczenie, ponieważ do wszystkiego można się przyzwyczaić. Najważniejsze, żeby system działał w taki sposób, by proces obsługi pacjentów przebiegał sprawnie i szybko. Warto wziąć również pod uwagę oczekiwania pacjenta i sprawdzić, czy system dla placówek medycznych oferuje rozwiązania, z których zadowolony będzie pacjent. Poniżej przedstawiamy, na co warto zwrócić uwagę, dobierając oprogramowanie medyczne do specyfiki pracy w Twojej placówce medycznej.

Obsługa pacjentów online – komfort i nowoczesność

Pacjenci coraz częściej oczekują możliwości skorzystania z konsultacji medycznych online. System zarządzania, który wybierzesz, powinien oferować narzędzia do obsługi pacjentów online, w tym możliwość przeprowadzania wideokonsultacji bezpośrednio z okna systemu.

Nawet jeśli aktualnie nie planujesz wykonywać teleporad i wideokonsultacji, to weź pod uwagę, że w Twojej placówce medycznej w przyszłości może się coś zmienić w związku z rozwojem, zatrudnieniem nowych lekarzy, itp.

Dlatego warto zadbać o dostosowanie systemu do wideokonsultacji w taki sposób, by nie było konieczności instalowania osobnego oprogramowania do wideokonferencji z pacjentami. Nie będziesz musiał płacić za dodatkowe narzędzie i nie obciążysz pacjenta koniecznością pobierania systemu do spotkań online. Wystarczy, że Twój system medyczny wygeneruje link do spotkania online, który wyśle do pacjenta.

To szczególnie ważne w dzisiejszych czasach, gdy pacjenci cenią sobie elastyczność i dostęp do usług medycznych bez wychodzenia z domu.

Raportowanie zdarzeń medycznych – integracja z systemem P1

Niektóre specjalizacje medyczne wymagają ścisłego raportowania zdarzeń medycznych, co jest istotnym elementem codziennej pracy. W takim przypadku system, który wybierzesz, powinien być zintegrowany z systemem P1. Dzięki temu zyskujesz pewność, że wszystkie wymagane dane są automatycznie przesyłane do odpowiednich instytucji, co minimalizuje ryzyko błędów i oszczędza cenny czas.

Spełnienie odpowiednich procedur to obowiązek placówki medycznej, a jeśli lekarz może wypełnić wszystkie procedury w jednym systemie, to zaoszczędzi sporo czasu. Dzięki temu, cały proces obsługi pacjenta przebiegnie szybciej.

E-rejestracja i media społecznościowe – zwiększ widoczność swojej placówki

Jeśli Twoja placówka aktywnie działa w mediach społecznościowych, niezwykle istotne jest, aby system medyczny, który wybierasz, umożliwiał łatwą integrację z tymi kanałami. Udostępnienie opcji e-rejestracji na Facebooku czy Instagramie może znacząco zwiększyć liczbę umawianych wizyt i poprawić doświadczenie pacjentów. Udostępnienie takiej opcji rejestracji pacjentów sprawia, że rejestratorka medyczna ma mniej połączeń przychodzących, a dodatkowo pacjent może zarezerwować swój termin po godzinach pracy rejestracji.

Podobnie, jeśli duża część pacjentów rejestruje się do Twojego gabinetu przez platformę ZnanyLekarz, warto upewnić się, że system, który chcesz wybrać, pozwala na łatwą integrację z tą platformą. Taka funkcjonalność zapewni płynność działania i wygodę zarówno dla personelu, jak i pacjentów. Personel medyczny nie będzie musiał przepisywać ręcznie wizyt umówionych przez portal, a oczekiwania pacjenta zostaną spełnione.

Funkcjonalności przydatne dla poradni o konkretnej specjalizacji

Każda specjalizacja medyczna ma swoje specyficzne potrzeby, które powinny być uwzględnione przy wyborze systemu. Oto kilka przykładów:

👉 Fizjoterapeuci: 

Dla fizjoterapeutów, przydatną funkcją może być możliwość głosowego wypełniania Elektronicznej Dokumentacji Medycznej (EDM) za pomocą aplikacji na telefon. Dzięki temu mogą oni szybko i sprawnie dokumentować przebieg terapii, nawet w trakcie wykonywania usługi, stojąc przy pacjencie.

Niektóre wizyty wymagają też rejestracji pacjentów na serię zabiegów w konkretnym terminie, a nie wszystkie programy umożliwiają rejestrację na wizyty cykliczne. Jeśli dla Ciebie skorzystanie z takiej możliwości jest ważne, to upewnij się, że program ma takie możliwości.

👉 Ginekolodzy: 

Dla ginekologów niezwykle ważnym elementem jest prowadzenie rejestru ciąż. System medyczny powinien umożliwiać łatwe zarządzanie tymi danymi, co pozwala na bieżąco monitorować stan zdrowia pacjentek i w pełni legalnie wypełniać dokumentację medyczną. To nie tylko funkcja przydatna dla lekarza, ale również rządowe wymagania dotyczące pracy gabinetów lekarskich.

👉 Dentyści: 

Diagram zębowy to narzędzie, bez którego trudno wyobrazić sobie pracę dentysty. System dla placówki stomatologicznej powinien oferować możliwość dokładnego rejestrowania stanu uzębienia pacjenta oraz planowania i monitorowania leczenia. Jeśli zatem planujesz w placówce medycznej wykonywać również zabiegi stomatologiczne, to sprawdź, czy system daje możliwość tworzenia diagramu zębowego.

👉 Podologowie, dermatolodzy, lekarze medycyny estetycznej: 

Dla specjalistów z tych dziedzin przydatna będą funkcjonalności umożliwiające dodawanie zdjęć do dokumentacji medycznej. Dzięki temu mogą oni śledzić postępy leczenia, efekty zabiegów czy zmiany skórne pacjenta na przestrzeni czasu. W systemie Proassist taką opcję umożliwia aplikacja mobilna, dzięki której zdjęcia wykonane w procesie leczenia można dodać z aplikacji prosto do dokumentacji medycznej. Co więcej, jeśli pacjent przyniesie wyniki badań wykonane w innym miejscu, to aplikacja pozwala także na skanowanie dokumentów. Nie zostaną one wymieszane z prywatnymi zdjęciami na telefonie użytkownika, ponieważ są przechowywane na dysku należącym do systemu.

Podsumowanie

Wybór systemu medycznego to decyzja, która może znacząco wpłynąć na efektywność pracy Twojej placówki oraz satysfakcję pacjentów. Kluczowe jest, aby system był dostosowany do specyfiki pracy danej grupy specjalistów oraz umożliwiał integrację z narzędziami, które są już używane w Twojej praktyce. Jeśli zastanawiasz się, jakie rozwiązania będą najlepsze dla Twojej placówki, zapraszamy do kontaktu z Proassist – chętnie pomożemy w dopasowaniu systemu do Twoich potrzeb.

Jakie wymogi musi spełniać gabinet fizjoterapii?

Rejestracja działalności

Pierwszym krokiem jest rejestracja działalności gospodarczej. Można to zrobić poprzez Centralną Ewidencję i Informację o Działalności Gospodarczej (CEIDG) lub Krajowy Rejestr Sądowy (KRS). Należy również uzyskać NIP i REGON.

Lokal i wyposażenie

Gabinet fizjoterapii musi spełniać określone standardy lokalowe. Przede wszystkim powinien być przystosowany do świadczenia usług medycznych, co oznacza, że musi być odpowiednio wyposażony i zaprojektowany z myślą o komforcie i bezpieczeństwie pacjentów.

Co ciekawe, wymagania lokalowe dla gabinetu fizjoterapii są takie same, niezależnie od rodzaju działalności – komercyjnej lub prowadzonej w ramach NFZ. Do najważniejszych wymogów należą:

👉 Przystosowanie dla osób niepełnosprawnych: obowiązkiem jest zapewnienie dostępności gabinetu dla osób z niepełnosprawnościami, co oznacza m.in. odpowiednie podjazdy, szerokie drzwi i przestronne pomieszczenia.

👉 Powierzchnia gabinetów fizjoterapeutycznych: minimalna powierzchnia gabinetu zależy od liczby stanowisk do rehabilitacji. Zwykle przyjmuje się, że na jedno stanowisko przypada około 12-15 m². W przypadku, gdy w gabinecie wykonywane są różne rodzaje zabiegów, zaleca się, aby gabinet miał odpowiednio większą powierzchnię, aby uniknąć kolizji pomiędzy różnymi działaniami.

👉 Wyposażenie techniczne i sanitarne: gabinet musi być wyposażony w odpowiednie urządzenia i sprzęt medyczny, zgodnie z zakresem świadczonych usług fizjoterapeutycznych. Musi także posiadać bieżącą wodę, prysznic oraz toaletę dostępne dla pacjentów i personelu. Wszystkie urządzenia muszą posiadać atesty i być regularnie serwisowane.

Personel

Zatrudnienie wykwalifikowanego personelu to kolejny kluczowy element. Fizjoterapeuci pracujący w gabinecie muszą posiadać odpowiednie kwalifikacje i uprawnienia do wykonywania zawodu.

W Polsce, aby pracować jako fizjoterapeuta, konieczne jest ukończenie studiów wyższych na kierunku fizjoterapia oraz uzyskanie prawa wykonywania zawodu, nadawanego przez Krajową Izbę Fizjoterapeutów (KIF). Ważne jest również regularne podnoszenie kwalifikacji poprzez udział w kursach i szkoleniach.

Procedury i standardy

Gabinet fizjoterapii musi przestrzegać określonych procedur i standardów, które zapewniają bezpieczeństwo i skuteczność świadczonych usług. Do najważniejszych należą:

👉 Procedury higieniczne: należy przestrzegać rygorystycznych standardów higieny, w tym regularnej sterylizacji sprzętu i dezynfekcji pomieszczeń oraz stosowania jednorazowych materiałów medycznych.

👉 Dokumentacja medyczna: prowadzenie dokładnej dokumentacji medycznej jest obowiązkowe. Powinna ona zawierać szczegółowe informacje o stanie zdrowia pacjenta, przeprowadzonych zabiegach oraz zaleceniach terapeutycznych. Musi być wytwarzana w formie EDM (Elektronicznej Dokumentacji Medycznej), a wszystkie zdarzenia medyczne należy raportować do systemu P1.

👉 Bezpieczeństwo pacjentów: gabinet musi zapewnić bezpieczne warunki pracy, co obejmuje m.in. regularne przeglądy techniczne sprzętu oraz przestrzeganie zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.

Zgodność z przepisami prawa

Gabinet fizjoterapii musi działać zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym:

👉 Ustawa o działalności leczniczej: określa zasady prowadzenia działalności leczniczej, w tym obowiązki podmiotów leczniczych i wymagania dotyczące pomieszczeń i urządzeń.

👉 RODO: gabinet musi przestrzegać przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, w tym obowiązku informacyjnego wobec pacjentów i zapewnienia odpowiednich środków ochrony danych.

👉 Prawo medyczne: należy przestrzegać przepisów regulujących działalność medyczną, w tym prawa pacjenta do informacji, zgody na leczenie oraz ochrony tajemnicy zawodowej.

Podsumowanie

Prowadzenie gabinetu fizjoterapii wiąże się z koniecznością spełnienia szeregu wymogów formalnych, prawnych i technicznych. Ważne jest, aby dokładnie zapoznać się z obowiązującymi przepisami i normami, aby zapewnić pacjentom najwyższy poziom usług.

Regularne podnoszenie kwalifikacji personelu, dbanie o higienę i bezpieczeństwo oraz przestrzeganie procedur i standardów to najważniejsze elementy sukcesu w tej branży. Dzięki temu gabinet fizjoterapii może skutecznie pomagać pacjentom i cieszyć się ich zaufaniem.

Specjalnie dla osób, które planują otworzyć gabinet fizjoterapii, przygotowaliśmy bezpłatny ebook “Niezbędne funkcje systemu medycznego dla fizjoterapeutów”, który pomoże odpowiednio wybrać oprogramowanie do gabinetu. Możesz pobrać go klikając poniżej.

Jak promować gabinet medyczny zgodnie z prawem? Sprawdź, co jest zakazane!

Artykuł dla lekarzy, właścicieli i menedżerów placówek medycznych.

Jacek: Halo, halo, dzień dobry. Witam Państwa, ja nazywam się Jacek Piaseczyński, jestem właścicielem firmy Proassist. My jesteśmy tutaj w spotkaniu, jest to cykl spotkań Gość Proassist, czyli cykl takich spotkań, w których my jako Proassist zapraszamy gościa – eksperta w dziedzinie takiej z branży medycznej, czy około medycznej – nazwijmy to pracującej dla tej części medycznej. Proassist to pewnie duża część z Was wie, natomiast ci, co nie wiedzą, to powiem. Proassist to jest dostawca oprogramowania medycznego w chmurze. My dostarczamy oprogramowanie dla placówek, to już jest prawie 500 placówek, które obsługujemy.

Jeżeli ktoś jeszcze nas nie widział, to zapraszamy zobaczyć. A dzisiaj naszym gościem jest mecenas Bartłomiej Achler, prawnik lekarzy, ja go tak nazywam, prawnik placówek medycznych, lekarzy, ponieważ jest po tej naszej stronie barykady we wszystkich sporach, ale też pomaga w różnych sprawach, takich nazwijmy to biurokratycznych, nie tylko stricte prawnych, ale może Bartek oddam Tobie głos i pewnie Ty się najlepiej przedstawisz.

Bartłomiej: Dzień dobry, cześć. Witaj Jacku. Dzięki za zaproszenie. Tak, nazywam się Bartłomiej Achler, jestem adwokatem i jestem prawnikiem, właściwie nawet bardziej prawnikiem branży medycznej niż lekarzy, bo czasami się zdarza, że te spory pomiędzy placówkami a pacjentami przychodzą na tę linię placówka-lekarz, więc to częściej jesteśmy w takich przypadkach po stronie placówki.

Natomiast generalnie jak najbardziej zajmujemy się tutaj od wielu już lat obsługą prawną placówek medycznych, a od kilku lat praktycznie wyłącznie są to placówki małe, i średnie, głównie komercyjne, głównie prywatne podmioty. Od obsługi publicznych, dużych placówek, już odeszliśmy, także teraz skupiamy się głównie na obsłudze tego sektora prywatnego w ochronie zdrowia.

Jacek: Tak, no ja mam przygotowane pytania. Jak będą Państwo chcieli coś doprecyzować albo zadać jakieś swoje pytania, proszę w trakcie naszej rozmowy pisać, ja to będę czytał. Kto jeszcze z nami nie jest na naszej grupie Zrozumieć Pacjenta, to zapraszamy na grupę Zrozumieć Pacjenta na Facebooku, pewnie Dominik, który gdzieś tam jest w oddali i w ciszy, zaraz wyśle link do grupy, natomiast przechodząc do meritum.

Słuchaj, no taki jaki jest temat dzisiejszego odcinka, czyli reklama placówki w gabinecie medycznym, czy w placówce medycznej w ogóle, no to pierwsze takie bardzo ogólne pytanie, ale… chyba podstawowe, czy my w ogóle jako właściciele, czy managerowi placówek medycznych, czy nie wiem, marketingowcy obsługujący te placówki medyczne, musimy na coś zwrócić uwagę szczególnie?

O co chodzi z zakazem reklamy medycznej? 

Bartłomiej: Przede wszystkim to, co trzeba podkreślić, o czym trzeba pamiętać, to wbrew powszechnemu poglądowi nie ma czegoś takiego, jak ogólny zakaz reklamy działalności medycznej. To jest jeden z takich większych mitów.

Często też powielanych przez agencję marketingowe, które czasami w sposób taki, no bym powiedział, średnio etyczny, próbują pozyskać klientów pisząc do nich: no panie doktorze, ale czy pan wie, że to jest zakaz reklamy, takich usług, nie można takich treści publikować i tak dalej, więc jest to rzeczywiście taki trochę mit ugruntowany w powszechnej świadomości.

