Lista rezerwowa jako narzędzie ułatwiające pracę rejestratorek
W wielu placówkach medycznych prowadzi się listy rezerwowe w formie papierowej – w zeszycie lub na kartkach. Jest to rozwiązanie czasochłonne i mało efektywne. W innych miejscach taka lista nie istnieje wcale, co oznacza brak możliwości zorganizowania wcześniejszych terminów. Albo czasem nie ma w placówce polityki prowadzenia listy rezerwowej i wszystko zależy od dobrej woli rejestratorki, która może (lub nie) zanotować dane pacjenta na małej karteczce i zadzwonić do niego, gdy zauważy, że zwolnił się termin.
W systemie medycznym Proassist lista rezerwowa to wygodne, zautomatyzowane rozwiązanie, które usprawnia codzienną pracę. Pacjent, który nie może umówić się na wizytę w pożądanym terminie, zostaje zapisany na listę rezerwową w programie, a rejestratorka ma pełną kontrolę nad tym, jakie terminy interesują pacjenta – np. „tylko popołudnia”, „tylko poniedziałki”, czy nawet „jak najszybciej”, co jest idealnym rozwiązaniem dla osób elastycznych czasowo, np. emerytów.
Nie mów o „rezerwowych” pacjentach – porada dla rejestratorek
Ciekawą wskazówką dla rejestratorek medycznych jest unikanie określenia „lista rezerwowa”. Pacjenci mogą poczuć się mniej ważni, słysząc, że są „rezerwowymi”. Lepszym pomysłem jest użycie sformułowań takich jak „lista pacjentów oczekujących” lub „lista pilnych wizyt”. Te terminy brzmią neutralnie i bardziej profesjonalnie. I choć wewnętrznie najczęściej stosuje się sformułowanie “lista rezerwowa” i tak też funkcja nazwana jest w systemie, to w rozmowie z pacjentem należy stosować inne określenia.
Proces dodawania pacjentów na listę rezerwową w Proassist
Dodawanie pacjenta na listę w systemie Proassist jest bardzo intuicyjne. Rejestratorka zapisuje pacjenta i dokładnie określa jego preferencje czasowe. Zaznacza, czy pacjent jest dostępny w konkretnych dniach lub godzinach.
Jeśli nagle zwolni się termin, rejestratorka może szybko znaleźć odpowiedniego pacjenta na liście, sugerując się wskazanymi przy zapisywaniu preferencjami. Przykładowo, gdy zwolni się termin na godzinę 10:30, to rejestratorka zaznaczy w filtrach listy rezerwowej, że interesują ją osoby dostępne w godzinach porannych i z tymi osobami będzie się kontaktować w celu zaproponowania skorzystania ze zwolnionego terminu.
Mało tego, dzięki możliwości szybkiego podglądu umówionych wizyt, rejestratorka wie, czy ten pacjent ma już zaplanowaną wizytę. To eliminuje problem, gdy dzwonimy do pacjenta z terminem, który okazuje się być zbyt blisko tego, który już ma, co nie daje mu realnej korzyści.
Polityka placówki w zakresie listy rezerwowej
Polityka prowadzenia listy rezerwowej powinna być integralnym elementem zarządzania gabinetem. Dzięki odpowiedniemu procesowi dodawania pacjentów na listę rezerwową można unikać pustych miejsc w grafiku lekarzy i zwiększać zadowolenie pacjentów. Placówka nie traci przychodów, a lekarze nie mają „dziur” w harmonogramie. Rejestratorki, które proponują pacjentom zapisanie na liście oczekujących same z siebie są cieplej odbierane przez pacjentów (a wszyscy dobrze wiemy, że to im najczęściej “obrywa się” za długi czas oczekiwania na wizytę u lekarza). Wszyscy zatem korzystają na liście rezerwowej!
Korzyści dla placówek
Dzięki liście rezerwowej w systemie medycznym, takim jak Proassist, placówki zyskują znacznie większą efektywność w zarządzaniu wizytami. Nawet w sytuacjach, gdy pacjent odwołuje wizytę na ostatnią chwilę, istnieje duża szansa, że uda się znaleźć kogoś, kto skorzysta z wolnego terminu. Automatyzacja tego procesu to oszczędność czasu, większa organizacja pracy i większe zadowolenie pacjentów, a placówka nie traci pieniędzy.
Podsumowując, wprowadzenie listy rezerwowej w formie elektronicznej to mała zmiana, która przynosi wielkie korzyści – zarówno dla placówki, jak i jej pacjentów.
ZnanyLekarz to przede wszystkim platforma marketingowa i rezerwacyjna, która łączy pacjentów z lekarzami. Dzięki tej platformie pacjenci mogą szybko i łatwo znaleźć lekarza, przeczytać opinie innych pacjentów, a następnie zarezerwować wizytę online.
ZnanyLekarz to marketplace, czyli działa trochę jak wszystkim dobrze znane Allegro. Na Allegro różni sprzedawcy wystawiają swoje oferty sprzedaży produktów, a klient może w jednym miejscu przeglądać je wszystkie, porównywać ceny, opinie i wreszcie – dokonać zakupu.
Na portalu ZnanyLekarz sprzedawcą wystawiającym produkt na sprzedaż jest placówka medyczna, natomiast “produktem” jest lekarz, a konkretniej – usługa przez iego wykonywana (na przykład konsultacja, badanie, wystawienie recepty, itp.).
Mamy nadzieję, że to porównanie pozwoliło Ci zrozumieć, jak działa platforma ZnanyLekarz. To znaczy – gromadzi lekarzy z różnych placówek, różnych miast i pozwala pacjentowi (czyli klientowi) wybierać spośród nich. Pacjent może przy wyborze kierować się opiniami o lekarzu, ceną, lokalizacją, dostępnymi terminami, itp.
Zalety ZnanyLekarz:
✅ Widoczność: platforma pozwala na zwiększenie widoczności placówki i lekarzy w Internecie. Obecność na ZnanyLekarz może przyciągnąć nowych pacjentów, którzy szukają specjalistów w swojej okolicy.
✅ Opinie pacjentów: platforma umożliwia pacjentom wystawianie opinii, co może budować zaufanie i reputację lekarzy.
✅ Prosta rezerwacja: pacjenci mogą z łatwością zarezerwować wizytę online, co zwiększa dostępność usług medycznych.
Jednakże, korzystanie z tej platformy wiąże się z prowizją od umówionych wizyt, co może wpływać na rentowność placówki. Ponadto, lekarze i placówki są zależni od zewnętrznej platformy, co może ograniczać kontrolę nad zarządzaniem rezerwacjami i danymi pacjentów.
Dlatego warto korzystać z różnych możliwości i łączyć rozwiązania dostępne na rynku w taki sposób, by pozyskiwać pacjentów wielotorowo. Dzięki temu pacjenci mogą umawiać się na wizyty za pomocą różnych kanałów. Z pewnością zapewni to ciągłość pracy wszystkim lekarzom zatrudnionym w Twojej placówce medycznej.
Proassist – kompleksowy system medyczny do zarządzania placówką
Proassist to system medyczny, który oferuje kompleksowe rozwiązania dla placówek medycznych, umożliwiając zarządzanie zarówno rejestracją pacjentów, jak i ich dokumentacją medyczną oraz obsługą pacjentów po wizycie. W odróżnieniu od ZnanyLekarz, Proassist koncentruje się na wewnętrznych procesach placówki, zapewniając narzędzia do efektywnego zarządzania rejestracją, komunikacją z pacjentami oraz ich dokumentacją.
