Praktyka gotowa na przyszłość – historia Artura Oberc

W gabinecie przy ul. Kosocickiej w Krakowie codziennie pojawiają się rodzice z dziećmi – jedni z pierwszą diagnozą, inni po latach specjalistycznych konsultacji. To miejsce, w którym każda wizyta zaczyna się od uważnej rozmowy, dokładnej diagnostyki i troski o najmłodszych pacjentów.

Prowadzi je doświadczony ortopeda dziecięcy, który od 18 lat zajmuje się leczeniem urazów i schorzeń narządu ruchu u dzieci i młodzieży. Samodzielnie prowadzi praktykę, a w obecnej lokalizacji przyjmuje od stycznia 2023 roku.

Przez lata pracy wypracował wyjątkowy styl działania – oparty na precyzji, empatii i indywidualnym podejściu. Jednak funkcjonowanie gabinetu wciąż wymagało narzędzi, które pozwolą mu jeszcze lepiej organizować pracę i skupić się na tym, co najważniejsze: na małych pacjentach.

Zanim pojawił się Proassist, lekarz korzystał z innego programu – poprawnego, ale niewystarczającego. Najbardziej brakowało mu możliwości rejestracji online.

W praktyce oznaczało to niekończące się telefony, konieczność ręcznego pilnowania wolnych terminów, a także mniejszą wygodę dla rodziców, którzy w natłoku codziennych obowiązków potrzebowali prostszego sposobu umawiania wizyt.

„Brak rejestracji online w poprzednim systemie skutecznie utrudniał mi codzienną pracę” – wspomina.

Decyzja o zmianie i wybór Proassist

Wraz z rosnącą liczbą pacjentów stało się jasne, że potrzebne jest rozwiązanie nowocześniejsze, bardziej elastyczne i przede wszystkim intuicyjne. Poszukiwanie zmian nie trwało długo. Proassist od początku przyciągnął lekarza przemyślaną konstrukcją, przyjaznym interfejsem i dużą liczbą funkcji.

„Bardzo intuicyjny system” – mówi krótko, ale to krótkie zdanie najlepiej oddaje jego pierwsze wrażenia.

Decydujące okazało się połączenie: czytelnego, kolorowego interfejsu, nowoczesnej rejestracji online, pełnego wsparcia zespołu Proassist i możliwości rozszerzenia o rejestrację telefoniczną. Od początku wdrożenie odbywało się bez stresu. Każdy etap – od konfiguracji po pierwsze logowanie – przebiegł z pomocą teamu Proassist, dzięki czemu zmiana systemu była szybka i bezproblemowa.

Po uruchomieniu pojawiła się przede wszystkim… ulga. Dla kogoś, kto codziennie pracuje z dziesiątkami zdjęć RTG, opisami badań, receptami i skierowaniami, przejrzystość narzędzia to nie dodatek, ale fundament. Dlatego Proassist szybko stał się naturalną częścią pracy gabinetu.

Najczęściej używane funkcje? Opis wizyty, dodawanie licznych zdjęć rentgenowskich, wystawianie recept, skierowań i zleceń ortopedycznych. Największą zmianę przyniosła jednak aplikacja mobilna, która pozwala lekarzowi mieć dostęp do harmonogramu i dokumentacji z każdego miejsca – zarówno na komputerze, jak i z telefonu.

„To ona najbardziej ułatwia mi codzienną pracę” – podkreśla.

Spokojne wdrożenie bez stresu

Po wdrożeniu Proassist gabinet zyskał nowe tempo pracy. Rejestracja online odciążyła lekarza i ułatwiła umawianie wizyt rodzicom. Nowoczesny system dokumentacji usprawnił prowadzenie wizyt, a pełna mobilność dała swobodę działania, na którą wcześniej nie było przestrzeni.

Dziś nasz Klient poleca Proassist wszystkim – zarówno małym, jak i dużym placówkom. „Możliwość posiadania kompleksowego programu do gabinetu wraz z rejestracją telefoniczną to największa wartość systemu” – podsumowuje.

Za systemem stoi wieloletnie doświadczenie medyczne

Za tym wszystkim stoi jednak coś więcej niż tylko nowoczesny system. Praktyka prowadzona przez specjalistę, który od lat leczy dzieci i młodzież, to miejsce oparte na ogromnym doświadczeniu klinicznym, dydaktycznym i operacyjnym.

Ukończył Wydział Lekarski Collegium Medicum UJ, z wyróżnieniem zdał egzamin specjalizacyjny, a swoją wiedzę potwierdził doktoratem dotyczącym rzadkich chorób układu szkieletowego u dzieci. Przez 15 lat pracował w Uniwersyteckim Szpitalu Dziecięcym w Krakowie, a dziś wykonuje zabiegi operacyjne w ramach umów z NFZ w czołowych krakowskich szpitalach. Jego zainteresowania obejmują zarówno rzadkie choroby ortopedyczne, jak i leczenie operacyjne MHE, MPD, schorzeń bioder i stóp u dzieci.

Proassist stał się więc nie tylko narzędziem, ale naturalnym elementem nowoczesnej, odpowiedzialnej i efektywnej opieki specjalistycznej.

Przypomnienia SMS – jak pisać, żeby pacjent faktycznie przyszedł?

W placówkach medycznych każda nieodbyta wizyta to coś więcej niż puste okienko w grafiku. To realna strata finansowa, dezorganizacja pracy zespołu i czas, którego nie można już odzyskać. Problem „zapominalskich” pacjentów dotyka zarówno małe gabinety, jak i duże placówki – jednak dziś można mu skutecznie przeciwdziałać.

Dane są jednoznaczne: odpowiednio sformułowane i wysyłane w odpowiednim czasie przypomnienia o wizycie potrafią zmniejszyć liczbę nieobecności nawet o 65%. Najskuteczniejszym kanałem komunikacji pozostaje SMS – dociera do 98% odbiorców, podczas gdy wiadomości e-mail otwiera zaledwie około 20% pacjentów. To ogromna różnica, która bezpośrednio przekłada się na frekwencję i przychód placówki. 

Oto sprawdzone zasady, jak tworzyć skuteczne przypomnienia SMS, które zapełnią Twój grafik.

Nie ograniczaj się do jednej wiadomości

W natłoku codziennych powiadomień pojedynczy SMS może łatwo umknąć uwadze pacjenta. Dlatego najskuteczniejszy model komunikacji nie opiera się na jednej wiadomości, lecz na przemyślanej sekwencji kilku kontaktów.

Pierwsze potwierdzenie powinno zostać wysłane natychmiast po umówieniu wizyty – daje pacjentowi pewność, że termin został poprawnie zapisany w grafiku. Kolejne przypomnienie warto zaplanować na dwa–trzy dni przed planowanym spotkaniem, aby pacjent miał czas na ewentualną zmianę terminu. Ostatnia wiadomość, wysłana bezpośrednio przed wizytą, skutecznie minimalizuje ryzyko, że wizyta zostanie zapomniana w natłoku codziennych obowiązków.

Równie istotne jest bieżące informowanie o wszelkich modyfikacjach. W systemie Proassist jest funkcja, dzięki której pacjent automatycznie otrzyma SMS z informacją o zmianie terminu, szczegółów lub odwołaniu wizyty. To rozwiązanie zwiększa transparentność komunikacji, buduje zaufanie i pozwala uniknąć nieporozumień zarówno po stronie pacjenta, jak i personelu medycznego.

Postaw na dwustronną komunikację

Samo przypomnienie to połowa sukcesu. Kluczem do efektywnego zarządzania grafikiem jest umożliwienie pacjentowi interakcji. Nowoczesne systemy pozwalają na wybór wiadomości dwustronnych, dzięki którym pacjent może odpisać „TAK”, aby potwierdzić wizytę, lub „NIE”, aby ją odwołać.

Dlaczego to takie ważne? Przede wszystkim dlatego, że szybka informacja oznacza realną kontrolę nad grafikiem. Jeśli pacjent odwoła wizytę, lekarz lub rejestracja natychmiast otrzymują powiadomienie i mogą od razu zaproponować zwolniony termin innej osobie – na przykład pacjentowi z listy rezerwowej. Dzięki temu minimalizowane są straty finansowe i puste okienka w harmonogramie.

Co więcej, pacjenci znacznie chętniej odwołują wizytę za pomocą SMS-a niż telefonicznie. To dla nich wygodniejsze rozwiązanie – nie muszą dzwonić ani czekać na połączenie z rejestracją. Szybka i prosta forma kontaktu zwiększa prawdopodobieństwo, że w razie zmiany planów poinformują placówkę odpowiednio wcześniej.

Personalizuj treść i korzystaj z szablonów

Wiadomość powinna być przejrzysta, profesjonalna i dostosowana do specyfiki Twojej placówki. System Proassist pozwala na definiowanie własnych szablonów wiadomości, które można dowolnie modyfikować. Personalizacja buduje poczucie bezpieczeństwa i zaufanie pacjenta do placówki.

Warto również wykorzystać SMS-y do przekazywania innych ważnych danych, takich jak kody e-recept czy e-skierowań, co dodatkowo podnosi wartość Twojej komunikacji w oczach pacjenta.

Automatyzuj, by oszczędzać czas

Ręczne wysyłanie przypomnień do każdego pacjenta byłoby niezwykle czasochłonne i obciążające dla recepcji. Zastosowanie automatyzacji pozwala personelowi skupić się na bezpośredniej obsłudze pacjentów w placówce. Nowoczesne systemy automatycznie generują powiadomienia o nowych, przesuniętych lub anulowanych wizytach.

Wpleć SMS-y w długofalową relację

Aż 84% pacjentów deklaruje, że oczekuje kontaktu z lekarzem również pomiędzy wizytami. To wyraźny sygnał, że komunikacja nie powinna kończyć się w momencie opuszczenia gabinetu. Odpowiednio wykorzystane SMS-y mogą stać się nie tylko narzędziem przypomnień, ale także elementem budowania relacji i długofalowego zaangażowania pacjenta.

Wiadomości tekstowe świetnie sprawdzają się jako forma informowania o konieczności umówienia kolejnej wizyty kontrolnej, dzięki czemu pacjent nie odkłada decyzji „na później”. To także skuteczny kanał do przekazywania informacji o nowych usługach, promocjach czy zmianach w zespole lekarzy. Dodatkowo SMS może zawierać bezpośrednie linki do płatności online lub konsultacji telemedycznych, co znacząco ułatwia i przyspiesza cały proces obsługi.

Krótka, konkretna i wysłana w odpowiednim momencie wiadomość może realnie zwiększyć zaangażowanie pacjentów i wzmocnić profesjonalny wizerunek placówki.

Działaj skutecznie

Podsumowując, skuteczne przypomnienie SMS to takie, które jest wysłane w odpowiednim czasie, daje możliwość szybkiej odpowiedzi i jest częścią zautomatyzowanego systemu, który dba o komfort zarówno pacjenta, jak i personelu medycznego

Chcesz mieć pewność, że pacjenci pojawią się na wizycie? Postaw na przypomnienia SMS w Proassist. To nowoczesny system medyczny dla gabinetów i placówek, które szukają kompleksowego i intuicyjnego oprogramowania do zarządzania swoją pracą. Umożliwia wygodny dostęp do grafiku z każdego miejsca, prowadzenie dokumentacji EDM, automatyczne wystawianie e-recept oraz sprawne rozliczanie lekarzy. Dodatkowo oferuje przypomnienia SMS, które realnie ograniczają zjawisko no-show i pomagają utrzymać pełny grafik.

Zadbaj o lepszą organizację pracy i większą przewidywalność przychodów – sprawdź Proassist.

KPI w placówce medycznej – co mierzyć?

Właściwe zarządzanie placówką medyczną wymaga podejmowania decyzji w oparciu o dane, a nie wyłącznie bieżące operacje i intuicję. Monitorowanie kluczowych wskaźników efektywności (KPI) pozwala spojrzeć na funkcjonowanie placówki całościowo — od kondycji finansowej, przez organizację pracy zespołu, aż po doświadczenie pacjenta.

Poniżej przedstawiamy najważniejsze mierniki, które pomagają ocenić realną efektywność działań i wspierają świadome zarządzanie rozwojem placówki.

Statystyki wizyt i pacjentów

Następujące wskaźniki należą do najważniejszych mierników efektywności operacyjnej placówki. Ich regularna analiza pozwala lepiej ocenić zarówno potencjał przychodowy, jak i skuteczność działań rejestracji i marketingu.

  • Całkowita liczba wizyt: Jest to główny wskaźnik generujący przychód. Należy go analizować w korelacji z liczbą dostępnych specjalistów oraz sezonowością (np. okresy urlopowe). Wysoka liczba wizyt świadczy o sprawnym zarządzaniu grafikiem, w tym o umiejętnym prowadzeniu listy rezerwowej przez rejestrację.
  • Liczba pacjentów pierwszorazowych: Wskaźnik ten pokazuje tempo wzrostu rozpoznawalności gabinetu i skuteczność poleceń. Jest on szczególnie istotny w placówkach opartych na konsultacjach, gdzie model biznesowy opiera się na ciągłym pozyskiwaniu nowych osób. Warto archiwizować dane o źródłach pochodzenia tych pacjentów (np. poprzez ankiety na tabletach).
  • Wskaźnik „no-show”: Odsetek pacjentów, którzy nie pojawili się na wizycie. Nawet 10% nieobecności może drastycznie obniżyć zyski placówki.

