Przewaga e-rejestracji nad innymi formami zapisu do lekarza

W dobie cyfryzacji i rosnącej popularności nowoczesnych technologii, centralna e-rejestracja staje się coraz bardziej powszechnym sposobem zapisywania się na wizyty lekarskie. W porównaniu do tradycyjnych metod, takich jak rejestracja telefoniczna czy osobista, e-rejestracja oferuje szereg korzyści, które czynią ją wygodniejszym i bardziej efektywnym rozwiązaniem dla pacjentów oraz placówek medycznych.

E Rejestracja w placówce medycznej: dostępność i wygoda

E-rejestracja umożliwia pacjentom zapisanie się na wizytę o dowolnej porze dnia i nocy, bez konieczności dostosowywania się do godzin pracy przychodni. Wystarczy dostęp do Internetu, aby zarezerwować termin wizyty za pomocą komputera, tabletu czy smartfona, co zapewnia oszczędność czasu zarówno pacjentom, jak i personelowi medycznemu. To szczególnie korzystne dla osób pracujących w nietypowych godzinach lub mających ograniczony czas na wykonanie telefonu w godzinach pracy placówki. Osoby, które nie lubią rozmawiać przez telefon lub krępują się poruszać tematu swojego zdrowia będąc w pracy, również bardzo mocno doceniają możliwość zapisania się do lekarza przez Internet.

Szybkość, efektywność i oszczędność czasu placówek medycznych

Rejestracja pacjentów online eliminuje konieczność czekania na połączenie telefoniczne, co często bywa frustrujące i czasochłonne. Dzięki e-rejestracji, pacjenci mogą szybko przeglądać dostępne terminy i natychmiast zarezerwować wizytę. Systemy medyczne takie jak Proassist umożliwiają integrację e-rejestracji z kalendarzami lekarzy, co minimalizuje ryzyko błędów i podwójnych rezerwacji.

Łatwy dostęp do informacji

E-rejestracja umożliwia chorym łatwy dostęp do informacji na temat dostępnych terminów do specjalisty, godzin przyjęć oraz cen usług medycznych. Pacjenci mogą również przeczytać opinie innych i sprawdzić, który lekarz najlepiej odpowiada ich potrzebom i pomoże im wrócić do zdrowia.

Internetowe konto pacjenta nie jest konieczne do zakładania. System po wpisaniu danych podda je weryfikacji i jeśli będą prawidłowe, to rejestracja będzie możliwa. Ponadto, chmurowy system medyczny Proassist oferuje możliwość wysłania przypomnienia SMS lub e-mail po zapisie pacjenta przez Internet, co zmniejsza ryzyko zapomnienia o wizycie. W prywatnej placówce medycznej nie trzeba pamiętać nawet o skierowaniu.

Redukcja błędów i ułatwienie pracy rejestracji medycznej

Synchronizacja oprogramowania medycznego z e-rejestracją zmniejsza ryzyko popełnienia błędów związanych z ręcznym wprowadzaniem danych do odrębnego kalendarza. Automatyzacja procesu rejestracji ułatwia pracę rejestratorek medycznych, które nie muszą ręcznie wpisywać do systemu medycznego pacjentów zapisanych przez Internet.

Dodatkowo, zmniejsza się obciążenie linii telefonicznej, dzięki czemu rejestratorki mogą bardziej skupić się na swoich pozostałych zadaniach. Mniej telefonów oznacza też dla nich mniejsze rozproszenie uwagi, dzięki czemu pacjenci obecni w przychodni osobiście zostaną obsłużeni na znacznie wyższym poziomie – przyjęcie przez lekarza nastąpi szybciej, szybciej otrzymają swoje dokumenty, skierowania, czy też e-recepty i szybciej wrócą do zdrowia.

Rejestracja internetowa stanowi nowoczesne i efektywne rozwiązanie. Dzięki łatwości dostępu, szybkości i automatyzacji pracy, e-rejestracja przewyższa tradycyjne metody zapisu do specjalisty i na konkretne świadczenia medyczne. Wraz z rosnącą popularnością cyfrowych technologii i rozwoju e-zdrowia, e-rejestracja staje się standardem, który znacząco podnosi komfort i efektywność korzystania z usług medycznych, a także poprawia proces zarządzania placówkami medycznymi.

Korzyści dla Ciebie z wprowadzenia e-rejestracji do swojej przychodni

Wprowadzenie e-rejestracji do placówki medycznej niesie ze sobą liczne korzyści, które odczuje zarówno lekarz, jak i świadczeniobiorca. Jeśli wciąż rozważasz możliwość wprowadzenia internetowej rejestracji w swoim gabinecie, pomyśl o korzyściach, jakie otrzymasz.

Nie trać pacjentów wtedy, kiedy Twój gabinet jest zamknięty

E-rejestracja w placówkach medycznych umożliwia pacjentom zapisanie się do specjalisty w dowolnym momencie, bez konieczności dzwonienia do rejestracji w godzinach pracy placówki. Dzięki temu mogą oni zaplanować wizytę u specjalisty w dogodnym dla siebie czasie, co zwiększa ich komfort i satysfakcję z usług medycznych. Dla Ciebie jest to nie tylko dobra opinia na temat placówki, ale również możliwość większego zarobku.

Przykładowo – świadczeniobiorca, który pracuje do późnych godzin wieczornych i nie ma możliwości wykonania telefonu do przychodni w czasie pracy, wracając do domu będzie chciał umówić się przez Internet na rezonans magnetyczny, tomografię komputerową lub inne świadczenie. Chcąc jak najszybciej wrócić do zdrowia, poszuka najbliższego wolnego terminu. Gdybyś nie udostępnił opcji e-rejestracji, na 90% chory wybrałby inną placówkę oferującą taką samą usługę z możliwością zapisania się przez Internet.

Wprowadzenie centralnej e-rejestracji na stronie www odciąży także personel rejestracji medycznej, który nie musi już poświęcać tyle czasu na odbieranie telefonów i ręczne zapisywanie wizyt. Zamiast tego, mogą skupić się na innych ważnych zadaniach, takich jak bezpośrednia obsługa pacjentów w placówce. To prowadzi nie tylko do lepszej organizacji pracy i zwiększenia efektywności, ale również poprawia wizerunek placówki medycznej.

Dlaczego? To proste. Mniej telefonów = szybszy czas odebrania połączenia. Pacjenci, którzy nadal będą woleli umawiać się na wizyty przez telefon z pewnością docenią fakt, że czas oczekiwania na połączenie znacznie się skróci. Tak samo będzie z pacjentami przychodzącymi do placówki – jeśli rejestracja będzie miała więcej czasu na bezpośrednią obsługę pacjenta, to pacjent będzie czuł się dobrze zaopiekowany i pozytywnie oceni placówkę.

Daj pacjentowi szansę na umówienie się na wizytę do Twojego gabinetu

System medyczny Proassist i jego automatyzacja pozwala na precyzyjne zarządzanie kalendarzem wizyt, co eliminuje problem podwójnych rezerwacji czy pomyłek w terminach. To z kolei prowadzi do większego zadowolenia pacjentów i bardziej płynnego działania placówki.

Ponadto, świadczeniobiorca, który ma możliwość zarejestrowania się samodzielnie i sam wybierze termin wizyty, lepiej go zapamięta. Podczas rejestracji telefonicznej często zdarza się tak, że pacjent robi coś innego w trakcie rozmowy – prowadzi samochód, robi zakupy lub jest aktualnie w pracy. To może być dla niego rozpraszające i nie będzie w stanie dobrze zapamiętać terminu.

Oczywiście, może otrzymać SMS z przypomnieniem o wizycie, ale często zdarza się też tak, że pod wpływem stresu związanego z robieniem kilku rzeczy naraz, człowiek zapomina, że w proponowanym terminie ma już inne plany. Umawia się do lekarza, a później konieczne jest jej odwoływanie lub po prostu rezygnacja ze świadczenia bez informowania placówki.

Nie obawiaj się, że pacjent umówi wizytę przez Internet i nie przyjdzie do placówki. E-rejestracja to nie jest coś, co zwiększa prawdopodobieństwo nie przyjścia na wizytę. Równie dobrze osoba rejestrująca się telefonicznie może zapomnieć o umówionym terminie.

Pacjent, który wybiera termin swojej wizyty samodzielnie przez e-rejestrację jest skupiony tylko na tej jednej rzeczy. Może spokojnie sprawdzić swój harmonogram, czy grafik w pracy i wybrać taką datę, o której nie zapomni.

Jeśli do możliwości umówienia się do przychodni online dodasz także dostępną formę płatności online, to niemalże całkowicie zminimalizujesz ryzyko jej odwołania. Mając w ten sposób zamknięty proces zakupowy, klienci, którzy zapłacą za świadczenia przy umawianiu terminu nie tylko nie zapomną o swojej wizycie, ale również nie będą szukać innej opcji u konkurencji. Zapiszą się do Twojej placówki, zapłacą z góry i będą czekać na umówioną wizytę zamiast przekopywać Internet za szybszym terminem, tańszą usługą, czy bliższą lokalizacją.

Zacznij działać, zanim zrobi to konkurencja!

Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom pacjentów i wdrażając e-rejestrację do swojej placówki, możesz zyskać również przewagę nad konkurencją. Pacjenci coraz częściej szukają placówek, które oferują wygodne i nowoczesne formy zapisu. Chcą otrzymywać szybko dokumenty, skierowania i recepty oraz poprawę zdrowia. Dzięki e-rejestracji Twój gabinet może wyróżnić się na tle konkurencji i przyciągnąć większą liczbę pacjentów.

Nie musisz obawiać się, że pacjent umówi się na złą usługę lub nie taki rodzaj wizyty jak powinien. Możesz wybrać, na które usługi pacjent będzie mógł zapisać się sam, a na które musi umawiać się w placówce. Na przykład przy rejestracji online możesz umożliwić pacjentowi zapisanie się na “konsultację dermatologiczną”, a po obejrzeniu pacjenta w gabinecie zaproponować mu zabieg krioterapii. Wtedy klient może dopłacić za wykonaną dodatkowo usługę w czasie konsultacji lub umówić z Tobą inny termin na kontynuację leczenia. To bardzo proste rozwiązanie, prawda?

Wiedza pacjenta na temat zdrowia jest też coraz większa, dlatego podstawowe usługi takie jak szczepienia, konsultacje lub badania, których nazwy mogą być napisane na skierowaniu, warto ustawić jako możliwe do wyboru. Nazwy bardziej skomplikowanych zabiegów lub takich, o których realizacji musi zdecydować ten sam specjalista lepiej ukryć i pozostawić do decyzji personelu medycznego.

Ponadto, centralna e-rejestracja może prowadzić do znacznych oszczędności finansowych związanych z redukcją kosztów obsługi telefonicznej i materiałów biurowych. To wszystko sprawia, że wdrożenie funkcjonalności rejestracji internetowej w systemie medycznym może się szybko zwrócić i podnieść jakość świadczonych usług w ochronie zdrowia oraz efektywność zarządzania placówką.

Funkcje systemu medycznego, które ułatwiają pracę

Jakie funkcje systemu medycznego mogą się przydać w codziennej pracy lekarza i znacznie ją usprawnić?

W dzisiejszym artykule przedstawiamy transkrypcję webinaru, który szczegółowo omawia funkcjonalności systemu medycznego Proassist. Nowoczesne technologie odgrywają coraz większą rolę w zarządzaniu placówkami medycznymi, a Proassist jest jednym z tych narzędzi, które znacząco ułatwiają codzienną pracę lekarzy i personelu medycznego. Te funkcje są naprawdę ważne i przydatne, ponieważ pozwalają na efektywniejsze zarządzanie czasem, poprawę jakości opieki nad pacjentami oraz zwiększenie ogólnej wydajności placówki. Zachęcamy do zapoznania się z pełną treścią webinaru, aby w pełni docenić możliwości, jakie oferuje Proassist.

Mateusz: Drodzy Państwo, witam bardzo serdecznie na dzisiejszym Webinarze pt. “Sprawdź, z jakich funkcjonalności Proassist nie korzystasz, a powinieneś”. Z tej strony Matusz z Proassist – ja odpowiadam za kontakt z Państwem, z naszymi klientami. Jest z nami również Mirella, która jest szefem Działu Pomocy Technicznej. Witam serdecznie.

Mirella: Dzień dobry.

Mateusz: Dzisiejsze spotkanie jest skierowane dla naszych użytkowników, którzy korzystają z naszego systemu, ale niekoniecznie w wirze pracy odnajdują odpowiednie funkcje, z których mogliby korzystać. Spotkaliśmy się właśnie po to, żeby te kilka kwestii omówić. Wraz z Mirellą wybraliśmy kilka zagadnień, które na pewno ułatwią, przyspieszą i pomogą w pracy na co dzień w gabinecie. Być może nie do końca Państwo o nich wiedzą i z nich korzystają. Zanim zaczniemy, mam też dla Państwa małe zadanie. Proszę przygotować kartkę i długopis i wypisać trzy punkty, z których Państwo nie korzystają, a podczas Webinaru uznają Państwo, że przydadzą się w codziennej pracy. I później zachęcamy do kontaktu z nami, żebyśmy mogli sobie te funkcjonalności wdrożyć, omówić już indywidualnie. Myślę, że możemy zaczynać.

Mirella: Może jeszcze warto, Mateusz, powiedzieć wszystkim, którzy biorą udział w dzisiejszym wydarzeniu, że jeżeli pojawią się jakieś pytania, coś będę miała szerzej omówić, to zachęcam do korzystania z czatu i zadawania pytań. A Ciebie Mateusz proszę o przeczytanie takich pytań, jeśli jakieś się pojawią.

Mateusz: Tak jest. Jak najbardziej zachęcamy do zadawania pytań. Ja będę tutaj zerkał, pilnował, czy jakieś pytanie się nie pojawiło.

Mirella: Okej. To pierwszy punkt, jaki mamy dziś dla Państwa przygotowany, to tak naprawdę punkt dedykowany pod względem zapisów pacjentów na wizyty. Jak wiemy, podstawą poprawnego zapisu pacjenta na wizytę jest właściwie stworzona baza wiedzy i procedury, którymi musi dana rejestratorka się posługiwać w codziennej swojej pracy. Mało tego, tak odpowiednio przygotowana baza i wdrożona baza dla rejestracji pozwoli na uzyskanie skutecznej rejestracji, bo nic tak nie dodaje pewności siebie, jak posiadanie odpowiednich informacji o placówce, specjalistach, czy też usługach. Taka osoba będzie bardziej skuteczna, jeśli chodzi o zapis pacjenta na wizytę. System Proassist pozwala na przechowywanie pewnych informacji pod względem wizualnym, ale również ta baza wiedzy jest zaszyta. Nawet ta rejestratorka nie jest świadoma, że w codziennej pracy system kieruje ją na właściwe tory.

