Jak długo powinna być przechowywana dokumentacja medyczna?
Okres przechowywania dokumentacji medycznej wynosi 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu. Istnieją jednak wyjątki, które wydłużają ten czas:
30 lat – w przypadku dokumentacji pacjentów, którzy zmarli na skutek uszkodzenia ciała lub zatrucia.
30 lat – dla dokumentacji zawierającej dane dotyczące monitorowania krwi i jej składników.
10 lat – dla zdjęć rentgenowskich, które są przechowywane poza dokumentacją medyczną pacjenta.
22 lata – dla dokumentacji medycznej dzieci do drugiego roku życia.
5 lat – dla skierowań na badania oraz zleceń lekarskich, jeśli świadczenie zostało udzielone. W przypadku, gdy pacjent nie zgłosił się na badanie, okres archiwizacji wynosi 2 lata, chyba że odebrał skierowanie.
Co zrobić po upływie okresu przechowywania dokumentacji medycznej?
Po zakończeniu okresu przechowywania dokumentacja medyczna pacjenta powinna zostać odpowiednio zutylizowana. Możliwe są dwie opcje:
Zniszczenie dokumentacji medycznej w sposób uniemożliwiający identyfikację pacjenta.
Wydanie dokumentacji pacjentowi lub osobie przez niego upoważnionej.
Jeśli placówka medyczna kończy działalność, konieczne jest zapewnienie bezpiecznego miejsca przechowywania dokumentacji pacjentów. Możliwe są następujące scenariusze:
Jeśli działalność placówki zostaje przejęta przez inny podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych, to on przejmuje odpowiedzialność za przechowywanie dokumentacji medycznej.
Jeśli placówka zostaje całkowicie zamknięta, dokumentacja medyczna powinna trafić do podmiotu, z którym podpisano umowę o jej przechowywanie.
W przypadku śmierci lekarza prowadzącego indywidualną praktykę dokumentacja zostaje przekazana odpowiedniej izbie lekarskiej, pielęgniarskiej lub fizjoterapeutycznej.
Jeśli nie można ustalić podmiotu odpowiedzialnego za archiwizację dokumentacji, przechodzi ona pod nadzór wojewody.
Niezależnie od tego, kto przejmuje dokumentację, należy zapewnić jej odpowiednie zabezpieczenie oraz przestrzegać zasad ochrony danych osobowych. Prawa pacjenta dotyczące ochrony informacji medycznych obowiązują nawet po jego śmierci.
Elektroniczna dokumentacja pacjenta – czy warto ją wdrożyć?
Coraz więcej placówek medycznych decyduje się na digitalizację dokumentacji medycznej, co przynosi wiele korzyści. Elektroniczna dokumentacja pacjenta pozwala na:
Bezpieczne przechowywanie danych pacjentów i łatwiejszy dostęp do ich historii leczenia.
Ograniczenie potrzeby archiwizacji dokumentacji papierowej, co wiąże się z oszczędnością miejsca.
Elektroniczna dokumentacja medyczna staje się standardem w sektorze ochrony zdrowia. Ułatwia przetwarzanie danych, zwiększa bezpieczeństwo dokumentacji pacjentów i pozwala na lepszą organizację pracy w placówkach medycznych.
Dokumentacja medyczna archiwizowana w placówkach medycznych musi być przechowywana zgodnie z przepisami prawa.
Okres przechowywania dokumentacji medycznej wynosi 20 lat, ale istnieją wyjątki wydłużające ten czas.
Po zakończeniu okresu archiwizacji możliwe jest zniszczenie dokumentacji lub jej wydanie pacjentowi.
W przypadku likwidacji placówki konieczne jest zapewnienie bezpiecznego miejsca przechowywania dokumentacji.
Elektroniczna dokumentacja pacjenta to przyszłość medycyny, która zwiększa efektywność zarządzania informacjami medycznymi.
Prawidłowe prowadzenie dokumentacji medycznej oraz jej odpowiednie zabezpieczenie to kluczowe obowiązki każdej placówki medycznej. Warto rozważyć wdrożenie systemu elektronicznej dokumentacji pacjenta, aby zwiększyć bezpieczeństwo i efektywność pracy w sektorze medycznym.
Na które świadczenia zdrowotne wystawi e-skierowanie lekarz prywatny?
E-skierowanie obowiązuje już w każdym gabinecie lekarskim i placówce medycznej. Wypisywane są przez lekarzy za pomocą oprogramowań gabinetowych lub gabinet.gov.pl Dokument może zostać wystawiony przez każdego lekarza posiadającego prawo do wykonywania zawodu. Jednak to, na jakie świadczenie zdrowotne można skierować pacjenta, zależy od tego, czy lekarz wypisujący e-skierowanie przyjmuje w ramach wizyt prywatnych, czy tych finansowanych z Narodowego Funduszu Zdrowia.
E-skierowanie do szpitala
Dalsze leczenie w szpitalu odbywa się na podstawie e skierowania, które może wystawić każdy lekarz z prawem do wykonywania zawodu. Skierowanie pacjenta do szpitala wymaga odpowiednich kompetencji i wiedzy, na podstawie której lekarz może ocenić stan zdrowia pacjenta oraz to, czy wymaga on hospitalizacji. Dlatego e-skierowanie na dalsze leczenie w szpitalu może wystawić każdy lekarz, niezależnie od tego, czy jest on lekarzem pierwszego kontaktu, czy specjalistą przyjmującym pacjentów w ramach świadczeń finansowanych ze środków publicznych. Ponadto e skierowanie na nieodpłatne leczenie w szpitalu wystawi również specjalista świadczący usługi w prywatnym gabinecie lekarskim.
Kto skieruje pacjenta na badania?
E skierowanie na badania podstawowe, takie jak np. morfologia, badanie moczu, próby wątrobowe, czy badanie tarczycy wypisze lekarz pierwszego kontaktu. Ten sam lekarz wypisuje e skierowania na niektóre badania obrazowe, które obejmują kolonoskopię, gastroskopię, USG jamy brzusznej, RTG klatki piersiowej oraz kośćca. Natomiast na badanie z kontrastem i tomografię skierować może wyłączne specjalista. Mowa tutaj o lekarzach przyjmujących pacjentów w ramach umowy z NFZ.
W kwestii specjalistów udzielających świadczeń prywatnych wystawianie e-skierowania wygląda nieco inaczej. Co prawda, mogą wypisać skierowanie na każde badania, jednak pacjent będzie musiał opłacić je z własnej kieszeni.
Skierowanie na rehabilitację
Pacjenci odbywają rehabilitację zazwyczaj na podstawie e skierowania od lekarza pierwszego kontaktu. Istnieją jednak sytuacje, w których pacjenci, aby wrócić do pełnej sprawności, potrzebują e skierowania na rehabilitację od specjalisty. Są to przypadki dysfunkcji ruchowych związanych z wadą postawy. E-skierowanie tego typu wypisze wyłącznie lekarz poradni rehabilitacji medycznej lub ortopeda traumatolog. Lekarz specjalista przyjmujący w ramach wizyt prywatnych również ma możliwość wystawienia e skierowania. Rehabilitacja ze skierowania od lekarza prywatnego nie może zostać opłacona ze środków, co oznacza, że tak jak w przypadku badań, pacjent musi zapłacić za rehabilitację samodzielnie.
Lekarz prywatny a e skierowanie
Okazuje się, że lekarze świadczący prywatne usługi, mają takie same możliwości w kwestii wystawiania e-skierowania co lekarze wypełniający świadczenia finansowane ze środków publicznych. Różnica dotyczy wyłącznie odpłatności za leczenie lub badania, na które kierowany jest pacjent. Lekarze prywatni skierują na nieodpłatną hospitalizację, tak samo jak każdy lekarz świadczący usługi na NFZ. Świadcząc usługi w gabinecie prywatnym, lekarze wypiszą eskierowanie na każde badania oraz rehabilitację. Pacjent jednak będzie musiał uregulować płatność za takie świadczenia samodzielnie.
Podsumowanie
Skierowanie zmieniło swoją formę z papierowej na elektroniczną, jednak kwestia placówek medycznych oraz świadczeń zdrowotnych, na które kierowani są pacjenci pozostała bez zmian. Możliwość wystawienia e-skierowania zależna jest od rodzaju świadczenia zdrowotnego oraz lekarza, który wypisuje dokument. W kwestii wysłania pacjenta na leczenie szpitalne nie ma znaczenia, jaki lekarz wystawi eskierowanie. Zarówno po wizycie na NFZ, jak i prywatnej pacjent będzie hospitalizowany ze środków publicznych. Nieco inaczej wygląda kierowanie pacjenta na badania oraz rehabilitację. Lekarz posiadający umowę z NFZ wypisze e skierowanie na nieodpłatne świadczenia, natomiast prywatny – na takie, za które pacjent będzie musiał zapłacić samodzielnie.
