Digitalizacja dokumentacji medycznej - wszystko, co powinieneś wiedzieć

Ustawa o systemie informacji w ochronie zdrowia została znowelizowana. To z kolei umożliwiło rozpoczęcie digitalizacji papierowej dokumentacji medycznej. Czym jest digitalizacja dokumentacji medycznej? O tym postaramy się odpowiedzieć w dzisiejszym artykule. 

Digitalizacja dokumentacji medycznej - co to takiego?

Digitalizacja papierowej dokumentacji medycznej to najprościej mówiąc proces, w trakcie którego przeprowadzania dochodzi do wprowadzenia do pamięci komputera materiałów tradycyjnych dzięki skanowaniu i stworzenia z nich danych cyfrowych. Co zrobić, aby proces ten przeprowadzić bezpiecznie w swojej placówce medycznej? 

Jak przeprowadzić digitalizację dokumentacji medycznej w swojej placówce?

Raport Centrum E-Zdrowia wskazuje na to, że mimo udostępnienia możliwości zmiany formy dokumentacji medycznej pod kątem jej prowadzenia i przechowywania w wersji papierowej, na wersję elektroniczną, skorzystało do tej pory stosunkowo niewiele podmiotów medycznych.  Bardzo prawdopodobne jest, że niskie wykorzystanie dostępnych rozwiązań wynika z faktu, że digitalizacja dokumentów jest procesem, który narzuca na placówkę medyczną obowiązki. Jednak warto pamiętać, że w perspektywie długofalowej, digitalizacja dokumentów medycznych przyniesie placówce medycznej wiele korzyści. 

Korzyści z digitalizacji dokumentacji medycznej: 

  • zmniejszenie ryzyka jej utraty, 
  • skrócenie czasu niezbędnego do obsługi dokumentacji. 

Aspekt prawny digitalizacji dokumentacji

Rok 2021 wprowadził duże zmiany w branży medycznej. Od tego czasu bowiem podstawową formą prowadzenia dokumentacji medycznej jest dokumentacja elektroniczna. Właśnie z tego względu wiele placówek zastanawia się nad tym, które dokumenty poddać digitalizacji i co zrobić z dotąd prowadzoną dokumentacją medyczną. 

Od 2021 rok placówki medyczne mają obowiązek podłączenia się do Systemu P1, co w konsekwencji wiąże się z prowadzenie dokumentów w wersji elektronicznej. Obecnie możliwe jest prowadzenie dokumentacji papierowej w momencie, kiedy prowadzenie dokumentacji cyfrowej nie jest możliwe ze względu na niewystarczające warunki organizacyjno-techniczne. Forma papierowa pozostaje dopuszczalna w przypadku posiadania karty przebiegu ciąży i książki zdrowia dziecka. 

Digitalizacja dokumentacji medycznej nie dotyczy dokumentacji medycznej stanowiącej materiał archiwalny zgodnie z art. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Jakie dokumenty powinny być wytwarzane i prowadzone w formacie cyfrowym?

W formie elektronicznej powinny być wytwarzane i prowadzone:

  • recepty, skierowania, karty szczepień, karty informacyjne z leczenia szpitalnego.
  • informacje o rozpoznaniu choroby, problemu zdrowotnego lub urazu, 
  • wyniki przeprowadzonych badań, 
  • przyczyna odmowy przyjęcia do szpitala, informacja na temat udzielonych świadczeń zdrowotnych i przekazanych zaleceniach, 
  • informacje o rozpoznaniu, sposobie leczenia, rokowaniu, lekach, środkach spożywczych specjalnego przeznaczenia żywieniowego i wyrobach medycznych oraz sposobie ich dawkowania – informacje przekazywane dla lekarze kierujących pacjentów do poradni specjalistycznych lub na leczenie szpitalne. 

Jak długo przechowywać dokumentację medyczną?

Dokumentację medyczną przechowuje się przez 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu zgodnie z Ustawą z dnia 6.11.2008 roku o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta. Prawo przewiduje następujące wyjątki: 

  • 22 lata – dokumentację medyczną, która dotyczy dziecka do ukończenia 2. roku życia, 
  • 30 lat – dokumentację medyczną w przypadku zgonu pacjenta na skutek uszkodzenia ciała lub zatrucia, 
  • 10 lat – zdjęcie rentgenowskie przechowywane poza dokumentacją medyczną pacjenta, 
  • 5 lat – skierowanie na badanie/ zlecenia lekarza. 

Digitalizacja dokumentacji medycznej - jak zrobić to dobrze?

Aby zdigitalizowane (zeskanowane) dokumenty były równoważne z oryginałem, muszą one zostać potwierdzone w jeden z możliwych sposobów: 

  • podpisem zaufanym, 
  • kwalifikowanym podpisem elektronicznym, 
  • lub podpisem osobistym przez osobę do tego upoważnioną. 

Warto dodać, że przepisy jasno określają, co zrobić z papierową wersją zdigitalizowanych dokumentów. Ten sam dokument nie może być przechowywany jednocześnie w formie elektronicznej i papierowej. Po odbyciu prawidłowej digitalizacji, dokumentację należy zniszczyć w sposób, który uniemożliwia identyfikację danych pacjenta. Można to zrobić po wcześniejszym poinformowaniu pacjenta o digitalizacji jego dokumentacji i wyznaczeniu terminu (nie krótszego niż rok) na odebranie papierowej wersji dokumentów. 

Image

Jesteś managerem lub właścicielem placówki?

Obecnie wszyscy nasi eksperci są poza biurem. Zostaw swój numer telefonu, a my oddzwonimy do ciebie, aby zaprezentować Ci funkcje, które usprawnią pracę w Twojej placówce!

Oddzwonimy jak najszybciej to możliwe w dni robocze od poniedziałku do piątku od 9 do 17.

Informacja o plikach Cookie

Nasza strona internetowa używa plików cookie, aby zapewnić Ci najlepsze możliwe doświadczenie podczas przeglądania naszej strony. Pliki cookie to małe pliki tekstowe, które są zapisywane na Twoim urządzeniu (komputerze, telefonie lub tablecie) podczas odwiedzania różnych stron internetowych.

Cześć!

Podaj numer telefonu, a oddzwonimy do 2 minut!