Zasadnicza różnica jest taka, że Proassist jest programem medycznym, który umożliwia między innymi rejestrację pacjentów, wypełnianie EDM i raportowanie zdarzeń medycznych do systemu P1, natomiast ZnanyLekarz to platforma, która służy wyłącznie do internetowej rejestracji pacjentów.
Zalety Proassist:
✅ Integracja kalendarzy: kalendarz wizyt w Proassist jest na tyle elastyczny i łatwy w obsłudze, że można połączyć go z kalendarzem udostępnianym na portalu ZnanyLekarz lub okienkiem do e-rejestracji umieszczonym na stronie internetowej placówki za pomocą bezpłatnej wtyczki Proassist.
Kalendarze te są ze sobą zsynchronizowane, co oznacza, że wszystkie umówione wizyty, niezależnie od tego, czy zostały zarezerwowane online, przez telefon, czy przez ZnanegoLekarza, są widoczne w jednym miejscu. To minimalizuje ryzyko zduplikowanych terminów i umówienia dwóch pacjentów na jeden termin.
✅ E-rejestracja: tak jak wspomnieliśmy wyżej, system medyczny Proassist oferuje możliwość wdrożenia e-rejestracji za pomocą bezpłatnej wtyczki. Taką wtyczkę można umieścić bezpośrednio na stronie internetowej placówki, na wizytówce Google oraz w mediach społecznościowych.
Pozwoli to pacjentom na szybkie umawianie wizyt przez wszystkie te kanały komunikacji. Dodatkowo, rejestracja online w Proassist nie wymaga od pacjenta zakładania konta, dzięki czemu jest naprawdę szybka i wygodna w obsłudze.
✅ Zarządzanie dokumentacją medyczną: oprogramowanie medyczne Proassist pozwala na kompleksowe zarządzanie dokumentacją medyczną pacjentów. Zaczynając od wypełniania EDM, lekarz może w systemie również wystawiać e-recepty, e-skierowania, e-zwolnienia i raportować zdarzenia medyczne do systemu P1. Program Proassist umożliwia również dołączenie zdjęć do karty pacjenta, a po wizycie można automatycznie wysłać pacjentowi zalecenia lub je wydrukować.
✅ Wsparcie w tworzeniu strony www: Proassist oferuje wsparcie w tworzeniu i zarządzaniu stroną internetową placówki, już od 39 zł miesięcznie. Dzięki temu, placówka może mieć własną, profesjonalnie wyglądającą stronę internetową, bez konieczności ponoszenia dużych kosztów. Na takiej stronie zaecamy umieścić możliwość rejestracji online, dzięki czemu pacjenci będą mogli wyszukiwać Twoją placówkę w Internecie i wypełniać Twój grafik.
✅ Automatyzacja i powiadomienia: system medyczny Proassist umożliwia wysyłanie automatycznych SMS-ów i/lub e-maili do pacjentów z przypomnieniami o nadchodzących terminach wizyt. Zwiększa to efektywność komunikacji i redukuje liczbę nieodwołanych wizyt.
Kiedy wybrać Proassist, a kiedy ZnanyLekarz? A może należy korzystać z obydwu tych rozwiązań?
Jeśli Twoim głównym celem jest pozyskanie nowych pacjentów i budowanie marki w internecie, ZnanyLekarz może być wartościowym narzędziem. Jednak warto pamiętać, że jest to platforma zewnętrzna, która wiąże się z pewnymi kosztami i zależnościami. No i musisz dodatkowo posiadać system do wypełniania EDM.
Z kolei, jeśli zależy Ci na pełnej kontroli nad procesami w placówce, integracji systemu rejestracji z kalendarzem wizyt oraz efektywnym zarządzaniu dokumentacją medyczną, Proassist będzie najlepszym wyborem. Program medyczny Proassist nie tylko eliminuje konieczność płacenia prowizji podczas korzystania z e-rejestracji, ale także zapewnia kompleksowe narzędzia do zarządzania całą placówką – od rejestracji, przez dokumentację medyczną aż po wystawianie faktur i kontrolę magazynu sprzętu medycznego.
Jeżeli dopiero otwierasz swoją placówkę medyczną, warto zastosować obydwa rozwiązania. System medyczny Proassist będzie służył Ci do wypełniania dokumentacji medycznej, umawiania wizyt i ogólnego zarządzania placówką medyczną, natomiast posiadanie konta na platformie ZnanyLekarz.pl pozwoli szybko przyciągnąć pacjentów. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat otwierania placówki medycznej, zajrzyj tutaj: SPRAWDŹ OFERTĘ
Podsumowanie
Wybór między Proassist a ZnanyLekarz zależy od potrzeb Twojej placówki medycznej. Jeśli chcesz zyskać nowych pacjentów i zwiększyć widoczność swojej placówki, ZnanyLekarz może być pomocnym narzędziem. Jednak dla tych, którzy chcą uniezależnić się od zewnętrznych platform, obniżyć koszty, oraz mieć pełną kontrolę nad zarządzaniem rejestracją i dokumentacją, e-rejestracja oferowana przez system medyczny Proassist jest zdecydowanie lepszym rozwiązaniem.
Mimo wszystko, rekomendujemy korzystanie z obydwu tych rozwiązań, bo dobrze jest pozyskiwać pacjentów wieloma kanałami.
I choć krąży mit o tym, że marketing w placówkach medycznych jest zakazany, to do osiągnięcia sukcesu na rynku medycznym promocja jest potrzebna. W działaniach marketingowych należy tylko pamiętać i sugerować się ograniczeniami narzuconymi przez ustawy. Pacjenci mają coraz większe oczekiwania, a lekarze muszą uczyć się podejmować działania mające na celu promowanie placówki medycznej i dbanie o profesjonalny wizerunek nie tylko w świecie rzeczywistym, ale także w sieci.
Każdy gabinet medyczny powinien posiadać własną stronę internetową i system e-rejestracji, dzięki któremu pacjenci będą mogli umawiać wizyty przez Internet. Oczywiście, bezpośredni kontakt z placówką jest najważniejszy i musimy dbać o to, by zapewnić odpowiednią obsługę pacjenta w placówce, ale nie zapominajmy o wyszukiwarce Google i stronie internetowej gabinetu. Pacjenci chętnie korzystają z nowoczesnych technologii takich jak płatności online, czy umawianie wizyt online. które jako placówka powinniśmy im umożliwić.
Oprócz konieczności wprowadzania nowoczesnych funkcjonalności (np. możliwości umówienia wizyt i pozyskania e-zwolnień w internecie), założenia strony www i dbania o wysoką pozycję w wynikach wyszukiwania, w marketingu medycznym dużą rolę zaczął odgrywać także wizerunek placówki medycznej. Dzięki obecności w social media, możesz zwiększyć zasięg swojej działalności, przyciągnąć nowych pacjentów i zbudować zaufanie wśród odbiorców. Jak jednak zrobić to skutecznie? Poniżej przedstawiamy wskazówki, które pomogą Ci osiągnąć sukces.
Zdefiniuj swoje cele i grupę docelową
Odpowiednio zaplanowane działania marketingowe mogą zadecydować o sukcesie placówki i zwiększeniu sprzedaży usług medycznych. Dzięki skutecznej strategii marketingowej możliwe jest nie tylko przyciągnięcie nowych pacjentów, ale także zbudowanie lojalności wśród obecnych, którzy będą chętniej powracać oraz polecać usługi znajomym. Odpowiednio prowadzone działania promocyjne nie tylko zwiększają widoczność placówki, ale także budują zaufanie i pozytywny wizerunek, co ma bezpośredni wpływ na rozwój i stabilność biznesu.