Wyzwania związane z dużą liczbą zgłoszeń telefonicznych do szpitala
Szczepienia przebiegały w czterech etapach, każdy skierowany do konkretnej grupy pacjentów w określonym czasie. Ilość zgłoszeń szybko przerosła możliwości rejestracji telefonicznej placówki, co groziło:
🟠 przeciążeniem rejestracji i trudnościami w umawianiu innych wizyt – znaczny wzrost liczby połączeń telefonicznych od osób zainteresowanych szczepieniami utrudnił bieżącą pracę rejestratorek medycznych związaną z umawianiem pacjentów do poradni specjalistycznych zlokalizowanych w szpitalu, przesuwaniem wizyt, czy informowaniem umówionych pacjentów o konieczności zachowania odpowiednich środków ostrożności w związku z panującą epidemią,
🟠 brakiem możliwości odbierania wszystkich połączeń dotyczących szczepień -zbyt duża liczba połączeń powodowała, że nie wszyscy pacjenci mogli dodzwonić się do szpitala i umówić termin szczepienia. To powodowało nie tylko frustrację pacjentów, ale również chaos w rejestracji – osoby, które nie mogły się dodzwonić usiłowały dostać się do szpitala osobiście.
🟠 koniecznością zatrudnienia dodatkowego personelu, co wiązałoby się z czasochłonną rekrutacją i szkoleniem nowych pracowników – szpital nie mógł pozwolić sobie na rekrutację w okresie pandemii nie tylko ze względu na zagrożenie wirusem SARS-CoV-2, ale też dlatego, że nikt nie mógłby poświęcić wystarczająco dużo uwagi i wyszkolić nowego pracownika, ponieważ wszyscy mieli pełne ręce pracy.
W tej sytuacji ZOZ Łowicz potrzebował rozwiązania, które szybko i skutecznie odciążyłoby rejestrację oraz usprawniło proces zapisów na szczepienia.
Rozwiązanie problemu nadmiernej liczby połączeń przychodzących do placówki
Aby rozwiązać problem, szpital nawiązał współpracę z Proassist, decydując się na wykorzystanie usług rejestracji telefonicznej oraz internetowej.
🔹 pacjenci byli informowani e-mailem o terminie wizyty i otrzymywali ankietę do wypełnienia przed szczepieniem, co przyspieszało proces obsługi na miejscu
🔹 przypomnienia SMS i e-mail wysyłane dzień przed wizytą minimalizowały ryzyko nieobecności i skracały kolejki.
Wdrożenie usług Proassist zajęło zaledwie dwa dni robocze. Pierwszego dnia przygotowano wszystkie niezbędne wytyczne i wprowadzono listę pacjentów. Drugiego dnia o godzinie 9:00 konsultanci Proassist rozpoczęli odbieranie połączeń, a zakładka do rejestracji online pojawiła się na stronie ZOZ Łowicz.
W trakcie współpracy placówka zdecydowała się na otwarcie drugiego punktu szczepień. Dzięki elastycznym rozwiązaniom Proassist, terminarz nowego punktu został utworzony błyskawicznie, co umożliwiło obsługę większej liczby pacjentów.
Program dostosowany do potrzeb placówki medycznej
Ze względu na niepewność co do długości trwania procesu szczepień, umowa została skonstruowana w sposób elastyczny, uwzględniający liczbę wykonywanych szczepień. Wynagrodzenie Proassist było proporcjonalne do liczby podanych szczepionek, co zapewniło szpitalowi pełną kontrolę nad kosztami.
Dzięki wsparciu Proassist Zespół Opieki Zdrowotnej w Łowiczu skutecznie zrealizował zapisy na szczepienia przeciwko COVID-19, usprawniając komunikację z pacjentami i optymalizując pracę personelu. Rejestracja telefoniczna, internetowa, przypomnienia SMS oraz e-mail, a także automatyzacja procesów znacząco odciążyły szpital i przyczyniły się do zwiększenia dostępności szczepień dla mieszkańców.
Proassist to elastyczne i efektywne rozwiązanie dla placówek medycznych, które stoją przed wyzwaniami organizacyjnymi w obliczu rosnącego zapotrzebowania na usługi medyczne.
Wiele placówek zdrowotnych staje przed wyzwaniem zwiększenia liczby pacjentów, jednocześnie dbając o organizację usług medycznych oraz dostępność usług medycznych. Należy pamiętać, że nawet najbardziej profesjonalny marketing medyczny nie przyniesie oczekiwanych rezultatów, jeśli pacjent nie będzie miał możliwości skontaktowania się z placówką. Dlatego pierwszym krokiem w skutecznym zarządzaniu marketingiem usług medycznych powinno być upewnienie się, że rejestracja medyczna działa sprawnie i jest w stanie obsłużyć większy napływ pacjentów.
Gdy placówka jest gotowa na zwiększenie liczby pacjentów, warto przyjąć strategię marketingu medycznego, opartą na odpowiedniej kolejności działań. Marketing medyczny dotyczy nie tylko promowania usług, ale również budowania zaufania, które w branży medycznej odgrywa kluczową rolę.
Umieść informację o placówce/gabinecie na budynku
Swoje działania rozpocznij od odpowiedniego „zareklamowania” placówki medycznej lub gabinetu lekarskiego w miejscu, w którym się znajduje. To jeden z podstawowych elementów strategii marketingowych placówek, który znacząco wpływa na efektywność marketingu medycznego. Zwróć uwagę na to, aby reklama placówek medycznych była czytelna, atrakcyjna wizualnie i przykuwająca uwagę odbiorców. Reklama podmiotów leczniczych powinna być trwała, ponieważ jest to jednorazowa inwestycja, która ma służyć przez wiele lat. W tym przypadku oszczędność może nie być najlepszym rozwiązaniem.
Bardzo istotne jest umieszczenie na reklamie numeru telefonu oraz adresu strony internetowej placówki medycznej. Dzięki temu potencjalni pacjenci mogą łatwo skontaktować się z placówką lub lekarzem, a także zapoznać się z zakresem usług i cennikiem. Warto również zrobić zdjęcia z zewnątrz wejścia do placówki i dodać je do wizytówki Google, co ułatwi pacjentom odnalezienie placówki.
Załóżmy, że Twój potencjalny pacjent stoi w korku ulicznym, zerka przez okno i widzi reklamę Twojego gabinetu lekarskiego: „Centrum Medyczne ABC”. Jeśli obok nazwy zobaczy numer telefonu, może od razu zapisać go w telefonie i szybko skontaktować się z placówką. Jeśli jednak tego nie zrobi od razu, to po dotarciu do domu albo poświęci czas na wyszukanie numeru do Twojej placówki, albo nie. Właściwa ekspozycja reklamy to zatem kluczowy element skutecznego promowania usług medycznych, który może wpłynąć na decyzję pacjentów o skorzystaniu z usług danej placówki.
Reklama placówek medycznych na budynku to zatem nie tylko informacja, ale również narzędzie wpływające na postrzeganie marki na rynku usług medycznych. Powinna być spójna z całościową strategią marketingową placówki oraz wpisywać się w długoterminowe strategie marketingowe placówek, zwiększając ich rozpoznawalność i przyciągając nowych pacjentów.
Załóż stronę internetową lekarza lub placówki medycznej
W dzisiejszych czasach trudno wyobrazić sobie jakiekolwiek działania marketingowe bez własnej strony w sieci. Doba Internetu zmusiła wielu przedsiębiorców do przeniesienia swojej działalności do wirtualnego środowiska. Tak samo jest w przypadku usług medycznych. Wielu pacjentów, stawiając na wygodę, szuka informacji o placówkach medycznych właśnie w Internecie.
Zdarza się, że lekarze figurują w internetowych katalogach, jednak nie posiadają własnej strony, tym samym działając na swoją szkodę. Jeżeli decydujemy się na wykorzystywanie Internetu do swoich czynności marketingowych, powinniśmy zacząć od założenia strony internetowej lekarza lub swojej placówki medycznej. Z uwagi na fakt, że większość pacjentów posiada obecnie dostęp do Internetu w swoim telefonie, wielu z nich może dowiedzieć się więcej o Twojej placówce w dowolnym miejscu o każdej porze. Brak strony internetowej ogranicza zainteresowanym dostęp do istotnych informacji, a placówce możliwość pozyskania nowych pacjentów.
Dobrze zaprojektowana strona internetowa pozwala na monitorowanie efektywności działań marketingowych oraz ocenę zwrotu inwestycji marketingowej (ROI). Dzięki zastosowaniu narzędzi analitycznych możliwe jest śledzenie, ilu użytkowników odwiedza stronę, jak długo na niej pozostają oraz jakie treści budzą ich największe zainteresowanie. To kluczowy element w marketingu usług medycznych, pozwalający na optymalizację strategii i dostosowanie przekazu do potrzeb pacjentów.
