Okazuje się, że sam hałas na recepcji nie generuje zysku, a twarde dane z analizy 4 tysięcy rozmów z pacjentami pokazują brutalną prawdę: aż 70% tych połączeń to marnowanie potencjału Twojego zespołu.
Przedstawiamy kluczowe wnioski z najnowszego raportu Proassist, opracowanego na podstawie szczegółowej analizy 4000 rzeczywistych rozmów pacjentów z chatbotem Rejestratorką Pauliną. To unikalne studium przypadku pozwala precyzyjnie zdiagnozować, co tak naprawdę dzieje się na linii pacjent-placówka.
Szum informacyjny vs. realna sprzedaż
Najbardziej uderzającym wnioskiem z analizy jest struktura ruchu w komunikacji. Dane dowodzą, że aż 70% interakcji to tzw. „szum informacyjny”. Okazuje się, że aż 7 na 10 pacjentów wcale nie potrzebuje rozmowy z wykwalifikowanym pracownikiem.
Zamiast finalizować zapisy na wizyty, Twoja rejestracja pełni rolę biura informacji, odpowiadając na powtarzalne, rutynowe pytania dotyczące kwestii technicznych i organizacyjnych, takich jak dokładna lokalizacja i parking, dostępne formy płatności (karta, Blik), możliwość refundacji NFZ, zakres dostępnych usług i specjalizacji. Te pytania, choć konieczne z punktu widzenia pacjenta, nie wymagają angażowania wysoko wykwalifikowanego personelu. W tradycyjnym modelu rejestracji każda taka rozmowa odciąga pracownika od jego kluczowego zadania, realnej obsługi pacjentów „przy okienku” oraz sprzedaży usług medycznych, która stanowi zaledwie 30% wszystkich kontaktów.
Nowoczesny pacjent i „efekt Google”
Raport szczegółowo analizuje zmieniające się nawyki pacjentów, które wymuszają na placówkach medycznych ewolucję standardów. Współczesny konsument medyczny funkcjonuje w realiach „efektu Google”, oczekuje natychmiastowej odpowiedzi „tu i teraz”, bez konieczności przedzierania się przez zakładki na stronie internetowej czy czekania na połączenie z konsultantem.
Co więcej, pacjenci coraz częściej dbają o dyskrecję. Zwłaszcza w godzinach pracy wolą pisać niż dzwonić, co pozwala im na załatwienie spraw zdrowotnych w sposób niezauważalny dla otoczenia. Komunikują się przy tym językiem naturalnym, potocznym, oczekując, że system ich zrozumie bez konieczności stosowania sztywnych komend.
Wyzwanie dostępności 24/7
Kolejnym mitem, który obala raport, jest przekonanie, że pacjenci kontaktują się z placówką tylko w godzinach jej otwarcia. Analiza wykazała, że aż 38% interakcji odbywa się poza standardowymi godzinami pracy recepcji. Wzrost aktywności pacjentów odnotowuje się m.in. w godzinach wieczornych, po 18:00, kiedy ludzie mają czas na załatwianie spraw prywatnych.
Stosowana w wielu miejscach procedura oddzwaniania rano do osób dzwoniących wieczorem okazuje się wysoce nieefektywna, pacjenci często nie odbierają lub, co gorsza, zdążyli już zapisać się do konkurencji, która udzieliła im odpowiedzi natychmiast.
Źródło: Raport Proassist – czy AI może zastąpić pierwszą rozmowę z pacjentem?
Jak zoptymalizować komunikację?
Rozwiązaniem problemu przeciążenia personelu, frustracji i wypalenia zawodowego rejestratorek jest inteligentna automatyzacja. Wdrożenie chatbota Rejestratorki Pauliny, który pracuje 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, pozwala na przejęcie powtarzalnych zadań i udzielanie natychmiastowych odpowiedzi na rutynowe pytania. Dzięki temu pracownicy mogą skupić się na budowaniu relacji z pacjentem i realnym zwiększaniu rentowności placówki.
To jednak tylko wierzchołek góry lodowej wniosków zawartych w pełnym opracowaniu. Jakie są dokładne godziny szczytów komunikacyjnych? Jakie bariery najczęściej blokują efektywność tradycyjnej rejestracji? Jak pacjenci reagują na kontakt z technologią AI?
Odpowiedzi na te pytania znajdziesz w pełnej wersji raportu. To kompendium wiedzy, będące prawdziwym „Niezbędnikiem Managera”, pomoże Ci przejść od chaosu dzwoniących telefonów do uporządkowanej, nowoczesnej komunikacji. Zapraszamy do pobrania pełnego raportu i lektury!
Z pomocą nowoczesnych narzędzi, takich jak Proassist, można nie tylko usprawnić codzienną organizację pracy, ale też realnie podnieść efektywność całego zespołu. System automatyzuje kluczowe procesy, od przypomnień SMS i rezerwacji wizyt, po rozliczenia i zarządzanie grafikiem.
Chcesz, aby Twoja placówka działała szybciej, sprawniej i z większym komfortem dla zespołu? Skontaktuj się z nami i zobacz, jak Proassist może odciążyć Twój personel i poprawić organizację pracy każdego dnia.
Według najnowszych badań już 71% szpitali w USA wykorzystuje rozwiązania AI do wspierania procesów klinicznych i administracyjnych, a wskaźnik ten wzrósł z 66% w ciągu zaledwie jednego roku. Najszybciej rozwijają się zastosowania związane z automatyzacją rozliczeń, planowaniem wizyt oraz analizą ryzyka zdrowotnego pacjentów.
Odpowiedzią na te potrzeby jest automatyzacja, której symbolem staje się Rejestratorka Paulina, zaawansowana, cyfrowa asystentka. To nie jest zwykły chatbot, ale narzędzie zaprojektowane tak, by realnie odciążyć zespoły medyczne i skrócić czas obsługi pacjenta.
System został opracowany przez dział badań i rozwoju R&D Proassist, tworzony przez doktorantów oraz absolwentów Akademii Górniczo-Hutniczej, Uniwersytetu Jagiellońskiego i Politechniki Wrocławskiej.
Geneza: rozwiązywanie realnych problemów placówek
Pomysł na stworzenie Rejestratorki Pauliny nie był jedynie technologicznym eksperymentem, ale odpowiedzią na konkretne potrzeby rynku. Specjaliści z Proassist wskazują, że głównym celem było usprawnienie procesów, które do tej pory stanowiły „wąskie gardło” w placówkach. „Chcieliśmy, aby więcej osób mogło się jednocześnie rejestrować, każdy w swoim tempie bez pośpiechu, czyli rozwiązać problem np. oczekiwania na połączenie telefoniczne lub wyszukiwania miejsca zapisu na stronie”.
Dzięki Paulinie pacjenci nie muszą już błądzić w gąszczu nieintuicyjnych zakładek na stronach internetowych. „Dzięki Rejestratorce Paulinie, która odpowie na zdecydowaną większość pytań odnośnie placówki, terminów, rodzajów badań, specyfiki badań, miejsc parkingowych, cen itd., oszczędza się masę czasu oraz rozwiewa wszystkie wątpliwości”. Takie podejście bezpośrednio przekłada się na wyniki placówek, ponieważ jak podkreślają eksperci: „placówki, które nie wdrażają automatyzacji, racą przede wszystkim czas, dostępność oraz część potencjalnych klientów”.
Więcej niż chatbot: era cyfrowej rejestratorki
Kluczową różnicą między Pauliną a standardowymi rozwiązaniami dostępnymi na rynku jest jej wielofunkcyjność. Specjaliści z działu AI podkreślają, że „Paulinę odróżnia przede wszystkim to, że nie jest tylko prostym chatbotem odpowiadającym na kilka zaprogramowanych pytań. To cyfrowa rejestratorka, która realnie wspiera pacjenta w całym kontakcie z placówką”.
System ten wyróżnia się zdolnością do płynnego prowadzenia rozmowy i utrzymywania kontekstu. Pacjent może dopytywać o szczegóły nawet w trakcie procesu zapisu. „Co ważne, takie pytania może zadawać również w trakcie procesu rejestracji, Paulina nie gubi się, tylko potrafi odpowiedzieć i wrócić do umawiania wizyty”.
Kolejnym przełomem jest zdolność do rozumienia intencji pacjenta już na samym początku rozmowy. „Rozumie, kiedy pacjent już w pierwszej wiadomości poda więcej informacji, np. nazwisko lekarza, specjalizację, usługę albo preferowany termin. Wykorzystuje te dane od razu, zamiast pytać o wszystko od początku”.
Architektura technologiczna i bezpieczeństwo danych
Fundamentem Pauliny są polskie modele językowe z rodziny Bielik, technologia RAG (Retrieval-Augmented Generation) oraz autorska warstwa analizy intencji. Wykorzystanie architektury RAG w praktyce oznacza, że „Paulina odpowiada na podstawie wiedzy konkretnej placówki. Najpierw wyszukuje potrzebne informacje, a następnie tworzy odpowiedź dopasowaną do pytania pacjenta”.
W systemie ochrony zdrowia absolutnym priorytetem pozostaje jednak bezpieczeństwo. Eksperci Proassist zdecydowali się na model on-premise, co oznacza, że „system działa w kontrolowanej infrastrukturze, a dane rozmów i informacje pacjentów nie są wysyłane do zewnętrznych usług AI ani publicznych chmur obliczeniowych”. Dzięki temu placówka zachowuje pełną kontrolę nad przepływem informacji, co jest kluczowe w obliczu restrykcyjnych przepisów o ochronie danych medycznych.