Pierwszym krokiem w budowaniu wizerunku w mediach społecznościowych jest określenie celów, jakie chcesz osiągnąć. Czy zależy Ci na zwiększeniu liczby pacjentów? Może chcesz budować zaufanie do swojej placówki medycznej za pomocą rekomendacji? Albo promować nowe usługi? Zastanów się, jakie są Twoje priorytety, a następnie dostosuj strategię marketingową do zdefiniowanej grupy docelowej. Czy są to młode mamy, seniorzy, a może osoby aktywne zawodowo? Każda grupa ma inne potrzeby i inaczej reaguje na treści publikowane w social mediach.
Wybierz odpowiednie kanały komunikacji
Nie wszystkie media społecznościowe będą odpowiednie dla Twojej placówki medycznej. Wybór platformy zależy od specyfiki Twojej działalności oraz grupy docelowej. Facebook jest idealny do budowania relacji z pacjentami, dzielenia się artykułami, zdjęciami z gabinetu czy informacjami o nowościach w ofercie. Instagram z kolei świetnie sprawdzi się w przypadku placówek, które chcą przyciągać uwagę estetycznymi zdjęciami czy relacjami z codziennej pracy. LinkedIn może być pomocny, jeśli chcesz budować markę eksperta w branży medycznej i nawiązywać kontakty biznesowe.
Twórz wartościowe treści
Treści publikowane na profilu placówki medycznej powinny być wartościowe i odpowiadać na potrzeby Twojej grupy docelowej. Możesz dzielić się poradami medycznymi, informacjami na temat nowych metod leczenia, sukcesami swoich pacjentów (oczywiście z zachowaniem pełnej poufności) czy też edukować na temat profilaktyki zdrowotnej.
Strona www to także dobre miejsce do stosowania marketingu medycznego i budowania marki osobistej. Dlatego warto rozważyć prowadzenie bloga, na którym regularnie będziesz zamieszczać artykuły eksperckie. To sprawi, że wzbudzisz zainteresowanie potencjalnych pacjentów i zbudujesz z nimi relacje. Dzięki temu dostrzegą Twoje kompetencje i będą uznawać Cię za eksperta w danej dziedzinie.
To długi proces, ale personal branding na tym polega. Po prostu – bądź widoczny w internecie. Musisz utkwić w świadomości pacjentów i dać się zauważyć na tle innych lekarzy. Dzięki temu, bez konieczności stosowania nachalnej reklamy, Twój kalendarz wizyt zawsze będzie pełen pacjentów, a konkurencja pozostanie w tyle.
Zaangażowanie pacjentów
Budowanie marki własnej lekarza i dbanie dobry wizerunek placówki medycznej to nie tylko publikowanie treści, ale przede wszystkim interakcja z pacjentami. Odpowiadaj na komentarze, zachęcaj do zadawania pytań i dziel się opiniami pacjentów na temat usług medycznych, które wykonujesz.
Warto również rozważyć organizację konkursów, live’ów z Q&A, czy tworzenie ankiet, które pozwolą Ci lepiej poznać potrzeby Twojej grupy docelowej. Takie działania pomogą również zwiększyć zaangażowanie pacjenta, który później chętniej pojawi się w placówce. To może wydawać się trochę śmieszne, ale jeśli jesteś miły dla pacjentów w sieci, to odbierają to tak, że jesteś miły również w obsłudze w swojej praktyce medycznej.
Dodatkowo, dzięki funkcjom, takim jak automatyczne wysyłanie SMSów do pacjentów, które oferuje system Proassist, możesz także przypominać pacjentom o możliwości oceny wizyty lub udostępnienia swojej opinii na Twoim profilu w mediach społecznościowych, czy też wizytówce Google. Nic nie pomaga w budowaniu marki osobistej tak, jak pozytywne opinie w internecie.
Spójność wizerunkowa
Twoja placówka medyczna powinna prezentować spójny wizerunek z marką osobistą we wszystkich kanałach komunikacji. Zadbaj o to, aby Twoja strona www i profile w social mediach miały jednolite logo, kolory, a nawet ton komunikacji.
Marketing medyczny to także materiały drukowane – ulotki, plakat, banery i wizytówki, które trafiają do pacjenta. One również powinny być spójne. To buduje rozpoznawalność i profesjonalizm Twojej przychodni oraz pracujących w niej lekarzy.
Monitorowanie i analiza efektów
Regularne monitorowanie i analiza efektów działań marketingu medycznego w SoMe są kluczowe do osiągnięcia zamierzonych celów. Sprawdzaj, jakie treści cieszą się największym zainteresowaniem, które posty generują najwięcej interakcji i jakie działania przynoszą najwięcej nowych pacjentów.
W ten sposób możesz optymalizować swoją strategię marketingową i dostosowywać ją do zmieniających się potrzeb rynku. Program medyczny Proassist umożliwia monitorowanie statystyk na temat wizyt i usług medycznych, dzięki czemu firmy medyczne mogą na bieżąco dostosowywać kampanie.
Wykorzystaj moc opinii pacjentów
Opinie pacjentów na temat firm medycznych to potężne narzędzie budowania zaufania i reputacji w mediach społecznościowych. Zachęcaj swoich pacjentów do dzielenia się opiniami na temat wizyt i usług Twojej placówki medycznej.
Strona www to miejsce, w którym możesz umieścić informacje na temat przyjmujących w Twojej placówce lekarzy. Każdy lekarz powinien mieć swoje zdjęcie na stronie oraz opinie, które mogą zainteresować potencjalnych pacjentów.
Rekomendacje w marketingu medycznym są bardzo ważne, dlatego warto udostępniać je również na profilach w social media lub tworzyć posty opisowe z case studies. Pamiętaj, że pozytywne recenzje na temat wizyt u lekarzy to najlepsza reklama, jaką możesz sobie zafundować. Pacjenta zawsze interesuje to, jak lekarz będzie traktował go podczas wizyt. W marketingu chodzi o to, żebyś pokazał mu, że zrobisz to lepiej niż Twoja konkurencja.
Automatyzacja działań marketingowych
Prowadzenie skutecznych działań marketingowych w social mediach wymaga czasu i zaangażowania. Warto jednak zastanowić się nad automatyzacją niektórych procesów, co pozwoli na oszczędność czasu i skuteczniejsze zarządzanie treściami.
Podsumowanie
Budowanie wizerunku placówki medycznej i marki własnej lekarza w mediach społecznościowych to proces wymagający konsekwencji, kreatywności i zaangażowania. Warto jednak zainwestować czas i środki w skuteczną strategię marketingową, która przyniesie wymierne korzyści w postaci większej liczby pacjentów i lepszej rozpoznawalności marki.
Wykorzystanie nowoczesnych narzędzi, takich jak program Proassist, może znacznie ułatwić zarządzanie placówką medyczną. Dzięki niemu możesz umieścić na swojej stronie internetowej bezpłatną wtyczkę do e-rejestracji.
Jeśli nie wiesz, jak dotrzeć do pacjenta i brakuje Ci pomysłu na to, jak wdrożyć marketing do swojej placówki medycznej – przygotowaliśmy serię bezpłatnych ebooków, których tematem przewodnim jest marketing medyczny. Pobierz je za darmo i nauczyć się, jak zarządzać wizerunkiem lekarza online i jak prowadzić social media.
E-rejestracja to nowoczesne narzędzie, które umożliwia pacjentom samodzielne umawianie wizyt przez stronę internetową placówki medycznej. Dzięki systemowi medyczneu Proassist, ten proces jest nie tylko prosty, ale i niezwykle efektywny.
