Przechowywanie dokumentacji medycznej

Przechowywanie dokumentacji medycznej

Niezależnie od tego, czy świadczysz swoje usługi w ramach praktyki lekarskiej, czy prowadzisz podmiot leczniczy, jesteś zobligowany do odnotowywania wszystkich czynności, które są wykonywane w związku z przyjmowaniem pacjentów.
Dlatego każdy gabinet medyczny oraz przychodnia ma obowiązek prowadzenia dokumentacji medycznej

Oprócz tego jako lekarz lub osoba zarządzająca przychodnią powinieneś zadbać o zgodne z zasadami przechowywanie dokumentacji medycznej. Ustawa z dnia 6 listopada 2008 roku o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, a konkretnie Art. 29 szczegółowo opisuje okres archiwizacji dokumentacji medycznej.

edm2

Jak długo przechowywana jest dokumentacja medyczna?

Z Ustawy wynika, że czas przechowywania dokumentacji w placówce medycznej wynosi 20 lat i liczony jest od końca roku kalendarzowego, w którym został umieszczony ostatni wpis. Art 29. przewiduje jednak wyjątki w kwestii 20-letniego okresu archiwizacji dokumentacji medycznej:

  • Dokumentacja przechowywana jest przez 30 lat w przypadku zgonu pacjenta w wyniku uszkodzenia ciała lub zatrucia organizmu. Okres ten liczony jest od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpił zgon.

  • Przez 30 lat archiwizowana jest także dokumentacja, w której zamieszczone są dane niezbędne do monitorowania krwi oraz jej składników. W tym przypadku tak jak w poprzednim okres przechowywania dokumentacji medycznej liczony jest od końca roku kalendarzowego, w którym został wprowadzony ostatni wpis.

  • Wyjątkiem są także zdjęcia rentgenowskie, które powinny być archiwizowane przez 10 lat (od ostatniego dnia roku kalendarzowego, w którym wykonano zdjęcie). Są one przechowywane poza dokumentacją medyczną pacjenta.

  • Dokumentację medyczną dzieci do drugiego roku życia przechowuje się przez 22 lata.

  • Skierowania na badania i zlecenia lekarza przechowywane są przez 5 lat, licząc od końca roku, w którym zostało udzielone świadczenie medyczne, lub 2 lata, w przypadku, gdy świadczenie nie zostało udzielone, ponieważ pacjent nie zjawił się w ustalonym terminie, chyba że odebrał skierowanie.
edm3

Co, kiedy skończy się okres przechowywania dokumentacji medycznej?

Jak widać, dokumentacja pacjentów przechowywana jest przez długie lata, jednak nie zapominajmy o tym, co należy zrobić po upływie czasu jej archiwizacji. Jako lekarz lub manager placówki medycznej masz dwie możliwości:

  • Zniszczenie dokumentacji medycznej w taki sposób, aby identyfikacja pacjenta była niemożliwa.

  • Wydanie dokumentacji pacjentowi lub osobie przez niego upoważnionej.

Przychodnia kończy działalność. Co z dokumentacją medyczną?

W momencie likwidacji podmiotu leczniczego lub praktyki lekarskiej osoba odpowiedzialna za dokumentację w placówce medycznej powinna ją odpowiednio zabezpieczyć oraz zapewnić odpowiednie miejsce jej przechowywania. Art 30a Ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta podaje, co konkretnie dzieje się z dokumentacją medyczną po zakończeniu działalności placówki. 

Jeżeli działalność przychodni zostaje przekazywana, za przechowywanie dokumentacji medycznej staje się odpowiedzialny podmiot przejmujący tę działalność. W przypadku likwidacji placówki medycznej kartoteka pacjentów trafia do podmiotu, z którym została podpisana umowa o przechowywanie dokumentacji medycznej. Natomiast w przypadku śmierci lekarza, pielęgniarki, czy położnej, lub fizjoterapeuty prowadzącego indywidualną praktykę medyczną, dokumentacja przekazywana jest do danej okręgowej izby lekarskiej, izby pielęgniarek i położnych, lub Krajowej Izby Fizjoterapeutów.

W sytuacji, w której nie ma możliwości ustalenia, kto odpowiada za przechowywanie dokumentacji medycznej po likwidacji placówki, kartotekę przejmuje wojewoda.

Niezależnie jednak od tego, komu zostanie przekazany obowiązek archiwizacji dokumentacji, powinna być ona przechowywana z zachowaniem tajemnicy, która nie przestaje obowiązywać nawet po śmierci pacjenta. Osoba przechowująca dokumentację medyczną powinna zabezpieczyć ją przed zniszczeniami oraz nie udostępniać jej osobom nieuprawnionym.

edm

Podsumowanie

Dokumentacja archiwizowana jest w placówce medycznej przez okres 20 lat, jednak w Ustawie o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta opisanych jest kilka wyjątków. Po upłynięciu okresu przechowywania dokumentacji medycznej powinna ona zostać zniszczona lub przekazana pacjentowi. Ustawa reguluje także to, co dzieje się z kartoteką pacjenta po zakończeniu, lub przekazaniu działalności gospodarczej podmiotu medycznego, lub po zlikwidowaniu gabinetu medycznego. Niezależnie jednak od tego, kto przejmie obowiązek archiwizacji dokumentacji medycznej, powinna ona być chroniona przed zniszczeniem i zgubieniem oraz przechowywana w tajemnicy przed osobami nieuprawnionymi do wglądu.