Wyzwanie „halucynacji” AI – jak je pokonano?
Jednym z największych lęków związanych z AI jest generowanie nieprawdziwych informacji, czyli tzw. halucynacji. W medycynie nie ma na to miejsca. Specjaliści Proassist rozwiązali ten problem, zmieniając samo założenie działania systemu: „Paulina nie jest systemem, który ma swobodnie odpowiadać na każde pytanie medyczne. To kontrolowany asystent zaprojektowany do konkretnych, bezpiecznych zastosowań w obsłudze pacjenta”.
System został zaprojektowany tak, by wiedział, kiedy przestać odpowiadać. „Kluczowe było dla nas to, aby system nie tylko ładnie odpowiadał, ale też wiedział, kiedy nie powinien odpowiadać na siłę”. Jeśli pytanie wykracza poza zakres kompetencji administracyjnych, Paulina kieruje pacjenta do personelu medycznego. Eksperci wspominają z uśmiechem fazę testów: „Próbowaliśmy ją złamać. Pytaliśmy o rzeczy kompletnie niezwiązane z placówką, nawet o przepis na ciasto… Paulina konsekwentnie wracała do tematu obsługi pacjenta, nie dawała się złamać ani wyprowadzać z równowagi”.
Realne wdrożenia i moment „Udało się!”
Proces wdrażania Pauliny w placówkach medycznych pokazał, jak różnorodne są potrzeby gabinetów. Każda placówka ma inne zasady i wyjątki, które system musi uwzględnić. Dodatkowym wyzwaniem było nauczenie AI obsługi naturalnego języka pacjentów, którzy często piszą skrótowo i nieprecyzyjnie.
Prawdziwy sukces przyszedł jednak wraz z pierwszymi rozmowami z pacjentami. Jak wspominają twórcy: „Tym momentem była chwila, kiedy były pierwsze testy rozmów z pacjentami. Na własne oczy zobaczyliśmy, że Paulina w zdecydowanej większości przypadków radzi sobie dokładnie tak, jak przewidzieliśmy i dokładnie tak, jak oczekiwalibyśmy tego od prawdziwego człowieka”. Ten moment poczucia spełnienia nastąpił, gdy rozwiązanie sprawdziło się w realnych warunkach: „Najważniejsze było dla nas to, że rozwiązanie sprawdziło się nie tylko w kontrolowanych testach, ale też w prawdziwych rozmowach z pacjentami. Było nim właśnie to spokojne: udało się”.
Przyszłość: synergia człowieka i technologii
Specjaliści z Proassist nie widzą przyszłości jako świata zdominowanego wyłącznie przez maszyny. Przewidują, że za 3-5 lat obsługa pacjenta będzie mądrym połączeniem obu światów. „Technologia zajmie się powtarzalnością i dostępnością, a człowiek tym, co najważniejsze: zaufaniem, empatią i wsparciem w sytuacjach, które wymagają indywidualnego podejścia”.
Automatyzacja ma zdjąć z rejestracji ciężar zadań rutynowych, które generują kolejki i przeciążają zespoły. Kluczowe kompetencje przyszłości w tym zawodzie to nie tylko empatia, ale i sprawność cyfrowa. „Pracownicy rejestracji będą nie tylko obsługiwać systemy, ale też współpracować z rozwiązaniami takimi jak Paulina, czyli monitorować procesy, reagować na wyjątki, aktualizować informacje i dbać o jakość obsługi pacjenta”.
Plany rozwoju i podsumowanie
Najbliższe plany Proassist obejmują wprowadzenie voicebota, który pozwoli na całodobową rejestrację telefoniczną. Dlaczego każda placówka medyczna powinna zainteresować się tym rozwiązaniem? Eksperci z działu AI podsumowują to jednym zdaniem: „Każda placówka powinna poznać Paulinę, bo pomaga obsłużyć więcej pacjentów, odciążyć rejestrację i ograniczyć utratę wizyt, a przy tym daje pacjentom szybki dostęp do informacji, możliwość zadawania pytań, rozmowy w różnych językach i przejścia przez cały proces we własnym tempie”. Paulina to dowód na to, że technologia w medycynie może być jednocześnie profesjonalna, bezpieczna i bardzo „ludzka”.
Chcesz usprawnić organizację pracy w swojej placówce? Skontaktuj się z nami i zobacz, jak Proassist może pomóc Twojemu zespołowi pracować szybciej, sprawniej i z jeszcze większą satysfakcją każdego dnia.
Dzięki tej współpracy, zarządzanie zleceniami na badania oraz odbieranie wyników staje się prostsze, szybsze i w pełni zautomatyzowane.
Czym jest Synevo?
Synevo to jedno z wiodących laboratoriów medycznych w Polsce, które łączy nowoczesne standardy jakości z przyjazną obsługą pacjenta. Oferta Synevo obejmuje ponad 2 tysiące rodzajów badań, od rutynowej morfologii krwi po zaawansowane testy genetyczne, hormonalne, immunologiczne czy mikrobiologiczne.
Dzięki sieci ponad 160 punktów pobrań zlokalizowanych w całym kraju, firma zapewnia pacjentom szybki i wygodny dostęp do diagnostyki. Synevo stawia na innowacyjność, oferując m.in. całodobowy dostęp do wyników online poprzez bezpieczny portal pacjenta my.synevo.pl i aplikację mobilną.
Jakie korzyści przynosi integracja z Synevo?
Integracja została zaprojektowana tak, aby maksymalnie odciążyć personel medyczny i usprawnić ścieżkę diagnostyczną pacjenta. Główne zalety to:
Wystawianie zleceń bezpośrednio z EDM: specjalista może wystawić skierowanie na badania laboratoryjne w trakcie wizyty, korzystając z bocznego panelu w oknie dokumentacji medycznej.
Wgląd dla rejestracji: pracownicy rejestracji zyskują możliwość monitorowania statusu badań, sprawdzania realizacji zleceń oraz pobierania wyników bezpośrednio w systemie.
Automatyczna synchronizacja wyników: nie musisz już ręcznie sprawdzać dostępności wyników. Są one automatycznie synchronizowane z systemem Proassist co 1 godzinę.
Wygoda dla pacjenta: zlecenie może zostać wykonane zarówno w placówce medycznej, jak i w dowolnym laboratorium Synevo. Pacjent może również otrzymać wydruk skierowania, a w razie jego zgubienia, personel może wygenerować duplikat jednym kliknięciem z karty pacjenta.
Pełna kontrola nad dostępem do badań laboratoryjnych
W zakładce użytkowników jest nowe uprawnienie dotyczące badań laboratoryjnych. Po jego aktywacji użytkownik zyskuje dostęp do zakładki „Badania laboratoryjne” zarówno w EDM, jak i w karcie pacjenta. W przypadku wyłączenia uprawnienia sekcja ta oraz powiązane z nią przyciski nie są widoczne, co pozwala lepiej kontrolować dostęp do funkcji związanych z diagnostyką laboratoryjną.
Po skonfigurowaniu integracji z laboratorium system automatycznie przyznaje użytkownikom przypisanym do danego kontrahenta uprawnienie do korzystania z funkcji badań laboratoryjnych. Dzięki temu po uruchomieniu integracji dostęp do nowych możliwości jest dostępny od razu, bez konieczności dodatkowej konfiguracji.
W razie potrzeby uprawnienie można w każdej chwili ręcznie odebrać wybranym użytkownikom, co pozwala zachować pełną kontrolę nad dostępem do modułu w systemie.
Nowe uprawnienie dotyczące badań laboratoryjnych
Wysyłanie zleceń na badania
Można wystawić zlecenie na badania diagnostyczne bezpośrednio z poziomu systemu. Podczas tworzenia zlecenia użytkownik wybiera m.in. dostawcę laboratorium, jednostkę zlecającą, laboratorium, konkretne badania oraz miejsce pobrania materiału.
Dostępne są dwa warianty realizacji pobrania materiału: w punkcie pobrań Synevo, gdzie pacjent zgłasza się ze skierowaniem bezpośrednio do punktu, lub w placówce, gdzie materiał pobierany jest na miejscu, a następnie przekazywany do laboratorium. W przypadku pobrania w punkcie Synevo zlecenie automatycznie otrzymuje kod z laboratorium, natomiast przy pobraniu w placówce kod może zostać uzupełniony później, w momencie wysyłki zlecenia.
Wystawienie zlecenia na badania diagnostyczne
Pobieranie umowy z Synevo i mapowanie danych
W konfiguracji laboratorium jest możliwość pobrania danych umowy z Synevo. Po poprawnym wprowadzeniu loginu i hasła system automatycznie pobiera dostępne informacje, takie jak lista badań, laboratoriów oraz jednostek zlecających.
Dodatkowo dane z umowy można zmapować z poradniami i placówkami skonfigurowanymi w Proassist. Ustawienia mogą być dziedziczone na niższe poziomy struktury, ale istnieje również możliwość ich indywidualnego nadpisania dla wybranych poradni lub placówek. W przypadku dodania nowych poradni lub gabinetów po stronie placówki, użytkownik otrzymuje informację o brakujących elementach, które wymagają uzupełnienia.