Synchronizacja kalendarza online i systemu rejestracji internetowej
Jednym z najważniejszych elementów e-rejestracji w Proassist jest pełna synchronizacja kalendarza dostępnego na stronie internetowej z tym, który jest używany przez obsługę rejestracji w przychodni. Co to oznacza w praktyce? Jeśli pacjent umówi wizytę online, informacja o niej natychmiast pojawia się w grafiku rejestratorki, nawet jeśli w tym samym czasie prowadzi rozmowę telefoniczną z innym pacjentem. Dzięki temu eliminowane jest ryzyko podwójnej rezerwacji i wprowadzenie chaosu w harmonogramie pracy lekarzy.
To, co wyróżnia e-rejestrację Proassist, to płynność działania i pewność, że każda umówiona wizyta jest od razu widoczna dla całego zespołu. System automatycznie aktualizuje kalendarz, co pozwala uniknąć błędów i nieporozumień, które mogą wyniknąć z ręcznego wpisywania wizyt. Dlatego nie musisz obawiać się problemu zdublowanych wizyt.
E-rejestracja w mediach społecznościowych
Nie tylko strona internetowa może stać się narzędziem do pozyskiwania pacjentów.System medyczny Proassist umożliwia również wdrożenie e-rejestracji na profilach placówki w mediach społecznościowych. To idealne rozwiązanie, jeśli chcesz dotrzeć do pacjentów tam, gdzie spędzają najwięcej czasu.
Pacjenci mogą umawiać się na wizyty bezpośrednio przez Twoją stronę na Facebooku czy Instagramie, a każda rezerwacja jest od razu widoczna w kalendarzu przychodni. Co więcej, system Proassist umożliwia sprawdzenie, z jakiego źródła pochodzi dana rezerwacja – czy została umówiona przez rejestratorkę, czy też pacjent skorzystał z e-rejestracji na stronie internetowej lub w mediach społecznościowych. Możesz zatem na bieżąco weryfikować, skąd pozyskujesz najwięcej pacjentów i wykorzystywać tą wiedzę w ustalaniu budżetu reklamowego.
Zalety wdrożenia e-rejestracji w Twojej placówce medycznej
1. Pełna kontrola nad procesem rejestracji: unikniesz prowizji płaconych portalom zewnętrznym i zyskasz pełną kontrolę nad harmonogramem wizyt.
2. Bezpieczeństwo i synchronizacja: dzięki synchronizacji kalendarza online z systemem rejestracji w placówce wyeliminujesz ryzyko podwójnych rezerwacji i innych błędów organizacyjnych.
3. Dostępność dla pacjentów: pacjenci mogą umawiać się na wizyty 24/7, niezależnie od godzin pracy placówki. To wygoda, którą docenią zarówno pacjenci, jak i personel.
4. Skuteczne pozyskiwanie pacjentów: e-rejestracja na stronie internetowej i w mediach społecznościowych to doskonały sposób na zwiększenie liczby pacjentów bez konieczności ponoszenia dodatkowych kosztów związanych z prowizjami. Lepiej wydać te pieniądze na reklamę 😉
A co jeśli nie masz strony internetowej?
Nie musisz wydawać fortuny na stworzenie profesjonalnej strony internetowej! Z Proassist stworzymy dla Ciebie nowoczesną i funkcjonalną stronę już od 39 zł miesięcznie. Zadbamy o to, aby Twoja placówka była widoczna online i gotowa do przyjmowania pacjentów za pomocą e-rejestracji. Co więcej, będziemy Cię wspierać na każdym etapie – od pełnego szkolenia dla pracowników i wdrożenia systemu do gabinetu po codzienne wsparcie w użytkowaniu.
Jeśli zatem szukasz informacji jak postawić stronę www dla placówki medycznej, skontaktuj się z nami klikając TUTAJ.
Podsumowanie
Wdrożenie e-rejestracji w Twojej placówce medycznej to krok w stronę uniezależnienia się od zewnętrznych portali i odzyskania pełnej kontroli nad procesem umawiania wizyt. Dzięki Proassist możesz efektywnie zarządzać kalendarzem, eliminując ryzyko błędów i podwójnych rezerwacji.
Co więcej, e-rejestracja dostępna na stronie internetowej i w mediach społecznościowych pozwala dotrzeć do pacjentów tam, gdzie są najbardziej aktywni, co przekłada się na wzrost liczby wizyt w Twojej placówce.
Nie czekaj – wprowadź e-rejestrację do swojego gabinetu już dziś i zyskaj pełną kontrolę nad harmonogramem wizyt w Twojej przychodni!
Na rynku jest bardzo dużo firm oferujących systemy do zarządzania placówką medyczną, rejestracji pacjentów i wypełniania dokumentacji medycznej. Pierwszym krokiem, od którego należy zacząć jest sprawdzenie, czy system, który nas interesuje jest systemem medycznym. Producent oprogramowania powinien na Twoją prośbę udostępnić Ci dokument zgodności programu z rozporządzeniem Ministra Zdrowia z 6 kwietnia 2020 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania.
Następnie, powinieneś skupić się na tym, co oferuje system. Wizualna kwestia powinna mieć najmniejsze znaczenie, ponieważ do wszystkiego można się przyzwyczaić. Najważniejsze, żeby system działał w taki sposób, by proces obsługi pacjentów przebiegał sprawnie i szybko. Warto wziąć również pod uwagę oczekiwania pacjenta i sprawdzić, czy system dla placówek medycznych oferuje rozwiązania, z których zadowolony będzie pacjent. Poniżej przedstawiamy, na co warto zwrócić uwagę, dobierając oprogramowanie medyczne do specyfiki pracy w Twojej placówce medycznej.
Obsługa pacjentów online – komfort i nowoczesność
Pacjenci coraz częściej oczekują możliwości skorzystania z konsultacji medycznych online. System zarządzania, który wybierzesz, powinien oferować narzędzia do obsługi pacjentów online, w tym możliwość przeprowadzania wideokonsultacji bezpośrednio z okna systemu.
Nawet jeśli aktualnie nie planujesz wykonywać teleporad i wideokonsultacji, to weź pod uwagę, że w Twojej placówce medycznej w przyszłości może się coś zmienić w związku z rozwojem, zatrudnieniem nowych lekarzy, itp.
Dlatego warto zadbać o dostosowanie systemu do wideokonsultacji w taki sposób, by nie było konieczności instalowania osobnego oprogramowania do wideokonferencji z pacjentami. Nie będziesz musiał płacić za dodatkowe narzędzie i nie obciążysz pacjenta koniecznością pobierania systemu do spotkań online. Wystarczy, że Twój system medyczny wygeneruje link do spotkania online, który wyśle do pacjenta.
To szczególnie ważne w dzisiejszych czasach, gdy pacjenci cenią sobie elastyczność i dostęp do usług medycznych bez wychodzenia z domu.
Raportowanie zdarzeń medycznych – integracja z systemem P1
Niektóre specjalizacje medyczne wymagają ścisłego raportowania zdarzeń medycznych, co jest istotnym elementem codziennej pracy. W takim przypadku system, który wybierzesz, powinien być zintegrowany z systemem P1. Dzięki temu zyskujesz pewność, że wszystkie wymagane dane są automatycznie przesyłane do odpowiednich instytucji, co minimalizuje ryzyko błędów i oszczędza cenny czas.
Spełnienie odpowiednich procedur to obowiązek placówki medycznej, a jeśli lekarz może wypełnić wszystkie procedury w jednym systemie, to zaoszczędzi sporo czasu. Dzięki temu, cały proces obsługi pacjenta przebiegnie szybciej.