Wskaźniki finansowe 

Wskaźniki finansowe pozwalają precyzyjnie określić, ile placówka faktycznie zarabia „na czysto” po uwzględnieniu wszystkich kosztów. Dzięki nim łatwiej ocenić rentowność działalności i podejmować trafne decyzje biznesowe.

  • Średni koszyk klienta (przychód z wizyty): Suma przychodów podzielona przez liczbę wizyt w danym okresie.
  • Zysk z wizyty po prowizji i kosztach: Przychód pomniejszony o wynagrodzenie specjalisty, koszty zużytych materiałów medycznych oraz koszty obsługi.
  • Koszty stałe na jedną wizytę: Suma kosztów (najem, media, rejestracja, leasingi) podzielona przez liczbę pacjentów (wskaźnik ten spada wraz ze wzrostem skali).
  • Wartość życiowa pacjenta (CLV): Przewidywany przychód z jednego pacjenta w całym okresie jego aktywności w placówce (np. w ciągu 3 lat).
CAC, no-show, przychód na godzinę, konwersja, wartość pacjenta CLV.
KPI Twojej placówki medycznej

Marketing i pozyskiwanie pacjentów

Monitorowanie działań marketingowych pozwala sprawdzić, które kanały i kampanie realnie przynoszą efekty, a które generują jedynie koszty. Dzięki temu można świadomie optymalizować budżet i inwestować tam, gdzie zwrot jest najwyższy.

  • Ilość i źródła wejść na stronę: Warto mierzyć, ilu użytkowników odwiedza stronę i skąd pochodzą (Google, social media, newsletter).
  • Statystyki wizytówki Google: Liczba osób czytających opinie, sprawdzających trasę dojazdu czy przechodzących na stronę z wizytówki.
  • Konwersja na stronie: Odsetek osób odwiedzających stronę, które decydują się na kontakt lub rejestrację online (np. 1% konwersji może sugerować błędy w układzie strony).
  • Koszt pozyskania pacjenta (CAC): Całkowity koszt kampanii podzielony przez liczbę nowo pozyskanych pacjentów (np. 10 000 zł na marketing / 50 pacjentów = 200 zł za osobę).

Efektywność pracy specjalistów

Następujące wskaźniki koncentrują się na realnym wykorzystaniu czasu pracy specjalistów oraz jego wpływie na wynik finansowy placówki. Dzięki nim możliwa jest rzetelna ocena zarówno organizacji grafiku, jak i rentowności pracy poszczególnych lekarzy.

  • Liczba roboczogodzin (Capacity): Określenie dostępnych mocy przerobowych specjalistów w danym okresie.
  • Liczba wizyt na godzinę u konkretnego specjalisty: Pozwala na weryfikację, czy lekarze pracują zgodnie z ustaleniami (np. jeśli czas wizyty nie jest sztywno określony). Oblicza się ją dzieląc liczbę wizyt przez liczbę przepracowanych godzin.
  • Wygenerowany przychód na godzinę pracy specjalisty: Ten KPI jest kluczowy do oceny rentowności. Zestawia się go z kosztami stałymi placówki (najem, media, wynagrodzenia personelu wspierającego) przypadającymi na jedną godzinę pracy gabinetu. Jeśli przychód specjalisty na godzinę jest niższy niż suma kosztów stałych i jego wynagrodzenia, oznacza to, że dany pracownik nie zarabia na gabinet.

Retencja i jakość obsługi

Poniższe wskaźniki pozwalają ocenić nie tylko to, ilu pacjentów trafia do placówki, ale przede wszystkim, jaką jakość obsługi otrzymują na każdym etapie kontaktu. Ich analiza pomaga zidentyfikować elementy wpływające na satysfakcję pacjentów, lojalność oraz skuteczność pracy zespołu.

  • Wskaźnik powracalności (retencja): Polega na weryfikacji, czy pacjenci pierwszorazowi z danego miesiąca umówili kolejne terminy. Niska retencja powinna być sygnałem do wykonania telefonów kontrolnych w celu zbadania satysfakcji pacjenta.
  • Skuteczność prowadzenia pacjenta przez specjalistę: Analiza tego, do których lekarzy pacjenci pierwszorazowi wracają najchętniej, co pozwala ocenić umiejętność budowania długofalowej relacji z pacjentem przez konkretnego specjalistę.
  • Proaktywność rejestracji: Miernik oceniający, czy personel rejestracji aktywnie proponuje konkretne terminy, zamiast jedynie udzielać informacji i czekać na decyzję pacjenta.
  • Automatyczna ocena wizyty: Średnia ocen wystawianych przez pacjentów po wizycie.

Podsumowanie

Podsumowując: regularne monitorowanie KPI daje placówce realną kontrolę nad jej funkcjonowaniem. Dzięki wskaźnikom łatwiej wychwycić nie tylko problemy operacyjne, ale też obszary z potencjałem do optymalizacji, zanim staną się kosztowne. KPI porządkują decyzje, zastępując intuicję twardymi danymi, i pomagają ocenić efektywność działań w dłuższej perspektywie. To one pokazują, czy placówka faktycznie się rozwija — a nie tylko sprawnie „gasi pożary” dnia codziennego.

Z pomocą nowoczesnych rozwiązań, takich jak Proassist, możliwe jest nie tylko uporządkowanie codziennych obowiązków, ale także realne zwiększenie efektywności całego zespołu. System automatyzuje przypomnienia SMS, rezerwacje wizyt czy rozliczenia.Chcesz usprawnić organizację pracy w swojej placówce? Skontaktuj się z nami i zobacz, jak Proassist może pomóc Twojemu zespołowi pracować szybciej, sprawniej i z jeszcze większą satysfakcją – każdego dnia.

No-show jako ukryty koszt działalności placówki medycznej

Nieodwołane wizyty to jeden z tych problemów, o których mówi się dużo, ale rzadko liczy się ich realny koszt. Puste „okienka” w grafiku lekarza, dezorganizacja pracy zespołu, frustracja rejestracji i straty finansowe — to codzienność wielu placówek medycznych, niezależnie od tego, czy mówimy o sektorze prywatnym, NFZ, stomatologii czy medycynie estetycznej.

Podczas rozmowy z Martą Matyją — kierowniczką rejestracji w prywatnej placówce medycznej, trenerką komunikacji oraz autorką książki „Transformacja świadomości rejestratorki medycznej” — temat no-show został rozebrany na czynniki pierwsze: od źródeł problemu, przez rolę rejestracji, aż po konkretne rozwiązania, które realnie działają.

O prawdziwej skali zjawiska no-show

No-show to nie tylko sytuacja, w której pacjent „po prostu nie przyszedł”. To niewykorzystany czas lekarza, realnie utracony przychód, rozbity rytm pracy całego zespołu oraz narastająca frustracja zarówno po stronie rejestracji, jak i specjalistów. Do tego dochodzą pacjenci z listy oczekujących, którzy mogliby skorzystać z wolnego terminu, gdyby informacja o nieobecności pojawiła się wcześniej. Dane NFZ z 2024 roku pokazują, że w ten sposób przepadło ponad 1,3 miliona badań, zabiegów i konsultacji, co przekłada się średnio na 11 utraconych wizyt rocznie na osobę.

Jak podkreśla ekspertka, pojedyncze przypadki nie stanowią jeszcze problemu — prawdziwy kłopot zaczyna się wtedy, gdy nieobecności stają się regularne, pojawiają się kilka razy dziennie i zaczynają wpływać na codzienne funkcjonowanie całej placówki. Co istotne, zjawisko to nie dotyczy wyłącznie ochrony zdrowia — podobne mechanizmy obserwujemy także w branży beauty czy usługach specjalistycznych. To wyraźny sygnał, że źródła problemu należy szukać nie tylko w postawie pacjentów, lecz przede wszystkim w sposobie organizacji procesu i komunikacji.

Pierwszy kontakt ma znaczenie — rozmowa w rejestracji jako fundament

Jednym z kluczowych wniosków rozmowy jest to, że zapobieganie no-show zaczyna się dużo wcześniej niż w dniu wizyty — już w momencie rejestracji pacjenta. 

Jak podkreśla specjalistka: „Pacjent musi wiedzieć, jak działa system w naszej placówce. Czego się spodziewać i czego my od niego oczekujemy”. To szczególnie istotne, ponieważ pacjenci korzystają z wielu różnych placówek, w których obowiązują odmienne zasady — w jednej należy zadzwonić dwa dni wcześniej, w innej wystarczy odpowiedzieć na SMS, a gdzie indziej nikt się z pacjentem nie kontaktuje. Brak jasnej i spójnej informacji prowadzi do dezorientacji, a ta bezpośrednio zwiększa ryzyko nieobecności. 

Dlatego rola rejestratorki nie kończy się na umówieniu wizyty — obejmuje także wyjaśnienie zasad potwierdzania i odwoływania terminów, przekazanie informacji o tym, kiedy i w jakiej formie nastąpi kontakt, oraz pokazanie pacjentowi, że jest on częścią wspólnego procesu. To właśnie w ten sposób buduje się poczucie współodpowiedzialności, a nie relację opartą na kontroli czy strachu przed „karą”.

SMS jako standard, telefon jako wsparcie

Z doświadczenia zarówno Marty Matyji, jak i zespołu Proassist wynika, że w praktyce najlepiej sprawdza się model hybrydowy, łączący automatyczne przypomnienia SMS wysyłane dzień przed wizytą z telefonem do tych pacjentów, którzy na wiadomość nie odpowiedzieli. SMS daje pacjentowi przestrzeń na reakcję w dogodnym dla niego momencie, podczas gdy telefon wymaga natychmiastowej odpowiedzi i bywa dziś odbierany jako bardziej inwazyjny. 

Kluczowe są jednak nie tylko same narzędzia, ale przede wszystkim treść komunikatu. Najlepsze efekty przynoszą SMS-y krótkie, konkretne i jednoznaczne, pozbawione długich, grzecznościowych formuł. Zamiast nich lepiej sprawdza się jasna informacja: „Wizyta: kto, kiedy, gdzie. Potwierdzasz? Odpisz TAK. Odwołujesz? Odpisz NIE.” — prosta, czytelna i ułatwiająca pacjentowi podjęcie szybkiej decyzji.

Skuteczniejsza komunikacja z pacjentem 

Komunikaty oparte na nakazach, takie jak „musi Pan potwierdzić”, często wywołują opór i niechęć do współpracy. Znacznie lepsze efekty przynoszą uprzejme prośby oraz personalizacja komunikacji, na przykład: „Pani Aniu, wyślemy jutro SMS z przypomnieniem o wizycie. Będziemy bardzo wdzięczni za potwierdzenie”. Choć to tylko drobna zmiana w formie przekazu, jej wpływ jest wyraźny — zwiększa skuteczność potwierdzeń, sprzyja budowaniu relacji i obniża napięcie po obu stronach. 

Jak podkreśla ekspertka, pacjent, który czuje się zaopiekowany i jasno rozumie obowiązujące zasady, znacznie chętniej współpracuje z placówką.

Lista rezerwowa — niewykorzystany potencjał

Lista rezerwowa to jedno z najbardziej niedocenianych, a jednocześnie najskuteczniejszych narzędzi w walce z no-show. Odpowiednio prowadzona pozwala szybko uzupełniać zwolnione terminy, daje pacjentom poczucie elastyczności i realnie zwiększa wykorzystanie grafiku lekarzy. W praktyce oznacza to już na etapie rejestracji zadanie pytania o gotowość na wcześniejszy termin, zapisanie preferowanych godzin kontaktu oraz aktywną pracę zespołu rejestracji — szczególnie w przypadku specjalistów przyjmujących rzadko. 

Warto podkreślić, że w systemie Proassist lista rezerwowa jest wbudowanym rozwiązaniem, które porządkuje te informacje i ułatwia szybkie dotarcie do właściwych pacjentów w momencie zwolnienia się terminu. Dzięki temu wolne okienka przestają być stratą, a stają się realną szansą na lepsze wykorzystanie grafiku i czasu lekarzy.

Zespół rejestracji jako klucz do sukcesu

Nie ma skutecznego systemu bez zaangażowanego zespołu. Marta Matyja zwraca uwagę na element często pomijany — poczucie sprawczości rejestratorek. Docenienie ich pracy, regularny feedback od lekarzy, świadomość sensu wykonywanych zadań oraz możliwość rozwoju kompetencji komunikacyjnych sprawiają, że zespół chętniej dba o jakość kontaktu, konsekwentnie realizuje procedury i nie traktuje pacjenta „zadaniowo”. 

Automatyzacja i sztuczna inteligencja nie zastąpią rejestratorek, ale mogą je realnie odciążyć z rutynowych czynności, dając więcej czasu na rozmowę, empatię i budowanie relacji.

No-show – pobierz checklistę

Najważniejszy wniosek z rozmowy jest prosty: no-show nie znika dzięki jednej funkcji czy pojedynczemu SMS-owi. Skuteczna redukcja nieobecności to efekt spójnej komunikacji, jasnych zasad, konsekwencji, wsparcia technologii oraz zaangażowanego zespołu. 

Placówki, które traktują no-show jako mierzalny wskaźnik i aktywnie nim zarządzają, zyskują finansowo, organizacyjnie i wizerunkowo. Każdy odwołany na czas termin to szansa dla innego pacjenta i lepiej wykorzystany potencjał zespołu. 