Pobieranie umowy
Wydruk zlecenia na badanie i pobieranie wyników
Po wystawieniu zlecenia możliwe jest pobranie wydruku dla pacjenta, który zawiera m.in. kod kreskowy, dane pacjenta oraz listę zleconych badań. W przypadku zleceń wymagających późniejszego uzupełnienia danych, pierwszy wydruk może być niekompletny do momentu wysłania zlecenia i otrzymania kodu z laboratorium.
Zlecenie z kodem kreskowym
Wyniki badań z Synevo są dostępne w zakładce badań laboratoryjnych pacjenta. Na liście wyników użytkownik może sprawdzić m.in. datę wystawienia zlecenia, nazwę laboratorium oraz szczegółowe informacje dotyczące wyniku. W przypadku większej liczby badań system umożliwia stopniowe wczytywanie kolejnych pozycji, co ułatwia ich przeglądanie.
Lista wyników badań laboratoryjnych
Jak uruchomić integrację w Twojej placówce?
Proces konfiguracji integracji jest prosty i składa się z kilku kroków realizowanych w panelu administratora. W pierwszej kolejności należy dodać Synevo jako kontrahenta w zakładce placówki i kontrahenci oraz uzupełnić dane dostępowe (login i hasło) otrzymane od laboratorium.
Następnie należy pobrać i podpisać umowę dostępną w panelu integracji. Kolejnym etapem jest wykonanie mapowania laboratorium, czyli wprowadzenie kodów jednostki zlecającej zgodnie z warunkami zawartej umowy z Synevo. Ostatnim krokiem jest nadanie odpowiednich uprawnień pracownikom poprzez zaznaczenie opcji „Badania laboratoryjne klientów” w edycji profilu użytkownika.
Chcesz przejść przez cały proces krok po kroku? Szczegółową instrukcję konfiguracji integracji znajdziesz w naszym Przewodniku Użytkownika Proassist.
Podsumowanie
W Proassist wierzymy, że lekarze i placówki medyczne są naszymi partnerami. Nasze oprogramowanie tworzymy tak, aby wspólnie z nimi wypracowywać najlepsze standardy obsługi pacjenta.
Dzięki połączeniu Synevo z systemem medycznym Proassist, Twoja placówka może skupić się na tym, co najważniejsze: leczeniu pacjentów, podczas gdy technologia zajmie się resztą.
Konsekwentnie słuchamy użytkowników i przekładamy ich potrzeby na konkretne funkcje, które realnie ułatwiają pracę w gabinecie i rejestracji. Jeśli masz pomysł na funkcję, która mogłaby usprawnić pracę Twojej placówki, skontaktuj się z nami. Zgłaszane potrzeby są dla nas ważnym elementem planowania roadmapy i mają realny wpływ na kierunek rozwoju Proassist.
Najnowsza aktualizacja systemu wprowadza szereg usprawnień, które sprawiają, że obsługa staje się jeszcze bardziej intuicyjna, elastyczna i dopasowana do potrzeb różnorodnych grup pacjentów
Bariery językowe przestają istnieć
Najważniejszą nowością jest wprowadzenie wielojęzyczności. Rejestratorka Paulina mówi teraz w czterech językach: polskim, angielskim, niemieckim oraz ukraińskim.
Pacjent może samodzielnie wybrać preferowany język na początku rozmowy lub co jest niezwykle wygodne, zmienić go w trakcie konwersacji. System automatycznie rozpozna wiadomość napisaną w innym języku lub zareaguje na prośbę o przełączenie wariantu językowego. Dla placówki oznacza to wyeliminowanie stresu związanego z barierą językową i profesjonalną obsługę pacjentów obcojęzycznych bez angażowania personelu.
Wybór wariantu językowego
Inteligentne dopasowanie wizyt dzięki specjalizacjom i mapowaniu
Wprowadziliśmy specjalizacje systemowe, które pozwalają chatbotowi na jeszcze precyzyjniejszą interpretację intencji pacjenta. Jeśli pacjent zadeklaruje chęć wizyty np. u alergologa, Rejestratorka Paulina automatycznie powiąże to ze specjalizacją systemową i przypisanymi do niej lekarzami w Twojej placówce.
Dodatkowo system umożliwia mapowanie specjalizacji, co zapewnia pełną spójność z Twoimi własnymi ustawieniami i ułatwia zarządzanie procesem rejestracji online.
Specjalizacje systemowe i mapowanie
Personalizacja i lepsza widoczność na stronie
Wiemy, jak ważny jest pierwszy kontakt, dlatego dodaliśmy nowe opcje zarządzania wyglądem chatbota:
Efekt pulsowania ikonki chatbota: skutecznie przyciąga uwagę pacjenta i zachęca do interakcji.
Elastyczny wygląd: możesz zdecydować, czy na stronie ma widnieć sam widget, czy dodatkowy obrazek powitalny.
Efekt pulsowania ikonki chatbota
Nowością jest również możliwość zarządzania tekstami powitalnymi – tzw. zachętami do rozpoczęcia rozmowy, wyświetlanymi w dymkach. System udostępnia domyślne komunikaty startowe, jednak można je edytować, usuwać lub dodawać własne. Jeśli dodanych zostanie kilka tekstów, chatbot będzie prezentował je rotacyjnie, co pozwala urozmaicić komunikację i skuteczniej angażować użytkowników odwiedzających stronę.
Zarządzanie ikonką chatbota i zachętą do rozpoczęcia rozmowy
Chatbot, który rozwija się razem z użytkownikami – nowy sposób prezentacji usług
W aktualizacji pojawiło się również usprawnienie, które wcześniej znalazło się na liście funkcji zgłaszanych i wybieranych przez użytkowników, usługi prezentowane przez chatbota są teraz wyświetlane w uporządkowanej, czytelnej liście. To niewielka zmiana, ale mająca duże znaczenie dla komfortu rozmowy i przejrzystości całego procesu rejestracji.
Pacjent, widząc uporządkowaną listę usług, może szybciej wybrać odpowiednią pozycję i sprawniej przejść do umawiania wizyty. Dzięki temu chatbot prowadzi rozmowę w bardziej intuicyjny sposób, a użytkownik nie musi zastanawiać się, jaki powinien być kolejny krok.
Uporządkowana lista usług
Dlaczego warto postawić na Rejestratorkę Paulinę?
To asystentka, która nigdy nie bierze urlopu i nie kończy zmiany. Dzięki automatyzacji powtarzalnych zadań, Paulina potrafi: umówić i potwierdzić wizytę, pomóc w zmianie terminu, odpowiedzieć na najczęstsze pytania, zebrać niezbędne dane i przyjąć zgłoszenie. Dzięki temu pacjenci otrzymują pomoc natychmiast, nawet wieczorami czy w weekendy, a Twój zespół może skupić się na zadaniach wymagających osobistego zaangażowania.
Najnowsza aktualizacja Proassist to kolejny krok w stronę pełnej automatyzacji i maksymalnej wygody. Rozwijamy się razem z naszymi użytkownikami, by codzienna praca placówek medycznych była prostsza i bardziej efektywna. Jeśli masz pomysł na usprawnienie, skontaktuj się z nami, zgłaszane sugestie mają realny wpływ na rozwój Proassist i planowanie roadmapy.
Ostatnie dni przyniosły kluczową aktualizację, która usprawni pozyskiwanie pacjentów oraz ułatwi zarządzanie procesem rejestracji dzięki nowoczesnej integracji z jednym z największych portali medycznych w Polsce kliniki.pl
Czym jest portal kliniki.pl?
Kliniki.pl to platforma umożliwiająca pacjentom szybkie i wygodne znalezienie kliniki oraz lekarza, a także umówienie wizyty bez kolejek. Serwis obejmuje szeroki zakres dziedzin medycznych, takich jak medycyna estetyczna, chirurgia plastyczna, stomatologia, diagnostyka oraz wiele innych specjalizacji.
Oprócz funkcji rezerwacyjnej portal jest bogatym źródłem wiedzy o zdrowiu, publikując artykuły i webinary merytorycznie weryfikowane przez lekarzy i ekspertów.
Nowoczesna integracja oparta na API
Wprowadzenie pełnej integracji z kliniki.pl opartej na nowoczesnym API zastępuje wcześniejszą wersję, która działała jedynie w oparciu o prosty widget. Nowy system zapewnia łatwą aktywację, właściciel lub manager placówki może samodzielnie włączyć funkcję w ustawieniach, generując klucz API. Dodatkowo umożliwia pełną automatyzację procesów: po przesłaniu danych do obsługi portalu kliniki.pl oba systemy zaczynają współpracować bez konieczności ręcznego przepisywania informacji.
Dzięki nowoczesnemu API, proces pozyskiwania pacjenta stał się w pełni zautomatyzowany. Gdy pacjent odnajduje Twoją placówkę na kliniki.pl i rezerwuje termin, informacja o wizycie natychmiast trafia do grafiku w Proassist. Może również zmienić termin wizyty lub ją odwołać.
System automatycznie sprawdza, czy pacjent już istnieje w bazie (na podstawie numeru PESEL oraz pierwszej litery imienia i nazwiska), co zapobiega powstawaniu duplikatów. To oszczędność czasu dla recepcji i gwarancja, że żadne zgłoszenie nie zostanie pominięte.
Proassist to Twoje centrum dowodzenia: korzyści dla placówki
Prawdziwa praca zaczyna się jednak w gabinecie, a Proassist dostarcza lekarzom i specjalistom wszystkie niezbędne narzędzia do profesjonalnej obsługi pacjenta:
Cyfrowe zgody i podpisy na tablecie: pacjent może wypełnić ankietę medyczną, dokumenty RODO oraz podpisać zgody zabiegowe elektronicznie na tablecie.