E-rejestracja i media społecznościowe – zwiększ widoczność swojej placówki
Jeśli Twoja placówka aktywnie działa w mediach społecznościowych, niezwykle istotne jest, aby system medyczny, który wybierasz, umożliwiał łatwą integrację z tymi kanałami. Udostępnienie opcji e-rejestracji na Facebooku czy Instagramie może znacząco zwiększyć liczbę umawianych wizyt i poprawić doświadczenie pacjentów. Udostępnienie takiej opcji rejestracji pacjentów sprawia, że rejestratorka medyczna ma mniej połączeń przychodzących, a dodatkowo pacjent może zarezerwować swój termin po godzinach pracy rejestracji.
Podobnie, jeśli duża część pacjentów rejestruje się do Twojego gabinetu przez platformę ZnanyLekarz, warto upewnić się, że system, który chcesz wybrać, pozwala na łatwą integrację z tą platformą. Taka funkcjonalność zapewni płynność działania i wygodę zarówno dla personelu, jak i pacjentów. Personel medyczny nie będzie musiał przepisywać ręcznie wizyt umówionych przez portal, a oczekiwania pacjenta zostaną spełnione.
Funkcjonalności przydatne dla poradni o konkretnej specjalizacji
Każda specjalizacja medyczna ma swoje specyficzne potrzeby, które powinny być uwzględnione przy wyborze systemu. Oto kilka przykładów:
👉 Fizjoterapeuci:
Dla fizjoterapeutów, przydatną funkcją może być możliwość głosowego wypełniania Elektronicznej Dokumentacji Medycznej (EDM) za pomocą aplikacji na telefon. Dzięki temu mogą oni szybko i sprawnie dokumentować przebieg terapii, nawet w trakcie wykonywania usługi, stojąc przy pacjencie.
Niektóre wizyty wymagają też rejestracji pacjentów na serię zabiegów w konkretnym terminie, a nie wszystkie programy umożliwiają rejestrację na wizyty cykliczne. Jeśli dla Ciebie skorzystanie z takiej możliwości jest ważne, to upewnij się, że program ma takie możliwości.
👉 Ginekolodzy:
Dla ginekologów niezwykle ważnym elementem jest prowadzenie rejestru ciąż. System medyczny powinien umożliwiać łatwe zarządzanie tymi danymi, co pozwala na bieżąco monitorować stan zdrowia pacjentek i w pełni legalnie wypełniać dokumentację medyczną. To nie tylko funkcja przydatna dla lekarza, ale również rządowe wymagania dotyczące pracy gabinetów lekarskich.
👉 Dentyści:
Diagram zębowy to narzędzie, bez którego trudno wyobrazić sobie pracę dentysty. System dla placówki stomatologicznej powinien oferować możliwość dokładnego rejestrowania stanu uzębienia pacjenta oraz planowania i monitorowania leczenia. Jeśli zatem planujesz w placówce medycznej wykonywać również zabiegi stomatologiczne, to sprawdź, czy system daje możliwość tworzenia diagramu zębowego.
Dla specjalistów z tych dziedzin przydatna będą funkcjonalności umożliwiające dodawanie zdjęć do dokumentacji medycznej. Dzięki temu mogą oni śledzić postępy leczenia, efekty zabiegów czy zmiany skórne pacjenta na przestrzeni czasu. W systemie Proassist taką opcję umożliwia aplikacja mobilna, dzięki której zdjęcia wykonane w procesie leczenia można dodać z aplikacji prosto do dokumentacji medycznej. Co więcej, jeśli pacjent przyniesie wyniki badań wykonane w innym miejscu, to aplikacja pozwala także na skanowanie dokumentów. Nie zostaną one wymieszane z prywatnymi zdjęciami na telefonie użytkownika, ponieważ są przechowywane na dysku należącym do systemu.
Podsumowanie
Wybór systemu medycznego to decyzja, która może znacząco wpłynąć na efektywność pracy Twojej placówki oraz satysfakcję pacjentów. Kluczowe jest, aby system był dostosowany do specyfiki pracy danej grupy specjalistów oraz umożliwiał integrację z narzędziami, które są już używane w Twojej praktyce. Jeśli zastanawiasz się, jakie rozwiązania będą najlepsze dla Twojej placówki, zapraszamy do kontaktu z Proassist – chętnie pomożemy w dopasowaniu systemu do Twoich potrzeb.
Pierwszym krokiem jest rejestracja działalności gospodarczej. Można to zrobić poprzez Centralną Ewidencję i Informację o Działalności Gospodarczej (CEIDG) lub Krajowy Rejestr Sądowy (KRS). Należy również uzyskać NIP i REGON.
Lokal i wyposażenie
Gabinet fizjoterapii musi spełniać określone standardy lokalowe. Przede wszystkim powinien być przystosowany do świadczenia usług medycznych, co oznacza, że musi być odpowiednio wyposażony i zaprojektowany z myślą o komforcie i bezpieczeństwie pacjentów.
Co ciekawe, wymagania lokalowe dla gabinetu fizjoterapii są takie same, niezależnie od rodzaju działalności – komercyjnej lub prowadzonej w ramach NFZ. Do najważniejszych wymogów należą:
👉 Przystosowanie dla osób niepełnosprawnych: obowiązkiem jest zapewnienie dostępności gabinetu dla osób z niepełnosprawnościami, co oznacza m.in. odpowiednie podjazdy, szerokie drzwi i przestronne pomieszczenia.
👉 Powierzchnia gabinetów fizjoterapeutycznych: minimalna powierzchnia gabinetu zależy od liczby stanowisk do rehabilitacji. Zwykle przyjmuje się, że na jedno stanowisko przypada około 12-15 m². W przypadku, gdy w gabinecie wykonywane są różne rodzaje zabiegów, zaleca się, aby gabinet miał odpowiednio większą powierzchnię, aby uniknąć kolizji pomiędzy różnymi działaniami.
👉 Wyposażenie techniczne i sanitarne: gabinet musi być wyposażony w odpowiednie urządzenia i sprzęt medyczny, zgodnie z zakresem świadczonych usług fizjoterapeutycznych. Musi także posiadać bieżącą wodę, prysznic oraz toaletę dostępne dla pacjentów i personelu. Wszystkie urządzenia muszą posiadać atesty i być regularnie serwisowane.
Personel
Zatrudnienie wykwalifikowanego personelu to kolejny kluczowy element. Fizjoterapeuci pracujący w gabinecie muszą posiadać odpowiednie kwalifikacje i uprawnienia do wykonywania zawodu.
W Polsce, aby pracować jako fizjoterapeuta, konieczne jest ukończenie studiów wyższych na kierunku fizjoterapia oraz uzyskanie prawa wykonywania zawodu, nadawanego przez Krajową Izbę Fizjoterapeutów (KIF). Ważne jest również regularne podnoszenie kwalifikacji poprzez udział w kursach i szkoleniach.
Procedury i standardy
Gabinet fizjoterapii musi przestrzegać określonych procedur i standardów, które zapewniają bezpieczeństwo i skuteczność świadczonych usług. Do najważniejszych należą:
👉 Procedury higieniczne: należy przestrzegać rygorystycznych standardów higieny, w tym regularnej sterylizacji sprzętu i dezynfekcji pomieszczeń oraz stosowania jednorazowych materiałów medycznych.
👉 Dokumentacja medyczna: prowadzenie dokładnej dokumentacji medycznej jest obowiązkowe. Powinna ona zawierać szczegółowe informacje o stanie zdrowia pacjenta, przeprowadzonych zabiegach oraz zaleceniach terapeutycznych. Musi być wytwarzana w formie EDM (Elektronicznej Dokumentacji Medycznej), a wszystkie zdarzenia medyczne należy raportować do systemu P1.
