Jego zadaniem jest monitorowanie, kontrolowanie i przestrzeganie zasad RODO w podmiocie, gdzie został powołany. Doradza Administratorowi Danych Osobowych wykorzystywanie odpowiednich rozwiązań organizacyjnych i technicznych.

Czy Inspektor Ochrony Danych zawsze jest wymagany? 

Zgodnie z  Art. 37 ust. 1 c) – Główna działalność administratora lub podmiotu przetwarzającego polega na przetwarzaniu na dużą skalę szczególnych kategorii danych osobowych wymaga powołania Inspektora Ochrony Danych. Główna działalność to np. gabinety lekarskie, przychodnie, apteki, szpitale, sklepy medyczne, laboratoria, gabinety kosmetyczne, gabinety fizjoterapeutyczne, SPA.Z kolei duża skala przetworzenia to np. szpital, a mała skala to jednoosobowa praktyka lekarska. Zgodnie z wytycznymi Grupy roboczej art. 29 do spraw ochrony danych w momencie poszukiwania odpowiedzi na pytanie, czy nasze działanie jest na dużą skalę należy brać pod uwagę, takie czynniki, jak: 

• określony % grupy społeczeństwa, które te dane dotyczą, 
• określony zakres przetwarzania danych osobowych, 
• czas ich przetwarzania i zakres geograficzny.

• Kalendarz specjalistów – Możliwe jest dodanie wizyty do konkretnego specjalisty, wraz z konkretnymi usługami. Istnieje opcja zwana grafikiem stałym, która oznacza, że dany specjalista przyjmuje w konkretnych godzinach i konkretnych dniach w tygodniu. Grafik elastyczny może natomiast wiązać się z innymi zobowiązaniami specjalisty, na przykład z dyżurem w szpitalu. W każdym bądź razie, istnieje możliwość ustalenia, w których godzinach konsultacje odbywają się stacjonarnie, a które online. 
• Przykład 1.
• Ginekolog Jan Kowalski przyjmuje w czwartki od godziny 10 do 15. Na USG brzucha pacjentka może umówić się jednak wyłącznie od 10 do 12. Później natomiast specjalista przyjmuje wyłącznie online, więc wykonanie badania będzie niemożliwe. Można natomiast umówić się na np. wizytę recepturową. 
• Multilogowanie – Ułatwienie dla specjalistów, którzy przyjmują o kilku kontrahentów. Nie musi on bowiem pamiętać wielu danych do logowania. Na jednym koncie może przełączyć się jednym kliknięciem do grafiku w innej placówce medycznej. Każdy specjalista ma możliwość widoczności wszystkich dokumentów w panelu na komputerze oraz w aplikacji mobilnej. 
• Brak możliwości odwołania wizyty na x przed daną wizytą. Pacjent nie ma możliwości odwołania wizyty na przykład na 48 godzin przed daną wizytą. Czas, kiedy niemożliwe jest odwołanie wizyty może być personalnie określony do konkretnego specjalisty. 
• Możliwość umówienia wielu pacjentów na ten sam termin. Rozwiązanie odpowiednie dla osób, które przeprowadzają na przykład terapię grupową lub pracują z osobą, która im pomaga. Ilość osób możliwych do omówienia na konkretny termin, jest dostępne do ustalenia indywidualnie. 
• Możliwość płatności online. Do tej pory funkcjonowała w systemie wyłącznie konieczność płatności online. Teraz możliwe jest określenie, że dla danej usługi możliwe (ale niekonieczne) jest dokonanie płatności online lub na miejscu. Taka opcja jest dostępna w sytuacji, kiedy pacjent rejestruje wizytę przez widget na stronie internetowej oraz w przypadku telefonicznej rejestracji. Rozwiązanie znacznie skraca czas, jaki rejestratorka musi poświęcić na przyjęcie danego pacjenta. 
• Możliwość ustawienia wizyt cyklicznych. Rozwiązanie pozwala na określenie, co ile wizyty mają się powtarzać wizyty dla danego pacjenta, co usprawnia proces rezerwacji wizyt. 
• Możliwość wystawienia faktur. Faktura może być wystawiona na osobę prywatną lub na firmę. Pozycja na fakturze jest uzależniona od rodzaju usługi. Możliwe jest zapisanie, wydrukowanie oraz wysłanie na konkretny adres mailowy. Wystawienie faktury jest możliwe z pozycji kalendarza i z pozycji statystyki. W drugiej sytuacji wymagana jest natomiast określenie pozycji na fakturze. 
• Możliwość kontrolowania oblężenia danego gabinetu w placówce medycznej. Do konkretnego gabinetu możliwe jest ustalenie, który specjalista w jakich dniach i godzinach zajmuje gabinet. 
• Statystyki dotyczące pacjentów. Informacje o tym, ilu jest pacjentów powracających i którzy specjaliści cieszą się największą popularnością. 
• Połączenie usługi recepcyjnej do rozliczeniowej. Funkcjonalność znacznie ułatwia specjaliście rozliczenie danej usługi. Specjalista może automatycznie dokonać potwierdzenie, że wizyta została zatwierdzona, a informacja ta jest dostępna również dla recepcji. 
• Możliwość wgrania i aktualizacji certyfikatu ZUS. Od 2021 roku ta funkcjonalność pozwala na wgranie certyfikatu ZUS przez specjalistę samodzielnie. 
• Możliwość samodzielnego ustalenia rodzaju danych pobieranych podczas rejestracji. Na stronie internetowej i podczas telefonicznej rejestracji możliwe jest ustalenie wymaganych i dodatkowych danych podczas rezerwacji. Należy jednak mieć pod uwagę, że w przypadku, kiedy pacjent nie chce podać numeru telefonu, a jest ona wymaga to nawet, kiedy pacjent był już przyjęty w naszej placówce medycznej, rezerwacja jest niemożliwa. 