Narzędzia używane w rejestracji pacjentów

Narzędzia używane w rejestracji pacjentów

Dobra komunikacja z pacjentem powinna być dla Ciebie kluczowa, jeśli jako manager placówki medycznej chcesz pozyskać ich jak najwięcej. Dostęp pacjenta do przychodni nie powinien być w żaden sposób ograniczany, dlatego bardzo ważne jest to, aby rejestracja medyczna należycie spełniała swoją funkcję, oraz skutecznie pomagała pacjentowi dotrzeć do gabinetu lekarskiego.

Placówki medyczne dysponują różnorodnymi narzędziami, które pomagają w zapisach na wizyty. Posiadanie ich jest niezbędne, jeśli chcesz, aby w Twojej przychodni pojawiało się jak najwięcej pacjentów.

Jakie są najważniejsze narzędzia wykorzystywane do umawiania wizyt?

Statystyki rejestracji

Po pierwsze, rejestracja online

Strona internetowa lekarza lub placówki medycznej to bardzo powszechne rozwiązanie, z którego korzysta już wiele przychodni. Pełni ona funkcję marketingową, promując usługi świadczone przez lekarzy w placówce, oraz zapewnia sprawną komunikację z pacjentem. Ponadto jest miejscem, w którym można umieścić kolejne narzędzie do zapisu pacjentów – zakładkę do rejestracji online. Dane rozwiązanie pozwala na odciążenie osób odpowiedzialnych za rezerwacje terminów do lekarzy w placówce medycznej. Ponadto pacjenci dokonują zapisu samodzielnie w kilku prostych krokach, a wszystkie wizyty wpadają do tego samego terminarza wizyt, z którego korzysta rejestracja medyczna przychodni. Pozwala to na zachowanie porządku w grafikach lekarzy oraz umożliwi pozyskanie większej liczby pacjentów, poprzez udostępnienie kolejnego źródła zapisów na wizyty.

Po drugie, elektroniczny kalendarz wizyt.

Każdy rejestrator lub rejestratorka medyczna powinna mieć stały dostęp do elektronicznego terminarza, w którym bez problemu wprowadzi wszystkie dane dotyczące wizyt oraz pacjentów. Kalendarz powinien być prosty w obsłudze i jak najbardziej intuicyjny, aby podczas rejestracji pacjentów nie występowały żadne trudności. Powinien być wyposażony w opcję prostego tworzenia kart pacjenta i możliwości późniejszej edycji danych. Ponadto elektroniczny kalendarz lekarza powinien posiadać także funkcję łatwego przekładania wizyt. Możliwość przeciągania i upuszczania wizyt w obrębie terminarza za pomocą kursora myszki z pewnością przyspieszy wszystkie zmiany w grafiku. Dodatkowo kalendarz powinien być skonstruowany w taki sposób, aby pracownicy rejestracji medycznej mieli możliwość prostego przełożenia wizyty do innego lekarza. Łatwa obsługa terminarza wizyt znacznie przyspieszy rejestrację. Pozwoli to na poszerzenie źródeł zapisów na wizyty, a co za tym idzie – zwiększy również liczbę pacjentów odwiedzających Twoją placówkę medyczną. Dobrze, jeśli kalendarz elektroniczny lekarza działa w chmurze, aby zapisu na wizytę mógł dokonywać zarówno lekarz, jak i rejestratorka medyczna.

rejestracja pacjentów

Po trzecie, centrala telefoniczna.

Jeżeli nie chcesz skorzystać z outsourcingu rejestracji medycznej, masz więcej niż jedną rejestratorkę na danej zmianie, możesz skorzystać z rozwiązania wirtualnej centrali telefonicznej.

Aby rozpocząć przyjmowanie połączeń, w pierwszej kolejności powinieneś wybrać odpowiednią dla siebie centralę telefoniczną. Obecnie bardzo popularnym rozwiązaniem jest VOiP – technologia, umożliwiająca prowadzenie rozmów telefonicznych za pomocą internetu. Taka wirtualna centralka telefoniczna wymaga jedynie połączenia z siecią, a wykonywanie połączeń możliwe jest poprzez wybrane przez Ciebie urządzenie: komputer stacjonarny, laptop, tablet lub telefon komórkowy. Dzięki temu może z powodzeniem zostać wykorzystana w placówkach medycznych do telefonicznych zapisów na wizyty.

Najważniejszym udogodnieniem wirtualnej centrali jest to, że możesz sprawdzić liczbę połączeń przychodzących, wychodzących, odebranych oraz nieodebranych. Wiesz, o której godzinie pacjent dzwoni, dzięki czemu możesz zorganizować pracę rejestracji medycznej w taki sposób, aby podwyższyć poziom odbieralności telefonów w placówce. Konfiguracja narzędzia jest jednak czasochłonna, dlatego dokładnie przemyśl temat wirtualnej centralki, zanim wdrożysz ją do swojej przychodni. 

Podsumowanie

System rezerwacji wizyt w placówce medycznej powinien być zorganizowany w taki sposób, aby zapis pacjenta był jak najbardziej sprawny oraz intuicyjny. Umówienie wizyty powinno trwać jak najkrócej, aby rejestracja medyczna miała szansę zapisać jak największą liczbę pacjentów. Pierwszym narzędziem wykorzystywaniem do umawiania wizyt jest rejestracja online na stronie internetowej lekarza lub placówki medycznej. Pozwoli ona na zwiększenie liczby pacjentów oraz odciążenie rejestratorów i rejestratorek medycznych w przychodni. Oprócz tego łatwy w obsłudze elektroniczny kalendarz z grafikiem lekarza, który umożliwi szybką rezerwację terminu oraz przełożenie wizyty. Dodatkowo każda placówka medyczna powinna zostać wyposażona w odpowiednie urządzenia niezbędne do zapisów na wizyty. Internetowe centralki telefoniczne z pewnością ułatwią tę czynność.