👉 Bezpieczeństwo pacjentów: gabinet musi zapewnić bezpieczne warunki pracy, co obejmuje m.in. regularne przeglądy techniczne sprzętu oraz przestrzeganie zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.
Zgodność z przepisami prawa
Gabinet fizjoterapii musi działać zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym:
👉 Ustawa o działalności leczniczej: określa zasady prowadzenia działalności leczniczej, w tym obowiązki podmiotów leczniczych i wymagania dotyczące pomieszczeń i urządzeń.
👉 RODO: gabinet musi przestrzegać przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, w tym obowiązku informacyjnego wobec pacjentów i zapewnienia odpowiednich środków ochrony danych.
👉 Prawo medyczne: należy przestrzegać przepisów regulujących działalność medyczną, w tym prawa pacjenta do informacji, zgody na leczenie oraz ochrony tajemnicy zawodowej.
Podsumowanie
Prowadzenie gabinetu fizjoterapii wiąże się z koniecznością spełnienia szeregu wymogów formalnych, prawnych i technicznych. Ważne jest, aby dokładnie zapoznać się z obowiązującymi przepisami i normami, aby zapewnić pacjentom najwyższy poziom usług.
Regularne podnoszenie kwalifikacji personelu, dbanie o higienę i bezpieczeństwo oraz przestrzeganie procedur i standardów to najważniejsze elementy sukcesu w tej branży. Dzięki temu gabinet fizjoterapii może skutecznie pomagać pacjentom i cieszyć się ich zaufaniem.
Specjalnie dla osób, które planują otworzyć gabinet fizjoterapii, przygotowaliśmy bezpłatny ebook “Niezbędne funkcje systemu medycznego dla fizjoterapeutów”, który pomoże odpowiednio wybrać oprogramowanie do gabinetu. Możesz pobrać go klikając poniżej.
W artykule przedstawimy najczęstsze przyczyny utraty dostępu do bazy danych oraz kroki, które należy podjąć, aby zminimalizować ryzyko i skutecznie zareagować, gdy do takiej sytuacji dojdzie. Ten artykuł jest szczególnie przydatny dla managerów i lekarzy, którzy chcą zabezpieczyć swoją działalność leczniczą przed tego typu zagrożeniami.
Przyczyny utraty dostępu do bazy danych pacjentów
Awaria sprzętu
Jednym z najczęstszych powodów utraty dostępu do bazy danych pacjentów jest awaria sprzętu. Dyski twarde, serwery i inne urządzenia mogą ulec uszkodzeniu, co skutkuje utratą danych lub powoduje brak dostępu. Powinniśmy spodziewać się awarii serwera, przerw w dostawie prądu i być na nie przygotowani.
Regularne tworzenie kopii zapasowych jest bardzo istotne, aby zminimalizować ryzyko utraty danych w przypadku awarii. I tutaj wszystko zależy od tego, jaki posiadasz system medyczny. Jeżeli Twój system do umawiania wizyt i wypełniania EDM jest instalowany na komputerze, to musisz sam zadbać o tworzenie kopii zapasowych. Jeżeli jednak korzystasz z oprogramowania medycznego takiego jak Proassist, to Twoja dokumentacja medyczna jest przechowywana w chmurze. Oznacza to, że Ty jako lekarz, czy właściciel placówki medycznej, nie musisz martwić się o budowanie serwerowni w swojej placówce, bo obowiązek ten spoczywa na dostawcy systemu medycznego.
Ataki cybernetyczne
Placówki medyczne są coraz częściej celem ataków cybernetycznych. Hakerzy mogą wykorzystać różne metody, aby zablokować dostęp do bazy danych pacjentów. W takich przypadkach odpowiednie zabezpieczenia, takie jak firewalle, oprogramowanie antywirusowe i regularne aktualizacje systemu, są niezbędne, aby chronić dane pacjentów przed atakami.
Większość gabinetów współpracuje z informatykami lub dużymi firmami zajmującymi się wdrażaniem sieci teleinformatycznych do placówek medycznych. Jeśli masz jakieś wątpliwości i obawiasz się o swoją dokumentację, to skorzystanie z tego typu usług na pewno Ci pomoże. Opracowany przez specjalistów system zabezpieczeń będzie solidny i zgodny z przepisami prawa.
Błędy ludzkie
Niestety, błędy ludzkie są również częstą przyczyną utraty dostępu do bazy danych. Niewłaściwe zarządzanie danymi, nieodpowiednie procedury bezpieczeństwa i brak szkolenia personelu mogą spowodować przypadkowe usunięcie lub utratę danych. Edukacja pracowników i wdrożenie rygorystycznych procedur bezpieczeństwa mogą znacznie zmniejszyć ryzyko błędów ludzkich.
Przede wszystkim powinieneś przeszkolić swoich pracowników z przepisów RODO, wyjaśnić im co to jest naruszenie ochrony danych osobowych i jakie niesie ze sobą konsekwencje. Powinni także znać zakres praw i wiedzieć, że pacjent ma prawo do wglądu w informację o swoich danych i poproszenia o kopię historii wizyt. Pacjenci mogą także dokonywać zgłoszeń do UODO, jeżeli zauważą coś niepokojącego lub będą podejrzewać, że łamane są ich prawa.
Problemy z oprogramowaniem
Niekompatybilność, błędy w oprogramowaniu lub awarie systemu w przychodni mogą również prowadzić do utraty niektórych danych. Regularne aktualizacje i konserwacja systemu medycznego są bardzo ważne, aby zapewnić jego niezawodność i bezpieczeństwo.
System opieki zdrowotnej ma na celu dbać o zdrowie pacjentów i udzielać świadczeń medycznych. Rolą lekarza nie jest samodzielne naprawianie błędów w systemie, dlatego jeżeli masz problemy z systemem, nie jesteś zadowolony ze współpracy z dostawcą oprogramowania lub nie możesz zgłosić błędów w godzinach swojej pracy, bo pomoc techniczna pracuje krócej – rozważ wybranie innego systemu.
Co zrobić, gdy utracisz dostęp do bazy danych pacjentów?
Natychmiastowe działania
Gdy baza danych placówki medycznej zostanie zablokowana, natychmiastowe działania są konieczne. Pierwszym krokiem jest określenie przyczyny problemu. Kluczowy jest też szybki czas reakcji – pacjent nie może odczuć przerwy w realizacji świadczeń medycznych i trudności w dostaniu się do lekarza.
Jeśli jest to awaria sprzętu, należy skontaktować się z dostawcą usług IT lub specjalistą ds. odzyskiwania danych. W przypadku ataku cybernetycznego, należy natychmiast powiadomić zespół ds. bezpieczeństwa IT i podjąć kroki w celu ograniczenia szkód. Jeżeli wystąpił incydent naruszenia ochrony danych osobowych, niezwłocznie skontaktuj się ze swoim IODO lub bezpośrednio z UODO i powiadom, że wystąpiło naruszenie.
Odzyskiwanie danych z kopii zapasowych
Regularne tworzenie kopii zapasowych bazy danych pacjentów jest niezbędne, aby zapewnić możliwość szybkiego odzyskania danych w przypadku utraty dostępu. Kopie zapasowe powinny być przechowywane w bezpiecznym miejscu i regularnie testowane, aby upewnić się, że są kompletne i działające. Proces odzyskiwania danych z kopii zapasowej powinien być dobrze znany personelowi IT i odpowiednio udokumentowany.