Coraz częściej w tym celu wykorzystywane są systemy, które wspierają rejestrację, zarządzanie grafikiem i oferują przedpłaty online – odciążając personel i zmniejszając liczbę pustych terminów. Jednym z nich jest Proassist, stworzony zarówno dla dużych placówek, jak i jednoosobowych gabinetów czy małych i średnich klinik, oferując realne wsparcie w codziennej pracy. Sprawdź, jak działa system Proassist i dlaczego może być dużym wsparciem dla Twojej placówki.

Chcesz skutecznie zmniejszyć liczbę nieodwołanych wizyt w swojej placówce? Pobierz naszą checklistę „Jak ograniczyć no-show w placówce medycznej” i wprowadź sprawdzone rozwiązania krok po kroku.

Zespół w placówce medycznej to ludzie, nie grafiki – komunikacja wewnętrzna w placówce medycznej. Rozmowa z Ewą Mikołajczyk, trenerką komunikacji.

Sprawnie działająca placówka medyczna to nie tylko procedury, grafiki i systemy IT. To przede wszystkim ludzie i relacje między nimi. O tym, jak budować dobrą komunikację wewnętrzną w zespole medycznym, rozmawialiśmy w kolejnym odcinku serii Gość Proassist z Ewą Mikołajczyk – trenerką komunikacji, trenerką biznesu i diagnostką ADOS-2.

Ekspertka zwróciła uwagę na to, jak unikać typowych błędów w zarządzaniu, budować skuteczną komunikację oraz wzmacniać poczucie przynależności pracowników do placówki.

Placówka medyczna jak system naczyń połączonych

Już na początku rozmowy wybrzmiało jedno ważne porównanie – placówka medyczna działa jak system, a nawet jak rodzina. Każdy pełni w niej określoną rolę, wnosi swoje kompetencje i emocje: „placówka to system naczyń powiązanych, każdy ma swoje miejsce i wnosi coś, bez czego nie jesteśmy w stanie ruszyć dalej.”

Ekspertka podkreśla, że problem zaczyna się wtedy, gdy cała odpowiedzialność skupia się na jednej osobie – właścicielu lub menedżerze. Bez delegowania zadań i bez realnego kontaktu z zespołem bardzo łatwo o przeciążenie: „jednoosobowa osoba zarządzająca w pewnym momencie po prostu ma dość.”

Pierwszy krok: poznaj swoje zasoby

Zanim zaczniemy wprowadzać jakiekolwiek zmiany w komunikacji, warto zatrzymać się na chwilę i uważnie przyjrzeć zespołowi oraz jego realnemu potencjałowi. Jak podkreśla ekspertka, „zaczynamy od tego, co już mamy – jakie mamy zasoby i czego oczekujemy”. Kluczowe jest zrozumienie, że nie każdy pracownik musi – i nie powinien – robić wszystkiego. Jedna osoba świetnie odnajdzie się w pracy z dokumentacją, inna w bezpośrednim kontakcie z pacjentami, a jeszcze inna w porządkowaniu i usprawnianiu procesów. 

„Jeżeli damy zadanie osobie, która tego nie lubi, będzie tylko bardziej zniecierpliwiona. Jeśli ktoś jest dokładny i zadaniowy – to jest naturalny kandydat do wsparcia”. Takie podejście pozwala nie tylko lepiej wykorzystać kompetencje zespołu, ale też budować większe zaangażowanie i poczucie sensu w codziennej pracy.

Czas dla ludzi to nie strata czasu

Jednym z największych wyzwań w codziennym funkcjonowaniu placówek medycznych jest nieustanny brak czasu. Paradoks polega na tym, że właśnie świadome zatrzymanie się i rozmowa z zespołem mogą w dłuższej perspektywie przynieść największą oszczędność – czasu, energii i nerwów. Jak podkreśla ekspertka, „lider musi się na chwilę zatrzymać i z uważnością usłyszeć, czego potrzebuje zespół”. Nie chodzi przy tym o długie spotkania ani rozbudowane narzędzia komunikacyjne. Czasem wystarczy proste, ale szczere pytanie: „jak wam dziś mija dzień? Czy jest coś, co powinnam wiedzieć?”. Taka uważność buduje zaufanie, pozwala szybciej wychwycić problemy i realnie wspiera sprawniejsze funkcjonowanie całej placówki.

Zaproszenie do współodpowiedzialności

W rozmowie pojawił się również wątek tzw. pozornego zarządzania, czyli sytuacji, w której liderzy popadają w jedną z dwóch skrajności: nadmierną kontrolę albo całkowite oddanie odpowiedzialności bez realnego nadzoru. Słowami specjalistki, „albo kontrolujemy bardzo i wszystko sprawdzamy, albo zakładamy, że wszyscy sobie poradzą. Obie skrajności są pułapką”. 

Prawdziwym wyzwaniem – i jednocześnie kluczem do skutecznego zarządzania – jest znalezienie równowagi, polegającej na delegowaniu zadań przy jednoczesnym utrzymaniu relacji oraz stałej, otwartej komunikacji. Bo, jak podkreśla ekspertka, „delegowanie to nie oddanie kontroli, tylko zaproszenie do współodpowiedzialności”.

Trudne rozmowy i konflikty w zespole

Konflikty w zespołach – szczególnie w obszarze rejestracji – są zjawiskiem częstym i w dużej mierze nieuniknionym. Największym błędem, na który zwraca uwagę specjalistka, jest ich ignorowanie i odkładanie rozmowy „na później”. Jak podkreśla, „jeżeli nie rozwiążemy problemu w zalążku, pojawiają się plotki, niechęć do współpracy i napięcia, które uderzają w pacjenta”. 

Z perspektywy skutecznego zarządzania warto zacząć od rozmów indywidualnych, prowadzonych w atmosferze uważności, bez oceniania i szukania winnych. Bo – okiem specjalistki – „nie mówimy: ‘ktoś psuje zespół’. Pytamy: co się wydarzyło i jaka jest przyczyna”. Takie podejście pozwala nie tylko rozładować napięcie, ale też realnie wzmocnić współpracę w zespole.

Emocje w pracy lidera

Jednym z ważniejszych wątków poruszonych w rozmowie była rola emocji w codziennej pracy lidera. Zdaniem ekspertki emocje nie są przeszkodą w zarządzaniu, lecz cenną informacją zwrotną – „każda emocja jest sygnałem. Złość, zmęczenie czy frustracja coś nam mówią”. Zarządzanie emocjami nie polega jednak na ich wypieraniu czy ignorowaniu, bo – jak podkreśla ekspertka – „tłumienie emocji sprawia, że one i tak w końcu wybuchną”. 

Kluczowa jest raczej samoświadomość oraz jasne, otwarte komunikowanie swojego stanu zespołowi. Czasem naprawdę niewiele potrzeba – „wystarczy powiedzieć: dziś mam gorszy dzień, potrzebuję 10 minut” – aby zadbać o siebie i jednocześnie zachować zdrowe relacje w zespole.

Neuroróżnorodność w zespołach medycznych

Coraz częściej w placówkach medycznych pojawiają się osoby neuroatypowe – w spektrum autyzmu, z ADHD czy z innymi trudnościami rozwojowymi. Okiem ekspertki, „te osoby są wśród nas. Często świetnie funkcjonują, ale komunikują się inaczej”. Nie chodzi przy tym o diagnozowanie czy ocenianie, lecz o uważność i dostosowanie sposobu komunikacji. 

Jak podkreśla, „krótsze komunikaty, jasność i czas na przetworzenie informacji robią ogromną różnicę”, pozwalając w pełni wykorzystać potencjał każdego członka zespołu i budować bardziej wspierające środowisko pracy. 

Relacja to fundament dobrej komunikacji

Relacja w zespole to fundament skutecznej i autentycznej komunikacji – nie tylko wymiana informacji, ale przede wszystkim wzajemne zrozumienie i zaufanie. Na zakończenie rozmowy ekspertka podkreśliła jedną kluczową myśl: „zaufanie buduje relacje, a relacja to przejście z jednej strony na drugą”. To oznacza gotowość, by spojrzeć oczami drugiej osoby, wysłuchać jej potrzeb i punktu widzenia oraz odpowiedzieć w sposób, który naprawdę wspiera współpracę. Bez takich codziennych gestów otwartości, szczerości i uwagi nie da się stworzyć zespołu, który nie tylko wykonuje zadania, ale funkcjonuje w harmonii, potrafi dzielić się odpowiedzialnością i rozwiązywać problemy wspólnie. 

Zdaniem ekspertki, to właśnie relacje stanowią prawdziwy fundament pracy zespołowej, bo pozwalają przejść od pojedynczych działań do współpracy, w której każdy czuje się widziany i doceniony.

Jeśli Twoja placówka mierzy się z wyzwaniami komunikacyjnymi – wewnątrz zespołu lub w relacji z pacjentami – warto zacząć od prostych kroków: rozmowy, uważności i zauważenia ludzi. Jak pokazuje ekspertka, to właśnie one są fundamentem sprawnie działającego gabinetu. 

Narzędzia wspierające codzienną pracę zespołu

Podsumowując, dobrze zbudowane relacje i skuteczna komunikacja to jedno, a sprawne narzędzia wspierające codzienną pracę zespołu – drugie. Dzięki Proassist każda placówka może uporządkować, zautomatyzować i podnieść jakość pracy zespołu medycznego – od rejestracji, po dokumentację. To nie tylko usprawnienie pracy personelu, ale przede wszystkim realna inwestycja w trwałe relacje z pacjentami i pozytywny wizerunek placówki. 

Jak rekrutować i wdrażać personel, budować stabilne warunki pracy, rozwijać kompetencje zespołu i dbać o zgodność z przepisami — tak, aby podnieść jakość opieki i odciążyć organizację? Pobierz ebook i uporządkuj kluczowe procesy HR w swojej placówce: od onboardingu, przez grafiki i wellbeing, po badania satysfakcji oraz trendy HR na 2026.


Proassist został zaprojektowany zarówno z myślą o dużych placówkach, jak i indywidualnych lekarzach prowadzących jednoosobowe gabinety czy małych i średnich zespołach. Skontaktuj się z nami, by poznać rozwiązania, które naprawdę ułatwią Twoją pracę.

Styczniowe nowości w Proassist: ulubione kody ICD, szablony e-dokumentów i duża aktualizacja eWUŚ

Znowu to zrobiliśmy — do Proassist trafiło aż 27 nowości i drobnych poprawek, w tym 3 funkcje wdrożone bezpośrednio po głosowaniu naszej społeczności! To kolejna aktualizacja, która realnie upraszcza codzienną pracę gabinetów i rejestracji, m.in. wyraźnie przyspieszając uzupełnianie EDM. 

W Proassist konsekwentnie rozwijamy system tak, aby faktycznie wspierał użytkowników w praktyce — bez zbędnej komplikacji, za to z wyraźną oszczędnością czasu. Najnowsza aktualizacja to efekt uważnego słuchania potrzeb Klientów i pracy nad rozwiązaniami zgłaszanymi w codziennym użytkowaniu systemu. Połączyliśmy w niej funkcje wybrane w głosowaniu społeczności oraz zmiany, które porządkują procesy i sprawiają, że praca z Proassist staje się jeszcze bardziej intuicyjna i komfortowa.

Równolegle przygotowujemy system do integracji z NFZ, pierwsze wdrożenia obejmą poradnie.

Poniżej opisujemy najważniejsze z wprowadzonych zmian i funkcji.

Ulubione ICD, szablony recept i ZLA

Ulubione kody ICD-10 i ICD-9 oraz filtrowanie listy wizyt

Od teraz praca z rozpoznaniami jest jeszcze szybsza i wygodniejsza. Najczęściej używane kody ICD-10 możesz oznaczyć jako ulubione, dzięki czemu system sam podpowiada je dokładnie tam, gdzie są potrzebne. Po kliknięciu pola wyboru rozpoznania od razu zobaczysz swoją listę ulubionych – bez wpisywania czegokolwiek na klawiaturze. Wystarczy jedno kliknięcie, aby wybrać właściwy kod.

Co ważne, także podczas wyszukiwania ulubione rozpoznania zawsze pozostają na górze listy, więc nie giną wśród innych wyników. Funkcja działa we wszystkich kluczowych miejscach systemu, m.in. w EDM oraz przy wystawianiu zwolnień, co znacząco skraca czas uzupełniania dokumentacji i ogranicza liczbę powtarzalnych czynności. To drobna zmiana, która w codziennej pracy robi naprawdę dużą różnicę.

Analogicznie jak w przypadku ICD-10 możesz stworzyć własną, szybką listę najczęściej wybieranych procedur ICD-9. Dzięki temu ograniczasz liczbę kliknięć i nie musisz za każdym razem wyszukiwać procedur od zera — wszystko, czego używasz najczęściej, masz zawsze pod ręką.

Dla placówek, które potrzebują wyszukiwania pacjentów po kodach ICD-10, wprowadziliśmy możliwość wyświetlania tych kodów bezpośrednio na liście wizyt — po najechaniu kursorem można szybko podejrzeć pełną nazwę rozpoznania. Dodatkowo, odpowiadając na zgłoszenia użytkowników, udostępniliśmy opcję filtrowania listy wizyt po kodzie ICD-10, co ułatwia szybkie wyszukiwanie pacjentów z konkretną jednostką chorobową. Filtr znajduje się w zakładce Wizyty → Rozpoznanie ICD-10 i pozwala w prosty sposób zweryfikować oraz wyciągnąć potrzebne dane, co szczególnie przydaje się przy raportowaniu i analizie wizyt.