Dokumentacja zdjęciowa: specjaliści mogą dodawać zdjęcia bezpośrednio z telefonu do karty pacjenta, co jest kluczowe przy monitorowaniu postępów terapii, np. w dermatologii czy podologii.
Przejrzystość i bezpieczeństwo danych
Nowa integracja dba o to, aby praca w kalendarzu była jak najbardziej intuicyjna. Każda wizyta pochodząca z portalu kliniki.pl będzie oznaczona dedykowaną ikoną, co pozwoli personelowi błyskawicznie zidentyfikować źródło zapisu.
Priorytetem pozostaje również bezpieczeństwo informacji. Integracja została zaprojektowana tak, aby portal zewnętrzny miał uprawnienia wyłącznie do dodawania nowych wizyt, zmiany terminów lub ich odwołanie. Kliniki.pl nie ma wglądu w pełną listę pacjentów placówki ani w ich historię medyczną, nie posiada także dostępu do szczegółów wizyt ani EDM. Dzięki temu w Proassist zapewniona jest pełna ochrona wrażliwych danych.
Partnerstwo i rozwój: lekarz w centrum uwagi
W Proassist wierzymy, że lekarze i placówki medyczne są naszymi partnerami. Nasze oprogramowanie tworzymy tak, aby wspólnie z nimi wypracowywać najlepsze standardy obsługi pacjenta.
Dzięki połączeniu kliniki.pl z systemem medycznym Proassist, Twoja placówka może skupić się na tym, co najważniejsze: leczeniu pacjentów, podczas gdy technologia zajmie się resztą.
Konsekwentnie słuchamy użytkowników i przekładamy ich potrzeby na konkretne funkcje, które realnie ułatwiają pracę w gabinecie i rejestracji. Jeśli masz pomysł na funkcję, która mogłaby usprawnić pracę Twojej placówki, skontaktuj się z nami. Zgłaszane potrzeby są dla nas ważnym elementem planowania roadmapy i mają realny wpływ na kierunek rozwoju Proassist.
Ponad 91% placówek posiada kartę informacyjną leczenia w formie elektronicznej, co znacząco ogranicza konieczność pracy na papierze. Z kolei około 86% podmiotów medycznych dysponuje odpowiednią infrastrukturą IT, umożliwiającą pełne wdrożenie EDM.
Podczas ostatniego webinaruProassist, eksperci: Mateusz Zając z działu opiekunów klienta oraz Anna Spigarska udzielająca wsparcia technicznego, podzielili się praktyczną wiedzą na temat tego, jak zoptymalizować pracę w gabinecie poprzez odpowiednie wykorzystanie systemu Proassist – personalizację EDM, inteligentne szablony oraz aplikację mobilną.
Personalizacja EDM – gabinet skrojony na miarę
Każdy specjalista pracuje inaczej. Kardiolog może potrzebować obszernego miejsca na opisowe rozpoznanie, podczas gdy fizjoterapeuta skupia się na szczegółowych zaleceniach dotyczących ćwiczeń. System Proassist odchodzi od sztywnego, narzuconego schematu, oferując lekarzom możliwość pełnej personalizacji widoku EDM.
Jak to działa w praktyce? Zamiast dostosowywać się do systemu, lekarz może dostosować system do siebie. Przez kliknięcie w ikonę awatara i wybranie opcji „Personalizacja EDM”, użytkownik przechodzi w tryb edycji, gdzie sekcje stają się „funkcyjne”. Można je dowolnie przesuwać, powiększać lub zmniejszać konkretne pola tekstowe.
E-WUŚ – błyskawiczna weryfikacja ubezpieczenia
Kolejnym elementem automatyzacji jest integracja z systemem e-WUŚ. System pozwala na sprawdzenie statusu ubezpieczenia pacjenta bezpośrednio z poziomu wizyty za pomocą jednego, zielonego przycisku. Jeśli konfiguracja jest poprawna, lekarz od razu otrzymuje informację, czy pacjent jest ubezpieczony, co jest kluczowe przy wystawianiu recept refundowanych i świadczeń.
Szablony wizyt – 80% pracy wykonane jednym kliknięciem
Jednym z kluczowych tematów poruszonych podczas webinaru była automatyzacja powtarzalnych czynności. Mateusz Zając zwrócił uwagę, że w przypadku wielu lekarzy nawet 80% wizyt przebiega według podobnego schematu, co sprawia, że każdorazowe wpisywanie tych samych pytań wywiadu czy opisów badań staje się niepotrzebną stratą czasu.
W tym kontekście system oferuje dwa poziomy szablonowania. Pierwszy to szablony poszczególnych pól, które pozwalają zapisać np. standardowy zestaw pytań do wywiadu lekarskiego lub opis badania USG. Drugi to szablony całej wizyty, umożliwiające uzupełnienie wywiadu, badania i zaleceń jednym kliknięciem.
Mateusz Zając zachęca do zmiany podejścia, traktując konfigurację szablonów jako inwestycję: „Takie modyfikacje, konfiguracje i tworzenie szablonów traktowałbym raczej jako inwestycję. Raz poświęcam na to pół godziny, ale już w perspektywie nawet najbliższego tygodnia ten czas mi się zwraca”.
Dla lekarzy preferujących bardziej uporządkowaną formę pracy system udostępnia także rozwijane sekcje typu „tak/nie/nie dotyczy”, które eliminują konieczność wpisywania pełnych zdań i dodatkowo przyspieszają dokumentowanie wizyty.
E-dokumentacja
Proces wystawiania e-dokumentów został sprowadzony do minimum dzięki automatycznemu pobieraniu danych pacjenta z jego karty, co eliminuje ryzyko błędów w takich danych jak PESEL czy adres. W przypadku e-recept lekarz ma do dyspozycji zintegrowaną bazę leków, która pozwala szybko sprawdzić szczegółowe informacje o preparacie oraz jego zastosowanie w kontekście refundacji. Dodatkowo system umożliwia tworzenie szablonów recept, szczególnie przydatnych wtedy, gdy lekarz często przepisuje te same zestawy leków wraz z określonym dawkowaniem, a także korzystanie z funkcji „Powiel całą receptę”, dzięki której można odtworzyć wcześniejsze zalecenia w zaledwie kilka kliknięć.
Podobne udogodnienia dotyczą e-skierowań oraz e-ZLA, które również mogą być szablonowane, co znacząco przyspiesza pracę w gabinecie. W przypadku zwolnień lekarskich system automatycznie uzupełnia dane płatnika po wpisaniu numeru PESEL pacjenta, co dodatkowo ogranicza liczbę ręcznych czynności i usprawnia cały proces administracyjny.
Aplikacja Mobilna – pełny gabinet w smartfonie
Jednym z najciekawszych punktów webinaru była prezentacja aplikacji mobilnej. Eksperci podkreślali, że nie jest to już wyłącznie prosty podgląd kalendarza, ale pełnoprawne narzędzie do pracy z pacjentem.
Do kluczowych funkcji mobilnych należy m.in. dodawanie wizyt „w biegu”, gdy pacjent dzwoni poza godzinami pracy, lekarz może od razu go umówić, mając dostęp do aktualnej dostępności w grafiku. Równie istotna jest możliwość przeprowadzenia pełnej wizyty z poziomu telefonu lub tabletu, wraz z uzupełnieniem EDM, wykorzystaniem szablonów oraz wystawieniem e-recepty czy e-ZLA.
Szczególnie docenianą funkcją, zwłaszcza wśród fizjoterapeutów, jest dyktowanie dokumentacji. Zamiast ręcznego wpisywania treści, specjalista może mówić, a system automatycznie przekształca wypowiedź na tekst w polach EDM.
Anna Spigarska zaznacza: „Mamy lekarzy, którzy nawet będąc na urlopie, przeprowadzają konsultacje online, a następnie wystawiają receptę czy inne dokumenty bezpośrednio z tabletu lub telefonu”.
Inwestycja, która się zwraca
Automatyzacja gabinetu to proces, który wymaga krótkiej konfiguracji, ale w dłuższej perspektywie przynosi wymierne korzyści. Jak podkreślali prowadzący, dobrze skonfigurowany system pozwala ograniczyć formalności do kilku kliknięć, co przekłada się na możliwość przyjęcia większej liczby pacjentów lub po prostu znalezienia chwili oddechu w intensywnym dniu pracy.
Anna Spigarska podsumowuje: „Mamy też takich specjalistów, którzy tak dobrze opanowali pracę w systemie, że przeprowadzenie wizyty zajmuje im naprawdę niewiele czasu. Wystarczy około 10 kliknięć i cała wizyta jest już zamknięta. Dzięki temu mogą szybciej przejść do kolejnego pacjenta albo po prostu znaleźć chwilę na przerwę i kawę”.
Jeśli mają Państwo poczucie, że obowiązki administracyjne zajmują zbyt wiele czasu, zachęcamy do kontaktu z działem opiekunów klienta lub pomocą techniczną Proassist. Nasi specjaliści wesprą w konfiguracji szablonów oraz personalizacji systemu, tak aby realnie odciążał codzienną pracę w gabinecie i usprawniał jego funkcjonowanie.