Jeżeli chodzi o bazę wiedzy, to wyróżniamy trzy płaszczyzny:

1) wiedza na temat placówki – ona jest przedstawiona w formie takich kolorowych infografik

2) wiedza o specjalistach – ta wiedza jest przedstawiona na dwa sposoby. Pierwszy sposób to wizualnie, czyli znowy mamy kolorowe ikonki do poszczególnych specjalistów

Druga forma jest w formie zaszytej w systemie, o czym opowiem później.

3) baza dotycząca usług.

Jeśli chodzi o informacje o placówce, to myślę, że ta baza jest najmniej aktualizowana i ona zawiera takie bardzo podstawowe informacje. Często zdarza się tak, że podczas zapisu pacjent zapyta “a przepraszam, czy Państwo wysyłacie SMSa z przypomnieniem o wizycie?” i (szczególnie nowo zatrudniona osoba) może mieć z tym problem. Może wie, że będzie wysłany SMS, ale nie wie, w jakim terminie albo musi coś kliknąć ręcznie, żeby poinformować pacjenta o jakiejś zmianie. I wtedy właśnie tworząc bazę w tym miejscu “Informacje o placówce” taka rejestratorka będzie pewniej rozmawiała z pacjentami, a co za tym idzie, pacjent otrzyma rzeczową informację na temat funkcjonowania placówki.

Innym elementem w tej bazie może być na przykład współpraca z różnymi firmami ubezpieczeniowymi, czy inaczej mówiąc – płatnikami, bądź też możliwość wykonywania jakichś usług w ramach NFZ. I tutaj, żeby rejestratorka nie musiała sprawdzać np. na kartkach, które ma przygotowane odnośnie bazy wiedzy, to ma to wszystko skompletowane w jednym miejscu. Czyli tam, gdzie dokonuje zapisu – gdzie jest jej główne narzędzie – ma też te podstawowe informacje. Jak to działa? Wystarczy po prostu najechać kursorem myszki na daną infografikę i wtedy pojawia się dodatkowe, w którym mamy informację np. na temat potwierdzania wizyt. I w tym przypadku mamy wizyty potwierdzane w formie SMSowej, 24 godziny przed wizytą, ale dodatkowo też jest wysyłany SMS w momencie umówienia. Też się tak zdarza, że pacjent do nas dzwoni prowadząc samochód, robiąc zakupy i nie ma gdzie zapisać tego terminu,. I wtedy wiemy, że pacjent otrzyma od nas wiadomość SMS tuż po zapisie. Możemy Go tutaj w tym kierunku uspokoić, że dostanie jeszcze potwierdzenie z zarezerwowania takiej wizyty.

Druga baza dotyczy specjalistów. I tutaj, jakie możemy przedstawić informacje: pierwsza ikonka – dzieci, czyli sama sugestia wskazuje, w jakim wieku możliwe są przyjęcia specjalistów. Dany specjalista może przyjmować dzieci lub nie przyjmować, a jeśli przyjmuje dzieci, to pewnie ma jakieś ograniczenia względem wieku i wtedy rejestratorka też ma tą informację, czy może zapisać danego pacjenta pod względem wieku, czy też nie. Kolejna ikona dotyczy już takiej procedury – co robić, jak postępować w przypadku, kiedy pacjent nalega na kontakt bezpośredni z lekarzem. To zależy oczywiście od naszych wewnętrznych procedur, ale jest też miejsce, żeby przedstawić takie informacje. Pilne wizyty, czyli jak postępować w pilnych wizytach. Wiem też z doświadczenia, że pacjenci pytają o dodatkowe informacje na temat specjalisty – np, czy przyjmuje w szpitalu, w jakim szpitalu i różne inne informacje, które są istotne, by dokonać zapisu do tego specjalisty. Czy prowadzona jest lista rezerwowa do konkretnego lekarza, a być może dla całej placówki, Jak postępować w przypadku, gdy mamy do czynienia ze stałym pacjentem i chce się zapisać na kontynuację leczenia – czy może być to forma wizyty recepturowej w formie e-recepty, bez konieczności przychodzenia do placówki. Także też to taka wewnętrzna procedura względem postępowania z pacjentem. No i ostatnia infografika dotyczy języków, czyli w jakim języku dany specjalista może przeprowadzić wizytę.

Mateusz: Zauważyłem na czacie pytanie odnoszące się do pierwszej ikony, czyli wieku pacjenta. Zacytuję je, a Ty proszę odnieś się do tego: Czy system ma jakieś zabezpieczenia przed osobą, która nie zauważy wieku pacjenta? – Czyli jak rozumiem chodzi tutaj o recepcjonistkę, rejestratorkę, która właśnie rejestruje pacjenta i co, jeśli przyjmujemy osoby od 16 roku życia, a ktoś będzie chciał zapisać sześciolatka. Co w takim przypadku się zadzieje, jak się zachowa system?

Mirella: Tworząc taką bazę wiedzy, możemy zdecydować i zaznaczyć odpowiedni checkbox, że w przypadku, kiedy mamy do czynienia z pacjentem, który nie spełnia tych reguł, czyli np. wieku pacjenta, to po prostu system uniemożliwia zapis pacjenta. Jak to wygląda? Po prostu przycisk w przypadku zapisu pacjenta poniżej 16 roku życia nie pojawi się. Nie będzie zielonej zakładki “zapisz wizytę” i dodatkowo pojawi się komunikat, że nie zgadza się wiek pacjenta i jeszcze raz podsumowanie, że lekarz nie przyjmuje pacjentów poniżej 16 rż. Czyli takie zabezpieczenie w przypadku ewentualnej pomyłki człowieka, rejestratorki, będzie działało w tym kontekście.

Mateusz: Podsumowując tutaj dla osoby pytającej: System z jednej strony nam podpowiada, jakie są wytyczne przy rejestracji pacjenta, a jeśli już popełnimy ten błąd, to też system na podstawie PESELu policzy nam wiek pacjenta i uniemożliwi Jego zapis, jeśli wiek będzie nieodpowiedni.

Mirella: Tak. No i jeszcze apropos podpowiedzi przez system, to też z doświadczenia wiem, że w placówkach są specjaliści, którzy wykonują taką samą usługę, ale każdy z nich chce mieć swój indywidualny czas. Jeden jest na przykład nowy, rozpoczyna pracę, więc potrzebuje więcej czasu na wykonanie usługi i rejestratorka nie musi o tym pamiętać. System podpowiada, jaki czas i jaka cena jest do konkretnego specjalisty. Czyli też nie musimy szukać tego, tylko system nam podpowiada terminy z uwzględnieniem tego czasu trwania do konkretnego specjalisty i cena też jest przypisana do konkretnej osoby.

A jeżeli jesteśmy już przy usługach, to warto wspomnieć, że oprócz tego, że mamy informacje dotyczące czasu i ceny, to mamy też w systemie informację odnośnie dodatkowych informacji takich jak na przykład przygotowanie do wizyty. Tutaj dla przykładu przygotowałam usługę, która nazywa się kolonoskopia i pojawia nam się obok informacja dotycząca przygotowania, czyli coś, na co powinna zwrócić uwagę rejestratorka w trakcie zapisywania pacjenta na tą usługę.

Nie musi być to przygotowanie, mogą to być też przeciwwskazania lub coś, o czym powinna pamiętać w przypadku umawiania na tą konkretną usługę. I do każdej usługi możemy przypisać indywidualną treść. Wiem też, że w placówkach medycznych przyjmują specjaliści, którzy teoretycznie wykonują taką samą usługę, ale każdy z nich ma swoją procedurę. I wtedy do każdego specjalisty możemy wgrać indywidualną treść, która będzie się wyświetlała rejestracji podczas zapisu i dzięki temu unikniemy sytuacji, w której nie poinformujemy pacjenta o przygotowaniu lub po prostu pomylimy regułki, które są indywidualnie dopasowane do specyfiki pracy danego specjalisty.

Mateusz: Tutaj nasuwa mi się jeszcze pytanie. Często takie rozmowy z pacjentami są dosyć długie jak mamy te informacje o przygotowaniu bądź też pacjenci nie zawsze mają możliwość na rozmowie się skupić – na przykład dzwonią w przerwie w pracy, żeby się zapisać na wizytę czy też pilnują dziecko lub są w trasie. Czy mamy w systemie Proassist takie miejsce, w którym możemy poinformować pacjenta dodatkowo o tych wytycznych czy sposobie przygotowania się do zabiegu, itp.?

Mirella: Tak, mamy dwa miejsca tak naprawdę. Też musimy pamiętać o tych pacjentach, którzy nie chcą dzwonić i wolą tą opcję rezerwacji wizyt online, gdzie mogą dokonać zapisu. I tutaj przygotowałam też na widgecie do rejestracji online. W momencie, kiedy wybierzemy sobie konkretnego specjalistę i konkretną wizytę, to może wyświetlać się ten sam komunikat o przygotowaniu do tej konkretnej usługi.

Czyli oprócz tego, że zabezpieczamy się od strony rejestracji, to zabezpieczamy się też pod względem pacjenta. Może być tak, że to przygotowanie uzależnione jest na przykład od godziny, którą pacjent sobie wybierze i terminu. Więc fajnie, że ten komunikat nam się wyświetli.

Drugie zabezpieczenie jest takie, że w momencie, kiedy pacjent dokonuje zapisu (telefonicznie, na miejscu, czy podczas rejestracji online), na Jego adres mailowy zostanie wysłana informacja z przygotowaniem. I to przygotowanie może być umieszczone jako treść maila, treść wiadomości bądź też jako dodatkowy załącznik. Dlaczego mówię o dodatkowym załączniku? Czasem jest tak, że dane przygotowanie jest bardzo obszerne – tak jak wspomniałeś – lub też dana placówka chce po prostu przedstawić w formie graficznej jakieś informacje dla pacjenta. I ten mail jest też wysyłany 24h przed wizytą.

Mirella: Czasem się zdarza, że rejestratorka ma dużo tych informacji, tej wiedzy. Na przykład: dany specjalista chce, żeby na badania rejestrować w poniedziałki, a na konsultacje w piątki. No i ciężko jest w natłoku obowiązków pamiętać o tym, że jak zadzwoni pacjent, żeby umówić się na badanie, to ja muszę zaproponować poniedziałek, a jak na konsultację, to piątek. I właśnie system Proassist ma taką funkcję jak limity. Limity pozwalają na dopasowanie konkretnej usługi do konkretnego terminu, na który można dokonywać zapisu. Dzięki temu, rejestratorka nie musi o tym pamiętać, tylko po prostu w momencie, kiedy wybieramy sobie daną usługę, czy też danego specjalistę, który ją wykonuje – na liście widzimy takie minusy. To oznacza, że usługa jest z limitem. I jak wybiorę sobie badanie, to system proponuje mi tylko konkretne dni. Mimo, że grafik jest otwarty na wszystkie dni, to tutaj w przypadku tego badania pojawiają się tylko dni, w którym można je wykonać. Rejestratorka nie musi o tym pamiętać i nie dojdzie do pomyłki z jej strony, bo korzysta z wyszukiwarki automatycznej, gdzie system podpowiada jej, na kiedy może umówić taką wizytę.

No i oczywiście jeszcze zasoby. Czym są zasoby? Jest to funkcjonalność, która pozwala na kontrolowanie ilości sprzętu, który jest zużywany w danej placówce. Czyli dla przykładu mamy narzędzie USG, holter i mamy wielu specjalistów, którzy mogą wykonywać usługi na tym sprzęcie i żeby nie doszło do kolizji, w której przyjdzie nam więcej pacjentów niż mamy sprzętu na ten sam termin, to system również nie będzie nam podpowiadał takich terminów. Więc tutaj zasoby pozwalają na uniknięcie tego konfliktu co do ilości sprzętu.

No i jeszcze taka dedykowana opcja dla placówek, które przyjmują na zajęcia grupowe typu szkoła rodzenia, jakieś zajęcia z tego tytułu, czy jakieś psychoterapie grupowe. Wtedy mamy określenia, że na przykład na daną usługę możemy zapisać na przykład 5 osób czy 10 osób i wtedy, żeby rejestratorka nie musiała sprawdzać, ile osób jest już zapisanych – system automatycznie poprzez wyszukiwarkę, będzie proponował ten termin dopóki nie zużyjemy tego limitu 10 osób. Jak osiągniemy limit, to automatycznie podpowie nam nowy, dostępny termin. Sprawdzi się to wtedy, gdy macie specyfikę zapisów co do konkretnych usług.

Mirella: Kolejnym punktem są płatności online. Jeżeli chodzi o płatności online, to jest to świetna forma automatyzacji pracy rejestracji, czyli pacjent może opłacić wizytę z góry, jeszcze zanim zgłosi się do naszej placówki. No jak wiemy, chyba taką największą zaletą płatności online jest to, że jak dokonam już zakupu, to po pierwsze: przestaję szukać. Dokonałam zakupu i nie szukam już innych, innych rozwiązań u konkurencji, która może mnie przyciągnąć lepszą ceną, lepszym, lepszym specjalistą. I na pewno mam gwarancję, że przyjdzie ten pacjent na wizytę. A jeżeli nie przyjdzie, to z tego tytułu też mamy pewne zabezpieczenie, czyli na przykład brak zwrotu płatności za taką wizytę, gdzie pacjent nie przyszedł na nią i nie zrealizował usługi. Więc to jest fajne rozwiązanie dla placówek, które po pierwsze borykają się z pacjentami, którzy nie przychodzą na wizytę, ale też fajna opcja dla placówek, które mają dosyć kosztowne usługi i chcą się zabezpieczyć w razie gdyby po prostu pacjent miał się nie wstawić. Usługa jest bardzo długa, dużo czasu zajmuje to specjaliście lub też angażujemy innego specjalistę dodatkowo, żeby przyszedł na ten termin i godzinę do tego zabiegu, więc jest to świetne rozwiązanie. Ale myślę, że o kolejnych plusach opowiem już w trakcie prezentowania, jak w ogóle wygląda taki zapis pacjenta z płatnością online, przede wszystkim w przypadku rejestracji online.

I tutaj też przygotowałam taki widget, który uwzględnia płatności online. I tu mamy widget też usługowy. Warto wspomnieć, że mamy kilka rodzajów widgetów. W tym widgecie wybieram sobie po prostu usługę i w kolejnym kroku wybieram termin i godzinę.