Wyszukiwanie po ICD-10

Szablony e-zwolnień

Wprowadziliśmy możliwość zapisywania szablonów e-zwolnień, aby przy powtarzalnych przypadkach nie trzeba było za każdym razem ręcznie uzupełniać tych samych pól. To duże ułatwienie zwłaszcza wtedy, gdy często wystawiasz zwolnienia według podobnego schematu.

Szablony e-ZLA pozwalają tworzyć własne warianty dopasowane do Twojej praktyki — na przykład standardowe zwolnienie na 7 dni, krótsze zwolnienie przy infekcjach, grypie, czy osobne szablony na opiekę na dziecko. Wystarczy wybrać odpowiedni szablon, a system automatycznie uzupełni wskazane pola, znacząco skracając czas wystawiania dokumentu. Co ważne, szablon możesz stworzyć także „w biegu”, bezpośrednio podczas wizyty, bez przerywania jej przebiegu.

Dodatkowym usprawnieniem są dynamiczne daty. Jeśli przy zapisywaniu szablonu zaznaczysz dynamiczny okres niezdolności do pracy, przy kolejnym użyciu zakres zwolnienia zostanie automatycznie wyliczony od bieżącej daty, z zachowaniem ustalonej długości. Dzięki temu jedno kliknięcie wystarczy, by wystawić poprawne i gotowe e-zwolnienie.

Szablony e-recept

E-recepty również przeszły w Proassist dużą ewolucję. Zaczynaliśmy od leków ulubionych, potem pojawiła się możliwość powielania recept, a dziś idziemy krok dalej — wprowadziliśmy szablony recept. To efekt konsekwentnego rozwoju systemu i uważnego słuchania głosu naszych klientów, którzy w codziennej pracy najczęściej wystawiają recepty według powtarzalnych schematów.

W oknie przeprowadzania wizyty przejdź do zakładki e-recepta

Możesz przygotować własny szablon recepty — także z kilkoma lekami — dopasowany do konkretnych sytuacji klinicznych, takich jak recepta dla pacjenta z przeziębieniem czy z nadciśnieniem. Później wystarczy jedno kliknięcie, aby wczytać gotowy zestaw leków i przejść od razu do wystawienia e-recepty.

Wpisz nazwę szablonu, aby łatwo go rozpoznać w przyszłości

W praktyce oznacza to mniej ręcznego przepisywania tych samych pozycji, szybsze wystawianie recept przy leczeniu stałym oraz większą przewidywalność i płynność pracy w gabinecie. System dodatkowo dba o bezpieczeństwo — jeśli wykryje ograniczenia, na przykład leki, których nie można ze sobą łączyć, poinformuje o tym i nie doda niedozwolonej pozycji do recepty.

Wystawianie e-recepty z gotowego szablonu

Co więcej, jeśli w przyszłości któryś z leków zniknie z bazy, podczas korzystania z szablonu pojawi się odpowiedni komunikat. Dzięki temu od razu wiesz, która pozycja wymaga zmiany — jeszcze zanim klikniesz „Wystaw”.

Z listy dostępnych szablonów wybierz odpowiedni szablon recepty, kliknij „Kopiuj dane do recepty”

Szablony e-zwolnień i e-recept w Inteligentnym Asystencie Proassist

To kolejny krok w stronę jeszcze większej automatyzacji i realnego wsparcia podczas prowadzenia wizyty dzięki naszemu Inteligentnemu Asystentowi. Opcja korzystania z szablonów e-zwolnień i e-recept jest już w pełni dostępna w jego funkcjach, co pozwala realizować kolejne elementy wizyty szybciej, płynniej i bez zbędnych przerw.

Inteligentny Asystent Głosowy Proassist umożliwia sterowanie systemem za pomocą naturalnych poleceń głosowych oraz automatyczne wypełnianie dokumentacji medycznej. 

W praktyce oznacza to, że lekarz nie spędza już czasu przy komputerze, lecz może podejść do stanowiska i jednym poleceniem, np. „Hej Proassist, zapisz badanie”, wypełnić kartę pacjenta EDM, wygenerować potrzebne zlecenia, a jeśli w szablonie przewidziana jest recepta, system automatycznie ją wystawi. Takie podejście pozwala maksymalnie skrócić czas obsługi wizyty i skupić się na pacjencie, a nie na dokumentacji.

Kontrola dostępu do EDM 

Rozbudowaliśmy kontrolę dostępu do EDM, dzięki czemu można precyzyjnie decydować, czyją dokumentację widzi dany specjalista lub lekarz. Domyślnie funkcja jest wyłączona — po jej włączeniu administrator wybiera z listy, do dokumentacji których specjalistów użytkownik ma dostęp, a reszta staje się niewidoczna.

Ustawienia uprawnień użytkownika i dostępu do zakładek/funkcji

Funkcję szczególnie warto stosować w placówkach zatrudniających specjalistów z różnych dziedzin, aby każdy miał wgląd wyłącznie w dokumentację dotyczącą swojego obszaru pracy. Warto pamiętać, że na liście mogą pojawić się również konta nieaktywne — jest to celowe, ponieważ ich dokumentacja nadal stanowi część historii pacjenta.

Przykładowo, w placówce z psychiatrą i lekarzami internistami, zgodnie z przepisami prawa dotyczącymi ochrony danych osobowych (RODO) i praw pacjenta, dokumentacja tworzona przez psychiatrę nie powinna być dostępna dla lekarzy spoza tej specjalizacji, co zapewnia zgodność z wymogami ochrony danych medycznych.

Dodatkowe uprawnienia w karcie pacjenta i pozostałe funkcjonalności

Dodatkowe uprawnienia w karcie pacjenta, takie jak prawo do określonej zniżki (np. kombatant wojenny), są teraz dostępne w większej liczbie miejsc w systemie. Od teraz można je ustawić bezpośrednio w karcie pacjenta, co pozwala szybciej wprowadzać zmiany i trwale porządkować dane. To usprawnienie powstało w odpowiedzi na głosy użytkowników — było jednym z najczęściej wskazywanych potrzeb i znacząco ułatwia codzienną pracę w systemie.

Wprowadziliśmy drobną, ale istotną zmianę, która eliminuje nieporozumienia przy rozróżnianiu pacjentów: ikonka w systemie jest teraz jednoznacznie opisana jako „N – pacjent nowy” lub „P – pacjent powracający”, w zależności od tego, czy pacjent zgłasza się do placówki po raz pierwszy, czy jest już kolejny raz na wizycie. Dzięki temu informacje są bardziej czytelne i od razu wiadomo, z kim mamy do czynienia.

Przy łączeniu kart pacjentów (duplikatów) pojawiała się naturalna obawa dotycząca wywiadu stałego. Wywiad stały to żółta karteczka w systemie, w której lekarz lub specjalista może wprowadzać istotne informacje o pacjencie, aby mieć je zawsze pod ręką — nie jest to część EDM ani dokumentacji medycznej. Teraz, gdy łączone konta mają uzupełniony wywiad stały, system umożliwia wybór, który z wywiadów zostanie zachowany, dzięki czemu żadne ważne informacje nie zostaną przypadkowo utracone.

Weryfikacja eWUŚ do wizyty oraz zapis kodu weryfikacji

Największą zmianą jest to, że eWUŚ przestaje działać „na pacjenta”, a zaczyna być powiązany z konkretną wizytą. Dzięki temu status ubezpieczenia odzwierciedla rzeczywistą sytuację w danym dniu i o konkretnej godzinie, a system może przechowywać pełną historię sprawdzeń dla każdej wizyty.

Dodatkowo zapisujemy identyfikator sprawdzenia (kod/ID weryfikacji), co ma szczególne znaczenie w sytuacjach, gdy konieczne jest udokumentowanie, że pacjent został zweryfikowany w określonym terminie.

Jak skonfigurować eWUŚ w systemie?

Statusy eWUŚ

W eWUŚ wprowadziliśmy dodatkowe statusy: brak autoryzacji oraz błąd komunikacji. Do tej pory system wyświetlał jeden zbiorczy status „nie rozpoznano” — niezależnie od tego, czy przyczyną były błędnie wprowadzone dane, czy problem po stronie eWUŚ i błąd komunikacji.

Teraz te sytuacje są jasno rozróżniane:

– gdy dane logowania są nieprawidłowe (np. hasło), pojawia się status brak autoryzacji,

– gdy dane są poprawne, ale występuje problem z połączeniem z eWUŚ, system wyświetli błąd komunikacji.

W przypadku błędu komunikacji automatycznie reaguje wsparcie techniczne, co pozwala szybciej zdiagnozować i rozwiązać problem. To ważne rozróżnienie, ponieważ od razu wiadomo, czy konieczna jest poprawa danych, czy po prostu eWUŚ chwilowo nie odpowiada.

Jak nadać użytkownikowi możliwość weryfikacji eWUŚ w karcie pacjenta?

Status eWUŚ jest teraz widoczny również dla rejestratorki i dostępny w miejscach, w których realnie pracuje na co dzień — w kalendarzu, podczas edycji wizyty oraz na karcie pacjenta. Rejestracja może nie tylko sprawdzić aktualny status ubezpieczenia, ale także samodzielnie wykonać weryfikację eWUŚ bezpośrednio z tych widoków. To szczególnie istotne przy wizytach NFZ, ponieważ pozwala już na etapie rejestracji upewnić się, czy pacjent jest ubezpieczony i sprawnie przygotować dalsze dokumenty.

eWUŚ: jak sprawdzić ubezpieczenie pacjenta szybko i poprawnie?

Jednocześnie system umożliwia personalizację widoku: jeśli w placówce nie korzysta się z eWUŚ lub użytkownik nie chce widzieć powiązanych ikon, status eWUŚ można łatwo ukryć w ustawieniach personalizacji użytkownika.

Równolegle przygotowujemy system do integracji z NFZ. Pierwsze wdrożenia obejmą poradnie.

Automatyczna zmiana hasła eWUŚ- zgodnie z wymogami NFZ

Automatyczna zmiana hasła eWUŚ może być teraz włączana lub wyłączana w ustawieniach. Placówki korzystają z eWUŚ na różne sposoby — czasem wyłącznie w Proassist, a czasem równolegle w kilku innych systemach — dlatego oddajemy użytkownikowi pełną kontrolę nad tym mechanizmem. 

Zgodnie z wymogami NFZ hasło do eWUŚ musi być zmieniane co 30 dni, po włączeniu tej opcji Proassist zrobi to automatycznie w imieniu specjalisty, bez konieczności ręcznej zmiany hasła na stronie NFZ. 

Jeśli jednak pracujesz w kilku gabinetach i używasz swojego eWUŚ w różnych systemach, możesz wyłączyć automatyczną zmianę — dzięki temu unikniesz sytuacji, w której hasło zmienione w Proassist przestaje być aktualne w pozostałych systemach. W takim przypadku hasło zmieniasz samodzielnie na stronie eWUŚ, NFZ i wprowadzasz je do wszystkich używanych systemów.

Inne modifikacje eWUŚ

Wprowadziliśmy listę historii działań związanych z eWUŚ – logowania i zmiany haseł. Każdy wpis ma swój identyfikator, co ułatwia diagnozowanie trudnych przypadków i wsparcie techniczne.

Dodaliśmy również możliwość sprawdzenia połączenia z eWUŚ bezpośrednio w miejscu jego konfiguracji. Dzięki temu możesz szybko zweryfikować, czy ustawienia są poprawne — bez konieczności czekania na wizytę pacjenta. W oknie, w którym wpisujesz dane do eWUŚ, dostępna jest opcja „sprawdź i zapisz dane”, pozwalająca od razu potwierdzić poprawność konfiguracji i połączenia z systemem.

Podsumowanie

W tej aktualizacji postawiliśmy na rozwiązania, które są efektem rzeczywistych potrzeb placówek i opinii naszych użytkowników. Część nowości została wybrana w głosowaniu — dziękujemy za każde oddane głosy i zaangażowanie. To właśnie dzięki nim do systemu trafiły m.in. ulubione ICD-10 i ICD-9 oraz dodatkowe uprawnienia w karcie pacjenta, które zauważalnie usprawniają codzienną pracę i skracają czas obsługi pacjentów. 

Przygotowujemy także system do integracji z NFZ, pierwsze wdrożenia obejmą poradnie.

Jednocześnie jest to kolejny krok w kierunku rozwoju Proassist opartego na praktyce, a nie teorii. Ulubione kody ICD, nowe szablony e-dokumentów oraz rozbudowana aktualizacja eWUŚ porządkują codzienne procesy, ograniczają liczbę kliknięć i pozwalają specjalistom skupić się na pacjentach, a nie na systemie. Konsekwentnie słuchamy użytkowników i przekładamy ich potrzeby na konkretne funkcje, które realnie ułatwiają pracę w gabinecie i rejestracji.

Masz pomysł na funkcję, która mogłaby usprawnić pracę Twojej placówki lub innych zespołów? Skontaktuj się z nami — zgłaszane potrzeby są dla nas ważnym elementem planowania roadmapy i mają realny wpływ na kierunek rozwoju Proassist.

KSeF w praktyce: co zmienia i jak się przygotować? – rozmowa z Justyną Zając-Wysocką, radcą prawnym i doradcą podatkowym

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jedna z największych zmian w obszarze rozliczeń podatkowych ostatnich lat. Dlatego warto już teraz zrozumieć, jak system będzie funkcjonował w praktyce i co realnie zmieni w codziennej pracy firm — również placówek medycznych. 