Umów się na prezentację i sprawdź, jak łatwo możesz zarządzać wizytami, dokumentacją medyczną, e-receptami, rozliczeniami oraz obsługą pacjentów.
Te zmiany mają na celu nie tylko automatyzację procesów rejestracji, ale także znaczne przyspieszenie pracy personelu medycznego przy uzupełnianiu dokumentacji oraz poprawę bezpieczeństwa przesyłanych danych.
Sprawdźcie, co przygotowaliśmy dla Was w maju.
Chatbot – wielojęzyczna obsługa pacjentów już dostępna
Chatbot Rejestratorka Paulina został rozszerzony o obsługę kilku języków, dzięki czemu komunikacja z pacjentami jest jeszcze bardziej dostępna i wygodna. Aktualnie możliwa jest rozmowa w języku polskim, angielskim, niemieckim oraz ukraińskim. Użytkownik może samodzielnie wybrać preferowany język już na początku rozmowy bezpośrednio w oknie chatu.
Co więcej, system umożliwia zmianę języka także w trakcie konwersacji, wystarczy wpisać wiadomość w innym języku lub poprosić chatbota o przełączenie na wybrany wariant językowy. Dzięki temu interakcja z chatbotem staje się bardziej elastyczna i dopasowana do realnych potrzeb pacjentów.
Wybrany wariant językowy
Jeszcze lepsze dopasowanie wizyt – specjalizacje systemowe i mapowanie
W systemie pojawiły się specjalizacje systemowe, które stanowią kolejny krok w kierunku jeszcze bardziej precyzyjnej i inteligentnej obsługi pacjentów przez chatbota Rejestratorkę Paulinę. Pomagają one lepiej interpretować intencje pacjenta i dopasować je do właściwego rodzaju specjalisty. Przykładowo, jeśli pacjent wpisze, że chce umówić się do alergologa, chatbot automatycznie powiąże tę informację ze specjalizacją systemową „alergolog” oraz przypisanymi do niej lekarzami w danej placówce.
Dodatkowo, specjalizacje można mapować z wcześniej zdefiniowanymi specjalizacjami użytkownika, co pozwala na jeszcze większą elastyczność i spójność w zarządzaniu rejestracją wizyt.
Specjalizacje systemowe i mapowanie
Personalizowany chatbot dopasowany do Twojej placówki – wygląd ikony i teksty powitalne
Wprowadziliśmy nowe możliwości zarządzania wyglądem ikonki chatbota, dzięki którym użytkownik może zdecydować, czy na stronie ma wyświetlać się sam widget, czy dodatkowy obrazek zachęcający do rozpoczęcia rozmowy. Dodaliśmy również efekt pulsowania ikonki, który skutecznie przyciąga uwagę pacjentów i zwiększa widoczność chatbota.
Nowością jest także możliwość zarządzania tekstami powitalnymi wyświetlanymi w dymkach. System udostępnia domyślne komunikaty startowe, jednak można je dowolnie edytować, usuwać lub dodawać własne. Jeśli dodanych zostanie kilka tekstów, chatbot będzie prezentował je rotacyjnie, co pozwala urozmaicić komunikację i lepiej angażować użytkowników strony.
Zarządzanie ikonką chatbota i tekstem powitalnym
Pełna integracja z Synevo – nowe możliwości w obszarze badań laboratoryjnych
Synevo to jedna z wiodących sieci laboratoriów diagnostycznych w Polsce, specjalizująca się w szerokim zakresie badań laboratoryjnych. Oferuje nowoczesne rozwiązania w obszarze diagnostyki, wspierając zarówno placówki medyczne, jak i pacjentów w szybkim dostępie do wyników.
Nowe uprawnienie do badań laboratoryjnych i automatyczne włączanie uprawnień po uruchomieniu integracji
W ramach integracji z Proassist, w zakładce użytkowników dodaliśmy nowe uprawnienie dotyczące badań laboratoryjnych. Po jego aktywacji użytkownik zyskuje dostęp do zakładki „Badania laboratoryjne” zarówno w EDM, jak i w karcie pacjenta. W przypadku wyłączenia uprawnienia sekcja ta oraz powiązane z nią przyciski nie są widoczne, co pozwala lepiej kontrolować dostęp do funkcji związanych z diagnostyką laboratoryjną.
Po skonfigurowaniu integracji z laboratorium, system automatycznie nadaje użytkownikom danego kontrahenta uprawnienie do badań laboratoryjnych. Dzięki temu po uruchomieniu integracji użytkownicy od razu uzyskują dostęp do odpowiednich funkcji. W razie potrzeby uprawnienie może zostać później ręcznie odebrane wybranym osobom, co pozwala zachować pełną kontrolę nad dostępem w systemie.
Nowe uprawnienie dotyczące badań laboratoryjnych
Wysyłanie zleceń na badania z Proassist do Synevo
Ponadto można wystawić zlecenie na badania diagnostyczne bezpośrednio z poziomu systemu. Podczas tworzenia zlecenia użytkownik wybiera m.in. dostawcę laboratorium, jednostkę zlecającą, laboratorium, konkretne badania oraz miejsce pobrania materiału.
Dostępne są dwa warianty realizacji pobrania materiału: w punkcie pobrań Synevo, gdzie pacjent zgłasza się ze skierowaniem bezpośrednio do punktu, lub w placówce, gdzie materiał pobierany jest na miejscu, a następnie przekazywany do laboratorium. W przypadku pobrania w punkcie Synevo zlecenie automatycznie otrzymuje kod z laboratorium, natomiast przy pobraniu w placówce kod może zostać uzupełniony później, w momencie wysyłki zlecenia.
Wystawienie zlecenia na badania diagnostyczne
Pobieranie umowy z Synevo i mapowanie danych
W konfiguracji laboratorium wprowadziliśmy możliwość pobrania danych umowy z Synevo. Po poprawnym wprowadzeniu loginu i hasła system automatycznie pobiera dostępne informacje, takie jak lista badań, laboratoriów oraz jednostek zlecających.
Następnie dane z umowy można zmapować z poradniami i placówkami skonfigurowanymi w Proassist. Ustawienia mogą być dziedziczone na niższe poziomy struktury, ale istnieje również możliwość ich indywidualnego nadpisania dla wybranych poradni lub placówek. W przypadku dodania nowych poradni lub placówek po stronie placówki, użytkownik otrzymuje informację o brakujących elementach, które wymagają uzupełnienia.
Pobieranie umowy
Wydruk zlecenia na badanie i pobieranie wyników z Synevo
Po wystawieniu zlecenia możliwe jest pobranie wydruku dla pacjenta, który zawiera m.in. kod kreskowy, dane pacjenta oraz listę zleconych badań. W przypadku zleceń wymagających późniejszego uzupełnienia danych, pierwszy wydruk może być niekompletny do momentu wysłania zlecenia i otrzymania kodu z laboratorium.
Zlecenie z kodem kreskowym
Wyniki badań z Synevo są dostępne w zakładce badań laboratoryjnych pacjenta. Na liście wyników użytkownik może sprawdzić m.in. datę wystawienia zlecenia, nazwę laboratorium oraz szczegółowe informacje dotyczące wyniku. W przypadku większej liczby badań system umożliwia stopniowe wczytywanie kolejnych pozycji, co ułatwia ich przeglądanie.
Lista wyników badań laboratoryjnych
Nowy widget rozbudowany, marketingowy oraz ustawianie kolejności usług na widgetcie
Wprowadziliśmy nową, rozbudowaną wersję widgetu rejestracji online, która łączy wygodny proces umawiania wizyt z dodatkowymi informacjami pomocnymi dla pacjenta. Lewa część widgetu działa podobnie jak dotychczas i prowadzi użytkownika krok po kroku przez proces rejestracji. Z kolei prawa sekcja pełni funkcję informacyjną i pozwala lepiej zaprezentować placówkę oraz ofertę specjalistów jeszcze przed zapisaniem wizyty.
Rozbudowana wersja widgetu rejestracji online
W panelu informacyjnym mogą pojawić się m.in. dane o placówkach, informacje dotyczące płatności, parkingu, dostępności dla osób z niepełnosprawnościami czy potwierdzeń SMS. Widget może również prezentować specjalistów wraz ze zdjęciami, informacją o obsługiwanych językach oraz wskazaniem, czy dany specjalista przyjmuje dzieci. Dodatkowo pacjent może od razu zobaczyć szczegóły usług, takie jak czas trwania wizyty czy orientacyjny zakres cenowy.
Nowy widget został również dostosowany do urządzeń mobilnych. Na mniejszych ekranach, np. telefonach, prawa część informacyjna może zostać ukryta, aby zachować maksymalną wygodę korzystania i pełną dostępność najważniejszego elementu procesu rejestracji online.
Dodaliśmy możliwość tworzenia osobnych linków do widgetów rejestracji online przeznaczonych do działań marketingowych. Z perspektywy pacjenta taki widget działa dokładnie tak samo jak standardowa rejestracja online, proces umawiania wizyty pozostaje prosty i intuicyjny. Różnica widoczna jest po stronie systemu, gdzie wizyty zapisane przez dedykowany link otrzymują odrębne źródło rejestracji. Dzięki temu można łatwiej sprawdzić, ile rezerwacji pochodziło z konkretnej akcji marketingowej.