Jak już dokonam tego wyboru, uzupełniam formularz i wpisuję swoje dane. Akceptuję zgodę RODO i przechodzę do kolejnego kroku. Proszę zwrócić uwagę, w jaki szybki sposób ten pacjent może dokonać tej płatności. Ma od razu to jako kolejny punkt do dokonania rezerwacji.

Akceptuje regulamin, który załączany jest widoczny. Poprzez kliknięcie “zobacz” pojawia nam się to w formie PDF-u i klika “zapłać”, jeżeli zapoznał się z regulaminem – akceptuje go i tak naprawdę zatwierdza płatność. Formularz jest auto-uzupełniony, więc nie wymaga żadnej dodatkowej pracy związanej z tym przelewem. Akceptuje ten przelew i ma komunikat o tym, że dokonano płatności i rezerwacja wpada nam do systemu jako wizyta już potwierdzona. I co najważniejsze – właśnie jak zwrócimy uwagę, nie dokończymy procesu zapisu samodzielnego przez widget rejestracji online bez dokonania tej płatności. Czyli jest to element zapisu online i teraz pokażę Wam, jak wygląda taka wizyta, która została opłacona właśnie przez pacjenta, który umówił się online.

Taka wizyta wpada nam w kolorze zielonym, czyli oznacza to, że pacjent opłacił wizytę i po kliknięciu w tą rezerwację, w oknie informacyjnym do wizyty mamy informację o tym, że zapłacono przez Internet 150 zł. Zwróćmy uwagę, jakie to jest też szybkie od strony administratora/menedżera/kierownika, który nie musi logować się do swojej bankowości elektronicznej i sprawdzać, czy pacjent opłacił wizytę, czy też nie. Mamy tą informację już w systemie, więc tutaj też jest mniej pracy dla osoby, która miałaby weryfikować te płatności.

A jak to wygląda od strony, kiedy pacjent umawia się telefonicznie czy też w placówce? W bardzo podobny sposób. Różni się to tylko tym, że w momencie kiedy dokonujemy takiego zapisu, pacjent otrzymuje od nas drogą mailową link,pod którym dokonuje opłaty i ma czas pacjent do północy, aby zrealizować taki przelew. I najważniejsze jest to, że jeżeli dokonał opłaty, to tak jak pokazałam – wizyta pojawia się w kolorze zielonym, z informacją, ile zapłacił. Ale jeżeli nie zapłaci, to o północy system odwołuje taką wizytę. Czyli też mamy znowu ten czas na znalezienie kogoś w to miejsce. To jest raz, a dwa – nie musimy weryfikować dalej tych przelewów, tylko system automatycznie skreśla nam takiego pacjenta z tej wizyty.

Mateusz: I tutaj chwilka, przerwę, bo zauważyłem, że mamy kolejne pytanie na czacie. Może pozwolę sobie je przeczytać, żeby od razu na nie odpowiedzieć. Wydaje mi się, że jesteśmy właśnie w dobrym momencie, żeby żeby tym tematem się zająć. Tutaj Pani Urszula pyta, czy mając włączoną usługę płatności online każdy pacjent rejestrując się przez stronę musi zapłacić, czy jest opcja pominięcia tej płatności?

Mirella: Jeżeli chodzi o płatności online, to warto wspomnieć, że je dopasowujemy do konkretnych usług. Nie do pacjentów, a do usług. Czyli, jeżeli chcemy, żeby na przykład na zabiegi każdy pacjent zapłacił online, to uruchamiamy te płatności do konkretnej usługi. I mało tego, do konkretnego specjalisty. Może być tak, że dany specjalista w placówce nie chce, żeby pacjent płacił online, więc też jest taka możliwość. No i druga forma, to też tu warto wspomnieć, że tak jak powiedziałam, w rejestracji online nie ma możliwości, że pacjent decyduje, że nie opłaca tej wizyty, jeżeli mamy wymagane płatności.

Jeżeli mamy możliwe płatności, czyli dajemy wybór pacjentowi, czy chce zapłacić online, czy zapłacić w placówce, to pacjent ma możliwość wyboru. Może pokażę na widgecie, gdzie się to wyświetla. Pacjent ma możliwość zdecydowania, czy chce zapłacić, czy też nie. W momencie, kiedy wybiera sobie termin, uzupełnia formularz, to tutaj mamy takie dwa selekty: płatność online lub płatność na miejscu.

Jeżeli nadamy mu możliwość płatności wyboru, czy chce zapłacić na miejscu, czy online, to będzie mógł wybrać sobie płatność na miejscu. Jeżeli jednak ustalamy wymagane płatności, to one domyślnie będą wymuszały na nim dokonanie takiej zapłaty. Ale dla pacjentów, których znamy dobrze – nie wiem, są to członkowie naszych rodzin, czy też właściciela placówki, czy też jest to starsza pani – stały pacjent, który wiemy, że przyjdzie, nie odwołuje tych wizyt, zgłasza się na wyznaczony terminy i chcemy ją zwolnić z tej opłaty, to możemy coś takiego zrobić. Ale tak jak wspomniałam, od strony użytkowej, czyli musi to zrobić użytkownik w systemie bezpośrednio. Jak to zrobić? W momencie, kiedy wybieramy taką usługę z płatnością online, też mamy o tym informację w postaci dolara. Wybieramy ten termin, to po wpisaniu danych pacjenta, tuż pod powiadomieniami pojawia się taka opcja “wizyta bez płatności internetowej” i wtedy taka osoba, która dokonuje zapisu, może zwolnić tego konkretnie pacjenta z tej płatności online. Czyli pacjent nie dostanie linku drogą mailową i jeżeli nie zapłaci, no to wizyta nie zostanie odwołana. Po prostu przyjdzie na wyznaczony termin i zapłaci w placówce. Więc odpowiadając – tak pokrótce – użytkownik zapisujący pacjenta na wizytę może go zwolnić z opłaty, a jeżeli dany pacjent zapisuje się przez stronę Internetową w przypadku usługi, gdzie jest wymagana płatność, to pacjent musi zapłacić za daną wizytę. Jedyne rozwiązanie jest takie, że możemy zmienić formę płatności z wymaganej na możliwą płatność. No i też chyba warto tutaj wspomnieć, że nie zawsze musimy pobierać pełne kwoty od pacjentów. Możemy pobierać też formę zadatków. Jeżeli boimy się rozpocząć tak drastycznie zmianę dla pacjentów i wprowadzić płatności online na wszystkie usługi 100% płatne, możemy rozpocząć od formy zadatków.

Mateusz: Czyli tutaj reasumując, gabinet sobie sam decyduje, na które usługi chce mieć tą płatność online włączoną, czy ona ma być obowiązkowa dla każdego, czy też możliwa do wyboru. A tu już resztę Mirella wszystko powiedziała. I tu mi się nasuwa jeszcze jedno pytanie. To już chyba też to zagadnienie padło z Twoich ust na początku, zanim zaczęliśmy jeszcze pokazywać te płatności online. Co w momencie, gdy pacjent zapłaci, a nie przyjdzie? Co z takim pacjentem możemy zrobić, czy mamy na to jakieś zabezpieczenie?

Mirella: To wszystko zależy znowu od procedur placówki medycznej. My mamy przygotowane dwa takie szablony regulaminu. Ten regulamin będzie się wyświetlał w rejestracji online dla pacjenta, który dokonuje takiego zapisu, więc będzie mógł się z nim zapoznać. I te regulaminy są dwa. Dlaczego? Pierwszy regulamin uwzględnia ewentualne zwroty płatności, a drugi nie uwzględnia tych płatności. Właśnie w przypadku, gdy pobieramy płatności i nie zwracamy pacjentowi, mamy to uwzględnione w regulaminie. To warto również dodać taką opcję – włączyć w systemie informowanie pacjenta o tym, że załóżmy na x przed terminem ten pacjent nie może odwołać takiej wizyty. I taki komunikat w formie SMS-owej jest wysyłany do pacjenta. Ja może pokażę, jak on wygląda. Czyli tutaj, gdy klikniemy sobie w danego pacjenta, w daną rezerwację, ikonę “wyślij wiadomość”, to pojawi się okno, w którym mamy zawartą całość korespondencji z pacjentem.

Jeżeli pacjent będzie próbował odwołać wizytę, w której ustawimy właśnie brak możliwości odwołania na wyznaczony termin i pacjent odpisał nam na SMS-a z przypomnieniem o wizycie, jako próbę odwołania, to system automatycznie wysłał mu treść, że nie ma możliwości odwołania wizyty na – w tym przypadku 24 godziny – przed zarezerwowanym terminem. Oczywiście, możemy też z tym pacjentem dalej sobie korespondować, nie tylko wysyłając automatyczne wiadomości SMS, ale również pisane ręcznie, tak jak w poniższym przykładzie. Czyli pacjent jednak stwierdza, że okej, w takim razie będzie i dopytuje nas jeszcze o parking. I rejestratorka zawsze może odpowiedzieć na takie dodatkowe pytania.

Mateusz: Tutaj jakbyśmy mogli jeszcze się zatrzymać, bo tutaj mamy do czynienia właśnie z czatem SMS. To jest jedna z moich takich funkcjonalności, które bardzo lubię. Bo ona prynosi wiele korzyści do gabinetu. Z jednej strony daje nam możliwość nadania dedykowanego numeru dla gabinetu, więc z tego numeru będą tylko szły wiadomości do konkretnych pacjentów, konkretnego gabinetu. Kolejną rzeczą jest historia tych wiadomości. Jeżeli pacjent nam odpisze, będzie to wszystko widoczne w systemie, a co za tym idzie – mamy możliwość właśnie korespondencji z pacjentem poprzez właśnie system, czyli możemy sobie z systemu pisać i mamy całą ciągłość korespondencji z pacjentem, którą możemy śledzić i wszystko sobie na bieżąco weryfikować i sprawdzać. To jest super rozwiązanie zarówno dla małych, średnich, jak i dużych gabinetów. Żeby z tego dedykowanego numeru korzystać. A co za tym jeszcze idzie, w przypadku chatSMS mamy możliwość stworzenia dedykowanej treści przypominającej o wizycie. Więc ten numer dedykowany chatSMS bardzo, bardzo fajna opcja. Zachęcam do korzystania. Indywidualny numer dla gabinetu, gdzie można sobie śledzić wszystkie wszystkie wiadomości z pacjentami. Jest po prostu to przydatne, pomocne w takiej codziennej pracy, zarówno na recepcji, jak i w kontakcie, komunikacji z pacjentem.

Mirella: No to warto jeszcze wspomnieć, Mateusz, jeżeli pacjent odpisze – jakpozwoliłam sobie teraz odpisać na taką wiadomość – pojawia się taki dzwonek czerwony przy danym pacjencie.

Jest to komunikat, że dany pacjent odpisał. I po kliknięciu w ten czat, widzimy informacje z treścią wiadomości, którą pacjent nam właśnie wysłał.

Mateusz: Tutaj już z poziomu kalendarza nawet widzimy, że konkretny pacjent nam na takiego SMS-a odpisał albo ktoś po prostu chce nas o czymś poinformować. Kalendarz nas o tym informuje. Dokładnie widzimy, że tutaj jak sobie zerkniemy na ekran, ten czerwony dzwoneczek dość mocno się wyróżnia spośród całego tła, więc na pewno będzie to widoczne. A dzięki temu też będziemy mogli sobie sprawdzić, co ten pacjent odpisał i tutaj dalej móc mieć jakąś możliwość postępowania z tą wizytą, więc bardzo przydatna funkcja.

Mirella: To co, myślę, że przejdę do kolejnego punktu. Mamy już tą obsługę przed pojawieniem się pacjenta na wizycie, to może teraz przejdźmy do elementu, kiedy już pacjent przychodzi do nas do placówki i mamy obsługę już związaną z wypełnieniem dokumentacji medycznej przez specjalistę. Jakie tutaj mamy usprawnienia związane z przeprowadzeniem takiej wizyty? Pierwsza rzecz, to w oknie przeprowadzania wizyty mamy możliwość przyspieszenia wypełnienia dokumentacji medycznej poprzez szablony.

Często zdarza się tak, że klienci, którzy przychodzą do Proassist, mają jakieś swoje szablony w wordzie, na dysku Google i z których korzystają. Można sobie jednorazowo wgrać taki szablon i korzystać z niego w systemie. W jaki sposób? Na samej górze, przed wypełnieniem pierwszych opcji sekcji wizyty, czyli przed wywiadem, mamy zieloną zakładkę “użyj szablonu wizyty” i tutaj wyświetli nam się lista wszystkich przygotowanych wcześniej szablonów.

Aby użyć danego szablonu, wystarczy kliknąć w zieloną zakładkę “kopiuj dane do EDM” i wtedy wszystkie uzupełnione treści w szablonie pojawiają nam się w odpowiednich sekcjach, czyli to też jest taka fajna opcja, żeby zaoszczędzić ten czas, który często poświęcamy na właśnie papierologię. A w tym przypadku stałe treści, które są używane do każdego pacjenta, który ma na przykład takie samo schorzenie, a zmienne są jakieś konkretne informacje, pod konkretnego pacjenta. Można spokojnie dopisywać do tego szablonu, którego użyjemy. A zapewniam, że w przeciągu całego dnia przyjęć wszystkich pacjentów jest to bardzo duża oszczędność czasowa.

No i chyba kolejnym elementem odnośnie uzupełnienia dokumentacji medycznej, to w przypadku, kiedy mamy do czynienia z pacjentem, który przychodzi do nas na kontynuację leczenia lub schorzeniem i wykonujemy z nim ciąg np. ćwiczeń fizjoterapeutycznych chociażby albo te same procedury podczas kolejnej wizyty aż do czasu kiedy pacjent nie wyzdrowieje, to możemy sobie powielić treści z poprzednich wizyt i takie treści powielić możemy sobie za pomocą historii, która znajduje się na samym dole naszego okna. Pojawia się informacja na temat wcześniej uzupełnionej dokumentacji medycznej i wystarczy, że klikniemy sobie ikonę powielenia i wszystkie te informacje załącza nam się do tego właśnie okna przeprowadzania wizyty. Więc jeżeli mamy tutaj do czynienia z pacjentem stałym, który przychodzi na kontynuację leczenia, to też możemy sobie szybko usprawnić wypełnienie tej dokumentacji medycznej i możemy po prostu dopisywać to, co wykonujemy aktualnie na tej wizycie, jeżeli dodatkowo coś zostało dodane do terapii.

Mateusz: Ja tu może jeszcze przerwę na chwilkęi dopowiem, bo zauważyłem, że jak kopiowałaś tą treść poprzedniej wizyty, to skopiowałaś zarówno treść, jak i procedury. Czyli tutaj zarówno kody procedury się skopiowały, jak i treść poprzedniej wizyty. Czyli jak kontynuujemy to leczenie z tymi samymi kodami, chcemy sobie wizytę po prostu zaciągnąć z przedniej, to wystarczy jednym kliknięciem i nam wszystko ładnie się po kolei uzupełni.