Artykuł powstał na podstawie rozmowy z Justyną Zając-Wysocką, radcą prawnym i doradcą podatkowym, przewodniczącą Małopolskiego Oddziału KIDP, a także ekspertką Polskiej Izby Turystyki oraz członkinią Komisji Fiskalnej ECTAA i polskiego oddziału IFA. 

W rozmowie omawiamy, jak KSeF wpłynie na funkcjonowanie placówek medycznych, jakie obowiązki będą się z nim wiązać oraz jak wdrożyć system krok po kroku — bez chaosu i ryzyka sankcji. Tekst zawiera zarówno konkretne informacje, jak i cytaty z transkrypcji, które dobrze oddają praktyczny kontekst nadchodzących zmian.

Czym właściwie jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma Ministerstwa Finansów, nowoczesny system teleinformatyczny, który umożliwia m.in.: wystawianie, wysyłanie, odbieranie, przeglądanie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych i nadawanie oraz odbieranie uprawnień do korzystania z systemu.

Jak tłumaczy ekspertka: „Faktura w rozumieniu przepisów będzie uznana za wystawioną dopiero w momencie, gdy zostanie przyjęta przez KSeF.”

Oznacza to, że samo wygenerowanie dokumentu w systemie księgowym nie wystarczy – kluczowy moment to jego akceptacja przez system państwowy.

Terminy – kto i kiedy musi korzystać z KSeF?

Obowiązek wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) będzie wprowadzany etapami i obejmie przedsiębiorców w dwóch terminach.

Od 1 lutego 2026 r. system stanie się obowiązkowy dla firm, których wartość sprzedaży brutto w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł. Z kolei od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem nielicznych przypadków wskazanych poniżej.

Do końca 2026 roku podatnicy zachowają możliwość wystawiania faktur elektronicznych lub papierowych, jeżeli łączna wartość sprzedaży w danym miesiącu nie przekroczy 10 000 zł. Nadal dopuszczalne będzie również wystawianie faktur do kwoty 450 zł za pośrednictwem kas fiskalnych.

Ekspertka podkreśla, do KSeF nie będą przekazywane m.in. faktury pro forma, faktury i dowody wewnętrzne, noty uznaniowe i obciążeniowe oraz rachunki w rozumieniu Ordynacji podatkowej. Jednocześnie od 1 lutego 2026 roku noty korygujące nie będą już wystawiane — ani w ramach KSeF, ani poza systemem.

Co istotne: „Sankcje finansowe za nieprawidłowości będą nakładane dopiero od 1 stycznia 2027 roku.”

To daje firmom czas na spokojne przygotowanie procesów i systemów.

KSeF już istnieje – nawet jeśli z niego nie korzystasz

Wielu przedsiębiorców zakłada, że KSeF to coś, co trzeba będzie „założyć” w 2026 roku. 

Tymczasem jak wskazuje ekspertka: „Każdy podatnik już dziś ma konto w KSeF – niezależnie od tego, czy jest tego świadomy.”

Jeśli ktoś wystawi nam fakturę w KSeF, dokument pojawi się w systemie automatycznie. Aby jednak wystawiać faktury lub zarządzać dostępami, konieczne jest wcześniejsze uwierzytelnienie.

Logowanie i uprawnienia – kto ma dostęp do faktur?

Aby zalogować się do KSeF, a dokładniej — uwierzytelnić się w systemie, czyli potwierdzić swoją tożsamość, osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą będzie potrzebować jednego z następujących narzędzi: profilu zaufanego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub certyfikatu KSeF.

W przypadku działalności prowadzonej w formie spółki procedura wygląda nieco inaczej. W pierwszej kolejności należy złożyć w urzędzie skarbowym formularz ZAW-FA, wskazując osobę uprawnioną do uwierzytelnienia w KSeF. Dopiero po nadaniu odpowiednich uprawnień tej osobie fizycznej możliwe będzie korzystanie z systemu. 

Po złożeniu ZAW-FA — lub w przypadku jednoosobowej działalności, gdzie nie ma takiego obowiązku — można skorzystać z najczęściej wybieranych i bezpłatnych metod uwierzytelnienia, czyli profilu zaufanego lub certyfikatu KSeF. Podmioty prawne mają dodatkowo możliwość korzystania z pieczęci elektronicznej.

Ekspertka podkreśla: „Bez nadania uprawnień księgowej lub pracownikowi, firma technicznie nie jest w stanie obsługiwać faktur w KSeF.”

Faktury kosztowe 

Od lutego 2026 r. obowiązek przesyłania faktur kosztowych do KSeF stanie się powszechny. Każda faktura będzie automatycznie trafiać do systemu i przypisywana do NIP odbiorcy. Zamiast czekać na dokumenty od dostawców drogą mailową, księgowa będzie mogła pobrać wszystkie faktury bezpośrednio z KSeF, co znacznie przyspieszy proces księgowania i zminimalizuje ryzyko błędów.

Koniec anulowania faktur

Jedną z największych zmian jest brak możliwości anulowania dokumentów: „Faktura, która trafi do KSeF, nie może zostać ani edytowana, ani anulowana.” Oznacza to, że faktura przekazana do KSeF staje się dokumentem nienaruszalnym i nie podlega żadnym modyfikacjom.W przypadku konieczności wprowadzenia zmian jedyną dopuszczalną formą jest wystawienie faktury korygującej, która — podobnie jak faktura pierwotna — musi zostać przesłana do KSeF.

Specjalistka podkreśla, że aby w ogóle wystawić fakturę w systemie, niezbędne jest połączenie programu do fakturowania z KSeF. Można to zrealizować na dwa sposoby: przy użyciu Tokenu (ważnego do 31.12.2026 r.) lub Certyfikatu KSeF, który będzie obowiązywał od 1.02.2026 r.

Daty na fakturach – co się zmienia?

W elektronicznym fakturowaniu pojęcie „data wystawienia” zyskuje nowe znaczenie. W tradycyjnych systemach liczyła się chwila wygenerowania dokumentu.

W KSeF decydująca jest natomiast data przesłania faktury do systemu, czyli moment, gdy plik XML trafia do administracji skarbowej. Dopiero wtedy faktura uznawana jest za oficjalnie wystawioną. To istotna zmiana, która bezpośrednio wpływa na obowiązki podatkowe przedsiębiorców.

Co z pacjentami, osobami prywatnymi?

Ekspertka podkreśla, że „Faktury dla pacjentów prywatnych nie muszą być wystawiane w KSeF.”

Faktura dla osoby fizycznej w KSeF jest dobrowolna. Oznacza to, że można ją wystawić, ale nie ma takiej konieczności. Dotyczy to faktur B2C (business to consumer) tworzonych zarówno przed 1 lutego 2026 roku (obowiązkowy KSeF), jak i po tej dacie. Podstawą zwolnienia jest art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT.

Kontrole podatkowe w erze KSeF

Specjalistka wskazuje: „Kontrole nie będą już wybierane losowo – uruchomią je algorytmy analizujące dane.”

Dzięki KSeF weryfikacja faktur może odbywać się automatycznie w tle. Dane spływają na bieżąco do systemów analitycznych KAS, które mają dostęp nie tylko do sum i stawek, ale także do pełnej treści faktury – opisów pozycji, nazw towarów i usług czy ilości. Ustrukturyzowany format e-faktur umożliwia szybkie i dokładne analizy dokumentów, a integracja z innymi bazami (JPK, ZUS, STIR, biała lista podatników) pozwala organom zyskać pełny obraz działalności firmy.

W praktyce system może od razu sprawdzić zgodność deklarowanych przychodów i kosztów z rzeczywistymi transakcjami, weryfikować powiązania faktur z płatnościami i wychwytywać anomalie, np. nadmierne zakupy w stosunku do sprzedaży. Dla uczciwych przedsiębiorstw oznacza to szybsze i mniej uciążliwe kontrole — wiele czynności wykonywanych jest automatycznie, a gdy wszystko się zgadza, kontrola może przebiec „w tle” bez konieczności dodatkowych wyjaśnień.

Kary – od 2027 roku

Do 31 grudnia 2026 roku nie będą nakładane kary ani sankcje za nieprzestrzeganie przepisów dotyczących KSeF.

Ekspertka podkreśla, od stycznia 2027 roku kary będą wyglądały następująco: za niewystawienie faktury, wystawienie jej w sposób wadliwy, nieprzechowywanie dokumentu lub dokonanie sprzedaży z pominięciem kasy fiskalnej, jeśli był taki obowiązek, grozić będzie kara grzywny do 180 stawek dziennych. 

Za wystawienie faktury nierzetelnie lub posługiwanie się takim dokumentem kara może sięgać do 720 stawek dziennych, a w skrajnych przypadkach przewidziana jest również kara pozbawienia wolności na czas nie krótszy niż rok lub obie te sankcje łącznie. 

Trzeba pamiętać, że wysokość stawki dziennej nie jest stała – ustala ją sąd, uwzględniając dochody sprawcy, jego sytuację osobistą i rodzinną, stosunki majątkowe oraz możliwości zarobkowe.

KSeF w Proassist 

Dla użytkowników systemu Proassist wdrożenie KSeF zostało zaprojektowane tak, aby było jak najmniej odczuwalne w codziennej pracy. Faktury nadal będzie można wystawiać w znany i wygodny sposób, bez konieczności zmiany dotychczasowych procesów. System umożliwi ich bezpośrednią wysyłkę do KSeF, a dodatkowo pozwoli na hurtowe przesyłanie dokumentów — szybko i wygodnie, jednym kliknięciem.

Jak podsumowano: „Chodzi o to, żeby KSeF nie był rewolucją dla użytkownika, tylko kolejnym etapem automatyzacji.”

Podsumowanie

KSeF wprowadza zupełnie nowy sposób wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur, a obowiązek jego stosowania wkrótce obejmie niemal wszystkich przedsiębiorców. Warto więc jak najszybciej przygotować się do zmian — sprawdzić dostępne metody uwierzytelnienia, wygenerować niezbędne certyfikaty, nadać uprawnienia odpowiednim osobom oraz upewnić się, że Twoje oprogramowanie jest gotowe do integracji z KSeF.


Dla placówek medycznych kluczowe jest narzędzie, które pozwoli sprawnie prowadzić pracę, a jednocześnie zapewni bezpieczeństwo danych pacjentów. Proassist to system stworzony z myślą o branży medycznej — umożliwia zarządzanie harmonogramem wizyt, dokumentacją, e-rejestracją oraz zapewnia pełną zgodność z RODO. Dodatkowo w systemie masz możliwość dodania księgowej, co daje jej uporządkowany, stały dostęp do faktur i danych finansowych. Dzięki temu zyskujesz większą przejrzystość, oszczędzasz czas i minimalizujesz ryzyko błędów.

Przyszłość rejestracji medycznej: człowiek, system i AI

Rejestracja medyczna od lat stanowi jeden z kluczowych punktów funkcjonowania placówek ochrony zdrowia, gdzie spotykają się oczekiwania pacjentów, możliwości personelu oraz ograniczenia organizacyjne i technologiczne. 

W ostatnich latach coraz wyraźniej widać, że przyszłość tego obszaru nie opiera się wyłącznie na pracy człowieka ani na pełnej automatyzacji – najlepsze efekty przynosi harmonijne połączenie kompetentnego personelu, dobrze zaprojektowanego systemu i wspierającej sztucznej inteligencji. 

To właśnie integracja nowoczesnych narzędzi z ludzką wrażliwością będzie wyznaczać kierunek rozwoju rejestracji medycznej coraz silniej wspieranym przez sztuczną inteligencję.

Człowiek pozostaje sercem rejestracji

Mimo dynamicznego rozwoju technologii, rola człowieka w rejestracji medycznej pozostaje kluczowa. To rejestratorka lub rejestrator buduje relację z pacjentem, wyczuwa emocje, reaguje na napięcie, niepokój czy dezorientację. W sytuacjach nietypowych, pilnych lub wymagających empatii, żaden algorytm nie zastąpi ludzkiego doświadczenia i intuicji. Pacjenci nadal chcą mieć poczucie, że po drugiej stronie jest ktoś, kto ich wysłucha i realnie pomoże.

Równocześnie obciążenie zespołów rejestracji stale rośnie. Więcej pacjentów, więcej kanałów kontaktu, więcej danych do przetworzenia sprawia, że nawet najlepsi specjaliści zaczynają pracować pod presją czasu. Właśnie w tym miejscu pojawia się przestrzeń dla technologii, która nie zastępuje człowieka, ale realnie go odciąża.

System jako stabilny fundament organizacji

Nowoczesny system do zarządzania placówką medyczną przestaje być jedynie elektronicznym kalendarzem wizyt. Staje się centrum dowodzenia, które porządkuje procesy, automatyzuje powtarzalne czynności i minimalizuje ryzyko błędów. Dobrze zaprojektowany system pozwala rejestracji działać szybciej, spójniej i z większą kontrolą nad danymi.

To właśnie system Proassist przejmuje na siebie ciężar logistyki: dostępność terminów, synchronizację grafików, potwierdzenia wizyt, dokumentacjęrozliczeniami. Dzięki temu personel może skupić się na tym, co naprawdę wymaga ludzkiej uwagi, zamiast tracić energię na ręczne wprowadzanie danych czy ciągłe poprawki w harmonogramie.

AI jako inteligentne wsparcie, nie konkurencja

Sztuczna inteligencja w rejestracji medycznej coraz częściej pełni rolę pierwszej linii kontaktu. Chatboty i voiceboty odpowiadają na najczęstsze pytania, pomagają umówić wizytę, zmienić termin czy zebrać podstawowe informacje od pacjenta. Działają 24/7, bez zmęczenia i bez kolejek, co znacząco poprawia dostępność placówki.