Nie ma czegoś takiego, jak ogólny zakaz reklamy usług medycznych, są natomiast pewne ograniczenia, bo działalność medyczna to oczywiście nie tylko działalność lecznicza, nie tylko udzielanie świadczeń zdrowotnych, ale również takie świadczenia, no inne niż zdrowotne typu, na przykład medycyna estetyczna, to to nie są świadczenia zdrowotne, czy takie właśnie około medyczne usługi, więc to nie tylko ustawa o działalności leczniczej, to również prawo farmaceutyczne, to również ustawa o wyrobach medycznych, to wreszcie zasady ogólne, które wynikają na przykład z ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, więc generalnie tych przepisów regulujących kwestie promocji, marketingu, reklamy w branży medycznej jest sporo, a jeżeli jeszcze dodamy do tego postanowienia kodeksów etycznych ustalonych przez poszczególne samorządy zawodowe, no to już robi się tego naprawdę, naprawdę sporo, więc generalnie jest na co uważać.

Ale ogólny taki mój wniosek i takie zalecenie, to nie bać się promocji, nie bać się działań marketingowych, bo jest to dozwolone, tylko oczywiście trzeba to robić z głową.

Jacek: Dobra, a właśnie to z głową, czyli rozumiem, są pewnie jakieś wykluczenia, czego my nie możemy robić w tej reklamie.

Bartłomiej: Jacku pozwól, że zacznę od tego podstawowego przepisu, to jest artykuł 14 w ustawie o działalności leczniczej i on z jednej strony nakłada na wszystkie podmioty wykonujące działalność leczniczą obowiązek informowania i podawania do publicznej wiadomości informacji o rodzaju i zakresie udzielanych świadczeń zdrowotnych i z drugiej natomiast strony ten sam przepis mówi, że te właśnie informacje nie mogą mieć cech reklamy i tyle. Przepis jest niezwykle lakoniczny, właściwie na gruncie tego przepisu nie ma praktycznie żadnego, żadnego sensownego orzecznictwa ugruntowanego, bo przepis jest bardzo, bardzo niedookreślony.

Co z tego przepisu wynika? Z niego wynika kilka rzeczy, o których trzeba pamiętać. Po pierwsze, to ograniczenie, że te informacje nie mogą mieć cech reklamy dotyczy wyłącznie świadczeń zdrowotnych. Tylko i wyłącznie informacji o zakresie i rodzaju świadczeń zdrowotnych.

Jacek: Czyli jest beauty, na przykład placówka często jest taka medicina plus beauty, to jeżeli reklamuje tą część beauty, to wychodzi.

Bartłomiej: Dokładnie tak, to jakby nie dotyczą te ograniczenia tej części nie leczniczej, czyli właśnie na przykład beauty.

Co więcej, nie dotyczy to na przykład edukacji zdrowotnej, czy promocji zdrowia. Promocja zdrowia jest dość takim skutecznym elementem marketingowym, więc te informacje o zakresie leczniczej, te informacje nie mogą mieć cech reklamy, jeżeli dotyczą rodzaju i zakresu świadczeń zdrowotnych.

Po drugie, cech reklamy nie mogą mieć tylko informacje, które są przekazywane do wiadomości publicznej. Co to znaczy? Do wiadomości publicznej, czyli do nieograniczonego kręgu adresatów. Czyli np. to jakieś tam szyldy na elewacji, jakieś reklamy, czy ogłoszenia w witrynach placówki, informacje zamieszczone na stronie internetowej, czy na profilach w social media.

Przeciwieństwem takich informacji będą informacje, które są kierowane do konkretnej, ograniczonej, nawet jeżeli jest to bardzo szeroka grupa, to jednak właśnie do ograniczonego kręgu adresatów, czyli np. do subskrybentów newslettera. Jeżeli prowadzicie Państwo jakiś newsletter w ramach swojej placówki, czy jakieś grupy na Facebooku, np. to tego rodzaju krąg adresatów stanowi pewną taką grupę zamkniętą i do niej można troszeczkę sobie więcej pozwolić w tym przekazie marketingowym.

Tak samo dotyczy to informacji, które wysyłamy do pacjentów. Jeżeli np. przychodzi do Państwa do placówki pacjent i ten pacjent podpisuje zgodę marketingową, że on się zgadza, żeby mu wysyłać pocztą albo SMS-em albo mailem, jakieś informacje o usługach, o promocjach, prawda, to te informacje, które będą do takich pacjentów wysyłane, to również nie są informacje, które są przekazywane do publicznej wiadomości, więc tutaj też można sobie pozwolić na trochę więcej.

Z tego artykułu 14 wynika, że owszem są pewne ograniczenia, bo pewne informacje nie mogą mieć cech reklamy, natomiast to dotyczy tylko informacji po pierwsze publicznych, po drugie dotyczących świadczeń zdrowotnych.

No i teraz, co to znaczy, że informacja ma cechy reklamy, bo to też żaden przepis tego nie definiuje. No i oczywiście ustawa o działalności leczniczej tego nie definiuje, natomiast generalnie bezpiecznie będzie założyć, że każda informacja, która ma na celu zachęcenie klienta czy pacjenta przyszłego do odwiedzin Państwa placówki, no będzie mogła być potraktowana jako mająca cechy reklamy, jeżeli jest tam zawarty jakiś element perswazji. Jeżeli będziecie Państwo na przykład o tych świadczeniach zdrowotnych informować, że dysponujecie, nie wiem, najlepszym sprzętem, i najlepiej wykwalifikowanym personelem tego typu informacji. Jeżeli o jakihś procedurach medycznych będziecie pisali, że na przykład gwarantują osiągnięcie pewnego efektu zdrowotnego, pomimo że będzie to nie do końca zgodne z prawdą, tego rodzaju wszystkie informacje trzeba będzie uznać za mające cechy reklamy.

Jacek: A co w takim razie, jak jakiś rodzaj informacji nie ma cechy reklamy? Takie informacje, ile na przykład obsłużyliśmy już pacjentów w tym zakresie, albo na przykład przyjmuje u nas lekarz, który jest profesorem takim i takim, to rozumiem jest informacja nie reklamowała.

Bartłomiej: Tak, ja z tym moim zdaniem to obie te przykłady, które podałeś, to jest informacja neutralna nie mająca cechy reklamy, bo możecie, a wręcz nawet musicie informować o rodzaju i zakresie świadczonych usług.

Z drugiej strony, jeżeli jest to informacja neutralna, taka sprawdzalna dotycząca faktów po prostu, to jak najbardziej można to publikować. Tak samo informacje dotyczące kwalifikacji personelu, posiadanych przez personel certyfikatów, tytułów naukowych, ukończonych szkoleń, tego typu rzeczy, czy doświadczeniu zawodowym. Jak najbardziej można to publikować. Informacje dotyczące właśnie, nie wiem, okresu działalności na danym rynku, czy o posiadanym doświadczeniu, o posiadanych placówkach można to publikować. Oczywiście trzeba pilnować tej redakcji, żeby to było zredagowane tak, żeby ten komunikat był jednak mimo wszystko neutralny, a pacjent i tak sobie na ten temat odpowiednie zdanie wyrobi.

Czy reklamując usługi medyczne wolno podawać ceny?

Jacek: A ceny, myślisz, że można informować o cenach?

Bartłomiej: Wręcz bym powiedział, że jest to obowiązek, bo ustawa o działalności leczniczej nakłada obowiązek publikowania wysokości opłat za świadczenia zdrowotne udzielane za odpłatnością.

Z jednej strony ten cennik powinien być zawarty w regulaminie organizacyjnym. Z drugiej strony, jeżeli placówka ma stronę internetową, to powinien być również zamieszczony na stronie internetowej.

Z kwestią cen oczywiście związane są również różnego rodzaju promocje dotyczące, nie wiem, jakieś rabaty, prawda, vouchery, tego typu rzeczy. No i teraz tak, czy to jest informacja dotycząca rodzaju i zakresu świadczeń zdrowotnych?

Ja akurat zaliczam się do grona tych prawników, którzy uważają, że nie, że wszystkie zakazy w polskim prawie właśnie ze względu na to, że są to zakazy, które w pewien sposób ograniczają swobody prowadzonej działalności gospodarczej, należy interpretować ściśle.

Informacja o cenie nie jest informacją o zakresie świadczenia zdrowotnego. I moim zdaniem promocje takie właśnie cenowe tego rodzaju zachęty są jak najbardziej w świetle artykułu 14 ustawy o działalności leczniczej dopuszczalne.

Jacek: Ok. Słuchaj, konkretne pytanie. Przykład: termin do endokrynologa na już. Czy ma cechy zachęty, reklamy czy też są po prostu jest informacją, że no termin jest? Jest to oczywista zachęta, tak? W tym sensie że wskazuje że masz możliwość skorzystania z tej usługi właściwie od zaraz, tak?

Bartłomiej: Jeżeli jest to usługa, no zakładam, że jest to usługa komercyjna, prawda, z takim komunikatem, moim zdaniem, no ja bym to dopuścił, tak? Dlatego, że to jest informacja weryfikowalna, sprawdzalna i jakby zgodna z prawem, tak?

Natomiast jeżeli to będzie na już, a to na już to się okaże, że najbliższy termin jest za miesiąc, no to tutaj bym się już zastanowił, czy to nie będzie wprowadzanie klienta w błąd, bo no do tego pewnie jeszcze przejdziemy, ale ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji również określa, co jest uczciwą i legalną reklamą, więc podstawowa zasada niezależnie od tego, jaki komunikat formułujemy do klienta czy do pacjenta, jest taka, że ta reklama musi być rzetelna i nie wprowadzać go w błąd, więc jeżeli to jest ok, na już, czyli na przykład, nie wiem, na dzisiaj czy na jutro, no to w porządku, natomiast jeżeli to “na już” oznacza, że na za miesiąc, czy na za dwa, no to już tutaj miałbym z tym problem.

Jacek: Dobra, ale słuchaj, no rozumiem, że pytanie też właśnie, czy ten przepis, o który mówisz, Ty się orientujesz, czy on jest jakimś martwym przepisem, czy są w ogóle placówki, które dostały, nie wiem, kary?

Bartłomiej: To jest przepis, który, on może nie jest martwy, ale on sam w sobie nie rodzi jakiejś wielkiej odpowiedzialności prawnej. To znaczy, naruszenie tego przepisu jest wykroczeniem i teoretycznie może się zdarzyć, że zostanie wszczęte postępowanie wykroczeniowe, które jest zagrożone karą aresztu, ograniczenia wolności czy grzywny, więc teoretycznie może się to zdarzyć.

Natomiast w praktyce to są naprawdę incydentalne przypadki. Ja osobiście tak, żeby, któryś z moich klientów miał tego rodzaju problem, to się nie spotkałem jeszcze z takim zarzutem, a w tej branży no działamy już kilkanaście lat i właściwie odkąd ustawa o działalności leczniczej weszła w życie, to nie – osobiście nie uczestniczyłem w żadnym postępowaniu na gruncie tego przepisu.

Więc on nie ma jakiegoś takiego bezpośredniego i bardzo mocnego przełożenia na praktykę. co oczywiście nie znaczy, że nie ma znaczenia. Dlaczego? Dlatego, że czasami, na przykład już na etapie zakładania podmiotu leczniczego, czy rejestracji placówki w rejestrze podmiotu wykonujących działalność leczniczą, czyli składamy wniosek, no to zdarza się, że Urząd Wojewódzki zagląda na stronę internetową podmiotu i coś mu się tam na tej stronie nie podoba i mówi, no dobrze, ale tu macie treści, które mają cechy reklamy i to może stanowić na przykład podstawę odmowy wpisu do rejestru podmiotów wykonujących działalność leczniczą, albo zdarza się, że podmioty lecznicze są kontrolowane przez Urząd Wojewódzki, który w czasie kontroli określone komunikaty kwestionuje, czy jakieś banery umieszczone na elewacji, czy w witrynach placówki, więc to są bardziej tego rodzaju problemy, ale one też nie generują jakichś wielkich problemów sądowych czy finansowych dla tych placówek, bo zazwyczaj to się kończy po prostu jakimiś zaleceniami pokontrolnymi, trzeba je po prostu wykonać i wtedy problem się sam rozwiązuje.

Jacek: Czyli nie bać się?

Bartłomiej: Nie, zdecydowanie nie.

Najczęściej popełniane błędy w reklamie medycznej

Jacek: Jesteś w stanie ze swojej praktyki albo z tego, co oglądasz nawet tak gdzieś właśnie w Internecie, podać takie najczęstsze błędy, jakie popełniają placówki, co “najlepszy lekarz”?

Bartłomiej: Wiesz, najczęstsze to są właśnie takie, gdzie mamy informację “najlepszy lekarz”, znaczy szerzej w ogóle, gdzie się chwalą placówki najlepszym, najlepiej wykwalifikowanym personelem, gdzie się chwalą najnowocześniejszym sprzętem albo piszą, że mają coś jako jedyni w Polsce, co nie zawsze jest prawdą, albo gdy np. informują pacjentów o jakichś rzekomo “autorskich metodach leczniczych”, które tak naprawdę zgodnie z aktualną wiedzą medyczną nie mają nic wspólnego z nowatorstwem, a czasami są wręcz sprzeczne z aktualną wiedzą medyczną, prawda?

Ale to są już bardziej takie treści właśnie wprowadzające pacjentów błąd, obiecujące im niestworzone rzeczy, czyli np. skuteczność terapii, której w zdecydowanej większości przypadków nie da się zagwarantować, ponieważ to najczęściej nie jest tylko wynik działalności lekarza, tylko ten osiągnięcie tego efektu zdrowotnego zawsze zależy od bardzo wielu czynników, albo najczęściej zależy od wielu czynników.

Więc takie składanie obietnic bez pokrycia też bywa problematyczne. Wspomniałem wcześniej o takich przekazach z zakresu promocji zdrowia czy edukacji zdrowotnej. No czasami, sama edukacja zdrowotna czy promocja zdrowia jest bardzo dobrym i w pełni dozwolonym tutaj, dozwoloną metodą marketingową.

Natomiast często się zdarza, że te działania kończą się przed rzecznikami odpowiedzialności zawodowej, dlatego że w ramach tych edukacji zdrowotnej medycy promują treści, w ogóle sprzeczne z aktualną wiedzą medyczną.

Gdzieś ktoś tam sobie ukończył jakiś kurs internetowy, usłyszał coś o jakichś badaniach o tych już mitycznych amerykańskich naukowców i promują wiedzę, która nie ma żadnego oparcia w takich rzetelnych badaniach naukowych.

Więc to już bardziej nie dotyczy nawet samej reklamy, ale tylko właśnie promowania treści niezgodnych z wiedzą medyczną.

Jacek: Okej. A mamy w ogóle jakieś rozróżnienie, jeżeli chodzi o specjalizację, czy lekarze, fizjoterapeuci, branża taka właśnie około beauty?

Bartłomiej: Właściwie rozróżnienie to jest tylko na poziomie kodeksów etyki, i tak, bo na przykład w kodeksie etyki pielęgniarskiej to tam za wiele nie znajdziesz na temat reklamy. Kodeks etyki fizjoterapeutów zawiera pewne ograniczenia.

Na przykład jest tam takie sformułowanie, że edukacja zdrowotna, czy właśnie taka aktywność edukacyjna, promocyjna, fizjoterapeuty nie może promować konkretnego gabinetu fizjoterapii, więc to jest na przykład takie sformułowanie.

W kodeksie etyki lekarskiej z kolei mamy teraz czekają nas zmiany, to znaczy one już zostały uchwalone, ale wejdą w życie od stycznia 2025 roku, bo do tej pory w kodeksie etyki lekarskiej był całkowity właściwie zakaz reklamy, więc lekarze tutaj naprawdę mieli dość to mocno ograniczone, natomiast wszystko się zmieniło w związku z unijną dyrektywą, tak zwaną dyrektywą usługową, która ona weszła w życie w styczniu bodajże 2023 roku i ona wymusiła na samorządach zawodowych zmiany w kodeksach etyki, dlatego że ta dyrektywa nie dopuszcza takiego ogólnego zakazu reklamy, ona dopuszcza pewne ograniczenia w odniesieniu do zawodów regulowanych takich jak właśnie lekarz, pielęgniarka, fizjoterapeuta czy adwokat na przykład, bo nas to również dotyczy.

Ona dopuszcza pewne, że możliwość ustanowienia pewnych ograniczeń, ale one nie mogą być po pierwsze nadmierne, muszą być uzasadnione jakoś z interesem publicznym i nie można wprowadzać ogólnego zakazu reklamy, czyli czegoś takiego, co do tej pory w kodeksie etyki lekarskiej było.