Mirella: Tak. Inaczej mówiąc, wszystko co uzupełniliśmy w treści opisowej, zarówno w sekcjach opisowych, jak i procedury ICD-10, I9 i CF zostaną skopiowane z poprzedniej wizyty, o ile one były oczywiście wypełnione przez specjalistę.

Mateusz: Mamy jeszcze jedno pytanie na czacie dotyczące szablonów i pan Dominik pyta, czy każdy specjalista wgrywa swój szablon, czy są one współdzielone?

Mirella: Każdy specjalista ze względu na swoją specyfikę pracy ma możliwość wygrania indywidualnych szablonów. Czyli dzięki temu też ta lista indywidualnych szablonów będzie zdecydowanie mniejsza, niż jak w przypadku gdyby każdy specjalista widział szablony innych specjalistów, w całej placówce. Wtedy ta lista byłaby bardzo długa i znalezienie odpowiedniego szablonu troszkę zajęłoby czasu. Każdy ze specjalistów z doświadczenia wiem, że ma swoje swoją specyfikę pracy, swoje standardy i lepszym rozwiązaniem jest właśnie, jeżeli wgrywamy te indywidualne szablony pod konkretnego specjalistę.

Mateusz: Tutaj jeszcze jeden widzę ważny aspekt odnośnie tych szablonów, bo zauważyłem, że można podzielić taką wizytę na kilka szablonów. Czyli nie jako jedna cała wizyta, tylko po prostu poszczególne szablony do konkretnego modułu.

Mirella: Tak, dokładnie. Każda z tych sekcji posiada taką opcje jak “zapisz szablon dolegliwości”, “szablon rozpoznania”, czy też “zalecenia” i możemy albo każdy z tych elementów pojedynczo sobie zapisać jako szablon. Czyli oddzielnie dolegliwości, oddzielnie badanie lub możemy zrobić szablon dla całej wizyty, czyli tak jak w przypadku tego ścięgna Achillesa – jeżeli skopiuję sobie dane, to wtedy wszystkie uzupełnione pola, które były brane pod uwagę przy tworzeniu tego szablonu, będą nam wyświetlane w tych poszczególnych sekcjach. A zapis całego szablonu, całej wizyty, pojawia się na sam koniec tej dokumentacji medycznej, po prawej stronie. Także każda z tych sekcji może być zapisana bądź też całość wizyty, zależy też właśnie od specyfiki pracy danego specjalisty.

No i też jest fajne, jak zauważyłeś, że te nazwy są posegregowane do poszczególnych sekcji, czyli też tworząc szablon nie musimy nadawać nazwy zalecenia czy też wywiad czy badanie, tylko po prostu nazwą na przykład jakiegoś konkretnego badania, które wykonujemy albo jakiegoś schorzenia, z którym pacjent się do nas zgłasza.

Mateusz: Czyli od razu mamy to wszystko pokategoryzowane i wystarczy sobie nazwać ten szablon według swoich wytycznych, tak żeby nam się dobrze pracowało. Mamy kolejne pytanie, więc od razu je przeczytam. Czy szablony wizyt są dedykowane osobno do każdego pacjenta?

Szablony są dedykowane dla specjalistów, a powielanie wizyt bardziej do pacjenta. Szablony są dedykowane dla specjalistów, żeby im po prostu ułatwić pracę. Naturalnym jest, że tu przyjmujemy 3-4 i 5 pacjenta na tą samą usługę, to po prostu można korzystać pewnie z tych samych szablonów, więc nie wiem czy to o to konkretnie chodziło.

Mirella: Kolejne usprawnienie w przypadku dokumentacji medycznej tutaj mamy w e-recepcie. W przypadku korzystania z bazy komercyjnej, mamy możliwość powielania recept. I takie powielanie recepty odbywa się poprzez kliknięcie w historię Proassist i możemy sobie powielić albo całość recepty poprzez kliknięcie w tą ikonkę przy danych recepty bądź też możemy szybko powielić konkretny lek z danej recepty, czyli nie chcemy powielać w całości, tylko jeden lek, który był na tej recepcie. Dzięki temu jak klikniemy sobie tam taką ikonę, pojawia nam się uzupełniony już formularz nowej recepty, nie musimy wybierać leków, nie musimy wprowadzać dawkowania, opakowań – wszystko to, co zostało wystawione na poprzednich wizytach, będzie powielone jeden do jeden na nowej recepcie. Wystarczy tylko zatwierdzić, poprzez kliknięcie “wystaw” lub “wystaw i dodaj do zaleceń”. I też ta opcja wystawienia recepty jest zdecydowanie szybsza, jeżeli mamy możliwość powielenia. No i to co najważniejsze – w przypadku recepty na lek zwykły, gotowy, możemy sobie stworzyć listę ulubionych leków. Co nam to daje? Ja teraz kliknęłam wyszukiwarkę leku i już mi system podpowiadam nazwę leku mojego ulubionego, bo jest z gwiazdką. Czyli, jeżeli specjalista często wystawia receptę na konkretny lek, to może sobie dodać taki lek do ulubionych i nie będzie musiał korzystać z wyszukiwarki w sposób taki, że ręcznie musi wprowadzać nazwę leku, tylko pojawi mu się ta lista z ulubionymi lekami i wystarczy, że kliknie ten lek i sobie uzupełni resztę informacji w formularzu recepty. To pozwala nam na szybsze odnalezienie w bazie danych leków, które są najczęściej wystawiane przez specjalistę i każdy ze specjalistów również indywidualnie pod siebie dodaję takie leki na ulubione.

Mateusz: Od razu mam jedno pytanie, jakbyś mogła wrócić do naszych recept. Mamy tutaj leki zwykłe, ale również są specjaliści na przykład dermatolodzy, którzy często tworzą jakieś maści, kremy innego rodzaju receptury. Jakbyś mogła zaprezentować te właśnie leki recepturowe, jak to wszystko u nas wygląda.

Mirella: W momencie kiedy wybieramy typ recepty na lek recepturowy, możemy też usprawnić sobie pracę. Możemy jednorazowo przygotować sobie szablon takiej receptury na maść tak jak wspomniałeś, czy na jakieś krople i później korzystać z tego szablonu. Często pojawiały się takie właśnie sugestie ze strony klientów, że a po co będę tworzył ten szablon jak ja wystawiam taką receptę raz na trzy miesiące. No właśnie, ale jeżeli już wystawiam tą receptę raz na trzy miesiące, to podejrzewam, że uzupełnienie formularza zajmuje nam też dłuższy czas, ponieważ jeżeli czegoś nie użytkujemy zbyt często, to zapominamy, co mamy uzupełnić. Gorzej się odnajduje takie rzeczy. A taki szablon pozwoli nam na szybsze wystawienie takiej recepty. Wystarczy kliknąć “użyj szablon receptury” i tu pojawia mi się lista z przygotowanymi szablonami. I mam taką maść witaminową. Wystarczy, że skopiujemy te dane i automatycznie zaciągają nam się one do formularza recepty. Znowu, z każdą informacją, nawet na temat dawkowania i informacji dla osoby wydającej: konkretne nazwy składowe tej recepty oraz ile tego składnika mamy użyć do przygotowania tej receptury. Dlatego warto poświęcić to jednorazowo 5 minut, myślę, że nawet niecałe 5 minut, żeby później szybciej wystawiać tego typu recepty i sprawniej obsługiwać pacjentów, nie poświęcając czasu na zbędną papierologię. A tworząc szablon wystarczy, że uzupełnimy formularz i na końcu zapisujemy szablon receptury, także i tak możemy to stworzyć na bazie pierwszego pacjenta, którego przyjmujemy, któremu wystawiamy taką receptę. Możemy wykorzystać ten moment, ten czas, poprzez jedno kliknięcie system zapamięta nam tą recepturę.

Mateusz: Okej, super. Widzę, że na razie nie mam pytań na czacie. Jeżeli państwo mają w międzyczasie jakieś pytania, to śmiało można pisać i takie pytania zadawać, ja będę cały czas gdzieś tam zerkać na ten czat. Będę tutaj w razie co przerywał Mirelli i czytał te pytania. Na razie tych pytań nie ma, to możemy kontynuować.

Mirella: Mamy już wypełnioną dokumentację medyczną, ale co dalej się z nią dzieje? Co możemy przekazać pacjentowi i w jakiej formie? Często jest tak, że specjaliści raczej preferują przekazywanie pacjentowi zaleceń według własnych preferencji. I gdzie to możemy ustawić w systemie? Możemy to zrobić tuż przed zakończeniem wizyty, mamy taką opcję jak “zaawansowane opcje wydruku”. I tu mamy listę ze składowymi po prostu dokumentacji medycznej. Jeżeli chcemy wysyłać do pacjentów tylko i wyłącznie zalecenia, wystarczy odznaczyć pozostałe checkboxy, pozostawiając tylko zalecenia.

I to miejsce dotyczy zarówno drukowanej karty z wizyty, jak i karty wysłanej drogą mailową. To jest po prostu składowa naszej karty wydruku dokumentacji medycznej. I druga rzecz, drugie usprawnienie jest takie, że możemy zapamiętać te ustawienia na przyszłość, czyli nie zapisujemy tych ustawień tylko dla jednorazowej wizyty, ale możemy zapisać i wykorzystać to, że już odklikaliśmy te checkboxy i zapisać na stałe poprzez kliknięcie “zapisz ustawienie”. Jeżeli jednorazowo chcemy zmodyfikować wygląd takiej karty i na przykład dla wyjątku chcemy jeszcze rozpoznanie dorzucić, ale tylko jednorazowo, to wtedy nie zapisujemy tych ustawień wydruku, tylko przechodzimy do “zapisz i drukuj” bądź też “zapisz i wyślij email”. I wtedy tylko jednorazowo będą i rozpoznania i zalecenia. A jak już jesteśmy właśnie w tematyce tej wysyłki drogą mailową, to warto wspomnieć, że oprócz tej standardowej karty dokumentacji medycznej, możemy również załączać takie dokumenty jak wystawione recepty, zaświadczenia lekarskie zwolnienia lekarskie, czy też skierowania. I wtedy w jednym mailu, w jednym załączniku będzie zarówno opis wizyty, jak i te ewentualne dokumenty, jeżeli specjalista wystawi jakieś w trakcie przyjmowania pacjenta.

Jak wygląda taki mail, też sobie przygotowałam. W załączniku pojawia się opis wizyty, w tym przypadku akurat uwzględniłam całość opisu wizyty, nie tylko zalecenia i poniżej nawet mam wystawioną receptę. Więc tak jak wspomniałam, w jednym załączniku mamy podgląd na te wszystkie informacje. I też myślę, że korzystając z okazji, warto tu wspomnieć, że wygląd tej karty – specjalnie też powiększam – czyli ten nasz nagłówek, po prawej stronie nazwa placówki i dane placówki, a po lewej stronie dane specjalisty, możemy wgrywać w formie tekstowej, ale również możemy wgrywać w formie graficznej. Czyli, jeżeli chcemy uwzględnić logo na wydruku na takiej dokumentacji medycznej, to można skonfigurować sobie taki nagłówek, aby ta karta była bardziej spersonalizowana pod Państwa.

I na końcu tej dokumentacji medycznej jest również miejsce na podpis i możemy też jednorazowo przygotować takie zdjęcia podpisu bądź też podpisu i pieczątki, szczególnie jeżeli wysyłamy tą dokumentację medyczną drogą mailową, to wtedy ta dokumentacja będzie zawierała komplet informacji wraz z tym podpisem i pieczątką specjalisty. Wgrywa się to jednorazowo i na każdym później dokumencie generowanym z systemu jest on widoczny zarówno w dokumentacji medycznej, jak i w zaświadczeniach lekarskich, tak zwanych drukach, które są dostępne również w oknie przeprowadzania wizyty.

Mateusz: Tutaj Pan Wojciech pyta od razu, gdzie można takie logo, te podpisy wgrać?

Mirella: Jeżeli chodzi o logo, które znajduje się po prawej stronie, to wgrywamy je w “placówkach”. Ikona edycji i tutaj mamy miejsce na informację do druku EDM, tu możemy albo tekstową albo załącznik. I tu jest ważna informacja: jeżeli decydujemy się na logo, to korzystamy tylko z tej opcji “dodaj plik do wydruku” i wtedy załączamy ten przygotowany wcześniej dokument. A to, co znajduje się po lewej stronie, to wchodzimy sobie w zakładkę “specjaliści” , ikona edycji i tutaj mamy “informacje do druku EDM” i pod tym opisowym mamy “dodaj plik do wydruku” i załączamy ten dokument stricte o specjaliście. A jeśli chodzi o podpis, czyli to miejsce na samym dole, to wgrywamy je za pomocą tutaj “dodaj plik podpisu do wydruku” i tu jest takie troszkę inne pole, bo tu musimy wpisać – jeżeli chcemy oczywiście żeby nam się wyświetlały – te informacje, czyli tytuł naukowy, imię i nazwisko specjalisty i specjalizacja, to dodatkowo musimy uzupełnić to pole tutaj – opisowo.

Mateusz: Czyli reasumując, zakładka “placówki” bądź też do konkretnego specjalisty, jeśli chodzi o jego podpis czy też te zdjęcia.

Ja mam jeszcze takie pytanie, bo tutaj w systemie Proassist bardzo popularne jest dodawanie różnego rodzaju plików do karty pacjenta oraz zdjęć przez aplikację mobilną. Często właśnie czy to dermatolodzy jakieś znamiona skórne, czy medycyna estetyczna, czy stomatolodzy, podolodzy, robią zdjęcia. Właśnie przed rozpoczęciem leczenia, w trakcie i po. I czy do takiej dokumentacji medycznej również możemy takie pliki dołączać, żeby po prostu pokazać pacjentowi tą naszą pracę, jak to wszystko się zmienia, jakie są efekty?

Mirella: Pewnie, możemy to załączyć jako całość dokumentacji medycznej, czyli zarówno to, co uzupełniliśmy w trakcie przyjmowania pacjenta, jak i to, co zrobiliśmy tak zwaną dokumentację zdjęciową. Tu wgrałam sobie dwa dokumenty: zdjęcie plus wyniki badań laboratoryjnych. Jeżeli chcemy załączyć jako element całości dokumentacji, czyli składowa z wizyty, którą przeprowadziliśmy, wystarczy przy konkretnym dokumencie kliknąć w ten plus. I on się automatycznie załączy do tego pliku PDF, który Państwu pokazałam. Czyli z tą dokumentacją, z tymi receptami i jeszcze będzie ten dokument właśnie zdjęciowy. Jeżeli chcemy takie zdjęcie przesłać oddzielnie jako odrębny załącznik, to zamiast plusa klikamy w ikonę koperty i wtedy idzie do pacjenta taki mail tylko i wyłącznie z tym jednym dokumentem. Także wszystko zależy od preferencji placówki, czy chcemy traktować to zdjęcie jako element całości dokumentacji, czy jako oddzielny załącznik.