Widget marketingowy oraz źródło wizyty jako widget marketingowy
Wprowadziliśmy także możliwość zarządzania kolejnością usług wyświetlanych na widgetcie rejestracji online. W edycji usług można teraz przypisać każdej pozycji odpowiedni numer, który określa jej miejsce na liście. Usługi są prezentowane zgodnie z ustawioną kolejnością, od 1 wzwyż, natomiast te bez przypisanej wartości automatycznie trafiają na koniec listy. System został zaprojektowany tak, aby zachować przejrzystość ustawień także w przypadku powtarzających się numerów. Jeśli dwie usługi otrzymają tę samą pozycję, pozostałe elementy zostaną automatycznie przesunięte, dzięki czemu wcześniejsze ustawienia nie zostaną nadpisane.
Ustawianie kolejności usług na widgetcie
EDM i historia wizyt
W historii EDM dodaliśmy przyciski umożliwiające szybkie kopiowanie danych z poprzednich wizyt. Lekarz może skopiować zarówno całe sekcje dokumentacji, jak i wybrane elementy, takie jak badanie, kody ICD-10, ICD-9 czy zalecenia. Funkcja działa dla wizyt, które już się odbyły, i została stworzona z myślą o usprawnieniu codziennej pracy z dokumentacją medyczną. Dzięki temu uzupełnianie EDM jest szybsze i wygodniejsze, szczególnie w sytuacjach, gdy część informacji z poprzedniej wizyty pozostaje aktualna lub wymaga jedynie niewielkiej edycji.
Wprowadziliśmy również możliwość wyboru sposobu wyświetlania historii wizyt w EDM.
Ustawienie widoku historii wizyt w EDM
Dostępne są dwa warianty widoku: skrócony oraz rozwinięty z zachowanym formatowaniem.
Widok skrócony
W trybie rozwiniętym system utrzymuje oryginalne formatowanie treści, w tym odstępy i podział na linie, co znacząco poprawia czytelność notatek i ułatwia szybkie odnalezienie najważniejszych informacji.
Widok rozwinięty
Ulepszenia w komunikacji z pacjentem – nowe treści SMS-ów o płatnościach online i dodatkowe potwierdzenie przed wysyłką dokumentacji e-mailem
Zmieniliśmy treści SMS-ów dotyczących płatności online. W przypadku płatności wymaganej komunikat informuje pacjenta, że rezerwacja musi zostać opłacona w określonym czasie, w przeciwnym razie zostanie anulowana. Natomiast przy płatności opcjonalnej wiadomość ma neutralny charakter, pacjent otrzymuje informację o możliwości opłacenia wizyty online, bez sugestii, że brak płatności skutkuje jej anulowaniem.
Treści SMS-ów dotyczących płatności online
Dodaliśmy okno potwierdzenia (pop-up) przed wysłaniem e-maila z dokumentacją do pacjenta. Zmiana ma na celu zabezpieczenie przed przypadkowym kliknięciem ikony wysyłki. Użytkownik musi dodatkowo potwierdzić, że rzeczywiście chce wysłać dokumentację, co zwiększa kontrolę nad procesem i minimalizuje ryzyko pomyłki.
Pop-up przed wysyłką e-maila z dokumentacją
Przejrzyste statystyki i raporty
Zmieniliśmy sposób wyświetlania podsumowania w statystykach, m.in. w raporcie płatności online. Zamiast długiej listy danych w widoku podsumowania pojawia się teraz przycisk „Zobacz szczegóły”. Po jego kliknięciu użytkownik otrzymuje przejrzyste zestawienie, obejmujące m.in. liczbę płatności oczekujących, opłaconych, nieopłaconych oraz przeterminowanych.
Podsumowanie w statystykach
Podsumowanie jest również przenoszone do pliku Excel.
Eksport do Excela
Kliniki.pl dostępne dla administratora placówki
Administrator placówki może teraz samodzielnie zarządzać integracją z Kliniki.pl, w tym ją włączać oraz edytować. Do tej pory tego typu działania wymagały wsparcia ze strony zespołu supportu, natomiast obecnie administrator może samodzielnie wygenerować oraz skonfigurować integrację w systemie, co znacząco przyspiesza wdrożenie i daje większą niezależność w zarządzaniu ustawieniami placówki.
Ustawienia integracji z Kliniki.pl widoczne z konta administratora placówki
Uprawnienia do edycji danych API dla administratora placówki i kod techniczny do EZWM
Administrator placówki zyskał możliwość zarządzania konfiguracją API. W ramach nowych uprawnień może przeglądać oraz edytować kluczowe dane, takie jak użytkownik, klucz API oraz adresy IP.
Konfiguracji API
Dodatkowo wprowadziliśmy obsługę kodu technicznego wymaganego przez część oddziałów NFZ przy wystawianiu zleceń EZWM, co pozwala na spełnienie nowych wymagań formalnych w ramach systemu.
Miejsce wpisania kodu technicznego
Podsumowanie
Najnowszy pakiet zmian w Proassist to kolejny etap rozwoju systemu w kierunku większej automatyzacji i jeszcze bardziej intuicyjnego zarządzania gabinetem, od inteligentnego, wielojęzycznego chatbota obsługującego cztery języki, po zaawansowaną integrację z laboratoriami Synevo. Dzięki tym zmianom system staje się jeszcze bardziej kompletnym i bezpiecznym narzędziem wspierającym codzienną praktykę medyczną.
Słuchamy użytkowników i przekładamy ich potrzeby na konkretne funkcje, które realnie usprawniają pracę w gabinecie i rejestracji. Jeśli masz pomysł na usprawnienie, skontaktuj się z nami, zgłaszane sugestie mają realny wpływ na rozwój Proassist i planowanie roadmapy.
Aktualizacja zawiera szereg istotnych usprawnień, które wpływają na wygodę i efektywność korzystania z aplikacji w codziennej pracy lekarzy specjalistów, a także fizjoterapeutów oraz stomatologów.
Szybsze i wygodniejsze logowanie za pomocą kodu PIN
Wiemy, jak cenny jest czas w codziennej pracy lekarzy i innych specjalistów, dlatego uprościliśmy proces logowania, wprowadzając możliwość dostępu do aplikacji za pomocą 4-cyfrowego kodu PIN.
Logowanie za pomocą kodu PIN
Rozwiązanie to eliminuje konieczność każdorazowego przechodzenia przez bardziej złożony proces 2FA, co szczególnie w trakcie intensywnego dnia pracy pozwala szybciej wejść do systemu i od razu przejść do najważniejszych zadań – obsługi pacjentów i zarządzania kalendarzem.
Dzięki temu ograniczamy liczbę kroków potrzebnych do rozpoczęcia pracy, upraszczamy proces logowania i zwiększamy komfort korzystania z aplikacji w dynamicznym środowisku gabinetu. Jednocześnie użytkownik nadal ma możliwość skorzystania z logowania 2FA, jeśli wymaga tego sytuacja lub preferencje bezpieczeństwa.
Przeglądanie plików bezpośrednio w galerii zdjęć
Zarządzanie dokumentacją medyczną zostało uproszczone tak, aby lekarze mogli szybciej i wygodniej pracować na co dzień, bez zbędnych kroków i przełączania się między narzędziami.
Przeglądanie plików bezpośrednio w galerii zdjęć
Nowa funkcja umożliwia bezpośrednie przeglądanie plików w galerii zdjęć w aplikacji, dzięki czemu wyniki badań, takie jak morfologia, USG czy badania słuchu, są dostępne od razu, bez konieczności pobierania ich do pamięci telefonu i wykonywania dodatkowych operacji. Przekłada się to na sprawniejszą pracę w gabinecie oraz większą płynność obsługi pacjenta.
Jak zacząć korzystać z nowości?
Pobierz najnowszą wersję aplikacji Proassist z App Store lub Google Play i zacznij korzystać z nowych funkcji oraz usprawnień już dziś. Przekonaj się, jak nasze rozwiązania mogą odmienić codzienną pracę w Twojej placówce.
Problem pojawia się jednak wtedy, gdy ruch rośnie, a liczba zapisanych wizyt pozostaje bez zmian. Badania pokazują, że użytkownik potrzebuje zaledwie kilku sekund, aby ocenić wiarygodność strony internetowej, a według ekspertów Google aż ponad połowa użytkowników opuszcza witrynę, jeśli ładuje się zbyt długo na urządzeniu mobilnym.
W przypadku placówek medycznych każdy dodatkowy krok podczas rejestracji czy nieczytelny formularz może oznaczać utratę pacjenta. Jakob Nielsen, ekspert UX, od lat podkreśla, że „jeśli użytkownik nie potrafi wykonać zadania intuicyjnie, problem leży po stronie projektu, a nie użytkownika”.
Dlaczego ruch na stronie nie zawsze oznacza pełny kalendarz? Najczęstsze bariery konwersji
Wysoki ruch na stronie internetowej placówki medycznej nie zawsze przekłada się na pełny grafik wizyt, ponieważ sama liczba odwiedzin nie jest jeszcze równoznaczna z konwersją pacjenta. Według badań Google ponad 53% użytkowników opuszcza stronę, jeśli ładuje się dłużej niż 3 sekundy, a szybkość wczytywania pozostaje jednym z kluczowych czynników wpływających zarówno na pozycjonowanie, jak i doświadczenie użytkownika. W praktyce oznacza to, że nawet dobrze wypozycjonowana placówka może tracić pacjentów przez problemy techniczne, brak optymalizacji mobilnej czy zbyt wolne działanie strony.