Więc od stycznia 2025 roku już tego ogólnego zakazu reklamy nie będzie, natomiast będzie taki wymóg, że ta działalność promocyjna lekarza, no ona musi być prowadzona zgodnie z zasadami etyki zawodowej.

Więc odpowiadając tak już na Twoje pytanie, tak bardziej już wprost – nie ma właściwie na poziomie samych przepisów ustawowych, nie ma jakichś wyraźnych różnic pomiędzy poszczególnymi grupami zawodowymi czy specjalizacjami, natomiast w przypadku na przykład branży beauty czy w przypadku pewnych takich specjalizacji czy zawodów bardziej zabiegowych, no to na pewno trzeba większą uwagę zwrócić na te ograniczenia, które wynikają z przepisów ustawy, prawo farmaceutyczne, tam mamy zasady reklamy produktów leczniczych i ustawy o wyrobach medycznych, bo to zwłaszcza jeśli chodzi o wyroby medyczne czy właśnie, no nie wiem, na przykład przy branży beauty mamy toksynę botulinową, prawda, czyli ten botoks, więc to też jest czy kwas hialuronowy. Tak, więc tego rodzaju rzeczy, więc tutaj też na te ograniczenia trzeba zwrócić uwagę. Ale to bardziej właśnie już wynika ze specyfiki samej działalności, a nie samych przepisów.

Czy marketing SMS i mailing w placówce medycznej jest legalny?

Jacek: A wiesz co, bo mówiłeś tak o tej grupie, zapisałem sobie, że jak jest przykładowo newsletter i ja to w ogóle jestem zawsze jak patrzę na to branżę medyczną, gdzie mają placówki z powracającymi pacjentami i ja wiem, bo jestem w miarę w środku, że nie korzystają z tego marketingu SMS-owego czy newsletterowego, to zawsze się zastanawiam dlaczego?

Myślę, to jest świetny pomysł dotarcia do tego swojego klienta, jakby pobudzenia tego klienta i przypomnienia o sobie. Natomiast ja się zastanawiam taką rzecz. Powiedziałeś newsletter czy grupa na Facebooku, tu znam takie typy, że w ogóle czy agencje marketingowe, czy same placówki zakładają grupę na Facebooku, jakby zrzeszającą pacjentów z danym problemem medycznym i tam często jakby promują siebie jako czy tam markę osobistą lekarza czy placówki, to mi zaraz odpowiesz, czy to jest… też możliwe.

Natomiast zastanawiam się, mamy coś takiego jak remarketing na przykład w Google czy Facebooku, no i on też jest w zasadzie do skonkretyzowanej grupy odbiorców, no bo możemy robić remarketing dla tych, którzy weszli do nas na stronę.

Bartłomiej: No tak, ale tu już wchodzą nam bardziej przepisy takie ogólne dotyczące tej takiej działalności marketingowej w onlinie, tak? No bo oczywiście my mówimy tutaj głównie o tych przepisach takich stricte medycznych, nie?

Mamy prawo farmaceutyczną wstawa o działalności leczniczej, wyroby medycznej i tak dalej, i tak dalej. Natomiast, no teraz jednak cały marketing, cała promocja jednak przyniosły się w zdecydowanej większości do online’a, więc tu też trzeba pamiętać o tym, że mamy po pierwsze dyrektywy unijne związane z ochroną praw konsumenta, mamy prawo telekomunikacyjne, mamy ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną, mamy to słynne RODO, prawda? Więc tutaj też przy planowaniu swoich kampanii reklamowych, no trzeba brać pod uwagę nie tylko te ustawy takie stricte medyczne, ale też od strony tych przepisów, bym powiedział, konsumenckich, tak?

Trzeba to zawsze analizować. Plus, w przypadku kampanii online’owych, no warto też zwłaszcza zwrócić uwagę na zakres wyrażonych zgód marketingowych, prawda? Czyli tam, gdzie mamy właśnie jakiś remarketing, no to tutaj ta zgoda, no trzeba przypilnować tych zgód, które pacjent nam odklikuje przy różnego rodzaju formularzach, jakie stosujemy w onlinie, żeby rzeczywiście to wykorzystanie jego danych osobowych było.

No bo daną osobową jest właściwie wszystko, nie wiem, numer IP komputera też jest daną osobową, prawda? Więc trzeba tego pilnować, żeby te zgody były rzeczywiście prawnie skuteczne i nie narażały nas na niepotrzebne kłopoty.

Jacek: Okej. No i teraz jeszcze pytanie, czy coś się w ogóle zmienia w tym zakresie, czy to są takie przepisy od X lat takie same i to, co już wiemy dzisiaj na webinarze, to mamy na 10 lat spokój, czy to jest w ogóle jakieś mocno płynne?

Bartłomiej: Słuchaj, spokoju nie mamy, dlatego że nawet biorąc pod uwagę, że same przepisy one nie zmieniają się jakoś bardzo często. No taką ostatnią zmianą, to była zmiana, która weszła w życie na początku 2023 roku dotycząca reklamy wyrobów medycznych.

No to tam mieliśmy rzeczywiście duże zamieszanie, było straszenie karami, bo tam maksymalna kara, którą można nałożyć na placów generalnie na podmiot, który narusza przepisy o reklamie, no to jest 2 miliony złotych, więc to generalnie był taki nośny temat.

I to była właściwie ostatnia, taka istotna zmiana, jeśli chodzi o samą reklamę w działalności medycznej, bo wciąż mamy właściwie cały czas jakieś mniejsze lub większe korekty w przepisach, zwłaszcza na poziomie unijnym dotyczących właśnie tej ochrony konsumentów, czy kwestii przetwarzania danych osobowych, więc tu bardziej od tej strony są ciągle jakieś korekty, które ogólnie już nie wchodząc w szczegóły, bo tu byśmy chyba nie wyszli dzisiaj, raczej właśnie są przygotowywane w takim duchu, aby wzmocnić ochronę konsumentów i aby rzeczywiście wzmocnić ochrony ich danych osobowych, więc tutaj trzeba tego pilnować.

To jest działanie, czy zalecenie zarówno dla właścicieli, menedżerów placówek, jak i dla agencji marketingowych, żeby właśnie na te przepisy przede wszystkim zwracać uwagę, w branży medycznej, one jakoś przynajmniej, jeśli chodzi o marketing i promocje, nie zmieniają się bardzo często.

W tym artykuł XIV ustawy o działalności leczniczej to jest właściwie od początku obowiązywania ustawy. Przepisy dotyczące reklamy w prawie farmaceutycznym też już obowiązują bardzo długo. Właściwie taką najświeższą zmianą to są te zmiany, o których wspomniałem, dotyczące kodeksu etyki lekarskiej.

Jacek: Tutaj jest pytanie o to, czy to prawda, że bez zgody marketingowej można wysłać pacjentowi hurtowo informacje poprzez SMS-y, o akcjach profilaktycznych?

Bartłomiej: Moim zdaniem nie, to by było moim zdaniem naruszenie. Oczywiście wiadomo, gdzie dwóch prawników, tam trzy opinie i niewykluczone, że część prawników uznałaby, że jest ok. Ja, chociaż zaliczam się do tej takiej bardziej liberalnej części, uważam, że to byłoby już, to już byłaby przesada i na tego rodzaju akcje jednak proponuję zbierać zgody marketingowe.

Co innego, na przykład przypominajki SMS’owe o wizytach. Tutaj moim zdaniem nie ma potrzeby zbierania odrębnych zgód. Można, ale jeżeli tego Państwo nie robicie, to też jest ok, bo ponieważ takie przypomnienie o wizycie, no to mieści się w samym udzieleniu świadczenia zdrowotnego.

Jacek: Rozumiem, że oddzielasz newsletter od SMS’ów, czy liczysz, że newsletter też jest jakby, że newsletter to jest osoba również, która zgodziła się na bycie w bazie newsletterowej, tak?

Bartłomiej: No wiesz co, no generalnie tak, generalnie na newsletter trzeba się zgodzić, ponieważ ten wymóg zgody wynika nie tylko z przepisów RODO, ale też wynika z ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

No jednak ten newsletter będzie służył do wysyłania informacji handlowej w związku z tym tutaj ta zgoda powinna być. Najlepiej jeszcze przez ten taki mechanizm double opt-in, prawda, czyli tego potwierdzenia zapisu, no ale to już agencje marketingowe na pewno to Państwu doskonale ogarną, bo ogólnie zasada dotycząca czy kampanii SMS’owych, czy kampanii newsletterowych jest w sumie bardzo podobna, tak? No tu i tu mamy ograniczony krąg adresatów, tu i tu jednak ta zgoda będzie potrzebna, bo tu i tu mamy w zasadzie bardzo podobne przepisy, które będziemy stosować.

Jacek: Tak, tutaj pani Marta jeszcze pyta, a co, jeżeli byśmy, na przykład, wysłali informacje, że przyjmuje nowy specjalista w danej dziedzinie?

Bartłomiej: No i znów, pytanie, bo tutaj się pojawia informacja, że to będzie informacja wysłana hurtowo do pacjentów. Jeżeli są to pacjenci, którzy wyrazili zgodę marketingową, bo tu są dwie rzeczy. Gdyby taka informacja została zamieszczona na stronie internetowej, w przestrzeni publicznej, kierowana by była do każdego, to ona byłaby moim zdaniem OK, dlatego, że jest to informacja o tym, że od stycznia po prostu rozszerzacie Państwo zakres swoich usług.

Natomiast jeżeli jest to informacja wysyłana hurtowo, ale jednak do konkretnych osób, to te osoby, moim zdaniem, powinny wcześniej wyrazić zgodę na otrzymywanie informacji handlowej od Państwa placówki.

Jacek: Tu jest pewien problem, który ja tak widzę zaszyty. Może postaram się go trochę pomóc, że jeżeli masz już bazę tych pacjentów i do tej pory nie zbierałeś tej zgody, to jest Ci tak trochę smutno, że z nich nie skorzystasz. Ale można tak zrobić, Pani Marto, że przykładowo od dzisiaj zbierać tę zgody od wszystkich pacjentów, którzy przychodzą, niezależnie, czy to nowy, czy powracający i wysłać te informacje do pacjentów, którzy tam byli od dzisiaj i uzyskali i dali tę zgodę.

Na przykład w Proassist można wyfiltrować pacjentów, którzy byli w sierpniu i nasz system do wysyłki SMS-ów hurtowych pomija tych, którzy mają odznaczenie, że tej zgody nie dali. Także jest to jakoś tam możliwe.

Mamy jeszcze jedno pytanie. Chodzi o reklamy i marketing, fizjo-rehabilitacja i estetytyka, które nie podlegają ograniczeniu?

Bartłomiej: No, fizjo-rehabilitacja podlega, dlatego że fizjoterapia i świadczenia z zakresu rehabilitacji to są jednak świadczenia zdrowotne, więc to podlega ograniczeniom.

Natomiast świadczenia z zakresu medycyny estetycznej, to też jest pytanie, bo jest medycyna estetyczna i jest medycyna estetyczna. Jeżeli mówimy o takiej stricte medycynie estetycznej, gdzie celem tych zabiegów, tych świadczeń jest wyłącznie ten cel estetyczny, bez tej części takiej, bym powiedział, terapeutyczno-leczniczej, no to tutaj rzeczywiście nie podlega to ograniczeniu z ustawy o działalności leczniczej.

Natomiast trzeba pamiętać o pewnych ograniczeniach związanych z reklamą produktów leczniczych czy wyrobów medycznych czy z ustawą o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. O co chodzi? W przypadku produktów leczniczych i wyrobów medycznych mamy tak zwaną również informację kierowaną do publicznej wiadomości i ona też nie powinna. W ogóle placówki medyczne nie mogą prowadzić reklamy takich produktów, więc to co zdecydowanie zalecam to unikać używania w komunikacji z pacjentami nazw handlowych czy nazw nawet zwyczajowych, ale wskazujących na konkretny produkt leczniczy czy na konkretny wyrób medyczny, ponieważ tutaj można narazić się na odpowiedzialność.

Druga rzecz, no to mamy też przepisy z ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, która też bardzo mocno akcentuje to, że reklama powinna być rzetelna, nie powinna wprowadzać w błąd. Są ograniczenia dotyczące, na przykład, reklamy porównawczej, więc to, że nie stosujemy tych ograniczeń z ustawy o działalności leczniczej, to nie znaczy, że tutaj jest już jazda bez trzymanki.

Jacek: Słuchaj Bartek jeszcze tak, bo ja to wiem, ale też, żeby ludzie wiedzieli, Ty prowadzisz podcast, nazywa się “Prawo dla zdrowia”, dobrze mówię?

Bartłomiej: Zgadza się. Dobrze, pamiętasz, chociaż nie nagrywam go jakoś bardzo regularnie, ale rzeczywiście w tym roku pojawiło się kilka nowych odcinków, więc tych z Państwa, którzy lubią tę formę, zachęcam do słuchania.

Jacek: Tak, to jest o tyle fajnie, że naprawdę tak jak teraz w zasadzie bardzo to tłumaczysz prostym i zwięzłym językiem, więc to jest na pewno na plus. Druga rzecz, no to oprócz tego, że prowadzisz ten podcast, zresztą Dominik wysłał link, no to masz też swoją kancelarię, czy tam w zasadzie macie, bo nie prowadzisz jej samodzielnie, kancelaria typowo dla branży medycznej, fizjoterapeutów tej branży beauty i wiem, że jest tutaj przygotowany jakiś bonus dla naszych gości, tak?

Bartłomiej: Tak, jest bonus, myślę, że zostanie wysłany do Państwa, podejrzewam. mailowo, po zakończeniu naszego spotkania. To jest taki kupon rabatowy do wykorzystania w naszym sklepie, bo oprócz tego, że prowadzimy taką klasyczną, kancelaryjną działalność prawniczą, to mamy również sklep z wzorami dokumentów, on na razie jest z wzorami dokumentów, ale w najbliższym czasie będziemy to rozszerzać również o szkolenia, kursy online, jakieś ebooki, być może będą również produkty takie no fizyczne. Więc proponujemy tutaj Państwu rabat dla tych z Państwa, którzy się zdecydowali wziąć udział w tym naszym dzisiejszym spotkaniu.

Jacek: Szczegóły zostaną do Państwa wysłane mailem. Dobra, super. No i wiesz co, ja sobie jeszcze przygotowałem takie pytanie, wskazówka dla rozpoczynających, no bo oni mają trochę trudniej, no bo tak, oni nie mają się tej swojej grupy, No i chcieliby bardzo szeroko się zareklamować.

Czy są jakieś takie wskazówki, nie wiem, poza marketingowe, tylko bardziej prawne względem tego, jak obejść ten brak grupy, do której moglibyśmy celować?

Bartłomiej: Słuchaj, no najlepszą chyba tutaj ścieżką jest ograniczanie tych przekazów.

Wiadomo, no jeżeli nie masz swojej grupy tych odbiorców, no to musisz ustawiać na te komunikaty publiczne, skierowane do wiadomości publicznej, czyli do tego nieograniczonego kręgu adresatów, czyli na stronie internetowej, czy na swoich social mediach.

Więc tutaj to, co jest na pewno bezpieczne, pod warunkiem oczywiście, że działasz tutaj zgodnie z wiedzą medyczną i nie próbujesz jakichś treści sprzecznych z wiedzą medyczną, no to są działania z zakresu edukacji zdrowotnej czy promocji zdrowia.

To jest działalność, która nie jest dotknięta tutaj żadnymi ograniczeniami, jeśli chodzi o promocję i reklamę. Oczywiście dla tych z Państwa, którzy oprócz tego, że zarządzacie placówkami medycznymi, to równocześnie wykonujecie zawód na przykład lekarza, no to trzeba też pilnować, żeby ta komunikacja nie naruszała ogólnych reguł etycznych, ale myślę, że tutaj wystarczy kierować się zdrowym rozsądkiem i nie przekraczać takich granic, które nawet intuicyjnie, myślę, jesteście Państwo w stanie sobie wytyczyć. Te wszystkie treści, które kierujecie Państwo do wiadomości publicznej, no to najlepiej jest, żeby one były możliwie neutralne, żeby rzeczywiście ograniczały się do tej takiej sfery faktycznej, którą jest łatwo zweryfikować, gdzie nie ma, gdzie unikamy wartościowania typu najlepszy, najszybszy, bezbolesny i tak dalej, tylko gdzie ograniczamy się rzeczywiście do tych takich łatwo weryfikowalnych informacji.

