Narzędzia używane w rejestracji pacjentów

Narzędzia używane w rejestracji pacjentów

Dobra komunikacja z pacjentem powinna być dla Ciebie kluczowa, jeśli jako manager placówki medycznej chcesz pozyskać ich jak najwięcej. Dostęp pacjenta do przychodni nie powinien być w żaden sposób ograniczany, dlatego bardzo ważne jest to, aby rejestracja medyczna należycie spełniała swoją funkcję, oraz skutecznie pomagała pacjentowi dotrzeć do gabinetu lekarskiego.

Placówki medyczne dysponują różnorodnymi narzędziami, które pomagają w zapisach na wizyty. Posiadanie ich jest niezbędne, jeśli chcesz, aby w Twojej przychodni pojawiało się jak najwięcej pacjentów.

Jakie są najważniejsze narzędzia wykorzystywane do umawiania wizyt?

Statystyki rejestracji

Po pierwsze, rejestracja online

Strona internetowa lekarza lub placówki medycznej to bardzo powszechne rozwiązanie, z którego korzysta już wiele przychodni. Pełni ona funkcję marketingową, promując usługi świadczone przez lekarzy w placówce, oraz zapewnia sprawną komunikację z pacjentem. Ponadto jest miejscem, w którym można umieścić kolejne narzędzie do zapisu pacjentów – zakładkę do rejestracji online. Dane rozwiązanie pozwala na odciążenie osób odpowiedzialnych za rezerwacje terminów do lekarzy w placówce medycznej. Ponadto pacjenci dokonują zapisu samodzielnie w kilku prostych krokach, a wszystkie wizyty wpadają do tego samego terminarza wizyt, z którego korzysta rejestracja medyczna przychodni. Pozwala to na zachowanie porządku w grafikach lekarzy oraz umożliwi pozyskanie większej liczby pacjentów, poprzez udostępnienie kolejnego źródła zapisów na wizyty.

Po drugie, elektroniczny kalendarz wizyt.

Każdy rejestrator lub rejestratorka medyczna powinna mieć stały dostęp do elektronicznego terminarza, w którym bez problemu wprowadzi wszystkie dane dotyczące wizyt oraz pacjentów. Kalendarz powinien być prosty w obsłudze i jak najbardziej intuicyjny, aby podczas rejestracji pacjentów nie występowały żadne trudności. Powinien być wyposażony w opcję prostego tworzenia kart pacjenta i możliwości późniejszej edycji danych. Ponadto elektroniczny kalendarz lekarza powinien posiadać także funkcję łatwego przekładania wizyt. Możliwość przeciągania i upuszczania wizyt w obrębie terminarza za pomocą kursora myszki z pewnością przyspieszy wszystkie zmiany w grafiku. Dodatkowo kalendarz powinien być skonstruowany w taki sposób, aby pracownicy rejestracji medycznej mieli możliwość prostego przełożenia wizyty do innego lekarza. Łatwa obsługa terminarza wizyt znacznie przyspieszy rejestrację. Pozwoli to na poszerzenie źródeł zapisów na wizyty, a co za tym idzie – zwiększy również liczbę pacjentów odwiedzających Twoją placówkę medyczną. Dobrze, jeśli kalendarz elektroniczny lekarza działa w chmurze, aby zapisu na wizytę mógł dokonywać zarówno lekarz, jak i rejestratorka medyczna.

rejestracja pacjentów

Po trzecie, centrala telefoniczna.

Jeżeli nie chcesz skorzystać z outsourcingu rejestracji medycznej, masz więcej niż jedną rejestratorkę na danej zmianie, możesz skorzystać z rozwiązania wirtualnej centrali telefonicznej.

Aby rozpocząć przyjmowanie połączeń, w pierwszej kolejności powinieneś wybrać odpowiednią dla siebie centralę telefoniczną. Obecnie bardzo popularnym rozwiązaniem jest VOiP – technologia, umożliwiająca prowadzenie rozmów telefonicznych za pomocą internetu. Taka wirtualna centralka telefoniczna wymaga jedynie połączenia z siecią, a wykonywanie połączeń możliwe jest poprzez wybrane przez Ciebie urządzenie: komputer stacjonarny, laptop, tablet lub telefon komórkowy. Dzięki temu może z powodzeniem zostać wykorzystana w placówkach medycznych do telefonicznych zapisów na wizyty.

Najważniejszym udogodnieniem wirtualnej centrali jest to, że możesz sprawdzić liczbę połączeń przychodzących, wychodzących, odebranych oraz nieodebranych. Wiesz, o której godzinie pacjent dzwoni, dzięki czemu możesz zorganizować pracę rejestracji medycznej w taki sposób, aby podwyższyć poziom odbieralności telefonów w placówce. Konfiguracja narzędzia jest jednak czasochłonna, dlatego dokładnie przemyśl temat wirtualnej centralki, zanim wdrożysz ją do swojej przychodni. 