Trudno opisać wszystkie funkcjonalności, dlatego spisane informacje to tylko garstka tego, co udało nam się wdrożyć w 2021 roku. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej i poznać sposób na to, jak dokonać konfiguracji w swoim panelu – zapraszamy do obejrzenia nagrania z webinaru lub bezpośredniego kontaktu z działem Customer Success. 

• rejestracja online dostępne 24/7 – pacjent nie jest uzależnione od godzin pracy, dokonuje rezerwacji wtedy, kiedy ma czas. 
• brak jakichkolwiek ograniczeń – osoba prowadząca rozmowę może to robić tylko na raz z jedną osobą, tutaj może na raz umówić się kilku pacjentów
• pacjent może zapłacić od razu w momencie dokonania rejestracji 
• proces zapisu online jest bardzo prosty – pacjent ma do wyboru lekarza i usługę na którą chce się umówić. jest mniejsze prawdopodobieństwo, że pacjent popełni jakiś błąd podczas rezerwacji.

Jak powinna wyglądać rejestracja online? 

Na stronie internetowej placówki medycznej warto umieścić widget w panelu bocznym, który będzie wysuwany na każdej z podstron oraz zakładkę statyczną. W każdy momencie, na którym użytkownik jest na stronie, system gwarantuje cały czas możliwość rejestracji. W przypadku omawiania usług gwarantowanych przez danego specjalistę, na tej stronie powinna znaleźć się również możliwość bezpośredniego umówienia się do konkretnego specjalisty. Możliwość rejestracji online nie powinna przekierować na portale zewnętrzne. 

Kiedy konkurencja ma lepsze ceny lub krótsze terminy, w takiej sytuacji stracimy pacjenta. Widget na stronie nie przekierowuje do żadnych portali i jest bezpośrednio umieszczony na stronie internetowej konkretnej placówki medycznej, nie ma tutaj odnośników do żadnej konkurencji. 

Rejestracja nie powinna wyglądać na zasadzie formularza, wówczas nie dochodzi do rezerwacji. Rejestratorka w takiej sytuacji musi zadzwonić – co jest stratą czasu dla rejestracji i pacjenta. Rejestracja online musi być takim narzędziem, które od razu dokonuje rejestracji i umieszcza nową wizytę bezpośrednio w systemie. 

Dobrze, aby rejestracja była przystosowana do widoku mobilnego —- dokonanie zapisu przy dobrej jakości widoczności na urządzeniach mobilnych pozostaje znacznie prostsze, przez co pacjenci chętniej skorzystają z tego rozwiązania.