Mateusz: Okej. Czyli tak naprawdę to można albo wysłać sam plik, który wyślemy pacjentowi albo dołączyć go do dokumentacji medycznej podsumowującej naszą wizytę. Tu mam jeszcze pytanie od razu pani Urszuli: czy można w jakiś szybszy sposób dodawać pliki, niż ich skanowanie?

Mirella: Jeśli chodzi o dodawanie pliku do karty pacjenta, to można to zrobić za pomocą aplikacji mobilnej. Ja może pokażę wersję aplikacji na komputer, jaką mam wgraną.

Mateusz: Tak jest, czyli po prostu wystarczy sobie pobrać na telefon naszą aplikację mobilną Proassist, zalogować się, ustawić sobie PIN i mamy też dostęp do wielu innych funkcjonalności, które na pewno ułatwiają i przyspieszają pracę. Między innymi właśnie dodawanie zdjęć do systemu, czyli przez ikonę aparatu możemy sobie takie zdjęcie stworzyć i mamy po prostu jakiś dokument, który będzie można dodać do karty pacjenta. Tutaj Pani Urszula mówi, żeby nie trzeba było go skanować, to wystarczy sobie dokument położyć na biurku, zrobić zdjęcie telefonem i ten dokument bezpośrednio nam się dołączy do karty pacjenta. To ważne, trzeba to zdjęcie zrobić przez aplikację Proassist. A jak mamy zdjęcie już na telefonie, czy na jakimś innym urządzeniu, to po prostu z aplikacji możemy też taki plik również sobie ręcznie dodać.

Mirella: Też ważne, że te zdjęcia nie są przechowywane w żaden sposób na telefonie użytkownika, tylko i wyłącznie trafiają bezpośrednio do systemu.

Mateusz: To jeszcze też ciekawe, możemy sobie takie zdjęcie, plik nazwać, żeby nie trzeba było za każdym razem otwierać miniaturki i włączać tego zdjęcia, żeby zerknąć, zobaczyć co to zdjęcie zawiera. Czyli jak mam jakieś wyniki badań, czy inne dokumenty, które nam pacjent przyniósł i chcemy je mieć w karcie pacjenta, to żeby nie trzeba było tego włączać i czytać, co tam się znajduje, to po prostu możemy jak gdyby nazwać tytułem taki plik, takie zdjęcie, żebyśmy z góry po prostu patrząc na kartę pacjenta widzieli, co ten plik zawiera .

Mirella: Dokładnie. Ja już mam aplikację i jak to wygląda: strona aplikacji, wchodzimy sobie w dany dzień, klikamy danego pacjenta. Pojawia się ikona aparatu i klikamy. Można zdjęcie opisać swoim tytułem i będzie wgrane do karty.

Mateusz: Jak już jesteś przy aplikacji, to jakbyś mogła pokazać raz jeszcze, bo Pan Wojciech prosi o powtórzenie. Czyli zdjęcie zrobione przez aplikację nie zapisuje się na telefonie. Ja może powtórzę raz jeszcze: jak mamy już jakieś zdjęcie w telefonie na dysku twardym, to można go po prostu dodać do takiej karty pacjenta. Ale jeżeli robimy zdjęcia aplikacją Proassist telefonem, to to zdjęcie się wtedy nie zapisuje w telefonie, bo nie ma takiej potrzeby. Ono bezpośrednio trafia nam do karty pacjenta i żeby nie zaśmiecać tego urządzenia i żeby mieć od razu uporządkowane i przyporządkowane to zdjęcie do konkretnej karty, do konkretnego pacjenta. Robimy sobie zdjęcie aplikacją w telefonie i to zdjęcie bezpośrednio trafi od razu do karty pacjenta, nadamy sobie tylko tytuł takiemu dokumentowi i mamy go od razu wgranego do karty pacjenta, bez konieczności zapisywana go na dysku twardym urządzenia.

Mirella: Pozostał nam ostatni temat, czyli moduł rekomendacji. Inaczej mówiąc, pozyskiwanie ocen, opinii od pacjentów i jak je możemy wykorzystywać. Udostępniam ekran i pokażę, jak taki moduł wygląda. Taki moduł możemy po pierwsze umieścić na swojej stronie internetowej i po prostu możemy się chwalić tymi opiniami, przedstawiać je pacjentom, którzy przeglądają Waszą stronę internetową, którzy jeszcze się gdzieś tam wahają czy umówić się na wizytę, czy nie. Czytają opisy specjalistów, a później czytają opinie innych pacjentów, którzy zrealizowali wizytę w Waszej placówce i te opinie właśnie przedstawiają się w formie takiego wachlarza, harmonijki, która się zapętla.

Mamy zawsze informację na temat ilości gwiazdek, które pacjent wystawił za daną wizytę oraz mamy również komentarz, który został wystawiony do tej rezerwacji. Jak to w ogóle działa? To działa tak, że po zrealizowanej wizycie możemy zrobić to na dwa sposoby. Albo w momencie, kiedy wysyłamy dokumentację medyczną do pacjenta drogą mailową, może automatycznie iść wiadomość e-mail z prośbą o wystawienie takiej rekomendacji. lub druga możliwość: jeżeli nie wysyłacie pacjentowi drogą mailową dokumentacji medycznej, jeżeli taka wizyta jest zrealizowana, czyli dokumentacja jest wypełniona lub zmieniony ręcznie status za zrealizowane i wizyta jest opłacona, czyli zaznaczamy sobie w systemie, że taka rezerwacja została opłacona – wtedy pacjent otrzymuje drogą mailową taką wiadomość e-mail z prośbą o rekomendację.

I wtedy ta rekomendacja w pierwszej kolejności trafia do systemu i każdy z administratorów może sobie podejrzeć te oceny w statystykach.

Gdy wejdziemy sobie w statystyki -> raporty -> oceny lekarzy i wybieramy sobie zakres dat, za jakie chcemy podejrzeć sobie te opinie i mamy listę naszych specjalistów. Widzimy jak są oni oceniani, jaka jest średnia, ilość ocen, ilość wizyt i jaki jest procent ilości ocen do ilości wizyt. Przy każdym specjaliście możemy sobie podejrzeć konkretne oceny, czyli widzimy jaki to był pacjent, czyli pacjenci nie są anonimowi – mamy możliwość też zweryfikowania tej sytuacji z danym komentarzem, bo widzimy kiedy była realizowana taka wizyta, o której, na jaką usługę był zapisany pacjent i jeżeli wprowadzamy tu informację o płatności, to również widzimy ten komentarz i ilość gwiazdek. Na pierwszym etapie tego modułu te oceny trafiają nam tylko i wyłącznie do systemu i każdy z administratorów może zdecydować, czy taką ocenę chcemy publikować na stronie, czy też nie. Jeżeli nie chcemy, to po prostu pozostawiamy to jako wewnętrzny system oceniania. Czyli sprawdzamy sobie, co myślą o nas pacjenci, czy mamy coś do poprawy, czy być może musimy coś zmienić w zakresie konkretnego specjalisty, nad czymś jeszcze popracować lub jeżeli chcemy się podzielić taką opinią, możemy przy konkretnej ocenie kliknąć “TAK” do publikowania i wtedy dopiero ta ocena, rekomendacja, jest publikowana na stronie w tym wachlarzu. Także to Wy sami decydujecie, kiedy i czy w ogóle dana ocena, rekomendacja będzie widniała na Waszej stronie Internetowej.

No i ostatnia kolumna, to są mediacje. Mediacje służą temu, aby móc zmodyfikować taką ocenę, czyli na przykład – teraz taki case z życia naszego klienta – pacjentka zwróciła uwagę, że w gabinecie ginekologicznym jest troszkę za niska temperatura. Gdy doszło do badania, to wiadomo, musiała rozebrać się i odczuła wtedy lekki dyskomfort.Manager zareagował, zwiększył tą temperaturę, więc poprawił to, na co zwróciła uwagę w trakcie wystawiania takiej opinii, komentarza pacjentka. Zmodyfikowała to, pacjentka również potwierdziła, że czuje się bardziej komfortowo, jest cieplej i zdecydowanie lepiej odbywa się taką wizytę. Także możemy wysłać miediację poprzez kliknięcie “wyślij” i mamy możliwość zmodyfikowania takiego komentarza bądź też zmodyfikowania ilości gwiazdek. I wtedy możemy opublikować taką ocenę już zmodyfikowaną przez pacjenta. Więc to jest fajne narzędzie, żeby sprawdzić, co o nas myślą pacjenci, czy wszystko jest okej, co możemy ewentualnie zmienić, na co zwrócić uwagę lub po prostu chwalić się innym pacjentom, którzy chcą zdecydować się na umówienie wizyty w Państwa placówce – czy warto, czy nie warto.

Jak zabrać się do zmiany oprogramowania w gabinecie medycznym?

Zmiana oprogramowania medycznego w działającej od lat placówce to nie jest proste zadanie, zwłaszcza w sytuacji, gdy placówka od lat korzysta z jednego systemu. Zanim zdecydujesz się na jakiś program, to:

1. Wypisz listę funkcji, które teraz nie działają u Twojego dostawcy.
2. Wyjdź z założenia, że nie wiesz czego nie wiesz – czyli zrób research wśród innych dostawców oprogramowania medycznego.
3. Koniecznie sprawdź, czy system, z którego korzystasz jest oprogramowaniem medycznym – wtedy nie będziesz mieć problemu z otrzymaniem bazy. Poproś dostawcę oprogramowania o dokument zgodności programu z rozporządzeniem Ministra Zdrowia z 6 kwietnia 2020 r. w sprawie rodzajów zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania.
4. Zastanów się, jakie masz problemy w gabinecie.

Na przykład, częstym problemem, o którym słyszymy jest kwestia skanowania i drukowania dokumentacji pacjenta. W systemie Proassist ten proces można cyfryzować. Wszelkie zgody RODO i formularze zdrowia mogą być wypełnione przez pacjenta elektronicznie, a opcja podpisywania dokumentów na tablecie pozwala uniknąć konieczności przechowywania papierowych dokumentów. To bardzo sprytne rozwiązanie! Pewnie nie wpadło Ci do głowy, że możesz mieć taką funkcjonalność w aktualnym systemie.

Być może pacjenci przynoszą ze sobą wiele badań i Ty musisz je skanować, żeby oryginały dokumentów oddać pacjentowi, a kopie zachować, bo na ich podstawie wydajesz zalecenie do odpowiedniej terapii. To zajmuje dużo czasu – najpierw czekasz, aż ktoś z recepcji Ci przeskanuje, a później jakoś musisz umieścić te skany w karcie pacjenta. Każde dodatkowe kliknięcie to strata i niepotrzebne nerwy. Dodatkowo, pacjent widząc, że robi się nerwowo, może źle odebrać taką sytuację.

Jest na to jednak skuteczne rozwiązanie! Dokumentacja przyniesiona przez pacjenta z zewnątrz może być skanowana za pomocą aplikacji na telefon, dzięki której można dodać zdjęcie zrobione za pomocą telefonu bezpośrednio do karty pacjenta, nie zapisując przy tym kopii w swojej galerii.

A może robisz dużo wideo-konsultacji? Przeprowadzasz je za pomocą skype, whatsapp, czy wysyłasz pacjentom jakieś linki? A może masz jakiś osobny program, za który specjalnie płacisz, żeby specjaliści mogli prowadzić wizyty online? Czy nie uważasz, że wideo-konsultacje zamiast przyspieszać pracę lekarza, tylko ją utrudniają? Oni muszą wtedy wysyłać specjalny link, wchodzić na program pocztowy lub podawać do siebie numer telefonu, na który później pacjenci wydzwaniają nawet poza godzinami pracy lekarzy. Dodatkowo później, po przeprowadzonej konsultacji, specjaliści muszą wejść w system i wypełnić wizytę w EDM.

System Proassist pozwala na generowanie linku do konsultacji online z systemu. Link automatycznie wysyłany jest na e-mail pacjenta podany przy zapisie na wizytę, a okno z wideo otwiera się obok okna wizyty – lekarz może jednocześnie rozmawiać z pacjentem i wypełniać dokumentację na bieżąco, tak jakby pacjent był w gabinecie.

Jeśli masz w zespole lekarza, który wystawia wiele recept – pacjenci nie muszą dzwonić i umawiać się na wizyty recepturowe i zajmować kolejkę innym pacjentom.

Porozmawiajmy o Twoich problemach – z pewnością zaproponujemy rozwiązania, które pozwolą oszczędzić i usprawnić pracę w Twoim gabinecie!

7 sygnałów, że powinieneś zmienić system medyczny

7 sygnałów, że powinieneś zmienić oprogramowanie medyczne

Oczywistością jest, że wszystkie zmiany – szczególnie w obszarze medycznym – wymagają starannego rozważenia. Oprogramowanie medyczne jest szczególnie ważne dla funkcjonowania placówki medycznej, ponieważ ma ono bezpośredni wpływ na jakość opieki zdrowotnej, efektywność procesów oraz doświadczenie pacjenta. Niemniej jednak, czasami podjęcie decyzji o zmianie oprogramowania może być wyzwaniem. W końcu, istnieją obawy związane z migracją danych, dostosowaniem personelu do nowego systemu oraz kosztami związanymi z wdrożeniem. Jednakże, gdy oprogramowanie medyczne nie spełnia już oczekiwań lub staje się przeszkodą dla efektywnej pracy, warto rozważyć jego zmianę. W tym artykule przedstawimy siedem sygnałów, które mogą wskazywać, że nadszedł czas na zmianę oprogramowania medycznego, podkreślając korzyści płynące z takiej decyzji.

1. Błędy techniczne

Twój system medyczny nie działa w poniedziałki, gdy w placówce znajduje się najwięcej pacjentów? Męczą Cię wielokrotne przerwy w działaniu oprogramowania? A może często pojawiają się błędy, które uniemożliwiają codzienną pracę lekarzom i rejestratorkom? Jeśli zdarza się, że słyszysz narzekanie swoich pracowników na brak płynności działania systemu, to wiedz, że to bardzo wyraźny sygnał do zmiany oprogramowania! Jeśli od dłuższego czasu masz problem, to uwierz – nie będzie lepiej. Daj sobie szansę na polepszenie warunków pracy i sprawdź inne rozwiązania dostępne na rynku.