Najważniejsze jednak jest to, że AI nie działa w próżni. Zintegrowana z systemem medycznym i zaprojektowana we współpracy z zespołem rejestracji, staje się naturalnym przedłużeniem pracy ludzi. Przejmuje powtarzalne schematy, filtruje zgłoszenia i przekazuje te bardziej złożone bezpośrednio do personelu. W efekcie pacjent szybciej otrzymuje odpowiedź, a zespół pracuje w bardziej przewidywalnym i spokojnym rytmie.

Zmiana roli rejestratorek medycznych w dobie AI

Rozwijanie nowych kompetencji oraz zdolność adaptacji rejestratorek medycznych do realiów cyfrowych stają się dziś jednym z kluczowych warunków sprawnego funkcjonowania placówek ochrony zdrowia i utrzymania wysokiego standardu obsługi pacjenta. Rola rejestracji coraz częściej wykracza poza tradycyjne zadania administracyjne i wymaga swobodnego poruszania się w środowisku nowoczesnych narzędzi informatycznych. 

Znajomość systemów do zarządzania dokumentacją medyczną, platform rejestracyjnych czy rozwiązań opartych na sztucznej inteligencji staje się codziennością, podobnie jak umiejętność rozumienia i wykorzystywania danych wspierających organizację pracy placówki. Równolegle rośnie znaczenie komunikacji online – zarówno w kontakcie z pacjentami – rejestracja online, jak i we współpracy z zespołem medycznym, coraz częściej odbywającej się w kanałach cyfrowych. 

Skuteczna adaptacja do tych zmian wymaga inwestowania w szkolenia, kursy i programy rozwojowe, które łączą kompetencje technologiczne z umiejętnościami interpersonalnymi. Równie ważne jest proaktywne podejście do rozwoju zawodowego – gotowość do podejmowania nowych wyzwań, poszukiwania okazji do podnoszenia kwalifikacji oraz świadome reagowanie na zmieniające się potrzeby pacjentów i personelu medycznego.

Rejestracja przyszłości zaczyna się dziś

Placówki, które już teraz inwestują w połączenie kompetencji zespołu, dobrego systemu i narzędzi AI, zyskują przewagę nie tylko operacyjną, ale także relacyjną. Pacjenci coraz częściej oceniają jakość opieki nie tylko przez pryzmat wizyty u specjalisty, lecz całego doświadczenia – od pierwszego kontaktu po kolejne wizyty.

Rejestracja medyczna przyszłości to nie wizja odległa o dekadę. To proces, który dzieje się tu i teraz. Jego fundamentem nie jest technologia sama w sobie, lecz mądre połączenie ludzi i narzędzi, które naprawdę wspierają ich codzienną pracę. 

Proassist to system stworzony z myślą o placówkach medycznych, oferujący kompleksowe wsparcie w zarządzaniu harmonogramem wizyt, dokumentacją oraz e‑rejestracją, przy pełnej zgodności z RODO i wykorzystaniu Inteligentnego Asystenta Głosowego AI.

Dzięki Proassist nie tylko ułatwisz codzienną pracę swojego zespołu, ale także zadbasz o bezpieczeństwo tego, co pacjenci powierzają Ci z pełnym zaufaniem – ich danych. Wprowadź najnowocześniejsze technologie w swojej placówce już dziś i podnieś standard obsługi na zupełnie nowy poziom.

Webinar: Jak finansować rozwój personelu i usprawnienia w placówkach medycznych? – rozmowa z Anną Soćko, doradczynią ds. rozwoju praktyk medycznych.

Rozmowa z webinaru z Anną Soćko — doradczynią ds. rozwoju praktyk medycznych, posiadającą ponad 7-letnie doświadczenie w telefonicznej obsłudze klienta oraz komunikacji z pacjentem. Rozmawiamy o finansowaniu rozwoju personelu oraz wdrażaniu usprawnień w placówkach medycznych. Zapraszamy do lektury!

Jacek Piaseczyński: Dzień dobry, witam Państwa bardzo serdecznie w kolejnym odcinku spotkań „Gość Proassist”. Nazywam się Jacek Piaseczyński i reprezentuję firmę Proassist, która dostarcza oprogramowanie medyczne dla placówek medycznych i okołomedycznych. Tworzymy system do kompleksowego zarządzania placówką, obejmujący cały proces obsługi pacjenta – od rejestracji po zakończenie wizyty. Dziś naszym gościem jest Anna Soćko. Ania zajmuje się organizacją szkoleń oraz doradztwem w zakresie pozyskiwania dofinansowań na rozwój zespołów. Dzień dobry, Aniu.

Anna Soćko: Dzień dobry, witam serdecznie.

Jacek Piaseczyński: Oddaję Ci głos, abyś mogła się dokładniej przedstawić, bo nie zawsze udaje mi się precyzyjnie oddać zakres kompetencji naszych gości.

Anna Soćko: Nazywam się Anna Soćko. Zajmuję się doradztwem oraz organizacją szkoleń, przede wszystkim dla placówek medycznych. Duży nacisk kładę na komunikację i poprawę efektywności pracy zespołów medycznych. Jestem również doradcą w zakresie pozyskiwania dofinansowań – zarówno dla firm szkoleniowych, jak i dla mikroprzedsiębiorców oraz mniejszych instytucji.

Jacek Piaseczyński: Z naszych doświadczeń wynika, że odbiorcami tych spotkań są głównie właściciele i pracownicy małych oraz średnich placówek medycznych. Dlatego też staramy się dobierać gości w taki sposób, aby przekazywana wiedza była dla nich jak najbardziej praktyczna. Dzisiejszy temat to finansowanie rozwoju placówki oraz wsparcie zarządzania zespołem. Chciałbym zapytać nieco przewrotnie – dlaczego wciąż część właścicieli placówek uważa, że szkolenia nie są im potrzebne? Jaki interes ma zarządzający w inwestowaniu w rozwój zespołu?

Zespół jest największym kapitałem placówki

Anna Soćko: Zacznę od tego, dlaczego część właścicieli nie chce szkolić swojej kadry. Często spotykam się z podejściem, że właściciel inwestuje wyłącznie w siebie, a personel traktuje jako zaplecze pomocnicze. Tymczasem to właśnie zespół jest największym kapitałem placówki. Dobrze wyszkoleni pracownicy zwiększają efektywność, poprawiają jakość obsługi pacjenta i realnie wpływają na wyniki finansowe.

Brak inwestycji w rozwój zespołu prowadzi do problemów komunikacyjnych, konfliktów i dużej rotacji pracowników. A rekrutacja – zwłaszcza w placówkach medycznych – generuje ogromne koszty. Dla przykładu: rekrutacja rejestratorki to wydatek rzędu nawet 10 tysięcy złotych, nie licząc kosztów wdrożenia nowej osoby.

Jacek Piaseczyński: Zauważam, że bardzo popularne są szkolenia stricte medyczne – dotyczące procedur czy obsługi sprzętu. Natomiast szkolenia z kompetencji miękkich, zwłaszcza dla personelu niemedycznego, wciąż są niedoceniane. Czy zgadzasz się z tą obserwacją?

Anna Soćko: Zdecydowanie tak. Wielu właścicieli placówek, którzy często są lekarzami, skupia się głównie na kompetencjach twardych. Uważają, że to one najbardziej wpływają na jakość usług i zysk. Tymczasem praktyka pokazuje coś innego.

Często pojawia się pytanie: dlaczego lekarz, który jest miły i komunikatywny, ma więcej pacjentów niż ten bardzo wysoko wykwalifikowany, który przykładowo odbył wiele kursów również tych za granicą – w Stanach, ale jest trudny w kontakcie? Odpowiedź jest prosta – pacjenci wracają tam, gdzie czują się dobrze zaopiekowani. To pokazuje, jak ogromne znaczenie ma komunikacja i umiejętność budowania relacji.

Jacek Piaseczyński: Dokładnie – pacjenci polecają miejsca, z których wychodzą z dobrym doświadczeniem.

Anna Soćko: Dokładnie tak. A koszt pozyskania nowego pacjenta to często kilkaset złotych. Z punktu widzenia logiki i matematyki inwestowanie w kompetencje miękkie bardzo szybko się zwraca.

W jaki sposób pozyskać dofinansowanie?

Jacek Piaseczyński: Ok, przyjmijmy więc, że właściciel placówki jest już przekonany do szkoleń. Są dwie możliwości. Może je sfinansować z własnych środków, ale wiemy też, że istnieją możliwości pozyskania dofinansowania. Jak to wygląda w praktyce?

Anna Soćko: Obecnie bardzo duży nacisk kładzie się na poprawę jakości komunikacji w organizacjach. Jest to jeden z priorytetów Ministerstwa. Im lepsza komunikacja, tym mniej błędów, konfliktów i nieporozumień. A tego chcemy unikać – szczególnie w placówkach medycznych.

Jacek Piaseczyński: Czyli szkolenia z kompetencji miękkich są premiowane przy przyznawaniu dofinansowań? Jakie są te możliwości finansowe?

Anna Soćko: Tak. W tym roku dużą rolę odgrywa Krajowy Fundusz Szkoleniowy, który do tej pory miał finansowanie tylko dla przedsiębiorców, którzy zatrudniali pracowników. Co istotne, od stycznia 2026 roku wsparcie obejmuje również osoby samozatrudnione, czyli pracujące na B2B. Mogą one otrzymać do 90% dofinansowania, maksymalnie do około 16 tysięcy złotych.

Jacek Piaseczyński: Jeżeli jestem placówką, która zatrudnia pracowników, np.: rejestratorki, lekarzy itd., to mogę ja wystąpić o dofinansowanie do takich warsztatów, szkoleń dla całej grupy?

Anna Soćko: Tak. 

Jacek Piaseczyński: A placówka zatrudniająca pracowników może złożyć jeden wniosek, a w przypadku współpracy B2B – każdy specjalista musi aplikować osobno?

Anna Soćko: Dokładnie tak. Osoby samozatrudnione są traktowane jako mikroprzedsiębiorcy i składają wnioski indywidualnie. 

Do tej pory takie osoby, które były samozatrudnione w projekcie finansowanym właśnie przez Urzędy Pracy – one były wykluczone. Natomiast od 1 stycznia 2026 roku takie osoby będą mogły skorzystać właśnie z takiego finansowania. Osoby samozatrudnione będą miały większe możliwości, większe szanse rozwoju.

Jacek Piaseczyński: Przyjmijmy, że chcemy stworzyć sobie takie warsztaty. Już sprawdziliśmy, że — o ile dobrze rozumiem — nabór jest ciągły. Czy są jednak jakieś „rzuty” naboru w danym województwie, czy jak to dokładnie wygląda?

Anna Soćko: Jeżeli chodzi o nabory, to są tak naprawdę dwa główne źródła finansowania. Pierwszym jest Krajowy Fundusz Szkoleniowy. Tak jak wcześniej wspominałam, za jego pomocą można finansować szkolenia nawet do dziewięćdziesięciu procent. W przypadku osób samozatrudnionych dofinansowanie również może sięgać 90%.

Pytałeś o terminy — jeśli chodzi o finansowanie i wszystkie projekty realizowane z Krajowego Funduszu Szkoleniowego, to z reguły zaczynają się one na początku roku. Dlatego warto rozeznać się w temacie już na starcie roku, ponieważ główny nabór ogłaszany jest raz w roku. Później dostępne są jeszcze środki z rezerwy, ale one mają już inne, bardziej ograniczone priorytety wydatkowania.

Jacek Piaseczyński: A kto dysponuje tymi środkami? Ten Krajowy Fundusz… jeżeli chodzi o decyzyjność?

Anna Soćko: Jeśli chodzi o dysponowanie środkami, to odpowiada za to Krajowy Fundusz Szkoleniowy. To jest taki „nowy–stary” projekt — ja lubię go tak nazywać — ponieważ w nowej formie jeszcze tak naprawdę nie ruszył. Ma on działać w oparciu o elektroniczne generatory wniosków, więc nie będzie już składania dokumentów w formie papierowej ani wielogodzinnego oczekiwania w urzędach.

Wnioski będą składane elektronicznie, natomiast same nabory jeszcze formalnie nie wystartowały. W każdym razie przewidywane są one na przełomie lutego i marca. Środki, które pozostaną, trafią do tzw. rezerwy, a ta będzie rozdysponowywana według priorytetów wyznaczanych przez ministra. Nie będą to już jednak tak otwarte priorytety jak przy głównym naborze — będą po prostu inne. Dlatego, jeśli ktoś potrzebuje finansowania, warto rozejrzeć się za tym już teraz.

Jacek Piaseczyński: Drugie pytanie — bo zaczęliśmy mówić o tym, że są dwa główne źródła…

Anna Soćko: …środowiska. Drugim źródłem finansowania edukacji są projekty regionalne. W tym przypadku wszystko zależy od miejsca prowadzenia działalności lub miejsca pracy. Projekty regionalne umożliwiają finansowanie zarówno pracowników, jak i osób bezrobotnych — na przykład takich, które długo poszukują pracy i potrzebują szkolenia, aby zwiększyć swoje kompetencje i szanse na zatrudnienie.

Dofinansowanie obejmuje także mikroprzedsiębiorców oraz małe i średnie firmy, które prowadzą swoją działalność lub posiadają placówkę na terenie danego regionu.