Dodatkowo, w wielu przypadkach aż ponad 80% rezerwacji w usługach premium pochodzi ze smartfonów, co sprawia, że niedostosowany do urządzeń mobilnych system rejestracji natychmiast obniża liczbę zapisów i wpływa na postrzeganie profesjonalizmu placówki.
Kolejną barierą jest skomplikowana ścieżka rezerwacji, każde dodatkowe pole w formularzu i każdy dodatkowy krok znacząco obniża konwersję, ponieważ użytkownicy oczekują maksymalnej prostoty i możliwości zapisu w kilku kliknięciach. Problem potęguje także tzw. paraliż decyzyjny: zbyt duża liczba usług bez jasnego podziału i czytelnej struktury sprawia, że pacjent zamiast podjąć decyzję, rezygnuje z dalszego przeglądania.
W efekcie strona internetowa placówki medycznej musi nie tylko generować ruch, ale przede wszystkim eliminować bariery techniczne i poznawcze – tak, aby pacjent mógł w prosty, szybki i intuicyjny sposób przejść od wejścia na stronę do realnego umówienia wizyty.
Mierz to, co ważne
Kluczowe wskaźniki w analizie skuteczności strony internetowej placówki medycznej to przede wszystkim współczynnik zaangażowania oraz konwersje, takie jak wypełnienie formularza rejestracji, kliknięcie w numer telefonu czy przejście do systemu rezerwacji wizyt.
Zasada jest prosta: pacjent powinien dotrzeć do formularza rezerwacji maksymalnie w 2 kliknięciach od strony głównej. Każdy dodatkowy krok zwiększa ryzyko, że przerwie proces umawiania wizyty. Skuteczna sprzedaż wizyt w gabinecie lekarskim wymaga zrozumienia, gdzie pacjent przerywa ścieżkę rezerwacji. W praktyce lekarz często widzi tylko efekt końcowy: pusty lub pełny grafik – bez wiedzy, co dzieje się „po drodze”.
Google Analytics 4 pozwala to zweryfikować, pokazując konkretne etapy lejka: od wejścia na stronę, przez kartę usługi, aż po formularz zapisu. Dzięki temu można sprawdzić, czy pacjenci rezygnują na etapie opisu usługi – brak kluczowych informacji, czy w momencie rejestracji – zbyt długi lub nieintuicyjny formularz.
Analiza tzw. punktów tarcia pozwala precyzyjnie określić, gdzie pacjent rezygnuje z zapisu. W rzeczywistości często okazuje się, że już drobne zmiany – skrócenie formularza z 6 do 3 pól, czy przesunięcie przycisku „Umów wizytę” wyżej na stronie, mogą zwiększyć liczbę wizyt nawet o 30%. W case studies opieki zdrowotnej i beauty obserwuje się również, że uproszczenie ścieżki rezerwacji mobilnej potrafi podnieść liczbę zapisów z telefonu nawet o 40%, szczególnie gdy wcześniej proces był niedostosowany do małych ekranów.
Budowanie zaufania poprzez transparentność
Pacjent powierza Ci swoje zdrowie i wygląd, dlatego musi mieć pełne zaufanie do placówki. Błędy w treściach mogą to zaufanie skutecznie podważyć. Najczęstsze z nich to stosowanie szablonowych zwrotów typu „najwyższa jakość” czy „indywidualne podejście”, które brzmią jak kalki językowe i nie niosą realnej wartości.
Aby strona realnie generowała wizyty, musi posiadać profesjonalną prezentację zespołu, rzeczywiste zdjęcia specjalistów, ich certyfikaty i opisy doświadczenia, które budują wiarygodność. Równie ważny jest jasny cennik i czas trwania zabiegu, brak informacji o cenach sprawia, że pacjent czuje niepewność i rezygnuje z kontaktu.
W komunikacji z pacjentem warto używać języka korzyści zamiast specjalistycznego żargonu. Zamiast pisać o „augmentacji kości”, lepiej wyjaśnić, że jest to „odbudowa kości, która umożliwia bezpieczne wszczepienie implantu”. Sekcja FAQ, czyli odpowiedzi na pytania o bolesność zabiegu, proces gojenia czy przygotowanie do wizyty rozwiewają wątpliwości na etapie „oglądania” strony.
Rola skutecznego Call to Action
CTA to jeden z najważniejszych elementów wpływających na konwersję strony internetowej. Skuteczne wezwanie do działania, powinno być krótkie (2-5 słów), dynamiczne i zwracać się bezpośrednio do pacjenta. Przykładowo komunikat „Zarezerwuj wizytę w 30 sekund” akcentuje szybkość i minimalny wysiłek, „Odkryj wolne terminy” budzi ciekawość oraz sugeruje dostępność, a „Sprawdź, jak możemy Ci pomóc” koncentruje się na potrzebach pacjenta i budowaniu relacji.
Badania HubSpot wskazują, na to że spersonalizowane CTA mogą wygenerować o ponad 200% większą konwersję niż standardowe komunikaty. Dlatego przycisk powinien być umieszczony w strategicznych miejscach: w nagłówku, pod opisem usługi oraz u dołu strony.
Znaczenie mają również detale wizualne. Testy A/B pokazują, że nawet drobne zmiany, jak kolor lub kontrast przycisku CTA, jego wielkość czy zmiana komunikatu z „Wyślij” na „Umów wizytę”, wpływają na zachowanie użytkowników.
Twoja strona internetowa to inwestycja, nie koszt
Aby strona internetowa nie tylko informowała, ale realnie sprzedawała wizyty 24/7, niezbędne jest wdrożenie zaawansowanego systemu zarządzania placówką. Rozwiązaniem, które łączy technologię z realnym odciążeniem personelu, jest Proassist.
Proassist to kompleksowy system medyczny, który integruje wszystkie kluczowe obszary działalności: od e-rejestracji, przez EDM, aż po magazyn i statystyki. Dlaczego to narzędzie zmienia zasady gry?
Całodobowa e-rejestracja: większość rezerwacji odbywa się poza godzinami pracy placówki, czyli wieczorami i w weekendy. System pozwala pacjentom wybierać dogodny termin wizyty oraz opcjonalnie dokonywać płatności online.
Redukcja „no-shows”: badania wykazują, że rezerwacje online mają o 70% niższy wskaźnik niepojawień (1,8% vs 5,9% w rezerwacjach tradycyjnych). Proassist wysyła automatyczne przypomnienia SMS, co pomaga pacjentom dotrzymywać terminów wizyt.
Inteligentny czatbot Rejestratorka Paulina, która automatyzuje obsługę pacjentów, umożliwiając m.in. rejestrację, zmianę terminów wizyt i udzielanie odpowiedzi na pytania 24/7.
Telefoniczna rejestracja: jeśli pacjent mimo wszystko woli zadzwonić, Proassist oferuje wsparcie rejestratorek ze skutecznością odbierania połączeń aż do 10 sekund.
UX to twarda inwestycja w konwersję. Jeśli Twoja strona częściej generuje pytania niż umówione wizyty, to sygnał, że potrzebujesz wdrożenia rozwiązań, które uporządkują proces i zautomatyzują pozyskiwanie pacjentów. Wyeliminowanie barier technicznych, uporządkowanie architektury informacji oraz wdrożenie systemu takiego jak Proassist to najkrótsza droga do pełnego kalendarza i satysfakcji pacjentów.
Profesjonalna strona internetowa, wspierana przez inteligentne oprogramowanie, staje się Twoim najlepszym handlowcem, pracującym bez przerwy, by dostarczać wysokiej jakości leady i budować prestiż Twojej marki w świecie cyfrowym.
Skontaktuj się z nami i zobacz, jak Proassist może pomóc Twojemu zespołowi pracować szybciej, sprawniej i z jeszcze większą satysfakcją każdego dnia.
Dlatego mamy świetną wiadomość: nowa wersja aplikacji mobilnej Proassist na iOS jest już dostępna! A wraz z nią pojawiły się także ważne usprawnienia w aplikacji mobilnej Proassist na obu systemach: iOS i Android.
Nowa wersja aplikacji zapewnia jeszcze wygodniejszą pracę z kalendarzem, kartą pacjenta oraz dokumentacją medyczną. Umożliwia również sprawne wystawianie e-recept, e-skierowań i e-zwolnień, a także zarządzanie rozliczeniami i wieloma innymi funkcjami. Dzięki temu prowadzenie gabinetu z poziomu telefonu staje się prostsze i bardziej efektywne.
Kwiecień w Proassist był również miesiącem ewolucji systemu webowego. Wprowadzone zmiany mają na celu nie tylko ułatwienie codziennej pracy lekarzy i personelu medycznego, ale także zwiększenie przejrzystości procesów dla samych pacjentów.
Proassist na iOS – aplikacja, na którą czekali użytkownicy Apple
Użytkownicy iPhone’ów mogą już korzystać z nowej aplikacji mobilnej Proassist. To rozwiązanie stworzone z myślą o lekarzach, specjalistach i placówkach medycznych, które chcą mieć dostęp do najważniejszych funkcji systemu bez konieczności pracy przy komputerze.
Aplikacja Proassist na iOS pozwala obsługiwać wizyty mobilnie, od sprawdzenia harmonogramu, przez dostęp do karty pacjenta, aż po wystawianie dokumentów medycznych i obsługę płatności. To szczególnie przydatne wtedy, gdy lekarz:
przyjmuje w kilku lokalizacjach,
realizuje wizyty domowe,
chce szybciej uzupełniać dokumentację,
potrzebuje dostępu do danych pacjenta bez uruchamiania komputera,
chce sprawnie wystawić e-receptę, e-skierowanie lub e-zwolnienie.