2. Słaba dostępność obsługi

Jeśli Dział Pomocy Technicznej pracuje krócej niż Twoja placówka medyczna lub jeśli ciężko jest się z nim porozumieć, to naprawdę źle świadczy o dostawcy Twojego oprogramowania medycznego. Zastanów się, ile razy miałeś sytuację, w której nie mogłeś liczyć na pomoc techniczną w czasie pracy? Jeśli takie sytuacje mają miejsce dość często, to warto sprawdzić, czy obsługa u konkurencji nie jest przypadkiem bardziej dostępna i pomocna.

3. Nie dodają kolejnych funkcji

Technologia rozwija się bardzo szybko, widzimy to zarówno w życiu prywatnym, jak i w różnych instytucjach państwowych. Dlatego masz prawo oczekiwać od swojego systemu medycznego, że on też będzie się stale rozwijał i dodawał nowe funkcje, które będą usprawniać Twoją pracę. Świat informatyczny nie stoi w miejscu, więc warto jest wykorzystywać możliwości, które się pojawiają i automatyzować swoją pracę dzięki rozwiązaniom technologicznym oferowanym przez dostawcę oprogramowania medycznego. W Proassist istnieje nawet możliwość współdecydowania użytkowników o tym, jaka funkcjonalność jest najpilniej potrzebna i powinna być wprowadzona do systemu. Zajrzyj do naszej grupy na Facebooku – Zrozumieć Pacjenta – i zobacz, w jaki sposób możesz mieć wpływ na rozwój swojego oprogramowania medycznego.

4. Dużo pracy ręcznej

Zbyt duża ilość ręcznej pracy może prowadzić do utrudnienia w wykonywaniu codziennych zadań, takich jak np. obsługa pacjenta, weryfikacja kalendarza (np. wskaźnika no show). Konieczność ręcznego wprowadzania danych, często kończy się tym, że pojawia się w nich dużo błędów lub wydłuża się czas potrzebny na realizację zadań. W pracy gabinetu medycznego, który jest nastawiony na szybką i fachową obsługę, dużo zależy od automatyzacji. Rejestratorka nie musi pamiętać o wszystkich sprawach, może to robić za nią system. Nowoczesne systemy pozwalają na kontrolę i automatyzację części zadań występujących na każdym etapie obsługi pacjenta. Wysyłanie automatycznych zaleceń, rozksięgowania przedpłat, wysyłanie zaleceń mailem – automatycznie po umówieniu się na konkretną usługę, automatyczne wysyłanie linków do wideorozmowy, szybkie rozliczanie wynagrodzeń specjalisty nawet przy różnych stawkach prowizyjnych, badanie zadowolenia i wysłanie prośby o wyrażenie opinii po wizycie.

5. Brak możliwości szybkiej weryfikacji danych

Twój system medyczny nie pozwala na szybką weryfikację danych pacjenta? To duży problem. Rejestratorki i lekarze tracą przez to wiele czasu. Strata czasu na rzeczach tak błahych sporo kosztuje Twoją placówkę medyczną, dlatego jeśli nie posiadasz tej funkcji w swoim systemie medycznym, to pomyśl o zastąpieniu go sprawniejszym oprogramowaniem.

6. Brak automatyzacji

Niektóre systemy po prostu nie są na bieżąco aktualizowane zgodnie z kierunkiem rozwoju globalnego. Mogą to być zwykłe kalendarze lub listy z danymi pacjentów, a lekarz i tak musi się logować na pacjent.gov.pl, aby skorzystać z funkcji e-zdrowie czyli wystawić receptę, zwolnienie. Dodatkowo, musi raportować zdarzenia medyczne i prowadzić EDM. Czyli wychodzi na to, że lekarz musi logować się do wielu miejsc, żeby obsłużyć jednego pacjenta. Jeśli system nie pozwala na prowadzenie wizyty z jednego okna, to na pewno sygnał, że musisz poszukać czegoś co będzie w stanie zapewnić takie korzystanie.

7. System instalowany na komputerze

W dobie pracy zdalnej i możliwości przemieszczania się, pracowania z dowolnego miejsca – bez przywiązania, że tylko prezes firmy może pracować na wakacjach wykorzystując telefon – to bardzo ważny aspekt. System medyczny w chmurze daje możliwość np. zweryfikowania przez lekarza tego, czy jutro ma pełen grafik za pomocą aplikacji. Dzięki temu lekarz oszczędza czas swój i rejestracji. Rejestratorki nie muszą logować się do systemu, dzwonić do specjalistów z informacjami ani wysyłać zahasłowanych plików

Częstym problemem programów instalowanych jest to, że zmiana sprzętu jest praktycznie niemożliwa lub uciążliwa. Trzeba wezwać odpowiednią osobę i płacić jej za to, że Ty chcesz zmienić sprzęt na nowy, przenieść program i odpowiednio go skonfigurować. Jeśli masz program medyczny w chmurze, to korzystasz z programu, do którego logujesz się poprzez przeglądarkę. Na pewno zalecamy zwrócić uwagę czy nowy program ma napisaną specjalną aplikację do pobrania na telefon ze sklepów app store lub google play.

Jeśli Twoje narzędzie nie zapewnia automatyzacji i integracji, tracisz możliwość korzystania z wartościowych funkcji, zdobywania pozycji placówki, która stawia na rozwój.

Ludzie nie lubią zmian, ale czasami są one konieczne, żeby gabinet medyczny odpowiednio funkcjonował. Jeśli chcesz zobaczyć przykład zmiany, umów się na spotkanie z doradcą Proassist i zapytaj o wdrożenia.

Laptopy, komputery, WI-FI i monitoring w gabinecie medycznym. Konfiguracja sprzętu dla poprawy efektywności pracy.

W gabinecie medycznym sprzęt komputerowy odgrywa ważną rolę, przede wszystkim zapewnia płynności pracy, a co za tym idzie, wysoką jakości obsługi pacjenta. Jak zatem połączyć ze sobą laptopy, komputery, Wi-Fi i systemy monitoringu w celu osiągnięcia optymalnej funkcjonalności?

Laptopy i komputery są niezbędne do prowadzenia elektronicznej dokumentacji pacjentów, co pozwala na szybszy dostęp do informacji oraz łatwiejszą analizę historii chorób czy wyników badań. Dzięki nim lekarze mogą także szybciej przekazywać informacje pomiędzy sobą, co jest kluczowe w przypadku pilnych interwencji.

Łącze Wi-Fi umożliwia dostęp do Internetu, co może być przydatne na wielu płaszczyznach. Personel medyczny może korzystać z Internetu do szybkiego wyszukiwania informacji na temat rzadkich przypadków chorób, nowych metod leczenia czy aktualnych wytycznych medycznych. W przypadku chmurowego oprogramowania medycznego takiego jak Proassist, Internet jest też niezbędny do korzystania z systemu. Dodatkowo, pacjenci mogą korzystać z sieci w oczekiwaniu na wizytę, co zwiększa ich komfort.

Systemy monitoringu mogą być istotne dla zapewnienia bezpieczeństwa pacjentów oraz personelu. Kamery umieszczone w różnych miejscach gabinetu medycznego pozwalają na bieżącą obserwację sytuacji, co może zapobiec niepożądanym incydentom oraz ułatwić śledztwo w przypadku jakichkolwiek problemów.

Warto zainwestować w system zarządzania informacją medyczną, który umożliwia łatwe przechowywanie, wyszukiwanie i udostępnianie danych pacjentów. Dzięki temu personel będzie mógł szybko znaleźć potrzebne informacje podczas wizyty, co przyczyni się do płynnego przebiegu konsultacji i skrócenia czasu oczekiwania pacjentów.

Wprowadzenie tych technologii do pracy w gabinecie medycznym może przynieść wiele korzyści. Poprawa efektywności pracy, szybszy dostęp do informacji, zwiększenie bezpieczeństwa pacjentów – to tylko niektóre z możliwych rezultatów. Dlatego też warto inwestować w rozwój technologiczny nawet w takich tradycyjnych miejscach jak gabinety medyczne.

Jeśli interesuje Cię temat wyboru sprzętu i zapewnienia odpowiedniej szybkości WIFI w Twoim gabinecie zapisz się na Webinar TUTAJ.

Partnerem artykułu jest Kamil Giemza z firmy TelkoNet

Jak wybrać program medyczny dla gabinetu lekarskiego?

Kalendarz do zapisywania wizyt ma każdy system, więc na początek spisz listę, co jeszcze będzie Ci potrzebne. Tutaj przygotowaliśmy dla Ciebie zestawienie najlepszych funkcjonalności dla nowo otwartych gabinetów, dla placówek, które dopiero się otwierają, ale chcą mieć fajnie wdrożony system od początku działania.

Zastanów się więc, czy potrzebujesz:

– szybkiej i sprawnej komunikacji SMS z poziomu komputera

– przesyłać pacjentom wiadomości o konieczności przygotowania się do zabiegu lub informować ich o zaleceniach po wizycie i czy to powinno być wysyłane automatycznie

– udostępnić pacjentom możliwość rezerwacji wizyt przez Internet (w naszej ocenie to must have)

– wdrożyć system przedpłat na droższe i czasochłonne zabiegi, żeby mieć pewność że pacjent się pojawi

Co powinieneś zrobić, gdy otwierasz placówkę medyczną lub zaczynasz pracę we własnym gabinecie medycznym i co powinieneś uwzględnić przy wyborze oprogramowania medycznego do nowej placówki?

Sprawdzić, jak długo firma działa na rynku. Dzięki temu możesz liczyć na ich wskazówki i wiedzę, jak inne gabinety ułożyły swoje procesy .

Sprawdzić, czy firma jest oprogramowaniem medycznym i jest zgodna z rozporządzeniem MInistra Zdrowia z 6 kwietnia 2020 r. w sprawie rodzajów zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania.

Możesz poprosić o taki dokument, a dzięki tej szybkiej weryfikacji będziesz mieć pewność, że dane medyczne są przechowywane na serwerach w Polsce – takie są wymogi i nie mogą być obchodzone! Dlatego uważaj na wszystkie firmy, które oferują integrację z popularnym kalendarzem google, bo dane pacjentów w kalendarzu google najczęściej przechowywane są na serwerach w Irlandii czyli poza obszarem RP. A to rodzi wiele problemów. Sprawdzając te informacje, nie będziesz mieć też problemów z tym, żeby odzyskać dane, bo program medyczny musi oddać dane pacjentów i dokumentacje. W przeciwieństwie do tego jakbyś wykupił licencję w zwykłym systemie do rezerwacji wizyt.

Sprawdzić, czy firma dostarczająca oprogramowanie medyczne oferuje wdrożenie, czyli szkolenie z programu – na początku uruchamiania palcówki jest wiele rzeczy, których musisz się nauczyć, nie ma potrzeby żebyś pewnie rzeczy sam musiał zdobywać, uczyć się – lepiej jak zostaniesz przeszkolony przez firmę, która jest twórcą programu.

Sprawdzić godziny pracy działu pomocy technicznej. Jeśli Twój gabinet jest czynny do 18, a dział pomocy technicznej kończy pracę o 16, to te dwie godziny teoretycznie jesteś sam, bez wsparcia gdyby wydarzyły się jakieś problemy.

Sprawdzić, czy firma oferuje pomoc we wdrażaniu certyfikatów P1 i ZUS – dlaczego ta pomoc jest potrzebn? Bo po pierwsze wiemy, że wygenerowanie certyfikatów wcale nie jest łatwe, a jeśli firma zajmująca się oprogramowaniem oferuje wsparcie, to Oni na co dzień pomagają klientom i mają swoje sposoby na pobranie. Dodatkowo, pokierują Cię, jak wgrać te certyfikaty, żebyś mógł raportować zdarzenia medyczne i wystawiać recepty czy zwolnienia.

Sprawdzić, czy program jest w chmurze – nie musisz się martwić o kopie zapasowe, o zniszczony sprzęt i utratę dostępu czy nawet o przerwę w dostawie prądu i internetu bo zawsze mozesz wejsc na aplikację mobilną (o ile ta firma ma aplikację mobilną) i z tego poziomu obsługiwać pacjentów. Sprawdzić, czy w jednym oknie prowadzenia wizyty jesteś w stanie pracować, czy musisz przelogowywać do innych systemów lub otwierać inne, dodatkowe programy.

Sprawdzić, czy system medyczny ma możliwość tworzenia formularza do umawiania wizyt przez Internet. Dziś obserwujemy znaczny ruch i zwiększenie ilości umówionych wizyt przez Internet – pacjenci nie mają czasu i nie lubią dzwonić do rejestracji, żeby się umówić. Patrzą na to przez pryzmat oszczędności czasu – po co mają czekać na linii od kilku do kilkunastu minut, jeśli za pomocą kilku kliknięć mogą sami wybrać termin i umówić się na wizytę?

Sprawdzić, czy system ma potwierdzania i przypomnienia o wizytach – pewnie na początku nie będziesz mieć czasu ani zasobów do tego, aby kontaktować się z każdym pacjentem. Poza tym, dziś jesteśmy przyzwyczajeni, że potwierdzenia i powiadomienia o rezerwacjach dostajemy w formie SMS lub mail.

Dodatkowo, zweryfikuj:

– jak wygląda raportowanie zdarzeń medycznych (jeśli Twoja specjalizacja wymaga tworzenia EDM)

– czy oprogramowanie pozwala wystawiać recepty i posiada bazę leków

– czy ma usprawnienia, które pomogą zrezygnować np. z drukarki, bo dokumenty mogą być podpisywane elektronicznie – dzięki nowelizacji kodeksu cywilnego w 2016 w Twoim gabinecie mogą być podpisywane dokumenty w formie elektronicznej – nie musisz na start kupować drukarki i skanera.

Co to jest API? Jak wykorzystać API w branży medycznej?

Ostatnio bardzo dużo słyszy się o tym, że API ułatwia życie, że integracje różnych systemów pozwalają zwiększyć zyski i w ogóle, że zdolność do łatwej integracji różnych systemów staje się nie tylko atutem, ale koniecznością. Ale o co tak właściwie chodzi, czym jest API i w jaki sposób można wykorzystać API w gabinecie medycznym? Na te pytania postaramy się odpowiedzieć Ci w poniższym artykule. W końcu jesteś specjalistą z branży medycznej, a nie informatykiem, więc masz prawo nie wiedzieć wszystkiego 🙂

API (Application Programming Interface) to most, który umożliwia różnym programom komunikację między sobą, bez potrzeby manualnego (czyli ręcznego) wprowadzania danych czy logowania się do różnych systemów. Jeśli jesteś managerem placówki medycznej lub jej właścicielem i szukałeś rozwiązania, które pozwoli Ci łączyć funkcjonalności różnych programów, to tym rozwiązaniem jest właśnie API.