Istnieje możliwość stworzenia dedykowanej strony internetowej lekarza. Przy jej tworzeniu można także skorzystać z szablonów. Przykładem może być strona Internetowa tworzona przez Proassist w ramach swojego abonamentu: link. Jeżeli zależy Ci na bardziej rozbudowanej witrynie internetowej, dobrym rozwiązaniem w tej kwestii będzie skorzystanie z usług agencji reklamowej, tworzącej strony internetowe dla lekarzy. Imagemed jest agencją, która swoje usługi dedykuje właśnie lekarzom oraz placówkom medycznym. Specjaliści zajmujący się marketingiem usług medycznych pomogą Ci stworzyć profesjonalną i funkcjonalną witrynę Twojej placówki medycznej.
Nie można również zapominać o wizytówce Google, która stanowi uzupełnienie strony internetowej i ułatwia pacjentom znalezienie Twojej placówki w wynikach wyszukiwania. To istotny element strategii SEO, wspomagający dostosowanie do lokalnych rynków i zwiększający widoczność w wyszukiwarkach.
Zadbaj o spójną identyfikację wizualną
Skuteczny marketing medyczny wymaga nie tylko strategii promocyjnych, ale także dbałości o identyfikację wizualną. W proces ten wchodzi kilka części składowych: kolorystyka, logo, kolor czcionki na ulotkach i stronach internetowych. Spójność tych elementów wpływa na profesjonalny wizerunek placówki oraz jej rozpoznawalność.
Placówki medyczne bardzo często posługują się ulotkami pozostawionymi w poczekalniach, aby poinformować pacjentów o swoich świadczeniach medycznych. Ważne jest, aby identyfikacja wizualna była przemyślana, a poszczególne jej elementy, takie jak strona internetowa, wizytówki, foldery reklamowe, dokumentacja medyczna oraz wiadomości e-mail wysyłane do pacjenta, były spójne. Dobrze zaplanowana identyfikacja wizualna stanowi fundament marketingu placówek medycznych oraz marketingu farmaceutycznego.
Skoro pacjent zna już Twoją stronę internetową i odwiedza ją, aby zapoznać się z ofertą placówki medycznej lub gabinetu lekarskiego, warto zapewnić mu wygodną możliwość umówienia wizyty bezpośrednio z poziomu witryny. Profesjonalny marketing medyczny nie polega jedynie na promowaniu usług, ale również na dostosowaniu procesu obsługi pacjenta do jego potrzeb. W tym celu bardzo ważne jest wdrożenie intuicyjnego systemu zapisów online, który będzie przejrzysty, łatwy w obsłudze i dostępny zarówno na komputerach, jak i urządzeniach mobilnych. Takie rozwiązanie można uzyskać dzięki narzędziu Proassist, które umożliwia pacjentom szybkie rezerwowanie wizyt online w dogodnym dla nich terminie.
Nie wszyscy pacjenci będą jednak chcieli skorzystać z internetowej rejestracji. Starsze osoby często preferują tradycyjne formy kontaktu, dlatego równie istotne jest zapewnienie dobrze zorganizowanej telefonicznej rejestracji medycznej. Personalizacja komunikacji z pacjentami, zarówno w formie online, jak i telefonicznej, sprawia, że czują się oni lepiej zaopiekowani i bardziej skłonni do skorzystania z usług placówki. Na stronie internetowej, ulotkach, wizytówkach i wszystkich materiałach promocyjnych powinien znajdować się wyraźnie podany numer telefonu, aby pacjent miał możliwość szybkiego kontaktu z rejestracją.
Dobra organizacja telefonicznej rejestracji medycznej to podstawa. Żadne działania marketingowe nie przyniosą pożądanych skutków, jeżeli pacjent nie będzie w stanie skontaktować się z placówką. Warto inwestować w szkolenia i webinary dla rejestratorek medycznych, które nauczą ich skutecznej i uprzejmej obsługi pacjentów oraz zarządzania czasem. Dzięki temu zmniejszy się liczba nieodebranych połączeń, a satysfakcja pacjentów wzrośnie. Możesz rozważyć również outsourcing rejestracji telefonicznej, czyli realne wsparcie zewnętrznych rejestratorek. W jednoosbowych gabinetach ta opcja może być tańszą alternatywą dla rejestratorki na etat, natomiast w większych placówkach możesz oddelegować odbieranie połączeń, by rejestratorki pracujące na miejscu miały więcej czasu na wykonywanie pozostałych obowiązków.
Dodatkowo, social media marketing może być skutecznym narzędziem do promowania zarówno rejestracji online, jak i telefonicznej. Warto publikować posty edukacyjne dotyczące sposobów umawiania wizyt, a także informować pacjentów o nowych możliwościach zapisów. Transparentność w marketingu odgrywa kluczową rolę – pacjenci powinni wiedzieć, jakie opcje rejestracji są dostępne, jakie są godziny pracy placówki i jakie świadczenia mogą otrzymać.
Aby upewnić się, że wdrożone rozwiązania działają efektywnie, warto wdrożyć system monitorowania efektywności działań rejestracyjnych. Analizowanie liczby zapisów online w porównaniu do rejestracji telefonicznej, czasu oczekiwania na połączenie oraz konwersji odwiedzin strony na faktyczne umówione wizyty pozwoli na bieżąco optymalizować procesy i dostosowywać je do oczekiwań pacjentów.
Profesjonalny marketing medyczny to nie tylko promocja usług, ale również skuteczne zarządzanie procesem rejestracji pacjentów. Oferując zarówno nowoczesne systemy zapisów online, jak i dobrze zorganizowaną rejestrację telefoniczną, placówka medyczna buduje swoją wiarygodność i zwiększa zaufanie pacjentów, co bezpośrednio przekłada się na jej sukces.
Powiadom pacjentów o swojej placówce/gabinecie
Aby pacjent mógł skorzystać z usług Twojej placówki medycznej lub gabinetu lekarskiego, najpierw musi dowiedzieć się o jego istnieniu. Informowanie o ofercie może odbywać się na wiele sposobów – zarówno poprzez tradycyjną „pocztę pantoflową”, jak i za pomocą nowoczesnych narzędzi marketingowych. Marketing placówek zdrowotnych powinien być przemyślany i dostosowany do grupy docelowej, aby skutecznie docierać do pacjentów, którzy rzeczywiście mogą być zainteresowani oferowanymi usługami.
Warto prowadzić skuteczne promowanie usług medycznych poprzez różne kanały komunikacji, takie jak media społecznościowe, lokalne portale internetowe, a także wizytówki Google, które pomagają pacjentom łatwo odnaleźć placówkę w sieci (oraz prezentują opinie pacjentów, które mogą przyciągnąć nowych). Istotne jest, aby informować pacjentów o zakresie działalności placówki, dostępnych specjalistach oraz świadczonych usługach. Transparentność w komunikacji sprawia, że pacjenci czują się pewniej, wybierając konkretną placówkę.
Budowanie zaufania wśród pacjentów to jeden z fundamentów efektywnej strategii marketingowej. Ludzie najczęściej wybierają lekarzy i placówki, które są polecane przez znajomych lub posiadają dobre opinie w internecie. Dlatego warto dbać o pozytywne opinie pacjentów oraz publikować rekomendacje na stronie internetowej i w mediach społecznościowych.
Nie można również zapominać o bardziej zorganizowanych działaniach promocyjnych, takich jak kampanie reklamowe. Mogą to być zarówno płatne reklamy w Google Ads i na Facebooku, jak i artykuły sponsorowane w lokalnych serwisach informacyjnych. Dzięki nim można skutecznie dotrzeć do nowych pacjentów, którzy poszukują specjalistycznej opieki medycznej.
Marketing placówek zdrowotnych powinien łączyć tradycyjne i nowoczesne metody promocji, aby skutecznie docierać do pacjentów i zachęcać ich do skorzystania z usług. Kluczowe jest zarówno pozycjonowanie lokalne i budowanie zaufania, jak i skuteczne promowanie usług medycznych poprzez różnorodne kanały komunikacji, które zwiększają rozpoznawalność placówki i pomagają w pozyskaniu nowych pacjentów.
Placówka medyczna/gabinet w mediach społecznościowych
Najprostszym sposobem na samodzielne prowadzenie działań marketingowych jest założenie własnych fanpage’y na portalach społecznościowych. Dzięki nim możesz docierać do pacjentów, informować ich o usługach i budować relacje oparte na zaufaniu. Jeśli na co dzień korzystasz z Facebooka, warto prowadzić stronę swojej placówki właśnie na tym portalu. Natomiast jeśli lepiej odnajdujesz się na Instagramie, możesz publikować treści tam, docierając do osób preferujących bardziej wizualny przekaz. Ważne, aby wybrane platformy były dostosowane do Twojej grupy docelowej – na przykład młodsze osoby częściej korzystają z Instagrama i TikToka, podczas gdy starsi pacjenci preferują Facebooka.