Nowa aplikacja ma nowoczesny wygląd, wygodną nawigację i funkcje, które pomagają przeprowadzić dużą część wizyty bezpośrednio z telefonu.
App Store
Powiadomienia PUSH w aplikacji Proassist na iOS i Android
Jedną z najważniejszych nowości są powiadomienia push, które są teraz dostępne w obu wersjach aplikacji mobilnej Proassist, zarówno na Androidzie, jak i iOS. Dzięki nim użytkownik może otrzymywać kluczowe informacje bez konieczności ciągłego sprawdzania aplikacji.
Powiadomienia działają nie tylko podczas aktywnego korzystania z aplikacji, ale również po jej zamknięciu. To wygodne rozwiązanie, które pozwala szybciej reagować na istotne zdarzenia związane z funkcjonowaniem gabinetu i bieżącą obsługą pacjentów.
Co istotne, preferencje dotyczące powiadomień można łatwo dostosować w ustawieniach aplikacji. Oznacza to, że sam decydujesz, jakie informacje chcesz otrzymywać, dopasowując działanie aplikacji do własnych potrzeb i stylu pracy.
Powiadomienia PUSH
Wygodniejsza karta pacjenta i łatwiejsze dodawanie zdjęć
W nowej wersji aplikacji wprowadziliśmy również zmiany w ikonach dostępnych w karcie pacjenta. Ich celem było zwiększenie dostępności najważniejszych działań, ze szczególnym uwzględnieniem funkcji związanych z dokumentacją zdjęciową.
Dzięki temu wykonywanie zdjęć bezpośrednio z poziomu aplikacji stało się bardziej intuicyjne i wygodne. To duże ułatwienie dla specjalistów, którzy na co dzień dokumentują zmiany wizualne, efekty leczenia czy stan pacjenta przed i po zabiegu.
Zdjęcia wykonane z poziomu aplikacji mogą trafić bezpośrednio do dokumentacji medycznej pacjenta. Eliminuje to konieczność przesyłania plików, kopiowania zdjęć czy późniejszego ich wyszukiwania w galerii telefonu, co znacząco usprawnia codzienną pracę.
Dokumentacja medyczna pacjenta
Nowy podgląd wizyty z informacją dla lekarza
Kolejną zmianą jest odświeżony podgląd wizyty, zaprojektowany tak, aby najważniejsze informacje były lepiej widoczne i łatwiej dostępne dla lekarza. Nowy układ wspiera codzienną pracę specjalisty, szczególnie w sytuacjach, gdy liczy się szybki dostęp do kluczowych danych tuż przed rozpoczęciem konsultacji.
Dzięki temu lekarz może sprawniej przygotować się do wizyty i bez zbędnego przeszukiwania odnaleźć informacje istotne w kontakcie z pacjentem.
Nowy podgląd wizyty
Aplikacja mobilna Proassist – system do zarządzania gabinetem w telefonie
Aplikacja mobilna Proassist to znacznie więcej niż kalendarz wizyt. To kompleksowe narzędzie, które umożliwia zarządzanie wieloma obszarami pracy gabinetu medycznego bezpośrednio z poziomu telefonu.
W aplikacji dostępny jest szeroki zakres funkcji wspierających codzienną pracę gabinetu. Użytkownik może korzystać z kalendarza wizyt, karty pacjenta oraz pełnej dokumentacji medycznej, w tym także dokumentacji zdjęciowej. Aplikacja umożliwia również wygodne, głosowe wypełnianie EDM, co znacząco usprawnia proces tworzenia dokumentacji.
Dodatkowo z poziomu telefonu możliwe jest wystawianie e-recept, e-skierowań oraz e-zwolnień, a także prowadzenie rozliczeń, w tym fakturowanie i obsługa płatności. System wspiera również podpisy elektroniczne, drukowanie dokumentów, zarządzanie pokojami oraz filtrowanie wizyt i usług.
Całość uzupełnia funkcja multilogowania, która pozwala na wygodne przełączanie się między kontami, co jest szczególnie przydatne w pracy w kilku placówkach.
Dzięki temu lekarz lub pracownik placówki medycznej ma dostęp do wszystkich najważniejszych narzędzi w jednym miejscu, zawsze wtedy, gdy są potrzebne.
Dokumentacja i obsługa płatności
Zmiany w systemie webowym: większa czytelność i lepsza komunikacja
Usprawniliśmy pola powiadomień dla lekarzy i pacjentów dostępne podczas dodawania wizyty. Okno z treścią powiadomienia zostało dostosowane do dłuższych komunikatów, a limity znaków są teraz jasno oznaczone przy odpowiednich polach.
Od teraz można również rozszerzać i rozciągać okno edycji, co ułatwia wpisywanie, sprawdzanie oraz poprawianie treści powiadomień przed ich zapisaniem.
Dodatkowo zadbaliśmy o aktualizację treści przy pobieraniu certyfikatu KSeF, co pozwala lepiej zrozumieć ten proces i eliminuje ewentualne niejasności po stronie użytkownika.
Powiadomienia
Bezpieczeństwo danych na najwyższym poziomie, elastyczne płatności i inne usprawnienia
W trosce o ochronę zasobów i kontrolę dostępu, wprowadziliśmy nową funkcję bezpieczeństwa: możliwość ograniczenia dostępu do API dla konkretnych adresów IP. Dzięki temu administratorzy mogą precyzyjnie zarządzać tym, kto i z jakich adresów łączy się z systemem, co stanowi istotny element ochrony infrastruktury medycznej.
Wprowadziliśmy funkcję dotyczącą płatności po zakończonej wizycie, która rozwiązuje problemy w sytuacjach awaryjnych, np. przy usterce terminala płatniczego czy kasy fiskalnej. Teraz użytkownik może wygenerować pacjentowi płatność online z określonym terminem ważności: nawet do 30 dni. Pozwala to pacjentowi na spokojne opłacenie wizyty w późniejszym terminie, a placówce gwarantuje zachowanie kontroli nad rozliczeniem bez konieczności odwoływania wizyt.
Rozwinęliśmy także narzędzia analityczne: w statystykach płatności online pojawiła się nowa kolumna podsumowania, która przyspiesza analizę danych i sprawdzanie najważniejszych informacji dotyczące płatności. Raport płatności online został wzbogacony o kolumnę wskazującą źródło dodania płatności, co pozwala na precyzyjne śledzenie procesów finansowych.
Źródło dodania płatności
Podsumowanie
Podsumowując, najnowsza aktualizacja aplikacji Proassist stanowi istotny krok naprzód, wprowadzając liczne innowacje i ulepszenia, które mają na celu zwiększenie komfortu, efektywności oraz intuicyjności codziennej pracy użytkowników.
Kwiecień w Proassist był również miesiącem intensywnej ewolucji systemu webowego, wdrożone zmiany nie tylko usprawniają codzienną pracę lekarzy i personelu medycznego, ale także zwiększają przejrzystość procesów z perspektywy pacjentów. Dzięki temu cały system staje się jeszcze bardziej funkcjonalny, nowoczesny i dopasowany do potrzeb wszystkich użytkowników.
Umów się na prezentację i sprawdź, jak łatwo z poziomu telefonu możesz zarządzać wizytami, dokumentacją medyczną, e-receptami, rozliczeniami oraz obsługą pacjentów.
Pobierz najnowszą aktualizację w sklepie Play lub App Store i ciesz się ulepszeniami już dziś!
Zarządzaj swoją prywatnością
Używamy technologii takich jak pliki cookie do przechowywania i/lub uzyskiwania dostępu do informacji o urządzeniu. Robimy to, aby poprawić jakość przeglądania i wyświetlać (nie)spersonalizowane reklamy. Wyrażenie zgody na te technologie umożliwi nam przetwarzanie danych, takich jak zachowanie podczas przeglądania lub unikalne identyfikatory na tej stronie. Brak wyrażenia zgody lub jej wycofanie może niekorzystnie wpłynąć na niektóre cechy i funkcje.
Funkcjonalne
Always active
Przechowywanie lub dostęp do danych technicznych jest ściśle konieczny do uzasadnionego celu umożliwienia korzystania z konkretnej usługi wyraźnie żądanej przez subskrybenta lub użytkownika, lub wyłącznie w celu przeprowadzenia transmisji komunikatu przez sieć łączności elektronicznej.
Preferencje
Przechowywanie lub dostęp techniczny jest niezbędny do uzasadnionego celu przechowywania preferencji, o które nie prosi subskrybent lub użytkownik.
Statystyka
Przechowywanie techniczne lub dostęp, który jest używany wyłącznie do celów statystycznych.Przechowywanie techniczne lub dostęp, który jest używany wyłącznie do anonimowych celów statystycznych. Bez wezwania do sądu, dobrowolnego podporządkowania się dostawcy usług internetowych lub dodatkowych zapisów od strony trzeciej, informacje przechowywane lub pobierane wyłącznie w tym celu zwykle nie mogą być wykorzystywane do identyfikacji użytkownika.
Marketing
Przechowywanie lub dostęp techniczny jest wymagany do tworzenia profili użytkowników w celu wysyłania reklam lub śledzenia użytkownika na stronie internetowej lub na kilku stronach internetowych w podobnych celach marketingowych.