Wykorzystanie API może oznaczać znaczną poprawę efektywności, bezpieczeństwa i satysfakcji Twoich pacjentów. W jaki sposób? Już tłumaczymy.

Zacznijmy od podstaw. API to zestaw reguł i definicji, który pozwala jednym programom komunikować się z innymi. Można to porównać do kelnera w restauracji, który przekazuje zamówienie od klienta do kuchni i z powrotem.

Przykład w kontekście medycznym: lekarz nie musi logować się do rządowego systemu, aby wystawić e-receptę. Dzięki API, system, z którego korzysta Twoja placówka medyczna na co dzień, komunikuje się bezpośrednio z systemem rządowym, automatycznie przesyłając potrzebne informacje. Dlatego lekarz nie musi powtarzać czynności. Wystarczy, że przeprowadzi wizytę w systemie medycznym, a połączenie z gabinet.gov.pl sprawi, że wszystko, co musiałby dodatkowo wypełniać ręcznie – zostanie automatycznie uzupełnione. Dla użytkownika to znaczne usprawnienie i skrócenie pracy.

W jaki sposób możesz wykorzystać API w branży medycznej?

Receptomat:
Dzięki integracji, którą proponuje Proassist, placówki medyczne mogą wprowadzić innowacyjne podejście do procesu wystawiania recept. Poprzez integrację z naszym API, Receptomat łączy systemy zarządzania placówką z procesem receptowania. Lekarze mogą wypełnić formularz medyczny online dotyczący leków lub przypadłości, a następnie wydać e-receptę, która trafia bezpośrednio do pacjenta za pośrednictwem SMS-a. To nie tylko usprawnia proces, ale także zwiększa komfort pacjentów i redukuje obciążenie administracyjne.

Personalizowana rejestracja online:
Jeśli masz własną stronę Internetową lub profil w social mediach, przez które chcesz zdobywać nowych pacjentów, świetnym rozwiązaniem dla Ciebie będzie skorzystanie z e-rejestracji. Wprowadzenie rejestracji online jest ukłonem w stronę pacjentów, którzy nie mają czasu na dzwonienie do rejestracji lub zwyczajnie nie lubią rozmawiać przez telefon. E-rejestracja to dla nich dodatkowa możliwość umówienia się na wizytę, która jest dostępna także w godzinach, w których pracownicy placówki medycznej smacznie śpią. Dzięki integracji API Proassist z systemami zarządzania placówką medyczną, możemy zapewnić naszym klientom stworzenie intuicyjnych platform do rejestracji online dla pacjentów. Nasze rozwiązanie umożliwia szybkie i łatwe umawianie wizyt, co znacząco odciąża personel i podnosi poziom zaufania pacjentów do placówki. Ponadto, dzięki API będziesz mógł dostosować panel e-rejestracji do własnych oczekiwań – wybrać kolory swojej marki, ustawić ulubioną czcionkę, itp.

Portal pacjenta z dostępem do wyników:
Dzięki wykorzystaniu API, systemy laboratoryjne mogą być połączone z elektronicznymi systemami zdrowotnymi, automatycznie udostępniając wyniki badań w portalu pacjenta. To rozwiązanie znacząco skraca czas oczekiwania na informacje o stanie zdrowia, zwiększa przejrzystość procesu diagnostycznego i buduje zaufanie między pacjentami a placówkami medycznymi.

Automatyczne przypomnienia o wizytach i badaniach:
Wykorzystanie API pozwala na automatyzację procesu generowania i wysyłania przypomnień o nadchodzących wizytach lekarskich i konieczności wykonania badań kontrolnych. Jest to niezwykle ważne dla utrzymania ciągłości opieki i zwiększenia skuteczności leczenia, ponieważ pomaga zmniejszyć liczbę nieobecności na umówionych spotkaniach i zachęca pacjentów do regularnego monitorowania ich stanu zdrowia. Daje to także materialną korzyść Twojej placówce medycznej, ponieważ pacjent, który otrzyma przypomnienie i umówi się na wizytę, będzie musiał za nią zapłacić.

Jak widzisz, dzięki rozwiązaniom opartym na API, placówki medyczne mogą nie tylko usprawnić swoje procesy, ale także zaoferować pacjentom wyjątkowe, personalizowane oferty. Przekłada się to na zwiększenie satysfakcji i zadowolenia pacjenta, który lubi, gdy placówka jest dla niego przyjazna. Taki zadowolony i szczęśliwy pacjent będzie wracał do Twojej placówki, co pozwoli Ci nie tylko zwiększyć zyski, ale także zapełnić grafiki.

Konieczność używania coraz większej ilości programów, przetwarzania coraz większej ilosci danych i wykonywania coraz większej ilości cyfrowej “papierologii” sprawia, że potrzebujemy automatyzacji niektórych procesów. Mając do dyspozycji narzędzia, które mogą skrócić takie dodatkowe czynności, lekarze będą mogli lepiej skupić się na pacjentach.

API jest kluczowym elementem umożliwiającym integrację i automatyzację procesów w branży medycznej. Dla managerów placówek medycznych, inwestycja w rozwiązania wykorzystujące API, to krok ku zwiększeniu efektywności, poprawie bezpieczeństwa danych i zapewnieniu wyższego poziomu satysfakcji pacjentów. Przystępność i możliwości, jakie oferuje technologia API, otwierają nowe horyzonty dla rozwoju oprogramowania medycznego, umożliwiając świadczenie usług na najwyższym poziomie.

Twój system medyczny nie ma wybranych funkcjonalności, które widzisz w Proassist i zastanawiasz się, czy oba programy można jakoś połączyć? Nie chcesz zmieniać systemu medycznego na inny, ale chciałbyś dodać coś do programu, z którego korzystasz? Zwykle w takich wypadkach rozwiązaniem jest integracja systemów dzięki API. Proassist jest gotowe do integracji z innymi systemami, co pozwala na rozszerzenie funkcjonalności bez konieczności rezygnacji z dotychczas używanego oprogramowania. Skontaktuj się z doradcą Proassist i zapytaj o możliwości integracji. Jesteśmy tutaj, aby pomóc Ci dostosować nasze rozwiązania do Twoich unikalnych potrzeb i wymagań.

Kwietniowa aktualizacja systemu medycznego Proassist

Kwietniowa aktualizacja systemu medycznego Proassist.

Przedstawiamy Wam listę nowości, nad którym pracowaliśmy w ostatnim czasie. Czekaliśmy na ostateczną decyzję w sprawie recept 365, żeby aktualizacja systemu była w jednym czasie.

Z całej listy poprawek, ulepszeń i usprawnień w tym artykule zebraliśmy te, które mogą Cię zainteresować. Odszukaj nowość, a następnie sprawdź jej działanie w opisanym artykule, który znajduje się w bazie wiedzy.

1. Zacznijmy od usprawnień, które wprowadziliśmy do modułu zarządzania fakturami w gabinecie medycznym. Korekty faktur pozwalają szybko i skutecznie poprawić błędy występujące na dokumentach finansowych, takie jak pomyłki w kwotach czy danych klienta. Zakres możliwości w ostatniej aktualizacji poszerzyliśmy o:

– tworzenie korekty faktury,
– edycję korekty faktury
– możliwość wyfiltrowania korekt faktur (dodatkowy filtr),
– tworzenie listy korekt faktur,
– drukowanie korekty faktury, – możliwość mailowej wysyłki korekty faktury,
– zaciąganie kraju na fakturze i korekcie faktury, – dodanie korekt do pliku jpk VAT.

2. Kolejną nowością jest blokada wieku pacjenta dla wykonywanej procedury, usługi medycznej. Jeśli lekarz wykonuje konkretną procedurę medyczną (usługę) od określonego wieku, wtedy wystarczy taką informację podać w systemie Proassist. Kiedy rejestratorka wybierze usługę i wpisze numer PESEL pacjenta, który nie spełni kryterium wieku – system wyświetli komunikat. Pacjent nie może zostać zapisany na usługę z uwagi na wiek. Dzięki tej funkcji rejestratorka nie musi pamiętać o tym, do jakiego lekarza, na jaką usługę i w jakim wieku, może umawiać pacjentów. To zdecydowanie ułatwi jej pracę, a także pozwoli uniknąć ewentualnych błędów w rejestracji.

4. Kolejnym ważnym krokiem jaki wykonaliśmy jest udostępnienie modułu wystawiania recept na ordynację przez pielęgniarki i położne. Dzięki temu już od teraz pielęgniarki położne mogą wystawiać recepty z refundacją.

Pielęgniarki i położne posiadają wiedzę i umiejętności w zakresie farmakologii i diagnostyki, dlatego wprowadzenie możliwości wystawiania recept pozwala zwiększyć dostępności do opieki zdrowotnej. Natomiast, żeby proces wystawiania recept był skuteczny i bezpieczny, potrzebny jest odpowiedni program medyczny, który pozwala wystawiać recepty na leki objęte ordynacją. Takim systemem jest Proassist.

5. Zajęliśmy się także przyspieszeniem pracy z cyklicznymi wydarzeniami. Przyjmujesz pacjentów na cykl wizyt i chcesz szybko zaproponować im wszystkie terminy? Z systemem Proassist nie musisz pojedynczo wybierać terminów dla pacjentów, którzy przychodzą do Twojego gabinetu cyklicznie. Wybierz jak często pacjent potrzebuje wizyty w Twoim gabinecie, a system sam zaproponuje Ci listę terminów. Możesz wybrać odpowiedni dla pacjenta okres, czy też interwał wizyt. Na przykład wizyty cykliczne od 1-14 dni, a następnie co 3,4,5,6 tygodni.

6. Możliwość zmiany wizyty stacjonarnej w videowizytę (włączenie całości automatyzacji).

Pacjent jednak nie pojawi się na wizycie w gabinecie, tak jak planował, ale jest możliwa rozmowa online? Lekarz nie dotrze do gabinetu, ale mógłby przyjąć pacjenta na wideokonsultacje? A może po prostu nastąpiła zwykła pomyłka i pacjent został zpaisnay na wizytę stacjonarnia w gabinecie zamiast na wideo-rozmowę?

Nie ma problemu, po najnowszej aktualizacji wystarczy zmienić status wizyty, a następnie zostanie uruchomiona cała sekwencja związana z wysłaniem linku do pokoju wideo. Nie trać czasu na dodatkowe wysyłanie maili i dostępów, prowadź wizyty i konsultacje w taki sposób, jaki jest wygodny dla Ciebie i pacjenta.

7. Integracja z zewnętrznym, rządowym systemem ZUS jest niezwykle ważna, lekarz wystawiający zwolnienie nie musi się logować do innych systemów, robi to wszystko w ramach programu Proassist. W jednym miejscu wypełnia dokumentację medyczną, raportuje zdarzenia, wystawia receptę i zwolnienie. W tym temacie wdrożyliśmy poprawki, o które prosili nas nasi użytkownicy:

– możliwość pobrania dla pacjenta lub pobrania dla opiekuna historii zwolnień,
– e-ZLA po ustaniu zatrudnieniu – możliwośc braku wysyłki, – e-ZLA do kilku płatników naraz,
– e-ZLA – druk dla opiekuna, – pobieranie danych opiekuna prawnego,
– dodane wskazania lekarskie i kod choroby na wydruku,
– dodanie nazwy kraju i nr dokumentu tożsamości do ZLA do opiekuna gdy ubezpieczony „w innym państwie”,
– dodanie kolumny z NIP-em i opieką na liście wystawionych e-ZLA,
– dodanie NIPu do zaleceń po wystawieniu zwolnienia.

8. Najważniejsza zmiana, to zmiana dotycząca e-recept. W kwietniu prawo zmieniło zasady wystawiania rocznych recept i tym samym system Proassist musiał dopasować się do tych zasad, żeby lekarze mogli kontynuować swoją pracę.

Zmiana ta jest niezbędna do prawidłowego działania mechanizmu wyliczania ilości produktu do wydania, gdyż wymaga on, by osoba wystawiająca e-receptę precyzyjniej zapisała informacje o schematach dawkowania oraz wskazała okres stosowania.

Zmienia się sposób, w jaki lekarze opisują na e-receptach dawkowanie leku, ale nie zmienia to w niczym zasad realizacji recept przez pacjentów.

Tak jak wspomnieliśmy na początku, te 8 wymienionych aktualizacji to tylko najważniejsze ze zmian, które wprowadziliśmy w kwietniu do Proassist. Stale dajemy z siebie wszystko, by nasze oprogramowanie medyczne było intuicyjne i przyjazne dla użytkowników. Nasze starania chyba nie idą na marne, bo dostajemy od użytkowników wiele pozytywnych komentarzy, które dają mocnego kopa do dalszego działania 🙂

Jeśli jeszcze nie korzystasz z Proassist, a chciałbyś lepiej poznać system, zapraszamy na konsultację telefoniczną. A jeśli już jesteś naszym użytkownikiem i chciałbyś mieć wpływ na kolejne aktualizacje i wprowadzane do systemu funkcjonalności, to dołącz do naszej Facebookowej grupy Zrozumieć Pacjenta! Będzie nam bardzo miło, jeśli podzielisz się swoimi odczuciami.

Zmiana oprogramowania medycznego i przenoszenie danych od aktualnego dostawcy

Zmiana oprogramowania medycznego i przenoszenie bazy danych pacjentów od aktualnego dostawcy

Jesteś na etapie, na którym rozważasz zmianę oprogramowania, ale Twoja największa obawa dotyczy przeniesienia bazy danych pacjentów? To najczęstszy problem w gabinetach, etap przenoszenia danych skutecznie zniechęca właścicieli i menedżerów placówek medycznych do zmiany oprogramowania na lepsze.

Import bazy – czyli wgranie jej do nowego systemu, to bardzo ważna sprawa. Dowiedz się, jakie dane możesz przenieść, czego możesz oczekiwać od nowego dostawcy oprogramowania i na co zwrócić uwagę przed podjęciem tego kroku.

Baza danych, to przede wszystkim dane pacjentów: imię, nazwisko, numer PESEL, adres mailowy, numer telefonu – wszystko to, co do tej pory wypełnialiście w ramach systemu w trakcie rejestracji pacjentów.