Jacek Piaseczyński: Czyli to jest generalnie podobnie i w jednym, i w drugim przypadku — zarówno przy tym pierwszym, jak i przy projektach regionalnych. Tylko że te regionalne nie ruszają na przełomie lutego i marca, tylko w zależności od…?

Anna Soćko: Jeżeli chodzi o projekty regionalne, to wygląda to tak, że Polska jest podzielona na szesnaście województw. Każde województwo ma swoje instytucje, które zajmują się dystrybucją środków na takie finansowania — i tych instytucji może być kilka, a czasem nawet kilkanaście.

W praktyce oznacza to, że mamy kilkadziesiąt urzędów, z których każdy rządzi się własnymi zasadami. Dlatego, żeby realnie zweryfikować, czy dana osoba, placówka, mikroprzedsiębiorstwo albo mała firma może pozyskać finansowanie, trzeba podejść do tego bardzo indywidualnie.

Ja zazwyczaj robię taki wstępny, mały audyt — sprawdzam dostępność finansowania dla konkretnej firmy albo dla pracownika, który zgłasza się indywidualnie po takie wsparcie. Niestety bywa tak, że nabory są bardzo krótkie. Dzisiaj miałam nawet dość ciekawą sytuację: jedna z klientek zapytała mnie o możliwość dofinansowania konkretnego szkolenia, a ja musiałam jej odpowiedzieć, że… dziś nabór się zaczął i dziś się zakończył.

Jacek Piaseczyński: Rozumiem, czyli wszystko zależy od czasu i od tego konkretnego naboru.

Anna Soćko: Dokładnie. Ten nabór trwał dosłownie minutę. Co to oznacza? Przez jedną minutę można było złożyć wniosek o dofinansowanie. To oczywiście sytuacja skrajna i nie w każdym urzędzie tak to wygląda, ale takie przypadki się zdarzają.

Zdarzało mi się przygotowywać dokumentację dla klientów, którzy byli bardzo zdeterminowani i świadomi tego, że czasu jest naprawdę niewiele. Mimo tego decydowali się spróbować i skorzystać z tej możliwości. Dlatego w praktyce wygląda to tak, że w zależności od urzędu możemy mieć bardzo różne scenariusze.

Proces finansowania krok po kroku

Jacek Piaseczyński: Ok. To teraz spróbujmy powiedzieć słuchaczom, jak w ogóle wygląda taki proces. Wyobraźmy sobie, że jestem właścicielem placówki medycznej albo jednoosobowej działalności — na przykład gabinetu. Przychodzę do ciebie i mówię: „Słuchaj, pani Aniu, chciałbym skorzystać z dofinansowania i zorganizować warsztaty, na przykład szkolenie z umiejętności miękkich”. Wiemy, że istnieją różne formy finansowania — i jak wygląda cały ten proces krok po kroku?

Anna Soćko: Na początku oczywiście wysyłam ofertę szkolenia. Jeżeli jest to na przykład szkolenie, które prowadzę — z komunikacji — to przekazuję pełną ofertę do zapoznania się. Osoba ją analizuje i jeśli pojawia się pytanie o możliwość dofinansowania takiego warsztatu, w pierwszej kolejności sprawdzam jej sytuację.

Chodzi przede wszystkim o to, czy dana osoba lub firma korzystała już wcześniej ze środków dofinansowania. Warto tutaj zaznaczyć jedną ważną rzecz: środki z dofinansowań są dostępne, ale w ograniczonej wysokości. Oznacza to, że na jedną osobę nie może przypaść więcej niż 300 tysięcy euro pomocy de minimis.

Czyli przykładowo — jeżeli ktoś zakłada działalność i chciałby skorzystać ze środków na jej rozpoczęcie, nie może otrzymać pomocy przekraczającej tę określoną pulę.

Jacek Piaseczyński: Dobrze, przyjmijmy więc, że jeszcze z tych środków nie korzystaliśmy i do limitu sporo nam brakuje.

Anna Soćko: Powiem tak — od 2018 roku zdarzyła mi się tylko jedna osoba, która miała przekroczony ten limit. To naprawdę rzadkie przypadki.

Jeżeli okazuje się, że dana osoba ma dostępny limit, to wtedy weryfikujemy ją pod kątem miejsca prowadzenia działalności. Następnie sprawdzamy aktualne możliwości naborów. Analizujemy wytyczne projektu oraz regulamin i sprawdzamy, czy dane szkolenie wpisuje się w założenia konkretnego projektu i czy może zostać objęte dofinansowaniem.

Jacek Piaseczyński:

Ok, czyli z góry nie określasz, z którego projektu skorzystacie — bo wszystko zależy od wytycznych, miejsca prowadzenia działalności i tego, czy w danym momencie trwa nabór?

Anna Soćko: Dokładnie tak. To zawsze jest kwestia indywidualnej analizy sytuacji danej placówki czy gabinetu. Na tej podstawie przekazuję informację zwrotną, jakie są możliwości uzyskania zwrotu kosztów za udział w szkoleniu. A później pozostaje już samo rozliczenie szkolenia.

Jacek Piaseczyński: Jeszcze jedno pytanie — w jakiej wysokości jest to dofinansowanie? Wiemy, że jest „do 90%”, ale od jakiej kwoty się zaczyna?

Anna Soćko: Jeżeli chodzi o wysokość finansowania, to mówimy o kwotach od około 3 700 zł do nawet 60 000 zł. Oczywiście wszystko zależy od liczby pracowników. Warto podkreślić, że są to kwoty liczone na jedną osobę — czyli na jeden PESEL.

Jacek Piaseczyński: Czyli to też zależy od liczby pracowników?

Anna Soćko: Tak. Jeżeli mówię o kwocie około trzech tysięcy siedmiuset złotych, to jest to dofinansowanie przypadające na jedną osobę.

Jacek Piaseczyński: Ok. 

Anna Soćko: Jeżeli chodzi na przykład o projekt Krajowego Funduszu Szkoleniowego, to — przynajmniej według aktualnych dokumentów — w tym roku przewidziane jest do 90% dofinansowania. Maksymalny poziom wsparcia to 200% przeciętnego wynagrodzenia za 2025 rok, czyli w praktyce mówimy o kwocie rzędu około 16 tysięcy złotych.

I warto tu bardzo mocno podkreślić jedną rzecz — jest to kwota „do”. Bardzo często te maksymalne wartości podawane przez ministerstwo są górnym limitem, a nie gwarantowaną kwotą. Zdarzały mi się sytuacje, w których wnioskowałyśmy z klientkami na przykład o 20 tysięcy złotych, a finalnie klientka otrzymała 4 tysiące.

Nie dlatego, że wniosek był źle przygotowany, tylko dlatego, że pula środków przeznaczona na dany region była ograniczona. Jeśli wniosków było dużo, urząd po prostu dzielił środki proporcjonalnie, w sposób czysto matematyczny. To się zdarza i trzeba mieć tego świadomość. Dlatego w Krajowym Funduszu Szkoleniowym warto podchodzić do tego z takim nastawieniem: wnioskujemy o konkretną kwotę, ale nie mamy stuprocentowej pewności, że dokładnie tyle otrzymamy.

Jacek Piaseczyński: Mam jeszcze jedno pytanie. Skoro to jest na jeden PESEL, to jeśli mam dziesięciu pracowników, to po prostu mnożę to razy dziesięć? Dobrze to rozumiem?

Anna Soćko: Tak, co do zasady tak. Natomiast w projektach regionalnych bywa trochę inaczej. Często pojawiają się tam dodatkowe limity na całe przedsiębiorstwo.

Czyli na przykład — nawet jeśli mamy dziewięć osób i formalnie jesteśmy jeszcze mikroprzedsiębiorstwem — może być tak, że dofinansowanie wynosi na przykład 4 tysiące złotych na osobę, ale jednocześnie obowiązuje limit, powiedzmy, 20 tysięcy złotych na całe przedsiębiorstwo.

Jacek Piaseczyński: Ok, rozumiem.

Anna Soćko: Więc jak zwykle — wszystko zależy od wytycznych konkretnego projektu.

Jacek Piaseczyński: Widzę, że pojawiają się pytania od uczestników, więc je zadam. Pierwsze: gdzie można samodzielnie znaleźć informacje o dofinansowaniach? Oczywiście wiadomo, że można zgłosić się do pani, ale jeśli ktoś chce poszukać sam, to gdzie?

Anna Soćko: Jeżeli chodzi o źródła informacji, to mamy dwa główne obszary. Pierwszy to Krajowy Fundusz Szkoleniowy. Drugi to projekty regionalne.

W przypadku projektów regionalnych informacje o szkoleniach z możliwością dofinansowania są dostępne w Bazie Usług Rozwojowych. W zależności od województwa można tam znaleźć szkolenia, które aktualnie kwalifikują się do wsparcia.

Dofinansowania obsługują m.in. Powiatowe Urzędy Pracy oraz Urzędy Marszałkowskie.

Jacek Piaseczyński: Ok. To wróćmy jeszcze do samego procesu.

Anna Soćko: Jeszcze tylko jedna rzecz, zanim przejdziemy dalej. Poza dotacjami są też inne możliwości finansowania edukacji. Dla osób, które wykorzystały już środki zarówno z jednego, jak i z drugiego projektu, istnieje opcja niskooprocentowanych pożyczek.

One są często wykorzystywane nie tylko na edukację, ale też na usprawnienia — na przykład zakup sprzętu.

Jacek Piaseczyński: Ok, to już taki temat dodatkowy. Wracając do procesu: składamy wniosek, otrzymujemy dofinansowanie — czasem niższe niż wnioskowaliśmy — i teraz pytanie: na co dokładnie pozyskujemy te środki?

Ty używasz określenia „warsztaty rozwojowe”, ale w praktyce — czy my musimy znaleźć firmę lub osobę wpisaną do BUR-u, która realizuje dokładnie to szkolenie, o które wnioskowaliśmy?

Anna Soćko: Tak, dokładnie tak to wygląda. W ogóle cały proces związany ze szkoleniami i dofinansowaniami zaczyna się od rozmowy o potrzebach. Jeżeli dana osoba zgłasza się do mnie z pytaniem o konkretne szkolenie, to najpierw rozmawiamy o tym, czego ona faktycznie potrzebuje.

Dopasowuję szkolenie tak, żeby dana osoba mogła z niego wynieść jak najwięcej. Dopiero później przechodzimy do rozmowy o dostępnych formach dofinansowania w jej konkretnej sytuacji. Każdy przypadek jest inny i bardzo indywidualny.

Osoby, które już ze mną współpracowały, wiedzą, że poświęcam dużo czasu na poznanie ich potrzeb.

Jacek Piaseczyński: Rozumiem. A jeszcze jedno pytanie — czy jeśli chodzi o tzw. twarde umiejętności, to również jest możliwość uzyskania dofinansowania na takie szkolenia?

Anna Soćko: Tak, jak najbardziej. Dofinansowanie obejmuje również szkolenia z twardych kompetencji. Mogą to być na przykład szkolenia z chirurgii, medycyny estetycznej, okluzji czy inne specjalistyczne kursy.

Często są to szkolenia wielosesyjne, trwające kilka miesięcy — pół roku, a czasem nawet rok. Finansowanie takiej długofalowej edukacji również jest możliwe.

Jacek Piaseczyński: Mam jeszcze pytanie o koszty kwalifikowane. Czy w tych projektach kosztem kwalifikowanym jest wyłącznie refinansowanie lub współfinansowanie faktury od firmy szkoleniowej albo trenera, który prowadzi szkolenie? Czy mogą to być również inne koszty związane z realizacją warsztatów — na przykład wynajem sali, catering czy podobne elementy?

Anna Soćko: Jeżeli chodzi o koszty kwalifikowane, to w większości projektów wygląda to tak, że VAT jest kosztem niekwalifikowanym. Oczywiście zdarzają się wyjątki, gdzie VAT może być kosztem kwalifikowanym, ale są one rzadkie.

Natomiast koszt wynajęcia sali — niezależnie od tego, czy szkolenie odbywa się w zewnętrznej przestrzeni, czy w danym gabinecie — nie jest kosztem kwalifikowanym.

Z kolei koszty cateringu, przerw kawowych, obiadu czy materiałów szkoleniowych i dydaktycznych jak najbardziej mogą być uznane za koszty kwalifikowane.

Jacek Piaseczyński: Ok. Czyli rozumiem, że w ramach organizacji szkolenia jesteś w stanie przeprowadzić całą procedurę kompleksowo? To znaczy — przychodzimy do Ciebie, a Ty organizujesz całe szkolenie zgodnie z naszymi potrzebami?

Anna Soćko: Tak. Czasem pojawiają się wątpliwości, bo ja nie tylko organizuję szkolenia, ale też je prowadzę. Natomiast osobie, która chce wziąć udział w szkoleniu, pomagam również przejść całą ścieżkę związaną z uzyskaniem dofinansowania.

Jacek Piaseczyński: Wyobrażam to sobie też w taki sposób: planujemy szkolenie dla zespołu, znamy jego koszty i mówimy sobie — dobrze, zorganizujemy je pod warunkiem, że uda się uzyskać dofinansowanie. W innym przypadku po prostu nas na to nie stać albo nie chcemy ponosić pełnych kosztów.

Anna Soćko: Powiem tak — bardzo dużo się w tym temacie zmieniło. Jeszcze kilka lat temu był problem z komunikacją: ludzie nie potrafili wprost powiedzieć, że interesuje ich szkolenie tylko wtedy, gdy będzie ono dofinansowane.