Tak jak wspomnieliśmy wyżej, jeśli korzystasz z chmurowego systemu medycznego takiego jak Proassist, to nie musisz martwić się o kopie zapasowe danych i nie potrzebujesz budować serwerowni w swojej placówce. W takiej sytuacji cała odpowiedzialność dotycząca tworzenia kopii zapasowych spoczywa na dostawcy oprogramowania medycznego.
Wdrożenie planu awaryjnego
Każda placówka medyczna powinna mieć wdrożony plan awaryjny na wypadek utraty dostępu do baz danych pacjentów. Plan ten powinien obejmować kroki, które należy podjąć w przypadku różnych scenariuszy, takich jak awaria sprzętu, atak cybernetyczny czy błąd ludzki. Ważne jest, aby regularnie przeprowadzać ćwiczenia i testy planu awaryjnego, aby upewnić się, że personel jest odpowiednio przeszkolony i przygotowany do szybkiego działania.
Wsparcie techniczne
Współpraca z zaufanym dostawcą oprogramowania medycznego, takim jak Proassist, może znacząco poprawić bezpieczeństwo i niezawodność systemu. Dostawcy ci często oferują wsparcie techniczne oraz pomoc w sytuacjach awaryjnych, co może być nieocenione w przypadku utraty dostępu do bazy danych pacjentów.
W Proassist Dział Pomocy Technicznej pomaga codziennie od 08:00 do 18:00. Klienci są zadowoleni, że zawsze mogą liczyć na udzielenie wszelkich informacji, a pacjenci zadowoleni ze względu na wyższy poziom jakości usług medycznych.
Podsumowanie
Utrata dostępu do bazy danych pacjentów to poważne zagrożenie dla każdej placówki medycznej. Awaria sprzętu, ataki cybernetyczne, błędy ludzkie i problemy z oprogramowaniem to najczęstsze przyczyny tego problemu.
Kluczem do skutecznego radzenia sobie z utratą dostępu jest znajomość praw, odpowiednie przygotowanie i zabezpieczenie systemu medycznego.
Regularne tworzenie kopii zapasowych, wdrożenie planu awaryjnego, edukacja personelu oraz współpraca z zaufanym dostawcą oprogramowania medycznego mogą znacząco zmniejszyć ryzyko i skutecznie zarządzać sytuacją, gdy wystąpi ryzyko utraty danych.
Dział Pomocy Technicznej Proassist działa od poniedziałku do piątku od 08:00 o 20:00. Nasi specjaliści są gotowi odpowiedzieć na pytania techniczne oraz udzielić wsparcia w godzinach pracy lekarzy, dlatego nie musisz martwić się, że ktoś nie poradzi sobie z systemem.
Różnorodne kanały kontaktu:
Klienci mogą skontaktować się z naszą pomocą techniczną przez różne kanały: telefon, e-mail oraz czat na żywo, który dostępny jest cały czas w oknie systemu (możesz napisać do nas nawet w trakcie wizyty!). Staramy się, aby kontakt z nami był jak najłatwiejszy i najwygodniejszy.
Szybka reakcja:
Naszym priorytetem jest szybka reakcja na zgłoszenia. Każde zgłoszenie jest natychmiast rejestrowane i przekazywane do odpowiedniego specjalisty, który rozpoczyna pracę nad jego rozwiązaniem.
Regularnie badamy poziom satysfakcji klientów i możemy pochwalić się, że według naszych ostatnich badań, w czerwcu 2024 procent satysfakcji klienta uzyskany z systemu do obsługi klientów wyniósł 97%. Średni czas odpowiedzi klientowi na chat wyniósł 18 sekund, a połączenie telefoniczne odbieraliśmy w średnim czasie 16 sekund.
Wiedza i doświadczenie:
Pracownicy Działu Pomocy Technicznej Proassist są odpowiednio wykwalifikowani i znają system od podszewki. Jeśli zajdzie taka potrzeba, krok po kroku przeprowadzą Cię przez proces, z którym będziesz mieć trudności.
Pakiet pomocy:
Jeżeli nie masz czasu lub nie lubisz robić niektórych powtarzalnych rzeczy, takich jak rozliczenia wizyt, wprowadzanie specjalistów, zmiana cennika usług, itp., to możesz wykupić dodatkowy pakiet pomocy.Posiadając ten pakiet, nasi specjaliści zrobią to wszystko za Ciebie, a Ty zaoszczędzisz czas.
Telefonicza rejestracja jest szczególnie przydatna dla tych placówek, które mają bardzo dużo połączeń i nie są w stanie odbierać ich przez pełne 8 godzin pracy i pojawiaja się u nich dużu połączeń nieodebranych. Jeśli jesteś w takiej sytuacji i zdajesz sobie sprawę z tego, że tracisz część pajentów przez to, że nie odbierasz telefonu, to zastanów się nad rozwiązaniem Proassist.
Poniżej przedstawiamy, jak krok po kroku przebiega wdrożenie tej usługi.
Konsultacja i analiza potrzeb:
Proces wdrożenia rozpoczyna się od konsultacji z przedstawicielem Proassist. Podczas tego etapu analizowane są specyficzne potrzeby placówki oraz omawiana jest usługa – opowiadamy o tym, jak wygląda nasz schemat pracy i co leży w zakresie obowiązków rejestratorek telefonicznych Proassist.
Na tym etapie przedstawiamy wszystkie procedury związane z rejestracją wizyt, odwoływaniem i przestawianiem terminów oraz ustalamy, czy potrzebujesz potwierdzania wizyt, prowadzenia listy rezerwowej, itp.
Przekierowanie połączeń do rejestracji bez zmiany numeru:
Ważnym aspektem wdrożenia jest to, że placówka nie musi zmieniać swojego numeru telefonu. Wszystkie połączenia są przekierowywane na numery obsługiwane przez Proassist. Dzięki temu, pacjenci dzwonią na znany im numer, a my zajmujemy się resztą. Proces przekierowania jest prosty i nie wymaga skomplikowanych zmian technicznych.
Przekazanie informacji:
Aby usługa działała sprawnie, niezbędne jest przekazanie wszystkich istotnych informacji, o które mogą pytać dzwoniący pacjenci. Obejmuje to:
🔹Godziny pracy placówki.
🔹Dostępne terminy wizyt.
🔹Wiek pacjentów (czy poszczególni lekarze przyjmują tylko dorosłych, tylko dzieci lub wszystkich pacjentów od 7 roku życia, itp.).
🔹Specjalizacje i usługi oferowane przez placówkę (oraz wskazówki, czy np. do badania pacjent musi w jakiś sposób się przygotować)
🔹Informacje o lekarzach i personelu medycznym (np. czy dany specjalista pracuje też w jakimś szpitalu, czy wykonuje zabiegi, itp.)
🔹Dodatkowe informacje na temat placówki (np. dojazd komunikacją miejską, dostępność parkingu, wskazówki dotyczące dojazdu, precyzyjne informacje o lokalizacji – które piętro, itp.)
Uruchomienie usługi:
Po zakończeniu wszystkich przygotowań i szkoleń, usługa zostaje uruchomiona. Od tego momentu rejestratorki Proassist przejmują obsługę telefoniczną, zajmując się rejestracją wizyt, udzielaniem informacji i odpowiadaniem na pytania pacjentów.
Podsumowanie
W Proassist rozumiemy, że niezawodne wsparcie techniczne oraz sprawny proces wdrożenia są kluczowe dla sukcesu naszych klientów. Dlatego przygotowaliśmy konkretny plan, aby każdy etap współpracy – od analizy potrzeb, przez personalizację i szkolenie, aż po wsparcie techniczne – był prowadzony z najwyższą starannością i profesjonalizmem.