I oczywiście, no jeżeli macie Państwo chęć i możliwości, no to budować grupę tych swoich pacjentów to wcale niekoniecznie trzeba tutaj prowadzić jakiś newsletter, bo to przecież można te promocje prowadzić również do pacjentów, którzy już do Państwa trafili pierwszy czy drugi raz.

Wszystkie komunikaty do nich kierowane, no tu można sobie pozwolić na nieco więcej. To, czego również trzeba pilnować, to właśnie unikać używania nazw handlowych, czy produktów leczniczych, czy wyrobów medycznych w Państwa działalności i przede wszystkim pilnować jednej najważniejszej zasady, nie wprowadzać klientów, czy nie wprowadzać pacjentów w błąd, bo niezależnie od tego, czy to będzie dozwolona,

czy niedozwolona reklama, każda, taka reklama nierzetelna wprowadzająca w błąd, to jest proszenie się o kłopoty.

Jacek: Słuchaj, fajne pytanie mamy. Promowanie swoich umiejętności jako fizjoterapeuta w postaci postów, na przykład w social mediach, czy może być wprowadzona w formie takiego case study, studium w przypadku, oczywiście z wyrażoną opinią pacjenta po zakończonym leczeniu?

Bartłomiej: Moim zdaniem tak, no i jest to bardzo fajna i moim zdaniem zgodna z przepisami forma promocji. Pytanie jest bardziej jaka byłaby tutaj rola samego pacjenta, czy na przykład byłoby ujawniane jego, nie wiem, wizerunku na przykład, prawda?

No to wiadomo, trzeba to wtedy wzmocnić dodatkową zgodą, bo na wykorzystanie wizerunku również potrzebujemy zgody nie tylko wynikającej z RODO, ale również z prawa autorskiego, więc, no jak Państwo widzicie, ten zakres stosowanych przepisów jest tutaj naprawdę bardzo, bardzo szeroki.

No i właśnie, tu natomiast mamy taką kwestię, że tu troszeczkę przy takim case study jesteśmy na granicy wykorzystania informacji stanowiących tajemnicę zawodową, prawda? Tych informacji zasadniczo nie należy, no nie należy udostępniać, więc ta zgoda pacjenta, no tu jakby pacjent jest dysponentem tych informacji, więc no tu ta zgoda pacjenta powinna być tym bardziej no taka bardzo jednoznaczna i kategoryczna, że to rzeczywiście on się zgadza na wykorzystanie tych informacji, bo tutaj sam wizerunek to nie wszystko, bo proszę pamiętać właśnie o tym, że tu mamy jeszcze wykorzystanie informacji objętych tajemnicą zawodową.

Bo w przypadku fizjoterapii, no to mamy i ustawę o zawodzie fizjoterapeuty i ustawę o prawach pacjenta, która gwarantuje pacjentowi prawo do prywatności poszanowania tej intymności i nie ujawniania informacji objętych tajemnicą zawodową, więc o tym trzeba pamiętać.

Jacek: Tak, no, zgodnie z naszym czasem zbliżamy się do końca. Dzięki wielkie za to, że do nas przyszedłeś, Bartek, dzięki, że podzieliłeś się to wiedzą. Jak zwykle fajnie i zrozumiale to opowiadasz,.
Bartłomiej: Również bardzo dziękuję. I co, nie boimy się. Absolutnie nie, zdrowy rozsądek zazwyczaj w zupełności wystarcza, bo tak jak współpracujemy tutaj z klientami, no to widzimy, że jednak ta świadomość jest dość na wysokim poziomie i czasami wystarczy po prostu robić to, co podpowiada zdrowy rozsądek.

Utrata dostępu do bazy danych pacjentów – przyczyny i rozwiązania

W artykule przedstawimy najczęstsze przyczyny utraty dostępu do bazy danych oraz kroki, które należy podjąć, aby zminimalizować ryzyko i skutecznie zareagować, gdy do takiej sytuacji dojdzie. Ten artykuł jest szczególnie przydatny dla managerów i lekarzy, którzy chcą zabezpieczyć swoją działalność leczniczą przed tego typu zagrożeniami.

Przyczyny utraty dostępu do bazy danych pacjentów

Awaria sprzętu

Jednym z najczęstszych powodów utraty dostępu do bazy danych pacjentów jest awaria sprzętu. Dyski twarde, serwery i inne urządzenia mogą ulec uszkodzeniu, co skutkuje utratą danych lub powoduje brak dostępu. Powinniśmy spodziewać się awarii serwera, przerw w dostawie prądu i być na nie przygotowani.

Regularne tworzenie kopii zapasowych jest bardzo istotne, aby zminimalizować ryzyko utraty danych w przypadku awarii. I tutaj wszystko zależy od tego, jaki posiadasz system medyczny. Jeżeli Twój system do umawiania wizyt i wypełniania EDM jest instalowany na komputerze, to musisz sam zadbać o tworzenie kopii zapasowych. Jeżeli jednak korzystasz z oprogramowania medycznego takiego jak Proassist, to Twoja dokumentacja medyczna jest przechowywana w chmurze. Oznacza to, że Ty jako lekarz, czy właściciel placówki medycznej, nie musisz martwić się o budowanie serwerowni w swojej placówce, bo obowiązek ten spoczywa na dostawcy systemu medycznego.

Ataki cybernetyczne

Placówki medyczne są coraz częściej celem ataków cybernetycznych. Hakerzy mogą wykorzystać różne metody, aby zablokować dostęp do bazy danych pacjentów. W takich przypadkach odpowiednie zabezpieczenia, takie jak firewalle, oprogramowanie antywirusowe i regularne aktualizacje systemu, są niezbędne, aby chronić dane pacjentów przed atakami.

Większość gabinetów współpracuje z informatykami lub dużymi firmami zajmującymi się wdrażaniem sieci teleinformatycznych do placówek medycznych. Jeśli masz jakieś wątpliwości i obawiasz się o swoją dokumentację, to skorzystanie z tego typu usług na pewno Ci pomoże. Opracowany przez specjalistów system zabezpieczeń będzie solidny i zgodny z przepisami prawa.

Błędy ludzkie

Niestety, błędy ludzkie są również częstą przyczyną utraty dostępu do bazy danych. Niewłaściwe zarządzanie danymi, nieodpowiednie procedury bezpieczeństwa i brak szkolenia personelu mogą spowodować przypadkowe usunięcie lub utratę danych. Edukacja pracowników i wdrożenie rygorystycznych procedur bezpieczeństwa mogą znacznie zmniejszyć ryzyko błędów ludzkich.

Przede wszystkim powinieneś przeszkolić swoich pracowników z przepisów RODO, wyjaśnić im co to jest naruszenie ochrony danych osobowych i jakie niesie ze sobą konsekwencje. Powinni także znać zakres praw i wiedzieć, że pacjent ma prawo do wglądu w informację o swoich danych i poproszenia o kopię historii wizyt. Pacjenci mogą także dokonywać zgłoszeń do UODO, jeżeli zauważą coś niepokojącego lub będą podejrzewać, że łamane są ich prawa.

Problemy z oprogramowaniem

Niekompatybilność, błędy w oprogramowaniu lub awarie systemu w przychodni mogą również prowadzić do utraty niektórych danych. Regularne aktualizacje i konserwacja systemu medycznego są bardzo ważne, aby zapewnić jego niezawodność i bezpieczeństwo.

System opieki zdrowotnej ma na celu dbać o zdrowie pacjentów i udzielać świadczeń medycznych. Rolą lekarza nie jest samodzielne naprawianie błędów w systemie, dlatego jeżeli masz problemy z systemem, nie jesteś zadowolony ze współpracy z dostawcą oprogramowania lub nie możesz zgłosić błędów w godzinach swojej pracy, bo pomoc techniczna pracuje krócej – rozważ wybranie innego systemu.

Co zrobić, gdy utracisz dostęp do bazy danych pacjentów?

Natychmiastowe działania

Gdy baza danych placówki medycznej zostanie zablokowana, natychmiastowe działania są konieczne. Pierwszym krokiem jest określenie przyczyny problemu. Kluczowy jest też szybki czas reakcji – pacjent nie może odczuć przerwy w realizacji świadczeń medycznych i trudności w dostaniu się do lekarza.

Jeśli jest to awaria sprzętu, należy skontaktować się z dostawcą usług IT lub specjalistą ds. odzyskiwania danych. W przypadku ataku cybernetycznego, należy natychmiast powiadomić zespół ds. bezpieczeństwa IT i podjąć kroki w celu ograniczenia szkód. Jeżeli wystąpił incydent naruszenia ochrony danych osobowych, niezwłocznie skontaktuj się ze swoim IODO lub bezpośrednio z UODO i powiadom, że wystąpiło naruszenie.

Odzyskiwanie danych z kopii zapasowych

Regularne tworzenie kopii zapasowych bazy danych pacjentów jest niezbędne, aby zapewnić możliwość szybkiego odzyskania danych w przypadku utraty dostępu. Kopie zapasowe powinny być przechowywane w bezpiecznym miejscu i regularnie testowane, aby upewnić się, że są kompletne i działające. Proces odzyskiwania danych z kopii zapasowej powinien być dobrze znany personelowi IT i odpowiednio udokumentowany.

Tak jak wspomnieliśmy wyżej, jeśli korzystasz z chmurowego systemu medycznego takiego jak Proassist, to nie musisz martwić się o kopie zapasowe danych i nie potrzebujesz budować serwerowni w swojej placówce. W takiej sytuacji cała odpowiedzialność dotycząca tworzenia kopii zapasowych spoczywa na dostawcy oprogramowania medycznego.

Wdrożenie planu awaryjnego

Każda placówka medyczna powinna mieć wdrożony plan awaryjny na wypadek utraty dostępu do baz danych pacjentów. Plan ten powinien obejmować kroki, które należy podjąć w przypadku różnych scenariuszy, takich jak awaria sprzętu, atak cybernetyczny czy błąd ludzki. Ważne jest, aby regularnie przeprowadzać ćwiczenia i testy planu awaryjnego, aby upewnić się, że personel jest odpowiednio przeszkolony i przygotowany do szybkiego działania.

Wsparcie techniczne

Współpraca z zaufanym dostawcą oprogramowania medycznego, takim jak Proassist, może znacząco poprawić bezpieczeństwo i niezawodność systemu. Dostawcy ci często oferują wsparcie techniczne oraz pomoc w sytuacjach awaryjnych, co może być nieocenione w przypadku utraty dostępu do bazy danych pacjentów.

W Proassist Dział Pomocy Technicznej pomaga codziennie od 08:00 do 18:00. Klienci są zadowoleni, że zawsze mogą liczyć na udzielenie wszelkich informacji, a pacjenci zadowoleni ze względu na wyższy poziom jakości usług medycznych.

Podsumowanie

Utrata dostępu do bazy danych pacjentów to poważne zagrożenie dla każdej placówki medycznej. Awaria sprzętu, ataki cybernetyczne, błędy ludzkie i problemy z oprogramowaniem to najczęstsze przyczyny tego problemu.

Kluczem do skutecznego radzenia sobie z utratą dostępu jest znajomość praw, odpowiednie przygotowanie i zabezpieczenie systemu medycznego.

Regularne tworzenie kopii zapasowych, wdrożenie planu awaryjnego, edukacja personelu oraz współpraca z zaufanym dostawcą oprogramowania medycznego mogą znacząco zmniejszyć ryzyko i skutecznie zarządzać sytuacją, gdy wystąpi ryzyko utraty danych.

Jak przebiega proces wdrożenia usługi zewnętrznej rejestracji telefonicznej do placówki medycznej?

Telefonicza rejestracja jest szczególnie przydatna dla tych placówek, które mają bardzo dużo połączeń i nie są w stanie odbierać ich przez pełne 8 godzin pracy i pojawiaja się u nich dużu połączeń nieodebranych. Jeśli jesteś w takiej sytuacji i zdajesz sobie sprawę z tego, że tracisz część pajentów przez to, że nie odbierasz telefonu, to zastanów się nad rozwiązaniem Proassist.

Poniżej przedstawiamy, jak krok po kroku przebiega wdrożenie tej usługi.

Konsultacja i analiza potrzeb:

Proces wdrożenia rozpoczyna się od konsultacji z przedstawicielem Proassist. Podczas tego etapu analizowane są specyficzne potrzeby placówki oraz omawiana jest usługa – opowiadamy o tym, jak wygląda nasz schemat pracy i co leży w zakresie obowiązków rejestratorek telefonicznych Proassist.

Na tym etapie przedstawiamy wszystkie procedury związane z rejestracją wizyt, odwoływaniem i przestawianiem terminów oraz ustalamy, czy potrzebujesz potwierdzania wizyt, prowadzenia listy rezerwowej, itp.

Przekierowanie połączeń do rejestracji bez zmiany numeru:

Ważnym aspektem wdrożenia jest to, że placówka nie musi zmieniać swojego numeru telefonu. Wszystkie połączenia są przekierowywane na numery obsługiwane przez Proassist. Dzięki temu, pacjenci dzwonią na znany im numer, a my zajmujemy się resztą. Proces przekierowania jest prosty i nie wymaga skomplikowanych zmian technicznych.

Przekazanie informacji:

Aby usługa działała sprawnie, niezbędne jest przekazanie wszystkich istotnych informacji, o które mogą pytać dzwoniący pacjenci. Obejmuje to:

🔹Godziny pracy placówki.

🔹Dostępne terminy wizyt.

🔹Wiek pacjentów (czy poszczególni lekarze przyjmują tylko dorosłych, tylko dzieci lub wszystkich pacjentów od 7 roku życia, itp.).

🔹Specjalizacje i usługi oferowane przez placówkę (oraz wskazówki, czy np. do badania pacjent musi w jakiś sposób się przygotować)

🔹Informacje o lekarzach i personelu medycznym (np. czy dany specjalista pracuje też w jakimś szpitalu, czy wykonuje zabiegi, itp.)

🔹Dodatkowe informacje na temat placówki (np. dojazd komunikacją miejską, dostępność parkingu, wskazówki dotyczące dojazdu, precyzyjne informacje o lokalizacji – które piętro, itp.)

Uruchomienie usługi:

Po zakończeniu wszystkich przygotowań i szkoleń, usługa zostaje uruchomiona. Od tego momentu rejestratorki Proassist przejmują obsługę telefoniczną, zajmując się rejestracją wizyt, udzielaniem informacji i odpowiadaniem na pytania pacjentów.

Podsumowanie

W Proassist rozumiemy, że niezawodne wsparcie techniczne oraz sprawny proces wdrożenia są kluczowe dla sukcesu naszych klientów. Dlatego przygotowaliśmy konkretny plan, aby każdy etap współpracy – od analizy potrzeb, przez personalizację i szkolenie, aż po wsparcie techniczne – był prowadzony z najwyższą starannością i profesjonalizmem.

Rejestratorki medyczne odbierające telefon w imieniu Twojej placówki są zawsze odpowiednio przeszkolone i przygotowane do profesjonalnej obsługi pacjentów. Wiemy, że od jakości rozmowy zależy także wizerunek Twojej placówki, dlatego dokładamy wszelkich starań, by pacjenci nie oczekiwali długo na linii, zostali obsłużeni w odpowiedni sposób i byli zadowoleni.

Chcemy, by świadczone przez nas usługi usprawniały pracę lekarzy, ułatwiały zarządzanie placówką medyczną i poprawiały jakość usług. Dzięki temu użytkownicy systemu Proassist mogą skupić się na tym, co najważniejsze – na zapewnieniu najlepszej opieki swoim pacjentom.

Dlaczego pacjenci nie przychodzą na umówione wizyty i jak to zmienić?