Dzisiaj widzę, że to się zmienia i ja sama zadaję takie pytanie wprost: „Jeżeli nie otrzyma pani dofinansowania, to czy i tak zdecyduje się pani na udział w szkoleniu?”. Odpowiedź jest wtedy jasna — albo ktoś przychodzi, albo nie.

Jacek Piaseczyński: Dokładnie. I rozumiem, że taka postawa nie rodzi żadnych problemów — ani formalnych, ani przy składaniu wniosku?

Anna Soćko: Nie, absolutnie nie. Jeżeli ktoś na samym początku jasno komunikuje, że interesuje go szkolenie wyłącznie z dofinansowaniem, to jest to jego decyzja. Ja po prostu ten komunikat przyjmuję i — jeśli taka osoba chce — dążymy do tego, aby to dofinansowanie zostało uzyskane.

Jacek Piaseczyński: Dobra, czyli wiemy już mniej więcej, jak wygląda cały proces aplikacji krok po kroku. A teraz pytanie: czy jest coś, czego warto unikać, żeby nie stracić szansy na uzyskanie środków?

Anna Soćko: Z mojego doświadczenia wynika, że kluczowe jest bardzo dokładne czytanie regulaminów oraz intensywna komunikacja z urzędnikami. Czasem zapisy w dokumentach bywają niejasne albo niespójne.

Zdarzały się sytuacje, w których jeden urzędnik interpretował dany zapis w jeden sposób, a według matematyki czy logiki wyglądało to zupełnie inaczej. I niestety — z urzędem się nie dyskutuje.

Dlatego najlepiej mieć wszystko na piśmie, o ile to możliwe, i bardzo dużo się dopytywać. Czasem wręcz trzeba być — kolokwialnie mówiąc — upierdliwym, żeby mieć pewność, że to, co zrozumieliśmy, faktycznie jest zgodne z interpretacją urzędu.

Jacek Piaseczyński: Rozumiem. Myślę, że każdy przedsiębiorca, który miał do czynienia z urzędami, doskonale rozumie, o czym mówisz.

Anna Soćko: Dokładnie. Lepiej pięć razy zadzwonić i pięć razy dopytać, niż później utknąć w przekonaniu, że „przecież to było oczywiste”. Czasem naprawdę warto schować ego do kieszeni.

Jacek Piaseczyński: Tak, a potem nie obrażać się na cały świat, że urząd zinterpretował coś po swojemu. A czy mogłabyś opowiedzieć jakiś ciekawy case z pozyskanych dofinansowań — taki, który pozwoli lepiej to sobie wyobrazić?

Anna Soćko: Najczęściej współpracuję z mikroprzedsiębiorcami, którzy bardzo mocno stawiają na rozwój — zarówno swój, jak i swoich pracowników. To często są placówki z kilkoma osobami w zespole, które inwestują w kompetencje długofalowo.

Największe dofinansowanie, jakie udało mi się uzyskać na rozwój edukacyjny w kierunku ortodontycznym, to 60 tysięcy złotych zwrotu dla jednej z klientek.

Oczywiście dokumentacja bywa dużym wyzwaniem, a urzędy nie zawsze są szczególnie entuzjastycznie nastawione. Czasem trzeba dosyłać kolejne dokumenty. Ale moment, w którym przychodzi informacja, że wszystko się udało i środki zostały przyznane — często nawet w formie krótkiego SMS-a — daje ogromną satysfakcję.

Jacek Piaseczyński: Dokładnie. Mamy jeszcze kilka minut, więc przejdźmy do pytań od uczestników. Pojawiło się pytanie dotyczące pożyczek na sprzęt — czy mogłabyś powiedzieć coś więcej na ten temat?

Anna Soćko: Jeżeli chodzi o pożyczki na sprzęt, to jest kilkanaście instytucji, które ich udzielają, i te programy dość często się zmieniają.

W skrócie — są to pożyczki niskooprocentowane, zazwyczaj do 2%. To dobra alternatywa, zwłaszcza w sytuacjach, gdy nie ma aktualnie projektów dotacyjnych na zakup sprzętu, na przykład fotela stomatologicznego.

Pod koniec ubiegłego roku wiele osób korzystało właśnie z takich pożyczek, bo środki dotacyjne były niedostępne. Trzeba jednak pamiętać, że te pule również szybko się wyczerpują.

Jacek Piaseczyński: Czyli to też są programy regionalne? Również realizowane przez Urzędy Marszałkowskie?

Anna Soćko: Tak, to także jest podzielone regionalnie. W zależności od województwa działa inna instytucja lub agencja, która zajmuje się obsługą takich pożyczek. I znów — wszystko trzeba sprawdzać indywidualnie.

Jacek Piaseczyński: Wygląda na to, że odpowiedzieliśmy już na wszystkie pytania. Ja swoją listę mam wyczerpaną. Bardzo fajne, merytoryczne spotkanie — wszystko zostało wyjaśnione od A do Z. Powiedz jeszcze, gdzie można się z Tobą skontaktować?

Anna Soćko: Najlepiej e-mailowo albo przez Facebooka — tam jestem najbardziej aktywna.

Jacek Piaseczyński: Czyli szukamy „Anna Soćko” na Facebooku. A e-mail?

Anna Soćko: kontakt@annasocko.pl

Jacek Piaseczyński: Kontakt oczywiście prześlemy też w e-mailu podsumowującym spotkanie. Aniu, bardzo dziękuję za udział i za to, że tak jasno i kompleksowo wyjaśniłaś cały temat.

Anna Soćko: Podsumowując — możliwości dofinansowań jest naprawdę dużo, ale wszystko zależy od indywidualnej sytuacji i dokładnej analizy przypadku.


Jacek Piaseczyński: Świetnie. Bardzo dziękujemy i do usłyszenia.

Wymogi w gabinecie psychologicznym

Prowadzenie gabinetu psychologicznego wiąże się nie tylko z odpowiedzialnością merytoryczną i etyczną, ale również z koniecznością spełnienia określonych wymogów prawnych, organizacyjnych i lokalowych. Choć zawód psychologa w Polsce nie jest regulowany w takim samym stopniu jak zawody medyczne, gabinet psychologiczny podlega wielu przepisom wynikającym z prawa cywilnego, ochrony danych osobowych oraz standardów świadczenia usług zdrowotnych i okołomedycznych. Ich przestrzeganie jest kluczowe zarówno dla bezpieczeństwa pacjentów, jak i dla ochrony samego specjalisty.

Podstawa prawna prowadzenia gabinetu psychologicznego

Gabinet psychologiczny może funkcjonować w różnych formach prawnych, najczęściej jako jednoosobowa działalność gospodarcza lub praktyka w ramach podmiotu leczniczego. Wybór formy ma bezpośredni wpływ na zakres obowiązków formalnych, w tym rejestrację działalności, sposób rozliczeń podatkowych oraz odpowiedzialność prawną. Psycholog, który udziela świadczeń zdrowotnych, może zostać uznany za podmiot wykonujący działalność leczniczą, co wiąże się z dodatkowymi wymogami wynikającymi z ustawy o działalności leczniczej.

Niezależnie od formy organizacyjnej, konieczne jest posiadanie odpowiednich kwalifikacji zawodowych, które potwierdzają wykształcenie psychologiczne zgodne z obowiązującymi przepisami. Coraz częściej weryfikowane jest również ustawiczne kształcenie oraz korzystanie z superwizji, szczególnie w obszarach pracy klinicznej i terapeutycznej.

Wymogi lokalowe i organizacyjne

Lokal, w którym prowadzony jest gabinet psychologiczny, powinien zapewniać pacjentom poczucie bezpieczeństwa, komfortu oraz pełnej poufności. Kluczowe znaczenie ma możliwość prowadzenia rozmów w warunkach gwarantujących ochronę tajemnicy zawodowej, bez ryzyka zakłóceń. Pomieszczenie powinno być odpowiednio wydzielone, dobrze wentylowane i utrzymane w należytym stanie technicznym oraz sanitarnym.

Gabinet musi być dostosowany do charakteru świadczonych usług, a jego organizacja powinna sprzyjać koncentracji i budowaniu relacji terapeutycznej. W przypadku przyjmowania dzieci lub osób z niepełnosprawnościami warto zwrócić uwagę na dostępność architektoniczną oraz bezpieczeństwo wyposażenia. Choć przepisy nie narzucają szczegółowych standardów aranżacji, w praktyce coraz częściej oceniana jest funkcjonalność i profesjonalizm przestrzeni.

Ochrona danych osobowych i dokumentacja pacjenta

Jednym z najważniejszych obowiązków w gabinecie psychologicznym jest właściwa ochrona danych osobowych pacjentów. Psycholog przetwarza informacje szczególnie wrażliwe, obejmujące między innymi dane dotyczące stanu zdrowia, sytuacji rodzinnej czy problemów osobistych, dlatego jego działania muszą być w pełni zgodne z przepisami RODO. W praktyce oznacza to konieczność wdrożenia odpowiednich procedur, prowadzenia rejestrów przetwarzania danych oraz skutecznego zabezpieczenia dokumentacji przed dostępem osób nieuprawnionych.

Dokumentacja pacjenta, niezależnie od tego, czy prowadzona jest w formie papierowej, czy elektronicznej, powinna być tworzona w sposób rzetelny, uporządkowany i zapewniający ciągłość informacji. Istotne jest także jasne określenie okresów przechowywania danych oraz zasad ich archiwizacji i bezpiecznego niszczenia. Coraz więcej gabinetów decyduje się na cyfrowe rozwiązania wspierające prowadzenie dokumentacji, co znacząco ułatwia spełnienie wymogów formalnych i organizacyjnych, ale jednocześnie wymaga szczególnej dbałości o bezpieczeństwo systemów informatycznych oraz kontrolę dostępu do danych.

W tym kontekście system do EDM Proassist stanowi kompleksowe narzędzie do prowadzenia dokumentacji pacjentów w formie cyfrowej. Umożliwia nie tylko bieżące gromadzenie i archiwizację danych zgodnie z wymaganiami RODO, ale także wystawianie e-recept, e-skierowań oraz e-zwolnień. Wbudowane mechanizmy szyfrowania danych, zarządzania uprawnieniami użytkowników i kontroli dostępu do dokumentacji wspierają psychologów w codziennej pracy, jednocześnie zwiększając poziom bezpieczeństwa przetwarzanych informacji i ograniczając ryzyko naruszeń.

Tajemnica zawodowa i etyka pracy psychologa

Tajemnica zawodowa stanowi jeden z fundamentów pracy psychologa i ma bezpośrednie przełożenie na sposób organizacji gabinetu. Obejmuje ona nie tylko treść rozmów z pacjentem, ale również sam fakt korzystania z pomocy psychologicznej. Psycholog musi zadbać o to, aby wszelkie informacje były chronione na każdym etapie kontaktu z pacjentem, od rejestracji wizyty po archiwizację dokumentacji.

Zasady etyki zawodowej regulują również kwestie informowania pacjenta o zakresie usług, zasadach współpracy, odpłatności oraz możliwości rezygnacji z terapii. Transparentna komunikacja i jasno określone reguły funkcjonowania gabinetu zwiększają bezpieczeństwo obu stron i ograniczają ryzyko nieporozumień lub sporów prawnych.

Bezpieczeństwo pacjentów i odpowiedzialność zawodowa

Prowadząc gabinet psychologiczny, należy uwzględnić również kwestie związane z bezpieczeństwem pacjentów, zarówno w aspekcie fizycznym, jak i psychicznym. Dotyczy to między innymi reagowania w sytuacjach kryzysowych, pracy z osobami w stanie zagrożenia życia lub zdrowia oraz znajomości procedur interwencyjnych. Psycholog powinien mieć jasno określone granice kompetencji i w razie potrzeby kierować pacjenta do innych specjalistów.

Istotnym elementem zabezpieczenia działalności jest także ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej. Choć nie zawsze jest ono obowiązkowe, w praktyce stanowi standard w profesjonalnie prowadzonych gabinetach i chroni zarówno psychologa, jak i pacjentów w przypadku ewentualnych roszczeń.

Podsumowanie

Spełnienie wymogów w gabinecie psychologicznym to proces, który wykracza poza formalne rozpoczęcie działalności. Obejmuje on świadome projektowanie przestrzeni, dbałość o ochronę danych, przestrzeganie zasad etyki oraz ciągłe podnoszenie jakości świadczonych usług. Gabinet prowadzony zgodnie z przepisami i dobrymi praktykami nie tylko minimalizuje ryzyko prawne, ale przede wszystkim buduje zaufanie pacjentów i tworzy bezpieczne warunki do skutecznej pracy psychologicznej.

Jeśli planujesz otworzyć gabinet psychologiczny w 2026 roku – skontaktuj się z nami. Pomożemy Ci nie tylko wdrożyć EDM, ale też zorganizować całą cyfrową stronę Twojego gabinetu: od bezpiecznego obiegu dokumentacji, przez rejestrację wizyt online, aż po rozwiązania wspierające marketing i komunikację z pacjentami.

Logo PROASSIST z zielonym łukiem przy literze P i niebieskim trójkątem jako literą A.

Zamów bezpłatne
połączenie w 5 minut!

Jesteśmy gotowi, aby odpowiedzieć na wszystkie Twoje pytania.

Dział sprzedaży dostępny jest od poniedziałku do piątku w godzinach od 08:00 do 16:00.

Wysyłając formularz, wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z Polityką Prywatności Proassist.