Podsumowanie

System rezerwacji wizyt w placówce medycznej powinien być zorganizowany w taki sposób, aby zapis pacjenta był jak najbardziej sprawny oraz intuicyjny. Umówienie wizyty powinno trwać jak najkrócej, aby rejestracja medyczna miała szansę zapisać jak największą liczbę pacjentów. Pierwszym narzędziem wykorzystywaniem do umawiania wizyt jest rejestracja online na stronie internetowej lekarza lub placówki medycznej. Pozwoli ona na zwiększenie liczby pacjentów oraz odciążenie rejestratorów i rejestratorek medycznych w przychodni. Oprócz tego łatwy w obsłudze elektroniczny kalendarz z grafikiem lekarza, który umożliwi szybką rezerwację terminu oraz przełożenie wizyty. Dodatkowo każda placówka medyczna powinna zostać wyposażona w odpowiednie urządzenia niezbędne do zapisów na wizyty. Internetowe centralki telefoniczne z pewnością ułatwią tę czynność.

Nowości styczniowe w Proassist

Styczniowe nowości w Proassist

Oprogramowanie medyczne Proassist zmienia się z miesiąca na miesiąc. Niedawno pisaliśmy o funkcjonalnościach, które zmieniły nasz program dla lekarzy w ciągu roku 2020. Na dobry początek roku 2021 mamy dla Was nowości styczniowe. Mamy nadzieję, że pozwolą na jeszcze łatwiejsze posługiwanie się naszym systemem.

Nowości w oprogramowaniu gabinetowym

Szablony e-skierowania

Zakładka do wystawiania e skierowania pojawiła się w naszym programie medycznym w zeszłym miesiącu. Oprócz tego, że lekarze mogą sprawnie wystawić dokument, mają również możliwość stworzenia szablonu e skierowania. Mogą go użyć podczas kolejnego wystawiania e skierowania. Zaoszczędzą dzięki temu czas oraz unikną każdorazowego wpisywania tych samych treści.

Więcej informacji o tworzeniu szablonów e skierowań oraz korzystaniu z nich, kliknij tutaj

Tworzenie szablonu E-Skierowania w oprogramowaniu medycznym

Usuwanie e-skierowania

Przy każdym wystawionym już e skierowaniu pojawiła się ikonka, która służy do jego usunięcia. Dzięki temu każdy dokument, w którym pojawiły się jakiekolwiek błędy, może zostać skasowane, nawet jeśli zostało już wypisane przez specjalistę. 

Jak usunąć e-skierowanie w oprogramowaniu medycznym Proassist? Dowiesz się tutaj.

Usuwanie wystawionego e-skierowania w oprogramowaniu dla placówek medycznych

Automatyczne rozliczanie wizyty

Do tej pory po uregulowaniu płatności przez pacjenta inną drogą niż przez internet, należało zaznaczyć tę czynność w kalendarzu. Od teraz, jeśli zaznaczysz opcję automatycznego rozliczenia wizyty, unikniesz każdorazowego oznaczania jej w systemie jako opłacona.

Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak uruchomić w systemie automatyczne rozliczanie wizyty, kliknij tutaj

Automatyczne rozliczanie wizyty dla specjalisty w oprogramowaniu medycznym

Automatyczne łączenie usługi recepcyjnej z rozliczeniową

Dana funkcja wprowadzona do naszego oprogramowania medycznego wynikła z sugestii naszych klientów. Dostaliśmy informację dotyczącą usług, a konkretnie tego, że wybranie odpowiedniej usługi rozliczeniowej podczas przeprowadzania wizyty jest nieco problematyczne. W tym celu udostępniliśmy możliwość połączenia usług recepcyjnych z rozliczeniowymi. Od teraz podczas wybierania usługi recepcyjnej, zostaną wybrane odpowiednie usługi rozliczeniowe, wybrane wcześniej przez administratora. 

Tutaj dowiesz się, jak połączyć usługi w oprogramowaniu medycznym Proassist.

Łączenie usług rozliczeniowych z recepcyjnymi w oprogramowaniu dla placówek medycznych

Informacja o błędach podczas konfiguracji e recepty, e zwolnienia oraz e skierowania

Podczas konfiguracji opcji wystawiania tych dokumentów dla pacjenta zawsze istnieje możliwość popełnienia błędu. Nowością, która pojawiła się w styczniu w naszym programie dla lekarzy, jest komunikat, informujący o błędnej wartości wpisanej w okienko (np. złe hasło do certyfikatu ZUS). Pozwala to na natychmiastowe poprawienie błędu, dzięki czemu podczas wystawiania e recepty,   e zwolnienia lub e skierowania nie wystąpią żadne trudności.

Podsumowanie

Styczeń przyniósł kilka kolejnych usprawnień w naszym programie dla lekarzy. Opcja tworzenia i używania szablonów e skierowania, a także możliwość usuwania już wystawionego dokumentu przyspieszą przyjmowanie pacjenta. Ułatwieniem z pewnością będzie komunikat o błędach podczas konfiguracji e recepty, e skierowania, oraz e zwolnienia lekarskiego. Ostatnią funkcjonalnością wdrożoną w ubiegłym miesiącu jest automatyczne rozliczanie wizyty. Po zaznaczeniu tej opcji w systemie każda wizyta zostanie oznaczona w terminarzu wizyt jako opłacona bezpośrednio po jej przeprowadzeniu.