Powody nie pojawiania się pacjentów na wizytach

Jednym z głównych powodów, dla których pacjenci nie przychodzą na umówione wizyty, jest zapomnienie o terminie. Żyjemy w zabieganym świecie, w którym codzienne obowiązki mogą przytłoczyć nawet najbardziej zorganizowane osoby. W takich sytuacjach pacjenci mogą po prostu zapomnieć o umówionej wizycie. Rozwiązaniem może być wprowadzenie systemu przypomnień. Regularne powiadomienia SMS-em, e-mailem czy telefoniczne przypomnienia na dzień przed wizytą mogą znacząco zwiększyć liczbę pacjentów pojawiających się na umówionych spotkaniach.

Innym częstym powodem nieobecności pacjentów jest nagła zmiana planów. Życie bywa nieprzewidywalne, a nagłe sytuacje, takie jak choroba, problemy w pracy czy rodzinne zobowiązania, mogą zmusić pacjentów do zmiany planów w ostatniej chwili. Aby zminimalizować skutki takich zdarzeń, warto wprowadzić elastyczność w zarządzaniu wizytami. Możliwość łatwego przełożenia terminu wizyty przez pacjenta, np. za pomocą systemu e-rejestracji, może pomóc w utrzymaniu płynności w grafiku lekarzy.

Komunikacja jest kluczowym elementem, który może wpływać na obecność pacjentów na wizytach. Brak jasnych informacji na temat wizyty, takich jak data, godzina, lokalizacja czy specyfikacja przygotowania do wizyty, może skutkować nieporozumieniami i ostatecznie nieobecnością pacjenta. Dlatego tak ważne jest, aby każda placówka medyczna dostarczała szczegółowych i klarownych informacji podczas rejestracji wizyty. Automatyczne potwierdzenia e-mailem lub SMS-em z wszystkimi niezbędnymi szczegółami mogą znacznie poprawić komunikację z pacjentami.

Koszty związane z wizytą mogą również stanowić barierę dla pacjentów. Jeśli pacjenci nie są w stanie sobie pozwolić na wizytę, mogą po prostu na nią nie przyjść, zamiast ją odwołać. Transparentna polityka cenowa oraz możliwość rozłożenia płatności na raty mogą zmniejszyć ten problem. Dodatkowo, wprowadzenie opcji płatności online może ułatwić pacjentom regulowanie należności przed wizytą.

Niektóre placówki medyczne zauważają, że brak motywacji pacjentów do regularnych wizyt może być problemem, zwłaszcza w przypadku długotrwałych terapii czy kontroli zdrowotnych. Warto więc inwestować w edukację pacjentów, podkreślając znaczenie regularnych wizyt kontrolnych i ich wpływu na zdrowie. Kampanie informacyjne, materiały edukacyjne i indywidualne rozmowy z pacjentami mogą pomóc w budowaniu świadomości i motywacji do regularnego odwiedzania gabinetu.

Na koniec, warto wspomnieć o roli technologii w zarządzaniu wizytami pacjentów. Nowoczesne systemy medyczne, takie jak Proassist, oferują wiele narzędzi, które mogą pomóc w zwiększeniu liczby pacjentów pojawiających się na umówionych wizytach. Automatyczne przypomnienia, e-rejestracja, możliwość łatwego przełożenia wizyty, transparentność kosztów oraz dostępność szczegółowych informacji na temat wizyt to tylko niektóre z funkcji, które mogą znacząco poprawić sytuację.

Starsza osoba czyta wiadomość na smartfonie, trzymając kubek, z tekstem o SMS przypomnieniach.

Rozwiązanie – co zrobić, żeby pacjenci przychodzili na wizyty

Zrozumienie przyczyn nieobecności pacjentów na wizytach oraz wprowadzenie odpowiednich rozwiązań może znacząco poprawić efektywność działania każdej placówki medycznej. Dzięki temu, zarówno pacjenci, jak i personel medyczny będą bardziej zadowoleni, a gabinet będzie mógł funkcjonować sprawniej i efektywniej.

Poniżej podsumowaliśmy w kilku punktach działania, które możesz zastosować, aby zmniejszyć ilość pacjentów, którzy nie zjawiają się na umówionych wizytach.

Przypomnienia o wizycie: regularne powiadomienia SMS-em, e-mailem lub telefoniczne przypomnienia.

Jasna komunikacja: dostarczanie szczegółowych i klarownych informacji na temat wizyty.

Transparentność kosztów: płatności internetowe i możliwość rozłożenia płatności na raty.

Edukacja pacjentów: kampanie informacyjne, marketing SMS i materiały edukacyjne podkreślające znaczenie regularnych wizyt.

Technologia: wykorzystanie nowoczesnych systemów medycznych, takich jak Proassist, do zarządzania wizytami.

Jak przygotować się do rozmowy kwalifikacyjnej na stanowisko rejestratorki medycznej?

Zrozumienie roli rejestratorki medycznej

Przede wszystkim warto dokładnie zrozumieć, na czym polega praca rejestratorki medycznej. Jest to osoba, która jest pierwszym punktem kontaktu dla pacjentów w klinikach, przychodniach i szpitalach. Do jej głównych obowiązków należy:

👉 Rejestracja pacjentów i umawianie wizyt

👉 Obsługa telefoniczna i mailowa pacjentów

👉 Wprowadzanie i aktualizacja danych w systemie medycznym

👉 Wsparcie administracyjne dla personelu medycznego – np. przekładanie wizyt, układanie grafiku dla lekarzy

Musisz zdać sobie sprawę z tego, że praca rejestratorki medycznej nie polega tylko na piciu kawy i odbieraniu telefonów, jak niektórym się wydaje. Rejestratorka medyczna to ważna osoba w każdej placówce medycznej, która jest w pewnym sensie twarzą (lub głosem) placówki i od niej w dużym stopniu zależy to, jak pacjenci będą postrzegali wizerunek całej placówki medycznej.

Jako rejestratorka medyczna lub rejestrator medyczny (choć częściej spotyka się na tym stanowisku kobiety, to Panowie też świetnie sobie radzą z obsługą recepcji) musisz mieć w sobie wiele empatii i zrozumienia dla drugiego człowieka. Będziesz mieć kontakt z chorymi, którzy potrzebują wsparcia i poczucia się “zaopiekowanym”.

Musisz pamiętać też o tym, że pacjenci często wyładowują na pracownikach rejestracji swoje emocje, a Ty nie możesz pozwolić sobie na wybuch, czy wytrącenie z równowagi. Nie możesz też brać do siebie negatywnych komentarzy. Musisz wiedzieć, że takie rzeczy w pracy rejestratorki medycznej są nieuniknione i być gotowa na pracę z trudnym pacjentem/klientem.

Zadania rejestratorki medycznej, lewy tekst, przycisk "Przeczytaj", kobieta w medycznym stroju.

Przygotowanie dokumentów aplikacyjnych

Twoje CV i list motywacyjny powinny być starannie przygotowane i dostosowane do stanowiska, na które aplikujesz. Zadbaj o to, aby:

👉 CV było klarowne i przejrzyste, zawierało wszystkie istotne informacje dotyczące Twojego doświadczenia zawodowego, wykształcenia i umiejętności.

👉 List motywacyjny podkreślał Twoje zainteresowanie pracą w branży medycznej oraz Twoje umiejętności interpersonalne i organizacyjne. Jeśli posiadasz doświadczenie na podobnych stanowiskach lub nawet w opiece nad chorymi członkami rodziny, to list motywacyjny jest dobrym miejscem na podzielenie się takimi informacjami i podkreślenie, w jaki sposób te doświadczenia pomogą Ci w wykonywaniu obowiązków rejestratorki medycznej

Zdobywanie wiedzy o placówce

Przed rozmową warto zdobyć jak najwięcej informacji o placówce, do której aplikujesz. Sprawdź:

👉 Stronę internetową placówki i profile w mediach społecznościowych.

👉 Opinie pacjentów i pracowników.

👉 Informacje na temat misji, wartości i specjalizacji placówki.

Znajomość tych informacji pokaże Twoje zaangażowanie i zainteresowanie konkretnym miejscem pracy.

Przygotowanie się do typowych pytań

Rozmowa kwalifikacyjna może obejmować zarówno standardowe pytania rekrutacyjne, jak i te specyficzne dla branży medycznej. Przygotuj odpowiedzi na pytania takie jak:

🔹 Dlaczego chcesz pracować jako rejestratorka medyczna?

🔹 Jak radzisz sobie w sytuacjach stresowych?

🔹 Jakie są Twoje mocne i słabe strony?

🔹 Jakie masz doświadczenie w obsłudze klienta/pacjentów?

🔹 Czy masz doświadczenie w pracy z systemami medycznymi?

🔹 Co zrobisz, jeśli zostaniesz sama w recepcji i jednocześnie zjawi się pacjent osobiście i telefon zacznie dzwonić?

🔹 Jak zachowasz się w sytuacji, kiedy pacjent zjawi się w placówce mocno zdenerwowany i będzie żądał wizyty w tym samym dniu, a w kalendarzu wizyt nie będzie wolnego terminu do żadnego z lekarzy?

Dodatkowo, musisz spodziewać się pytań niezwiązanych ze stanowiskiem pracy, na które aplikujesz. Mogą to być pytania o teraźniejszość, a także o przeszłość. Na przykład:

🔹 Opowiedz coś o sobie – warto, żebyś podała informacje, których nie ma w CV. Coś, co może być ciekawe dla rekrutera i coś, czego jeszcze o Tobie nie wie.

🔹 Jakie są Twoje wady i zalety? – do tego pytanie też powinnaś się przygotować. O ile z zaletami jest łatwiej, to czasem trudno podać swoje wady. Dlatego pomyśl wcześniej, jakie wady mogłabyś podać i pamiętaj, że nie mogą to być wady, które będą miały istotny wpływ na pracę na stanowisku rejestratorki medycznej. Jeśli jako wadę podasz, że jesteś nieśmiała lub, że nie lubisz rozmawiać przez telefon, to nie będzie dla Ciebie korzystne.

🔹 W jakim zespole chciałabyś pracować, co jest dla Ciebie ważne?

🔹 Co skłoniło Cię do poszukiwania pracy/rezygnacji z obecnej pracy?

🔹 Opowiedz o sytuacji, w której…

Rekruterzy są różni i zawsze możesz trafić na trudne pytanie, na które nie będziesz przygotowana. Mimo to, im więcej pytań przećwiczysz wcześniej, tym lepiej wypadniesz podczas rozmowy kwalifikacyjnej i będziesz miała szansę otrzymać swoją pracę marzeń.

Szkolenia i samodzielne doskonalenie

Posiadanie certyfikatów i ukończonych szkoleń może być dużym atutem podczas rozmowy kwalifikacyjnej. Mało tego, jeśli będziesz posiadać umiejętności obsługi danego oprogramowania potwierdzone certyfikatami i zamieścisz takie informacje w swoim CV, to może być to Twój punkt przewagi nad innymi kandydatami.

Jest wiele osób chętnych do pracy na stanowisku rejestratorki medycznej, zwłaszcza w dużych miastach. Rekruterzy mają przed sobą wyzwanie wyłonienia najbardziej odpowiednich kandydatów i spośród setek nadesłanych CV wybierają tylko kilka osób, które zaproszą na rozmowę rekrutacyjną. Dlatego warto w swoim CV umieścić informacje, które mogą zdecydować o tym, czy zostaniesz zaproszona na taką rozmowę.

Jedną z takich rzeczy jest właśnie znajomość oprogramowania medycznego. Jeśli pracowałaś już wcześniej w przychodni lub szpitalu, to prawdopodobnie znasz jakiś system. Jeśli jednak pierwszy raz aplikujesz na takie stanowisko pracy, warto zainwestować czas w naukę obsługi systemów medycznych na własną rękę.

Jeśli chodzi o system Proassist, to masz taką możliwość, by nauczyć się obsługi oprogramowania medycznego ZA DARMO. Szkolenie z systemu medycznego w trybie e-learningowym jest dostępne dla każdego. Na naszej stronie internetowej znajdują się filmiki, które możesz obejrzeć w trybie asynchronicznym i nauczyć się obsługi systemu samodzielnie. Po ukończeniu szkolenia możesz uzyskać certyfikat, który będzie wartościowym dodatkiem do Twojego CV.

Osoba w niebieskim kitlu przy komputerze, reklama kursu e-learningowego dla rejestratorek.

Praktyczne przygotowanie

Oprócz przygotowania teoretycznego, warto zadbać o kilka praktycznych aspektów:

1️⃣ Upewnij się, że masz odpowiedni strój na rozmowę – schludny i profesjonalny. Zrezygnuj z krótkich spodenek, bluzek bez rękawów i głębokich dekoltów. Ubierz się w taki strój, w jakim mogłabyś bez skrępowania obsługiwać pacjentów.

2️⃣ Przygotuj wszystkie potrzebne dokumenty, takie jak CV, list motywacyjny, referencje oraz certyfikaty.

3️⃣ Jeśli bardzo się stresujesz, to przećwicz rozmowę z przyjacielem lub członkiem rodziny, aby poczuć się pewniej.

4️⃣Upewnij się wcześniej, jak dotrzeć do placówki, żeby nie spóźnić się na rozmowę kwalifikacyjną z powodu braku wolnego miejsca parkingowego lub pomylonego przystanku.

Pozytywne nastawienie

Podczas rozmowy staraj się być pozytywnie nastawiona i otwarta. Uśmiechaj się, utrzymuj kontakt wzrokowy i słuchaj uważnie pytań rekrutera. Twoja postawa i komunikatywność są równie ważne, jak Twoje doświadczenie i kwalifikacje.

Pamiętaj o tym, że będziesz w pewnym sensie reprezentować placówkę medyczną, więc rekruter będzie zwracał dużą uwagę na Twoje nastawienie i postawę. Jeśli będziesz zbyt nieśmiała, ponura lub cicha, możesz wydać mu się kandydatką nieodpowiednią do komunikacji z pacjentem.

Bezpłatne szkolenie dla rejestratorek medycznych:

Jeśli chcesz zostać rejestratorką medyczną i otrzymać pracę w przychodni, klinice medycznej lub szpitalu, możesz nauczyć się obsługi systemu medycznego na własną rękę!

Szkolenie e-learningowe dla rejestratorek medycznych znajdziesz klikając w poniższy link:

Proassist – bezpłatne szkolenia z systemu medycznego

Po rozwiązaniu testu skontaktuj się z nami, a otrzymasz certyfikat znajomości systemu medycznego, którym będziesz mogła pochwalić się podczas rekrutacji!

Powodzenia! 🍀

Dofinansowania dla placówek medycznych. Jak otrzymać dotację na szkolenia?

Anna Soćko pomoże nam zrozumieć, jak uzyskać dofinansowanie na szkolenia dla placówek medycznych. W webinarze omówimy cały proces: od konieczności wyłożenia własnych środków, przez podpisanie umowy i organizację szkolenia, aż po rozliczenie z urzędem. Dowiemy się również, gdzie obecnie trwają konkursy na dofinansowania i jakie mogą wystąpić niuanse w umowach.

Zapraszamy do przeczytania pełnej transkrypcji webinaru, gdzie Anna Soćko dzieli się szczegółami na temat dofinansowań!

Dofinansowania na szkolenia dla personelu placówek medycznych

Jacek: Dzień dobry, witam Państwa. Witamy w kolejnym odcinku naszego cyklu spotkań pod tytułem “Gość Proassist”. Dzisiaj naszym gościem jest Pani Anna Soćko, która zajmuje się dofinansowaniami różnego typu.

Natomiast my dzisiaj rozmawiamy na temat dofinansowań szkoleń dla placówek medycznych gabinetów lekarskich, placówek fizjotarepeutycznych, podologicznych itd. No i my jesteśmy z Anią na “Ty”, więc Ania – oddaję Ci głos, żebyś mogła się tutaj przedstawić słuchaczom.

Anna: Witajcie moi kochani. Część osób na pewno mnie zna, z uwagi na to, że od 6 lat zajmuję się pozyskiwaniem funduszy unijnych na szkolenia dla lekarzy i dla personelu. To jest jedna, że tak powiem, z rzeczy, którymi się zajmuję.

Prowadzę też rekrutacje dla gabinetów stomatologicznych i organizuję też szkolenia różnego rodzaju. Także myślę, że to nie ma co się rozwodzić nad moją osobą, może przejdźmy od razu do konkretów.