W prowadzeniu mediów społecznościowych kluczowa jest regularność oraz publikowanie wartościowych treści. Jednym z najlepszych sposobów na zaangażowanie odbiorców są blogi i poradniki na temat zdrowia, profilaktyki czy nowoczesnych metod leczenia (ogólnie promocja zdrowia). Przygotowanie treści edukacyjnych nie tylko pomaga pacjentom lepiej zrozumieć ich schorzenia, ale także buduje ekspercki wizerunek placówki. Możesz udostępniać artykuły na swojej stronie internetowej i promować je w mediach społecznościowych, zwiększając tym samym zasięg i zaangażowanie pacjentów.
Aby skutecznie dotrzeć do potencjalnych pacjentów, warto rozważyć promocję postów za pomocą Meta Ads. Reklamy na Facebooku i Instagramie umożliwiają precyzyjne dostosowanie do lokalnych rynków, co oznacza, że Twoje treści zobaczą osoby mieszkające w pobliżu Twojej placówki. To doskonałe rozwiązanie w ramach marketingu B2C, ponieważ pozwala bezpośrednio dotrzeć do pacjentów, którzy mogą być zainteresowani Twoimi usługami.
Nie zapominaj także o opiniach pacjentów – ich znaczenie w mediach społecznościowych jest ogromne. Warto zachęcać zadowolonych pacjentów do pozostawiania rekomendacji na Facebooku i Google, ponieważ pozytywne opinie zwiększają zaufanie i przekonują innych do skorzystania z usług placówki. Media społecznościowe to potężne narzędzie w marketingu placówek medycznych, ale ich prowadzenie wymaga strategii, systematyczności i wartościowego contentu. Bardzo ważne jest przygotowanie treści edukacyjnych, wykorzystanie Meta Ads, dostosowanie do lokalnych rynków oraz dbałość o opinie pacjentów, co razem pozwala skutecznie promować placówkę wśród potencjalnych pacjentów.
Blog na stronie internetowej placówki medycznej
Prowadzenie bloga na własnej stronie internetowej to jedno z najskuteczniejszych narzędzi w strategii marketingu medycznego, które pomaga nie tylko w pozycjonowaniu witryny, ale także w budowaniu zaufania pacjentów. Regularne publikowanie wartościowych treści sprawia, że Twoja strona staje się bardziej widoczna w wyszukiwarkach, co zwiększa liczbę odwiedzin i potencjalnie nowych pacjentów.
Jednym z ważniejszych aspektów prowadzenia bloga jest uwzględnienie specyfiki marketingu medycznego – treści powinny być rzetelne, oparte na aktualnej wiedzy medycznej i dostosowane do potrzeb pacjentów. Marketing medyczny dotyczy nie tylko promowania usług placówki, ale także promocji zdrowia, edukowania pacjentów i budowania autorytetu lekarzy. Blog może pełnić funkcję poradnika, który dostarcza pacjentom użytecznych informacji, rozwiewa wątpliwości dotyczące diagnostyki i leczenia oraz pomaga w podejmowaniu świadomych decyzji zdrowotnych.
Ważnym elementem bloga są blogi i poradniki poświęcone tematom, które interesują pacjentów, np. profilaktyka zdrowotna, nowoczesne metody leczenia, opisy najczęstszych schorzeń czy wskazówki dotyczące zdrowego stylu życia. Artykuły te mogą być również skutecznym narzędziem w marketingu produktów medycznych, np. poprzez prezentację nowoczesnych technologii wykorzystywanych w diagnostyce i leczeniu.
Tak jak w przypadku prowadzenia fanpage’a, sukces bloga zależy od systematyczności. Jeśli wpisy nie będą pojawiać się regularnie – najlepiej minimum dwa razy w miesiącu – efekty pozycjonowania mogą być niewielkie. Warto pamiętać, że marketing medyczny dotyczy działań długoterminowych, a efekty takich działań, choć nie są natychmiastowe, w perspektywie czasu przynoszą realne korzyści, zwiększając widoczność placówki w sieci i budując lojalność pacjentów.
Pozycjonowanie strony
Pozycjonowanie strony internetowej to element marketingu usług medycznych, który wpływa na widoczność placówki w wyszukiwarkach i pozwala dotrzeć do większej liczby potencjalnych pacjentów. Proces ten można podzielić na dwa etapy:
Przygotowanie strony do pozycjonowania – obejmuje działania techniczne, takie jak optymalizacja kodu, poprawa szybkości ładowania, dostosowanie strony do urządzeń mobilnych oraz tworzenie przyjaznej struktury adresów URL. To jednorazowy proces, który stanowi fundament skutecznej strategii SEO.
Pozycjonowanie konkretnych słów kluczowych – to długofalowy proces, który wymaga systematycznej pracy nad treściami oraz analizą wyników. W marketingu placówek zdrowotnych kluczowe jest dobieranie fraz związanych z usługami oferowanymi przez placówkę, np. „kardiolog Warszawa” czy „leczenie bólu kręgosłupa Gdańsk”.
Dzięki skutecznej strategii SEO można zwiększyć liczbę pacjentów, którzy odnajdą stronę placówki w wyszukiwarce Google. Wysoka pozycja w wynikach wyszukiwania buduje wiarygodność i podnosi szanse na konwersję użytkowników w realnych pacjentów.
Warto pamiętać, że skuteczne promowanie usług medycznych wymaga regularnego publikowania wartościowych treści, np. artykułów blogowych i poradników, które odpowiadają na pytania pacjentów i są zoptymalizowane pod kątem SEO. W zarządzaniu marketingiem usług medycznych kluczowe jest monitorowanie wyników pozycjonowania i dostosowywanie strategii do aktualnych algorytmów Google.
Jeśli nie masz czasu na samodzielne zgłębianie tajników SEO, możesz skorzystać z pomocy specjalistycznej agencji, która zajmuje się marketingiem placówek medycznych. Profesjonalne wsparcie pozwoli na skuteczne działania zwiększające widoczność Twojej placówki w internecie, co przełoży się na wzrost liczby pacjentów i lepszą konkurencyjność na rynku placówek zdrowotnych.
Google Ads i reklama w mediach społecznościowych
Jak pewnie zauważyłeś, dopiero w 9 punkcie poruszamy temat płatnej reklamy. Wszystkie opisane do tej pory źródła pozyskiwania pacjentów są bezpłatne, jeżeli założymy, że będziesz w stanie wykonać je samodzielnie. Niezależnie od tego, czy zależy Ci na szybkim pozyskaniu pacjentów, czy też postanowiłeś cierpliwie czekać na efekty – wykonaj czynności opisane we wszystkich poprzednich punktach, zanim zdecydujesz się na płatną reklamę. W przeciwnym razie nie będziesz miał pewności, czy efekty działań marketingowych to wynik Twojej własnej pracy, czy kwestia wydania pieniędzy na reklamę.
Ważne jest to, że Twoja praca wykonana w ramach ośmiu pozostałych punktów będzie widoczna stale, natomiast pieniądze wydane na Google Ads to inwestycja krótkotrwała i jednorazowa. Może jednak okazać się pomocna. Pacjent, który raz zainteresuje się Twoją placówką medyczną, może stać się jej stałym bywalcem. Z kolei regularnie prowadzony blog pozwala uzyskać stały ruch na Twojej stronie.
W kwestii wydatków na reklamy AdWords, czy przykładowo Facebook Ads, najlepiej zaczerpnąć informacji u wyspecjalizowanych agencji reklamowych, które mają możliwość wyliczenia budżetu, który należy przeznaczyć na promocję placówki lub gabinetu. Wbrew pozorom może się okazać, że koszt takich kampanii wcale nie musi sięgać dziesiątek tysięcy złotych. Jeśli Twoja placówka medyczna działa lokalnie, a Twoimi potencjalnymi pacjentami będą mieszkańcy danej miejscowości, budżet w wysokości około 1000 zł miesięcznie może okazać się w pełni wystarczający. Agencje reklamowe pobierają 20% kosztów przeznaczonych na daną kampanię reklamową. Kwota, którą wypłacasz agencji na reklamę, jest w pełni wykorzystana na Twoją placówkę.
Marketplace
Ostatnim punktem na naszej liście jest marketplace. Znalazł się on tutaj nieprzypadkowo – w naszym mniemaniu rozwiązanie to jest ostatecznością. Oczywiście – efekty w tym przypadku są widoczne wcześniej, niż przy promocji własnej strony internetowej, natomiast porównując korzystanie z marketplace do płatnej reklamy – nie musi tak być.
Jeżeli poświęcisz czas na pisanie bloga, wydasz pieniądze na pozycjonowanie strony, to ruch zostanie skierowany na Twoją witrynę, czy fanpage na Facebooku, a promowane będą wyłącznie Twoje usługi. W przypadku korzystania z marketplace może się okazać, że wydajesz pieniądze na reklamowanie konkurencji, a po odejściu wydane pieniądze przepadają. W przypadku dziewięciu pozostałych punktów to się nie stanie.