Rejestratorki medyczne odbierające telefon w imieniu Twojej placówki są zawsze odpowiednio przeszkolone i przygotowane do profesjonalnej obsługi pacjentów. Wiemy, że od jakości rozmowy zależy także wizerunek Twojej placówki, dlatego dokładamy wszelkich starań, by pacjenci nie oczekiwali długo na linii, zostali obsłużeni w odpowiedni sposób i byli zadowoleni.
Chcemy, by świadczone przez nas usługi usprawniały pracę lekarzy, ułatwiały zarządzanie placówką medyczną i poprawiały jakość usług. Dzięki temu użytkownicy systemu Proassist mogą skupić się na tym, co najważniejsze – na zapewnieniu najlepszej opieki swoim pacjentom.
System Proassist działa najlepiej na przeglądarkach opartych na Chromium, takich jak Google Chrome, Microsoft Edge czy Opera. Wynika to z technologii i standardów, które te przeglądarki wspierają, zapewniając lepszą kompatybilność i wydajność. Przykładowo, nasz system może nie działać poprawnie na Firefoxie lub Safari ze względu na różnice w obsłudze pewnych funkcji webowych.
Przykładowo: Wyobraź sobie, że próbujesz używać aplikacji na smartfonie z systemem Android, ale aplikacja została stworzona tylko dla iOS. Pomimo że telefon działa dobrze, aplikacja nie uruchomi się lub będzie działała błędnie.
Wyłączenie modułów chroniących prywatność
Moduły blokujące reklamy i prywatność, takie jak AdGuard, uBlock, mogą zakłócać działanie niektórych funkcji systemu Proassist. Nasz system nie zawiera reklam, ale funkcje takie jak chat pomocy technicznej czy wideokonsultacje z pacjentami korzystają z usług zewnętrznych dostawców, które mogą być blokowane przez takie moduły.
Przykładowo: To jak próba oglądania filmu na Netflixie, ale Twoja blokada reklam blokuje też stream wideo, co sprawia, że film nie może się załadować.
Wyłączenie automatycznego tłumaczenia stron
Funkcja automatycznego tłumaczenia w przeglądarkach może powodować problemy z działaniem systemu. Niektóre elementy interfejsu mogą zostać przetłumaczone w sposób, który zakłóca ich funkcjonalność. Wyłączenie tej funkcji pozwala uniknąć takich problemów.
Przykładowo: Wyobraź sobie, że Twoja przeglądarka zmienia słowa w menu restauracji na inne języki, a w efekcie zamawiasz coś, czego nie chciałeś, bo tłumaczenie było błędne.
Czyszczenie cache w przeglądarce
Przeglądarki czasami przechowują stare dane w pamięci podręcznej (cache), co może powodować problemy z działaniem systemu po aktualizacjach. Aby temu zapobiec, należy regularnie czyścić cache przeglądarki za pomocą kombinacji klawiszy CTRL + F5.
Przykładowo: To jakbyś próbował użyć starej mapy do znalezienia nowej drogi – mapa nie pokazuje najnowszych zmian, więc się zgubisz.
Zezwolenie na pobieranie i drukowanie wielu plików
Jeżeli przeglądarka wyświetli popup z pytaniem, czy zezwolić Proassist na pobieranie wielu plików, należy kliknąć „Tak”. W przeciwnym razie przeglądarka może zablokować możliwość pobierania lub drukowania dokumentów.
Przykładowo: To jakbyś zamknął drzwi do gabinetu i narzekał, że nikt nie przychodzi na wizytę.
Regularne aktualizacje przeglądarki
Upewnij się, że używasz najnowszej wersji przeglądarki Chrome. Starsze wersje mogą nie obsługiwać wszystkich funkcji naszego systemu, co może prowadzić do problemów z wydajnością i funkcjonalnością.
Przykładowo: To jak używanie starego telefonu komórkowego – nie będzie on obsługiwał najnowszych aplikacji i funkcji.
Wymagania internetowe
Połączenie internetowe
System działa najlepiej przy połączeniu z internetem za pomocą kabla Ethernet. Zapewnia to stabilne połączenie, które nie będzie przerywane. Zalecana prędkość internetu to minimum 20 Mb/s. Pamiętaj, że jeżeli jednocześnie używasz internetu do innych zadań, takich jak oglądanie filmów na YouTube w najwyższej jakości 1080p, mogą wystąpić problemy z wydajnością systemu.
Przykładowo: To jakbyś próbował prowadzić ważną rozmowę telefoniczną podczas koncertu – zakłócenia sprawiają, że trudno się zrozumieć.
Wymagania sprzętowe
Wymagania sprzętowe
Minimalne wymagania sprzętowe to 4GB RAM, z zaleceniem 8GB. Używanie wielu programów jednocześnie na słabszym sprzęcie może spowodować spowolnienia systemu Proassist. Aby zapewnić płynne działanie, na słabszych urządzeniach należy zamknąć wszystkie inne programy i skupić się na pracy w naszym systemie.
Przykładowo: To jakbyś próbował prowadzić samochód z przyczepą pełną ciężkich mebli – będzie jechał wolniej niż zwykle.
Dodatkowe wskazówki
Regularne aktualizacje systemu operacyjnego:
Upewnij się, że Twój system operacyjny jest zawsze aktualny, aby zapewnić najwyższą kompatybilność i bezpieczeństwo.
Zabezpieczenia antywirusowe:
Upewnij się, że Twoje oprogramowanie antywirusowe nie blokuje dostępu do naszego systemu.
Wsparcie techniczne:
W razie problemów zawsze możesz skontaktować się z naszym zespołem wsparcia technicznego, który pomoże Ci rozwiązać wszelkie trudności.
Przestrzeganie powyższych zasad zapewni, że nasz system Proassist będzie działał płynnie i efektywnie, umożliwiając Ci skoncentrowanie się na pracy z pacjentami bez zbędnych przestojów.
Zarządzaj swoją prywatnością
Używamy technologii takich jak pliki cookie do przechowywania i/lub uzyskiwania dostępu do informacji o urządzeniu. Robimy to, aby poprawić jakość przeglądania i wyświetlać (nie)spersonalizowane reklamy. Wyrażenie zgody na te technologie umożliwi nam przetwarzanie danych, takich jak zachowanie podczas przeglądania lub unikalne identyfikatory na tej stronie. Brak wyrażenia zgody lub jej wycofanie może niekorzystnie wpłynąć na niektóre cechy i funkcje.
Funkcjonalne
Always active
Przechowywanie lub dostęp do danych technicznych jest ściśle konieczny do uzasadnionego celu umożliwienia korzystania z konkretnej usługi wyraźnie żądanej przez subskrybenta lub użytkownika, lub wyłącznie w celu przeprowadzenia transmisji komunikatu przez sieć łączności elektronicznej.
Preferencje
Przechowywanie lub dostęp techniczny jest niezbędny do uzasadnionego celu przechowywania preferencji, o które nie prosi subskrybent lub użytkownik.
Statystyka
Przechowywanie techniczne lub dostęp, który jest używany wyłącznie do celów statystycznych.Przechowywanie techniczne lub dostęp, który jest używany wyłącznie do anonimowych celów statystycznych. Bez wezwania do sądu, dobrowolnego podporządkowania się dostawcy usług internetowych lub dodatkowych zapisów od strony trzeciej, informacje przechowywane lub pobierane wyłącznie w tym celu zwykle nie mogą być wykorzystywane do identyfikacji użytkownika.
Marketing
Przechowywanie lub dostęp techniczny jest wymagany do tworzenia profili użytkowników w celu wysyłania reklam lub śledzenia użytkownika na stronie internetowej lub na kilku stronach internetowych w podobnych celach marketingowych.