Jacek: Dobra, więc tak, ja mam przygotowane dla Ani pytania, natomiast jeżeli coś będziecie chcieli zapytać od siebie, to pytajcie na czacie, ja w jakiś sposób to przeczytam i powiem Ani, a Ania odpowie.

Pierwsze pytanie takie, które od razu się nasuwa, to znaczy ja to rozumiem w ten sposób, że jeżeli chodzi o te szkolenia dofinansowania dla placówek medycznych, to co my możemy wziąć pod uwagę, będąc właścicielem takiej placówki? Czy szkolenia wyłącznie dla tego personelu medycznego, czy również dla tego personelu nazwijmy to pomocniczego typu, jakaś rejestratorka, jakaś obsługa pacjenta, jacyś menedżerowie? Jest jakieś szkolenia takie stricte menedżerskie, nie wiem, excelowe itd., czy wyłącznie właśnie te szkolenia medyczne?

Anna: Dofinansowania ogólnie, jeżeli chodzi o teren Polski, możemy podzielić na kilka, powiedziałabym, takich grup docelowych. Pierwsza grupa to są przedsiębiorcy, czyli to są osoby, gdzie powiedzmy, że lekarze, właściciele, to są osoby najczęściej przedsiębiorcami.

Natomiast jeżeli chodzi o personel, to menadżer, opiekun pacjenta, rejestratorka, higienistka, czyli ten personel taki typowo medyczny, ale też personel niemedyczny, czyli menedżer, powiedzmy, jakiś tam zewnętrzny, nawet, plus osoby, które wspierają np. w jakiś sposób placówkę, typu, nie wiem, jakaś administracja, jakaś osoba, która wspomaga na zasadzie właśnie, nie wiem, specjalista do spraw obsługi np. administracji w gabinecie. Taka osoba też jak najbardziej może dostać dofinansowanie na szkolenia i też szkolenia w zakresie, czy obsługi, nie wiem, obsługi komputerów, czy ogólnie programów użytkowych, typu Excel, Microsoft Office, pakietów, nie wiem, sztucznej inteligencji.

Jeżeli chodzi o szkolenia menedżerskie, to i szkolenia z zarządzania placówką, i szkolenia w formule zamkniętej, więc nie tylko takie szkolenia typowo otwarte, te indywidualne, ale też szkolenia w takich formułach zamkniętych, gdzie możemy, że tak powiem, uszyć szkolenie pod dany gabinet, pod jego potrzeby.

Z jakich dofinansowań mogą skorzystać placówki medyczne? 

Jacek: Ok. I teraz tak. Trochę wspomniałaś już, że w zależności od tego, gdzie się gabinet, czy placówka mieści, rozumiem, że to jakby źródła finansowania tych szkoleń, to nie są jakieś takie ogólnopolskie, tylko to są różne konkursy, czy różne pule tych dofinansowań, w zależności od lokalizacji i też rozumiem terminu. Tak?

Anna: Tak, ogólnie projekty, które mają za zadanie dofinansować szkolenia dzieli się teraz w tym momencie na takie dwie części. Jeden pakiet dofinansowań jest przeznaczony dla typowo osób, które zatrudniają pracowników, a drugi pakiet jest przeznaczony dla osób, które same,z własnej inicjatywy chcą na przykład znaleźć sobie jakieś szkolenie albo zgłosiły się do firmy szkoleniowej na przykład o jakieś dane szkolenie, bo stwierdziły, że ich umiejętności na tym poziomie są już niewystarczające. Czyli taka osoba może się zgłosić do firmy szkoleniowej i na przykład poprosić ją o to, by uszyła pod daną osobę na przykład szkolenie i przeszkoliła z danej umiejętności.

Co jest jeszcze ważne? Ważna jest taka kwestia, że ja, jako partner Akademii Edukacyjnej VCC, jestem w stanie zorganizować tak naprawdę każde szkolenie i dodatkowo to są szkolenia, które się kończą potwierdzeniem kwalifikacji zawodowych.

Co to znaczy w ogóle? Co to, czym się różnią kwalifikacje od kompetencji? To jest jeszcze taki kolejny temat. Większość szkoleń dla lekarzy w Polsce w momencie, gdy lekarz kończy dane szkolenie, to On uzyskuje kompetencje.

Żeby uzyskać kwalifikacje, dane szkolenie musiałoby mieć powiedzmy taki certyfikat w cudzysłowiu, zgodności. Jakby potwierdzenie jego umiejętności. I to są już takie szkolenia, które mają kwalifikacje, to już są szkolenia, które są nadawane przez ramę kwalifikacyjną i zatwierdzane przez MEN, więc to już, że tak powiem, jest troszeczkę wyższa półka, że tak powiem szkoleń.

Więc tak, podsumowując ze szkoleń dofinansowanych może skorzystać i przedsiębiorca, pracownik i osoba samozatrudniona, więc tutaj jest dosyć szerokie pole.

Jacek: Okej, ale ten pracownik tak jakby poza pracodawcą, czy to jest jakby w ramach wniosków?

Anna: Do tej pory było tak, że żeby, że tak powiem, wykształcić pracownika, on musiał pójść do pracodawcy sobie, porozmawiać z tym pracodawcą, jakie on ma potrzeby odnośnie szkoleń i to nie zawsze było tak, że ten pracodawca się zgadzał.

Ja wiele razy miałam takie sytuacje, że ktoś mówił: ale mój pracodawca to nie do końca chce, żebym ja się szkolił, bo coś tam, coś tam. Więc są projekty, które nie wymagają zgody pracodawcy, żeby on mógł wziąć w tym projekcie udział.

Więc ten pracownik ze swojej własnej inicjatywy może pójść na szkolenie, nic nie powiedzieć pracodawcy tak na dobrą sprawę, tylko sam się szkolić we własnym zakresie.

Jak uzyskać dofinansowanie na szkolenie dla placówki medycznej?

Jacek: Dobra, no okej, ale tu na spotkaniu pewnie większość to mamy, nazwijmy to pracodawców takich, którzy chcą jakoś wspólnie robić te szkolenia. I teraz pytanie jest takie: jestem właścicielem takiej placówki medycznej, mamy jakiś pomysł na szkolenie, na przykład związany z obsługą pacjenta, czy coś takiego, albo jakiś właśnie taki menedżerski albo jakiś związany z obsługą tych narzędzi.

I teraz – na ile my możemy liczyć kasy, że to będzie część dofinansowana, a ile my musimy dołożyć z własnej puli?

Anna: To wszystko zależy od tego, czy dana osoba ma pracowników, na jakiej formie zatrudnia tych pracowników, gdzie się znajduje placówka, czy ma kilka filii czy oddziałów, czy prowadzi działalność, na przykład czy nie jest w stanie jakiejś upadłości dana placówka, czy nie zalega z podatkami, czy nie była karana, nie wiem, przestępstwem skarbowym i tak dalej, powiedzmy, że w tych tematach.

Bardzo dużo zależy od tego, w jakim województwie też znajduje się dana placówka. I jeżeli chcesz tutaj zadać mi pytanie od razu, ile, na przykład na pracownika, czy powiedzmy na firmę może dostać taki właściciel, to powiem, że do 100 tysięcy złotych. Nawet w przypadku tych dużych przedsiębiorstw, które zatrudniają już większą ilość pracowników.

Jacek: Mhm, ale to jest ilość 100 tysięcy złotych, za szkolenie, które na przykład będzie kosztowało 100 tysięcy złotych, czy musimy mieć wkład własny na 100% czy niekoniecznie?

Anna: W zależności od tego, które to jest województwo, to wkład własny jest od przypadku tych projektów takich dla pracodawców, to jest od 50% do 85% dofinansowania, czyli reszta, to jest wkład własny już przedsiębiorcy.

Jacek: Dobra. Ok. Czyli inaczej mówiąc, no musi to być na pewno coś wartościowego, tak, żeby placówka chciała dołożyć tą…

Anna: To zdecydowanie musi być to placówka, która przejdzie taką diagnozę, powiedziałabym usług rozwojowych. Ja ją tak nazywam, bo to jest trochę taki zestaw pytań, na podstawie których ja jestem w stanie komuś też podpowiedzieć, co może zmienić, co może poprawić, żeby na przykład zwiększyć zyski w tej placówce, bo na przykład nie wiem, wprowadzi jakąś fajną, nową usługę, która pojawiając się w jego gabinecie sprawi, że on będzie miał więcej pacjentów. Więc to tak bardzo holistycznie podchodzę do tego tematu, nie tak jednorazowo, chyba że to oczywiście są osoby samozatrudnione, powiedzmy, lekarze, którzy wiedzą już doskonale, czego chcą, tak?

Kiedy placówki medyczne powinny starać się o dofinansowania do szkoleń i jak się do tego przygotować?

Jacek: Tak, a teraz pytanie, bo tak. Rozumiem, że jeżeli chodzi o te szkolenia, to w zależności od lokalizacji są różne terminy tych zgłoszeń, czy to jest jakby ciągły nabór?

Anna: Powiem tak, w ostatniej perspektywie, która trwała też 4 lata, było to trochę tak, że nabory były raczej w formule takiej ciągłej. Zdarzały się oczywiście miejsca, gdzie można było składać, powiedzmy, że trzeba było czekać, pilotować wszystkie nabory, ale tutaj jest sytuacja taka, że większość jednak tych agencji ma nabory konkursowe.

Czyli na zasadzie takiej, że na przykład dzisiaj jest ogłoszenie, powiedzmy, Województwa Wielkopolskiego powiatu, nie wiem, Poznań i Okolice i nabór, powiedzmy, zaczyna się, nie wiem, za tydzień. Więc ten nabór potrafi trwać jeden dzień, potrafi trwać dwa dni, potrafi trwać 10 minut.

Więc to jest na zasadzie złożenia wniosku. Oni sprawdzają wniosek merytorycznie, ale też jest na zasadzie kolejności też zgłoszeń.

Jacek: OK, czyli mamy się przygotować na to, że mamy się…

Anna: przygotować. Przede wszystkim musimy wiedzieć wcześniej, czego my oczekujemy, czego my potrzebujemy, jakie szkolenia nam są potrzebne dla nas jako właścicieli, jako lekarzy, ale też dla ludzi, którzy z nami współpracują, bo oni nam tworzą całość i oni też potrzebują swoje umiejętności cały czas, że tak powiem, uzupełniać.

Więc na początku zastanawiamy się przede wszystkim nad wyborem tych szkoleń. Później zastanawiamy się, jak to ugryźć – to już raczej moja rola, jak to ugryźć, jak to wszystko zorganizować. No i w momencie pojawienia się naboru, składamy dokumenty albo w formule papierowej, albo jest to taka formuła elektroniczna przy wykorzystaniu platform IT, no i jest to składane albo profilem zaufanym – te podpisy na tej platformie albo jest to podpisywane ręcznie i po prostu wrzucane na platformę.

Jacek: No właśnie, bo zaczęliśmy o tych szkoleniach i pytanie o to, kto w ogóle może być szkolący? Czy my mamy jakąś, nie wiem, bazę tych firm, z których mamy sobie, czy wykładowców, z których to mamy sobie wybrać?

Czy my, jeżeli mamy jakiegoś wykładowcę takiego, nie wiem, znalezionego w internecie, szkoleniowca, uznajemy, że o, fajnie by było u niego się podszkolić, to możemy go sobie wpisać w ten wniosek – jak to wygląda?

Anna: To wygląda tak, że żeby w ogóle dostać dofinansowanie, to jest tak, że to zależy od kilku rzeczy. Jeżeli staramy się na przykład o dofinansowanie z Urzędu Pracy, no to taka firma, która ma nas szkolić powiedzmy, ma podnosić nam nasze umiejętności zawodowe musi być wpisana do rejestru instytucji też szkoleniowych.

No i najlepiej, żeby miała jakiś certyfikat jakości albo akredytację ministerstwa. Jeżeli chodzi o projekty unijne, to tutaj jest, powiedziałabym więcej, obostrzeń. Dlatego, że taka firma szkoleniowa przede wszystkim musi mieć umiejętności i wiedzę, jak to realizować jakby te szkolenia, ale też jeżeli chodzi o trenerów, są wymogi stawiane trenerom i takie osoby muszą mieć doświadczenie w danej dziedzinie, z której też będą na przykład chciały szkolić innych.

Bo czasem jest tak, że ja widzę jakby jak wygląda też rynek czy stomatologiczny, czy też inny w branży medycyny, że bardzo dużo osób też chce szkolić, ale to jest tak, że ten człowiek musi mieć jakiś pułap doświadczenia. Musi mieć lata doświadczenia, żeby on mógł dalej tą wiedzę przekazywać w sposób taki, powiedziałabym, wysoki jakościowo. Więc tak, odpowiadając na pytanie, firma szkoleniowa musi mieć akredytację i potwierdzenie jakości.

Jacek: Dobra. A pytanie, jakbyś mogła podać jakieś przykłady szkolenia z branży, jakie tam składają placówki medyczne przy współpracy z Tobą, co to jest właśnie? To są te menedżerskie?

Anna: Powiem szczerze, że przeróżne. Przeróżne są potrzeby. Myślę, że największe zapotrzebowanie, jeżeli chodzi o właścicieli, to są szkolenia z zarządzania placówkami. To są szkolenia, które są przede wszystkim szkoleniami potrzebnymi, dlatego, że bardzo często właściciele nie radzą sobie do końca z liczeniem zysków, tworzeniem cenników, zatrudnianiem ludzi.

Więc tu jest dużo czynników, które o tym decyduje i rzeczywiście to widać podczas rozmów na temat też cen. Myślę, że takim następnym szkoleniem, które jest też dosyć popularne, to są szkolenia takie kliniczne typowe, czyli szkolenia z endodoncji, szkolenia z implantów, szkolenia z ortodoncji, szkolenia z periodontologii.

Więc tutaj szeroka gama szkoleń, jest dosyć duże zainteresowania. Szkolenia z okluzji to takie must have, powiedziałabym, szkoleniowe dla każdego lekarza tak naprawdę. Bo osoba kończąca medycynę, czy stomatologię, która się rozwija w kierunku protetyki, czy chociażby implantów, to pewne rzeczy musi po prostu odbyć szkoleniowo.

Jest nieprzygotowana bardzo często do tego życia z pacjentem, powiedziałabym, na zasadzie układanie planów leczenia, bo to jest dosyć długa i skomplikowana też ścieżka. A szkolenia jednak pomagają tą wiedzę wykorzystać też w pracy z pacjentem przede wszystkim.

Czy placówka medyczna może dostać dofinansowanie na szkolenie dla lekarza, który jest zatrudniony na B2B?

Jacek: Okej, a powiedz mi, bo tak, w placówce są różne umowy pewnie, Ty wiesz dokładnie, że szczególnie w prywatnych placówkach bardzo często umowa z lekarzem to jest umowa B2B pomiędzy placówką a lekarzem. Pewnie Ty wiesz najlepiej. Rejestratorki często są na umowach zlecenie, tak? Jacyś menedżerowie na jakichś kontraktach. Jak to wygląda właśnie z perspektywy tego wniosku o dofinansowanie? Czy to bardzo utrudnia sprawę, czy w ogóle uniemożliwia nam to, czy są jakieś możliwości?

Anna: Jak to powiedziałam ostatnio jednej lekarce podczas rozmowy, zapytałam, z kim ona współpracuje. Ona odpowiedziała, pracuje w takim i takim gabinecie, nazwa padła.

No i właśnie to jest tak jakby odpowiedź do tego pytania. Lekarze są firmami. Jeżeli oni współpracują na zasadach B2B, to znaczy, że oni udzielają świadczeń dla placówki osoby, w której mają tych pacjentów, czyli oni tak naprawdę pracują na pacjentach placówki.

Więc jeżeli dany lekarz, danej placówki chce się starać o dofinansowanie, a powiedzmy, nie wiem, jest na przykład taka sytuacja, jest trzech lekarzy w danej placówce i oni chcą starać się o dofinansowanie na jedno szkolenie, na przykład na Akademię Okluzji, dajmy na to. To wtedy co robi taki lekarz? Każdy z tych trzech lekarzy musi złożyć oddzielny wniosek, mimo że oni pracują na pacjentach placówki.

Jacek: Okay. Czyli każdy z nich jest przedsiębiorstwem. No, ale wtedy oni są w stanie np. z tych trzech wniosków zrobić sobie jedno takie szkolenie zamknięte stricte dla siebie?