Podsumowanie
Jak widać, pomimo formalnego zakazu promowania usług medycznych, istnieje wiele źródeł pozyskiwania pacjentów dla placówek medycznych i gabinetów lekarskich. W opisanych powyżej dziesięciu krokach przedstawiliśmy zarówno darmowe, jak i płatne sposoby na wypromowanie placówki medycznej. Darmowe źródła pozyskiwania pacjenta wymagają czasu, zanim przyniosą efekty, natomiast płatne są krótkotrwałe, a ich efekt widoczny jest natychmiastowo. Ważne jest to, aby wykonywać wszystkie działania w takiej kolejności, w jakiej zostały przez nas opisane. Tylko wtedy przyniosą pożądane rezultaty.
Problemy wynikające z prowadzenia kilku gabinetów jednocześnie
Zarządzanie grafikami w różnych lokalizacjach
Praca w trzech różnych placówkach wymagała od doktora Błaszczyka prowadzenia oddzielnych grafików wizyt. Każdy kalendarz musiał być na bieżąco aktualizowany, aby uniknąć nakładania się wizyt. Było to czasochłonne i wymagało regularnego sprawdzania wszystkich terminarzy, co znacząco odciągało lekarza od innych obowiązków.
Utrudnienia w internetowej rejestracji wizyt
Pacjenci korzystający z rejestracji online często mieli problem z wyborem odpowiedniej lokalizacji wizyty. Na różnych stronach internetowych widniały różne adresy przy nazwisku tego samego specjalisty, co mogło prowadzić do nieporozumień i frustracji. To z kolei wiązało się z ryzykiem utraty części pacjentów, którzy zrezygnowali z zapisów z powodu komplikacji.
Proassist – system do zarządzania siecią placówek medycznych
Najważniejszym krokiem dla Doktora Błaszczyka było wdrożenie oprogramowania medycznego Proassist, które umożliwiło integrację grafików z trzech placówek w jednym miejscu. Dzięki temu:
✅ Wszystkie wizyty są widoczne w jednym kalendarzu, niezależnie od lokalizacji czy sposobu rejestracji.
✅ Doktor Błaszczyk może łatwo sprawdzić swój harmonogram za pomocą jednego loginu i hasła.
✅ System działa w chmurze, co pozwala na dostęp do grafików z dowolnego urządzenia, w tym z telefonu dzięki aplikacji mobilnej Proassist.
Aby ułatwić pacjentom zapisy na wizyty, założono dedykowaną stronę internetową doktora Błaszczyka z zakładką do rejestracji. Najważniejsze zmiany obejmowały:
✅ Pierwszy krok rejestracji to wybór lokalizacji gabinetu, co minimalizuje ryzyko pomyłek.
✅ Dopiero po wyborze placówki pacjent może wybrać usługę, co zapewnia przejrzystość procesu.
✅ Intuicyjny interfejs strony zachęca pacjentów do korzystania z rejestracji online, co zwiększa ich zadowolenie.
✅ Pacjent nie musi zakładać konta, żeby umówić wizytę.
Proassist umożliwia automatyczne wysyłanie przypomnień SMS o nadchodzących wizytach. W przypadku doktora Błaszczyka:
✅ Każda wiadomość zawiera dokładny adres i nazwę placówki, w której odbędzie się wizyta.
✅ Funkcjonalność ta pozwala zredukować liczbę nieodbytych wizyt i zwiększa satysfakcję pacjentów.
Zarządzanie dostępem do grafików
Oprogramowanie Proassist umożliwia delegowanie zarządzania grafikami. W przypadku doktora Błaszczyka:
✅ Każda placówka może mieć przypisany personel odpowiedzialny za wprowadzanie zmian do lokalnego grafiku.
✅ Zmiany wprowadzone w jednej placówce nie wpływają na grafiki w innych lokalizacjach, co zapewnia porządek i klarowność.
Podsumowanie – jak system Proassist pomaga zarządzać kilkoma gabinetami jednocześnie
Wdrożenie systemu Proassist w gabinetach doktora Damiana Błaszczyka pozwoliło na wyeliminowanie problemów wynikających z pracy w wielu lokalizacjach. Jeden zintegrowany kalendarz, ulepszona rejestracja online oraz możliwość zarządzania dostępem do grafików znacząco usprawniły codzienną pracę ortopedy.
Dzięki nowoczesnym rozwiązaniom, takim jak mobilna aplikacja i automatyczne przypomnienia SMS, pacjenci otrzymują lepszą obsługę, a doktor Błaszczyk ma pełną kontrolę nad swoim harmonogramem.
Efekty z wdrożenia odpowiedniego oprogramowania:
Porządek w grafikach: wszystkie wizyty są dostępne w jednym miejscu, co pozwala na efektywne zarządzanie czasem.
Lepsza rejestracja online: pacjenci mogą łatwo zapisać się na wizytę w odpowiedniej placówce, co zwiększyło ich zadowolenie.
Oszczędność czasu: dzięki zintegrowanemu systemowi doktor Błaszczyk może skupić się na leczeniu pacjentów, a nie na administracji i ciągłym sprawdzaniu kalendarzy.
Prywatny gabinet ginekologiczny w budynku szpitala – problem z dodzwonieniem się do rejestracji
Doktor n. med. Małgorzata Pawlak to specjalista w zakresie ginekologii i położnictwa. Jest także założycielką szpitala ginekologiczno-położniczego MEDIKOR w Nowym Sączu, gdzie posiada gabinet medyczny, w którym przyjmuje swoje pacjentki.
Ze względu na specyficzną lokalizację prywatnego gabinetu Pani Doktor, pacjentki nie zawsze wiedziały, pod jakim numerem mogą dokonać zapisów na wizyty. Część z nich dzwoniła bezpośrednio do Pani Doktor, natomiast inne łączyły się ze szpitalem, pod numerem ogólnym.Prywatny gabinet nie miał przydzielonego odrębnego numeru telefonu ani osobnej rejestratorki, z którą osoby odbierające telefon mogłyby łączyć pacjentki.
Wynikiem tego był brak uporządkowania grafiku – część pacjentek była zapisywana w jednym ogólnym kalendarzu wizyt, a druga w terminarzu wizyt prowadzonym przez Panią Doktor. Takie prowadzenie rejestracji wizyt wprowadzało ogromny chaos i powodowało podwójne rezerwacje.
Dodatkowo, na ogólny numer szpitala dzwonią także pacjenci w innych sprawach i jest ich znacznie więcej niż w jednoosobowym, prywatnym gabinecie, więc czas oczekiwania na połączenie jest dłuższy. Długie oczekiwanie w kolejce przez pacjentki pani Doktor było dodatkowym powodem ich frustracji – nie dość, że długo czekają na połączenie, to jeszcze ich wizyty są dublowane, więc w poczekalni również muszą spędzić więcej czasu.
Dostosowanie systemu medycznego do indywidualnych potrzeb lekarza
Doktor Pawlak przyjmuje pacjentki w określone dni: wtorki, czwartki i piątki, przy czym w piątki wykonuje jedynie badania prenatalne. Kluczowe było takie ustawienie systemu, aby wykluczyć możliwość zapisów na konsultacje w piątki.
System Proassist umożliwił ustawienie limitu wizyt w określonych dniach, co pozwoliło dostosować grafik do indywidualnych potrzeb doktor Pawlak. Jeśli Pani Doktor zdecyduje się na zmianę trybu pracy, w każdej chwili może zmodyfikować limity nałożone w systemie.
Dzięki odpowiedniemu dostosowaniu systemu, rejestracja nie musi sprawdzać w notatkach informacji o specyfice pracy, a Pani Doktor nie musi martwić się, że ktoś zostanie błędnie zarejestrowany. System medyczny Proassist automatycznie blokuje niepożądane rezerwacje.
Zewnętrzna rejestracja telefoniczna do jednoosobowego prywatnego gabinetu
Doktor Małgorzata Pawlak zdecydowała się na współpracę z Proassist, aby usprawnić rejestrację pacjentek i zoptymalizować funkcjonowanie gabinetu. Poniżej przedstawiamy, jakie zmiany zostały wprowadzone i jakie przyniosły efekty.
✅ Jeden numer telefonu do rejestracji wizyt
Pierwszym krokiem było uporządkowanie komunikacji telefonicznej. Wprowadzono jeden, dedykowany numer do rejestracji wizyt, który został opublikowany na stronie internetowej Pani Doktor. Pacjentki dzwoniące pod prywatny numer Pani Doktor są teraz automatycznie przekierowywane do rejestracji Proassist po 10 sekundach.
Korzyści:
🔹 Rodzina i znajomi Pani Doktor mogą nadal korzystać z jej prywatnego numeru, ponieważ ich kontakty zostały zablokowane w systemie przekierowań.
🔹 Pacjentki mają klarowną i szybką ścieżkę kontaktu z rejestracją, co znacząco poprawiło ich doświadczenie.