Z naszego doświadczenia możemy podpowiedzieć, że warto zwrócić uwagę, czy w aktualnym systemie Twój zespół wypełnia odpowiednie dane. Czasem zdarza się tak, że trafia do nas klient, gdzie przy przenoszeniu bazy z innych programów okazuje się, że dane były wpisywane błędnie. Np. w adresie e-mail wpisywany był kod pocztowy albo w miejscu na kod pocztowy – numer telefonu. To duży kłopot. Oczywiście, wgrywamy wtedy taką bazę danych, ale rejestracja lub inny personel z Twojej placówki musi sukcesywnie poprawiać dane.

Tak samo jest z informacją o tym jaka jest płeć. Dane wypełniane są różnie, np. K lub kobieta lub kob. W trakcie przenoszenia bazy, te różne zapisy nie zostaną ujednolicone. My nie możemy ingerować i poprawiać baz, ponieważ za to, co jest w bazie odpowiada placówka.

Wizyty i dokumentacja medyczna – papierowa dokumentacja medyczna powinna być przechowywana przez 20 lat i tak samo jest z jej elektronicznym odpowiednikiem, czyli EDM. Dlatego przenosząc się z innego systemu, powinieneś pobrać dokumentację i mieć do niej dostęp. Tutaj podpowiadamy kilka rozwiązań. Możesz pobrać dokumentację na komputer i mieć do niej dostęp stacjonarnie – traktować jako bazę wiedzy. Jeśli korzystasz z programu instalowanego na komputer i to jest program, za który zapłaciłeś licencje i jest Twój, to możesz po prostu nie przenosić danych medycznych i również traktować je jako bazę informacji, do których będziesz sięgać w sytuacji, kiedy przyjdzie pacjent. Przenieść wszystko do nowego systemu.

Dokumentacja zdjęciowa i inne załączniki – jeśli w aktualnym programie posiadasz dokumentację zdjęciową, to robiąc eksport danych musisz tylko powiązać pliki w sposob 1:1 z pacjentem, żeby było wiadomo jaki pliki jest jakiego pacjenta. I na końcu – co nie znaczy, że mniej ważne – są sytuacje, kiedy przenosimy kilkaset usług – nie ma sensu wpisywać tego ręcznie – w Proassist przenosimy usługi rozliczeniowe i recepcyjne. Mamy doświadczenie w przenoszeniu baz, wiemy jak powinna być ułożona praca w momencie eksportu i importu plików. A co, jeśli dostawca nie chce udostępnić bazy? Wtedy możesz do nas napisać, a my pomożemy Ci z tym zagadnieniem.

Otwarcie własnej placówki medycznej – czy to taki świetny interes?

Otwarcie własnej placówki medycznej - czy to taki świetny interes?

Krąży opinia o bardzo bogatej branży medycznej. Wiele osób, firm, a przede wszystkim specjalistów myśli o jej podboju z uwagi na fakt, że przecież w medycynie są pieniądze i to wielkie! Zobacz tylko, ile kosztuje jedna wizyta lub jeden zabieg: to są 2-3 godziny pracy jednej lub dwóch osób, a ceny wynoszą 5,8,10,15 tysięcy – przecież tam muszą być bardzo duże pieniądze.

Bardzo często spotykam się z takimi opiniami, dlatego pozwoliłem sobie na chwilę zadumy nad tym tematem i stwierdzam, że w branży medycznej naprawdę nie jest tak kolorowo, jakby się mogło wszystkim wydawać. W dzisiejszym odcinku postaram się wytłumaczyć, skąd taka opinia.

Kto decyduje się na biznes medyczny?

Placówka medyczna, to jest bardzo specyficzny biznes. Bardzo rzadko zdarza się, aby na otwarcie placówki medycznej decydowała się osoba spoza medycyny. W mojej subiektywnej opinii, zdecydowana większość prywatnych placówek w Polsce prowadzą lekarze czy specjaliści lub ich rodzina. Oczywiście, mowa tutaj o mniejszych placówkach, a nie o szpitalach czy większych klinikach – wtedy proporcje są zupełnie inne.

Dlaczego tak jest?

Po pierwsze, z uwagi na naturalny rozwój. Tzn. lekarz, czy fizjoterapeuta, który decyduje się na otwarcie swojego prywatnego gabinetu, po jakimś czasie dochodzi do wniosku, że chciałby czegoś więcej, a więc niejako zamienia ten gabinet w placówkę medyczną. Zwiększa ilość wynajmowanego miejsca, bierze kolejne sprzęty w leasing i w ten sposób powstaje podmiot medyczny. Czyli przez rozwój organiczny.

Po drugie, ze względu na bardzo dużą ingerencję Państwa w ten rynek. Rynek jest po prostu mocno regulowany. A przez to oprócz pieniędzy, pomysłu, zmysłu marketingowego i biznesowego oraz umiejętności obsługi pacjentów na wysokim poziomie, trzeba mieć również wiedzę na temat jego funkcjonowania. Takie zwykłe know-how, w zakresie obowiązującego prawa. Właściciele placówek- nawet nie zdają sobie sprawy, ile przepisów biurokratyczno-administracyjnych znają, których w innych branżach, osoby na ich stanowisku – czyli de facto stanowisku specjalisty – nie są zmuszone znać. Tych przepisów jest naprawdę masę i mają one wpływ zarówno na próbę wejścia w ten biznes, jak i na możliwości reklamowania, sposoby kontraktowania współpracowników, czy nawet np. wybór lokalu – gdzie byś nie spojrzał, tam wszędzie są jakieś ograniczenia. A wiadomo – im więcej tego typu przepisów, tym mniejsza chęć wejścia w ten rynek ludzi, którzy ich nie znają.

W związku z tym zastanawiałem się, czy branża medyczna, to taki świetny interes?

Branża medyczna, trochę podobnie jak branża IT, czy np. branża księgowa, prawnicza itd. posiada w swojej strukturze kosztowej bardzo duży odsetek kosztów osobowych. 50, 60 a nawet 70% czy 80% kosztów firmy IT, księgowej, czy prawniczej, to są koszty osobowe i identycznie jest w przypadku konsultacyjnej placówki medycznej. W placówce zabiegowej proporcje są trochę niższe, ale i tak koszt osobowy to jest najwyższa pozycja w excelu z kosztami.

Z tym, że jest jedna zasadnicza różnica. O ile mając biuro księgowe czy firmę IT, my musimy zainwestować w program i komputer, biurka i krzesła, o tyle posiadając swoją placówkę medyczną musimy dodatkowo dokupić bardzo drogi sprzęt i zainwestować w lokal, który będzie dobrze usytuowany, bo przecież ludzie muszą do niego dojechać z całego miasta i musi wyglądem przyciągać chętnych – a więc będzie droższy. Dodatkowo lokal musi spełniać wymogi sanepidowskie, co znów podnosi koszty. Musimy mieć również zagwarantowaną obsługę pacjentów, a więc personel około-medyczny też będzie potrzebny.

I teraz zauważcie – marżę, czyli różnice pomiędzy tym co płaci klient (pacjent), a ile wydajemy na koszty osobowe, mamy bardzo podobną w tych biznesach – 30, 40%, 50%. Natomiast to, jakie wydatki musimy ponieść z tej marż, to całkowicie inna sprawa. Oczywiście tutaj różnice może zrobić skala lub oferowanie droższych zabiegów, ale w przypadku skali jesteśmy ograniczeni lokalowo – nasz lokal może obsłużyć maksymalnie X pacjentów i jeżeli chcemy więcej, to musimy zainwestować w większy. A w przypadku drogich zabiegów, musimy zainwestować w sprzęt, personel i zazwyczaj również w marketing, co znowu pożre nam nasz zysk.

I dlatego uważam, że ta branża medyczna widziana z perspektywy właściciela, a nie pracownika placówki medycznej, nie jest aż taka dochodowa jakby się to mogło wydawać.

Jak w takim razie wygląda wchodzenie na rynek?

Etap 1 – ciężko pracuję u kogoś:

Sposób dochodzenia do swojego biznesu życia przez lekarza jest często powtarzalny – lekarz kończy studia, robi rezydenturę, pracuje ponad przeciętną ilość godzin – często zdecydowanie powyżej 200, 250 w miesiącu (oczywiście mówię tutaj o wszystkich miejscach, w których pracuje).

Etap 2 – ciężko pracuję u siebie:

Następnie specjalista decyduje się na otwarcie swojego gabinetu. Wynajmuje lokal, bierze pierwszy leasing (chyba, że wcześniej już wziął na auto), robi remont i pełen energii stara się przyjmować jak najwięcej pacjentów.I jeżeli jest dobry, to znowu pracuje tyle samo godzin, co poprzednio, a czasami nawet więcej. Z tym, że proporcje są inne – coraz więcej godzin w swoim gabinecie, a coraz mniej jako podwykonawca w innych placówkach. W momencie, gdy lekarz ma już pełny grafik pacjentów we własnym gabinecie, to zazwyczaj pracuje wyłącznie u siebie i w Szpitalu – co nadal determinuje te 200-250 godzin miesięcznie. Ilość roboczogodzin się nie zmienia, raczej zmienia się często zakres obowiązków i zyski z pracy.

Etap 3 – dolina śmierci:

Potem jest etap 3, na który decyduje się już zdecydowanie mniejsza ilość specjalistów, czyli zamiana gabinetu w podmiot medyczny.

I teraz zdaje się być magia – otóż okazuje się, że jak do tej pory w opcji 1 – lekarz w 100% skupiał się na leczeniu pacjentów, w drugiej opcji w 80-90%, tak teraz jest zupełnie inaczej. Ilość roboczogodzin, które poświęca się na sprawy biznesowe diametralnie rośnie.

Teraz mamy dwie opcje – albo lekarz sobie z tego nie zdaje sprawy i polegnie na tym rynku, albo sobie zda z tego sprawę i będzie sukcesywnie zajmował się “swoim biznesem”, przeznaczając na to jakiś czas regularnie.

Oczywiście jest wyjście – zatrudnić odpowiedniego managera, który będzie zaangażowany w ten biznes, tak jak być powinien, aby odniósł on sukces. Takiego managera, który będzie miał do tego kompetencje i zdolności, ale znalezienie go jest również bardzo trudne.

Ten moment jest często niezrozumiały dla specjalistów. Jak to się dzieję? Gdzie są te pieniądze? Dlaczego ci lekarze mi zawracają głowę? Dlaczego ta Pani Krysia z rejestracji nie rozumie, co trzeba robić?

Oni oczekiwali dokładnie tak gładkiego wejścia w rynek jak w przypadku otwarcia własnego gabinetu, ale zderzają się ze ścianą z uwagi na fakt, że wcześniej nadal wszystko było zależne od nich, a teraz już nie jest zależne od nich. Kompetencje biznesowe wcześniej mogliśmy przykryć dużymi umiejętnościami medycznymi, a w tym przypadku już nam się to nie uda.

Aktualnie na rynku usług medycznych, szczególnie w dużych miastach, nie jest już tak łatwo jak kilka, kilkanaście lat temu wejść na rynek. Pacjenci są bardziej wymagający i mają zdecydowanie więcej możliwości niż wyłącznie jedna placówkę w okolicy. W inny sposób niż przez rekomendacje dowiadują się o istnieniu placówek i w inny sposób dokonują zapisu na wizyty. Chcą też być obsługiwani na wysokim poziomie. Wszystko się zmienia, a placówki, które tego nie rozumieją i działają po staremu są wypierane przez te, które prowadzą swój biznes w nowoczesny sposób.

To jest ta dolina śmierci placówek medycznych – ten moment, kiedy specjalista zmienia swój gabinet w placówkę medyczną, a chce działać po staremu. Nadal wydawać tyle samo kasy na marketing, na obsługę pacjenta, na organizację pracy. Dla niego inwestycja zaczęła się i skończyła się wraz z wynajmem lub kupnem większego pomieszczenia, jego wyremontowania i zakupu sprzętu… czasami jeszcze poświęci czas na namówienie swoich kolegów ze szpitala, aby u niego przyjmowali i to by było na tyle. W tym momencie jest to za mało.

I do momentu aż ten specjalista nie zrozumie, że nie jest już wyłącznie świetnym specjalistą, ale również po prostu osobą prowadzącą biznes i musi poświęcać temu czas, aby ten biznes się rozwijał lub zainwestować środki w kompetentnego managera – to nie da rady.

A co gorsza, nawet jeżeli specjalista już to rozumie – ok, nie jestem już wyłącznie specjalistą i prowadzę swój biznes, więc poświęcę na niego czas… to czasami może to również być niewystarczające. Powiem coś oczywistego, ale chyba należy: nie każdy może być lekarzem, ale też nie każdy może być biznesmenem – możesz być świetnym lekarzem, ale średnim biznesmenem i odwrotnie. Oczywiście wszystkiego można się nauczyć będąc zdeterminowanym, ale jeżeli tej determinacji nie ma, to zapis na kursy nie pomoże i po prostu ten biznes nie będzie działał.

Dobra, ale co ty Jacek gadasz. Przecież te placówki nie upadają.

Nie upadają z jednej przyczyny – lekarz założyciel je utrzymuje.

On, do tej pory mając swój jednoosobowy gabinet, poświęcał swoje wynagrodzenie na swoje życie, natomiast teraz, gdy ma placówkę – dużą część wynagrodzenia za swoją pracę przeznacza na utrzymywanie tej placówki i tylko dlatego ona nie upada.

Wcześniej zarabiał X miesięcznie, a dzisiaj zarabia jakąś część z tego, ponieważ reszta idzie na spłatę zobowiązań tej placówki. Można tak trwać bardzo długo z uwagi na fakt, że dobry specjalista (a tacy zazwyczaj decydują się na otwarcie własnej placówki bez zaangażowania biznesowego) zarabia godnie, więc jest w stanie utrzymywać taką placówkę – ale oczywiście nie taki był cel tej placówki.

I na koniec przychodzi frustracja – wszystko drogie, wszyscy wszystko ode mnie chcą – przychodzi chęć oszczędzania, a nie szukania nowych źródeł dochodów i tak to trwa później latamia. Taka placówka pracuje na 20% swojego potencjału, reszta jest niewykorzystana.

Dlatego dolina śmierci w placówce wcale nie musi oznaczać upadku tej placówki – raczej, to że specjalista będzie ją utrzymywał, zamiast poświęcać środki ze swojej pracy na swoje życie.

Dziwnym jest dla mnie wyłącznie to, że tak mało osób decyduje się na krok wstecz w takim przypadku – aby powrócić do stanu sprzed zmiany gabinetu na placówkę i trwają w tej sytuacji często do emerytury.

Dlatego też drodzy słuchacze – uważajcie z decyzjami o otwarciu własnej, większej placówki medycznej.

Jeżeli tu jesteś, to zapraszam Cię na grupę na Facebooku: Zrozumieć pacjenta.