Anna: To zależy. To zależy, co to jest za szkolenie. Jeżeli to jest szkolenie na przykład z Akademii Okluzji, dajmy na to, no to trzech lekarzy to jest trochę za mało. Musi być, powiedzmy, tam to minimum 6-7 osób, żeby takie szkolenie na przykład dla placówki zorganizować na przykład i oni, powiedzmy, każda z tych osób miałaby dofinansowanie.

Jest oczywiście to możliwe, ale przy założeniach, że jest minimalna ilość tych po prostu osób do przeszkolenia.

Jacek: Bo ja dobrze rozumiem, że mamy szkolenie otwarte i zamknięte, przy czym otwarte to są takie, że idę na szkolenie i tam będę i ja z placówki A, i ty z placówki B, i ktoś tam z placówki C, którzy się w ogóle tam nie znamy, tak?

A szkolenie zamknięte to jest takie szkolenie, w którym uczestniczymy tylko my jako osoby z danej placówki.

Anna: Tak, to szkolenie zamknięte są zwykle dedykowane pod dane potrzeby, powiedzmy, danego miejsca, bo czasem jest tak, że szkolenia, które są otwarte, one są bardzo często takie, powiedzmy, że ogólnie sformułowane. Nie są tak uszyte idealnie pod danego człowieka, bo jedna osoba jest na innym poziomie, jeden ma dwa lata doświadczenia, nie wiem, w endo, a druga osoba nie ma w ogóle doświadczenia, więc czasami ciężko jest wypoziomować poziom tej wiedzy. Dlatego są też szkolenia takie dedykowane, czyli szkolenia zamknięte. Wtedy można rzeczywiście sobie lepiej dopasować ten program. Program jest bardzo często szyty, powiedziałabym, pod daną placówkę, czyli wcześniej jest taka rozmowa półgodzinna na temat konkretnych potrzeb, problemów. Wtedy na podstawie szyję się, jak sukienkę, że tak powiem, trochę dane szkolenia.

Czy istnieją tematy szkoleń wykluczone z dofinansowania dla placówek medycznych? 

Jacek: Ok. A pytanie, są jakieś w ogóle tematy takie całkowicie wykluczone ze szkoleń, że ustawodawcy w tych konkursach je wykluczą i z tego nie można się szkolić?

Anna: To nie jest tak, że jest jakieś wykluczenie. Bardziej powiedziałabym w drugą stronę. Bardziej powiedzmy w ten sposób, które tematy są bardziej benefitowane, na które można szybciej w danym rejonie na przykład dostać dofinansowanie. Więc tutaj jest to szerokie też takie pole do popisu, bo każdy rejon, każde województwo ma swoje na przykład specjalizacje danego regionu i gdzie nie wiem, gdzie w jednym miejscu będzie górnictwo, dajmy na to, to w drugim miejscu będzie meblarstwo.

Więc żeby rozwijać dany region, bo o tym mówi strategia regionu, no to wtedy oni, że tak powiem, plusują te szkolenia, które zwiększą jeszcze bardziej konkurencyjność w danym regionie.

Jacek: Kompetencje tej jakby stricte branży.

Anna: Dokładnie.

Jacek: Więc ciężko Ci, tak powiedzieć, ogólnie na dzień dzisiejszy, że na przykład kompetencje, ale rejestratorek w zakresie rejestracji albo kompetencje, lekarzy w zakresie rozmowy z pacjentem są plusowane, bo to nie da się, tak powiedzieć, ogólnopolsko?

Anna: Nie da się tak powiedzieć, ale jest też projekt, który też jest taki dedykowany, powiedzmy, do szkoleń dla personelu, na przykład dla rejestratorek i to jest projekt, który jest projektem Urzędu Pracy, KFS, na pewno część osób też ten projekt zna.

No i tam rzeczywiście jakby jest coś takiego, jest takie narzędzie, jak barometr zawodów i tam można wydedukować powiedzmy na postawie tego narzędzia, w których miejscach są deficyty, no i te deficyty trzeba zapełnić, tak. Czyli w tych miejscach dają pieniądze na takie zawody, na takie szkolenia dla takich zawodów, bo po prostu chcą te zawody zapełnić w danym miejscu, tak.

Jeżeli gdzieś w danym miejsce brakuje chemika, no to dają pieniądze dla tego chemika. Jeżeli brakuje miejsca dla informatyka, no to dają tam pieniądze, gdzie tych informatyków po prostu jest mało. Miejsce tak działa na zasadzie uzupełniania deficytu w pewnym sensie.

Jak wygląda proces aplikowania o dofinansowanie szkoleń dla placówek medycznych?

Jacek: Mhm. Dobra, no i co, przejdźmy do tej takiej trudnej kwestii, to znaczy, no, w jakimś stopniu chcemy podziałać, musimy coś zaaplikować. Ja rozumiem, że tej papierologii trochę jest, tak?

Anna: No powiem tak, ogólnie zależy gdzie, czyli moja taka mało konkretna może odpowiedzieć po raz kolejny, ale to zależy w jakim projekcie, w jakim miejscu, w jakim urzędzie, w jakim rejonie. Dokumentacji jest stosunkowo mniej, powiedzmy w urzędach pracy, na pewno w tych unijnych projektach tych dokumentów jest, myślę, że chyba coraz więcej jest z każdym projektem, które też realizuję, to sądzę i tak wnioskuje, że jest tych dokumentów jednak coraz więcej. To są wymagane jako takie obligatoryjne załączniki, powiedziałabym.

Jacek: I jak wygląda wtedy współpraca z Tobą? To znaczy ja jako manager placówki do Ciebie przychodzę, Ty mówisz dobra Jacek, a gdzie Ty masz tą placówkę, w jakim miejscu pewnie?

Anna: Tak, jak wygląda właśnie taka współpraca? Ta współpraca wygląda tak, że przede wszystkim ja się skupiam na poznaniu drugiej osoby. Poznaję drugą osobę, rozmawiamy sobie na temat tego, co dana osoba robi, czym się zajmuje, jakie ma problemy też w placówce, tak? Jeżeli to jest lekarz, no to z reguły on opowiada, czym też się zajmuje i co by chciał robić.

Więc to jest czasem długa historia, czasami takie opowieści trwają po pół godziny, powiedziałabym, czasami nawet zdarzało mi się do półtorej godziny. I oni mi opowiadają o swoich problemach, które mają.

Jeżeli ja mam produkt, który rozwiąże ten problem w postaci szkolenia, takiego, które na przykład ja organizuję albo też osoby z zewnątrz, z innych firm szkoleniowych, no to wtedy ja proponuję dane rozwiązanie.

Jak wygląda później procedura? Procedura wygląda tak, że ja wypełniam, jakby wysyłam swoje dokumenty, które mam, które wypełnia osoba, która chciałaby współpracować. Oczywiście umowa i tak dalej, to już o tym nie będę mówiła, bardziej skupię się na tej dokumentacji.

Wysyłam zestaw dokumentów, wysyłam obligatoryjne załączniki, które są potrzebne, żeby je powiedzmy zrealizować, przysłać mi przed wysłaniem tej całej dokumentacji. Bardzo często są to dokumenty, które dotyczą informacji o niezaleganiu z ZUSem, niezaleganiu z Urzędem Skarbowym.

Jakieś zaświadczenia, powiedzmy, z sądu, to właśnie o czym rozmawialiśmy, to też się pojawiły. Są też wszelkie dokumenty potwierdzające to, że w danym miejscu prowadzi się tą działalność, bo urzędy mają to do siebie, że bardzo lubią te dokumenty sprawdzać.

I taki zestaw dokumentów otrzymuje ja, w postaci takiego pakietu i na podstawie tej dokumentacji je przygotowuje cały wniosek i ten wniosek wysyłam wraz z załącznikami do podpisu dla klienta. Oczywiście z całą instrukcją, gdzie co trzeba podpisać, co trzeba zrobić po kolei.

Ja też jestem zwolennikiem, powiedzmy, rozmowy bardziej niż takiego przerzucania się mailami, więc staram się zawsze rozmawiać też na temat tego wniosku, czy wszystko jest zrozumiałe, czy wszystkie załączniki się zgadzają, czy wszystko tam w tych danych osobowych też się zgadza, z tym, co tam jest napisane.

Więc tutaj ta procedura wygląda tak, że oczywiście klient, później klient mi, powiedzmy, odsyła te dokumenty, to są dwie ścieżki, albo ja to po prostu wgrywam do systemu, za pomocą, powiedzmy, różnych portali, albo wysyłam informacje, żeby to po prostu wysłać w formule papierowej do danego urzędu.

I tak wygląda, że tak powiem, pierwszy proces takiej aplikacji do powiedzmy urzędu takiego, do którego się składa dofinansowanie. Później jest oczywiście to oczekiwanie, czyli to taki najgorszy trochę moment, powiedziałabym, oczekiwania, czy urząd przyjmie dokumenty, czy zdążyliśmy na przykład złożyć dokumenty, czy wszystko było merytorycznie ok, czy tam jest coś do korekty.

No czasem zdarzają się sytuacje takie, że są jakieś literówki, są gdzieniegdzie jakieś rubryki, które trzeba dopisać, jak jest zero, uzupełnić, jakąś jedynkę wstawić. Więc to są takie często też obligatoryjne, powiedzmy, dokumenty urzędników i oni bardzo chcą, żeby to tak wyglądało jak u nich, ale czasem jest tak, że trzy urzędy chcą inaczej.

Jacek: To jestem sobie w stanie wyobrazić.

Anna: Tak, zdarzają się takie sytuacje, takie w sumie niuanse, ale zdarzyło mi się też swego czasu, że klient miał do podpisania umowę, dajmy na to, jutro było szkolenie i urzędniczka tak się, że tak powiem rzucała z tymi dokumentami, żebym tak powiedziała w cudzysłowiu, że klient miał podpisaną umowę o godzinie 14:30, a jutro było szkolenie.

Także czasem takie skrajności gdzieś tam się zderzają.

Jacek: Okej, ale teraz co? My mamy podpisaną tą umowę od tego urzędu czy z tej Unii Europejskiej, już obojętne, kto tam jest źródłem. Ale tą część nazwijmy to szkoleniową, również Ty jesteś w stanie zorganizować, czyli porozmawiałaś, tak jak mówiłaś w tym pierwszym etapie, dowiedziałaś się czego my chcemy, Ty sobie zrobiłaś research, że jesteś w stanie takie szkolenie zorganizować, znaleźć takiego szkoleniowca i Ty również organizujesz tą część szkoleniową, tak?

Anna: Tak, ja również organizuję część szkoleniową, więc tu jest taka moja rola też organizatora. Ja przez praktycznie pięć lat wcześniej zajmowałam się też organizacją szkoleń i sprzedażą, między innymi.

Więc to jakby jest taka w pewnym sensie moja predyspozycja, powiedziałabym, lubię to robić. No i też dosyć dobrze znam branżę, tak? Stomatologiczną, wiem, kto jest takim niezłym trenerem w danej dziedzinie, powiedzmy. I też wykorzystuję potencjał i możliwości.

Jacek: Dobra, no i mamy, tak, mamy dofinansowanie, mamy szkolenie no i pewnie przychodzi kwestia jakiegoś rozliczenia z tym urzędem, tak?

Anna: Tak. Jest jeszcze kwestia rozliczenia. Jeżeli chodzi o kwestie rozliczenia, to też to rozliczenie wygląda powiedzmy różnie, bo bardzo często jest tak, że to jest zestaw dokumentów po prostu rozliczających.

Spotkałam się też z takim dosyć ciekawym sposobem rozliczania, bo nawet jeden z urzędów zażyczył sobie wytyczne odnośnie płatności i odnośnie tego, czy rzeczywiście ta firma szkoleniowa otrzymała te pieniądze.

Więc nie wystarczyło potwierdzenie przelewu, tylko jeszcze chcieli koniecznie print screena powiedzmy z wyciągu płatności, czy rzeczywiście ta faktura została opłacona przez tego uczestnika.

Także rozliczenie zwykle wygląda tak, że rozliczenie wykonuje się, powiedzmy, do 14 dni po odbytym szkoleniu, więc tam zestaw tych dokumentów oczywiście otrzymuje kursant i on to po prostu składa już do urzędu.

Jak wygląda proces finansowania szkoleń w placówkach medycznych? Czy trzeba wyłożyć najpierw swoje pieniądze?

Jacek: No a właśnie jeżeli chodzi o kasę, to placówka musi być przygotowana, że ma mieć tą kasę i to jest ona potem refundowana, czy dostaje dofinansowanie taką jakby zaliczkę?

Anna: To wygląda tak, że niestety na początku trzeba wyłożyć te swoje pieniądze w cudzysłowie, tak. Tak mówię kolokwialnie, ale w momencie, gdy człowiek podpisuje umowę, czyli ten przedsiębiorca, lekarz samozatrudniony, czy też inna osoba, powiedzmy z gabinetu, no to ona na podstawie tej umowy to jest tak zwana promesa.

Czyli to jest trochę takie, trochę na tej zasadzie, obiecujemy sobie małżeństwo, o narzeczeństwo, powiedzmy, więc podpisujemy dokument, umawiamy się na to, że odbędzie Pan szkolenie, my zwracamy Panu pieniądze, więc podpisywana jest umowa z Urzędem. I to jest, że tak powiem, wymóg konieczny, bez tego ja nie przypuszczam dalej jakby tego uczestnika, dlatego że on dalej nie jest w stanie zrealizować warunków i zapisu na szkolenie. Więc ta umowa jest taka obligatoryjna.

Jacek: Dobra, a opowiedz mi jeszcze tak, a jesteś w stanie tak szybko z głowy w ogóle powiedzieć, gdzie teraz są te konkursy aktualne, w jakich miejscach, w których nie, czy tak ciężko by Ci było?

Anna: Cały czas one są tak naprawdę w trakcie i tak, z tego co wiem najbliższy nabór będzie na terenie Dolnego Śląska, jest przewidziane na powiedzmy gdzieś na przełomie lipiec/sierpień, bo tak jest w harmonogramach też opisane. Ale dokładnego terminu nie ma, więc to będzie, że tak powiem, na widelcu.

Wielkopolskie zaczyna się za dwa dni i to akurat Poznań plus powiaty. Jeżeli chodzi o województwo na przykład Podlaskie, to jeszcze tego ogłoszenia nie było i też nie wiadomo, kiedy ono będzie, a było ostatnie w lutym bodajże.

Województwo Śląskie obsługuje na przykład tylko projekty, które są związane z projektami indywidualnymi na razie. Województwo Łódzkie to są też, powiedziałabym, takie średnie miejsce, bo tam jest z kolei dofinansowanie już do godziny szkoleniowej.

I to jest właśnie dosyć ciekawe, bo to jest często niezrozumiałe przez odbiorców. Bo nawet osoby, które udzielają informacji, właśnie apropo dofinansowań, one nie do końca wiedzą, jak wytłumaczyć, jak to w ogóle funkcjonuje. I później się zgłaszają właśnie osoby i pytają właśnie o to dofinansowanie i też miałam właśnie wrażenie na początku, że nie było to do końca zrozumiałe, bo tam dofinansowania na przykładzie na przykład Łódzkiego są do godziny szkoleniowej, ale nie więcej niż jakiś dany poziom dofinansowania.

Więc to, że oni mają dofinansowanie 100 zł, to nie znaczy, że to 100 zł cała dostaną. Bo tam jest jeszcze poziom dofinansowania, więc to są czasami takie małe niuanse, ale one powodują, że jest później rozbieżność na przykład w tych kwotach odnośnie dofinansowań.

Właśnie na marginesie, jak rozmawiamy, to sobie przypomniałam taką sytuację, którą kiedyś miałam. Jak urząd oczywiście opisał wszędzie na stronach internetowych, wszędzie powiedzmy, jakieś informacje rozsyłał, dofinansowanie jest 80%.

Klientka oczywiście dostała umowę, no i na tej umowie było napisane 79,5. Klientka oczywiście do mnie za telefon, ale pani Aniu, ja dostałam mniejsze dofinansowanie. OK. No i teraz pytanie, co z tym fantem zrobić? To było na zasadzie 100 zł różnicy, ale niestety to są właśnie takie rzeczy, które są niezależne od nas wszystkich.