Dzięki systemowi Proassist wszystkie wizyty są teraz zapisywane w jednym, zintegrowanym kalendarzu. Zarówno Pani Doktor, jak i współpracujące z nią położne mają dostęp do aktualnego harmonogramu, co umożliwia lepszą organizację pracy.
Efekt:
🔹 Eliminacja błędów w zapisach wizyt.
🔹 Możliwość bieżącej kontroli grafiku przez Panią Doktor.
Strona internetowa dla gabinetu z możliwością rejestracji online
Dla gabinetu Pani Doktor stworzono stronę internetową, która pełni funkcję wizytówki online. Pacjentki mogą znaleźć tam informacje o usługach, cenniku i lokalizacji gabinetu. Strona została zintegrowana z mapami Google, co ułatwia odnalezienie placówki.
Najważniejszym elementem witryny jest zakładka do rejestracji online, działająca 24/7. Pacjentki mogą teraz umawiać wizyty w dogodnym dla siebie czasie, bez konieczności wykonywania telefonu.
Automatyczne wiadomości SMS z przypomnieniem o umówionej wizycie
Pani Doktor postanowiła również wdrożyć w swoim gabinecie dodatkową funkcję w systemie Proassist – automatyczną wysyłkę przypomnień SMS. Informują one pacjentki o zbliżającym się terminie wizyty. Dzięki temu liczba pacjentek, które nie pojawiały się na umówionych konsultacjach, znacząco spadła.
Efekt:
🔹 Wzrost punktualności pacjentek.
🔹 Redukcja luk w grafiku i marnowania czasu pracy.
Podsumowanie – dlaczego warto wybrać Proassist do obsługi gabinetu prywatnego
Wdrożenie usług Proassist pozwoliło na kompleksowe usprawnienie pracy gabinetu ginekologicznego prowadzonego w szpitalu. Dzięki zintegrowanej rejestracji, stronie internetowej i narzędziom przypominającym o wizytach, Doktor Małgorzata Pawlak nie tylko uporządkowała swoje grafiki, ale również zwiększyła dostępność swoich usług dla pacjentek.
Jeśli zmagasz się z podobnymi wyzwaniami w swojej placówce medycznej, skontaktuj się z nami! Rozwiązania Proassist pomogą Ci zorganizować pracę Twojego gabinetu i poprawić satysfakcję pacjentów.
Wyzwania, przed którymi stanęło Centrum Medyczne Semper Fortis
Ze względu na renomę i wysoką jakość usług, Semper Fortis cieszy się dużą popularnością wśród pacjentów. W szczytowych godzinach rejestracja była jednak tak przeciążona, że wielu pacjentów nie mogło się dodzwonić, co generowało frustrację i obniżało poziom satysfakcji z usług placówki. Zwiększenie liczby rejestratorek nie rozwiązałoby problemu, a jedynie wiązało się z wyższymi kosztami. Konieczne stało się wdrożenie efektywnego i kosztowo opłacalnego rozwiązania.
Profesjonalna obsługa za pomocą zewnętrznej rejestracji telefonicznej
Dla placówek medycznych, które chcą odciążyć swoje recepcje i jednocześnie zwiększyć liczbę dokonywanych rezerwacji, Proassist oferuje zewnętrzną rejestrację telefoniczną. Dzięki tej funkcji specjalnie przeszkolony zespół obsługuje rejestrację telefoniczną dla placówki. Jest to szczególnie zbawienne w godzinach szczytu lub w sytuacjach, gdy wewnętrzny personel jest zajęty. Przekazanie części obowiązków na zewnątrz pozwala zapewnić szybszą reakcję na potrzeby pacjentów, co skutkuje większą ilością dokonywanych rezerwacji i poprawia jakość obsługi.
Wdrożenie tego rozwiązania w Semper Fortis pozwoliło zautomatyzować procesy, co rozwiązało wiele problemów związanych z przeciążeniem rejestracji. Oto najważniejsze zmiany, jakie nastąpiły dzięki zdalnej rejestracji telefonicznej Proassist:
✅ W ramach zewnętrznej obsługi telefonicznej Proassist stworzono centralę telefoniczną z możliwością wyboru celu połączenia:
Rejestracja na NFZ– umożliwiająca szybką obsługę pacjentów korzystających z usług refundowanych.
Rejestracja prywatna – prowadzona przez zewnętrzne rejestratorki Proassist, co pozwoliło na natychmiastowe odciążenie wewnętrznego zespołu.
✅ Dzięki tej funkcji rejestracja na wizyty prywatne została usprawniona, a poziom odbieralności połączeń wzrósł do 94%.
✅ Czas oczekiwania pacjenta na połączenie uległ skróceniu, a liczba dziennych rejestracji wzrosła aż o 34%.
Umożliwienie rejestracji online na stronie placówki
Jedną z najważniejszych funkcji systemu medycznego Proassist jest e-rejestracja, dzięki której pacjenci mogą wygodnie umawiać wizyty przez Internet, o każdej porze dnia i nocy. Dostępność rejestracji online eliminuje ograniczenia wynikające z godzin pracy rejestracji telefonicznej i ułatwia proces rezerwacji wizyt – pacjenci mogą wybrać dogodny dla siebie termin bez konieczności oczekiwania na połączenie telefoniczne. Tego rodzaju rozwiązanie sprawia, że dostępność placówki staje się większa, co przyciąga nowych pacjentów oraz zwiększa liczbę wizyt umawianych przez osoby, które wolą załatwiać sprawy online.
Na stronie internetowej Semper Fortis również wdrożono widget rejestracji online, dostępny 24/7, który umożliwia pacjentom samodzielne zapisanie się na wizytę. To elastyczne rozwiązanie odciąża zespół rejestracji, a pacjenci mogą zapisać się na wizytę w dogodnym dla siebie momencie, co wpływa na wyższą liczbę rezerwacji.
Automatyczne przypomnienia SMS wysyłane do pacjentów
Proassist umożliwia wysyłanie automatycznych przypomnień o wizytach za pośrednictwem SMS-ów. Dzięki tej funkcji pacjenci nie tylko lepiej pamiętają o swoich terminach, ale są także bardziej skłonni do dotrzymywania terminów wizyt. Przypomnienia znacząco redukują liczbę nieodwołanych wizyt, co pozwala na lepsze zarządzanie harmonogramem i uniknięcie niepotrzebnych pustych miejsc w kalendarzu. Automatyczne przypomnienia wspierają również pozytywne doświadczenie pacjenta, co zwiększa szansę, że wybierze tę samą placówkę przy kolejnej potrzebie.
Dla omawianej placówki medycznej, automatyczne przypomnienia SMS o zbliżających się terminach to funkcja, która znacząco ograniczyła liczbę pacjentów niepojawiających się na wizytach. Pacjenci otrzymują powiadomienia na dzień przed wizytą, a system umożliwia łatwe jej odwołanie lub przełożenie za pomocą specjalnego kodu w odpowiedzi na wiadomość SMS. Dzięki temu lekarze i zespół Semper Fortis zyskali lepszą organizację pracy.
Aplikacja na telefon dla lekarzy i specjalistów medycznych
Każdy lekarz otrzymał dostęp do aplikacji mobilnej Proassist, dostępnej zarówno na smartfony z systemem Android, jak i iOS. Pozwala ona na łatwy wgląd w grafik wizyt i możliwość edycji terminarza. Aplikacja jest szczególnie pomocna w dynamicznych warunkach pracy, umożliwiając lekarzom pełną kontrolę nad swoim harmonogramem i eliminując ryzyko zdublowania terminów.
Dodatkowe funkcje, które umożliwia aplikacja na telefon to między innymi możliwość głosowego wypełniaia EDM oraz szybkiego skanowania dokumentów za pomocą telefonu i automatycznego dodawania zdjęć do karty pacjenta.
Korzyści płynące z wdrożenia systemu medycznego Proassist dla Semper Fortis
Korzyści dla centrum medycznego:
✅ Optymalizacja kosztów – Proassist okazał się tańszym rozwiązaniem niż zatrudnienie dodatkowego zespołu rejestratorek.
✅ Większa liczba rezerwacji – liczba dziennych rejestracji wzrosła, przy jednoczesnym zmniejszeniu kosztów operacyjnych.
✅ Odciążenie zespołu rejestracji – wewnętrzny zespół rejestratorek zyskał większy komfort pracy i więcej czasu na obsługę pacjentów na miejscu.
Korzyści dla pacjentów:
✅ Szybsza rejestracja telefoniczna – pacjenci mogą łatwo połączyć się z odpowiednią osobą, co eliminuje czas oczekiwania i poprawia jakość obsługi.
✅ Elastyczność w rezerwacji – rejestracja online i SMS-owe przypomnienia znacznie ułatwiają kontakt z placówką, co przekłada się na wyższą satysfakcję pacjentów.
✅ Bezproblemowe przekładanie i odwoływanie wizyt – pacjenci mogą szybko i wygodnie zmieniać swoje plany, co zmniejsza liczbę nieodwołanych wizyt.
Podsumowanie
Nowoczesne rozwiązania, takie jak system medyczny Proassist, umożliwiają placówkom medycznym skuteczniejsze zarządzanie rezerwacjami wizyt oraz zwiększenie ich liczby. Dzięki funkcjom takim jak rejestracja online, automatyczne przypomnienia,czy zewnętrzna rejestracja telefoniczna, placówka może wprowadzić udogodnienia, które odpowiadają na potrzeby pacjentów i usprawniają pracę personelu. Oprogramowanie Proassist udowodniło swoją skuteczność w Semper Fortis, zwiększając liczbę rezerwacji, optymalizując koszty i ułatwiając pracę rejestratorek oraz lekarzy. Automatyzacja procesów związanych z obsługą pacjenta poprawiła dostępność placówki, zapewniając pacjentom lepszy dostęp do usług medycznych oraz większy poziom zadowolenia.
Dr Roman Krawiec, doświadczony ginekolog i położnik, od lat prowadził cenioną prywatną praktykę lekarską. Pomimo ogromnej liczby pacjentek i renomy, funkcjonowanie jego gabinetu nie było dobrze zorganizowane. Wdrożenie systemu Proassist było odpowiedzią na rosnące potrzeby organizacyjne, wynikające ze stale zwiększającej się liczby pacjentek.
Przed zmianami gabinet działał w modelu „otwartych drzwi”, co oznaczało, że pacjentki przychodziły bez wcześniejszego umawiania wizyt. Taki system rodził szereg problemów:
Dla pacjentek:
🔴 Długie oczekiwanie – pacjentki, w tym kobiety będące w ciąży czy w okresie połogu, często musiały spędzać długie godziny w poczekalni.
🔴 Niepewność terminu wizyty – brak wcześniejszej rejestracji i możliwości rezerwacji konkretnego terminu wizyty sprawiał, że pacjentki nigdy nie miały gwarancji, że zostaną przyjęte w danym dniu.
🔴 Brak informacji o urlopie lekarza – zdarzały się przypadki, gdy pacjentki przychodziły do gabinetu, nie wiedząc, że lekarz ma w danym dniu wolne.
Dla lekarza:
🔴 Przepełniona poczekalnia – zbyt duża liczba pacjentek w niektóre dni prowadziła do chaosu organizacyjnego.
🔴 Strata czasu – w innych momentach zdarzały się nieplanowane „okienka” między wizytami, które były po prostu marnowaniem czasu pracy lekarza.
🔴 Brak regularności – Niezorganizowany harmonogram powodował dodatkowy stres i utrudniał planowanie dnia pracy.
Jak można się domyślić, brak ustalania konkretnych terminów i godzin wizyt powodował też, że pacjentki nie czuły się zobowiązane do zjawienia się w gabinecie, a cały grafik pracy nigdy nie był jednolity. Brak organizacji poważnie zaburzał działanie gabinetu i frustrował pacjentki. Dla dobra pacjentek i gabinetu, konieczne było wdrożenie całkowicie innego, skuteczniejszego systemu pracy.
Skuteczna poprawa procesu rejestracji w gabinecie ginekologicznym
Doktor Roman Krawiec miał dość bycia ciągle pod telefonem, odbierania połączeń o różnych godzinach i samodzielnego informowania pacjentek o tym, w jakich godzinach przyjmuje. Postanowił skorzystać z usług Proassist i wdrożyć skuteczny system rejestracji medycznej.
Naszym celem było zatem zorganizowanie harmonogramu pracy gabinetu i ustalenie jasnych godzin przyjęć, zredukowanie chaosu panującego w poczekalni gabinetu oraz umożliwienie pacjentkom dogodnego sposoby rejestracji, skrócenie czasu oczekiwania na wizyty i zwiększenie ich komfortu.
Wdrożenie systemu medycznego Proassist i rozwiązania problemów gabinetu ginekologicznego przeprowadzono w kilku krokach:
✅ Stworzenie precyzyjnego grafiku – zdefiniowano stałe dni i godziny przyjęć lekarza oraz ustalono, ile planowo powinna trwać dana wizyta czy usługa. Dzięki temu można zapisywać pacjentki na konkretne godziny, które tylko w nielicznych przypadkach lekko się przesuwają.
✅Widget rejestracji online– na stronie internetowej gabinetu zainstalowano widget e-rejestracji Proassist umożliwiający pacjentkom rejestrację na wizyty o dowolnej porze. Takie wizyty zaplanowane przez Internet automatycznie wpadają do grafiku lekarza, nie ma konieczności ich ręcznego przepisywania.
✅ Przekierowanie połączeń telefonicznych– gabinety zdecydował się na usługę zewnętrznej rejestracji telefonicznej Proassist, eliminując konieczność obsługi połączeń przez lekarza. Doktor Roman Krawiec nie musi być już ciągle pod telefonem, a pacjentki dzwonią na ten sam numer, co do tej pory. Rejestratorki Proassist odbierają połączenia od poniedziałku do piątku w godzinach od 08:00 do 20:00 oraz w soboty od 08:00 do 15:00.
✅ Informacja dla pacjentek – przed gabinetem umieszczono szczegółową informację o nowych sposobach, żeby pacjentki mogły się z nimi zapoznać.
✅ Aplikacja mobilna dla lekarza– umożliwiła Panu Doktorowi szybkie wprowadzanie zmian w grafiku i dodawanie nowych wizyt w przypadku kiedy sam chciał kogoś zarejestrować.
✅Automatyczne przypomnienia SMS – pacjentki otrzymują przypomnienia o wizytach, co zwiększa frekwencję i redukuje liczbę wizyt nieodbytych.
Lepsza organizacja działania gabinetu medycznego
Po wprowadzeniu do gabinetu ginekologicznego systemu medycznego Proassist lekarz Roman Krawiec korzysta z nowoczesnego i funkcjonalnego programu do umawiania wizyt online, a także z usługi rejestracji telefonicznej swoich pacjentek.
Obowiązki związane z informowaniem o terminach wizyt pełnią teraz rejestratorki Proassist, dzięki czemu właściciel gainetu ma pewność, że pacjentki są obsługiwane profesjonalnie i oprócz rezerwacji wizyty mogą uzyskać wszystkie potrzebne informacje. Rejestratorki telefoniczne Proassist dbają również o to, by w grafiku nie było okienek pomiędzy wizytami. A w przypadku nagłej sytuacji, gdyby lekarz nie mógł dotrzeć do gabinetu lub się rozchorował, zdalne rejestratorki zadzwonią do wszystkich umówionych pacjentek, grzecznie przekażą informację i umówią nowy termin wizyty.
Oczywiście, na samym początku, tuż po wdrożeniu zmian, pacjentki, które nie wiedziały o nowej formie zapisu na wizyty, zostały przyjęte bez rejestracji i poinformowane o możliwości umawiania kolejnych wizyt telefonicznie lub internetowo. Dzięki temu teraz pacjentki nie muszą już czekać w długiej kolejce, tylko przychodzą do gabinetu na konkretną, umówioną godzinę.
Pacjentki bardzo doceniły nowy tryb pracy gabinetu – wiąże się to dla nich z oszczędnością czasu i większym komfortem, o czym często informują lekarza. Każda pacjentka na 24 godziny przed wizytą otrzymuje powiadomienie SMS-owe z przypomnieniem o terminie spotkania z lekarzem. W wiadomości tej znajduje się też specjalny kod pozwalający odwołać wizytę. Jeśli pacjentka nie może stawić się w gabinecie, odpisuje na wiadomość według instrukcji i jej wizyta zostaje odwołana.
Nowy sposób funkcjonowania gabinetu Romana Krawca spełnia oczekiwania obu stron – lekarza będącego właścicielem gabinetu i jego pacjentek. Rejestracja odbywa się w sposób wygodny i niepozostawiający pola do pomyłek. Lekarz oraz pacjentki oszczędzają czas i zawsze wiedzą, kiedy odbędzie się wizyta.
Podsumowanie – system medyczny najlepszy dla ginekologa
Nowy sposób działania gabinetu dr. Romana Krawca dzięki systemowi Proassist zrewolucjonizował obsługę pacjentek i organizację pracy lekarza. System umożliwił efektywne zarządzanie czasem, poprawę satysfakcji pacjentek oraz wzrost renomy gabinetu jako nowoczesnej i dobrze zorganizowanej placówki medycznej.
Program Proassist to rozwiązanie, które zmienia oblicze pracy w placówkach medycznych – pomaga w organizacji, zwiększa komfort i pozwala lekarzom skupić się na pacjentach i ich leczeniu. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o korzyściach systemu Proassist, odwiedź naszą stronę lub skontaktuj się z nami już dziś.