Jacek: No, niuansiki pewnie przy umowach itd.

Anna: Tak, ale mówię, że jeżeli dostaje się umowy, jeżeli warunki nie odpowiadają, jeżeli to jest umowa, która jest wysyłana z urzędu, tak? Jeżeli jakaś na przykład, nie wiem, sytuacja taka niekomfortowa, że ktoś inaczej uważał, zawsze można się tego wymiksować, że tak powiem. No nie trzeba tej umowy podpisywać.

Jacek: Dobra, a powiedz mi jeszcze tak, bo jak zrozumiałem Ciebie wcześniej – pytanie, tak tylko dla dla pewności, żeby się dowiedzieć, rozumiem, że warto zgłosić się wcześniej, nawet jeżeli ja na przykład przyjdę do Ciebie, że z Krakowa, Ty mi powiesz, no, słuchaj w Krakowie, to tam nabór najprawdopodobniej będzie za trzy miesiące, ale już sobie wypełnijmy wniosek, tak, już sobie zbierzmy dokumenty, tak?

Anna: Tak, dlatego że przede wszystkim to, jak my sobie porozmawiamy i ocenimy jakie masz potrzeby i co potrzebujesz, jak to wygląda jakby w czasie, to jestem w stanie zaplanować i odpowiedzieć Ci, czy na przykład szkolenia, które Ty chcesz, nie wiem, we wrześniu, dajmy na to, czy ja jestem w stanie pomóc Ci z tym dofinansowaniem. Więc tak, moja odpowiedź brzmi – lepiej wcześniej się do tego przygotować.

Jacek: Dobrze. No i słuchaj, najważniejsze pytanie, to Twoja kasa. Jak ty bierzesz kasę? To bierzesz kasę za napisanie wniosku plus success fee, czy tylko za napisanie wniosku, czy jak to jest rozliczane?

Anna: Powiem tak, na ten moment to wygląda tak, że jest po prostu stawka jakby taka jednorazowa za jakby bardziej zarządzanie projektem, ja to nazywam, dlatego że jakby samo napisanie wniosku, to jest trochę inna usługa, powiedziałabym, dlatego że według mnie samo napisanie wniosku to jest wtedy, gdy klient do mnie dzwoni, mówi do mnie, Pani Aniu, napisze mnie Pani wniosek, tu i tu jest nabór, tu i tu, ja to chcę, to i to. Mamy taką chwilę, która mnie będzie szkoliła i ona się nazywa tak i tak.

Więc to jest usługa napisania wniosku, natomiast w momencie gdy ja przygotowuję jakby całą dokumentację, ja jakby całą diagnozę też wykonuję dla danego klienta, ja rozliczam te dokumenty, ja jestem też taką pomocą techniczną, powiedziałabym w pewnym sensie, w sytuacjach takich awaryjnych, to to jest jakby usługa zarządzania projektem, więc czasami ciężko jest to podzielić na powiedzmy elementy takie składowe, ale dla mnie to jest pewien etap, pewien proces, bo to nie trwa dwa dni, tylko taki powiedzmy projekt jeden może trwać trzy miesiące, tak?

Dlatego, że dany klient, ja miałam, zresztą mam takie sytuacje, na przykład, klient napisał wniosek na ileś tam szkoleń, czy chciał oczywiście takie szkolenia takie i takie i jakby sam proces kontaktu z tym klientem cały czas jakieś dokumenty i to trwa od marca, a szkolenia na przykład ma jeszcze w październiku, więc jakby cały czas ja jestem z nim w kontakcie, cały czas z nim rozmawiam, więc cały ten proces jest dosyć drugi.

Jacek: Ok. I rozumiem, że są dwa rodzaje. Można do Ciebie przyjść, że Pani Aniu napisz projekt, bo ja chcę mieć taką firmę, taki temat i boję się, że sobie ten wniosek napisze źle i rozlicze go źle. A jest też opcja taka, że tak jak wcześniej mówiliśmy, Pani Aniu prosimy o pomoc, żeby rozwiązać nasz problem i żebyśmy się tutaj przeszkodzili w tym zakresie.

Anna: Dokładnie.

Więc jakby są dwie opcje, ale to też jest tak, że nie zawsze pisze na szkolenia, na wszystkie szkolenia, które rzekomo mają opcję dofinansowania. To też nie wygląda tak, że wszystkie szkolenia, które są powiedzmy w bazie usług, mają możliwość dofinansowania.

Jacek: Okej, to mnie zaciekawiłaś, czyli co mamy bazę usług rozwojowych i mimo wszystko nie wolno, tak?

Anna: To znaczy, to jest tak, że ja już się z tym też spotkałam, bo przez te kilka lat to też mam dosyć dużo takich ciekawych tematów, które rzeczywiście były. Spotkałam się też z taką sytuacją i rzeczywiście ona miała miejsce, klient mnie poprosił, oczywiście o to, żebym wpisała, on sobie wybrał w bazie szkolenia, a to były szkolenia dla higienistki.

Ja oczywiście tej firmy nie znałam, więc nie byłam w stanie też potwierdzić, zarekomendować, czy jakby co to jest ze szkolenia, czy ona jest fajna, czy nie fajna, co to jest za firma i tak dalej. Więc jakby no, ja nie potrafiłam nic powiedzieć, ale klient sobie zażyczył te szkolenia.

Wypowiedziałam się na ten temat i oczywiście napisałam o te dokumenty, ale to nie było jedyne szkolenia jakby w tym wniosku. Było też szkoleń kilka. No i tam była taka sytuacja, że klient dla mnie dzwoni za dwa miesiące i mówi pani Aniu, ale to szkolenia znikło z bazy. No i ja tak patrzę na klienta, czy patrzę, w sensie, że patrzę, że tak mam oczami przez telefon i mówię do niego tak, najprawdopodobniej firma szkoleniowa po prostu nie uzbierała uczestników i to szkolenie się nie odbyło.

No i teraz pytanie, czy taki klient nie będzie troszeczkę sfrustrowany? No, będzie troszeczkę sfrustrowany. I to jest jedna z takich sytuacji. Druga sytuacja też miała miejsce z inną firmą szkoleniową. I była też dosyć niekomfortowa, bo klient bardzo się uparł na szkolenia tej firmy. Ja oczywiście firmę znałam, więc tam oni też zaczynali, jeżeli chodzi o wdrożenie tych usług do bazy. Ale w ostatnim momencie okazało się, że ich karta nie spełniała w ogóle wytycznych.

Więc oni z automatu to szkolenie odrzucili i po prostu klient na to nie otrzymał dofinansowania. Dlatego ja bardzo mocno jakby staram się, jeżeli rekomenduję jakieś szkolenie, to staram się to szkolenie mieć zweryfikowane pod tym kątem.

Dlatego, że niepotrzebne mi jakieś powiedzmy takie reklamacje, że tak powiem w cudzysłowiu, bo to też nikomu też to nie jest potrzebne. Dlatego jeżeli robię taką diagnozę, to z pewnością rekomenduję szkolenia, które są sprawdzone i zweryfikowane.

Jacek: Czyli wolisz ten tryb współpracy takich, nazwijmy to tak jak to nazwałaś, takich projekt manager tego projektu szkoleniowego niż tylko osoba pomagająca w pisaniu wniosku?

Anna: Tak, tak, zdecydowanie.

Jacek: Ok. Dobra, Ania, no, wiadomo, każdy ma czas ograniczony, umawialiśmy się na niecałą godzinę, niecała godzina mija, ale powiedz mi teraz tak, pewnie ci, co nas oglądają, będą chcieli znać jakiś kontakt do ciebie, w jaki sposób się można z Tobą skontaktować, w celu żeby właśnie ewentualnie takie sprawdzić możliwości dofinansowania do takich szkoleń u nas w placówce?

Anna: Tak. Myślę, że najlepsza opcja to jest chyba taki kontakt mailowy albo telefoniczny po prostu. Na mojej stronie annasocko.pl są tam wszystkie informacje kontaktowe do mnie. Bardzo dużo osób też kontaktuje się ze mną drogą przez Facebooka, więc to też jest taka formuła do wyboru.

Jacek: Ok. My na pewno do wszystkich uczestników napiszemy ten adres strony internetowej i adresu mailowego. Jeżeli ktoś był na tym spotkaniu dzisiaj lub zapisał się na nagranie, to dostanie taką informację. Bardzo Ci Aniu dziękuję.

Anna: Chciałam jeszcze tutaj dodać, że wiem, że część osób tutaj jest obecna, więc jeżeli będą miały ochotę porozmawiać na temat takiej diagnozy, co mogą utrzymać, na co mogą otrzymać dofinansowanie, jakie są problemy w placówce, to oczywiście zapraszam na taką bezpłatną konsultację indywidualną.

Wtedy będziemy mogli porozmawiać na temat już szczegółowo Waszych miejsc działania i zobaczyć, co możemy z tym zrobić.

Jacek: Tak, no bo to jest też istotne, żeby wiedzieć, że my dzisiaj rozmawialiśmy tylko na stricte na temat dofinansowania, do szkoleń, bo jak zauważyliście, było bardzo dużo na ten temat, ale wiem, że Pani Ania zajmuje się też innymi dofinansowaniami, więc jeżeli są też jakieś inne pomysły, to również można się kontaktować.

To co? Dziękujemy bardzo. I do usłyszenia.

Jak zostać idealnym managerem placówki medycznej?

Zrozumienie potrzeb pacjentów

Pierwszym krokiem do efektywnego zarządzania placówką medyczną jest zrozumienie potrzeb i oczekiwań pacjentów. To pacjenci są centrum działalności medycznej, dlatego ich satysfakcja powinna być priorytetem. Manager placówki medycznej powinien regularnie zbierać opinie i sugestie pacjentów, aby na bieżąco dostosowywać usługi do ich wymagań.

Budowanie zespołu

Idealny manager wie, że sukces placówki zależy od zaangażowanego i dobrze zgranego zespołu. Początek skutecznego zarządzania zespołem to inwestycja w rozwój pracowników. Regularne szkolenia, warsztaty i spotkania zespołowe w celu wspólnego rozwiązywania problemów mają kluczowe znaczenie w budowaniu zaufania pracowników.

Ważne jest także odpowiednie delegowanie zadań i motywowanie pracowników w Twojej placówce. Upewnij się, że każdy członek zespołu zna swoje obowiązki i ma dostęp do niezbędnych narzędzi do wykonywania swojej pracy. Zachęcaj do otwartej komunikacji i wspieraj współpracę między różnymi działami.

Wdrażanie nowoczesnych technologii

Nowoczesne technologie mogą w dzisiejszych czasach znacząco usprawnić funkcjonowanie placówki medycznej. Wdrożenie systemów zarządzania pacjentami, elektronicznej dokumentacji medycznej oraz narzędzi do rejestracji online może zwiększyć efektywność i usprawnić codzienną pracę. Regularnie analizuj dostępne na rynku rozwiązania technologiczne i wprowadzaj te, które najlepiej odpowiadają na potrzeby Twojej placówki.

Spełniaj oczekiwania pacjentów dotyczące rozwoju firmy i wprowadzaj w placówce medycznej rozwiązania, które ułatwią im dostęp do lekarza. Możesz wdrożyć e-rejestrację do specjalistów albo tele-medycynę i wystawianie recept na stałe leki przez telefon.

Zarządzanie finansami

Efektywne zarządzanie finansami i planowanie wydatków jest istotną kwestią dla utrzymania stabilności placówki medycznej. Planuj budżet, kontroluj koszty i analizuj przepływy finansowe. Upewnij się, że każda decyzja finansowa jest przemyślana i korzystna dla placówki. Warto również regularnie monitorować wskaźniki finansowe i wprowadzać korekty, gdy jest to konieczne.

Pamiętaj, że skuteczny menedżer to taki, który zapewnia ciągłość dalszej pracy lekarzy. Nie możesz zatem dopuścić do sytuacji, w której w magazynie medycznym zabraknie jakichś produktów, co uniemożliwi wykonanie zadania przez lekarza.

Komunikacja i marketing

Skuteczna komunikacja zarówno wewnętrzna, jak i zewnętrzna jest niezbędna do prawidłowego funkcjonowania placówki medycznej. Dbaj o regularny kontakt z pacjentami poprzez różne kanały komunikacji – strony internetowe, media społecznościowe, newslettery i wiadomości SMS. Stosuj odpowiedni marketing medyczny i prowadź kampanie marketingowe, które przyciągną nowych pacjentów i zachęcą obecnych do korzystania z dodatkowych usług.

Oczywiście, nie musisz robić wszystkiego na własną rękę. Chcesz być przecież dobrym managerem w placówce medycznej, nie musisz mieć doświadczenia w marketingu. Możesz zatrudnić kogoś, kto ma doświadczenie w swojej dziedzinie na stanowisko specjalisty ds. marketingu albo skorzystać z usług agencji reklamowej, których jest mnóstwo na rynku pracy.

Dobry lider powinien mieć jednak chociaż trochę pojęcia na temat pracy zespołu, dlatego polecamy Ci pobrać nasze darmowe ebooki dotyczące marketingu w branży medycznej, które znajdziesz TUTAJ. Podstawą zarządzania ludźmi jest regularne monitorowanie efektywności pracy i pomaganie im w radzeniu sobie z trudnymi sytuacjami. Dlatego jeśli chcesz zostać dobrym menedżerem, musisz dążyć do zrozumienia pracy wykonywanej przez innych członków zespołu i wciąż poszerzać swoje doświadczenie.

Zapewnienie wysokiej jakości usług

Wysoka jakość świadczonych usług medycznych w Twojej placówce jest podstawą zadowolenia pacjentów. Monitoruj i oceniaj jakość usług, dbaj o odpowiednie standardy i wprowadzaj procedury mające na celu poprawę jakości opieki.

Dobry manager nie boi się otwartości i podejmowania decyzji. Regularnie przeprowadzaj audyty i zbieraj opinie od pacjentów, aby ciągle podnosić standardy w placówce. Dbaj o to, by personel medyczny był odpowiednio przygotowany do swojej pracy. Ważne jest, by pracownicy byli w stanie sami zwalczać trudności, okazując przy tym 100% zrozumienia dla pacjentów leczących się w placówce.

Dbanie o rozwój osobisty

Dobry manager nie zapomina o własnym rozwoju. Bądź na bieżąco z najnowszymi trendami na rynku pracy, w zarządzaniu i medycynie. Nie bój się otwartości na nowe rozwiązania. Uczestnicz w konferencjach i szkoleniach. Rozwijaj swoje umiejętności przywódcze, interpersonalne i organizacyjne. Pamiętaj, że Twój rozwój przekłada się bezpośrednio na rozwój całej placówki i motywowanie pracowników.

Przestrzeganie przepisów i regulacji

Placówki medyczne muszą działać zgodnie z obowiązującymi przepisami i regulacjami. Upewnij się, że wszystkie procedury są zgodne z wymogami prawnymi, a pracownicy są odpowiednio przeszkoleni w zakresie przestrzegania przepisów. Regularnie monitoruj zmiany w przepisach i dostosowuj działalność placówki do nowych wymagań.

Podsumowanie

Bycie idealnym managerem placówki medycznej to zadanie wymagające wszechstronnych umiejętności i zaangażowania. Kluczem do sukcesu jest zrozumienie potrzeb pacjentów, budowanie zgranego zespołu, wdrażanie nowoczesnych technologii oraz efektywne zarządzanie finansami. Nie zapominaj również o komunikacji, marketingu, jakości usług i rozwoju osobistym. Przestrzeganie przepisów i regulacji to fundament, na którym opiera się działalność każdej placówki medycznej. Dążąc do doskonałości w tych obszarach, z pewnością zbudujesz placówkę, która zyska zaufanie i lojalność pacjentów.

Pobierz Top 3 Ebooki Marketingowe

Administrator Twoich danych osobowych jest Proassist Sp. z o.o. z siedzibą na os. Handlowe 5, Pokaż więcej

proassist logo

Zamów bezpłatne
połączenie w 5 minut!

Jesteśmy gotowi, aby odpowiedzieć na wszystkie Twoje pytania.

Dział sprzedaży dostępny jest od poniedziałku do piątku w godzinach od 08:00 do 16:00.

Wysyłając formularz, wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z Polityką Prywatności Proassist.