Obsługa pacjenta wymaga wyjątkowej sumienności oraz odpowiedzialności. Nie należy to do łatwych zadań, zwłaszcza, że w branży medycznej wciąż brakuje rąk do pracy, a pacjentów jest coraz więcej. Faktem jest, że wśród lekarzy występuje duży niedobór. Jak wynika z danych portalu Zdrowie Wprost, brakuje aż 68 tys. lekarzy.
czywiście cierpią na tym osoby zmagające się z różnymi chorobami. Jednak deficyt odbija się nie tylko na pacjentach, ale także na samych lekarzach. Ponadto ogromna ilość pacjentów zwiększa zapotrzebowanie na pracowników działu rejestracji medycznej. Nie jest trudno zgadnąć, że koszty, jakie ponoszą lekarze w związku z zatrudnieniem nowych osób, są niezmiernie wysokie.
Jednak oprócz kwestii materialnych warto również zwrócić uwagę na takie aspekty jak: czas poświęcony na poszukiwanie odpowiedniego personelu, przygotowanie nowego pracownika do wykonywania obowiązków, czy odpowiedzialność za niego. Oto sprawdzone strategie, które pozwolą zoptymalizować wydatki, zapewniając jednocześnie wysoką jakość usług.
Rejestracja online dla pacjentów na stronie internetowej placówki medycznej
Wdrożenie e-rejestracji to krok, który znacząco usprawnia proces umawiania wizyt, zarówno dla pacjentów, jak i personelu medycznego. Dzięki niej pacjenci mogą samodzielnie zapisać się na wizytę o dowolnej porze, co eliminuje konieczność angażowania rejestratorek do odbierania telefonów i pozwala im skupić się na obsłudze bieżących pacjentów.
E-rejestracja zmniejsza liczbę niedogodności związanych z dopasowaniem terminów wizyt oraz umożliwia pacjentom szybkie znalezienie dogodnego terminu, co zwiększa ich satysfakcję i przywiązanie do placówki. Co więcej, funkcja e-rejestracji zmniejsza ryzyko błędów wynikających z ręcznego wpisywania danych oraz ułatwia zarządzanie harmonogramem – program zapobiega nakładaniu się wizyt. System automatycznie synchronizuje zmiany w kalendarzu dokonane poprzez rejestrację online, kalendarz w portalu ZnanyLekarz oraz kalendarz dostępny dla rejestratorek w placówce.
Prosty program medyczny dla gabinetów – Proassist
Strach przed technologią jest jednym z czynników, które mogą zniechęcić lekarzy do korzystania z nowoczesnych systemów albo zmiany oprogramowania, na którym pracują od lat. Jednak czasem warto zaryzykować i zmienić oprogramowanie medyczne na lepsze.
W Proassist przeniesienie bazy danych z innego systemu jest bezpłatne, a nasz Dział Pomocy Technicznej nie tylko zadba o odpowiednie wdrożenie i przeszkolenie wszystkich pracowników Twojej placówki, ale również będzie gotowy wspierać użytkowników systemu w jego obsłudze od poniedziałku do piątku w godzinach od 08:00 do 18:00.
Zdalna rejestratorka i usługa odbierania telefonów dla gabinetu
Wprowadzenie zdalnej rejestratorki to wygodna i tańsza alternatywa dla etatowego personelu w placówce. Dzięki rejestracji telefonicznej realizowanej przez profesjonalny zespół zewnętrzny można skutecznie obsłużyć pacjentów, nawet przy zwiększonej liczbie połączeń, bez konieczności zatrudniania kolejnych pracowników.
Usługa odbierania telefonów dla gabinetu jest rozwiązaniem, które zmniejsza wydatki na wynagrodzenia, szkolenia czy urządzenia biurowe, przy jednoczesnym zapewnieniu dostępności dla pacjentów w godzinach pracy placówki. Korzystając z usługi zdalnej rejestracji telefonicznej Proassist nie musisz martwić się o wdrażanie do pracy nowych pracowników, urlopy, zwolnienia lekarskie, czy nadgodziny.
Profesjonalne rejestratorki medyczne będą odbierać połączenia przychodzące od poniedziałku do piątku w godzinach od 08:00 do 20:00 oraz w soboty od 08:00 do 15:00. Niektóre placówki medyczne współpracują z nami w ten sposób, że przekierowują ruch telefoniczny do Proassist, a na miejscu mają jedną lub dwie rejestratorki, które zajmują się przygotowywaniem dokumentacji medycznej, wspierają pracę lekarzy i umawiają na wizyty pacjentów, którzy przychodzą do placówki osobiście.
Automatyzacja przypomnień o wizytach
Duża liczba pacjentów niestawiających się na wizyty jest jednym z głównych powodów strat finansowych w placówkach medycznych. Automatyczne przypomnienia SMS stanowią skuteczne narzędzie zmniejszające liczbę zapomnianych terminów.
SMS jest bowiem narzędziem, które prowadzi do skutecznej komunikacji. Wysyłając wiadomości kilka dni, dzień lub na kilka godzin przed wizytą, można znacząco obniżyć współczynnik nieobecności pacjentów, co wpływa na optymalizację kosztów oraz zapewnienie ciągłości pracy specjalistów.
Podpisy elektroniczne na tablecie i szablony wizyt dla lekarzy
Dokumentacja elektroniczna minimalizuje wydatki na materiały biurowe oraz przechowywanie dokumentów papierowych. Z kolei podpisy elektroniczne umożliwiają szybsze realizowanie formalności bez potrzeby drukowania umów, zgód czy innych dokumentów, co nie tylko redukuje koszty, ale również jest przyjazne dla środowiska.
Możliwość szybszego wypełniania EDM przez lekarzy zmniejsza koszty obsługi pacjenta, ponieważ lekarz może realizować wizyty w krótszym czasie lub po prostu zamienić wypełnianie EDM po godzinach przyjęć pacjentów na automatyczne, szybkie uzupełnianie karty pacjenta w momencie, gdy jest on w gabinecie.
W programie medycznym Proassist lekarze mogą korzystać z dostępnych szablonów wizyt oraz tworzyć własne, dostosowane do swoich preferencji. Istnieje również możliwość duplikowania recept lub korzystania z listy leków ulubionych w celu szybszego wystawienia e-recepty. Zalecenia po wizycie mogą zostać automatycznie wysłane na e-mail pacjenta, dzięki czemu pacjent na pewno ich nie zgubi.
Podsumowanie – jak zmniejszyć koszty obsługi pacjenta w gabinecie
Optymalizacja kosztów obsługi pacjentów nie musi oznaczać rezygnacji z wysokiej jakości usług. Wręcz przeciwnie, wdrażając odpowiednie oprogramowanie dla placówek medycznych oraz programy medyczne do zarządzania wizytami i dokumentacją, można skutecznie usprawnić pracę, zminimalizować wydatki i jednocześnie zapewnić komfort obsługi pacjentów. Współczesne rozwiązania technologiczne pomagają placówkom medycznym budować długoterminowe relacje z pacjentami, zwiększać ich satysfakcję i lojalność, co w rezultacie przekłada się na większe zyski.
Zarządzaj swoją prywatnością
Używamy technologii takich jak pliki cookie do przechowywania i/lub uzyskiwania dostępu do informacji o urządzeniu. Robimy to, aby poprawić jakość przeglądania i wyświetlać (nie)spersonalizowane reklamy. Wyrażenie zgody na te technologie umożliwi nam przetwarzanie danych, takich jak zachowanie podczas przeglądania lub unikalne identyfikatory na tej stronie. Brak wyrażenia zgody lub jej wycofanie może niekorzystnie wpłynąć na niektóre cechy i funkcje.
Funkcjonalne
Zawsze aktywne
Przechowywanie lub dostęp do danych technicznych jest ściśle konieczny do uzasadnionego celu umożliwienia korzystania z konkretnej usługi wyraźnie żądanej przez subskrybenta lub użytkownika, lub wyłącznie w celu przeprowadzenia transmisji komunikatu przez sieć łączności elektronicznej.
Preferencje
Przechowywanie lub dostęp techniczny jest niezbędny do uzasadnionego celu przechowywania preferencji, o które nie prosi subskrybent lub użytkownik.
Statystyka
Przechowywanie techniczne lub dostęp, który jest używany wyłącznie do celów statystycznych.Przechowywanie techniczne lub dostęp, który jest używany wyłącznie do anonimowych celów statystycznych. Bez wezwania do sądu, dobrowolnego podporządkowania się dostawcy usług internetowych lub dodatkowych zapisów od strony trzeciej, informacje przechowywane lub pobierane wyłącznie w tym celu zwykle nie mogą być wykorzystywane do identyfikacji użytkownika.
Marketing
Przechowywanie lub dostęp techniczny jest wymagany do tworzenia profili użytkowników w celu wysyłania reklam lub śledzenia użytkownika na stronie internetowej lub na kilku stronach internetowych w podobnych celach marketingowych.
